Quels documents sont préparés d'ici le début de la nouvelle année de travail : rappels pour ceux qui sont en retard. Mise à jour des commandes pour l'entreprise au cours de la nouvelle année Quelles commandes sont mises à jour au début de l'année

Le début de la nouvelle année pour de nombreux services du personnel se caractérise par la réémission de certains documents. Quelle est la nomenclature des affaires, quels documents doivent être publiés une fois par an et toujours avant la nouvelle année. Comment émettre des arrêtés obligatoires dans une organisation en début d'année et quelles sont les caractéristiques à prendre en compte.

À partir de cet article, vous apprendrez :

caractéristiques de la nomenclature des cas ;
les documents devant être complétés avant le début de la nouvelle année ;
commandes qui doivent être émises avant la nouvelle année.

Quels ordres doivent être émis dans l'organisation avant le début de l'année de travail ?

La fin de l'année est considérée comme une période de travail très chaude et non seulement en raison des longues vacances à venir, mais aussi en raison de l'abondance de documents qui doivent être soit fermés, soit réémis pour qu'ils soient valables pour la nouvelle année et là-bas. Il n'y a aucun problème avec les employés et avec la production en général. Malheureusement, tous les services du personnel et services comptables ne parviennent pas à tout faire à temps, malgré les menaces d'amendes et de contrôles. Afin d'être à l'heure et non seulement de ne pas manquer les délais, mais aussi de tout faire sans hâte inutile, vous devez savoir quels documents doivent être réémis et dans quel délai.

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Encyclopédie des ordres de personnel du système du personnel.

Nomenclature des cas : caractéristiques

Afin de garantir que tous les aspects de la paperasse sont pris en compte et que les responsables sont désignés, certaines organisations créent un document appelé « Nomenclature des cas ». Ce document est considéré comme l'un des documents de base, grâce auquel vous pouvez effectuer tous les autres travaux de bureau et archives de documentation. Il indique les domaines de responsabilité des services pour certains documents, leur stockage et leur création.

Sur cette base, nous pouvons formuler les principaux objectifs de l'élaboration d'une nomenclature des cas :

organisation d'un système d'enregistrement des dossiers créés au cours de l'année ;
établir une période d'archivage des fichiers ;
assurer l'ordre lors du classement des documents dans les dossiers et un système de leur enregistrement pour une récupération ultérieure ;
faciliter le transfert de documents pour archivage à divers intervalles vers des organismes désignés à cet effet.

Comment créer une liste de cas et comment la formaliser correctement dépend uniquement des lignes directrices en la matière spécifiées dans les documents réglementaires de l'organisation. En règle générale, le délai de création se réfère au dernier trimestre de l'année en cours et l'approbation intervient immédiatement fin décembre.

Quels documents sont préparés d'ici le début de la nouvelle année de travail ?

Comme vous le savez, certains documents doivent être renouvelés chaque année en raison de leur durée de validité.

Ces documents comprennent :

Le règlement intérieur reflète des informations sur le système de récompenses et d'amendes au sein de l'organisation, les horaires de travail, etc.
Calendrier des vacances. Il est légalement établi qu'avant la fin de l'année en cours, il est nécessaire d'établir et d'approuver un calendrier de vacances pour l'année suivante, en tenant compte des souhaits des salariés et de leur droit de priorité. Le non-respect des délais pour ces documents peut entraîner de lourdes amendes pour l'organisation.
Feuille de temps. Il s'agit d'une documentation particulière permettant d'enregistrer les heures effectivement effectuées par chaque salarié, y compris les heures supplémentaires, le travail de nuit, les jours fériés et le week-end ;
Quelques journaux de documentation. Comme vous le savez, toute la documentation est classée et enregistrée dans les journaux comptables appropriés afin de pouvoir la retrouver rapidement et ne rien perdre. Les journaux contenant des informations pour l'année de référence doivent être fermés et de nouveaux publiés pour la nouvelle année.
Approbation de la dotation. Le tableau des effectifs contient des informations sur les divisions structurelles de l'organisation, les noms des postes, les professions, les qualifications des employés et des informations sur le nombre de personnes dans chaque division.

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Commandes obligatoires dans l'organisation en début d'année : nuances importantes

Comme vous le savez, pas un seul document ne peut être créé sans un ordre correspondant du gestionnaire. Pour commencer, je voudrais noter que, selon la loi, il n'y a pas d'exigences claires pour la réémission des ordonnances en début d'année, car certains documents ont une longue période de validité. Et la fin, en règle générale, est associée à la fin du travail dans l'entreprise de l'un ou l'autre employé. Et il s'agit d'une séquence et d'une procédure différentes pour compléter la documentation.

Il s'avère que la liste des commandes requises en début d'année correspond pleinement à la liste des documents requis pour l'exécution annuelle des documents dans l'entreprise. Ainsi, avant le début de la nouvelle année, il est nécessaire d'émettre des arrêtés portant création : d'un règlement intérieur, d'un calendrier de vacances, de feuilles de temps, de carnets de documentation, d'approbation du tableau des effectifs et, le cas échéant, d'un arrêté d'embauche d'un nouveau employé.

Le seul point qui peut être pris en compte est peut-être que dans certains cas, il sera nécessaire d'émettre deux ordres pour un type de document : un ordre de clôture d'un document et un ordre d'ouverture d'un nouveau. Sinon, la condition principale est de le faire avant le nouvel an, à l'avance, afin d'avoir le temps d'exécuter la commande et, par conséquent, de créer des documents.

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De quelles ordonnances de protection du travail l'organisation devrait-elle avoir ?
Quelles ordonnances de protection du travail sont nécessaires dans notre entreprise ?
Elena MURMTSEVA (Gelendjik)

L'organisation doit avoir :

un arrêté qui approuve le règlement sur le service de protection du travail dans l'organisation ;
arrêté portant nomination d'une personne chargée d'élaborer les consignes de sécurité du travail ;
arrêté approuvant les consignes de sécurité du travail ;
arrêté portant agrément des programmes de formation initiale et d'initiation ;
afin d'organiser une formation d'initiation ;
afin d'effectuer une formation initiale sur le lieu de travail;
afin de créer une commission pour tester les connaissances sur la protection du travail ;
arrêté portant formation des salariés et test des connaissances en matière de protection du travail ;
ordre de se soumettre à des examens médicaux ;
arrêtés nommant les responsables des travaux à risque ;
arrêté nommant un responsable de la sécurité incendie ;
arrêté nommant un responsable du matériel électrique.

