Sertifikasi buku kerja untuk bank. Cara mengesahkan salinan buku catatan kerja (contoh) dengan benar. Kesalahan saat menyiapkan dokumen

Buku catatan kerja adalah bukti utama masa kerja dan pekerjaan seseorang. Oleh karena itu, seringkali dibutuhkan oleh warga negara. Namun menurut undang-undang ketenagakerjaan, jika seseorang resmi bekerja, bukunya harus disimpan di organisasi. Dan Anda hanya bisa mendapatkannya jika Anda membutuhkannya untuk diserahkan ke Jaminan Sosial.

Dalam kasus lainnya, pemberi kerja wajib menerbitkan salinan resmi buku tersebut. Sebagai seorang wirausaha, saya cukup sering mengisi dokumen seperti itu untuk bawahan saya. Dan pada artikel kali ini saya akan memberi tahu Anda persyaratan wajib apa saja yang ada saat menyiapkan salinan ini.

Dasar penerbitan salinannya adalah permohonan yang diajukan oleh pegawai. Namun aturan ini lebih berlaku pada perusahaan besar dan menengah dengan jumlah karyawan yang banyak. Dalam usaha kecil dan pengusaha, salinannya dapat diterbitkan atas permintaan lisan dari pemohon. Namun agar Anda tidak terlambat dalam menerbitkan dokumen tersebut, saya anjurkan agar Anda selalu membuat permohonan penerbitannya.

Penting untuk menyalin semua halaman tempat entri dibuat. Salinan harus dibuat dari lembar pertama yang berisi informasi tentang pemilik buku. Dan salinan terakhir akan berupa lembaran dengan tanda dari tempat kerja terakhir.

Salinan dapat disertifikasi dengan 2 cara:

Sertifikasi setiap lembar secara terpisah. Kemudian Anda perlu mengonfirmasi “Benar” pada masing-masingnya atau menulis “Salinan sudah benar.” Pemohon juga wajib menuliskan jabatannya, nama belakangnya, menandatangani dan membubuhkan stempel organisasi. Selain itu, perlu adanya tanggal sertifikasi fotokopi.
Kencangkan semua lembar dengan firmware dan lampirkan kertas tambahan yang akan menunjukkan jumlah lembar. Ada juga tulisan di atasnya yang menyatakan “Salinan Benar” atau “Benar.” Penting untuk menunjukkan posisi orang yang mengisi, nama lengkapnya dan membubuhkan stempel. Jangan lupa juga mencantumkan tanggal pembuatan salinannya.

Setelah sertifikasi utama, harus ditulis kalimat pada salinan yang menyatakan bahwa orang tersebut terus bekerja. Pastikan untuk menunjukkan bahwa itu sedang berfungsi.

Yang berhak menandatangani adalah sebagai berikut:

Karyawan departemen SDM;
akuntan;
Direktur;
pengusaha.

Jika organisasi mempunyai stempel, maka harus dibubuhi stempel. Jika hilang, Anda perlu membuat catatan “ Percaya tanpa meterai».

Salinannya harus dikeluarkan selambat-lambatnya tiga hari setelah menerima permintaan dari karyawan.

Aturan baru

Beberapa penyesuaian telah dilakukan terhadap peraturan perundang-undangan, yang penting untuk diketahui saat menyiapkan salinannya. Mereka mulai beroperasi pada 1 Juli tahun ini. Sekarang semua pengusaha diwajibkan untuk mematuhi metodologi baru untuk sertifikasi buku.

Perbedaan utamanya adalah sekarang Anda juga perlu membuat catatan tentang di mana tepatnya dokumen kerja asli disimpan. Biasanya, lokasi penyimpanan ditunjukkan di brankas departemen personalia atau departemen akuntansi perusahaan.

Jika tanda tangan tersebut tidak dibuat, salinannya dianggap tidak sah dan harus diterbitkan kembali.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang ini di video berikut.

Perlunya salinan

Seorang karyawan mungkin memerlukan dokumen seperti itu dalam berbagai situasi. Yang paling umum adalah:

Sebagai bukti bahwa seseorang mempunyai pekerjaan untuk lembaga kredit ketika mengajukan permintaan pinjaman.
Untuk mengkonfirmasi informasi ditentukan dalam formulir permohonan, misalnya untuk memperoleh dokumen tertentu.
Untuk menentukan durasi total pengalaman, serta konsistensi kerja di tempat terakhir. Informasi ini seringkali diperlukan bagi lembaga kredit.
Untuk mengetahui alasan pemberhentian dari tempat sebelumnya. Informasi tersebut mungkin penting bagi pemberi kerja baru jika seseorang sedang mencoba mencari pekerjaan tambahan.
Untuk mengkonfirmasi pekerjaan saat mengajukan tunjangan dan tunjangan.

Sebelumnya, catatan kerja bersertifikat diperlukan untuk mendapatkan paspor asing. Dokumen ini saat ini tidak diperlukan, namun beberapa departemen terkadang memerlukannya. Ketahuilah bahwa hal ini ilegal, karena semua lembaga pemerintah diharuskan bertindak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan secara ketat, yang harus menyertakan daftar dokumen yang diperlukan.

