ما الذي ينطبق على المستندات المحاسبية؟ ما هي المستندات المحاسبية الأساسية: الأنواع

ترتبط أنشطة أي مؤسسة ارتباطًا وثيقًا بصيانة ومعالجة الوثائق الأولية. وهو ضروري لإعداد التقارير وحساب مدفوعات الضرائب واتخاذ القرارات الإدارية. سننظر في المقالة إلى ماهيتها - الوثائق الأساسية في المحاسبة - وكيفية معالجتها.

مفاهيم أساسية

الوثائق الأساسية في المحاسبة - ما هو؟؟ ويسمى دليلاً على حقيقة العمولة المنعكسة على الورق. حاليًا، يتم تجميع العديد من المستندات في نظام 1C الآلي. معالجة الوثائق الأوليةيتضمن تسجيل وتسجيل المعلومات حول المعاملات التجارية المكتملة.

المحاسبة الأولية هي المرحلة الأولية لتسجيل الأحداث التي تحدث في المؤسسة. المعاملات التجارية هي الإجراءات التي تنطوي على تغييرات في حالة أصول المنظمة أو رأس مالها.

معالجة الوثائق الأولية في المحاسبة: مثال على الرسم التخطيطي

كقاعدة عامة، يعني مفهوم "العمل مع الوثائق" في المؤسسات ما يلي:

• الحصول على البيانات الأولية.
• المعالجة المسبقة للمعلومات.
• موافقة الإدارة أو المختصين المخولين بأمر من المدير.
• معاد.
• القيام بالإجراءات اللازمة لإجراء المعاملات التجارية.

تصنيف

هناك لمرة واحدة وتراكمية الوثائق الأولية. علاجالمعلومات الواردة في هذه الأوراق لديها عدد من الميزات.

يهدف التوثيق لمرة واحدة إلى تأكيد الحدث مرة واحدة. وفقا لذلك، يتم تبسيط إجراءات معالجتها بشكل كبير. يتم استخدام الوثائق التراكمية لفترة معينة. كقاعدة عامة، فإنه يعكس العملية التي تم إجراؤها عدة مرات. في هذه الحالة متى معالجة الوثائق الأوليةيتم نقل المعلومات منه إلى سجلات خاصة.

متطلبات الحفاظ على الوثائق

يتم إعداد الوثائق الأولية أثناء المعاملة أو مباشرة بعد اكتمالها.

وتنعكس المعلومات في نماذج موحدة خاصة. إذا لم تكن هناك نماذج معتمدة، فيمكن للمؤسسة تطويرها بشكل مستقل.

مراحل معالجة الوثائق المحاسبية الأولية

يوجد في كل مؤسسة موظف مسؤول عن العمل بالمعلومات الأولية. يجب أن يعرف هذا المتخصص القواعد، والامتثال الصارم للمتطلبات القانونية وتسلسل الإجراءات.

علي مراحل معالجة الوثائق الأوليةنكون:

• تحصيل الضرائب. وهو يمثل تقييما للصفقة المنعكسة على الورق، وإشارة إلى المبالغ المرتبطة بتنفيذها.
• التجميع. في هذه المرحلة يتم توزيع الوثائق حسب الخصائص المشتركة.
• احالة حساب. أنه ينطوي على تعيين المدين والائتمان.
• إطفاء. لمنع إعادة الدفع على الوثائق المحاسبية الأوليةعلامة p "مدفوعة".

أخطاء في المستندات

يمكن أن تحدث لأسباب مختلفة. في الأساس، يرجع ظهورها إلى موقف الموظف المهمل تجاه العمل الذي يؤديه، وأمية المتخصص، وعطل المعدات.

لا ينصح بشدة بتصحيح المستندات. ومع ذلك، في بعض الحالات يكون من المستحيل الاستغناء عن تصحيح الأخطاء. ارتكبت خطأ محاسب في الوثائق الأوليةيجب إصلاحه مثل هذا:

• قم بشطب الإدخال غير الصحيح بخط رفيع بحيث يكون مرئيًا بوضوح.
• اكتب المعلومات الصحيحة فوق الخط المشطوب.
• حدد مربع الاختيار "تم التصحيح للاعتقاد".
• تحديد تاريخ التعديل.
• وضع التوقيع.

لا يسمح باستخدام العوامل التصحيحية.

العمل مع الوثائق الواردة

تتضمن عملية معالجة الأوراق الواردة ما يلي:

• تحديد نوع الوثيقة. تحتوي أوراق المحاسبة دائمًا على معلومات حول المعاملات التجارية المكتملة. على سبيل المثال، تشمل هذه الفاتورة، وطلب استلام الأموال، وما إلى ذلك.
• التحقق من تفاصيل المستلم. يجب أن تكون الوثيقة موجهة إلى مؤسسة معينة أو موظفها. في الممارسة العملية، يحدث أن يتم إصدار المستندات الخاصة بشراء المواد خصيصًا للشركة، على الرغم من عدم إبرام أي اتفاق مع المورد.
• التحقق من التوقيعات وانطباعات الأختام. يجب أن يكون لدى الأشخاص الموقعين على الوثيقة السلطة للقيام بذلك. إذا كان تصديق المستندات الأولية ليس من اختصاص الموظف، فإنها تعتبر باطلة. أما بالنسبة للطوابع، فمن الناحية العملية، غالبا ما تحدث الأخطاء في تلك المؤسسات التي لديها عدة طوابع. يجب أن تتوافق المعلومات الموجودة على النسخة المطبوعة مع نوع المستند الذي تظهر عليه.
• التحقق من حالة الوثائق. في حالة اكتشاف تلف في الأوراق أو فقدان أي أوراق، فمن الضروري إعداد تقرير، وإرسال نسخة منه إلى الطرف المقابل.
• التحقق من صحة الحدث المنعكس في الوثيقة. يجب على موظفي المؤسسة تأكيد المعلومات حول حقيقة المعاملة. يتم التصديق على وثائق قبول الأشياء الثمينة من قبل مدير المستودع، ويتم تأكيد شروط العقد من قبل المسوق. من الناحية العملية، هناك حالات عندما يتلقى المورد فاتورة للبضائع التي لم تستلمها الشركة.
• تحديد الفترة التي تتعلق بها الوثيقة. عند معالجة الأوراق الأولية، من المهم عدم مراعاة نفس المعلومات مرتين.
• تعريف قسم المحاسبة . عند استلام الوثائق الأولية، من الضروري تحديد الأغراض التي سيتم استخدام القيم المقدمة فيها. يمكن أن تكون بمثابة أصول ثابتة ومواد وأصول غير ملموسة وسلع.
• تحديد السجل الذي فيه
• تسجيل الورق. يتم تنفيذه بعد كل الشيكات.

العمل مع الأوراق الصادرة

تختلف عملية المعالجة لهذا النوع من الوثائق إلى حد ما عما سبق.