Selon le domaine dans lequel l'organisation opère, la liste des commandes peut être complétée.

Comment signer des documents en cumulant le poste de spécialiste de la protection du travail ?
Je travaille comme écologiste dans une petite entreprise de 54 personnes. J'occupe également le poste de spécialiste en sécurité au travail. Quelle position doit être indiquée dans les documents locaux pour signature ?

Le document local doit contenir le poste pour lequel le salarié a le droit de signer ce document. Autrement dit, vous signez des documents environnementaux en tant qu'écologiste et des documents sur la sécurité du travail en tant que spécialiste de la sécurité au travail. N'oubliez pas que le cumul de postes doit être correctement formalisé : le tableau des effectifs de l'organisation doit comprendre le poste de spécialiste de la protection du travail, l'employeur doit conclure avec vous un accord complémentaire au contrat de travail et émettre un arrêté vous attribuant de nouvelles responsabilités ;

Dois-je modifier mes certificats de santé au travail et de sécurité électrique lors d'un changement de poste ?
Est-il nécessaire de modifier les certificats de santé au travail et de sécurité électrique si le poste du salarié a changé ?
Natalya BABICH, ingénieur en sécurité au travail (Chelyabinsk)

Si un salarié change de poste, alors le certificat de sécurité électrique doit être modifié 1 . Il est impossible de donner une réponse définitive concernant le certificat de sécurité au travail. Si le nouveau poste d'un salarié nécessite des connaissances supplémentaires dans le domaine de la protection du travail, il devra alors se soumettre à un test extraordinaire de connaissances sur la protection du travail. 2 . Vous pourrez ensuite apporter des modifications au certificat. Si le nouvel emploi est similaire au précédent et qu'il n'est pas nécessaire de se recycler, alors le certificat de sécurité au travail sera valable jusqu'à la fin de sa date d'expiration.

Le salarié doit-il signer les consignes de sécurité au travail ?
Un salarié, après avoir pris connaissance des consignes de protection du travail pour les types de travaux, doit-il apposer sa signature sur la dernière feuille des consignes ? Ou doit-il noter : « J'ai lu les instructions » et signer ?
Elena MURMTSEVA, écologiste (Gelendzhik)

L'employé est initié aux consignes de sécurité du travail lors du briefing, après quoi l'employé signe le journal de briefing. C'est-à-dire que l'employé n'est pas tenu de signer lui-même les instructions ; cela n'est indiqué dans aucun document réglementaire.
En pratique, certains employeurs joignent aux consignes de sécurité au travail une fiche d'information sur les consignes. Par exemple, en cas d'accident, une telle fiche constituera une confirmation supplémentaire que le salarié s'est familiarisé avec les règles de sécurité au travail.

Est-il nécessaire de créer une fiche de délivrance des produits de rinçage pour chaque salarié ?
Est-il nécessaire de créer une carte de distribution de produit de nettoyage pour chaque employé si le savon liquide est distribué via des distributeurs installés dans les roulottes de chantier domestique ?
Alexandre MITROFANOV, chef du service de protection du travail (Penza)

Si les employés utilisent du savon provenant d'un distributeur, il n'est pas nécessaire de créer des cartes pour enregistrer la distribution de détergents. N'oubliez pas que vous ne pouvez distribuer du savon qu'à l'aide d'un distributeur lorsque vous travaillez avec des contaminants facilement lavables. 3 . La base en est le résultat de la certification du lieu de travail et depuis le 1er janvier 2014, les résultats d'une évaluation spéciale des conditions de travail sont également utilisés. Pour éviter des problèmes lors du contrôle par l'inspection du travail, il est préférable d'organiser la délivrance du savon comme suit :

élaborer et approuver une liste de postes qui n'ont pas besoin de recevoir des agents de rinçage directement entre leurs mains ;
stipuler dans les contrats de travail de ces travailleurs l'information qu'ils recevront du savon via des distributeurs dans les locaux sanitaires.

Comment établir les documents de protection du travail s'ils n'ont pas été tenus auparavant ?

Comment remplir correctement tous les documents de sécurité du travail s'ils n'ont pas été conservés ? Certains salariés ne travaillent plus. Comment restaurer correctement toutes les instructions des années précédentes ? Et est-il possible, par exemple, de réaliser une formation d'intégration cette année si le salarié travaille depuis plusieurs années ?
Irina KUZINA, directrice commerciale (Samara)

Si votre organisation n'a pas tenu de documents sur la sécurité du travail, vous devrez tout recommencer à zéro :

élaborer et approuver une liste de professions et de types de travaux pour lesquels des instructions de sécurité du travail doivent être élaborées ;
élaborer et approuver des instructions de sécurité au travail, des programmes d'instruction et de formation pour les travailleurs ;
réaliser des journaux de bord pour l'enregistrement des briefings, des journaux de bord pour les formations à la protection du travail et à la sécurité électrique, un journal de bord pour la délivrance des instructions aux salariés, un journal de bord pour l'enregistrement des accidents du travail ;
si nécessaire, dresser des listes de salariés devant subir un examen médical, délivrer des équipements de protection individuelle et des produits de nettoyage.

Organisez tous les briefings et formations sur la sécurité cette année. Tous les documents doivent également être mis en ordre. Cela réduira le risque d'une amende importante lors du contrôle par l'inspection du travail.

Est-il nécessaire de réémettre les anciennes ordonnances de sécurité du travail à partir de la nouvelle année ?
Est-il nécessaire de rééditer les anciennes ordonnances de sécurité du travail à partir de la nouvelle année si rien n'a changé dans l'organisation ?

