Interni i eksterni elektronski promet dokumenata preduzeća. Propisi o protoku dokumenata organizacije. Primjer toka rada u organizaciji. Osnovni principi upravljanja dokumentima

Tok dokumenata je kretanje dokumenata od trenutka njihovog stvaranja do kraja rada s njima.

Organizacija toka rada ima mnogo zajedničkog s organizacijom mehaničkog transportera. Svojevremeno je uvođenje transportne montaže, zajedno s tipizacijom proizvoda i standardizacijom dijelova, dovelo do značajnog povećanja produktivnosti rada, smanjenja troškova proizvodnog procesa i označilo početak masovne proizvodnje. Istina, u isto vrijeme, ritam koji je postavio transporter doveo je do povećanja intenziteta rada i nervne napetosti radnika.

Tok dokumenata u preduzeću

Organizacija toka rada zasniva se na istim principima kao i mehanički transporter: kretanje dokumenata treba imati minimalan povratak na prethodne faze, dokumente treba slati izvođačima u skladu sa njihovim odgovornostima kako bi se izbjeglo dupliranje operacija.

Dijagram toka dokumenata

Razlikovati vanjske i unutrašnje konture tijeka rada.

Vanjska kontura počinje dolaznim (vanjskim) dokumentima koji u preduzeće dolaze izvana. To mogu biti nalozi viših organa, naredbe, rezolucije, pisma partnera kupaca itd. Sekretari evidentiraju primljene dokumente, a zatim ih šalju na izvršenje.

Dolazna dokumentacija je dokumentacija koju preduzeće prima od drugih organizacija. Odlazni dokumenti su dokumenti koje kompanija (organizacija) šalje drugim kompanijama. Odlazna dokumentacija su dokumenti koji sadrže informacije razvijene u preduzeću radi prenošenja u druge organizacije: pisma, potvrde, izvještaji, nalozi, telegrami, telefonske poruke itd.

Tok dokumenata– kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su primljeni ili izdati do završetka izvršenja ili slanja.

Postoje tri glavna toka dokumentacije:

- dokumenti koji dolaze od drugih organizacija (dolazeći);

- dokumenti poslati drugim organizacijama (odlazni);

–Dokumenti stvoreni u organizaciji i korišteni od strane zaposlenika organizacije u procesu upravljanja (interni).

Tok dokumenata sastavni je dio predškolske obrazovne ustanove čija je svrha pružiti informacijsku podršku aktivnostima ustanove, dokumentirati je i pohraniti prethodno stvorene informacije o upravljanju. Predškolska odgojno -obrazovna ustanova izravno ovisi o upravljačkim odlukama, čija dokumentacija, kao proces, uključuje tri komponente: informacijsku podršku odlukama, odnosno pružanje odluke donesene informacijama (dokumentima), dokumentiranje odluke i praćenje njenog provođenja. Glavne komponente ovog procesa su: dobijanje početnih informacija, postavljanje cilja (zadatka), traženje potrebnih informacija (referentni rad), razvoj rješenja (izrada dokumenta), odobravanje, uređivanje, izrada, ovjeravanje, slanje (prijenos primatelju), nadziranje rješenja izvršenja. Obim toka rada određen je brojem ulaznih, odlaznih i internih dokumenata institucije za određeni period (godina, kvartal, mesec, dan). Racionalna organizacija tijeka rada predviđa sljedeće principe: direktni tok, kontinuitet, ritam, paralelizam, proporcionalnost. Princip direktnog protoka dokumenata zahtijeva da se kretanje dokumenata vrši najkraćim putem. Najjednostavniji oblik kretanja tokova dokumenata odgovara linearnom rasporedu strukturnih podjela. Princip kontinuiteta u toku rada je kontinuirano podnošenje dokumenata na nivou na kojem se o njima odlučuje. Ovaj princip nije kompatibilan sa "stagnacijom" dokumenata, njihovim gomilanjem u jednoj instanci. Princip ritma cirkulacije dokumenata znači ujednačenost kretanja tokova dokumenata. Princip paralelizma znači izvođenje odvojenih operacija za obradu dokumenta u procesu njegovog kretanja. Glavna svrha ovog principa je smanjiti vrijeme potrebno za donošenje dokumenta. Paralelno izvršavanje pojedinih operacija značajno ubrzava i tok rada i izvršavanje dokumenta u cjelini. Princip proporcionalnosti pretpostavlja proporcionalno ujednačeno učitavanje kanala protoka dokumenata. Princip nezavisnosti i odgovornosti u radu sa dokumentima je važan. Ovaj princip znači da se u svim radnjama - usmjeravanju, distribuciji, dogovoru, potpisivanju itd. - potrebno strogo voditi funkcijama institucije i njenih dijelova, kompetencijom zaposlenih. Postojeća struktura i funkcije institucije, oblici i metode upravljačkih aktivnosti imaju značajan utjecaj na tijek rada. Stoga je operativno donošenje i izvršenje dokumenata, osim iz čisto službenih razloga, otežano i organizacijskim nedostacima, nedostatkom jasnog razgraničenja odgovornosti među službenicima i nedostatkom izvjesnosti funkcija nekih institucija i njihovih pojedinačnih strukturnih jedinica .

Skala upravljanja zasnovana na naučnom i tehnološkom napretku zahtijeva mehanizaciju uredskog rada u svim njegovim fazama. Mehanizacija uredskih procesa sastoji se u korištenju tehničkih sredstava za obavljanje operacija dokumentiranja i obrade dokumenata. Elektronička oprema postala je stvarna potreba u rješavanju problema dokumentarne podrške upravljanju preduzećem. U eri računara potrebno je razjasniti tradicionalnu definiciju dokumenta, jer danas dokumenti mogu biti poruke primljene putem e-pošte, zvučne datoteke, video zapisi. Stoga se dokument može definirati na sljedeći način: dokument je zbirka informacija dostupnih ljudskoj percepciji ... Postoji mnogo programa za sastavljanje i uređivanje uredskih dokumenata. Unatoč brzom razvoju elektroničkih dokumenata, stručnjaci vjeruju da im brojne organizacijske i tehničke poteškoće neće dozvoliti da u dogledno vrijeme u potpunosti zamijene i isključe tradicionalne dokumente iz opticaja.

Pitanja za diskusiju

1 Od kojih se dijelova sastoji kontrolna datoteka?

2 Koji su vam rokovi za izvršenje dokumenata?

3 Koji službenik uklanja dokument iz kontrole?

4 Šta je predmet kontrole izvršenja dokumenata?

5 Koji su elementi registracijskog indeksa dokumenta?

6 Popunite atribut "kontrolna oznaka" na dokumentima.

7 Od kog trenutka se računa rok za izvršenje i kontrolu nad izvršenjem dokumenta?

8 Koja je procedura za produženje roka za izvršenje dokumenta?

9 Koja je svrha toka posla?

10 Koji vam dokumenti omogućuju analizu i poboljšanje toka rada?

11 Šta je tok posla?

12 Opišite koncept "nomenklature predmeta".

13 Opišite koncept "poslovanja".

14 Šta je registracija dokumenta?

15 Navedite glavne faze kancelarijskog rada.

16 Koje su faze rada s dokumentima tipične za tijek rada?

17 Šta uključuje pojam "Formiranje predmeta"?

18 Ko vrši preliminarni pregled dokumenata?

19 Po kom principu se vrši odabir dokumenata za skladištenje ili uništavanje?

20 Koji su kriteriji za izgradnju nomenklature predmeta?

21 Dajte definiciju ispitivanja vrijednosti dokumenata.

22 Koji su zadaci ispitivanja dokumenata?

23 Koje vrste nomenklatura predmeta razvijaju institucije?

24 Koje se grupe mogu podijeliti na periode čuvanja dokumenata utvrđenih listama?

25 Koji se zahtjevi moraju poštivati pri povezivanju ili podnošenju dosijea stalnog, privremenog (preko 10 godina) skladišta i osoblja?

26 Kako se vrši numerisanje listova u kućištu?

27 Koji su podaci navedeni na naslovnoj stranici inventara stalnog skladišta?

Ne tako davno bio sam uključen u implementaciju elektronskog upravljanja dokumentima za jednog od mojih klijenata. U tom procesu morao sam objasniti mnogo koncepata, reći šta je to, kako funkcionišu sistemi ove vrste. I tek nakon toga uspio je razumjeti suštinu mojih prijedloga i odobrio plan rada. Tokom rasprave sam shvatio da je vrlo malo napisano na ovu temu jednostavnim jezikom za širok krug čitalaca. Kao i obično, pokušat ću jednostavno objasniti ovaj koncept.

Važno je razumjeti da postoje dvije vrste protoka dokumenata - interni (EDMS) i vanjski (VEDO). U Rusiji je uobičajeno da se to naziva EDO, ali vjerujem da je ispravnije nazvati VEDO i EDMS, u načelu dijele te koncepte u Ruskoj Federaciji. Odnosno, ako tražite sistem za razmjenu sa suprotnim stranama, tada morate tražiti EDF, ako za interni protok dokumenata, onda EDMS.

U ovom članku želim govoriti o vanjskom protoku elektronskih dokumenata između kompanije i njenih partnera. Interni elektronski sistemi za upravljanje dokumentima koriste se za razmjenu dokumenata između odjeljenja jedne kompanije; oni imaju malo drugačiji skup zahtjeva. Ali ih ovdje neću razmatrati.

Zašto vam je potrebno elektronsko upravljanje dokumentima

Elektroničko upravljanje dokumentima moderna je i prikladna alternativa konvencionalnim papirnatim dokumentima koji se koriste za bilo koju vrstu poslovne aktivnosti.

Tradicionalni tok rada povezan je s konstantnim vremenskim kašnjenjima. Za početak saradnje s klijentom potrebna vam je faktura, često ugovor, a zatim potpisani računi, obavljeni radovi itd. Svi ovi papiri su odobreni, štampani su, potpisani i zapečaćeni. Nakon toga postaje potrebno prenijeti ih na poslovnog partnera, gdje također prolaze postupak odobravanja i potpisivanja.

Zatim se dokumenti s potpisima skeniraju i šalju e-poštom. Nakon toga, originali se šalju kurirskom službom, zaposlenicima ili običnom poštom. Za sve ovo potrebno je dosta vremena, papirni dokumenti se ponekad izgube, zahtijevaju ispravke (što dodatno usporava proces primanja dokumenata). Za njihovo skladištenje često se dodjeljuju čitave prostorije. Kao rezultat toga, poslovanje doživljava mnogo neugodnosti, zaključivanje transakcija kasni, javljaju se problemi s računovodstvom, budući da su na kraju izvještajnog razdoblja vrijednosni papiri još uvijek negdje "na putu". A ako su nakon potpisivanja jedne od strana identificirane kontroverzne točke ili je otkrivena greška u računovodstvenoj dokumentaciji, tada proces dobivanja ispravnog papirnog dokumenta traje još više vremena, ponekad čak i mjesecima.

Elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje vam da se riješite svih ovih neugodnosti:

Svi dokumenti su "potpisani" elektronički digitalnim potpisom. Brzo je i jednostavno.
Da biste dobili papirnu kopiju, jednostavno je odštampajte. Zainteresirane strane dobivaju svu dokumentaciju odmah, bez dugog čekanja na pisma ili kurire.
Do zaključivanja ugovora i potvrde o završetku saradnje (fakture i akti) dolazi bez odlaganja i dodatnih napora zaposlenih.
Utjecaj ljudskog faktora na poslovanje je smanjen: dokumenti se ne gube, greške se ispravljaju u kratkom vremenu.
Nema potrebe za odvajanjem prostora za skladištenje mnogih papirnih dokumenata.

Osim toga, elektronsko upravljanje dokumentima omogućava rješavanje problema izvještavanja o poslovanju države. Ranije su dokumenti prihvaćani samo u papirnatom obliku, a zaposlenici poduzeća provodili su duge sate na putovanjima do porezne uprave, stajali u redovima za inspektora, a inspektori su zauzvrat obrađivali mnoge papire kako bi provjerili ispravnost izvješća i ušli u podatke u zajedničku bazu podataka.

Sada se svi ovi problemi mogu riješiti i elektroničkim upravljanjem dokumentima. Istovremeno, važno je shvatiti da u elektroničkom obliku porezna služba prihvaća izvještaje i dokumente strogo utvrđenog oblika. Bilo koji drugi format neće biti prihvaćen. Stoga, pri uvođenju elektroničkog upravljanja dokumentima, ima smisla provjeriti format interne dokumentacije kompanije i, ako je potrebno, izvršiti odgovarajuća prilagođavanja predložaka dokumenata.

U prvoj fazi država je počela prihvaćati porezne prijave elektroničkim putem. Tehnika se pokazala uspješnom. U novije vrijeme svi su dokumenti prihvaćeni i u elektroničkom obliku.

Od čega se sastoji elektronski protok dokumenata?

Ova vrsta protoka dokumenata uključuje 4 strane:

Dobavljač robe ili usluga. Strana koja generiše elektronski dokument.
Kupac ili klijent. Strana koja prihvata elektronski dokument.
Kompanija dobavljač koja pruža elektroničku platformu za razmjenu dokumenata i usluge za organizaciju elektroničkog upravljanja dokumentima.
State. Državne agencije, gdje dobavljač prenosi podatke o fiksnim transakcijama i izvršenim dokumentima.

Kako se to provodi u praksi:

Dobavljač robe ili usluga generiše elektronski dokument u svom računovodstvenom sistemu ili odmah u usluzi koju pruža prodavac.
Dokument u okviru usluge trenutno se šalje preduzeću primaocu, koje ga prima ili direktno u usluzi ili u svom programu povezanom sa uslugom.
Stranica bilježi podatke o dokumentu.
Nakon "potpisivanja" (potvrde) od strane primatelja, podaci o dokumentu šalju se poreznoj upravi.

Tako se činjenica slanja i primanja dokumenta automatski bilježi. Za razliku od papirnih vrećica s dokumentima koje prenose zaposlenici tvrtke, kurirske ili poštanske službe, nemoguće je dokument primiti elektroničkim putem ili ga izgubiti. Činjenica blagovremenog prijema dokumenta u elektronički sistem bilježi se automatski, ti se podaci mogu koristiti u slučaju spora čak i na sudu.

Također, informacije o dokumentima potpisanim s obje strane automatski se prenose poreznim vlastima, što smanjuje vjerovatnoću računovodstvenih grešaka, izgubljenih kopija na papiru ili ne uključivanja transakcije u izvještaj, što u budućnosti eliminira moguće kazne i druge probleme vezane za porez na ljudski faktor i tako uobičajen u slučaju korištenja papirnog tijeka rada.

S papirnim tokom rada, šefu kompanije je teško kontrolirati pravovremenost primitka svakog dokumenta. Najčešće se ova pitanja rješavaju na nivou računovođa, kurira, menadžera prodaje. Zbog toga računovođa nema uvijek papirnate originale prije kraja izvještajnog perioda. A ovo, ako se provjeri, može dovesti do novčanih kazni i drugih problema.

Sa elektronskim upravljanjem dokumentima:

Originalni dokument se isporučuje odmah. Nema potrebe za poštarinom, kuririma ili menadžerima. Nema odlaganja i srodnih problema.
Šef kompanije u svakom trenutku može provjeriti kada je tačno dokument poslan i primljen. A u slučaju problema povezanih s nedostatkom važne dokumentacije, zaposlenici nemaju priliku prebaciti odgovornost za svoje greške na „loše performanse pošte“ i druge vanjske faktore. I sami zaposlenici kompanije to razumiju. Zbog toga kašnjenja i problemi sa slanjem / prijemom dokumenata nakon implementacije ovog sistema postaju izuzetno rijetki.

Za ostvarivanje saradnje putem elektronskog upravljanja dokumentima potrebno je da obje strane koriste softver povezan sa platformom za upravljanje dokumentima. Ili, alternativno, jedna ili obje strane mogu raditi direktno u službi za slanje i primanje dokumenata.

Elektronski potpis

Za organizaciju elektroničke razmjene dokumenata potreban je visok stupanj sigurnosti i zaštite. Sve usluge upravljanja elektroničkim dokumentima koriste sigurnu vezu, šifriranje podataka, a elektronički digitalni potpis se koristi za potvrdu autentičnosti poslanog dokumenta.

Digitalni potpis je poseban "elektronički ključ" koji stvara jedinstveni digitalni kôd matematičkom obradom podataka korisničkog certifikata i elektronskog dokumenta. Javni certifikati koriste se za provjeru i potvrdu potpisa. A za generiranje (potpisivanje) - osobni povjerljivi "ključ" korisnika.

Platforme (usluge) za upravljanje dokumentima

Danas postoji širok raspon web stranica koje pružaju usluge upravljanja dokumentima. To su Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadoc i mnogi drugi. Svi oni obavljaju približno iste funkcije:

Primanje elektronskog dokumenta od korisnika.
Slanje primatelju na njegov račun ili prijenos na navedeni sustav, ako primatelj radi s drugom uslugom.
Fiksiranje podataka o dokumentu i slanje.

Prilikom odabira sistema za vašu kompaniju najvažnije je uzeti u obzir preferencije vaših kupaca. Ovdje je važno da ili radite u istom sistemu kao važan klijent za vas, ili bi usluga trebala biti u mogućnosti integrirati (razmjenjivati podatke) između vašeg sistema i slične platforme koju vaš klijent koristi.

