Qu’est-ce qui s’applique aux documents comptables ? Quels sont les principaux documents comptables : types

Les activités de toute entreprise sont étroitement liées à la maintenance et au traitement de la documentation primaire. Il est nécessaire pour déclarer, calculer les paiements d’impôts et prendre des décisions de gestion. Dans l'article, nous verrons de quoi il s'agit - la documentation primaire en comptabilité - et comment elle est traitée.

Concepts de base

Documentation primaire en comptabilité - qu'est-ce que c'est ?? C'est ce qu'on appelle la preuve du fait d'une commission reflétée sur papier. Actuellement, de nombreux documents sont compilés dans le système automatisé 1C. Traitement de la documentation primaire implique l'enregistrement et l'enregistrement d'informations sur les transactions commerciales terminées.

La comptabilité primaire est l'étape initiale d'enregistrement des événements survenant dans une entreprise. Les transactions commerciales sont des actions qui impliquent des changements dans l’état des actifs ou du capital de l’organisation.

Traitement de la documentation primaire en comptabilité : exemple de schéma

En règle générale, dans les entreprises, le concept de « travailler avec la documentation » signifie :

• Obtention de données primaires.
• Prétraitement des informations.
• Approbation par la direction ou des spécialistes autorisés par arrêté du directeur.
• Répété.
• Effectuer les actions nécessaires à la réalisation d'une transaction commerciale.

Classification

Il y a une fois et cumulatif documents primaires. Traitement Les informations contenues dans ces documents présentent un certain nombre de caractéristiques.

La documentation unique est destinée à confirmer un événement une seule fois. Ainsi, la procédure de traitement est considérablement simplifiée. La documentation cumulative est utilisée pendant un certain temps. En règle générale, cela reflète une opération effectuée plusieurs fois. Dans ce cas, quand traitement de la documentation primaire les informations qui en découlent sont transférées vers des registres spéciaux.

Exigences relatives à la conservation des documents

La documentation primaire est établie lors de la transaction ou immédiatement après sa réalisation.

Les informations sont reflétées sur des formulaires unifiés spéciaux. S'il n'existe pas de formulaires approuvés, l'entreprise peut les développer de manière indépendante.

Étapes de traitement de la documentation comptable primaire

Chaque entreprise compte parmi son personnel un employé chargé de travailler avec les informations primaires. Ce spécialiste doit connaître les règles, respecter strictement les exigences légales et la séquence d'actions.

Dans stages traitement de la documentation primaire sont:

• Imposition. Il représente une appréciation de la transaction reflétée sur papier, une indication des montants associés à sa mise en œuvre.
• Regroupement. A ce stade, les documents sont répartis en fonction de caractéristiques communes.
• Cession de compte. Cela implique la désignation du débit et du crédit.
• Extincteur. Pour empêcher le remboursement sur les documents comptables primaires p marque "payé".

Erreurs dans les documents

Ils peuvent survenir pour diverses raisons. Fondamentalement, leur apparition est causée par l’attitude négligente de l’employé à l’égard du travail qu’il effectue, l’analphabétisme du spécialiste et le dysfonctionnement de l’équipement.

La correction des documents est fortement déconseillée. Cependant, dans certains cas, il est impossible de se passer d'une correction d'erreur. Fait une erreur comptable sur la documentation primaire devrait le réparer comme ceci:

• Rayez l’entrée incorrecte d’un trait fin pour qu’elle soit clairement visible.
• Écrivez les informations correctes au-dessus de la ligne barrée.
• Cochez la case « Corrigé pour croire ».
• Précisez la date de réglage.
• Mettez une signature.

L'utilisation de produits correcteurs n'est pas autorisée.

Travailler avec des documents entrants

Le processus de traitement des documents entrants comprend :

• Détermination du type de document. Les documents comptables contiennent toujours des informations sur les transactions commerciales réalisées. Il s'agit par exemple d'une facture, d'un ordre de réception de fonds, etc.
• Vérification des coordonnées du destinataire. Le document doit être adressé à une entreprise spécifique ou à son employé. Dans la pratique, il arrive que les documents d'achat de matériel soient spécifiquement délivrés à l'entreprise, bien qu'aucun accord n'ait été conclu avec le fournisseur.
• Vérification des signatures et des empreintes de sceaux. Les personnes signant le document doivent avoir le pouvoir de le faire. Si l'approbation des documents primaires ne relève pas de la compétence du salarié, ils sont alors considérés comme invalides. Quant aux cachets, dans la pratique, des erreurs surviennent souvent dans les entreprises qui possèdent plusieurs cachets. Les informations portées sur l'impression doivent correspondre au type de document sur lequel elles figurent.
• Vérification de l'état des documents. Si des dommages sont constatés sur les papiers ou si des feuilles sont manquantes, il est nécessaire d'établir un procès-verbal dont une copie est adressée à la contrepartie.
• Vérification de la validité de l'événement reflété dans le document. Les employés de l'entreprise doivent confirmer les informations sur le fait de la transaction. Les documents d'acceptation des objets de valeur sont certifiés par le responsable de l'entrepôt et les termes du contrat sont confirmés par le commerçant. Dans la pratique, il existe des situations où un fournisseur reçoit une facture pour des marchandises que l'entreprise n'a pas reçues.
• Déterminer la période à laquelle se rapporte le document. Lors du traitement des documents primaires, il est important de ne pas prendre en compte deux fois les mêmes informations.
• Définition de la section comptable. Lors de la réception de la documentation primaire, il est nécessaire d'établir à quelles fins les valeurs fournies seront utilisées. Ils peuvent agir comme des immobilisations, des matériaux, des actifs incorporels, des biens.
• Déterminer le registre dans lequel le
• Enregistrement du papier. Elle est effectuée après tous contrôles.

