Alexander Krutko, PDG de io médias, a partagé son expérience utile avec Trello. Voici comment vous pouvez vous simplifier la vie et la structurer lorsque les tâches se succèdent.
Normes du planificateur de tâches
Trello est un tableau en ligne utilisé pour guider les tâches dans un entonnoir de production.
Notre entonnoir contient les statuts suivants :
- Nouveau / Mise à jour / Correction sont différents types de tâches, les détails seront ci-dessous,
- En cours - une tâche qui est en cours de réalisation en ce moment,
- Besoin de tester - une tâche au stade du test,
- Terminé - la tâche est prête,
- En direct - la tâche a été téléchargée en production et envoyée au client.
Chaque carte est un projet avec ses propres tâches et chaque carte a ses propres attributs. Ce:
- La couleur est un marqueur de la tâche elle-même :
- Green est un nouveau projet que notre code a installé, et il doit être configuré et remis au client pour une période d'essai,
- Jaune - le souhait du client pour le compte, c'est-à-dire toute mise à jour demandée,
- Rouge - un bug ou une plainte d'un client qui nécessite une correction rapide (nous voulons vivre sans eux, mais cela ne fonctionne pas toujours)
- Participants- un couple de personnes qui travaillent sur une tâche en la personne d'un gestionnaire (directeur de tâche) et d'un développeur (exécuteur).
Terme- quand la tâche doit être effectuée,
Nombre de tâches par projet- oui, à l'intérieur de chaque carte il peut y avoir une liste infernale d'articles,
Une priorité- il y a des tâches à faire en 1 heure.
En général, imaginez le système que vous utilisez. Et soudain une idée ou un souhait vous vient à l'esprit (pire, si vous trouvez un bug). Vous ouvrez un chat en ligne, écrivez votre demande au responsable, ils vous écrivent une réponse standard dans le style "merci, nous allons le découvrir". Et vous pensez au fait que vous avez envoyé vos pensées nulle part, même si vous continuez à rêver d'une nouvelle mise à jour (ou d'un bug corrigé). Mais, tout à coup pour vous, dans 1-2 jours, on vous répond: "Terminé, entrez - regardez." Oui, il y a un monde parfait !
Bref, notre écran des tâches n'est jamais vide, aujourd'hui nous avons démonté la quasi-totalité de la file d'attente. Mais c'est arrivé dans notre vie comme ça :
Comme vous pouvez le voir, nous utilisons un schéma de gestion de projet classique. Mais plus loin - plus.
Comment nous avons pompé Trello
Trello est connu pour sa simplicité, et tout hack dont vous avez besoin pour travailler doit être recherché sur le côté - dans les plugins ou les intégrations avec leur API. Nous avons été confrontés à un pool de tâches, de solutions pour lesquelles nous avons nous-mêmes créé :
1. Création de nouvelles tâches avec de nouveaux projets
Lorsqu'un code de suivi apparaît sur le site Web de notre client, la carte Trello apparaît automatiquement - pour cela nous utilisons l'API Trello et notre propre bot - elle vérifie l'apparition des données du site Web du client, à qui le code d'installation a été envoyé et qui a été pas auparavant suivis par nous.
Le nouveau défi est la carte verte, auquel le gestionnaire et le développeur sont automatiquement rattachés, la date (+1 jour à la date du jour) et la priorité (plus importante que le reste) sont ajoutées.
A la sortie : le développeur obtient une commande dans le pool pour un projet qui doit être préparé le plus rapidement possible. Et le développeur, en filtrant par lui-même, verra exactement son tableau de commandes :
Euh, je n'ai pas eu le temps de passer au crible le problème dans le plan de John, vu qu'il est déjà en cours :
Oui, nos bots ne s'en sortent pas toujours, et nous sommes toujours prêts à les aider.
4. Livraison du bureau au client
Lorsque la tâche est terminée et que le développeur souhaite la tester, la carte avec le projet est transférée dans la liste "Besoin de tester". Dans cette liste, le gestionnaire en est responsable et accepte la tâche du point de vue du client :
- est-ce que tout est fait correctement,
- si tout le reste est cassé.
