Неповний робочий час: налаштування графіка та розрахунок зарплати. Неповний робочий час: налаштування графіка та розрахунок зарплати 1с графіки роботи зі змін

Налаштування графіків роботи у програмі "1С:Зарплата та управління персоналом 8" (редакція 3)

Графіки роботи, які встановлюються організаціям, штатним одиницям у штатному розкладі, призначаються співробітникам при прийомі на роботу або кадровому переміщенні та описуються у програмі у довіднику Графіки роботи працівників(розділ Налаштування - Підприємство - Графіки роботи працівників).
У комплект поставки включено графік із найменуванням П'ятиденка(Рис. 1). Даний графік описує робочий час для п'ятиденного 40-годинного робочого тижня з двома вихідними днями: у суботу та неділю. Тривалість кожного робочого дня становить 8 годин без перерви на обід. Під час заповнення графіка враховуються святкові дні.
Якщо графік роботи, встановлений в організації, відповідає графіку П'ятиденка, то додаткових налаштувань (зміни параметрів графіка) не потрібно. Достатньо щорічно проводити його заповнення на черговий календарний рік. Проте попередньо необхідно перевіряти заповнення регламентованого виробничого календаря, що з графіком роботи. За промовчанням для всіх графіків роботи використовується включений у поставку програми виробничий календар з найменуванням Російська Федерація. Заповнення графіка наступні періоди (на наступний рік) проводиться у міру необхідності, але обов'язково до проведення розрахунків нарахувань, що припадають на наступний календарний рік.
Щоб скласти графік робочого часу на черговий рік, необхідно після заповнення виробничого календаря у формі графіка вказати робочий рік у полі Рік, за який відображається графік роботита натиснути на кнопку Заповнити. У заповненому графіку для днів, що є робітниками, проставляється тривалість робочого дня. Вихідні та святкові дні відзначаються рожевим кольором. Для кожного місяця показується кількість робочих днів та годин. Заповнений графік необхідно зберегти у програмі, натиснувши кнопку Записати та закрити.

Мал. 1
При додаванні нового графіка до довідника Графіки роботи працівниківза кнопкою Створитинеобхідно (рис. 2):

вказати найменування графіка;
вибрати робочий рік, на який спочатку заповнюватимуться дані;
настроїти властивості нового графіка роботи. Для цього за посиланням Змінити властивості графіка.викликається форма Налаштування графіка роботи.

Мал. 2

Налаштування властивостей графіка роботи у формі Налаштування графіка роботискладається з кількох етапів:

Вибір виробничого календаря в полі Виробничий календар, яка стає доступною, якщо на підприємстві передбачено кілька виробничих календарів (рис. 3). Це може знадобитися для організацій, відокремлені підрозділи чи філії яких у регіонах, мають власні святкові дні (для таких регіонів норма днів не збігається із загальноросійським виробничим календарем). Список виробничих календарів зберігається у довіднику Виробничі календарі(розділ Налаштування - Підприємство - Виробничі календарі). За промовчанням для всіх графіків роботи встановлено виробничий календар з найменуванням Російська Федерація.

Мал. 3

Вказівки способу заповнення графіка у розділі Спосіб заповнення графіка(Рис. 4):
- . Якщо вибрано цей спосіб, то за замовчуванням властивості графіка заповняться автоматично, і вони відповідатимуть графіку П'ятиденка, який описує робочий час для п'ятиденного 40-годинного робочого тижня з двома вихідними днями: у суботу та неділю. Під час заповнення графіка враховуються святкові дні. Тривалість кожного робочого дня становить 8 годин без перерви на обід. Даний спосіб заповнення графіка дозволяє скласти розклад із зазначенням тривалості роботи в годиннику по кожному вибраному виду часу по днях тижня;
- . Даний спосіб заповнення графіка дозволяє скласти розклад роботи у вигляді режиму роботи щодня протягом циклу: для кожного дня вказується кількість робочих годин окремо по кожному вибраному виду часу.

