Peredaran elektronik dalaman dan luaran dokumen perusahaan. Peraturan mengenai aliran kerja organisasi. Contoh aliran dokumen dalam organisasi. Prinsip asas pengurusan dokumen

Aliran dokumen ialah pergerakan dokumen dari saat penciptaannya hingga ke saat menyelesaikan kerja dengannya.

Organisasi aliran dokumen mempunyai banyak persamaan dengan organisasi penghantar mekanikal. Pada satu masa, pengenalan pemasangan penghantar, bersama-sama dengan penjenisan produk dan penyeragaman bahagian, membawa kepada peningkatan ketara dalam produktiviti buruh, penurunan dalam kos proses pengeluaran dan menandakan permulaan pengeluaran besar-besaran. Benar, pada masa yang sama, irama yang ditetapkan oleh penghantar membawa kepada peningkatan intensiti buruh dan ketegangan saraf pekerja.

Aliran dokumen di perusahaan

Organisasi aliran dokumen adalah berdasarkan prinsip yang sama seperti penghantar mekanikal: pergerakan dokumen harus mempunyai pulangan minimum ke peringkat sebelumnya, dokumen harus dihantar kepada pelaku mengikut tanggungjawab mereka untuk mengelakkan pertindihan operasi.

Gambar rajah aliran dokumen

Gambar rajah aliran dokumen

Bezakan antara kontur luaran dan dalaman aliran dokumen.

Kontur luaran bermula dengan dokumen masuk (luaran) yang datang kepada perusahaan dari luar. Ini boleh menjadi pesanan pihak berkuasa tinggi, pesanan, resolusi, surat daripada rakan kongsi pelanggan, dsb. Dokumen yang diterima didaftarkan oleh setiausaha dan kemudian dihantar untuk pelaksanaan.

Dokumentasi masuk ialah dokumentasi yang diterima oleh perusahaan daripada organisasi lain. Dokumen keluar ialah dokumen yang syarikat (organisasi) hantar kepada syarikat lain. Dokumentasi keluar ialah dokumen yang membawa maklumat yang dibangunkan di perusahaan untuk memindahkannya ke organisasi lain: surat, sijil, laporan, pesanan, telegram, mesej telefon, dll.

Aliran dokumen– pergerakan dokumen dalam organisasi dari saat ia diterima atau dikeluarkan sehingga selesai pelaksanaan atau penghantaran.

Terdapat tiga aliran utama dokumentasi:

- dokumen yang datang dari organisasi lain (masuk);

- dokumen yang dihantar ke organisasi lain (keluar);

–Dokumen yang dicipta dalam organisasi dan digunakan oleh pekerja organisasi dalam proses pengurusan (dalaman).

Peredaran dokumen adalah sebahagian daripada institusi pendidikan prasekolah, yang tujuannya adalah untuk menyediakan sokongan maklumat untuk aktiviti institusi, mendokumentasikannya dan menyimpan maklumat pengurusan yang dibuat sebelum ini. Institusi pendidikan prasekolah secara langsung bergantung kepada keputusan pengurusan, dokumentasi yang, sebagai satu proses, merangkumi tiga komponen: sokongan maklumat untuk keputusan, iaitu, menyediakan keputusan yang dibuat dengan maklumat (dokumen), mendokumentasikan keputusan dan memantau pelaksanaannya. Komponen utama proses ini ialah: mendapatkan maklumat awal, menetapkan matlamat (tugas), mencari maklumat yang diperlukan (kerja rujukan), membangunkan penyelesaian (mendraf dokumen), meluluskannya, menyunting, membuat, memperakui, menghantar (memindahkan dokumen). kepada penerima), memantau penyelesaian pelaksanaan. Jumlah aliran kerja ditentukan oleh bilangan dokumen masuk, keluar dan dalaman institusi untuk tempoh tertentu (tahun, suku, bulan, hari). Organisasi aliran dokumen yang rasional memperuntukkan prinsip berikut: aliran langsung, kesinambungan, irama, keselarian, kekadaran. Prinsip aliran langsung dokumen memerlukan pergerakan dokumen dijalankan di sepanjang laluan terpendek. Bentuk termudah pergerakan aliran dokumen sepadan dengan susunan linear bahagian struktur. Prinsip kesinambungan dalam aliran kerja ialah penyerahan berterusan dokumen ke tahap di mana keputusan dibuat ke atasnya. Prinsip ini tidak serasi dengan "pengumpulan" dokumen, pengumpulannya dalam satu contoh. Prinsip irama peredaran dokumen bermaksud keseragaman pergerakan aliran dokumen. Prinsip paralelisme bermaksud melakukan operasi berasingan untuk memproses dokumen dalam proses pergerakannya. Tujuan utama prinsip ini adalah untuk mengurangkan masa yang diperlukan untuk meluluskan dokumen. Pelaksanaan selari bagi operasi individu dengan ketara mempercepatkan kedua-dua aliran kerja dan pelaksanaan dokumen secara keseluruhan. Prinsip perkadaran menganggap pemuatan seragam berkadar saluran aliran dokumen. Prinsip kebebasan dan tanggungjawab dalam bekerja dengan dokumen adalah penting. Prinsip ini bermakna bahawa dalam semua tindakan - arahan, pengedaran, persetujuan, pemeteraian, dsb. - adalah perlu untuk dipandu dengan ketat oleh fungsi institusi dan bahagiannya, kecekapan pekerja. Struktur dan fungsi sedia ada institusi, bentuk dan kaedah aktiviti pengurusan mempunyai kesan yang ketara ke atas aliran kerja. Oleh itu, laluan operasi dan pelaksanaan dokumen, sebagai tambahan kepada alasan perkeranian semata-mata, dihalang oleh kelemahan organisasi, kekurangan persempadanan yang jelas tanggungjawab antara pegawai, dan kekurangan kepastian fungsi beberapa institusi dan unit struktur individu mereka. .

Skala pengurusan berdasarkan kemajuan saintifik dan teknologi memerlukan mekanisasi kerja pejabat di semua peringkatnya. Mekanisasi kerja pejabat terdiri daripada penggunaan cara teknikal untuk melaksanakan operasi untuk mendokumentasikan dan memproses dokumen. Peralatan elektronik telah menjadi keperluan sebenar dalam menyelesaikan masalah sokongan dokumentari pengurusan perusahaan. Dalam era komputer, definisi tradisional dokumen perlu dijelaskan, kerana hari ini dokumen boleh menjadi mesej yang diterima melalui e-mel, fail bunyi, video. Oleh itu, dokumen boleh ditakrifkan seperti berikut: dokumen ialah koleksi maklumat yang tersedia untuk persepsi manusia ... Terdapat banyak program untuk mengarang dan menyunting dokumen pejabat. Walaupun perkembangan pesat dokumen elektronik, pakar percaya bahawa beberapa kesulitan organisasi dan teknikal tidak akan membenarkan mereka pada masa hadapan untuk menggantikan sepenuhnya dan mengecualikan dokumen tradisional daripada edaran.

Isu untuk perbincangan

1 Apakah bahagian yang mengandungi fail kawalan?

2 Apakah tarikh akhir untuk pelaksanaan dokumen yang anda tahu?

3 Pegawai manakah yang mengeluarkan dokumen daripada kawalan?

4 Apakah objek kawalan pelaksanaan dokumen?

5 Apakah elemen indeks pendaftaran dokumen?

6 Isikan atribut "tanda kawalan" pada dokumen.

7 Dari saat apakah tarikh akhir untuk pelaksanaan dan kawalan ke atas pelaksanaan dokumen dikira?

8 Apakah prosedur untuk melanjutkan tarikh akhir bagi pelaksanaan dokumen?

9 Apakah tujuan aliran kerja?

10 Apakah dokumen yang membolehkan anda menganalisis dan menambah baik aliran kerja?

11 Apakah aliran kerja?

12 Huraikan konsep “Nomenklatur kes”.

13 Huraikan konsep “Perniagaan”.

14 Apakah itu pendaftaran dokumen?

15 Nyatakan peringkat utama kerja pejabat.

16 Apakah peringkat bekerja dengan dokumen, tipikal untuk aliran kerja.

17 Apakah yang terkandung dalam konsep "Pembentukan kes"?

18 Siapa yang Menjalankan Semakan Awal Dokumen?

19 Dengan prinsip apakah pemilihan dokumen untuk penyimpanan atau pemusnahan dijalankan?

20 Apakah kriteria untuk membina tatanama kes?

21 Berikan definisi pemeriksaan nilai dokumen.

22 Apakah tugas pemeriksaan dokumen?

23 Apakah jenis tatanama kes yang dibangunkan oleh institusi?

24 Apakah kumpulan yang boleh dibahagikan kepada tempoh penyimpanan dokumen yang ditetapkan oleh senarai?

25 Apakah keperluan yang mesti dipatuhi semasa mengikat atau memfailkan fail simpanan kekal, sementara (lebih 10 tahun) dan dari segi kakitangan?

26 Bagaimanakah penomboran helaian dalam kes itu dijalankan?

27 Apakah data yang ditunjukkan pada halaman tajuk inventori storan kekal?

Tidak lama dahulu saya terlibat dalam pelaksanaan pengurusan dokumen elektronik untuk salah seorang pelanggan saya. Dalam proses itu, saya terpaksa menerangkan banyak konsep, memberitahu apa itu, bagaimana sistem jenis ini berfungsi. Dan hanya selepas itu dia berjaya memahami intipati cadangan saya dan meluluskan rancangan kerja. Semasa perbincangan, saya menyedari bahawa sangat sedikit yang telah ditulis mengenai topik ini dalam bahasa mudah untuk pelbagai pembaca. Seperti biasa, saya akan cuba menerangkan secara ringkas tentang konsep ini.

Adalah penting untuk memahami bahawa terdapat dua jenis aliran dokumen - dalaman (EDMS) dan luaran (VEDO). Di Rusia, adalah kebiasaan untuk memanggilnya EDO, tetapi saya fikir lebih tepat untuk memanggilnya VEDO dan EDMS, pada dasarnya, mereka berkongsi konsep ini di Persekutuan Rusia. Iaitu, jika anda sedang mencari sistem untuk bertukar dengan rakan niaga, maka anda perlu mencari EDF, jika untuk aliran dokumen dalaman, maka EDMS.

Dalam artikel ini saya ingin bercakap tentang aliran dokumen elektronik luaran antara syarikat dan rakan niaganya. Sistem pengurusan dokumen elektronik dalaman digunakan untuk menukar dokumen antara bahagian syarikat yang sama; mereka mempunyai set keperluan yang sedikit berbeza. Tetapi saya tidak akan menganggap mereka di sini.

Mengapa anda memerlukan pengurusan dokumen elektronik

Pengurusan dokumen elektronik ialah alternatif moden dan mudah untuk dokumen kertas konvensional yang digunakan untuk sebarang jenis aktiviti perniagaan.

Aliran kerja tradisional dikaitkan dengan kelewatan masa yang berterusan. Untuk memulakan kerjasama dengan pelanggan, anda memerlukan invois, selalunya kontrak, dan kemudian - invois yang ditandatangani, tindakan kerja yang dilakukan, dsb. Semua kertas ini diluluskan, ia dicetak, ditandatangani dan dimeterai. Selepas itu, ia menjadi perlu untuk memindahkan mereka kepada rakan kongsi perniagaan, di mana mereka juga melalui proses kelulusan dan menandatangani.

Kemudian dokumen dengan tandatangan diimbas dan dihantar melalui e-mel. Kemudian yang asal dihantar melalui kurier, pekerja atau mel biasa. Semua ini mengambil masa yang agak lama, dokumen kertas kadangkala hilang, memerlukan pembetulan (yang melambatkan lagi proses penerimaan dokumen). Dan untuk penyimpanan mereka, keseluruhan bilik sering diperuntukkan. Akibatnya, perniagaan mengalami banyak kesulitan, kesimpulan transaksi ditangguhkan, masalah timbul dengan jabatan perakaunan, kerana pada akhir tempoh pelaporan sekuriti masih berada di suatu tempat "dalam perjalanan". Dan jika, selepas ditandatangani oleh salah satu pihak, mata kontroversi dikenal pasti atau ralat ditemui dalam dokumentasi perakaunan, maka proses mendapatkan dokumen kertas yang betul mengambil lebih banyak masa, kadang-kadang berbulan-bulan.

Pengurusan dokumen elektronik membolehkan anda menyingkirkan semua kesulitan ini:

• Semua dokumen "ditandatangani" secara elektronik menggunakan tandatangan digital. Ia cepat dan mudah.
• Untuk mendapatkan salinan keras, hanya cetak salinan. Pihak yang berminat menerima semua dokumentasi serta-merta, tanpa menunggu lama untuk surat atau kurier.
• Kesimpulan kontrak dan pengesahan penyempurnaan kerjasama (invois dan akta) berlaku tanpa penangguhan dan usaha tambahan di pihak pekerja.
• Kesan ke atas perniagaan faktor manusia dikurangkan: dokumen tidak hilang, kesilapan diperbetulkan dalam masa yang singkat.
• Tidak perlu mengetepikan ruang penyimpanan untuk banyak dokumen kertas.

Di samping itu, pengurusan dokumen elektronik membolehkan anda menyelesaikan masalah pelaporan perniagaan kepada negara. Sebelum ini, dokumen hanya diterima dalam bentuk kertas, dan pekerja syarikat menghabiskan masa yang lama dalam perjalanan ke pejabat cukai, berdiri dalam barisan untuk pemeriksa, dan pemeriksa, seterusnya, memproses banyak kertas untuk menyemak ketepatan laporan dan memasukkan data ke dalam pangkalan data biasa.

Kini semua isu ini juga boleh diselesaikan menggunakan pengurusan dokumen elektronik. Pada masa yang sama, adalah penting untuk memahami bahawa dalam bentuk elektronik perkhidmatan cukai menerima laporan dan dokumen dalam bentuk yang ditetapkan dengan ketat. Sebarang format lain tidak akan diterima. Oleh itu, apabila memperkenalkan pengurusan dokumen elektronik, adalah wajar untuk menyemak format dokumentasi dalaman syarikat dan, jika perlu, membuat pelarasan yang sesuai pada templat dokumen.

Pada peringkat pertama, negeri mula menerima penyata cukai secara elektronik. Teknik ini terbukti berjaya. Dan baru-baru ini, semua dokumen juga diterima dalam bentuk elektronik.

Apakah aliran dokumen elektronik terdiri daripada?

Terdapat 4 pihak yang terlibat dalam jenis aliran dokumen ini:

1. Pembekal barangan atau perkhidmatan. Pihak yang menjana dokumen elektronik.
2. Pembeli atau pelanggan. Pihak yang menerima dokumen elektronik.
3. Sebuah syarikat vendor yang menyediakan platform elektronik untuk pertukaran dokumen dan perkhidmatan untuk mengatur pengurusan dokumen elektronik.
4. negeri. Agensi kerajaan, tempat syarikat vendor memindahkan data mengenai transaksi tetap dan dokumen yang dilaksanakan.

Bagaimana ini dilaksanakan dalam amalan:

1. Pembekal barangan atau perkhidmatan menjana dokumen elektronik dalam sistem perakaunannya sendiri atau serta-merta dalam perkhidmatan yang disediakan oleh vendor.
2. Dokumen di dalam perkhidmatan dihantar serta-merta kepada syarikat penerima, yang menerimanya sama ada secara langsung dalam perkhidmatan atau dalam programnya sendiri yang disambungkan kepada perkhidmatan.
3. Tapak merekodkan data tentang dokumen.
4. Selepas "menandatangani" (pengesahan) oleh pihak penerima, data mengenai dokumen itu dihantar ke pejabat cukai.

Oleh itu, fakta menghantar dan menerima dokumen direkodkan secara automatik. Tidak seperti beg kertas dengan dokumen yang dipindahkan oleh pekerja syarikat, kurier atau perkhidmatan pos, adalah mustahil untuk tidak menerima dokumen secara elektronik atau kehilangannya. Fakta penerimaan tepat pada masanya dokumen dalam sistem elektronik direkodkan secara automatik, data ini boleh digunakan sekiranya berlaku pertikaian walaupun di mahkamah.

Juga, maklumat tentang dokumen yang ditandatangani di kedua-dua belah pihak dipindahkan secara automatik kepada pihak berkuasa cukai, yang mengurangkan kemungkinan kesilapan perakaunan, kehilangan salinan kertas atau tidak termasuk transaksi dalam laporan, yang tidak termasuk pada masa hadapan kemungkinan denda dan masalah lain berkaitan cukai. kepada faktor manusia dan begitu biasa dalam hal menggunakan aliran kerja kertas.

Dengan aliran kerja kertas, sukar bagi ketua syarikat untuk mengawal ketepatan masa penerimaan setiap dokumen. Selalunya, isu-isu ini diselesaikan di peringkat akauntan, kurier, pengurus jualan. Akibatnya, akauntan tidak selalu mempunyai kertas asal sebelum tamat tempoh pelaporan. Dan ini, jika disemak, boleh membawa kepada denda dan masalah lain.

Dengan pengurusan dokumen elektronik:

• Dokumen asal dihantar serta-merta. Tidak perlu pos, kurier atau pengurus. Tiada kelewatan dan masalah berkaitan.
• Ketua syarikat boleh menyemak dengan tepat bila dokumen dihantar dan diterima pada bila-bila masa. Dan sekiranya terdapat masalah yang berkaitan dengan kekurangan dokumentasi penting, pekerja tidak mempunyai peluang untuk mengalihkan tanggungjawab atas kesilapan mereka kepada "prestasi mel yang lemah" dan faktor luaran yang lain. Pekerja syarikat sendiri memahami perkara ini. Oleh itu, kelewatan dan masalah dengan menghantar/menerima dokumen selepas pelaksanaan sistem ini menjadi amat jarang berlaku.

Untuk melaksanakan kerjasama melalui pengurusan dokumen elektronik, kedua-dua pihak perlu menggunakan perisian yang disambungkan ke platform pengurusan dokumen. Atau, sebagai alternatif, satu atau kedua-dua pihak boleh bekerja secara langsung dalam perkhidmatan untuk menghantar dan menerima dokumen.

Tandatangan elektronik

Untuk mengatur pertukaran dokumen elektronik, tahap keselamatan dan perlindungan yang tinggi diperlukan. Semua perkhidmatan pengurusan dokumen elektronik menggunakan sambungan selamat, penyulitan data dan tandatangan digital elektronik digunakan untuk mengesahkan ketulenan dokumen yang dihantar.

Tandatangan digital ialah "kunci elektronik" khas yang mencipta kod digital unik dengan memproses secara matematik data sijil pengguna dan dokumen elektronik. Sijil awam digunakan untuk mengesahkan dan mengesahkan tandatangan. Dan untuk generasi (menandatangani) - "kunci" sulit peribadi pengguna.

Platform pengurusan dokumen (perkhidmatan)

Hari ini terdapat pelbagai laman web yang menyediakan perkhidmatan pengurusan dokumen. Ini ialah Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadoc dan banyak lagi. Mereka semua melakukan fungsi yang hampir sama:

• Menerima dokumen elektronik daripada pengguna.
• Menghantar kepada penerima dalam akaunnya atau pindahkan ke sistem yang ditentukan, jika penerima bekerja dengan perkhidmatan lain.
• Membetulkan data tentang dokumen dan penghantaran.

