Персональний помічник: хто, навіщо і чому? Записки експерта з підбору персоналу. Вимоги до особистих якостей помічника керівника

Посадові обов'язки асистента (помічника) генерального директора- Це, перш за все, допомога першій особі компанії. Посадова інструкція помічника генерального директора може включати і специфічні вимоги (наприклад, знання двох). іноземних мов) та обов'язки. У будь-якому випадку зразок посадової інструкції асистента (помічника) генерального директора допоможе вам у складанні кадрового документа.

Посадова інструкція помічника генерального директора
(посадова інструкція помічника генерального директора)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.Б. ________________
«________»_____________ ____ р.

1. Загальні положення

1.1. Асистент (помічник) генерального директора належить до категорії спеціалістів.
1.2. Помічник (помічник) генерального директора призначається посаду і звільняється від неї наказом генерального директора предприятия.
1.3. Помічник (помічник) генерального директора підпорядковується безпосередньо генеральному директору підприємства.
1.4. На час відсутності асистента (помічника) генерального директора його права та обов'язки переходять до іншої посадової особи, про що оголошується у наказі щодо організації.
1.5. На посаду асистента (помічника) генерального директора призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища або неповна вища, стаж аналогічної роботи від року, знання офісної техніки (факс, копір, сканер, принтер), програм Microsoft Office (Word, Excel), діловодства.
1.6. Асистент (помічник) генерального директора керується у своїй діяльності:
- Законодавчими актами РФ;
- статутом компанії, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами компанії;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- справжньою посадовою інструкцією.

2. Посадові обов'язки асистента (помічника) генерального директора

Помічник (помічник) генерального директора виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Планує робочий день генерального директора (зустрічі, дзвінки, прийом тощо).
2.2. Здійснює технічне забезпечення діяльності генерального директора (замовлення транспорту, квитків; організацію зустрічей, переговорів; ін.)
2.3. Супроводжує генерального директора на зустрічах, у поїздках, ін.
2.4. Приймає участь у переговорах, ділових зустрічах, спеціальних прийомах; веде протоколи та інші документи, що оформляють перебіг та результат зустрічей, переговорів.
2.5. За дорученням генерального директора погоджує окремі питання із працівниками структурних підрозділів, Доводить до них вказівки та розпорядження керівника; контролює виконання вказівок та розпоряджень.
2.6. Здійснює збір матеріалів та інформації, необхідних генеральному директору, готує аналітичні, інформаційні, довідкові та інші матеріали та подає їх керівнику.
2.7. Веде діловодство, отримує кореспонденцію, що надходить на розгляд генерального директора, приймає документи та особисті заяви на підпис генерального директора, веде їх облік та реєстрацію, передає керівнику.
2.8. Веде запис на прийом до керівника, організовує прийом відвідувачів.
2.9. За дорученням генерального директора складає листи, запити та інші документи.
2.10. Виконує роботу з підготовки засідань та нарад, що проводяться генеральним директором (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час та місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде та оформлює протоколи засідань та нарад.
2.11. Виконує окремі службові доручення генерального директора.

3. Права асистента (помічника) генерального директора

Асистент (помічник) генерального директора має право:
3.1. Отримувати інформацію, у тому числі конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.
3.2. Представляти керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи та роботи компанії.
3.3. Запитувати особисто чи за дорученням керівника від підрозділів підприємства та інших фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умовдо виконання службових обов'язків та безпеки всіх документів, що утворюються внаслідок діяльності підприємства.
3.5. Приймати рішення у межах своєї компетенції.

4. Відповідальність асистента (помічника) генерального директора

Асистент (помічник) генерального директора відповідає:
4.1. За невиконання та/або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання діючих інструкцій, наказів та розпоряджень щодо збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки

) – це незамінний для керівника співробітник. Він виконує настільки багато функцій і має такі великі повноваження, що за фактом стає другою людиною в компанії. Сформулювати повністю його посадові обов'язки практично неможливо. Підібрати персонального помічника для конкретного керівника - це завдання в галузі «місія нездійсненна», тому вона переходить у розряд суперскладної.

Мій досвід роботи в кадровому агентстві сформував особливий погляд на цю дивовижну професію.

ДЕФІЦИТ КВАЛІФІКОВИХ ПЕРСОНАЛЬНИХ АССИСТЕНТІВ НА КАДРОВОМУ РИНКУ

Персональний помічник - це окремий підвид в ієрархії адміністративних спеціальностей.

Як правило, на сайтах з пошуку роботи розміщують вакансії зі стандартним набором вимог – документообіг та організаційна робота. Такі вакансії як близнюки схожі між собою, крім розмірів компанії та сфери бізнесу. Але насправді негласних та специфічних вимог до позиції величезна кількість. Їх не виносять в опис вакансії на сайтах, але ці вимоги є визначальними при відборі кандидатів.

При особистій зустрічі з роботодавцем та предметному обговоренні таких вакансій з'являються «нотатки на полях» - довгий список вимог, які не опубліковані у вакансії, які визначають стратегію пошуку кандидата на вакансію РА. Ось приклади екзотичних вимог: - швидкість рахунку купюр вручну; наявність спортивного розряду; вміння рахувати в умі; досвід ведення інвестиційних проектів; знання законодавчої бази; відмінне знання всіх преміум-брендів; контактна база власників елітних ресторанів Звичні вимоги: висота (тембр) голосу, зростання, вага, розмір одягу, знання мов та ін.

Керівник також висуває додатковий список вимог до особистісних якостей помічника, який, мабуть, найоб'ємніший. При цьому офіційні вимоги до професійних навичок та досвіду не стають менш важливими.

Ось і виходить, що ідеальних кандидатів на ринку одиниці та підібрати РА для керівника дуже складно.

Адже для кожного роботодавця ідеал помічника свій, але є константа – всім потрібен надійний, відданий та відповідальний помічник, здатний брати на себе всі організаційні та інформаційні завдання, звільнити керівника від нераціональної трати часу та вміло вирішувати стандартні та нестандартні проблеми.

ВІДМІННЯ ПЕРСОНАЛЬНОГО АСИСТЕНТА ВІД ІНШИХ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПРОФЕСІОНАЛІВ

Перш ніж визначити відмінності, визначимося з видами адміністративних позицій. Важливо розуміти, про який саме адміністративний професіонал ми говоримо і які функції на нього покладаються.

Бізнес-помічник (ВА) (персональний помічник (РА), особистий помічник)- необхідний керівнику чи власнику великих компаній (як російських, і міжнародних). Підкоряється лише своєму керівнику.

Персона, наближена до імператора, права рука, довірена особа, заступник боса. Планує робочий план та графік, бізнес-календар, «сполучна ланка» із зовнішнім світом. Може бути гідом, перекладачем, нянею, домашнім керуючим, прогнозом погоди, пошуковою системою, туристичним агентом, часто виконує частину роботи за керівника (результат праці бос присвоює собі), має спеціальні знання/освіту у сфері бізнесу та діяльності керівника, вміє самостійно приймати рішення .

Секретар- необхідний керівникам будь-яких компаній. Підкоряється всім топ-менеджерам. Функціонал нескладний: документообіг, зустріч гостей, чай/кава, життєзабезпечення офісу, телефонні переговори, обробка кореспонденції, виконання простих доручень керівного складу.

Вимоги:вік - близько 23-30 років, середньо-спеціальна або вища освіта (залежно від рівня компанії), допустима відсутність досвіду роботи, необхідні володіння комп'ютером, досвід роботи з оргтехнікою, висока швидкість друку, знання ділового етикету, при необхідності - знання іноземної мови . Особисті якості: відповідальність, старанність, доброзичливість, здатність виконувати однакову роботу.

Секретар-помічник- Потрібен керівнику зі штатом компанії до 50 осіб. Підпорядковується керівнику. Поєднання функцій секретаря із частковими функціями помічника керівника. Виконує прості доручення керівника.

Вимоги:вища або незакінчена вища освіта, вік – близько 25-32 років, висока швидкість друку, вміння користуватися оргтехнікою, аналогічний досвід роботи від року. Особисті якості: старанність, відповідальність, дисциплінованість, здатність виконувати монотонну роботу.

Офіс менеджер- Необхідний середнім компаніям зі штатом від 30 осіб. Підпорядковується як керівнику, і топ-менеджерам. Відповідає за матеріально-технічне забезпечення роботи офісу, веде первинну документацію, може виконувати функції секретаря (зустріч гостей, дзвінки, документообіг).

Вимоги:вища освіта, вік – 25-35 років, досвід аналогічної роботи, організаційні навички. Особисті якості: комунікабельність, доброзичливість.

Секретар на ресепшен- необхідний компаніям зі штатом від 50 осіб з великою кількістю відвідувачів. Підпорядковується адміністративному директору, помічнику керівника, офіс-менеджеру, керівному складу. Виконує технічні завдання: зустріч гостей, чай/каву, дзвінки, взаємодія з кур'єрами/водіями.

