Какво се отнася за счетоводните документи? Какви са първичните счетоводни документи: видове

Дейностите на всяко предприятие са тясно свързани с поддържането и обработката на първичната документация. Необходимо е за отчитане, изчисляване на данъчни плащания и вземане на управленски решения. В статията ще разгледаме какво е това - първичната документация в счетоводството - и как се обработва.

Основни понятия

Първична документация в счетоводството - какво е това?? Нарича се доказателство за факта на комисионна, отразено на хартия. В момента много документи се съставят в автоматизираната система 1C. Обработка на първична документациявключва регистриране и записване на информация за извършени бизнес транзакции.

Първичното счетоводство е началният етап на записване на събития, настъпили в предприятието. Бизнес транзакциите са действия, които включват промени в състоянието на активите или капитала на организацията.

Обработка на първична документация в счетоводството: пример за диаграма

По правило в предприятията понятието „работа с документация“ означава:

Получаване на първични данни.
Предварителна обработка на информацията.
Одобрение от ръководството или специалисти, упълномощени със заповед на директора.
Повтаря се.
Извършване на действия, необходими за извършване на бизнес сделка.

Класификация

Има еднократни и кумулативни първични документи. ЛечениеИнформацията, съдържаща се в такива документи, има редица характеристики.

Еднократната документация има за цел да потвърди едно събитие веднъж. Съответно процедурата за обработката му е значително опростена. Натрупаната документация се използва за определено време. Като правило отразява операция, извършена няколко пъти. В този случай, когато обработка на първична документацияинформацията от него се прехвърля в специални регистри.

Изисквания за поддържане на документи

Първичната документация се съставя по време на сделката или непосредствено след нейното приключване.

Информацията се отразява на специални унифицирани формуляри. Ако няма одобрени формуляри, предприятието може да ги разработи самостоятелно.

Етапи на обработка на първичната счетоводна документация

Във всяко предприятие има служител, който отговаря за работата с първичната информация. Този специалист трябва да познава правилата, да спазва стриктно законовите изисквания и последователност от действия.

На етапи обработка на първична документацияса:

Данъчно облагане. Той представлява оценка на сделката, отразена на хартия, индикация за сумите, свързани с нейното изпълнение.
Групиране. На този етап документите се разпределят в зависимост от общите характеристики.
Контиране. Това включва обозначаването на дебит и кредит.
Гасене. За предотвратяване на повторно плащане по първични счетоводни документи p отбелязва "платено".

Грешки в документите

Те могат да възникнат по различни причини. По принцип появата им се дължи на небрежното отношение на служителя към работата, която изпълнява, неграмотността на специалиста и неизправността на оборудването.

Коригирането на документи е силно обезкуражено. В някои случаи обаче е невъзможно да се направи без корекция на грешки. Направих грешка счетоводител по първична документациятрябва да го поправя така:

Зачертайте грешния запис с тънка линия, така че да се вижда ясно.
Напишете правилната информация над зачеркнатия ред.
Поставете отметка в квадратчето „Коригирано да вярвам“.
Посочете датата на корекцията.
Сложете подпис.

Използването на коригиращи агенти не е разрешено.

Работа с входящи документи

Процесът на обработка на входящи документи включва:

Определяне на вида на документа. Счетоводните документи винаги съдържат информация за извършени стопански операции. Например, те включват фактура, нареждане за получаване на средства и др.
Проверка на данните на получателя. Документът трябва да бъде адресиран до конкретно предприятие или негов служител. На практика се случва документите за закупуване на материали да се издават специално на фирмата, въпреки че не е сключен договор с доставчика.
Проверка на подписи и отпечатъци от печати. Лицата, подписващи документа, трябва да имат правомощия за това. Ако потвърждаването на първични документи не е от компетентността на служителя, те се считат за невалидни. Що се отнася до печатите, на практика често възникват грешки в онези предприятия, които имат няколко печати. Информацията върху разпечатката трябва да съответства на вида на документа, върху който се появява.
Проверка на статуса на документите. Ако се установи повреда на книжата или липсват листове, е необходимо да се състави протокол, копие от който се изпраща на контрагента.
Проверка на валидността на събитието, отразено в документа. Служителите на предприятието трябва да потвърдят информация за факта на сделката. Документите за приемане на ценности се заверяват от управителя на склада, а условията на договора се потвърждават от търговеца. На практика има ситуации, когато доставчик получава фактура за стоки, които компанията не е получила.
Определяне на периода, за който се отнася документът. При обработката на първични документи е важно да не се взема предвид една и съща информация два пъти.
Определение за счетоводен раздел. При получаване на първична документация е необходимо да се установи за какви цели ще се използват предоставените стойности. Те могат да действат като дълготрайни активи, материали, нематериални активи, стоки.
Определяне на регистъра, в който
Регистрация на хартия. Извършва се след всички проверки.

Работа с изходящи документи

Процесът на обработка на този тип документация е малко по-различен от горния.

Първо, упълномощен служител на предприятието създава чернова на изходящия документ. Въз основа на това се разработва проект на документ. Изпраща се на управителя за одобрение. Но друг служител, който има съответните правомощия, може да одобри проекта на документа.

