Az irodai munka és a dokumentumáramlás alapjai röviden. Üzleti történelem. Az irodai munkaszervezésnek három formája van: központosított, decentralizált és vegyes

1. BEVEZETÉS AZ ÜZLETVEZETÉSBE

1. Dokumentum az irányítási rendszerben.

2. Az irodai munka és az iratforgalom alapfogalmai.

3. Az irodai munka fejlődésének története Oroszországban.

1.1. DOKUMENTUM AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZERBEN

A vezetői és egyéb információk irányítási rendszerben történő rögzítésének és továbbításának fő módja egy dokumentum, és a meghozott döntések minősége, és ebből következően bármely intézmény tevékenységének eredménye a szó tágabb értelmében nagyban függ attól, hogy hatékony dokumentumtámogatást szerveznek. Az intézményben folyó munka megfelelő dokumentálása a megfelelő szabályozási és módszertani kereteken – szervezeti, oktató jellegű, módszertani jellegű jogi dokumentumok összességén – alapul. Az egyes intézményekben az irodai munkára vonatkozó szabályozási és módszertani dokumentumokat a vonatkozó jogszabályi és szabályozási aktusok alapján dolgozzák ki.

NÁL NÉL az „Információról, informatizálásról” szóló szövetségi törvénnyel összhangban

és információvédelem” 1995. február 20. sz. 24-FZ (5. cikk), a dokumentáció (vagyis a dokumentumok létrehozása) előfeltétele az információ információforrásokba való felvételének. Azt is kimondja, hogy a dokumentációt az irodai munkaszervezésért, a dokumentumok és tömbök egységesítéséért felelős állami hatóságok által meghatározott módon végzik. Az állami szabályozás nemcsak a dokumentációra terjed ki, hanem a dokumentumokkal való munka megszervezésére is.

Az irodai munka állami szabályozását az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálat (Rosar-Khiv) végzi, amely az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról szóló szabályzattal összhangban (az Orosz Föderáció elnökének március 17-i rendeletével jóváhagyva) , 1994. sz. Szövetség, 1998. december 28., 1562. sz.) ágazatközi szervezési és módszertani útmutatást és ellenőrzést ad a szövetségi kormányzati szervek irodai munkájában a dokumentumok megszervezéséhez, koordinálja a hivatali munka állami rendszerének és az egységes dokumentációs rendszerek fejlesztését. .

Az Orosz Föderáció Szabványügyi, Mérésügyi és Tanúsítási Bizottsága (Oroszország Gosstandartja) végzi a szabványosítás állami irányítását, ideértve a dokumentumok és dokumentációs rendszerek egységesítését és szabványosítását, valamint az össz-oroszországi műszaki osztályozók fejlesztését, végrehajtását és karbantartását. , gazdasági és társadalmi információk.

Az Orosz Föderáció kormánya, a szövetségi végrehajtó hatóságok felelősek a végrehajtó hatóságoknál a dokumentáció támogatásának megszervezéséért, a vonatkozó szabályozási jogi aktusok kidolgozásáért.

1.2. AZ IRODAI GYÁRTÁS ÉS DOKUMENTUMKEZELÉS ALAPVETŐ FOGALMAI.

Bármely vállalkozás irányítása- ez egy információs folyamat, melynek során információ érkezik, feldolgozásra kerül, döntés születik, a döntést közöljük a végrehajtókkal, akiknek cselekményét ellenőrizzük.

Az információs folyamat minden szakaszában dokumentumok készülnek, amelyekben különféle információkat rögzítenek.

A dokumentum tárgyi adathordozón elhelyezett, jogalappal rendelkező információgyűjtemény.

Upstream

		utasítás
	Adminisztráció
				menedzsment
	protokollok,
	következtetéseket		irodai munka
				Előadók
		ellenőrzés	irodai feljegyzések,

jelentés

Rizs. 1. A vállalkozás információs folyamatai

Minden szervezeti rendszer irányításának szerves része az irodai munka.

A „papírmunka” kifejezés a 18. század második felében jelent meg, és nem csak egy dossziét jelentett iratokkal, hanem a megoldás alatt álló kérdést is. A fogalom jelenleg az ügy információs támogatásának megszervezését jelenti, pl. iratkezelés.

irodai munka- a dokumentumok létrehozásának folyamatához és a velük végzett munka megszervezéséhez kapcsolódó tevékenységi kör.

Az irodai munka célja– az irányítási folyamat információs támogatása

Az irodai munka fő feladatai:

 dokumentumok létrehozása, azaz. rögzítve őket bármely fuvarozó;

 dokumentumok átadása azok utólagos végrehajtása vagy döntéshozatal céljából;

 dokumentumok nyilvántartása végrehajtásuk ellenőrzésére;

 dokumentumok rendszerezése, tárolása, iratok gyors keresése

szükség szerint.

Vállalkozásszervezési formák:

Központosított forma azzal jellemezve, hogy az összes dokumentumfeldolgozási művelet egyetlen központban összpontosul (centralizáltan) az egész intézmény – a hivatal, az általános osztály vagy a titkárság – számára. Ez a forma a kis intézményekre jellemző.

decentralizált formában magában foglalja a hivatali tevékenység szétosztását az intézmény szerkezeti felosztásai között; ugyanakkor mindegyik viszonylag homogén irodai műveletsort hajt végre. Ritkán használt.

Vegyes formánál a műveletek központilag (fogadás, nyilvántartás, ellenőrzés, iratok sokszorosítása) és decentralizáltan (irattárolás, iratképzés) történnek. Közép- és nagy intézményekre jellemző.

Az irodai munka fogalma a dokumentáció fogalmán alapul.

Dokumentáció- ez az információ papírra vagy más adathordozóra történő rögzítésének szabályozott folyamata, amely biztosítja annak erősségét.

Dokumentációs eszközök- az ember által dokumentumok létrehozásához használt eszközök. A következőkre oszthatók:

egyszerű eszközökkel(toll, ceruza)

mechanikus és elektromechanikus eszközökkel (írógépek,

magnók, fotó-, film- és videóberendezések)

automatizált eszközökkel (számítógépes technológia).

A dokumentálás magában foglalja a rögzített rögzítési szabályok betartását

az egyes dokumentumtípusokra vonatkozó információkat. E szabályok betartása jogi erőt ad a létrehozott dokumentumoknak.

Jogi erő- a hatályos jogszabályok által vele közölt közokirat vagyonát, az azt kiállító szerv illetékességét és a nyilvántartásba vételre megállapított eljárási rendet.

Követelmény - a dokumentum-végrehajtás kötelező eleme (dokumentumtípus neve, címzett, dátum, aláírás).

Dokumentum űrlap- ez egy részlet a dokumentumban, a szabvány által meghatározott sorrendben elrendezve.

Dokumentációs rendszer- származási jelek, rendeltetés, típus, tevékenységi kör szerint összefüggő okmányok összessége, a kivitelezésük egységes követelményei.

A dokumentumokkal végzett munka megszervezése magában foglalja az intézmény dokumentumáramlásának megszervezését, a dokumentumok tárolását és felhasználását az intézmény jelenlegi tevékenységében.

Az intézmény dokumentumáramlása a dokumentumok szervezeten belüli mozgatásának folyamata azok létrehozásától vagy átvételétől a végrehajtás befejezéséig és az archívumba való továbbításig.

A dokumentum népszerűsítése:

1. Térben: a vállalkozáson belül és azon kívül.

2. Időben: az irat létrehozásának vagy átvételének pillanatától a címzettnek történő elküldéséig vagy a tárhelybe helyezésig.

A munkafolyamat megszervezése a vállalatnál (lásd a diát)

A munkafolyamatnak külső és belső körvonalai vannak.

A külső hurok a bejövő (külső) dokumentumokkal kezdődik, amelyek kívülről lépnek be a vállalkozásba. A beérkezett dokumentumokat a titkárok nyilvántartásba veszik, majd végrehajtásra bocsátják. A külső kör a kimenő dokumentumok nyilvántartásával ér véget.

Ha a dokumentumot magában a szervezetben hozzák létre, akkor van belső kontúr a dokumentum áthaladása (kezdeményezés - végrehajtás - jóváhagyás - jóváhagyás

várakozás – regisztráció). A dokumentum áthaladásának belső kontúrján gyakran előfordul a verziószámítás (azaz a dokumentum különböző verziókban létezik). Például a jóváhagyási szakaszban, amikor különböző személyek megjegyzései jelennek meg. Az irodai munka fontos feladata a dokumentumok változatainak nyomon követése, felhalmozása és kezelése, valamint a bizonylatváltozások ellenőrzése.

1.4. AZ IRODAI MUNKA FEJLŐDÉSÉNEK TÖRTÉNETE OROSZORSZÁGBAN

A 10. századig elsősorban az állampolgárok közötti jogviszonyokat dokumentálták. Már akkoriban megvolt az útilevelek, írásos végrendeletek stb. összeállításának és feldolgozásának kultúrája, és egy speciális iskolában is készítettek írnokot, igazságügyi titkárokat, nyomdászokat (sajtófelelősöket) a fejedelmek és a nagy hűbéresek számára. , az államhivatali munka egységes rendszere azonban nem volt Az volt.

1. szakasz. Az irodai munkarendszer eredete (XI-XV. század).

Az óorosz állam időszaka az irodai munkarendszer hagyományainak fokozatos összefonódásának, a dokumentumok dokumentálása, feldolgozása és tárolása terén szerzett tapasztalatok felhalmozódása, biztonságuk biztosítása, beleértve a jogosulatlan hozzáférés és a hamisítás elleni védelmet is.

A korszak jellemzői:

1. Megjelent hivatásos hivatalnokok: egyházi zsoltárosok

és hivatalnokok (a 14. században hivatalnokoknak nevezték minden irodai munkát végző embert).

2. Az irodai munkához eredeti kézikönyveket állítottak össze - nyomtatványokat, amelyeken feltüntették a dokumentumok elkészítésének szakaszait - fekete írás, szerkesztő, fehér példány.

3. Szükség volt a fontos információk titkosságának megőrzésére, ennek eredményeként megjelentek a különféle zárójelek (aláírások), pecsétek, hidak (ragasztókon lévő aláírások), azazaz információvédelem elemei a jogosulatlan hozzáférés ellen a tárolás és a felhasználás szakaszában.

Az első okirat-hamisítási esetek is ide nyúlnak vissza.

4. Az iratok jogerejének törlésére eljárást dolgoztak ki. Anya-

sajnos egy speciális tárolóból egy „larnik” (a láda őrzője további

dokumentumok) és tanúk jelenlétében megsemmisítették. A különösen fontos dokumentumokat a városi tanács által választott bizottság semmisítette meg, gyakran nyilvánosan, ünnepélyes légkörben. A kevésbé jelentős dokumentumokat visszaadták a szerzőknek, vagy egyszerűen letörölték a pergamenről, amelyre írták, és a megtisztított lapokat ismét felhasználták.

5. Helyeket jelöltek ki az iratok és dokumentumok biztonságos tárolására: gostiny dvor és kolostorok.

Majdnem a XIV. század végéig. Oroszországban az írás fő anyaga az

élt pergamen (speciálisan öltöztetett bőr), amelyet a dokumentumokban "charter"-nak, az egyszerű embereknél pedig egyszerűen "borjúhúsnak" neveznek. . A legősibb formája

a dokumentum egy levél volt - egy különálló pergamenlap, valamivel több mint 15 cm széles

(3,5 hüvelyk). A dokumentumokat folyamatos szöveggel, szavakra bontás nélkül írták, az írásjelekből csak egy mondatvégi pontot használtak.

2. szakasz. Kötelező irodai munka (XV - XVII. század).

Az államhivatali munka kialakulásának és fejlődésének időszakát szokták ún rendelési időszak, az első állami intézmények nevével

- parancsokat. Ebben az időszakban fokozatosan kiépül a központi és helyi intézmények irodai munkarendszere, kialakulnak az irodai dolgozók káderei, kialakulnak a stabil dokumentumformák és azok összeállításának módszerei.

A korszak jellemzői:

1. Az irodai munkákat rendezett kunyhókban végezték, amelyek egyben látogatók fogadóhelyei is voltak ( jelenlét), és az iroda, és

hiv. A dokumentumokat általában asztalokon, padokon helyezték el, különösen értékeseket - ládákban-ládákban ugyanazokban a helyiségekben, ahol az aktuális munkát, a látogatók fogadását végezték. A megrendelésekben a raktárban lévő dokumentumokról leltárt állítottak össze,

a a 17. században A dokumentumok leltárához ábécéket állítottak össze - speciális indexeket az iratok lekérdezésére.

2. A dokumentumok papíron készültek, és sajátos formájuk volt - egy oszlop(pillér, pillér), i.e. keskeny papírlapokból összeragasztott tekercset.

Az oszlop alkotórészeit „állványoknak” nevezték. Maguk a lapok ragasztási helyei ugyanazt a nevet kapták. Az oszlop valójában nem egy dokumentum volt, hanem az ügy teljes dokumentumkészletét tartalmazza. A hasábok szövegét csak az egyik oldalra írták, a hátoldalt csak a jelek, határozatok, címek rögzítésére használták. Az iratokat tekercsbe vagy tekercsbe felcsavarva tartották; a különösen fontos iratokhoz speciális tokokat készítettek, de gyakrabban egyszerűen ládákban, vagy ládákban tárolták azokat. A dokumentum ilyen formája kényelmetlen volt, mert a szükséges információk keresése közben sok időt vett igénybe az oszlop kibontása és összecsukása. Maga a ragasztás nem volt elég erős, ami a dokumentum károsodásához és kopásához vezetett. Az irat oszlopos formája mellett megszületett és elkezdődött a rendeléseknél a notebook forma. A jegyzetfüzet egy félbehajtott papírlap. A jegyzetfüzeteket összegyűjtöttük, szükség szerint bekötöttük, és könyveket készítettünk.

3. A dokumentum jogi erejét a gondolatok úgynevezett "tulajdonítása" adta

nogo dyaka - az ügyintéző aláírása, szótagolva a dokumentum hátoldalán oly módon, hogy annak betűi a ragasztott lapok mindkét végét rögzítik.

(Sem a cár, sem a bojárok nem írtak alá dokumentumokat, kivéve a külföldi államokkal kötött szerződéseket). Az iratok aláírásának ez a módja biztosította az információk védelmét és megnehezítette azok hamisítását.

4. Különféle dokumentumok vannak, amelyek rögzítik az állami intézmények irányítási tevékenységét: a legfőbb hatalomtól a beosztottakhoz

nym küldték bizonyítványok, rendeletek és ítéletek, válaszokat küldtek a helyi intézmények a megbízásokra, a petíciók magánszemélyek írásbeli fellebbezésének formája volt az állami intézményekhez.

5. A legtöbb részlet még nem került kiemelésre a szövegből,azok. fellebbezés, pokol

6. Minden dokumentumot nyilvántartásba vettek:átvételkor az okmányra ráragasztották a dátumot, és az ügyintéző „kiírni” megjegyzést tett, ami azt jelenti, hogy „érdeklődni”. Valójában ez az ügy tárgyalásának kezdetét jelentette.

3. szakasz. Kollégiumi irodai munka (XVIII. század).

A fő különbség a kollégiumi irodai munka között az volt, hogy a szervezetét törvény szabályozta. A kollégiumi vállalkozás időszaka

A termelés összefügg I. Péter reformjaival. Ő volt az, aki létrehozta azt az orosz bürokratikus rendszert, amely meghatározta a modern dokumentummunkát. I. Pétert joggal nevezhetjük „az orosz bürokrácia atyjának”.