Travailler avec des documents sortants

Le processus de traitement de ce type de documentation est quelque peu différent de celui ci-dessus.

Tout d'abord, un employé autorisé de l'entreprise crée une version préliminaire du document sortant. Sur cette base, un projet de document est élaboré. Il est envoyé au gestionnaire pour approbation. Cependant, un autre employé disposant de l'autorité appropriée peut approuver le projet de document.

Après certification, le projet est élaboré selon les règles établies et envoyé au destinataire.

Planification du flux de documents

Cette étape est nécessaire pour garantir une réception, un envoi et un traitement rapides de la documentation. Pour une bonne organisation du flux documentaire, l'entreprise élabore des plannings particuliers. Ils indiquent :

• Lieu et date limite de traitement des documents primaires.
• Nom complet et fonction de la personne qui a compilé et soumis les documents.
• Écritures comptables établies sur la base de papiers.
• Heure et lieu de stockage de la documentation.

Registres comptables

Ils sont nécessaires à l'enregistrement de la documentation primaire. Parallèlement, une marque comptable est apposée sur les papiers. Il est nécessaire d'éviter l'enregistrement répété des documents.

Les papiers primaires peuvent être stockés dans des registres électroniques. Cependant, à la demande des agences gouvernementales ou des contreparties, l'entreprise doit fournir des copies papier.

Caractéristiques de la récupération de documents

Actuellement, la réglementation ne contient pas de procédure claire pour la restauration des papiers. En pratique, ce processus comprend les activités suivantes :

• Désignation d'une commission chargée d'enquêter sur les raisons de la perte ou de la destruction de documents. Si nécessaire, le chef d'entreprise peut impliquer les forces de l'ordre dans la procédure.
• Contacter un organisme bancaire ou des contreparties pour obtenir des copies des documents primaires.
• Correction de la déclaration de revenus. La nécessité de soumettre un rapport mis à jour est due au fait que les dépenses non documentées ne sont pas reconnues comme dépenses à des fins fiscales.

En cas de perte de documents primaires, le Service fédéral des impôts calculera les montants des déductions fiscales sur la base des documents disponibles. Dans ce cas, il est possible que l'administration fiscale applique des pénalités sous forme d'amende.

Erreurs courantes dans le processus de préparation des articles primaires

En règle générale, les responsables de la tenue de la documentation commettent les violations suivantes :

• Remplissez des formulaires qui ne sont pas unifiés ou approuvés par le chef d'entreprise.
• Ils n'indiquent pas de détails et ne les affichent pas avec des erreurs.
• Ils n'approuvent pas les documents avec leur signature et ne permettent pas aux employés qui n'ont pas le pouvoir de signer des documents.

La documentation confirmant les faits des transactions commerciales est extrêmement importante pour l'entreprise. Sa conception doit être abordée avec beaucoup de soin. Toute erreur peut entraîner des conséquences négatives.

1. Chaque fait de la vie économique fait l'objet d'une inscription dans un document comptable primaire. Il n'est pas permis d'accepter comme documents comptables des documents qui documentent des faits de la vie économique qui n'ont pas eu lieu, y compris ceux qui sous-tendent des transactions imaginaires et fictives.

2. Les détails obligatoires du document comptable principal sont :

1) nom du document ;

2) date de préparation du document ;

3) le nom de l'entité économique qui a rédigé le document ;

5) la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire d'un fait de la vie économique, en indiquant les unités de mesure ;

6) le nom du poste de la ou des personnes qui ont réalisé la transaction, l'opération et la ou les personnes responsables de son exécution, ou le nom du poste de la ou des personnes responsables de l'exécution de l'événement accompli ;

(voir texte dans l'édition précédente)

7) les signatures des personnes prévues au paragraphe 6 de la présente partie, indiquant leurs noms et initiales ou d'autres détails nécessaires à l'identification de ces personnes.

3. La pièce comptable primaire doit être établie lorsqu'un fait de la vie économique est commis, et si cela n'est pas possible, immédiatement après son achèvement. Le responsable de l'enregistrement du fait de la vie économique veille au transfert dans les délais des documents comptables primaires pour l'enregistrement des données qu'ils contiennent dans les registres comptables, ainsi que la fiabilité de ces données. La personne chargée de la tenue de la comptabilité et la personne avec laquelle un accord a été conclu pour la fourniture de services comptables ne sont pas responsables de la conformité des documents comptables primaires établis par d'autres personnes avec les faits accomplis de la vie économique.

(voir texte dans l'édition précédente)

4. Les formes des documents comptables primaires sont déterminées par le chef de l'entité économique sur recommandation du fonctionnaire chargé de la tenue de la comptabilité. Les formes des documents comptables primaires pour les organisations du secteur public sont établies conformément à la législation budgétaire de la Fédération de Russie.

(voir texte dans l'édition précédente)

5. Le document comptable primaire est établi sur papier et (ou) sous la forme d'un document électronique signé d'une signature électronique.

6. Si la législation de la Fédération de Russie ou un accord prévoit la soumission d'un document comptable primaire à une autre personne ou à un organisme public sur papier, une entité économique est tenue, à la demande d'une autre personne ou d'un organisme gouvernemental, à son à vos frais, de faire des copies sur papier du document comptable primaire établi sous la forme d'un document électronique.

7. Les corrections sont autorisées dans le document comptable principal, sauf disposition contraire des lois fédérales ou des actes juridiques réglementaires des organismes de réglementation comptable des États. La correction dans le document comptable principal doit contenir la date de la correction, ainsi que les signatures des personnes qui ont rédigé le document dans lequel la correction a été effectuée, en indiquant leurs noms et initiales ou d'autres détails nécessaires à l'identification de ces personnes.