След заверка проектът се изготвя съгласно установените правила и се изпраща на получателя.

Планиране на документооборота

Този етап е необходим за осигуряване на бързо получаване, изпращане и обработка на документацията. За правилната организация на документооборота предприятието разработва специални графици. Те посочват:

Място и срок за обработка на първичните книжа.
Трите имена и длъжност на лицето, съставило и представило документите.
Счетоводни записи, съставени на базата на документи.
Време и място на съхранение на документацията.

Счетоводни регистри

Те са необходими за регистрация на първична документация. В същото време върху книжата се поставя счетоводна маркировка. Необходимо е да се предотврати повторна регистрация на документи.

Първичните документи могат да се съхраняват в електронни регистри. Въпреки това, при поискване от държавни агенции или контрагенти, компанията трябва да предостави хартиени копия.

Характеристики на възстановяване на документи

В момента разпоредбите не съдържат ясна процедура за възстановяване на документи. На практика този процес включва следните дейности:

Назначаване на комисия за разследване на причините за изгубване или унищожаване на документи. Ако е необходимо, ръководителят на предприятието може да включи правоприлагащите органи в процедурата.
Свързване с банкова организация или контрагенти за копия на първични документи.
Корекция на данъчна декларация за доходи. Необходимостта от подаване на актуална справка се дължи на факта, че недокументираните разходи не се признават за разходи за данъчни цели.

В случай на загуба на първична документация Федералната данъчна служба ще изчисли размера на данъчните облекчения въз основа на наличните документи. В този случай има вероятност данъчният орган да наложи санкции под формата на глоба.

Често срещани грешки в процеса на изготвяне на първични документи

По правило лицата, отговорни за поддържането на документацията, извършват следните нарушения:

Попълнете формуляри, които не са унифицирани или одобрени от ръководителя на предприятието.
Те не посочват подробности или ги показват с грешки.
Те не заверяват документи с подписа си и не допускат служители, които нямат правомощия да подписват документи.

Документацията, потвърждаваща фактите на бизнес транзакциите, е изключително важна за предприятието. Към неговия дизайн трябва да се подхожда много внимателно. Всяка грешка може да доведе до негативни последици.

1. Всеки факт от стопанския живот подлежи на регистриране с първичен счетоводен документ. Не се допуска приемането за счетоводни документи на документи, които документират неосъществени факти от стопанския живот, включително тези, които са в основата на мними и фиктивни сделки.

2. Задължителни реквизити на първичния счетоводен документ са:

1) име на документа;

2) дата на изготвяне на документа;

3) името на икономическия субект, съставил документа;

5) стойността на естественото и (или) паричното измерване на факт от икономическия живот, като се посочват мерните единици;

6) името на длъжността на лицето (лицата), извършило сделката, операцията и лицето (лицата), отговорно за нейното изпълнение, или името на длъжността на лицето (лицата), отговорно за изпълнението на извършеното събитие ;

(виж текста в предишното издание)

7) подписи на лицата, посочени в параграф 6 от тази част, с посочване на техните фамилни имена и инициали или други данни, необходими за идентифициране на тези лица.

3. Първичният счетоводен документ трябва да се състави при извършване на стопански факт, а ако това е невъзможно - веднага след приключването му. Лицето, отговорно за регистрацията на факта на икономическия живот, осигурява своевременното предаване на първичните счетоводни документи за регистриране на съдържащите се в тях данни в счетоводните регистри, както и надеждността на тези данни. Лицето, на което е възложено воденето на счетоводна документация, и лицето, с което е сключен договор за предоставяне на счетоводни услуги, не носят отговорност за съответствието на първичните счетоводни документи, съставени от други лица, с осъществени факти от стопанския живот.

(виж текста в предишното издание)

4. Формите на първичните счетоводни документи се определят от ръководителя на икономическия субект по препоръка на длъжностното лице, отговорно за поддържането на счетоводната документация. Формулярите на първичните счетоводни документи за организациите от публичния сектор се установяват в съответствие с бюджетното законодателство на Руската федерация.

(виж текста в предишното издание)

5. Първичният счетоводен документ се съставя на хартиен носител и (или) под формата на електронен документ, подписан с електронен подпис.

6. Ако законодателството на Руската федерация или споразумение предвижда предоставянето на първичен счетоводен документ на друго лице или на държавен орган на хартиен носител, икономическият субект е длъжен, по искане на друго лице или държавен орган, по негово за собствена сметка да направи копия на хартиен носител на първичния счетоводен документ, съставен под формата на електронен документ.

7. В първичния счетоводен документ са разрешени корекции, освен ако федералните закони или регулаторните правни актове на държавните счетоводни регулаторни органи не предвиждат друго. Корекцията в първичния счетоводен документ трябва да съдържа датата на корекцията, както и подписите на лицата, съставили документа, в който е направена корекцията, като посочва техните фамилни имена и инициали или други данни, необходими за идентифициране на тези лица.

8. Ако в съответствие със законодателството на Руската федерация са иззети първични счетоводни документи, включително под формата на електронен документ, копия на иззетите документи, направени по начина, установен от законодателството на Руската федерация, се издават включени в счетоводните документи.