بادئ ذي بدء، يقوم الموظف المعتمد في المؤسسة بإنشاء نسخة مسودة من المستند الصادر. وعلى هذا الأساس يتم إعداد مسودة الورقة. يتم إرسالها إلى المدير للموافقة عليها. ومع ذلك، يمكن لموظف آخر لديه السلطة المناسبة الموافقة على مسودة الوثيقة.

بعد التصديق، يتم إعداد المشروع وفقًا للقواعد المعمول بها وإرساله إلى المستلم.

تخطيط تدفق المستندات

هذه المرحلة ضرورية لضمان الاستلام الفوري للوثائق وإرسالها ومعالجتها. من أجل التنظيم السليم لتدفق المستندات، تقوم المؤسسة بتطوير جداول زمنية خاصة. تشير إلى:

• المكان والموعد النهائي لتجهيز الأوراق الأولية.
• الاسم الكامل ومنصب الشخص الذي قام بتجميع المستندات وتقديمها.
• السجلات المحاسبية التي تتم على أساس الأوراق.
• وقت ومكان تخزين الوثائق.

سجلات المحاسبة

وهي ضرورية لتسجيل الوثائق الأولية. وفي نفس الوقت يتم وضع علامة محاسبية على الأوراق. من الضروري منع تكرار تسجيل المستندات.

يمكن تخزين الأوراق الأولية في السجلات الإلكترونية. ومع ذلك، بناء على طلب الجهات الحكومية أو الأطراف المقابلة، يجب على الشركة تقديم نسخ ورقية.

ميزات استعادة المستندات

في الوقت الحالي، لا تحتوي اللوائح على إجراء واضح لاستعادة الأوراق. ومن الناحية العملية، تتضمن هذه العملية الأنشطة التالية:

• تعيين لجنة للتحقيق في أسباب فقدان أو إتلاف الوثائق. إذا لزم الأمر، يمكن لرئيس المؤسسة إشراك وكالات إنفاذ القانون في الإجراء.
• الاتصال بمؤسسة مصرفية أو أطراف مقابلة للحصول على نسخ من المستندات الأولية.
• تصحيح إقرار ضريبة الدخل. ترجع الحاجة إلى تقديم تقرير محدث إلى حقيقة أن النفقات غير الموثقة لا يتم الاعتراف بها كمصروفات للأغراض الضريبية.

في حالة فقدان المستندات الأولية، ستقوم دائرة الضرائب الفيدرالية بحساب مبالغ التخفيضات الضريبية بناءً على الأوراق المتاحة. في هذه الحالة، هناك احتمال أن تطبق مصلحة الضرائب عقوبات في شكل غرامة.

الأخطاء الشائعة في عملية إعداد الأوراق الأولية

كقاعدة عامة، يرتكب المسؤولون عن الحفاظ على الوثائق الانتهاكات التالية:

• تعبئة النماذج غير الموحدة أو المعتمدة من قبل رئيس المؤسسة.
• ولا تشير إلى التفاصيل أو تعرضها مع وجود أخطاء.
• إنهم لا يصادقون على المستندات بتوقيعهم أو يسمحون للموظفين الذين ليس لديهم سلطة التوقيع على المستندات.

تعتبر الوثائق التي تؤكد حقائق المعاملات التجارية مهمة للغاية بالنسبة للمؤسسة. يجب التعامل مع تصميمه بعناية فائقة. أي خطأ يمكن أن يؤدي إلى عواقب سلبية.

1. تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل بوثيقة محاسبية أولية. لا يجوز قبول المستندات المحاسبية التي توثق وقائع الحياة الاقتصادية التي لم تحدث، بما في ذلك تلك التي تقوم عليها المعاملات الوهمية والوهمية.

2. التفاصيل الإلزامية للوثيقة المحاسبية الأولية هي:

1) اسم الوثيقة؛

2) تاريخ إعداد الوثيقة؛

3) اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بإعداد الوثيقة.

5) قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة الحياة الاقتصادية، مع الإشارة إلى وحدات القياس؛

6) اسم منصب الشخص (الأشخاص) الذي أنجز المعاملة والتشغيل والشخص (الأشخاص) المسؤول عن تنفيذها، أو اسم منصب الشخص (الأشخاص) المسؤول عن تنفيذ الحدث المنجز ;

(أنظر النص في الطبعة السابقة)

7) توقيعات الأشخاص المنصوص عليهم في الفقرة (6) من هذا الباب، مع الإشارة إلى ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم أو أي تفاصيل أخرى ضرورية للتعرف على هؤلاء الأشخاص.

3. يجب إعداد الوثيقة المحاسبية الأولية عند ارتكاب إحدى حقائق الحياة الاقتصادية، وإذا لم يكن ذلك ممكناً، ففور اكتمالها. يضمن الشخص المسؤول عن تسجيل واقع الحياة الاقتصادية نقل المستندات المحاسبية الأولية في الوقت المناسب لتسجيل البيانات الواردة فيها في السجلات المحاسبية، فضلاً عن موثوقية هذه البيانات. الشخص المكلف بالاحتفاظ بالسجلات المحاسبية والشخص الذي تم إبرام اتفاقية معه لتقديم الخدمات المحاسبية ليس مسؤولاً عن امتثال المستندات المحاسبية الأولية التي جمعها أشخاص آخرون مع الحقائق المكتملة للحياة الاقتصادية.

(أنظر النص في الطبعة السابقة)

4. يتم تحديد نماذج المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس الكيان الاقتصادي بناء على توصية الموظف المسؤول عن حفظ السجلات المحاسبية. يتم إنشاء نماذج المستندات المحاسبية الأولية لمؤسسات القطاع العام وفقًا لتشريعات الميزانية في الاتحاد الروسي.

(أنظر النص في الطبعة السابقة)

5. يتم إعداد مستند المحاسبة الأساسي على الورق و (أو) في شكل مستند إلكتروني موقع بتوقيع إلكتروني.

6. إذا كان تشريع الاتحاد الروسي أو اتفاقية تنص على تقديم مستند محاسبي أولي إلى شخص آخر أو إلى هيئة حكومية على الورق، فإن الكيان الاقتصادي ملزم، بناءً على طلب شخص آخر أو هيئة حكومية، بتقديم على نفقتها الخاصة، لعمل نسخ ورقية من مستند المحاسبة الأساسي الذي تم إعداده في شكل مستند إلكتروني.

7. يُسمح بالتصحيحات في مستند المحاسبة الأساسي، ما لم تنص القوانين الفيدرالية أو الإجراءات القانونية التنظيمية للهيئات التنظيمية المحاسبية الحكومية على خلاف ذلك. يجب أن يحتوي التصحيح في المستند المحاسبي الأولي على تاريخ التصحيح، بالإضافة إلى توقيعات الأشخاص الذين قاموا بتجميع المستند الذي تم التصحيح فيه، مع الإشارة إلى ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم أو التفاصيل الأخرى اللازمة لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.