Non, non. Si les conditions de travail dans l'organisation n'ont pas changé, les ordonnances, notamment sur la protection du travail, n'ont pas besoin d'être réémises. En fin d'année, vous pouvez simplement réaliser vous-même un audit documentaire. Par exemple, une organisation doit avoir des ordonnances de protection du travail :

sur la nomination des personnes responsables ;
sur la création d'un service de protection du travail ;
sur approbation des instructions de protection du travail ;
sur l'approbation des formulaires du journal de bord ;
sur les trousses de premiers secours ;
sur approbation de la liste des salariés soumis aux visites médicales obligatoires.

Existe-t-il des normes pour le stockage des produits ?
Quelle est la hauteur de stockage autorisée pour les produits en lin enroulés en rouleaux (dimensions du rouleau 40 x 2000 cm) ?
Vadim NOVOGORODOV, ingénieur en sécurité du travail (Pushkino)

Le matériau en rouleau doit être placé verticalement sur une rangée avec une pose sur la doublure. 4 .
Sur les sites de chargement et de déchargement de marchandises conteneurisées à la pièce (balles, caisses, fûts, rouleaux, etc.) stockées dans des entrepôts, les plates-formes, viaducs ou rampes doivent être construits à la même hauteur que le plancher des véhicules. En cas de hauteur inégale du plancher des véhicules et de la plate-forme lors des opérations de chargement et de déchargement, des échelles, des pentes ou des lits doivent être utilisés. 5 .

1 Point 7 Annexe n°2 aux Règles interprofessionnelles pour la protection du travail (Règles de sécurité) pour l'exploitation des installations électriques (approuvées Résolution du ministère du Travail de Russie du 5 janvier 2001 n° 3 Et par arrêté du ministère de l'Énergie de la Russie du 27 décembre 2000 n° 163).
2 Article 3.3 La procédure de formation à la protection du travail et de test des connaissances sur les exigences en matière de protection du travail pour les employés des organisations (approuvée Résolution du ministère du Travail de Russie, ministère de l'Éducation de Russie du 13 janvier 2003 n° 1/29).
3 Article 20 Normes modèles pour la distribution gratuite de produits de rinçage et (ou) de désinfectants aux employés et la norme de sécurité du travail « Fournir aux travailleurs des agents de rinçage et (ou) neutralisants » (approuvées par arrêté du ministère de la Santé et du Développement social de Russie du 17 décembre 2010 n° 1122n).
4 Article 19 Tableau 1 au POT RO-14000-007-98 « Réglementation. Protection du travail pendant le stockage des matériaux », approuvée par le Département d'économie du génie mécanique du ministère russe de l'Économie le 25 février 1998 (ci-après dénommées les Normes).
5 Article 3.24 Normale

Si nous ne connaissons pas le type de travail de bureau que vous effectuez et la politique interne de l'organisation, comment pouvons-nous vous indiquer quel type de commandes devraient être. Je dis lire des livres sur le travail de bureau. Je souhaite attirer l'attention du modérateur sur ce message car : Une notification est en cours d'envoi... J'ai été beaucoup grondé et souvent envié. Ce n'est pas effrayant, s'ils te grondent, ça veut dire qu'elle est en vie. Et seules les non-entités n'ont pas d'envieux. Il vaut mieux être premier que deuxième. Je souhaite attirer l'attention du modérateur sur ce message, car : Une notification est envoyée... Illusion Russia, Norilsk #6 26 avril 2012, 7h36 Citation : Je dis de lire des livres sur le travail de bureau, vous avez raison Darine. Il me semble qu'Alena a commencé à aborder la question du mauvais côté. Je souhaite attirer l'attention du modérateur sur ce message car : Une notification est en cours d'envoi...

Mise à jour des commandes de l'entreprise pour la nouvelle année

Base de données de référence étonnamment grande sur la gestion des dossiers du personnel Forum des responsables du personnel. Gestion des dossiers du personnel » Gestion des dossiers du personnel Nous vous souhaitons la bienvenue sur le forum des professionnels RH et des nouveaux venus dans les affaires du personnel, chers collègues ! Il y a déjà plus de 250 000 messages sur notre forum, plus de 26 000 sujets, et surtout, nous avons toujours une excellente équipe et un esprit d'entraide.

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Quelles commandes doivent être mises à jour au début de l’année civile ?

Je souhaite attirer l'attention du modérateur sur ce message car : Une notification est en cours d'envoi... Alena Russie, Novossibirsk #7 26 avril 2012, 8h12 Je m'excuse.
organisation - acheté et vendu. également des services de livraison pour ce qu'il vend.

Important

Dans les manuels, je n'ai trouvé que des mots généraux, comme dans les articles ordinaires. Pouvez-vous me dire quelque chose de sensé ? Je souhaite attirer l'attention du modérateur sur ce message car : Une notification est en cours d'envoi...

Maria Russie, Moscou #8 4 mars 2015, 10:42 Hier, j'ai parcouru tout Internet et je l'ai recherché moi-même. Le résultat est la liste récapitulative suivante : 1. Sur la nomination du Directeur Général2.

Après approbation du tableau des effectifs3. Sur approbation du règlement intérieur du travail4. Sur approbation de la réglementation sur les données personnelles des salariés5.
Sur approbation du règlement sur la rémunération6. Sur l'approbation des politiques comptables - clause.

Connectez-vous au site

Nina KovyazinaDirectrice adjointe du Département de l'éducation et des ressources humaines du ministère russe de la Santé

Situation : Est-il nécessaire de rééditer annuellement un arrêté nommant une personne chargée de la tenue des dossiers de travail ?

Non, ce n'est pas nécessaire. La législation du travail ne prévoit pas la réédition annuelle de l'arrêté nommant une personne chargée de la tenue des registres du travail.
La personne responsable remplit ces fonctions jusqu'à l'annulation de l'ordre correspondant ou jusqu'à la fin de la relation de travail (articles 8, 57, 72 du Code du travail de la Fédération de Russie). Ainsi, il n'est pas nécessaire de rééditer annuellement l'arrêté nommant une personne chargée de la tenue des dossiers de travail.

Quelles commandes devraient être mises à jour au cours de la nouvelle année ?