Без лист хартия си нищо! И с лист хартия - бизнесмен, който върши бизнеса си съвестно и професионално. Или компетентен счетоводител, който да му помага. Правилното оформяне на документи в счетоводството е важно както за формирането на счетоводни данни, така и за определяне на данъчните задължения на организацията. И ако искате да защитите най-ценното, не се отнасяйте снизходително към документите, а внимателно проучете на какви изисквания трябва да отговарят. Поне първо прочетете тази статия!

Счетоводните специалисти и представителите на малкия бизнес, които водят счетоводство самостоятелно, трябва да познават основните изисквания към реда за създаване, обработка, движение и съхранение на документи.

1. Понятие за документ

2. Видове първични счетоводни документи

3. Формуляри на първични счетоводни документи

4. Утвърждаване на първични счетоводни документи

5. Задължителни реквизити на счетоводните документи

6. Изготвяне на документи в счетоводството

7. Пълномощно за подписване на първични документи

8. График за документооборот на счетоводни документи

9. Журнал за първични документи

10. Корекция на счетоводни документи

11. Съхранение на счетоводни документи

12. Отговорност за съхраняване на първичните документи

И така, да вървим по ред.

1. Понятие за документ

Понятието „документ“ не се разкрива в счетоводните разпоредби. Нека използваме определението, установено от GOST R ISO 15489-1-2007:

Документ: информация, която може да бъде идентифицирана, записана на материален носител, създадена, получена и съхранявана от организация или физическо лице като доказателство при потвърждаване на правни задължения или бизнес дейности (клауза 3.3 от GOST).

Какви документи са първични? Първичните документи са документи, съдържащи първоначална информация за операции и процеси. Това са документите, въз основа на които се правят счетоводни записвания.

Първични счетоводни документи- това са документи, които документират фактите от икономическия живот (клауза 1 от член 9 от Закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г. „За счетоводството“).

Основното изискване за изготвянето им е, че първичните документи трябва да бъдат съставени при настъпване на фактите от стопанския живот или непосредствено след тяхното приключване (ако има такава възможност).

Примери за първични документи:

входящи и изходящи касови ордери,
товарителница (съгласно формуляр TORG-12),
предварителен отчет,
счетоводна информация.

2. Видове първични счетоводни документи

В нито един нормативен акт няма хармонична класификация или групиране на счетоводни документи.

В зависимост от това могат да се разграничат следните видове първични счетоводни документи:

места на компилация:

вътрешен,
външен,

Използвани форми на документи:

унифицирани (създадени според формуляри, съдържащи се в албуми с унифицирани формуляри),
неунифицирани (създадени според формуляри, разработени от организацията независимо),

тип носител за съхранение:

хартия,
електронен,

обем информация:

основен,
резюме,

вид активи и пасиви, области на счетоводство:

относно счетоводното отчитане на дълготрайните активи,
по счетоводството на материалните запаси,
счетоводство за начисляване и изплащане на заплати,
за осчетоводяване на касови операции,
други са подобни.

3. Формуляри на първични счетоводни документи

Подготовката на документи в счетоводството включва използването както на самостоятелно разработени, така и на унифицирани форми. От 2013 г. използването на повечето унифицирани формуляри не е задължително.

Всички форми на първични документи се одобряват от ръководителя на организацията. Понастоящем Необходимо е да се използват следните видове унифицирани формуляри:

относно отчитането на паричните операции (Резолюция на Държавния комитет по статистика от 18 август 1998 г. № 88, Директива на Банката на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U),
относно отчитането на труда и неговото заплащане (Постановление на Държавния комитет по статистика от 5 януари 2004 г. № 1),
относно отчитането на услугите за превоз на товари (Постановление на правителството № 272 от 15 април 2011 г., Харти на различни видове транспорт).

Платежното нареждане също е със стандартен формуляр, като всички негови полета сме ние.

При попълване на унифицирани формуляри се попълват всички предвидени редове (колони). Ако липсват индикатори, върху тях се поставя тире.

Пример 1.

Доставчикът достави материалите, предостави ТОРГ-12 и фактура, чиито последни редове са попълнени като „услуги за доставка“, други документи няма.

Възможните последици са неприемане на приспадане на ДДС и разходи за данък върху дохода, признаване на сделката като фиктивна (въображаема), тъй като реалността на сделката (фактът на доставка на материали и евентуално самата покупка на материали) не е потвърдена. Изисква се товарителница.

В организациите все още се използват унифицирани форми, които не са задължителни. Въз основа на вътрешните нужди на компанията, такива форми могат да бъдат модифицирани, за да станат по-удобни и подходящи за отразяване на конкретни бизнес факти.

Например, можете да премахнете атрибута „място за печат“ и да откажете да използвате маркировката „предна/задна страна“.

4. Утвърждаване на първични счетоводни документи

Организацията е длъжна да одобри формите на първичните счетоводни документи, използвани в нейната счетоводна политика (клауза 4 от PBU 1/2008 „Счетоводна политика на организацията“). Трябва да се помни, че просто връзка към един от албумите на унифицирани формуляри на документи не е достатъчна.