Apabila memilih sistem untuk syarikat anda, perkara yang paling penting ialah mempertimbangkan keutamaan pelanggan anda. Adalah penting di sini bahawa anda sama ada bekerja dalam sistem yang sama sebagai pelanggan penting untuk anda, atau perkhidmatan itu harus mempunyai keupayaan untuk menyepadukan (pertukaran data) antara sistem anda dan platform serupa yang digunakan pelanggan anda.

Dalam sesetengah kes, anda akan dapat meyakinkan pembeli untuk mula bekerja dengan tapak yang sesuai untuk anda. Tetapi selalunya, terutamanya dalam hal permulaan kerjasama dengan rantaian runcit dan perusahaan besar, mereka telah lama membuat pilihan mereka, dan salah satu syarat untuk kerjasama adalah keupayaan untuk bekerja dengan platform tertentu untuk pengurusan dokumen elektronik.

Sistem VEDO dan EDI: apakah perbezaannya?

Apabila memilih sistem pengurusan dokumen, ramai pengguna juga berhadapan dengan sistem yang meletakkan diri mereka bukan sebagai VEDO, i.e. "Aliran dokumen elektronik", tetapi sebagai EDI (aliran dokumen untuk runcit).

Sistem EDI ialah kes khas pengurusan dokumen elektronik. Mereka memberi tumpuan kepada pertukaran data dengan rakan kongsi perdagangan atau bahagian rangkaian perdagangan. Jika, dalam kes umum, sebarang jenis dokumen penting dari segi undang-undang dijalankan melalui aliran kerja, maka terdapat pertukaran operasi maklumat komersial antara organisasi, termasuk dokumen penting dari segi undang-undang yang diperlukan untuk operasi perdagangan.

Pengurusan dokumen elektronik konvensional membenarkan penggunaan apa-apa jenis dokumen dalam sebarang format yang sesuai untuk pihak. Apabila menggunakan EDI, senarai dokumen yang mungkin, formatnya dikawal dengan ketat. Tiada cara untuk menjana dan menghantar dokumen dalam format dalaman syarikat atau tidak berkaitan secara langsung dengan operasi dagangan. Saya akan memberitahu anda tentang cara EDI berfungsi, mengapa ia hanya digunakan dalam perdagangan, dan apakah kelebihannya dalam salah satu artikel berikut.

Integrasi dengan 1C dan sistem perakaunan lain

Untuk pengendalian pengurusan dokumen elektronik yang berkesan, adalah sangat penting bahawa platform yang anda pilih menyokong penyepaduan dengan sistem perakaunan anda.

Mengapa ia diperlukan:

• Pekerja syarikat mencipta dokumen dalam sistem perakaunan syarikat;
• Selepas pembentukan, dokumen itu dipindahkan secara automatik dalam sistem kepada ketua atau akauntan untuk ditandatangani;
• Dokumen yang disemak dan disahkan oleh pengurus mesti dipindahkan tanpa herotan dan kemasukan data manual, i.e. perbelanjaan masa tambahan dan kemungkinan ralat dalam perkhidmatan pengurusan dokumen elektronik;
• Dengan pelaksanaan yang betul, pemindahan data berlaku secara automatik. Selepas mengklik butang "Hantar dokumen", ia diubah menjadi bentuk yang diperlukan untuk sistem pengurusan dokumen elektronik secara automatik dan dihantar ke perkhidmatan, di mana dokumen itu direkodkan dan dihantar kepada penerima.

Adalah sangat penting bahawa untuk sistem perakaunan anda terdapat penyelesaian siap sedia di bahagian perkhidmatan, berdasarkan mana pakar anda akan dapat melaksanakan tambahan yang diperlukan untuk program perakaunan. Sekiranya tidak ada penyelesaian sedemikian, maka lebih baik tidak cuba melaksanakannya sendiri, ini adalah proses yang sangat memakan masa dan kompleks. Perkhidmatan pengurusan dokumen menggunakan tandatangan digital, sistem penyulitan kompleks. Oleh itu, tidak ada jaminan bahawa walaupun selepas semua usaha pengaturcara, anda akan mendapat hasil yang diinginkan. Adalah lebih baik untuk memilih tapak lain di mana anda akan menemui pilihan penyepaduan yang sesuai.

Kos perkhidmatan

Perkhidmatan pengurusan dokumen biasanya menawarkan sambungan kepada perkhidmatan secara percuma. Dan untuk menghantar dokumen, bayaran dikenakan. Dalam sesetengah kes, ini akan menjadi harga tetap untuk setiap dokumen yang dihantar. Di suatu tempat anda boleh membeli perkhidmatan dalam pakej, i.e. satu jumlah - untuk 100 dokumen, satu lagi - untuk 1000 sebulan, dsb.

Isu ini juga mesti didekati secara munasabah. Di satu pihak, lebih besar pakej yang anda pilih, lebih sedikit kos penghantaran satu dokumen. Sebaliknya, tidak ada gunanya membayar pakej 300, 500 atau 1000 dokumen dengan peredaran dokumen tidak melebihi 100 dokumen sebulan.

Soalan Lazim

Adakah semua dokumen perlu dihantar melalui sistem elektronik?

Tidak. Dengan bantuan pengurusan dokumen elektronik, anda hanya akan menghantar dokumen yang paling mudah dihantar dengan cara ini. Biasanya ini adalah tindakan kerja yang dilakukan, invois cukai, kadangkala kontrak, dsb. Semuanya hanya bergantung pada keperluan dan kemudahan anda.

Adakah bayaran penghantaran dikenakan setiap dokumen atau halaman?

Anda membayar, dan sistem merekodkan penghantaran dokumen. Walaupun dokumen anda mempunyai banyak halaman, ia dikira sebagai satu unit yang boleh dibayar.

Sejauh manakah ia selamat?

Pengurusan dokumen elektronik adalah selamat sepenuhnya. Selain itu, perkhidmatan yang menyediakan perkhidmatan bertanggungjawab untuk memastikan keselamatan. Untuk ini, tandatangan digital, penyulitan data dan saluran komunikasi selamat digunakan. Tahap keselamatan adalah lebih kurang sama seperti dalam perkhidmatan bank-pelanggan biasa.

Jika kami telah memasang 1C, adakah semua pengguna boleh mengakses pengurusan dokumen elektronik?

Tidak. Selain menyekat hak akses dalam sistem perakaunan itu sendiri, untuk bekerja dengan dokumen elektronik, sambungan terhad kepada satu sesi pada satu komputer. Untuk mengakses dari komputer lain, anda perlu menyambung dari awal dengan semua kata laluan dan kaedah keselamatan lain.

Adakah mungkin untuk menggunakan pengurusan dokumen elektronik tanpa tandatangan elektronik dan sambungan kepada perkhidmatan berbayar?

Tidak. Menandatangani dan menggunakan perkhidmatan pengurusan dokumen yang telah lulus pensijilan negeri adalah perlu untuk aliran dokumen anda boleh dikuatkuasakan secara sah. Anda boleh, sudah tentu, menghantar dokumen tanpa tandatangan elektronik kepada pelanggan anda dengan sebarang kaedah melalui mana-mana saluran. Tetapi mereka tidak dianggap sebagai aliran dokumen. Ini tidak lebih daripada salinan untuk rujukan anda. Dalam kes ini, anda perlu sentiasa mengesahkannya dengan kertas asal.

Adakah begitu sukar untuk menggunakan pengurusan dokumen elektronik?

Kesukaran boleh timbul hanya pada peringkat sambungan. Tetapi untuk menyelesaikan masalah ini, pakar biasanya terlibat. Proses penggunaan itu sendiri adalah mudah dan mudah. Pengurus (orang yang bertanggungjawab) menyemak dokumen, mengklik butang "tanda" dan "hantar". Itu. menghantar dokumen menjadi lebih mudah daripada bertukar-tukar imbasan melalui e-mel.

Tetapi bagaimana jika pelanggan saya tidak menggunakan tapak yang saya gunakan?

Anda mempunyai dua pilihan. Anda boleh menyambungkan rakan niaga ke tapak anda, contohnya, dengan perbelanjaan anda. Sebagai alternatif, anda boleh mengetahui sama ada terdapat kemungkinan penyepaduan antara sistem pengurusan dokumen elektronik anda. Jika ya, gunakan sahaja perkhidmatan ini. Kemudian dokumen itu akan dipindahkan mengikut skema: daripada anda - ke sistem anda - kemudian ke sistem penerima - dan, akhirnya, secara peribadi kepada penerima. Ini tidak akan menjejaskan kelajuan menerima dokumen atau kerumitan penggunaan sistem.

Kemas kini: Selepas banyak pertimbangan, saya memutuskan untuk memperkenalkan istilah VEDO (aliran dokumen elektronik luaran), kerana EDI adalah konsep yang lebih luas.

Tag:

• kami buat
• pengurusan dokumen elektronik

Tambah tag Penyediaan Konsep untuk memastikan rejim keselamatan di perusahaan, yang dengan reka bentuk dan tujuannya menyatukan semua kawasannya, menyediakan kehadiran dalam organisasi keseluruhan kompleks dokumen pengawalseliaan dalaman.

Ini ialah Peraturan, Peraturan, Arahan, pelbagai jenis Memo, dsb. yang diluluskan di perusahaan.

Penyediaan dokumen bertajuk "Konsep untuk memastikan rejim keselamatan" harus bermula apabila perusahaan mempunyai peraturan tempatan.

Dokumen dalaman mesti disediakan mengikut undang-undang yang terpakai dan mesti disediakan oleh peguam berpengalaman.

Dalam artikel ini, kami akan membentangkan kepada anda Senarai mereka yang diperlukan dan memberitahu anda tentang aplikasi dan tujuan mereka. Terdapat banyak dokumen dalaman, semuanya bergantung kepada hala tuju aktiviti organisasi, termasuk kerjasama antarabangsa.

Untuk memastikan rejim keselamatan dalam aktiviti pengeluaran, dokumen peraturan dalaman (tempatan) digunakan, yang dilaksanakan oleh pegawai perusahaan dan semua kakitangan dalam bidang aktiviti pengeluaran berikut:

Peraturan buruh dalaman.

Mandatori untuk pelaksanaan oleh semua pekerja perusahaan, tanpa pengecualian (pengurus, jurutera, pekerja);

Peraturan "Mengenai rahsia komersial".

Ia diedarkan berhubung dengan pengurus dan jurutera yang merupakan pembawa rahsia perdagangan;

Peraturan "Mengenai organisasi kerja gudang."

Mandatori untuk pelaksanaan oleh ketua perusahaan dan pekerja gudang (bilik stor) yang terlibat dalam perakaunan dan pergerakan inventori (barangan dan bahan);

Peraturan "Mengenai perlindungan buruh dan langkah-langkah keselamatan".

Terpakai kepada semua pengurus yang terlibat dalam proses pengeluaran, serta pegawai perusahaan yang menyediakan perlindungan buruh dan langkah keselamatan;

Peraturan "Mengenai jabatan IT (ACS)".

Mandatori untuk pekerja jabatan teknologi maklumat (IT) dan sistem kawalan automatik (ACS);

Peraturan "Mengenai perakaunan".

Terpakai kepada ketua syarikat, pegawai dan kakitangan perakaunan.

Peraturan "Mengenai kerja kontrak".

Diperlukan untuk kerja pemula (pelaksana) kesimpulan kontrak dan jabatan undang-undang;

Peraturan "Mengenai data peribadi".

Selaras dengan keperluan Peraturan, fungsi mereka dilaksanakan oleh ketua dan pegawai aparat personel.

Peraturan "Mengenai Disiplin".

Wajib untuk semua pekerja perusahaan;

Peraturan "Mengenai keselamatan kebakaran", skim pemindahan, pesanan yang sepadan, pengiraan.

Wajib untuk semua pekerja perusahaan.

Peraturan "Mengenai kemasukan dan pemecatan kakitangan."

Mandatori untuk semua pengurus dan jabatan kakitangan perusahaan.

Penerangan mengenai pekerjaan.

Mereka terpakai kepada semua kakitangan perusahaan dalam bidang pelaksanaan tugas fungsional.

Peraturan "Mengenai kawalan akses".

Wajib untuk semua pekerja perusahaan.

Arahan (peraturan) "Mengenai prosedur untuk import dan eksport inventori perusahaan."

Mandatori untuk dilaksanakan oleh semua pengurus dan orang yang bertanggungjawab dari segi kewangan;

Arahan untuk kerja pekerja syarikat keselamatan swasta di kemudahan berkawal.

Terpakai kepada semua pekerja syarikat keselamatan swasta mengikut kewajipan kontrak. Boleh bersama.

Arahan pada Senarai kepakaran untuk kerja berbahaya.

Ia adalah perlu untuk semua pengurus yang terlibat dalam pengeluaran langsung, serta kakitangan perkhidmatan kakitangan dan pegawai perusahaan yang bertanggungjawab untuk perlindungan buruh;

Peraturan "Mengenai penyelenggaraan kebersihan premis perusahaan."

Direka untuk semua pekerja syarikat.

Peringatan tindakan sekiranya berlaku kecemasan.

Terpakai kepada semua pekerja perusahaan.

Senarai dokumen keutamaan dan harta benda yang perlu dipindahkan sekiranya berlaku kebakaran dan kecemasan lain.

Semua pegawai syarikat dipandu oleh senarai tersebut.

Peraturan, Perjanjian dengan organisasi perkhidmatan, Pesanan.

Akan terpakai kepada pegawai individu di bahagian berkenaan.

Peraturan dalaman lain.

Diterbitkan mengikut keperluan untuk kategori tertentu pegawai syarikat.

Kami menekankan sekali lagi bahawa ini bukanlah Senarai lengkap dokumen pengawalseliaan dalaman. Mungkin ada seperti arahan untuk kad kelab, arahan untuk mengiringi barang, dsb.

Perusahaan mesti mempunyai dokumen kawal selia yang diperlukan dalam aktiviti pengeluaran.

Semua dokumen kawal selia dalaman (tempatan) diluluskan oleh ketua perusahaan dan dimaklumkan kepada pegawai yang bertanggungjawab di bawah tandatangan mereka.

Pegawai perusahaan, serta pekerja yang terlibat dalam memastikan rejim keselamatan, mesti mengetahui dokumen kawal selia dalaman yang diluluskan dan dibimbing oleh mereka dalam amalan mereka.

Dokumen dalaman organisasi

Dokumen dalaman organisasi mengawal banyak aspek aktiviti hariannya. Mereka menyediakan proses pengurusan, menentukan prosedur dan syarat untuk pelaksanaan keputusan pentadbiran.

Konsep "dokumen dalaman" menyatukan semua kertas rasmi yang bertujuan untuk kegunaan dalaman. Mereka tergolong dalam segmen aliran kerja yang paling kurang dikawal.

Sehingga baru-baru ini, takrifan ini boleh didapati dalam standard kebangsaan GOST R 51141-98 "Kerja pejabat dan perniagaan arkib". Menurutnya, semua dokumen rasmi yang tidak melangkaui sempadan syarikat yang menyediakannya dianggap dalaman. Walau bagaimanapun, dengan pengenalan GOST 7.0.8-2013 baharu, definisi itu hilang daripada dokumentasi peraturan dan metodologi.

Dokumen dalaman memainkan peranan penting dalam mendokumentasikan proses pengurusan. Mereka bertindak sebagai pengawal selia mereka terhadap kehidupan dalaman mana-mana institusi setanding dengan akta perundangan dan undang-undang. Keperluan untuk membangunkan beberapa akta korporat dalaman ditentukan oleh perundangan semasa.

Tindakan korporat dalaman memudahkan penyelesaian masalah dalam organisasi tertentu. Terdapat banyak jenis dokumentasi sedemikian. Sebagai peraturan, klasifikasinya dibina berdasarkan tujuan, kandungan dan susunan kelulusan kertas rasmi.

Komposisi senarai dokumen dalaman organisasi bergantung kepada banyak faktor: bentuk organisasi dan undang-undangnya, bentuk pemilikan, tahap keterbukaan, tujuan, saiz dan skop aktiviti.

Jenis dokumen dalaman dalam kerja pejabat moden:

	Temujanji
Piagam, kakitangan, peraturan, peraturan organisasi, peraturan buruh dalaman, huraian kerja	Mereka melaksanakan fungsi rangka kerja undang-undang syarikat dan termasuk peruntukan yang mengikat berdasarkan norma undang-undang pentadbiran.	Organisasi dan undang-undang
Perintah untuk aktiviti utama dan kakitangan, dekri, perintah, keputusan, arahan	Merekod keputusan pengurusan mengenai isu organisasi.	Pentadbiran
Perkhidmatan, memo, nota penerangan, penyata, cadangan, sijil, minit, akta, kesimpulan	Mereka menyediakan maklumat mengenai keadaan sebenar, menggalakkan penerimaan keputusan pentadbiran, pengeluaran akta pentadbiran.	Maklumat dan rujukan
Perjanjian pajakan, penyediaan perkhidmatan, subkontrak, pembinaan, penghantaran. Perjanjian lesen, perjanjian tambahan	Wujudkan hak sivil dan kewajipan dua atau lebih pihak kepada perjanjian (individu atau entiti undang-undang), mengubah suai atau menamatkannya.	Kontrak
Lesen dan permit, permit untuk bekerja dari jenis tertentu, pemberitahuan permulaan aktiviti, sijil kemasukan ke dalam Daftar Perdagangan, kupon akaun dan pasport daftar tunai, kontrak untuk penyelenggaraannya	Mereka membetulkan pelbagai aspek aktiviti organisasi, mengawal isu semasa.	Kertas perkhidmatan mengikut aktiviti utama
Lejar am, laporan tahunan, kunci kira-kira, dokumentasi utama, akaun untung rugi, tindakan audit dan inventori, rancangan, laporan, anggaran, akaun, buku tunai	Mereka berfungsi sebagai asas perakaunan sintetik dan analitik dalam syarikat, adalah perlu untuk penyediaan laporan (cukai, perakaunan, statistik) dan perakaunan.	Kewangan dan perakaunan
Pesanan untuk kakitangan, perjanjian dan kontrak buruh, buku kerja, fail peribadi, kad peribadi, jadual percutian, akaun gaji	Mereka menetapkan hak dan kewajipan majikan dan orang bawahannya, mengawal hubungan buruh.	Hubungan buruh
CV, autobiografi, resit, surat kuasa wakil	Dicipta oleh pekerja individu secara individu.

Pelaksanaan dokumen dalaman sepadan dengan skema untuk membuat dokumentasi keluar. Pertama, sesuatu projek dirangka, kemudian diselaraskan dengan pihak berkepentingan dan dimuktamadkan mengikut teguran dan ulasan yang dibuat, versi akhir dirangka dan diluluskan oleh ketua organisasi. Kemudian versi akhir didaftarkan dan diterbitkan semula dalam beberapa salinan yang mencukupi untuk semua penghibur. Setiap salinan diperakui dan dipindahkan untuk pelaksanaan kepada unit struktur yang sesuai atau terus kepada orang yang bertanggungjawab terhadap penerimaan. Asal difailkan ke dalam fail.

Peringkat pendaftaran dokumen dalaman:

1. Merangka projek utama;
2. Penyelarasan;
3. Penambahbaikan berdasarkan ulasan yang dicadangkan;
4. Penyesuaian;
5. Pendaftaran mengikut keperluan perundangan dan peraturan tempatan;
6. Kelulusan;
7. Menandatangani;
8. Pendaftaran.

