Професія особистий помічник керівника: чим цікава та перспективна ця робота? Огляд інтернет-професії особистий помічник керівника

Розповідають історію, мовляв, за старих часів одна начальниця перед тим, як дати співробітниці відгул, веліла їй посадити під вікнами сім рожевих кущів, вимити підлогу, прополоти грядки, намолоти каву на сім тижнів і багато чого ще. Хто знає, може, і брешуть. Справа давня.

"Компетентність є здатність виявити та задовольнити особисті уподобання начальства" (Лоренс Пітер).

Але щодо рожевих кущів люди, як і раніше, діляться на дві категорії: перші покірно вирушають на грядку, а другі намагаються розібратися, що бос мав на увазі насправді.

Трактувати доручення шефа – мистецтво, але йому можна і потрібно вчитися. До будь-якої виробничої задачі варто підходити свідомо. І священних директив боса це також стосується: кращих успіхівчасом домагається той, хто читає між рядками і чітко тлумачить завдання начальства.

Корисно, коли питання "Навіщо?" випереджає все "Як?", "Коли?" і "Що мені за це буде?", але не обов'язково (а іноді й шкідливо) ставити це перше питання шефу безпосередньо. В ідеалі мета - навчитися працювати з випередженням, відкидаючи наперед непотрібні завдання, але при цьому не нашкодити собі та справі.

Здогадаюся сама

Якось я вирвалася пообідати з Танею. Ми вчилися разом, а потім я звернула на стежку журналістики, а вона впевнено пішла життям у ролі помічника гендиректора великої турфірми. Ще не принесли гаряче, а її мобільний уже наполегливо подав голос із сумочки.

Таня блискавично відкрила щоденник і почала щось записувати, час від часу повторюючи: "Так. Добре. Я все зроблю... Так! Обов'язково! Неодмінно!" Виписавши дві сторінки, вона закінчила розмову і попросила ще хвилинку, щоб упорядкувати записи.

Секунд 10 вона уважно вчитувалася, а потім викреслила добру третину пунктів, а половину тих, хто залишився, відзначила плюсом. Я здивувалась, але Таня швидко розставила крапки над i.

На питання, як стати помічником керівника, вона відповіла, що керується простим принципом: перш ніж розпочати виконання завдання, варто поставити собі питання, навіщо це потрібно. Відповідь на нього автоматично переводить низку доручень до списку необов'язкових.

Скажімо, якщо шеф просить зробити аналіз цін серед кількох компаній у регіоні, то він, напевно, збирається ремонтувати приміщення, але ще не готовий сказати їй про це. Не готовий – і не треба, вона сама здогадалася.

А ще в неї є знайомий у будівельному агентстві, який знайде найкращий офіс по кращою ціною, Отже, і аналіз не обов'язковий (головне, потім правильно сформулювати свою пропозицію). Результат - мінус кілька годин копіткої роботи.

Як стати помічником керівника: психологічний портрет

Особистий помічник керівника – професія на Наразідосить затребувана. Насамперед це пов'язано з розвитком ринкової економіки, оскільки в умовах жорсткої конкуренції фінансовий стан будь-якої фірми залежить від правильних та своєчасних управлінських рішень.

Успіх директора багато в чому залежить від умінь, навичок ведення справ та особистих якостей довіреної особи. Помічник керівника, обов'язки якого широко варіюються від банальних офісних справ до оперативних рішень, стане незамінним співробітником, «правою рукою» начальника, і найголовніше гарантом виконання поставлених завдань у намічений час.

При виборі правої руки найчастіше директор компанії звертає увагу не на освіту, а на особисті людські якості. Швидше за все, перевага буде віддана людині з менш багатим досвідом, але зі схожою думкою, ніж фахівцеві з відмінними рекомендаціями, але різними життєвими переконаннями.

Помічник керівника, обов'язки якого сформулювати практично неможливо, повинен мати вміння читати думки і на перший погляд визначати настрій начальника. Виконувати всі завдання, незалежно від специфіки – це може бути доручення та особистого характеру. Якщо ви людина сентиментальна і завжди все приймаєте на свій рахунок, то це не для вас робота.

Помічник керівника не повинен звертати увагу на невдоволення та зриви боса. Помічник має бути відданим і лояльним по відношенню до свого начальства. Його робота, крім фінансового винагороди, мотивується єдиною метою – підвищенням добробуту та конкурентоспроможності підприємства у целом.

Помічник керівника, обов'язки якого – ведення переговорів та укладання договорів за відсутності першої особи компанії, певною мірою є особою компанії. Саме щодо нього конкуренти судять про стан справ, а клієнти та партнери ухвалюють рішення про співпрацю.

Відео-матеріали на тему статті

Що має вміти кожен керівник:

Обов'язки особистого помічника:

Як відбувається співбесіда:

Посадові обов'язки асистента (помічника) генерального директора- Це, перш за все, допомога першій особі компанії. Посадова інструкція асистента (помічника) генерального директора може містити і специфічні вимоги (наприклад, знання двох іноземних мов) та обов'язки. У будь-якому випадку зразок посадової інструкції асистента (помічника) генерального директора допоможе вам у складанні кадрового документа.

Посадова інструкція помічника генерального директора
(посадова інструкція помічника генерального директора)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.Б. ________________
«________»_____________ ____ р.

1. Загальні положення

1.1. Асистент (помічник) генерального директора належить до категорії спеціалістів.
1.2. Помічник (помічник) генерального директора призначається посаду і звільняється від неї наказом генерального директора предприятия.
1.3. Помічник (помічник) генерального директора підпорядковується безпосередньо генеральному директору підприємства.
1.4. На час відсутності асистента (помічника) генерального директора його права та обов'язки переходять до іншої посадової особи, про що оголошується у наказі щодо організації.
1.5. На посаду асистента (помічника) генерального директора призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища або неповна вища, стаж аналогічної роботи від року, знання офісної техніки (факс, копір, сканер, принтер), програм Microsoft Office (Word, Excel), діловодства.
1.6. Асистент (помічник) генерального директора керується у своїй діяльності:
- Законодавчими актами РФ;
- статутом компанії, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами компанії;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- справжньою посадовою інструкцією.

2. Посадові обов'язки асистента (помічника) генерального директора

Помічник (помічник) генерального директора виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Планує робочий день генерального директора (зустрічі, дзвінки, прийом тощо).
2.2. Здійснює технічне забезпечення діяльності генерального директора (замовлення транспорту, квитків; організацію зустрічей, переговорів; ін.)
2.3. Супроводжує генерального директора на зустрічах, у поїздках, ін.
2.4. Приймає участь у переговорах, ділових зустрічах, спеціальних прийомах; веде протоколи та інші документи, що оформляють перебіг та результат зустрічей, переговорів.
2.5. За дорученням генерального директора погоджує окремі питання із працівниками структурних підрозділів, Доводить до них вказівки та розпорядження керівника; контролює виконання вказівок та розпоряджень.
2.6. Здійснює збір матеріалів та інформації, необхідних генеральному директору, готує аналітичні, інформаційні, довідкові та інші матеріали та подає їх керівнику.
2.7. Веде діловодство, отримує кореспонденцію, що надходить на розгляд генерального директора, приймає документи та особисті заяви на підпис генерального директора, веде їх облік та реєстрацію, передає керівнику.
2.8. Веде запис на прийом до керівника, організовує прийом відвідувачів.
2.9. За дорученням генерального директора складає листи, запити та інші документи.
2.10. Виконує роботу з підготовки засідань та нарад, що проводяться генеральним директором (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час та місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде та оформлює протоколи засідань та нарад.
2.11. Виконує окремі службові доручення генерального директора.

3. Права асистента (помічника) генерального директора

Асистент (помічник) генерального директора має право:
3.1. Отримувати інформацію, у тому числі конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.
3.2. Представляти керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи та роботи компанії.
3.3. Запитувати особисто чи за дорученням керівника від підрозділів підприємства та інших фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умов виконання службових обов'язків і безпеки всіх документів, що утворюються внаслідок діяльності підприємства.
3.5. Приймати рішення у межах своєї компетенції.

4. Відповідальність асистента (помічника) генерального директора

Асистент (помічник) генерального директора відповідає:
4.1. За невиконання та/або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання діючих інструкцій, наказів та розпоряджень щодо збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.

) – це незамінний для керівника співробітник. Він виконує настільки багато функцій і має такі великі повноваження, що за фактом стає другою людиною в компанії. Сформулювати повністю його посадові обов'язки практично неможливо. Підібрати персонального помічника для конкретного керівника - це завдання в галузі «місія нездійсненна», тому вона переходить у розряд суперскладної.

Мій досвід роботи в кадровому агентстві сформував особливий погляд на цю дивовижну професію.

ДЕФІЦИТ КВАЛІФІКОВИХ ПЕРСОНАЛЬНИХ АССИСТЕНТІВ НА КАДРОВОМУ РИНКУ

Персональний помічник - це окремий підвид в ієрархії адміністративних спеціальностей.

Як правило, на сайтах з пошуку роботи розміщують вакансії зі стандартним набором вимог – документообіг та організаційна робота. Такі вакансії як близнюки схожі між собою, крім розмірів компанії та сфери бізнесу. Але насправді негласних та специфічних вимог до позиції велика кількість. Їх не виносять в опис вакансії на сайтах, але ці вимоги є визначальними при відборі кандидатів.

При особистій зустрічі з роботодавцем та предметному обговоренні таких вакансій з'являються «нотатки на полях» - довгий список вимог, які не опубліковані у вакансії, які визначають стратегію пошуку кандидата на вакансію РА. Ось приклади екзотичних вимог: - швидкість рахунку купюр вручну; наявність спортивного розряду; вміння рахувати в умі; досвід ведення інвестиційних проектів; знання законодавчої бази; відмінне знання всіх преміум-брендів; контактна база власників елітних ресторанів Звичні вимоги: висота (тембр) голосу, зростання, вага, розмір одягу, знання мов та ін.

