Внутрішній та зовнішній електронний обіг документів підприємства. Положення про документообіг організації. Приклад документообігу у створенні. Основні засади організації документообігу

Документообіг – це рух документів від моменту їх створення до моменту закінчення роботи з ними.

Організація документообігу має багато з організацією механічного конвеєра. Свого часу введення конвеєрного складання поряд з типізацією продукції та стандартизацією деталей призвело до значного зростання продуктивності праці, зниження вартості процесу виробництва та започаткувало масове виробництво. Правда, при цьому ритм, що задається конвеєром, призвів до збільшення інтенсивності праці та нервової напруги працівників.

Документообіг на підприємстві

Організація документообігу заснована на тих самих принципах, що й механічний конвеєр: рух документів повинен мати мінімальні повернення на попередні щаблі, документи повинні надсилатися виконавцям відповідно до їх обов'язків, щоб уникнути дублювання операцій.

Схема документообігу

Схема документообігу

Розрізняють зовнішній та внутрішній контури документообігу.

Зовнішній контур починається із вхідних (зовнішніх) документів, які надходять на підприємство ззовні. Це може бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів замовників тощо. Отримані документи реєструються секретарями та потім надходять на виконання.

Вхідна документація - це документація, що надходить підприємство від інших організацій. Вихідні документи - це документи, які підприємство (організація) надсилає іншим підприємствам. Вихідна документація - це документи, які несуть у собі інформацію, вироблену для підприємства з метою передачі їх у інші організації: листи, довідки, звіти, накази, телеграми, телефонограми тощо.

Документообіг– рух документів в організації з моменту їх отримання чи видання до завершення виконання чи надсилання.

Розрізняють три основні потоки документації:

- Документи, що надходять з інших організацій (входять);

- Документи, що надсилаються в інші організації (вихідні);

-документи, створювані в організації та використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).

Документообіг є складовою ДОП, мета якого - інформаційне забезпечення діяльності установи, її документування та зберігання раніше створеної управлінської інформації. ДОП безпосередньо залежить від управлінських рішень, документаційне забезпечення яких як процес включає три складові: інформаційну підтримку рішень, тобто забезпечення прийнятого рішення інформацією (документами), документування рішення та контроль за його виконанням. Основними складовими цього процесу є отримання вихідної інформації, постановка мети (завдання), пошук необхідної інформації (довідкова робота), вироблення рішення (складання проекту документа), його узгодження, редагування, виготовлення, посвідчення, відправка (передача адресату), контроль за виконанням рішення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів установи за конкретний період (рік, квартал, місяць, день). Раціональна організація документообігу передбачає врахування наступних принципів: прямоточність, безперервність, ритмічність, паралельність, пропорційність. Принцип прямоточності руху документів вимагає, щоб переміщення документів здійснювалося найбільш коротким шляхом. Найбільш простий формі руху потоків документів відповідає лінійне розташування структурних підрозділів. Принцип безперервності у документообігу - це безперервне подання документів на той рівень, де по них приймається рішення. Цей принцип несумісний із «залежуванням» документів, їх скупченням в одній інстанції. Принцип ритмічності документообігу означає рівномірність руху потоків документів. Принцип паралельності означає виконання окремих операцій із обробці документа у його руху. Основне призначення цього принципу полягає у скороченні часу на проходження документа. Паралельне виконання окремих операцій значно прискорює як документообіг, і виконання документа загалом. Принцип пропорційності передбачає пропорційне рівномірне завантаження каналів руху документів. Важливим є принцип самостійності та відповідальності у роботі з документами. Цей принцип означає, що з усіх діях – напрямі, розподілі, погодженні, підписанні та інших. – потрібно суворо керуватися функціями установи та її елементів, компетенцією працівників. Значний вплив на документообіг мають існуюча структура та функції установи, форми та методи управлінської діяльності. Тому оперативному проходженню та виконанню документів, окрім суто діловодних причин, перешкоджають організаційні недоліки, відсутність чіткого розмежування обов'язків між посадовими особами, недостатня визначеність функцій деяких установ та їх окремих структурних підрозділів.

Масштаби управління з урахуванням науково-технічного прогресу вимагають механізації діловодства всіх його етапах. Механізація діловодних процесів полягає у застосуванні технічних засобів для виконання операцій з документування та обробки документів. Електронна техніка стала реальною необхідністю під час вирішення завдань документаційного забезпечення управління підприємством. У період комп'ютерів традиційне визначення документа потребує уточнення, оскільки у час документами може бути повідомлення, отримані електронною поштою, звукові файли, відеофільми. Тому документу можна надати таке визначення: документ – це сукупність інформації, доступна людському сприйняттю . Існує безліч програм для складання та редагування службових документів. Незважаючи на бурхливий розвиток електронних документів, фахівці вважають, що низка організаційних та технічних труднощів не дозволить їм у найближчому майбутньому повністю замінити та виключити з обігу традиційні документи.

Питання для обговорення

1 З яких розділів складається контрольна картотека?

2 Які терміни виконання документів Ви знаєте?

3 Яка посадова особа знімає документ із контролю?

4 Що є об'єктом контролю за виконанням документів?

5 З яких елементів складається реєстраційний індекс документа?

6 Оформіть на документах реквізит «Позначка контролю».

7 З якого моменту обчислюється термін виконання та контроль за виконанням документа?

8 Яким є порядок продовження терміну виконання документа?

9 У чому полягає мета документообігу?

10 Які документи дозволяють здійснити аналіз та вдосконалення документообігу?

11 Що таке документообіг?

12 Охарактеризуйте поняття «Номенклатура справ».

13 Охарактеризуйте поняття «Дело».

14 Що таке реєстрація документів?

15 Вкажіть основні стадії діловодства.

16 Назвіть етапи роботи з документами, характерні для документообігу.

17 Що включає поняття «Формування справ»?

18 Хто здійснює попередній розгляд документів?

19 За яким принципом відбувається відбір документів для зберігання чи знищення?

20 За якими ознаками будуються номенклатури справ?

21 Дайте визначення експертизи цінності документів.

22 У чому полягає завдання експертизи документів?

23 Які види номенклатури справ розробляються установами?

24 На які групи можна розбити термін зберігання документів, встановлювані переліками?

25 Яких вимог необхідно дотримуватись під час переплетення або підшивки справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом?

26 Як здійснюється нумерація аркушів у справі?

27 Які дані вказуються на титульній сторінці опису постійного зберігання?

Нещодавно я займався використанням електронного документообігудля одного із своїх клієнтів. У процесі мені довелося пояснювати багато понять, розповідати, що це таке, як працюють системи цього типу. І тільки після цього він зумів розібратися в суті моїх пропозицій та схвалив план робіт. У процесі обговорення я зрозумів, що на цю тематику дуже мало написано простою мовою для широкого кола читачів. Як завжди постараюся пояснити простою мовою про це поняття.

Важливо розуміти, що є два види документообігу - внутрішній (СЕД) та зовнішній (ЗЕДО). У Росії її прийнято називати ЕДО, але я вважаю, що правильніше називати його ЗЕДО і СЕД так поділяють у принципі ці поняття в РФ. Тобто, якщо ви шукаєте систему для обміну з контрагентами, то вам потрібно шукати ЕДО, якщо для внутрішнього документообігу то СЕД.

У цій статті я хочу розповісти про зовнішній електронний документообіг між компанією та її контрагентами. Внутрішні системи електронного документообігу застосовуються обміну документами між підрозділами однієї компанії, до них пред'являють дещо інший набір вимог. Але їх я тут не розглядатиму.

Навіщо потрібний електронний документообіг

Електронний документообіг – це сучасна зручна альтернатива звичайним паперовим документам, які використовуються для будь-якого виду бізнес-діяльності.

Традиційний документообіг пов'язаний із постійними тимчасовими затримками. Для початку співпраці з клієнтом потрібний рахунок, часто – договір, а потім – підписані накладні, акти виконаних робіт тощо. Всі ці папери проходять узгодження, їх роздруковують, ставлять підписи та печатки. Після цього з'являється необхідність передати їх партнеру з бізнесу, де вони також проходять процес узгодження та підписання.

Далі документи з підписами сканують, надсилають по електронній пошті. Після чого кур'єром, силами співробітників чи звичайною поштою надсилають оригінали. Все це займає значний час, паперові документи іноді губляться, вимагають правок (що більше уповільнює процес отримання документів). А для їх зберігання часто виділяють цілі приміщення. В результаті бізнес зазнає маси незручностей, укладання угод затягується, виникають проблеми з бухгалтерією, оскільки на кінець звітного періоду папери все ще перебувають десь «у дорозі». А якщо в договорі після підписання однієї із сторін було виявлено спірні пункти або в бухгалтерській документації знайдено помилку, то процес отримання правильного паперового документа розтягується ще більше, іноді навіть на місяці.

Електронний документообіг дозволяє позбавитися всіх цих незручностей:

• Усі документи "підписують" в електронному вигляді за допомогою цифрових підписів. Це швидко та просто.
• Для отримання паперової копії досить просто роздрукувати екземпляр. Зацікавлені особи одержують всю документацію миттєво, без довгого очікування листів чи кур'єрів.
• Укладання договорів та підтвердження завершення співробітництва (накладні та акти) відбувається без затримок та додаткових зусиль з боку співробітників.
• Знижується вплив на бізнес людського фактора: документи не губляться, помилки виправляються у стислий термін.
• Немає необхідності виділяти корисну площу для зберігання величезної кількості паперових документів.

Окрім того, електронний документообіг дозволяє вирішити проблему звітності бізнесу перед державою. Раніше документи приймалися лише у паперовому вигляді, і співробітники компаній витрачали довгі години на поїздки до податкової, стояли в чергах до інспектора, а інспектори, у свою чергу, обробляли багато паперів для перевірки правильності звіту та внесення даних до загальної бази.

Наразі всі ці питання також можна вирішувати за допомогою електронного документообігу. При цьому важливо розуміти, що в електронному вигляді податкова служба приймає звіти та документи строго встановленого зразка. Будь-який інший формат прийнято не буде. А тому при впровадженні електронного документообігу є сенс перевірити формат внутрішньої документації компанії та за необхідності внести до шаблонів документів відповідні коригування.

На першому етапі держава почала приймати в електронному вигляді податкові декларації. Методика виявилася успішною. І знедавна всі документи також приймаються в електронному вигляді.

З чого складається електронний документообіг

У цьому виді документообігу беруть участь 4 сторони:

1. Постачальник товарів чи послуг. Сторона, яка створює електронний документ.
2. Покупець чи клієнт. Сторона, яка ухвалює електронний документ.
3. Компанія Вендор, яка надає електронний майданчик для обміну документами та послуги сервісу для організації електронного документообігу.
4. Держава. Держоргани, куди компанія вендор передає дані про зафіксовані угоди та оформлені документи.

Як це реалізується на практиці:

1. Постачальник товарів або послуг генерує електронний документ у власній обліковій системі або одразу у сервісі, що надається вендором.
2. Документ усередині сервісу миттєво відправляється компанії-адресату, яка отримує його або безпосередньо у сервісі, або у підключеній до сервісу власній програмі.
3. Майданчик фіксує дані про документ.
4. Після «підписання» (підтвердження) стороною одержувача дані про документ надсилаються до податкової інспекції.

Таким чином автоматично фіксується факт надсилання та отримання документа. На відміну від паперових пакетів із документами, які передаються співробітниками компанії, кур'єрською або поштовою службою, в електронному вигляді не отримати документ або втратити його неможливо. Факт своєчасного отримання документа у електронної системифіксується автоматично, ці дані можна використовувати у разі спору навіть у суді.

Також автоматично інформація про підписані з двох сторін документи передається до податкових органів, що знижує ймовірність помилок бухгалтерії, втрачених паперових копій або не включення якоїсь угоди до звіту, що виключає у майбутньому можливі штрафи та інші проблеми з податковою, пов'язаною з людським факторомта настільки поширених у разі використання паперового документообігу.

При паперовому документообігу керівнику компанії важко контролювати своєчасність отримання кожного документа. Найчастіше ці питання вирішуються лише на рівні бухгалтерів, кур'єрів, менеджерів з продажу. У результаті далеко не завжди паперові оригінали виявляються у бухгалтера до закінчення звітного періоду. А це у разі перевірки може призвести до штрафів та інших неприємностей.

При електронному документообігу:

• Оригінал документа надсилається миттєво. Немає потреби у поштових відправленнях, допомоги кур'єрів чи менеджерів. Немає відстрочок та пов'язаних з ними проблем.
• Керівник компанії у будь-який момент може перевірити, коли саме було відправлено та отримано документ. І у разі проблем, пов'язаних з відсутністю важливої ​​документації, співробітники не мають можливості перекласти відповідальність за свої помилки на “погану роботу пошти” та інші зовнішні фактори. Це розуміють самі співробітники компанії. А тому відстрочки та проблеми з надсиланням/отриманням документів після впровадження цієї системи стають вкрай рідкісним явищем.

Щоб реалізувати співпрацю через електронний документообіг, необхідно, щоб обидві сторони користувалися програмним забезпеченням, підключеним до будь-якого майданчика документообігу. Або, як варіант, одна або обидві сторони можуть працювати прямо у сервісі надсилання-отримання документів.

Електронний підпис

Для організації електронного обміну документами потрібна високий ступіньбезпеки та захисту. Всі послуги електронного документообігу користуються захищеним з'єднанням, шифруванням даних, а для підтвердження справжності документа, що відправляється, застосовують електронний цифровий підпис.

Цифровий підпис – це спеціальний "електронний ключ", який створює унікальний цифровий кодза допомогою математичної обробки даних сертифіката користувача та електронного документа. Для перевірки та підтвердження підпису застосовують публічні сертифікати. А для генерації (підписання) – особистий конфіденційний ключ користувача.

Майданчики (сервіси) документообігу

Сьогодні є широкий перелік майданчиків, що надають послуги документообігу. Це Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Діадок та багато інших. Усі вони виконують приблизно однакові функції:

• Отримання електронного документа користувача.
• Надсилання адресату до його облікового запису або передачі в зазначену систему, якщо одержувач працює з іншим сервісом.
• Фіксація даних про документ та відправлення.

При виборі системи для своєї компанії найважливіше враховувати переваги ваших клієнтів. Тут важливо, щоб ви або працювали в тій же системі, що і важливий для вас клієнт, або має бути в сервісі можливість інтеграції (обміну даними) між вашою системою та аналогічним майданчиком, яким користується ваш клієнт.

