Ділові листи складаються під час спілкування з партнерами практично з будь-якого приводу. Готові приклади та правила складання таких документів можна знайти у статті.
Діловий лист можна визначити як документ, який надсилається від імені компанії на адресу іншої компанії, ІП або приватної особи (наприклад, інвестора). По суті будь-яка кореспонденція компанії – це ділові листи. Їх призначення різне:
- про співпрацю.
- співробітництва, ведення переговорів.
- Нагадування про необхідність виконання зобов'язань за договором.
- Роз'яснення своєї позиції, відповідь на раніше надісланий лист та багато інших.
Документ зазвичай складається на фірмовому бланку компанії, допускається відправити його звичайною або електронною поштою. Однак якщо партнер має особливе значення, краще роздрукувати його на якісному, щільному папері та вручити особисто або з кур'єром. За структурою лист нагадує типовий діловий документ - схематично можна подати його таким чином.
На що звернути увагу при складанні
Конкретних правил і зразків таких листів немає, тому їх структура, обсяг і оформлення багато в чому залежить від конкретного випадку. Наприклад, лист-повідомлення буде досить лаконічним (3-4 абзаци), а рекомендація співробітника чи ділова пропозиція можуть зайняти не одну сторінку.
Однак є й кілька загальних правил, на які варто звернути увагу при складанні паперу:
- Сам по собі документ не має будь-якої юридичної сили, однак складається за всіма правилами оформлення. Його структура, стиль викладу мають відповідати загальноприйнятим принципам сучасного документообігу.
- Пропозиції будуються логічно, у чіткій послідовності. Розвиті, складні, емоційні і тим більше просторічні звороти відсутні. Тональність нейтральна.
- Виклад завжди ведеться тільки від 1 особи - або в однині, якщо текст пишеться безпосередньо від керівника, або в множині, якщо він складається від імені всієї компанії.
- Промовляється конкретна мета складання та очікувані дії адресата (направити відповідь, розглянути кандидатуру співробітника, погодитись на переговори, надіслати документ тощо).
- Папір відбиває не індивідуальні інтереси керівника чи інших співробітників, а цілі компанії як колективу. Якщо потрібно налагодити особистий контакт, доцільно зробити це по-іншому і не позиціонувати себе представником компанії.
ТОП 5 помилок під час написання
Помилки можна розділити на 2 великі групи – одні пов'язані з листом як із текстом (порушення логіки, лексики, інших мовних норм), інші – з порушенням власне ділового етикету:
- Орфографічні, пунктуаційні помилки не допускаються - текст листа завжди потрібно перевірити хоча б 1-2 рази перед відправкою.
- Порушення ділового стилю викладу, наявність емоційних фраз, зайва ввічливість чи навпаки суворість.
- Негативна тональність – навіть погрози необхідно прописувати без зайвих слів – наприклад: «Залишаємо за собою право звернутися до суду у 30-денний строк від дня отримання Вами цього листа».
- Надмірно великий або, навпаки, занадто маленький об'єм. Зазвичай, весь текст можна помістити в 1-2 сторінки. Однак це не означає, що до партнера не потрібно доводити всю важливу інформацію. Об'ємні дані, схеми, бланки документів можна винести до додатків.
- Позбавлення співрозмовника права вибору. Наприклад, не слід писати: «Просимо розглянути та затвердити остаточний варіант договору».
Типові фрази-шаблони
Використання в тексті стандартних фраз, властивих ділової мови- Зовсім нормальне і навіть бажане явище. Нижче наводиться список найпоширеніших кліше, що застосовуються у різних ситуаціях.
| ситуація | фраза |
| повідомлення | Повідомляємо/Доводимо до Вашої інформації/Інформуємо/Повідомляємо |
| пояснення причини, мотиву | На підставі/Відповідно/У зв'язку/У цілях/З причин/У підтвердження/На виконання |
| прохання | Прошу вжити заходів/Прошу повідомити, направити, зробити, підтвердити… |
| підтвердження | Підтверджуємо/Запевняємо/Приймаємо Ваші умови/Не заперечуємо проти… |
| пропозиція | Рекомендуємо/Пропонуємо/Запрошуємо/Просимо |
| Гарантуємо | |
| відмова | Вимушені відмовити через/Відхиляємо Вашу пропозицію у зв'язку з… |
| висновок | Переконливо просимо/Сподіваємось на співпрацю, розуміння, сприяння/Просимо вибачити, направити, зробити… |
Зразки 2019 року
Ось кілька готових прикладівлистів, на які можна орієнтуватися при складанні свого варіанта.
