Що стосується бухгалтерських документів. Що таке первинні документи бухгалтерського обліку: види

Діяльність будь-якого підприємства тісно пов'язана з веденням та обробкою первинної документації. Вона необхідна складання звітності, розрахунку податкових платежів, прийняття управлінських рішень. У статті розглянемо, що це таке – первинна документація у бухгалтерії – і як здійснюється її обробка.

Основні поняття

Первинна документація у бухгалтерії - що це таке? Нею називають свідчення факту скоєння відображене на папері. В даний час багато документів складаються в автоматизованій системі "1С". Обробка первинної документаціїпередбачає реєстрацію та облік відомостей про скоєні господарські операції.

Первинним обліком називають початкову стадію фіксування подій, що відбуваються для підприємства. Господарськими операціями називають події, які тягнуть зміни стану активів чи капіталу організації.

Обробка первинної документації у бухгалтерії: приклад схеми

Як правило, на підприємствах під поняттям "робота з документацією" мається на увазі:

Отримання первинних даних.
Попередня обробка відомостей.
Твердження керівництвом чи фахівцями, уповноваженими наказом директора.
Повторна.
Виконання дій, необхідні проведення господарської операції.

Класифікація

Існує разова та накопичувальна первинна документація. Обробкавідомостей, які у таких паперах, має низку особливостей.

Разова документація призначена на підтвердження події один раз. Відповідно, порядок її обробки суттєво спрощено. Накопичувальну документацію використовують протягом певного часу. Як правило, в ній відображається операція, яка здійснюється кілька разів. У цьому випадку при обробці первинної документаціївідомості з неї переносяться у спеціальні регістри.

Вимоги до ведення документів

Первинну документацію оформляють під час здійснення операції або після її завершення.

Відображення відомостей складає спеціальних уніфікованих бланках. За відсутності затверджених форм підприємство може розробити їх самостійно.

Етапи обробки первинної бухгалтерської документації

На кожному підприємстві в штаті є співробітник, відповідальний за роботу з первинною інформацією. Цей фахівець повинен знати правила, неухильно дотримуватись вимог законодавства і послідовність дій.

Етапами обробки первинної документаціїє:

Таксування. Вона є оцінкою операції, відображеної на папері, зазначення сум, пов'язаних з її здійсненням.
Угруповання. У цьому етапі документи розподіляються залежно від загальних ознак.
Контування. Вона передбачає позначення дебету та кредиту.
Гасіння. Для попередження повторної оплати на первинних документах бухгалтерар ставить позначку "оплачено".

Помилки у документах

Вони можуть виникати з різних причин. В основному до їхньої появи призводить недбале ставлення співробітника до виконуваної ним роботи, неписьменність фахівця, несправність техніки.

Коригування документів вкрай не вітається. Однак у деяких випадках без виправлення помилок не можна обійтися. Допущений недолік на первинній документації бухгалтерповинен виправити так:

Закреслити тонкою лінією неправильний запис таким чином, щоб її було добре видно.
Над закресленим рядком написати правильні відомості.
Поставити позначку "Виправленому вірити".
Вказати дату коригування.
Поставити підпис.

Не допускається використання коригувальних засобів.

Робота з вхідними документами

Процес обробки вхідних паперів включає:

Визначення типу документа. Бухгалтерські папери завжди містять відомості про скоєні господарські операції. Наприклад, до них відносять накладну, ордер на отримання коштів та ін.
Перевірка реквізитів одержувача. Документ має адресуватись конкретному підприємству або його співробітнику. Насправді буває отже документи придбання матеріалів спеціально виписуються на компанію, хоча договір із постачальником не укладено.
Перевірка підписів, відбитків печаток. Особи, які підписали документ, повинні мати на це повноваження. Якщо візування первинних паперів входить у компетенцію співробітника, всі вони визнаються недійсними. Щодо відбитків, то на практиці нерідко виникають помилки у тих підприємств, які мають кілька печаток. Інформація на відбитку має відповідати типу документа, на якому він стоїть.
Перевірка стану документів. У разі виявлення пошкоджень на паперах або нестачі будь-яких аркушів необхідно скласти акт, копію якого надіслати контрагенту.
Перевірка дійсності події, яка відображена в документі. Співробітники підприємства мають підтвердити відомості про факт здійснення операції. Документи про прийом цінностей засвідчує завскладом, умови договору підтверджує маркетолог. Насправді бувають ситуації, коли від постачальника надходить рахунок на товари, які підприємство не отримувало.
Визначення періоду, до якого належить документ. При обробці первинних паперів важливо не врахувати одні й самі відомості двічі.
Визначення розділу обліку. При отриманні первинної документації необхідно встановити, з якою метою будуть використовуватися поставлені цінності. Вони можуть виступати як основні засоби, матеріали, нематеріальні активи, товари.
Визначення регістру, в якому буде
Реєстрація паперу. Вона здійснюється після перевірок.

Робота з вихідними паперами

Процес обробки цього виду документації дещо відрізняється від наведеного вище.