У деяких випадках ви зумієте переконати покупця почати роботу зі зручним для вас майданчиком. Але дуже часто, особливо у разі початку співпраці з великими торговими мережами та підприємствами, вони вже давно зробили свій вибір, і одна з умов співпраці – можливість роботи з певним майданчиком електронного документообігу.

Системи ЗЕДО та EDI: у чому різниця?

При виборі системи документообігу багато користувачів також зіштовхуються із системами, які позиціонують себе не як ЗЕДО, тобто. "електронний документообіг", а як EDI (документообіг для рітейлу).

Системи EDI є окремим випадком електронного документообігу. Вони спрямовані на обмін даними з торговими партнерами чи підрозділами торгової мережі. Якщо в загальному випадкучерез документообіг проводять будь-які види юридично значимих документів, то тут реалізовано оперативний обмін комерційною інформацією між організаціями, зокрема, юридично значущими документами, необхідні торговельних операцій.

Звичайний електронний документообіг допускає використання будь-яких типів документів у будь-якому зручному для сторін форматі. При використанні EDI перелік можливих документів їх формат суворо регламентовані. Тут немає можливості сформувати і передати документ у внутрішньому форматі компанії, що не відноситься безпосередньо до торгових операцій. Про те, як працює EDI, чому її використовують лише у торгівлі, і в чому її переваги, я розповім в одній із наступних статей.

Інтеграція з 1С та іншими обліковими системами

Для ефективної роботи електронного документообігу дуже важливо, щоб обраний вами майданчик підтримує інтеграцію з вашою обліковою системою.

Навіщо це потрібно:

• Співробітники компанії створюють документи в обліковій системі підприємства;
• Після формування документ автоматично передається усередині системи керівнику чи бухгалтеру на підпис;
• Перевірений та підтверджений керівником документ необхідно передати без спотворень та ручного введення даних, тобто. додаткових витрат часу та можливих помилок, у обслуговування електронного документообігу;
• При грамотній реалізації передача даних відбувається автоматично. Після натискання кнопки «Надіслати документ» він трансформується у форму, необхідну для системи електронного документообігу автоматично та відправляється в сервіс, де відбувається фіксація та відправка документа одержувачу.

Дуже важливо, щоб під вашу облікову систему було готове рішення на стороні сервісу, на основі якого ваші фахівці зможуть реалізувати необхідну надбудову для облікової програми. Якщо такого рішення немає, то краще не намагатися реалізувати його самостійно, це дуже трудомісткий і складний процес. У сервісах документообігу застосовується цифровий підпис, складні системи шифрування. Тому немає жодних гарантій, що навіть після всіх зусиль програмістів ви отримаєте необхідний результат. Краще вибрати інший майданчик, де ви знайдете відповідний варіант інтеграції.

Вартість послуги

Сервіси документообігу зазвичай пропонують підключення до сервісу безкоштовно. А за надсилання документів стягується оплата. В одних випадках це буде фіксована ціна за кожен надісланий документ. Де можна купувати послуги пакетами, тобто. одна сума – за 100 документів, інша – за 1000 на місяць тощо.

До цього питання потрібно також підходити розумно. З одного боку, чим більший пакет ви вибираєте, тим меншою буде вартість надсилання одного документа. З іншого, немає жодного сенсу при документообігу, який не перевищує 100 документів на місяць, оплачувати пакет на 300, 500 або 1000 документів.

Поширені запитання

Чи всі документи потрібно надсилати через електронну систему?

Ні. За допомогою електронного документообігу ви надсилатимете тільки ті документи, які саме таким чином надіслати найзручніше. Зазвичай це акти виконаних робіт, податкові накладні, іноді договори тощо. Тут все залежить тільки від ваших потреб та зручності.

Оплата надсилання здійснюється за документ або сторінку?

Ви оплачуєте, і система фіксує надсилання саме документа. Навіть якщо у вашому документі багато сторінок, він вважається як одна одиниця для оплати.

Наскільки це безпечно?

Електронний документообіг повністю безпечний. Причому сервіс, що надає послугу, відповідає за забезпечення безпеки. Для цього використовують цифровий підпис, шифрування даних, захищений канал зв'язку. Рівень безпеки приблизно такий самий, як і у звичних вам сервісах банк-клієнт.

Якщо у нас встановлена ​​1С, чи всі користувачі зможуть отримати доступ до електронного документообігу?

Ні. Крім обмеження прав доступу в обліковій системі, для роботи з електронними документамипідключення обмежується одним сеансом одному комп'ютері. Для доступу з іншого комп'ютера потрібно з'єднатися з усіма паролями та іншими методами захисту.

Чи можна використовувати електронний документообіг без електронного підпису та підключення до платних сервісів?

Ні. Підпис та застосування сервісу документообігу, що пройшов державну сертифікацію, є необхідними для того, щоб ваш документообіг отримав юридичну силу. Ви можете, звичайно, надсилати будь-якими методами будь-якими каналами вашим клієнтам документи без електронних підписів. Але вони не вважаються документообігом. Це не більше ніж копії для ознайомлення. У цьому випадку вам знадобиться підтверджувати їх паперовими оригіналами.

Наскільки складно користуватися електронним документообігом?

Складнощі можуть виникнути лише на етапі підключення. Але для вирішення цього питання зазвичай залучають спеціалістів. Сам процес використання простий та зручний. Керівник (відповідальна особа) перевіряє документ, натискає кнопку «підписати» та «надіслати». Тобто. надсилання документів стає набагато простіше, ніж навіть при обміні сканами електронною поштою.

А що робити, якщо мій клієнт не використовує майданчик, яким я користуюся?

У вас є два варіанти. Можна підключити контрагента до вашого майданчика, наприклад, за ваш рахунок. Або можна дізнатися, чи є між вашими системами електронного документообігу можливість інтеграції. Якщо так, просто користуватися цим сервісом. Тоді документ передаватиметься за схемою: від вас – до вашої системи – потім до системи отримувача – і, нарешті, особисто до отримувача. На швидкість отримання документа чи складність використання системи це не вплине.

Update: Після довгих роздумів вирішив все-таки ввести термін ЗЕДО (зовнішній електронний документообіг), оскільки ЕДО це більш широке поняття.

Теги:

• повно
• електронний документооберт

Додати теги Підготовка Концепції щодо забезпечення режиму безпеки на підприємстві, яка за своїм задумом та призначенням об'єднує всі її напрямки, передбачає наявність в організації всього комплексу внутрішніх нормативних документів.

Це затверджені на підприємстві Правила, Положення, Інструкції, Пам'ятки і т.д.

Підготовка документа під назвою «Концепція щодо забезпечення режиму безпеки» повинна починатися тоді, коли на підприємстві є локальні нормативні документи.

Внутрішні документи мають бути підготовлені відповідно до норм чинного законодавства, і готувати їх мають досвідчені юристи.

У цій статті ми представимо Вам необхідний їхній Перелік та розповімо про їх застосування та призначення. Внутрішніх документів може бути багато, все залежить від напряму діяльності організації, включаючи міжнародне співробітництво.

Для забезпечення режиму безпеки у виробничій діяльності застосовуються внутрішні (локальні) нормативні документи, які виконуються посадовими особами підприємств та всім персоналом за такими напрямами виробничої діяльності:

правила внутрішнього трудового розпорядку.

Обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства без винятку (керівники, ІТП, робітники);

Положення «Про комерційну таємницю».

Поширюється щодо керівників та ІТП, які є носіями комерційної таємниці;

Положення «Про організацію роботи складів».

Обов'язково для виконання керівниками підприємств та працівниками складів (комор), задіяних в обліку та русі товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ);

Положення «З охорони праці та техніки безпеки».

Поширюється на всіх керівників, задіяних у виробничому процесі, а також посадових осіб підприємств, які забезпечують охорону праці та техніку безпеки;

Положення "Про відділ ІТ (АСУ)".

Обов'язково для виконання співробітниками відділів інформаційних технологій (ІТ) та автоматичних системуправління (АСУ);

Положення "Про бухгалтерію".

Поширюється на керівника підприємства, посадових осіб та працівників бухгалтерії.

Положення "Про договірну роботу".

Необхідно для роботи ініціаторів (виконавців) укладання договорів та юридичного відділу;

Положення "Про персональні дані".

Відповідно до вимог Положення свої функції виконують керівники та посадові особи кадрових апаратів.

Положення «Про дисципліну».

Обов'язково виконання всіх працівників підприємств;

Положення про пожежної безпеки», Схеми евакуації, відповідні накази, розрахунки.

Обов'язкові виконання всіма працівниками підприємства.

Положення «Про прийом та звільнення персоналу».

Обов'язково для виконання всіма керівниками та кадровими службами підприємств.

Посадові інструкції.

Поширюються на весь персонал підприємств у сфері виконання функціональних обов'язків.

Положення "Про пропускний режим".

Обов'язково виконання всіма працівниками підприємства.

Інструкція (регламент) «Про порядок ввезення та вивезення товарно-матеріальних цінностей підприємства».

Обов'язковою для виконання всіма керівниками та матеріально відповідальними особами;

Інструкції по роботі співробітників приватних охоронних підприємств на об'єкті, що охороняється.

Розповсюджуються на всіх співробітників приватних охоронних підприємств відповідно до договірних зобов'язань. Можуть бути спільними.

Інструкція з Переліку спеціальностей з небезпечних робіт.

Необхідна всім керівникам, задіяним у безпосередньому виробництві, а також персоналу служби кадрів та посадовим особам підприємств, які відповідають за охорону праці;

Правила "Про санітарний утримання приміщень підприємства".

Призначені всім працівників підприємства.

Пам'ятка дій у разі надзвичайної ситуації.

Поширюється усім працівників підприємства.

Перелік першочергових документів та майна, що підлягають евакуації у разі виникнення пожеж та в інших надзвичайних ситуаціях.

Переліком керуються усі посадові особи підприємств.

Регламенти, Договори з обслуговуючими організаціями, Накази.

Поширяться на окремих посадових осіб у частині, що стосується.

Інші внутрішні нормативні документи.

Видаються за потребою для окремої категоріїпосадових осіб підприємства.

Ще раз наголосимо, що це не повний Переліквнутрішніх нормативних документів Можуть бути і такі як Інструкція з клубних карток, Інструкція з супроводу вантажів тощо.

На підприємстві мають бути ті нормативні документи, які необхідні у виробничій діяльності.

Усі внутрішні (локальні) нормативні документи затверджуються керівниками підприємств та доводяться до відповідальних посадових осіб під підпис.

Посадові особи підприємств, а також співробітники, які задіяні у забезпеченні режиму безпеки, зобов'язані знати затверджені внутрішні нормативні документи та керуватися ними у своїй практичній діяльності.

Внутрішні документи організації

Внутрішні документи організації регулюють багато аспектів її повсякденної діяльності. Вони забезпечують управлінські процеси, визначають порядок та умови виконання адміністративних рішень.

Поняття "внутрішні документи" поєднує всі службові папери, призначені для внутрішнього вживання. Вони належать до найменш регламентованого сегменту документообігу.

Донедавна визначення даного можна було зустріти в національному стандарті ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа». Згідно з ним, внутрішніми вважаються всі офіційні документи, які не виходять за межі компанії, що їх підготувала. Однак із введенням у дію нового ГОСТу 7.0.8-2013 ухвала зникла з нормативно-методичної документації.

Внутрішні документи відіграють у документаційному забезпеченні управлінських процесів. Вони виступають їх регуляторами внутрішнього життя будь-якої установи нарівні із законодавчими та правовими актами. Необхідність розробки деяких внутрішньофірмових актів диктується чинним законодавством.

Внутрішньокорпоративні акти сприяють вирішенню завдань у межах конкретної організації. Існує безліч видів такої документації. Як правило, її класифікація вибудовується за ознаками призначення, змісту та порядку узгодження офіційного паперу.

Склад переліку внутрішніх документів організації залежить від багатьох чинників: її організаційно-правової форми, форми власності, ступеня відкритості, цільового призначення, розміру та сфери діяльності.

Види внутрішніх документів у сучасному діловодстві:

	Призначення
Статут, штатний розпис, регламент, положення про організацію, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадова інструкція	Виконують функції правової бази підприємства міста і включають обов'язкові виконання положення, засновані на нормах адміністративного права.	Організаційно-правові
Накази щодо основної діяльності та особового складу, постанови, розпорядження, рішення, вказівки	Фіксують управлінські рішення організаційних питань.	Розпорядчі
Службові, доповідні, пояснювальні записки, заяви, пропозиції, довідки, протоколи, акти, висновки	Повідомляють інформацію про фактичний стан справ, спонукають до ухвалення адміністративних рішень, видання розпорядчих актів.	Інформаційно-довідкові
Договори оренди, надання послуг, субпідряду, будівництва, постачання. Ліцензійні договори, додаткові угоди	Встановлюють цивільні правничий та обов'язки двох чи більше сторін угоди (фізичних чи юридичних), змінюють чи припиняють їх.	Договори
Ліцензії та дозволи, допуски до робіт певного виду, повідомлення про початок діяльності, свідоцтво про внесення до Торгового реєстру, обліковий талон та паспорт контрольно-касової техніки, договори на її обслуговування	Фіксують різноманітні аспекти діяльності організації, регулюють поточні питання.	Службові папери з основної діяльності
Головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, первинна документація, рахунки прибутків та збитків, акти ревізій та інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, рахунки, касові книги	Служать основою для синтетичного та аналітичного обліку в компанії, необхідні для складання звітностей (податкової, бухгалтерської, статистичної) та бухгалтерського обліку.	Фінансово-бухгалтерські
Накази з особового складу, трудові угодита контракти, трудові книжки, особисті справи, особисті картки, графіки відпусток, рахунки із заробітної плати	Фіксують права та обов'язки роботодавця та його підлеглих, регламентують трудові відносини.	За трудовими відносинами
Резюме, автобіографії, розписки, довіреності	Створюються окремими працівниками в індивідуальному порядку.

Оформлення внутрішніх документів відповідає схемі створення вихідної документації. Спершу складається проект, потім його погоджують із зацікавленими особами та допрацьовують за зробленими зауваженнями та коментарями, оформлюють остаточний варіант та затверджують його у керівника організації. Потім остаточний варіант реєструють і розмножують у кількості екземплярів, достатній для всіх виконавців. Кожну копію засвідчують та передають на виконання у відповідний структурний підрозділ або безпосередньо відповідальній особі під розписку. Оригінал підшивається у справу.

