На кожному підприємстві існує свій документальний архів, який потребує ретельної систематизації та контролю. Деякі важливі матеріали (особисті досьє, кінострічки, накази, розпорядження) мають досить велике і важливо, щоб вся цінна інформація була правильно розфасована по папках, мала описи з датами. Потрібно це для того, щоб у разі потреби людина могла швидко відшукати запитувану справу. У цьому питанні потрібна відповідальність, копіткість та правильний підхід. Допоможе впоратися із непростою роботою професійний архіваріус. Хто це? Цінний фахівець, який займається веденням всього архіву підприємства, відповідає за збереження та безпеку кожного папірця.
Археологи неодноразово в ході розкопок знаходили давні писемності, зібрані особливим способом. Подібні знахідки виявляли в Ассирії, Греції, Стародавньому Єгипті та Римі. У літописах було чітко прописано способи ведення всіх цінних матеріалів. Наявність таких приміщень, де зібрано важливу документацію, свідчить про високу культуру соціуму. Архіви необхідні нам не тільки для збереження пам'яті минулих подій, але ще вони становлять певну базу прикладного та наукового характеру.
У роки, коли країною керував великий вождь пролетаріату В.І. Ленін, у всіх державних установах була чітка організація документообігу. Підлягали архівуванню матеріали націоналізованих садиб, монастирів, церков, а також справи, в яких зберігалася інформація про великих народних художників, учених, композиторів. Знищення таких архівів переслідувалося законом. За збереженням всіх матеріалів стежила одна людина – архіваріус. Хто це, спитаєте ви? Незамінна державна особа будь-якої установи.
Професійні обов'язки
Займається архіваріусом систематизацією всіх внутрішніх та вхідних матеріалів, що вийшли з документообігу. Також він відповідає за відповідність умовам, нормам та правилам зберігання. До обов'язків архіваріуса входить: правильне оформлення вихідних документів, що надходять, складання описів, ведення облікових баз, маркування списків, видача довідок та розміщення інформації на спеціальних стелажах. Сьогодні на великих підприємствах практично вся робота здійснюється в електронному вигляді, але справді важливі матеріали, що підлягають тривалому зберіганню, додатково роздруковують на паперових носіях та передають до архіву.
Звичайно, автоматизована база значно прискорює і полегшує роботу і пошук, але техніка має властивість ламатися і виходити з ладу, тому, щоб уникнути втрати всіх даних, потрібен архів. Бере участь у комісіях зі знищення та списання застарілих документів архіваріус. Професія також має на увазі спостереження за протипожежною безпекою приміщення.
Вимоги та якості
Взяти на людину з вищою (або студента) освітою, яка відучилася за спеціальністю «архівна справа», «історія», «педагогіка». Іноді необхідні навички набувають на спеціальних курсах. Майбутній співробітник повинен знати ПК (офісні програми), вміти працювати з технікою (ксероксом, факсом, принтером), мати письмову та усну грамоту.
Акуратністю, посидючістю, аналітичною і скрупульозністю повинен мати архіваріус. Хто це вигадав і чим обумовлені вимоги? Протягом усього дня працівник стикається з величезним обсягом інформації, яку потрібно прочитати, зареєструвати та визначити її термін зберігання згідно з переліком документообігу. У цій справі потрібні уважність, посидючість, самоконтроль, розвинене мислення, терплячість та тонка моторика. Не всі люди здатні щодня робити монотонну і копітку роботу.
Зарплата архіваріуса
Оплата праці безпосередньо залежить від регіону, фінансового благополуччя компанії та обсягу обов'язків. На сьогоднішній день середня зарплата коливається в межах 20-35 тисяч рублів. Понад 40 000 руб. отримує досвідчений із багаторічним стажем архіваріус. Хто це і чим він займається, було описано вище. Професія досить затребувана, ось тільки називається вона трохи інакше - секретар чи діловод.
Архіваріус (він же архівіст, актуаріус) - це співробітник архіву, хранитель. Основне завдання архівіста полягає у правильній організації роботи архіву та управлінні його документообігом. За характером праці архіваріус належить до категорії виконавців, з предмету праці – категорії «людина – знакова система».