Керівник також висуває додатковий список вимог до особистісних якостей помічника, який, мабуть, найоб'ємніший. При цьому офіційні вимоги до професійних навичок та досвіду не стають менш важливими.

Ось і виходить, що ідеальних кандидатів на ринку одиниці та підібрати РА для керівника дуже складно.

Адже для кожного роботодавця ідеал помічника свій, але є константа – всім потрібен надійний, відданий та відповідальний помічник, здатний брати на себе всі організаційні та інформаційні завдання, звільнити керівника від нераціональної трати часу та вміло вирішувати стандартні та нестандартні проблеми.

ВІДМІННЯ ПЕРСОНАЛЬНОГО АСИСТЕНТА ВІД ІНШИХ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПРОФЕСІОНАЛІВ

Перш ніж визначити відмінності, визначимося з видами адміністративних позицій. Важливо розуміти, про який саме адміністративний професіонал ми говоримо і які функції на нього покладаються.

Бізнес-помічник (ВА) (персональний помічник (РА), особистий помічник)- необхідний керівнику чи власнику великих компаній (як російських, і міжнародних). Підкоряється лише своєму керівнику.

Персона, «наближена до імператора», права рука, довірена особа, заступник боса. Планує робочий план та графік, бізнес-календар, «сполучна ланка» із зовнішнім світом. Може бути гідом, перекладачем, нянею, домашнім керуючим, прогнозом погоди, пошуковою системою, туристичним агентом, часто виконує частину роботи за керівника (результат праці бос присвоює собі), має спеціальні знання/освіту у сфері бізнесу та діяльності керівника, вміє самостійно приймати рішення.

Секретар- необхідний керівникам будь-яких компаній. Підкоряється всім топ-менеджерам. Функціонал нескладний: документообіг, зустріч гостей, чай/кава, життєзабезпечення офісу, телефонні переговори, обробка кореспонденції, виконання простих доручень керівного складу.

Вимоги:вік - близько 23-30 років, середньо-спеціальна або вища освіта(залежно від рівня компанії), припустимо відсутність досвіду роботи, необхідні володіння комп'ютером, досвід роботи з оргтехнікою, висока швидкість друку, знання ділового етикету, за необхідності знання іноземної мови. Особисті якості: відповідальність, старанність, доброзичливість, здатність виконувати однакову роботу.

Секретар-помічник- Потрібен керівнику зі штатом компанії до 50 осіб. Підпорядковується керівнику. Поєднання функцій секретаря із частковими функціями помічника керівника. Виконує прості доручення керівника.

Вимоги:вища або незакінчена вища освіта, вік – близько 25-32 років, висока швидкість друку, вміння користуватися оргтехнікою, аналогічний досвід роботи від року. Особисті якості: старанність, відповідальність, дисциплінованість, здатність виконувати монотонну роботу.

Офіс менеджер- Необхідний середнім компаніям зі штатом від 30 осіб. Підпорядковується як керівнику, і топ-менеджерам. Відповідає за матеріально-технічне забезпечення роботи офісу, веде первинну документацію, може виконувати функції секретаря (зустріч гостей, дзвінки, документообіг).

Вимоги:вища освіта, вік – 25-35 років, досвід аналогічної роботи, організаційні навички. Особисті якості: комунікабельність, доброзичливість.

Секретар на ресепшен- необхідний компаніям зі штатом від 50 осіб з великою кількістю відвідувачів. Підпорядковується адміністративному директору, помічнику керівника, офіс-менеджеру, керівному складу. Виконує технічні завдання: зустріч гостей, чай/каву, дзвінки, взаємодія з кур'єрами/водіями.

Вимоги:хороші зовнішні дані, вік - 22-27 років, допустима відсутність досвіду роботи, вміння користуватися оргтехнікою, міні-АТС. Особисті якості: доброзичливість, комунікабельність, стресостійкість, усміхненість.

В описі адміністративних посад, незважаючи на подібність обов'язків, є головна відмінність: основне завдання секретаря – це управління інформаційним потоком, а основне завдання персонального помічника – це управління продуктивністю керівника.

Є низка відмінних факторів, які допоможуть вам розібратися у класифікації цих позицій:

Наша порада

На співбесіді завжди уточнюйте коло виконуваних обов'язків, наявність та обсяг особистих доручень, графік та рівень зарплати, т.к. деякі роботодавці не бачать жодної різниці між позиціями «секретар» та «персональний помічник».

ЩО ПОВИНЕН ВМІТИ ПЕРСОНАЛЬНИЙ АССИСТЕНТ?

Щоб максимально відповідати високому рівню керівника, PA повинні мати певні навички, якості та вміння, тип характеру і, мабуть, головне, особливий склад особистості. То що має вміти «людина-оркестр», цей «універсальний солдат» і «багатофункціональний гаджет»?

Професійні навички:

  • ведення документації;
  • тайм менеджмент;
  • організація робочих заходів;
  • робота заступником (функції другої особи);
  • фінансова грамотність;
  • управління секретаріатом;
  • підтримка ділових контактів;
  • travel-супровід;
  • робота перекладачем;
  • управління особовими справами керівника (особистий супровід)

Розглянемо їх докладніше.

Ведення документації:

  • робота з документами – це грамотне з усіх точок зору складання ділових листів, паперів, заяв, договорів, розпоряджень, різних звітів тощо;
  • за необхідності редагування листів та паперів, складених шефом, оформлення наказів, підготовка презентацій та проектів документів;
  • робота з поштою: сортування пошти боса за ступенем важливості та терміновості, знати, куди слід переадресовувати листи, кому що відповідати, у кого витончено попросити та з кого суворо вимагати.

Тайм менеджмент:

  • складання та планування графіка, розстановка завдань за пріоритетами, відстеження розкладу;
  • фіксування завдань та нагадування про них керівнику, інформування про дедлайни, зустрічі, поїздки та інші ділові заходи;
  • оптимальна організація робочого дня керівника;
  • планування свого робочого дня.

Організація робочих заходів:

  • підготовка зустрічей, переговорів, нарад, презентацій, які потребують участі керівника;
  • ведення протоколів, розсилання повідомлень та запрошень учасникам заходів, надання інформації про підсумки зустрічей;
  • організація відряджень.

Робота заступником (функції другої особи):

  • володіти досконало не тільки базовими професійними знаннями та вміннями, а й мати певні знання в різних сферах;
  • здатність управляти: організовувати співробітників (в т.ч. і перших осіб компанії), впливати на керівників підрозділів та контролювати виконання завдань;
  • курирувати окремі бізнес-проекти;
  • самостійно вирішувати частину питань щодо бізнесу (наприклад, про проведення тих чи інших зустрічей);
  • бути представником керівника на ділових заходах, висловлювати його позицію та відповідати на запитання;
  • виступати від імені боса, вміти вести переговори та коректний торг;
  • діяти рішуче, не боятися брати він відповідальність.

Управління секретаріатом:

  • постановка завдань водіям, кур'єрам, здійснення закупівель для заходів, поєднання функцій офіс-менеджера;
  • оформлення домовленостей із постачальниками, звернення до необхідної інстанції для оперативного вирішення питань з технічним забезпеченням процесу роботи;
  • життєзабезпечення кабінету керівника та приймальні.

Підтримка ділових контактів:

  • вміти керувати інформаційними потоками (знати, кого і коли можна з'єднати/пропустити до шефа, кого – переключити на іншу відповідальну особу, та майже завжди приймати ці рішення самостійно);
  • бути в курсі всіх подій у компанії;
  • захищати керівника від непотрібних контактів без шкоди для іміджу шефа та для компанії;
  • вирішувати будь-які питання за мінімально короткий час – і завжди з позитивним результатом;
  • вітати клієнтів компанії, підтримувати зв'язок з ними.

Travel-супровід:

  • організація ділових та поїздок керівника (оформлення віз, бронювання залізничних та авіаквитків, трансфери, готелі);
  • організація найскладнішої логістики перельотів, чартерів з обох боків;
  • особисте ознайомлення з керівниками авіакомпаній;
  • організація подорожей: від придбання квитків, замовлення трансферів, вечері до вибору подарунків. Кожна поїздка супроводжується певною програмою, написання «сценарію» поїздки – від зустрічей та заходів до точного часу вечерь у ресторані за певним меню;
  • контроль підрядників та служб в інших країнах;
  • ретельний моніторинг цін на оренду люкс-автомобілів, яхт, бізнес-джетів, уміння домовитись про надання знижки.

Робота перекладачем:

  • переклад на ділових зустрічах;
  • письмовий переклад документів;
  • ведення ділового листуванняіноземною мовою.

Управління особовими справами керівника (особистий супровід). Особистий помічник називається «особистим» невипадково: у його функціонал входить рішення як робочих завдань, а й особистих доручень керівника :

  • необхідно орієнтуватися у різних luxury-сферах обслуговування - від ресторанів до подарунків;
  • якщо у керівника є діти - контролювати роботу нянь/викладачів/репетиторів, відстежувати відвідування гуртків/секцій/занять;
  • організація відпочинку - від рекомендацій країн та місць до щоденного контролю харчування та пересування (включаючи організацію поїздок на літаках, бізнес-джетах, яхтах, пароплавах);
  • організація утримання заміських будинків, взаємодія з обслуговуючим персоналом;
  • організація медичних заходів(Запис на профілактичні огляди, організація проведення операцій, досліджень, лікування, контроль своєчасного прийняття призначених ліків);
  • відмінне знання luxury-брендів та марок одягу/взуття/аксесуарів - від кутюр, прет-а-порте, взаємодія з відомими модельєрами та зарубіжними будинками мод, робота з персональними мірками;
  • знання найкращих російських скульпторів, художників, антикварів, оскільки часто доводиться купувати їхні роботи у подарунок;
  • організація спортивних хобі боса: екіпірування на замовлення за персональними мірками; придбання останніх колекцій аксесуарів;
  • стежити за відкриттям нових ресторанів, гольф-полів, проведенням перегонів на спорткарах, розкладом іподромів, ключовими знаковими заходами;
  • організація аналогічного супроводу родичів боса, його батьків, друзів, партнерів тощо.