Вимоги:хороші зовнішні дані, вік - 22-27 років, допустима відсутність досвіду роботи, вміння користуватися оргтехнікою, міні-АТС. Особисті якості: доброзичливість, комунікабельність, стресостійкість, усміхненість.

В описі адміністративних посад, незважаючи на подібність обов'язків, є головна відмінність: основне завдання секретаря – це управління інформаційним потоком, а основне завдання персонального помічника – це управління продуктивністю керівника.

Є низка відмінних факторів, які допоможуть вам розібратися у класифікації цих позицій:

Наша порада

На співбесіді завжди уточнюйте коло виконуваних обов'язків, наявність та обсяг особистих доручень, графік та рівень зарплати, т.к. деякі роботодавці не бачать жодної різниці між позиціями «секретар» та «персональний помічник».

ЩО ПОВИНЕН ВМІТИ ПЕРСОНАЛЬНИЙ АССИСТЕНТ?

Щоб максимально відповідати високому рівню керівника, PA повинні мати певні навички, якості та вміння, тип характеру і, мабуть, головне, особливий склад особистості. То що має вміти «людина-оркестр», цей «універсальний солдат» і «багатофункціональний гаджет»?

Професійні навички:

  • ведення документації;
  • тайм менеджмент;
  • організація робочих заходів;
  • робота заступником (функції другої особи);
  • фінансова грамотність;
  • управління секретаріатом;
  • підтримка ділових контактів;
  • travel-супровід;
  • робота перекладачем;
  • управління особовими справами керівника (особистий супровід)

Розглянемо їх докладніше.

Ведення документації:

  • робота з документами – це грамотне з усіх точок зору складання ділових листів, паперів, заяв, договорів, розпоряджень, різних звітів тощо;
  • за необхідності редагування листів та паперів, складених шефом, оформлення наказів, підготовка презентацій та проектів документів;
  • робота з поштою: сортування пошти боса за ступенем важливості та терміновості, знати, куди слід переадресовувати листи, кому що відповідати, у кого витончено попросити та з кого суворо вимагати.

Тайм менеджмент:

  • складання та планування графіка, розстановка завдань за пріоритетами, відстеження розкладу;
  • фіксування завдань та нагадування про них керівнику, інформування про дедлайни, зустрічі, поїздки та інші ділові заходи;
  • оптимальна організація робочого дня керівника;
  • планування свого робочого дня.

Організація робочих заходів:

  • підготовка зустрічей, переговорів, нарад, презентацій, які потребують участі керівника;
  • ведення протоколів, розсилання повідомлень та запрошень учасникам заходів, надання інформації про підсумки зустрічей;
  • організація відряджень.

Робота заступником (функції другої особи):

  • володіти досконало не тільки базовими професійними знаннями та вміннями, а й мати певні знання в різних сферах;
  • здатність управляти: організовувати співробітників (в т.ч. і перших осіб компанії), впливати на керівників підрозділів та контролювати виконання завдань;
  • курирувати окремі бізнес-проекти;
  • самостійно вирішувати частину питань щодо бізнесу (наприклад, про проведення тих чи інших зустрічей);
  • бути представником керівника на ділових заходах, висловлювати його позицію та відповідати на запитання;
  • виступати від імені боса, вміти вести переговори та коректний торг;
  • діяти рішуче, не боятися брати він відповідальність.

Управління секретаріатом:

  • постановка завдань водіям, кур'єрам, здійснення закупівель для заходів, поєднання функцій офіс-менеджера;
  • оформлення домовленостей з постачальниками, звернення до необхідної інстанції для оперативного вирішення питань з технічним забезпеченнямпроцесу роботи;
  • життєзабезпечення кабінету керівника та приймальні.

Підтримка ділових контактів:

  • вміти керувати інформаційними потоками (знати, кого і коли можна з'єднати/пропустити до шефа, кого – переключити на іншу відповідальну особу, та майже завжди приймати ці рішення самостійно);
  • бути в курсі всіх подій у компанії;
  • захищати керівника від непотрібних контактів без шкоди для іміджу шефа та для компанії;
  • вирішувати будь-які питання за мінімально короткий час - і завжди з позитивним результатом;
  • вітати клієнтів компанії, підтримувати зв'язок з ними.

Travel-супровід:

  • організація ділових та поїздок керівника (оформлення віз, бронювання залізничних та авіаквитків, трансфери, готелі);
  • організація найскладнішої логістики перельотів, чартерів з обох боків;
  • особисте ознайомлення з керівниками авіакомпаній;
  • організація подорожей: від придбання квитків, замовлення трансферів, вечері до вибору подарунків. Кожна поїздка супроводжується певною програмою, написання «сценарію» поїздки – від зустрічей та заходів до точного часу вечерь у ресторані за певним меню;
  • контроль підрядників та служб в інших країнах;
  • ретельний моніторинг цін на оренду люкс-автомобілів, яхт, бізнес-джетів, уміння домовитись про надання знижки.

Робота перекладачем:

  • переклад на ділових зустрічах;
  • письмовий переклад документів;
  • ведення ділового листуванняіноземною мовою.

Управління особовими справами керівника (особистий супровід). Особистий помічник називається «особистим» невипадково: у його функціонал входить рішення як робочих завдань, а й особистих доручень керівника :

  • необхідно орієнтуватися у різних luxury-сферах обслуговування - від ресторанів до подарунків;
  • якщо у керівника є діти - контролювати роботу нянь/викладачів/репетиторів, відстежувати відвідування гуртків/секцій/занять;
  • організація відпочинку - від рекомендацій країн та місць до щоденного контролю харчування та пересування (включаючи організацію поїздок на літаках, бізнес-джетах, яхтах, пароплавах);
  • організація утримання заміських будинків, взаємодія з обслуговуючим персоналом;
  • організація медичних заходів(запис на профілактичні оглядиорганізація проведення операцій, досліджень, лікування, контроль своєчасного прийняття призначених ліків);
  • відмінне знання luxury-брендів та марок одягу/взуття/аксесуарів - від кутюр, прет-а-порте, взаємодія з відомими модельєрами та зарубіжними будинками мод, робота з персональними мірками;
  • знання найкращих російських скульпторів, художників, антикварів, оскільки часто доводиться купувати їхні роботи у подарунок;
  • організація спортивних хобі боса: екіпірування на замовлення за персональними мірками; придбання останніх колекцій аксесуарів;
  • стежити за відкриттям нових ресторанів, гольф-полів, проведенням перегонів на спорткарах, розкладом іподромів, ключовими знаковими заходами;
  • організація аналогічного супроводу родичів боса, його батьків, друзів, партнерів тощо.

А ось як скромно виглядає звична вакансія, яка має на увазі всі ці функції:

Обов'язки:

  • адміністративний та організаційний супровід діяльності керівника;
  • безпосередня участь у переговорах, ділових зустрічах, прийомах, нарадах, проектах;
  • ведення ділового листування (у т.ч. англійською мовою), переклад усний та письмовий;
  • організація/забезпечення ділових та особистих поїздок керівника;
  • ведення діловодства, документообігу та кореспонденції;
  • збирання та підготовка аналітичних, інформаційних, довідкових та інших матеріалів для керівника;
  • доведення до керівників підрозділів вказівок, розпоряджень, доручень керівника, контроль за їх виконанням точно у строк;
  • виконання особистих доручень керівника;
  • відрядження (супровід керівника під час зустрічей та поїздок)

Насправді функціонал та кількість завдань не піддаються опису та перерахуванню на співбесіді. Будьте готові, що несподівані завдання «наздоженуть» вас уже в процесі роботи і посиплються, як пісок.

А керівник чекатиме від вас оперативного та професійного їх вирішення.

Тому готовність працювати в ненормованому режимі, з нескінченним потоком інформації та з масою доручень, залишаючись «тінню» боса, виявляючи до нього

максимальну відданість і лояльність - це сукупність якостей особливого типу людей. Їх мало, тому вони цінуються високо, а глибоке занурення у виконання обов'язків, часто на шкоду особистим інтересам, зазвичай компенсується гідною зарплатою.

Уникнути хаосу і плутанини допоможе система вибудовування каталогу завдань. У її основі лежить правило пріоритетів:

1) доручення щодо бізнесу;

2) особисті доручення боса;

3) різні поточні відносини;

4) перспективні плани.

Якщо ви отримали за годину кілька завдань, які одночасно зробити абсолютно неможливо, необхідно проінформувати керівника про ситуацію, що склалася, і попросити, щоб він розставив пріоритети.

ВИМОГИ ДО ПЕРСОНАЛЬНОГО АСИСТЕНТА

Вимоги до PA формуються із завдань та сфери функціональних компетенцій, які визначає керівник: помічник може бути повністю залучений до бізнесу, а може бути найнятий виключно для організації особистого простору керівника. Для когось не має значення профільної вищої освіти, інші вимагають насамперед знання мов, деяким важливо, якою кавою варить помічник або як вона виглядає.