Насамперед уповноважений співробітник підприємства формує чорновий варіант вихідного документа. На його підставі розробляється проект паперу. Він надсилається керівнику для узгодження. Проте затвердити проект документа може й інший співробітник, який має відповідні повноваження.

Після завірення проект оформляється за встановленими правилами та надсилається одержувачу.

Планування документообігу

Цей етап необхідний для забезпечення оперативного отримання, відправлення та обробки документації. Для грамотної організації документообігу для підприємства розробляються спеціальні графіки. Вони вказуються:

Місце та термін оформлення первинних паперів.
ПІБ та посада особи, яка склала і здала документи.
Облікові записи, зроблені виходячи з паперів.
Час та місце зберігання документації.

Облікові регістри

Вони необхідні реєстрації первинної документації. При цьому на паперах проставляється відмітка про облік. Вона необхідна для запобігання повторній реєстрації документів.

Первинні папери можуть зберігатися у електронних регістрах. Проте на запит держорганів чи контрагентів підприємство має надати паперові копії.

Особливості поновлення документів

Нині у нормативних актах відсутня чіткий порядок відновлення паперів. На практиці цей процес включає наступні заходи:

Призначення комісії для розслідування причин втрати чи знищення документів. За потреби керівник підприємства може залучити до процедури правоохоронні органи.
Звернення до банківської організації, до контрагентів за копіями первинних документів.
Виправлення декларації з податку на прибуток. Необхідність подання уточненого звіту пов'язана з тим, що документально не підтверджені витрати не визнаються витратами з метою оподаткування.

У разі втрати первинної документації, ІФНС проведе розрахунки сум податкових відрахувань на підставі наявних паперів. При цьому існує можливість застосування податковим органом заходів відповідальності у вигляді штрафу.

Поширені помилки у процесі оформлення первинних паперів

Як правило, особи, відповідальні за ведення документації, допускають такі порушення:

Заповнюють форми, що не є уніфікованими чи затвердженими керівником підприємства.
Не вказують реквізити чи відбивають їх із помилками.
Не візують документи своїм підписом або допускають до підписання паперів працівників, які не мають повноважень.

Документація, що підтверджує факти здійснення господарських операцій, є вкрай важливою для підприємства. До її оформлення необхідно підходити дуже уважно. Будь-яка помилка може призвести до негативних наслідків.

1. Кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом. Не допускається прийняття до бухгалтерського обліку документів, якими оформляються факти господарського життя, що не мали місця, у тому числі що лежать в основі уявних і удаваних угод.

2. Обов'язковими реквізитами первинного облікового документа є:

1) найменування документа;

2) дата складання документа;

3) найменування економічного суб'єкта, який склав документ;

5) величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;

6) найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідальної (відповідальних) за її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за оформлення долі;

(Див. текст у попередній редакції)

7) підписи осіб, передбачених пунктом 6 цієї частини, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.

3. Первинний обліковий документ повинен бути складений при скоєнні факту господарського життя, а якщо це неможливо, - безпосередньо після його закінчення. Особа, відповідальна за оформлення факту господарського життя, забезпечує своєчасну передачу первинних облікових документів для реєстрації даних, що містяться в них, у регістрах бухгалтерського обліку, а також достовірність цих даних. Особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, та особа, з якою укладено договір про надання послуг з ведення бухгалтерського обліку, не несуть відповідальності за відповідність складених іншими особами первинних облікових документів фактам господарського життя, що відбулися.

(Див. текст у попередній редакції)

4. Форми первинних облікових документів визначає керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку. Форми первинних облікових документів для організацій державного сектора встановлюються відповідно до бюджетного законодавства Російської Федерації.

(Див. текст у попередній редакції)

5. Первинний обліковий документ складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом.

6. У разі, якщо законодавством Російської Федерації або договором передбачено подання первинного облікового документа іншій особі або до державного органу на паперовому носії, економічний суб'єкт зобов'язаний на вимогу іншої особи або державного органу власним коштом виготовляти на паперовому носії копії первинного облікового документа, складеного у електронного документа.

7. У первинному обліковому документі допускаються виправлення, якщо інше встановлено федеральними законами чи нормативними правовими актами органів державного регулювання бухгалтерського обліку. Виправлення в первинному обліковому документі має містити дату виправлення, а також підписи осіб, які склали документ, у якому виправлено, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб.

8. У разі, якщо відповідно до законодавства України первинні облікові документи, у тому числі у вигляді електронного документа, вилучаються, копії вилучених документів, виготовлені в порядку, встановленому законодавством України, включаються до документів бухгалтерського обліку.

Без папірця ти – ніхто! А з папірцем — сумлінно і професійно бізнесмен, який веде свої справи. Або грамотний бухгалтер, який допомагає йому. Правильне оформлення документів у бухгалтерському обліку важливе і формування даних бухгалтерського обліку, й у визначення податкових зобов'язань організації. І якщо ви хочете убезпечити найдорожче — не належите до документів поблажливо, і ретельно вивчіть, яким вимогам вони мають відповідати. Хоча б почитайте цю статтю для початку!