U nekim ćete slučajevima moći uvjeriti kupca da počne raditi sa web lokacijom koja vam odgovara. No, vrlo često, pogotovo u slučaju započinjanja suradnje s velikim trgovačkim lancima i poduzećima, oni su odavno odlučili, a jedan od uvjeta za suradnju je i mogućnost rada s određenom platformom za elektroničko upravljanje dokumentima.

VEDO i EDI sistemi: u čemu je razlika?

Prilikom odabira sistema za upravljanje dokumentima, mnogi korisnici se suočavaju i sa sistemima koji se ne pozicioniraju kao VEDO, tj. "Elektronski protok dokumenata", ali kao EDI (protok dokumenata za maloprodaju).

EDI sistemi su poseban slučaj elektronskog upravljanja dokumentima. Fokusirani su na razmjenu podataka sa trgovinskim partnerima ili odjeljenjima trgovačke mreže. Ako se, općenito, bilo koja vrsta pravno značajnih dokumenata provodi kroz tijek rada, tada postoji operativna razmjena komercijalnih informacija između organizacija, uključujući i pravno značajne dokumente potrebne za trgovinske operacije.

Konvencionalno elektronsko upravljanje dokumentima omogućava upotrebu bilo koje vrste dokumenta u bilo kojem formatu pogodnom za strane. Kada se koristi EDI, lista mogućih dokumenata, njihov format je strogo regulisana. Ne postoji način da se generiše i prenese dokument u internom formatu kompanije ili nije direktno povezan sa trgovačkim operacijama. Reći ću vam o tome kako EDI radi, zašto se koristi samo u trgovini i koje su njegove prednosti u jednom od sljedećih članaka.

Integracija sa 1C i drugim računovodstvenim sistemima

Za efikasan rad elektronskog upravljanja dokumentima, vrlo je važno da platforma koju odaberete podržava integraciju sa vašim računovodstvenim sistemom.

Zašto je potrebno:

Zaposleni u kompaniji kreiraju dokumente u računovodstvenom sistemu kompanije;
Nakon formiranja, dokument se automatski prenosi unutar sistema šefu ili računovođi na potpis;
Dokument koji je provjerio i potvrdio upravitelj mora se prenijeti bez izobličenja i ručnog unosa podataka, tj. dodatni vremenski troškovi i moguće greške u usluzi elektronskog upravljanja dokumentima;
Uz pravilnu implementaciju, prijenos podataka događa se automatski. Nakon pritiska na dugme "Pošalji dokument", on se transformiše u obrazac koji je potreban za sistem elektronskog upravljanja dokumentima i automatski se šalje u službu, gde se dokument snima i šalje primaocu.

Vrlo je važno da za vaš računovodstveni sistem postoji gotovo rješenje sa strane usluge, na osnovu kojeg će vaši stručnjaci moći implementirati potrebne dodatke za računovodstveni program. Ako nema takvog rješenja, bolje je ne pokušavati ga sami implementirati, ovo je vrlo dugotrajan i složen proces. Usluge upravljanja dokumentima koriste složene sisteme šifriranja s digitalnim potpisom. Stoga nema jamstava da ćete čak i nakon svih napora programera postići željeni rezultat. Bolje je odabrati drugu web lokaciju na kojoj ćete pronaći odgovarajuću opciju integracije.

Cijena usluge

Usluge upravljanja dokumentima obično nude besplatno povezivanje sa uslugom. Za slanje dokumenata naplaćuje se naknada. U nekim slučajevima to će biti fiksna cijena za svaki poslani dokument. Negdje možete kupiti usluge u paketima, tj. jedan iznos - za 100 dokumenata, drugi - za 1000 mjesečno itd.

I ovom pitanju se mora pristupiti razumno. S jedne strane, što veći paket odaberete, manji će biti troškovi slanja jednog dokumenta. S druge strane, nema smisla plaćati paket od 300, 500 ili 1000 dokumenata čiji promet ne prelazi 100 dokumenata mjesečno.

FAQ

Treba li sve dokumente slati putem elektroničkog sistema?

Ne. Uz pomoć elektroničkog upravljanja dokumentima slat ćete samo one dokumente koji su najprikladniji za slanje na ovaj način. Obično su to obavljeni poslovi, porezne fakture, ponekad ugovori itd. Sve ovisi o vašim potrebama i udobnosti.

Naplaćuju li se troškovi dostave po dokumentu ili stranici?

Vi plaćate i sistem bilježi slanje dokumenta. Čak i ako vaš dokument ima mnogo stranica, računa se kao jedna jedinica koja se plaća.

Koliko je to sigurno?

Elektroničko upravljanje dokumentima potpuno je sigurno. Štaviše, usluga koja pruža uslugu odgovorna je za osiguranje sigurnosti. Za to se koriste digitalni potpis, šifriranje podataka i siguran komunikacijski kanal. Nivo sigurnosti je otprilike isti kao u uobičajenim bankovno-klijentskim uslugama.

Ako imamo instaliran 1C, hoće li svi korisnici moći pristupiti elektroničkom upravljanju dokumentima?

Ne. Osim ograničavanja prava pristupa u samom računovodstvenom sistemu, za rad sa elektronskim dokumentima, veza je ograničena na jednu sesiju na jednom računaru. Za pristup s drugog računara morat ćete se povezati od nule sa svim lozinkama i drugim sigurnosnim metodama.

Je li moguće koristiti elektroničko upravljanje dokumentima bez elektroničkog potpisa i veze s plaćenim uslugama?

Ne. Potpisivanje i upotreba službe za protok dokumenata koju je certificirala država neophodna je kako bi protok dokumenata bio zakonski izvršan. Naravno, klijentima možete slati dokumente bez elektronskih potpisa na bilo koji način putem bilo kojeg kanala. Ali oni se ne smatraju protokom dokumenata. Ovo nije ništa drugo do kopija za vašu referencu. U tom slučaju morate ih uvijek potvrditi papirnatim originalima.

Je li tako teško koristiti elektroničko upravljanje dokumentima?

Poteškoće mogu nastati samo u fazi povezivanja. No za rješavanje ovog problema obično se uključuju stručnjaci. Sam proces upotrebe je jednostavan i praktičan. Menadžer (odgovorna osoba) provjerava dokument, klikće na tipke "potpiši" i "pošalji". One. slanje dokumenata postaje mnogo lakše nego čak i razmjena skeniranih poruka putem e-pošte.

Šta ako moj klijent ne koristi web lokaciju koju ja koristim?

Imate dve mogućnosti. Na primjer, o svom trošku možete povezati drugu ugovornu stranu sa svojom web lokacijom. Alternativno, možete saznati postoji li mogućnost integracije između vaših elektroničkih sistema za upravljanje dokumentima. Ako je tako, samo upotrijebite ovu uslugu. Tada će se dokument prenijeti prema shemi: s vas - na vaš sistem - zatim u sistem primatelja - i, konačno, lično na primatelja. To neće utjecati na brzinu primanja dokumenta ili složenost korištenja sistema.

Ažuriranje: Nakon dužeg razmišljanja, odlučio sam uvesti pojam VEDO (vanjski elektronički protok dokumenata), budući da je EDI širi pojam.

Tagovi:

mi radimo
elektronsko upravljanje dokumentima

Dodaj oznake Priprema Koncepta za osiguranje režima sigurnosti u preduzeću, koji po svom dizajnu i namjeni objedinjuje sve njegove smjerove, predviđa prisustvo u organizaciji cijelog kompleksa internih regulatornih dokumenata.

Ovo su Pravila, propisi, uputstva, razne vrste dopisa itd. Odobrene u preduzeću.

Priprema dokumenta pod naslovom "Koncept za osiguranje sigurnosnog režima" trebala bi početi kada preduzeće ima uspostavljene lokalne propise.

Interni dokumenti moraju biti pripremljeni u skladu sa važećim zakonom i moraju ih pripremiti iskusni advokati.

U ovom ćemo vam članku predstaviti potrebnu listu njih i reći vam o njihovoj primjeni i svrsi. Internih dokumenata može biti mnogo, sve ovisi o smjeru aktivnosti organizacije, uključujući međunarodnu saradnju.

Kako bi se osigurao sigurnosni režim u proizvodnim aktivnostima, primjenjuju se interni (lokalni) regulatorni dokumenti koje izvršavaju službenici preduzeća i svo osoblje u sljedećim područjima proizvodne djelatnosti:

Interni propisi o radu.

Obavezno za izvršavanje svih zaposlenih u preduzeću, bez izuzetka (menadžeri, inženjeri, radnici);

Uredba "O poslovnim tajnama".

Distribuira se u odnosu na menadžere i inženjere koji su nosioci poslovne tajne;

Uredba "O organizaciji rada skladišta."

Obavezno za izvršenje od strane šefova preduzeća i zaposlenih u skladištima (skladištima) uključenim u računovodstvo i kretanje zaliha (robe i materijala);

Uredba "O mjerama zaštite i sigurnosti rada".

Odnosi se na sve rukovodioce uključene u proizvodni proces, kao i na službenike preduzeća koja pružaju zaštitu i sigurnost rada;

Uredba "O IT odjelu (ACS)".

Obavezno za zaposlene u odjelima informacionih tehnologija (IT) i sistema za automatsko upravljanje (ACS);

Uredba "O računovodstvu".

Odnosi se na rukovodioca preduzeća, službenike i računovodstveno osoblje.

Uredba "O ugovornom radu".

Neophodan za rad inicijatora (izvršilaca) zaključivanja ugovora i pravne službe;

Uredba "O ličnim podacima".

U skladu sa zahtjevima Pravilnika, njihove funkcije obavljaju rukovodilac i službenici kadrovskog aparata.

Uredba "O disciplini".

Obavezno za sve zaposlene u preduzećima;

Pravilnik "O požarnoj sigurnosti", sheme evakuacije, odgovarajući nalozi, proračuni.

Obavezno za sve zaposlene u preduzeću.

Uredba "O prijemu i otpuštanju osoblja."

Obavezno za sve rukovodioce i kadrovske službe preduzeća.

Opisi poslova.

Primjenjuju se na sve zaposlene u preduzećima u području obavljanja funkcionalnih dužnosti.

Uredba "O kontroli pristupa".

Obavezno za sve zaposlene u preduzeću.

Uputstvo (propisi) "O postupku uvoza i izvoza zaliha preduzeća."

Obavezno za izvršenje od svih rukovodilaca i finansijski odgovornih lica;

Upute za rad zaposlenika privatnih zaštitarskih kompanija u čuvanom objektu.

Odnosi se na sve zaposlene u privatnim zaštitarskim kompanijama u skladu sa ugovornim obavezama. Može biti zajedničko.

Upute za Popis specijalnosti za opasne radove.

Neophodno je za sve rukovodioce uključene u direktnu proizvodnju, kao i osoblje kadrovske službe i službenike preduzeća odgovorna za zaštitu rada;

Pravila "O sanitarnom održavanju prostorija preduzeća."

Dizajnirano za sve zaposlene u preduzeću.

Podsjetnik na radnje u hitnim slučajevima.

Odnosi se na sve zaposlene u preduzeću.

Lista prioritetnih dokumenata i imovine koju treba evakuisati u slučaju požara i drugih vanrednih situacija.

Svi zvaničnici kompanije vode se spiskom.

Propisi, Ugovori sa uslužnim organizacijama, Nalozi.

Odnosit će se na pojedine službenike u dijelu koji se tiče.

Ostali interni propisi.

Objavljuje se prema potrebi za određenu kategoriju službenika kompanije.

Još jednom naglašavamo da ovo nije potpuna lista internih regulatornih dokumenata. Možda postoje upute za klupske kartice, upute za pratnju robe itd.

Preduzeće mora imati one regulatorne dokumente koji su neophodni u proizvodnim aktivnostima.

Sve interne (lokalne) regulatorne dokumente odobravaju čelnici preduzeća i dostavljaju se odgovornim službenicima pod njihovim potpisom.

Službenici preduzeća, kao i zaposleni koji se bave obezbjeđivanjem režima bezbjednosti, moraju poznavati odobrene interne regulatorne dokumente i voditi ih u svojoj praksi.

Interni dokumenti organizacije

Interni dokumenti organizacije uređuju mnoge aspekte njenih svakodnevnih aktivnosti. Oni pružaju procese upravljanja, određuju postupak i uslove za sprovođenje upravnih odluka.

Koncept "internih dokumenata" objedinjuje sve službene papire namijenjene internoj upotrebi. Oni pripadaju najmanje regulisanom segmentu toka posla.

Donedavno se definicija ovoga mogla naći u nacionalnom standardu GOST R 51141-98 "Uredski i arhivski poslovi". Prema njegovim riječima, svi službeni dokumenti koji ne idu dalje od kompanije koja ih je pripremila smatraju se internim. Međutim, uvođenjem novog GOST 7.0.8-2013, definicija je nestala iz regulatorne i metodološke dokumentacije.

Interni dokumenti igraju važnu ulogu u dokumentovanju procesa upravljanja. Oni djeluju kao njihovi regulatori unutrašnjeg života bilo koje institucije na nivou zakonodavnih i pravnih akata. Potreba za izradom nekih internih korporativnih akata diktirana je važećim zakonodavstvom.

Međuređivački akti olakšavaju rješavanje problema unutar određene organizacije. Postoji mnogo vrsta takve dokumentacije. U pravilu se njegova klasifikacija gradi na osnovu svrhe, sadržaja i redoslijeda odobrenja službenog lista.

Sastav liste internih dokumenata organizacije zavisi od mnogih faktora: njene organizacione i pravne forme, oblika vlasništva, stepena otvorenosti, svrhe, veličine i obima aktivnosti.

Vrste internih dokumenata u savremenom uredskom radu:

	Imenovanje
Povelja, osoblje, propisi, organizacioni propisi, interni propisi o radu, opis posla	Oni obavljaju funkcije pravnog okvira preduzeća i uključuju obavezujuće odredbe zasnovane na normama upravnog prava.	Organizaciono -pravno
Nalozi za glavnu djelatnost i osoblje, dekreti, naredbe, odluke, uputstva	Evidentirajte upravljačke odluke o organizacionim pitanjima.	Administrativno
Dostava, dopis, bilješke s objašnjenjima, izjave, prijedlozi, potvrde, zapisnici, akti, zaključci	Oni pružaju informacije o stvarnom stanju stvari, potiču donošenje upravnih odluka, donošenje upravnih akata.	Informacije i reference
Ugovori o zakupu, pružanje usluga, podugovaranje, izgradnja, isporuka. Licencni ugovori, dodatni ugovori	Uspostaviti građanska prava i obaveze dvije ili više strana u sporazumu (fizička ili pravna lica), izmijeniti ih ili ih ukinuti.	Ugovori
Dozvole i dozvole, dozvole za rad određene vrste, obavještenja o početku aktivnosti, potvrda o upisu u trgovački registar, kupon za račun i pasoš blagajni, ugovori o njegovom održavanju	Popravljaju različite aspekte aktivnosti organizacije, reguliraju tekuća pitanja.	Uslužni papiri po osnovnoj djelatnosti
Glavna knjiga, godišnji izvještaji, bilansi, primarna dokumentacija, računi dobiti i gubitka, akti revizije i inventara, planovi, izvještaji, procjene, računi, knjige gotovine	Služe kao osnova za sintetičko i analitičko računovodstvo u preduzeću, neophodni su za izradu izvještaja (poreskih, računovodstvenih, statističkih) i računovodstva.	Finansije i računovodstvo
Nalozi za osoblje, ugovori i ugovori o radu, radne knjižice, lični dosijei, lične kartice, rasporedi godišnjih odmora, računi za plate	Njima se utvrđuju prava i obaveze poslodavca i njegovih podređenih, uređuju radni odnosi.	Radni odnosi
CV, autobiografija, priznanice, punomoćja	Kreirali individualni zaposlenici na individualnoj osnovi.

Izvršenje internih dokumenata odgovara šemi za izradu odlazne dokumentacije. Prvo se sastavlja projekt, zatim se koordinira sa zainteresiranim stranama i finalizira prema primjedbama i komentarima, konačnu verziju sastavlja i odobrava čelnik organizacije. Zatim se konačna verzija registrira i reproducira u broju primjeraka dovoljnih za sve izvođače. Svaka kopija je ovjerena i proslijeđena na izvršenje odgovarajućoj strukturnoj jedinici ili direktno odgovornom licu uz prijem. Original se unosi u spis.

Faze registracije internih dokumenata:

1. Izrada primarnog projekta;
2. Koordinacija;
3. Preciziranje na osnovu predloženih komentara;
4. Pomirenje;
5. Registracija u skladu sa zahtevima zakona i lokalnih propisa;
6. Odobrenje;
7. Potpisivanje;
8. Registracija.

Faze izvršenja:

Prenos na odgovorno lice (izvođača);
- izvršenje;
- kontrola izvršenja;
- Podnesak u slučaju.

Registracija internih dokumenata

Postupak registracije internih dokumenata određuje se na osnovu njihove pripadnosti određenoj kategoriji. Tako se, na primjer, odluke, uputstva, odluke, nalozi registruju na isti način kao i nalozi. Službeni papiri drugih kategorija najčešće se registruju na isti način sa izlaznom dokumentacijom.