A korszak jellemzői:

1. Megjelent az "Általános Szabályzat" című jogalkotási aktus, amely részletesen kidolgozta a dokumentációs kérdéseket. (az okmányok nyilvántartására vonatkozó szabályok,

végrehajtásuk ellenőrzése, összeállításuk, hitelesítésük, tárolásuk rendje) ill

ügyek mozgása (dokumentumáramlás). A rendelet még azt is meghatározza, hogy az asztalokat hogyan kell elhelyezni (legyenek zárható fiókok), hogyan üljenek az ügyintézők (ketten egy asztalnál) stb. A kollégiumokban a munkanap 8 órás volt. A munka három nyári hónap és ünnepnapok kivételével egész évben folyt. Egy nap munkahelyen való kimaradásért egy irodai alkalmazott havi bérét, egy le nem dolgozott óráért egy heti bért vontak le.

2. A dokumentumon a kollégium vezetőjének és tagjainak aláírása bekerült.

3. A bélyegzők használatára vonatkozó megállapított eljárások.A nyomtatási alkalmazás az

két tanú jelenlétében történt.

4. A dokumentumok oszlopos formáit jegyzetfüzetek váltották fel - 4 papírlap félbehajtva és cérnákkal összevarrva. Számos bekötött jegyzetfüzet alkotott egy könyvet.

5. Új adatok jelentek meg az iratokban: regisztrációs bejövő és kimenő számok, címzett, aláírás, összeállítás dátuma, dokumentum típusa stb.

változó a modern irodai munkában.

6. Számos dokumentumhoz hivatalos formanyomtatványokat hoztak létre, és szabályokat dolgoztak ki a részletek papírlapon való elhelyezésére.

7. Különféle dokumentációs rendszerek kezdtek fejlődni:

pénzügyi, amelyben a „terhelés”, „hitel-

dit", "egyensúly"; katonai - jelentések, jelentések, utasítások, rendelkezések;

szerződéses nemzetközi - feljegyzések, memorandumok, feladások;

bírói - kihallgatások, eskü ígéretek, tanúvallomások, ítéletek;

statisztikai - egy főre eső népszámlálások, úgynevezett revíziók, tartományi jelentések.

4. szakasz. Miniszteri iratkezelés (XIX - XX. század eleje).

A jelenlegi dokumentumkezelő rendszer, ún vezetői irodai munka. A közigazgatásban megjelentek a minisztériumok, a kollegialitást felváltotta a miniszteri egység.

A korszak jellemzői:

1. Az irodai munkavégzés egységes elveit határozták meg a mini-

Oroszország gonoszsága - a dokumentumok létrehozásától az archiválásig. Különös figyelmet fordítottak a minisztériumok más intézményekkel és a császárral való interakciójának rendjére, az akkor kialakult hierarchiától függően.

2. A bizonylatok nyilvántartásának és elszámolásának többlépcsős rendszere került bevezetésre.A minisztériumban szereplő összes dokumentumot rögzítették a naplóban. Minden osztálynak volt egy hasonló nyilvántartása, amelybe bevitték az alapvető információkat.

3. A dokumentumok végrehajtása felett ellenőrzési rendszer működött. Havi pro-

Strukturális osztályokon esetek ellenőrzésére került sor, a teljesített és a ki nem készült iratok számáról külön lapokon nyilvántartást vezettek. Az év végén általános nyilatkozatot állítottak össze a minisztérium számára.

4. Változtak a dokumentumok nyomtatványai. A hivatalos dokumentumokat sarokrészletekkel ellátott fejlécekre állították fel.Az űrlap részleteinek összetétele tartalmazza

Dili: intézmény neve, szerkezeti részlegek megnevezése, dátum és nyilvántartási szám, szöveg rövid címe, hivatkozás a beérkezett dokumentumhoz. A múlt század 20-as éveinek végétől kezdték el a nyomtatványok tipográfiai elkészítését.

5. Új típusú iratok jelentek meg: táviratok és telefonüzenetek.

6. Mintadokumentumgyűjtemények jelentek meg -írástudók.

5. szakasz Az állami hivatali munka szovjet időszaka (1917-

A korszak jellemzői:

1. 1917-1920 A menedzsment dokumentációs támogatásának szintjének csökkentése

(munkások, katonák, speciális végzettséggel nem rendelkező parasztok) az újonnan alakult szovjet intézményekbe mentek dolgozni.

2. 1925-1926 Két nagy szervezet alakult: az Institute of Management Technology (ITU) és az Állami Intézményfejlesztési Hivatal

(Orgstroy). Az ITU elméleti kutatásokkal foglalkozott a menedzsment területén, és az Orgstroy ezeket a gyakorlatban is megvalósította, hozzájárulva új irodai berendezések és irodai berendezések bevezetéséhez. Az ITU-ban szabványosítási kabinetet hoztak létre, aki a dokumentáció (levelek, táviratok, telefonüzenetek, jegyzőkönyvek) és az irodai munka (tinta, írógép szalagok) összuniós szabványainak kidolgozásával foglalkozott.

3. 1932-ben felszámolták az ITU-t, és megszűnt a dokumentumkezelési kérdések központosított módszertani fejlesztése.Ettől a pillanattól kezdve az irodai munka történetében egy hosszú „függetlenségi” időszak kezdődött: minden osztály a magam módján hivatalos dokumentumokkal szabályozta a munkát.

4. 1963-ban elfogadták a "Szovjetunió intézményei, szervezetei és vállalatai irattári részlegének és levéltárának felállításának alapvető szabályait".

Ez a dokumentum továbbra is útmutatóul szolgál az irodai munkához.

5. 1973-ban kidolgozták az Egységes Állami Nyilvántartási Rendszert (EGSD).

Az USSD egy tudományosan rendezett szabályok, előírások és ajánlások a menedzsment dokumentációs támogatásának megszervezéséhez és karbantartásához, a dokumentum létrehozásától az archívumba való benyújtásig.

6. 1970-1980-ban. volt egy GOST-blokk a vezetői dokumentumokhoz.

7. Az 1980-as években. egységes dokumentációs rendszereket (UDS) fejlesztettek ki a dokumentumnyomtatványokon található adatok feldolgozásának automatizálására.

A szovjet irodai munka fejlődése 1970-1980-ban. megalapozta az irodai munkát az Orosz Föderációban. Számos, ebben az időszakban keletkezett szabályozási és módszertani dokumentum ma is érvényben van.

1.4. SZABÁLYOZÁSI ALAP AZ IRODAI MUNKÁHOZ

Az irodai munka szabályozási keretei törvények és rendeletek összessége

a szervezet tevékenysége során a dokumentumok létrehozásának, feldolgozásának, tárolásának és felhasználásának technológiáját szabályozó aktív jogszabályok.

Az irodai munka szabályozási kerete a következő összetevőket tartalmazza:

 az Orosz Föderáció jogalkotási és jogi aktusai;

 GOST-ok;

 Előírások;

 Osztályozók;

 A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere.

Jogalkotási és jogi aktusok az informatizálás és dokumentálás területén:

 Az Orosz Föderáció törvényei: az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve, az Orosz Föderáció szabványosítási törvénye, az Orosz Föderáció törvénye „A levéltári alapról és levéltárról”

 Az elnök rendeletei és parancsai: "Az állami politika alapjairól az informatizálás területén", "Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról szóló szabályzat jóváhagyásáról"

 A kormány rendeletei és rendeletei: "A szabványosítási munka megszervezéséről, a mérések egységességének biztosításáról, a termékek és szolgáltatások tanúsításáról", "Az Orosz Föderáció lakosságának tájékoztatási támogatásának javításáról"

 Az Orosz Föderáció szövetségi törvényei: "Az információról, az informatizálásról és az információvédelemről", "A nemzetközi információcserében való részvételről", "Az elektronikus számítógépek és adatbázisok programjainak jogi védelméről"

 Az Orosz Föderáció alanyai kormányzati és végrehajtó hatóságainak jogi aktusai, amelyek szabályozzák az irodai munka kérdéskörét.

Állami szabványok (GOST) a dokumentációhoz

A szolgáltatási okmányok nyilvántartását szabványok szigorúan szabályozzák.

A szabvány egy tipikus típus, egy minta, amelynek egy objektumnak meg kell felelnie jellemzői, tulajdonságai és minőségei tekintetében.

Az Orosz Föderáció szabványosításról szóló, 93. június 10-i törvénye a szabványosítást normák, szabályok és jellemzők megállapítására irányuló tevékenységként határozza meg. A szabványok terjesztési területeit, tartalmát, hatályát az állami hatóságok határozzák meg.

Név
GOST R 6.30-2003	Egységes dokumentációs rendszerek. Egységes-
	naya szervezeti és adminisztratív dokumentumrendszer-
	ciók. Dokumentációs követelmények.
	Oroszország állami szabványáról szóló rendelettel fogadták el és léptették hatályba
GOST R 51141-98	Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások
GOST 6.10.1-88	Egységes Dokumentációs Rendszerek (UDS). Fő
	rendelkezések
GOST 6.01.1-87	Egységes műszaki osztályozási és kódolási rendszer
	gazdasági információk. Főbb pontok
GOST 6.10.5-87	Egységes Dokumentációs Rendszerek (UDS). Trebova-
	niya a mintaűrlap felépítéséhez
GOST 6.10.4-84	Egységes Dokumentációs Rendszerek (UDS). Adni
	géphordozón lévő iratok jogi hatálya és
	számítástechnikával készített machinogram
	technológia. Főbb pontok
GOST 6.10.3-83	Egységes Dokumentációs Rendszerek (UDS). Felvétel
	információ kommunikatív formátumban

A szabványok által meghatározott követelmények kötelezőek minden kormányzati hatóság és gazdálkodó szervezet számára. A Gosstandart és más állami irányító testületek hatáskörükön belül ellenőrzik a GOST követelményeinek betartását.

Előírások

1. Ágazatközi időszabványok a menedzsment dokumentációs támogatásával kapcsolatos munkához. Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának Központi Munkaügyi Szabványügyi Irodája (Központi Munkaügyi Szabványügyi Hivatal) fejlesztette ki 1995-ben, és javasolta a munka intenzitásának és az alkalmazottak számának meghatározására kormányzati szervekben, intézményekben és állami szervezetekben. Tartalmaznak

 Az ügyintézéshez szükséges dokumentációs támogatásra fordított idő normái (feldolgozás, nyilvántartás, dokumentumok számának elszámolása és végrehajtásának ellenőrzése, irattárak karbantartása stb.)

 Az irattári munkára fordított idő normái (katalóguskészítés, irattári referencia apparátus készítése stb.)

2. A minisztériumok, osztályok, vállalkozások és szervezetek vezetése dokumentációs támogatásának javítását célzó munka időszabványai. A VNIIDAD-nál fejlesztették ki (összorosz Dokumentációs és Levéltári Kutatóintézet) 1992-ben, és tartalmazza a tervek, szerződések elkészítésének időszabályait. Szerintük kiszámíthatja a munkaerőköltségeket, elemezheti a dolgozók termelékenységét és kiszámíthatja a számukat.

3. Az automatizált archiválási technológiával és az irányító testületek dokumentációtámogatásával kapcsolatos munka határidői. Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának Központi Tudományos és Technológiai Irodája fejlesztette ki 1993-ban, és célja az irányítási dokumentációval való munkavégzéssel töltött idő meghatározása hagyományos körülmények között és az irányítási folyamatok automatizálása körülményei között.

A határidők minden típusú dokumentummal végzett munkára vonatkoznak, és két blokkra oszthatók:

 A vezetés dokumentált támogatásával kapcsolatos munkaidő normái (munkaköri leírások kidolgozása, a szervezet ügyeinek nómenklatúrája stb.)

 Az automatizálási folyamatban végzett munkára fordított idő normái

irattári munkatechnológia (statisztikai jelentések készítése, keresési lekérdezések végrehajtása stb.)

osztályozók

Az automatizált információs rendszerek különféle dokumentumainak rendezéséhez, kereséséhez és feldolgozásához a dokumentumhoz speciális kódokat kell hozzárendelni.

Az osztályozó egy olyan dokumentum, amely az objektumnevek és kódjaik szisztematikus listáját tartalmazza.

1. Vezetési dokumentumokkal kapcsolatos információk osztályozói: OKUD.

2. A szervezeti struktúrákra vonatkozó információk osztályozói: OKPO.

3. A népességre és a személyi állományra vonatkozó információk osztályozói: OK dolgozói foglalkozások, alkalmazotti beosztások és bérkategóriák (OKPDTR).

Állami Dokumentációs Menedzsment Rendszer (GSDM)

A kurzus tanulmányozásának megkezdésekor mindenekelőtt meg kell ismerkednie a főbb szakmai kifejezésekkel és definíciókkal, amelyekkel folyamatosan találkoznak a dokumentumokkal való munka során.

Az irodai munka egy olyan tevékenységi kör, amely a hivatalos dokumentumokkal való dokumentálást és munkaszervezést végzi.

A kifejezés kezdetben a szóbeli beszédben jelent meg (feltehetően a 17. században), és az ügy megoldásának (előállításának) folyamatát jelentette: „ügyet előállítani” - problémát megoldani. A döntés során szükségessé vált az eredmény konszolidálása, például megállapodás született. Erre az ókortól kezdve dokumentumok születtek, hiszen a kimondott szó rövid életű, elfelejthető, az átvitel során eltorzulhat, vagy nem annyira érthető. Már a XVI. a szót használják ügy minden ügyhöz, kérdéshez kapcsolódó dokumentumgyűjteményként. Ebben a koncepcióban először 1584-ben rögzítették az „ügy” szót dokumentumokban.

A modern irodai munka a következőket tartalmazza:

A dokumentumok (dokumentáció) időbeni és korrekt elkészítésének biztosítása;

Az iratokkal végzett munka szervezése (átvétel, átadás, feldolgozás, könyvelés, nyilvántartás, ellenőrzés, tárolás, rendszerezés, iratok előkészítése archiválásra, megsemmisítés).

Az elmúlt évtizedekben az „irodai munka” kifejezéssel párhuzamosan a kifejezés vezetői dokumentáció(DÁMVADTEHÉN). Megjelenése a számítógépes rendszerek menedzsmentbe való bevezetésével és azok szervezési, szoftveres és információs támogatásával függ össze a számítógépes programokban és szakirodalomban használt terminológia közelítése érdekében. Jelenleg a „hivatali munka” és a „dokumentumkezelés” kifejezések szinonimák, és ugyanarra a tevékenységre utalnak. Mindkét kifejezés megtalálható például a dokumentumkezelési folyamatok megszervezését szabályozó dokumentumok címében: "A menedzsment dokumentumtámogatásának állami rendszere" és "Az Orosz Föderáció minisztériumaiban és osztályaiban végzett irodai munkára vonatkozó jellemző utasítások".

Dokumentáció egy dokumentum létrehozásának és feldolgozásának folyamata. Az állami szabvány a dokumentációt úgy határozza meg, mint "információk rögzítése különféle adathordozókon a megállapított szabályok szerint".

Az információk rögzítésének igénye már az ókorban megjelent az emberekben. Korunkig fennmaradtak különböző korszakok „dokumentumai”, amelyek agyagtáblákon, nyírfakérgen, kőacélon stb. készültek. Az információ alkalmazásának módjai is eltérőek voltak: rajz, grafika, írás. Jelenleg a vezetői gyakorlatban elsősorban bármilyen írásmóddal - kézírással, géppel, tipográfiával, számítógéppel, valamint grafikával, rajzzal, fényképezéssel, hang- és videófelvétellel, valamint speciális anyagon (papír, film és film, stb.) készült dokumentumokat használnak. mágnesszalag, lemez stb.). A tudományos tudományág - dokumentációkezelés.

A dokumentumokkal végzett munka megszervezése - ez a dokumentumok irányítóberendezésben történő mozgásának, referenciacélú felhasználásának és tárolásának biztosítása. A kifejezést az állami szabvány a következőképpen határozza meg: "az intézmény jelenlegi tevékenységében az iratforgalom, az iratok tárolása és felhasználásának megszervezése".

