Új oldal 1

A jegyzőkönyv elkészítésére való felkészülés az ülés időpontjának és időpontjának kitűzésével, az azon tárgyalandó kérdések körének meghatározásával kezdődik. Ezt a döntést általában a napirendben rögzítik, amely a jegyzőkönyv elkészítésekor annak egyik részét képezi, és az ülés előtt egy dokumentum, amellyel az ülés résztvevőit értesítik. A jegyzőkönyv az ülésen a titkár által kézzel vagy hangrögzítővel vezetett jegyzőkönyvek alapján készül.

A jegyzőkönyvet általános nyomtatványon készítik, amely általában a következő adatokat tartalmazza: intézmény (szervezet, vállalkozás) neve, dokumentum (jegyzőkönyv) típusa, a szám és dátum rögzítési helyei, a jegyzőkönyv szövegének helye, hely a szöveg fejlécének.

A jegyzőkönyv kelteaz ülés napja (a jegyzőkönyvet általában az ülés után készítik). Ha az ülés több napig tartott, akkor a jegyzőkönyv dátuma tartalmazza annak kezdetének és befejezésének dátumát is, például: 2002.01.21–24.

Protokollszám (index) a találkozó sorszáma. A jegyzőkönyvek számozása a naptári éven, illetve a testületi testület megbízatásának időtartamán belül történik.

A teszt címe A protokoll eltér ennek a részletnek a többi dokumentumban található kialakításától. A cím általában tartalmazza a kollegiális tevékenység típusának (értekezlet, értekezlet, értekezlet stb.) megjelölését és a kollegiális testület megnevezését genitivusban, pl. a testületi ülés jegyzőkönyve; személyzeti értekezletek; a szerkezeti egységek vezetőinek értekezletei.

A jegyzőkönyv szövege bevezető és főbb részeket tartalmaz.

A jegyzőkönyv bevezető részében a cím után az ülés levezető elnökének és titkárának kezdő- és vezetékneve szerepel. elnök - az ülést vezető tisztségviselő a jegyzőkönyvben nem szerepel; Titkár – az értekezlet megszervezéséért és tevékenységének dokumentálásáért felelős személy, pl. a jegyzőkönyv elkészítése és végrehajtása. Az állandó kollégiumi testületekben a titkár tisztségviselő (a tudományos tanács titkára, a kollégiumi titkár stb.).

A „Jelen” szó után egy új sorból a testületi testület állandó tagjainak kezdő- és vezetéknevét ábécé sorrendben, valamint az ülésre más szervezetektől meghívott személyek kezdőbetűit, vezetéknevét és beosztását soroljuk fel. A titkár az ülés napján állítja össze az ülés résztvevőinek névsorát, mert a lista nem feltétlenül esik egybe az eredeti szándékkal. A jegyzőkönyv készítése az ülés résztvevőinek névsorának összeállításával kezdődik.

A kibővített ülés jegyzőkönyvének elkészítésekor a jegyzőkönyvben nem szerepel a résztvevők neve, hanem számmal jelzik az összlétszámukat. A regisztráció eredménye alapján kerül meghatározásra. A regisztrációs listák az ülés titkárához kerülnek, és a jegyzőkönyv mellékletei közé kerülnek. Ebben az esetben a protokoll a következőket jelzi: Jelenleg: 57 fő. (a lista mellékelve).

A napirendet a jegyzőkönyv bevezető része tartalmazza. Ez az ülésen megvitatott kérdések felsorolásából áll, és meghatározza megbeszélésük sorrendjét és a felszólalók (előadók) nevét. Az ülésen előzetesen összeállított napirendnek tartalmaznia kell az ülésen megfontolható és megvitatható kérdések optimális számát. Tartalmát az ülést levezető vezető határozza meg. Minden napirendi pont arab számmal van megszámozva, és a „Ról” vagy „Néhány” előszóval kezdődik (a „Miről?” kérdésre válaszol). Minden tételnél fel kell tüntetni az előadó kezdőbetűit és vezetéknevét - az erről a kérdésről szóló jelentést készítő tisztviselőt.

A jegyzőkönyv fő részének szövege a napirend által meghatározott kérdéssor szerint készül.

A szövegtörzsnek annyi szakaszt kell tartalmaznia, ahány napirendi pont szerepel. A szakaszok a napirenddel azonos számozással vannak számozva. Minden rész három részből áll: „FELVALLGATVA”, „BESZÉLVE”, „DECIDED”, amelyeket a bal margóról nyomtatnak. A protokolltesztben a „HALLGATVA” szó után a főelőadó beszédének felvételei kerülnek bemutatásra; a „BESZÉLTETT” szó után – a kérdés megvitatásában részt vevők nyilatkozatainak feljegyzései; a „MEGHATÁROZOTT” szó után – a megfelelő napirendi pont rendelkező részének nyilatkozata. Ha egy kérdésben több határozatot hoznak, azokat arab számmal kell számozni, az első számjegy a napirendi pont számát, a második a meghozott határozat számát jelzi. Például:

A jegyzőkönyvkészítés szokásos gyakorlata nem teszi lehetővé a szavazás eredményének rögzítését, azonban néhány jegyzőkönyvben (például a közgyűlési jegyzőkönyvben) a szavazáson részt vevők összlétszáma és a szavazatok megoszlása. A „mellett”, „nem”, „tartózkodva” szavazatok szerepelnek.

Az értekezleten hozott döntésekre a jegyzőkönyv másolatának vagy a rendelkező rész kivonatának megküldésével hívják fel a munkavállalók figyelmét. Gyakorlott az elfogadott határozatok, például a testületi testület határozata vagy a szervezet vezetőjének utasítása alapján egyéb ügyviteli dokumentumok elkészítése is.

A jegyzőkönyv szövegében a beszélő minden vezetékneve és kezdőbetűje új sorba kerül, névelős kis- és nagybetű formájában. A beszédbejegyzés kijelentését (általában egyes szám harmadik személyben) kötőjel választja el a vezetéknévtől.

Az ülés típusától és a testületi testület státuszától függően kerül kiválasztásra a jegyzőkönyv formája. Lehet rövid, teljes vagy rövidített. A jegyzőkönyv nyomtatványok csak az ülés lefolytatásának teljességében térnek el egymástól.

Rövid protokoll – ez egy olyan dokumentum, amely rögzíti az ülésen tárgyalt kérdéseket, a felszólalók nevét és a meghozott döntéseket. Az ilyen jegyzőkönyvet főszabály szerint csak abban az esetben vezetik, ha az ülés gyorsírással történik, vagy ha az ülés operatív jellegű. Egy ilyen protokoll használatával elképzelhetetlen a kérdés megvitatásának menete, az elhangzott vélemények, észrevételek, a jegyzőkönyv adminisztratív részének kidolgozásának folyamata, pl. vezetői döntés.

