Certifier le cahier de travail pour la banque. Comment certifier correctement une copie d'un livret de travail (exemple). Erreurs lors de la préparation d'un document

Un livret de travail est la principale confirmation de l’ancienneté et de l’emploi d’une personne. C’est pourquoi les citoyens l’exigent souvent. Mais selon la législation du travail, si une personne est officiellement employée, le livre doit être conservé dans l'organisation. Et vous ne pouvez l'obtenir entre vos mains que si vous en avez besoin pour le présenter à la Sécurité Sociale.

Dans tous les autres cas, l'employeur est tenu de délivrer une copie certifiée conforme du livre. En tant qu'entrepreneur, je remplis assez souvent un tel document pour mes subordonnés. Et dans cet article, je vais vous expliquer quelles sont les exigences obligatoires lors de la préparation de cette copie.

La base pour la délivrance d'une copie est la demande présentée par le salarié. Mais cette règle s’applique davantage aux grandes et moyennes entreprises employant un grand nombre de salariés. Dans les petites entreprises et les entrepreneurs, une copie peut être délivrée sur demande orale du demandeur. Mais pour que vous ne tardiez pas à délivrer un tel document, je vous recommande de toujours rédiger une demande de délivrance.

Il est nécessaire de copier toutes les pages sur lesquelles des entrées ont été faites. Les copies doivent être faites à partir de la toute première feuille, qui contient des informations sur le propriétaire du livre. Et le dernier exemplaire sera une feuille avec une marque du dernier lieu de travail.

Les copies peuvent être certifiées de 2 manières :

Certifier chaque feuille séparément. Ensuite, vous devez confirmer « Correct » sur chacun d’eux ou écrire « La copie est correcte ». Le candidat est également tenu d’inscrire sa fonction, son nom de famille, de signer et d’apposer le sceau de l’organisation. De plus, il est nécessaire de dater la certification des photocopies.
Fixez toutes les feuilles ensemble avec le firmware et joignez du papier supplémentaire sur lequel le nombre de feuilles sera indiqué. Il y a aussi une inscription dessus indiquant que « La copie est correcte » ou « Correct ». Il est nécessaire d'indiquer le poste de la personne qui remplit, son nom complet et d'apposer un cachet. N’oubliez pas de mettre également la date à laquelle les copies ont été réalisées.

Après la certification principale, une phrase doit être inscrite sur la copie indiquant que la personne continue de travailler. Assurez-vous d'indiquer qu'il fonctionne actuellement.

Les personnes suivantes ont le droit de signer :

Employés du service RH ;
comptable;
directeur;
entrepreneur.

Si l'organisation dispose d'un sceau, celui-ci doit être apposé. S'il manque, vous devez le noter " Croyez sans sceau».

Une copie doit être délivrée au plus tard trois jours après réception d'une demande d'un salarié.

Nouvelles règles

Certains ajustements ont été apportés à la législation, qu'il est important de connaître lors de la préparation d'une copie. Ils ont commencé à fonctionner le 1er juillet de cette année. Désormais, tous les employeurs sont tenus d'adhérer à la nouvelle méthodologie de certification des livres.

La principale différence est qu'il est désormais également nécessaire de noter où exactement le document de travail original est stocké. Généralement, le lieu de stockage est indiqué dans le coffre-fort du service du personnel ou du service comptable de l'entreprise.

Si une telle signature n’est pas faite, la copie sera considérée comme invalide et devra être rééditée.

Vous pouvez en apprendre davantage à ce sujet dans la vidéo suivante.

Besoin d'une copie

Un employé peut avoir besoin d'un tel document dans diverses situations. Les plus courants sont :

Comme preuve qu'une personne a un emploi pour un établissement de crédit lors du dépôt d’une demande de prêt.
Pour confirmer les informations précisées dans le formulaire de candidature, par exemple pour obtenir certains documents.
Pour déterminer la durée de l’expérience totale, ainsi que la cohérence du travail en dernier lieu. Ces informations sont souvent nécessaires aux établissements de crédit.
Déterminer les motifs des licenciements des lieux précédents. Ces informations peuvent être importantes pour un nouvel employeur si une personne essaie de trouver un emploi supplémentaire.
Pour confirmer un emploi lors de la demande de prestations et d'allocations.

Auparavant, un dossier de travail certifié était requis pour obtenir un passeport étranger. Ce document n'est pas requis actuellement, mais certains ministères peuvent l'exiger occasionnellement. Sachez que cela est illégal, puisque toutes les agences gouvernementales sont tenues d'agir conformément à des réglementations strictement établies, qui doivent inclure une liste de documents requis.

