Професијата личен асистент на менаџерот: каков е интересот и перспективата на оваа работа? Онлајн преглед на професијата Личен извршен асистент

Раскажуваат приказна, велат, во старите времиња, пред да и даде слободен ден на вработената, еден шеф и рекол да засади седум грмушки од рози под прозорците, да ги измие подовите, да ги исчисти креветите, да меле кафе седум недели и многу. повеќе. Кој знае, можеби и лажат. тоа е одамна.

„Компетенцијата е способност да се откријат и задоволат личните вкусови на претпоставените“ (Лоренс Питер).

Но, во однос на грмушките од рози, луѓето сè уште се поделени во две категории: првата совесно оди во градината, а втората се обидува да открие што навистина мислел шефот.

Да се ​​толкуваат наредбите на началникот е уметност, но тој може и треба да се научи. На секоја производна задача треба да се пристапи свесно. И ова важи и за светите директиви на шефот: најдобриот успех понекогаш го постигнува оној што чита меѓу редови и правилно ги толкува задачите на своите претпоставени.

Корисно кога се поставува прашањето "Зошто?" пред сите "Како?", "Кога?" и „Што ќе добијам за ова?“, но не е неопходно (а понекогаш и штетно) ова прво прашање директно да му го поставите на шефот. Идеално, целта е да научите како да работите напред, отфрлајќи ги очигледно непотребните задачи, но во исто време да не си наштетите себеси и вашиот бизнис.

Претпоставувам самиот

Еднаш се ослободив да ручам со Тања. Учевме заедно, а потоа се свртев на патот на новинарството, а таа самоуверено чекореше низ животот како асистент на генералниот директор на голема туристичка агенција. Пожешката сè уште не пристигнала, но нејзиниот мобилен веќе упорно кренал глас од нејзината чанта.

Тања го отвори својот дневник со молскавична брзина и почна да запишува нешто, повторувајќи од време на време: "Да. Во ред. Ќе направам сè ... Да! Сигурно! Сигурно!" Откако заврши две страници, таа го заврши разговорот и побара уште една минута за да ги подреди белешките.

10 секунди внимателно читаше, а потоа пречкртала добра третина од поените, а половина од останатите ги означувала со плус. Бев изненаден, но Тања набрзина го истурка јас.

На прашањето како да станете асистент на менаџер, таа одговори дека се води од едноставен принцип: пред да започнете некоја задача, треба да се запрашате зошто ви е потребна. Одговорот на него автоматски префрла голем број инструкции на списокот со опционални.

На пример, ако газдата побара да ги анализира цените меѓу неколку компании во регионот, тогаш веројатно ќе ги реновира просториите, но сè уште не е подготвен да и каже за тоа. Не е подготвена - и не е неопходно, самата погоди.

И таа исто така има познаник во градежна агенција кој ќе ја најде најдобрата канцеларија по најдобра цена, што значи дека не е потребна анализа (главната работа е, тогаш правилно формулирајте го вашиот предлог). Резултатот е минус неколку часа макотрпна работа.

Како да станете асистент на менаџер: психолошки портрет

Личниот асистент на менаџерот е професија која е многу барана во моментов. Пред сè, ова е поврзано со развојот на пазарната економија, бидејќи во услови на жестока конкуренција, финансиската состојба на секоја компанија зависи од правилни и навремени менаџерски одлуки.

Успехот на директорот во голема мера зависи од вештините, вештините за управување со бизнисот и личните квалитети на повереникот. Асистентот на менаџерот, чии одговорности варираат во голема мера од тривијални канцелариски работи до оперативни одлуки, ќе стане незаменлив вработен, „десна рака“ на шефот и што е најважно, гарант за исполнување на задачите во закажаното време.

При изборот на десната рака, директорот на една компанија често не обрнува внимание на образованието, туку на личните човечки квалитети. Најверојатно, предност ќе има лице со помало искуство, но со слично мислење, отколку специјалист со одлични препораки, но различни животни убедувања.

Помошник менаџер, чии одговорности е речиси невозможно да се формулираат, мора да има способност да чита мисли и на прв поглед да го одреди расположението на шефот. За да ги завршите сите задачи, без оглед на спецификите - ова може да бидат задачи од лична природа. Ако сте сентиментална личност и секогаш сфаќате сè лично, тогаш ова не е ваша работа.

Извршниот асистент не треба да обрнува внимание на фрустрациите и фрустрациите на шефот. Асистентот мора да биде лојален и лојален на своите претпоставени. Неговата работа, покрај паричниот надоместок, е мотивирана од една единствена цел - зголемување на благосостојбата и конкурентноста на компанијата во целина.

Помошникот управител, чии должности се да преговара и да склучува договори во отсуство на првиот човек на компанијата, донекаде е лицето на компанијата. Токму од него конкурентите ја оценуваат состојбата на работите, а клиентите и партнерите донесуваат одлуки за соработка.

Видео материјали на темата на статијата

Што треба да може да направи секој лидер:

Одговорности на личен асистент:

Како оди интервјуто:

Работни обврски помошник (помошник) на генералниот директор- ова е, пред сè, помош на првиот човек на компанијата. Описот на работата на асистент (помошник) генерален директор може да вклучува специфични барања (на пример, познавање на два странски јазици) и одговорности. Во секој случај, примерок од опис на работа на помошник (помошник) извршен директор ќе ви помогне при изготвувањето на документ за персоналот.

Опис на работата на помошник генерален директор
(Опис на работата за помошник извршен директор)

ОДОБРЕНО
Главен менаџер
Презиме И.О. ________________
„________“____________ ____ Г.

1. Општи одредби

1.1. Помошникот (помошникот) на генералниот директор припаѓа на професионалната категорија.
1.2. Помошник (помошник) на генералниот директор се именува и разрешува со налог на извршниот директор на компанијата.
1.3. Помошникот (помошникот) на извршниот директор директно му одговара на извршниот директор на компанијата.
1.4. За време на отсуството на помошникот (помошникот) на генералниот директор, неговите права и обврски се пренесуваат на друго службено лице, што е објавено во налогот за организацијата.
1.5. На работно место помошник (помошник) на генералниот директор се именува лице кое ги исполнува следните услови: образование - високо или незавршено високо образование, искуство со слична работа од една година, познавање на канцелариска опрема (факс, копир, скенер, печатач. ), програми на Microsoft Office (Word, Excel), канцелариска работа.
1.6. Помошникот (помошникот) на генералниот директор во своите активности се раководи од:
- законодавни акти на Руската Федерација;
- Статутот на друштвото, Внатрешниот труд, други прописи на друштвото;
- наредби и наредби на раководството;
- овој опис на работното место.

2. Работни обврски на помошник (помошник) генерален директор

Помошникот (помошникот) на генералниот директор ги врши следните работни задачи:
2.1. Го закажува работниот ден на извршниот директор (состаноци, повици, приеми, итн.).
2.2. Обезбедува техничка поддршка за активностите на генералниот директор (нарачување превоз, билети; организирање состаноци, преговори итн.)
2.3. Го придружува извршниот директор на состаноци, на патувања итн.
2.4. Учествува во преговори, деловни состаноци, специјални приеми; води записници и други документи со кои се формализира текот и резултатот од состаноците, преговорите.
2.5. Во име на генералниот директор, ги координира поединечните прашања со вработените во структурните одделенија, им ги носи упатствата и наредбите на раководителот; го контролира извршувањето на инструкциите и наредбите.
2.6. Собира материјали и информации што ги бара извршниот директор, подготвува аналитички, информативни, референтни и други материјали и ги доставува до менаџерот.
2.7. Одржува канцелариска работа, ја прима кореспонденцијата што ја добива на разгледување од страна на генералниот директор, прифаќа документи и лични пријави за потпис на генералниот директор, ја одржува нивната евиденција и регистрација и ги пренесува на раководителот.
2.8. Одржува состанок со менаџерот, организира прием на посетители.
2.9. Во име на генералниот директор, подготвува писма, прашања и други документи.
2.10. Работи на подготовка на состаноци и состаноци што ги одржува генералниот директор (прибирање на потребните материјали, известување на учесниците за времето и местото на настанот, агендата, нивната регистрација), води и составува записници за состаноци и состаноци.
2.11. Врши одредени службени задачи на генералниот директор.

3. Права на помошник (помошник) на генералниот директор

Помошникот (помошникот) на генералниот директор има право на:
3.1. Примајте информации, вклучително и доверливи информации, во количина неопходна за решавање на зададените задачи.
3.2. Поднесете предлози до раководството за подобрување на нивната работа и работата на компанијата.
3.3. Побарајте информации и документи потребни за извршување на неговите службени должности лично или во име на раководителот од одделите на претпријатието и други специјалисти.
3.4. Бараат раководството да создаде нормални услови за извршување на службените должности и безбедноста на сите документи генерирани како резултат на активностите на компанијата.
3.5. Донесуваат одлуки од нивна надлежност.

4. Одговорност на помошник (помошник) генерален директор

Помошникот (помошникот) на генералниот директор е одговорен за:
4.1. За неисполнување и/или ненавремено, несовесно исполнување на нивните должности.
4.2. За непочитување на тековните упатства, наредби и наредби за зачувување на комерцијални тајни и доверливи информации.
4.3. За прекршување на правилата на внатрешните прописи за труд, работна дисциплина, прописи за безбедност и заштита од пожари.

) е незаменлив вработен за менаџер. Тој извршува толку многу функции и има толку големи моќи што всушност станува втор човек во компанијата. Речиси е невозможно целосно да се формулираат неговите работни обврски. Наоѓањето личен асистент за конкретен лидер е задача невозможна мисија, па затоа станува супер тешко.

Моето искуство со работа во агенција за регрутирање обликуваше посебен поглед на оваа неверојатна професија.

НЕДОСТАТОК НА КВАЛИФИКУВАНИ ЛИЧНИ АСИСТЕНТИ НА ПАЗАРОТ НА ЧОВЕЧКИ РЕСУРСИ

Личниот асистент е посебен подтип во хиерархијата на административните специјалности.