Фахівцям бухгалтерських служб, представникам малого бізнесу, які ведуть облік самостійно, необхідно знати основні вимоги до порядку створення, оформлення, руху та зберігання документів.

1. Поняття документа

2. Види первинних бухгалтерських документів

3. Форми первинних облікових документів

4. Затвердження первинних облікових документів

5. Обов'язкові реквізити облікових документів

6. Оформлення документів у бухгалтерському обліку

7. Довіреність на підпис первинних документів

8. Графік документообігу бухгалтерських документів

9. Журнал обліку первинних документів

10. Виправлення бухгалтерських документів

11. Зберігання бухгалтерських документів

12. Відповідальність за зберігання первинних документів

Отже, йдемо по порядку.

1. Поняття документа

Поняття «документ» у нормативних актах із бухгалтерського обліку не розкривається. Скористаємося визначенням, встановленим ДСТУ ISO 15489-1-2007:

Документ: зафіксована на матеріальному носії інформація, що ідентифікується, створена, отримана і зберігається організацією або фізичною особою як доказ при підтвердженні правових зобов'язань або ділової діяльності (п. 3.3 ГОСТ).

Які документи є первинними? Первинні документи – це документи, що містять вихідні відомості про операції, процеси. Це документи, виходячи з яких робляться бухгалтерські проводки.

Первинні облікові документи– це документи, якими оформлюються факти господарського життя (п. 1 статті 9 закону № 402-ФЗ від 06.12.2011 «Про бухгалтерський облік»).

Основна вимога при їх складанні - первинні документи повинні бути складені при скоєнні фактів господарського життя або відразу після їх закінчення (за наявності такої можливості).

Приклади первинних документів:

прибуткові та видаткові касові ордери,
товарна накладна (за формою ТОРГ-12),
авансовий звіт,
бухгалтерська довідка.

2. Види первинних бухгалтерських документів

Стройної класифікації, угруповання бухгалтерських документів немає в жодному нормативному акті.

Можна виділити такі види первинних бухгалтерських документів залежно від:

місця складання:

внутрішні,
зовнішні,

використовуваних форм документів:

уніфіковані (створені за формами, що містяться в альбомах уніфікованих форм),
неуніфіковані (створені за формами, розробленими організацією самостійно),

виду носія інформації:

паперові,
електронні,

обсягу відомостей:

первинні,
зведені,

виду активів та зобов'язань, ділянок бухгалтерського обліку:

з обліку основних засобів,
з обліку МПЗ,
з обліку нарахувань та виплати заробітної плати,
з обліку касових операцій,
інші аналогічні.

3. Форми первинних облікових документів

Оформлення документів у бухгалтерському обліку передбачає використання як самостійно розроблених, і уніфікованих форм. З 2013 застосування більшості уніфікованих форм не є обов'язковим.

Усі форми первинних документів затверджує керівник організації. В даний час обов'язкові до застосування такі види уніфікованих форм:

з обліку касових операцій (Постанова Держкомстату від 18.08.1998 № 88, Вказівка Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У),
з обліку праці та її оплати (Постанова Держкомстату від 05.01.2004 № 1),
з обліку послуг із перевезення вантажів (Постанова Уряду від 15.04.2011 № 272, Статути різних видів транспорту).

Також стандартну форму має платіжне доручення, усі його поля ми .

При оформленні уніфікованих форм заповнюються усі передбачені рядки (графи). У разі відсутність будь-яких показників у них ставиться прочерк.

приклад 1.

Постачальник поставив матеріали, надав ТОРГ-12 та рахунок-фактуру, останні рядки яких заповнені як послуги по доставці, інших документів немає.

Можливі наслідки — неприйняття відрахувань з ПДВ та витрат з податку на прибуток, визнання угоди фіктивною (уявною), оскільки реальність угоди (факт доставки матеріалів, а можливе і саме придбання матеріалів) не підтверджено. Необхідне оформлення транспортної накладної.

Уніфіковані форми, які не обов'язкові до застосування, як і раніше, використовуються в організаціях. З внутрішніх потреб підприємства, такі форми можна доопрацювати, зробити їх зручнішими, придатними відображення конкретних господарських фактів.

Наприклад, можна прибрати реквізит «місце друку», відмовити від використання позначки «лицьова/оборотна сторона».

4. Затвердження первинних облікових документів

Організація зобов'язана затвердити використовувані форми первинних облікових документів у своїй обліковій політиці (пункт 4 ПБО 1/2008 «Облікова політика організації»). При цьому слід пам'ятати, що просто посилання на один із альбомів уніфікованих форм документів не достатньо.

В обліковій політиці (додатку до облікової політики) повинні бути перераховані конкретні документи з альбомів уніфікованих форм, які компанія застосовуватиме, а також перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи (інформація Мінфіну РФ № ПЗ-10/2012).

