Розглянемо основні правила оформлення та ведення трудових книжок: загальні правилата порядок заповнення записів про роботу, звільнення, нагородження.

Усі документи про стаж працівників мають заповнюватись за певними правилами. Трудова книжка має особливе значення для працівника, адже вона відбиває його професійний шлях, по суті – це службова біографія, адже тут є позначки про всі етапи діяльності громадянина. Правила ведення трудових книжок у РФ 2019 року (тобто діючі на даний момент) містяться в затверджені Постановою Уряду в 2003 році.

Для чого існує

Основна функція цілком очевидна, Російської Федераціїтрудова книжка є основним доказом стажу (як трудового, і страхового) громадянина, без чого неможливе оформлення пенсії та нарахувань допомоги із соціального страхування. Також даний документнеобхідний:

• для відображення даних про всі зміни в діяльності співробітника, про переклади та посади;
• для фіксації відомостей про причини звільнення з місць роботи;
• для обліку нагород.

Це дуже важливі відомості, які згодом можуть знайти відображення лише в єдиному екземплярі (при ліквідації підприємства, наприклад). Тому роботодавець має забезпечити грамотне заповнення бланка документа з усією відповідальністю кваліфікованими працівниками. Про це детальніше далі.

Правила ведення та оформлення, хто оформлює

Основні правила заповнення та оформлення містить інструкція щодо ведення трудових книжок; 2019 поки що, за прогнозами, не повинен призвести до серйозних змінв встановленому закономпорядку. Виготовленням займаються різні друкарські організації, бланк і називається «трудова книжка». Усі записи вносяться лише роботодавцем.

Загальні правила

Вимоги
Номер по порядку	Має бути у кожного запису
Дати	Арабськими цифрами за формою хх.хх.хххх (день, місяць, рік)
Колір чорнила	Чорний, фіолетовий або синій, можуть бути використані кулькова, гелева та перова ручки
Скорочення	Не використовуються, всі записи повинні бути акуратними та читаними
Мова	Російський чи інший Офіційна мова(У республіках РФ)
Сувора відповідність запису наказу	Записи про прийом на роботу, звільнення, переведення або зміну посади, місця роботи, про зміну кваліфікації, нагородження співробітника вносяться у точній відповідності до наказу, обов'язково слід вказати номер та дату наказу
Терміни внесення	Для працівника, який працює понад 5 днів, заклад трудової книжки є обов'язковим. Якщо у працівника вона перша, роботодавець повинен забезпечити оформлення документа не пізніше ніж за 7 днів після початку співробітником діяльності на підприємстві
Ознайомлення працівників та завірення	З усіма записами необхідно працівника ознайомити під розпис в особистій картці, де записи дублюються
Виправлення помилок	Закреслення або інше виправлення не допускається (залежно від розділу), натомість вноситься додатковий запис, де вказується, які відомості визнаються недійсними, після чого вноситься правильна інформація

Титульний лист: правила заповнення

Ведення трудових книжок та записи в них, таким чином, проводяться за строго встановленими правилами, що стосуються оформлення титульного листа. Він заповнюється першим роботодавцем і правильність внесення інформації засвідчується підписом працівника.

Відомості, що вказуються в титульному листі:

• прізвище, ім'я та по батькові у повній відповідності до паспорта громадянина РФ. Якщо прізвище змінюється за час роботи, виправляється, при цьому старе прізвище закреслюється;
• дата народження;
• дані про освіту вносяться на підставі документа про освіту, що надається співробітником. Якщо громадянин отримує додаткова освітаінформація про нього вноситься без будь-яких виправлень старих даних;
• спеціальність вказується у називному відмінку;
• дата заповнення;
• підпис відповідальної за заповнення особи з розшифровкою, підпис власника.

Ведення розділу про роботу

Алгоритм дій, загальні правила:

• насамперед у третій графі вказується найменування організації — як повне, і скорочене, чи ставиться штамп підприємства;
• потім нижче у першій графі ставиться порядковий номер запису, другий — дата прийому працівника;
• у третій графі фіксується, що громадянина прийнято до відділу, підрозділу на відповідну посаду;
• обов'язково у четвертій графі вказується дата фіксації відомостей та дані наказу.

При перекладі в іншу організацію спочатку вноситься інформація про звільнення, потім прийом до іншої компанії. При перекладі всередині підприємства просто фіксуються відомості про переведення з перерахуванням даних за вказаним алгоритмом, тільки в третій графі буде міститися інформація про переведення на нову посаду (постійний переклад).

При оформленні звільнення особливу увагуслід приділити заповнення третьої графи. Вона повинна бути заповнена відповідно до Трудовим кодексом РФта мати посилання на відповідну статтю ТК РФ. При оформленні звільнення засвідчуються всі зроблені раніше записи відповідальною для підприємства особою, ставиться печатка організації, і співробітник, який звільняється, теж знайомиться із записами, що також має бути засвідчено його підписом з розшифровкою.

Ведення розділу про нагородження

Внесення інформації здійснюється за встановленому алгоритмуу призначеному для цього місці. Веде розділ розділу за загальними правилами. Спочатку пишеться повне та скорочене найменування компанії, нижче у графі першій ставиться номер запису, у третій графі розшифровується, за що нагороджується громадянин та яка нагорода. Вказівка ​​на наказ про нагородження також є обов'язковою.

Як і де повинні зберігатися

Правила ведення та зберігання трудових книжок встановлені законодавцем, завдання роботодавця не зводиться лише до правильного заповнення, забезпечення збереження цього важливого документа також надзвичайно важливо.

