Dasar-dasar pekerjaan kantor dan dokumen mengalir secara singkat. Sejarah bisnis. Ada tiga bentuk organisasi kerja kantor: terpusat, terdesentralisasi dan campuran

1. PENGANTAR MANAJEMEN BISNIS

1. Dokumen dalam sistem manajemen.

2. Konsep dasar pekerjaan kantor dan sirkulasi dokumen.

3. Sejarah perkembangan pekerjaan kantor di Rusia.

1.1. DOKUMEN DALAM SISTEM MANAJEMEN

Cara utama untuk memperbaiki dan mentransmisikan informasi manajerial dan lainnya dalam sistem manajemen adalah dokumen, dan kualitas keputusan yang dibuat dan, akibatnya, hasil keseluruhan dari aktivitas lembaga mana pun dalam arti kata yang luas, sangat tergantung pada bagaimana dukungan dokumenter secara efektif diorganisir. Dokumentasi kerja yang tepat di suatu institusi didasarkan pada kerangka peraturan dan metodologi yang sesuai - seperangkat dokumen hukum yang bersifat organisasional, instruktif, dan metodologis. Dokumen peraturan dan metodologis tentang pekerjaan kantor di setiap lembaga dikembangkan berdasarkan tindakan legislatif dan peraturan yang relevan.

PADA sesuai dengan Undang-Undang Federal "Tentang Informasi, Informatisasi

dan perlindungan informasi” tanggal 20 Februari 1995 No. 24-FZ (Pasal 5), dokumentasi (yaitu, pembuatan dokumen) merupakan prasyarat untuk memasukkan informasi dalam sumber daya informasi. Ia juga mengatakan bahwa dokumentasi dilakukan dengan cara yang ditetapkan oleh otoritas negara yang bertanggung jawab untuk mengatur pekerjaan kantor, menstandardisasi dokumen dan susunannya. Peraturan negara meluas tidak hanya ke ruang lingkup dokumentasi, tetapi juga ke organisasi kerja dengan dokumen.

Peraturan negara tentang pekerjaan kantor dilakukan oleh Layanan Kearsipan Federal Rusia (Rosar-Khiv), yang, sesuai dengan Peraturan tentang Dana Kearsipan Federasi Rusia (disetujui dengan Keputusan Presiden Federasi Rusia 17 Maret , 1994 No. Federation of December 28, 1998 No. 1562) memberikan panduan dan kontrol organisasional dan metodologis lintas sektoral atas organisasi dokumen dalam pekerjaan kantor badan-badan pemerintah federal, mengoordinasikan pengembangan sistem kerja negara bagian dan sistem dokumentasi terpadu .

Komite Federasi Rusia untuk Standardisasi, Metrologi dan Sertifikasi (Gosstandart Rusia) melakukan manajemen standarisasi negara, termasuk pekerjaan pada penyatuan dan standarisasi dokumen dan sistem dokumentasi, pengembangan, implementasi, dan pemeliharaan pengklasifikasi teknis semua-Rusia. , informasi ekonomi dan sosial.

Pemerintah Federasi Rusia, otoritas eksekutif federal bertanggung jawab untuk mengatur dukungan dokumentasi di otoritas eksekutif, mengembangkan tindakan hukum pengaturan yang relevan.

1.2. KONSEP DASAR PRODUKSI KANTOR DAN MANAJEMEN DOKUMEN.

Manajemen perusahaan apa pun- ini adalah proses informasi di mana informasi diterima, diproses, keputusan dibuat, keputusan dikomunikasikan kepada pelaksana, yang tindakannya dikendalikan.

Pada semua tahap proses informasi, dokumen dibuat di mana berbagai informasi dicatat.

Dokumen adalah kumpulan informasi yang terletak pada media nyata dan memiliki dasar hukum.

Ke hulu

		instruksi
	Administrasi
				pengelolaan
	protokol,
	kesimpulan		kantor Kerja
				pemain
		kontrol	catatan kantor,

pelaporan

Beras. 1. Proses informasi perusahaan

Bagian integral dari manajemen sistem organisasi apa pun adalah pekerjaan kantor.

Istilah "dokumen" muncul pada paruh kedua abad ke-18 dan tidak hanya berarti folder dengan dokumen, tetapi juga masalah yang sedang diselesaikan. Saat ini, istilah tersebut berarti organisasi dukungan informasi kasus, yaitu. manajemen catatan.

kantor Kerja- bidang kegiatan yang terkait dengan proses pembuatan dokumen dan pengorganisasian pekerjaan dengan mereka.

Tujuan kerja kantor– dukungan informasi dari proses manajemen

Tugas utama pekerjaan kantor:

 membuat dokumen, yaitu memperbaikinya operator apa pun;

 transfer dokumen untuk pelaksanaan atau pengambilan keputusan selanjutnya;

 pendaftaran dokumen untuk kontrol atas pelaksanaannya;

 sistematisasi dan penyimpanan dokumen, pencarian cepat untuk dokumen

sesuai kebutuhan.

Bentuk organisasi bisnis:

Bentuk terpusat dicirikan oleh fakta bahwa semua operasi pemrosesan dokumen terkonsentrasi (terpusat) di satu pusat untuk seluruh institusi - kantor, departemen umum atau sekretaris. Bentuk ini khas untuk institusi kecil.

bentuk terdesentralisasi melibatkan penyebaran operasi kantor antara divisi struktural lembaga; pada saat yang sama, masing-masing dari mereka melakukan serangkaian operasi kantor yang relatif homogen. Jarang digunakan.

Dengan bentuk campuran, operasi dilakukan secara terpusat (penerimaan, pendaftaran, kontrol, reproduksi dokumen) dan desentralisasi (penyimpanan dokumen, pembentukan kasus). Khas untuk institusi menengah dan besar.

Konsep pekerjaan kantor didasarkan pada konsep dokumentasi.

Dokumentasi- ini adalah proses pencatatan informasi yang diatur di atas kertas atau media lain yang memastikan kekuatannya.

Alat dokumentasi- alat yang digunakan manusia untuk membuat dokumen. Mereka dibagi menjadi:

cara sederhana(pena, pensil)

cara mekanis dan elektromekanis (mesin tik,

tape recorder, peralatan foto, film dan video)

sarana otomatis (teknologi komputer).

Dokumentasi melibatkan kepatuhan dengan aturan perekaman yang ditetapkan

informasi khusus untuk setiap jenis dokumen. Kepatuhan terhadap aturan ini memberikan kekuatan hukum pada dokumen yang dibuat.

Kekuatan hukum- properti dokumen resmi, yang dikomunikasikan oleh undang-undang saat ini, kompetensi badan yang menerbitkannya, dan prosedur pendaftaran yang ditetapkan.

Persyaratan - elemen wajib dari eksekusi dokumen (nama jenis dokumen, penerima, tanggal, tanda tangan).

Formulir dokumen- ini adalah satu set detail dalam dokumen, diatur dalam urutan yang ditetapkan oleh standar.

Sistem dokumentasi- satu set dokumen yang terkait dengan tanda-tanda asal, tujuan, jenis, ruang lingkup kegiatan, persyaratan seragam untuk pelaksanaannya.

Organisasi kerja dengan dokumen melibatkan pengorganisasian aliran dokumen institusi, penyimpanan dokumen dan penggunaannya dalam kegiatan institusi saat ini.

Alur dokumen suatu institusi adalah proses perpindahan dokumen dalam suatu organisasi dari saat dibuat atau diterima hingga selesai dieksekusi dan dipindahkan ke arsip.

Dokumen dipromosikan:

1. Dalam ruang: di dalam perusahaan dan di luarnya.

2. Pada waktunya: dari saat pembuatan atau penerimaan dokumen hingga dikirim ke penerima atau dipindahkan ke penyimpanan.

Organisasi alur kerja di perusahaan (lihat slide)

Ada kontur eksternal dan internal dari alur kerja.

Loop eksternal dimulai dengan dokumen masuk (eksternal) yang masuk ke perusahaan dari luar. Dokumen yang diterima didaftarkan oleh sekretaris dan kemudian diserahkan untuk dieksekusi. Lingkaran luar berakhir dengan pendaftaran dokumen keluar.

Jika dokumen dibuat di organisasi itu sendiri, maka ada kontur bagian dalam bagian dari dokumen (inisiasi - eksekusi - persetujuan - persetujuan

menunggu - pendaftaran). Pada kontur bagian dalam dari bagian dokumen yang sering terjadi versinya (yaitu, dokumen ada dalam versi yang berbeda). Misalnya, pada tahap persetujuan, ketika komentar dari orang yang berbeda muncul. Tugas penting pekerjaan kantor adalah melacak, mengumpulkan, dan mengelola versi dokumen, serta mengontrol perubahan dokumen.

1.4. SEJARAH PERKEMBANGAN PEKERJAAN KANTOR DI RUSIA

Sampai abad ke-10, hubungan hukum antara warga negara sebagian besar didokumentasikan. Sudah pada waktu itu, ada budaya menyusun dan memproses dokumen, seperti surat perjalanan, surat wasiat, dll., Dan juga di sekolah khusus mereka menyiapkan juru tulis, sekretaris pengadilan, pencetak (penjaga pers) untuk pangeran dan penguasa feodal besar. , bagaimanapun, tidak ada sistem terpadu pekerjaan kantor negara Itu.

Tahap 1. Asal usul sistem kerja kantor (abad XI - XV).

Periode negara Rusia Kuno adalah periode pelipatan bertahap tradisi sistem kerja kantor, akumulasi pengalaman dalam mendokumentasikan, memproses dan menyimpan dokumen, memastikan keamanannya, termasuk perlindungan terhadap akses dan pemalsuan yang tidak sah.

Ciri ciri periode :

1. Muncul juru tulis profesional: pemazmur gereja

dan juru tulis (pada abad ke-14, juru tulis adalah nama yang diberikan kepada semua orang yang melakukan pekerjaan kantor).

2. Manual asli untuk pekerjaan kantor dikompilasi - formulir, di mana tahapan persiapan dokumen ditunjukkan - tulisan hitam, editorial, salinan putih.

3. Ada kebutuhan untuk menjaga kerahasiaan informasi penting, akibatnya, berbagai kawat gigi (tanda tangan), segel, jembatan (tanda tangan pada lem) muncul, yaituelemen perlindungan informasi dari akses yang tidak sah pada tahap penyimpanan dan penggunaan.

Kasus pemalsuan dokumen pertama juga terjadi hingga saat ini.

4. Sebuah prosedur telah dikembangkan untuk membatalkan kekuatan hukum dokumen. Ibu-

sayangnya diambil dari penyimpanan khusus oleh "larnik" (penjaga peti dengan tambahan

dokumen) dan dimusnahkan di hadapan saksi. Dokumen-dokumen yang sangat penting dihancurkan oleh sebuah komisi yang dipilih oleh dewan kota, seringkali di depan umum, dalam suasana yang khusyuk. Dokumen yang kurang penting dikembalikan ke penulis atau dihapus begitu saja dari perkamen tempat mereka ditulis, dan lembaran yang sudah dibersihkan digunakan kembali.

5. Tempat-tempat dialokasikan untuk penyimpanan dokumen dan dokumentasi yang aman: gostiny dvor dan biara-biara.

Hampir sampai akhir abad XIV. di Rusia, bahan utama untuk menulis adalah

perkamen hidup (kulit berpakaian khusus), disebut dalam dokumen "piagam", dan pada orang biasa - cukup "daging sapi muda" . Bentuk paling kuno dari

dokumen itu adalah surat - selembar perkamen terpisah dengan lebar sedikit lebih dari 15 cm

(3,5 inci). Dokumen ditulis dalam teks berkelanjutan, tanpa pembagian menjadi kata-kata, dan hanya titik di akhir kalimat yang digunakan dari tanda baca.

Tahap 2. Pekerjaan klerikal wajib (abad XV - XVII).

Masa pembentukan dan perkembangan pekerjaan kantor negara biasanya disebut periode pemesanan, dengan nama lembaga negara pertama

- pesanan. Selama periode ini, sistem kerja kantor lembaga pusat dan daerah secara bertahap dibuat, kader pekerja kantor dibentuk, bentuk dokumen yang stabil dan metode kompilasi sedang dibuat.

Ciri ciri periode :

1. Pekerjaan kantor dilakukan di gubuk-gubuk yang sekaligus menjadi tempat menerima tamu ( kehadiran), dan kantor, dan ar-

HIV. Dokumen biasanya diletakkan di atas meja, di bangku, terutama yang berharga - di peti-peti di ruangan yang sama di mana pekerjaan saat ini dan penerimaan pengunjung dilakukan. Dalam pesanan, inventaris dokumen dalam penyimpanan dikompilasi,

sebuah pada abad ke-17 alfabet dikompilasi untuk inventaris dokumen - indeks khusus untuk mengajukan pertanyaan tentang dokumen.

2. Dokumen dibuat di atas kertas dan memiliki bentuk tertentu - kolom(pilar, pilar), mis. gulungan yang terbuat dari lembaran kertas sempit yang direkatkan.

Bagian-bagian komponen pilar disebut "berdiri". Tempat menempelkan lembaran itu sendiri menerima nama yang sama. Kolom itu sebenarnya bukan satu dokumen, tetapi mencakup seluruh kumpulan dokumen dalam kasus itu. Teks pada kolom ditulis hanya di satu sisi, sebaliknya hanya digunakan untuk membubuhkan tanda, resolusi, alamat. Dokumen disimpan digulung menjadi gulungan atau gulungan; untuk dokumen yang sangat penting, kasing khusus dibuat, tetapi lebih sering disimpan di peti, atau peti. Bentuk dokumen ini merepotkan, karena butuh banyak waktu untuk memperluas dan menciutkan kolom saat mencari informasi yang diperlukan. Perekatan itu sendiri tidak cukup kuat, yang menyebabkan kerusakan dan keausan dokumen. Seiring dengan bentuk kolom dokumen, lahirlah bentuk buku catatan dan mulai digunakan dalam pemesanan. Buku catatan adalah selembar kertas yang dilipat menjadi dua. Buku catatan dikumpulkan bersama, dijilid sesuai kebutuhan, dan dibuat buku.

3. Kekuatan hukum dokumen itu diberikan oleh apa yang disebut "atribusi" pemikiran

nogo dyaka - tanda tangan petugas, dimasukkan ke dalam suku kata di sisi belakang dokumen sedemikian rupa sehingga huruf-hurufnya menangkap kedua ujung lembaran yang direkatkan.

(Baik tsar maupun bangsawan tidak menandatangani dokumen, dengan pengecualian dokumen perjanjian dengan negara asing). Metode penandatanganan dokumen ini memastikan perlindungan informasi dan membuatnya sulit untuk dipalsukan.

4. Ada berbagai jenis dokumen yang mengatur kegiatan pengelolaan lembaga negara: dari kekuatan tertinggi ke bawahan

nym dikirim sertifikat, keputusan dan hukuman, balasan dikirim dari institusi lokal atas perintah, petisi adalah bentuk himbauan tertulis individu kepada institusi negara.

5. Sebagian besar detail belum disorot dari teks,itu. banding, neraka

6. Setiap dokumen terdaftar:setelah diterima, tanggal ditempelkan pada dokumen dan petugas membuat catatan "untuk menulis", yang berarti "membuat pertanyaan". Padahal, ini berarti awal dari pertimbangan kasus.

Tahap 3. Pekerjaan klerikal perguruan tinggi (abad XVIII).

Perbedaan utama antara pekerjaan kantor perguruan tinggi adalah bahwa organisasinya diatur oleh undang-undang. Periode bisnis perguruan tinggi

produksi berkorelasi dengan reformasi Peter I. Dialah yang menciptakan sistem birokrasi Rusia yang menentukan pekerjaan modern dengan dokumen. Peter I dapat dengan tepat disebut "bapak birokrasi Rusia."

