लेखांकन दस्तावेज़ों पर क्या लागू होता है? प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ क्या हैं: प्रकार

किसी भी उद्यम की गतिविधियाँ प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के रखरखाव और प्रसंस्करण से निकटता से संबंधित होती हैं। यह रिपोर्टिंग, कर भुगतान की गणना और प्रबंधन निर्णय लेने के लिए आवश्यक है। लेख में हम देखेंगे कि यह क्या है - लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण - और इसे कैसे संसाधित किया जाता है।

बुनियादी अवधारणाओं

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण - यह क्या है?? इसे कागज पर प्रतिबिंबित आयोग के तथ्य का प्रमाण कहा जाता है। वर्तमान में, कई दस्तावेज़ स्वचालित 1C प्रणाली में संकलित किए जाते हैं। प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का प्रसंस्करणइसमें पूर्ण व्यावसायिक लेनदेन के बारे में जानकारी का पंजीकरण और रिकॉर्डिंग शामिल है।

प्राथमिक लेखांकन किसी उद्यम में होने वाली घटनाओं को रिकॉर्ड करने का प्रारंभिक चरण है। व्यावसायिक लेन-देन वे क्रियाएँ हैं जिनमें संगठन की संपत्ति या पूंजी की स्थिति में परिवर्तन शामिल होता है।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का प्रसंस्करण: एक आरेख का उदाहरण

एक नियम के रूप में, उद्यमों में "दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करना" की अवधारणा का अर्थ है:

• प्राथमिक डेटा प्राप्त करना.
• सूचना का पूर्व-प्रसंस्करण।
• निदेशक के आदेश द्वारा अधिकृत प्रबंधन या विशेषज्ञों द्वारा अनुमोदन।
• दोहराया गया।
• व्यावसायिक लेनदेन करने के लिए आवश्यक कार्य करना।

वर्गीकरण

एकमुश्त और संचयी है प्राथमिक दस्तावेज़. इलाजऐसे कागजात में मौजूद जानकारी में कई विशेषताएं होती हैं।

एक बार के दस्तावेज़ीकरण का उद्देश्य किसी घटना की एक बार पुष्टि करना है। तदनुसार, इसके प्रसंस्करण की प्रक्रिया काफी सरल हो गई है। संचयी दस्तावेज़ीकरण का उपयोग एक निश्चित समय के लिए किया जाता है। एक नियम के रूप में, यह कई बार किए गए ऑपरेशन को दर्शाता है। इस मामले में, जब प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का प्रसंस्करणइससे जानकारी विशेष रजिस्टरों में स्थानांतरित की जाती है।

दस्तावेज़ बनाए रखने के लिए आवश्यकताएँ

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण लेन-देन के दौरान या उसके पूरा होने के तुरंत बाद तैयार किया जाता है।

जानकारी विशेष एकीकृत प्रपत्रों पर परिलक्षित होती है। यदि कोई अनुमोदित प्रपत्र नहीं हैं, तो उद्यम उन्हें स्वतंत्र रूप से विकसित कर सकता है।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के प्रसंस्करण के चरण

प्रत्येक उद्यम में प्राथमिक जानकारी के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों में से एक कर्मचारी होता है। इस विशेषज्ञ को नियमों को जानना चाहिए, कानूनी आवश्यकताओं और कार्यों के अनुक्रम का सख्ती से पालन करना चाहिए।

चरणों में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का प्रसंस्करणहैं:

• कर लगाना। यह कागज पर प्रतिबिंबित लेनदेन के मूल्यांकन का प्रतिनिधित्व करता है, इसके कार्यान्वयन से जुड़ी रकम का संकेत देता है।
• समूहीकरण। इस स्तर पर, दस्तावेजों को सामान्य विशेषताओं के आधार पर वितरित किया जाता है।
• खाता असाइनमेंट। इसमें डेबिट और क्रेडिट का पदनाम शामिल है।
• बुझाना। पुनर्भुगतान को रोकने के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेजों परपी "भुगतान किया गया" चिह्नित करता है।

दस्तावेज़ों में त्रुटियाँ

वे विभिन्न कारणों से हो सकते हैं। मूल रूप से, उनकी उपस्थिति कर्मचारी के उसके द्वारा किए जाने वाले कार्य के प्रति लापरवाह रवैये, विशेषज्ञ की अशिक्षा और उपकरण की खराबी के कारण होती है।

दस्तावेज़ों में सुधार को अत्यधिक हतोत्साहित किया जाता है। हालाँकि, कुछ मामलों में त्रुटि सुधार के बिना ऐसा करना असंभव है। एक गलती की प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण पर लेखाकारइसे इस तरह ठीक करना चाहिए:

• गलत प्रविष्टि को एक पतली रेखा से काट दें ताकि वह स्पष्ट रूप से दिखाई दे।
• कटी हुई लाइन के ऊपर सही जानकारी लिखें।
• "विश्वास करने के लिए सही किया गया" चेकबॉक्स को चेक करें।
• समायोजन की तिथि निर्दिष्ट करें.
• एक हस्ताक्षर करें.

सुधारात्मक एजेंटों के उपयोग की अनुमति नहीं है।

आने वाले दस्तावेज़ों के साथ कार्य करना

आने वाले कागजात को संसाधित करने की प्रक्रिया में शामिल हैं:

• दस्तावेज़ प्रकार का निर्धारण. लेखांकन कागजात में हमेशा पूर्ण व्यावसायिक लेनदेन के बारे में जानकारी होती है। उदाहरण के लिए, इनमें एक चालान, धन प्राप्त करने का आदेश आदि शामिल हैं।
• प्राप्तकर्ता के विवरण की जाँच करना। दस्तावेज़ को किसी विशिष्ट उद्यम या उसके कर्मचारी को संबोधित किया जाना चाहिए। व्यवहार में, ऐसा होता है कि सामग्री की खरीद के लिए दस्तावेज़ विशेष रूप से कंपनी को जारी किए जाते हैं, हालांकि आपूर्तिकर्ता के साथ कोई समझौता नहीं किया गया है।
• हस्ताक्षर और मुहर छापों की जाँच करना। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों के पास ऐसा करने का अधिकार होना चाहिए। यदि प्राथमिक दस्तावेजों का समर्थन कर्मचारी की क्षमता के अंतर्गत नहीं है, तो उन्हें अमान्य माना जाता है। जहां तक ​​टिकटों का सवाल है, व्यवहार में, त्रुटियां अक्सर उन उद्यमों में होती हैं जिनके पास कई टिकटें होती हैं। प्रिंट पर दी गई जानकारी उस दस्तावेज़ के प्रकार के अनुरूप होनी चाहिए जिस पर वह दिखाई देती है।
• दस्तावेजों की स्थिति की जाँच करना। यदि कागजात पर क्षति का पता चलता है या कोई शीट गायब है, तो एक रिपोर्ट तैयार करना आवश्यक है, जिसकी एक प्रति प्रतिपक्ष को भेजी जाती है।
• दस्तावेज़ में दर्शाई गई घटना की वैधता की जाँच करना। उद्यम के कर्मचारियों को लेनदेन के तथ्य के बारे में जानकारी की पुष्टि करनी होगी। क़ीमती सामानों की स्वीकृति पर दस्तावेज़ गोदाम प्रबंधक द्वारा प्रमाणित किए जाते हैं, और अनुबंध की शर्तों की पुष्टि विपणक द्वारा की जाती है। व्यवहार में, ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब आपूर्तिकर्ता को उस सामान के लिए चालान प्राप्त होता है जो कंपनी को प्राप्त नहीं हुआ।
• वह अवधि निर्धारित करना जिससे दस्तावेज़ संबंधित है। प्राथमिक कागजात संसाधित करते समय, यह महत्वपूर्ण है कि एक ही जानकारी को दो बार ध्यान में न रखा जाए।
• लेखांकन अनुभाग की परिभाषा. प्राथमिक दस्तावेज प्राप्त करते समय, यह स्थापित करना आवश्यक है कि आपूर्ति किए गए मूल्यों का उपयोग किस उद्देश्य के लिए किया जाएगा। वे अचल संपत्ति, सामग्री, अमूर्त संपत्ति, सामान के रूप में कार्य कर सकते हैं।
• उस रजिस्टर का निर्धारण जिसमें
• कागज का पंजीकरण. यह सभी जांचों के बाद किया जाता है।