8. في حالة الاستيلاء على وثائق المحاسبة الأولية، بما في ذلك المستندات الإلكترونية، وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي، يتم الاحتفاظ بنسخ من المستندات المضبوطة بالطريقة المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي. المدرجة في الوثائق المحاسبية.

بدون قطعة من الورق أنت لا شيء! وبقطعة من الورق - رجل أعمال يدير أعماله بضمير حي ومهنية. أو محاسب مختص يساعده. يعد التنفيذ الصحيح للمستندات في المحاسبة أمرًا مهمًا لتكوين البيانات المحاسبية ولتحديد الالتزامات الضريبية للمنظمة. وإذا كنت تريد حماية ما هو أكثر قيمة، فلا تتعامل مع المستندات بشكل متساهل، وادرس بعناية المتطلبات التي يجب أن تستوفيها. على الأقل اقرأ هذا المقال أولاً!

يحتاج المتخصصون في المحاسبة وممثلو الشركات الصغيرة الذين يحتفظون بالسجلات بأنفسهم إلى معرفة المتطلبات الأساسية لإجراءات إنشاء المستندات ومعالجتها ونقلها وتخزينها.

1. مفهوم الوثيقة

2. أنواع المستندات المحاسبية الأولية

3. نماذج المستندات المحاسبية الأولية

4. الموافقة على المستندات المحاسبية الأولية

5. التفاصيل الإلزامية للوثائق المحاسبية

6. إعداد المستندات في المحاسبة

7. التوكيل بالتوقيع على المستندات الأولية

8. جدول تدفق المستندات للمستندات المحاسبية

9. مجلة الوثائق الأولية

10. تصحيح المستندات المحاسبية

11. تخزين المستندات المحاسبية

12. مسؤولية تخزين المستندات الأولية

لذلك، دعونا نذهب بالترتيب.

1. مفهوم الوثيقة

لم يتم الكشف عن مفهوم "المستند" في اللوائح المحاسبية. دعنا نستخدم التعريف الذي وضعه GOST R ISO 15489-1-2007:

وثيقة: معلومات التعريف المسجلة على وسيلة ملموسة، والتي تم إنشاؤها واستلامها وتخزينها من قبل منظمة أو فرد كدليل عند تأكيد الالتزامات القانونية أو الأنشطة التجارية (البند 3.3 من GOST).

ما هي الوثائق الأولية؟ المستندات الأساسية هي المستندات التي تحتوي على معلومات أولية حول العمليات والعمليات. هذه هي المستندات التي يتم على أساسها إجراء الإدخالات المحاسبية.

المستندات المحاسبية الأولية- هذه هي المستندات التي توثق حقائق الحياة الاقتصادية (البند 1 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ المؤرخ 6 ديسمبر 2011 "بشأن المحاسبة").

الشرط الرئيسي لإعدادها هو أنه يجب إعداد المستندات الأولية عند حدوث وقائع الحياة الاقتصادية، أو مباشرة بعد اكتمالها (إذا كان هناك مثل هذا الاحتمال).

أمثلة على المستندات الأولية:

• الأوامر النقدية الواردة والصادرة،
• مذكرة الشحن (وفقا لنموذج TORG-12)،
• تقرير مسبق,
• المعلومات المحاسبية.

2. أنواع المستندات المحاسبية الأولية

لا يوجد تصنيف أو تجميع متناغم للمستندات المحاسبية في أي قانون تنظيمي.

يمكن تمييز الأنواع التالية من المستندات المحاسبية الأولية اعتمادًا على:

1. أماكن التجميع:

• داخلي،
• خارجي،

1. نماذج المستندات المستخدمة:

• موحد (تم إنشاؤه وفقًا للنماذج الموجودة في ألبومات النماذج الموحدة)،
• غير موحدة (يتم إنشاؤها وفقًا للنماذج التي طورتها المنظمة بشكل مستقل)،

1. نوع وسيلة التخزين:

• ورق،
• الإلكترونية,

1. حجم المعلومات:

• أساسي،
• ملخص،

1. نوع الأصول والخصوم ومجالات المحاسبة:

• بشأن محاسبة الأصول الثابتة
• بشأن محاسبة المخزون،
• المحاسبة عن الاستحقاقات ودفع الأجور ،
• لمحاسبة المعاملات النقدية،
• البعض الآخر متشابه.

3. نماذج المستندات المحاسبية الأولية

يتضمن إعداد المستندات في المحاسبة استخدام النماذج الموحدة والمطورة بشكل مستقل. منذ عام 2013، أصبح استخدام معظم النماذج الموحدة ليس إلزاميًا.

تتم الموافقة على جميع نماذج الوثائق الأولية من قبل رئيس المنظمة. حالياً يلزم استخدام الأنواع التالية من النماذج الموحدة:

1. بشأن المحاسبة عن المعاملات النقدية (قرار لجنة الدولة للإحصاء بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88، ​​توجيه بنك روسيا بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U)،
2. بشأن محاسبة العمل ودفعه (مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1)،
3. بشأن المحاسبة عن خدمات نقل البضائع (المرسوم الحكومي رقم 272 بتاريخ 15 أبريل 2011، مواثيق وسائل النقل المختلفة).

أمر الدفع أيضًا له نموذج قياسي، جميع حقوله خاصة بنا.

عند استكمال النماذج الموحدة، يتم ملء جميع الأسطر (الأعمدة) المقدمة. في حالة عدم وجود أي مؤشرات، يتم وضع شرطة فيها.

مثال 1.

قام المورد بتوريد المواد، مع تقديم TORG-12 وفاتورة، تم ملء الأسطر الأخيرة منها باسم "خدمات التوصيل"، ولا توجد مستندات أخرى.

العواقب المحتملة هي عدم قبول خصومات ضريبة القيمة المضافة ونفقات ضريبة الدخل، والاعتراف بالمعاملة على أنها وهمية (وهمية)، حيث لم يتم تأكيد حقيقة المعاملة (حقيقة تسليم المواد، وربما شراء المواد نفسها). مطلوب بوليصة الشحن.

لا تزال النماذج الموحدة، وهي ليست إلزامية، مستخدمة في المنظمات. واستنادا إلى الاحتياجات الداخلية للشركة، يمكن تعديل هذه النماذج لجعلها أكثر ملاءمة وملاءمة لتعكس حقائق تجارية محددة.

على سبيل المثال، يمكنك إزالة سمة "موقع الطباعة" ورفض استخدام علامة "الجانب الأمامي/الخلفي".