Svakom objektu je dodijeljen jedinstveni registracioni indeks, koji se sastoji od koda strukturne jedinice, broja predmeta prema nomenklaturi i serijskog broja u okviru godine rada. Registriranje internih dokumenata često se odvija na decentraliziran način po grupama u onim strukturnim odjeljenjima u kojima se sastavljaju. To mogu biti računovodstveni dokumenti, papiri osoblja ili ureda.

Svaki lokalni akt organizacije mora biti registrovan na dan potpisivanja ili odobrenja od strane rukovodioca.

Oblici registracije internih dokumenata

Ovisno o potrebama kompanije, može se odabrati dnevnik, kartica i automatizirani elektronički obrazac za registraciju.

Časopis

Poželjno je u slučaju beznačajnog obima toka rada, pretpostavlja postojanje zasebnog dnevnika za svaku kategoriju lokalne dokumentacije, prikladno je kada je dokumentarno računovodstvo na prvom mjestu zbog specifičnosti aktivnosti organizacije. Oduzima puno vremena, dovodi do dupliranja operacija, komplikuje referentni rad i kontrolu rokova.

Kartica

Registracija se vrši pomoću registracionih kartica čiji je oblik određen unutar kompanije i fiksiran je u uputstvima za rad u kancelariji. Koristeći ovu metodu, u procesu može sudjelovati nekoliko zaposlenika, nestaje potreba za ponovnom registracijom, olakšava se sistematizacija indeksa karti i referentnog rada, a pojednostavljuje se kontrola izvršenja.

Snimanje internih dokumenata važan je dio općeg vođenja evidencije. Njegovi glavni ciljevi uključuju:

Dobijanje informacija za izračunavanje broja osoblja u službi za upravljanje uredom;
- odabir tehničkih sredstava koja zadovoljavaju potrebe organizacije;
- prilagođavanje opterećenja izvršilaca i odjela ustanove pri radu sa dokumentacijom;
- Pravilno organizirano računovodstvo omogućuje vam da procijenite obim toka posla, lako odredite lokaciju bilo kojeg objekta i slijed rada s njim.

Za računovodstvo lokalne dokumentacije koriste se njeni osnovni atributi koji omogućuju jedinstvenu identifikaciju bilo kojeg objekta:

1. Serijski registarski broj;
2. Datum registracije;
3. Sadržaj;
4. Pododjeljak-kompajler;
5. Izvođač;
6. Rok izvršenja;
7. Napredak izvršenja;
8. Broj predmeta.

Bez obzira na obrazac za registraciju, svakom objektu se mogu dodijeliti dodatni atributi, na primjer, broj listova ili prisutnost priloga. Imajte na umu da se računovodstvo i registracija moraju vršiti u skladu sa odobrenim Uputstvom za upravljanje evidencijom i Nomenklaturom predmeta koju je usvojila kompanija.

Interni popis dokumenata

Interni popis spisa predmeta je računovodstveni dokument koji sadrži spisak dokumenata koji označava serijske brojeve dokumenata predmeta, indekse, datume, naslove i numerisanje listova predmeta.

To je obavezan dokument u procesu registracije predmeta sa podacima koji su posebno vrijedni za kompaniju. Interni popis dokumenata predmeta ima jedinstvenu formu i popunjava se na posebnom listu.

Interni registar predmeta mora potpisati prevodilac. U slučaju da je unutrašnji inventar uvezan ili opšiven bez praznine, tada se lijepi na unutrašnju stranu prednjeg poklopca kućišta.

U arhivi organizacije, koncept predmeta i skladišne jedinice su ekvivalentni.

Listovi unutrašnjeg inventara predmeta numerisani su zasebno arapskim brojevima i označeni su u sertifikacionom listu znakom "+".

Pravila za popunjavanje internog popisa spisa predmeta:

Serijski broj.

Naveden je serijski broj dokumenta u datoteci.

Indeks dokumenata.

Indeks dokumenta je registracijski broj dokumenta (ako ga nema, tada se bilješka vrši u internom popisu).

Datum dokumenta.

Kolona sadrži datum registracije dokumenta ili datum potpisivanja dokumenta (ako dokument nije registrovan).

Naslov dokumenta.

Naslov dokumenta uključuje sažetak dokumenta.

Brojevi listova.

Potrebno je navesti brojeve listova dokumenta.

Bilješka.

U bilješci, ako je potrebno, bilježe se karakteristike fizičkog stanja dokumenata predmeta (uklanjanje, uključivanje, zamjena istih kopijama itd.) Sa vezama do relevantnih akata.

Konačni rekord.

Na kraju popisa slijedi zbirni zapis u kojem je broj dokumenata označen brojevima i riječima. Naveden je broj listova internog inventara.

Dokumenti interne kontrole

Trenutno, ako preduzeće podliježe obaveznoj reviziji, ono mora vršiti ne samo unutrašnju kontrolu nad činjenicama ekonomske aktivnosti, već i organizirati unutrašnju kontrolu nad računovodstvom i sastavljanjem računovodstvenih (finansijskih) izvještaja.

Izuzetak: situacija kada je čelnik organizacije preuzeo odgovornost vođenja računovodstvenih evidencija. Na primjer, mala preduzeća pri organizaciji interne kontrole moraju poći od načela racionalnosti, a pod određenim okolnostima rukovodilac takvog ekonomskog subjekta može samostalno obavljati funkcije interne kontrole. Sličan pristup, prema Informaciji br. PZ-11/2013, mogu primijeniti neke neprofitne organizacije.

Unutrašnja kontrola u aktivnostima organizacije treba:

1. da prožme čitav sistem upravljanja, od razvoja strateških planova i formulisanja taktičkih zadataka do kontrole nad određenom operacijom sticanja, korišćenja i osiguranja sigurnosti bilo kog resursa i imovine;
2. promovirati provedbu odluka uprave, procijeniti njihovu zakonitost i efikasnost, pokazati stvarno stanje stvari u organizaciji, identificirati i minimizirati rizike.

Unutrašnje kontrole ne bi trebale samo procjenjivati pouzdanost činjenica ekonomskog života, već bi trebale spriječiti i nezakonite događaje, procese, operacije i spriječiti negativne rezultate finansijskih i ekonomskih aktivnosti privrednog subjekta. Interna kontrola ocjenjuje pouzdanost pokazatelja i blagovremenost izvještavanja. Sprječava izobličenje računovodstvenih podataka i računovodstvenih (finansijskih) izvještaja.

Postupci interne kontrole, prema preporukama Ministarstva finansija Rusije, uključuju:

Dokumentacija svih transakcija i operacija;
provjera usklađenosti primarnih računovodstvenih dokumenata sa utvrđenim zahtjevima i procjena pouzdanosti informacija;
autorizacija transakcija, potvrda zakonitosti izvršenja;
usklađivanje podataka;
razgraničavanje ovlašćenja, utvrđivanje prava i obaveza službenika;
kontrola stvarnog prisustva i stanja objekata;
analiza postizanja postavljenih ciljeva, procjena ispravnosti provođenja transakcija i operacija;
postupci u vezi sa računarskom obradom informacija i informacionih sistema.

Stoga bi organizacija trebala imati dokumente koji sadrže odobrenu listu, opis, karakteristike i kvantitativnu ocjenu glavnih metoda i postupaka interne kontrole.

Najvažniji elementi interne kontrole su otkrivanje rizika, analiza rizika, odluke uprave usmjerene na njihovo uklanjanje, smanjenje i minimiziranje.

U Informaciji Ministarstva financija N PZ-11/2013 kaže se da je procjena rizika osmišljena tako da identificira one koji mogu utjecati na pouzdanost računovodstva i izvještavanja.

Interni kontrolori moraju osigurati da:

Činjenice ekonomskog života, odražene u računovodstvu, dogodile su se u izvještajnom periodu i odnose se na tekuće aktivnosti organizacije;
imovina, imovinska prava i obaveze organizacije, odraženi u računovodstvu, zaista postoje;
računovodstveni objekti se ogledaju u ispravnom mjerenju vrijednosti;
računovodstveni podaci su ispravno i blagovremeno objavljeni u računovodstvenim izvještajima.

Procijenite rizik od zloupotrebe. Zloupotreba može biti povezana sa bilo kojim područjem računovodstva i aktivnostima organizacije u cjelini.

Problem procjene rizika od zloupotrebe izravno je povezan s nepromišljenošću i nemarom kako pri poslovanju općenito, tako i pri odabiru posebno ugovornih strana.

Uzimajući u obzir preporuke Ministarstva finansija Rusije, za ispravnu organizaciju i provedbu interne kontrole potrebno je izraditi i izvršiti interne organizacione i administrativne dokumente privrednog subjekta (naredbe, nalozi, propisi, opisi poslova, propisi , metode, standardi). Dužnosti i ovlaštenja odjela i osoblja predviđena ovim dokumentima određuju se ovisno o specifičnostima aktivnosti privrednog subjekta i karakteristikama njegovog sistema upravljanja. Internu kontrolu mogu vršiti i interne službe organizacije i uz uključivanje vanjskih konsultanata.

Posebnu pažnju treba obratiti na činjenicu da se efikasnost interne kontrole može smanjiti ili ograničiti iz različitih razloga, često izvan kontrole organizacije. Na primjer, izmjene zakonodavstva, nastanak novih okolnosti izvan sfere utjecaja rukovodstva ekonomskog subjekta. Ali višak službenih ovlaštenja od strane rukovodstva ili drugog osoblja ili pojavljivanje grešaka u procesu donošenja odluka, u vođenju transakcija, u računovodstvu već su interni razlozi i njihov utjecaj na organizaciju kontrole može se smanjiti.

U zaključku, valja napomenuti da svako preduzeće mora stvoriti i koristiti sistem interne kontrole u svojim aktivnostima. To je alat za upravljanje organizacijom koji vam omogućava da što efikasnije implementirate različite poslovne procese. Unutrašnja kontrola ne bi trebala samo otkriti nedostatke i kršenja u smislu već ostvarenih činjenica ekonomskog života, već i spriječiti njihove pojave u budućnosti. I važno je da se provodi konstantno, bez praznina tokom cijelog izvještajnog perioda, u potpunosti u skladu sa odobrenim propisima.

Interna kontrola trebala bi postati jedan od najvažnijih alata pri donošenju odluka, postizanju strateških ciljeva organizacije, zaštiti imovine, njihovoj efikasnoj upotrebi, usklađenosti sa zakonodavstvom i internim aktima, kao i sastavljanju pouzdanih računovodstvenih (finansijskih) izvještaja.

Interni propisi

Jedan od dokumenata koji reguliše radne odnose sa poslodavcem (u skladu sa zakonom) su interni propisi o radu (PVTR). Na primjer, koristeći pravila u organizaciji, određuju režim rada, interni raspored rada, postupak primjene poticaja i kazni na zaposlenike, utvrđuju prava, obaveze i odgovornosti stranaka u ugovoru o radu, kao i druge uslove rada.

PVTP razvija i sastavlja organizacija nezavisno (na osnovu specifičnosti posla) od osoblja ili pravne službe preduzeća i može biti dodatak kolektivnom ugovoru. Postoji regulatorni okvir za pomoć u razvoju PITP -a. Budući da se ovaj dokument odnosi na organizacijske i administrativne, njegov dizajn reguliran je zahtjevima utvrđenim GOST R 6.30-2003.

Obično se naslovna stranica kućnog reda ne sastavlja. Prvi list pravila trebao bi sadržavati naslov sa slikom logotipa, puni naziv organizacije (u nekim slučajevima dopušteno je naznačiti skraćeni naziv ako je to zapisano u povelji), kao i naziv dokument - velikim slovima. Ako su razvijeni propisi o radu dodatak kolektivnom ugovoru, tada se na vrhu stavlja odgovarajuća oznaka.

U gornjem desnom kutu ispisuje se pečat odobrenja pravila. Na primjer, ODOBRAVAM puno ime generalnog direktora. Datum.

Datum sastavljanja pravila je datum njihovog odobrenja.

Podsjetimo vas još jednom da PVTP treba odražavati specifičnosti rada organizacije i identificirati što je moguće više tipičnih situacija koje se pojavljuju u toku rada.

Zabranjeno je u unutrašnjim pravilima propisati uslove koji pogoršavaju položaj zaposlenih.

Razvijeni skup pravila mora nužno proći fazu dogovora s drugim odjelima organizacije, kao i sa predstavnicima sindikalnog odbora, a tek nakon toga ih odobri čelnik.

Neophodno je sve zaposlene upoznati sa odobrenom procedurom protiv prijema. Stoga bi PTP organizacije trebao biti postavljen na vidljivom mjestu i dostupan za čitanje u bilo kojem trenutku.

1. Opće odredbe - svrha pravila i njihova primjena, na koga se primjenjuju, u kojim slučajevima se revidiraju ostale opće informacije.
2. Postupak prijema i otpuštanja radnika - opis postupka za prijavu prijema i otpuštanja radnika, radnje organizacije pri premještanju zaposlenika na drugo radno mjesto, uslovi i trajanje probnog rada, lista potrebnih dokumenti.
3. Osnovna prava i obaveze zaposlenih (na osnovu člana 21. Zakona o radu Ruske Federacije).
4. Osnovna prava i obaveze poslodavca (na osnovu člana 22. Zakona o radu Ruske Federacije).
5. Radno vrijeme - vrijeme početka i kraja radnog dana (smjene), dužina radnog dana (smjena) i radna sedmica, broj smjena po danu; spisak radnih mesta zaposlenih sa neredovnim radnim vremenom, ako ih ima; mesto i uslove isplate zarada.
6. Vrijeme odmora - vrijeme pauze za ručak i njeno trajanje; posebne pauze za određene kategorije radnika (na primjer, utovarivači, domari, građevinari koji rade na otvorenom u hladnoj sezoni), kao i popis poslova na kojima su zaposleni; slobodni dani (ako organizacija radi petodnevnom radnom sedmicom, pravila bi trebala navesti koji će dan, osim nedjelje, biti slobodan dan); trajanje i razloge za odobravanje dodatnih godišnjih godišnjih odmora.
7. Poticaji za zaposlene - postupak primjene mjera moralnog i materijalnog podsticaja.
8. Odgovornost zaposlenih za povredu discipline - opis postupka primjene disciplinskih mjera, ukidanja disciplinskih sankcija, vrste kazni i posebne povrede radne discipline koje mogu dovesti do kažnjavanja.
9. Završne odredbe - uključuju klauzule o obaveznoj primjeni pravila i postupku rješavanja sporova oko radnih odnosa.

PVTP može uključivati i druge odjeljke, na primjer "Povjerljive informacije", "Propusnost i način rada unutar stranice".

Interni i eksterni dokumenti

Računovodstveni dokumenti se prema svojoj namjeni dijele (klasificiraju) na:

A) administrativne, koje sadrže naloge za sprovođenje određene poslovne transakcije; nisu osnova za evidentiranje transakcija u računovodstvu, budući da nema potvrde da se takva transakcija dogodila. Administrativni dokumenti uključuju naredbe, uputstva, uputstva itd .;
b) izvršne ili oslobađajuće, potvrđujući činjenice o operacijama. Oni su prva faza registracije. To uključuje dolazne i odlazne narudžbe, račune, račune koji potvrđuju prihvaćanje vrijednosti, obavljene radove itd .;
c) računovodstvene dokumente, koji uključuju administrativne podatke, razne potvrde, proračune itd. (na primjer, izračunavanje iznosa za nabavku i kupovinu materijalne imovine);
d) kombinovano - sa jednokratnim znakovima administrativnih, izvršnih dokumenata računovodstvene registracije u datoj poslovnoj transakciji i istovremeno naznakom njenog odražavanja na računovodstvenim računima. Takvi dokumenti uključuju avansne izvještaje, gotovinske naloge o dobiti i rashodima, zahtjeve za oslobađanje materijala iz skladišta.

Prema mjestu pripreme, dokumenti se dijele na vanjske i interne.

Vanjski dokumenti su oni koji dolaze iz drugih preduzeća, organizacija, odnosno nalaze se izvan datog preduzeća. To uključuje bankovne izvode, račune dobavljača itd.

Interni dokumenti su dokumenti sastavljeni (ispisani) u datom preduzeću, u organizaciji.

Po obimu prikazanih dokumenata dokumenti se dijele na primarne i zbirne dokumente.

Primarni dokumenti su takvi dokumenti koji po prvi put registriraju poslovnu transakciju u vrijeme njenog izvršenja ili neposredno nakon implementacije. To uključuje akte o prihvatanju i otuđenju osnovnih sredstava, račune, priznanice itd. Konsolidirani dokumenti sastavljaju se na osnovu primarnih. To uključuje različite izvještaje, platne spiskove itd.

Prema načinu korištenja, dokumenti se dijele na jednokratne i akumulativne.

Jednokratni dokumenti koriste se samo za jednokratnu registraciju i odraz transakcija. To uključuje isplatne gotovinske i rashodne gotovinske naloge, zahtjeve za prijem materijalne imovine iz skladišta itd.