Ciri ciri periode :

1. Undang-undang "Peraturan Umum" dikeluarkan, yang menguraikan secara rinci masalah dokumentasi (aturan untuk pendaftaran dokumen,

kontrol atas pelaksanaannya, prosedur kompilasi, sertifikasi, penyimpanannya) dan

pergerakan kasus (aliran dokumen). Peraturan tersebut bahkan mendefinisikan bagaimana meja harus diatur (harus memiliki laci dengan kunci), bagaimana panitera harus duduk (dua di meja), dll. Hari kerja di kampus berlangsung selama 8 jam. Pekerjaan dilakukan sepanjang tahun, dengan pengecualian tiga bulan musim panas dan hari libur. Untuk satu hari tidak hadir di tempat kerja, gaji pegawai administrasi dipotong selama sebulan, untuk satu jam tidak bekerja, gaji seminggu dipotong.

2. Tanda tangan ketua dan anggota kolegium pada dokumen telah diperkenalkan.

3. Prosedur yang ditetapkan untuk penggunaan perangko.Aplikasi cetak adalah

dilakukan dengan menghadirkan dua orang saksi.

4. Bentuk kolom dokumen digantikan oleh buku catatan - 4 lembar kertas dilipat menjadi dua dan dijahit dengan benang. Beberapa buku catatan terikat membuat sebuah buku.

5. Rincian baru muncul di dokumen: pendaftaran nomor masuk dan keluar, penerima, tanda tangan, tanggal kompilasi, jenis dokumen, dll.,

perubahan dalam pekerjaan kantor modern.

6. Untuk banyak dokumen, formulir resmi dibuat dan aturan untuk lokasi detail pada selembar kertas dikembangkan.

7. Berbagai sistem dokumentasi mulai berkembang:

keuangan, di mana istilah "debit", "cre-

dit", "keseimbangan"; militer - laporan, laporan, instruksi, disposisi;

kontrak internasional - catatan, memorandum, kiriman;

peradilan - interogasi, janji sumpah, kesaksian, hukuman;

statistik - sensus per kapita, disebut revisi, laporan provinsi.

Tahap 4. Manajemen arsip kementerian (XIX - awal abad XX).

Sistem manajemen dokumen saat ini, yang disebut pekerjaan kantor eksekutif. Kementerian muncul di bidang administrasi, dan kolegialitas digantikan oleh kesatuan komando menteri.

Ciri ciri periode :

1. Prinsip seragam untuk melakukan pekerjaan kantor ditetapkan untuk

kejahatan Rusia - dari membuat dokumen hingga mengarsipkannya. Perhatian khusus diberikan pada urutan interaksi kementerian dengan lembaga lain dan kaisar, tergantung pada hierarki yang berkembang pada waktu itu.

2. Sebuah sistem multi-tahap pendaftaran dan akuntansi dokumen telah diperkenalkan.Semua dokumen yang termasuk dalam pelayanan dicatat dalam jurnal. Setiap departemen memiliki register yang sama di mana informasi dasar dimasukkan.

3. Ada sistem kontrol atas pelaksanaan dokumen. Pro bulanan

audit kasus dilakukan di divisi struktural, catatan disimpan dalam lembar khusus tentang jumlah dokumen yang dieksekusi dan yang tidak dieksekusi. Pada akhir tahun, sebuah pernyataan umum disusun untuk kementerian.

4. Formulir dokumen telah berubah. Dokumen resmi dibuat di atas kop surat dengan detail sudut.Komposisi detail formulir meliputi:

Dili: nama institusi, nama divisi struktural, tanggal dan nomor registrasi, judul pendek teks, tautan ke dokumen yang diterima. Sejak akhir 20-an abad terakhir, bentuk mulai diproduksi dengan cara tipografi.

5. Jenis dokumen baru muncul: telegram dan pesan telepon.

6. Koleksi dokumen sampel diterbitkan - juru tulis.

Tahap 5 Periode pekerjaan kantor negara Soviet (1917 -

Ciri ciri periode :

1. 1917 - 1920 Mengurangi tingkat dukungan dokumentasi untuk manajemen

(pekerja, tentara, petani yang tidak memiliki pendidikan khusus) bekerja di lembaga-lembaga Soviet yang baru dibentuk.

2. 1925-1926 Dua organisasi besar dibentuk: Institut Teknologi Manajemen (ITU) dan Gedung Biro Lembaga Negara

(Orgstroy). ITU terlibat dalam penelitian teoretis di bidang manajemen, dan Orgstroy menerapkannya dalam praktik, berkontribusi pada pengenalan peralatan kantor dan peralatan kantor baru. Di ITU, Kabinet Standardisasi dibuat, yang terlibat dalam pengembangan standar semua-Union untuk dokumentasi (surat, telegram, pesan telepon, protokol) dan pekerjaan administrasi (tinta, pita mesin tik).

3. Pada tahun 1932, ITU dilikuidasi dan perbaikan metodologis terpusat dari masalah manajemen dokumen berhenti.Sejak saat itu, periode panjang "kemerdekaan" dimulai dalam sejarah pekerjaan kantor: masing-masing departemen di jalanku sendiri mengatur pekerjaan dengan dokumen resmi.

4. Pada tahun 1963, "Aturan Dasar untuk Menyiapkan Bagian Dokumenter dari Pekerjaan Kantor dan Arsip Lembaga, Organisasi, dan Perusahaan Uni Soviet" disetujui.

Dokumen ini masih berfungsi sebagai panduan untuk pekerjaan kantor.

5. Pada tahun 1973, Sistem Penyimpanan Catatan Negara Bersatu (EGSD) dikembangkan.

USSD adalah seperangkat aturan, peraturan, dan rekomendasi yang disusun secara ilmiah untuk mengatur dan memelihara dukungan dokumentasi untuk manajemen, dari saat dokumen dibuat hingga diserahkan ke arsip.

6. Tahun 1970-1980. ada blok GOST untuk dokumen manajemen.

7. Pada 1980-an. sistem dokumentasi terpadu (UDS) telah dikembangkan untuk mengotomatisasi pemrosesan data yang terkandung dalam formulir dokumen.

Perkembangan pekerjaan kantor Soviet pada 1970-1980. meletakkan dasar untuk pekerjaan kantor di Federasi Rusia. Banyak dokumen peraturan dan metodologi yang dibuat selama periode ini masih berlaku sampai sekarang.

1.4. DASAR PERATURAN UNTUK PEKERJAAN KANTOR

Kerangka peraturan untuk pekerjaan kantor adalah seperangkat hukum dan peraturan

tindakan hukum aktif yang mengatur teknologi pembuatan, pemrosesan, penyimpanan, dan penggunaan dokumen dalam kegiatan organisasi.

Kerangka peraturan untuk pekerjaan kantor mencakup komponen-komponen berikut:

 Tindakan legislatif dan hukum Federasi Rusia;

GOST;

 Peraturan;

Pengklasifikasi;

 Sistem negara dukungan dokumentasi untuk manajemen.

Perbuatan legislatif dan hukum di bidang informasi dan dokumentasi:

 Hukum Federasi Rusia: Kode Sipil Federasi Rusia, Hukum Federasi Rusia "Tentang Standardisasi", Hukum Federasi Rusia "Tentang Dana Arsip dan Arsip"

 Keputusan dan perintah Presiden: "Atas dasar kebijakan negara di bidang informasi", "Atas persetujuan Peraturan Dana Kearsipan Federasi Rusia"

 Keputusan dan perintah pemerintah: "Tentang organisasi pekerjaan standardisasi, memastikan keseragaman pengukuran, sertifikasi produk dan layanan", "Tentang peningkatan dukungan informasi populasi Federasi Rusia"

 Hukum federal Federasi Rusia: "Tentang informasi, informatisasi, dan perlindungan informasi", "Tentang partisipasi dalam pertukaran informasi internasional", "Tentang perlindungan hukum program untuk komputer elektronik dan basis data"

 Tindakan hukum otoritas pemerintah dan eksekutif dari subjek Federasi Rusia, yang mengatur masalah pekerjaan kantor.

Standar negara (GOST) untuk dokumentasi

Pendaftaran dokumen layanan diatur secara ketat oleh standar.

Standar adalah tipe tipikal, sampel yang harus dipenuhi oleh suatu objek dalam hal fitur, properti, dan kualitasnya.

Hukum Federasi Rusia "Tentang Standardisasi" tertanggal 10.06.93 mendefinisikan standardisasi sebagai kegiatan untuk menetapkan norma, aturan, dan karakteristik. Area distribusi standar, kontennya, ruang lingkupnya ditentukan oleh otoritas negara.

Nama
GOST R 6.30-2003	Sistem dokumentasi terpadu. bersatu-
	naya sistem organisasi dan administrasi dokumen-
	tion. Persyaratan dokumen.
	Diadopsi dan diberlakukan oleh Dekrit Standar Negara Rusia
GOST R 51141-98	Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan Definisi
GOST 6.10.1-88	Sistem Dokumentasi Terpadu (UDS). Utama
	ketentuan
GOST 6.01.1-87	Sistem klasifikasi dan pengkodean terpadu untuk teknis
	informasi ekonomi. Poin-poin penting
GOST 6.10.5-87	Sistem Dokumentasi Terpadu (UDS). Trebova-
	niya untuk konstruksi formulir sampel
GOST 6.10.4-84	Sistem Dokumentasi Terpadu (UDS). Memberi
	kekuatan hukum untuk dokumen pada pengangkut mesin dan
	machinogram dibuat dengan cara komputasi
	teknologi. Poin-poin penting
GOST 6.10.3-83	Sistem Dokumentasi Terpadu (UDS). Rekaman
	informasi dalam format yang komunikatif

Persyaratan yang ditetapkan oleh standar adalah wajib untuk semua otoritas pemerintah dan badan usaha. Gosstandart dan badan pengatur negara lainnya, dalam kompetensinya, melakukan kontrol atas kepatuhan terhadap persyaratan GOST.

Peraturan

1. Standar waktu antarsektor untuk bekerja pada dukungan dokumenter manajemen. Dikembangkan oleh Biro Pusat Standar Tenaga Kerja (Biro Pusat Standar Tenaga Kerja) Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia pada tahun 1995 dan direkomendasikan untuk menentukan intensitas kerja kerja dan jumlah karyawan di badan pemerintah, lembaga dan organisasi publik. Mereka mengandung

 Norma waktu yang dihabiskan untuk dukungan dokumentasi untuk manajemen (pemrosesan, pendaftaran, penghitungan jumlah dan kontrol pelaksanaan dokumen, pemeliharaan lemari arsip, dll.)

 Norma waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan arsip (pengkatalogan, pembuatan perangkat referensi untuk arsip, dll.)

2. Standar waktu untuk bekerja untuk meningkatkan dukungan dokumentasi untuk pengelolaan kementerian, departemen, perusahaan dan organisasi. Dikembangkan di VNIIDAD (Semua-Rusia Research Institute of Documentation and Archiving) pada tahun 1992 dan berisi standar waktu untuk menyusun rencana dan kontrak. Menurut mereka, Anda dapat menghitung biaya tenaga kerja, menganalisis produktivitas pekerja dan menghitung jumlah mereka.

3. Batas waktu untuk bekerja pada teknologi pengarsipan otomatis dan dukungan dokumentasi untuk badan pengatur. Dikembangkan oleh Biro Pusat Sains dan Teknologi Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia pada tahun 1993 dan dirancang untuk menentukan waktu yang dihabiskan untuk bekerja dengan dokumentasi manajemen dalam kondisi tradisional dan dalam kondisi otomatisasi proses manajemen.

Batas waktu berlaku untuk semua jenis pekerjaan dengan dokumen dan dibagi menjadi dua blok:

 Norma waktu untuk bekerja pada dukungan dokumenter manajemen (pengembangan deskripsi pekerjaan, nomenklatur urusan organisasi, dll.)

 Norma waktu untuk pekerjaan yang dilakukan dalam proses otomatisasi

teknologi kerja pengarsipan (penyusunan laporan statistik, pelaksanaan permintaan pencarian, dll.)

pengklasifikasi

Untuk digunakan dalam menyortir, mencari dan memproses berbagai dokumen sistem informasi otomatis, dokumen tersebut harus diberi kode khusus.

Pengklasifikasi adalah dokumen yang berisi daftar sistematis nama objek dan kodenya.

1. Pengklasifikasi informasi tentang dokumen manajemen: OKUD.

2. Pengklasifikasi informasi tentang struktur organisasi: OKPO.

3. Pengklasifikasi informasi tentang populasi dan personel: OK pekerjaan pekerja, posisi karyawan dan kategori upah (OKPDTR).

Sistem Manajemen Dokumentasi Negara (GSDM)

Mulai mempelajari kursus, pertama-tama, Anda harus membiasakan diri dengan istilah dan definisi profesional utama yang selalu ditemui dalam bekerja dengan dokumen.

Pekerjaan kantor adalah cabang kegiatan yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen resmi.

Awalnya, istilah itu muncul dalam pidato lisan (mungkin pada abad ke-17) dan berarti proses pemecahan (memproduksi) kasus: "untuk menghasilkan kasus" - untuk menyelesaikan masalah. Dalam perjalanan keputusan, menjadi perlu untuk mengkonsolidasikan hasilnya, misalnya, kesepakatan yang dicapai. Untuk ini, dokumen dibuat dari zaman kuno, karena kata yang diucapkan berumur pendek, dapat dilupakan, terdistorsi selama transmisi, atau tidak begitu dipahami. Sudah di abad XVI. kata yang digunakan kasus sebagai kumpulan dokumen yang berkaitan dengan setiap kasus, masalah. Untuk pertama kalinya dalam konsep ini, kata "kasus" dicatat dalam dokumen pada tahun 1584.

Pekerjaan kantor modern meliputi:

Memastikan pembuatan dokumen (dokumentasi) tepat waktu dan benar;

Organisasi kerja dengan dokumen (penerimaan, transfer, pemrosesan, akuntansi, pendaftaran, kontrol, penyimpanan, sistematisasi, persiapan dokumen untuk pengarsipan, pemusnahan).

Sejalan dengan istilah "pekerjaan kantor" dalam beberapa dekade terakhir, istilah dokumentasi manajemen(KELINCI BETINA). Penampilannya dikaitkan dengan pengenalan sistem komputer ke dalam manajemen dan organisasi, perangkat lunak, dan dukungan informasinya untuk mendekati terminologi yang digunakan dalam program dan literatur komputer. Saat ini, istilah "pekerjaan klerikal" dan "manajemen dokumenter" adalah sinonim dan digunakan untuk merujuk pada aktivitas yang sama. Kedua istilah tersebut dapat ditemukan, misalnya, dalam judul dokumen yang mengatur organisasi proses dokumenter: "Sistem negara dukungan dokumenter untuk manajemen" dan "Instruksi khas untuk pekerjaan kantor di kementerian dan departemen Federasi Rusia."

Dokumentasi adalah proses membuat dan memproses dokumen. Standar negara bagian mendefinisikan dokumentasi sebagai "merekam informasi di berbagai media sesuai dengan aturan yang ditetapkan."

Kebutuhan untuk merekam informasi muncul di antara orang-orang di zaman kuno. "Dokumen" dari berbagai era, dibuat di atas lempengan tanah liat, kulit kayu birch, prasasti batu, dll., telah bertahan hingga zaman kita. Metode penerapan informasi juga berbeda: menggambar, grafik, menulis. Saat ini, dalam praktik manajemen, mereka terutama menggunakan dokumen yang dibuat dengan metode penulisan apa pun - tulisan tangan, ketik, tipografi, komputer, serta menggunakan grafik, gambar, fotografi, perekaman suara dan video dan pada bahan khusus (kertas, film dan film, pita magnetik, disk, dll.). Disiplin ilmu- manajemen dokumentasi.