Peringkat pelaksanaan:

Pindahkan kepada orang yang bertanggungjawab (pelaku);
- Pelaksanaan;
- Kawalan pelaksanaan;
- Pemfailan dalam kes itu.

Pendaftaran dokumen dalaman

Prosedur untuk mendaftarkan dokumen dalaman ditentukan berdasarkan kepunyaan mereka dalam kategori tertentu. Jadi, sebagai contoh, keputusan, arahan, keputusan, perintah didaftarkan dengan cara yang sama seperti pesanan. Kertas rasmi kepunyaan kategori lain paling kerap didaftarkan dengan cara yang sama dengan dokumentasi keluar.

Setiap objek diberikan indeks pendaftaran unik, yang terdiri daripada kod unit struktur, nombor kes mengikut tatanama dan nombor siri dalam tahun pejabat. Pendaftaran dokumen dalaman selalunya berlaku secara terpencar mengikut kumpulan dalam bahagian struktur di mana ia disediakan. Ini boleh menjadi dokumen perakaunan, kertas kerja daripada jabatan kakitangan atau pejabat.

Setiap akta tempatan organisasi mesti didaftarkan pada hari ia ditandatangani atau diluluskan oleh ketua.

Bentuk pendaftaran dokumen dalaman

Bergantung pada keperluan syarikat, jurnal, kad dan borang pendaftaran elektronik automatik boleh dipilih.

Majalah

Ia adalah lebih baik dalam kes volum aliran kerja yang tidak ketara, menganggap kehadiran jurnal berasingan untuk setiap kategori dokumentasi tempatan, adalah mudah apabila perakaunan dokumentari diutamakan kerana spesifik aktiviti organisasi. Ia mengambil banyak masa, membawa kepada pertindihan operasi, merumitkan kerja rujukan dan kawalan tarikh akhir.

Kad

Pendaftaran dijalankan menggunakan kad pendaftaran, bentuknya ditentukan dalam syarikat dan ditetapkan dalam arahan untuk kerja pejabat. Apabila menggunakan kaedah ini, beberapa pekerja boleh mengambil bahagian dalam proses itu, keperluan untuk pendaftaran semula hilang, sistematisasi indeks kad dan kerja rujukan dipermudahkan, dan kawalan ke atas pelaksanaan dipermudahkan.

Merekod dokumen dalaman adalah bahagian penting dalam penyimpanan rekod am. Matlamat utamanya termasuk:

Mendapatkan maklumat untuk mengira bilangan kakitangan dalam perkhidmatan pengurusan pejabat;
- Pemilihan cara teknikal yang memenuhi keperluan organisasi;
- Pelarasan beban kerja pelaksana dan jabatan institusi apabila bekerja dengan dokumentasi;
- Perakaunan yang disusun dengan betul membolehkan anda menilai jumlah aliran kerja, dengan mudah menentukan lokasi mana-mana objek dan urutan kerja dengannya.

Untuk mengambil kira dokumentasi tempatan, atribut asasnya digunakan, yang memungkinkan untuk mengenal pasti secara unik sebarang objek:

1. Nombor pendaftaran bersiri;
2. Tarikh pendaftaran;
3. Kandungan;
4. Penyusun subbahagian;
5. Kontraktor;
6. Tempoh prestasi;
7. Kemajuan pelaksanaan;
8. Nombor kes.

Tanpa mengira borang pendaftaran, setiap objek boleh diberikan atribut tambahan, contohnya, bilangan helaian atau kehadiran lampiran. Ambil perhatian bahawa perakaunan dan pendaftaran mesti dijalankan mengikut Arahan Pengurusan Rekod yang diluluskan dan Nomenklatur Kes yang diterima pakai oleh syarikat.

Inventori dalaman dokumen

Inventori dalaman dokumen kes ialah dokumen perakaunan yang mengandungi senarai dokumen kes yang menunjukkan nombor siri dokumen kes, indeks, tarikh, tajuk dan penomboran helaian kes.

Ia adalah dokumen wajib dalam proses pendaftaran kes dengan maklumat yang sangat berharga untuk syarikat. Inventori dalaman dokumen kes mempunyai borang bersatu dan diisi pada helaian berasingan.

Rekod dalaman kes mesti ditandatangani oleh penyusun. Sekiranya inventori dalaman diikat atau dikelim tanpa kosong, maka ia dilekatkan pada bahagian dalam kulit hadapan kes itu.

Dalam arkib organisasi, konsep kes dan unit penyimpanan adalah setara.

Helaian inventori dalaman kes dinomborkan secara berasingan dalam angka Arab dan ditunjukkan dalam helaian pensijilan dengan tanda "+".

Peraturan untuk mengisi inventori dalaman dokumen kes:

Nombor siri.

Nombor siri dokumen dalam fail ditunjukkan.

Indeks dokumen.

Indeks dokumen ialah nombor pendaftaran dokumen (jika tiada, maka nota dibuat dalam inventori dalaman).

Tarikh dokumen.

Lajur mengandungi tarikh pendaftaran dokumen atau tarikh tandatangan dokumen (jika dokumen belum didaftarkan).

Tajuk dokumen.

Tajuk dokumen termasuk ringkasan dokumen.

Nombor helaian.

Ia adalah perlu untuk menunjukkan nombor helaian dokumen.

Nota.

Dalam nota, jika perlu, nota dibuat tentang keanehan keadaan fizikal dokumen kes (penyingkiran, kemasukan, penggantian dengan salinan, dsb.) dengan pautan kepada tindakan yang berkaitan.

Rekod akhir.

Pada akhir inventori, rekod ringkasan berikut, di mana bilangan dokumen ditunjukkan dalam nombor dan dalam perkataan. Bilangan helaian inventori dalaman ditunjukkan.

Dokumen kawalan dalaman

Pada masa ini, jika perusahaan tertakluk kepada audit mandatori, ia mesti melaksanakan bukan sahaja kawalan dalaman ke atas fakta aktiviti ekonomi, tetapi juga mengatur kawalan dalaman ke atas perakaunan dan penyediaan penyata perakaunan (kewangan).

Pengecualian: keadaan apabila ketua organisasi telah memikul tanggungjawab untuk mengekalkan rekod perakaunan. Sebagai contoh, perniagaan kecil, apabila mengatur kawalan dalaman, mesti meneruskan dari prinsip rasional dan, dalam keadaan tertentu, ketua entiti ekonomi sedemikian boleh melaksanakan fungsi kawalan dalaman secara bebas. Pendekatan serupa, menurut Maklumat No. PZ-11/2013, boleh digunakan oleh beberapa organisasi bukan untung.

Kawalan dalaman dalam aktiviti organisasi hendaklah:

1. untuk meresap seluruh sistem pengurusan, daripada pembangunan pelan strategik dan penggubalan tugas taktikal untuk mengawal operasi tertentu untuk memperoleh, menggunakan dan memastikan keselamatan mana-mana sumber dan aset;
2. untuk menggalakkan pelaksanaan keputusan pengurusan, menilai kesahihan dan keberkesanannya, menunjukkan keadaan sebenar dalam organisasi, mengenal pasti dan meminimumkan risiko.

Kawalan dalaman bukan sahaja harus menilai kebolehpercayaan fakta kehidupan ekonomi, tetapi juga menghalang peristiwa, proses, operasi yang menyalahi undang-undang dan mencegah keputusan negatif aktiviti kewangan dan ekonomi sesebuah entiti ekonomi. Kawalan dalaman menilai kebolehpercayaan penunjuk dan ketepatan masa pelaporan. Ia menghalang herotan data perakaunan dan penyata perakaunan (kewangan).

Prosedur kawalan dalaman, menurut cadangan Kementerian Kewangan Rusia, termasuk:

Pendaftaran dokumen bagi semua transaksi dan operasi;
menyemak pematuhan dokumen perakaunan utama dengan keperluan yang ditetapkan dan menilai kebolehpercayaan maklumat;
kebenaran transaksi, memberikan pengesahan kesahihan komisen mereka;
penyelarasan data;
persempadanan kuasa, penentuan hak dan kewajipan pegawai;
kawalan kehadiran dan keadaan sebenar objek;
analisis pencapaian matlamat yang ditetapkan, penilaian ketepatan pelaksanaan transaksi dan operasi;
prosedur berkaitan pemprosesan komputer bagi sistem maklumat dan maklumat.

Oleh itu, organisasi harus mempunyai dokumen yang mengandungi senarai yang diluluskan, perihalan, ciri dan penilaian kuantitatif kaedah dan prosedur utama kawalan dalaman.

Elemen kawalan dalaman yang paling penting ialah pengesanan risiko, analisis risiko, keputusan pengurusan yang bertujuan untuk menghapuskan, mengurangkan dan meminimumkannya.

Dalam Maklumat Kementerian Kewangan N PZ-11/2013 dikatakan bahawa penilaian risiko direka untuk mengenal pasti mereka yang boleh menjejaskan kebolehpercayaan perakaunan dan pelaporan.

Pengawal dalaman mesti memastikan bahawa:

Fakta kehidupan ekonomi, yang dicerminkan dalam perakaunan, berlaku dalam tempoh pelaporan dan berkaitan dengan aktiviti semasa organisasi;
harta, hak harta dan kewajipan organisasi, yang ditunjukkan dalam perakaunan, sebenarnya wujud;
objek perakaunan dicerminkan dalam ukuran nilai yang betul;
data perakaunan didedahkan dengan betul dan tepat pada masanya dalam penyata perakaunan.

Menilai risiko penyalahgunaan. Penyalahgunaan boleh dikaitkan dengan mana-mana bidang perakaunan dan aktiviti organisasi secara keseluruhan.

Masalah menilai risiko penderaan berkait secara langsung dengan kecuaian dan kecuaian semasa menjalankan perniagaan secara amnya dan apabila memilih rakan niaga khususnya.

Dengan mengambil kira cadangan Kementerian Kewangan Rusia, untuk organisasi dan pelaksanaan kawalan dalaman yang betul, adalah perlu untuk membangunkan dan melaksanakan dokumen organisasi dan pentadbiran dalaman entiti ekonomi (pesanan, pesanan, peraturan, perihalan kerja, peraturan). , kaedah, piawaian). Tugas dan kuasa jabatan dan kakitangan yang diperuntukkan dalam dokumen ini ditentukan bergantung pada spesifik aktiviti entiti ekonomi dan ciri sistem pengurusannya. Kawalan dalaman boleh dijalankan oleh perkhidmatan dalaman organisasi dan dengan penglibatan perunding luar.

Perhatian khusus harus diberikan kepada fakta bahawa keberkesanan kawalan dalaman boleh dikurangkan atau dihadkan atas pelbagai sebab, selalunya di luar kawalan organisasi. Contohnya, perubahan dalam perundangan, kemunculan keadaan baharu di luar lingkungan pengaruh kepimpinan sesebuah entiti ekonomi. Tetapi lebihan kuasa rasmi oleh pihak pengurusan atau kakitangan lain atau berlakunya kesilapan dalam proses membuat keputusan, dalam menjalankan urus niaga, dalam perakaunan sudah menjadi sebab dalaman dan pengaruhnya terhadap organisasi kawalan dapat dikurangkan.

Kesimpulannya, perlu diingatkan bahawa sistem kawalan dalaman mesti diwujudkan dan digunakan dalam aktivitinya oleh setiap syarikat. Ia ialah alat pengurusan organisasi yang membolehkan anda melaksanakan pelbagai proses perniagaan secekap mungkin. Kawalan dalaman bukan sahaja harus mengesan kelemahan dan pelanggaran dari segi fakta kehidupan ekonomi yang telah dicapai, tetapi juga menghalang kejadiannya pada masa hadapan. Dan adalah penting bahawa ia dijalankan secara berterusan, tanpa jurang sepanjang tempoh pelaporan, dengan mematuhi sepenuhnya peraturan yang diluluskan.

Kawalan dalaman harus menjadi salah satu alat terpenting dalam membuat keputusan, mencapai matlamat strategik organisasi, melindungi aset, penggunaan berkesannya, pematuhan perundangan dan peraturan dalaman, serta merangka penyata perakaunan (kewangan) yang boleh dipercayai.

Peraturan dalaman

Salah satu dokumen yang mengawal perhubungan buruh dengan majikan (mengikut undang-undang) ialah peraturan buruh dalaman (PVTR). Sebagai contoh, dengan bantuan peraturan dalam organisasi, mereka menentukan rejim buruh, jadual kerja dalaman, prosedur untuk memohon insentif dan penalti kepada pekerja, mewujudkan hak, kewajipan dan tanggungjawab pihak-pihak kepada kontrak pekerjaan, sebagai serta keadaan kerja yang lain.

PVTP dibangunkan dan disusun oleh organisasi secara bebas (berdasarkan spesifikasi kerja) oleh kakitangan atau jabatan undang-undang perusahaan dan boleh menjadi lampiran kepada perjanjian kolektif. Terdapat rangka kerja kawal selia untuk membantu dalam pembangunan PITP. Oleh kerana dokumen ini merujuk kepada organisasi dan pentadbiran, reka bentuknya dikawal oleh keperluan yang ditetapkan oleh GOST R 6.30-2003.

Biasanya, halaman tajuk untuk peraturan rumah tidak disediakan. Helaian peraturan pertama hendaklah mengandungi tajuk dengan imej logo, nama penuh organisasi (dalam beberapa kes, nama yang disingkatkan dibenarkan jika ia termaktub dalam piagam), serta nama dokumen - dalam huruf besar. Sekiranya peraturan buruh yang dibangunkan adalah lampiran kepada perjanjian kolektif, maka tanda yang sepadan dibuat di bahagian atas.

Di penjuru kanan sebelah atas, setem kelulusan peraturan disediakan. Contohnya, SAYA MELULUSKAN nama penuh Pengarah Besar. Tarikh.

Tarikh penyediaan peraturan adalah tarikh kelulusan mereka.

Izinkan kami mengingatkan anda sekali lagi bahawa PVTP harus mencerminkan spesifik kerja organisasi dan mengenal pasti sebanyak mungkin situasi tipikal yang timbul dalam perjalanan kerja.

Ia dilarang untuk menetapkan dalam peraturan dalaman keadaan yang memburukkan keadaan pekerja.

Set peraturan yang dibangunkan mestilah melalui peringkat perjanjian dengan jabatan lain organisasi, serta dengan wakil jawatankuasa kesatuan sekerja, dan hanya selepas itu diluluskan oleh ketua.

Adalah perlu untuk membiasakan semua pekerja dengan prosedur yang diluluskan terhadap penerimaan. Oleh itu, PTP organisasi hendaklah diletakkan di tempat yang mudah dilihat dan boleh dibaca pada bila-bila masa.

1. Peruntukan am - tujuan peraturan dan penggunaannya, kepada siapa ia terpakai, dalam kes apakah maklumat am lain disemak.
2. Prosedur untuk menerima dan memecat pekerja - perihalan prosedur untuk mendaftarkan kemasukan dan pemecatan pekerja, tindakan organisasi apabila memindahkan pekerja ke pekerjaan lain, syarat dan tempoh tempoh percubaan, senarai yang diperlukan dokumen.
3. Hak dan kewajipan asas pekerja (berdasarkan Artikel 21 Kanun Buruh Persekutuan Rusia).
4. Hak dan kewajipan asas majikan (berdasarkan Artikel 22 Kanun Buruh Persekutuan Rusia).
5. Waktu bekerja - masa permulaan dan akhir hari bekerja (shift), tempoh hari bekerja (shift) dan minggu bekerja, bilangan syif setiap hari; senarai jawatan pekerja yang mempunyai waktu kerja tidak tetap, jika ada; tempat dan syarat pembayaran gaji.
6. Masa rehat - masa rehat makan tengah hari dan tempohnya; rehat khas untuk kategori pekerja tertentu (contohnya, kuli, janitor, pembina yang bekerja di udara terbuka semasa musim sejuk), serta senarai kerja yang mereka lakukan; hari cuti (jika organisasi bekerja pada minggu bekerja lima hari, maka peraturan harus menunjukkan hari mana, kecuali Ahad, akan menjadi hari cuti); tempoh dan alasan untuk memberikan cuti berbayar tahunan tambahan.
7. Insentif untuk pekerja - prosedur untuk menggunakan langkah-langkah insentif moral dan material.
8. Tanggungjawab pekerja untuk pelanggaran disiplin - perihalan prosedur untuk menggunakan langkah-langkah tatatertib, menarik balik sekatan tatatertib, jenis penalti dan pelanggaran khusus disiplin buruh yang mungkin memerlukan hukuman.
9. Peruntukan akhir - termasuk fasal mengenai pelaksanaan mandatori peraturan dan prosedur untuk menyelesaikan pertikaian mengenai hubungan buruh.

PVTP juga mungkin termasuk bahagian lain, contohnya "Maklumat sulit", "Mod laluan dan intra-tapak".

Dokumen dalaman dan luaran

Mengikut tujuannya, dokumen perakaunan dibahagikan (dikelaskan) kepada:

A) pentadbiran, yang mengandungi perintah untuk pelaksanaan transaksi perniagaan tertentu; ia bukan asas untuk merekodkan urus niaga dalam perakaunan, kerana tiada pengesahan bahawa transaksi sedemikian berlaku. Dokumen pentadbiran termasuk pesanan, arahan, arahan, dsb.;
b) eksekutif atau ekskulpatori, mengesahkan fakta operasi. Mereka adalah peringkat pertama pendaftaran. Ini termasuk resit dan perbelanjaan, invois, resit yang mengesahkan penerimaan nilai, tindakan kerja yang dilakukan, dsb.;
c) dokumen perakaunan, yang termasuk maklumat pentadbiran, pelbagai sijil, pengiraan, dsb. (contohnya, mengira amaun untuk perolehan dan pembelian aset material);
d) digabungkan - dengan tanda-tanda sekali pentadbiran, dokumen eksekutif pendaftaran perakaunan dalam urus niaga perniagaan tertentu dan pada masa yang sama petunjuk gambarannya dalam akaun perakaunan. Dokumen ini termasuk Laporan Pendahuluan, Untung dan Terimaan Tunai, dan permintaan untuk pelepasan bahan dari gudang.

Mengikut tempat penyediaan, dokumen dibahagikan kepada luaran dan dalaman.

Dokumen luaran ialah dokumen yang datang dari perusahaan lain, organisasi, iaitu, mereka berada di luar perusahaan yang diberikan. Ini termasuk penyata bank, invois pembekal, dsb.

Dokumen dalaman ialah dokumen yang disediakan (ditulis) di perusahaan tertentu, dalam organisasi.

Mengikut jumlah operasi yang dipaparkan, dokumen dibahagikan kepada dokumen utama dan ringkasan.

Dokumen utama adalah dokumen sedemikian yang buat pertama kalinya melakukan pendaftaran transaksi perniagaan pada masa komisennya atau sejurus selepas pelaksanaan. Ini termasuk tindakan penerimaan dan pelupusan aset tetap, invois, resit, dll. Dokumen yang disatukan disediakan berdasarkan dokumen utama. Ini termasuk pelbagai laporan, senarai gaji, dsb.

Mengikut kaedah penggunaan, dokumen dibahagikan kepada satu masa dan terkumpul.

Dokumen sekali sahaja digunakan hanya untuk pendaftaran sekali dan refleksi transaksi. Ini termasuk pesanan tunai Menguntungkan dan Perbelanjaan, keperluan untuk menerima aset material daripada gudang, dsb.