Parfois, une copie de votre dossier d’emploi peut être exigée lors d’une demande de visa pour entrer dans un autre État. Puisqu’il est important pour eux de savoir que quelque chose vous relie à votre pays, et que vous devez également disposer d’une source de revenus constante.

Erreurs courantes

Chaque fonctionnaire doit savoir remplir correctement ce document. Mais l'employé lui-même doit également connaître ces informations afin de détecter les erreurs à temps et de leur demander de les corriger en temps opportun. Les inexactitudes et erreurs les plus courantes sont :

Le tampon « La copie est correcte » n'est pas indiqué sur toutes les feuilles, à condition qu'ils ne soient ni cousus ni numérotés.
Toutes les feuilles ne portent pas la signature du certificateur, à condition également que toutes les feuilles ne soient pas cousues et numérotées.
Il manque l'inscription sur le dernier feuillet qu'une personne travaille encore aujourd'hui.
La position de la personne qui a certifié la copie est manquante.
L'employé qui a délivré le document n'a pas le pouvoir de le faire. Les personnes autres que celles énumérées ci-dessus ne peuvent pas faire de copies.
L'empreinte du sceau de l'organisation se trouve uniquement sur une feuille de papier vierge et n'affecte pas la copie elle-même. Le sceau doit être placé de manière à toucher le livre photocopié.
Il n'y a aucun lien ni aucun endroit pour stocker le livre lui-même.

Faites attention à ces erreurs courantes lors de la publication d'un livre et soyez prudent lorsque vous le remplissez.

Publication d'un livre

Dans certains cas, les salariés peuvent demander que le livre original leur soit remis en main. Selon la législation du travail, à savoir selon l'art. 62, un livre ne peut être délivré que pour présentation à la Sécurité Sociale. Et le salarié est tenu de le restituer à son supérieur au plus tard 3 jours à compter de la date de réception de cet organisme. Dans la demande de délivrance, le salarié doit indiquer dans quel but le livret original a été requis et, si possible, joindre une pièce justificative.

Dans tous les autres cas, seul une copie ou un extrait du livre est délivré. En cas de violation de cette règle, une amende pouvant aller jusqu'à 5 000 roubles peut être infligée à un fonctionnaire et, pour une organisation, son montant sera de 30 à 50 000 roubles.

En cas de perte du livre par un salarié ou un employeur, ce dernier sera tenu d'en délivrer un duplicata. Il dispose de 15 jours pour ce faire. Dans le même temps, il pourra saisir dans le duplicata uniquement les informations qui seront documentées. C'est-à-dire que l'employé devra soumettre une demande écrite à la Caisse de pension ou aux archives afin d'obtenir des informations sur son emploi dans d'autres organisations.

Pour éviter cela, il est nécessaire de conserver de manière responsable les livres originaux de vos employés. Et les employés eux-mêmes doivent également comprendre leur responsabilité s'ils reçoivent l'original entre leurs mains.

Je conseille à toutes les personnes officiellement employées :

Conserver une copie certifiée conforme du document à la maison. Dans ce cas, vous devrez en faire la demande à chaque fois que vous ferez une nouvelle inscription dans le livre. Vous pourrez ainsi vérifier à tout moment qu'il est correctement rempli. Et aussi en cas de dommage ou de perte, vous disposerez d'un document confirmant qu'il y avait de telles inscriptions dans le livre. Vous pourrez alors très rapidement restaurer votre livre en en recevant un duplicata, qui contiendra toutes les mêmes inscriptions que celles indiquées dans la copie certifiée conforme.
Lorsque vous recevez un exemplaire entre vos mains, assurez-vous de vérifier qu'il est correctement rempli.. Portez une attention particulière aux erreurs courantes commises lors de la préparation de telles copies.

Tous les fonctionnaires doivent savoir rédiger correctement de tels documents et doivent donc s'intéresser à toutes les innovations en matière de législation du travail.

janvier 2019

Souvent, afin de prendre une décision positive concernant l'obtention des fonds empruntés, il est nécessaire d'avoir une copie du dossier de travail et une preuve d'expérience professionnelle. Cette publication vous expliquera comment certifier correctement une copie d'un cahier de travail pour une banque.

Pourquoi certifier une copie du cahier de travail ?

