Grunnleggende om kontorarbeid og arbeidsflyt kort. Historie om kontorarbeid. Det er tre former for organisering av kontorarbeid: sentralisert, desentralisert og blandet

1. INTRODUKSJON TIL VIRKSOMHETSPRODUKSJON

1. Dokumentere i kontrollsystemet.

2. Grunnleggende begreper om kontorarbeid og arbeidsflyt.

3. Historien om utviklingen av kontorarbeid i Russland.

1.1. DOKUMENT I LEDELSESSYSTEMET

Hovedmetoden for å registrere og overføre ledelsesinformasjon og annen informasjon i styringssystemet er et dokument, og kvaliteten på beslutningene som tas og dermed det samlede resultatet av aktivitetene til enhver institusjon i ordets bredeste forstand avhenger i stor grad av hvordan dokumentasjonsstøtten er effektivt organisert. Korrekt dokumentarisk støtte for arbeid i en institusjon er basert på et passende regulatorisk og metodisk grunnlag - et sett med juridiske dokumenter av organisatorisk, instruktiv, metodisk karakter. Regulerings- og metodologiske dokumenter for kontorarbeid i hver institusjon er utviklet på grunnlag av de relevante lov- og forskriftslovene.

V i samsvar med den føderale loven "Om informasjon, informatisering

og beskyttelse av informasjon "datert 20. februar 1995 nr. 24-FZ (art. 5) dokumentasjon (det vil si opprettelse av dokumenter) er en forutsetning for å inkludere informasjon i informasjonsressurser. Den sier også at dokumentasjon utføres på den måten som er foreskrevet av de statlige myndigheter som er ansvarlige for organisering av kontorarbeid, standardisering av dokumenter og deres arrays. Statlig regulering gjelder ikke bare dokumentasjonsfeltet, men også organiseringen av arbeidet med dokumenter.

Statlig regulering av kontorarbeid utføres av den føderale arkivtjenesten i Russland (Rosarkhiv), som i samsvar med forskriften om den russiske føderasjonens arkivfond (godkjent ved resolusjon fra presidenten for den russiske føderasjonen av 17. mars 1994 , nr. 552) og forskriften om Russlands føderale arkivtjeneste (godkjent ved dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 28. desember 1998 nr. 1562) utfører tverrsektoriell organisatorisk og metodisk veiledning og kontroll over organisasjonen av dokumenter i kontorarbeidet til føderale regjeringsorganer, koordinerer utviklingen av statskontorsystemet og enhetlige dokumentasjonssystemer.

Komiteen for den russiske føderasjonen for standardisering, metrologi og sertifisering (Gosstandart of Russia) utfører statlig styring av standardisering, inkludert arbeid med forening og standardisering av dokumenter og dokumentasjonssystemer, utvikling, implementering og vedlikehold av all-russiske klassifiserere av teknisk , økonomisk og sosial informasjon.

Den russiske føderasjonens regjering, føderale utøvende organer er ansvarlige for å organisere dokumentasjonsstøtte i utøvende organer, utvikle relevante regulatoriske rettsakter.

1.2. GRUNNLEGGENDE KONSEPT FOR VIRKSOMHETSPRODUKSJON OG DOKUMENTSIRKULASJON.

Ledelse av enhver bedrift- dette er en informasjonsprosess der informasjon mottas, behandles, en beslutning utvikles, beslutningen kommuniseres til utøverne, hvis handlinger kontrolleres.

På alle stadier av informasjonsprosessen opprettes det dokumenter hvor forskjellig informasjon registreres.

Et dokument er en samling av informasjon som ligger på et håndgripelig medium og har et rettslig grunnlag.

Overlegen

		veibeskrivelse
	Administrasjon
				ledelse
	protokoller,
	konklusjoner		kontorarbeid
				Utøvere
		kontroll	kontornotater,

rapportering

Ris. 1. Informasjonsprosesser i virksomheten

En integrert del av ledelsen av ethvert organisasjonssystem er kontorarbeid.

Begrepet «kontorarbeid» dukket opp i andre halvdel av 1700-tallet og betydde ikke bare en mappe med dokumenter, men også selve utgaven. Foreløpig betyr begrepet organisering av informasjonsstøtte for saken, d.v.s. Registeradministrasjon.

Kontorarbeid- aktivitetsfeltet knyttet til prosessen med å lage dokumenter og organisere arbeidet med dem.

Formål med kontorarbeid- informasjonsstøtte av ledelsesprosessen

Hovedoppgavene til kontorarbeid:

 opprettelse av dokumenter, dvs. fikse dem på hvilket som helst medium;

 overføring av dokumenter for deres påfølgende utførelse eller beslutningstaking;

 registrering av dokumenter for å utøve kontroll over utførelsen av dem;

 systematisering og lagring av dokumenter, raskt dokumentsøk

etter behov.

Former for organisering av kontorarbeid:

Sentralisert form kjennetegnet ved at alle operasjoner for dokumentbehandling er konsentrert (sentralisert) i et enkelt senter for hele institusjonen - kontoret, generalavdelingen eller sekretæren. Denne formen er typisk for små institusjoner.

Desentralisert form innebærer spredning av kontordrift mellom institusjonens strukturelle avdelinger; mens det i hver av dem utføres et relativt homogent sett med kontoroperasjoner. Den brukes sjelden.

I blandet form utføres operasjoner sentralt (mottak, registrering, kontroll, duplisering av dokumenter) og desentralisert (oppbevaring av dokumenter, dannelse av saker). Typisk for mellomstore og store institusjoner.

Begrepet kontorarbeid bygger på begrepet dokumentasjon.

Dokumentere– Dette er en regulert prosess med å registrere informasjon på papir eller andre medier som sikrer dens styrke.

Dokumentasjonsverktøy- verktøyene som brukes av mennesket til å lage dokumenter. De er delt inn i:

enkle midler(penner, blyanter)

mekaniske og elektromekaniske midler (skrivemaskiner,

båndopptakere, foto-, film- og videoutstyr)

automatiserte verktøy (datateknologi).

Dokumentasjon innebærer overholdelse av etablerte registreringsregler

informasjon spesifikk for hver type dokument. Overholdelse av disse reglene gir rettslig virkning til de opprettede dokumentene.

Rettskraft- eiendommen til et offisielt dokument, kommunisert til det av gjeldende lovgivning, kompetansen til organet som utstedte det og den etablerte prosedyren for registrering.

Rekvisitter - et obligatorisk element i dokumentutførelse (navn på dokumenttype, adressat, dato, signatur).

Dokumentskjema Er et sett med detaljer i et dokument, ordnet i rekkefølgen fastsatt av standarden.

Dokumentasjonssystem- et sett med dokumenter knyttet til opprinnelse, formål, type, aktivitetsområde, enhetlige krav for registrering.

Organisering av arbeid med dokumenter innebærer organisering av institusjonens dokumentflyt, dokumentlagring og bruken av disse i institusjonens løpende virksomhet.

Dokumentflyten til en institusjon er prosessen med bevegelse av dokumenter i en organisasjon fra øyeblikket de opprettes eller mottas til fullføringen av utførelse og overføring til arkivet.

Dokumentet fremmes:

1. I verdensrommet: inne i bedriften og utenfor den.

2. I tid: fra det øyeblikket dokumentet ble opprettet eller mottatt til det ble sendt til adressaten eller overført til lagring.

Organisering av dokumentflyt i bedriften (se lysbilde)

Skille mellom eksterne og interne konturer av dokumentflyt.

Den ytre konturen begynner med innkommende (eksterne) dokumenter som kommer til virksomheten fra utsiden. De mottatte dokumentene registreres av sekretærene og sendes deretter til utførelse. Den ytre konturen avsluttes med registrering av utgående dokumenter.

Hvis dokumentet er opprettet i selve organisasjonen, så er det det indre kontur passering av dokumentet (initiering - utførelse - koordinering - godkjenning

venter - registrering). Det er på den indre konturen av passasjen av et dokument at versjonsbehandlingen ofte forekommer (dvs. dokumentet finnes i forskjellige versjoner). For eksempel på godkjenningsstadiet, når kommentarer fra forskjellige personer dukker opp. En viktig oppgave med kontorarbeid er sporing, akkumulering og administrasjon av versjoner av dokumenter, samt kontroll over dokumentendringer.

1.4. HISTORIE OM UTVIKLING AV VIRKSOMHETSPRODUKSJON I RUSSLAND

Fram til 900-tallet ble hovedsakelig rettsforhold mellom borgere dokumentert. Allerede på denne tiden var det en kultur for å utarbeide og behandle dokumenter, som reisedokumenter, skriftlige testamenter etc., og også i en spesialskole utdannet de skrivere, rettssekretærer, trykkerier (presseholdere) for fyrster og store. føydale herrer, men det var ikke noe enkelt system for statlig arkivhåndtering.

1. stadie. Opprinnelsen til kontorarbeidssystemet (XI-XV århundrer).

Perioden med den gamle russiske staten er en periode med gradvis utvikling av tradisjonene til kontorarbeidssystemet, akkumulering av erfaring med å dokumentere, behandle og lagre dokumenter, for å sikre deres sikkerhet, inkludert beskyttelse mot uautorisert tilgang og forfalskning.

Karakteristiske trekk ved perioden:

1. Dukket opp profesjonelle funksjonærer: kirkesalmediktere

og funksjonærer (i det XIV århundre ble funksjonærer kalt kontorister for alle mennesker som utfører kontorarbeid).

2. Ble satt sammen en slags manualer for kontorarbeid - formularer, der stadier av utarbeidelse av dokumenter ble angitt - svart skrift, redaksjonell, hvitbok.

3. Det var behov for å bevare hemmeligholdet til viktig informasjon, som et resultat dukket det opp forskjellige klipp (signaturer), sel, broer (signaturer på lim), dvs.elementer av informasjonsbeskyttelse mot uautorisert tilgang på lagrings- og bruksstadiet.

De første tilfellene av dokumentforfalskning går også tilbake til denne tiden.

4. Det er utviklet en prosedyre for å oppheve rettskraften til dokumenter. Mor-

alys ble hentet ut fra en spesiell lagring av en "larnik" (en keeper av en kiste med en ekstra

dokumenter) og destrueres i nærvær av vitner. Spesielt viktige dokumenter ble ødelagt av en kommisjon valgt av byen veche, ofte i offentligheten, i en høytidelig atmosfære. Mindre betydningsfulle dokumenter ble returnert til forfatterne eller ganske enkelt slettet fra pergamentet de ble skrevet på, og de strippede arkene ble brukt igjen.

5. Det ble tildelt plasser for sikker oppbevaring av dokumenter og journalføring: gostiny dvors og klostre.

Nesten til slutten av XIV århundre. i Russland er hovedmaterialet for skriving

levde pergament (spesielt kledd skinn), kalt i dokumentene "charter", og i vanlige folk - bare "kalvekjøtt" ... Den eldste formen for pre-

dokumentet var et brev - et eget pergamentark litt mer enn 15 cm bredt

(3,5 tommer). Dokumenter ble skrevet med solid tekst, uten inndeling i ord, og av skilletegn ble det kun brukt punktum på slutten av setningen.

Trinn 2. Bestill kontorarbeid (XV - XVII århundrer).

Perioden for dannelse og utvikling av statlig kontorarbeid kalles vanligvis kommandoperiode, ved navn de første statlige institusjonene

- ordrene. I løpet av denne perioden ble det gradvis opprettet et system med kontorarbeid fra sentrale og lokale institusjoner, kadre av kontorarbeidere ble dannet, stabile former for dokumenter og metoder for deres forberedelse ble opprettet.

Karakteristiske trekk ved perioden:

1. Kontorarbeidet ble utført i ekspeditørhyttene, som samtidig var et sted for mottak av besøkende ( tilstedeværelse), og kontoret, og ar-

hiv. Dokumenter ble vanligvis plassert på bord, på benker, spesielt verdifulle - i kiste-bokser i de samme rommene der det nåværende arbeidet ble utført og hvor besøkende ble tatt imot. I bestillingene ble det utarbeidet inventar over dokumenter på lager,

en på 1600-tallet. Det ble utarbeidet ABC-er for dokumentlistene - spesielle pekepinner for å gjøre forespørsler om dokumenter.

2. Dokumentene ble laget på papir og hadde en bestemt form - en kolonne(søyle, søyle), dvs. en rull med smale papirark limt til hverandre.

De bestanddelene av søylen ble kalt "postavi". Stedene hvor arkene limes har fått samme navn. Spalten var faktisk ikke et enkelt dokument, men inkluderte hele dokumentsettet i saken. Teksten i kolonnene ble skrevet bare på den ene siden, den motsatte ble bare brukt for å sette notater, vedtak, adresser. Dokumentene ble oppbevart sammenrullet i en rull eller rull; spesielle saker ble laget for spesielt viktige dokumenter, men oftere ble de oppbevart bare i kister, eller kister. Denne formen for dokumentet var upraktisk, siden det tok mye tid å utvide og kollapse kolonnen samtidig som man fant den nødvendige informasjonen. Selve limingen var ikke sterk nok, noe som førte til forringelse og slitasje på dokumentet. Sammen med kolonneformen til dokumentet ble notatbokskjemaet født og begynte å bli brukt i bestillinger. En notatbok er et stykke papir brettet i to. Notatbøker ble samlet sammen, bundet inn etter behov og laget bøker.

3. Dokumentet ble gitt rettskraft ved den såkalte "registreringen" av undergang-

nogo kontorist - signaturen til kontoristen, satt i stavelser på baksiden av dokumentet på en slik måte at bokstavene fanger begge ender av de limte arkene.

(Verken tsaren eller bojarene signerte noen dokumenter, med unntak av traktatdokumenter med fremmede stater). Denne metoden for å signere dokumenter sikret beskyttelse av informasjon og gjorde det vanskelig å forfalske dem.

4. Ulike typer dokumenter legges til som registrerer forvaltningsvirksomheten til statlige institusjoner: fra den underordnede øverste myndighet

nym ble sendt brev, dekreter og setninger, det ble sendt svar fra lokale institusjoner på bestillinger, begjæringer ble fremsatt i form av en skriftlig henvendelse fra privatpersoner til statlige institusjoner.

5. De fleste detaljene har ennå ikke skilt seg ut fra teksten,de. anke, helvete

6. Hvert dokument ble registrert:ved innleggelse ble datoen stemplet på dokumentet og ekspeditøren noterte "Skriv ut", som betydde "Forespørsler". Dette betydde faktisk starten på behandlingen av saken.

Trinn 3. Kollegialt kontorarbeid (XVIII århundre).

Hovedforskjellen mellom det kollegiale kontorarbeidet var at organiseringen var lovregulert. Periode med kollegiale anliggender-

produksjon er korrelert med reformene til Peter I. Det var han som skapte det russiske byråkratiske systemet som bestemte det moderne arbeidet med dokumenter. Peter I kan med rette kalles "det russiske byråkratiets far".

