Mzunguko wa elektroniki wa ndani na nje wa hati za biashara. Kanuni za mtiririko wa hati za shirika. Mfano wa mtiririko wa hati katika shirika. Kanuni za msingi za shirika la mtiririko wa hati

Mtiririko wa hati ni uhamishaji wa hati kutoka wakati zinaundwa hadi wakati kazi nazo inakamilika.

Shirika la mtiririko wa hati lina mengi sawa na shirika la conveyor ya mitambo. Wakati mmoja, kuanzishwa kwa mkusanyiko wa mstari wa mkutano, pamoja na aina ya bidhaa na viwango vya sehemu, ilisababisha ongezeko kubwa la tija ya kazi, kupunguza gharama ya mchakato wa uzalishaji na kuashiria mwanzo wa uzalishaji wa wingi. Kweli, rhythm iliyowekwa na conveyor ilisababisha kuongezeka kwa ukubwa wa kazi na mvutano wa neva wa wafanyakazi.

Mtiririko wa hati kwenye biashara

Shirika la mtiririko wa hati linategemea kanuni sawa na conveyor ya mitambo: harakati za nyaraka lazima ziwe na kurudi kidogo kwa hatua za awali, nyaraka zinapaswa kutumwa kwa wasanii kwa mujibu wa majukumu yao ili kuepuka kurudia kwa shughuli.

Mchoro wa mtiririko wa hati

Kuna mtaro wa nje na wa ndani wa mtiririko wa hati.

Contour ya nje huanza na hati zinazoingia (za nje) zinazofika kwenye biashara kutoka nje. Hizi zinaweza kuwa maagizo kutoka kwa mamlaka ya juu, maagizo, maazimio, barua kutoka kwa washirika wa wateja, nk. Hati zilizopokelewa zimesajiliwa na makatibu na kisha kutumwa kwa utekelezaji.

Nyaraka zinazoingia ni hati zinazopokelewa na biashara kutoka kwa mashirika mengine. Hati zinazotoka ni hati ambazo biashara (shirika) hutuma kwa biashara zingine. Nyaraka zinazotoka ni hati ambazo zina habari inayotokana na biashara kwa madhumuni ya kuihamisha kwa mashirika mengine: barua, cheti, ripoti, maagizo, telegramu, ujumbe wa simu, nk.

Mtiririko wa hati– harakati za hati katika shirika kutoka wakati zinapokelewa au kutolewa hadi kukamilika kwa utekelezaji au kupeleka.

Kuna mitiririko mitatu kuu ya hati:

- hati zinazofika kutoka kwa mashirika mengine (zinazoingia);

- hati zinazotumwa kwa mashirika mengine (zinazotoka);

- hati zilizoundwa katika shirika na kutumiwa na wafanyikazi wa shirika katika mchakato wa usimamizi (ndani).

Mtiririko wa hati ni sehemu muhimu ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema, madhumuni yake ambayo ni kutoa msaada wa habari kwa shughuli za taasisi, nyaraka zake na uhifadhi wa habari iliyoundwa hapo awali ya usimamizi. Taasisi ya elimu ya shule ya mapema inategemea moja kwa moja maamuzi ya usimamizi, msaada wa nyaraka ambao kama mchakato unajumuisha vipengele vitatu: usaidizi wa habari kwa maamuzi, yaani, kutoa uamuzi na habari (nyaraka), kuandika uamuzi na kufuatilia utekelezaji wake. Sehemu kuu za mchakato huu ni: kupata habari ya awali, kuweka lengo (kazi), kutafuta habari muhimu (kazi ya kumbukumbu), kuandaa suluhisho (kuandaa hati), idhini yake, uhariri, uzalishaji, udhibitisho, kutuma (uhamishaji). kwa anayeshughulikiwa), ufuatiliaji wa ufumbuzi wa utekelezaji. Kiasi cha mtiririko wa hati imedhamiriwa na idadi ya hati zinazoingia, zinazotoka na za ndani za taasisi kwa muda maalum (mwaka, robo, mwezi, siku). Shirika la busara la mtiririko wa hati linahusisha kuzingatia kanuni zifuatazo: unyoofu, kuendelea, rhythm, parallelism, uwiano. Kanuni ya harakati ya moja kwa moja ya nyaraka inahitaji kwamba harakati za nyaraka zifanyike kwa njia fupi zaidi. Njia rahisi zaidi ya harakati ya mtiririko wa hati inalingana na mpangilio wa mstari wa vitengo vya kimuundo. Kanuni ya kuendelea katika mtiririko wa hati ni uwasilishaji unaoendelea wa hati kwa kiwango ambacho uamuzi unafanywa juu yao. Kanuni hii haiendani na "staling" ya nyaraka, mkusanyiko wao katika tukio moja. Kanuni ya mtiririko wa hati ya rhythmic ina maana ya harakati sare ya mtiririko wa hati. Kanuni ya usambamba ina maana ya kufanya shughuli tofauti ili kuchakata hati inaposonga. Kusudi kuu la kanuni hii ni kupunguza wakati inachukua kukamilisha hati. Utekelezaji sambamba wa shughuli za kibinafsi huharakisha kwa kiasi kikubwa mtiririko wa hati na utekelezaji wa hati kwa ujumla. Kanuni ya uwiano inachukua uwiano, upakiaji sare wa njia za harakati za hati. Kanuni ya uhuru na wajibu katika kufanya kazi na nyaraka ni muhimu. Kanuni hii ina maana kwamba katika vitendo vyote - mwelekeo, usambazaji, uratibu, saini, nk - ni muhimu kuongozwa madhubuti na kazi za taasisi na sehemu zake, na uwezo wa wafanyakazi. Muundo uliopo na kazi za taasisi, fomu na njia za shughuli za usimamizi zina athari kubwa kwa mtiririko wa hati. Kwa hiyo, upitishaji na utekelezaji wa haraka wa nyaraka, pamoja na sababu za kiuandishi tu, unatatizwa na kasoro za shirika, kutokuwepo kwa ufafanuzi wa wazi wa majukumu kati ya viongozi, na kutoeleweka kwa kutosha kwa kazi za baadhi ya taasisi na mgawanyiko wao binafsi wa kimuundo.

Kiwango cha usimamizi kulingana na maendeleo ya kisayansi na kiteknolojia kinahitaji utayarishaji wa kazi za ofisi katika hatua zake zote. Mitambo ya michakato ya kazi ya ofisi inahusisha matumizi ya njia za kiufundi kufanya shughuli za nyaraka na usindikaji wa hati. Vifaa vya elektroniki vimekuwa hitaji la kweli wakati wa kutatua shida za usaidizi wa hati kwa usimamizi wa biashara. Katika enzi ya kompyuta, ufafanuzi wa jadi wa hati unahitaji kufafanuliwa, kwani siku hizi hati zinaweza kuwa ujumbe uliopokelewa kwa barua-pepe, faili za sauti, au video. Kwa hivyo, hati inaweza kufafanuliwa kama ifuatavyo: hati ni mkusanyo wa taarifa zinazoweza kufikiwa na mtazamo wa binadamu . Kuna programu nyingi za kuunda na kuhariri hati rasmi. Licha ya maendeleo ya haraka ya hati za elektroniki, wataalam wanaamini kuwa shida kadhaa za shirika na kiufundi hazitawaruhusu kuchukua nafasi kabisa na kuondoa hati za jadi kutoka kwa mzunguko katika siku zijazo zinazoonekana.

Masuala ya majadiliano

1 Je, faili ya kadi ya udhibiti inajumuisha sehemu gani?

2 Je, unajua tarehe gani za mwisho za utekelezaji wa hati?

3 Ni afisa gani anayeondoa hati kutoka kwa udhibiti?

4 Ni nini lengo la udhibiti wa utekelezaji wa hati?

5 Je, faharasa ya usajili wa hati inajumuisha vipengele gani?

6 Weka "alama ya kudhibiti" kwenye hati.

7 Kuanzia wakati gani kipindi cha utekelezaji na udhibiti wa utekelezaji wa hati huhesabiwa?

8 Je, ni utaratibu gani wa kuongeza muda wa mwisho wa utekelezaji wa hati?

9 Madhumuni ya mtiririko wa hati ni nini?

10 Ni nyaraka gani hukuruhusu kuchambua na kuboresha mtiririko wa hati?

11 Mtiririko wa hati ni nini?

12 Eleza dhana ya "Nomenclature of Cases".

13 Eleza dhana ya "Biashara".

14 Usajili wa hati ni nini?

15 Onyesha hatua kuu za kazi ya ofisi.

16 Taja hatua za kufanya kazi na hati ambazo ni za kawaida kwa mtiririko wa hati.

17 Dhana ya "Uundaji wa kesi" inajumuisha nini?

18 Nani hufanya uhakiki wa awali wa hati?

19 Nyaraka huchaguliwa kwa kanuni gani ili kuhifadhi au kuharibiwa?

20 Je, majina ya kesi hujengwa kulingana na vigezo gani?

21 Fafanua uchunguzi wa thamani ya hati.

22 Je, kazi za uchunguzi wa hati ni zipi?

23 Je! ni aina gani za orodha za kesi zinazoundwa na taasisi?

24 Je, muda wa kuhifadhi hati zilizowekwa na orodha unaweza kugawanywa katika vikundi gani?

25 Ni mahitaji gani yanapaswa kuzingatiwa wakati wa kufunga au kufungua faili kwa uhifadhi wa kudumu, wa muda (zaidi ya miaka 10) na kwa wafanyikazi?

26 Je, laha huhesabiwaje katika faili?

27 Ni data gani iliyoonyeshwa kwenye ukurasa wa kichwa wa orodha ya kudumu ya hifadhi?

Si muda mrefu uliopita nilikuwa natekeleza usimamizi wa hati za kielektroniki kwa mmoja wa wateja wake. Katika mchakato huo, ilibidi nieleze dhana nyingi, niambie ni nini, jinsi mifumo ya aina hii inavyofanya kazi. Na tu baada ya hapo aliweza kuelewa kiini cha mapendekezo yangu na kupitisha mpango wa kazi. Wakati wa majadiliano, niligundua kuwa ni kidogo sana imeandikwa juu ya mada hii kwa lugha rahisi kwa wasomaji anuwai. Kama kawaida, nitajaribu kuelezea dhana hii kwa lugha rahisi.

Ni muhimu kuelewa kwamba kuna aina mbili za mtiririko wa hati - ndani (EDMS) na nje (VEDO). Katika Urusi ni desturi kuiita EDI, lakini ninaamini kuwa ni sahihi zaidi kuiita VEDO na SED, kwani kwa kanuni dhana hizi zinajitenga katika Shirikisho la Urusi. Hiyo ni, ikiwa unatafuta mfumo wa kubadilishana na wenzao, basi unahitaji kutafuta EDI, ikiwa kwa mtiririko wa hati ya ndani, basi EDMS.

Katika makala hii nataka kuzungumza juu ya mtiririko wa hati ya elektroniki ya nje kati ya kampuni na washirika wake. Mifumo ya usimamizi wa hati za elektroniki za ndani hutumiwa kubadilishana hati kati ya idara za kampuni moja; ziko chini ya seti tofauti kidogo ya mahitaji. Lakini sitazizingatia hapa.

Kwa nini unahitaji usimamizi wa hati za elektroniki?

Usimamizi wa hati za kielektroniki ni njia mbadala ya kisasa, inayofaa kwa hati za kawaida za karatasi ambazo hutumiwa kwa aina yoyote ya shughuli za biashara.

Mtiririko wa hati za kitamaduni unahusishwa na ucheleweshaji wa wakati kila wakati. Ili kuanza ushirikiano na mteja, unahitaji ankara, mara nyingi mkataba, na kisha ankara zilizosainiwa, vyeti vya kazi iliyofanywa, nk. Karatasi hizi zote zimeidhinishwa, zimechapishwa, zimesainiwa na kufungwa. Baada ya hapo inakuwa muhimu kuwahamisha kwa mshirika wa biashara, ambapo pia hupitia mchakato wa kupitishwa na kusaini.

Ifuatayo, hati zilizo na saini huchanganuliwa na kutumwa kupitia barua pepe. Baada ya hapo asili hutumwa na mjumbe, wafanyikazi au barua ya kawaida. Yote hii inachukua muda mkubwa, nyaraka za karatasi wakati mwingine hupotea na zinahitaji marekebisho (ambayo hupunguza zaidi mchakato wa kupokea nyaraka). Na vyumba vyote mara nyingi hutengwa kwa uhifadhi wao. Kama matokeo, biashara inakabiliwa na usumbufu mwingi, hitimisho la shughuli hucheleweshwa, na shida huibuka na uhasibu, kwani mwisho wa kipindi cha kuripoti karatasi bado ziko mahali fulani "katika usafirishaji." Na ikiwa, baada ya kusainiwa na mmoja wa vyama, vifungu vya utata vilitambuliwa katika mkataba au kosa lilipatikana katika nyaraka za uhasibu, basi mchakato wa kupata hati sahihi ya karatasi huenea hata zaidi, wakati mwingine hata kwa miezi.

Usimamizi wa hati za kielektroniki hukuruhusu kuondoa usumbufu huu wote:

Hati zote "zimesainiwa" kielektroniki kwa kutumia saini za dijiti. Ni haraka na rahisi.
Ili kupata nakala ya karatasi, chapisha nakala. Wahusika wanaovutiwa hupokea hati zote papo hapo, bila kungojea kwa muda mrefu barua au barua.
Hitimisho la mikataba na uthibitisho wa kukamilika kwa ushirikiano (ankara na vitendo) hutokea bila kuchelewa na jitihada za ziada kwa upande wa wafanyakazi.
Athari ya sababu ya kibinadamu kwenye biashara imepunguzwa: nyaraka hazipotee, makosa yanarekebishwa kwa muda mfupi.
Hakuna haja ya kutenga nafasi muhimu ya kuhifadhi hati nyingi za karatasi.

Aidha, usimamizi wa hati za elektroniki huruhusu kutatua tatizo la taarifa za biashara kwa serikali. Hapo awali, nyaraka zilikubaliwa tu katika fomu ya karatasi, na wafanyakazi wa kampuni walitumia muda mrefu kusafiri kwa ofisi ya ushuru, walisimama kwenye mistari ili kuona mkaguzi, na wakaguzi, kwa upande wao, walishughulikia karatasi nyingi ili kuangalia usahihi wa ripoti hiyo na. ingiza data kwenye hifadhidata ya kawaida.

Sasa masuala haya yote yanaweza pia kutatuliwa kwa kutumia usimamizi wa hati za elektroniki. Ni muhimu kuelewa kuwa huduma ya ushuru inakubali ripoti na hati za muundo uliowekwa madhubuti katika fomu ya elektroniki. Umbizo lingine lolote halitakubaliwa. Kwa hiyo, wakati wa kutekeleza usimamizi wa hati za elektroniki, ni mantiki kuangalia muundo wa nyaraka za ndani za kampuni na, ikiwa ni lazima, kufanya marekebisho sahihi kwa templates za hati.

Katika hatua ya kwanza, serikali ilianza kukubali malipo ya ushuru kwa njia ya kielektroniki. Mbinu hiyo iligeuka kuwa na mafanikio. Na hivi karibuni, nyaraka zote pia zinakubaliwa kwa umeme.

Je, usimamizi wa hati za kielektroniki unajumuisha nini?

Kuna pande 4 zinazohusika katika aina hii ya mtiririko wa hati:

Msambazaji wa bidhaa au huduma. Chama kinachozalisha hati ya kielektroniki.
Mnunuzi au mteja. Chama kinachopokea hati ya elektroniki.
Kampuni ya muuzaji ambayo hutoa jukwaa la kielektroniki la kubadilishana hati na huduma kwa kuandaa usimamizi wa hati za elektroniki.
Jimbo. Mashirika ya serikali ambayo kampuni ya muuzaji huhamisha data juu ya shughuli zilizorekodiwa na hati zilizotekelezwa.

Jinsi hii inatekelezwa katika mazoezi:

Mtoa huduma wa bidhaa au huduma hutengeneza hati ya kielektroniki katika mfumo wake wa uhasibu au moja kwa moja katika huduma inayotolewa na muuzaji.
Hati ndani ya huduma inatumwa mara moja kwa kampuni ya mpokeaji, ambayo inapokea moja kwa moja katika huduma au katika programu yake iliyounganishwa na huduma.
Jukwaa hurekodi data kuhusu hati.
Baada ya "kusaini" (uthibitisho) na mpokeaji, data ya hati inatumwa kwa ofisi ya ushuru.

Kwa hivyo, ukweli wa kutuma na kupokea hati ni kumbukumbu moja kwa moja. Tofauti na vifurushi vya karatasi na nyaraka ambazo huhamishwa na wafanyakazi wa kampuni, courier au huduma za posta, haiwezekani si kupokea hati au kupoteza kwa umeme. Ukweli kwamba hati ilipokelewa kwa wakati mfumo wa kielektroniki inarekodiwa kiotomatiki, data hii inaweza kutumika katika tukio la mzozo, hata mahakamani.

Pia, habari kuhusu hati zilizosainiwa kwa pande zote mbili hupitishwa moja kwa moja kwa mamlaka ya ushuru, ambayo inapunguza uwezekano wa makosa ya uhasibu, nakala za karatasi zilizopotea au kutojumuishwa kwa shughuli fulani katika ripoti, ambayo huondoa katika siku zijazo faini zinazowezekana na shida zingine za ushuru. kuhusiana na sababu ya binadamu na hivyo kawaida katika kesi ya kutumia usimamizi wa hati karatasi.

Kwa mtiririko wa hati za karatasi, ni vigumu kwa meneja wa kampuni kudhibiti upokeaji wa kila hati kwa wakati. Mara nyingi, maswala haya yanatatuliwa kwa kiwango cha wahasibu, wasafirishaji, na wasimamizi wa mauzo. Kama matokeo, nakala asili za karatasi hazifikii mhasibu kila wakati kabla ya mwisho wa kipindi cha kuripoti. Na hii, ikiwa imeangaliwa, inaweza kusababisha faini na shida zingine.

Kwa usimamizi wa hati za elektroniki:

Hati asili inawasilishwa mara moja. Hakuna haja ya posta, couriers au mameneja. Hakuna ucheleweshaji au shida zinazohusiana.
Mkuu wa kampuni anaweza kuangalia wakati wowote hasa wakati hati ilitumwa na kupokelewa. Na katika kesi ya shida zinazohusiana na ukosefu wa nyaraka muhimu, wafanyikazi hawana nafasi ya kuhamisha jukumu la makosa yao kwa "utendaji duni wa barua" na wengine. mambo ya nje. Wafanyakazi wa kampuni wenyewe wanaelewa hili. Kwa hiyo, ucheleweshaji na matatizo ya kutuma / kupokea nyaraka baada ya utekelezaji wa mfumo huu inakuwa nadra sana.

Ili kutekeleza ushirikiano kupitia usimamizi wa hati za kielektroniki, ni muhimu kwa pande zote mbili kutumia programu iliyounganishwa kwenye jukwaa la usimamizi wa hati. Au, kama chaguo, mmoja au pande zote mbili zinaweza kufanya kazi moja kwa moja katika huduma kwa kutuma na kupokea hati.

Sahihi ya elektroniki

Ili kuandaa ubadilishanaji wa elektroniki wa hati unayohitaji shahada ya juu usalama na ulinzi. Huduma zote za usimamizi wa hati za kielektroniki hutumia muunganisho salama, usimbaji fiche wa data na kutumia saini ya kielektroniki ya kielektroniki ili kuthibitisha uhalisi wa hati inayotumwa.

Sahihi ya dijiti ni "ufunguo wa kielektroniki" maalum ambao huunda kipekee nambari ya dijiti kutumia usindikaji wa hisabati wa cheti cha mtumiaji na data ya hati ya elektroniki. Vyeti vya umma hutumiwa kuthibitisha na kuthibitisha saini. Na kwa kizazi (kusaini) - "ufunguo" wa siri wa mtumiaji.

Mifumo ya mtiririko wa hati (huduma)

Leo kuna anuwai ya majukwaa yanayotoa huduma za usimamizi wa hati. Hizi ni Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok na nyingine nyingi. Zote hufanya takriban kazi sawa:

Kupokea hati ya elektroniki kutoka kwa mtumiaji.
Imetumwa kwa mpokeaji katika akaunti yake au kuhamishiwa kwenye mfumo maalum ikiwa mpokeaji anafanya kazi na huduma nyingine.
Kurekodi data kuhusu hati na usafirishaji.

Wakati wa kuchagua mfumo wa kampuni yako, jambo muhimu zaidi kuzingatia ni matakwa ya wateja wako. Hapa ni muhimu kwamba ufanye kazi katika mfumo sawa na mteja ambao ni muhimu kwako, au huduma lazima iwe na uwezo wa kuunganisha (kubadilishana data) kati ya mfumo wako na jukwaa sawa ambalo mteja wako anatumia.