Akumulativni dokumenti se koriste za višestruko izvršavanje i registraciju transakcija u određenom roku (sedmica, decenija, mjesec). Na primjer, kartice s graničnom ogradom, uz pomoć kojih se izdaje materijal za proizvodnju (izvođenje radova). Takvi dokumenti smanjuju količinu primarne dokumentacije.

Prema stepenu korištenja sredstava, dokumenti se dijele na ručno popunjene i mehanizirane.

Primarni dokumenti podliježu obaveznoj provjeri od strane zaposlenika koji vode računovodstvo po formi i sadržaju, odnosno provjeravaju prisustvo obaveznih detalja u dokumentu i usklađenost poslovne transakcije s važećim zakonodavstvom, logičku povezanost pojedinih pokazatelja.

Računovodstveni dokumenti se koriste za prijenos naloga od menadžera do izvršitelja, odnosno za upravljanje ekonomskim aktivnostima preduzeća.

Dokumentacija igra ulogu impulsa, dovodi do kretanja računovodstvenih informacija. Računovodstvo pruža kontinuirani i kontinuirani odraz ekonomskih aktivnosti preduzeća. Uz pomoć dokumentacije prati se ispravnost operacija i vrši se trenutna analiza obavljenog posla. Dakle, dokumentacija obavlja kontrolne i analitičke funkcije.

Računovodstvo internih dokumenata

Registracijski broj dokumenta je višenamjenski rekvizit. Osim glavne svrhe - rednog numeriranja dokumenata, indeks dokumenata pomaže u rješavanju raznih problema. Do krajnjih serijskih brojeva na kraju godine možete pratiti rast obima protoka dokumenata koji prolaze kroz organizaciju, pa tako i preko sekretara, što ukazuje na povećanje ličnog opterećenja i može postati osnova za pravne zahtjeve za povećanje plata ili povećanje osoblja sekretarijata.

GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sistemi. Jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju ”dopušta, prema nahođenju organizacije, dopunu serijskih registracijskih brojeva identifikacijskim indeksima (klauzula 3.12), što doprinosi rješavanju problema vezanih za operativno pretraživanje određenog dokumenta.

Dakle, numerisanje odlaznih pisama dopunjeno je šifrom odeljenja koje je iniciralo dokument. Kako bi se izbjegla zabuna s definicijom administrativnog dokumenta, zapovijedi o osoblju numerirane su dodjeljivanjem indeksa K (osoblje) ili LS (osoblje), uobičajeno je da se broj naloga dopunjuje slovom R.

Kad se primi zahtjev za traženje dokumenta, sekretarica po broju, tačnije po dodatno dodijeljenom indeksu, može se lako kretati u kojem slučaju (folderu) ga tražiti, na primjer:

Br. 26 -r - u narudžbama;
Br. 26 -ls - u nalozima za osoblje;
Br. 26 -opera - među zapisnicima operativnih sastanaka.

Dopunom serijskog broja primljenog dokumenta slovom F (faks) ili E (e-pošta) možete riješiti problem računovodstva načina na koji se pismo dostavlja vašoj organizaciji bez povećanja obrazaca za registraciju (časopisa).

Pojedinačna registracija. Dokument unutar zidova jedne institucije registrira se jednom (pri stvaranju ili prijemu). Dokument putuje od jedinice do jedinice pod svojim jedinstvenim brojem, tj. interne podjele, nakon što su primile dokument, uzimaju ga u obzir pod izvorno dodijeljenim indeksom i ne dodjeljuju novi. Ovo pravilo se odnosi i na administrativne dokumente i na službenu prepisku.

Pravovremenost registracije. Prema članu 16 Pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije br. 477, registracija primljenih dokumenata vrši se na dan prijema, stvorena - na dan potpisivanja ili odobrenje ili sljedećeg radnog dana. Takvi zahtjevi opravdani su činjenicom da odlaganje dokumenta u fazi registracije skraćuje vrijeme stvarnog izvršenja do navedenog datuma. Takvo kašnjenje može rezultirati negativnim posljedicama za zaposlenike ili čak za cijelu instituciju, bez obzira na oblik vlasništva. Postupak i uvjeti registracije trebaju se odraziti u uputama za uredski rad određene kompanije.

Odvajanje evidencije o registraciji. Svaka vrsta dokumenta ima svoju zasebnu registraciju.

Dakle, u zasebnim registracijskim obrascima uzima se u obzir sljedeće:

Dolazna prepiska (dolazni dokumenti);
odlazni dokumenti;
interne službene bilješke;
nalozi za glavnu djelatnost;
kadrovska naređenja;
naredbe;
zapisnici upravnog odbora;
izvještaji o sastancima za planiranje (RAM), itd.

Registracija se vrši u roku od jedne kalendarske godine. Svake godine 1. januara numeriranje gotovo svih vrsta dokumenata (naloga, dolaznih i odlaznih pisama, protokola itd.) Vraća se na nulu. Izuzetak je popis slučajeva stalnog skladištenja. Ovi inventari imaju jedan broj i numeriranje od početka do kraja stavki tokom čitavog života organizacije.

Potpunost odražavanja informacija o dokumentu tokom registracije. Prilikom unosa podataka o registraciji u dnevnik (bazu podataka) baze podataka navode se svi podaci dostupni u dokumentu: indeks, datum, upućivanje na broj i datum zahtjeva, ime primatelja / dopisnika, a također i njegov sadržaj navedeno što je moguće detaljnije. Osim tradicionalno uzetih u obzir podataka, registracijske obrasce treba dopuniti kolonama koje bi odražavale dodatne informacije koje zaposlenici ili korisnici najčešće traže (na primjer, način slanja). Popis znakova koji se uzimaju u obzir trebao bi biti propisan u uputama za uredski rad.

Jedinstvenost registracije, bez obzira na njen oblik ili oblik prijema (izrade) dokumenta. Računovodstvo dokumenata u organizaciji izgrađeno je prema istim pravilima, bez obzira na prihvaćeni oblik registracije: ručno u dnevniku, u Excelu ili pomoću specijaliziranog programa za upravljanje elektroničkim dokumentima.

Interni regulatorni dokumenti

Mnogi, sjedeći za pisanje regulatornog dokumenta, imaju na umu ideju da je njihov zadatak sastaviti ispravan regulatorni dokument. Ali to nije slučaj. Zapravo, njihov zadatak je poboljšati stanje sistema. A za to morate osigurati implementaciju, bušenje vašeg regulatornog dokumenta pravo u mozak svakog zaposlenog u organizaciji. Pobrinite se da svaki zaposlenik pročita vaš dokument, razumije vaš dokument, može ga zapamtiti, izvršiti i tretirati ga kao nešto važno, glasovnim izmjenama i dopunama, u skladu s vašim dokumentom.

Vaš zadatak je da asfalt pukne.

Da bi se stvorio takav dokument, potrebno je da on predstavlja križ između teksta zakona i teksta jednog od Čičvarkinovih pisama.

Za početak proučite sve dostupne standarde protoka dokumenata, GOST -ove za dokumentaciju, zahtjeve za upute.

Nakon što ste se uvjerili da znate sve zahtjeve, možete zanemariti bilo koji od njih, jer oni su izborni, osim ako se odlučite za dobijanje certifikata o usklađenosti sa standardom.

Nakon toga, potrebno je proučiti trenutno stanje sistema. Shvatite kako će poštivanje novog standarda poboljšati ovo stanje.

Jer dokument, po pravilu, opisuje proces - u tom procesu moraju se precizirati zahtjevi internog klijenta. Naravno, s ovim internim klijentom, ova se regulativa također mora dogovoriti u fazi razvoja.

Sjedite za pisanje sljedećeg regulatornog dokumenta, morate biti raspoloženi za sastavljanje najboljeg regulatornog dokumenta u povijesti čovječanstva.

Dokument mora imati takav kumulativni naboj da bi prošao sljedeće slojeve inercionog oklopa sistema:

1. Dokument se mora pročitati.

Svaki zaposlenik trebao bi pročitati vaš dokument, a ne samo potpisati poznanstvo. Da bi se to učinilo, dokument bi trebao biti kratak, trebao bi biti lijepo dizajniran i ne dosadan, a ne poput dijela birokracije, a također ne bi trebao imati nepotrebne dijelove koji bi trebali biti samo radi pristojnosti.

Stari birokrati se nikada ne zamaraju ovim. Oni se jednostavno tješe činjenicom da njihov dokument moraju pročitati oni koji su to dužni. A ako zaposlenici jednostavno potpišu poznanstvo, onda su to jednostavno neozbiljni, neozbiljni zaposlenici, a sami su krivi što nisu pročitali ono što slijedi. Ako prekrše regulatorni dokument, odgovorit će, jer evo ga - potpis u uvodu!

Najneefikasnija stvar koja može biti ako je cilj implementacija novog / promijenjenog procesa je upoznavanje s potpisom. Ako poznanstvo počinje i završava potpisom na listu za upoznavanje, ovo je djelo "za predstavu" običnih amatera, koji su svu odgovornost sbacili s izvođača, ne zbunivši se posebno rezultatima i učinkovitošću svojih zahtjeva.

2. Dokument se mora razumjeti.

Zamislite da lično objašnjavate tekst dokumenta jednom od zaposlenih. Samo napišite! A ne ured s kvadratnim ugniježđenjem!

Stari birokrati se nikada ne zamaraju ovim. Oni jednostavno pišu nešto poput: "Organizacija bi, gdje se praćenje i mjerenje koristi za dobijanje dokaza o usklađenosti proizvoda i usluga sa specificiranim zahtjevima, trebala odrediti resurse potrebne za osiguranje prikladnosti i pouzdanosti podataka."

Zato QMS usluge mrze sve - pišu pametan rad, a zatim se uzbuđuju što ga svi ignoriraju. Da, samo čitanje takvog dokumenta posao je za sebe!

A kad im se istakne da dokument nije jasno napisan, predlažu da se pokrene pitanje kvalifikacija zaposlenih kojima je dokument namijenjen.

Možete upisati primjere u upute, pa čak i u standard, možete napisati argumente, možete napisati bilo što kako biste zaposlenima olakšali razumijevanje značenja koje im pokušavate prenijeti!

Ponekad pročitate odlomak uputstva i postavite autoru pitanje:

I šta zaista znači ova stavka?

Nije važno kako ste napisali dokument, važno je kako će se on razumjeti!

Bez obzira na to koliko je dokument napisan jasno, jednom odobren, dokument ipak treba razjasniti. a) kroz obuku; b) kroz faznu implementaciju sa analizom nastalih problema i izmjenom propisa, ako je potrebno.

3. Dokument se mora zapamtiti.

Da biste to učinili, morate prenijeti zaposleniku važnost i relevantnost problema koji se rješava. Možete opisati trenutno stanje ili problem koji se rješava (bolje je to navesti u propratnom pismu) i pružiti mu što je više moguće boli.

Osim toga, tekst trebate učiniti emocionalno obojenim gdje je to prikladno. Dozvoljeno je menjanje govora kao što je „NIKAKO ne reci klijentu da ..“. Potiče se prisutnost konkretnih primjera, razumljivih i sleng govornih obrata, narativnog govora. Budite slobodni da budete maštoviti. Ljudski um najbolje pamti slike i tekstove koji liče na priču.

Ali ne treba pretjerivati, pa je riječi poput "odgovori tačno" bolje zamijeniti sa "odgovori tačno".

4. Dokument mora biti izvršen.

Da bih to učinio, koristio sam takvu tehniku kao opis onoga što se događa kada se jedan ili drugi paragraf prekrši. Opisujem zahtev. Ispod njega pišem "Ako ovo nije ispunjeno, događa se sljedeće: * opisana je bolna i istinita slika potpunog neuspjeha *" Ne ustručavajte se argumentirati svoje tvrdnje. Uslov ispod je odmah razlog za njegovo imenovanje.

Stari birokrati se nikada ne zamaraju ovim. Oni samo postavljaju zahtjev. Oni misle da svaka osoba može nešto učiniti samo pod prijetnjom neke vrste sankcija, a ne iz razloga unutarnje motivacije (pristojnosti, na primjer). I traže izvršenje dokumenta o kontroli, mikro-upravljanju, novčanim kaznama i drugim manifestacijama vanjske motivacije. I sve ovo je muda, naravno. Ili jednostavno navode da su zaposlenici organizacije vrlo neodgovorni i slaboumni.

Većina zaposlenih će ispuniti vaše zahtjeve ako samo razumiju zašto je to potrebno. Većina zaposlenika ignorirat će vaše zahtjeve, čak i pod prijetnjom neke vrste kazne, ako ne razumiju zašto je to potrebno.

Postoji mnogo načina za povećanje unutrašnje motivacije ljudi da se povinuju zahtjevima sistema. Čak sam otišao čak i do uvreda "Ako ne ispunite ovaj zahtjev, ne možete se nazvati specijalistom", a prijetnje "kršenje ovog uputstva kažnjivo je posebnom zluradošću" u regulatornim dokumentima.

5. Svi bi trebali živjeti prema vašem dokumentu. Ako se proces promijeni, prva pomisao zaposlenih trebala bi biti "Potrebno je izmijeniti propise".

Da biste to učinili, pokušajte uključiti sve u izradu ovog dokumenta. Ako je osoba sama napisala regulatorni dokument, ako je aktivno sudjelovala u njegovom odobrenju, tada će se prema njoj odnositi s velikom pažnjom. Neka svi izgovore svoje dodatke.

Nakon odobrenja dokumenta, zaposlenici neće imati priliku reći da je napisana neka glupost koja se ne može učiniti. Oni su sami napisali ovu glupost i složili se. Drugo, dodatna glava pri definiranju zahtjeva omogućit će nam da sa druge strane pogledamo zahtjeve, koje nismo mogli uzeti u obzir. Vlasnici procesa mogu imati detaljniji prikaz trenutnog stanja sistema.

Što više vremena potrošimo na razvoj i odobravanje dokumenta, manje će nam vremena trebati za njegovu provedbu, zahtjeve pretvorimo u stvarnost.

Uvijek koristite koncept testnog perioda, kada ne samo da će neko kontrolirati ispunjenje zahtjeva, već može brzo riješiti sve probleme, odgovoriti na pitanja koja se pojave i biti svjestan napretka u implementaciji zahtjeva od početka do kraja ceo proces tokom ovog perioda.

I ne zaboravite da vaš dokument mora biti sistematičan i imati ispravnu strukturu. Imati ispravno konfigurirane ulaze i izlaze, veze do drugih propisa, ispravno navedene pozicije, bez pravopisnih grešaka i lijep dizajn. Možete naučiti mnogo korisnih primjera iz GOST -a i standarda protoka dokumenata, koje sam vam preporučio da pročitate na početku ovog članka.

Na ovaj način možete osigurati da je dokument "aktivan". Svatko može napisati mrtvorođene radove koje nitko nikada ne čita i kojima se ne vodi.

Primjer propratnog pisma s kojim sam dostavio standard organizacije "Upravljanje kvalitetom proizvoda" koji je pokrenut radi odobrenja poštom unutar preduzeća:

Drage kolege!

Molimo vas da ovaj standard tretirate kao najvažniji dokument u organizaciji. Ovo je srž, osnova temelja oko kojih se sve vrti.

Standard sada nije savršen. Više liči na kostur, ali će u budućnosti postati meso, postati detaljniji i sistemskiji.

Želim da svako od vas doprinese pisanju ovog standarda. Napišite mi svoje dodatke i komentare na isti pedantan i detaljan način dok pregledavam dokumente svakog od vas koji mi dolaze na odobrenje.

Najgore što možete učiniti je zanemariti proces rođenja ovog dokumenta. Sada je vrijeme da izrazite sve brige i dogovorite se oko svega. Kad standard bude odobren, više vam neću dopuštati da bježite od njegove implementacije.

Sada vidim situaciju u kojoj gradimo vrlo brzo, ali gradimo na pijesku. I trebate - na temeljima! Ovaj standard je temelj koji pokušavam staviti u naše aktivnosti. Gradimo kuću s jedne strane, a taj dio koji je sagrađen nešto ranije se raspada. Stoga biste trebali odustati od ideje da je izgradnja temelja gubljenje vremena. Da, nije vidljivo, tk. pod zemljom je, ali je potrebna.

Molim vas da pročitate i učestvujete u pripremi ovog standarda s mišlju da ćete tada živjeti po njemu. I ni u kom slučaju se ne smije povući iz ovog procesa. Glupo je ostati na peronu kad vlak naših poboljšanja, automobil za autom, krene. Možda nećete imati vremena da uskočite u zadnji vagon.

Ne biste trebali misliti da je život prema ovom standardu nemoguć - savršeno upravljam bazom podataka razvojnog odjela u smislu svojih projekata i potpuno sam razradio opisane metode na sebi. Sada pokušavam proširiti svoj rezultat na cijelu kompaniju.

U ovom trenutku standard nije napisan „kakav jeste“, već „kako bi trebao biti“. Na primjer, još nemamo potpune upute za izradu proizvoda. Nacrtajmo sada za sebe sliku idealnog stanja i svi će jasno razumjeti do kakvog stanja sistema svi težimo da na kraju dođemo.

