Якщо навіть при звільненні рядових співробітників організації в інспектора відділу кадрів виникають питання, звільнення генерального директора, запис у трудовій книжці керівника може стати справжнім «випробуванням» на профпридатність. Ця процедурамає низку нюансів, які будуть розглянуті далі.
Звільнення керівника
Спочатку засновники юридичного лицяприймають відповідне рішення (воно не потрібне при звільненні по власним бажаннямабо під час закінчення терміну дії договору з керівником). Підстави для звільнення директора можуть бути такими ж, як і для звичайних співробітників (ст. 77 ТК РФ), або особливими, як, наприклад, звільнення при дискваліфікації (п. 8 ст. 83 ТК РФ) або за рішенням засновників розірвати трудовий договір з керівником (Пп. 2 ст. 278 ТК РФ).
Посадовець письмово попереджає вищестояще керівництво про майбутній догляд за власним бажанням не пізніше ніж за місяць. Якщо було укладено терміновий договір – директора необхідно попередити у письмовій формі за 3 календарних днівдо його завершення.
Видається наказ про звільнення за формою № Т-8. Гендиректор має ознайомитися з ним та поставити підпис про ознайомлення.
До трудової книжки вноситься запис про звільнення генерального директора. Запис має відповідати тексту наказу (і формулюванням ТК РФ).
В останній робочий день керівнику видається трудова книжка під розпис, а також повний розрахунок.
Всі документи кадрового облікудля посадових осіб оформляються у тому порядку, як і звичайних співробітників. Засновники ТОВ повинні сповістити податкову інспекцію про зміну гендиректора (протягом 3 робочих днів з дня, коли новий гендиректор розпочав виконання посадових обов'язків).
Внесення запису до трудової книжки
Як звільнити генерального директора та запис у трудовийоформити належним чином? Запис вноситься у загальному порядку з дотриманням вимог «Правил ведення та зберігання трудових книжок» (утв. постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 у ред. від 25.03.2013):
у графі «1» зазначають порядковий номер запису;
у графі «2» - дату запису;
у графі «3» вказують причину звільнення та номер статті ТК РФ, яка стала підставою для звільнення;
у графі «4» прописують назву, номер та дату складання документа – підстави для запису.
Запис повинен бути засвідчений підписом уповноваженої особи (наприклад, керівника відділу кадрів або іншого уповноваженого співробітника) та печаткою організації. Дата запису про звільнення має відповідати даті звільнення, зазначеній у наказі.
А хто підписує трудову книжку під час звільнення директора, якщо кадрової служби чи уповноваженої цього особи на підприємстві немає?
Оскільки директор є одноосібним виконавчим органом компанії, він має право приймати управлінчеські рішеннябез оформлення довіреності від засновників. День звільнення гендиректора – його останній робочий день, тому він ще має право діяти як керівник та роботодавець. Директор має право сам завірити запис у трудовий підписом. Нічого страшного, якщо поспіль будуть йти два підписи однієї й тієї ж особи (звільненого співробітника та керівника організації).
Зроблену в трудовий запистакож може запевнити один із засновників організації.
Слід зазначити, що особа, яка прийшла на зміну звільненому генеральному директору і яка ще не вступила на посаду, не має права ставити свій підпис у його трудовій книжці.
Зверніть увагу, що:
запис у трудовий має бути легко читається та не містити виправлень;
дані, зазначені у трудовій книжці, повинні збігатися з даними інших документів (наказ, рішення ради засновників та інших.);
причину звільнення вказують згідно з формулюванням певної статті ТК РФ.
Звільнення працівника при офіційне працевлаштуванняфіксується відповідним записом у трудовій книжці. При оформленні пенсії недоліки, допущені під час заповнення відомостей про прийом та звільнення, стануть причиною відновлення даних про стаж.
Щоб уникнути помилок, для уніфікації даних існують нормативні документи, вимоги яких необхідно дотримуватись.
Трудова книжка належить до документів суворої звітності. Для оформлення, ведення та зберігання на практиці застосовуються відповідні Правила, інструкція та ГОСТ 6.30. Недостатня регламентація оформлення звільнення працівника викликає різночитання у посадових осіб, до чиєї компетентності входить запис у трудовій книжці про звільнення.
