- Автоматичне заповнення типових форм документів
- Друк документів із зображенням підпису та друку
- Фірмові бланки з вашим логотипом та реквізитами
- Вивантаження документів у форматах Excel, PDF, CSV
- Відправлення документів по email прямо із системи
Бізнес.Ру - швидке та зручне заповнення всіх первинних документів
Підключитись безкоштовно до Бізнес.Ру
Прийом працівників працювати відповідно до штатним розкладом. Воно затверджується наказом керівника організації чи іншою уповноваженою особою за наказом чи довіреністю.
Зверніть увагу на розділ надбавки. Тут може бути відбито специфіку підприємства. Надбавки можуть бути за комерційну таємницю, стаж працівників, шкідливість, особливі заслуги перед організацією, вчений ступінь тощо.
(Виписуйте документи без помилок і в 2 рази швидше за рахунок автоматичного заповнення документів у програмі Клас365)
Як спростити роботу з документами та вести облік легко та невимушено
Переглянути як працює Бізнес.ру
Вхід у демо-версію
Як правильно заповнити штатний розпис за формою Т-3
Штатний розклад застосовується для офіційного оформлення структури, складу штату, його чисельності відповідно до чинного Статуту організації. Штатний розклад затверджується керівником або уповноваженою ним особою (і складається ними ж, оскільки необхідна посада економіста з праці, який зобов'язаний складати розклад, є не на всіх підприємствах) та містить таку інформацію:
Перелік існуючих для підприємства посад;
- кількість одиниць у штаті;
- місячний фонд оплати праці;
- суми посадових окладів та надбавок;
- список структурних підрозділів.
При цьому слід пам'ятати, що посада працівника у трудовому договорі має повною мірою відповідати посадам у штатному розкладі, а найменування її при занесенні до документа не скорочується. А самі посади вносяться туди, спираючись на класифікатор професій, бо будь-яка невідповідність може спричинити труднощі при оформленні пенсії. Запис посад йде у спадному порядку, починаючи з найголовнішої.
Розклад складається на конкретну дату із зазначенням періоду дії та в одному примірнику, що знаходиться у бухгалтерії підприємства. Крім того, документ прошивається та скріплюється підписами керівника, головного бухгалтера, а потім печаткою компанії. Допущені помилки в цьому документі не можна виправляти за допомогою коректора. Більшість із них відбуваються в окладах. Виправити ситуацію можна акуратним закресленням з написанням правильних цифр та підписом складника штатний розкладособи. Інші зміни (наприклад, введення посади, якщо забули вказати, або її виправлення, якщо вказали неправильно) відбуваються за допомогою наказів керівника.
Якщо ж говорити про пряме призначення штатного розкладу, то воно полягає в тому, щоб у разі виникнення будь-яких спірних ситуацій, пред'явити вказані там дані у суді. Тому при правильному складанні документа завжди можна розраховувати на виграш судової справи.
Почніть роботу з Бізнес.ру прямо зараз! Використовуйте сучасний підхід до управління бізнесом та збільшуйте дохід.
Підключитись безкоштовно до Бізнес.Ру
Розглянемо, чи потрібний штатний розпис в організації та як його розробити; який порядок затвердження своєї форми документа. Вивчимо складні питанняНаприклад, порядок затвердження штатного розкладу, якщо в компанії є відокремлені підрозділи або значиться лише один співробітник.
Штатний розклад: бути чи не бути
Спочатку розберемося, чи є штатний розклад (ШР) первинним обліковим документом і чи обов'язково його наявність у організації.
З 1 січня 2013 р. набрав чинності Федеральний закон від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі — Закон N 402-ФЗ), згідно з яким кожен факт господарського життя організації підлягає оформленню первинним обліковим документом, який містить лише обов'язкові реквізити. У цьому право вибору форм первинних документів (уніфіковані чи самостійно розроблені) тепер належить роботодавцю<1>.
До відома. До фактів господарського життя відносяться правочин, подія, операція, які надають або здатні вплинути на фінансове положенняекономічного суб'єкта, фінансовий результат його діяльності та (або) рух грошових коштів.
Думки експертів щодо обов'язковості штатного розкладу різняться. На наш погляд, вона має бути затверджена в організації. Такий висновок випливає з тлумачення ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, у ст. ст. 15 та 57 вказується на необхідність визначення працівником та роботодавцем та фіксації у трудовому договорі «трудової функції (роботи за посадою відповідно до штатного розкладу…)». При цьому відсутнє застереження «за його наявності», що міститься у багатьох статтях ТК РФ<2>та дає право вибору, якщо ця наявність (органу, документа, обставини) не підтверджується.
Крім того, у ст. 57 встановлено, що працівник та роботодавець можуть передбачити додаткову умову про уточнення місця роботи (із зазначенням структурного підрозділу та його місцезнаходження) та (або) про робоче місце. Відомості про структурному підрозділі таки містяться в штатному розкладі і згодом будуть відображені в трудовій книжці працівника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок<3>).
При цьому не слід забувати і про таку підставу звільнення, як «скорочення чисельності або штату працівників» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). За відсутності штатного розпису практично неможливо довести правомірність звільнення працівників з цієї підстави, а також обґрунтованість виплачених таким працівникам грошових сумні трудінспекції, ні фіскальним органам, ні суду.
Висновок необхідність штатного розкладу підкріплюється також підзаконними актами<4>та сформованою судовою практикою.
У будь-якому разі його наявність мінімізує ризики претензій з боку фіскально-наглядових та судових органів. Тому роботодавцю слід затвердити штатний розпис.
Затверджуємо розклад
Штатний розклад є локальним нормативним актом організації, в якому фіксуються у зведеному вигляді поділ праці між працівниками, що склався, та умови оплати їх праці (Лист Роструда від 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). Тобто штатний розклад відображає події трудових відносин, які здатні вплинути на фінансове становище організації та (або) рух коштів. По суті, організація (особливо новостворена) чи інший роботодавець немає права приймати працівників за відсутності штатного розкладу.
Раніше обов'язковою була уніфікована форма штатного розкладу, затверджена Постановою Держкомстату України від 05.01.2004 N 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документаціїз обліку праці та її оплати». Однак із 2013 р. її використання стало необов'язковим. І хоча багато організацій, як і раніше, застосовують уніфіковані форми, не варто упускати можливість, надану законодавцем, і адаптувати її під потреби конкретного роботодавця.
Вибираємо спосіб
З огляду на положення ст. 9 Закону N 402-ФЗ, перш ніж скласти штатний розпис організації, необхідно затвердити його форму, а також форми інших документів з обліку праці та її оплату.
Зробити це можна двома способами:
- затвердити окремим наказом організації із додатком відповідних форм;
- Відобразити в обліковій політиці організації з метою бухгалтерського обліку, які форми первинних облікових документів (уніфіковані або самостійно розроблені) використовуються для оформлення фактів господарського життя (див. Приклад 2 нижче). У цьому слід зробити зазначені форми документів додатками до облікової політики (див. приклад 3 нижче).
Слід зазначити, що з обов'язковості облікової політикидля більшості роботодавців згідно зі ст. 8 Закону N 402-ФЗ другий спосіб закріплення застосовуваних форм первинних документів є кращим.
Наказ про затвердження
Отже, роботодавець вирішив затвердити штатний розпис за самостійно розробленою формою. Спочатку слід видати відповідний наказ.
Зміни
Зміни до затвердженого та чинного штатного розкладу також вносяться наказом — або таким, що відображає конкретні зміни, або затверджує нову редакціюШР.
Як зазначив Роструд у Листі від 22.03.2012 N 428-6-1, штатний розпис змінюється, якщо перейменовуються структурні підрозділи чи посади, змінюються розміри окладів, скорочується чисельність чи штат працівників. Частоту та періодичність зміни штатного розпису визначає роботодавець.
Реквізити
Майте на увазі: самостійно розроблений штатний розпис має містити як відомості про наказ, який затвердив його форму, так і реквізити документа, яким він введений у дію (див. приклад 7).
Крім того, у розробленому організацією штатному розкладі немає потреби вказувати період його дії (на відміну від уніфікованої форми). Достатньо зазначити дату введення штатного розкладу в дію.