Organisasi kerja dengan dokumen - ini adalah ketentuan pergerakan dokumen dalam peralatan kontrol, penggunaannya untuk tujuan referensi dan penyimpanan. Istilah ini didefinisikan oleh standar negara sebagai "organisasi peredaran dokumen, penyimpanan dan penggunaan dokumen dalam kegiatan lembaga saat ini."

Manajemen dokumen panggilan standar pergerakan dokumen dalam suatu organisasi dari saat dibuat atau diterima sampai selesai eksekusi atau pengiriman. Teknologi bekerja dengan dokumen meliputi:

Penerimaan dan pemrosesan utama dokumen;

Pertimbangan dan distribusi awal mereka;

Pendaftaran dokumen;

Kontrol eksekusi dokumen;

Pekerjaan informasi dan referensi;

Eksekusi dokumen;

pengiriman mereka;

Sistematisasi (pembentukan kasus) dan penyimpanan dokumen saat ini.

Mari kita jelajahi beberapa konsep ini. Jadi, Registrasi cara merekam kredensial tentang dokumen dalam bentuk yang ditentukan, memperbaiki fakta pembuatannya, mengirim atau menerima, kontrol atas pelaksanaan dokumen - serangkaian tindakan yang memastikan eksekusi tepat waktu, pembentukan kasus - pengelompokan dokumen yang dieksekusi ke dalam kasus di sesuai dengan nomenklatur kasus (daftar sistematis nama kasus yang diajukan dalam organisasi, menunjukkan persyaratan penyimpanannya, dibuat dengan cara yang ditentukan) dan sistematisasi dokumen dalam kasus.

Setiap keputusan manajemen selalu didasarkan pada informasi tentang masalah yang sedang dipertimbangkan atau objek yang dikelola. Informasi identik dengan konsep: "data", "informasi", "indikator". Istilah berikut ditetapkan secara hukum:

"Informasi - informasi tentang orang, objek, fakta, peristiwa, fenomena, dan proses, terlepas dari bentuk penyajiannya."

Di setiap bidang aktivitas manusia, informasi memiliki kekhususannya sendiri dan oleh karena itu informasi tersebut dibagi lagi menjadi informasi manajemen medis, ilmiah, teknis, teknologi, dll. yang digunakan untuk tujuan mengelola objek atau struktur apa pun. Sejumlah persyaratan dikenakan pada informasi manajemen: kelengkapan, efisiensi, keandalan, akurasi, penargetan, aksesibilitas untuk persepsi manusia.

Dokumen digunakan dalam berbagai bidang kegiatan, cabang ilmu pengetahuan, bidang kehidupan dan merupakan objek studi dari banyak disiplin ilmu. Oleh karena itu, isi dari konsep "dokumen" adalah ambigu dan tergantung pada industri dan untuk tujuan apa digunakan. Jadi, bagi pengacara, dokumen terutama merupakan cara untuk membuktikan atau bersaksi tentang sesuatu, bagi seorang sejarawan itu adalah sumber sejarah, pembuat dokumenter sibernetika adalah pembawa informasi, dan spesialis manajemen menganggapnya sebagai sarana untuk memperbaiki dan mentransmisikan manajemen. keputusan.

Undang-Undang Federal "Tentang Informasi, Informatisasi, dan Perlindungan Informasi" memberikan definisi konsep "dokumen" berikut:

Dokumen - Ini informasi yang direkam pada pembawa material dengan perincian yang memungkinkan identifikasinya. Definisi yang sama diberikan dalam standar negara bagian untuk istilah dan definisi "Pekerjaan kantor dan pengarsipan". Untuk deskripsi yang lebih lengkap tentang konsep "dokumen", konsep "alat peraga" juga harus diungkapkan.

Setiap dokumen terdiri dari sejumlah elemen penyusunnya, yang disebut detail (nama, penulis, penerima, teks, tanggal, tanda tangan, dll.). GOST memperbaiki definisi berikut:

Alat peraga dokumen - elemen desain wajib dokumen resmi?

Dokumen yang berbeda terdiri dari serangkaian detail yang berbeda. Jumlah detail ditentukan oleh tujuan pembuatan dokumen, tujuannya, persyaratan untuk isi dan bentuk dokumen ini. Untuk banyak dokumen, jumlah detailnya sangat terbatas. Untuk sejumlah dokumen, jumlah dan komposisi perinciannya ditentukan oleh undang-undang dan undang-undang. Tetapi bagaimanapun juga, sebagai berikut dari definisi, informasi yang dicatat pada pembawa material harus diformalkan dengan meletakkan rincian yang diperlukan. Baru kemudian menjadi dokumen.

Dalam manajemen dokumen, dokumen dianggap sebagai hasil dari memperbaiki (menampilkan) fakta, peristiwa, fenomena realitas objektif dan aktivitas mental manusia dengan cara apa pun yang nyaman pada materi khusus.

Dokumen, memiliki informasi tetap (ditampilkan), dengan demikian memastikan pelestarian dan akumulasinya, kemungkinan mentransfernya ke orang lain, penggunaan ganda, pengembalian berulang dan berulang pada waktunya. Mereka mempengaruhi berbagai bidang aktivitas manusia dan dibagi menjadi tekstual dan grafis, tradisional (tulisan tangan, diketik) dan berbasis mesin, ilmiah, teknis, pribadi dan resmi, dll.

Dokumen resmi - Ini dokumen yang dibuat oleh badan hukum atau individu, dibuat dan disahkan dengan cara yang ditentukan. Di antara mereka, kategori khusus adalah manajemen Pelayanan) dokumen yang ditentukan oleh standar negara sebagai dokumen resmi yang digunakan dalam kegiatan organisasi saat ini.

Sebagai pembawa informasi, dokumen bertindak sebagai elemen tak terpisahkan dari organisasi internal lembaga, perusahaan, perusahaan mana pun, memastikan interaksi bagian struktural dan karyawan individu mereka. Mereka adalah dasar untuk membuat keputusan manajemen, berfungsi sebagai bukti implementasinya dan sumber untuk generalisasi dan analisis, serta bahan untuk referensi dan pencarian pekerjaan. Dalam kegiatan manajemen, dokumen bertindak baik sebagai objek kerja maupun sebagai hasil kerja.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN ILMU FEDERASI RUSIA

Universitas Teknologi dan Manajemen Negeri Moskow

departemen ekonomi, bisnis dan hukum

UJI

Dengan disiplin : Dokumentasi kegiatan manajemen

Subjek Pekerjaan kantor adalah dasar dari teknologi manajemen

Dilakukan oleh seorang siswa 1 kursus

Arakcheeva Marina Anatolievna

Fakultas: ekonomi dan kewirausahaan

Spesialis. manajemen organisasi

Sandi: 080507

Pendahuluan 3

1. Penilaian keadaan pekerjaan kantor saat ini 3

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi dan teknologi pekerjaan kantor di lembaga-lembaga di berbagai tingkat pemerintahan

3. Aspek organisasi, hukum, sosial dan psikologis pekerjaan kantor 5

4. Manajemen dokumentasi. Tugas pokok dan fungsi lembaga pendidikan prasekolah 11

5. Struktur layanan pendukung dokumentasi manajemen dan fungsinya 13

6. Perbedaan antara konsep "dukungan dokumenter untuk manajemen" (DOE) dan konsep "pekerjaan klerikal" 15

7. Hubungan DOE dengan teknologi pemrosesan dokumen otomatis 16

8. Organisasi ilmiah pekerjaan manajerial sebagai faktor dalam meningkatkan efisiensi manajemen dan pekerjaan kantor 18

9. Kegiatan badan arsip pada dukungan regulasi dan metodologis layanan pekerjaan kantor 22

Kesimpulan 23

Referensi 24

PENGANTAR

Dalam pekerjaan Anda, Anda perlu memecahkan sejumlah masalah:

Menilai keadaan pekerjaan kantor saat ini;

Menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi dan teknologi pekerjaan kantor di lembaga-lembaga di berbagai tingkat pemerintahan;

Menjelaskan aspek organisasi, hukum, sosial dan psikologis pekerjaan kantor;

Memberikan konsep dukungan dokumentasi bagi manajemen, mengisolasi tugas pokok dan fungsi DOE;

Mempertimbangkan struktur layanan pendukung dokumentasi manajemen dan fungsinya;

Bedakan antara konsep "dukungan dokumenter untuk manajemen" (DOE) dan konsep "pekerjaan klerikal";

Menentukan hubungan DOE dengan teknologi pemrosesan dokumen otomatis;

Mempertimbangkan organisasi ilmiah pekerjaan manajerial sebagai faktor dalam meningkatkan efisiensi manajemen dan pekerjaan kantor;

Pertimbangkan kegiatan badan arsip pada dukungan normatif dan metodologis layanan pekerjaan kantor.

1. Penilaian keadaan pekerjaan kantor saat ini

Keadaan pekerjaan kantor dan budaya umum manajer dan spesialis yang melayani sangat ditentukan oleh kualitas pekerjaan asisten sekretaris, yang, pada gilirannya, tergantung pada tingkat organisasinya. Dalam praktiknya, asisten sekretaris melakukan semua (atau sebagian besar) pekerjaan kantor aparatur manajemen atau unit struktural besar secara keseluruhan, sambil menjalankan fungsi sekretaris kepala, atau hanya melakukan fungsi seorang sekretaris kepala. Jenis pertama dari aktivitas referensi kesekretariatan berlaku. Pekerjaan asisten sekretaris ditandai dengan luas dan beragamnya fungsi dan operasi yang dilakukan. Pertama, aktivitas kesekretariatan membutuhkan kemampuan untuk dengan cepat beralih dari satu jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan lainnya: pengarsipan dokumen, percakapan telepon, mengetik, mengirim faks, menerima pengunjung, dll. Kedua, sekretaris-referensi selama hari kerja berkomunikasi dengan lingkaran orang yang relatif besar. Ketiga, asisten sekretaris, selain instruksi dari atasan langsung, menurut sifat aktivitasnya, sering kali harus melaksanakan instruksi orang lain. Situasi ini menciptakan kesulitan tambahan dalam pekerjaan asisten sekretaris, dan oleh karena itu tugas dan haknya harus secara khusus didefinisikan dan diabadikan dalam uraian tugas.

Teknologi informasi telah secara mendasar mengubah pekerjaan kantor modern, kualitas dan persyaratan baru untuk itu telah muncul. Sampai saat ini, belum ada persyaratan nasional untuk sistem pengelolaan dokumen elektronik, digunakan bahkan di lembaga publik, tidak ada aturan standar untuk mengatur pekerjaan kantor di aparatur administrasi. Contoh mencolok adalah banyaknya istilah dalam nama layanan manajemen arsip di badan pemerintah: manajemen arsip, departemen umum, kantor, dll. Namun aparatur negara merupakan mekanisme tunggal untuk mengatur negara dari bawah ke atas. Selain itu, ada sekitar 70 vendor perangkat lunak otomatisasi kantor yang bermain dengan aturan mereka sendiri. Tetapi tidak ada penilaian kualitas produk semacam itu. Oleh karena itu, sudah lama tertunda untuk membuat standar nasional untuk sistem otomasi kantor, setidaknya untuk sistem yang digunakan dalam otoritas publik.

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi dan teknologi pekerjaan kantor di lembaga-lembaga dari berbagai tingkat manajemen

Hubungan organisasi, institusi, komunikasi dokumenter bisnis di semua tingkatan harus dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku umum. Bekerja dengan dokumen di organisasi mana pun, terlepas dari bentuk organisasi dan hukumnya, harus didasarkan pada kerangka hukum dan peraturan yang berkaitan dengan masalah dokumentasi dan bekerja dengan dokumen.

Organisasi kerja dengan dokumen adalah tugas manajemen utama di institusi mana pun: dari kantor perusahaan kecil hingga agen federal atau perusahaan besar.

Aktivitas perusahaan mana pun diatur oleh undang-undang, perintah, dan perintah manajemen saat ini, ketentuan kontrak yang dibuat, aturan yang ditetapkan untuk melakukan operasi tertentu (misalnya, perdagangan), dll. Semua "pengatur" ini dikeluarkan dalam bentuk dokumen - teks tetap undang-undang, perintah, kontrak. Berdasarkan ini, kita dapat mengatakan bahwa seluruh aktivitas perusahaan mana pun terletak pada pelaksanaan dokumen yang konsisten, dan keberhasilan pelaksanaannya menentukan kesejahteraan perusahaan.

Keberhasilan eksekusi dokumen sangat tergantung pada hal-hal berikut.
Pertama-tama , tentang seberapa jelas informasi tersebut disajikan, termasuk desain dan penempatannya. Misalnya, jika teks pesanan diketik dalam cetakan kecil, poin pesanan tidak dipisahkan satu sama lain, nama-nama pemain tidak dialokasikan dalam kelompok yang terpisah, maka beberapa posisinya mungkin tidak dianggap. . Oleh karena itu, ada sejumlah aturan standar untuk persiapan, kompilasi, pelaksanaan dan produksi dokumentasi - atau, dengan kata lain, aturan untuk dokumentasi.

Kedua, perlu untuk memastikan ketepatan waktu pelaksanaan dokumen, i. organisasi kerja seperti itu harus dicapai di mana dokumen akan segera ditransfer ke kontraktor (atau dari kontraktor ke kontraktor), dan untuk kontraktor itu sendiri akan ada insentif untuk melaksanakan dokumen tepat waktu. Di Rusia, selama beberapa abad dan hingga hari ini, salah satu insentif ini dianggap sebagai kontrol eksekusi. Selain itu, kontrol diberikan kepada karyawan yang tidak secara langsung berpartisipasi dalam pelaksanaan dokumen dan, terlebih lagi, mungkin tidak memahami sama sekali bidang pengetahuan atau produksi yang dipengaruhi oleh pelaksanaan dokumen.

3. Aspek organisasi, hukum, sosial dan psikologis dari pekerjaan kantor

Ada tiga bentuk organisasi kerja kantor: terpusat, terdesentralisasi dan campuran.

Dengan bentuk organisasi kerja kantor terpusat, semua operasi pemrosesan dokumen terkonsentrasi (terpusat) di satu pusat untuk seluruh institusi - kantor, departemen umum atau sekretaris. Bentuk desentralisasi melibatkan penyebaran operasi klerikal antara divisi struktural lembaga; pada saat yang sama, masing-masing dari mereka melakukan serangkaian operasi kantor yang relatif homogen. Anda tidak boleh bingung dengan bentuk organisasi kerja kantor yang terdesentralisasi, di mana pekerjaan kantor dilakukan di berbagai divisi struktural institusi, dengan struktur organisasi layanan pekerjaan kantor, yang memiliki unit khusus: ekspedisi, biro mesin, kelompok kontrol, dll. Dengan bentuk campuran, operasi dilakukan secara terpusat (penerimaan, pendaftaran, kontrol, reproduksi dokumen) dan terdesentralisasi (layanan referensi dan informasi, penyimpanan dokumen, pembentukan kasus).

Bentuk organisasi pekerjaan kantor dipilih dengan mempertimbangkan ukuran institusi, volume alur kerja, komposisi divisi struktural. Di lembaga kecil (ketika dokumentasi dilakukan langsung di subdivisi), serta di lembaga yang tersebar secara teritorial (terletak, misalnya, di berbagai distrik di kota besar), bentuk terpusat dipilih. Di sebagian besar institusi dan organisasi, bentuk campuran organisasi kerja kantor digunakan.

Bentuk paling rasional dari pengorganisasian proses dan operasi kantor individu adalah sentralisasi, karena memungkinkan:

Mengurangi biaya operasi bisnis;

• meningkatkan organisasi kerja personel kantor dan, khususnya, memperkenalkan penjatahannya;
• memastikan spesialisasi dan pertukaran pekerja;
• menggunakan sarana teknis yang progresif dan produktif;
• memastikan kesatuan kepemimpinan organisasi dan metodologis.