Мал. 4

Необхідність обліку святкових днів. Прапорець При заповненні враховувати святкові дні(Мал. 5) встановлюється, якщо необхідно, щоб при заповненні календаря графіка враховувалися святкові дні за виробничим календарем: тривалість роботи у святковий день у цьому випадку встановлюється рівною 0, тривалість роботи у передсвятковий день скорочується на 1 годину.
Ведення сумованого обліку робочого дня. Прапорець (рис. 5) встановіть для тих графіків роботи, за якими ведеться сумований облік робочого часу (якщо робота в організації ведеться у безперервному режимі, тобто не зупиняється на вихідні та святкові дні). Прапорець Підсумований облік робочого часуз'являється, якщо Налаштування - Розрахунок зарплати- Посилання ) на закладці Погодинна оплатавстановлено прапорець Застосування погодинної оплати. Також якщо на цій закладці встановлено прапорець Переробки при сумованому обліку часутоді з'являється розділ При підрахунку переробок визначати норму. При установці прапорця Підсумований облік робочого часуперемикачі Вироб. календарем(встановлений за замовчуванням), Даним цього графіка, Даним іншого графікастають активними, і в графіку, що налаштовується, можна вказати, яка норма буде використовуватися при підрахунку годин переробок у документі Реєстрація переробок(розділ Зарплата - Облік часу - Реєстрація переробок), за допомогою якого автоматично підраховуються переробки за довільний період.

Мал. 5

Налаштування тривалості робочого тижня (рис. 6):
- прапорець Неповний робочий часвстановіть, якщо графік передбачає роботу в режимі неповного робочого часу (неповний робочий день або скорочений робочий тиждень). Якщо графіком неповного робочого часу передбачено скорочення тривалості щоденної роботи на певну кількість робочих годин у всі дні тижня, то встановіть перемикач у положення Неповний робочий день. Якщо скорочується кількість робочих днів у тижні, наприклад, робітниками є лише 4 дні при п'ятиденному робочому тижні, то встановіть перемикач у положення Неповний робочий тиждень;
- прапорець встановлюється для графіків неповного робочого дня, що дозволяє налаштувати порядок визначення норми часу за іншим графіком під час розрахунку винагороди за працю. При вказівці іншого графіка у відповідному для вибору полі норма визначається на основі зазначеного графіка повного робочого часу. Якщо прапорець не встановлений, то норма часу при розрахунку визначається виходячи з кількості робочих днів та годин за графіком неповного робочого часу.

Зверніть увагу!Прапорець Неповний робочий час, перемикачі Неповний робочий день, Неповний робочий тижденьта прапорець Вважати норму за іншим графікомбудуть доступні у формі Налаштування графіка роботи, якщо у формі налаштування кадрового обліку (розділ Налаштування - Кадровий облік) встановлений прапорець Використовується робота з неповної ставки. В розділі Види часубудуть доступні для вибору види часу, що відповідають неповному робочому часу.

Мал. 6

Необхідності обліку різних видів явок, нічних, вечірніх годин та ін. Види часу(Мал. 7):
- прапорець Явказавжди встановлено за умовчанням, тобто. графік передбачає роботу у денний час;
- крім часу явки, можуть бути доступні створені як види використання робочого часу в довіднику Види використання робочого часу(розділ Налаштування - Класифікатори - Види робочого часу) інші види часу, наприклад, це може знадобитися для водіїв, яким години роботи на лінії та години ремонту оплачуються за різними ставками (рис. 8). Для доступу інших прапорців, що відповідають за найменуванням створеним самостійно видам часу, необхідно, щоб було встановлено прапорець у налаштуванні параметрів розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати) або прапорець у налаштуванні параметрів розрахунку зарплати (розділ посилання Налаштування складу нарахувань та утримань- Закладка Погодинна оплата);
- прапорець Нічний годинник(прапорець буде доступний, якщо на підприємстві виконуються роботи в нічний годинник, тобто встановлено прапорець Нічний годиннику налаштуванні параметрів розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати -посилання Налаштування складу нарахувань та утримань- Закладка Погодинна оплата)) встановіть у разі, якщо графік передбачає роботу у нічний час та години роботи у нічний час оплачуються співробітникам у підвищеному розмірі;
- прапорець Вечірній годинник(прапорець буде доступний, якщо на підприємстві виконуються роботи у вечірні години, тобто встановлено прапорець Вечірній годиннику налаштуванні параметрів розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати -посилання Налаштування складу нарахувань та утримань- Закладка Погодинна оплата)) встановіть у разі, якщо графік передбачає роботу у вечірній час та години роботи у вечірній час оплачуються співробітникам у підвищеному розмірі;
- прапорець Перерви для годування дитини(прапорець буде доступний, якщо на підприємстві використовуються додаткові перерви для годування дитини, тобто встановлено прапорець Додаткові перерви у роботі для годування дитиниу налаштуванні параметрів розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати -посилання Налаштування складу нарахувань та утримань- Закладка Погодинна оплата)) встановіть у разі, якщо графік передбачає перерви у роботі для годування дитини та години перерв для годування дитини оплачуються співробітникам із середнього заробітку;
- прапорець Вахта(прапорець буде доступний, якщо встановлено прапорець Використовується кілька видів часу у графіку роботиу налаштуванні параметрів розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати) або прапорець Декілька видів часу у графіку роботиу налаштуванні параметрів розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати- посилання Налаштування складу нарахувань та утримань- Закладка Погодинна оплата)) встановіть у разі, якщо графік передбачає роботу вахтовим методом.