Запит даних
Прохання
Комерційна пропозиція
Гарантійний лист
Претензія
Подяка
Вибачення
Службовий лист – це документ, який є невід'ємною частиною ділового спілкування. Найчастіше він передається за допомогою поштового зв'язку і є особливим способом обміну інформацією.
Основні поняття
Ділова листування потрібна на вирішення різних господарських чи виробничих питань. З її допомогою підприємства та організації здійснюють зв'язок із зовнішнім оточенням: партнерами, клієнтами або державними структурами. Зазвичай при цьому використовується службовий лист.
Саме так узагальнено називається письмовий документ, який може бути:
- відповіддю на раніше отримані повідомлення чи запити;
- супровідним папером, що направляється адресату разом з іншими документами чи матеріалами;
- ініціативним листом, якщо інший спосіб спілкування неможливий.
Кожен із перелічених варіантів має свої особливості. Проте існують загальні правила, відповідно до яких зазвичай складається будь-який службовий лист. Це і зрозуміло, адже саме з ділового листування, наприклад, найчастіше починається укладання більшості угод. А правильно оформлений документ може створити в адресата сприятливе враження про майбутнього можливого партнера.
Види ділових листів
Залежно від тієї інформації, яку містить службовий лист, він може бути:
- Супровідним. Якщо містить у собі повідомлення про те, що до нього є пакет додатків.
- Претензійним. Тобто у ньому виражено невдоволення тією чи іншою ситуацією (претензія).
- Інструктивним. У тексті подано певні вказівки.
- Гарантійний. Відправник підтверджує виконання у майбутньому викладених у документі зобов'язань.
- інформаційним. Лист містить відомості, які можуть зацікавити адресата.
- Реклама. Надається інформація для залучення до співпраці.
- Листом-повідомленням. Відомості про проведення громадських заходів.
- Листом-підтвердженням. отримання тих чи інших документів чи матеріалів.
- Листом-проханням. У тексті міститься звернення на спонукання адресата до дії.
- Листом-повідомленням. У ньому відправник надає конкретну інформацію, що становить взаємний інтерес для сторін.
Метою цих документів є підтримка зв'язків між організаціями чи його структурними підрозділами.
Складання претензійного листа
У питаннях співробітництва часом виникають ситуації, коли одна із сторін із тих чи інших причин не виконує взяті на себе зобов'язання. У цьому випадку партнер спочатку надсилає своєму контрагенту листа. У ньому він, як правило, викладає свої пропозиції щодо усунення порушення його законних прав. Це і є службовий лист. Зразок такого документа можна скласти довільно. При цьому необхідно врахувати такі моменти:
- має бути офіційно-діловим із встановленням на партнерство.
- Суть претензії має бути виражена гранично чітко.
- Під час викладу інформації слід переконливо оперувати конкретними фактами.
У претензійному листі обов'язково мають бути:
- реквізити відправника (найменування, зворотна адреса та телефони для зв'язку);
- повна інформація про адресат;
- опис обставин, у яких сталася конфліктна ситуація;
- посилання на правові норми, які зі свого боку порушив контрагент;
- конкретні вимоги щодо усунення порушення із зазначенням термінів їх виконання;
- наслідки, які можуть настати, якщо протилежна сторона ухилиться від виконання.
Особливу увагу слід звернути на те, як складено службовий лист. Зразок необхідно розробити так, щоб порушник не сприймав його як загрозу. Необхідно пам'ятати, що це лише нагадування з вимогою дотримання законності.
Правила оформлення
Особливу увагу слід звертати на оформлення службових листів. Щоправда, законом не передбачено для цього якихось суворих норм та правил.