8. Si, conformément à la législation de la Fédération de Russie, des documents comptables primaires, y compris sous la forme d'un document électronique, sont saisis, des copies des documents saisis, établies de la manière établie par la législation de la Fédération de Russie, sont inclus dans les documents comptables.

Sans un morceau de papier, vous n'êtes rien ! Et avec un morceau de papier - un homme d'affaires menant ses affaires de manière consciencieuse et professionnelle. Ou un comptable compétent qui l'aide. L'exécution correcte des documents comptables est importante à la fois pour la formation des données comptables et pour déterminer les obligations fiscales de l'organisation. Et si vous souhaitez protéger ce qui a le plus de valeur, ne traitez pas les documents avec indulgence et étudiez attentivement les exigences auxquelles ils doivent répondre. Lisez au moins cet article d’abord !

Les spécialistes comptables et les représentants des petites entreprises qui tiennent eux-mêmes des registres doivent connaître les exigences de base relatives à la procédure de création, de traitement, de déplacement et de stockage des documents.

1. Concept de document

2. Types de documents comptables primaires

3. Formes des documents comptables primaires

4. Approbation des pièces comptables primaires

5. Mentions obligatoires des documents comptables

6. Préparation des documents en comptabilité

7. Procuration pour signer les documents primaires

8. Calendrier de flux de documents pour les documents comptables

9. Journal des documents primaires

10. Correction des pièces comptables

11. Conservation des documents comptables

12. Responsabilité du stockage des documents primaires

Alors, allons-y dans l'ordre.

1. Concept de document

La notion de « document » n'est pas divulguée dans la réglementation comptable. Utilisons la définition établie par GOST R ISO 15489-1-2007 :

Document: informations identifiables enregistrées sur un support tangible, créées, reçues et stockées par une organisation ou un individu comme preuve lors de la confirmation d'obligations légales ou d'activités commerciales (clause 3.3 de GOST).

Quels documents sont primaires ? Les documents primaires sont des documents contenant des informations initiales sur les opérations et les processus. Ce sont les documents sur la base desquels les écritures comptables sont effectuées.

Documents comptables primaires- il s'agit de documents qui documentent les faits de la vie économique (clause 1 de l'article 9 de la loi n° 402-FZ du 6 décembre 2011 « sur la comptabilité »).

La principale exigence pour leur préparation est que les documents primaires soient établis lorsque les faits de la vie économique se produisent, ou immédiatement après leur achèvement (si une telle possibilité existe).

Exemples de documents primaires :

• les ordres de caisse entrants et sortants,
• lettre de voiture (selon le formulaire TORG-12),
• rapport préalable,
• information comptable.

2. Types de documents comptables primaires

Il n'existe aucune classification ou regroupement harmonieux des documents comptables dans aucun acte réglementaire.

Les types de documents comptables primaires suivants peuvent être distingués en fonction :

1. lieux de compilation :

• interne,
• externe,

1. Formulaires de documents utilisés :

• unifié (créé selon des formes contenues dans des albums de formes unifiées),
• non unifié (créé selon des formulaires développés par l'organisation de manière indépendante),

1. type de support de stockage :

• papier,
• électronique,

1. quantité d'informations :

• primaire,
• résumé,

1. type d'actifs et de passifs, domaines de comptabilité :

• sur la comptabilisation des immobilisations,
• sur la comptabilité des stocks,
• comptabilisation des régularisations et du paiement des salaires,
• pour la comptabilisation des transactions en espèces,
• d'autres sont similaires.

3. Formes des documents comptables primaires

La préparation des documents comptables implique l'utilisation de formulaires développés de manière indépendante et unifiés. Depuis 2013, l'utilisation de la plupart des formulaires unifiés n'est pas obligatoire.

Toutes les formes de documents primaires sont approuvées par le chef de l'organisation. Actuellement Les types de formulaires unifiés suivants doivent être utilisés:

1. sur la comptabilisation des transactions en espèces (Résolution du Comité national des statistiques du 18 août 1998 n° 88, Directive de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U),
2. sur la comptabilisation du travail et son paiement (Décret du Comité national des statistiques du 5 janvier 2004 n°1),
3. sur la comptabilisation des prestations de transport de marchandises (Décret gouvernemental n° 272 du 15 avril 2011, Chartes des différents types de transport).

L'ordre de paiement dispose également d'un formulaire standard, tous ses champs nous appartiennent.

Lorsque vous remplissez des formulaires unifiés, toutes les lignes (colonnes) fournies sont remplies. S'il manque des indicateurs, un tiret y est placé.

Exemple 1.

Le fournisseur a fourni les matériaux, a fourni le TORG-12 et une facture dont les dernières lignes sont renseignées comme « prestations de livraison » ; il n'y a pas d'autres documents.

Les conséquences possibles sont la non-acceptation des déductions de TVA et des charges d'impôt sur le revenu, la reconnaissance de la transaction comme fictive (imaginaire), puisque la réalité de la transaction (le fait de la livraison des matériaux, et éventuellement l'achat des matériaux lui-même) n'a pas été confirmée. . Un connaissement est requis.

Les formulaires unifiés, qui ne sont pas obligatoires, sont encore utilisés dans les organisations. En fonction des besoins internes de l'entreprise, ces formulaires peuvent être modifiés pour les rendre plus pratiques et adaptés à des faits commerciaux spécifiques.

Par exemple, vous pouvez supprimer l’attribut « emplacement d’impression » et refuser d’utiliser le marquage « recto/verso ».

