1. ВСТУП У ДІЛОВИРОБНИЦТВО
1. Документ у системі управління.
2. Основні поняття діловодства та документообігу.
3. Історія розвитку діловодства у Росії.
1.1. ДОКУМЕНТ У СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ
Основним способом фіксації та передачі управлінської та іншої інформації в системі управління є документ, і від того, наскільки ефективно організовано документаційне забезпечення, багато в чому залежить якість прийнятих рішень і, отже, загальний результатдіяльності будь-якого у найширшому значенні слова установи. Правильне документаційне забезпечення роботи в установі ґрунтується на відповідній нормативно-методичній базі - комплексі правових документів організаційного, інструктивного, методичного характеру. Нормативні та методичні документи з діловодства у кожній установі розробляються на основі відповідних законодавчих та нормативних актів.
У відповідно до Федерального закону «Про інформацію, інформатизації
і захист інформації» від 20 лютого 1995 року № 24-ФЗ (ст. 5) документування (тобто створення документів) є обов'язковою умовою включення інформації до інформаційних ресурсів. Також говориться, що документування здійснюється у порядку, встановлюваному органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів Державне регулювання поширюється як на сферу документування, а й у організацію роботи з документами.
Державне регулювання діловодства здійснює Федеральна архівна служба Росії (Росар-хів), яка відповідно до Положення про Архівний фонд Російської Федерації (затверджено Указом Президента Російської федерації від 17 березня 1994 № 552) та Положенням про Федеральну архівну службу Росії (затверджено постановою Правитель Федерації від 28 грудня 1998 року № 1562) здійснює міжгалузеве організаційно-методичне керівництво та контроль за організацією документів у діловодстві федеральних органів державної влади, координує розвиток державної системи діловодства та уніфікованих систем документації.
Комітет Російської Федерації зі стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт Росії) здійснює державне управління стандартизацією, включаючи роботи з уніфікації та стандартизації документів та систем документації, розроблення, впровадження та ведення загальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації.
Уряд Російської Федерації, федеральні органи виконавчої владинесуть відповідальність за організацію документаційного забезпечення органів виконавчої, розробляючи відповідні нормативні правові акти.
1.2. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ДІЛОВИРОБНИЦТВА І ДОКУМЕНТООБІГУ.
Управління будь-яким підприємством- це інформаційний процес, у якому інформація приймається, обробляється, виробляється рішення, рішення доводиться до виконавців, дії яких контролюються.
На всіх етапах інформаційного процесу створюються документи, у яких фіксується різноманітна інформація.
Документ – це сукупність відомостей, розміщених на матеріальному носії та мають правову основу.
Вищестоящі
вказівки |
||||
Адміністрація |
||||
управління |
||||
протоколи, |
||||
висновки |
діловодства |
|||
Виконавці |
||||
контролю |
службові записки, |
|||
звітність
Мал. 1. Інформаційні процеси підприємства
Складовою частиною управління будь-який організаційною системоює діловодство.
Термін «діловодство» виник у другій половині XVIII століття і позначав як папку з документами, а й саме вирішуване питання. Нині термін означає організацію інформаційного супроводу справи, тобто. ведення документації.
Діловодство- сфера діяльності, пов'язана з процесом створення документів та організацією роботи з ними.
Мета діловодства- Інформаційне забезпечення процесу управління-
Основні завдання діловодства:
створення документів, тобто. фіксація їх набудь-якому носії;
передача документів для їхнього подальшого виконання або прийняття рішень;
реєстрація документів для здійснення контролю за їх виконанням;
систематизація та зберігання документів, швидкий пошук документів
при потребі.
Форми організації діловодства:
Централізована формахарактеризується тим, що це операції з обробці документів зосереджуються (централізуються) у єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі чи секретаря. Ця форма й у дрібних установ.
Децентралізована формапередбачає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи; при цьому в кожному їх виконується відносно однорідний набір діловодних операцій. Використовується рідко.
При змішаній формі операції виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) та децентралізовано (зберігання документів, формування справ). Характерна для середніх та великих установ.
Поняття діловодства виходить з понятті документирования.
Документування- Це регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, що забезпечує його силу.
Засоби документування– знаряддя, використовувані людиною до створення документів. Вони поділяються на:
прості засоби(ручки, олівці)
механічні та електромеханічні засоби (пишучі машинки,
магнітофони, фото-, кіно- та відео техніка)
автоматизовані засоби (комп'ютерна техніка).
Документування передбачає дотримання встановлених правил запису
інформації, специфічні для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичної чинності створюваним документам.
Юридична сила- властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком оформлення.
Реквізит – обов'язковий елемент оформлення документа (найменування виду документа, адресат, дата, підпис).
Формуляр документа– це набір реквізитів у документі, розміщених у встановленій стандартом послідовності.
Система документації- Сукупність документів, пов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.
Організація роботи з документами передбачає організацію документообігу установи, зберігання документа та їх використання у поточній діяльності установи.
Документообіг установи - це процес руху документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення їх виконання та передачі до архіву.
Просування документа відбувається:
1. У просторі: всередині підприємства та за його межами.
2. У часі: від моменту створення або отримання документа до відправлення адресату або передачі на зберігання.
Організація документообігу для підприємства (див. слайд)
Розрізняють зовнішній та внутрішній контури документообігу.
Зовнішній контур починається із вхідних (зовнішніх) документів, які надходять на підприємство ззовні. Отримані документи реєструються секретарями та потім надходять на виконання. Закінчується зовнішній контур реєстрацією вихідних документів.
Якщо документ створюється у самій організації, то виникає внутрішній контурпроходження документа (ініціація - виконання - узгодження - утвер-
дження - реєстрація).Саме на внутрішньому контурі проходження документа часто виникає його версійність (тобто документ існує у різних версіях). Наприклад, на етапі узгодження, коли з'являються зауваження різних осіб. Важливим завданням діловодства є відстеження, накопичення та керування версіями документів, а також контроль за зміною документа.
1.4. ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ДІЛОВИРОБНИЦТВА В РОСІЇ
До Х століття документувалися переважно правові відносини між громадянами. Вже в цей час існувала культура складання та оформлення документів, таких як подорожні грамоти, письмові заповіти та ін., а також у спеціальній школі готували переписувачів, суддівських секретарів, друкарів (хранителів друку) для князів та великих феодалів, проте єдиної системидержавного діловодства був.
1 етап. Зародження системи діловодства (ХІ – ХV ст.).
Період Давньоруської держави – це період поступового складання традицій системи діловодства, накопичення досвіду документування, обробки та зберігання документів, забезпечення їх збереження, у тому числі захисту від несанкціонованого доступу та підробки.
Характерні риси періоду:
1. З'явилися професійні діловоди: церковні псаломщики
і дяки (у XIV столітті дяками називали всіх людей, які ведуть діловодство).
2. Були складені своєрідні посібники з діловодства – формулярники, у яких окреслилися стадії підготовки документів – чорнопис, редакція, біловик.
3. Виникла потреба у збереженні секретності важливої інформації, в результаті з'явилися різні скріпи (підписи), печатки, мости (підписи на склейках), тобтоелементи захисту інформації від несанкціонованого доступуна стадії зберігання та використання.
До цього часу належать і перші випадки підробки документів.
4. Виробилася процедура скасування юридичної сили документів.Матері-
али витягувалися зі спеціального сховища «ларником» (охоронцем скриньки з до-
кументами) і знищувалися у присутності свідків. Особливо важливі документи знищувалися обраною міським віче комісією, часто принародно, урочисто. Менш значні документи поверталися авторам або просто стиралися з пергаменту, на якому були написані, а зачищені листи знову йшли у справу.
5. Було виділено місця для безпечного зберігання документів та ведення документації: вітальні двори та монастирі.
Фактично остаточно XIV в. на Русі основним матеріалом для листа слу-
жив пергамент (особливо вироблена шкіра), званий у документах «хартією», а в народі - просто «телятиною» . Найдавнішою формою до-
документа була грамота - окремий листпергаменту шириною трохи більше 15 см
(3,5 вершка). Документи писалися суцільним текстом, без поділу на слова, та якщо розділових знаків використовувалася лише крапка наприкінці речення.
2 етап. Наказне діловодство (XV – XVII ст.).
Період становлення та розвитку державного діловодства прийнято називати наказним періодом,за назвою перших державних установ
- Наказів. У цей період поступово створюється система діловодства центральних та місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, створюються стійкі форми документів та прийоми їх складання.
Характерні риси періоду:
1. Діловодство велося в наказних хатах, які були одночасно і місцем прийому відвідувачів (присутність ), і канцелярію, і ар-
хів. Документи зазвичай розміщувалися на столах, на лавах, особливо цінні – у скринях-скринях у тих же приміщеннях, де велася поточна робота та прийом відвідувачів. У наказах складалися описи документів, що зберігаються,
а у XVII ст. до описів документів складалися абетки – спеціальні покажчики наведення довідок про документах.
2. Документи виготовлялися на папері та мали специфічну форму – стовпець(Стовп, стовпчик), тобто. сувій із підклеєних один до одного вузьких аркушів паперу.
Складові частини стовпа називалися «поставами». Таку саму назву отримали й самі місця склеювання листів. Стовпець був практично однією документом, а включав всю сукупність документів справи. Текст у стовпцях писався лише з одного боку, оборотна використовувалася лише проставлення послід, резолюції, адреси. Документи зберігалися згорнутими у сувій чи рулон; для особливо важливих документів виготовлялися спеціальні футляри, але частіше вони зберігалися просто в скринях, або скринях. Така форма документа була незручною, оскільки багато часу йшло на розгортання та згортання стовпця під час пошуку необхідних відомостей. Сама склейка була недостатньо міцною, що призводило до старіння та зносу документа. Поряд із стовпцевою формою документа в наказах зародилася і почала застосовуватися зошитна форма. Зошит - це аркуш паперу, складений удвічі. Зошити збиралися разом, перепліталися в міру потреби і складали книги.
3. Юридичну силу документу надавав так званий «припис» дум-
ного дяка – підпис дяка, поставлений по складах на звороті документа таким чином, щоб її літери захоплювали обидва кінці склеєних аркушів.
(Ні цар, ні бояри не підписували документи, крім договірних документів з іноземними державами). Такий спосіб підписання документів забезпечував захист інформації та ускладнював їхню фальсифікацію.
4.Складаються різні види документів, що фіксують управлінську діяльність державних установ: від верховної влади підпорядкований-
ним прямували грамоти, укази та вироки, з місцевих установ до наказів надсилали відписки, формою письмового звернення приватних осіб до державних установ були чолобитні.
5. Більшість реквізитів ще не виділилося з тексту,тобто. звернення, пекло-
6. Проводилася реєстрація кожного документа:при вступі на документі проставлялася дата і дяк робив послід «Виписати», що означало «Навести довідки». Практично це означало початок розгляду справи.
3 етап. Колежське діловодство (XVIII ст.).
Головна відмінність колезького діловодства у тому, що його організація регламентувалася законодавством. Період колезького діло-
виробництва співвідносять із реформами Петра I. Саме він створив російську бюрократичну систему, що визначила сучасну роботу з документами. Петра I можна назвати «батьком російської бюрократії».