Dokumen terkumpul digunakan untuk pelbagai pelaksanaan dan pendaftaran transaksi dalam masa tertentu (minggu, dekad, bulan). Sebagai contoh, hadkan kad pagar, dengan bantuan pelepasan bahan untuk pengeluaran (prestasi kerja) dikeluarkan. Dokumen sedemikian mengurangkan jumlah dokumentasi utama.

Mengikut tahap penggunaan dana, dokumen dibahagikan kepada yang diisi secara manual dan dijenterakan.

Dokumen utama tertakluk kepada pengesahan mandatori oleh pekerja yang menyimpan perakaunan dalam bentuk dan kandungan, iaitu, mereka menyemak kehadiran butiran mandatori dalam dokumen dan pematuhan transaksi perniagaan dengan undang-undang semasa, kaitan logik penunjuk individu.

Dokumen perakaunan digunakan untuk memindahkan pesanan daripada pengurus kepada pelaksana, iaitu untuk menguruskan aktiviti ekonomi perusahaan.

Dokumentasi memainkan peranan sebagai dorongan, menimbulkan pergerakan maklumat perakaunan. Ia menyediakan perakaunan dengan refleksi berterusan dan berterusan mengenai aktiviti ekonomi perusahaan. Dengan bantuan dokumentasi, ketepatan operasi dipantau, dan analisis semasa kerja yang dilakukan dijalankan. Oleh itu, dokumentasi menjalankan fungsi kawalan dan analisis.

Perakaunan untuk dokumen dalaman

Nombor pendaftaran dokumen adalah prop pelbagai fungsi. Sebagai tambahan kepada tujuan utamanya - penomboran ordinal dokumen, indeks dokumen membantu menyelesaikan pelbagai masalah. Menjelang akhir nombor siri pada akhir tahun, anda boleh mengesan pertumbuhan dalam jumlah aliran dokumen yang melalui organisasi, dan oleh itu melalui setiausaha, yang menunjukkan peningkatan dalam beban kerja peribadi dan mungkin menjadi asas untuk tuntutan undang-undang untuk kenaikan gaji atau pertambahan kakitangan urusetia.

GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan untuk kertas kerja "membolehkan, mengikut budi bicara organisasi, untuk menambah nombor pendaftaran bersiri dengan indeks pengenalan (klausa 3.12), yang menyumbang kepada penyelesaian tugas pada carian operasi untuk dokumen tertentu.

Jadi, penomboran surat keluar ditambah dengan kod jabatan yang memulakan dokumen. Untuk mengelakkan kekeliruan dengan definisi dokumen pentadbiran, pesanan kakitangan dinomborkan dengan penugasan indeks K (kakitangan) atau PM (kakitangan), adalah kebiasaan untuk menambah nombor pesanan dengan huruf R.

Apabila permintaan diterima untuk mencari dokumen, setiausaha mengikut nombor, lebih tepat lagi, dengan indeks yang diberikan tambahan, boleh menavigasi dengan mudah dalam kes mana (folder) untuk mencarinya, contohnya:

No. 26-r - dalam perintah;
No. 26-ls - dalam pesanan untuk kakitangan;
No 26-opera - antara minit mesyuarat operasi.

Dengan menambah nombor siri dokumen yang diterima dengan huruf F (faks) atau E (e-mel), anda boleh menyelesaikan masalah perakaunan kaedah penghantaran surat kepada organisasi anda tanpa menambah borang pendaftaran (majalah).

Pendaftaran tunggal. Dokumen dalam dinding satu institusi didaftarkan sekali (selepas dibuat atau diterima). Dokumen bergerak dari unit ke unit di bawah nombor uniknya, i.e. bahagian dalaman, setelah menerima dokumen, ambil kira di bawah indeks yang ditetapkan asal, dan jangan berikan yang baharu. Peraturan ini digunakan untuk kedua-dua dokumentasi pentadbiran dan surat-menyurat rasmi.

Ketepatan masa pendaftaran. Menurut fasal 16 Peraturan kerja pejabat di badan eksekutif persekutuan, yang diluluskan oleh Dekri Kerajaan Persekutuan Rusia No. 477, pendaftaran dokumen yang diterima dijalankan pada hari penerimaan, dibuat - pada hari menandatangani atau kelulusan atau hari perniagaan berikutnya. Keperluan sedemikian dibenarkan oleh fakta bahawa kelewatan dokumen pada peringkat pendaftaran mengurangkan masa untuk pelaksanaan sebenar pada tarikh yang ditentukan. Kelewatan sebegini boleh mengakibatkan akibat negatif kepada pekerja malah untuk keseluruhan institusi, tanpa mengira bentuk pemilikan. Prosedur dan syarat pendaftaran hendaklah ditunjukkan dalam arahan untuk kerja pejabat syarikat tertentu.

Pengasingan rekod pendaftaran. Setiap jenis dokumen mempunyai pendaftaran tersendiri.

Jadi, dalam borang pendaftaran berasingan, perkara berikut diambil kira:

Surat-menyurat masuk (dokumen masuk);
dokumen keluar;
memo dalaman;
pesanan untuk aktiviti utama;
pesanan kakitangan;
pesanan;
minit lembaga pengarah;
laporan mesyuarat perancangan (RAM), dsb.

Pendaftaran dijalankan dalam satu tahun kalendar. Setiap tahun pada 1 Januari, penomboran hampir semua jenis dokumen (pesanan, surat masuk dan keluar, protokol, dll.) ditetapkan semula kepada sifar. Pengecualian ialah inventori kes storan kekal. Inventori ini mempunyai satu nombor dan penomboran hujung ke hujung item sepanjang hayat organisasi.

Kesempurnaan refleksi maklumat tentang dokumen semasa pendaftaran. Apabila memasukkan data pendaftaran dalam log (pangkalan data) pangkalan data, semua maklumat yang tersedia pada dokumen ditunjukkan: indeks, tarikh, rujukan kepada nombor dan tarikh permintaan, nama penerima / koresponden, dan juga kandungannya adalah dinyatakan secara terperinci maksimum. Sebagai tambahan kepada maklumat yang biasanya diambil kira, borang pendaftaran hendaklah ditambah dengan lajur yang akan menggambarkan maklumat tambahan yang paling kerap diminta oleh pekerja atau pelanggan (contohnya, kaedah penghantaran). Senarai tanda yang diambil kira hendaklah ditetapkan dalam arahan untuk kerja pejabat.

Keseragaman pendaftaran, tanpa mengira bentuk atau bentuk penerimaan (penciptaan) dokumen. Perakaunan untuk dokumen dalam organisasi dibina mengikut peraturan yang sama, tanpa mengira bentuk pendaftaran yang diterima: dengan tangan dalam jurnal, dalam Excel atau menggunakan program pengurusan dokumen elektronik khusus.

Dokumen kawal selia dalaman

Ramai, duduk untuk menulis dokumen kawal selia, mengingati idea bahawa tugas mereka adalah untuk merangka dokumen kawal selia yang betul. Tetapi ini tidak berlaku. Malah, tugas mereka adalah untuk memperbaiki keadaan sistem. Dan untuk ini anda perlu memastikan pelaksanaan, penggerudian dokumen kawal selia anda terus ke dalam otak setiap pekerja organisasi. Pastikan setiap pekerja membaca dokumen anda, memahami dokumen anda, boleh mengingatinya, melaksanakannya dan menganggapnya sebagai sesuatu yang penting, suntingan suara dan tambahan kepada anda, hidup mengikut dokumen anda.

Tugas anda adalah untuk membuat asfalt retak.

Untuk mencipta dokumen sedemikian, ia dikehendaki menjadi persilangan antara teks undang-undang dan teks salah satu surat Chichvarkin.

Untuk bermula, kaji semua piawaian aliran dokumen yang tersedia, GOST untuk dokumentasi, keperluan untuk arahan.

Selepas anda memastikan bahawa anda mengetahui semua keperluan, anda boleh mengabaikan mana-mana daripadanya, kerana ia adalah pilihan, melainkan anda memutuskan untuk mendapatkan sijil pematuhan kepada standard.

Berikutan ini, adalah perlu untuk mengkaji keadaan semasa sistem. Mempunyai pemahaman tentang cara mematuhi piawaian baharu akan memperbaiki keadaan ini.

Kerana dokumen itu, sebagai peraturan, menerangkan proses - dalam proses itu, keperluan pelanggan dalaman mesti dinyatakan. Sudah tentu, dengan pelanggan dalaman ini, peraturan ini juga mesti dipersetujui pada peringkat pembangunan.

Duduk untuk menulis dokumen kawal selia seterusnya, anda mesti berada dalam mood untuk merangka dokumen kawal selia terbaik dalam sejarah umat manusia.

Dokumen mesti mempunyai caj terkumpul sedemikian untuk melepasi lapisan perisai inersia sistem berikut:

1. Dokumen mesti dibaca.

Setiap pekerja harus membaca dokumen anda, bukan hanya menandatangani kenalan. Untuk melakukan ini, dokumen itu harus pendek, ia harus direka bentuk dengan indah dan tidak membosankan, dan tidak seperti sekeping birokrasi, dan juga tidak mempunyai bahagian yang tidak perlu yang sepatutnya hanya demi kesopanan.

Birokrat lama tidak pernah peduli dengan ini. Mereka hanya berasa selesa dengan fakta bahawa dokumen mereka mesti dibaca oleh mereka yang wajib berbuat demikian. Dan jika pekerja hanya menandatangani kenalan itu, maka mereka hanyalah pekerja yang remeh dan remeh, dan mereka sendiri harus dipersalahkan kerana tidak membaca apa yang berikut. Jika mereka melanggar dokumen peraturan, mereka akan menjawab, kerana ini dia - tandatangan dalam pengenalan!

Perkara yang paling tidak berkesan jika matlamatnya adalah untuk melaksanakan proses baru / diubah ialah membiasakan diri dengan tandatangan. Sekiranya kenalan itu bermula dan berakhir dengan tandatangan pada helaian kenalan, ini adalah kerja "untuk pertunjukan" amatur biasa, yang melepaskan semua tanggungjawab pada penghibur, tidak terlalu hairan dengan keputusan dan keberkesanan keperluan mereka.

2. Dokumen mesti difahami.

Bayangkan anda menerangkan teks dokumen kepada salah seorang pekerja secara peribadi. Tulis sahaja! Dan bukan pejabat sarang persegi!

Birokrat lama tidak pernah peduli dengan ini. Mereka hanya menulis sesuatu seperti: "Organisasi harus, di mana pemantauan dan pengukuran digunakan untuk mendapatkan bukti kepatuhan produk dan perkhidmatan kepada keperluan tertentu, menentukan sumber yang diperlukan untuk memastikan kesesuaian dan kebolehpercayaan data."

Itulah sebabnya perkhidmatan QMS membenci semua orang - mereka menulis kertas yang bijak, dan kemudian teruja kerana semua orang mengabaikannya. Ya, hanya membaca dokumen sebegitu adalah satu kerja!

Dan apabila mereka menunjukkan bahawa dokumen itu tidak ditulis dengan jelas, mereka mencadangkan untuk membangkitkan isu kelayakan pekerja yang mana dokumen itu dimaksudkan.

Anda boleh menulis contoh dalam arahan malah dalam standard, anda boleh menulis hujah, anda boleh menulis apa sahaja untuk memudahkan pekerja memahami maksud yang anda cuba sampaikan kepada mereka!

Kadang-kadang anda membaca perenggan arahan dan bertanya kepada pengarang soalan:

Dan apakah maksud item ini SEBENARNYA?

Tidak penting bagaimana anda menulis dokumen itu, perkara utama ialah bagaimana ia akan difahami!

Tidak kira seberapa jelas sesuatu dokumen itu ditulis, setelah diluluskan, dokumen itu tetap perlu dijelaskan. a) melalui latihan; b) melalui pelaksanaan berperingkat dengan analisis masalah yang timbul dan meminda peraturan, jika perlu.

3. Dokumen mesti dihafal.

Untuk melakukan ini, anda perlu menyampaikan kepada pekerja kepentingan dan kaitan masalah yang sedang diselesaikan. Anda boleh menerangkan keadaan semasa atau masalah yang sedang diselesaikan (lebih baik untuk meletakkan ini dalam surat lamaran) dan memberikan kesakitan yang mungkin.

Di samping itu, anda harus membuat teks berwarna mengikut emosi di mana sesuai. Dibenarkan untuk mempunyai giliran ucapan seperti "IN NO EVENT do not tell the Client that ..". Kehadiran contoh khusus, pertuturan yang boleh difahami dan slanga, pertuturan naratif adalah digalakkan. Jangan ragu untuk berimaginasi. Fikiran manusia paling baik untuk mengingati imej dan teks yang seperti bercerita.

Tetapi anda tidak boleh keterlaluan, jadi perkataan seperti "jawab dengan betul" adalah lebih baik untuk digantikan dengan "jawab dengan betul".

4. Dokumen mesti disempurnakan.

Untuk melakukan ini, saya menggunakan teknik sedemikian sebagai penerangan tentang apa yang berlaku apabila satu atau perenggan lain dilanggar. Saya menerangkan keperluan. Di bawahnya saya menulis "Jika ini tidak dipenuhi, maka perkara berikut berlaku: * gambaran yang menyakitkan dan benar tentang kegagalan lengkap digambarkan *" Jangan teragak-agak untuk membantah dakwaan anda. Keperluan itu, di bawah serta-merta sebab pencalonannya.

Birokrat lama tidak pernah peduli dengan ini. Mereka hanya membuat tuntutan. Mereka berfikir bahawa setiap orang boleh melakukan sesuatu hanya di bawah ancaman beberapa jenis sekatan, dan bukan atas sebab motivasi intrinsik (kesopanan, sebagai contoh). Dan mereka mencari pelaksanaan dokumen tan kawalan, pengurusan mikro, denda dan manifestasi lain motivasi luaran. Dan semua ini adalah muda, sudah tentu. Atau mereka hanya menyatakan bahawa pekerja organisasi itu sangat tidak bertanggungjawab dan lemah fikiran.

Kebanyakan pekerja akan memenuhi keperluan anda jika mereka hanya memahami mengapa ia diperlukan. Kebanyakan pekerja akan mengabaikan tuntutan anda, walaupun di bawah ancaman sejenis hukuman, jika mereka tidak faham mengapa ia perlu.

Terdapat banyak cara untuk meningkatkan motivasi intrinsik orang untuk mematuhi keperluan sistem. Saya malah pergi sejauh menghina "Jika anda tidak memenuhi keperluan ini, maka anda tidak boleh dipanggil pakar" dan ancaman "pelanggaran arahan ini boleh dihukum dengan niat jahat tertentu" dalam dokumen kawal selia.

5. Setiap orang harus hidup mengikut dokumen anda. Sekiranya proses berubah, pemikiran pertama pekerja haruslah "Perlu untuk meminda peraturan".

Untuk melakukan ini, cuba libatkan semua orang dalam penciptaan dokumen ini. Jika seseorang sendiri menulis dokumen pengawalseliaan, jika dia secara aktif mengambil bahagian dalam kelulusannya, maka dia akan memperlakukannya dengan penuh perhatian. Minta semua orang menyuarakan penambahan mereka.

Selepas kelulusan dokumen, pekerja tidak akan mempunyai peluang untuk mengatakan bahawa beberapa jenis karut telah ditulis yang tidak boleh dilakukan. Mereka sendiri menulis karut ini dan bersetuju. Kedua, kepala tambahan apabila menentukan keperluan akan membolehkan kami melihat keperluan dari sisi lain, yang kami tidak boleh ambil kira. Pemilik proses mungkin mempunyai pandangan yang lebih terperinci tentang keadaan semasa sistem.

Lebih banyak masa yang kami luangkan untuk pembangunan dan kelulusan dokumen, semakin sedikit masa yang kami perlukan untuk melaksanakannya, menjadikan keperluan menjadi realiti.

Sentiasa menggunakan konsep tempoh ujian, apabila bukan sahaja seseorang akan mengawal pemenuhan keperluan, tetapi boleh menyelesaikan semua masalah dengan cepat, menjawab soalan yang timbul, dan menyedari kemajuan pelaksanaan keperluan dari awal hingga akhir keseluruhan. proses dalam tempoh ini.

Dan jangan lupa bahawa dokumen anda mestilah sistematik dan mempunyai struktur yang betul. Telah mengkonfigurasi input dan output dengan betul, pautan kepada peraturan lain, kedudukan yang dinyatakan dengan betul, tiada ralat ejaan dan reka bentuk yang bagus. Anda boleh mempelajari banyak contoh berguna daripada GOST dan piawaian aliran dokumen, yang saya cadangkan anda baca pada permulaan siaran ini.

Dengan cara ini anda boleh memastikan bahawa dokumen itu "hidup". Sesiapa sahaja boleh menulis kertas mati yang tidak pernah dibaca atau dipandu oleh sesiapa pun.

Contoh surat lamaran yang saya gunakan untuk membekalkan piawaian organisasi "Pengurusan Kualiti Produk" yang dilancarkan untuk kelulusan melalui mel intrakorporat:

Rakan-rakan yang dihormati!

Sila anggap piawaian ini sebagai dokumen terpenting dalam organisasi. Ini adalah teras, asas asas di mana segala-galanya berputar.

Standard tidak sempurna sekarang. Ia kelihatan lebih seperti rangka, tetapi pada masa akan datang ia akan tumbuh daging, menjadi lebih terperinci dan sistemik.

Saya mahu setiap daripada anda menyumbang kepada penulisan piawaian ini. Tulis saya tambahan dan komen anda dengan cara yang sama teliti dan terperinci semasa saya menyemak dokumen setiap daripada anda yang datang kepada saya untuk kelulusan.

Perkara paling teruk yang boleh anda lakukan ialah mengabaikan proses kelahiran dokumen ini. Sekarang adalah masa untuk menyuarakan semua kebimbangan dan bersetuju dengan segala-galanya. Apabila piawaian itu diluluskan, saya tidak lagi akan membiarkan anda menjauhi pelaksanaannya.

Sekarang saya melihat keadaan di mana kita sedang membina dengan sangat cepat, tetapi kita sedang membina di atas pasir. Dan anda perlu - pada asas! Piawaian ini adalah asas yang saya cuba letakkan di bawah aktiviti kami. Kami sedang membina sebuah rumah di sebelah, dan bahagian yang dibina sedikit lebih awal itu runtuh. Oleh itu, anda harus meninggalkan idea bahawa membina asas adalah membuang masa. Ya, ia tidak kelihatan, tk. ia adalah di bawah tanah, tetapi ia diperlukan.

Saya meminta anda untuk membaca dan mengambil bahagian dalam penyediaan piawaian ini dengan pemikiran bahawa anda kemudian akan menghayatinya. Dan dalam apa jua keadaan tidak boleh seseorang menarik diri daripada proses ini. Adalah bodoh untuk kekal di platform apabila kereta api penambahbaikan kami, kereta demi kereta, diteruskan. Anda mungkin tidak mempunyai masa untuk melompat ke gerabak terakhir.

Seseorang tidak sepatutnya berfikir bahawa adalah mustahil untuk hidup mengikut piawaian ini - Saya mentadbir pangkalan data jabatan pembangunan dengan sempurna dari segi projek saya dan telah menyelesaikan kaedah yang diterangkan pada diri saya sendiri. Sekarang saya cuba skala keputusan saya kepada seluruh syarikat.