Dalam kondisi modern, dimungkinkan untuk sepenuhnya memusatkan layanan klerikal hanya di lembaga yang relatif kecil. Di lembaga-lembaga besar, seseorang harus mengupayakan pemusatan yang bijaksana dari fungsi-fungsi tertentu pekerjaan kantor, seperti menerima dan mengirim dokumen, mendaftarkan dan memantau pelaksanaan dokumen, menyingkat dan mencetak dokumen, reproduksinya, dan manajemen metodologis pekerjaan kantor.

Dalam lembaga kecil yang tidak memiliki departemen umum, departemen pekerjaan kantor, pekerjaan kantor dilakukan oleh sekretaris-wakil kepala.

Jika sebuah organisasi atau lembaga memiliki dokumen dalam jumlah besar, maka diperkenalkan unit struktural yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor: kantor, departemen umum, departemen pekerjaan kantor, dll. Kegiatan unit struktural ini tercermin dalam ketentuan yang dikembangkan secara khusus.

Untuk mengatur proses kerja kantor, menentukan metode dan metode untuk membuat dan memproses dokumen dalam organisasi, departemen kerja kantor mengembangkan instruksi untuk pekerjaan kantor, yang ditetapkan atas perintah kepala lembaga.

Pemisahan fungsi antara unit bisnis dan pelaku:

Dasar organisasi kerja personel kantor adalah pembagian fungsi yang dalam dan jelas antara departemen dan pelaksana. Hal tersebut tercermin dalam dokumen peraturan – peraturan tentang unit kerja kantor dan uraian tugas pegawainya.

Peraturan tentang departemen kerja kantor dikembangkan oleh kepala departemen dan disetujui oleh kepala institusi. Peraturan tentang unit struktural departemen disusun oleh kepala unit ini bersama-sama dengan kepala departemen, dan disetujui oleh kepala departemen, manajer urusan atau kepala unit lain, termasuk kantor. departemen kerja.

Peraturan departemen atau subbagian strukturalnya meliputi bagian-bagian sebagai berikut:

ketentuan umum;

fungsi dan tugas pokok;

tugas, hak dan tanggung jawab manajer (item ini terjadi jika uraian tugas manajer tidak dikembangkan);

· organisasi kerja;

manajemen departemen.

Peraturan harus memuat kata-kata yang jelas yang tidak memungkinkan adanya perbedaan pendapat tentang siapa yang harus melakukan apa, siapa yang tunduk kepada siapa, dll. Klausul ketentuan yang mendefinisikan hubungan departemen manajemen arsip dengan departemen lain harus disepakati dengan departemen ini.

Saat mengembangkan peraturan tentang departemen pekerjaan kantor, ketentuan standar digunakan. Ini ditambah (jika perlu, dikurangi) dan disesuaikan sesuai dengan kondisi kerja khusus dari aparatur manajemen ini dan layanan administrasinya.

Untuk setiap karyawan departemen manajemen arsip, deskripsi pekerjaan dikembangkan, yang menentukan posisi organisasi dan hukum karyawan di unit struktural dan menyediakan kondisi untuk pekerjaannya yang efektif.

Instruksi terdiri dari bagian-bagian berikut:

Bagian umum. Tugas utama karyawan ditetapkan (misalnya, tugas utama petugas adalah mendaftarkan dokumen), prosedur pengisian posisi (yaitu, siapa yang mengangkat dan memberhentikan karyawan ini), persyaratan profesional untuk karyawan (tingkat pendidikan, pengalaman kerja, harus tahu ..., harus bisa ...), orang yang menjadi bawahan langsung karyawan, dokumen dan bahan utama yang harus dipandu oleh karyawan dalam kegiatannya.

fungsi karyawan. Subyek referensi atau bidang pekerjaan yang ditugaskan kepada karyawan, daftar jenis pekerjaan yang membentuk kinerja fungsi yang ditugaskan ditentukan (misalnya, pendaftaran dokumen dapat dibuat dari pekerjaan seperti mengisi kartu, memelihara lemari arsip, mengeluarkan sertifikat melalui telepon, dll.).

Tugas seorang karyawan. Tanggung jawab yang terkait dengan persiapan dokumen, penerimaan, pemrosesan, dan penerbitan informasi ditunjukkan, yang memerlukan penggunaan wajib bentuk dan metode kerja tertentu (misalnya, kontrol berkala atas pembentukan kasus di divisi struktural, pengarahan, dll. ), membutuhkan kepatuhan dengan tenggat waktu untuk pelaksanaan tindakan tertentu yang menentukan urutan pelaksanaan instruksi, standar etika yang harus diperhatikan dalam tim. Terkadang bagian ini menjelaskan elemen teknologi dari pekerjaan yang dilakukan.

Hak pekerja. Hak-hak karyawan untuk pelaksanaan fungsi yang ditugaskan kepadanya ditentukan.

Hubungan (hubungan berdasarkan posisi). Divisi dan karyawan dari mana kontraktor menerima dan kepada siapa dia mentransfer informasi, waktu transfer, siapa yang terlibat dalam pelaksanaan dokumen tertentu, dengan siapa mereka dikoordinasikan, dll. ditunjukkan.

Evaluasi pekerjaan. Kriteria terdaftar yang memungkinkan penilaian sejauh mana seorang karyawan memenuhi fungsi dan tugasnya, penggunaan hak, dll. Kriteria utama adalah kualitas pekerjaan dan ketepatan waktu pelaksanaannya.

Uraian pekerjaan ditandatangani oleh kepala bagian kerja kantor dan disetujui oleh kepala atau wakil yang membidangi pekerjaan kantor.

Aspek psikologis pekerjaan kantor:

Sistem kerja kantor otomatis dapat menjadi penghalang psikologis bagi kepala sekolah lama organisasi mana pun, karena jauh lebih mudah bagi mereka untuk bekerja secara langsung dengan orang-orang menggunakan metode yang biasa: disebut "di atas karpet", "diberikan a pump", melihat ketakutan di mata bawahan - Anda sampai pada kesimpulan bahwa Anda tidak menyia-nyiakan kursi Anda. Selain itu, manajemen sering menemukan bahwa manfaat yang dijanjikan oleh para ahli Barat telah hilang entah kemana. Meskipun solusi untuk masalah ini sederhana - diusulkan untuk memperkenalkan ASD di atas meja semua pemain dan manajer, dan pelanggan menghemat uang: ia menginstal sistem hanya untuk pegawai divisi struktural. Akibatnya, pekerjaan antar departemen dilakukan dengan cepat dan akurat, dan di dalamnya semuanya sama seperti sebelumnya.

Pelaku, di sisi lain, sering merasa bahwa dengan diperkenalkannya layanan manajemen dokumen, bos lain telah muncul yang terus-menerus berdiri di belakangnya. Memang, sekarang, jika diinginkan, Anda dapat mengetahui: siapa, apa, kapan, dan berapa harganya.

Aspek hukum pekerjaan kantor:

Ada dokumen peraturan yang mengatur organisasi dukungan dokumenter untuk manajemen perusahaan:

Konstitusi Federasi Rusia

Kode Sipil Federasi Rusia (bagian 1 dan 2)

Undang-Undang Federal No. 154-FZ 28 Agustus 1995 "Tentang Prinsip Umum Pemerintahan Sendiri Lokal di Federasi Rusia"

Hukum Konstitusi Federal Federasi Rusia 25 Desember 2000 No. 2-FKZ "Tentang Lambang Negara Federasi Rusia"

Hukum Federal 25 Januari 1995 "Tentang Informasi, Informatisasi, dan Perlindungan Informasi". Undang-undang ini mengatur hubungan yang timbul dari pembentukan dan penggunaan sumber daya informasi berdasarkan penciptaan, pengumpulan, pemrosesan, pengumpulan, penyimpanan, pencarian, distribusi, dan penyediaan informasi terdokumentasi kepada konsumen; penciptaan dan penggunaan teknologi informasi dan sarana pendukungnya; perlindungan informasi, hak-hak subjek yang berpartisipasi dalam proses informasi dan informatisasi. Undang-undang tersebut berisi definisi mengenai informasi dan dokumentasinya.- Hukum Federal Federasi Rusia 2002/01/10 "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik". Tujuan undang-undang ini adalah untuk memastikan kondisi hukum penggunaan tanda tangan digital elektronik dalam dokumen elektronik, di mana tanda tangan digital elektronik dalam dokumen elektronik diakui setara dengan tanda tangan tulisan tangan dalam dokumen di atas kertas. Undang-undang ini mendefinisikan kondisi penggunaan tanda tangan digital elektronik, fitur penggunaannya.

Undang-Undang Federal No. 59-FZ tertanggal 02.05.2006 "Tentang Prosedur untuk Mempertimbangkan Banding dari Warga Federasi Rusia"

Keputusan Presiden Federasi Rusia 02.05.1996 No. 638 "Tentang prosedur untuk menyiapkan rancangan dekrit, perintah Presiden Federasi Rusia, menyediakan adopsi resolusi, perintah Pemerintah Federasi Rusia"

- "Sistem negara dukungan dokumentasi untuk manajemen", yang dikembangkan oleh layanan arsip. Dokumen ini adalah seperangkat prinsip dan aturan yang menetapkan persyaratan seragam untuk mendokumentasikan kegiatan manajemen dan mengatur pekerjaan dengan dokumen di badan pemerintah. Ini adalah salah satu peraturan federal mendasar yang berisi serangkaian persyaratan dan peraturan yang berkontribusi pada pengembangan pendekatan terpadu tidak hanya untuk tradisional, tetapi juga untuk manajemen dokumen otomatis - manajemen informasi. GSDOU merampingkan struktur organisasi untuk mengelola dukungan dokumenter dalam organisasi dengan memecahkan masalah membangun layanan DOE yang khas, mengatur proses teknologi untuk membuat dan memproses dokumentasi. GSDOU berkontribusi pada penyelesaian sejumlah masalah otomatisasi, pembuatan dan pemrosesan dokumen dan mencakup peraturan dan aturan lingkup dan signifikansi nasional. Pada saat yang sama, sebagai sistem negara pada dasarnya, sistem ini juga berorientasi untuk digunakan dalam struktur non-negara dalam semua aspeknya - "Instruksi khas untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal", disiapkan oleh Komite Arsip dan disetujui dengan keputusan Pemerintah Federasi Rusia 31 Oktober 2000 No. 1547-p berkontribusi pada solusi masalah teknologi dokumentasi. Standar ini menetapkan komposisi perincian, aturan untuk mengeluarkan dokumen organisasi dan administrasi yang mencatat keputusan masalah administrasi dan organisasi. Instruksi standar, yang menyajikan persyaratan untuk penyatuan elemen dokumentasi, sangat memudahkan pembuatan proses standar, terpadu, dan terpadu untuk dokumentasi tradisional dan otomatis, penyimpanan, dan transmisi informasi terdokumentasi. - GOST R 51141-98 “Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi” (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia tertanggal 27 Februari 1998 No. 28). Standar ini merupakan langkah penting dalam memperbarui kerangka peraturan dan metodologi untuk pekerjaan kantor dan pengarsipan sesuai dengan undang-undang federal dan tingkat perkembangan industri ini saat ini. Istilah-istilah yang ditentukan dalam Standar Internasional ini harus digunakan dalam semua jenis dokumentasi. Isi standar terdiri dari tiga bagian: "Konsep umum", "Pekerjaan kantor" dan "Bisnis arsip". - GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumentasi” (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia tertanggal 03.03.2003 No. 65-st.), yang diberlakukan di semua otoritas negara federal, otoritas negara bagian dari entitas konstituen Federasi Rusia (termasuk entitas konstituen Federasi, yang, bersama dengan Rusia, sebagai bahasa nasional negara bagian), pemerintah daerah, perusahaan, organisasi dan asosiasi mereka, terlepas dari bentuk dan jenis kegiatan organisasi dan hukum. .2000) termasuk dokumen yang dihasilkan ketika mendokumentasikan jenis yang sama (umum untuk semua) fungsi manajemen yang dilakukan oleh lembaga, organisasi dan perusahaan, terlepas dari fungsi mereka, tingkat dan skala kegiatan, bentuk kepemilikan. Daftar tersebut berfungsi untuk melestarikan, mengatur, dan mengisi kembali Dana Arsip Federasi Rusia, dimaksudkan untuk menentukan persyaratan penyimpanan dokumen, memilihnya untuk penyimpanan permanen atau penghancuran. Ini juga harus digunakan dalam penyusunan nomenklatur kasus, pembentukan kasus, pengembangan skema klasifikasi dokumen, pembuatan mesin pencari dalam pekerjaan kantor, dan pengembangan daftar departemen.

Aturan dasar untuk pekerjaan arsip organisasi (disetujui oleh keputusan kolegium Arsip Federal 6 Februari 2002)

Klasifikasi dokumentasi manajemen All-Rusia OK 011-93 (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia 30 Desember 1993 No. 299)

Dalam kegiatan sehari-hari layanan DOW diatur sebagai berikut:

Peraturan tentang layanan lembaga pendidikan prasekolah

Peraturan tentang divisi struktural (jika ada)

Petunjuk untuk DOW

Instruksi untuk mengatur tempat kerja untuk petugas servis

Norma waktu untuk kinerja pekerjaan di DOW

· Dokumen perencanaan dan pelaporan

· Deskripsi pekerjaan personel layanan.

Aspek sosial pekerjaan kantor dapat dipertimbangkan dalam kerangka implementasi Undang-Undang Federal 2 Mei 2006 No. 59-FZ "Tentang Prosedur untuk Mempertimbangkan Banding dari Warga Federasi Rusia", yang mengatur prosedur untuk warga negara untuk diterapkan pada badan-badan negara bagian dan pemerintah lokal dan prosedur untuk mempertimbangkan banding warga negara oleh badan-badan dan pejabat ini. Banding warga negara - proposal, aplikasi, atau keluhan tertulis yang dikirim ke badan negara, badan atau pejabat pemerintahan sendiri lokal, serta seruan lisan dari warga ke badan negara, badan pemerintahan sendiri lokal. Dalam permohonan tertulis seorang warga negara, nama belakangnya, nama depan dan patronimiknya dan alamat pos yang jawabannya akan dikirim dalam waktu 30 hari kalender harus ditunjukkan, tanda tangan pribadi warga negara dan tanggal banding harus dicantumkan. Pada saat yang sama, ditetapkan bahwa banding yang diterima "melalui sistem informasi publik" harus dipertimbangkan dengan cara yang ditentukan oleh Undang-undang ini.

4. Manajemen dokumentasi.

Tugas utama dan fungsi lembaga pendidikan prasekolah.

Dukungan dokumentasi manajemen dilakukan oleh dinas khusus yang bertindak sebagai unit struktural independen. Bisa berupa: administrasi urusan, departemen umum, kantor atau sekretariat. Dalam organisasi kecil, di mana volume dokumen yang diproses kecil dan pembuatan layanan semacam itu tidak praktis, semua pekerjaan manajemen dokumen dilakukan oleh sekretaris kepala atau karyawan yang ditugaskan khusus untuk melakukan pekerjaan ini.

Dokumentasi kegiatan manajemen organisasi adalah fungsi layanan manajemen yang paling penting, organisasi rasional yang menentukan kecepatan dan kualitas pengambilan keputusan manajerial, efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Pilihan bentuk organisasi layanan lembaga pendidikan prasekolah tergantung pada keputusan manajemen dan layanan prasekolah itu sendiri. Peraturan bentuk pekerjaan yang dipilih dengan dokumen ditetapkan dalam instruksi untuk pekerjaan kantor.
Dalam kondisi modern, ketika bekerja dengan dokumentasi manajemen di banyak institusi berbasis teknologi komputer, fungsi layanan DOE tidak terbatas hanya pada pengorganisasian aliran dokumen institusi, pembukuan dokumen, dan pemantauan pelaksanaannya. Layanan DOW terlibat langsung dalam menetapkan tugas dalam pengembangan sistem informasi otomatis untuk bekerja dengan dokumen, dalam menyediakan akses ke informasi dan melindungi informasi, dan dalam meningkatkan pekerjaan dengan dokumen.