4. الموافقة على المستندات المحاسبية الأولية

تلتزم المنظمة بالموافقة على نماذج المستندات المحاسبية الأولية المستخدمة في سياساتها المحاسبية (البند 4 من PBU 1/2008 "السياسات المحاسبية للمنظمة"). يجب أن نتذكر أن مجرد الارتباط بأحد ألبومات نماذج المستندات الموحدة لا يكفي.

يجب أن تدرج السياسة المحاسبية (في ملحق السياسة المحاسبية) مستندات محددة من ألبومات النماذج الموحدة التي ستستخدمها الشركة، وكذلك قائمة الأشخاص الذين لهم حق التوقيع على المستندات الأولية (معلومات وزارة المالية للاتحاد الروسي رقم PZ-10/2012).

يمكن العثور على مثال لتصميم تطبيق للسياسة المحاسبية في مقالتنا "". يتم إرفاق عينات من النماذج المطورة بشكل مستقل بالسياسة المحاسبية مع شرح لملءها.

يمكن أيضًا الموافقة على النماذج من خلال اللوائح المحلية الأخرى. على سبيل المثال، أمر الموافقة على المستندات الأولية. ويجب تضمين إشارة إلى هذا الأمر في السياسة المحاسبية.

5. التفاصيل الإلزامية للوثائق المحاسبية

المتطلبات ل التفاصيل الإلزامية للوثائق المحاسبية الأوليةالمنصوص عليها في القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة". لا يوجد سوى 7 تفاصيل من هذا القبيل:

1. عنوان الوثيقة،
2. تاريخ إعداد الوثيقة،
3. اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بتجميع الوثيقة ،
4. محتوى واقع الحياة الاقتصادية،
5. قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي مع الإشارة إلى وحدات القياس،
6. أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن الصفقة،
7. توقيعات الأشخاص المسؤولين مع نسخة من التوقيع.

يمكن استخدام بعض المستندات التي ليست مستندات محاسبية أساسية على هذا النحو.

عندما تعكس الإيجار في النفقات، فإن هذه المستندات هي اتفاقيات وأعمال الإيجار. وفقًا للمادتين 611 و622 من القانون المدني للاتحاد الروسي، في هذه الحالة، من الضروري إعداد أعمال ثنائية لقبول ونقل الأشياء المحاسبية.

مثال 4.

تقوم الشركة بتأجير مساحات مكتبية. المستندات التي سيتم على أساسها حساب الإيجار الشهري هي عقد الإيجار وشهادة قبول العقار المستأجر.

وفقا للمادة 753 من القانون المدني للاتحاد الروسي، يمكن استخدام الأفعال الانفرادية كوثائق أولية.

6. إعداد المستندات في المحاسبة

دعونا نفكر في الحالات الخاصة التي غالبًا ما نواجهها عند إعداد المستندات.

رفض الطوابع

الغرض من الختم هو التصديق على توقيع الشخص المسؤول.

اعتبارًا من 04/07/2015، لا يلزم المنظمات بالحصول على ختم. يجب تحديد المعلومات المتعلقة بالختم في ميثاق الشركة (القانون الاتحادي رقم 82-FZ بتاريخ 04/06/2015).

الختم مطلوب فقط في الحالات التي يحددها القانون الفيدرالي.

• التوكيل الرسمي لتمثيل مصالح كيان قانوني في المحكمة (المادة 53 من قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي، المادة 61 من قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي)،
• المستندات المقدمة إلى السلطات الجمركية (311-FZ بتاريخ 27 نوفمبر 2010)،
• التصرف في حادث عمل (المادة 230 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ،
• شهادة مستودع مزدوج (المادة 913 من القانون المدني للاتحاد الروسي).

الختم ليس شرطا إلزاميا، ولكن يمكن النص على وجوده في شكل وثيقة أولية معتمدة من رئيس المنظمة (خطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 08/06/2015 رقم 03- 01-10/45390).

الوثائق باللغات الأجنبية

يتم قبول الوثائق باللغة الروسية فقط للتسجيل (البند 9 من أمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 34 ن).

يجب أن تكون هناك ترجمة إلى اللغة الروسية، وترجمة سطرًا تلو الآخر. لا يشترط أن تكون الترجمة معتمدة (خطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 20 أبريل 2012 رقم 03-03-06/1/202). الحالات التي تتطلب ترجمة موثقة منصوص عليها في اتفاقية لاهاي لعام 1961.

عدادات غير الروبل في المستندات الأولية

يجوز عكس بيانات التكلفة في المستندات المحاسبية بالروبل والعملة والوحدات التقليدية.

للمقارنة، في المحاسبة الضريبية، تم تحديد شرط ملء فواتير المدفوعات بالروبل فقط بموجب المرسوم الحكومي رقم 1137 بتاريخ 26 ديسمبر 2011 (البند 1 من إجراءات ملء الفواتير).

الوثائق الأولية الإلكترونية

يسمح القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" بإعداد المستندات الأولية في شكل ورقي وإلكتروني.

يجب أن يحتوي المستند الإلكتروني على جميع التفاصيل الإلزامية للمستندات المحاسبية والتوقيع الإلكتروني (ES).

هناك ثلاثة أنواع من التوقيعات الإلكترونية: البسيطة، والمعززة غير المؤهلة، والمعززة المؤهلة. ترى وزارة المالية في الاتحاد الروسي أنه من الممكن استخدام أي توقيع إلكتروني (خطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 12 سبتمبر 2016 رقم 03-03-06/2/53176).

7. التوكيل بالتوقيع على المستندات الأولية

يحق لموظف المنظمة التوقيع عند إعداد إحدى المستندات:

• أمر بشأن حق التوقيع،
• التوكيل الرسمي لتوقيع المستندات الأولية (المواد 185-189 من القانون المدني للاتحاد الروسي).

على عكس أمر الحق في التوقيع، يمكن أيضًا إصدار التوكيل الرسمي لتوقيع المستندات الأولية لمواطن ليس موظفًا في المنظمة.

للتوقيع، باتفاق الطرفين، يمكن استخدام الفاكس (المادة 160 من القانون المدني للاتحاد الروسي، قرار محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 17 ديسمبر 2009 رقم VAS-16259/09).

8. جدول تدفق المستندات للمستندات المحاسبية

جدول تدفق المستندات هو وصف في شكل رسم تخطيطي أو جدول لإجراءات إنشاء المستندات ونقلها ومعالجتها وتخزينها. يمكن الموافقة على الجدول كملحق للسياسة المحاسبية، أو في شكل قانون تنظيمي محلي. وفي الحالة الأخيرة، يجب أن تحتوي السياسة المحاسبية على إشارة إلى مثل هذا الفعل.

يجب أن يتضمن جدول تدفق المستندات ما يلي:

• المواعيد النهائية لتسجيل ونقل ومعالجة وتخزين الوثائق،
• مناصب الأشخاص المسؤولين عن العمليات المحددة في جدول تدفق المستندات (البنود 5.4، 5.6 من أمر وزارة المالية بتاريخ 29 يوليو 1983 رقم 105).