BAN BEN teljes protokoll nemcsak a megvitatott kérdéseket, a meghozott döntéseket és a felszólalók nevét rögzítik, hanem az ülésen résztvevők beszámolóinak, beszédeinek tartalmát, minden kifejtett véleményt, elhangzott kérdéseket és észrevételeket, észrevételeket, álláspontokat továbbítják. A teljes jegyzőkönyv lehetővé teszi az ülés részletes képének dokumentálását.

Szó szerinti protokoll az ülésről készült szó szerinti jegyzőkönyv (átirat) alapján áll össze, és szó szerint közvetíti az egyes kérdések megvitatásának és az azokkal kapcsolatos döntés kidolgozásának folyamatát. Egy ilyen jegyzőkönyvben a bevezető rész után a „Az ülést rövidre írták” bejegyzés kerül. Az átirat a jegyzőkönyv kötelező melléklete.

A jegyzőkönyv az ülésen készült kézzel írott, gyorsírásos vagy magnófelvételek alapján készül. A kézírásos jegyzeteket a titkár vezeti, a jegyzőkönyv minősége a képzettségétől függ. Ebben az esetben szükséges a megvitatott kérdések lényegének megértése és azok pontos lejegyzésének képessége. Ezek a feljegyzések a jegyzőkönyv további elkészítéséhez szükséges anyagok tervezetei. Számos esetben a felszólalók az ülésen feljegyzéseket (téziseket) bocsátanak a titkár rendelkezésére felszólalásukról, amelyeket azután a jegyzőkönyv szövegébe foglalnak. A titkárnak azonban gyakrabban kell csak kurzív írási, jegyzetelési és gyorsírási képességeire hagyatkoznia. Az értekezlet után a titkári jegyzeteket gépeljük, szerkesztjük és hivatalos dokumentumként iktatjuk. A jegyzőkönyv előkészítési idejét jelenleg három napban határozzák meg.

Jegyzőkönyv- szervezeti és adminisztratív „dokumentum, amely rögzíti a testületi testületek ülésein, tanácskozásain, konferenciáin és ülésein a kérdések megvitatásának és a döntéshozatalnak az előrehaladását.”* Általánosabb meghatározást adnak az orosz nyelv magyarázó szótárai, amelyek meghatározzák azt. mint „dokumentum, amely rögzíti mindazt, ami egy értekezleten, értekezleten történik” .

* A hivatali munka egységes állami rendszere, p. 74.

A jegyzőkönyv az ülésen vezetett jegyzőkönyvek alapján készül. Azokban az esetekben, amikor az ülés gyorsírással vagy mágneses rögzítéssel történik, a jegyzőkönyvet azok átírása után készítik. A titkárnak vagy az erre kijelölt személynek az ülésen jegyzeteket kell készítenie. A beszédek rögzítésének minősége függ a képzettségétől, attól, hogy képes-e behatolni és megérteni a megvitatott kérdések lényegét. Ezért az ülés előkészítésének fontos része a jegyzőkönyvvezető kijelölése. Jegyzőkönyv általános forma szerint kell elkészíteni .

Formája tartalmazza: a szerző intézmény megnevezését, az irat típusának (jegyzőkönyv) megjelölését, az ülés időpontját, számát, az ülés helyszínét, jóváhagyó bélyegzőt (ha a jegyzőkönyv jóváhagyandó), címet. , szöveg, aláírások.

A jegyzőkönyvben az ülés időpontja szerepel, nem a jegyzőkönyv végleges elkészítése vagy aláírása. Ha az ülés több napig tart, akkor az ülés kezdő dátuma és a befejező gondolatjel szerepel.

Például 11-13.03.98.

A jegyzőkönyvszám a testületi ülések sorszáma az év során (nevelési intézményben, esetleg tanévben).

A „találkozó helye” adatok azt a várost jelzik, ahol a találkozóra sor került.

A jegyzőkönyv címe a „mit” kérdésre ad választ, és tartalmazza a kollegiális tevékenység típusának (értekezlet, értekezlet, konferencia) megjelölését, valamint a testületi szerv megnevezését genitív esetben. Az ülés típusának elnevezése összhangban van a testületi testület nevével. A cím nagybetűvel kezdődik.

^ Például. „Diáktanácsi ülések”, „Bizottsági ülések”, „Munkatestületi ülések”.

A cím rész kitöltése után (ez megtehető a találkozó előtt) elkezdik a szöveg összeállítását. ^ Protokoll szövege két részre oszlik:

első- bemutatkozó megjegyzés, ahol az elnök, a titkár, a jelenlévők vezeték- és kezdőbetűi, valamint a napirend szerepel;

második- a fő, amely rögzíti az ülés előrehaladását.

^ Az "elnök" szó indítsa el a protokollt; dupla szóközzel a cím után kerül kinyomtatásra, közvetlenül a nagybetűs margókon kívülre; a gondolatjel után az elnök vezetékneve és kezdőbetűi szerepelnek. A „titkár” szót ugyanígy írják ki.

^ Elnök - Kharchenko V.I.

Titkár - Veselkova S.L.

Az operatív értekezletek során a jegyzőkönyvnek ez a része kimarad. Az alábbiakban felsoroljuk a jelenlévőket. A szakasz kitöltésének menete a következő. Az állandó testületi testület üléséről készült jegyzőkönyvben a jelenlévő állandó tagok abc-sorrendben, tisztség nélkül szerepelnek. Utánuk felírják a meghívottak nevét, megjelölve beosztásukat. A 15 fő feletti meghosszabbított üléseken, üléseken összetételüket mennyiségileg feltüntetik, a jegyzőkönyvhöz névjegyzéket mellékelnek, melyről maguk a jegyzőkönyvek is megfelelő bejegyzést tesznek.

^ Például: Jelen: 43 fő (lista csatolva).

Azokon a találkozókon, konferenciákon és összejöveteleken, ahol a döntéshozatalhoz bizonyos határozatképesség szükséges, a „Résztölt” rovat jelzi, hogy hány embernek kell jelen lenni, és hányan jöttek el az ülésre.

Például , a szakszervezeti ülések jegyzőkönyvei a következőket tartalmazzák: A szakszervezeti szervezetben 135-en vannak bejegyezve, 117-en vannak jelen.