Lista internih dokumenata

Odmah rezervirajmo da u članku navodimo samo približan popis internih korporativnih dokumenata. Približno ne zato što smo lijeni sastaviti cjelovit popis, već zato što, prvo, određeni popis dokumenata ovisi o vrsti organizacije - komercijalnoj ili nekomercijalnoj, organizacijsko -pravnoj formi, državnim i drugim faktorima, i drugo - zahtjevi zakonodavstva u pogledu prisutnosti internih dokumenata stalno se "poboljšavaju", a papir koji danas nije potreban može sutra postati "temeljni". Naravno, koliko možemo, mi ćemo popis mijenjati i nadopunjavati, ali imajte na umu gore navedeno.

Međutim, onome kome je potrebna posebna lista posebno za njihovu organizaciju, naši advokati za rad u Ryazanu sastavit će potreban skup dokumenata za vašu organizaciju.

Interni korporativni dokumenti:

Odluke (zapisnici) o odobravanju internih dokumenata;
Odluka (protokol o imenovanju jedinog upravljačkog tijela (direktor, predsjednik, šef, predsjednik itd.).

Ovdje nismo naveli protokole (odluke) potrebne pri stvaranju i registraciji organizacije, jer se pretpostavlja da oni već postoje ako organizacija radi.

Opcionalno, možete predvidjeti i odredbu o postupku sazivanja vrhovnog upravnog tijela (sastanci osnivača, dioničara, članova, dioničara itd.) Sa odgovarajućim protokolima za njihovo odobrenje.

Uredbu o pravcu informisanja, takođe je odobrilo vrhovno tijelo upravljanja.

Interni računovodstveni dokumenti:

Uredba o računovodstvenoj politici (ovaj dokument obično izrađuju same računovođe, u skladu sa daljim radom povjerenog preduzeća);
Opcionalno, može postojati i odredba o raspodjeli dobiti, dividendi, formiranju sredstava - rezervi, kapitala i drugih.

Spisak internih radnih (kadrovskih) dokumenata:

Tablica osoblja (možete uzeti standardni obrazac T3);
Interni propisi o radu (član 189. Zakona o radu);
Propisi o naknadama (Poglavlje 21 Zakona o radu Ruske Federacije);
Spisak normativnih akata o radu (član 212 Zakona o radu Ruske Federacije);
Skup pravnih akata o radu u skladu sa specifičnostima djelatnosti (član 212. Zakona o radu);
Ugovori o radu (član 57. Zakona o radu Ruske Federacije), uključujući ugovor o radu s direktorom (napomena: ranije, ako su se osnivač LLC -a i direktor podudarali u jednoj osobi, tada ugovor o radu nije bio potreban, jer ne možete potpisati ugovor sa samim sobom, usput je bilo puno objašnjenja i Ministarstva rada, i Ministarstva financija, ali sada se državno birokratska misao kreće putem koji je svejedno, kad su osnivač i direktor poklopiti, tada bi ugovor ipak trebao biti);
Spisak zanimanja i vrsta poslova za koje treba izraditi uputstva o zaštiti rada (članovi 211, 221, 223, 225, 226, 228 Zakona o radu Ruske Federacije);
Spisak uputstava o zaštiti rada (uredba 1/29);
Dokumenti koji potvrđuju osiguranje zaposlenih od industrijskih nesreća i profesionalnih bolesti (član 212 Zakona o radu Ruske Federacije).

Programi (član 225. Zakona o radu):

Uvodni program brifinga;
početni program informisanja na poslu.

Instrukcije:

Opisi poslova za direktore i zaposlene (članovi 211, 221, 223, 225, 226, 228 Zakona o radu Ruske Federacije);
uputstvo o zaštiti rada;
upute za sigurnost od požara.

Časopisi:

Dnevnik registracije uvodnog uputstva (član 225. Zakona o radu);
dnevnik brifinga o radnom mjestu (225 TC);
registar nesreća na radu (čl. čl. čl. 228 - 231 Zakona o radu Ruske Federacije);
registar uputstava za zaštitu rada za zaposlene, rezolucija 1/29);
dnevnik za izdavanje uputstava o zaštiti rada za zaposlene (uredba 1/29).

Knjige (Rezolucija Ministarstva rada Ruske Federacije N 69 "O odobrenju Uputstva za popunjavanje radnih knjižica"):

Knjiga prihoda i rashoda za računovodstvo obrazaca radne knjižice i uložak u nju;
Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i umetaka u njih.

Lokalni nalozi i propisi osnivača o radu i zaštiti rada:

Naredba o izradi (odobrenju) popisa zanimanja i vrsta poslova za koje treba izraditi uputstva o zaštiti rada;
naredba o imenovanju osobe odgovorne za poučavanje o zaštiti rada i vođenje evidencije instrukcija * ( * može se kombinirati);
nalog kojim se odobrava godišnji raspored godišnjih odmora;
naredba o imenovanju lica odgovornog za vođenje i evidentiranje radnih knjižica;
odluka (zapisnik) o odobravanju programa uvodne obuke;
odluku o odobrenju početnog programa obuke na radnom mjestu;
odluka o odobravanju uputstava o BZR za zaposlene (može se kombinovati).

Opcionalno (ovi interni dokumenti organizacije mogu, ali i ne moraju ovisiti o specifičnim specifičnostima i (ili) željama, ali ipak smo smatrali da je potrebno njihovu listu dopuniti):

Dnevnik inspekcija pravnih lica i individualnih preduzetnika nije obavezan (član 8 člana 16 Federalnog zakona br. 294-FZ "O zaštiti prava pravnih lica i individualnih preduzetnika u vršenju državne kontrole (nadzora) i općinska kontrola ", Nalog Ministarstva ekonomskog razvoja Ruske Federacije br. 141" O primjeni odredbi Saveznog zakona "O zaštiti prava pravnih lica i individualnih preduzetnika u vršenju državne kontrole (nadzor) i općinska kontrola ";
Uredba o ličnim podacima (član 86. stav 8, član 88. Zakona o radu);
Upute za rad na računaru (ako rad na računaru oduzima više od 50% radnog vremena);
Program obuke iz zaštite na radu (opcionalno pri formiranju komisije za obuku o zdravlju i sigurnosti);
Naredba o obrazovanju komisije za provjeru znanja o zaštiti rada;
Upute za obuku iz zaštite na radu;
Protokoli za provjeru znanja o zaštiti rada;
Časopis za provjeru znanja o zaštiti rada.

Kao što vidite, ništa izvanredno. Uz dužnu revnost i minimalno poznavanje rada na računaru, možete napraviti potrebnu listu internih dokumenata vaše organizacije.

Međutim, u skladu s člankom 309.2 Zakona o radu, organizacije koje spadaju u kategoriju mikro poduzeća mogu koristiti standardni oblik ugovora o radu zaključenog između zaposlenika i poslodavca-subjekta malog gospodarstva koji pripada mikro poduzećima, odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije br. 858. Kriteriji za klasifikaciju kao mikro preduzeća utvrđeni su članom 4 Saveznog zakona br. 209-FZ "O razvoju malih i srednjih preduzeća u Rusiji". Federacija "i Uredba Vlade Ruske Federacije usvojena u skladu s ovim zakonom br. 265" O graničnim vrijednostima prihoda od poslovnih aktivnosti za svaku kategoriju malih i srednjih preduzeća ".

Ako mikro preduzeće koristi standardni ugovor o radu, takvi interni dokumenti organizacije kao što su interni propisi o radu, odredbe o naknadama i brojni drugi lokalni radni (kadrovski) dokumenti koji se nalaze na obaveznoj listi ne mogu se sastaviti.

Registracija internih dokumenata

Svi dokumenti organizacije podijeljeni su u tri toka dokumenata:

Dolazni (dolazni) dokumenti, tj. ulazak u organizaciju;
odlazni (poslati) dokumenti;
internih dokumenata.

Dolazni dokument (dolazni dokument) - dokument koji je primila institucija.

Odlazni dokument (poslani dokument) - službeni dokument poslan iz institucije.

Interni dokument je službeni dokument koji ne nadilazi organizaciju koja ga je pripremila.

Svaki od tokova dokumenata ima posebnosti obrade. Uvijek se morate sjetiti da na posebnosti obrade utječe odabir oblika organiziranja rada s dokumentima (centraliziran, decentraliziran, mješovit).

Dolazni dokumenti uključuju one koji dolaze iz drugih organizacija: nadređenih, podređenih, javnih, općinskih, nevladinih, poslanika i građana. Na primjer: zakoni, uredbe, rezolucije, odluke, upute, upute, upute, upute, nalozi, punomoći, ugovori, pisma (ponude, popratne, garancije, oglašavanje, informacije, upiti itd.), Faks programi, poruke koje šalje e-pošta, telegrami, telefonske poruke, teletajp poruke, izvještaji o ekonomskim, finansijskim, upravljačkim aktivnostima, memorandumi, akti, žalbe građana, zahtjevi i žalbe poslanika, peticije, kolektivne žalbe.

Obrada ulaznih dokumenata uključuje:

Prijem i primarna obrada dokumenata;
prethodno razmatranje i distribucija dokumenata;
registracija;
prenos na izvršenje.

Prijem i primarnu obradu dokumenata u organizacijama koje primaju veliki broj dokumenata obavlja služba za upravljanje uredom, u malim - sekretar. U vrlo velikim organizacijama (ministarstva, koncerni), u strukturi predškolske obrazovne ustanove, stvaraju se posebne jedinice koje primaju dokumente - ekspedicije.

Dolazni dokumenti mogu se primiti poštom, dostaviti kurirom, dostavljačem, posjetiteljima ili poslati putem e-pošte ili faksa.

Po prijemu potrebno je provjeriti ispravnost dostave korespondencije. Ako je dostavljen na pogrešnu adresu, mora se proslijediti pošiljatelju. Koverte se otvaraju, sa izuzetkom onih koje su označene „lično“, procenjuje se fizičko stanje dokumenata (oštećen tekst, nepotpun prijem faks poruke) i proverava se prisustvo priloga. U pravilu se koverte uništavaju, osim ako se na kovertu može utisnuti datum kada je dokument poslan ili primljen, ili adresa pošiljatelja. Zatim se koverta zakači na dokument. Ako je tekst dokumenta oštećen, nema priloga, sastavlja se akt. Jedan primjerak akta zajedno sa primljenim dokumentima šalje se primatelju. Preporučena pisma prihvataju se protiv prijema. Ako dokument ima natpis "HITNO", na njemu je utisnuto vrijeme prijema. Prethodno razmatranje dokumenata provodi se radi distribucije dolazne prepiske dokumentima koji zahtijevaju posebno razmatranje od strane uprave organizacije ili strukturnih odjela, kako bi se menadžer oslobodio razmatranja sporednih pitanja, kako bi se ubrzalo kretanje dokumenata i njihovo izvršenje.

Raspodjela dolaznih dokumenata između rukovodstva zasniva se na naredbi o raspodjeli odgovornosti između rukovodstva, gdje se pravci aktivnosti dodjeljuju svakom službeniku. Prijenos dokumenata na razmatranje rukovodećem osoblju organizacije vrši se na osnovu važnosti sadržaja dokumenta i u skladu s funkcijama i nadležnostima službenika kojima se dokument šalje na razmatranje na osnovu distribucije dužnosti utvrđene u organizaciji.

Računovodstvo ulaznih dokumenata sastoji se od stavljanja oznake primitka. Sadrži registracijski serijski broj dokumenta i datum primitka (ako je potrebno, sate i minute). Oznaka se postavlja u donji desni ugao prvog lista dokumenta. Može se utisnuti ručno ili električnim žigom. Faksimilna slika dokumenta ima datum prijema, pa je potrebno unijeti samo serijski broj. Zatim se dokumenti za registraciju unose u obrazac za registraciju koji je ustanovila organizacija (časopis, kartica, elektronska kartica).

Razmatranje dokumenta od strane uprave sastoji se u činjenici da nadležni službenik o tome napiše rezoluciju, tj. svoju odluku o informacijama sadržanim u dokumentu.

Rješenje se prenosi na obrazac za registraciju.

Prijenos dokumenta na izvršenje vrši se nakon razmatranja njegovog rukovodstva.

Dokumenti se moraju izvršiti na vrijeme, stoga se dolazna dokumentacija mora predati izvođaču na dan prijema i registracije ili prvog radnog dana kada se dokumenti primaju van radnog vremena.

Ako dokument zahtijeva trenutno izvršenje, može se prenijeti izravno izvođaču, ali uvijek s porukom o tome glavi.

Ako je dokument namijenjen izvođenju više izvođača, u dogovoru s odgovornim izvođačem, on se prenosi jedan po jedan svakom ili za sve izvođače navedene u rezoluciji ili se izrađuju fotokopije. Sav rad na pripremi nacrta dokumenta organizuje odgovorni izvršilac.

Dakle, glavni zadaci obrade dolaznih dokumenata su:

Provera ispravnosti isporuke dokumenata;
provera integriteta priloga i fizičkog stanja primljenih dokumenata;
utvrđivanje činjenice prijema dokumenata;
priprema za izvršenje;
prenos dokumenata na izvođače.

Odlazni - dokumenti stvoreni unutar organizacije i poslani iz nje drugim institucijama ili pojedincima koji su poslali žalbu. Ako organizacija ima podređene institucije, može im poslati administrativne dokumente (rezolucije, naredbe, uputstva), pisma (informacije, garancije itd.). Šalju memorandume, izvještaje, potvrde, kritike, pisma, telegrame, telefonske poruke, faksove, poruke poslane e-poštom višim organizacijama.

Odlazna obrada uključuje:

Izrada nacrta dokumenta;
priprema nacrta dokumenta;
njegovo odobrenje (viđenje);
ovjera dokumenta;
slanje dokumenta.

Izvršitelj je odgovoran za pripremu nacrta izlaznog dokumenta. On koordinira radnje drugih izvršilaca navedenih u rezoluciji. Odgovorni izvršitelj ima pravo: sazvati suizvršitelje na radne sastanke, zahtijevati od njih sve potrebne materijale, utvrditi redoslijed poslova između suizvršitelja.

U procesu pripreme odlaznog dokumenta, izvođač samostalno sastavlja nacrt, priprema nacrt dokumenta i odobrava ga (indosament). On mora predškolskoj obrazovnoj ustanovi donijeti nacrt dokumenta koji zahtijeva postavljanje potrebnih podataka za ovjeru (potpis, datum potpisivanja, indeks odlazne registracije, ako je potrebno, pečat odobrenja, pečat). Dokument se može prenijeti odgovarajućem službenom licu putem službe predškolske obrazovne ustanove ili sekretara. Nacrt dokumenta se dostavlja sa svim materijalima na osnovu kojih je pripremljen. Ako su komentari službenika (osoba) koji odobravaju nacrt dokumenta priloženi uz nacrt dokumenta, oni se moraju priložiti uz nacrt.

Menadžer, nakon što se upoznao sa nacrtom dokumenta, može ga odmah ovjeriti svojim potpisom ili može dati komentare, izmjene i podnijeti ga na reviziju. Zatim izvođač finalizira dokument u skladu s napomenama "ponovo prikuplja vize za odobrenje. Povratak projekta može se ponoviti i svaki put izvođač mora ponoviti cijeli postupak pripreme nacrta dokumenta od početka do kraja.

Svaki zaposlenik predškolske obrazovne ustanove trebao bi znati "da izvođač radova donosi nacrt dokumenta, u potpunosti izvršen: odštampan na odgovarajućem obrascu, sa svim vizama.

Glavni zadaci predškolske obrazovne ustanove pri obradi odlaznih dokumenata su:

Provera ispravnosti dizajna dokumenta u skladu sa utvrđenim pravilima;
provjeravanje dostupnosti detalja ovjere;
postavljanje indeksa odlazne registracije;
obrada dokumenta za slanje.

Obrada poslane prepiske uključuje:

Sortiranje;
privitak na koverte;
adresiranje;
dostava do pošte.

Prilikom prihvaćanja dokumenata za slanje provjerite:

Tačnost papirologije (potpis, datum, registarski indeks, oznaka kategorije polaska);
prisustvo priloga navedenih u poslanom dokumentu i korespondenciju broja kopija sa brojem primalaca;
ispravno adresiranje, prisustvo broja zapisa, ako je dokument poslan faksom.

Dokumenti poslati na jednu adresu mogu se staviti u jednu kovertu.

Za preporučenu poštu u službenim službama sastavlja se mailing lista, na kraju koje se upisuju prezime zaposlenika koji ju je pripremio i datum otpreme.

Mašinski dokumenti prihvataju se samo uz propratno pismo.

Svi dokumenti koji odlaze iz organizacije moraju se obraditi i poslati istog dana ili najkasnije u prvoj polovini narednog radnog dana.

Interni dokumenti uključuju izvještaje, objašnjenja, zapisnike, akte, izjave.

Obrada internih dokumenata u fazama njihove pripreme i izvršenja prolazi kroz pripremu odlaznih dokumenata (priprema nacrta, priprema nacrta dokumenta, njegovo odobrenje (potvrđivanje), ovjera, registracija, slanje), a u fazi izvršenje - dolazni dokumenti (prijem, prethodno razmatranje, registracija, razmatranje od strane uprave, prenos na izvršenje).

Interni dokumenti imaju niz značajki njihove obrade, koje su određene vrstom dokumenata:

Nacrte naloga mora odobriti predstavnik pravne službe;
protokol nema fazu pripreme projekta, kao ni odobrenje i odobrenje.