Характерні риси періоду:
1. Видано законодавчий акт «Генеральний регламент», у якому детально опрацьовано питання документування (Правила реєстрації документів,
контроль за їх виконанням, порядок їх складання, посвідчення, зберігання) та
руху справ (документообіг).Регламент навіть визначає, як повинні бути влаштовані столи (мають ящики із замками), як повинні сидіти канцеляристи (по двоє за одним столом) і т.д. Робочий день у колегіях тривав 8 годин. Робота велася цілий рік, за винятком трьох літніх місяців та свят. За один день неявки на роботу у канцелярського службовця віднімали платню за місяць, за невідпрацьовану годину віднімали тижневу платню.
2. Введено підпис керівника та членів колегії на документі.
3. Встановлено порядок користування печатками.Додаток друку вироб-
ділося у присутності двох свідків.
4. Стовпцеві форми документів замінені зошитами – 4 аркушів паперу, складеними вдвічі та прошитими нитками. Декілька переплетених зошитів складали книгу.
5. У документах з'явилися нові реквізити: реєстраційні вхідні та вихідні номери, адресат, підпис, дата складання, вид документа та ін.
мінливі та у сучасному діловодстві.
6. Для багатьох документів було встановлено офіційні бланки та розроблено правила розташування реквізитів на аркуші паперу.
7. Стали розвиватися різні системи документації:
фінансова, в якій вперше були застосовані терміни «дебет», «кре-
дит», «баланс»; військова - рапорти, повідомлення, розпорядження, диспозиції;
договірна міжнародна – ноти, меморандуми, депеші;
судова – допити, присяжні обіцянки, свідчення, вироки;
статистична - подушні переписи, звані ревізіями, губернські зведення.
4 етап. Міністерське діловодство (XIX – початок ХХ ст.).
Виникла чинна нині система документообігу, яка називається виконавчим діловодством. У сфері управління виникли міністерства, але в зміну колегіальності прийшло єдиноначальність міністрів.
Характерні риси періоду:
1. Було встановлено єдині принципи ведення діловодства міні-
стерств Росії –від створення документів до їхнього архівного зберігання. Особливу увагубуло приділено порядку взаємодії міністерств з іншими установами та імператором залежно від ієрархії, що склалася на той час.
2. Введено багатоступінчасту систему реєстрації та обліку документів.Усі документи, що входять до міністерства, фіксувалися в журналі. У кожному департаменті був аналогічний журнал обліку, куди заносилася основна інформація.
3. Виникла система контролю над виконанням документів.Щомісяця про-
була ревізія справ у структурних підрозділах, у спеціальних відомостях велися записи про кількість виконаних та невиконаних документів. Наприкінці року складалася загальна відомість з міністерства.
4. Змінились форми документів. Офіційні документи складалися на бланках із кутовим розташуванням реквізитів.До складу реквізитів бланка вхо-
Ділі: найменування установи, найменування структурних підрозділів, дата та реєстраційний номер, короткий заголовок до тексту, посилання на документ, що надійшов. З кінця 20-х років минулого століття бланки стали виготовляти друкарським способом.
5. З'явилися нові види документів: телеграми та телефонограми.
6. Видавалися збірки зразків документів.листівники.
5 етап. Радянський періоддержавного діловодства (1917 –
Характерні риси періоду:
1. 1917 - 1920 р.р. Зниження рівня документаційного забезпечення управ-
ня (на роботу у новостворені радянські установи йшли робітники, солдати, селяни, які не мають спеціальної освіти).
2. 1925-1926 р.р. Було утворено дві великі організації: Інститут техніки управління (ІТУ) та Державне бюро організаційного будівництва
(Оргбуд). ІТТ займався теоретичними дослідженнями в галузі управління, а Оргстрой реалізовував їх на практиці, сприяючи впровадженню нового канцелярського обладнання та засобів оргтехніки. При ІТТ було створено Кабінет стандартизації,який займався розробкою загальносоюзних стандартів документації (листи, телеграми, телефонограми, протоколи) та засобів канцелярської праці (чорнила, стрічки для машинок, що пишуть).
3. У 1932 р. ІТН було ліквідовано і припинилося централізоване методичне вдосконалення питань документообігу.З цього моменту в історії діловодства розпочався тривалий період «самостійності»: кожне відомствопо своєму регулювало роботу із офіційними документами.
4. У 1963 р. затверджено «Основні правила постановки документальної частини діловодства та архівів установ, організацій, підприємств СРСР».
Цей документ досі служить посібником з діловодства.
5. У 1973 р. розроблено Єдину державну систему діловодства (ЄДСД).
ЄДСД – це науково-упорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо організації та ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення документа до здачі його до архіву.
6. У 1970-1980 pp. склався блок ДСТУ на управлінські документи.
7. У 1980-ті роки. розроблено уніфіковані системи документації (УСД) з метою автоматизації обробки даних, які у формах документів.
Розвиток радянського діловодства у 1970-1980 pp. заклало основу діловодства Російської Федерації. Багато нормативно-методичних документів, створених у цей період, діють і в даний час.
1.4. НОРМАТИВНА БАЗА ДІЛОВИРОБНИЦТВА
Нормативна база діловодства– це сукупність законів та норма-
тивних правових актів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання та використання документів у процесі діяльності організації.
Нормативна база діловодства включає такі компоненти:
Законодавчі та правові акти РФ;
ГОСТи;
Нормативні документи;
Класифікатори;
Державна система документаційного забезпечення управління.
Законодавчі та правові акти у сфері інформатизації та документації:
Закони РФ: Цивільний кодекс РФ, закон РФ «Про стандартизацію», закон РФ «Про Архівний фонд та архіви»
Укази та розпорядження Президента: «Про основи державної політики у сфері інформатизації», «Про затвердження Положення про Архівний фонд РФ»
Постанови та розпорядження уряду: «Про організацію робіт зі стандартизації, забезпечення єдності вимірювань, сертифікації продукції та послуг», «Про покращення інформаційного забезпечення населення РФ»
Федеральні закони РФ: «Про інформацію, інформатизації та захист інформації», «Про участь у міжнародному інформаційному обміні», «Про правову охорону програм для електронних обчислювальних машинта баз даних»
Правові акти органів урядової та виконавчої влади суб'єктів РФ, що регламентують питання діловодства.
Державні стандарти (ГОСТи) на документацію
Оформлення службових документів суворо регламентовано стандартами.
Стандарт - типовий вид, зразок, якому повинен задовольняти об'єкт за своїми ознаками, властивостями, якостями.
Закон РФ «Про стандартизацію» від 10.06.93 визначає стандартизацію як діяльність із встановлення норм, правил та характеристик. Області поширення стандартів, їх зміст, сфери їхньої дії визначаються державними органами управління.
Найменування |
|
ГОСТ Р 6.30-2003 |
Уніфіковані системи документації. Уніфіковано- |
ня система організаційно-розпорядчої документа- |
|
ції. Вимоги до оформлення документів. |
|
Прийнято та введено в дію Постановою Держстандарту Росії |
|
ГОСТ Р 51141-98 |
Діловодство та архівна справа. терміни та визначення |
ГОСТ 6.10.1-88 |
Уніфіковані системи документації (УСД). Основні |
положення |
|
ГОСТ 6.01.1-87 |
Єдина система класифікації та кодування техніко- |
економічну інформацію. Основні положення |
|
ГОСТ 6.10.5-87 |
Уніфіковані системи документації (УСД). Требова- |
ня до побудови формуляра - зразка |
|
ГОСТ 6.10.4-84 |
Уніфіковані системи документації (УСД). Надання |
юридичної сили документів на машинному носії та |
|
машинограмі, створюваним засобами обчислювальної |
|
техніки. Основні положення |
|
ГОСТ 6.10.3-83 |
Уніфіковані системи документації (УСД). Запис |
інформації у комунікативному форматі |
|
Вимоги, які встановлюються стандартами, є обов'язковими для всіх державних органів управління та суб'єктів господарської діяльності. Держстандарт та інші державні органи управління в межах їхньої компетенції здійснюють контроль за дотриманням вимог ГОСТу.
Нормативні документи
1. Міжгалузеві нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління. Розроблено ЦБНТ (Центральне бюро нормативів з праці) Мінпраці РФ в 1995 р і рекомендовано визначення трудомісткості робіт і чисельності працівників органів влади, установах і громадських организациях. Вони містять
Норми витрат часу щодо документаційного забезпечення управління (обробка, реєстрація, облік кількості та контроль виконання документів, ведення картотек тощо)
Норми витрат часу роботи архіву (каталогізація, створення довідкового апарату до архівів тощо.)
2. Нормативи часу на роботи щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління міністерств, відомств, підприємств та організацій. Розроблений у ВНІІДАД (Всеросійськийнауково-дослідний інститут документознавства та архівної справи) у 1992 р. та містить нормативи часу для складання планів, договорів. За ними можна зробити розрахунок трудовитрат, проаналізувати продуктивність праці працівників та розрахувати їх чисельність.
3. Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління. Розроблено ЦБНТ Мінпраці РФ в 1993 р. і призначені для визначення витрат часу на роботи з управлінською документацією у традиційних умовах та в умовах автоматизації управлінських процесів.
Норми часу поширюються на всі види робіт з документами та поділені на два блоки:
Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управління (розробка посадових інструкцій, номенклатури справ організації тощо)
Норми часу на роботи, що виконуються в процесі автоматизації.
ної архівної технології роботи (складання статистичних звітів, виконання запитів щодо пошуку і т.д.)
Класифікатори
Для використання при сортуванні, пошуку та обробці різноманітних документів автоматизованих інформаційних систем документу мають бути присвоєні спеціальні коди.
Класифікатор - документ, що містить систематизований перелік найменувань об'єктів та їх кодів.
1. Класифікатори інформації про управлінські документи: ОКУД.
2. Класифікатори інформації про організаційні структури: ОКПО.
3. Класифікатори інформації про населення та кадри: ОК професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР).
Державна система документаційного забезпечення управління (ДСДОУ)
Приступаючи до вивчення курсу, насамперед слід ознайомитися з основними професійними термінами та визначеннями, які постійно зустрічаються у роботі з документами.
Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами.
Спочатку термін виник у мові (імовірно XVII в.) і означав процес вирішення (виробництва) справи: «справа виробляти» - вирішувати питання. У результаті рішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього з давніх-давен і створювали документи, так як усне слово короткочасно, може бути забуте, спотворене при передачі або не так зрозуміло. Вже у XVI ст. вживається слово справаяк збори документів, що належать до будь-якої справи, питання. Вперше у цьому понятті слово «справа» зафіксовано у документах 1584 р.
Сучасне діловодство включає:
Забезпечення своєчасного та правильного створення документів (документування);
Організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здавання до архіву, знищення).
Паралельно з терміном «діловодство» останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління(Доу). Його поява пов'язані з використанням управління комп'ютерних систем та його організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням наближення до термінології, що у комп'ютерних програмах і літературі. В даний час терміни «діловодство» та «документаційне забезпечення управління» є синонімами та застосовуються для позначення однієї й тієї ж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, у назвах документів, що регламентують організацію документаційних процесів: "Державна система документаційного забезпечення управління" та "Типова інструкція з діловодства в міністерствах та відомствах Російської Федерації".
