Роботодавець зобов'язаний організувати роботу з ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок. Відповідальність усередині підприємства перед керівником за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несе спеціально уповноважена особа, яка призначається наказом (розпорядженням) керівника підприємства (п. 45 Правил ведення трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04. 2003 № 225).

Тут необхідно зазначити, що у разі перевірки роботи служби персоналу державний інспектор праці обов'язковому порядкупоряд з іншими документами вимагатиме надати і наказ про призначення відповідального за ведення, облік та видачу трудових книжок. Причому найчастіше інспектор спочатку ставить питання, хто веде трудові книжки працівників і навіть просить подати його особисто. І вже після цього просить показати наказ, який підтверджує, що саме цей працівник відділу кадрів уповноважений вести трудові книжки.

У разі відсутності наказу державний інспектор праці обов'язково винесе припис про усунення порушення трудового законодавства. Тому краще одразу видати такий наказ, не доводячи до крайності.

Наслідки порушення законодавства про працю (ст. 5. 27 КпАП РФ):

Накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від 5 до 50 мінімальних розмірів оплати праці:

1) для осіб, які раніше зазнали адміністративного покарання за аналогічне адміністративне правопорушення, це порушення тягне за собою дискваліфікацію на строк від одного року до трьох років;

2) накладення адміністративного штрафу на організацію у вигляді від 300 до 500 мінімальних розмірів оплати труда.

Видаючи такий наказ, керівник підприємства не повинен обмежитись лише зазначенням посади – «покласти відповідальність за ведення, зберігання та облік трудових книжок на інспектора з кадрів». Необхідно вказати ще й прізвище, ім'я, по батькові, оскільки йдеться про наділення спеціальними повноваженнями конкретної особи .

У наказі (розпорядженні) необхідно також зазначити, що у разі направлення відповідального працівника у відрядження, надання йому відпустки або відсутності на роботі з поважних причинйого обов'язки передаються начальнику відділу (Рис. №1).

Рис.1 Зразок наказу про призначення відповідального за ведення, облік, зберігання та видачу трудових книжок

У даному наказівкрай небажано розподіляти функції, пов'язані з веденням, обліком та зберіганням трудових книжок між кількома працівниками. Наприклад, за одним інспектором з кадрів закріплена функція заповнення трудових книжок, а за другим – функції з обліку та зберігання. Тому що, з одного боку, це суперечить «Правилам ведення трудових книжок», згідно з якими роботодавець має призначити одну спеціально уповноважену особу. З іншого – послаблює контроль над виконанням наказу.

У разі звільнення працівника, відповідального за ведення трудових книжок, його повноваження передаються іншому працівникові або переходять до керівника підприємства на час, доки не буде знайдено заміну. До речі, працівник, який відповідає за ведення трудових книжок, не вносить у свою книжку записи та не засвідчує їх – записи засвідчуються або керівником підприємства або спеціально виділеним на цю разову кадрову операцію працівником.

Передача повноважень щодо ведення, обліку та зберігання трудових книжок працівника, що звільняється, оформляється відповідними наказами:

– під час переведення на вакантну посаду іншого працівникавідповідальність за ведення, обліку та зберігання трудових книжок відображається у наказі про переведення (рис.2);

Зразок наказу про переведення на вакантну посаду інспектора відділу кадрів з покладанням відповідальності щодо ведення, обліку та зберігання трудових книжок

– якщо на працівникачия трудова функція не пов'язана з трудовими книжками (наприклад, офіс – менеджер), на умовах поєднання покладається обов'язокзвільненого працівника з ведення, обліку та зберігання трудових книжок, то передача повноважень закріплюється у наказі про поєднання посад(Рис.3);

Зразок наказу про суміщення посад із закріпленням обов'язків з ведення, обліку та видачею трудових книжок

– якщо ці повноваження покладено на другого інспектора з кадрів, при цьому видається спеціальний наказ (рис.1).

2. Зразок нової трудової книжки

Рис.4 Титульний лист трудової книжки

Рис.5 Форма трудової книжки

Рис.6 Форма вкладиша трудової книжки

Мал. № 7 Форма розділів «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження»

3. Оформлення трудової книжки

Давайте докладно розглянемо, як заповнюється трудова книжка. Якщо працівнику вперше заводиться трудова книжка, вона заповнюється лише у присутності цього працівника уповноваженим представником адміністрації підприємства. Записи вносяться пір'яною, кульковою, гелевою ручкою або ручкою-ролером, світловодостійким чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору. Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки та засвідчуються підписом спеціально уповноваженої особи та печаткою.

Трудова книжка ведеться російською (державною). Однак на території республіки, що входить до складу Російської Федераціїі встановила свій Державна мова– російською мовою та державною мовою цієї республіки.

З кожним записом, що вноситься в трудову книжку(вкладиш), про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботута у звільненні працівники служби персоналу зобов'язані ознайомити власника цієї книжки (вкладиша) під розписку в особистій картці, в якій повторюється точний запис із трудової книжки (вкладиша).

Оформлення титульного листа

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки (рис.8):

1) прізвище, ім'я, по батькові працівника записується повністю (без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) та розбірливо на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, водійських прав та ін.);

2) дата народження вказується повністю на підставі паспорта, свідоцтва про народження або іншого документа, що засвідчує особу. Наприклад, "12 липня 1968 р.";

3) відомості про освіту зазначаються на підставі відповідного документа (атестата, посвідчення, диплома, студентського квитка, залікової книжки, довідки навчального закладуі т.п.). Всі відомості записуються згідно з Загальноросійським класифікатором інформації про населення (ОКІН) та Загальноросійським класифікатором спеціальностей з освіти (ОКЗН):

- Основне Загальна освіта– працівник закінчив середню школу, школу з поглибленим вивченням будь-якого предмета, ліцей, гімназію;

– середня (повна) загальна освіта – працівники, які навчаються у середніх спеціальних навчальних закладах (технікумах, коледжах), але не закінчили їх;

- Початкове професійну освіту– працівник закінчив професійно-технічне училище або прирівняні до них навчальні заклади;

– середня професійна освіта – працівник закінчив середній спеціальний навчальний заклад (технікум, коледж)

- Неповне вища освіта– працівник, який закінчив три курси вищого навчального закладу;

- вища освіта;

– післявузівська освіта.

4) професію та спеціальність вказують на підставі документа про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки) або іншого належно оформленого документа.

Дата заповнення трудової книжки також зазначається повністю, як і день народження.

Рис.8 Зразок заповнення титульного листа трудової книжки

Після цього працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. А особа, відповідальна за видачу трудових книжок, ставить свій підпис наприкінці першої сторінки (титульний лист) трудової книжки. Слово «розбірливо» означає, що сто прізвище відповідальної особи має бути зазначене без графічних скорочень та об'єднань з ініціалами. Після цього у спеціально позначеному місці (М.П.) проставляється відбиток печатки служби персоналу, а разі відсутності такий, відбиток печатки підприємства.

Порядок внесення змін до запису на титульному листі

Зміни прізвища, імені, по батькові та дати народження здійснюються адміністрацією за місцем роботи на підставі документа (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та ін.) та з посиланням на номер та дату видачі цих документів.

Зміни вносяться першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. При цьому колишнє прізвище, ім'я, по батькові чи дата народження закреслюється однією рисою та записуються нові дані. Посилання на відповідні документи записуються на внутрішній стороніобкладинки та засвідчуються підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації або печаткою служби персоналу (рис. 7, 8).

Рис.9 Зразок внесення змін до графи «прізвище» титульного листа трудової книжки

Рис.10 Зразок внесення змін до графи «Дата народження» титульного листа трудової книжки

Зміна (доповнення) записів про здобуту нову освіту, професію, спеціальність здійснюється шляхом доповнення наявних записів без закреслення раніше внесених записів. Наприклад, якщо у працівника була початкова професійна освіта, а він закінчив коледж, то відповідно його освіта стала середньою професійною. У графі «Освіта» через кому вказується «середня професійна» (рис.11).

Рис.11 Зразок внесення змін до графи «Освіта» титульного листа трудової книжки

Заповнення розділу «Відомості про роботу»

Усі відомості про виконувану роботу, переклад на іншу постійну роботу, кваліфікацію, звільнення, нагородження вносяться в трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) роботодавця не пізніше тижневого терміну.

Дати у всіх розділах трудових книжок записуються арабськими цифрами (число та місяць – двозначними, рік – чотиризначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 12 грудня 2005 року, у трудовій книжці робиться запис: «12. 12. 2005».

Усі записи, що вносяться до трудової книжки, нумеруються (нумерація, що наростає протягом усього періоду) трудової діяльностіпрацівника) і виробляються акуратно та докладно, без скорочень. Наприклад, не можна писати "пр." замість "наказ", "розп." замість «розпорядження», «пров.» замість «переведений» тощо.