Приклад оформлення додатка до облікової політики можна переглянути в нашій статті «Статті». Зразки самостійно розроблених форм додаються до облікової політики з поясненнями щодо їх заповнення.

Затвердити форми можна іншим локальним нормативним актом. Наприклад, наказом про затвердження первинних документів. Посилання на такий наказ має бути в обліковій політиці.

5. Обов'язкові реквізити облікових документів

Вимоги до обов'язковим реквізитам первинних облікових документіввстановлені Федеральним законом «Про бухгалтерський облік». Таких реквізитів всього 7:

Назва документу,
дата складання документа,
найменування економічного суб'єкта, який склав документ,
зміст факту господарського життя,
величина натурального та (або) грошового виміру із зазначенням одиниць виміру,
найменування посад відповідальних за правочин осіб,
підписи відповідальних осіб із розшифровкою підпису.

Деякі документи, які не є первинними обліковими документами, можуть використовуватися як такі.

При відображенні у витратах орендної плати такими документами служать договори та акти з оренди. Відповідно до статей 611 і 622 ДК РФ у разі обов'язково оформлення двосторонніх актів приема-передачи об'єктів обліку.

приклад 4.

Компанія орендує офісне приміщення. Документами, на підставі яких нараховується щомісячна орендна плата, служать договір оренди та акт приймання-передачі орендованого майна.

Відповідно до статті 753 ДК РФ як первинні документи можуть використовуватися односторонні акти.

6. Оформлення документів у бухгалтерському обліку

Розглянемо окремі випадки, які часто зустрічаються при оформленні документів.

Відмова від печаток

Призначення друку – посвідчення підпису відповідальної особи.

З 07.04.2015 організації не повинні мати печатку. Відомості про печатку мають бути зазначені у Статуті компанії (Федеральний закон № 82-ФЗ від 06.04.2015).

Друк необхідна лише у встановлених федеральним законодавством випадках.

Доручення представлення інтересів юридичної особи у суді (стаття 53 ЦПК РФ, стаття 61 АПК РФ),
документи, що подаються до митних органів (311-ФЗ від 27.11.2010),
акт про нещасний випадок з виробництва (стаття 230 ТК РФ),
подвійне складське свідоцтво (стаття 913 ЦК України).

Друк не є обов'язковим реквізитом, але його наявність може бути передбачена формою первинного документа, затвердженої керівником організації (Лист Мінфіну РФ від 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Документи іноземними мовами

До обліку приймаються лише документи російською (п.9 Наказу Мінфіну РФ № 34н).

Має бути переклад російською мовою, причому переклад рядковий. Завіряти переклад не потрібно (Лист Мінфіну РФ від 20.04.2012 № 03-03-06/1/202). Випадки, коли потрібний нотаріальний переклад, обумовлено Гаазькою конвенцією 1961 року.

Нерублеві вимірники у первинних документах

Варті дані у бухгалтерських документах припустимо відбивати у рублях, валюті, умовних одиницях.

Для порівняння – у податковому обліку вимога заповнювати рахунки-фактури при розрахунках у рублях лише у рублях встановлено Постановою Уряду від 26.12.2011 № 1137 (п.1 Порядку заповнення рахунків-фактур).

Електронні первинні документи

Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» дозволяє оформляти первинні документи як у паперовому, і у електронному вигляді.

Електронний документ повинен містити всі обов'язкові реквізити облікових документів та електронний підпис (ЕП).

Електронний підпис буває трьох видів - простий, посилений некваліфікований, посилений кваліфікований. Мінфін РФ вважає за можливе використання будь-якого електронного підпису (Лист Мінфіну РФ від 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

7. Довіреність на підпис первинних документів

Співробітник організації має право підпису, коли оформлено один із документів:

наказ про право підпису,
доручення підпис первинних документів (статті 185 – 189 ДК РФ).

На відміну від наказу про право підпису, довіреність на підпис первинних документів може бути видана і громадянину, який не є співробітником організації.

Для підпису за згодою сторін може використовуватися факсиміле (стаття 160 ЦК України, визначення ВАС РФ від 17.12.2009 № ВАС-16259/09).

8. Графік документообігу бухгалтерських документів

Графік документообігу - це опис у вигляді схеми чи таблиці процедури створення, руху, обробки та зберігання документів. Графік може затверджуватись як додаток до облікової політики, так і у вигляді локального нормативного акта. В останньому випадку в обліковій політиці має бути посилання на такий акт.

У графіку документообігу обов'язково мають бути вказані:

терміни оформлення, передачі, обробки та зберігання документів,
посади осіб, які є відповідальними за операції, зазначені у графіку документообігу (п. п. 5.4, 5.6 Наказу Мінфіну від 29.07.1983 № 105).

9. Журнал обліку первинних документів

Ведення журналу обліку первинних документів – це скоріше правило раціонального документообігу, а не бухгалтерського обліку.