Si tout est vraiment fait correctement, alors il transfère la tâche à Done, comme s'il laissait une requête pour déployer la solution. À ce stade, la responsabilité d'une personne prend fin.
A ce moment, un autre bot se réveille, réveillé par l'apparition d'une nouvelle carte dans sa tanière. Il utilise notre API et, par le nom du projet, trouve les paramètres de ce projet dans le code et déploie de nouvelles mises à jour sur le site en direct. Et oui, un autre bot récupère une lettre pour le client indiquant que des modifications préalablement convenues ont été apportées à son projet.
Il trouve des informations sur le client dans notre panneau d'administration, où par le nom du projet, vous pouvez trouver les utilisateurs de ce projet et lequel d'entre eux est l'administrateur. Soit dit en passant, maintenant, il semble, il est devenu clair pourquoi dans le titre de la tâche nous utilisons le nom du site, et non le titre de la tâche elle-même.
A la dernière étape, le bot archive la carte, et elle disparaît du plateau.
5. Analyse
Oui, Trello n'a tout simplement pas d'analyse. Plus encore - il n'est pas conçu pour cela, car il ne considère pas la tâche envoyée à l'archive comme terminée.
Et puisque nous travaillons avec des nombres, et qu'il est important pour nous de mesurer n'importe quel processus, il était essentiel pour nous de voir de tels nombres :
Combien de projets sont inclus dans le plan, et combien d'entre eux nous mettons en œuvre,
Combien de temps passons-nous sur les tâches, en particulier par type - vert, jaune ou rouge,
Quel développeur fait combien de tâches et à quelle vitesse.
En général, tous les problèmes ci-dessus sont des bagatelles par rapport au principal défi pour nous : notre client devrait recevoir une décision dans un délai d'un jour. Et tous les obstacles sur le chemin - managers ou développeurs, la taille de la file d'attente des tâches ou le ralentissement de la réactivité - doivent être détectés avant qu'ils ne commencent à affecter le résultat final.
Nous avons utilisé les outils suivants pour mesurer Trello :
-
Épilogue
Comme vous pouvez le voir, Trello a trouvé une excellente utilisation pour atteindre ces objectifs. Oui, il y a eu des moments où je voulais partir, dire au revoir, prendre des outils de workflow payants et me noyer dans leurs fonctionnalités, car il y en a beaucoup sur le marché.
Mais il s'est avéré que vous pouvez trouver vos propres solutions pour les solutions qui manquent à Trello. Un simple tableau kanban conçu pour être utilisé dans les usines peut être utilisé pour des projets b2b modernes. Surtout quand des milliers de clients sont des taskers.
Bonjour à tous! Aujourd'hui, mon invitée est mon amie et collègue Anna Vydysh avec une expérience utile - comment augmenter la productivité.
Anna Vydysh
Anna est l'auteur de programmes et de méthodes pour simplifier la vie des ménages, grande adepte des listes, elle considère comme son hobby d'organiser la vie dans toutes ses manifestations, de l'espace environnant au temps personnel. Fondateur de la ressource Cosy Home, où il combine un travail créatif et technique avec l'éducation de deux enfants et la création de cours en ligne.
Je donne la parole à Anna.
Bonjour, je m'appelle Anna et je suis accro à Trello. Mais c'est peut-être la meilleure chose qui soit arrivée dans ma vie au cours de la dernière année. Auparavant, je devais conserver des listes de tâches professionnelles et ménagères à différents endroits : sous forme papier, les services Evernote et Google Keep. Pendant de nombreuses années, j'ai essayé de l'obtenir en vain, et un jour je suis tombé sur Trello.
J'ai constaté sans me faire d'illusions particulières que cet instrument resterait longtemps dans ma vie et frapperait de manière assez inattendue. En trois jours, toutes mes listes ont déménagé pour vivre dans une nouvelle maison et j'ai continué avec bonheur à expérimenter l'optimisation des activités quotidiennes sur des tableaux super pratiques, ce qui a abouti plus tard à un mini-cours « Vivre plus productif avec Trello ».