Новостворені організації
Штатний розклад складається, навіть якщо у новоствореній організації працює лише керівник. Тут можливі два варіанти викладу штатних одиниць:
- або вказується лише керівник;
або відразу фіксуються необхідні штат і чисельність працівників.
Філії та представництва
Окремо слід сказати штатному розкладі організації, у якій є філії, представництва чи інші відокремлені підрозділи.
У новій формі штатного розкладу можна передбачити виділення як структурних, а й відокремлених підрозділів.
Якщо Штатний розклад складається підрозділом самостійно(причому таке право має бути передбачене у статуті організації, положенні про підрозділ та довіреність керівника підрозділу), то доцільно передбачити процедуру погодження, а у самому штатному розкладі вказати реквізити погодження.
Заповнення окремих граф
Особливо слід сказати про заповнення граф «Оклад» тощо: сума окладу має бути одна, не допускається вказівка так званої «вилки», оскільки згідно зі ст. 22 ТК РФ оплата має бути рівною за рівну працю.
Примітка. Про правила заповнення таких граф штатного розкладу, як «Посада», «Кількість штатних одиниць», «Тарифна ставка (оклад) та ін.», «Надбавка», можна прочитати у статті «Штатний розклад у питаннях та відповідях» на с. 46 журналу N 7, 2009.
При необхідності відображення За однаковими посадами різних зарплат(а не окладів) рекомендуємо встановити для посади категорії або розряди, або регулювати це встановленням надбавок (доплат) залежно від кваліфікації працівників. Цю позицію дотримується і Роструд (Лист від 27.04.2011 N 1111-6-1).
Тому роботодавець при розробці форми штатного розпису з метою встановлення персональних надбавок та доплат працівникам може викласти інформацію у графі «Надбавки, доплати» так, як показано у прикладі:
Приклад оформлення графи «Надбавки, доплати» у штатному розкладі.
Якщо організації заробітна плата працівників складається з окладів (чи з окладів і нерегулярно виплачуваних премій), то графу «Надбавки, доплати» можна виключити. І навпаки: якщо роботодавець застосовує як стимулювання праці працівників регулярні премії, то можна додати графу «Премії», також для зручності виділивши підграфи «Підстава» та «Сума, руб.» (Див. Приклад 12).
Зразок оформлення граф "Премія", "На руки" у штатному розкладі.
Для низки роботодавців у зв'язку з необхідністю дотримання ст. ст. 133 і 133.1 ТК РФ незайвим буде додати графи "До виплати" або "На руки" (приклад 12).
Виписка зі штатного розкладу
Слід пам'ятати, що згідно зі ст. 62 ТК РФ роботодавець зобов'язаний надати працівникові за його заявою документи, пов'язані з його роботою, у тому числі виписки із документів (ст. 88 ТК РФ). Тому вважаємо за доцільне також затвердити форму Випискизі штатного розкладу (уніфікованої форми немає).
Штатна розстановка
Штатний розклад — документ плановий та знеособлений. Тому не варто його «обтяжувати» інформацією. Адже цей документ може бути поданий до фіскальних чи судових органів, яким не слід знати «зайву» інформацію. Для фіксації фактичного становища розміщення кадрів (поіменно) та оплати праці (з урахуванням «плаваючих» премій) доцільно використовувати штатну розстановку. Документ може бути у паперовому чи електронному вигляді та містити будь-яку інформацію про працівників, необхідну роботодавцю (див. приклад 14).
Штатне розміщення.
Товариство з обмеженою відповідальністю «СпортІнвест»
(ТОВ «СпортІнвест»)
Штатне розміщення на 03.11.2014
| Структурний підрозділ | Посада | Кількість штатних одиниць | Прізвище І.Б. | Оклад (крб.) | Надбавки, доплати | Премії | Разом (гр. 6 + гр. 8 + гр. 10) | додаткова інформація | ||||
| Заснування | Сума (руб.) | Заснування | Сума (руб.) | |||||||||
| Найменування | Код | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
| Дирекція | 01 | Генеральний директор | 1 | Авакумов А. В. | 60 000 | 55 000 | ||||||
| Секретар | 1 | Бєлкіна Н. А. | 30 000 | За знання іноземних мов | 2000 | 32 000 | Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами до 25.12.2014 | |||||
| Системний адміністратор | 0,75 | Волгін І. Л. | 21 330 | 15 997,50 | Працівник за основним місцем роботи | |||||||
| <…> | ||||||||||||
| Бухгалтерія | 02 | Бухгалтер | 1 | Громова К. Т. | 25 000 | Збільшення обсягу роботи (ДС до 04.06.2010) | 5550 | 30 550 | ||||
| Бухгалтер | 1 | Древко О. К. | 25 000 | 24 850 | Відпустка для догляду за дитиною до 3 років (11.12.2014 — вихід на роботу) | |||||||
| Бухгалтер | 1 | Єрьоміна Є. М. | 25 000 | Розширення зони обслуговування (ДС до 08.12.2014) | 7850 | 32 850 | ||||||
| <…> | ||||||||||||
| Відділ продажу | 03 | Менеджер | 1 | Жолудь У. А. | 30 000 | За перевищення плану продажу | 5000 — 30 000 | 35 000 — 60 000 | ||||
| <…> | ||||||||||||
| Начальник відділу | 1 | Зорін І. А. | 35 000 | За перевищення плану продажу | 5000 — 30 000 | 40 000 — 70 000 | ||||||
| Відділ доставки | 04 | Фахівець | 0,5 | Ільїн Б. Б. | 15 000 | 7500 | Сумісник зовнішній | |||||
| Начальник відділу | 1 | Клаус В. В. | 25 000 | 25 000 | ||||||||
| Відділ маркетингу | 05 | Фахівець | 1 | Ломов Я. Р. | 24 400 | 24 400 | Дитина до 3 років (д. н. 06.02.2012) | |||||
| Фахівець | 1 | Мішин Т. А. | 24 400 | 24 400 | ||||||||
| Начальник відділу | 1 | Вакансія | ||||||||||
| <…> |
Думка. Марія Колганова, доцент кафедри підприємницького та трудового права Державного університетууправління
Теоретично права однією з основних рис працеправового відносини завжди вважалося включення нового співробітника до штату організації. Важливість цієї дії пов'язані з юридичним закріпленням працівника всередині організації. Включення співробітника в штат організації «закриває» вакансію, що була раніше, визначає його місце в системі організації та управління трудовими процесамивсередині компанії, що визначає головну складову величини його заробітку (посадового окладу, окладу, тарифної ставки), закріплює та робить правомірним диференціацію коригування оплати праці за рахунок надбавок, доплат, КТУ та інших виплат, що дозволяють, відповідно до затверджених в організації систем оплати праці, персоніфікувати заробітки персоналу.
Примітка. статтю «Як організувати роботу з персональними даними у кадрових підрозділах» на с. 40 журналу N 3, 2012.
Із серйозними проблемами у цих питаннях стикаються ті компанії, які надають персонал третім особам. Такі організації (приватні агентства зайнятості) формально можуть відповідати вимогам про наявність штатного розкладу, але з юридичної точки зору він створюється в реальній організації та під реальні робочі місця, а не під цивільний договір з посередником.
Примітка. Див. статтю «10 помилок, яких не слід допускати при оформленні документів, пов'язаних із персональними даними» на с. 52 журналу N 3, 2012.
Компанії, що передають робочу силу, найняту під договір про надання персоналу, не створюють реальних робочих місць, не вкладають кошти у виробництво та його модернізацію. У разі банкрутства організації-посередника її майно (часто орендоване) неспроможна бути гарантом відшкодування недоотриманого працівниками заробітку. Отже, немає сенсу розглядати створені в них штатні розклади як серйозні організаційно-фінансові документи.
Примітка. Про «позикову» працю читайте на с. 70.
Не менше проблемвиникає у таких компаній та у зв'язку з оформленням кадрової документації. Якщо посередник оформляє працівника, що приймається, до себе на роботу, то реальне виконання трудових функцій у шкідливих або небезпечних умовах праці у реального виробничника не зараховуватиметься в його пільговий стаж, що дає право на пенсію, оскільки в офісі компанії-посередника, що оформляє працівника відповідно до її штатним розкладом до реального роботодавця таких шкідливих умов праці немає. Жодна структура ПФР не визнає роботу за штатним розкладом фірми-посередника як роботу у шкідливих чи небезпечних умовах, що дають право на пенсійні пільги. Це тим, що у трудовий книжці працівника, яка відповідно до ст. 66 ТК РФ є основним документом про його трудової діяльностіі трудовому стажі, відповідно до штатного розкладу посередника зроблено запис про працевлаштування.