А ось як скромно виглядає звична вакансія, яка має на увазі всі ці функції:

Обов'язки:

  • адміністративний та організаційний супровід діяльності керівника;
  • безпосередня участь у переговорах, ділових зустрічах, прийомах, нарадах, проектах;
  • ведення ділового листування (у т.ч. англійською мовою), переклад усний та письмовий;
  • організація/забезпечення ділових та особистих поїздок керівника;
  • ведення діловодства, документообігу та кореспонденції;
  • збирання та підготовка аналітичних, інформаційних, довідкових та інших матеріалів для керівника;
  • доведення до керівників підрозділів вказівок, розпоряджень, доручень керівника, контроль за їх виконанням точно у строк;
  • виконання особистих доручень керівника;
  • відрядження (супровід керівника під час зустрічей та поїздок)

Насправді функціонал та кількість завдань не піддаються опису та перерахуванню на співбесіді. Будьте готові, що несподівані завдання «наздоженуть» вас уже в процесі роботи і посиплються, як пісок.

А керівник чекатиме від вас оперативного та професійного їх вирішення.

Тому готовність працювати в ненормованому режимі, з нескінченним потоком інформації та з масою доручень, залишаючись «тінню» боса, виявляючи до нього

максимальну відданість і лояльність - це сукупність якостей особливого типу людей. Їх мало, тому вони цінуються високо, а Глибоке зануренняНа виконання обов'язків, часто на шкоду особистим інтересам, як правило, компенсується гідною зарплатою.

Уникнути хаосу і плутанини допоможе система вибудовування каталогу завдань. У її основі лежить правило пріоритетів:

1) доручення щодо бізнесу;

2) особисті доручення боса;

3) різні поточні відносини;

4) перспективні плани.

Якщо ви отримали за годину кілька завдань, які одночасно зробити абсолютно неможливо, необхідно проінформувати керівника про ситуацію, що склалася, і попросити, щоб він розставив пріоритети.

ВИМОГИ ДО ПЕРСОНАЛЬНОГО АСИСТЕНТА

Вимоги до PA формуються із завдань та сфери функціональних компетенцій, які визначає керівник: помічник може бути повністю залучений до бізнесу, а може бути найнятий виключно для організації особистого простору керівника. Для когось не має значення профільної вищої освіти, інші вимагають насамперед знання мов, деяким важливо, якою кавою варить помічник або як вона виглядає.

Але, незважаючи на спектр та специфіку завдань у різних компаніях, ключові вимоги завжди залишаються незмінними.

Вимоги:

  • вищу освіту (випускникам очного відділення з червоним дипломом із п'ятірки провідних вузів завжди віддається перевага);
  • досвід роботи на аналогічній позиції не менше двох років (завжди бажаний досвід роботи з першими особами);
  • вільне знання необхідної мови (часто вимагають рівень носія);
  • готовність до відряджень та ненормованого графіка роботи;
  • вік (у вакансіях не вказується, але є найважливішою вимогою);
  • особисті якості (у кожного роботодавця свої побажання, основні: старанність, аналітичний склад розуму, комунікабельність, висока працездатність, грамотна мова)

Грамотна мова.Практика показує, що найуспішніші PA – випускники лінгвістичних вузів. Фінансова та юридична освіта теж затребувана, але важливо, щоб асистент вільно володів іноземною і добре знав російську мову, мав розвинену мову і багатий словниковий запас.

Високий культурний рівень. Високий культурний рівень - найпопулярніша якість персонального асистента.Можна швидко освоїти функціонал, набути необхідних навичок, але культура набувається з дитинства і формується роками. Наприклад, московські роботодавці рідко обирають іногородніх кандидатів. У них є упередження, що поведінка приїжджих дівчат навіть із гарною освітою має наліт провінційності, їх промови притаманна особлива говірка, акцент, ненормовані наголоси, а представницькі функції для помічника вкрай важливі, хоч і тут є багато винятків.

Як поєднувати ненормований графік роботи з сім'єю та дітьми – неясно. Але якщо у вас є успішна практика такого поєднання, то наявність сім'ї – перевага. Діти мають бути старшими за три роки.

Вік.У вимогах до віку персонального помічника дуже багато суб'єктивного. Деякі керівники виходять із естетичних норм і віддають перевагу молодості. Але найчастіше ми працюємо з компаніями, керівники яких усвідомлено роблять вибір на користь жінок зрілого віку.

Серйозні корпорації завжди пов'язані з великими фінансовими операціями та великою юридичною відповідальністю. Крім того, клієнтам приємний імідж стабільності компанії. У цьому сенсі довгонога красуня помітно програє солідній діловій жінці, яка має досвід роботи в складних та відповідальних ситуаціях, яка вміє професійно «тримати удар».

«Відчувати» шефа.Мабуть, самий важливий фактор. Для успішної роботинеобхідна повна психологічна сумісність із керівником. Для цього асистент як мінімум повинен мати певні якості.

«А ЧИ НЕ ПРОВІСТИ НАМ ОПИТУВАННЯ?»

Головні вимоги до персонального асистента - лояльність та відданість. Насамперед - до керівника, потім до компанії в цілому.

Помічник знаходиться в максимальній близькості до керівника і до його сім'ї, а це означає, що він повинен бути надійним, як скеля, стійким, як розвідник на допиті, дбайливим, як мати.

Для того щоб з'ясувати, що найважливіше для керівника в особистості РА, ми провели опитування. У ньому взяли участь 100 великих компаній, де інтерв'юваними були 70% власників та 30% найманих генеральних директорів. Ми попросили відповісти на запитання: «Які якості має мати персональний асистент? Яким має бути ефективний помічник для вас? Ці ж питання поставили персональним помічникам, щоб врахувати думки обох сторін.

Ось що ми отримали:

Абсолютна відданість – 22 %. Найбільш важливою якістюдля керівників виявилася відданість. Лояльність, робота за ідею, а не за гроші, вміння читати думки першої особи, визначати по телефону поганий настрій боса, не звертати уваги на невдоволення на свою адресу, коли виплескується подразнення, що накопичилося, через безвідповідальність підлеглих, несумлінності партнерів, проблем з родичами, невідповідної погоди та ін.

Відмінна риса лояльного помічника - щира і постійна готовність допомогти, навіть якщо розв'язання проблеми не прописано у контракті.

Тому керівники, переміщаючись кар'єрним шляхом горизонтально чи вертикально, часто забирають із собою особистого помічника, з яким їх пов'язують особливі робочі відносини.

Виконавчість – 20 %.Відповідальність, пунктуальність. Тут важливим є саме чітке виконання завдання без самодіяльності, ініціативи та особистої думки. Складність: є лише одна спроба почути та зрозуміти завдання та мінімум часу на те, щоб чітко його зробити; ніхто не повторюватиме двічі.

Інтелект – 19%.Це проактивна позиція та вміння тримати руку на пульсі, підтримати розмову з партнерами про поточну політичну та економічну ситуацію в країні та світі, здатність розібратися, як працює та чи інша технічна новинка, вміння працювати в режимі багатозадачності, винахідливість, швидка реакція у нетипових ситуаціях, кмітливість, кмітливість, аналітичний склад розуму.

Вміння зберігати інформацію – 13%.Ступінь довіри особистому помічнику, як правило, дуже висока: йому довіряють платіжні картки та пінкоди, різну конфіденційну інформацію, помічники беруть участь у вирішенні завдань особистого життя керівника. Запорука довіри – дотримання субординації, уміння слухати, дотримання конфіденційності.

Контакти – 11%.Зв'язки, основа необхідних людей/організацій. Важливі особисті знайомства з керуючими ресторанів, яхтових центрів та авіакомпаній, готелів, фондів, VIP-клубів – це дає можливість швидко та ефективно вирішувати завдання боса.

Комунікабельність – 8 %.Мобільність, оперативність, адаптивність, можливість знаходити спільну мову з різними за статусом людьми. Особистий помічник справедливо вважається генієм спілкування.

Він може завоювати прихильність практично будь-якої людини, поставити на місце грубіяна, вирішити будь-який конфлікт і залишитися при цьому привабливою і всіма поважною людиною.

Трудоголізм – 5 %.Здатність активно працювати у ненормованому режимі.

Ініціатива – 2%.Ініціативність - це стійка властивість особистості з усвідомленим і рішучим бажанням щось впровадити чи перетворити. Керівники зазначали, що ініціатива помічника заважає управлінському процесу, приносить дискомфорт босу, ​​адже якщо помічник може організувати свого начальника, відстояти у спілкуванні з ним свою позицію, бути переконливим і конструктивним, то незрозуміло, хто тут бос.

Завдання помічника - це прагнення стати успішною бізнес-одиницею з ідеями, а прагнення допомагати керівнику, чітко виконуючи розпорядження та реалізуючи його ініціативи.

Зовнішність.Для більшості керівників зовнішність не принципова - швидше навпаки: вони намагаються уникнути яскравих, «декоративних» помічників, які комічно виглядатимуть у серйозному бізнесі з солідними клієнтами. Згадки про «презентабельну» зовнішність зустрічаються в одному оголошенні з десяти. Найчастіше такі вакансії надходять від невеликих компаній. У вакансіях для персональних помічників до власників у великі компанії згадок про зовнішність немає.

Аналізуємо результати опитування обох сторін.

Портрет асистента на думку керівників- відданий, розумний виконавець, у міру товариський, не балакучий, працездатний.