За законом під час звільнення співробітника в останній робочий день йому зобов'язані видати документ на підставі наказу про припинення трудової угоди.
Усі відомості, зроблені за період дії договірних відносин, засвідчуються останнім записом, в якій зазначаються:
- дата закінчення роботи;
- посилання закон (причина звільнення);
- підпис відповідальної особи.
Хто саме розписується у трудовій книжці під час звільнення?
Згідно нормативним актамправом запевнення має роботодавець. У тому випадку, якщо це індивідуальний підприємець, він повинен вести папери найманих працівників. Враховуючи нечисленність персоналу, для нього це не складе великої праці. Якщо роботодавець - юр особа, то коло вирішуваних питань і штат не залишають часу на копітку роботу, що вимагає спеціальних знань.
На підприємствах та організаціях керівники делегують свої повноваження працівникові кадрової служби, бухгалтеру, секретареві, які можуть підписати трудову книжку. Ці особи повинні мати офіційний статус на підставі наказу про своїх посадових обов'язках. На час відпустки чи хвороби такого працівника керівник зобов'язаний видати додатковий наказ про призначення тимчасового виконувача обов'язків. На період заміщення вріо провадиться доплата за суміщення згідно із законодавством.
Запис про звільнення
Запис про звільнення має номер без пропусків рядків. Підпис прописується за вимогами ДЕРЖСТАВАННЯ про уніфіковані документи:
- із зазначенням посади;
- особистого розпису;
- розшифрування розпису.
Якщо ведення та зберігання документів доручено працівнику підприємства, він вказує свою штатну посаду:
- начальник відділу кадрів;
- секретар;
- бухгалтер.
Коли запис у документі робить керівник, він також повинен вказати свою посаду без скорочень. Назва посади, розпис, розшифрування не повинні займати кілька рядків. Для зменшення обсягу запису практикується замість назви посади записати «роботодавець».
Індивідуальний підприємець, під час якого перебувають документи, немає офіційної посади. Але під час запису про звільнення не можна ігнорувати вимогу про фіксацію посади виконавця. Без пояснення з цього питання до них вносять записи:
- індивідуальний підприємець;
- роботодавець.
Пояснення розшифровки розпису трактується двояко: з ініціалами чи ім'я, по-батькові повністю. Однозначною помилкою буде відсутність у розшифровці підпису у трудовій книжці при звільненні скорочених або повних даних на ім'я та по батькові відповідальної особи.
Увага! При звільненні особи, яку було покладено обов'язок ведення трудових книжок, засвідчує записи керівник підприємства особисто.
Чи повинен працівник розписуватись у трудовій книжці при звільненні
Хто ще підписує трудову книжку під час звільнення? Відповідно до Правил та інструкції співробітник при розрахунку в останній робочий день при отриманні документа повинен у ньому розписатися. Попередньо він має ознайомитися з наказом про звільнення, поставити у ньому свій розпис. У книжці він повинен залишити запис, аналогічний запису посадової особи, яка видає йому документ на руки.
Увага! Не допускається, якщо підписи працівника та відповідальної особи стоять навряд.
Розпис повинен мати розшифрування:
- прізвище,
- по батькові.
Ім'я та по батькові – як ініціали чи повністю. Така вимога випливає із практики: можлива зміна прізвища. У такому разі змінюється підпис, який не відповідатиме зразку на титульному аркуші. Щоб уникнути подібних ситуацій після розпису особа, що звільнилася, власноруч записує свої особисті дані щодо прізвища, імені, по батькові.
Спірним питанням для кадрових працівників або виконують ці обов'язки є внесення до запису відомості про посаду. З одного боку, людина, яка отримала розрахунок на підставі наказу про звільнення, не є співробітником зазначеного підприємства.
Таке становище є неправомірним, оскільки в останній робочий день, незважаючи на наказ, у співробітника відмічено вихід на робоче місце, цей день враховується при нарахуванні заробітної плати. Вказівка посади в цьому випадку необхідна. У тих випадках, коли назва штатної одиницібагатослівно, його скорочують до слова «працівник».