Насамкінець хочеться зазначити, що вимоги до документів, викладені в Законі N 402-ФЗ, у ряді випадків відрізняються від вимог трудового законодавства (які, по суті, є жорсткішими). Тому, щоб уникнути претензій з боку перевіряючих, рекомендуємо як основу при розробці форми штатного розкладу брати уніфіковану форму N Т-3. Доцільно використовувати ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». І, нарешті, оскільки штатний розпис містить персональні дані працівників, його зберігання, обробка, знищення повинні здійснюватися відповідно до вимог законодавства РФ про захист персональних даних.
Ю. Титова
Викладач,
Експерт журналу
«Кадрова служба
І управління персоналом підприємства»
Підписано до друку
Штатним розкладом називається обов'язковий нормативний акт, який містить прізвища співробітників організації. Мета цього документа – надати чітко сформульовану конфігурацію підприємства.
А саме:
- склад.
- Кількість співробітників.
- Сума коштів, витрачена виплати.
Документ є локальним, тобто. внутрішнім документом роботодавця. Папір набирає чинності після того, як керівник підприємства підпише наказ про затвердження штатного розкладу (ШР). Податкова перевірка чи трудова інспекція має право вимагати цей документ. Його відсутність є порушенням законодавства про охорону праці.
Будь-яка організація початку своєї діяльності повинна мати певні нормативні акти. Далі кожного нового співробітника необхідно ознайомити із чинними документами підприємства. Зробити це потрібно до підписання трудової угоди.
Штатний розклад (форма Т-3) формується на підприємстві або з початку його діяльності, або з початку поточного року. Керівник затверджує документ наказом. Текст наказу підтверджує факт набрання чинності діям штатного розкладу. Після того, як папір було підписано уповноваженою особою, його реєструють у відповідному журналі. Цей процес супроводжується присвоєнням наказу реєстраційного номера. Точний термін зберігання наказу та розкладу не регламентований.
Наказ про зміну штатного розкладу скасовує попередній документ з метою подальшого затвердження нового.
Термін дії – на розсуд розпорядження керівника: від року та більше. При зміні структури підприємства доцільніше внести зміни до ШР, ніж затверджувати нове. Роботодавець підписує наказ про внесення змін до ШР, на підставі якого проводяться необхідні коригування. Якщо планується розширення штату чи навпаки, відбулося масове скороченняслід скласти нову формуТ-3.
Форма та зміст
Керівник має право самостійно розробити бланк документа, враховуючи діяльність підприємства та його потреби. Раніше прийняті форми бланків із січня 2013 року не є обов'язковими. Більшість роботодавців не знають, як скласти штатний розклад, і тому як бланк використовують уніфіковану форму № Т-3. Вона зручна у заповненні та містить усі потрібні дані. Бланк Т-3 та порядок його заповнення затверджено постановою №1 Держкомстату РФ від 05.01.2004 року. У цьому документі мають бути такі складові:
- перелік структурних підрозділів;
- код підрозділу;
- посада, спеціальність, класифікація;
- кількість штатних одиниць;
- посадові оклади;
- надбавки;
- фонд оплати праці.
Обов'язки щодо заповнення цієї форми покладаються на кадровиків. В окремих випадках це завдання виконується бухгалтером або керівником підприємства. З вищевикладеного кадрового документа роботодавець вправі розробити штатну расстановку. Ведеться вона в електронному вигляді в Excel і дозволяє фіксувати дані про заміщення співробітників.
Правила заповнення
У обов'язковому порядкуу документі вказується повна назва організації згідно з установчими документами. Також, крім дати складання штатного розстановки, вказується дата набрання ним чинності та термін дії. У правому верхньому кутку вказується кількість штатних одиниць на день складання документа.
У першому стовпчику вказуються структурні підрозділи організації, починаючи з керівника (адміністрації). Далі у вільній інтерпретації, не відступаючи від загальноприйнятих понять. Це стосується комерційних організацій. Для держустанов різниця у заповненні документа у цьому, що вони мають дотримуватися вимогам загальноросійських класифікаторів та інших нормативних документів. Надалі це дозволить працівникам, які вийшли на пенсію, безперешкодно скористатися належними пільгами. Код підрозділу полегшує ведення документообігу та встановлюється кожною організацією самостійно.
Щодо посад у ШР, кількості осіб, зайнятих на виробництві – тут кожна організація виходить із особистих потреб та рентабельності підприємства.
У графі «тарифна ставка» всі показники зазначаються у рублях. У разі коли сума окладу не має точного значення, Визначаються можливі межі: від і до (15 000-20 000).
- Премії.
- Доплати.
- Компенсаційна допомога.
Розмір надбавки вказується в карбованцевому обчисленні, або у відсотках.
Наступна колонка підсумовує попередні тарифні показники та множить їх на кількість штатних одиниць. Цифра, що вийшла, - фонд оплати праці (фот) за місяць.
Штатний розклад ІП не відрізняється від аналогічного документа для ТОВ чи будь-якої іншої організації. Відповідно до Трудового Кодексу РФ під час укладання трудового договору роботодавець має ознайомити потенційного працівника зі “штаткою”. Багато індивідуальних підприємців не поспішають складати даний нормативний документ. Таке ігнорування загрожує штрафом.
Відповідно до ст. 5.27 Кодексу про Адміністративні правопорушення, розмір штрафу для посадової особи варіюється в межах 1000 руб. - 5000 руб. Організації таке порушення коштуватиме суму від 30 до 50 000 руб.
Коли та як вносити зміни
За незначних змін достатньо поправки до розкладу. Перш ніж провести масштабну зміну ШР, роботодавець зобов'язаний повідомити працівників про майбутню дію за два місяці. Таким чином, дата наказу про введення змін та дата набрання чинності різними. Підставою щодо коригування є необхідність:
- змінити тарифну ставку;
- скоротити персонал;
- перейменувати посаду;
- змінити форму оплати праці.
Оскільки будь-які зміни зачіпають інтереси співробітників, роботодавець автоматично вносить зміни і до трудових договорів. Зразок наказу про зміну штатного розкладу можна завантажити тут.
Витяг
Відповідно до ст. 62 Трудового кодексу РФ, співробітник будь-якої організації, а також перевіряючі органи можуть вимагати виписку з документа шляхом письмового запиту. Витяг з ШР оформляється за всіма правилами та містить конкретну інформацію. Якщо головне підприємство має кілька підрозділів, то після складання та затвердження штатрозкладу для них формується виписка. Відмінність основного документа від виписки у цьому, що остання перед найменуванням позначається словом «виписка» і відтворює лише необхідну частину документа.
До нашої редакції нерідко надходять питання щодо ведення такого важливого кадрового документа, як штатний розпис. Відповіді на найбільш актуальні з них ми подали у цій статті.
Навіщо потрібен штатний розклад?
Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджених постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» (далі - Постанова № 1), штатний розпис застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельностіорганізації відповідно до її Статуту. Воно містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць.
Вперше уніфікована форма штатного розкладу було затверджено постановою Держкомстату Росії від 06.04.2001 р. № 26 (у складі уніфікованих форм первинної облікової документації). 2004 р. дана формазазнала деяких змін.
Для роботодавця штатний розклад є дуже зручним інструментом, що виконує відразу кілька функцій. Зокрема, воно:
- дозволяє чітко простежити організаційну структуру підприємства (її структурні підрозділи);
- закріплює штатну чисельність структурних підрозділів та кількість штатних одиниць за кожною посадою (професією);
- дозволяє простежити систему оплати праці працівників структурних підрозділів;
- встановлює та закріплює розміри надбавок;
- полегшує відстеження вакансій та здійснення підбору персоналу на дані вакансії.
Чи обов'язкова наявність штатного розкладу?
на Наразііснують дві точки зору щодо обов'язку роботодавця щодо ведення штатного розкладу.