Dokumentum kezelés a szokásos hívások a dokumentumok mozgása egy szervezetben azok létrehozásának vagy átvételének pillanatától a befejezésig végrehajtás vagy feladás. A dokumentumokkal való munka technológiája a következőket tartalmazza:

Dokumentumok átvétele és elsődleges feldolgozása;

Előzetes mérlegelésük és elosztásuk;

Dokumentumok nyilvántartása;

Dokumentumvégrehajtás ellenőrzése;

Információs és referenciamunka;

Dokumentumok lebonyolítása;

feladásuk;

Iratok rendszerezése (ügyek kialakítása) és aktuális tárolása.

Vizsgáljuk meg ezeket a fogalmakat. Így, bejegyzés eszközök bizonylatra vonatkozó hitelesítő adatok előírt formában történő rögzítése, keletkezésének, küldésének vagy fogadásának tényének rögzítése, az iratok végrehajtásának ellenőrzése - azok időben történő végrehajtását biztosító intézkedések összessége, ügy kialakítása - a végrehajtott iratok ügyvé csoportosítása az ügyek nómenklatúrájának megfelelően (a szervezetben benyújtott ügyek rendszerezett névjegyzéke, tárolásuk feltételeinek megjelölésével, az előírt módon összeállítva) és az ügyön belüli iratok rendszerezése.

Bármilyen vezetői döntés mindig a vizsgált kérdésre vagy a kezelt objektumra vonatkozó információkon alapul. Az információ azonos a következő fogalmakkal: „adat”, „információ”, „mutatók”. A következő kifejezés jogilag rögzített:

"Információ - információk személyekről, tárgyakról, tényekről, eseményekről, jelenségekről és folyamatokról, azok bemutatásának formájától függetlenül."

Az emberi tevékenység minden területén az információnak megvannak a maga sajátosságai, ezért ennek megfelelően orvosi, tudományos, műszaki, technológiai stb. kezelési információkra oszlanak, amelyeket bármely objektum vagy struktúra kezelésére használnak. A vezetői információkkal szemben számos követelmény támasztja: teljesség, hatékonyság, megbízhatóság, pontosság, célzottság, hozzáférhetőség az emberi érzékelés számára.

A dokumentumokat különféle tevékenységi területeken, tudáságakban, életszférában használják, és számos tudományterület tanulmányozásának tárgyát képezik. Ezért a „dokumentum” fogalmának tartalma nem egyértelmű, és az iparágtól és felhasználási céltól függ. Tehát a jogászok számára a dokumentum elsősorban a bizonyítási vagy tanúsítási mód, a történész számára történelmi forrás, a kibernetikai-dokumentumkészítő információhordozó, a menedzsment szakemberek pedig a menedzsment rögzítésének és továbbításának eszközének tartják. döntéseket.

Az információról, informatizálásról és információvédelemről szóló szövetségi törvény a "dokumentum" fogalmának a következő meghatározását tartalmazza:

Dokumentum - Ez anyaghordozón rögzített információ az azonosítást lehetővé tevő adatokkal. Ugyanez a meghatározás szerepel az „Irodai munka és archiválás” kifejezésekre és definíciókra vonatkozó állami szabványban is. A „dokumentum” fogalmának teljesebb leírásához a „kellék” fogalmát is közzé kell tenni.

Minden dokumentum számos alkotóelemből áll, amelyeket részleteknek nevezünk (név, szerző, címzett, szöveg, dátum, aláírás stb.). A GOST a következő definíciót rögzíti:

Dokumentum kellékek - kötelező design elem hivatalos dokumentum?

A különböző dokumentumok különböző részletekből állnak. A részletek számát a dokumentum létrehozásának célja, célja, a jelen dokumentum tartalmi és formai követelményei határozzák meg. Sok dokumentum esetében a részletek száma szigorúan korlátozott. Számos dokumentum esetében a részletek számát és összetételét törvényi és szabályozási aktusok határozzák meg. De mindenesetre, ahogy a definícióból következik, az anyaghordozón rögzített információkat a szükséges adatok rögzítésével formalizálni kell. Csak ezután válik dokumentummá.

A dokumentumkezelésben a dokumentum a tények, események, objektív valóság jelenségeinek és az emberi mentális tevékenységnek a speciális anyagon történő bármilyen kényelmes módon történő rögzítésének (megjelenítésének) eredményének minősül.

A rögzített (megjelenített) információk birtokában lévő dokumentumok ezáltal biztosítják annak megőrzését, felhalmozódását, más személyre történő átadásának lehetőségét, többszöri felhasználását, ismételt és ismételt időben történő visszajuttatását. Az emberi tevékenység különböző területeit érintik, és fel vannak osztva szöveges és grafikai, hagyományos (kézzel, géppel írt) és gépi, tudományos, műszaki, személyes és hivatalos stb.

Hivatalos dokumentumok - Ez jogi személyek vagy magánszemélyek által készített, az előírt módon elkészített és hitelesített dokumentumok. Ezek között van egy speciális kategória szolgáltatás kezelés) olyan dokumentumok, amelyeket az állami szabvány a szervezet jelenlegi tevékenysége során használt hivatalos dokumentumként határoz meg.

A dokumentumok információhordozóként minden intézmény, vállalkozás, cég belső szervezetének nélkülözhetetlen elemei, biztosítják szerkezeti részeinek és az egyes alkalmazottak interakcióját. A vezetői döntések alapjául szolgálnak, végrehajtásuk bizonyítékául, általánosítások és elemzések forrásaként, valamint referencia- és keresőmunka anyagaként szolgálnak. Az irányítási tevékenységek során a dokumentum mind a munka tárgyaként, mind a munka eredményeként működik.

AZ OROSZ FÖDERÁCIÓ OKTATÁSI ÉS TUDOMÁNYOS MINISZTÉRIUMA

Moszkvai Állami Műszaki és Menedzsment Egyetem

osztály közgazdaságtan, üzlet és jog

TESZT

A fegyelem szerint : Vezetői tevékenység dokumentálása

Tantárgy Az irodai munka az irányítástechnika alapja

Egy diák csinálja 1 tanfolyam

Arakcheeva Marina Anatoljevna

Kar: gazdaság és vállalkozás

Szakember. szervezetirányítás

Rejtjel: 080507

Bevezetés 3

1. Az irodai munka jelenlegi állapotának értékelése 3

2. Az irodai munka megszervezését és technológiáját befolyásoló tényezők a különböző kormányzati szintű intézményekben 4

3. Az irodai munka szervezési, jogi, szociális és pszichológiai vonatkozásai 5

4. Dokumentációkezelés. Az óvodai nevelési-oktatási intézmény fő feladatai, funkciói 11

5. A vezetői dokumentációt támogató szolgáltatások felépítése és funkciói 13

6. A „menedzsment okmányos támogatása” (DOE) és az „hivatali munka” fogalma közötti különbségek 15

7. A DOE kapcsolata az automatizált dokumentumfeldolgozási technológiával 16

8. A vezetői munka tudományos megszervezése, mint az irányítás és az irodai munka hatékonyságát javító tényező 18

9. A levéltári szervek tevékenysége a hivatali munkavégzés szabályozási és módszertani támogatásával kapcsolatban 22

23. következtetés

Hivatkozások 24

BEVEZETÉS

Munkája során számos problémát kell megoldania:

Felméri az irodai munka jelenlegi állapotát;

Határozza meg a különböző kormányzati szintű intézményekben az irodai munka megszervezését és technológiáját befolyásoló tényezőket;

Ismertesse az irodai munka szervezési, jogi, szociális és pszichológiai vonatkozásait;

Adja meg a menedzsment dokumentációs támogatásának fogalmát, különítse el a DOE fő feladatait és funkcióit;

Fontolja meg a vezetői dokumentációt támogató szolgáltatások szerkezetét és funkcióit;

Különbséget kell tenni a „menedzsment okmányos támogatása” (DOE) és az „irodai munka” fogalma között;

Határozza meg a DOE kapcsolatát az automatizált dokumentumfeldolgozási technológiával;

Tekintse a vezetői munka tudományos megszervezését az irányítás és az irodai munka hatékonyságát javító tényezőnek;

Vegye figyelembe a levéltári szervek tevékenységét az irodai munkavégzés normatív és módszertani támogatásával kapcsolatban.

1. Az irodai munka jelenlegi állapotának felmérése

Az irodai munka állapotát és a vezetők és szakemberek kiszolgálásának általános kultúráját nagymértékben meghatározza a helyettes titkár munkájának minősége, ami viszont a szervezeti szinttől függ. A gyakorlatban a titkárhelyettes vagy ellátja a vezetői apparátus vagy egy nagy szerkezeti egység egészének irodai munkáját (vagy nagymértékben), miközben ellátja a vezető titkári feladatait, vagy csak a vezetői titkári feladatokat látja el. titkára a fejnek. A titkári referens tevékenység első típusa érvényesül. Az asszisztens titkár munkáját az ellátott funkciók és műveletek széleskörűsége és változatossága jellemzi. Először is, a titkári tevékenység megköveteli az egyik munkatípusról a másikra való gyors átváltás képességét: dokumentumok iktatása, telefonbeszélgetések, gépelés, faxolás, látogatók fogadása stb. Másodszor, a titkár-referens a munkanap során viszonylag nagy körrel kommunikál. Harmadszor, a segédtitkárnak – a közvetlen felettes utasításain túl – tevékenysége jellegénél fogva gyakran más személyek utasításait is végre kell hajtania. Ez a helyzet további nehézségeket okoz a segédtitkár munkájában, ezért kötelességeit és jogait különösen szigorúan kell meghatározni és a munkaköri leírásban rögzíteni.

Az informatika alapjaiban változtatta meg a modern irodai munkát, új minőség és követelmények jelentek meg vele szemben. Eddig még a közintézményekben is alkalmazott elektronikus dokumentumkezelő rendszerekre nem vonatkoztak nemzeti követelmények, az adminisztratív apparátusban az irodai munka megszervezésére nincsenek egységes szabályok. Szemléltető példa, hogy a kormányzati szervek iratkezelési szolgáltatásainak megnevezésében rengeteg kifejezés szerepel: iratkezelés, általános osztály, iroda stb. De az államapparátus egyetlen mechanizmus az állam alulról felfelé történő irányítására. Ezen kívül körülbelül 70 irodai automatizálási szoftvergyártó működik a saját szabályai szerint. De egy ilyen termék minőségét nem értékelik. Ezért már régóta esedékes az irodai automatizálási rendszerek nemzeti szabványának megalkotása, legalábbis a hatóságoknál használt rendszerek esetében.

2. Az irodai munka szervezését és technológiáját befolyásoló tényezők a különböző szintű vezetési intézményekben

A szervezetek, intézmények kapcsolatát, az üzleti dokumentációs kommunikációt minden szinten az általánosan elfogadott szabályok szerint kell folytatni. A dokumentumokkal végzett munka bármely szervezetben, függetlenül annak szervezeti és jogi formájától, a dokumentáció és a dokumentumokkal való munka jogi és szabályozási keretein kell, hogy alapuljon.

A dokumentumokkal való munka megszervezése kulcsfontosságú irányítási feladat minden intézményben: egy kisvállalkozás irodájától a szövetségi ügynökségig vagy egy nagyvállalatig.

Bármely vállalkozás tevékenységét a hatályos jogszabályok, a vezetőség utasításai és utasításai, a megkötött szerződések feltételei, az egyes (például kereskedési) műveletek végzésének megállapított szabályai szabályozzák, stb. Mindezek a "szabályozók" dokumentumok formájában kerülnek kiadásra - törvények, rendeletek, szerződések rögzített szövegei. Ez alapján elmondhatjuk, hogy bármely vállalkozás teljes tevékenysége a dokumentumok következetes lebonyolításában rejlik, és ezek végrehajtásának eredményessége meghatározza a vállalkozás jólétét.

A dokumentum végrehajtásának sikere nagyban függ a következőktől.
Először is , az információ megjelenítésének világosságáról, beleértve annak kialakítását és elhelyezését. Például, ha a rendelés szövegét apró betűkkel írják, a rendelés pontjai nincsenek elválasztva egymástól, az előadók nevei nincsenek külön csoportba osztva, akkor előfordulhat, hogy egyes pozíciói egyszerűen nem érzékelhetők. . Ezért a dokumentáció elkészítésének, összeállításának, lebonyolításának és előállításának számos szabványos szabálya van - vagy más szóval a dokumentációra vonatkozó szabályok.

Másodsorban biztosítani kell a dokumentum végrehajtásának időszerűségét, pl. olyan munkaszervezést kell elérni, amelyben a dokumentum azonnal átkerülne a vállalkozóhoz (vagy a vállalkozótól a vállalkozóhoz), és magát a vállalkozót is ösztönöznék a dokumentum határidőre történő elkészítésére. Oroszországban évszázadok óta és a mai napig az egyik ilyen ösztönző a kivégzés ellenőrzése. Ezenkívül az irányítást olyan alkalmazottra ruházzák, aki közvetlenül nem vesz részt a dokumentum végrehajtásában, és ráadásul egyáltalán nem érti azt a tudás- vagy termelési területet, amelyet a dokumentum végrehajtása érint.

3. Az irodai munka szervezési, jogi, szociális és pszichológiai vonatkozásai

Az irodai munkaszervezésnek három formája van: központosított, decentralizált és vegyes.

Az irodai munkaszervezés központosított formájával az összes dokumentumfeldolgozási művelet egyetlen központban összpontosul (centralizáltan) az egész intézmény – a hivatal, az általános osztály vagy a titkárság – számára. A decentralizált forma az irodai tevékenységek szétszórását jelenti az intézmény strukturális részlegei között; ugyanakkor mindegyik viszonylag homogén irodai műveletsort hajt végre. Nem szabad összetéveszteni az irodai munkaszervezés decentralizált formáját, amelyben az irodai munka az intézmény különböző strukturális részlegeiben folyik, az irodai munkaszolgálat szervezeti felépítésével, amelynek speciális egységei vannak: expedíciók, gépirodák, ellenőrző csoportok, stb. Vegyes formában a műveletek központilag (átvétel, nyilvántartás, ellenőrzés, iratok sokszorosítása) és decentralizáltan (referencia- és információszolgáltatás, irattárolás, ügyképzés) történnek.

Az irodai munka megszervezésének formáját az intézmény méretének, a munkafolyamatok volumenének, a szerkezeti felosztások összetételének figyelembevételével választják ki. Kis intézményekben (amikor a dokumentációt közvetlenül alosztályokban végzik), valamint a területileg szétszórt (például egy nagyváros különböző kerületeiben található) intézményekben centralizált formát választanak. A legtöbb intézményben és szervezetben az irodai munkaszervezés vegyes formáját alkalmazzák.

Az egyes irodai folyamatok és műveletek megszervezésének legracionálisabb formája a központosítás, mivel lehetővé teszi:

Csökkentse az üzleti műveletek költségeit;

• javítani kell az irodai személyzet munkaszervezését, és különösen be kell vezetni annak arányosítását;
• biztosítsa a munkavállalók szakosodását és felcserélhetőségét;
• progresszív és produktív technikai eszközök alkalmazása;
• biztosítsa a szervezeti és módszertani vezetés egységét.

Modern körülmények között csak viszonylag kis intézményekben van lehetőség a hivatali szolgálat teljes központosítására. A nagy intézményekben törekedni kell az irodai munka egyes funkcióinak célszerû központosítására, így az iratok fogadására és küldésére, az iratok nyilvántartására, lebonyolításának nyomon követésére, a gyorsírásra és a dokumentumok nyomtatására, sokszorosítására, az irodai munka módszertani irányítására.