Како по правило, сајтовите за барање работа објавуваат слободни работни места со стандарден сет на барања - тек на работа и организациона работа. Работите како близнаци се слични една на друга, освен за големината на компанијата и обемот на бизнисот. Но, всушност, има огромен број неискажани и специфични барања за позиција. Тие не се вклучени во описот на работните места на веб-страниците, но токму овие барања се одлучувачки при изборот на кандидати.

При лична средба со работодавачот и суштинска дискусија за ваквите слободни работни места, се појавуваат „белешки на маргините“ - долга листа на барања кои не се објавени на огласот, а кои ја одредуваат стратегијата за наоѓање кандидат за слободно работно место во РА. Примери на егзотични барања вклучуваат: рачна брзина на броење сметки; присуство на спортска категорија; способност да се брои во умот; искуство во управување со инвестициски проекти; познавање на правната рамка; одлично познавање на сите премиум брендови; контакт база на сопствениците на елитни ресторани. Вообичаени барања: висина (тембр) на гласот, висина, тежина, големина на облека, познавање јазици итн.

Лидерот, исто така, поставува дополнителна листа на барања за личните квалитети на асистентот, што е можеби најобемно. Во исто време, формалните барања за професионални вештини и искуство не стануваат помалку важни.

Така, излегува дека на пазарот има само неколку идеални кандидати и многу е тешко да се најде РА за менаџер.

Но, за секој работодавач, идеалот за асистент е различен, но постои константа - на секој му треба сигурен, посветен и одговорен асистент кој може да ги преземе сите организациски и информативни задачи, да го ослободи менаџерот од губење време и вешто да решава стандардни и не -стандардни проблеми.

РАЗЛИКА ЛИЧЕН АСИСТЕНТ ОД ДРУГИ АДМИНИСТРАТИВНИ ПРОФЕСИОНАЛЦИ

Пред да ги идентификуваме разликите, да ги дефинираме типовите на административни позиции. Важно е да се разбере за каков административен професионалец станува збор и кои функции му се доделени.

Деловен асистент (БА) (личен асистент (ПА), личен асистент)- е неопходно за шефот или сопственикот на големи компании (и руски и меѓународни). Поднесува само на својот водач.

Личност „блиска до царот“, десна рака, доверлива личност, „заменик шеф“. Планирање работен план и распоред, деловен календар, „врска“ со надворешниот свет. Може да биде водич, преведувач, дадилка, домашен менаџер, временска прогноза, пребарувач, туристички агент, често врши дел од работата за менаџерот (шефот си го доделува резултатот од работата), има посебно знаење/образование во областа на бизнисот и активностите на менаџерот, умее самостојно да донесува одлуки ...

Секретар- е неопходно за раководителите на секоја компанија. Доставува до сите врвни менаџери. Функционалноста е едноставна: проток на документи, средби со гости, чај/кафе, канцелариска поддршка, телефонски разговори, обработка на кореспонденција, извршување едноставни нарачки од менаџерскиот тим.

Барања:возраст - околу 23-30 години, средно специјализирано или високо образование (во зависност од нивото на компанијата), прифатливо е недостаток на работно искуство, потребни се компјутерски вештини, искуство со канцелариска опрема, голема брзина на пишување, познавање на деловна бонтон, по потреба - познавање на странски јазик ... Лични квалитети: одговорност, трудољубивост, добра волја, способност за извршување монотона работа.

помошник секретар- е неопходно за раководителот со персоналот на компанијата до 50 лица. Поднесува до главата. Комбинирање на функциите на секретар со делумни функции на асистент на менаџер. Врши едноставни наредби од главата.

Барања:високо или нецелосно високо образование, возраст - околу 25-32 години, голема брзина на пишување, способност за користење канцелариска опрема, слично работно искуство од една година. Лични квалитети: трудољубивост, одговорност, дисциплина, способност за извршување монотона работа.

Канцелариски менаџер- е неопходно за средни компании со персонал од 30 или повеќе лица. Доставува и до шефот и до врвните менаџери. Одговорен за логистиката на канцеларијата, одржува примарна документација, може да ги извршува функциите на секретар (состанок со гости, повикување, проток на документи).

Барања:високо образование, возраст - 25-35 години, искуство со слична работа, организациски способности. Лични квалитети: дружељубивост, добронамерност.

Рецепционер- е неопходно за компании со персонал од 50 луѓе, со голем број посетители. Доставува до административниот директор, помошник менаџер, менаџер на канцеларија, менаџерски тим. Врши технички задачи: средба со гости, чај / кафе, повици, интеракција со курири / возачи.

Барања:Добри надворешни податоци, возраст - 22-27 години, недостаток на работно искуство, можност за користење канцелариска опрема, мини-автоматска телефонска централа е прифатливо. Лични квалитети: добронамерност, дружељубивост, отпорност на стрес, насмевка.

Во описот на административните позиции, и покрај сличноста на должностите, постои главна разлика: главната задача на секретарот е да управува со протокот на информации, а главната задача на личниот асистент е да управува со перформансите на менаџерот.

Постојат голем број на разликувачки фактори кои ќе ви помогнат да ја разберете класификацијата на овие позиции:

Наш совет

На интервјуто секогаш наведете го опсегот на работните обврски, достапноста и обемот на личните задачи, распоредот и нивото на плата, бидејќи некои работодавци не гледаат разлика помеѓу позициите „секретар“ и „личен асистент“.

ЗА ШТО ТРЕБА ДА БИДЕ ЛИЧНИОТ АСИСТЕНТ?

За максимално да одговара на високото ниво на лидер, PA мора да има одредени вештини, квалитети и способности, тип на карактер и, можеби најважно, посебна шминка на личноста. Значи, што треба да може да направи „човек-бенд“, овој „универзален војник“ и „мултифункционален гаџет“?

Професионални вештини:

• управување со евиденција;
• управување со времето;
• организација на работни настани;
• работа како заменик (функции на второ лице);
• финансиска писменост;
• администрација на секретаријатот;
• одржување деловни контакти;
• поддршка за патување;
• работа како преведувач;
• управување со личните работи на менаџерот (лична поддршка)

Ајде да ги разгледаме подетално.

Управување со евиденција:

• работата со документи е писмена од сите гледни точки, изготвување деловни писма, документи, изјави, договори, нарачки, разни извештаи итн .;
• доколку е потребно, уредување писма и трудови составени од началникот, изготвување наредби, подготовка на презентации и нацрт-документи;
• работа со пошта: подредување на поштата на шефот според степенот на важност и итност, знаејќи каде да испраќате писма, кој на што да одговори, од кого благодатно да побарате и од кого строго да барате.

Управување со времето:

• закажување и распоред, приоретизирање на задачите, следење на распоредот;
• поправање задачи и потсетување на менаџерот за нив, информирање за рокови, состаноци, патувања и други деловни настани;
• оптимална организација на работниот ден на менаџерот;
• планирање на сопственото работно време.

Организација на работни настани:

• подготовка на состаноци, преговори, состаноци, презентации за кои е потребно учество на раководителот;
• водење записници, испраќање известувања и писма со покани до учесниците на настанот, обезбедување информации за резултатите од состаноците;
• организација на службени патувања.

Работа како заменик (функции на второ лице):

• совршено поседуваат не само основни професионални знаења и вештини, туку поседуваат и одредени знаења од различни области;
• способност за управување: организирање на вработените (вклучувајќи ги и највисоките функционери на компанијата), влијание врз раководителите на одделенијата и следење на спроведувањето на задачите;
• надгледува индивидуални деловни проекти;
• самостојно да решава некои деловни прашања (на пример, за одржување одредени состаноци);
• да биде претставник на менаџерот на деловни настани, да ја изрази својата позиција и да одговара на прашања;
• зборувајте во име на шефот, умеете да преговарате и правилно да преговарате;
• постапувајте решително, не плашете се да преземете одговорност.

Управување со секретаријатот:

• поставување задачи за возачи, курири, купување за настани, комбинирање на функциите на канцелариски менаџер;
• регистрација на договори со добавувачи, контактирање на вистинскиот орган за брзо решавање на прашањата со техничка поддршка на работниот процес;
• животна поддршка на канцеларијата и приемот на менаџерот.

Одржување деловни контакти:

• да може да управува со тековите на информации (да знае кој и кога може да се поврзе / предаде на шефот, кој може да се префрли на друго одговорно лице и скоро секогаш да ги донесува овие одлуки самостојно);
• бидете во тек со сите настани во компанијата;
• заштита на менаџерот од непотребни контакти без да се нарушува имиџот на шефот и за компанијата;
• решете ги сите прашања во најкус можен рок - и секогаш со позитивен резултат;
• честитајте им на клиентите на компанијата, одржувајте контакт со нив.

Поддршка за патување:

• организација на бизнис и патување за главата (обработка на визи, резервација на железнички и авионски билети, трансфери, хотели);
• организација на најсложена логистика на летови, чартери во двете насоки;
• лично запознавање со шефовите на авиокомпаниите;
• организација на патување: од купување билети, нарачување трансфери, вечери до избор на подароци. Секое патување е придружено со одредена програма, пишување „сценарио“ на патувањето - од состаноци и настани до точното време на вечерите во ресторан според одредено мени;
• контрола на изведувачи и услуги во други земји;
• внимателно следење на цените за изнајмување луксузни автомобили, јахти, деловни авиони, можност за преговарање за попуст.

Работете како преведувач:

• превод на деловни состаноци;
• писмен превод на документи;
• водење деловна кореспонденција на странски јазик.