Відповідно до першої наявність даного локального нормативного акта є обов'язковою, оскільки безпосередньо зачіпає трудову функцію працівника та оплату його праці. Так було в Трудовому кодексі РФ штатний розпис згадується у ст. 15, що містить визначення трудових відносин, та у ст. 57, згідно з якою суттєвою умовою трудового договору є трудова функція, а саме: робота за посадою відповідно зі штатним розкладом, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації, конкретний вид роботи, що доручається працівникові.
Відповідно до іншої точки зору роботодавець самостійно вирішує питання необхідності ведення штатного розкладу. Обґрунтуванням такої позиції є такі аргументи. По-перше, Постановою №1 затверджено рекомендована до використанняуніфікована форма штатного розкладу (Т-3). Згадується штатний розпис і в Інструкції із заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 р. № 69 (далі - Інструкція № 69). Зокрема, у п. 3.1 Інструкції зазначається, що записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації.
Як бачимо, в жодному з перерахованих нормативних актів не закріплено обов'язок роботодавця щодо оформлення штатного розкладу. Натомість рекомендуємо не нехтувати веденням цього кадрового документа, оскільки перевіряючі органи дотримуються саме першої точки зору.
Так, Фонд соціального страхування РФ звертає увагу страхувальників (роботодавців) на необхідність складання штатного розкладу як документа, що служить для підтвердження правильності. Пенсійний фонд РФ при здійсненні збору відомостей про трудовий стаж застрахованих працівників також неодноразово звертав увагу на необхідність.
Найчастіше і податкові органи під час проведення виїзних перевірок запитують штатний розпис організації. Наприклад, у рішенні Арбітражного суду м. Москви від 28.04.2007 р. у справі № А40-4332/07-117-33 зазначається, що « Податковий кодексРФ покладає на платника податків обов'язок представляти на вимогу податкового органу документи та відомості, необхідних податкового контролю. Та обставина, що трудові договори, штатний розпис, особисті та індивідуальні картки не є документами податкового обліку, саме собою не спростовує обов'язки організації мати такі документи і представляти їх для виїзної податкової перевірки, оскільки містяться у яких відомості може мати важливе значення оподаткування».
Нерідко відсутність штатного розпису перевіряючі органи розцінюють як порушення законодавства про працю та охорону праці, за яке посадова особа може бути оштрафована на суму від 500 до 5 000 руб., А організація - на суму від 30 000 до 50 000 руб. (Ст. 5.27 КпАП РФ). Але через те, що чіткого обов'язку роботодавця щодо ведення цього документа в законодавстві не передбачено, ці санкції можна спробувати оскаржити в судовому порядку.
Хто має розробляти та затверджувати штатний розклад?
Після ухвалення рішення про необхідність складання штатного розкладу (якщо, звичайно, його ще немає в організації) виникає наступне питання – хто має розробляти цей документ кадрового обліку?
Законодавство не визначає коло відповідальних осіб, тому припускаємо, що цим питанням має займатися керівник підприємства. Може бути складений окремий наказ, що покладає обов'язок щодо складання штатного розкладу на конкретного співробітника, або цей обов'язок може бути закріплений у трудовому договорі або посадовій інструкції працівника.
Як правило, у невеликих організаціях складанням штатного розкладу займаються співробітники кадрової служби та (або) бухгалтерії, рідше – працівники юридичної служби. У великих компаніях - планово-економічний відділ чи відділ організації праці та заробітної плати. Якщо йдеться про індивідуальному підприємцю, то цим може займатися кадровик, бухгалтер (за наявності таких у штаті) або сам підприємець.
Затверджується штатний розпис наказом (розпорядженням), підписаним керівником організації або уповноваженою ним на це особою (див. приклад 1). Реквізити цього документа зазначаються у полі «Затверджено наказом організації від «____» _____________ 200__ № __» уніфікованої форми № Т-3.
Зверніть увагу, що дати складання, затвердження та набрання чинності штатним розкладом можуть не збігатися. Так, штатний розпис може бути затверджено пізніше його складання, а дата його введення (набрання законної сили) бути пізнішою порівняно з датами затвердження та складання.
З урахуванням того, що заробітна плата нараховується працівникам помісячно, штатний розпис логічно вводитиме в дію з першого числа місяця.
В уніфікованій формі № Т-3 також зазначається період, на який затверджується штатний розпис. У зв'язку з цим виникає таке питання:
З якою періодичністю має складатися штатний розпис?
Чіткої відповіді у законодавстві немає. Проте з огляду на те, що штатний розпис - це плановий документ, доцільно складати його на один рік. Водночас штатний розпис може бути затверджений один раз і діяти протягом кількох років.
Як правильно заповнити уніфіковану форму №Т-3?
Отже, приступимо безпосередньо до складання штатного розкладу. Найпоширенішим способом його оформлення є наповнення уніфікованої форми № Т-3. При цьому слід керуватися Вказівками щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації, затвердженими Постановою №1.
Оформляємо "шапку". Насамперед у полі «Найменування організації» необхідно вказати найменування організації відповідно до свідоцтва про реєстрацію. Якщо свідчення міститься і повне, і коротке найменування, то штатному розкладі можна зазначити будь-яке з них.
Потім вказуються код по ОКПО (Загальноросійському класифікатору підприємств та організацій), номер документа та дата його складання. Для зручності реєстрації номер штатного розкладу може містити літерний індекс (наприклад ШР).
Уніфікована форма № Т-З включає таке формулювання: «Штатний розклад на період ______ з «___» ______ 20__ р.». Здається, позначення періоду дії документа передбачає вказівку дати як початку, а й закінчення цього періоду. Чи потрібно вказувати закінчення дії штатного розпису чи достатньо позначити, що штатний розклад набирає законної сили з певної дати? Вочевидь, що уніфікована форма передбачає саме другий варіант. Пояснюється це тим, що в процесі провадження діяльності в організації може виникнути потреба в зміні штатного розкладу, тому точно спрогнозувати термін закінчення його дії дуже важко.
У графі 1 («найменування») вказується найменування відповідного структурного підрозділу. Це може бути як філії, представництва, і відділи, цехи, ділянки тощо. (п. 16 постанови Пленуму Верховного Суду РФ від 17.03.2004 № 2 «Про застосування судами Російської ФедераціїТрудового кодексу Російської Федерації»).
Для зручності роботи зі штатним розкладом структурні підрозділи краще розташовувати групами відповідно до їхньої ієрархії від адміністрації до обслуговуючих підрозділів. Наприклад, в першу чергу будуть зазначені підрозділи, які здійснюють загальне керівництво (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів та ін.), потім - виробничі підрозділи або підрозділи, що здійснюють основні функції організації, і наприкінці - допоміжні та обслуговуючі підрозділи (адміністративно-господарська служба, відділ постачання, склад та ін.).
У графі 2 («Код») проставляються коди структурних підрозділів, присвоєні ним роботодавцем. Як правило, коди позначаються цифрами, кількість яких варіюється залежно від складності структури організації. Це дозволяє визначити місце кожного відділу (підрозділи, групи та ін.) у загальній організаційній структурі. Наприклад, фінансовому департаменту присвоєно код 02. Відповідно, фінансово-плановий відділ і бухгалтерія, що входять до складу департаменту, матимуть коди 02.01 і 02.02.
У разі, якщо в організації використовується централізована система документообігу, код структурного підрозділу можна не вказувати.
У графі 3 зазначаються посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації працівника. Краще, якщо ці дані будуть наведені відповідно до:
- Загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК 016-94 (введений постановою Держстандарту Росії від 26.12.1994 р. № 367);
- Кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців (затверджений постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 р. № 37).
Звичайно, ці довідники старіють і багато посад, що з'явилися в Останніми роками, у них відсутні (наприклад, посада офіс-менеджера). Тому відмінності в найменуваннях посад, професій, спеціальностей кваліфікаційних довідникахі в кадрових документахорганізації допустимі. Однак якщо з виконанням робіт з певних посад, професій, спеціальностей пов'язано надання компенсацій та пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються у порядку, що встановлюється Урядом РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Інструкції № 69). Інакше права на пільги працівник не матиме.