Azokban a kis intézményekben, amelyek nem rendelkeznek közös osztályokkal, irodai osztályokkal, az irodai munkát a vezető titkár-referense végzi.

Ha egy szervezet vagy intézmény nagy mennyiségű dokumentummal rendelkezik, akkor bevezetik az irodai munkáért felelős szerkezeti egységet: a hivatalt, az általános osztályt, az irodai munkaosztályt stb. Ennek a szerkezeti egységnek a tevékenységét egy speciálisan kialakított rendelkezés tükrözi.

Az irodai munkafolyamat szabályozása, a szervezetben a dokumentumok létrehozásának és feldolgozásának módszereinek, módszereinek meghatározása érdekében az irodai munkaosztályok az irodai munkavégzésre vonatkozó utasításokat dolgoznak ki, melyeket az intézményvezető megbízása alapján állapít meg.

A funkciók szétválasztása az üzleti egységek és az előadók között:

Az irodai személyzet munkaszervezésének alapja a részlegek és az előadók közötti mély és világos funkciómegosztás. Ez tükröződik a szabályozási dokumentumokban - az irodai munkaegységekre vonatkozó előírásokban és az alkalmazottak munkaköri leírásában.

Az irodai munkaosztályról szóló szabályzatot az osztályvezető dolgozza ki, és az intézményvezető hagyja jóvá. Az osztály szerkezeti egységére vonatkozó szabályzatot ennek az osztálynak a vezetője az osztályvezetővel közösen dolgozza ki, és hagyja jóvá az osztályvezető, az ügyvezető vagy a hivatalt magába foglaló más egység vezetője. munkaosztály.

A tanszékről vagy annak szerkezeti felosztásáról szóló rendelet a következő szakaszokat tartalmazza:

Általános rendelkezések;

fő funkciók és feladatok;

a vezető feladatai, jogai és felelőssége (erre a pontra akkor kerül sor, ha a vezető munkaköri leírása nincs kidolgozva);

· munkaszervezés;

osztályvezetés.

A szabályozásnak olyan egyértelmű megfogalmazást kell tartalmaznia, amely nem engedi meg a nézeteltéréseket, hogy kinek mit kell tennie, ki kinek van alárendelve stb. Az iratkezelési osztály más osztályokkal való kapcsolatát meghatározó rendelkezés pontjait ezekkel az osztályokkal egyeztetni kell.

Az irodai munkaosztályra vonatkozó szabályozás kidolgozásakor szabványos rendelkezést alkalmaznak. Ezt kiegészítik (szükség esetén csökkentik) és módosítják ezen irányítási apparátus és irodai szolgálatának sajátos munkakörülményei szerint.

Az iratkezelési osztály minden dolgozója számára munkaköri leírás készül, amely meghatározza a munkavállaló szervezeti és jogi helyzetét a szerkezeti egységben, és feltételeket biztosít az eredményes munkájához.

Az utasítás a következő részekből áll:

Közös rész. Meghatározzák a munkavállaló fő feladatait (például az ügyintéző fő feladata az iratok nyilvántartása), a munkakör betöltésének rendjét (vagyis ki nevezi ki és menti fel), a munkavállalóval szemben támasztott szakmai követelményeket (szint végzettsége, munkatapasztalata, tudnia kell..., tudnia kell...), a személy, akinek a munkavállaló közvetlenül alárendeltje, azokat a főbb dokumentumokat, anyagokat, amelyeket a munkavállalónak tevékenysége során irányítani kell.

alkalmazotti funkciók. Meghatározzák a referencia tárgyát vagy a munkavállalóra ruházott munkaterületet, a kiosztott funkciók ellátását alkotó munkatípusok listáját (például a dokumentumok nyilvántartása olyan munkából állhat, mint a kitöltés kártyák, irattár fenntartása, igazolások telefonos kiállítása stb.).

A munkavállaló kötelességei. Fel vannak tüntetve a dokumentumok elkészítésével, az információk átvételével, feldolgozásával és kiadásával kapcsolatos feladatok, amelyek megkövetelik bizonyos munkaformák és munkamódszerek kötelező alkalmazását (például a strukturális felosztásokban az ügyek kialakításának időszakos ellenőrzése, tájékoztatók stb.). ), amely megköveteli az utasítások végrehajtásának rendjét meghatározó konkrét akciók végrehajtási határidőinek betartását, a csapatban betartandó etikai normákat. Néha ez a rész az elvégzett munka technológiájának elemeit írja le.

A munkavállalók jogai. Meghatározzák a munkavállaló jogait a rábízott feladatok végrehajtásához.

Kapcsolatok (beosztás szerinti kapcsolatok). Fel van tüntetve, hogy a vállalkozó milyen részlegektől és alkalmazottaktól kap és kinek ad át információkat, az átadás időpontja, ki vesz részt egyes dokumentumok lebonyolításában, kikkel egyezteti őket stb.

A munka értékelése. Felsorolják azokat a kritériumokat, amelyek lehetővé teszik annak felmérését, hogy a munkavállaló milyen mértékben látja el feladatait és kötelességeit, milyen mértékben él a jogaival stb. A fő kritérium a munka minősége és a végrehajtás időszerűsége.

A munkaköri leírást az irodai munkaosztály vezetője írja alá, és az irodai munka osztályvezetője vagy helyettese hagyja jóvá.

Az irodai munka pszichológiai vonatkozásai:

Az automatizált irodai munkarendszer pszichológiai akadályt jelenthet bármely szervezet régi iskolájának vezetője számára, mivel sokkal könnyebben tudnak közvetlenül dolgozni az emberekkel a szokásos módszerekkel: „a szőnyegen”, „adta” egy pumpa”, félelmet látott egy beosztott szemében – arra a következtetésre jut, hogy nem, elpazarolja a székét. Ráadásul a menedzsment gyakran azt tapasztalja, hogy a nyugati szakértők által ígért előnyök valahol eltűntek. Bár a probléma megoldása egyszerű - javasolták az ASD bevezetését az összes előadó és vezető asztalára, és az ügyfél pénzt takarított meg: csak a szerkezeti részlegek ügyintézői számára telepítette a rendszert. Ennek eredményeként az osztályok közötti munka gyorsan és pontosan zajlik, és bennük minden ugyanaz, mint korábban.

A fellépőknek viszont sokszor az az érzése, hogy a dokumentumkezelő szolgáltatás bevezetésével egy újabb főnök jelent meg, aki folyamatosan a háta mögé áll. Valójában most, ha kívánja, megtudhatja: ki, mit, mikor és mennyit tesz.

Az irodai munka jogi vonatkozásai:

Vannak olyan szabályozási dokumentumok, amelyek szabályozzák a vállalatirányítás dokumentumtámogatásának megszervezését:

Az Orosz Föderáció alkotmánya

Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve (1. és 2. rész)

1995. augusztus 28-i 154-FZ szövetségi törvény „Az Orosz Föderáció helyi önkormányzatának általános elveiről”

Az Orosz Föderáció 2000. december 25-i szövetségi alkotmányos törvénye, 2-FKZ "Az Orosz Föderáció állami jelvényéről"

1995. január 25-i szövetségi törvény az információról, informatizálásról és információvédelemről. Ez a törvény szabályozza a dokumentált információk létrehozásán, gyűjtésén, feldolgozásán, felhalmozásán, tárolásán, keresésén, terjesztésén és a fogyasztó részére történő átadásán alapuló információforrások kialakításából és felhasználásából eredő kapcsolatokat; információs technológiák és támogatási eszközök létrehozása és használata; az információ védelme, az információs folyamatokban és az informatizálásban részt vevő alanyok jogai. A törvény meghatározásokat tartalmaz az információkkal és azok dokumentációjával kapcsolatban - Az Orosz Föderáció 2002. január 10-i szövetségi törvénye az elektronikus digitális aláírásról. E törvény célja, hogy biztosítsa az elektronikus digitális aláírás elektronikus dokumentumokban történő használatának jogi feltételeit, amelyek alapján az elektronikus dokumentumban szereplő elektronikus digitális aláírás egyenértékűnek minősül a papír alapú dokumentumban lévő kézírásos aláírással. Ez a törvény határozza meg az elektronikus digitális aláírás használatának feltételeit, használatának jellemzőit.

2006.05.02-i 59-FZ szövetségi törvény „Az Orosz Föderáció polgárai által benyújtott fellebbezések elbírálásának eljárásáról”

Az Orosz Föderáció elnökének 1996. május 2-i 638. számú rendelete "Az Orosz Föderáció elnökének rendelettervezetek, rendeletek előkészítésének eljárásáról, amelyek rendelkeznek az Orosz Föderáció kormánya határozatainak és rendeleteinek elfogadásáról"

- A levéltári szolgálatok által kidolgozott „A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere”. Ez a dokumentum olyan elvek és szabályok összessége, amelyek egységes követelményeket határoznak meg az irányítási tevékenységek dokumentálására és a kormányzati szervek dokumentumaival való munka megszervezésére. Ez az egyik alapvető szövetségi szabályozás, amely olyan követelményeket és előírásokat tartalmaz, amelyek nemcsak a hagyományos, hanem az automatizált dokumentumkezelés – információkezelés – egységes megközelítésének kialakításához is hozzájárulnak. A GSDOU racionalizálja a szervezeti felépítést a szervezetek dokumentumtámogatásának menedzseléséhez a tipikus DOE szolgáltatások kiépítésének kérdéseinek megoldásával, a dokumentáció létrehozásának és feldolgozásának technológiai folyamatának megszervezésével. A GSDOU számos automatizálási, dokumentumkészítési és -feldolgozási probléma megoldásához járul hozzá, és nemzeti hatályú és jelentőségű szabályozásokat és szabályokat tartalmaz. Ugyanakkor a rendszer lényegét tekintve állami rendszer lévén minden vonatkozásában a nem állami struktúrákban való használatra is orientált - „Tipikus utasítások a szövetségi végrehajtó szervek irodai munkához”, a Levéltári Bizottság által elkészített és jóváhagyott Az Orosz Föderáció Kormányának 2000. október 31-i határozatával az 1547-p sz. hozzájárul a dokumentáció technológiai problémáinak megoldásához. Ez a szabvány meghatározza az adminisztratív és szervezési kérdések döntéseit rögzítő részletek összetételét, a szervezeti és adminisztratív dokumentumok kiadásának szabályait. A szabványos utasítás, amely a dokumentáció elemeinek egységesítésére vonatkozó követelményeket támasztja alá, nagyban megkönnyíti a szabványos, egységes és egységes folyamatok létrehozását mind a hagyományos, mind az automatizált dokumentációhoz, a dokumentált információk tárolásához és továbbításához. - GOST R 51141-98 „Irodai munka, ill. archiválás. Kifejezések és meghatározások” (az Orosz Föderáció Állami Szabványáról szóló, 1998. február 27-i 28. sz. rendelettel jóváhagyva). Ez a szabvány fontos lépés az irodai munka és az archiválás szabályozási és módszertani keretének frissítésében, összhangban a szövetségi jogszabályokkal és az iparág jelenlegi fejlettségi szintjével. A jelen nemzetközi szabványban meghatározott kifejezéseket minden típusú dokumentációban alkalmazni kell. A szabvány tartalma három részből áll: „Általános fogalmak”, „Irodai munka” és „Archiválási üzlet”. - GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények” (az Orosz Föderáció Állami Szabványának 2003. március 3-i, 65. sz. rendeletével jóváhagyva), amelyet az Orosz Föderációt alkotó összes szövetségi kormányzati szervben, kormányzati szervben (beleértve a Föderációt alkotó testületek, amelyek az orosz mellett az állam nemzeti nyelve), önkormányzatok, vállalkozások, szervezetek és azok szövetségei, függetlenül a szervezeti és jogi formától és a tevékenység típusától. .2000) tartalmazza az akkor keletkezett dokumentumokat, az intézmények, szervezetek és vállalkozások által ellátott, azonos típusú (mindenre közös) gazdálkodási funkciók dokumentálása, függetlenül azok funkciójától, tevékenységi szintjétől és mértékétől, tulajdonosi formáitól. A lista az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának megőrzését, rendszerezését és feltöltését szolgálja, célja a dokumentumok tárolási feltételeinek meghatározása, végleges tárolásra vagy megsemmisítésre történő kiválasztása. Felhasználható még az ügynómenklatúrák készítésénél, az ügyek kialakításánál, az iratosztályozási sémák kidolgozásánál, az irodai munkában keresők létrehozásánál, a tanszéki listák kialakításánál.

A szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályai (a Szövetségi Levéltár Kollégiumának 2002. február 6-i határozatával jóváhagyva)

Az irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozója OK 011-93 (az Orosz Föderáció állami szabványának 1993. december 30-i, 299. számú rendeletével jóváhagyva)

A DOW szolgáltatás napi tevékenységében a következőket szabályozzák:

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgáltatási szabályzata

A szerkezeti felosztásra vonatkozó előírások (ha vannak)

Útmutató a DOW-hoz

Útmutató a kiszolgáló személyzet munkahelyének megszervezéséhez

A DOW-n végzett munkavégzési idő normái

· Tervezési és jelentési dokumentumok

· A kiszolgáló személyzet munkaköri leírása.

Az irodai munka szociális vonatkozásait az „Orosz Föderáció polgárai által benyújtott fellebbezések elbírálásának eljárásáról” szóló, 2006. május 2-i 59-FZ szövetségi törvény végrehajtása keretében lehet figyelembe venni, amely szabályozza az állampolgárokra vonatkozó eljárást. az állami szervekhez és a helyi önkormányzatokhoz fordulni, valamint az állampolgárok által e szervek és tisztviselők által benyújtott fellebbezések elbírálásának eljárását. Állampolgár fellebbezése - állami szervhez, helyi önkormányzati szervhez vagy tisztségviselőhöz intézett írásbeli javaslat, kérelem vagy panasz, valamint az állampolgár állami szervhez, helyi önkormányzati szervhez intézett szóbeli fellebbezése. Az állampolgár írásbeli fellebbezésében fel kell tüntetni vezeték-, utó- és családnevét, valamint azt a postai címet, amelyre a választ 30 naptári napon belül megküldik, az állampolgár személyes aláírását és a fellebbezés dátumát. Ugyanakkor megállapították, hogy a "nyilvános információs rendszereken keresztül" beérkezett fellebbezéseket az e törvényben előírt módon kell elbírálni.

4. Dokumentációkezelés.

Az óvodai nevelési-oktatási intézmény fő feladatai, funkciói.

A gazdálkodás dokumentációs támogatását önálló szerkezeti egységként működő szakszolgálat látja el. Ez lehet: ügyintézés, általános osztály, hivatal vagy titkárság. Kis szervezetekben, ahol a feldolgozott dokumentumok mennyisége kicsi, és egy ilyen szolgáltatás létrehozása nem praktikus, a dokumentumkezeléssel kapcsolatos összes munkát a vezető titkára vagy egy speciálisan e munka elvégzésére kijelölt alkalmazott végzi.

A szervezet vezetési tevékenységének dokumentálása a vezetés legfontosabb szolgáltató funkciója, melynek racionális szervezése meghatározza a vezetői döntéshozatal gyorsaságát és minőségét, a szervezet egészének hatékonyságát.
Az óvodai nevelési intézményi szolgáltatás szervezeti formájának megválasztása a vezetőség és magának az óvodai szolgálatnak a döntésétől függ. A választott okmányokkal végzett munkavégzési forma szabályozását az irodai munkavégzésre vonatkozó utasítások rögzítik.
A modern körülmények között, amikor sok intézményben a vezetői dokumentációval végzett munka számítástechnikára épül, a DOE szolgáltatás funkciói nem korlátozódnak csupán az intézmény dokumentumáramlásának megszervezésére, a dokumentumok könyvelésére és azok végrehajtásának nyomon követésére. A DOW szolgáltatás közvetlenül részt vesz a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges automatizált információs rendszerek fejlesztésében, az információkhoz való hozzáférés biztosításában és az információk védelmében, valamint a dokumentumokkal végzett munka javításában.