Документування - це процес створення та оформлення документа.Державний стандарт визначає документування як "запис інформації на різних носіях за встановленими правилами".
Необхідність фіксувати інформацію з'явилася у людей у давнину. До нашого часу дійшли «документи» різних епох, створені на глиняних табличках, бересті, кам'яних стелах тощо. Способи нанесення інформації також були різними: рисунок, графіка, лист. В даний час в управлінській практиці використовують головним чином документи, створені у будь-який спосіб листа - рукописним, машинописним, друкарським, комп'ютерним, а також з використанням графіки, малюнка, фотографії, звуко- та відеозапису та на спеціальному матеріалі (папері, кіно- та фотоплівці, магнітній стрічці, диску та ін.). Вивченням розвитку способів документування та носіїв інформації займається наукова дисципліна. документознавство.
Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання у довідкових цілях та зберігання.Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи».
документообігом стандарт називає рух документів в організації з моменту їх створення чи отримання до завершення виконання чи відправлення.У технологію роботи з документами входить:
Прийом та первинна обробка документів;
Їх попередній розгляд та розподіл;
Реєстрація документів;
Контроль за виконанням документів;
Інформаційно-довідкова робота;
Виконання документів;
Їхнє відправлення;
Систематизація (формування справ) та поточне зберігання документів.
Розкриємо деякі з перерахованих понять. Так, реєстраціяозначає запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання; в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим у встановленому порядку) та систематизація документів усередині справи.
Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації з питання або керованого об'єкта. Інформація тотожна поняттям: "дані", "відомості", "показники". Законодавчо закріплено наступний термін:
«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища та процеси незалежно від форми їх подання».
У кожній галузі людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона відповідно підрозділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та ін. У федеральних органах влади та управління, в установах, організаціях та на підприємствах (незалежно від напряму діяльності та форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація, яка використовується з метою управління будь-яким об'єктом чи структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність сприйняття людиною.
Документи використовуються в різних областяхдіяльності, галузях знань, сферах життя та є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначно і залежить від того, в якій галузі та для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є насамперед способом доказу чи свідчення чогось, для історика – історичним джерелом, кібернетика-документаліста – носієм інформації, а I фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації та передачі управлінських рішень.
У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації та захист інформації» закріплено таке визначення поняття «документ»:
Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дають змогу її ідентифікувати.Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство та архівна справа». Для більш повної характеристикипоняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит».
Кожен документ складається з ряду його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис тощо). ГОСТ закріплює таке визначення:
Реквізит документа - Обов'язковий елемент оформлення офіційного документа?
Різні документи складаються з різних наборів реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його I призначенням, вимогами до змісту та форми даного документа. Для багатьох документів кількість реквізитів обмежена. Для ряду документів число та склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але у будь-якому разі, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, має бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Лише тоді вона стає документом.
У документознавстві документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності та мисленнєвої діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.
Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне та неодноразове повернення до неї в часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності і поділяються на текстові і графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і машинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні та інших.
Офіційні документи - це документи, створені юридичними чи фізичними особами, оформлені та засвідчені в установленому порядку.Серед них особливу категорію складають службові (управлінські)документи, що визначаються державним стандартом як офіційні документи, що використовуються у поточній діяльності організації.
Як носії інформації документи виступають як неодмінний елемент внутрішньої організаціїбудь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин та окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їх виконання та джерелом для узагальнень та аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. У управлінської діяльностідокумент виступає як предмет праці, і як результат праці.
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ РФ
Московський державний університеттехнології та управління
Кафедра економіки, бізнесу та права
КОНТРОЛЬНА РОБОТА
З дисципліни : Документування управлінської діяльності
Тема Діловодство – основа технології управління
Виконав студент 1 курсу
Аракчеєва Марина Анатоліївна
Факультет: економіки та підприємництва
Спец. менеджмент організації
Шифр: 080507
Вступ 3
1. Оцінка сучасного стануділоводства 3
2. Фактори, що впливають на організацію та технологію діловодства в установах різних рівнів управління 4
3. Організаційні, правові, соціальні та психологічні аспекти діловодства 5
4. Документаційне забезпечення управління. Основні завдання та функції ДОП 11
5. Структура служб документаційного забезпечення управління та їх функції 13
6. Відмінності поняття «документаційне забезпечення управління» (ДОП) та поняття «діловодство» 15
7. Взаємозв'язок ДОП з автоматизованою технологією обробки документів 16
8. Наукова організація управлінської праці як фактор підвищення ефективності управління та діловодства 18
9. Діяльність архівних органів щодо нормативно-методичного забезпечення служб діловодства 22
Висновок 23
Список литературы 24
ВСТУП
У своїй роботі необхідно вирішити низку завдань:
Оцінити сучасний стан діловодства;
Визначити фактори, що впливають на організацію та технологію діловодства в установах різних рівнів управління;
Описати організаційні, правові, соціальні та психологічні аспекти діловодства;
Дати поняття документаційного забезпечення управління, вичленувати основні завдання та функції ДОП;
Розглянути структуру служб документаційного забезпечення управління та їх функції;
Розмежувати поняття «документаційне забезпечення управління» (ДНЗ) та поняття «діловодство»;
Визначити взаємозв'язок ДОП з автоматизованою технологією обробки документів;
Розглянути наукову організацію управлінської праці як чинника підвищення ефективності управління та діловодства;
Розглянути діяльність архівних органів щодо нормативно-методичного забезпечення служб діловодства.
1. Оцінка сучасного стану діловодства
Стан діловодства та загальна культура обслуговування керівників, фахівців значною мірою визначається якістю праці секретаря-референта, яке, своєю чергою, залежить від рівня організації. Насправді секретар-референт або веде повністю (чи значною мірою) діловодство апарату управління чи великого структурного підрозділи загалом, виконуючи у своїй функції секретаря керівника, або виконує лише функції секретаря керівника. Переважає перший тип секретарсько-референтської діяльності. Праця секретаря-референта характеризується широтою та різноманітністю виконуваних функцій та операцій. По-перше, секретарська діяльність вимагає вміння швидко перемикатися з одного виду роботи на інший: реєстрація документів, телефонні переговори, машинопис, робота з факсом, прийом відвідувачів тощо. По-друге, секретар-референт протягом робочого дня спілкується із відносно великим колом осіб. По-третє, секретар-референт крім доручень безпосереднього керівника за своєю діяльності нерідко має виконувати доручення інших. Таке положення створює додаткові труднощі в роботі секретаря-референта, і тому його обов'язки та права мають бути особливо суворо визначені та закріплені у посадовій інструкції.
Інформаційні технології принципово змінили сучасне діловодство, з'явилася нова якість та вимога щодо нього. Досі немає національних вимог до систем електронного документообігу, застосовуваних навіть у державних установах, відсутні типові правила побудови діловодства в управлінських апаратах. Яскравим прикладом є величезна кількість термінів у назвах служб управління документацією в органах влади: управління документаційного забезпечення, загальний відділ, канцелярія і т.д. Але державний апарат є єдиним механізмом управління державою знизу та до верху. Крім того, є близько 70 виробників програмних продуктів автоматизації діловодства, які грають за своїми правилами. Але оцінки якості такого продукту немає. Тому давно вже назріла необхідність у створенні національного стандарту для систем автоматизації діловодства. Крайній мірідля систем, що застосовуються в органах державної влади.
2. Чинники, що впливають на організацію та технологію діловодства в установах різних рівнів управління
Взаємини організацій, установ, ділове документне спілкування всіх рівнях має здійснюватися за єдиними загальноприйнятими правилами. Робота з документами у будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми, має будуватися на основі законодавчо-правових та нормативно-методичних засад, що стосуються питань документування та роботи з документами.
Організація роботи з документами - ключове завдання управління у будь-якій установі: від офісу невеликого підприємства до федерального відомства чи великої корпорації.
Діяльність будь-якого підприємства регулюється чинним законодавством, наказами та розпорядженнями керівництва, умовами укладених договорів, встановленими правилами ведення тих чи інших (наприклад, торгових) операцій тощо. Усі ці «регулятори» оформляються як документів - зафіксованих текстів законів, наказів, договорів. Виходячи з цього можна сказати, що вся діяльність будь-якого підприємства полягає у послідовному виконанні документів, а успіх виконання визначає благополуччя підприємства.
Успіх виконання документа багато в чому залежить від наступного.
По перше ,
від того, наскільки ясно у ньому викладено інформацію, включаючи її оформлення та розміщення. Наприклад, якщо текст наказу набраний дрібним шрифтом, пункти наказу не відокремлені один від одного, прізвища виконавців не виділені у окрему групу, то деякі його позиції можуть просто не сприйняті. Тому існує ціла низка стандартних правил з підготовки, складання, оформлення та виготовлення документації - або, інакше кажучи, правил з документування.
По-друге, потрібно забезпечити своєчасність виконання документа, тобто. повинна бути досягнута така організація робіт, при якій документ негайно передавався виконавцю (або від виконавця до виконавця), а для самого виконавця існували б стимули до виконання документа в строк. У Росії її протягом кількох століть і по сьогодні одним із таких стимулів вважається контроль виконання. Причому контроль покладається на співробітника, який безпосередньо у виконанні документа участі не бере і, більше того, може абсолютно не розбиратися в галузі знань або виробництва, яку зачіпає виконання документа.
3. Організаційні, правові, соціальні та психологічні аспекти діловодства
Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована та змішана.
При централізованій формі організації діловодства всі операції з обробці документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всього закладу центрі - канцелярії, загальному відділі або в секретаря. Децентралізована форма передбачає розподіл діловодних операцій між структурними підрозділами установи; при цьому в кожному їх виконується відносно однорідний набір діловодних операцій. Не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства, за якої діловодні операції виконуються у різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою служби діловодства, що має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи тощо. При змішаній формі операції виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) та децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).
Форму організації діловодства обирають з урахуванням обсягу установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо у підрозділах), а також у територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, у різних районах великого міста) обирають централізовану форму. У більшості ж установ та організацій використовують змішану формуорганізації діловодства.
Найбільш раціональною формою організації окремих діловодних процесів та операцій є централізація, оскільки вона дозволяє:
· Зменшити вартість діловодних операцій;
- покращити організацію праці діловодного персоналу та, зокрема, запровадити його нормування;
- забезпечити спеціалізацію та взаємозамінність працівників;
- використовувати прогресивні та продуктивні технічні засоби;
- забезпечити єдність організаційного та методичного керівництва.
У сучасних умовах повністю централізувати діловодне обслуговування можна лише порівняно невеликих установах. У великих установах слід прагнути доцільної централізації окремих функцій діловодства, таких, як прийом та відправлення документів, реєстрація та контроль виконання документів, стенографування та друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством.
У невеликих установах, які мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.
Якщо організація або установа мають великий обсяг документів, то запроваджується структурний підрозділ, який відповідає за діловодство: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства тощо. Діяльність цього структурного підрозділу відбивається у спеціально розроблюваному положенні.