Karakteristiske trekk ved perioden:

1. Det er utstedt en lov "Generelt forskrift", der dokumentasjonsspørsmål er utredet i detalj (regler for registrering av dokumenter,

kontroll over utførelsen, prosedyren for forberedelse, sertifisering, lagring) og

saksflytting (dokumentflyt). Forskriften definerer til og med hvordan bordene skal arrangeres (de skal ha bokser med lås), hvordan funksjonærer skal sitte (to ved ett bord) osv. Arbeidsdagen i kollegiene varte i 8 timer. Arbeidet ble utført hele året, med unntak av de tre sommermånedene og ferier. For en dag uten å møte på jobb ble det trukket en funksjonærlønn i en måned, for en uarbeidet time ble det trukket en ukeslønn.

2. Signaturen til leder og styremedlemmer på dokumentet er innført.

3. Prosedyre for bruk av sel er etablert.Utskriftsapplikasjon

skjedde i nærvær av to vitner.

4. Søyleformer av dokumenter ble erstattet av notatbøker - 4 ark papir brettet i to og sydd med tråder. Flere innbundne notatbøker utgjorde en bok.

5. Nye detaljer har fremkommet i dokumentene: registrering inngående og utgående nummer, adressat, signatur, dato for sammenstilling, type dokument, etc.,

endring i moderne kontorarbeid.

6. For mange dokumenter ble det etablert offisielle skjemaer og regler for plassering av detaljer på et papirark ble utviklet.

7. Ulike dokumentasjonssystemer begynte å utvikle seg:

finansiell, der begrepene "debet", "kreditt

dit "," balanse ", militær - rapporter, utsendelser, instruksjoner, disposisjoner;

internasjonale kontrakter - notater, memorandums, utsendelser;

rettslig - avhør, edsløfter, vitnesbyrd, setninger;

statistisk - meningsmåling folketellinger, kalt revisjoner, provinsielle rapporter.

Trinn 4. Ministerialkontorarbeid (XIX - begynnelsen av XX århundre).

Det nåværende dokumenthåndteringssystemet, kalt utøvende kontorarbeid... På ledelsesområdet dukket det opp departementer, og enmannskommandoen til statsrådene erstattet kollegialitet.

Karakteristiske trekk ved perioden:

1. Ensartede prinsipper for mini-

av Russland - fra opprettelsen av dokumenter til deres arkivlagring. Spesiell oppmerksomhet ble viet til rekkefølgen av samhandling mellom departementer med andre institusjoner og keiseren, avhengig av hierarkiet som rådde på den tiden.

2. Et flertrinnssystem for registrering og regnskapsføring av dokumenter er innført.Alle dokumenter som inngår i departementet ble nedtegnet i journalen. Hver avdeling hadde en lignende loggbok, som registrerte grunnleggende informasjon.

3. Et system for kontroll over utførelse av dokumenter har oppstått. Månedlig

revisjon av saker i strukturelle avdelinger ble gjennomført, i spesialark ble det ført journal over antall utførte og ikke-utførte dokumenter. På slutten av året ble det utarbeidet en generell uttalelse for departementet.

4. Former for dokumenter er endret. Offisielle dokumenter ble utarbeidet på skjemaer med kantede detaljer.Strukturen til skjemaets rekvisita inkluderer

eller: navnet på institusjonen, navnene på de strukturelle inndelingene, dato og registreringsnummer, en kort tittel til teksten, en lenke til det mottatte dokumentet. Siden slutten av 20-tallet av forrige århundre har brevhoder blitt produsert etter typografisk metode.

5. Nye typer dokumenter har dukket opp: telegrammer og telefonmeldinger.

6. Samlinger av eksempeldokumenter ble publisert - skriftlærde.

Trinn 5. Sovjetisk periode med forvaltning av statlige poster (1917 -

Karakteristiske trekk ved perioden:

1. 1917 - 1920 Nedgang i nivået på dokumentasjonsstøtte

latskap (arbeidere, soldater, bønder som ikke hadde spesialutdanning gikk på jobb i de nyopprettede sovjetiske institusjonene).

2.1925-1926 To store organisasjoner ble dannet: Institute of Management Engineering (ITU) og State Bureau of Organizational Building

(Orgstroy). ITU var engasjert i teoretisk forskning innen ledelse, og Orgstroy implementerte dem i praksis, og bidro til introduksjonen av nytt kontorutstyr og kontorutstyr. Cabinet of Standardization ble opprettet ved ITU, som var engasjert i utviklingen av all-Union standarder for dokumentasjon (brev, telegrammer, telefonmeldinger, protokoller) og kontorrekvisita (blekk, bånd for skrivemaskiner).

3. I 1932 ble ITU likvidert og den sentraliserte metodiske forbedringen av dokumentsirkulasjonsspørsmål ble stoppet.Fra det øyeblikket i kontorarbeidets historie begynte en lang periode med "uavhengighet": hver avdeling på min egen måte regulert arbeid med offisielle dokumenter.

4. I 1963 ble "Grunnleggende regler for iscenesettelse av dokumentardelen av kontorarbeid og arkiver for institusjoner, organisasjoner, foretak i USSR" godkjent.

Dette dokumentet fungerer fortsatt som en ledelsesveiledning.

5. I 1973 ble Unified State System of Office Work (EGSD) utviklet.

EGSD er et vitenskapelig ordnet sett med regler, standarder og anbefalinger for organisering og vedlikehold av dokumentasjonsstøtte for ledelsen, fra det øyeblikket dokumentet ble opprettet til det ble sendt til arkivet.

6. I 1970-1980. dannet en blokk med GOST-er for styringsdokumenter.

7. På 1980-tallet. Unified Documentation Systems (SDS) er utviklet for å automatisere behandlingen av data i dokumentskjemaer.

Utviklingen av sovjetisk kontorarbeid i 1970-1980. la grunnlaget for kontorarbeid i den russiske føderasjonen. Mange regulatoriske og metodologiske dokumenter opprettet i denne perioden er fortsatt i kraft.

1.4. REGULERINGSRAMMER FOR VIRKSOMHETSPRODUKSJON

Regelverk for kontorarbeid Er et sett med lover og forskrifter

tive rettsakter som regulerer teknologien for opprettelse, behandling, lagring og bruk av dokumenter i løpet av organisasjonens aktiviteter.

Regelverket for kontorarbeid inkluderer følgende komponenter:

 lovgivende og juridiske handlinger fra den russiske føderasjonen;

 GOST-er;

 Forskrifter;

 Klassifiserere;

 Statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelsen.

Lovgivning og rettsakter innen informatisering og dokumentasjon:

 Lovene i den russiske føderasjonen: den russiske føderasjonens sivile lov, loven i den russiske føderasjonen "Om standardisering", loven til den russiske føderasjonen "Om arkivfondet og arkivene"

 Dekreter og ordre fra presidenten: "På grunnlaget for statlig politikk innen informatisering", "Om godkjenning av forskriftene om den russiske føderasjonens arkivfond"

 Resolusjoner og pålegg fra regjeringen: "Om organisering av arbeidet med standardisering, sikring av ensartethet i målinger, sertifisering av produkter og tjenester", "Om å forbedre informasjonsstøtten til befolkningen i Den russiske føderasjonen"

 Den russiske føderasjonens føderale lover: "Om informasjon, informatisering og informasjonsbeskyttelse", "Om deltakelse i internasjonal informasjonsutveksling", "Om juridisk beskyttelse av programmer for elektroniske datamaskiner og databaser"

 Juridiske handlinger fra regjeringsorganene og den utøvende makten til de konstituerende enhetene i Den russiske føderasjonen, som regulerer spørsmålene om kontorarbeid.

Statlige standarder (GOSTs) for dokumentasjon

Registrering av offisielle dokumenter er strengt regulert av standarder.

Standard - en typisk visning, en prøve som et objekt må tilfredsstille når det gjelder dets egenskaper, egenskaper, kvaliteter.

RF-loven "On Standardization" av 06/10/93 definerer standardisering som en aktivitet for å etablere normer, regler og egenskaper. Omfanget av standarder, deres innhold, omfanget av deres handling bestemmes av statlige myndigheter.

Navn
GOST R 6,30-2003	Samlede dokumentasjonssystemer. Samlet
	naya system med organisatoriske og administrative dokumenter
	sjon. Krav til papirarbeid.
	Vedtatt og satt i kraft ved resolusjonen fra Russlands Gosstandart
GOST R 51141-98	Kontorarbeid og arkivering. Begreper og definisjoner
GOST 6.10.1-88	Samlede dokumentasjonssystemer (USD). Hoved
	bestemmelser
GOST 6.01.1-87	Et enhetlig system for klassifisering og koding av teknisk
	økonomisk informasjon. Grunnleggende bestemmelser
GOST 6.10.5-87	Samlede dokumentasjonssystemer (USD). Trebova-
	å bygge et eksempelskjema
GOST 6.10.4-84	Samlede dokumentasjonssystemer (USD). Å gi
	rettskraft av dokumenter på en maskinbærer og
	maskingrammatikk opprettet ved hjelp av databehandling
	teknologi. Grunnleggende bestemmelser
GOST 6.10.3-83	Samlede dokumentasjonssystemer (USD). Innspilling
	informasjon i et kommunikativt format

Kravene fastsatt av standardene er obligatoriske for alle offentlige myndigheter og forretningsenheter. Gosstandart og andre statlige styrende organer, innenfor deres kompetanse, overvåker overholdelse av kravene til GOST.

Forskrifter

1. Interindustriell tidsstandard for arbeid med styringsdokumentasjon. Utviklet av Central Bureau of Labor Standards (Central Bureau of Labor Standards) i Arbeidsdepartementet i Den russiske føderasjonen i 1995 og anbefalt for å bestemme arbeidsintensiteten til arbeidet og antall ansatte i offentlige organer, institusjoner og offentlige organisasjoner. De inneholder

 Tidsrater brukt på dokumentasjonsstøtte til ledelsen (behandling, registrering, regnskapsføring av kvantum og kontroll av utførelse av dokumenter, vedlikehold av arkivskap, etc.)

 Tidsraten brukt på arbeidet med arkivet (katalogisering, opprettelse av et referanseapparat for arkiver, etc.)

2. Tidsnormer for arbeid med å forbedre dokumentasjonsstøtten for ledelsen i departementer, avdelinger, virksomheter og organisasjoner. Utviklet ved VNIIDAD (all-russisk Research Institute of Documentation and Archival Affairs) i 1992 og inneholder tidsstandarder for utarbeidelse av planer, kontrakter. De kan brukes til å beregne lønnskostnader, analysere produktiviteten til arbeidere og beregne antallet.

3. Tidsnormer for arbeid med automatisert arkivteknologi og dokumentasjonsstøtte for styrende organer. Utviklet av Sentralbyrået for vitenskap og teknologi i Arbeidsdepartementet i Den russiske føderasjonen i 1993 og er ment å bestemme tiden som brukes på å jobbe med styringsdokumentasjon under tradisjonelle forhold og under betingelsene for automatisering av styringsprosesser.

Tidsnormer gjelder for alle typer arbeid med dokumenter og er delt inn i to blokker:

 Tidsnormer for arbeid med dokumentasjonsstøtte til ledelsen (utvikling av stillingsbeskrivelser, nomenklatur for organisasjonens anliggender, etc.)

 Tidspriser for arbeid utført i prosessen med automatisering

etablert arkivteknologi for arbeid (sammenstilling av statistiske rapporter, utførelse av søk, etc.)

Klassifiserere

For bruk ved sortering, søk og behandling av ulike dokumenter av automatiserte informasjonssystemer, skal dokumentet tildeles spesielle koder.

Klassifiserer - et dokument som inneholder en systematisert liste over navn på objekter og deres koder.

1. Klassifisering av informasjon om styringsdokumenter: OKUD.

2. Klassifiserere av informasjon om organisasjonsstrukturer: OKPO.

3. Klassifiserere av informasjon om befolkning og personell: OK av yrker til arbeidere, stillinger til ansatte og lønnsgrader (OKPDTR).

Statens system for styringsdokumentasjon (GSDOU)

Når du begynner å studere kurset, bør du først og fremst gjøre deg kjent med de grunnleggende faglige begrepene og definisjonene som til stadighet møter i arbeid med dokumenter.

Kontorarbeid er en virksomhetsgren som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter.

Opprinnelig dukket begrepet opp i muntlig tale (antagelig på 1600-tallet) og betydde prosessen med å løse (produsere) en sak: "å gjøre forretninger" - for å løse problemet. I løpet av vedtaket ble det nødvendig å konsolidere resultatet, for eksempel oppnådd enighet. For dette har dokumenter blitt opprettet siden antikken, siden det talte ordet er kortvarig, kan det glemmes, forvrenges under overføring eller ikke forstås slik. Allerede i det XVI århundre. ordet brukes en virksomhet som en samling av dokumenter knyttet til enhver sak, problemstilling. For første gang i dette konseptet ble ordet "business" registrert i dokumenter i 1584.

Moderne kontorarbeid inkluderer:

Sikre rettidig og riktig opprettelse av dokumenter (dokumentasjon);

Organisering av arbeidet med dokumenter (mottak, overføring, behandling, regnskap, registrering, kontroll, oppbevaring, systematisering, klargjøring av dokumenter for arkivering, destruksjon).

Parallelt med begrepet «kontorarbeid» de siste tiårene har begrepet ledelsesdokumentasjon(DOE). Dens utseende er assosiert med introduksjonen av datasystemer i ledelsen og deres organisasjons-, programvare- og informasjonsstøtte for å tilnærme terminologien som brukes i dataprogrammer og litteratur. Foreløpig er begrepene "kontorarbeid" og "styringsdokumentasjon" synonyme og brukes for å referere til samme aktivitet. Begge begrepene kan for eksempel finnes i titlene på dokumenter som regulerer organiseringen av dokumentariske prosesser: "Statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelse" og "Typiske instruksjoner for kontorarbeid i departementer og avdelinger i Den russiske føderasjonen."

Dokumentere er prosessen med å lage og formatere et dokument. Statens standard definerer dokumentasjon som «registrering av informasjon på ulike medier i henhold til etablerte regler».

Behovet for å registrere informasjon dukket opp blant mennesker i antikken. "Dokumenter" fra ulike tidsepoker, laget på leirtavler, bjørkebark, steinsteler, etc. har overlevd til vår tid. Metodene for å bruke informasjon var også forskjellige: tegning, grafikk, skriving. For tiden, i ledelsespraksis, bruker de hovedsakelig dokumenter som er laget på alle måter å skrive på - håndskrevne, maskinskrevne, typografiske, datamaskiner, samt ved bruk av grafikk, tegning, fotografi, lyd- og videoopptak og på spesialmateriale (papir, film og fotografisk film) , magnetbånd, disk, etc.). Den vitenskapelige disiplinen er engasjert i studiet av utviklingen av metoder for dokumentasjon og informasjonsbærere - Registeradministrasjon.