Мал. 7

Мал. 8

Налаштування тривалості роботи на днях тижня або режиму роботи на днях протягом циклу в розділі Розклад роботи, таблична частина якого видозмінюється залежно від обраного способу заповнення графіка (рис. 9):
- якщо у розділі Спосіб заповнення графікавстановлений спосіб Днями тижня (п'ятиденка, шестиденка тощо), то як розклад вказується тривалість роботи в годинах по днях тижня. Якщо параметрами цього графіка передбачено облік різних видів явок та/або нічних та/або інших видів часу (встановлені відповідні прапорці в розділі Види часу), то в даному розділі вказується їхня тривалість по днях тижня;
- якщо у розділі Спосіб заповнення графікавстановлений спосіб За циклами довільної довжини (змінні графіки), то в якості розкладу вказується режим роботи днями протягом циклу: для кожного дня вказується кількість робочих годин. Якщо параметрами цього графіка передбачено облік різних видів явок та/або нічних та/або інших видів часу (встановлені відповідні прапорці в розділі Види часу), то в даному розділі вказується їхня тривалість по днях протягом циклу. У цьому неробочі дні (дні відпочинку) також входять у таблицю, але їм вказується нульове кількість робочих годин.

Зверніть увагу, облік нічних і вечірніх годинників ведеться окремо від денних, тобто. кількість нічних і вечірніх годинників не входить у кількість робочих годин явки.

Мал. 9

Тривалість робочого тижня в годинах (загальний обсяг робочого часу за тиждень), що відображається в полі Тривалість робочого тижня(Рис. 10). Для графіків п'ятиденка, шестиденка тощо. тривалість робочого тижня підраховується автоматично залежно від зазначених годин явки у розкладі роботи (розклад роботи при цьому заповнюється таким чином, щоб тривалість робочого тижня відповідала щотижневій тривалості робочого часу, виходячи з якої визначається нормальна кількість робочих годин за обліковий період). Для змінних графіків тривалість робочого тижня автоматично не підраховується, тому це поле при необхідності редагується вручну (вказується щотижнева тривалість робочого часу, виходячи з якої визначається нормальна кількість робочих годин за обліковий період). При сумованому обліку робочого дня норма робочого дня визначається за певний обліковий період (місяць, квартал тощо, але з більше календарного року). Дотримання норми робочого часу за встановлений обліковий період для графіків сумованого обліку у програмі автоматично не контролюється, контроль за даними показниками покладається на користувача.
Дата, з якої починається цикл графіка (дата першого дня графіка), яка задається в полі Дата відліку. Це поле доступне лише для змінних графіків (рис. 10).
Завершення налаштування властивостей графіка роботи та автоматичне заповнення календаря графіка за виконаними налаштуваннями здійснюється за кнопкою ОК(Рис. 10).

Мал. 10

Щоб зберегти графік, натисніть на кнопку Записати. Для формування друкованої форми графіка роботи натисніть кнопку Графік роботи. При необхідності, натиснувши на посилання Змінити властивості графіка., можна будь-якої миті викликати форму Налаштування графіка роботита уточнити його властивості (рис. 2).
Надалі для заповнення графіка роботи на наступний рік (або для перезаповнення календаря на поточний рік) використовується кнопка Заповнити, розташована у формі елемента довідника Графіки роботи працівників. Заповнення провадиться на рік, зазначений у верхньому лівому кутку форми (рис. 1).

Коли співробітники організації працюють не лише за стандартною п'ятиденкою, а й за змінними графіками, неминуче виникають питання про те, як коректно відобразити у програмі нарахування таким людям. Адже встановлювати звичайні графіки роботи у разі незручно і неправильно, т.к. загальна кількість робочих годин на місяці не співпадатиме, а значить, програма невірно розрахує зарплату. Які параметри потрібно зробити, щоб таких проблем не виникло?