9. مجلة الوثائق الأولية

يعد الاحتفاظ بدفتر يومية للمستندات الأولية بمثابة قاعدة لتدفق المستندات بشكل منطقي، وليس المحاسبة.

لتسجيل المستندات الواردة/الصادرة، من الضروري وجود دفتر يومية للمستندات الأولية. ننصحك بالاحتفاظ بمثل هذه المجلة حتى في حالة إجراء المحاسبة دون استخدام برنامج محاسبة.

عند استخدام برنامج 1C، على سبيل المثال، يمكن إنشاء سجل المستندات وطباعته في أي وقت. وبالتالي، سيتم تشكيل مجلة محاسبة مستندات الموردين باسم "سجل المستندات "الاستلام (الفعل، الفاتورة)""، ومجلة محاسبة المستندات النقدية باسم "سجل المستندات النقدية".

في المحاسبة، على عكس المحاسبة الضريبية، فمن الممكن انعكاس لحقيقة الحياة الاقتصادية في غياب الوثائق الأوليةبشرط أن يصلوا في وقت لاحق.

في هذه الحالة، تنعكس حقيقة الحياة الاقتصادية في المحاسبة بالقيمة المقدرة. عند استلام مستند، لا يتم عكس الترحيل الذي تم إجراؤه مسبقًا، ولكن يتم ضبطه فقط على تاريخ استلام المستند.

ويتم تأكيد هذا النهج في الوثائق التالية:

1. بي بي يو 21/2008
2. قرار وزارة المالية بتاريخ 28 ديسمبر 2001 رقم 119 ن "مبادئ توجيهية للمحاسبة عن المخزون" (القسم الفرعي 5 من القسم 1)
3. قرار المحكمة العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 8 يوليو 2016 رقم AKPI16-443.

الاستثناء من هذا الإجراء هو المستندات المتعلقة بالمعاملات الوسيطة. يجب على الوسيط تسليم جميع المستندات المتعلقة بالمعاملة. إذا تم إعداد تقرير معاملة يحتوي على أخطاء أو عدم دقة، فلا يمكن للمدير تقديم اعتراض إلا في غضون 30 يومًا من تاريخ استلام التقرير (المادتان 999 و1008 من القانون المدني للاتحاد الروسي).

10. تصحيح المستندات المحاسبية

أحيانًا يكون إعداد المستندات في المحاسبة مصحوبًا بأخطاء وعدم دقة. في هذه الحالة، سوف تكون هناك حاجة إلى التصحيحات.

يُحظر إجراء التصحيحات فقط في المستندات النقدية والمصرفية (على سبيل المثال، أوامر الدفع الورقية). جميع الوثائق الأخرى قابلة للتعديل.

يتم تصحيح المستندات المحاسبية على النحو التالي:

1. ويتم شطب الإدخال غير الصحيح بسطر واحد حتى يمكن قراءة ما تم شطبه،
2. ويشار إلى القيمة الصحيحة بجانبه،
3. يتم إدخال الإدخال "المصحح" ،
4. يشار إلى تاريخ التصحيح وتوقيع الشخص الذي قام بتجميع الوثيقة مع نسخة من توقيعه.

تم وضع هذه القواعد بموجب القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" رقم 402-FZ (البند 7 من المادة 9) وأمر وزارة المالية بتاريخ 29 يوليو 1983 رقم 105.

ليست هناك حاجة لوضع ختم. الاستثناء هو التصحيحات على شهادة العجز عن العمل، والتي يتم تصديقها بختم.

يجب أن يتم التصحيح من قبل الموظف الذي قام بتجميع المستند. إذا لم يكن ذلك ممكنا، على سبيل المثال، استقال الشخص، فسيتم التصحيح من قبل الموظف المعين حديثا أو المشرف المباشر عليه.

11. كيفية تخزين وإتلاف المستندات المحاسبية

يتم تحديد إجراءات تخزين المستندات بأمر وزارة الثقافة رقم 558 بتاريخ 25 أغسطس 2010. فترة التخزين العامة للمستندات وفقًا للمادة 29 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" هي 5 سنوات. المدير مسؤول عن تنظيم تخزين المستندات.

تحتوي العديد من المستندات على فترات احتفاظ ممتدة:

يمكن إتلاف المستندات المحاسبية في حالة انتهاء فترة تخزينها (البنود 2.3، 4.11 من أمر وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526). يتم اتخاذ القرار بشأن التدمير من قبل لجنة خبراء يمكن إنشاؤها سنويًا أو يمكنها العمل على أساس مستمر.

بناءً على فحص المستندات، يتم أولاً وضع المقترحات بشأن تخصيص إتلاف المستندات التي لا تخضع للتخزين، ثم مباشرة العمل على تخصيص إتلاف المستندات التي لا تخضع للتخزين. يتضمن القانون المستندات التي انتهت فترة تخزينها بحلول الأول من يناير من السنة التي تم فيها إعداد القانون.

يجب أن تتم الموافقة على الفعل من قبل المدير.

يمكنك تدمير المستندات:

1. على المرء. في هذه الحالة، من الضروري وضع قانون بشأن تدمير الوثائق. يجب أن يشير مثل هذا الفعل إلى المستندات التي تم إتلافها وبأي كمية وبأي طريقة،
2. ص ثم يتم نقلها للتدمير إلى منظمة متخصصة. في الوقت نفسه، يتم إعداد فاتورة تشير إلى عدد المستندات المنقولة ووزنها (البند 2.4.7 من قواعد روسارخيف، التي تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/2002). في هذه الحالة، يتم إعداد عملية تدمير المستندات من قبل منظمة متخصصة.

12. مسؤولية تخزين المستندات الأولية

يتم تحديد عقوبات العمل مع المستندات الأولية بموجب المادة 15.11 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي.

يتم فرض العقوبات على الانتهاك الجسيم للمتطلبات المحاسبية، بما في ذلك التقارير المحاسبية (المالية).

واحد من الانتهاكات الجسيمة للمحاسبةيكون:

"يفتقر الكيان الاقتصادي إلى المستندات المحاسبية الأولية، و (أو) السجلات المحاسبية، و (أو) البيانات المحاسبية (المالية)، و (أو) تقرير مدقق الحسابات عن البيانات المحاسبية (المالية) (إذا كانت مراجعة الحسابات (المالية)" البيانات) الإبلاغ إلزامي) خلال فترات التخزين المحددة لهذه المستندات.

مبالغ الغرامات:

1. للمسؤولين بمبلغ من خمسة آلاف إلى عشرة آلاف روبل،
2. للعمولة المتكررة - على المسؤولين بمبلغ يتراوح بين عشرة آلاف إلى عشرين ألف روبل أو فقدان الأهلية لمدة سنة إلى سنتين.