Для реєстрації вхідних/вихідних документів необхідний такий журнал обліку первинних документів. Радимо вести такий журнал і у тому випадку, коли бухгалтерський облік ведеться без використання бухгалтерської програми.

При використанні, наприклад, програми 1С, журнал обліку документів можна сформувати та роздрукувати у будь-який момент. Так журнал обліку документів постачальників буде сформовано як «Реєстр документів «Надходження (акт, накладна)», журнал обліку касових документів як «Реєстр касових документів».

У бухгалтерському обліку, на відміну від податкового, можливо відображення факту господарського життя за відсутності первинних документів, За умови, що вони надійдуть пізніше.

У такому разі факт господарського життя відображається в обліку в оцінному значенні. При надходженні документа раніше зроблена проводка не сторнується, а лише коригується на дату надходження документа.

Такий підхід підтверджено у таких документах:

ПБО 21/2008
Наказ Мінфіну від 28.12.2001 № 119н "Методичні вказівки з обліку МПЗ" (підрозділ 5 розділу 1)
Рішення ЗС РФ від 08.07.2016 № АКПІ16-443.

Виняток із такого порядку - документи щодо посередницьких угод. Посередник повинен передати всі документи щодо угоди. Якщо звіт по угоді оформлений з помилками, чи неточностями, заперечення довіритель може пред'явити лише протягом 30 днів із дня отримання звіту (статті 999, 1008 ЦК України).

10. Виправлення бухгалтерських документів

Оформлення документів у бухгалтерському обліку супроводжується іноді помилками та неточностями. У такому разі будуть потрібні виправлення.

Виправлення заборонено лише у касових та банківських документах (наприклад, паперових платіжних дорученнях). До решти документів можна вносити зміни.

Виправлення бухгалтерських документів проводиться так:

закреслюється неправильний запис однією рисою так, щоб можна було прочитати перекреслене,
поруч вказується правильне значення,
проставляється запис «Виправлено»,
ставиться дата виправлення та підпис особи, яка склала документ із розшифровкою його підпису.

Такі правила встановлені Федеральним законом «Про бухгалтерський облік» № 402-ФЗ (п.7 статті 9) та Наказом Мінфіну від 29.07.1983 № 105.

Друкувати не потрібно. Виняток – виправлення на листку непрацездатності, які засвідчуються печаткою.

Вносити виправлення повинен співробітник, який склав документ. Якщо це неможливо, наприклад, людина звільнився, тоді виправлення робить знову прийнятий посаду співробітник, чи його безпосередній керівник.

11. Як зберігати та знищити бухгалтерські документи

Порядок зберігання документа визначено Наказом Мінкультури від 25.08.2010 № 558. Загальний термін зберігання документів відповідно до статті 29 Федерального закону "Про бухгалтерський облік" - 5 років. Відповідальним за організацію зберігання документів керівник.

Для багатьох документів встановлено підвищений термін зберігання:

Бухгалтерські документи можна знищити, якщо минув їхній термін зберігання (п. п. 2.3, 4.11 Наказу Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526). Рішення про знищення приймає експертна комісія, яка може створювати щорічно, а може діяти постійно.

На підставі експертизи документів спочатку складаються пропозиції щодо виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, а потім безпосередньо акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. До акту включаються документи, термін зберігання яких закінчився до 1 січня року, у якому складається акт.

Акт має бути затверджений керівником.

Знищити документи можна:

самостійно. При цьому слід скласти акт про знищення документів. У такому акті має бути зазначено, які саме документи, в якій кількості та яким способом було знищено,
п втім передачі на знищення до спеціалізованої організації. При цьому складається накладна, в якій вказується кількість переданих документів та їхня вага (п. 2.4.7 Правил Росархіву, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002). І тут акт про знищення документів оформляє спеціалізована організація.

12. Відповідальність за зберігання первинних документів

Штрафні санкції щодо роботи з первинними документами встановлено статтею 15.11 КоАП РФ.

Санкції передбачені за грубе порушення вимог до бухгалтерського обліку, зокрема до бухгалтерської (фінансової) звітності.

Одним з грубих порушень ведення бухгалтерського облікує:

«відсутність у економічного суб'єкта первинних облікових документів, та (або) регістрів бухгалтерського обліку, та (або) бухгалтерської (фінансової) звітності, та (або) аудиторського висновку про бухгалтерську (фінансову) звітність (у разі, якщо проведення аудиту бухгалтерської (фінансової)) звітності є обов'язковим протягом встановлених термінів зберігання таких документів».

Суми штрафів:

на посадових осіб у розмірі від п'яти тисяч до десяти тисяч рублів,
за повторне вчинення - на посадових осіб у розмірі від десяти тисяч до двадцяти тисяч рублів або дискваліфікацію терміном від одного року до двох років.

При цьому необхідно врахувати той факт, що при перевірці під відсутністю первинних документів розумітиметься і той випадок, коли документи є, їх достатня кількість, але вони оформлені за формами, які не затверджені.