Встановлено, що трудові книжки мають зберігатися у спеціально відведеному, надійному місці. Зазвичай для цього вибирається лоток чи ящик у залізній шафі чи сейфі. Обов'язково оформляється книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, і призначається відповідальний її ведення співробітник відділу кадрів.

Копія: правила видачі

Копія трудової книжки необхідна надання уповноважені органи з метою підтвердження стажу. Правильно засвідчена копія є документом, що свідчить про трудову зайнятість громадянина.

Як отримати та завірити копію:

• спочатку знімаються копії зі всіх сторінок документа, що містять записи;
• копії засвідчуються уповноваженим працівником організації;
• копію підписує начальник відділу кадрів, для внутрішніх документів пишеться «вірно», ставиться дата заповнення, візує листи відповідальна особа, при цьому обов'язкова вказівка ​​на її посаду та печатку чи штамп;
• на копіях інших організацій необхідно обов'язково вказати місце зберігання оригіналу.

Дублікат: правила заповнення

Дублікат — це документ, який має таку саму силу, як і втрачений оригінал. Фактично це повторно видана трудова книжка. Він видається відповідно до правил ведення та оформлення трудових книжок. Громадянин пише заяву про втрату документа за останнім місцем роботи та просить видати дублікат. Заповнюється за загальними правилами.

Якщо громадянин вже працював в іншій організації, то в дублікаті у графі третьої вказуються дані про стаж до моменту вступу до цієї організації. Вони наводяться в загальному вигляді, розраховується стаж без зазначення посади та підприємства, у разі, якщо він підтверджений відповідними документами. Потім стаж розшифровується на підставі письмових доказів про проваджену діяльність, із зазначенням назви організації-роботодавця, дат прийому на роботу, звільнення, переведення, найменувань посади та відділу, кваліфікації та професії, спеціальності, при цьому у четвертій графі зазначаються надані документи.

Якщо є дані про переклад усередині організації, це також фіксується. Потім вказується дата звільнення у другій графі, а третьої — причина. Якщо у представлених працівником бланках немає всіх необхідних даних, вносяться лише ті, які є. Обов'язково спеціалісти відділу кадрів знімають копії довідок, оригінали повертають громадянину. Роботодавець у міру можливості сприяє у отриманні доказу стажу.

Вкладиш

Вкладиш оформляється також за вказаною інструкцією про ведення та складання трудових книжок. Він заповнюється, коли в основному бланку вже не залишилося місця (треба врахувати, що ведення відомостей про роботу в розділі, призначеному для ведення відомостей про нагородження, не допускається). Він має аналогічну основний документ юридичну силуале без основного бланка недійсний. Відмітка про оформлення вкладки повинна обов'язково міститися в основному документі. Вкладиш вшивається у трудову книжку.

Коли видається під час звільнення

Записи про звільнення робляться в останній робочий день, і цього ж дня документ про стаж має бути виданий на руки людині, заповнений відповідно до всіх встановлених правил її оформлення та ведення. Якщо громадянин не з'явився за ним, необхідно надіслати йому повідомлення про те, де і коли його можна буде згодом отримати. Громадянин може дати згоду на відправлення її поштою на певну адресу. Зберігається трудова книжка 75 років.

1. Затвердити:

Інструкцію щодо заповнення трудових книжок згідно з додатком N 1;

форму прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї згідно з додатком N 2;

форму книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них згідно з додатком N 3.

2. Визнати такими, що не діють на території Російської Федерації:

від 2 серпня 1985 р. N 252 "Про внесення змін та доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену Постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162";

Постанова Держкомпраці СРСР від 31 березня 1987 р. N 201 "Про внесення доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях";

пункт 2 Постанови Держкомпраці СРСР від 15 серпня 1990 р. N 332 "Про визнання такими, що втратили чинність, і внесення змін до постанов Держкомпраці з питань сумісництва";

Постанова Держкомпраці СРСР від 19 жовтня 1990 р. N 412 "Про внесення змін до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену Постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162 (у редакції Постанови Держкомпраці СРСР від 2 серпня 1985 р. N 252)".

Міністр праці
і соціального розвитку
Російської Федерації
А.П.ПОЧИНОК

ІНСТРУКЦІЯ
ІЗ ЗАПОЛНЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

1. Загальні положення

1.1. Записи дат переважають у всіх розділах трудових книжок виробляються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 5 вересня 2003 р. у трудовій книжці робиться запис: "05.09.2003".

Записи проводяться акуратно, пір'яною або гелевою ручкою, ручкою-ролером (у тому числі кульковою), світловодостійким чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору і без будь-яких скорочень. Наприклад, не допускається писати "пр." замість "наказ", "розп." замість "розпорядження", "пров." замість "переведений" тощо.

1.2. У розділах "Відомості про роботу" та "Відомості про нагородження" трудової книжки закреслення раніше внесених неточних, неправильних або інших визнаних недійсними записів не допускається.

Наприклад, при необхідності зміни конкретного запису про прийом на роботу в розділі "Відомості про роботу" після відповідної останньої даному розділізапису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Запис за таким номером недійсний". Після цього проводиться правильний запис: "Прийнятий за такою-то професією (посадою)" та у графі 4 повторюється дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або вказується дата та номер наказу ( розпорядження або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботуу разі визнання незаконності звільнення або переведення самим роботодавцем, контрольно-наглядовим органом, органом з розгляду трудових спорів або судом та відновлення на колишній роботічи зміни формулювання причини звільнення. Наприклад: "Запис за номером таким-то недійсний, відновлений на колишній роботі". При зміні формулювання причини звільнення робиться запис: "Запис за номером таким-то недійсний, звільнений (вказується нове формулювання)". У графі 4 робиться посилання на наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця про відновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, яка згодом визнана недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, визнаного недійсним. При цьому у правому верхньому куткуПершої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному аркуші) колишньої трудової книжки пишеться: "Замість видано дублікат" із зазначенням його серії та номера.