Як бути при ситуації відмовитися від розпису чи відсутності на робочому місці через хворобу, відпустку, відрядження?
Чи повинен працівник розписуватись у трудовій книжці та вказувати свою посаду?
Видача документа після розірвання трудового договору в наступні дні означає, що людина вже не може себе назвати «працівником».
Недостатня регламентація оформлення підпису звільненого працівника призводить до «новаторства» з боку кадрових працівників. Після підпису виконавця на їхню вимогу колишній працівниквносить засвідчувальний запис, що ознайомлений із відомостями про посаду, стаж, причину звільнення.
Таке різночитання випливає з пункту 35 Правил, в якому вказується про необхідність засвідчення записів у документі керівником/відповідальною особою та працівником, що розрахувався. Пояснення випливає із сенсу слова «запевнення». У діловодстві під цим поняттям мається на увазі підпис, без додаткового запису, що засвідчує.
Оформлення трудових відносин, включаючи їх розірвання, має відповідати вказівкам Правил щодо ведення, оформлення трудових книжок, інструкції щодо їх заповнення. Необхідно враховувати вимоги ГОСТу 6.30про уніфікацію документообігу. Підписи відповідальної за оформлення, зберігання, видачу документів особи та звільненого співробітника мають бути ідентичними: містити відомості про посаду, особистий розпис та повне її розшифрування.
Якщо організації належить звільнити гендиректора, необхідно правильно оформити документацію та внести запис до його трудової книжки відповідно до встановлених нормативів. Посаду гендиректора може обіймати один із засновників підприємства або найманий співробітник, який не є власником його майна. Тому приватне питання– хто підписує трудову книжку під час звільнення директора? Розглянемо ці та інші особливості процесу звільнення докладніше.
Внесення записів до трудової книжки
За загальним правилом гендиректор вважається єдиним одноосібним виконавчим органом організації. Він ухвалює управлінські рішення особисто без оформлення довіреності від засновників. Відповідно, саме він виступає роботодавцем та відповідає за зберігання трудових книжок, а також внесення до них записів відповідно до законодавства.
Поки організація працює, гендиректор має право видавати накази щодо кадровим питанням, у тому числі, і щодо себе. Наприклад, він може сам собі надати щорічну оплачувану відпустку, оскільки саме він є безпосереднім керівником організації.
Якщо звільнення генерального директора, запис у трудовий має бути підписана ним самим (якщо немає іншого уповноваженого ним цього особи). Це положення про роботу ТОВ закріплено у статті 40 Закону № 14-ФЗ. День звільнення офіційно вважається останнім робочим днем, тож гендиректор має повне право діяти як керівник організації, оскільки він є роботодавцем. Він самостійно засвідчує запис у трудовій книжці підписом.
Запис у книжці також може бути засвідчена власником товариства – єдиним засновником чи одним із них. Якщо з гендиректором укладають трудовий договір, його також підписує одним із засновників, що діє за дорученням усіх творців товариства.
Загальні правила оформлення
Нерідко виникає питання, як звільнити генерального директора. Із записом у трудовій складності виникають, оскільки у законодавстві не зроблено винятків для керівників організацій. Усі документи кадрового обліку щодо них оформляють, як й у простих співробітників.
При звільненні у трудовій книжці має бути відбито його причину. Перерахуємо найпоширеніші формулювання:
- за власним бажанням;
- у зв'язку з ухваленням рішення зборами акціонерів;
- у зв'язку із припиненням діяльності організації;
- на підставі, передбаченій п. 3 ст. 278 Трудового кодексу(зазвичай цю норму використовують, якщо гендиректора звільняють через неналежне виконання обов'язків).
Зокрема, у ст. 278 прописано, що трудовий договір може бути розірваний через підстави, закріплені ним же. Тобто, якщо засновники уклали договір із керівником, і він не впорався з виконанням покладених на нього обов'язків, у трудовій книжці має бути зазначено звільнення саме за цією статтею Трудового кодексу.
Особливості звільнення гендиректора
Правильно оформити запис про звільнення генерального директора – не єдине завдання засновників ТОВ, які мають змінити керівника. Суспільство має також:
- провести збори та підготувати рішення про зміну керівника;
- дані про зміну виконавчого органутовариства мають бути передані до податкової інспекції у встановлені терміни.
