Какво е посочено в таблицата с персонала. Как да разработим таблица с персонал. Персонална таблица на работниците: правила за съставяне

  • Автоматично попълване на стандартни формуляри на документи
  • Печат на документи с изображение на подпис и печат
  • Бланка с вашето лого и детайли
  • Експортирайте документи в Excel, PDF, CSV формати
  • Изпращане на документи по имейл директно от системата

Biznes.ru - бързо и удобно попълване на всички първични документи

Свържете се безплатно с Business.Ru

Служителите се наемат в съответствие с щатното разписание. Утвърждава се със заповед на ръководителя на организацията или друго упълномощено лице със заповед или пълномощно.

Обърнете внимание на раздела за надбавки. Тук може да се отрази спецификата на предприятието. Надбавките могат да бъдат за търговска тайна, трудов стаж на служителите, вредност, специални заслуги към организацията, научна степен и др.

(Изписвайте документи без грешки и 2 пъти по-бързо благодарение на автоматичното попълване на документи в програмата Klass365)

Как да опростите работата с документи и да поддържате записи лесно и естествено

Вижте как работи Business.Ru
Демо влизане

Как да попълните щатната таблица според формуляра T-3

Таблицата на персонала се използва за формализиране на структурата, състава на персонала, неговия размер в съответствие с действащия устав на организацията. Штатното разписание се одобрява от ръководителя или упълномощено от него лице (и се съставя от тях, тъй като изискваната длъжност икономист по труда, който е задължен да състави график, не е наличен във всички предприятия) и съдържа следното информация:

Списък на съществуващите позиции в предприятието;
- броят на единиците в държавата;
- месечен фонд работна заплата;
- размера на служебните заплати и надбавки;
- списък на структурните подразделения.

Трябва да се помни, че длъжността на служителя в трудовия договор трябва напълно да съответства на позицията в щатното разписание и името му не се съкращава при вписване в документа. А самите позиции се пренасят там, като се разчита на Класификатора на професиите, защото всяко несъответствие може да доведе до затруднения при кандидатстване за пенсия. Публикациите се записват в низходящ ред, като се започне от най-важните.

Графикът се съставя за определена дата, като се посочва срокът на валидност и в един екземпляр, който се намира в счетоводството на предприятието. Освен това документът е зашит и подпечатан с подписите на ръководителя, главния счетоводител и след това печата на компанията. Грешките в този документ не могат да бъдат коригирани с коректор. Повечето от тях се правят в заплати. Можете да коригирате ситуацията, като внимателно зачеркнете правилните числа и подпишете лицето, което съставя таблицата с персонал. Останалите промени (например въвеждането на позиция, ако сте забравили да посочите, или нейната корекция, ако сте я посочили неправилно) се случват с помощта на заповеди от ръководителя.

Ако говорим за директно назначаване на щатното разписание, тогава то се състои във факта, че в случай на спорни ситуации представяте посочените там данни в съда. Ето защо, с правилната подготовка на документа, винаги можете да разчитате на спечелване на съдебно дело.

Започнете с Biznes.Ru още сега! Вземете модерен подход към управлението на бизнеса и увеличете доходите си.

Свържете се безплатно с Business.Ru

Помислете дали организацията се нуждае от таблица с персонал и как да я разработите; каква е процедурата за одобряване на собствения формуляр на документа. Ще проучим сложни въпроси, например процедурата за одобрение на щатното разписание, ако компанията има отделни подразделения или има само един служител.

Таблица с персонал: да бъдеш или да не бъдеш

Като начало, нека да разберем дали таблицата с персонал (SR) е основният счетоводен документ и дали присъствието му е задължително в организацията.

На 1 януари 2013 г. влезе в сила Федералният закон от 06.12.2011 г. N 402-FZ "За счетоводството" (по-нататък - Закон N 402-FZ), според който всеки факт от икономическия живот на организация трябва да бъде съставен. чрез първичен счетоводен документ, съдържащ само задължителни реквизити. В същото време правото да избира формулярите на първичните документи (унифицирани или самостоятелно разработени) вече принадлежи на работодателя<1>.

За ваша информация. Фактите от икономическия живот включват сделка, събитие, операция, които имат или са в състояние да повлияят на финансовото състояние на икономически субект, финансовия резултат от неговата дейност и (или) паричния поток.

Експертите имат различни мнения относно задължителната щатна маса. Според нас той трябва да бъде одобрен от организацията. Този извод следва от тълкуването на чл. Изкуство. 15, 57, 66, 81 от Кодекса на труда на Руската федерация. И така, в чл. Изкуство. 15 и 57 посочват необходимостта служителят и работодателят да определят и фиксират в трудовия договор „трудова функция (работа според длъжността в съответствие с щатното разписание...)“. В същото време няма клауза "ако има", съдържаща се в много членове на Кодекса на труда на Руската федерация<2>и даване на право на избор, ако това присъствие (тяло, документ, обстоятелство) не е потвърдено.

Освен това в чл. 57 установява, че служителят и работодателят могат да предвидят допълнително условие за посочване на мястото на работа (посочване на структурното звено и неговото местоположение) и (или) на работното място. Информацията за структурното звено се съдържа точно в таблицата с персонала и впоследствие ще бъде отразена в трудовата книжка на служителя (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, клауза 3.1 от Инструкцията за попълване на трудови книжки<3>).

В същото време не трябва да се забравя за такова основание за уволнение като "намаляване на броя или персонала на служителите" (клауза 2, част 1 от член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация). При липса на щатно разписание е почти невъзможно да се докаже законността на уволнението на служители на това основание, както и валидността на сумите, изплатени на такива служители нито на инспекцията по труда, нито на фискалните органи, нито до съда.

Изводът за необходимостта от щатно разписание се подкрепя и от подзаконови нормативни актове<4>и установената съдебна практика.

Във всеки случай присъствието му минимизира рисковете от искове от страна на фискалния надзор и съдебните органи. Следователно работодателят трябва да одобри щатното разписание.

Одобряваме графика

Разписанието на персонала е местен нормативен акт на организацията, който фиксира в консолидирана форма съществуващото разделение на труда между служителите и условията на заплащане на техния труд (Писмо на Роструд от 23.01.2013 N PG / 409-6-1) . Тоест таблицата с персонал отразява събитията от трудовите отношения, които могат да повлияят на финансовото състояние на организацията и (или) паричния поток. Всъщност една организация (особено новосъздадена) или друг работодател нямат право да приемат служители при липса на щатно разписание.

По-рано единната форма на щатното разписание беше задължителна, одобрена с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 N 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и заплащане“. От 2013 г. обаче използването му стана незадължително. И въпреки че много организации все още използват единни формуляри, не пропускайте предоставената от законодателя възможност и я адаптирайте към нуждите на конкретен работодател.

Избор на начин

Предвид разпоредбите на чл. 9 от Закон N 402-FZ, преди да се изготви щатното разписание на организацията, е необходимо да се одобри неговата форма, както и формулярите на други документи за отчитане на труда и заплащане.

Това може да стане по два начина:

- да одобрява с отделна заповед на организацията с приложение на съответните формуляри;

- отразяват в счетоводната политика на организацията за счетоводни цели кои форми на първични счетоводни документи (унифицирани или самостоятелно разработени) се използват за формализиране на фактите от икономическия живот (виж пример 2 по-долу). В този случай посочените форми на документи следва да бъдат приложени към счетоводната политика (виж пример 3 по-долу).

Следва да се отбележи, че поради задължителната счетоводна политика за повечето работодатели съгласно чл. 8 от Закон N 402-FZ, вторият метод за обезпечаване на приложените форми на първични документи е по-предпочитан.

Заповед за одобрение

И така, работодателят реши да одобри щатното разписание според самостоятелно разработен формуляр. За начало трябва да издадете подходяща заповед.

Промени

Промените в одобреното и текущото щатно разписание също се правят със заповед - или отразяват конкретни промени, или одобряват нова версия на SR.

Както Роструд отбеляза в писмото си от 22.03.2012 г. N 428-6-1, щатното разписание се променя, ако структурните подразделения или длъжности се преименуват, заплатите се променят, броят или персоналът на служителите се намалява. Честотата и честотата на промените в щатното разписание се определят от работодателя.

Реквизити

Имайте предвид: самостоятелно разработената таблица с персонал трябва да съдържа както информация за заповедта, която е одобрила нейния формуляр, така и подробности за документа, с който е въведена в сила (виж пример 7).

Освен това в разработената от организацията таблица с персонал не е необходимо да се посочва периодът на нейната валидност (за разлика от унифицираната форма). Достатъчно е да посочите датата на въвеждане на щатното разписание в действие.