2. Заповнення відомостей про працівника

2.1. Передбачені Правилами ведення трудових книжок відомості про працівника, що вказуються на першій сторінці (титульному листі) трудових книжок, заповнюються таким чином:

прізвище, ім'я та по батькові зазначаються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, прав водіята ін.);

запис про освіту (основну загальну, середню загальну, початкову професійну, середню професійну, вищу професійну та післявузівську) професійній освіті) здійснюється лише на підставі належно засвідчених документів (атестата, посвідчення, диплома тощо);

запис про незакінчену освіту відповідного рівня може бути зроблено на підставі поданих належно засвідчених документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки освітньої установиі т.п.);

професія та/або спеціальність вказуються на підставі документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки) або інших належно оформлених документів.

2.2. Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник підписом на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки засвідчує правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує також особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби) (за наявності друку), у якій вперше заповнювалася трудова книжка. (У ред. Наказу Мінпраці РФ від 31.10.2016 N 588н)

2.3. Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження проводяться на підставі паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів та з посиланням на їх номер та дату.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рисою закреслюється колишнє прізвище чи ім'я, по батькові, дата народження та записуються нові дані. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороніобкладинки трудової книжки та засвідчуються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації (або печаткою кадрової служби) (за наявності печатки). (У ред. Наказу Мінпраці РФ від 31.10.2016 N 588н)

2.4. Зміна (доповнення) на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки записів про отримані нові освіти, професії, спеціальності здійснюються шляхом доповнення наявних записів (якщо вони вже є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів.

3. Заповнення відомостей про роботу

3.1. У графі 3 розділу " Відомості про роботу " трудової книжки як заголовка вказується повне найменування організації, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності).

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 вказується дата прийому на роботу.

У графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення у структурний підрозділорганізації із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як суттєвого), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, а до графи 4 заносяться дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, за яким працівника прийнято працювати. Записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації. У разі, якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт з певних посад, спеціальностей чи професій пов'язане надання пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей чи професій та кваліфікаційні вимогидо них мають відповідати найменуванням та вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками.

Зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до кваліфікаційні довідники, штатний розкладорганізації, що доводяться до відома працівників, після чого до їх трудових книжок на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення.

Якщо працівнику під час роботи присвоюється новий розряд (клас, категорія тощо.), то це у встановленому порядку провадиться відповідний запис.

Встановлення працівнику другої та наступної професії, спеціальності чи іншої кваліфікації зазначається у трудовій книжці із зазначенням розрядів, класів чи інших категорій цих професій, спеціальностей чи рівнів кваліфікації. Наприклад, слюсарю-ремонтнику було встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" із присвоєнням 3 розряду. У цьому випадку у трудовій книжці: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата встановлення другої професії, у графі 3 робиться запис: "Встановлено другу професію "Електрогазозварник" з присвоєнням 3 розряду", графі 4 зазначається відповідне посвідчення, його номер та дата.

За бажанням працівника запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом. У графі 1 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата прийому на роботу як сумісник, у графі 3 робиться запис про прийняття або призначення як сумісника до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис з посиланням на його дату та номер. У такому ж порядку провадиться запис про звільнення з цієї роботи.

3.2. Якщо за час роботи працівника найменування організації змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Організація така-то з такого числа перейменована на таку-то", а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.

3.3. У трудові книжки осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт, запис про невключення часу роботи під час відбуття покарання безперервно трудовий стажвноситься в такий спосіб. У розділі "Відомості про роботу" трудової книжки у графі 1 встановлюється порядковий номер запису, у графі 2 - дата внесення запису; у графі 3 робиться запис: "Час роботи з такої дати (число, місяць, рік) по таку дату (число, місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу". У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця (виданий відповідно до вироку (ухвали) суду), його дата та номер.

3.4. При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу в трудову книжку працівника за останнім місцем роботи до графи 3 розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлено з такого числа, місяця, року", у графі 4 робиться посилання на відповідне найменування документа, на підставі якого внесено запис із посиланням на його дату та номер.

4. Заповнення відомостей про нагородження

Порядок внесення відомостей про нагородження наступний: у графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка зазначається повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду) трудової діяльностіпрацівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис із посиланням на його дату та номер.

5. Заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору)

5.1. Запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника провадиться у такому порядку: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 зазначається дата звільнення (припинення трудового договору); у графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору); у графі 4 зазначається найменування документа, на підставі якого внесено запис, - наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.

Датою звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором чи угодою між роботодавцем та працівником.

Наприклад, у разі припинення трудового договору з працівником у зв'язку зі скороченням штату працівників 10 жовтня 2003 р. визначено останнім днем ​​його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблено наступний запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата звільнення (10.10.2003), у графі 3 робиться запис: "Звільнено зі скорочення штату працівників організації, пункт 2 статті 81 Трудового кодексуРосійської Федерації", у графі 4 вказується дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця про звільнення.

5.2. У разі припинення трудового договору на підставах, передбачених статтею 77 Трудового кодексу Російської Федерації (за винятком випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця та за обставин, що не залежать від волі сторін (пункти 4 та 10 цієї статті), до трудової книжки вноситься запис про звільнення ( припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт зазначеної статті.