Счетоводната политика (в приложението към счетоводната политика) трябва да изброява конкретни документи от албумите на унифицираните формуляри, които дружеството ще използва, както и списък на лицата, които имат право да подписват първични документи (информация на Министерството на финансите на Руската федерация № PZ-10/2012).

Пример за дизайн на приложение към счетоводната политика можете да намерите в нашата статия „”. Образци на самостоятелно разработени формуляри са приложени към счетоводната политика с обяснения за попълването им.

Формулярите могат да бъдат одобрени и от други местни разпоредби. Например заповед за одобряване на първични документи. Позоваване на такава заповед трябва да се съдържа в счетоводната политика.

5. Задължителни реквизити на счетоводните документи

Изисквания към задължителни реквизити на първичните счетоводни документиустановен от Федералния закон „За счетоводството“. Има само 7 такива подробности:

Заглавие на документа,
дата на изготвяне на документа,
наименование на икономическия субект, съставил документа,
съдържание на факта на икономическия живот,
стойността на натуралното и (или) парично измерване с посочване на мерните единици,
имената на длъжностите на лицата, отговорни за сделката,
подписи на отговорни лица с препис от подписа.

Някои документи, които не са първични счетоводни документи, могат да се използват като такива.

При отразяване на наема в разходите такива документи са договори за наем и актове. В съответствие с членове 611 и 622 от Гражданския кодекс на Руската федерация, в този случай е задължително да се съставят двустранни актове за приемане и предаване на счетоводни обекти.

Пример 4.

Фирмата отдава под наем офис площи. Документите, въз основа на които ще се изчислява месечният наем са договорът за наем и приемо-предавателният акт на наетия имот.

В съответствие с член 753 от Гражданския кодекс на Руската федерация едностранните актове могат да се използват като първични документи.

6. Изготвяне на документи в счетоводството

Нека разгледаме специални случаи, които често се срещат при изготвянето на документи.

Отказ от печати

Целта на печата е да удостовери подписа на отговорното лице.

От 07.04.2015 г. организациите не са длъжни да имат печат. Информацията за печата трябва да бъде посочена в Хартата на компанията (Федерален закон № 82-FZ от 06.04.2015 г.).

Печатът се изисква само в случаите, установени от федералния закон.

Пълномощно за представляване на интересите на юридическо лице в съда (член 53 от Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация, член 61 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация),
документи, представени на митническите власти (311-FZ от 27 ноември 2010 г.),
акт за промишлена злополука (член 230 от Кодекса на труда на Руската федерация),
двойно свидетелство за склад (член 913 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

Печатът не е задължителен реквизит, но неговото присъствие може да бъде предвидено под формата на първичен документ, одобрен от ръководителя на организацията (Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 08.06.2015 г. № 03- 01-10/45390).

Документи на чужди езици

За регистрация се приемат само документи на руски език (клауза 9 от Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 34n).

Трябва да има превод на руски език и превод ред по ред. Преводът не се изисква да бъде заверен (Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 20 април 2012 г. № 03-03-06/1/202). Случаите, когато се изисква нотариално заверен превод, са предвидени в Хагската конвенция от 1961 г.

Нерублови метри в първични документи

Допустимо е да се отразяват данни за разходите в счетоводни документи в рубли, валута и конвенционални единици.

За сравнение, в данъчното счетоводство изискването за попълване на фактури за плащания в рубли само в рубли е установено с Правителствен указ № 1137 от 26 декември 2011 г. (клауза 1 от Процедурата за попълване на фактури).

Електронни първични документи

Федералният закон „За счетоводството“ позволява изготвянето на първични документи както на хартиен носител, така и на електронен носител.

Електронният документ трябва да съдържа всички задължителни реквизити на счетоводните документи и електронен подпис (ЕП).

Има три вида електронни подписи: обикновени, подобрени неквалифицирани и подобрени квалифицирани. Министерството на финансите на Руската федерация счита за възможно използването на всеки електронен подпис (Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 12 септември 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

7. Пълномощно за подписване на първични документи

Служител на организация има право да подпише, когато е съставен един от документите:

поръчка за право на подпис,
пълномощно за подписване на първични документи (членове 185-189 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

За разлика от заповедта за правото на подпис, пълномощно за подписване на първични документи може да бъде издадено и на гражданин, който не е служител на организацията.

За подпис, по споразумение на страните, може да се използва факсимиле (член 160 от Гражданския кодекс на Руската федерация, решение на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 17 декември 2009 г. № VAS-16259/09).

8. График за документооборот на счетоводни документи

Графикът на документооборота е описание под формата на диаграма или таблица на процедурата за създаване, преместване, обработка и съхраняване на документи. Графикът може да бъде одобрен като приложение към счетоводната политика или под формата на местен регулаторен акт. В последния случай счетоводната политика трябва да съдържа препратка към такъв акт.

Графикът на документооборота трябва да включва:

срокове за регистрация, прехвърляне, обработка и съхранение на документи,
длъжности на лица, които отговарят за операциите, посочени в графика на документооборота (клаузи 5.4, 5.6 от Заповед на Министерството на финансите от 29 юли 1983 г. № 105).