Не треба завіряти підписом та печаткою кожен запис, який вноситься в розділі «Відомості про роботу». Підпис відповідального за ведення, облік та видачу трудових книжок та печатку підприємства (служби персоналу) проставляється лише після запису про звільнення.

Внесення записів у трудову книжку нового співробітника починається із запису найменування підприємства. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки вказується як заголовка повне найменування підприємства, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності). Причому цей запис не нумерується. Наприклад, якщо організація ВАТ «Фірмові ковбаси» є скорочене найменування, т. е. у статуті організації записано, що її скорочене найменування – ВАТ «ФК», то відповідно до п. 3. 1 Інструкції після повного наводиться це скорочене найменування ( рис.12).

Рис.12 Зразок внесення запису найменування підприємства у трудову книжку

Далі вноситься запис про прийом на роботу, для чого в графі 1 проставляється номер запису, що вноситься, а в графі 2 вказується дата прийому на роботу. У графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення у структурний підрозділпідприємства із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як суттєве), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації (рис.13).

Записи про найменування роботи або посади, на яку прийнято працівника, проводяться відповідно до найменувань професій, зазначених у Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій робітників (за галузями), Кваліфікаційному довіднику посад керівників, спеціалістів та інших службовців, посад службовців та тарифних розрядів або відповідно до штатним розкладом.

У разі якщо виконання робіт з певних посад, спеціальностей чи професій пов'язане з наданням пільг чи певних обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей чи професій та кваліфікаційні вимогидо них мають відповідати найменуванням та вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками. Інакше працівник позбавляється права на дані пільги (наприклад, пільгової пенсії).

Рис.13 Зразок запису прийому працювати у трудову книжку

До графи 4 заносяться дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно з яким працівника прийнято на роботу. Під час своєї трудової діяльності працівник може підвищити свій розряд або клас (водій) про що у трудовій книжці провадиться відповідний запис (рис.14).

Рис.14 Зразок запису у трудовій книжці про зміну розряду

Крім того, працівник може освоїти другу спеціальність (професію), про що в трудову книжку вноситься запис із зазначенням розрядів, класів або інших категорій цих професій, спеціальностей або рівнів кваліфікації. Наприклад, налагоджувачу обладнання у виробництві харчової продукції було встановлено другу професію «Електромонтер з ремонту та обслуговування електроустаткування» з присвоєнням 3-го розряду. У даному випадкуу трудовій книжці у розділі «Відомості про роботу» у графі 1 встановлюється порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата встановлення другої професії, у графі 3 робиться відповідний запис, у графі 4 вказується номер посвідчення та дата видачі (рис.15).

Рис.15 Зразок запису до трудової книжки про встановлення другої професії

Якщо при встановленні другої професії на працівника наказом покладаються обов'язки виконання цих робіт (рис.16), то розділ «Відомості про роботу» трудової книжки робиться наступний запис (рис. 17).

Рис.16 Зразок наказу про встановлення другої професії з покладанням додаткових обов'язків

Рис.17 Зразок запису трудову книжку про встановлення другої професії з покладанням додаткових обов'язків

Досить часто до штатного розпису вносяться доповнення або зміни щодо найменування посад (професій) у зв'язку з відповідними змінами або доповненнями, що вносяться до кваліфікаційні довідники. Ці зміни (доповнення) вносяться до трудових книжок виходячи з наказу (розпорядження) чи іншого рішення роботодавця (рис.18) у порядку. У графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису, у графі 2 зазначається дата зміни посади (професії), у графі 3 робиться відповідний запис, а у графі 4 зазначається номер наказу, яким вносяться зміни до штатного розпису.

Рис.18 Зразок запису трудову книжку про внесення зміни найменування посади

Внесення запису про перейменування підприємства у трудову книжку

Останнім десятиліттям досить часто відбуваються перейменування організацій. Ці перейменування необхідно відображати у трудових книжках працівників цих організацій. У цьому випадку окремим рядком у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки робиться відповідний запис (рис.19). У графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер. В даному випадку присвоєння номера запису та дата його внесення не провадиться.

Рис.19 Зразок запису у трудовій книжці про перейменування підприємства

Внесення запису про час служби у складі Збройних сил Росії

Відповідно до п.21 Правил у трудову книжку за основним місцем роботи вносяться записи про час військової служби відповідно до ФЗ «Про військовий обов'язок та військову службу», службу в органах внутрішніх справ та митних органах.

Час служби у Збройних Силах Росії визначається за записом у військовому квитку (дата та номер наказу Міністра оборони Росії про заклик на військову службута звільнення з неї) (рис.20).

Мал. 20 Зразок внесення запису про час служби у складі Збройних сил Росії

Внесення записів про час навчання на курсах та школах щодо підвищення кваліфікації, з перекваліфікації та підготовки кадрів.

У трудову книжку за місцем роботи вноситься із зазначенням відповідних документів запис про час навчання на курсах та школах щодо підвищення кваліфікації, з перекваліфікації та підготовки кадрів.

Внесення записів про безперервний трудовий стаж

Внесення записів про безперервне трудовому стажіу трудову книжку виробляються в наступних випадках:

- Якщо безперервний трудовий стаж відновлено в установленому порядку.

Відповідно до п.23 Правил ведення трудових книжок внесення запису про відновлення безперервного стажу до трудової книжки працівника провадиться за останнім місцем роботи у наступній послідовності. У графу 3 розділу «Відомості про роботу» вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з такого числа, місяця, року», у графі 4 робиться посилання на документ, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер ( рис.21);

Рис.21 Зразок внесення запису до трудової книжки про відновлення безперервного стажу

– якщо час роботи не зараховується до безперервного трудового стажу (наприклад, у осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт).

Відповідно до п.23 Правил ведення трудових книжок до трудових книжок осіб, які відбули виправні роботи без позбавлення волі, вноситься запис про те, що час роботи у цей період не зараховується до безперервного трудового стажу. Зазначений запис вноситься до трудової книжки після закінчення фактичного терміну відбуття покарання, що встановлюється за довідками органів внутрішніх справ. При звільненні засудженого з роботи в установленому порядку та надходження його на нове місце роботи відповідний запис вноситься до трудової книжки на тому підприємстві, куди його було прийнято або направлено. Запис проводиться у наступній послідовності.

У графі 1 розділу «Відомості про роботу» вказується порядковий номер запису, у графі 2 – дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: «Час роботи з такої дати (число, місяць, рік) по таку дату (число , місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу». У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки – наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер (рис.22).

Рис.22Зразок внесення запису до трудової книжки про невключення часу роботи у безперервний трудовий стаж

Внесення змін до трудової книжки

У разі виявлення у трудовій книжці неправильного або неточного запису відомостей про роботу, її виправлення провадиться адміністрацією того підприємства, де було внесено помилковий запис або роботодавцем за новим місцем роботи на підставі документа виданого роботодавцем, який припустився помилки. Адміністрація за новим місцем роботи зобов'язана надати працівникові у цьому необхідну допомогу.

Однак якщо організація, яка зробила неправильний або неточний запис, реорганізована, виправлення проводиться її правонаступником, а у разі ліквідації організації – роботодавцем за новим місцем роботи на підставі відповідного документа.

Виправлені відомості про роботу повинні повністю відповідати оригіналу наказу (розпорядження), а при їх втраті – іншому документу, що підтверджує відповідні відомості про роботу (архівні документи, що належать до трудової діяльності працівників, особисті картки, розрахункові відомості, особові рахунки заробітної платита ін.).

Відповідно до п.29 Правил ведення трудових книжок показання свідків не можуть бути підставою для виправлення внесених раніше записів, за винятком:

– записів, щодо яких є судове рішення;

– випадків масової втрати трудових книжок працівників у результаті надзвичайних ситуацій(екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини).

Трудовий стаж цих працівників встановлюється комісією із встановлення стажу, створюваної органами виконавчої владисуб'єктів Російської Федерації. До складу такої комісії включаються представники роботодавців, профспілок чи інших уповноважених працівниками представницьких органів, а також інших заінтересованих організацій.

Встановлення факту роботи, відомостей про професію (посаду) та періоди роботи в цій організації здійснюється комісією на підставі документів, що є у працівника (довідка, профспілковий квиток, облікова картка члена профспілки, розрахункова книжка тощо). У разі їх відсутності – на підставі показань двох і більше свідків, які знають працівника спільної з ним діяльності в одній організації або в одній системі.

Якщо працівник до вступу до цієї організації вже працював, комісія вживає заходів для отримання документів, що підтверджують цей факт.

За результатами роботи комісії складається акт, у якому зазначаються періоди роботи, професія (посада) та тривалість трудового стажу працівника.

Роботодавець виходячи з акта комісії видає працівникові дублікат трудової книжки.

У разі якщо документи не збереглися, стаж роботи, у тому числі встановлений на підставі показань свідків, може бути підтверджений у судовому порядку.