Але, незважаючи на спектр та специфіку завдань у різних компаніях, ключові вимоги завжди залишаються незмінними.

Вимоги:

  • вищу освіту (випускникам очного відділення з червоним дипломом із п'ятірки провідних вузів завжди віддається перевага);
  • досвід роботи на аналогічній позиції не менше двох років (завжди бажаний досвід роботи з першими особами);
  • вільне знання необхідної мови (часто вимагають рівень носія);
  • готовність до відряджень та ненормованого графіка роботи;
  • вік (у вакансіях не вказується, але є найважливішою вимогою);
  • особисті якості (у кожного роботодавця свої побажання, основні: старанність, аналітичний склад розуму, комунікабельність, висока працездатність, грамотна мова)

Грамотна мова.Практика показує, що найуспішніші PA – випускники лінгвістичних вузів. Фінансова та юридична освіта теж затребувана, але важливо, щоб асистент вільно володів іноземною і добре знав російську мову, мав розвинену мову і багатий словниковий запас.

Високий культурний рівень. Високий культурний рівень - найпопулярніша якість персонального асистента.Можна швидко освоїти функціонал, набути необхідних навичок, але культура набувається з дитинства і формується роками. Наприклад, московські роботодавці рідко обирають іногородніх кандидатів. У них є упередження, що поведінка приїжджих дівчат навіть з гарною освітоюмає наліт провінційності, їх промови властивий особливий говірка, акцент, ненормовані наголоси, а представницькі функції для помічника вкрай важливі, хоч і тут є багато винятків.

Як поєднувати ненормований графік роботи з сім'єю та дітьми – неясно. Але якщо у вас є успішна практика такого поєднання, то наявність сім'ї – перевага. Діти мають бути старшими за три роки.

Вік.У вимогах до віку персонального помічника дуже багато суб'єктивного. Деякі керівники виходять із естетичних норм і віддають перевагу молодості. Але найчастіше ми працюємо з компаніями, керівники яких усвідомлено роблять вибір на користь жінок зрілого віку.

Серйозні корпорації завжди пов'язані з великими фінансовими операціямита великою юридичною відповідальністю. Крім того, клієнтам приємний імідж стабільності компанії. У цьому сенсі довгонога красуня помітно програє солідній діловій жінці, яка має досвід роботи в складних та відповідальних ситуаціях, яка вміє професійно «тримати удар».

«Відчувати» шефа.Мабуть, найважливіший чинник. Для успішної роботи необхідна повна психологічна сумісність із керівником. Для цього асистент як мінімум повинен мати певні якості.

«А ЧИ НЕ ПРОВІСТИ НАМ ОПИТУВАННЯ?»

Головні вимоги до персонального асистента - лояльність та відданість. Насамперед - до керівника, потім до компанії в цілому.

Помічник знаходиться в максимальній близькості до керівника і до його сім'ї, а це означає, що він повинен бути надійним, як скеля, стійким, як розвідник на допиті, дбайливим, як мати.

Для того щоб з'ясувати, що найважливіше для керівника в особистості РА, ми провели опитування. У ньому взяли участь 100 великих компаній, де інтерв'юваними були 70% власників та 30% найманих генеральних директорів. Ми попросили відповісти на запитання: «Які якості має мати персональний асистент? Яким має бути ефективний помічник для вас? Ці ж питання поставили персональним помічникам, щоб врахувати думки обох сторін.

Ось що ми отримали:

Абсолютна відданість – 22 %. Найбільш важливою якістю для керівників виявилася відданість. Лояльність, робота за ідею, а не за гроші, уміння читати думки першої особи, визначати по телефону поганий настрійбоса, не звертати уваги на невдоволення на свою адресу, коли виплескується подразнення, що накопичилося, через безвідповідальність підлеглих, несумлінності партнерів, проблем з родичами, невідповідної погоди та ін.

Відмінна риса лояльного помічника - щира і постійна готовність допомогти, навіть якщо розв'язання проблеми не прописано у контракті.

Тому керівники, переміщаючись кар'єрним шляхом горизонтально чи вертикально, часто забирають із собою особистого помічника, з яким їх пов'язують особливі робочі відносини.

Виконавчість – 20 %.Відповідальність, пунктуальність. Тут важливим є саме чітке виконання завдання без самодіяльності, ініціативи та особистої думки. Складність: є лише одна спроба почути та зрозуміти завдання та мінімум часу на те, щоб чітко його зробити; ніхто не повторюватиме двічі.

Інтелект – 19%.Це проактивна позиція та вміння тримати руку на пульсі, підтримати розмову з партнерами про поточну політичну та економічну ситуацію в країні та світі, здатність розібратися, як працює та чи інша технічна новинка, вміння працювати в режимі багатозадачності, винахідливість, швидка реакція у нетипових ситуаціях, кмітливість, кмітливість, аналітичний склад розуму.

Вміння зберігати інформацію – 13%.Ступінь довіри особистому помічнику, як правило, дуже висока: йому довіряють платіжні картки та пінкоди, різну конфіденційну інформацію, помічники беруть участь у вирішенні завдань у особистому житті керівника. Запорука довіри – дотримання субординації, уміння слухати, дотримання конфіденційності.

Контакти – 11%.Зв'язки, основа необхідних людей/організацій. Важливі особисті знайомства з керуючими ресторанів, яхтових центрів та авіакомпаній, готелів, фондів, VIP-клубів – це дає можливість швидко та ефективно вирішувати завдання боса.

Комунікабельність – 8 %.Мобільність, оперативність, адаптивність, можливість знаходити спільну мовуіз абсолютно різними за статусом людьми. Особистий помічник справедливо вважається генієм спілкування.

Він може завоювати прихильність практично будь-якої людини, поставити на місце грубіяна, вирішити будь-який конфлікт і залишитися при цьому привабливою і всіма поважною людиною.

Трудоголізм – 5 %.Здатність активно працювати у ненормованому режимі.

Ініціатива – 2%.Ініціативність - це стійка властивість особистості з усвідомленим і рішучим бажанням щось впровадити чи перетворити. Керівники зазначали, що ініціатива помічника заважає управлінському процесу, приносить дискомфорт босу, ​​адже якщо помічник може організувати свого начальника, відстояти у спілкуванні з ним свою позицію, бути переконливим і конструктивним, то незрозуміло, хто тут бос.

Завдання помічника - це прагнення стати успішною бізнес-одиницею з ідеями, а прагнення допомагати керівнику, чітко виконуючи розпорядження та реалізуючи його ініціативи.

Зовнішність.Для більшості керівників зовнішність не принципова - швидше навпаки: вони намагаються уникнути яскравих, «декоративних» помічників, які комічно виглядатимуть у серйозному бізнесі з солідними клієнтами. Згадки про «презентабельну» зовнішність зустрічаються в одному оголошенні з десяти. Найчастіше такі вакансії надходять від невеликих компаній. У вакансіях для персональних помічників до власників у великі компанії згадок про зовнішність немає.

Аналізуємо результати опитування обох сторін.

Портрет асистента на думку керівників- відданий, розумний виконавець, у міру товариський, не балакучий, працездатний.

Портрет помічника на думку помічників- Ініціативний лідер, з яскравою зовнішністю, геній спілкування та ідей.

З таблиці видно, що відповіді помічників докорінно від бачення керівників. У цьому полягає головна проблема непорозуміння кандидатів (і асистентів, які вже працюють), що насправді хоче керівник від свого помічника.

Взявши за основу відповіді та побажання керівників з опитування та підкріплюючи це нашою практикою роботи з вимогами до вакансій, переконуємось, що для роботи персональним асистентом лише професійних навичок недостатньо. На цій посаді цінуються високий інтелект, освіченість, життєвий досвід, уміння швидко орієнтуватися в екстремальних ситуаціяхерудиція, гострий розум, почуття гумору, відданість і при навичках відмінної комунікабельності з володінням великою інформацією - вміння тримати мову за зубами.

Особисті якості помічника:

  • вміння підкорятися, відчувати настрій;
  • вміння передбачати реакцію керівника;
  • комунікабельність;
  • організаторські здібності;
  • робота у режимі багатозадачності;
  • винахідливість, швидка реакція;
  • стресостійкість;
  • вміння зберігати інформацію;
  • ерудованість, знання різних областей;
  • висока працездатність;
  • доброзичливість, усміхненість;
  • прагнення розвиватися (саморозвиток);
  • дипломатичність;
  • акуратність;
  • знання етикету

Як проходити співбесіду в кадрових агентствах?

Під час перегляду вакансій необхідно враховувати не лише сайти з пошуку роботи, а й звертатися до кадрових агенцій, оскільки не всі вакансії розміщують в Інтернеті.