Історія професії
Професія «архіваріус» було запроваджено Росії государем Петром I і закріплена «Генеральним регламентом» 1720 року. Регламент заснував архіви в органах державної влади та ввів посаду державного службовця, якому належало «листи старанно збирати, цим реєстри лагодити та листи перемічувати…». З 2002 року професійне свято архівістів відзначається 10 березня.Посадові обов'язки
Архіваріус відповідає за прийом, реєстрацію, зберігання, експертизу цінності документів, їх видачу за запитами юридичних та фізичних осіб та знищення після закінчення терміну зберігання. Іноді архівісти здійснюють доставку архівних документів на запит юридичних та державних органів.Умови праці
Архіваріус працює у приміщенні архіву. У його робочій зоні розташовується письмовий стіл, персональний комп'ютер, друкувальний пристрій, стелажі для зберігання документів, засоби малої оргтехніки та освітлювальні прилади. Виконуючи свої посадові обов'язки, архівіст взаємодіє з людьми, у своїй професійне спілкування відбувається за безпосереднього контакту.Спеціалізація
У великих архівах робота з документами ведеться децентралізовано, при цьому одні архіваріуси спеціалізуються на прийомі та реєстрації документів, інші на їх палітурці та склеюванні, треті формують науково-довідкову картотеку, четверті видають матеріали у тимчасове користування тощо. У малих архівах архівісти виконують одночасно всі функції, чи кілька подібних функций.Особисті якості
Архіваріус необхідні такі особисті якості, як акуратність, відповідальність, дисциплінованість, педантичність, посидючість, хороша пам'ять, аналітичне мислення і здатність концентрувати увагу.Повинен знати
Архівіст повинен знати нормативні правові акти, інструкції та положення щодо організації архівної справи. Він повинен мати грамотну мову, впевнено володіти персональним комп'ютером, знати системи електронного документообігу та програми для роботи з текстовою та числовою інформацією Microsoft Word та Microsoft Excel.Вимоги до освіти
Архіваріус може мати початкову професійну освіту або вищу професійну освіту за спеціальностями "Документознавство", "Архівна справа", "Документаційне забезпечення управління". Конкретні вимоги до освіти кандидата посаду архівіста пред'являє роботодавець.Хто такий архіваріус?
Архіваріус (архівіст) - це співробітник архіву, або, у ширшому розумінні, зберігач документів. До архівного фонду Росії належать як державні архіви, і недержавні; при цьому державні можуть поділятися:
- на федеральні архіви;
- архіви суб'єктів Федерації;
- архіви різних відомств.
У зв'язку з тим, що багато документів, що супроводжують підприємницьку діяльність будь-якої організації (податкові звіти, накази, бухгалтерські документи, документи діловодства тощо), вимагають безпеки протягом певного проміжку часу, в приватних фірмах також може знадобитися спеціаліст, здатний організувати роботу архіву та систематизувати документообіг у ньому. Саме цим і займається архіваріус.
Таким чином, він може бути працівником як державної (бюджетної) установи, так і приватного підприємства. Зокрема, архіваріуси досить затребувані у страхових та фінансових компаніях, банках, на держпідприємствах. Така різноманітність помітно впливає коло посадових обов'язків спеціаліста, отже, і зміст посадової інструкції у кожному даному випадку.
Структура та зміст посадової інструкції архіваріуса
Посадова інструкція архіваріуса повинна не тільки відповідати стандартній структурі, прийнятій у діловому обороті для подібних документів, а й враховувати професійні вимоги до співробітника та специфіку роботи організації, для співробітника якої вона складається.
Типова посадова інструкція для архіваріуса може мати такий вигляд:
Чи не знаєте свої права?
- Починається документ із позначок про затвердження та погодження посадової інструкції, а також підписів відповідальних осіб та дат (затвердження та погодження), що проставляються у відповідних графах у правому верхньому кутку першої сторінки.