Незважаючи на це, при складанні таких документів необхідно враховувати такі обов'язкові моменти:
1. Будь-який службовий лист має бути складений на бланку. Він розробляється наперед спеціалістами з діловодства і затверджується наказом керівника підприємства.
2. Документ повинен містити певні реквізити:
2.1. Інформація про одержувача та відправника.
2.2. Вихідний номер та дата цього листа. Це необхідно для реєстрації.
2.4. Заголовок.
2.5. Відомості про наявність будь-яких додатків із зазначенням їх найменувань та номерів.
2.6. Інформація про особу, яка підписала даний документ(Посада та П.І.Б.).
3. У листі має розглядатися лише одне питання. Наявність кількох тем ускладнить вибір виконавця.
4. Інформацію необхідно викладати максимально коротко, але зрозуміло. Бажано, щоб текст займав трохи більше двох сторінок.
5. Правильно вказувати реквізити одержувача. Якщо йдеться про організацію, необхідно дотримуватися наступної послідовності:
5.1. Найменування фірми (в називному відмінку).
5.2. Структурний підрозділ (за потреби).
5.3. Посада адресата (у давальному відмінку).
5.4. Його ініціали.
5.5. Поштова адреса підприємства.
6. Якщо адресатів кілька, то спочатку вказується основний, а потім усі інші.
Якщо врахувати всі ці моменти, то оформлення службових листів, в принципі, не складе особливих труднощів.
Порядок викладу
Щоб документ було правильно складено, необхідно врахувати певну черговість викладу у ньому інформації. Наприклад, можна розглянути варіант, як написати службовий лист-відповідь. Для початку необхідно запам'ятати, що за правилами етикету реагувати на інформацію треба протягом доби з моменту її отримання. Якщо ж йдеться про електронне повідомлення, то оптимальний часстановитиме не більше двох годин. У разі, коли дотримуватися такого правила неможливо, краще направити партнеру відповідне повідомлення.
Сам лист, по суті, складатиметься з двох частин:
- Вступна. Відправник викладає тему, причину та підстави його написання. Тут можна послатися на нормативні акти, які за законом є підставою для надання відповіді. Крім того, варто звернути увагу на деякі моменти, що стосуються цієї ситуації. Вони допоможуть розкрити суть питання.
- Основна. Ця частина спрямована на роз'яснення та переконання. Текст має бути чітким, ясним і лаконічним, а факти, що викладаються, - перевіреними та об'єктивними. За потреби їх можна підтвердити реальними цифрами.
Після такого тексту зазвичай слідує перелік додатків. Закінчується документ підписом відправника. Крім цього, треба знати, як написати службовий лист, щоб не скривдити адресата. По-перше, звернення до нього бажано починати із фрази «Шановний». По-друге, можна використовувати у тексті дієприслівникові оборотитипу "уважно вивчивши Ваші пропозиції" або "ретельно перевіривши Ваші зауваження". Подібне дотримання етикету піде лише на користь обом сторонам.
Порядок дій
Складання службових листів входить у обов'язки діловодів, секретарів чи інших співробітників, у яких покладено ці обов'язки. Приймаючись за роботу, вони повинні дотримуватись у своїх діях певної послідовності. Процес складання такого документа зазвичай проходить такі етапи:
- Ретельне вивчення причин цього питання. Необхідно повністю володіти ситуацією, щоб правильно оцінити можливі шляхиїї вирішення.
- Складання проекту листа. Тут необхідно врахувати всі викладені вище вимоги.
- Погодження підготовленого тексту. Іноді його доводиться редагувати з огляду на зауваження керівника. Він може внести якісь уточнення чи роз'яснення на тему.
- Твердження його керівником.
- Остаточне оформлення та підписання документа.
- Реєстрація листа.
- Надсилання кореспонденції одержувачу.
Лише пройшовши всі ці етапи, лист, досягнувши адресата, зможе виконати покладену нею місію.
Обов'язковий регламент
Щоб оформити службовий лист, необхідно врахувати, що перша його сторінка обов'язково друкується на спеціальному бланку. Для інших можна використовувати звичайні чисті листиформату А4. Тут потрібно пам'ятати, що саме текстове поле має свої межі: верхнє та нижнє становлять 2 сантиметри, ліве – 3,5 сантиметри, праве – 1 сантиметр. Не варто порушувати стандартні розміри, щоб помістити інформацію на одному аркуші. Краще дотриматися всіх норм і просто додати додаткову сторінку.