आउटगोइंग पेपर्स के साथ काम करना

इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण के लिए प्रसंस्करण प्रक्रिया उपरोक्त से कुछ भिन्न है।

सबसे पहले, उद्यम का एक अधिकृत कर्मचारी आउटगोइंग दस्तावेज़ का एक मसौदा संस्करण बनाता है। इसके आधार पर एक ड्राफ्ट पेपर तैयार किया जाता है। इसे अनुमोदन के लिए प्रबंधक के पास भेजा जाता है। हालाँकि, कोई अन्य कर्मचारी जिसके पास उपयुक्त प्राधिकारी है, मसौदा दस्तावेज़ को मंजूरी दे सकता है।

प्रमाणीकरण के बाद, परियोजना स्थापित नियमों के अनुसार तैयार की जाती है और प्राप्तकर्ता को भेजी जाती है।

दस्तावेज़ प्रवाह योजना

दस्तावेज़ीकरण की शीघ्र प्राप्ति, प्रेषण और प्रसंस्करण सुनिश्चित करने के लिए यह चरण आवश्यक है। दस्तावेज़ प्रवाह के उचित संगठन के लिए, उद्यम विशेष कार्यक्रम विकसित करता है। वे संकेत देते हैं:

• प्राथमिक कागजात के प्रसंस्करण के लिए स्थान और समय सीमा।
• दस्तावेज़ संकलित और जमा करने वाले व्यक्ति का पूरा नाम और स्थिति।
• कागजों के आधार पर बनाए गए लेखांकन अभिलेख।
• दस्तावेज़ीकरण के भंडारण का समय और स्थान।

लेखांकन रजिस्टर

वे प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के पंजीकरण के लिए आवश्यक हैं। साथ ही कागजातों पर लेखांकन चिह्न लगाया जाता है। दस्तावेजों के बार-बार पंजीकरण को रोकने के लिए यह आवश्यक है।

प्राथमिक कागजात को इलेक्ट्रॉनिक रजिस्टरों में संग्रहीत किया जा सकता है। हालाँकि, सरकारी एजेंसियों या समकक्षों के अनुरोध पर, कंपनी को कागज़ की प्रतियां उपलब्ध करानी होंगी।

दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति की विशेषताएं

वर्तमान में, विनियमों में कागजात की बहाली के लिए कोई स्पष्ट प्रक्रिया नहीं है। व्यवहार में, इस प्रक्रिया में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं:

• दस्तावेज़ों के खो जाने या नष्ट होने के कारणों की जाँच के लिए एक आयोग की नियुक्ति। यदि आवश्यक हो, तो उद्यम का प्रमुख प्रक्रिया में कानून प्रवर्तन एजेंसियों को शामिल कर सकता है।
• प्राथमिक दस्तावेज़ों की प्रतियों के लिए किसी बैंकिंग संगठन या समकक्षों से संपर्क करना।
• आयकर रिटर्न में सुधार. एक अद्यतन रिपोर्ट प्रस्तुत करने की आवश्यकता इस तथ्य के कारण है कि गैर-दस्तावेज खर्चों को कर उद्देश्यों के लिए खर्चों के रूप में मान्यता नहीं दी जाती है।

प्राथमिक दस्तावेज के खो जाने की स्थिति में, संघीय कर सेवा उपलब्ध कागजात के आधार पर कर कटौती की मात्रा की गणना करेगी। इस मामले में, ऐसी संभावना है कि कर प्राधिकरण जुर्माने के रूप में दंड लागू करेगा।

प्राथमिक पेपर तैयार करने की प्रक्रिया में सामान्य गलतियाँ

एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ीकरण बनाए रखने के लिए ज़िम्मेदार लोग निम्नलिखित उल्लंघन करते हैं:

• ऐसे फॉर्म भरें जो एकीकृत नहीं हैं या उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित नहीं हैं।
• वे विवरण नहीं दर्शाते या त्रुटियों के साथ प्रदर्शित नहीं करते।
• वे अपने हस्ताक्षर वाले दस्तावेज़ों का समर्थन नहीं करते हैं या उन कर्मचारियों को अनुमति नहीं देते हैं जिनके पास दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार नहीं है।

व्यावसायिक लेनदेन के तथ्यों की पुष्टि करने वाला दस्तावेज़ीकरण उद्यम के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। इसका डिज़ाइन बहुत सावधानी से बनाया जाना चाहिए। किसी भी गलती से नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं।

1. आर्थिक जीवन का प्रत्येक तथ्य प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ के साथ पंजीकरण के अधीन है। लेखांकन दस्तावेजों के लिए उन दस्तावेजों को स्वीकार करने की अनुमति नहीं है जो आर्थिक जीवन के उन तथ्यों का दस्तावेजीकरण करते हैं जो घटित नहीं हुए हैं, जिनमें अंतर्निहित काल्पनिक और दिखावटी लेनदेन भी शामिल हैं।

2. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ के अनिवार्य विवरण हैं:

1) दस्तावेज़ का नाम;

2) दस्तावेज़ तैयार करने की तारीख;

3) दस्तावेज़ संकलित करने वाली आर्थिक इकाई का नाम;

5) आर्थिक जीवन के एक तथ्य के प्राकृतिक और (या) मौद्रिक माप का मूल्य, माप की इकाइयों को दर्शाता है;

6) उस व्यक्ति (व्यक्तियों) की स्थिति का नाम जिसने लेन-देन, संचालन पूरा किया और इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति (व्यक्तियों) का नाम, या संपन्न घटना के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति (व्यक्तियों) की स्थिति का नाम ;

(पिछले संस्करण में पाठ देखें)

7) इस भाग के अनुच्छेद 6 में दिए गए व्यक्तियों के हस्ताक्षर, उनके उपनाम और प्रारंभिक या इन व्यक्तियों की पहचान के लिए आवश्यक अन्य विवरण दर्शाते हैं।

3. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ तब तैयार किया जाना चाहिए जब आर्थिक जीवन का कोई तथ्य प्रतिबद्ध हो, और यदि यह संभव नहीं है, तो उसके पूरा होने के तुरंत बाद। आर्थिक जीवन के तथ्य के पंजीकरण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति लेखांकन रजिस्टरों में उनमें निहित डेटा के पंजीकरण के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के समय पर हस्तांतरण के साथ-साथ इस डेटा की विश्वसनीयता सुनिश्चित करता है। जिस व्यक्ति को लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखने का काम सौंपा गया है और वह व्यक्ति जिसके साथ लेखांकन सेवाओं के प्रावधान के लिए एक समझौता किया गया है, आर्थिक जीवन के निपुण तथ्यों के साथ अन्य व्यक्तियों द्वारा संकलित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के अनुपालन के लिए जिम्मेदार नहीं है।

(पिछले संस्करण में पाठ देखें)

4. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूप लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार अधिकारी की सिफारिश पर आर्थिक इकाई के प्रमुख द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। सार्वजनिक क्षेत्र के संगठनों के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूप रूसी संघ के बजट कानून के अनुसार स्थापित किए गए हैं।

(पिछले संस्करण में पाठ देखें)

5. प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ कागज पर और (या) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में तैयार किया जाता है।

6. यदि रूसी संघ का कानून या कोई समझौता प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ को किसी अन्य व्यक्ति या राज्य निकाय को कागज पर प्रस्तुत करने का प्रावधान करता है, तो एक आर्थिक इकाई किसी अन्य व्यक्ति या सरकारी निकाय के अनुरोध पर बाध्य है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में तैयार किए गए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ की कागज़ पर प्रतियां बनाने के लिए स्वयं का खर्च।

7. प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ में सुधार की अनुमति है, जब तक अन्यथा संघीय कानूनों या राज्य लेखा नियामक निकायों के नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित नहीं किया जाता है। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ में सुधार में सुधार की तारीख, साथ ही उन व्यक्तियों के हस्ताक्षर शामिल होने चाहिए जिन्होंने दस्तावेज़ को संकलित किया था जिसमें सुधार किया गया था, जिसमें उनके उपनाम और प्रारंभिक या इन व्यक्तियों की पहचान के लिए आवश्यक अन्य विवरण शामिल थे।