Виправлення та закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів у розділах трудової книжки (вкладиша) «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження (заохочення)» не допускається.

Внесення змін у трудову книжку роблять у такий спосіб (рис.23). Після останньої в даному розділізапису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, а графі 3 робиться запис: «Запис за номером таким-то недійсна». Після цього проводиться правильний запис, а у графі 4 вказується:

1. Дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки (рис.23);

Рис.23 Зразок внесення зміни запису до трудової книжки

2. Дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис. Наприклад, у разі визнання незаконності звільнення або переведення самим роботодавцем, контрольно-наглядовим органом, органом з розгляду трудових спорів або судом у трудову книжку вносять такі записи:

- при відновленні на колишній роботі(Рис.24):

Рис.24Зразок внесення запису до трудової книжки про відновлення на роботі

– за зміни формулювання причини звільнення (рис.25):

Рис.25 Зразок внесення виправлення до трудової книжки

У цій ситуації необхідно пам'ятати, що за наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, згодом визнаною недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, визнаного недійсним.

Заповнення розділу «Відомості про нагородження»

Керівник підприємства має право заохочувати та нагороджувати працівників, які сумлінно виконують трудові обов'язки (оголошує подяку, видає премію, нагороджує цінним подарунком, почесною грамотою, представляє до звання кращого за професією). Усі види нагороджень і заохочень обов'язково вносяться до трудової книжки. Відповідно до п. 24 Правил ведення трудових книжок до них належать такі види нагородження за трудові заслуги:

а) нагородження державними нагородами, у т. ч. присвоєння державних почесних звань на підставі відповідних указів та інших рішень;

б) нагородження почесними грамотами, присвоєння звань та нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, яке виробляється підприємством;

в) інші види заохочення, передбачені законодавством РФ, а також колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку організації, статутами та положеннями про дисципліну.

У трудові книжки не записуються премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

«Інструкція із заповнення трудових книжок» передбачає наступний порядок внесення відомостей про нагородження. У графі 3 розділу «Відомості про нагородження» трудової книжки як заголовка вказується повне найменування організації, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності). Причому цей запис не нумерується. Далі у графі 1 ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата нагородження, у графі 3 записується, ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою, а у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер (рис.26).

Рис.26 Зразок запису у трудовій книжці про нагородження цінним подарунком

Заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору)

Записи в трудову книжку про причини припинення трудового договору повинні проводитися в точній відповідності до формулювання, зазначених у наказі (розпорядженні) про розірвання трудового договору, та з посиланням на відповідну статтю ТК РФ або іншого федерального закону.

Потім, разом із працівником потрібно перевірити, чи правильно внесені записи про прийом на роботу, про переклади, про присвоєння кваліфікації, про заохочення (нагородження) та звільнення. Якщо ж буде виявлено помилку, необхідно внести відповідні виправлення.

Після цього згідно з п.35 Правил ведення трудових книжок усі записи, внесені до його трудової книжки за час роботи на даному підприємстві, у т. ч. у розділі «Відомості про нагородження (заохочення)», засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою підприємства чи служби персоналу, і навіть підписом самого працівника (рис.27). Своїм підписом працівник висловлює свою згоду із внесеними до трудової книжки записами, що підтверджують його трудову діяльність цьому підприємстві.

Рис.27 Приклад оформлення трудової книжки при звільненні працівника

У разі відмови працівника, що звільняється, від проставлення свого підпису в трудовій книжці, йому необхідно роз'яснити, що згідно з п.35 Положення про ведення трудових книжок він зобов'язаний поставити свій підпис у трудовій книжці після ознайомлення з наявними там записами. Якщо все ж таки працівник відмовиться ставити свій підпис у трудову книжку, то складається відповідний акт (рис.28).

Рис.28 Зразок акта про відмову від підпису у трудовій книжці

При заповненні трудової книжки державною мовою Російської Федерації та державною мовою республіки у складі Російської Федерації, засвідчуються обидва тексти.

Трудова книжка видається працівникові в день звільнення (останній день роботи) із внесеним до неї записом про звільнення (припинення трудового договору). Відповідно до п. 6. 2 Інструкції із заповнення трудових книжок датою звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором або угодою між роботодавцем та працівником.

Наприклад, при припиненні трудового договору з працівником у зв'язку зі звільненням власним бажаннямЗ 10 грудня 2005 року останнім днем ​​роботи є 10 грудня 2005 року. У разі запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника проводиться у порядку. У графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису, у графі 2 зазначається дата звільнення (10. 12. 2005), у графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору), у графі 4 зазначається дата та номер наказу (розпорядження) чи іншого рішення роботодавця про звільнення (рис.29).

Рис.29 Зразок внесення запису про звільнення до трудової книжки

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин (рис.30).

Рис.30 Зразок внесення запису про звільнення за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість до трудової книжки

Рис.31 Зразок внесення запису про звільнення за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років у трудову книжку

Що стосується затримки видачі працівникові трудової книжки з вини роботодавця, внесенні у трудову книжку неправильної чи відповідної федеральному закону формулювання причини звільнення працівника, роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівнику не отриманий їм протягом часу затримки заробіток. Днем звільнення (припинення трудового договору) у разі вважається день видачі трудової книжки.

Однак якщо у день звільнення видати трудову книжку неможливо у зв'язку з відсутністю працівника або його відмовою від отримання трудової книжки на руки, роботодавець надсилає працівникові повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою. При цьому пересилання трудової книжки поштою за вказаною працівником адресою допускається лише за його згодою. З дня направлення зазначеного повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі працівникові трудової книжки.

У разі смерті працівника трудова книжка після внесення до неї відповідного запису про припинення трудового договору видається на руки одному з його родичів під розписку або надсилається поштою за письмовою заявою одного з родичів (рис.32).

Рис.32 Зразок внесення запису про припинення трудового договору у зв'язку зі смертю працівника трудової книжки

Особливості внесення записів про звільнення (припинення трудового договору) та прийом (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посада)

Якщо працівника звільнено у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника (рис.33) або з його згоди (рис.34).

Рис.33 Зразок внесення запису про звільнення в порядку переведення на іншу постійну роботу до іншого роботодавця на прохання працівника до трудової книжки

на прохання працівниказастосовується, коли працівник за власним бажанням переходить на роботу в іншу організацію.

Рис.34 Зразок внесення запису про звільнення в порядку переведення на іншу постійну роботу до іншого роботодавця за згодою працівника до трудової книжки

Формулювання: «Звільнення у зв'язку з переведенням на іншу постійну роботу до іншого роботодавця за його згодою» застосовується, у разі коли працівника переводять в іншу організацію.

При прийомі нове місце роботи у трудовий книжці працівника у графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовка вказується повне найменування підприємства, і навіть, за його наявності, скорочене найменування організації. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 вказується дата прийому на роботу.

У графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення до структурного підрозділу підприємства із зазначенням його конкретного найменування, найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації. При цьому необхідно зазначити, що працівник прийнятий (призначений) у порядку переведення та з якої організації(Рис.35).

Рис.35 Зразок внесення запису про прийом на роботу в порядку переведення в трудову книжку

У разі якщо працівник звільняється у зв'язку з переходом на виборну роботу (посаду) до іншого роботодавця (в іншу організацію) у трудовій книжці робиться запис: «Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посада) у (вказується найменування організації), пункт 5 статті 77 Трудового кодексуРосійської Федерації» (рис.36).

Рис.36 Зразок внесення запису про звільнення у зв'язку з переходом на виборну посаду до трудової книжки

При оформленні трудової книжки на новому місці роботи після вказівки повного найменування виборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (за його наявності) у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обрано працівника , а графі 4 вказується рішення виборного органу, дата і його прийняття (рис.37).

Рис.37 Зразок внесення запису про обрання посаду у трудову книжку

Особливості оформлення трудової книжки генерального директора (директора)

Як випливає із положень ст. 16, 17, 19 і 275 ТК РФ трудовий договір з особою, яка здійснює функції одноосібного виконавчого органутовариства, що укладається після обрання (призначення) його загальними зборами учасників товариства на посаду генерального директора(директора) терміном, визначений статутом товариства. Трудовий договір підписує від імені товариства, як правило, голова загальних зборівучасників товариства, на якому було обрано (призначено) генерального директора (директора) або уповноваженого на це рішенням загальних зборів учасників товариства (що в обов'язковому порядку має бути відображено у протоколі загальних зборів товариства).

В Інструкції із заповнення трудових книжок, на жаль, відсутні будь-які положення, що відображають порядок заповнення трудової книжки при прийнятті на роботу (звільнення з роботи) осіб, обраних (призначених) на посаду генерального директора (директора) підприємства. В даному випадку можна запропонувати два варіанти вирішення цієї проблеми.