Новосъздадени организации

Таблицата на персонала се съставя дори ако в новосъздадената организация работи само мениджърът. Има два варианта за представяне на персонални единици:

- или е посочена само главата;

- незабавно се записват необходимият персонал и броят на служителите.

Клонове и представителства

Отделно трябва да се каже за персонала на организация, в която има клонове, представителства или други отделни поделения.

В новата форма на щатното разписание е възможно да се предвиди разпределението не само на структурни, но и на отделни подразделения.

Ако Штатното разписание се съставя от звеното самостоятелно(освен това, такова право трябва да бъде предвидено в устава на организацията, наредбата за звеното и пълномощното на ръководителя на звеното), тогава е препоръчително да се предвиди процедура за одобрение и да се посочат подробностите на одобрението в самото щатно разписание.

Попълване на отделни колони

Особено е необходимо да се каже за попълването на графа "Заплата" и т.н.: размерът на заплатата трябва да бъде един, посочването на така наречената "вилица" не е разрешено, тъй като съгласно чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация, заплащането трябва да бъде равно за равен труд.

Забележка. Правилата за попълване на такива колони от щатното разписание като „Длъжност“, „Брой щатни единици“, „Тарифна ставка (заплата) и т.н.“, „Увеличение“ можете да намерите в статията „Таблица с персонал във въпроси и отговори" на стр. 46 от сп. N 7, 2009г.

Отражения, ако е необходимо За едни и същи позиции с различни заплати(а не заплати), препоръчваме или определяне на категории или степени за длъжност, или регулиране на това чрез установяване на надбавки (допълнителни плащания) в зависимост от квалификацията на служителите. Роструд също се придържа към тази позиция (Писмо от 27.04.2011 г. N 1111-6-1).

Следователно, при разработването на формата на щатната таблица с цел установяване на лични надбавки и допълнителни плащания на служителите, работодателят може да представи информация в колоната „Допълнителни плащания, допълнителни плащания“, както е показано в примера:

Извадка от дизайна на колоната "Доплащания, надбавки" в таблицата с персонала.

Ако в организацията заплатата на служителите се състои от заплати (или от заплати и нередовно изплатени бонуси), тогава колоната „Добавки, допълнителни плащания“ може да бъде изключена. И обратно: ако работодателят използва редовни бонуси като стимули за служители, тогава можете да добавите колоната „Бонуси“, също за удобство, като подчертаете подколоните „Основа“ и „Сума, рубли“. (виж пример 12).

Извадка от дизайна на колоните "Бонус", "На ръка" в таблицата с персонала.

За редица работодатели, поради необходимостта от спазване на чл. Изкуство. 133 и 133.1 от Кодекса на труда на Руската федерация, ще бъде полезно да добавите колоните „За плащане“ или „На ръка“ (пример 12).

Извлечение от щатната таблица

Трябва да се припомни, че съгласно чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да предостави на служителя, по негово заявление, документи, свързани с неговата работа, включително извлечения от документи (член 88 от Кодекса на труда на Руската федерация). Поради това считаме за уместно да одобрим и формуляра Екстрактиот щатното разписание (няма унифициран формуляр).

Стандартна подредба

Щатното разписание е планиран и безличен документ. Затова не бива да го „натоварвате“ с информация. В крайна сметка този документ може да бъде представен на фискалните или съдебните органи, които не трябва да знаят „допълнителната“ информация. За да се фиксира действителната позиция на разполагането на персонал (по име) и възнаграждение (като се вземат предвид "плаващите" бонуси), препоръчително е да се използва персоналът. Документът може да бъде на хартиен или електронен носител и да съдържа всякаква информация за служителите, изисквана от работодателя (виж пример 14).

Установена уредба.

Дружество с ограничена отговорност "Спорт Инвест"

(ООД "СпортИнвест")

Създаден състав към 03.11.2014 г

Структурно подразделение Позиция Брой щатни единици Фамилия I.O. Заплата, (руб.) Доплащания, доплащания награди Общо (колона 6 + колона 8 + колона 10) Допълнителна информация
База Сума (руб.) База Сума (руб.)
име код
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
дирекция 01 Управител 1 А. В. Авакумов 60 000 55 000
секретар 1 Белкина Н.А. 30 000 За владеене на чужди езици 2000 32 000 Отпуск по майчинство до 25.12.2014г
Системен администратор 0,75 Волгин И.Л. 21 330 15 997,50 Работник на основното място на работа
<…>
Счетоводен отдел 02 касиер счетоводител 1 Громова К.Т. 25 000 Увеличаване на обема на работа (ДС до 04.06.2010 г.) 5550 30 550
касиер счетоводител 1 Древко О.К. 25 000 24 850 Отпуск за гледане на дете до 3 години (11.12.2014 г. - отиване на работа)
касиер счетоводител 1 Еремина Е. М. 25 000 Разширяване на обслужваната зона (ДС до 08.12.2014 г.) 7850 32 850
<…>
Отдел продажби 03 Мениджър 1 Acorn W.A. 30 000 За надвишаване на плана за продажби 5000 — 30 000 35 000 — 60 000
<…>
началник отдел 1 Зорин И.А. 35 000 За надвишаване на плана за продажби 5000 — 30 000 40 000 — 70 000
Отдел за доставка 04 Специалист 0,5 Илин Б. Б. 15 000 7500 Външно непълно работно време
началник отдел 1 Клаус В.В. 25 000 25 000
Маркетингов отдел 05 Специалист 1 Ломов Я.Р. 24 400 24 400 Дете до 3 години (д. 06.02.2012)
Специалист 1 Мишин Т.А. 24 400 24 400
началник отдел 1 ВАКАНСИЯ
<…>

Мнение. Мария Колганова, доцент в катедра „Бизнес и трудово право”, Държавен университет по мениджмънт

В теорията на правото една от основните характеристики на трудовото правоотношение винаги е било включването на нов служител в персонала на организацията. Значението на това действие е свързано с правната консолидация на служителя в рамките на организацията. Включването на служител в персонала на организацията „затваря“ наличното по-рано свободно място, определя неговото място в системата за организиране и управление на трудовите процеси в компанията, предопределя основния компонент на размера на неговите доходи (официална заплата, заплата, тарифа ставка), определя и прави легитимно да се диференцира корекцията на възнаграждението за сметка на надбавки, надбавки, KTU и други плащания, които позволяват, в съответствие с одобрените в организацията системи за възнаграждение, да се персонифицират доходите на персонала.

Забележка. Вижте статията „Как да организираме работата с лични данни в отделите за човешки ресурси“ на стр. 40 от сп. N 3, 2012г.

Компаниите, които предоставят персонал на трети страни, се сблъскват със сериозни проблеми по тези въпроси. Такива организации (частни агенции по заетостта) могат формално да отговарят на изискването за щатно разписание, но от правна гледна точка то се създава в реална организация и за реални работни места, а не по граждански договор с посредник.

Забележка. Вижте статията „10 грешки, които не трябва да правите при обработката на документи, свързани с лични данни“ на стр. 52 списания N 3, 2012г.

Компаниите, които прехвърлят работна сила, наета по договор за доставка на персонал, не създават реални работни места, не инвестират в производството и неговата модернизация. В случай на фалит на посредническа организация, нейното имущество (често отдавано под наем) не може да бъде гарант за обезщетение за печалби, които не са получени от служителите. Поради това няма смисъл да се разглеждат създадените в тях щатни разписания като сериозни организационни и финансови документи.

Забележка. Прочетете за „заемния” труд на стр. 70.

Такива компании се сблъскват с не по-малко проблеми във връзка с изготвянето на персонална документация. Ако посредник формализира приет служител за неговата работа, тогава действителното изпълнение на трудови функции при вредни или опасни условия на труд за реален производствен работник няма да се зачита в неговия преференциален трудов стаж, който дава право на пенсия, тъй като в офиса на фирмата посредник, която формализира служителката в съответствие с нейното щатно разписание към реален работодател, няма такива вредни условия на труд. Нито една от структурите на PFR не признава работата по щатното разписание на фирмата посредник като работа при вредни или опасни условия, които дават право на пенсионни обезщетения. Това се дължи на факта, че в трудовата книжка на служителя, която в съответствие с чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация е основният документ за неговата трудова дейност и трудов стаж, в съответствие с щатното разписание на посредника е направена трудова книжка.