Pada masa ini, standard tidak ditulis "sebagaimana adanya", tetapi sebagai "sepatutnya". Sebagai contoh, kami belum mempunyai satu arahan lengkap untuk pembuatan produk. Sekarang mari kita gariskan sendiri gambaran keadaan ideal, dan semua orang akan memahami dengan jelas keadaan sistem yang kita semua cuba capai akhirnya.

Senarai dokumen dalaman

Mari buat tempahan dengan segera bahawa dalam artikel kami hanya menyediakan senarai anggaran dokumen korporat dalaman. Anggaran, bukan kerana kita malas untuk membuat lengkap, tetapi kerana, pertama, senarai khusus dokumen bergantung pada jenis organisasi - komersil atau bukan komersial, bentuk organisasi dan undang-undang, negeri dan faktor lain, dan kedua - yang keperluan undang-undang mengenai kehadiran dokumen dalaman sentiasa " bertambah baik ", dan kertas yang tidak diperlukan hari ini mungkin menjadi" asas "esok. Sudah tentu, setakat yang kami boleh, kami akan mengubah dan menambah senarai, tetapi masih ingat perkara di atas.

Walau bagaimanapun, sesiapa yang memerlukan senarai khusus khusus untuk organisasi mereka, peguam buruh kami di Ryazan akan menyediakan set dokumen yang diperlukan untuk organisasi anda.

Dokumen korporat dalaman:

Keputusan (minit) mengenai kelulusan dokumen dalaman;
Keputusan (protokol mengenai pelantikan badan pengurusan tunggal (pengarah, presiden, ketua, pengerusi, dll.).

Di sini kami tidak menunjukkan protokol (keputusan) yang diperlukan semasa membuat dan mendaftarkan organisasi, kerana diandaikan bahawa ia sudah wujud jika organisasi berfungsi.

Secara pilihan, anda juga boleh membayangkan peruntukan mengenai prosedur untuk mengadakan badan pentadbir tertinggi (mesyuarat pengasas, pemegang saham, ahli, pemegang saham, dll., dengan protokol yang sesuai untuk kelulusan mereka.

Peraturan mengenai hala tuju maklumat, juga diluluskan oleh badan pentadbir tertinggi.

Dokumen perakaunan dalaman:

Peraturan mengenai dasar perakaunan (dokumen ini biasanya dibangunkan oleh akauntan sendiri, selaras dengan kerja selanjutnya syarikat yang diamanahkan);
Secara pilihan, mungkin juga terdapat peruntukan mengenai pengagihan keuntungan, dividen, pembentukan dana - rizab, modal dan lain-lain.

Senarai dokumen buruh dalaman (kakitangan):

Jadual kakitangan (anda boleh mengambil borang standard T3);
Peraturan buruh dalaman (Perkara 189 Kanun Buruh);
Peraturan mengenai imbuhan (Bab 21 Kanun Buruh Persekutuan Rusia);
Senarai tindakan normatif mengenai buruh (Perkara 212 Kanun Buruh Persekutuan Rusia);
Satu set tindakan undang-undang mengenai buruh mengikut spesifikasi aktiviti (Perkara 212 Kanun Buruh);
Kontrak buruh (Perkara 57 Kanun Buruh Persekutuan Rusia), termasuk kontrak pekerjaan dengan pengarah (nota: sebelum ini, jika pengasas LLC dan pengarah bertepatan dalam satu orang, maka kontrak buruh tidak diperlukan, kerana anda tidak boleh menandatangani perjanjian dengan diri sendiri, dengan cara terdapat banyak penjelasan dan Kementerian Buruh, dan Kementerian Kewangan, tetapi kini pemikiran birokrasi negeri bergerak di sepanjang jalan yang sama, apabila pengasas dan pengarah bertepatan, maka kontrak itu masih harus);
Senarai profesion dan jenis kerja yang mana arahan perlindungan buruh harus dibangunkan (Perkara 211, 221, 223, 225, 226, 228 Kod Buruh Persekutuan Rusia);
Senarai arahan mengenai perlindungan buruh (dekri 1/29);
Dokumen yang mengesahkan insurans pekerja terhadap kemalangan industri dan penyakit pekerjaan (Perkara 212 Kanun Buruh Persekutuan Rusia).

Program (Perkara 225 Kanun Buruh):

Program taklimat pengenalan;
program taklimat awal di tempat kerja.

Arahan:

Perihalan kerja untuk pengarah dan pekerja (Perkara 211, 221, 223, 225, 226, 228 Kod Buruh Persekutuan Rusia);
arahan mengenai perlindungan buruh;
arahan keselamatan kebakaran.

Majalah:

Log pendaftaran arahan pengenalan (Perkara 225 Kanun Buruh);
log taklimat tempat kerja (225 TC);
daftar kemalangan di tempat kerja (Art. Art. Art. 228 - 231 Kanun Buruh Persekutuan Rusia);
daftar arahan mengenai perlindungan buruh untuk pekerja, resolusi 1/29);
buku log untuk pengeluaran arahan perlindungan buruh untuk pekerja (dekri 1/29).

Buku (Resolusi Kementerian Buruh Persekutuan Rusia N 69 "Mengenai kelulusan Arahan untuk mengisi buku kerja"):

Buku pendapatan dan perbelanjaan untuk perakaunan borang buku kerja dan sisipan di dalamnya;
buku perakaunan untuk pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya.

Perintah dan peraturan tempatan pengasas mengenai perlindungan buruh dan buruh:

Perintah mengenai pembangunan (kelulusan) senarai profesion dan jenis kerja yang mana arahan perlindungan buruh harus dibangunkan;
perintah mengenai pelantikan seseorang yang bertanggungjawab untuk memberi arahan mengenai perlindungan buruh dan mengekalkan log arahan * (* boleh digabungkan);
perintah meluluskan jadual percutian tahunan;
perintah mengenai pelantikan seseorang yang bertanggungjawab untuk menyelenggara dan merekod buku kerja;
keputusan (minit) mengenai kelulusan program latihan induksi;
keputusan untuk meluluskan program arahan semasa kerja awal;
keputusan untuk meluluskan arahan OSH untuk pekerja (boleh digabungkan).

Secara pilihan (dokumen dalaman organisasi ini mungkin atau mungkin tidak bergantung pada spesifik dan (atau) keinginan tertentu, tetapi kami tetap menganggap perlu untuk menambah senarai kami dengannya):

Jurnal pemeriksaan entiti undang-undang dan usahawan individu pilihan (klausa 8 artikel 16 Undang-undang Persekutuan N 294-FZ "Mengenai perlindungan hak entiti undang-undang dan usahawan individu dalam menjalankan kawalan negeri (penyeliaan) dan kawalan perbandaran" , Perintah Kementerian Pembangunan Ekonomi Persekutuan Rusia N 141 "Mengenai pelaksanaan peruntukan Undang-undang Persekutuan "Mengenai Perlindungan Hak Entiti Undang-undang dan Usahawan Individu dalam Pelaksanaan Kawalan Negeri (Penyeliaan) dan Kawalan Perbandaran" ;
Peraturan mengenai data peribadi (klausa 8 artikel 86, artikel 88 Kanun Buruh);
Arahan untuk bekerja pada PC (jika bekerja pada PC mengambil masa lebih daripada 50% daripada masa bekerja);
Program latihan keselamatan pekerjaan (pilihan apabila mewujudkan suruhanjaya latihan kesihatan dan keselamatan);
Perintah untuk mewujudkan suruhanjaya untuk menguji pengetahuan mengenai perlindungan buruh;
Arahan latihan keselamatan pekerjaan;
Protokol untuk menguji pengetahuan tentang perlindungan buruh;
Jurnal ujian pengetahuan mengenai perlindungan buruh.

Seperti yang anda lihat, tiada yang luar biasa. Dengan usaha wajar dan kemahiran PC yang minimum, anda mungkin membuat senarai dokumen dalaman organisasi anda yang diperlukan.

Walau bagaimanapun, mengikut artikel 309.2 Kanun Buruh, organisasi yang termasuk dalam kategori perusahaan mikro boleh menggunakan bentuk standard kontrak pekerjaan yang disimpulkan antara pekerja dan majikan - entiti perniagaan kecil yang dimiliki oleh perusahaan mikro, diluluskan oleh Dekri Kerajaan Persekutuan Rusia No. 858. Kriteria untuk klasifikasi sebagai perusahaan mikro ditubuhkan oleh artikel 4 Undang-undang Persekutuan No. 209 - FZ "Mengenai Pembangunan Perniagaan Kecil dan Sederhana di Rusia Persekutuan" dan Dekri Kerajaan Persekutuan Rusia yang diterima pakai mengikut undang-undang ini No. 265 "Mengenai Nilai Had Pendapatan Yang Diterima daripada Menjalankan Aktiviti Keusahawanan untuk Setiap Kategori Perniagaan Kecil dan Sederhana ".

Jika perusahaan mikro menggunakan kontrak buruh standard, dokumen dalaman organisasi seperti peraturan buruh dalaman, peruntukan mengenai imbuhan dan beberapa dokumen buruh tempatan (kakitangan) lain yang termasuk dalam senarai mandatori mungkin tidak disediakan.

Pendaftaran dokumen dalaman

Semua dokumen organisasi dibahagikan kepada tiga aliran dokumen:

Dokumen masuk (masuk), i.e. memasuki organisasi;
dokumen keluar (dihantar);
dokumen dalaman.

Dokumen masuk (dokumen masuk) - dokumen yang diterima oleh institusi.

Dokumen keluar (dokumen dihantar) - dokumen rasmi yang dihantar dari institusi.

Dokumen dalaman ialah dokumen rasmi yang tidak melangkaui organisasi yang menyediakannya.

Setiap aliran dokumen mempunyai keanehan pemprosesan. Anda harus sentiasa ingat bahawa keanehan pemprosesan dipengaruhi oleh pilihan bentuk penganjuran kerja dengan dokumen (berpusat, terdesentralisasi, bercampur).

Dokumen yang masuk termasuk yang datang dari organisasi lain: atasan, bawahan, awam, perbandaran, bukan kerajaan, daripada timbalan dan rakyat. Contohnya: undang-undang, dekri, keputusan, keputusan, arahan, arahan, arahan, arahan, perintah, surat kuasa, kontrak, surat (tawaran, iringan, jaminan, pengiklanan, maklumat, pertanyaan, dsb.), mesej faks, mesej dihantar melalui e-mel , telegram, mesej telefon, mesej teletaip, laporan mengenai ekonomi, kewangan, aktiviti pengurusan, memorandum, akta, rayuan rakyat, permintaan dan rayuan timbalan, petisyen, rayuan kolektif.

Pemprosesan dokumen masuk termasuk:

Penerimaan dan pemprosesan utama dokumen;
pertimbangan awal dan pengedaran dokumen;
pendaftaran;
pemindahan untuk pelaksanaan.

Penerimaan dan pemprosesan awal dokumen dalam organisasi yang menerima sejumlah besar dokumen dijalankan oleh perkhidmatan pengurusan pejabat, dalam yang kecil - oleh setiausaha. Dalam organisasi yang sangat besar (kementerian, kebimbangan) dalam struktur institusi pendidikan prasekolah, unit khas dicipta yang menerima dokumen - ekspedisi.

Dokumen masuk boleh diterima melalui pos, dihantar melalui kurier, kurier, pelawat, atau dihantar melalui e-mel atau faks.

Setelah menerima, adalah perlu untuk menyemak ketepatan penghantaran surat-menyurat. Jika ia dihantar ke alamat yang salah, ia mesti dimajukan kepada pengirim. Sampul surat dibuka, kecuali yang ditanda "sendiri", keadaan fizikal dokumen dinilai (kerosakan teks, penerimaan mesej faks yang tidak lengkap), dan kehadiran lampiran diperiksa. Sebagai peraturan, sampul surat dimusnahkan, melainkan tarikh dokumen dihantar atau diterima, atau alamat pengirim, boleh dicop pada sampul surat. Kemudian sampul surat disematkan pada dokumen. Jika teks dokumen rosak, tiada lampiran, maka tindakan dibuat. Satu salinan akta bersama dengan dokumen yang diterima dihantar kepada penerima. Surat berdaftar diterima dengan penerimaan. Jika dokumen itu mengandungi tulisan "URGENT", masa penerimaan dicop padanya. Pertimbangan awal dokumen dijalankan untuk mengedarkan surat-menyurat masuk ke dokumen yang memerlukan pertimbangan khas oleh pengurusan organisasi atau bahagian struktur, untuk membebaskan pengurus daripada pertimbangan isu sekunder, untuk mempercepatkan pergerakan dokumen dan mereka. perlaksanaan.

Pengagihan dokumen masuk antara pihak pengurusan adalah berdasarkan perintah pengagihan tanggungjawab antara pengurusan, di mana arahan aktiviti diberikan kepada setiap pegawai. Pemindahan dokumen untuk pertimbangan kepada kakitangan pengurusan organisasi dibuat berdasarkan kepentingan kandungan dokumen dan selaras dengan fungsi dan kecekapan pegawai yang kepadanya dokumen itu dihantar untuk pertimbangan berdasarkan pengedaran. tugas yang ditetapkan dalam organisasi.

Perakaunan untuk dokumen masuk terdiri daripada menampal tanda resit. Ia termasuk nombor siri pendaftaran dokumen dan tarikh penerimaan (jika perlu, jam dan minit). Tanda diletakkan di sudut kanan bawah helaian pertama dokumen. Ia boleh dicop dengan tangan atau dengan setem elektrik. Imej faksimili dokumen mempunyai tarikh penerimaan, jadi hanya nombor siri yang perlu dimasukkan ke dalamnya. Kemudian dokumen yang hendak didaftarkan dimasukkan ke dalam borang pendaftaran yang ditubuhkan oleh organisasi (majalah, kad, kad elektronik).

Pertimbangan dokumen oleh pihak pengurusan terdiri daripada fakta bahawa pegawai yang berkaitan menulis resolusi di atasnya, i.e. keputusannya mengenai maklumat yang terkandung dalam dokumen itu.

Resolusi dipindahkan ke borang pendaftaran.

Pemindahan dokumen untuk pelaksanaan dijalankan selepas pertimbangan oleh pengurusannya.

Dokumen mesti disempurnakan tepat pada masanya, oleh itu, dokumen yang masuk mesti diserahkan kepada pelaku pada hari ia diterima dan didaftarkan atau pada hari perniagaan pertama apabila dokumen diterima di luar waktu perniagaan.

Jika dokumen itu memerlukan pelaksanaan segera, ia boleh dipindahkan terus kepada pelaku, tetapi sentiasa dengan mesej tentang perkara ini kepada kepala.

Jika dokumen bertujuan untuk dilaksanakan oleh beberapa penghibur, dalam persetujuan dengan pelaku yang bertanggungjawab, ia dipindahkan satu demi satu kepada setiap orang atau untuk semua penghibur yang ditunjukkan dalam resolusi, atau salinan foto dibuat. Semua kerja penyediaan draf dokumen dianjurkan oleh pelaksana yang bertanggungjawab.

Oleh itu, tugas utama memproses dokumen masuk ialah:

Pengesahan penghantaran dokumen yang betul;
menyemak integriti lampiran dan keadaan fizikal dokumen yang diterima;
menetapkan fakta penerimaan dokumen;
menyediakan mereka untuk pelaksanaan;
pemindahan dokumen kepada pelaksana.

Keluar - dokumen yang dibuat dalam organisasi dan dihantar daripadanya kepada institusi atau individu lain yang menghantar rayuan. Jika organisasi mempunyai institusi bawahan, ia boleh menghantar dokumen pentadbiran (resolusi, perintah, arahan), surat (maklumat, jaminan, dll.) kepada mereka. Mereka menghantar memorandum, laporan, sijil, ulasan, surat, telegram, mesej telefon, faks, mesej yang dihantar melalui e-mel kepada organisasi yang lebih tinggi.

Pemprosesan keluar termasuk:

Merangka draf dokumen;
penyediaan draf dokumen;
kelulusannya (penglihatan);
pensijilan dokumen;
menghantar dokumen.

Pelaksana bertanggungjawab menyediakan draf dokumen keluar. Dia menyelaraskan tindakan pelaksana lain yang dinyatakan dalam resolusi. Pelaksana yang bertanggungjawab mempunyai hak: untuk memanggil pelaksana bersama ke mesyuarat kerja, untuk menuntut daripada mereka semua bahan yang diperlukan, untuk menetapkan urutan kerja antara pelaksana bersama.

Dalam proses menyediakan dokumen keluar, pelaku secara bebas merangka draf, menyediakan draf dokumen, dan meluluskannya (pengendorsan). Dia mesti membawa kepada institusi pendidikan prasekolah satu draf dokumen, yang memerlukan melekatkan butiran perakuan yang diperlukan (tandatangan, tarikh menandatangani, indeks pendaftaran keluar, jika perlu, setem kelulusan, meterai). Dokumen tersebut boleh dipindahkan kepada pegawai yang berkenaan melalui perkhidmatan institusi pendidikan prasekolah atau setiausaha. Draf dokumen diserahkan dengan semua bahan yang berasaskannya ia disediakan. Jika komen pegawai (orang) yang meluluskan dokumen draf dilampirkan pada dokumen draf, mereka mesti dilampirkan pada draf.

Pengurus, setelah membiasakan dirinya dengan draf dokumen, boleh segera mengesahkannya dengan tandatangannya, atau dia boleh membuat ulasan, pindaan dan menyerahkannya untuk semakan. Kemudian kontraktor memuktamadkan dokumen itu mengikut kenyataan "sekali lagi mengumpul kelulusan visa. Pemulangan projek boleh diulang, dan setiap kali pelaku mesti mengulangi keseluruhan prosedur untuk menyediakan draf dokumen dari awal hingga akhir.

Setiap pekerja institusi pendidikan prasekolah harus tahu "bahawa kontraktor membawa dokumen draf, dilaksanakan sepenuhnya: dicetak pada borang yang sesuai, dengan semua visa.

Tugas utama institusi pendidikan prasekolah semasa memproses dokumen keluar ialah:

Menyemak ketepatan reka bentuk dokumen mengikut peraturan yang ditetapkan;
menyemak ketersediaan butiran perakuan;
melekatkan indeks pendaftaran keluar;
memproses dokumen yang akan dihantar.

Pemprosesan surat-menyurat yang dihantar termasuk:

Menyusun;
lampiran pada sampul surat;
menangani;
penghantaran ke pejabat pos.

Apabila menerima dokumen untuk dihantar, pastikan anda menyemak:

Ketepatan kertas kerja (tandatangan, tarikh, indeks pendaftaran, tanda pada kategori berlepas);
kehadiran lampiran yang dinyatakan dalam dokumen yang dihantar, dan surat-menyurat bilangan salinan kepada bilangan penerima;
pengalamatan yang betul, kehadiran nombor rekod, jika dokumen itu dihantar melalui faks.

Dokumen yang dihantar ke satu alamat boleh disertakan dalam satu sampul surat.

Untuk mel berdaftar dalam perkhidmatan perkeranian, senarai mel disediakan, di hujungnya nama keluarga pekerja yang menyediakannya dan tarikh penghantaran diletakkan.

Dokumen mesin diterima hanya dengan surat iringan.

Semua dokumen yang berasal dari organisasi mesti diproses dan dihantar pada hari yang sama atau tidak lewat daripada separuh pertama hari perniagaan berikutnya.