- Далі йде розділ «Загальні положення», що включає вимоги про вік і професійні навички співробітника. До загальних положень належить інформація про місце посади архіваріуса у штатної структурі компанії, тобто уточнюється, кому підпорядковується співробітник, яких працівникам належить посаду архіваріуса (технічним, керівним тощо. буд.). У цьому ж розділі перераховуються законодавчі акти та внутрішні документи організації, з якими має бути ознайомлений працівник, а також визначаються правила прийому на роботу, звільнення та заміщення працівника на час відсутності.
- Потім йде розділ, в якому описуються посадові обов'язки та права архіваріуса. Це найважливіший розділ документа, що вимагає ретельного опрацювання: недостатньо перерахувати типові посадові обов'язки, притаманні архіваріусу, — потрібно зробити їхнє коригування з урахуванням особливостей роботи організації, а також включити до обов'язкового кола функції, які можуть і відповідати професії, але які працівникові в процесі роботи доведеться виконувати. Що ж до посадових прав, під ними розуміється коло правомочий, які з посадових обов'язків і наданих співробітнику для оперативного виконання.
- Наступний розділ присвячений відповідальності архіваріуса за неналежне виконання своїх обов'язків. Увага: ступінь відповідальності не може виходити за межі, визначені трудовим законодавством.
- Завершує посадову інструкцію місце для позначок (дати та підписи працівника), які свідчать про ознайомлення з документом.
Типові вимоги до архіваріуса
Здобути спеціальність архіваріуса можна, прослухавши курс «Документознавство» («Архівознавство») або «Архівна справа». Пройти навчання можна навіть на короткострокових курсах, наданих, наприклад, біржею праці. Свідоцтво про закінчення таких курсів є однією з основних вимог, які пред'являються кандидату на посаду архіваріуса.
До інших вимог, що дозволяють роботодавцю обрати з претендентів на посаду архіваріуса відповідного фахівця, можна віднести:
- Певний рівень освіти. На додаток до наявності свідоцтва про отриману спеціальність архіваріуса деякі роботодавці можуть заявляти вимоги щодо навчальних закладів, які має закінчити кандидат на посаду. Так, комусь буде достатньо середньої чи середньої спеціальної освіти, хтось задовольниться незакінченою вищою, а комусь буде потрібно виключно фахівець з організації документообігу, який закінчив вищий навчальний заклад.
- Досвід роботи.
- Вік. Про певну вікову планку може йтися, якщо підшукується фахівець на посаду начальника архіву або іншу керівну посаду в галузі організації архівної справи на підприємстві.
- Знання нормативної документації щодо архівної справи.
- Знання комп'ютера, включаючи необхідні офісні програми.
Також від фахівця в галузі архівної справи можуть вимагатися:
- вміння працювати з офісною технікою;
- навички роботи із значними обсягами інформації;
- грамотне усне та письмове мовлення;
- інші навички, що визначаються специфікою роботи конкретного підприємства.
Посадові обов'язки архіваріуса
Коло посадових функцій архіваріуса має в першу чергу включати ті обов'язки, які безпосередньо пов'язані з його професійною спеціалізацією, так як саме через ці спеціальні навички і приймається на роботу співробітник. Крім того, кожен роботодавець вільний включати в коло посадових обов'язків співробітника інші, відмінні від стандартних, трудові функції, які можуть відповідати як професійним навичкам працівника і лише трохи коригуватися відповідно до специфіки та особливостей роботи організації, так і не бути пов'язаними з його спеціалізацією.
До типових посадових обов'язків архіваріуса можна віднести:
- Організацію та ведення архівного діловодства на підприємстві (як у паперовому, так і в електронному вигляді).
- Прийом і реєстрацію документів, що надійшли в архів.
- Зберігання документів, що знаходяться в архіві.
- Участь у складанні нормативних вимог щодо обліку та використання архівної документації.
- Забезпечує доступ співробітників до архіву, видачу необхідних архівних документів.
- Складання звітів.
- Ведення облікових та звітних документів (журналів, реєстрів тощо).