Így a DOW szolgáltatás megoldja a fő feladatokat:
1) az irányítási tevékenységek dokumentálásának biztosítása;
2) a dokumentumokkal való munka megszervezése az intézményben;

3) a dokumentumokkal végzett munka formáinak és módszereinek javítása.
A DOW szolgáltatás előtt álló feladatok határozzák meg a funkcióit.
1. A gazdálkodási tevékenységek dokumentálásának biztosításának feladatai az alábbi funkciók ellátásával oldhatók meg:
- nyomtatványok fejlesztése, kialakítása, elkészítésének biztosítása;
- dokumentumok előállításának, másolásának és sokszorosításának biztosítása;
- a dokumentumok elkészítésének és lebonyolításának minőségellenőrzése, a dokumentumok jóváhagyására és hitelesítésére megállapított eljárási rend betartása.
2. Az intézményben az iratokkal való munkaszervezés feladatait az alábbi funkciók ellátásával oldják meg:

A dokumentumok áthaladásának egységes eljárási rendjének kialakítása (az intézmény iratfolyamata);

Bejövő és kimenő dokumentumok továbbítása;

Bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartása, elszámolása;

A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése;

Dokumentumok rendszerezése, tárolásuk, felhasználásuk biztosítása;

Az állampolgárok felhívásaival kapcsolatos munka megszervezése;

Az információ védelmének biztosítása.

3. A dokumentumokkal való munkavégzés formáinak és módszereinek fejlesztésének feladatai a következő funkciókat foglalják magukban:

Szabályozási, utasítási, módszertani dokumentumok kidolgozása, felülvizsgálata és a szervezet dolgozóinak tudomására hozatala;

Módszertani útmutatás és ellenőrzés a szervezet strukturális részlegeiben a dokumentumokkal való munkavégzésre megállapított szabályok betartása felett;

A szervezet alkalmazottainak készségeinek fejlesztése és tanácsadás a dokumentumokkal való munkához;

A szervezet dokumentációjának racionalizálása, irategyesítési munkák elvégzése, a szervezet tevékenysége során használt okmánynyomtatványok Beszámolókártyája és Albumának kidolgozása;

A dokumentumokkal való munka új formáinak és módszereinek kidolgozása, bevezetése, a szervezet munkafolyamatának javítása, a végrehajtói fegyelem javítása;

Feladatok kitűzése a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges automatizált információs rendszerek, adatbázisok fejlesztéséhez, fejlesztéséhez.

5. A vezetői dokumentációt támogató szolgáltatások felépítése és funkciói.

1. Esetkezelés.

2. Iroda.

3. Általános osztály.

4. Titkár.

Az ügykezelés a minisztériumokban és a főosztályokon olyan struktúraként jön létre, amelyben a dokumentumokkal való munka folyik, valamint az ipar központi irodájában az irodai munkát ellenőrző és koordináló szervként. Valójában a szervezet strukturális egységeként az esetkezelés a következő tipikus szerkezeti egységekre oszlik:

1. A titkárság a szervezet vezetésének kiszolgálására létrehozott strukturális egység. A következőkből áll: recepció; a vezető titkársága és a vezetőhelyettesek titkársága; igazgatósági titkárság; protokoll iroda.

A titkárság feladatai közé tartozik: a nevére érkezett iratok előzetes mérlegelése és a vezetőnek történő jelentés előkészítése; egyedi dokumentumok elkészítése a projektmenedzser utasítására és egyeztetése a szervezet funkcionális strukturális részlegeivel; a vezető által tartott értekezletek szervezése, dokumentálása, a kollegiális vezető testületek tevékenységének dokumentálása.

2. Az óvodai nevelési-oktatási intézmény racionalizálási osztálya (hivatali munka) az óvodai nevelési intézmény fejlesztésének központja, módszertani központja.

Feladatai közé tartozik: az irodatechnikát javító intézkedések kidolgozása és végrehajtása; a hivatali munka normatív és módszertani támogatásának kialakítása (szabályzatok, utasítások, szabályzatok, szabályzatok, egységes formájú munkaidő-nyilvántartások stb.); osztályozási segédkönyvek kidolgozása (ügynómenklatúra, osztályozók, dokumentumjegyzékek megőrzési idővel).

3. Iroda, amely viszont fel van osztva: expedíció, levelezési iroda, könyvelési és nyilvántartási iroda, dokumentumok szövegeinek feldolgozására és sokszorosítására szolgáló számítógépes központ.

4. Irodalmi Osztály

5. Központi levéltár

6. Ellenőrzés

Az iroda az óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgáltatás többi szervezeti felépítéséhez hasonlóan vállalkozásoknál, kutató-, tervezőszervezeteknél, felsőoktatási intézményeknél jön létre. Az iroda struktúrájában általában a következő részlegek (osztályok, ágazatok, csoportok) működnek: 1. Expedíció - egy speciális webhely, amely dokumentumokat és levelezést fogad és küld postai úton és futárral.
2. Számviteli és bizonylatnyilvántartási alosztály, melynek feladatai közé tartozik a bejövő, kimenő és belső bizonylatok nyilvántartása, az elfogadott bizonylatkezelési szabályok betartásának ellenőrzése, referencia és információs tömb kialakítása és karbantartása.
3. Az ellenőrző csoport (iroda, ellenőrzés, osztály) figyelemmel kíséri a vezető szóbeli parancsainak végrehajtásának ütemezését, elemzi a teljesítményfegyelmet, tájékoztatja a vezetőséget a dokumentumok, utasítások végrehajtásának előrehaladásáról.
4. A polgároktól érkező javaslatok, nyilatkozatok és panaszok fogadásával és figyelembevételével levelek (polgárok fellebbezései) csoportja foglalkozik. Funkciói a következők:
- a fellebbezések előkészítése a vezetőség elbírálására;
- a válaszdokumentumok elkészítésének időzítésének ellenőrzése a szervezet strukturális részlegeiben;

A pályázók értesítése pályázatuk elbírálásának eredményéről;

Személyi kérdésekben állampolgárok fogadásának szervezése a szervezet vezetése által.
5. Az iratkészítő csoport tervezetből dokumentumokat újranyomtat, dokumentumok szövegeit felolvassa, szerkeszti, az elvégzett munkát rögzíti.
6. A másolási iroda főszabály szerint azokban a szervezetekben működik, amelyek tevékenysége nagy mennyiségű szabályozási vagy adminisztratív dokumentáció terjesztéséhez kapcsolódik. Az iroda feladatai a dokumentumok másolására, a dokumentumok szövegeinek sokszorosítására, promóciós termékek, füzetek, brosúrák elkészítésére korlátozódnak.
7. A szervezet irattára - átveszi a szerkezeti osztályoktól a kidolgozott és tárolásra előkészített ügyeket, módszertani segítséget nyújt számukra, nyilvántartást vezet és dokumentumokat tárol, ellenőrzi a szerkezeti ügyek kialakítására, tárolására és felhasználására vonatkozó szabályok betartását. felosztja, előkészíti az ügyeket az állami raktárba adásra.
Az általános osztály a helyi önkormányzatok végrehajtó hatóságaiban és végrehajtó struktúráiban (polgármesteri hivatal, prefektúra, önkormányzat) dokumentumokkal foglalkozó szolgálat.

Az általános osztályokon általában ugyanazok a részlegek jönnek létre, amelyek a hivatalra jellemzőek, de ide kapcsolódnak olyan osztályok, mint a protokoll osztály, a levélcsoport, a recepció. E struktúrák jelenlétét a tevékenység sajátosságai, az irányítási eljárások jellege, a döntéshozatali eljárás és a dokumentáció sajátosságai magyarázzák ezen intézményekben.

A protokollcsoport olyan intézmények részeként jön létre, amelyek struktúrájában állandó testületi testület működik. A következő funkciókat látja el:

Szabályozási és adminisztratív dokumentumok tervezeteinek elkészítése (szerkesztés, kivitelezés és kiadás), levelek, igazolások készítése, egyeztetése strukturális részlegekkel;

Szerkezeti részlegek által készített dokumentumok elemzése;

Strukturális részlegek által készített dokumentumokról következtetések készítése;

A testületi ülések megszervezése, lebonyolítása, tevékenységük dokumentálása.

Az intézmény titkára a belső szervezeti felépítéssel nem rendelkező kis intézményekben, szervezetekben minden dokumentummal végzett munkát végez.

Így a hatályos szabályozási és módszertani dokumentumok szabályozzák az állami vállalatok, intézmények, szervezetek PEI szolgáltatásának elnevezését és hozzávetőleges felépítését. Ami a nem állami struktúrákat illeti, a szolgáltatás létrehozásáról, elnevezéséről és belső felépítéséről a szervezet vezetése dönt. Társas vállalkozásoknál erről a kérdésről az elnökség, részvénytársaságoknál - az alapító értekezlet, szövetkezeti struktúrákban - a szövetkezeti tagok közgyűlése dönt.

6. A „menedzsment okmányos támogatása” (DOE) és az „hivatali munka” fogalma közötti különbségek

Az „irodai munka” és „a menedzsment dokumentációs támogatása” kifejezéseket a GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás” határozza meg. Fogalmak és definíciók” szinonimák, amelyek azt a tevékenységi ágat határozzák meg, amely a hivatalos dokumentumokkal dokumentálást és munkaszervezést biztosít. De ha kitérünk e kifejezések történetére és előfordulási idejére, akkor bizonyos különbségek fedezhetők fel közöttük.

Tehát a „papírmunka” kifejezés az orosz nyelvi szótárak szerint Oroszországban jelent meg a 17. század második felében, és az „ügy” kifejezésekből alakult ki, és az „ügy” akkoriban eldöntött bírósági vagy közigazgatási kérdést jelentett. irányító testület által. Vagyis akkoriban irodai munkának nevezték elsősorban az üzleti papírok elkészítéséhez és a velük való munkához elválaszthatatlanul összefüggő igazságügyi és közigazgatási kérdések mérlegelését és megoldását. Fokozatosan változott a kifejezések meghatározása. Később az „ügy” kifejezést „egy kérdéshez kapcsolódó dokumentumgyűjtemény” értelemben kezdték használni, „hivatali munkának” pedig az üzleti dokumentációval kapcsolatos munkák teljes halmazát. Jelenleg mindkét kifejezés - "hivatali munka" és "ügy" - jelentését a GOST R 51141-98 rögzíti.

A „menedzsment dokumentációs támogatása” kifejezés körülbelül az 1970-es évek közepétől került használatba, amikor a számítógépes technológia elkezdődött a dokumentumokkal való munkavégzés területén, és megjelentek az új információs technológiák. Az új kifejezés célja az volt, hogy tükrözze a modern technológia alkalmazását az információk dokumentálása és a dokumentumokkal való munka során. Annak ellenére, hogy bevezettek egy új kifejezést - "a menedzsment okmányos támogatása", a régi "hivatali munka" használata nem szűnt meg. A feltételek lecserélésének lehetséges okai:

Az új kifejezés használata kevésbé kényelmes, mivel három szóból áll, és a rövidítése (DOE) nem teljesen egyértelmű és nem egyedi (például a DOE egy óvodai nevelési intézmény),

Az "irodai munka" kifejezés mindenki számára világos és könnyen kiejthető.

Ennek eredményeként a GOST R 51141-98 szerint mindkét kifejezés használható. De a "menedzsment dokumentumos támogatása" kifejezés az informatikai összetevőt hangsúlyozza az irodai munka modern megszervezésében, és jobb használni, amikor a dokumentumokkal való munkavégzés számítógépes technológiájáról van szó. Az "irodai munka" kifejezést főként a dokumentumokkal való munka szervezési oldalának és hagyományos módszereinek leírására használják.

7. A DOE kapcsolata az automatizált dokumentumfeldolgozási technológiával

Az elektronikus dokumentumkezelés, az óvodai nevelési-oktatási intézmények automatizálásának problémája szorosan összefügg az elektronikus dokumentum problémájával. Jelenleg számos cég fejlesztett ki és vezet be automatizált dokumentumkezelő rendszereket (ADMS), amelyeket sajátos megközelítések és számítógépes-kommunikációs megvalósítási módok jellemeznek. Sajnos ezekben a fejlesztésekben nincs egységes terminológia. A fejlesztő cégek termékei olyan elnevezéseket viselnek, mint: dokumentumkezelő rendszer, irodai munkavégzésre és munkafolyamat-automatizálásra szolgáló számítógépes rendszer, irodakezelő rendszer, elosztott dokumentumkezelő rendszer, elektronikus archívum stb. A kifejlesztett és fejlesztett rendszerek nevének változatossága csak azt jelzi, hogy az információs piacnak ez a területe ma még nem formálódott önálló szegmensként, és esetenként az ASUD termékek kapcsolódó fejlesztésként vagy melléktermékként jelennek meg a megoldás során. egyéb bonyolultabb feladatokat. Az ASUD-ok száma azonban meglehetősen gyorsan növekszik.

Az irodai automatizálási rendszer fő funkcionális részei (komponensei) a szervezetek irányításában:

A dokumentumok létrehozásának eszközei és szabályai;

Elektronikus archívumuk karbantartása;

A dokumentumkezelés támogatása és egyben a vállalat szoftver- és hardverplatformjain kell alapulnia.

Az automatizált rendszer bevezetésének pozitívumai a dokumentációkezelésben:

1. Valamennyi osztályon és a szervezet egészében egységes, formázott, szigorúan szabályozott irodatechnika kerül bevezetésre.

2. A szervezet teljesen irányíthatóvá válik. Lehetővé válik a dokumentumokkal és az előadókkal kapcsolatos kérdések megválaszolása, a dokumentációs tevékenységek elemzése és kezelése.

3. Mivel a számítógépes hálózat nemcsak a szervezet központi irodáját, hanem területileg távoli részlegeit is lefedheti, így az irányíthatóság kiterjedhet a szervezet teljes földrajzilag elosztott struktúrájára.

4. Az irodai automatizálási rendszer valójában szigorúan formalizált és szigorúan dokumentált technológiai információk hordozója a dokumentumokkal való munka szabályairól és eljárásairól. Ennek eredményeként csökken a szervezet függősége a személyzettől, mint a technológiai ismeretek fizikai hordozójától és a dokumentumokkal való munkavégzés szabályaitól.

5. Felgyorsul a dokumentumok szervezeten keresztüli áthaladása, különösen az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésekor.

6. Az irodai munkák munkaintenzitása csökken. Ugyanakkor szem előtt kell tartani, hogy egyes munkahelyeken további erőfeszítéseket igényelhet egy dokumentum teljes és pontos adatbevitelének szükségessége, mondjuk az első regisztráció során, míg más munkahelyeken a munka intenzitása. ezen információk felhasználása csökkenthető.többször is.

7. Minőségi nyereség érhető el a szervezetek közötti egységes elektronikus dokumentumkezelés megszervezésével, hiszen a papíralapú dokumentumok előállításával, küldésével, majd a beérkezett dokumentumok adatainak, szövegeinek újbóli megadásával járó problémák teljesen megszűnnek.

Az állami szabályozás elégtelen szintje miatt nagy egyéni különbségek mutatkoznak az egyes intézmények irodai munkaszervezésében, különösen a dokumentumokkal végzett technológiai műveletek elvégzésekor (a regisztrációtól a nyomtatásig). Ebből kifolyólag minden egyes szervezetnél költséges egyedi projekteket kell végrehajtani. Az "egyedi" rendszerekkel még több probléma merül fel e rendszerek működési és fejlesztési szakaszaiban. Kölcsönhatások a különböző szervezetek között .