Портрет помічника на думку помічників- Ініціативний лідер, з яскравою зовнішністю, геній спілкування та ідей.

З таблиці видно, що відповіді помічників докорінно від бачення керівників. У цьому полягає головна проблема непорозуміння кандидатів (і асистентів, які вже працюють), що насправді хоче керівник від свого помічника.

Взявши за основу відповіді та побажання керівників з опитування та підкріплюючи це нашою практикою роботи з вимогами до вакансій, переконуємось, що для роботи персональним асистентом лише професійних навичок недостатньо. На цій посаді цінуються високий інтелект, освіченість, життєвий досвід, уміння швидко орієнтуватися в екстремальних ситуаціяхерудиція, гострий розум, почуття гумору, відданість і при навичках відмінної комунікабельності з володінням великою інформацією - вміння тримати мову за зубами.

Особисті якості помічника:

  • вміння підкорятися, відчувати настрій;
  • вміння передбачати реакцію керівника;
  • комунікабельність;
  • організаторські здібності;
  • робота у режимі багатозадачності;
  • винахідливість, швидка реакція;
  • стресостійкість;
  • вміння зберігати інформацію;
  • ерудованість, знання різних галузей;
  • висока працездатність;
  • доброзичливість, усміхненість;
  • прагнення розвиватися (саморозвиток);
  • дипломатичність;
  • акуратність;
  • знання етикету

Як проходити співбесіду в кадрових агентствах?

Під час перегляду вакансій необхідно враховувати не лише сайти з пошуку роботи, а й звертатися до кадрових агенцій, оскільки не всі вакансії розміщують в Інтернеті.

Практично всі великі та середні компанії, відомі на ринку, намагаються не афішувати пошук асистента, тим більше, якщо помічник потрібен власнику холдингу. Якщо причина виникнення вакансії – заміна чинного співробітника,

тоді позиція стає взагалі суворо конфіденційною, і дізнатися про її існування неможливо. У таких випадках агентство саме зв'яжеться з вами, якщо у його базі знаходиться ваше резюме.

Взаємодія з кадровим агентством по вакансії має низку переваг:

  • вам докладно розкажуть про компанію, специфіку бізнесу, особи керівника, деякі додаткові вимоги;
  • безкоштовно проконсультують про те, як поводитися на співбесіді з роботодавцем;
  • допоможуть відредагувати та правильно оформити резюме;
  • дадуть низку рекомендацій, як виглядати на зустрічі.

Починаючи контакти з кадровим агентством, пам'ятайте, що з першої хвилини взаємодії вас уже оцінюють і ви вже проходите «негласне» тестування. Спілкуючись з вами по електронній пошті, консультант агентства робить перші висновки щодо листування та стилю викладу інформації. Це стосується і телефонного спілкування – мають значення тембр голосу, дикція, доброзичливість, бізнесовість, швидкість реакції. Перед першою зустріччю ви проходите тест на пунктуальність та зібраність.

Необхідно бути готовим до конкурсу та пам'ятати про те, що саме на ці вакансії відглядається колосальна кількість кандидатів, які задовольняють формальні вимоги: професійний досвід, освіта, вік, сімейний статус, зовнішність, працездатність, стресостійкість, знання іноземних мов тощо.

Потім кандидат тестується за допомогою різних методик (тести, опитувальники, графологія, фізіогноміка, мова жестів). Це робиться для того, щоб визначити особисті якостіі тип темпераменту кандидата, виявити якості, абсолютно несумісні з цією роботою та з цим керівником, зрозуміти, чи зможуть вони порозумітися.

В результаті із сотень претендентів нам вдається відібрати одиниці, але, незважаючи на тривалість і пристрасть відбору в агентстві, вам належить ряд таких самих упереджених зустрічей з роботодавцем.

Як правило, передаючи в роботу вакансію персонального асистента, роботодавець знімає з себе всю складну і копітку роботу відсіву кандидатів з професійних компетенцій, а залишає для себе важливу, заключну функцію - відбір їх психоемоційної сумісності з керівником.

Навіть якщо у вас є великий досвід пошуку роботи, пам'ятайте, що до кожної нової співбесіди необхідно заздалегідь готуватися:

  • необхідно вивчити всю доступну інформацію про компанії та керівника, прочитати інтерв'ю, виступи, статті майбутнього боса і зробити собі висновки;
  • підготувати коротка розповідьпро себе (також має бути готова розповідь про сім'ю та про діяльність/заняття батьків - це показник життєвих цінностей людини);
  • успіх залежить від навичок самопрезентації.

Рекламуйте себе з усіма атрибутами маркетингової реклами. Не потрібно розписувати свої переваги та перераховувати функції (це все вже є в резюме). Скажіть про те, яку користь ви зможете принести керівнику, говорите про перемоги на колишньому місці роботи, з якими високими персонами ви взаємодіяли, які масштабні заходи організовували – підтверджуйте фактами свій професіоналізм та досягнення;

  • необхідно коротко сформулювати причини звільнення з попереднього місця роботи. Також будуть потрібні пояснення, чому ви хочете стати асистентом саме цього керівника;
  • обов'язково проведуть інтерв'ю щодо компетенцій, тобто. вас проситимуть описати реальні випадкиз вашої практики, в яких ви виявляли свої якості та чудеса кмітливості. Потрібно заздалегідь згадати всі складні ситуації, пригадати кілька добрих прикладів. Підготуйте чесні приклади із невдачами. Про них теж можуть запитати, і тут важливо показати, що помилку ви виправили самі;
  • абсолютна ймовірність, що з вами проведуть ситуаційне інтерв'ю (за кейсами). Вам буде запропоновано та описано ситуацію, подібну до тих, що можуть виникнути на практиці, відповідно, необхідно буде знайти правильний вихід та рішення. Ось приклади кейсів:

Завдання 1.Ваш бос їде в аеропорт, час обмежений, і раптом він виявляє, що втратив мобільний телефон. До цього була ціла низка зустрічей, і він не знає точно, де його залишив, не виключена і крадіжка. Бос дзвонить вам з машини, з телефону свого водія, і повідомляє, що чекає на важливі дзвінки протягом найближчих 30 хвилин, а телефону немає. Ваші події?

Завдання 2. Потрібно орендувати Porsche для поїздок по Італії. Як можна заощадити?

Завдання 3.За завданням шефа ви їдете на своєму автомобілі на термінову зустріч із важливим партнером і поспіхом порушуєте правила руху. Вас зупиняє ДПС, забирає права та викликає ДІБДР. До зустрічі залишається щонайменше часу. Ваші події?

Ціль:перевірка на швидкість реакції (наскільки швидко особистий помічник здатний перемикатися на наступний крок), методи вирішення завдання (самостійно прохання про допомогу на особистому рівні, підключення інших людей тощо).

У момент вирішення цієї проблеми проявляється модель поведінки в складної ситуації- визначається пріоритетність дій (або вирішення своєї проблеми, або вчасно потрапити на зустріч), ступінь конфліктності (вимагаю, скандалити, доводити), схильність до переадресації відповідальності (зателефоную босу/партнеру і поясню ситуацію, скажу, що нічого не можу вдіяти), креативність, нестандартність запропонованих рішень, кількість альтернативних варіантів рішення (версійність мислення), наявність необхідних навичок та досвіду щодо вирішення подібних ситуацій.

Завдання 4.Ви їдете за завданням боса до незнайомого вам партнера, щоб вручити йому подарунок (який бос сам привіз до офісу у великій, красивій коробці). У вас є адреса компанії, телефон партнера, для якого подарунок призначений, вказаний час вручення коробки і затвердження боса, що партнер на місці і чекає.

Приїхавши, ви дізнаєтеся, що партнер щойно поїхав на термінову зустріч і невідомо, коли повернеться.

У вас мало часу і чекати ви не можете. На вибір пропонуються такі варіанти действий:

  • виїхати разом із подарунком на наступне завдання;
  • зателефонувати босу та отримати інструкції, що робити далі;
  • віддати подарунок секретареві з проханням передати його партнеру одразу після його повернення;
  • запропонувати свої варіанти розв'язання.

Ціль:визначення максимально бажаної моделі поведінки у межах запропонованої вакансії. Виявляються якості, які є абсолютно неприйнятними для майбутнього боса.

Провокація 1.Після закінчення співбесіди кандидату запитують: «Оцініть мене як інтерв'юера за шкалою від 1 до 10».

Ціль:така пропозиція найчастіше викликає замішання. Адже одна справа - оцінити консультацію сервіс-оператора якоїсь компанії по телефону і зовсім інша - подивитися людині в очі і сказати їй, що вона не дуже впоралася. Так, особистий помічник перевіряється на сміливість та лояльність.

Провокація 2.Скільки буде 17% від 258 450? Час відповіді – 3 секунди.

Ціль:перевірка стресостійкості, ерудиції, кмітливості, спостереження за діями особистого помічника. В умовах стресу, співбесіди та обмеженості часу особисті помічники губляться («Чому я повинен рахувати? Адже я не бухгалтер!»), відразу здаються («Я не зможу так швидко порахувати»).

  • Необхідно продумати форму одягу, т.к. помічник повинен мати бездоганне почуття стилю. Необхідно виглядати доглянутим, акуратним, адже асистент - це особа компанії, яка зв'язує ланку між керівником та діловими партнерами, клієнтами та співробітниками.

Успіх у кар'єрі лише на 30% залежить від професійних навичок. Вирішальні 70% - це вміння спілкуватися з людьми, доброзичливо та конструктивно.

Внутрішнє рішення приймання співробітника приймається у перші 40 секунд спілкування (правило сорока секунд). Це і є те перше враження, про яке всі попереджені. І не треба думати, що перше враження - гарне укладання, акуратний манікюр та стильна спідниця до коліна. Все це, звісно, ​​важливо. Але на те, щоб побачити вас від туфель до коріння волосся, досвідченому рекрутеру вистачить і двох секунд. Залишається 38 важливих миттєвостей, які потрібно використовувати максимально ефективно та які визначать ваш успіх.