Практично всі великі та середні компанії, відомі на ринку, намагаються не афішувати пошук асистента, тим більше, якщо помічник потрібен власнику холдингу. Якщо причина виникнення вакансії – заміна чинного співробітника,

тоді позиція стає взагалі суворо конфіденційною, і дізнатися про її існування неможливо. У таких випадках агентство саме зв'яжеться з вами, якщо у його базі знаходиться ваше резюме.

Взаємодія з кадровим агентством по вакансії має низку переваг:

  • вам докладно розкажуть про компанію, специфіку бізнесу, особи керівника, деякі додаткові вимоги;
  • безкоштовно проконсультують про те, як поводитися на співбесіді з роботодавцем;
  • допоможуть відредагувати та правильно оформити резюме;
  • дадуть низку рекомендацій, як виглядати на зустрічі.

Починаючи контакти з кадровим агентством, пам'ятайте, що з першої хвилини взаємодії вас уже оцінюють і ви вже проходите «негласне» тестування. Спілкуючись з вами по електронній пошті, консультант агентства робить перші висновки щодо листування та стилю викладу інформації. Це стосується і телефонного спілкування – мають значення тембр голосу, дикція, доброзичливість, бізнесовість, швидкість реакції. Перед першою зустріччю ви проходите тест на пунктуальність та зібраність.

Необхідно бути готовим до конкурсу та пам'ятати про те, що саме на ці вакансії відглядається колосальна кількість кандидатів, які відповідають формальним вимогам: професійний досвід, освіта, вік, сімейний статус, зовнішність, працездатність, стресостійкість, знання іноземних мов і т.д.

Потім кандидат тестується за допомогою різних методик (тести, опитувальники, графологія, фізіогноміка, мова жестів). Це робиться для того, щоб визначити особисті якості та тип темпераменту кандидата, виявити якості, абсолютно несумісні з цією роботою та з цим керівником, зрозуміти, чи зможуть вони порозумітися.

В результаті із сотень претендентів нам вдається відібрати одиниці, але, незважаючи на тривалість і пристрасть відбору в агентстві, вам належить ряд таких самих упереджених зустрічей з роботодавцем.

Як правило, передаючи в роботу вакансію персонального асистента, роботодавець знімає з себе всю складну і копітку роботу відсіву кандидатів з професійних компетенцій, а залишає для себе важливу, заключну функцію - відбір їх психоемоційної сумісності з керівником.

Навіть якщо у вас вже є великий досвідпошуку роботи, пам'ятайте, що до кожної нової співбесіди необхідно заздалегідь готуватися:

  • необхідно вивчити всю доступну інформацію про компанії та керівника, прочитати інтерв'ю, виступи, статті майбутнього боса і зробити собі висновки;
  • підготувати коротку розповідь про себе (також має бути готова розповідь про сім'ю та про діяльність/заняття батьків - це показник життєвих цінностейлюдини);
  • успіх залежить від навичок самопрезентації.

Рекламуйте себе з усіма атрибутами маркетингової реклами. Не потрібно розписувати свої переваги та перераховувати функції (це все вже є в резюме). Скажіть про те, яку користь ви зможете принести керівнику, говорите про перемоги на колишньому місці роботи, з якими високими персонами ви взаємодіяли, які масштабні заходи організовували – підтверджуйте фактами свій професіоналізм та досягнення;

  • необхідно коротко сформулювати причини звільнення з попереднього місця роботи. Також будуть потрібні пояснення, чому ви хочете стати асистентом саме цього керівника;
  • обов'язково проведуть інтерв'ю щодо компетенцій, тобто. вас проситимуть описати реальні випадкиз вашої практики, в яких ви виявляли свої якості та чудеса кмітливості. Потрібно заздалегідь згадати всі складні ситуації, пригадати кілька добрих прикладів. Підготуйте чесні приклади із невдачами. Про них теж можуть запитати, і тут важливо показати, що помилку ви виправили самі;
  • абсолютна ймовірність, що з вами проведуть ситуаційне інтерв'ю (за кейсами). Вам буде запропоновано та описано ситуацію, подібну до тих, що можуть виникнути на практиці, відповідно, необхідно буде знайти правильний вихід та рішення. Ось приклади кейсів:

Завдання 1.Ваш бос їде в аеропорт, час обмежений, і раптом він виявляє, що втратив мобільний телефон. До цього була ціла низка зустрічей, і він не знає точно, де його залишив, не виключена і крадіжка. Бос дзвонить вам з машини, з телефону свого водія, і повідомляє, що чекає на важливі дзвінки протягом найближчих 30 хвилин, а телефону немає. Ваші події?

Завдання 2. Потрібно орендувати Porsche для поїздок по Італії. Як можна заощадити?

Завдання 3.За завданням шефа ви їдете на своєму автомобілі на термінову зустріч із важливим партнером і поспіхом порушуєте правила руху. Вас зупиняє ДПС, забирає права та викликає ДІБДР. До зустрічі залишається щонайменше часу. Ваші події?

Ціль:перевірка на швидкість реакції (наскільки швидко особистий помічник здатний перемикатися на наступний крок), методи вирішення завдання (самостійно прохання про допомогу на особистому рівні, підключення інших людей тощо).

У момент вирішення цієї проблеми проявляється модель поведінки в складної ситуації- визначається пріоритетність дій (або вирішення своєї проблеми, або вчасно потрапити на зустріч), ступінь конфліктності (вимагаю, скандалити, доводити), схильність до переадресації відповідальності (зателефоную босу/партнеру і поясню ситуацію, скажу, що нічого не можу вдіяти), креативність, нестандартність запропонованих рішень, кількість альтернативних варіантів рішення (версійність мислення), наявність необхідних навичок та досвіду щодо вирішення подібних ситуацій.

Завдання 4.Ви їдете за завданням боса до незнайомого вам партнера, щоб вручити йому подарунок (який бос сам привіз до офісу у великій, красивій коробці). У вас є адреса компанії, телефон партнера, для якого подарунок призначений, вказаний час вручення коробки і затвердження боса, що партнер на місці і чекає.

Приїхавши, ви дізнаєтеся, що партнер щойно поїхав на термінову зустріч і невідомо, коли повернеться.

У вас мало часу і чекати ви не можете. На вибір пропонуються такі варіанти действий:

  • виїхати разом із подарунком на наступне завдання;
  • зателефонувати босу та отримати інструкції, що робити далі;
  • віддати подарунок секретареві з проханням передати його партнеру одразу після його повернення;
  • запропонувати свої варіанти розв'язання.

Ціль:визначення максимально бажаної моделі поведінки у межах запропонованої вакансії. Виявляються якості, які є абсолютно неприйнятними для майбутнього боса.

Провокація 1.Після закінчення співбесіди кандидату запитують: «Оцініть мене як інтерв'юера за шкалою від 1 до 10».

Ціль:така пропозиція найчастіше викликає замішання. Адже одна справа - оцінити консультацію сервіс-оператора якоїсь компанії по телефону і зовсім інша - подивитися людині в очі і сказати їй, що вона не дуже впоралася. Так, особистий помічник перевіряється на сміливість та лояльність.

Провокація 2.Скільки буде 17% від 258 450? Час відповіді – 3 секунди.

Ціль:перевірка стресостійкості, ерудиції, кмітливості, спостереження за діями особистого помічника. В умовах стресу, співбесіди та обмеженості часу особисті помічники губляться («Чому я повинен рахувати? Адже я не бухгалтер!»), відразу здаються («Я не зможу так швидко порахувати»).

  • Необхідно продумати форму одягу, т.к. помічник повинен мати бездоганне почуття стилю. Необхідно виглядати доглянутим, акуратним, адже асистент - це особа компанії, яка зв'язує ланку між керівником та діловими партнерами, клієнтами та співробітниками.

Успіх у кар'єрі лише на 30% залежить від професійних навичок. Вирішальні 70% - це вміння спілкуватися з людьми, доброзичливо та конструктивно.

Внутрішнє рішення приймання співробітника приймається у перші 40 секунд спілкування (правило сорока секунд). Це і є те перше враження, про яке всі попереджені. І не треба думати, що перше враження - гарне укладання, акуратний манікюр та стильна спідниця до коліна. Все це, звісно, ​​важливо. Але на те, щоб побачити вас від туфель до коріння волосся, досвідченому рекрутеру вистачить і двох секунд. Залишається 38 важливих миттєвостей, які потрібно використовувати максимально ефективно та які визначать ваш успіх.

«ЯК ЗРОЗУМІТИ, ЧИ ПІДХОДЖУ Я НА ЦЮ ПОСАДУ?»

Відправляти чи ні своє резюме на привабливу вакансію – кожен вирішує сам для себе.

Але якщо частково «не потрапляєш» під заявлені вимоги, відправляти резюме та витрачати час доцільно лише в тому випадку, якщо є відповідність ключовим вимогам позиції.

Виділимо найважливіші пункти «відповідності», на які роботодавець навряд чи заплющить очі.