Ami ezután következik, az a napirend. A jegyzőkönyv ezen része a testületi testület elé terjesztett kérdéseket sorolja fel. Minden kérdés számozott. A napirendi kérdések felsorolása kezdődhet „O” („Körülbelül”) elöljárószóval, de más lehetőség is lehetséges, ha a kérdéseket névelőben „O” vagy „Körülbelül” elöljárószó nélkül fogalmazzák meg. Például:

1 Az üzem fejlődési kilátásairól. Igazgatói jelentés... (teljes név)

2 A dolgozók szociológiai felmérésének eredményeiről.

A szociológiai szolgálat vezetőjének jelentése... (F., I., O.) ill

1 Az üzem fejlődésének kilátásai. Igazgatói jelentés... (teljes név)

2 A dolgozók szociológiai felmérésének eredményei.

A szociológiai szolgálat vezetőjének jelentése... (F., I., O,)

Egyes esetekben, például a minisztériumi testületek és bizottságok üléseinek rögzítésekor a napirend a jegyzőkönyvhöz csatolható. Ekkor nem szerepel a jegyzőkönyv szövegében, hanem csak referencia bejegyzés történik: – Az ülés napirendjét mellékeltük.

A szöveg fő része A jegyzőkönyv a napirendi pontoknak megfelelő szakaszokba rendeződik.

Minden elemhez a következő részek lehetnek:

HALLGATOTT:

HANGSZÓRÓK:

^ DÖNTÉS (DÖNTÉS):

Ezeket a szavakat nagybetűkkel írják, mindegyik új sorba, amelyet kettőspont követ, így vizuálisan megbontják a szöveget.

A MEGHALLGATVA szó kezdődik minden napirendi pontnál. A kérdés sorszámát jelző számok után egy sorba írják.

A felszólaló és a vitában felszólalók vezetékneve és kezdőbetűi a bekezdésből új sorban szerepelnek. Ebben az esetben a munkakör megnevezése nem kerül feltüntetésre, mivel az már szerepel a napirenden. A vitában felszólalók vezetékneve és kezdőbetűje után célszerű az álláspontot feltüntetni.

A jegyzőkönyvnek tükröznie kell a vizsgált kérdésekkel kapcsolatos valamennyi véleményt és az összes meghozott döntést.

A beszédek tartalma egyes szám harmadik személyben jelenik meg. Ha vannak jelentések, beszédek szövegei (vagy tézisei), azokat nem rögzítik a jegyzőkönyvben, és az előadó vagy előadó neve után kötőjelet kell feltüntetni: „A jelentés (beszéd, üzenet) szövege mellékelve.” Minden előadás után, ha vannak, a kérdéseket és válaszokat beérkezésük sorrendjében rögzítjük. Például :

^ Sokolov A.V. - milyen intézkedéseket tettek a baleset megszüntetésére?

Kolesov I.K. - reggel 6 órára az áramellátás helyreállt.

Amennyiben a vita megszűnése miatt a regisztrált résztvevők nem kaptak szót, írásos felszólalásokat, javaslatokat, észrevételeket terjesztenek az ülés levezető tisztségviselőjére, melyeket a jegyzőkönyv mellékleteként mellékelnek.

Az egyes napirendi pontokhoz tartozó szakasz utolsó része a tárgyalt kérdésben hozott határozat (határozat) jegyzőkönyve. A több kérdést tartalmazó határozatok paragrafusokra és albekezdésekre vannak osztva, és arab számokkal vannak számozva. A határozatok rendelkező részének a közigazgatási dokumentumokhoz hasonlóan konkrétnak kell lennie, és tartalmaznia kell az összetevőket: kinek mit kell tennie, és milyen határidőig.

Például:

1 MEGHALLGATTA:

Ivanova P.I. - a jelentés szövegét csatoljuk

HANGSZÓRÓK:

Petrov A.P. - a beszéd rövid felvétele

Ikonnikov I.I. - a beszéd rövid felvétele

1.1 A szakosztályok az első félévben közös értekezletet tartanak a számítástechnika munkába való bevezetésével kapcsolatban.

1.2 Ivanov P.I. az információs központban 1998. október 1-ig kiállítást rendezni az irányítási folyamatok számítógépesítésének korszerű technológiai eszközeiből.

2. MEGhallgatott:

HANGSZÓRÓK:

Az elnök aláírása V. P. Kashtanov

Titkár aláírása K.R

Egyes esetekben, illetve a tisztségviselők választása esetén kötelező, a szavazás eredményét az egyes tételeknél külön feltüntetik a jegyzőkönyvben.

Ha a meghozott határozattal kapcsolatban külön vélemény van, azt külön lapon, aláírva és a jegyzőkönyvhöz csatolva lehet közölni. A vonatkozó határozat rögzítése után különvéleményt ad a jegyzőkönyvben.

Az üléseken a kérdések megvitatásának előrehaladásáról szóló tudósítás teljessége szerint a jegyzőkönyvek felosztásra kerülnek teljes És rövid .

Rövid protokoll tartalmazza az előadó nevét, a beszámoló témáját és az előadók nevét. A hozzászólások természetéről, a vita lefolyásáról és a vitában kifejtett véleményekről ilyen protokollal nem lehet képet alkotni.

Rövid jegyzőkönyv csak akkor fogadható el, ha van jegyzőkönyv, vagy ha a jegyzőkönyvhöz csatolják a beszámolók, beszédek szövegét. Az operatív értekezleteket is röviden rögzítik. Minden más esetben a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az összes felszólalást, tükröznie kell a csapat munkáját, és be kell mutatnia a megoldás kidolgozását a vélemények és viták ütköztetésében.

Az ülésen általában csak a jegyzőkönyv tervezete készül. Öt napon belül megtörténik a jegyzőkönyv pontosítása, kiegészítése, átiratokkal és hangfelvételekkel való ellenőrzése, szerkesztése és végrehajtása. Ha a jegyzőkönyvhöz csatolják az átiratot, akkor erről a jegyzőkönyv első része után feljegyzés készül: "A Tudományos Tanács ülését gyorsírással rögzítették. Az átirat mellékelve". A teljesen elkészített jegyzőkönyvet az elnök és a titkár írja alá.

A testületi testületek határozatait önálló dokumentumok - határozatok és határozatok - formájában közlik a végrehajtókkal; a parancsegységi alapon működő intézményekben parancsokkal valósítják meg. Egyéb esetekben a jegyzőkönyvekből kivonat készül.

Például:

A jegyzőkönyvek fájlba kerülnek, az ülés előkészítése során keletkezett dokumentumokkal együtt: napirend, meghívó, az ülés résztvevőinek névsorai és a meghívottak névsorai, a felszólalások beszámolói vagy kivonatai, referenciaanyagok a megvitatott kérdésekről, határozattervezetek és záródokumentumok, stb. az ülés során továbbított dokumentumok (mindegyik 1 példány).

Dokumentációs támogatás a menedzsment számára

Ellenőrzés

4. lehetőség

1. Protokoll, protokolltípusok, tervezési jellemzők 4

2. Elküldött levelezés feldolgozása 9

3. Készítsen ingatlanleírási okiratot 11

4. Írjon jegyzetet 12

Bibliográfia 14

1. Protokoll, protokolltípusok, tervezési jellemzők

A jegyzőkönyv olyan dokumentum, amely rögzíti a testületi üléseken, konferenciákon és a testületi testületek ülésein folyó megbeszélések és döntéshozatal folyamatát.