Набирати текст треба також за всіма правилами:
1. Для друку слід використовувати стандартний шрифт Times New Roman. Інші варіанти краще не застосовувати.
2. Розміри шрифту також регламентовані:
- для основного тексту – 14;
- розстановка сторінок та відмітка про виконання - 12.
3. Розміщення реквізитів також проводиться відповідно до правил:
- інтервал між рядками – 1;
- вирівнювання тексту провадиться «по ширині»;
- переноси розставляються автоматично;
- відстань від реєстраційного номера до заголовка становить 2 міжрядкові інтервали, а від нього до основного тексту - 3.
Дотримання цих норм є обов'язковим для правильного оформлення листів відповідного призначення.
Розташування реквізитів
Щоб правильно скласти стандартне діловий лист, необхідно чітко знати, де мають бути розташовані його реквізити та складові частини. Відповіді ці питання містить у собі ГОСТ Р 6.30-2003. У ньому докладно описано формуляр службового листа. По суті, це зразок, у якому сукупність усіх реквізитів документа розташована певним чином. Він потрібен для того, щоб:
- Уніфікувати процес оформлення службових (ділових) листів.
- Мати можливість заздалегідь централізовано заготовити стандартні бланки, зменшуючи необхідність виконувати частину роботи вручну.
- Полегшити та скоротити за часом візуальний пошук інформації.
- Розширити можливості обробки листів за допомогою обчислювальної та іншої техніки.
Так, для звичайного ділового листа використовують 30 стандартних реквізитів, які розташовані в одинадцяти обов'язкових зонах:
- емблеми та герба;
- автора;
- вихідних даних;
- заголовка;
- затвердження;
- адресата;
- резолюції;
- тексту;
- підписів та додатків;
- погодження та запевнення;
- позначок.
Розміщення інформації у певних секторах дає можливість фахівцям краще орієнтуватися у документі, а звичайним користувачамполегшує процес його складання.
Основні вимоги
Деякі керівники помилково вважають, що ділове листування можна вести довільно, не дотримуючись жодних норм та правил. Але фахівці, які несуть за це відповідальність, мають знати основні вимоги до службових листів:
- Наявність спеціального (фірмового) бланка.
- Правильне використання та розміщення реквізитів.
- Текст має бути читаним та добре відредагованим. Для викладу суті питання краще віддавати простим поширеним пропозиціям. Порозумітися треба коротко, щоб кожне слово несло в собі максимум інформації.
- Залежно від виду документ повинен бути оформлений відповідним чином. У листі також може бути кілька аспектів. В цьому випадку при викладі необхідно постаратися об'єднати їх.
- Правильно використовувати норми для набору тексту.
- Намагатись, щоб у змісті листа не було категоричних виразів. Одержувач може розцінити ці фрази як погрози. При конструюванні пропозицій краще скористатися вступними словамитипу «мабуть», «як відомо», «можливо» та «як слід».
Виконання цих вимог практично допомагає правильно вести документообіг для підприємства.
Напевно, кожному хоч раз доводилося стикатися з необхідністю написання ділового листа. При його складанні мимоволі дійшов висновку, що це непросто. Існує безліч правил та норм написання ділових листів, які потрібно знати. У статті докладно описується процес складання документа, наводяться зразки ділового листа, розглядаються їх види та оформлення.
Бланк
Готові бланки додадуть солідності та вкажуть на надійність компанії. Вони містять необхідну інформацію про організацію, таку як:
- Найменування.
- Адреса.
- Контактні телефони.
- Сайт.
- Електронну пошту.
- Логотип с.
- Інші контактні дані.
Суворих правил щодо бланків немає. Тому в кожній організації самостійно вирішують, яку інформацію закладати в них.