Наприклад: "Звільнено за згодою сторін, пункт 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням, пункт 3

5.3. При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на пункт статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації чи інші підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, передбачені законодавством.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з ліквідацією організації, пункт 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку із припиненням допуску до державної таємниці, пункт 12 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.4. У разі припинення трудового договору за обставинами, які не залежать від волі сторін, в трудову книжку вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації.

Наприклад: "Звільнено у зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Трудовий договір припинено у зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.5. У разі припинення трудового договору з додаткових підстав, передбачених Трудовим кодексом Російської Федерації чи іншими федеральними законами, у трудову книжку вносяться записи про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу Російської Федерації чи іншого федерального закону.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з повторним протягом року грубим порушеннямстатуту освітньої установи, пункт 1 статті 336 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено у зв'язку з досягненням граничного віку, встановленого для заміщення державної посади державної служби, пункт 2 (1) статті 25 Федерального законувід 31.07.1995 N 119-ФЗ "Про основи державної служби Російської Федерації".

У зв'язку зі втратою сили Федерального закону від 31.07.95 N 119-ФЗ, слід керуватися прийнятим натомість Федеральним законом від 27.07.2004 N 79-ФЗ.

5.6. При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

6. Особливості заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору) та прийом (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посада)

6.1. У разі звільнення (припинення трудового договору) у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою .

При прийомі на нове місце роботи у трудовій книжці працівника у графі 3 розділу "Відомості про роботу" робиться запис, передбачений п. 3.1 цієї Інструкції, із зазначенням при цьому, що працівника прийнято (призначено) у порядку переведення.

6.2. При звільненні (припинення трудового договору) у зв'язку з переходом працівника на виборну роботу (посада) до іншого роботодавця (в іншу організацію) у трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посада) в (вказується найменування організації) , Пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації ".

На новому місці роботи після вказівки повного найменування виборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (за його наявності) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обрано працівника, а у графі 4 вказується рішення виборного органу, дата та номер його прийняття.

7. Особливості заповнення дубліката трудової книжки

7.1. Дублікат трудової книжки заповнюється відповідно до розділів 1 - 6 цієї Інструкції.

7.2. Якщо працівник до вступу до цієї організації (до цього роботодавця) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі "Відомості про роботу" у графі 3, насамперед, вноситься запис про загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи як працівника до надходження до цієї організації (до цього роботодавця), підтвердженому відповідними документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується Загальна кількістьроків, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в наступному порядку: у графі 2 вказується дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника.

Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій самій організації (у того ж роботодавця), то також робиться відповідний запис.

Відповідно до постанови Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 р. N 225 "Про трудові книжки" (Збори законодавства Російської Федерації, 2003, N 16, ст. 1539) Міністерство праці та соціального розвитку Російської Федерації ухвалює:

1. Затвердити:

Інструкцію щодо заповнення трудових книжок згідно з додатком N 1;

форму прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї згідно з додатком N 2;

форму книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них згідно з додатком N 3.

2. Визнати такими, що не діють на території Російської Федерації:

постанову Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162 "Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах та організаціях";

постанову Держкомпраці СРСР від 2 серпня 1985 р. N 252 "Про внесення змін та доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162";

постанову Держкомпраці СРСР від 31 березня 1987 р. N 201 "Про внесення доповнень до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях";

пункт 2 постанови Держкомпраці СРСР від 15 серпня 1990 р. N 332 "Про визнання такими, що втратили чинність, і внесення змін до постанов Держкомпраці з питань сумісництва";

постанову Держкомпраці СРСР від 19 жовтня 1990 р. N 412 "Про внесення змін до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджену постановою Держкомпраці від 20 червня 1974 р. N 162 (у редакції постанови Держкомпраці СРСР від 2 серпня 1985 р. N 252)".

Міністр праці та соціального розвитку
Російської Федерації
А. Починок

Додаток N 1

Інструкція із заповнення трудових книжок

Ця Інструкція відповідно до пункту 13 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила ведення трудових книжок), затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 р. N 225 "Про трудові книжки", встановлює порядок заповнення трудових книжок, вкладишів у яких дублікатів трудових книжок (далі - трудові книжки).

1. Загальні положення

1.1. Записи дат переважають у всіх розділах трудових книжок виробляються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 5 вересня 2003 р., у трудовій книжці робиться запис: "05.09.2003".

Записи проводяться акуратно, пір'яною або гелевою ручкою, ручкою-ролером (у тому числі кульковою), світловодостійким чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору і без будь-яких скорочень. Наприклад, не допускається писати "пр." замість "наказ", "розп." замість "розпорядження", "пров." замість "переведений" тощо.

1.2. У розділах "Відомості про роботу" та "Відомості про нагородження" трудової книжки закреслення раніше внесених неточних, неправильних або інших визнаних недійсними записів не допускається.

Наприклад, при необхідності зміни конкретного запису про прийом на роботу в розділі "Відомості про роботу" після відповідного останнього в цьому розділі запису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Запис за таким номером недійсний". Після цього проводиться правильний запис: "Прийнятий за такою-то професією (посадою)" та у графі 4 повторюється дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або вказується дата та номер наказу ( розпорядження або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботу у разі визнання незаконності звільнення або переведення самим роботодавцем, контрольно-наглядовим органом, органом з розгляду трудових спорів або судом та відновлення на колишній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад: "Запис за номером таким-то недійсний, відновлений на колишній роботі". При зміні формулювання причини звільнення робиться запис: "Запис за номером таким-то недійсний, звільнений (вказується нове формулювання)". У графі 4 робиться посилання на наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця про відновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, яка згодом визнана недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, визнаного недійсним. При цьому у правому верхньому кутку першої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному аркуші) колишньої трудової книжки пишеться: "Замість видано дублікат" із зазначенням його серії та номера.