Етапи оформлення внутрішніх документів:

1. Складання первинного проекту;
2. Узгодження;
3. Доопрацювання з урахуванням запропонованих зауважень;
4. Повторне узгодження;
5. Оформлення відповідно до вимог законодавства та локальних нормативних актів;
6. Твердження;
7. Підписання;
8. Реєстрація.

Етапи виконання:

Передача відповідальній особі (виконавцю);
- виконання;
- контроль виконання;
- Підшивка у справу.

Реєстрація внутрішніх документів

Порядок реєстрації внутрішніх документів визначається виходячи з їхньої приналежності до тієї чи іншої категорії. Приміром, постанови, вказівки, рішення, розпорядження реєструють у тому порядку, як і накази. Офіційні папери, що належать до інших категорій, найчастіше реєструють аналогічно до вихідної документації.

Кожному об'єкту надається унікальний реєстраційний індекс, що складається з коду структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою та порядкового номера в межах діловодного року. Реєстрація внутрішніх документів часто відбувається децентралізовано за групами у тих структурних підрозділах, де вони оформлюються. Це може бути бухгалтерська документація, папери кадрового відділу чи канцелярії.

Кожен локальний акт організації має бути зареєстрований у день його підписання чи затвердження керівником.

Форми реєстрації внутрішніх документів

Залежно від потреб компанії може бути обрано журнальну, карткову та автоматизовану електронну форму реєстрації.

Журнальна

Переважна у разі незначного обсягу документообігу передбачає наявність окремого журналу для кожної категорії локальної документації, зручна коли документальний облік виступає на перше місце у зв'язку зі специфікою діяльності організації. Займає значний час, призводить до дублювання операцій, ускладнює довідкову роботу та контроль за термінами виконання.

Карткова

Реєстрація здійснюється за допомогою реєстраційних карток, форма яких визначається всередині компанії та закріплюється в інструкції з діловодства. При використанні даного методуУ процесі можуть брати участь кілька співробітників, пропадає необхідність повторної реєстрації, полегшується систематизація картотеки та довідкова робота, спрощується контроль за виконанням.

Облік внутрішніх документів – важлива частина загального обліку документації. До його основних цілей можна віднести:

отримання інформації для розрахунку чисельності персоналу діловодної служби;
- вибір технічних засобів, що відповідають потребам організації;
- коригування завантаження виконавців та відділів установи при роботі з документацією;
- Правильно організований облік дозволяє проводити оцінку обсягів документообігу, з легкістю визначати місце розташування будь-якого об'єкта та черговість роботи з ним.

Для обліку локальної документації використовують її базові атрибути, що дозволяють однозначно ідентифікувати будь-який об'єкт:

1. Порядковий реєстраційний номер;
2. Дата реєстрації;
3. Зміст;
4. Підрозділ-упорядник;
5. Виконавець;
6. Строк виконання;
7. Хід виконання;
8. Номер справи.

Незалежно від форми реєстрації кожному об'єкту можуть бути надані додаткові атрибути, наприклад, кількість аркушів або наявність додатків. Зазначимо, що облік та реєстрація повинні проводитись відповідно до затвердженої Інструкції з діловодства та прийнятої в компанії Номенклатурою справ.

Внутрішній опис документів

Внутрішній опис документів справи – це обліковий документ, який містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів справи, індексів, дат, заголовків та нумерації аркушів справи.

Вона є обов'язковим документом у процесі обліку справ із особливо цінною для компанії інформацією. Внутрішній опис документів справи має уніфіковану форму та заповнюється на окремому аркуші.

Внутрішній опис справи має бути підписаний укладачем. Якщо справа переплетена або підшита без бланка внутрішнього опису, то вона приклеюється до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

В архіві організації поняття справи та одиниць зберігання рівноцінно.

Листи внутрішнього опису справи нумеруються окремо арабськими цифрамиі в аркуші-завірителі справи зазначаються через знак "+".

Правила заповнення внутрішнього опису документів справи:

Порядковий номер.

Вказується порядковий номер документа у справі.

Індекс документа.

Індекс документа – це реєстраційний номер документа (якщо такого немає, то у внутрішньому описі робиться позначка б/г).

Дата документу.

У графі проставляється дата реєстрації або дата підпису документа (якщо документ не був зареєстрований).

Заголовок документа.

Заголовок документа включає в себе короткий змістдокумента.

Номери аркушів.

Потрібно зазначити номери аркушів документа.

Примітка.

У примітці у разі потреби робляться позначки про особливості фізичного стану документів справи (вилучення, включення, заміна їх на копії тощо) з посиланнями на відповідні акти.

Підсумковий запис.

Наприкінці опису слідує підсумковий запис, у якому цифрами та прописом вказується кількість документів. Вказується кількість аркушів внутрішнього опису.

Документи внутрішнього контролю

В даний час, якщо підприємство підлягає обов'язковому аудиту, воно має здійснювати не тільки внутрішній контроль фактів господарської діяльності, але й організувати внутрішній контроль бухгалтерського обліку та складання бухгалтерської (фінансової) звітності.

Виняток: ситуація, коли обов'язок ведення бухгалтерського обліку прийняв він керівник організації. Наприклад, суб'єкти малого підприємництва при організації внутрішнього контролю повинні виходити з принципу раціональності та за певних обставин керівник такого економічного суб'єктаможе здійснювати функції внутрішнього контролю самостійно. Аналогічний підхід, згідно з інформацією N ПЗ-11/2013, може застосовуватися деякими некомерційними організаціями.

Внутрішній контроль у діяльності організації має:

1. пронизувати всю систему управління, від розробки стратегічних планів та постановки тактичних завдань до контролю над конкретною операцією придбання, використання та забезпечення безпеки будь-якого ресурсу та активу;
2. сприяти реалізації управлінських рішень, оцінювати їх законність та ефективність, показувати реальний стан справ у організації, виявляти та мінімізувати ризики.

Засоби внутрішнього контролю повинні не тільки оцінювати достовірність фактів господарського життя, що скоюються, а й не допускати неправомірні події, процеси, операції та запобігати негативні результатифінансово-господарську діяльність економічного суб'єкта. Внутрішній контроль оцінює достовірність показників та своєчасність подання звітності. Він запобігає спотворенню даних бухгалтерського обліку та бухгалтерської (фінансової) звітності.

Процедури внутрішнього контролю, згідно з рекомендаціями Мінфіну Росії, включають:

Документальне оформлення всіх операцій та операцій;
перевірку відповідності первинних облікових документів встановленим вимогам та оцінку достовірності інформації;
санкціонування операцій, що забезпечує підтвердження правомочності їх вчинення;
звіряння даних;
розмежування повноважень, визначення прав та обов'язків посадових осіб;
контроль фактичної наявності та стану об'єктів;
аналіз досягнення поставлених цілей, оцінку правильності здійснення операцій та операцій;
процедури, пов'язані з комп'ютерною обробкою інформації та інформаційними системами.

Таким чином, в організації повинні бути документи, що містять затверджений перелік, опис, характеристику та кількісну оцінкуосновних методів та процедур внутрішнього контролю.

Найважливішими елементамивнутрішнього контролю є виявлення ризиків, аналіз ступеня ризиків, прийняття управлінських рішень, спрямованих на їхнє усунення, скорочення та мінімізацію.

В Інформації Мінфіну N ПЗ-11/2013 сказано, що оцінка ризиків має виявляти ті з них, які можуть вплинути на достовірність обліку та звітності.

Фахівці, які здійснюють внутрішній контроль, повинні переконатися, що:

Факти господарського життя, відображені в обліку, мали місце у звітному періоді та належать до поточної діяльності організації;
майно, майнові правата зобов'язання організації, відображені у бухгалтерському обліку, фактично існують;
об'єкти бухгалтерського обліку відображені у правильному вартісному вимірі;
дані бухгалтерського обліку коректно та своєчасно розкрито у бухгалтерській звітності.

Оцінити ризик виникнення зловживань. Зловживання можуть бути пов'язані з будь-якою ділянкою обліку та діяльності організації загалом.

Проблема оцінки ризику виникнення зловживань безпосередньо пов'язана з необачністю та необережністю як під час ведення бізнесу в цілому, так і при виборі контрагентів зокрема.

З урахуванням рекомендацій Мінфіну Росії для правильної організації та здійснення внутрішнього контролю необхідно розробити та оформити внутрішні організаційно-розпорядчі документи економічного суб'єкта (накази, розпорядження, положення, посадові інструкції, регламенти, методики, стандарти). Обов'язки та повноваження підрозділів та персоналу, передбачені у цих документах, визначаються залежно від специфіки діяльності економічного суб'єкта та особливостей його системи управління. Внутрішній контроль може проводитися як внутрішніми службами організації, і із залученням зовнішніх консультантів.

Особливу увагуВарто звернути увагу на те, що ефективність внутрішнього контролю може бути знижена або обмежена з різних причин, часто незалежних від організації. Наприклад, зміна законодавства, виникнення нових обставин поза сферою впливу керівництва економічного суб'єкта. А ось перевищення посадових повноважень керівництвом чи іншим персоналом чи виникнення помилок у процесі прийняття рішень, під час проведення угод, ведення бухгалтерського обліку – це вже внутрішні причини та їх вплив на організацію контролю можна зменшити.

На закінчення варто відзначити, що систему внутрішнього контролю повинна створити та використовувати у своїй діяльності кожна компанія. Це інструмент управління організацією, що дозволяє максимально ефективно реалізувати різноманітні бізнес-процеси. Внутрішній контроль повинен не тільки виявити недоліки і порушення в частині фактів господарського життя, що вже відбулися, а й запобігти їх появі в майбутньому. І важливо, щоб він здійснювався постійно, без перепусток протягом усього звітного періоду у повній відповідності до затвердженого регламенту.

Внутрішній контроль має стати одним із найважливіших інструментів у прийнятті рішень, досягненні стратегічних цілей організації, збереження активів, їх ефективного використання, дотриманні законодавства та внутрішніх актів, а також складанні достовірної бухгалтерської (фінансової) звітності.

Документи внутрішнього розпорядку

Одним із документів, що регламентують трудові відносини у роботодавця (відповідно до законодавства), є правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР). Наприклад, за допомогою правил організації визначають трудовий режим, внутрішній розпорядок роботи, порядок застосування до працівників заходів заохочень і стягнень, встановлюють права, обов'язки та відповідальність сторін трудового договору, а також інші умови праці.

ПВТР розробляються та складаються організацією самостійно (виходячи зі специфіки роботи) кадровою або юридичною службою підприємства і можуть бути додатком до колективного договору. Існує нормативна база, що допомагає у розробці ПВТР. Оскільки цей документ належить до організаційно-розпорядчих – його оформлення регламентується вимогами, встановленими ГОСТ Р 6.30-2003.

Як правило, титульний лист до правил внутрішнього розпорядку не оформляється. Перший аркуш правил повинен містити заголовну частину із зображенням логотипу, повного найменування організації (у деяких випадках допускається вказівку скороченого найменування, якщо воно закріплено у статуті), а також назви документа - великими великими літерами. Якщо розроблені правила трудового розпорядку є додатком до колективного договору, то зверху робиться відповідна позначка.

У правому верхньому куткуоформляється гриф затвердження правил. Наприклад, СТВЕРДЖУЮ Генеральний директор П.І.Б. Дата.

Датою складання правил є дата їх затвердження.

Ще раз нагадаємо, що ПВТР повинні відображати специфіку роботи організації та позначити якнайбільше типових ситуацій, що виникають у процесі роботи.

У внутрішніх правилах заборонено прописувати умови, які погіршують становище працівників.

Розроблене зведення правил обов'язково має пройти стадію погодження з іншими відділами організації, а також з представниками профспілкового комітету і лише після цього затверджено керівником.

Із затвердженим розпорядком необхідно ознайомити всіх працівників під розписку. Таким чином, ПВТР організації повинні бути вивішені на видному місці та доступні для прочитання у будь-який час.

1. Загальні положення - мета правил та їх застосування, на кого поширюються, у яких випадках переглядаються та інша загальна інформація.
2. Порядок прийому та звільнення працівників - опис процедури оформлення прийому та звільнення працівників, дії організації при переведенні співробітника на іншу роботу, умови та тривалість випробувального терміну, перелік необхідних документів.
3. Основні права та обов'язки співробітників (на підставі статті 21 ТК РФ).
4. Основні права та обов'язки роботодавця (на підставі статті 22 ТК РФ).
5. Робочий час- час початку та закінчення робочого дня (зміни), тривалість робочого дня (зміни) та робочого тижня, кількість змін на добу; перелік посад працівників з ненормованим робочим днем, якщо такі є; місце та терміни видачі заробітної плати.
6. Час відпочинку - час обідньої перерви та її тривалість; спеціальні перерви для певних категорій працівників (наприклад, вантажників, двірників, будівельників, які працюють у холодну пору року на відкритому повітрі), а також перелік робіт, на яких вони зайняті; вихідні дні (якщо організація працює за п'ятиденною робочому тижні, то у правилах слід зазначити, який день, крім неділі, буде вихідним); тривалість та підстави надання додаткових щорічних оплачуваних відпусток.
7. Заохочення працівників - порядок застосування заходів морального та матеріального заохочення.
8. Відповідальність працівників за порушення дисципліни - опис порядку застосування заходів дисциплінарної відповідальності, зняття дисциплінарних стягнень, види стягнень та конкретні порушення трудової дисципліни, які можуть спричинити покарання.
9. Заключні положення - включає пункти про обов'язкове виконання правил і порядок розгляду спорів з приводу трудових відносин.

ПВТР можуть також включати інші розділи, наприклад "Конфіденційна інформація", "Пропускний і внутрішньооб'єктний режим".

Внутрішні та зовнішні документи

За призначенням бухгалтерські документи поділяються (класифікуються) на:

А) розпорядчі, в яких містяться розпорядження щодо здійснення тієї чи іншої господарської операції; вони є підставою для запису операцій на обліку, оскільки немає підтвердження у тому, що така угода відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, доручення та ін;
б) виконавчі чи виправдувальні, що підтверджують факти виконання операцій. Вони є першим етапом облікової реєстрації. До них відносяться прибуткові та видаткові ордери, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийняття цінностей, акти про виконані роботи та ін;
в) документи бухгалтерського оформлення, до яких належать розпорядчі відомості, різноманітні довідки, розрахунки тощо. (наприклад, розрахунок суми на заготівлю та придбання матеріальних цінностей);
г) комбіновані - з одноразовими ознаками розпорядчих, виконавчих документів бухгалтерського оформлення у цій господарській операції та одночасно вказівку про відображення її на рахунках бухгалтерського обліку. До таких документів відносяться авансові звіти, прибуткові та видаткові касові ордери, вимоги на відпуск матеріалів зі складу.