Le début de la période de conservation des documents est considéré comme le 1er janvier de l'année suivant celle au cours de laquelle ils ont été compilés (paragraphe 4 de l'article 1.4 de la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 Non . 558). Ainsi, les arrêtés d'embauche, de mutation, de licenciement et autres arrêtés de personnel doivent être conservés pendant au moins 75 ans.

Informations

Une exception à cette règle concerne les ordonnances d'octroi de vacances, d'envoi en voyage d'affaires en Russie (ainsi que d'autres documents relatifs aux voyages d'affaires : missions, rapports, etc.), ainsi que les ordonnances de pénalités. Ils ne doivent être conservés que cinq ans. Les contrats de travail, les cartes personnelles et les dossiers personnels des salariés doivent également être conservés pendant 75 ans, et les dossiers personnels des managers - en permanence.

Le tableau des effectifs doit également être maintenu à tout moment. Les documents de certification sur le lieu de travail doivent être stockés pendant 45 ans et dans des conditions de travail difficiles, nocives ou dangereuses - 75 ans.

Quelles commandes faut-il réémettre en début d'année ????

À savoir:

«Sur approbation du tableau des effectifs»
« Sur approbation du calendrier des vacances annuelles » ;
« Sur l'approbation des modalités de paiement des salaires » ;
« Sur les primes aux salariés » ;
"Sur la procédure de versement de l'aide financière."

Le tableau des effectifs doit être mis à jour annuellement lorsque de nouvelles unités s'ajoutent aux effectifs de l'entreprise ou, à l'inverse, lorsque des emplois sont supprimés. Bien entendu, cela peut se produire au milieu de l’année. Dans ce cas, un arrêté distinct est établi, intitulé : « Sur la modification du tableau des effectifs ». Tous les changements survenant au cours de l'année sont nécessairement pris en compte lors de l'établissement du tableau des effectifs de l'année suivante.

Mise à jour des documents en début d'année

La notification est en cours d'envoi... Alena Russie, Novossibirsk #3 26 avril 2012, 7h15 Je parle des ordres d'organisation d'une entreprise. Voici ce que j'ai déniché : un arrêté d'approbation des politiques comptables ; un arrêté de numérotation (factures, factures, arrêtés RH, procurations, etc.) un arrêté de nomination d'une personne chargée de la tenue des dossiers du personnel un arrêté ; sur le calendrier des vacances (plus le calendrier lui-même) un arrêté sur la tenue des cahiers de travail, un arrêté sur le tableau des effectifs (plus l'effectif lui-même) un carnet de briefing (nécessaire en vertu de l'article 10 du Code du travail) une feuille de temps de travail, un arrêté sur les employés responsables, un arrêté fixant la norme des dépenses quotidiennes, un règlement intérieur du travail, un règlement sur les divisions structurelles, un arrêté sur le cumul des postes (le cas échéant) des instructions sur le travail de bureau (semble également obligatoire) Qu'ai-je oublié d'autre ?……… ..

Liste des commandes requises dans chaque organisation

Arrêté sur les primes (daté de fin de mois ?) - Arrêté sur BSO (en début d'activités, plus tard lors du changement des membres de la commission) - Arrêté sur les effectifs (en début d'activités, s'il y a des salariés à temps plein , plus tard lors des changements de personnel) peut également y être inscrit taux tarifaire, puis nous réémettons l'ordre en cas de changement de taux - Ordre pour différences de taux de change, en cas de travail avec de la monnaie (mensuel, ou à la fin de l'année ? Quelle date ?) - Arrêté portant nomination d'une commission pour les immobilisations et les matériaux (lors de la première réception des biens et matériaux par l'entreprise, à l'avenir, lorsque la composition de la commission change) - Un arrêté pour réaliser un inventaire (s'il y a des biens, des matériels, des immobilisations au bilan avant d'établir les rapports annuels, quand est-ce plus correct ?) - Un arrêté de nomination d'une personne chargée de tenir un livre de commentaires et de suggestions (lors de la création d'une entreprise , plus tard lors d'un changement de responsable).
En règle générale, les carburants et lubrifiants sont inventoriés mensuellement ou trimestriellement ; l'inventaire des immobilisations est effectué une fois par an. Toutes les commandes ci-dessus sont soumises à un enregistrement annuel.

La tâche du secrétaire est d'organiser le contrôle de leur préparation, parfois de saisir leur texte sur un PC, de le transmettre au responsable pour signature et de le répartir entre les unités structurelles dont les activités sont régies par un document particulier. Matériaux recommandés

La législation ne contient pas d'exigence de réédition annuelle de tout arrêté, instruction ou règlement sur la protection du travail. La législation ne prévoit aucune fréquence de publication de ces documents.

Les arrêtés, instructions, règlements sur la protection du travail (sur la création d'une commission chargée de tester la connaissance des exigences en matière de protection du travail, sur la nomination des personnes responsables, sur l'approbation des programmes, instructions, actes locaux, etc.) peuvent être réédités si nécessaire, en fonction de la situation spécifique.

Par exemple, à partir du 18 mars 2018, les conducteurs commenceront à utiliser des vêtements réfléchissants lors des arrêts en dehors des zones peuplées (Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie du 12 décembre 2017 n° 1524 sur la modification des règles de circulation de la Fédération de Russie).

À partir du 12 juin 2018, les employeurs commenceront à choisir indépendamment où fixer les normes des agents de rinçage pour les employés - dans les contrats de travail ou dans les réglementations locales (arrêté du ministère du Travail de Russie du 23 novembre 2017 n° 805n).

Voir la justification pour plus de détails.

Voir également :

1.Comment rédiger des instructions de sécurité au travail

2.Comment créer un service de protection du travail dans une organisation

3. Comment enregistrer et enregistrer la délivrance de vêtements spéciaux aux employés

4. Comment procéder à une évaluation particulière des conditions de travail

Raisonnement

De quels documents locaux de protection du travail l'entreprise doit-elle disposer ?

Quels documents dois-je remplir pour organiser un service de protection du travail ?

Quels documents dois-je soumettre pour organiser un service de protection du travail ?