9. Журнал за първични документи

Воденето на дневник на първичните документи е по-скоро правило за рационален документооборот, отколкото за счетоводство.

За регистриране на входящи/изходящи документи е необходим такъв дневник за първични документи. Съветваме Ви да водите такъв дневник дори в случай, че счетоводството се води без използване на счетоводна програма.

Когато използвате, например, програмата 1C, дневникът на документа може да бъде генериран и отпечатан по всяко време. По този начин дневникът за осчетоводяване на документи на доставчици ще се оформи като „Регистър на документи „Приходна бележка (акт, фактура)“, дневникът за осчетоводяване на касови документи като „Регистър на касови документи“.

В счетоводството, за разлика от данъчното счетоводство, е възможно отразяване на факта на икономическия живот при липса на първични документи, при условие че пристигнат по-късно.

В този случай фактът на икономическия живот се отразява в счетоводството в прогнозна стойност. При получаване на документ направеното преди това осчетоводяване не се сторнира, а само се коригира към датата на получаване на документа.

Този подход е потвърден в следните документи:

PBU 21/2008
Заповед на Министерството на финансите от 28 декември 2001 г. № 119n „Указания за отчитане на материалните запаси“ (подраздел 5 на раздел 1)
Решение на Върховния съд на Руската федерация от 8 юли 2016 г. № AKPI16-443.

Изключение от тази процедура са документите за посреднически сделки. Посредникът трябва да предаде всички документи, свързани със сделката. Ако отчетът за сделката е изготвен с грешки или неточности, принципалът може да повдигне възражение само в рамките на 30 дни от датата на получаване на отчета (членове 999, 1008 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

10. Корекция на счетоводни документи

Изготвянето на документи в счетоводството понякога е съпроводено с грешки и неточности. В този случай ще са необходими корекции.

Корекциите са забранени само в касови и банкови документи (например платежни нареждания на хартиен носител). Всички други документи могат да бъдат коригирани.

Корекцията на счетоводни документи се извършва, както следва:

неправилното вписване се зачертава с един ред, за да може да се прочете задрасканото,
правилната стойност е посочена до него,
въвежда се записът „Коригирано“,
датата на поправката и подписът на лицето, съставило документа, се отбелязват с препис от подписа му.

Такива правила са установени от Федералния закон „За счетоводството“ № 402-FZ (клауза 7 на член 9) и Заповед на Министерството на финансите от 29 юли 1983 г. № 105.

Няма нужда да се слага печат. Изключение правят корекциите в листка за неработоспособност, които се заверяват с печат.

Корекцията трябва да се извърши от служителя, съставил документа. Ако това не е възможно, например лицето напусне, тогава корекцията се извършва от новоназначения служител или неговия пряк ръководител.

11. Как се съхраняват и унищожават счетоводни документи

Процедурата за съхранение на документи е определена със Заповед на Министерството на културата № 558 от 25 август 2010 г. Общият срок на съхранение на документи в съответствие с член 29 от Федералния закон „За счетоводството“ е 5 години. Управителят отговаря за организирането на съхранението на документите.

Много документи имат удължени периоди на съхранение:

Счетоводните документи могат да бъдат унищожени, ако срокът им на съхранение е изтекъл (клаузи 2.3, 4.11 от Заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526). Решението за унищожаване се взема от експертна комисия, която може да се създава ежегодно или да действа текущо.

Въз основа на прегледа на документите първо се съставят предложения за разпределение за унищожаване на документи, които не подлежат на съхранение, а след това директно акт за разпределение за унищожаване на документи, които не подлежат на съхранение. Актът включва документи, чийто срок на съхранение е изтекъл до 1 януари на годината, в която е съставен актът.

Актът трябва да бъде одобрен от управителя.

Можете да унищожите документи:

сам по себе си. В този случай е необходимо да се състави акт за унищожаване на документи. В такъв акт трябва да се посочи кои документи, в какво количество и по какъв начин са унищожени,
П след което се предават за унищожаване на специализирана организация. В същото време се съставя фактура, която посочва броя на прехвърлените документи и тяхното тегло (клауза 2.4.7 от Правилата на Росархив, одобрена с решение на Управителния съвет на Росархив от 06.02.2002 г.). В този случай актът за унищожаване на документи се съставя от специализирана организация.

12. Отговорност за съхраняване на първичните документи

Санкциите за работа с първични документи са установени в член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Предвидени са санкции за грубо нарушаване на счетоводните изисквания, включително счетоводна (финансова) отчетност.

Един от груби нарушения на счетоводствотое:

„икономическият субект няма първични счетоводни документи и (или) счетоводни регистри и (или) счетоводни (финансови) отчети и (или) одиторски доклад относно счетоводните (финансови) отчети (ако одитът на счетоводните (финансови) отчети) извлечения) докладването е задължително) в рамките на установените срокове за съхранение на такива документи.“

Размери на глобите:

за длъжностни лица в размер от пет хиляди до десет хиляди рубли,
за повторна комисионна - на длъжностни лица в размер от десет хиляди до двадесет хиляди рубли или дисквалификация за период от една до две години.