1) За загальному правилуПершим наказом, який видає після свого обрання (призначення) генеральний директор (директор), є наказ про вступ на посаду. В якості підстави наказу вказується рішення загальних зборів учасників товариства про обрання (призначення) керівника цього підприємства з посиланням на протокол загальних зборів та укладений у зв'язку з цим терміновий трудовий договір.

Відповідно до п. 10 «Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців» усі записи про виконувану роботу та звільнення вносяться до трудової книжки на підставі відповідного наказу (розпорядження)роботодавця не пізніше тижневого терміну. Тому, виходячи з буквального розуміння цього правила, у трудовій книжці генерального директора (директора) повинен бути зазначений вищенаказ на вступ на посаду (рис.38).

Рис.38 Зразок внесення запису прийому працювати керівника підприємства у трудову книжку

2) У кадровому діловодстві протягом останнього десятиліття склалася практика, коли за внесенні записи у трудову книжку як підстави прийому працювати вказується протокол загальних зборів про обрання (призначенні) посаду керівника організації (рис.39).

Рис.39 Зразок внесення запису прийому працювати керівника підприємства у трудову книжку

Тут виникає закономірне питання – як правильно оформити трудову книжку під час звільнення керівника підприємства. Записи в трудову книжку при звільненні генерального директора (директора) робляться у порядку, як й інших працівників. Оформлення звільнення залежить від цього, з якого підстави він розриває свій трудовий договір (ст. 77 ТК РФ, ст. 278 ТК РФ).

Відповідно до п.5 Інструкції щодо заповнення трудових книжок запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудову книжку провадиться на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця. Тому підставою для звільнення генерального директора (директора) нарівні з наказом (розпорядженням) є інші документи (наприклад, рішення Ради директорів цієї організації, якщо це питання належить до їх компетенції) (рис.40)

Рис.40 Зразок внесення запису про звільнення керівника організації у трудову книжку

Конституційний суд РФ підтвердив правомірність порядку розірвання трудових договорів із керівниками підприємств та закупівельних організацій. Суд зазначив, що ст.278 ТК РФ та ст.69 Закону РФ «Про акціонерних товариствах», відповідно до якими договір із керівником може бути розірваний за рішенням власника, не суперечить Конституції РФ.

Особливості оформлення трудової книжки сумісника

Відповідно до ст. 66 ТК РФ запис у трудову книжку про прийом на роботу за сумісництвом вноситься за основним місцем роботи за бажанням працівника, на підставі документа (рис. № 41), що підтверджує роботу за сумісництвом.

Однак ніде не уточнюється, чи має бути висловлене бажання у письмовій чи усній формі. Тому не буде зайвим, якщо працівник напише заяву з проханням внести відповідні записи до його трудової книжки.

Мал. № 41 Зразок довідки, що видається за місцем роботи

Внесення запису до трудової книжки прийому працювати за сумісництвом має свою специфічну особливість. Розгляньмо це питання на наступному прикладі.

У разі основне місце роботи Сидорової Ольги Іванівни у відділі охорони ВАТ «Металлоптторг». Режим роботи – доба через три. Іван Ілліч у вільний часхоче працювати на нашому підприємстві Він висловив бажання, щоб до його трудової книжки внесли відомості про роботу за сумісництвом. Для цього ми зобов'язані видати йому документ, що підтверджує його роботу за сумісництвом (довідку про роботу на підприємстві або завірений належним чином наказ про прийом на роботу). На підставі виданого документа за місцем основної роботи (ВАТ «Металоптторг») буде зроблено у трудовій книжці наступний запис.

Внесення запису до рудової книжки провадиться в наступному порядку. У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата прийому на роботу як сумісник, у графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення як сумісника до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис з посиланням на його дату та номер (рис.42 ).

Мал. № 42 Зразок запису роботи за сумісництвом у трудову книжку.

При оформленні внутрішнього сумісника запис у трудову книжку вноситься у тому порядку, як і зовнішнього сумісника, Крім того, що не вказується найменування організації (рис.43).

Рис.43 Зразок внесення запису про прийом на роботу зовнішнього сумісника до трудової книжки

Відповідно до ст. 288 ТК РФ крім підстав, передбачених ТК РФ та іншими федеральними законами, Трудовий договір з особою, що працює за сумісництвом, може бути припинено у разі прийому на роботу працівника, для якого ця робота буде основною (рис.44).

Рис.44 Зразок внесення запису про звільнення (розірвання трудового договору) сумісника до трудової книжки

Відбиток друку ставиться лише після звільнення сумісника з місця роботи.

Особливості заповнення трудових книжок засуджених осіб

Відповідно до статті 104 Кримінально-виконавчого кодексу України час залучення засуджених до оплачуваної праці зараховується їм до загального трудового стажу . Документом, що підтверджує час роботи засудженого у місцях позбавлення волі, є трудова книжка, а за її відсутності – довідка, яку видає адміністрація виправно-трудової установи. Форму такої довідки закріплено у додатку до Інструкції про порядок обліку часу роботи засуджених у період відбування ними покарання у вигляді позбавлення волі, що зараховується до загального трудового стажу, затвердженої наказом МВС РФ від 14 грудня 1992 р. № 453.

Даний час роботи не зараховується до безперервного трудового стажу і це у трудових книжках проводиться запис (див. «Внесення записів про безперервний трудовий стаж»).

4. Вкладиш у трудову книжку

У тих випадках, коли у трудовій книжці заповнені всі сторінки розділу «Відомості про роботу» або розділу «Відомості про заохочення», трудова книжка доповнюється вкладишем, який вшивається у трудову книжку, заповнюється та ведеться адміністрацією підприємства за місцем роботи працівника у тому самому порядку, як і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Титульний лист вкладиша у трудову книжку оформляється як і титульний лист трудової книжки (рис.45).

Рис.45 Зразок оформлення вкладиша у трудову книжку

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки вгорі ставиться штамп розміром 10 х 25 мм із написом «Виданий вкладиш», із зазначенням серії та номера виданого вкладиша. При кожній наступній видачі вкладки ставиться наступний штамп, і вказуються серія і номер наступного виданого вкладки.

5. Оформлення дубліката трудової книжки

Дублікат трудової книжки видається у таких випадках:

– Якщо трудову книжку (вкладиш до неї) втрачено. Особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї), має негайно заявити про це адміністрації за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після подання заяви адміністрація видає працівникові іншу трудову книжку чи вкладку до неї (нових зразків);

– Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, підірвана, замазана тощо);

- Якщо записи про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, згодом були визнані недійсними;

- Якщо працівник відновлено у зв'язку з винесенням виправдувального договору, припиненням кримінальної справи за відсутністю події злочину, за відсутністю у діянні складу злочину або за недоведеністю його участі у скоєнні злочину;

– Якщо трудові книжки працівників загублені внаслідок надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини).

У правому верхньому куткутитульного аркуша дубліката трудової книжки робиться напис: «Дублікат» (рис.46).

Рис.46 Приклад оформлення титульного листа трудової книжки

На титульному листі колишньої трудової книжки пишеться: «Натомість видано дублікат» із зазначенням його серії та номера (крім випадків втрати трудової книжки) (рис.47).

Рис.47 Приклад оформлення титульного листа трудової книжки

При оформленні дубліката трудової книжки до нього вносяться:

а) відомості про загальний та (або) безперервний стаж роботи працівника до надходження до цієї організації, підтвердженого відповідними документами;

б) відомості про роботу та нагородження (заохочення), що вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується Загальна кількістьроків, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Якщо працівник до вступу в цю організацію (до цього роботодавця) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі «Відомості про роботу» у графі 3 насамперед вноситься запис про загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи як працівника до вступу до цю організацію (до цього роботодавця), підтвердженому відповідними документами (рис.48).

Рис.48 Зразок внесення загального стажу до трудової книжки

Після цього загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в наступному порядку: у графі 2 вказується дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника. Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій самій організації (у того ж роботодавця), то також робиться відповідний запис.

У разі, коли документи, на підставі яких вносилися записи в трудову книжку, не містять повних відомостей про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться відомості, що є в цих документах (рис.49).

Рис.49 Зразок заповнення розділу «Відомості про роботу» дубліката трудової книжки

Потім у графі 2 вказується дата звільнення (припинення трудового договору), а у графі 3 – причина (підстава) звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані. У графі 4 вказується найменування, дата та номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті.

Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій та належного завірення роботодавцем або службою персоналу повертаються їх власнику. Адміністрація підприємства зобов'язана сприяти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передує надходженню цієї організації.

6. Порядок видачі копії трудової книжки

Відповідно до ст. 62 ТК РФ роботодавець зобов'язаний не пізніше 3 днів з дня подання письмової заяви видати працівникові копії документів, пов'язаних з роботою (копії наказу про прийом на роботу, наказів про переведення на іншу роботу, накази про звільнення з роботи; виписки з трудової книжки; довідки про трудову книжку; заробітної плати, період роботи у даного роботодавця та ін.). Дані копії документів, пов'язаних із роботою, мають бути засвідчені належним чином та надаються працівнику безоплатно (рис.50).