В заключение бих искал да отбележа, че изискванията към документите, определени в Закон № 402-FZ, в редица случаи се различават от изискванията на трудовото законодателство (които всъщност са по-строги). Ето защо, за да се избегнат претенции от страна на одиторите, препоръчваме да вземете унифицирания формуляр N T-3 като основа за разработване на формата на таблицата с персонал. Препоръчително е да се използва GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“. И накрая, тъй като таблицата с персонала съдържа лични данни на служителите, нейното съхранение, обработка, унищожаване трябва да се извършва в съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация за защита на личните данни.

Й. Титова

учител,

Журналист експерт

„Обслужване на персонала

И управление на персонала на предприятието "

Подписан за печат

Разписанието на персонала е задължителна наредба, която не съдържа имената на служителите на организацията. Целта на този документ е да предостави ясно формулирана корпоративна конфигурация.

а именно:

  • Състав.
  • Броят на служителите.
  • Размерът на парите, изразходвани за плащания.

Документът е местен, т.е. вътрешен документ на работодателя. Документът влиза в сила след като ръководителят на предприятието подпише заповед за одобряване на щатното разписание (SR). Данъчната ревизия или инспекцията по труда имат право да поискат този документ. Липсата му е нарушение на законодателството за защита на труда.

Всяка организация от началото на своята дейност трябва да има определени разпоредби. Освен това всеки нов служител трябва да бъде запознат с текущите документи на предприятието. Това трябва да се направи преди подписване на трудов договор.

Персоналната таблица (формуляр Т-3) се формира в предприятието или от началото на дейността му, или от началото на текущата година. Ръководителят одобрява документа със съответна заповед. Текстът на заповедта потвърждава факта на влизане в сила на щатното разписание. След като документът бъде подписан от упълномощено лице, той се записва в съответния журнал. Този процес е придружен от присвояване на регистрационен номер на поръчката. Точният срок за съхранение на поръчката и графика не е регламентиран.

Заповедта за промяна на щатното разписание отменя предишния документ с цел последващо одобрение на новия.

Срок на валидност - по преценка на заповедта на ръководителя: от година или повече. При промяна на структурата на предприятието е по-целесъобразно да се правят промени в СР, отколкото да се одобрява нова. Работодателят подписва заповед за изменение на СР, въз основа на която се правят необходимите корекции. Ако се планира разширяване на персонала или обратното, е имало масово съкращаване, трябва да се изготви нов формуляр Т-3.

Форма и съдържание

Мениджърът има право самостоятелно да разработи формуляр на документ, като вземе предвид дейността на предприятието и неговите нужди. По-рано приетите бланки от януари 2013 г. са по избор. Повечето работодатели не знаят как да съставят таблица с персонал и затова използват унифицирания формуляр № Т-3 като формуляр. Попълва се лесно и съдържа всички необходими данни. Формуляр Т-3 и процедурата за попълването му са одобрени с Указ № 1 на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. Този документ трябва да съдържа следните компоненти:

  1. списък на структурните подразделения;
  2. код на отдел;
  3. длъжност, специалност, класификация;
  4. брой щатни единици;
  5. служебни заплати;
  6. надбавки;
  7. фонд за заплати.

Отговорността за попълването на този формуляр е на служителите по персонала. В някои случаи тази задача се изпълнява от счетоводител или управител на фирма. Въз основа на горния документ за персонала работодателят има право да разработи щатно разписание. Провежда се в електронен вид в excel и ви позволява да записвате данни за смяната на служителите.

Правила за попълване

Непременно документът посочва пълното име на организацията в съответствие с учредителните документи. Освен това в допълнение към датата на съставяне на щатното разписание се посочват датата на влизането му в сила и срокът на валидност. В горния десен ъгъл се посочва броят на персонала в деня на съставяне на документа.

В първата колона са посочени структурните подразделения на организацията, като се започне от ръководителя (администрацията). По-нататък в свободна интерпретация, без да се отклонява от общоприетите понятия. Това се отнася за търговските организации. За държавните агенции разликата при попълването на документа е, че те са длъжни да спазват изискванията на общоруските класификатори и други регулаторни документи. В бъдеще това ще позволи на пенсионираните работници свободно да се възползват от разчитащите се обезщетения. Кодът на подразделението улеснява управлението на документи и се задава от всяка организация самостоятелно.

По отношение на длъжностите в SR, броят на хората, заети в производството - тук всяка организация изхожда от личните нужди и рентабилността на предприятието.

В колоната „тарифна ставка“ всички показатели са посочени в рубли. В случай, че размерът на заплатата няма точна стойност, се определят възможните граници: от и до (15 000-20 000).

  1. Награди.
  2. Доплащания.
  3. Обезщетения.

Размерът на премията е посочен в рубли или като процент.

Следващата колона обобщава предишните тарифни цифри и ги умножава по броя на служителите. Получената цифра е фондът заплати (ph) за месеца.

Персоналната таблица на индивидуален предприемач не се различава от подобен документ за LLC или друга организация. Според Кодекса на труда на Руската федерация при сключване на трудов договор работодателят е длъжен да запознае потенциалния служител с „персонала“. Много индивидуални предприемачи не бързат да изготвят този регулаторен документ. Такова пренебрежение може да доведе до глоба.

Съгласно чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения, размерът на глобата за длъжностно лице варира в рамките на 1000 рубли. - 5000 рубли. Такова нарушение ще струва на организацията от 30 до 50 000 рубли.

Кога и как да направите промени

За малки промени са достатъчни корекции в графика. Преди да направи мащабна промяна в СР, работодателят е длъжен да уведоми служителите за предстоящото действие два месеца предварително. По този начин датата на заповедта за въвеждане на промените и датата на влизане в сила на промените са различни. Основата за корекцията е необходимостта:

  • промяна на тарифната ставка;
  • съкратен персонал;
  • преименувайте позицията;
  • промяна на формата на възнаграждението.

Тъй като всякакви промени засягат интересите на служителите, работодателят автоматично прави промени в трудовите договори. Примерна заповед за смяна на щатното разписание може да изтеглите тук.

Разгледайте

Съгласно чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, служител на всяка организация, както и контролни органи, могат да поискат извлечение от документ с писмено искане. Извлечение от СР се съставя в съответствие с всички правила и съдържа конкретна информация. Ако компанията-майка има няколко подразделения, тогава след съставяне и одобрение на щатното разписание за тях се генерира извлечение. Разликата между основния документ и извлечението е, че последният, преди името, е маркиран с думата „извлечение“ и възпроизвежда само необходимата част от документа.

Нашата редакция често получава въпроси относно поддържането на такъв важен личен документ като щатното разписание. Представихме отговорите на най-подходящите от тях в тази статия.

За какво е щатното разписание?

В съответствие с Инструкцията за прилагане и попълване на форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрена с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 г. № 1 „За одобряване на унифицирани форми на първично счетоводство Документация за отчитане на труда и неговото заплащане" (по-нататък - Резолюция № 1), щатното разписание се използва за формализиране на структурата, персонала и персонала на организацията в съответствие с нейния устав. Той съдържа списък на структурните поделения, длъжности, специалности, професии с квалификация, информация за броя на щатните звена.

За първи път единната форма на щатното разписание беше одобрена с постановление на Госкомстат на Русия от 06.04.2001 г. № 26 (като част от единните форми на първична счетоводна документация). През 2004 г. тази форма претърпя някои промени.

За работодателя таблицата с персонал е много удобен "инструмент", който изпълнява няколко функции наведнъж. По-специално, това:

  • ви позволява ясно да проследите организационната структура на компанията (нейните структурни подразделения);
  • определя щатния брой на структурните звена и броя на щатните единици за всяка длъжност (професия);
  • ви позволява да проследите системата на заплащане на служителите на структурните подразделения;
  • установява и фиксира размера на надбавките;
  • улеснява проследяването на свободните работни места и осъществяването на подбора на персонал за тези свободни работни места.

Необходимо ли е да има щатно разписание?

Към момента има две гледни точки по отношение на задължението на работодателя да поддържа щатното разписание.

Според първата, наличието на този местен нормативен акт е задължително, тъй като пряко засяга трудовата функция на служителя и неговото възнаграждение. Така че в Кодекса на труда на Руската федерация разписанието на персонала е посочено в чл. 15, съдържащ дефиницията на трудовите правоотношения, и в чл. 57, според който съществено условие на трудовия договор е трудовата функция, а именно: работа по длъжността съгл. с щатно разписание, професия, специалност с посочване на квалификация, конкретния вид работа, поверена на служителя.

Според друга гледна точка работодателят самостоятелно решава дали е необходимо да се поддържа разписанието на персонала. Тази позиция се основава на следните аргументи. Първо, Резолюция № 1 е одобрена препоръчва се за употребаунифицирана форма на щатното разписание (№ Т-3). Разписанието на персонала е посочено и в Инструкциите за попълване на трудови книжки, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. № 69 (наричано по-долу - Инструкция № 69). По-специално, в клауза 3.1 от Инструкцията се отбелязва, че вписванията за името на длъжността (работата), специалността, професията с посочване на квалификацията се правят, като правило, в съответствие с щатното разписание на организацията.