Як правильно писати ділові листи? Підготовка
Ділові листи пишуться та оформляються певним чином, підкоряючись властивим їм правилам та вимогам. Залежно від мети автор докладно продумує зміст, щоб отримати результат, який він розраховує. Він повинен ясно уявляти, яку інформацію адресат уже знає на тему листа, з чого виходити і що нового в ньому буде. Аргументи залежать від того, яку мету має автор. Процес підготовки ділового листа можна поділити на такі етапи:
- Вивчення питання.
- Написання проекту листа.
- Його узгодження.
- Підписання.
- Реєстрація.
- Надсилання адресату.
Структура ділових листів
При складанні листа необхідно його інформаційно наситити, тобто вкласти туди всі необхідні відомості. Воно може бути простим чи складним. У простому листі зміст ясно і коротко відображає інформацію, яка переважно не вимагає від адресата відповіді. Складне може складатися з кількох розділів, пунктів та абзаців. У кожному абзаці викладено один аспект інформації. Зразки ділового листа такого типу зазвичай складаються із вступної, основної та заключної частин.
Нижче наведено приклад написання ділового листа – вступної його частини.
В основній частині описуються ситуації, події, наводиться їх аналіз та докази. Саме в цій частині переконують, що треба вчинити тим чи іншим чином, доводять, як йшлося та інформують про необхідність участі в якомусь заході, наводячи різні аргументи.
У висновку містяться висновки, які робляться у вигляді пропозицій, прохань, нагадувань, відмов тощо.
Приклад написання ділового листа - заключної його частини - наведено нижче. Тут резюмує вимогу, викладену в основній.
Вся інформація, що наводиться, повинна бути оптимально послідовна і зрозуміла для сприйняття.
Кожен лист починається зі звернення, вирівняного по центру. Ця маленька частина винятково важлива. При його виборі автор має враховувати:
- Позицію адресата.
- Характер взаємин.
- Офіційність.
- Етикет.
Наприкінці листа має бути ввічлива форма. Наприклад: «...Висловлюю надію на подальшу співпрацю (подяка за запрошення)...». Після цих фраз слід підпис автора.
Стиль
Усі листи мають бути витримані в офіційно-діловому стилі, що означає використання мовних засобів для офіційно-ділових відносин. Особливості такої мови формуються за таких обставин:
- Основними учасниками ділових відносин є юридичні особи, від імені керівників та посадових осіб яких пишуться листи.
- Відносини в організаціях мають жорсткий регламентований характер.
- Предметом спілкування є діяльність підприємства.
- Документи управлінського характеру переважно мають конкретного адресата.
- Часто у процесі діяльності організації зустрічаються однакові ситуації.
У зв'язку з цим викладена у діловому листі інформація має бути:
- Офіційною, безособистісною, що наголошує на дистанції між учасниками спілкування.
- Адресною, призначеною конкретному адресату.
- Актуальною в момент написання листа.
- Достовірною та неупередженою.
- Аргументованою для спонукання до здійснення одержувачем будь-яких дій.
- Повна для можливості прийняття рішення.
Вимоги
Діловий лист має відповідати таким вимогам:
- Мова стандартизована на всіх рівнях – лексичному, морфологічному та синтаксичному. У ній міститься безліч оборотів, термінів та формул.
- Тон написання - нейтральний, стриманий та суворий, без вживання емоційних та експресивних мовних виразів.
- Точність та ясність тексту, без логічних помилок, чіткість та продуманість формулювань.
- Лаконічність і стислість - без використання виразів, що несуть додатковий зміст.
- Використання мовних формул, сформованих у результаті повторюваних ситуацій.
- Вживання термінів, тобто слів чи словосполучень, що мають спеціальні поняття.
- Використання скорочень, які можуть бути лексичними (тобто складноскорочені слова, утворені видаленням літер із частин слів: ТОВ, ГОСТ тощо) та графічними (тобто позначення слів у скороченому вигляді: гр-н, ж-д та інше).
- Вживання конструкцій у родовому та орудному відмінках.
- Словосполучення з віддієслівними іменниками («надати підтримку» замість «підтримати»).
- Використання найпростіших поширених пропозицій.
Наведені вище зразки ділового листа нижче показані в повної версії(З основною частиною). Інформація відповідає всім вимогам офіційного ділового стилю.