Насамперед потрібно розібратися, з якими графіками ми маємо справу. Якщо ваші співробітники працюють за стандартною схемою – доба через три, дві через дві та інше і вона залишається постійною довгий час, то будемо використовувати один варіант. Якщо ж протягом місяця постійно трапляються виходи на роботу поза графіком, заміщення захворілих співробітників тощо, а отже, немає певного жорсткого графіка, роботи для розрахунка зарплати буде трохи більше. Розглянемо обидва ці варіанти докладніше.

У першому випадку необхідно створити новий змінний графік і просто встановлювати його співробітникам під час прийому на роботу або кадрового переміщення. Для цього потрібно на робочому столі на закладці "Підприємство" вибрати пункт "Графіки роботи".

Додаємо новий графік, пишемо його назву та натискаємо кнопку "Заповнити графік".

Якщо якийсь із шаблонів нам підходить, то вибираємо його та проставляємо галочки про облік нічних та вечірніх годин, якщо ні – натискаємо "налаштувати вручну" та "Далі".

Налаштовуватимемо графік два через два (день-ніч), зміни по 12 годин з урахуванням нічних.

Вказуємо, з якої дати починаємо відлік графіка (це буде перша зміна, у нашому випадку 12 годин денної роботи) та додаємо до таблиці нову зміну. Пишемо назву та вказуємо час із 8 до 20.

Потім додаємо в таблицю другий рядок і додаємо нову зміну - нічну.

Потім додаємо 3 та 4 порожні рядки (це вихідні) та натискаємо "Заповнити".

У заповненому графіку проставляються дві робочі зміни через дві, причому у другій робочій зміні 8 нічних годин. Графік має виглядати так.

Тепер ви можете побачити точну кількість робочих годин у кожному місяці, у тому числі нічний і зарплата для співробітників, які працюють точно за таким графіком, буде розраховуватися правильно. Залишилося лише призначити його під час прийому працювати чи кадровому переміщенні.

Зазвичай, таких графіків має бути чотири, т.к. у нашому випадку, в той день, коли одна зміна працює на день, друга - у ніч, а дві інші цього дня відпочивають.

Якщо графік щомісяця змінюється, необхідно використовувати документ "Індивідуальні графіки роботи", розташований на закладці "Розрахунок зарплати".

Створюємо новий документ та додаємо до нього співробітників. Дані можна вводити щодня або зведено за період. При натисканні на кнопки "Нічні" та "Вечірні" з'являються відповідні рядки в таблиці.

Заповнювати такий документ потрібно щомісяця у разі нестабільного графіка. Цей спосіб введення інформації коректніше та зручніше, ніж вручну виправляти табель обліку робочого часу. Документи можна копіювати, якщо відмінності з місяця на місяць не дуже великі.

3.1, як свідчить практика, викликає безліч питань. І що тільки не вигадують бухгалтера у програмі з налаштування та розрахунку заробітної плати по співробітникам, які працюють змінами. І тому у цій статті хочеться приділити цьому питанню особливу увагу.

Оскільки виконання коректних, початкових налаштувань у програмі – це 95 % успіху для правильного автоматичного розрахунку нарахувань заробітної плати, а також правильний розрахунок внесків та ПДФО і, отже, правильне заповнення регламентованих звітів 6-ПДФО, розрахунок страхових внесків, 2-ПДФО та і т.д. Отже, давайте уявимо ситуацію, що співробітники працюють змінами по два робочі дні, по 12 годин через два дні відпочинку. Такий режим має на увазі роботу двох співробітників по черзі, тому налаштовуватимемо два графіки, для кожної зміни він буде свій. У нашому прикладі виходить, що дві зміни, а так на практиці може бути і три та чотири, зі зміщенням на день чи два. Тому скільки на підприємстві змін, стільки і графіків необхідно налаштовувати.

У програмі 1С:ЗУП 3.1 у меню налаштування, графіки роботи співробітників, необхідно створити графік та назвати його, наприклад: Перша зміна 2 по 12(Рис.1).

Тепер, дивимося, як налаштувати графік першої зміни через властивості (Рис.2, п. 1). Встановлюємо галочку - за циклами довільної довжини(Рис.2, п.2). При налаштуванні – облік свят, визначить у графік святкові дні, як вихідні. Припустимо, що у прикладі у свята співробітники працюють, тому нашого прикладу прапор ставити не потрібно (Рис.2, п.3). Проставлений прапор - підсумований облік, дозволить переробки відбивати за вибраний період (Рис.2, п.4). Визначаємо, який годинник входить у дванадцятигодинну зміну. Нічний час, згідно з ч. 1, ст. 96 ТК, час роботи з 22:00 до 06:00. Тому, якщо зміна випадає на цей годинник, то необхідно встановити прапор – нічний годинник(Рис.2, п.5).