في الوقت نفسه، من الضروري أن نأخذ في الاعتبار حقيقة أنه عند التحقق، سيتم أيضًا فهم غياب المستندات الأولية على أنه هو الحال عندما تكون هناك مستندات، وعدد كافٍ منها، ولكن يتم وضعها في نماذج غير مقبول.

المسؤولية الضريبيةينص قانون الضرائب في الاتحاد الروسي أيضًا على الفشل في ضمان سلامة المستندات الأولية (المادة 120):

1. خلال فترة تقرير واحدة - ما يصل إلى 10 آلاف روبل،
2. لأكثر من فترة ضريبية واحدة - ما يصل إلى 30 ألف روبل،
3. إذا كانت القاعدة الضريبية أقل من قيمتها - 200٪ من مبلغ الضريبة غير المدفوعة (المساهمة)، ولكن لا تقل عن 40 ألف روبل.

إذا كان لا يزال لديك أسئلة حول إعداد المستندات الأولية في المحاسبة، اطرحها في التعليقات أدناه.

إعداد المستندات في المحاسبة: الأهم

في روسيا، يفرض التشريع التزامًا على الشركات ورجال الأعمال بتوثيق جميع المعاملات في الوثائق الأولية. الغرض من هذه المستندات هو تأكيد ما حدث (استلام المنتجات، والشحن من المستودع، والمبيعات، وما إلى ذلك) والتسجيل القانوني للعملية المكتملة.

تشمل المتطلبات الرئيسية لتسجيلهم إدخال معلومات موثوقة أو إعدادها أثناء العملية أو بعد اكتمالها.

لما هذا؟

الوثائق الأولية هي الوثائق الداعمة التي يؤكد إجراء جميع المعاملات التجارية من قبل رجال الأعمال والشركات. يتم التسجيل في تسلسل العمليات. إذا تم تجميعها بشكل غير صحيح، فلن تتمكن المنظمة من إجراء حساب موثوق للقاعدة الخاضعة للضريبة، مما يؤدي إلى خلافات مع السلطات الضريبية، وقد يتم فرض عقوبات على الشركة.

يتم قبول هذه الوثائق للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل المحدد في لوائح المحاسبة والتقارير المالية في الاتحاد الروسي.

ويجوز أن يشتمل النموذج القياسي على أعمدة وأسطر إضافية مع الاحتفاظ بجميع التفاصيل المنصوص عليها في النموذج المعتمد. عند إجراء التغييرات، يجب وضع أمر أو تعليمات. لا يمكن تغيير نماذج المعاملات النقدية فقط.

توفر المستندات الأولية معلومات لتشكيل التقارير والوثائق المحاسبية. يمكن تجميعها على برنامج كمبيوتر أو كتابتها بخط اليد، ويتم إنشاؤها لتسجيل التسوية أو المعاملات المادية أو المالية بأي نطاق.

أصنافها

تشمل المستندات الأولية الفواتير وأوراق السياج والفواتير وما إلى ذلك.

وفي المحاسبة تنقسم إلى عدة أنواع:

• خارجي(يتم تنفيذها خارج حدود الشركة)؛
• داخلي(يتم داخل الشركة).

يمكن أن يكون التوثيق أيضًا تراكميًا أو لمرة واحدة:

• تراكمييتم إعداد المستندات (أوامر العمل، وبطاقات الحد) على مدى فترة طويلة من الزمن وتعكس نفس العمليات المتكررة.
• مره واحدهتُستخدم المستندات (الأوامر النقدية و) للإبلاغ عن المعاملة المكتملة.

التنظيمية والإداريةيشمل التوثيق التعليمات والأوامر والتوكيلات والأوامر. يمنحون الإذن بتنفيذ عمليات محددة. ولا تتم إضافة معلوماتهم إلى سجلات المحاسبة.

في تبرئةتعكس الوثائق (متطلبات الدفع، وأوامر الاستلام، والفواتير، وما إلى ذلك) العملية. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بهم في سجلات المحاسبة.

تجمع بعض المستندات بين ميزات أنواع التبرئة والسماح. يمكن أن تكون هذه أوامر نقدية، وقسائم الرواتب.

يمكنك الحصول على معلومات مفصلة حول كل هذه التقارير من الفيديو التالي:

كيفية العمل معها بشكل صحيح؟

بالنسبة للمحاسبة الأولية المقابلة يتم الاتفاق على جدول دوران الوثائق وتحديد ترتيب وتوقيت حركتها في الشركة وإرسالها إلى قسم المحاسبة. يجب التحقق منه في النموذج (للتأكد من اكتمال وصحة الإعداد)، والمحتوى (العلاقة بين المؤشرات) وحسابيا (عن طريق جمع القيم).

تحتاج أولاً إلى تحديد ما إذا كان مستندًا محاسبيًا. يجب أن تعكس معلومات حول المعاملة التجارية المكتملة. فيدل على حركة أصناف المخزون، وإيصال النقد يدل على النفقة المالية.

لا تشمل المستندات المحاسبية المسودات والسجلات ومقتطفات الصحف والوثائق المجمعة خارج القواعد.

بعد ذلك، يتم تحديد علاقة الوثيقة بالمنظمة. يتم فحص تفاصيل الشركة أو المختص (اسم الورقة، تاريخ إعدادها، اسم الشركة، التكلفة والمحتوى المادي للمعاملة التجارية، مناصب الأشخاص المسؤولين، التوقيعات الشخصية). يجب أن تكون جميع التوقيعات أصلية. يتم أيضًا التحقق من نوع الختم (قد يكون لدى بعض الشركات عدة أختام - للمستندات والطوابع).

وبعد القبول يتم إدخال المعلومات في سجلات المحاسبة ووضع علامة على النموذج. يجب أن تنعكس المعاملات التجارية بالتسلسل ويتم تجميعها في حسابات معينة. يمكن أن تكون سجلات المحاسبة في المظهر عبارة عن بطاقات (لمحاسبة المواد و) أو كتب (رئيسية) أو مجلات. بناءً على نوع السجلات، يتم تقسيم السجلات إلى (أوامر) مدمجة ونظامية (دفتر الحساب العام) وتسلسل زمني (دفتر التسجيل).

وفقًا لمتطلبات Goskomstat، يجب إعداد المستندات المحاسبية الأولية على النحو التالي:

• مملوءة بقلم حبر جاف أو حبر على آلة كاتبة أو كمبيوتر؛
• تم تجميعها بدقة بأشكال واضحة ومقروءة؛
• تحتوي على كافة التفاصيل؛
• في الأوراق المالية، يتم تدوين جميع المبالغ والإشارة إليها بالأرقام؛
• تحتوي على التوقيع الشخصي للمدير أو كبير المحاسبين أو الأشخاص المعتمدين؛
• تكون مختومة.