8. यदि, रूसी संघ के कानून के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को जब्त कर लिया जाता है, तो जब्त दस्तावेजों की प्रतियां, रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित तरीके से बनाई जाती हैं। लेखांकन दस्तावेजों में शामिल।

कागज के टुकड़े के बिना आप कुछ भी नहीं हैं! और कागज के एक टुकड़े के साथ - एक व्यवसायी अपने व्यवसाय को कर्तव्यनिष्ठा और पेशेवर तरीके से संचालित करता है। या एक सक्षम एकाउंटेंट जो उसकी मदद करता है। लेखांकन में दस्तावेजों का सही निष्पादन लेखांकन डेटा के निर्माण और संगठन के कर दायित्वों के निर्धारण दोनों के लिए महत्वपूर्ण है। और यदि आप उस चीज़ की रक्षा करना चाहते हैं जो सबसे मूल्यवान है, तो दस्तावेज़ों के साथ नरमी न बरतें, और ध्यानपूर्वक अध्ययन करें कि उन्हें किन आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए। पहले कम से कम यह लेख तो पढ़ें!

लेखांकन विशेषज्ञ और छोटे व्यवसाय प्रतिनिधि जो स्वयं रिकॉर्ड रखते हैं, उन्हें दस्तावेज़ बनाने, प्रसंस्करण, स्थानांतरित करने और संग्रहीत करने की प्रक्रिया के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को जानने की आवश्यकता होती है।

1. दस्तावेज़ की अवधारणा

2. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रकार

3. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रपत्र

4. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का अनुमोदन

5. लेखांकन दस्तावेजों का अनिवार्य विवरण

6. लेखांकन में दस्तावेज़ तैयार करना

7. प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी

8. लेखांकन दस्तावेजों के लिए दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची

9. प्राथमिक दस्तावेजों का जर्नल

10. लेखांकन दस्तावेजों का सुधार

11. लेखांकन दस्तावेजों का भंडारण

12. प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की जिम्मेदारी

तो चलिए क्रम से चलते हैं।

1. दस्तावेज़ की अवधारणा

लेखांकन नियमों में "दस्तावेज़" की अवधारणा का खुलासा नहीं किया गया है। आइए GOST R ISO 15489-1-2007 द्वारा स्थापित परिभाषा का उपयोग करें:

दस्तावेज़: कानूनी दायित्वों या व्यावसायिक गतिविधियों (GOST के खंड 3.3) की पुष्टि करते समय साक्ष्य के रूप में किसी संगठन या व्यक्ति द्वारा बनाई, प्राप्त और संग्रहीत की गई एक ठोस माध्यम पर दर्ज की गई पहचान योग्य जानकारी।

कौन से दस्तावेज़ प्राथमिक हैं? प्राथमिक दस्तावेज़ वे दस्तावेज़ होते हैं जिनमें संचालन और प्रक्रियाओं के बारे में प्रारंभिक जानकारी होती है। ये वे दस्तावेज़ हैं जिनके आधार पर लेखांकन प्रविष्टियाँ की जाती हैं।

प्राथमिक लेखा दस्तावेज़- ये ऐसे दस्तावेज़ हैं जो आर्थिक जीवन के तथ्यों का दस्तावेजीकरण करते हैं (6 दिसंबर, 2011 के कानून संख्या 402-एफजेड के अनुच्छेद 9 के खंड 1 "लेखांकन पर")।

उनकी तैयारी के लिए मुख्य आवश्यकता यह है कि प्राथमिक दस्तावेज़ आर्थिक जीवन के तथ्य घटित होने पर, या उनके पूरा होने के तुरंत बाद (यदि ऐसी संभावना मौजूद हो) तैयार किए जाने चाहिए।

प्राथमिक दस्तावेज़ों के उदाहरण:

• इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर,
• कंसाइनमेंट नोट (टीओआरजी-12 फॉर्म के अनुसार),
• अग्रिम रिपोर्ट,
• लेखांकन जानकारी।

2. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रकार

किसी भी नियामक अधिनियम में लेखांकन दस्तावेजों का कोई सामंजस्यपूर्ण वर्गीकरण या समूहीकरण नहीं है।

निम्नलिखित प्रकार के प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को इसके आधार पर अलग किया जा सकता है:

1. संकलन के स्थान:

• आंतरिक,
• बाहरी,

1. प्रयुक्त दस्तावेज़ प्रपत्र:

• एकीकृत (एकीकृत रूपों के एल्बम में निहित रूपों के अनुसार बनाया गया),
• गैर-एकीकृत (संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित प्रपत्रों के अनुसार निर्मित),

1. भंडारण माध्यम का प्रकार:

• कागज़,
• इलेक्ट्रोनिक,

1. जानकारी की मात्रा:

• प्राथमिक,
• सारांश,

1. परिसंपत्तियों और देनदारियों के प्रकार, लेखांकन के क्षेत्र:

• अचल संपत्तियों के लेखांकन पर,
• इन्वेंट्री लेखांकन पर,
• उपार्जन और वेतन भुगतान के लिए लेखांकन,
• नकद लेनदेन के लेखांकन के लिए,
• अन्य समान हैं.

3. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रपत्र

लेखांकन में दस्तावेजों की तैयारी में स्वतंत्र रूप से विकसित और एकीकृत दोनों रूपों का उपयोग शामिल है। 2013 से, अधिकांश एकीकृत प्रपत्रों का उपयोग अनिवार्य नहीं है।

सभी प्रकार के प्राथमिक दस्तावेजों को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। वर्तमान में निम्नलिखित प्रकार के एकीकृत प्रपत्रों का उपयोग करना आवश्यक है:

1. नकद लेनदेन के लिए लेखांकन पर (राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 18 अगस्त 1998 संख्या 88, बैंक ऑफ रूस का निर्देश दिनांक 11 मार्च 2014 संख्या 3210-यू),
2. श्रम और उसके भुगतान के लेखांकन पर (राज्य सांख्यिकी समिति का डिक्री दिनांक 5 जनवरी, 2004 संख्या 1),
3. कार्गो परिवहन सेवाओं के लिए लेखांकन पर (सरकारी डिक्री संख्या 272 दिनांक 15 अप्रैल 2011, विभिन्न प्रकार के परिवहन के चार्टर)।

भुगतान आदेश का एक मानक रूप भी होता है, इसके सभी क्षेत्र हम हैं।

एकीकृत प्रपत्र भरते समय, प्रदान की गई सभी पंक्तियाँ (कॉलम) भर दी जाती हैं। यदि कोई संकेतक गायब है, तो उनमें एक डैश लगा दिया जाता है।

उदाहरण 1।

आपूर्तिकर्ता ने सामग्री की आपूर्ति की, टीओआरजी-12 और एक चालान प्रदान किया, जिसकी अंतिम पंक्तियाँ "डिलीवरी सेवाओं" के रूप में भरी गई हैं; कोई अन्य दस्तावेज़ नहीं हैं।

संभावित परिणाम वैट कटौती और आयकर खर्चों को स्वीकार न करना, लेनदेन को काल्पनिक (काल्पनिक) के रूप में मान्यता देना है, क्योंकि लेनदेन की वास्तविकता (सामग्री की डिलीवरी का तथ्य, और संभवतः सामग्री की खरीद) की पुष्टि नहीं की गई है। . लदान बिल की आवश्यकता है.