Мал. № 50 Зразок позначки про засвідчення копії

Правила ведення трудових книжок та Інструкція щодо заповнення трудових книжок передбачають можливість видачі працівникові трудової книжки лише за звільнення. Якщо ж співробітник служби персоналу видасть працюючому працівнику трудову книжку, він цим порушить Правила ведення трудових книжок, т.к. даний документвідносяться до актів трудового законодавства, то працівника служби персоналу може бути притягнуто до відповідальності в установленому порядку.

7. Зберігання трудових книжок

Трудові книжки зберігаються в адміністрації підприємства як бланки суворої звітності, і видається на руки працівникові лише за його звільнення. Трудові книжки та його дублікати, не отримані працівниками під час звільнення, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного терміну можуть бути виділені до знищення в установленому порядку.

8. Облік трудових книжок

Рис.51 Зразок прибутково-витратної книги

По обліку бланків трудових книжок та заповнених трудових книжок для підприємства ведеться така документація:

а) приходозатратна книга з обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них (рис.51).

До цієї книги вносяться всі операції, пов'язані з отриманням та витрачанням бланків трудових книжок та вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книжка ведеться бухгалтерією організації;

б) книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (рис.52).

Рис.52 Зразок книги обліку руху трудових книжок та вкладок до них

Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них ведеться службою персоналу чи іншим підрозділом підприємства, що оформляє прийом та звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників під час вступу на роботу, а також трудові книжки та вкладиші до них із записом серії та номера, видані працівникам знову. При отриманні трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особистій картці та у книзі обліку.

Приходотратну книгу та книгу обліку руху трудових книжок необхідно пронумерувати, прошнурувати та скріпити підписом керівника організації та сургучною печаткою.

Бланки трудових книжок та вкладишів до них зберігаються у бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності та видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок. Щомісяця бухгалтерія вимагає від особи, відповідальної за ведення трудових книжок, звіту про наявність бланків трудових книжок та вкладишів до них та про суми, отримані за заповнені трудові книжки та вкладиші до них, здодатком прибуткового ордера каси організації. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт.

При оформленні працівнику нової трудової книжки або вкладиша до неї роботодавець стягує з нього плату, розмір якої визначається розміром витрат на їх придбання, за винятком таких випадків:

1 При масовій втраті роботодавцем трудових книжок працівників внаслідок надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини)

2 У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також у разі їх псування не з вини працівника вартість зіпсованого бланка оплачується роботодавцем.

Кожна людина, яка виходить на заслужену пенсію, стикається з необхідністю підтвердження свого стажу. На території Російської Федерації документом, що підтверджує період роботи, є трудова книжка. Однак сама по собі її наявність не гарантує відсутність претензій до записів, що містяться в ній, з боку Пенсійного фонду чи інших організацій. Для мінімізації подібних ризиків рекомендуємо скористатися зразком заповнення трудової книжки у 2016 році.

Оформлення трудових відносин

Відносини, пов'язані з виконанням посадових обов'язків, виникають з укладення роботодавцем і фізичною особою трудового договору. Цей імператив прямо випливає із змісту статті 16 ТК Росії.

При підписанні зазначеної угоди працевлаштований громадянин повинен подати підприємству такі документи:

• загальноцивільний паспорт. Він може бути замінений іншим документом, що підтверджує особу працівника;
• трудова книжка. Цей формуляр не представляється при початковому вступі працювати, у разі його оформляє підприємство;
• свідоцтво СНІЛЗ;
• диплом, сертифікати, інші бланки про освіту, навички та кваліфікацію працівника;
• документи військового обліку.

Слід враховувати, що тільки правильне оформлення трудової книжки як при зарахуванні до штату, так і у разі переказів та звільнень гарантує відсутність у її власника проблем при розрахунку пенсії або у разі підтвердження стажу роботи.

Переклад працівника

Після здійснення запису про працевлаштування громадянина такий співробітник може бути переведений.

В цьому випадку нижче інформації про прийом на роботу слід внести запис про переведення особи на нову посаду. Заповнення відповідних граф формуляра необхідно здійснювати з використанням того ж алгоритму, що й у разі оформлення трудової книжки під час прийому працювати. Нумерація всіх відомостей здійснюється у хронологічному порядку.

Відображення підвищення розрядів, класів, кваліфікації власника трудової книжки відбувається аналогічним способом.

Якщо працівник виконує свої посадові обов'язки на умовах зовнішнього сумісництва, він має право вказати таку роботу у своєму документі, що підтверджує стаж.

Для реалізації названого права такий громадянин має звернутися до основного працедавця. Обов'язковою умовою відображення перелічених відомостей є наявність наказу. Правила заповнення та зберігання трудових книжок надають можливість внесення таких записів у формуляри лише поточним роботодавцям. Фізичні особи, не зареєстровані як підприємці, не мають права на внесення до формулярів будь-яких записів.

З викладеного випливає, що вносити відомості про звільнення сумісника має поточний роботодавець, а не підприємство, яке робило запис про факт праці на умовах суміщення.

Вся зазначена вище інформація також вноситься у хронологічному порядку.

Запис про звільнення

Описуючи загальний алгоритмздійснення записів у трудових книжках, слід особливу увагу приділити порядку відображення відомостей про звільнення громадянина.

На відміну від оформлення працювати під час розірвання договору такий запис вноситься у день звільнення. Згідно з Правилами заповнення трудових книжок у 2016 році внесення таких відомостей раніше моменту припинення відповідних відносин, а також після настання зазначених подій суперечить закону.

Незалежно від причин розірвання договору підстави для звільнення слід зазначати згідно з формулюванням, які у Трудовому кодексі Російської Федерації. Інше спричинить визнання відповідного запису недійсним.

Розділ 5 Інструкції, введеної в дію Мінпрацею Російської Федерації у Постанові від 10.10.2003 N 69, містить приклади внесення записів про звільнення з окремих підстав. На думку, за аналогією зі зразками, які у правилах оформлення трудовий книжки, слід робити записи про звільнення з інших підстав.

Нумерація зазначених вище відомостей здійснюється у хронологічному порядку.

Важливою особливістю, характерною лише випадків припинення виконання співробітниками своїх посадових обов'язків, є необхідність посвідчення правильності відомостей особистим підписом працівника. Цей припис міститься у пункті 35 Правил, затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 16.04.2003 N 225.

На закінчення слід зазначити, що з відповіді питання, хто заповнює трудову книжку, якщо немає кадровика, слід звернутися до формулювань пункту 35 Правил. Вказаним співробітником є ​​сам роботодавець, тобто керівник або особа, уповноважена на вчинення таких дій наказом або посадовою інструкцією.

Працівник, не наділений належними правами, неспроможна вносити записи у трудову книжку.

Заповнення трудових книжок у 2019 році регулюється такими нормативними документами:

У цьому слід пам'ятати, що зазначена нормативка — це рекомендації до виконання, а чітко написані норми, якими затверджено зразок трудової книжки, і невиконання яких переслідується по .

Заповнюємо титульний лист

Титульний бланк трудової книжки заповнюється у двох випадках:

• перше працевлаштування;
• оформлення дубліката.

Зразок нової трудової книжки затверджено і з того часу не змінювався.

Вся інформація про власника трудової вноситься чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору. При заповненні необхідно вказати:

• П.І.Б.;
• дату народження (ДД.ММ.РРРР);
• освіта та спеціальність;
• професію.

Інформація вноситься виходячи з наданих працівником документів: як там написано, і пишем. Жодні записи «за словами» працівника не пишуться і не вносяться. Текст має бути написаний акуратно, розбірливим почерком. Не допускаються помилки та помилки. Дати вносяться арабськими цифрами. Про всяк випадок нагадаємо, які документи працівник повинен вам надати під час укладання трудового договору:

• про освіту (якщо робота потребує спеціальних знань, умінь та навичок);
• про військовий облік (якщо особа військовозобов'язана);
• СНІЛЗ (якщо відсутня – роботодавець оформлює цей документ сам);
• паспорт.

Трудова не вказана у списку, хоч це й обов'язковий документ, але ми про нього пишемо. Зразок оформлення трудової книжки 2019 ви зможете побачити нижче.

Все, що записано на титульному аркуші, засвідчується підписом фахівця, відповідального за заповнення, ведення та зберігання трудових книжок. Тут треба сказати кілька слів. У будь-якій організації, незалежно від форми власності та напряму діяльності, на одного з працівників буде покладено відповідальність щодо оформлення та зберігання трудових книжок у рамках організації (докладніше див. пункт 45 правил, затверджених ). Хто це буде — кадровик, бухгалтер, працівник іншої служби чи сам директор — не має значення. Важливо, щоб така людина була призначена наказом, який має таку саму назву — про затвердження відповідальної особи за заповнення та зберігання трудових книжок та вкладок до них. Ще нюанс: доцільніше призначити двох працівників на цей напрямок, бо якщо працівник один, він може і захворіти і у відпустку піти, а другий якраз його на цей час підстрахує.