Katika baadhi ya matukio, utaweza kumshawishi mnunuzi kuanza kufanya kazi na jukwaa ambalo linafaa kwako. Lakini mara nyingi sana, hasa wakati wa kuanza ushirikiano na minyororo kubwa ya rejareja na makampuni ya biashara, tayari wamefanya uchaguzi wao kwa muda mrefu, na moja ya masharti ya ushirikiano ni uwezo wa kufanya kazi na jukwaa fulani la usimamizi wa hati za elektroniki.

Mifumo ya VEDO na EDI: ni tofauti gani?

Wakati wa kuchagua mfumo wa usimamizi wa hati, watumiaji wengi pia hukutana na mifumo ambayo haijiweka kama VEDO, i.e. "usimamizi wa hati za kielektroniki", lakini kama EDI (mtiririko wa hati kwa rejareja).

Mifumo ya EDI ni kesi maalum ya usimamizi wa hati za elektroniki. Zinalenga kubadilishana data na washirika wa biashara au mgawanyiko wa mtandao wa usambazaji. Ikiwa ndani kesi ya jumla aina yoyote ya nyaraka muhimu za kisheria zinafanywa kwa njia ya mtiririko wa hati, hapa kubadilishana kwa haraka kwa taarifa za kibiashara kati ya mashirika yanatekelezwa, ikiwa ni pamoja na nyaraka muhimu za kisheria zinazohitajika kwa shughuli za biashara.

Usimamizi wa hati za elektroniki za kawaida huruhusu matumizi ya aina yoyote ya hati katika muundo wowote unaofaa kwa wahusika. Wakati wa kutumia EDI, orodha ya nyaraka zinazowezekana na muundo wao umewekwa madhubuti. Hakuna njia ya kuzalisha na kusambaza hati katika muundo wa ndani wa kampuni au ambayo haihusiani moja kwa moja na shughuli za biashara. Nitazungumzia jinsi EDI inavyofanya kazi, kwa nini inatumiwa tu katika biashara, na ni faida gani katika mojawapo ya makala zifuatazo.

Kuunganishwa na 1C na mifumo mingine ya uhasibu

Kwa ufanisi wa uendeshaji wa usimamizi wa hati za elektroniki, ni muhimu sana kwamba jukwaa unalochagua linaunga mkono ushirikiano na mfumo wako wa uhasibu.

Kwa nini hii inahitajika:

Wafanyikazi wa kampuni huunda hati katika mfumo wa uhasibu wa biashara;
Baada ya kizazi, hati huhamishwa moja kwa moja ndani ya mfumo kwa meneja au mhasibu kwa saini;
Hati iliyothibitishwa na kuthibitishwa na meneja lazima ipelekwe bila kupotosha au kuingia kwa data ya mwongozo, i.e. muda wa ziada na makosa iwezekanavyo, kwa huduma ya usimamizi wa hati za kielektroniki;
Ikiwa inatekelezwa kwa usahihi, uhamisho wa data hutokea moja kwa moja. Baada ya kubofya kitufe cha "Tuma hati", inabadilishwa kuwa fomu inayohitajika kwa mfumo wa usimamizi wa hati za elektroniki moja kwa moja na kutumwa kwa huduma, ambapo hati imeandikwa na kutumwa kwa mpokeaji.

Ni muhimu sana kwamba mfumo wako wa uhasibu una suluhisho tayari kwa upande wa huduma, kwa msingi ambao wataalam wako wataweza kutekeleza nyongeza muhimu kwa programu ya uhasibu. Ikiwa hakuna suluhisho kama hilo, basi ni bora kutojaribu kutekeleza mwenyewe, ni kazi kubwa na ngumu. mchakato mgumu. Huduma za usimamizi wa hati hutumia sahihi za dijitali na mifumo changamano ya usimbaji fiche. Kwa hiyo, hakuna dhamana kwamba hata baada ya jitihada zote za waandaaji wa programu, utapata matokeo yaliyohitajika. Ni bora kuchagua jukwaa lingine ambapo utapata chaguo linalofaa la ujumuishaji.

Gharama ya huduma

Huduma za usimamizi wa hati kawaida hutoa muunganisho wa huduma bila malipo. Ada inatozwa kwa kutuma hati. Katika baadhi ya matukio, hii itakuwa bei maalum kwa kila hati itakayotumwa. Mahali fulani unaweza kununua huduma katika vifurushi, i.e. kiasi kimoja ni kwa hati 100, nyingine ni 1000 kwa mwezi, nk.

Suala hili pia lazima lishughulikiwe kwa busara. Kwa upande mmoja, kifurushi kikubwa unachochagua, gharama ya chini ya kutuma hati moja itakuwa. Kwa upande mwingine, hakuna maana ya kulipa kwa mfuko wa nyaraka 300, 500 au 1000 ikiwa mtiririko wa hati hauzidi hati 100 kwa mwezi.

Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Je, nyaraka zote zinahitaji kutumwa kwa njia ya kielektroniki?

Hapana. Kutumia usimamizi wa hati za elektroniki, utatuma hati zile tu ambazo zinafaa zaidi kutuma kwa njia hii. Kawaida hizi ni vitendo vya kazi iliyokamilishwa, ankara za ushuru, wakati mwingine mikataba, nk. Yote inategemea mahitaji yako na urahisi.

Je, usafirishaji ni malipo kwa kila hati au kwa kila ukurasa?

Unalipa, na mfumo unarekodi utumaji wa hati. Hata kama hati yako ina kurasa nyingi, inahesabiwa kama kitengo kimoja kinachotozwa.

Je, ni salama kiasi gani?

Usimamizi wa hati za kielektroniki ni salama kabisa. Kwa kuongezea, huduma inayotoa huduma ina jukumu la kuhakikisha usalama. Kwa hili, saini ya dijiti, usimbaji fiche wa data, na njia salama ya mawasiliano hutumiwa. Kiwango cha usalama ni takriban sawa na katika huduma zako za kawaida za mteja wa benki.

Ikiwa tuna 1C iliyosakinishwa, watumiaji wote wataweza kufikia usimamizi wa hati za kielektroniki?

Hapana. Mbali na kuzuia haki za ufikiaji katika mfumo wa uhasibu yenyewe, kufanya kazi nao hati za elektroniki unganisho ni mdogo kwa kipindi kimoja kwenye kompyuta moja. Ili kufikia kutoka kwa kompyuta nyingine, utahitaji kuunganisha kutoka mwanzo na nywila zote na njia zingine za usalama.

Je, inawezekana kutumia usimamizi wa hati za elektroniki bila saini ya elektroniki na uunganisho kwa huduma zilizolipwa?

Hapana. Kutia saini na kutumia huduma ya usimamizi wa hati iliyoidhinishwa na serikali ni muhimu ili usimamizi wa hati yako upokee nguvu ya kisheria. Unaweza, bila shaka, kutuma hati bila saini za elektroniki kwa wateja wako kwa kutumia njia yoyote kupitia njia yoyote. Lakini hazizingatiwi mtiririko wa hati. Hizi si chochote zaidi ya nakala za kumbukumbu. Katika kesi hii, utahitaji kuwathibitisha kila wakati na asili za karatasi.

Je, ni vigumu sana kutumia usimamizi wa hati za kielektroniki?

Ugumu unaweza kutokea tu katika hatua ya uunganisho. Lakini wataalamu kawaida huletwa ili kutatua suala hili. Mchakato wa matumizi yenyewe ni rahisi na rahisi. Meneja (mtu anayehusika) huangalia hati, bonyeza kitufe cha "ishara" na "tuma". Wale. kutuma hati inakuwa rahisi zaidi kuliko hata wakati wa kubadilishana scans kwa barua pepe.

Je, ikiwa mteja wangu hatatumia jukwaa ninalotumia?

Una chaguzi mbili. Unaweza kuunganisha mshirika kwenye tovuti yako, kwa mfano, kwa gharama yako. Au unaweza kujua ikiwa kuna uwezekano wa kuunganishwa kati ya mifumo yako ya usimamizi wa hati za kielektroniki. Ikiwa ndio, tumia tu huduma hii. Kisha hati itapitishwa kulingana na mpango ufuatao: kutoka kwako - kwa mfumo wako - kisha kwa mfumo wa mpokeaji - na, hatimaye, binafsi kwa mpokeaji. Hii haitaathiri kasi ya kupokea hati au ugumu wa kutumia mfumo.

Sasisha: Baada ya kufikiria sana, niliamua kuanzisha neno EDI (usimamizi wa hati za elektroniki za nje), kwani EDI ni dhana pana.

Lebo:

vedo
usimamizi wa hati za kielektroniki

Ongeza vitambulisho Maandalizi ya Dhana ya kuhakikisha utawala wa usalama katika biashara, ambayo, kwa muundo na madhumuni yake, inaunganisha maeneo yake yote, hutoa uwepo katika shirika la anuwai kamili ya hati za udhibiti wa ndani.

Hizi ni Sheria, Kanuni, Maagizo, aina mbalimbali za Vikumbusho, nk, zilizoidhinishwa na biashara.

Utayarishaji wa hati inayoitwa "Dhana ya kuhakikisha serikali ya usalama" inapaswa kuanza wakati biashara ina hati za udhibiti wa ndani zinazopatikana.

Nyaraka za ndani zinapaswa kutayarishwa kwa mujibu wa kanuni za sheria ya sasa, na lazima ziwe tayari na wanasheria wenye ujuzi.

Katika makala hii tutawasilisha kwa Orodha yao muhimu na kukuambia kuhusu matumizi na madhumuni yao. Kunaweza kuwa na nyaraka nyingi za ndani, yote inategemea mwelekeo wa shughuli za shirika, ikiwa ni pamoja na ushirikiano wa kimataifa.

Ili kuhakikisha utawala wa usalama katika shughuli za uzalishaji, hati za ndani (za ndani) za udhibiti zinatumika, ambazo zinatekelezwa na maafisa wa biashara na wafanyikazi wote katika maeneo yafuatayo ya shughuli za uzalishaji:

Kanuni za kazi za ndani.

Lazima kwa wafanyikazi wote wa biashara bila ubaguzi (wasimamizi, wahandisi, wafanyikazi);

Kanuni "Juu ya Siri za Biashara".

Inatumika kwa wasimamizi na wahandisi ambao ni wamiliki wa siri za biashara;

Kanuni "Juu ya shirika la shughuli za ghala."

Lazima kwa ajili ya utekelezaji na wasimamizi wa biashara na wafanyakazi wa ghala (hifadhi) wanaohusika katika uhasibu na harakati za vitu vya hesabu;

Kanuni "Juu ya afya na usalama kazini".

Inatumika kwa wasimamizi wote wanaohusika mchakato wa uzalishaji, pamoja na maafisa wa biashara zinazotoa afya na usalama kazini;

Kanuni "Kwenye idara ya IT (ACS)".

Lazima kwa wafanyikazi wa idara za teknolojia ya habari (IT) na mifumo otomatiki udhibiti (ACS);

Kanuni za "Juu ya Uhasibu".

Inatumika kwa mkuu wa biashara, maafisa na wafanyikazi wa uhasibu.

Kanuni "Juu ya kazi ya mkataba".

Muhimu kwa kazi ya waanzilishi (watekelezaji) wa kuhitimisha mikataba na idara ya sheria;

Kanuni "Kwenye Data ya Kibinafsi".

Kwa mujibu wa mahitaji ya Kanuni, wakuu na maafisa wa vifaa vya wafanyakazi hufanya kazi zao.

Kanuni "Kwenye Nidhamu".

Lazima kwa wafanyikazi wote wa biashara;

Udhibiti "Kuhusu usalama wa moto", miradi ya uokoaji, maagizo husika, mahesabu.

Lazima kwa wafanyikazi wote wa biashara.

Kanuni "Juu ya kuajiri na kufukuzwa kwa wafanyikazi."

Lazima kwa wasimamizi wote na idara za wafanyikazi wa biashara.

Maelezo ya Kazi.

Omba kwa wafanyikazi wote wa biashara katika uwanja wa utekelezaji majukumu ya kiutendaji.

Kanuni "Kwenye udhibiti wa ufikiaji".

Lazima kwa wafanyikazi wote wa biashara.

Maagizo (kanuni) "Katika utaratibu wa uagizaji na usafirishaji wa mali ya hesabu ya biashara."

Lazima kwa ajili ya utekelezaji na wasimamizi wote na watu kuwajibika kifedha;

Maagizo ya kazi ya wafanyikazi wa kampuni za usalama za kibinafsi kwenye tovuti iliyolindwa.

Omba kwa wafanyikazi wote wa kampuni za usalama za kibinafsi kwa mujibu wa majukumu ya kimkataba. Wanaweza kuwa pamoja.

Maagizo ya Orodha ya utaalam kwa kazi hatari.

Muhimu kwa wasimamizi wote wanaohusika katika uzalishaji wa moja kwa moja, pamoja na wafanyakazi wa wafanyakazi na maafisa wa biashara wanaohusika na ulinzi wa kazi;

Sheria "Kwenye matengenezo ya usafi wa majengo ya biashara."

Imekusudiwa wafanyikazi wote wa biashara.

Kikumbusho cha vitendo katika kesi ya dharura.

Inatumika kwa wafanyikazi wote wa biashara.

Orodha ya hati za kipaumbele na mali ya kuhamishwa katika kesi ya moto na hali zingine za dharura.

Orodha hiyo inatumiwa na maafisa wote wa biashara.

Kanuni, Mikataba na mashirika ya huduma, Maagizo.

Itatumika kwa maafisa binafsi kwa kadri wanavyohusika.

Nyaraka zingine za udhibiti wa ndani.

Imechapishwa inavyohitajika kategoria tofauti maafisa wa shirika hilo.

Hebu tusisitize tena kwamba hii sivyo orodha kamili hati za udhibiti wa ndani. Kunaweza pia kuwa kama vile Maagizo ya kadi za kilabu, Maagizo ya kusindikiza mizigo, n.k.

Biashara lazima iwe na hati hizo za udhibiti ambazo ni muhimu katika shughuli za uzalishaji.

Nyaraka zote za udhibiti wa ndani (za ndani) zimeidhinishwa na wakuu wa makampuni ya biashara na kuwasiliana na maafisa wanaohusika kwa saini.

Viongozi wa makampuni ya biashara, pamoja na wafanyakazi wanaohusika katika kuhakikisha utawala wa usalama, wanatakiwa kujua nyaraka za udhibiti wa ndani zilizoidhinishwa na kuongozwa nao katika shughuli zao za vitendo.

Nyaraka za ndani za shirika

Hati za ndani za shirika hudhibiti vipengele vingi vya shughuli zake za kila siku. Wanatoa michakato ya usimamizi, kuamua utaratibu na masharti ya utekelezaji wa maamuzi ya kiutawala.

Wazo la "hati za ndani" huunganisha hati zote rasmi zinazokusudiwa kwa matumizi ya ndani. Wao ni wa sehemu ya chini kabisa iliyodhibitiwa ya mtiririko wa hati.

Hadi hivi karibuni, ufafanuzi wa hii unaweza kupatikana katika kiwango cha kitaifa GOST R 51141-98 "Kazi ya ofisi na kumbukumbu." Kulingana na hilo, hati zote rasmi ambazo haziendi zaidi ya mipaka ya kampuni iliyozitayarisha zinachukuliwa kuwa za ndani. Hata hivyo, pamoja na kuanzishwa kwa GOST 7.0.8-2013 mpya, ufafanuzi ulipotea kutoka kwa nyaraka za udhibiti na mbinu.

Nyaraka za ndani zina jukumu muhimu katika kurekodi michakato ya usimamizi. Wanafanya kama wasimamizi wa maisha ya ndani ya taasisi yoyote pamoja na vitendo vya kisheria na kisheria. Haja ya kuendeleza baadhi ya vitendo vya kampuni ya ndani inaagizwa na sheria ya sasa.

Vitendo vya ushirika vya ndani vinachangia kutatua shida ndani ya shirika fulani. Kuna aina nyingi za nyaraka kama hizo. Kama sheria, uainishaji wake unategemea madhumuni, yaliyomo na utaratibu wa kuidhinisha karatasi rasmi.

Muundo wa orodha ya hati za ndani za shirika hutegemea mambo mengi: fomu yake ya shirika na kisheria, aina ya umiliki, kiwango cha uwazi, kusudi, saizi na wigo wa shughuli.

Aina za hati za ndani katika kazi ya kisasa ya ofisi:

	Kusudi
Mkataba, meza ya wafanyikazi, kanuni, kanuni za shirika, kanuni za kazi za ndani, maelezo ya kazi	Zinatumika kama mfumo wa kisheria wa kampuni na zinajumuisha masharti ya lazima kulingana na sheria ya usimamizi.	Shirika na kisheria
Maagizo juu ya shughuli za msingi na wafanyikazi, maazimio, maagizo, maamuzi, maagizo	Rekodi maamuzi ya usimamizi juu ya maswala ya shirika.	Utawala
Rasmi, ripoti, maelezo ya ufafanuzi, taarifa, mapendekezo, vyeti, itifaki, vitendo, hitimisho	Wanatoa habari kuhusu hali halisi ya mambo, wanahimiza kupitishwa kwa maamuzi ya utawala, na utoaji wa vitendo vya utawala.	Taarifa na kumbukumbu
Mikataba ya kukodisha, mikataba ya huduma, mikataba ya mikataba ndogo, mikataba ya ujenzi, mikataba ya usambazaji. Makubaliano ya leseni, makubaliano ya ziada	Kuanzisha haki za kiraia na wajibu wa pande mbili au zaidi kwa makubaliano (watu binafsi au vyombo vya kisheria), kubadilisha au kusitisha.	Mikataba
Leseni na vibali, ruhusa ya kufanya kazi aina fulani, arifa za kuanza kwa shughuli, cheti cha kuingia kwenye Daftari la Biashara, kuponi ya usajili na pasipoti ya vifaa vya rejista ya pesa, mikataba ya matengenezo yake.	Wanarekodi vipengele mbalimbali vya shughuli za shirika na kudhibiti masuala ya sasa.	Hati rasmi juu ya shughuli kuu
Leja kuu, ripoti za mwaka, karatasi za usawa, nyaraka za msingi, hesabu za faida na hasara, ripoti za ukaguzi na hesabu, mipango, ripoti, makadirio, hesabu, vitabu vya fedha	Zinatumika kama msingi wa uhasibu wa syntetisk na uchambuzi katika kampuni, ni muhimu kwa utayarishaji wa ripoti (kodi, uhasibu, takwimu) na uhasibu.	Fedha na uhasibu
Maagizo kwa wafanyikazi, mikataba ya kazi na mikataba, vitabu vya kazi, faili za kibinafsi, kadi za kibinafsi, ratiba za likizo, akaunti za mshahara	Wanarekebisha haki na wajibu wa mwajiri na wasaidizi wake na kudhibiti mahusiano ya kazi.	Juu ya mahusiano ya kazi
Wasifu, wasifu, risiti, mamlaka ya wakili	Imeundwa na wafanyikazi wa kibinafsi kwa msingi wa mtu binafsi.

Maandalizi ya nyaraka za ndani yanafanana na mpango wa kuunda nyaraka zinazotoka. Kwanza, mradi unafanywa, kisha unakubaliwa na vyama vya nia na kukamilika kwa kuzingatia maoni yaliyotolewa, toleo la mwisho linatengenezwa na kupitishwa na mkuu wa shirika. Kisha toleo la mwisho linasajiliwa na kutolewa tena katika nakala kadhaa za kutosha kwa wasanii wote. Kila nakala imethibitishwa na kuwasilishwa kwa ajili ya utekelezaji kwa kitengo husika cha kimuundo au moja kwa moja kwa mtu anayehusika dhidi ya sahihi. Ya asili imewasilishwa.

Hatua za maandalizi ya hati za ndani:

1. Kuchora mradi wa msingi;
2. Uratibu;
3. Marekebisho kulingana na maoni yaliyopendekezwa;
4. Kuidhinishwa tena;
5. Usajili kwa mujibu wa mahitaji ya kisheria na kanuni za mitaa;
6. Idhini;
7. Kusaini;
8. Usajili.

Hatua za utekelezaji:

Uhamisho kwa mtu anayehusika (mtendaji);
- Utekelezaji;
- Udhibiti wa utekelezaji;
- Kuweka katika hatua.