За місцем складання документи поділяються на зовнішні та внутрішні.

Зовнішніми документами називаються ті, що надходять від інших підприємств, організацій, тобто перебувають поза цим підприємством. До них відносяться виписки банку, рахунки постачальників та ін.

Внутрішні документи - це документи, складені (виписані) цьому підприємстві, у створенні.

Документи за обсягом відображуваних операцій поділяються на первинні та зведені.

Первинні - це такі документи, які вперше виконують реєстрацію господарської операції в момент її здійснення або негайно після здійснення. До них відносяться акти приймання та вибуття основних засобів, накладні, квитанції тощо. Зведені документи складаються на підставі первинних. До них відносяться різні звіти, розрахунково-платіжні відомості та ін.

За способом використання документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи використовуються тільки для одноразового оформлення та відображення операцій. До них відносяться Прибуткові та Видаткові касові ордери, вимоги для отримання матеріальних цінностей зі складу та ін.

Накопичувальні документи використовуються для багаторазового оформлення та реєстрації операцій протягом певного часу (тижня, декади, місяця). Наприклад, лімітно-огорожі, за допомогою яких оформляється відпуск матеріалів на виробництво (виконання робіт). Такі документи скорочують кількість первинної документації.

За ступенем використання коштів документи поділяються на заповнювані вручну та механізовані.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік за формою та змістом, тобто перевіряються наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічне ув'язування окремих показників.

Бухгалтерські документи застосовуються передачі розпоряджень від розпорядника виконавцю, тобто управління господарської діяльністю підприємства.

Документація виконує роль імпульсу, дає початок руху облікової інформації. Вона забезпечує бухгалтерському обліку суцільне та безперервне відображення господарської діяльності підприємства. За допомогою документації контролюється правильність здійснення операцій, ведеться поточний аналіз виконаної роботи. Таким чином, документація здійснює контрольно-аналітичні функції.

Облік внутрішніх документів

Реєстраційний номер документа – багатофункціональний реквізит. Окрім свого основного призначення – порядкової нумерації документів, індекс документа допомагає вирішувати самі різні завдання. За кінцевими порядковими номерами наприкінці року можна простежити зростання обсягу документопотоків, які проходять через організацію, а отже, через секретаря, що свідчить про зростання персонального навантаження та може стати підставою для законних вимог щодо підвищення заробітної плати або збільшення штату секретаріату.

ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» допускає на розсуд організації доповнювати порядкові реєстраційні номери ідентифікаційними індексами (п. 3.12), що сприяє вирішенню завдань оперативного пошуку того чи іншого документа.

Так, нумерацію вихідних листів доповнюють кодом підрозділу, який виступив ініціатором документа. Щоб уникнути плутанини з визначенням розпорядчого документа, кадрові накази нумерують з присвоєнням індексу К (кадровий) або ЛЗ (за особовим складом), номер розпорядження прийнято доповнювати літерою Р.

При надходженні запиту на пошук документа секретар за номером, точніше за додатково присвоєним індексом, легко може зорієнтуватися, в якій справі (папці) його шукати, наприклад:

№ 26-р - у розпорядженнях;
№ 26-лс – у наказах з особового складу;
№ 26-опер – серед протоколів оперативних нарад.

Доповнивши порядковий номер документа, що надійшов, літерою Ф (факс) або Е (електронна пошта) можна вирішити проблему обліку способу доставки листа до вашої організації без збільшення реєстраційних форм (журналів).

Одноразовість реєстрації. Документ у стінах однієї установи реєструється один раз (при створенні чи отриманні). Подорож із підрозділу до підрозділу документ здійснює під своїм унікальним номером, тобто. внутрішні підрозділи, отримавши документ, враховують його під спочатку присвоєним індексом, а чи не присвоюють новий. Це правило поширюється як на розпорядчу документацію, так і на службове листування.

Своєчасність реєстрації. Відповідно до п. 16 Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, Затверджених постановою Уряду РФ № 477, реєстрація документів, що надійшли здійснюється в день надходження, створюваних - в день підписання або затвердження або на наступний робочий день. Подібні вимоги обґрунтовані тим, що затримка документа на етапі реєстрації знижує час на фактичне виконання зазначеного терміну. Таке зволікання може обернутися для співробітників або навіть усієї установи, незалежно від форми власності, негативними наслідками. Порядок та строки проходження реєстрації слід відобразити в інструкції з діловодства конкретної компанії.

Розподіл реєстраційних обліків. До кожного виду документів ведеться своя окрема реєстрація.

Так, в окремих реєстраційних формах враховують:

Кореспонденцію (вхідні документи);
вихідні документи;
внутрішні службові записки;
накази щодо основної діяльності;
кадрові накази;
розпорядження;
протоколи ради директорів;
протоколи планерок (оперативок) тощо.

Реєстрація ведеться у межах календарного року. Щороку 1 січня нумерація практично всіх видів документів (наказів, вхідних та вихідних листів, протоколів тощо) обнулюється. Виняток становлять описи справ постійного зберігання. Дані опису мають один номер та наскрізну нумерацію пунктів протягом усього терміну існування організації.

Повнота відображення інформації про документ під час реєстрації. При внесенні реєстраційних даних до журналу (бази) даних зазначається вся інформація, що є на документі: індекс, дата, посилання на номер та дату запиту, найменування адресата/кореспондента, а також максимально докладно викладається його зміст. Крім відомостей, що традиційно враховуються, облікові форми слід доповнити графами, в яких відображалася б додаткова інформація, найбільш часто запитувана співробітниками або клієнтами (наприклад, спосіб відправлення). Перелік ознак слід прописати в інструкції з діловодства.

Одноманітність реєстраційного обліку незалежно від форми чи форми надходження (створення) документа. Облік документів в організації будується за одними і тими самими правилами, незалежно від прийнятої форми реєстрації: від руки в журналі, Excel або за допомогою спеціалізованої програми електронного документообігу.

Внутрішні документи, що регламентують

Багато хто, сідаючи за написання регламентуючого документа, пам'ятає, що їх завдання - скласти коректний регламентуючий документ. Але це не так. Насправді їхнє завдання – покращити стан системи. А для цього потрібно забезпечити використання, свердлівання вашого документа, що регламентує, прямо в мозок кожному співробітнику організації. Досягти того, щоб кожен співробітник прочитав ваш документ, розумів ваш документ, міг його запам'ятати, виконував його і ставився до нього як до чогось важливого, озвучував вам правки та доповнення, жив за вашим документом.

Ваше завдання – зробити так, щоб асфальт тріснув.

Щоб створити такий документ, потрібно, щоб він був чимось середнім між текстом закону та текстом одного з листів Чичваркіна.

Для початку вивчіть усі доступні стандарти документообігу, ДСТУ на оформлення документації, вимоги до оформлення інструкцій.

Після того, як ви переконалися, що всі вимоги вам відомі, можете ігнорувати будь-які їх, т.к. вони не обов'язкові до виконання, якщо ви не вирішили отримувати сертифікат відповідності стандарту.

Після цього необхідно вивчити поточний стан системи. Мати розуміння, як дотримання нового стандарту покращить цей стан.

Т.к. документ, як правило, описує процес – у процесі мають бути прописані вимоги внутрішнього клієнта. Зрозуміло, із цим самим внутрішнім клієнтом цей регламент теж має бути узгоджений ще на етапі розробки.

Сідаючи за написання чергового документа, що регламентує, ви повинні мати настрій скласти найкращий регламентуючий документ в історії людства.

Документ повинен мати такий кумулятивний заряд, щоб пройти такі шари броні системи інерції:

1. Документ має бути прочитаний.

Кожен співробітник має прочитати ваш документ, а не просто розписатися в ознайомленні. Для цього документ має бути коротким, він повинен бути оформлений красиво і не нудно, а не як шматок бюрократії, а також не мати непотрібних частин, які повинні бути тільки заради пристойності.

Старі чиновники над цим ніколи не морочаться. Вони просто заспокоюються на тому, що їхній документ повинні прочитати ті, хто повинен це зробити. А якщо співробітники просто розпишуться в ознайомленні, то вони просто легковажні, несерйозні співробітники, і самі винні в тому, що не прочитали те, що слідує. Порушать регламентуючий документ - дадуть відповідь, т.к. ось він - підпис в ознайомленні!

Найнеефективніше, що можливо, якщо цілями є впровадження нового / зміненого процесу - це ознайомлення під підпис. Якщо ознайомлення починається і закінчується підписом у аркуші ознайомлення - це робота "для галочки" звичайних дилетантів, які скинули всю відповідальність на виконавців, не особливо переймаючись результатами та ефективністю своїх вимог.

2. Документ має бути зрозумілим.

Уявіть, що ви пояснюєте текст документа одному із співробітників особисто. Отак і пишіть! А не квадратно-гніздовим канцеляритом!

Старі чиновники над цим ніколи не морочаться. Вони просто пишуть щось на кшталт: "Організація повинна у тих випадках, коли використовується моніторинг та вимірювання для отримання свідоцтв відповідності продукції та послуг заданим вимогам, визначати ресурси, необхідні для гарантії придатності та достовірності даних".

Ось чому служби СМЯ все ненавидять - напишуть розумний папір, а потім збурюють, що його все ігнорують. Та тільки прочитання подібного документа - це сама по собі робота!

А коли їм вказують на те, що документ написаний незрозуміло, вони пропонують порушити питання про кваліфікацію співробітників, для яких призначається документ.

В інструкції і навіть у стандарті можна писати приклади, можна писати аргументи, можна писати що завгодно, щоб спростити співробітникам розуміння сенсу, який ви намагаєтеся до них донести!

Іноді прочитаєш пункт інструкції та запитуєш автора:

А що цей пункт НА САМІЙ СПРАВІ означає?

Не головне, як ви написали документ, головне – як він буде зрозумілий!

Яким би зрозумілим документ не було написано, після затвердження документ все одно має бути роз'яснений. а) через навчання; б) через поетапне використання з аналізом виникаючих труднощів і зміною регламенту у разі потреби.

3. Документ слід запам'ятати.

Для цього потрібно донести до співробітника важливість та актуальність вирішуваної проблеми. Можна описати поточний стан або проблему (краще винести це в супровідний лист) і забезпечити це максимальною кількістю болю.

Крім цього, слід робити текст емоційно забарвленим там, де це доречно. Допускається наявність таких мовних оборотів як "НІ В ЯКОМУ РАЗІ не говорити Клієнту про те, що...". Заохочується наявність конкретних прикладів, зрозумілих та сленгових мовних оборотів, наративної мови. Не соромтеся бути образним. Людська свідомість найкраще запам'ятовує образи та тексти, які схожі на розповідь історії.

Але переборщувати з цим не варто, тому слова типу "відповісти грамотно" краще замінити на "відповідати коректно".

4. Документ має виконуватися.

Для цього я використовував такий прийом, як опис того, що буває при порушенні того чи іншого пункту. Описую вимогу. Під ним пишу "Якщо це не виконується, то відбувається таке: * описується хвороблива і правдива картина повного провалу * " Не соромтеся аргументувати свої вимоги. Вимога під ним відразу причина його висування.

Старі чиновники ніколи не морочаться над цим. Вони просто озвучують вимогу. Вони думають, що кожна людина може виконувати щось лише під загрозою якихось санкцій, а не з міркувань внутрішньої мотивації (пристойності, наприклад). І домагаються виконання документа тонного контролю, мікроменеджменту, штрафів та інших проявів зовнішньої мотивації. А все це – муда, звичайно ж. Ну або просто констатують, що співробітники організації дуже безвідповідальні та недоумкі.

Більшість співробітників будуть виконувати ваші вимоги, якщо просто розуміють, навіщо це потрібно. Більшість співробітників будуть ігнорувати ваші вимоги навіть під загрозою якихось покарань, якщо не розуміють, навіщо це потрібно.

Підвищувати внутрішню мотиваціюлюдей дотримуватися вимог системи можна різними способами. Я доходив навіть до образ "Якщо ви не виконуєте цю вимогу, то фахівцем вас назвати не можна" і загроз "порушення даної інструкції карається з особливою злістю" всередині документів, що регламентують.

5. Усі повинні жити за вашим документом. Якщо процес змінюється - першою ж думкою співробітників має бути "Потрібно внести правки до регламенту".

Для цього постарайтеся залучити кожного до створення цього документа. Якщо людина сама написав регламентуючий документ, якщо він брав активну участь у його узгодженні, то він з великою увагою буде до нього відноситися. Змусіть кожного озвучити свої додатки.

У співробітників не буде потім можливості після затвердження документа сказати, що написана якась нісенітниця, яку виконати неможливо. Вони цю нісенітницю самі ж написали та погоджували. По-друге, зайва голова під час визначення вимог дозволить подивитися на вимоги ще з одного боку, яку ми могли не врахувати. У власників процесу може бути детальніше бачення поточного стану системи.

Чим більше часу ми витратимо на розробку та узгодження документа, тим менше часу нам знадобиться для його впровадження, перетворення вимог у життя.

Завжди використовуйте поняття тестового періоду, коли не просто хтось контролюватиме виконання вимог, а може протягом цього періоду оперативно вирішувати всі проблеми, відповідати на питання, що виникають, бути в курсі ходу впровадження вимог від початку до кінця всього процесу.

І не забувайте, що ваш документ має бути системним та мати правильну структуру. Мати правильно налаштовані входи-виходи, посилання на інші регламенти, правильно вказані посади, відсутність орфографічних помилок та приємний дизайн. Масу корисних прикладівви можете дізнатися з ГОСТів та стандартів документообігу, які я порекомендував вам прочитати на початку цієї замітки.

Так можна досягти того, що документ буде "живим". Писати мертвонароджені папери, які ніхто ніколи не читає і не керується ними – може будь-хто.

Приклад супровідного листа, яким я запропонував запущений на погодження по внутрішньокорпоративній пошті стандарт організації "Управління якістю продукції":

Шановні колеги!

Прошу поставитися до цього стандарту як найважливішого документа в організації. Це – серцевина, основа основ, навколо якої все крутиться.

Нині стандарт не досконалий. Він більше нагадує скелет, але надалі він обростатиме плоттю, ставатиме все більш докладним і системним.