Az új információs technológiák alkalmazása az óvodai nevelés területén lehetővé teszi számunkra, hogy az irodai munkát hatékony és rugalmas eszközként kezeljük a különféle innovációk megvalósításában ezen a területen.

Az óvodai nevelési intézmények automatizált rendszerei lehetővé teszik az irodai munka kulcskérdésének megoldását. Lehetővé teszik az irodai munka bármilyen mértékű decentralizálását, miközben biztosítják a központosított könyvelést és ellenőrzést. Egészen addig, amíg minden szakember a saját hatáskörébe tartozó dokumentumokat önállóan nyilvántartásba veheti és további munkára küldheti, miközben vezetőinek teljes ellenőrzése alatt áll. Így a szervezet dinamikusan újjáépítheti struktúráját anélkül, hogy elveszítené az irányítást.

A hatékonyabb ellenőrzési rendszerek megvalósításának előfeltételei megteremtődnek. A hagyományos gyakorlatban a szervezeti egységekhez – akár helyi, akár távoli – dokumentumokat a szervezet vezetőjétől az egységvezetőig juttatják el meghatározott végrehajtókhoz. Ez lehetővé teszi, hogy az egyes szintek vezetői hatékonyan ellenőrizzék alkalmazottai tevékenységét, de a hosszú és gyakran formális láncok drasztikusan csökkentik a menedzsment hatékonyságát. A megfelelően felépített AS DOW lehetővé teszi, hogy közvetlenül az utasításokat végrehajtó személyeknek küldje el a dokumentumokat, miközben a menedzserek megtartják a teljes ellenőrzést mind az utasítás áthaladása, mind a végrehajtása felett.

Az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésének megvannak az előfeltételei, amennyiben maga a szervezet készen áll. Egy megfelelően felépített rendszer működik mind a dokumentumok áthaladására és végrehajtására vonatkozó adatokkal (függetlenül attól, hogy papír vagy elektronikus), mind pedig magukkal az elektronikus dokumentumokkal, amelyekre ezek az adatok vonatkoznak. Az elektronikus dokumentumok bevonása a munkaciklusba lehetővé teszi, hogy a dokumentumokkal végzett munka minőségileg új szintjére lépjen.

Az irodai automatizálási eszközök használata munkaerő- és anyagköltségek megtakarítását eredményezheti a dokumentumokkal való munkavégzés során: a hatás a szervezet dokumentációs tevékenységeinek egységesítéséből és a személyzet egyéni technológiai tapasztalataitól való függőségének csökkentéséből adódik: csökken a dokumentumokkal való munkavégzés időciklusa. dokumentumok és egységes dokumentumtér létrehozása, valamint az iratok nyilvántartása és mozgatása, valamint a fegyelem teljes körű ellenőrzése.

8. A vezetői munka tudományos megszervezése, mint az irányítás és az irodai munka hatékonyságát javító tényező

Az irodai munka a modern technológiát alkalmazó tudományos szervezetre épülő irányítási funkciók közé tartozik, és a tudományos haladás korszakát éljük, ahol minden a munkánkat tovább segítő új technológiák tökéletesítésén alapul.

A tudományos munkaszervezés olyan munkaszervezés, amelyben a konkrét intézkedések gyakorlati végrehajtását a munkafolyamatok és végrehajtásuk feltételeinek alapos tudományos elemzése előzi meg, maguk a gyakorlati intézkedések pedig a modern tudomány vívmányain, ill. legjobb gyakorlatok. A „tudományos munkaszervezés” és a „munkaszervezés” kifejezések tehát ugyanannak a jelenségnek (folyamatnak) a lényegét fejezik ki, és e fogalmak közötti különbséget elsősorban a módszer, az azonos problémák megoldásának megközelítése, az állapot határozza meg. a munkások és egymás közötti interakciós rendszerről.barát és a termelőeszközökkel a munkatevékenység folyamatában. Ha a termelés minden újdonságra érzékeny, ami a munkaszervezés területén megjelenik, és ezt szisztematikusan bevezeti a gyakorlatába, akkor jogunk van tudományos munkaszervezésről (SOT) beszélni. A munkaszervezés tudományos megközelítése lehetővé teszi a berendezések és az emberek legjobb kombinálását a termelési folyamatban, biztosítja az anyagi és pénzügyi erőforrások leghatékonyabb felhasználását, csökkenti a munkaintenzitást és növeli a munka termelékenységét. Célja a dolgozók egészségének megőrzése, munkájuk tartalmi gazdagítása. A NOT fontos jellemzője, hogy az egymással összefüggő feladatcsoportok megoldására összpontosít: "gazdasági (erőforrások megtakarítása, termékminőség javítása, termelési hatékonyság növelése);" pszichofiziológiai (a munkakörnyezet javítása, az ember pszichofiziológiai stresszének harmonizálása, a súlyosság csökkentése és a neuropszichés) a munka feszültsége); "szociális (a munka sokszínűségének, tartalmának, presztízsének növelése, teljes díjazás biztosítása). A NOT feladatairól alkotott elképzelések kialakítása a funkcióira vonatkozó rendelkezések, azaz a NOT vállalkozásban való megnyilvánulásának sajátosságai , a termelés különböző aspektusaira gyakorolt ​​hatása.. A "funkció "kategória lehetőséget ad a NEM általános feladatainak konkretizálására, mindegyiken belül kiemelve a NEM termelésre és alanyára – személyre – gyakorolt ​​hatásának speciális irányait, azonosítani a NOT általános feladatait. alapvető különbségek a tudományos és a „hétköznapi” munkaszervezés között, ami gyakran kihagyja a munkaszervezés fontos pontjait tevékenység, amely termelési veszteségekkel jár.

Az utolsó körülményt különösen hangsúlyozni kell. Gyakran találkozhatunk azzal a véleménnyel, hogy a „tudományos” szó felesleges a „tudományos munkaszervezés” fogalmában. Egyes szerzők úgy vélik, hogy egyáltalán nem létezhet nem tudományos munkaszervezet, ezért a munkaszervezet fogalma már feltételezi annak tudományos jellegét. Egy ilyen véleménnyel nem lehet egyetérteni. A „tudományos munkaszervezés” fogalma a munkaszervezésben mindazzal a spontánnal, véletlenszerűséggel, rutinnal szembeni ellentéteként, ami a termelésben még ma is meglehetősen gyakori ellentéteként jelent meg és gyökeret vert a mindennapi életben. A „tudományos” szó minőségi leírást ad a munkaszervezésről.

Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve 51. cikkének (2) bekezdése értelmében a szervezet az állami nyilvántartásba vétel pillanatától minősül létrejöttnek. Ettől a pillanattól kezdve olyan állampolgári jogok keletkeznek, amelyek megfelelnek e jogi személy tevékenységének céljainak és a tevékenységhez kapcsolódó kötelezettségeknek. A munkaügyi tevékenység megszervezése és nyilvántartása jogi személy és egyéni vállalkozó számára egyaránt kötelező.

Egy modern, összetett technológiai folyamatokkal és nagyszámú alkalmazottal rendelkező vállalkozásban szükséges a munkafolyamat ésszerű megszervezése. A munkaszervezés egy vállalkozásnál olyan intézkedésrendszer, amelynek célja a legkedvezőbb feltételek megteremtése a munkaidő, az anyagok és berendezések hatékony felhasználásához a termelés növelése, a munka termelékenységének növelése és a normális, egészséges munkakörülmények megteremtése érdekében.

Funkcionális értelemben a munkaszervezés egy vállalkozásban olyan tevékenység, amely a munkavállalók termelési eszközökkel és egymással való interakciójának rendjének megállapítására és megváltoztatására irányul a munkatevékenység előre meghatározott céljának elérése érdekében.

A munkaszervezés alapjai:

1. Munkamegosztás - az egyes alkalmazottakhoz és minden egyes felosztáshoz a feladatok, funkciók, munkatípusok, technológiai műveletek kijelölése.

2. Munkaügyi együttműködés - a dolgozók közötti termelési kapcsolatok rendszerének kialakítása.

3. Racionalizálás - a munkaerőköltségek tudományosan megalapozott normáinak megállapítása bármely munka elvégzéséhez.

4. Munkahelyek szervezése - racionális elrendezésük felszereléssel és tervezéssel.

5. Munkahelyi szolgáltatások szervezése - munkaügyi együttműködés a fő alkalmazottak és a segédszolgálatok, részlegek alkalmazottai között.

6. Racionális munkavégzési módok kialakítása.

7. Biztonságos és egészséges munkakörülmények megteremtése.

8. A személyzet kiválasztása, képzése, átképzése és továbbképzése.

9. Fizetés és anyagi ösztönzés megszervezése a munkaerőhöz.

10. Munkafegyelem nevelése, a munkatevékenység és az alkotó kezdeményezés támogatása.

11. Munkaerő tervezése és elszámolása - a szükséges összes munkaerőköltség, a létszám, a béralap megállapítása érdekében történik.

A szervezeti munkafeltételek nemcsak a termelékenységen, hanem a munkavállaló egészségén és teljesítményén is.

A személyzeti munkaerő megszervezése a vállalkozásoknál és szervezeteknél az emberek és berendezések munkafolyamatban való összekapcsolásának sajátos formáit és módszereit jelenti.

A személyi munkaerő szervezése egy egész tudomány, amely folyamatosan új adatokkal gazdagodik, figyelemmel kíséri az új szervezeti megoldások legjobb gyakorlatait.

A személyzet munkájának racionális megszervezése a munkavégzéshez szükséges idő csökkentése, a munkavállalók szükségtelen mozgásának kiküszöbölése, jó munkakörülmények biztosítása, valamint az alkalmazottak stresszének és fáradtságának csökkentése, a lehető leggazdaságosabb helykihasználás és a személyzet termelékenységének maximalizálása. A munkaszerződésben meghatározott munkakörülményeknek meg kell felelniük a munkavédelmi követelményeknek. A Munka Törvénykönyve 22. cikke kimondja, hogy a munkavédelem megszervezése a vállalkozásnál a munkáltató feladata.

A munkavédelem megszervezését a vállalkozásnál a Szövetségi Munkaügyi Felügyelőség szervei ellenőrzik, amelyeket az Állami Munkaügyi Felügyelőség, a Gostekhnadzor, a Gosenergonadzor, a Gossanepidemnadzor és más szövetségi és regionális munkaügyi hatóságok képviselnek.

A vállalkozás életének fontos területei a munka szervezése és szabályozása. A munka arányosítása alatt értendő a munkaidő-normák megállapítása, különösen az adott munkavégzésre. A munkaerő megfelelő szervezése és arányosítása növeli a dolgozók érdeklődését a munkatermelékenység növelésében.

A vezetői munka megszervezésének megvannak a maga sajátosságai. A menedzser munkáját sokszor lehetetlen szabványosítani, mert sikeres munkájának mutatója a vállalat pénzügyi eredménye. Számos felmérés bizonyítja, hogy a vezető munkaszervezése gyakran súlyos hiányosságokkal rendelkezik. Sok vezetőből hiányzik a vezetői kultúra, a munkaszervezés bonyolultsága. Túlterheltek az aktuális munkával, és nem fordítanak kellő figyelmet az ígéretes kérdésekre. A vezetői munka nem megfelelő megszervezése a munka eredményességének csökkenéséhez, a szolgáltatási késésekhez vezet. A vezetői munka hatékony megszervezése érdekében a vezetőknek személyes munkatervet kell készíteniük, a helyzet elemzése után át kell gondolniuk az egyes munkatípusokat, csoportosítaniuk azokat a cél, tartalom, mennyiség és végrehajtásuk sorrendje szerint, meghatározza az egyes műveletek időtartamát, kezdő és befejező dátumát.

A vezető tudományos munkaszervezése a munkaszervezés javításának folyamata a tudomány eredményei és a legjobb gyakorlatok alapján. Ha a vezető egyértelműen reagál minden újdonságra, ami a munkaszervezés területén megjelenik, és ezt szisztematikusan bevezeti a gyakorlatába, akkor beszélhetünk a munka tudományos megszervezéséről.

A munkaszervezés tudományos megközelítése lehetővé teszi a berendezések és az emberek legjobb kombinálását a termelési folyamatban, biztosítja az anyagi és pénzügyi erőforrások leghatékonyabb felhasználását, csökkenti a munkaintenzitást és növeli a munka termelékenységét. Célja a dolgozók egészségének megőrzése, munkájuk tartalmi gazdagítása.

A munkaügyi jogszabályoknak a munkáltatók általi betartása feletti ellenőrzés megszervezését a Szövetségi Munkaügyi Felügyelőség bízza meg. pontjában foglaltak alapján lehet ilyen következtetést levonni. Az RF törvénykönyv Munka Törvénykönyvének 353. cikke.

A szervezeti munkakörülmények megváltoztatása a munkaszerződés módosításának alapja, és bizonyos esetekben (ha a munkavállaló nem ért egyet) a felmondáshoz (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 74. cikkének 4. része).

9. A levéltári szervek tevékenysége az irodai munkavégzés szabályozási és módszertani támogatására

A szervezet irattárának munkáját és a gazdálkodás dokumentációs támogatásában való részvételének formáit az Osztályi Levéltári Munka Alapszabálya szabályozza. Az Állami Levéltári Szolgálat intézményei szervezési és módszertani segítséget nyújtanak a minisztériumoknak és a főosztályoknak a gazdálkodás okirattámogatási rendszerének megvalósításában, az irattámogatási rendszer megszervezésében, összehangolják az irattámogatás rendszerére vonatkozó szabványos és ágazati előírásokat, kidolgozzák. módszertani dokumentumok a vezetés okirati támogatásának egyes kérdéseiről Normatív és módszertani a hivatali munkabázis olyan törvények, szabályozó jogszabályok és módszertani dokumentumok összessége, amelyek az intézmény jelenlegi tevékenységében a dokumentumok létrehozásának, feldolgozásának, tárolásának és felhasználásának technológiáját szabályozzák. , valamint az irodai munkaszolgálat munkája, felépítése, funkciói, személyzeti állománya, technikai támogatása stb. magában foglalja: az Orosz Föderáció jogalkotási aktusait a tájékoztatás és a dokumentáció területén; az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és rendeletei, az Orosz Föderáció kormányának határozatai és rendeletei, amelyek szövetségi szinten szabályozzák a dokumentáció támogatásának kérdéseit; a szövetségi végrehajtó testületek jogi vonatkozásai mind az egész iparágra, mind a minisztériumokra kiterjedően; az Orosz Föderáció alanyai képviseleti és végrehajtó hatalmi testületeinek jogi aktusai, amelyek szabályozzák az irodai munka kérdését; szabályozó és oktató jellegű jogi vonatkozások, intézmények, szervezetek és vállalkozások irodai munkájának módszertani dokumentumai; a dokumentáció állami szabványai; egységes dokumentációs rendszerek; a műszaki, gazdasági és társadalmi információk össz-oroszországi osztályozói; az óvodai nevelési-oktatási intézmény dokumentumaival és szolgáltatásaival szemben támasztott alapvető követelményeket tartalmazó gazdálkodástámogató állami dokumentációs rendszer; az iratok aktuális és levéltári tárolásának megszervezésére vonatkozó szabályozó dokumentumok. Az irodai munka szabályozási és módszertani alapjainak megszerzésével a Szövetségi Levéltárral történt megállapodást követően az Összoroszországi Irodai Munka- és Archiválási Kutatóintézetet (VNIIDAD) bízták meg, ezenkívül információs támogatást biztosítanak ennek a kérdésnek a kezeléséhez. az Orosz Állami Bölcsészettudományi Egyetem (IAI) Történeti és Levéltári Intézetének Dokumentumtudományi és Óvodai Oktatási Intézete. RGGU, amelynek köszönhetően a „Levéltári Ipari Információs és Referenciarendszer” szinte minden jogi aktust tartalmaz. , szabályozó dokumentumokat és egyedi módszertani ajánlásokat tesz közzé, amelyek szabályozzák a dokumentumok létrehozásának és a velük végzett munka megszervezésének technológiáját. KÖVETKEZTETÉS

A szervezetek, intézmények kapcsolatát, az üzleti dokumentációs kommunikációt minden szinten az általánosan elfogadott szabályok szerint kell folytatni. A dokumentumokkal végzett munka bármely szervezetben, függetlenül annak szervezeti és jogi formájától, a dokumentáció és a dokumentumokkal való munka jogi és szabályozási keretein kell, hogy alapuljon. A gazdálkodás dokumentációs támogatását önálló szerkezeti egységként működő szakszolgálat látja el. A PEI szolgáltatás hatékonysága az irodai dolgozók képzettségétől, a szolgáltatás felszereltségétől és a munkakörülményektől függ. Attól függően, hogy egy adott csoporthoz tartozik-e, a DOW szolgáltatásnak saját speciális neve lesz, és megvan a megfelelő célja. Különbséget teszünk a „menedzsment dokumentumos támogatása” kifejezés között, amely az irodai munka modern megszervezésében az informatikai komponenst hangsúlyozza, és jobb használni, amikor a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges számítógépes technológiákról van szó, valamint az „irodai munka” kifejezés között. ", amelyet főként a szervezési oldal és a dokumentumokkal végzett munka hagyományos módszereinek ismertetésekor használnak. Az irodai munka a modern technológiát alkalmazó tudományos szervezetre épülő irányítási funkciók közé tartozik, és a tudományos haladás korszakát éljük, ahol minden a munkánkat tovább segítő új technológiák tökéletesítésén alapul. Az Állami Levéltári Szolgálat intézményei szervezési és módszertani segítséget nyújtanak a minisztériumoknak és a főosztályoknak a gazdálkodás okirattámogatási rendszerének megvalósításában, az irattámogatási rendszer megszervezésében, összehangolják az irattámogatás rendszerére vonatkozó szabványos és ágazati előírásokat, kidolgozzák. módszertani dokumentumokat a menedzsment dokumentumtámogatásának egyes kérdéseiről.