Податкова відповідальністьза забезпечення безпеки первинних документів встановлено і НК РФ (стаття 120):

Протягом одного звітного періоду – до 10 тис.руб.,
Протягом більше податкового періоду - до 30 тыс.руб.,
При заниженні податкової бази - 200% від величини несплаченого податку (внеску), але не менше 40 тис. руб.

Якщо у вас ще залишилися питання щодо оформлення первинних документів у бухгалтерському обліку, задайте їх у коментарях нижче.

Оформлення документів у бухгалтерському обліку: найважливіше

У Росії законодавство накладає на підприємства та підприємців зобов'язання оформлення всіх операцій у первинній документації. У завдання таких документів входить підтвердження факту (прийом продукції, відвантаження зі складу, реалізація тощо) і юридичне оформлення виконаної операції.

До основних вимог при їх оформленні належить внесення достовірної інформації, складання під час проведення операції або після закінчення.

Навіщо вона потрібна?

Первинні документи є виправдувальною документацією, яка підтверджує ведення підприємцями та компаніями всіх господарських операцій. Оформлення здійснюється у послідовності виконання операцій. При неправильному їх складанні організація не може зробити достовірний розрахунок бази оподаткування, через що з'являються розбіжності з податковими органами, і на підприємство можуть накладатися штрафні санкції.

Ця документація приймається до обліку, якщо складається формою, зазначеної у Положенні з ведення бухобліку і бухгалтерської звітності до.

До типового бланку можуть включатися додаткові графи та рядки зі збереженням усіх реквізитів, передбачених затвердженою формою. При внесенні змін має складатися наказ чи розпорядження. Не можна змінювати лише бланки касових операцій.

Первинні документи надають інформацію для формування звітної та облікової документації. Їх можна складати на комп'ютерній програмі або рукописно, вони створюються для обліку розрахункових, матеріальних чи фінансових операцій будь-якого масштабу.

Її різновиди

До первинних документів відносяться і , рахунки, забірні листи, накладні та ін.

У бухгалтерії вони поділяються на кілька видів:

зовнішні(Виконані за межами компанії);
внутрішні(Виконані всередині фірми).

Також документація буває накопичувальною та разовою:

Накопичувальнідокументи (наряди, лімітно-забірні карти) складаються довгий час і відображають однакові операції, що повторюються.
Разовідокументи (касові ордери, та ) застосовуються для звіту з виконаної операції.

Організаційно-розпорядчоюдокументацією вважаються вказівки, накази, довіреності та розпорядження. Вони надають дозвіл на виконання зазначених операцій. Їхні відомості не додаються в облікові регістри.

У виправдувальноїдокументації (платіжних вимог, прибуткових ордерів, накладних тощо) відображається проведення операції. Інформація про них заноситься в облікові регістри.

У деяких документах поєднуються ознаки виправдувального та дозвільного типу. Це можуть бути касові ордери, платіжні відомості на зарплату.

Детальну інформацію про всю цю звітність ви можете отримати з наступного відео:

Як правильно з нею працювати?

Для відповідного первинного обліку узгоджується графік обороту документації з визначенням порядку та строків її руху в компанії та відправлення її до бухгалтерії. Вона повинна перевірятися за формою (на повноту та вірність складання), змістом (взаємозв'язок показників) та арифметично (підсумовуванням значень).

Спочатку слід визначити, чи це бухгалтерський документ. У ньому має відображатися інформація про виконану господарську операцію. Так, вказується переміщення товарно-матеріальних цінностей, у касовому чеку - витрата фінансів.

До бухгалтерських документів не належать чернетки, записи, витяги з газет та документація, складена не за правилами.

Далі визначається ставлення документа до організації. Перевіряються реквізити компанії або фахівця (назва паперу, термін її складання, назва фірми, вартісне та натуральне утримання господарської операції, посади відповідальних осіб, особисті підписи). Усі підписи мають бути справжніми. Також перевіряється тип друку (у деяких компаніях може бути кілька печаток – для документів та гербова).

Після прийняття відомості заносяться в облікові регістри, і формі робиться позначка. Господарські операції повинні відображатися у послідовності, групуватися за певними рахунками. Облікові регістри на вигляд бувають картками (для обліку матеріалів і матеріалів), книгами (головною, ) або журналами. За типом записів регістри поділяються на комбіновані (ордери), систематичні (головна рахункова книга) та хронологічні (журнал реєстрації).

За вимогами Держкомстату, первинні бухгалтерські документи мають оформлятися так:

заповнюватися кульковою ручкою, чорнилом, на друкарській машині або комп'ютері;
складатися акуратно з чіткими та розбірливими цифрами;
утримувати всі реквізити;
у фінансових паперах усі суми прописуються та вказуються цифрами;
містити особистий підпис керівника, головного бухгалтера чи уповноважених осіб;
скріплюватися печаткою.

Уповноважені особи відповідальні за достовірне та своєчасне складання документів для відображення наявних відомостей у бухобліку.