A protokoll sajátossága, hogy a kollegiális szervek tevékenységének dokumentálására szolgál: ideiglenes (ülések, konferenciák, ülések, szakbizottságok) és állandó (minisztériumi kollégiumok és bizottságok, tudományos intézmények tudományos tanácsai, elnökségek).

A jegyzőkönyvek elkészítése és lebonyolítása az érintett (rendszeres vagy munkájuk során választott) testületi testületek titkárainak feladata. A jegyzőkönyvben foglalt információk pontosságáért a titkár a testületi elnökkel együtt felelős. A jegyzőkönyv kézírásos, az ülésről készült gyors- vagy magnófelvételek, valamint az ülésre készített dokumentumok: napirend, beszámolók és felszólalások szövegei vagy kivonata, határozattervezetek alapján készül.

A protokoll fő típusai:

Rövid jegyzőkönyv - rögzíti az ülésen tárgyalt kérdéseket, az előadók nevét és a meghozott döntéseket. Lebonyolítása olyan esetekben javasolt, amikor az ülés operatív jellegű.

A teljes jegyzőkönyv nemcsak a megvitatott kérdéseket, a meghozott döntéseket és a felszólalók nevét rögzíti, hanem kellő részletességgel az ülésen résztvevők beszámolóinak, beszédeinek tartalmát is.

A gyorsírási jegyzőkönyvet az ülés gyorsírási jegyzőkönyve (átirata) alapján állítják össze, és szó szerint közvetíti az egyes kérdések megvitatásának és az azokkal kapcsolatos döntés kidolgozásának folyamatát.

A jegyzőkönyv a szervezet fejlécén készül, és a következő adatokat tartalmazza: a szervezet neve, az irat típusának megnevezése, az ülés időpontja, a jegyzőkönyv száma, a jegyzőkönyv felvételének helye (az ülés helye), a szervezet címe. a szöveg, szöveg, aláírások, ismerkedési vízumok. A jegyzőkönyv szövegének címe a rögzítésre kerülő esemény (ülés, ülés, ülés) és annak a testületi szervnek a neve, amelynek munkáját rögzítik.

A jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezető és fő részből. A jegyzőkönyv szövegének bevezető részében szerepelnie kell: ki vezette a rögzített eseményt; ki vezette a jegyzőkönyvet; aki az ülést vezető testületi testületbe tartozó tisztségviselők közül az ülésen (ülésen, ülésen stb.) jelen volt; akit (szükség esetén) a szervezet alkalmazottai közül vagy más szervezetek közül meghívtak az ülésre; milyen kérdéseket vitattak meg az ülésen.

Az ülés vezetőjére, titkárára és a jelenlévőkre vonatkozó információk tartalmazzák a tisztségviselők vezetéknevét és kezdőbetűit, a következő szavak után feltüntetve: „Elnök”, „Titkár”, „Jelen” (idézőjelek nélkül). A megbeszélésre a szervezet alkalmazottai közül további meghívottak esetében a vezetéknév és a kezdőbetűk mellett a betöltött pozíció, más szervezetek szakemberei esetében pedig a szervezet beosztása és neve. Az értekezletre meghívott személyekről szóló információkat a „Részt vettek” részben vagy egy speciális „Meghívottak” rovatban lehet feltüntetni.

Az olyan kollektív rendezvényeken, mint a találkozók, gyakran nagy számban vesznek részt a résztvevők, akiknek a jegyzőkönyv szövegének bevezető részében való felsorolása nem megfelelő. Ebben az esetben az ülésen jelenlévőkről külön névsort állítanak össze, amelyet ezt követően csatolnak a jegyzőkönyvhöz.

Magában a jegyzőkönyvben a „Részlévők” rovatban csak a jelenlévők összlétszáma szerepel a mellékelt névsorra hivatkozva. Hangsúlyozni kell, hogy a „Jelen” és a „Meghívott” pontok különös jelentőséggel bírnak a jegyzőkönyv más szakaszaihoz képest, mivel közvetlenül érintik jelen dokumentum jogi erejét, bemutatva a kollektív rendezvény lebonyolításának jogszerűségét. Ezek a szakaszok az ülés határozatképességét tükrözik, i.e. a testületi testület tagjainak minimális létszáma, amely elegendő az ülés (ülés, konferencia) munkájának megkezdéséhez. Egy adott testületi testület számára normatívan megállapított határozatképesség hiányában (egyszerű többség vagy 2/3) az ülés tartása elfogadhatatlan, mert annak határozatai jogellenesek lesznek. Az „Elnök”, „Titkár”, „Jelen”, „Meghívott” szavakat a nyomtatókészülék nulla helyéről nyomtatjuk, a 2. helyről kötőjelet helyezünk el, a vezetékneveket névelővel írjuk, majd a kezdőbetűket. A jelenlévők és a meghívottak nevét ábécé sorrendbe rendezzük és 1 sorközzel nyomtatjuk.

Az ülésen tárgyalt kérdéseket a NAPIREND pont tartalmazza. Az AGENDA szavakat a nyomtatóeszköz nulla pozíciójából nyomtatja ki, majd kettőspont következik. A napirendi pontok számozottak. Minden új kérdés a táblázatkezelő 1. pozíciójából kerül kinyomtatásra. A kérdések elrendezésének sorrendjét a fontosságuk mértéke határozza meg. A napirendi pontok megfogalmazását a kb (körülbelül) elöljárószóval kell kezdeni, a beosztás megnevezése és a felszólaló vezetékneve genitivusban kerül megadásra. A jegyzőkönyv szövegének fő része a napirendi kérdéseknek megfelelően épül fel. Az egyes napirendi pontok tárgyalásának rögzítésének felépítése a következő séma szerint történik: HALLGATTAK BESZÉLTEK DÖNTÉST (DÖNTETTEK). Ezek a szavak nagybetűkkel vannak nyomtatva. A MEGHALLGATVA szó elé a napirendi pont sorszáma kerül, majd kettőspont. A beszélő vezetéknevét a nyomtatókészülék 1. helyéről névelőben nyomtatjuk; A vezetéknév után kezdőbetűt, majd kötőjelet tesznek, és nagybetűvel írják le a jelentés tartalmát közvetlen beszéd formájában. Ha a jelentés (beszéd) szövegét az előadó átírja, vagy írásban előadja, akkor a gondolatjel után nagybetűvel (a jegyzőkönyvben idézőjel nélkül) a „Jelentés mellékelve” szöveg is szerepel.