Dengan demikian, layanan DOW menyelesaikan serangkaian tugas utama:
1) memastikan dokumentasi kegiatan pengelolaan;
2) organisasi kerja dengan dokumen di lembaga;

3) perbaikan bentuk dan metode kerja dengan dokumen.
Tugas yang dihadapi layanan DOW menentukan fungsinya.
1. Tugas memastikan dokumentasi kegiatan manajemen dapat diselesaikan dengan melakukan fungsi-fungsi berikut:
- pengembangan dan desain formulir, memastikan produksinya;
- memastikan produksi dokumen, penyalinan dan replikasi;
- kontrol kualitas persiapan dan pelaksanaan dokumen, kepatuhan dengan prosedur yang ditetapkan untuk persetujuan dan sertifikasi dokumen.
2. Tugas mengatur pekerjaan dengan dokumen dalam suatu institusi diselesaikan dengan melakukan fungsi-fungsi berikut:

Pembentukan prosedur terpadu untuk berlalunya dokumen (alur dokumen lembaga);

Proses penerusan dokumen masuk dan keluar;

Registrasi dan pembukuan dokumen masuk, keluar dan internal;

Kontrol atas pelaksanaan dokumen;

Sistematisasi dokumen, memastikan penyimpanan dan penggunaannya;

Organisasi kerja dengan seruan warga;

Memastikan perlindungan informasi.

3. Tugas memperbaiki bentuk dan metode bekerja dengan dokumen meliputi fungsi-fungsi berikut:

Pengembangan dan revisi dokumen peraturan, instruksional, metodologis dan membawanya ke perhatian karyawan organisasi;

Bimbingan metodologis dan kontrol atas kepatuhan terhadap aturan yang ditetapkan untuk bekerja dengan dokumen di divisi struktural organisasi;

Meningkatkan keterampilan karyawan organisasi dan menasihati mereka untuk bekerja dengan dokumen;

Perampingan pendokumentasian organisasi, pelaksanaan pekerjaan penyatuan dokumen, pengembangan Raport dan Album bentuk-bentuk dokumen yang digunakan dalam kegiatan organisasi;

Pengembangan dan penerapan bentuk dan metode baru untuk bekerja dengan dokumen, peningkatan alur kerja organisasi, peningkatan disiplin eksekutif;

Menetapkan tugas untuk pengembangan dan peningkatan sistem informasi otomatis dan database untuk bekerja dengan dokumen.

5. Struktur jasa penunjang dokumentasi manajemen dan fungsinya.

1. Manajemen kasus.

2. Kantor.

3. Bagian Umum.

4. Sekretaris.

Manajemen kasus dibuat di kementerian dan departemen sebagai struktur di mana pekerjaan dengan dokumen dilakukan, dan sebagai badan untuk memantau dan mengoordinasikan pekerjaan kantor di kantor pusat industri. Menjadi, pada kenyataannya, unit struktural organisasi, manajemen kasus, pada gilirannya, dibagi menjadi unit-unit tipikal struktural berikut:

1. Sekretariat adalah unit struktural yang dibentuk untuk melayani pengelolaan organisasi. Terdiri dari: penerimaan; sekretariat kepala dan sekretariat wakil kepala; sekretariat dewan; biro protokol.

Fungsi sekretariat meliputi: pertimbangan awal dan persiapan laporan kepada kepala dokumen yang diterima atas namanya; persiapan, atas arahan manajer proyek, dokumen individu dan koordinasinya dengan divisi struktural fungsional organisasi; organisasi dan layanan dokumentasi untuk pertemuan yang diadakan oleh kepala, mendokumentasikan kegiatan badan manajemen perguruan tinggi.

2. Departemen rasionalisasi lembaga pendidikan prasekolah (pekerjaan klerikal) adalah pusat untuk meningkatkan lembaga pendidikan prasekolah, pusat metodologis.

Fungsinya meliputi: pengembangan dan penerapan langkah-langkah untuk meningkatkan teknologi kantor; pengembangan dukungan normatif dan metodologis untuk pekerjaan kantor (peraturan, instruksi, aturan, peraturan, lembar waktu formulir terpadu, dll.); pengembangan buku referensi klasifikasi (nomenklatur kasus, pengklasifikasi, daftar dokumen dengan periode retensi).

3. Kantor, yang pada gilirannya dibagi menjadi: ekspedisi, biro korespondensi, biro akuntansi dan pendaftaran dokumen, pusat komputer untuk pemrosesan dan reproduksi teks dokumen.

4. Jurusan Sastra

5. Arsip pusat

6. Inspeksi

Kantor, seperti struktur organisasi lain dari layanan lembaga pendidikan prasekolah, dibuat di perusahaan, dalam penelitian, organisasi desain, dan lembaga pendidikan tinggi. Divisi berikut (departemen, sektor, kelompok) biasanya bekerja dalam struktur kantor: 1. Ekspedisi - situs khusus yang menerima dan mengirim dokumen dan korespondensi melalui surat dan kurir.
2. Subdivisi untuk akuntansi dan pendaftaran dokumen, yang tugasnya meliputi pendaftaran dokumen masuk, keluar dan internal, kontrol kepatuhan terhadap aturan yang berlaku untuk pemrosesan dokumen, pembentukan dan pemeliharaan referensi dan susunan informasi.
3. Kelompok kontrol (biro, inspeksi, departemen) memantau waktu pelaksanaan perintah lisan kepala, menganalisis disiplin kinerja, memberi tahu manajemen tentang kemajuan implementasi dokumen dan instruksi.
4. Sekelompok surat (imbauan dari warga) bergerak dalam menerima dan memperhatikan usulan, pernyataan dan pengaduan dari warga. Fungsinya adalah sebagai berikut:
- persiapan banding untuk dipertimbangkan oleh manajemen;
- kontrol atas waktu persiapan dokumen tanggapan di divisi struktural organisasi;

Memberitahu pelamar tentang hasil pertimbangan aplikasi mereka;

Organisasi penerimaan warga tentang masalah pribadi oleh manajemen organisasi.
5. Kelompok penyiapan dokumen mencetak ulang dokumen dari draft, membaca dan mengedit teks dokumen, mencatat pekerjaan yang dilakukan.
6. Sebuah biro fotokopi, sebagai suatu peraturan, terjadi di organisasi-organisasi yang kegiatannya terkait dengan distribusi sejumlah besar dokumentasi peraturan atau administrasi. Tugas biro direduksi menjadi menyalin dokumen, mereplikasi teks dokumen, menyiapkan produk promosi, buklet, brosur.
7. Arsip organisasi - menerima kasus dari divisi struktural yang telah dikerjakan dan disiapkan untuk penyimpanan, memberi mereka bantuan metodologis, menyimpan catatan dan menyimpan dokumen, memantau kepatuhan terhadap aturan untuk pembentukan, penyimpanan, dan penggunaan kasing dalam struktur divisi, mempersiapkan kasus untuk transfer ke penyimpanan negara.
Departemen Umum adalah layanan untuk bekerja dengan dokumen di otoritas eksekutif dan struktur eksekutif (kantor walikota, prefektur, kotamadya) dari pemerintahan sendiri lokal.

Di departemen umum, bagian yang sama biasanya dibuat yang merupakan karakteristik kantor, tetapi divisi seperti departemen protokol, kelompok surat, penerimaan terhubung di sini. Kehadiran struktur ini dijelaskan oleh kekhususan kegiatan, sifat prosedur manajemen, prosedur pengambilan keputusan dan kekhasan dokumentasi di lembaga-lembaga ini.

Grup protokol dibuat sebagai bagian dari institusi yang memiliki badan kolegial permanen dalam strukturnya. Melakukan fungsi:

Penyusunan draft dokumen peraturan dan administrasi (editing, eksekusi dan penerbitan), surat, sertifikat, koordinasinya dengan divisi struktural;

Analisis dokumen yang disiapkan oleh divisi struktural;

Penyiapan kesimpulan atas dokumen yang disiapkan oleh divisi struktural;

Menyelenggarakan dan menyelenggarakan rapat-rapat badan perguruan tinggi, mendokumentasikan kegiatan-kegiatannya.

Sekretaris lembaga melakukan semua pekerjaan dengan dokumen di lembaga kecil dan organisasi yang tidak memiliki struktur organisasi internal.

Dengan demikian, dokumen peraturan dan metodologis saat ini mengatur nama dan struktur perkiraan layanan PEI perusahaan negara, lembaga, organisasi. Adapun struktur non-negara, keputusan tentang pembuatan layanan, nama dan struktur internalnya diambil oleh pimpinan organisasi. Dalam usaha patungan, masalah ini diputuskan oleh dewan, di perusahaan saham gabungan - oleh konferensi pendiri, dalam struktur koperasi - oleh rapat umum anggota koperasi.

6. Perbedaan antara konsep "dukungan dokumenter untuk manajemen" (DOE) dan konsep "pekerjaan klerikal"

Istilah "pekerjaan kantor" dan "dukungan manajemen dokumenter" ditetapkan oleh GOST R 51141-98 "Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi” sebagai sinonim yang mendefinisikan cabang kegiatan yang menyediakan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen resmi. Tetapi jika kita beralih ke sejarah dan waktu kemunculan istilah-istilah ini, maka beberapa perbedaan dapat ditemukan di antara mereka.

Jadi, istilah "dokumen" muncul di Rusia, menurut kamus bahasa Rusia, pada paruh kedua abad ke-17 dan dibentuk dari frasa "kasus", dan "kasus" pada waktu itu berarti masalah peradilan atau administrasi yang diputuskan oleh suatu badan pengatur. Artinya, pada waktu itu, pekerjaan kantor disebut, pertama-tama, pertimbangan dan penyelesaian masalah peradilan dan administrasi yang terkait erat dengan persiapan surat bisnis dan bekerja dengannya. Secara bertahap, definisi istilah mengalami perubahan. Kemudian, istilah "kasus" mulai digunakan dalam arti "kumpulan dokumen yang terkait dengan suatu masalah", dan "pekerjaan klerikal" mulai disebut seluruh rangkaian karya yang terkait dengan dokumentasi bisnis. Saat ini, arti dari kedua istilah ini - "pekerjaan klerikal" dan "kasus" - diabadikan dalam GOST R 51141-98.

Istilah "dukungan dokumenter untuk manajemen" mulai digunakan kira-kira sejak pertengahan 1970-an, ketika teknologi komputer mulai diperkenalkan ke bidang kerja dengan dokumen dan teknologi informasi baru muncul. Tujuan dari istilah baru ini adalah untuk mencerminkan penggunaan teknologi modern dalam proses mendokumentasikan informasi dan bekerja dengan dokumen. Terlepas dari kenyataan bahwa istilah baru diperkenalkan - "dukungan dokumenter untuk manajemen", "pekerjaan klerikal" yang lama tidak berhenti digunakan. Kemungkinan alasan untuk tidak mengganti istilah:

Istilah baru kurang nyaman digunakan, karena terdiri dari frasa tiga kata, dan singkatannya (DOE) tidak sepenuhnya jelas dan tidak unik (misalnya, DOE adalah lembaga pendidikan prasekolah),

Istilah "pekerjaan kantor" jelas bagi semua orang dan mudah diucapkan.

Akibatnya, sesuai dengan GOST R 51141-98, kedua istilah tersebut sekarang dapat digunakan. Tetapi istilah "dukungan manajemen dokumenter" menekankan komponen teknologi informasi dalam organisasi modern pekerjaan kantor dan lebih baik menggunakannya ketika datang ke teknologi komputer untuk bekerja dengan dokumen. Istilah "pekerjaan kantor" terutama digunakan untuk menggambarkan sisi organisasi dan metode tradisional bekerja dengan dokumen.

7. Hubungan DOE dengan teknologi pemrosesan dokumen otomatis

Masalah pengelolaan dokumen elektronik, otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah erat kaitannya dengan masalah dokumen elektronik. Saat ini, berbagai perusahaan telah mengembangkan dan menerapkan sejumlah besar sistem manajemen dokumen otomatis (ADMS), yang ditandai dengan pendekatan khusus dan sarana implementasi komunikasi komputer. Sayangnya, tidak ada terminologi terpadu dalam perkembangan ini. Produk perusahaan pengembang menyandang nama seperti: sistem manajemen dokumen, sistem komputer untuk pekerjaan kantor dan otomatisasi alur kerja, sistem manajemen kantor, sistem manajemen dokumen terdistribusi, arsip elektronik, dll. Variasi nama sistem yang dikembangkan dan dikembangkan hanya menunjukkan bahwa saat ini area pasar informasi ini belum terbentuk sebagai segmen independen, dan dalam beberapa kasus, produk ASUD muncul sebagai pengembangan terkait atau produk sampingan saat memecahkan tugas lain yang lebih kompleks. Namun, jumlah ASUD tumbuh cukup cepat.

Bagian fungsional utama (komponen) dari sistem otomasi kantor dalam pengelolaan organisasi:

Cara dan aturan untuk membuat dokumen;

Memelihara arsip elektronik mereka;

Dukungan manajemen dokumen dan pada saat yang sama didasarkan pada platform perangkat lunak dan perangkat keras perusahaan.

Aspek positif dari pengenalan sistem otomatis dalam manajemen dokumentasi:

1. Di semua departemen dan dalam organisasi secara keseluruhan, teknologi kantor yang terpadu, terformat, dan diatur secara ketat sedang diperkenalkan.

2. Organisasi menjadi dapat dikelola sepenuhnya. Menjadi mungkin untuk menjawab pertanyaan apa pun tentang dokumen dan pemain, untuk menganalisis dan mengelola kegiatan dokumentasi.

3. Karena jaringan komputer tidak hanya dapat mencakup kantor pusat organisasi, tetapi juga divisi-divisi yang jauh secara teritorial, maka pengendalian dapat meluas ke seluruh struktur organisasi yang terdistribusi secara geografis.

4. Sistem otomasi kantor, pada kenyataannya, adalah pembawa informasi teknologi yang diformalkan secara ketat dan didokumentasikan secara ketat tentang aturan dan prosedur untuk bekerja dengan dokumen. Akibatnya, ketergantungan organisasi pada personel sebagai pembawa fisik pengetahuan teknologi dan aturan untuk bekerja dengan dokumen berkurang.

5. Pengesahan dokumen melalui organisasi dipercepat, terutama saat menyelenggarakan pengelolaan dokumen elektronik.

6. Intensitas tenaga kerja operasional kantor berkurang. Namun, pada saat yang sama, harus diingat bahwa kebutuhan untuk memasukkan informasi yang lengkap dan akurat tentang suatu dokumen, katakanlah, selama pendaftaran awal, mungkin memerlukan upaya tambahan di beberapa tempat kerja, sementara intensitas tenaga kerja bekerja di tempat kerja lain. menggunakan informasi ini dapat dikurangi beberapa kali.

7. Keuntungan kualitatif dicapai dengan mengatur manajemen dokumen elektronik tunggal antar organisasi, karena masalah yang terkait dengan produksi dan pengiriman dokumen kertas, dan kemudian memasukkan kembali detail dan teks dari dokumen yang diterima, benar-benar hilang.

Karena tingkat regulasi negara yang tidak memadai, ada perbedaan individu yang besar dalam organisasi pekerjaan kantor di berbagai institusi, khususnya, bahkan ketika melakukan operasi teknologi dengan dokumen (dari pendaftaran hingga pencetakan). Akibatnya, perlu untuk mengimplementasikan proyek individu yang mahal untuk setiap organisasi setiap saat. Bahkan lebih banyak masalah dengan sistem "kebiasaan" muncul pada tahap pengoperasian dan pengembangan sistem ini. Interaksi antar organisasi yang berbeda.