Usajili wa hati za ndani

Utaratibu wa kusajili hati za ndani imedhamiriwa kulingana na mali yao ya kitengo kimoja au kingine. Kwa hiyo, kwa mfano, maazimio, maagizo, maamuzi, maagizo yanasajiliwa kwa utaratibu sawa na maagizo. Karatasi rasmi za kategoria zingine mara nyingi husajiliwa kwa njia sawa na hati zinazotoka.

Kila kitu kimepewa faharisi ya kipekee ya usajili, inayojumuisha nambari ya kitengo cha kimuundo, nambari ya kesi kulingana na nomenclature na nambari ya serial ndani ya mwaka wa ofisi. Usajili wa hati za ndani mara nyingi hufanyika kugawanywa na vikundi katika vitengo hivyo vya kimuundo ambapo hutolewa. Hii inaweza kuwa nyaraka za uhasibu, karatasi kutoka kwa idara ya wafanyakazi au ofisi.

Kila kitendo cha ndani cha shirika lazima kisajiliwe siku ambayo imesainiwa au kupitishwa na mkuu.

Fomu za usajili wa hati za ndani

Kulingana na mahitaji ya kampuni, gazeti, kadi na fomu ya usajili wa kielektroniki inaweza kuchaguliwa.

Jarida

Ni vyema katika kesi ya kiasi kidogo cha mtiririko wa hati, inahitaji kuwepo kwa jarida tofauti kwa kila aina ya nyaraka za ndani, ni rahisi wakati uhasibu wa hati huja kwanza kuhusiana na maalum ya shughuli za shirika. Inachukua muda muhimu, husababisha kurudiwa kwa shughuli, inachanganya kazi ya kumbukumbu na udhibiti wa tarehe za mwisho.

Kadi

Usajili unafanywa kwa kutumia kadi za usajili, fomu ambayo imedhamiriwa ndani ya kampuni na imewekwa katika maagizo ya usimamizi wa ofisi. Kutumia njia hii Wafanyakazi kadhaa wanaweza kushiriki katika mchakato huo, hakuna haja ya kujiandikisha upya, uwekaji wa mfumo wa fahirisi ya kadi na kazi ya kumbukumbu hurahisishwa, na udhibiti wa utekelezaji umerahisishwa.

Uhasibu wa hati za ndani ni sehemu muhimu ya uhasibu wa jumla wa nyaraka. Malengo yake kuu ni pamoja na:

Kupata habari kwa kuhesabu idadi ya wafanyikazi katika huduma ya kazi ya ofisi;
- Uchaguzi wa njia za kiufundi zinazokidhi mahitaji ya shirika;
- Kurekebisha mzigo wa kazi wa wasanii na idara za taasisi wakati wa kufanya kazi na nyaraka;
- Uhasibu uliopangwa vizuri unakuwezesha kutathmini kiasi cha mtiririko wa hati, kuamua kwa urahisi eneo la kitu chochote na utaratibu wa kazi nayo.

Ili kuhesabu nyaraka za ndani, sifa zake za msingi hutumiwa, ambazo hufanya iwezekanavyo kutambua kitu chochote:

1. Nambari ya usajili wa serial;
2. Tarehe ya usajili;
3. Yaliyomo;
4. Idara ya mkusanyaji;
5. Mwigizaji;
6. Tarehe ya mwisho;
7. Maendeleo ya utekelezaji;
8. Nambari ya kesi.

Bila kujali fomu ya usajili, kila kitu kinaweza kupewa sifa za ziada, kwa mfano, idadi ya karatasi au kuwepo kwa maombi. Tafadhali kumbuka kuwa uhasibu na usajili lazima ufanyike kwa mujibu wa Maagizo yaliyoidhinishwa ya kazi ya ofisi na Nomenclature ya Kesi iliyopitishwa na kampuni.

Hesabu ya ndani ya hati

Hesabu ya ndani ya hati za kesi ni hati ya uhasibu ambayo ina orodha ya hati za kesi zinazoonyesha nambari za mfululizo za hati za kesi, faharisi, tarehe, vichwa na nambari za karatasi za kesi.

Ni hati ya lazima katika mchakato wa kurekodi kesi zilizo na habari muhimu sana kwa kampuni. Orodha ya ndani ya hati za kesi ina fomu iliyounganishwa na imejazwa kwenye karatasi tofauti.

Hesabu ya ndani ya kesi lazima isainiwe na mkusanyaji. Ikiwa kesi imefungwa au kufunguliwa bila fomu ya hesabu ya ndani, basi inaunganishwa ndani ya kifuniko cha mbele cha kesi hiyo.

Katika kumbukumbu ya shirika, dhana ya faili na vitengo vya uhifadhi ni sawa.

Karatasi za hesabu za ndani za kesi zimehesabiwa tofauti Nambari za Kiarabu na katika karatasi ya vyeti, kesi zinaonyeshwa kupitia ishara "+".

Sheria za kujaza hesabu ya ndani ya hati za kesi:

Nambari ya serial.

Nambari ya serial ya hati katika kesi imeonyeshwa.

Kielezo cha hati.

Nambari ya hati ni nambari ya usajili wa hati (ikiwa hakuna, basi alama ya b / n inafanywa katika hesabu ya ndani).

Tarehe ya hati.

Safu inaonyesha tarehe ya usajili wa waraka au tarehe ya saini ya hati (ikiwa hati haijasajiliwa).

Kichwa cha hati.

Kichwa cha hati kinajumuisha muhtasari hati.

Nambari za karatasi.

Lazima uonyeshe nambari za karatasi za waraka.

Kumbuka.

Katika kumbuka, ikiwa ni lazima, maelezo yanafanywa kuhusu vipengele vya hali ya kimwili ya nyaraka za kesi (kuondoa, kuingizwa, uingizwaji wao na nakala, nk) na viungo vya vitendo vinavyofaa.

Ingizo la mwisho.

Mwishoni mwa hesabu kuna kiingilio cha mwisho ambacho idadi ya hati imeonyeshwa kwa nambari na kwa maneno. Idadi ya karatasi za hesabu ya ndani imeonyeshwa.

Nyaraka za udhibiti wa ndani

Hivi sasa, ikiwa biashara iko chini ya ukaguzi wa lazima, lazima iwe na udhibiti wa ndani tu juu ya ukweli wa shughuli za kiuchumi, lakini pia kupanga udhibiti wa ndani juu ya uhasibu na utayarishaji wa taarifa za uhasibu (fedha).

Isipokuwa: hali ambapo jukumu la kudumisha uhasibu limechukuliwa na mkuu wa shirika. Kwa mfano, wakati wa kuandaa udhibiti wa ndani, biashara ndogo ndogo lazima ziendelee kutoka kwa kanuni ya busara na, chini ya hali fulani, mkuu wa shirika kama hilo. chombo cha kiuchumi inaweza kufanya kazi za udhibiti wa ndani kwa kujitegemea. Mbinu sawa, kulingana na Taarifa No. PZ-11/2013, inaweza kutumika na baadhi ya mashirika yasiyo ya faida.

Udhibiti wa ndani katika shughuli za shirika lazima:

1. kupenyeza mfumo mzima wa usimamizi, kuanzia uundaji wa mipango mkakati na kuweka malengo ya kimbinu ya kudhibiti utendakazi mahususi wa kupata, kutumia na kuhakikisha usalama wa rasilimali na mali yoyote;
2. kuwezesha utekelezaji wa maamuzi ya usimamizi, kutathmini uhalali na ufanisi wao, kuonyesha hali halisi ya mambo katika shirika, kutambua na kupunguza hatari.

Njia za udhibiti wa ndani hazipaswi tu kutathmini uaminifu wa ukweli wa maisha ya kiuchumi, lakini pia kuzuia matukio haramu, michakato, shughuli na kuzuia. matokeo mabaya shughuli za kifedha na kiuchumi za taasisi ya kiuchumi. Udhibiti wa ndani hutathmini uaminifu wa viashiria na wakati wa kuripoti. Inazuia upotoshaji wa data ya uhasibu na taarifa za kifedha.

Taratibu za udhibiti wa ndani, kulingana na mapendekezo ya Wizara ya Fedha ya Urusi, ni pamoja na:

Nyaraka za shughuli na shughuli zote;
kuangalia kufuata kwa hati za msingi za uhasibu na mahitaji yaliyowekwa na kutathmini uaminifu wa habari;
idhini ya shughuli, kutoa uthibitisho wa uwezo wa utekelezaji wao;
upatanisho wa data;
kuweka mipaka ya mamlaka, uamuzi wa haki na wajibu wa viongozi;
kufuatilia uwepo halisi na hali ya vitu;
uchambuzi wa mafanikio ya malengo yaliyowekwa, tathmini ya usahihi wa shughuli na shughuli;
taratibu zinazohusiana na usindikaji wa habari wa kompyuta na mifumo ya habari.

Kwa hivyo, shirika lazima liwe na hati zilizo na orodha iliyoidhinishwa, maelezo, sifa na quantification njia za msingi na taratibu za udhibiti wa ndani.

Vipengele muhimu zaidi udhibiti wa ndani ni pamoja na kutambua hatari, kuchambua kiwango cha hatari, kufanya maamuzi ya usimamizi yanayolenga kuziondoa, kuzipunguza na kuzipunguza.

Taarifa ya Wizara ya Fedha N PZ-11/2013 inasema kwamba tathmini ya hatari imeundwa kutambua yale ambayo yanaweza kuathiri uaminifu wa uhasibu na taarifa.

Udhibiti wa ndani lazima uhakikishe kuwa:

Ukweli wa maisha ya kiuchumi ulioonyeshwa katika uhasibu ulifanyika katika kipindi cha kuripoti na unahusiana na shughuli za sasa za shirika;
mali, haki za mali na wajibu wa shirika ulioonyeshwa katika rekodi za uhasibu zipo;
vitu vya uhasibu vinaonyeshwa katika kipimo sahihi cha gharama;
data ya uhasibu imefichuliwa kwa usahihi na kwa wakati katika taarifa za fedha.

Tathmini hatari ya unyanyasaji. Dhuluma zinaweza kuhusishwa na eneo lolote la uhasibu na shughuli za shirika kwa ujumla.

Shida ya kutathmini hatari ya unyanyasaji inahusiana moja kwa moja na uzembe na uzembe wakati wa kufanya biashara kwa ujumla na wakati wa kuchagua wenzao haswa.

Kwa kuzingatia mapendekezo ya Wizara ya Fedha ya Urusi, kwa shirika sahihi na utekelezaji wa udhibiti wa ndani, inahitajika kukuza na kurasimisha hati za ndani za shirika na kiutawala za taasisi ya kiuchumi (maagizo, maagizo, kanuni, maelezo ya kazi, kanuni). , mbinu, viwango). Majukumu na mamlaka ya idara na wafanyikazi iliyotolewa katika hati hizi imedhamiriwa kulingana na maalum ya shughuli za taasisi ya kiuchumi na sifa za mfumo wake wa usimamizi. Udhibiti wa ndani unaweza kufanywa na huduma za ndani za shirika na kwa ushiriki wa washauri wa nje.

Tahadhari maalum Ni vyema kutambua kwamba ufanisi wa udhibiti wa ndani unaweza kupunguzwa au kupunguzwa kwa sababu mbalimbali, mara nyingi zaidi ya udhibiti wa shirika. Kwa mfano, mabadiliko katika sheria, kuibuka kwa hali mpya nje ya nyanja ya ushawishi wa usimamizi wa taasisi ya kiuchumi. Lakini matumizi mabaya ya mamlaka na usimamizi au wafanyakazi wengine au tukio la makosa katika mchakato wa kufanya maamuzi, wakati wa shughuli, na uhasibu - hizi tayari ni sababu za ndani na athari zao kwa shirika la udhibiti zinaweza kupunguzwa.

Kwa kumalizia, ni vyema kutambua kwamba kila kampuni lazima iunde na itumie mfumo wa udhibiti wa ndani katika shughuli zake. Hii ni zana ya usimamizi wa shirika ambayo hukuruhusu kutekeleza michakato mbalimbali ya biashara kwa ufanisi iwezekanavyo. Udhibiti wa ndani haupaswi tu kugundua mapungufu na ukiukwaji katika suala la ukweli uliokamilika wa maisha ya kiuchumi, lakini pia kuzuia kutokea kwao katika siku zijazo. Na ni muhimu kwamba inafanywa kwa kuendelea, bila kuachwa, katika kipindi chote cha taarifa kwa mujibu kamili wa kanuni zilizoidhinishwa.

Udhibiti wa ndani unapaswa kuwa moja ya zana muhimu zaidi katika kufanya maamuzi, kufikia malengo ya kimkakati ya shirika, kuhifadhi mali, matumizi bora, kufuata sheria na kanuni za ndani, na pia kuandaa taarifa za uhasibu za kuaminika (za kifedha).

Hati za kanuni za ndani

Moja ya hati zinazodhibiti mahusiano ya kazi na mwajiri (kwa mujibu wa sheria) ni kanuni za kazi za ndani (ILR). Kwa mfano, kwa msaada wa sheria katika shirika, huamua serikali ya kazi, ratiba ya kazi ya ndani, utaratibu wa kutumia motisha na adhabu kwa wafanyikazi, kuanzisha haki, majukumu na majukumu ya wahusika kwenye mkataba wa ajira, na vile vile. mazingira mengine ya kazi.

PVTR hutengenezwa na kukusanywa na shirika kwa kujitegemea (kulingana na maalum ya kazi) na wafanyakazi au huduma ya kisheria ya biashara na inaweza kuwa kiambatisho kwa makubaliano ya pamoja. Ipo msingi wa kawaida, kusaidia katika maendeleo ya PVTR. Kwa kuwa hati hii inahusiana na nyaraka za shirika na utawala, utekelezaji wake umewekwa na mahitaji yaliyoanzishwa na GOST R 6.30-2003.

Kawaida, ukurasa wa jalada wa kanuni za ndani haujatolewa. Karatasi ya kwanza ya sheria lazima iwe na kichwa na picha ya nembo, jina kamili la shirika (katika hali zingine, jina lililofupishwa linaruhusiwa ikiwa limeandikwa katika hati), pamoja na jina la hati - kwa herufi kubwa. Ikiwa kanuni za kazi zilizotengenezwa ni kiambatisho cha makubaliano ya pamoja, basi alama inayofanana inafanywa juu.

Upande wa kulia kona ya juu stempu ya idhini ya sheria imeundwa. Kwa mfano, NIMEIDHIDISHA Mkurugenzi Mkuu Jina kamili. Tarehe ya.

Tarehe ya kuandaa sheria ni tarehe ya idhini yao.

Hebu tukumbushe kwa mara nyingine tena kwamba PVTR inapaswa kutafakari maelezo mahususi ya kazi ya shirika na kutambua hali nyingi za kawaida zinazotokea katika mchakato wa kazi iwezekanavyo.

Sheria za ndani ni marufuku kuagiza hali ambazo zinazidisha hali ya wafanyikazi.

Seti ya sheria zilizotengenezwa lazima zipitie hatua ya uratibu na idara zingine za shirika, na vile vile na wawakilishi wa kamati ya umoja wa wafanyikazi, na tu baada ya ile iliyoidhinishwa na mkuu.

Wafanyakazi wote lazima wafahamu utaratibu ulioidhinishwa dhidi ya saini. Kwa hivyo, PVTR ya shirika inapaswa kuchapishwa mahali panapoonekana na inapatikana kwa kusomwa wakati wowote.

1. Masharti ya jumla - madhumuni ya sheria na maombi yao, kwa nani wanaomba, katika hali gani wanarekebishwa na maelezo mengine ya jumla.
2. Utaratibu wa kuajiri na kufukuza wafanyikazi - maelezo ya utaratibu wa kusajili kuajiri na kufukuzwa kwa wafanyikazi, hatua za shirika wakati wa kuhamisha mfanyakazi kwa kazi nyingine, masharti na muda wa kipindi cha majaribio, orodha ya lazima. hati.
3. Haki za msingi na wajibu wa wafanyakazi (kulingana na Kifungu cha 21 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi).
4. Haki za msingi na wajibu wa mwajiri (kulingana na Kifungu cha 22 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi).
5. Muda wa kazi- kuanza na mwisho wa siku ya kufanya kazi (kuhama), muda wa siku ya kufanya kazi (kuhama) na wiki ya kufanya kazi, idadi ya mabadiliko kwa siku; orodha ya nafasi za wafanyikazi walio na masaa ya kazi isiyo ya kawaida, ikiwa ipo; mahali na tarehe ya kutolewa mshahara.
6. Wakati wa kupumzika - wakati wa mapumziko ya chakula cha mchana na muda wake; mapumziko maalum kwa makundi fulani ya wafanyakazi (kwa mfano, wapakiaji, janitors, wafanyakazi wa ujenzi wanaofanya kazi nje katika msimu wa baridi), pamoja na orodha ya kazi ambazo wameajiriwa; wikendi (ikiwa shirika linafanya kazi kwa siku tano wiki ya kazi, basi sheria zinapaswa kuonyesha siku gani, isipokuwa Jumapili, itakuwa siku ya kupumzika); muda na sababu za kutoa likizo ya ziada ya malipo ya kila mwaka.
7. Motisha kwa wafanyakazi - utaratibu wa kutumia hatua za motisha za maadili na nyenzo.
8. Wajibu wa wafanyakazi kwa ukiukaji wa nidhamu - maelezo ya utaratibu wa kutumia hatua za kinidhamu, kuondoa vikwazo vya kinidhamu, aina za adhabu na ukiukwaji maalum nidhamu ya kazi ambayo inaweza kusababisha adhabu.
9. Masharti ya mwisho - ni pamoja na vifungu kuhusu utekelezaji wa lazima wa sheria na utaratibu wa kutatua migogoro kuhusu mahusiano ya kazi.

PVTR inaweza pia kujumuisha sehemu zingine, kwa mfano "Maelezo ya Siri", "Njia ya kupita na hali ya ndani ya kitu".

Nyaraka za ndani na nje

Kulingana na madhumuni yao, hati za uhasibu zimegawanywa (zilizoainishwa) katika:

A) zile za kiutawala, ambazo zina maagizo juu ya utekelezaji wa shughuli fulani ya biashara; sio msingi wa kurekodi shughuli katika uhasibu, kwa kuwa hakuna uthibitisho kwamba shughuli hiyo ilifanyika. Nyaraka za utawala ni pamoja na maagizo, maagizo, maagizo, nk;
b) mtendaji au exculpatory, kuthibitisha ukweli wa utekelezaji wa shughuli. Wao ni hatua ya kwanza ya usajili wa akaunti. Hizi ni pamoja na maagizo ya kupokea na matumizi, ankara, risiti zinazoonyesha kukubalika kwa thamani, vitendo vya kazi iliyofanywa, nk;
c) nyaraka za uhasibu, ambazo zinajumuisha taarifa za utawala, vyeti mbalimbali, mahesabu, nk. (kwa mfano, kuhesabu kiasi kwa ajili ya ununuzi na upatikanaji wa mali nyenzo);
d) pamoja - na ishara za wakati mmoja za utawala, nyaraka za mtendaji za usajili wa uhasibu katika shughuli fulani ya biashara na wakati huo huo dalili ya kutafakari kwake katika akaunti za uhasibu. Nyaraka hizo ni pamoja na ripoti za mapema, maagizo ya fedha za Faida na Matumizi, mahitaji ya kutolewa kwa vifaa kutoka ghala.

Kulingana na mahali pa maandalizi, nyaraka zinagawanywa kwa nje na ndani.

Hati za nje ni zile zinazotoka kwa biashara na mashirika mengine, ambayo ni, ziko nje ya biashara uliyopewa. Hizi ni pamoja na taarifa za benki, ankara za wasambazaji, n.k.

Nyaraka za ndani ni hati zilizoundwa (zinazotolewa) katika biashara au shirika fulani.

Kulingana na kiasi cha shughuli zilizoonyeshwa, nyaraka zinagawanywa katika msingi na muhtasari.

Nyaraka za msingi ni zile ambazo kwanza husajili shughuli za biashara wakati wa kukamilika kwake au mara baada ya utekelezaji wake. Hizi ni pamoja na vitendo vya kukubalika na utupaji wa mali za kudumu, ankara, risiti, nk. Hati zilizounganishwa zinaundwa kwa misingi ya msingi. Hizi ni pamoja na ripoti mbalimbali, taarifa za malipo, nk.

Kulingana na njia ya matumizi, hati zimegawanywa kwa wakati mmoja na kusanyiko.

Nyaraka za wakati mmoja hutumiwa tu kwa usajili wa wakati mmoja na kutafakari kwa shughuli. Hizi ni pamoja na maagizo ya pesa taslimu ya Faida na Matumizi, mahitaji ya kupokea mali ya nyenzo kutoka ghala, nk.