«ЯК ЗРОЗУМІТИ, ЧИ ПІДХОДЖУ Я НА ЦЮ ПОСАДУ?»

Відправляти чи ні своє резюме на привабливу вакансію – кожен вирішує сам для себе.

Але якщо частково «не потрапляєш» під заявлені вимоги, відправляти резюме та витрачати час доцільно лише в тому випадку, якщо є відповідність ключовим вимогам позиції.

Виділимо найважливіші пункти «відповідності», на які роботодавець навряд чи заплющить очі.

Досвід.Найчастіше наявність певного досвіду критично. Вказуючи на вимоги тривалість роботи на аналогічній позиції, роботодавець розраховує на певний рівень кваліфікації, набутий кандидатом. Асистент, який працює два роки, матиме недостатній досвід для якісного виконання необхідних завдань.

Є велика ймовірність зацікавленості у вашому резюме, якщо досвід роботи менший за необхідний, але отриманий у великих компаніях. Також варто особливо наголосити на своїх досягненнях, якості виконання поставлених завдань у складних проектах.

Сфера. Знання певної специфіки бізнесу може бути жорсткою вимогою, якщо передбачається участь персонального помічника в різних проектах компанії. При уточненні функціоналу буде зрозуміло, чи це просто побажання, яке базується на уявленні про ідеального кандидата. Можуть розглядати кандидатів зі схожих структур - але досвід у аналогічній сфері буде незаперечною перевагою.

Розмір компанії.Організаційна структура, кількість управлінських рівнів, взаємодія з відділами, напрямами, підрозділами, наявність процесів злиття та диверсифікації компанії, рівень постачальників, клієнтів та ринок конкурентів, зони присутності, обороти, прибуток, штат компанії – це фактори, що визначають якість та досвід комунікацій персонального асистента , його розуміння бізнес-процесів, рівень залучення до діяльності компанії. Це визначає професіоналізм помічника.

Тому, як правило, великі компанії шукають помічника з такого ж великого бізнесу, інакше співробітник не буде ефективним.

Знання мов.У разі коли позиція передбачає роботу в міжнародної компаніїабо багато спілкування з іноземними колегами чи партнерами, англійська мовадля помічника - основний інструмент роботи. Якщо знання мови не дотягує до вільного рівня - намагатися не варто, перший тест одразу підтвердить факт дарма витраченого часу.

Вік.Момент делікатний і тонкий. Як відомо, роботодавцям заборонили вказувати в описі вакансій вік кандидатів (п. 6 ст. 25 Закону РФ від 19.04.1991 № 1032-1 «Про зайнятість населення Російської Федерації»; у ред. від 29.12.2015). Незважаючи на законодавчу заборону, ця вимога є ключовою і вирішальною, і якщо керівник налаштований взяти на роботу молоду привабливу дівчину,

то навряд чи він погодиться прийняти жінку передпенсійного віку. На жаль, вік є найчастішою неофіційною причиною відмови. Як дізнатися, чи підходить ви за віком? Насамперед, потрібно бути уважнішими: часто за текстом та словами-натяками у вакансії зрозуміло, на яку вікову групу вона розрахована.

Є закономірність: молодий керівник вибирає для себе молодого помічника. Зрілий бос з дружиною та дітьми вибирає зрілого помічника. Зрілому керівнику без дружини, зазвичай, не важливий вік помічника. Вивчіть корпоративний сайт компанії: найчастіше там є інформація, яка допоможе приблизно зрозуміти вікові уподобання керівників. У вашому ж резюме, навпаки, має бути вказана дата народження та розміщена фотографія у строгому діловому стилі.

Затребуваність. ЗАРПЛАТА. ПЕРСПЕКТИВИ

Потреба в особистому помічнику може виникати:

  • з появою у компанії двох і більше рівнів підпорядкованості;
  • якщо керівник має потребу підтримувати велику кількість контактів поза компанією.

Але реалії ринку такі, що жоден керівник не обходиться без персонального помічника. І чим серйозніший бізнес і масштабніше завдання компанії, тим сильніша потреба в особистому помічнику (бізнесмени добре розуміють значущість цієї людини як для керівника, так і для всієї корпорації).

Залежно від рівня вимог та різноманітності завдань асистентам платять різні гроші:

  • $1500-2000 - стандартні обов'язки секретаря та суміщення функцій офіс-менеджера;
  • $2000-3000 - до вищезазначеного додатково: travel-підтримка, адміністративний супровід, виконання окремих особистих доручень;
  • $3000-5000 - до вищезазначеного додатково: ведення бізнес-проектів, впровадження змін, управління особистими справами боса у повному обсязі, ведення та контроль справ усіх партнерів;
  • $5000-6000 і більше - до вищезазначеного додатково: професійні навички спортивної підготовки, наявність розряду з єдиноборства та стрільби, особистий супровід боса на всіх зустрічах.

Кар'єрного зростання на посаді персонального помічника немає. Це справді найвищий ступінь адміністративних сходів. Та й керівник нікуди не відпустить - тямущим особистим помічником бос дорожить більше, ніж топ-менеджерами. Але є цікавий шлях, якщо є бажання розвиватися в рамках цієї посади - максимально покращивши свої професійні компетенції та навички, розширивши коло обов'язків (з'являючись у рейтингах найкращих персональних асистентів), ви більше знатимете і вмітимете, відповідно, вищими будуть ваш дохід і статус.

Навички спілкування з першими особами різних компаній, організаторські здібності, досвід роботи з діловою документацією та вміння аналізувати ситуацію стануть у нагоді персональному асистенту у сфері маркетингу. HR та юрист - ще пара варіантів кар'єри, але знадобляться додаткова освіта, профільні курси та жорстке розставання з босом, бо цінного помічника керівник не відпустить.

Найбільш амбітні покращують свої управлінські навички (якщо до цього є здібності) і намічають для свого подальшого розвиткукрісло заступника керівника, але це поодинокі випадки, коли бос дозволяє своєму помічникові офіційно обійняти цю топову посаду.

Відповіді

Завдання 1.Відразу ж зробити переадресацію на себе, потім, коли пройдуть важливі дзвінки, заблокувати номер боса і отримати нову сім-карту, але паралельно вести розшук загубленого телефону.

Завдання 2.Оренда Porsche для поїздок Італією за день - €2500, але такий же Porsche можна взяти за ті ж гроші в Німеччині на тиждень. Водій боса їде до Німеччини, бере там машину та доставляє її до шефа до Італії. В Італії шеф катається тиждень, потім залишає машину, а водій вилітає та відганяє її назад. В результаті – колосальна економія.

Завдання 3.Декілька варіантів рішень.

Завдання 4.Вибір першого варіанта: за фактом завдання не виконано, і цей вибір характеризує невміння діяти за несподіваних обставин.

Вибір другого варіанта: є прагнення за будь-яких обставин виконати доручену задачу, але при цьому відсутні кмітливість і кмітливість. Також є схильність до переадресації відповідальності.

Вибір третього варіанту: є прагнення виконати доручення, але наслідки не прораховуються, адже подарунок призначений саме партнеру, не кажучи вже про можливу конфіденційність.

Провокація 1.Від відповіді (лістощі, компліменти, невелика критика, чесність) залежатиме, наскільки помічник спрацюється з конкретним босом, враховуючи його психологічний типаж і стиль управління, адже часто навіть невелика критика боса неприйнятна.

Провокація 2.Головне при відповідях на такі питання - не відмовлятися дати миттєву відповідь, не мовчати, вираховуючи в думці і страждаючи кілька хвилин. Можна, можливо:

  • взяти аркуш паперу та порахувати відсоток;
  • взяти мобільний телефон та обчислити на калькуляторі;
  • почати міркувати вголос, що 50 % - це приблизно 130 000, 25 % - приблизно 65 000, а 17 % - приблизно 50 000. Точна відповідь нікому не потрібна, важливі ваша реакція, хід ваших думок і винахідливість у будь-якій ситуації.

Про його місце в системі управління часто говорять, про його роль у сучасному бізнесібагато написано, сфера його впливу розширюється, а функціонал ускладнюється рік у рік. Незмінним залишається лише його статус. Помічник – хто він? Чим займається? Чому його скромна особа привертає до себе стільки уваги?

З історії професії

Вважається, що перші помічники з'явилися в Стародавньому Римі. Римська юриспруденція, яка виробила формули для правових угод, потребувала вбрання їх у традиційний письмовий вигляд. Поступово механічна робота над правовими матеріалами стає не лише самостійнішою, творчішою, а й майже винятковою. Її представниками в епоху республіки були scribae і exceptoreset notarii - переписувачі, які займалися вбранням правового матеріалу в документальну форму. Scribae перебували на державній службі, exceptores et notarii – на службі у приватних осіб. Посаду scribae могли обіймати лише римські громадяни, не позбавлені громадянської честі, а особи, які зазнали приниження цивільних прав, не мали доступу до цієї посади. Обрання їх було довічним і обмежувалося терміном служби, а сягала і наступників. Scribae міг поступитися своїм місцем іншій особі за винагороду.

З найздібніших переписувачів магістрати обирали собі помічників, в обов'язок яких входило виготовлення публічних документів (tabulae publicae) і ведення громадських рахунків (rationes), унаслідок чого вони називалися scribae librarii. Помічники займали високий суспільний стан. Одним із глибин віків, що дійшли до нас, є ім'я наближеного помічника давньоримського імператора Августа – Мецената, який виконував дипломатичні, політичні та приватні доручення. Його заступництво поетам, художникам та вченим зробило ім'я «Меценат» загальним.

Кого беруть у помічники?