З метою регламентації діловодного процесу, визначення прийомів та способів створення та обробки документів в організації відділи діловодства розробляють інструкції з діловодства, які запроваджуються наказом керівника установи.
Поділ функцій між підрозділами діловодства та виконавцями:
Основою організації праці діловодного персоналу є глибоке та чітке поділ функцій між підрозділами та виконавцями. Воно відображається в нормативних документах - положеннях про діловодні підрозділи та посадові інструкції їх працівників.
Положення про відділ діловодства розробляє керівник відділу та затверджує керівник установи. Положення про структурний підрозділ відділу розробляє керівник цього підрозділу спільно з керівником відділу, а затверджує керівник відділу, керуючий справами або керівник іншого підрозділу, до складу якого входить відділ діловодства.
Положення про відділ або його структурний підрозділ включає такі розділи:
· загальні положення;
· Основні функції та завдання;
· Обов'язки, права та відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);
· організація роботи;
· Управління підрозділом.
Положення має містити чіткі формулювання, що не допускають розбіжностей у питанні про те, хто і що має робити, хто підпорядкований і т.д. Пункти становища, визначальні взаємини відділу діловодства коїться з іншими підрозділами, мають бути узгоджені з цими підрозділами.
Під час розробки положення про відділ діловодства використовують типове становище. Його доповнюють (при необхідності - скорочують) та коригують відповідно до конкретних умов роботи даного апарату управління та його діловодної служби.
Для кожного працівника відділу діловодства розробляється посадова інструкція, яка визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі та забезпечує умови для його ефективної роботи.
Інструкція складається з наступних розділів:
Загальна частина. Встановлюються основні завдання працівника (наприклад, основне завдання діловода - реєстрація документів), порядок заміщення посади (тобто ким призначається та звільняється з посади даний працівник), професійні вимоги до працівника (рівень освіти, стаж роботи, повинен знати..., повинен уміти...), особа, якій безпосередньо підпорядкований працівник, основні документи та матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.
Функції працівника. Визначаються предмет ведення або дільниця роботи, закріплена за співробітником, перелік видів робіт, з яких складається виконання покладених функцій (наприклад, реєстрація документів може складатися з таких робіт, як заповнення карток, картотека, видача довідок по телефону тощо).
Обов'язки працівника. Вказуються обов'язки, пов'язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою та видачею інформації, що передбачають обов'язкове використання певних форм та методів роботи (наприклад, періодичний контроль за формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів тощо), що вимагають дотримання термінів виконання конкретних дій , Що визначають порядок виконання доручень, етичні норми, які необхідно дотримуватись у колективі. Іноді в цьому розділі описуються елементи технології виконуваних робіт.
Права працівника. Визначаються права працівника щодо реалізації доручених йому функцій.
Взаємини (зв'язку з посади). Вказуються підрозділи та працівники, від яких виконавець отримує та яким передає інформацію, строки передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються тощо.
Оцінка роботи. Перераховуються критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій та обов'язків, використання прав тощо. Основними критеріями є якість роботи та своєчасність її виконання.
Посадову інструкцію підписує начальник відділу діловодства та затверджує керівник чи заступник, який займається відділом діловодства.
Психологічний аспект діловодства:
Автоматизована система діловодства може виявитися психологічним бар'єром для керівника старого гарту будь-якої організації, тому що їм набагато простіше працювати безпосередньо з людьми, звичними методами: викликав «на килим», «дав накачування», побачив страх в очах підлеглого – приходиш до думки, що не дарма займаєш крісло. Крім того, керівництво найчастіше виявляє, що обіцяні західними експертами переваги кудись зникли. Хоча вирішення цієї проблеми просте - пропонувалося впровадити АСД на столи всіх виконавців та керівників, а замовник зекономив: поставив систему лише діловодам структурних підрозділів. У результаті між підрозділами робота виконується швидко та чітко, а всередині них – все як і раніше.
У виконавців часто виникає відчуття, що з впровадженням служби управління документообігом з'явився ще один начальник, який постійно стоїть за спиною. Справді, тепер за бажання можна дізнатися: хто, що, коли та скільки робить.
Правовий аспект діловодства:
Є нормативні документи, що регламентують організацію документаційного забезпечення управління підприємства:
Конституція РФ
Цивільний кодекс РФ (1 та 2 частини)
Федеральний законвід 28.08.1995 р. №154-ФЗ «Про загальні принципи місцевого самоврядування РФ»
Федеральний конституційний закон РФ від 25.12.2000 № 2-ФКЗ «Про Державний герб РФ»
Федеральний закон від 25.01.1995 «Про інформацію, інформатизації та захист інформації». Цей Закон регулює відносини, що виникають при формуванні та використанні інформаційних ресурсів на основі створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку, розповсюдження та надання споживачеві документованої інформації; створення та використання інформаційних технологійта засобів їх забезпечення; захист інформації, прав суб'єктів, що беруть участь в інформаційних процесах та інформатизації. Закон містить визначення, що стосуються інформації та її документування. - Федеральний закон РФ від 10.01.2002 «Про електронний цифровий підпис». Метою цього закону є забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах, за дотримання яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначним власноручним підписом у документі на паперовому носії. У цьому законі визначено умови використання електронного цифрового підпису, особливості його використання.
Федеральний закон від 02.05.2006 № 59-ФЗ "Про порядок розгляду звернень громадян РФ"
Указ Президента РФ від 02.05.1996 № 638 «Про порядок підготовки проектів указів, розпоряджень Президента РФ, які передбачають прийняття постанов, розпоряджень Уряду РФ»
-«Державна система документаційного забезпечення управління», розроблена архівними службами. Цей документ є сукупністю принципів і правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління. Це з основних федеральних нормативних актів, що містить комплекс вимог і положень, сприяють розробці єдиних підходів як до традиційному, а й автоматизованого управління документацією - інформаційного менеджменту. ДСДОУ впорядковує організаційну структуру управління документаційним забезпеченням в організаціях шляхом вирішення питань побудови типових служб ДОП, організацію технологічного процесу створення та опрацювання документації. ДСДОУ сприяє вирішенню низки проблем автоматизації, створення та обробки документів та включає нормативні положення та правила загальнодержавного масштабу та значення. Разом з тим, будучи державною по суті, система орієнтована і на застосування в недержавних структурах у всіх своїх аспектах. № 1547-р сприяє вирішенню технологічних завдань документування. Цей стандарт встановлює склад реквізитів, правила оформлення організаційно-розпорядчих документів, які фіксують вирішення адміністративних та організаційних питань. Типова інструкція, пред'являючи вимоги до уніфікації елементів оформлення документації, значно полегшує створення типових, уніфікованих та єдиних процесів як традиційного, так і автоматизованого документування, зберігання та передачі документованої інформації.-ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 № 28). Цей стандарт є важливим етапом оновлення нормативно-методичної бази діловодства та архівної справи відповідно до федерального законодавства та сучасного рівня розвитку цієї галузі. Терміни, встановлені цим стандартом, мають бути використані у всіх видах документації. Змістовну основу стандарту становлять три розділи: «Загальні поняття», «Діловодство» та «Архівна справа».-ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документації »(утв. Постановою Держстандарту РФ від 03.03.2003 № 65-ст.), який введений в дію у всіх федеральних органах державної влади, органах державної влади суб'єктів Російської Федерації (включаючи суб'єкти Федерації, що мають поряд з російською мовою як державну національну мову), органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в організаціях та їх об'єднаннях незалежно від організаційно-правової форми та виду діяльності. .2000г.)включає документи, що утворюються при документуванні однотипних (загальних всім) управлінських функцій, виконуваних установами, організаціями та підприємствами, незалежно від своїх функцій, рівня й масштабу діяльності, форм власності. Перелік служить цілям збереження, організації та поповнення Архівного фонду Російської Федерації, призначений визначення термінів зберігання документів, відбору їх у постійне зберігання чи знищення. Він повинен використовуватися також для підготовки номенклатур справ, формування справ, розробки схем класифікації документів під час створення пошукових систему діловодстві, розробки відомчих переліків.
Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002)
Загальноросійський класифікатор управлінської документації ОК 011-93 (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993 р. № 299)
У повсякденній діяльності служби ДОП регламентуються:
· Положення про службу ДОП
· Положення про структурні підрозділи (за наявності)
· Інструкцією з ДОП
· Інструкцією з організації робочих місць персоналу служби
· Нормами часу на виконання робіт з ДОП
· Документами планування та звітності
· Посадовими інструкціями персоналу служби.
Соціальний аспект діловодства можна розглянути у рамках виконання Федерального закону від 02.05.2006 № 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян РФ», що регулює порядок звернення громадян до державних органів та органів місцевого самоврядування та порядок розгляду звернень громадян зазначеними органами та посадовими особами. Звернення громадянина - направлені до державного органу, органу місцевого самоврядування або посадової особи письмові пропозиції, заяви або скарги, а також усне звернення громадянина до державного органу, органу місцевого самоврядування. У письмовому зверненні громадянина обов'язково мають бути зазначені його прізвище, ім'я та по батькові та поштова адреса, за якою буде направлена відповідь протягом 30 календарних днів, поставлено особистий підпис громадянина та дату звернення. При цьому встановлено, що звернення, що надійшли "за інформаційними системами загального користування", підлягають розгляду у порядку, встановленому цим Законом.
4. Документаційне забезпечення управління.
Основні завдання та функції ДОП.
Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, що діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія чи секретаріат. У невеликих організаціях, де обсяг документів, що обробляються, невеликий і створення такої служби недоцільно, всю роботу з документаційного забезпечення управління виконує секретар керівника або спеціально виділений для проведення цієї роботи співробітник.
Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.
Вибір організаційної форми служби ДОП залежить від рішення керівництва і самої служби ДОП. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.
У сучасних умовах, коли робота з управлінською документацією у багатьох установах ґрунтується на комп'ютерні технології, функції служби ДОП не обмежуються лише організацією документообігу установи, обліком документів та контролем за їх виконанням. Служба ДОП бере безпосередню участь у постановці завдань розробки автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, у забезпеченні режиму доступу до інформації та захисту інформації, у вдосконаленні роботи з документами.
Таким чином, служба ДОП вирішує основний комплекс завдань:
1) забезпечення документування управлінської діяльності;
2) організація роботи з документами в установі;
3) удосконалення форм та методів роботи з документами.
Завдання, що стоять перед службою ДОП, визначають її функції.
1. Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можна вирішити з допомогою виконання таких функций:
- розробка та проектування бланків, забезпечення їх виготовлення;
- забезпечення виготовлення документів, копіювання та тиражування;
- контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання встановленої процедури погодження та посвідчення документів.
2. Завдання організації роботи з документами в установі вирішуються виконанням таких функцій:
встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);
Експедиційна обробка вхідних та вихідних документів;
Реєстрація та облік вступників, що надсилаються та внутрішніх документів;
Контроль за виконанням документів;
Систематизація документів, забезпечення їх зберігання та використання;
Організація роботи зі зверненнями громадян;
Забезпечення захисту інформації.
3. Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами включають виконання наступних функцій:
Розробку та переробку нормативних, інструктивних, методичних документів та доведення їх до відома працівників організації;
Методичне керівництво та контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами у структурних підрозділах організації;
Підвищення кваліфікації працівників організації та їхнє консультування з питань роботи з документами;
Упорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля та Альбома форм документів, що застосовуються у діяльності організації;
Розробку та впровадження нових форм та методів роботи з документами, удосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;
Постановку завдань розробки та вдосконалення автоматизованих інформаційних систем та баз даних для роботи з документами.
5. Структура служб документаційного забезпечення управління та його функції.
1. Управління справами.
2. Канцелярія.
3. Загальний відділ.
4. Секретар.
Управління справами створюється в міністерствах та відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, та як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті галузі. Будучи, власне, структурним підрозділом організації, управління справами, своєю чергою, поділяється такі структурні типові підрозділи :
1. Секретаріат - це структурне підрозділ, створюване обслуговування керівництва організації. До його складу входять: - приймальня; секретаріат керівника та секретаріати заступників керівника; секретаріат колегії; протокольне бюро.
До функцій секретаріату входить: попередній розгляд та підготовка до доповіді керівнику документів, що надходять на його ім'я; підготовка за вказівкою керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації; організація та документаційне обслуговування нарад, які проводяться керівником, документування діяльності колегіальних органів управління.
2. Відділ раціоналізації ДНЗ (діловодства) - це центр удосконалення ДНЗ, методичний центр.
До його функцій відносяться: розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства; розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, табеля уніфікованих форм та ін.); розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів із термінами зберігання).
3. Канцелярія, яка, у свою чергу, поділяється на: експедицію, бюро листування, бюро обліку та реєстрації документів, комп'ютерний центр обробки та розмноження текстів документів.
4. Відділ листів
5. Центральний архів
6. Інспекція
Канцелярія, як та інша організаційна структураслужби ДНЗ, що створюється на підприємствах, у науково-дослідних, проектно-конструкторських організаціях, вищих навчальних закладах. У структурі канцелярії зазвичай працюють такі підрозділи (відділи, сектори, групи):1. Експедиція - спеціалізована ділянка, яка здійснює прийом та відправлення поштою та кур'єрським зв'язком документації та кореспонденції.
2. Підрозділ з обліку та реєстрації документів, до завдань якого входить реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів, контроль відповідності прийнятим правилам оформлення документів, формування та ведення довідково-інформаційного масиву.
3. Група контролю (бюро, інспекція, відділ) здійснює контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника, аналіз виконавчої дисципліни, інформування керівництва про виконання документів і доручень.
4. Група листів (звернень громадян) займається прийомом та врахуванням пропозицій, заяв та скарг громадян. Її функції такі:
- підготовка звернень до розгляду керівництвом;
- контроль за термінами підготовки документів у відповідь у структурних підрозділах організації;
Повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;
Організація прийому громадян із особистих питань керівництвом організації.
5. Група підготовки документів здійснює передрук документів з чернеток, зчитування та правку текстів документів, облік виконуваної роботи.
6. Копіювально-розмножувальне бюро, як правило, має місце в тих організаціях, діяльність яких пов'язана з розсилкою великої кількості нормативної чи розпорядчої документації. Завдання бюро зводяться до копіювання документів, тиражування текстів документів, підготовки рекламної продукції, буклетів, брошур.
7. Архів організації - здійснює прийом від структурних підрозділів відпрацьованих та підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги, веде облік та зберігання документів, контроль за дотриманням правил формування, зберігання та використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передачі на державне зберігання.
Загальний відділ є службою по роботі з документами у виконавчих органах влади та виконавчих структурах (мерія, префектура, муніципалітет) місцевого самоврядування.
У загальних відділах зазвичай створюються самі ділянки, які притаманні канцелярії, проте сюди підключаються такі підрозділи, як протокольний відділ, група листів, приемная. Наявність цих структур пояснюється специфікою діяльності, характером управлінських процедур, порядком прийняття рішень та особливостями документування цих установах.
Протокольна група створюється у складі установ, які мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує функції:
Підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення та випуск), листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;
аналіз документів, підготовлених структурними підрозділами;
Підготовка висновків щодо документів, підготовлених структурними підрозділами;
Організація та проведення засідань колегіального органу, документування їхньої діяльності.
Секретар установи виконує всю роботу з документами у невеликих установах та організаціях, які не мають внутрішньої організаційної структури.
Таким чином, чинні нормативно-методичні документи регламентують найменування та зразкову структуру служби ДНЗ державних підприємств, установ, організацій. Що стосується недержавних структур, то рішення про створення служби, її назву та внутрішню структуру приймає керівництво організації. У спільних підприємствах це питання вирішує правління, акціонерні товариства - установча конференція, кооперативні структури - загальне зібраннячленів кооперативу.
6. Відмінності поняття «документаційне забезпечення управління» (ДОП) та поняття «діловодство»
Терміни «діловодство» та «документаційне забезпечення управління» встановлюються ГОСТом Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» як синоніми, які визначають галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами. Але якщо звернутися до історії та часу виникнення даних термінів, то між ними можна знайти деякі відмінності.
Отже, термін «діловодство» виник у Росії, за даними словників російської, у другій половині XVII століття і утворений від словосполучень «виробництво справи», а «справою» тоді позначали судове чи адміністративне питання, вирішуваний органом управління. Тобто на той час діловодством називалося, перш за все, розгляд та вирішення судових та адміністративних питань, які були нерозривно пов'язані зі складанням ділових паперів та роботою з ними. Поступово визначення термінів зазнавали змін. Пізніше термін «справа» став вживатися у значенні «збори документів, які стосуються якогось питання», а «діловодством» почали називати всю сукупність робіт, що з ділової документацією. В даний час значення обох цих термінів – «діловодство» та «справа» – закріплені у ГОСТі Р 51141-98.
Термін «документаційне забезпечення управління» увійшов у вжиток приблизно з середини 1970-х рр., коли у сферу роботи з документами почали впроваджуватися кошти обчислювальної технікита з'явилися нові інформаційні технології. Метою нового терміна було відображення застосування сучасної технології у процесах документування інформації та роботи з документами. Незважаючи на те, що було введено новий термін – «документаційне забезпечення управління», старий «діловодство» – не перестав використовуватись. Можливі причини, За якими не відбулося заміни термінів:
Новий термін менш зручний у вживанні, оскільки складається з словосполучення із трьох слів, а його абревіатура (ДОУ) не зовсім зрозуміла і не унікальна (наприклад, ДНЗ - дошкільна освітня установа),
Термін «діловодство» зрозумілий усім і зручний у вимові.
У результаті відповідно до ГОСТу Р 51141-98 в даний час можна використовувати обидва терміни. Але термін «документаційне забезпечення управління» підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства та його краще вживати, коли йдеться про комп'ютерні технології роботи з документами. Термін «діловодство» переважно використовується при описі організаційної сторони та традиційних прийомів роботи з документами.
7. Взаємозв'язок ДОП з автоматизованою технологією обробки документів
Із проблемою електронного документа тісно пов'язана проблема електронного документообігу, автоматизації ДОП. В даний час різними фірмамирозроблено та впроваджено велике числоавтоматизованих систем управління документацією (АСУД), що характеризуються специфічними підходами та комп'ютерно-комунікаційними засобами реалізації. На жаль, у цих розробках відсутня уніфікована термінологія. Продукція фірм розробників має такі назви як: система автоматизації документообігу, комп'ютерна система автоматизації діловодства та документообігу, система управління діловодством, розподілена система управління документами, електронний архів тощо. Різноманітність у назвах розроблених і розроблюваних систем свідчить лише тому, що сьогодні ця область інформаційного ринкуще не оформилася як самостійно сегмента, і в ряді випадків продукти АСУД з'являються як супутні розробки або побічний продукт при вирішенні інших складніших завдань. Тим не менш, кількість АСУД зростає досить швидко.
Основними функціональними частинами (компонентами) системи автоматизації діловодства в управлінні організаціями:
Засоби та правила створення документів;
Ведення їхнього електронного архіву;
Підтримки документообігу та при цьому базуватись на програмно-технічних платформах підприємства.
Позитивні сторони впровадження автоматизованої системи у документаційне забезпечення управління:
1. У всіх підрозділах та в організації в цілому вводиться уніфікована, форматована строго регламентована технологія діловодства.
2. Організація стає повністю керованою. З'являється можливість відповісти на будь-яке запитання щодо документів та виконавців, здійснювати аналіз та управління документаційною діяльністю.
3. Оскільки комп'ютерна мережа може охоплювати як центральний офіс організації, а й її територіально-віддалені підрозділи, то керованість може поширюватися всю територіально-розподілену структуру організації.
4. Система автоматизації діловодства, по суті, є носієм строго формалізованої та суворо документованої технологічної інформації про правила та порядок роботи з документами. Внаслідок цього зменшується залежність організації від персоналу як фізичного носія технологічних знань та правил роботи з документами.
5. Прискорюється проходження документів з організації, особливо з організацією електронного документообігу.
6. Знижується трудомісткість діловодних операцій. Однак необхідно мати на увазі, що необхідність введення повної і точної інформації про документ, скажімо, при його первинній реєстрації може вимагати додаткових зусиль на деяких робочих місцях, тоді як трудомісткість роботи на інших робочих місцях, які використовують цю інформацію, може скоротитися. у кілька разів.
7. Якісний виграш досягається при організації єдиного електронного документообігу між організаціями, оскільки повністю відпадають проблеми, пов'язані з виготовленням та пересиланням паперових документів, а потім – у повторному введенні реквізитів та текстів отриманих документів.
У зв'язку з недостатнім рівнем державного регулювання мають місце великі індивідуальні відмінностів організації діловодства у різних установах, зокрема, навіть за виконання технологічних операцій із документами (від реєстрації до роздруківки). Через війну доводиться реалізовувати щоразу дорогі індивідуальні проекти кожної організації. Ще більше проблем із «замовними» системами виникає на етапах експлуатації та розвитку цих систем. Взаємодія між різними організаціями.
Застосування нових інформаційних технологій у галузі ДНЗ дозволяє ставитися до діловодства як до ефективного та гнучкого інструменту реалізації різноманітних інновацій у цій галузі.
Автоматизовані системи ДОП дозволяють вирішити ключове питання діловодства. Вони дозволяють реалізувати будь-який ступінь децентралізації діловодства за одночасного забезпечення централізованого обліку та контролю. Аж до того, що кожен спеціаліст може самостійно в межах своєї компетенції реєструвати документи та направляти їх для подальшої роботи, перебуваючи при цьому під повним контролем своїх керівників. Таким чином, організація може динамічно перебудовувати свою структуру без втрати керованості.
Створюються передумови для реалізації найефективніших схем управління. У традиційній практиці документи в підрозділи організації, чи то локальні, чи віддалені, направляються від керівника організації до керівника підрозділу до конкретних виконавців. Це дозволяє керівнику кожного рівня ефективно контролювати діяльність своїх співробітників, проте довгі та найчастіше формальні ланцюжки різко знижують ефективність управління. Правильно побудована АС ДОП дозволяє направляти документи безпосередньо особам, які виконуватимуть доручення, при цьому керівники зберігають повний контроль як за проходженням самого доручення, так і за його виконанням.