Terkadang salinan catatan pekerjaan Anda mungkin diperlukan saat mengajukan visa untuk memasuki negara bagian lain. Karena penting bagi mereka untuk mengetahui bahwa ada sesuatu yang menghubungkan Anda dengan negara Anda, dan Anda juga harus memiliki sumber pendapatan tetap.

Kesalahan Umum

Setiap pejabat harus mengetahui cara mengisi dokumen ini dengan benar. Tetapi karyawan itu sendiri juga harus mengetahui informasi ini untuk mendeteksi kesalahan tepat waktu dan meminta mereka untuk memperbaikinya tepat waktu. Ketidakakuratan dan kesalahan yang paling umum adalah:

Stempel “Salinan benar” tidak dicantumkan pada semua lembar, asalkan tidak dijahit atau diberi nomor.
Tidak semua lembar mempunyai tanda tangan lembaga sertifikasi, dengan syarat semua lembar tidak dijahit dan diberi nomor.
Tulisan di lembar terakhir hilang bahwa seseorang masih bekerja sampai sekarang.
Posisi orang yang mengesahkan salinannya tidak ada.
Pegawai yang menerbitkan dokumen tidak mempunyai kewenangan untuk melakukan hal tersebut. Orang selain yang tercantum di atas tidak boleh membuat salinan.
Pencantuman stempel organisasi hanya pada selembar kertas kosong dan tidak mempengaruhi salinan itu sendiri. Stempel harus dipasang sedemikian rupa sehingga menyentuh buku fotokopi.
Tidak ada tautan dan tidak ada tempat untuk menyimpan buku itu sendiri.

Perhatikan kesalahan umum saat menerbitkan buku ini dan berhati-hatilah saat mengisinya.

Menerbitkan buku

Dalam beberapa kasus, karyawan mungkin meminta agar buku aslinya diberikan kepada mereka. Menurut peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan, yaitu menurut Art. 62, buku hanya dapat diterbitkan untuk dipresentasikan kepada Jamsostek. Dan pegawai wajib mengembalikannya kepada atasannya selambat-lambatnya 3 hari sejak tanggal penerimaan dari badan tersebut. Dalam permohonan penerbitan, karyawan harus menunjukkan untuk tujuan apa buklet asli diperlukan dan, jika memungkinkan, melampirkan dokumen pendukung.

Dalam kasus lain, hanya salinan atau kutipan dari buku yang diterbitkan. Jika aturan ini dilanggar, pejabat dapat dikenakan denda hingga 5 ribu rubel, dan untuk organisasi jumlahnya akan menjadi 30-50 ribu rubel.

Jika buku tersebut hilang oleh karyawan atau majikan, maka majikan atau majikan tersebut harus menerbitkan duplikatnya. Dia diberi waktu 15 hari untuk melakukan ini. Pada saat yang sama, dia hanya dapat memasukkan informasi yang akan didokumentasikan ke dalam duplikatnya. Artinya, pegawai harus mengajukan permintaan tertulis kepada Dana Pensiun atau arsip untuk memperoleh informasi tentang pekerjaannya di organisasi lain.

Untuk menghindari hal tersebut, maka perlu dilakukan penyimpanan buku asli karyawan Anda secara bertanggung jawab. Dan juga para karyawan sendiri harus memahami tanggung jawabnya jika menerima yang asli di tangannya.

Saya menyarankan semua orang yang bekerja secara resmi:

Simpan salinan resmi dokumen tersebut di rumah. Dalam hal ini, Anda perlu memintanya setiap kali Anda membuat entri baru di buku. Dengan cara ini, Anda dapat memeriksa apakah pengisiannya benar kapan saja. Dan juga jika terjadi kerusakan atau kehilangan, Anda akan memiliki dokumen yang mengonfirmasi bahwa entri tersebut ada di dalam buku. Kemudian Anda dapat memulihkan buku Anda dengan sangat cepat dengan menerima duplikatnya, yang akan berisi semua entri yang sama seperti yang ditunjukkan dalam salinan resmi.
Saat menerima salinan di tangan Anda, pastikan untuk memeriksa apakah salinan tersebut diisi dengan benar.. Berikan perhatian khusus pada kesalahan umum yang dilakukan saat menyiapkan salinan tersebut.

Semua pejabat wajib mengetahui cara menyusun dokumen-dokumen tersebut dengan benar, sehingga dituntut untuk tertarik dengan segala inovasi peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.

Januari 2019

Seringkali, untuk membuat keputusan positif dalam menerima dana pinjaman, Anda perlu memiliki salinan buku kerja dan bukti pengalaman kerja. Publikasi ini akan memberi tahu Anda cara mengesahkan salinan buku kerja bank dengan benar.

Mengapa mengesahkan salinan buku kerja?

Prosedur ini mungkin diperlukan dalam berbagai situasi - misalnya, untuk mengajukan pinjaman bank dalam bentuk apa pun (baik itu pinjaman konsumen, hipotek atau pinjaman mobil) atau untuk menerima berbagai subsidi sosial.