Приклад 2
Згорнути Показати
У трудовій книжці музичного працівника, який 17 років керував дитячою хоровою студією при школі-інтернаті, його посаду було вказано як «організатор гуртка». Оскільки цієї посади немає ні в загальноросійському класифікаторі професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів, ні в Списку робіт, професій, посад, спеціальностей та установ, з урахуванням яких достроково призначається трудова пенсія за старістю відповідно до статті 28 Федерального закону «Про трудові пенсії в Російській Федерації », затвердженому постановою Уряду РФ від 29.10.2002 р. № 781, цей трудовий стаж не був зарахований у страховій для дострокового призначення пенсії працівникові.
Відповідно до ст. 57 ТК РФ посада прийнятого працювати співробітника має відповідати тій, що зазначено у штатному розкладі. Мають місце випадки, коли найменування посади, що використовується у трудовому договорі, не відповідає штатному розкладу або така посада взагалі не передбачена штатним розкладом. І тут протиріччя, існуюче між трудовим договором і штатним розкладом, має вирішуватися користь трудового договору (ст. 8 ТК РФ). Працівник виконуватиме трудову функцію, передбачену трудовим договором (тобто працювати за встановленою у договорі посадою, спеціальністю чи професією), а кадровику доведеться вносити відповідні зміни до штатного розпису. Як це зробити, ми розглянемо трохи згодом. А поки що продовжимо заповнення форми.
При заповненні графи 4 («Кількість штатних одиниць») вказується кількість штатних одиниць за відповідними посадами (професіями). У разі коли передбачається утримання неповної штатної одиниці з урахуванням особливостей роботи за сумісництвом, кількість штатних одиниць вказується у відповідних частках, наприклад, 0,25; 0,5; 2,75 та ін.
Зважаючи на те, що приймати нових працівників можна лише на вільні позиції, у штатному розкладі можна вказати не лише існуючі штатні одиниці, а й вакантні. Іншими словами, якщо в організації працюють 10 осіб і при цьому у штатному розкладі також зазначено 10 штатних одиниць, то при розширенні штату доведеться вносити зміни до штатного розкладу. А можна одразу закласти більша кількістьштатних одиниць (наприклад, 12). Таким чином, у штатному розкладі можна тримати кадровий запас на перспективу.
Одне з питань, що викликають складнощі на практиці, пов'язане з оформленням сумісників. Наприклад, на одній посаді можуть працювати кілька осіб за сумісництвом або з неповним робочим днем. І тут у штатному розкладі вказується сумарна кількість штатних одиниць з посади.
Припустимо, на посаді експедитора дві особи працюють на повній ставці, а одна - на півставки. У цьому випадку у графі 4 слід зазначити 2,5 штатні одиниці.
У графі 5 («Тарифна ставка (оклад) та ін.») залежно від системи оплати праці, прийнятої в організації, вказується місячна заробітна плата за тарифною ставкою (окладом), тарифною сіткою, відсотком від виручки, часткою або відсотком від прибутку, коефіцієнтом трудової участі (КТУ), коефіцієнту розподілу та ін. При цьому заробітна плата визначається у карбованцевому еквіваленті.
Нагадаємо, що відповідно до ст. 133 ТК РФ розмір посадового окладу (тарифної ставки) не може бути нижчим за законодавчо встановлений мінімальний розмір оплати праці (зараз - 4 330 руб.). При цьому система оплати праці має бути встановлена локальним нормативним актом (наприклад, Положення про оплату праці).
Приклад 3
Згорнути Показати
У штатному розкладі передбачена одна штатна одиниця посади "секретар" з окладом 15 000 руб. Проте з урахуванням інтересів компанії секретаря було прийнято на роботу на умовах зовнішнього сумісництвана 0,5 ставки. Відповідно до ст. 285 ТК РФ оплата праці сумісників виробляється пропорційно відпрацьованому часу, залежно від виробітку чи інших умовах, визначених трудовим договором. У зв'язку з цим у трудовому договорі має бути зазначена сума, пропорційна відпрацьованому сумісником часу (у даному випадку- 7500 руб.).
Як очевидно з наведеного прикладу, штатний розпис визначає оклад з посади, але з винагороду конкретному працівнику
У графи 6-8 («Надбавки») вказуються стимулюючі та компенсаційні виплатипрацівникам (премії, надбавки, доплати, заохочувальні виплати), встановлені чинним законодавством України (наприклад, північні надбавки, надбавки за вчений ступіньта ін.) або введені на розсуд організації (наприклад, пов'язані з режимом або умовами праці).
- фіксованої суми (при зміні окладу розмір надбавки може бути залишений у колишньому розмірі або також змінено);
- як процентної надбавки (у разі розмір надбавки змінюється разом із окладом).
Зверніть увагу: якщо системою оплати праці передбачена можливість встановлення індивідуальних надбавок на кожну посаду, то у графі 3 кожну посаду потрібно виділити в окремий рядок, а у графі 4 навпроти кожної посади проставити одиницю.
Ще один найчастіше питання, що хвилює у тому числі й кадровиків: чи можна працівникам, які обіймають однакові посади, встановити різні оклади, наприклад, передбачивши у штатному розкладі вилку окладів? І в юридичній літературі, і на практиці до вирішення цього питання існує два протилежні підходи. Так, деякі фахівці вважають, що це цілком допустимо. В обґрунтування цієї точки зору наводиться ст. 132 ТК РФ, згідно з якою заробітна плата кожного працівника залежить від його кваліфікації, складності виконуваної роботи, кількості та якості витраченої праці та максимальним розміром не обмежується. З огляду на це заробітна плата повинна встановлюватися диференційовано та залежати, насамперед, від кваліфікації працівника, на підставі чого співробітникам, які обіймають однакову посаду, але мають різні кваліфікаційні категорії, можуть бути встановлені різні оклади.
На думку інших фахівців, кожній посаді відповідає один розмір окладу. Якщо необхідно встановити різну заробітну плату працівникам, які обіймають однакові посади, розмір заробітної плати доцільно регулювати за допомогою різних надбавок (наприклад, за інтенсивність роботи).
Приклад 4
Згорнути Показати
В організації на посаді бухгалтера працюють два спеціалісти. У цьому штатним розкладом бухгалтеру передбачено оклад 10 000 крб., і навіть надбавки за ненормований робочий день у вигляді 10% від окладу (1 000 крб.) і інтенсивність роботи - 20% (2 000 крб.). З урахуванням кваліфікації та досвіду роботи одному із співробітників, які обіймають цю посаду, були встановлені всі надбавки і, відповідно, його заробітна плата склала 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Другому бухгалтеру було встановлено лише одну надбавку за ненормований робочий день, після чого його вести становила 11 000 крб. (10000 руб. + 1000 руб.).
У графі 9 зазначається загальна сума, утворена шляхом додавання граф 5-8, тобто сума окладів за всіма штатними одиницями конкретної посади з урахуванням встановлених надбавок. Якщо графи 5-9 неможливо заповнити у рублевому еквіваленті (наприклад, у зв'язку із застосуванням безтарифної, змішаної та інших систем оплати праці), зазначені графи заповнюються у відповідних одиницях виміру (у відсотках, коефіцієнтах тощо). При цьому підрахунок загальної суми (підсумку) за графами 5-9 можливий, якщо тарифні ставки та надбавки встановлені у однакових одиницях за однаковий період часу.
Графа 10 Як випливає з її назви, призначена для різних приміток. За їх відсутності вона залишається незаповненою.
Після внесення даних до всіх граф слід заповнити рядок «Разом» , розташовану внизу таблиці. Для цього підраховуються кількість штатних одиниць, суми окладів, надбавок та сума місячного фонду заробітної плати за вертикальними стовпцями.
Оформлений штатний розпис підписують керівник кадрової служби або особа, на яку покладено обов'язок ведення кадрового діловодства, а також головний бухгалтерорганізації.
В уніфікованій формі штатного розпису проставлення друку не передбачається. У зв'язку з цим друк можна ставити, але не обов'язково.
Зразок заповнення штатного розкладу наведено в Прикладі 5.
Як вносити зміни до штатного розкладу?
Рано чи пізно будь-який кадровик стикається зі зміною відомостей, які у штатному розкладі. Наприклад, виникає необхідність у запровадженні нової штатної одиниці чи цілого підрозділу чи скороченні вже наявного, у зміні окладів, тарифних ставок, перейменуванні підрозділу чи посади тощо.