Я хочу, щоб кожен з вас зробив свій внесок у написання цього стандарту. Напишіть мені свої доповнення та зауваження так само в'їдливо та докладно, як я рецензую документи кожного з вас, які потрапляють мені на погодження.

Найгірше, що ви можете зробити – це проігнорувати процес народження цього документа. Зараз саме час висловити всі побоювання і домовитися про все. Коли стандарт буде затверджено, я вже не дам вам ухилятися від його виконання.

Зараз я спостерігаю ситуацію, як ми будуємо дуже швидко, але будуємо на піску. А треба – на фундаменті! Цей стандарт – це фундамент, який я намагаюся підкласти під нашу діяльність. Ми будуємо будинок з одного боку, а його частина, яка була побудована трохи раніше – розсипається. Тому вам слід відмовитися від думки, що будівництво фундаменту – це марна трата часу. Так, його видно, т.к. він під землею, але він необхідний.

Прошу вичитувати та брати участь у складанні цього стандарту з думкою, що вам потім по ньому жити. І в жодному разі не можна самоусуватися від цього процесу. Нерозумно залишатися на пероні, коли поїзд наших покращень вагон за вагоном їде вперед. Ви можете не встигнути застрибнути в останній вагон.

Не слід думати, що жити за цим стандартом неможливо – я чудово адмініструю базу даних відділу розробок у частині своїх проектів і повністю відпрацював описані методи на собі. Тепер намагаюся масштабувати свій результат на всю компанію.

На даний момент стандарт написаний не так "як є", а так "як має бути". Наприклад, у нас поки що немає жодної повноцінної інструкції з виготовлення виробу. Давайте зараз окреслимо собі картину ідеального стану, і всі будемо чітко розуміти, до якого стану системи ми всі прагнемо в результаті прийти.

Перелік внутрішніх документів

Відразу зазначимо, що у статті ми наводимо лише зразковий перелік внутрішньокорпоративних документів. Приблизний не тому що нам скласти повний, а тому, що, по-перше, конкретний перелік документів залежить від типу організації – комерційна чи некомерційна, організаційно-правової форми, штату та інших факторів, а по-друге – вимоги законодавства щодо наявності внутрішньофірмових документів постійно. удосконалюється», і той папір, який сьогодні не потрібен, завтра може стати «основним». Звичайно, в міру сил ми будемо змінювати і доповнювати список, але майте на увазі вищесказане.

Втім, кому потрібен конкретний перелік саме для своєї організації, наші трудові юристи в Рязані складуть для вашої організації необхідний комплект документів.

Внутрішньокорпоративні документи:

Рішення (протоколи) щодо затвердження внутрішніх документів;
Рішення (протокол про призначення одноосібного органу управління (директора, президента, глави, голови та ін.).

Тут ми не вказали протоколи (рішення) потрібні при створенні та реєстрації організації, оскільки передбачається, що вони вже є, коли організація працює.

Опціонально можна ще передбачити положення про порядок скликання вищого органу управління (збори засновників, акціонерів, членів, пайовиків тощо з відповідними протоколами про їх затвердження).

Положення про направлення інформації, також затверджене вищим органом управління.

Бухгалтерські внутрішні документи:

Положення про облікової політики(цей документ зазвичай розробляють самі бухгалтера, відповідно до подальшої роботи довіреної компанії);
Опціонально можливо ще положення про розподіл прибутку, дивідентів, формування фондів - резервного, капітального та інших.

Перелік внутрішніх трудових (кадрових) документів:

Штатний розклад (можна взяти типову формуТ3);
правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 189 ТК);
Положення про оплату праці (гл. 21 ТК РФ);
Список нормативних актів з праці (ст. 212 ТК РФ);
Комплект правових актів з праці відповідно до специфіки діяльності (ст. 212 ТК);
Трудові договори (ст. 57 ТК РФ), включаючи трудовий договір з директором (примітка: раніше якщо засновник ТОВ та директор збігалися в одній особі, то трудовий договір не вимагали, оскільки не можна самому з собою підписати договір, про те, до речі, було чимало роз'яснень і Мінпраці, і Мінфіну, проте зараз державна бюрократична думка рухається тим шляхом, що коли засновник і директор збігаються, то договір все одно має бути);
Перелік професій та видів робіт, для яких повинні бути розроблені інструкції з охорони праці (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
Перелік інструкцій з охорони праці (постанова 1/29);
Документи, що підтверджують страхування працівників від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань(Ст. 212 ТК РФ).

Програми (ст. 225 ТК):

Програма вступного інструктажу;
програма первинного інструктажу робочому місці.

Інструкції:

Посадові інструкції на директора та співробітників (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
інструкція з охорони праці;
інструкція з пожежної безпеки.

Журнали:

Журнал реєстрації вступного інструктажу (ст. 225 ТК);
журнал реєстрації інструктажу робочому місці (225 ТК);
журнал обліку нещасних випадків з виробництва (ст. ст. ст.228 - 231 ТК РФ);
журнал обліку інструкцій з охорони праці для працівників (постанова 1/29);
журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці працівників (постанова 1/29).

Книги (постанова Мінпраці РФ N 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок»):

Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї;
книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них.

Локальні накази та постанови засновників з праці та охорони праці:

Наказ про розроблення (затвердження) переліку професій та видів робіт, для яких мають бути розроблені інструкції з охорони праці;
наказ про призначення відповідального за інструктаж з охорони праці та ведення журналів інструктажів* (* можна об'єднати);
наказ про затвердження щорічного графіка відпусток;
наказ про призначення відповідального за ведення та облік трудових книжок;
рішення (протокол) про затвердження програми вступного інструктажу;
рішення про затвердження програми первинного інструктажу робочому місці;
рішення про затвердження інструкцій з охорони праці для працівників (можна поєднати).

Опціонально (ці внутрішні документи організації можуть бути, а можуть і не бути в залежності від конкретної специфіки та (або) бажання, але все одно ми вважали за потрібне доповнити ними свій перелік):

Журнал перевірок юридичних осіб та індивідуальних підприємцівопціонально (п.8 ст. 16 ФЗ N 294-ФЗ «Про захист прав юридичних осіб та індивідуальних підприємців при здійсненні державного контролю (нагляду) та муніципального контролю», Наказ Міністерства економічного розвиткуРФ N 141 «Про реалізацію положень Федерального закону «Про захист прав юридичних та індивідуальних підприємців при здійсненні державного контролю (нагляду) та муніципального контролю»;
Положення про персональні дані (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
Інструкція по роботі на ПК (якщо робота на ПК займає понад 50% робочого часу);
Програма навчання з охорони праці (опційно під час створення комісії з навчання з ОП);
Наказ про створення комісії з перевірки знань з охорони праці;
Інструкція навчання з охорони праці;
протоколи перевірки знань з охорони праці;
Журнал перевірки знань з охорони праці.

Як бачите нічого такого екстраординарного. При належній посидючості та мінімальних навичках роботи на ПК ви можете скласти необхідний перелік внутрішніх документів своєї організації.

Втім, відповідно до статті 309.2 Трудового кодексу організації, що підпадають під категорію мікропідприємств, можуть використовувати типову форму трудового договору, що укладається між працівником і роботодавцем - суб'єктом малого підприємництва, що відноситься до мікропідприємств, затверджену Постановою Уряду РФ № 858. Критерії віднесення до мікропідприємств встановлено 4 Федерального закону № 209 - ФЗ «Про розвиток малого та середнього підприємництва в Російській Федерації» та прийнятою відповідно до цього закону Постановою Уряду РФ № 265 «Про граничні значення доходу, отриманого від здійснення підприємницької діяльності, для кожної категорії суб'єктів малого та середнього підприємництва ».

У разі використання мікропідприємством типового трудового договору такі внутрішні документи організації як правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці та низку інших локальних трудових (кадрових) документів, що входять до обов'язковий перелік, можуть не складатися.

Оформлення внутрішніх документів

Усі документи організації поділяються на три документопотоки:

Вхідні (що надходять) документи, тобто. вступники до організації;
вихідні (що надсилаються) документи;
внутрішні документи.

Вхідний документ (доступний документ) - документ, що надійшов до установи.

Вихідний документ (відправляється) - офіційний документ, що відправляється з установи.

Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі організації, що його підготувала.

Кожен із документопотоків має особливості обробки. Завжди слід пам'ятати, що на особливості обробки впливає вибір форми організації роботи з документами (централізований, децентралізований, змішаний).

До вхідних документів належать ті, які надходять з інших організацій: вищих, підлеглих, громадських, муніципальних, недержавних, від депутатів та громадян. Наприклад: закони, укази, постанови, рішення, вказівки, інструкції, розпорядження, доручення, накази, довіреності, договори, листи (пропозиції, супровідні, гарантійні, рекламні, інформаційні, запити та ін.), факсограми, повідомлення, надіслані електронною поштою , телеграми, телефонограми, телетайпограми, звіти про господарську, фінансову, управлінської діяльності, доповідні записки, акти, звернення громадян, запити та звернення депутатів, клопотання, колективні звернення.

Обробка вхідних документів включає:

Прийом та первинну обробку документів;
попередній розгляд та розподіл документів;
реєстрацію;
передачу виконання.

Прийом та первинна обробка документів в організаціях, до яких надходить велика кількість документів, здійснюються службою діловодства, у невеликих – секретарем. У великих організаціях (міністерствах, концернах) у структурі служби ДОП створюються спеціальні підрозділи, здійснюють прийом документів, - експедиції.

Вхідні документи можуть бути отримані поштою, доставлені фельд'єгерським зв'язком, кур'єром, відвідувачами або передані електронною поштою або факсом.

Після одержання необхідно перевірити правильність доставки кореспонденції. Якщо її доставлено не за адресою, її необхідно переслати відправнику. Конверти розкриваються, крім з написом «особисто», оцінюється фізичний стан документів (ушкодженість тексту, неповне отримання факсимільного повідомлення), перевіряється наявність додатків. Як правило, конверти знищуються, за винятком випадків, коли за штемпелем на конверті можна встановити дату відправлення або отримання документа або адресу відправника. Тоді конверт підколюють до документа. Якщо текст документа пошкоджено, відсутні програми, то складається акт. Один екземпляр акта разом із отриманими документами надсилається адресату. Замовні листи приймаються під розписку. Якщо документ має напис «ТЕРМІНОВО», на ньому проставляє час отримання. Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу вхідної кореспонденції на документи, що вимагають спеціального розгляду керівництвом організації або структурних підрозділів, щоб звільнити керівника від розгляду другорядних питань, прискорити рух документів та їх виконання.

Розподіл вхідних документів між керівництвом ґрунтується на наказі про розподіл обов'язків між керівництвом, де закріплюються напрямки діяльності за кожною посадовою особою. Передача документів на розгляд керівного складу організації проводиться виходячи з важливості змісту документа та відповідно до функцій та компетенції посадових осіб, яким документ направляється на розгляд на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків.

Облік вхідних документів полягає у проставленні відмітки про вступ. Вона включає обліковий порядковий номер документа та дату надходження (за потреби години та хвилини). Позначка проставляється в нижньому правому кутку першого аркуша документа. Вона може проставлятися у вигляді штампу від руки або електричним штемпелівником. Факсимільне зображення документа має дату отримання, тому в ньому слід поставити лише порядковий номер. Потім документи, що підлягають реєстрації, вносяться до реєстраційної форми, встановленої в організації (журнал, картка, електронна картка).

Розгляд документа керівництвом у тому, відповідне посадова особа пише у ньому резолюцію, тобто. прийняте ним рішення щодо інформації, що міститься в документі.

Резолюція переноситься у реєстраційну форму.

Передача документа виконання здійснюється після розгляду його керівництвом.

Документи повинні виконуватися в строк, тому вхідні документи обов'язково передаються виконавцю в день його отримання та реєстрації або першого робочого дня при надходженні документів у неробочий час.

Якщо документ вимагає негайного виконання, він може бути переданий безпосередньо виконавцю, але обов'язково з повідомленням про це керівнику.

Якщо документ призначений для виконання кількома виконавцями, за погодженням з відповідальним виконавцем, його передають по черзі кожному або всім виконавцям, зазначеним у резолюції, або знімають ксерокопії. Всю роботу з підготовки проекту документу організує відповідальний виконавець.

Таким чином, основними завданнями обробки вхідних документів є:

Перевірка правильності доставки документів;
перевірка цілісності вкладень та фізичного стану отриманих документів;
фіксація факту одержання документів;
підготовка їх до виконання;
передача документів виконавцям.

Вихідні - документи, створені не більше організації та надсилаються з неї інші установи чи приватним особам, які надіслали звернення. Якщо організація має підлеглі установи, вона може надсилати на їх адресу розпорядчі документи (постанови, накази, доручення), листи (інформаційні, гарантійні та ін.). До вищестоящих організацій надсилають доповідні записки, звіти, довідки, огляди, листи, телеграми, телефонограми, факси, повідомлення, надіслані електронною поштою.

Обробка вихідних документів включає:

Упорядкування чорнового документа;
підготовку проекту документа;
його узгодження (візування);
посвідчення документа;
надсилання документа.

За підготовку проекту вихідного документа відповідає виконавець. Він координує дії інших виконавців, зазначених у резолюції. Відповідальний виконавець має право: скликати співвиконавців на робочі наради, вимагати від них усі необхідні матеріали, встановлювати черговість роботи між співвиконавцями

У процесі підготовки вихідного документа виконавець самостійно здійснює складання чернетки, підготовку проекту документа, його узгодження (візування). Він має принести у службу ДОП проектдокумента, що вимагає проставлення необхідних реквізитів, що посвідчують (підписи, дати підписання, вихідного реєстраційного індексу, при необхідності грифа затвердження, друку). Документ може передаватися відповідній посадовій особі через службу ДОП або секретаря. Проект документа передається з усіма матеріалами, виходячи з яких він готувався. Якщо до проекту документа додано зауваження посадової особи (осіб), які візують проект документа, вони обов'язково додаються до проекту.

Керівник, ознайомившись із проектом документа, може одразу засвідчити його своїм підписом, а може внести зауваження, поправки та передати його на доопрацювання. Тоді виконавець доопрацьовує документ відповідно до зауважень» знову збирає візи погодження. Повернення проекту може повторюватися, і щоразу виконавець має повторювати всю процедуру підготовки проекту документа від початку остаточно.

Кожен працівник служби ДНЗ повинен знати, що виконавець приносить проект документа, повністю оформлений: надрукований на відповідному бланку, з усіма візами.