Виправлення помилок

Нижче наведено список помилок, що найчастіше допускаються при складанні документів:

застосування форм, які були зроблені у компанії самостійно, без підтвердження наказом від керівника та відповідного оформлення в обліковому регістрі;
неправильне оформлення керівником переліку уповноважених осіб для підпису;
відсутність реквізитів;
наявність перепусток у складанні обов'язкових реквізитів, помарок чи виправлень, порушень правил;
записи графітовим олівцем;
коригування касової документації;
наявність арифметичних помилок;
відсутність прочерків у незаповнених рядків.

За наявності будь-яких помилок бухгалтерський документ не приймається структурами, що перевіряють, або визнається фальсифікованим.

Виправлення касової та бухгалтерської документації виконується за такими правилами:

не допускається використання коректора, помарок та коригування документа (касових видаткових та прибуткових ордерів, квитанцій);
при виявленні будь-яких помилок паперу слід анулювати та складати знову;
зіпсовані чи неправильно заповнені документи не знищуються, їх перекреслюють та прикладають до касової звітності у день їх виписки.

До інших документів виправлення заносяться після їх узгодження з контрагентами та підтвердження підписами.

При виправленні форм, складених вручну, неправильні реквізити чи суми слід закреслити та зверху написати правильне значення. У полях рядка вказується слово «Виправлено» та узгоджується особами, які раніше підписали цей документ. Вказується дата коригування. Не допускається застосування коректора, помарок та витирань.

При неправильно оформлених та завірених виправленнях вони вважатимуться недійсними.

Відновлення документації

При псуванні, знищенні та зникненні первинних документів (на підставі інструкції №157 Н) керівником призначається комісія з аналізу причин для їх відновлення та виявлення винних осіб. Іноді керівник співпрацює із слідчими органами, структурами пожежного нагляду чи охорони. Підсумки роботи оформляються актом, який затверджує керівник. Він підшивається до папки журналу з інших операцій.

Згідно з інструкцією №157 Н, первинні папери можна зберігати як на паперових, так і на машинних носіях (із застосуванням електронно-цифрового підпису).

Термін зберігання

Відповідно до ст. 17 ФЗ «Про бухоблік», у кожній компанії має бути організовано відповідне зберігання даної документації, бухгалтерських звітів та облікових регістрів згідно з встановленими термінами, але не менше 5 років.

Зберігання електронних документів здійснюється за вимогами закону та за наявності машинних носіїв. У цьому забезпечується захист від неправомірних коригувань, покладена керівника фірми.

Штрафні санкції

До фінансових втрат компанії можуть призвести помилки у первинних документах або їхня відсутність. Відповідно до ст. 120 НК РФ, за грубі порушення нормативів обліку витрат та прибутку накладаються штрафні санкції:

за порушення під час одного податкового періоду – до 10 тис. рублів;
за порушення під час кількох податкових періодів – до 30 тис. рублів;
при зниженні податкових виплат - 20% від величини невиплачених внесків, від 40 тис. рублів.

До грубих порушень норм обліку витрат, прибутку та оподатковуваних об'єктів відноситься відсутність первинної документації та облікових регістрів. Також до них відносять періодичне відображення у бухгалтерських рахунках, облікових регістрах та звітах господарських операцій, матеріальних цінностей, фінансів та нематеріальних активів.

За відсутності цих документів фірма має переплачувати податки. Їхнє вилучення можливе за вказівкою відповідних структур, повноваження яких відповідають законодавчим вимогам. При цьому складається реєстр документів, що вилучаються.

У федеральному законі 402-ФЗ «Про бухоблік» описані всі бухгалтерські та первинні документи. Вони потрібні переважно для податкової — як документи, які підтверджують понесені вами витрати та правильність визначення податкової бази.

Первинні документи слід зберігати 4 роки. Протягом цього часу податкова може будь-якої миті їх запросити для перевірки вас чи ваших контрагентів. «Первинка» також використовується у судових процесах при суперечках із контрагентами.

Документи первинного обліку складаються на момент здійснення господарських операцій та свідчать про їх здійснення. Список документів, що супроводжують ту чи іншу угоду, залежно від типу правочину може бути різним. Підготовкою всіх потрібних первинних документів, зазвичай, займається постачальник. Особливу увагу потрібно приділяти тим документам, які виникають у ході угод, де ви покупець, тому що це ваші витрати, і тому ви більш зацікавлені у дотриманні букви закону, ніж ваш постачальник.

Поділ первинних документів на стадії бізнесу

Усі угоди можна поділити на 3 етапи:

Етап 1. Ви домовляєтесь про умови угоди

Результатом будуть:

договір;
рахунок на оплату.

Етап 2. Відбувається оплата за угодою

Підтверджують оплату:

витяг з розрахункового рахунку, якщо оплата була безготівкою, або шляхом еквайрингу, або через платіжні системи, де гроші перераховуються з вашого розрахункового рахунку;

касові чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, бланки суворої звітності - якщо оплата здійснювалася готівкою. У більшості випадків такий спосіб оплати використовують ваші співробітники, коли беруть гроші під звіт. Розрахунки між організаціями рідко бувають у формі готівки.