Dokumen dalaman termasuk laporan, nota penerangan, minit, perbuatan, penyata.

Pemprosesan dokumen dalaman pada peringkat penyediaan dan pelaksanaannya melalui penyediaan dokumen keluar (merangka draf, menyediakan draf dokumen, meluluskannya (pengendorsan), pensijilan, pendaftaran, penghantaran), dan pada peringkat pelaksanaan. - dokumen masuk (penerimaan, pertimbangan awal, pendaftaran, pertimbangan oleh pengurusan, pemindahan untuk pelaksanaan).

Dokumen dalaman mempunyai beberapa ciri pemprosesannya, yang ditentukan oleh jenis dokumen:

Draf perintah mesti disahkan oleh wakil perkhidmatan undang-undang;
protokol tidak mempunyai peringkat penyediaan projek, serta kelulusan dan pengesahan.

Pemindahan dokumen masuk, keluar dan dalaman boleh dilakukan:

Kurier atau perkhidmatan kurier;
setiausaha;
dengan bantuan cara teknikal.

Bahagian struktur beberapa organisasi mungkin terletak di bangunan atau daerah yang berbeza di bandar. Dalam kes sedemikian, adalah disyorkan untuk mengatur penghantaran dokumen oleh kurier.

Dalam unit struktur, adalah paling rasional untuk melibatkan seorang setiausaha yang boleh mengambil surat-menyurat daripada institusi pendidikan prasekolah, memulangkan dokumen keluar yang disediakan untuk penghantaran, dan memindahkan dokumen untuk pelaksanaan kepada pekerja unit struktur.

Pengenalan cara teknikal dan teknologi komputer telah memungkinkan untuk mengubah proses pemprosesan dokumen. Proses mendraf dokumen telah dipercepatkan, kerana membuat suntingan tidak memerlukan cetakan semula. Kelulusan dokumen (pengendorsan) dikurangkan dan dipermudahkan dengan ketara. Perubahan asas berlaku dalam proses menerima dan menghantar dokumen dengan adanya faks dan e-mel. Tetapi harus diingat bahawa cara penghantaran yang dinamakan biasanya menghantar bukan dokumen, tetapi maklumat yang ditunjukkan pada pembawa. Pada masa ini, dokumen yang dihantar menggunakan maklumat dan sistem telekomunikasi boleh disahkan dengan tandatangan digital elektronik. Hanya dalam kes ini ia akan mengikat secara sah.

Semua dokumen mesti dikemukakan dengan nota mengenai fakta pemindahan dalam borang pendaftaran yang sesuai. Sekiranya dokumen dipindahkan dari satu unit struktur ke unit lain, memintas institusi pendidikan prasekolah, pekerja yang memindahkan dokumen itu mesti memaklumkan perkhidmatan ini tentang fakta pemindahan itu.

Pendaftaran dokumen dalaman

Perkara utama dalam menganjurkan perkhidmatan dokumentasi ialah organisasi pendaftaran dokumen yang rasional.

Pendaftaran dokumen ialah rekod kelayakan mengenai dokumen dalam bentuk yang ditetapkan, yang membetulkan fakta penciptaan, penghantaran atau penerimaannya.

Anda juga boleh memberikan definisi pendaftaran yang lebih terperinci sebagai pengesahan penciptaan atau penerimaan dokumen pada tarikh tertentu dengan memasukkannya ke dalam borang pendaftaran dengan penyerahan nombor pendaftaran akaun dan merekodkannya dalam bentuk maklumat asas tentang dokumen, yang membolehkan anda membuat pangkalan data tentang dokumen institusi untuk kawalan seterusnya ke atas pelaksanaan masa dokumen dan kerja rujukan di atasnya.

Dalam erti kata lain, semasa proses pendaftaran, sistem mendapatkan maklumat diletakkan untuk semua dokumen institusi, yang kemudiannya boleh digunakan untuk kerja rujukan dan kawalan ke atas pelaksanaan dokumen.

Oleh itu, pendaftaran mempunyai tiga tujuan:

perakaunan dokumen;
kawalan ke atas pelaksanaan mereka;
kerja rujukan pada dokumen.

Hanya dokumen yang memerlukan respons dan pelaksanaan tertakluk kepada pendaftaran, tanpa mengira kaedah penciptaan atau penerimaannya.

Dokumen yang bersifat operasi, dihantar atau dicipta untuk maklumat sahaja dan tidak memerlukan respons atau pelaksanaan, tidak didaftarkan. Perkhidmatan kerja pejabat mesti membangunkan senarai (senarai) dokumen yang tidak tertakluk kepada pendaftaran. Ia diluluskan oleh ketua organisasi dan dikemas kini mengikut keperluan. Selepas pemprosesan awal, dokumen yang tidak berdaftar dipindahkan ke jabatan atau pelaksana langsung, yang mungkin terjejas oleh maklumat yang terkandung di dalamnya.

Dokumen yang tidak tertakluk kepada pendaftaran, sebagai peraturan, termasuk:

Surat maklumat yang dihantar untuk mendapatkan maklumat;
semua surat jualan;
surat tahniah dan telegram;
jemputan, program seminar, mesyuarat dan persidangan;
penerbitan bercetak (buku, brosur, majalah);
pakej bertanda "secara peribadi";
salinan dokumen pengawalseliaan, keputusan dan perintah badan negeri;
bahan maklumat, dsb.

Dokumen masuk, keluar dan dalaman didaftarkan secara berasingan dengan nombor pendaftaran yang berasingan.

Nombor pendaftaran (indeks) dokumen ialah sebutan digital atau alfanumerik yang diberikan kepada dokumen semasa pendaftarannya.

Terdapat tiga bentuk pendaftaran dokumen:

Majalah;
kad;
automatik.

Sistem jurnal biasanya digunakan apabila pendaftaran dokumen menjadi perhatian, dokumen yang paling berharga biasanya didaftarkan dalam jurnal, contohnya, pasport, buku kerja, dokumen pendidikan. Bank menyimpan jurnal untuk perakaunan perjanjian deposit, akaun syarikat, dsb. Sistem pendaftaran jurnal digunakan apabila bekerja dengan dokumen akses terhad: rahsia, sulit. Bagi setiap kategori dokumen, bentuk jurnalnya sendiri biasanya dibangunkan dengan pelbagai peringkat butiran maklumat tentang dokumen.

Sistem pendaftaran jurnal adalah mudah untuk organisasi selagi mereka menerima sejumlah kecil dokumen. Dengan jumlah aliran kerja yang besar, sistem jurnal mempunyai beberapa kelemahan yang ketara. Memandangkan pendaftaran dalam jurnal dijalankan mengikut urutan penerimaan dokumen, hanya seorang yang boleh menjalankannya pada satu masa. Dengan sejumlah besar dokumen yang diterima, proses pendaftaran mengambil banyak masa dan melambatkan kerja selanjutnya dengan dokumen. Selain itu, sistem pendaftaran jurnal sering membawa kepada pendaftaran semula dokumen di bahagian struktur lain di mana dokumen itu dipindahkan. Tetapi kelemahan utama sistem pendaftaran jurnal ialah ketidakmungkinan mengatur kawalan ke atas tarikh akhir untuk pelaksanaan dokumen dan segera menjalankan maklumat dan kerja rujukan pada dokumen.

Sistem pendaftaran kad membolehkan untuk mengatasi kekurangan ini, kerana kad boleh diletakkan dalam indeks kad dalam sebarang urutan, dan beberapa orang boleh mendaftarkan dokumen pada masa yang sama, mewujudkan bilangan salinan kad pendaftaran yang diperlukan di bawah salinan karbon. Bentuk kad pendaftaran boleh ditentukan oleh institusi itu sendiri dan direkodkan dalam arahan penyimpanan rekod.

Walau bagaimanapun, yang paling rasional hari ini ialah sistem automatik untuk mendaftarkan dokumen pada komputer. Ia membolehkan, dengan mendaftar di pelbagai tempat kerja, untuk menggabungkan semua maklumat tentang dokumen ke dalam pangkalan data tunggal, atas dasar itu adalah mungkin untuk mengatur maklumat terpusat dan kerja rujukan dan kawalan ke atas pelaksanaan dokumen.

Dokumen masuk biasanya didaftarkan secara berpusat. Dalam sebuah syarikat kecil, mereka didaftarkan oleh setiausaha, di institusi yang mempunyai pejabat - pekerja yang ditugaskan khas atau, jika jumlah dokumen masuk adalah besar, kumpulan pendaftaran.

Dokumen didaftarkan tanpa mengira cara penerimaannya: diterima melalui pos, diterima melalui kurier, melalui faks, e-mel.

Maklumat berikut mengenai dokumen masuk biasanya dimasukkan ke dalam borang pendaftaran:

Tarikh penerimaan;
nombor pendaftaran masuk yang diberikan kepada dokumen oleh institusi penerima;
pengarang (korresponden) - i.e. dokumen siapa itu;
tarikh dokumen yang diberikan kepadanya oleh institusi pengarang;
nombor pendaftaran dokumen yang diberikan kepadanya oleh institusi pengarang;
tajuk (perkataan tentang dokumen itu);
resolusi;
tarikh akhir untuk pelaksanaan dokumen yang diterima;
pelaku (yang akan bekerja dengan dokumen yang diterima);
kemajuan pelaksanaan (semua penghantaran dokumen dan hasil pelaksanaan direkodkan);
N & kes (di mana dokumen diletakkan selepas pelaksanaan).

Borang pendaftaran dokumen masuk tidak diisi sepenuhnya pada mulanya. Sebelum dokumen diserahkan kepada ketua, tiada resolusi, tarikh akhir dan pelaksana pada dokumen, data ini dimasukkan selepas dokumen dipertimbangkan oleh ketua. Maklumat mengenai kemajuan pelaksanaan dokumen dan nombor kes dimasukkan ke dalam borang pendaftaran semasa dan selepas pelaksanaan dokumen.

Kad sedemikian boleh direka bentuk dalam format A5 (148x210) atau A6 (105x148). Ia didarab dengan memilih kertas yang agak tebal.

Untuk kumpulan dokumen berdaftar yang berbeza, anda boleh menggunakan kad warna yang berbeza, jalur warna di sepanjang jidar atas atau menyerong.

Dengan sistem pendaftaran automatik, yang paling mudah (ditawarkan oleh kebanyakan program komputer) ialah bentuk kad pendaftaran (RCC) yang dipaparkan, di mana maklumat tentang dokumen dimasukkan, serupa dengan kad manual tradisional atas dasar kertas.

Dengan sistem pendaftaran automatik, maklumat tentang dokumen boleh ditambah dengan mudah. Sebagai contoh tambah:

Jenis dokumen;
lokasi geografi pengarang dokumen;
pengarang resolusi;
nama unit struktur;
bilangan helaian dalam dokumen;
bilangan helaian permohonan;
dokumen berkaitan.

Mengisi kad pendaftaran pada skrin komputer dalam banyak cara serupa dengan mengisi kad kertas tradisional, tetapi ia juga mempunyai keistimewaannya sendiri.

Bentuk kad pendaftaran elektronik, sebagai peraturan, mengandungi kedua-dua data (medan), diisi secara manual (contohnya, nombor dan tarikh dokumen masuk, ringkasan, teks resolusi), data (medan) yang dimasukkan secara automatik (tarikh pendaftaran, nombor pendaftaran dokumen) dan data (medan) yang dimasukkan dengan memilih maklumat daripada senarai juntai bawah. Input maklumat sedemikian bukan sahaja mempercepatkan prosedur untuk mengisi kad pendaftaran, tetapi juga, yang sangat penting, mengelakkan kesilapan menaip dan salah faham, yang boleh merumitkan atau bahkan menjadikannya mustahil untuk mencari maklumat secara automatik tentang dokumen.

Dengan bantuan senarai juntai bawah, sebagai peraturan, data (medan) diisi:

Jenis dokumen - kerana bilangan jenis dokumen adalah terhad;
pengarang resolusi ialah senarai orang terkemuka organisasi;
unit struktur - senarai unit struktur;
penghibur - sebagai peraturan, medan ini terdiri daripada dua bahagian - nama (dan / atau indeks) unit struktur dan nama keluarga dan inisial pelaku;
Nombor kes - dikaitkan dengan tatanama kes organisasi;
dokumen terpaut - data ini mewujudkan pautan antara dokumen berdaftar dan lain-lain (contohnya, dokumen respons dipautkan kepada dokumen inisiatif).

Dengan bantuan senarai yang dikemas kini, data (medan) "korresponden" diisi. Organisasi yang mengekalkan surat-menyurat berterusan dipilih daripada senarai. Sekiranya pendaftaran dokumen yang diterima daripada wartawan baru, maklumat mengenainya dimasukkan ke dalam senarai. Maklumat tentang koresponden boleh digunakan selanjutnya dalam kerja rujukan, untuk membentuk senarai mel, dsb.

Setelah meluangkan masa untuk mencipta senarai sedemikian sekali, mereka mencapai penjimatan masa yang ketara dalam proses kerja selanjutnya.

Borang pendaftaran untuk dokumen keluar dalam banyak cara serupa dengan borang pendaftaran untuk dokumen masuk, tetapi diisi dengan data yang berbeza. Ditunjukkan:

Nama jabatan yang menyediakan dokumen,
nombor dokumen keluar;
tarikh dokumen;
penerima, i.e. nama organisasi tempat dokumen itu dihantar;
ringkasan dokumen;
nama kontraktor yang menyediakan dokumen;
tarikh penting jawapan yang dijangkakan;
pautan ke dokumen masuk jika dokumen itu adalah respons;
nombor kes di mana salinan dokumen yang dihantar dilampirkan (atau yang asal, jika dokumen dihantar melalui faks).

Maklumat lain tentang dokumen boleh ditambah, sebagai contoh, bilangan helaian "kehadiran lampiran" nombor borang, susunan penghantaran, dsb.

Dokumen keluar biasanya didaftarkan secara berpusat di kawasan mel.

Dokumen dalaman selalunya didaftarkan secara terpencar dalam kumpulan di jabatan tersebut di mana ia dicipta dan dilaksanakan: di jabatan perakaunan, jabatan kakitangan, pejabat, dll.

Dokumen dalaman mesti didaftarkan pada hari tandatangan atau kelulusan.

Semasa mendaftarkan dokumen dalaman, maklumat berikut mengenainya diisi:

Nombor pendaftaran bersiri yang diberikan kepada dokumen;
tarikh dokumen (pendaftaran);
ringkasan;
jabatan yang menyediakan dokumen;
pelaksana;
tempoh pelaksanaan;
tanda pelaksanaan (kemajuan pelaksanaan);
nombor kes di mana dokumen itu difailkan.

Seperti dalam bentuk dokumen masuk dan keluar sebelumnya, data lain boleh ditambah pada borang pendaftaran: bilangan helaian, kehadiran lampiran, dsb.

Setiap jenis dokumen (pesanan, pesanan, kontrak, memorandum) didaftarkan dan dinomborkan secara bebas. Nombor siri yang diberikan kepada dokumen semasa pendaftaran dipindahkan ke dokumen. Huruf boleh ditambah ke nombor. Sebagai contoh, kepada perintah pada kakitangan - "ls", iaitu, kakitangan, atau "k" - kader, kepada nombor pesanan - huruf "r" - perintah, dsb.

Penubuhan sistem pendaftaran dokumen yang rasional membolehkan perkhidmatan pengurusan pejabat memiliki maklumat tentang semua dokumen organisasi dan melaksanakan tugas penting secara profesional seperti maklumat dan kerja rujukan dan kawalan ke atas pelaksanaan dokumen.

Pengesahan dalaman dokumen

Permulaan tahun kalendar berikutnya di perusahaan (organisasi, institusi) biasanya bertepatan dengan pemeriksaan keadaan aktivitinya oleh suruhanjaya dalaman yang dipengerusikan oleh salah seorang timbalan ketua. Pemeriksaan yang sepadan dijalankan dalam bidang utama memastikan aktiviti, termasuk. sokongan dokumentasi pengurusan (DOU) (kerja pejabat).

Tugas pemeriksaan biasanya dirumuskan dalam susunan (perintah) ketua perusahaan (organisasi, institusi). Untuk menyemak status kerja pejabat, jawatankuasa kecil dengan kuasa yang sesuai biasanya dibentuk sebagai sebahagian daripada suruhanjaya itu.

Tugas utama jawatankuasa kecil adalah seperti berikut:

1) memeriksa ketersediaan peraturan tempatan yang mengawal organisasi kerja pejabat perusahaan (organisasi, institusi), pematuhan mereka dengan keperluan tindakan undang-undang peraturan dalam bidang kerja pejabat;
2) penyediaan kerja pejabat dengan jenis sumber utama, pematuhan mereka dengan keperluan perusahaan (organisasi, institusi) dalam maklumat yang didokumenkan;
3) keadaan kerja pengurusan dokumen yang dihasilkan dalam aktiviti perusahaan (organisasi, institusi), serta pada dokumentasinya;
4) mengenal pasti kelemahan dalam fungsi sistem kerja pejabat perusahaan (organisasi, institusi), menubuhkan punca mereka, membangunkan cadangan yang bertujuan untuk memperbaiki sistem kerja pejabat (mencerminkan perkara di atas dalam laporan pemeriksaan).

Mari kita pertimbangkan cara tugasan ini diselesaikan semasa aktiviti pengesahan.

Menyemak kewujudan peraturan tempatan

Peraturan tempatan (LNA) utama yang mengawal organisasi kerja pejabat sesebuah perusahaan (organisasi, institusi) termasuk:

Peraturan mengenai unit struktur yang menjalankan kuasa untuk mengatur kerja pejabat;
- arahan untuk kerja pejabat;
- huraian kerja pekerja unit yang diberi kuasa. LNA yang disenaraikan membentuk asas organisasi dan undang-undang untuk berfungsi dengan baik sistem penyimpanan rekod korporat.

Sebagai tambahan kepada mereka, perusahaan (organisasi, institusi) boleh membangunkan:

Peraturan mengenai subbahagian dalam subbahagian struktur yang dibenarkan: kumpulan untuk memproses dokumen, kumpulan untuk penyediaan teknikal dokumen, kumpulan untuk penyimpanan operasi dokumen, kumpulan untuk penyimpanan arkib dokumen, dsb.;
- arahan untuk pekerja yang bertanggungjawab untuk kerja pejabat di bahagian struktur lain.

Apabila menyemak LNA, ia juga ditetapkan bagaimana mereka mematuhi keperluan peraturan dan undang-undang (kawal selia dan metodologi, peraturan dan teknikal) bertindak dalam bidang kerja pejabat.

Khususnya, apabila menyemak arahan untuk kerja pejabat, pematuhan struktur dan kandungannya dengan Garis Panduan untuk pembangunan arahan untuk kerja pejabat di badan eksekutif persekutuan ditubuhkan, diluluskan. dengan perintah Rosarkhiv N 76.

Apabila menyemak huraian kerja, pematuhan kandungan mereka dengan ciri kelayakan ditetapkan. Di samping itu, perhatian diberikan kepada pematuhan reka bentuk LNA dengan GOST R6.30-2003.

Berdasarkan keputusan semakan, kesimpulan dibuat tentang kehadiran (sebahagian atau ketidakhadiran sepenuhnya) LNA yang mengawal selia organisasi kerja pejabat sesebuah perusahaan (organisasi, institusi), serta pematuhannya atau sebahagian (lengkap) tidak. -pematuhan akta undang-undang kawal selia dalam bidang kerja pejabat.