Pour organiser un service de protection du travail, complétez :

 ordonnance de nomination d'un spécialiste de la protection du travail, si les travaux de protection du travail sont effectués par un spécialiste à temps plein ;

 réglementation sur le service de protection du travail, si une unité structurelle distincte a été créée ;

 un accord si un organisme tiers accrédité ou un spécialiste a été engagé pour fournir des services dans le domaine de la sécurité et de la santé au travail.

Quels documents dois-je soumettre pour la formation des salariés de l'entreprise ?

Quels documents sur la formation à la sécurité au travail sont délivrés dans l'entreprise ?

Organiser des instructions et des formations sur la protection du travail, élaborer et approuver des instructions sur la sécurité du travail, des programmes d'information et des programmes de formation à la protection du travail.

De plus, développer un programme de formation pour les employés de l'organisation pour prodiguer les premiers soins aux victimes au travail.

Si l'entreprise a dispensé les salariés de formation initiale sur le lieu de travail, le directeur approuve la liste des professions et des postes de ces salariés.

Quels documents dois-je présenter pour les examens médicaux ?

Quels documents pour les examens médicaux sont préparés dans l'entreprise ?

Fournir une référence aux employés avant l’examen médical. Enregistrer la délivrance des références dans le journal d'enregistrement de la délivrance des références pour un examen médical préliminaire.

Pour les visites médicales périodiques, établir une liste des salariés soumis à des visites médicales périodiques, et sur cette base - nommer des listes de personnes soumises à des visites médicales périodiques.

Pour procéder aux examens médicaux avant le départ, élaborer le Règlement relatif à l'organisation des examens médicaux avant le départ des conducteurs de véhicules automobiles.

Consigner le fait des examens médicaux dans le journal des examens médicaux avant le voyage, avant le quart de travail et dans le journal des examens médicaux après le voyage et après le quart de travail.

Quels documents dois-je remplir pour délivrer une nutrition préventive gratuite aux salariés ?

Quels documents sont établis dans l'entreprise lors de la délivrance d'une nutrition préventive gratuite ?

Approuver la liste des postes et professions des travailleurs qui, en raison des conditions de travail, bénéficient d'une alimentation préventive gratuite (lait, jus, etc.).

Si un employé reçoit une demande de remplacement du lait par une compensation en espèces, il émet alors un ordre pour remplacer l'approvisionnement en lait par une compensation en espèces.

Quels documents remplir lors de la délivrance d'agents de rinçage et de neutralisation ?

Quels documents sont établis dans l'entreprise lors de la délivrance d'agents de rinçage et de neutralisation ?

Approuver la liste des lieux de travail et la liste des salariés pour lesquels la délivrance d'agents de rinçage et de neutralisation est requise.

Émettre des ordres :

 sur l'approbation des normes pour la distribution gratuite d'agents de nettoyage et de neutralisation aux salariés ;

 organiser la distribution gratuite de produits de nettoyage et de neutralisation aux salariés.

Enregistrez la délivrance d'agents de rinçage et de neutralisation aux employés dans une fiche personnelle pour la délivrance d'agents de rinçage et (ou) de neutralisation.

Quels documents dois-je remplir lors de la délivrance d’équipements de protection individuelle aux salariés ?

Quels documents sont établis dans l'entreprise lors de la délivrance des équipements de protection individuelle ?

Élaborer un règlement sur la fourniture aux travailleurs d'équipements de protection individuelle et approuver une liste de professions et de postes pour lesquels des vêtements de travail, des chaussures de sécurité et d'autres équipements de protection individuelle (ci-après dénommés EPI) sont délivrés gratuitement.

Après l'achat des EPI, conservez des copies certifiées conformes des certificats et des déclarations de conformité des EPI dans l'entreprise.

Délivrer les EPI aux salariés sur arrêté approuvant les normes de délivrance gratuite de vêtements de travail, de chaussures de sécurité et d'autres équipements de protection individuelle et enregistrer le fait de délivrance dans une fiche de dossier personnel pour la délivrance des équipements de protection individuelle.

Quels documents dois-je remplir pour une évaluation particulière des conditions de travail ?

Quels documents sont préparés pour une évaluation spéciale ?

Pour procéder à une évaluation particulière des conditions de travail (ci-après - SOUT), approuver par arrêté :

 composition de la commission de conduite du SOUT ;

 calendrier de réalisation de SOUT.

Faites une liste des emplois qui doivent être évalués.

Signez le rapport sur les résultats du SOUT.

Soumettre une déclaration à l'inspection du travail si aucun facteur de production nocif ou dangereux n'a été identifié sur le lieu de travail et si des conditions de travail acceptables et optimales ont été établies. Lisez les recommandations pour plus de détails.

Quels documents doivent être établis lors de la mise en œuvre des mesures de sécurité au travail ?

Quels documents sont établis lors de la planification des mesures de sécurité au travail ?

Prendre un arrêté pour préparer un plan d'action pour améliorer les conditions de travail et la sécurité et approuver un programme d'action pour améliorer les conditions de travail et la sécurité.

Le plan d'action de sécurité au travail est approuvé par arrêté.

Le secrétaire du gérant est chargé de mettre à jour les commandes de l'entreprise. Sa compétence comprend l'organisation de leur préparation, parfois la saisie du texte, sa soumission pour signature au Directeur Général ou à son fonctionnaire par intérim, ainsi que le contrôle opérationnel du déroulement de leur réinscription.

À partir de cet article, vous apprendrez :

Est-il nécessaire de mettre à jour les commandes de l'entreprise ?

Quelles commandes sont soumises à un renouvellement annuel ;

Qui participe à l'élaboration des commandes ?

Le rôle du secrétaire du gérant dans le renouvellement annuel des commandes de l'entreprise.

Une autre nouvelle année ajoute encore plus de problèmes au secrétaire de l'entreprise. A son arrivée il faut mettre à jour les commandes de l'entreprise. Ceci est requis par GOST 12.03.230 et les exigences des Archives fédérales. Par ailleurs, il est nécessaire de commencer la mise à jour de certains documents administratifs dès la seconde quinzaine de décembre. Bien entendu, toutes les commandes ne sont pas soumises à un réenregistrement. Nous verrons lesquels exactement dans notre article.