Внести зміни до затвердженого штатного розкладу можна двома способами:
Варіант 1.Змінити сам штатний розклад, тобто затвердити новий штатний розклад із новим (наступним по порядку) реєстраційним номером
Варіант 2.Внести зміни до чинного штатного розкладу.
У цьому випадку штатний розклад залишається незмінним, змінюється лише ряд його позицій (зміст граф). Зміни вносяться наказом, після чого штатний розпис коригується. Як заголовки відповідного наказу можна використовувати наступні: «Про зміну штатного розкладу», «Про часткову зміну штатного розкладу», «Про внесення змін до штатного розкладу» та ін. , Оптимізація управлінської роботи, вдосконалення структури організації тощо).
Якщо організація має складну структуру, рекомендуємо при внесенні змін до чинного штатного розкладу вказувати у наказі не лише відповідну посаду, а й структурний підрозділ, штатний склад якого зачіпають зміни, що вносяться. Це пов'язано з тим, що у різних підрозділах може бути посади з однаковими назвами.
Якихось нормативів про те, з якою періодичністю необхідно оновлювати штатний розпис, не існує. Отже, робити це можна за необхідності.
Не забувайте, що зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до штатного розкладу організації, доводяться до відома працівників, після чого до їх трудових книжок на підставі наказу (розпорядження) чи іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення. Про це йдеться у п. 3.1 Інструкції № 69.
Зверніть увагу, що постійна чи тимчасова зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому працює працівник (якщо структурний підрозділ був зазначений у трудовому договорі) - не що інше, як переведення на іншу роботу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Як зміна трудової функції працівника розцінюється і зміна назви посади, визначена сторонами та закріплена у трудовому договорі, незалежно від причин такої зміни (наприклад, у зв'язку зі зміною штатного розкладу).
Коли вносити зміни під час скорочення штату?
Скорочення чисельності або штату працівників є однією з підстав для внесення змін до штатного розкладу. Скорочення чисельності організації передбачає вилучення зі штатного розкладу окремих штатних одиниць, тоді як скорочення штату - окремих посад. Працівники, що скорочуються з тієї чи іншої підстави, підлягають звільненню за п. 2 ст. 81 ТК РФ.
Враховуючи, що відповідно до статті 180 ТК РФ про майбутнє звільнення зі скорочення чисельності або штату працівники повинні бути попереджені не менше ніж за два місяці до звільнення, новий штатний розпис може бути введений у дію не раніше ніж через два місяці після його складання. Наявність штатного розкладу може підтвердити, що звільнення працівників було виправдано (тобто роботодавець матиме можливість наочно продемонструвати відсутність робочих місць).
При усуненні обставин, що спричинили зміну штатного розкладу у бік зменшення штатних одиниць, роботодавець може відновити скорочені позиції шляхом внесення змін до штатного розкладу або затвердивши новий.
Чи можна змінити уніфіковану форму?
У постанові Держкомстату Росії від 24.03.1999 р. № 20 «Про затвердження порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації» зазначається, що до уніфікованих форм первинної облікової документації (крім форм з обліку касових операцій), затверджених Держкомстатом Росії, організація за потреби може вносити додаткові реквізити. При цьому не допускається видалення тих реквізитів, що вже присутні у цій формі (у тому числі код, номер форми, назва документа).
Усі зміни, що вносяться до уніфікованої форми, мають бути оформлені розпорядчими документами організації. Крім того, самі формати бланків, зазначених у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими та можуть змінюватися. Так, при виготовленні бланків на основі уніфікованих форм допускається вносити зміни в частині розширення та звуження граф та рядків, додавати вкладні листки – для зручності розміщення та обробки необхідної інформації.
Що таке штатне розміщення?
Багато організаціях практикується ведення «робочої» форми штатного розкладу - штатної розстановки, інакше називається заміщенням посад чи штатним списком. Головна відмінність цього документа від штатного розкладу полягає в його динамічності, в тому, що він може оперативно змінюватися залежно від змін (численних і якісних), що відбуваються. особовому складіпідприємства та не вимагає видання наказу про його затвердження та зміну.
Оскільки штатний розклад, показуючи Загальна кількістьштатних одиниць (посад) на підприємстві, що не дає можливості визначити, вакантна посада або зайнята і хто із співробітників її обіймає, у штатному розстановці, як правило, зазначаються саме ці відомості - прізвища та ініціали працівників підприємства, які обіймають посади, передбачені штатним розкладом, та статус посади – закритий чи вакантний.
До цього документа можуть включатися й інші дані, такі як табельний номер співробітника, стаж його роботи в компанії, особлива категорія (неповнолітній, інвалід, пенсіонер, який має дітей до трьох років тощо). За основу штатного списку можна взяти затверджений штатний розпис організації та додати необхідні графи відповідно до потреб конкретної організації. Ні обов'язок щодо ведення штатного розстановки, ні її уніфікована форма на сьогодні нормативними актами не встановлені. Єдине, що регламентується, - це термін зберігання документів, що втратили чинність. Відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 06.10.2000 р., штатні розстановки підлягають зберіганню протягом 75 років після складання нових. При цьому штатні розписи повинні зберігатися протягом 3 років, починаючи з року, наступного за тим, у якому він втратив чинність.
Виноски
Згорнути Показати
Співробітники кадрової служби оформлюють чимало документів — усілякі накази, угоди з працівниками, графіки, локальні нормативні акти та ін. Одним із документів, які дуже позначаються на діяльності установи, є штатний розпис. Саме відповідно до нього планується фонд оплати праці (розклад відноситься до документів, що встановлюють систему оплати праці), він може стати доказом скорочення чисельності або штату працівників установи і його обов'язково запросять при проведенні контрольно-наглядових заходів і у разі виникнення трудового спору. Про штатний розклад і поговоримо сьогодні.
Обов'язковість штатного розкладу
Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (далі — Вказівки), затверджених Постановою N 1 , штатний розпис застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до її статуту (положення про ній). Воно містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць.
Відразу скажемо, що норма, яка зобов'язує роботодавця розробляти та затверджувати штатний розпис, у Трудовому кодексі відсутня, проте згадка все ж таки є. Зокрема, згідно зі ст. 57 ТК РФ обов'язковою для включення до трудового договору умовою є в тому числі трудова функція - робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретний вид доручається працівникові роботи… Якщо відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами з виконанням робіт з певним посадам, професіям, спеціальностям пов'язано надання компенсацій і пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються у порядку, що встановлюється Урядом Російської Федерації.
Крім Трудового кодексу, штатний розпис згадується в інших нормативні акти. Зокрема, п. 91 Методичних вказівокпро порядок призначення, проведення документальних виїзних перевірок страхувальників за обов'язковим соціальним страхуванням та вжиття заходів за їх результатами, затверджених Постановою ФСС РФ від 07.04.2008 N 81, передбачено, що ФСС для підтвердження правильності нарахування страхових внесків на обов'язкове соціальне страхування зажадає у роботодавця організаційно-розпорядчі документи, зокрема штатний розпис. Також ФСС його зажадає під час перевірки правильності нарахування страхових внесків на обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань.
Наявність штатного розкладу необхідна і для Пенсійного фонду, який при зборі відомостей про трудовий стаж застрахованих працівників звертається до даному документудля встановлення найменувань структурних підрозділів установи та відповідності найменувань посад.
Згадується штатний розпис та в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69. Зокрема, у п. 3.1 інструкції зазначається, що записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації провадяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації.
Виходячи з вищенаведених нормативних актів, наявність в установі штатного розкладу просто необхідна. Зазначимо, що для деяких установ обов'язковість штатного розпису прямо встановлена нормативними актами:
- Наказом МНС РФ від 24.09.2008 N 563 затверджено правила та терміни складання, погодження, затвердження та реєстрації штатних розкладів працівників бюджетних та казенних установ МНС та цивільного персоналу рятувальних військових формувань МНС;
— Наказом Спецбуду РФ від 03.12.2010 N 540 визначено порядок та строки складання, розгляду, затвердження та реєстрації штатних розкладів цивільного персоналу військових формувань та організацій при Спецбуді, що утримується за рахунок бюджетних асигнувань.
Форма штатного розкладу та правила складання
Форму штатного розкладу Т-3 затверджено Постановою N 1. У цій формі передбачено 10 граф, причому в силу Постанови Держкомстату РФ від 24.03.1999 N 20 «Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації» додавати нові можна, а видаляти не можна.