З'являються передумови організації електронного документообігу у тому обсязі, якого готова сама організація. Правильно побудована система працюватиме як із даними про проходження та виконання документів (незалежно від того, паперові вони чи електронні), так і з самими електронними документами, до яких ці дані належать. Включення електронних документів до діловодного циклу дозволяє перейти на якісно новий рівеньроботи із документами.
Використання засобів автоматизації діловодства здатне забезпечити економію трудових та матеріальних витрат на роботу з документами: ефект за рахунок уніфікації документаційної діяльності організації та зменшення залежності від індивідуального технологічного досвіду персоналу: скорочення тимчасових циклів роботи з документами та створення єдиного документального простору, та повний контроль за реєстрацією та рух документів та виконавчої дисципліною.
8. Наукова організація управлінської праці як фактор підвищення ефективності управління та діловодства
Діловодство - одна з функцій управління, заснована на науковій організації із застосуванням сучасної техніки, а ми живемо в епоху наукового прогресу, де все ґрунтується на вдосконаленні нових технологій, які надалі допомагають нам у роботі.
Наукова організація праці - це така організація праці, за якої практичному впровадженню конкретних заходів передує ретельний науковий аналіз трудових процесів та умов їх виконання, а самі практичні заходи базуються на досягненнях сучасної наукита передової практики. Таким чином, терміни "наукова організація праці" та "організація праці" виражають сутність одного і того ж явища (процесу), а різниця між цими поняттями визначається насамперед методом, підходом до вирішення одних і тих же завдань, станом системи взаємодії працівників один з другом та із засобами виробництва у процесі трудової діяльності. Якщо виробництво чуйно реагує попри все нове, що у сфері організації праці, і систематично впроваджує їх у свою практику, ми маємо право говорити про наукову організацію праці (НОТ). Науковий підхіддо організації праці дозволяє найкращим чиномпоєднати в процесі виробництва техніку та людей, що забезпечує найбільш ефективне використання матеріальних та фінансових ресурсів, зниження трудомісткості та зростання продуктивності праці Він спрямований на збереження здоров'я працівників, збагачення утримання їхньої праці. Важливою ознакоюНОТ є її спрямованість на вирішення взаємопов'язаних груп завдань: "економічних (економія ресурсів, підвищення якості продукції, зростання результативності виробництва);" психофізіологічних (оздоровлення виробничого середовища, гармонізація психофізіологічних навантажень на людину, зниження тяжкості та нервово-психічної напруженості праці); (підвищення різноманітності праці, її змістовності, престижності, забезпечення повноцінної оплати праці.) Розвитком уявлень про завдання НОП є положення про її функції, тобто специфічні особливості прояву НОП на підприємстві, її вплив на різні сторони виробництва. можливість конкретизувати загальні завдання НОП, виділити в межах кожної з них особливі напрямки впливу НОТ на виробництво та його суб'єкт - людину, виявити принципові відмінності між організацією праці наукової та "звичайної", яка найчастіше упускає важливі моменти в організації трудової діяльності, що загрожує втратами виробництва.
Особливо слід наголосити на останній обставині. Нерідко можна зустріти думку, що слово "наукова" зайве в понятті "наукова організація праці". Деякі автори вважають навіть, що ненаукова організація праці взагалі бути не може, а тому поняття організація праці вже передбачає її науковість. З такою думкою погодитись не можна. Поняття "наукова організація праці" виникло і закріпилося в побуті як антитеза, протиставлення всьому стихійному, випадковому, рутинному в організації праці, яке досить поширене на виробництві. Слово "наукова" дає якісну характеристику організації праці.
Відповідно до пункту 2 статті 51 Цивільного кодексу РФ організація вважається створеною з її державної реєстрації. З цього моменту виникають громадянські права, відповідні цілям діяльності даної юридичної особи, і пов'язані з цією діяльністю обов'язки. Організація та реєстрація трудової діяльності є обов'язковою як для юридичної особи, так і для індивідуального підприємця.
На сучасному підприємстві з його складними технологічними процесамита великою кількістю працівників необхідна раціональна організація трудового процесу. Організація праці для підприємства - це система заходів, вкладених у створення найсприятливіших умов ефективного використання робочого дня, матеріалів і техніки на користь зростання виробництва, підвищення продуктивність праці та створення нормальних, здорових умов до роботи.
У функціональному сенсі організація праці для підприємства - це діяльність із встановлення та зміну порядку взаємодії працівників із засобами виробництва та один з одним для досягнення наперед поставленої мети трудової діяльності.
Основи організації праці:
1. Поділ праці - закріплення за кожним працівником та за кожним підрозділом їх обов'язків, функцій, видів робіт, технологічних операцій.
2. Кооперація праці – встановлення системи виробничого взаємозв'язку між працівниками.
3. Нормування - встановлення науково обгрунтованих норм витрат праці виконання будь-якої роботи.
4. Організація робочих місць - раціональний їх пристрій за рахунок оснащення та планування.
5. Організація обслуговування робочих місць - кооперація праці між основними працівниками та працівниками допоміжних служб та підрозділів.
6. Розробка оптимальних методів виконання роботи.
7. Створення безпечних та здорових умов праці.
8. Підбір, підготовка, перепідготовка та підвищення кваліфікації персоналу.
9. Організація оплати та матеріального стимулювання праці.
10. Виховання дисципліни праці, підтримка трудової активності та творчої ініціативи.
11. Планування та облік праці - здійснюється для встановлення необхідних загальних трудовитрат, чисельності персоналу, фонду заробітної плати.
Організаційні умови праці як з його продуктивність, а й у здоров'я та працездатність працівника.
Організація праці персоналу на підприємствах та в організаціях передбачає конкретні форми та методи поєднання людей та техніки в процесі праці.
Організація праці персоналу – це ціла наука, яка постійно збагачується новими даними, відстежує передовий досвід нових організаційних рішень.
Раціональна організація праці персоналу у тому, щоб зменшити час, необхідне виконання роботи, усунути непотрібні переміщення службовців, забезпечити хороші умови праці та зменшити напругу і стомлюваність співробітників, найбільш економно використовувати площі й максимально підвищити продуктивність праці персоналу. Умови праці, передбачені трудовим договором, мають відповідати вимогам охорони праці. У статті 22 Трудового кодексу сказано, що організація охорони праці для підприємства – обов'язок роботодавця.
Організація охорони праці на підприємстві контролюється органами Федеральної інспекції праці в особі Держтрудінспекції, Держтехнагляду, Держенергонагляду, Держсанепідемнагляду та інших федеральних та регіональних органів праці.
Важливі сфери життя підприємства – організація та нормування праці. Під нормуванням праці розуміють встановлення, зокрема, норм робочого дня виконання конкретної роботи. Правильна організація та нормування праці підвищують зацікавленість працівників у підвищенні продуктивності праці.
Організація управлінської праці має власну специфіку. Праця управлінця найчастіше неможливо нормувати, бо показником його успішної роботи є фінансові результати діяльності компанії. Численні опитування свідчать, що організація праці керівника має серйозні недоліки. Багатьом керівникам бракує управлінської культури, комплексності у створенні праці. Вони перевантажені поточною роботою, недостатньо приділяють увагу перспективним питанням. Неправильна організація управлінської праці призводить до зниження результативності роботи, затримок на службі. Щоб організація управлінської праці була ефективною, керівники мають складати план особистої роботи, попередньо аналізуючи стан справ, продумувати кожен вид роботи, групувати їх у залежності від мети, змісту, обсягу та послідовності їх виконання, визначати тривалість, терміни початку та закінчення кожної операції.
Наукова організація праці керівника - процес удосконалення організації праці на основі досягнень науки та передового досвіду. Якщо керівник чітко реагує на все нове, що з'являється в галузі організації праці, і систематично впроваджує його у свою практику, то можна говорити про наукову організацію праці.
Науковий підхід до організації праці дозволяє якнайкраще поєднати в процесі виробництва техніку та людей, забезпечує найбільш ефективне використання матеріальних та фінансових ресурсів, зниження трудомісткості та зростання продуктивності праці. Він спрямований на збереження здоров'я працівників, збагачення утримання їхньої праці.
Організація контролю над дотриманням трудового законодавства роботодавцями покладено Федеральну інспекцію праці. Такий висновок можна зробити на підставі положень ст. 353 ТК кодексу РФ.
Зміна організаційних умов праці – підстава для внесення змін до трудовий договір, а окремих випадках (при незгоді працівника) й у його розірвання (год. 4 ст. 74 ТК РФ).
9. Діяльність архівних органів щодо нормативно-методичного забезпечення служб діловодства
Робота архіву організації та форми його участі у документаційному забезпеченні управління регламентуються Основними правилами роботи відомчих архівів. Установи державної архівної служби надають міністерствам та відомствам організаційно-методичну допомогу у впровадженні державних систем документаційного забезпечення управління, в організації системи документаційного забезпечення, узгоджують типові та галузеві нормативні документи по системі документаційного забезпечення, розробляють методичні документи з окремих питань документаційного забезпечення управління. базу діловодства складає сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби діловодства, її структуру, функції, штати, технічне забезпеченнята ін Нормативно-методична база діловодства включає: законодавчі акти РФ у сфері інформації та документації; укази та розпорядження Президента РФ, постанови та розпорядження Уряду РФ, що регламентують питання документаційного забезпечення на федеральному рівні; правові аспекти федеральних органів виконавчої як загальногалузевого, і відомчого характеру; правові акти органів представницької та виконавчої влади суб'єктів РФ, що регламентують питання діловодства; правові аспекти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій та підприємств; державні стандарти на документацію; уніфіковані системи документації; загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації; державну систему документаційного забезпечення управління, що містить основні вимоги до документів та служб ДНЗ; нормативні документи щодо організації поточного та архівного зберігання документів. Комплектування нормативно-методичної основи діловодства покладено після погодження з Росархівом на Всеросійський науково-дослідний інститут діловодства та архівної справи (ВНДІДАД), крім того інформаційну підтримку з ведення цього питання надає кафедра «Документознавства та ДНЗ» Історико-архівного інституту Російського гуманітарного університету(ІАІ РДГУ), завдяки чому в «Інформаційно-довідковій системі архівної галузі» зібрано практично всі правові акти, нормативні документи та опубліковано унікальні методичні рекомендації, що регламентують технологію створення документів та організацію роботи з ними. ВИСНОВОК
Взаємини організацій, установ, ділове документне спілкування всіх рівнях має здійснюватися за єдиними загальноприйнятими правилами. Робота з документами у будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми, має будуватися на основі законодавчо-правових та нормативно-методичних засад, що стосуються питань документування та роботи з документами. Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, що діє на правах самостійного структурного підрозділу. Ефективність діяльності служби ДОП залежить від кваліфікації працівників діловодства, ступеня оснащеності служби та умов праці. Залежно від належності до певної групи служба ДОП матиме свою особливу назву та матиме своє відповідне призначення. Є розмежування терміну «документаційне забезпечення управління», яке підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства та його краще вживати, коли йдеться про комп'ютерні технології роботи з документами, та термін «діловодство», що переважно використовується при описі організаційної сторони та традиційних прийомах роботи з документами. Діловодство - одна з функцій управління, заснована на науковій організації із застосуванням сучасної техніки, а ми живемо в епоху наукового прогресу, де все ґрунтується на вдосконаленні нових технологій, які надалі допомагають нам у роботі. Установи державної архівної служби надають міністерствам та відомствам організаційно-методичну допомогу у впровадженні державних систем документаційного забезпечення управління, організації системи документаційного забезпечення, узгоджують типові та галузеві нормативні документи по системі документаційного забезпечення, розробляють методичні документи з окремих питань документаційного забезпечення управління.