Mise à jour des commandes de l'entreprise liées aux activités principales

Il s'agit peut-être du groupe le plus important de documents administratifs réglementant les activités de l'entreprise. Ils couvrent toutes les divisions structurelles et zones de production sans exception. Elles concernent à la fois la comptabilité de l'entreprise et la garantie de la conduite des activités commerciales, ainsi que la politique du personnel et la paie. Les commandes suivantes sont soumises à une mise à jour obligatoire :

« Sur les politiques comptables » ;
« Sur l'approbation des normes de consommation de carburant pour tous les véhicules détenus et loués à la disposition de l'entreprise » ;
« Sur la discipline en matière de trésorerie » ;
« Portant nomination d'une commission permanente de contrôle des immobilisations et des stocks » ;
"Sur la procédure de réalisation de l'inventaire."

Examinons-les plus en détail. L'Ordonnance « Sur la politique comptable » est créée le premier jour ouvrable de la nouvelle année. Ce document réglemente les activités du service comptable, car il contient l'option comptable choisie par l'entreprise, prévue par la loi fédérale et le Code des impôts de la Fédération de Russie, ainsi que les normes comptables en vigueur. Le contenu de l'ordonnance « Sur la politique comptable » couvre la comptabilité des stocks et des immobilisations, la comptabilité du travail et des salaires, la comptabilité analytique et d'autres domaines, ainsi que toutes les questions d'organisation liées à la construction de la comptabilité et de la comptabilité fiscale dans l'entreprise.

L'ordre en matière de discipline monétaire n'est pas moins important. Ce document organisationnel et administratif est également établi le premier jour ouvrable de la nouvelle année. C’est obligatoire pour les entreprises qui manipulent de l’argent liquide. Il précise le calendrier et la procédure d'encaissement des encaissements, la limite des soldes de trésorerie, la procédure d'émission des espèces pour les besoins de l'entreprise, etc.

L'organisation du contrôle interne dans une entreprise est également réglementée par des arrêtés dont le principal sera un document organisationnel et administratif approuvant la procédure de réalisation des inventaires dans les entrepôts, ainsi que la nomination d'une commission permanente d'audit. Les marchandises, matériaux, composants et carburants et lubrifiants sont inventoriés, en règle générale, mensuellement ou trimestriellement ; un inventaire des immobilisations est effectué une fois par an ;

Toutes les commandes ci-dessus sont soumises à un enregistrement annuel. La tâche du secrétaire est d'organiser le contrôle de leur préparation, parfois de saisir leur texte sur un PC, de le transmettre au responsable pour signature et de le répartir entre les unités structurelles dont les activités sont régies par un document particulier.

Mise à jour des ordonnances de l'entreprise concernant la gestion des dossiers du personnel

Annuel mise à jour des commandes pour l'entreprise Sont également soumis à cela les documents organisationnels et administratifs liés à la politique du personnel. À savoir:

«Sur approbation du tableau des effectifs»
« Sur approbation du calendrier des vacances annuelles » ;
« Sur l'approbation des modalités de paiement des salaires » ;
« Sur les primes aux salariés » ;
"Sur la procédure de versement de l'aide financière."

Il en est de même pour l'arrêté de congé annuel, auquel sont joints un échéancier, un document administratif relatif au calendrier de paiement des salaires et des aides financières, ainsi que la procédure de calcul et de versement des primes pour certains mérites ou en fonction des résultats de activités financières et économiques.

Nouveaux articles

Mise à jour des ordres de production de l'entreprise

Les arrêtés qui réglementent les activités des sites de production nécessitent également une mise à jour annuelle. Il s’agit notamment des documents administratifs suivants :

« Sur l'organisation du contrôle de la sécurité de la production et du respect des normes de protection du travail » ;
« Sur la garantie de la sécurité lors de l'utilisation des ponts roulants » ;
« Sur la nomination d'un responsable de la production de tuberculose », etc.

Ces arrêtés sont nécessaires pour organiser une production sûre et le respect des ateliers industriels et des zones aux normes de protection du travail légalement approuvées.

Selon le type d'activité de l'entreprise, d'autres documents organisationnels et administratifs peuvent faire l'objet d'une mise à jour annuelle. Le contrôle de leur établissement annuel est confié au service de direction ou au secrétariat ; ils sont rédigés par les chefs des divisions structurelles dont ils relèvent et approuvés par le président ou le directeur général de l'entreprise. Son secrétaire doit veiller à ce que ces documents lui soient promptement soumis pour signature et portés à la connaissance des exécuteurs testamentaires.

Comment les commandes sont-elles mises à jour pour l'entreprise ?

Comme mentionné ci-dessus, vous devriez commencer à réémettre des commandes soumises à un renouvellement annuel à partir de la mi-décembre. Ce temps est largement suffisant pour qu'ils soient signés par le premier chef d'entreprise le premier jour ouvrable de la nouvelle année. Et la tâche de son secrétaire sera non seulement d'organiser ce processus, mais aussi d'en contrôler le déroulement.

La mise à jour en temps opportun des arrêtés et autres documents organisationnels et administratifs réglementant les activités de l’entreprise vous garantit une protection complète dans les situations controversées tant avec vos salariés qu’avec les autorités de régulation. Mais sous réserve du strict respect de ce qu’ils contiennent.

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durée de validité des commandes pour les activités principales

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Question : Est-il nécessaire en début d'année d'actualiser les arrêtés sur les principales activités et sur la partie administrative et économique (sur la création des commissions, sur la nomination des responsables, etc.) ?