एकीकृत प्रपत्र, जो अनिवार्य नहीं हैं, अभी भी संगठनों में उपयोग किए जाते हैं। कंपनी की आंतरिक आवश्यकताओं के आधार पर, ऐसे प्रपत्रों को विशिष्ट व्यावसायिक तथ्यों को प्रतिबिंबित करने के लिए अधिक सुविधाजनक और उपयुक्त बनाने के लिए संशोधित किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, आप "प्रिंटिंग स्थान" विशेषता को हटा सकते हैं और "फ्रंट/बैक साइड" मार्किंग का उपयोग करने से इनकार कर सकते हैं।

4. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का अनुमोदन

संगठन अपनी लेखांकन नीतियों (पीबीयू 1/2008 के खंड 4 "संगठन की लेखा नीतियां") में उपयोग किए गए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों को मंजूरी देने के लिए बाध्य है। यह याद रखना चाहिए कि एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्रों में से किसी एक एल्बम का लिंक ही पर्याप्त नहीं है।

लेखांकन नीति (लेखा नीति के परिशिष्ट में) में कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले एकीकृत प्रपत्रों के एल्बमों से विशिष्ट दस्तावेजों की सूची होनी चाहिए, साथ ही उन व्यक्तियों की सूची भी होनी चाहिए जिनके पास प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है (वित्त मंत्रालय की जानकारी) रूसी संघ संख्या PZ-10/2012)।

लेखांकन नीति के लिए किसी एप्लिकेशन के डिज़ाइन का एक उदाहरण हमारे लेख "" में पाया जा सकता है। स्वतंत्र रूप से विकसित प्रपत्रों के नमूने उन्हें भरने के स्पष्टीकरण के साथ लेखांकन नीति से जुड़े हुए हैं।

फॉर्म को अन्य स्थानीय नियमों द्वारा भी अनुमोदित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, प्राथमिक दस्तावेजों के अनुमोदन पर एक आदेश। ऐसे आदेश का संदर्भ लेखांकन नीति में शामिल होना चाहिए।

5. लेखांकन दस्तावेजों का अनिवार्य विवरण

के लिए आवश्यकताएँ प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का अनिवार्य विवरणसंघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" द्वारा स्थापित। ऐसे केवल 7 विवरण हैं:

1. दस्तावेज़ का शीर्षक,
2. दस्तावेज़ तैयार करने की तिथि,
3. दस्तावेज़ संकलित करने वाली आर्थिक इकाई का नाम,
4. आर्थिक जीवन के तथ्य की सामग्री,
5. माप की इकाइयों के संकेत के साथ प्राकृतिक और (या) मौद्रिक माप का मूल्य,
6. लेन-देन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम,
7. हस्ताक्षर की प्रतिलेख के साथ जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर।

कुछ दस्तावेज़ जो प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ नहीं हैं, उनका उपयोग इस रूप में किया जा सकता है।

खर्चों में किराया दर्शाते समय, ऐसे दस्तावेज़ पट्टा समझौते और अधिनियम हैं। रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 611 और 622 के अनुसार, इस मामले में, लेखांकन वस्तुओं की स्वीकृति और हस्तांतरण के द्विपक्षीय कृत्यों को तैयार करना अनिवार्य है।

उदाहरण 4.

कंपनी कार्यालय स्थान किराये पर देती है। जिन दस्तावेजों के आधार पर मासिक किराए की गणना की जाएगी, वे पट्टा समझौता और पट्टे पर दी गई संपत्ति का स्वीकृति प्रमाण पत्र हैं।

रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 753 के अनुसार, एकतरफा कृत्यों को प्राथमिक दस्तावेजों के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

6. लेखांकन में दस्तावेज़ तैयार करना

आइए उन विशेष मामलों पर विचार करें जो दस्तावेज़ तैयार करते समय अक्सर सामने आते हैं।

स्टाम्पों से इंकार

मुहर का उद्देश्य जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर को प्रमाणित करना है।

04/07/2015 से, संगठनों को मुहर लगाने की आवश्यकता नहीं है। मुहर के बारे में जानकारी कंपनी के चार्टर (04/06/2015 के संघीय कानून संख्या 82-एफजेड) में निर्दिष्ट की जानी चाहिए।

केवल संघीय कानून द्वारा स्थापित मामलों में ही मुहर की आवश्यकता होती है।

• अदालत में एक कानूनी इकाई के हितों का प्रतिनिधित्व करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी (रूसी संघ के नागरिक प्रक्रिया संहिता के अनुच्छेद 53, रूसी संघ के मध्यस्थता प्रक्रिया संहिता के अनुच्छेद 61),
• सीमा शुल्क अधिकारियों को प्रस्तुत दस्तावेज़ (311-एफजेड दिनांक 27 नवंबर, 2010),
• औद्योगिक दुर्घटना पर कार्रवाई (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 230),
• डबल वेयरहाउस प्रमाणपत्र (रूसी संघ के नागरिक संहिता का अनुच्छेद 913)।

मुहर एक अनिवार्य आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसकी उपस्थिति संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में प्रदान की जा सकती है (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 08/06/2015 संख्या 03-) 01-10/45390).

विदेशी भाषाओं में दस्तावेज़

पंजीकरण के लिए केवल रूसी में दस्तावेज़ स्वीकार किए जाते हैं (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के आदेश संख्या 34एन के खंड 9)।

रूसी में अनुवाद और पंक्ति-दर-पंक्ति अनुवाद होना चाहिए। अनुवाद को प्रमाणित करने की आवश्यकता नहीं है (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 20 अप्रैल 2012 संख्या 03-03-06/1/202)। जिन मामलों में नोटरीकृत अनुवाद की आवश्यकता होती है, वे 1961 हेग कन्वेंशन द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ों में गैर-रूबल मीटर

रूबल, मुद्रा और पारंपरिक इकाइयों में लेखांकन दस्तावेजों में लागत डेटा को प्रतिबिंबित करने की अनुमति है।

तुलना के लिए, कर लेखांकन में केवल रूबल में भुगतान के लिए चालान भरने की आवश्यकता 26 दिसंबर, 2011 के सरकारी डिक्री संख्या 1137 (चालान भरने की प्रक्रिया का खंड 1) द्वारा स्थापित की गई है।

इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक दस्तावेज़

संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" प्राथमिक दस्तावेजों को कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूपों में तैयार करने की अनुमति देता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में लेखांकन दस्तावेज़ों के सभी अनिवार्य विवरण और एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ईएस) शामिल होने चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर तीन प्रकार के होते हैं: सरल, उन्नत अयोग्य, और उन्नत योग्य। रूसी संघ का वित्त मंत्रालय किसी भी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करना संभव मानता है (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 12 सितंबर, 2016 संख्या 03-03-06/2/53176)।

7. प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी

किसी दस्तावेज़ के तैयार होने पर किसी संगठन के कर्मचारी को हस्ताक्षर करने का अधिकार है:

• हस्ताक्षर करने के अधिकार पर आदेश,
• प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए वकील की शक्ति (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 185 - 189)।

हस्ताक्षर करने के अधिकार पर आदेश के विपरीत, प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी उस नागरिक को भी जारी की जा सकती है जो संगठन का कर्मचारी नहीं है।

हस्ताक्षर के लिए, पार्टियों के समझौते से, एक प्रतिकृति का उपयोग किया जा सकता है (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 160, रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय का निर्धारण दिनांक 17 दिसंबर, 2009 संख्या वीएएस-16259/09)।

8. लेखांकन दस्तावेजों के लिए दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची

दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची दस्तावेज़ों को बनाने, स्थानांतरित करने, संसाधित करने और संग्रहीत करने की प्रक्रिया का एक आरेख या तालिका के रूप में एक विवरण है। अनुसूची को लेखांकन नीति के अनुलग्नक के रूप में, या स्थानीय नियामक अधिनियम के रूप में अनुमोदित किया जा सकता है। बाद के मामले में, लेखांकन नीति में ऐसे अधिनियम का संदर्भ होना चाहिए।

दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची में शामिल होना चाहिए:

• दस्तावेजों के पंजीकरण, स्थानांतरण, प्रसंस्करण और भंडारण की समय सीमा,
• दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची में निर्दिष्ट संचालन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की स्थिति (29 जुलाई, 1983 संख्या 105 के वित्त मंत्रालय के आदेश के खंड 5.4, 5.6)।

9. प्राथमिक दस्तावेजों का जर्नल

प्राथमिक दस्तावेज़ों का जर्नल रखना लेखांकन के बजाय तर्कसंगत दस्तावेज़ प्रवाह का एक नियम है।