Управување со личните работи на главата (лична поддршка). Не случајно личниот асистент се нарекува „личен“: неговата функционалност вклучува решавање не само на работните задачи, туку и на личните задачи на менаџерот:

• неопходно е да се движите во различни сфери на луксузни услуги - од ресторани до подароци;
• ако лидерот има деца - следете ја работата на дадилките / наставниците / воспитувачите, следете го присуството на кругови / секции / часови;
• организација на рекреација - од препораки на земји и места до дневна контрола на храната и движењето (вклучувајќи организација на патувања со авиони, деловни авиони, јахти, пароброд);
• организација на одржување на селските куќи, интеракција со услужниот персонал;
• организација на медицински настани (пријавување за превентивни прегледи, организација на операции, истражување, лекување, контрола на навременото земање на препишаните лекови);
• одлично познавање на луксузни брендови и брендови на облека / обувки / аксесоари - од висока мода, готови за носење, интеракција со познати модни дизајнери и странски модни куќи, работа со лични мерења;
• познавање на најдобрите руски скулптори, сликари, дилери на антиквитети, затоа што често треба да ја купите нивната работа како подарок;
• организирање на спортските хоби на шефот: опрема направена по нарачка според лични стандарди, купување на најнови колекции на додатоци;
• следете го отворањето на нови ресторани, терени за голф, трки со спортски автомобили, распореди на тркачките патеки, клучните иконски настани;
• организирање на слична придружба за роднините на шефот, неговите родители, пријатели, партнери и сл.

И еве како познатото слободно работно место изгледа скромно, што ги подразбира сите наведени функции:

Одговорности:

• административна и организациска поддршка за активностите на раководителот;
• директно учество во преговори, деловни состаноци, приеми, состаноци, проекти;
• деловна кореспонденција (вклучително и на англиски јазик), устен и писмен превод;
• организација / обезбедување на деловни и лични патувања на раководителот;
• управување со канцелариска работа, управување со документи и кореспонденција;
• собирање и подготовка на аналитички, информативни, референтни и други материјали за раководителот;
• доставување инструкции, наредби, наредби на раководителот до раководителите на одделенијата, следење на нивното извршување точно на време;
• исполнување на лични наредби на главата;
• службени патувања (придружба на главата за време на состаноци и патувања)

Всушност, функционалноста и бројот на задачи пркосат на описот и набројувањето на интервјуто. Подгответе се дека неочекуваните задачи ќе ве „фатат“ веќе во процес на работа и ќе се урнат како песок.

А менаџерот ќе очекува од вас навремено и професионално да ги решите.

Затоа, подготвеноста за работа во неправилен режим, со бесконечен проток на информации и со многу задачи, останувајќи „сенка“ на шефот, покажувајќи му

максималната посветеност и лојалност е комбинација на квалитети на посебен тип на луѓе. Ги има малку, па затоа се високо ценети, а длабокото потопување во извршувањето на обврските, често на штета на личните интереси, обично се компензира со пристојна плата.

Системот за градење каталог на задачи ќе помогне да се избегне хаос и конфузија. Се заснова на правилото за приоритет:

1) нарачки поврзани со деловно работење;

2) лични наредби на шефот;

3) разни тековни работи;

4) долгорочни планови.

Ако сте примиле неколку задачи во еден час кои е апсолутно невозможно да се направат во исто време, треба да го информирате менаџерот за ситуацијата и да побарате од него да даде приоритет.

БАРАЊА ЗА ЛИЧЕН АСИСТЕНТ

Барањата за PA се формираат од задачите и опсегот на функционалните компетенции што ги одредува менаџерот: асистент може да биде целосно вклучен во бизнисот или може да биде ангажиран исклучиво за да го организира личниот простор на менаџерот. За некого не е важно присуството на специјализирано високо образование, други бараат пред се познавање јазици, за некого е важно какво кафе подготвува асистентот или како тоа изгледа.

Но, и покрај опсегот и спецификите на задачите во различни компании, клучните барања секогаш остануваат исти.

Барања:

• високо образование (секогаш се претпочитаат редовни дипломци со почести од првите пет универзитети);
• работно искуство на слична позиција најмалку две години (секогаш е пожелно искуство со работа со највисоки функционери);
• течно познавање на потребниот јазик (често е потребно ниво на мајчин јазик);
• подготвеност за службени патувања и нередовен распоред за работа;
• возраст (не е наведено на слободни работни места, но тоа е најважниот услов);
• лични квалитети (секој работодавач има свои желби, главни: трудољубивост, аналитички начин на размислување, дружељубивост, висока ефикасност, компетентен говор)

Граматички правилен говор.Практиката покажува дека најуспешни ПА се дипломирани студенти на лингвистички универзитети. Се бара и финансиско и правно образование, но важно е асистентот течно да зборува странски јазик и совршено да знае руски, да има развиен говор и богат речник.

Високо културно ниво. Високото културно ниво е најбараниот квалитет на личен асистент.Можете брзо да ја совладате функционалноста, да ги стекнете потребните вештини, но културата се стекнува уште од детството и се формира со текот на годините. На пример, московските работодавци ретко избираат кандидати од други градови. Имаат предрасуди дека однесувањето на девојките кои доаѓаат во посета, дури и со добро образование, има примеси на провинцијализам, нивниот говор се карактеризира со посебен дијалект, акцент, неправилен стрес, а репрезентативните функции за асистентот се исклучително важни, иако постојат многу исклучоци овде.

Како да се комбинира нередовниот распоред на работа со семејството и децата е нејасно. Но, ако имате успешна практика на таква комбинација, тогаш да имате семејство е предност. Децата мора да бидат постари од три години.

Возраст.Има многу субјективност во условите за возраст за личен асистент. Некои лидери се естетски и младешки. Но, почесто отколку не, работиме со компании чии лидери свесно прават избор во корист на жените на позрела возраст.

Сериозните корпорации секогаш се поврзани со големи финансиски трансакции и големи правни одговорности. Покрај тоа, клиентите се задоволни од сликата за стабилноста на компанијата. Во оваа смисла, долгоногата убавица е забележливо инфериорна во однос на солидна деловна жена која има искуство да работи во тешки и одговорни ситуации, која знае професионално да „удри удар“.

„Почувствувајте го“ готвачот.Можеби најважниот фактор. За успешна работа потребна е целосна психолошка компатибилност со лидерот. За ова, асистентот мора барем да има одредени квалитети.

„Нели би направиле анкета?

Главните барања за личен асистент се лојалност и посветеност. Прво на сите - на главата, а потоа на компанијата како целина.

Асистентот е во максимална близина до водачот и неговото семејство, што значи дека мора да биде сигурен, како карпа, упорен, како извидник на испрашување, грижлив како мајка.

За да дознаеме што е најважно за лидер во личноста на РА, спроведовме анкета. На него присуствуваа 100 големи компании, каде што испитаниците беа 70% од сопствениците и 30% од ангажираните извршни директори. Побаравме да одговориме на прашањата: „Какви квалитети треба да има личниот асистент? Што треба да биде ефективен асистент за вас? На личните асистенти им беа поставени исти прашања за да се земат предвид ставовите на двете страни.

Еве што добивме:

Апсолутна посветеност - 22%... Најважниот квалитет за лидерите се покажа дека е лојалноста. Лојалност, работа за идеја, не за пари, способност да ги читаш мислите на првиот човек, телефонски да го препознаеш лошото расположение на шефот, да не обрнуваш внимание на незадоволството упатено до тебе кога насобраната иритација ќе се излее поради неодговорност на подредените, нечесност на партнерите, проблеми со роднините, несоодветно време итн.

Карактеристична карактеристика на лојален асистент е искрената и постојана подготвеност да помогне, дури и ако решението за овој проблем не е наведено во договорот.

Затоа, менаџерите, движејќи се по патеката на кариерата хоризонтално или вертикално, често со себе носат личен асистент со кој имаат посебен работен однос.

Ажурност - 20%.Одговорност, точност. Она што е важно овде е токму прецизното извршување на задачата без иницијатива, иницијатива и лично мислење. Комплексност: има само еден обид да се слушне и разбере задачата и минимум време да се направи јасно; никој нема да го повтори двапати.

Интелигенција - 19%.Ова е проактивна позиција и способност да се внимава на пулсот, да се одржува разговор со партнерите за актуелната политичка и економска ситуација во земјата и светот, способност да се сфати како функционира оваа или онаа техничка новина, способност за повеќе задачи, снаодливост, брза реакција во нетипични ситуации, генијалност, генијалност, аналитички ум.

Способност за складирање на информации - 13%.Степенот на доверба во личен асистент, по правило, е многу висок: му се веруваат платежни картички и ПИН-шифри, разни доверливи информации, асистентите се вклучени во решавањето на проблемите во личниот живот на менаџерот. Клучот за довербата е почитувањето на подреденоста, способноста за слушање, почитувањето на доверливоста.

Контакти - 11%.Врските, основата на вистинските луѓе/организации. Важни се личните познанства со менаџерите на ресторани, центри за јахти и авиокомпании, хотели, фондации, ВИП-клубови - ова овозможува брзо и ефикасно решавање на задачите на шефот.

Друштвеност - 8%.Мобилност, ефикасност, приспособливост, способност да се најде заеднички јазик со луѓе сосема различни по статус. Личниот асистент со право се смета за комуникациски гениј.

Тој може да ја освои наклонетоста на речиси секоја личност, да стави груба личност на негово место, да го реши секој конфликт и во исто време да остане шармантна и почитувана личност.

Работохолизам - 5%.Способност за активно работење во неправилни услови.

Иницијатива - 2%.Иницијативата е стабилна особина на личноста со свесна и одлучна желба да се спроведе или трансформира нешто. Водачите забележаа дека иницијативата на помошникот се меша во процесот на управување, му носи непријатност на шефот, затоа што ако помошникот може да го организира својот шеф, да ја брани својата позиција во комуникацијата со него, да биде убедлив и конструктивен, тогаш не е јасно кој е шефот. .

Задачата на асистентот не е желбата да стане успешна деловна единица со идеи, туку желбата да му помогне на лидерот со јасно извршување на наредбите и спроведување на неговите иницијативи.

Изглед.За повеќето директори, изгледот не е важен - напротив: тие се обидуваат да избегнат светли, „декоративни“ асистенти кои ќе изгледаат комично во сериозна работа со угледни клиенти. Во една од десет реклама се спомнуваат „претставливи“ појави. Најчесто овие работни места доаѓаат од мали компании. На слободните работни места за лични асистенти на сопственици во големите компании не се споменува изглед.