Список літератури
1. Бойдаченко П.Г. Служба керування персоналом. - Новосибірськ: ЕКО, 2005.
2. Веснін В.Р. Практичний менеджмент персоналу: Посібник з кадрової роботи. - М: Юрист, 2006.
3. Державний стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» (утв. постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 р. № 28).
4. ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документації (утв. Постановою Держстандарту РФ від 03.03.2003 № 65-ст.)
5. Істрін В.А. Виникнення та розвиток листа. М: 1965.
6. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство: навч. допомога. - М: ІНФРАМ, 2003. - 304 с. (Серія «Вища освіта»).
7. Кузнєцова Т.В. Діловодство.М.: Інтел-синтез, 1999.
8. Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002).
9. Підлісна Л.В. Документування управлінської діяльності. Діловодство.М., 2004
10. Пшенко О.В. Документаційне забезпечення (Діловодство): Навч. Допомога. - М: ФОРУМ: ІНФА-М, 2003. -256с. (Серія «Професійна освіта).
11. Трудовий кодексРФ.
12. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади / подг. Комітетом у справах архівів (утв. Рішенням Уряду РФ від 31 жовтня 2000 р. № 1547-р)
13. Федеральний закон "Про інформацію, інформатизації та захист інформації", (20 лютого 1995 р. N24-ФЗ).
14. Федеральний закон від 02.05.2006 № 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян РФ»
15. Хобелькова Л.М. Автоматизація ДОП // Журнал Вітчизняні архіви, № 6, 2008. - с.18-21.
Документи виникли з появою писемності. Документи, що збереглися на території нашої держави з найдавніших часів, свідчать про документування різних сторін життєдіяльності окремих людей та держави.
Літопис, оповідаючи про відносини Давньоруської держави (IX-XII ст.) та Візантії, повідомляє зміст договорів, укладених між ними. Це свідчить про наявність дипломатичної документації. Дипломатичні відносини фіксувалися також у грамотах. Грамотазасвідчувала особу посла, його повноваження на підписання договору.
Складання системи правової документації
У ХІ ст. були створені видатні письмові пам'ятки російського права: Російська Правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичів. На початку XII ст. вони були об'єднані в Коротку правду.
Важливо знати, що велике значення, яке надавало охороні приватної власності, викликало необхідність фіксувати факт володіння нею в різних грамотах. У грамотах фіксувалися також привілеї купців, доходи церкви, різні угоди, заповіти.
У період феодальної роздробленості (XIII-XV ст.) Розвиток феодальних відносин фіксувався в приватно-правових актах(Вкладні, купчі грамоти на землю та інше майно, кабали заставні, позикові, служиві, на позику грошей, рухомого та нерухомого майна, повні грамоти на продаж в рабство, відпускні грамоти при відпустці на цю угоду та ін.) Відносини між князівствами закріплювалися великих та питомих князів. Створюються письмові пам'ятки права судні грамоти. Владні вказівки підлеглим верховна влада фіксувала у указних грамотах. Судова діяльність супроводжувалася складанням судових списків правових грамот, безсудних грамот світових.
Побудуть дяки — особи, які мають прийоми роботи з документами.
Документи оповідали на дорогому матеріалі. пергаменті. Варто зауважити, що він виготовлявся з козлячої чи телячої шкіри, а найкращі сортидоставляли з ганзейських міст та Греції. Для економії текст, що втратив цінність і значення, зчищали, а лист пергаменту використовували заново.
Це час накопичення досвіду у галузі складання документів, коли формувалися традиції в оформленні документів, встановлювалися прийоми їх посвідчення — підписи, скріпи, печатки, виникали стадії написання документа — чернетка та біловик. При цьому говорити про діловодство як про систему певних правил у період існування Давньоруської держави та під час феодальної роздробленості не можна. Це період накопичення традицій та звичаїв у роботі з офіційними документами.
у Росії складається з кількох періодів:
- дореволюційного діловодства (XVI - початок XX ст.);
- радянського діловодства (жовтень 1917-1991 р.);
- пострадянського періоду (1991 - по теперішній час)
Діловодство дореволюційної Росії
Діловодство дореволюційної Росії включає три етапи:
- перший етап - наказне діловодство (XVI - XVII ст.);
- другий етап - колезьке діловодство (XIII ст.);
- третій етап - виконавче діловодство (XIX - початок XX ст.)
Події [Жовтень 1917 | жовтня 1917 р]]. докорінно змінили систему державних установ у Росії. Вищим органом структурі державної влади став Всеросійський з'їзд Рад. Виконавчим органом між з'їздами був Всеросійський Центральний Виконавчий Комітет (ВЦВК) Вищий орган управління був названий Рада народних комісарів (Раднарком) Галузевими органами управління були народні комісаріати(наркомати) Органами державної влади на місцях були губернські та повітові Ради, а органами державного управління – їх виконавчі комітети (виконкоми)
Перші роки радянської влади ознаменовані пошуками правил організації діловодства, які відповідали завданням, які ставила нова влада.
Були видані декрети, що регламентували порядок законотворчої діяльності (декрет РНК від 30 жовтня 1917 р. «Про порядок затвердження та опублікування законів», декрет РНК від 18 листопада 1918 р. «Про час набрання чинності узаконенням та розпорядженням уряду») Порядок оформлення офіційних радянських документів було встановлено постановою РНК від 2 березня 1918 р. "Про форму бланків державних установ"; порядок використання печаток декретами ВЦВК та РНК від 7 липня 1922 р. «Про порядок користування печатками з державним гербом». Постанова Ради Робочої та Селянської Оборони від 8 грудня 1918 р. «Про точне і швидкому виконаннірозпоряджень центральної влади та усунення канцелярської тяганини» було спрямовано на скорочення потоку документів і наказувало замінити листування переговорами по телефону, ділові папери — телефонограмами та встановити контроль за всіма розпорядчими документами. Всім радянським установам ставилося в обов'язок виконувати постанови та розпорядження центральної влади точно і беззаперечно. Ту ж мету переслідував декрет «Про спрощення діловодства та листування в радянських установах», підготовлений у грудні 1918 р. Нарадою щодо спрощення діловодства в радянських установах при Юрисконсультом відділі Наркомату держконтролю.
1920-1930-тіроки особливий період у розвитку радянського діловодства, тому що час масового руху, названого науковою організацією праці(НОТ) та науковою організацією управлінської праці(НОУТ) Рух за НОУТ справив значний вплив на формування та розвиток діловодства.
У межах цього руху відкрили науково-дослідні інститути: Таганрозький і Казанський інститути наукової організації праці. Координація роботи з НЗТ була покладена на Раду з наукової організації праці (Совнота), створену при колегії Наркомату Робочо-Селянської інспекції (НКРКД) у 1923 р.
У цей період було створено громадські організації, які займалися питаннями управління: Клуб працівників адміністративної справи, Об'єднання працівників обліку, Асоціація працівників управлінської справи.
Виключаючи вище сказане, у межах руху за НОУТ у кожному великому установі і підприємстві створюються осередки (бюро, сектора та інших.) НОУТ.
Видавалися журнали, на сторінках яких розглядалися проблеми управління та роботи з документами: «Зазначимо, що техніка управління», «Питання організації та управління», «Система та організація», «Час», «Організація праці». Видається багато літератури з питань діловодства. Серед них були й фундаментальні теоретичні дослідженнята посібники з діловодства для учнів та практиків.
У 1920-х роках видаються правові акти, в яких знайшли відображення поряд з іншим і питання документування: Конституція СРСР 1924 уточнила види документів, що видаються органами державної влади та управління, порядок їх видання. Декрети ВЦВК СРСР встановили право національних республік та областей вести діловодство у державні органинаціональними мовами. Документи, що направляються за межі республіки, повинні були писатися двома мовами: російською та національною або лише російською мовою.
Важливо знати, що велике значення для розвитку радянського діловодства мало створення при НКРКІ в 1925 р. Державного бюроорганізаційного будівництва(Оргбуд)
Головним напрямом діяльності Оргбуду була раціоналізація діловодства.
Для застосування результатів розробок, якими займався Оргстрой, потрібно їх теоретичне обгрунтування, засноване на суворої наукової базі.
Такою установою став створений у 1926 р. при НКРКМ Інститут техніки управління(ІТУ)
ІТУ найтісніше співпрацював з Оргстроєм. Методики та обстеження, науково обґрунтовані методи вдосконалення діловодства, розроблені ІТН, Оргстрой застосовував на практиці, впроваджував їх у діяльність установ: метод безпосередніх спостережень, опитування (інтерв'ювання), актування, фотографії, самофотографії робочого дня, хронометражу. Усі ці методи й у час застосовуються щодо системи діловодства, його аналізі та розробці пропозицій щодо раціоналізації.
У 1928 м. ІТП спільно з Центрархівом РРФСР підготував «Правила постановки архівної частини діловодства в державних, професійних та кооперативних установах та підприємствах РРФСР». Правила мали велике значення в організацію поточного зберігання документів у діловодстві, і навіть встановлювали порядок їх знищення.
У 1931 р. ІТП розробив проект «Загальних правил документації та документообігу», що передбачає введення єдиних правил діловодства в загальносоюзному масштабі. Це була перша спроба створення єдиної системи діловодства, оскільки «Загальні правила...» мали стати нормативною основою розробки інструкцій з діловодства кожної радянської установи та підприємства. Але внаслідок ліквідації ІТТ у квітні 1932 р. правила не були доопрацьовані та затверджені. Після ліквідації ІТП в СРСР не стало єдиного центру наукової розробки постановки діловодства.
В історії діловодства почався тривалий період відомчого регулювання роботи з офіційними документами, наразі кожне відомство вирішувало питання організації діловодства по-своєму.
Значний вплив на процеси документування справила Конституція 1936 р., яка вперше за роки радянської влади законодавчо закріпила ієрархію управлінських документів, чітко визначивши, які види розпорядчих документів має видавати конкретний орган влади та управління, а також установи, організації та підприємства.
У 1943 м. Головне архівне управління СРСР зробило ще одну спробу створити єдині норми у роботі з офіційними документами. Було підготовлено проект «Інструкції з постановки документальної частини та охорони документальних матеріалів у поточному діловодстві установ, організацій та підприємств СРСР». У цьому й цього разу документ був затверджений.
У тому ж році видано перший перелік типових управлінських документів, Який встановив термін їх зберігання. Список став основою експертизи цінності документів і в діловодстві, і в архіві.