Penggunaan teknologi informasi baru di bidang pendidikan prasekolah memungkinkan kita untuk memperlakukan pekerjaan kantor sebagai alat yang efektif dan fleksibel untuk menerapkan berbagai jenis inovasi di bidang ini.

Sistem otomatis lembaga pendidikan prasekolah memungkinkan untuk memecahkan masalah utama pekerjaan kantor. Mereka memungkinkan Anda untuk menerapkan segala tingkat desentralisasi pekerjaan kantor sambil memastikan akuntansi dan kontrol terpusat. Hingga setiap spesialis dapat secara mandiri mendaftarkan dokumen dalam kompetensi mereka dan mengirimkannya untuk pekerjaan lebih lanjut, sambil berada di bawah kendali penuh pemimpin mereka. Dengan demikian, organisasi dapat secara dinamis membangun kembali strukturnya tanpa kehilangan kendali.

Prasyarat sedang dibuat untuk implementasi skema kontrol yang lebih efisien. Dalam praktik tradisional, dokumen ke unit organisasi, baik lokal atau jauh, dikirim dari kepala organisasi ke kepala unit ke pelaksana tertentu. Hal ini memungkinkan manajer setiap tingkat untuk secara efektif mengontrol aktivitas karyawannya, tetapi rantai yang panjang dan sering kali formal secara drastis mengurangi efektivitas manajemen. AS DOW yang dibangun dengan benar memungkinkan Anda untuk mengirim dokumen langsung ke orang yang akan mengeksekusi instruksi, sementara para manajer memegang kendali penuh atas jalannya instruksi itu sendiri dan pelaksanaannya.

Ada prasyarat untuk organisasi manajemen dokumen elektronik sejauh organisasi itu sendiri siap. Sistem yang dibangun dengan benar akan bekerja baik dengan data tentang pengiriman dan pelaksanaan dokumen (terlepas dari apakah itu kertas atau elektronik), dan dengan dokumen elektronik itu sendiri yang terkait dengan data ini. Dimasukkannya dokumen elektronik dalam siklus kerja memungkinkan Anda untuk pindah ke tingkat pekerjaan yang baru secara kualitatif dengan dokumen.

Penggunaan alat otomatisasi kantor dapat memberikan penghematan dalam biaya tenaga kerja dan material untuk bekerja dengan dokumen: efeknya adalah karena penyatuan kegiatan dokumentasi organisasi dan mengurangi ketergantungan pada pengalaman teknologi individu staf: mengurangi siklus waktu untuk bekerja dengan dokumen dan menciptakan ruang dokumenter tunggal, dan kontrol penuh atas pendaftaran dan pergerakan dokumen dan melakukan disiplin.

8. Organisasi ilmiah pekerjaan manajerial sebagai faktor dalam meningkatkan efisiensi manajemen dan pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor adalah salah satu fungsi manajemen yang didasarkan pada organisasi ilmiah dengan menggunakan teknologi modern, dan kita hidup di era kemajuan ilmiah, di mana semuanya didasarkan pada peningkatan teknologi baru yang lebih membantu kita dalam pekerjaan kita.

Organisasi ilmiah tenaga kerja adalah suatu organisasi tenaga kerja di mana pelaksanaan praktis dari tindakan-tindakan khusus didahului oleh analisis ilmiah yang menyeluruh tentang proses-proses kerja dan kondisi-kondisi untuk pelaksanaannya, dan tindakan-tindakan praktis itu sendiri didasarkan pada pencapaian-pencapaian ilmu pengetahuan modern dan praktik terbaik. Dengan demikian, istilah "organisasi kerja ilmiah" dan "organisasi kerja" mengungkapkan esensi dari fenomena (proses) yang sama, dan perbedaan antara konsep-konsep ini terutama ditentukan oleh metode, pendekatan untuk memecahkan masalah yang sama, keadaan dari sistem interaksi antara pekerja dan teman satu sama lain dan dengan alat-alat produksi dalam proses aktivitas kerja. Jika produksi peka terhadap segala sesuatu yang baru yang muncul di bidang organisasi buruh, dan secara sistematis memasukkannya ke dalam praktiknya, maka kita berhak berbicara tentang organisasi buruh yang ilmiah (SOT). Pendekatan ilmiah terhadap organisasi tenaga kerja memungkinkan untuk menggabungkan peralatan dan orang-orang dalam proses produksi dengan sebaik-baiknya, memastikan penggunaan sumber daya material dan keuangan yang paling efisien, mengurangi intensitas tenaga kerja dan meningkatkan produktivitas tenaga kerja. Ini bertujuan untuk menjaga kesehatan pekerja, memperkaya konten pekerjaan mereka. Fitur penting NOT adalah fokusnya pada penyelesaian kelompok tugas yang saling terkait: "ekonomi (menghemat sumber daya, meningkatkan kualitas produk, meningkatkan efisiensi produksi);" psikofisiologis (memperbaiki lingkungan kerja, menyelaraskan stres psikofisiologis pada seseorang, mengurangi keparahan dan neuropsikis ketegangan kerja); "sosial (meningkatkan keragaman tenaga kerja, isinya, prestise, memastikan remunerasi penuh). Pengembangan ide tentang tugas-tugas NOT adalah ketentuan tentang fungsinya, yaitu fitur spesifik dari manifestasi NOT di perusahaan , dampaknya pada berbagai aspek produksi. Kategori "fungsi "memberikan kesempatan untuk mengkonkretkan tugas umum NOT, untuk menyoroti di dalamnya masing-masing arah khusus dari dampak NOT pada produksi dan subjeknya - seseorang, untuk mengidentifikasi perbedaan mendasar antara organisasi buruh yang ilmiah dan “biasa”, yang sering melewatkan poin-poin penting dalam organisasi buruh kegiatan, yang penuh dengan kerugian untuk produksi.

Keadaan terakhir harus ditekankan secara khusus. Orang sering dapat menemukan pendapat bahwa kata "ilmiah" berlebihan dalam konsep "organisasi kerja ilmiah". Beberapa penulis bahkan percaya bahwa tidak mungkin ada organisasi buruh non-ilmiah sama sekali, dan oleh karena itu konsep organisasi buruh sudah mengandaikan sifat ilmiahnya. Tidak mungkin setuju dengan pendapat seperti itu. Konsep "organisasi kerja ilmiah" muncul dan mengakar dalam kehidupan sehari-hari sebagai antitesis, oposisi terhadap segala sesuatu yang spontan, acak, rutin dalam organisasi kerja, yang masih cukup umum dalam produksi. Kata "ilmiah" memberikan deskripsi kualitatif tentang organisasi tenaga kerja.

Sesuai dengan paragraf 2 Pasal 51 KUH Perdata Federasi Rusia, sebuah organisasi dianggap didirikan sejak saat pendaftaran negaranya. Dari saat yang sama, hak-hak sipil muncul yang sesuai dengan tujuan kegiatan badan hukum ini, dan kewajiban yang terkait dengan kegiatan ini. Organisasi dan pendaftaran kegiatan perburuhan adalah wajib baik bagi badan hukum maupun bagi pengusaha perorangan.

Dalam perusahaan modern dengan proses teknologinya yang kompleks dan sejumlah besar karyawan, diperlukan organisasi proses kerja yang rasional. Organisasi tenaga kerja di suatu perusahaan adalah sistem tindakan yang bertujuan untuk menciptakan kondisi yang paling menguntungkan untuk efisiensi penggunaan waktu kerja, bahan dan peralatan untuk kepentingan peningkatan produksi, peningkatan produktivitas tenaga kerja dan menciptakan kondisi kerja yang normal dan sehat.

Dalam pengertian fungsional, pengorganisasian tenaga kerja dalam suatu perusahaan adalah suatu kegiatan untuk menetapkan dan mengubah tatanan interaksi pekerja dengan alat-alat produksi dan satu sama lain untuk mencapai tujuan kegiatan kerja yang telah ditentukan sebelumnya.

Dasar-dasar organisasi buruh:

1. Pembagian kerja - menugaskan kepada setiap karyawan dan setiap divisi tugas, fungsi, jenis pekerjaan, operasi teknologi.

2. Kerja sama tenaga kerja - pembentukan sistem hubungan produksi antara pekerja.

3. Penjatahan - penetapan norma-norma biaya tenaga kerja berbasis ilmiah untuk kinerja pekerjaan apa pun.

4. Organisasi tempat kerja - pengaturan rasional mereka melalui peralatan dan perencanaan.

5. Organisasi layanan tempat kerja - kerja sama tenaga kerja antara karyawan utama dan karyawan layanan dan divisi tambahan.

6. Pengembangan cara-cara rasional dalam melakukan pekerjaan.

7. Penciptaan kondisi kerja yang aman dan sehat.

8. Seleksi, pelatihan, pelatihan ulang dan pelatihan lanjutan personel.

9. Organisasi pembayaran dan insentif material untuk tenaga kerja.

10. Pendidikan disiplin kerja, dukungan untuk aktivitas kerja dan inisiatif kreatif.

11. Perencanaan dan akuntansi tenaga kerja - dilakukan untuk menetapkan total biaya tenaga kerja yang diperlukan, jumlah personel, dana upah.

Kondisi kerja organisasi tidak hanya pada produktivitasnya, tetapi juga pada kesehatan dan kinerja karyawan.

Organisasi tenaga kerja personel di perusahaan dan organisasi menyiratkan bentuk dan metode khusus untuk menghubungkan orang dan peralatan dalam proses perburuhan.

Organisasi tenaga kerja personel adalah seluruh ilmu yang terus diperkaya dengan data baru, memantau praktik terbaik dari solusi organisasi baru.

Organisasi rasional pekerjaan personel adalah untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, menghilangkan pergerakan karyawan yang tidak perlu, menyediakan kondisi kerja yang baik dan mengurangi stres dan kelelahan karyawan, menggunakan ruang seefisien mungkin dan memaksimalkan produktivitas staf. Kondisi kerja yang diatur dalam kontrak kerja harus memenuhi persyaratan perlindungan tenaga kerja. Pasal 22 KUHP menyatakan bahwa penyelenggaraan perlindungan tenaga kerja di perusahaan menjadi tanggung jawab pengusaha.

Organisasi perlindungan tenaga kerja di perusahaan dikendalikan oleh badan-badan Inspektorat Tenaga Kerja Federal yang diwakili oleh Inspektorat Tenaga Kerja Negara Bagian, Gostekhnadzor, Gosenergonadzor, Gossanepidemnadzor dan otoritas tenaga kerja federal dan regional lainnya.

Bidang penting kehidupan perusahaan adalah organisasi dan pengaturan tenaga kerja. Di bawah penjatahan tenaga kerja memahami pembentukan, khususnya, norma-norma jam kerja untuk kinerja pekerjaan tertentu. Organisasi yang tepat dan penjatahan tenaga kerja meningkatkan minat pekerja dalam meningkatkan produktivitas tenaga kerja.

Organisasi pekerjaan manajerial memiliki kekhasan tersendiri. Pekerjaan seorang manajer seringkali tidak mungkin untuk dibakukan, karena indikator keberhasilan pekerjaannya adalah hasil keuangan perusahaan. Sejumlah survei menunjukkan bahwa organisasi kerja seorang manajer sering kali memiliki kekurangan yang serius. Banyak manajer tidak memiliki budaya manajerial, kompleksitas dalam organisasi kerja. Mereka dibebani dengan pekerjaan saat ini dan tidak cukup memperhatikan masalah yang menjanjikan. Pengorganisasian kerja manajerial yang tidak tepat menyebabkan penurunan efektivitas kerja, hingga keterlambatan pelayanan. Agar organisasi pekerjaan manajerial menjadi efektif, manajer harus menyusun rencana kerja pribadi, setelah menganalisis keadaan, memikirkan setiap jenis pekerjaan, mengelompokkannya tergantung pada tujuan, isi, volume dan urutan pelaksanaannya, menentukan durasi, tanggal mulai dan akhir setiap operasi.

Organisasi ilmiah tenaga kerja seorang pemimpin adalah proses meningkatkan organisasi tenaga kerja berdasarkan pencapaian ilmu pengetahuan dan praktik terbaik. Jika pemimpin dengan jelas menanggapi segala sesuatu yang baru yang muncul di bidang organisasi buruh, dan secara sistematis memasukkannya ke dalam praktiknya, maka kita dapat berbicara tentang organisasi ilmiah tenaga kerja.

Pendekatan ilmiah terhadap organisasi tenaga kerja memungkinkan untuk menggabungkan peralatan dan orang-orang dalam proses produksi dengan sebaik-baiknya, memastikan penggunaan sumber daya material dan keuangan yang paling efisien, mengurangi intensitas tenaga kerja dan meningkatkan produktivitas tenaga kerja. Ini bertujuan untuk menjaga kesehatan pekerja, memperkaya konten pekerjaan mereka.

Organisasi kontrol atas kepatuhan terhadap undang-undang perburuhan oleh pengusaha dipercayakan kepada Inspektorat Perburuhan Federal. Kesimpulan seperti itu dapat ditarik berdasarkan ketentuan Art. 353 dari Kode Tenaga Kerja dari Kode RF.

Perubahan dalam kondisi kerja organisasi adalah dasar untuk mengubah kontrak kerja, dan dalam beberapa kasus (jika karyawan tidak setuju) untuk pemutusannya (bagian 4 pasal 74 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia).

9. Kegiatan badan arsip untuk dukungan regulasi dan metodologis layanan pekerjaan kantor

Pekerjaan kearsipan organisasi dan bentuk partisipasinya dalam dukungan dokumentasi manajemen diatur dalam Peraturan Dasar Pekerjaan Kearsipan Departemen. Lembaga-lembaga Layanan Kearsipan Negara menyediakan kementerian dan departemen dengan bantuan organisasi dan metodologis dalam penerapan sistem negara dukungan dokumenter untuk manajemen, dalam organisasi sistem dukungan dokumenter, mengkoordinasikan peraturan standar dan sektoral pada sistem dukungan dokumenter, mengembangkan dokumen metodologis pada isu-isu tertentu dukungan dokumenter untuk manajemen Normatif dan metodologis dasar kerja kantor adalah seperangkat undang-undang, tindakan hukum yang mengatur dan dokumen metodologis yang mengatur teknologi untuk membuat, memproses, menyimpan, dan menggunakan dokumen dalam kegiatan lembaga saat ini , serta pekerjaan layanan pekerjaan kantor, struktur, fungsi, kepegawaian, dukungan teknis, dll. meliputi: tindakan legislatif Federasi Rusia di bidang informasi dan dokumentasi; keputusan dan perintah Presiden Federasi Rusia, resolusi dan perintah Pemerintah Federasi Rusia, yang mengatur masalah dukungan dokumentasi di tingkat federal; aspek hukum badan eksekutif federal yang bersifat industri dan departemen; tindakan hukum badan perwakilan dan kekuasaan eksekutif subjek Federasi Rusia, yang mengatur masalah pekerjaan kantor; aspek hukum yang bersifat peraturan dan instruktif, dokumen metodologis tentang pekerjaan kantor lembaga, organisasi dan perusahaan; standar negara untuk dokumentasi; sistem dokumentasi terpadu; pengklasifikasi semua-Rusia untuk informasi teknis, ekonomi dan sosial; sistem negara dukungan dokumentasi untuk manajemen, yang berisi persyaratan dasar untuk dokumen dan layanan lembaga pendidikan prasekolah; dokumen peraturan tentang organisasi penyimpanan dokumen saat ini dan arsip. Akuisisi dasar peraturan dan metodologis pekerjaan kantor dipercayakan, setelah persetujuan dengan Arsip Federal, kepada Institut Penelitian Pekerjaan Kantor dan Pengarsipan Seluruh Rusia (VNIIDAD), di samping itu, dukungan informasi untuk pengelolaan masalah ini disediakan oleh Departemen Ilmu Dokumen dan Institut Pendidikan Prasekolah dari Institut Sejarah dan Kearsipan Universitas Negeri Rusia untuk Kemanusiaan (IAI). RGGU), berkat "Sistem Informasi dan Referensi Industri Kearsipan" yang berisi hampir semua tindakan hukum , dokumen peraturan dan menerbitkan rekomendasi metodologis unik yang mengatur teknologi untuk membuat dokumen dan mengatur pekerjaan dengan mereka. KESIMPULAN

Hubungan organisasi, institusi, komunikasi dokumenter bisnis di semua tingkatan harus dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku umum. Bekerja dengan dokumen di organisasi mana pun, terlepas dari bentuk organisasi dan hukumnya, harus didasarkan pada kerangka hukum dan peraturan yang berkaitan dengan masalah dokumentasi dan bekerja dengan dokumen. Dukungan dokumentasi manajemen dilakukan oleh dinas khusus yang bertindak sebagai unit struktural independen. Efektivitas layanan PEI tergantung pada kualifikasi pekerja kantoran, tingkat peralatan layanan dan kondisi kerja. Tergantung pada milik kelompok tertentu, layanan DOW akan memiliki nama khusus sendiri dan memiliki tujuan yang sesuai. Ada perbedaan antara istilah "dukungan dokumenter manajemen", yang menekankan komponen teknologi informasi dalam organisasi modern pekerjaan kantor dan lebih baik menggunakannya ketika datang ke teknologi komputer untuk bekerja dengan dokumen, dan istilah "pekerjaan kantor". ", yang terutama digunakan ketika menggambarkan sisi organisasi dan metode kerja tradisional dengan dokumen. Pekerjaan kantor adalah salah satu fungsi manajemen yang didasarkan pada organisasi ilmiah dengan menggunakan teknologi modern, dan kita hidup di era kemajuan ilmiah, di mana semuanya didasarkan pada peningkatan teknologi baru yang lebih membantu kita dalam pekerjaan kita. Lembaga Layanan Kearsipan Negara menyediakan kementerian dan departemen dengan bantuan organisasi dan metodologis dalam penerapan sistem negara dukungan dokumenter untuk manajemen, dalam organisasi sistem dukungan dokumenter, mengkoordinasikan peraturan standar dan sektoral pada sistem dukungan dokumenter, mengembangkan dokumen metodologis pada isu-isu tertentu dukungan dokumenter untuk manajemen.