Ги анализираме резултатите од анкетата на двете страни.

Портрет на асистент според мислењето на менаџерите- посветен, разумен изведувач, умерено друштвен, не зборлив, ефикасен.

Портрет на асистент според асистентите- иницијативен лидер, со светла појава, гениј на комуникација и идеи.

Табелата покажува дека одговорите на асистентите се суштински различни од визијата на лидерите. Ова е главниот проблем на недоразбирање на кандидатите (и веќе работат асистенти), што навистина сака лидерот од неговиот асистент.

Земајќи ги како основа одговорите и желбите на менаџерите од анкетата и зацврстувајќи го тоа со нашата практика на работа со барањата за работа, убедени сме дека само професионалните вештини не се доволни за работа како личен асистент. На оваа позиција се вреднува висока интелигенција, образование, животно искуство, способност за брзо навигација во екстремни ситуации, ерудиција, остар ум, смисла за хумор, посветеност и со вештини за одлични комуникациски вештини со поседување обемни информации - способност да се чува уста.

Лични квалитети на асистент:

• способност да се покорува, да се чувствува расположение;
• способност да се предвиди реакцијата на главата;
• дружељубивост;
• организациски вештини;
• работа во режим на мултитаскинг;
• снаодливост, брза реакција;
• толеранција на стрес;
• способност за складирање на информации;
• ерудиција, познавање на различни области;
• висока ефикасност;
• добронамерност, насмевка;
• желбата за развој (само-развој);
• дипломатија;
• точност;
• познавање на бонтон

КАКО ОДАМ НА ИНТЕРВЈУ ВО АГЕНЦИИТЕ ЗА РЕГРУТАЦИЈА?

Кога гледате слободни работни места, мора да ги земете предвид не само страниците за барање работа, туку и да контактирате со агенциите за регрутирање, бидејќи не сите слободни работни места се објавени на Интернет.

Речиси сите големи и средни компании познати на пазарот се трудат да не го рекламираат барањето асистент, особено ако на сопственикот на холдингот му е потребен асистент. Доколку причината за слободното работно место е замена на постоечки вработен,

тогаш позицијата станува генерално строго доверлива и невозможно е да се дознае за нејзиното постоење. Во такви случаи, самата агенција ќе ве контактира доколку вашата биографија е во нејзината база на податоци.

Интеракцијата со агенција за регрутирање за слободни работни места има голем број на предности:

• тие ќе ви кажат детално за компанијата, спецификите на бизнисот, личноста на менаџерот, некои дополнителни барања;
• дајте бесплатен совет за тоа како да се однесувате на интервју со работодавач;
• помогне да се уреди и правилно да се состави биографија;
• ќе даде голем број препораки како да се погледне на состанокот.

Кога започнувате контакти со агенција за регрутирање, запомнете дека од првата минута на интеракција веќе ве оценуваат и веќе сте подложени на „премолчено“ тестирање со моќ и главно. Комуницирајќи со вас преку е-пошта, консултантот на агенцијата ги донесува првите заклучоци за кореспонденцијата и стилот на презентирање на информациите. Ова исто така важи и за телефонската комуникација - важно е темброт на гласот, дикцијата, пријателството, деловната смисла, брзината на реакција. Пред првиот состанок полагате тест за точност и смиреност.

Потребно е да се биде подготвен за конкурсот и да се запамети дека токму за овие слободни работни места се разгледуваат огромен број кандидати кои ги исполнуваат формалните услови: професионално искуство, образование, возраст, брачен статус, изглед, работна способност, отпорност на стрес, познавање на странски јазици и сл.

Потоа кандидатот се тестира со различни методи (тестови, прашалници, графологија, физиономија, знаковен јазик). Ова е направено со цел да се утврдат личните квалитети и видот на темпераментот на кандидатот, да се идентификуваат квалитетите кои се апсолутно некомпатибилни со оваа работа и со овој лидер, да се разбере дали ќе можат да најдат заеднички јазик.

Како резултат на тоа, од стотици апликанти, успеваме да избереме само неколку, но и покрај должината и пристрасноста на изборот во агенцијата, ќе имате серија слични пристрасни состаноци со работодавачот.

По правило, со предавањето на слободното работно место личен асистент на работно место, работодавачот се откажува од сета тешка и макотрпна работа на проверка на кандидатите според професионалните компетенции и си остава важна, конечна функција - изборот според нивните психо-емоционална компатибилност со менаџерот.

Дури и ако веќе имате големо искуство во потрага по работа, запомнете дека треба однапред да се подготвите за секое ново интервју:

• треба да ги проучите сите достапни информации за компанијата и лидерот, да прочитате интервјуа, говори, написи на идниот шеф и да извлечете заклучоци за себе;
• подготви кратка приказна за себе (исто така треба да има приказна за семејството и за активностите / занимањата на родителите - ова е показател за животните вредности на една личност);
• успехот зависи од вештините за самопрезентација.

Рекламирајте се со сите атрибути на рекламниот маркетинг на кои можете да сметате. Нема потреба да ги опишувате вашите заслуги и да ги наведете функциите (сето ова е веќе на резимето). Кажете ни какви бенефиции можете да му донесете на менаџерот, разговарајте за победите на претходното работно место, со кои личности од висок профил сте комуницирале, какви настани од големи размери сте организирале - потврдете ја вашата професионалност и достигнувања со факти;

• потребно е накратко да се формулираат причините за напуштање на претходното работно место. Исто така, ќе ви треба објаснување зошто сакате да станете помошник на овој конкретен лидер;
• дефинитивно ќе направат интервјуа за компетенции т.е. од вас ќе биде побарано да опишете реални случаи од вашата пракса во кои сте ги покажале своите квалитети и чуда на генијалност. Потребно е однапред да се запамети сите тешки ситуации, да се потсетиме на неколку добри примери. Подгответе искрени примери на неуспеси. Може да се прашаат и за нив, а тука е важно да покажете дека сам си ја поправил грешката;
• апсолутната веројатност дека ќе се спроведе ситуационо интервју со вас (по случај). Ќе ви биде понудена и опишана ситуација слична на оние што може да се појават во пракса, соодветно, ќе треба да го најдете вистинскиот излез и решение. Еве примери на случаи:

Вежба 1.Вашиот шеф е на пат кон аеродромот, времето е ограничено и одеднаш открива дека го изгубил мобилниот телефон. Пред тоа имало голем број средби, а не знае точно каде го оставил, а не е исклучена и кражбата. Шефот ви се јавува од автомобилот, од телефонот на неговиот возач и вели дека важни повици се чекаат во следните 30 минути, но телефон нема. Вашите постапки?

Задача 2... Порше мора да се изнајми за патување во Италија. Како можете да заштедите пари?

Задача 3.По инструкции на вашиот шеф, го возите автомобилот на итен состанок со важен партнер и брзате да ги прекршите сообраќајните правила. ДПС те запира, ти ја зема лиценцата и вика сообраќајна полиција. Останува минимум време до состанокот. Вашите постапки?

Цел:проверка на брзината на реакција (колку брзо личниот асистент може да се префрли на следниот чекор), методи за решавање на проблемот (независно, барање помош на лично ниво, поврзување на други луѓе итн.).

Во моментот на решавање на овој проблем, во тешка ситуација се појавува модел на однесување - се одредува приоритетот на дејствијата (или решавање на нивниот проблем, или доаѓање до состанокот навреме), степенот на конфликт (ќе барам, ќе скандализира, докажува), тенденција за пренасочување на одговорноста (ќе се јавам на шефот/партнерот и ќе ја објаснам ситуацијата, ќе кажам дека не можам ништо), креативност, нестандардни предложени решенија, број на алтернативни решенија (верзија размислување), присуство на потребните вештини и искуство за решавање на такви ситуации.

Задача 4.Возите по инструкции на газдата до партнер кој не го знаете за да му дадете подарок (кој самиот шеф го донесе во канцеларија во голема, убава кутија). Ја имате адресата на компанијата, телефонскиот број на партнерот за кој е наменет подарокот, одреденото време на испорака на кутијата и изјавата на шефот дека партнерот е таму и чека.

По пристигнувањето ќе дознаете дека вашиот партнер штотуку заминал на итен состанок и не се знае кога ќе се врати.

Кратки сте со време и не можете да чекате. Следниве опции се понудени за избор:

• заминете со подарок за следната задача;
• јавете се на вашиот шеф и добијте инструкции што да правите следно;
• дајте подарок на секретарот со барање да му го даде на партнерот веднаш по неговото враќање;
• понуди свои решенија.

Цел:определување на максимално посакуваниот модел на однесување во рамките на предложеното слободно работно место. Се откриваат квалитети кои се апсолутно неприфатливи за идниот шеф.

Провокација 1.На крајот од интервјуто, на кандидатот му се поставува прашањето: „Оценете ме како интервјуер на скала од 1 до 10“.

Цел:таквиот предлог најчесто е збунувачки. На крајот на краиштата, едно е телефонски да ја оценуваш консултацијата на сервисер на некоја компанија, а сосема друго е да гледаш на човек во очи и да му кажеш дека не се снашол баш најдобро. Значи, личниот асистент е тестиран за храброст и лојалност.

Провокација 2.Колку е 17% од 258.450? Времето на одговор е 3 секунди.

Цел:тестирање на отпорност на стрес, ерудиција, генијалност, набљудување на постапките на личен асистент. Во услови на стрес, интервјуа и ограничено време, личните асистенти се губат („Зошто да бројам?

• треба да размислите за формата на облеката, бидејќи асистентот мора да има беспрекорно чувство за стил. Неопходно е да изгледате негувано, уредно, бидејќи асистентот е лицето на компанијата, врската помеѓу менаџерот и деловните партнери, клиентите и вработените.

Успехот во кариерата зависи само 30% од професионалните вештини. Одлучувачки 70% е способноста да се комуницира со луѓето, љубезно и конструктивно.