4. Approbation des pièces comptables primaires

L'organisation est tenue d'approuver les formes de documents comptables primaires utilisés dans ses politiques comptables (article 4 du PBU 1/2008 « Politiques comptables de l'organisation »). Il faut rappeler qu'un simple lien vers l'un des albums de formulaires documentaires unifiés ne suffit pas.

La politique comptable (en annexe à la politique comptable) doit lister les documents spécifiques des albums de formulaires unifiés que l'entreprise utilisera, ainsi qu'une liste des personnes ayant le droit de signer les documents primaires (informations du Ministère des Finances de la Fédération de Russie n° PZ-10/2012).

Un exemple de conception d'une application à la politique comptable peut être trouvé dans notre article « ». Des exemples de formulaires développés de manière indépendante sont joints à la politique comptable avec des explications pour les remplir.

Les formulaires peuvent également être approuvés par d’autres réglementations locales. Par exemple, un arrêté portant approbation des documents primaires. Une référence à une telle ordonnance doit être contenue dans la politique comptable.

5. Mentions obligatoires des documents comptables

Exigences pour mentions obligatoires des documents comptables primairesétabli par la loi fédérale « sur la comptabilité ». Il n'y a que 7 de ces détails :

1. Titre du document,
2. date de préparation du document,
3. nom de l'entité économique qui a rédigé le document,
4. contenu du fait de la vie économique,
5. la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire avec indication des unités de mesure,
6. les noms des fonctions des personnes responsables de la transaction,
7. signatures des personnes responsables avec une transcription de la signature.

Certains documents qui ne sont pas des pièces comptables primaires peuvent être utilisés comme tels.

Lorsqu'ils reflètent le loyer dans les dépenses, ces documents sont des contrats et des actes de location. Conformément aux articles 611 et 622 du Code civil de la Fédération de Russie, dans ce cas, il est obligatoire d'établir des actes bilatéraux d'acceptation et de transfert d'objets comptables.

Exemple 4.

L'entreprise loue des bureaux. Les documents sur la base desquels le loyer mensuel sera calculé sont le contrat de location et le certificat de réception du bien loué.

Conformément à l'article 753 du Code civil de la Fédération de Russie, les actes unilatéraux peuvent être utilisés comme documents primaires.

6. Préparation des documents en comptabilité

Considérons les cas particuliers souvent rencontrés lors de la préparation de documents.

Refus de timbres

Le sceau a pour but de certifier la signature de la personne responsable.

Depuis le 07/04/2015, les organisations ne sont plus tenues d'avoir un sceau. Les informations sur le sceau doivent être précisées dans la Charte de l'entreprise (Loi fédérale n° 82-FZ du 06/04/2015).

Un sceau n'est requis que dans les cas établis par la loi fédérale.

• Procuration pour représenter les intérêts d'une personne morale devant les tribunaux (article 53 du Code de procédure civile de la Fédération de Russie, article 61 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie),
• documents remis aux autorités douanières (311-FZ du 27 novembre 2010),
• agir en cas d'accident du travail (article 230 du Code du travail de la Fédération de Russie),
• certificat de double entrepôt (article 913 du Code civil de la Fédération de Russie).

Un sceau n'est pas une condition obligatoire, mais sa présence peut être prévue sous la forme du document principal approuvé par le chef de l'organisation (Lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 06/08/2015 n° 03- 01-10/45390).

Documents en langues étrangères

Seuls les documents en russe sont acceptés pour l'enregistrement (article 9 de l'arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie n° 34n).

Il doit y avoir une traduction en russe et une traduction ligne par ligne. La traduction n'a pas besoin d'être certifiée conforme (Lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 20 avril 2012 n° 03-03-06/1/202). Les cas dans lesquels une traduction notariée est requise sont stipulés par la Convention de La Haye de 1961.

Compteurs autres que les roubles dans les documents primaires

Il est permis de refléter les données de coûts dans les documents comptables en roubles, en devises et en unités conventionnelles.

À titre de comparaison, en comptabilité fiscale, l'obligation de remplir les factures pour les paiements en roubles uniquement en roubles est établie par le décret gouvernemental n° 1137 du 26 décembre 2011 (clause 1 de la procédure d'établissement des factures).

Documents primaires électroniques

La loi fédérale « sur la comptabilité » autorise la préparation de documents primaires sous forme papier et électronique.

Le document électronique doit contenir toutes les informations obligatoires des documents comptables et une signature électronique (ES).

Il existe trois types de signatures électroniques : simple, renforcée non qualifiée et renforcée qualifiée. Le ministère des Finances de la Fédération de Russie considère qu'il est possible d'utiliser n'importe quelle signature électronique (Lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 12 septembre 2016 n° 03-03-06/2/53176).

7. Procuration pour signer les documents primaires

Un employé d'une organisation a le droit de signer lors de l'établissement de l'un des documents :

• commande sur le droit de signer,
• procuration pour signer les documents primaires (articles 185 à 189 du Code civil de la Fédération de Russie).

Contrairement à une ordonnance sur le droit de signer, une procuration pour signer des documents primaires peut également être délivrée à un citoyen qui n'est pas un employé de l'organisation.

Pour la signature, avec l'accord des parties, un fac-similé peut être utilisé (article 160 du Code civil de la Fédération de Russie, décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 17 décembre 2009 n° VAS-16259/09).

8. Calendrier de flux de documents pour les documents comptables

Un planning de flux de documents est une description sous forme de schéma ou de tableau de la procédure de création, de déplacement, de traitement et de stockage des documents. L'échéancier peut être approuvé en annexe à la politique comptable, ou sous la forme d'un acte réglementaire local. Dans ce dernier cas, la politique comptable doit contenir une référence à un tel acte.