Hati za jumla hutumiwa kwa utekelezaji wa mara kwa mara na usajili wa shughuli kwa muda fulani (wiki, muongo, mwezi). Kwa mfano, kikomo na kadi za ulaji, kwa msaada wa kutolewa kwa vifaa vya uzalishaji (utendaji wa kazi) hutolewa. Nyaraka hizo hupunguza kiasi cha nyaraka za msingi.

Kulingana na kiwango cha matumizi ya fedha, hati zimegawanywa katika zile zilizojazwa kwa mikono na kwa mechanized.

Nyaraka za msingi zinakabiliwa na uthibitisho wa lazima na wafanyakazi ambao huweka rekodi za uhasibu kwa fomu na maudhui, yaani, kuwepo kwa maelezo ya lazima katika hati na kufuata shughuli za biashara na sheria ya sasa, na uunganisho wa kimantiki wa viashiria vya mtu binafsi ni checked.

Nyaraka za uhasibu hutumiwa kupeleka maagizo kutoka kwa meneja hadi kwa mtekelezaji, yaani, kusimamia shughuli za kiuchumi za biashara.

Hati hufanya kama msukumo na husababisha uhamishaji wa habari ya uhasibu. Inatoa uhasibu na tafakari inayoendelea na endelevu ya shughuli za kiuchumi za biashara. Kwa msaada wa nyaraka, usahihi wa shughuli unafuatiliwa na uchambuzi unaoendelea wa kazi iliyofanywa unafanywa. Kwa hivyo, nyaraka hufanya kazi za udhibiti na uchambuzi.

Uhasibu kwa hati za ndani

Nambari ya usajili wa hati ni hitaji la kazi nyingi. Mbali na kusudi lake kuu - nambari za serial za hati, faharisi ya hati husaidia kutatua zaidi kazi mbalimbali. Kwa nambari za mwisho za serial mwishoni mwa mwaka, unaweza kufuatilia ongezeko la kiasi cha hati zinazopita kupitia shirika, na kwa hiyo kupitia katibu, ambayo inaonyesha kuongezeka kwa kazi ya kibinafsi na inaweza kuwa msingi wa madai ya kisheria kwa ongezeko la mishahara au ongezeko la wafanyakazi wa sekretarieti.

GOST R 6.30-2003 "Mifumo ya nyaraka iliyounganishwa. Mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na utawala. Mahitaji ya utayarishaji wa hati" inaruhusu, kwa hiari ya shirika, kuongeza nambari za usajili za serial na fahirisi za kitambulisho (kifungu cha 3.12), ambacho husaidia kutatua shida za kutafuta haraka hati fulani.

Kwa hivyo, hesabu za barua zinazotoka zinaongezewa na kanuni ya idara iliyoanzisha hati. Ili kuzuia machafuko na ufafanuzi wa hati ya kiutawala, maagizo ya wafanyikazi yanahesabiwa na mgawo wa faharisi K (wafanyakazi) au LS (kwa wafanyikazi), nambari ya agizo kawaida huongezewa na herufi R.

Wakati ombi linapokelewa la kutafuta hati, katibu anaweza kujua kwa urahisi kwa nambari, au kwa usahihi zaidi, na faharisi iliyopewa zaidi, ambayo faili (folda) itatafuta, kwa mfano:

Nambari 26-r - kwa amri;
No 26-ls - kwa amri kwa wafanyakazi;
Nambari ya 26-oper - kati ya dakika za mikutano ya uendeshaji.

Kwa kuongeza barua F (faksi) au E (barua pepe) kwa nambari ya serial ya hati iliyopokelewa, unaweza kutatua tatizo la uhasibu kwa njia ya kutoa barua kwa shirika lako bila kuongeza fomu za usajili (magazeti).

Usajili mmoja. Hati ndani ya kuta za taasisi moja imesajiliwa mara moja (juu ya uumbaji au risiti). Hati husafiri kutoka kitengo hadi kitengo chini ya nambari yake ya kipekee, i.e. idara za ndani, baada ya kupokea hati, zizingatie chini ya faharisi iliyopewa hapo awali, badala ya kugawa mpya. Sheria hii inatumika kwa nyaraka za kiutawala na mawasiliano rasmi.

Usajili kwa wakati. Kwa mujibu wa kifungu cha 16 cha Kanuni za kazi ya ofisi katika miili ya shirikisho nguvu ya utendaji, iliyoidhinishwa na Amri ya Serikali ya Shirikisho la Urusi Nambari 477, usajili wa nyaraka zilizopokelewa hufanyika siku ya kupokea, iliyoundwa - siku ya kusainiwa au kupitishwa au siku ya pili ya biashara. Mahitaji hayo yanahesabiwa haki na ukweli kwamba kuchelewesha hati katika hatua ya usajili hupunguza muda wa utekelezaji halisi kwa tarehe ya mwisho maalum. Ucheleweshaji kama huo unaweza kusababisha athari kwa wafanyikazi au hata taasisi nzima, bila kujali aina ya umiliki, matokeo mabaya. Utaratibu na muda wa usajili unapaswa kuonyeshwa katika maagizo ya usimamizi wa ofisi kwa kampuni maalum.

Kutenganisha rekodi za usajili. Kila aina ya hati ina usajili wake tofauti.

Kwa hivyo, katika fomu tofauti za usajili zifuatazo huzingatiwa:

Barua zinazoingia (hati zinazoingia);
hati zinazotoka;
kumbukumbu za ndani;
maagizo ya shughuli kuu;
maagizo ya wafanyikazi;
maagizo;
dakika za bodi ya wakurugenzi;
itifaki za mikutano ya kupanga (watendaji), nk.

Usajili unafanywa ndani ya mwaka wa kalenda. Kila mwaka mnamo Januari 1, hesabu ya karibu kila aina ya hati (maagizo, barua zinazoingia na zinazotoka, itifaki, nk) huwekwa upya hadi sifuri. Isipokuwa ni hesabu ya faili za uhifadhi wa kudumu. Orodha hizi zina nambari moja na nambari zinazoendelea za vitu katika maisha yote ya shirika.

Ukamilifu wa kutafakari habari kuhusu hati wakati wa usajili. Wakati wa kuingiza data ya usajili kwenye jarida (database), habari zote zinazopatikana kwenye hati zimeonyeshwa: index, tarehe, kumbukumbu ya nambari na tarehe ya ombi, jina la mpokeaji / mwandishi, na yaliyomo pia yamesemwa kwa kiasi kikubwa. maelezo iwezekanavyo. Kando na maelezo yaliyorekodiwa kimapokeo, fomu za uhasibu zinapaswa kuongezwa safu wima ambazo zingeonyesha maelezo ya ziada ambayo mara nyingi huombwa na wafanyakazi au wateja (kwa mfano, njia ya kutuma). Orodha ya sifa zinazozingatiwa zinapaswa kutajwa katika maagizo ya kazi ya ofisi.

Usawa wa uhasibu wa usajili, bila kujali fomu yake au fomu ya kupokea (uundaji) wa hati. Uhasibu wa hati katika shirika hufuata sheria sawa, bila kujali fomu iliyokubalika ya usajili: kwa mkono katika jarida, katika Excel, au kutumia programu maalum ya usimamizi wa hati za elektroniki.

Nyaraka za udhibiti wa ndani

Watu wengi, wanapoketi kuandika hati ya udhibiti, wana katika vichwa vyao wazo kwamba kazi yao ni kuteka hati sahihi ya udhibiti. Lakini hiyo si kweli. Kwa kweli, kazi yao ni kuboresha hali ya mfumo. Na kwa hili unahitaji kuhakikisha utekelezaji, kuchimba hati yako ya udhibiti moja kwa moja kwenye ubongo wa kila mfanyakazi wa shirika. Hakikisha kwamba kila mfanyakazi anasoma hati yako, anaelewa hati yako, anaweza kuikumbuka, anaitekeleza na kuichukulia kama kitu muhimu, masahihisho ya sauti na nyongeza kwako, na anaishi kulingana na hati yako.

Kazi yako ni kufanya lami kupasuka.

Ili kuunda hati kama hiyo, inahitajika kuwa kitu kati ya maandishi ya sheria na maandishi ya barua moja ya Chichvarkin.

Kwanza, soma viwango vyote vya mtiririko wa hati zinazopatikana, GOST za utayarishaji wa nyaraka, na mahitaji ya utayarishaji wa maagizo.

Mara tu ukiwa na uhakika kuwa unajua mahitaji yote, unaweza kupuuza yoyote kati yao, kwa sababu ... sio lazima isipokuwa uchague kupata cheti cha kufuata kiwango.

Ifuatayo, inahitajika kusoma hali ya sasa ya mfumo. Kuwa na ufahamu wa jinsi kufuata kiwango kipya kutaboresha hali hii.

Kwa sababu hati, kama sheria, inaelezea mchakato - mchakato lazima ujumuishe mahitaji ya mteja wa ndani. Bila shaka, kanuni hii lazima pia ikubaliwe na mteja huyu wa ndani katika hatua ya maendeleo.

Unapoketi ili kuandika hati inayofuata ya udhibiti, lazima uwe na mawazo ya kuunda hati bora ya udhibiti katika historia ya wanadamu.

Hati lazima iwe na malipo ya jumla ili kupita safu zifuatazo za silaha za inertia ya mfumo:

1. Hati lazima isomwe.

Kila mfanyakazi anapaswa kusoma hati yako, na sio tu kusaini ili kufahamiana. Ili kufanya hivyo, hati lazima iwe mafupi, inapaswa kuundwa kwa uzuri na sio boringly, na si kama kipande cha urasimu, na pia usiwe na sehemu zisizohitajika ambazo zinapaswa kuwepo tu kwa ajili ya adabu.

Watendaji wakuu hawajisumbui kamwe na hii. Wanahakikishiwa tu kwamba hati yao lazima isomwe na wale wanaolazimika kufanya hivyo. Na ikiwa wafanyikazi husaini tu kwa habari hiyo, basi ni wafanyikazi wajinga, wasio na maana, na ni kosa lao wenyewe kwa kutosoma wanachopaswa kusoma. Ikiwa wanakiuka hati ya udhibiti, watajibu, kwa sababu hapa ni - saini juu ya marafiki!

Jambo lisilofaa zaidi ambalo linaweza kutokea ikiwa malengo ni kuanzisha mchakato mpya / uliobadilishwa ni kufahamiana na saini. Ikiwa utambuzi huanza na kumalizika na saini kwenye karatasi ya kufahamiana, hii ni kazi "ya onyesho" na amateurs wa kawaida ambao wamehamisha jukumu lote kwa waigizaji, bila kujali sana matokeo na ufanisi wa mahitaji yao.

2. Hati lazima ieleweke.

Fikiria kuwa unaelezea maandishi ya hati kwa mmoja wa wafanyikazi wako kibinafsi. Ndivyo unavyoandika! Na sio mfanyakazi wa ofisi aliye na kiota cha mraba!

Watendaji wakuu hawajisumbui kamwe na hii. Wanaandika tu kitu kama: "Shirika, ambapo ufuatiliaji na kipimo vinatumika kutoa ushahidi wa ulinganifu wa bidhaa na huduma kwa mahitaji maalum, kuamua rasilimali zinazohitajika ili kuhakikisha ufaafu na uaminifu wa data."

Hii ndiyo sababu kila mtu anachukia huduma za QMS - wanaandika karatasi mahiri, halafu wanakasirika kwamba kila mtu anapuuza. Ndiyo, kusoma tu hati kama hiyo ni kazi yenyewe!

Na inapobainishwa kuwa hati hiyo imeandikwa kwa njia isiyoeleweka, wanashauri kuuliza swali la sifa za wafanyikazi ambao hati hiyo imekusudiwa.

Katika maagizo na hata katika kiwango, unaweza kuandika mifano, unaweza kuandika hoja, unaweza kuandika chochote ili iwe rahisi kwa wafanyakazi kuelewa maana ambayo unajaribu kuwaeleza!

Wakati mwingine unasoma aya katika maagizo na kuuliza mwandishi swali:

Je, hatua hii kwa kweli ina maana gani?

Sio muhimu jinsi ulivyoandika waraka, jambo kuu ni jinsi itaeleweka!

Haijalishi jinsi hati imeandikwa, baada ya kupitishwa hati bado inahitaji kufafanuliwa. a) kupitia mafunzo; b) kupitia utekelezaji wa hatua kwa hatua na uchambuzi wa matatizo yanayojitokeza na mabadiliko ya kanuni ikiwa ni lazima.

3. Hati lazima ikumbukwe.

Ili kufanya hivyo, unahitaji kufikisha kwa mfanyakazi umuhimu na umuhimu wa shida inayotatuliwa. Unaweza kuelezea hali ya sasa au tatizo linalotatuliwa (ni bora kuweka hii katika barua ya kifuniko) na kutoa kiwango cha juu cha maumivu.

Kwa kuongeza, unapaswa kufanya maandishi yawe na chaji ya kihisia inapofaa. Inaruhusiwa kutumia mifumo ya usemi kama vile "HAKUNA TUKIO je, unamwambia Mteja kuwa ...". Uwepo wa mifano maalum, mifumo ya usemi inayoeleweka na misimu, na usemi wa simulizi unahimizwa. Jisikie huru kuwa na mawazo. Akili ya mwanadamu hukumbuka picha bora na maandishi ambayo yanafanana na kusimuliwa kwa hadithi.

Lakini hupaswi kuzidisha, kwa hivyo ni bora kubadilisha maneno kama vile "jibu kwa usahihi" na "jibu kwa usahihi."

4. Hati lazima itekelezwe.

Ili kufanya hivyo, nilitumia mbinu hii kama maelezo ya kile kinachotokea wakati hatua moja au nyingine inakiukwa. Ninaelezea mahitaji. Chini yake naandika “Iwapo hili halitatimizwa, basi yafuatayo hutokea: *inaelezea picha chungu na ya kweli ya kushindwa kabisa* “Jisikie huru kuhalalisha madai yako. Mahitaji, mara moja chini yake ni sababu ya uteuzi wake.

Watendaji wakuu hawajisumbui kamwe na hii. Wao ni tu kutamka mahitaji. Wanafikiri kwamba kila mtu anaweza kufanya kitu tu chini ya tishio la aina fulani ya vikwazo, na si kwa sababu ya motisha ya ndani (adabu, kwa mfano). Na wanafikia kufuata hati kupitia tani ya udhibiti, usimamizi mdogo, faini na maonyesho mengine ya motisha ya nje. Na hii yote ni muda, bila shaka. Au wanasema tu kwamba wafanyikazi wa shirika hawawajibiki na wana akili dhaifu.

Wafanyakazi wengi watazingatia mahitaji yako ikiwa wanaelewa tu kwa nini inahitajika. Wafanyakazi wengi watapuuza madai yako, hata chini ya tishio la aina fulani ya adhabu, ikiwa hawaelewi kwa nini hii ni muhimu.

Inua motisha ya ndani watu wanaweza kuzingatia mahitaji ya mfumo njia tofauti. Nilifikia hata matusi, "Ikiwa hutatii hitaji hili, basi huwezi kuitwa mtaalamu," na vitisho, "ukiukaji wa maagizo haya utaadhibiwa kwa uovu fulani" ndani ya nyaraka za udhibiti.

5. Kila mtu lazima aishi kulingana na hati yako. Mchakato ukibadilika, wazo la kwanza la wafanyikazi linapaswa kuwa "Tunahitaji kufanya mabadiliko kwa kanuni."

Kwa kufanya hivyo, jaribu kuhusisha kila mtu katika kuundwa kwa hati hii. Ikiwa mtu mwenyewe aliandika hati ya udhibiti, ikiwa alishiriki kikamilifu katika idhini yake, basi ataitendea kwa uangalifu mkubwa. Wape kila mtu sauti ya nyongeza yake.

Baada ya kuidhinisha hati hiyo, wafanyakazi hawatakuwa na fursa ya kusema kwamba baadhi ya upuuzi umeandikwa ambayo haiwezekani kutekeleza. Wao wenyewe waliandika na kuridhia upuuzi huu. Pili, kichwa cha ziada wakati wa kufafanua mahitaji itaturuhusu kuangalia mahitaji kutoka upande mmoja zaidi, ambayo labda hatujazingatia. Wamiliki wa mchakato wanaweza kuwa na mtazamo wa kina zaidi wa hali ya sasa ya mfumo.

Kadiri tunavyotumia muda mwingi katika kuunda na kukubaliana juu ya hati, ndivyo tutakavyohitaji wakati mdogo kuitekeleza na kugeuza mahitaji kuwa ukweli.

Daima tumia dhana ya kipindi cha mtihani, wakati sio tu mtu atafuatilia utekelezaji wa mahitaji, lakini katika kipindi hiki anaweza kutatua matatizo yote haraka, kujibu maswali yanayotokea, na kuwa na ufahamu wa maendeleo ya utekelezaji wa mahitaji tangu mwanzo. hadi mwisho wa mchakato mzima.

Na usisahau kwamba hati yako lazima iwe ya utaratibu na iwe na muundo sahihi. Kuwa na mipangilio sahihi ya pembejeo na matokeo, viungo vya kanuni zingine, nafasi zilizoonyeshwa kwa usahihi, hakuna makosa ya tahajia na muundo mzuri. Misa mifano muhimu unaweza kujifunza kutoka kwa GOSTs na viwango vya mtiririko wa hati, ambayo nilipendekeza kusoma mwanzoni mwa maelezo haya.

Kwa njia hii unaweza kuhakikisha kwamba hati ni "hai". Mtu yeyote anaweza kuandika karatasi za kuzaliwa ambazo hakuna mtu anayewahi kusoma au kuongozwa nazo.

Mfano wa barua ya maombi ambayo nilitoa yenye viwango vya shirika "Udhibiti wa Ubora wa Bidhaa" ambayo ilizinduliwa ili kuidhinishwa kupitia barua pepe ya shirika la ndani:

Wenzangu wapendwa!

Tafadhali chukulia kiwango hiki kama hati muhimu zaidi katika shirika. Huu ndio msingi, msingi ambao kila kitu kinazunguka.

Sasa kiwango sio kamili. Inaonekana zaidi kama mifupa, lakini katika siku zijazo itapata mwili na kuwa ya kina zaidi na ya utaratibu.

Nataka kila mmoja wenu achangie katika uandishi wa kiwango hiki. Niandikie nyongeza na maoni yako kwa uangalifu na kwa kina ninapokagua hati za kila mmoja wenu zinazokuja kwangu kwa idhini.

Jambo baya zaidi unaweza kufanya ni kupuuza mchakato wa kuzaliwa kwa hati hii. Sasa ni wakati wa kuelezea wasiwasi wote na kukubaliana juu ya kila kitu. Mara tu kiwango kitakapoidhinishwa, sitakuruhusu tena kukwepa utekelezaji wake.

Sasa ninaona hali ambayo tunajenga haraka sana, lakini tunajenga juu ya mchanga. Na ni muhimu - juu ya msingi! Kiwango hiki ndio msingi ambao ninajaribu kuweka chini ya shughuli zetu. Tunajenga nyumba upande mmoja, na sehemu ambayo ilijengwa mapema kidogo inaanguka. Kwa hiyo, unapaswa kuacha wazo kwamba kujenga msingi ni kupoteza muda. Ndio, haionekani, kwa sababu ... ni chini ya ardhi, lakini ni muhimu.

Ninakuomba usome na ushiriki katika utayarishaji wa kiwango hiki kwa wazo kwamba utaishi kulingana nacho. Na chini ya hali yoyote unapaswa kujiondoa kutoka kwa mchakato huu. Ni ujinga kubaki kwenye jukwaa wakati treni ya uboreshaji wetu, gari baada ya gari, inasonga mbele. Huenda usiwe na muda wa kuruka kwenye gari la mwisho.

Haupaswi kufikiria kuwa haiwezekani kuishi kulingana na kiwango hiki - ninasimamia kikamilifu hifadhidata ya idara ya maendeleo kwa baadhi ya miradi yangu na nimejifanyia kikamilifu njia zilizoelezewa. Sasa ninajaribu kuongeza matokeo yangu kwa kampuni nzima.

Kwa sasa, kiwango kimeandikwa sio "kama ilivyo", lakini "kama inavyopaswa kuwa". Kwa mfano, bado hatuna mwongozo mmoja kamili wa kutengeneza bidhaa. Hebu sasa tuchore picha ya hali bora kwa sisi wenyewe, na sote tutaelewa wazi ni hali gani ya mfumo ambao sisi sote tunajitahidi kufikia hatimaye.