2. Заповнення відомостей про працівника

2.1. Передбачені Правилами ведення трудових книжок відомості про працівника, що вказуються на першій сторінці (титульному листі) трудових книжок, заповнюються таким чином:

прізвище, ім'я та по батькові вказуються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, прав водія та ін. .);

запис про освіту (основну загальну, середню загальну, початкову професійну, середню професійну, вищу професійну та післявузівську професійну освіту) здійснюється тільки на підставі належно засвідчених документів (атестата, посвідчення, диплома тощо);

запис про незакінчену освіту відповідного рівня може бути зроблено на підставі поданих належно засвідчених документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки освітньої установи тощо);

професія та/або спеціальність вказуються на підставі документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки) або інших належно оформлених документів.

2.2. Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник підписом на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки засвідчує правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує також особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби), у якій вперше заповнювалася трудова книжка.

2.3. Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження проводяться на підставі паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів та з посиланням на їх номер та дату.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рисою закреслюється колишнє прізвище чи ім'я, по батькові, дата народження та записуються нові дані. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчуються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації (або печаткою кадрової служби).

2.4. Зміна (доповнення) на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки записів про отримані нові освіти, професії, спеціальності здійснюються шляхом доповнення наявних записів (якщо вони вже є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів.

3. Заповнення відомостей про роботу

3.1. У графі 3 розділу " Відомості про роботу " трудової книжки як заголовка вказується повне найменування організації, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності).

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 вказується дата прийому на роботу.

У графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як суттєвого), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, а до графи 4 заносяться дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно з яким працівника прийнято на роботу. Записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації. У разі якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт з певних посад, спеціальностей чи професій пов'язане надання пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей чи професій та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками.

Зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до кваліфікаційних довідників, штатного розкладу організації, доводяться до відома працівників, після чого до їх трудових книжок на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення.

Якщо працівнику під час роботи присвоюється новий розряд (клас, категорія тощо.), то це у встановленому порядку провадиться відповідний запис.

Встановлення працівнику другої та наступної професії, спеціальності чи іншої кваліфікації зазначається у трудовій книжці із зазначенням розрядів, класів чи інших категорій цих професій, спеціальностей чи рівнів кваліфікації. Наприклад, слюсарю-ремонтнику було встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" із присвоєнням 3-го розряду. У цьому випадку у трудовій книжці: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата встановлення другої професії, у графі 3 робиться запис: "Встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" з присвоєнням 3-го розряду" , у графі 4 зазначається відповідне посвідчення, його номер та дата.

За бажанням працівника запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом. У графі 1 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата прийому на роботу як сумісник, у графі 3 робиться запис про прийняття або призначення як сумісника до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис з посиланням на його дату та номер. У такому ж порядку провадиться запис про звільнення з цієї роботи.

3.2. Якщо за час роботи працівника найменування організації змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Організація така-то з такого числа перейменована на таку-то", а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.

3.3. У трудові книжки осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт, запис про невключення часу роботи під час відбуття покарання до безперервного трудового стажу вноситься в такий спосіб. У розділі "Відомості про роботу" трудової книжки у графі 1 встановлюється порядковий номер запису, у графі 2 - дата внесення запису; у графі 3 робиться запис: "Час роботи з такої дати (число, місяць, рік) по таку дату (число, місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу". У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця (виданий відповідно до вироку (ухвали) суду), його дата та номер.

3.4. При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу в трудову книжку працівника за останнім місцем роботи до графи 3 розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлено з такого числа, місяця, року", у графі 4 робиться посилання на відповідне найменування документа, на підставі якого внесено запис із посиланням на його дату та номер.

4. Заповнення відомостей про нагородження

Порядок внесення відомостей про нагородження наступний: у графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка зазначається повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис із посиланням на його дату та номер.

5. Заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору)

5.1.Запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника провадиться у такому порядку: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 зазначається дата звільнення (припинення трудового договору); у графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору); у графі 4 зазначається найменування документа, на підставі якого внесено запис - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця, його дата та номер.

Датою звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором чи угодою між роботодавцем та працівником.

Наприклад, у разі припинення трудового договору з працівником у зв'язку зі скороченням штату працівників 10 жовтня 2003 р. визначено останнім днем ​​його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблено наступний запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата звільнення (10.10.2003), у графі 3 робиться запис: "Звільнено зі скорочення штату працівників організації, пункт 2 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації", у графі 4 вказується дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця про звільнення.

5.2. У разі припинення трудового договору на підставах, передбачених статтею 77 Трудового кодексу Російської Федерації (за винятком випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця та за обставин, що не залежать від волі сторін (пункти 4 та 10 цієї статті), до трудової книжки вноситься запис про звільнення ( припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт зазначеної статті.

Наприклад: "Звільнено за згодою сторін, пункт 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.3. При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на пункт статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації чи інші підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, передбачені законодавством.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з ліквідацією організації, пункт 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку із припиненням допуску до державної таємниці, пункт 12 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.4. У разі припинення трудового договору за обставинами, які не залежать від волі сторін, в трудову книжку вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації.

Наприклад: "Звільнено у зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Трудовий договір припинено у зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.5. У разі припинення трудового договору з додаткових підстав, передбачених Трудовим кодексом Російської Федерації чи іншими федеральними законами, у трудову книжку вносяться записи про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу Російської Федерації чи іншого федерального закону.

Наприклад: "Звільнено у зв'язку з повторним протягом року грубим порушенням статуту освітньої установи, пункт 1 статті 336 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено у зв'язку з досягненням граничного віку, встановленого для заміщення державної посади державної служби, пункт 2 (1) статті 25 Федерального закону від 31.07.1995 р. N 119-ФЗ "Про основи державної служби Російської Федерації".