Досвід.Найчастіше наявність певного досвіду критично. Вказуючи на вимоги тривалість роботи на аналогічній позиції, роботодавець розраховує на певний рівень кваліфікації, набутий кандидатом. Асистент, який працює два роки, матиме недостатній досвід для якісного виконання необхідних завдань.

Є велика ймовірність зацікавленості у вашому резюме, якщо досвід роботи менший за необхідний, але отриманий у великих компаніях. Також варто особливо наголосити на своїх досягненнях, якості виконання поставлених завдань у складних проектах.

Сфера. Знання певної специфіки бізнесу може бути жорсткою вимогою, якщо передбачається участь персонального помічника в різних проектах компанії. При уточненні функціоналу буде зрозуміло, чи це просто побажання, яке базується на уявленні про ідеального кандидата. Можуть розглядати кандидатів зі схожих структур - але досвід у аналогічній сфері буде незаперечною перевагою.

Розмір компанії.Організаційна структура, кількість управлінських рівнів, взаємодія з відділами, напрямами, підрозділами, наявність процесів злиття та диверсифікації компанії, рівень постачальників, клієнтів та ринок конкурентів, зони присутності, обороти, прибуток, штат компанії – це фактори, що визначають якість та досвід комунікацій персонального асистента , його розуміння бізнес-процесів, рівень залучення до діяльності компанії. Це визначає професіоналізм помічника.

Тому, як правило, великі компанії шукають помічника з такого ж великого бізнесу, інакше співробітник не буде ефективним.

Знання мов.У разі коли позиція передбачає роботу в міжнародній компанії або багато спілкування з іноземними колегами чи партнерами, англійська для асистента - основний інструмент роботи. Якщо знання мови не дотягує до вільного рівня - намагатися не варто, перший тест одразу підтвердить факт дарма витраченого часу.

Вік.Момент делікатний і тонкий. Як відомо, роботодавцям заборонили вказувати в описі вакансій вік кандидатів (п. 6 ст. 25 Закону РФ від 19.04.1991 № 1032-1 «Про зайнятість населення Російської Федерації»; у ред. від 29.12.2015). Незважаючи на законодавчу заборону, ця вимога є ключовою і вирішальною, і якщо керівник налаштований взяти на роботу молоду привабливу дівчину,

то навряд чи він погодиться прийняти жінку передпенсійного віку. На жаль, вік є найчастішою неофіційною причиною відмови. Як дізнатися, чи підходить ви за віком? Насамперед, потрібно бути уважнішими: часто за текстом та словами-натяками у вакансії зрозуміло, на яку вікову групувона розрахована.

Є закономірність: молодий керівник вибирає для себе молодого помічника. Зрілий бос з дружиною та дітьми вибирає зрілого помічника. Зрілому керівнику без дружини, зазвичай, не важливий вік помічника. Вивчіть корпоративний сайт компанії: найчастіше там є інформація, яка допоможе приблизно зрозуміти вікові уподобання керівників. У вашому ж резюме, навпаки, має бути вказана дата народження та розміщена фотографія у строгому діловому стилі.

Затребуваність. ЗАРПЛАТА. ПЕРСПЕКТИВИ

Потреба в особистому помічнику може виникати:

  • з появою у компанії двох і більше рівнів підпорядкованості;
  • якщо керівник має потребу підтримувати велика кількістьконтактів поза компанією.

Але реалії ринку такі, що жоден керівник не обходиться без персонального помічника. І чим серйозніший бізнес і масштабніше завдання компанії, тим сильніша потреба в особистому помічнику (бізнесмени добре розуміють значущість цієї людини як для керівника, так і для всієї корпорації).

Залежно від рівня вимог та різноманітності завдань асистентам платять різні гроші:

  • $1500-2000 - стандартні обов'язки секретаря та суміщення функцій офіс-менеджера;
  • $2000-3000 - до вищезазначеного додатково: travel-підтримка, адміністративний супровід, виконання окремих особистих доручень;
  • $3000-5000 - до вищезазначеного додатково: ведення бізнес-проектів, впровадження змін, управління особистими справами боса у повному обсязі, ведення та контроль справ усіх партнерів;
  • $5000-6000 і більше - до вищезазначеного додатково: професійні навички спортивної підготовки, наявність розряду з єдиноборства та стрільби, особистий супровід боса на всіх зустрічах.

Кар'єрного зростання на посаді персонального помічника немає. Це справді найвищий ступінь адміністративних сходів. Та й керівник нікуди не відпустить - тямущим особистим помічником бос дорожить більше, ніж топ-менеджерами. Але є цікавий шлях, якщо є бажання розвиватися в рамках цієї посади - максимально покращивши свої професійні компетенції та навички, розширивши коло обов'язків (з'являючись у рейтингах найкращих персональних асистентів), ви більше знатимете і вмітимете, відповідно, вищими будуть ваш дохід і статус.

Навички спілкування з першими особами різних компаній, організаторські здібності, досвід роботи з діловою документацією та вміння аналізувати ситуацію стануть у нагоді персональному асистенту у сфері маркетингу. HR та юрист - ще пара варіантів кар'єри, але потрібна додаткова освіта, профільні курси та жорстке розставання з босом, бо цінного помічника керівник не відпустить.

Найбільш амбітні покращують свої управлінські навички (якщо до цього є здібності) і намічають для свого подальшого розвиткукрісло заступника керівника, але це поодинокі випадки, коли бос дозволяє своєму помічникові офіційно обійняти цю топову посаду.

Відповіді

Завдання 1.Відразу ж зробити переадресацію на себе, потім, коли пройдуть важливі дзвінки, заблокувати номер боса і отримати нову сім-карту, але паралельно вести розшук загубленого телефону.

Завдання 2.Оренда Porsche для поїздок Італією за день - €2500, але такий же Porsche можна взяти за ті ж гроші в Німеччині на тиждень. Водій боса їде до Німеччини, бере там машину та доставляє її до шефа до Італії. В Італії шеф катається тиждень, потім залишає машину, а водій вилітає та відганяє її назад. В результаті – колосальна економія.

Завдання 3.Декілька варіантів рішень.

Завдання 4.Вибір першого варіанта: за фактом завдання не виконано, і цей вибір характеризує невміння діяти за несподіваних обставин.

Вибір другого варіанта: є прагнення за будь-яких обставин виконати доручену задачу, але при цьому відсутні кмітливість і кмітливість. Також є схильність до переадресації відповідальності.

Вибір третього варіанту: є прагнення виконати доручення, але наслідки не прораховуються, адже подарунок призначений саме партнеру, не кажучи вже про можливу конфіденційність.

Провокація 1.Від відповіді (лістощі, компліменти, невелика критика, чесність) залежатиме, наскільки помічник спрацюється з конкретним босом, враховуючи його психологічний типаж і стиль управління, адже часто навіть невелика критика боса неприйнятна.

Провокація 2.Головне при відповідях на такі питання - не відмовлятися дати миттєву відповідь, не мовчати, вираховуючи в думці і страждаючи кілька хвилин. Можна, можливо:

  • взяти аркуш паперу та порахувати відсоток;
  • взяти мобільний телефон та обчислити на калькуляторі;
  • почати міркувати вголос, що 50 % - це приблизно 130 000, 25 % - приблизно 65 000, а 17 % - приблизно 50 000. Точна відповідь нікому не потрібна, важливі ваша реакція, хід ваших думок і винахідливість у будь-якій ситуації.

Досвід роботи на адміністративних посадах у мене понад 14 років. За період свого професійного становлення я освоїла основні адміністративні позиції: секретар-референт, секретар-перекладач, персональний асистент, особистий помічник, начальник адміністративно-господарського відділу, начальник служби адміністративної підтримки (з куруванням першої приймальні, групи документообігу та автопарку). У невеликих організаціях зазвичай це традиційний «набір» функцій служби організаційного розвитку або адміністративної підтримки.

Незважаючи на такий широкий спектр адміністративних посад, 90% своєї основної зайнятості я по суті провела на посаді PA (PA – personal assistant, персональний асистент). Більше того, хочу зазначити, що саме «ґрунт PA» виростив у мені здатність до інших афілійованих адміністративних позицій.

Тому свої поради про те, як стати успішною в цій професії, даватиму зі знанням справи.

Навіщо все це?

Спочатку давайте розберемося, навіщо варто йти на позицію персонального асистента.

Ви повинні розуміти, що йдете служити іншій людині (у всіх шляхетних сенсах цього чудового слова). Ставтеся до цього як до аскези, якщо хочете. Тобто в робочий час Його інтереси будуть вищі за ваші - ви станете Його тінню, а сам робочий час буде прагнути стати ненормованим.

Заради чого варто йти на такі жертви? Однією з безперечних переваг роботи навіть зі «злим генієм» є колодязь знань, з якого вам великодушно буде дозволено черпати думки, досвід і таланти Його Керівної величності (вибудовуючись з ним, ви зможете все це переймати тією мірою, якою вистачить ваших власних обдарувань ). Це якраз та мотивація, яка, як зараз я розумію, підсвідомо керувала і мною. Досвід роботи в багатозадачному ритмі, вічному авралі та цейтноті, вирішення часом нездійсненних завдань, пошук відповідей на найкаверзніші питання - це тренування всіх ваших професійних граней, яке через деякий час допоможе завоювати лаври лідера у професійній Олімпіаді.