Orodha ya hati za ndani

Hebu tufanye uhifadhi mara moja kwamba katika makala hii tunatoa tu orodha ya takriban ya hati za ndani za ushirika. Ni takriban sio kwa sababu ni rahisi kwetu kuunda moja kamili, lakini kwa sababu, kwanza, orodha maalum ya hati inategemea aina ya shirika - la kibiashara au lisilo la faida, fomu ya kisheria, hali na mambo mengine, na pili - mahitaji ya kisheria kuhusu upatikanaji wa hati za kampuni ya ndani yanaboreshwa kila wakati, na karatasi ambayo haihitajiki leo inaweza kuwa "msingi" kesho. Bila shaka, tutabadilika na kuongeza kwenye orodha kadri tuwezavyo, lakini bado tuzingatie hayo hapo juu.

Hata hivyo, kwa wale wanaohitaji orodha mahususi mahususi kwa shirika lao, wanasheria wetu wa masuala ya kazi huko Ryazan watatayarisha seti zinazohitajika za hati za shirika lako.

Hati za kampuni ya ndani:

Maamuzi (itifaki) juu ya idhini ya hati za ndani;
Uamuzi (itifaki ya uteuzi wa chombo cha usimamizi pekee (mkurugenzi, rais, mkuu, mwenyekiti, nk).

Hapa hatujaonyesha itifaki (maamuzi) zinazohitajika wakati wa kuunda na kusajili shirika, kwa sababu inachukuliwa kuwa tayari zipo ikiwa shirika linafanya kazi.

Kwa hiari, inawezekana pia kutoa kifungu juu ya utaratibu wa kuitisha chombo cha juu zaidi cha usimamizi (mikutano ya waanzilishi, wanahisa, wanachama, wanahisa, nk. na itifaki zinazofanana juu ya idhini yao.

Kanuni za utoaji wa taarifa, pia zilizoidhinishwa na baraza kuu la uongozi.

Hati za ndani za hesabu:

Kanuni zimewashwa sera ya uhasibu(hati hii kawaida hutengenezwa na wahasibu wenyewe, kwa mujibu wa kazi zaidi ya kampuni iliyokabidhiwa);
Kwa hiari, kunaweza pia kuwa na utoaji wa usambazaji wa faida, gawio, uundaji wa fedha - hifadhi, mtaji na wengine.

Orodha ya hati za kazi ya ndani (wafanyikazi):

Jedwali la wafanyikazi (unaweza kuchukua fomu ya kawaida T3);
Kanuni za kazi ya ndani (Kifungu cha 189 cha Kanuni ya Kazi);
Kanuni za malipo (Sura ya 21 ya Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);
Orodha ya kanuni za kazi (Kifungu cha 212 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);
Seti ya vitendo vya kisheria juu ya kazi kwa mujibu wa maalum ya shughuli (Kifungu cha 212 cha Kanuni ya Kazi);
Mikataba ya ajira (Kifungu cha 57 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi), pamoja na mkataba wa ajira na mkurugenzi (kumbuka: hapo awali, ikiwa mwanzilishi wa LLC na mkurugenzi walikuwa mtu mmoja, basi mkataba wa ajira haukuhitajika, kwani huwezi kusaini makubaliano na wewe mwenyewe, kwa njia, kulikuwa na maelezo mengi na Wizara ya Kazi, na Wizara ya Fedha, lakini sasa mawazo ya ukiritimba wa serikali yanaendelea kwenye njia ambayo, baada ya yote, wakati mwanzilishi na mkurugenzi sanjari, basi lazima bado kuwe na makubaliano);
Orodha ya fani na aina za kazi ambazo maagizo ya ulinzi wa kazi yanapaswa kutengenezwa (Kifungu cha 211, 221, 223, 225, 226, 228 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);
Orodha ya maagizo juu ya ulinzi wa kazi (azimio 1/29);
Nyaraka za kuthibitisha bima ya wafanyakazi dhidi ya ajali kazini na magonjwa ya kazini(Kifungu cha 212 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi).

Programu (Kifungu cha 225 cha Kanuni ya Kazi):

Programu ya utangulizi;
programu ya mafunzo kazini.

Maagizo:

Maelezo ya kazi kwa mkurugenzi na wafanyikazi (Kifungu cha 211, 221, 223, 225, 226, 228 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);
maagizo ya ulinzi wa kazi;
maelekezo ya usalama wa moto.

Majarida:

Kumbukumbu ya utangulizi ya usajili (Kifungu cha 225 cha Kanuni ya Kazi);
logi ya maelezo ya mahali pa kazi (225 TC);
logi ya ajali kazini (Kifungu cha 228 - 231 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);
jarida la maagizo ya usalama wa kazi kwa wafanyikazi, Azimio 1/29);
jarida la kurekodi utoaji wa maagizo ya ulinzi wa kazi kwa wafanyikazi (Azimio 1/29).

Vitabu (Azimio la Wizara ya Kazi ya Shirikisho la Urusi N 69 "Kwa idhini ya Maagizo ya kujaza vitabu vya kazi"):

Kitabu cha risiti na gharama kwa uhasibu wa fomu za kitabu cha kazi na kuingiza ndani yake;
kitabu cha uhasibu kwa harakati za vitabu vya kazi na kuingiza ndani yao.

Maagizo ya mitaa na maazimio ya waanzilishi juu ya ulinzi wa kazi na kazi:

Agizo juu ya maendeleo (kibali) cha orodha ya fani na aina za kazi ambazo maagizo ya ulinzi wa kazi yanapaswa kutengenezwa;
agizo la kuteua mtu anayehusika na mafupi ya usalama wa kazi na kudumisha kumbukumbu za muhtasari* (* zinaweza kuunganishwa);
agizo la kuidhinisha ratiba ya likizo ya kila mwaka;
agizo la kuteua mtu anayewajibika kutunza na kurekodi vitabu vya kazi;
uamuzi (itifaki) juu ya idhini ya programu ya utangulizi;
uamuzi wa kuidhinisha programu ya awali ya mafunzo mahali pa kazi;
uamuzi juu ya idhini ya maagizo ya ulinzi wa kazi kwa wafanyikazi (inaweza kuunganishwa).

Hiari (hati hizi za ndani za shirika zinaweza kuwepo au zisiwepo kulingana na maalum maalum na (au) tamaa, lakini bado tuliona kuwa ni muhimu kuongeza orodha yetu nao):

Logi ya ukaguzi wa vyombo vya kisheria na wajasiriamali binafsi hiari (kifungu cha 8 cha Kifungu cha 16 cha Sheria ya Shirikisho N 294-FZ "Juu ya ulinzi wa haki za vyombo vya kisheria na wajasiriamali binafsi katika utekelezaji wa udhibiti wa serikali (usimamizi) na udhibiti wa manispaa", Agizo la Wizara. maendeleo ya kiuchumi RF N 141 "Juu ya utekelezaji wa masharti ya Sheria ya Shirikisho "Juu ya ulinzi wa haki za vyombo vya kisheria na wajasiriamali binafsi katika utekelezaji wa udhibiti wa serikali (usimamizi) na udhibiti wa manispaa";
Kanuni za data ya kibinafsi (kifungu cha 8 cha kifungu cha 86, kifungu cha 88 cha Kanuni ya Kazi);
Maagizo ya kufanya kazi kwenye PC (ikiwa kufanya kazi kwenye PC inachukua zaidi ya 50% ya muda wa kufanya kazi);
Mpango wa mafunzo ya usalama wa kazi (hiari wakati wa kuunda tume ya mafunzo ya usalama wa kazi);
Amri juu ya kuundwa kwa tume ya kupima ujuzi juu ya ulinzi wa kazi;
Maagizo ya mafunzo ya usalama wa kazi;
Itifaki za kupima maarifa juu ya ulinzi wa kazi;
Jarida la maarifa ya upimaji juu ya ulinzi wa kazi.

Kama unaweza kuona, hakuna kitu cha ajabu sana. Kwa bidii inayofaa na ujuzi mdogo wa Kompyuta, unaweza kukusanya kwa urahisi orodha inayohitajika ya hati za ndani za shirika lako.

Walakini, kulingana na Kifungu cha 309.2 cha Nambari ya Kazi, mashirika yaliyo chini ya kitengo cha biashara ndogo inaweza kutumia aina ya kawaida ya mkataba wa ajira uliohitimishwa kati ya mfanyakazi na mwajiri - taasisi ya biashara ndogo ambayo ni ya biashara ndogo ndogo, iliyoidhinishwa na Serikali ya Shirikisho la Urusi nambari 858. Vigezo vya uainishaji wa biashara ndogo ndogo vinaanzishwa na kifungu cha 4 cha Sheria ya Shirikisho Nambari 209 - Sheria ya Shirikisho "Juu ya maendeleo ya biashara ndogo na za kati katika Shirikisho la Urusi" na kupitishwa kwa mujibu wa hii. Sheria ya Serikali ya Shirikisho la Urusi Azimio No. 265 "Juu ya viwango vya juu vya mapato yaliyopokelewa kutoka kwa shughuli za ujasiriamali kwa kila kitengo cha biashara ndogo na za kati"

Ikiwa biashara ndogo hutumia mkataba wa kawaida wa ajira, hati za ndani za shirika kama kanuni za kazi ya ndani, kanuni za malipo na hati zingine za wafanyikazi wa ndani (wafanyakazi) zilizojumuishwa katika orodha ya lazima, haiwezi kukusanywa.

Maandalizi ya hati za ndani

Hati zote za shirika zimegawanywa katika mtiririko wa hati tatu:

Nyaraka zinazoingia (zinazoingia), i.e. kuingia katika shirika;
hati zinazotoka (zilizotumwa);
hati za ndani.

Hati inayoingia (hati inayoingia) - hati iliyopokelewa na taasisi.

Hati inayotoka (hati inayotoka) ni hati rasmi iliyotumwa kutoka kwa taasisi.

Hati ya ndani ni hati rasmi ambayo haiendi zaidi ya mipaka ya shirika lililoitayarisha.

Kila moja ya mtiririko wa hati ina vipengele vya usindikaji. Unapaswa kukumbuka daima kwamba vipengele vya usindikaji vinaathiriwa na uchaguzi wa fomu ya shirika la kazi na nyaraka (kati, ugatuzi, mchanganyiko).

Hati zinazoingia ni pamoja na zile zinazotoka kwa mashirika mengine: mkuu, chini, umma, manispaa, mashirika yasiyo ya serikali, kutoka kwa manaibu na raia. Kwa mfano: sheria, amri, maazimio, maamuzi, maelekezo, maagizo, maagizo, maagizo, amri, mamlaka ya wakili, mikataba, barua (matoleo, kuandamana, dhamana, matangazo, taarifa, maombi, nk), faksi, ujumbe uliotumwa na barua pepe, telegramu, ujumbe wa simu, ujumbe wa teletype, ripoti za kiuchumi, kifedha, shughuli za usimamizi, memos, vitendo, rufaa kutoka kwa wananchi, maombi na rufaa kutoka kwa manaibu, maombi, rufaa ya pamoja.

Usindikaji wa hati zinazoingia ni pamoja na:

Mapokezi na usindikaji wa msingi wa nyaraka;
mapitio ya awali na usambazaji wa nyaraka;
usajili;
uhamisho kwa ajili ya utekelezaji.

Mapokezi na usindikaji wa awali wa nyaraka katika mashirika ambayo hupokea idadi kubwa ya nyaraka hufanyika na huduma ya usimamizi wa ofisi, kwa ndogo - na katibu. Katika mashirika makubwa sana (wizara, wasiwasi) katika muundo wa huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema, vitengo maalum huundwa ambavyo vinakubali hati - safari.

Hati zinazoingia zinaweza kupokelewa kwa barua, kutumwa na mjumbe, mjumbe, wageni, au kutumwa kwa barua pepe au faksi.

Baada ya kupokea, lazima uangalie usahihi wa utoaji wa mawasiliano. Ikiwa itawasilishwa kwa anwani isiyo sahihi, lazima ipelekwe kwa mtumaji. Bahasha zinafunguliwa, isipokuwa zile zilizowekwa alama "binafsi", hali ya kimwili ya nyaraka inatathminiwa (maandishi yaliyoharibiwa, upokeaji usio kamili wa ujumbe wa faksi), na uwepo wa viambatisho huangaliwa. Kama sheria, bahasha huharibiwa, isipokuwa katika hali ambapo muhuri kwenye bahasha inaweza kutumika kuamua tarehe ya kutuma au kupokea hati au anwani ya mtumaji. Kisha bahasha imefungwa kwenye hati. Ikiwa maandishi ya waraka yameharibiwa au hakuna viambatisho, basi ripoti inatolewa. Nakala moja ya kitendo pamoja na hati zilizopokelewa hutumwa kwa mpokeaji. Barua zilizosajiliwa zinakubaliwa dhidi ya sahihi. Ikiwa hati imeandikwa "HARAKA", wakati wa kupokea hupigwa muhuri juu yake. Mapitio ya awali ya hati hufanywa kwa madhumuni ya kusambaza barua zinazoingia kwa hati zinazohitaji kuzingatiwa maalum na usimamizi wa shirika au mgawanyiko wa kimuundo, ili kumwachilia meneja kutoka kwa kuzingatia maswala ya sekondari, kuharakisha uhamishaji wa hati na mgawanyiko wao. utekelezaji.

Usambazaji wa hati zinazoingia kati ya usimamizi unategemea agizo la usambazaji wa majukumu kati ya usimamizi, ambayo inapeana maeneo ya shughuli kwa kila afisa. Uhamisho wa hati za kuzingatiwa kwa usimamizi wa shirika unafanywa kwa kuzingatia umuhimu wa yaliyomo kwenye hati na kwa mujibu wa kazi na uwezo wa maafisa ambao hati hiyo inatumwa kwa kuzingatia kulingana na usambazaji wa majukumu. imara katika shirika.

Uhasibu wa hati zinazoingia hujumuisha kuashiria risiti. Inajumuisha nambari ya serial ya uhasibu ya hati na tarehe ya kupokea (ikiwa ni lazima, saa na dakika). Alama imewekwa kwenye kona ya chini ya kulia ya karatasi ya kwanza ya hati. Inaweza kupigwa kwa mkono au kwa stamper ya umeme. Picha ya faksi ya hati ina tarehe ya kupokelewa, kwa hivyo nambari ya serial tu inapaswa kuonyeshwa juu yake. Kisha nyaraka za kusajiliwa zimeingia kwenye fomu ya usajili iliyoanzishwa katika shirika (gazeti, kadi, kadi ya elektroniki).

Mapitio ya hati na usimamizi yanajumuisha afisa husika kuandika azimio juu yake, i.e. uamuzi alioufanya juu ya taarifa zilizomo kwenye waraka huo.

Azimio huhamishiwa kwenye fomu ya usajili.

Hati hiyo inawasilishwa kwa utekelezaji baada ya kuzingatiwa na usimamizi.

Nyaraka zinapaswa kutekelezwa kwa wakati, kwa hiyo nyaraka zinazoingia zinapaswa kuhamishiwa kwa mkandarasi siku ya kupokea na usajili au siku ya kwanza ya kazi ikiwa nyaraka zinapokelewa nje ya saa za kazi.

Ikiwa hati inahitaji utekelezaji wa haraka, inaweza kuhamishiwa moja kwa moja kwa mtekelezaji, lakini daima na taarifa kwa meneja.

Ikiwa hati hiyo imekusudiwa kutekelezwa na watekelezaji kadhaa, kwa makubaliano na wasii anayewajibika, inakabidhiwa kwa zamu kwa kila mmoja au kwa watekelezaji wote walioonyeshwa katika azimio hilo, au nakala zinafanywa. Kazi zote juu ya utayarishaji wa hati ya rasimu hupangwa na mtekelezaji anayehusika.

Kwa hivyo, kazi kuu za usindikaji wa hati zinazoingia ni:

kuangalia utoaji sahihi wa nyaraka;
kuangalia uaminifu wa viambatisho na hali ya kimwili ya nyaraka zilizopokelewa;
kurekodi ukweli wa kupokea hati;
kuwatayarisha kwa ajili ya utekelezaji;
uhamisho wa hati kwa watekelezaji.

Zinazotoka - hati zilizoundwa ndani ya shirika na kutumwa kutoka kwayo kwa taasisi zingine au watu ambao walituma rufaa. Ikiwa shirika lina taasisi za chini, inaweza kutuma nyaraka za utawala (amri, maagizo, maagizo), barua (habari, dhamana, nk) kwao. Memo, ripoti, cheti, hakiki, barua, telegramu, ujumbe wa simu, faksi, ujumbe unaotumwa kwa barua-pepe hutumwa kwa mashirika ya juu.

Usindikaji wa hati zinazotoka ni pamoja na:

Kuchora rasimu ya hati;
maandalizi ya rasimu ya hati;
idhini yake (kutazama);
uthibitisho wa hati;
kutuma hati.

Msimamizi ana jukumu la kuandaa rasimu ya hati inayotoka. Anaratibu vitendo vya watendaji wengine walioainishwa katika azimio hilo. Mtendaji anayewajibika ana haki ya: kuwaita watendaji-wenza kwenye mikutano ya kazi, kudai kila kitu kutoka kwao vifaa muhimu, kuanzisha utaratibu wa kazi kati ya watendaji-wenza.

Katika mchakato wa kuandaa hati inayotoka, mkandarasi anajitayarisha kuandaa rasimu, huandaa hati ya rasimu, na kuidhinisha (kuidhinisha). Lazima alete kwenye huduma mradi wa shule ya mapema hati ambayo inahitaji upachikaji wa maelezo muhimu ya kitambulisho (saini, tarehe ya kusainiwa, faharisi ya usajili inayotoka, ikiwa ni lazima, muhuri wa idhini, muhuri). Hati inaweza kuhamishiwa kwa afisa husika kupitia huduma ya DOU au katibu. Hati ya rasimu inawasilishwa pamoja na vifaa vyote kwa misingi ambayo iliandaliwa. Iwapo rasimu ya waraka inaambatana na maoni kutoka kwa afisa anayeidhinisha rasimu, lazima yaambatishwe kwenye rasimu.

Meneja, baada ya kujijulisha na hati ya rasimu, anaweza kuithibitisha mara moja na saini yake, au anaweza kutoa maoni, marekebisho na kuiwasilisha kwa marekebisho. Kisha mkandarasi anakamilisha hati kwa mujibu wa maoni" na tena kukusanya visa vya idhini. Kurudi kwa mradi kunaweza kurudiwa, na kila wakati mkandarasi lazima kurudia utaratibu mzima wa kuandaa hati ya rasimu kutoka mwanzo hadi mwisho.

Kila mfanyakazi wa taasisi ya elimu ya shule ya mapema anapaswa kujua kwamba mkandarasi huleta hati ya rasimu, iliyoandaliwa kikamilifu: iliyochapishwa kwa fomu inayofaa, na visa vyote.

Kazi kuu za huduma ya DOU wakati wa kusindika hati zinazotoka ni:

Kuangalia usahihi wa hati ya rasimu kwa mujibu wa sheria zilizowekwa;
kuangalia upatikanaji wa maelezo ya kitambulisho;
kubandika fahirisi ya usajili inayotoka;
usindikaji hati kwa ajili ya kutuma.

Usindikaji wa barua iliyotumwa ni pamoja na:

Kupanga;
kuwekeza katika bahasha;
kuhutubia;
utoaji kwa ofisi ya posta.

Unapokubali hati za kutumwa, hakikisha uangalie:

Utekelezaji sahihi wa hati (saini, tarehe, index ya usajili, alama kwenye kitengo cha bidhaa);
uwepo wa viambatisho vilivyoainishwa katika hati inayotumwa na idadi ya nakala zinazolingana na idadi ya wapokeaji;
usahihi wa kushughulikia, uwepo wa nambari ya rekodi ikiwa hati ilitumwa na faksi.

Nyaraka zinazotumwa kwa anwani moja zinaweza kuingizwa kwenye bahasha moja.

Kwa mawasiliano yaliyosajiliwa, huduma ya kazi ya ofisi huandaa hesabu ya barua, ambayo mwisho wake jina la mfanyakazi aliyeitayarisha na tarehe ya kutumwa huonyeshwa.

Nyaraka kwenye vyombo vya habari vya kompyuta zinakubaliwa tu na barua ya kifuniko.

Hati zote zinazotoka kwa shirika lazima zichakatwa na kutumwa siku hiyo hiyo au si zaidi ya nusu ya kwanza ya siku inayofuata ya kazi.

Nyaraka za ndani ni pamoja na ripoti, maelezo ya maelezo, itifaki, vitendo, taarifa.

Usindikaji wa hati za ndani katika hatua za maandalizi na utekelezaji wao hupitia utayarishaji wa hati zinazotoka (kuandaa, kuandaa hati ya rasimu, idhini yake (uidhinishaji), udhibitisho, usajili, kutuma), na katika hatua ya utekelezaji - hati zinazoingia. mapokezi, mazingatio ya awali, usajili, mapitio ya usimamizi, uhamisho kwa ajili ya utekelezaji).