Apakah catatan kerja diperlukan untuk mengajukan pinjaman? Beberapa pemberi pinjaman memberikan pinjaman khusus berdasarkan dua dokumen, atau satu dokumen sama sekali (tidak diperlukan pekerjaan). Namun, daftar penawaran tersebut sangat terbatas.

Penting juga untuk mempertimbangkan fakta bahwa semakin kecil paket dokumen yang diserahkan peminjam, semakin buruk kondisi berdasarkan perjanjian pinjaman - ini akan dinyatakan dalam penurunan signifikan dalam jumlah pinjaman yang tersedia, dan kenaikan suku bunga, dan sebagainya. Oleh karena itu, jika memungkinkan, Anda harus selalu berusaha mengumpulkan daftar lengkap dokumen - persyaratan pinjaman dalam hal ini akan jauh lebih nyaman.

Jika diperlukan uang dalam jumlah yang sangat besar, maka konfirmasi pendapatan resmi dan pengalaman kerja hampir menjadi syarat wajib dan utama.

Bagaimana buku kerja disertifikasi untuk bank?

Proses pengesahan salinan buku catatan kerja bank dapat berlangsung menurut salah satu dari dua skenario - tergantung lokasinya. Izin kerja dapat berada di tangan warga negara atau majikannya. Mari pertimbangkan setiap opsi secara berurutan.

Dokumen tersebut ada di tangan warga negara. Dalam hal ini, Anda perlu mengunjungi kantor notaris untuk melakukan prosedur yang sesuai. Warga negara harus memberikan paspor atau dokumen lain yang menegaskan identitasnya. Notaris akan membuat salinan akta kerja dan melaksanakan tata cara pengesahan sesuai pola yang telah ditetapkan. Prosedur ini tidak memakan banyak waktu - biasanya, sertifikasi tidak lebih dari satu jam.
Dokumen ketenagakerjaan ada pada majikan. Kode Perburuhan Federasi Rusia menyatakan bahwa majikan tidak dapat menerbitkan buku kerja asli sampai karyawan tersebut diberhentikan. Oleh karena itu, untuk mendapatkan salinan atau kutipan lengkap dari buku kerja, Anda harus menghubungi departemen SDM atau manajer. Di sana, permohonan terkait diajukan yang berisi tujuan sertifikasi - tujuannya dapat ditetapkan "untuk diserahkan ke organisasi perbankan". Petugas personalia wajib memberikan salinan dokumen yang dilegalisir selambat-lambatnya tiga hari kemudian.

Contoh salinan buku kerja bank

Tidak selalu perlu menyalin buku kerja sepenuhnya. Dalam beberapa kasus, cukup membatasi diri pada informasi mengenai periode waktu pengalaman kerja yang diperlukan. Selain itu, selain fotokopi, Anda dapat menggunakan teks yang diketik di komputer jika entri dalam dokumen dibuat dengan tulisan tangan yang tidak terbaca.

Salinan karya harus disertifikasi dengan benar. Di bagian bawah setiap halaman Anda harus memiliki:

stempel organisasi tempatnya bekerja;
tulisan “Benar”;
tanggal sertifikasi;
tanda tangan, inisial dan jabatan orang yang berwenang.

Halaman terakhir buku kerja harus memuat kalimat “Saat ini bekerja di posisi…”, di samping semua tanda di atas.

Contoh sertifikasi dokumen yang diminati dapat dilihat pada gambar di bawah.

Masa berlaku fotocopy

Fotokopi dokumen yang dilegalisir akan berlaku untuk jangka waktu 1 bulan. Perlu juga dicatat bahwa jika seseorang dipecat atau entri tambahan muncul di buku kerja dalam jangka waktu di atas, salinannya akan menjadi tidak sah.

Video tentang topik tersebut

Anda harus mengonfirmasi pekerjaan Anda saat menghubungi layanan dukungan sosial saat mengajukan subsidi dan tunjangan atau Dana Pensiun. Bank meminta konfirmasi untuk memutuskan apakah akan mengeluarkan pinjaman atau hipotek. Contoh salinan resmi dari buku catatan kerja menegaskan masa kerja dan fakta pekerjaan.

Jika Anda bekerja, salinan resminya akan dibuat oleh karyawan departemen SDM atau orang lain yang diberi wewenang atas perintah perusahaan, misalnya, pengacara atau akuntan. Jika mereka tidak ada, dia adalah pemimpin. Salinannya diberikan dalam waktu tiga hari tanpa biaya. Bagi yang menganggur, keasliannya akan dikonfirmasi oleh notaris (untuk mendapatkan uang).

Dimana prosedur sertifikasinya dinyatakan?

Pada tahun 2020, Gost R 7.0.97-2016 baru diterapkan, yang menetapkan aturan untuk menyusun dokumen dan contoh cara mengesahkan salinan buku kerja pada tahun 2020. Tata cara pengesahan salinan dokumen kerja cukup sederhana.

Langkah 1. Buat salinan dari semua lembar yang sudah diisi.

Langkah 2. Letakkan entri “benar” pada masing-masing entri, sebutkan nama lengkap orang yang membuat entri dan tanggal.