Внатрешната одлука за ангажирање вработен се донесува во првите 40 секунди од комуникацијата (четириесет секунди правило). Ова е првиот впечаток за кој сите се предупредуваат. И не треба да мислите дека првиот впечаток е прекрасен стајлинг, уреден маникир и стилско здолниште до колена. Сето ова е, се разбира, важно. Но, на искусен регрутер ќе му требаат само две секунди за да ве види од чевли до корени на косата. Има 38 критични моменти кои треба да ги искористите максимално и кои ќе го одредат вашиот успех.

„КАКО ДА РАЗБИРАМ АКО АПЛИЦИРАМ ЗА ОВАА ПОЗИЦИЈА?

Дали да ја испратите вашата биографија на примамливо слободно работно место или не - секој одлучува за себе.

Но, ако делумно „не ги исполнувате“ наведените барања, препорачливо е да се испрати биографија и да се троши време само доколку има усогласеност со клучните барања за позицијата.

Ајде да ги истакнеме најважните точки на „усогласеност“ на кои работодавачот веројатно нема да ги затвори очите.

Искуство.Во повеќето случаи, критично е да се има одредено искуство. Со наведување на времетраењето на работата на слична позиција во барањата, работодавачот очекува одредено ниво на квалификации стекнати од кандидатот. Асистентот кој работи две години нема да има доволно искуство за добро да ги извршува бараните задачи.

Постои голема веројатност за интерес за вашата биографија доколку работното искуство е помало од потребното, но стекнато во поголеми компании. Исто така, вреди особено да се нагласат нивните достигнувања, квалитетот на задачите доделени во сложени проекти.

Сфера... Познавањето на одредени деловни специфики може да биде тежок услов ако се очекува личен асистент да учествува во различни проекти на компанијата. При одредување на функционалноста, ќе биде јасно дали ова е само желба, која се заснова на идејата за идеален кандидат. Тие можат да земат предвид кандидати од слични структури - но искуството во слична област ќе биде непобитна предност.

Големина на компанијата.Организациска структура, број на нивоа на управување, интеракција со одделенија, насоки, поделби, присуство на процеси на спојување и диверзификација на компанијата, ниво на добавувачи, клиенти и пазар на конкуренти, области на присуство, промет, профит, персонал на компанијата - ова се факторите што го одредуваат квалитетот и искуството на комуникација на личен асистент, неговото разбирање за деловните процеси, нивото на вклученост во активностите на компанијата. Ова ја одредува професионалноста на асистентот.

Затоа, по правило, големите компании бараат асистент од истиот голем бизнис, во спротивно вработениот нема да биде ефективен.

Познавање јазици.Во случај кога позицијата вклучува работа во меѓународна компанија или многу комуникација со странски колеги или партнери, англискиот јазик за асистентот е главната алатка за работа. Ако вашето познавање на јазикот не го достигне слободното ниво, не треба да се обидувате, првиот тест веднаш ќе го потврди фактот за потрошено време.

Возраст.Моментот е нежен и нежен. Како што знаете, на работодавците им беше забрането да ја наведат возраста на кандидатите во описите на работните места (клаузула 6 од член 25 од Законот на Руската Федерација од 19.04.1991 година бр. 1032-1 „За вработување во Руската Федерација“; како изменета на 29.12.2015 година). И покрај законската забрана, ова барање е клучно и одлучувачко, а доколку менаџерот е решен да вработи млада атрактивна девојка,

тогаш веројатно нема да се согласи да прифати жена на возраст пред пензионирање. За жал, возраста е најчеста неофицијална причина за одбивање. Како да знаете дали сте на вистинската возраст? Пред сè, треба да бидете повнимателни: често е јасно од текстот и навестувањето на работното место за која возрасна група е наменета.

Постои шема: млад лидер избира млад асистент за себе. Зрелиот шеф со сопругата и децата избира зрел асистент. Зрелиот лидер без сопруга, по правило, не се грижи за возраста на асистентот. Проучете ја корпоративната веб-страница на компанијата: најчесто има информации што ќе ви помогнат грубо да ги разберете возрасните преференции на менаџерите. Напротив, вашата биографија треба да содржи датум на раѓање и фотографија во строг деловен стил.

БАРАЊЕ. ПЛАТАТА. ПРОСПЕКТИВИ

Потребата за личен асистент може да се појави:

• кога во компанијата се појавуваат две или повеќе нивоа на подреденост;
• доколку менаџерот има потреба да одржува голем број контакти надвор од компанијата.

Но, реалноста на пазарот е таква што ниту еден менаџер не може без личен асистент. И колку е посериозен бизнисот и колку се поголеми задачите на компанијата, толку е посилна потребата за личен асистент (бизнисмените совршено ја разбираат важноста на оваа личност и за менаџерот и за целата корпорација).

Во зависност од нивото на барања и разновидноста на задачите, на асистентите им се исплаќаат различни пари:

• 1500-2000 долари - стандардни должности на секретар и комбинирање на функциите на канцелариски менаџер;
• 2000-3000 $ - покрај горенаведеното: поддршка за патување, административна поддршка, извршување на индивидуални лични нарачки;
• 3000-5000 $ - покрај горенаведеното: спроведување деловни проекти, спроведување на промени, целосно управување со личните работи на шефот, одржување и следење на работите на сите партнери;
• 5000-6000 долари и повеќе - покрај горенаведеното: професионални вештини во спортски тренинг, присуство на категорија во боречки вештини и стрелање, лична придружба на шефот на сите состаноци.

Нема раст на кариерата како личен асистент. Ова е навистина највисокото скалило на административната скала. И менаџерот нема да пушти никаде - шефот повеќе го цени интелигентниот личен асистент отколку врвните менаџери. Но, постои интересен начин, доколку постои желба да се развивате во рамките на оваа позиција - со максимизирање на вашите професионални компетенции и вештини, проширување на опсегот на одговорности (појавување во рејтингот на најдобрите лични асистенти), ќе знаете повеќе и бидете во можност, соодветно, вашиот приход и статус ќе бидат повисоки.

Комуникациски вештини со врвни функционери на различни компании, организациски вештини, искуство со деловни документи и способност за анализа на ситуацијата добро ќе му дојдат на личен маркетинг асистент. Човечки ресурси и адвокат се уште неколку опции за кариера, но ќе биде потребно дополнително образование, специјализирани курсеви и тешка разделба со шефот, бидејќи менаџерот нема да остави вреден асистент.

Најамбициозните ги подобруваат своите менаџерски способности (ако имаат способност да го направат тоа) и го назначуваат столот на заменик-шефот за нивен понатамошен развој, но тоа се изолирани случаи кога шефот му дозволува на неговиот помошник официјално да ја преземе оваа врвна позиција.

Одговори

Вежба 1.Веднаш направете препраќање до себе, а потоа, кога ќе се направат важни повици, блокирајте го бројот на шефот и земете нова SIM-картичка, но во исто време барајте го изгубениот телефон.

Задача 2.Изнајмувањето на Порше за патување во Италија за еден ден е 2.500 евра, но истото Порше може да се изнајми за истите пари во Германија за една недела. Возачот на газдата оди во Германија, зема автомобил таму и му го доставува на газдата во Италија. Во Италија, готвачот вози наоколу една недела, потоа го остава автомобилот, а возачот излетува и го враќа назад. Резултатот е огромна заштеда.

Задача 3.Неколку решенија.

Задача 4.Изборот на првата опција: всушност, задачата не беше завршена, а овој избор ја карактеризира неможноста да се дејствува во неочекувани околности.

Изборот на втората опција: постои желба под никакви околности да се заврши зададената задача, но во исто време нема генијалност и генијалност. Постои и тенденција за пренасочување на одговорноста.

Изборот на третата опција: постои желба да се исполни нарачката, но последиците не се пресметани, бидејќи подарокот е наменет специјално за партнерот, а да не зборуваме за можната доверливост.

Провокација 1.Одговорот (ласкање, комплименти, малку критики, искреност) ќе одреди колку добро работи помошникот со одреден шеф, со оглед на неговиот психолошки тип и стил на управување, бидејќи честопати и мала критика кон шефот е неприфатлива.

Провокација 2.Главната работа кога одговарате на вакви прашања е да не одбиете да дадете моментален одговор, да не молчите, да се пресметувате во вашиот ум и да измачувате неколку минути. Може:

• земете лист хартија и пресметајте го процентот;
• земете мобилен телефон и користете калкулатор;
• почнете да расудувате гласно дека 50% е околу 130.000, 25% е околу 65.000, а 17% е околу 50.000. На никого не му треба точен одговор, вашата реакција, вашата насока на размислување и снаодливост во секоја ситуација се важни.

Често се зборува за неговото место во системот на управување, многу се пишуваше за неговата улога во современиот бизнис, неговата сфера на влијание се проширува, а неговата функционалност од година во година се посложена. Само неговиот статус останува непроменет. Асистент - кој е тој? Што прави тој? Зошто неговата скромна личност добива толку големо внимание?

Од историјата на професијата

Се верува дека првите помошници се појавиле во антички Рим. Римската јуриспруденција, која разви формули за правни трансакции, требаше да биде облечена во традиционална писмена форма. Постепено, механичката работа на правни материјали станува не само понезависна, креативна, туку и речиси ексклузивна. Нејзини претставници во ерата на републиката беа писарници и извонредни нотари - писари кои се занимаваа со ставање на правниот материјал во документарна форма. Scribae беа во јавна служба, освен во служба на приватни лица. Функцијата писар може да ја извршуваат само римските граѓани кои не биле лишени од граѓанска чест, а лицата подложени на отстапување на граѓанските права немале пристап до оваа функција. Нивниот избор беше доживотен и не беше ограничен само на мандатот, туку се прошири на наследниците. Scribae би можеле да го отстапат своето место на друго лице за одреден надомест.

Од поспособните писари, судиите избираа помошници за себе, чии должности вклучуваа изработка на јавни документи (tabulae publicae) и одржување на јавни сметки (rationes), како резултат на што беа наречени scribae librarii. Асистентите имаа висока социјална положба. Едно од имињата што ни дошле од длабочините на вековите е името на блискиот помошник на античкиот римски император Август - Мекена, кој извршувал дипломатски, политички и приватни задачи. Неговото покровителство на поети, уметници и научници го направи името „Патрон“ да стане познато име.