Основними завданнями служби ДОП при обробці вихідних документів є:

Перевірка правильності оформлення проекту документа відповідно до встановлених правил;
перевірка наявності реквізитів, що засвідчують;
проставлення вихідного реєстраційного індексу;
обробка документа для надсилання.

Обробка кореспонденції, що відправляється, включає:

Сортування;
вкладення у конверти;
адресування;
здачу у відділення зв'язку.

Приймаючи документи для надсилання, обов'язково потрібно перевірити:

Правильність оформлення документів (наявність підпису, дати, реєстраційного індексу, позначку категорії відправлення);
наявність додатків, зазначених у надісланому документі, та відповідність кількості примірників кількості адресатів;
правильність адресування, наявність номера запису, якщо документ надсилався факсом.

Документи, що направляються на одну адресу, можуть бути вкладені в один конверт.

На рекомендовану кореспонденцію у діловодній службі складається опис розсилки, наприкінці якого проставляється прізвище співробітника, який його підготував, та дата відправлення.

Документи на машинних носіях приймаються лише за наявності супровідного листа.

Усі документи, що виходять з організації, повинні бути оброблені та надіслані того ж дня або не пізніше першої половини наступного робочого дня.

До внутрішніх документів належать доповідні, пояснювальні записки, протоколи, акти, заяви.

Обробка внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення проходить шлях підготовки вихідних документів (складання чернетки, підготовка проекту документа, його погодження (візування), посвідчення, реєстрацію, відправлення), а на етапі виконання - вхідних документів (прийом, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу виконання).

Внутрішні документи мають низку особливостей їх обробки, що визначаються видовою приналежністю документів:

Проекти наказів обов'язково візуються представником юридичної служби;
протокол не має етапу підготовки проекту, а також погодження та візування.

Передача документів вхідних, вихідних та внутрішніх може здійснюватися:

Фельд'єгерський або кур'єрський зв'язок;
секретарями;
за допомогою технічних засобів.

Структурні підрозділи деяких організацій можуть перебувати у різних будинках чи районах міста. У разі рекомендується організація доставки документів кур'єрами.

У межах структурного підрозділу найбільш раціонально залучити секретаря, який може забирати кореспонденцію зі служби ДОП, повертати вихідні документи, підготовлені для відправлення, та передавати документи на виконання співробітникам структурного підрозділу.

Впровадження технічних засобів та комп'ютерних технологій дозволило змінити процес обробки документів. Прискорився процес складання документа, оскільки внесення правок не потребує передруку. Значно скорочується та спрощується узгодження (візування) документа. Докорінні зміни відбулися в процесі отримання та надсилання документів з появою факсів та електронної пошти. Але слід пам'ятати, що ці засоби передачі в основному передають не документ, а інформацію, зображену на носії. В даний час документ, переданий за допомогою інформаційних та телекомунікаційних систем, може бути засвідчений електронним цифровим підписом. Тільки в цьому випадку він матиме юридичну чинність.

Усі документи мають передаватися з відмітками про факт передачі у відповідних реєстраційних формах. Якщо документ передається з одного структурного підрозділу до іншого, минаючи службу ДОП, співробітник, який передав документ, повинен повідомити цю службу про факт передачі.

Реєстрація внутрішніх документів

Головним моментом у створенні документаційного обслуговування є раціональна постановка реєстрації документів.

Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення, відправлення чи отримання.

Можна дати і більш розгорнуте визначення реєстрації як підтвердження факту створення або отримання документа у визначений день шляхом внесення його до реєстраційної форми з присвоєнням облікового реєстраційного номера та записом у форму основних відомостей про документ, що дозволяє створити базу даних про документи установи для подальшого контролю за строками виконання документів та довідкової роботи з неї.

Іншими словами, у процесі реєстрації закладається інформаційно-пошукова система за всіма документами установи, яку потім можна використовувати для довідкової роботи та контролю за виконанням документів.

Отже, реєстрація має три цілі:

Облік документів;
контроль за їх виконанням;
довідкова робота з документів.

Реєстрації підлягають лише документи, що вимагають відповіді та виконання, незалежно від способу їх створення чи отримання.

Документи оперативного характеру, що надсилаються або створюються тільки для відома і не потребують відповіді та виконання, не реєструються. Служба діловодства має розробляти список (перелік) документів, які не підлягають реєстрації. Він затверджується керівником організації та оновлюється за необхідності. Після первинної обробки нереєстровані документи передаються в підрозділ або безпосереднім виконавцям, яких може стосуватися інформація, що міститься в них.

До документів, які не підлягають реєстрації, як правило, належать:

Листи інформаційно-довідкового характеру, що надсилаються до відома;
всі рекламні листи;
вітальні листи та телеграми;
запрошення, програми семінарів, нарад та конференцій;
друковані видання (книги, брошури, журнали);
пакети з послідом "особисто";
копії нормативних документів, постанов та розпоряджень державних органів;
інформаційні матеріали та ін.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо із самостійними реєстраційними номерами.

Реєстраційний номер (індекс) документа – цифрове або буквено-цифрове позначення, яке присвоюється документу під час його реєстрації.

Існують три форми реєстрації документів:

Журнальна;
карткова;
автоматизована.

Журнальна система застосовується зазвичай тоді, коли облік документів виступає першому плані, у журналах зазвичай реєструються найбільш цінні документи, наприклад, паспорти, трудові книжки, документи про освіту. Банки ведуть журнали обліку договорів про депозитний вклад, рахунки фірми тощо. Журнальна система реєстрації використовується у роботі з документами обмеженого доступу: секретними, конфіденційними Для кожної категорії документів зазвичай розробляється своя форма журналу різним ступенемдробовості відомостей про документ.

Журнальна система реєстрації була зручна в організаціях доти, доки вони отримували незначну кількість документів. При великому обсязі документообігу журнальна система має низку істотних недоліків. Оскільки реєстрація у журналі ведеться у послідовності надходження документів, її одночасно може вести лише одна людина. При велику кількістьотриманих документів процес реєстрації займає багато часу та затримує подальшу роботу з документами. Крім того, журнальна система реєстрації часто призводить до повторної реєстрації документів в інших структурних підрозділах, куди документ передається. Але найголовнішим недоліком журнальної системи реєстрації є неможливість організувати контроль за термінами виконання документів та оперативно вести інформаційно-довідкову роботу по документах.

Карткова система реєстрації дозволяє подолати ці недоліки, тому що картки можна розташовувати в картотеках у будь-якій послідовності, та й реєструвати документи можуть кілька осіб одночасно, створюючи під копірку необхідну кількість екземплярів реєстраційної картки. Форма реєстраційної картки може бути визначена самою установою та записується в інструкції з діловодства.

Однак найбільш раціональною на сьогоднішній день є автоматизована система реєстрації документів на комп'ютері. Вона дозволяє, ведучи реєстрацію на різних робочих місцях, об'єднати усі відомості про документи в єдину базу даних, на основі якої можна організувати централізовану інформаційно-довідкову роботу та контроль за виконанням документів.

Вхідні документи зазвичай реєструються централізовано. У невеликій фірмі їх реєструє секретар, в установі, що має канцелярію, - спеціально виділений працівник або, якщо обсяг документів, що надходять, великий, група реєстрації.

Реєструються документи незалежно від шляху їх отримання: поштою, отримані через кур'єра, факсом, електронною поштою.

У реєстраційну форму зазвичай вносяться такі дані про вхідний документ:

Дата отримання;
вхідний реєстраційний номер, який надається документу установою-отримувачем;
автор (кореспондент) – тобто. чий це документ;
дата документа, присвоєна йому установою-автором;
реєстраційний номер документа, наданий йому установою-автором;
заголовок (про що документ);
резолюція;
термін виконання одержаного документа;
виконавець (хто працюватиме з одержаним документом);
хід виконання (фіксуються всі передачі документа та результат виконання);
N& справи (куди документ вміщено після виконання).

Реєстраційну форму документа заповнюють спочатку не повністю. До передачі документа керівнику на документі немає резолюції, терміну виконання та виконавця, ці дані вносяться після розгляду документа керівником. Відомості про хід виконання документа та номер справи в реєстраційну форму вносяться вже протягом і після виконання документа.

Така картка може конструюватись на форматі А5 (148x210) або А6 (105x148). Її розмножують, вибравши досить цупкий папір.

Для різних груп документів, що реєструються, можна використовувати картки різних кольорів, колірні смуги по верхньому полю або по діагоналі.

При автоматизованій системі реєстрації найбільш зручна (пропонується більшістю комп'ютерних програм) форма реєстраційної картки (РКК), що виводиться на екран, в яку заносяться відомості про документ, аналогічно традиційній ручній картці на паперовій основі.

При автоматизованій системі реєстрації інформацію про документ можна легко доповнити. Наприклад, додати:

Вид документа;
географічне місцезнаходження автора документа;
автор резолюції;
назву структурного підрозділу;
кількість аркушів у документі;
кількість листів додатків;
пов'язані документи.

Заповнення реєстраційної картки на екрані комп'ютера багато в чому аналогічне заповнення традиційної паперової картки, але має свої особливості.

Форма електронної реєстраційної картки, як правило, містить дані (поля), що заповнюються вручну (наприклад, номер і дата вхідного документа, короткий зміст, текст резолюції), дані (поля), які вводяться автоматично (дата реєстрації, реєстраційний номер документа), та дані (поля), які вводяться шляхом вибору інформації з списків, що розкриваються. Таке введення інформації не тільки прискорює процедуру заповнення реєстраційної картки, а й, що особливо важливо, дозволяє уникнути друкарських помилок і різночитань, які можуть значно утруднити або навіть унеможливити автоматизований пошук інформації про документ.

За допомогою списків, що розкриваються, як правило, заповнюються дані (поля):

Вид документа - оскільки кількість видів документів обмежена;
автор резолюції – список керівних осіб організації;
структурний підрозділ – список структурних підрозділів;
виконавці - як правило, це поле складається з двох частин - назви (і/або індексу) структурного підрозділу та прізвища та ініціалів виконавця;
№ справи - пов'язані з номенклатурою справ організації;
пов'язані документи - ці дані встановлюють зв'язок документа, що реєструється, з іншими (наприклад, документ-відповідь пов'язується з ініціативним документом).

За допомогою списку, що поповнюється, заповнюються дані (поле) «кореспондент». Організації, з якими підтримується постійне листування, вибираються зі списку. У разі реєстрації документа, що надійшов від нового кореспондента, відомості про нього заносяться до списку. Відомості про кореспондентів можуть надалі використовуватись у довідковій роботі, для формування списків на розсилку тощо.

Витративши один раз час створення таких списків, досягають значної економії часу у процесі подальшої роботи.

Реєстраційні форми для вихідних документів багато в чому аналогічні реєстраційним формам на вхідні документи, але заповнюються іншими даними. Вказуються:

Назва підрозділу, який підготував документ,
вихідний номер документа;
дата документа;
адресат, тобто. назва організації, куди надсилається документ;
короткий зміст документа;
прізвище виконавця, який підготував документ;
контрольна дата очікуваної відповіді;
посилання на вхідний документ, якщо документ є відповіддю;
номер справи, куди підшивається копія надісланого документа (або оригінал, якщо документ надсилається факсом).

Можуть бути додані й інші відомості про документ, наприклад кількість аркушів, наявність додатків, номер бланка, порядок відправлення тощо.

Вихідні документи зазвичай реєструються централізовано дільниці відправки кореспонденції.

Внутрішні документи часто реєструються децентралізовано за групами у відділах, де створюються і оформляються: у бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії тощо.

Реєструватися внутрішні документи мають у день підписання чи затвердження.

При реєстрації внутрішнього документа заповнюються такі дані:

Порядковий реєстраційний номер, який надається документу;
дата документа (реєстрації);
короткий зміст;
підрозділ, який підготував документ;
виконавець;
термін виконання;
відмітка про виконання (хід виконання);
номер справи, куди підшитий документ.

Як і попередні форми вхідних і вихідних документів, у форму реєстрації може бути додано інші дані: кількість аркушів, наявність додатків тощо.

Кожен вид документа (накази, розпорядження, договори, доповідні записки) реєструється та нумерується самостійно. Порядковий номер, який надається документу в момент реєстрації, переноситься на документ. До номера можуть бути додані літери. Наприклад, до наказу з особового складу - «лс», тобто особовий склад, або «к» - кадри, до номера розпорядження-літера «р»-розпорядження тощо.

Постановка раціональної системи реєстрації документів дозволяє службі діловодства володіти інформацією про всі документи організації та виконувати кваліфіковано такі важливі завдання, як інформаційно-довідкова робота та контроль за виконанням документів.

Внутрішня перевірка документів

Початок чергового календарного року на підприємстві (в організації, установі) зазвичай збігається з проведенням перевірки стану його діяльності силами внутрішньої комісії під головуванням одного із заступників керівника. Відповідна перевірка проводиться і за основними напрямками забезпечення діяльності, у т.ч. документаційного забезпечення управління (ДНЗ) (діловодства).

Завдання перевірки зазвичай формулюються у наказі (розпорядженні) керівника підприємства (організації, установи). Для перевірки стану діловодства у складі комісії зазвичай формується підкомісія з відповідними повноваженнями.

Основні завдання підкомісії полягають у наступному:

1) перевірка наявності локальних нормативних актів, що регламентують організацію діловодства підприємства (організації, установи), їх відповідності вимогам нормативно-правових актів у галузі діловодства;
2) забезпеченість діловодства основними видами ресурсів, їх відповідність потребам підприємства (організації, установи) у документованій інформації;
3) стан роботи з управління документами, що утворюються в діяльності підприємства (організації, установи), а також щодо її документування;
4) виявлення недоліків у функціонуванні системи діловодства підприємства (організації, установи), встановлення їх причин, вироблення пропозицій, спрямованих на вдосконалення системи діловодства (з відображенням перерахованого вище в акті перевірки).

Розглянемо, як вирішуються ці завдання під час перевірочних заходів.

Перевірка наявності локальних нормативних актів

До основних локальних нормативних актів (ЛНА), що регламентують організацію діловодства підприємства (організації, установи), належать:

Положення про структурний підрозділ, який здійснює повноваження щодо організації діловодства;
- Інструкція з діловодства;
- Посадові інструкції працівників уповноваженого підрозділу. Перелічені ЛНА утворюють організаційно-правову основу належного функціонування корпоративної системи діловодства.