Керівник сьогодні – це насамперед лідер, який відрізняється інтелектом, гнучким мисленням, здатністю до аналізу та самоаналізу, емоційною зрілістю, організаторськими здібностями та дивовижною працездатністю. Звичайно, такий керівник не може існувати у вакуумі. Він потребує зв'язувальної ланки, провідника своїх ідей, завдань, людини, яка візьме на себе вирішення багатьох проблем, звільнить від тягаря текучки. Чим швидше розвивається бізнес, тим більша компанія і успішніший керівник, а отже, потреба у серйозному помічнику стає нагальною.

Вибираючи собі персонального асистента, успішний керівник заявляє максимально високі вимоги не тільки до його освіти, професійних якостей, досвіду роботи, практичних навичок, але і до особистісних характеристик. Персональний асистент – це не стільки посада, скільки особливий статус довіреної особи, якої потребує керівник . Персональний помічник – це професіонал, відповідальна людина, здатний взяти він великі обов'язки щодо забезпечення діяльності керівника, звільнити його з нераціональної витрати часу.

Насправді професійного помічника знайти складно. Досвідчений фахівець із підбору персоналу підходить з усією відповідальністю до вибору особистого помічника керівника: навіть не розглядає пропозиції претендентів, які часто змінюють роботу, без освіти, досвіду роботи, не викличуть його інтерес та резюме, складені з граматичними та стилістичними помилками.

Існує думка, що помічником може бути людина віком від 25 до 30 років. Багато фахівців дуже скептично ставляться до встановлення таких кордонів. Робота, що вимагає високої напруги та великої концентрації уваги, пред'являє особливі вимоги до професіоналізму, психологічної стійкості, комунікативних навичок, які здобуваються виключно за рахунок знань, досвіду, репутації. Саме тому в Останнім часомпосада особистого помічника суттєво «подорослішала». Орієнтуючись на сукупність об'єктивних та суб'єктивних параметрів і характеристик, надійним помічником можна вважати особу, яка досягла повної особистісної та професійної зрілості. З цієї точки зору 30-річчя – це не завершальний етап кар'єри помічника, а скоріше її відправна точка.

Ще зовсім недавно особистими помічниками ставали переважно представниці прекрасної статі. Сьогодні помічник-чоловік - це вже не рідкість– його відрізняє цілеспрямованість, рішучість та емоційна стриманість, він має інтелект, здатність до стратегічного мислення. У свою чергу, жінки-помічники більш стресостійкі, краще адаптуються, тонше відчувають нюанси відносин завдяки своїй гнучкості, швидко знаходять вихід зі складної ситуації, уважні до деталей і мають вміння слухати, більш терплячі при виконанні рутинної роботи. Тому вибір помічника має грунтуватися не так на його статевої приналежності, але в професіоналізмі, сукупності навичок.

Вимоги до освіти кандидата на посаду персонального помічника не надто жорсткі: ним може бути фахівець, який має вищу освіту в будь-якій галузі, головне – наявність інших складових, необхідних для здійснення функціоналу за цією позицією. Найчастіше у ролі помічників процвітають гуманітарії – фахівці у галузі туристичного бізнесу, зв'язків із громадськістю та документаційного забезпечення управління, історики, перекладачі, журналісти, філологи. Помічник може мати технічну, економічну чи юридичну освіту – такі фахівці нерідко мають аналітичний склад розуму, демонструють свої здібності при підготовці оглядів, звітів чи кураторстві проектів, виконують завдання підвищеної складності. І звичайно, завжди вітається освіта, що відповідає профілю компанії.

У той же час вимоги до досвіду роботи, професійних навичок помічника дуже високі. Не мають рацію ті, хто думає, що персональному асистенту достатньо володіти секретарськими навичками – знати іноземну мову, володіти комп'ютером, мати досвід складання ділових листів та забезпечення відряджень, бронювання квитків та організацію ділових зустрічей. Крім усього вищезгаданого, помічнику необхідно:

● володіти аналітичним складом розуму та здібностями до системного логічного мислення;

● мати гарну пам'ять, мати швидкість реакції;

● бути працелюбним, витривалим, стресостійким;

● мати широкий кругозір, грамотну мову;

● вміти брати на себе відповідальність;

● мати гарний смак;

● бути відданим корпоративним інтересам та особистим інтересам свого керівника.

Обов'язки помічника

Серед основних обов'язків помічника керівника можна виділити такі:

● адміністративна підтримка керівника;

● планування робочого дня керівника, координація та організаційне забезпечення зустрічей та прийому відвідувачів;

● інформаційно-аналітична підтримка керівника: пошук та обробка необхідної інформації; підготовка інформаційних, аналітичних та презентаційних матеріалів, доповідей та виступів, аналітичних оглядів, звітів тощо;

● ведення ділового листування керівника;

● підготовка засідань, порад, нарад, які проводять керівник, формалізація підсумків проведення ділових зустрічей/переговорів;

● участь у переговорах, ділових зустрічах, прийомах; супровід керівника на зустрічах, у поїздках тощо;

● організація та забезпечення ділових поїздок та зустрічей (логістика оптимальних маршрутів, бронювання квитків, номерів готелів, трансфер; візовий супровід; реєстрація участі у конференціях та семінарах; організація дозвілля);

● здійснення взаємозв'язків із представниками компаній, підприємств, організацій, органів державної влади та управління для вирішення питань, що не потребують безпосередньої участі керівника; отримання в органах державної влади та управління документів та інформації за дорученням керівника;

● усні та письмові переклади, мовний супровід ділових переговорів та зустрічей;

● організація презентацій та протокольних заходів, представницька діяльність;

●підготовка звітності про витрати;

● виконання особистих доручень керівника.

Цей перелік не є повним, у конкретній компанії обов'язки помічника можуть змінюватись.

Про довіру

Питання довіри – це наріжний камінь, основа основ, у якому будується вся система взаємовідносин «помічник – керівник». Для багатьох керівників помічник – це не просто довірена особа, людина, викрита таємницею знання, а й майже член сім'ї. Ступінь довіри іноді настільки висока, що йому довіряють конфіденційну інформацію, номери рахунків у банках, платіжні картки та пін-коди, великі грошові суми, шифри від сейфів, друку компанії та особисті секрети.Саме тому багато помічників забезпечують не лише організацію службової діяльності керівника, а й вирішують його сімейні та домашні проблеми: купують подарунки членам сім'ї, замовляють кошики квітів близьким, підбирають домашній персонал, організують дитячі канікули тощо.

Важливо пам'ятати, що довіру надають помічнику, який:

● майстерно володіє навичками ділового спілкування;

● вміє чути та слухати;

● дотримується субординації;

● зберігає нейтралітет та конфіденційність;

● підтримує баланс між впевненістю та поступливістю, має власну думку, готовий відстоювати свою позицію, але добре розуміє, коли це необхідно, а де потрібно відступити.

Плюси та мінуси професії

Почнемо з того, чим зазвичай закінчують, скромно залишаючи «на потім» – з питання про оплату праці. Дуже високі вимоги до кандидатів на вакансію «особистий помічник керівника», так само як і серйозні пропозиції претендентів значно підняли планку зарплатних очікувань та пропозицій. У Москві приблизна середня заробітня платапомічника керівника варіюється від 40 до 60 тис. руб., у регіонах – від 20 до 30 тис. Наявність досвіду роботи, рекомендацій, знання іноземних мов дозволяють кандидату претендувати на високу винагороду.

Щоденний управлінський досвід, зростаючий рівень відповідальності, зміна характеру вирішуваних завдань дозволяють помічникові набувати на цій позиції безцінні знання. Помічник – посада, яка передбачає постійне зростання та самореалізацію, удосконалення особистісних якостей, здібностей, талантів; що відкриває реальні перспективи професійної діяльності. Враховуючи все вищезгадане, професійний помічник надалі може претендувати, як мінімум, на посаду завідувача секретаріату, канцелярії, управління справами, але можливий і інший розвиток подій – виконавчий, адміністративний, керуючий директор чи організація власного бізнесу.

Зворотний бік будь-якої професії – це та ціна, яку ми платимо за оволодіння професійними навичками. Робочий день помічника триває довше, ніж робочий день керівника, тому найчастіше починається рано-вранці і закінчується пізно ввечері. Крім того, особистий помічник має бути доступним для свого шефа практично цілодобово. Якщо у керівника лише один помічник, іноді складно навіть взяти вихідний, піти у відпустку – помічник жорстко обмежений відпускними рамками свого керівника.

Крім того, взаємини, що склалися, спрацьованість, особиста прихильність до керівника найчастіше грають проти бажань і прагнень щось змінити, роблять помічника заручником конкретної посадової особи, а отже, і професії.

Посаду помічника необхідно розглядати як стартовий майданчик, а його кар'єрне та особистісне зростання залежить від цілеспрямованості, чіткого усвідомлення своїх можливостей, бажань та кількості докладених зусиль.

Ім'я в історії

Імена діячів, що залишили слід в історії світової політики, культури, науки, дипломатії відомі всім, а ось імена їх помічників, які взяли на себе важку і часом невдячну працю, що сприяє народженню багатьох досягнень, історія не завжди зберігає для нащадків.

Павло Іванович Ягужинський ( 1683-1736) - помічник Петра I, державний діяч і дипломат. Людина діяльна і енергійна, з 1701 року він став незмінним супутником Петра I у всіх походах і закордонних поїздках, всюди опинявся на своєму місці і заслужив прихильність царя. У різні рокиобіймав посади генерал-прокурора Сенату, повноважного міністра при польському сеймі в Гродно, кабінет-міністра, був посланцем у Відні, послом у Берліні. Петро неодноразово довіряв йому важливі дипломатичні місії. Павло Іванович вів дуже непрості переговори з королями Данії та Пруссії. Ягужинський як особистий довірений царя брав участь у всіх європейських конгресах. У тому числі й тому, що володів англійською, німецькою, іспанською та французькою мовами, не кажучи вже про польське та литовське. Імператор не помилився у виборі генерал-прокурора. Ягужинський ревно і дуже оперативно виконував все доручення Петра I. Він ніколи не тягнув виконання, як це часто практикували інші вельможі, а, отримавши якесь завдання, вже через день-другий рапортував Петру I про результати.