Nyaraka za ndani zina idadi ya vipengele vya usindikaji wao, ambayo imedhamiriwa na aina ya hati:

Maagizo ya rasimu lazima yaidhinishwe na mwakilishi wa huduma ya kisheria;
Itifaki haina hatua ya maandalizi ya mradi, pamoja na idhini na idhini.

Uhamisho wa hati zinazoingia, zinazotoka na za ndani zinaweza kufanywa:

Huduma ya courier au courier;
makatibu;
kwa kutumia njia za kiufundi.

Mgawanyiko wa kimuundo wa mashirika fulani unaweza kuwa katika majengo tofauti au maeneo ya jiji. Katika hali hiyo, inashauriwa kuandaa utoaji wa nyaraka na wajumbe.

Ndani ya kitengo cha kimuundo, ni busara zaidi kuhusisha katibu ambaye anaweza kukusanya barua kutoka kwa huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema, kurudisha hati zinazotoka tayari kwa kutuma, na kuhamisha hati za kutekelezwa kwa wafanyikazi wa kitengo cha kimuundo.

Kuanzishwa kwa njia za kiufundi na teknolojia za kompyuta imefanya iwezekanavyo kubadili mchakato wa usindikaji wa hati. Mchakato wa kuandaa hati umeharakishwa, kwani kufanya mabadiliko hakuhitaji kuchapishwa tena. Uidhinishaji (uidhinishaji) wa hati umepunguzwa sana na kurahisishwa. Mabadiliko ya kimsingi yalitokea katika mchakato wa kupokea na kutuma hati baada ya ujio wa faksi na barua pepe. Lakini ikumbukwe kwamba vyombo vya habari vilivyotajwa hapo juu vinasambaza sio hati, lakini habari iliyoonyeshwa kwenye kati. Hivi sasa, hati inayopitishwa kwa kutumia mifumo ya habari na mawasiliano ya simu inaweza kuthibitishwa na saini ya kielektroniki ya dijiti. Tu katika kesi hii itakuwa na nguvu ya kisheria.

Nyaraka zote zinapaswa kuwasilishwa kwa maelezo yanayoonyesha ukweli wa uhamisho kwenye fomu za usajili zinazofaa. Ikiwa hati inahamishwa kutoka kitengo kimoja cha kimuundo hadi nyingine, ikipita huduma ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema, mfanyakazi ambaye alihamisha hati lazima ajulishe huduma hii juu ya ukweli wa uhamishaji.

Usajili wa hati za ndani

Jambo kuu katika kuandaa huduma za nyaraka ni mpangilio wa busara wa usajili wa hati.

Usajili wa hati ni rekodi ya data ya uhasibu kuhusu hati katika fomu iliyoanzishwa ambayo inarekodi ukweli wa kuundwa kwake, kutuma au kupokea.

Unaweza kutoa ufafanuzi wa kina zaidi wa usajili kama uthibitisho wa uundaji au upokeaji wa hati kwa siku fulani kwa kuiingiza kwenye fomu ya usajili, kupeana nambari ya usajili wa akaunti na kurekodi habari ya msingi juu ya hati katika fomu, ambayo hukuruhusu. kuunda hifadhidata ya hati za taasisi kwa ufuatiliaji unaofuata wa tarehe za mwisho za utekelezaji wa hati na kazi ya kumbukumbu juu yake.

Kwa maneno mengine, wakati wa mchakato wa usajili, mfumo wa kurejesha habari unaanzishwa kwa nyaraka zote za taasisi, ambazo zinaweza kutumika kwa kazi ya kumbukumbu na udhibiti wa utekelezaji wa nyaraka.

Kwa hivyo, usajili una malengo matatu:

Uhasibu wa hati;
udhibiti wa utekelezaji wao;
kazi ya kumbukumbu kwenye hati.

Hati zinazohitaji majibu na utekelezaji pekee ndizo zinazoweza kusajiliwa, bila kujali njia ya uundaji au risiti.

Nyaraka za hali ya uendeshaji ambazo hutumwa au kuundwa kwa taarifa pekee na hazihitaji majibu au utekelezaji hazijasajiliwa. Huduma ya usimamizi wa kumbukumbu lazima itengeneze orodha (orodha) ya hati ambazo hazijasajiliwa. Imeidhinishwa na mkuu wa shirika na kusasishwa inapohitajika. Baada ya usindikaji wa awali, nyaraka zisizosajiliwa zinahamishiwa kwa idara au watekelezaji wa moja kwa moja ambao wanaweza kuathiriwa na taarifa zilizomo ndani yao.

Hati ambazo hazijasajiliwa kwa kawaida ni pamoja na:

Barua za habari na asili ya kumbukumbu zilizotumwa kwa habari;
barua zote za matangazo;
barua za pongezi na telegram;
mialiko, programu za semina, mikutano na makongamano;
machapisho yaliyochapishwa (vitabu, broshua, magazeti);
vifurushi vilivyowekwa alama "binafsi";
nakala za hati za udhibiti, amri na maagizo ya miili ya serikali;
nyenzo za habari, nk.

Hati zinazoingia, zinazotoka na za ndani zimesajiliwa tofauti na nambari tofauti za usajili.

Nambari ya usajili (faharasa) ya hati ni jina la kidijitali au alphanumeric lililotolewa kwa hati baada ya kusajiliwa.

Kuna aina tatu za usajili wa hati:

Jarida;
kadi;
kiotomatiki.

Mfumo wa majarida kawaida hutumika wakati kurekodi hati kunakuja mbele; majarida kawaida hurekodi zaidi hati za thamani, kwa mfano, pasipoti, vitabu vya kazi, nyaraka za elimu. Benki huweka kumbukumbu za mikataba ya amana, akaunti za kampuni n.k. Mfumo wa usajili wa jarida hutumiwa katika kufanya kazi na hati ufikiaji mdogo: siri, siri. Kwa kila aina ya hati, fomu yake ya jarida kawaida hutengenezwa na kwa viwango tofauti maelezo ya habari kuhusu hati.

Mfumo wa uhifadhi wa jarida ulikuwa rahisi kwa mashirika mradi tu walipokea idadi ndogo ya hati. Kwa kiasi kikubwa cha mtiririko wa hati, mfumo wa jarida una idadi ya hasara kubwa. Kwa kuwa usajili katika jarida unafanywa katika mlolongo wa kupokea nyaraka, inaweza tu kudumishwa na mtu mmoja kwa wakati mmoja. Katika kiasi kikubwa Mara nyaraka zinapopokelewa, mchakato wa usajili unachukua muda mwingi na kuchelewesha kazi zaidi na nyaraka. Kwa kuongeza, mfumo wa usajili wa jarida mara nyingi husababisha usajili wa mara kwa mara wa nyaraka katika vitengo vingine vya kimuundo ambapo hati huhamishwa. Lakini drawback muhimu zaidi ya mfumo wa usajili wa jarida ni kutokuwa na uwezo wa kuandaa udhibiti wa tarehe za mwisho za utekelezaji wa nyaraka na kufanya mara moja habari na kazi ya kumbukumbu kwenye nyaraka.

Mfumo wa usajili wa kadi unakuwezesha kuondokana na mapungufu haya, kwani kadi zinaweza kuwekwa kwenye faili za kadi kwa utaratibu wowote, na watu kadhaa wanaweza kujiandikisha nyaraka kwa wakati mmoja, na kuunda idadi inayotakiwa ya nakala za kaboni za kadi ya usajili. Fomu ya kadi ya usajili inaweza kuamua na taasisi yenyewe na imeandikwa katika maagizo ya usimamizi wa ofisi.

Walakini, moja ya busara zaidi leo ni mfumo wa kiotomatiki wa kusajili hati kwenye kompyuta. Inaruhusu, kwa kujiandikisha katika maeneo mbalimbali ya kazi, kuchanganya taarifa zote kuhusu nyaraka kwenye hifadhidata moja, kwa msingi ambao inawezekana kuandaa habari kuu na kazi ya kumbukumbu na udhibiti wa utekelezaji wa hati.

Hati zinazoingia kawaida husajiliwa serikali kuu. Katika kampuni ndogo wamesajiliwa na katibu, katika taasisi ambayo ina ofisi - na mfanyakazi aliyechaguliwa maalum au, ikiwa kiasi cha nyaraka zinazoingia ni kubwa, na kikundi cha usajili.

Hati husajiliwa bila kujali jinsi zilivyopokelewa: kupokewa kwa barua, kupokelewa kwa njia ya ujumbe, kwa faksi, au barua pepe.

Fomu ya usajili kawaida huwa na habari ifuatayo kuhusu hati inayoingia:

Tarehe ya kupokea;
nambari ya usajili inayoingia iliyotolewa kwa hati na taasisi ya mpokeaji;
mwandishi (mwandishi) - i.e. hati ya nani hii?
tarehe ya hati iliyotolewa na taasisi ya uandishi;
nambari ya usajili ya hati iliyotolewa na taasisi ya mwandishi;
kichwa (hati inahusu nini);
azimio;
tarehe ya mwisho ya utekelezaji wa hati iliyopokelewa;
mtekelezaji (ambaye atafanya kazi na hati iliyopokelewa);
maendeleo ya utekelezaji (uhamisho wote wa hati na matokeo ya utekelezaji ni kumbukumbu);
N& matendo (ambapo hati inawekwa baada ya utekelezaji).

Fomu ya usajili ya hati inayoingia haijajazwa kabisa mwanzoni. Kabla ya hati kuhamishiwa kwa meneja, hati haina azimio, tarehe ya mwisho au mtekelezaji; data hizi huingizwa baada ya hati kukaguliwa na meneja. Taarifa kuhusu maendeleo ya utekelezaji wa hati na nambari ya kesi huingizwa kwenye fomu ya usajili wakati na baada ya utekelezaji wa hati.

Kadi kama hiyo inaweza kutengenezwa kwa muundo wa A5 (148x210) au A6 (105x148). Inaenezwa kwa kuchagua karatasi nene.

Kwa makundi tofauti ya hati zilizosajiliwa, unaweza kutumia kadi za rangi tofauti, kupigwa kwa rangi kando ya ukingo wa juu au diagonally.

Kwa mfumo wa usajili wa kiotomatiki, rahisi zaidi (inayotolewa na programu nyingi za kompyuta) ni fomu ya kadi ya usajili iliyoonyeshwa (RCC), ambayo taarifa kuhusu waraka huingizwa, sawa na kadi ya mwongozo ya karatasi ya jadi.

Kwa mfumo wa usajili wa kiotomatiki, habari kuhusu hati inaweza kuongezewa kwa urahisi. Kwa mfano, ongeza:

Aina ya hati;
eneo la kijiografia la mwandishi wa hati;
mwandishi wa azimio;
jina la kitengo cha muundo;
idadi ya karatasi katika hati;
idadi ya karatasi za maombi;
nyaraka zinazohusiana.

Kujaza kadi ya usajili kwenye skrini ya kompyuta ni kwa njia nyingi sawa na kujaza kadi ya jadi ya karatasi, lakini pia ina sifa zake.

Fomu ya kadi ya usajili wa elektroniki, kama sheria, ina data zote mbili (shamba) ambazo zimejazwa kwa mikono (kwa mfano, nambari na tarehe ya hati inayoingia, muhtasari, maandishi ya azimio), data (mashamba) ambayo huingizwa kiatomati. (tarehe ya usajili, nambari ya usajili wa hati), na data (sehemu) ambazo huingizwa kwa kuchagua habari kutoka kwa orodha kunjuzi. Uingizaji huo wa habari sio tu kuongeza kasi ya utaratibu wa kujaza kadi ya usajili, lakini pia, ni nini muhimu sana, inakuwezesha kuepuka typos na kutofautiana ambayo inaweza kwa kiasi kikubwa kuwa ngumu au hata kufanya hivyo haiwezekani kutafuta moja kwa moja habari kuhusu hati.

Kutumia orodha za kushuka, kama sheria, data (sehemu) hujazwa:

Aina ya hati - kwa kuwa idadi ya aina za nyaraka ni mdogo;
mwandishi wa azimio - orodha ya uongozi wa shirika;
kitengo cha kimuundo - orodha ya vitengo vya kimuundo;
watendaji - kama sheria, uwanja huu una sehemu mbili - jina (na/au faharisi) ya kitengo cha kimuundo na jina na waanzilishi wa mtendaji;
Nambari ya kesi - inayohusishwa na nomenclature ya kesi za shirika;
nyaraka zinazohusiana - data hii huanzisha uhusiano kati ya hati iliyosajiliwa na wengine (kwa mfano, hati ya majibu inahusishwa na hati ya mpango).

Kwa kutumia orodha iliyojazwa tena, data (uwanja) "mwandishi" hujazwa. Mashirika ambayo mawasiliano ya mara kwa mara yanadumishwa huchaguliwa kutoka kwenye orodha. Ikiwa hati iliyopokelewa kutoka kwa mwandishi mpya imesajiliwa, habari juu yake imeingizwa kwenye orodha. Taarifa kuhusu waandishi wa habari inaweza kutumika katika siku zijazo kwa kazi ya kumbukumbu, kuunda orodha za barua, nk.

Baada ya kutumia muda kuunda orodha kama hizo mara moja, unaweza kufikia akiba kubwa ya wakati katika mchakato wa kazi zaidi.

Fomu za usajili wa hati zinazotoka zinafanana kwa njia nyingi na fomu za usajili kwa hati zinazoingia, lakini hujazwa na data tofauti. Imeonyeshwa:

Jina la idara iliyotayarisha hati
nambari ya hati inayotoka;
tarehe ya hati;
anwani, i.e. jina la shirika ambalo hati inatumwa;
muhtasari wa hati;
jina la mtendaji ambaye alitayarisha hati;
tarehe inayotarajiwa ya majibu yanayotarajiwa;
kiungo kwa hati inayoingia, ikiwa hati ni jibu;
nambari ya kesi ambapo nakala ya hati iliyotumwa imewasilishwa (au asili ikiwa hati imetumwa kwa faksi).

Taarifa nyingine kuhusu hati inaweza kuongezwa, kwa mfano, idadi ya karatasi, upatikanaji wa viambatisho, nambari ya fomu, utaratibu wa kutuma, nk.

Nyaraka zinazotoka kwa kawaida husajiliwa serikali kuu katika eneo la kutuma mawasiliano.

Nyaraka za ndani mara nyingi husajiliwa kugawanywa kwa vikundi katika idara hizo ambapo zinaundwa na kutekelezwa: uhasibu, rasilimali watu, ofisi, nk.

Hati za ndani lazima zisajiliwe siku ya kusainiwa au idhini.

Wakati wa kusajili hati ya ndani, habari ifuatayo juu yake imejazwa:

Nambari ya usajili wa serial iliyopewa hati;
tarehe ya hati (usajili);
muhtasari;
idara iliyotayarisha hati;
mtekelezaji;
kipindi cha utekelezaji;
alama ya utekelezaji (maendeleo ya utekelezaji);
nambari ya kesi ambapo hati imewasilishwa.

Kama ilivyo katika fomu za awali za hati zinazoingia na zinazotoka, data nyingine inaweza kuongezwa kwa fomu ya usajili: idadi ya karatasi, uwepo wa viambatisho, nk.

Kila aina ya hati (maagizo, maagizo, mikataba, memos) imesajiliwa na kuhesabiwa kwa kujitegemea. Nambari ya serial iliyotolewa kwa hati wakati wa usajili inahamishiwa kwenye hati. Barua zinaweza kuongezwa kwa nambari. Kwa mfano, kwa agizo la wafanyikazi - "ls", i.e. wafanyikazi, au "k" - wafanyikazi, kwa nambari ya agizo - herufi "r" - agizo, nk.

Kuanzisha mfumo wa busara wa usajili wa hati huruhusu huduma ya usimamizi wa rekodi kuwa na taarifa kuhusu hati zote za shirika na kufanya kwa ustadi kazi muhimu kama vile habari na kazi ya marejeleo na udhibiti wa utekelezaji wa hati.

Uthibitishaji wa hati ya ndani

Mwanzo wa mwaka ujao wa kalenda katika biashara (shirika, taasisi) kawaida huambatana na ukaguzi wa hali ya shughuli zake na tume ya ndani inayoongozwa na mmoja wa wasimamizi wa naibu. Cheki sambamba inafanywa katika maeneo makuu ya usaidizi wa biashara, incl. usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi (DOU) (kazi ya ofisi).

Kazi za ukaguzi kawaida huundwa kwa agizo (maagizo) kutoka kwa mkuu wa biashara (shirika, taasisi). Kuangalia hali ya makaratasi ndani ya tume, kama sheria, kamati ndogo iliyo na mamlaka inayofaa huundwa.

Kazi kuu za kamati ndogo ni kama ifuatavyo:

1) kuangalia upatikanaji wa kanuni za mitaa zinazosimamia shirika la kazi ya ofisi ya biashara (shirika, taasisi), kufuata kwao mahitaji ya kanuni katika uwanja wa kazi ya ofisi;
2) utoaji wa kazi ya ofisi na aina za msingi za rasilimali, kufuata kwao mahitaji ya biashara (shirika, taasisi) kwa habari iliyoandikwa;
3) hali ya kazi ya kusimamia hati zinazozalishwa katika shughuli za biashara (shirika, taasisi), na pia kwenye nyaraka zake;
4) kutambua mapungufu katika utendaji wa mfumo wa usimamizi wa ofisi ya biashara (shirika, taasisi), kuanzisha sababu zao, kuendeleza mapendekezo yenye lengo la kuboresha mfumo wa usimamizi wa ofisi (pamoja na hapo juu inavyoonekana katika ripoti ya ukaguzi).

Hebu tuchunguze jinsi kazi hizi zinavyotatuliwa wakati wa shughuli za uthibitishaji.

Inatafuta kanuni za mitaa

Kanuni kuu za mitaa (LNA) zinazosimamia shirika la kazi ya ofisi ya biashara (shirika, taasisi) ni pamoja na:

Kanuni za kitengo cha kimuundo kinachotumia mamlaka ya kuandaa kazi za ofisi;
- maagizo ya kazi ya ofisi;
- maelezo ya kazi ya wafanyikazi wa kitengo kilichoidhinishwa. LNA zilizoorodheshwa huunda msingi wa shirika na kisheria wa utendakazi sahihi wa mfumo wa uwekaji kumbukumbu wa shirika.

Kwa kuongezea, biashara (shirika, taasisi) inaweza kukuza:

Kanuni za mgawanyiko ndani ya kitengo cha kimuundo kilichoidhinishwa: kikundi cha usindikaji wa hati, kikundi cha maandalizi ya hati za kiufundi, kikundi cha kuhifadhi hati za uendeshaji, kikundi cha hifadhi ya nyaraka, nk;
- maagizo kwa wafanyikazi wanaohusika na kazi ya ofisi katika vitengo vingine vya kimuundo.

Wakati wa kuangalia LNA, pia imeanzishwa jinsi wanavyozingatia vizuri mahitaji ya udhibiti (udhibiti, mbinu, udhibiti na kiufundi) vitendo katika uwanja wa kazi ya ofisi.

Hasa, wakati wa kuangalia maagizo ya kazi ya ofisi, kufuata muundo na maudhui yake huanzishwa Mapendekezo ya mbinu juu ya maendeleo ya maagizo ya kazi ya ofisi katika mamlaka ya mtendaji wa shirikisho, iliyoidhinishwa. kwa amri ya Rosarkhiv No. 76.

Wakati wa kuangalia maelezo ya kazi utiifu wa yaliyomo ndani yao umewekwa sifa za kufuzu. Kwa kuongeza, tahadhari hutolewa kwa kufuata kwa muundo wa LNA na GOST R6.30-2003.

Kulingana na matokeo ya ukaguzi, hitimisho hufanywa juu ya uwepo (uwepo wa sehemu au kutokuwepo kabisa) LNA, kudhibiti shirika la kazi ya ofisi ya biashara (shirika, taasisi), pamoja na kufuata kwake au sehemu (kamili) kutofuata vitendo vya kisheria vya udhibiti katika uwanja wa kazi ya ofisi.