Визначити спосіб оплати нічних годин потрібно під час заповнення початкового налаштування програми на закладці – погодинна оплата – використовується доплата за роботу у нічний час(Рис.3).

Якщо початкове налаштування було здійснено без можливості нарахування оплати нічних годин, то до неї можна завжди повернутися в ході роботи при включенні до програми всі функції – обробки – початкове налаштування програми(Мал.4).

Робоча зміна з 12.00 до 24.00, а це означає, що 2 години з 12 робітників належать до нічного часу. Таблицю розкладу роботи слід заповнити - один фрагмент графіка роботи, що повторюється: 10 годин в денний час і 2 години в нічний. Другий день аналогічно заповнюється. А 3 та 4 день – вихідні дні. Тому день (3,4) заповнюємо, а в полі явка нічний і денні години ставимо - нуль(Мал.5).

Для створення графіка роботи другої зміни слід або встановити іншу дату відліку, або поміняти місцями робочі та вихідні дні (Рис.6).

Зберігаємо кнопкою - ОКвідбувається автоматичне заповнення графіка на весь поточний рік. Звертаю вашу увагу, що у січні перша зміна починає працювати з 1 січня, а 3 та 4 січня відпочиває (Мал. 7).

Відповідно, при заповненні другого графіка (Рис.6) називаємо його: Друга зміна 2 по 12, співробітники прийняті по ньому працюватимуть 3 та 4 січня, а 1 та 2 січня відповідно відпочивати (Рис. 8).

На цьому сьогодні все! Сподіваюся, дана стаття вам буде корисною у веденні обліку на вашому підприємстві. Я буду дуже вдячна, якщо ви напишіть ваші коментарі, оскільки тільки зворотний зв'язок з вами дозволить мені зрозуміти, наскільки це питання актуальне чи ні. А можливо його потрібно ще розкрити докладніше, або у вас є суміжні питання, які необхідно торкнутися наступних статей. У будь-якому випадку, тільки ви, шановні читачі – мій путівник!

Фахівці «BM-SYSTEMS» докладно розповіли читачам журналу «Зарплата» про особливості складання графіків роботи в програмах 1С.

Програмні можливості автоматизувати облік та планування робочого часу співробітників за різними робочими графіками надають конфігурації «1С:Зарплата та Управління Персоналом 8» та «1С:Управління Виробничим Підприємством 8». Розглянемо послідовність процесів при автоматизованому складанні графіків роботи у програмах 1С.

На момент створення матеріалів також актуальні такі версії конфігурацій, як «Зарплата та Управління Персоналом», редакція 2.5 (2.5.27) та «Управління виробничим підприємством», редакція 1.2 (1.2.33)

Загальний перелік процедур зі складання графіків роботи у програмі 1С .

Планування робочого дня співробітників у програмних продуктах 1С передбачає виконання низки послідовних действий:

1. Заповнити виробничий календар (виконується щорічно).

2. Ввести всі шаблони графіків роботи, що застосовуються в компанії (виконується на початку роботи в програмі та в міру появи нових графіків).

3. Налаштувати введені шаблони графіків роботи (налаштування виконується під час введення кожного нового графіка).

4. Заповнити графіки роботи на наступний рік (виконується щорічно)

5. Призначити відповідний графік кожному співробітнику (виконується регулярно у поточній кадровій роботі).

Розглянемо кожну необхідну дію детальніше.

Заповнюємо виробничий календар

Для коректного обліку робочого дня працівників необхідно щорічно заповнювати виробничий календар. Відомості про державні свята, вихідні та передсвяткові дні вносяться вручну на підставі постанов Уряду РФ про перенесення вихідних днів у наступному році. Після внесення цих відомостей ви можете роздрукувати та перевірити правильність заповнення за зведеними даними про кількість робочих та святкових днів/годин на місяць. І що саме потрібно зробити? Нижче наведено послідовність дій із заповнення виробничого календаря на наступний рік, а також вид робочого вікна.

1. Встановіть період заповнення календаря

2. Натиснувши кнопку «Заповнити за замовчуванням», можна активізувати функцію автоматичного заповнення даних про робочий час у календар.