Réponse : Il n'existe pas de normes nationales pour documenter les activités de gestion prévoyant la réémission (mise à jour) annuelle des commandes pour les activités de base qui ne contiennent aucun changement et/ou ajout par rapport aux précédentes. Une commande qui ne précise pas de période de validité lors de son émission est considérée comme valide jusqu'à son annulation. Par conséquent, si un arrêté, par exemple, approuve la composition d'une commission d'experts permanente ou nomme un fonctionnaire responsable d'un certain domaine de travail, cela n'a aucun sens de rééditer un tel arrêté chaque année. Si la composition de la commission change, un arrêté « portant modification de la composition de la commission d'experts » est émis, et l'arrêté correspondant peut être émis aussi bien en début d'année que dans les mois suivants.
Il convient de prendre un nouvel arrêté portant création d'une commission si sa composition a subi des modifications significatives. Un nouvel arrêté de nomination d'une personne responsable doit être émis si les responsabilités correspondantes sont confiées à un autre fonctionnaire. Ces arrêtés comportent une clause d'annulation d'un arrêté précédemment émis, par exemple : « Reconnaître l'arrêté du directeur de l'entreprise du _____ N _____ comme invalide.
Parallèlement, si l'arrêté émis a une durée de validité déterminée (l'arrêté précise la durée pour laquelle une commission est créée ou un responsable est nommé) ou si l'arrêté prévoit la création d'une commission ou la nomination d'un responsable effectuer des activités, des travaux, des tâches ponctuelles (par exemple, procéder à la certification des employés), puis après l'expiration de la commande ou l'achèvement d'activités, de travaux, de tâches ponctuelles, si une situation de gestion similaire se présente à nouveau, l'émission d'un nouvel ordre est obligatoire.

A.E. RYBAKOV,
directeur de l'établissement
Institut de Documentation
et des affaires d'archives",
Candidat en Sciences Historiques

Question : Est-il nécessaire de mettre à jour annuellement les arrêtés émis précédemment sur les activités principales (sur l'attribution d'éventuelles responsabilités supplémentaires, sur la création de commissions, etc.) s'il n'y a pas eu de changement dans la composition des salariés et parmi les membres des commissions ? Quelle réglementation respecter dans ce cas ?

Réponse : La législation de la République de Biélorussie ne contient pas de règle générale établissant la nécessité de prendre chaque année des arrêtés (autres documents administratifs) sur la création ou l'approbation du personnel des commissions permanentes, l'attribution des responsabilités aux employés, etc. Des arrêtés et autres documents administratifs dans ces cas sont émis selon les besoins (par exemple, lors de modifications de la composition de la commission, de redistribution des responsabilités entre les salariés, etc.).
Dans le même temps, certains actes législatifs contiennent des règles particulières prévoyant la publication annuelle d'arrêtés sur des questions pertinentes. Par exemple, selon le paragraphe 20 de l'Instruction sur la procédure d'attribution des catégories de qualification aux employés des organisations du ministère du Travail et de la Protection sociale de la République de Biélorussie, approuvée par résolution du ministère du Travail et de la Protection sociale de la République de Biélorussie du 24 octobre 2006 N 127, le personnel de la commission de certification est agréé chaque année avant le 1er janvier par arrêté du chef de l'organisation et est porté à la connaissance des salariés.
Ainsi, s'il existe une norme spéciale dans les actes juridiques réglementaires, une telle ordonnance (un autre document administratif) doit être émise.

A.E. RYBAKOV,
directeur de l'établissement
"Recherche scientifique biélorusse
Institut de Documentation
et des affaires d'archives",
Candidat en sciences historiques
29.04.2010

Quelles commandes doivent être mises à jour au début de l’année civile ?

Bon après-midi. Veuillez me dire quelles commandes doivent être mises à jour au début de l'année civile

Réponse à la question : Conformément à la Liste des documents d'archives administratives types générés dans le cadre des activités des organes de l'État, des collectivités locales et des organisations, indiquant les périodes de conservation, les périodes de conservation des documents sur support papier et électronique sont indiquées, dont le calcul est effectué à partir de janvier 1 de l’année qui suit celle de la fin de leur activité de bureau. Il convient également de noter que la législation du travail ne contient aucune obligation de mettre à jour les arrêtés au début de l'année civile. Cette exigence s'applique également aux arrêtés nommant des responsables. La personne responsable remplit ces fonctions jusqu'à l'annulation de l'ordre correspondant ou jusqu'à la fin de la relation de travail (articles 8, 57, 72 du Code du travail de la Fédération de Russie). Ainsi, il n'est pas nécessaire de réémettre la commande chaque année en raison du début de l'année civile.

Plus de détails dans les matériaux du système :

Comment stocker des documents dans le service RH

Documents requis pour le stockage

La législation oblige tous les employeurs à assurer la conservation des documents d'archives générés dans le cadre de leurs activités (clause 1, article 17 de la loi du 22 octobre 2004 n° 125-FZ). Le service du personnel d'une organisation est, en règle générale, responsable du stockage des documents sur le personnel.

Délais de conservation des documents

Les périodes pendant lesquelles les documents relatifs au personnel doivent être conservés sont indiquées dans la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 n° 558. Le début de la période de conservation des documents est considéré comme le 1er janvier de l'année suivant celle au cours de laquelle ils ont été compilés (paragraphe 4 de l'article 1.4 de la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 Non . 558).

Ainsi, les arrêtés d'embauche, de mutation, de licenciement et autres arrêtés de personnel doivent être conservés pendant au moins 75 ans. Une exception à cette règle concerne les ordonnances d'octroi de vacances, d'envoi en voyage d'affaires en Russie (ainsi que d'autres documents relatifs aux voyages d'affaires : missions, rapports, etc.), ainsi que les ordonnances de pénalités. Ils ne doivent être conservés que cinq ans.

Les contrats de travail, les cartes personnelles et les dossiers personnels des salariés doivent également être conservés pendant 75 ans, et les dossiers personnels des managers - en permanence. Le tableau des effectifs doit également être maintenu à tout moment.

Les documents de certification sur le lieu de travail doivent être stockés pendant 45 ans et dans des conditions de travail difficiles, nocives ou dangereuses - 75 ans.

Conservez la réglementation du travail même après l'avoir remplacée par de nouvelles. La durée de conservation est d'un an. Une durée de conservation d'un an est également établie pour les calendriers de vacances.

La période pendant laquelle il est nécessaire de conserver les documents confirmant qu'un employé a reçu une formation aux frais de l'organisation est déterminée par les exigences de la législation fiscale. Le fait est que le paragraphe 3 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie établit que pour amortir ces coûts afin de réduire le bénéfice imposable, l'organisation doit conserver tous les documents confirmant la formation (accord avec un établissement d'enseignement, ordre du chef d'envoyer un salarié en formation, un acte de prestation de services, un diplôme, un certificat, une attestation, etc.). Leur durée de conservation est limitée à la durée du contrat de formation et à un an de travail du salarié, sans toutefois être inférieure à quatre ans.