До посадових обов'язків, не пов'язаних із професійними навичками, які можуть бути включені до посадової інструкції, належать:
- Різні організаційні вимоги щодо дотримання трудового розпорядку в організації.
- Обов'язки, пов'язані з підтриманням у належному порядку робочого місця та архівного приміщення (наприклад, дотримання протипожежної безпеки).
- Зобов'язання щодо співробітництва та взаємодії з різними підрозділами організації.
Розробка та прийняття посадової інструкції архіваріуса
Процедуру створення посадової інструкції для архіваріуса можна умовно поділити на такі етапи:
- Розробка проекту документа. Цим займаються зазвичай або співробітники підрозділу, в якому доведеться працювати спеціалісту, або співробітники спеціального відділу, до чиїх обов'язків серед іншого входить і розробка різних інструкцій.
- Погодження документа. Проект посадової інструкції має бути узгоджений із усіма зацікавленими службами. Як правило, до них відносяться:
- структура, в якій має працювати спеціаліст (у нашому випадку це архів або архівний відділ на підприємстві);
- юридичний підрозділ;
- кадрової служби.
Затверджену посадову інструкцію на підприємстві використовують, як правило, доти, доки не зміняться вимоги до умов роботи або кола посадових обов'язків спеціаліста. Насамкінець пропонуємо вам ознайомитися з образом посадової інструкції архіваріуса, що є на нашому сайті.
Багато молодих бахаїв при виборі професії намагаються знайти таку, яка дозволить поєднувати їхнє бажання залишити слід в історії та зберігати історію, особливо історію бахаї, і надасть унікальну можливість служіння Вірі. Шоги Еффенді часто радив молоді вивчати і знати суттєву роль історії. Він у листах до окремих віруючих зазначав, що Віра Бахаї може пролити зовсім нове світло на вивченні історії, і що такі дослідження збагачують розуміння Віри Бахаї (див. Bahá'í Youth: A Compilation, с. 15). Власні твори Шоги Еффенді постійно наголошують на розуміння подій ери бахаї в їхньому історичному контексті. Крім того, він дав світові бахаї дві основні історичні праці – його переклад оповідання Набіля «Вісники світанку» та його власний – God Passes By.
Історична наука, проте, суттєво залежить від роботи людей, які намагаються забезпечити збереження історичних документів. Ці люди – професійні архівісти. Робота з архівами, як область знань, забезпечить бахаї тісний контакт з історією та дає їм знання та навички, які мають все більший попит у всьому світі, і всередині та поза громадою бахаї. У наступних розділах розміщені відповіді на питання, що часто ставляться про архіви як кар'єру.
Чим займається архівіст?
Архівіст – це людина, чия професія передбачає придбання, збереження та надання для вивчення справжніх первинних історичних матеріалів. Це можуть бути документи установ та організацій, а також особисті документи фізичних осіб. Ці документи та папери надають важливі свідчення того, що сталося у минулому, та корисну інформацію про те, як і чому сталася та чи інша подія. Архів є колекцією документів, ретельно відібраних через їх історичну цінність. Ці документи, як правило, не опубліковані і включають робочі документи установ і організацій; особисте листування, рукописи, нотатки та вирізки; фотографії, карти, фільми, записи, історичні друковані матеріали, а також дані у цифровому вигляді.
Архівіст з'ясовує, які існують історичні документи та папери, і де вони знаходяться; він також визначає, чи варто ці документи зберігати. Для того, щоб це виконувати, архівіст повинен мати розуміння історичного минулого цих документів, обставин, за яких вони були створені, та як вони співвідносяться з іншими доступними джерелами інформації. Таке розуміння дозволяє йому визначити, наскільки будуть ці документи корисні для дослідників, і таким чином вирішити, чи є вони досить важливими, щоб їх зберегли. Якщо матеріали пошкоджені, він повинен вжити заходів для їх відновлення та захисту, щоб забезпечити їх фізичну безпеку. Архівіст також повинен організувати та описати документи, щоб допомогти досліднику у пошуку потрібної інформації. Крім того, він повинен розповсюдити інформацію про фонд, щоб дослідники знали, яку він представляє цінність і як може бути використаний. Архівіст часто працює у тісній співпраці з дослідником, щоб надати досліднику повний доступ до всіх необхідних документів.