Aujourd'hui, je veux vous montrer quelques exemples d'organisation de tâches et d'objectifs qui tripleront votre productivité. Et ceux qui liront l'article jusqu'au bout recevront un petit bonus. Aller…
Système n°1. Tout à sa place
Grâce à l'automatisation et à la classification pratiques des tâches, vous n'avez pas à vous soucier de manquer quelque chose. Vous pouvez contrôler même les listes de tâches les plus longues :
● Distribuez des listes de tâches tous les matins pour vous inspirer et vous concentrer sur un travail productif ;
● mettre en place une automatisation pour synchroniser votre courrier avec la liste « Boîte de réception » ;
● Activez les améliorations "Card Snooze" et "Card Repeater" pour vous concentrer sur le plus important et ne pas vous noyer dans les petites choses.Améliorations que vous pouvez utiliser sur cette carte :
Automatisation par Zapier: Gagnez du temps dans l'organisation des tâches en envoyant automatiquement des e-mails, des événements de calendrier et des messages de discussion au tableau.
Calendrier: afficher les dates d'échéance dans une vue de calendrier. Idéal pour obtenir une vue plus large des graphiques de la semaine en cours et de la semaine prochaine.
Répéteur de carte: crée automatiquement des cartes spécifiques après une période de temps spécifiée. Par exemple, la tâche « payer le loyer » peut apparaître dans la liste elle-même à la date que vous spécifiez.
Répéter la carte: S'il semble que certaines tâches ne seront pas résolues cette semaine, remettez-les dans l'archive jusqu'à la prochaine.
Dropbox et/ou Google Drive: ajouter des fichiers importants liés aux tâches et aux rendez-vous.
Système n°2. Priorisation de la matrice d'Eisenhower
Le système utilisé par le président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower, permet de classer facilement les cas par priorité en utilisant seulement 4 colonnes. Vous pouvez en savoir plus sur ce système dans l'article.
● aide à hiérarchiser les tâches ;
● aide à se concentrer sur des objectifs à long terme et à ne pas se laisser distraire par ce qui n'a pas d'importance ;
● Collaborez avec des collègues et déléguez des tâches non prioritaires en les ajoutant à votre tableau d'équipe ou en copiant les tableaux d'autres équipes.Système n°3. Rêve grand
La productivité ne consiste pas seulement à vérifier les choses de votre liste de choses à faire, mais aussi à rechercher la croissance, à trouver des opportunités et à fixer des objectifs. Dream Big Board vous permet de combiner les grands domaines de votre vie (développement professionnel, voyages, loisirs) avec les étapes que vous devez suivre pour grandir dans ces domaines. Le tableau est conçu pour fixer des objectifs, il présente clairement tous les plans, intérêts et incitations :
● la division en sphères aide à comprendre de manière créative une variété d'objectifs et d'idées, et permet également d'avoir une vue d'ensemble ;
● Ajoutez des images, des liens, des vidéos, des balises et des pièces jointes à vos cartes à l'aide des améliorations d'Evernote et de Google Drive. De cette façon, vous pouvez ajouter des notes et des incitations à vos objectifs ;
● Les listes de tâches vous aideront à créer un itinéraire étape par étape vers votre objectif, et la date d'échéance vous aidera à respecter la date limite. Vous pouvez également partager des tableaux blancs avec des collègues et travailler ensemble sur des tâches.J'espère que ces idées vous inspireront pour organiser toutes vos tâches et en faire encore plus chaque jour. Copiez des tableaux, expérimentez et, surtout, n'ayez pas peur d'ajouter quelque chose de votre choix. C'est votre vie et votre liste de choses à faire.
P.S. Vous ne savez pas comment copier un tableau sur votre profil en un clic ? J'ai préparé un didacticiel vidéo détaillé sur la façon de configurer votre compte et de démarrer avec succès avec Trello.
Pour accéder aux 9 leçons restantes du mini-cours Vivre mieux avec Trello, passez votre commande ici.