Cette procédure peut être nécessaire dans diverses situations - par exemple, pour demander un prêt bancaire de tout type (qu'il s'agisse d'un prêt à la consommation, d'un crédit immobilier ou d'un prêt automobile) ou pour bénéficier de diverses aides sociales.

Un dossier de travail est-il obligatoire pour demander un prêt ? Certains prêteurs proposent des prêts spécialisés sur la base de deux documents, voire d'un seul (aucun emploi n'est requis). Cependant, la liste de ces offres est très limitée.

Il est également nécessaire de prendre en compte le fait que plus le paquet de documents soumis par l'emprunteur est petit, plus les conditions du contrat de prêt seront pires - cela se traduira par une diminution significative du montant du prêt disponible, un augmentation des taux d’intérêt, etc. Par conséquent, si une telle opportunité existe, vous devriez toujours essayer de rassembler une liste complète de documents - les conditions du prêt dans ce cas seront beaucoup plus confortables.

Si une très grosse somme d’argent est nécessaire, la confirmation du revenu officiel et de l’expérience professionnelle sera des conditions presque obligatoires et primordiales.

Comment certifier un cahier de travail pour une banque ?

Le processus de certification d'une copie d'un livret de travail pour une banque peut se dérouler selon l'un des deux scénarios suivants - en fonction de sa localisation. Le permis de travail peut être entre les mains du citoyen ou de son employeur. Considérons chaque option dans l'ordre.

Le document est entre les mains du citoyen. Dans ce cas, vous devrez vous rendre chez un notaire pour effectuer la procédure appropriée. Le citoyen doit fournir un passeport ou un autre document confirmant son identité. Le notaire fera une copie du document de travail et effectuera la procédure de certification selon le modèle établi. Cette procédure ne prend pas beaucoup de temps – en règle générale, la certification ne prend pas plus d'une heure.
Le document de travail est chez l'employeur. Le Code du travail de la Fédération de Russie stipule que l'employeur ne peut pas délivrer le cahier de travail original tant que l'employé n'est pas licencié. Ainsi, pour obtenir une copie complétée ou un extrait du cahier de travail, vous devez contacter le service RH ou le responsable. Là, une demande correspondante est soumise contenant l'objet de la certification - l'objectif peut être désigné « pour soumission à un organisme bancaire ». Le responsable du personnel est tenu de fournir une copie certifiée conforme du document au plus tard trois jours plus tard.

Exemple de copie d'un cahier de travail pour une banque

Il n'est pas toujours nécessaire de copier entièrement le cahier de travail. Dans certains cas, il suffit de se limiter aux informations concernant les périodes d'expérience professionnelle requises. De plus, en plus d'une photocopie, vous pouvez utiliser un texte tapé sur un ordinateur si les inscriptions dans le document sont faites avec une écriture manuscrite illisible.

Une copie de l'œuvre doit être dûment certifiée. Au bas de chaque page vous devez avoir :

sceau de l'organisation employeur;
inscriptions « Vrai » ;
dates de certification;
signatures, initiales et qualité de la personne autorisée.

La dernière page du relevé d'emploi doit contenir la phrase « J'occupe actuellement le poste… », en plus de tous les signes ci-dessus.

L'exemple correct de certification du document d'intérêt se trouve dans l'image ci-dessous.

Durée de validité des photocopies

Une photocopie certifiée conforme du document sera valable pour une durée de 1 mois. Il convient également de noter que si une personne est licenciée ou si des inscriptions supplémentaires apparaissent dans le dossier de travail dans le délai ci-dessus, la copie deviendra invalide.

Vidéo sur le sujet

Vous devrez confirmer votre emploi lorsque vous contacterez les services d'aide sociale lors de votre demande de subventions et de prestations ou auprès de la Caisse de pension. Les banques demandent une confirmation afin de décider si elles accordent un prêt ou une hypothèque. Un exemple de copie certifiée conforme du carnet de travail confirme la durée du travail et le fait de l'emploi.

Si vous êtes salarié, une copie certifiée conforme sera faite par un employé du service RH ou une autre personne autorisée par arrêté de l'entreprise, par exemple un avocat ou un comptable. En leur absence - le leader. Une copie est fournie dans les trois jours sans frais. Pour les chômeurs, l'authenticité sera confirmée par un notaire (contre paiement).

Où est indiquée la procédure de certification ?

