Misingi ya kazi ya ofisi na hati hutiririka kwa ufupi. Historia ya kazi ya ofisi. Kuna aina tatu za shirika la kazi ya ofisi: kati, ugatuzi na mchanganyiko

1. UTANGULIZI WA MCHAKATO WA KESI

1. Hati katika mfumo wa usimamizi.

2. Dhana za kimsingi za kazi ya ofisi na mtiririko wa hati.

3. Historia ya maendeleo ya kazi ya ofisi nchini Urusi.

1.1. HATI KATIKA MFUMO WA USIMAMIZI

Njia kuu ya kurekodi na kusambaza usimamizi na taarifa nyingine katika mfumo wa usimamizi ni hati, na ubora wa maamuzi yaliyotolewa na, kwa hiyo, kwa kiasi kikubwa inategemea jinsi usaidizi wa nyaraka umepangwa kwa ufanisi. matokeo ya jumla shughuli za taasisi yoyote kwa maana pana ya neno hili. Usaidizi sahihi wa nyaraka kwa kazi katika taasisi unategemea mfumo unaofaa wa udhibiti na mbinu - seti ya hati za kisheria za shirika, mafundisho, na mbinu. Nyaraka za udhibiti na mbinu juu ya kazi ya ofisi katika kila taasisi zinatengenezwa kwa misingi ya vitendo vya kisheria na udhibiti husika.

KATIKA kwa mujibu wa Sheria ya Shirikisho "Juu ya Habari, Ujuzi

Na Ulinzi wa Habari" ya tarehe 20 Februari 1995 No. Nyaraka za 24-FZ (Kifungu cha 5) (yaani, kuundwa kwa nyaraka) ni hali ya lazima ya kuingiza habari katika rasilimali za habari. Pia inasema kwamba nyaraka zinafanywa kwa namna iliyoanzishwa na mamlaka nguvu ya serikali, kuwajibika kwa kuandaa kazi ya ofisi, kusanifisha hati na safu zao. Udhibiti wa serikali hauenei tu kwa eneo la hati, lakini pia kwa shirika la kazi na hati.

Udhibiti wa serikali wa kazi ya ofisi unafanywa na Huduma ya Shirikisho la Hifadhi ya Shirikisho la Urusi (Rosar-Khiv), ambayo, kwa mujibu wa Kanuni za Mfuko wa Nyaraka wa Shirikisho la Urusi (iliyoidhinishwa na Amri ya Rais wa Shirikisho la Urusi la Machi 17). , 1994 No. 552) na Kanuni za Huduma ya Shirikisho ya Archive ya Shirikisho la Urusi (iliyoidhinishwa na azimio la Serikali ya Shirikisho la Urusi) Shirikisho la tarehe 28 Desemba 1998 No. 1562) hutoa mwongozo na udhibiti wa shirika na mbinu za shirika. ya hati katika kazi ya ofisi ya miili ya serikali ya shirikisho, inaratibu maendeleo ya mfumo wa ofisi ya serikali na mifumo ya kumbukumbu ya umoja.

Kamati ya Shirikisho la Urusi ya Viwango, Metrology na Udhibitishaji (Gosstandart ya Urusi) hufanya usimamizi wa hali ya viwango, pamoja na kazi ya kuunganisha na kusanifisha hati na mifumo ya nyaraka, ukuzaji, utekelezaji na matengenezo ya waainishaji wote wa Kirusi wa kiufundi, kiuchumi na. habari za kijamii.

Serikali ya Shirikisho la Urusi, miili ya shirikisho nguvu ya utendaji wanajibika kwa kuandaa usaidizi wa nyaraka katika mamlaka ya utendaji, kuendeleza vitendo vya kisheria vya udhibiti husika.

1.2. DHANA ZA MSINGI ZA MCHAKATO WA KESI NA MTIRIRIKO WA HATI.

Usimamizi wa biashara yoyote ni mchakato wa habari ambao habari hupokelewa, kusindika, uamuzi unatengenezwa, na uamuzi huwasilishwa kwa watendaji ambao vitendo vyao vinadhibitiwa.

Katika hatua zote za mchakato wa habari, nyaraka zinaundwa ambazo zinarekodi habari mbalimbali.

Hati ni seti ya habari inayopatikana kwa njia inayoonekana na yenye msingi wa kisheria.

Wakubwa


	maelekezo

Utawala
Utawala			usimamizi
			usimamizi

itifaki,
hitimisho		kazi ya ofisi
hitimisho		kazi ya ofisi

			Waigizaji
	kudhibiti	maelezo ya ofisi,	Waigizaji
	kudhibiti	maelezo ya ofisi,

kuripoti

Mchele. 1. Michakato ya habari ya biashara

Sehemu muhimu ya usimamizi wa yoyote mfumo wa shirika ni kazi ya ofisini.

Neno "makaratasi" lilionekana katika nusu ya pili ya karne ya 18 na haimaanishi tu folda yenye nyaraka, lakini pia suala yenyewe. Hivi sasa, neno hilo linamaanisha shirika la usaidizi wa habari kwa kesi, i.e. usimamizi wa kumbukumbu.

Kazi ya ofisi- uwanja wa shughuli zinazohusiana na mchakato wa kuunda hati na kuandaa kazi nao.

Kusudi la kazi ya ofisi- msaada wa habari kwa mchakato wa usimamizi

Kazi kuu za ofisi:

 kuundwa kwa nyaraka, i.e. kuwarekebisha kati yoyote;

 uhamisho wa nyaraka kwa ajili ya utekelezaji wao baadae au kufanya maamuzi;

 usajili wa hati ili kudhibiti utekelezaji wao;

 utaratibu na uhifadhi wa nyaraka, utafutaji wa haraka wa nyaraka

inavyohitajika.

Aina za shirika la kazi ya ofisi:

Fomu ya kati inayojulikana na ukweli kwamba shughuli zote za usindikaji wa hati zimejilimbikizia (katikati) katika kituo kimoja cha taasisi nzima - ofisi, idara kuu au katibu. Fomu hii ni ya kawaida kwa taasisi ndogo.

Fomu ya madaraka inahusisha mtawanyiko wa shughuli za ofisi kati ya mgawanyiko wa kimuundo wa taasisi; Kwa kuongezea, kila mmoja wao hufanya seti ya shughuli za ofisini zenye usawa. Inatumika mara chache.

Katika fomu iliyochanganywa, shughuli zinafanywa katikati (mapokezi, usajili, udhibiti, uzazi wa nyaraka) na kugawanywa (kuhifadhi nyaraka, kuundwa kwa faili). Kawaida kwa taasisi za kati na kubwa.

Dhana ya kazi ya ofisi inategemea dhana ya nyaraka.

Nyaraka ni mchakato unaodhibitiwa wa kurekodi habari kwenye karatasi au vyombo vingine vya habari vinavyohakikisha uhalali wake.

Zana za Nyaraka- zana zinazotumiwa na wanadamu kuunda hati. Wamegawanywa katika:

tiba rahisi(kalamu, penseli)

njia za mitambo na electromechanical (matapureta,

rekodi za kanda, picha, filamu na vifaa vya video)

zana za kiotomatiki (teknolojia ya kompyuta).

Nyaraka zinaonyesha kufuata sheria zilizowekwa za kurekodi

habari maalum kwa kila aina ya hati. Kuzingatia sheria hizi hutoa nguvu ya kisheria kwa hati zilizoundwa.

Nguvu ya kisheria- mali ya hati rasmi iliyotolewa kwake na sheria ya sasa, uwezo wa mwili ulioitoa na utaratibu uliowekwa wa utekelezaji.

Maelezo ni kipengele cha lazima cha usajili wa hati (jina la aina ya hati, anwani, tarehe, saini).

Fomu ya hati- hii ni seti ya maelezo katika hati, iko katika mlolongo ulioanzishwa na kiwango.

Mfumo wa nyaraka- seti ya hati zinazohusiana na asili, madhumuni, aina, uwanja wa shughuli, na mahitaji sawa kwa utekelezaji wao.

Shirika la kazi na nyaraka linahusisha shirika la mtiririko wa hati ya taasisi, uhifadhi wa hati na matumizi yao katika shughuli za sasa za taasisi.

Mtiririko wa hati ya taasisi ni mchakato wa uhamishaji wa hati katika shirika kutoka wakati wa kuundwa au kupokea hadi kukamilika kwa utekelezaji wao na uhamisho kwenye kumbukumbu.

Hati hiyo inakuzwa:

1. Katika nafasi: ndani ya biashara na nje yake.

2. Kwa wakati: kutoka wakati waraka huundwa au kupokea hadi kutumwa kwa anwani au kuhamishwa kwa hifadhi.

Shirika la mtiririko wa hati katika biashara (tazama slaidi)

Kuna mtaro wa nje na wa ndani wa mtiririko wa hati.

Contour ya nje huanza na hati zinazoingia (za nje) zinazofika kwenye biashara kutoka nje. Hati zilizopokelewa zimesajiliwa na makatibu na kisha kutumwa kwa utekelezaji. Kitanzi cha nje kinaisha na usajili wa hati zinazotoka.

Ikiwa hati imeundwa katika shirika yenyewe, basi mzunguko wa ndani kifungu cha hati (kuanzishwa - utekelezaji - idhini - idhini)

kusubiri - usajili). Ni kwenye contour ya ndani ya hati ambayo toleo lake mara nyingi hutokea (yaani, hati ipo katika matoleo tofauti). Kwa mfano, katika hatua ya idhini, wakati maoni kutoka kwa watu tofauti yanaonekana. Kazi muhimu ya kazi ya ofisi ni kufuatilia, kukusanya na kusimamia matoleo ya hati, pamoja na ufuatiliaji wa mabadiliko ya hati.

1.4. HISTORIA YA MAENDELEO YA MCHAKATO WA OFISI NCHINI URUSI

Hadi karne ya 10, mahusiano ya kisheria kati ya raia yaliandikwa. Tayari wakati huu, kulikuwa na tamaduni ya kuchora na kusindika hati, kama hati za kusafiri, wosia zilizoandikwa, n.k., na pia katika shule maalum waliwafundisha waandishi, makatibu wa mahakama, wachapishaji (walinzi wa muhuri) kwa wakuu na wakuu wa serikali. mabwana, hata hivyo mfumo wa umoja Hakukuwa na hati za serikali.

Hatua ya 1. Asili ya mfumo wa usimamizi wa ofisi (karne za XI - XV).

Kipindi cha hali ya Kirusi ya Kale ni kipindi cha malezi ya taratibu ya mila ya mfumo wa kazi ya ofisi, mkusanyiko wa uzoefu katika kuandika, usindikaji na kuhifadhi nyaraka, kuhakikisha usalama wao, ikiwa ni pamoja na ulinzi kutoka kwa upatikanaji usioidhinishwa na kughushi.

Vipengele vya tabia ya kipindi:

1. Alionekana makarani kitaaluma: watunga zaburi wa kanisa

na makarani (katika karne ya 14, makarani wote walikuwa watu wanaofanya kazi za ofisi).

2. Miongozo ya awali ya makaratasi iliundwa - fomu, ambazo zilielezea hatua za maandalizi ya hati - rasimu, uhariri, karatasi nyeupe.

3. Kuna haja ya kudumisha usiri habari muhimu, kwa sababu hiyo, vyakula vikuu mbalimbali (saini), mihuri, madaraja (saini kwenye glued pamoja) zilionekana, yaani.vipengele vya kulinda habari kutoka kwa ufikiaji usioidhinishwa katika hatua ya kuhifadhi na matumizi.

Kesi za kwanza za uwongo wa hati zilianza wakati huu.

4. Utaratibu umetengenezwa kwa kufuta nguvu ya kisheria ya nyaraka. Mama-

als zilitolewa kwenye chumba maalum cha kuhifadhia na "larnik" (mlinzi wa kifua aliye na do-

hati) na ziliharibiwa mbele ya mashahidi. Hati muhimu hasa ziliharibiwa na tume iliyochaguliwa na halmashauri ya jiji, mara nyingi hadharani, katika hali ya utulivu. Hati zisizo muhimu zilirejeshwa kwa waandishi au kufutwa tu kutoka kwa ngozi ambayo ziliandikwa, na karatasi zilizofutwa zilitumiwa tena.

5. Maeneo yalitengwa kwa ajili ya uhifadhi salama wa nyaraka na utunzaji wa kumbukumbu: ua wa wageni na nyumba za watawa.

Karibu hadi mwisho wa karne ya 14. katika Rus ' nyenzo kuu ya kuandika kwa watumishi ni

ngozi iliyoishi (ngozi iliyotibiwa haswa), inayoitwa "hati" katika hati, na "nyama wa ng'ombe" kwa watu wa kawaida. . Aina ya zamani zaidi ya kabla ya

hati ilikuwa cheti - karatasi tofauti ngozi kwa upana kidogo zaidi ya 15 cm

(inchi 3.5). Hati ziliandikwa kwa maandishi yanayoendelea, bila kugawanywa katika maneno, na kipindi cha mwisho wa sentensi ndicho kilichotumiwa kama alama za uakifishaji.

Hatua ya 2. Agiza karatasi (karne za XV - XVII).

Kipindi cha malezi na maendeleo ya kazi ya ofisi ya serikali kawaida huitwa kipindi cha kuagiza, kwa jina la taasisi za kwanza za serikali

- maagizo. Katika kipindi hiki, mfumo wa kazi ya ofisi katika taasisi kuu na za mitaa uliundwa hatua kwa hatua, kada ya wafanyikazi wa ofisi iliundwa, na fomu thabiti za hati na njia za utayarishaji wao ziliundwa.

Vipengele vya tabia ya kipindi:

1. Kazi ya ofisi ilifanywa katika vibanda vya utawala, ambavyo pia vilikuwa mahali pa kupokea wageni ( uwepo), na ofisi, na sanaa-

Khiv. Nyaraka ziliwekwa kwa kawaida kwenye meza, kwenye madawati, na hasa nyaraka za thamani ziliwekwa kwenye vifua katika vyumba sawa ambapo kazi ya sasa na mapokezi ya wageni yalifanyika. Maagizo yalikuwa na hesabu za hati zilizohifadhiwa,

A katika karne ya 17 ABC ziliundwa kwa orodha za hati - faharisi maalum za kufanya maswali kuhusu hati.

2. Nyaraka ziliandaliwa kwenye karatasi na zilikuwa na sura maalum - safu(nguzo, nguzo), i.e. kitabu cha karatasi nyembamba kilichounganishwa pamoja.

Vipengele vya nguzo viliitwa "postavs". Mahali ambapo karatasi zimeunganishwa pamoja zilipokea jina moja. Kwa kweli safu hii haikuwa hati moja, lakini ilijumuisha seti nzima ya hati katika kesi hiyo. Maandishi katika safuwima yaliandikwa kwa upande mmoja tu, nyuma ilitumika tu kwa kuweka maelezo, maazimio, na anwani. Nyaraka ziliwekwa zikiwa zimekunjwa kwenye gombo au gombo; Kwa hati muhimu, kesi maalum zilifanywa, lakini mara nyingi zilihifadhiwa tu kwenye vifua au kifua. Njia hii ya hati haikuwa rahisi kwa sababu ilichukua muda mrefu kupanua na kukunja safu wima wakati wa kutafuta taarifa muhimu. Gluing yenyewe haikuwa na nguvu ya kutosha, ambayo ilisababisha kuzorota na kuvaa kwa hati. Pamoja na fomu ya safu ya hati, fomu ya daftari ilizaliwa na ilianza kutumika kwa maagizo. Daftari ni karatasi iliyokunjwa katikati. Madaftari yalikusanywa pamoja, yalifungwa kadiri ilivyohitajika, na kufanywa kuwa vitabu.

3. Hati hiyo ilipewa nguvu ya kisheria na kile kinachoitwa "attribution" ya mawazo

karani rasmi - saini ya karani, iliyowekwa silabi kwa silabi nyuma ya hati ili herufi zake zifunike ncha zote mbili za karatasi zilizowekwa alama.

(Wala tsar au boyars walitia saini hati, isipokuwa hati za makubaliano na mataifa ya kigeni). Njia hii ya kutia saini hati ilihakikisha ulinzi wa habari na kuifanya kuwa ngumu kudanganya.

4. Nyaraka za aina mbalimbali zimekusanywa zinazorekodi shughuli za usimamizi wa taasisi za serikali: chini kutoka kwa mamlaka kuu

zilitumwa kwa hati, amri na sentensi, kutoka kwa taasisi za mitaa majibu yalitumwa kwa amri, fomu ya rufaa iliyoandikwa ya watu binafsi kwa taasisi za serikali ilikuwa maombi.

5. Maelezo mengi bado hayajaangaziwa kutoka kwa maandishi,hizo. rufaa, kuzimu

6. Kila hati ilisajiliwa:ilipopokelewa, tarehe iligongwa muhuri kwenye hati hiyo na karani akaandika maandishi “Andika,” ambayo yalimaanisha “Fanya maswali.” Kwa kweli, hii ilimaanisha mwanzo wa kesi.

Hatua ya 3. Kazi ya ofisi ya chuo (karne ya XVIII).

Tofauti kuu kati ya kazi ya ofisi ya pamoja ilikuwa kwamba shirika lake lilidhibitiwa na sheria. Kipindi cha mambo ya pamoja

uzalishaji unahusiana na mageuzi ya Peter I. Ni yeye aliyeunda mfumo wa ukiritimba wa Kirusi, ambao uliamua kazi ya kisasa na nyaraka. Peter I anaweza kuitwa kwa usahihi "baba wa urasimi wa Urusi."