Berikut adalah contoh cara mengesahkan buku kerja “Saat ini berfungsi.”

Berikut adalah contoh salinan buku kerja, yang disertifikasi oleh pemberi kerja, yang diberikan kepada organisasi pihak ketiga:

Apa yang diubah oleh Gost R 7.0.97-2016?

Mari kita beralih ke Gost R 7.0.97-2016. Perbedaan utamanya adalah bahwa spesifikasi jaminan akan bergantung pada tujuannya. Ada dua di antaranya: untuk sirkulasi internal atau untuk organisasi pihak ketiga.

Mari pertimbangkan opsi pertama. Petunjuk tentang cara mengesahkan buku kerja menurut aturan baru untuk peredaran internal tidak berubah. Salinannya masih berisi:

"Kanan";
data spesialis;
tanggal.

Jika salinan pindaian diperlukan untuk organisasi pihak ketiga, aturan baru untuk mengesahkan salinan buku kerja dibedakan dengan adanya frasa tambahan yang menunjukkan lokasi penyimpanan dokumen asli. Misalnya, frasanya berbunyi seperti ini: “Yang asli disimpan di departemen personalia MUDO DYUSSH Allure.” Jika kita tidak berbicara tentang buku kerja, maka menurut aturan, perlu untuk menunjukkan nomor file tempat salinan asli disimpan.

Jangan lupa untuk membubuhkan stempel organisasi, yang menegaskan keaslian tanda tangan pejabat tersebut (klausul 5.24 dari GOST R 7.0.97-2016).

Sejak tahun 2015, perusahaan saham gabungan dan LLC tidak diharuskan memiliki stempel, maka tidak perlu membubuhkannya pada salinan pindaian. Jika ada segel, maka persyaratan tertentu dikenakan pada lokasinya (menurut Gost baru):

perlu untuk mengesahkan hanya dengan stempel organisasi;
tidak boleh tumpang tindih dengan tanda tangan pemberi sertifikasi;
tidak boleh membubuhkan tanda tangan pemberi sertifikasi;
dapat memasukkan judul pekerjaan jika ruang tidak mencukupi;
harus ditempatkan di tempat yang ditunjuk khusus bertanda MP - "Tempat Pencetakan" (klausul 5.24 dari GOST R 7.0.97-2016).

Cara mengesahkan salinan buku catatan kerja

Ada dua pilihan untuk membuat contoh sertifikasi buku kerja tahun 2020:

di majikan;
di notaris.

Mereka yang bekerja melamar ke departemen SDM, tempat aslinya disimpan. Seorang akuntan juga berhak mengeluarkan fotokopinya jika bidang tanggung jawabnya adalah memelihara alur dokumen kepegawaian. Hal ini sering terjadi di organisasi kecil yang tidak memiliki departemen SDM. Pindaian buku kerja akan dikeluarkan dalam waktu tiga hari setelah pengajuan aplikasi. Mereka tidak punya hak untuk menolak.

Jika seseorang menganggur sementara, maka ia harus menghubungi notaris. Anda harus menunjukkan paspor dan buku kerja Anda sendiri. Notaris sendiri akan memfotokopi halaman-halaman yang diperlukan, membubuhkan stempel dan tanda tangan di atasnya.

Berapa lama salinannya bertahan?

Biasanya, buku kerja yang disertifikasi oleh pemberi kerja berlaku selama satu bulan. Jika salinannya diaktakan, maka sahnya untuk waktu yang tidak ditentukan. Aturan dan contoh cara mensertifikasi buku kerja dengan cara baru ini relevan di tahun 2020.

Ingatlah bahwa jika ada entri atau perubahan yang dilakukan pada aslinya, maka duplikat apa pun, termasuk yang diaktakan, secara otomatis menjadi tidak sah, terlepas dari kapan itu disertifikasi.

Kesalahan Umum

Salah satu kesalahan paling umum adalah stempel organisasi memuat teks dan tanda tangan petugas personalia. Itu tidak benar. Tidak ada kesalahan, kelalaian atau koreksi yang diperbolehkan. Apabila contoh cara pengesahan buku kerja tahun 2020 yang benar tidak dibuat dengan benar, maka tidak diterima karena dianggap tidak sah. Untuk memperbaiki kesalahan ini, Anda harus memindai ulang halaman yang rusak dan mengesahkannya.

Buku kerja diakui sebagai dokumen resmi setiap warga negara yang bekerja. Berisi informasi tentang aktivitas kerjanya, menegaskan masa kerja dan tempat kerjanya. Dokumen tersebut dibuat pada saat perekrutan untuk pekerjaan pertama dan diisi oleh pemberi kerja, selanjutnya buku tersebut disimpan di perusahaan tempat orang tersebut bekerja, atau pada karyawan itu sendiri.

Saat ini ada pertanyaan tentang penghapusan tenaga kerja, karena semakin sering pekerja terdaftar berdasarkan kontrak kerja individu, dan data tentang premi asuransi yang dibayarkan untuk mereka masing-masing dimasukkan ke dalam Dana Pensiun Federasi Rusia dan Dana Asuransi Sosial. . Banyak kontroversi muncul seputar manajemen ketenagakerjaan yang tidak dapat diandalkan dan dokumen-dokumen palsu semacam ini.