Після того як кадровик внесе необхідні відомості, власник документа у спеціально відведеному рядку розписується на знак згоди з тим, що всі дані внесені правильно. Якщо були допущені помилки, такий документ визнається недійсним і підлягає знищенню, а власнику трудової книжки виписується новий бланк(За рахунок організації).

Заповнений титульний лист трудової книжки 2019 виглядає так:

А як бути в ситуаціях, коли працівник змінює свої персональні дані? Не викидати ж книжку... Так, цього робити не потрібно, для цього випадку законодавством передбачена можливість внесення змін: старі дані працівника на титульній сторінці ми акуратно закреслюємо (йдеться про П.І.Б.), а на розвороті трудовий акуратно пишемо нові відомості. Завіряємо цей запис своїм підписом із розшифровкою (якщо є друк, його теж ставимо). Детальніше, як заповнювати трудову книжку 2019 року в даному випадку, написано в розділ IIIправил, затверджених . Необхідно пам'ятати і, що виправлення записів на титульному аркуші й інших розділах трудовий здійснюється різними способами.

Заповнюємо розділ «Відомості про роботу»

Після того, як титульний лист заповнений, переходимо до розділу «Відомості про роботу». Тут фіксується:

• Найменування компанії;
• число, місяць, рік запису;
• сам факт прийому працювати;
• пересування посадами;
• переклади (на постійній основі);
• сумісництво (за бажанням працівника за основним місцем роботи);
• причини розірвання трудового договору

Записи у трудовій книжці 2019 року вносяться на підставі наказу, що його видає керівник організації. Реквізити документа зазначаються у відведеній для цього графі. Запис слід внести протягом 7 днів з дня видання розпорядження (при прийомі, перекладах, підвищеннях тощо, при звільненні запису вносяться, як правило, в останній робочий день, див. пункт 10 Правил, затверджених). Іноді фахівці плутають терміни п'ять та сім днів. П'ять днів — це термін, після якого роботодавець зобов'язаний завести свого працівника трудову книжку (п. 3 Правил). Кожен запис відповідає свій порядковий номер. Не нумеруються лише заголовки у розділі «Інформація про роботу».

Зразок заповнення трудової книжки (2019)

Правила заповнення трудової книжки (2019)

Порядок внесення інформації до цього розділу наступний:

1. У графу «Відомості про роботу» (по суті, вона третя) вписуються дані про підприємство-роботодавця (без скорочень).
2. У першій графі № запису присвоюється порядковий номер.
3. У другій графі «Дата» (ДД.ММ.РРРР) вказується дата (згідно з наказом або фактичним допуском до роботи).
4. До третьої графи вносяться дані про прийом на роботу із зазначенням посади (як у трудовому договорі).
5. У четвертому розділі зазначаються реквізити наказу чи іншого нормативного актупро прийом працювати.

Коли приходить час, люди йдуть з організації по різних причин. Відомості про припинення робочих відносин заносяться сюди наступним записом. Зразок, як правильно заповнити трудову книжку в даному випадку, можна переглянути нижче.

Як внести запис про звільнення

Відповідно до наказу наймача, до трудової вноситься запис (саме у вигляді, що є у наказі, без скорочень). Вказується підстава звільнення (ст. 77 ТК РФ), наприклад: «Звільнено за власним бажанням, пункт 3 частини 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації». Приклад заповнення трудової книжки з цієї підстави представлений трохи нижче.

Якщо розірвання трудових відносинмає інші причини, наприклад втрата довіри, то посилання на статтю зміниться, запис буде наступного змісту: «Трудовий договір розірваний у зв'язку зі вчиненням винних дій працівником, який безпосередньо обслуговує товарні цінності, що дають підставу для втрати довіри до нього з боку роботодавця, пункт 7 частини 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації». Незалежно від причини звільнення працівника знайомлять із цим записом і видають бланк документа на руки.

Запис засвідчується підписом керівника (або уповноваженої особи) з розшифровкою, ставиться печатка підприємства (за умови, що вона є). На знак ознайомлення із записом працівник також ставить у бланку свій підпис, вказує прізвище та ініціали. Розшифровка підпису — важливий момент, оскільки прізвище має співпадати із зазначеними на титульнику даними. Після цього працівник розписується у книзі (деякі називають її журналом) обліку руху трудових та вкладишів до них.

Правильне заповнення трудової книжки (2019) є виключно важливим, особливо у світлі останніх реформ пенсійного законодавства. ПФР не прийме в роботу документи, оформлені неправильно або просто не зарахує період роботи людини, оформленої з помилками. Коли ми всі вийдемо на пенсію, і не хочеться цей час витрачати на виправлення чужих помилок.

Трудова книжка, заповнення, не обмежується заповненням титульного листа та розділу про роботу, трудова містить ще один розділ – відомості про нагородження та заохочення.

Вносимо запис про заохочення та нагородження

Професійні досягнення співробітника, заслуги і заохочення за працю також вносяться у трудову книжку (відомості про стягнення не заносяться). Усі нові дані вписуються виходячи з наказу роботодавця. Алгоритм записів той самий, що у разі прийому працювати, зразок і правила заповнення трудової книжки можна побачити вище.

Вкладиш у трудову книжку

Вкладиш заводиться і вшивається в трудову, коли місця в основному документ про стаж не залишається і нові відомості вписувати вже нікуди. Форму вкладиша затверджено. Виглядає він так:

З важливого, що треба знати про вкладку:

• він повинен бути вшитий (прямо нитками, яким чином – неважливо, важливо щоб був прикріплений);
• при заповненні вкладиша персональні дані у ньому мають збігатися з даними, що вказані на титульнику трудовому;
• номер вкладиша вписується у книгу обліку руху трудових;
• решта заповнення ідентично трудовий.

Для Республіки Крим порядок внесення записів аналогічний, зразок, як заповнити трудову книжку РК (2019), можна дивитись у нашому тексті.

При змінах у службовій діяльності працівника обов'язково робляться відповідні записи до документа, що підтверджує стаж. Правила заповнення роботодавцем трудової книжки встановлені у ТК РФ, і на 2015-2016 р. зразки залишилися незмінними.

 

Правильне заповнення трудової книжки: навіщо це і хто вносить записи?

Трудова книжка - це документ, що містить у собі всю інформацію про професійної діяльностіпрацівника. При досягненні встановленого законом віку вона використовується для оформлення та нарахування пенсії. Роботодавцю ж потрібні книжки підлеглих для розрахунку різних виплат, тому дуже важливо все правильно заповнювати.

Незалежно від того, які дії здійснюються щодо співробітника, у фірмі в індивідуального підприємця або на підприємстві вносить зміни фахівець кадрового відділу, бухгалтерії або сам директор. Правила заповнення трудової книжки у 2015-2016 рр. та зразки для індивідуальних підприємців та юридичних осіб є однаковими.

Варто зазначити, що ІП чи ТОВ в особі директора не повинні заводити цей документ для себе: у ст. 66 ТК РФ встановлено, що книжку може мати лише працівники, т.к. стаж підприємця відраховується з моменту реєстрації в Податковій та завдяки грошовим надходженням до Пенсійного фонду.

Книгу необхідно оформляти пізніше тижня з першого дня працевлаштування, і лише тому випадку, якщо співробітник пропрацював 5 днів і більше, і ця робота в нього основна. Якщо ж він планує лише поєднувати, записи вносяться за його бажанням і на підставі документа, що є офіційним підтвердженням його діяльності в іншій компанії.

Що має бути відображено у книзі:

• Інформація про прийом на роботу.
• Отримання перекладу інше підприємство чи іншу посаду.
• Зміна П.І.Б. у зв'язку з певними подіями.
• Проходження служби у лавах Армії РФ, МНС, МВС, ФСКН та інших державні структури.
• Підвищення кваліфікації чи отримання нагород.

Постановою Уряду РФ від 16.04. 2005 №225 встановлено індивідуальні правила для внесення змін до книжок:

• Будь-які записи вносяться чорнилом чорного або синього кольору дуже докладно, скорочення неприпустимі. Даним надається конкретний порядковий номер згідно з розділом.
• Паспортні дані співробітника зазначаються виключно на титульному аркуші.
• Подальші зміни у процесі діяльності необхідно відображати не пізніше семи днів з моменту видання Наказу директора. Якщо ж працівник звільняється, то інформація вноситься цього ж дня з урахуванням тексту Наказу, і навіть посилаючись на статтю ТК РФ.

Не можна зазначати у документі дані про регулярні премії, які зазвичай виплачуються щомісяця.