A riport megvitatását az előadóhoz intézett kérdések előzhetik meg, amelyek a válaszokkal együtt a MEGhallgatott rovatban találhatók. Minden kérdés rögzítése előtt fel kell tüntetni a szerző kezdőbetűit, vezetéknevét és beosztását, és kötőjelet kell elhelyezni. A kérdés tartalmát nagybetűkkel írjuk közvetlen beszéd formájában. A válasz megfogalmazása előtt írja be a „Válasz” szót (a jegyzőkönyvbe idézőjelek nélkül), tegyen egy kötőjelet, és írja be a választ közvetlen beszéd formájában. A jelentés megvitatásának előrehaladását a BESZÉDŐK rovatban láthatjuk. A SPOKE szó után kettőspont kerül. A beszélő vezetéknevét a nyomtatókészülék 1. helyéről névelőben írjuk, majd a beszélő kezdőbetűit és pozícióját jelzik, kötőjelet helyezünk el, és közvetett beszéd formájában nagybetűvel nyomtatjuk ki a beszéd tartalmát. .

Az elfogadott határozatokat a HATÁROZOTT (HATÁROZOTT) rovat tartalmazza. Ha több megoldás van, akkor azokat arab számmal, ponttal számozzuk. Általában minden határozathoz csatolják a végrehajtásért felelős személy beosztását, vezetéknevét és kezdőbetűit, és tartalmazzák a végrehajtás határidejét. A közösen hozott döntések gyakran szavazást igényelnek. Ebben az esetben a MEGOLDOTT rovat után a „Szavazás” vagy „Szavazott” (a jegyzőkönyvben idézőjel nélkül) kerül feltüntetésre, és a szavazás eredménye: egyhangúlag vagy mellette..., ellene..., tartózkodás nélkül. ..

A gyakorlatban gyakran használják a protokollok rövidített és rövidített formáit, amikor nincs szükség a kérdések megvitatásának előrehaladásának részletes rögzítésére. A rövidített jegyzőkönyvekben a jelenlévők, meghívottak névsora után fel kell tüntetni a napirendi pont sorszámát és kinyomtatni a beszámoló címét. A beszámoló címének (napirendi pontnak) utolsó sora aláhúzott, a sor alatt (zárójelben) az előadók neve előadásuk sorrendjében. Minden jelentés címe jegyzőkönyvi határozattal vagy állásfoglalással zárul. A rövid formátumú jegyzőkönyv csak a mérlegelt kérdéseket és a meghozott döntéseket jelzi. A jegyzőkönyv szövegének rendelkező része bármely dokumentum jóváhagyására vonatkozó záradékot tartalmazhat. Ebben az esetben a jóváhagyott dokumentum csatolva van a jegyzőkönyvhöz, és hivatkozással rendelkezik a számához és dátumához. A gyakorlatban nagyon gyakran szükséges kivonatokat készíteni a jegyzőkönyvekből. A jegyzőkönyv kivonata a következő részleteket tartalmazza:

a jegyzőkönyv fejléc részének minden adata: szervezet neve, irattípus megnevezése (JEGYZŐKÖNYVBŐL), dátum (az ülés időpontja), jegyzőkönyv száma (az ülés sorszáma), az elkészítési hely ( a találkozó helye);

a szöveg címe;

a jegyzőkönyv szövegének bevezető részének minden részlete: „elnök”, „titkár”, „jelen”, „meghívottak”, „NAPIREND”;

a jegyzőkönyv szövegének fő részének egyes részletei: „MEGhallgatták”, „HATÁROZOTT”, „Szavazás”;

a jegyzőkönyv formai részének részletei: „Aláírás”, beleértve az „elnök”, „titkár”, az elnök és a titkár kezdő- és vezetéknevét (személyes aláírása nélkül, mivel a kivonatokat általában nem írják alá eredetivel) aláírások, de a titkár hitelesíti); megjegyzés a másolat hitelesítéséről.

Így a jegyzőkönyv tartalmából csak azok az elemek kerülnek ki, amelyekre az érdekelt tisztviselők figyelmét fel kell hívni. A megállapított tények és események igazolására többen aktust készítenek. Az ügyek átvétele és átadása, a megsemmisítésre történő iratok előkészítése, a tárgyak üzembe helyezése során a vállalkozás vagy annak szerkezeti egysége, valamint az egyes tisztségviselők tevékenységének ellenőrzési eredménye alapján készülnek a törvények.

Jegyzőkönyv- olyan dokumentum, amely rögzíti az üléseken, üléseken, konferenciákon a kérdések megvitatásának és a döntéshozatalnak az előrehaladását.

A jegyzőkönyv dokumentálja az állandó testületi szervek, így a bizottsági és minisztériumi testületek, az önkormányzatok, valamint a tudományos, műszaki és módszertani tanácsok tevékenységét. A fentiek kivételével a strukturális osztályok vezetői, vezérigazgató-helyettesei, igazgatói ülései is rögzíthetők.

Az ideiglenes kollegiális testületek tevékenységének (konferenciák, értekezletek, szemináriumok stb.) dokumentálására általában jegyzőkönyv készül.

A jegyzőkönyvet az ülésen vezetett feljegyzései alapján a titkár készíti. Ezek lehetnek rövid feljegyzések, átiratok vagy hangfelvételek. Érdemes elmondani, hogy a jegyzőkönyv elkészítéséhez a titkár az ülés előtt összegyűjti a beszámolók, felszólalások kivonatait, határozattervezeteit.

Jegyzőkönyv általános nyomtatványon kell elkészíteni.

Cím, dátum és jegyzőkönyv száma

A protokoll fejléce lesz a testületi testület neve vagy az ülés típusa. Például Jegyzőkönyv a (mi?) pedagógiai tanács üléséről; szerkezeti egység vezetői értekezletek stb.

A jegyzőkönyv kelte az ülés időpontja lesz (a jegyzőkönyvet hagyományosan az ülés után készítik, ha az ülés több napig tartott, akkor a jegyzőkönyv dátuma tartalmazza a kezdési és befejezési dátumot is).

Például: 21 — 24.07.2009 .

A jegyzőkönyv száma (mutatója) a testületi testület naptári évében vagy megbízatásának időtartamán belüli ülés sorszáma lesz.

Vegye figyelembe, hogy a jegyzőkönyv szövege a következő részeket tartalmazza:

• bevezető;
• fő-

Bevezető rész

A jegyzőkönyv bevezető részében a cím után az ülés levezető elnökének és titkárának vezeték- és kezdőbetűi szerepelnek. Új sorból a "szó után" Ajándék» sorolja fel ABC sorrendben az ülésen jelenlévő tisztségviselők vezetéknevét és kezdőbetűit.

Ha az ülésen más szervezetek képviselői is voltak, akkor a „Bemutatva” szó után új sorba került a „ Meghívott"és fel van tüntetve a meghívottak listája; ebben az esetben minden név előtt fel kell tüntetni a szervezet beosztását és nevét.

A jegyzőkönyv bevezető részében a napirendet jelzik.