आने वाले/बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने के लिए प्राथमिक दस्तावेज़ों का ऐसा जर्नल आवश्यक है। हम आपको ऐसी पत्रिका रखने की सलाह देते हैं, उस स्थिति में भी जब लेखांकन किसी लेखांकन कार्यक्रम का उपयोग किए बिना किया जाता है।

उदाहरण के लिए, 1C प्रोग्राम का उपयोग करते समय, किसी भी समय एक दस्तावेज़ लॉग तैयार और मुद्रित किया जा सकता है। इस प्रकार, आपूर्तिकर्ताओं के दस्तावेजों के लेखांकन के लिए जर्नल "दस्तावेजों के रजिस्टर "रसीद (अधिनियम, चालान)" के रूप में बनाया जाएगा, नकद दस्तावेजों के लेखांकन के लिए जर्नल "नकद दस्तावेजों के रजिस्टर" के रूप में बनाया जाएगा।

लेखांकन में, कर लेखांकन के विपरीत, यह संभव है प्राथमिक दस्तावेजों के अभाव में आर्थिक जीवन के तथ्य का प्रतिबिंब, बशर्ते कि वे बाद में आएं।

इस मामले में, आर्थिक जीवन का तथ्य लेखांकन में परिलक्षित होता है अनुमानित मूल्य में. जब कोई दस्तावेज़ प्राप्त होता है, तो पहले की गई पोस्टिंग को उलटा नहीं किया जाता है, बल्कि केवल दस्तावेज़ प्राप्त होने की तारीख में समायोजित किया जाता है।

इस दृष्टिकोण की पुष्टि निम्नलिखित दस्तावेज़ों में की गई है:

1. पीबीयू 21/2008
2. वित्त मंत्रालय का आदेश दिनांक 28 दिसंबर 2001 संख्या 119एन "इन्वेंट्री के लिए लेखांकन के लिए दिशानिर्देश" (धारा 1 की उपधारा 5)
3. रूसी संघ के सर्वोच्च न्यायालय का निर्णय दिनांक 8 जुलाई 2016 क्रमांक AKPI16-443।

इस प्रक्रिया का अपवाद मध्यस्थ लेनदेन पर दस्तावेज़ हैं। मध्यस्थ को लेनदेन से संबंधित सभी दस्तावेज सौंपने होंगे। यदि लेन-देन रिपोर्ट त्रुटियों या अशुद्धियों के साथ तैयार की गई है, तो प्रिंसिपल रिपोर्ट प्राप्त होने की तारीख से केवल 30 दिनों के भीतर आपत्ति उठा सकता है (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 999, 1008)।

10. लेखांकन दस्तावेजों का सुधार

लेखांकन में दस्तावेजों की तैयारी कभी-कभी त्रुटियों और अशुद्धियों के साथ होती है। इस मामले में, सुधार की आवश्यकता होगी.

केवल नकद और बैंकिंग दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, कागजी भुगतान आदेश) में सुधार निषिद्ध है। अन्य सभी दस्तावेजों में संशोधन किया जा सकता है।

लेखांकन दस्तावेजों का सुधार निम्नानुसार किया जाता है:

1. ग़लत प्रविष्टि को एक पंक्ति से काट दिया जाता है ताकि जो काटा गया है उसे पढ़ा जा सके,
2. इसके आगे सही मान दर्शाया गया है,
3. प्रविष्टि "सही किया गया" दर्ज की गई है,
4. सुधार की तारीख और दस्तावेज़ संकलित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर उसके हस्ताक्षर की प्रतिलेख के साथ दर्शाए गए हैं।

ऐसे नियम संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" संख्या 402-एफजेड (अनुच्छेद 9 के खंड 7) और वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 29 जुलाई, 1983 संख्या 105 द्वारा स्थापित किए गए हैं।

मोहर लगाने की जरूरत नहीं है. अपवाद कार्य के लिए अक्षमता के प्रमाण पत्र में सुधार है, जो एक मुहर द्वारा प्रमाणित होता है।

सुधार उस कर्मचारी द्वारा किया जाना चाहिए जिसने दस्तावेज़ संकलित किया है। यदि यह संभव नहीं है, उदाहरण के लिए, व्यक्ति नौकरी छोड़ देता है, तो सुधार नव नियुक्त कर्मचारी या उसके तत्काल पर्यवेक्षक द्वारा किया जाता है।

11. लेखांकन दस्तावेजों को कैसे संग्रहीत और नष्ट करें

दस्तावेज़ भंडारण की प्रक्रिया संस्कृति मंत्रालय के आदेश संख्या 558 दिनांक 25 अगस्त 2010 द्वारा निर्धारित की जाती है। संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" के अनुच्छेद 29 के अनुसार दस्तावेजों की सामान्य भंडारण अवधि 5 वर्ष है। दस्तावेजों के भंडारण को व्यवस्थित करने के लिए प्रबंधक जिम्मेदार है।

कई दस्तावेज़ों की अवधारण अवधि बढ़ा दी गई है:

लेखांकन दस्तावेजों को नष्ट किया जा सकता है यदि उनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है (रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 31 मार्च 2015 संख्या 526 के खंड 2.3, 4.11)। विनाश पर निर्णय एक विशेषज्ञ आयोग द्वारा किया जाता है, जिसे सालाना बनाया जा सकता है या निरंतर आधार पर कार्य किया जा सकता है।

दस्तावेजों की जांच के आधार पर, पहले उन दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर प्रस्ताव तैयार किए जाते हैं जो भंडारण के अधीन नहीं हैं, और फिर सीधे उन दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर एक अधिनियम तैयार किया जाता है जो भंडारण के अधीन नहीं हैं। अधिनियम में वे दस्तावेज़ शामिल हैं जिनकी भंडारण अवधि उस वर्ष की 1 जनवरी तक समाप्त हो गई है जिसमें अधिनियम तैयार किया गया है।

अधिनियम को प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

आप दस्तावेज़ नष्ट कर सकते हैं:

1. अपने आप. इस मामले में, दस्तावेजों के विनाश पर एक अधिनियम तैयार करना आवश्यक है। ऐसे अधिनियम में यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए कि कौन से दस्तावेज़, कितनी मात्रा में और किस तरीके से नष्ट किए गए,
2. पी फिर एक विशेष संगठन को नष्ट करने के लिए स्थानांतरित कर दिया गया. उसी समय, एक चालान तैयार किया जाता है, जो हस्तांतरित दस्तावेजों की संख्या और उनके वजन (रोसारखिव नियमों के खंड 2.4.7, 02/06/2002 के रोसारखिव बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित) को इंगित करता है। इस मामले में, दस्तावेज़ों को नष्ट करने का कार्य एक विशेष संगठन द्वारा तैयार किया जाता है।

12. प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की जिम्मेदारी

प्राथमिक दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए दंड रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 15.11 द्वारा स्थापित किया गया है।

लेखांकन (वित्तीय) रिपोर्टिंग सहित लेखांकन आवश्यकताओं के घोर उल्लंघन के लिए प्रतिबंध प्रदान किए जाते हैं।

में से एक लेखांकन का घोर उल्लंघनहै:

"आर्थिक इकाई में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों, और (या) लेखांकन रजिस्टरों, और (या) लेखांकन (वित्तीय) विवरणों, और (या) लेखांकन (वित्तीय) विवरणों पर एक लेखा परीक्षक की रिपोर्ट (यदि लेखांकन (वित्तीय) का लेखापरीक्षा) का अभाव है ऐसे दस्तावेजों के लिए स्थापित भंडारण अवधि के भीतर बयान) रिपोर्टिंग अनिवार्य है)।

जुर्माने की राशि:

1. अधिकारियों के लिए पाँच हज़ार से दस हज़ार रूबल की राशि में,
2. बार-बार कमीशन के लिए - अधिकारियों पर दस हजार से बीस हजार रूबल की राशि या एक से दो साल की अवधि के लिए अयोग्यता।

साथ ही, इस तथ्य को भी ध्यान में रखना आवश्यक है कि जांच करते समय, प्राथमिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति को उस मामले के रूप में भी समझा जाएगा जब दस्तावेज पर्याप्त संख्या में हों, लेकिन वे उन रूपों में तैयार किए गए हों जो हैं अननुमोदित।