Organisering av arbeid med dokumenter – Dette for å sikre flytting av dokumenter i forvaltningen, bruken av dem til referanseformål og oppbevaring. Begrepet er definert av statens standard som "organisering av arbeidsflyt, lagring og bruk av dokumenter i institusjonens nåværende aktiviteter."

Dokumentflyt standardsamtalene bevegelse av dokumenter i organisasjonen fra det øyeblikket de opprettes eller mottas til ferdigstillelse ytelse eller utsendelse. Teknologien for å jobbe med dokumenter inkluderer:

Mottak og primærbehandling av dokumenter;

Deres foreløpige vurdering og distribusjon;

Registrering av dokumenter;

Kontroll over utførelse av dokumenter;

Informasjon og oppslagsverk;

Utførelse av dokumenter;

Sender dem;

Systematisering (saksdannelse) og løpende lagring av dokumenter.

La oss avsløre noen av konseptene ovenfor. Så, registrering midler registrering av regnskapsdata om et dokument i foreskrevet form, fiksering av dets opprettelse, sending eller mottak, kontroll av utførelsen av dokumenter - et sett med handlinger som sikrer rettidig utførelse, dannelsen av en sak - gruppering av utførte dokumenter i en sak i samsvar med nomenklaturen av saker (en systematisert liste over navn på saker initiert i organisasjonen, som angir vilkårene for lagring, utarbeidet på foreskrevet måte) og systematisering av dokumenter i saken.

Enhver ledelsesmessig beslutning er alltid basert på informasjon om det aktuelle spørsmålet eller kontrollert objekt. Informasjon er identisk med begrepene: "data", "informasjon", "indikatorer". Følgende begrep er lovfestet:

"Informasjon - informasjon om personer, gjenstander, fakta, hendelser, fenomener og prosesser, uavhengig av presentasjonsformen."

På hvert område av menneskelig aktivitet har informasjon sine egne spesifikasjoner, og derfor er den delt inn i medisinsk, vitenskapelig, teknisk, teknologisk, etc. I føderale myndigheter og ledelse, i institusjoner, organisasjoner og virksomheter (uavhengig av aktivitetsretningen) og form for eierskap) styringsinformasjon som brukes til styring av et objekt eller strukturer. Det stilles en rekke krav til ledelsesinformasjon: fullstendighet, effektivitet, pålitelighet, nøyaktighet, målretting og tilgjengelighet for menneskelig oppfatning.

Dokumenter brukes innenfor ulike virkefelt, kunnskapsgrener, livssfærer og er gjenstand for forskning innen mange vitenskapelige disipliner. Derfor er innholdet i begrepet «dokument» tvetydig og avhenger av bransjen og til hvilke formål det brukes. Så for advokater er et dokument først og fremst en måte å bevise eller bevis på noe, for en historiker - en historisk kilde, kybernetikk-dokumentarfilmskaper - en bærer av informasjon, og jeg, spesialister innen ledelse anser det som et middel å fikse og overføre ledelsesvedtak.

Den føderale loven "om informasjon, informatisering og beskyttelse av informasjon" inneholder følgende definisjon av begrepet "dokument":

Dokument - dette er informasjon registrert på en materialbærer med detaljer som gjør at den kan identifiseres. Samme definisjon er gitt i statens standard for begreper og definisjoner "Kontorarbeid og arkivering". For en mer fullstendig beskrivelse av begrepet "dokument", bør begrepet "nødvendig" også opplyses.

Hvert dokument består av en rekke av dets bestanddeler, som kalles detaljer (navn, forfatter, adressat, tekst, dato, signatur osv.). GOST fikser følgende definisjon:

Dokumentdetaljer - et obligatorisk designelement offisielt dokument?

Ulike dokumenter består av et annet sett med detaljer. Antallet detaljer bestemmes av formålet med å lage dokumentet, dets formål I, krav til innholdet og formen til dette dokumentet. For mange dokumenter er antallet detaljer strengt begrenset. For en rekke dokumenter er antall og sammensetning av rekvisita fastsatt ved lov og forskrift. Men uansett, som følger av definisjonen, må informasjon registrert på et materiell medium formaliseres ved å legge ned de nødvendige detaljene. Først da blir det et dokument.

I dokumentvitenskap betraktes et dokument som et resultat av å fikse (vise) fakta, hendelser, fenomener med objektiv virkelighet og menneskelig mental aktivitet på en passende måte på spesialmateriale.

Dokumenter, som har fast (viser) informasjon, sikrer dermed bevaring og akkumulering, muligheten for overføring til en annen person, gjentatt bruk, gjentatt og gjentatt tilbakevending til den i tide. De påvirker ulike områder av menneskelig aktivitet og er delt inn i tekst og grafikk, tradisjonelle (håndskrevne, maskinskrevne) og maskinmedier, vitenskapelige, tekniske, personlige og offisielle, etc.

Offisielle dokumenter - dette er dokumenter opprettet av juridiske personer eller enkeltpersoner, utarbeidet og sertifisert i samsvar med den etablerte prosedyren. Blant dem er det laget en spesiell kategori tjeneste (administrerende) dokumenter som er definert av statsstandarden som offisielle dokumenter som brukes i organisasjonens nåværende aktiviteter.

Som informasjonsbærere fungerer dokumenter som et uunnværlig element i den interne organisasjonen til enhver institusjon, bedrift, hvilket som helst firma, og sikrer samspillet mellom deres strukturelle deler og individuelle ansatte. De er grunnlaget for å ta ledelsesbeslutninger, fungerer som bevis på implementeringen og kilde for generaliseringer og analyser, samt materiale for referanse- og søkearbeid. I ledelsesaktiviteter fungerer dokumentet både som et arbeidsobjekt og som et resultat av arbeidskraft.

UDDANNELSES- OG VITENSKAPSMINISTERIET I DEN RUSSISKE FØDERASJON

Moskva statsuniversitet for teknologi og ledelse

Avdeling økonomi, næringsliv og juss

TEST

Ved disiplin : Dokumentere ledelsesaktiviteter

Tema Kontorarbeid er grunnlaget for ledelsesteknologi

Gjøres av en student 1 kurs

Arakcheeva Marina Anatolievna

Fakultet: økonomi og entreprenørskap

Spesialist. organisasjonsledelse

Chiffer: 080507

Innledning 3

1. Vurdering av nåværende tilstand for kontorarbeid 3

2. Faktorer som påvirker organiseringen og teknologien til kontorarbeid i institusjoner på ulike ledelsesnivåer 4

3. Organisatoriske, juridiske, sosiale og psykologiske aspekter ved kontorarbeid 5

4. Dokumentasjonsstøtte av ledelsen. Hovedoppgavene og funksjonene til førskoleutdanningsinstitusjonen 11

5. Strukturen til styringsdokumentasjonstjenester og deres funksjoner 13

6. Forskjeller mellom begrepet «styringsdokumentasjon» (DOU) og begrepet «kontorarbeid» 15

7. Førskoleutdanningsinstitusjonens forhold til den automatiserte teknologien for dokumentbehandling 16

8. Vitenskapelig organisering av lederarbeid som en faktor for å effektivisere ledelse og kontorarbeid 18

9. Arkivorganers aktiviteter om regulatorisk og metodisk støtte til kontorarbeid 22

Konklusjon 23

Referanser 24

INTRODUKSJON

I arbeidet ditt må du løse en rekke oppgaver:

Vurder den nåværende tilstanden til kontorarbeid;

Bestem faktorene som påvirker organiseringen og teknologien til kontorarbeid i institusjoner på ulike ledelsesnivåer;

Beskriv de organisatoriske, juridiske, sosiale og psykologiske aspektene ved kontorarbeid;

Gi konseptet dokumentasjonsstøtte for ledelsen, identifiser hovedoppgavene og funksjonene til førskoleutdanningsinstitusjonen;

Vurder strukturen til styringsdokumentasjonstjenester og deres funksjoner;

Å skille mellom begrepet "ledelsesdokumentasjon" (DOE) og begrepet "kontorarbeid";

Bestem forholdet til førskoleutdanningsinstitusjonen med den automatiserte teknologien for dokumentbehandling;

Vurder den vitenskapelige organiseringen av lederarbeid som en faktor for å øke effektiviteten av ledelse og kontorarbeid;

Vurder aktivitetene til arkivorganer på regulatorisk og metodisk støtte til kontoradministrasjonstjenester.

1. Vurdering av nåværende tilstand for kontorarbeid

Tilstanden til kontorarbeid og den generelle kulturen for å betjene ledere og spesialister bestemmes i stor grad av kvaliteten på arbeidet til sekretærassistenten, som igjen avhenger av nivået på organisasjonen hans. I praksis utfører assisterende sekretær enten fullt ut (eller i stor grad) kontorarbeidet til styringsapparatet eller en stor strukturell enhet som helhet, mens han utfører funksjonene til lederens sekretær, eller utfører kun funksjonene til lederens sekretær. Den første typen sekretær- og referentiell aktivitet råder. Sekretærassistentens arbeid er preget av bredden og variasjonen av funksjoner og operasjoner som utføres. For det første krever sekretærarbeid evnen til raskt å bytte fra en type arbeid til en annen: registrering av dokumenter, telefonsamtaler, skriving, faksing, mottak av besøkende, etc. For det andre kommuniserer sekretær-assistenten med en relativt stor krets av mennesker i løpet av arbeidsdagen. For det tredje må sekretærassistenten, i tillegg til instruksjonene fra den nærmeste lederen, etter arten av sitt arbeid, ofte oppfylle instruksjonene fra andre personer. Denne situasjonen skaper ytterligere vanskeligheter i assisterende sekretærs arbeid, og derfor bør hans plikter og rettigheter være spesielt strengt definert og nedfelt i stillingsbeskrivelsen.

Informasjonsteknologi har endret moderne kontorarbeid fundamentalt, en ny kvalitet og et krav om det har dukket opp. Til nå er det ingen nasjonale krav til elektroniske dokumenthåndteringssystemer som brukes selv i offentlige etater, det er ingen standardregler for organisering av kontorarbeid i administrative kontorer. Et slående eksempel er det enorme antallet begreper i navnene på tjenestene for håndtering av dokumenter i myndighetene: avdelingen for dokumentarstøtte, den generelle avdelingen, kontoret, etc. Men statsapparatet er en enkelt mekanisme for å styre staten fra bunn til topp. I tillegg er det rundt 70 leverandører av som spiller etter sine egne regler. Men det er ingen kvalitetsvurdering av et slikt produkt. Derfor har behovet lenge vært modent for å lage en nasjonal standard for kontorautomatiseringssystemer, i hvert fall for systemer som brukes i offentlige myndigheter.

2. Faktorer som påvirker organiseringen og teknologien til kontorarbeid i institusjoner på ulike myndighetsnivåer

Forholdet mellom organisasjoner, institusjoner, på alle nivåer bør utføres i henhold til ensartede generelt aksepterte regler. Arbeid med dokumenter i enhver organisasjon, uavhengig av dens organisatoriske og juridiske form, bør bygges på grunnlag av lov- og forskriftsmessige og metodiske fundamenter vedrørende spørsmål om dokumentasjon og arbeid med dokumenter.

Organisering av arbeid med dokumenter er en sentral ledelsesoppgave i enhver institusjon: fra kontoret til en liten bedrift til en føderal avdeling eller et stort selskap.

Aktivitetene til ethvert foretak er styrt av gjeldende lovgivning, ordrer og ordrer fra ledelsen, vilkårene for inngåtte kontrakter, de etablerte reglene for å utføre visse (for eksempel handel) operasjoner, etc. Alle disse "regulatorene" er utarbeidet i form av dokumenter - faste tekster av lover, ordrer, kontrakter. Basert på dette kan vi si at alle aktivitetene til ethvert foretak er i konsekvent utførelse av dokumenter, og suksessen med utførelse av dem bestemmer foretakets velvære.

Suksessen med gjennomføringen av dokumentet avhenger i stor grad av følgende.
Først , om hvor tydelig informasjonen er angitt i den, inkludert utforming og plassering. For eksempel, hvis teksten til ordren er skrevet med liten skrift, punktene i ordren ikke er atskilt fra hverandre, navnene på utførerne er ikke uthevet i en egen gruppe, kan det hende at noen av dens posisjoner rett og slett ikke blir oppfattet . Derfor finnes det en rekke standardregler for utarbeidelse, sammenstilling, utførelse og produksjon av dokumentasjon – eller med andre ord regler for dokumentasjon.

For det andre er det nødvendig å sikre rettidig utførelse av dokumentet, dvs. en slik organisering av arbeidet bør oppnås der dokumentet umiddelbart vil bli overført til utøveren (eller fra utøveren til utøveren), og for utøveren selv vil det være insentiver til å utføre dokumentet i tide. I Russland, i flere århundrer frem til i dag, har en av slike insentiver vært kontroll av henrettelse. Videre tildeles kontroll til en ansatt som ikke direkte deltar i utførelsen av dokumentet, og som dessuten absolutt ikke forstår kunnskaps- eller produksjonsområdet som påvirker utførelsen av dokumentet.

3. Organisatoriske, juridiske, sosiale og psykologiske aspekter ved kontorarbeid

Det er tre former for organisering av kontorarbeid: sentralisert, desentralisert og blandet.

Med en sentralisert form for organisering av kontorarbeid er all dokumentbehandlingsoperasjoner konsentrert (sentralisert) i et enkelt senter for hele institusjonen - kontoret, generell avdeling eller med sekretæren. Den desentraliserte formen innebærer spredning av kontordrift mellom institusjonens strukturelle enheter; mens det i hver av dem utføres et relativt homogent sett med kontoroperasjoner. Man bør ikke forveksle den desentraliserte formen for organisering av kontorarbeid, der kontorarbeid utføres i ulike strukturelle divisjoner av institusjonen, med organisasjonsstrukturen til kontorarbeidstjenesten, som har spesialiserte enheter: ekspedisjoner, maskinbyråer, kontrollgrupper, etc. I blandet form utføres operasjoner sentralt (mottak, registrering, kontroll, duplisering av dokumenter) og desentralisert (referanse- og informasjonstjenester, lagring av dokumenter, dannelse av saker).

Formen for organisering av kontorarbeid er valgt under hensyntagen til størrelsen på institusjonen, volumet av arbeidsflyten, sammensetningen av strukturelle enheter. I små institusjoner (når dokumentasjon utføres direkte i avdelinger), så vel som i territorielt adskilte (plassert for eksempel i forskjellige distrikter i en stor by), velges en sentralisert form. De fleste institusjoner og organisasjoner bruker en blandet form for organisering av kontorarbeid.

Den mest rasjonelle formen for organisering av individuelle kontorarbeidsprosesser og operasjoner er sentralisering, siden den tillater:

· Å redusere kostnadene ved kontorarbeid;

• forbedre organiseringen av arbeidet til kontorpersonell og, spesielt, introdusere dens regulering;
• å sikre spesialisering og utskiftbarhet av arbeidere;
• bruke progressive og produktive tekniske midler;
• å sikre enhet i den organisatoriske og metodiske ledelsen.