Етап 3. Отримання товару чи послуги

Обов'язково потрібно підтвердити, що товар справді отримано, а послугу надано. Без цього податкова не дозволить зменшувати податок на витрачені гроші. Підтверджують одержання:

товарна накладна - для товарів;
товарний чек - зазвичай видається в пару до касового чека, або якщо товар продає ІП;
акт виконаних робіт/наданих послуг.

Обов'язкові первинні документи

Незважаючи на варіативність угод, є перелік обов'язкових документів, які оформлюються для будь-якого виду правочину:

договір;
рахунок;
бланки суворої звітності, касовий, товарний чек;
накладна;
акт виконаних робіт (наданих послуг).

Договір

З клієнтом під час здійснення угоди укладається договір, у якому уточнюються всі деталі майбутніх господарських операцій: порядок розрахунків, відвантаження товару, терміни виконання робіт чи умови надання послуг.

У договорі регламентуються правничий та обов'язки сторін. В ідеалі кожна угода повинна супроводжуватись окремим договором на постачання товарів чи послуг. Однак за тривалої співпраці та здійснення однотипних операцій можна укласти один загальний договір. Договір оформляється у двох примірниках з відбитками печаток та підписами кожної із сторін.

Для деяких угод не потрібна письмова форма договору. Скажімо, договір купівлі-продажу з отримання покупцем касового чи товарного чека є укладеним.

Рахунок на оплату

Рахунок на оплату – це угода, відповідно до якої постачальник фіксує ціну на свої товари чи послуги.

Покупець приймає умови угоди, здійснюючи відповідну оплату. Форму рахунки на оплату суворо не регламентовано, тому кожна компанія має право розробити власну форму цього документа. У рахунку можна прописати умови угоди: терміни, повідомлення про передоплату, порядок оплати та постачання та інше.

Відповідно до статті 9-ФЗ «Про бухгалтерський облік», наявність підпису директора чи головного бухгалтера та друку необов'язкові для цього документа. Але ними не варто нехтувати, щоб уникнути питань з боку контрагентів та держави. Рахунок не дозволяє висунути постачальнику вимоги — він лише фіксує ціну товару чи послуги. У цьому за покупцем залишається декларація про вимогу повернення коштів у разі необгрунтованого збагачення постачальника.

Платіжні документи: касові чеки, бланки суворої звітності (БСО)

Ця група первинних документів дозволяє підтвердити факт оплати товарів або послуг, що купуються.

До платіжних документів належать товарні та касові чеки, БСО, платіжні вимоги та доручення. Доручення покупець може отримати у банку, здійснивши оплату безготівковим платежем. Чек касовий чи товарний покупець отримує від постачальника під час оплати готівкою.

Товарна накладна або товарний чек

Товарні чеки, як ми вже говорили вище, оформляються під час продажу товару фізособам або самими фізособами.

Накладні використовуються переважно юрособами для оформлення відпустки/продажу товарів чи товарно-матеріальних цінностей та подальшого оприбуткування їх клієнтом.

Оформляти накладну слід у двох примірниках. Перший залишається у постачальника як документ, що підтверджує факт передачі товарів, а другий примірник передається покупцю.

Дані у накладній мають збігатися з цифрами у рахунку-фактурі.

Уповноважена особа, яка відповідає за відпустку товару, має поставити у накладний свій підпис та печатку організації. Сторона, яка приймає товар, також зобов'язана поставити розпис та завірити його печаткою у товарній накладній. Застосування факсимільного підпису допускається, але це має бути зафіксовано у договорі.

Акт наданих послуг (виконаних робіт)

— це двосторонній первинний документ, який підтверджує факт укладання угоди, вартість та строки виконання послуг чи робіт.

Акт видається виконавцем своєму клієнту за результатами надання послуг або виконаних робіт. Цей первинний документ підтверджує відповідність наданих послуг (виконаних робіт) умовам укладеного договору.

Рахунок-фактура

Рахунок-фактура — документ, який потрібний виключно для того, щоб контролювати рух ПДВ. Рахунки-фактури зазвичай оформлюються в пару до товарних накладних чи актів. Трапляються рахунки-фактури на виплачений аванс.

Цей первинний документ є строго регламентованим. Він містить:

інформацію про суми коштів;
фактурну частину.

Рахунок-фактура — це основа прийняття пред'явлених сум ПДВ до відрахування. Його мають виписувати всі підприємства-платники ПДВ.

Останнім часом популярним є УПД — універсальний передавальний документ. Цей документ замінює пару накладної + рахунок-фактура або акт + рахунок-фактура.

Ведіть бізнес у зручному онлайн-сервісі для розрахунку зарплати та відправки звітності до ФНП, ПФР та ФСС. Сервіс автоматично формує первинні документи та УПД.