5.6. При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

6. Особливості заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору) та прийом (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посада)

6.1. У разі звільнення (припинення трудового договору) у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою .

При прийомі на нове місце роботи у трудовій книжці працівника у графі 3 розділу "Відомості про роботу" робиться запис, передбачений п. 3.1 цієї Інструкції, із зазначенням при цьому, що працівника прийнято (призначено) у порядку переведення.

6.2. При звільненні (припинення трудового договору) у зв'язку з переходом працівника на виборну роботу (посада) до іншого роботодавця (в іншу організацію) у трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посада) в (вказується найменування організації) , Пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації ".

На новому місці роботи після вказівки повного найменування виборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (за його наявності) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обрано працівника, а у графі 4 вказується рішення виборного органу, дата та номер його прийняття.

7. Особливості заповнення дубліката трудової книжки

7.1. Дублікат трудової книжки заповнюється відповідно до розділів 1-6 цієї Інструкції.

7.2. Якщо працівник до вступу в цю організацію (до цього роботодавця) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі "Відомості про роботу" у графі 3 насамперед вноситься запис про загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи як працівника до вступу до цю організацію (до цього роботодавця), підтвердженому відповідними документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в наступному порядку: у графі 2 вказується дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника.

Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій самій організації (у того ж роботодавця), то також робиться відповідний запис.

Потім у графі 2 вказується дата звільнення (припинення трудового договору), а у графі 3 - причина (підстава) звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище відомостей про роботу в минулому, до дублікату трудової книжки вносяться лише наявні в документах відомості.

У графі 4 вказується найменування, дата та номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій та належного засвідчення роботодавцем або кадровою службою повертаються їх власнику. Роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передує надходженню на роботу до цього роботодавця.

У законодавстві Російської Федерації існує кілька правових актів, що містять інструкції щодо заповнення трудових книжок (далі - ТК), їх ведення та зберігання. Правила ведення включають, передусім, вимоги до оформлення записів у цьому документі. Розглянемо ці вимоги.

На даний момент в обороті діловодства є ТК трьох видів. Це книжки 2004, 1973 та 1938 років випуску. Незалежно від року випуску правовий статус цих документів не змінився, тому міняти їх на книжки нового зразка не потрібно.

Російське законодавство у вигляді правових актів, пред'являє певні вимоги до ведення, заповнення та громадян.

Правила внесення записів:

• Згідно з правилами заповнення, вся інформація записується акуратним почерком кульковою або гелевою ручкою, що містить світлостійке та водостійке чорнило чорного, синього або фіолетового кольору. Це захищає написану інформацію від пошкодження. Необхідність цього заходу зумовлена ​​тим, що термін використання трудової книжки досить великий (до 75 років), а інформація, відображена в ній, становить цінність.
• Також, згідно з Інструкцією з правильного заповнення та відання, у цьому документі неприйнятне скорочення слів. Такі слова як наказ, розпорядження, пункт і т.д. вносяться повністю, незалежно від бажання та можливостей фахівця. Цією вимогою фахівці відділу кадрів іноді нехтують, порушуючи цим правила заповнення трудових книжок.
• Однією з умов правильного заповнення і є необхідність пронумерувати кожен запис. Фахівець, який заповнює трудову книжку, повинен у визначеній, призначеній для цього графі, вказати порядковий номер кожного запису.

Інструкція з ведення записів у трудовій книжці

Незважаючи на багатонаціональність нашої батьківщини, інструкція щодо ведення трудових книжок зобов'язує заповнювати документ російською мовою.Республіки, що входять до складу Російської Федерації, мають право дублювати записи своєю мовою, якщо вона визнана для даної території офіційною.

Як правильно заповнити трудову книжку або склад записів:

• Запис відомостей про працівника.У документі відображаються такі персональні дані власника: ПІБ, дата його народження, інформація про його освіту, професію, спеціальність.
• Запис відомостей про стаж.Це найбільш об'ємна інформація документа, що містить дані про обов'язки співробітника, переведення на іншу роботу чи посаду, звільнення, присвоєння нового розряду, підвищення кваліфікації. Крім цього, відображається інформація про час навчання, проходження служби в лавах російської армії, Про відбування покарання. Дані відомості розміщуються у відповідній графі, як показано на зразку наприкінці статті.

Як заповнити розділ записів відомостей про нагородження працівника? Для відображення цієї інформації виділено спеціальний розділ: « Відомості про нагородження». Вся історія робочої звитяги знайшла своє відображення на сторінках цього документа: державні нагороди, присвоєння почесних звань, почесні грамоти, нагородження нагрудними знаками, дипломами, інші види заохочення.

• Відомості, що вносяться в документ повинні бути максимально повними і включати: порядковий номер, дату внесення запису, посилання на документ - підстави
• Інформація, внесена до документа, має відображати справжній стан справ.
• Персональні дані працівника (ПІБ), згідно з Інструкцією з правильного заповнення, вноситься в називному відмінку. Не допускається скорочення цієї інформації, заміни її ініціалами.
• Дати пишуться повністю, арабськими цифрами, при цьому використовується двозначне позначення днів і місяців (09, а не 9) та чотиризначне позначення року (2003 р., а не 03 р.).
• На ставиться розбірливий підпис відповідальної особи, і засвідчується печаткою.
• При видачі дубліката зверху титульного листа ставляться відповідні записи. Вони можуть бути написані від руки або проштамповані.