Under moderne forhold er det mulig å fullstendig sentralisere kontorarbeid bare i relativt små institusjoner. I store institusjoner bør man tilstrebe en hensiktsmessig sentralisering av enkelte kontorarbeidsfunksjoner, som mottak og sending av dokumenter, registrering og overvåking av utførelse av dokumenter, stenografi og utskrift av dokumenter, reproduksjon av disse samt metodisk styring av kontorarbeid.

I små institusjoner som ikke har generelle avdelinger, kontorarbeidsavdelinger, utføres kontorarbeid av lederens sekretær-assistent.

Hvis en organisasjon eller institusjon har et stort volum av dokumenter, introduseres en strukturell enhet som er ansvarlig for kontorarbeid: kontor, generell avdeling, kontorarbeidsavdeling, etc. Virksomheten til denne strukturelle enheten gjenspeiles i en spesialutviklet forskrift.

For å regulere kontorarbeidsprosessen, bestemme teknikkene og metodene for å lage og behandle dokumenter i organisasjonen, utvikler kontorledelsesavdelinger kontorarbeidsinstruksjoner, som er etablert etter ordre fra institusjonssjefen.

Oppdeling av funksjoner mellom avdelinger for kontorarbeid og utøvere:

Grunnlaget for organisering av kontorpersonellets arbeid er en dyp og tydelig funksjonsdeling mellom avdelinger og utøvere. Det gjenspeiles i forskriftsdokumenter - bestemmelser om kontorarbeidsenheter og stillingsbeskrivelser for deres ansatte.

Forskrift om kontorarbeidsavdelingen utvikles av avdelingsleder og godkjennes av institusjonsleder. Forskriften om avdelingens strukturelle enhet utarbeides av leder for denne enheten sammen med avdelingsleder, og godkjennes av avdelingsleder, saksleder eller leder for en annen enhet, som omfatter avdelingen for Registeradministrasjon.

Forskriften om avdelingen eller dens strukturelle enhet omfatter følgende paragrafer:

· Generelle bestemmelser;

· Hovedfunksjoner og oppgaver;

· Lederens plikter, rettigheter og ansvar (dette punktet finner sted hvis stillingsbeskrivelsen til lederen ikke er utviklet);

· arbeidsorganisering;

· Avdelingsledelse.

Forskriften bør inneholde en klar formulering som ikke tillater uenighet i spørsmålet om hvem og hva som skal gjøre, hvem som er underlagt hvem mv. Klausulene i bestemmelsene som definerer kontorets forhold til andre avdelinger må avtales med disse avdelingene.

Ved utvikling av en forskrift om kontorarbeidsavdelingen benyttes en standardforskrift. Det suppleres (om nødvendig, redusert) og justeres i samsvar med de spesifikke driftsforholdene til det gitte styringsapparatet og dets kontortjeneste.

For hver ansatt i kontorarbeidsavdelingen utvikles en stillingsbeskrivelse som bestemmer den organisatoriske og juridiske stillingen til den ansatte i strukturenheten og gir betingelser for hans effektive arbeid.

Håndboken består av følgende deler:

En felles del. Hovedoppgavene til den ansatte er etablert (for eksempel er hovedoppgaven til kontoristen registrering av dokumenter), prosedyren for å fylle en stilling (det vil si hvem denne ansatte blir utnevnt og avskjediget), faglige krav til den ansatte (utdanningsnivå, arbeidserfaring, må kunne ..., må kunne ...), den som arbeidstakeren er direkte underlagt, de grunnleggende dokumenter og materiell som arbeidstakeren skal veiledes av i sin virksomhet.

Ansattes funksjoner. Referanseemnet eller arbeidsområdet som er tildelt den ansatte, listen over arbeidstyper som utgjør oppfyllelsen av de tildelte funksjonene, bestemmes (for eksempel kan registrering av dokumenter bestå av slike arbeider som å fylle ut kort, vedlikeholde kartotek, utstede informasjon via telefon osv.).

Arbeidstakers plikter. Pliktene knyttet til utarbeidelse av dokumenter, mottak, behandling og utstedelse av informasjon, som innebærer obligatorisk bruk av visse former og metoder for arbeid (for eksempel periodisk overvåking av dannelsen av saker i strukturelle divisjoner, gjennomføring av orienteringer, etc. ), som krever overholdelse av fristene for gjennomføring av spesifikke handlinger er indikert. som bestemmer rekkefølgen for utførelse av ordre, etiske standarder som må overholdes i teamet. Noen ganger beskriver denne delen elementene i teknologien til arbeidet som utføres.

Arbeidstakers rettigheter. Arbeidstakerens rettigheter til å implementere funksjonene som er betrodd ham, bestemmes.

Relasjoner (forbindelser etter stilling). Det er angitt hvilke underavdelinger og ansatte som utøveren mottar og overfører informasjon til, tidspunktet for overføringen, hvem som er involvert i utførelsen av visse dokumenter, hvem de er avtalt med osv.

Vurdering av arbeid. Det er listet opp kriterier for å vurdere i hvilken grad arbeidstakeren oppfyller sine funksjoner og plikter, bruk av rettigheter mv. Hovedkriteriene er kvaliteten på arbeidet og aktualiteten til implementeringen.

Stillingsbeskrivelsen undertegnes av kontorets leder og godkjennes av kontorets leder eller stedfortreder.

Det psykologiske aspektet ved kontorarbeid:

Et automatisert kontorarbeidssystem kan vise seg å være en psykologisk barriere for en gammel skoleleder i enhver organisasjon, siden det er mye lettere for dem å jobbe direkte med folk ved å bruke de vanlige metodene: de tilkalte dem "på teppet", "pumpet" dem opp”, så frykt i øynene til en underordnet - du kommer til den konklusjon at du forgjeves okkuperer en stol. I tillegg opplever ledelsen ofte at fordelene lovet av vestlige eksperter har forsvunnet et sted. Selv om løsningen på dette problemet er enkel - det ble foreslått å introdusere ASD på bordene til alle utøvere og ledere, og kunden sparte penger: han leverte systemet bare til funksjonærer i strukturelle divisjoner. Som et resultat blir arbeidet gjort raskt og nøyaktig mellom avdelingene, og innenfor dem er alt det samme som før.

Utøverne har ofte følelsen av at med innføringen av dokumenthåndteringstjenesten har det dukket opp enda en sjef, som hele tiden er bak ryggen hans. Faktisk, nå, hvis du ønsker det, kan du finne ut: hvem, hva, når og hvor mye som gjør.

Juridisk aspekt ved kontorarbeid:

Det er forskriftsdokumenter som regulerer organiseringen av dokumentasjonsstøtte for bedriftsledelse:

Den russiske føderasjonens grunnlov

Civil Code of the Russian Federation (del 1 og 2)

Føderal lov av 28.08.1995, nr. 154-FZ "Om de generelle prinsippene for lokalt selvstyre i den russiske føderasjonen"

Den russiske føderasjonens føderale konstitusjonelle lov av 25. desember 2000 nr. 2-FKZ "Om den russiske føderasjonens statsemblem"

Føderal lov av 25.01.1995 "Om informasjon, informatisering og informasjonsbeskyttelse". Denne loven regulerer forhold som oppstår ved dannelse og bruk av informasjonsressurser basert på opprettelse, innsamling, behandling, akkumulering, lagring, søk, distribusjon og levering av dokumentert informasjon til forbrukeren; opprettelse og bruk av informasjonsteknologier og midler for deres støtte; beskyttelse av informasjon, rettighetene til subjekter som deltar i informasjonsprosesser og informatisering. Loven inneholder definisjoner angående informasjon og dens dokumentasjon -Den russiske føderasjonens føderale lov av 10.01.2002 "Om elektronisk digital signatur". Formålet med denne loven er å sikre de rettslige vilkårene for bruk av en elektronisk digital signatur i elektroniske dokumenter, med forbehold om at en elektronisk digital signatur i et elektronisk dokument anerkjennes som likestilt med en håndskrevet signatur i et papirdokument. Denne loven definerer vilkårene for bruk av en elektronisk digital signatur, spesifikke for bruken.

Føderal lov av 02.05.2006 nr. 59-FZ "Om prosedyren for å vurdere søknader fra borgere av den russiske føderasjonen"

Dekret fra presidenten for Den russiske føderasjonen av 05/02/1996 nr. 638 "Om prosedyren for å utarbeide utkast til dekret, ordre fra presidenten for Den russiske føderasjonen, som sørger for vedtakelse av resolusjoner, ordre fra regjeringen i den russiske føderasjonen "

- "Statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelsen", utviklet av arkivtjenester. Dette dokumentet er et sett med prinsipper og regler som fastsetter enhetlige krav til dokumentering av forvaltningsaktiviteter og organisering av arbeidet med dokumenter i statlige organer. Dette er en av de grunnleggende føderale forskriftene som inneholder et sett med krav og bestemmelser som bidrar til utviklingen av enhetlige tilnærminger, ikke bare til tradisjonelle, men også til automatisert dokumenthåndtering - informasjonshåndtering. GSDOU effektiviserer organisasjonsstrukturen for dokumenthåndtering i organisasjoner ved å løse problemer med å bygge standard førskoleutdanningsinstitusjoner, organisere den teknologiske prosessen for å lage og behandle dokumentasjon. GSDOU bidrar til å løse en rekke problemer med automatisering, opprettelse og behandling av dokumenter og inkluderer forskrifter og regler av nasjonal skala og betydning. Samtidig som systemet er statlig i hovedsak, er systemet også orientert mot anvendelse i ikke-statlige strukturer i alle aspekter.Nr. 1547-r bidrar til å løse teknologiske dokumentasjonsproblemer. Denne standarden fastsetter sammensetningen av detaljene, reglene for utforming av organisatoriske og administrative dokumenter som fastsetter beslutninger om administrative og organisatoriske spørsmål. Typiske instruksjoner, som stiller krav til forening av elementer i dokumentasjonsdesign, letter i stor grad opprettelsen av standard, enhetlige og enhetlige prosesser for både tradisjonell og automatisert dokumentasjon, lagring og overføring av dokumentert informasjon. - GOST R 51141-98 "Kontorarbeid og arkivering virksomhet. Vilkår og definisjoner "(godkjent av resolusjonen av den russiske føderasjonens statsstandard av 27.02.1998 nr. 28). Denne standarden er et viktig stadium i å oppdatere det regulatoriske og metodiske grunnlaget for kontorarbeid og arkivering i samsvar med føderal lovgivning og det nåværende utviklingsnivået for denne industrien. Begrepene spesifisert i denne standarden bør brukes i alle typer dokumentasjon. Det materielle grunnlaget for standarden er dannet av tre seksjoner: "Generelle konsepter", "Kontorarbeid" og "Arkivvirksomhet." - GOST R 6.30-2003 "Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav for utførelse av dokumentasjon "(godkjent av resolusjonen fra Gosstandart av Den russiske føderasjonen av 03.03.2003 nr. 65-st.), som ble satt i kraft i alle føderale regjeringsorganer, regjeringsorganer i de konstituerende enhetene i Den russiske føderasjonen (inkludert de konstituerende enhetene i føderasjonen som, sammen med det russiske språket, som det statlige nasjonalspråket), lokale myndigheter, foretak, organisasjoner og deres foreninger, uavhengig av organisasjons- og juridisk form og type aktivitet. 2000) omfatter dokumenter generert ved å dokumentere samme type (felles for alle) ledelsesfunksjoner utført av institusjoner, organisasjoner og virksomheter, uavhengig av deres funksjoner, aktivitetsnivå og omfang, eierskapsformer. Listen tjener formålene med å bevare, organisere og fylle på arkivfondet i Den russiske føderasjonen, er ment å bestemme lagringstiden for dokumenter, deres valg for permanent lagring eller ødeleggelse. Det bør også brukes i utarbeidelse av nomenklaturer av saker, i dannelsen av saker, i utvikling av klassifiseringsordninger for dokumenter ved opprettelse av søkesystemer i kontorarbeid, i utvikling av avdelingslister.

Grunnleggende regler for arkivene til organisasjoner (godkjent ved vedtak fra styret i Rosarkhiv datert 06.02.2002)

All-russisk klassifisering av styringsdokumentasjon OK 011-93 (godkjent av resolusjonen av den russiske føderasjonens statsstandard av 30.12.1993, nr. 299)

I den daglige virksomheten til førskoleutdanningsinstitusjonen reguleres tjenestene av:

· Forskrift om tjeneste ved førskoleopplæringsinstitusjonen

Forskrift om strukturelle inndelinger (hvis noen)

Instruks for førskoleutdanningsinstitusjonen

Instruksjon om organisering av arbeidsplasser for servicepersonell

Tidsnormene for utførelse av arbeid på førskoleutdanningsinstitusjonen

Planleggings- og rapporteringsdokumenter

· Stillingsbeskrivelser av servicepersonell.

Det sosiale aspektet ved kontorarbeid kan vurderes innenfor rammen av implementeringen av den føderale loven av 02.05.2006 nr. 59-FZ "Om prosedyren for å vurdere klager fra borgere av den russiske føderasjonen", som regulerer prosedyren for borgere klager til statlige organer og lokale selvstyreorganer og fremgangsmåten for behandling av innbyggernes klager fra disse organene og tjenestemennene. Borgerklage - et skriftlig forslag, uttalelse eller klage sendt til et statlig organ, lokalt selvstyreorgan eller tjenestemann, samt en muntlig appell fra en borger til et statlig organ, lokalt selvstyreorgan. I en skriftlig anke fra en borger, må hans etternavn, fornavn og patronym og postadressen, som et svar vil bli sendt til innen 30 kalenderdager, angis, borgerens personlige signatur og datoen for klagen må oppgis. . Samtidig ble det slått fast at klager mottatt «gjennom informasjonssystemer til alminnelig bruk» er gjenstand for behandling på den måten denne loven foreskriver.

4. Dokumentasjonsstøtte av ledelsen.

Hovedoppgavene og funksjonene til førskoleutdanningsinstitusjonen.

Dokumentasjonsstøtten til ledelsen utføres av en spesiell tjeneste, som fungerer som en uavhengig strukturell enhet. Dette kan være: saksbehandling, generell avdeling, kontor eller sekretariat. I små organisasjoner, der volumet av behandlede dokumenter er lite og opprettelsen av en slik tjeneste er upraktisk, utføres alt arbeidet med styringsdokumentasjonen av lederens sekretær eller en ansatt som er spesielt tildelt for å utføre dette arbeidet.