Apabila menyemak keselamatan kerja pejabat dengan jenis sumber utama, pematuhan mereka dengan keperluan perusahaan (organisasi, institusi), maklumat yang didokumenkan memberi tumpuan kepada:

Perjawatan unit struktur yang diberi kuasa dengan kakitangan bilangan dan kelayakan yang diperlukan;
- ketersediaan dan keadaan premis untuk penempatan unit struktur yang dibenarkan dan kawasan kerja yang berkaitan;
- ketersediaan dan peralatan tempat kerja kakitangan unit struktur yang dibenarkan, pematuhan mereka dengan keperluan perlindungan buruh;
- ketersediaan dan kebolehkhidmatan cara sokongan organisasi dan teknikal untuk aktiviti unit struktur yang dibenarkan: pemprosesan maklumat yang didokumenkan, penyimpanan, komunikasi dan komunikasi, dsb.;
- ketetapan penerimaan dana untuk memastikan fungsi unit struktur yang dibenarkan, kecukupan mereka untuk melaksanakan tugas yang betul untuk memenuhi keperluan perusahaan (organisasi, institusi) dalam maklumat yang didokumenkan.

Berdasarkan hasil semakan, kesimpulan dibuat mengenai peruntukan (sebahagian atau kekurangan sepenuhnya) jenis sumber yang disenaraikan, pematuhannya (sebahagian atau ketidakpatuhan lengkap) dengan keperluan perusahaan (organisasi) dalam maklumat yang didokumenkan .

Apabila menyemak keadaan kerja pada pengurusan dokumen yang dihasilkan dalam aktiviti perusahaan (organisasi, institusi), serta pada mendokumentasikannya, pematuhan prestasi sebenar dengan yang dirancang dinilai pertama sekali.

Khususnya, jumlah peredaran dokumen perusahaan (organisasi, institusi) ditentukan: secara umum dan oleh aliran maklumat utama (dokumen masuk, keluar dan dalaman), serta jenis dokumen (kertas dan elektronik), termasuk . berbanding penunjuk yang sama tahun-tahun sebelumnya.

Keberkesanan penggunaan cara automatik untuk memproses maklumat yang didokumenkan juga dinilai.

Perhatian khusus diberikan untuk memastikan keselamatan dokumen dalam proses peredaran: jumlah langkah untuk mencari dan memulihkan keadaan fizikal dan kimia normal mereka, bilangan dokumen yang tidak dapat dikesan (hilang) untuk tempoh diperiksa dan dibandingkan dengan yang serupa. penunjuk tahun-tahun sebelumnya. Data mengenai keputusan kawalan pelaksanaan dokumen juga disemak, khususnya bilangan kes pelaksanaan tidak wajar mereka: ketidakpatuhan tarikh akhir, pelaksanaan dokumen yang melanggar keperluan yang ditetapkan, ketidakpatuhan dokumen yang dilaksanakan dengan resolusi , dan lain-lain. Berdasarkan hasil audit, kesimpulan dibuat mengenai tahap kecekapan kerja pejabat - secara umum dan dari segi komponen berfungsi (pengurusan dokumen dan dokumentasi).

Dokumen buruh dalaman

Perakaunan untuk buruh dan gaji dalam organisasi dijalankan berdasarkan dokumen utama yang dihasilkan di jabatan kakitangan. Kerja jabatan kakitangan yang tidak teratur tidak dapat dielakkan menjejaskan kerja kedua-dua jabatan perakaunan dan keseluruhan organisasi. Akibatnya adalah pembayaran pekerja yang tidak tepat pada masanya, cuti sakit, penyediaan dokumen yang tidak tepat pada masanya untuk diserahkan kepada pihak berkuasa sosial negeri. Akibatnya, terdapat penurunan dalam prestasi kewangan perusahaan secara keseluruhan.

Pematuhan dengan norma Kod Buruh Persekutuan Rusia, ketepatan penyediaan dokumentasi kakitangan dikawal oleh kedua-dua badan Pemeriksaan Buruh Persekutuan (Pemeriksaan Buruh Persekutuan) dan badan Inspektorat Cukai Persekutuan. Pemeriksa negeri boleh datang ke pejabat mana-mana organisasi, tanpa mengira bentuk pemilikan dan dokumen permintaan yang berkaitan dengan rekod kakitangan, dan peraturan dan perintah dalaman yang wajib dan sedia ada dalam organisasi (Undang-undang Persekutuan No. 134-FZ "Mengenai Perlindungan Hak Entiti Undang-undang dan Usahawan Individu semasa kawalan Negara (pengawasan) ").

Mendokumentasikan aktiviti perkhidmatan kakitangan merangkumi semua proses yang berkaitan dengan penyediaan dan pemprosesan dokumentasi kakitangan mengikut peraturan yang ditetapkan, dan menyelesaikan tugas pengurusan kakitangan berikut:

Organisasi buruh pekerja;
- kesimpulan kontrak pekerjaan dan pekerjaan;
- pemindahan ke pekerjaan lain;
- menyediakan pekerja dengan percutian;
- galakan pekerja;
- mengenakan sekatan tatatertib ke atas pekerja;
- pensijilan pekerja;
- menyelenggara meja kakitangan;
- mengambil kira penggunaan masa bekerja;
- menarik pekerja untuk bekerja pada hujung minggu dan cuti tidak bekerja;
- pendaftaran perjalanan perniagaan;
- penamatan kontrak pekerjaan dan pemecatan dari kerja.

Senarai dokumen kakitangan yang perlu diselenggara oleh organisasi, tanpa mengira bentuk pemilikan mereka, diberikan dalam lampiran. Ia juga menunjukkan dokumen kawal selia yang mengawal kewajipan majikan untuk menyelenggara dokumen kakitangan tertentu, dan syarat penyimpanan mereka (mengikut Senarai dokumen pengurusan standard yang dihasilkan dalam aktiviti organisasi, menunjukkan masa penyimpanan yang diluluskan oleh Rosarchiv).

Organisasi buruh pekerja dijalankan dengan penerimaan (kelulusan oleh ketua organisasi atau pegawai yang diberi kuasa olehnya) peraturan tempatan. Setiap majikan mesti mempunyai peraturan buruh dalaman dan peraturan mengenai perlindungan data peribadi. Peraturan tempatan lain, seperti peraturan mengenai gaji, catuan buruh, bonus dan insentif material, pensijilan, dsb., diterima pakai jika perlu.

Perjanjian kolektif (perjanjian) adalah bersifat cadangan, kerana ia disimpulkan dengan persetujuan pihak-pihak (Bab 7 Kanun Buruh Persekutuan Rusia). Pengurusan fail peribadi pekerja adalah bersifat nasihat untuk syarikat swasta. Kewajipan majikan untuk mengekalkan hal ehwal peribadi terpakai kepada pekerja organisasi negeri mengikut Undang-undang Persekutuan No. FZ-79 "Mengenai Perkhidmatan Awam Negeri Persekutuan Rusia". Untuk kemudahan, anda masih boleh mengesyorkan untuk membentuk fail peribadi atau folder peribadi, dan prosedur untuk pembentukannya harus ditetapkan dalam akta kawal selia tempatan organisasi, yang diluluskan oleh ketua.

Fail peribadi pekerja (folder peribadi) boleh termasuk salinan dokumen yang diperlukan semasa memohon pekerjaan (pasport, ID tentera, sijil penyerahan TIN, sijil insurans pencen, sijil perkahwinan, sijil kelahiran anak - untuk menyediakan faedah cukai pendapatan; dokumen mengenai pendidikan, dsb.) dan seterusnya semua dokumen utama yang dibuat semasa tempoh aktiviti buruh pekerja, yang mencirikan aktiviti buruhnya (permohonan untuk pemindahan ke pekerjaan lain, surat pemecatan, ciri, dokumen mengenai pembangunan profesional, salinan pesanan untuk kemasukan, pemindahan, pemecatan, dll.).

Di samping itu, majikan mesti mempunyai dokumen OSH berikut:

Arahan keselamatan pekerjaan mengikut profesion;
- log taklimat (membiasakan dengan arahan);
- log pekerja yang lulus pemeriksaan perubatan wajib dan lain-lain.

Dokumen ini boleh disimpan di jabatan kakitangan perusahaan, jika organisasi tidak mempunyai perkhidmatan perlindungan buruh yang berasingan, atau di pejabat.

Selaras dengan sub. "A" bahagian 1 Seni. 356 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, inspektorat buruh persekutuan menjalankan pengawasan dan kawalan negeri ke atas pematuhan majikan terhadap undang-undang buruh dan tindakan undang-undang peraturan lain. Inspektorat Buruh Persekutuan mempunyai hak untuk menghantar, mengikut prosedur yang ditetapkan, kepada pihak berkuasa eksekutif persekutuan, pihak berkuasa eksekutif entiti konstituen Persekutuan Rusia, kerajaan tempatan, agensi penguatkuasaan undang-undang dan mahkamah, tuntutan dan bahan lain mengenai pelanggaran buruh perundangan dan perlindungan buruh, sehingga penggantungan aktiviti firma , yang mendedahkan pelanggaran (Art. 3.12. Kod Pentadbiran).

Ketua organisasi bertanggungjawab secara peribadi untuk dana dokumentari yang dibentuk semasa aktiviti mereka. Untuk pelanggaran undang-undang Persekutuan Rusia dan tindakan undang-undang peraturan lain, penyelenggaraan rekod kakitangan yang salah atau ketiadaannya, penggubal undang-undang memperuntukkan pengenaan denda pentadbiran: pada pegawai - dari 1,000 hingga 5,000 rubel, pada entiti undang-undang - dari 30,000 hingga 50,000 rubel. atau penggantungan aktiviti pentadbiran sehingga 90 hari, dan sekali lagi - melibatkan kehilangan kelayakan pegawai (Perkara 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 dan 14.23 Kod Pentadbiran).

Senarai dokumen kakitangan yang diperlukan untuk organisasi:

	Dokumen	Dokumen apa yang mengawal selia	Nota	Tempoh penyimpanan
	Peraturan Buruh Dalaman (PVTR)	Perkara 189 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Apabila mengambil pekerja (sebelum menandatangani kontrak pekerjaan), majikan wajib membiasakan pekerja dengan HTPP dengan tandatangan. Sah sehingga diganti dengan yang baru.	secara berterusan
	Peraturan mengenai perlindungan data peribadi pekerja	Perkara 86 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Apabila mengambil pekerja (sebelum menandatangani kontrak pekerjaan), majikan diwajibkan untuk membiasakan pekerja dengan Peraturan mengenai perlindungan data peribadi pekerja terhadap tandatangan. Sah sehingga diganti dengan yang baru.	secara berterusan
	Meja kakitangan (borang T-3) (susunan kakitangan)	Perkara 57 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, Resolusi Jawatankuasa Statistik Negeri Rusia No.	Ia disusun setiap kali apabila perubahan tertentu dibuat padanya.	secara berterusan
	Buku perakaunan untuk pergerakan buku kerja dan sisipan kepada mereka		Ia disimpan di jabatan kakitangan dan sentiasa diselenggara.
	Buku resit dan perbelanjaan untuk borang perakaunan buku kerja dan sisipannya	Arahan mengenai prosedur untuk mengisi buku kerja dan sisipan kepada mereka (diluluskan oleh dekri Kementerian Buruh Rusia No. 69)	Ia disimpan di jabatan perakaunan bersama-sama dengan bentuk buku kerja dan sisipan kepada mereka; kepada jabatan kakitangan, borang diterima atas permintaan pekerja kakitangan.	50 tahun (tetapi apabila syarikat itu dibubarkan, ia diserahkan kepada arkib bandar bersama-sama dengan dokumen lain, tempoh penyimpanannya ialah 75 tahun)
	Peraturan mengenai gaji, bonus dan insentif material	Seksyen 6 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, Bab 21 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Dengan adanya sistem saraan yang kompleks dan sistem buruh dan bonus. Sah sehingga diganti dengan yang baru.	secara berterusan
	Peraturan mengenai sistem latihan	Perkara 196, 197 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Sekiranya terdapat sistem latihan dalam organisasi.	secara berterusan
	Peraturan mengenai pensijilan pekerja	Perkara 81 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Apabila menjalankan pensijilan dengan keputusan majikan.	secara berterusan
	Jadual percutian	Perkara 123 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, Resolusi Jawatankuasa Statistik Negeri Rusia No.	Diluluskan oleh majikan tidak lewat daripada dua minggu sebelum bermulanya tahun kalendar.
	Kontrak buruh	Perkara 16, 56, 57, 67 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Ia disimpulkan secara bertulis dengan setiap pekerja.
	Penerangan kerja bagi setiap jawatan mengikut jadual perjawatan, arahan kerja untuk profesion		Diterima dengan keputusan majikan.	secara berterusan
	Perintah kerja	Perkara 68 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Diterbitkan berdasarkan kontrak pekerjaan. Mereka diumumkan kepada pekerja untuk ditandatangani dalam masa tiga hari dari tarikh permulaan kerja sebenar.
	Pindahkan pesanan	Perkara 72.1 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Diterbitkan berdasarkan perjanjian mengenai pemindahan ke pekerjaan lain (perjanjian tambahan kepada kontrak pekerjaan).
	Perintah pemecatan	Perkara 84.1 Kanun Buruh Persekutuan Rusia
	Pesanan untuk aktiviti utama		Diterbitkan mengikut keperluan. Pesanan untuk aktiviti utama, yang disediakan oleh jabatan kakitangan, didaftarkan dan disimpan di pejabat. Dalam perkhidmatan kakitangan, kes "Salinan pesanan untuk aktiviti utama" sedang dijalankan.	1 tahun (salinan pesanan disimpan di jabatan kakitangan)
	Tinggalkan pesanan	Bab 19 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, Resolusi Jawatankuasa Statistik Negeri Rusia No.	Diterbitkan berdasarkan jadual percutian atau penyata pekerja
	Permohonan pekerja untuk cuti tanpa gaji	Perkara 128 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Cuti tanpa gaji diberikan atas permintaan (atas permohonan) pekerja mengikut Bahagian 1 Seni. 128 Kanun Buruh Persekutuan Rusia atau atas permintaan undang-undang berdasarkan permohonan pekerja (bahagian 2 artikel 128 Kanun Buruh Persekutuan Rusia).
	Kad peribadi pekerja (borang T-2)	Resolusi Jawatankuasa Statistik Negeri Rusia No. 1.	Dijalankan untuk setiap pekerja.
	Sejarah pekerjaan	Perkara 66 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, Resolusi Kerajaan Persekutuan Rusia No. 225 "Mengenai Buku Kerja", Arahan mengenai prosedur untuk mengisi buku kerja dan memasukkannya kepada mereka (diluluskan oleh Resolusi Kementerian Buruh Rusia No. 69)	Majikan menyelenggara buku kerja bagi setiap pekerja yang telah bekerja untuknya lebih daripada lima hari.	Selepas pemecatan, pekerja menerima buku kerja di tangannya. Buku kerja yang tidak dituntut disimpan dalam organisasi selama 50 tahun, apabila syarikat dibubarkan, ia diserahkan kepada arkib
	Perjanjian liabiliti penuh	Lampiran 2, 4 kepada dekri Kementerian Buruh Rusia No. 85	Mereka diakhiri dengan pekerja yang berkhidmat secara langsung kepada aset material.
	Buku perakaunan (jurnal pendaftaran) pesanan untuk aktiviti utama	Arahan untuk kerja pejabat dalam perkhidmatan kakitangan VNIIDAD "Arahan anggaran untuk kerja pejabat dalam perkhidmatan kakitangan organisasi" (disyorkan)	Mesti dinomborkan dan diikat, dimeterai dan ditandatangani oleh majikan
	Buku rekod (log pendaftaran) pesanan untuk pekerjaan
	Buku rekod (daftar) perintah pemecatan
	Buku perakaunan (jurnal pendaftaran) pesanan untuk pemberian percutian
	Jurnal pendaftaran sijil perjalanan
	Lembaran masa	Bahagian 3 Perkara 91 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Majikan wajib menyimpan rekod masa yang sebenarnya bekerja oleh setiap pekerja
	Jadual syif	Perkara 103 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Ia dibawa kepada perhatian pekerja selewat-lewatnya sebulan sebelum pelaksanaannya.
	Log pemeriksaan badan pemeriksaan	Undang-undang Persekutuan No. 134-FZ "Mengenai Perlindungan Hak Entiti Undang-undang dan Usahawan Individu semasa Kawalan Negeri (Pengawasan)"	Diterajui oleh semua entiti undang-undang dan usahawan tanpa pembentukan entiti undang-undang	secara berterusan
	Minit mesyuarat, keputusan komisen kelayakan pengesahan	Peraturan mengenai pensijilan pekerja perusahaan	Dikeluarkan oleh suruhanjaya pengesahan
	Meja dan pakaian pekerja dalam profesion berbahaya	Bahagian 3 Perkara 91 Kanun Buruh Persekutuan Rusia	Disusun setiap bulan.
	Senarai pekerja dalam pengeluaran dengan keadaan kerja yang berbahaya	Resolusi Majlis Menteri-menteri USSR No. 10 "Mengenai kelulusan senarai industri, pekerjaan, profesion, jawatan, penunjuk yang memberi hak kepada peruntukan pencen keutamaan"	Jika pengeluaran dengan keadaan kerja yang berbahaya; berterusan.
	Senarai pekerja yang akan bersara atas pencen keutamaan
	Surat-menyurat mengenai pelantikan - pencen dan faedah negeri; Pencen keutamaan
	Arahan keselamatan pekerjaan mengikut profesion	Seksyen 10 Kanun Buruh Persekutuan Rusia		secara berterusan
	Log taklimat (baca arahan)	Seksyen 10 Kanun Buruh Persekutuan Rusia
	Jurnal pekerja yang lulus pemeriksaan perubatan wajib	Perkara 69 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, perintah Kementerian Penjagaan Kesihatan Persekutuan Rusia No. 90 "Mengenai prosedur untuk menjalankan pemeriksaan perubatan awal dan berkala pekerja dan peraturan perubatan untuk kemasukan ke profesion."
	Laporan kemalangan	Resolusi Kementerian Buruh Persekutuan Rusia No. 73 "Mengenai kelulusan bentuk dokumen yang diperlukan untuk penyiasatan dan rakaman kemalangan di tempat kerja, dan peruntukan mengenai spesifik penyiasatan kemalangan di tempat kerja dalam industri dan organisasi tertentu"
	Tindakan penyiasatan keracunan dan penyakit pekerjaan

Aliran dokumen dokumen dalaman

Aliran dokumen difahami sebagai pergerakan dokumen dalam institusi dari saat ia diterima atau dibuat sehingga selesai pelaksanaan, penghantaran atau pemfailan ke dalam arkib. Ini termasuk operasi menerima, mengedar, mendaftar, memantau pelaksanaan, mengeluarkan sijil, membentuk kes, pemprosesan pra-pengarkiban, menyimpan dan menggunakan dokumen.

Kelajuan penghantaran dokumen, kecekapan menyelesaikan isu yang dibangkitkan di dalamnya, keseragaman beban kerja jabatan dan pegawai bergantung pada organisasi aliran dokumen yang betul dan rasional.