Le calendrier de flux de documents doit inclure :

• les délais d'enregistrement, de transfert, de traitement et de conservation des documents,
• postes des personnes responsables des opérations précisées dans le calendrier de circulation des documents (clauses 5.4, 5.6 de l'arrêté du ministère des Finances du 29 juillet 1983 n° 105).

9. Journal des documents primaires

Tenir un journal des documents primaires est davantage une règle de flux rationnel de documents que de comptabilité.

Pour enregistrer les documents entrants/sortants, un tel journal des documents primaires est nécessaire. Nous vous conseillons de tenir un tel journal même dans le cas où la comptabilité est effectuée sans utiliser de programme comptable.

Lors de l'utilisation, par exemple, du programme 1C, un journal de documents peut être généré et imprimé à tout moment. Ainsi, le journal de comptabilité des documents fournisseurs sera constitué sous le nom de « Registre des documents « Réception (acte, facture) » », le journal de comptabilité des documents de caisse sous le nom de « Registre des documents de caisse ».

En comptabilité, contrairement à la comptabilité fiscale, il est possible reflet du fait de la vie économique en l'absence de documents primaires, à condition qu'ils arrivent plus tard.

Dans ce cas, le fait de la vie économique se reflète dans la comptabilité en valeur estimée. Lors de la réception d'un document, l'écriture précédemment effectuée n'est pas annulée, mais est uniquement ajustée à la date de réception du document.

Cette approche est confirmée dans les documents suivants :

1. PBU 21/2008
2. Arrêté du ministère des Finances du 28 décembre 2001 n° 119n « Directives pour la comptabilisation des stocks » (sous-section 5 de l'article 1)
3. Décision de la Cour suprême de la Fédération de Russie du 8 juillet 2016 n° AKPI16-443.

Une exception à cette procédure concerne les documents sur les transactions intermédiaires. L'intermédiaire doit remettre tous les documents relatifs à la transaction. Si un rapport de transaction est établi avec des erreurs ou des inexactitudes, le donneur d'ordre ne peut soulever une objection que dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception du rapport (articles 999 et 1008 du Code civil de la Fédération de Russie).

10. Correction des pièces comptables

La préparation des documents comptables s'accompagne parfois d'erreurs et d'inexactitudes. Dans ce cas, des corrections seront nécessaires.

Les corrections ne sont interdites que sur les espèces et les documents bancaires (par exemple les ordres de paiement papier). Tous les autres documents peuvent être modifiés.

La correction des pièces comptables s'effectue comme suit :

1. l'entrée incorrecte est barrée d'un trait afin que ce qui a été barré puisse être lu,
2. la valeur correcte est indiquée à côté,
3. l'entrée « Corrigé » est inscrite,
4. la date de correction et la signature de la personne qui a rédigé le document sont indiquées avec une transcription de sa signature.

Ces règles sont établies par la loi fédérale « sur la comptabilité » n° 402-FZ (clause 7 de l'article 9) et par l'arrêté du ministère des Finances du 29 juillet 1983 n° 105.

Il n'est pas nécessaire d'apposer un cachet. Une exception concerne les corrections apportées au certificat d'incapacité de travail, qui sont certifiées par un sceau.

La correction doit être effectuée par l'employé qui a rédigé le document. Si cela n'est pas possible, par exemple si la personne démissionne, la correction est alors effectuée par le salarié nouvellement embauché ou son supérieur immédiat.

11. Comment conserver et détruire les documents comptables

La procédure de conservation des documents est déterminée par l'arrêté du ministère de la Culture n° 558 du 25 août 2010. La durée générale de conservation des documents conformément à l'article 29 de la loi fédérale « sur la comptabilité » est de 5 ans. Le gestionnaire est chargé d'organiser le stockage des documents.

De nombreux documents ont des durées de conservation prolongées :

Les documents comptables peuvent être détruits si leur période de conservation est expirée (clauses 2.3, 4.11 de l'arrêté du ministère de la Culture de Russie du 31 mars 2015 n° 526). La décision de destruction est prise par une commission d'experts, qui peut être créée annuellement ou agir de manière continue.

Sur la base de l'examen des documents, sont d'abord élaborées des propositions d'attribution pour la destruction des documents non soumis à conservation, puis directement un acte d'attribution pour destruction des documents non soumis à conservation. L'acte comprend les documents dont la durée de conservation a expiré au 1er janvier de l'année au cours de laquelle l'acte est dressé.

L'acte doit être approuvé par le gérant.

Vous pouvez détruire des documents :

1. tout seul. Dans ce cas, il est nécessaire de rédiger un acte de destruction de documents. Un tel acte doit indiquer quels documents, en quelle quantité et de quelle manière ont été détruits,
2. P. puis transféré pour destruction à un organisme spécialisé. Parallèlement, une facture est établie, qui indique le nombre de documents transférés et leur poids (clause 2.4.7 du Règlement de Rosarkhiv, approuvé par décision du Conseil de Rosarkhiv du 02/06/2002). Dans ce cas, l'acte de destruction de documents est dressé par un organisme spécialisé.

12. Responsabilité du stockage des documents primaires

Les sanctions pour avoir travaillé avec des documents primaires sont établies par l'article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie.

Des sanctions sont prévues en cas de violation flagrante des exigences comptables, y compris de l'information comptable (financière).

Un des violations flagrantes de la comptabilité est:

« l'entité économique ne dispose pas de documents comptables primaires, et (ou) de registres comptables, et (ou) d'états comptables (financiers), et (ou) d'un rapport d'audit sur les états comptables (financiers) (si l'audit de la comptabilité (financière) (la déclaration est obligatoire) dans les délais de conservation établis pour ces documents.