Anda harus mengajukan permohonan salinannya.

Dalam banyak kasus (misalnya, ketika mengajukan pinjaman atau berbagai subsidi), kutipan dari buku kerja diminta saat menyerahkan dokumentasi. Di sini timbul pertanyaan: bagaimana cara menyerahkan dokumen yang (menurut larangan yang ditentukan dalam Kode Ketenagakerjaan) dilarang untuk diberikan kepada seorang karyawan sampai saat pemecatan?

Jika perlu, atas permintaan pekerja, pemberi kerja mengeluarkan ekstrak/salinan formulir. Syaratnya, karyawan harus mengajukan permohonan tertulis kepada pimpinan perusahaan atau departemen sumber daya manusia (SDM). Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 22, salinannya diberikan selambat-lambatnya 3 hari kerja sejak tanggal penerimaan permohonan.

Pengajuan lamaran merupakan praktik yang dilakukan pada perusahaan besar dengan jumlah karyawan yang banyak. Dalam organisasi kecil, prosesnya disederhanakan menjadi permintaan lisan untuk salinan Anda. Jika seorang warga negara menganggur dan surat kerja ada di tangannya, salinannya dapat dilegalisir di kantor notaris mana pun.

Selain itu, tidak perlu menyerahkan salinan lengkap dokumen - paling sering, halaman dengan data pribadi dan lembar informasi tentang periode kerja individu sudah cukup.

Laporan pekerjaan juga tidak perlu difotokopi pada printer, jika kualitas cetak buruk atau teks formulir kabur, Anda diperbolehkan mengetik informasi yang diperlukan di komputer.

Tahap selanjutnya: sertifikasi salinan karya

Salinannya memiliki tanggal kedaluwarsa.

Salinan formulir mendapat kekuatan hukum hanya jika disertifikasi secara benar. Sayangnya, manajer yang tidak berpengalaman mungkin salah mengesahkan suatu dokumen, oleh karena itu, Anda perlu mengetahui sendiri semua detailnya dan memeriksa salinannya dengan cermat sebelum menyerahkannya ke pihak yang berwenang.

Aturannya dirinci di bawah ini:

Dengan demikian, stempel yang sesuai “Salinan sudah benar” diterapkan pada setiap halaman;
Setelah itu disertifikasi: dibubuhi tanda tangan, nama lengkap pelaku, tanggal sah dan stempel organisasi;
Anda tidak boleh menyesuaikan skala pada printer saat mencetak atau mencetak pindaian;
Penyebaran buku yang mencatat nilai terakhir ditegaskan dengan catatan tulisan tangan “Bekerja sampai saat ini”, prosedur sertifikasi diulangi;
Banyak pengusaha yang memfotokopi formulir dalam 2 lembar dalam satu lembar. Sayangnya, ini hanya bisa disebut benar untuk menghemat kertas, tidak lebih. Hal ini disebabkan oleh kewajiban semua otoritas untuk mewajibkan semua halaman formulir dicetak pada A4 terpisah (GOST R 6.30-2003);
Salin lembar-lembar dokumen yang sudah dilengkapi;
Salinannya harus dicetak dalam format buku agar mudah dibaca dan mencerminkan dimensi sebenarnya dari dokumen;
Buku kerja tidak memiliki area tanda tangan (yang harus dicap di bagian atas), sehingga saat melakukan sertifikasi, beberapa manajer membubuhkan “Salinan Asli” di kanan atas, seperti saat mengesahkan duplikat dokumen tersebut. Namun, ini bukanlah solusi yang tepat, karena duplikat dan salinan adalah jenis formulir yang berbeda untuk tujuan yang sepenuhnya berlawanan; Selain itu, stempel tersebut akan tumpang tindih dengan nomor dan seri buku. Akan sangat logis untuk memberi stempel di sudut kiri bawah dokumen - aturan ini berkorelasi dengan Gost;
Tempat penyimpanan aslinya tidak perlu ditandai, karena menurut peraturan, catatan kerja disimpan di perusahaan sampai pekerja tersebut diberhentikan;
Salinan resmi akan berlaku selama satu bulan (jika tidak ada perubahan yang dilakukan pada aslinya selama periode ini).

Jejak stempel harus dibubuhkan seluruhnya pada tanda tangan dan sebagian pada teks dokumen itu sendiri, dan tidak pada ruang kosong dalam tabel; jika syarat ini tidak terpenuhi, salinannya dapat dianggap tidak sah.

Terkadang cukup dengan mengesahkan hanya salinan formulir entri terakhir. Semua halaman dijahit dengan benang, yang kemudian dibawa ke lembar terakhir dan direkatkan dengan selembar kertas berisi informasi tentang jumlah formulir yang disertifikasi dan tanda tangan pelaku.

Dokumen ini disertifikasi oleh pimpinan organisasi atau karyawan departemen sumber daya manusia.