Prijenos ulaznih, odlaznih i internih dokumenata može se izvršiti:

Kurir ili kurirska služba;
sekretarice;
uz pomoć tehničkih sredstava.

Strukturne podjele nekih organizacija mogu se nalaziti u različitim zgradama ili četvrtima grada. U takvim slučajevima preporučuje se organiziranje dostave dokumenata kuririma.

Unutar strukturne jedinice najracionalnije je uključiti sekretara koji može preuzeti korespondenciju iz predškolske obrazovne ustanove, vratiti odlazne dokumente pripremljene za slanje i prenijeti dokumente na izvršenje zaposlenicima strukturne jedinice.

Uvođenje tehničkih sredstava i računarske tehnologije omogućilo je promjenu procesa obrade dokumenata. Proces izrade dokumenta je ubrzan, jer unošenje izmjena ne zahtijeva ponovno štampanje. Odobrenje dokumenta (indosament) značajno je smanjeno i pojednostavljeno. Temeljne promjene dogodile su se u procesu primanja i slanja dokumenata s pojavom faksa i e-pošte. Ali treba imati na umu da imenovani načini prijenosa općenito ne prenose dokument, već informacije prikazane na nosaču. Trenutno se dokument koji se prenosi informacijskim i telekomunikacijskim sistemima može ovjeriti elektronskim digitalnim potpisom. Samo u ovom slučaju ona će biti pravno obavezujuća.

Svi dokumenti moraju biti dostavljeni sa napomenama o činjenici prenosa u odgovarajućim registracionim obrascima. Ako se dokument prenosi iz jedne strukturne jedinice u drugu, mimo predškolske obrazovne ustanove, zaposlenik koji je prenio dokument mora obavijestiti ovu službu o činjenici premještanja.

Registracija internih dokumenata

Glavna tačka u organizaciji dokumentacionih usluga je racionalna organizacija registracije dokumenata.

Registracija dokumenta je evidencija vjerodajnica o dokumentu u propisanoj formi, kojom se utvrđuje činjenica njegovog nastanka, slanja ili primanja.

Također možete dati detaljniju definiciju registracije kao potvrdu stvaranja ili primanja dokumenta određenog dana unosom u obrazac za registraciju s dodjelom registracijskog broja računa i snimanjem u obliku osnovnih podataka o dokument, koji vam omogućuje stvaranje baze podataka o dokumentima institucije za naknadnu kontrolu vremena izvršenja dokumenata i referentnog rada na njemu.

Drugim riječima, tokom procesa registracije postavlja se sistem za pronalaženje informacija za sve dokumente institucije, koji se zatim mogu koristiti za referentni rad i kontrolu nad izvršenjem dokumenata.

Stoga registracija ima tri svrhe:

Računovodstvo dokumenata;
kontrola nad njihovim izvršenjem;
referentni rad na dokumentima.

Samo dokumenti koji zahtijevaju odgovor i izvršenje podliježu registraciji, bez obzira na način njihovog kreiranja ili primanja.

Dokumenti operativne prirode, poslati ili stvoreni samo radi informacija i ne zahtijevaju odgovor i izvršenje, nisu registrirani. Služba za kancelarijski rad mora sastaviti listu (spisak) dokumenata koji ne podliježu registraciji. Odobri ga čelnik organizacije i ažurira po potrebi. Nakon početne obrade, neregistrovani dokumenti se prenose odjeljenju ili direktnim izvršiocima na koje mogu utjecati informacije sadržane u njima.

Dokumenti koji ne podliježu registraciji u pravilu uključuju:

Informativna pisma poslana radi informiranja;
sva prodajna pisma;
čestitke i telegrami;
pozivi, programi seminara, sastanaka i konferencija;
štampane publikacije (knjige, brošure, časopisi);
paketi sa oznakom "lično";
kopije regulatornih dokumenata, odluka i naloga državnih organa;
informativni materijali itd.

Dolazni, odlazni i interni dokumenti registruju se zasebno sa zasebnim matičnim brojevima.

Registracijski broj (indeks) dokumenta je digitalna ili alfanumerička oznaka koja se dokumentu dodjeljuje nakon registracije.

Postoje tri oblika registracije dokumenata:

Časopis;
kartica;
automatizovano.

Sistem dnevnika obično se koristi kada registracija dokumenata dođe do izražaja, najvredniji dokumenti se obično registruju u časopisima, na primjer, pasoši, radne knjižice, obrazovna dokumenta. Banke vode evidenciju ugovora o depozitu, računa preduzeća itd. Sistem registracije dnevnika koristi se pri radu s dokumentima ograničenog pristupa: tajnim, povjerljivim. Za svaku kategoriju dokumenata obično se razvija vlastiti oblik časopisa s različitim stupnjem detaljnosti informacija o dokumentu.

Sistem registracije časopisa bio je pogodan za organizacije sve dok su primali mali broj dokumenata. Uz veliki obim posla, sistem dnevnika ima niz značajnih nedostataka. Budući da se registracija u dnevniku vrši redoslijedom prijema dokumenata, samo jedna osoba može to voditi odjednom. S obzirom na veliki broj primljenih dokumenata, postupak registracije oduzima puno vremena i odgađa daljnji rad s dokumentima. Osim toga, sistem registracije dnevnika često dovodi do ponovne registracije dokumenata u drugim strukturnim odjeljenjima gdje se dokument prenosi. No, glavni nedostatak sistema registracije časopisa je nemogućnost organiziranja kontrole nad rokovima za izvršenje dokumenata i pravovremenog obavljanja informacija i referentnog rada na dokumentima.

Sustav registracije kartica omogućuje prevladavanje ovih nedostataka, budući da se kartice mogu stavljati u kartoteke bilo kojim redoslijedom, a nekoliko ljudi može registrirati dokumente istovremeno, stvarajući potreban broj kopija registracione kartice ispod kopije. Obrazac registracione kartice može odrediti sama ustanova i zabeležen je u uputstvu za rad u kancelariji.

Međutim, danas je najracionalniji automatizirani sistem za registraciju dokumenata na računaru. Omogućava, registracijom na različitim radnim mjestima, kombiniranje svih podataka o dokumentima u jedinstvenu bazu podataka, na osnovu koje je moguće organizirati centralizirani informativno -referentni rad i kontrolu nad izvršenjem dokumenata.

Dolazni dokumenti se obično registruju centralno. U malom preduzeću registrira ih sekretar, u ustanovi koja ima ured - posebno dodijeljen zaposlenik ili, ako je opseg ulaznih dokumenata veliki, grupa za registraciju.

Dokumenti se registruju bez obzira na način prijema: primljeni poštom, primljeni kurirskom službom, faksom, e-poštom.

U obrazac za registraciju obično se unose sljedeće informacije o dolaznom dokumentu:

Datum prijema;
dolazni registracijski broj koji je ustanovi koja ga prima dodijelila dokumentu;
autor (dopisnik) - tj. čiji je to dokument;
datum dokumenta koji joj je dodijelila institucija autora;
registarski broj dokumenta koji joj je dodijelila institucija autora;
naslov (o čemu se radi u dokumentu);
rezolucija;
rok za izvršenje primljenog dokumenta;
izvođač (koji će raditi sa primljenim dokumentom);
napredak izvršenja (svi prijenosi dokumenta i rezultat izvršenja se bilježe);
N & slučaja (gdje se dokument stavlja nakon izvršenja).

Obrazac za registraciju dolaznog dokumenta isprva nije potpuno popunjen. Prije nego što se dokument preda voditelju, na dokumentu nema rješenja, roka i izvršitelja, ti se podaci unose nakon što voditelj razmotri dokument. Podaci o napretku izvršenja dokumenta i broju predmeta unose se u obrazac za registraciju već tokom i nakon izvršenja dokumenta.

Takva kartica može biti dizajnirana u formatu A5 (148x210) ili A6 (105x148). Umnožava se odabirom prilično debelog papira.

Za različite grupe registriranih dokumenata možete koristiti kartice različitih boja, pruge u boji uz gornju marginu ili dijagonalno.

Sa automatizovanim sistemom registracije, najpogodniji (koji nudi većina računarskih programa) je obrazac registracione kartice na ekranu (RCC), u koji se unose podaci o dokumentu, slično tradicionalnoj ručnoj kartici na papiru.

Sa automatizovanim sistemom registracije, informacije o dokumentu mogu se lako dopuniti. Na primjer, dodajte:

Vrsta dokumenta;
geografski položaj autora dokumenta;
autor rezolucije;
naziv strukturne jedinice;
broj listova u dokumentu;
broj prijavnih listova;
srodnih dokumenata.

Popunjavanje registracione kartice na ekranu računara na mnogo je načina slično popunjavanju tradicionalne papirnate kartice, ali ima i svojih posebnosti.

Obrazac elektroničke registracione kartice u pravilu sadrži oba podatka (polja) koja se ručno popunjavaju (na primjer, broj i datum dolaznog dokumenta, sažetak, tekst rješenja), podatke (polja) koja su unose automatski (datum registracije, registracijski broj dokumenta) i podatke (polja) koji se unose odabirom podataka s padajućih lista. Takav unos informacija ne samo da ubrzava postupak popunjavanja registracijske kartice, već, što je posebno važno, izbjegava pravopisne pogreške i nesporazume, koji mogu značajno zakomplicirati ili čak onemogućiti automatsko pretraživanje informacija o dokumentu.

Uz pomoć padajućih lista, u pravilu se popunjavaju podaci (polja):

Vrsta dokumenta - budući da je broj vrsta dokumenata ograničen;
autor rezolucije je spisak vodećih osoba organizacije;
strukturna jedinica - popis strukturnih jedinica;
izvođači - ovo polje se u pravilu sastoji od dva dijela - imena (i / ili indeksa) strukturne jedinice i prezime i inicijale izvođača;
Broj predmeta - povezan sa nomenklaturom predmeta organizacije;
povezani dokumenti - ovi podaci uspostavljaju vezu između registriranog dokumenta i drugih (na primjer, dokument za odgovor povezan je s dokumentom inicijative).

Uz pomoć ažurirane liste popunjava se podatak (polje) "dopisnik". S popisa se biraju organizacije s kojima se održava stalna korespondencija. U slučaju registracije dokumenta primljenog od novog dopisnika, podaci o njemu unose se u popis. Podaci o dopisnicima mogu se dalje koristiti u referentnom radu, za formiranje mailing lista itd.

Nakon što su jednom potrošili vrijeme na stvaranje takvih lista, postižu značajnu uštedu vremena u procesu daljnjeg rada.

Obrasci za registraciju odlaznih dokumenata na mnogo su načina slični obrascima za registraciju dolaznih dokumenata, ali su ispunjeni različitim podacima. Navedeno:

Naziv odjela koje je pripremilo dokument,
broj odlaznog dokumenta;
datum dokumenta;
adresata, tj. naziv organizacije u koju se dokument šalje;
sažetak dokumenta;
ime izvođača radova koji je pripremio dokument;
ključni datum očekivanog odgovora;
vezu do dolaznog dokumenta ako je dokument odgovor;
broj predmeta u kojem je priložena kopija poslanog dokumenta (ili original ako se dokument šalje faksom).

Mogu se dodati i drugi podaci o dokumentu, na primjer, broj listova "prisutnost priloga", broj obrasca, redoslijed slanja itd.

Odlazni dokumenti se obično registruju centralno na poštanskom području.

Interni dokumenti se često registruju na decentraliziran način u grupama u onim odjelima gdje se stvaraju i izvršavaju: u računovodstvu, odjelu za kadrove, uredu itd.

Interni dokumenti moraju biti registrovani na dan potpisivanja ili odobrenja.

Prilikom registracije internog dokumenta popunjavaju se sljedeće informacije o njemu:

Serijski registarski broj dodeljen dokumentu;
datum dokumenta (registracija);
sažetak;
odjel koji je pripremio dokument;
izvršilac;
period izvršenja;
oznaka izvršenja (napredak izvršenja);
broj predmeta u kojem se dokument nalazi.

Kao i u prethodnim oblicima dolaznih i odlaznih dokumenata, u obrazac za registraciju mogu se dodati i drugi podaci: broj listova, prisustvo priloga itd.

Svaka vrsta dokumenta (nalozi, nalozi, ugovori, memorandumi) se nezavisno registruje i numeriše. Serijski broj dodeljen dokumentu u vreme registracije prenosi se na dokument. Broju se mogu dodati slova. Na primjer, za naredbu o osoblju - "ls", odnosno osoblje, ili "k" - kadrove, za broj naloga - slovo "r" - naredbu itd.

Uspostavljanje racionalnog sistema registracije dokumenata omogućava službi za upravljanje uredom da posjeduje informacije o svim dokumentima organizacije i profesionalno obavlja tako važne poslove kao što su informativno -referentni radovi i kontrola nad izvršenjem dokumenata.

Interna verifikacija dokumenata

Početak sljedeće kalendarske godine u preduzeću (organizaciji, ustanovi) obično se poklapa sa inspekcijom stanja njegovih aktivnosti od strane unutrašnje komisije kojom predsjeda jedan od zamjenika šefa. Odgovarajuća provjera provodi se u glavnim područjima osiguranja aktivnosti, uključujući dokumentaciona podrška menadžmenta (DOU) (kancelarijski rad).

Inspekcijski zadaci obično se formuliraju po nalogu (naredbi) rukovodioca preduzeća (organizacije, ustanove). Za provjeru statusa uredskog rada u sastavu komisije, u pravilu se formira pododbor s odgovarajućim ovlaštenjima.

Glavni zadaci pododbora su sljedeći:

1) provjeravanje dostupnosti lokalnih propisa koji uređuju organizaciju kancelarijskog rada preduzeća (organizacije, ustanove), njihovu usklađenost sa zahtjevima regulatornih pravnih akata iz oblasti kancelarijskog rada;
2) pružanje kancelarijskog rada sa glavnim vrstama resursa, njihovu usklađenost sa potrebama preduzeća (organizacije, institucije) u dokumentovanim informacijama;
3) stanje rada na upravljanju dokumentima nastalim u aktivnostima preduzeća (organizacije, ustanove), kao i na njegovoj dokumentaciji;
4) identifikovanje nedostataka u funkcionisanju sistema kancelarijskog rada preduzeća (organizacije, ustanove), utvrđivanje njihovih uzroka, razvoj predloga za poboljšanje sistema kancelarijskog rada (sa odrazom gore navedenog u izveštaju o inspekciji).

Razmotrimo kako se ti zadaci rješavaju tokom verifikacijskih aktivnosti.

Provjera prisutnosti lokalnih propisa

Glavni lokalni propisi (LNA) koji uređuju organizaciju uredskog rada preduzeća (organizacije, ustanove) uključuju:

Propisi o strukturnoj jedinici koja vrši ovlaštenja za organizaciju uredskog rada;
- uputstva za rad u kancelariji;
- opis poslova zaposlenih u ovlaštenoj jedinici. Navedene LNA čine organizacionu i pravnu osnovu za pravilno funkcionisanje korporativnog sistema kancelarijskog rada.

Osim njih, preduzeće (organizacija, ustanova) može razviti:

Propisi o pododsecima u okviru ovlašćenog strukturnog odeljenja: grupa za obradu dokumenata, grupa za tehničku pripremu dokumenata, grupa za operativno skladištenje dokumenata, grupa za arhivsko skladištenje dokumenata itd .;
- uputstva za zaposlene odgovorne za kancelarijski rad u drugim strukturnim jedinicama.

Prilikom provjere LNA utvrđuje se i kako oni ispunjavaju zahtjeve regulatornih i pravnih (regulatornih i metodoloških, regulatornih i tehničkih) akata iz oblasti uredskog rada.

Konkretno, prilikom provjere uputa za uredski rad, usklađenosti njegove strukture i sadržaja sa Smjernicama za izradu uputa za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima, odobrenim br. po nalogu Rosarkhiva N 76.

Prilikom provjere opisa poslova utvrđuje se usklađenost njihovog sadržaja s kvalifikacijskim karakteristikama. Osim toga, skreće se pažnja na usklađenost LNA dizajna s GOST R6.30-2003.

Na temelju rezultata provjere donosi se zaključak o prisutnosti (djelomičnog ili potpunog odsustva) MRS -a koji regulira organizaciju uredskog rada preduzeća (organizacije, ustanove), kao i njegovu usklađenost ili djelomično (potpuno) nepostojanje -saglasnost sa zakonskim propisima iz oblasti kancelarijskog posla.

Prilikom provjere sigurnosti uredskog rada s glavnim vrstama resursa, njihove usklađenosti s potrebama poduzeća (organizacije, ustanove), dokumentirane se informacije usredotočuju na:

Osoblje ovlaštene strukturne jedinice sa osobljem potrebnog broja i kvalifikacija;
- raspoloživost i stanje prostora za smještaj ovlaštene strukturne jedinice i relevantnih radnih područja;
- raspoloživost i opremljenost radnih mjesta osoblja ovlaštene strukturne jedinice, njihova usklađenost sa zahtjevima zaštite rada;
- dostupnost i upotrebljivost sredstava organizacijske i tehničke podrške za aktivnosti ovlaštene strukturne jedinice: obrada dokumentiranih informacija, skladištenje, komunikacija i komunikacija itd .;
- pravilnost primanja sredstava za osiguranje funkcioniranja ovlaštene strukturne jedinice, njihovu dovoljnost za pravilno izvršavanje zadataka koji zadovoljavaju potrebe preduzeća (organizacije, institucije) u dokumentovanim informacijama.