Montants des amendes :

1. pour les fonctionnaires d'un montant de cinq mille à dix mille roubles,
2. pour commissions répétées - sur les fonctionnaires d'un montant de dix mille à vingt mille roubles ou interdiction pour une période d'un à deux ans.

Dans le même temps, il faut tenir compte du fait que lors du contrôle, l'absence de documents primaires sera également comprise comme le cas lorsqu'il existe des documents, en nombre suffisant, mais qu'ils sont établis sous des formes qui sont non approuvé.

Passif d'impôt Le Code des impôts de la Fédération de Russie prévoit également en cas de non-garantie de la sécurité des documents primaires (article 120) :

1. Au cours d'une période de référence - jusqu'à 10 000 roubles,
2. Pour plus d'une période fiscale - jusqu'à 30 000 roubles,
3. Si l'assiette fiscale est sous-estimée - 200% du montant de l'impôt (contribution) impayé, mais pas moins de 40 000 roubles.

Si vous avez encore des questions sur la préparation des documents primaires en comptabilité, posez-les dans les commentaires ci-dessous.

Préparation des documents en comptabilité : le plus important

En Russie, la législation impose aux entreprises et aux entrepreneurs de documenter toutes les transactions dans des documents primaires. Le but de ces documents est de confirmer le fait qui s'est produit (réception des produits, expédition depuis l'entrepôt, vente, etc.) et l'enregistrement légal de l'opération réalisée.

Les principales exigences pour leur enregistrement comprennent la saisie d'informations fiables, leur établissement pendant l'opération ou après sa réalisation.

Pourquoi est-ce?

Les documents primaires sont des pièces justificatives qui confirme la conduite de toutes les transactions commerciales par les entrepreneurs et les entreprises. L'inscription s'effectue dans l'ordre des opérations. S'ils sont mal compilés, l'organisation ne peut pas effectuer un calcul fiable de la base imposable, ce qui entraîne des désaccords avec l'administration fiscale et des sanctions peuvent être imposées à l'entreprise.

Cette documentation est acceptée pour la comptabilité si elle est établie sous la forme spécifiée dans le Règlement sur la comptabilité et l'information financière de la Fédération de Russie.

Le formulaire standard peut inclure des colonnes et des lignes supplémentaires tout en conservant tous les détails prévus dans le formulaire approuvé. Lors de modifications, un ordre ou une instruction doit être rédigé. Seuls les formulaires de transactions en espèces ne peuvent pas être modifiés.

Les documents primaires fournissent des informations pour la génération de documents de reporting et de comptabilité. Ils peuvent être compilés sur un programme informatique ou manuscrits, ils sont créés pour enregistrer des transactions de règlement, matérielles ou financières de toute ampleur.

Ses variétés

Les documents primaires comprennent les factures, les feuilles de clôture, les factures, etc.

En comptabilité, ils se répartissent en plusieurs types :

• externe(effectué en dehors des limites de l'entreprise) ;
• interne(fait au sein de l'entreprise).

La documentation peut également être cumulative ou ponctuelle :

• Cumulatif les documents (bons de travail, fiches de limites) sont établis sur une longue période et reflètent les mêmes opérations répétitives.
• Une fois les documents (ordres de caisse et) sont utilisés pour rendre compte de la transaction terminée.

Organisationnel et administratif La documentation comprend des instructions, des ordonnances, des procurations et des ordonnances. Ils accordent l'autorisation d'effectuer des opérations spécifiées. Leurs informations ne sont pas ajoutées aux registres comptables.

DANS acquittement la documentation (exigences de paiement, ordres de réception, factures, etc.) reflète l'opération. Les informations les concernant sont inscrites dans les registres comptables.

Certains documents combinent des caractéristiques de types disculpatoires et permissifs. Il peut s'agir de mandats de caisse, de fiches de paie.

Vous pouvez obtenir des informations détaillées sur tous ces rapports à partir de la vidéo suivante :

Comment travailler correctement avec?

Pour la comptabilité primaire correspondante, un calendrier de rotation de la documentation est convenu, définissant l'ordre et le calendrier de sa circulation dans l'entreprise et l'adressant au service comptable. Il doit être vérifié sous la forme (pour l'exhaustivité et l'exactitude de la préparation), dans le contenu (la relation des indicateurs) et arithmétiquement (en additionnant les valeurs).

Vous devez d’abord déterminer s’il s’agit d’un document comptable. Il doit refléter des informations sur la transaction commerciale réalisée. Ainsi, le mouvement des articles en stock est indiqué et le reçu de caisse indique les dépenses financières.

Les documents comptables ne comprennent pas les brouillons, les registres, les extraits de journaux et les documents établis en dehors des règles.

Ensuite, la relation entre le document et l'organisation est déterminée. Les coordonnées de l'entreprise ou du spécialiste sont vérifiées (nom du document, date de sa préparation, nom de l'entreprise, coût et contenu physique de la transaction commerciale, fonctions des personnes responsables, signatures personnelles). Toutes les signatures doivent être originales. Le type de sceau est également vérifié (certaines entreprises peuvent avoir plusieurs sceaux - pour les documents et le cachet).

Après acceptation, les informations sont inscrites dans les registres comptables et une mention est faite sur le formulaire. Les transactions commerciales doivent être reflétées dans l'ordre et regroupées dans certains comptes. En apparence, les registres comptables peuvent être des cartes (pour la comptabilité des matériaux et), des livres (principaux) ou des magazines. Selon le type d'enregistrements, les registres sont divisés en combinés (commandes), systématiques (livre de comptes général) et chronologiques (livre d'enregistrement).