वित्त दायित्वरूसी संघ का टैक्स कोड प्राथमिक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने में विफलता के लिए भी स्थापित करता है (अनुच्छेद 120):

1. एक रिपोर्टिंग अवधि के दौरान - 10 हजार रूबल तक,
2. एक से अधिक कर अवधि के लिए - 30 हजार रूबल तक,
3. यदि कर आधार को कम करके आंका गया है - अवैतनिक कर (योगदान) की राशि का 200%, लेकिन 40 हजार रूबल से कम नहीं।

यदि आपके पास अभी भी लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेजों की तैयारी के बारे में प्रश्न हैं, तो उन्हें नीचे टिप्पणी में पूछें।

लेखांकन में दस्तावेज़ तैयार करना: सबसे महत्वपूर्ण

रूस में, कानून कंपनियों और उद्यमियों पर प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण में सभी लेनदेन का दस्तावेजीकरण करने का दायित्व डालता है। ऐसे दस्तावेज़ों का उद्देश्य उस तथ्य की पुष्टि करना है जो घटित हुआ (उत्पादों की प्राप्ति, गोदाम से शिपमेंट, बिक्री, आदि) और पूर्ण किए गए ऑपरेशन का कानूनी पंजीकरण।

उनके पंजीकरण के लिए मुख्य आवश्यकताओं में विश्वसनीय जानकारी दर्ज करना, ऑपरेशन के दौरान या उसके पूरा होने के बाद तैयार करना शामिल है।

यह किस लिए है?

प्राथमिक दस्तावेज़ उस दस्तावेज़ का समर्थन कर रहे हैं उद्यमियों और कंपनियों द्वारा सभी व्यावसायिक लेनदेन के संचालन की पुष्टि करता है. पंजीकरण संचालन के क्रम में किया जाता है। यदि उन्हें गलत तरीके से संकलित किया जाता है, तो संगठन कर योग्य आधार की विश्वसनीय गणना नहीं कर सकता है, जिससे कर अधिकारियों के साथ असहमति होती है और कंपनी पर जुर्माना लगाया जा सकता है।

यह दस्तावेज़ लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि इसे रूसी संघ में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर विनियमों में निर्दिष्ट प्रपत्र में तैयार किया गया है।

स्वीकृत फॉर्म में दिए गए सभी विवरणों को बनाए रखते हुए मानक फॉर्म में अतिरिक्त कॉलम और लाइनें शामिल हो सकती हैं। परिवर्तन करते समय, एक आदेश या निर्देश अवश्य तैयार किया जाना चाहिए। केवल नकद लेनदेन प्रपत्र नहीं बदले जा सकते।

प्राथमिक दस्तावेज़ रिपोर्टिंग और लेखांकन दस्तावेज़ तैयार करने के लिए जानकारी प्रदान करते हैं। उन्हें कंप्यूटर प्रोग्राम पर संकलित किया जा सकता है या हस्तलिखित किया जा सकता है, वे किसी भी पैमाने के निपटान, सामग्री या वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए बनाए जाते हैं।

इसकी किस्में

प्राथमिक दस्तावेजों में चालान, बाड़ शीट, चालान आदि शामिल हैं।

लेखांकन में, उन्हें कई प्रकारों में विभाजित किया गया है:

• बाहरी(कंपनी की सीमाओं के बाहर प्रदर्शन किया गया);
• आंतरिक(कंपनी के भीतर किया गया)।

दस्तावेज़ीकरण संचयी या एकमुश्त भी हो सकता है:

• संचयीदस्तावेज़ (कार्य आदेश, सीमा कार्ड) लंबी अवधि में तैयार किए जाते हैं और समान दोहराव वाले संचालन को दर्शाते हैं।
• वन टाइमदस्तावेज़ (नकद आदेश, और) का उपयोग पूर्ण लेनदेन पर रिपोर्ट करने के लिए किया जाता है।

संगठनात्मक और प्रशासनिकदस्तावेज़ीकरण में निर्देश, आदेश, वकील की शक्तियां और आदेश शामिल हैं। वे निर्दिष्ट संचालन करने की अनुमति देते हैं। उनकी जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में नहीं जोड़ी जाती है।

में दोषमुक्तिदस्तावेज़ीकरण (भुगतान आवश्यकताएँ, रसीद आदेश, चालान, आदि) ऑपरेशन को दर्शाता है। उनके बारे में जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में दर्ज की जाती है।

कुछ दस्तावेज़ दोषमुक्ति और अनुज्ञेय प्रकार की विशेषताओं को जोड़ते हैं। ये नकद आदेश, पेरोल पर्चियां हो सकती हैं।

इस सारी रिपोर्टिंग के बारे में विस्तृत जानकारी आप निम्नलिखित वीडियो से प्राप्त कर सकते हैं:

इसके साथ सही तरीके से कैसे काम करें?

संबंधित प्राथमिक लेखांकन के लिए, एक दस्तावेज़ीकरण टर्नओवर शेड्यूल पर सहमति व्यक्त की जाती है, जो कंपनी में इसके आंदोलन के क्रम और समय को परिभाषित करता है और इसे लेखा विभाग को भेजता है। इसे प्रपत्र (तैयारी की पूर्णता और शुद्धता के लिए), सामग्री (संकेतकों का संबंध) और अंकगणितीय रूप से (मूल्यों के योग द्वारा) जांचा जाना चाहिए।

सबसे पहले आपको यह निर्धारित करना होगा कि क्या यह एक लेखांकन दस्तावेज़ है। इसमें पूर्ण किए गए व्यावसायिक लेनदेन के बारे में जानकारी प्रदर्शित होनी चाहिए। तो, इन्वेंट्री आइटम की गति का संकेत दिया जाता है, और नकद प्राप्ति वित्त के व्यय को इंगित करती है।

लेखांकन दस्तावेजों में ड्राफ्ट, रिकॉर्ड, समाचार पत्र के उद्धरण और नियमों के बाहर संकलित दस्तावेज शामिल नहीं हैं।

इसके बाद, दस्तावेज़ का संगठन से संबंध निर्धारित किया जाता है। कंपनी या विशेषज्ञ के विवरण की जांच की जाती है (कागज का नाम, इसकी तैयारी की तारीख, कंपनी का नाम, व्यापार लेनदेन की लागत और भौतिक सामग्री, जिम्मेदार व्यक्तियों की स्थिति, व्यक्तिगत हस्ताक्षर)। सभी हस्ताक्षर मूल होने चाहिए. मुहर के प्रकार की भी जाँच की जाती है (कुछ कंपनियों के पास कई मुहरें हो सकती हैं - दस्तावेज़ों और स्टाम्प के लिए)।

स्वीकृति के बाद, जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में दर्ज की जाती है और फॉर्म पर एक निशान लगाया जाता है। व्यावसायिक लेन-देन को क्रम में दर्शाया जाना चाहिए और कुछ खातों में समूहीकृत किया जाना चाहिए। उपस्थिति में लेखांकन रजिस्टर कार्ड (सामग्री और लेखांकन के लिए), किताबें (मुख्य) या पत्रिकाएँ हो सकते हैं। अभिलेखों के प्रकार के आधार पर, रजिस्टरों को संयुक्त (आदेश), व्यवस्थित (सामान्य खाता बही) और कालानुक्रमिक (पंजीकरण बही) में विभाजित किया गया है।

गोस्कोमस्टैट की आवश्यकताओं के अनुसार, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ निम्नानुसार तैयार किए जाने चाहिए:

• टाइपराइटर या कंप्यूटर पर बॉलपॉइंट पेन, स्याही से भरा हुआ;
• स्पष्ट और सुपाठ्य आंकड़ों के साथ बड़े करीने से संकलित;
• सभी विवरण शामिल करें;
• वित्तीय कागजात में, सभी रकमें लिखी जाती हैं और संख्याओं में दर्शाई जाती हैं;
• प्रबंधक, मुख्य लेखाकार या अधिकृत व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर शामिल हों;
• सील किया जाए.