Bibliográfia

1. Boydachenko P.G. Személyzeti menedzsment szolgáltatás. - Novoszibirszk: ECO, 2005.

2. Vesnin V.R. Gyakorlati személyzeti menedzsment: Kézikönyv a személyzeti munkához. - M.: Ügyvéd, 2006.

3. Az Orosz Föderáció állami szabványa GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások” (az Orosz Föderáció Állami Szabványának 1998. február 27-i 28. sz. határozatával jóváhagyva).

4. GOST R 6.30-2003 Egységes Dokumentációs Rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények

5. Istrin V.A. Az írás kialakulása és fejlődése. M.: 1965.

6. Kirsanova M.V. Modern irodai munka: tankönyv. juttatás. - M.: INFRAM, 2003. - 304 p. ("Felsőoktatás" sorozat).

7. Kuznyecova T.V. Irodai munka M .: Intel-sintez, 1999.

8. A szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályai (a Szövetségi Levéltár Kollégiumának 2002. február 6-i határozatával jóváhagyva).

9. Podlesnaya L.V. Vezetői tevékenység dokumentálása. Irodai munka M., 2004

10. Psenko A.V. Dokumentációs támogatás (irodai munka): Proc. Haszon. - M.: FÓRUM: INFA-M, 2003. -256s. ("Szakmai oktatás" sorozat).

11. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.

12. Szabványos utasítás az irodai munkáról a szövetségi végrehajtó hatóságoknál / előkészítés. Levéltári Ügyek Bizottsága (az Orosz Föderáció kormányának 2000. október 31-i 1547-r számú határozatával jóváhagyva)

13. Szövetségi törvény "Az információról, az informatizálásról és az információvédelemről", (1995. február 20., N24-FZ).

14. 2006. május 2-i 59-FZ szövetségi törvény „Az Orosz Föderáció állampolgárai kérelmeinek elbírálási eljárásáról”

15. Khobelkova L.N. Az óvodai nevelési intézmények automatizálása // Hazai Levéltárak Lapja, 2008. 6. szám, 18-21.o.

A dokumentumok az írás megjelenésével jelentek meg. Államunk területén ősidők óta őrzött dokumentumok az egyének és az állam életének különböző vonatkozásainak dokumentálásáról tanúskodnak.

krónika az óorosz állam (IX-XII. század) és Bizánc kapcsolatairól mesél, beszámol a közöttük kötött megállapodások tartalmáról. Ez a diplomáciai dokumentumok meglétét jelzi. A diplomáciai kapcsolatokat levélben is rögzítették. Oklevél igazolja a nagykövet személyazonosságát, felhatalmazását a szerződés aláírására.

Összecsukható jogi dokumentációs rendszer

A XI században. kiemelkedő az orosz jog írásos emlékei: Orosz igazság, Jaroszlav igazsága, Jaroszlav igazsága. A XII század elejére. beleolvadtak rövid igazság.

Fontos tudni, hogy a magántulajdon védelmének tulajdonított nagy jelentősége szükségessé tette a birtoklás tényének rögzítését különböző oklevelekben. Az oklevelek rögzítették a kereskedők kiváltságait, az egyház jövedelmét, különféle megállapodásokat és végrendeleteket is.

A feudális széttagoltság időszakában (XIII-XV. század) a feudális viszonyok fejlődését az ún. magánjogi aktusok(betétek, adásvételi utalványok földre és egyéb ingatlanokra, szolgaságra, jelzálogkölcsönökre, kölcsön, szolgáltatásra, pénzkölcsönre, ingó és ingatlan vagyonra, teljes levelek rabszolgasorba eladásra, ϲʙᴏbodui szabadságra szóló levelek stb.) A fejedelemségek közötti kapcsolatok szerződésekben rögzítették a nagy és konkrét fejedelmeket. Írásos jogemlékek születnek - ítélőlevelek. Az alattvalóknak szóló hatalmi utasításokat a legfőbb hatalom rögzítette ben rendeleti levelek. A bírói tevékenységet a világ "jogi leveleiről, nem bírói leveleiről" szóló bírósági listák összeállítása kísérte.

Lesznek hivatalnokok – olyan személyek, akik ismerik a dokumentumok kezelését.

Drága anyagon elbeszélt dokumentumok - pergament. Érdemes megjegyezni, hogy kecske- vagy borjúbőrből készült, és a legjobb fajtákat a Hanza-városokból és Görögországból szállították. Érdemes elmondani, hogy megtakarítás céljából az értékét és értelmét vesztett szöveget letisztították, a pergamenlapot újra felhasználták.

Ez az okmánykészítés terén szerzett tapasztalatok felhalmozódásának időszaka, amikor kialakultak a hagyományok a dokumentumok elkészítésében, kialakultak azok hitelesítésének módjai - aláírások, kapcsos zárójelek, pecsétek, felmerültek a dokumentumírás szakaszai - a tervezet és a fehér másolat. Ugyanakkor az irodai munkáról, mint bizonyos szabályok rendszeréről nem lehet beszélni az óorosz állam fennállása és a feudális széttagoltság idején. Ez a hagyományok és szokások felhalmozódásának időszaka a hivatalos dokumentumokkal való munka során.

Oroszországban több időszakból áll:

• a forradalom előtti irodai munka (XVI - XX. század eleje);
• szovjet irodai munka (1917. október-1991.);
• posztszovjet időszak (1991-től napjainkig)

Irodai munka a forradalom előtti Oroszországban

Az irodai munka a forradalom előtti Oroszországban három szakaszból áll:

• az első szakasz a rendi irodai munka (XVI-XVII. század);
• a második szakasz - kollegiális irodai munka (XIII. század);
• a harmadik szakasz a vezetői irodai munka (XIX - XX. század eleje)

Események [[1917. október|1917. október]]. gyökeresen megváltoztatta az állami intézményrendszert Oroszországban. A Szovjetek Összoroszországi Kongresszusa lett a legfelsőbb államhatalom. A végrehajtó szerv a kongresszusok között az Összoroszországi Központi Végrehajtó Bizottság (VTsIK) volt. A legfelsőbb irányító testület a Népbiztosok Tanácsa (Sovnarkom) bizottságok (végrehajtó bizottságok) volt.

A szovjet hatalom első éveit az irodai munka megszervezésére vonatkozó szabályok keresése jellemezte, amelyek megfeleltek az új kormány által kitűzött feladatoknak.

Kiadták rendeleteket, a törvényhozási tevékenység rendjét szabályozó rendelet (a Népbiztosok Tanácsának 1917. október 30-i rendelete „A törvények jóváhagyásának és közzétételének rendjéről”, a Népbiztosok Tanácsának 1918. november 18-i rendelete „A népbiztosok tanácsának 1917. október 30-i rendelete. törvények és kormányrendeletek hatálybalépése") A hivatalos szovjet iratok formalizálásának eljárását megállapították A Népbiztosok Tanácsának 1918. március 2-i rendelete „Az állami intézmények formáiról"; a pecsétek használatára vonatkozó eljárás az Összoroszországi Központi Végrehajtó Bizottság és a Népbiztosok Tanácsa 1922. július 6-i „Az állami emblémával ellátott pecsétek használatának eljárásáról” szóló rendeletei alapján. A Munkás- és Parasztvédelmi Tanács 1918. december 8-i rendelete „A központi kormányzat parancsainak pontos és gyors végrehajtásáról, valamint a hivatali bürokrácia megszüntetéséről” az iratok áramlásának csökkentését tűzte ki célul, és elrendelte levelezés telefonos tárgyalásokkal, üzleti papírok - telefonüzenetek és ellenőrzést biztosít az összes adminisztratív dokumentum felett. Valamennyi szovjet intézménynek feladata volt a központi kormányzat határozatainak és parancsainak pontos és megkérdőjelezhetetlen végrehajtása. Ugyanezt a célt követte a szovjet intézményekben a hivatali munka és a levelezés egyszerűsítéséről szóló rendelet, amelyet 1918 decemberében készített a szovjet intézményekben a hivatali munka egyszerűsítéséről szóló konferencia a Népbiztosság Jogi Tanácsadó Osztálya alatt. Állami Ellenőrzés.

1920-1930-as évekév különleges időszak a szovjet irodai munka fejlődésében, hiszen ϶ᴛᴏ a tömegmozgalom ideje, ún. tudományos munkaszervezés(NEM) és a vezetői munka tudományos megszervezése(NOUT) A NOUT mozgalom jelentős hatással volt az irodai munka kialakulására és fejlődésére.

A ϶ᴛᴏth mozgalom keretében kutatóintézetek nyíltak: a Taganrog és a Kazan a munka tudományos szervezésére szolgáló intézetek. A NOT munkájának koordinálásával a Munkaügyi Tudományos Szervezeti Tanácsot (Sovnot) bízták meg, amelyet a Munkás- és Parasztfelügyelőség Népbiztossága (NKRKI) kollégiuma keretében hoztak létre 1923-ban.

Ebben az időszakban jöttek létre a gazdálkodási kérdésekkel foglalkozó állami szervezetek: az Adminisztratív Dolgozók Klubja, a Számviteli Dolgozók Egyesülete, az Adminisztratív Dolgozók Egyesülete.

A fentiek kivételével a NUT-ért mozgalom keretében minden nagy intézményben, vállalkozásban létrejönnek a NUT cellái (irodái, ágazatai stb.).

Magazinok jelentek meg, amelyek oldalain a menedzsment és a dokumentumokkal való munka problémáit vizsgálták: „Megjegyzés: vezetési technikák”, „A szervezés és irányítás kérdései”, „Rendszer és szervezet”, „Idő”, „Munkaszervezés” . Rengeteg szakirodalom jelent meg üzleti témákról. Ezek között voltak alapvető elméleti tanulmányok és kézikönyvek az irodai munkáról diákok és gyakorló szakemberek számára.

Az 1920-as években jogi aktusok születtek, amelyek többek között a dokumentációs kérdéseket is tükrözték: a Szovjetunió 1924. évi alkotmánya pontosította az állami hatóságok és a közigazgatás által kibocsátott dokumentumok fajtáit, közzétételük rendjét. A Szovjetunió Összoroszországi Központi Végrehajtó Bizottságának rendeletei megállapították a nemzeti köztársaságok és régiók jogát, hogy az állami szervekben a nemzeti nyelveken végezzenek hivatali munkát. A köztársaságon kívülre küldött dokumentumokat két nyelven kellett megírni: oroszul és nemzeti nyelven, vagy csak oroszul.

Fontos tudni, hogy a szovjet irodai munka fejlődése szempontjából nagy jelentőséggel bírt az NKRC alá tartozó részvénytársaság 1925-ös létrehozása. Intézményfejlesztési Állami Iroda(Orgstroy)

Az Orgstroy fő tevékenysége az volt az irodai munka ésszerűsítése.

Az Orgstroy által végzett fejlesztések eredményeinek megvalósításához komoly tudományos alapokon nyugvó elméleti indoklásra volt szükség.

Ezt az intézményt 1926-ban hozták létre az NKRC keretében Irányítástechnikai Intézet(ITU)

Az ITU szorosan együttműködött az Orgstroyjal. Az ITU által kidolgozott módszerek és felmérések, bizonyítékokon alapuló módszerek az irodai munka javítására, az Orgstroy a gyakorlatban alkalmazott, bevezette az intézmények tevékenységébe: közvetlen megfigyelés, kérdezés (interjú), aktuálás, fényképezés, a munkavégzés önfotózása. nap, időzítés. Mindezeket a módszereket jelenleg is alkalmazzák az irodai munkarendszer tanulmányozása, elemzése és racionalizálási javaslatok kidolgozása során.

NÁL NÉL 1928 Az ITU az RSFSR Központi Levéltárával közösen elkészítette "Az RSFSR állami, szakmai és szövetkezeti intézményeiben és vállalkozásaiban az irodai munka levéltári részének felállításának szabályait". A szabályok nagy jelentőséggel bírtak az irodai munka során az iratok jelenlegi tárolásának megszervezésében, és meghatározták a megsemmisítésük rendjét is.

NÁL NÉL 1931 Az ITU kidolgozta a "Dokumentáció és munkafolyamat általános szabályai" tervezetét, amely az irodai munkára vonatkozó egységes szabályok bevezetését foglalja magában az Unióra kiterjedően. Ez volt az első kísérlet az egységes irodai munkarendszer létrehozására, mivel az „Általános Szabályok...”-nak kellett lenniük az egyes szovjet intézmények és vállalkozások irodai munkautasításainak kidolgozásának normatív alapjává. Ám az ITU 1932. áprilisi felszámolása miatt a szabályokat nem véglegesítették és nem hagyták jóvá. Az ITU Szovjetunióban történő felszámolása után nem volt egyetlen központ az irodai munka tudományos fejlesztésére.

A hivatali munka történetében megkezdődött a hivatalos iratokkal való munkavégzés hosszú osztályzati szabályozása, ekkor minden osztály a maga módján oldotta meg a hivatali munkaszervezés kérdéseit.

Az 1936-os alkotmány jelentős hatást gyakorolt ​​a dokumentálási folyamatokra, a szovjet hatalom éveiben először rögzítette törvényileg a vezetői okmányok hierarchiáját, egyértelműen meghatározva, hogy az adott hatóság és vezetőség milyen típusú közigazgatási dokumentumokat állítson ki. , valamint intézmények, szervezetek és vállalkozások.