Au fait, un petit bonus ! Lors de la commande d'un cours, entrez le code promotionnel OPTIMIZIRUEM - et bénéficiez d'une remise de 10% !Meilleurs voeux, Anna Vydysh
1. Utilisez votre clavier pour naviguer plus rapidement sur Trello.
Pour changer le focus entre les listes et les cartes sur un tableau, utiliser les flèches. Vous pouvez ajouter une nouvelle carte en appuyant sur N. Après avoir entré son nom, précisez la position de la carte à l'aide du symbole ^ et du numéro suivant. Enfin, appuyez sur SHIFT + ENTER - ainsi, après avoir ajouté une carte, vous passerez immédiatement en mode d'édition, où vous pourrez spécifier tous les paramètres supplémentaires. Pour modifier les paramètres des cartes déjà créées, appuyez sur E ou T - la première touche fait apparaître un petit menu, la seconde - un grand. Apprenez tous les autres raccourcis clavier, ils vous seront certainement utiles.
2. Ajoutez-vous aux cartes que vous venez de créer.
Lorsque vous créez une carte dans Trello, vous n'y êtes pas automatiquement ajouté - pour ce faire, vous devez appuyer sur la barre d'espace tout en plaçant le focus dessus. En vous ajoutant à une carte, vous indiquez que vous êtes engagé dans cette tâche ou que vous êtes prêt à l'aider, et vous vous abonnez également à toutes les notifications qui s'y rapportent. Dans ce cas, votre userpic apparaît sur la carte elle-même. Pour voir toutes les cartes auxquelles vous avez vous-même ajouté, accédez au menu Cartes de votre profil ou appuyez sur Q lorsque vous êtes sur le tableau.
3. Incluez des modules complémentaires avec des cartes de calendrier, de vote et de vieillissement.
Pour chaque carte, vous pouvez activer trois modules complémentaires, que Trello appelle « powerups ». La première vous permet de voter sur des cartes individuelles et de montrer ainsi celles qui sont les plus demandées dans votre équipe. Pour voter pour une carte, concentrez-vous dessus et appuyez sur V. Le deuxième module complémentaire modifie l'apparence des cartes qui n'ont pas été touchées depuis longtemps - il vaut mieux soit les saisir enfin, soit les archiver en se concentrant et en appuyant sur C. Le troisième module complémentaire est un calendrier de suivi des échéances pour toutes les cartes. Si vous préférez Sunrise ou d'autres applications de calendrier, vous pouvez leur associer Trello.
4. Divisez un tableau ou une liste lorsque la navigation devient trop compliquée.
Si le défilement horizontal et vertical dans les listes d'un même tableau prend trop de temps, il est temps de diviser le tableau en plusieurs parties. Ne vous inquiétez pas du grand nombre de tableaux - la touche B fait apparaître le menu Tableaux avec une recherche rapide par nom. Une recherche rapide sur les cartes peut être invoquée avec la touche /, et en cliquant sur le menu déroulant En savoir plus, vous verrez des commandes de recherche utiles : les cartes peuvent être filtrées par titre, date limite, pièces jointes, commentaires et autres caractéristiques. De plus, n'hésitez pas à supprimer la barre latérale droite en appuyant sur W - cela ne gênera que pendant une partie du temps notable.
5. Considérez un schéma de couleurs pour vos étiquettes.
Pour chaque tableau, vous pouvez définir un schéma de couleurs et marquer les cartes avec. Par exemple, vous pouvez colorer les tâches par urgence, statut, sujet, participants au projet ou autre principe. Les étiquettes peuvent être ajoutées via le symbole # dans le nom de la carte. Plus important encore, essayez de suivre le même code de couleur partout et assurez-vous que les autres utilisateurs le comprennent - pour cela, chaque couleur doit avoir un titre.
6. Ajoutez autant de pièces jointes que possible à chaque carte.
Il est très facile d'ajouter des liens, des images, des vidéos et d'autres pièces jointes à la carte - il suffit de les déposer dessus avec la souris. En plus des fichiers du stockage local, Trello peut être connecté aux services cloud les plus populaires : Dropbox, Box, Google Drive et OneDrive. Cela ouvrira un accès rapide à leurs fichiers.