Както можете да видите, нито един от изброените разпоредби не съдържа задължение работодател при регистрацията на щатното разписание. В същото време препоръчваме да не пренебрегвате поддържането на този личен документ, тъй като проверяващите органи се придържат точно към първата гледна точка.

И така, Фондът за социално осигуряване на Руската федерация обръща внимание на притежателите на полици (работодатели) към необходимостта от съставяне на щатно разписание като документ, служещ за потвърждаване на коректността. Пенсионният фонд на Руската федерация, когато събираше информация за стажа на осигурените работници, също многократно обръщаше внимание на необходимостта.

Често данъчните органи, когато извършват полеви одити, изискват персонала на организацията. Например, в решението на Московския арбитражен съд от 28 април 2007 г. по дело № А40-4332 / 07-117-33 се отбелязва, че „Данъчният кодекс на Руската федерация налага на данъкоплатеца задължението да подаде , по искане на данъчния орган, документи и информация, необходими за данъчен контрол. Фактът, че трудовите договори, щатните разписания, личните и индивидуалните карти не са данъчни счетоводни документи, сам по себе си не опровергава задължението на организацията да разполага с такива документи и да ги представя за данъчен одит на място, тъй като информацията, която съдържат, може да бъде важна за данъчното облагане " ...

Инспекционните органи често считат липсата на щатно разписание за нарушение на законодателството за труда и защитата на труда, за което длъжностно лице може да бъде глобено от 500 до 5000 рубли, а организация - от 30 000 до 50 000 рубли. (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация). Но поради факта, че няма ясно задължение на работодателя да поддържа този документ в законодателството, можете да опитате да оспорите тези санкции в съда.

Кой трябва да разработи и одобри щатното разписание?

След като се вземе решение за необходимостта от съставяне на таблица с персонал (ако, разбира се, тя вече не е в организацията), възниква следващият въпрос - кой трябва да разработи този документ за личен състав?

Законодателството не дефинира кръга на отговорните лица, поради което приемаме, че ръководителят на предприятието трябва да се занимава с този въпрос. Може да се изготви отделна заповед, която да възложи отговорността за съставяне на щатното разписание на конкретен служител или тази отговорност може да бъде заложена в трудовия договор или длъжностната характеристика на служителя.

По правило в малките организации в съставянето на щатната таблица участват управлението на персонала и (или) счетоводството, по-рядко - служители на правната служба. В големите компании - планово-икономическият отдел или отделът за организация на труда и заплатите. Ако говорим за индивидуален предприемач, тогава това може да бъде направено от служител по персонала, счетоводител (ако има такъв в държавата) или самият предприемач.

Разписанието на персонала се одобрява със заповед (заповед), подписана от ръководителя на организацията или упълномощено от него лице (виж пример 1). Подробностите за този документ са посочени в полето "Одобрено със заповед на организацията от" ____ "_____________ 200__ № __" на унифицирания формуляр № Т-3.

Моля, имайте предвид, че датите на създаване, одобрение и влизане в сила на щатното разписание може да не съвпадат. Така че щатното разписание може да бъде одобрено по-късно, отколкото е съставено, а датата на неговото въвеждане (влизане в сила) може да бъде по-късно от датите на одобрение и съставяне.

Като се има предвид факта, че заплатите се изплащат на служителите ежемесечно, логично е щатното разпределение да се въведе от първия ден на месеца.

В унифицирания формуляр No Т-3 се посочва и периода, за който се утвърждава щатното разписание. В тази връзка възниква следният въпрос:

Колко често трябва да се съставя щатното разписание?

Няма ясен отговор в законодателството. Въпреки това, като се има предвид, че щатното разписание е документ за планиране, препоръчително е да се изготви за една година. В същото време щатното разписание може да бъде одобрено веднъж и да работи в продължение на няколко години.

Как да попълним правилно единния формуляр № Т-3?

И така, нека преминем директно към съставянето на таблицата с персонала. Най-разпространеният начин за регистрация е попълването на унифициран формуляр № Т-3. В този случай трябва да се ръководи от Инструкцията за използване и попълване на формулярите на първична счетоводна документация, одобрена с Резолюция № 1.

Ние проектираме "капачката". На първо място, в полето "Име на организацията" трябва да посочите името на организацията в съответствие с удостоверението за регистрация. Ако сертификатът съдържа както пълни, така и кратки имена, тогава всяко от тях може да бъде посочено в таблицата с персонал.

След това се посочва кодът за OKPO (Всеруски класификатор на предприятия и организации), номерът на документа и датата на неговото изготвяне. За улеснение на регистрацията щатният номер може да съдържа азбучен индекс (например SHR).

Единният формуляр No Т-З включва следната формулировка: „Щатното разписание за периода ______ от“ ___ „______ 20__ г.“. Изглежда, че обозначаването на периода на валидност на документа предполага посочване на датата не само на началото, но и на края на този период. Трябва ли да посоча края на щатното разписание или е достатъчно да посочим, че разписанието влиза в сила на определена дата? Очевидно единната форма предполага точно втория вариант. Това се обяснява с факта, че в процеса на извършване на дейности в организацията може да има нужда от промяна на щатното разписание, поради което е много трудно да се предвиди точно датата на изтичане.

V колона 1 („Име“) указва името на съответната структурна единица. Това могат да бъдат както клонове, представителства, така и отдели, работилници, секции и др. (клауза 16 от Резолюцията на Пленума на Върховния съд на Руската федерация от 17 март 2004 г., № 2 „За прилагането от съдилищата на Руската федерация на Кодекса на труда на Руската федерация“).

За удобство при работа с таблицата с персонала е по-добре структурните подразделения да се подредят в групи според тяхната йерархия от администрация до обслужващи подразделения. Например, на първо място, ще бъдат посочени поделенията, извършващи общо управление (дирекция, счетоводство, отдел за персонал и др.), След това - производствени поделения или отдели, изпълняващи основните функции на организацията, и накрая - спомагателни и обслужващи поделения (административно-стопанско обслужване, отдел доставки, склад и др.).

V колона 2 ("Код") се изписват кодовете на структурните звена, определени от работодателя. По правило кодовете се обозначават с числа, чийто брой варира в зависимост от сложността на структурата на организацията. Това ви позволява да определите мястото на всеки отдел (отдел, група и т.н.) в цялостната организационна структура. Например на финансовия отдел се присвоява код 02. Съответно финансовият и плановият отдел и счетоводството, които са част от отдела, ще имат кодове 02.01 и 02.02.

В случай, че организацията използва централизирана система за управление на документи, кодът на структурното звено може да бъде пропуснат.

В колона 3 посочват се длъжността (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификацията на служителя. По-добре е тези данни да бъдат представени в съответствие със:

  • Общоруски класификатор на работнически професии, длъжности и категории заплати ОК 016-94 (въведен с постановление на Държавния стандарт на Русия от 26.12.1994 г. № 367);
  • Квалификационен справочник на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители (одобрен с постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 21.08.1998 г. № 37).

Разбира се, тези ръководства са остарели и липсват много позиции, които се появиха през последните години (например длъжността офис мениджър). Поради това са допустими разлики в имената на длъжности, професии, специалности в квалификационните справочници и в кадровите документи на организацията. Въпреки това, ако с изпълнението на работа на определени длъжности, професии, специалности свързани с предоставянето на обезщетения и обезщетения или наличието на ограничения, тогава имената на тези длъжности, професии или специалности и квалификационните изисквания за тях трябва да съответстват на имената и изискванията, посочени в квалификационните справочници, одобрени по начина, установен от правителството на Руската федерация (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация). Руската федерация, клауза 3.1 от Инструкция № 69). В противен случай служителят няма да има право на обезщетения.

Пример 2

Свиване на шоуто

В трудовата книжка на музикален работник, който в продължение на 17 години е ръководил детско хорово студио в интернат, длъжността му е посочена като „организатор на кръга“. Тъй като тази позиция не е в Общоруския класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и степени на заплатите, нито в Списъка на работните места, професиите, длъжностите, специалностите и институциите, като се има предвид, което пенсия за старост се назначава напред график в съответствие с член 28 от Федералния закон „За трудовите пенсии в Руската федерация“, одобрен от правителството на Руската федерация от 29 октомври 2002 г. № 781, този трудов стаж не е включен в осигуряването за ранно отпускане на пенсия на служител.

Съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, длъжността на наемащия служител трябва да съответства на тази, посочена в таблицата с персонала. Има случаи, когато наименованието на длъжността, използвано в трудовия договор, не съответства на щатното разписание или такава длъжност изобщо не е предвидена в щатното разписание. В този случай съществуващото противоречие между трудовия договор и щатното разписание трябва да бъде разрешено в полза на трудовия договор (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Служителят ще изпълнява трудовата функция, предвидена в трудовия договор (тоест да работи според длъжността, специалността или професията, посочени в договора), а служителят по персонала ще трябва да направи съответните промени в щатното разписание. Ще разгледаме как да направим това малко по-късно. Междувременно ще продължим да попълваме формуляра.

При пълнене колона 4 („Брой щатни единици“) посочва броя на щатните позиции за съответните длъжности (професии). В случай, че се предвижда поддържане на непълна щатна единица, като се вземат предвид спецификите на работата на непълно работно време, броят на щатните единици се посочва в подходящи дялове, например 0,25; 0,5; 2,75 и др.

Като се има предвид, че нови служители могат да се наемат само на свободни позиции, в щатната таблица можете да посочите не само съществуващи длъжности, но и свободни. С други думи, ако в организацията работят 10 души и в същото време в таблицата с персонала са посочени и 10 персонални единици, тогава когато персоналът се разшири, ще трябва да направите промени в таблицата с персонал. И можете веднага да поставите по-голям брой персонални единици (например 12). По този начин в таблицата с персонала можете да запазите наличността на персонала за бъдещето.

Един от проблемите, които създават трудности на практика, е свързан с регистрацията на работни места на непълно работно време. Например няколко души могат да работят на непълно или непълно работно време на една и съща позиция. В този случай щатната таблица посочва общия брой служители за съответната длъжност.

Да предположим, че има двама спедитори на пълен работен ден и един на непълно работно време. В този случай в колона 4 трябва да се посочат 2,5 щатни единици.

V колона 5 ("Тарифна ставка (заплата) и т.н."), в зависимост от системата на възнаграждение, приета в организацията, месечната заплата се посочва по тарифна ставка (заплата), тарифна скала, процент от приходите, дял или процент от печалбата, коефициент на трудово участие (KTU), коефициент на разпределение и др. В този случай заплатите се определят в рубли.

Припомняме, че съгласно чл. 133 от Кодекса на труда на Руската федерация, размерът на официалната заплата (тарифна ставка) не може да бъде по-нисък от законоустановената минимална работна заплата (понастоящем 4330 рубли). В този случай системата на възнагражденията трябва да бъде установена с местен регулаторен акт (например Наредба за възнагражденията).

Пример 3

Свиване на шоуто

Персоналната таблица предвижда една щатна единица на длъжността "секретар" със заплата от 15 000 рубли. Въпреки това, като се вземат предвид интересите на компанията, секретарят беше нает при външна работа на непълно работно време при 0,5 ставка. В съответствие с чл. 285 от Кодекса на труда на Руската федерация, възнаграждението на работниците на непълно работно време се извършва пропорционално на отработените часове, в зависимост от продукцията или при други условия, определени с трудовия договор. В тази връзка в трудовия договор трябва да се посочи сума, пропорционална на времето, отработено от работника на непълно работно време (в този случай - 7500 рубли).

Както се вижда от горния пример, щатното разписание определя заплатата за съответната длъжност, но не и възнаграждението на конкретен служител.

V колони 6-8 („Добавки“) посочват стимулиращите и компенсационните плащания на служителите (бонуси, надбавки, допълнителни плащания, поощрителни плащания), установени от действащото законодателство на Руската федерация (например северни надбавки, надбавки за академична степен и др.) или въведени. по преценка на организацията (например свързани с режим или условия на труд).

  • фиксирана сума (ако се промени заплатата, размерът на надбавката може да бъде оставен или променен);
  • под формата на процентно обезщетение (в този случай размерът на надбавката се променя със заплатата).

Моля, обърнете внимание: ако системата за заплащане предвижда възможност за установяване на индивидуални надбавки за всяка позиция, тогава в колона 3 всяка позиция трябва да бъде подчертана в отделен ред, а в колона 4, пред всяка позиция, поставете единица.

Друг често срещан въпрос, който тревожи, наред с други неща, служителите по персонала: възможно ли е служителите, заемащи едни и същи длъжности, да определят различни заплати, например чрез предоставяне на вилица за заплати в таблицата с персонала? Както в правната литература, така и в практиката има два противоположни подхода за решаване на този въпрос. Така че някои експерти смятат, че това е напълно приемливо. В подкрепа на тази гледна точка чл. 132 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който заплатата на всеки служител зависи от неговата квалификация, сложността на извършената работа, количеството и качеството на изразходвания труд и не се ограничава до максималния размер. Като се има предвид това, заплатите трябва да се определят диференцирано и да зависят преди всичко от квалификацията на служителя, въз основа на което могат да се определят различни заплати за служители, заемащи една и съща длъжност, но с различни квалификационни категории.

Според други експерти на всяка позиция отговаря една заплата. В случай, че е необходимо да се установят различни заплати за служители, заемащи едни и същи длъжности, препоръчително е да се регулира размерът на заплатите, като се използват различни надбавки (например за интензивността на работата).

Пример 4

Свиване на шоуто

В организацията работят двама специалисти като счетоводител. В същото време таблицата с персонала предвижда счетоводител със заплата от 10 000 рубли, както и надбавки за нередовно работно време в размер на 10% от заплатата (1000 рубли) и за интензивност на работа - 20% (2000 рубли). ). Предвид квалификацията и трудовия опит на един от служителите, заемащи тази длъжност, бяха установени всички надбавки и съответно заплатата му беше 13 000 рубли. (10 000 рубли + 1 000 рубли + 2 000 рубли). На втория счетоводител е дадена само една надбавка за нередовен работен ден, след което заплатата му е 11 000 рубли. (10 000 рубли + 1 000 рубли).

V колона 9 отбелязва се общата сума, формирана чрез добавяне на колони 5-8, тоест сумата от заплатите за всички щатни единици на определена длъжност, като се вземат предвид установените надбавки. Ако колони 5-9 не могат да бъдат попълнени в рубли (например поради използването на безтарифни, смесени и други системи за възнаграждение), тези колони се попълват в съответните мерни единици (в проценти, коефициенти и т.н. .). В този случай изчисляването на общата сума (общо) в колони 5-9 е възможно, ако тарифните ставки и надценките са определени в едни и същи единици за същия период от време.

Кутия 10 , както подсказва името му, е за различни бележки. Ако те отсъстват, остава празно.

След като въведете данните във всички колони, трябва да попълните ред "Общо" разположени в долната част на таблицата. За това броят на щатните единици, размерът на заплатите, надбавките и размерът на месечната заплата се изчисляват във вертикални колони.

Формализираното щатно разписание се подписва от ръководителя на отдела за персонал или лицето, на което е възложена отговорността за поддържане на кадрови записи, както и от главния счетоводител на организацията.

В унифицираната форма на щатното разписание не е предвидено поставяне на печат. В тази връзка печатът може да бъде нанесен, но не е задължителен.

Пример за попълване на щатната таблица е представен в пример 5.

Как да направите промени в щатното разписание?

Рано или късно всеки служител по персонала се сблъсква с промяна в информацията, съдържаща се в таблицата с персонала. Например, има нужда от въвеждане на ново щатно звено или цяло подразделение или от намаляване на съществуващото, от промяна на заплатите, тарифни ставки, преименуване на подразделение или длъжност и др.

Има два начина да направите промени в одобреното щатно разписание:

Опция 1.Променете самото щатно разписание, тоест одобрете новото щатно разписание с нов (следващ по ред) регистрационен номер

Вариант 2.Направете промени в текущото щатно разписание.

В този случай щатното разписание остава същото, само някои от неговите позиции (съдържанието на графиките) се променят. Промените се правят по поръчка, след което се коригира щатното разписание. Като заглавия на съответната заповед могат да се използват: "За промяна на щатното разписание", "За частични промени в щатното разписание", "За извършване на промени в щатното разписание" и др. В заповедта трябва да се посочи причината за извършване на промени в разписанието на персонала (например реорганизация на компанията, оптимизиране на управленската работа, подобряване на структурата на организацията и др.).

Ако организацията има сложна структура, препоръчваме, когато правите промени в текущото щатно разписание, да посочите в заповедта не само съответната позиция, но и структурното звено, чието персонал е засегнат от извършените промени. Това се дължи на факта, че в различни отдели може да има длъжности с еднакви имена.