Wakati wa kuangalia upatikanaji wa kazi ya ofisi na aina kuu za rasilimali, kufuata kwao mahitaji ya biashara (shirika, taasisi) katika habari iliyoandikwa, tahadhari kuu hulipwa kwa:

Kuhakikisha kuwa kitengo cha kimuundo kilichoidhinishwa kina wafanyikazi wa idadi na sifa zinazohitajika;
- upatikanaji na hali ya majengo ili kushughulikia kitengo cha kimuundo kilichoidhinishwa na maeneo husika ya kazi;
- upatikanaji na vifaa vya mahali pa kazi kwa wafanyikazi wa kitengo cha kimuundo kilichoidhinishwa, kufuata kwao mahitaji ya ulinzi wa wafanyikazi;
- upatikanaji na utumishi wa njia za usaidizi wa shirika na kiufundi kwa shughuli za kitengo cha kimuundo kilichoidhinishwa: usindikaji wa habari iliyoandikwa, uhifadhi, mawasiliano na mawasiliano, nk;
- utaratibu wa kupokea fedha ili kuhakikisha utendaji wa kitengo kilichoidhinishwa cha kimuundo, utoshelevu wao kwa utekelezaji sahihi wa majukumu ili kukidhi mahitaji ya biashara (shirika, taasisi) kwa habari iliyoandikwa.

Kwa msingi wa matokeo ya ukaguzi, hitimisho hufanywa juu ya utoaji (ukosefu wa sehemu au kamili wa utoaji) wa aina zilizoorodheshwa za rasilimali, kufuata kwao (kutofuata sehemu au kamili) na mahitaji ya biashara (shirika) katika. habari iliyoandikwa.

Wakati wa kuangalia hali ya kazi ya kusimamia hati zinazozalishwa katika shughuli za biashara (shirika, taasisi), pamoja na nyaraka zake, kufuata kwa viashiria vya utendaji halisi na vilivyopangwa hupimwa kwanza.

Hasa, kiasi cha mtiririko wa hati ya biashara (shirika, taasisi) imedhamiriwa: kwa ujumla na kwa mtiririko wa habari kuu (hati zinazoingia, zinazotoka na za ndani), pamoja na aina za hati (karatasi na elektroniki), ikiwa ni pamoja na. kuhusiana na viashiria sawa vya miaka iliyopita.

Ufanisi wa kutumia njia za kiotomatiki za usindikaji wa habari zilizoandikwa pia hupimwa.

Uangalifu hasa hulipwa ili kuhakikisha usalama wa hati wakati wa mchakato wa mzunguko: kiasi cha hatua za kutafuta na kurejesha hali yao ya kawaida ya kimwili na kemikali, idadi ya hati ambazo hazijatambuliwa (zilizopotea) wakati wa ukaguzi na kwa kulinganisha na viashiria sawa vya awali. miaka. Takwimu juu ya matokeo ya ufuatiliaji wa utekelezaji wa hati pia huangaliwa, haswa idadi ya kesi za utekelezaji wao usiofaa: kutofaulu kufikia tarehe za mwisho, utekelezaji wa hati kwa kukiuka mahitaji yaliyowekwa, kutofuata hati iliyotekelezwa na azimio, na kadhalika. Kulingana na matokeo ya ukaguzi, hitimisho hutolewa kuhusu kiwango cha ufanisi wa kazi ya ofisi - kwa ujumla na kwa vipengele vya kazi (usimamizi wa hati na nyaraka).

Nyaraka za kazi za ndani

Uhasibu wa kazi na mshahara katika shirika unafanywa kwa misingi ya nyaraka za msingi zinazozalishwa katika idara ya wafanyakazi. Kazi iliyofanywa vibaya na idara ya HR huathiri kazi ya idara ya uhasibu na shirika zima. Matokeo ya hii ni malipo yasiyotarajiwa ya wafanyikazi, likizo ya ugonjwa, maandalizi ya wakati usiofaa wa nyaraka za kuwasilisha kwa mamlaka ya kijamii ya serikali. Kama matokeo, utendaji wa kifedha wa biashara kwa ujumla hupungua.

Kuzingatia kanuni za Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi na utekelezaji sahihi wa nyaraka za wafanyikazi hudhibitiwa na miili yote ya Ukaguzi wa Shirikisho la Kazi (Rostrudinspektsiya) na miili ya Ukaguzi wa Ushuru wa Shirikisho. Mkaguzi wa serikali anaweza kuja ofisi ya shirika lolote, bila kujali aina yake ya umiliki, na kudai hati zinazohusiana na rekodi za wafanyakazi, na kanuni nyingine za lazima za ndani na amri zinazopatikana katika shirika (Sheria ya Shirikisho No. 134-FZ "Juu ya Ulinzi. haki za vyombo vya kisheria na wajasiriamali binafsi wakati wa udhibiti wa serikali (usimamizi)").

Kuandika shughuli za huduma ya HR inashughulikia michakato yote inayohusiana na utayarishaji na usindikaji wa hati za wafanyikazi kulingana na sheria zilizowekwa, na kutatua kazi zifuatazo za usimamizi wa wafanyikazi:

Shirika la kazi ya wafanyikazi;
- hitimisho la mkataba wa ajira na kukodisha;
- kuhamisha kwa kazi nyingine;
- kuwapa wafanyikazi likizo;
- motisha kwa wafanyikazi;
- kuweka vikwazo vya nidhamu kwa wafanyikazi;
- cheti cha wafanyikazi;
- kudumisha wafanyikazi;
- uhasibu kwa matumizi ya muda wa kufanya kazi;
- kuvutia wafanyakazi kufanya kazi mwishoni mwa wiki na likizo zisizo za kazi;
- usajili wa safari za biashara;
- kukomesha mkataba wa ajira na kufukuzwa kazi.

Tembeza hati za wafanyikazi, ambayo mashirika yanapaswa kudumisha bila kujali aina yao ya umiliki, imetolewa katika kiambatisho. Pia inabainisha nyaraka za udhibiti zinazosimamia wajibu wa mwajiri wa kudumisha nyaraka fulani za wafanyakazi, na muda wa kuhifadhi (kulingana na Orodha ya hati za usimamizi wa kawaida zinazozalishwa katika shughuli za shirika, zinazoonyesha muda wa kuhifadhi, zilizoidhinishwa na Jalada la Shirikisho).

Shirika la kazi ya wafanyakazi linafanywa kwa njia ya kupitishwa (kupitishwa na mkuu wa shirika au afisa aliyeidhinishwa naye) kwa kanuni za mitaa. Kila mwajiri ndani lazima Lazima kuwe na kanuni za kazi za ndani na masharti juu ya ulinzi wa data ya kibinafsi. Kanuni zingine za ndani, kama vile kanuni za mishahara, viwango vya kazi, bonasi na motisha ya nyenzo, uthibitishaji, nk, hupitishwa ikiwa ni lazima.

Makubaliano ya pamoja(makubaliano) ni ushauri kwa asili, kama inavyohitimishwa na makubaliano ya wahusika (Sura ya 7 ya Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi). Kudumisha faili za kibinafsi za wafanyikazi kunapendekezwa kwa kampuni za kibinafsi. Wajibu wa mwajiri wa kudumisha mambo ya kibinafsi hutumika kwa wafanyakazi wa mashirika ya serikali kwa mujibu wa Sheria ya Shirikisho No. FZ-79 "Katika Utumishi wa Serikali ya Serikali ya Shirikisho la Urusi". Kwa urahisi, bado tunaweza kupendekeza kuunda faili za kibinafsi au folda za kibinafsi, na utaratibu wa malezi yao unapaswa kudumu katika kitendo cha udhibiti wa ndani wa shirika, kilichoidhinishwa na kichwa.

Katika faili ya kibinafsi ya mfanyakazi (folda ya kibinafsi), unaweza kujumuisha nakala za hati zinazohitajika wakati wa kukodisha (pasipoti, kitambulisho cha jeshi, cheti cha mgawo wa TIN, cheti cha bima ya pensheni, cheti cha ndoa, cheti cha kuzaliwa kwa watoto - kutoa faida za ushuru wa mapato; hati za elimu, nk) na baadaye hati zote kuu zilizoundwa wakati wa maisha ya kazi ya mfanyakazi, ambayo ni sifa yake. shughuli ya kazi(maombi ya uhamisho kwa kazi nyingine, barua ya kujiuzulu, sifa, nyaraka juu ya mafunzo ya juu, nakala za maagizo ya kuingia, uhamisho, kufukuzwa, nk).

Kwa kuongezea, mwajiri lazima awe na hati zifuatazo za ulinzi wa wafanyikazi:

Maagizo juu ya ulinzi wa kazi kwa taaluma;
- logi ya muhtasari (kufahamiana na maagizo);
- logi ya wafanyakazi wanaofanyiwa uchunguzi wa lazima wa matibabu na wengine.

Nyaraka hizi zinaweza kuhifadhiwa katika huduma ya wafanyakazi wa biashara, ikiwa shirika halina huduma tofauti ya ulinzi wa kazi, au katika ofisi.

Kwa mujibu wa sub. "a" sehemu ya 1 ya sanaa. 356 ya Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, Ukaguzi wa Shirikisho la Kazi unafanya usimamizi na udhibiti wa serikali juu ya kufuata kwa waajiri sheria ya kazi na vitendo vingine vya kisheria vya udhibiti. Ukaguzi wa Shirikisho la Kazi una haki ya kutuma, kwa njia iliyowekwa, kwa mamlaka kuu ya shirikisho, mamlaka ya utendaji ya vyombo vya Shirikisho la Urusi, mamlaka. serikali ya Mtaa, mashirika ya utekelezaji wa sheria na mahakama, madai na vifaa vingine juu ya ukweli wa ukiukwaji wa sheria ya kazi na ulinzi wa kazi, hadi kusimamishwa kwa shughuli za makampuni ambapo ukiukwaji umetambuliwa (Kifungu cha 3.12 cha Kanuni ya Makosa ya Utawala).

Wakuu wa mashirika hubeba jukumu la kibinafsi kwa hazina ya maandishi inayozalishwa katika mchakato wa shughuli zao. Kwa ukiukaji wa sheria ya Shirikisho la Urusi na vitendo vingine vya kisheria vya kisheria, matengenezo yasiyo sahihi ya nyaraka za wafanyakazi au kutokuwepo kwa vile, mbunge hutoa utoaji wa faini ya utawala: kwa maafisa - kutoka rubles 1000 hadi 5000, kwa vyombo vya kisheria - kutoka rubles 30,000 hadi 50,000. au kusimamishwa kwa shughuli za kiutawala kwa hadi siku 90, na tena - inajumuisha kutostahiki kwa afisa (Vifungu 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 na 14.23 ya Kanuni ya Utawala).

Orodha ya hati za wafanyikazi zinazohitajika kwa shirika:

Hati	Hati gani inasimamia	Kumbuka	Maisha ya rafu
Kanuni za Kazi ya Ndani (ILR)	Kifungu cha 189 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Wakati wa kuajiri (kabla ya kusaini mkataba wa ajira), mwajiri analazimika kumjulisha mfanyakazi na PVTR dhidi ya saini. Inatumika hadi ibadilishwe na mpya.	Mara kwa mara
Kanuni za ulinzi wa data binafsi ya wafanyakazi	Kifungu cha 86 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Wakati wa kuajiri (kabla ya kusaini mkataba wa ajira), mwajiri analazimika kumjulisha mfanyakazi na Kanuni za ulinzi wa data ya kibinafsi ya wafanyakazi dhidi ya saini. Inatumika hadi ibadilishwe na mpya.	Mara kwa mara
Jedwali la wafanyikazi (fomu T-3) (mpango wa wafanyikazi)	Kifungu cha 57 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, Azimio la Kamati ya Takwimu ya Jimbo la Urusi No.	Inakusanywa kila wakati mabadiliko fulani yanafanywa kwake.	Mara kwa mara
Kitabu cha uhasibu cha harakati za vitabu vya kazi na kuingiza kwao		Imehifadhiwa katika idara ya HR na kudumishwa mfululizo.
Kitabu cha risiti na gharama cha kurekodi fomu za vitabu vya kazi na viingilio kwao	Maagizo juu ya utaratibu wa kujaza vitabu vya kazi na kuingiza kwao (kuidhinishwa na Azimio la Wizara ya Kazi ya Urusi No. 69)	Imehifadhiwa katika idara ya uhasibu pamoja na fomu za vitabu vya kazi na kuingiza kwao; Fomu hupokelewa na idara ya HR kwa ombi la mfanyakazi wa HR.	Miaka 50 (lakini baada ya kufutwa kwa kampuni, inakabidhiwa kwa kumbukumbu ya jiji pamoja na hati zingine, maisha ya rafu ambayo ni miaka 75)
Kanuni za malipo, bonasi na motisha ya nyenzo	Sehemu ya 6 ya Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, Sura ya 21 ya Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Mbele ya malipo magumu na mifumo ya kazi na mifumo ya mafao. Inatumika hadi ibadilishwe na mpya.	Mara kwa mara
Kanuni za mfumo wa mafunzo	Vifungu vya 196, 197 vya Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Ikiwa kuna mfumo wa mafunzo katika shirika.	Mara kwa mara
Kanuni za udhibitisho wa wafanyikazi	Kifungu cha 81 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Wakati wa kufanya udhibitisho kwa uamuzi wa mwajiri.	Mara kwa mara
Ratiba ya likizo	Kifungu cha 123 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, Azimio la Kamati ya Takwimu ya Jimbo la Urusi No.	Imeidhinishwa na mwajiri kabla ya wiki mbili kabla ya kuanza kwa mwaka wa kalenda.
Mkataba wa ajira	Vifungu vya 16, 56, 57, 67 vya Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Ilihitimishwa kwa maandishi na kila mfanyakazi.
Maelezo ya kazi kwa kila nafasi kwa mujibu wa meza ya wafanyakazi, maagizo ya kazi kwa fani		Imekubaliwa kwa hiari ya mwajiri.	Mara kwa mara
Amri za ajira	Kifungu cha 68 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Imechapishwa kwa msingi wa mkataba wa ajira. Zinatangazwa kwa mfanyakazi dhidi ya saini ndani ya siku tatu tangu tarehe halisi ya kuanza kazi.
Maagizo ya uhamisho kwa kazi nyingine	Kifungu cha 72.1 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Imechapishwa kwa msingi wa makubaliano juu ya uhamisho wa kazi nyingine ( makubaliano ya ziada kwa mkataba wa ajira).
Amri za kufukuzwa kazi	Kifungu cha 84.1 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi
Maagizo juu ya shughuli kuu		Imechapishwa inavyohitajika. Maagizo ya shughuli za msingi zilizoandaliwa na huduma ya wafanyikazi husajiliwa na kuhifadhiwa katika ofisi. Huduma ya wafanyikazi hudumisha faili "Nakala za maagizo kwa shughuli kuu."	Mwaka 1 (nakala za maagizo yaliyohifadhiwa katika idara ya wafanyikazi)
Maagizo ya kutoa likizo	Sura ya 19 ya Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, Azimio la Kamati ya Takwimu ya Jimbo la Urusi No.	Imetolewa kulingana na ratiba ya likizo au maombi ya mfanyakazi
Maombi ya likizo ya wafanyikazi bila malipo	Kifungu cha 128 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Kuondoka bila malipo hutolewa kwa ombi (maombi) ya mfanyakazi kwa mujibu wa Sehemu ya 1 ya Sanaa. 128 ya Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi au kama inavyotakiwa na sheria kwa msingi wa maombi ya mfanyakazi (Sehemu ya 2 ya Kifungu cha 128 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi).
Kadi ya kibinafsi ya mfanyakazi (fomu T-2)	Azimio la Kamati ya Takwimu ya Jimbo la Urusi No.	Imefanywa kwa kila mfanyakazi.
Historia ya ajira	Kifungu cha 66 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, Amri ya Serikali ya Shirikisho la Urusi No. 225 "Kwenye vitabu vya kazi", Maagizo juu ya utaratibu wa kujaza vitabu vya kazi na kuingiza kwao (iliyoidhinishwa na Amri ya Wizara ya Kazi). ya Urusi nambari 69)	Mwajiri huweka vitabu vya kazi kwa kila mfanyakazi ambaye amemfanyia kazi kwa zaidi ya siku tano.	Baada ya kufukuzwa, mfanyakazi hupokea kitabu cha kazi mikononi mwake. Vitabu vya kazi ambavyo havijadaiwa huhifadhiwa katika shirika kwa miaka 50; baada ya kufutwa kwa biashara, huwekwa kwenye kumbukumbu.
Makubaliano juu ya dhima kamili	Viambatisho 2, 4 kwa azimio la Wizara ya Kazi ya Urusi No. 85	Wanahitimishwa na wafanyikazi ambao hutumikia mali ya nyenzo moja kwa moja.
Kitabu cha uhasibu (kitabu cha kumbukumbu) cha maagizo ya shughuli za msingi	Maagizo ya kazi ya ofisi katika huduma ya HR ya VNIIDAD "Maelekezo takriban ya kazi ya ofisi katika huduma ya HR ya shirika" (imependekezwa)	Inapaswa kuhesabiwa na kufungwa, kufungwa na kusainiwa na mwajiri
Kitabu cha hesabu (kitabu cha kumbukumbu) cha maagizo ya ajira
Kitabu cha hesabu (kitabu cha kumbukumbu) cha maagizo ya kufukuzwa
Kitabu cha hesabu (kitabu cha kumbukumbu) cha maagizo ya kutoa likizo
Jarida la usajili wa vyeti vya kusafiri
Karatasi ya saa	Sehemu ya 3 ya Kifungu cha 91 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Mwajiri anatakiwa kutunza kumbukumbu za muda halisi aliofanya kazi na kila mfanyakazi
Ratiba ya kuhama	Kifungu cha 103 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Inaletwa kwa tahadhari ya wafanyakazi kabla ya mwezi mmoja kabla ya kuanza kutumika.
Kitabu cha kumbukumbu cha ukaguzi wa miili ya ukaguzi	Sheria ya Shirikisho No. 134-FZ "Juu ya ulinzi wa haki za vyombo vya kisheria na wajasiriamali binafsi wakati wa udhibiti wa serikali (usimamizi)"	Inafanywa na vyombo vyote vya kisheria na wajasiriamali bila kuunda chombo cha kisheria	Mara kwa mara
Dakika za mikutano, maazimio ya tume za uhitimu wa vyeti	Kanuni za udhibitisho wa wafanyikazi wa biashara	Imetolewa na tume ya uthibitisho
Ripoti kadi na maagizo kwa wafanyikazi katika taaluma hatari	Sehemu ya 3 ya Kifungu cha 91 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi	Imekusanywa kila mwezi.
Orodha ya wafanyakazi katika uzalishaji na hali mbaya kazi	Azimio la Baraza la Mawaziri la USSR No. 10 "Kwa idhini ya orodha ya uzalishaji, kazi, taaluma, nafasi, viashiria vinavyotoa haki ya utoaji wa pensheni ya upendeleo"	Ikiwa uzalishaji una hali mbaya ya kufanya kazi; inaendelea.
Orodha ya wafanyakazi wanaostaafu kwa malipo ya pensheni ya upendeleo
Mawasiliano kuhusu uteuzi wa - pensheni na faida za serikali; Pensheni ya upendeleo
Maagizo ya usalama wa kazi kwa taaluma	Kifungu cha 10 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi		Mara kwa mara
Kumbukumbu ya muhtasari (kufahamiana na maagizo)	Kifungu cha 10 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi
Logi ya wafanyikazi wanaopitia uchunguzi wa lazima wa matibabu	Kifungu cha 69 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, agizo la Wizara ya Afya na Sekta ya Matibabu ya Shirikisho la Urusi No. 90 "Katika utaratibu wa kufanya awali na mara kwa mara. mitihani ya matibabu wafanyakazi na kanuni za matibabu kwa ajili ya kujiunga na taaluma."
Ripoti za ajali	Azimio la Wizara ya Kazi ya Shirikisho la Urusi Nambari 73 "Kwa idhini ya aina za nyaraka zinazohitajika kwa uchunguzi na kurekodi ajali za viwanda, na masharti juu ya upekee wa uchunguzi wa ajali za viwanda katika viwanda na mashirika fulani"
Vitendo vya uchunguzi wa sumu na magonjwa ya kazini

Mtiririko wa hati za hati za ndani

Mtiririko wa hati unarejelea uhamishaji wa hati katika taasisi kutoka wakati zinapokelewa au kuundwa hadi kukamilika kwa utekelezaji, kutuma au kuhifadhi. Hii ni pamoja na uendeshaji wa mapokezi, usambazaji, usajili, udhibiti wa utekelezaji, utoaji wa vyeti, uundaji wa faili, usindikaji wa kabla ya kumbukumbu, uhifadhi na matumizi ya nyaraka.

Kasi ya kifungu cha hati, ufanisi wa kutatua suala lililotolewa ndani yake, usawa wa mzigo wa kazi wa idara na viongozi hutegemea shirika sahihi, la busara la mtiririko wa hati.