En 2020, le nouveau GOST R 7.0.97-2016 est appliqué, qui établit les règles d'établissement des documents et un exemple de la manière de certifier une copie d'un cahier de travail en 2020. La procédure de certification d'une copie d'un document de travail est assez simple.

Étape 1. Faites des copies de toutes les feuilles remplies.

Étape 2. Mettez la mention « correct » sur chacun d'entre eux, indiquez le nom complet de la personne qui a effectué la saisie et la date.

Voici un exemple de la façon de certifier un cahier de travail « Travaillant actuellement ».

Voici à quoi ressemble un exemple de copie d'un livret de travail, certifié conforme par l'employeur, à fournir à un organisme tiers :

Qu'est-ce que GOST R 7.0.97-2016 a changé ?

Passons à GOST R 7.0.97-2016. La principale différence réside dans le fait que les spécificités de l’assurance dépendent de l’objectif visé. Il y en a deux : pour la diffusion interne ou pour les organismes tiers.

Considérons la première option. Les instructions pour certifier un cahier de travail selon les nouvelles règles de circulation interne n'ont pas changé. La copie contient toujours :

"droite";
données spécialisées ;
date de.

Si une copie numérisée est nécessaire pour un organisme tiers, les nouvelles règles de certification d'une copie d'un cahier de travail se distinguent par la présence d'une phrase supplémentaire indiquant l'emplacement où est stocké le document original. Par exemple, la phrase ressemble à ceci : « L'original est stocké dans le service du personnel de MUDO DYUSSH Allure. » Si nous ne parlions pas d'un cahier de travail, alors, selon les règles, il serait nécessaire d'indiquer le numéro du dossier dans lequel la copie originale est stockée.

N'oubliez pas d'apposer le sceau de l'organisation, qui confirme l'authenticité de la signature du fonctionnaire (clause 5.24 de GOST R 7.0.97-2016).

Puisque depuis 2015, les sociétés par actions et les SARL ne sont pas tenues d'avoir un sceau, il n'est pas nécessaire d'en apposer un sur une copie numérisée. S'il y a un sceau, certaines exigences sont imposées quant à son emplacement (selon le nouveau GOST) :

il est nécessaire de certifier uniquement avec le sceau de l'organisation ;
il ne doit pas chevaucher la signature de la personne certifiée ;
ne doit pas capturer la signature du certificateur ;
peut saisir le titre du poste s'il n'y a pas assez d'espace ;
doit être placé dans un endroit spécialement désigné marqué MP - «Print Place» (clause 5.24 de GOST R 7.0.97-2016).

Façons de certifier une copie d'un livret de travail

Il existe deux options pour réaliser un exemple de certification d'un cahier de travail à partir de 2020 :

chez l'employeur;
chez le notaire.

Ceux qui travaillent s'adressent au service RH, où l'original est conservé. Un comptable a également le droit de délivrer une photocopie si son domaine de responsabilité est le maintien du flux de documents du personnel. Cela arrive souvent dans les petites organisations où il n’y a pas de service RH. Un scan du cahier de travail sera délivré dans les trois jours suivant le dépôt de la candidature. Ils n'ont pas le droit de refuser.

Si une personne est temporairement au chômage, elle doit alors s'adresser à un notaire. Vous devrez présenter votre passeport et le cahier de travail lui-même. Le notaire photocopiera lui-même les pages nécessaires, y apposera cachets et signatures.

Combien de temps dure une copie ?

En règle générale, un cahier de travail certifié par l'employeur est valable un mois. Si la copie est notariée, elle est valable indéfiniment. Cette règle et cet exemple de la façon de certifier un cahier de travail d'une nouvelle manière sont pertinents en 2020.

Gardez à l'esprit que si des entrées ou des modifications ont été apportées à l'original, tout duplicata, y compris un duplicata notarié, devient automatiquement invalide, quelle que soit la date à laquelle il a été certifié.

Erreurs courantes

L’une des erreurs les plus courantes est que le sceau de l’organisation comporte le texte et la signature du responsable du personnel. Ce n'est pas correct. Aucune erreur, omission ou correction n’est autorisée. Si l'échantillon sur la façon de certifier correctement un cahier de travail en 2020 n'est pas rédigé correctement, il ne sera pas accepté, car il sera considéré comme invalide. Pour corriger l'erreur, vous devrez rescanner les pages endommagées et les certifier.