Vipengele vya tabia ya kipindi:

1. Sheria ya sheria "Kanuni za Jumla" ilichapishwa, ambayo ilifafanua kwa undani masuala ya nyaraka (sheria za usajili wa hati,

udhibiti wa utekelezaji wao, utaratibu wa maandalizi yao, udhibitisho, uhifadhi) na

harakati za kesi (mtiririko wa hati). Kanuni huamua hata jinsi madawati yanapaswa kupangwa (yanapaswa kuwa na droo na kufuli), jinsi makarani wanapaswa kukaa (wawili kwa wakati), nk. Siku ya kazi katika vyuo ilidumu masaa 8. Kazi ilifanywa mwaka mzima, isipokuwa miezi mitatu ya kiangazi na likizo. Kwa siku moja ya kutokuwepo kazini, mshahara wa mfanyakazi wa karani kwa mwezi ulikatwa; kwa saa ambayo haijafanya kazi, mshahara wa wiki ulikatwa.

2. Saini ya mkuu na wajumbe wa bodi kwenye waraka imeingizwa.

3. Utaratibu wa kutumia mihuri umeanzishwa.Chapisha programu

ilifanyika mbele ya mashahidi wawili.

4. Fomu za safu za nyaraka zimebadilishwa na daftari - karatasi 4, zimefungwa kwa nusu na kuunganishwa na thread. Madaftari kadhaa yaliyofungwa yaliunda kitabu.

5. Maelezo mapya yameonekana katika hati: nambari za usajili zinazoingia na zinazotoka, anwani, saini, tarehe ya maandalizi, aina ya hati, nk.

kubadilisha kazi za kisasa za ofisi.

6. Kwa nyaraka nyingi, fomu rasmi zilianzishwa na sheria zilitengenezwa kwa eneo la maelezo kwenye karatasi.

7. Mifumo mbalimbali ya nyaraka ilianza kuendeleza:

kifedha, ambapo maneno "debit", "cre-

dit", "mizani"; kijeshi - ripoti, ripoti, maagizo, tabia;

mkataba wa kimataifa - maelezo, memorandum, dispatches;

mahakama - kuhojiwa, viapo, ushuhuda, hukumu;

takwimu - sensa ya kila mtu, inayoitwa ukaguzi, ripoti za mkoa.

Hatua ya 4. Kazi ya ofisi ya mawaziri (XIX - karne za XX mapema).

Mfumo wa sasa wa mtiririko wa hati, unaoitwa kazi ya ofisi ya mtendaji. Katika nyanja ya usimamizi, huduma zilionekana, na ushirikiano ukabadilishwa na umoja wa amri ya mawaziri.

Vipengele vya tabia ya kipindi:

1. Kanuni zinazofanana za utunzaji kumbukumbu zilianzishwa kwa ajili ya mini-

Idara za Urusi - kutoka kwa uundaji wa hati hadi uhifadhi wao wa kumbukumbu. Tahadhari maalum umakini ulilipwa kwa mpangilio wa mwingiliano wa wizara na taasisi zingine na mfalme, kulingana na uongozi uliokuwepo wakati huo.

2. Mfumo wa hatua nyingi wa usajili na uhasibu wa nyaraka umeanzishwa.Nyaraka zote zilizojumuishwa katika wizara zilirekodiwa kwenye jarida. Kila idara ilikuwa na kitabu cha kumbukumbu sawa ambapo taarifa za msingi zilirekodiwa.

3. Mfumo wa udhibiti juu ya utekelezaji wa hati uliibuka. Kila mwezi pro-

Ukaguzi wa kesi katika mgawanyiko wa kimuundo ulifanyika, na rekodi ziliwekwa katika taarifa maalum kuhusu idadi ya nyaraka zilizotekelezwa na ambazo hazijatekelezwa. Mwishoni mwa mwaka, taarifa ya jumla ya wizara iliandaliwa.

4. Fomu za hati zimebadilika. Nyaraka rasmi ziliundwa kwenye fomu na maelezo yamewekwa kwenye pembe.Maelezo ya fomu ni pamoja na

dili: jina la taasisi, majina ya mgawanyiko wa miundo, tarehe na nambari ya usajili, kichwa kifupi kwa maandishi, kiungo kwa hati iliyopokelewa. Tangu mwishoni mwa miaka ya 20 ya karne iliyopita, fomu zilianza kuzalishwa kwa uchapishaji.

5. Aina mpya za hati zilionekana: telegramu na ujumbe wa simu.

6. Makusanyo ya nyaraka za sampuli yalichapishwa - waandishi.

Hatua ya 5. Kipindi cha Soviet kazi ya ofisi ya serikali (1917 -

Vipengele vya tabia ya kipindi:

1. 1917-1920 Kiwango kilichopunguzwa cha usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi

leniya (wafanyakazi, askari, na wakulima bila elimu maalum walikwenda kufanya kazi katika taasisi mpya za Soviet).

2. 1925-1926 Mashirika mawili makubwa yaliundwa: Taasisi ya Teknolojia ya Usimamizi (ITU) na Ofisi ya Serikali ya Ujenzi wa Shirika

(Orgstroy). ITU ilijishughulisha na utafiti wa kinadharia katika uwanja wa usimamizi, na Orgstroi ilitekeleza kwa vitendo, ikikuza kuanzishwa kwa vifaa vipya vya ofisi na vifaa vya ofisi. Baraza la Mawaziri la Kusawazisha liliundwa katika ITU, ambaye alihusika katika ukuzaji wa viwango vya Muungano wa kila kitu kwa nyaraka (barua, telegramu, ujumbe wa simu, itifaki) na vifaa vya ofisi (wino, ribbons kwa taipureta).

3. Mnamo 1932, ITU ilifutwa na uboreshaji wa kimbinu wa masuala ya usimamizi wa hati ulikoma.Kuanzia wakati huu katika historia ya kazi ya ofisi, muda mrefu wa "uhuru" ulianza: kila idara kwa njia yangu mwenyewe kazi iliyodhibitiwa na hati rasmi.

4. Mnamo 1963, "Sheria za Msingi za kuandaa sehemu ya maandishi ya kazi ya ofisi na kumbukumbu za taasisi, mashirika na biashara za USSR" zilipitishwa.

Hati hii bado inatumika kama mwongozo wa usimamizi wa ofisi.

5. Mnamo 1973, Mfumo wa Usimamizi wa Rekodi za Jimbo (USSD) uliundwa.

Karatasi ya Data ya Jimbo Iliyounganishwa ni seti ya sheria, kanuni na mapendekezo yaliyoagizwa kisayansi kwa ajili ya kuandaa na kudumisha usaidizi wa nyaraka kwa ajili ya usimamizi, kuanzia wakati waraka huundwa hadi kuwasilishwa kwa kumbukumbu.

6. Mwaka 1970-1980 Kizuizi cha viwango vya GOST kwa hati za usimamizi kimeibuka.

7. Katika miaka ya 1980. Mifumo iliyounganishwa ya uhifadhi wa nyaraka (UDS) imeundwa ili kutayarisha kiotomatiki uchakataji wa data iliyo katika fomu za hati.

Maendeleo ya kazi ya ofisi ya Soviet mnamo 1970-1980. iliweka msingi wa kazi ya ofisi katika Shirikisho la Urusi. Nyaraka nyingi za kawaida na za kimbinu zilizoundwa katika kipindi hiki bado zinatumika hadi leo.

1.4. MFUMO WA USIMAMIZI WA UZALISHAJI WA BIASHARA

Mfumo wa udhibiti wa kazi ya ofisi ni seti ya sheria na kanuni

vitendo vya kisheria vya kudhibiti teknolojia ya uundaji, usindikaji, uhifadhi na utumiaji wa hati katika mchakato wa shughuli za shirika.

Mfumo wa udhibiti wa kazi ya ofisi ni pamoja na vipengele vifuatavyo:

 Vitendo vya kisheria na kisheria vya Shirikisho la Urusi;

 viwango vya GOST;

 Kanuni;

 Waainishaji;

 Mfumo wa serikali wa usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi.

Vitendo vya kisheria na kisheria katika uwanja wa habari na nyaraka:

 Sheria za Shirikisho la Urusi: Nambari ya Kiraia ya Shirikisho la Urusi, Sheria ya Shirikisho la Urusi "Juu ya Udhibiti", Sheria ya Shirikisho la Urusi "Kwenye Mfuko wa Hifadhi na Jalada"

 Amri na maagizo ya Rais: "Juu ya misingi ya sera ya serikali katika uwanja wa habari", "Kwa idhini ya Kanuni za Mfuko wa Nyaraka wa Shirikisho la Urusi"

 Amri na maagizo ya serikali: "Katika kuandaa kazi juu ya viwango, kuhakikisha usawa wa vipimo, udhibitisho wa bidhaa na huduma", "Katika kuboresha msaada wa habari kwa idadi ya watu wa Shirikisho la Urusi"

 Sheria za Shirikisho la Shirikisho la Urusi: "Juu ya habari, habari na ulinzi wa habari", "Juu ya ushiriki katika ubadilishanaji wa habari wa kimataifa", "Juu ya ulinzi wa kisheria wa programu za elektroniki. kompyuta na hifadhidata"

 Vitendo vya kisheria vya serikali na mamlaka ya utendaji ya vyombo vya Shirikisho la Urusi kudhibiti maswala ya kazi ya ofisi.

Viwango vya serikali (GOSTs) kwa nyaraka

Utayarishaji wa hati rasmi umewekwa madhubuti na viwango.

Kiwango ni aina ya kawaida, sampuli ambayo kitu lazima kikidhi kulingana na sifa, sifa na sifa zake.

Sheria ya Shirikisho la Urusi "Juu ya Udhibiti" ya Juni 10, 1993 inafafanua viwango kama shughuli ya kuanzisha kanuni, sheria na sifa. Maeneo ya usambazaji wa viwango, maudhui yao, na upeo wa hatua zao huamuliwa na miili inayoongoza ya serikali.

Jina
GOST R 6.30-2003	Mifumo ya nyaraka iliyounganishwa. Umoja
	mfumo mkuu wa hati za shirika na utawala -
	tions. Mahitaji ya hati.
	Imepitishwa na kutekelezwa na Azimio la Kiwango cha Jimbo la Urusi

GOST R 51141-98	Utunzaji na uhifadhi wa kumbukumbu. Masharti na Ufafanuzi
GOST 6.10.1-88	Mifumo iliyounganishwa ya nyaraka (UDS). Msingi
	masharti
GOST 6.01.1-87	Mfumo wa umoja wa uainishaji na coding ya kiufundi
	habari za kiuchumi. Masharti ya msingi
GOST 6.10.5-87	Mifumo iliyounganishwa ya nyaraka (UDS). Mahitaji
	mawazo ya kujenga sampuli ya fomu

GOST 6.10.4-84	Mifumo iliyounganishwa ya nyaraka (UDS). Kutoa
	nguvu ya kisheria ya nyaraka kwenye vyombo vya habari vya kompyuta na
	machineogram iliyoundwa na zana za kompyuta
	teknolojia. Masharti ya msingi

GOST 6.10.3-83	Mifumo iliyounganishwa ya nyaraka (UDS). Rekodi
	habari katika muundo wa mawasiliano

Mahitaji yaliyowekwa na viwango ni ya lazima kwa mashirika yote ya serikali na vyombo vya biashara. Gosstandart na mamlaka nyingine za serikali, ndani ya uwezo wao, kufuatilia kufuata mahitaji ya GOST.

Kanuni

1. Viwango vya muda kati ya sekta za kazi kwenye usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi. Iliyoundwa na Ofisi Kuu ya Viwango vya Kazi (CBNT) ya Wizara ya Kazi ya Shirikisho la Urusi mwaka 1995 na ilipendekeza kwa kuamua ukubwa wa kazi ya kazi na idadi ya wafanyakazi katika mashirika ya serikali, taasisi na mashirika ya umma. Zina

 Kanuni za muda uliotumika kwenye usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi (usindikaji, usajili, uhasibu wa kiasi na ufuatiliaji wa utekelezaji wa nyaraka, kudumisha faili za kadi, nk)

 Kanuni za muda uliotumika kwenye kazi ya kumbukumbu (kuorodhesha, kuunda vifaa vya kumbukumbu kwa kumbukumbu, n.k.)

2. Viwango vya muda vya kazi ili kuboresha usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi wa wizara, idara, biashara na mashirika. Iliundwa katika VNIIDAD (All-Russian Taasisi ya Utafiti ya Hati na Uhifadhi) mnamo 1992 na ina viwango vya wakati vya kuandaa mipango na kandarasi. Kwa kuzitumia, unaweza kuhesabu gharama za wafanyikazi, kuchambua tija ya wafanyikazi na kuhesabu idadi yao.

3. Viwango vya muda vya kufanya kazi kwenye teknolojia ya kiotomatiki ya kumbukumbu na usaidizi wa nyaraka kwa mashirika ya usimamizi. Iliyoundwa na Benki Kuu ya Sayansi na Teknolojia ya Wizara ya Kazi ya Shirikisho la Urusi mwaka 1993 na nia ya kuamua muda uliotumika kufanya kazi na nyaraka za usimamizi katika hali ya jadi na katika hali ya automatisering ya michakato ya usimamizi.

Viwango vya wakati vinatumika kwa kila aina ya kazi na hati na imegawanywa katika vizuizi viwili:

 Viwango vya wakati wa kufanya kazi kwenye usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi (maendeleo ya maelezo ya kazi, nomenclature ya mambo ya shirika, nk)

 Viwango vya muda kwa kazi iliyofanywa katika mchakato wa automatisering

teknolojia ya hali ya juu ya kuhifadhi kumbukumbu (kukusanya ripoti za takwimu, kutekeleza maswali ya utafutaji, n.k.)

Waainishaji

Kwa matumizi katika kuchagua, kutafuta na kusindika nyaraka mbalimbali za mifumo ya habari ya kiotomatiki, kanuni maalum lazima zipewe hati.

Kiainisho ni hati iliyo na orodha ya utaratibu ya majina ya vitu na misimbo yao.

1. Viainisho vya habari kuhusu hati za usimamizi: OKUD.

2. Viainisho vya habari kuhusu miundo ya shirika: OKPO.

3. Viainisho vya habari kuhusu idadi ya watu na wafanyikazi: Sawa ya taaluma ya wafanyikazi, nafasi za wafanyikazi na kategoria za ushuru (OKPDTR).

Mfumo wa Usimamizi wa Hati za Jimbo (GSDMOU)

Wakati wa kuanza kusoma kozi hiyo, kwanza kabisa unapaswa kufahamiana na masharti ya msingi ya kitaalam na ufafanuzi ambao hukutana kila wakati katika kufanya kazi na hati.

Kazi ya ofisi ni tawi la shughuli ambalo hutoa nyaraka na shirika la kazi na hati rasmi.

Hapo awali, neno hilo lilionekana katika hotuba ya mdomo (labda katika karne ya 17) na ilimaanisha mchakato wa kutatua (kutoa) kesi: "kutoa kesi" - kutatua suala. Wakati wa uamuzi, kulikuwa na haja ya kuunganisha matokeo, kwa mfano, makubaliano yaliyofikiwa. Tangu nyakati za kale, nyaraka zimeundwa kwa kusudi hili, kwa kuwa neno lililozungumzwa ni la muda mfupi, linaweza kusahau, kupotosha wakati wa maambukizi, au kutoeleweka. Tayari katika karne ya 16. neno limetumika kesi kama mkusanyiko wa hati zinazohusiana na jambo au suala fulani. Kwa mara ya kwanza katika dhana hii neno "tendo" lilirekodiwa katika hati mnamo 1584.

Kazi za kisasa za ofisi ni pamoja na:

Kuhakikisha uundaji wa hati kwa wakati na sahihi (hati);

Shirika la kazi na nyaraka (risiti, uhamisho, usindikaji, uhasibu, usajili, udhibiti, uhifadhi, utaratibu, maandalizi ya nyaraka za kuhifadhi kumbukumbu, uharibifu).

Sambamba na neno "kazi ya ofisi" katika miongo ya hivi karibuni neno hilo limetumika msaada wa nyaraka kwa usimamizi(DOW). Muonekano wake unahusishwa na kuanzishwa kwa mifumo ya kompyuta katika usimamizi na usaidizi wao wa shirika, programu na habari ili kuleta karibu na istilahi inayotumiwa katika programu za kompyuta na fasihi. Kwa sasa, maneno "karatasi" na "usimamizi wa hati" ni sawa na hutumiwa kurejelea shughuli sawa. Maneno yote mawili yanaweza kupatikana, kwa mfano, katika majina ya hati zinazosimamia shirika la michakato ya hati: "Mfumo wa serikali wa usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi" na "Maelekezo ya kawaida ya kazi ya ofisi katika wizara na idara za Shirikisho la Urusi."

Nyaraka ni mchakato wa kuunda na kuchakata hati. Kiwango cha serikali kinafafanua hati kama "kurekodi habari kwenye media anuwai kulingana na sheria zilizowekwa."

Haja ya kurekodi habari ilionekana kati ya watu katika nyakati za zamani. "Nyaraka" kutoka kwa eras mbalimbali, zilizoundwa kwenye vidonge vya udongo, bark ya birch, mawe ya mawe, nk, zimehifadhiwa hadi leo. Njia za kutumia habari pia zilikuwa tofauti: kuchora, graphics, kuandika. Hivi sasa, katika mazoezi ya usimamizi, hutumia hati iliyoundwa na njia yoyote ya uandishi - maandishi, maandishi, uchapaji, kompyuta, na vile vile kutumia picha, michoro, picha, rekodi za sauti na video na vifaa maalum (karatasi, filamu na filamu ya picha. , mkanda wa sumaku, diski, nk). Nidhamu ya kisayansi ambayo inasoma maendeleo ya njia za uhifadhi wa nyaraka na uhifadhi ni usimamizi wa hati

Shirika la kazi na hati - kuhakikisha harakati za hati katika vifaa vya usimamizi, matumizi yao kwa madhumuni ya kumbukumbu na uhifadhi. Neno hilo linafafanuliwa na kiwango cha serikali kama "shirika la mtiririko wa hati, uhifadhi na utumiaji wa hati katika shughuli za sasa za taasisi."