Apabila seorang pengangguran/pensiunan memerlukannya, ia dapat meminta untuk dibuatkan salinannya di tempat kerja terakhirnya. Jika tidak ada OK, kepala akuntan dapat menerbitkan formulir tersebut.

Jadi, saat ini GOST R 6.30-2003 adalah satu-satunya dokumen peraturan yang menetapkan standar sertifikasi salinan dokumen, tetapi:

itu diperkenalkan sebagai daftar rekomendasi, dan oleh karena itu tidak mungkin memaksa seseorang untuk sepenuhnya mengikuti Gost;
dibentuk untuk surat-surat organisasi dan administrasi, tidak mempengaruhi buku kerja sama sekali, karena dokumen ini urutannya sama sekali berbeda;
sayangnya, bahan ini hanya sedikit diproses sejak akhir abad yang lalu dan oleh karena itu sudah ketinggalan zaman;
GOST tidak banyak digunakan di kalangan karyawan dan hanya diketahui oleh karyawan khusus, oleh karena itu, terkadang salinan yang disertifikasi dengan benar dapat dianggap tidak valid oleh pegawai bank dan sebaliknya;
Tidak ada konsensus mengenai apakah perlu memasukkan "salinan benar" atau memasukkan "benar" secara manual.

Contoh salinan bersertifikat.

Institusi yang mungkin memerlukan dokumen tersebut

Jika ada kesalahan sedikit saja, salinannya menjadi tidak sah.

Mereka diminta untuk menyerahkan dokumen untuk mengonfirmasi pekerjaan di berbagai perusahaan, pekerjaan resmi, dan lama pengalaman. Selama bekerja paralel, warga negara tidak dapat memberikan aslinya, karena disimpan di tempat kerja utama, sehingga ia juga harus mengeluarkan salinan kertas yang dilegalisir.

Sebelumnya diperlukan untuk mendapatkan paspor asing, namun saat ini dikeluarkan dari daftar dokumen yang diserahkan.

Penyediaan formulir seperti itu adalah kriteria utama untuk mengeluarkan pinjaman bank kepada warga negara. Kadang-kadang jumlah kecil dapat dikeluarkan tanpa bukti pekerjaan yang stabil, namun dokumen yang mengkonfirmasi pekerjaan bersertifikat resmi memberikan kondisi pinjaman yang lebih baik - jumlah pembayaran dan bunga pinjaman yang lebih menguntungkan.

Oleh karena itu, paling sering, ketika mengajukan permohonan salinan buku kerja, organisasi yang diperlukan menunjukkan bank.

Oleh karena itu, sertifikasinya merupakan proses yang singkat namun melelahkan. Penyimpangan sekecil apa pun dari GOST (masih banyak yang menyusunnya sesuai dengan itu) memungkinkan organisasi untuk mengakui dokumen tersebut sebagai tidak valid, dan semuanya harus dibuat lagi.

Namun jika mengetahui peraturan dan ketentuan yang diperlukan, karyawan dapat secara mandiri memeriksa apa yang diterimanya dan, jika terjadi kesalahan, segera menghubungi organisasi/kantor notaris tempat pembuatan akta tersebut. Dengan cara ini Anda dapat dengan mudah menghindari kerepotan dengan organisasi lain, dokumen, dan waktu yang terbuang.

Dari video ini Anda akan belajar cara mem-flash dokumen dengan benar.

Formulir untuk menerima pertanyaan, tulis pertanyaan Anda

Salinan buku kerja dapat berguna bagi seseorang dalam berbagai keadaan: membuat perjanjian dengan bank, mengunjungi instansi pemerintah, dll. Karena menurut peraturan, pemberi kerja tidak berhak mengeluarkan aslinya, maka untuk itu dibuat salinan surat kerja yang harus dilegalisir. Sejak 2018, peraturan baru telah diadopsi tentang cara mengatur semua ini dengan benar. Mari kita lihat lebih dekat.

Pembaca yang budiman!

Ini cepat dan gratis!

Buku kerja dan salinannya

Salah satu dokumen utama dalam kehidupan setiap warga negara adalah karyanya. buku. Tanggung jawab untuk memelihara dan menyimpan materi tersebut terletak pada departemen Sumber Daya Manusia atau orang lain yang berkualifikasi. Karena buku aslinya harus disimpan oleh pemberi kerja dan tidak dapat diserahkan sampai pekerja tersebut diberhentikan, maka jika pekerja tersebut memerlukan buku tersebut untuk satu atau lain hal, maka salinannya akan diberikan.

Makalah semacam ini memuat segala informasi tentang aktivitas kerja seseorang: penerimaan, promosi dan mutasi, serta pemberhentian. Salinan buku kerja yang dilegalisir tidak berbeda kekuatan hukumnya dengan aslinya.

Perundang-undangan

Tindakan legislatif utama di sini adalah Kode Perburuhan Federasi Rusia. Apa yang dimaksud dengan salinan buku catatan kerja, bagaimana cara memeliharanya dengan baik, mengesahkannya, menyimpannya, mis. segala sesuatu yang berkaitan dengan buku itu sendiri dan salinannya diatur dengan peraturan perundang-undangan. Misalnya dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Nomor 69 dan Keputusan Pemerintah Nomor 225.