Kufanya kazi na hati za biashara zinaweza kuwasilishwa kwa njia ya mlolongo wa kiteknolojia wa shughuli zifuatazo:

Mapokezi ya nyaraka zinazoingia;
mapitio ya awali (kuashiria na katibu);
usajili wa hati;
ripoti kwa meneja juu ya hati zilizopokelewa;
uamuzi wa meneja;
kutuma hati kwa utekelezaji;
udhibiti wa utekelezaji wa hati;
utekelezaji wa hati;
maandalizi ya hati kwa kesi;
matumizi ya hati katika kumbukumbu na kazi ya habari;
uamuzi wa muda wa kuhifadhi nyaraka (kuhamisha kwenye kumbukumbu, matumizi zaidi, uharibifu wa nyaraka).

Kiwango cha ukamilifu wa mfumo wa kiteknolojia wa kufanya kazi na hati imedhamiriwa na ufanisi wa harakati na utekelezaji wa hati na ufanisi wa kutoa usimamizi wa biashara na habari iliyoandikwa.

Katika usaidizi wa hati za biashara, vikundi vitatu kuu vya hati vinaweza kutofautishwa: hati zinazoingia (zinazoingia), hati zinazotoka (zilizotumwa), hati za ndani.

Usajili unaweza kufanywa kwa vikundi vyote vya hati, haswa kwa hati zinazoingia. Biashara nyingi hazihifadhi kumbukumbu za hati za ndani.

Kazi juu ya utekelezaji na udhibiti wa utekelezaji wa hati inashughulikia hati za ndani, zinazoingia na tu, kama ubaguzi, zinazotoka.

Kutoka hatua ya malezi ya kesi, makundi yote ya nyaraka hupitia shughuli sawa, isipokuwa kwa nyaraka zinazoingia, ambazo, isipokuwa nadra, hazihamishiwi kwenye hifadhi ya kumbukumbu.

Kuanzisha utaratibu sare wa kuchora hati na kuandaa kazi nao, biashara inatengeneza maagizo ya kazi ya ofisi, ambayo ina sampuli za hati zilizotekelezwa kwa usahihi na sheria za kufanya kazi nao.

Mapokezi na usindikaji wa nyaraka zinazoingia hufanywa na katibu msaidizi.

Hati zilizopokelewa hupitia hatua zifuatazo:

Usindikaji wa msingi;
kuzingatia awali, kuashiria;
usajili;
ukaguzi wa hati na usimamizi;
mwelekeo wa utekelezaji;
udhibiti wa utekelezaji;
utekelezaji wa hati;
kuwasilisha hati kwa faili.

Usindikaji wa msingi wa nyaraka zinazoingia ni pamoja na kuangalia utoaji sahihi wa barua. Bahasha zote zinafunguliwa, isipokuwa mawasiliano ya kibinafsi (yaliyowekwa alama "ya kibinafsi"). Kisha usahihi wa anwani ya hati iliyofungwa katika bahasha, idadi ya karatasi za waraka, na uwepo wa viambatisho kwao ni checked.

Ikiwa hakuna viambatisho au karatasi za hati, mtumaji wa barua hiyo anaarifiwa na barua inafanywa kwenye hati yenyewe na kwenye logi ya nyaraka zinazoingia kwenye safu ya "Kumbuka":

Bahasha zilizowekwa alama "binafsi" haziwezi kufunguliwa.
Chora ripoti ikiwa maandishi ya hati yameharibiwa au kuna viambatisho vinavyokosekana.
Tuma nakala moja ya kitendo pamoja na hati zilizopokelewa kwa mpokeaji.
Mbele iliwasilisha kimakosa barua kwa anwani sahihi.
Barua zilizosajiliwa zinakubaliwa dhidi ya sahihi.
Onyesha wakati wa kupokea kwenye hati ambayo imeandikwa "haraka".

Bahasha, kama sheria, huharibiwa, isipokuwa katika hali ambapo bahasha pekee inaweza kutumika kuamua anwani ya mtumaji, tarehe ya kutuma na tarehe ya kupokea, au wakati bahasha imewekwa "siri" au "haraka".

Mapitio ya awali ya nyaraka zinazoingia hufanyika ili kusambaza nyaraka kwenye hati zilizosajiliwa na zisizosajiliwa.

Hati zilizosajiliwa zimewekwa alama na nambari inayoingia na tarehe ambayo hati ilipokelewa na shirika.

Wakati wa uchunguzi wa awali, pia inakuwa wazi ikiwa nyaraka zilizohamishiwa kwa meneja zinahitaji uteuzi wa vifaa vya ziada: mawasiliano ya awali, mikataba, nyaraka za udhibiti, nk Hati hizi huchaguliwa na katibu msaidizi na kuhamishiwa pamoja na hati inayoingia mkuu wa biashara.

Bila kuzingatia awali, hati zinazoelekezwa kwa kitengo cha kimuundo au haswa kwa mfanyakazi wa kampuni huhamishiwa kwa marudio yao.

Mkuu wa biashara anakagua hati inayoingia na kuituma kwa mkandarasi kupitia katibu na azimio linaloonyesha uamuzi wake na tarehe za mwisho za utekelezaji. Katibu anaingiza azimio kwenye rejista. Ikiwa watekelezaji kadhaa wameonyeshwa katika azimio hilo, basi hati hiyo inahamishiwa kwa wa kwanza kwenye orodha, ambaye anachukuliwa kuwa mtekelezaji anayewajibika.

Mkandarasi, akifanya kazi na hati, huandaa majibu, ambayo hutumwa kwa meneja kwa saini (pamoja na nyenzo zinazoambatana ambazo zilitumiwa kuandaa majibu).

Katibu (ikiwa ni lazima) anafuatilia utekelezaji wa hati inayoingia.

Katibu hupokea barua ya hatua kutoka kwa msimamizi na kuiweka kwenye faili inayofaa kwa kuhifadhi na matumizi zaidi, na kutuma jibu kwa mpokeaji.

Nyaraka zinazotumwa kutoka kwa kampuni huitwa hati zinazotoka. Usindikaji wa hati zinazotoka ni pamoja na shughuli zifuatazo:

Kuchora rasimu ya waraka unaotoka;
idhini ya rasimu ya hati;
kuangalia usahihi wa hati ya rasimu na katibu;
usajili wa hati;
kuangalia usahihi wa kushughulikia;
kutuma hati kwa anwani;
kufungua nakala ya pili (nakala) ya hati katika faili.

Rasimu ya hati inayotoka inaundwa na kutekelezwa na msimamizi, na katibu anakagua usahihi wa utekelezaji wake.

Hati zinazotoka hutolewa katika nakala mbili, isipokuwa faksi, ambazo zimeundwa kwa nakala moja.

Rasimu iliyoandaliwa ya hati inayotoka inawasilishwa kwa meneja kwa saini. Pamoja nayo, hati zingine zinaweza kuhamishwa, kwa msingi ambao rasimu ya hati inayotoka imeundwa (barua za mpango, mikataba, vitendo, hati za udhibiti, nk).

Meneja anaweza kufanya mabadiliko yoyote na nyongeza kwenye hati iliyosainiwa au kuirudisha kwa mkandarasi kwa marekebisho.

Baada ya meneja kusaini nakala mbili, hati inasajiliwa na katibu. Hati zilizotumwa zimesajiliwa katika "Jarida la Usajili la Hati Zinazotoka".

Ili kusajili hati zinazotoka, data ifuatayo inahitajika:

Fahirisi ya hati, pamoja na nambari ya kesi;
tarehe ya hati;
marudio;
muhtasari au kichwa;
maelezo ya utekelezaji (rekodi ya azimio la suala hilo, idadi ya nyaraka za majibu);
mtekelezaji;
Kumbuka.

Hati iliyosajiliwa inatumwa kwa mpokeaji siku hiyo hiyo. Wakati wa kutuma hati, lazima uangalie anwani ya mpokeaji kwenye barua na kwenye bahasha.

Nakala ya hati inayotumwa na nakala moja ya faksi imewasilishwa kwenye faili ya mawasiliano:

Hati lazima zichakatwa na kutumwa siku hiyo hiyo.
Telegramu zinatumwa mara moja.
Nyaraka zinazotoka zinachapishwa katika nakala mbili.
Ikiwa hati lazima irejeshwe, itie muhuri au uweke alama kama "Inaweza kurejeshwa" na uweke alama kwenye faili ya rekodi au jarida.

Ili kusajili nyaraka zinazoingia na zinazotoka kwa kutumia kompyuta binafsi, unaweza kutumia safu sawa za jarida la usajili.

Nyaraka za ndani ni nyaraka zinazoandaliwa, kutekelezwa na kutekelezwa ndani ya shirika (taasisi) yenyewe, kwa mujibu wa sheria za ndani za maendeleo ya nyaraka.

Nyaraka za ndani ni pamoja na: taarifa, vitendo, itifaki, ripoti na maelezo ya ufafanuzi, nk.

Kazi na hati za ndani hufanywa kama ifuatavyo:

1) kuandaa hati ya rasimu na mkandarasi;
2) kuangalia usahihi wa hati ya rasimu;
3) kusainiwa kwa hati na meneja (kibali, ikiwa ni lazima);
4) usajili wa hati;
5) uhamisho wa hati kwa mkandarasi;
6) utekelezaji wa hati;
7) udhibiti wa utekelezaji wa hati;
8) kufungua hati iliyotekelezwa kwenye faili.

Hatua za mwisho za kufanya kazi na nyaraka za ndani ni: kutumia katika kumbukumbu na kazi ya habari (kutoka mwaka 1 hadi miaka 3) na uamuzi wa muda wa kuhifadhi zaidi (uchunguzi wa thamani ya nyaraka). Kama matokeo ya uamuzi wa tume ya mtaalam wa biashara, hati za ndani zinaweza kutumika katika kumbukumbu na kazi ya habari ya huduma ya usimamizi wa ofisi kwa zaidi ya miaka mitatu au inaweza kuhamishiwa kwenye kumbukumbu au kuharibiwa.

Usajili wa hati. Hii ni rekodi ya ukweli wa kuundwa kwa hati au risiti yake kwa kutoa nambari ya usajili (index) kwa hati na kurekodi habari kuhusu hilo katika jarida la usajili.

Usajili ni muhimu ili kuhakikisha usalama wa hati, utafutaji wa haraka, uhasibu na udhibiti:

Kutoa ubora na sifa za kiasi nyaraka;
kuthibitisha kupokea au kutuma hati;
kuunda kifaa cha usajili na kumbukumbu ambacho kinaweza kutumika kwa madhumuni ya habari;
kudhibiti utekelezaji wa hati.

Kanuni ya msingi ya usajili wa hati ni usajili wa wakati mmoja. Kila hati lazima isajiliwe katika biashara fulani mara moja tu. Nyaraka zinazoingia zimesajiliwa siku ya kupokea, nyaraka zinazotoka na za ndani - siku ya kusainiwa.

Kuna aina kadhaa za usajili wa hati: kati, ugatuzi, mchanganyiko.

Ufanisi mkubwa zaidi unapatikana kwa mfumo wa usajili wa hati wa kati, yaani, wakati shughuli zote za usajili zinafanywa katika sehemu moja au kwa mfanyakazi mmoja, kwa mfano, katibu. Mfumo kama huo hukuruhusu kuunda kituo kimoja cha kumbukumbu kwa hati za biashara na kuanzisha utaratibu wa usajili sare.

Mfumo wa ugatuzi unahusisha usajili wa nyaraka katika maeneo ya kuundwa au utekelezaji wao, yaani katika mgawanyiko wa miundo.

Kwa kuzingatia maalum ya biashara, mfumo wa usajili wa hati mchanganyiko unaweza kutumika, wakati hati zingine zimesajiliwa serikali kuu, na hati zingine zimesajiliwa kwa ugatuzi, katika mgawanyiko wa kimuundo.

Biashara ndogo ndogo mara nyingi hutumia mfumo wa usajili wa kati.

Wakati wa kusajili hati katika biashara, sheria zifuatazo lazima zizingatiwe:

Kila hati imesajiliwa mara moja tu;
hati zote zimesajiliwa katika sehemu moja tu;
hati zote zimesajiliwa kulingana na fomu moja iliyokubaliwa na biashara.

Wakati wa usajili, hati zote zimegawanywa katika vikundi kadhaa, ambayo kila moja imesajiliwa tofauti, kwa mfano:

Nyaraka zinazoingia;
hati zinazotoka;
hati za ndani;
mikataba ya kibiashara;
hati zilizowekwa alama "CT" ("Siri").

Wakati wa kusajili kila kikundi cha hati, njia za umoja za kupeana nambari (fahirisi) kwa hati lazima zitumike.

Kuna aina tatu kuu za usajili wa hati:

1) mfumo wa kadi kwa usajili wa hati;
2) mfumo wa jarida kwa usajili wa hati;
3) mfumo wa kompyuta kwa usajili wa hati.

Uhifadhi wa hati za ndani

Maelezo ya kazi - mara kwa mara (kifungu cha 27 cha Orodha ya nyaraka za kumbukumbu za usimamizi).

Ratiba za wafanyikazi wa shirika na mabadiliko yao mahali pa maendeleo na idhini yana muda wa kudumu kuhifadhi (Kifungu cha 71 cha Orodha ya hati za kumbukumbu za usimamizi wa kawaida).

Kanuni za kazi ya ndani lazima zihifadhiwe katika shirika kwa mwaka mmoja baada ya kubadilishwa na mpya (Kifungu cha 773 cha Orodha ya Nyaraka za Kumbukumbu za Usimamizi wa Kawaida).

Kulingana na Sanaa. 411 ya Orodha ya Nyaraka za Nyaraka za Usimamizi wa Kawaida, vifungu vya malipo na bonasi kwa wafanyikazi vinategemea uhifadhi wa kudumu mahali pa ukuzaji na idhini yao.

Nyaraka (orodha ya taarifa, kanuni, n.k.) za kuanzisha utaratibu wa siri ya biashara katika shirika zina muda wa uhifadhi wa kudumu (Kifungu cha 62 cha Orodha ya Nyaraka za Kumbukumbu za Usimamizi wa Kawaida).

Licha ya ukweli kwamba muda wa uhifadhi wa kanuni za mitaa na maagizo ambayo yameidhinisha mara nyingi hutofautiana, kanuni za mitaa huwa sehemu ya utaratibu, kiambatisho chake, na muda wa kuhifadhi katika kesi hii itategemea muda wa uhifadhi wa kitendo au amri ya ndani. (kulingana na muda gani ni mrefu).

Kuanzia wakati wa kupitishwa toleo jipya maelezo ya kazi, ya zamani inakuwa batili. Muda wa uhifadhi wa matoleo yasiyotumika ya maelezo ya kazi ni miaka 3 (kifungu cha 77 cha sehemu ya 2 ya Orodha ya hati za kumbukumbu za usimamizi).

Mabadiliko katika muda wa kuhifadhi nyaraka za wafanyakazi, ambazo zilianzishwa na Kifungu cha 22.1 cha Sheria Nambari 125-FZ, zinatumika tu kwa nyaraka ambazo kipindi cha kuhifadhi kilikuwa miaka 75 hapo awali. Wakati huo huo, wabunge walifanya makosa, kwa kuwa walipata rasmi ongezeko la muda wa kuhifadhi kwa makundi yote ya nyaraka za wafanyakazi. Yaani, kwa wale ambao muda wa uhifadhi wa miaka mitano hutolewa kwa mujibu wa aya ya 19 na 665 ya orodha iliyoidhinishwa na amri ya Wizara ya Utamaduni ya Urusi No. 125-FZ na kuondoa mapungufu yaliyotokea. Kama wataalam wa Rostrud wanavyoelezea, kabla ya mabadiliko haya kupitishwa, mfumo uliopo wa kuamua muda wa uhifadhi wa hati unapaswa kutumika kulingana na orodha iliyoidhinishwa na Amri ya Wizara ya Utamaduni ya Urusi No. 558, ili kuepusha kutokuelewana na faini. na sio kutaja hati za wafanyikazi kwa uharibifu.

Vipindi ambavyo ni muhimu kuhifadhi nyaraka kwa wafanyakazi ni maalum katika Kifungu cha 22.1 cha Sheria ya 125-FZ na orodha iliyoidhinishwa na Amri ya Wizara ya Utamaduni ya Urusi No 558. Mwanzo wa muda wa kuhifadhi nyaraka ni kuchukuliwa kuwa Januari 1 ya mwaka uliofuata mwaka ambao walikusanywa ( aya ya 4, kifungu cha 1.4 cha orodha iliyoidhinishwa na amri ya Wizara ya Utamaduni ya Urusi No. 558).

Kwa hivyo, maagizo ya kuajiri, kuhamisha, kufukuzwa, kuondoka bila malipo na maagizo mengine kwa wafanyikazi, na vile vile taarifa za wafanyikazi, ikiwa zimehifadhiwa kwenye faili zao za kibinafsi, kwa ujumla, lazima zihifadhiwe kwa angalau miaka 75. iliundwa hadi 2003. Ikiwa hati hizi ziliundwa baada ya 2003, basi lazima zihifadhiwe kwa angalau miaka 50.

Mikataba ya ajira, kadi za kibinafsi na faili za kibinafsi za wafanyakazi lazima pia zihifadhiwe kwa miaka 75 ikiwa ziliundwa kabla ya 2003, au kwa miaka 50 ikiwa ziliundwa baada ya 2003, na faili za kibinafsi za wasimamizi - kwa kudumu. Jedwali la wafanyikazi pia linahitajika kudumishwa kila wakati.

Kwa kuongezea, hati zozote za wafanyikazi ambazo ziliundwa wakati wa utumishi wa umma ambazo sio za serikali utumishi wa umma, lazima zihifadhiwe kwa miaka 75, bila kujali tarehe ya kuundwa kwao.

Utaratibu huu umetolewa katika Kifungu cha 22.1 cha Sheria Nambari 125-FZ.

Maagizo ya utoaji wa kila mwaka na likizo za masomo, kutuma kwa safari za biashara nchini Urusi (pamoja na nyaraka zingine kuhusu safari za biashara: kazi, ripoti, nk), pamoja na maagizo ya adhabu na taarifa za wafanyakazi, ikiwa zimehifadhiwa tofauti na sio faili za kibinafsi, inatosha. kuhifadhi miaka mitano tu.

Hitimisho hili linafuata kutoka kwa vipengee 19 na 665 vya orodha iliyoidhinishwa na amri ya Wizara ya Utamaduni ya Urusi No 558.

Tahadhari: mabadiliko katika muda wa kuhifadhi nyaraka za wafanyakazi, ambazo zilianzishwa na Kifungu cha 22.1 cha Sheria Nambari 125-FZ, zinatumika tu kwa nyaraka ambazo kipindi cha kuhifadhi kilikuwa miaka 75 hapo awali. Wakati huo huo, wabunge walifanya makosa, kwa kuwa walipata rasmi ongezeko la muda wa kuhifadhi kwa makundi yote ya nyaraka za wafanyakazi. Yaani, kwa wale ambao muda wa uhifadhi wa miaka mitano hutolewa kwa mujibu wa aya ya 19 na 665 ya orodha iliyoidhinishwa na amri ya Wizara ya Utamaduni ya Urusi No. 125-FZ na kuondoa mapungufu yaliyotokea. Kama wataalam wa Rostrud wanavyoelezea, kabla ya mabadiliko haya kupitishwa, mfumo uliopo wa kuamua muda wa uhifadhi wa hati unapaswa kutumika kulingana na orodha iliyoidhinishwa na Amri ya Wizara ya Utamaduni ya Urusi No. 558, ili kuepusha kutokuelewana na faini. na sio kutaja hati za wafanyikazi kwa uharibifu.

Nyenzo za uthibitisho wa mahali pa kazi zinapaswa kuhifadhiwa kwa miaka 45, na ikiwa ni nzito, hatari au hali ya hatari kazi - miaka 75.

Weka kanuni za kazi hata baada ya kuzibadilisha na mpya. Maisha ya rafu ni mwaka mmoja. Maisha ya rafu ya mwaka mmoja pia yanaanzishwa kwa ratiba za likizo.

Kipindi ambacho ni muhimu kuhifadhi nyaraka zinazothibitisha kwamba mfanyakazi alipata elimu kwa gharama ya shirika imedhamiriwa na mahitaji ya sheria ya kodi. Ukweli ni kwamba aya ya 3 ya Ibara ya 264 Kanuni ya Kodi Shirikisho la Urusi limeanzisha kwamba ili kufuta gharama hizi ili kupunguza faida inayopaswa kulipwa, shirika lazima liweke hati zote zinazothibitisha mafunzo (makubaliano na taasisi ya elimu, amri kutoka kwa meneja kutuma mfanyakazi kwa mafunzo, kitendo cha utoaji wa huduma, diploma, cheti, nk). Kipindi chao cha kuhifadhi ni mdogo kwa muda wa mkataba wa mafunzo na mwaka mmoja wa kazi ya mfanyakazi, lakini si chini ya miaka minne.

Nyuma | |