3. Роздрукуйте та перевірте отриманий результат

4. Скоригуйте дані за потреби, натиснувши на праву кнопку миші

5. Збережіть зміни.

(Меню Підприємство / Виробничий календар)

Введення шаблонів графіків, які застосовуються в компанії

Програма дозволяє вводити різні шаблони робочих графіків:

П'ятиденка;

Шестиденка;

Графіки неповного (скороченого) робочого дня;

Змінні;

Графіки підсумованого обліку робочого дня;

Графіки за календарними днями;

Кількість графіків, які можна зареєструвати у програмі, необмежена. Нижче наведено послідовність дій щодо введення нового шаблону.

1. Додайте новий робочий графік

2. Використовуйте «Помічника заповнення графіка» для коректного внесення нового графіка

3. Або «Помічника заповнення графіка» для введеного раніше графіка.

(Меню Підприємство / Графіки роботи)

Налаштування та заповнення графіків

Для налаштування графіка роботи скористайтесь «Помічником заповнення графіка». Програма пропонує вам два варіанти дій: налаштування за наявним шаблоном та налаштування вручну.

Налаштування за шаблоном. Помічник запропонує вам заповнити графік на підставі одного з визначених шаблонів:

-- «П'ятиденка 40 годин»: з понеділка по п'ятницю – 8 годин, у передсвяткові дні – 7 годин;

-- «Шестиденка 40 годин»: з понеділка по п'ятницю 7 годин, у Сб 5 годин у передсвяткові дні відповідно – 7 та 4 годин;

-- «Доби через двоє» та «Доба через троє» – змінні графіки зі зміною 24 години із зазначеною періодичністю починаючи з дати відліку. Для цих графіків можна передбачити вечірні та нічні години – 2 та 10 годин за зміну;

- "Календарні дні" - щодня 8 год.

Зверніть увагу:Під час створення графіка за шаблоном «П'ятиденка 40 годин», або «Шестиденка 40 годин» враховуються святкові дні, в інших шаблонах святкові дні не враховуються.

Після заповнення за шаблоном можна відкоригувати заповнений графік вручну.

Налаштування вручну.У випадку, якщо вам потрібно ввести складніший графік, ніж запропоновані у шаблонах, під час запуску «Помічника заповнення графіка» виберіть спосіб заповнення графіка «Налаштувати вручну». У цьому випадку помічник запропонує Вам налаштувати такі параметри:

Розглянемо можливості налаштувань параметрів графіка вручну:

1. У полі «Тип графіка» вкажіть тривалість робочого тижня на днях – «П'ятиденка» або «Шестиденка».

Щоб відобразити змінний режим роботи, виберіть тип графіка «Змінний».

У разі вибору типу графіка «Календарні дні» дані про робочий час будуть заповнені, виходячи з того, що робітниками є всі дні на рік.

2. У полі «Годинник у тижні» вказується тривалість робочого тижня в годиннику. Цей параметр використовується при перерахунку місячної або денної ставки працівника у годинникову, наприклад, для оплати нічного годинника.

3. У разі встановлення прапорця «Суммований облік робочого часу» святкові дні, зазначені у виробничому календарі, не враховуються.

Встановлення прапорця також впливає на розрахунок деяких нарахувань: наприклад, «Оплата по середньому заробітку» при оплаті відряджень у цьому випадку використовуватиме середньогодинний заробіток, а не середньоденний.

4., 5. Прапорці «Вісті облік нічних годин» та «Вісті облік вечірнього годинника» встановлюються, коли у графіку необхідно передбачити нічний та/або вечірній годинник.

Кількість нічних та вечірніх годин на добу визначається за розкладом графіка.

6. Прапорець "Враховувати святкові дні" встановлюється, коли при заповненні графіка необхідно врахувати святкові дні як неробочі.

Для типів графіків «П'ятиденка», «Шестиденка» та «Календарні дні» у передсвятковий день робочий час зменшується на 1 годину.

Для «Змінних» графіків передсвяткові дні не скорочуються.

7. Під час встановлення прапорця «Неповний робочий час» вам необхідно вибрати також тип неповного часу: «Неповний робочий день» або «Скорочений робочий тиждень»

Якщо працівникам, які працюють на даному графіку, планується призначати тарифну ставку виходячи з графіка повного робочого часу, необхідно вибрати спосіб розрахунку норми часу «За іншим графіком» і вибрати графік повного робочого часу.

Після того, як ви заповните всі необхідні дані, переходьте до наступного етапу введення інформації в помічнику за кнопкою «Далі».