Няма стандарти за това колко често трябва да се актуализира щатното разписание. Следователно това може да се направи при необходимост.

Не забравяйте, че промените и допълненията, направени в съответствие с установената процедура в щатното разписание на организацията, се довеждат до вниманието на служителите, след което се правят подходящи промени и допълнения в техните трудови книжки въз основа на заповед (инструкция ) или друго решение на работодателя. Това е посочено в точка 3.1 от Инструкция № 69.

Моля, имайте предвид, че постоянна или временна промяна в трудовата функция на служител и (или) структурното звено, в което служителят работи (ако структурното звено е посочено в трудовия договор), не е нищо повече от преместване на друга работа (част 1 от член 72.1 от Кодекса на труда на Руската федерация). Като промяна в трудовата функция на служителя се разглежда и промяна в наименованието на длъжността, определено от страните и заложено в трудовия договор, независимо от причините за такава промяна (например поради промяна в щатното разписание).

Кога да се правят промени в случай на съкращаване?

Намаляването на броя или персонала на служителите е една от причините за извършване на промени в щатното разписание. Намаляването на организацията предполага изключване на отделни щатни единици от щатното разписание, докато съкращаването на персонала предполага премахване на отделни позиции. Уволнените по една или друга причина работници подлежат на уволнение по ал.2 на чл. 81 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Като се има предвид, че в съответствие с член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация служителите трябва да бъдат предупредени за предстоящото уволнение, за да намалят броя или персонала най-малко два месеца преди уволнението, новото щатно разписание може да бъде въведено в сила не по-рано от два месеца след съставянето му. Наличието на таблица с персонал може да потвърди, че уволнението на служителите е оправдано (тоест работодателят ще има възможност да демонстрира визуално липсата на работни места).

Ако обстоятелствата, довели до промяна в щатното разписание в посока намаляване на числеността на персонала, бъдат отстранени, работодателят може да възстанови съкратените длъжности, като направи промени в щатното разписание или като одобри ново.

Мога ли да променя униформената форма?

В постановление на Госкомстат на Русия от 24 март 1999 г. № 20 „За одобряване на процедурата за прилагане на унифицирани форми на първична счетоводна документация“ се отбелязва, че в единните форми на първична счетоводна документация (с изключение на формуляри за записване на парични транзакции), одобрени от Госкомстат на Русия, организацията, ако е необходимо, може да направи допълнителни подробности. В този случай не е разрешено изтриването на тези данни, които вече присъстват в този формуляр (включително код, номер на формуляра, име на документ).

Всички промени, направени в единния формуляр, трябва да бъдат формализирани от административните документи на организацията. Освен това се препоръчват и подлежат на промяна самите формати на формулярите, посочени в албумите на единните формуляри на първична счетоводна документация. Така че, при производството на формуляри, базирани на унифицирани формуляри, е разрешено да се правят промени по отношение на разширяване и стесняване на колони и редове, добавяне на свободни листовки - за удобство на поставяне и обработка на необходимата информация.

Какво е стандартно оформление?

Много организации практикуват поддържане на "работеща" форма на щатно осигуряване - щат, иначе наречена замяна на длъжности или щатно разписание. Основната разлика между този документ и таблицата с персонала се състои в неговата динамика, тъй като тя може бързо да се променя в зависимост от текущите (числови и качествени) промени в персонала на предприятието и не изисква издаването на заповед за неговото одобрение и промяна.

Тъй като таблицата с персонала, показваща общия брой на персоналните единици (позиции) в предприятието, не дава възможност да се определи дали позицията е свободна или заета и кой от служителите я заема, в персонала, като правило, той посочена ли е именно тази информация - имената и инициалите на служителите на предприятието, заемащи длъжности, предвидени в щатното разписание, и статутът на длъжността - закрита или вакантна.

В този документ могат да бъдат включени и други данни, като щатния номер на служителя, трудовия му стаж във фирмата, специална категория (непълнолетни, инвалиди, пенсионери с деца под три години и др.). Като основа за списъка на персонала можете да вземете одобрената таблица с персонал на организацията и да добавите необходимите колони в съответствие с нуждите на конкретна организация. Нито задължението за поддържане на щатната численост, нито нейната единна форма понастоящем са установени с нормативни актове. Единственото, което е регламентирано, е срокът за съхранение на документи, които са изтекли. В съответствие със Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение, одобрен от Росархив на 06.10.2000 г., стандартните договорености подлежат на съхранение в продължение на 75 години след съставянето на нови. В този случай щатното разписание трябва да се съхранява в продължение на 3 години, считано от годината, следваща годината, през която е станало невалидно.

Бележки под линия

Свиване на шоуто


Служителите на отдела за персонал съставят много документи - всякакви заповеди, споразумения със служители, графици, местни наредби и др. Един от документите, които силно влияят върху дейността на институцията, е щатното разписание. В съответствие с него се планира фондът за заплати (графикът се отнася до документите, установяващи системата на заплатите), той също може да стане доказателство за намаляване на броя или персонала на служителите на институцията и ще бъде поискан при извършване на извън контролни и надзорни мерки и в случай на трудов спор. Днес ще говорим за таблицата с персонала.

Задължителен персонал

В съответствие с Инструкциите за прилагане и попълване на първични счетоводни формуляри за отчитане на труда и възнагражденията (наричани по-долу Инструкции), утвърдени с Решение № нея). Той съдържа списък на структурните поделения, длъжности, специалности, професии с квалификация, информация за броя на щатните звена.
Веднага трябва да кажем, че в Кодекса на труда няма норма, която да задължава работодателя да разработи и одобри щатното разписание, но все още има споменаване. По-специално, съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, предпоставка за включване в трудов договор е, наред с други неща, трудовата функция - работа според длъжността в съответствие с щатното разписание, професия, специалност, посочваща квалификация; конкретният вид работа, поверена на служителя ... Ако в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, други федерални закони предоставянето на компенсации и обезщетения или наличието на ограничения е свързано с изпълнението на работа на определени позиции , професии, специалности, тогава наименованието на тези длъжности, професии или специалности и квалификационните изисквания за тях трябва да съответстват на имената и изискванията, посочени в квалификационните справочници, одобрени по начина, установен от правителството на Руската федерация.
Освен в Кодекса на труда, щатното разписание се споменава и в други нормативни актове. По-специално, клауза 91 от Методическите указания за процедурата за възлагане, провеждане на документални полеви проверки на осигурители по задължително социално осигуряване и предприемане на мерки въз основа на техните резултати, одобрени с Указ на FSS на Руската федерация от 07.04.2008 N 81 , предвижда, че FSS, за да потвърди правилността на изчисляването на застрахователните премии по задължителното социално осигуряване, ще изисква от работодателя да предостави учредителни и организационни и административни документи, включително щатното разписание. ФСС ще го изисква и при проверка на коректността на изчисляване на осигурителните вноски за задължително социално осигуряване срещу производствени злополуки и професионални заболявания.
Наличието на таблица с персонал е необходимо и за Пенсионния фонд, който при събиране на информация за стажа на осигурените работници се позовава на този документ, за да установи имената на структурните подразделения на институцията и съответствието на длъжностите.
Разписанието на персонала е посочено и в Инструкциите за попълване на трудови книжки, одобрени с Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 10.10.2003 N 69. По-специално, в точка 3.1 от инструкциите се отбелязва, че вписванията за наименованието на длъжността (работата), специалността, професията, посочващи квалификациите, се правят като правило в съответствие с щатното разписание на организацията.
Въз основа на горните нормативни актове наличието на щат в институцията е просто необходимо. Имайте предвид, че за някои институции задължителното щатно разписание е директно установено от нормативни актове:
- Заповед на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация от 24.09.2008 г. № 563 утвърди правилата и сроковете за съставяне, съгласуване, одобряване и регистриране на щатните разписания на служителите на бюджетните и държавни институции на Министерството на извънредните ситуации и цивилния персонал на спасителни военни части на Министерството на извънредните ситуации;
- Заповед на Спецстрой на Руската федерация от 03.12.2010 г. N 540 определя реда и сроковете за съставяне, разглеждане, одобряване и регистриране на щатните разписания на цивилния персонал на военни формирования и организации към Спецстрой, който се поддържа за сметка на бюджетни средства.