Dokumentasjonsstøtte for ledelsesaktivitetene til en organisasjon er ledelsens viktigste tjenestefunksjon, hvor hastigheten og kvaliteten på ledelsesmessige beslutninger og effektiviteten til organisasjonen som helhet avhenger av den rasjonelle organisasjonen.
Valget av organisasjonsform for førskoleutdanningsinstitusjonen avhenger av beslutningen fra ledelsen og førskoleutdanningsinstitusjonen selv. Reguleringen av den valgte arbeidsformen med dokumenter er fastsatt i instruksen for kontorarbeid.
I moderne forhold, når arbeidet med styringsdokumentasjon i mange institusjoner er basert på datateknologi, er funksjonene til førskoleutdanningsinstitusjonen ikke bare begrenset til organisering av institusjonens dokumentflyt, regnskap for dokumenter og overvåking av gjennomføringen av dem. DOE-tjenesten er direkte involvert i å sette oppgaver i utviklingen av automatiserte informasjonssystemer for arbeid med dokumenter, i å gi tilgang til informasjon og beskytte informasjon, i å forbedre arbeidet med dokumenter.

Dermed løser førskolhovedoppgavene:
1) sikre dokumentasjon av ledelsesaktiviteter;
2) organisering av arbeidet med dokumenter i institusjonen;

3) forbedring av skjemaer og metoder for arbeid med dokumenter.
Oppgavene DOE-tjenesten står overfor bestemmer funksjonene.
1. Oppgavene med å sikre dokumentasjon av forvaltningsaktiviteter kan løses ved å utføre følgende funksjoner:
- utvikling og design av skjemaer for å sikre produksjonen deres;
- sikre produksjon av dokumenter, kopiering og replikering;
- kvalitetskontroll av utarbeidelse og utførelse av dokumenter, overholdelse av etablert prosedyre for godkjenning og sertifisering av dokumenter.
2. Oppgavene med å organisere arbeid med dokumenter i institusjonen løses ved å utføre følgende funksjoner:

Etablering av en enhetlig prosedyre for passering av dokumenter (institusjonens dokumentflyt);

Videresending av behandling av innkommende og utgående dokumenter;

Registrering og regnskapsføring av inngående, utgående og interne dokumenter;

Kontroll over utførelse av dokumenter;

Systematisering av dokumenter, sikring av lagring og bruk;

Organisering av arbeidet med innbyggerklager;

Sikre beskyttelse av informasjon.

3. Oppgavene med å forbedre skjemaene og metodene for å jobbe med dokumenter inkluderer følgende funksjoner:

Utvikling og behandling av regulatoriske, instruktive, metodiske dokumenter og bringe dem til organisasjonens ansattes oppmerksomhet;

Metodisk veiledning og kontroll over overholdelse av de etablerte reglene for arbeid med dokumenter i organisasjonens strukturelle divisjoner;

Avansert opplæring av ansatte i organisasjonen og deres råd om arbeid med dokumenter;

Strømlinjeforme organisasjonens dokumentasjon, utføre arbeid med forening av dokumenter, utvikle timelisten og albumet med dokumentskjemaer som brukes i organisasjonens aktiviteter;

Utvikling og implementering av nye former og metoder for å jobbe med dokumenter, forbedre organisasjonens arbeidsflyt, øke utøvende disiplin;

Oppgaveerklæring for utvikling og forbedring av automatiserte informasjonssystemer og databaser for arbeid med dokumenter.

5. Strukturen til styringsdokumentasjonstjenester og deres funksjoner.

1. Ledelse av saker.

2. Kontor.

3. Generell avdeling.

4. Sekretær.

Kontoret opprettes i departementer og avdelinger som en struktur hvor det arbeides med dokumenter, og som et organ for overvåking og koordinering av kontorarbeid i sentralkontoret i næringen. Siden den faktisk er en strukturell underavdeling av en organisasjon, er bedriftsledelse på sin side delt inn i følgende strukturelle standardunderavdelinger:

1. Sekretariatet er en strukturell enhet opprettet for å betjene ledelsen i organisasjonen. Det inkluderer: resepsjon; sekretariatet for lederen og sekretariatene til nestlederne; styrets sekretariat; protokollbyrå.

Sekretariatets funksjoner inkluderer: foreløpig behandling og forberedelse av rapporten til lederen av dokumentene mottatt i hans navn; utarbeidelse av individuelle dokumenter under ledelse av prosjektlederen og deres koordinering med de funksjonelle strukturelle divisjonene i organisasjonen; organisering og dokumentarbehandling av møter holdt av leder, som dokumenterer aktivitetene til kollegiale styringsorganer.

2. Avdeling for rasjonalisering av en førskole utdanningsinstitusjon (kontorarbeid) er et senter for forbedring av førskoleutdanningsinstitusjonen, et metodisk senter.

Dens funksjoner inkluderer: utvikling og implementering av tiltak for å forbedre teknologien for kontorarbeid; utvikling av regulatorisk og metodisk støtte for kontorarbeid (forskrifter, instruksjoner, regler, forskrifter, timeliste for enhetlige skjemaer, etc.); utvikling av klassifikasjonsoppslagsverk (nomenklatur av saker, klassifiserere, lister over dokumenter med lagringsperioder).

3. Kanselli, som igjen er delt inn i: ekspedisjon, korrespondansebyrå, byrå for registrering og registrering av dokumenter, datasenter for behandling og duplisering av tekster av dokumenter.

4. Brevavdelingen

5. Sentralarkiv

6. Inspeksjon

Kontoret, som annen organisasjonsstruktur i førskoleutdanningsinstitusjonen, er opprettet ved bedrifter, i forsknings-, design- og ingeniørorganisasjoner og høyere utdanningsinstitusjoner. Følgende divisjoner (avdelinger, sektorer, grupper) jobber vanligvis i kontorets struktur: 1. Expedition er en spesialisert seksjon som mottar og sender dokumenter og korrespondanse med post og bud.
2. En underavdeling for regnskap og registrering av dokumenter, hvis oppgaver inkluderer registrering av innkommende, utgående og interne dokumenter, kontroll av overholdelse av de aksepterte reglene for papirarbeid, dannelse og vedlikehold av referanse- og informasjonssett.
3. Kontrollgruppen (byrå, inspeksjon, avdeling) overvåker tidspunktet for utførelsen av muntlige ordre fra lederen, analyse av den utøvende disiplinen, informere ledelsen om fremdriften til dokumenter og instruksjoner.
4. En gruppe brev (klager fra borgere) er engasjert i å motta og ta hensyn til forslag, søknader og klager fra innbyggere. Dens funksjoner er som følger:
- utarbeidelse av klager for behandling i ledelsen;
- kontroll over tidspunktet for utarbeidelse av svardokumenter i organisasjonens strukturelle avdelinger;

Melding til søkere om resultatene av behandlingen av søknadene deres;

Organisering av mottak av innbyggere i personlige forhold ved ledelsen av organisasjonen.
5. Gruppen for utarbeidelse av dokumenter utfører utskrift av dokumenter fra utkast, lesing og redigering av tekster av dokumenter, regnskap for utført arbeid.
6. Kopierings- og dupliseringsbyrå finner som regel sted i de organisasjonene hvis aktiviteter er knyttet til distribusjon av et stort antall regulerings- eller administrativ dokumentasjon. Byråets oppgaver er redusert til kopiering av dokumenter, duplisering av tekster av dokumenter, utarbeidelse av reklamemateriell, hefter, brosjyrer.
7. Organisasjonens arkiv - mottar fra de strukturelle divisjonene utarbeidet og forberedt for lagringssaker, gir dem metodisk bistand, fører journaler og lagrer dokumenter, kontrollerer overholdelse av reglene for dannelse, lagring og bruk av saker i strukturelle divisjoner, forbereder saker for overføring til statlig oppbevaring.
Den generelle avdelingen er en tjeneste for arbeid med dokumenter i utøvende myndigheter og utøvende strukturer (ordførerkontor, prefektur, kommune) i lokale myndigheter.

I generelle avdelinger opprettes vanligvis de samme seksjonene som er karakteristiske for kontoret, men enheter som protokollavdelingen, brevgruppen og mottaket er koblet sammen her. Tilstedeværelsen av disse strukturene forklares av aktivitetens spesifikke karakter, forvaltningsprosedyrer, beslutningsprosedyrer og dokumentasjonsspesifikasjoner i disse institusjonene.

Protokollgruppen opprettes som en del av institusjoner som har et fast kollegialt organ i sin struktur. Utfører funksjoner:

Utarbeidelse av utkast til regulatoriske og administrative dokumenter (redigering, utførelse og utgivelse), brev, sertifikater, deres koordinering med strukturelle divisjoner;

Analyse av dokumenter utarbeidet av strukturelle divisjoner;

Utarbeidelse av meninger om dokumenter utarbeidet av strukturelle divisjoner;

Organisering og avholdelse av møter i det kollegiale organet, dokumenterer deres aktiviteter.

Institusjonens sekretær utfører alt arbeid med dokumenter i små institusjoner og organisasjoner som ikke har en intern organisasjonsstruktur.

Dermed regulerer de gjeldende regulerings- og metodologiske dokumentene navnet og den omtrentlige strukturen til førskoltil statlige virksomheter, institusjoner, organisasjoner. Når det gjelder ikke-statlige strukturer, tas beslutningen om opprettelsen av tjenesten, dens navn og interne struktur av organisasjonens ledelse. I fellesforetak avgjøres denne saken av styret, i aksjeselskaper - en stiftelseskonferanse, i samvirkestrukturer - en generalforsamling for medlemmer av samvirket.

6. Forskjeller mellom konseptet "ledelsesdokumentasjon" (DOU) og konseptet "kontorarbeid"

Begrepene "kontorarbeid" og "støtte for ledelsesdokumentasjon" er etablert av GOST R 51141-98 "Kontorarbeid og arkivvirksomhet. Begreper og definisjoner "som synonymer som definerer bransjen som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter. Men hvis vi vender oss til historien og tidspunktet for forekomsten av disse begrepene, så er det noen forskjeller mellom dem.

Så begrepet "kontorarbeid" oppsto i Russland, ifølge ordbøkene til det russiske språket, i andre halvdel av 1600-tallet og ble dannet fra setningene "saksbehandling", og "sak" på den tiden betydde en rettssak. eller administrativt spørsmål avgjort av et styrende organ. Det vil si at på den tiden ble kontorarbeid først og fremst kalt vurdering og løsning av rettslige og administrative spørsmål, som var uløselig knyttet til utarbeidelse av forretningspapirer og arbeid med dem. Gradvis gjennomgikk definisjonene av begrepene endringer. Senere begynte begrepet "virksomhet" å bli brukt i betydningen "en samling av dokumenter relatert til ethvert problem", og "kontorarbeid" begynte å kalle hele settet med arbeider relatert til forretningsdokumentasjon. For øyeblikket er betydningen av begge disse begrepene - "kontorarbeid" og "virksomhet" - nedfelt i GOST R 51141-98.

Begrepet «styringsdokumentasjon» har kommet i bruk siden omkring midten av 1970-tallet, da datateknologi begynte å bli introdusert i arbeidsfeltet med dokumenter og nye informasjonsteknologier dukket opp. Formålet med det nye begrepet var å reflektere bruken av moderne teknologi i prosessene med å dokumentere informasjon og arbeide med dokumenter. Til tross for at det ble innført et nytt begrep – «styringsdokumentasjon», har ikke det gamle «kontorarbeidet» sluttet å brukes. Mulige årsaker til at det ikke ble erstattet vilkår:

Det nye begrepet er mindre praktisk å bruke, siden det består av en setning på tre ord, og forkortelsen (DOW) er ikke helt klar og ikke unik (for eksempel er DOW en førskoleopplæringsinstitusjon),

Begrepet "kontorarbeid" er tydelig for alle og er lett å uttale.

Som et resultat, i samsvar med GOST R 51141-98, kan begge begrepene brukes for øyeblikket. Men begrepet "styringsdokumentasjon" understreker i den moderne organiseringen av kontorarbeid, og det er bedre å bruke det når det gjelder datateknologi for å jobbe med dokumenter. Begrepet "kontorarbeid" brukes hovedsakelig for å beskrive den organisatoriske siden og tradisjonelle metoder for å jobbe med dokumenter.

7. Sammenheng mellom en førskoleutdanningsinstitusjon med automatisert dokumentbehandlingsteknologi

Problemet med elektronisk dokument er nært knyttet til problemet med elektronisk dokumenthåndtering, automatisering av førskoleutdanningsinstitusjoner. For tiden har forskjellige firmaer utviklet og implementert et stort antall automatiserte dokumenthåndteringssystemer (ASUD), preget av spesifikke tilnærminger og datakommunikasjonsmidler for implementering. Dessverre er det ingen konsistent terminologi i denne utviklingen. Produktene til utviklernes selskaper bærer slike navn som:m, datamog dokumentflyt, kontorstyringssystem, distribuert dokumenthåndteringssystem, elektronisk arkiv, etc. Variasjonen i navnene på de utviklede og utviklede systemene indikerer bare at i dag har dette området av informasjonsmarkedet ennå ikke tatt form som et uavhengig segment, og i en rekke tilfeller vises ASUD-produkter som ledsagende utviklinger eller en bi- produkt når du løser andre mer komplekse problemer. Likevel vokser antallet ASUDs ganske raskt.

De viktigste funksjonelle delene (komponentene) av kontorautomatiseringssystemet i ledelsen av organisasjoner:

Midler og regler for å lage dokumenter;

holde deres elektroniske arkiv;

Dokumentflytstøtte og samtidig være basert på programvare- og maskinvareplattformene til bedriften.

Fordeler med å introdusere et automatisert system i styringsdokumentasjonen:

1. I alle divisjoner og i organisasjonen som helhet introduseres en enhetlig, formatert, strengt regulert teknologi for kontorarbeid.

2. Organisasjonen blir fullt håndterlig. Det er mulighet til å svare på spørsmål om dokumenter og utøvere, analysere og administrere dokumentasjonsaktiviteter.

3. Siden et datanettverk ikke bare kan dekke organisasjonens sentralkontor, men også dens geografiske fjerntliggende underavdelinger, kan administrasjonen strekke seg til hele den geografisk fordelte strukturen til organisasjonen.

4. Kontorautomatiseringssystemet er faktisk bæreren av strengt formalisert og strengt dokumentert teknologisk informasjon om reglene og prosedyren for å jobbe med dokumenter. Som et resultat avtar organisasjonens avhengighet av personell som fysisk bærer av teknologisk kunnskap og regler for arbeid med dokumenter.

5. Passasjen av dokumenter gjennom organisasjonen akselereres, spesielt når man organiserer elektronisk dokumenthåndtering.

6. Reduserer kompleksiteten til kontordrift. Samtidig bør det imidlertid tas i betraktning at behovet for å legge inn fullstendig og nøyaktig informasjon om dokumentet, for eksempel under den første registreringen, kan kreve ekstra innsats på noen arbeidsplasser, mens arbeidsintensiteten til arbeidet på andre arbeidsplasser bruk av denne informasjonen kan reduseres flere ganger.

7. En kvalitativ gevinst oppnås ved å organisere en enkelt elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner, siden problemene knyttet til produksjon og overføring av papirdokumenter, og deretter - i gjeninnføring av detaljene og tekstene til de mottatte dokumentene, forsvinner fullstendig .