Mengapa itu diperlukan?

Pertanyaan tentang bagaimana cara mengesahkan dokumen ketenagakerjaan dengan benar biasanya muncul jika seorang pekerja tiba-tiba sangat membutuhkan surat tersebut. Hal ini dapat terjadi ketika membuat perjanjian pinjaman, mengajukan permohonan subsidi kepada otoritas jaminan sosial, kepada Dana Pensiun untuk pembayaran pensiun, dll. Banyak tempat mengharuskan Anda mengonfirmasi penghasilan Anda. Oleh karena itu, TC harus disertifikasi dengan benar.

Bagaimana cara mengesahkan catatan kerja pada tahun 2020?

Sejak musim panas lalu, perintah baru Rosstandart telah mengatur bagaimana kertas tersebut harus disertifikasi. Sekarang Anda perlu mempertimbangkan untuk tujuan apa kertas itu dibutuhkan. Halaman-halaman buku yang diminati perlu difotokopi agar teksnya terlihat jelas. Agar mereka dianggap tersertifikasi dengan benar, Anda memerlukan:

letakkan tulisan “Benar” di atas kertas;
mencatat jabatan dan nama lengkap pegawai yang bertanggung jawab atas dokumentasi kepegawaian;
masukkan tanggal sertifikasi;
sebutkan di mana aslinya disimpan.

Beberapa organisasi mungkin juga mengajukan persyaratan tambahannya sendiri. Misalnya, bank ingin fotokopinya dicantumkan tulisan yang menyatakan bahwa orang tersebut sedang bekerja hingga dan termasuk saat ini. Frasa ini tidak diatur oleh undang-undang di mana pun, tetapi bagi lembaga keuangan ini berfungsi sebagai jaminan bahwa klien memiliki pendapatan yang stabil dari mana ia akan membayar kembali pinjamannya.

Agar duplikatnya terlihat rapi, setiap lembar harus dijahit menjadi satu. Semua halaman dijilid di sepanjang tepi kiri. Tepi benang yang tersisa disegel dengan kertas, tanggal dan stempel perusahaan ditunjukkan. Apabila suatu dokumen diperlukan untuk diedarkan dalam perusahaan, maka tidak perlu dibuat catatan tentang tempat penyimpanan dokumen tersebut.

Contoh sertifikasi salinan buku catatan kerja

Tinjau seperti apa sampelnya.

Dimana untuk meyakinkan

Sertifikasi salinan laporan kerja dilakukan oleh spesialis yang berbeda berdasarkan situasi dan staf perusahaan. Mari pertimbangkan semua opsi yang memungkinkan.

Contoh notaris

Dalam hal seseorang menganggur atau tidak terdaftar di mana pun, salinan karyanya. Buku-buku tersebut disiapkan oleh notaris. Anda harus menemuinya dengan paspor atau dokumen identitas lainnya. Lihat seperti apa contoh dokumen ketenagakerjaan bersertifikat yang diaktakan.

Penting untuk tidak melupakan fakta bahwa layanan semacam ini, seperti layanan lain yang disediakan oleh notaris, berbayar.

Pembaca yang budiman!

Artikel kami membahas tentang cara-cara umum untuk menyelesaikan masalah hukum, namun setiap kasus bersifat unik. Jika Anda ingin mengetahui cara mengatasi masalah khusus Anda, silakan hubungi formulir konsultan online di sebelah kanan →

Ini cepat dan gratis! Atau hubungi kami melalui telepon (24/7):

Seperti yang disertifikasi oleh majikan

Menurut aturan sertifikasi duplikat, untuk menerima dokumen, Anda perlu mengisi aplikasi yang ditujukan kepada direktur, dan jika badan hukum memiliki departemen personalia, kepalanya. Di institusi kecil diperbolehkan melakukan komunikasi lisan.

Seseorang tidak selalu membutuhkan semua pekerjaannya. Seringkali hanya beberapa halaman yang berkaitan dengan periode tertentu karyanya sudah cukup. Oleh karena itu, Anda hanya dapat memfotokopi lembar dokumen yang diperlukan. Selain itu, teks serupa dapat dicetak. Ini akan berguna jika desainer memiliki tulisan tangan yang tidak terbaca.

Siapa yang berhak melakukan sertifikasi

Sebagaimana telah disebutkan, surat asli, ketika pekerja terdaftar di organisasi, disimpan oleh majikannya. Catatan sertifikasi dapat dibuat dengan:

bos;
Petugas HR atau perwakilan HR;
pengusaha;
akuntan.

Bisakah kepala akuntan melakukan ini?

Jika suatu badan hukum tidak memiliki petugas personalia yang menyimpan catatan, catatan tersebut sering kali disertifikasi oleh kepala akuntan. Dia biasanya menyimpan dokumentasi semacam ini.

Siapa yang mengesahkan pekerjaan direktur umum

Fotokopi buku direktur umum berhak disahkan oleh salah satu pendiri badan hukum atau oleh petugas personalia di kantor pusat.

Contoh sertifikasi TC

Lihat seperti apa contoh sertifikasi catatan kerja.