7. Vérifiez s'il y en a assez pour toutes les cartes sur un tableau de trois listes.
Bien que Trello puisse être utilisé à votre guise, de nombreuses personnes adorent la disposition classique à trois listes : en file d'attente, en cours et terminée. Il a plusieurs avantages : d'une part, il est visuel et évident pour tout le monde, d'autre part, il est transférable de projet en projet, et troisièmement, il permet d'évaluer en un coup d'œil comment vont les choses. Son principal inconvénient est qu'il est totalement inadapté aux grands projets avec des dizaines de tâches et de participants - mais il est peu probable que chacun de vos tableaux soit comme ça.
8. Créez un tableau avec une liste pour chaque participant au projet.
Un moyen pratique de répartir les tâches est de créer un tableau où pour chaque participant au projet, il y a une liste avec toutes ses tâches sur lesquelles il travaille ou travaillera. Dans les grands projets, cela vous permet de ne pas vous tromper sur qui fait quoi et qui est responsable de quoi. Si vous souhaitez attirer l'attention de quelqu'un sur l'une des cartes, entrez le nom de la personne via le symbole @, et il recevra une notification.
9. Transformez automatiquement chaque élément de la liste en une carte.
Trello peut transformer des listes, dont chaque élément commence sur une nouvelle ligne, en plusieurs cartes à la fois. Pour ce faire, copiez la liste dans la fenêtre où vous ajoutez de nouvelles cartes, appuyez sur ENTRÉE et Trello vous proposera soit de créer une carte avec une liste de noms, soit de diviser cette liste en cartes.
10. Installez une extension mobile ou un widget.
Trello a une excellente application mobile iOS et Android avec respectivement une extension et un widget. Vous pouvez rapidement créer une nouvelle carte à partir de celle-ci, en vous basant sur un instantané d'appareil photo, une photo ou un lien du presse-papiers.
11. Désactivez les notifications et connectez-vous à Trello pas plus de trois fois par jour.
Les notifications sont utiles lorsque vous ne venez pas trop souvent. Ce n'est généralement pas le cas avec Trello - surtout lorsque vous travaillez sur un grand projet. N'hésitez donc pas à désactiver les notifications et à vous y rendre trois fois par jour : en début, milieu et fin de journée de travail. La gestion des tâches est utile jusqu'à ce qu'elle devienne une fin en soi - si vous vous connectez rarement mais régulièrement à Trello, vous pouvez vous concentrer sur l'accomplissement des tâches.
12. Ajoutez de nouvelles notifications de carte à Trello.
Slack a une intégration directe avec Trello, ce qui signifie que vous pouvez ajouter automatiquement des notifications de tous les changements de tableau dans Trello à n'importe lequel de vos canaux Slack. Si vous avez une nouvelle idée et que vous l'avez ajoutée à Trello, vos collègues la verront tout de suite. De la même manière, vous pouvez suivre l'état des cartes et qui a effectué quelle tâche.
Vous comprenez maintenant le paysage Trello : tableaux, listes et cartes. Jetons un coup d'œil aux Power-Ups, aux intégrations et à la plate-forme de développement qui vous permettront d'en avoir beaucoup plus pour votre productivité.
Mises sous tension
Écoutez, nous savons que Trello n'est pas la seule application que votre équipe utilise pour faire avancer les choses (quoi ?!). Intégrez des applications et des services comme, et plus encore, dans vos tableaux Trello pour garder toutes vos données localisées et accessibles en un seul endroit.
En un coup d'œil, vous pouvez vous tenir au courant de tout le travail effectué sur chaque application. peut également être utilisé pour personnaliser des cartes, ajouter de l'automatisation ou obtenir une nouvelle perspective sur les cartes avec des capacités telles que, et plus encore.
Il est facile d'ajouter des Power-Ups à vos tableaux :
- Cliquez sur le bouton Power-Ups dans le menu d'un tableau pour ouvrir le répertoire Power-Ups.
- Cliquez sur « Ajouter » à côté du Power-Up que vous souhaitez ajouter au tableau.