На додаток до них підприємство (організація, установа) можуть розроблятися:

Положення про підрозділи у складі уповноваженого структурного підрозділу: групу обробки документів, групу технічної підготовки документів, групу оперативного зберігання документів, групу архівного зберігання документів тощо;
- Інструкції для працівників, відповідальних за діловодство в інших структурних підрозділах.

Під час перевірки ЛНА також встановлюється, наскільки вони відповідають вимогам нормативно-правових (нормативно-методичних, нормативно-технічних) актів у галузі діловодства.

Зокрема, під час перевірки інструкції з діловодства встановлюється відповідність її структури та змісту Методичним рекомендаціямз розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, утв. наказом Росархіву N 76.

Під час перевірки посадових інструкційвстановлюється відповідність їхнього змісту кваліфікаційним характеристикам. Крім того, звертається увага на відповідність оформлення ЛНА ДСТУ Р6.30-2003.

За результатами перевірки робиться висновок про наявність (часткову наявність або повній відсутності) ЛНА, що регламентує організацію діловодства підприємства (організації, установи), а також про його відповідність або часткову (повну) невідповідність нормативним правовим актам у галузі діловодства.

При перевірці забезпеченості діловодства основними видами ресурсів, їхньої відповідності потребам підприємства (організації, установи) у документованій інформації основна увага звертається:

на укомплектованість уповноваженого структурного підрозділу персоналом необхідної чисельності та кваліфікації;
- наявність та стан приміщень для розміщення уповноваженого структурного підрозділу та відповідних ділянок роботи;
- наявність та оснащеність робочих місць персоналу уповноваженого структурного підрозділу, їх відповідність вимогам охорони праці;
- наявність та справність засобів організаційно-технічного забезпечення діяльності уповноваженого структурного підрозділу: обробки документованої інформації, зберігання, комунікації та зв'язку тощо;
- регулярність надходження коштів на забезпечення функціонування уповноваженого структурного підрозділу, їх достатність для належного виконання завдань із задоволення потреб підприємства (організації, установи) у документованій інформації.

За результатами перевірки робиться висновок про забезпеченість (часткову або повну незабезпеченість) переліченими видами ресурсів, їх відповідність (часткову або повну невідповідність) потребам підприємства (організації) у документованій інформації.

При перевірці стану роботи з управління документами, що утворюються в діяльності підприємства (організації, установи), а також щодо її документування оцінюється насамперед відповідність фактичних показників роботи плановим.

Зокрема, визначається обсяг документообігу підприємства (організації, установи): загалом та за основними інформаційними потоками (вхідні, вихідні та внутрішні документи), а також за видами документів (паперові та електронні), у т.ч. щодо аналогічних показників попередніх років.

Оцінюється також ефективність застосування автоматизованих засобів обробки документованої інформації.

Особлива увага звертається на забезпечення збереження документів у процесі звернення: обсяг заходів щодо розшуку та відновлення їх нормального фізико-хімічного стану, кількість невиявлених (втрачених) документів за період, що перевіряється, і в порівнянні з аналогічними показниками попередніх років. Перевіряються також дані про результати контролю за виконанням документів, зокрема кількість випадків їх неналежного виконання: недотримання термінів виконання, оформлення документів з порушенням встановлених вимог, невідповідність виконаного документа резолюції тощо. За результатами перевірки робиться висновок про рівень ефективності діловодства - загалом і за функціональними компонентами (управління документами та документування).

Внутрішні трудові документи

Облік праці та заробітної плати в організації ведеться на підставі первинних документів, що формуються у кадровій службі. Погано поставлена ​​робота кадрової служби неминуче відбивається на роботі як бухгалтерії, так і всієї організації. Наслідком цього є невчасність оплати праці працівників, лікарняних листів, невчасна підготовка документів для подання до державних соціальних органів. В результаті відбувається зниження фінансових показників підприємства загалом.

Дотримання норм Трудового кодексу Російської Федерації, правильність оформлення кадрової документації контролюють як органи Федеральної інспекції праці (Рострудінспекції), так і органи Федеральної податкової інспекції. Державний інспектор може прийти до офісу будь-якої організації незалежно від форми власності та вимагати документи, що стосуються кадрового обліку, та інші обов'язкові та наявні в організації внутрішньофірмові положення та накази (Федеральний закон № 134-ФЗ «Про захист прав юридичних осіб та індивідуальних підприємців під час проведення державного контролю (нагляду)»).

Документування діяльності служби кадрів охоплює всі процеси, що стосуються оформлення та обробки кадрової документації за встановленими правилами, і вирішує такі кадрові управлінські завдання:

Організація праці працівників;
- укладання трудового договору та прийом на роботу;
- Переведення на іншу роботу;
- надання працівникам відпусток;
- заохочення працівників;
- накладення на працівників дисциплінарних стягнень;
- атестація працівників;
- ведення штатного розкладу;
- Облік використання робочого часу;
- залучення працівників до роботи у вихідні та неробочі святкові дні;
- Оформлення службових відряджень;
- припинення трудового договору та звільнення з роботи.

Список кадрових документів, які мають вести організації незалежно від форми власності, наведено у додатку. У ньому також зазначені нормативні документи, що регламентують обов'язок роботодавця вести ті чи інші кадрові документи, та строки їх зберігання (відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом).

Організація праці працівників здійснюється шляхом прийняття (затвердження керівником організації чи уповноваженою ним посадовою особою) локальних нормативних актів. У кожного роботодавця в обов'язковому порядкуповинні бути правила внутрішнього трудового розпорядку та положення про захист персональних даних. Інші локальні нормативні акти, такі як положення про оплату праці, нормування праці, преміювання та матеріальне стимулювання, атестації та ін., приймаються за необхідності.

Колективний договір(Угода) носить рекомендаційний характер, оскільки укладається за згодою сторін (гл. 7 ТК РФ). Ведення особових справ працівників має рекомендаційний характер для приватних компаній. Обов'язок роботодавця вести особисті справи поширюється на службовців державних організацій відповідно до Федерального закону № ФЗ-79 «Про державну цивільну службу Російської Федерації». Для зручності можна порекомендувати все ж таки формувати особисті справи або особисті папки, а порядок їх формування закріпити в локальному нормативному акті організації, затвердженому керівником.

До особистої справи (особистої папки) працівника можна включити копії документів, які потрібні при прийомі на роботу (паспорт, військовий квиток, свідоцтво про присвоєння ІПН, пенсійне страхове свідоцтво, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дітей - для надання пільг з прибуткового податку); документи про освіту тощо) і згодом усі основні документи, що створюються в період трудової діяльності працівника, які характеризують його трудову діяльність(Заяви про переведення на іншу роботу, заяву про звільнення, характеристики, документи про підвищення кваліфікації, копії наказів про прийом, переведення, звільнення та ін.).

Крім того, у роботодавця мають бути такі документи з охорони праці:

Інструкції з охорони праці за професіями;
- журнал проведення інструктажу (ознайомлення з інструкціями);
- журнал проходження працівниками обов'язкового медичного огляду та інші.

Ці документи можуть зберігатися в кадровій службі підприємства, якщо в організації немає окремої служби з охорони праці, або в канцелярії.

Відповідно до підп. "а" ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральна інспекція праці здійснює державний нагляд та контроль за дотриманням роботодавцями трудового законодавства та інших нормативних правових актів. Федеральна інспекція праці вправі направити у порядку федеральні органи виконавчої, органи виконавчої суб'єктів Російської Федерації, органи місцевого самоврядування, правоохоронні органи та до судів позовні вимоги та інші матеріали за фактами порушень законодавства про працю та охорону праці, аж до зупинення діяльності фірм, на яких виявлено порушення (ст. 3.12. КпАП).

Керівники організацій несуть персональну відповідальність за документальний фонд, що утворюється у процесі діяльності. За порушення законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів, неправильне ведення кадрової документації чи відсутність такий законодавцем передбачено накладення адміністративного штрафу: на посадових осіб – від 1000 до 5000 крб., на юридичних – від 30000 до 50000 крб. або адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб, а повторно – тягне за собою дискваліфікацію посадової особи (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 та 14.23 КпАП).

Перелік кадрових документів, обов'язкових для організації:

	Документ	Яким документом регламентується	Примітка	Термін зберігання
	Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР)	Стаття 189 ТК України	При прийомі працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з ПВТР під розпис. Діють до заміни на нові.	Постійно
	Положення про захист персональних даних працівників	Стаття 86 ТК РФ	При прийомі працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з Положенням про захист персональних даних працівників під розпис. Чинить до заміни новим.	Постійно
	Штатний розклад (ф. Т-3) (штатна розстановка)	Стаття 57 ТК РФ, ухвала Держкомстату Росії № 1	Складається щоразу, коли до нього вносяться ті чи інші зміни.	Постійно
	Книга обліку руху трудових книжок та вкладок до них		Зберігається у відділі кадрів та ведеться постійно.
	Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок та вкладок до них	Інструкція про порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них (затверджена постановою Мінпраці Росії № 69)	Зберігається у бухгалтерії разом із бланками трудових книжок та вкладишів до них; до відділу кадрів бланки надходять за заявкою кадрового працівника.	50 років (але при ліквідації компанії до архіву міста здається разом з іншими документами, термін зберігання яких становить 75 років)
	Положення про оплату праці, преміювання та матеріальне стимулювання	Розділ 6 ТК РФ, розділ 21 ТК РФ	За наявності складних систем оплати праці та системи преміювання. Чинить до заміни новим.	Постійно
	Положення про систему навчання	Статті 196, 197 ТК РФ	За наявності системи навчання у організації.	Постійно
	Положення про атестацію працівників	Стаття 81 ТК України	Під час проведення атестації за рішенням роботодавця.	Постійно
	Графік відпусток	Стаття 123 ТК РФ, ухвала Держкомстату Росії № 1	Затверджується роботодавцем не пізніше ніж за два тижні до календарного року.
	Трудовий договір	Статті 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Полягає у письмовій формі з кожним працівником.
	Посадові інструкції з кожної посади відповідно до штатного розкладу, робочі інструкції з професій		Приймаються за рішенням роботодавця.	Постійно
	Накази про прийом на роботу	Стаття 68 ТК України	Видаються виходячи з трудового договору. Оголошуються працівнику під розпис у триденний термін від дня фактичного початку роботи.
	Накази про переведення на іншу роботу	Стаття 72.1 ТК РФ	Видаються на підставі угоди про переведення на іншу роботу ( додаткової угодидо трудового договору).
	Накази про звільнення	Стаття 84.1 ТК РФ
	Накази з основної діяльності		Видаються за необхідності. Накази щодо основної діяльності, підготовлені кадровою службою, реєструються та зберігаються в канцелярії. У кадровій службі ведеться справа «Копії наказів щодо основної діяльності».	1 рік (копії наказів, що зберігаються у кадровій службі)
	Накази про надання відпусток	Глава 19 ТК РФ, постанова Держкомстату Росії №1	Видаються на підставі графіка відпусток чи заяви працівника
	Заяви працівника щодо надання відпустки без збереження заробітної плати	Стаття 128 ТК України	Відпустки без збереження заробітної плати надаються на прохання (за заявою) працівника відповідно до ч. 1 ст. 128 ТК РФ чи на вимогу закону виходячи з заяви працівника (год. 2 ст. 128 ТК РФ).
	Особиста картка працівника (форма Т-2)	Постанова Держкомстату України №1.	Ведеться кожного працівника.
	Трудова книжка	Стаття 66 ТК РФ, постанова уряду РФ № 225 «Про трудові книжки», Інструкція про порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них (затверджена постановою Мінпраці України № 69)	Роботодавець веде трудові книжки кожного працівника, який пропрацював в нього понад п'ять днів.	Під час звільнення працівник отримує трудову книжку на руки. Незатребувані трудові книжки зберігаються в організації 50 років, при ліквідації підприємства здаються до архіву
	Договори про повну матеріальну відповідальність	Додатки 2, 4 до постанови Мінпраці України № 85	Полягають із працівниками, які безпосередньо обслуговують матеріальні цінності.
	Книга обліку (журнал реєстрації) наказів щодо основної діяльності	Інструкція з діловодства у службі кадрів ВНИИДАД «Зразкова інструкція з діловодства у службі кадрів організації» (рекомендовано)	Повинна бути пронумерована та прошнурована, скріплена печаткою та підписом роботодавця
	Книга обліку (журнал реєстрації) наказів про прийом на роботу
	Книга обліку (журнал реєстрації) наказів про звільнення
	Книга обліку (журнал реєстрації) наказів про надання відпусток
	Журнал реєстрації посвідчень про відрядження
	Табель обліку робочого часу	Частина 3 статті 91 ТК РФ	Роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником
	Графік змінності	Стаття 103 ТК України	Доводиться до працівників не пізніше ніж за один місяць до введення його в дію.
	Журнал обліку перевірок органів, що інспектують	Федеральний закон № 134-ФЗ «Про захист прав юридичних та індивідуальних підприємців під час проведення державного контролю (нагляду)»	Ведуть усі юридичні особи та підприємці без утворення юридичної особи	Постійно
	Протоколи засідань, ухвали атестаційних кваліфікаційних комісій	Положення про атестацію працівників підприємства	Оформлюються атестаційною комісією
	Табелі та вбрання працівників шкідливих професій	Частина 3 статті 91 ТК РФ	Складаються щомісяця.
	Списки працюючих на виробництві з шкідливими умовамипраці	Постанова Ради Міністрів СРСР № 10 "Про затвердження списків виробництв, робіт, професій, посад, показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення"	Якщо виробництво зі шкідливими умовами праці; ведеться постійно.
	Списки працівників, які йдуть на пільгову пенсію
	Листування про призначення - державних пенсій та допомог; Пільгової пенсії
	Інструкції з охорони праці за професіями	Розділ 10 ТК РФ		Постійно
	Журнал інструктажу (ознайомлення з інструкціями)	Розділ 10 ТК РФ
	Журнал проходження працівниками обов'язкового медичного огляду	Стаття 69 ТК РФ, наказ МОЗ РФ № 90 «Про порядок проведення попередніх і періодичних медичних оглядівпрацівників та медичних регламентів допуску до професії».
	Акти про нещасні випадки	Постанова Мінпраці РФ № 73 «Про затвердження форм документів, необхідних для розслідування та обліку нещасних випадків на виробництві, та положення про особливості розслідування нещасних випадків на виробництві в окремих галузях та організаціях»
	Акти розслідування професійних отруєнь та захворювань

Документообіг внутрішніх документів

Під документообігом розуміється рух документів в установі з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення чи здавання до архіву. Сюди включають операції прийому, розподілу, реєстрації, контролю за виконанням, видачі довідок, формування справ, передархівної обробки, зберігання та використання документів.