På grunn av det utilstrekkelige nivået av statlig regulering, er det store individuelle forskjeller i organiseringen av kontorarbeid i forskjellige institusjoner, spesielt selv når du utfører teknologiske operasjoner med dokumenter (fra registrering til utskrift). Som et resultat må vi hver gang gjennomføre kostbare individuelle prosjekter for hver organisasjon. Enda flere problemer med "tilpassede" systemer oppstår i løpet av drifts- og utviklingsstadiene til disse systemene. Samspill mellom ulike organisasjoner.

Bruken av ny informasjonsteknologi innen førskoleutdanningsinstitusjoner gjør at vi kan behandle kontorarbeid som et effektivt og fleksibelt verktøy for å implementere ulike typer innovasjoner på dette området.

Automatiserte førskoleutdanningssystemer lar deg løse hovedproblemet med kontorarbeid. De lar deg implementere enhver grad av desentralisering av kontorarbeid samtidig som du sikrer sentralisert regnskap og kontroll. Opp til det punktet at hver spesialist uavhengig, innenfor sin kompetanse, kan registrere dokumenter og sende dem til videre arbeid, mens de er under full kontroll av sine ledere. Dermed kan organisasjonen dynamisk gjenoppbygge sin struktur uten å miste kontrollen.

Det skapes forutsetninger for implementering av mer effektive styringsordninger. I tradisjonell praksis sendes dokumenter til avdelinger i en organisasjon, enten det er lokalt eller eksternt, fra lederen av organisasjonen til lederen av avdelingen til spesifikke utøvere. Dette lar lederen på hvert nivå effektivt kontrollere aktivitetene til sine ansatte, men lange og ofte formelle kjeder reduserer ledelsens effektivitet dramatisk. En riktig konstruert AS DOW lar deg sende dokumenter direkte til personer som skal utføre ordre, mens ledere beholder full kontroll over både passeringen av selve ordren og dens utførelse.

Det er forutsetninger for å organisere elektronisk dokumenthåndtering i den grad organisasjonen selv er klar. Et riktig konstruert system vil fungere både med data om passering og utførelse av dokumenter (uansett om det er papir eller elektronisk), og med selve de elektroniske dokumentene som disse dataene relaterer seg til. Inkludering av elektroniske dokumenter i kontorarbeidssyklusen lar deg gå til et kvalitativt nytt nivå av arbeid med dokumenter.

Bruken av kontorautomatiseringsverktøy kan gi besparelser i arbeids- og materialkostnader for å jobbe med dokumenter: effekten skyldes foreningen av organisasjonens dokumentaraktiviteter og en reduksjon i avhengighet av den individuelle teknologiske erfaringen til personell: reduksjon av tidssykluser for arbeid med dokumenter og opprettelse av et enkelt dokumentarrom, og full kontroll over registrering og flytting av dokumenter og utførelse av disiplin.

8. Vitenskapelig organisering av lederarbeid som en faktor for å effektivisere ledelse og kontorarbeid

Kontorarbeid er en av ledelsesfunksjonene basert på en vitenskapelig organisasjon med bruk av moderne teknologi, og vi lever i en tid med vitenskapelig fremgang, hvor alt er basert på forbedring av nye teknologier som vil hjelpe oss videre i vårt arbeid.

Den vitenskapelige organiseringen av arbeidskraft er en slik arbeidsorganisasjon der den praktiske implementeringen av spesifikke tiltak innledes av en grundig vitenskapelig analyse av arbeidsprosesser og betingelsene for gjennomføringen av dem, og de praktiske tiltakene i seg selv er basert på prestasjonene til moderne vitenskap og beste praksis. Dermed uttrykker begrepene "vitenskapelig organisering av arbeid" og "organisering av arbeid" essensen av ett og samme fenomen (prosess), og forskjellen mellom disse konseptene bestemmes først og fremst av metoden, tilnærmingen til å løse de samme problemene, tilstanden til systemet for interaksjon av arbeidere med hverandre, venn og med produksjonsmidlene i prosessen med arbeidsaktivitet. Hvis produksjonen er følsom for alt nytt som dukker opp innen arbeidsorganisasjonsfeltet, og systematisk introduserer det i sin praksis, så har vi rett til å snakke om vitenskapelig organisering av arbeidskraft (NOT). Den vitenskapelige tilnærmingen til organisering av arbeidskraft tillater den beste måten å kombinere teknologi og mennesker i produksjonsprosessen, sikrer den mest effektive bruken av materielle og økonomiske ressurser, en nedgang i arbeidsintensiteten og en økning i arbeidsproduktiviteten. Det er rettet mot å bevare helsen til arbeidere, berike innholdet i arbeidet deres. Et viktig trekk ved NOT er dets fokus på å løse sammenhengende grupper av oppgaver: "økonomisk (spare ressurser, forbedre produktkvalitet, øke produksjonseffektiviteten);" psykofysiologisk (forbedre arbeidsmiljøet, harmonisere psykofysiologiske belastninger på en person, redusere alvorlighetsgraden og nevropsykisk spenning av arbeidskraft); "sosial (øke mangfoldet av arbeidskraft, dets innhold, prestisje, sikre full godtgjørelse.) Utviklingen av ideer om oppgavene til NOT er bestemmelsene om dens funksjoner, det vil si de spesifikke egenskapene til manifestasjonen av NOT på bedriften, dens innvirkning på ulike aspekter av produksjonen. Kategori"-funksjonen "gir en mulighet til å konkretisere de generelle oppgavene til NOT, for å fremheve i hver av dem de spesielle retningene for virkningen av NOT på produksjonen og dens emne - en person , for å identifisere grunnleggende forskjeller mellom organisering av vitenskapelig og "normal" arbeidskraft, som ofte går glipp av viktige punkter i organiseringen av arbeidskraft oud-aktivitet, som er full av tap for produksjon.

Den siste omstendigheten bør spesielt vektlegges. Man kan ofte støte på den oppfatning at ordet «vitenskapelig» er overflødig i begrepet «vitenskapelig organisering av arbeid». Noen forfattere mener til og med at det ikke kan være noen uvitenskapelig organisering av arbeidet i det hele tatt, og derfor forutsetter begrepet arbeidsorganisering allerede dets vitenskapelige natur. Man kan ikke være enig i en slik oppfatning. Begrepet "vitenskapelig organisering av arbeidskraft" oppsto og slo rot i hverdagen som en antitese, motstand mot alt spontant, tilfeldig, rutine i organiseringen av arbeidet, som fortsatt er ganske utbredt i produksjonen. Ordet "vitenskapelig" gir en kvalitativ beskrivelse av organiseringen av arbeidet.

I samsvar med paragraf 2 i artikkel 51 i den russiske føderasjonens sivilkode, anses en organisasjon som etablert fra det øyeblikket den er registrert. Fra samme øyeblikk oppstår sivile rettigheter som samsvarer med målene for aktiviteten til denne juridiske enheten, og forpliktelsene knyttet til denne aktiviteten. Organisering og registrering av arbeidsaktivitet er obligatorisk for både en juridisk enhet og en individuell gründer.

En moderne bedrift med sine komplekse teknologiske prosesser og et stort antall ansatte krever en rasjonell organisering av arbeidsprosessen. Organiseringen av arbeidskraft i en bedrift er et system med tiltak som tar sikte på å skape de gunstigste forholdene for effektiv bruk av arbeidstid, materialer og utstyr i interesse for produksjonsvekst, øke arbeidsproduktiviteten og skape normale, sunne arbeidsforhold.

I en funksjonell forstand er organisering av arbeidskraft i et foretak en aktivitet for å etablere og endre rekkefølgen for interaksjon mellom arbeidere med produksjonsmidlene og med hverandre for å oppnå et forhåndsbestemt mål for arbeidsaktivitet.

Grunnleggende om arbeidsorganisasjon:

1. Arbeidsdeling - tildeling til hver ansatt og til hver deling av deres oppgaver, funksjoner, typer arbeid, teknologiske operasjoner.

2. Arbeidssamarbeid - etablering av et system for produksjonsforhold mellom arbeidere.

3. Rasjonering - etablering av vitenskapelig baserte normer for lønnskostnader for utførelse av ethvert arbeid.

4. Organisering av arbeidsplasser - deres rasjonelle ordning gjennom utstyr og planlegging.

5. Organisering av tjeneste på arbeidsplasser - samarbeid av arbeidskraft mellom hovedarbeidere og arbeidere i hjelpetjenester og avdelinger.

6. Utvikling av rasjonelle måter å utføre arbeid på.

7. Skape trygge og sunne arbeidsforhold.

8. Utvelgelse, opplæring, omskolering og videreutdanning av personell.

9. Organisering av betaling og materielle insentiver for arbeidskraft.

10. Opplæring av arbeidsdisiplin, støtte til arbeidsaktivitet og kreativt initiativ.

11. Planlegging og regnskapsføring av arbeidskraft - utført for å etablere nødvendige totale arbeidskostnader, antall personell, lønnslisten.

Organisatoriske arbeidsforhold påvirker ikke bare produktiviteten hans, men også helsen og effektiviteten til den ansatte.

Organiseringen av personellarbeid i bedrifter og organisasjoner innebærer spesifikke former og metoder for å koble mennesker og teknologi i arbeidsprosessen.

Organiseringen av personalarbeid er en hel vitenskap, som stadig berikes med nye data, sporer beste praksis for nye organisatoriske løsninger.

Den rasjonelle organiseringen av personalarbeidet er å redusere tiden som kreves for å fullføre arbeidet, eliminere unødvendige bevegelser av ansatte, sikre gode arbeidsforhold og redusere ansattes stress og tretthet, bruke plassen mest økonomisk og maksimere personalets produktivitet. Arbeidsvilkårene fastsatt i arbeidsavtalen skal være i samsvar med kravene til arbeidsvern. Artikkel 22 i arbeidsloven sier at organiseringen av arbeidsvernet ved en virksomhet er arbeidsgivers ansvar.

Organiseringen av arbeidsbeskyttelse ved bedriften kontrolleres av organene til Federal Labour Inspectorate i personen til Statens arbeidsinspektorat, Gostekhnadzor, Gosenergonadzor, statlig sanitær og epidemiologisk tilsyn og andre føderale og regionale arbeidsorganer.

Viktige områder av virksomhetens liv er organisering og regulering av arbeidskraft. Arbeidsrasjonering forstås som etablering av spesielt normer for arbeidstid for utførelse av spesifikt arbeid. Riktig organisering og regulering av arbeidskraft øker arbeidernes interesse for å øke arbeidsproduktiviteten.

Organiseringen av lederarbeid har sine egne spesifikasjoner. Arbeidet til en leder er ofte umulig å standardisere, fordi indikatoren på hans vellykkede arbeid er de økonomiske resultatene til selskapet. Tallrike undersøkelser tyder på at organiseringen av en leders arbeid ofte har alvorlige mangler. Mange ledere har ikke nok ledelseskultur, kompleksitet i organiseringen av arbeidet. De er overveldet av dagens arbeid, tar ikke nok hensyn til lovende problemer. Feil organisering av lederarbeid fører til en nedgang i arbeidsytelsen, til forsinkelser i tjenesten. For at organiseringen av lederarbeidet skal være effektiv, må ledere utarbeide en personlig arbeidsplan, etter å ha analysert tingenes tilstand, tenke over hver type arbeid, gruppere dem avhengig av formål, innhold, volum og rekkefølge av implementeringen. , bestemme varigheten, start- og sluttdatoene for hver operasjon.

Den vitenskapelige organiseringen av lederens arbeid er prosessen med å forbedre organiseringen av arbeidskraft basert på prestasjoner av vitenskap og avansert erfaring. Hvis lederen tydelig reagerer på alt nytt som dukker opp innen arbeidsorganisasjonen, og systematisk introduserer det i sin praksis, kan vi snakke om den vitenskapelige organiseringen av arbeidskraft.

Den vitenskapelige tilnærmingen til organisering av arbeidskraft tillater den beste måten å kombinere teknologi og mennesker i produksjonsprosessen, sikrer den mest effektive bruken av materielle og økonomiske ressurser, en nedgang i arbeidsintensiteten og en økning i arbeidsproduktiviteten. Det er rettet mot å bevare helsen til arbeidere, berike innholdet i arbeidet deres.

Organiseringen av kontroll over overholdelse av arbeidslovgivningen av arbeidsgivere er overlatt til Federal Labour Inspectorate. Denne konklusjonen kan gjøres på grunnlag av bestemmelsene i art. 353 i arbeidskoden til RF-koden.

En endring i de organisatoriske arbeidsforholdene er grunnlaget for å endre arbeidskontrakten, og i noen tilfeller (med den ansattes uenighet) og for oppsigelsen (del 4 av artikkel 74 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

9. Aktivitetene til arkivorganer på regulatorisk og metodisk støtte til kontoradministrasjonstjenester

Arbeidet til organisasjonens arkiv og formene for dets deltakelse i dokumentasjonsstøtten til ledelsen er regulert av Grunnreglene for avdelingsarkivets arbeid. Institusjonene til den statlige arkivtjenesten gir departementer og avdelinger organisatorisk og metodisk bistand i implementeringen av statlige systemer for dokumentstøtte til forvaltning, i organisering av systemet for dokumentstøtte, avtaler standard- og sektorbestemte reguleringsdokumenter om systemet for dokumentstøtte, utvikle metodologiske dokumenter om visse spørsmål om dokumentstøtte for ledelsen. Grunnlaget for kontorarbeid er et sett med lover, regulatoriske rettsakter og metodiske dokumenter som regulerer teknologien for opprettelse, behandling, lagring og bruk av dokumenter i institusjonens nåværende aktiviteter, så vel som arbeidet med kontorarbeidet, dets struktur, funksjoner, ansatte, teknisk støtte, etc. inkluderer: lovgivningsmessige handlinger fra Den russiske føderasjonen innen informasjon og dokumentasjon; dekreter og ordre fra presidenten for Den russiske føderasjonen, dekreter og ordre fra regjeringen i Den russiske føderasjonen, som regulerer spørsmålene om dokumentasjonsstøtte på føderalt nivå; juridiske aspekter av føderale utøvende organer av både bransjeomfattende og avdelingskarakter; juridiske handlinger fra organene for representativ og utøvende makt til de konstituerende enhetene i Den russiske føderasjonen, som regulerer spørsmålene om kontorarbeid; juridiske aspekter av regulatorisk og instruktiv karakter, metodologiske dokumenter om kontorarbeidet til institusjoner, organisasjoner og foretak; statlige standarder for dokumentasjon; enhetlige dokumentasjonssystemer; all-russiske klassifiserere av teknisk, økonomisk og sosial informasjon; det statlige systemet for dokumentasjonsstøtte for ledelsen, som inneholder de grunnleggende kravene til dokumentene og tjenestene til førskoleutdanningsinstitusjonen; normative dokumenter om organisering av gjeldende og arkivlagring av dokumenter. Anskaffelsen av det regulatoriske og metodiske grunnlaget for kontorarbeid er overlatt til det all-russiske forskningsinstituttet for kontorarbeid og arkivsaker (VNIIDAD), etter avtale med Rosarkhiv, i tillegg, Institutt for dokumentvitenskap og førskoleutdanningsinstitusjoner. det historiske og arkivinstituttet ved det russiske statsuniversitetet for humaniora (IAI Russian State University for Humanities), på grunn av dette i "Informasjons- og referansesystemet til arkivindustrien" samlet nesten alle rettsakter, reguleringsdokumenter og publiserte unike metodiske anbefalinger som styrer teknologien for å lage dokumenter og organiseringen av arbeidet med dem. KONKLUSJON