Служіння іншим у пошуках інформації та знань є головним завданням професії архівіста. Задоволення у такій роботі приносить усвідомлення тієї допомоги, яку архівіст надає масі різних людей, у тому числі історикам, соціологам, студентам, адміністраторам, журналістам та фахівцям з генеалогії. Ця робота також дозволяє архівісту поглибити знання історії. Багато архівістів користуються доступними їм ресурсами з історії, щоб публікувати наукові статті та книги.
Де працюють архівісти?
Архівісти можуть знайти роботу в архівах та зборах рукописних колекцій коледжів та університетів, а також у наукових бібліотеках; у державних архівних установах на федеральному, обласному та місцевому рівнях; в архівах великих підприємств та трудових організацій; та приватних організацій, таких як релігійні установи, етнічні організації та професійні товариства. Вони часто є частиною професійного колективу бібліотек, історичних товариств, музеїв та центрів зберігання документів. Зважаючи на те, що архівні установи відрізняються один від одного за розміром, структурою та типом фондів, архівіст може працювати у великому відділі з іншими архівістами та людьми, зайнятими різними аспектами історичного дослідження, або він може бути єдиною людиною, відповідальною за збереження історії організації, компанії чи установи.
Якими особистими якостями повинен мати архівіст?
Архівіст повинен своє бажання служити іншим поєднувати з організаторським талантом і здатністю висловлювати думки точно як усно, так і письмово. Він повинен мати серйозний інтерес до історії та здатності детектива вишукувати, здавалося б, добре приховані факти.
Як студент може почати готуватись до кар'єри архівіста?
Студент університету, або тільки плануючий вступати до вузу, маючи намір працювати надалі в архіві, повинен серйозно замислитися про здобуття спеціальності, що стосується історії чи однієї з соціальних наук. Вивчення чого вибере студент: американська, європейська, африканська чи азіатська історія, чи мистецтво, музика, економіка, соціальна чи політична історія – залежатиме від його інтересів та спеціалізації архівів, де він хотів би працювати. Вивчення історії надасть студенту необхідну основу, т.к. навчання та досвід історичного дослідження суттєвий для продовження навчання в галузі архівної науки.
Яка професійна підготовка потрібна архівісту?
Професійна підготовка до роботи в архівах зазвичай відбувається лише на рівні магістратури. У минулому більшість архівістів навчалися на робочому місці, але чим більше отримано знань в університеті, тим краще для архівіста-початківця. Дуже небагато навчальних закладів пропонують формальні програми на здобуття ступеня в галузі управління архівами. Проте кількість установ, які пропонують навчання для роботи в архівах, зростає. Це навчання, як правило, є частиною програми на ступінь магістра у бібліотечній справі чи історії. Ступінь підготовки варіюється від одного оглядового курсу, до послідовності курсів, включаючи стажування та дослідження у цій галузі. Хоча в даний час немає загальноприйнятого стандарту мінімальних кваліфікаційних вимог та підготовки для роботи в архівах, студент, який бажає стати архівістом, може підготувати себе якнайкраще, обравши подальше навчання, яке надасть максимум можливостей для вивчення як теорії, так і практики архівної справи. Проходити навчання в рамках магістерської програми в галузі історії чи бібліотечної справи залежить передусім від інтересів студента. Деякі студенти вирішують навчатися за обома програмами, і є такі вузи, які дозволяють своїм студентам так поєднувати навчання. Студент, який навчається повний час, може отримати ступінь магістра в галузі бібліотечної справи за дванадцять місяців у більшості вузів Сполучених Штатів, а ступінь магістра в галузі історії – від дванадцяти до вісімнадцяти місяців, залежно від вимог окремих установ.