Кои се ангажирани како помошници?

Лидерот денес е, пред сè, лидер кој се одликува со интелигенција, флексибилно размислување, способност за анализа и самоанализирање, емоционална зрелост, организациски вештини и неверојатни перформанси. Природно, таков лидер не може да постои во вакуум. Потребна му е поврзувачка алка, диригент на неговите идеи, задачи, личност која на себе ќе го преземе решението на многу проблеми, ќе го ослободи од товарот на рутината. Колку побрзо се развива бизнисот, толку е поголема компанијата и поуспешен лидерот, што значи дека потребата за сериозен асистент станува итна.

Избирајќи личен асистент за себе, успешен лидер ги прогласува највисоките барања не само за неговото образование, професионални квалитети, работно искуство, практични вештини, туку и за личните карактеристики. Личен асистент е професионалец, одговорна личност која може да преземе огромни одговорности за да ги обезбеди активностите на менаџерот, да го ослободи од губење време.

Тешко е да се најде вистински професионален асистент. Искусен регрутер со сета одговорност пристапува кон изборот на личен асистент на менаџерот: тој дури и не ги разгледува предлозите на апликантите кои често ги менуваат работните места, без образование, работно искуство и биографии, составени со граматички и стилски грешки, нема го разбуди неговиот интерес.

Постои мислење дека лице на возраст од 25 до 30 години може да биде асистент. Многу експерти се многу скептични за воспоставувањето на таквите граници. Работата која бара висок стрес и голема концентрација на внимание поставува посебни барања за професионализам, психолошка стабилност, комуникациски вештини, кои се стекнуваат исклучиво преку знаење, искуство и углед. Затоа во последно време значително порасна позицијата личен асистент. Фокусирајќи се на севкупноста на објективни и субјективни параметри и карактеристики, личноста која достигнала целосна лична и професионална зрелост може да се смета за сигурен асистент. Од оваа гледна точка, 30-годишнината не е последната фаза од кариерата на асистентот, туку нејзината почетна точка.

Во поново време, главно жени станаа лични асистенти. Машкиот помошник веќе не е невообичаен денес.- се одликува со намерност, одлучност и емоционална воздржаност, има интелигенција, способност за стратешко размислување. За возврат, женските асистентки се поотпорни на стрес, подобро се прилагодуваат, посуптилно ги чувствуваат нијансите на врските поради нивната флексибилност, брзо наоѓаат излез од тешката ситуација, се внимателни на деталите и имаат способност да слушаат и се повеќе пациентот при вршење рутинска работа. Затоа, изборот на асистент треба да се заснова не на неговиот пол, туку на професионализам, збир на вештини.

Барањата за образование на кандидат за позиција личен асистент не се премногу строги: тие можат да бидат специјалист со високо образование во која било област, главната работа е присуството на други компоненти неопходни за спроведување на функционалноста за оваа позиција. Најчесто, хуманитарците успеваат во улогата на асистенти - специјалисти од областа на туристичкиот бизнис, документација за односи со јавноста и управување, историчари, преведувачи, новинари, филолози. Асистентот може да има техничко, економско или правно образование - таквите специјалисти често имаат аналитички начин на размислување, ги покажуваат своите способности кога подготвуваат прегледи, извештаи или надгледуваат проекти и извршуваат задачи со зголемена сложеност. И, се разбира, образованието што одговара на профилот на компанијата секогаш се охрабрува.

Во исто време, барањата за работно искуство и професионални вештини на асистент се многу високи. Грешат оние кои мислат дека е доволно личниот асистент да има секретарски вештини - да знае странски јазик, да поседува компјутер, да има искуство во пишување деловни писма и давање службени патувања, резервации на билети и организирање деловни состаноци. Покрај сето горенаведено, на асистентот му требаат:

● имаат аналитички начин на размислување и способност за системско логично размислување;

● имаат добра меморија, имаат брза реакција;

● бидете вредни, издржливи, отпорни на стрес;

● имаат широк поглед, компетентен говор;

● да може да преземе одговорност;

● имаат добар вкус;

● да бидат посветени на корпоративните интереси и личните интереси на нивниот менаџер.

Одговорности на асистентот

Меѓу главните одговорности на помошник менаџер се следниве:

● административна поддршка на раководителот;

● планирање на работниот ден на менаџерот, координирање и организирање состаноци и примање посетители;

● информации и аналитичка поддршка на раководителот: пребарување и обработка на потребните информации; подготовка на информации, аналитички и презентациски материјали, извештаи и говори, аналитички прегледи, извештаи и сл.;

● водење деловна кореспонденција на раководителот;

● подготовка на состаноци, совети, состаноци спроведени од раководителот, формализирање на резултатите од деловни состаноци/преговори;

● учество во преговори, деловни состаноци, приеми; придружување на главата на состаноци, на патувања итн.;

● организација и обезбедување на службени патувања и состаноци (логистика на оптимални маршрути, резервации на билети, хотелски соби, трансфер; визна поддршка; регистрација за учество на конференции и семинари; организација на слободно време);

● имплементација на односи со претставници на компании, претпријатија, организации, владини органи и менаџмент за решавање на прашања кои не бараат директно вклучување на раководителот; прием на документи и информации од владини и раководни тела во име на раководителот;

● усни и писмени преводи, јазична поддршка на деловни преговори и состаноци;

● организација на презентации и протоколарни настани, репрезентативни активности;

● подготовка на извештаи за трошоци;

● исполнување на лични наредби на раководителот.

Оваа листа не е целосна, должностите на асистент може да варираат од компанија до компанија.

За довербата

Прашањето на довербата е самиот камен-темелник, основата на темелите, врз кои се гради целиот систем на односот „помошник-лидер“. За многу лидери, асистент не е само доверлив човек, личност изложена од тајната на знаењето, туку и речиси член на семејството. Степенот на доверба понекогаш е толку висок што му веруваат доверливи информации, броеви на банкарски сметки, платежни картички и пин-шифри, големи суми пари, сефови шифри, печати на компании и лични тајни.Затоа многу асистенти обезбедуваат не само организација на официјалните активности на менаџерот, туку и ги решаваат неговите семејни и домашни проблеми: тие купуваат подароци за членовите на семејството, нарачуваат корпи со цвеќе за најблиските, избираат персонал во домаќинството, организираат детски празници итн.

Важно е да се запамети дека довербата се дава на помошник кој:

● е умешен во деловните комуникациски вештини;

● знае да слуша и слуша;

● го набљудува синџирот на команда;

● одржува неутралност и доверливост;

● одржува рамнотежа помеѓу довербата и усогласеноста, има свое мислење, подготвен е да ја брани својата позиција, но добро разбира кога е потребно и каде да се повлече.

Добрите и лошите страни на професијата

Да почнеме со она со што обично завршуваат, скромно оставајќи „за подоцна“ - со прашањето за платите. Многу високите барања за кандидатите за работното место „личен асистент менаџер“, како и сериозните предлози на кандидатите, значително ја подигнаа границата за очекувањата и предлозите за плати. Во Москва, приближната просечна плата на асистент на менаџер варира од 40 до 60 илјади рубли, во регионите - од 20 до 30 илјади. Присуството на работно искуство, препораки, познавање на странски јазици му овозможуваат на кандидатот да аплицира за повисок надоместок.

Секојдневното менаџерско искуство, зголеменото ниво на одговорност, промената на природата на задачите што се решаваат му овозможуваат на асистентот да стекне непроценливо знаење на оваа позиција. Асистент - позиција која вклучува постојан раст и самореализација, подобрување на личните квалитети, способности, таленти; отворајќи реални перспективи за професионална активност. Имајќи го предвид сето горенаведено, стручен асистент во иднина може да аплицира барем за позицијата шеф на секретаријат, канцеларија, бизнис менаџмент, но можен е и поинаков развој на настаните - извршен, административен, управен директор или организатор на вашата сопствен бизнис.

Спротивната страна на секоја професија е цената што ја плаќаме за совладување на професионалните вештини. Работниот ден на асистентот трае подолго од работниот ден на менаџерот, па затоа често започнува рано наутро и завршува доцна навечер. Покрај тоа, личен асистент треба да му биде достапен на шефот речиси деноноќно. Ако менаџерот има само еден асистент, понекогаш е тешко дури и да земете слободен ден, да одите на одмор - асистентот е строго ограничен од рамката за одмор на неговиот менаџер.

Дополнително, воспоставените односи, хармонијата, личната приврзаност кон лидерот честопати играат против желбите и аспирациите да се промени нешто, го прават асистентот заложник на одреден службеник и, следствено, на професијата.

Позицијата на асистент треба да се смета како лансирна рампа, а неговата кариера и личен раст зависи од посветеноста, јасната свест за неговите способности, желби и вложениот труд.

Име во историјата

Имињата на личностите кои оставиле свој белег во историјата на светската политика, култура, наука и дипломатија се познати на сите, но имињата на нивните помошници, кои на себе ја презеле тешката и понекогаш неблагодарна работа, придонесувајќи за раѓањето од многуте достигнувања, историјата не секогаш ги чува за потомството.

Павел Иванович Јагужински ( 1683-1736) - помошник на Петар I, државник и дипломат. Активен и енергичен човек, од 1701 година станал постојан придружник на Петар I на сите походи и патувања во странство, насекаде се нашол на негово место и ја заслужил наклонетоста на царот. Со текот на годините, тој беше главен обвинител на Сенатот, ополномоштен министер во полскиот Сеим во Гродно, министер за кабинет, беше пратеник во Виена, амбасадор во Берлин. Петар I постојано му доверувал важни дипломатски мисии. Павел Иванович водел многу тешки преговори со кралевите на Данска и Прусија. Јагужински, како личен доверлив човек на царот, учествуваше на сите европски конгреси без исклучок. Вклучително и затоа што зборуваше англиски, германски, шпански и француски, а да не зборуваме полски и литвански. Императорот не згрешил во изборот за главен обвинител. Јагужински ревносно и многу брзо ги извршил сите наредби на Петар I. Тој никогаш не го одложувал извршувањето, како што често практикувале другите благородници, и откако добил каква било задача, по ден-два му пријавил на Петар I за резултатите.