Які питання ви маєте поставити роботодавцю у перші дні роботи?

Всі ми так чи інакше хоча б один раз у житті проходили співбесіду при прийомі на роботу. З цього приводу написано чимало книг, у яких автори рекомендують використовувати ті чи інші психологічні прийоми, вчать читати мову жестів співрозмовника, грамотно презентувати себе, тримати марку і т.д. Думаю, за бажання всі ці премудрості можна вивчити. На цьому ми зупинятись не будемо. Припустимо, ви пройшли конкурсний відбір, залагодили фінансову сторону питання, отримали обіцяний соціальний пакет і вже завтра в накрохмаленій блузі на вас чекають у Компанії Вашої Мрії на посаді персонального асистента (або на іншій посаді з функціями особистого помічника керівника).

І тепер ваша черга ставити роботодавцю питання, від відповідей на які залежить ваше взаємне робоче життя. На жаль, про необхідність ставити запитання на співбесіді та в перші дні роботи нічого не пишуть у вищезгаданих брошурах, буклетах, рекомендаціях для претендентів. Саме тому я запропоную вашій увазі деякі з них.

Відразу обмовлюся, ці поради узагальнені і мають виключно рекомендаційний характер. У зв'язку з цим і застосовуватися вони мають у контексті конкретної професії та конкретної посади - часом частину цих питань вашому майбутньому шефу зовсім безглуздо задавати, бо виконання цих доручень просто не входить до ваших посадових обов'язків.

Отже, при прийомі на роботу я запропонувала б вам задати роботодавцю наступні блоки питань:

1. Тайм-менеджмент.

1.1. З якого часу керівник планує розпочинати свій робочий день та робочі зустрічі?

1.2. Чи є константні робочі зустрічі (наприклад, з керівниками структурних підрозділів), про які вам необхідно знати та сповіщати учасників?

1.3. Який час у керівника обід, воно фіксоване, носить плаваючий характері і може бути використане для ділових переговорів?

1.4. Який час дня краще відводити на зустрічі з особистих питань; в який час керівник зайнятий та його краще не турбувати; до якого часу керівник, зазвичай, призначає зустрічі?

1.5. Чи є у керівника постійні особисті завдання та зустрічі, про які вам необхідно знати, щоб контролювати регламент тайм-менеджменту: заняття спортом; необхідність забирати дітей із садка/школи; керівник живе за містом, і йому необхідно виїжджати до певного часу, щоб не провести у пробці весь вечір і т.д.

1.6. Для зручності планування робочого дня керівника пропоную використати графік щотижневих зустрічей. Природно, дана таблиця також має рекомендаційний характері і може бути змінена. До такого бланку можна заздалегідь вписати планові щотижневі зустрічі, виділивши їх кольором. А графік конкретного тижня вам залишиться додати лише разові зустрічі, тобто. змінну інформацію. Див. Приклад 1.

2. Робочі моменти.

2.1. Чи входить у ваші обов'язки виконання/контроль виконання будь-яких постійних звітів, дайджестів, добірки матеріалів?

Наприклад: щодня до 11 години вам необхідно підготувати дайджест основних бізнес-ЗМІ; роздрукувати курси валют на поточний день; щоденно контролювати виконання бюджету спільно з фінансовим директором тощо.

2.2. У яких виробничих нарадах керівник планує використати ваші філологічні навички перекладача. Дане розуміння необхідно для того, щоб заздалегідь ліквідувати слабкі місця у вашому лексичному запасі за тією чи іншою специфікою.

Через деякий час ви самі вже будете знати / розуміти / інтуїтивно відчувати, яких співробітників керівник може прийняти зараз, а яких має сенс перенести на інший день.

Бувають відвідувачі «поглиначі часу» - це ті люди, найчастіше в поважному віці, чий професіоналізм і багаторічний стаж не дозволяють керівнику перервати часом порожні монологи даних кадрів, що не належать до роботи. Так от, функцію дипломата в даному випадку потрібно взяти на себе саме вам. Можете тактовно помітити, що у керівника запланована наступна зустріч, і у розпорядженні пана N., на жаль, лише 20 хвилин. Зазвичай такі обмеження працюють.

2.4. З'ясуйте, яким видам транспорту у відрядженнях керівник віддає перевагу. На моїй практиці був шеф, котрий не літав літаками в принципі; у зв'язку з цим всю логістику пересувань доводилося вибудовувати, використовуючи будь-які інші доступні кошти.

Уточніть бажаний рівень класності засобів пересування: поїзд - СВ (чи купе цілком, чи чоловіче, чи жіноче вагон бізнес-сидячий і т.д.); літак - бізнес або економ (можливі варіанти: при перельотах за кордон з метою економії цілком можна обмежитися економ-класом, оскільки рівень літаків та сервісу на борту досить високий; а по країні має сенс брати виключно бізнес-клас); автомобіль (машини представницького класу, мінівени, необхідність ескорту тощо)

2.5. Обговоріть з вашим керівником, які відвідувачі та телефонні дзвінки від яких людей можуть мати винятковий характер і вимагають його негайного оповіщення.

У моїй практиці був начальник, який, незважаючи на важливість будь-якого заходу чи наради, завжди брав слухавку та переривав зустріч, якщо дзвонила дочка. Про ці нюанси ви неодмінно маєте знати, щоб не потрапити в делікатну ситуацію. До таких «позачергових персон» можуть належати дружини, діти, охоронці, пані серця, стратегічні партнери тощо.

2.6. Бажано з'ясувати тривалість вашого робочого дня.

Я маю на увазі не його формальне визначення у Правилах внутрішнього трудового розпорядку чи вашому трудовому договорі, а реальну необхідність затримуватись та приходити раніше. В ідеалі, ви повинні "привчити" керівника до того, що о 18.00 ви можете поставити йому запитання: "Пан N., моя допомога Вам ще знадобиться сьогодні?" Тим самим ви виробите у керівника розуміння, що ви - людина, у якої о 18.00 закінчується оплачуваний робочий день, але, винятковий випадокдля улюбленого боса ви готові асистувати йому стільки, скільки потрібно. Якщо навмисне не розділяти час роботи та час відпочинку, повірте, ви «просиджуватимете» на роботі до заходу сонця без особливої ​​необхідності. Ця істина перевірена власним багаторічним досвідом.

У вашому трудовому договорі може бути зазначений ненормований робочий день, за який, до речі, за Трудовим кодексом РФ вам щорічно покладаються додаткові оплачувані дні відпустки (не менше 3-х) до 28 днів (ст. 119). При цьому зверніть увагу на те, як ст. 101 визначає поняття ненормованого робочого дня - це «особливий режим роботи, відповідно до якого окремі працівники можуть за розпорядженням роботодавця за необхідності епізодично залучатися до виконання своїх трудових функцій поза встановленою для них тривалістю робочого часу».

3. Особисте життякерівника.

Питання даного блоку найрозумніше ставити не в перший день роботи, а в міру прояву довіри керівника до вашої персони. Деякі відповіді ви виявите самостійно, на деякі необхідно буде все ж таки отримати чіткі відповіді з вуст боса.

3.1. Для організації туристичних поїздок вашого керівника та членів його сім'ї вам обов'язково знадобляться копії паспортів, свідоцтва про народження дітей, фотографії, довідки про розмір заробітної плати, можливо для відвідування екзотичних країн - довідки про стан здоров'я.

Моя практика показала, що планування відпусток для перших осіб та членів їх сімей найчастіше носить авральний характер – тобто часу на підготовку, бронювання апартаментів, отримання віз тощо. завжди в обріз. У цьому зв'язку настійно рекомендую придбати вищезгадані документи по можливості заздалегідь, щоб на випадок фізичної відсутності від'їжджаючого в критичний момент не позбутися поїздки (наприклад, керівник у відрядженні, його дружина на масажі, а вам протягом 20 хвилин потрібно викупити останні 2 квитки на Галапагоські острови ). Повірте, у разі провалу операції «Відпустка» навряд чи хтось цікавитиметься причиною відсутності у вас оперативних документів.

Тому візьміть ініціативу до своїх рук і наскільки можна заздалегідь продумайте необхідні пакети документів. Я, наприклад, завжди маю напоготові пачку заяв у всілякі консульства та посольства, завірені керівником, та комплект різнокаліберних фотографій на різних фонах, різного формату.

Ті самі документи, природно, необхідно мати «про запас» і на всіх членів Його Імператорської Сім'ї.

3.2. Вам необхідно дізнатися у Керівника про необхідність оплати його робітника/особистого/дружини/дітей/тата/мами мобільних телефонів.