Bibliografi

1. Boydachenko P.G. Layanan manajemen personalia. - Novosibirsk: ECO, 2005.

2. Vesnin V.R. Manajemen personalia praktis: Manual untuk pekerjaan personalia. - M.: Pengacara, 2006.

3. Standar negara Federasi Rusia GOST R 51141-98 “Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi” (disetujui oleh resolusi Standar Negara Federasi Rusia 27 Februari 1998 No. 28).

4. Sistem Dokumentasi Terpadu GOST R 6.30-2003. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen

5. Istrin V.A. Muncul dan berkembangnya tulisan. M.: 1965.

6. Kirsanova M.V. Pekerjaan kantor modern: buku teks. uang saku. - M.: INFRAM, 2003. - 304 hal. (seri "Pendidikan tinggi").

7. Kuznetsova T.V. Pekerjaan kantor. M.: Intel-sintez, 1999.

8. Aturan dasar untuk pekerjaan arsip organisasi (disetujui oleh keputusan kolegium Arsip Federal 6 Februari 2002).

9. Podlesnaya L.V. Dokumentasi kegiatan manajemen. Pekerjaan kantor. M., 2004

10. Pshenko A.V. Dukungan dokumentasi (Pekerjaan kantor): Proc. Keuntungan. - M.: FORUM: INFA-M, 2003. -256s. (seri "Pendidikan profesional").

11. Kode Perburuhan Federasi Rusia.

12. Instruksi standar tentang pekerjaan kantor di otoritas / persiapan eksekutif federal. Komite Urusan Arsip (disetujui dengan keputusan Pemerintah Federasi Rusia 31 Oktober 2000 No. 1547-r)

13. Hukum Federal "Tentang Informasi, Informatisasi, dan Perlindungan Informasi", (20 Februari 1995 N24-FZ).

14. Undang-undang Federal No. 59-FZ tanggal 2 Mei 2006 "Tentang prosedur untuk mempertimbangkan aplikasi dari warga negara Federasi Rusia"

15. Khobelkova L.N. Otomasi lembaga pendidikan prasekolah // Jurnal Arsip Domestik, No. 6, 2008.- hal.18-21.

Dokumen muncul dengan munculnya tulisan. Dokumen-dokumen yang telah disimpan di wilayah negara kita sejak zaman kuno menjadi saksi dokumentasi berbagai aspek kehidupan individu dan negara.

kronik menceritakan tentang hubungan antara negara Rusia Kuno (abad IX-XII) dan Bizantium, melaporkan isi perjanjian yang dibuat di antara mereka. Hal ini menunjukkan adanya dokumentasi diplomatik. Hubungan diplomatik juga dicatat dalam surat. Diploma menyatakan identitas duta besar, wewenangnya untuk menandatangani perjanjian.

Sistem dokumentasi hukum lipat

Pada abad XI. luar biasa monumen tertulis dari hukum Rusia: Kebenaran Rusia, Kebenaran Yaroslav, Kebenaran Yaroslav. Pada awal abad XII. mereka digabung menjadi kebenaran singkat.

Penting untuk diketahui bahwa kepentingan besar yang melekat pada perlindungan properti pribadi membuatnya perlu untuk mencatat fakta kepemilikannya dalam berbagai piagam. Piagam tersebut juga mencatat hak istimewa pedagang, pendapatan gereja, berbagai perjanjian, dan surat wasiat.

Selama periode fragmentasi feodal (abad XIII-XV), perkembangan hubungan feodal tercatat di perbuatan hukum privat(deposito, tagihan penjualan tanah dan properti lainnya, perbudakan, hipotek, pinjaman, layanan, untuk meminjam uang, barang bergerak dan tidak bergerak, surat lengkap untuk dijual sebagai budak, surat cuti untuk liburan di bodu, dll.) Hubungan antara kerajaan ditetapkan dalam kontrak pangeran besar dan spesifik. Monumen tertulis hukum dibuat - surat keputusan. Instruksi kekuatan kepada bawahan dicatat oleh kekuatan tertinggi di surat keputusan. Kegiatan peradilan disertai dengan penyusunan daftar pengadilan "surat hukum, surat non-yudisial" dunia.

Akan ada juru tulis - orang yang tahu cara bekerja dengan dokumen.

Dokumen yang dinarasikan dengan bahan mahal - perkamen. Perlu dicatat bahwa itu terbuat dari kulit kambing atau kulit anak sapi, dan varietas terbaik dikirim dari kota-kota Hanseatic dan Yunani. Patut dikatakan bahwa untuk menghemat uang, teks yang telah kehilangan nilai dan maknanya dibersihkan, dan lembaran perkamen digunakan kembali.

Ini adalah waktu akumulasi pengalaman di bidang penyusunan dokumen, ketika tradisi terbentuk dalam persiapan dokumen, metode sertifikasi mereka ditetapkan - tanda tangan, kawat gigi, stempel, tahapan penulisan dokumen muncul - konsep dan a salinan putih. Pada saat yang sama, tidak mungkin untuk berbicara tentang pekerjaan kantor sebagai sistem aturan tertentu selama keberadaan negara Rusia Kuno dan selama fragmentasi feodal. Ini periode akumulasi tradisi dan kebiasaan dalam bekerja dengan dokumen resmi.

di Rusia terdiri dari beberapa periode:

• pekerjaan kantor pra-revolusioner (XVI - awal abad XX);
• Pekerjaan kantor Soviet (Oktober 1917-1991);
• periode pasca-Soviet (1991 - sekarang)

Pekerjaan kantor di Rusia pra-revolusioner

Pekerjaan kantor di Rusia pra-revolusioner mencakup tiga tahap:

• tahap pertama adalah pesanan pekerjaan kantor (abad XVI-XVII);
• tahap kedua - pekerjaan kantor perguruan tinggi (abad XIII);
• tahap ketiga adalah pekerjaan kantor eksekutif (XIX - awal abad XX)

Peristiwa [[Oktober 1917|Oktober 1917]]. secara radikal mengubah sistem lembaga negara di Rusia. Kongres Soviet Seluruh Rusia menjadi badan tertinggi kekuasaan negara. Badan eksekutif di antara kongres adalah Komite Eksekutif Pusat Seluruh Rusia (VTsIK) Badan pemerintahan tertinggi disebut komite Dewan Komisaris Rakyat (Sovnarkom) (komite eksekutif)

Tahun-tahun pertama kekuasaan Soviet ditandai dengan pencarian aturan untuk mengatur pekerjaan kantor yang memenuhi tugas-tugas yang ditetapkan oleh pemerintah baru.

Dipublikasikan keputusan, mengatur tata cara kegiatan legislatif (ketetapan Dewan Komisaris Rakyat 30 Oktober 1917 "Tentang tata cara pengesahan dan penerbitan undang-undang", dekrit Dewan Komisaris Rakyat tanggal 18 November 1918 "Pada waktu berlakunya undang-undang dan perintah pemerintah") Prosedur untuk meresmikan dokumen resmi Soviet ditetapkan Keputusan Dewan Komisaris Rakyat tanggal 2 Maret 1918 "Tentang bentuk lembaga negara"; prosedur penggunaan stempel dengan dekrit Komite Eksekutif Pusat Seluruh-Rusia dan Dewan Komisaris Rakyat 6 Juli 1922 "Tentang prosedur penggunaan stempel dengan lambang negara." Dekrit Dewan Pertahanan Buruh dan Tani 8 Desember 1918 "Tentang pelaksanaan perintah pemerintah pusat yang akurat dan cepat dan penghapusan birokrasi birokrasi" ditujukan untuk mengurangi aliran dokumen dan memerintahkan untuk mengganti korespondensi dengan negosiasi telepon, surat bisnis - pesan telepon dan menetapkan kontrol atas semua dokumen administrasi. Semua lembaga Soviet ditugasi untuk melaksanakan keputusan dan perintah pemerintah pusat secara akurat dan tanpa keraguan. Tujuan yang sama dikejar oleh dekrit "Tentang penyederhanaan pekerjaan kantor dan korespondensi di lembaga-lembaga Soviet", yang disiapkan pada bulan Desember 1918 oleh Konferensi tentang masalah penyederhanaan pekerjaan kantor di lembaga-lembaga Soviet di bawah Departemen Penasihat Hukum Komisariat Rakyat. Kontrol Negara.

1920-1930-an tahun periode khusus dalam perkembangan pekerjaan kantor Soviet, karena adalah waktu gerakan massa, yang disebut organisasi ilmiah tenaga kerja(TIDAK) dan organisasi ilmiah tenaga kerja manajerial(NOUT) Gerakan NOUT berdampak signifikan terhadap pembentukan dan perkembangan pekerjaan perkantoran.

Dalam kerangka gerakan , lembaga penelitian dibuka: lembaga Taganrog dan Kazan untuk organisasi ilmiah tenaga kerja. Koordinasi pekerjaan pada NOT dipercayakan kepada Dewan Organisasi Ilmiah Perburuhan (Sovnot), yang dibentuk di bawah kolegium Komisariat Rakyat Inspeksi Buruh dan Tani (NKRKI) pada tahun 1923.

Pada periode ini, organisasi publik dibuat yang menangani masalah manajemen: Klub Pekerja Administrasi, Asosiasi Pekerja Akuntansi, Asosiasi Pekerja Administrasi.

Kecuali di atas, dalam kerangka gerakan NUT, sel-sel (biro, sektor, dll.) NUT dibuat di setiap institusi dan perusahaan besar.

Majalah diterbitkan, di halaman-halaman di mana masalah manajemen dan pekerjaan dengan dokumen dipertimbangkan: "Perhatikan bahwa teknik manajemen", "Masalah organisasi dan manajemen", "Sistem dan organisasi", "Waktu", "Organisasi tenaga kerja" . Ada banyak literatur yang diterbitkan tentang masalah bisnis. Diantaranya adalah studi teori dasar dan manual tentang pekerjaan kantor untuk mahasiswa dan praktisi.

Pada 1920-an, tindakan hukum dikeluarkan, yang mencerminkan, antara lain, masalah dokumentasi: Konstitusi Uni Soviet tahun 1924 mengklarifikasi jenis dokumen yang dikeluarkan oleh otoritas dan administrasi negara, prosedur untuk penerbitannya. Keputusan Komite Eksekutif Pusat Seluruh Rusia Uni Soviet menetapkan hak republik dan wilayah nasional untuk melakukan pekerjaan kantor di badan-badan negara dalam bahasa nasional. Dokumen yang dikirim ke luar republik harus ditulis dalam dua bahasa: Rusia dan nasional, atau hanya dalam bahasa Rusia.

Penting untuk diketahui bahwa pembentukan perusahaan saham gabungan di bawah NKRC pada tahun 1925 sangat penting untuk pengembangan pekerjaan kantor Soviet - Gedung Kelembagaan Biro Negara(Orgstroy)

Kegiatan utama Orgstroy adalah rasionalisasi pekerjaan kantor.

Untuk mengimplementasikan hasil perkembangan yang dilakukan Orgstroy, diperlukan pembenaran teoretis mereka berdasarkan dasar ilmiah yang serius.

Lembaga ini didirikan pada tahun 1926 di bawah NKRC Institut Teknik Kontrol(ITU)

ITU bekerja sama dengan Orgstroy. Metode dan survei, metode berbasis bukti untuk meningkatkan pekerjaan kantor yang dikembangkan oleh ITU, Orgstroy diterapkan dalam praktik, memperkenalkannya ke dalam kegiatan institusi: metode observasi langsung, menanya (interview), aktuasi, fotografi, self-photography kerja hari, waktu. Semua metode ini saat ini digunakan dalam studi sistem kerja kantor, analisisnya, dan pengembangan proposal untuk rasionalisasi.

PADA 1928 ITU, bersama dengan Arsip Pusat RSFSR, menyiapkan "Aturan untuk mengatur bagian arsip pekerjaan kantor di lembaga dan perusahaan negara, profesional dan koperasi RSFSR." Aturan itu sangat penting untuk mengatur penyimpanan dokumen saat ini dalam pekerjaan kantor, dan juga menetapkan prosedur penghancurannya.

PADA 1931 ITU telah mengembangkan draf "Aturan Umum untuk Dokumentasi dan Alur Kerja", yang melibatkan pengenalan aturan seragam untuk pekerjaan kantor pada skala semua Serikat. Ini adalah upaya pertama untuk menciptakan sistem kerja kantor terpadu, karena "Aturan Umum ..." akan menjadi dasar normatif untuk pengembangan instruksi kerja kantor untuk setiap lembaga dan perusahaan Soviet. Namun karena likuidasi ITU pada April 1932, aturan tersebut tidak diselesaikan dan disetujui. Setelah likuidasi ITU di Uni Soviet, tidak ada pusat tunggal untuk pengembangan ilmiah pengaturan pekerjaan kantor.

Dalam sejarah pekerjaan kantor, periode panjang pengaturan pekerjaan departemen dengan dokumen resmi dimulai, pada saat itu, setiap departemen memecahkan masalah mengatur pekerjaan kantor dengan caranya sendiri.

Konstitusi 1936 memiliki dampak signifikan pada proses pendokumentasian, untuk pertama kalinya di tahun-tahun kekuasaan Soviet, secara legislatif menetapkan hierarki dokumen manajemen, dengan jelas mendefinisikan jenis dokumen administratif apa yang harus dikeluarkan oleh otoritas dan manajemen tertentu. , serta lembaga, organisasi dan perusahaan.