В същото време е необходимо да се вземе предвид фактът, че при проверка липсата на първични документи ще се разбира и като случай, когато има документи, достатъчен брой от тях, но те са съставени във формуляри, които са неодобрен.

Данъчно задължениеДанъчният кодекс на Руската федерация също установява за неспазване на безопасността на първичните документи (член 120):

През един отчетен период - до 10 хиляди рубли,
За повече от един данъчен период - до 30 хиляди рубли,
Ако данъчната основа е занижена - 200% от сумата на неплатения данък (вноска), но не по-малко от 40 хиляди рубли.

Ако все още имате въпроси относно изготвянето на първични документи в счетоводството, задайте ги в коментарите по-долу.

Подготовка на документи в счетоводството: най-важното

В Русия законодателството налага задължение на компаниите и предприемачите да документират всички транзакции в първичната документация. Целта на такива документи е да потвърдят факта, който се е случил (получаване на продукти, експедиране от склада, продажби и т.н.) и правна регистрация на извършената операция.

Основните изисквания за тяхната регистрация включват въвеждане на надеждна информация, изготвяне по време на операцията или след нейното приключване.

За какво е?

Първичните документи са подкрепящи документи, които потвърждава извършването на всички бизнес сделки от предприемачи и компании. Регистрацията се извършва в последователността на операциите. Ако те са съставени неправилно, организацията не може да направи надеждно изчисление на данъчната основа, което води до разногласия с данъчните власти и на компанията могат да бъдат наложени санкции.

Тази документация се приема за счетоводство, ако е съставена във формата, посочена в Наредбите за счетоводство и финансова отчетност в Руската федерация.

Стандартният формуляр може да включва допълнителни колони и редове, като запазва всички подробности, предвидени в одобрения формуляр. При извършване на промени трябва да се изготви заповед или инструкция. Само формулярите за парични транзакции не могат да бъдат променяни.

Първичните документи предоставят информация за генериране на отчетна и счетоводна документация. Те могат да бъдат съставени на компютърна програма или написани на ръка, те са създадени за записване на сетълмент, материални или финансови транзакции от всякакъв мащаб.

Неговите разновидности

Първичните документи включват фактури, оградни листове, фактури и др.

В счетоводството те се разделят на няколко вида:

външен(извършва се извън границите на фирмата);
вътрешни(извършва се в рамките на компанията).

Документацията може да бъде кумулативна или еднократна:

Кумулативендокументи (работни нареждания, лимитни карти) се изготвят за дълъг период от време и отразяват едни и същи повтарящи се операции.
Един пътдокументи (касови ордери и) се използват за отчитане на извършената сделка.

Организационно-административниДокументацията включва инструкции, заповеди, пълномощни и заповеди. Те дават разрешение за извършване на определени операции. Тяхната информация не се добавя към счетоводните регистри.

IN оправдателна присъдадокументация (изисквания за плащане, нареждания за получаване, фактури и др.) отразява операцията. Информацията за тях се въвежда в счетоводни регистри.

Някои документи съчетават характеристики на оневинителен и разрешителен тип. Това могат да бъдат касови ордери, фишове за заплати.

Можете да получите подробна информация за всички тези отчети от следния видеоклип:

Как да работите с него правилно?

За съответното първично счетоводство се съгласува график за оборот на документацията, определящ реда и времето на нейното движение във фирмата и изпращането й в счетоводния отдел. Трябва да се провери по форма (за пълнота и правилност на изготвянето), съдържание (връзката на показателите) и аритметично (чрез сумиране на стойности).

Първо трябва да се определи дали това е счетоводен документ. Той трябва да отразява информация за извършената бизнес сделка. И така, движението на стоково-материалните запаси е посочено, а касовата бележка показва разходите за финанси.

Счетоводните документи не включват чернови, записи, извадки от вестници и документация, съставена извън правилата.

След това се определя връзката на документа с организацията. Проверяват се данните за фирмата или специалиста (име на документа, дата на изготвянето му, име на фирмата, цена и физическо съдържание на бизнес сделката, длъжности на отговорните лица, лични подписи). Всички подписи трябва да бъдат оригинални. Проверява се и вида на печата (някои фирми могат да имат няколко печата - за документи и печат).

След приемане информацията се въвежда в счетоводните регистри и се прави отметка върху формуляра. Бизнес транзакциите трябва да бъдат отразени последователно и групирани в определени сметки. Счетоводните регистри на външен вид могат да бъдат карти (за отчитане на материали и), книги (основни) или списания. Въз основа на вида на записите регистрите се разделят на комбинирани (заповеди), систематични (обща счетоводна книга) и хронологични (регистрационна книга).

Съгласно изискванията на Goskomstat първичните счетоводни документи трябва да бъдат изготвени, както следва:

попълнено с химикал, мастило, на пишеща машина или компютър;
съставен спретнато с ясни и четливи цифри;
съдържа всички подробности;
във финансовите документи всички суми са записани и посочени в цифри;
съдържа личен подпис на ръководителя, главния счетоводител или упълномощено лице;
бъдете запечатани.