Mtiririko wa hati simu za kawaida uhamishaji wa hati katika shirika kutoka wakati zinaundwa au kupokelewa hadi kukamilika utekelezaji au kupeleka. Teknolojia ya usindikaji wa hati ni pamoja na:

Mapokezi na usindikaji wa msingi wa nyaraka;

Kuzingatia na usambazaji wao wa awali;

Usajili wa hati;

Udhibiti wa utekelezaji wa hati;

kazi ya habari na kumbukumbu;

Utekelezaji wa nyaraka;

Utumaji wao;

Systematization (malezi ya faili) na uhifadhi wa sasa wa hati.

Hebu tuchunguze baadhi ya dhana zilizoorodheshwa. Kwa hiyo, usajili maana yake rekodi ya data ya uhasibu juu ya hati katika fomu iliyoanzishwa, kurekodi ukweli wa uundaji wake, kutuma au kupokea, udhibiti wa utekelezaji wa hati - seti ya hatua zinazohakikisha utekelezaji wao kwa wakati, uundaji wa kesi - kikundi cha hati zilizotekelezwa. kesi kwa mujibu wa nomenclature ya kesi (orodha ya utaratibu ya majina ya kesi zilizofunguliwa katika shirika, inayoonyesha muda wa uhifadhi wao, iliyopangwa kwa namna iliyoagizwa) na utaratibu wa nyaraka ndani ya faili.

Uamuzi wowote wa usimamizi daima hutegemea habari juu ya suala linalozingatiwa au kitu kinachodhibitiwa. Habari ni sawa na dhana: "data", "habari", "viashiria". Neno lifuatalo limewekwa kisheria:

"Habari ni habari kuhusu watu, vitu, ukweli, matukio, matukio na michakato, bila kujali aina ya uwasilishaji wao."

Katika kila eneo la shughuli za kibinadamu, habari ina maelezo yake mwenyewe na kwa hiyo imegawanywa katika matibabu, kisayansi, kiufundi, teknolojia, nk. Katika mamlaka ya shirikisho na usimamizi, katika taasisi, mashirika na makampuni ya biashara (bila kujali mwelekeo wa shughuli). na aina ya umiliki) taarifa za usimamizi ambazo hutumika kwa madhumuni ya kusimamia kitu au miundo yoyote. Kuna idadi ya mahitaji ya habari ya usimamizi: ukamilifu, ufanisi, kuegemea, usahihi, ulengaji, ufikiaji wa mtazamo wa mwanadamu.

Nyaraka hutumiwa katika maeneo mbalimbali shughuli, matawi ya maarifa, nyanja za maisha na ni kitu cha utafiti katika taaluma nyingi za kisayansi. Kwa hiyo, maudhui ya dhana "hati" ni ya thamani nyingi na inategemea sekta ambayo inatumiwa na kwa madhumuni gani. Kwa hivyo, kwa wanasheria, hati ni, kwanza kabisa, njia ya kudhibitisha au kushuhudia kitu, kwa mwanahistoria ni chanzo cha kihistoria, mwandishi wa maandishi wa cybernetics ni mtoaji wa habari, na wataalam katika uwanja wa usimamizi wanaiona kama njia za kurekodi na kusambaza maamuzi ya usimamizi.

Sheria ya Shirikisho "Juu ya Habari, Taarifa na Ulinzi wa Habari" hutoa ufafanuzi ufuatao wa dhana "hati":

Hati - Hii habari iliyorekodiwa kwenye chombo kinachoonekana na maelezo ambayo inaruhusu utambulisho wake. Ufafanuzi sawa unatolewa katika kiwango cha serikali kwa masharti na ufafanuzi "Kazi ya ofisi na uhifadhi wa kumbukumbu". Kwa zaidi sifa kamili Dhana ya "hati" inapaswa kupanuliwa pamoja na dhana ya "props".

Kila hati ina idadi ya vipengele vyake vinavyojulikana, vinavyoitwa maelezo (jina, mwandishi, anwani, maandishi, tarehe, saini, nk). GOST huweka ufafanuzi ufuatao:

Maelezo ya hati - kipengele cha kubuni kinachohitajika hati rasmi?

Nyaraka tofauti zinajumuisha seti tofauti za maelezo. Idadi ya maelezo imedhamiriwa na madhumuni ya kuunda hati, madhumuni yake, mahitaji ya yaliyomo na fomu ya hati hii. Kwa hati nyingi, idadi ya maelezo ni mdogo sana. Kwa idadi ya hati, nambari na muundo wa maelezo huanzishwa na sheria na kanuni. Lakini kwa hali yoyote, kama ifuatavyo kutoka kwa ufafanuzi, habari iliyorekodiwa kwenye chombo kinachoonekana lazima iwe rasmi kwa kuingiza maelezo muhimu. Hapo ndipo inakuwa hati.

Katika sayansi ya hati, hati inazingatiwa kama matokeo ya kurekebisha (kuonyesha) ukweli, matukio, matukio ya ukweli wa lengo na shughuli za akili za binadamu kwa njia yoyote rahisi kwenye nyenzo maalum.

Nyaraka, baada ya kurekodi (kuonyeshwa) habari, na hivyo kuhakikisha uhifadhi wake na mkusanyiko, uwezekano wa uhamisho kwa mtu mwingine, matumizi ya mara kwa mara, kurudia na kurudia kurudi kwa muda. Wanaathiri maeneo mbalimbali ya shughuli za binadamu na wamegawanywa katika maandishi na picha, jadi (iliyoandikwa kwa mkono, iliyoandikwa) na vyombo vya habari vya kompyuta, kisayansi, kiufundi, kibinafsi na rasmi, nk.

Nyaraka rasmi - Hii hati zilizoundwa na vyombo vya kisheria au watu binafsi, kutekelezwa na kuthibitishwa kwa namna iliyowekwa. Kati yao, jamii maalum inajumuisha rasmi (msimamizi) hati ambazo zinafafanuliwa na kiwango cha serikali kama hati rasmi zinazotumiwa katika shughuli za sasa za shirika.

Kama wabebaji wa habari, hati hufanya kama kipengele cha lazima shirika la ndani taasisi yoyote, biashara, kampuni yoyote, kuhakikisha mwingiliano wa sehemu zao za kimuundo na wafanyikazi binafsi. Wao ndio msingi wa kufanya maamuzi ya usimamizi, hutumika kama ushahidi wa utekelezaji wao na chanzo cha jumla na uchambuzi, na nyenzo za kumbukumbu na utafutaji. KATIKA shughuli za usimamizi hati hufanya kama kitu cha kazi na kama matokeo ya kazi.

WIZARA YA ELIMU NA SAYANSI YA RF

Moscow Chuo Kikuu cha Jimbo teknolojia na usimamizi

Idara uchumi, biashara na sheria

JARIBU

Kwa nidhamu : Nyaraka za shughuli za usimamizi

Somo Utunzaji wa kumbukumbu ndio msingi wa teknolojia ya usimamizi

Inafanywa na mwanafunzi 1 kozi

Arakcheeva Marina Anatolyevna

Kitivo: uchumi na ujasiriamali

Mtaalamu. usimamizi wa shirika

Sifa: 080507

Utangulizi 3

1. Tathmini hali ya sasa kazi za ofisi 3

2. Mambo yanayoathiri mpangilio na teknolojia ya kazi za ofisini katika taasisi katika ngazi mbalimbali za usimamizi 4

3. Vipengele vya shirika, kisheria, kijamii na kisaikolojia vya kazi ya ofisi 5

4. Usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi. Kazi kuu na kazi za taasisi ya elimu ya shule ya mapema 11

5. Muundo wa huduma za nyaraka za usimamizi na kazi zake 13

6. Tofauti kati ya dhana ya "msaada wa nyaraka kwa usimamizi" (DOU) na dhana ya "kazi ya ofisi" 15

7. Uhusiano wa taasisi za elimu ya shule ya mapema na teknolojia ya usindikaji wa hati otomatiki 16

8. Shirika la kisayansi la kazi ya usimamizi kama sababu ya kuongeza ufanisi wa usimamizi na kazi ya ofisi 18.

9. Shughuli za mashirika ya kuhifadhi kumbukumbu katika usaidizi wa udhibiti na mbinu wa huduma za usimamizi wa kumbukumbu 22.

Hitimisho 23

Marejeleo 24

UTANGULIZI

Katika kazi yako unahitaji kutatua shida kadhaa:

Tathmini hali ya sasa ya usimamizi wa kumbukumbu;

Kutambua mambo yanayoathiri shirika na teknolojia ya kazi za ofisi katika taasisi katika ngazi mbalimbali za usimamizi;

Eleza vipengele vya shirika, kisheria, kijamii na kisaikolojia vya kazi ya ofisi;

Toa wazo la usaidizi wa hati kwa usimamizi, tambua kazi kuu na kazi za taasisi za elimu ya shule ya mapema;

Fikiria muundo wa huduma za nyaraka za usimamizi na kazi zao;

Tofautisha kati ya dhana ya "msaada wa nyaraka kwa usimamizi" (DOU) na dhana ya "kazi ya ofisi";

Kuamua uhusiano kati ya taasisi za elimu ya shule ya mapema na teknolojia ya usindikaji wa hati otomatiki;

Fikiria shirika la kisayansi la kazi ya usimamizi kama sababu ya kuongeza ufanisi wa usimamizi na kazi ya ofisi;

Zingatia shughuli za mamlaka ya kumbukumbu katika usaidizi wa kawaida na wa kimbinu wa huduma za usimamizi wa kumbukumbu.

1. Tathmini ya hali ya sasa ya kazi ya ofisi

Hali ya kazi ya ofisi na utamaduni wa jumla wa huduma kwa wasimamizi na wataalam kwa kiasi kikubwa imedhamiriwa na ubora wa kazi ya katibu msaidizi, ambayo, kwa upande wake, inategemea kiwango cha shirika lake. Kwa mazoezi, katibu msaidizi anafanya kikamilifu (au kwa kiwango kikubwa) kazi ya ukarani ya vifaa vya usimamizi au kitengo kikubwa cha kimuundo kwa ujumla, wakati akifanya kazi za katibu wa meneja, au anafanya tu kazi za meneja. katibu. Aina ya kwanza ya shughuli za ukatibu-rejeo hutawala. Kazi ya katibu msaidizi ina sifa ya upana na aina mbalimbali za kazi na shughuli zinazofanywa. Kwanza, kazi ya ukatibu inahitaji uwezo wa kubadili haraka kutoka kwa aina moja ya kazi hadi nyingine: kusajili nyaraka, mazungumzo ya simu, kuandika, kufanya kazi na faksi, kupokea wageni, nk. Pili, katibu msaidizi huwasiliana na mduara mkubwa wa watu wakati wa siku ya kazi. Tatu, katibu msaidizi, pamoja na maagizo ya msimamizi wa karibu, kwa sababu ya hali ya shughuli yake, mara nyingi lazima atekeleze maagizo kutoka kwa watu wengine. Hali hii inaleta ugumu zaidi katika kazi ya katibu-msaidizi, na kwa hivyo majukumu na haki zake lazima zifafanuliwe haswa na kuonyeshwa katika maelezo ya kazi.

Teknolojia ya habari imebadilisha kimsingi kazi ya kisasa ya ofisi; ubora mpya na mahitaji yake yameibuka. Bado hakuna mahitaji ya kitaifa ya mifumo ya usimamizi wa hati za elektroniki inayotumiwa hata katika mashirika ya serikali, na hakuna sheria za kawaida za kuandaa kazi za ofisi katika ofisi za utawala. Mfano wa kushangaza ni idadi kubwa ya maneno katika majina ya huduma za usimamizi wa nyaraka katika mashirika ya serikali: idara ya usaidizi wa nyaraka, idara ya jumla, ofisi, nk. Lakini vyombo vya dola ni utaratibu mmoja wa kutawala serikali kutoka chini hadi juu. Kwa kuongeza, kuna watengenezaji wapatao 70 wa bidhaa za programu za otomatiki za ofisi ambazo hucheza kwa sheria zao wenyewe. Lakini hakuna tathmini ya ubora wa bidhaa kama hiyo. Kwa hiyo, kuna haja ya muda mrefu ya kuunda kiwango cha kitaifa cha mifumo ya automatisering ya ofisi, kulingana na angalau, kwa mifumo inayotumika katika mashirika ya serikali.

2. Mambo yanayoathiri shirika na teknolojia ya kazi za ofisi katika taasisi katika ngazi mbalimbali za usimamizi

Kuandaa kazi na nyaraka ni kazi muhimu ya usimamizi katika taasisi yoyote: kutoka ofisi ya biashara ndogo hadi idara ya shirikisho au shirika kubwa.

Shughuli za biashara yoyote zinadhibitiwa na sheria ya sasa, maagizo na maagizo kutoka kwa usimamizi, masharti ya mikataba iliyohitimishwa, sheria zilizowekwa za kufanya shughuli fulani (kwa mfano, biashara), nk. "Wasimamizi" hawa wote wameundwa kwa njia ya hati - maandishi yaliyorekodiwa ya sheria, maagizo, mikataba. Kulingana na hili, tunaweza kusema kwamba shughuli nzima ya biashara yoyote iko katika utekelezaji thabiti wa nyaraka, na mafanikio ya utekelezaji wao huamua ustawi wa biashara.

Mafanikio ya utekelezaji wa hati kwa kiasi kikubwa inategemea yafuatayo.
Kwanza , inategemea jinsi habari inavyowasilishwa kwa uwazi, pamoja na muundo na uwekaji wake. Kwa mfano, ikiwa maandishi ya agizo yamechapishwa kwa maandishi madogo, alama za agizo hazijatenganishwa kutoka kwa kila mmoja, majina ya watekelezaji hayajaangaziwa. kikundi tofauti, basi baadhi ya nyadhifa zake huenda zisikubaliwe. Kwa hivyo, kuna idadi ya sheria za kawaida za utayarishaji, mkusanyiko, utekelezaji na utengenezaji wa hati - au, kwa maneno mengine, sheria za uwekaji nyaraka.

Pili, ni muhimu kuhakikisha utekelezaji wa hati kwa wakati, i.e. shirika kama hilo la kazi lazima lifikiwe ambalo hati hiyo itahamishiwa mara moja kwa mkandarasi (au kutoka kwa mkandarasi hadi mkandarasi), na kwa mkandarasi mwenyewe kutakuwa na motisha ya kutekeleza hati kwa wakati. Katika Urusi, kwa karne kadhaa na hadi leo, moja ya motisha kama hizo ni udhibiti wa utekelezaji. Kwa kuongezea, udhibiti hupewa mfanyikazi ambaye hashiriki moja kwa moja katika utekelezaji wa hati na, zaidi ya hayo, anaweza kuwa hana ufahamu kabisa wa eneo la maarifa au uzalishaji ambalo utekelezaji wa hati unaathiri.

3. Vipengele vya shirika, kisheria, kijamii na kisaikolojia vya kazi ya ofisi

Kuna aina tatu za shirika la kazi ya ofisi: kati, ugatuzi na mchanganyiko.

Kwa aina ya kati ya shirika la kazi ya ofisi, shughuli zote za usindikaji wa hati zimejilimbikizia (katikati) katika kituo kimoja cha taasisi nzima - ofisi, idara kuu au katibu. Fomu ya ugatuaji inahusisha mtawanyiko wa shughuli za ofisi kati ya mgawanyiko wa kimuundo wa taasisi; Kwa kuongezea, kila mmoja wao hufanya seti ya shughuli za ofisini zenye usawa. Njia ya kugawanyika ya shirika la kazi ya ofisi, ambayo shughuli za kazi za ofisi hufanyika katika mgawanyiko mbalimbali wa kimuundo wa taasisi, haipaswi kuchanganyikiwa na muundo wa shirika wa huduma ya kazi ya ofisi, ambayo ina vitengo maalum: safari, ofisi za mashine, udhibiti. vikundi, nk. Katika fomu iliyochanganywa, shughuli zinafanywa katikati (mapokezi, usajili, udhibiti, uzazi wa hati) na kugawanyika (huduma za kumbukumbu na habari, uhifadhi wa hati, uundaji wa faili).

Aina ya shirika la kazi ya ofisi huchaguliwa kwa kuzingatia ukubwa wa taasisi, kiasi cha mtiririko wa hati, na muundo wa mgawanyiko wa kimuundo. Katika taasisi ndogo (wakati nyaraka zinafanywa moja kwa moja katika idara), na pia katika zile zilizotawanywa kijiografia (ziko, kwa mfano, katika maeneo tofauti ya jiji kubwa), fomu ya kati huchaguliwa. Taasisi na mashirika mengi hutumia fomu iliyochanganywa shirika la kazi za ofisi.

Njia ya busara zaidi ya kuandaa michakato na shughuli za ofisi ya mtu binafsi ni ujumuishaji, kwani inaruhusu:

· kupunguza gharama za uendeshaji wa ofisi;

kuboresha shirika la kazi ya wafanyakazi wa ofisi na, hasa, kuanzisha viwango vyake;
kuhakikisha utaalam na kubadilishana kwa wafanyikazi;
tumia njia za kiufundi zinazoendelea na zenye tija;
kuhakikisha umoja wa uongozi wa shirika na mbinu.

Katika hali ya kisasa, inawezekana kuweka kati huduma za kazi za ofisi tu katika taasisi ndogo. Katika taasisi kubwa, mtu anapaswa kujitahidi kwa ujumuishaji unaofaa wa kazi za ofisi ya mtu binafsi, kama vile kupokea na kutuma hati, kusajili na kufuatilia utekelezaji wa hati, mkato na uchapishaji wa hati, uzazi wao, na usimamizi wa kimbinu wa kazi ya ofisi.

Katika taasisi ndogo ambazo hazina idara za jumla au idara za kazi za ofisi, huduma za kazi za ofisi zinafanywa na katibu msaidizi wa mkuu.