Не слід забувати, що важливою віхою у розвиток радянського діловодства стало рішення Уряди СРСР 1959 р. про розроблення єдиної державної системи діловодства для установ та підприємств країнина базі широкого використання технічних засобів. Постановою Ради Міністрів СРСР від 25 липня 1963 р. «Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР» головною організацією з розробки Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД) призначається Головне архівне управління при Уряді СРСР (ДАУ СРСР) При ДАУ СРСР 1966 р. створено Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНДІДАД), основною метою цього була розробка ЄДСД.
Важливо зауважити, що одночасно починається вирішення питання підготовки кадрів: у низці середніх шкіл з 1962/63 уч. р. розпочато підготовку учнів за спеціальністю «Діловодство». У 1964 р. у Московському державному історико-архівному інституті (МДІАІ) було відкрито перший у СРСР факультет державного діловодства (ФГД), який готував фахівців з вищою освітою для роботи з документаційного забезпечення управління.
З цього часу ВНИИДАД розробляв нормативно-методичну базу діловодства, ФГД (нині — факультет документознавства РДГУ) готував фахівців до роботи з документами.
Зазначимо, що тісне співробітництво МДІАІ та ВНІІДАД дало значний ефект для розвитку вітчизняного діловодства вже у 1970—1980-ті роки. Почалися систематичні, цілеспрямовані дослідження теоретичних та методичних проблем документознавства, які знаходили втілення у конкретних прикладних розробках загальнодержавного характеру.
Не варто забувати, що найважливішою з них стала Єдина державна система діловодства(ЄДСД), схвалена Комітетом з науки та техніки СРСР у вересні 1973 р.
Варто зазначити, що основні положення ЄДСД - це науково впорядкований комплекс правил, нормативів, рекомендацій, які визначили і регламентували організацію діловодних процесів в установах, організаціях, підприємствах СРСР. Її головна мета – удосконалити на єдиній основі організацію діловодства шляхом впровадження єдиних форм та методів роботи з документами.
Варто відзначити, що основні положення ЄДСД встановили правила документування управлінської діяльності (ці поширювалися тільки на організаційно-розпорядчі документи), містили рекомендації щодо організації роботи з документами, визначали основи організації праці діловодного персоналу та механізації діловодних процесів. Вперше за минулі десятиліття було створено комплексну систему діловодства, що мала загальнодержавний характер, але, на жаль, не набула офіційного статусу.
У 1988 р. керівництво Главархіва СРСР затвердило її другу редакцію, названу Єдина державна система документаційного забезпечення управління (ЄДСДОУ) Варто сказати - положення ЄДСДОУ поширювалися на всі системи документації, включаючи документи, що створюються засобами обчислювальної техніки та мікрографії.
Другим значним напрямом удосконалення діловодства стала уніфікація та стандартизація складу та правил оформлення управлінської документації, що активно розвивається з 1970-х років.
Перші ДСТУ на організаційно-розпорядчу документацію (ОРД) були введені в дію у 1972 р. - ГОСТ 6.38-72 «Система організаційно-розпорядчої документації.
Варто зазначити, що основні положення та ГОСТ 6.39-72 «Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок».
У зв'язку з розробкою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) дані ГОСТи були у 1978 р. затверджені у новій редакції та у 1990 р. перероблені та об'єднані у ГОСТ 6.38-90 «Уніфікована система документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Стандарти на ОРД встановили склад реквізитів, правила їх оформлення та розташування, вимоги до бланків, текстів документів та документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв.
Окремим напрямком удосконалення роботи з документами стала уніфікація термінології, яка застосовується у діловодстві та архівній справі. Тлумачення термінів стало однозначним унаслідок запровадження ГОСТ 16487-70 «Діловодство та архівна справа. Зазначимо, що терміни та визначення» (перероблений у 1983 та 1998 рр.). Єдина термінологія дозволяє однозначно сприймати як нормативно-методичні документи, так і спеціальну літературу. Офіційні терміни використовують і для розробки локальних нормативних документіву будь-якій організації.
З 1970-х років управління стали впроваджувати кошти обчислювальної техніки й у зв'язку починається розробка автоматизованих засобів управління (АСУ) на вирішення управлінських і виробничих завдань. Впровадження АСУ вимагало уніфікації документів. В середині 1970-х років були затверджені перші уніфіковані системи документації (УСД) УСД є комплексами взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами та вимогами, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. Матеріал опубліковано на http://сайт
Варто сказати - повний перелік УСД надано в Загальносоюзному класифікаторі управлінської документації (ОКУД), виданому 1983 р.
До складу УСД увійшла Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) Варто зауважити, що вона включала ГОСТ 6.15.1-75 «Основні положення», що встановив призначення та склад УСОРД, вимоги до форм та текстів документів, правила їх затвердження та реєстрації; ГОСТ 6.38-75, ГОСТ 6.39-75, а також Альбом уніфікованих форм документів та Методичні вказівкищодо їх застосування.
p align="justify"> Особливе значення цієї системи полягає в її практично повсюдному застосуванні в установах, організаціях і на підприємствах.
У 1980-ті роки перероблено нормативно-методичну базу зберігання документів у діловодстві та архіві. У 1986 р. видано «Основні правила роботи відомчих архівів», які містили правила зберігання документів, формування документів у справи, їх експертизи, обліку та комплектування архіву. У 1989 р. виданий «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств, із зазначенням термінів зберігання», який також став практичним посібником кожної діловодної служби при організації зберігання документів.
У 1980-ті роки розроблялися нормативи часу на діловодні операції. За підсумками встановлених формул трудовитрат можна було розрахувати кількісний склад працівників діловодної служби.
Варто відзначити, що основою для цього служили вийшли в 1988 р. Укрупнені нормативи часу на роботи з діловодного обслуговування та Єдині норми часу (виробітку) на машинописні роботи, розроблені Центральним бюро нормативів з праці Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань.
Діловодство в сучасній Росії
Розвиток діловодства в 1970-80-ті роки стало основою постановки діловодства Російської Федерації.
Цей третій етап історії діловодства характеризується, перш за все, суттєвими змінами у соціальній та економічній сферах. З 1990-х років у Росії почалося активне створення недержавних організацій ( акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю, унітарні підприємствата ін) У більшості даних організацій діловодство створювалося наново. З початку 1990-х років у Російській Федерації почала розвиватися законодавча та нормативна правова база, яка встановила вимоги як до документів, так і до роботи з ними.
Обов'язок вести діловодство зазвичай доручається секретаря. Посада ця не вимагає наявності спеціальної освіти і часто на неї приймають претендентів з мінімальним досвідом роботи. Але ведення документообігу - справа відповідальна та важлива, від його точності та правильності багато в чому залежить успішна роботапідприємства.
Діловодство може бути:
- загальним - що стосується основної діяльності компанії,
- кадровим - для документації з особового складу, ведеться відділом кадрів,
- секретним - зустрічається у деяких державних структурах та має нормативи ведення,
- електронним – коли частина інформації передається у цифровому форматі.
Самостійно освоїти основи діловодства нескладно. Почати краще з найважливішого та основоположного документа – номенклатури справ.
Номенклатура справ
Це документ із переліком усіх «справ» в організації. Під «справою» у разі мається на увазі сукупність ділових паперів одного виду чи спрямованості.
Номенклатура – це система, що дозволяє проаналізувати документальну діяльність підприємства. Щоб її скласти, потрібно визначити список усіх різновидів документів. Потім об'єднати їх за напрямками, кожному виду присвоюється номер - код, він може складатися з кількох цифр або букв, наприклад, номер, рік або навіть місяць видання, якщо обсяг документів є значним.
Наприклад: 01/БО/2017, де 01 – номер по порядку, БО – бухгалтерія, 2017 – рік. Вказується також термін зберігання та місце в архіві, коли справа буде туди здано. Затвердити номенклатуру можна на певний період – на рік, 3 роки чи 5 років, якщо не передбачається жодних її змін. Перед затвердженням зміст номенклатури має перевірятись керівниками підрозділів у частині, що стосується їхньої роботи.
Складається номенклатура з метою зручного архівування паперів, а також приведення справ у систему. Вона допомагає викласти основи діловодства коротко, відбиває основні види ділових паперів з огляду на особливості підприємства. Зазвичай вона складається як таблиці - найменування справи, код (номер), місце у архіві, термін зберігання. Справи краще згрупувати за видами, відділами їхнього видання.
Види документів в організації
Кількість справ та видів документів безпосередньо пов'язана зі специфікою діяльності компанії. Часто документообіг розбитий на блоки, які ведуть спеціалісти за напрямами роботи. Але є перелік, характерний для будь-якої компанії, чи вона є комерційною чи державною:
Вхідні - що надходять до організації ззовні - все, що надійшло поштою, з кур'єрами, особисто доставлене представниками інших організацій.
Вихідні - надіслані з організації - все, адресоване інші юридичні особи, а також фізичним особам (відповіді, листи, рішення).
Внутрішні - які виходять межі організації, які регламентують роботу підприємства (накази, розпорядження, регламенти, становища та інших.).
Як правило, за кожним видом ведеться окремий реєстраційний журнал, у якому фіксується номер по порядку, дата, найменування, звідки надійшов або куди направлений документ, прізвище відповідального.
Якщо в журналі реєструються документи, що видаються на руки співробітникам, то залишається поле для підпису в отриманні. Також у журналі може бути зроблено позначку, в яку справу згідно з номенклатурою підшито копію для зберігання.
В організації також можуть вестись журнали внутрішніх відряджень, обліку здачі ключів, часу приходу на робоче місце та навіть телефонних дзвінків. Іноді кількість реєстраційних книг призводить до закладу журналу обліку журналів. Все залежить від необхідності і практики, що склалася на підприємстві.
Журнали потрібно пронумерувати, прошити та опечатати, це роблять для виключення можливості заміни аркуша.
Ведення обліку - основи діловодства та документообігу. Кількість журналів та справ залежить від потреби компанії та бажання фіксувати всі наявні папери.
Положення про документообіг
Після розробки номенклатури справ та переліку необхідних журналів розумно скласти Положення про документообіг організації. Це регламент, який роз'яснює правила складання, передачі, архівування всіх паперів. У ньому описують порядок дій щодо кожного потоку документації та встановлюють терміни її передачі від одного відділу до іншого.
Зразок Положення
Становище допоможе уникнути плутанини, перекладання відповідальності та втрат важливих ділових паперів. Для кожного потоку прописується маршрут - наприклад: видання, погодження, реєстрація, надсилання адресату, підшивка в архів.
Печатки та штампи
Часто новачки, та й не тільки вони, не можуть розібратися, в яких випадках потрібна печатка організації, а в яких – ні. Відповідь дуже проста: печаткою засвідчуються вихідні бланки, т.к. наявність друку засвідчує походження листа. Внутрішні папери вимагають наявності друку, т.к. підпису керівництва у разі цілком достатньо.
Вхідні документи після їх реєстрації передаються керівнику для ухвалення рішення та призначення відповідального за виконання або відповідь. На них також не потрібно друкувати. Не слід плутати печатку та штамп. Штампи можуть бути різні, від «Вхідний №…» до «Копія вірна», і жодної юридичної сили вони не мають. Це допоміжний інструмент для роботи секретаря.
Loading...