Види ділових листів
Найкраще діловий лист писати з якогось одного конкретного питання. У разі потреби вирішення кількох питань відразу, рекомендується складати кілька різних варіантів.
Ділові листи можуть бути за змістом:
- Супровідними. Такі листи зазвичай потрібні повідомлення про те, куди направити документи.
(Як написати діловий лист? Зразок супровідного листа допоможе тим, кому потрібно скласти цей вид документа.)
- Гарантійні. Вони пишуться для того, щоб підтвердити будь-які обіцянки чи умови. Може гарантуватися, наприклад, плата за роботу, оренду, строки постачання та інше.
- Подякою. Їх стали застосовувати особливо часто в Останнім часом. Такі листи демонструють гарний тон партнерських відносин. Вони можуть бути оформлені на звичайному бланку або на кольоровому папері з гарним принтом.
(Як написати діловий лист? Зразок подякового різновиду складається у вільній формі залежно від завдань, які їм вирішуються. даному випадкулист у найкоротшій формі висловлює свою суть. Такий зразок, виконаний на кольоровому папері з орнаментом, може висіти на стіні у приміщенні компанії на почесному місці.)
- інформаційними.
- Інструктивні.
- Вітальними.
- Рекламні.
Також бувають листи:
- Пропозиції співробітництва. Досить поширені останнім часом, що посилаються організаціям, часто мають рекламний характер, наприклад, як цей зразок. Комерційні листи написати досить складно, треба враховувати багато нюансів, щоб на нього звернули увагу, а тим більше зацікавилися. Але якщо скласти за наведеним нижче зразком, воно має всі шанси на успіх.
- Запрошення. Їх посилають, пропонуючи брати участь у різноманітних заходах. Зазвичай вони адресуються керівнику чи посадовій особі, але можуть адресуватися і колективу.
- Запити.
- Оповіщення.
- Прохання та багато інших.
Як написати відповідь на лист. приклад
Відповідь треба починати з повторення прохання, викладеного у першому листі. Потім наводяться результати її розгляду та висловлюється схвалення чи мотив відмови. Діловий лист-відповідь може містити альтернативне рішення очікуваної інформації. Зазвичай воно відповідає наступним принципам:
- Наявність посилання на перший лист та його зміст.
- Однакові мовні засоби.
- Порівнянні обсяги та аспекти змісту.
- Дотримання певної послідовності.
Оформлення
Крім використання фірмових бланків ділових листів, необхідно враховувати інші тонкощі при їх оформленні. Це реквізити, правила скорочень, написання адреси, заголовка, довжина тексту, ширина полів та інше.
Зразки ділового листа допомагають скласти його, враховуючи всі тонкощі та нюанси. Ними користуються як діловоди-початківці, так і досвідчені працівники. Завдяки зразкам вони вчаться правильно складати листи та економлять багато часу.
Діловий лист – це один із головних інструментів спілкування у будь-якому бізнесі. Правильно складений діловий лист допоможе створити позитивне враження про компанію. А один неписьменно написаний лист здатний вбити вашу репутацію. Про правила ділового листування ми вже писали, тепер давайте подивимося на конкретні прикладиділових листів.
Зразки ділових листів
Типів ділових листів багато - ділові пропозиції, листи-претензії, листи-подяки, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, інформаційні тощо. Принципи їх складання мало відрізняються друг від друга. Подивіться ще раз на , щоб не допускати помилок.
Приклади листів подяки
Приклад гарантійного листа
Зразок листа-відповіді
Це наочний прикладтого, яким може бути ввічливий лист, що містить відмову:
Приклад інформаційного листа
Приклад листа-претензії
Приклади листів англійською у діловому листуванні
Високий рівень володіння англійською мовою мають, на жаль, не все. І часто менеджери дещо губляться, коли їм потрібно написати діловий лист на англійською. Якщо навіть російською люди у листуванні не завжди можуть зрозуміти один одного, то що тоді говорити про іноземною мовою? Найкращим виходом у цій ситуації буде пошук схожих листів та вживання у своєму листі відповідних із них фраз. Ось для прикладу три зразки ділових листів англійською мовою: лист-подяка клієнту, лист із з'ясуванням умов угоди та лист-відповідь на пропозицію про купівлю. У кожному файлі представлений варіант листа англійською мовою та його переклад російською мовою.