Bekerja dengan dokumen perusahaan boleh diwakili dalam bentuk rangkaian operasi teknologi berikut:

Penerimaan dokumen masuk;
semakan awal (markup oleh setiausaha);
pendaftaran dokumen;
melaporkan kepada pengurus mengenai dokumen yang diterima;
membuat keputusan oleh ketua;
menghantar dokumen untuk pelaksanaan;
kawalan ke atas pelaksanaan dokumen;
pelaksanaan dokumen;
pembentukan dokumen dalam kes itu;
penggunaan dokumen dalam kerja rujukan dan maklumat;
penentuan masa penyimpanan dokumen (pindahan ke arkib, penggunaan selanjutnya, pemusnahan dokumen).

Tahap kesempurnaan sistem teknologi untuk bekerja dengan dokumen ditentukan oleh kelajuan pergerakan dan pelaksanaan dokumen dan keberkesanan menyediakan pengurusan perusahaan dengan maklumat yang didokumenkan.

Dalam sokongan dokumentasi perusahaan, tiga kumpulan utama dokumen boleh dibezakan: dokumen masuk (masuk), dokumen keluar (keluar), dokumen dalaman.

Pendaftaran boleh dijalankan untuk semua kumpulan dokumen, terutamanya untuk dokumen masuk. Banyak perusahaan tidak menyimpan pendaftaran dokumen dalaman.

Kerja-kerja pelaksanaan dan kawalan pelaksanaan dokumen meliputi dokumen dalaman, masuk dan hanya, sebagai pengecualian, dokumen keluar.

Dari peringkat pembentukan kes, semua kumpulan dokumen melalui operasi yang sama, kecuali dokumen masuk, yang, dengan pengecualian yang jarang berlaku, tidak dipindahkan ke storan arkib.

Untuk mewujudkan prosedur bersatu untuk merangka dokumen dan mengatur kerja dengan mereka, sebuah perusahaan sedang membangunkan arahan untuk kerja pejabat, yang mengandungi sampel dokumen dan peraturan yang disediakan dengan betul untuk bekerja dengan mereka.

Penerimaan dan pemprosesan dokumen masuk dijalankan oleh penolong setiausaha.

Dokumen yang diterima melalui peringkat berikut:

Pemprosesan utama;
semakan awal, markup;
pendaftaran;
pertimbangan dokumen oleh pengurusan;
arahan untuk pelaksanaan;
kawalan pelaksanaan;
pelaksanaan dokumen;
pemfailan dokumen dalam kes itu.

Pemprosesan utama dokumen masuk terdiri daripada menyemak ketepatan penghantaran surat. Semua sampul surat dibuka, kecuali surat-menyurat peribadi (ditanda "sendiri"). Kemudian ketepatan alamat dokumen yang dilampirkan dalam sampul surat, bilangan helaian dokumen, dan kehadiran lampiran padanya diperiksa.

Sekiranya tiada lampiran atau helaian dokumen, pengirim surat dimaklumkan dan tanda dibuat pada dokumen itu sendiri dan dalam daftar dokumen masuk dalam lajur "Nota":

Jangan buka sampul surat bertanda "semuka".
Buat tindakan jika teks dokumen rosak atau tiada lampiran.
Hantar satu salinan akta bersama dokumen yang diterima kepada penerima.
Majukan mel yang tersilap dihantar ke alamat yang betul.
Surat berdaftar diterima dengan penerimaan.
Letakkan masa penerimaan pada dokumen yang mengandungi perkataan "urgent".

Sebagai peraturan, sampul surat dimusnahkan, kecuali dalam kes tersebut apabila alamat pengirim, tarikh penghantaran dan tarikh penerimaan boleh ditentukan hanya dengan sampul surat, atau apabila sampul surat ditandakan sebagai “sulit”, “mendesak”.

Pertimbangan awal dokumen masuk dijalankan untuk mengedarkan dokumen kepada dokumen berdaftar dan tidak berdaftar.

Dokumen berdaftar ditandakan dengan nombor masuk, tarikh penerimaan dokumen dalam organisasi.

Semasa peperiksaan awal, ia juga mengetahui sama ada dokumen yang dipindahkan kepada ketua tidak memerlukan pemilihan bahan tambahan: surat-menyurat terdahulu, kontrak, dokumen kawal selia, dll. Dokumen-dokumen ini dipilih oleh pembantu setiausaha dan diserahkan bersama-sama dengan dokumen masuk kepada ketua perusahaan.

Tanpa pertimbangan awal, dokumen yang dialamatkan kepada unit struktur atau khusus kepada pekerja syarikat dipindahkan ke destinasi mereka.

Ketua perusahaan memeriksa dokumen yang masuk dan, dengan resolusi yang mencerminkan keputusannya dan syarat pelaksanaan sebenar, menghantarnya kepada pelaksana melalui setiausaha. Setiausaha memasukkan resolusi dalam daftar. Jika beberapa penghibur ditunjukkan dalam resolusi, maka dokumen itu dipindahkan ke yang pertama dalam senarai, yang dianggap sebagai pelaku yang bertanggungjawab.

Kontraktor, bekerja dengan dokumen itu, menyediakan respons, yang dihantar kepada ketua untuk tandatangan (bersama-sama dengan bahan yang disertakan yang digunakan dalam menyediakan respons).

Setiausaha (jika perlu) memantau pelaksanaan dokumen yang masuk.

Setiausaha menerima surat inisiatif daripada pelaksana dan meletakkannya dalam fail yang berkaitan untuk penyimpanan dan penggunaan selanjutnya, dan menghantar jawapan kepada penerima.

Dokumen yang dihantar dari syarikat dipanggil dokumen keluar. Pemprosesan keluar terdiri daripada operasi berikut:

Penggubalan dokumen keluar;
kelulusan draf dokumen;
menyemak ketepatan draf dokumen oleh setiausaha;
pendaftaran dokumen;
menyemak ketepatan pengalamatan;
menghantar dokumen kepada penerima;
memfailkan salinan kedua (salinan) dokumen dalam kes itu.

Draf dokumen keluar disediakan dan dilaksanakan oleh kontraktor, dan setiausaha menyemak ketepatan pelaksanaannya.

Dokumen keluar disediakan dalam dua salinan, kecuali faks yang disediakan dalam satu salinan.

Draf dokumen keluar yang disediakan diserahkan untuk ditandatangani kepada ketua. Bersama-sama dengannya, dokumen lain boleh dipindahkan, berdasarkan mana draf dokumen keluar telah disediakan (surat inisiatif, kontrak, akta, dokumen peraturan, dll.).

Pengurus boleh membuat sebarang perubahan dan penambahan pada dokumen yang ditandatangani atau mengembalikannya kepada kontraktor untuk semakan.

Selepas ditandatangani oleh ketua dua salinan, dokumen itu didaftarkan oleh setiausaha. Dokumen yang akan dihantar didaftarkan dalam "Jurnal pendaftaran dokumen keluar".

Untuk mendaftarkan dokumen keluar, data berikut diperlukan:

Indeks dokumen, termasuk nombor kes;
tarikh dokumen;
destinasi;
ringkasan atau tajuk;
tanda pelaksanaan (rekod penyelesaian isu, nombor dokumen jawapan);
pelaksana;
Nota.

Dokumen berdaftar dihantar kepada penerima pada hari yang sama. Apabila menghantar dokumen, adalah perlu untuk mengesahkan alamat penerima pada surat dan sampul surat.

Salinan dokumen yang dihantar dan satu salinan faks dilampirkan pada kes dengan surat-menyurat:

Dokumen mesti diproses dan dihantar pada hari yang sama.
Telegram dihantar segera.
Dokumen keluar dicetak dalam salinan.
Jika dokumen itu ingin dipulangkan, sila tampalkan setem atau tandakan “Untuk dikembalikan” dan tandakannya dalam kabinet pemfailan atau jurnal.

Untuk mendaftarkan dokumen masuk dan keluar menggunakan komputer peribadi, anda boleh menggunakan lajur yang sama dalam jurnal pendaftaran.

Dokumen dalaman ialah dokumen yang disediakan, dilaksanakan dan dilaksanakan di dalam organisasi (institusi) itu sendiri, mengikut peraturan dalaman untuk pembangunan dokumen.

Dokumen dalaman termasuk: penyata, tindakan, minit, laporan dan nota penerangan, dsb.

Kerja dengan dokumen dalaman dijalankan seperti berikut:

1) menyediakan draf dokumen oleh kontraktor;
2) menyemak ketepatan reka bentuk draf dokumen;
3) menandatangani dokumen oleh ketua (kelulusan, jika perlu);
4) pendaftaran dokumen;
5) pemindahan dokumen kepada kontraktor;
6) pelaksanaan dokumen;
7) kawalan pelaksanaan dokumen;
8) memfailkan dokumen yang telah dilaksanakan ke dalam fail.

Peringkat akhir bekerja dengan dokumen dalaman ialah: penggunaan dalam rujukan dan kerja maklumat (dari 1 hingga 3 tahun) dan penentuan tempoh penyimpanan selanjutnya (pemeriksaan nilai dokumen). Hasil daripada keputusan suruhanjaya pakar perusahaan, dokumen dalaman boleh digunakan dalam kerja rujukan dan maklumat perkhidmatan kerja pejabat selama lebih daripada tiga tahun, atau boleh dipindahkan ke arkib, atau dimusnahkan.

Pendaftaran dokumen. Ini adalah penetapan fakta penciptaan dokumen atau resitnya, dengan memberikan nombor pendaftaran (indeks) kepada dokumen dan merekodkan maklumat mengenainya dalam jurnal pendaftaran.

Pendaftaran adalah perlu untuk memastikan keselamatan dokumen, carian segera, perakaunan dan kawalan:

Berikan ciri kualitatif dan kuantitatif dokumen;
mengesahkan fakta penerimaan atau penghantaran dokumen;
mewujudkan peralatan pendaftaran dan rujukan yang boleh digunakan untuk tujuan maklumat;
memantau pelaksanaan dokumen.

Prinsip asas pendaftaran dokumen adalah kemasukan tunggal. Setiap dokumen mesti didaftarkan dengan syarikat ini sekali sahaja. Dokumen masuk didaftarkan pada hari penerimaan, dokumen keluar dan dalaman - pada hari menandatangani.

Terdapat beberapa bentuk pendaftaran dokumen: berpusat, terdesentralisasi, bercampur.

Kecekapan terbesar dicapai dengan sistem pendaftaran dokumen terpusat, iaitu, apabila semua operasi pendaftaran dijalankan di satu tempat atau oleh seorang pekerja, sebagai contoh, seorang setiausaha. Sistem sedemikian membolehkan anda membuat pusat rujukan tunggal untuk dokumen perusahaan dan menetapkan prosedur pendaftaran tunggal.

Sistem terdesentralisasi melibatkan pendaftaran dokumen di tempat penciptaan atau pelaksanaannya, iaitu, dalam bahagian struktur.

Dengan mengambil kira spesifik perusahaan, sistem pendaftaran dokumen bercampur boleh digunakan, apabila sebahagian daripada dokumen didaftarkan secara berpusat, dan sebahagian daripada dokumen didesentralisasi, dalam bahagian struktur.

Dalam perniagaan kecil, sistem pendaftaran berpusat paling kerap digunakan.

Apabila mendaftarkan dokumen di perusahaan, peraturan berikut mesti dipatuhi:

Setiap dokumen didaftarkan sekali sahaja;
semua dokumen didaftarkan di satu tempat sahaja;
semua dokumen didaftarkan dalam bentuk seragam yang diterima pakai di perusahaan.

Semasa mendaftar, semua dokumen dibahagikan kepada beberapa kumpulan, setiap satu daripadanya didaftarkan secara berasingan, contohnya:

Dokumen masuk;
dokumen keluar;
dokumen dalaman;
kontrak komersial;
dokumen bertanda "CT" ("Sulit").

Semasa mendaftarkan setiap kumpulan dokumen, kaedah seragam seragam untuk menetapkan nombor (indeks) kepada dokumen mesti digunakan.

Terdapat tiga jenis utama pendaftaran dokumen:

1) sistem kad untuk pendaftaran dokumen;
2) sistem jurnal untuk mendaftarkan dokumen;
3) sistem pendaftaran dokumen berkomputer.

Penyimpanan dokumen dalaman

Perihalan kerja - secara kekal (klausa 27 Senarai dokumen arkib pentadbiran biasa).

Jadual kakitangan organisasi dan perubahan kepada mereka di tempat pembangunan dan kelulusan mempunyai tempoh penyimpanan tetap (Perkara 71 Senarai dokumen arkib pengurusan biasa).

Peraturan buruh dalaman mesti disimpan dalam organisasi selama satu tahun selepas diganti dengan yang baru (Perkara 773 Senarai dokumen arkib pentadbiran biasa).

Berdasarkan Seni. 411 Senarai dokumen arkib pentadbiran standard, peruntukan mengenai gaji dan bonus untuk pekerja adalah tertakluk kepada simpanan tetap di tempat pembangunan dan kelulusan mereka.

Dokumen (senarai maklumat, peraturan, dsb.) mengenai penubuhan rejim rahsia perdagangan dalam organisasi mempunyai tempoh penyimpanan tetap (Perkara 62 Senarai dokumen arkib pentadbiran biasa).

Walaupun fakta bahawa masa penyimpanan peraturan tempatan dan perintah yang meluluskannya sering berbeza, akta pengawalseliaan tempatan menjadi sebahagian daripada perintah itu, lampirannya, dan masa penyimpanan dalam kes ini akan bergantung pada masa penyimpanan akta atau perintah tempatan (bergantung kepada sama ada berapa lama lebih panjang).

Dari saat kelulusan edisi baharu huraian kerja, yang lama tidak lagi sah. Tempoh penyimpanan untuk edisi perihalan kerja yang tidak sah ialah 3 tahun (klausa 77 seksyen 2 Senarai dokumen arkib pentadbiran biasa).

Perubahan dalam tempoh penyimpanan untuk dokumen kakitangan, yang diperkenalkan oleh Perkara 22.1 Undang-undang No. 125-FZ, hanya melibatkan dokumen yang tempoh penyimpanannya sebelum ini adalah 75 tahun. Pada masa yang sama, penggubal undang-undang membuat kesilapan, kerana mereka secara rasmi mencapai peningkatan dalam masa penyimpanan untuk semua kumpulan dokumen mengenai kakitangan. Iaitu, bagi mereka yang tempoh penyimpanan selama lima tahun ditetapkan mengikut fasal 19 dan 665 senarai yang diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia No. 558. Pada masa ini, rang undang-undang sedang disediakan yang akan meminda Undang-undang No. 125-FZ dan menghapuskan kekurangan yang timbul. Seperti yang dijelaskan oleh pakar Rostrud, sebelum menerima pakai perubahan ini, sistem sedia ada untuk menentukan masa penyimpanan dokumen mengikut senarai yang diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia No. 558 harus digunakan untuk mengelakkan sebarang salah faham. dan denda dan tidak memperuntukkan dokumen kakitangan untuk dimusnahkan.

Tempoh yang diperlukan untuk menyimpan dokumen mengenai kakitangan ditunjukkan dalam artikel 22.1 Undang-undang No. 125-FZ dan senarai yang diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia No. 558. Permulaan tempoh penyimpanan untuk dokumen adalah 1 Januari tahun selepas tahun di mana mereka disediakan ( perenggan 4, klausa 1.4 senarai yang diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia No. 558).

Jadi, pesanan untuk pengambilan, pemindahan, pemecatan, cuti tanpa gaji dan pesanan lain untuk kakitangan, serta penyata pekerja, jika ia disimpan dalam fail peribadi mereka, secara amnya, mesti disimpan selama sekurang-kurangnya 75 tahun, jika ia dicipta sehingga 2003. Jika dokumen ini dibuat selepas 2003, maka ia mesti disimpan selama sekurang-kurangnya 50 tahun.

Kontrak pekerjaan, kad peribadi dan fail peribadi pekerja juga mesti disimpan selama 75 tahun jika ia dibuat sebelum 2003, atau selama 50 tahun jika ia dibuat selepas 2003, dan fail peribadi pengurus mesti disimpan secara kekal. Ia juga perlu sentiasa menyimpan meja kakitangan.

Pada masa yang sama, sebarang dokumen mengenai kakitangan yang dibentuk dalam tempoh perkhidmatan awam, yang bukan perkhidmatan awam, mesti disimpan selama 75 tahun, tanpa mengira tarikh penciptaannya.

Prosedur ini diperuntukkan dalam Perkara 22.1 Undang-undang No. 125-FZ.

Pesanan untuk pemberian cuti tahunan dan pendidikan, penghantaran dalam perjalanan perniagaan di Rusia (serta dokumen lain dalam perjalanan perniagaan: tugasan, laporan, dll.), serta pesanan untuk pengumpulan dan penyata pekerja, jika ia disimpan secara berasingan , dan bukan dalam fail peribadi, ia cukup untuk menyimpan hanya lima tahun.

Kesimpulan ini mengikuti perenggan 19 dan 665 senarai yang diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia No. 558.

Perhatian: perubahan dalam tempoh penyimpanan untuk dokumen kakitangan, yang diperkenalkan oleh Perkara 22.1 Undang-undang No. 125-FZ, hanya berkenaan dokumen yang tempoh penyimpanannya sebelum ini adalah 75 tahun. Pada masa yang sama, penggubal undang-undang membuat kesilapan, kerana mereka secara rasmi mencapai peningkatan dalam masa penyimpanan untuk semua kumpulan dokumen mengenai kakitangan. Iaitu, bagi mereka yang tempoh penyimpanan selama lima tahun ditetapkan mengikut fasal 19 dan 665 senarai yang diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia No. 558. Pada masa ini, rang undang-undang sedang disediakan yang akan meminda Undang-undang No. 125-FZ dan menghapuskan kekurangan yang timbul. Seperti yang dijelaskan oleh pakar Rostrud, sebelum menerima pakai perubahan ini, sistem sedia ada untuk menentukan masa penyimpanan dokumen mengikut senarai yang diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia No. 558 harus digunakan untuk mengelakkan sebarang salah faham. dan denda dan tidak memperuntukkan dokumen kakitangan untuk dimusnahkan.

Bahan pensijilan tempat kerja hendaklah disimpan selama 45 tahun, dan dalam keadaan kerja yang sukar, berbahaya atau berbahaya - 75 tahun.

Patuhi peraturan kerja walaupun selepas menggantikannya dengan yang baharu. Jangka hayat adalah satu tahun. Tempoh penyimpanan satu tahun ditetapkan untuk jadual percutian juga.

Tempoh di mana anda perlu menyimpan dokumen yang mengesahkan bahawa pekerja menerima pendidikan atas perbelanjaan organisasi adalah disebabkan oleh keperluan perundangan cukai. Hakikatnya ialah fasal 3 Perkara 264 Kanun Cukai Persekutuan Rusia menetapkan bahawa untuk menghapuskan kos ini untuk mengurangkan keuntungan boleh cukai, organisasi mesti menyimpan semua dokumen yang mengesahkan latihan (perjanjian dengan institusi pendidikan, perintah terus menghantar pekerja ke latihan, sijil perkhidmatan, diploma, sijil, sijil, dll.). Tempoh penyimpanan mereka dihadkan oleh tempoh perjanjian latihan dan satu tahun kerja pekerja, tetapi tidak kurang daripada empat tahun.

belakang | |