Правила ведення трудових книжок

• Внесення записів у ТК працівника є обов'язковим лише для тих співробітників, для яких це підприємство – основне місце роботи.
• Керівник підприємства зобов'язаний працевлаштувати співробітника та, відповідно, внести запис до ТК, якщо його стаж більше п'яти днів.
• При оформленні відносин із роботодавцем у вигляді договору, вносити записи до ТК працівника не потрібно.

Візьміть до уваги:

1. Правильне заповнення передбачає, що цей документ заводиться співробітнику роботодавцем для підприємства, що є першому місці роботи. Заповнюється документ у присутності його майбутнього власника не пізніше семи днів з моменту влаштування на роботу. Незалежно від особи, яка оформляла цей документ, відповідальність за правильне заповненнята ведення, несе керівник підприємства.
2. Бланки попередніх років випуску мають таку ж юридичну чинність, як і нового, і не підлягають обміну. Однак, заповнювати їх необхідно відповідно до нових вимог.
3. В період робочої діяльностіФормуляр зберігається у роботодавця як документ суворої звітності. Керівник підприємства несе повну відповідальність за зберігання та ведення документа.
4. У разі припинення з працівником відносин вноситься запис про звільнення, і документ видається на руки цього ж дня. Якщо відбулася затримка видачі з вини роботодавця, змінюється дата звільнення.

Трудова книжка – це юридичний документ, який відбиває весь трудовий шлях власника.Вона певною мірою є обличчям працівника, тому правил оформлення трудової книжки слід суворо дотримуватися.

Додаток N 1
до постанови Мінпраці Росії та
від 10 жовтня 2003 року N 69

Інструкція із заповнення трудових книжок

Ця Інструкція відповідно до пункту 13 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (далі - Правила ведення трудових книжок), затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 року N 225 "Про трудові книжки", встановлює порядок заповнення трудових книжок, вкладишів у них, дублікатів трудових книжок (далі – трудові книжки).

1. Загальні положення

1.1. Записи дат переважають у всіх розділах трудових книжок виробляються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 5 вересня 2003 року, у трудовій книжці робиться запис: "05.09.2003".

Записи проводяться акуратно, пір'яною або гелевою ручкою, ручкою-ролером (у тому числі кульковою), світловодостійким чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору і без будь-яких скорочень. Наприклад, не допускається писати "пр." замість "наказ", "розп." замість "розпорядження", "пров." замість "переведений" тощо.

1.2. У розділах "Відомості про роботу" та "Відомості про нагородження" трудової книжки закреслення раніше внесених неточних, неправильних або інших визнаних недійсними записів не допускається.

Наприклад, при необхідності зміни конкретного запису про прийом на роботу в розділі "Відомості про роботу" після відповідного останнього в цьому розділі запису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Запис за таким номером недійсний". Після цього проводиться правильний запис: "Прийнятий за такою-то професією (посадою)" та у графі 4 повторюється дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або вказується дата та номер наказу ( розпорядження або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботу у разі визнання незаконності звільнення або переведення самим роботодавцем, контрольно-наглядовим органом, органом з розгляду трудових спорів або судом та відновлення на колишній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад: "Запис за номером таким-то недійсний, відновлений на колишній роботі". При зміні формулювання причини звільнення робиться запис: "Запис за номером таким-то недійсний, звільнений (вказується нове формулювання)". У графі 4 робиться посилання на наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця про відновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, яка згодом визнана недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, визнаного недійсним. При цьому у правому верхньому кутку першої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному аркуші) колишньої трудової книжки пишеться: "Замість видано дублікат" із зазначенням його серії та номера.

2. Заповнення відомостей про працівника

2.1. Передбачені Правилами ведення трудових книжок відомості про працівника, що вказуються на першій сторінці (титульному листі) трудових книжок, заповнюються таким чином:

Прізвище, ім'я та по батькові зазначаються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, водійських прав та ін.) .);

Запис про освіту (основну загальну, середню загальну, початкову професійну, середню професійну, вищу професійну та післявузівську професійну) здійснюється тільки на підставі належно засвідчених документів (атестата, посвідчення, диплома тощо);

Запис про незакінчену освіту відповідного рівня може бути зроблений на підставі поданих належно засвідчених документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки освітньої установи тощо);

Професія та/або спеціальність зазначаються на підставі документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки) або інших належно оформлених документів.

2.2. Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник підписом на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки засвідчує правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує також особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби), у якій вперше заповнювалася трудова книжка.

2.3. Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження проводяться на підставі паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів та з посиланням на їх номер та дату.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рисою закреслюється колишнє прізвище чи ім'я, по батькові, дата народження та записуються нові дані. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчуються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації (або печаткою кадрової служби).

2.4. Зміна (доповнення) на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки записів про отримані нові освіти, професії, спеціальності здійснюються шляхом доповнення наявних записів (якщо вони вже є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів.

3. Заповнення відомостей про роботу

3.1. У графі 3 розділу " Відомості про роботу " трудової книжки як заголовка вказується повне найменування організації, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності).

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 вказується дата прийому на роботу.

У графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як суттєвого), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, а до графи 4 заносяться дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно з яким працівника прийнято на роботу. Записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації проводяться, як правило, відповідно до штатного розкладу організації. У разі якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт з певних посад, спеціальностей чи професій пов'язане надання пільг чи наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей чи професій та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками.

Зміни та доповнення, внесені в установленому порядку до кваліфікаційних довідників, штатного розкладу організації, доводяться до відома працівників, після чого до їх трудових книжок на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни та доповнення.
Якщо працівникові в період роботи присвоюється новий розряд (клас, категорія, тощо), то про це в установленому порядку провадиться відповідний запис.