Упълномощените лица носят отговорност за достоверното и своевременно изготвяне на документи за отразяване на наличната информация в счетоводството.

Корекция на грешка

По-долу е даден списък на най-честите грешки, допускани при изготвянето на документи:

използването на формуляри, които са направени от дружеството самостоятелно, без потвърждение със заповед на управителя и съответна регистрация в счетоводния регистър;
неправилно съставяне от управителя на списъка с упълномощени лица за подпис;
липса на детайли;
наличието на пропуски при подготовката на задължителни подробности, петна или корекции, нарушения на правилата;
бележки с графитен молив;
корекции на касова документация;
наличие на аритметични грешки;
без тирета за празни редове.

Ако има грешки, счетоводният документ не се приема от инспекционните структури или се признава за фалшифициран.

Корекцията на касовата и счетоводната документация се извършва съгласно следните правила:

Не се допуска използването на коректор, изтривания и корекции на документи (касови дебитни и приходни ордери, разписки);
ако бъдат открити грешки, документите трябва да бъдат анулирани и изготвени отново;
повредени или неправилно попълнени документи не се унищожават, а се задраскват и приписват в касата в деня на издаването им.

Корекции на други документи се извършват след съгласуване с контрагентите и потвърждаване с подписи.

Когато коригирате ръчни формуляри, неправилните данни или суми трябва да бъдат задраскани и правилната стойност да бъде написана най-отгоре. Думата „Коригирано“ е посочена в полетата на реда и е съгласувана от лицата, подписали преди това този документ. Посочена е датата на корекцията. Не се допуска използването на коректор, петна и изтриване.

Ако корекциите са неправилно попълнени и заверени, те ще се считат за невалидни.

Възстановяване на документация

В случай на повреда, унищожаване или загуба на първични документи (въз основа на инструкция № 157 N), ръководителят назначава комисия за анализ на причините за тяхното възстановяване и разкриване на извършителите. Понякога мениджърът си сътрудничи с разследващи органи, противопожарен надзор или структури за сигурност. Резултатите от работата се документират в акт, утвърден от ръководителя. Той се съхранява в папката на дневника за други транзакции.

Съгласно инструкция № 157 N, първичните документи могат да се съхраняват както на хартия, така и на машинен носител (с помощта на електронен цифров подпис).

Срок на годност

Съгласно чл. 17 Федерален закон „За счетоводството“, всяка компания трябва да организира подходящо съхранение на тази документация, счетоводни отчети и счетоводни регистри в съответствие с установените срокове, но най-малко 5 години.

Съхранението на електронни документи се извършва в съответствие с изискванията на закона и при наличие на компютърен носител. В същото време на ръководителя на компанията се осигурява защита от незаконни корекции.

Наказания

Грешките в първичните документи или липсата им могат да доведат до финансови загуби за компанията. Съгласно чл. 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация се налагат санкции за груби нарушения на стандартите за отчитане на разходите и печалбата:

в случай на нарушение през един данъчен период - до 10 хиляди рубли;
в случай на нарушение през няколко данъчни периода - до 30 хиляди рубли;
когато данъчните плащания са намалени - 20% от сумата на неплатените вноски, от 40 хиляди рубли.

Грубите нарушения на нормите за отчитане на разходите, печалбите и облагаемите обекти включват липсата на първична документация и счетоводни регистри. Те включват и периодично отразяване в счетоводни сметки, счетоводни регистри и отчети на стопански операции, материални активи, финанси и нематериални активи.

При липса на тези документи компанията е длъжна да надплати данъци. Оттеглянето им е възможно по указание на съответните структури, чиито правомощия са съобразени със законовите изисквания. Същевременно се съставя регистър на иззетите документи.

Федерален закон 402-FZ „За счетоводството“ описва всички счетоводни и първични документи. Те са необходими основно за данъчни цели - като документи, които потвърждават направените от вас разходи и правилността на определяне на данъчната основа.

Първичните документи трябва да се съхраняват 4 години. През това време данъчната служба може да поиска от тях по всяко време да проверят вас или вашите контрагенти. „Първичен“ се използва и при съдебни спорове с контрагенти.

Първичните счетоводни документи се съставят в момента на извършване на стопански операции и показват тяхното приключване. Списъкът с документи, придружаващи конкретна сделка, може да варира в зависимост от вида на сделката. Изготвянето на всички необходими първични документи обикновено се извършва от доставчика. Особено внимание трябва да се обърне на тези документи, които възникват по време на транзакции, при които вие сте купувач, тъй като това са ваши разходи и следователно вие сте по-заинтересовани да спазвате буквата на закона, отколкото вашия доставчик.

Разделяне на първични документи по бизнес етапи

Всички транзакции могат да бъдат разделени на 3 етапа:

Етап 1. Съгласявате се с условията на сделката

Резултатът ще бъде:

договор;
фактура за плащане.