PADA 1943 Administrasi Arsip Utama Uni Soviet melakukan upaya lain untuk membuat standar seragam dalam bekerja dengan dokumen resmi. Draf "Instruksi untuk pementasan bagian dokumenter dan perlindungan materi dokumenter dalam pekerjaan kantor lembaga, organisasi, dan perusahaan Uni Soviet saat ini" disiapkan. Pada saat yang sama, dokumen itu tidak disetujui untuk pertama kalinya.

Pada tahun yang sama, yang pertama daftar dokumen manajemen yang khas yang mengatur periode retensi mereka. Daftar tersebut menjadi dasar pemeriksaan nilai dokumen baik dalam pekerjaan kantor maupun dalam arsip.

Jangan lupa bahwa tonggak penting untuk pengembangan pekerjaan kantor Soviet adalah keputusan Pemerintah Uni Soviet pada tahun 1959 tentang pengembangan sistem kerja negara terpadu untuk lembaga dan perusahaan negara didasarkan pada penggunaan sarana teknis yang luas. Dengan Keputusan Dewan Menteri Uni Soviet tertanggal 25 Juli 1963 "Tentang langkah-langkah untuk meningkatkan pengarsipan di Uni Soviet", kepala organisasi untuk pengembangan Sistem Penyimpanan Catatan Negara Terpadu (EGSD) ditunjuk sebagai Direktorat Arsip Utama di bawah Pemerintah Uni Soviet (GAU USSR) Di bawah GAU USSR pada tahun 1966, Institut Penelitian Dokumentasi dan Pengarsipan Ilmiah All-Union (VNIIDAD) dibuat, tujuan utamanya adalah pengembangan USSD.

Penting untuk dicatat bahwa pada saat yang sama penyelesaian masalah pelatihan personel dimulai: di sejumlah sekolah menengah dari akun 1962/63. Persiapan siswa dalam "Dokumentasi" khusus telah dimulai. Pada tahun 1964, di Institut Sejarah dan Arsip Negara Moskow (MGIAI), yang pertama di Departemen Manajemen Catatan Negara (FGD) Uni Soviet dibuka, yang melatih para spesialis dengan pendidikan tinggi untuk bekerja pada dukungan dokumentasi untuk manajemen.

Sejak kelima kalinya, VNIIDAD mengembangkan kerangka peraturan dan metodologi untuk pekerjaan kantor, FGD (saat ini Fakultas Ilmu Dokumen Universitas Negeri Rusia untuk Kemanusiaan) melatih spesialis untuk bekerja dengan dokumen.

Perlu dicatat bahwa kerja sama yang erat antara MGIAI dan VNIIDAD memiliki pengaruh yang signifikan terhadap perkembangan pekerjaan kantoran rumah tangga pada tahun 1970-an dan 1980-an. Studi sistematis dan terarah dari masalah teoretis dan metodologis manajemen dokumen dimulai, yang diwujudkan dalam pengembangan terapan khusus yang bersifat nasional.

Tidak boleh dilupakan bahwa yang paling penting dari mereka adalah Sistem Penyimpanan Catatan Negara Terpadu(EGSD), disetujui oleh Komite Sains dan Teknologi Uni Soviet pada September 1973.
Perlu dicatat bahwa ketentuan utama USSD adalah seperangkat aturan, peraturan, rekomendasi yang disusun secara ilmiah yang menentukan dan mengatur organisasi proses kantor di lembaga, organisasi, dan perusahaan USSR. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan organisasi pekerjaan kantor secara terpadu dengan memperkenalkan bentuk dan metode yang seragam untuk bekerja dengan dokumen.
Perlu dicatat bahwa ketentuan utama USSD menetapkan aturan untuk mendokumentasikan kegiatan manajemen (yang hanya berlaku untuk dokumen organisasi dan administrasi), berisi rekomendasi untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen, menentukan dasar-dasar pengorganisasian pekerjaan personel kantor dan mekanisasi kantor. proses kerja. Untuk pertama kalinya dalam beberapa dekade terakhir, sistem kerja kantor yang komprehensif diciptakan, yang bersifat nasional, tetapi, sayangnya, tidak menerima status resmi.

PADA 1988 Manajemen Arsip Utama USSR menyetujui edisi keduanya, yang disebut Sistem Manajemen Dokumentasi Negara Terpadu (EGSDOU).Perlu dikatakan bahwa ketentuan EGSDOU berlaku untuk semua sistem dokumentasi, termasuk dokumen yang dibuat oleh teknologi komputer dan mikrografi.

Arah signifikan kedua dalam meningkatkan pekerjaan kantor adalah penyatuan dan standarisasi komposisi dan aturan untuk desain dokumentasi manajemen, yang telah aktif berkembang sejak tahun 1970-an.

GOST pertama untuk dokumentasi organisasi dan administrasi (ORD) diberlakukan pada tahun 1972 - GOST 6.38-72 “Sistem dokumentasi organisasi dan administrasi.
Perlu dicatat bahwa ketentuan utama" dan GOST 6.39-72 "Sistem dokumentasi organisasi dan administrasi. Contoh Formulir".

Sehubungan dengan pengembangan Sistem Terpadu Dokumentasi Organisasi dan Administrasi (USORD), GOST ini disetujui dalam edisi baru pada tahun 1978 dan pada tahun 1990 direvisi dan digabungkan menjadi GOST 6.38-90 “Sistem Dokumentasi Terpadu. Sistem dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen. Standar OSA menetapkan komposisi detail, aturan untuk desain dan lokasinya, persyaratan formulir, untuk teks dokumen dan dokumen yang dihasilkan menggunakan perangkat pencetakan.

Area terpisah untuk meningkatkan pekerjaan dengan dokumen adalah penyatuan terminologi yang digunakan dalam pekerjaan kantor dan pengarsipan. Penafsiran istilah menjadi tidak ambigu karena pengenalan GOST 16487-70 “Pekerjaan dan pengarsipan kantor. Mari kita perhatikan istilah dan definisi itu” (direvisi pada tahun 1983 dan 1998) Sebuah terminologi terpadu memungkinkan untuk secara jelas memahami dokumen peraturan dan metodologis dan literatur khusus. Istilah resmi juga digunakan dalam pengembangan dokumen peraturan lokal di organisasi mana pun.

Sejak tahun 1970-an, teknologi komputer telah diperkenalkan ke dalam manajemen, dan dalam hal ini, pengembangan alat kontrol otomatis (ACS) untuk memecahkan masalah manajerial dan produksi dimulai. Pengenalan sistem kontrol otomatis membutuhkan penyatuan dokumen. Pada pertengahan 1970-an, sistem dokumentasi terpadu (UDS) pertama disetujui UDS adalah kompleks dokumen yang saling berhubungan yang dibuat sesuai dengan aturan dan persyaratan yang seragam, yang berisi informasi yang diperlukan untuk manajemen di area aktivitas tertentu. Materi diterbitkan di http: // situs

Patut dikatakan bahwa daftar lengkap DDD diberikan dalam All-Union Classifier of Management Documents (OKUD), yang diterbitkan pada tahun 1983.

Struktur USD termasuk Sistem Terpadu Dokumentasi Organisasi dan Administrasi (USORD).Perlu dicatat bahwa itu termasuk GOST 6.15.1-75 "Ketentuan Dasar", yang menetapkan tujuan dan komposisi USORD, persyaratan untuk formulir dan teks dokumen, aturan untuk persetujuan dan pendaftarannya; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, serta Album bentuk dokumen terpadu dan Pedoman penggunaannya.

Signifikansi khusus dari sistem terletak pada penerapannya yang hampir universal di institusi, organisasi, dan perusahaan.

Pada 1980-an, dasar peraturan dan metodologi untuk menyimpan dokumen dalam pekerjaan kantor dan arsip direvisi. Pada tahun 1986, "Aturan Dasar Pekerjaan Arsip Departemen" diterbitkan, yang berisi aturan untuk menyimpan dokumen, membentuk dokumen ke dalam kasus, memeriksanya, menghitung dan menyelesaikan arsip. Pada tahun 1989, "Daftar dokumen standar yang dihasilkan dalam kegiatan komite negara, kementerian, departemen, lembaga, organisasi dan perusahaan, yang menunjukkan periode penyimpanan" diterbitkan, yang juga menjadi panduan praktis untuk setiap layanan klerikal dalam mengatur penyimpanan. dokumen.

Pada 1980-an, standar waktu untuk pekerjaan kantor dikembangkan. Berdasarkan formula yang ditetapkan untuk biaya tenaga kerja, dimungkinkan untuk menghitung komposisi kuantitatif karyawan layanan administrasi.
Perlu dicatat bahwa dasar untuk go adalah standar waktu Agregat untuk pekerjaan kantor dan standar waktu Seragam (jam kerja) untuk pekerjaan yang diketik, diterbitkan pada tahun 1988, dikembangkan oleh Biro Pusat Standar Tenaga Kerja dari Komite Negara Uni Soviet untuk Perburuhan. dan Urusan Sosial.

Pekerjaan kantor di Rusia modern

Perkembangan pekerjaan kantor pada 1970-80-an adalah dasar untuk pengaturan pekerjaan kantor di Federasi Rusia.

Tahap ketiga dalam sejarah pekerjaan kantor ini ditandai, pertama-tama, oleh perubahan signifikan di bidang sosial dan ekonomi. Sejak tahun 1990-an, pembentukan organisasi non-pemerintah (perusahaan saham gabungan, perseroan terbatas, perusahaan kesatuan, dll.) secara aktif dimulai di Rusia.Di sebagian besar organisasi ini, pekerjaan kantor dibuat lagi. Sejak awal 1990-an di Federasi Rusia kerangka legislatif dan peraturan mulai berkembang, yang menetapkan persyaratan untuk kedua dokumen dan bekerja dengannya.

Tugas untuk menyimpan catatan biasanya diberikan kepada sekretaris. Posisi ini tidak memerlukan pendidikan khusus, dan seringkali pelamar dengan pengalaman kerja minimal diterima untuk itu. Tetapi manajemen dokumen adalah masalah yang bertanggung jawab dan penting, keberhasilan operasi perusahaan sangat tergantung pada keakuratan dan kebenarannya.

Bisnis dapat berupa:

• umum - berkaitan dengan kegiatan utama perusahaan,
• personel - untuk dokumentasi personel, dikelola oleh departemen personalia,
• rahasia - ditemukan di beberapa struktur negara dan memiliki standar perilaku,
• elektronik - ketika bagian dari informasi ditransmisikan dalam format digital.

Tidak sulit untuk menguasai dasar-dasar pekerjaan kantor sendiri. Lebih baik memulai dengan dokumen paling penting dan mendasar - nomenklatur kasus.

Nomenklatur kasus

Ini adalah dokumen dengan daftar semua "kasus" dalam organisasi. Di bawah "kasus" dalam hal ini berarti satu set surat-surat bisnis dari jenis atau arah yang sama.

Nomenklatur adalah sistem yang memungkinkan Anda menganalisis aktivitas dokumenter suatu perusahaan. Untuk mengompilasinya, Anda perlu menentukan daftar semua jenis dokumen yang tersedia. Kemudian gabungkan dalam arah Setiap jenis diberi nomor - kode, dapat terdiri dari beberapa angka atau huruf, misalnya, nomor, tahun atau bahkan bulan publikasi, jika volume dokumen signifikan.

Contoh: 01/BU/2017, dimana 01 adalah nomor urut, BU adalah akuntansi, 2017 adalah tahun. Ini juga menunjukkan periode penyimpanan dan tempat di arsip ketika kasus akan diserahkan ke sana. Anda dapat menyetujui nomenklatur untuk periode tertentu - selama satu tahun, 3 tahun atau 5 tahun, jika tidak ada perubahan yang diharapkan. Sebelum disetujui, isi nomenklatur harus diperiksa oleh kepala departemen dalam hal pekerjaan mereka.

Nomenklatur disusun untuk tujuan pengarsipan makalah yang nyaman, serta untuk membawa kasus ke dalam sistem. Ini membantu untuk menguraikan secara singkat dasar-dasar pekerjaan kantor, mencerminkan jenis utama surat kabar bisnis, dengan mempertimbangkan karakteristik perusahaan. Biasanya dikompilasi dalam bentuk tabel - nama kasing, kode (nomor), tempat di arsip, periode penyimpanan. Kasus paling baik dikelompokkan berdasarkan jenis, departemen publikasi mereka.

Jenis dokumen dalam organisasi

Banyaknya kasus dan jenis dokumen berkaitan langsung dengan kekhususan kegiatan perusahaan. Seringkali, alur kerja dibagi menjadi beberapa blok, yang dilakukan oleh spesialis di bidang pekerjaan. Tetapi ada daftar yang khas untuk perusahaan mana pun, baik itu komersial atau negara bagian:

Masuk - masuk ke organisasi dari luar - segala sesuatu yang datang melalui surat, dengan kurir, dikirim secara pribadi oleh perwakilan organisasi lain.

Keluar - dikirim dari organisasi - semuanya ditujukan kepada badan hukum lain, serta individu (jawaban, surat, keputusan).

Internal - jangan melampaui organisasi, mengatur pekerjaan perusahaan (perintah, perintah, peraturan, peraturan, dll.).

Sebagai aturan, jurnal pendaftaran terpisah disimpan untuk setiap jenis, di mana nomor seri, tanggal, nama, dari mana dokumen itu berasal atau ke mana dikirim, dan nama orang yang bertanggung jawab dicatat.

Jika jurnal mencatat dokumen yang diserahkan kepada karyawan, bidang tanda tangan ditinggalkan di tanda terima. Juga, catatan dapat dibuat dalam jurnal di mana, menurut nomenklatur, salinan diajukan untuk penyimpanan.

Organisasi juga dapat menyimpan catatan perjalanan bisnis internal, menghitung pengiriman kunci, waktu kedatangan di tempat kerja, dan bahkan panggilan telepon. Terkadang jumlah buku registrasi mengarah pada pembentukan register jurnal. Itu semua tergantung pada kebutuhan dan praktik yang berlaku di perusahaan.

Majalah perlu diberi nomor, dijahit dan disegel, ini dilakukan untuk mengecualikan kemungkinan penggantian lembaran.

Akuntansi adalah dasar dari pekerjaan kantor dan aliran dokumen. Jumlah jurnal dan kasus tergantung pada kebutuhan perusahaan dan keinginan untuk mencatat semua makalah yang tersedia.

Regulasi aliran dokumen

Setelah mengembangkan nomenklatur kasus dan daftar jurnal yang diperlukan, masuk akal untuk menyusun Peraturan tentang alur kerja organisasi. Ini adalah peraturan yang menjelaskan aturan untuk menyusun, mentransfer, mengarsipkan semua kertas yang tersedia. Ini menjelaskan prosedur untuk setiap aliran dokumentasi dan menetapkan waktu transfer dari satu departemen ke departemen lain.

Contoh Peraturan

Ketentuan ini akan membantu menghindari kebingungan, pengalihan tanggung jawab, dan hilangnya surat-surat bisnis yang penting. Untuk setiap aliran, rute ditentukan - misalnya: publikasi, persetujuan, pendaftaran, pengiriman ke penerima, pengarsipan.

Stempel dan stempel

Seringkali, pemula, dan bukan hanya mereka, tidak dapat mengetahui dalam kasus mana segel organisasi diperlukan, dan di mana tidak. Jawabannya sangat sederhana: formulir keluar disertifikasi dengan segel, karena. kehadiran segel menyatakan asal surat itu. Kertas bagian dalam tidak memerlukan segel, karena tanda tangan pengurus dalam hal ini sudah cukup.

Dokumen yang masuk setelah pendaftaran mereka ditransfer ke manajer untuk pengambilan keputusan dan penunjukan orang yang bertanggung jawab untuk pelaksanaan atau tanggapan. Mereka juga tidak memerlukan pencetakan. Jangan bingung antara segel dan stempel. Perangko bisa sangat berbeda, dari "Nomor masuk ..." hingga "Salinan benar", dan tidak memiliki kekuatan hukum. Ini hanyalah alat bantu untuk pekerjaan seorang sekretaris.