Le cahier de travail est reconnu comme le document officiel de tout citoyen travailleur. Il contient des informations sur son activité professionnelle, confirme son ancienneté et ses lieux de travail. Le document est établi au moment de l'embauche pour le premier emploi et est rempli par l'employeur ; ensuite, le livret est conservé dans l'entreprise dans laquelle la personne travaille, ou chez le salarié lui-même.

Aujourd'hui, la question de l'abolition du travail se pose, car de plus en plus souvent les travailleurs sont enregistrés sous un contrat de travail individuel et les données sur les primes d'assurance payées pour eux sont respectivement saisies dans la Caisse de retraite de la Fédération de Russie et dans la Caisse d'assurance sociale. . De nombreuses controverses surgissent autour de la gestion peu fiable du travail et des documents contrefaits de ce type.

Vous devez demander une copie.

Dans de nombreux cas (par exemple, lors d'une demande de prêt ou de subventions diverses), un extrait du carnet de travail est demandé lors du dépôt des documents. Ici se pose la question : comment présenter un document qui (selon l'interdiction prévue par le Code du travail) est interdit de délivrance à un salarié jusqu'au moment de son licenciement ?

Le cas échéant, à la demande du salarié, l’employeur délivre un extrait/copie du formulaire. La condition préalable est que le salarié dépose une demande écrite auprès du chef d'entreprise ou du service des ressources humaines (RH). Conformément au décret gouvernemental n° 22, une copie est délivrée au plus tard 3 jours ouvrables à compter de la date d'acceptation de la demande.

Le dépôt d’une demande est une pratique pratiquée dans les grandes entreprises comptant un grand nombre de salariés. Dans les petites organisations, le processus est simplifié à une demande verbale d’une copie du vôtre. Si un citoyen est au chômage et qu'un document de travail est entre ses mains, une copie de celui-ci peut être certifiée conforme chez n'importe quel notaire.

De plus, il n'est pas nécessaire de soumettre une copie complète du document - le plus souvent, une page contenant des données personnelles et des fiches contenant des informations sur les différentes périodes de travail suffisent.

Il n'est pas non plus nécessaire de photocopier le rapport de travail sur une imprimante ; si la qualité d'impression est mauvaise ou si le texte du formulaire est flou, vous êtes autorisé à saisir les informations nécessaires sur un ordinateur.

Prochaine étape : certification d'une copie de l'œuvre

La copie a une date d'expiration.

Une copie du formulaire n'a force de loi que si elle est absolument correctement certifiée. Malheureusement, un responsable inexpérimenté peut certifier de manière incorrecte un document, vous devez donc connaître vous-même toutes les nuances et vérifier soigneusement la copie avant de la soumettre aux autorités compétentes.

Les règles sont détaillées ci-dessous :

Ainsi, le tampon correspondant « La copie est correcte » est appliqué sur chaque page ;
Ensuite, il est certifié : une signature, le nom complet de l'interprète, la date de validité et le sceau de l'organisation sont apposés ;
Vous ne devez pas ajuster l'échelle de l'imprimante lors de l'impression ou de l'impression d'un scan ;
La diffusion du livre sur lequel est inscrite la dernière note est confirmée par une note manuscrite « Travail à ce jour », la procédure de certification est répétée ;
De nombreux employeurs photocopient le formulaire en deux pages sur une seule feuille. Malheureusement, cela ne peut être qualifié de correct que pour économiser du papier, rien de plus. Cela est dû à l'obligation de toutes les autorités d'exiger que toutes les pages du formulaire soient imprimées sur un format A4 séparé (GOST R 6.30-2003) ;
Copiez les feuilles du document qui sont complétées ;
La copie doit être imprimée sous forme de livre pour faciliter la lecture et refléter les dimensions réelles du document ;
Le cahier de travail ne comporte pas de zone de signature (qui doit être tamponnée en haut), ainsi lors de la certification, certains managers mettent « Copie conforme » en haut à droite, comme lors de la certification d'un duplicata d'un tel document. Cependant, ce n’est pas la bonne solution, car un duplicata et une copie sont des types de formulaires différents ayant des objectifs complètement opposés ; De plus, le timbre chevauchera le numéro et la série du livre. Il serait plus logique de mettre un cachet dans le coin inférieur gauche du document - cette règle est corrélée à GOST ;
Il n'est pas nécessaire de marquer l'endroit où est conservé l'original, puisque, selon la réglementation, le dossier de travail est conservé dans l'entreprise jusqu'au licenciement du salarié ;
Une copie certifiée conforme sera valable un mois (si aucune modification n'est apportée à l'original pendant cette période).