يتحمل الأشخاص المرخص لهم مسؤولية إعداد المستندات بشكل موثوق وفي الوقت المناسب لتعكس المعلومات المتاحة في المحاسبة.

تصحيح الاخطاء

فيما يلي قائمة بالأخطاء الأكثر شيوعًا عند إعداد المستندات:

• استخدام النماذج التي أعدتها الشركة بشكل مستقل، دون تأكيد بأمر من المدير والتسجيل المقابل في السجل المحاسبي؛
• التنفيذ غير الصحيح من قبل المدير لقائمة الأشخاص المخولين بالتوقيع؛
• نقص التفاصيل
• وجود إغفالات في إعداد التفاصيل الإلزامية أو البقع أو التصحيحات أو انتهاكات القواعد؛
• ملاحظات بقلم الرصاص من الجرافيت؛
• تعديلات على الوثائق النقدية؛
• وجود أخطاء حسابية.
• لا شرطات للأسطر الفارغة.

في حالة وجود أي أخطاء، لا يتم قبول وثيقة المحاسبة من قبل هياكل التفتيش أو يتم التعرف عليها على أنها مزورة.

يتم تصحيح الوثائق النقدية والمحاسبية وفقًا للقواعد التالية:

• لا يُسمح باستخدام المدقق اللغوي والمسح والتعديلات على المستندات (أوامر الخصم النقدي وأوامر الاستلام والإيصالات)؛
• إذا تم اكتشاف أي أخطاء، يجب إلغاء الأوراق وتحريرها مرة أخرى؛
• لا يتم تدمير المستندات التالفة أو المملوءة بشكل غير صحيح، بل يتم شطبها وإضافتها إلى السجل النقدي في يوم إصدارها.

يتم إجراء التصحيحات على المستندات الأخرى بعد الاتفاق عليها مع الأطراف المقابلة وتأكيدها بالتوقيعات.

عند تصحيح النماذج اليدوية، يجب شطب التفاصيل أو المبالغ غير الصحيحة وكتابة القيمة الصحيحة في الأعلى. تتم الإشارة إلى كلمة "مصحح" في حقول السطر ويتم الاتفاق عليها من قبل الأشخاص الذين سبق لهم التوقيع على هذه الوثيقة. تمت الإشارة إلى تاريخ التصحيح. لا يُسمح باستخدام المصحح والبقع والمحو.

إذا تم إكمال التصحيحات واعتمادها بشكل غير صحيح، فسيتم اعتبارها غير صالحة.

استعادة الوثائق

في حالة تلف أو إتلاف أو فقدان الوثائق الأولية (بناء على التعليمات رقم 157 ن)، يعين المدير لجنة لتحليل أسباب استعادتها وكشف مرتكبيها. في بعض الأحيان يتعاون المدير مع سلطات التحقيق أو الإشراف على الحرائق أو الهياكل الأمنية. يتم توثيق نتائج العمل بموجب قانون معتمد من قبل المدير. يتم حفظه في مجلد دفتر اليومية للمعاملات الأخرى.

وفقا للتعليمات رقم 157 ن، يمكن تخزين الأوراق الأولية على الورق وعلى الوسائط الآلية (باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني).

مدة الصلاحية

وفقا للفن. 17 القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة"، يجب على كل شركة تنظيم التخزين المناسب لهذه الوثائق والتقارير المحاسبية وسجلات المحاسبة وفقًا للمواعيد النهائية المحددة، ولكن 5 سنوات على الأقل.

يتم تخزين المستندات الإلكترونية وفقًا لمتطلبات القانون وفي حالة توفر وسائط الكمبيوتر. وفي الوقت نفسه، يتم توفير الحماية من التعديلات غير القانونية لرئيس الشركة.

ضربات الجزاء

يمكن أن تؤدي الأخطاء في المستندات الأولية أو غيابها إلى خسائر مالية للشركة. وفقا للفن. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، تُفرض العقوبات على الانتهاكات الجسيمة لمعايير محاسبة التكلفة والأرباح:

• في حالة الانتهاك خلال فترة ضريبية واحدة - ما يصل إلى 10 آلاف روبل؛
• في حالة الانتهاك خلال عدة فترات ضريبية - ما يصل إلى 30 ألف روبل؛
• عندما يتم تخفيض مدفوعات الضرائب - 20٪ من مبلغ الاشتراكات غير المدفوعة، من 40 ألف روبل.

تشمل الانتهاكات الجسيمة لقواعد المحاسبة عن النفقات والأرباح والأشياء الخاضعة للضريبة عدم وجود وثائق أولية وسجلات محاسبية. وتشمل أيضًا التفكير الدوري في الحسابات المحاسبية والسجلات المحاسبية وتقارير المعاملات التجارية والأصول الملموسة والمالية والأصول غير الملموسة.

وفي حالة عدم وجود هذه الوثائق، فإن الشركة ملزمة بدفع الضرائب الزائدة. ومن الممكن سحبها بتوجيه من الهياكل ذات الصلة التي تتوافق صلاحياتها مع المتطلبات القانونية. وفي الوقت نفسه، يتم تجميع سجل للوثائق المضبوطة.

يصف القانون الاتحادي 402-FZ "بشأن المحاسبة" جميع المستندات المحاسبية والوثائق الأولية. إنها ضرورية بشكل أساسي للأغراض الضريبية - كمستندات تؤكد النفقات التي تكبدتها وصحة تحديد القاعدة الضريبية.

يجب تخزين المستندات الأولية لمدة 4 سنوات. خلال هذا الوقت، قد يطلب منهم مكتب الضرائب في أي وقت التحقق منك أو من نظرائك. يستخدم "الابتدائي" أيضًا في التقاضي في النزاعات مع الأطراف المقابلة.

يتم إعداد المستندات المحاسبية الأولية في وقت المعاملات التجارية وتشير إلى اكتمالها. قد تختلف قائمة المستندات المصاحبة لمعاملة معينة حسب نوع المعاملة. عادة ما يتم إعداد جميع المستندات الأولية اللازمة من قبل المورد. يجب إيلاء اهتمام خاص لتلك المستندات التي تنشأ أثناء المعاملات التي تكون فيها المشتري، لأن هذه هي نفقاتك، وبالتالي فأنت مهتم بالامتثال لنص القانون أكثر من المورد الخاص بك.

فصل المستندات الأولية حسب مراحل العمل

يمكن تقسيم جميع المعاملات إلى 3 مراحل:

المرحلة 1. أنت توافق على شروط الصفقة

ستكون النتيجة:

• عقد؛
• فاتورة للدفع.