Forholdet mellom organisasjoner, institusjoner, på alle nivåer bør utføres i henhold til ensartede generelt aksepterte regler. Arbeid med dokumenter i enhver organisasjon, uavhengig av dens organisatoriske og juridiske form, bør bygges på grunnlag av lov- og forskriftsmessige og metodiske fundamenter vedrørende spørsmål om dokumentasjon og arbeid med dokumenter. Dokumentasjonsstøtten til ledelsen utføres av en spesiell tjeneste, som fungerer som en uavhengig strukturell enhet. Effektiviteten av aktiviteten til førskoleutdanningsinstitusjonen avhenger av kvalifikasjonene til kontorarbeidere, graden av utstyr til tjenesten og arbeidsforhold. Avhengig av tilhørighet til en bestemt gruppe, vil førskoleutdanningsinstitusjonen ha sitt eget navn og ha sitt tilsvarende formål. Det er forskjeller mellom begrepet "styringsdokumentasjon", som understreker i den moderne organiseringen av kontorarbeid, og det er bedre å bruke det når det gjelder datateknologi for arbeid med dokumenter, og begrepet "kontorarbeid", hovedsakelig brukt til å beskrive den organisatoriske siden og tradisjonelle metoder for arbeid med dokumenter. Kontorarbeid er en av ledelsesfunksjonene basert på en vitenskapelig organisasjon med bruk av moderne teknologi, og vi lever i en tid med vitenskapelig fremgang, hvor alt er basert på forbedring av nye teknologier som vil hjelpe oss videre i vårt arbeid. Institusjonene til den statlige arkivtjenesten gir departementer og avdelinger organisatorisk og metodisk bistand i implementeringen av statlige systemer for dokumentstøtte til forvaltning, i organisering av systemet for dokumentstøtte, avtaler standard- og sektorbestemte reguleringsdokumenter om systemet for dokumentstøtte, utvikle metodiske dokumenter om visse spørsmål om dokumentstøtte for ledelsen.

Bibliografi

1. Boydachenko P.G. Human Resources Management Service. - Novosibirsk: ECO, 2005.

2. Vesnin V.R. Praktisk personalledelse: Veileder i personalarbeid. - M .: Jurist, 2006.

3. Statlig standard for den russiske føderasjonen GOST R 51141-98 "Kontorarbeid og arkivering. Vilkår og definisjoner "(godkjent av dekretet fra den russiske føderasjonens statsstandard av 27.02.1998, nr. 28).

4. GOST R 6.30-2003 Samlede dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid (godkjent av resolusjonen av den russiske føderasjonens statsstandard av 03.03.2003 nr. 65-st.)

5. Istrin V.A. Fremveksten og utviklingen av skriving. Moskva: 1965.

6. Kirsanova M.V. Moderne kontorarbeid: lærebok. godtgjørelse. - M .: INFRAM, 2003 .-- 304 s. (serien "Høyere utdanning").

7. Kuznetsova T.V. Kontorarbeid), Moskva: Intel-synthesis, 1999.

8. Grunnleggende regler for organisasjoners arkiver (godkjent ved vedtak fra styret i Rosarkhiv datert 06.02.2002).

9. Podlesnaya L.V. Dokumentere ledelsesaktiviteter. Kontorarbeid, Moskva, 2004

10. Pshenko A.V. Dokumentasjonsstøtte (Kontorarbeid): Lærebok. Fordel. - M .: FORUM: INFA-M, 2003.-256s. (serien «Fagutdanning).

11. Den russiske føderasjonens arbeidskode.

12. Typiske instruksjoner for kontorarbeid i føderale utøvende organer / prep. Komité for arkiv (godkjent ved avgjørelsen fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 31. oktober 2000 nr. 1547-r)

13. Føderal lov "om informasjon, informatisering og informasjonsbeskyttelse" (20. februar 1995 N24-FZ).

14. Føderal lov av 02.05.2006 nr. 59-FZ "Om prosedyren for behandling av søknader fra borgere av den russiske føderasjonen"

15. Hobelkova L.N. Automatisering av førskoleutdanningsinstitusjoner // tidsskrift Otechestvennye arkhivy, nr. 6, 2008.- s.18-21.

Dokumenter dukket opp med fremveksten av skrift. Dokumenter bevart på territoriet til staten vår siden antikken vitner om dokumentasjon av ulike aspekter av livet til enkeltpersoner og staten.

Kronikk, som forteller om forholdet til den gamle russiske staten (IX-XII århundrer) og Byzantium, rapporterer innholdet i avtalene som er inngått mellom dem. Dette indikerer tilstedeværelsen av diplomatisk dokumentasjon. Diplomatiske forbindelser ble også registrert i charter. Diplom bekreftet identiteten til ambassadøren, hans myndighet til å signere avtalen.

Sammenleggbart juridisk dokumentasjonssystem

I XI århundre. fremragende skrevne monumenter av russisk lov: Russisk sannhet, Yaroslavs sannhet, Yaroslavichs sannhet. Ved begynnelsen av XII århundre. de ble slått sammen til Kort sannhet.

Det er viktig å vite at den store betydningen som ble lagt til beskyttelse av privat eiendom gjorde det nødvendig å registrere det faktum å eie den i forskjellige brev. Chartrene registrerte også kjøpmenns privilegier, kirkens inntekt, forskjellige avtaler, testamenter.

I perioden med føydal fragmentering (XIII-XV århundrer) ble utviklingen av føydale forhold registrert i privat lov(pant, salgsbrev for jord og annen eiendom, trelldom, pantelån, tjenere, for lån av penger, løsøre og fast eiendom, fulle brev for salg til slaveri, permisjonsbrev ved avreise til boda, etc.) Forholdet mellom de fyrstedømmer ble nedfelt i kontrakter store og apanage fyrster. Skriftlige lovmonumenter opprettes - domsbrev... Den øverste makten registrerte de rike instruksjonene til de underordnede i dekret... Den rettslige aktiviteten ble ledsaget av sammenstillingen av rettslister over "juridiske brev, ikke-rettslige brev" fra verden.

Ekspeditører vil være tilstede - personer som kan arbeide med dokumenter.

Dokumentene er fortalt på dyrt materiale - pergament... Det er verdt å merke seg at den ble laget av geit- eller kalveskinn, og de beste variantene ble levert fra hansabyene og Hellas. Det er verdt å si at for å spare penger ble teksten som hadde mistet sin verdi og mening renset bort, og pergamentarket ble brukt på nytt.

Dette er tiden for akkumulering av erfaring innen utforming av dokumenter, da tradisjoner ble dannet for utarbeidelse av dokumenter, metoder for deres sertifisering ble etablert - signaturer, stifter, segl, stadiene med å skrive et dokument oppsto - et utkast og et hvitt papir. Samtidig er det umulig å snakke om kontorarbeid som et system med visse regler under eksistensen av den gamle russiske staten og under føydal fragmentering. den perioden med akkumulering av tradisjoner og skikker i arbeidet med offisielle dokumenter.

i Russland består av flere perioder:

• pre-revolusjonært kontorarbeid (XVI - begynnelsen av XX århundre);
• sovjetisk kontorarbeid (oktober 1917-1991);
• post-sovjetisk periode (1991 - nåtid)

Kontorarbeid i det førrevolusjonære Russland

Kontorarbeid i det førrevolusjonære Russland inkluderer tre stadier:

• den første fasen - geistlig kontorarbeid (XVI-XVII århundrer);
• den andre fasen - kollegialt kontorarbeid (XIII århundre);
• den tredje fasen - kontorarbeid (XIX - tidlige XX århundrer)

Begivenheter [[oktober 1917 | oktober 1917]]. radikalt endret systemet med statlige institusjoner i Russland. Det øverste organet for statsmakt var den all-russiske sovjetkongressen. Det utøvende organet mellom kongressene var den all-russiske sentrale eksekutivkomiteen (VTsIK) Det øverste styringsorganet ble kalt Folkekommissærens råd (Sovnarkom) Sektorstyrende organer var folkekommissariater (folkekommissariater), komiteer (eksekutivkomiteer)

De første årene med sovjetmakt var preget av jakten på regler for organisering av kontorarbeid som oppfylte oppgavene satt av den nye regjeringen.

Har blitt publisert dekreter som regulerer prosedyren for lovgivende virksomhet (SNK-dekretet av 30. oktober 1917 "Om prosedyren for godkjenning og publisering av lover", SNK-dekretet av 18. november 1918 "Om ikrafttredelsestidspunktet for legaliseringer og offentlige pålegg"). prosedyre for formalisering av offisielle sovjetiske dokumenter ble etablert Resolusjon fra Council of People's Commissars datert 2. mars 1918 "On Form of Forms of State Institutions"; prosedyren for bruk av sel ved dekreter fra den all-russiske sentrale eksekutivkomiteen og Council of People's Commissars datert 6. juli 1922, bind "Om prosedyren for bruk av sel med statsemblemet." Dekretet fra Council of Workers 'and Peasants' Defense av 8. desember 1918 "Om nøyaktig og rask utførelse av ordre fra sentralregjeringen og eliminering av byråkrati" var rettet mot å redusere strømmen av dokumenter og beordret å erstatte korrespondanse med telefonforhandlinger, forretningspapirer - telefonmeldinger og etablere kontroll over alle administrative dokumenter. Alle sovjetiske institusjoner ble pålagt forpliktelsen til å oppfylle sentralregjeringens beslutninger og ordrer nøyaktig og uten tvil. Det samme målet ble forfulgt av dekretet "Om forenkling av kontorarbeid og korrespondanse i sovjetiske institusjoner", utarbeidet i desember 1918 av konferansen om spørsmålet om forenkling av kontorarbeid i sovjetiske institusjoner under den juridiske rådgiveravdelingen til People's Commissariat of State Kontroll.

1920-1930-åreneår en spesiell periode i utviklingen av sovjetisk kontorarbeid, siden ϶ᴛᴏ tiden for massebevegelsen kalte vitenskapelig organisering av arbeidskraft(IKKE) og vitenskapelig organisering av lederarbeid(NOUT) NOUT-bevegelsen har hatt en betydelig innvirkning på dannelsen og utviklingen av kontorarbeid.

Innenfor rammen av bevegelsen hans ble forskningsinstitutter åpnet: Taganrog- og Kazan-instituttene for den vitenskapelige organiseringen av arbeidskraft. Koordinering av arbeidet med NOT ble overlatt til Council for the Scientific Organization of Labor (Sovnot), opprettet under kollegiet til People's Commissariat of the Workers 'and Peasants' Inspection (NKRKI) i 1923.

I løpet av denne perioden ble det opprettet offentlige organisasjoner som tok seg av ledelsesspørsmål: Klubben for Administrative Arbeidere, Foreningen av Regnskapsarbeidere, Foreningen av Ledelsesarbeidere.

Med unntak av det ovennevnte, innenfor rammen av bevegelsen for NOUT, opprettes celler (byråer, sektorer, etc.) av NOUT i enhver stor institusjon og virksomhet.

Det ble publisert magasiner, på sidene hvor problemene med ledelse og arbeid med dokumenter ble vurdert: "Merk at ledelsesteknikker", "Spørsmål om organisasjon og ledelse", "System og organisasjon", "Tid", "Arbeidsorganisasjon". Det gis ut mye litteratur om spørsmål om kontorarbeid. Blant dem var grunnleggende teoretiske studier og manualer om papirarbeid for studenter og praktikere.

På 1920-tallet ble det utstedt rettsakter, der sammen med andre ting ble gjenspeilet dokumentasjonsspørsmål: USSRs grunnlov av 1924 klargjorde hvilke typer dokumenter som ble utstedt av organene for statsmakt og administrasjon, prosedyren for deres utgivelse. Dekretene fra den all-russiske sentrale eksekutivkomiteen i USSR etablerte de nasjonale republikkenes og regionenes rett til å utføre kontorarbeid i statlige organer på deres nasjonale språk. Dokumenter sendt utenfor republikken måtte skrives på to språk: russisk og nasjonalt, eller bare på russisk.

Det er viktig å vite at opprettelsen av et aksjeselskap under NKRKI i 1925 var av stor betydning for utviklingen av sovjetisk kontorarbeid - Statens byrå for organisasjonsbygging(Orgstroy)

Hovedaktiviteten til Orgstroy var rasjonalisering av kontorarbeid.

For å implementere resultatene av utviklingen som Orgstroy var engasjert i, var deres teoretiske begrunnelse nødvendig, basert på et seriøst vitenskapelig grunnlag.

En slik institusjon ble opprettet i 1926 under NKRKI Institutt for ledelsesteknikk(ITU)

ITU jobbet tett med Orgstroy. Metoder og undersøkelser, vitenskapelig baserte metoder for å forbedre kontorarbeid, utviklet av ITU, Orgstroy anvendt i praksis, introduserte dem i virksomheten til institusjoner: metoden for direkte observasjon, avstemning (intervju), aktivering, fotografering, selvfotografering av arbeidsdag, timing. Alle disse metodene brukes for tiden i studiet av kontorarbeidssystemet, dets analyse og utvikling av forslag til rasjonalisering.

V 1928 Byen ITU har sammen med RSFSR sentralarkiv utarbeidet "Regler for organisering av arkivdelen av kontorarbeid i statlige, profesjonelle og samarbeidende institusjoner og foretak i RSFSR." Reglene var av stor betydning for organiseringen av den nåværende lagringen av dokumenter i kontorarbeid, og etablerte også prosedyren for å destruere dem.

V 1931 Byen ITU har utviklet et utkast til "Generelle regler for dokumentasjon og arbeidsflyt", som innebærer innføring av enhetlige regler for kontorarbeid på en all-Union-skala. Dette var det første forsøket på å skape et enhetlig system for kontorarbeid, siden de "Generelle reglene ..." skulle bli det normative grunnlaget for utviklingen av instruksjoner for kontorarbeid for enhver sovjetisk institusjon og virksomhet. Men som et resultat av avviklingen av ITU i april 1932, ble ikke reglene ferdigstilt og godkjent. Etter avviklingen av ITU i USSR var det ikke noe enkelt senter for vitenskapelig utvikling av organiseringen av kontorarbeid.