Завантажити лист-подяку клієнту англійською.
Завантажити лист з умовами угоди англійською.
Завантажити лист-відповідь на пропозицію про покупку англійською.
Структура ділового листа
Чітка структура – це обов'язкова характеристика ділового листа. Вона допоможе одержувачу швидше зрозуміти зміст написаного та зменшити час на його прочитання. Діловий лист складається з таких основних частин:
1. Заголовок (тема листа).У заголовку листа слід писати його коротку мету чи суть. Тут не можна використати якісь абстрактні фрази. Адресату по одному лише заголовку має бути ясно, про що лист. Наприклад, «Про зміну цін на постачання продукції» або «Ділова пропозиція про торгівельну співпрацю з компанією XXX».
2. Вітання.Традиційним у ділових листах вважається привітання «Шановний + Ім'я По-батькові!». Однак використовувати ім'я не обов'язково. Можна також звернутися до адресата через його посаду: «Шановний пане директоре!». Однак, врахуйте, що звернення на ім'я дещо зменшує психологічну дистанцію та підкреслює налагодженість ділових відносин. Якщо лист адресується групі осіб, то допустимо писати «Шановні пані та панове!», «Шановні партнери!» і так далі. Використання скорочень «п», «п» або ініціалів сприймається як прояв неповаги, тому намагайтеся цього уникати.
3. Виклад мети написання листа, його суті, головної думки.Це основна частина листа. Тут ви пишете безпосередньо про причину написання листа.
4. Ваші пропозиції щодо вирішення цієї проблеми, рекомендації, прохання, скарги.Ділові листи майже завжди припускають певну реакцію адресата (крім суто інформативних листів). Тому важливо описувати як саму проблему, а й пропонувати свої варіанти її вирішення. Якщо ви пишете скаргу, то попросіть вжити відповідних заходів, якщо робите пропозицію співпраці, то опишіть її можливі варіанти. Словом, одержувач вашого листа повинен не тільки зрозуміти «що» ви від нього хочете, а й зрозуміти «як» ви пропонуєте це здійснити. Тоді це буде справжнім діловим листом.
5. Короткий результат та висновки.Наприкінці можна підбити підсумок всього вищесказаного. Однак зробити це дуже коротко не завжди вдається. У такому разі писати в кілька пропозицій те, що ви й так описали у перших двох абзацах, не варто. Пам'ятайте, що кращий другділового листа – це стислість. Тому в більшості випадків достатньо обмежитися фразами «Сподіваюся на успішну співпрацю», «Чекаю на Вашу відповідь з цього питання» і так далі.
6. Підпис.Підписується діловий лист посадою, ім'ям та прізвищем відправника з традиційною фразою «З повагою». Можливі й інші варіанти: з найкращими побажаннями», «Щиро Ваш» і так далі, залежно від близькості вашого контакту з одержувачем. Фраза «З повагою» є найбільш універсальною, тому якщо сумніваєтеся, як доречніше підписатися, то використовуйте цю фразу і точно не промахнетесь.
Також не зайвим буде додати підпис варіанти контактів з вами: інші email-адреси, робочі номери телефону, skype. Користь цього не тільки в тому, що одержувач при бажанні зможе швидко зв'язатися з вами зручним для нього способом, а й у тому, що так ви продемонструєте свою відкритість і готовність до спілкування з адресатом.
І не забувайте, що офіційний лист – це насамперед документ. Тому нехтуючи правилами його складання, ви безповоротно губите репутацію своєї компанії та себе як фахівця.
До оформлення вихідної кореспонденції пред'являються особливі вимоги. Це зумовлено тим, що вона має інформаційно-довідковий характер. При оформленні службового листа слід враховувати вимоги ДСТУ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та застосовувати бланки організації. Для реквізитів необхідно орієнтуватися на ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 (з 01.07.2018 треба буде орієнтуватися на ГОСТ Р 7.0.97-2016). Це дозволить дотриматися чіткої структури документа та зберегти необхідний стиль ділового спілкування, а також правильно розмістити реквізити ділового листа.