Na temelju rezultata provjere donosi se zaključak o opskrbi (djelomičnim ili potpunim nedostatkom opskrbe) navedenim vrstama resursa, njihovoj usklađenosti (djelomična ili potpuna neusklađenost) s potrebama preduzeća (organizacije) u dokumentovane informacije.

Prilikom provjere stanja rada na upravljanju dokumentima nastalim u aktivnostima preduzeća (organizacije, ustanove), kao i na njihovom dokumentiranju, ocjenjuje se prije svega usklađenost stvarnog učinka s planiranim.

Konkretno, opseg protoka dokumenata preduzeća (organizacije, institucije) određen je: općenito i prema glavnim tokovima informacija (dolazni, odlazni i interni dokumenti), kao i prema vrstama dokumenata (papirnati i elektronički), uključujući . u odnosu na slične pokazatelje prethodnih godina.

Također se procjenjuje efikasnost upotrebe automatiziranih sredstava za obradu dokumentiranih informacija.

Posebna pažnja posvećuje se osiguranju sigurnosti dokumenata u procesu opticaja: obimu mjera za traženje i obnavljanje njihovog normalnog fizičkog i hemijskog stanja, broju neotkrivenih (izgubljenih) dokumenata za period koji se provjerava i u poređenju sa sličnim pokazatelji prethodnih godina. Također se provjeravaju podaci o rezultatima kontrole izvršenja dokumenata, a posebno broj slučajeva njihovog nepravilnog izvršenja: nepoštivanje rokova, izvršenje dokumenata u suprotnosti sa utvrđenim zahtjevima, neusklađenost izvršenog dokumenta sa rješenjem itd. Na osnovu rezultata revizije donosi se zaključak o stepenu efikasnosti kancelarijskog rada - uopšte i po funkcionalnim komponentama (upravljanje dokumentima i dokumentacija).

Interna radna dokumenta

Računovodstvo rada i plaća u organizaciji vrši se na osnovu primarnih dokumenata generiranih u odjelu za osoblje. Loše organiziran rad službe za kadrove neizbježno utječe na rad i računovodstva i cijele organizacije. Posljedica toga je neblagovremena isplata zaposlenih, bolovanje, neblagovremena priprema dokumenata za podnošenje državnim društvenim organima. Kao rezultat toga, dolazi do smanjenja finansijskog učinka preduzeća u cjelini.

Poštivanje normi Zakona o radu Ruske Federacije, ispravnost pripreme kadrovske dokumentacije kontroliraju i tijela Federalne inspekcije rada (Rostrudinspektsiya) i tijela Federalne poreske inspekcije. Državni inspektor može doći u ured bilo koje organizacije, bez obzira na oblik vlasništva i zatražiti dokumente vezane za kadrovske evidencije, te druge obavezne i postojeće interne propise i naredbe (Federalni zakon br. 134-FZ "O zaštiti prava pravnih lica i individualnih preduzetnika u kontroli (nadzoru) ").

Dokumentiranje aktivnosti kadrovske službe pokriva sve procese koji se odnose na oblikovanje i obradu kadrovske dokumentacije u skladu s utvrđenim pravilima i rješava sljedeće zadatke upravljanja osobljem:

Organizacija rada zaposlenih;
- zaključivanje ugovora o radu i zapošljavanje;
- prelazak na drugo radno mjesto;
- obezbjeđivanje odmora zaposlenima;
- podsticanje zaposlenih;
- izricanje disciplinskih sankcija zaposlenima;
- certifikaciju zaposlenih;
- održavanje radnog stola;
- računovodstvo korištenja radnog vremena;
- privlačenje zaposlenih na posao vikendom i neradnim praznicima;
- prijava službenih putovanja;
- otkaz ugovora o radu i otpuštanje s posla.

Spisak kadrovskih dokumenata koje organizacije moraju voditi, bez obzira na oblik vlasništva, dat je u dodatku. Takođe ukazuje na regulatorne dokumente koji regulišu obavezu poslodavca da čuva određene kadrovske dokumente i uslove njihovog skladištenja (u skladu sa Popisom standardnih upravljačkih dokumenata generisanih u aktivnostima organizacije, sa naznačenim rokovima skladištenja koje je odobrio Rosarkhiv).

Organizacija rada radnika provodi se usvajanjem (odobrenjem rukovoditelja organizacije ili službenog lica koje on ovlasti) lokalnih propisa. Svaki poslodavac mora imati interne propise o radu i propis o zaštiti ličnih podataka. Ako je potrebno, usvajaju se i drugi lokalni propisi, poput propisa o plaćama, racionalizaciji rada, bonusima i materijalnim poticajima, certifikacijama itd.

Kolektivni ugovor (ugovor) je preporučljive prirode, budući da je zaključen sporazumom strana (Poglavlje 7 Zakona o radu Ruske Federacije). Upravljanje ličnim dosijeima zaposlenih je savjetodavne prirode za privatne kompanije. Dužnost poslodavca da vodi lične poslove odnosi se na zaposlenike državnih organizacija u skladu sa Saveznim zakonom br. FZ-79 "O državnoj državnoj službi Ruske Federacije". Radi praktičnosti, još uvijek možete preporučiti formiranje osobnih dosjea ili ličnih mapa, a postupak njihovog formiranja trebao bi biti utvrđen u lokalnom regulatornom aktu organizacije, koji je odobrio čelnik.

Lični dosije zaposlenika (lični folder) može uključivati kopije dokumenata koji su potrebni prilikom prijave za posao (pasoš, vojna knjižica, potvrda o dodjeli TIN -a, potvrda o penzijskom osiguranju, vjenčani list, izvod iz matične knjige rođenih djece - radi pružanja olakšica za porez na dohodak; dokumenti o obrazovanju itd.), a zatim i svi glavni dokumenti nastali u razdoblju radne aktivnosti zaposlenika, koji karakteriziraju njegovu radnu aktivnost (zahtjevi za premještaj na drugo radno mjesto, otkaz, karakteristike, dokumenti o stručnom usavršavanju, kopije naloga za prijem, premeštaj, otpuštanje itd.).

Osim toga, poslodavac mora imati sljedeće dokumente o zaštiti na radu:

Upute o zaštiti na radu po struci;
- dnevnik brifinga (upoznavanje sa uputstvima);
- dnevnik zaposlenih koji prolaze obavezni lekarski pregled i dr.

Ovi se dokumenti mogu pohraniti u odjelu za osoblje preduzeća, ako organizacija nema zasebnu službu zaštite rada, ili u uredu.

U skladu sa pod. "A", dio 1 čl. 356 Zakona o radu Ruske Federacije, savezna inspekcija rada vrši državni nadzor i kontrolu nad poštivanjem poslodavaca radnog zakonodavstva i drugih regulatornih pravnih akata. Savezna inspekcija rada ima pravo slati, u skladu s utvrđenom procedurom, saveznim izvršnim vlastima, izvršnim tijelima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, lokalnim vlastima, agencijama za provođenje zakona i sudovima, tužbe i druge materijale o povredama rada zakonodavstva i zaštite rada, do obustave aktivnosti preduzeća, čime su otkrivene povrede (čl. 3.12. Upravnog zakona).

Čelnici organizacija lično su odgovorni za dokumentarni fond formiran u toku njihovih aktivnosti. Za kršenje zakonodavstva Ruske Federacije i drugih regulatornih pravnih akata, pogrešno vođenje kadrovske evidencije ili njen nedostatak, zakonodavac predviđa izricanje administrativne kazne: službenicima - od 1.000 do 5.000 rubalja, pravnim licima - od 30.000 do 50.000 rubalja. ili administrativna obustava aktivnosti do 90 dana, a opet - povlači za sobom diskvalifikaciju službenog lica (članovi 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 i 14.23 Upravnog zakona).

Lista kadrovskih dokumenata potrebnih za organizaciju:

Dokument	Koji dokument reguliše	Bilješka	Rok trajanja
Interni propisi o radu (PVTR)	Član 189. Zakona o radu Ruske Federacije	Prilikom zapošljavanja (prije potpisivanja ugovora o radu) poslodavac je dužan upozoriti zaposlenika na PTP protiv potpisa. Vrijedi do zamjene novim.	Stalno
Uredba o zaštiti ličnih podataka zaposlenih	Član 86 Zakona o radu Ruske Federacije	Prilikom zapošljavanja (prije potpisivanja ugovora o radu) poslodavac je dužan uposliti zaposlenog sa Uredbom o zaštiti ličnih podataka zaposlenih od potpisa. Vrijedi do zamjene novim.	Stalno
Tablica osoblja (obrazac T-3) (raspored osoblja)	Član 57 Zakona o radu Ruske Federacije, Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Rusije br	On se sastavlja svaki put kada se unesu neke izmjene u njega.	Stalno
Knjiga računovodstva za kretanje radnih knjižica i priloga uz njih		Čuva se u odjelu za osoblje i stalno se održava.
Knjiga primanja i izdataka za računovodstvene obrasce radnih knjižica i njihovih uložaka	Upute o postupku popunjavanja radnih knjižica i priloga uz njih (odobrene uredbom Ministarstva rada Rusije br. 69)	Pohranjuje se u računovodstvu zajedno s obrascima radnih knjižica i njihovim dodacima; kadrovskoj službi, obrasci se primaju na zahtjev kadrovskog radnika.	50 godina (ali kada se preduzeće likvidira, predaje se u gradsku arhivu zajedno s ostalim dokumentima, čiji je rok čuvanja 75 godina)
Propisi o platama, bonusima i materijalnim podsticajima	Član 6 Zakona o radu Ruske Federacije, Poglavlje 21 Zakona o radu Ruske Federacije	U prisustvu složenih sistema nagrađivanja i sistema rada i bonusa. Vrijedi do zamjene novim.	Stalno
Propisi o sistemu obuke	Članovi 196, 197 Zakona o radu Ruske Federacije	Ako u organizaciji postoji sistem obuke.	Stalno
Pravilnik o certifikaciji zaposlenih	Član 81 Zakona o radu Ruske Federacije	Prilikom provođenja certifikacije odlukom poslodavca.	Stalno
Raspored odmora	Član 123 Zakona o radu Ruske Federacije, Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Rusije br	Odobrila poslodavac najkasnije dvije sedmice prije početka kalendarske godine.
Ugovor o radu	Članovi 16, 56, 57, 67 Zakona o radu Ruske Federacije	Sa svakim zaposlenikom zaključuje se u pisanoj formi.
Opisi poslova za svako radno mjesto u skladu sa tablicom osoblja, radnim uputstvima za profesije		Prihvaćeno odlukom poslodavca.	Stalno
Nalozi za posao	Član 68. Zakona o radu Ruske Federacije	Objavljeno na osnovu ugovora o radu. Oni se objavljuju zaposleniku protiv potpisa u roku od tri dana od datuma početka rada.
Prenos naloga	Član 72.1 Zakona o radu Ruske Federacije	Objavljeno na osnovu ugovora o prelasku na drugo radno mjesto (dopunski ugovor uz ugovor o radu).
Nalozi za otpuštanje	Član 84.1 Zakona o radu Ruske Federacije
Narudžbe za osnovnu djelatnost		Objavljuje se prema potrebi. Nalozi za glavnu djelatnost, koje priprema odjel za kadrove, registriraju se i pohranjuju u uredu. U kadrovskoj službi vodi se slučaj "Kopije naloga za glavnu djelatnost".	1 godina (kopije naloga pohranjene u odjelu za osoblje)
Ostavite naređenja	Poglavlje 19 Zakona o radu Ruske Federacije, Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Rusije br	Objavljuje se na osnovu rasporeda godišnjih odmora ili izjave zaposlenika
Prijave zaposlenih za neplaćeno odsustvo	Član 128 Zakona o radu Ruske Federacije	Neplaćeno odsustvo odobrava se na zahtjev (na zahtjev) zaposlenika u skladu s dijelom 1. čl. 128 Zakona o radu Ruske Federacije ili na zahtjev zakona na osnovu zahtjeva zaposlenika (dio 2 člana 128 Zakona o radu Ruske Federacije).
Lična karta zaposlenika (obrazac T-2)	Rezolucija Goskomstata Rusije br.	Sprovodi se za svakog zaposlenog.
Historija zapošljavanja	Član 66 Zakona o radu Ruske Federacije, Rezolucija Vlade Ruske Federacije br. 225 "O radnim knjižicama", Uputstvo o postupku popunjavanja radnih knjižica i njihovih uložaka (odobreno Rezolucijom Ministarstva rada Rusije br. 69)	Poslodavac vodi radne knjižice za svakog zaposlenog koji je radio za njega više od pet dana.	Nakon otpuštanja zaposlenik prima u ruke radnu knjižicu. Nezahtjevne radne knjižice čuvaju se u organizaciji 50 godina, nakon likvidacije preduzeća predaju se u arhivu
Ugovori o punoj odgovornosti	Dodaci 2, 4 rezoluciji Ministarstva rada Rusije br. 85	Zaključuju se sa zaposlenicima koji direktno opslužuju materijalnu imovinu.
Knjigovodstvena knjiga (dnevnik registracije) naloga za glavnu djelatnost	Uputstvo za uredski rad u kadrovskoj službi VNIIDAD -a "Približna uputstva za uredski rad u kadrovskoj službi organizacije" (preporuka)	Mora biti numerisan i vezan, zapečaćen i potpisan od strane poslodavca
Knjiga evidencije (evidencija upisa) naloga za zapošljavanje
Knjiga računovodstva (registar) naloga za otpuštanje
Knjiga računovodstva (dnevnik registracije) naloga za odobravanje odmora
Dnevnik registracije putnih listova
Tabelarni pregled	Deo 3 člana 91 Zakona o radu Ruske Federacije	Poslodavac je dužan voditi evidenciju o vremenu koje je svaki zaposlenik stvarno proveo
Raspored smjena	Član 103 Zakona o radu Ruske Federacije	Na to se upozoravaju zaposleni najkasnije mjesec dana prije njegove primjene.
Registar inspekcija inspekcija	Federalni zakon br. 134-FZ "O zaštiti prava pravnih lica i individualnih preduzetnika tokom državne kontrole (nadzora)"	Vode sva pravna lica i preduzetnici bez formiranja pravnog lica	Stalno
Zapisnici sa sastanaka, odluke kvalifikacionih komisija za atestiranje	Propisi o certifikaciji zaposlenih u preduzeću	Izdaje komisija za atestiranje
Tabele i naredbe radnika štetnih profesija	Deo 3 člana 91 Zakona o radu Ruske Federacije	Sastavlja se mjesečno.
Spisak radnika u proizvodnji sa štetnim uslovima rada	Rezolucija Vijeća ministara SSSR -a br. 10 "O odobravanju popisa industrija, poslova, zanimanja, pozicija, pokazatelja koji daju pravo na povlaštenu penziju"	Ako proizvodnja sa štetnim radnim uslovima; u toku.
Spisak zaposlenih koji odlaze u penziju sa povlaštenom penzijom		Ako proizvodnja sa štetnim radnim uslovima; u toku.
Prepiska o imenovanju - državne penzije i beneficije; Preferencijalna penzija
Upute o zaštiti na radu po struci	Član 10 Zakona o radu Ruske Federacije		Stalno
Dnevnik sažetaka (pročitajte upute)	Član 10 Zakona o radu Ruske Federacije
Dnevnik zaposlenih koji prolaze obavezni lekarski pregled	Član 69 Zakona o radu Ruske Federacije, naredba Ministarstva zdravstva Ruske Federacije br. 90 "O postupku provođenja preliminarnih i periodičnih zdravstvenih pregleda radnika i medicinskim propisima za prijem u profesiju."
Izvještaji o nesrećama	Rezolucija Ministarstva rada Ruske Federacije br. 73 "O odobravanju obrazaca dokumenata potrebnih za istragu i evidentiranje nesreća na radu, te odredbi o specifičnostima istraživanja nesreća na radu u određenim industrijama i organizacijama"
Akti istrage profesionalnog trovanja i bolesti

Tok dokumenata internih dokumenata

Tok dokumenata se razumije kao kretanje dokumenata u instituciji od trenutka kada su primljeni ili stvoreni do završetka izvršenja, slanja ili arhiviranja u arhivu. To uključuje operacije prijema, distribucije, registracije, praćenja izvršenja, izdavanja potvrda, formiranja predmeta, obrade prije arhiviranja, skladištenja i korištenja dokumenata.

Brzina usvajanja dokumenta, efikasnost rješavanja pitanja koja se u njemu postavlja, ujednačenost opterećenja odjela i službenika ovise o ispravnoj, racionalnoj organizaciji protoka dokumenata.

Rad s dokumentima preduzeća može se predstaviti u obliku sljedećeg tehnološkog lanca operacija:

Prijem ulaznih dokumenata;
preliminarni pregled (označavanje sekretara);
registracija dokumenata;
izveštaj upravniku o primljenim dokumentima;
donošenje odluka od strane rukovodioca;
slanje dokumenata na izvršenje;
kontrola izvršenja dokumenata;
izvršenje dokumenata;
oblikovanje dokumenata u predmete;
korišćenje dokumenata u referentnom i informativnom radu;
određivanje vremena čuvanja dokumenata (prenos u arhivu, dalja upotreba, uništavanje dokumenata).