Формуляр за щат и правила за съставяне

Формулярът на щатното разписание Т-3 е одобрен с Указ № 1. Този формуляр предвижда 10 колони и по силата на Указ на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 24.03.1999 № 20 „За одобряване на Редът за прилагане на унифицирани форми на първична счетоводна документация", могат да се добавят нови, но съществуващите не могат да бъдат изтривани.
Забележка: въпреки че утвърдените с този указ формуляри се прилагат за организации, независимо от тяхната форма на собственост, някои бюджетни и държавни институции ги изготвят във формата, одобрена с ведомствения нормативен акт. Например, бюджетните и държавните институции на Министерството на извънредните ситуации трябва да съставят щатно разписание под формата на Приложение 2 към Заповедта на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация от 24.09.2008 N 563.
Във всеки случай трудности при попълването на заглавката на документа е малко вероятно да възникнат, така че нека преминем направо към табличния раздел на формуляра.
Колони 1 "Име" и 2 "Код" определят структурното звено на организацията. Повечето организации, финансирани от различни нива на бюджети, като правило избират имената на структурните звена самостоятелно, ръководейки се от общоприети концепции. Като правило, първо се посочват структурните подразделения на администрацията (дирекция, счетоводство, отдел за персонал, организационно-правен отдел и др.), След това производствени поделения и накрая, обслужващи и спомагателни поделения (административно-икономически отдел, ремонтни служби и др.). На всеки отдел се присвоява код, който ще помогне да се определи мястото на този отдел или група в общата структура на организацията (посочена в колона 2).
В колона 3 „Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) квалификации“ е необходимо да се впише наименованието на длъжността (специалност, професия). Имайте предвид, че на основание чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, ако предоставянето на компенсации и обезщетения или наличието на ограничения е свързано с изпълнението на работа на определени длъжности, професии, специалности, тогава имената на тези длъжности, професии или специалности и квалификационни изисквания за тях трябва да отговарят на наименованията и изискванията, посочени в справочниците за квалификация. По-специално, понастоящем те все още използват Общоруския класификатор на работниците, длъжностите на служителите и заплатите ОК 016-94 и Списъка на производства, работилници, професии и длъжности, одобрен с Резолюция на Държавния комитет по труда и труда на СССР. президиумът на Всесъюзния централен съвет на профсъюзите от 25.10.1974 N 298 / P-22, заетостта в който дава право на пенсия за осигурителен стаж (старост) при преференциални условия.

За ваша информация. Ако например в щатното разписание е предвидена длъжността „механист“, а служителят изпълнява функциите на контролер на движението, тогава той губи правото на пенсия за осигурителен стаж (за старост) при преференциални условия.

Освен това трябва да се вземат предвид и други наредби, съдържащи правилата за установяване на имената на длъжностите, специалностите и професиите. Например, въз основа на Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 28 март 2012 г. N 278n, името на длъжността ръководител (ръководител) на плазмения център може да бъде допълнено с името на медицинската длъжност "лекар-трансфузионист", като се вземе предвид предвидените от номенклатурата на специалностите на специалистите с висше и следдипломно медицинско и фармацевтично здравно образование профил на структурното звено и специалност.
При съставяне и утвърждаване на щатното разписание на органа на местната власт, апарата на избирателната комисия на общинското формирование, наименованията на длъжностите на общинската служба, предвидени от регистъра на длъжностите на общинската служба в съставното образувание на Руската федерация (клауза 3 от член 6 от Федералния закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ „За общинската служба в Руската федерация“).

Забележка! Ако институцията има нужда да наеме служител за определено време, неговата позиция също е фиксирана в таблицата с персонал. За да направите това, трябва да направите промени в текущата щатна таблица, като посочите информация за периода, за който е въведена позицията, в колона 10 „Забележка“ на формуляра T-3.

Последователността на попълване на колона 3 за всяка структурна единица е индивидуална, като се вземат предвид спецификите на конкретна организация. Въпреки това смятаме, че е по-удобно да го попълните в йерархичен ред: ръководител на структурното звено, заместници, главни специалисти, водещи специалисти и др.
Броят на щатните единици по длъжност, професия или специалност е посочен в колона 4. Тази колона може да съдържа както цели числа - 1 (за служители на пълен работен ден), така и непълни числа - 0,25, 0,5 и др. (за работници на непълно работно време). Препоръчваме в тази графа да се отразяват не само съществуващи, но и свободни позиции, тъй като нови служители могат да се наемат само за отворени позиции, посочени в щатното разписание.
Имайте предвид, че броят на персоналните звена на организациите, финансирани от различни нива на бюджети, се определя от висшите организации. И така, стандартите за персонал:
- персонал на институции, изпълняващи наказателни присъди под формата на лишаване от свобода (с изключение на затвори), и институции, изпълняващи наказателни присъди под формата на лишаване от свобода, със специални условия на стопанска дейност като процент от средногодишния брой на осъдените, съдържащи се в тях - одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 12.08.1994 N 922;
- служители на държавни и общински институции от културно-развлекателния тип и библиотеки - одобрени със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 01.09.2011 N 906;
- медицински и друг персонал на екипа по анестезиология и реанимация, отделението по анестезиология и реанимация на медицинска организация - са дадени в приложения 2 и 5 към Правилника за оказване на анестезиологична реанимация на пълнолетно население, утвърден със заповед на Министерството. на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 13 април 2011 г. N 315n;
- невропсихиатричен диспансер (диспансерно отделение на психиатрична болница), кабинет на местен психиатър, кабинет за активно диспансерно наблюдение и амбулаторно принудително лечение - одобрен със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 05/17 /2012 N 566н.
Някои отдели одобряват методи за изчисляване на числеността на персонала. Например, това направи Федералната архивна служба, която одобри със заповед № 9 от 14 януари 2004 г. съответната методика за държавните архивни институции.
Някои институции, определящи както заглавията на длъжностите, така и техния брой, трябва да се ръководят от стандартните щатни таблици, одобрени от ведомствените разпоредби. По-специално, Приложение 2 към Заповед на Федералната пенитенциарна служба на Руската федерация от 23.01.2012 N 24 одобри стандартното щатно разписание на наказателно-изпълнителния инспекторат (съдържащо се за сметка на оценката на наказателно-изпълнителната система), в съответствие с които териториалните органи на Федералната пенитенциарна служба трябва да донесат щатните разписания на подчинените наказателно-изпълнителни инспекторати ...
В колона 5 "Тарифна ставка (заплата) и др." месечната заплата се посочва в рубли по ставката на работната заплата (заплата), скалата на заплатата, процентът на приходите, дял или процент от печалбата, процент на участие на работната сила (KTU), коефициент на разпределение и т.н., в зависимост от системата на заплащане, приета от организацията в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация, колективни договори, трудови договори, споразумения и местни разпоредби на организацията (раздел 1 от Инструкцията).
Най-честата грешка при попълването на тази графа е установяването на заплата, тоест различни заплати за служители с една и съща квалификация. Това не е вярно: трябва да има само една заплата за всяка позиция. Единственото изключение е ситуацията, когато позициите са разположени в различни структурни поделения. Установяването на заплата в по-голям размер за един от служителите може да се осъществи чрез установяване на надбавки или други допълнителни плащания за него (Писмо от Роструд от 27.04.2011 г. N 1111-6-1).
Имайте предвид, че при определяне на размера на възнаграждението трябва да се вземат предвид регулаторните и ведомствените актове. Например заплатите за професиите на работниците и служебните заплати за длъжностите на служители на териториални органи и подчинени организации на държавната куриерска служба се определят със Заповед на Държавната федерална служба на Руската федерация от 29 август 2008 г. N 262.
Колони 6-8 отразяват надбавки, поощрителни и компенсационни плащания: допълнителни плащания и надбавки с компенсаторен характер, бонуси и други поощрителни плащания. Тоест, ако служителите изпълняват работата си при опасни условия на труд, една от тези колони трябва да бъде наречена „Добавка за работа при опасни условия на труд“ и по-долу да се посочи конкретният размер на тази надбавка.

За ваша информация. Въз основа на Постановление на правителството на Руската федерация от 20 ноември 2008 г. N 870 „За установяване на намалено работно време, годишен допълнителен платен отпуск, повишени заплати на работниците, ангажирани с тежка работа, работа с вредни и (или) опасни и други специални условия на труд" на лицата, които извършват работа при такива условия, въз основа на резултатите от сертифицирането на работните места, се гарантира увеличение на работната заплата с най-малко 4% от тарифната ставка (заплата), установена за различни видове работа при нормални условия на труд.