Трудова книжка: зразок заповнення прийому працювати

Титульна сторінка має бути заповнена насамперед і за умови пред'явлення паспорта.

На зразок заповнити титульний лист трудової книжки дуже просто. Для цього потрібно вписати певні дані:

• Прізвище ім'я по батькові. Їх можна подивитися в паспорті чи іншому документі, що підтверджує особу.
• Дата народження позначається цифрами: наприклад, 02.10.1990.
• Освіта. Для підтвердження його наявності надається диплом, атестат або довідка про незакінчене навчання в тому випадку, якщо працівник ще є студентом.
• Спеціальність. Тут мається на увазі професія, отримана в освітній установі.
• Дата заповнення. Її можна вказувати як повністю цифрами, так і окремо місяць – прописом.
• Підписи: вони ставляться працевлаштованим спеціалістом та співробітником, який оформлює книгу.
• На завершення фахівець компанії чи сам ІП ставить друк.

Витяг з трудової: зразок заповнення книжки

Графа "Відомості про роботу" - це і є виписка. Найчастіше працівники просять зробити ксерокопію кількох сторінок із неї, й у ній позначається така информация:

• Дата та номер запису цифрами.
• Інформація про прийом, звільнення тощо. буд. Наприклад: ТОВ «Меркурій», прийнято у відділ планування посаду економіста.
• Що є приводом для такої вписки: їм зазвичай є видання Наказу керівника. приклад: Наказ №762 від 11.10.2015.

Заповнення трудової книги під час звільнення: зразок 2015-2016 р.

Якщо фахівець прийняв рішення звільнитися, то про це також робиться запис на рядках, які йдуть відразу за попередніми відомостями:

• Як і раніше, позначається номер по порядку, та вказується дата останнього робочого дня арабськими цифрами.
• Причини для звільнення: наприклад, якщо він йде за власним побажанням, потрібно посилатися на п. 3 ст. 77 ТК РФ.

Друк організації: її має ставити директор чи спеціаліст компанії, уповноважений її використовувати. Також необхідно поставити свої підписи тому, хто заповнював, і самому звільненому.

Заповнення трудових книжок під час перекладу на іншу посаду на прикладах

У дуже необхідний для фахівця документ прописуються коригування і тоді, коли його перевели на іншу посаду:

• Обов'язковий номер запису.
• Дата офіційного переказу простими цифрами.
• У третій графі, позначеній як «Відомості…», вписуються дані, куди здійснено переклад і на яку конкретну посаду.
• Підстави перекладу. Тут вносяться дані наказу.

Внесення відомостей про нагородження

Про отримані нагороди інформація відображається у ряді випадків: коли працівникові було оголошено подяку, виписано разову премію, він був представлений до звання, нагороджений цінним подарунком або грамотою.

Як заповнюються такі дані:

• Запису надається порядковий номер, далі позначається дата його внесення.
• Під рядком із найменуванням компанії та назвою посади вписується запис приблизно такого змісту: «оголошено подяку за розробку ефективного економічного плану для підприємства».
• Далі вказується Наказ та відомості про нього: дата та номер.

Інструкція із заповнення трудових книжок при зміні прізвища

Якщо співробітниця вийшла заміж або були інші причини зміни прізвища, то всі відомості вносяться на підставі принесеного нею паспорта або інших документів офіційного характеру.

Як відбувається коригування:

• На титульному листі викреслюється суцільною рисою колишнє прізвище, і там на вільному місці вписується нова.
• На обкладинці з внутрішньої сторони вказуються підстави. Приклад: прізвище змінено на прізвище Нестеренка на підставі Свідоцтва про одруження від 10.10.2015 № I-PK

Дублікат трудової книги: зразок заповнення у 2015-2016 р.

При втраті або втраті своєї книжки співробітник має повне право звернутися з письмовою заявою до роботодавця або кадрового відділу з останнього місця працевлаштування про видачу дубліката, він оформляється протягом 15 днів. Якщо ж у втраті винна компанія, то всі обов'язки щодо відновлення лягають на неї. Щоб можна було зробити дублікат, потрібні такі документи:

• Накази або їх завірені керівництвом копії про прийом на роботу, звільнення, підвищення, переведення.
• Довідки з Держархіву на той випадок, якщо колишнє підприємство було ліквідовано.
• Трудові договори та довідки про тривалість стажу зі старих місць роботи.
• Відомості про зарплату.
• Особові рахунки спеціаліста в компанії, де необхідно підтвердити його робочу діяльність.
• Коли стаж відновлювався у суді, потрібне відповідне рішення.

Заповнення трудової книги індивідуальною підприємцем або юридичною особою: наочний зразок

Щоб добре орієнтуватися у правильному оформленні такого важливого документа, рекомендується переглянути відео, в якому все докладно розказано:

Кожна людина, яка вже працює або тільки влаштовується на роботу, повинна задуматися про документ, який підтверджуватиме цей факт у теперішньому, і давати право на пенсію в майбутньому. Трудова книжка - це простий, дуже важливий і єдиний документ, що відбиває весь трудовий стаж людини.

Основні поняття

Спочатку потрібно зрозуміти, що закон має на увазі під терміном трудова книжка. Визначення цього поняття можна знайти у статті 66 Трудового кодексу РФ.

Воно базується на двох умовах:

1. Зразок трудової книжки затверджується виключно державою та є уніфікованим.
2. Вона засвідчує інформацію про трудовий стаж та діяльність працівника.

Законодавство

Трудова книжка оформляється за певними правилами, які регулюються окремими законодавчими актами.

До них можна віднести:

• Трудовий Кодекс Російської Федерації (далі - ТК РФ). Розкриває поняття трудова книжка, покладає обов'язок щодо її ведення та зберігання на роботодавця, запроваджує єдиний порядок її оформлення.
• Кодекс Російської Федерації про адміністративні правопорушення(Далі - КоАП РФ) від 30 грудня 2001 р. N 195-ФЗ (в ред. Від 23.06.2014). Встановлює відповідальність за недотримання правил поводження з трудовою книжкою.
• Постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. N 225 (в ред. Від 25.03.2013) «Про трудові книжки».Затверджує форму та зразок трудової книжки та вкладиша до неї, правила зберігання та ведення.
• Постанова Мінпраці РФ від 10 жовтня 2003 р. N 69 «Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок».Визначає чіткий порядок заповнення розділів трудової книжки та виправлення неточностей.

Відповідальні обличчя

За ведення, облік, зберігання та видачу трудової книжки, як правило, відповідає особа, чиї обов'язки це входить. Проте слід зазначити, що відповідальна особа призначається виключно наказом чи розпорядженням роботодавця. Саме так визначається хто заповнює трудові книжки в організації.

Роботодавець відповідатиме, якщо не організував на своєму підприємстві систему ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок та вкладишів.

Якщо організації створена кадрова служба, або немає уповноваженого наказом особи, котра займається трудовими книжками, може бути притягнутий юридичної ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ передбачає адміністративну ответственность.

Так, винна посадова особа заплатить штраф від 1 тисячі до 5 тисяч рублів або примусове зупинення діяльності до 90 днів, юридична особа- Від 30 тисяч до 50 тисяч рублів або аналогічне призупинення.

Чи заповнює ІП такий документ?

На всіх роботодавців покладено обов'язок ведення трудових книжок кожного співробітника. При цьому для співробітника ця робота має бути основною і працювати він має понад п'ять днів.

У законі є єдиний виняток, і він поширюється на фізичних осіб– роботодавців, які не зареєстровані як ІП. Індивідуальні підприємці мають здійснювати з трудовими книжками самі дії, як і інші роботодавці.

Вимоги до ведення трудової книжки

Заповнювати вперше

Законодавець, розуміючи всю недосвідченість людини, яка влаштовується вперше на роботу, зобов'язав саме роботодавця оформити йому трудову книжку. Термін встановлений пізніше тижня з дня початку роботи.

Саме роботодавець видає новому співробітнику, у тому числі й студенту трудову книжку із утриманням плати, що покриває витрати на її придбання.

Новоприйнятому співробітнику необхідно дуже уважно перевірити дані внесені до неї та за їх правильності засвідчити своїм підписом.

Якою ручкою можна записувати записи?

Згідно з інструкцією запису слід робити акуратно та читабельно. На питання, якою пастою та ручкою можна заповнювати трудову, закон дає вичерпну відповідь.

Так, для написання можна використовувати гелієву, пухову ручку, ручку-ролер (сюди відноситься і кулькова).Чорнило, гель або паста в ручці повинні бути світлодостойкими і виключно чорного, фіолетового або синього кольору. Жодної червоної пасти при виправленні неточностей і помилок не повинно бути.

Морфологія

Записи у трудовій робляться державною мовою РФ. Якщо суб'єкт РФ встановлено державну мову, то записи можуть дублюватися і нею.