Сучасники, які спостерігали за Ягужинським на службі, одностайні в оцінках: «Видатний чоловік, з обличчям неправильним, але виразним і живим, з вільним поводженням, примхливий, самолюбний, був розумний і дуже діяльний; він одного дня робив стільки, скільки інший не встигав на тиждень».

Петро Петрович Коновніцин(1764–1822) – Помічник Михайла Кутузова, генерал-ад'ютант, граф. Надзвичайно відважний і азартний до бойових справ, Петро Петрович був відмінним штабним працівником, гранично акуратним, старанним і пунктуальним.

Сучасники оцінювали його як «незвичайний тип російської натури». Після відступу з Москви Кутузов призначив Коновніцина черговим генералом штабу російської армії, на плечі якого ліг величезний вантаж організаційної роботи в армії: постачання боєприпасів і продовольства, фуражу і медикаментів, обмундирування і транспорту. Це призначення не було випадковим: Михайлу Іларіоновичу, за загальної розгубленості після втрати Москви, потрібна була поруч врівноважена і тверда людина. Крім того, чесний Коновніцин нібито нейтралізував начальника штабу Л. Беннігсена, який інтригував проти Кутузова. З цього часу Петро Петрович став першим доповідачем у головнокомандувача, через нього проходило все бойове листування Кутузова з підлеглими воєначальниками.

У 1815–1819 pp. Коновніцин обіймав посаду військового міністра, з 1819 р. – член Державної ради, начальник військово-навчальних закладів, головний директор Пажеського та інших кадетських корпусів та Царськосельського ліцею.

Шарль Моріс Талейран-Перігор (1753–1838) – помічник Наполеона Бонапарта, видатний французький полководець та державний діяч. З його ім'ям пов'язана ціла доба: королівська влада, революція, імперія Наполеона, реставрація, липнева революція. Доля пов'язала цих людей на 14 років. Наполеон цінував Талейрана: «Це людина інтриг, людина великої аморальності, але великого розуму і, звичайно, найздібніша з усіх міністрів, яких я мав». Талейран став кавалером всіх французьких орденів і багатьох іноземних. Ще в 1807 р., на піку могутності Наполеона, Талейран замислився над тим, як довго триватиме тріумф імператора. Будучи досвідченим політиком, Талейран відчув, що настав час йти, і залишив міністерський пост. Досвідчений дипломат не помилився, передбачивши крах Наполеона. Талейран, виявив дива дипломатії, переконав союзників залишити трон не спадкоємцям Наполеона, а королівської прізвища – Бурбонам і, знову опинившись у фаворі, став міністром закордонних справ та главою уряду втретє.

Олексій АндрійовичАракчеєв(1769-1834) - помічник трьох царів - Павла I, Олександра I, Миколи I.

Служив у гатчинському гарнізоні, переданому в цілковите управління цесаревичу Павлу Петровичу, майбутньому імператору Павлу I. На одному з таких оглядів виконавчого поручика Аракчеєва помітив майбутній імператор. Незабаром Аракчеєв став комендантом палацу, до своїх обов'язків ставився з старанністю та старанністю – у будь-який час доби був на службі. За Павла I до своїх 28 років Аракчеєв дослужився до коменданта Санкт-Петербурга і отримав баронський герб, в який, з дозволу імператора, вписав девіз: «Без лестощів відданий». При Олександрі I приступив до широкого насадження військових поселень, ідея створення яких давно займала його думки, з 1815 р. фактично зосередив у руках керівництво Державною радою, Комітетом міністрів і Власної його імператорської величності канцелярією, був єдиним доповідачем царю по більшості ведом. З 1817 р., за царювання Миколи I, обіймав посаду головного начальника військових поселень. Аракчеєв відмовився взяти участь у придушенні повстання декабристів, за що і був відправлений Миколою I у відставку

Фрідріх Енгельс(1820-1895) - помічник Карла Маркса, один з основоположників наукового комунізму. Зустріч з Марксом, що відбулася в Парижі в 1844, започаткувала творчу співдружність, що тривала аж до смерті Маркса. Енгельс брав активну участь в організації та діяльності «Союзу комуністів», разом з Марксом написав програму Союзу – «Маніфест Комуністичної партіїі видавав «Нову Рейнську газету», в 1849 р. брав участь у збройному повстанні в південно-західній Німеччині. Отримавши спадщину батька, Енгельс надавав постійну матеріальну допомогу Марксу. Разом із Марксом керував діяльністю I Інтернаціоналу. Після його смерті взявся за видання томів "Капіталу", склавши з чорнових рукописів Маркса остаточний текст.

Микола Костянтинович Реріх(1874-1947 рр.) – російський художник, філософ, науковець, письменник, мандрівник, громадський діяч, політик. Написав близько 7000 картин і створив майже 30 літературних праць, автор та ініціатор Міжнародного Договору про охорону художніх та наукових установта історичних пам'яток (Пакт Реріха), засновник міжнародного руху на захист культури. У 24 роки став помічником директора музею при Імператорському Товаристві Заохочення Мистецтв та одночасно помічником редактора художнього журналу «Мистецтво та художня промисловість». Через три роки обійняв посаду секретаря Імператорського Товариства Заохочення Мистецтв.

Євген Петрович Петров (Катаєв)(1903-1942) - помічник російського прозаїка Іллі Ільфа, письменник. Разом з І. Ільфом написав романи «Дванадцять стільців» і «Золоте теля», що користувалися величезною популярністю. У 1932-1937 роках Ільф і Петров писали фейлетони для газети «Правда», у цей проміжок здійснили подорож США, результатом якого стала спільна книга «Одноповерхова Америка».

Творча співпраця письменників перервала смерть Ільфа у 1937 році. Петров надходить на службу до газети "Правда", пише кіносценарії.

Під час Великої Вітчизняної війни працює кореспондентом газет "Правда", "Червона Зірка", Радінформбюро. Нагороджений орденом Леніна.

Ігор ВасильовичКурчатов(1902–1960) – помічник фізика Абрама Федоровича Іоффе, видатний фізик, академік АН СРСР, перший та багаторічний керівник радянської ядерної програми.

У Курчатові органічно поєднувалися таланти фізика та організатора. Саме на нього упав вибір академіка А.Ф. Іоффе, який домігся дозволу організувати у своєму інституті відділ ядерної фізики та рекомендував призначити керівником атомної програми саме Курчатова – і це багато в чому визначило швидкий успіх у розробці ядерної зброї. У 1943 р. Ігор Васильович заснував і очолив інститут, який згодом отримав назву Інституту. атомної енергіїАН СРСР. Під його керівництвом було споруджено перший у Москві циклотрон, перший у Європі атомний реактор, створено першу радянську атомну бомбу, першу у світі термоядерну бомбу, споруджено першу у світі промислову атомна електростанціята найбільша установка для проведення досліджень щодо здійснення регульованих термоядерних реакцій. 104-й елемент періодичної системиМенделєєва названий на його честь курчатою.

Юрій Михайлович Батурін(1949 р.н.) - помічник Президента Російської Федерації, російський політик, вчений (юрист і політолог), льотчик-космонавт (382-й космонавт світу та 90-й космонавт Росії), Герой Російської Федерації, Секретар Спілки журналістів Російської Федерації.

З 1993 по 1994 р. працював помічником Президента Росії з правових питань, у 1994–1996 – з питань національної безпеки, у 1996–1998 – помічник Президента Росії. 1998 р. призначений на посаду космонавта-випробувача Російського державного науково-дослідного випробувального центру підготовки космонавтів ім. Ю.А. Гагаріна. З 2000 р. – заступник командира загону космонавтів з науково-дослідної та випробувальної роботи. Це перший випадок призначення цивільної особи на адміністративну посаду у військовому загоні космонавтів, яким є загін ЦПК. З 2008 р. – член Наукової ради при Раді Безпеки Російської Федерації.


М.Є. Тарасова,
керівник організаційно-адміністративної служби
ЗАТ «НК Руснафтохім»

Помічник керівника — посада, яка є у структурі кадрів практично будь-якого російського великого чи середнього підприємства. Часто фахівці, які займають відповідну позицію, розглядаються як секретарі, які мають дуже обмежений спектр функцій та обов'язків. Але це зовсім некоректний підхід до розуміння специфіки посади, що розглядається. Помічник керівника може бути наділений найширшим спектром повноважень. Вимоги щодо його кваліфікації та компетенції можуть бути дуже високими. Яка специфіка посади, про яку йдеться? Які типові правничий та обов'язки помічника керівника у російській компанії?

Специфіка посади

Що це за посада – «помічник керівника»? Обов'язки такого працівника – які вони? Найчастіше під посадою «помічник керівника» розуміється секретар. У поодиноких випадках даним словосполученням позначається позиція заступника директора — але це характерно, як правило, для невеликих компаній. У більш менш великих бізнесах обов'язки особистого помічника керівника зводяться головним чином саме до секретарських функцій. Яким саме? Насамперед це діловодство, робота з кореспонденцією, вирішення завдань, пов'язаних з організацією різних зустрічей та інших заходів, у яких бере безпосередню участь керівник фірми. Обов'язки секретаря (помічника) керівника практично завжди включають прийом телефонних дзвінків в офісі.