Az ülésen tárgyalt kérdések felsorolásából áll, és meghatározza a megbeszélés sorrendjét és a felszólalók nevét „O” vagy „About” elöljárószók. Például: „Az oktatási programok jóváhagyásáról”; – A tanév eredményeinek összesítéséről.

Minden tételnél fel kell tüntetni az előadót (a kiadást előkészítő tisztviselőt).

Fő rész

A napirendi kérdések sorrendjével összefüggésben készül el a jegyzőkönyv fő részének szövege - annyi szakaszt kell tartalmaznia, ahány napirendi pont szerepel.

A fentiek alapján arra a következtetésre jutunk, hogy a protokoll fejléc része mindig azonos módon van formázva. De a jegyzőkönyv szövege többféle formában is bemutatható: röviden vagy teljes.

Rövid protokoll— rögzíti az ülésen tárgyalt kérdéseket, a felszólalók nevét és a meghozott döntéseket. Ilyen jegyzőkönyvet leggyakrabban olyan esetekben vezetnek, amikor az ülés operatív jellegű (lásd 3.3. ábra).

Érdemes elmondani - teljes protokoll- nemcsak a megvitatott kérdésekről, a meghozott döntésekről és a felszólalók nevéről tartalmaz információkat, hanem meglehetősen részletes feljegyzéseket is tartalmaz, amelyek az ülésen résztvevők beszámolóinak, felszólalásainak tartalmát, minden elhangzott véleményt, elhangzott kérdéseket, észrevételeket, észrevételeket, álláspontokat tartalmazzák. Érdemes elmondani, hogy a teljes protokoll lehetővé teszi a találkozó részletes képének dokumentálását (lásd 3.4. ábra).

ábra 3.3. Példa egy rövid protokollra

ábra 3.4. Példa egy teljes protokollra

Ha bármilyen protokollt használunk, annak szövege annyi részre oszlik, ahány napirendi pont szerepel.

Érdemes elmondani, hogy minden rész három részből áll: „FELVALLGATVA”, „BESZÉLVE”, „HATÁROZOTT” („DECIDED”), amelyek a bal margóról nyomtatódnak nagybetűkkel. Ez a kialakítás lehetővé teszi, hogy a szövegben kiemeljük a fő felszólaló beszédét, a kérdés megvitatásában résztvevőket és azt a rendelkező részt, amelyben a döntést megfogalmazzák.

részben" HALLGATVA„A beszéd szövegét közöljük. A szöveg elején egy új sorban a beszélő vezetékneve névelőben szerepel. A beszéd felvételét kötőjel választja el a vezetéknévtől. A beszédet egyes szám harmadik személyben adjuk elő. A beszéd rögzítése helyett megengedett a vezetéknév után feltüntetni ("A beszédről készült felvétel mellékelve", "Kérjük, vegye figyelembe, hogy a jelentés szövege mellékelve")

Ez utóbbi esetben a jelentések a jegyzőkönyv mellékletévé válnak.

részben" TELJESÍTETT» új sorból névelőben tüntesse fel a beszélő vezetéknevét, majd kötőjel után a beszéd vagy a kérdés szövegét (ha azt a beszéd közben tették fel a beszélőnek)

részben" HATÁROZOTT” („HATÁROZOTT”) tükrözik a tárgyalt kérdésben hozott döntést. Vegye figyelembe, hogy a rendelkező rész szövegét a jegyzőkönyv bármely formájában teljes egészében kinyomtatják.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy a teljes protokoll szövege 1,5 sorközzel kerül kinyomtatásra.

A jegyzőkönyvet az ülés titkára készíti. A jegyzőkönyvet a titkár írja alá, és az ülést követő 3 (három) munkanapon belül aláírásra benyújtja az elnöknek.

Az aláírásokat 3 sorköz választja el a szövegtől. A pozíció megnevezése a bal margó szegélyéről kerül nyomtatásra, a vezetéknév utolsó betűje a jobb margóra korlátozódik.

Azon a napon, amikor a jegyzőkönyvet az elnök aláírja, azt nyilvántartásba kell venni.

Kivonat a jegyzőkönyvből

A jegyzőkönyvi kivonat az eredeti jegyzőkönyv szövegének egy részének pontos másolata, amely azon napirendi pontra vonatkozik, amelyre a kivonat készül. A kivonat tartalmazza az űrlap minden részletét, a bevezető szövegrészt, azt a napirendi pontot, amelyre a kivonat készül, valamint a kérdés megvitatását és a meghozott döntést tükröző szöveget. A jegyzőkönyv kivonatát csak a titkár írja alá, egyben hitelesíti is. A hitelesítő felirat kézzel írott, és a „True” szóból áll, amely a másolatot (kivonatot) hitelesítő személy beosztását jelzi, személyes aláírást, vezetéknevet, kezdőbetűket és dátumot (lásd 3.5. ábra).

ábra 3.5. Példa a jegyzőkönyv kivonatára

A jegyzőkönyvek kivonatai időnként helyettesítik az ilyen adminisztratív dokumentumokat határozatként. Ebben az esetben a kivonat eszközül szolgál a meghozott döntések kommunikálásához a végrehajtókkal. Ebben az esetben például egy részvénytársaság igazgatóságának titkára legkésőbb az ülés jegyzőkönyvének aláírását követő 2 (két) napon belül egyedi ügyekben jegyzőkönyvi kivonatokat juttat el a felelős vezetőknek. A nyilatkozatokat a titkár írja alá.

A más szervezetnek küldött jegyzőkönyvek kivonatait pecséttel kell igazolni.

A jegyzőkönyv eredeti példányát a titkár az ülés típusának megfelelően aktákba állítja össze. Például: „Közgyűlési jegyzőkönyvek”, „Igazgatósági ülések jegyzőkönyvei”, „Igazgatói értekezletek jegyzőkönyvei” stb. Egy eseten belül a protokollok számok és kronológia szerint vannak rendszerezve. Az esetek a naptári év során alakulnak.

Bevezetés.

Az irányítási tevékenységek dokumentálása kiterjed minden olyan folyamatra, amely a különféle adathordozókon történő rögzítéssel (rögzítéssel) és a gazdálkodási tevékenységek végrehajtásához szükséges információk meghatározott szabályok szerinti feldolgozásával kapcsolatos. A dokumentálás természetes nyelven történik (kézzel és géppel írt dokumentumok, beleértve a táviratokat, telefonüzeneteket, gépi üzeneteket), valamint mesterséges nyelveken új adathordozók (lyukkártyák, lyukszalagok, mágnesszalagok, kártyák, hajlékonylemezek stb.) használatával. .)"