Надбавките за персонала могат да бъдат определени в рубли, проценти или коефициенти. Ако размерът на последния се промени, можете да поставите тирета в съответните колони, а в колона 10 „Забележка“ можете да направите връзка към документа, който регулира тази промяна. Например, процентното обезщетение за работниците в Далечния север варира в зависимост от продължителността на „северния“ стаж. Следователно, когато попълвате таблицата с персонала, можете да поставите тире в колоната „Допълнения“ (при липса на други надбавки), а в колона 10 можете да направите препратка към съответния регулаторен правен акт, който регулира определянето на процента надбавки за заплати на работниците в Далечния север. Това ще ви позволи да не променяте щатното разписание при всяка промяна.
В колона 9 се посочва размерът на служебната заплата и надбавките за всяка длъжност. И колона 10 "Забележка" в повечето случаи ще остане празна, но има случаи, когато ще трябва да се попълни. Това важи за работниците, които нямат фиксиран размер на заплатите като такъв – работници на парче, работници на време и т.н.
Как правилно да посочите размера на почасовата заплата на служителя в таблицата с персонал? Условието за неговия размер е посочено в колона 5 "С тарифната ставка (заплата) и т.н.", която отразява почасовата ставка (___ рубли / час). В този случай в колоната с бележка се посочва: „Времено базирана система на заплащане“ - и в колоната „Общо на месец, рубли“. трябва да посочите числото, което се получава чрез умножаване на установената от работодателя ставка (___ рубли / час) по средния месечен брой работни часове.
Ако служителят има заплати на парче, приемаме, че в колона 5 "Тарифна ставка (заплата) и т.н., рубли." трябва да поставите тире, а в колона 10 „Бележки“ посочете „Заплата на парче / бонус заплати“ (в зависимост от това по каква схема на заплащане работи служителят) и дайте връзка към вътрешен документ, регулиращ размера на възнаграждението (например наредба за възнагражденията или наредба за възнагражденията и материалните стимули).
В долната част на таблицата има ред "Общо". Попълва се в съответствие с колона 4 „Брой персонални единици“ и колона 9 „Общо на месец, рубли“. Общият брой на щатните единици трябва да бъде посочен в горната част на щатната таблица в реда „Брой персонал“. Общата сума за колона 9 е фондът за заплати в организацията и може да се променя нагоре (в случай на работа през почивните дни или извънреден труд) или надолу (когато служителите са в отпуск по болест, във ваканция за своя сметка и т.н.).
Таблицата с персонала може да се състои от няколко листа. Подписващите го лица се подписват само на последния лист на съответния ред. При необходимост от подписване на всеки лист, формулярът се допълва с редове за полагане на подписа. Тази процедура може да се приложи и в случай на подписване на щатното разписание на клона преди неговото одобрение отделно от организацията-майка.

Процедурата за одобряване и извършване на промени в щатното разписание

Като общо правило, щатното разписание се одобрява със заповед (указ), подписан от ръководителя на организацията или упълномощено от него лице. Това е посочено в Упътванията. Реквизитите на поръчката - дата и номер - се вписват в заглавката на документа в специално предвидените за това редове. Имайте предвид, че регулаторните правни актове могат да установят специална процедура за одобряване на щатното разписание. И така, въз основа на клауза 10 от Процедурата за одобряване на щатните разписания на служители на бюджетни и държавни институции и цивилен персонал на спасителни военни части на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация, разработените щатни таблици се представят за одобрение и регистрация :
- държавни институции (с изключение на държавни институции на централно подчинение, териториални поделения на ДГС на Министерството на извънредните ситуации и Държавната инспекция за малки плавателни съдове на Министерството на извънредните ситуации) - ръководители на регионални центрове за гражданска защита, извънредни ситуации и ликвидиране на последствията от природни бедствия;
- държавни органи на централно подчинение - на съответния заместник-министър на Руската федерация по гражданска отбрана, извънредни ситуации и ликвидиране на последствията от природни бедствия чрез подчинение чрез Организационно-мобилизационния отдел на Министерството на извънредните ситуации;
- териториални подразделения на Държавната противопожарна служба на Министерството на извънредните ситуации и Държавната инспекция за малки плавателни съдове на Министерството на извънредните ситуации - на ръководителите на главните управления на Министерството на извънредните ситуации за съставните образувания на Руската федерация.
Освен това, ако се установи, че в предоставените за одобрение и регистрация щатни разписания са въведени длъжности и професии, които не са предвидени в щатното разписание или щатния стандарт, служебните заплати (тарифни ставки) са определени неправилно или са открити други недостатъци идентифицирани, регистрацията на щатните разписания се извършва само след отстраняване на тези нарушения (стр. 22 Процедура за одобряване на щатни разписания на служители на бюджетни и държавни институции и цивилен персонал на спасителни военни части на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация) .
Имайте предвид, че регистрацията на щатните таблици се извършва чрез изчертаване върху тях в горния десен ъгъл на информацията за номера, под който това разписание е регистрирано в регистъра на щатните маси, за броя на регистрираните длъжности и фонда за заплати. След регистрация и вписване в регистъра за регистрация на щатните разписания, регистрираните разписания (първи екземпляри) се връщат като принадлежащи.
Що се отнася до промените в щатното разписание, те също се въвеждат със заповед (указ) на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице. При извършване на промени може да възникне въпросът: необходимо ли е съгласуването им със синдикалния орган? Нека го разберем. На основание чл. 8 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателите могат да приемат местни наредби, съдържащи норми на трудовото право в рамките на тяхната компетентност в съответствие с трудовото законодателство. Въпреки това, в определени случаи, установени от Кодекса на труда, други федерални закони и други регулаторни правни актове на Руската федерация, колективни трудови договори, споразумения, работодателят, когато приема местни регулаторни актове, трябва да вземе предвид становището на представителния орган на служители (ако има такива).
Штатното разписание е местен нормативен акт, който отразява не само структурни подразделения, длъжности, специалности, професии с посочване на квалификация, информация за броя на персоналните единици, но и размера на заплатите (тарифните ставки), надбавките и надбавките . И по силата на чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация, системата на заплащане, включително размера на тарифните ставки, заплатите (служебните заплати), допълнителните плащания и надбавки, се установяват, наред с другото, с местни разпоредби. Тъй като щатното разписание отразява основните разпоредби на колективния договор, сключен по установения ред, или разпоредбите за възнагражденията, приети, като се вземе предвид мнението на представителния орган на работниците, тогава при одобряване на щатното разписание не е необходимо да се взема съобрази мнението на синдиката.
Въпреки това, ако колективният договор или споразуменията предвиждат приемането на местни разпоредби в съгласие с представителния орган на работниците, тогава съгласуването на щатното разписание със синдиката е задължително (част 3 от член 8 от Кодекса на труда на Русия). Федерация).
След утвърждаването на щатните разписания за някои институции се установи необходимостта от тяхното регистриране. Регистрацията се извършва чрез нанасяне в горния десен ъгъл на заглавната страница на надпис за номера, под който е регистрирано това щатно разписание в регистъра на щатните разписания, броя на регистрираните длъжности и фонда на служебните заплати (тарифни ставки).
Трябва ли да поставя печата на институцията върху формуляра Т-3? Не, единният формуляр не предвижда щамповане върху одобреното щатно разписание.

Персонал в клонове

Нека започнем с факта, че клонът не е юридическо лице, което означава, че няма да бъде работодател за служители. Тъй като клоновете, като отдели, сектори или други поделения, са структурни части на институцията, изготвянето на щатното разписание на части (отделно за длъжностите на ръководната организация и клоновете) е неправилно, тъй като щатното разписание формализира структурата на цялата организация.
Въпреки това, на мениджърите на клонове може да бъде предоставено правото да одобряват щатното разписание на клона и тогава те ще имат собствен график. Ако е предоставено такова право, в колоната "Име на организацията" е необходимо да се посочи името не на клона, а на организацията-майка в съответствие с уставните документи. Името на клона ще бъде посочено в колоната "Структурна единица", която всъщност е. И в местните разпоредби се препоръчва да се предпише процедурата за прехвърляне на информация (например чрез прехвърляне на заверено копие от щатното разписание на клона или извлечение от него на организацията-майка).

Периоди на съхранение

Сроковете за съхранение на документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, органи на местно самоуправление и други организации, се определят от Списъка на стандартните административни архивни документи, одобрен със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август. , 2010 N 558. Подпараграф "а" на клауза 71 от посочения списък установява, че щатните таблици на организациите и промените в тях се съхраняват на мястото на разработване и одобрение постоянно.
Понякога в институциите проектите на щатни таблици се изготвят от структурни подразделения, които след това се обединяват в едно щатно разписание на институцията. Такива проекти също трябва да се съхраняват, но само за пет години (клауза 72 от Списъка на типичните административни архивни документи).
В допълнение към разработването на проекти е възможно да се води кореспонденция за включване на определена позиция в структурата на звеното и др. Срокът за съхранение на такава кореспонденция е още по-кратък и е три години - клауза 73 от Списъка на типични административни архивни документи.

Зареждане ...Зареждане ...