- Cliquez sur l'icône d'engrenage à côté du bouton Ajouter pour modifier ses paramètres et lier tous les comptes des applications que vous intégrez au tableau Trello.
- Pour la plupart des Power-Ups, ouvrez une carte Trello et cliquez sur le nouveau bouton du Power-Up pour commencer à ajouter des informations, des fichiers et plus encore à vos cartes. Ou cliquez sur le bouton Power-Up en haut de votre tableau Trello.
Remarque rapide : chaque tableau peut avoir un Power-Up activé gratuitement, et les membres de l'équipe peuvent activer un nombre illimité de Power-Ups sur leurs tableaux.
Faire un jeu de pouvoir
Les équipes utilisent des Power-Ups pour transformer les tableaux Trello en l'application ultime pour faire avancer les choses. Un CRM léger pour les équipes de vente de démarrage, un système de gestion de contenu sans e-mail, une centrale d'équipe de conception, et plus encore.
Voici un bref aperçu de quelques façons différentes dont votre service peut faire plus avec les Power-Ups.
Calendrier éditorial marketing
- Commencez un aperçu d'article et attachez-le à une carte pour présenter l'idée.
- Créez un nouveau Google Doc directement depuis Trello et rédigez l'article.
- Fixez une date d'échéance pour la publication et visualisez le pipeline avec le.
- Joignez un dossier Drive à la carte afin que tout le monde puisse accéder aux éléments d'image de la publication.
Pipeline CRM des ventes
- Attachez des pistes et des opportunités aux cartes pour accéder rapidement aux informations importantes.
- Créez pour les demandes, les devis et les points de données supplémentaires.
- Gérez et partagez en toute sécurité les contrats et les documents avec.
- Gardez une trace des réunions et des appels programmés avec le.
Flux de travail de conception
- Attachez des prototypes aux cartes de.
- Organisez les ressources visuelles en un seul endroit avec.
- Envoyez des cartes aux canaux pour les commentaires de l'équipe.
- Avoir une salle dédiée pour les habitués.
Découvrez d'autres façons dont le marketing, les ventes, les développeurs, les PM, les RH et le support peuvent personnaliser leurs tableaux avec des Power-Ups dans notre.
Intégrations et extensions
Personnalisez encore plus votre expérience Trello avec des extensions de navigateur, des modules complémentaires et des connecteurs créés à la fois par l'équipe Trello et par des développeurs tiers.
Développer sur Trello
Vous voulez créer un Power-Up pour votre équipe, une fonctionnalité personnalisée ou une extension de navigateur sympa ? N'ayez crainte : Trello dispose d'une plate-forme ouverte sur laquelle tout développeur peut s'appuyer. Apprenez tout sur l'API Trello, la plate-forme Power-Ups et découvrez quelques exemples de Power-Up facilement remixables sur. Il contient tout ce dont vous avez besoin pour commencer à développer sur la plate-forme Trello.
La gestion de projet en studio web doit être centralisée, mais c'est bon à dire et difficile à faire. Surtout si l'entreprise a des employés à distance qui ont besoin d'être en contact tout comme leurs collègues du personnel - tout au long de la journée de travail.
A l'heure actuelle, il existe de nombreuses propositions différentes sur le marché des TaskManager / CRM, mais toutes ne sont pas adaptées à la gestion de projet dans un studio web.
Le studio web "Magwai" est opérationnel depuis 2009. Pendant ce temps, nous avons essayé de nombreux systèmes différents pour la gestion de projets et nous n'avons trouvé que récemment l'offre logicielle parfaite pour nous-mêmes. Mais revenons au début.
Début 2009, nous avons mené des projets à l'aide d'un forum sur PhpBB. Maintenant, cela semble ridicule et ridicule, mais il semblait alors que rien ne pouvait être plus pratique. Les données sur la circulation des documents et les transactions potentielles y ont également été saisies.