Ikiwa shirika au taasisi ina kiasi kikubwa cha nyaraka, basi kitengo cha kimuundo kinachohusika na kazi ya ofisi kinaanzishwa: ofisi, idara ya jumla, idara ya kazi ya ofisi, nk. Shughuli za kitengo hiki cha kimuundo zinaonyeshwa katika kanuni iliyoandaliwa maalum.

Ili kudhibiti mchakato wa kazi ya ofisi, kuamua mbinu na mbinu za kuunda na kusindika nyaraka katika shirika, idara za kazi za ofisi huendeleza maagizo ya kazi ya ofisi, ambayo huanzishwa kwa amri ya mkuu wa taasisi.

Mgawanyiko wa majukumu kati ya idara za usimamizi wa ofisi na watendaji:

Msingi wa kuandaa kazi ya wafanyikazi wa ofisi ni mgawanyiko wa kina na wazi wa kazi kati ya idara na watendaji. Inaonyeshwa katika nyaraka za udhibiti - kanuni za idara za makarani na maelezo ya kazi ya wafanyakazi wao.

Kanuni za idara ya usimamizi wa ofisi zinatengenezwa na mkuu wa idara na kupitishwa na mkuu wa taasisi. Kanuni za kitengo cha kimuundo cha idara hutengenezwa na mkuu wa kitengo hiki pamoja na mkuu wa idara, na kuidhinishwa na mkuu wa idara, meneja wa biashara au mkuu wa kitengo kingine, ambacho kinajumuisha idara ya usimamizi wa ofisi. .

Kanuni za idara au kitengo chake cha kimuundo ni pamoja na sehemu zifuatazo:

· masharti ya jumla;

· kazi kuu na kazi;

majukumu, haki na majukumu ya meneja (hatua hii hutokea ikiwa maelezo ya kazi ya meneja hayajatengenezwa);

· shirika la kazi;

· usimamizi wa idara.

Kanuni lazima iwe na lugha ya wazi ambayo hairuhusu kutokubaliana juu ya suala la nani afanye nini, nani yuko chini ya nani, nk. Vifungu vinavyofafanua uhusiano wa idara ya usimamizi wa ofisi na vitengo vingine lazima vikubaliwe na vitengo hivi.

Wakati wa kuendeleza kanuni kwenye idara ya usimamizi wa ofisi, hutumia utoaji wa kawaida. Inaongezewa (ikiwa ni lazima, kupunguzwa) na kurekebishwa kwa mujibu wa hali maalum za uendeshaji wa vifaa vya usimamizi vilivyotolewa na huduma yake ya ukarani.

Kwa kila mfanyakazi wa idara ya usimamizi wa ofisi, maelezo ya kazi yanatengenezwa, ambayo huamua nafasi ya shirika na kisheria ya mfanyakazi katika kitengo cha kimuundo na hutoa masharti ya kazi yake ya ufanisi.

Maagizo yanajumuisha sehemu zifuatazo:

Sehemu ya kawaida. Kazi kuu za mfanyakazi zimeanzishwa (kwa mfano, kazi kuu ya karani ni kusajili hati), utaratibu wa kujaza nafasi (yaani, ni nani anayemteua na kumfukuza mfanyakazi huyu), mahitaji ya kitaalam kwa mfanyakazi (kiwango cha elimu); uzoefu wa kazi, lazima ujue ..., lazima uweze ...), mtu ambaye mfanyakazi ni chini ya moja kwa moja, nyaraka kuu na vifaa ambavyo mfanyakazi lazima afuate katika shughuli zake.

Kazi za mfanyakazi. Mada au eneo la kazi iliyopewa mfanyakazi, orodha ya aina ya kazi ambayo hufanya utendaji wa kazi zilizopewa imedhamiriwa (kwa mfano, usajili wa hati unaweza kujumuisha kazi kama vile kujaza kadi, kudumisha baraza la mawaziri la faili, kutoa vyeti kwa simu, nk).

Majukumu ya mfanyakazi. Majukumu yanayohusiana na utayarishaji wa hati, risiti, usindikaji na utoaji wa habari huonyeshwa, inayohitaji matumizi ya lazima ya aina fulani na njia za kazi (kwa mfano, ufuatiliaji wa mara kwa mara wa uundaji wa kesi katika mgawanyiko wa kimuundo, kufanya muhtasari, nk). , inayohitaji kufuata tarehe za mwisho za utekelezaji wa vitendo maalum , ambayo huamua utaratibu wa utekelezaji wa maagizo, viwango vya maadili ambavyo vinapaswa kuzingatiwa katika timu. Wakati mwingine sehemu hii inaelezea vipengele vya teknolojia ya kazi inayofanywa.

Haki za mfanyakazi. Haki za mfanyakazi kutekeleza majukumu aliyopewa imedhamiriwa.

Mahusiano (mahusiano kwa nafasi). Mgawanyiko na wafanyakazi ambao mkandarasi hupokea na ambaye hupeleka habari, muda wa maambukizi, ambaye anahusika katika utekelezaji wa nyaraka fulani, ambao wanakubaliana nao, nk huonyeshwa.

Tathmini ya utendaji. Vigezo vimeorodheshwa vinavyoruhusu kutathmini kiwango ambacho mfanyakazi hutimiza majukumu na majukumu yake, anatumia haki zake, n.k. Vigezo kuu ni ubora wa kazi na wakati wa kukamilika kwake.

Maelezo ya kazi yametiwa saini na mkuu wa idara ya usimamizi wa rekodi na kuidhinishwa na mkuu au naibu anayesimamia idara ya usimamizi wa rekodi.

Kipengele cha kisaikolojia cha kazi ya ofisi:

Mfumo wa usimamizi wa ofisi otomatiki unaweza kugeuka kuwa kizuizi cha kisaikolojia kwa meneja wa shule ya zamani wa shirika lolote, kwani ni rahisi kwao kufanya kazi moja kwa moja na watu kwa kutumia njia za kawaida: inayoitwa "kwenye carpet", "akawapa". pampu”, aliona hofu machoni pa mtu aliye chini yake - unafikia hitimisho kwamba Unapoteza kiti chako. Kwa kuongezea, usimamizi mara nyingi hugundua kuwa faida zilizoahidiwa na wataalam wa Magharibi zimetoweka mahali fulani. Ingawa suluhisho la tatizo hili ni rahisi - ilipendekezwa kutekeleza ASD kwenye madawati ya watendaji na wasimamizi wote, na mteja aliokoa pesa: alitoa mfumo huo kwa makarani wa mgawanyiko wa kimuundo. Matokeo yake, kazi hufanyika haraka na kwa usahihi kati ya idara, na ndani yao kila kitu ni sawa na hapo awali.

Waigizaji mara nyingi huwa na hisia kwamba kwa kuanzishwa kwa huduma ya usimamizi wa hati, bosi mwingine ameonekana ambaye amesimama mara kwa mara nyuma yao. Hakika, sasa, ikiwa unataka, unaweza kujua: ni nani anafanya nini, lini na kwa kiasi gani.

Kipengele cha kisheria cha kazi ya ofisi:

Kuna hati za udhibiti zinazodhibiti shirika la usaidizi wa hati kwa usimamizi wa biashara:

Katiba ya Shirikisho la Urusi

Nambari ya Kiraia ya Shirikisho la Urusi (sehemu ya 1 na 2)

sheria ya shirikisho tarehe 28 Agosti 1995 No. 154-FZ "Juu ya kanuni za jumla za serikali za mitaa katika Shirikisho la Urusi"

Sheria ya Kikatiba ya Shirikisho ya Shirikisho la Urusi ya tarehe 25 Desemba 2000 No. 2-FKZ "Kwenye Nembo ya Jimbo la Shirikisho la Urusi"

Sheria ya Shirikisho ya Januari 25, 1995 "Juu ya Habari, Uarifu na Ulinzi wa Habari." Sheria hii inadhibiti mahusiano yanayotokana na uundaji na utumiaji wa rasilimali za habari kulingana na uundaji, ukusanyaji, usindikaji, mkusanyiko, uhifadhi, utaftaji, usambazaji na utoaji wa habari zilizoandikwa kwa watumiaji; uumbaji na matumizi teknolojia ya habari na njia za kuwapatia; ulinzi wa habari, haki za wahusika wanaoshiriki katika michakato ya habari na uarifu. Sheria ina ufafanuzi unaohusiana na habari na nyaraka zake.- Sheria ya Shirikisho ya Shirikisho la Urusi ya Januari 10, 2002 "Kwenye Sahihi ya Kielektroniki ya Dijiti". Madhumuni ya sheria hii ni kutoa masharti ya kisheria ya matumizi ya saini ya kielektroniki ya dijiti katika hati za kielektroniki, chini ya ambayo saini ya dijiti ya kielektroniki katika hati ya kielektroniki inatambuliwa kuwa ni sawa na saini iliyoandikwa kwa mkono katika hati ya karatasi. Sheria hii inafafanua masharti ya kutumia sahihi ya kielektroniki ya kidijitali na vipengele vya matumizi yake.

Sheria ya Shirikisho ya Mei 2, 2006 No. 59-FZ "Katika utaratibu wa kuzingatia rufaa kutoka kwa raia wa Shirikisho la Urusi"

Amri ya Rais wa Shirikisho la Urusi la Mei 2, 1996 No. 638 "Katika utaratibu wa kuandaa rasimu ya amri na maagizo ya Rais wa Shirikisho la Urusi, kutoa idhini ya kupitishwa kwa maazimio na maagizo ya Serikali ya Shirikisho la Urusi"

- "Mfumo wa serikali wa usaidizi wa hati kwa usimamizi", uliotengenezwa na huduma za kumbukumbu. Hati hii ni seti ya kanuni na sheria zinazoweka mahitaji ya sare ya kuandika shughuli za usimamizi na kuandaa kazi na nyaraka katika miili ya serikali. Hii ni moja ya kanuni za msingi za shirikisho, zenye seti ya mahitaji na vifungu vinavyochangia maendeleo ya mbinu za umoja sio tu kwa jadi, lakini pia kwa usimamizi wa hati otomatiki - usimamizi wa habari. Taasisi ya Kielimu ya Jimbo inaboresha muundo wa shirika wa usimamizi wa usaidizi wa hati katika mashirika kwa kutatua maswala ya kuunda huduma za kawaida za elimu ya shule ya mapema na kuandaa mchakato wa kiteknolojia wa kuunda na kusindika nyaraka. GSDOU inachangia utatuzi wa idadi ya matatizo ya automatisering, uundaji na usindikaji wa nyaraka na inajumuisha kanuni na sheria za kiwango na umuhimu wa kitaifa. Wakati huo huo, kwa kuwa kimsingi mfumo wa serikali, mfumo huo pia unaelekezwa kwa matumizi katika miundo isiyo ya serikali katika nyanja zake zote - "Maelekezo ya kawaida ya kazi ya ofisi katika mamlaka kuu ya shirikisho", iliyotayarishwa na Kamati ya Kumbukumbu na kuidhinishwa na uamuzi wa Serikali ya Shirikisho la Urusi la Oktoba 31, 2000 No. 1547-r husaidia kutatua matatizo ya nyaraka za teknolojia. Kiwango hiki huanzisha muundo wa maelezo, sheria za kuandaa hati za shirika na za kiutawala zinazorekodi maamuzi juu ya maswala ya kiutawala na ya shirika. Maagizo ya kawaida, yanayoweka mahitaji ya kuunganishwa kwa vipengele vya nyaraka, huwezesha kwa kiasi kikubwa uundaji wa michakato ya kawaida, iliyounganishwa na ya umoja kwa nyaraka za jadi na za kiotomatiki, uhifadhi na uwasilishaji wa habari zilizoandikwa - GOST R 51141-98 "Kazi ya ofisi na uhifadhi wa kumbukumbu. Masharti na ufafanuzi" (iliyoidhinishwa na Amri ya Kiwango cha Jimbo la Shirikisho la Urusi tarehe 27 Februari 1998 No. 28). Kiwango hiki ni hatua muhimu katika kusasisha msingi wa kawaida na wa mbinu wa kazi ya ofisi na uhifadhi wa kumbukumbu kwa mujibu wa sheria ya shirikisho na kiwango cha sasa cha maendeleo ya sekta hii. Masharti yaliyowekwa na kiwango hiki lazima yatumike katika aina zote za nyaraka. Msingi mkuu wa kiwango hicho una sehemu tatu: “Dhana za Jumla”, “Usimamizi wa Ofisi” na “Usimamizi wa Kumbukumbu.” - GOST R 6.30-2003 “Mifumo Iliyounganishwa ya Hati. Mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na utawala. Mahitaji ya utayarishaji wa nyaraka" (iliyoidhinishwa na Amri ya Kiwango cha Jimbo la Shirikisho la Urusi tarehe 03.03.2003 No. 65-st.), ambayo ilianza kutumika katika miili yote ya serikali ya shirikisho, miili ya serikali ya vyombo vinavyohusika. Shirikisho la Urusi (pamoja na vyombo vya Shirikisho ambalo, pamoja na lugha ya Kirusi, kama lugha ya kitaifa ya serikali), miili ya serikali za mitaa, katika biashara, mashirika na vyama vyao, bila kujali aina ya shirika na kisheria na aina ya shughuli. "Orodha ya hati za kawaida za usimamizi zinazozalishwa katika shughuli za mashirika, zinazoonyesha muda wa kuhifadhi" (iliyoidhinishwa na Roarchive mnamo 06.10 .2000) inajumuisha hati zinazotolewa wakati wa kuweka kumbukumbu za kazi za usimamizi zinazofanana (za kawaida kwa zote) zinazofanywa na taasisi, mashirika na biashara, bila kujali kazi zao, kiwango na ukubwa wa shughuli, na aina za umiliki. Orodha hiyo hutumikia madhumuni ya kuhifadhi, kuandaa na kujaza Mfuko wa Nyaraka wa Shirikisho la Urusi, na inalenga kuamua muda wa uhifadhi wa nyaraka, kuwachagua kwa uhifadhi wa kudumu au uharibifu. Inapaswa pia kutumika katika utayarishaji wa majina ya kesi, uundaji wa kesi, wakati wa kuunda miradi ya kuainisha hati wakati wa kuunda. injini za utafutaji katika kazi ya ofisi, katika ukuzaji wa orodha za idara.

Sheria za msingi za kazi ya kumbukumbu za mashirika (iliyoidhinishwa na uamuzi wa bodi ya Rosarkhiv ya tarehe 02/06/2002)

Uainishaji wa nyaraka zote za usimamizi wa Kirusi OK 011-93 (iliyoidhinishwa na Amri ya Kiwango cha Jimbo la Shirikisho la Urusi la tarehe 30 Desemba 1993 No. 299)

Shughuli za kila siku za huduma za taasisi ya elimu ya shule ya mapema zinadhibitiwa na:

· Kanuni juu ya huduma ya taasisi za elimu ya shule ya mapema

· Kanuni za mgawanyiko wa miundo (kama zipo)

· Maagizo ya elimu ya shule ya mapema

· Maagizo ya kupanga mahali pa kazi kwa wafanyikazi wa huduma

· Viwango vya wakati wa kufanya kazi kwenye taasisi za elimu ya shule ya mapema

· Nyaraka za kupanga na kuripoti

· Maelezo ya kazi ya wafanyakazi wa huduma.

Kipengele cha kijamii cha kazi ya ofisi kinaweza kuzingatiwa ndani ya mfumo wa utekelezaji wa Sheria ya Shirikisho ya Mei 2, 2006 No. 59-FZ "Katika utaratibu wa kuzingatia rufaa kutoka kwa raia wa Shirikisho la Urusi," ambayo inasimamia utaratibu wa raia. rufaa kwa vyombo vya dola na serikali za mitaa na utaratibu wa kuzingatia rufaa za raia na vyombo na maafisa hawa. Rufaa ya raia - pendekezo lililoandikwa, taarifa au malalamiko yaliyotumwa kwa mwili wa serikali, mwili wa serikali za mitaa au afisa, pamoja na rufaa ya mdomo ya raia kwa mwili wa serikali, mwili wa serikali za mitaa. Rufaa iliyoandikwa ya raia lazima ionyeshe jina lake la mwisho, jina la kwanza na patronymic na anwani ya posta ambayo majibu yatatumwa ndani ya 30. siku za kalenda, saini ya kibinafsi ya raia na tarehe ya maombi imebandikwa. Wakati huo huo, imethibitishwa kuwa rufaa zilizopokelewa "kupitia mifumo ya habari ya umma" zinaweza kuzingatiwa kwa njia iliyowekwa na Sheria hii.

4. Usaidizi wa hati kwa usimamizi.

Kazi kuu na kazi za taasisi ya elimu ya shule ya mapema.

Usaidizi wa hati kwa usimamizi unafanywa na huduma maalum, inayofanya kazi kama kitengo cha kimuundo cha kujitegemea. Hii inaweza kuwa: usimamizi wa biashara, idara ya jumla, ofisi au sekretarieti. Katika mashirika madogo, ambapo kiasi cha hati zilizosindika ni ndogo na uundaji wa huduma kama hiyo hauwezekani, kazi yote juu ya usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi hufanywa na katibu wa meneja au mfanyakazi aliyetengwa maalum kwa kazi hii.