La trace du cachet doit être appliquée entièrement sur la signature et partiellement sur le texte du document lui-même, et non sur un espace vide du tableau ; si cette condition n'est pas remplie, la copie peut être considérée comme invalide.

Parfois, il suffit de certifier seulement une copie du dernier bulletin d'inscription. Toutes les pages sont cousues ensemble avec du fil, qui est ensuite ramené à la dernière feuille et collé avec une bande de papier contenant des informations sur le nombre de formulaires certifiés et la signature de l'interprète.

Ce document est certifié par le chef de l'organisation ou un employé du service des ressources humaines.

Lorsqu'un chômeur/pensionné en a besoin, il peut demander à en faire une copie à son dernier lieu d'affectation. S'il n'y a pas de OK, le chef comptable peut délivrer le formulaire.

Ainsi, aujourd'hui GOST R 6.30-2003 est le seul document réglementaire qui stipule les normes de certification d'une copie d'un document, mais :

il a été présenté sous la forme d'une liste de recommandations et il est donc impossible de forcer une personne à suivre complètement GOST ;
formé pour les papiers d'organisation et d'administration, il n'affecte en rien le cahier de travail, puisque ce document est d'un tout autre ordre ;
malheureusement, il a été peu transformé depuis la fin du siècle dernier et est donc obsolète ;
GOST n'est pas largement utilisé parmi les employés et n'est familier qu'aux employés spécialisés. Par conséquent, une copie correctement certifiée peut parfois être considérée par un employé de banque comme invalide et vice versa ;
Il n'y a pas de consensus sur la nécessité de mettre « la copie est correcte » ou de saisir manuellement « correct ».

Exemple de copie certifiée.

Institutions pouvant exiger un tel document

A la moindre erreur, la copie devient invalide.

Il leur est demandé de confirmer leur emploi dans diverses entreprises, leur emploi officiel et leur durée d'expérience. Lors d'un emploi parallèle, un citoyen ne peut pas fournir l'original, car il est conservé sur le lieu de travail principal, il doit donc également délivrer une copie certifiée conforme du papier.

Auparavant, il était nécessaire pour obtenir un passeport étranger, mais aujourd'hui, il est exclu de la liste des documents soumis.

La fourniture d'un tel formulaire est le principal critère pour accorder un prêt bancaire à un citoyen. De petits montants peuvent parfois être émis sans preuve d'un emploi stable, mais un document confirmant un emploi officiellement certifié offre de meilleures conditions de prêt - des montants de paiement et des intérêts de prêt plus avantageux.

Ainsi, le plus souvent, lors de la demande d'une copie d'un livret de travail, l'organisme requis indique la banque.

Ainsi, sa certification est un processus court mais minutieux. Les moindres écarts par rapport à GOST (beaucoup sont encore rédigés conformément à celui-ci) permettent aux organisations de reconnaître le document comme invalide, et tout doit être rédigé à nouveau.

Cependant, s'il connaît les règles et réglementations nécessaires, l'employé peut vérifier de manière indépendante ce qu'il a reçu et, en cas d'erreurs, contacter immédiatement l'organisme/notaire où le document a été rédigé. De cette façon, vous pouvez éviter sans douleur les tracas avec d’autres organisations, la paperasse et la perte de temps.

À partir de cette vidéo, vous apprendrez à flasher correctement des documents.

Formulaire pour recevoir une question, écrivez le vôtre

Une copie d'un livret de travail peut être utile à une personne dans diverses circonstances : conclusion d'un accord avec une banque, visite d'agences gouvernementales, etc. Étant donné que, selon la réglementation, l'employeur n'a pas le droit de délivrer l'original, une copie du document de travail est établie à cet effet, qui doit être certifiée conforme. Depuis 2018, de nouvelles règles ont été adoptées pour organiser correctement tout cela. Regardons-les de plus près.

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Cahier de travail et sa copie

L'un des principaux documents de la vie de chaque citoyen est son œuvre. livre. La responsabilité de la maintenance et du stockage de ce matériel incombe au service des ressources humaines ou à toute autre personne dûment qualifiée. L'original devant être conservé par l'employeur et ne pouvant être remis qu'au licenciement du salarié, si le salarié a besoin du livre à une fin ou à une autre, une photocopie de celui-ci lui est délivrée.

Ce type de document comprend toutes les informations sur les activités professionnelles d’une personne : acceptation, promotions et mutations, ainsi que licenciement. Une copie certifiée conforme d'un cahier de travail ne diffère pas en force juridique de l'original.