Nina Koviazina
Directeur adjoint du Département de l'éducation et des ressources humaines du ministère russe de la Santé

Situation : Est-il nécessaire de rééditer annuellement un arrêté nommant une personne chargée de la tenue des dossiers de travail ?

La législation du travail ne prévoit pas la réédition annuelle de l'arrêté nommant une personne chargée de la tenue des registres du travail. La personne responsable remplit ces fonctions jusqu'à l'annulation de l'ordre correspondant ou jusqu'à la fin de la relation de travail (articles 8, 57, 72 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Ainsi, il n'est pas nécessaire de rééditer annuellement l'arrêté nommant une personne chargée de la tenue des dossiers de travail.

Ivan Chklovets
Chef adjoint du Service fédéral du travail et de l'emploi

Ordonnances, instructions et autres règlements opérationnels sur la protection du travail

Merci. Tout est clair avec les commandes, c'est clair - je commande sans aucune option. Un ou deux liens, si ce n'est pas difficile, où il y a un formulaire de commandes. Je me demande comment formuler au mieux le sous-titre du dispositif de l’ordre du chef d’atelier ?
Possibilités :
1. JE COMMANDE
2. Je me débarrasse
3. Je m'oblige
4. JE PROPOSE
5. JE DÉCIDE
6. JE COMMANDE
7. JE COMMANDE
8. JE COMMANDE
9. D'autres options ?

Nos instructions de gestion de bureau disent :
« La partie administrative est séparée de la partie énonciative par le mot « Je propose : » ou « J'oblige : », qui, comme dans les ordres, est imprimé sur une ligne séparée en majuscules, ou sans aucun mot, c'est-à-dire : suit immédiatement la partie déclarante après les deux points »
Trouvé plus

Recommandations méthodologiques pour l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les autorités exécutives fédérales, approuvées. par arrêté des Archives fédérales du 23 décembre 2009 N 76
Instructions pour le travail de bureau du personnel de direction des chemins de fer russes JSC, approuvées. par arrêté n°1 du 01/05/2006.
- ils fournissent généralement des bons de commande sans mention explicite.

Exemple d'exécution d'un arrêté de la Direction principale du ministère de l'Intérieur de la Russie pour Moscou (Ordonnance de la Direction principale du ministère de l'Intérieur de la Russie pour Moscou du 25 avril 2012 N 400)
VD de Russie

CHEF DU DÉPARTEMENT
MINISTERE DE L'INTERIEUR
DE LA FÉDÉRATION DE RUSSIE POUR LA VILLE DE MOSCOU
(Direction d'État du ministère de l'Intérieur de la Russie pour Moscou)

"__" _________ 2012 N ________

Chef
titre spécial initiales prénom, patronyme, nom

Les commandes sont mises à jour chaque année

Notre newsletter

Commandes sur les principales activités

Commande– un acte juridique émanant du chef d'un organe de direction (entreprise, organisation), agissant sur la base de l'unité de commandement, pour résoudre les tâches principales et opérationnelles auxquelles cet organe est confronté.

Commandes sur les principales activités préparé au nom du chef de l'organisation par les chefs de département avec la participation de spécialistes ; dans certains cas, lorsqu'il s'agit de résoudre des problèmes complexes et complexes, le chef de l'organisation peut créer une commission composée de représentants de plusieurs départements pour préparer une commande.

Étant donné que les tâches et les fonctions peuvent être de nature à la fois fondamentale et opérationnelle, les commandes pour les activités de base sont classées comme suit :

commandes pour les activités principales — sont publiés dans le cadre de la mise en œuvre des principales tâches stratégiques et organisationnelles
arrêtés sur les activités administratives et organisationnelles — concerner des questions opérationnelles, administratives et commerciales

ENREGISTREMENT DES COMMANDES

Tous les types de commandes pour les activités principales doivent être enregistrés. L'obligation de tenir les formulaires comptables sous forme de journal est fixée par les documents réglementaires.

Inscription- il s'agit du transfert des détails du document dans un formulaire d'inscription spécifique (magazine, base de données) et de l'apposition d'un numéro (ou index) et d'une date sur le document.

Les ordonnances portant sur les activités principales et sur les questions administratives-organisationnelles ou administratives-économiques sont soumises à séparé enregistrement, constitution de fichiers séparés et stockage séparé, car les commandes pour les activités principales sont stockées en permanence, et sur les questions administratives et économiques - 5 ans. Autrement dit, dans la pratique commerciale, il est nécessaire de prendre en compte une base supplémentaire pour classer les commandes : leur valeur, exprimée en durée de conservation.

La société « Personnel in Order » a développé des journaux de comptabilité et d'enregistrement pratiques pour l'enregistrement des commandes. En fonction du volume du flux documentaire, différents types de journaux peuvent être utilisés.

Tous journaux d'enregistrement (livres) sont effectués jusqu'à remplissage complet. Sur la couverture de chaque livret d'inscription, vous devez inscrire le nom de l'organisation (institution) et inscrire la date de création de la revue, et une fois le livre complètement rempli, la date de fin. Si, au cours de la tenue de la revue, le nom de l'organisation (ou sa forme juridique) change, des éclaircissements doivent alors être apportés sur la couverture de la revue.

EXEMPLES DE COMMANDES SUR LES PRINCIPALES ACTIVITÉS

Autorité et responsabilité

Structure organisationnelle et effectifs

Approbation et application des réglementations locales

Règlements et procédures

Horaires d'ouverture de l'entreprise

Santé et sécurité au travail

Protection des droits des consommateurs En règle générale, les situations controversées sont provoquées par : l'achat de biens de qualité insuffisante, la fourniture de services, l'exécution de travaux ou, à l'inverse, leur non-exécution (en tout ou en partie) ou il existe des carences. Cela s'applique également au calendrier d'élimination des déficiences identifiées, [...]
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