Встановлення працівнику другої та наступної професії, спеціальності чи іншої кваліфікації зазначається у трудовій книжці із зазначенням розрядів, класів чи інших категорій цих професій, спеціальностей чи рівнів кваліфікації. Наприклад, слюсарю-ремонтнику було встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" із присвоєнням 3-го розряду. У цьому випадку у трудовій книжці: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата встановлення другої професії, у графі 3 робиться запис: "Встановлено другу професію "Електрогазозварювальник" з присвоєнням 3-го розряду" , у графі 4 зазначається відповідне посвідчення, його номер та дата.

За бажанням працівника запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом проводиться за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом. У графі 1 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата прийому на роботу як сумісник, у графі 3 робиться запис про прийняття або призначення як сумісника до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис з посиланням на його дату та номер. У такому ж порядку провадиться запис про звільнення з цієї роботи.

3.2. Якщо за час роботи працівника найменування організації змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Організація така-то з такого числа перейменована на таку-то", а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.

3.3. У трудові книжки осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт, запис про невключення часу роботи під час відбуття покарання до безперервного трудового стажу вноситься в такий спосіб. У розділі "Відомості про роботу" трудової книжки у графі 1 встановлюється порядковий номер запису, у графі 2 - дата внесення запису; у графі 3 робиться запис: "Час роботи з такої дати (число, місяць, рік) по таку дату (число, місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу". У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця (виданий відповідно до вироку (ухвали) суду), його дата та номер.

3.4. При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу в трудову книжку працівника за останнім місцем роботи до графи 3 розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлено з такого числа, місяця, року", у графі 4 робиться посилання на відповідне найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

4. Заповнення відомостей про нагородження

Порядок внесення відомостей про нагородження наступний: у графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка зазначається повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

5. Заповнення відомостей про звільнення
(Припинення трудового договору)

5.1. Запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника провадиться у такому порядку: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 зазначається дата звільнення (припинення трудового договору); у графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору); у графі 4 зазначається найменування документа, на підставі якого внесено запис, - наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер.

Датою звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором чи угодою між роботодавцем та працівником.

Наприклад, у разі припинення трудового договору з працівником у зв'язку зі скороченням штату працівників 10 жовтня 2003 року визначено останнім днем ​​його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблено наступний запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата звільнення (10.10.2003), у графі 3 робиться запис: "Звільнено зі скорочення штату працівників організації, пункт 2 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації", у графі 4 вказується дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця про звільнення.

5.2. У разі припинення трудового договору на підставах, передбачених статтею 77 Трудового кодексу Російської Федерації (за винятком випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця та за обставин, що не залежать від волі сторін (пункти 4 та 10 цієї статті), до трудової книжки вноситься запис про звільнення ( припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт зазначеної статті.
Наприклад: "Звільнено за згодою сторін, пункт 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.3. При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на пункт статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації чи інші підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, передбачені законодавством.

Наприклад: "Звільнений у зв'язку з ліквідацією організації, пункт 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнений у зв'язку із припиненням допуску до державної таємниці, пункт 12 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.4. У разі припинення трудового договору за обставинами, які не залежать від волі сторін, в трудову книжку вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації.

Наприклад: "Звільнено у зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Трудовий договір припинено у зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації".

5.5. У разі припинення трудового договору з додаткових підстав, передбачених Трудовим кодексом Російської Федерації чи іншими федеральними законами, у трудову книжку вносяться записи про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу Російської Федерації чи іншого федерального закону.

Наприклад: "Звільнено у зв'язку з повторним протягом року грубим порушенням статуту освітньої установи, пункт 1 статті 336 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено у зв'язку з досягненням граничного віку, встановленого для заміщення державної посади державної служби, пункт 2 (1) статті 25 Федерального закону від 31.07.95 N 119-ФЗ "Про основи державної служби Російської Федерації".

5.6. При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації" або "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

6. Особливості заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору) та прийом (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посада)

6.1. У разі звільнення (припинення трудового договору) у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою .

При прийомі на нове місце роботи у трудовій книжці працівника у графі 3 розділу "Відомості про роботу" робиться запис, передбачений п.3.1 цієї Інструкції, із зазначенням при цьому, що працівника прийнято (призначено) у порядку переведення.

6.2. При звільненні (припинення трудового договору) у зв'язку з переходом працівника на виборну роботу (посада) до іншого роботодавця (в іншу організацію) у трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посада) в (вказується найменування організації) , Пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації ".

На новому місці роботи після вказівки повного найменування виборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (за його наявності) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обрано працівника, а у графі 4 вказується рішення виборного органу, дата та номер його прийняття.

7. Особливості заповнення дубліката трудової книжки

7.1. Дублікат трудової книжки заповнюється відповідно до розділів 1 - 6 цієї Інструкції.

7.2. Якщо працівник до вступу в цю організацію (до цього роботодавця) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі "Відомості про роботу" у графі 3 насамперед вноситься запис про загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи як працівника до вступу до цю організацію (до цього роботодавця), підтвердженому відповідними документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в наступному порядку: у графі 2 вказується дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника.

Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій самій організації (у того ж роботодавця), то також робиться відповідний запис.

Потім у графі 2 вказується дата звільнення (припинення трудового договору), а у графі 3 - причина (підстава) звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище відомостей про роботу в минулому, у дублікат трудової книжки вносяться відомості, що є в документах.

У графі 4 вказується найменування, дата та номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій та належного засвідчення роботодавцем або кадровою службою повертаються їх власнику. Роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передує надходженню на роботу до цього роботодавця.

.