Législation

Le principal acte législatif ici est considéré comme le Code du travail de la Fédération de Russie. Qu'est-ce qu'une copie d'un livret de travail, comment la conserver correctement, la certifier, la conserver, c'est-à-dire tout ce qui concerne le livre lui-même et ses copies photocopiées est réglementé par un règlement intérieur. Par exemple, par les résolutions du ministère du Travail n° 69 et du gouvernement n° 225.

Pourquoi est-ce nécessaire ?

La question de savoir comment certifier correctement un document de travail se pose généralement si un travailleur a soudainement besoin de ce document de toute urgence. Cela peut se produire lors de la conclusion d'un accord de prêt, d'une demande de subvention auprès des autorités de sécurité sociale, de la Caisse de pension pour le versement des pensions, etc. De nombreux endroits exigent que vous confirmiez vos revenus. Par conséquent, le TC doit être correctement certifié.

Comment certifier un dossier de travail en 2020 ?

Depuis l'été dernier, une nouvelle ordonnance de Rosstandart réglemente la manière dont le papier en question doit être certifié. Vous devez maintenant déterminer dans quel but le papier était nécessaire. Il est nécessaire de photocopier les pages du livre qui vous intéresse afin que le texte soit bien visible. Pour qu’ils soient considérés comme correctement certifiés, vous aurez besoin de :

mettre l'inscription « Vrai » sur le papier ;
noter le poste et le nom complet de l'employé responsable de la documentation du personnel ;
saisir la date de certification ;
mentionner où est conservé l’original.

Certaines organisations peuvent également proposer leurs propres exigences supplémentaires. Par exemple, les banques souhaitent que les photocopies comportent une inscription indiquant que la personne travaille jusqu'au moment présent inclus. Cette phrase n'est prévue nulle part par la loi, mais pour les institutions financières, elle sert de garantie que le client dispose d'un revenu stable à partir duquel il remboursera le prêt.

Pour que la copie soit soignée, chaque feuille doit être cousue ensemble. Toutes les pages sont reliées le long du bord gauche. Les bords des fils restants sont scellés avec du papier, la date et le sceau de l'entreprise sont indiqués. Lorsqu'un document est nécessaire à la circulation au sein de l'entreprise, il n'est pas nécessaire de faire une mention sur le lieu où le document est conservé.

Exemple de certification d'une copie d'un livret de travail

Examinez à quoi ressemble l’échantillon.

Où assurer

La certification d'une copie du rapport de travail est effectuée par différents spécialistes en fonction de la situation et des effectifs de l'entreprise. Considérons toutes les options possibles.

Exemple de notarisation

Dans les cas où une personne est au chômage ou n'est inscrite nulle part, une copie de son travail. Les livres sont dressés par un notaire. Vous devez vous présenter chez lui avec un passeport ou un autre document d'identification. Découvrez à quoi ressemble un échantillon notarié d'un document de travail certifié.

Il est important de ne pas perdre de vue que ce type de service, comme tout autre service rendu par un notaire, est payant.

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Comme certifié par l'employeur

Selon les règles de certification des duplicata, pour recevoir un document, vous devrez remplir une demande adressée au directeur, et lorsqu'une personne morale dispose d'un service du personnel, à son responsable. Dans les petites institutions, il est permis de se contenter de la communication orale.

Une personne n'a pas toujours besoin de tout son travail. Souvent, quelques pages relatives à une période précise de son œuvre suffisent. Par conséquent, vous pouvez photocopier uniquement les feuilles nécessaires du document. De plus, un texte similaire peut être imprimé. Cela sera utile si le concepteur a une écriture illisible.

Qui a le droit de certifier

Comme déjà indiqué, le document original, tant que le travailleur est inscrit dans l'organisation, est conservé par son employeur. Un dossier de certification peut être réalisé par :

chef;
Responsable RH ou représentant RH ;
entrepreneur;
comptable.

Le chef comptable peut-il faire cela ?

Lorsqu'une personne morale ne dispose pas d'un responsable du personnel qui tient des registres, ceux-ci sont souvent certifiés par le chef comptable. Il conserve généralement ce genre de documentation.

Qui certifie l’emploi du directeur général

Une photocopie du livre du directeur général a le droit d'être certifiée conforme par l'un des fondateurs de la personne morale ou par un responsable du personnel du siège social.

Exemple de certification TC

Voyez à quoi ressemblerait un exemple de certification de dossier de travail.