लेखांकन में उपलब्ध जानकारी को प्रतिबिंबित करने के लिए दस्तावेजों की विश्वसनीय और समय पर तैयारी के लिए अधिकृत व्यक्ति जिम्मेदार हैं।

त्रुटि सुधार

दस्तावेज़ बनाते समय की जाने वाली सबसे आम गलतियों की सूची नीचे दी गई है:

• प्रबंधक के आदेश की पुष्टि और लेखांकन रजिस्टर में संबंधित पंजीकरण के बिना, कंपनी द्वारा स्वतंत्र रूप से बनाए गए फॉर्म का उपयोग;
• हस्ताक्षर के लिए अधिकृत व्यक्तियों की सूची के प्रबंधक द्वारा गलत निष्पादन;
• विवरण की कमी;
• अनिवार्य विवरण, ब्लॉट या सुधार, नियमों के उल्लंघन की तैयारी में चूक की उपस्थिति;
• ग्रेफाइट पेंसिल नोट्स;
• नकद दस्तावेज़ीकरण में समायोजन;
• अंकगणितीय त्रुटियों की उपस्थिति;
• खाली पंक्तियों के लिए कोई डैश नहीं.

यदि कोई त्रुटि है, तो लेखांकन दस्तावेज़ को निरीक्षण संरचनाओं द्वारा स्वीकार नहीं किया जाता है या गलत माना जाता है।

नकदी और लेखांकन दस्तावेज़ीकरण का सुधार निम्नलिखित नियमों के अनुसार किया जाता है:

• प्रूफरीडर का उपयोग, दस्तावेजों को मिटाना और समायोजन (नकद डेबिट और रसीद आदेश, रसीदें) की अनुमति नहीं है;
• यदि कोई त्रुटि पाई जाती है, तो कागजात रद्द कर दिए जाने चाहिए और दोबारा तैयार किए जाने चाहिए;
• क्षतिग्रस्त या गलत तरीके से भरे गए दस्तावेज़ नष्ट नहीं किए जाते हैं, उन्हें काट दिया जाता है और जारी किए जाने वाले दिन कैश रजिस्टर में जोड़ दिया जाता है।

प्रतिपक्षों के साथ सहमति होने और हस्ताक्षरों द्वारा पुष्टि होने के बाद अन्य दस्तावेजों में सुधार किए जाते हैं।

मैन्युअल प्रपत्रों को सही करते समय, गलत विवरण या मात्रा को काट दिया जाना चाहिए और शीर्ष पर सही मान लिखा जाना चाहिए। शब्द "सही किया गया" पंक्ति के फ़ील्ड में इंगित किया गया है और उन व्यक्तियों द्वारा सहमति व्यक्त की गई है जिन्होंने पहले इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए थे। सुधार की तिथि अंकित है। सुधारक, धब्बा और मिटाने के उपयोग की अनुमति नहीं है।

यदि सुधार गलत तरीके से पूर्ण और प्रमाणित किए गए हैं, तो उन्हें अमान्य माना जाएगा।

दस्तावेज़ीकरण बहाली

प्राथमिक दस्तावेजों की क्षति, विनाश या हानि के मामले में (निर्देश संख्या 157 एन के आधार पर), प्रबंधक उनकी बहाली के कारणों का विश्लेषण करने और अपराधियों का पता लगाने के लिए एक आयोग नियुक्त करता है। कभी-कभी प्रबंधक जांच अधिकारियों, अग्नि पर्यवेक्षण या सुरक्षा संरचनाओं के साथ सहयोग करता है। कार्य के परिणाम प्रबंधक द्वारा अनुमोदित एक अधिनियम में दर्ज़ किए जाते हैं। इसे अन्य लेनदेन के लिए जर्नल फ़ोल्डर में दर्ज किया जाता है।

निर्देश संख्या 157 एन के अनुसार, प्राथमिक कागजात को कागज और मशीन मीडिया (इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करके) दोनों पर संग्रहीत किया जा सकता है।

शेल्फ जीवन

कला के अनुसार. 17 संघीय कानून "लेखांकन पर", प्रत्येक कंपनी को स्थापित समय सीमा के अनुसार इस दस्तावेज़, लेखांकन रिपोर्ट और लेखांकन रजिस्टरों का उचित भंडारण व्यवस्थित करना होगा, लेकिन कम से कम 5 साल.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का भंडारण कानून की आवश्यकताओं के अनुसार और कंप्यूटर मीडिया उपलब्ध होने पर किया जाता है। साथ ही, कंपनी के प्रमुख को गैरकानूनी समायोजन से सुरक्षा प्रदान की जाती है।

दंड

प्राथमिक दस्तावेज़ों में त्रुटियाँ या उनकी अनुपस्थिति से कंपनी को वित्तीय नुकसान हो सकता है। कला के अनुसार. रूसी संघ के टैक्स कोड के 120, लागत और लाभ लेखांकन मानकों के घोर उल्लंघन के लिए जुर्माना लगाया जाता है:

• एक कर अवधि के दौरान उल्लंघन के मामले में - 10 हजार रूबल तक;
• कई कर अवधियों के दौरान उल्लंघन के मामले में - 30 हजार रूबल तक;
• जब कर भुगतान कम हो जाता है - अवैतनिक योगदान की राशि का 20%, 40 हजार रूबल से।

व्यय, लाभ और कर योग्य वस्तुओं के लेखांकन के मानदंडों के घोर उल्लंघन में प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण और लेखांकन रजिस्टरों की अनुपस्थिति शामिल है। इनमें लेखांकन खातों, लेखांकन रजिस्टरों और व्यावसायिक लेनदेन, मूर्त संपत्तियों, वित्त और अमूर्त संपत्तियों की रिपोर्ट में आवधिक प्रतिबिंब भी शामिल है।

इन दस्तावेजों के अभाव में, कंपनी अधिक करों का भुगतान करने के लिए बाध्य है। उनकी वापसी संबंधित संरचनाओं के निर्देश पर संभव है जिनकी शक्तियां कानूनी आवश्यकताओं का अनुपालन करती हैं। साथ ही जब्त किए गए दस्तावेजों का एक रजिस्टर संकलित किया जाता है।

संघीय कानून 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" सभी लेखांकन और प्राथमिक दस्तावेजों का वर्णन करता है। इनकी आवश्यकता मुख्य रूप से कर उद्देश्यों के लिए होती है - ऐसे दस्तावेज़ों के रूप में जो आपके द्वारा किए गए खर्चों और कर आधार निर्धारित करने की शुद्धता की पुष्टि करते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ों को 4 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। इस दौरान, कर कार्यालय किसी भी समय आपसे या आपके समकक्षों की जांच करने का अनुरोध कर सकता है। प्रतिपक्षों के साथ विवादों में मुकदमेबाजी में "प्राथमिक" का भी उपयोग किया जाता है।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ व्यावसायिक लेनदेन के समय तैयार किए जाते हैं और उनके पूरा होने का संकेत देते हैं। किसी विशेष लेन-देन के साथ आने वाले दस्तावेज़ों की सूची लेन-देन के प्रकार के आधार पर भिन्न हो सकती है। सभी आवश्यक प्राथमिक दस्तावेज़ों की तैयारी आमतौर पर आपूर्तिकर्ता द्वारा की जाती है। उन दस्तावेज़ों पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए जो लेनदेन के दौरान उत्पन्न होते हैं जहां आप खरीदार हैं, क्योंकि ये आपके खर्च हैं, और इसलिए आप अपने आपूर्तिकर्ता की तुलना में कानून के पत्र का अनुपालन करने में अधिक रुचि रखते हैं।

व्यावसायिक चरणों द्वारा प्राथमिक दस्तावेज़ों का पृथक्करण

सभी लेनदेन को 3 चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

चरण 1. आप सौदे की शर्तों पर सहमत हैं

परिणाम होगा:

• अनुबंध;
• भुगतान के लिए एक चालान.