Msaada wa hati kwa shughuli za usimamizi wa shirika ni kazi muhimu zaidi ya huduma ya usimamizi, shirika la busara ambalo huamua kasi na ubora wa maamuzi ya usimamizi na ufanisi wa shirika kwa ujumla.
Uchaguzi wa fomu ya shirika ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema inategemea uamuzi wa usimamizi na taasisi ya elimu ya shule ya mapema yenyewe. Udhibiti wa fomu iliyochaguliwa ya kufanya kazi na nyaraka imewekwa katika maagizo ya kazi ya ofisi.
Katika hali ya kisasa, wakati wa kufanya kazi na nyaraka za usimamizi katika taasisi nyingi ni msingi teknolojia za kompyuta, kazi za huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema sio mdogo tu kwa kuandaa mtiririko wa hati ya taasisi, nyaraka za kurekodi na ufuatiliaji wa utekelezaji wao. Huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema inahusika moja kwa moja katika kuweka kazi katika maendeleo ya mifumo ya habari ya kiotomatiki ya kufanya kazi na hati, katika kuhakikisha ufikiaji wa habari na ulinzi wa habari, katika kuboresha kazi na hati.

Kwa hivyo, huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema hutatua seti kuu ya shida:
1) kuhakikisha nyaraka za shughuli za usimamizi;
2) shirika la kazi na hati katika taasisi;

3) uboreshaji wa fomu na njia za kufanya kazi na hati.
Kazi zinazokabili huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema huamua kazi zake.
1. Kazi za kuhakikisha nyaraka za shughuli za usimamizi zinaweza kutatuliwa kwa kufanya kazi zifuatazo:
- maendeleo na muundo wa fomu, kuhakikisha uzalishaji wao;
- kuhakikisha uzalishaji wa hati, kunakili na kurudia;
- udhibiti wa ubora wa maandalizi na utekelezaji wa nyaraka, kufuata utaratibu wa idhini ulioanzishwa na uthibitisho wa nyaraka.
2. Kazi za kuandaa kazi na hati katika taasisi zinatatuliwa kwa kufanya kazi zifuatazo:

Kuanzishwa kwa utaratibu wa sare kwa kifungu cha nyaraka (mtiririko wa hati ya taasisi);

Kusambaza usindikaji wa hati zinazoingia na zinazotoka;

Usajili na uhasibu wa hati zinazoingia, zinazotoka na za ndani;

Udhibiti juu ya utekelezaji wa hati;

Utaratibu wa hati, kuhakikisha uhifadhi wao na matumizi;

Shirika la kazi na rufaa za wananchi;

Kuhakikisha usalama wa habari.

3. Kazi za kuboresha fomu na mbinu za kufanya kazi na nyaraka ni pamoja na kufanya kazi zifuatazo:

Maendeleo na marekebisho ya hati za udhibiti, mafundisho, mbinu na kuwaleta kwa tahadhari ya wafanyikazi wa shirika;

Mwongozo wa mbinu na udhibiti wa kufuata sheria zilizowekwa za kufanya kazi na hati katika mgawanyiko wa kimuundo wa shirika;

Kuboresha sifa za wafanyikazi wa shirika na kushauriana nao juu ya maswala ya kufanya kazi na hati;

Kuboresha nyaraka za shirika, kufanya kazi ya kuunganisha nyaraka, kuendeleza Timesheet na Albamu ya fomu za hati zinazotumiwa katika shughuli za shirika;

Maendeleo na utekelezaji wa fomu mpya na mbinu za kufanya kazi na nyaraka, kuboresha mtiririko wa hati ya shirika, kuongeza nidhamu ya mtendaji;

Kuweka kazi za kukuza na kuboresha mifumo ya habari otomatiki na hifadhidata za kufanya kazi na hati.

5. Muundo wa huduma za nyaraka za usimamizi na kazi zao.

1. Usimamizi wa biashara.

2. Ofisi.

3. Idara ya jumla.

4. Katibu.

Usimamizi wa kesi huundwa katika wizara na idara kama muundo ambao kazi na hati hufanywa, na kama chombo cha ufuatiliaji na kuratibu kazi za ofisi katika ofisi kuu ya tasnia. Kuwa, kwa kweli, kitengo cha kimuundo cha shirika, usimamizi wa biashara, kwa upande wake, umegawanywa katika vitengo vifuatavyo vya kimuundo:

1. Sekretarieti ni kitengo cha kimuundo kilichoundwa kuhudumia usimamizi wa shirika. Inajumuisha: mapokezi; sekretarieti ya wakuu na sekretarieti ya manaibu wakuu; sekretarieti ya bodi; ofisi ya itifaki.

Kazi za sekretarieti ni pamoja na: kuzingatia awali na maandalizi ya ripoti kwa mkuu wa nyaraka zilizopokelewa kwa jina lake; maandalizi, kwa maelekezo ya meneja wa mradi, nyaraka za kibinafsi na uratibu wao na mgawanyiko wa kazi wa kimuundo wa shirika; shirika na huduma za nyaraka kwa mikutano iliyofanywa na meneja, kuandika shughuli za miili ya usimamizi wa pamoja.

2. Idara ya uwiano wa taasisi za elimu ya shule ya mapema (kazi ya rekodi) ni kituo cha kuboresha taasisi za elimu ya shule ya mapema, kituo cha mbinu.

Kazi zake ni pamoja na: maendeleo na utekelezaji wa hatua za kuboresha teknolojia ya usimamizi wa ofisi; maendeleo ya usaidizi wa kawaida na wa mbinu kwa kazi ya ofisi (kanuni, maagizo, sheria, kanuni, kadi za ripoti za fomu za umoja, nk); maendeleo ya vitabu vya kumbukumbu vya uainishaji (nomenclature ya kesi, classifiers, orodha ya nyaraka na muda wa kuhifadhi).

3. Ofisi, ambayo, kwa upande wake, imegawanywa katika: msafara, ofisi ya mawasiliano, ofisi ya uhasibu na usajili, kituo cha kompyuta kwa usindikaji na kuchapisha maandishi ya hati.

4. Idara ya barua

5. Hifadhi ya kati

6. Ukaguzi

Ofisi, kama nyingine muundo wa shirika huduma za taasisi za elimu ya shule ya mapema, huundwa katika biashara, utafiti, muundo na mashirika ya uhandisi, taasisi za elimu ya juu. Muundo wa ofisi kawaida hujumuisha vitengo vifuatavyo (vitengo, sekta, vikundi): 1. Expedition ni eneo maalum ambalo hupokea na kutuma hati na mawasiliano kwa barua na barua.
2. Idara ya uhasibu na usajili wa nyaraka, ambazo kazi zake ni pamoja na usajili wa nyaraka zinazoingia, zinazotoka na za ndani, ufuatiliaji wa kufuata sheria zilizokubaliwa za utekelezaji wa hati, kuunda na kudumisha kumbukumbu na safu ya habari.
3. Kikundi cha udhibiti (ofisi, ukaguzi, idara) hufuatilia muda wa utekelezaji wa maagizo ya maneno ya meneja, kuchambua nidhamu ya utendaji, na kuwajulisha usimamizi kuhusu maendeleo ya utekelezaji wa nyaraka na maagizo.
4. Kundi la barua (rufani za raia) lina jukumu la kupokea na kuzingatia mapendekezo, maombi na malalamiko kutoka kwa wananchi. Kazi zake ni kama ifuatavyo:
- utayarishaji wa rufaa kwa usimamizi;
- udhibiti wa muda wa maandalizi ya nyaraka za majibu katika mgawanyiko wa kimuundo wa shirika;

Kuwajulisha waombaji kuhusu matokeo ya kuzingatia rufaa zao;

Shirika la mapokezi ya raia juu ya maswala ya kibinafsi na usimamizi wa shirika.
5. Kikundi cha utayarishaji wa hati huchapisha tena hati kutoka kwa rasimu, kusoma na kuhariri maandishi ya hati, na kurekodi kazi iliyofanywa.
6. Ofisi ya kunakili, kama sheria, hufanyika katika mashirika hayo ambayo shughuli zao zinahusisha usambazaji wa kiasi kikubwa cha nyaraka za udhibiti au za utawala. Kazi za ofisi ni mdogo katika kunakili hati, kunakili maandishi ya hati, kuandaa nyenzo za utangazaji, vijitabu na vipeperushi.
7. Nyaraka za shirika - hupokea kesi zilizokamilishwa na kutayarishwa kwa uhifadhi kutoka kwa vitengo vya miundo, huwapa usaidizi wa mbinu, huweka kumbukumbu na nyaraka za kuhifadhi, kufuatilia kufuata sheria za kuunda, kuhifadhi na matumizi ya faili katika vitengo vya miundo, huandaa faili. kwa uhamisho wa hifadhi ya serikali.
Idara ya jumla ni huduma ya kufanya kazi na hati katika mamlaka ya utendaji na miundo ya utendaji (ofisi ya meya, mkoa, manispaa) ya serikali za mitaa.

Katika idara za jumla, maeneo yale yale kwa kawaida huundwa ambayo ni ya kawaida kwa ofisi, lakini vitengo kama vile idara ya itifaki, kikundi cha barua, na mapokezi vimeunganishwa hapa. Uwepo wa miundo hii inaelezewa na maalum ya shughuli, asili ya taratibu za usimamizi, utaratibu wa kufanya maamuzi na upekee wa nyaraka katika taasisi hizi.

Kikundi cha itifaki kimeundwa kama sehemu ya taasisi ambazo zina shirika la kudumu la ushirika katika muundo wao. Hufanya kazi zifuatazo:

Maandalizi ya rasimu ya nyaraka za udhibiti na utawala (kuhariri, utekelezaji na kutolewa), barua, vyeti, uratibu wao na mgawanyiko wa miundo;

Uchambuzi wa hati zilizoandaliwa na mgawanyiko wa kimuundo;

Maandalizi ya maoni juu ya hati zilizoandaliwa na mgawanyiko wa kimuundo;

Kuandaa na kuendesha mikutano ya shirika la pamoja, kuandika shughuli zao.

Katibu wa taasisi hufanya kazi zote na nyaraka katika taasisi ndogo na mashirika ambayo hawana muundo wa ndani wa shirika.

Kwa hivyo, hati za sasa za udhibiti na mbinu zinadhibiti jina na muundo wa takriban wa huduma ya elimu ya shule ya mapema ya mashirika ya serikali, taasisi na mashirika. Kuhusu miundo isiyo ya serikali, uamuzi juu ya uundaji wa huduma, jina lake na muundo wa ndani hufanywa na uongozi wa shirika. Katika ubia, suala hili linaamuliwa na bodi, katika kampuni za hisa - mkutano wa waanzilishi, katika miundo ya ushirika - mkutano mkuu wanachama wa vyama vya ushirika.

6. Tofauti kati ya dhana ya "msaada wa nyaraka kwa usimamizi" (DOU) na dhana ya "kazi ya ofisi"

Maneno "kazi ya ofisi" na "msaada wa nyaraka kwa usimamizi" huanzishwa na GOST R 51141-98 "Kazi ya ofisi na kumbukumbu. Masharti na ufafanuzi" kama visawe vinavyofafanua tawi la shughuli ambalo hutoa hati na mpangilio wa kazi na hati rasmi. Lakini tukiangalia historia na wakati wa asili ya maneno haya, tunaweza kupata tofauti kati yao.

Kwa hivyo, neno "kazi ya ofisi" liliibuka nchini Urusi, kulingana na kamusi za lugha ya Kirusi, katika nusu ya pili ya karne ya 17 na linatokana na maneno "uendeshaji wa kesi," na "kesi" wakati huo ilimaanisha mahakama au kesi. suala la kiutawala kutatuliwa na baraza tawala. Hiyo ni, wakati huo, kazi ya ofisi iliitwa, kwanza kabisa, kuzingatia na kutatua masuala ya mahakama na utawala, ambayo yaliunganishwa bila usawa na utayarishaji wa karatasi za biashara na kufanya kazi nao. Hatua kwa hatua, ufafanuzi wa istilahi ulibadilika. Baadaye, neno "kesi" lilianza kutumika kwa maana ya "mkusanyiko wa nyaraka zinazohusiana na suala lolote," na "kazi ya ofisi" ilianza kuitwa seti nzima ya kazi zinazohusiana na nyaraka za biashara. Hivi sasa, maana ya maneno haya yote mawili - "kazi ya ofisi" na "biashara" - yamewekwa katika GOST R 51141-98.

Neno "msaada wa hati kwa usimamizi" lilianza kutumika katikati ya miaka ya 1970, wakati zana zilianza kuletwa katika uwanja wa kufanya kazi na hati. teknolojia ya kompyuta na teknolojia mpya za habari zilionekana. Madhumuni ya neno jipya lilikuwa kutafakari matumizi ya teknolojia ya kisasa katika mchakato wa kuandika habari na kufanya kazi na nyaraka. Licha ya ukweli kwamba neno jipya lilianzishwa - "msaada wa hati kwa usimamizi", lile la zamani - "karatasi" - halikuacha kutumika. Sababu zinazowezekana, ambayo hapakuwa na uingizwaji wa maneno:

Neno jipya sio rahisi kutumia, kwani lina kifungu cha maneno matatu, na muhtasari wake (DOU) sio wazi kabisa na sio ya kipekee (kwa mfano, DOU ni taasisi ya elimu ya shule ya mapema),

Neno "kazi ya ofisi" linaeleweka kwa kila mtu na ni rahisi kutamka.

Matokeo yake, kwa mujibu wa GOST R 51141-98, maneno yote mawili yanaweza kutumika kwa sasa. Lakini neno "msaada wa nyaraka kwa usimamizi" linasisitiza sehemu ya habari na teknolojia katika shirika la kisasa la kazi ya ofisi na hutumiwa vizuri wakati wa kuzungumza juu ya teknolojia za kompyuta za kufanya kazi na nyaraka. Neno "kazi ya ofisi" hutumiwa hasa kuelezea upande wa shirika na mbinu za jadi za kufanya kazi na nyaraka.

7. Uhusiano kati ya taasisi za elimu ya shule ya mapema na teknolojia ya usindikaji wa hati otomatiki

Kuhusiana kwa karibu na shida ya hati ya elektroniki ni shida ya usimamizi wa hati za elektroniki na otomatiki ya taasisi za elimu ya shule ya mapema. Kwa sasa makampuni mbalimbali kuendelezwa na kutekelezwa idadi kubwa mifumo ya usimamizi wa hati otomatiki (ADMS), inayojulikana na njia maalum na njia za utekelezaji za kompyuta na mawasiliano. Kwa bahati mbaya, maendeleo haya hayana istilahi moja. Bidhaa za kampuni za maendeleo zina majina kama vile: mfumo wa otomatiki wa hati, mfumo wa kompyuta wa otomatiki wa ofisi na mtiririko wa hati, mfumo wa usimamizi wa ofisi, mfumo wa usimamizi wa hati uliosambazwa, kumbukumbu ya elektroniki, nk. Tofauti katika majina ya mifumo iliyotengenezwa na chini ya maendeleo inaonyesha tu kwamba leo eneo hili soko la habari bado haijachukua sura kama sehemu inayojitegemea, na katika visa kadhaa, bidhaa za ASUD huonekana kama maendeleo yanayohusiana au bidhaa-badala wakati wa kutatua matatizo mengine magumu zaidi. Walakini, idadi ya ASUD inakua haraka sana.

Sehemu kuu za kazi (vipengele) vya mfumo wa otomatiki wa ofisi katika usimamizi wa mashirika:

Vyombo na sheria za kuunda hati;

Kudumisha kumbukumbu zao za kielektroniki;

Mtiririko wa hati ya usaidizi na wakati huo huo uwe msingi wa programu na majukwaa ya vifaa vya biashara.

Vipengele vyema vya kutekeleza mfumo wa kiotomatiki katika usimamizi wa nyaraka:

1. Teknolojia ya usimamizi wa ofisi iliyounganishwa, iliyoumbizwa na iliyodhibitiwa kabisa inaletwa katika idara zote na katika shirika kwa ujumla.

2. Shirika huwa linasimamiwa kabisa. Inakuwa inawezekana kujibu swali lolote kuhusu nyaraka na watendaji, kuchambua na kusimamia shughuli za nyaraka.

3. Kwa kuwa mtandao wa kompyuta hauwezi kufunika tu ofisi kuu ya shirika, lakini pia mgawanyiko wake wa kijiografia wa mbali, udhibiti unaweza kuenea kwa muundo mzima wa shirika uliosambazwa kijiografia.

4. Mfumo wa automatisering wa ofisi, kwa kweli, ni carrier wa habari rasmi na madhubuti ya kumbukumbu ya kiteknolojia kuhusu sheria na taratibu za kufanya kazi na nyaraka. Kama matokeo, utegemezi wa shirika kwa wafanyikazi kama mtoaji wa maarifa ya kiteknolojia na sheria za kufanya kazi na hati hupunguzwa.

5. Kifungu cha nyaraka kupitia shirika kinaharakishwa, hasa wakati wa kuandaa usimamizi wa hati za elektroniki.

6. Nguvu ya kazi ya kazi ya ofisi imepunguzwa. Hata hivyo, ni lazima ikumbukwe kwamba haja ya kuingiza taarifa kamili na sahihi kuhusu hati, sema, wakati wa usajili wake wa awali, inaweza kuhitaji jitihada za ziada katika baadhi ya maeneo ya kazi, wakati nguvu ya kazi ya kazi katika maeneo mengine ya kazi kwa kutumia taarifa hii inaweza kuwa. kupunguzwa mara kadhaa.

7. Faida ya ubora inapatikana kwa kuandaa mtiririko wa hati ya elektroniki ya umoja kati ya mashirika, kwa kuwa matatizo yanayohusiana na uzalishaji na kutuma nyaraka za karatasi, na kisha kuingia tena maelezo na maandiko ya nyaraka zilizopokelewa, hupotea kabisa.

Kutokana na kiwango cha kutosha cha udhibiti wa serikali, kuna kubwa tofauti za mtu binafsi katika kuandaa kazi ya ofisi katika taasisi mbalimbali, hasa, hata wakati wa kufanya shughuli za teknolojia na nyaraka (kutoka usajili hadi uchapishaji). Matokeo yake, ni muhimu kutekeleza miradi ya gharama kubwa ya mtu binafsi kwa kila shirika kila wakati. Hata matatizo zaidi na mifumo ya "desturi" hutokea wakati wa uendeshaji na hatua za maendeleo ya mifumo hii. Maingiliano kati ya mashirika mbalimbali.