Іноді безконтрольність цього, здавалося б, елементарного питання може призвести до стихійного лиха. На моїй практиці, на жаль, був такий випадок: бухгалтерія не сплатила, я не проконтролювала, підсумок - шеф на безлюдному острові без телефону та інтернету, зате з величезним словниковим запасом, який він із задоволенням продемонстрував мені через 2 дні після підключення... Тримайте руку на пульсі. Особливо, якщо керівник збирається довго перебувати у зоні роумінгу.

Я б рекомендувала підготувати відповідну довіреність, яка дозволяє вам перевіряти баланси керівника та всіх членів його сім'ї, та надіслати цей документ операторам телефонного зв'язку, щоб щодня чи щотижня контролювати телефонні витрати.

3.3. Як правило, перші особи та члени їхніх сімей використовують у своєму фінансовому арсеналі незліченну кількість пластикових карток оплати. За деякими керівник оплачує покупки в Інтернеті, інші використовує для оплати представницьких витрат, треті – активує лише за закордонних поїздок тощо. У зв'язку з цим вам необхідне чітке розуміння - які карти в яких цілях використовуються; в якій валюті; терміни дії карток; можливість їх використання та точки представленості за кордоном. За потреби можна поставити питання про можливість поповнення вами картки та можливості зняття готівки (повірте, на практиці бувають і такі випадки). У цьому знову ж таки знадобиться доручення скоєння певних банківських операцій.

Для зручності використання рекомендую створити зведений файл, у якому класифікувати картки за видами (Visa, Master тощо), термінами дії, валютами покриття (євро, долари, рублі), приналежністю (особова карта керівника, карта дружини, дітей тощо) .д.). Гадаю, така система дозволить оперативно орієнтуватися у питаннях безготівкових сплат шефа.

3.4 Для узагальнення та систематизації величезної кількостіінформації про керівника, його візи, закордонні паспорти, терміни страховок автомобіля, будинку, дачі і т.д., запропонуйте йому спільно з вами скласти просту табличку, так званий чек-лист, завдяки щоденному перегляду якого ви зможете уникнути прострочених віз, неоплачених страховок , забутих регулярних оплат і т.д. Більше того, подібна пропозиція має викликати у керівника позитивне ставлення до вашої професійної кмітливості та системного підходу до професії.

3.5. На початку своєї кар'єри у керівника N обов'язково уточніть у нього дні народження, пам'ятні дати, дати днів створення організацій і т.д., які ви повинні тримати на контролі. В даному випадку ви – не просто «нагадування» у телефоні, а справжня творча особистість. На мій досвід, необхідно мінімум за 3 тижні нагадати керівнику про майбутню подію і самостійно запропонувати мінімум 3-4 варіанти подарунка. У вирішенні цього завдання основним критерієм успішної реалізації є ваша фантазія та фінансові можливості роботодавця.

3.6. Не зайвим буде дізнатися у керівника про його особисті пристрасті та хобі. Можливо, йому буде приємно, якщо ви будете володіти інформацією про останні театральні новинки, передбачливо зарезервуєте 2 квитки в Teatro alla Scala або триматимете його в курсі останніх розробок Honda. Як казав один мій керівник-естет: «Я можу пробачити підлеглим будь-які робочі помилки та опуси, але ніколи не пробачу професійної безініціативності та загальної непоінформованості в рамках робочої області!». Загалом, будьте ініціативними та обізнаними! Ваш керівник – це ваша робоча область.

Природно, кожен із цих блоків можна доповнювати, збільшувати чи зменшувати кількість питань, з специфіки конкретної позиції. Я ще раз повторюся, що ці тези - зовсім не постулати і застосовуються залежно від робочого місця та вимог керівника. Але в будь-якому випадку, якщо ви проговорите на першій своїй робочій зустрічі хоча б частину цих моментів, повірте - ваш керівник буде приємно вражений вашим цілісним розумінням професії персонального асистента та уважним ставленням до його скромної персони. Для вас дані відповіді сприятимуть винятковому виконанню ваших службових завдань.

Завоювання поваги колективу до себе та посади

Отже, сподіватимемося, що більшість гострокутних підводних каменів у взаєминах з керівником на початковому етапі нам вдалося подолати. Зробимо глибокий вдих- І приступимо до наступного уроку, який умовно назвемо «Чий я помічник?».

Посада помічника керівника зовсім не означає, що коло вашого спілкування та ваших обов'язків замикається лише на виконанні доручень безпосереднього керівника. Наприклад, секретар-референт поєднує у собі функції помічника ще кількох управлінців. І кожен із них, природним чином, вважає, що ви – лише його особистий помічник! Особливо помітна подібна ситуація на невеликих підприємствах, де недоцільно утримувати великий штат референтів, канцелярію та відділ персоналу. Тому всі ці функції ставляться до секретаря-референта.

Але що робити, коли ваш генеральний директор терміново попросив купити подарунок компаньйону, фінансовий директор чекає на щоденний зведений звіт, і в цей же час головний бухгалтер спантеличив вас тиражуванням балансу. За роки перебування у професії я визначила для себе кілька основних правил, які допомагають мені встигати зробити кілька справ одночасно без шкоди для робочого процесу.

Правило 1. "Золоте".

Ви – найманий працівник. І ваш роботодавець – це безпосередній керівник; найчастіше – генеральний директор, керуючий партнер тощо, рідше – керівник відділу, департаменту. І саме йому ви підкоряєтеся безпосередньо, і саме його доручення мають виконуватися насамперед. Тому планувати свій робочий графік та черговість виконуваних доручень краще з поінформування керівника. З одного боку, ваш керівник бачитиме, якими посадовими обов'язками ви займаєтеся, з іншого - ви завжди зможете самостійно регулювати черговість функцій, що виконуються, виходячи з пріоритетності завдання.

Немає нічого дивного в тому, що ви зайдете/зателефонуйте/відправте смс із запитанням про те, наскільки терміново керівнику необхідно виконати доручення; в умовах багатозадачності та наявності мінімум 2-х керівників – це нормальний робочий режим, у якому ви розставляєте пріоритети.

Правило 2. "Срібне".

Ваші колеги та керівники – це ті люди, які залучені до робочого процесу так само як і ви. І так само як ви вони дбають за результат спільної справи. І всі їхні доручення вам – це такі ж завдання, від якості та швидкості виконання яких також залежить успіх компанії (винятки ми розглянемо у Правилу 3). Тобто якщо при прийомі на роботу ваш керівник обговорював з вами можливість/необхідність виконувати функції помічника ще й фінансовому, комерційному директору тощо, це означає, що дані співробітники мають повне правопопросити/вимагати у вас виконання того чи іншого завдання.

І, повірте, найчастіше даних співробітників не цікавить, чим ви спантеличені в Наразі. У них є завдання, і ваш прямий обов'язок його виконати. Вміння орієнтуватися у робочих процесах, розуміння бізнесу компанії, чітка організаційна структура- Ваші справжні помічники у цій нелегкій справі. Якщо ви працюєте на виробництві, то, природно, відправити терміновий факс до компанії, що постачає ваш завод сировиною, набагато важливіше, ніж зшивати справи у відділі персоналу. Але ще раз хочу повторитися, навичка розставлення пріоритетів здобувається з досвідом. Тому перший час, щоб уникнути нераціональних дій, настійно рекомендую звертатися до Правилу 1 - використовувати досвід та авторитет керівника у вирішенні тих чи інших питань.

Звичайно, не потрібно впадати в крайнощі. Немає необхідності доповідати кожен ваш крок і кожну задачу, яку виконує керівник. Помічник має бути досить самостійним та організованим у своїй роботі. Але, я вас запевняю, якщо 2-3 перші місяці в роботі ви періодично ставитимете питання про черговість виконання того чи іншого завдання, вам і вашому керівнику подібний регламент дій піде тільки на користь. А також інші ваші опосередковані керівники будуть чітко усвідомлювати послідовність завдань, що вам делегуються.

Правило 3. "Мідне".

Тут ми поговоримо про винятки, про які було згадано у Правілі 2. Ці винятки становлять співробітники-вампіри. Подібно до вампірів з фантастичних оповідань вони позбавляють вас не крові, а дорогоцінного робочого часу і можливості працювати в нормальному режимі з високим ККД. Колеги-«вампіри» часто бачать у вашій особі своїх власних помічників та асистентів; вони просять розмножити розклад занять фітнес-клубу, купити квиток в один кінець улюбленої тещі, подивитися в Інтернеті недорогі табори для дітей, принести каву і т.д.