Етап 2. Извършва се плащане за транзакцията

Потвърдете плащането:

извлечение от разплащателната сметка, ако плащането е извършено по банков път, чрез придобиване или чрез платежни системи, където се прехвърлят пари от вашата разплащателна сметка;

касови бележки, разписки за приходни касови ордери, формуляри за стриктна отчетност - ако плащането е извършено в брой. В повечето случаи този метод на плащане се използва от вашите служители, когато вземат пари по сметка. Разплащанията между организациите рядко са под формата на пари в брой.

Етап 3. Получаване на стоки или услуги

Задължително е да потвърдите, че стоката е действително получена и услугата е предоставена. Без това данъчната служба няма да ви позволи да намалите данъка върху изразходваните пари. Потвърдете получаването:

товарителница - за стоки;
касова бележка - обикновено се издава заедно с касова бележка или ако продуктът се продава от индивидуален предприемач;
удостоверение за извършена работа/извършена услуга.

Задължителни първични документи

Въпреки променливостта на транзакциите, има списък от задължителни документи, които се изготвят за всеки вид транзакция:

договор;
проверка;
формуляри за стриктна отчетност, касов апарат, касова бележка;
фактура;
удостоверение за извършена работа (извършени услуги).

споразумение

При извършване на сделка с клиента се сключва споразумение, което уточнява всички подробности за предстоящите бизнес транзакции: процедури за плащане, доставка на стоки, срокове за изпълнение на работата или условия за предоставяне на услуги.

Договорът урежда правата и задълженията на страните. В идеалния случай всяка сделка трябва да бъде придружена от отделен договор за доставка на стоки или услуги. Въпреки това, при дългосрочно сътрудничество и изпълнение на подобни операции, може да се сключи едно общо споразумение. Споразумението е съставено в два екземпляра с печати и подписи на всяка от страните.

Някои сделки не изискват писмен договор. Например, договорът за продажба се сключва от момента, в който купувачът получи касова или касова бележка.

Фактура за плащане

Фактурата е споразумение, съгласно което доставчикът определя цената на своите стоки или услуги.

Купувачът приема условията на споразумението, като извърши съответното плащане. Формата на фактурата за плащане не е строго регламентирана, така че всяка компания има право да разработи своя собствена форма на този документ. Във фактурата можете да посочите условията на сделката: условия, известие за авансово плащане, процедури за плащане и доставка и др.

В съответствие с член 9-FZ „Относно счетоводството“ за този документ не се изисква подпис на директора или главния счетоводител и печат. Но те не трябва да се пренебрегват, за да се избегнат въпроси от страна на контрагентите и държавата. Фактурата не ви позволява да предявявате изисквания към доставчика - тя само фиксира цената на продукта или услугата. Същевременно купувачът си запазва правото да поиска връщане на сумата в случай на неоснователно обогатяване на доставчика.

Платежни документи: касови бележки, формуляри за строга отчетност (SSR)

Тази група първични документи ви позволява да потвърдите факта на плащане за закупените стоки или услуги.

Платежните документи включват продажби и касови бележки, финансови отчети, искания за плащане и нареждания. Купувачът може да получи поръчката от банката чрез плащане по банков път. Купувачът получава касова или стокова бележка от доставчика при плащане в брой.

Товарителница или разписка за продажба

Разписките за продажба, както казахме по-горе, се издават при продажба на стоки на физически лица или от самите лица.

Фактурите се използват предимно от юридически лица за регистриране на освобождаване/продажба на стоки или стоково-материални запаси и по-нататъшното им получаване от клиента.

Фактурата трябва да бъде изготвена в два екземпляра. Първият остава при доставчика като документ, потвърждаващ факта на прехвърляне на стоките, а вторият екземпляр се прехвърля на купувача.

Данните във фактурата трябва да съвпадат с номерата във фактурата.

Упълномощеното лице, отговорно за освобождаването на стоките, трябва да постави подписа си и печата на организацията върху фактурата. Страната, която получава стоката, е длъжна също така да подпише и завери с печат протокола за доставка. Използването на факсимилен подпис е разрешено, но това трябва да бъде записано в договора.

Сертификат за предоставени услуги (извършена работа)

е двустранен първичен документ, който потвърждава факта на сделката, цената и времето на услугите или работата.

Актът се издава от изпълнителя на неговия клиент въз основа на резултатите от предоставянето на услуги или извършената работа. Този първичен документ потвърждава съответствието на предоставените услуги (извършената работа) с условията на сключения договор.

Фактура

Фактурата е документ, който е необходим единствено за контрол на движението на ДДС. Фактурите обикновено се издават заедно с протоколи за доставка или актове. Има фактури за авансови плащания.

Този първичен документ е строго регламентиран. Той съдържа:

информация за размера на средствата;
текстурна част.

Основание за приемане на представените суми на ДДС за приспадане е фактура. Всички предприятия, които плащат ДДС, са длъжни да го изпишат.

Напоследък стана популярен универсалният документ за превод (UPD). Този документ замества двойката фактура + фактура или акт + фактура.

Правете бизнес в удобна онлайн услуга за изчисляване на заплати и изпращане на отчети до Федералната данъчна служба, Пенсионен фонд и Фонд за социално осигуряване. Услугата автоматично генерира първични документи и UPD.