Будь-які, навіть загальноприйняті скорочення у трудовій книжці найсуворіше заборонені.

У тому числі назви документів не скорочуються. Наказ пишеться як «наказ», а чи не «пр.».

Усі цифри пишуться виключно арабською.Приклад запису дати звільнення 30.06.2014 і не інакше. Скорочення слова «р.» після цифр не застосовується.

Нумерація записів

Всім записам до трудового присвоюється свій порядковий номер. Він проставляється в першій графі, що називається "N запису". Записи нумеруються послідовно у кожному розділі арабськими цифрами (1, 2, 3).

Кожен запис. навіть про внесення коректив до самих відомостей, нумерується наскрізним чином, тобто. надається наступний номер.

Якщо потрібний дублікат

Трудова книжка може бути втрачена господарем. При виявленні втрати господар книжки має негайно довести цю інформацію до роботодавця. Протягом 15 днівз дати подання працівником заяви про втрату роботодавець зобов'язаний видати не нову книжку, як помиляються багато хто, а дублікат.

Дублікат містить інформацію:

1. Про загальний стаж роботи співробітника до вступу до роботодавця, який видає дублікат. Стаж зазначається сумарно без конкретизації.
2. Конкретні відомості про роботу в організації, що видає дублікат.

Ще є варіант, що дозволяє господареві отримати дублікат трудовий.Якщо працівник у судовому порядку визнає запис у ньому недійсним, то він може подати заяву своєму останньому роботодавцю з проханням видати дублікат уже без такого запису. Зазначений вище порядок поширюється на випадки непридатності книжки на використання.

Як її заповнити на індивідуального підприємця?

за трудовому законодавствупрацівник - це людина, яка уклала трудовий договір з роботодавцем, в якому прописані всі істотні умови.

ІП як роботодавець, звичайно, може укладати подібні договори, але точно не сам із собою.Бо для договору потрібні два індивідуальні суб'єкти, а не один. До трудової книжки вносяться записи про трудову діяльність людини, а ІП здійснює підприємницьку діяльність. Це два абсолютно різні поняття.

Це правило поширюється і інших.Ні сам ІП у свою трудову книжку ні інша особа на його прохання не уповноважені вносити записи. Однак при прийомі на роботу індивідуального підприємця, що суперечить нормам законодавства, його трудова книжка заповнюється як і, як і іншим співробітникам.

І ще один аспект: неповна ставка. Про те, як вносити такий запис, дивіться відео

Заповнення трудової книжки

Багато працівників до виходу на пенсію не звертають особливої ​​уваги, те що, як заповнена їх трудова книжка. Проблеми починаються під час оформлення соціальної допомоги. Звісно, ​​знати, як правильно заповнити трудову книжку має кадровик, а й сам працівник повинен мати уявлення про правила її заповнення, ніж зіткнути з неприємностями у майбутньому.

Трудову книжку директору заповнює обличчя, призначене наказом відповідальним це, наприклад, кадровик, бухгалтер (зазвичай у невеликому ТОВ) чи сам директор. На запитання, хто заповнює її кадровику, відповідь аналогічна. Якщо новий кадровик вже оформлений наказом як відповідальна особа, то сам, якщо ні, то керівник чи інший співробітник, відповідальний за наказом за ведення трудових книжок.

Титульний лист та розворот

Титульний лист містить всю персональну інформацію про працівника та заповнюється виключно на підставі документів, що її засвідчують.
До такої інформації належить:

• прізвище, ім'я, по батькові (переписується точно як у паспорті, якщо використовується буква «е», те й писати потрібно «е», а чи не «е»);
• дата народження (повністю арабськими цифрами за формулою число, місяць, рік);
• відомості про освіту (без скорочень на підставі відповідного документа)
• спеціальність або професія вписується виключно у називному відмінку (юрист, економіст, програміст) на підставі документа про освіту;

Далі, заповнюється рядок «Дата заповнення трудової книжки», яка згідно із законом має бути не більше п'ятиденного терміну від дня прийому працювати. Внизу титульного листа залишено місце для двох підписів, один для працівника, другий для відповідальної особи.

Освіта

Інформація про освіту працівника розміщується на титульному аркуші. При заповненні цього поля точно переписується формулювання з документа про освіту співробітника.

Якщо співробітник підвищив ступінь своєї освіти або отримав додаткову другу освіту, дані доповнюють вже наявні, без їх закреслення.

Відомості про роботу

Найважливіший та інформативніший розділ «Відомості про роботу» і він включає чотири графи.

1. Спочатку як заголовка у третій графі прописується повне офіційне найменування роботодавця і коротке, якщо є.
2. Під заголовком у першій графі – «N записи», проставляється її порядковий номер саме в цьому розділі та у другій графі «Дата», заповнюються три стовпці, в кожний з яких арабськими цифрами вноситься відповідна назва стовпця інформація.
3. Далі у третій графі заповнюється інформація про те, куди прийнято працівника (відділ, підрозділ) та яку трудову функцію відповідно до штатного розкладу він виконуватиме (професія, посада, спеціальність).
4. До четвертої графи вносяться реквізити документа, яким людина прийнята на роботу.

Будь-яка зміна інформації, що вказується в цьому розділі, так само має в ньому відображатися. До таких випадків можна віднести: встановлення другої професії, присвоєне нового розряду, чину, зміну роботодавцем своєї назви, роботу за сумісництвом.

Записи про переклади

Існують певні нюанси відображення запису про переклад.

У разі переведення з зовнішньої організаціїповинні бути обов'язкові відомості.Запис про звільнення переведеного працівника у графі третього розділу «Відомості про роботу» обов'язково має містити інформацію, чи це було з ініціативи працівника. Якщо ініціатором виступав сам роботодавець, то чи погодився співробітник на переклад.

При внутрішньому переведенні працівника трудову книжку також вносять запис.У ній вказують нове місце роботи та підстави перекладу.

Стягнення та догана

Частина 5 розділу 1 Правил про ведення та зберігання трудових книжок передбачає, що дисциплінарні стягнення не відображаються у ній.
Догана не заноситься в трудову книжку.Єдиний виняток це такий вид дисциплінарного стягненняяк звільнення, наказ про яке посиланням на конкретну норму ТК РФ обов'язково відображається у трудовій книжці.

Вкладиш

Якщо одному з розділів трудовий книжці немає місця нових записів, у ній вшивається вкладиш.

Вкладиш є законним продовженням трудовий, видається та оформляється у загальному порядку.

Важливою умовою дійсності вкладиша є його спільне надання із трудовою книжкою, без якої він не має юридичної сили. У самій трудовий робиться відмітка про наявність вкладки до неї.

Зміна прізвища

Виправлення на титульній сторінці, наприклад, у імені, прізвища робляться уповноваженою особою на підставі підтверджуючих документів (паспорт, свідоцтво).

При цьому однією рисою закреслюються колишні дані та вносяться нові.Подібне виправлення, обов'язково має бути, підкріплене посиланням на документ, який робиться на внутрішній стороні обкладинки та засвідчується печаткою та підписом.

Зберігання та облік трудових книжок

Для обліку трудових книжок роботодавець повинен використовувати:

• спеціальну прибутково-витратну книгу для врахування кількості трудових книжок та вкладок до неї. Вона ведеться бухгалтерією та відображає витрачання бланків зазначених документів із проставленням серії та номера кожного;
• книгу обліку переміщення книжок та вкладишів. Заповнюється кадровою службою та містить інформацію про прийняті на зберігання та видані співробітникам при звільненні трудових книжок.

Книжки мають єдину затверджену державою форму.Працівник при звільненні та одержанні на руки своєї трудової книжки зобов'язаний засвідчити це своїм підписом у журналі обліку та особистою карткою, яка заводитиметься на кожного співробітника.

Помилка під час заповнення: що робити?

Якщо працівник вважає, що його трудова книжка неправильно заповнена, не потрібно панікувати, то все можна виправити.

Все залежить від того, в якому розділі допущена помилка.Якщо це титульний лист, то виправлення здійснюється шляхом закреслення невірних відомостей та прописування вірних, з обов'язковим посиланням на документ на звороті обкладинки.

Якщо помилка здійснена в інших розділах, жодних закреслень і виправлень поруч не допускається.Алгоритм виправлення простий. Невірний запис визнається недійсним, про що робиться відмітка словами, а не закресленням, і вносити новий достовірний запис.

Виправляти помилку за загальним правилом необхідно роботодавцю, який її вчинив.Однак закон дозволяє і роботодавцю за новим місцем роботи внести відповідні виправлення, але лише на підставі документа від роботодавця, який зробив помилку.

Не варто також звертати увагу на наявність чи відсутність голограми. Голограма є необов'язковим елементом і не позначається насправді трудової книжки.

Правильне заповнення трудових книжок — взаємний захід як для працівника, так і для роботодавця. Адже помилки спричиняють санкції для підприємства та відмову від органів соціальної опіки для працівників.