Cette "variété" nous a suffi pendant quelques années, puis en 2011, nous avons trouvé TaskManager, adapté aux activités d'un studio Web, et c'était "Megaplan". À ce moment-là, notre joie ne connaissait pas de limites - une interface sympa avec une convivialité réfléchie et un remplissage très pratique. Mais bientôt notre enthousiasme est vite passé. Le système à cette époque était encore assez "brut", la fonctionnalité était boiteuse. Il n'était pas pratique de saisir des offres potentielles, de stocker des fichiers, de définir des tâches. Irrité par les éléments trop gênants, les boutons inutiles, les puces ; Par exemple, lors de la définition d'une tâche, des boutons entouraient le formulaire de création sur 4 côtés. Les processus métier étaient difficiles à mettre en place, peut-être que pour certains, il n'y avait pas du tout une telle fonctionnalité. Maintenant, à en juger par les critiques, "Megaplan" est déjà pensé, fonctionnel et pratique. En 2011-2013, ce n'était pas tout à fait vrai, mais faute de mieux, nous avons continué à travailler avec Megaplan.
À cette époque, ils considéraient également des analogues étrangers - Basecamp et Jira, mais l'interface en anglais était répugnante et il a fallu plus de temps pour maîtriser de nombreuses fonctions que nous ne pouvions et ne voulions allouer.
Et puis en 2013 nous avons découvert Bitrix 24, sur lequel nous travaillons encore aujourd'hui. Ce n'est pas un produit idéal, mais au début il était plus fonctionnel et plus pratique que Megaplan. Nous y sommes passés presque sans douleur, avec transfert et sauvegarde des données. Les données n'ont pas été transférées immédiatement, mais seulement lorsque 1C-Bitrix a acheté une participation dans Megaplan - il y avait une intégration de données pratique de Megaplan vers B24, que nous avons utilisée avec succès.
Aujourd'hui, nous utilisons B24 comme système de gestion de projet depuis 5 ans. Mais en même temps, ce n'est pas le seul système qui nous aide dans notre travail.
Au studio Magway, nous recherchons constamment les packs logiciels les plus pratiques afin de rendre les processus commerciaux aussi pratiques et logiques que possible pour nous.
Pour le moment, le bundle Bitrix24 + Trello + Am®CRM nous convient et clôt tous les processus, en commençant par les ventes, en poursuivant la planification des tâches et en terminant par le développement lui-même.
Bitrix24 a une fonctionnalité assez étendue, mais il y a certaines nuances qui ne nous conviennent pas tout à fait, et il y a des fonctionnalités qui nous manquent parfois dans notre travail.
Par exemple, il y a un manque cruel de priorités qui peuvent être attribuées aux tâches en hiérarchisant. Et l'ordre même des tâches dans Bitrix24 n'est pas si pratique pour nous : à chaque fois que nous devons paramétrer le tri. L'image globale - qui et quoi fait, combien de tâches de conception, combien de tâches de support technique - peut difficilement être tracée dans Bitrix24. Ce dernier est particulièrement important, car il faut que les dirigeants de tous les maillons voient l'emploi de spécialistes à l'heure actuelle, la file d'attente des tâches futures, des priorités. C'est la seule façon de comprendre la charge de travail du studio, l'opportunité de prendre en charge un nouveau projet ou d'allouer du temps pour développer votre propre produit de studio.Du côté des Performers, il y a aussi certaines difficultés. L'interprète voit 100 500 tâches différentes, et bien qu'elles soient regroupées, cela ne rend pas le « chausson » plus petit. En revanche, la fonctionnalité de paramétrage des tâches, de suivi de leur mise en œuvre, de communication dans le chat B24 nous convient tout à fait. Comment gérer cela ? - Nous avons trouvé une solution sous la forme de Trello.
Trello, en fait, est un tableau kanban ordinaire, dont il existe un grand nombre, dans le même B24, il existe une certaine fonction de tableau de tâches intégrée, il existe une bonne solution payante de Sibirix. Mais Trello, à notre avis, présente un certain nombre d'avantages :
1. Pas besoin de payer de l'argent. Plus précisément, vous pouvez acheter un abonnement à des fonctionnalités avancées, mais ce qui est offert gratuitement suffit amplement ;
2. Simplicité et intuitivité de l'interface.
3. Personnalisation pour les besoins de l'équipe. Nous créons uniquement les tableaux qui sont nécessaires, configurons nos listes de tâches dans chaque tableau, gérons les niveaux d'accès à chaque tableau, personnalisons et attribuons nous-mêmes des marqueurs à chaque carte.