Matumizi ya teknolojia mpya za habari katika uwanja wa taasisi za elimu ya shule ya mapema hufanya iwezekanavyo kutibu kazi ya ofisi kama zana bora na rahisi ya kutekeleza aina anuwai za uvumbuzi katika eneo hili.

Mifumo ya kiotomatiki ya elimu ya shule ya mapema hukuruhusu kutatua suala kuu la kazi ya ofisi. Wanakuruhusu kutekeleza kiwango chochote cha ugatuaji wa kazi za ofisi wakati huo huo kuhakikisha uhasibu na udhibiti wa kati. Kwa uhakika kwamba kila mtaalamu anaweza kujitegemea, ndani ya uwezo wake, kusajili nyaraka na kuzituma kwa kazi zaidi, wakati akiwa chini ya udhibiti kamili wa wasimamizi wake. Kwa hivyo, shirika linaweza kujenga upya muundo wake bila kupoteza udhibiti.

Masharti yanaundwa kwa ajili ya utekelezaji wa mipango ya usimamizi yenye ufanisi zaidi. Katika mazoezi ya jadi, hati kwa vitengo vya shirika, iwe vya ndani au vya mbali, hutumwa kutoka kwa mkuu wa shirika hadi kwa mkuu wa kitengo kwa watendaji maalum. Hii inaruhusu meneja wa kila ngazi kudhibiti kwa ufanisi shughuli za wafanyakazi wake, hata hivyo, minyororo ndefu na mara nyingi rasmi hupunguza ufanisi wa usimamizi. AS DOW iliyojengwa ipasavyo hukuruhusu kutuma hati moja kwa moja kwa watu watakaotekeleza maagizo, huku wasimamizi wakiwa na udhibiti kamili wa upitishaji wa agizo lenyewe na utekelezaji wake.

Kuna mahitaji ya kuandaa usimamizi wa hati za elektroniki kwa kiwango ambacho shirika yenyewe iko tayari. Mfumo uliojengwa vizuri utafanya kazi na data juu ya kifungu na utekelezaji wa hati (bila kujali ni karatasi au elektroniki), na kwa hati za elektroniki zenyewe ambazo data hii inahusiana. Kuingizwa kwa nyaraka za elektroniki katika mzunguko wa kazi ya ofisi inakuwezesha kubadili ubora wa juu ngazi mpya kufanya kazi na hati.

Matumizi ya zana za otomatiki za ofisi zinaweza kutoa akiba katika gharama za kazi na nyenzo kwa kufanya kazi na hati: athari ni kwa sababu ya kuunganishwa kwa shughuli za hati za shirika na kupunguza utegemezi wa uzoefu wa kiteknolojia wa wafanyikazi: kupunguza mizunguko ya wakati wa kufanya kazi na hati na. kuunda nafasi ya hati iliyounganishwa, na udhibiti kamili wa usajili na harakati za hati na nidhamu ya utendaji.

8. Shirika la kisayansi la kazi ya usimamizi kama sababu ya kuongeza ufanisi wa usimamizi na kazi ya ofisi

Utunzaji wa kumbukumbu ni mojawapo ya kazi za usimamizi kulingana na shirika la kisayansi kwa kutumia teknolojia ya kisasa, na tunaishi katika enzi ya maendeleo ya kisayansi, ambapo kila kitu kinategemea uboreshaji wa teknolojia mpya, ambayo inatusaidia zaidi katika kazi yetu.

Shirika la kisayansi la kazi ni shirika kama hilo la kazi ambalo utekelezaji wa vitendo wa shughuli maalum hutanguliwa na uchambuzi kamili wa kisayansi wa michakato ya kazi na masharti ya utekelezaji wao, na hatua za vitendo zenyewe zinategemea mafanikio. sayansi ya kisasa na mazoea bora. Kwa hivyo, maneno "shirika la kisayansi la kazi" na "shirika la wafanyikazi" yanaonyesha kiini cha jambo moja (mchakato), na tofauti kati ya dhana hizi imedhamiriwa kimsingi na njia, njia ya kutatua shida zinazofanana, hali ya shida. mfumo wa mwingiliano wa wafanyikazi na marafiki wa kila mmoja na njia za uzalishaji katika mchakato shughuli ya kazi. Ikiwa uzalishaji ni nyeti kwa kila kitu kipya kinachoonekana katika uwanja wa shirika la kazi, na kuiingiza kwa utaratibu katika mazoezi yake, basi tuna haki ya kuzungumza juu ya shirika la kisayansi la kazi (SLO). Mbinu ya kisayansi inaruhusu shirika la kazi njia bora kuunganisha vifaa na watu katika mchakato wa uzalishaji, kuhakikisha matumizi bora ya nyenzo na rasilimali fedha, kupunguza nguvu ya kazi na kuongeza tija ya kazi. Inalenga kuhifadhi afya ya wafanyakazi na kuimarisha maudhui ya kazi zao. Ishara muhimu KUMBUKA ni mtazamo wake katika kutatua vikundi vinavyohusiana vya shida: "kiuchumi (kuokoa rasilimali, kuboresha ubora wa bidhaa, kuongeza ufanisi wa uzalishaji); "kisaikolojia (kuboresha mazingira ya kazi, kuoanisha mkazo wa kisaikolojia kwa mtu, kupunguza ukali na mvutano wa neuropsychic wa kazi) ;” kijamii (kuongeza anuwai ya kazi, yaliyomo, heshima, kuhakikisha malipo kamili). Ukuzaji wa maoni juu ya majukumu ya NOT ni vifungu vya majukumu yake, i.e. sifa maalum za udhihirisho wa NOT katika biashara, athari yake. Kitengo "kazi" hutoa fursa ya kutaja kazi za jumla za NOT, kuonyesha ndani ya kila moja yao maelekezo maalum ya ushawishi wa NOT kwenye uzalishaji na somo lake - mwanadamu, kutambua tofauti za kimsingi kati ya shirika. ya kazi ya kisayansi na "ya kawaida", ambayo mara nyingi hukosa pointi muhimu katika shirika la shughuli za kazi, ambalo limejaa hasara kwa ajili ya uzalishaji.

Hali ya mwisho inapaswa kusisitizwa haswa. Mara nyingi mtu anaweza kupata maoni kwamba neno "kisayansi" si la lazima katika dhana ya "shirika la kisayansi la kazi." Waandishi wengine hata wanaamini kuwa hakuwezi kuwa na shirika lisilo la kisayansi la kazi hata kidogo, na kwa hivyo wazo la shirika la wafanyikazi tayari linaonyesha asili yake ya kisayansi. Hatuwezi kukubaliana na maoni kama hayo. Wazo la "shirika la kisayansi la wafanyikazi" liliibuka na kuanzishwa katika maisha ya kila siku kama pingamizi, kinyume na kila kitu cha hiari, cha nasibu, cha kawaida katika shirika la kazi, ambalo bado ni la kawaida katika uzalishaji. Neno "kisayansi" linatoa maelezo ya ubora wa shirika la kazi.

Kwa mujibu wa aya ya 2 ya Kifungu cha 51 cha Kanuni ya Kiraia ya Shirikisho la Urusi, shirika linachukuliwa kuundwa tangu wakati wa usajili wa serikali. Kuanzia wakati huu, haki za kiraia zinaibuka ambazo zinalingana na malengo ya shughuli za chombo fulani cha kisheria, na majukumu yanayohusiana na shughuli hizi. Shirika na usajili wa shughuli za kazi ni lazima kwa taasisi ya kisheria na mjasiriamali binafsi.

Katika biashara ya kisasa na tata yake michakato ya kiteknolojia na idadi kubwa ya wafanyakazi inahitaji shirika la busara la mchakato wa kazi. Shirika la wafanyikazi katika biashara ni mfumo wa hatua unaolenga kuunda hali nzuri zaidi kwa matumizi bora ya wakati wa kufanya kazi, vifaa na vifaa kwa masilahi ya ukuaji wa uzalishaji, kuongeza tija ya wafanyikazi na kuunda hali ya kawaida ya kufanya kazi.

Kwa maana ya kiutendaji, shirika la wafanyikazi katika biashara ni shughuli ya kuanzisha na kubadilisha mpangilio wa mwingiliano wa wafanyikazi na njia za uzalishaji na kila mmoja ili kufikia lengo lililopangwa la shughuli za kazi.

Msingi wa shirika la wafanyikazi:

1. Idara ya kazi - kumpa kila mfanyakazi na kila idara majukumu yao, kazi, aina za kazi, shughuli za teknolojia.

2. Ushirikiano wa kazi - kuanzisha mfumo wa mahusiano ya uzalishaji kati ya wafanyakazi.

3. Ukadiriaji - kuanzisha viwango vya kisayansi vya gharama za kazi kufanya kazi yoyote.

4. Shirika la maeneo ya kazi - mpangilio wao wa busara kupitia vifaa na mpangilio.

5. Shirika la huduma mahali pa kazi - ushirikiano wa kazi kati ya wafanyakazi wakuu na wafanyakazi wa huduma za msaidizi na idara.

6. Maendeleo ya njia za busara za kufanya kazi.

7. Uundaji wa mazingira salama na yenye afya ya kufanya kazi.

8. Uchaguzi, mafunzo, mafunzo upya na mafunzo ya juu ya wafanyakazi.

9. Shirika la malipo na motisha ya nyenzo kwa kazi.

10. Kuweka nidhamu ya kazi, kusaidia shughuli za kazi na mpango wa ubunifu.

11. Mipango ya kazi na uhasibu - inafanywa ili kuanzisha jumla ya gharama muhimu za kazi, idadi ya wafanyakazi, na malipo.

Hali ya kazi ya shirika haiathiri tu tija, lakini pia afya na utendaji wa mfanyakazi.

Shirika la kazi ya wafanyakazi katika makampuni ya biashara na mashirika ina maana aina maalum na mbinu za kuunganisha watu na vifaa katika mchakato wa kazi.

Usimamizi wa kazi ya wafanyikazi ni sayansi nzima ambayo huboreshwa kila wakati na data mpya na hufuatilia mazoea bora ya suluhisho mpya za shirika.

Shirika la busara la kazi ya wafanyakazi ni kupunguza muda unaohitajika kukamilisha kazi, kuondokana na harakati zisizohitajika za wafanyakazi, kutoa hali nzuri ya kufanya kazi na kupunguza matatizo na uchovu wa wafanyakazi, kutumia nafasi ya kiuchumi zaidi na kuongeza tija ya wafanyakazi. Masharti ya kazi yaliyotolewa katika mkataba wa ajira lazima yatii mahitaji ya ulinzi wa wafanyikazi. Kifungu cha 22 cha Msimbo wa Kazi kinasema kwamba kuandaa ulinzi wa wafanyikazi katika biashara ni jukumu la mwajiri.

Shirika la ulinzi wa kazi katika biashara linadhibitiwa na miili ya Ukaguzi wa Shirikisho la Kazi inayowakilishwa na Ukaguzi wa Kazi wa Serikali, Gostekhnadzor, Gosenergonadzor, Usimamizi wa Usafi wa Jimbo na Epidemiological na mamlaka nyingine za shirikisho na kikanda za kazi.

Sehemu muhimu za maisha ya biashara ni shirika na udhibiti wa kazi. Uwekaji viwango vya kazi hurejelea uanzishwaji, hasa, wa viwango vya muda wa kufanya kazi kwa ajili ya kufanya kazi maalum. Mpangilio sahihi na viwango vya kazi huongeza maslahi ya wafanyakazi katika kuongeza tija ya kazi.

Shirika la kazi ya usimamizi ina maalum yake. Mara nyingi haiwezekani kusawazisha kazi ya meneja, kwa sababu kiashiria cha kazi yake ya mafanikio ni matokeo ya kifedha ya kampuni. Tafiti nyingi zinaonyesha kuwa shirika la kazi ya meneja mara nyingi lina mapungufu makubwa. Wasimamizi wengi hawana utamaduni wa usimamizi na utata katika shirika la kazi. Wamelemewa na kazi ya sasa na hawazingatii vya kutosha masuala yajayo. Shirika lisilofaa la kazi ya usimamizi husababisha kupungua kwa tija ya kazi na ucheleweshaji wa huduma. Ili shirika la kazi ya usimamizi kuwa na ufanisi, wasimamizi lazima watengeneze mpango kazi binafsi, baada ya kuchambua hali ya mambo hapo awali, fikiria kupitia kila aina ya kazi, vikundi kulingana na madhumuni, yaliyomo, kiasi na mlolongo wa utekelezaji wao, kuamua muda, tarehe za kuanza na mwisho za kila operesheni.

Shirika la kisayansi la kazi kwa meneja ni mchakato wa kuboresha shirika la kazi kulingana na mafanikio ya sayansi na mazoea bora. Ikiwa meneja humenyuka kwa uwazi kwa kila kitu kipya kinachoonekana katika uwanja wa shirika la wafanyikazi na kuianzisha kwa utaratibu katika mazoezi yake, basi tunaweza kuzungumza juu ya shirika la kisayansi la kazi.

Mbinu ya kisayansi ya shirika la kazi hufanya iwezekanavyo kuchanganya vifaa na watu bora katika mchakato wa uzalishaji, kuhakikisha matumizi bora ya nyenzo na fedha, kupunguza nguvu ya kazi na kuongeza tija ya kazi. Inalenga kuhifadhi afya ya wafanyakazi na kuimarisha maudhui ya kazi zao.

Shirika la udhibiti wa kufuata sheria za kazi na waajiri limekabidhiwa kwa Ukaguzi wa Shirikisho la Kazi. Hitimisho hili linaweza kufanywa kwa kuzingatia masharti ya Sanaa. 353 Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi.

Mabadiliko katika hali ya kazi ya shirika ndio msingi wa kufanya mabadiliko mkataba wa ajira, na katika hali nyingine (ikiwa mfanyakazi hakubaliani) na kwa kukomesha kwake (Sehemu ya 4 ya Kifungu cha 74 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi).

9. Shughuli za mashirika ya kumbukumbu katika usaidizi wa kawaida na wa kimbinu wa huduma za usimamizi wa rekodi

Kazi ya kumbukumbu ya shirika na aina za ushiriki wake katika usaidizi wa nyaraka za usimamizi zinadhibitiwa na Sheria za Msingi za kazi ya kumbukumbu za idara. Taasisi za huduma ya kumbukumbu ya serikali hutoa wizara na idara msaada wa shirika na mbinu katika kutekeleza mifumo ya serikali ya usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi, katika kuandaa mfumo wa usaidizi wa hati, kukubaliana juu ya hati za kawaida na maalum za tasnia kwenye mfumo wa usaidizi wa hati, kukuza. hati za kimbinu juu ya maswala fulani ya usaidizi wa hati kwa usimamizi. Msingi na wa kiteknolojia wa usimamizi wa rekodi huundwa na seti ya sheria, kanuni na hati za kimbinu zinazosimamia teknolojia ya uundaji, usindikaji, uhifadhi na utumiaji wa hati katika shughuli za sasa za taasisi, pamoja na kazi ya huduma ya usimamizi wa kumbukumbu, muundo wake, kazi, wafanyakazi, msaada wa kiufundi nk Msingi wa udhibiti na mbinu wa kazi ya ofisi ni pamoja na: vitendo vya kisheria vya Shirikisho la Urusi katika uwanja wa habari na nyaraka; amri na maagizo ya Rais wa Shirikisho la Urusi, amri na maagizo ya Serikali ya Shirikisho la Urusi kusimamia masuala ya usaidizi wa nyaraka katika ngazi ya shirikisho; vipengele vya kisheria vya mamlaka kuu ya shirikisho ya sekta nzima na asili ya idara; vitendo vya kisheria vya mamlaka ya uwakilishi na mtendaji wa vyombo vya Shirikisho la Urusi kudhibiti maswala ya kazi ya ofisi; vipengele vya kisheria vya hali ya kawaida na ya kufundisha, nyaraka za mbinu juu ya usimamizi wa ofisi ya taasisi, mashirika na makampuni ya biashara; viwango vya serikali kwa nyaraka; mifumo ya nyaraka ya umoja; waainishaji wote wa Kirusi wa habari za kiufundi, kiuchumi na kijamii; mfumo wa serikali wa usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi, unao na mahitaji ya msingi ya hati na huduma za taasisi za elimu ya shule ya mapema; hati za udhibiti juu ya shirika la uhifadhi wa sasa na wa kumbukumbu wa hati. Mkusanyiko wa misingi ya kawaida na ya kimbinu ya utunzaji wa kumbukumbu imekabidhiwa, baada ya makubaliano na Rosarkhiv, kwa Taasisi ya Utafiti ya Usimamizi wa Rekodi na Maswala ya Uhifadhi wa kumbukumbu ya Urusi (VNIIDAD), kwa kuongezea, msaada wa habari juu ya suala hili hutolewa na Idara ya Usimamizi wa Nyaraka na Taasisi za Elimu ya Shule ya Awali ya Taasisi ya Historia na Nyaraka ya Jimbo la Urusi chuo kikuu cha kibinadamu(IAI RSUH), shukrani ambayo "mfumo wa habari na kumbukumbu wa tasnia ya kumbukumbu" umekusanya karibu vitendo vyote vya kisheria, hati za udhibiti na kuchapisha kipekee. miongozo kudhibiti teknolojia ya kuunda hati na kuandaa kazi nao. HITIMISHO

Mahusiano kati ya mashirika, taasisi, na mawasiliano ya hati ya biashara katika ngazi zote yanapaswa kufanywa kulingana na sheria zinazokubalika kwa ujumla. Kazi na nyaraka katika shirika lolote, bila kujali fomu yake ya shirika na ya kisheria, inapaswa kujengwa kwa misingi ya sheria, kanuni na mbinu za msingi zinazohusiana na masuala ya nyaraka na kufanya kazi na nyaraka. Usaidizi wa hati kwa usimamizi unafanywa na huduma maalum, inayofanya kazi kama kitengo cha kimuundo cha kujitegemea. Ufanisi wa huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema inategemea sifa za wafanyikazi wa ofisi, kiwango cha vifaa vya huduma na hali ya kufanya kazi. Kulingana na uanachama katika kikundi fulani, huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema itakuwa na jina lake maalum na kuwa na madhumuni yake sambamba. Kuna tofauti kati ya neno "msaada wa usimamizi wa hati", ambayo inasisitiza sehemu ya habari na kiteknolojia katika shirika la kisasa la kazi ya ofisi na hutumiwa vizuri wakati wa kuzungumza juu ya teknolojia za kompyuta za kufanya kazi na nyaraka, na neno "kazi ya ofisi", ambayo ni. Inatumika sana kuelezea upande wa shirika na njia za jadi za kufanya kazi na hati. Utunzaji wa kumbukumbu ni mojawapo ya kazi za usimamizi kulingana na shirika la kisayansi kwa kutumia teknolojia ya kisasa, na tunaishi katika enzi ya maendeleo ya kisayansi, ambapo kila kitu kinategemea uboreshaji wa teknolojia mpya, ambayo inatusaidia zaidi katika kazi yetu. Taasisi za huduma ya kumbukumbu ya serikali hutoa wizara na idara msaada wa shirika na mbinu katika kutekeleza mifumo ya serikali ya usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi, katika kuandaa mfumo wa usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi, kukubaliana juu ya hati za kawaida na maalum za tasnia kwenye mfumo wa usaidizi wa hati. kwa usimamizi, na kukuza hati za mbinu juu ya maswala fulani ya usaidizi wa hati kwa usimamizi.