A vezetői dokumentumok összetételét a szervezet kompetenciája és funkciói, a kérdések megoldásának rendje, a más szervezetekkel fennálló kapcsolatok mennyisége és jellege határozza meg. és rögzítik a dokumentumlapon. A vezetési tevékenységek dokumentálására vonatkozó szabályok egységét a vezetés minden szintjén az Állami Vezetéstámogató Dokumentációs Rendszer (GSDMOU) és az egységes dokumentációs rendszerek (USD) alkalmazása biztosítja.

Az egységes dokumentációs rendszerek egységes szabályok és követelmények szerint összefüggő dokumentumok összessége, amelyek egy-egy tevékenységi körben tartalmazzák a gazdálkodáshoz szükséges információkat. A DSD-ket mind a számítástechnika segítségével, mind a hagyományos információfeldolgozási módszerekkel való használatra tervezték.

A név, forma és összetételű vezetői okiratoknak meg kell felelniük az USD-nek, az Állami Költségvetési Oktatási Intézmény követelményeinek, a szervezetre vonatkozó szabályzatoknak (alapszabályoknak), valamint a dokumentációs szabályokat tartalmazó egyéb hatósági dokumentumoknak.

Ennek a tesztnek az a célja, hogy megadja a protokoll fogalmát, tükrözze a tervezési szabályokat, valamint azt is, hogy milyen protokollformák léteznek.

1. A protokoll fogalma és célja.

A vezetői dokumentumok között kiemelt helyet foglalnak el a jegyzőkönyvek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszerének részét képezik.

Jegyzőkönyv - olyan dokumentum, amely rögzíti az üléseken, üléseken, üléseken, konferenciákon a kérdések megvitatásának és a döntéshozatalnak az előrehaladását

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a szervezetek és vállalkozások tevékenysége során gyakran készülnek „Protokollnak” nevezett dokumentumok, amelyek azonban nem tartoznak a fenti meghatározás alá. Így a szerződéses viszonyok területén szándék-, nézeteltérési jegyzőkönyvek, jóváhagyási jegyzőkönyvek készülnek; A közgyűlés főbb dokumentumai között a jogszabály megnevezi a szavazatszámláló bizottság jegyzőkönyvét stb. Az ilyen típusú protokollok céljukat tekintve hasonlóak a cselekményekhez: tényeket vagy eseményeket rögzítenek és megerősítenek.

Jegyzőkönyvet készítenek minden olyan szervezetben, ahol ideiglenes vagy állandó testületi testületek, bizottságok stb. Tevékenységük formája az aktuális kérdések értekezleten vagy értekezleten történő megvitatása és közös döntéshozatal, gyakran szavazással.

A részvénytársaságok megjelenésével hazánkban megnőtt a figyelem az ilyen típusú dokumentumokra. A részvénytársaság legfelsőbb vezető testületei kollegiálisak, a tevékenységüket tükröző jegyzőkönyvek az egyik legfontosabb vezetői dokumentummá válnak. A közgyűlési jegyzőkönyvekről, az igazgatóság és az igazgatóság üléseiről van szó. Nem véletlen, hogy a részvénytársaságokról szóló szövetségi törvény és más jogi aktusok különös figyelmet fordítanak e dokumentumok tartalmára.

2. A jegyzőkönyvek elkészítésének szabályai

Jegyzőkönyv - a testületi testületek ülésein, értekezletein, értekezletein és ülésein a kérdések megvitatása és a döntéshozatal folyamatának következetes nyilvántartását tartalmazó dokumentum.

A jegyzőkönyv egy kollegiális testület vagy munkavállalói csoport közös döntéshozatali tevékenységét tükrözi. A szervezetek irányítási tevékenysége során keletkezett ülések jegyzőkönyvei közül meg kell különböztetni a nyomozói, egyes közigazgatási szervek és a közrendvédelmi szervek jegyzőkönyveit (például egészségügyi felügyelői jegyzőkönyv, közlekedési baleset jegyzőkönyve stb. .), valamint a szerződéses típusú jegyzőkönyvek (nézeteltérési jegyzőkönyvek, nézeteltérés-egyeztetési jegyzőkönyvek, ármegállapodási jegyzőkönyvek stb.).

Az állandó és ideiglenes testületi testületek (szövetségi végrehajtó testületek kollégiumai, munkaügyi kollektívák ülései, részvényesek ülései, igazgatótanácsi ülések stb.) üléseiről kötelező jegyzőkönyvet készíteni. Az ülések előrehaladásának rögzítése, jegyzőkönyvek, hangfelvételek és az ülésre készített anyagok (jelentések, felszólalások, igazolások, határozattervezetek, napirend, meghívottak névsorai stb.) alapján jegyzőkönyv készül.

A jegyzőkönyv a vizsgált kérdésekkel kapcsolatos valamennyi véleményt és az összes meghozott döntést tükrözi. A jegyzőkönyvet a titkár vagy más megbízott személy vezeti. A jegyzőkönyvek pontosságáért az ülést vezető elnök és titkár felel. A protokoll szükséges részletei:

cégnév;

a dokumentumtípus neve;

dátum és regisztrációs szám;

összeállítás vagy publikálás helye;

a szöveg címe;

3. A protokollok típusai

Kétféle protokoll létezik: teljes és rövid.

Teljes jegyzőkönyv tartalmazza az üléseken elhangzott összes beszéd jegyzőkönyvét.

Rövid protokoll - csak az előadók neve és egy rövid megjegyzés a beszéd témájával kapcsolatban.

Arról, hogy az ülésről milyen formában készüljön jegyzőkönyv, a testületi szerv vezetője vagy a szervezet vezetője dönt.

A jegyzőkönyv címe a testületi szerv vagy ülés megnevezése (Az igazoló bizottság üléséről készült jegyzőkönyv...; ülés jegyzőkönyve...).

A teljes jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezető és fő részből.

A bevezető rész a protokoll teljes és rövid formáiban is ugyanúgy van formázva. Tartalmazza az elnök és a titkár nevét, az ülésen részt vevők és a meghívottak nevét vagy összlétszámát (ha sok a résztvevő, a számuk megjelölése mellé egy megjegyzés kerül - „A résztvevők névsora mellékelve”), és a napirendet.

A jegyzőkönyvbe a jelenlévők nevét, ha 15-nél többen vannak, ábécé sorrendben, munkavégzési helyük és beosztásuk megjelölésével rögzítjük; ha többen vannak, külön listát állítanak össze. Az állandó ülések, szakbizottságok jegyzőkönyvei nem tüntetik fel a jelenlévők álláspontját. A jelenlévők névsora teljes sorszélességben, egy sorközzel megrajzolódik.

Ebben az esetben a mező bal oldalán az „Elnök”, „Titkár”, „Jelen” szavak (idézőjelek nélkül) kerülnek nyomtatásra, két szóközzel elválasztva a címtől és egymástól.