Stepen savršenstva tehnološkog sistema za rad sa dokumentima određen je brzinom kretanja i izvršenja dokumenata i efikasnošću snabdijevanja menadžmenta preduzeća dokumentovanim informacijama.

U dokumentarnoj podršci preduzeća mogu se razlikovati tri glavne grupe dokumenata: dolazni dokumenti (dolazni), odlazni dokumenti (poslati), interni dokumenti.

Registracija se može izvršiti za sve grupe dokumenata, prvenstveno za ulazne dokumente. Mnoga preduzeća ne vode registraciju internih dokumenata.

Rad na izvršenju i kontroli izvršenja dokumenata obuhvata interne, ulazne dokumente i samo, kao iznimku, izlazne.

Od faze formiranja predmeta, sve grupe dokumenata prolaze iste operacije, osim ulaznih dokumenata, koji se, uz rijetke iznimke, ne prenose u arhivsku pohranu.

Kako bi uspostavilo jedinstvenu proceduru za sastavljanje dokumenata i organizaciju rada s njima, preduzeće razvija upute za uredski rad, koje sadrže uzorke pravilno sastavljenih dokumenata i pravila za rad s njima.

Prijem i obradu ulaznih dokumenata vrši pomoćnik sekretara.

Primljeni dokumenti prolaze sljedeće faze:

Primarna obrada;
preliminarni pregled, označavanje;
registracija;
razmatranje dokumenata od strane uprave;
smjer za izvršenje;
kontrola izvršenja;
izvršenje dokumenata;
podnošenje dokumenata u predmetu.

Primarna obrada ulaznih dokumenata sastoji se u provjeri ispravnosti isporuke pisama. Otvorene su sve koverte, osim lične prepiske (označeno „lično“). Zatim se provjerava ispravnost adresiranja dokumenta zatvorenog u koverti, broj listova dokumenta i prisutnost priloga uz njih.

U nedostatku priloga ili listova dokumenta, pošiljatelj pisma se obavještava i označava se na samom dokumentu i u registru dolaznih dokumenata u koloni "Napomena":

Ne otvarajte koverte sa oznakom "lično".
Sastavite akt ako je tekst dokumenta oštećen ili nema priloga.
Pošaljite primaocu jednu kopiju akta sa primljenim dokumentima.
Proslijedite pogrešno isporučenu poštu na tačnu adresu.
Preporučena pisma prihvataju se protiv prijema.
Stavite vrijeme prijema na dokument sa riječima "hitno".

U pravilu se koverte uništavaju, osim u slučajevima kada se adresa pošiljatelja, datum slanja i datum primitka mogu odrediti samo po koverti ili kada je na koverti označeno "povjerljivo", "hitno".

Prethodno razmatranje ulaznih dokumenata vrši se radi distribucije dokumenata na registrovane i neregistrovane dokumente.

Registrovani dokumenti označeni su ulaznim brojem, datumom prijema dokumenta u organizaciji.

Tijekom preliminarnog ispitivanja također se utvrđuje da li za dokumente koji se prenose rukovoditelju nije potreban odabir dodatnih materijala: prethodna prepiska, ugovori, regulatorni dokumenti itd. Ove dokumente bira referent sekretar i predaje zajedno sa dolazni dokument šefu preduzeća.

Bez prethodnog razmatranja, dokumenti upućeni strukturnoj jedinici ili posebno zaposleniku kompanije prenose se na odredište.

Rukovodilac preduzeća pregledava dolazni dokument i rezolucijom koja odražava njegovu odluku i stvarne uslove izvršenja šalje ga izvršnom izvršiocu preko sekretara. Sekretar unosi rješenje u registar. Ako je u rezoluciji navedeno više izvođača, tada se dokument prenosi na prvog na listi, koji se smatra odgovornim izvođačem.

Izvođač radova, radeći s dokumentom, priprema odgovor koji se šalje načelniku na potpis (zajedno s popratnim materijalima koji su korišteni u pripremi odgovora).

Sekretar (ako je potrebno) kontroliše izvršenje dolaznog dokumenta.

Sekretar prima inicijativno pismo od izvršitelja i smješta ga u odgovarajući karton radi daljeg skladištenja i upotrebe, a odgovor šalje primatelju.

Dokumenti poslani od kompanije nazivaju se odlazni dokumenti. Odlazna obrada sastoji se od sljedećih operacija:

Izrada odlaznog dokumenta;
usvajanje nacrta dokumenta;
provjeravanje ispravnosti pripreme nacrta dokumenta od strane sekretara;
registracija dokumenta;
provjera ispravnosti adresiranja;
slanje dokumenta primaocu;
podnošenje druge kopije (kopije) dokumenta u predmetu.

Nacrt izlaznog dokumenta sačinjava i izvršava izvođač, a sekretar provjerava ispravnost njegovog izvršenja.

Odlazni dokumenti sastavljeni su u dvije kopije, s izuzetkom faksova u jednoj kopiji.

Pripremljeni nacrt odlazećeg dokumenta dostavlja se na potpis načelniku. Zajedno s njim mogu se prenijeti i drugi dokumenti na osnovu kojih je sastavljen nacrt odlazećeg dokumenta (inicijativna pisma, ugovori, akti, regulatorni dokumenti itd.).

Menadžer može unijeti bilo kakve izmjene i dopune u potpisani dokument ili ga vratiti izvođaču na reviziju.

Nakon potpisivanja od strane šefa dvije kopije, dokument registruje sekretar. Dokumenti koji se šalju evidentirani su u "Dnevniku registracije odlaznih dokumenata".

Za registraciju odlaznih dokumenata potrebni su sljedeći podaci:

Indeks dokumenta, uključujući broj predmeta;
datum dokumenta;
odredište;
sažetak ili naslov;
izvršni znak (zapisnik o rješavanju problema, brojevi dokumenata za odgovor);
izvršilac;
Bilješka.

Registrirani dokument šalje se primatelju istog dana. Prilikom slanja dokumenta potrebno je provjeriti adresu primatelja na pismu i na koverti.

Kopija poslanog dokumenta i jedna kopija faksa priloženi su kućištu sa prepiskom:

Dokumenti se moraju obraditi i poslati istog dana.
Telegrami se šalju odmah.
Odlazni dokumenti se štampaju u dva primjerka.
Ako se dokument želi vratiti, označite ga pečatom ili označite “Za vraćanje” i označite ga u kartoteci ili dnevniku.

Za registraciju dolaznih i odlaznih dokumenata pomoću personalnog računara možete koristiti iste kolone dnevnika registracije.

Interni dokumenti su dokumenti koji se pripremaju, izvršavaju i izvršavaju unutar same organizacije (institucije), u skladu sa internim pravilima za izradu dokumenata.

Interni dokumenti uključuju: izjave, akte, zapisnike, izvještaje i napomene s objašnjenjima itd.

Rad s internim dokumentima odvija se na sljedeći način:

1) sastavljanje nacrta dokumenta od strane izvođača;
2) provjera ispravnosti dizajna nacrta dokumenta;
3) potpisivanje dokumenta od strane rukovodioca (odobrenje, ako je potrebno);
4) registracija dokumenta;
5) prenos dokumenta na izvođača;
6) izvršenje dokumenta;
7) kontrolu nad izvršenjem dokumenta;
8) arhiviranje izvršenog dokumenta u spis.

Završne faze rada sa internim dokumentima su: upotreba u referentnom i informacionom radu (od 1 do 3 godine) i određivanje daljeg perioda skladištenja (ispitivanje vrijednosti dokumenata). Kao rezultat odluke stručne komisije preduzeća, interni dokumenti mogu se koristiti u referentnom i informativnom radu službe za kancelarijski rad više od tri godine, ili se mogu prenijeti u arhivu ili uništiti.

Registracija dokumenata. Ovo je fiksiranje činjenice stvaranja dokumenta ili njegovog prijema, dodjeljivanjem registracijskog broja (indeksa) dokumentu i evidentiranjem podataka o njemu u registracionom dnevniku.

Registracija je potrebna kako bi se osigurala sigurnost dokumenata, brzo pretraživanje, računovodstvo i kontrola:

Navedite kvalitativne i kvantitativne karakteristike dokumenata;
potvrditi činjenicu primanja ili slanja dokumenta;
stvoriti aparat za registraciju i upućivanje koji se može koristiti u informativne svrhe;
prati izvršenje dokumenta.

Osnovni princip registracije dokumenta je jednokratni unos. Svaki dokument mora biti registriran u ovoj kompaniji samo jednom. Dolazni dokumenti se registruju na dan prijema, odlazni i interni dokumenti - na dan potpisivanja.

Postoji nekoliko oblika registracije dokumenata: centralizirano, decentralizirano, mješovito.

Najveća efikasnost postiže se centraliziranim sistemom registracije dokumenata, odnosno kada sve registracione operacije obavlja na jednom mjestu ili jedan zaposlenik, na primjer, sekretar. Takav sistem vam omogućava da kreirate jedinstveni referentni centar za dokumente preduzeća i uspostavlja jedinstvenu proceduru registracije.

Decentralizirani sistem uključuje registraciju dokumenata na mjestima njihovog stvaranja ili izvršenja, odnosno u strukturnim odjeljenjima.

Uzimajući u obzir specifičnosti preduzeća, može se koristiti mješoviti sistem registracije dokumenata, kada se dio dokumenata registruje centralno, a dio dokumenata je decentraliziran, u strukturnim odjeljenjima.

U malim preduzećima najčešće se koristi centralizirani sistem registracije.

Prilikom registracije dokumenata u preduzeću morate se pridržavati sljedećih pravila:

Svaki dokument se registruje samo jednom;
svi dokumenti su registrovani na samo jednom mjestu;
svi dokumenti su registrovani u jedinstvenom obliku usvojenom u preduzeću.

Prilikom registracije svi su dokumenti podijeljeni u nekoliko grupa, od kojih se svaka registrira zasebno, na primjer:

Dolazni dokumenti;
odlazni dokumenti;
interni dokumenti;
komercijalni ugovori;
dokumenti sa oznakom "CT" ("povjerljivo").

Prilikom registracije svake grupe dokumenata moraju se primijeniti jedinstvene jedinstvene metode dodjeljivanja brojeva (indeksa) dokumentima.

Postoje tri glavne vrste registracije dokumenata:

1) kartični sistem za registraciju dokumenata;
2) sistem dnevnika za registraciju dokumenta;
3) kompjuterizovani sistem registracije dokumenata.

Skladištenje internih dokumenata

Opisi poslova - trajno (klauzula 27 Spiska tipičnih administrativnih arhivskih dokumenata).

Tablice osoblja u organizacijama i njihove izmjene na mjestu razvoja i odobrenja imaju stalan period čuvanja (član 71. Spiska tipičnih arhivskih dokumenata upravljanja).

Interni propisi o radu moraju se čuvati u organizaciji godinu dana nakon zamjene novim (član 773 Spiska tipičnih administrativnih arhivskih dokumenata).

Na osnovu čl. 411 Lista standardnih administrativnih arhivskih dokumenata, odredbe o platama i bonusima za zaposlene podliježu stalnom skladištenju na mjestu njihovog razvoja i odobrenja.

Dokumenti (lista informacija, propisi itd.) O uspostavljanju režima poslovne tajne u organizaciji imaju trajno skladištenje (član 62. Spiska tipičnih administrativnih arhivskih dokumenata).

Unatoč činjenici da se vremena skladištenja lokalnih propisa i naredbi kojima su ih odobreni često razlikuju, lokalni regulatorni akt postaje dio naloga, njegov dodatak, a vrijeme skladištenja u ovom slučaju ovisit će o vremenu skladištenja lokalnog akta ili naloga (u zavisnosti od toga da li je dugo duže).

Od trenutka odobrenja novog izdanja opisa posla, stari više ne važi. Rok skladištenja za nevažeća izdanja opisa poslova je 3 godine (klauzula 77 odjeljka 2 Spiska tipičnih administrativnih arhivskih dokumenata).

Promjene u periodima čuvanja kadrovske dokumentacije, koje su uvedene članom 22.1 Zakona br. 125-FZ, tiču se samo dokumenata čiji je rok čuvanja bio prije 75 godina. U isto vrijeme, zakonodavci su pogriješili, jer su formalno postigli povećanje vremena čuvanja svih grupa dokumenata o osoblju. Naime, za one za koje je predviđen rok skladištenja od pet godina u skladu s klauzulama 19 i 665 liste odobrene nalogom Ministarstva kulture Rusije broj 558. Trenutno se priprema zakon koji će izmijeniti Zakon br. 125-FZ i otkloniti nastali nedostatak. Kako objašnjavaju stručnjaci Rostruda, prije usvajanja ovih izmjena treba primijeniti postojeći sistem za određivanje vremena čuvanja dokumenata prema listi odobrenoj nalogom Ministarstva kulture Rusije broj 558 kako bi se izbjegli nesporazumi i novčane kazne i da se ne dodjeljuju kadrovska dokumenta za uništavanje.

Rokovi tokom kojih je potrebno čuvati dokumentaciju o osoblju navedeni su u članku 22.1 Zakona br. 125-FZ i popisu odobrenom nalogom Ministarstva kulture Rusije br. 558. Početak roka skladištenja dokumenata je 1. januara godine koja slijedi godinu u kojoj su sastavljeni (stav 4, stav 1.4 liste odobrene nalogom Ministarstva kulture Rusije br. 558).

Dakle, nalozi za zapošljavanje, premještaj, otpuštanje, neplaćeno odsustvo i drugi nalozi za osoblje, kao i izjave zaposlenika, ako su pohranjeni u njihovim osobnim dosjeima, općenito se moraju čuvati najmanje 75 godina, ako su stvoreni do 2003. Ako su ti dokumenti nastali nakon 2003. godine, onda se moraju čuvati najmanje 50 godina.

Ugovori o radu, lične karte i lični dosijei zaposlenih takođe se moraju čuvati 75 godina ako su stvoreni pre 2003. godine, ili 50 godina ako su nastali nakon 2003. godine, a lični dosijei menadžera moraju se čuvati trajno. Takođe je potrebno stalno držati stolove za zaposlene.

Istovremeno, svi dokumenti o osoblju koji su formirani u periodu državne službe, a koja nije javna državna služba, moraju se čuvati 75 godina, bez obzira na datum njihovog stvaranja.

Ova procedura je predviđena članom 22.1 Zakona br. 125-FZ.

Nalozi za pružanje godišnjih i obrazovnih odmora, slanje na službena putovanja u Rusiju (kao i drugi dokumenti na službena putovanja: zadaci, izvještaji itd.), Kao i nalozi za prikupljanje i izjave zaposlenih, ako se čuvaju odvojeno , a ne u ličnim datotekama, dovoljno je čuvati samo pet godina.

Ovaj zaključak proizlazi iz paragrafa 19 i 665 liste koja je odobrena naredbom Ministarstva kulture Rusije broj 558.

Pažnja: promjene u periodima čuvanja kadrovske dokumentacije, koje su uvedene članom 22.1 Zakona br. 125-FZ, primjenjuju se samo na dokumente čiji je rok čuvanja ranije bio 75 godina. U isto vrijeme, zakonodavci su pogriješili, jer su formalno postigli povećanje vremena čuvanja svih grupa dokumenata o osoblju. Naime, za one za koje je predviđen rok čuvanja od pet godina u skladu sa stavovima 19. i 665 liste koja je odobrena nalogom Ministarstva kulture Rusije broj 558. Trenutno se priprema zakon koji će izmijeniti Zakon br. 125-FZ i otkloniti nastali nedostatak. Kako objašnjavaju stručnjaci Rostruda, prije usvajanja ovih izmjena trebao bi se primijeniti postojeći sistem za određivanje vremena čuvanja dokumenata prema listi odobrenoj nalogom Ministarstva kulture Rusije broj 558, kako bi se izbjegli nesporazumi i novčane kazne i da se ne dodjeljuju kadrovska dokumenta za uništavanje.

Materijali za certifikaciju na radnom mjestu trebaju se skladištiti 45 godina, a u teškim, štetnim ili opasnim radnim uslovima - 75 godina.

Pridržavajte se pravila rada čak i nakon što ste ih zamijenili novim. Rok trajanja je godinu dana. Jednogodišnji period skladištenja određen je i za raspored godišnjih odmora.

Period tokom kojeg trebate čuvati dokumente koji potvrđuju da se zaposlenik obrazovao o trošku organizacije je posljedica zahtjeva poreskog zakonodavstva. Činjenica je da stavak 3. članka 264. Poreznog zakona Ruske Federacije utvrđuje da, kako bi se otpisali ti troškovi radi smanjenja oporezive dobiti, organizacija mora čuvati sve dokumente koji potvrđuju obuku (sporazum s obrazovnom ustanovom, naredba glavu o slanju zaposlenika na obuku, potvrdu o službi, diplomu, svjedodžbu, svjedodžbu itd.). Njihovo skladištenje ograničeno je trajanjem ugovora o obuci i jednom godinom rada zaposlenika, ali ne manje od četiri godine.

Nazad | |