I kontorarbeidets historie begynte en lang periode med avdelingsregulering av arbeidet med offisielle dokumenter, ved ϶ᴛᴏ tid bestemte hver avdeling spørsmålene om organisering av kontorarbeid på en måte.

Grunnloven fra 1936 hadde en betydelig innvirkning på dokumentasjonsprosessene, for første gang i årene med sovjetmakt konsoliderte den hierarkiet av styringsdokumenter på lovlig vis, og definerte klart hvilke typer administrative dokumenter som skulle utstedes av en bestemt myndighet og administrasjon, som samt institusjoner, organisasjoner og virksomheter.

V 1943 Hovedarkivadministrasjonen i USSR gjorde et nytt forsøk på å lage enhetlige standarder i arbeidet med offisielle dokumenter... Et utkast til "Instruksjoner for innstilling av dokumentardelen og beskyttelse av dokumentarmateriale i det nåværende kontorarbeidet til institusjoner, organisasjoner og foretak i USSR" ble utarbeidet. Samtidig ble ikke dokumentet godkjent for andre gang.

Samme år, den første liste over typiske styringsdokumenter, som fastsatte vilkårene for lagringen deres. Listen ble grunnlaget for undersøkelsen av dokumenters verdi både i kontorarbeid og i arkivet.

Ikke glem at en viktig milepæl for utviklingen av sovjetisk kontorarbeid var beslutningen fra Sovjetunionens regjering i 1959 om utvikling av et enhetlig statlig system for kontorarbeid for institusjoner og bedrifter i landet basert på utstrakt bruk av tekniske midler. Ved dekret fra Ministerrådet for USSR av 25. juli 1963 "Om tiltak for å forbedre arkivsaker i USSR" ble All-Union Scientific Research Institute of Records Management and Archival Affairs (VNIIDAD) opprettet, hovedformålet med som var utviklingen av Unified State Statistics Service.

Det er viktig å merke seg at samtidig begynner spørsmålet om personalopplæring: i en rekke ungdomsskoler fra studieåret 1962/63. d. opplæring av studenter i spesialiteten "Kontorarbeid" er startet. I 1964, ved Moscow State Historical and Archival Institute (MGIAI), ble den første i USSR Department of State Records Management (FGD) åpnet, som forbereder spesialister med høyere utdanning til å jobbe med dokumentarstyringsstøtte.

Siden den gang har VNIIDAD utviklet et regulatorisk og metodisk rammeverk for kontorarbeid, FGD (nå fakultetet for dokumentasjon ved det russiske statsuniversitetet for humaniora) utdannet spesialister til å jobbe med dokumenter.

Merk at tett samarbeid mellom MGIAI og VNIIDAD hadde en betydelig effekt på utviklingen av innenlandskontorarbeid allerede på 1970-1980-tallet. Systematiske, målrettede studier av teoretiske og metodiske dokumentasjonsproblemer startet, som ble nedfelt i spesifikke anvendte utviklinger av nasjonal karakter.

Ikke glem at den viktigste av dem har blitt Et enhetlig statlig system for kontorarbeid(EGSD), godkjent av komiteen for vitenskap og teknologi i USSR i september 1973.
Det er verdt å merke seg at hovedbestemmelsene til Unified State Statistics Service er ϶ᴛᴏ et vitenskapelig ordnet sett med regler, standarder, anbefalinger som bestemte og regulerte organiseringen av kontorarbeid i institusjoner, organisasjoner, foretak i USSR. Hovedmålet er å forbedre organiseringen av kontorarbeid på en enkelt basis ved å innføre enhetlige former og metoder for arbeid med dokumenter.
Det er verdt å merke seg at hovedbestemmelsene til Unified State Statistics Service etablerte reglene for å dokumentere ledelsesaktiviteter (som bare gjaldt organisatoriske og administrative dokumenter), inneholdt anbefalinger for organisering av arbeid med dokumenter, bestemte det grunnleggende for organisering av kontorpersonells arbeid. og mekanisering av kontorprosesser. For første gang i de siste tiårene ble det opprettet et integrert system for kontorarbeid, som var av nasjonal karakter, men som dessverre ikke fikk en offisiell status.

V 1988 Ledelsen for USSR Glavarkhiv godkjente sin andre utgave, kalt Unified State System for Document Management (EGSDOU) Det er verdt å si at bestemmelsene i EGSDOU utvidet til alle dokumentasjonssystemer, inkludert dokumenter laget av datateknologi og mikrografi.

Den andre viktige retningen for å forbedre kontorarbeidet har blitt foreningen og standardiseringen av sammensetningen og reglene for behandling av styringsdokumentasjon, som har vært aktivt i utvikling siden 1970-tallet.

De første GOST-ene for organisatorisk og administrativ dokumentasjon (ORD) ble satt i kraft i 1972 - GOST 6.38-72 "System for organisatorisk og administrativ dokumentasjon.
Det skal bemerkes at de viktigste bestemmelsene "og GOST 6.39-72" System av organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Eksempelskjema ".

I forbindelse med utviklingen av Unified System of Organizational and Administrative Documentation (USORD), ble disse GOST-ene godkjent i en ny utgave i 1978 og i 1990 revidert og kombinert til GOST 6.38-90 "Unified Documentation System. System for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid". Standardene for ORD etablerte sammensetningen av detaljene, reglene for deres design og plassering, kravene til skjemaer, for tekstene til dokumenter og dokumenter produsert ved hjelp av utskriftsenheter.

Et eget område for å forbedre arbeidet med dokumenter har blitt foreningen av terminologi som brukes i kontorarbeid og arkivering. Tolkningen av vilkårene ble entydig på grunn av introduksjonen av GOST 16487-70 "Kontorarbeid og arkivvirksomhet. Merk at termer og definisjoner ”(revidert i 1983 og 1998) Den enhetlige terminologien gjør det mulig å entydig oppfatte både regulatoriske og metodiske dokumenter og spesiallitteratur. Offisielle termer brukes også i utviklingen av lokale forskriftsdokumenter i enhver organisasjon.

Siden 1970-tallet har datateknologi blitt introdusert i ledelsen og utviklingen av automatiserte styringsverktøy (ACS) for å løse ledelses- og produksjonsproblemer begynner. Implementeringen av det automatiserte kontrollsystemet krevde forening av dokumenter. På midten av 1970-tallet ble de første enhetlige dokumentasjonssystemene (SDS) godkjent.SDS er komplekser av sammenhengende dokumenter laget i henhold til enhetlige regler og krav, og inneholder informasjon som er nødvendig for ledelsen i et bestemt aktivitetsfelt. Materiale publisert på http://-side

Det er verdt å si - en fullstendig liste over USD er gitt i All-Union Classifier of Management Documentation (OKUD), publisert i 1983.

Det enhetlige systemet for organisasjons- og administrativ dokumentasjon (USORD) ble inkludert i USDA. Det er verdt å merke seg at det inkluderte GOST 6.15.1-75 "Grunnleggende bestemmelser", som etablerte formålet og sammensetningen av USORD, kravene til skjemaene og tekster av dokumenter, reglene for godkjenning og registrering; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, samt Albumet med enhetlige former for dokumenter og retningslinjer for deres bruk.

Den spesielle betydningen av ϶ᴛᴏy-systemet ligger i dets nesten universelle anvendelse i institusjoner, organisasjoner og bedrifter.

På 1980-tallet ble det regulatoriske og metodiske rammeverket for lagring av dokumenter i kontorarbeid og arkiv revidert. I 1986 ble "Grunnleggende regler for avdelingsarkivers arbeid" publisert, som inneholdt reglene for oppbevaring av dokumenter, forming av dokumenter til filer, undersøkelse av dem, regnskapsføring og anskaffelse av arkivet. I 1989 ble "Liste over standarddokumenter dannet i virksomheten til statlige komiteer, departementer, avdelinger, institusjoner, organisasjoner og foretak, som angir lagringsperiodene", publisert, som også var en praktisk veiledning for hver kontoradministrasjonstjeneste i organiseringen av lagringen av dokumenter.

På 1980-tallet ble det utviklet tidsstandarder for kontorarbeid. På grunnlag av de etablerte formlene for lønnskostnader var det mulig å beregne den kvantitative sammensetningen av arbeidere i kontorledelsestjenesten.
Det er verdt å merke seg at grunnlaget for ham var de utvidede tidsstandardene for arbeid med kontorarbeid og Unified standards of time (produksjon) for maskinskrevet arbeid, utgitt i 1988, utviklet av Central Bureau of Labor Standards of the USSR State Committee om arbeids- og sosiale spørsmål.

Kontorarbeid i det moderne Russland

Utviklingen av kontorarbeid på 1970- og 80-tallet var grunnlaget for organiseringen av kontorarbeid i Den russiske føderasjonen.

Dette tredje stadiet i kontorarbeidets historie er først og fremst preget av betydelige endringer i sosiale og økonomiske sfærer. Siden 1990-tallet begynte den aktive opprettelsen av ikke-statlige organisasjoner (aksjeselskaper, aksjeselskaper, enhetlige foretak, etc.) I de fleste av disse organisasjonene ble kontorarbeid opprettet på nytt. Siden begynnelsen av 1990-tallet i den russiske føderasjonen det lovgivende og regulatoriske juridiske rammeverket begynte å utvikle seg, som har fastsatt krav til både dokumenter og arbeid med dem.

Ansvaret for journalføring ligger vanligvis hos sekretæren. Denne stillingen krever ikke spesialutdanning, og ofte ansettes søkere med minimal arbeidserfaring til den. Men dokumenthåndtering er en ansvarlig og viktig virksomhet, den vellykkede driften av en bedrift avhenger i stor grad av dens nøyaktighet og korrekthet.

Kontorarbeid kan være:

• generelt - knyttet til selskapets hovedaktivitet,
• personell - for dokumentasjon på personell, vedlikeholdt av personalavdelingen,
• hemmelig - finnes i noen statlige strukturer og har standarder for atferd,
• elektronisk - når en informasjon overføres i digitalt format.

Det er ikke vanskelig å mestre det grunnleggende i kontorarbeid på egen hånd. Det er bedre å starte med det viktigste og mest grunnleggende dokumentet - nomenklaturen av saker.

Saksnomenklatur

Dette er et dokument som viser alle "sakene" i organisasjonen. I dette tilfellet betyr en "sak" en samling forretningspapirer av samme type eller retning.

Nomenklatur er et system som lar deg analysere dokumentaraktivitetene til en bedrift. For å kompilere den, må du bestemme en liste over alle tilgjengelige varianter av dokumenter. Kombiner dem deretter i retninger Hver type er tildelt et nummer - en kode, den kan bestå av flere tall eller bokstaver, for eksempel et tall, år eller til og med en måned med publisering, hvis volumet av dokumenter er betydelig.

For eksempel: 01 / BU / 2017, hvor 01 er tallet i rekkefølge, BU er regnskapsavdelingen, 2017 er året. Oppbevaringstiden og stedet i arkivet når saken skal overleveres der er også angitt. Nomenklaturen kan godkjennes for en viss periode - for ett år, 3 år eller 5 år, dersom ingen endringer er forutsett. Før godkjenning bør innholdet i nomenklaturen kontrolleres av avdelingslederne i forhold til deres arbeid.

En nomenklatur er utarbeidet med det formål å praktisk arkivering av papirer, samt for å bringe saker inn i systemet. Det hjelper å skissere det grunnleggende om kontorarbeid konsist, reflekterer hovedtypene forretningspapirer, med tanke på bedriftens egenskaper. Vanligvis er det satt sammen i form av en tabell - navnet på saken, kode (nummer), plass i arkivet, lagringsperiode. Det er bedre å gruppere saker etter typer, avdelinger av deres publikasjon.

Typer dokumenter i organisasjonen

Antall saker og typer dokumenter er direkte relatert til spesifikke for selskapets aktiviteter. Ofte er arbeidsflyten delt inn i blokker, som utføres av spesialister innen arbeidsområdene. Men det er en liste som er typisk for ethvert selskap, enten det er kommersielt eller statseid:

Innboks - innkommende til organisasjonen fra utsiden - alt som kom med posten, med bud, personlig levert av representanter for andre organisasjoner.

Utgående - sendt fra organisasjonen - alt adressert til andre juridiske enheter, så vel som til enkeltpersoner (svar, brev, vedtak).

Internt - ikke utenfor organisasjonen, regulerer virksomhetens arbeid (ordrer, pålegg, forskrifter, forskrifter, etc.).

Som regel føres det en egen registreringslogg for hver type, hvor nummer i rekkefølge, dato, navn, hvor dokumentet kom fra eller hvor det ble sendt, og navnet på den ansvarlige er registrert.

Dersom journalen registrerer dokumenter utlevert til ansatte, ligger et signaturfelt igjen i kvittering. Det kan også gjøres et notat i journalen, i så fall, i henhold til nomenklaturen, ble en kopi arkivert for lagring.

Organisasjonen kan også føre logger over interne forretningsreiser, regnskap for retur av nøkler, ankomsttid på arbeidsplassen og til og med telefonsamtaler. Noen ganger fører antall registreringsbøker til etablering av loggbok. Alt avhenger av behovet og den eksisterende praksisen i bedriften.

Magasinene må nummereres, sys og forsegles, dette gjøres for å utelukke muligheten for å bytte ut arket.

Journalføring - det grunnleggende om kontorarbeid og arbeidsflyt. Antall journaler og saker avhenger av bedriftens behov og ønsket om å registrere alle papirene.

Forskrift om dokumentflyt

Etter utviklingen av saksnomenklaturen og listen over nødvendige journaler, er det rimelig å utarbeide en Forskrift om organisasjonens arbeidsflyt. Dette er en forskrift som forklarer reglene for sammenstilling, overføring, arkivering av alle tilgjengelige papirer. Den beskriver prosedyren for hver dokumentasjonsstrøm og setter en tidslinje for overføring fra en avdeling til en annen.

Eksempeluttalelse

Forskriften vil bidra til å unngå forvirring, forskyvning av ansvar og tap av viktige forretningspapirer. For hver strøm er det foreskrevet en rute - for eksempel: publisering, godkjenning, registrering, sending til adressaten, arkivering.

Segl og stempler

Ofte kan nykommere, og ikke bare dem, finne ut i hvilke tilfeller en organisasjons segl er nødvendig, og i hvilke ikke. Svaret er veldig enkelt: utgående skjemaer sertifiseres med et segl, fordi tilstedeværelsen av et segl bekrefter opprinnelsen til brevet. Interne papirer krever ikke utskrift som de er signaturen til håndboken er tilstrekkelig i dette tilfellet.

Innkommende dokumenter etter registreringen overføres til lederen for å ta en beslutning og utnevne en person som er ansvarlig for utførelse eller svar. De trenger heller ikke segl. Segl og stempel må ikke forveksles. Frimerker kan være svært forskjellige, fra "Innkommende nr. ..." til "Kopi er korrekt", og de har ingen rettskraft. Det er bare et hjelpeverktøy for sekretærens arbeid.