A bevezető rész a napirenddel zárul. A napirendre kerülő kérdéseket összetettségük, fontosságuk és a megbeszélés várható időpontja szerint rendezzük. A kérdések névelőben vannak megfogalmazva, arab számokkal vannak számozva, és „O”, „Ob” elöljárószóval kezdődnek. Nem ajánlott kérdést vagy kérdéscsoportot az „Egyéb” szóval megfogalmazni. A kérdés mellett fel van tüntetve az előadó neve és beosztása.

A „napirend” szavak a résztvevők listáján két-három szóköz közepén helyezkednek el.

A jegyzőkönyv szövegének fő része az egyes napirendi pontokhoz a következő séma szerint épül fel: MEGHALLGATTUNK... BESZÉLTETT... DÖNTETT (DÖNTÖTT)...

A „MEGVALÓSÍTOTT” részben a rövid jegyzőkönyvek jelzik az előadó (előadó) nevét és beszédének témáját. A jegyzőkönyv teljes formája tartalmazza az előadó vezetéknevét és kezdőbetűit, jelentésének (üzenet, információ, jelentés) tartalmát. Ha a beszámoló szövegét az előadó írásban ismerteti, a felszólalás témájának megjelölése után megengedett a megjegyzés: „a jelentés szövege mellékelve”. A „BESZÉD” rovatban a rövid jegyzőkönyvek csak a beszélgetésben felszólaló személyek nevét tüntetik fel a teljes jegyzőkönyvben is rögzítik felszólalásaikat, beleértve az előadóhoz intézett kérdéseket is. Ha szükséges, az előadó neve után fel kell tüntetni a pozícióját. A DÖNTÉS (DECIDED) rovatban rögzítésre kerül a meghozott döntés, amelyet a kettős értelmezés elkerülése érdekében röviden, pontosan, lakonikusan fogalmazunk meg. A döntéssel együtt fel kell tüntetni a „mellett”, „nem”, „tartózkodva” leadott szavazatok számát, valamint a szavazáson nem részt vevő személyek névsorát. A határozat egy vagy több pontot tartalmazhat, ezek fontossági sorrendbe vannak rendezve, mindegyik számozott.

A „MEGhallgatott” szó elé egy szám kerül a napirendnek megfelelően. A bal margóról nyomtatott nagybetűkkel, kettősponttal végződő szavakkal a „FELVALLGATVA”, „BESZÉLT”, „DECIDED (DECIDED)” felirat látható. A „MEGHALLGATVA”, „BESZÉLT”, „DECIDED (DECIDED)” szakaszok szövegét a piros vonaltól 1,5 sortávolsággal nyomtatjuk. A beszélők minden vezetéknevét és kezdőbetűjét névelőben új sorba nyomtatjuk, a beszéd felvételét a vezetéknévtől kötőjellel választjuk el.

A meghozott döntésről az ülésen, ülésen résztvevő külön véleményt nyilváníthat, amelyet külön lapon rögzítenek, és a jegyzőkönyvhöz csatolják. A különvélemény meglétét a határozat rögzítését követően a jegyzőkönyv rögzíti.

A rövid jegyzőkönyv szövege is két részből áll. A bevezető rész tartalmazza az elnöklő (elnök) kezdő- és vezetéknevét, valamint az ülésen jelenlévők beosztását, kezdőbetűit és vezetéknevét.

A „Jelen” szó a bal margóról kerül kinyomtatásra, aláhúzással, és kettőspont kerül a szó végére. Az alábbiakban közöljük a jelenlévők beosztását, kezdő- és vezetéknevét. A munkakörök megnevezése általánosan is feltüntethető. A jelenlévők többsoros munkacímei 1 sorközzel vannak feltüntetve. A listát folyamatos vonal választja el a protokoll fő részétől.

A jegyzőkönyv fő része a vizsgált kérdéseket és az azokkal kapcsolatos döntéseket tartalmazza. A kérdés neve római számmal van számozva, és az „O” („Körülbelül”) előtaggal kezdődik, középre nyomtatva 15-ös betűmérettel, és egy sorral aláhúzva az utolsó sor alatt. A kérdés megvitatása során felszólaló tisztviselők neve a sor alatt látható. A vezetéknevek 1 sorközzel vannak nyomtatva. Ezután megjelenik a kérdésben hozott döntés.

A jegyzőkönyv dátuma az esemény (találkozó, értekezlet stb.) időpontja. Ha több napig tartott, akkor az értekezlet kezdési és befejezési dátumát kötőjel jelzi. A jegyzőkönyvek egy naptári éven belül sorszámmal vannak ellátva minden egyes jegyzőkönyvcsoporthoz: testületi ülések jegyzőkönyvei, műszaki, tudományos és szakértői tanácsok jegyzőkönyvei stb. a megbeszélésen.

A jegyzőkönyvet a szervezet általános nyomtatványán állítják össze, feltüntetve az irattípus megnevezését - „JEGYZŐKÖNYV” -, vagy speciális jegyzőkönyvi nyomtatványon (egy adott dokumentumtípus nyomtatványa).

A jegyzőkönyvek másolatait szükség esetén megküldik az érdekelt szervezeteknek és tisztviselőknek a terjesztési indexnek megfelelően; az indexet a kérdés elbírálását előkészítő egység felelős vezetője készíti el és írja alá. A jegyzőkönyvek másolatait a Menedzsment dokumentációt támogató szolgáltatás (DOU) pecsétje hitelesíti.

A szervezet termelési értekezleteiről készült jegyzőkönyvek elkészítésének szabálysértései miatt jegyzőkönyvmintát dolgoztak ki.

A jegyzőkönyv bármely dokumentum jóváhagyására vonatkozó záradékot tartalmazhat. Ebben az esetben a dokumentumot csatolni kell a jegyzőkönyvhöz, és hivatkozással kell ellátni a számát és dátumát.

Az aláírást három sorköz választja el a jegyzőkönyv szövegétől, és tartalmazza a jegyzőkönyvi rendezvényen elnöklő (titkárként tevékenykedő) személy beosztását, személyes aláírását és az aláírás átiratát (kezdeményező és vezetéknév) . A munkacím a szövegmező bal szélétől egy sorközzel, a leghosszabb sorhoz képest középre kerül. Az aláírás átirata a munkakör megnevezésének utolsó sorának szintjén található, szóköz nélkül a kezdőbetűk és a vezetéknév között. Az aláírási átiratban az utolsó betű helye a jobb margóra korlátozódik.

Bélyegző (a dokumentumhoz való hozzáférés korlátozására vonatkozó jelzés) - a protokoll első lapjának jobb felső sarkában nyomtatva. A dokumentum példányszáma a bélyeg (jel) alá kerül nyomtatásra másfél sortávolsággal, és ezekhez képest középre kerül. A jegyzőkönyvvel iktatjuk az elbírálásra benyújtott anyagokat: igazolásokat, beszámolókat, projekteket stb., melyek mellékletként készülnek.