Bibliografia

1. Boydachenko P.G. Huduma ya usimamizi wa wafanyikazi. - Novosibirsk: ECO, 2005.

2. Vesnin V.R. Usimamizi wa wafanyikazi kwa vitendo: Mwongozo wa kazi ya wafanyikazi. - M.: Mwanasheria, 2006.

3. Kiwango cha hali ya Shirikisho la Urusi GOST R 51141-98 "Kazi ya ofisi na kumbukumbu. Masharti na ufafanuzi" (iliyoidhinishwa na Amri ya Kiwango cha Jimbo la Shirikisho la Urusi tarehe 27 Februari 1998 No. 28).

4. GOST R 6.30-2003 Mifumo ya nyaraka ya umoja. Mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na utawala. Mahitaji ya nyaraka (iliyoidhinishwa na Azimio la Kiwango cha Jimbo la Shirikisho la Urusi la Machi 3, 2003 No. 65-st.)

5. Istrin V.A. Kuibuka na maendeleo ya uandishi. M.: 1965.

6. Kirsanova M.V. Kazi ya kisasa ya ofisi: kitabu cha maandishi. posho. - M.: INFRAM, 2003. - 304 p. (mfululizo "Elimu ya Juu").

7. Kuznetsova T.V. Kazi ya ofisi. M.: Intel-synthesis, 1999.

8. Sheria za msingi za kazi ya kumbukumbu za mashirika (iliyoidhinishwa na uamuzi wa bodi ya Rosarkhiv ya tarehe 02/06/2002).

9. Podlesnaya L.V. Nyaraka za shughuli za usimamizi. Kazi ya ofisi.M., 2004

10. Pshenko A.V. Usaidizi wa nyaraka (Usimamizi wa Ofisi): Kitabu cha maandishi. Faida. - M.: FORUM: INFA-M, 2003. -256 p. (mfululizo "Elimu ya Ufundi").

11. Kanuni ya Kazi RF.

12. Maagizo ya mfano kwa kazi ya ofisi katika mamlaka ya mtendaji wa shirikisho / maandalizi. Kamati ya Mambo ya Nyaraka (iliyoidhinishwa na uamuzi wa Serikali ya Shirikisho la Urusi la Oktoba 31, 2000 No. 1547-r)

13. Sheria ya Shirikisho "Juu ya Habari, Taarifa na Ulinzi wa Taarifa", (Februari 20, 1995 N24-FZ).

14. Sheria ya Shirikisho ya Mei 2, 2006 No. 59-FZ "Katika utaratibu wa kuzingatia rufaa kutoka kwa raia wa Shirikisho la Urusi"

15. Khobelkova L.N. Automation ya taasisi za elimu ya shule ya mapema //jarida Nyaraka za Ndani, Nambari 6, 2008.- p.18-21.

Nyaraka zilionekana na ujio wa kuandika. Nyaraka zilizohifadhiwa kwenye eneo la jimbo letu tangu nyakati za zamani zinashuhudia nyaraka za nyanja mbalimbali za maisha ya watu binafsi na serikali.

Mambo ya nyakati, akielezea juu ya uhusiano kati ya serikali ya Kale ya Urusi (karne za IX-XII) na Byzantium, inaripoti yaliyomo katika makubaliano yaliyohitimishwa kati yao. Hii inaonyesha uwepo wa nyaraka za kidiplomasia. Mahusiano ya kidiplomasia pia yalirekodiwa katika hati. Cheti ilithibitisha utambulisho wa balozi na mamlaka yake ya kusaini mkataba huo.

Mfumo wa kukunja wa nyaraka za kisheria

Katika karne ya 11 bora makaburi yaliyoandikwa ya sheria ya Urusi: Ukweli wa Kirusi, Ukweli wa Yaroslav, Ukweli wa Yaroslavich. Mwanzoni mwa karne ya 12. waliunganishwa kuwa Ukweli mfupi.

Ni muhimu kujua kwamba umuhimu mkubwa unaohusishwa na ulinzi wa mali ya kibinafsi ulifanya iwe muhimu kurekodi ukweli wa umiliki wake katika mikataba mbalimbali. Hati hizo pia zilirekodi mapendeleo ya wafanyabiashara, mapato ya kanisa, makubaliano mbalimbali, na wosia.

Katika kipindi cha mgawanyiko wa feudal (karne za XIII-XV), maendeleo ya uhusiano wa kifalme yalirekodiwa. sheria za kibinafsi(amana, hati za mauzo ya ardhi na mali nyingine, rehani za dhamana, hati fungani za kukopa, hati fungani za huduma, kwa ajili ya kukopa fedha, mali inayohamishika na isiyohamishika, hati kamili za mauzo ya utumwa, barua za kuachiliwa wakati wa likizo, n.k.) Mahusiano kati ya wakuu walikuwa fasta katika mikataba wakuu na appanage wakuu. Makaburi ya sheria yaliyoandikwa yanaundwa - barua za hukumu. Mamlaka kuu ilirekodi maagizo ya mamlaka kwa wasaidizi wake katika barua za amri. Shughuli ya mahakama iliambatana na mkusanyiko wa orodha za mahakama za "barua za kisheria, barua zisizo za mahakama" za ulimwengu.

Kutakuwa na makarani - watu ambao wanajua jinsi ya kufanya kazi na hati.

Hati hizo zilitegemea nyenzo za gharama kubwa - ngozi. Ni muhimu kuzingatia kwamba ilifanywa kutoka kwa mbuzi au ndama, na aina bora iliyotolewa kutoka miji ya Hanseatic na Ugiriki. Inafaa kusema kwamba, ili kuokoa pesa, maandishi ambayo yalikuwa yamepoteza thamani na maana yake yalifutwa, na karatasi ya ngozi ilitumiwa tena.

Huu ulikuwa wakati wa mkusanyiko wa uzoefu katika uwanja wa utayarishaji wa hati, wakati mila katika utayarishaji wa hati iliundwa, njia za uthibitisho wao zilianzishwa - saini, kikuu, mihuri, na hatua za uandishi wa hati ziliibuka - rasimu na nyeupe. karatasi. Wakati huo huo, haiwezekani kuzungumza juu ya kazi ya ofisi kama mfumo wa sheria fulani wakati wa kuwepo kwa hali ya Kirusi ya Kale na wakati wa kugawanyika kwa feudal. Hii kipindi cha mkusanyiko wa mila na desturi katika kufanya kazi na nyaraka rasmi.

nchini Urusi ina vipindi kadhaa:

kazi ya ofisi ya kabla ya mapinduzi (XVI - karne za XX mapema);
Kazi ya ofisi ya Soviet (Oktoba 1917-1991);
kipindi cha baada ya Soviet (1991 - sasa)

Kazi ya ofisi katika Urusi ya kabla ya mapinduzi

Kazi ya ofisi katika Urusi ya kabla ya mapinduzi inajumuisha hatua tatu:

hatua ya kwanza - kuagiza makaratasi (karne za XVI - XVII);
hatua ya pili - kazi ya ofisi ya pamoja (karne ya XIII);
hatua ya tatu - kazi ya ofisi ya mtendaji (XIX - karne za XX mapema)

Matukio ya [[Oktoba 1917|Oktoba 1917]]. ilibadilisha sana mfumo wa taasisi za serikali nchini Urusi. Bunge la Urusi-Yote la Soviets likawa chombo cha juu zaidi cha mamlaka ya serikali. Baraza la utendaji kati ya kongamano lilikuwa Kamati Kuu ya Utendaji ya All-Russian (VTsIK) Baraza la juu zaidi linaloongoza liliitwa Baraza la Commissars za Watu (Sovnarkom) Miili inayosimamia kisekta ilikuwa. commissariat za watu(People's Commissariat) Vyombo vya serikali za mitaa vilikuwa halmashauri za mkoa na wilaya, na vyombo vya serikali vilikuwa kamati zao za utendaji (kamati za utendaji)

Miaka ya kwanza ya nguvu ya Soviet iliwekwa alama na utaftaji wa sheria za kuandaa kazi ya ofisi ambayo ilikidhi majukumu yaliyowekwa na serikali mpya.

Zilichapishwa amri, kudhibiti utaratibu wa shughuli za kisheria (amri ya Baraza la Commissars la Watu la Oktoba 30, 1917 "Juu ya utaratibu wa kuidhinisha na kuchapisha sheria", amri ya Baraza la Commissars la Watu wa Novemba 18, 1918 "Wakati wa kuingia nguvu ya sheria na maagizo ya serikali") Utaratibu wa kuunda hati rasmi za Soviet ulianzishwa Azimio la Baraza la Commissars la Watu la Machi 2, 1918 "Katika aina ya taasisi za serikali"; Utaratibu wa kutumia mihuri kwa amri za Kamati Kuu ya Utendaji ya All-Russian na Baraza la Commissars la Watu la Julai 6, 1922 "Kwenye utaratibu wa kutumia mihuri iliyo na nembo ya serikali." Azimio la Baraza la Ulinzi la Wafanyikazi na Wakulima la Desemba 8, 1918 “Juu ya utekelezaji wa haraka amri za serikali kuu na kukomesha utepe mwekundu wa makasisi” ililenga kupunguza mtiririko wa hati na kuamuru kubadilisha mawasiliano na mazungumzo ya simu, karatasi za biashara na ujumbe wa simu na kuweka udhibiti wa hati zote za kiutawala. Taasisi zote za Soviet zilitakiwa kutekeleza amri na maagizo ya serikali kuu kwa usahihi na bila shaka. Kusudi kama hilo lilifuatwa na amri "Juu ya kurahisisha kazi ya ofisi na mawasiliano katika taasisi za Soviet," iliyoandaliwa mnamo Desemba 1918 na Mkutano wa kurahisisha kazi ya ofisi katika taasisi za Soviet katika Idara ya Ushauri wa Kisheria ya Commissariat ya Watu wa Udhibiti wa Jimbo.

Miaka ya 1920-1930 miaka ilikuwa kipindi maalum katika maendeleo ya kazi ya ofisi ya Soviet, kwa kuwa ilikuwa wakati wa harakati ya molekuli inayoitwa shirika la kisayansi la kazi(HOT) na shirika la kisayansi la kazi ya usimamizi(NOUT) Vuguvugu la NOUT lilikuwa na athari kubwa katika uundaji na maendeleo ya kazi za ofisi.

Kama sehemu ya harakati hii, taasisi za utafiti zilifunguliwa: Taasisi za Taganrog na Kazan za Shirika la Kisayansi la Kazi. Uratibu wa kazi kwenye NOT ulikabidhiwa kwa Baraza la Shirika la Kisayansi la Kazi (Sovnot), iliyoundwa chini ya bodi ya Jumuiya ya Watu ya Ukaguzi wa Wafanyikazi na Wakulima (NKRKI) mnamo 1923.

Katika kipindi hiki, waliumbwa mashirika ya umma wanaohusika katika masuala ya usimamizi: Klabu ya Wafanyakazi wa Utawala, Chama cha Wafanyakazi wa Uhasibu, Chama cha Wafanyakazi wa Utawala.

Isipokuwa kwa hapo juu, kama sehemu ya harakati ya NUT, seli (ofisi, sekta, nk) za NUT huundwa katika kila taasisi kubwa na biashara.

Magazeti yalichapishwa, kwenye kurasa ambazo matatizo ya usimamizi na kazi na nyaraka yalizingatiwa: "Kumbuka kwamba teknolojia ya usimamizi", "Masuala ya shirika na usimamizi", "Mfumo na shirika", "Muda", "Shirika la Kazi". Fasihi nyingi juu ya maswala ya usimamizi wa ofisi huchapishwa. Miongoni mwao yalikuwa ya msingi utafiti wa kinadharia na miongozo ya usimamizi wa ofisi kwa wanafunzi na watendaji.

Katika miaka ya 1920, vitendo vya kisheria vilichapishwa, ambavyo vilionyesha, kati ya mambo mengine, masuala ya nyaraka: Katiba ya USSR ya 1924 ilifafanua aina za nyaraka zilizotolewa na miili ya serikali na ya utawala na utaratibu wa kuchapishwa kwao. Amri za Kamati Kuu ya Utendaji ya Urusi-Yote ya USSR ilianzisha haki ya jamhuri za kitaifa na mikoa kufanya kazi ya ofisi katika mashirika ya serikali katika lugha za kitaifa. Nyaraka zilizotumwa nje ya jamhuri zilipaswa kuandikwa kwa lugha mbili: Kirusi na kitaifa, au tu kwa Kirusi.

Ni muhimu kujua kwamba uundaji wa kampuni ya pamoja ya hisa chini ya NKRKI mnamo 1925 ilikuwa muhimu sana kwa maendeleo ya kazi ya ofisi ya Soviet - Ofisi ya Jimbo jengo la taasisi(Orgstroy)

Shughuli kuu ya Orgstroi ilikuwa urekebishaji wa kazi za ofisi.

Ili kutekeleza matokeo ya maendeleo ambayo Orgstroi ilihusika, uhalali wao wa kinadharia, kulingana na msingi mkubwa wa kisayansi, ulihitajika.

Taasisi kama hiyo iliundwa mnamo 1926 chini ya NKRKI Taasisi ya Teknolojia ya Udhibiti(ITU)

ITU ilishirikiana kwa karibu na Orgstroi. Orgstroi alitumia mbinu na uchunguzi, mbinu za kisayansi za kuboresha kazi ya ofisi iliyoandaliwa na ITU kwa vitendo, iliwaingiza katika shughuli za taasisi: njia ya uchunguzi wa moja kwa moja, uchunguzi (mahojiano), kurekodi, kupiga picha, kujipiga picha kwa siku ya kazi, utunzaji wa muda. Njia hizi zote kwa sasa hutumiwa katika utafiti wa mfumo wa usimamizi wa ofisi, uchambuzi wake na maendeleo ya mapendekezo ya urekebishaji.

KATIKA 1928 Jiji la ITU, pamoja na Hifadhi Kuu ya RSFSR, ilitayarisha "Kanuni za kupanga sehemu ya kumbukumbu ya kazi ya ofisi katika serikali, taasisi za kitaaluma na za ushirika na biashara za RSFSR." Sheria zilikuwa na umuhimu mkubwa kwa kuandaa uhifadhi unaoendelea wa nyaraka katika kazi ya ofisi, na pia kuanzisha utaratibu wa uharibifu wao.

KATIKA 1931 Jiji la ITU limeandaa rasimu ya “Kanuni za Jumla za Uandishi na Mtiririko wa Hati”, ambayo inahusisha kuanzishwa kwa sheria zinazofanana za kazi ya ofisi kwa kiwango cha nchi nzima. Hili lilikuwa jaribio la kwanza la kuunda mfumo wa umoja wa kazi ya ofisi, kwani "Kanuni za Jumla ..." zingekuwa msingi wa kawaida wa ukuzaji wa maagizo ya kazi ya ofisi kwa kila taasisi na biashara ya Soviet. Lakini kutokana na kufutwa kwa ITU mnamo Aprili 1932, sheria hazikukamilishwa na kuidhinishwa. Baada ya kufutwa kwa ITU huko USSR, hakukuwa na kituo kimoja cha maendeleo ya kisayansi ya usimamizi wa ofisi.

Katika historia ya kazi ya ofisi, muda mrefu wa udhibiti wa idara ya kazi na hati rasmi ulianza; wakati huo, kila idara ilitatua masuala ya kuandaa kazi ya ofisi kwa njia yake mwenyewe.

Katiba ya 1936 ilikuwa na athari kubwa kwa michakato ya hati, kwa mara ya kwanza wakati wa miaka ya nguvu ya Soviet ilitunga sheria ya uongozi wa hati za kiutawala, ikifafanua wazi ni aina gani za hati za kiutawala zinapaswa kutolewa na serikali maalum na shirika la usimamizi, kama pamoja na taasisi, mashirika na biashara.

KATIKA 1943 Kurugenzi kuu ya kumbukumbu ya USSR ilifanya jaribio lingine la kuunda viwango vya sare vya kufanya kazi na hati rasmi. Rasimu ya "Maelekezo ya kuanzisha sehemu ya maandishi na kulinda nyenzo za maandishi katika kazi ya sasa ya ofisi ya taasisi, mashirika na makampuni ya USSR" iliandaliwa. Wakati huo huo, hati hiyo haikuidhinishwa wakati huu pia.