चरण 2. लेनदेन के लिए भुगतान होता है

भुगतान की पुष्टि करें:

चालू खाते से उद्धरण, यदि भुगतान बैंक हस्तांतरण द्वारा, या अधिग्रहण द्वारा, या भुगतान प्रणालियों के माध्यम से किया गया था जहां पैसा आपके चालू खाते से स्थानांतरित किया जाता है;

• नकद रसीदें, नकद रसीद आदेशों के लिए रसीदें, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म - यदि भुगतान नकद में किया गया था। ज्यादातर मामलों में, इस भुगतान पद्धति का उपयोग आपके कर्मचारियों द्वारा खाते पर पैसा लेते समय किया जाता है। संगठनों के बीच निपटान शायद ही कभी नकदी के रूप में होता है।

चरण 3. वस्तुओं या सेवाओं की प्राप्ति

यह पुष्टि करना अनिवार्य है कि सामान वास्तव में प्राप्त हुआ है और सेवा प्रदान की गई है। इसके बिना, कर कार्यालय आपको खर्च किए गए धन पर कर कम करने की अनुमति नहीं देगा। प्राप्ति की पुष्टि:

• वेस्बिल - माल के लिए;
• बिक्री रसीद - आमतौर पर नकद रसीद के साथ जारी की जाती है, या यदि उत्पाद किसी व्यक्तिगत उद्यमी द्वारा बेचा जाता है;
• किए गए कार्य/प्रदान की गई सेवाओं का प्रमाण पत्र।

अनिवार्य प्राथमिक दस्तावेज़

लेन-देन की परिवर्तनशीलता के बावजूद, अनिवार्य दस्तावेजों की एक सूची है जो किसी भी प्रकार के लेन-देन के लिए तैयार की जाती है:

• अनुबंध;
• जाँच करना;
• सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म, कैश रजिस्टर, बिक्री रसीद;
• चालान;
• किए गए कार्य का प्रमाण पत्र (प्रदान की गई सेवाएँ)।

समझौता

लेनदेन करते समय, ग्राहक के साथ एक समझौता किया जाता है, जो आगामी व्यावसायिक लेनदेन के सभी विवरण निर्दिष्ट करता है: भुगतान प्रक्रियाएं, माल का शिपमेंट, काम पूरा करने की समय सीमा या सेवाओं के प्रावधान के लिए शर्तें।

अनुबंध पार्टियों के अधिकारों और दायित्वों को नियंत्रित करता है। आदर्श रूप से, प्रत्येक लेनदेन के साथ वस्तुओं या सेवाओं की आपूर्ति के लिए एक अलग अनुबंध होना चाहिए। हालाँकि, दीर्घकालिक सहयोग और समान संचालन के कार्यान्वयन के साथ, एक सामान्य समझौते का निष्कर्ष निकाला जा सकता है। समझौता प्रत्येक पक्ष के टिकटों और हस्ताक्षरों के साथ दो प्रतियों में तैयार किया गया है।

कुछ लेनदेन के लिए लिखित अनुबंध की आवश्यकता नहीं होती है। उदाहरण के लिए, बिक्री अनुबंध उस क्षण से संपन्न होता है जब खरीदार को नकद या बिक्री रसीद प्राप्त होती है।

भुगतान के लिए एक चालान

चालान एक समझौता है जिसके तहत एक आपूर्तिकर्ता अपने सामान या सेवाओं की कीमत तय करता है।

खरीदार उचित भुगतान करके समझौते की शर्तों को स्वीकार करता है। भुगतान के लिए चालान का रूप कड़ाई से विनियमित नहीं है, इसलिए प्रत्येक कंपनी को इस दस्तावेज़ का अपना स्वयं का रूप विकसित करने का अधिकार है। चालान में, आप लेनदेन की शर्तें निर्दिष्ट कर सकते हैं: शर्तें, अग्रिम भुगतान की अधिसूचना, भुगतान और वितरण प्रक्रियाएं, आदि।

अनुच्छेद 9-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" के अनुसार, इस दस्तावेज़ के लिए निदेशक या मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर और मुहर की आवश्यकता नहीं है। लेकिन प्रतिपक्षों और राज्य के सवालों से बचने के लिए उनकी उपेक्षा नहीं की जानी चाहिए। चालान आपको आपूर्तिकर्ता से मांग करने की अनुमति नहीं देता - यह केवल उत्पाद या सेवा की कीमत तय करता है। साथ ही, खरीदार आपूर्तिकर्ता के अन्यायपूर्ण संवर्धन की स्थिति में धन वापसी की मांग करने का अधिकार बरकरार रखता है।

भुगतान दस्तावेज़: नकद रसीदें, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म (एसएसआर)

प्राथमिक दस्तावेज़ों का यह समूह आपको खरीदी गई वस्तुओं या सेवाओं के लिए भुगतान के तथ्य की पुष्टि करने की अनुमति देता है।

भुगतान दस्तावेजों में बिक्री और नकद रसीदें, वित्तीय विवरण, भुगतान अनुरोध और आदेश शामिल हैं। खरीदार बैंक हस्तांतरण द्वारा भुगतान करके बैंक से ऑर्डर प्राप्त कर सकता है। नकद में भुगतान करने पर खरीदार को आपूर्तिकर्ता से नकद या माल की रसीद प्राप्त होती है।

लदान बिल या बिक्री रसीद

बिक्री रसीदें, जैसा कि हमने ऊपर कहा, व्यक्तियों को या स्वयं व्यक्तियों द्वारा सामान बेचते समय जारी की जाती हैं।

चालान का उपयोग मुख्य रूप से कानूनी संस्थाओं द्वारा माल या इन्वेंट्री आइटम की रिलीज/बिक्री और ग्राहक द्वारा उनकी आगे की प्राप्ति को पंजीकृत करने के लिए किया जाता है।

चालान दो प्रतियों में तैयार किया जाना चाहिए। पहला माल के हस्तांतरण के तथ्य की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ के रूप में आपूर्तिकर्ता के पास रहता है, और दूसरी प्रति खरीदार को हस्तांतरित कर दी जाती है।

चालान पर डेटा चालान पर संख्याओं से मेल खाना चाहिए।

माल की रिहाई के लिए जिम्मेदार अधिकृत व्यक्ति को चालान पर अपने हस्ताक्षर और संगठन की मुहर लगानी होगी। सामान प्राप्त करने वाली पार्टी डिलीवरी नोट पर मुहर लगाकर हस्ताक्षर करने और प्रमाणित करने के लिए भी बाध्य है। प्रतिकृति हस्ताक्षर के उपयोग की अनुमति है, लेकिन इसे अनुबंध में दर्ज किया जाना चाहिए।

प्रदान की गई सेवाओं का प्रमाण पत्र (प्रदर्शन किया गया कार्य)

एक दो-तरफा प्राथमिक दस्तावेज़ है जो लेनदेन के तथ्य, सेवाओं या कार्य की लागत और समय की पुष्टि करता है।

अधिनियम ठेकेदार द्वारा अपने ग्राहक को सेवाओं के प्रावधान या किए गए कार्य के परिणामों के आधार पर जारी किया जाता है। यह प्राथमिक दस्तावेज़ संपन्न अनुबंध की शर्तों के साथ प्रदान की गई सेवाओं (प्रदर्शन किए गए कार्य) के अनुपालन की पुष्टि करता है।

चालान

चालान एक दस्तावेज़ है जिसकी आवश्यकता केवल वैट की आवाजाही को नियंत्रित करने के लिए होती है। चालान आमतौर पर डिलीवरी नोट्स या कृत्यों के संयोजन में जारी किए जाते हैं। अग्रिम भुगतान के लिए चालान हैं.

यह प्राथमिक दस्तावेज़ सख्ती से विनियमित है। उसमें शामिल हैं:

• धन की मात्रा के बारे में जानकारी;
• बनावट भाग.

चालान कटौती के लिए प्रस्तुत वैट राशि को स्वीकार करने का आधार है। वैट का भुगतान करने वाले सभी उद्यमों को इसे लिखना आवश्यक है।

हाल ही में, यूनिवर्सल ट्रांसफर दस्तावेज़ (यूपीडी) लोकप्रिय हो गया है। यह दस्तावेज़ युग्म चालान + चालान या अधिनियम + चालान को प्रतिस्थापित करता है।

वेतन की गणना करने और संघीय कर सेवा, पेंशन फंड और सामाजिक बीमा कोष को रिपोर्ट भेजने के लिए एक सुविधाजनक ऑनलाइन सेवा में व्यवसाय का संचालन करें। सेवा स्वचालित रूप से प्राथमिक दस्तावेज़ और UPD उत्पन्न करती है।