У деяких випадках відповідна посада диференціюється на кілька різновидів. Так, секретарі, які виконують переважно технічну роботу - прийом телефонних дзвінків, обробку кореспонденції і т. д., називаються референтами. У свою чергу ті фахівці, які відповідають за організацію заходів та діловодство, називаються офіс-менеджерами. Є думка, що для такої посади, як помічник керівника, обов'язки та повноваження передбачаються ширші порівняно з типово секретарськими. Зокрема, такі можуть виражатися у необхідності особистої присутності на заходах, у яких бере участь керівник – корпоративи, ділові переговори, свята. Помічник у цьому випадку може відповідати за презентації, які підготував керівник, або за іміджеву складову участі у заході свого начальника. Можна зазначити, що у трудових книжках посада помічника керівника найчастіше позначається як «секретар».

Вимоги до помічника керівника

Розглянемо такий аспект як типові вимоги до кандидатів на посаду «помічник керівника». Обов'язки, які передбачається виконувати співробітнику на відповідній позиції, потребують певних навичок та кваліфікацій. Конкретний їх перелік великою мірою визначається посадовою специфікою діяльності секретаря. Так, якщо діяльність помічника керівника переважно відповідатиме позиції референта, то вимоги в цьому випадку будуть не такими жорсткими: середня освіта, мінімальний досвід роботи, базові навички по роботі з ПК та офісною технікою. У свою чергу, якщо до компетенції помічника керівників входитимуть деякі менеджерські функції, то перелік вимог у цьому випадку буде більшим, а посадові обов'язки передбачатимуть більш високий рівень кваліфікації кандидата на посаду секретаря.

Типовий набір навичок, якими повинен у більшості випадків мати помічник керівника, такий: знання поширених іноземних мов, володіння популярними комп'ютерними програмамидля роботи із документами, зображеннями, презентаціями. Важливим аспектом вимог до кваліфікації помічника керівників є особисті якості. До таких прийнято відносити ввічливість, уважність, доброзичливість, відповідальність, готовність до вирішення нових завдань. Переважний віковий інтервал кандидата на посаду помічника керівника у багатьох організаціях – 18-35 років. Але, безумовно, є підприємства, які особливо цінують досвід співробітника, і тому охоче беруть людей набагато старших.

Багато фірм, разом з тим, вважають за краще набирати на роботу, яка передбачає виконання функцій, які характерні для помічника керівника, фахівців без великого досвіду. Це може бути обумовлено специфікою сегмента бізнесу, у якому веде діяльність компанія. У деяких випадках краще навчити співробітника роботі у фірмі, яка, умовно кажучи, відкрила перше в Росії виробництво мікропроцесорів для смартфонів і планшетів, з нуля, із зануренням у всі необхідні нюанси настільки високотехнологічного сегменту бізнесу, ніж намагатися пояснити досвідченій людині, що старі методи вирішення задач у якихось випадках не працюють.

Основні обов'язки

Розглянемо докладніше характеризують посаду, як помічник керівника, обов'язки. Вище ми наголосили, що такі багато в чому зводяться до секретарських функцій. Але це завжди так. Часто буває, що помічник керівника компанії, особливо якщо йдеться про велику організацію, залучений до прийняття ключових управлінських рішень. Він може супроводжувати переговори, в яких бере участь начальник — і не лише в технічному аспекті, а й підключатися до відповідних діалогів, висловлювати думки, поради.

У ряді випадків керівник може делегувати своєму помічнику деякі свої функції — наприклад, у частині інформування колективу підприємства про якісь значущі управлінські рішення. Безумовно, співробітник на розглянутій посаді часто виконує роботу, пов'язану із забезпеченням комфорту діяльності свого начальника — щодо спостереження за тим, щоб у його кабінеті був оптимальний мікроклімат, завжди був, умовно кажучи, свіжий чай, щоб основна техніка, якою користується керівник, стабільно функціонувала.

Режим роботи

Отже, ми тепер знаємо, які характеризують посаду, як помічник керівника, посадові обов'язки. Наступне наше завдання – вивчити специфіку режиму роботи співробітника на відповідній позиції. Безумовно, у випадку помічник виконує свої обов'язки за графіком, встановленому ТК, тобто у межах 8-часового робочого дня, 5 днів на тиждень. Але на практиці можливі суттєві відхилення від відповідного режиму. Подібні сценарії можуть бути характерними для такої посади, як помічник керівника з додатковими обов'язками.

Справа в тому, що фахівець, який працює на даній позиції, може бути залучений не тільки у справи своєї компанії, а й у вирішення завдань, не пов'язаних безпосередньо з внутрішньокорпоративними активностями. Так, помічник, який має відповідні повноваження, може прямувати у відрядження, на семінари, конференції. Співробітник також може здійснювати певні посередницькі обов'язки між своїм керівником та менеджерами, які працюють в інших організаціях, наприклад, у частині документообігу або реалізації спільних проектів. Графік роботи при вирішенні подібних завдань, звичайно ж, може бути далеким від того, що передбачено ТК. Фактично він стає ненормованим, часто більш подовженим у порівнянні зі стандартними 8 годинами.

Розглянемо те, як може виглядати посадова інструкція помічника керівника. Структура відповідного документа, як правило, починається із загальних положень. Вони може бути зазначено, що помічник керівника належить до категорії фахівців. Таким чином, вже на рівні локального джерела права компанія може зафіксувати той факт, що людина на посаді, що розглядається, — не менеджер (не заступник директора). З високою ймовірністю – секретар чи, наприклад, особистий помічник керівника з додатковими обов'язками.

Посадова інструкція помічника: загальні положення

У « Загальні положенняпосадової інструкції також можуть бути формулювання, що відображають кваліфікаційні вимоги до фахівця. Наприклад, про те, що помічник керівника повинен мати професійну освітута якийсь стаж роботи. Іноді у цій частині посадової інструкції фіксується сфера бізнесу, у якій людині бажано мати досвід ведення діяльності.

У Загальних положеннях фіксуються ключові компетенції співробітника. Вони можуть виражатися у вимогах до знання структури менеджменту підприємства, внутрішньої та зовнішньої політикипідприємства-роботодавця, принципів комунікацій фірми з органами влади та іншими організаціями, стандартів, що характеризують діловодство, правил ділової комунікації, а також норм внутрішнього трудового розпорядку в компанії.

Посадові обов'язки помічника

Наступний ключовий розділ інструкції – «Посадові обов'язки». Яка його специфіка? У даному розділіфіксуються переважно функціональні обов'язки помічника керівника. Такими можуть бути: планування робочого дня начальника (в аспекті зустрічей, дзвінків, співбесід), організація технічного забезпеченняроботи керівника (у частині замовлення транспорту, організації ділових зустрічей), що у відрядженнях, ділових переговорах, ведення протоколів та інших документів, забезпечення взаємодії керівників підприємства коїться з іншими структурами фірми, ведення комунікацій із державними органами.

Права помічника

Посадова інструкція завжди включає права, які має помічник керівника. Обов'язки, що передбачені специфікою посади, завжди доповнюються відповідними преференціями. Отже, якими правами володіє співробітник на посаді, що розглядається? Цікаво, що з ними корелюють обов'язки помічника керівника підприємства. Так, наприклад, право підпису та візування тих чи інших документів виникає у зв'язку з необхідністю періодичної роботи з такими джерелами. Приклад іншого права співробітника на відповідній посаді — вимагати від безпосереднього керівництва, а також інших фахівців фірми, необхідну інформацію для включення в документи. Правом вимагати від начальника забезпечення комфортних умов у роботі також має помічник керівника. Посадові обов'язки людини на відповідній позиції можуть бути пов'язані з періодичним надсиланням та одержанням документів — і ці процедури мають здійснюватися при залученні різних технічних засобів. Секретар має право очікувати на забезпечення повного доступу до таких.

Відповідальність помічника

Отже, ми вивчили те, що входить до обов'язків помічника керівника, а також те, яким може бути спектр його прав. Але здебільшого посадових інструкційдля фахівців профілю, що розглядається, присутній ще один розділ - «Відповідальність». Які формулювання можуть бути у ньому? Помічник керівника найчастіше відповідає: за неналежне виконання обов'язків, передбачених інструкцією, про яку йдеться, але в межах, які зафіксовані в ТК РФ; правопорушення, скоєні їм у ході діяльності — знову ж таки, у межах російського законодавства; за заподіяння шкоди підприємства - у межах, зафіксованих у Трудовому, Цивільному кодексах РФ та інших джерелах права.

Резюме

Отже, ми вивчили специфіку такої посади, як помічник керівника, обов'язки та вимоги, що характеризують цю позицію у структурі кадрів підприємства. Фахівець, який виконує відповідну роботу, найчастіше виконує секретарські функції, але може мати значно ширші повноваження. У поодиноких випадках поняття «помічника керівника» відповідає посаді заступника директора, але це характерно головним чином для невеликих підприємств.

У «класичному» трактуванні словосполучення «помічник керівника» робота людини на відповідній позиції може бути наближена до функцій референта, діловода або, наприклад, офіс-менеджера. У трудовій книжці помічника керівника, швидше за все, буде запис «секретар» чи «референт», хоча багато що, безумовно, залежить від корпоративних стандартів, прийнятих у конкретній організації.

Потреба у тому, щоб запрошувати працювати фахівців аналізованого профілю, характеризує діяльність керівників більшості російських підприємств. Ефективна робота топ-менеджера залежить від того, наскільки якісно вирішуватиме свої завдання його помічник — здавалося б, другорядні з погляду практичного управління підприємством, проте насправді винятково значущі для організації. Робота секретаря – найважливіша у структурі комунікацій колективу, який очолює керівник фірми.

Зазначимо, що у багатьох фірмах практикується призначення кількох помічників директора. При цьому статус та повноваження кожного можуть різнитися. Один фахівець може відповідати за секретарські функції, інший — бути офіс-менеджером, третій — супроводжувати керівника на заходах. При цьому менеджери з кадрів можуть практикувати взаємозамінність працівників у рамках відповідних напрямів активності.

Loading...Loading...