Залежно від обраного у пункті 1 типу графіка відкривається певна форма налаштування розкладу.

Якщо ви вибрали тип графіка «Змінний», виводиться форма налаштування змінності, в якій потрібно описати циклічність змінної роботи, включаючи вихідні дні. Наприклад, «Доби через двоє»:

Якщо ви вибрали тип графіка «П'ятиденка», «Шестиденка» або «Календарні дні», виводиться форма введення годинника по днях тижня:

Якщо ви вказали необхідність обліку нічних та вечірніх годинників, то система запропонує вам заповнити розширену (докладну) форму розкладу:

Методичні нотатки щодо складання графіків роботи у конфігураціях програми 1С підготовлені відділом автоматизації кадрового обліку та розрахунку заробітної плати компанії «BM-SYSTEMS».

Помилка 1. У програму 1С ЗУП 8.3 завжди за всіма співробітниками вводиться документ «Табель»

Розробники програми з приводу документа «Табель» вірні своїй концепції і вважають, що документ «Табель» як документ програми не потрібен, оскільки працює метод відхилень. Є графік обліку робочого часу та є відхилення – лікарняні, відпустки. У 1С 8.3 ЗУП автоматично розраховується відпрацьований час, а щоб роздрукувати табель, використовується звіт. Водночас документ «Табель» у програмі 1С ЗУП є і вносити його можна, але робити це без потреби не рекомендується.

Трапляється, що без документа «Табель» не обійтися. Наприклад:

коли потрібно скоригувати відпрацьований час;
Ввести відпрацьований час за специфічними видами часу, коли неможливо запланувати графік;
Або коли ведемо облік у межах умов праці, коли співробітник переходить між цими умовами праці протягом дня.

У цих випадках документ «Табель» потрібен, у всіх інших випадках цей документ як документ програми 1С ЗУП не потрібен, оскільки сильно ускладнює систему.

З іншого боку, чому виникає логічне протиріччя, тому що на практиці документ «Табель» – це первинний документ, на підставі якого ведеться розрахунок зарплати. Тому здається логічним, що завжди має бути документ «Табель», а потім розрахунок зарплати.

У 1С ЗУП 3.0 (3.1) логіка трохи інша і передбачає, що «Табель» – це звіт:

Спочатку робимо звіти із зарплати, де формуємо « » як звіт, перевіряємо, а після цього приступаємо до розрахунку зарплати:

Розглянемо з прикладу.

Вводимо документ «Табель»:

Додаємо співробітника та автоматично документ «Табель» заповнюється: проставляються явки за графіком п'ятиденки:

Багато користувачів так і роблять, беруть документ «Табель», заповнюють на всіх співробітників, проводять документ і приступають до розрахунку зарплати.

Однак у програмі 1С ЗУП 8.3 є технічний регістр відомостей «Графіки робіт за видами часу», який є технічним сховищем даних, необхідним для того, щоб правильно вважати зарплату. Спочатку в цьому регістрі зберігається інформація про кількість годин за загальним графіком:

Якщо вносите «Табель», то при розрахунку зарплати за поточний місяць та заповненні документа «Нарахування зарплати», за кнопкою «Заповнити» відбувається розрахунок:

При нарахуванні зарплати заповнюється технічний регістр «Графіки робіт за видами часу»:

Бачимо, що за один місяць на одного співробітника з урахуванням того, що у нього лише явка та вихідні дні, немає нічних та понаднормових – це 52 записи. Лише по одному співробітнику у регістрі відомостей з'являється:

А якщо в організації 1000 співробітників і по кожному вводиться «Табель», то з'являтиметься в регістрі 52 000 записів щонайменше щомісяця. Через деякий час база зросте до неймовірних розмірів та знизиться швидкодія.

Тому рекомендується ще раз програму 1С ЗУП не навантажувати. Якщо в документ «Табель» не вносяться правки та формуєте, щоб подивитися, то не потрібно його проводити. Можна просто записати, але не проводити. В іншому випадку при нарахуванні зарплати формуватимуться зайві записи у регістрах. І база ставатиме «важчою» з кожним місяцем.

Якщо документ «Табель» проводили, то нічого робити не потрібно. Регістр «Графіки робіт за видами часу» із незалежним режимом запису, тобто дані можна видаляти:

Так як регістр технічний, то така операція дозволена. Але не варто цього робити, якщо є розраховані дані за минулі періоди, хай вони там будуть. Але поміняйте бізнес-процеси, бізнес-логіку з поточного періоду.