Важливо відзначити, що ГОСТ Р 6.30-2003 (як і ГОСТ Р 7.0.97-2016) є рекомендаційним і організації можуть самі розробляти фірмові бланки для ділового листування. Обов'язковим дотримання зазначеного ДСТУ є лише федеральних органів виконавчої.
Шапка документа може розташовуватися як поздовжньо, так і мати кутове розташування (тут зазвичай мають реквізити бланка листа, телефони та адреси організацій). Зразок листа з кутовим розташуванням реквізитів є найпоширенішим варіантом у сучасному діловодстві.
Зразок бланка листа з кутовим розташуванням реквізитів
У верхній частині документа зазначаються:
- дата;
- номер;
- посилання на реєстраційний номер та дату документа (якщо кореспонденція є відповіддю);
- заголовок тексту, викладений однією фразою.
Шапка службового листа розташована під реєстраційним номером. У ній міститься звернення до адресата. П.І.Б. та посада адресата мають бути розташовані у правому верхньому куткудокумента. По центру пишеться звернення до отримувача.
Від кого та кому
Реквізити компанії відправника найчастіше вказуються на фірмовому бланку компанії. Також необхідно правильно вказати одержувача кореспонденції, тобто реквізити адресата:
- Найменування компанії;
- найменування структурного підрозділу, куди направлена вихідна кореспонденція;
- посаду отримувача;
- прізвище та ініціали одержувача;
- Поштова адресаорганізації.
Зразок листа на бланку компанії
Важливо, що й лист із однаковим змістом необхідно надіслати кільком одержувачам, то насамперед необхідно вказувати адресу основного одержувача і потім інших.
Наприклад:
ТОВ «Ялинки-Палиці»
Юридичний відділ
Москва, вулиця Зелена, б. 5
КОПІЯ
Генеральному директору
ТОВ «Зелені гілки»
Сімакову В.А.
Санкт-Петербург,
Вулиця Фрунзе, буд. 3
Дата та номер
Після того, як вихідний документ було підписано, на нього проставляється дата. Дата може мати формат 17.05.2018 або 17 травня 2019 р. Якщо дата вказується в документі кілька разів, рекомендується витримувати єдиний стиль написання.
Присвоєння реєстраційного номера відбувається відповідно до системи реєстрації вихідної документації, яка прийнята в організації, і тільки після підписання документа. Номер реєстрації складається із порядкового номера документа, який може бути доповнений індексом справи або літерами.
Важливо, що реєстрація вихідного документа полегшує обробку поштової кореспонденції як вам, і вашому одержувачу.
При відповіді на отриману службову кореспонденцію потрібне оформлення реквізиту «посилання на реєстраційний номер та дату запиту». У цьому випадку в листі у відповідь вказують дату і номер отриманого. Це забезпечить більше швидку обробкукореспонденції у компанії-одержувачі.
Хто підписує
Службову кореспонденцію здебільшого підписують керівники, а у разі відсутності його на робочому місці – його заступники чи інші посадові особи, які виконують обов'язки керівника у період його відсутності.
Важливо, що сучасна ділова кореспонденція відправляється не лише за допомогою пошти, але й з використанням телеграфу, факсів та електронної пошти.
Чи потрібно вказувати виконавця
Незважаючи на те, що кожне ділове послання підписує керівник компанії або уповноважені ним посадові особи, саме листування веде звичайний рядовий співробітник, тобто виконавець. Саме його ім'я та контактні дані вказуємо у цій частині.
Інформація про виконавця знаходиться завжди в самому низу, в останніх рядках. Пишеться повністю ім'я, по батькові та прізвище працівника, з нового рядка його контактний телефон, а ще нижче — адреса електронної пошти. Шрифт залишаємо той самий.
Чи ставиться друк
Друк на листи зазвичай не ставлять, але якщо вихідна кореспонденція носить офіційний характер, оформлена на бланку організації і має на меті вступити з кимось чи іншою організацією в юридичні (правові) відносини та нести відповідальність за всі позиції, що викладаються листом, керівництво може побажати додати додатковий реквізит як друку.
Loading...