Bagaimana dokumen yang disertifikasi untuk cuti hamil?

Meskipun cuti hamil, karyawan tersebut adalah anggota penuh tim dan dokumentasinya disimpan bersama dengan surat-surat pekerja lain oleh pemberi kerja. Oleh karena itu, sertifikasi duplikatnya dilakukan secara standar. Jika seorang wanita perlu mendapatkan tanda “salinan yang benar” di buku kerjanya, dia berhak menghubungi manajer atau petugas personalianya.

Contoh sertifikasi untuk karyawan yang sedang cuti hamil

Tinjau cara mengesahkan salinan buku catatan kerja (contoh) dengan benar.

Salinan catatan kerja, disertifikasi oleh pemberi kerja

Eksekusi yang benar dari dokumentasi personel yang disertifikasi oleh pemberi kerja harus mencakup perincian berikut:

nomor rekor;
ungkapan bahwa orang tersebut masih terdaftar pada perusahaan;
posisi pekerja;
Nama lengkap penanggung jawab;
tanggal operasi tersebut.

Di bawah ini adalah contoh kertas yang dikeluarkan untuk pekerja.

Sedang bekerja

Pada contoh di atas, salinan makalah menunjukkan frasa “sedang digunakan”. Tanda serupa diberikan ketika buku kerja diperlukan untuk menyerahkan materi ke lembaga-lembaga yang menganggap penting fakta bahwa seseorang bekerja dan menerima penghasilan tetap.

Tanggal pembuatan

Untuk mempertimbangkan lamaran pekerja dan menerbitkan salinan buku tersebut, spesialis diberikan waktu 3 hari. Selama periode ini, dokumentasi harus dilengkapi dengan benar. Namun perlu dikeluarkan paling lambat dalam seminggu.

Keabsahan

Perlu diingat bahwa jangka waktu keabsahan makalah yang bersangkutan terbatas. Jadi masa berlakunya adalah 30 hari sejak tanggal penandatanganan.

Pembaca yang budiman!

Ini cepat dan gratis! Atau hubungi kami melalui telepon (24/7):

Fitur sertifikasi bagi bank

Jika perjanjian pinjaman dibuat, kondisi pinjaman yang lebih menguntungkan diberikan khusus untuk warga negara yang bekerja. Bagaimanapun, ini adalah jaminan pendapatan yang stabil, dan karenanya pembayaran rutin untuk membayar kembali pinjaman. Untuk mengonfirmasi hal ini, Anda perlu memberikan dokumentasi yang sesuai. Kemudian timbul permasalahan bagaimana cara mengesahkan salinan buku kerja kepada bank.

Dalam keadaan seperti itulah tanda seseorang memegang jabatannya akan relevan hingga saat ini. Faktanya, dia bisa saja berhenti sejak lama; tidak ada catatan terkait mengenai hal ini.

Contoh sertifikasi untuk lembaga keuangan

Di bawah ini adalah contoh cara membuat dokumen untuk bank.

Cara mengesahkan salinan dokumen kerja untuk Dana Pensiun dengan benar

Prosedur yang ditetapkan untuk menyiapkan salinan bersertifikat untuk PF menunjukkan bahwa daun yang dixerox harus dijahit dengan benang putih di sepanjang tepi kanan. Ujung-ujung benang disegel dengan selembar kertas yang di atasnya ditempelkan tulisan dengan tanggal dan stempel perusahaan. Penting untuk tidak mengabaikan beberapa poin kecil. Misalnya, segel harus sedikit melampaui batas kertas yang ditempel dan meluas ke salinan itu sendiri.

Contoh sertifikasi Dana Pensiun

Cari tahu di mana harus membubuhkan stempel dan bagaimana mendesain halaman terakhir makalah tersebut untuk PF.

Kesalahan saat menyiapkan dokumen

Melihat contoh salinan yang sudah selesai, kami dapat menyoroti kesalahan paling umum berikut:

Tanda “salinan” tidak terdapat pada semua lembar fotokopi;
tidak dibubuhi prasasti dan stempel sertifikasi;
posisi atau data pribadi pekerja tidak dicantumkan;
salinannya disahkan oleh orang yang tidak mempunyai wewenang untuk itu;
tidak ada informasi bahwa karyawan tersebut terus bekerja;
tidak tertulis di mana dokumen aslinya disimpan;
kesan hanya ada pada bagian halaman yang kosong, tanpa mempengaruhi salinan itu sendiri.

Video yang bermanfaat

Untuk lebih memahami masalah ini, tonton video di bawah ini.

Kesimpulan

Salinan dokumen ketenagakerjaan merupakan dokumen yang dibutuhkan masyarakat dalam berbagai situasi. Sebagai aturan, diperlukan persiapan paket dokumen untuk negara. pihak berwajib. Oleh karena itu, peran penting dimainkan oleh fakta bahwa salinan dokumen kerja dibuat dengan benar, jika tidak, semua materi dari pemohon tidak dapat diterima. Untuk tahun kedua, persyaratan baru untuk sertifikasi kertas tersebut telah diberlakukan, yang harus mendapat perhatian khusus.