Selon les exigences du Goskomstat, les documents comptables primaires doivent être préparés comme suit :

• rempli au stylo à bille, à l'encre, sur une machine à écrire ou un ordinateur ;
• compilé soigneusement avec des chiffres clairs et lisibles ;
• contenir tous les détails ;
• dans les documents financiers, tous les montants sont notés et indiqués en chiffres ;
• contenir la signature personnelle du directeur, du chef comptable ou des personnes autorisées ;
• être scellé.

Les personnes autorisées sont responsables de la préparation fiable et en temps opportun des documents pour refléter les informations disponibles en comptabilité.

Correction des erreurs

Vous trouverez ci-dessous une liste des erreurs les plus courantes commises lors de la rédaction de documents :

• l'utilisation de formulaires établis par la société de manière indépendante, sans confirmation par ordre du gérant et inscription correspondante au registre comptable ;
• mauvaise exécution par le gestionnaire de la liste des personnes autorisées à signer ;
• manque de détails ;
• la présence d'omissions dans la préparation des mentions obligatoires, de taches ou de corrections, de violations des règles ;
• notes au crayon graphite ;
• ajustements de la documentation de trésorerie ;
• présence d'erreurs arithmétiques;
• pas de tirets pour les lignes vides.

En cas d'erreurs, la pièce comptable n'est pas acceptée par les structures de contrôle ou est reconnue comme falsifiée.

La correction de la trésorerie et de la documentation comptable s'effectue selon les règles suivantes :

• Le recours à un correcteur, les effacements et les rectifications de documents (ordres de débit et d'encaissement, quittances) ne sont pas autorisés ;
• si des erreurs sont détectées, les papiers doivent être annulés et réétablis ;
• Les documents endommagés ou mal remplis ne sont pas détruits, ils sont barrés et ajoutés à la caisse le jour de leur émission.

Les corrections sont apportées aux autres documents après avoir été convenues avec les contreparties et confirmées par des signatures.

Lors de la correction de formulaires manuels, les détails ou montants incorrects doivent être barrés et la valeur correcte écrite en haut. Le mot « Corrigé » est indiqué dans les champs de la ligne et est convenu par les personnes ayant préalablement signé ce document. La date de correction est indiquée. L’utilisation de correcteurs, de blots et d’effacements n’est pas autorisée.

Si les corrections sont mal complétées et certifiées, elles seront considérées comme invalides.

Restauration de documents

En cas d'endommagement, de destruction ou de perte de documents primaires (sur la base de l'instruction n° 157 N), le gestionnaire désigne une commission chargée d'analyser les raisons de leur restauration et de détecter les auteurs des faits. Parfois, le gestionnaire coopère avec les autorités d'enquête, la surveillance des incendies ou les structures de sécurité. Les résultats des travaux sont documentés dans un acte approuvé par le gestionnaire. Il est classé dans le dossier journal des autres transactions.

Selon l'instruction n°157 N, les papiers primaires peuvent être stockés aussi bien sur papier que sur support machine (grâce à une signature numérique électronique).

Durée de conservation

Selon l'art. 17 Loi fédérale « sur la comptabilité », chaque entreprise doit organiser le stockage approprié de cette documentation, des rapports comptables et des registres comptables conformément aux délais fixés, mais au moins 5 ans.

Le stockage des documents électroniques s'effectue conformément aux exigences de la loi et si un support informatique est disponible. Dans le même temps, une protection contre les ajustements illégaux est assurée au chef d'entreprise.

Pénalités

Des erreurs dans les documents primaires ou leur absence peuvent entraîner des pertes financières pour l'entreprise. Selon l'art. 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie, des sanctions sont imposées en cas de violations flagrantes des normes comptables des coûts et des bénéfices :

• en cas de violation au cours d'une période fiscale - jusqu'à 10 000 roubles;
• en cas de violation pendant plusieurs périodes fiscales - jusqu'à 30 000 roubles;
• lorsque les paiements d'impôts sont réduits - 20% du montant des cotisations impayées, à partir de 40 000 roubles.

Les violations flagrantes des normes de comptabilisation des dépenses, des bénéfices et des objets imposables comprennent l'absence de documentation primaire et de registres comptables. Ils comprennent également une réflexion périodique sur les comptes comptables, les registres comptables et les rapports sur les transactions commerciales, les actifs corporels, les finances et les actifs incorporels.

En l'absence de ces documents, l'entreprise est obligée de payer des impôts en trop. Leur retrait est possible sur instruction des structures compétentes dont les pouvoirs sont conformes aux exigences légales. Parallèlement, un registre des documents saisis est établi.

La loi fédérale 402-FZ « Sur la comptabilité » décrit tous les documents comptables et primaires. Ils sont nécessaires principalement à des fins fiscales - en tant que documents confirmant les dépenses que vous avez engagées et l'exactitude de la détermination de l'assiette fiscale.

Les documents primaires doivent être conservés pendant 4 ans. Pendant ce temps, l'administration fiscale peut leur demander à tout moment de procéder à un contrôle sur vous ou vos contreparties. « Primaire » est également utilisé dans les litiges avec les contreparties.

Les documents comptables primaires sont établis lors des transactions commerciales et indiquent leur réalisation. La liste des documents accompagnant une transaction particulière peut varier selon le type de transaction. La préparation de tous les documents primaires nécessaires est généralement effectuée par le fournisseur. Une attention particulière doit être portée aux documents qui surviennent lors de transactions dans lesquelles vous êtes l'acheteur, car ce sont vos dépenses et vous êtes donc plus intéressé à respecter la lettre de la loi que votre fournisseur.