Ainsi, toutes les tâches doivent être définies dans B24 et dupliquées dans Trello sous forme de fiches avec une brève description et un lien vers la tâche. On peut voir combien de tâches et sur quel exécuteur se trouve maintenant, quel est l'ordre des tâches et quels statuts (par exemple, "faire urgent" ou "bug après test").
Avant de commencer à utiliser Trello, nous disposions de plusieurs tableaux magnétiques sur lesquels nous planifiions le travail et gardions une trace de la priorité des tâches. Beaucoup de nos collègues utilisent des autocollants, en général, tout le monde fait de son mieux. Mais maintenant, nous avons complètement abandonné les supports physiques pour la planification des tâches.
Au fil du temps, nous avons développé un système pratique dans lequel tout ce qui est nécessaire pour une gestion de projet confortable était reflété sur le tableau, mais le problème restait - comment le rendre plus mobile, comment montrer ce tableau à tous les employés (y compris ceux qui sont hors du bureau) actuellement).
Nous avons essayé de nombreuses options différentes, mais c'est le service Trello qui nous a permis de transférer l'ensemble du système établi de tableaux magnétiques sous forme électronique, tout en améliorant la communication dans les processus.
Un autre point important qui nous manque dans B24 est la base des deals potentiels, la maîtrise du travail sur ceux-ci pour le service commercial. Et encore une fois, B24 a cette fonctionnalité, mais elle ne nous convient catégoriquement pas. Il y a un sentiment qu'il a été fait par des techniciens, sans s'adapter aux besoins des spécialistes du marketing et des vendeurs - à notre avis, l'interface est si peu pratique. Par conséquent, nous n'utilisons pas le mécanisme CRM intégré dans B24, le remplaçant par un autre service tiers AmoCRM.
Si l'on parle d'AmoCRM, alors l'ouverture de ce service a rapidement et clairement pointé le « je » dans le secteur de la vente de studios.
Nous travaillons chez Amo depuis 2016 et c'est tellement agréable et pratique que cela se projette directement sur les visages satisfaits du service commercial.
Le système est construit si simplement que la maîtrise de ses fonctions est intuitive. AmoCRM vous permet de garder une trace de tous les clients potentiels, de les afficher sur un "tableau" commun, d'attacher diverses étapes d'autocollants (que vous pouvez d'ailleurs créer vous-même) et de définir des tâches dans le cadre de la transaction.
Séparément, nous pouvons dire qu'Amo est un répertoire pratique de tous les contacts qui ont interagi avec notre studio lors de la vente de projets. Cela vous permet de stocker toutes les informations sur le client en un seul endroit et de ne pas créer des montagnes d'archives pour cela. De plus, avec ce système, il est aisé d'effectuer des transactions secondaires lorsque le client revient au studio, ou lorsque l'on se "rappelle" à nouveau après un laps de temps.
Toutes les entreprises s'efforcent d'améliorer leur logique métier et d'optimiser généralement leur façon de travailler afin d'augmenter leur efficacité.
Après avoir longtemps recherché de nombreux services en studio, nous avons trouvé et utilisé le bundle logiciel le plus pratique Bitrix24 + Trello + Am®CRM.
Mais il n'y a pas de limite à la perfection, nous regardons le marché TASKManager / CRM avec intérêt et sommes heureux de tester quelque chose de nouveau. Par exemple, nous utilisons déjà Slack pour le support technique horaire et pour un travail constant avec des clients étrangers. Parce que nous essayons toujours de nous adapter avec souplesse aux nouvelles circonstances du marché du développement Web ou aux changements au sein du studio.
Mais à ce stade, nous parlons de ce qui fonctionne vraiment, de notre expérience difficile, et nous espérons que notre approche sera utile et intéressante à quelqu'un qui, comme nous, cherche des conseils pour améliorer le fonctionnement confortable de son numérique. Entreprise.
Feuille de calcul Google
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