Помилка 2. У разі відхилень від графіка у документі “Табель” проставляється “ПН”, а документ “Прогул, неявка” не вводиться

Проведемо документ та порахуємо зарплату. Відпрацьований час внесеться з табеля:

Наступного місяця співробітник іде у відпустку. Коли починаємо рахувати середній заробіток, то неправильно визначається кількість відпрацьованих календарних днів: програма 1С ЗУП вважає, що співробітник відпрацював у червні 30 днів із 30:

Наочно це буде видно у друкованій формі «Розрахунок середнього заробітку», де коефіцієнт у червні для розрахунку середнього заробітку використовуватиме 29.3, хоча він працював неповний місяць:

Справа в тому, що документ «Табель» не скасовує потреби введення документів відхилень. Те, що проставили ПН – цього замало. У 1С ЗУП 8.3 потрібно ще внести документ «Прогул, неявка» та зареєструвати відсутність співробітника за допомогою цього документа:

Якщо внесли документ «Прогул, неявка», необхідно перепровести нарахування зарплати, щоб перевчився час:

Після цього перезаповнимо документ «Відпустка». Окриваємо "Введення даних для розрахунку середнього заробітку" - кнопочка Перечитати. Бачимо, що відпрацьованих календарних днів 26 з 30:

Відповідно коефіцієнт при розрахунку середнього заробітку визначатиметься за правилами, 29.3/30 календарних днів у червні*на кількість відпрацьованих календарних днів:

Помилка 3. Програма 1С ЗУП 8.3 "не бачить" явку, введену документом "Табель"

Припустимо, за співробітником заповнили «Табель» за червень, де за весь місяць явка по п'ятиденці, 21 день відпрацював, 168 годин:

Але в «Табелі» вказали, що співробітник цей період працював і весь місяць явка. Причому у друкованій формі документа «Табель» також видно, що у співробітника явка:

Але при розрахунку зарплати програма 1С ЗУП 8.3 визнає з урахуванням відхилення. У цьому можна переконатись, переглянувши документ «Нарахування зарплати» за червень. Видно, що розрахований оклад не повний, бо програма вважає, що співробітник працював неповний місяць:

У друкованій формі документа «Табель» стоятимуть явки. У той же час, якщо сформуємо звіт «Табель обліку робочого часу», на підставі якого програма зарплату вважає, то побачимо, що у співробітника ПН стоять з 15 числа, як і внесли. Співробітник відпрацював 9 днів, а не 21 день:

Документ «Табель» він найпріоритетніший, але з урахуванням відхилень. Якщо поставили явку у «Табелі», але зареєстрували документ-відхилення, то відхилення буде первинним.

Цей момент теж враховуйте, коли вибиратимете для себе концепцію обліку в 1С ЗУП 8.3, і вирішуватимете використовувати документ «Табель» або не використовуватимете.

Помилка 4. Для скороченого графіка працівника зі шкідливими умовами праці виставлено прапорець «Неповний робочий час»

Допустимо, в організації є співробітники зі шкідливістю, з пільговою пенсією, за яких необхідно сплачувати додаткові внески до Пенсійного фонду.

У такому разі налаштовується окремий «Графік роботи зі шкідливими умовами», тому що шкідливість 3 або 4 класу та графік має бути скороченим:

Багато хто любить поставити прапорець «Неповний робочий час» із «Неповним робочим днем»:

Потім цей прапорець призводить до помилок для формування звітності персоніфікованого обліку в 1С ЗУП 8.3. Справа в тому, що в правилах персоніфікованого обліку прописано, що якщо співробітник зайнятий у шкідливості менше 80% робочого часу, то це не шкідливість. У 1С ЗУП відсоток зайнятості не перевіряється, а йде прив'язка до цього прапорця.

Якщо встановлено прапорець «Неповний робочий час» та «Неповний робочий день», то зовсім не важливо, що у співробітника налаштовані параметри: код умов праці вказаний у штатному розкладі 27.1, 27.2, код позиції списку, програма 1С ЗУП у звітності персоніфікованого обліку ставитиме співробітнику стаж абсолютно нормальний.

Тому в налаштуваннях графіка змінимо перемикач і поставимо "Неповний робочий тиждень". Якщо у співробітника справді неповний робочий час, але необхідно, щоб параметри шкідливості відпрацьовувалися, тоді потрібно поставити перемикач як неповний робочий тиждень.