Современиците кои го гледаа Јагужински во службата се едногласни во своите оценки: „Истакнат човек, со погрешно лице, но експресивен и жив, со слободен став, каприциозен, горд, беше паметен и многу активен; Тој направи толку многу во еден ден колку што не можеше да направи во друг за една недела“.

Петр Петрович Коновницин(1764–1822) – помошник на Михаил Кутузов, генерал-адјутант, гроф.Невообичаено храбар и непромислен во воените работи, Петар Петрович истовремено бил и одличен кадровски работник, исклучително точен, вреден и точен.

Современиците го оценија како „извонреден тип на руска природа“. По повлекувањето од Москва, Кутузов го назначи Коновницин за дежурен генерал на штабот на руската армија, на чии раменици лежеше огромен товар на организационата работа во армијата: снабдување со муниција и храна, сточна храна и лекови, униформи и транспорт. Ова назначување не беше случајно: на Михаил Иларионович, и покрај општата конфузија по загубата на Москва, му требаше урамнотежена и цврста личност во близина. Дополнително, чесниот Коновницин, како што беше, го неутрализираше началникот на кабинетот Л. Бенигсен, кој беше интригантен против Кутузов. Оттогаш, Петр Петрович стана првиот говорник на главниот командант, целата борбена преписка меѓу Кутузов и командантите подредени на него помина низ него.

Во 1815-1819 година. Коновницин ја вршеше функцијата министер за војна, од 1819 година - член на Државниот совет, раководител на воени образовни институции, главен директор на Страниците и другите кадетски корпус и Лицеумот Царское Село.

Чарлс Морис Талејран-Перигор (1753–1838) – помошник на Наполеон Бонапарта, извонреден француски командант и државник. Со неговото име се поврзува цела ера: кралска моќ, револуција, Наполеонова империја, реставрација, јулска револуција. Судбината ги врза овие луѓе 14 години. Наполеон го ценел Талејран: „Тој е човек со интриги, човек со голем неморал, но голем ум и, се разбира, најспособен од сите министри што сум ги имал“. Талејран станал витез на сите француски и речиси сите странски ордени. Уште во 1807 година, на врвот на моќта на Наполеон, Талејран се прашувал колку долго ќе трае триумфот на императорот. Софистициран политичар, Талејран почувствува дека е време да си замине и ја напушти министерската функција. Искусниот дипломат не згрешил кога го очекувал падот на Наполеон. Талејран, покажувајќи чуда на дипломатијата, ги убеди сојузниците да го остават тронот не на наследниците на Наполеон, туку на кралското семејство - Бурбоните и, уште еднаш во корист, по трет пат стана министер за надворешни работи и шеф на владата. .

Алексеј АндреевичА.А. Аракчеев(1769-1834) - помошник на тројца кралеви - Павле I, Александар I, Николај I.

Служеше во гарнизонот Гачина, кој беше префрлен во целосна контрола на Царевич Павел Петрович, идниот император Павле I. На една од таквите прегледи, идниот император го забележа извршниот поручник Аракчеев. Наскоро, Аракчеев стана командант на палатата, се однесуваше со своите должности со трудољубивост и трудољубивост - тој беше на должност во секое време од денот. За време на Павле I, на 28-годишна возраст, Аракчеев се искачи на чинот командант на Санкт Петербург и го доби баронскиот грб, во кој, со дозвола на царот, го запиша мотото: „Изневерен без ласкање“. За време на Александар I, тој започна нашироко да засадува воени населби, идејата за создавање што долго време ги окупираше неговите мисли, од 1815 година тој всушност го концентрираше во свои раце раководството на Државниот совет, Комитетот на министри и Канцеларијата на неговото царско височество. , беше единствениот известувач на царот за повеќето одделенија. Од 1817 година, за време на владеењето на Николај I, тој ја извршуваше функцијата главен командант на воените населби. Аракчеев одбил да учествува во задушувањето на Декебристичкото востание, поради што бил разрешен од Николај I

Фридрих Енгелс(1820-1895) - помошник на Карл Маркс, еден од основачите на научниот комунизам. Средбата со Маркс, одржана во Париз во 1844 година, го означи почетокот на креативната заедница која траеше до смртта на Маркс. Енгелс активно учествувал во организацијата и активностите на „Сојузот на комунистите“, заедно со Маркс ја напишал програмата на Сојузот - „Манифестот на Комунистичката партија“ и го издавал „Весникот Нова Рајна“, во 1849 година учествувал во вооруженото востание. во југозападна Германија. Имајќи го наследството од неговиот татко, Енгелс му обезбедува постојана материјална помош на Маркс. Заедно со Маркс ги раководел активностите на Првата интернационала. По неговата смрт, тој започна да објавува томови на Капитал, составувајќи го последниот текст од нацрт-ракописите на Маркс.

Николас Рерих(1874-1947) - руски уметник, филозоф, научник, писател, патник, јавна личност, политичар. Напишал околу 7000 слики и создал речиси 30 литературни дела, автор и иницијатор на Меѓународниот договор за заштита на уметнички и научни институции и историски споменици (Рериховиот пакт), основач на меѓународното движење за одбрана на културата. На 24-годишна возраст, тој стана асистент директор на музејот во Империјалното друштво за поттикнување на уметностите и во исто време помошник уредник на уметничкото списание „Уметност и уметничка индустрија“. Три години подоцна тој беше назначен за секретар на Империјалното друштво за поттикнување на уметноста.

Евгениј Петрович Петров (Катаев)(1903–1942) - помошник на рускиот прозаист Илја Илф, писател. Заедно со И. Илф ги напишал многу популарните романи „Дванаесетте столчиња“ и „Златното теле“. Во 1932-1937 година, Илф и Петров пишуваа фељтони за весникот Правда, во овој период патуваа низ Соединетите држави, чиј резултат беше заедничката книга „Една приказна Америка“.

Креативната соработка на писателите беше прекината со смртта на Илф во 1937 година. Петров оди на работа во весникот „Правда“, пишува сценарија.

За време на Големата патриотска војна работел како дописник за весниците Правда, Краснаја звезда и Совинформбирото. Тој беше одликуван со Орден на Ленин.

Игор ВасилиевичКурчатов(1902-1960) - помошник физичар Абрам Федорович Јофе, извонреден физичар, академик на Академијата на науките на СССР, прв и долгогодишен раководител на советската нуклеарна програма.

Во Курчатов органски беа комбинирани талентите на физичар и организатор. Токму на него академик А.Ф. Јоф, кој доби дозвола да организира оддел за нуклеарна физика во неговиот институт и препорача Курчатов да биде назначен за шеф на атомската програма - и тоа во голема мера го одреди брзиот успех на развојот на нуклеарно оружје. Во 1943 година, Игор Василевич го основал и раководел институтот, кој подоцна го добил името Институт за атомска енергија на Академијата на науките на СССР. Под негово раководство беше изграден првиот циклотрон во Москва, првиот нуклеарен реактор во Европа, првата советска атомска бомба, првата термонуклеарна бомба во светот, првата индустриска нуклеарна централа во светот и најголемата инсталација за истражување за спроведување на контролирани термонуклеарни беа изградени реакции. 104-тиот елемент од периодниот систем на Менделеев е именуван по него Курчатов.

Јуриј Михајлович Батурин(роден 1949) - помошник на претседателот на Руската Федерација, руски политичар, научник (адвокат и политиколог), пилот-космонаут (382. космонаут на светот и 90. космонаут на Русија), херој на Руската Федерација, секретар на Синдикатот на новинарите на Руската Федерација.

1993 до 1994 година работел како помошник на претседателот на Русија за правни прашања, во 1994-1996 година - за прашања за национална безбедност, во 1996-1998 година - помошник на претседателот на Русија. Во 1998 година тој беше назначен на функцијата пробен космонаут во Рускиот државен центар за научно истражување за тестирање за обука на космонаути именуван по В.И. Ју.А. Гагарин. Од 2000 година - заменик-командант на космонаутскиот одред за истражувачка и тестирачка работа. Ова е првпат цивил да биде назначен на административна позиција во воена космонаутска единица, а тоа е единицата КПК. Од 2008 година - член на Научниот совет при Советот за безбедност на Руската Федерација.

М.Е. Тарасова,
раководител на организациска и административна служба
НК Руснефтехим АД

Помошник менаџер е позиција која е присутна во кадровската структура на речиси секое големо или средно претпријатие во Русија. Често, професионалците на дадена позиција се сметаат за секретари со многу ограничен опсег на функции и одговорности. Но, ова е сосема неточен пристап за разбирање на спецификите на позицијата за која станува збор. Извршниот асистент може да биде овластен со најширок опсег на овластувања. Барањата за неговите квалификации и компетенции можат да бидат многу високи. Која е специфичноста на предметната позиција? Кои се типичните права и обврски на помошник менаџер во руска компанија?

Специфичност на позицијата

Каква е оваа позиција - „помошник менаџер“? Обврските на таков вработен - кои се тие? Во повеќето случаи, позицијата „помошник менаџер“ се подразбира како секретар. Во ретки случаи, оваа фраза означува позиција на заменик-директор - но ова е типично, по правило, за малите компании. Во повеќе или помалку големи бизниси, должностите на личен асистент менаџер се сведени главно на секретарски функции. Како точно? Пред сè, ова е канцелариска работа, работа со кореспонденција, решавање на проблеми поврзани со организација на разни состаноци и други настани во кои директно е вклучен раководителот на компанијата. Должностите на секретарот (асистент) на менаџерот, исто така, речиси секогаш вклучуваат телефонски повици во канцеларијата.