Зазначимо: хоча форми, затверджені цією постановою, поширюються на організації незалежно від форми власності, деякі бюджетні та казенні установи складають їх за формою, затвердженою відомчим нормативним актом. Наприклад, бюджетні та казенні установи МНС повинні складати штатний розпис за формою додатка 2 до Наказу МНС РФ від 24.09.2008 р. N 563.
У будь-якому випадку труднощі при заповненні шапки документа виникнуть навряд, тому перейдемо відразу до табличної частини форми.
Графи 1 «Найменування» та 2 «Код» визначають структурний підрозділ організації. Більшість організацій, що фінансуються з різного рівня бюджетів, як правило, найменування структурних підрозділів обирають самостійно, керуючись загальноприйнятими поняттями. Як правило, спочатку вказуються структурні підрозділи адміністрації (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів, організаційно-правовий відділ та ін.), потім виробничі підрозділи та наприкінці обслуговуючі та допоміжні підрозділи (адміністративно-господарський відділ, ремонтні служби та ін.). Кожному підрозділу надається код, який допоможе визначити місце цього відділу чи групи у загальній структурі організації (проставляють у графі 2).
У графу 3 "Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації" необхідно внести найменування посади (спеціальності, професії). Зазначимо, що на підставі ст. 57 ТК РФ, якщо з виконанням робіт з певних посад, професій, спеціальностей пов'язане надання компенсацій та пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках. Зокрема, наразі все ще користуються Загальноросійським класифікатором робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК 016-94 та Списком виробництв, цехів, професій та посад, затвердженим Постановою Держкомпраці СРСР та Президії ВЦРПС від 25.10.1974 N 2 зайнятість у яких дає право на пенсію за віком (за старістю) на пільгових умовах.
До відома. Якщо, наприклад, у штатному розкладі передбачено посаду «машиніст», а працівник виконує функції машиніста-регулювальника, то він втрачає право на пенсію за віком (за старістю) на пільгових умовах.
Крім цього, слід враховувати інші нормативні акти, які містять правила встановлення найменувань посад, спеціальностей та професій. Наприклад, на підставі Наказу МОЗсоцрозвитку РФ від 28.03.2012 N 278н найменування посади керівника (завідувача) плазмоцентра може бути доповнено найменуванням лікарської посади «лікар-трансфузіолог» з урахуванням профілю структурного підрозділу та спеціальності, передбаченої номенклатурою. освітою у сфері охорони здоров'я.
При складанні та затвердженні штатного розпису органу місцевого самоврядування, апарату виборчої комісії муніципальної освітислід використовувати найменування посад муніципальної служби, передбачені реєстром посад муніципальної служби у суб'єкті РФ (п. 3 ст. 6 Федерального закону від 02.03.2007 N 25-ФЗ «Про муніципальну службу в Російській Федерації»).
Зверніть увагу! Якщо в установі виникла потреба прийняти працівника на певний час, його посада також закріплюється у штатному розкладі. Для цього потрібно внести зміни до чинного штатного розпису, вказавши інформацію про термін, на який вводиться посаду, у графі 10 «Примітка» форми Т-3.
Послідовність заповнення графи 3 щодо кожного структурного підрозділу є індивідуальною з урахуванням специфіки конкретної організації. Проте вважаємо, що зручніше заповнювати її в ієрархічному порядку: керівник структурного підрозділу, заступники, головні спеціалісти, провідні спеціалісти тощо.
Число штатних одиниць за посадами, професіями чи спеціальностями вказується у графі 4. Ця графа може містити як цілі числа – 1 (для працівників на повній ставці), так і неповні – 0,25, 0,5 тощо. (Для сумісників). Рекомендуємо в даній графі відображати не лише існуючі, а й вакантні посади, адже приймати нових співробітників можна лише на відкриті позиції, вказані у штатному розкладі.
Зазначимо, що кількість штатних одиниць організацій, що фінансуються з різного рівня бюджетів, визначається вищими організаціями. Так, нормативи штатної чисельності:
- персоналу установ, що виконують кримінальні покарання у вигляді позбавлення волі (крім в'язниць), та установ, що виконують кримінальні покарання у вигляді позбавлення волі, особливими умовами господарської діяльностіу відсотках від середньорічної чисельності які у них засуджених — затверджені Постановою Уряди РФ від 12.08.1994 N 922;
- працівників державних та муніципальних установкультурно-дозвільного типу та бібліотек - затверджені Наказом Мінкультури РФ від 01.09.2011 N 906;
- медичного та іншого персоналу бригади анестезіології та реанімації, відділення анестезіології-реанімації медичної організації- Наведено в додатках 2 і 5 до Порядку надання анестезіолого-реанімаційної допомоги дорослому населенню, затвердженому Наказом МОЗсоцрозвитку РФ від 13.04.2011 N 315н;
- психоневрологічного диспансеру (диспансерного відділення психіатричної лікарні), кабінету дільничного лікаря-психіатра, кабінету активного диспансерного спостереженнята проведення амбулаторного примусового лікування- Затверджено Наказом МОЗсоцрозвитку РФ від 17.05.2012 N 566н.
Деякі відомства затверджують методики розрахунку штатної чисельності. Наприклад, так вчинила Федеральна архівна служба, яка затвердила Наказом від 14.01.2004 р. N 9 відповідну методику для державних архівних установ.
Деякі установи, визначаючи як найменування посад, і їх кількість, повинні орієнтуватися на типові штатні розклади, затверджені відомчими нормативними актами. Зокрема, додатком 2 до Наказу ФСВП РФ від 23.01.2012 N 24 затверджено типовий штатний розпис кримінально-виконавчої інспекції (міститься за рахунок кошторису кримінально-виконавчої системи), у відповідність до якого територіальні органи ФСВП повинні привести штатні розписи підвідомчих кримінально-виконавчих .
У графі 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін.» вказується в карбованцевому обчисленні місячна заробітна плата за тарифною ставкою (окладом), тарифною сіткою, відсотком від виручки, часткою або відсотком від прибутку, коефіцієнтом трудової участі (КТУ), коефіцієнтом розподілу та ін. в залежності від системи оплати праці, прийнятої в організації в відповідно до чинного законодавства Російської Федерації, колективних договорів, трудовими договорами, угодами та локальними нормативними актами організації (розд. 1 вказівок).
Найпоширенішою помилкою при заповненні даної графи є встановлення вилки окладів, тобто різної заробітної плати для співробітників однієї кваліфікації. Це неправильно: кожній посаді має відповідати лише один розмір окладу. Виняток становить лише ситуація, коли посади перебувають у різних структурних підрозділах. Встановлення ж заробітної плати у більшому розмірі одному із працівників може бути реалізовано шляхом встановлення йому надбавок чи інших доплат (Лист Роструда від 27.04.2011 N 1111-6-1).
Зазначимо, що, встановлюючи розмір оплати праці, слід враховувати нормативні та відомчі акти. Наприклад, розміри окладів за професіями робітників та посадових окладів за посадами службовців територіальних органів та підвідомчих організацій державної фельд'єгерської служби встановлені Наказом ДФС РФ від 29.08.2008 N 262.
У графах 6-8 відображаються надбавки, стимулюючі та компенсаційні виплати: доплати та надбавки компенсаційного характеру, премії та інші заохочувальні виплати. Тобто якщо співробітники виконують свою роботу в шкідливі умовипраці, одну з цих граф необхідно назвати "Надбавка за роботу у шкідливих умовах праці", а нижче вказати конкретний розмір цієї надбавки.
До відома. На підставі Постанови Уряду РФ від 20.11.2008 N 870 «Про встановлення скороченої тривалості робочого часу, щорічної додаткової оплачуваної відпустки, підвищеної оплати праці працівникам, зайнятим на важких роботах, роботах зі шкідливими та (або) небезпечними та іншими особливими умовами праці» особам, які виконують роботу в таких умовах за підсумками атестації робочих місць, гарантовано підвищення оплати праці не менше ніж на 4% тарифної ставки (окладу), встановленої для різних видівробіт з нормальними умовамипраці.