У день звільнення з колишнім керівникомпідприємства має бути проведений повний розрахунок. Він отримує належну допомогу
У нас був лише начальник відділу кадрів. на Наразівін звільнився. Більше кадровиків нема. Хто має підписувати трудові книжкита інші кадрові документи: генеральний директор, головний бухгалтер? Якщо генеральний директор звільняється, хто має внести запис до його трудової книжки та поставити підпис? Кадрового працівника немає. На співробітників обов'язок щодо ведення кадрового обліку не покладався?
За загальним правилом при звільненні керівника запис у його трудову книжку вносить співробітник, якого покладено обов'язок ведення трудових книжок. Офіційних роз'яснень про те, чи може керівник сам внести запис до свого трудового, якщо відповідального співробітника не призначено, немає. Тому до звільнення керівнику слід видати наказ та покласти обов'язок щодо ведення трудових книжок на одного із співробітників.
Обґрунтування цієї позиції наведено нижче в матеріалах Системи Головбух
1. Ситуація:Хто в організації повинен відповідати за облік, ведення та зберігання трудових книжок
У великій компанії веденням трудових книжок зазвичай займається відділ кадрів. У невеликій організації через відсутність відповідного спеціального підрозділу робити подібну роботу можуть бухгалтери, секретарі чи інші посадові особи. Призначення відповідального за роботу з трудовими книжками оформіть наказом керівника організації у вільній формі (п. 45 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225). Якщо доручити ведення книжок нема кому, то відповідальним за облік вважається керівник організації.*
У разі зміни відповідального за роботу з трудовими книжками передавайте трудові книжки за актом приймання-передачі справ. При цьому в акті вкажіть не просто кількість книжок, а перерахуйте їх фактичний склад (прізвища власників та реквізити). Акт необхідно завірити двома підписами – з одного боку вкажіть посаду та прізвище того, хто прийняв документи, з іншого боку – того, хто здав. При виявленні фактів відсутності деяких трудових книжок складіть акт, у якому вкажіть причини їхньої відсутності.
Іван Шкловець
2. Ситуація:Хто повинен завірити записи у трудовій книжці при звільненні співробітника, на якого було покладено обов'язок ведення трудових книжок
За загальним правилом під час звільнення співробітника всі записи, внесені до його трудової книжки, запевняють:
- підписом роботодавця чи особи, відповідальної за ведення трудових книжок;
- печаткою роботодавця;
- підписом самого співробітника.
Законодавство прямо не вказує, хто має вносити записи про звільнення до трудової книжки співробітника, на якого покладено обов'язок ведення трудових книжок. Насправді організації надходять так. Співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, сам запевняє внесені до своєї трудової книжки записи: з одного боку як представник роботодавця, а з іншого боку як фізична особа- Співробітник.
Тим часом такий порядок засвідчення записів не є цілком коректним, оскільки не дозволяє роботодавцю проконтролювати правильність внесених стосовно співробітника відомостей про його трудової діяльності.* Тому щоб уникнути трудових спорів записи у трудовій книжці співробітника рекомендується завіряти підписом керівника організації. Крім того, у зв'язку із звільненням співробітника, відповідального за ведення трудових книжок, роботодавець може призначити наказом іншу відповідальну особу. І тут записи у трудовій книжці звільненого співробітника вправі завірити новопризначене обличчя, відповідальна за ведення книжок.
Іван Шкловець, заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
3. Стаття:Звільнення гендиректора
Запис у трудовій книжці
У трудовій книжці підстава для припинення трудового договору (графа 3) має відповідати змісту наказу.
Наприклад, «Трудовий договір розірваний у зв'язку з наявністю з вини керівника простроченої кредиторської заборгованості, що перевищує вартість чистих активів, пункт 10 трудового договору від 15 березня 2010 р., пункт 3
Або «Трудовий договір припинено у зв'язку з прийняттям радою директорів ТОВ "Захід-Буд" рішення про припинення трудового договору від 1 вересня 2011 р., пункт 2 статті 278 Трудового кодексу РФ".
Loading...