У цьому випадку вам потрібно навчитися давати відсіч таким натисканням. Ваша зброя в цій боротьбі - не часник і осина, а ввічливість, категоричність і посмішка. Саме ці атрибути успішно обеззброюють подібних настирливих колег, які вважають, що такій молодій і моторній дівчинці не важко буде зробити частину його роботи і допомогти у вирішенні особистих завдань. Основні фрази, якими можна поставити на місце співробітників, що зарвалися:

  • «На жаль, виконання цих функцій не входить до моїх посадових обов'язків».
  • "Зараз я виконую доручення Івана Івановича, але якщо ви наполягаєте, я неодмінно повідомлю йому, що замовлення дров у ваш заміський будинок - це пріоритетне завдання для нашої компанії".
  • «Вважаю, що є деяке нерозуміння у компанії до моєї позиції: я – персональний асистент Голови Ради директорів. На жаль, але до моїх повноважень не входить звіт вашого відділу. Ви можете обговорити мої обов'язки з моїм безпосереднім керівником» і т.д.

Спроби перекладання на плечі чужих турбот необхідно припиняти, щоб вони не забирали ваш час і сили від виконання безпосередніх обов'язків. Подібні люди крадуть час не лише у вас, а й шкодять успішності компанії загалом.

Якщо самостійно впоратися із зубастими вампірами неможливо, зверніться за допомогою до Світлого Лицаря - вашого керівника, якому в фарбах поясніть, що 80% вашого часу (і вашої зарплати, відповідно) роботодавець витрачає на даних співробітників.

Все вмію і мені нудно!

Уявімо на хвилинку, що на позиції помічника в одній організації ви працюєте вже не перший рік. Основні завдання засвоєно, посадові обов'язки ви знаєте, як «Отче Наш», швидкість їх виконання доведена до граничного максимуму, робота з керівником приносить вам задоволення, взаємини з колегами – дружелюбні, з тим ступенем субординації, що працювати всім комфортно та зручно.

Ось саме ці «комфортно та зручно», як правило, несуть у собі внутрішнє відчуття стагнації у професії. Іноді буває, що дане відчуття помилкове і передчасне, але ця підміна понять характерна тільки для професійних помічників. Ми з вами справжні професіонали! Тому розберемося із ситуацією, коли відчуття стагнації має під собою підстави. Іншими словами – що робити, коли це почуття проникло у вашу світлу головку?

Варіант 1. Стати кіношним прототипом необтяженого роботою секретаря, томно підпилювати нігті, примовляючи з пихатою важливістю: «Шефа немає і не буде!» Тобто абсолютно бездарно поховати свій талант до професії, розум, знання, навички та стати ще одним героєм анекдотів про «секретарку». Просто безглуздо нудьгувати! Вам здається, що таких помічників немає?! Ви помиляєтесь – їх дуже багато! Але ми з вами домовилися: цей журнал читають лише справжні професіонали! Тому цей варіант зовсім не підходить.

Варіант 2.Поговорити з керівником про можливі додаткові функції, які ви могли б на себе взяти.

Наприклад, коли я навчалася на PR-менеджера, працюючи секретарем-референтом, ми з моїм керівником домовилися, що у зв'язку з відсутністю відділу маркетингу та прес-служби, я писатиму тексти для сайту, новини, висвітлюватиму різні акції в пресі. Це була справжня взаємовигідна співпраця: я шліфувала знання, здобуті в університеті, керівник – економив на службі PR! Даний варіантуспішно позбавив мене вищевказаного відчуття стагнації на посаді референта і дозволив набратися досвіду в професії PR-менеджера.

Що ще можна на себе взяти, якщо від діловодства в строго певних рамках, мінімального переліку завдань, які ви давно переросли, і нескінченної кави-кави ви явно занудьгували? Запропонуйте керівнику взяти участь у благодійному проекті, влаштуйте дитяче свято для його дитини та інше. Ви будете здивовані! Коли хтось «сторонній» раптово пропонує нам взяти відповідальність за деякі частини нашого життя на себе, ми відчуваємо щастя! Згадайте! Це і пропозиція руки та серця (коли вам фактично обіцяють розділити ваші турботи), це і вступ до вузу (тут на арену виходять викладачі та обіцяють нам блискучу кар'єру), і новий роботодавець (який демонструє монетарний еквівалент вашим досягненням) – ми завжди відчуваємо радість за подібних подій. Так, безумовно, відповідальність – це завжди хвилююче, але і як чудово одночасно, коли ми отримуємо зворотний зв'язок, часом виражений у сухому: «Ти – молодець. Не очікував!" або «Дякую. Відмінна робота". А чи це ключові бонуси нашої професії? Вирішувати вам.

Варіант 3. Записатись на курси.Це можуть бути як заняття, присвячені вдосконаленню вашого професійного рівня (англійська, стенографія, риторика тощо), так і заняття з інтересів (танці, водіння, фітнес).

Свого часу, працюючи в банку персональним асистентом першої особи, я так само занудьгувала після перших 6 місяців. Мій керівник був людиною надзвичайно спостережливою і незабаром запропонував мені здобути другу вищу освіту в галузі банківської справи. Даний варіант виключно підходить тим асистентам, для яких важливим є інтелектуальне та особистісне зростання, які люблять свою професію і хочуть розвиватися всередині неї.

Деякі люди часто плутають нудьгу на роботі із загальним емоційним занепадом. У разі всесвітня туга на роботі - це наслідок, а чи не причина. Тоді підвищити ваш життєвий тонус і розбавити одноманітне життя допоможе саме захоплення – хобі.

Варіант 4. Змінити роботу. Поміняти компанію, керівника, професію тощо.За умови, що єдиним негативним фактором, який затьмарює ваше служіння професії, є нудьга, я рекомендувала б використовувати Варіант 4 тільки при повному провалі Варіантів 2 і 3.

Особистий помічник (помічник) - затребуваний керівниками великих компаній, у яких вже є розвинений штат адміністративного персоналу (ресепшн, секретаріат).

У його функції входить адміністративне забезпечення керівника, починаючи від переговорів та закінчуючи бронюванням путівок, авіаквитків для начальника та його сім'ї. Також, ведення телефонних переговорів, складання плану на день для керівника та контроль за його виконанням, організація нарад, ведення листування, підготовка матеріалів для презентацій, організація відряджень, виконання інших доручень директора.

Коли ми говоримо про бездоганний особистий помічник, маємо на увазі ряд властивих навичок, принципів та звичок. Однією з таких навичок є вміння планувати свою роботу та роботу керівника. Хороший помічник керівника – це незамінна людина, що виконує найширший спектр функцій, від секретаря до заступника керівника, довірену особу та іноді - друга людина в компанії. Тому люди високої кваліфікації та особистої відданості, які виконують цю роботу, дуже високо цінуються.

Найчастіше помічниками керівника стають секретарі, офіс-менеджери, керівники наближених до начальника відділів, які переросли свої прямі обов'язки. Дуже часто помічник керівника поєднує свої обов'язки з виконанням інших функцій – наприклад, перекладача чи юриста.

Сформулювати повністю посадові обов'язки особистого помічника практично неможливо. Він має вміти читати думки керівника, вже за дзвінком визначати поганий настрій боса, і не звертати уваги на невдоволення на свою адресу, коли на тебе просто зірвали зло. Найголовніші вимоги, які висувають керівники до особистого помічника, – це високі людські якості майбутньої «правої руки». Керівник швидше віддасть перевагу людині з менш скромним послужним списком, але «на одній хвилі», що перебуває з нею, ніж крутому фахівцю, але з шорсткістю при першому знайомстві.

Начальник повинен бути абсолютно впевнений у своєму помічнику, адже той знає про нього все, має чималу кількість ексклюзивної інформації, яку можна використовувати на шкоду фірмі та шефу. За особистим помічником партнери та клієнти можуть судити про справи в компанії.

Роль помічника керівника в будь-якій організації величезна, адже від його висококласної роботи залежить продуктивність робочого часу перших осіб компанії. Їхньої допомоги потребують як топ-менеджери дрібних компаній, так і генеральні директоринайбільших холдингів Професіоналізм помічника в ідеалі повинен дозволити роботодавцю перекласти на нього істотну частину своїх обов'язків, які не потребують особистої участі.

Плюси і мінусиу роботі помічника керівника

Основним плюсом у роботі помічника керівника є можливість отримання безцінного управлінського досвіду та перспектива необмеженого вдосконалення власних якостей та талантів. Працюючи поруч із розумним і успішним керівником, можна щодня навчатися логіці та принципам постановки та вирішення стратегічних та тактичних завдань бізнесу, прийняття оптимальних рішень, ведення ділових переговорів, вирішення конфліктів, спілкування з людьми різного соціального, фінансового та вікового рівня. Надалі набуті знання та вміння допоможуть просунутися кар'єрними сходами або навіть відкрити власну справу.

Серед мінусів можна виділити:

  • важкий графік роботи – режим, що називається, 24/7/365, адже часто робочий день помічника триває довше, ніж у керівника;
  • деякі керівники різко негативно ставляться до бажання свого помічника перейти на іншу посаду і іноді персональні асистенти стають «заручниками своєї професії»;
  • вікові обмеження: як правило, на цю позицію роботодавці розглядають претендентів не молодше 25 років, а кар'єра помічника керівника триває в середньому до 35-40 років.
Loading...Loading...