Від правильної, раціональної організації документообігу залежить швидкість проходження документа, оперативність вирішення порушеного у ньому питання, рівномірність навантаження підрозділів і посадових осіб.

Робота з документами підприємства може бути подана у вигляді наступного технологічного ланцюжка операцій:

Прийом документів, що входять;
попередній розгляд (розмітка секретарем);
реєстрація документів;
доповідь керівнику про отримані документи;
ухвалення рішення керівником;
направлення документів на виконання;
контроль за виконанням документів;
виконання документів;
формування документів у відносинах;
використання документів у довідково-інформаційній роботі;
визначення термінів зберігання документів (передача до архіву, подальше використання, знищення документів).

Ступінь досконалості технологічної системи роботи з документами визначається оперативністю переміщення та виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.

У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три основні групи документів: вхідні документи (що надходять), вихідні документи (що надсилаються), внутрішні документи.

Реєстрація може проводитися всім груп документів, насамперед для вхідних документів. Багато підприємств не ведуть реєстрації внутрішніх документів.

Робота з виконання та контролю за виконанням документів охоплює внутрішні, вхідні документи і тільки, як виняток, вихідні.

З стадії формування справ всі групи документів проходять одні й самі операції, крім вхідних документів, які, за рідкісним винятком, не передаються на архівне зберігання.

Для встановлення єдиного порядку складання документів та організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства, що містить зразки правильно оформлених документів та правила роботи з ними.

Прийом та обробка вхідних документів здійснюється секретарем-референтом.

Документи, що надійшли, проходять наступні етапи:

Первинну обробку;
попередній розгляд, розмітку;
реєстрацію;
розгляд документів керівництвом;
направлення на виконання;
контроль виконання;
виконання документів;
підшивку документів у справи.

Первинна обробка вхідних документів полягає у перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, крім особистої кореспонденції (з позначкою «особисто»). Потім перевіряється правильність адресування вкладеного у конверт документа, кількість аркушів документа, наявність додатків до них.

За відсутності додатків або листів документа повідомляється відправник листа і робиться відмітка на самому документі та в журналі реєстрації вхідних документів у графі «Примітка»:

Не можна відкривати конверти з написом «особисто».
Складіть акт, якщо текст документа пошкоджено або відсутні програми.
Надішліть один екземпляр акта разом із отриманими документами адресату.
Надішліть на потрібну адресу помилково доставлену кореспонденцію.
Замовні листи приймаються під розписку.
Проставте час отримання на документі, який має напис терміново.

Конверти, як правило, знищують, за винятком тих випадків, коли тільки за конвертом можна визначити адресу відправника, дату відправлення та дату надходження або коли на конверті є позначки «конфіденційно», «терміново».

Попередній розгляд вхідних документів проводиться з метою розподілу документів на документи, що реєструються та нереєструються.

На документах, що реєструються, проставляється вхідний номер, дата надходження документа в організацію.

При попередньому розгляді з'ясовується також, чи не потребують документи, що передаються керівнику, добору додаткових матеріалів: попереднього листування, контрактів, нормативних документів тощо. Ці документи підбираються секретарем-референтом і передаються разом із документом керівнику підприємства.

Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані структурному підрозділу чи працівникові фірми.

Керівник підприємства розглядає вхідний документ та з резолюцією, що відображає його рішення та реальні строки виконання, направляє виконавцю через секретаря. Секретар вносить резолюцію до реєстраційного журналу. Якщо у резолюції зазначено кілька виконавців, то документ передається першому у списку, який вважається відповідальним виконавцем.

Виконавець, працюючи з документом, готує відповідь, яка надсилається керівнику на підпис (разом із супровідними матеріалами, які використовувалися під час підготовки відповіді).

Секретар (за потреби) здійснює контроль за виконанням вхідного документа.

Секретар отримує від виконавця ініціативний лист та поміщає його у відповідну справу для подальшого зберігання та використання, а відповідь надсилає адресату.

Документи, що відправляються з фірми, називаються вихідними документами. Обробка вихідних документів складається з таких операцій:

Упорядкування проекту вихідного документа;
узгодження проекту документа;
перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;
реєстрація документа;
перевірка правильності адресування;
надсилання документа адресату;
підшивка другого екземпляра (копії) документа у справу.

Проект вихідного документа складається та оформляється виконавцем, а секретар перевіряє правильність його оформлення.

Вихідні документи оформляються у двох примірниках, крім факсів, складених одному примірнику.

Підготовлений проект вихідного документа передається підпис керівнику. Разом з ним можуть бути передані інші документи, на підставі яких складено проект вихідного документа (ініціативні листи, контракти, акти, нормативні документи тощо).

Керівник може внести будь-які зміни та доповнення до підписаного документа або повернути його на доопрацювання виконавцю.

Після підписання керівником двох екземплярів документ реєструється секретарем. Документи, що надсилаються, реєструються в «Журналі реєстрації вихідних документів».

Для реєстрації вихідних документів необхідні такі дані:

індекс документа, що включає номер справи;
дата документа;
адресат;
короткий зміст або заголовок;
відмітка про виконання (запис про вирішення питання, номери документів-відповідей);
виконавець;
Примітка.

Зареєстрований документ надсилається того ж дня адресату. При надсиланні документа необхідно звірити адресу одержувача на листі та конверті.

Копійний екземпляр документа, що надсилається, і єдиний екземпляр факсу підшивається у справу з листуванням:

Документи мають бути оброблені та надіслані того ж дня.
Телеграми надсилаються негайно.
Вихідні документи друкуються у двох примірниках.
Якщо документ підлягає поверненню, поставте штамп або зробіть позначку «Підлягає поверненню» та позначте у реєстраційній картотеці або журналі.

Для реєстрації вхідних та вихідних документів за допомогою персонального комп'ютера можна використовувати самі графи реєстраційного журналу.

Внутрішні документи – це документи, які готуються, оформляються та виконуються у межах самої організації (установи), відповідно до внутрішніх правил розробки документів.

До внутрішніх документів належать: заяви, акти, протоколи, доповідні та пояснювальні записки тощо.

Робота з внутрішніми документами здійснюється так:

1) складання проекту документа виконавцем;
2) перевірка правильності оформлення проекту документа;
3) підписання документа керівником (затвердження, у необхідних випадках);
4) реєстрація документа;
5) передача документа виконавцю;
6) виконання документа;
7) контроль за виконанням документа;
8) підшивка виконаного документа у справу.

Завершальними стадіями роботи з внутрішніми документами є: використання у довідково-інформаційній роботі (від 1 до 3 років) та визначення подальшого терміну зберігання (експертизи цінності документів). У результаті рішення експертної комісії підприємства внутрішні документи можуть використовуватися у довідково-інформаційній роботі служби діловодства понад три роки або можуть бути передані до архіву або знищені.

Реєстрація документів. Це фіксація факту створення документа або його отримання шляхом присвоєння документу реєстраційного номера (індексу) та запису відомостей про нього до реєстраційного журналу.

Реєстрація необхідна для забезпечення збереження документів, оперативного пошуку, обліку та контролю:

Дати якісні та кількісні характеристикидокументів;
підтвердити факт отримання чи надсилання документа;
створити реєстраційно-довідковий апарат, який можна використовувати з інформаційною метою;
вести контроль за виконанням документа.

Основним принципом реєстрації документів є одноразовість. Кожен документ має реєструватися у цьому підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструються у день надходження, вихідні та внутрішні документи – у день підписання.

Існує кілька форм реєстрації документів: централізована, децентралізована, змішана.

p align="justify"> Найбільша ефективність досягається при централізованій системі реєстрації документів, тобто при здійсненні всіх реєстраційних операцій в одному місці або одним працівником, наприклад, секретарем. Така система дозволяє створити єдиний довідковий центр за документами підприємства та встановлює єдиний порядок реєстрації.

Децентралізована система передбачає реєстрацію документів у місцях їх створення чи виконання, тобто у структурних підрозділах.

З урахуванням специфіки підприємства може використовуватися змішана система реєстрації документів, коли частина документів реєструється централізовано, частина документів – децентралізовано, у структурних підрозділах.

На невеликих підприємствах найчастіше застосовується централізована система реєстрації.

При реєстрації документів на підприємстві повинні дотримуватися таких правил:

Кожен документ реєструється лише один раз;
всі документи реєструються лише одному місці;
всі документи реєструються за єдиною формою, прийнятою для підприємства.

При реєстрації всі документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, наприклад:

документи;
вихідні документи;
внутрішні документи;
комерційні контракти;
документи, що мають гриф "КТ" ("Конфіденційно").

При реєстрації кожної групи документів слід застосовувати єдині уніфіковані способи присвоєння номерів (індексів) документам.

Існують три основні види реєстрації документів:

1) карткова система реєстрації документа;
2) журнальна система реєстрації документа;
3) комп'ютерна система реєстрації документа.

Зберігання внутрішніх документів

Посадові інструкції постійно (п. 27 Переліку типових управлінських архівних документів).

Штатні розклади організації та зміни до них за місцем розробки та затвердження мають постійний термінзберігання (ст. 71 переліку типових управлінських архівних документів).

Правила внутрішнього трудового розпорядку повинні зберігатися в організації протягом одного року після заміни на нові (ст. 773 Переліку типових управлінських архівних документів).

На підставі ст. 411 Переліку типових управлінських архівних документів положення про оплату праці та преміювання працівників підлягають постійному зберіганню за місцем їх розробки та затвердження.

Документи (перелік відомостей, становища та інших.) щодо встановлення режиму комерційної таємниці у створенні мають постійний термін зберігання (ст. 62 Переліку типових управлінських архівних документів).

Незважаючи на те, що терміни зберігання локальних нормативних актів та наказів, що їх затвердили, часто відрізняються, локальний нормативний акт стає частиною наказу, його додатком, і термін зберігання в цьому випадку залежатиме від термінів зберігання локального акта або наказу (залежно від того, який термін більш тривалий).

З моменту затвердження нової редакціїпосадової інструкції, стара втрачає силу. Термін зберігання чинних редакцій посадових інструкцій – 3 роки (п.77 розділу 2 Переліку типових управлінських архівних документів).

Зміни у терміни зберігання документів за особовим складом, які внесла стаття 22.1 Закону № 125-ФЗ, стосуються лише документів, термін зберігання яких раніше складав 75 ​​років. При цьому законодавці допустили недоопрацювання, оскільки формально досягли збільшення термінів зберігання для всіх груп документів з особового складу. А саме для тих, за якими передбачено термін зберігання п'ять років згідно з пунктами 19 і 665 переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії № 558. В даний час готується законопроект, який внесе зміни до Закону № 125-ФЗ і усуне недоробку, що виникла. Як пояснюють фахівці Роструда, до прийняття цих змін слід застосовувати систему визначення термінів зберігання документів, що склалася, згідно з переліком, затвердженим наказом Мінкультури Росії № 558, щоб уникнути будь-яких непорозумінь і штрафів і не виділяти до знищення документи за особовим складом.

Терміни, протягом яких слід зберігати документи за особовим складом, зазначені у статті 22.1 Закону № 125-ФЗ та переліку, затвердженому наказом Мінкультури Росії № 558. Початком терміну зберігання документів вважається 1 січня року, наступного за роком, у якому вони були складені ( абз.4 п. 1.4 переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії № 558).

Так, накази про прийом на роботу, переведення, звільнення, про відпустку без збереження зарплати та інші накази з особового складу, а також заяви співробітників, якщо вони зберігаються в їх особових справах, у загальному випадку потрібно зберігати не менше 75 років, якщо вони створені до 2003 року. Якщо зазначені документи створено після 2003 року, їх слід зберігати щонайменше 50 років.

Трудові договори, особисті картки та особисті справи співробітників також слід зберігати протягом 75 років, якщо вони створені до 2003 року, або протягом 50 років, якщо вони створені після 2003 року, а особисті справи керівників – постійно. Також постійно слід зберігати штатний розпис.

При цьому будь-які документи з особового складу, які утворилися в період державної служби, яка не є державною. цивільною службоюпотрібно зберігати 75 років незалежно від дати їх створення.

Такий порядок передбачено у статті 22.1 Закону № 125-ФЗ.

Накази про надання щорічних та навчальних відпусток, направлення у відрядження на території Росії (як і інші документи про відрядження: завдання, звіти тощо), а також накази про стягнення та заяви співробітників, якщо вони зберігаються окремо, а не в особистих справах, достатньо зберігати лише п'ять років.

Такий висновок випливає із пунктів 19 та 665 переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії № 558.

Увага: зміни до строків зберігання документів за особовим складом, які внесла стаття 22.1 Закону № 125-ФЗ, стосуються лише документів, термін зберігання яких раніше складав 75 ​​років. При цьому законодавці допустили недоопрацювання, оскільки формально досягли збільшення термінів зберігання для всіх груп документів з особового складу. А саме для тих, за якими передбачено термін зберігання п'ять років згідно з пунктами 19 і 665 переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії № 558. В даний час готується законопроект, який внесе зміни до Закону № 125-ФЗ і усуне недоробку, що виникла. Як пояснюють фахівці Роструда, до прийняття цих змін слід застосовувати систему визначення термінів зберігання документів, що склалася, згідно з переліком, затвердженим наказом Мінкультури Росії № 558, щоб уникнути будь-яких непорозумінь і штрафів і не виділяти до знищення документи за особовим складом.

Матеріали з атестації робочих місць слід зберігати 45 років, а при важких, шкідливих або небезпечних умовпраці – 75 років.

Правила трудового розпорядку зберігайте навіть після їх заміни новими. Термін зберігання – один рік. Річний термін зберігання встановлено і для графіків відпусток.

Термін, протягом якого слід зберігати документи, що підтверджують, що співробітник здобув освіту за рахунок організації, зумовлений вимогами податкового законодавства. Справа в тому, що пунктом 3 статті 264 Податкового кодексуРФ встановлено, що для списання даних витрат на зменшення оподатковуваного прибутку організація повинна зберігати всі документи, що підтверджують навчання (договір з освітньою установою, наказ керівника про направлення співробітника на навчання, акт про надання послуг, диплом, атестат, сертифікат тощо). Їх термін зберігання обмежується терміном дії договору навчання та одним роком роботи співробітника, але не менш як чотири роки.

назад | |