Деякі студенти поєднують здобуття академічної підготовки з роботою в архіві. Деякі навчальні заклади наймають студентів на індивідуальній основі, інші в рамках спеціальних програм з працевлаштування студентів. Залежно від кількості годин на тиждень, що студент працює, така робота може вплинути на збільшення терміну, необхідного для отримання диплома, але досвід, який дає робота, може стати безцінною частиною підготовки студента до роботи з архівами.
Які ще існують можливості для залучення до роботи з архівами?
Крім навчальних курсів з управління архівами як частини формальної академічної програми на здобуття ступеня, деякі архівні установи та університети також пропонують самостійні семінари та курси з управління архівами. Ці програми тривалістю від 1 до 6 тижнів надають практичний досвід, а також ознайомлення з основними принципами роботи архівів. Найчастіше до них зараховуються лише ті, хто вже працює в архівах та бібліотеках.
Де можна отримати додаткову інформацію?
Перелік освітніх можливостей у архівній галузі складено Товариством американських архівістів. Його можна переглянути на веб-сайті товариства www.archivists.com
Тим, хто цікавиться, слід звернутися до перерахованих навчальних закладів за детальною інформацією про їх програми. Оскільки нові програми з'являються щорічно, суспільство часто переглядає свій список.
Інформацію про можливість здобуття освіти у закордонних вишах можна знайти на веб-сайтах національних архівних асоціацій. Хорошим джерелом інформації є сайт Міжнародної ради архівів www.ica.org Вузи Великобританії, які пропонують навчання в галузі архівів, дивіться: www.archives/org.uk/training/
Висновок
Бахаї, які обирають професію архівіста, виявлять, що ця сфера діяльності надає їм можливість служити іншим, беручи безпосередню участь у збереженні історії минулого і сьогодення. Вони зможуть запропонувати свої таланти громаді бахаї, допомагаючи у збереженні історії бахаї на місцевому, регіональному, національному та міжнародному рівнях.
Архівіст(від латів. archivum, грец. archaios - древній.) — це зберігач або співробітник архіву, який відповідає за систематизацію та облік документів, довірених на зберігання. Професія підходить тим, кого цікавить історія (див. вибір професії з інтересу до шкільних предметів).
Особливості роботи
Архівіст працює із так званими виконаними документами. Тобто. з документами, що вже прийшли на зберігання (до цього ними займається спеціаліст з документознавства).
В архіві можуть зберігатися найрізноманітніші документи: накази та розпорядження дирекції, старі метричні книги, протоколи, відео- та аудіосвідомості. Вміст архіву залежить від профілю організації, де діє архів.
Наприклад, у регіональних держархівах є документальні свідоцтва про життя наших предків. І багато людей, намагаючись скласти свій родовід, звертаються до цих архівів.
Технологія пошуку документа залежить від поставленого завдання. У великих архівах із розгалуженою структурою пошук потрібної інформації чи документа — це робота колективу. Замовник може і не знати заздалегідь, які саме документи хоче знайти. Перед початком пошуку архіваріус-консультант намагається чітко сформулювати цілі та завдання роботи, максимально точно описати заплановані результати, намалювати картинку передбачуваного «на виході» продукту. Тільки після цих кроків можна організовувати команду фахівців для реалізації проекту.
Робоче місце
Державні архіви, фонди зберігання відео- та аудіо-документів, великі організації та підприємства з великим документообігом.
Важливі якості
Схильність до роботи з документацією, роботи з великою кількістю інформації, хороша пам'ять, системне мислення, пунктуальність, акуратність.
Оплата праці
Зарплатня на 17.03.2020
Росія 16000-40000 ₽
Москва 30000-130000 ₽
Знання, навички
Архіваріус повинен володіти такими дисциплінами, як архівознавство, діловодство. Знати відповідні нормативні правові акти, положення та інструкції.
Навчання на Архівіста (Архіваріуса)
На цьому курсі ви можете здобути професію архівіста дистанційно за 1-3 місяці. Диплом про професійну перепідготовку встановленого державою зразка. Навчання у повністю дистанційному форматі. Найбільший навчальний заклад додаткового проф. освіти у Росії.
Loading...