Надбавки у штатному розкладі можна встановлювати у рублях, відсотках чи коефіцієнтах. У разі зміни розміру останніх можна поставити у відповідних графах прочерки, а у графі 10 «Примітка» зробити посилання на документ, який регулює цю зміну. Наприклад, відсоткова надбавка працівникам Крайньої Півночі змінюється залежно від тривалості «північного» стажу. Тому при заповненні штатного розпису у графі «Доплати» можна поставити прочерк (за відсутності інших надбавок), а у графі 10 зробити посилання на відповідний нормативний правовий акт, яким регулюється встановлення працівникам Крайньої Півночі відсоткових надбавок до заробітної плати. Це дозволить не змінювати штатний розклад щоразу під час її зміни.
У графі 9 вказується сума посадового окладу та надбавок з кожної посади. А графа 10 «Примітка» здебільшого залишиться порожньою, проте є випадки, коли її доведеться заповнити. Це стосується працівників, які не мають як такого фіксованого розміру оплати праці, — відрядників, погодинників та ін.
Як правильно вказати розмір погодинної оплати праці працівника у штатному розкладі? Умова про її розмір зазначається у графі 5 «З тарифною ставкою (окладом) та ін.», в якій відображається погодинна ставка (___ руб./год). При цьому в стовпці з приміткою вказується: "Погодинна система оплати праці", - а в графі "Всього на місяць, руб." слід вказати число, що виходить при множенні встановленої роботодавцем ставки (___ руб./год.) на середньомісячне число робочих годин.
Якщо у працівника відрядна оплата праці, вважаємо, що у графі 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін., руб.» потрібно проставити прочерк, а у графі 10 «Примітки» вказати « Відрядна оплататруда/Сдельно-премиальная оплата труда» (залежно від цього, за якою схемою оплати праці працює співробітник) і дати посилання внутрішній документ, регулюючий розмір оплати праці (наприклад, положення про оплату праці чи положення про оплату праці та матеріальне стимулювання).
Внизу таблиці є рядок «Разом». Вона заповнюється за графою 4 «Кількість штатних одиниць» та графою 9 «Усього на місяць, руб.». Підсумкове число штатних одиниць слід зазначити у верхній частині штатного розкладу у рядку «Штат у кількості». Підсумок за графою 9 є фондом оплати праці в організації і може змінюватися у більшу (у разі роботи у вихідні дні або понаднормово) або меншу сторону (коли працівники перебувають на лікарняному, у відпустці власним коштом тощо).
Штатний розклад може складатися з кількох аркушів. Особи, які підписують його, розписуються лише на останньому аркуші у відповідному рядку. За потреби підписання кожного листа форма доповнюється рядками для проставлення підпису. Ця процедураможе застосовуватися і у разі підписання штатного розкладу філії перед його затвердженням окремо від головної організації.
Порядок затвердження та внесення змін до штатного розкладу
за загальному правилуштатний розпис затверджується наказом (розпорядженням), підписаним керівником організації або уповноваженою ним на це особою. Про це йдеться у Вказівках. Реквізити наказу — дата та номер — заносяться до шапки документа до спеціально передбачених для цього рядків. Зазначимо, що нормативно- правовими актамиможе бути встановлений особливий порядок затвердження штатного розкладу. Так, на підставі п. 10 Порядку затвердження штатних розкладів працівників бюджетних та казенних установ та цивільного персоналу рятувальних військових формувань МНС РФ розроблені штатні розклади подаються на затвердження та реєстрацію:
- казенними установами (за винятком казенних установ центрального підпорядкування, територіальних підрозділів ДПС МНС та Державної інспекції з маломірних судів МНС) - начальників регіональних центрів у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуаційта ліквідації наслідків стихійних лих;
- казенними установами центрального підпорядкування - відповідному заступнику Міністра РФ у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій та ліквідації наслідків стихійних лих з підпорядкованості через Організаційно-мобілізаційний департамент МНС;
- територіальними підрозділами ДПС МНС та Державної інспекції з маломірних судів МНС - начальників головних управлінь МНС з суб'єктів РФ.
При цьому якщо встановлено, що у поданих на затвердження та реєстрацію штатних розкладах введено не передбачені штатним переліком або штатним нормативом посади та професії, неправильно встановлено посадові оклади (тарифні ставки) або виявлено інші недоліки, реєстрація штатних розкладів проводиться лише після усунення зазначених порушень (п 22 Порядку затвердження штатних розкладів працівників бюджетних та казенних установ та цивільного персоналу рятувальних військових формувань МНС РФ).
Зазначимо, що реєстрація штатних розкладів здійснюється шляхом нанесення на них у верхньому правому кутку відомостей про номер, під яким цей розклад зареєстровано в журналі обліку реєстрації штатних розкладів, про штатну чисельність зареєстрованих посад та фонд посадових окладів. Після реєстрації та занесення до журналу обліку реєстрації штатних розкладів зареєстровані розклади (перші екземпляри) повертаються за належністю.
Щодо змін штатного розкладу, вони також вносяться наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженої ним на це особи. У разі внесення змін може виникнути питання: чи треба узгоджувати їх із профспілковим органом? Давайте розберемося. На підставі ст. 8 ТК РФ роботодавці можуть приймати локальні нормативні акти, що містять норми трудового права, у межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства. Однак у певних випадках, встановлених Трудовим кодексом, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, колективним договором, угодами, роботодавець після прийняття локальних нормативних актів повинен враховувати думку представницького органу працівників (за наявності такого).
Штатний розклад є локальним нормативним актом, у якому відбиваються як структурні підрозділи, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, інформацію про кількість штатних одиниць, а й розміри окладів (тарифних ставок), доплат і надбавок. А в силу ст. 135 ТК РФ системи оплати праці, включаючи розміри тарифних ставок, окладів (посадових окладів), доплат і надбавок встановлюються, зокрема, локальними нормативними актами. Оскільки штатний розпис відображає основні положення укладеного в установленому порядку колективного договору або положення про оплату праці, прийнятого з огляду на думку представницького органу працівників, то при затвердженні штатного розкладу немає необхідності враховувати думку профспілки.
Проте, якщо колективним договором чи угодами передбачено прийняття локальних нормативних актів за погодженням з представницьким органом працівників, то узгодження штатного розкладу з профспілкою є обов'язковим (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).
Після затвердження штатних розкладів для деяких установ встановлено необхідність їхньої реєстрації. Реєстрація оформляється шляхом нанесення у верхньому правому кутку титульного листа напису про номер, під яким цей штатний розпис зареєстрований у журналі обліку реєстрації штатних розкладів, штатної чисельності зареєстрованих посад та фонді посадових окладів (тарифних ставок).
Чи потрібно ставити печатку установи на формі Т-3? Ні, уніфікована форма не передбачає проставлення печатки на затвердженому штатному розкладі.
Штатний розклад у філіях
Почнемо з того, що філія не є юридичною особою, отже, і буде роботодавцем для працівників. Оскільки філії так само, як відділи, сектори чи інші підрозділи, є структурними частинами установи, складання штатного розкладу частинами (окремо за посадами головної організації та філій) неправильне, адже штатним розкладом оформляється структура всієї організації.
Проте все ж таки керівникам філій може бути надано право затвердження штатного розкладу філії і тоді у них буде свій розклад. Якщо таке право надано, у графі «Найменування організації» необхідно вказати найменування не філії, а головної організації відповідно до статутних документів. Найменування філії буде зазначено у графі «Структурний підрозділ», чим вона, по суті, і є. А у локальних нормативних актах рекомендується прописати процедуру передачі інформації (наприклад, шляхом передачі завіреної копії штатного розкладу філії або виписки з неї до головної організації).
Термін зберігання
Термін зберігання документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та інших організацій, встановлені Переліком типових управлінських архівних документів, затвердженим Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558. Підпунктом «а» п. 71 названого переліку встановлено, що штатні розписи організації та зміни до них зберігаються за місцем розробки затвердження постійно.
Іноді в установах складаються проекти штатних розкладів за структурним підрозділам, які потім зводяться до одного штатного розкладу установи. Такі проекти теж необхідно зберігати, але п'ять років (п. 72 Переліку типових управлінських архівних документів).
Крім розробки проектів, можливе ведення листування з питань включення тієї чи іншої посади до структури підрозділу та ін. Термін зберігання такого листування ще менший і становить три роки — п. 73 Переліку типових управлінських архівних документів.
Loading...