Comment certifier un document pour une sortie de maternité ?

Malgré le congé de maternité, une telle salariée est un membre à part entière de l'équipe et ses documents sont conservés avec ceux des autres travailleuses par l'employeur. La certification du duplicata est donc réalisée de manière standard. Si une femme a besoin d'obtenir une note « copie correcte » dans son cahier de travail, elle a le droit de contacter son responsable ou son responsable du personnel.

Exemple d'attestation pour une salariée en congé de maternité

Découvrez comment certifier correctement une copie d'un livret de travail (exemple).

Une copie du dossier de travail, certifiée conforme par l'employeur

La bonne exécution de la documentation du personnel certifiée par l'employeur doit inclure les détails suivants :

numéro d'enregistrement ;
la phrase selon laquelle la personne est toujours inscrite dans l'entreprise ;
la position du travailleur;
Nom complet de la personne responsable ;
la date de cette opération.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de papier délivré à une personne qui travaille.

Travaille actuellement

Dans l'exemple ci-dessus, la copie du document comporte l'expression « actuellement utilisé ». Une marque similaire est apposée lorsqu'un cahier de travail est nécessaire pour soumettre des documents à des institutions pour lesquelles le fait qu'une personne soit employée et perçoive un revenu régulier est important.

Date d'émission

Pour examiner la candidature du travailleur et délivrer une copie du livre, les spécialistes disposent de 3 jours. Pendant cette période, la documentation doit être correctement complétée. Mais il doit être délivré au plus tard dans une semaine.

Validité

Il convient de rappeler que la durée de validité du document en question est limitée. Ainsi, sa durée de validité est de 30 jours à compter de la date de signature.

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Caractéristiques de la certification pour une banque

Si un contrat de prêt est conclu, des conditions de prêt plus avantageuses sont spécifiquement prévues pour les citoyens salariés. Après tout, c'est la garantie de revenus stables, et donc de versements réguliers pour rembourser le prêt. Pour le confirmer, vous devez fournir la documentation appropriée. Se pose alors le problème de savoir comment certifier une copie du cahier de travail pour la banque.

C'est dans de telles circonstances que la marque selon laquelle une personne occupe son poste sera pertinente à ce jour. Après tout, en fait, il aurait pu arrêter depuis longtemps ; il n’existe tout simplement aucune trace correspondante de cela.

Exemple de certification pour une institution financière

Vous trouverez ci-dessous un exemple de la façon de rédiger des documents pour une banque.

Comment certifier correctement une copie d'un document de travail pour la Caisse de pension

La procédure établie pour préparer une copie certifiée conforme pour le PF suggère que les feuilles xéroxées doivent être cousues avec du fil blanc le long du bord droit. Les extrémités des fils sont scellées avec un morceau de papier sur lequel est apposée une inscription avec la date et le sceau de l'entreprise. Il est important de ne pas ignorer certains points mineurs. Par exemple, le sceau doit légèrement dépasser les limites du morceau de papier collé et s'étendre sur la copie elle-même.

Exemple d'attestation pour la Caisse de pension

Découvrez où apposer le tampon et comment concevoir la dernière page du papier en question pour le PF.

Erreurs lors de la préparation d'un document

En regardant des exemples de copies terminées, nous pouvons souligner les erreurs les plus courantes suivantes :

La marque « copie » ne figure pas sur toutes les feuilles de la photocopie ;
l'inscription et le sceau de certification ne sont pas apposés ;
le poste ou les données personnelles du travailleur ne sont pas indiqués ;
la copie a été certifiée conforme par une personne qui n'avait pas le pouvoir de le faire ;
il n'y a aucune information selon laquelle l'employé continue de travailler ;
il n'est pas écrit là où est conservé le document original ;
l'impression ne porte que sur les parties vierges de la page, sans affecter la copie elle-même.

Vidéo utile

Pour mieux comprendre ce problème, regardez la vidéo ci-dessous.

Conclusion

Une copie du document de travail est un document dont les gens ont besoin dans une grande variété de situations. En règle générale, il est nécessaire de préparer un ensemble de documents pour l'État. les autorités. Par conséquent, le fait que la copie du document de travail soit correctement exécutée joue un rôle important, sinon tous les documents du candidat pourraient ne pas être acceptés. Pour la deuxième année maintenant, de nouvelles exigences de certification de ce papier sont en vigueur, auxquelles il convient d'accorder une attention particulière.