Во некои случаи, соодветната позиција се диференцира во неколку типови. Значи, секретарите кои вршат главно технички работи - примање телефонски повици, обработка на кореспонденција и сл., се нарекуваат референтни. За возврат, оние специјалисти кои се одговорни за организирање настани и документација се нарекуваат канцелариски менаџери. Постои гледна точка дека за таква позиција како помошник менаџер, должностите и овластувањата се претпоставуваат дека се пошироки во споредба со типичниот секретар. Особено, тоа може да се изрази во потребата за лично присуство на настани во кои учествува менаџерот - корпоративни забави, деловни преговори, празници. Во овој случај, асистентот може да биде одговорен за презентациите подготвени од менаџерот или за компонентата на сликата за учеството на неговиот шеф на настанот. Може да се забележи дека во работните книги, позицијата помошник менаџер најчесто се нарекува „секретар“.

Барања за асистент на менаџер

Размислете за таков аспект како типични барања за кандидатите за позицијата „помошник менаџер“. Задолженијата што треба да ги извршува работникот на соодветната позиција бараат одредени вештини и квалификации. Нивната специфична листа во голема мера е одредена од спецификите на работата на активностите на секретарот. Значи, ако активностите на помошникот менаџер претежно одговараат на позицијата на асистент, тогаш барањата во овој случај нема да бидат толку строги: средно образование, минимално работно искуство, основни вештини за работа со компјутери и канцелариска опрема. За возврат, ако компетентноста на помошниците-менаџери вклучува некои менаџерски функции, тогаш списокот на барања во овој случај ќе биде поголем, а работните обврски ќе преземат повисоко ниво на квалификации на кандидатот за позицијата секретар.

Типичен збир на вештини што во повеќето случаи треба да ги поседува асистент менаџер е: познавање на заеднички странски јазици, познавање на популарни компјутерски програми за работа со документи, слики, презентации. Важен аспект од барањата за квалификациите на асистент на менаџер се личните квалитети. Тие вклучуваат учтивост, внимателност, добронамерност, одговорност и подготвеност за справување со нови задачи. Преферираниот опсег на возраст за кандидат за позицијата помошник менаџер во многу организации е 18-35 години. Но, се разбира, постојат компании кои особено го ценат искуството на вработен, па затоа доброволно вработуваат луѓе многу постари.

Меѓутоа, многу фирми претпочитаат да ангажираат специјалисти со мало искуство за да извршуваат функции што се карактеристични за помошник менаџер. Ова може да се должи на спецификите на деловниот сегмент во кој работи компанијата. Во некои случаи, подобро е да се обучи вработен да работи во компанија која, релативно кажано, го отвори првото производство на микропроцесори за паметни телефони и таблети во Русија, од нула, со потопување во сите потребни нијанси на таква висока технологија. деловен сегмент, отколку да се обиде да му објасни на искусен човек дека старите методи за решавање на задачите не функционираат во некои случаи.

Главни одговорности

Да ги разгледаме подетално одговорностите што ја карактеризираат таквата позиција како помошник менаџер. Погоре, забележавме дека тие во голема мера се сведени на секретарски функции. Но, тоа не е секогаш случај. Често се случува помошникот на шефот на компанијата, особено кога станува збор за голема организација, да биде вклучен во носењето на клучните менаџерски одлуки. Може да ги придружува преговорите во кои е вклучен шефот - и тоа не само од технички аспект, туку и да се поврзе со соодветните дијалози, да изразува мислења, совети.

Во некои случаи, менаџерот може да делегира на својот помошник некои од неговите функции - на пример, во смисла на информирање на персоналот на претпријатието за какви било значајни менаџерски одлуки. Се разбира, работникот на предметната позиција често врши работи поврзани со обезбедување на удобност во активностите на неговиот шеф - во смисла на следење дека во неговата канцеларија има оптимална микроклима, секогаш, релативно кажано, има свеж чај, така што главната опрема што ја користи менаџерот функционира стабилно.

Работно време

Значи, сега знаеме кои се работните обврски што ја карактеризираат таквата позиција како помошник менаџер. Нашата следна задача е да ги проучуваме спецификите на работниот распоред на вработениот на соодветната позиција. Се разбира, во општиот случај, асистентот ги извршува своите должности според распоредот утврден со Законот за работни односи, односно во рок од 8-часовен работен ден, 5 дена во неделата. Но, во пракса, можни се значителни отстапувања од соодветниот режим. Ваквите сценарија може да важат за позиција како што е помошник менаџер со дополнителни одговорности.

Факт е дека специјалист кој работи на оваа позиција може да биде вклучен не само во работите на неговата компанија, туку и во решавање на проблеми кои не се директно поврзани со внатрешните корпоративни активности. Значи, асистент со соодветен орган може да се испрати на службени патувања, семинари, конференции. Вработен може да извршува и некои посреднички должности помеѓу неговиот менаџер и менаџерите кои работат во други организации - на пример, во однос на протокот на документи или спроведувањето на заеднички проекти. Распоредот за работа за решавање на ваквите проблеми, се разбира, може да биде далеку од она што го предвидува ТК. Всушност, станува неправилен, често поиздолжен во споредба со стандардните 8 часа.

Размислете како може да изгледа описот на работното место на помошник менаџер. Структурата на соодветниот документ обично започнува со општи одредби. Тие може да покажат дека помошникот менаџер е професионалец. Така, веќе на ниво на локален извор на правото, компанијата може да го евидентира фактот дека лицето на предметната позиција не е управител (не заменик директор). Со голема веројатност - секретар или, на пример, личен асистент на менаџерот со дополнителни одговорности.

Опис на работата на асистент: општи одредби

„Општите одредби“ од описот на работното место може да содржат и формулации што ги одразуваат барањата за квалификација за специјалист. На пример, дека помошникот менаџер мора да има професионално образование и одреден стаж. Понекогаш во истиот дел од описот на работното место се евидентира деловна област во која лицето сака да има искуство во водење бизнис.

Во „Општите одредби“ се евидентираат клучните надлежности на работникот. Тие можат да се изразат во барањата за познавање на структурата на управувањето со претпријатието, внатрешните и надворешните политики на компанијата што вработува, принципите на комуникација помеѓу компанијата и властите и другите организации, стандардите што ја карактеризираат канцелариската работа, правилата за деловната комуникација, како и внатрешните прописи за труд во компанијата.

Работни обврски на асистентот

Следниот клучен дел од инструкцијата е Работни одговорности. Која е неговата специфичност? Овој дел главно ги поправа функционалните одговорности на помошникот менаџер. Тоа може да бидат: планирање на работен ден на шефот (во смисла на состаноци, повици, интервјуа), организирање техничка поддршка за работата на раководителот (во смисла нарачка транспорт, организирање деловни состаноци), учество во службени патувања, деловни преговори, водење записник и други документи, обезбедување на интеракција помеѓу менаџерите претпријатија со други структури на фирмата, комуникација со владините агенции.

Права на помошник

Описот на работното место секогаш ги вклучува правата што ги има помошникот менаџер. Одговорностите предвидени со спецификите на позицијата секогаш се надополнуваат со соодветни преференции. Значи, кои се правата на работникот на предметната позиција? Интересно е што должностите на помошникот на раководителот на претпријатието се доста корелирани со нив. Така, на пример, правото на потпишување и одобрување на одредени документи произлегува во врска со потребата периодично да се работи со такви извори. Пример за друго право на вработен на соодветна позиција е да побара од непосредното раководство, како и од други специјалисти на компанијата, потребните информации за вклучување во документите. Помошникот на менаџерот, исто така, има право да бара од началникот да обезбеди удобни работни услови. Должностите на лицето на соодветната позиција може да се поврзат со периодично испраќање и примање документи - и овие постапки треба да се спроведуваат со употреба на различни технички средства. Секретарот има право да очекува целосен пристап до нив.

Одговорност на помошникот

Значи, проучувавме каква е одговорноста на помошникот менаџер, како и каков може да биде спектарот на неговите права. Но, во повеќето описи на работни места за специјалисти од профилот за кој станува збор, постои уште еден дел - „Одговорност“. Каква формулација може да биде присутна во него? Помошникот на менаџерот најчесто е одговорен за: неправилно извршување на должностите предвидени со предметните упатства, но во границите утврдени во Законот за работни односи на Руската Федерација; прекршоци извршени од него во текот на неговите активности - повторно, во границите на руското законодавство; за предизвикување штета на компанијата - во границите утврдени во трудот, Граѓанските кодекси на Руската Федерација и други извори на правото.

Резиме

Значи, ги проучувавме спецификите на таквата позиција како помошник менаџер, должностите и барањата што ја карактеризираат оваа позиција во структурата на персоналот на компанијата. Специјалистот што ја врши соодветната работа најчесто врши секретарски функции, но може да има многу пошироки овластувања. Во ретки случаи, терминот „помошник менаџер“ одговара на позицијата заменик директор, но тоа е типично главно за малите претпријатија.

Во „класичното“ толкување на фразата „помошник менаџер“, работата на лице на соодветната позиција може да биде блиска до функциите на асистент, службеник или, на пример, канцелариски менаџер. Во работната книга на помошник менаџер, најверојатно, ќе има запис „секретар“ или „помошник“, иако многу, се разбира, зависи од корпоративните стандарди усвоени во одредена организација.

Потребата да се ангажираат специјалисти од овој профил ги карактеризира активностите на раководителите на повеќето руски претпријатија. Ефективната работа на врвниот менаџер зависи од тоа колку добро неговиот помошник ќе ги реши неговите задачи - навидум секундарни од гледна точка на практичното управување на претпријатието, но всушност, исклучително значајни за организацијата. Работата на секретарот е најважна во структурата на комуникациите на тимот, со кој раководи шефот на компанијата.

Имајте на ум дека многу фирми практикуваат назначување на неколку помошници директори одеднаш. Во исто време, статусот и овластувањата на секој може да се разликуваат. Еден специјалист може да биде одговорен само за секретарски функции, друг може да биде менаџер на канцеларија, а трет може да го придружува менаџерот на настани. Во исто време, менаџерите за човечки ресурси можат да ја практикуваат заменливоста на вработените во рамките на соодветните области на активност.