المرحلة 2. يتم الدفع مقابل المعاملة

تأكيد الدفع:

مستخرج من الحساب الجاري، إذا تم الدفع عن طريق التحويل البنكي، أو عن طريق الاستلام، أو من خلال أنظمة الدفع حيث يتم تحويل الأموال من حسابك الجاري؛

• الإيصالات النقدية، وإيصالات أوامر الاستلام النقدي، ونماذج الإبلاغ الصارمة - إذا تم الدفع نقدًا. في معظم الحالات، يتم استخدام طريقة الدفع هذه من قبل موظفيك عندما يأخذون الأموال على الحساب. ونادرا ما تكون التسويات بين المنظمات في شكل نقد.

المرحلة 3. استلام البضائع أو الخدمات

ومن الضروري التأكد من أن البضائع قد تم استلامها بالفعل وتم تقديم الخدمة. بدون هذا، لن يسمح لك مكتب الضرائب بتخفيض الضريبة على الأموال التي تنفق. تأكيد استلام:

• بوليصة الشحن - للبضائع؛
• إيصال المبيعات - يتم إصداره عادةً مع إيصال نقدي، أو إذا تم بيع المنتج بواسطة رجل أعمال فردي؛
• شهادة العمل المنجز/الخدمات المقدمة.

الوثائق الأولية الإلزامية

على الرغم من تباين المعاملات، هناك قائمة من المستندات الإلزامية التي يتم إعدادها لأي نوع من المعاملات:

• عقد؛
• يفحص؛
• نماذج التقارير الصارمة، وتسجيل النقد، وإيصال المبيعات؛
• فاتورة؛
• شهادة العمل المنجز (الخدمات المقدمة).

اتفاق

عند إجراء معاملة ما، يتم إبرام اتفاقية مع العميل تحدد جميع تفاصيل المعاملات التجارية القادمة: إجراءات الدفع أو شحن البضائع أو المواعيد النهائية لإنجاز العمل أو شروط تقديم الخدمات.

وينظم العقد حقوق والتزامات الأطراف. ومن الناحية المثالية، ينبغي أن تكون كل معاملة مصحوبة باتفاقية منفصلة لتوريد السلع أو الخدمات. ومع ذلك، مع التعاون طويل الأمد وتنفيذ عمليات مماثلة، يمكن إبرام اتفاق عام واحد. تم تحرير الاتفاقية من نسختين بأختام وتوقيعات كل طرف.

بعض المعاملات لا تتطلب عقدًا مكتوبًا. على سبيل المثال، يتم إبرام عقد البيع منذ اللحظة التي يحصل فيها المشتري على إيصال نقدي أو إيصال مبيعات.

فاتورة للدفع

الفاتورة هي اتفاقية يحدد بموجبها المورد سعر سلعه أو خدماته.

يقبل المشتري شروط الاتفاقية عن طريق إجراء الدفع المناسب. لا يتم تنظيم شكل فاتورة الدفع بشكل صارم، لذلك يحق لكل شركة تطوير شكلها الخاص من هذه الوثيقة. يمكنك في الفاتورة تحديد شروط المعاملة: الشروط، إشعار الدفعة المقدمة، إجراءات الدفع والتسليم، إلخ.

وفقًا للمادة 9-FZ "بشأن المحاسبة"، لا يلزم توقيع المدير أو كبير المحاسبين وختم هذه الوثيقة. لكن لا ينبغي إهمالها لتجنب أسئلة الأطراف المقابلة والدولة. لا تسمح لك الفاتورة بتقديم طلبات إلى المورد - فهي تحدد فقط سعر المنتج أو الخدمة. وفي الوقت نفسه، يحتفظ المشتري بالحق في المطالبة باسترداد الأموال في حالة الإثراء غير المشروع للمورد.

مستندات الدفع: الإيصالات النقدية، نماذج التقارير الصارمة (SSR)

تتيح لك هذه المجموعة من المستندات الأساسية تأكيد حقيقة الدفع مقابل البضائع أو الخدمات المشتراة.

تتضمن مستندات الدفع المبيعات والمقبوضات النقدية والبيانات المالية وطلبات وأوامر الدفع. يمكن للمشتري استلام الطلب من البنك عن طريق الدفع عن طريق التحويل البنكي. يحصل المشتري على إيصال نقدي أو إيصال بضائع من المورد عند الدفع نقدًا.

بوليصة الشحن أو إيصال المبيعات

يتم إصدار إيصالات المبيعات، كما قلنا أعلاه، عند بيع البضائع للأفراد أو من قبل الأفراد أنفسهم.

يتم استخدام الفواتير في المقام الأول من قبل الكيانات القانونية لتسجيل الإفراج/بيع البضائع أو عناصر المخزون واستلامها من قبل العميل.

يجب إعداد الفاتورة من نسختين. تبقى الأولى لدى المورد كوثيقة تؤكد حقيقة نقل البضائع، ويتم نقل النسخة الثانية إلى المشتري.

يجب أن تتطابق البيانات الموجودة في الفاتورة مع الأرقام الموجودة في الفاتورة.

يجب على الشخص المخول المسؤول عن الإفراج عن البضائع وضع توقيعه وختم المنظمة على الفاتورة. كما يلتزم الطرف المستلم للبضائع بالتوقيع والتصديق عليها بختم على مذكرة التسليم. يُسمح باستخدام التوقيع بالفاكس، ولكن يجب تسجيل ذلك في العقد.

شهادة الخدمات المقدمة (العمل المنجز)

هي وثيقة أساسية ذات وجهين تؤكد حقيقة المعاملة وتكلفة وتوقيت الخدمات أو العمل.

يتم إصدار الفعل من المقاول إلى موكله بناءً على نتائج تقديم الخدمات أو العمل المنجز. تؤكد هذه الوثيقة الأولية امتثال الخدمات المقدمة (العمل المنجز) لشروط العقد المبرم.

فاتورة

الفاتورة هي مستند مطلوب فقط للتحكم في حركة ضريبة القيمة المضافة. يتم إصدار الفواتير عادةً بالتزامن مع مذكرات أو إجراءات التسليم. هناك فواتير للدفعات المقدمة.

يتم تنظيم هذه الوثيقة الأساسية بشكل صارم. يحتوي على:

• معلومات حول مبالغ الأموال؛
• جزء الملمس.

الفاتورة هي الأساس لقبول مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة للخصم. يتعين على جميع الشركات التي تدفع ضريبة القيمة المضافة أن تكتبها.

في الآونة الأخيرة، أصبحت وثيقة النقل العالمية (UPD) شائعة. يحل هذا المستند محل زوج الفاتورة + الفاتورة أو الفعل + الفاتورة.

قم بإجراء الأعمال التجارية من خلال خدمة مريحة عبر الإنترنت لحساب الرواتب وإرسال التقارير إلى دائرة الضرائب الفيدرالية وصندوق المعاشات التقاعدية وصندوق التأمين الاجتماعي. تقوم الخدمة تلقائيًا بإنشاء المستندات الأساسية وUPD.