NÁL NÉL 1943 A Szovjetunió Fő Levéltári Igazgatósága újabb kísérletet tett a létrehozásra egységes szabványok a hivatalos dokumentumokkal való munka során. A Szovjetunió intézményeinek, szervezeteinek és vállalkozásainak jelenlegi irodai munkájában a dokumentum rész megfogalmazására és az okirati anyagok védelmére vonatkozó utasítások tervezet készült. Ugyanakkor a dokumentumot ϶ᴛᴏt időre nem hagyták jóvá.

Ugyanebben az évben az első tipikus vezetői dokumentumok listája amelyek meghatározzák megőrzési idejüket. A lista az irodai munkában és az archívumban egyaránt az iratok értékének vizsgálatának alapja lett.

Ne felejtsük el, hogy a szovjet irodai munka fejlődésének fontos mérföldköve volt a Szovjetunió kormányának 1959-ben hozott határozata. egységes állami hivatali munkarendszer kialakítása az ország intézményei és vállalkozásai számára a technikai eszközök széleskörű használatán alapul. A Szovjetunió Minisztertanácsának 1963. július 25-i, „A Szovjetunióban az archiválás javítását célzó intézkedésekről” szóló rendeletével az Egységes Állami Nyilvántartási Rendszer (EGSD) fejlesztéséért felelős vezető szervezetet nevezték ki a Fő Levéltári Igazgatósággá. a Szovjetunió Kormánya (GAU USSR) A GAU Szovjetunió alatt 1966-ban megalakult az All-Union Scientific Research of Documentation and Archive Institute (VNIIDAD), melynek fő célja az USSD kidolgozása volt.

Fontos megjegyezni, hogy ezzel párhuzamosan megkezdődik a személyi képzés kérdésének megoldása is: számos középiskolában 1962/63-tól. Megkezdődött a „Dokumentáció” szakos hallgatók felkészítése. 1964-ben a Moszkvai Állami Történeti és Levéltári Intézetben (MGIAI) megnyílt az első a Szovjetunió Állami Iratkezelési Osztályán (FGD), amely felsőfokú végzettséggel rendelkező szakembereket képez ki a menedzsment dokumentációjának támogatására.

A ϶ᴛᴏedik alkalommal a VNIIDAD kidolgozta az irodai munka szabályozási és módszertani kereteit, az FGD (jelenleg az Orosz Állami Bölcsészettudományi Egyetem Dokumentumtudományi Kara) képezte ki a szakembereket a dokumentumokkal való munkára.

Megjegyzendő, hogy az MGIAI és a VNIIDAD szoros együttműködése már az 1970-es, 1980-as években jelentős hatással volt a hazai irodai munka fejlődésére. Megkezdődtek a dokumentumkezelés elméleti és módszertani problémáinak szisztematikus, célirányos vizsgálatai, amelyek sajátos, nemzeti jellegű alkalmazott fejlesztésekben öltöttek testet.

Nem szabad elfelejteni, hogy ezek közül a legfontosabb az volt Egységes állami nyilvántartási rendszer(EGSD), amelyet a Szovjetunió Tudományos és Technológiai Bizottsága hagyott jóvá 1973 szeptemberében.
Érdemes megjegyezni, hogy az USSD fő rendelkezései tudományosan rendezett szabályok, előírások, ajánlások, amelyek meghatározták és szabályozták az irodai folyamatok megszervezését a Szovjetunió intézményeiben, szervezeteiben és vállalkozásaiban. Fő célja az irodai munkavégzés egységes formáinak és módszereinek bevezetésével egységes alapon az irodai munkaszervezés javítása.
Érdemes megjegyezni, hogy az USSD főbb rendelkezései meghatározták az irányítási tevékenységek dokumentálására vonatkozó szabályokat (amelyek csak a szervezeti és adminisztratív dokumentumokra vonatkoztak), ajánlásokat tartalmaztak a dokumentumokkal végzett munka megszervezésére, meghatározták az irodai személyzet munkájának megszervezésének alapjait és az iroda gépesítését. munkafolyamatok. Az elmúlt évtizedekben először jött létre a hivatali munka átfogó rendszere, amely országos jellegű volt, de sajnos nem kapott hivatalos státuszt.

NÁL NÉL 1988 A Szovjetunió Főlevéltárának vezetése jóváhagyta a második kiadását, az Egységes Állami Dokumentációs Menedzsment Rendszert (EGSDOU), és érdemes elmondani, hogy az EGSDOU rendelkezései minden dokumentációs rendszerre vonatkoztak, beleértve a számítástechnikával és mikrográfiával készített dokumentumokat is.

Az irodai munka fejlesztésének második jelentős iránya a vezetői dokumentáció összetételének és kialakításának szabályainak egységesítése és egységesítése volt, amely az 1970-es évek óta aktívan fejlődik.

Az első GOST-okat a szervezeti és adminisztratív dokumentációra (ORD) 1972-ben léptették életbe - GOST 6.38-72 „Szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer.
Meg kell jegyezni, hogy a fő rendelkezések” és a GOST 6.39-72 „Szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer. Űrlap minta".

Az Egységes Szervezeti és Adminisztratív Dokumentációs Rendszer (USORD) fejlesztésével összefüggésben ezeket a GOST-okat 1978-ban új kiadásban hagyták jóvá, majd 1990-ben felülvizsgálták és beolvadtak a GOST 6.38-90 „Egységes dokumentációs rendszerbe. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció rendszere. Dokumentációs követelmények. Az OSA szabványai meghatározták a részletek összetételét, kialakításukra és elhelyezésükre vonatkozó szabályokat, a nyomtatványokra, a dokumentumok szövegére és a nyomdai eszközökkel előállított dokumentumokra vonatkozó követelményeket.

A dokumentumokkal való munka javításának külön területe volt az irodai munkában és az archiválásban használt terminológia egységesítése. A kifejezések értelmezése egyértelművé vált a GOST 16487-70 „Irodai munka és archiválás. Vegyük észre, hogy fogalmak és definíciók” (1983-ban és 1998-ban átdolgozva) Az egységes terminológia lehetővé teszi a szabályozási és módszertani dokumentumok, valamint a szakirodalom egyértelmű érzékelését. A hivatalos kifejezéseket a helyi szabályozási dokumentumok kidolgozása során is használják bármely szervezetben.

Az 1970-es évektől kezdődően a számítástechnika bevezetésre került a menedzsmentben, és ezzel kapcsolatban megkezdődik a vezetési és termelési problémák megoldására szolgáló automatizált vezérlőeszközök (ACS) fejlesztése. Az automatizált irányítási rendszerek bevezetése szükségessé tette a dokumentumok egységesítését. Az 1970-es évek közepén hagyták jóvá az első egységes dokumentációs rendszereket (UDS), amelyek egymással összefüggő, egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott dokumentumok komplexumai, amelyek egy bizonyos tevékenységi területen a kezeléshez szükséges információkat tartalmaznak. Az anyag megjelent a http:// oldalon

Érdemes elmondani, hogy a DDD teljes listája megtalálható az 1983-ban kiadott All-Union Classifier of Management Documents (OKUD) dokumentumban.

Az USD szerkezete tartalmazta az Egységes Szervezeti és Adminisztratív Dokumentációs Rendszert (USORD), amely tartalmazta a GOST 6.15.1-75 „Alapvető rendelkezések” szabványt, amely meghatározta az USORD célját és összetételét, a nyomtatványokra vonatkozó követelményeket. és dokumentumok szövegei, jóváhagyásuk és nyilvántartásuk szabályai; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, valamint a dokumentumok egységes formáinak albuma és a használatukra vonatkozó útmutatók.

A ϶ᴛᴏ rendszer különleges jelentősége abban rejlik, hogy szinte általánosan alkalmazható intézményekben, szervezetekben és vállalkozásokban.

Az 1980-as években felülvizsgálták az irodai munkában és az irattárban történő iratok tárolásának szabályozási és módszertani alapját. 1986-ban jelent meg az „Osztályi Levéltári Munka Alapszabályai”, amely az iratok tárolásának, az iratok ügyté alakításának, vizsgálatának, elszámolásának és az irattár kiegészítésének szabályait tartalmazta. 1989-ben jelent meg az „Állami bizottságok, minisztériumok, osztályok, intézmények, szervezetek és vállalkozások tevékenysége során keletkezett, a tárolási időszakokat megjelölő szabványos dokumentumok listája”, amely gyakorlati útmutatója is lett az egyes irodai szolgálatoknak a tárolás megszervezésében. dokumentumokból.

Az 1980-as években kidolgozták az irodai munka időszabványait. A megállapított munkaerőköltség-képletek alapján ki lehetett számítani az irodai szolgálat alkalmazottainak mennyiségi összetételét.
Érdemes megjegyezni, hogy a ϶ᴛᴏgo alapját a Szovjetunió Állami Munkaügyi Bizottságának Központi Munkaügyi Szabványügyi Hivatala által kidolgozott, 1988-ban kiadott irodai munka összesített munkaidő-szabványai és az írógéppel írt munka egységes munkaidő-szabványai képezték. és szociális ügyek.

Irodai munka a modern Oroszországban

Az irodai munka fejlesztése az 1970-80-as években volt az alapja az irodai munka meghatározásának az Orosz Föderációban.

Az irodai munka történetének e harmadik szakaszát elsősorban a társadalmi és gazdasági szférában bekövetkezett jelentős változások jellemzik. Az 1990-es évektől Oroszországban megkezdődött a civil szervezetek (részvénytársaságok, korlátolt felelősségű társaságok, unitárius társaságok stb.) aktív létrehozása, amelyek többségében újjáalakult az irodai munka. Az 1990-es évek eleje óta az Orosz Föderációban a törvényi és szabályozási keret kezdett kialakulni, amely meghatározta a követelményeket mind a dokumentumokra, mind a velük való munkára vonatkozóan.

A nyilvántartási kötelezettség általában a titkárt terheli. Ez a pozíció nem igényel speciális végzettséget, gyakran minimális munkatapasztalattal rendelkező jelentkezőket is elfogadnak. De a dokumentumkezelés felelősségteljes és fontos ügy, a vállalkozás sikeres működése nagyban függ annak pontosságától és helyességétől.

Az üzlet lehet:

• általános - a társaság fő tevékenységeivel kapcsolatos,
• személyzet - a személyzeti osztály által karbantartott személyzeti dokumentációhoz,
• titkos - egyes állami struktúrákban megtalálható, és magatartási normákkal rendelkezik,
• elektronikus - amikor az információ egy részét digitális formátumban továbbítják.

Az irodai munka alapjait nem nehéz önállóan elsajátítani. Jobb a legfontosabb és legalapvetőbb dokumentummal kezdeni - az esetek nómenklatúrájával.

Esetnómenklatúra

Ez egy olyan dokumentum, amely a szervezet összes "esetét" tartalmazza. Az „ügy” alatt ebben az esetben azonos típusú vagy irányú üzleti papírok halmazát kell érteni.

A nómenklatúra egy olyan rendszer, amely lehetővé teszi egy vállalkozás dokumentálási tevékenységeinek elemzését. Összeállításához meg kell határoznia egy listát az összes rendelkezésre álló dokumentumtípusról. Ezután egyesítse őket az irányokba.Minden típushoz hozzá van rendelve egy szám - egy kód, amely több számból vagy betűből állhat, például a megjelenés száma, éve vagy akár hónapja, ha a dokumentumok mennyisége jelentős.

Például: 01/BU/2017, ahol 01 a sorszám, BU a könyvelés, 2017 az év. Jelzi továbbá a tárolás időtartamát és az irattárban azt a helyet, amikor az ügyet ott adják át. A nómenklatúrát egy adott időszakra – egy évre, 3 évre vagy 5 évre – jóváhagyhatja, ha nem várható változás. Jóváhagyás előtt a nómenklatúra tartalmát az osztályvezetőknek munkájuk szempontjából ellenőrizniük kell.

A dokumentumok kényelmes archiválása, valamint az ügyek rendszerbe foglalása érdekében nómenklatúrát állítanak össze. Segít röviden felvázolni az irodai munka alapjait, tükrözi az üzleti papírok főbb típusait, figyelembe véve a vállalkozás jellemzőit. Általában táblázat formájában állítják össze - az ügy neve, kódja (száma), helye az archívumban, tárolási időszak. Az eseteket a legjobban csoportosítani típusok, kiadványuk osztálya szerint.

Dokumentumtípusok a szervezetben

Az ügyek száma és a dokumentumok típusa közvetlenül összefügg a cég tevékenységének sajátosságaival. A munkafolyamatot gyakran blokkokra osztják, amelyeket a munkaterületek szakemberei végeznek. De van egy lista, amely minden cégre jellemző, legyen az kereskedelmi vagy állami:

Beérkező - kívülről a szervezetbe érkező - minden, ami postai úton, futárral, más szervezetek képviselői által személyesen kézbesítve érkezett.

Kimenő - a szervezettől küldött - minden más jogi személyeknek, valamint magánszemélyeknek címzett (válaszok, levelek, határozatok).

Belső - ne lépje túl a szervezet munkáját, amely szabályozza a vállalkozás munkáját (megrendelések, utasítások, szabályzatok, előírások stb.).

Típusonként főszabály szerint külön nyilvántartási naplót vezetnek, amelyben rögzítik a sorszámot, dátumot, nevet, honnan származott, illetve hová küldték az iratot, valamint a felelős nevét.

Ha a napló nyilvántartja a dolgozóknak kiadott dokumentumokat, akkor a bizonylaton aláírási mezőt hagynak. A naplóba feljegyzés is tehető, mely esetben a nómenklatúra szerint másolatot adtak le tárolásra.

A szervezet naplózhatja a belső üzleti utakat is, könyvelheti a kulcsátadást, a munkahelyre érkezés időpontját, sőt a telefonhívásokat is. Néha a regisztrációs könyvek száma folyóiratnyilvántartás létrehozásához vezet. Minden az igénytől és a vállalkozásnál érvényes gyakorlattól függ.

A folyóiratokat számozni, varrni és lepecsételni kell, ez azért történik, hogy kizárjuk a lap cseréjének lehetőségét.

A könyvelés az irodai munka és a bizonylatkezelés alapja. A folyóiratok és ügyek száma a vállalat igényeitől és a rendelkezésre álló papírok rögzítésének vágyától függ.

Szabályzat az iratkezelésről

Az ügyek nómenklatúrájának és a szükséges folyóiratok listájának kidolgozása után célszerű a szervezet munkafolyamatáról szabályzatot készíteni. Ez egy olyan rendelet, amely ismerteti az összes rendelkezésre álló papír összeállításának, továbbításának, archiválásának szabályait. Leírja az egyes dokumentációfolyamatok eljárását, és meghatározza az egyik osztályról a másikra való átvitelének időzítését.

Rendelet minta

A rendelkezés segít elkerülni a zavart, a felelősség áthárítását és a fontos üzleti papírok elvesztését. Minden adatfolyamhoz elő van írva egy útvonal - például: közzététel, jóváhagyás, regisztráció, elküldés a címzettnek, iktatás az archívumba.

Pecsétek és bélyegzők

Gyakran a kezdők, és nem csak ők, nem tudják kitalálni, hogy mely esetekben van szükség a szervezet pecsétjére, és milyen esetekben nem. A válasz nagyon egyszerű: a kimenő nyomtatványokat pecséttel hitelesítik, mert. pecsét megléte igazolja a levél eredetét. A belső papírok nem igényelnek pecsétet, mint ebben az esetben elegendő a vezetőség aláírása.

A nyilvántartásba vétel után beérkező dokumentumokat átadják a vezetőnek döntéshozatalra és a végrehajtásért vagy válaszadásért felelős személy kijelölésére. Nyomtatást sem igényelnek. Ne keverje össze a pecsétet és a bélyegzőt. A bélyegzők nagyon eltérőek lehetnek, a „Bejövő szám…”-tól a „Másolat helyes”-ig, és nincs jogi erejük. Ez csak egy segédeszköz a titkári munkához.