Ya kwanza ilichapishwa katika mwaka huo huo orodha ya hati za kawaida za usimamizi, ambayo ilianzisha vipindi vyao vya kuhifadhi. Orodha hiyo ikawa msingi wa kuchunguza thamani ya hati katika kazi ya ofisi na katika kumbukumbu.

Hatupaswi kusahau kwamba hatua muhimu kwa maendeleo ya kazi ya ofisi ya Soviet ilikuwa uamuzi wa Serikali ya USSR mnamo 1959. maendeleo ya mfumo wa usimamizi wa ofisi za serikali kwa taasisi na biashara za nchi kulingana na matumizi yaliyoenea njia za kiufundi. Kwa Agizo la Baraza la Mawaziri la USSR la Julai 25, 1963 "Katika hatua za kuboresha maswala ya kumbukumbu huko USSR", Kurugenzi Kuu ya Jalada chini ya Serikali ya USSR (GAU USSR) iliteuliwa kama shirika linaloongoza. maendeleo ya Mfumo wa Usimamizi wa Rekodi ya Umoja wa Nchi (USSR) mwaka wa 1966. Taasisi ya Utafiti wa Kisayansi ya Umoja wa Nyaraka na Uhifadhi (VNIIDAD) iliundwa, lengo kuu ambalo lilikuwa ni maendeleo ya Karatasi ya Data ya Umoja.

Ni muhimu kutambua kwamba wakati huo huo ufumbuzi wa suala la mafunzo ya wafanyakazi huanza: katika idadi ya shule za sekondari kutoka mwaka wa shule wa 1962/63. Mafunzo ya wanafunzi katika taaluma maalum "Usimamizi wa Ofisi" imeanza. Mnamo 1964, idara ya kwanza ya usimamizi wa rekodi za umma (FGD) katika USSR ilifunguliwa katika Taasisi ya Historia na Hifadhi ya Jimbo la Moscow (MGIAI), wataalam wa mafunzo na elimu ya juu kufanya kazi juu ya usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi.

Tangu wakati huo, VNIIDAD imekuwa ikitengeneza msingi wa kawaida na wa kimbinu kwa kazi ya ofisi, FGD (hivi sasa Kitivo cha Usimamizi wa Hati cha Chuo Kikuu cha Jimbo la Urusi kwa Binadamu) imekuwa ikitoa mafunzo kwa wataalamu kufanya kazi na hati.

Ikumbukwe kwamba ushirikiano wa karibu kati ya MGIAI na VNIIDAD ulikuwa na athari kubwa katika maendeleo ya kazi za ofisi za nyumbani tayari katika miaka ya 1970 na 1980. Utafiti wa kimfumo, uliolengwa katika shida za kinadharia na mbinu za usimamizi wa hati ulianza, ambao ulijumuishwa katika maendeleo maalum yaliyotumika ya asili ya kitaifa.

Hatupaswi kusahau kwamba muhimu zaidi kati yao ilikuwa Mfumo wa umoja wa serikali wa kazi ya ofisi(EGSD), iliyoidhinishwa na Kamati ya Sayansi na Teknolojia ya USSR mnamo Septemba 1973.
Inafaa kumbuka kuwa vifungu kuu vya Hifadhidata ya Jimbo la Umoja ni seti ya sheria, viwango, mapendekezo ya kisayansi ambayo yaliamua na kudhibiti shirika la michakato ya ofisi katika taasisi, mashirika na biashara za USSR. Kusudi lake kuu ni kuboresha shirika la kazi ya ofisi kwa msingi wa umoja kwa kuanzisha fomu za sare na njia za kufanya kazi na hati.
Inafaa kumbuka kuwa vifungu kuu vya Hifadhidata ya Jimbo la Umoja vilianzisha sheria za uandikishaji wa shughuli za usimamizi (ambazo zilitumika tu kwa hati za shirika na kiutawala), zilikuwa na mapendekezo ya kuandaa kazi na hati, na kuamua misingi ya kuandaa kazi ya wafanyikazi wa ofisi. na kuandaa michakato ya ofisi. Kwa mara ya kwanza katika miongo ya hivi karibuni, mfumo kamili wa usimamizi wa ofisi uliundwa, ambao ulikuwa wa asili ya nchi nzima, lakini, kwa bahati mbaya, haukupokea hadhi rasmi.

KATIKA 1988 g Uongozi wa Jalada Kuu la USSR uliidhinisha toleo lake la pili, linaloitwa Mfumo wa Umoja wa Nchi wa Msaada wa Hati kwa Usimamizi (USSDOU) Ni muhimu kusema kwamba masharti ya USSDOU yanatumika kwa mifumo yote ya nyaraka, ikiwa ni pamoja na nyaraka zilizoundwa na njia za teknolojia ya kompyuta na maikrografia.

Sehemu ya pili muhimu ya uboreshaji wa kazi ya ofisi ilikuwa kuunganishwa na kusawazisha muundo na sheria za utayarishaji wa hati za usimamizi, ambazo zimekuwa zikiendelea tangu miaka ya 1970.

Viwango vya kwanza vya GOST vya hati za shirika na kiutawala (ORD) vilianza kutumika mnamo 1972 - GOST 6.38-72 "Mfumo wa hati za shirika na kiutawala.
Ni muhimu kuzingatia kwamba masharti makuu" na GOST 6.39-72 "Mfumo wa nyaraka za shirika na utawala. Fomu ya mfano."

Kuhusiana na ukuzaji wa Mfumo wa Umoja wa Hati za Shirika na Tawala (USORD), GOST hizi ziliidhinishwa katika toleo jipya mnamo 1978 na mnamo 1990 kusasishwa na kuunganishwa kuwa GOST 6.38-90 "Mfumo wa Hati wa Umoja. Mfumo wa nyaraka za shirika na utawala. Mahitaji ya hati." Viwango vya nyaraka za uendeshaji vilianzisha utungaji wa maelezo, sheria za kubuni na mpangilio wao, mahitaji ya fomu, kwa maandiko ya nyaraka na nyaraka zinazozalishwa kwa kutumia vifaa vya uchapishaji.

Sehemu tofauti ya uboreshaji wa kazi na hati ilikuwa umoja wa istilahi inayotumika katika kazi ya ofisi na kuhifadhi kumbukumbu. Ufafanuzi wa maneno umekuwa usio na utata kwa sababu ya kuanzishwa kwa GOST 16487-70 "Kazi ya ofisi na kumbukumbu. Tutambue kwamba istilahi na fasili” (iliyorekebishwa mwaka wa 1983 na 1998) Istilahi iliyounganishwa inawezesha kutambua bila shaka nyaraka za kikaida na mbinu na fasihi maalum. Masharti rasmi pia hutumika wakati wa kuunda ndani hati za udhibiti katika shirika lolote.

Tangu miaka ya 1970, teknolojia ya kompyuta ilianza kuletwa katika usimamizi na, katika uhusiano huu, maendeleo ya mifumo ya kudhibiti automatiska (ACS) ilianza kutatua matatizo ya usimamizi na uzalishaji. Utekelezaji wa mifumo ya udhibiti wa kiotomatiki ulihitaji kuunganishwa kwa hati. Katikati ya miaka ya 1970, mifumo ya kwanza ya nyaraka iliyounganishwa (UDS) iliidhinishwa.UDS ni seti za hati zilizounganishwa zilizoundwa kulingana na sheria na mahitaji ya sare, zilizo na habari muhimu kwa usimamizi katika uwanja fulani wa shughuli. Nyenzo hiyo ilichapishwa kwenye tovuti

Inafaa kusema kuwa orodha kamili ya Dola za Marekani imetolewa katika Ainisho ya Muungano wa All-Union of Management Documentation (OKUD), iliyochapishwa mwaka wa 1983.

USD ilijumuisha Mfumo wa Umoja wa Hati za Shirika na Utawala (USORD). Ni vyema kutambua kwamba ilijumuisha GOST 6.15.1-75 "Masharti ya Msingi", ambayo ilianzisha madhumuni na muundo wa USORD, mahitaji ya fomu na maandishi ya hati, sheria za idhini na usajili wao; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, pamoja na Albamu ya fomu za umoja wa hati na Miongozo kwenye maombi yao.

Umuhimu maalum wa mfumo huu upo katika matumizi yake karibu ulimwenguni kote katika taasisi, mashirika na biashara.

Katika miaka ya 1980, msingi wa udhibiti na mbinu wa kuhifadhi nyaraka katika usimamizi wa kumbukumbu na kumbukumbu ulirekebishwa. Mnamo 1986, "Kanuni za Msingi za Uendeshaji wa Kumbukumbu za Idara" zilichapishwa, ambazo zilikuwa na sheria za kuhifadhi hati, kutengeneza hati katika faili, uchunguzi wao, kurekodi na kuandaa kumbukumbu. Mnamo 1989, "Orodha ya hati za kawaida zinazozalishwa katika shughuli za kamati za serikali, wizara, idara, taasisi, mashirika na makampuni ya biashara, zinaonyesha muda wa kuhifadhi" ilichapishwa, ambayo pia ikawa mwongozo wa vitendo kwa kila huduma ya usimamizi wa kumbukumbu katika kuandaa uhifadhi wa rekodi. hati.

Katika miaka ya 1980, viwango vya muda vya uendeshaji wa kazi za ofisi vilitengenezwa. Kulingana na fomula zilizowekwa za gharama za kazi, iliwezekana kuhesabu muundo wa idadi ya wafanyikazi wa ofisi.
Inafaa kumbuka kuwa msingi wa hii ulikuwa viwango vya wakati vilivyojumuishwa vya kazi ya ofisi na viwango vya wakati vya Umoja (uzalishaji) kwa kazi ya maandishi, iliyotolewa mnamo 1988, iliyoandaliwa na Ofisi Kuu ya Viwango vya Kazi ya Kamati ya Jimbo la USSR ya Kazi na Jamii. Mambo.

Kazi ya ofisi katika Urusi ya kisasa

Maendeleo ya kazi ya ofisi katika miaka ya 1970-80 ilikuwa msingi wa shirika la kazi ya ofisi katika Shirikisho la Urusi.

Hatua hii ya tatu katika historia ya kazi ya ofisi ina sifa, kwanza kabisa, na mabadiliko makubwa katika nyanja za kijamii na kiuchumi. Tangu miaka ya 1990, uundaji hai wa mashirika yasiyo ya kiserikali ulianza nchini Urusi. makampuni ya hisa ya pamoja, makampuni yenye dhima ndogo, mashirika ya umoja n.k.) Katika mengi ya mashirika haya, kazi ya ofisi iliundwa upya. Tangu miaka ya 1990 katika Shirikisho la Urusi Mfumo wa sheria na udhibiti ulianza kutengenezwa, ambayo ilianzisha mahitaji ya hati na kufanya kazi nao.

Jukumu la kutunza kumbukumbu kwa kawaida ni la katibu. Nafasi hii haihitaji elimu maalum, na waombaji wenye uzoefu mdogo wa kazi mara nyingi hukubaliwa kwa ajili yake. Lakini usimamizi wa hati ni jambo la kuwajibika na muhimu; inategemea sana usahihi na usahihi wake. kazi yenye mafanikio makampuni ya biashara.

Kazi ya ofisi inaweza kuwa:

jumla - inayohusiana na shughuli kuu za kampuni,
wafanyikazi - kwa hati juu ya wafanyikazi, iliyotunzwa na idara ya wafanyikazi,
siri - hupatikana katika baadhi ya mashirika ya serikali na ina viwango vya maadili,
elektroniki - wakati sehemu ya habari inapitishwa kwa muundo wa dijiti.

Si vigumu kujua misingi ya kazi ya ofisi peke yako. Ni bora kuanza na hati muhimu na ya msingi - orodha ya kesi.

Majina ya kesi

Hii ni hati iliyo na orodha ya "cha-dos" zote katika shirika. Katika kesi hii, "biashara" inamaanisha mkusanyiko wa karatasi za biashara za aina moja au kuzingatia.

Nomenclature ni mfumo unaokuruhusu kuchambua shughuli za hali halisi za biashara. Ili kuikusanya, unahitaji kuamua orodha ya aina zote zilizopo za nyaraka. Kisha zichanganye kulingana na maelekezo.Kila aina imepewa nambari - msimbo; inaweza kuwa na nambari kadhaa au barua, kwa mfano, nambari, mwaka au hata mwezi wa kuchapishwa, ikiwa kiasi cha nyaraka ni muhimu.

Kwa mfano: 01/BU/2017, ambapo 01 ni nambari ya mlolongo, BU ni uhasibu, 2017 ni mwaka. Kipindi cha kuhifadhi na mahali kwenye kumbukumbu wakati faili itawasilishwa huko pia imeonyeshwa. Nomenclature inaweza kupitishwa kwa muda fulani - kwa mwaka, miaka 3 au miaka 5, ikiwa hakuna mabadiliko yanayotarajiwa. Kabla ya kuidhinishwa, yaliyomo katika nomenclature lazima yaangaliwe na wakuu wa idara kadiri yanavyohusiana na kazi zao.

Nomenclature imeundwa kwa madhumuni ya uhifadhi rahisi wa karatasi, na pia kuleta kesi kwenye mfumo. Inasaidia kuelezea misingi ya kazi ya ofisi kwa ufupi, inaonyesha aina kuu za karatasi za biashara, kwa kuzingatia sifa za biashara. Kawaida imeundwa kwa njia ya jedwali - jina la kesi, nambari (nambari), mahali kwenye kumbukumbu, kipindi cha kuhifadhi. Ni bora kupanga kesi kwa aina na idara ya uchapishaji wao.

Aina za hati katika shirika

Idadi ya kesi na aina za hati zinahusiana moja kwa moja na maalum ya shughuli za kampuni. Mara nyingi mtiririko wa hati umegawanywa katika vitalu, ambavyo vinafanywa na wataalamu katika maeneo ya kazi. Lakini kuna orodha ambayo ni ya kawaida kwa kampuni yoyote, iwe ya kibiashara au ya serikali:

Zinazoingia - kila kitu kinachoingia ndani ya shirika kutoka nje - kila kitu kilichokuja kwa barua, na wajumbe, binafsi iliyotolewa na wawakilishi wa mashirika mengine.

Zinazotoka - zilizotumwa kutoka kwa shirika - kila kitu kinashughulikiwa kwa wengine vyombo vya kisheria, pamoja na watu binafsi (majibu, barua, maamuzi).

Ndani - sio zaidi ya mipaka ya shirika, kudhibiti kazi ya biashara (maagizo, maagizo, kanuni, kanuni, nk).

Kama sheria, jarida tofauti la usajili huwekwa kwa kila aina, ambayo inarekodi nambari ya serial, tarehe, jina, wapi hati ilitoka au mahali ilipotumwa, na jina la mtu anayehusika.

Ikiwa hati zilizotolewa kwa wafanyikazi zimeandikwa kwenye jarida, shamba huachwa kwa saini baada ya kupokea. Pia, kumbuka inaweza kufanywa katika jarida ambalo faili, kwa mujibu wa nomenclature, nakala inawekwa kwa ajili ya kuhifadhi.

Shirika linaweza pia kuweka kumbukumbu za safari za ndani za biashara, rekodi za funguo zinazokabidhiwa, wakati wa kuwasili mahali pa kazi, na hata simu. Wakati mwingine idadi ya leja husababisha kuanzishwa kwa jarida la leja. Yote inategemea hitaji na mazoezi ya sasa katika biashara.

Magazeti yanahitaji kuhesabiwa, kushonwa na kufungwa; hii inafanywa ili kuondoa uwezekano wa kuchukua nafasi ya karatasi.

Utunzaji wa kumbukumbu ndio msingi wa kazi ya ofisi na mtiririko wa hati. Idadi ya majarida na faili inategemea mahitaji ya kampuni na hamu ya kurekodi karatasi zote zilizopo.

Kanuni za mtiririko wa hati

Baada ya kuendeleza nomenclature ya kesi na orodha ya majarida muhimu, ni busara kuteka Kanuni juu ya mtiririko wa hati ya shirika. Hii ni kanuni inayoelezea sheria za kuandaa, kusambaza, kuhifadhi karatasi zote zilizopo. Inaelezea utaratibu wa kila mtiririko wa nyaraka na kuweka tarehe ya mwisho ya uhamisho wake kutoka idara moja hadi nyingine.

Sampuli Kanuni

Utoaji huo utasaidia kuepuka kuchanganyikiwa, kuhamisha wajibu na kupoteza karatasi muhimu za biashara. Kwa kila mkondo, njia imeagizwa - kwa mfano: uchapishaji, idhini, usajili, kutuma kwa mpokeaji, kufungua kwenye kumbukumbu.

Mihuri na mihuri

Mara nyingi wageni, na sio wao tu, hawawezi kujua ni katika hali gani muhuri wa shirika unahitajika na katika hali gani sio. Jibu ni rahisi sana: fomu zinazotoka zinathibitishwa na muhuri, kwa sababu uwepo wa muhuri unathibitisha asili ya barua. Karatasi za ndani hazihitaji uchapishaji, kwa sababu Saini ya usimamizi katika kesi hii inatosha kabisa.

Nyaraka zinazoingia, baada ya usajili wao, zinahamishiwa kwa meneja kwa kufanya uamuzi na kuteua mtu anayehusika na utekelezaji au majibu. Pia hazihitaji muhuri. Muhuri na muhuri haipaswi kuchanganyikiwa. Mihuri inaweza kuwa tofauti sana, kutoka "Nambari Inayoingia..." hadi "Nakala ni sahihi," na hazina nguvu ya kisheria. Hiki ni chombo kisaidizi cha kazi ya katibu.