Séparation des documents primaires par étapes commerciales

Toutes les transactions peuvent être divisées en 3 étapes :

Étape 1. Vous acceptez les termes de la transaction

Le résultat sera :

• contracter;
• une facture pour le paiement.

Étape 2. Le paiement de la transaction a lieu

Confirmer le paiement :

un extrait du compte courant, si le paiement a été effectué par virement bancaire, ou par acquisition, ou via des systèmes de paiement où l'argent est transféré depuis votre compte courant ;

• reçus de caisse, reçus d'ordres de reçus de caisse, formulaires de déclaration stricts - si le paiement a été effectué en espèces. Dans la plupart des cas, ce mode de paiement est utilisé par vos collaborateurs lorsqu'ils prennent de l'argent en compte. Les règlements entre organisations se font rarement sous forme d’espèces.

Étape 3. Réception de biens ou de services

Il est impératif de confirmer que la marchandise a bien été reçue et que la prestation a été réalisée. Sans cela, le bureau des impôts ne vous permettra pas de réduire l'impôt sur l'argent dépensé. Confirmer la réception :

• lettre de transport - pour les marchandises ;
• reçu de vente - généralement émis conjointement avec un reçu de caisse, ou si le produit est vendu par un entrepreneur individuel ;
• certificat de travail effectué/services rendus.

Documents primaires obligatoires

Malgré la variabilité des transactions, il existe une liste de documents obligatoires qui sont établis pour tout type de transaction :

• contracter;
• vérifier;
• formulaires de déclaration stricts, caisse enregistreuse, reçu de vente ;
• facture;
• certificat de travail effectué (services rendus).

Accord

Lors de la réalisation d'une transaction, un accord est conclu avec le client, qui précise tous les détails des transactions commerciales à venir : modalités de paiement, expédition des marchandises, délais d'exécution des travaux ou conditions de prestation des services.

Le contrat règle les droits et obligations des parties. Idéalement, chaque transaction devrait être accompagnée d'un contrat distinct pour la fourniture de biens ou de services. Cependant, avec une coopération à long terme et la mise en œuvre d'opérations similaires, un accord général peut être conclu. Le contrat est rédigé en deux exemplaires avec cachets et signatures de chaque partie.

Certaines transactions ne nécessitent pas de contrat écrit. Par exemple, un contrat de vente est conclu à partir du moment où l'acheteur reçoit un espèces ou un reçu de vente.

Une facture pour le paiement

Une facture est un accord en vertu duquel un fournisseur fixe le prix de ses biens ou services.

L'acheteur accepte les termes du contrat en effectuant le paiement approprié. La forme de la facture de paiement n'est pas strictement réglementée, chaque entreprise a donc le droit de développer sa propre forme de ce document. Dans la facture, vous pouvez préciser les modalités de la transaction : modalités, notification d'acompte, modalités de paiement et de livraison, etc.

Conformément à l'article 9-FZ « Sur la comptabilité », la signature du directeur ou du chef comptable et le sceau ne sont pas requis pour ce document. Mais il ne faut pas les négliger pour éviter les questions des contreparties et de l'Etat. La facture ne permet pas d'imposer des exigences au fournisseur, elle fixe uniquement le prix du produit ou du service. Parallèlement, l'acheteur conserve le droit d'exiger un remboursement en cas d'enrichissement sans cause du fournisseur.

Documents de paiement : tickets de caisse, formulaires de déclaration stricte (SSR)

Ce groupe de documents primaires vous permet de confirmer le fait du paiement des biens ou services achetés.

Les documents de paiement comprennent les reçus de vente et de trésorerie, les états financiers, les demandes et commandes de paiement. L'acheteur peut recevoir la commande de la banque en payant par virement bancaire. L'acheteur reçoit du fournisseur un reçu d'espèces ou de marchandises lorsqu'il paie en espèces.

Connaissement ou reçu de vente

Les reçus de vente, comme nous l'avons dit plus haut, sont délivrés lors de la vente de biens à des particuliers ou par les particuliers eux-mêmes.

Les factures sont principalement utilisées par les personnes morales pour enregistrer la sortie/vente de marchandises ou d'articles en stock et leur réception ultérieure par le client.

La facture doit être établie en deux exemplaires. Le premier reste chez le fournisseur en tant que document confirmant le fait du transfert de marchandises, et le deuxième exemplaire est remis à l'acheteur.

Les données sur la facture doivent correspondre aux numéros sur la facture.

La personne autorisée responsable de la mainlevée des marchandises doit apposer sa signature et le sceau de l’organisation sur la facture. La personne qui reçoit la marchandise est également tenue de la signer et de la certifier avec un sceau sur le bon de livraison. L'utilisation d'une signature en fac-similé est autorisée, mais celle-ci doit être consignée dans le contrat.

Certificat de services rendus (travaux exécutés)

est un document primaire recto-verso qui confirme le fait d'une transaction, le coût et le calendrier des services ou des travaux.

L'acte est délivré par l'entrepreneur à son client sur la base des résultats de la prestation de services ou des travaux exécutés. Ce document principal confirme la conformité des prestations fournies (travaux effectués) avec les termes du contrat conclu.

Facture

Une facture est un document nécessaire uniquement pour contrôler le mouvement de la TVA. Les factures sont généralement émises conjointement avec des bons de livraison ou des actes. Il existe des factures pour les paiements anticipés.

Ce document primaire est strictement réglementé. Il contient :

• des informations sur les montants des fonds ;
• partie texturée.

Une facture constitue la base pour accepter les montants de TVA présentés en déduction. Toutes les entreprises payant la TVA sont tenues de l'indiquer.

Dernièrement, le document de transfert universel (UPD) est devenu populaire. Ce document remplace le couple facture + facture ou acte + facture.

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