Переваги електронного документообігу над паперовим. Електронний документообіг: переваги та недоліки. Тактичні переваги СЕД: економимо гроші та ресурси

Слід розділяти два поняття, які часто плутають – діловодство та документообіг. Діловодство - це діяльність із створення документів та організації роботи з ними. Під організацією роботи з документами розуміють створення умов, що забезпечують рух, пошук та зберігання документів. Документообіг - це рух документів між пунктами їх обробки з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або надсилання (13; 818). За підсумками цього поділу існує класифікація електронних систем. Це системи автоматизації діловодства – САД, та системи електронного документообігу – СЕД. САД передусім забезпечують облік електронних документів. До їх функцій входять реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх та організаційно-розпорядчих документів, облік виданих резолюцій та отриманих відповідей про виконання. У базах даних зберігаються як реквізити документів, а й їх текстовий образ. САД дозволяють вести контроль виконання, зберігати дані про справи та забезпечують швидкий пошук документа по одному реквізиту або їх набору. СЕД орієнтовані працювати з електронними документами, їх рухом всередині організації чи між організаціями. Важливим тут є процес колективної підготовки документа, його узгодження, ведення версій документів. СЕД поєднують у собі функції автоматизації діловодства та управління електронними документами - таким чином, ці системи охоплюють усі діловодні процеси та використовуються частіше у великих організаціях.

Довгі роки у Росії весь документообіг був паперовим. Тільки сьогодні він поступово переходить у змішану фазу. Це результат зусиль і держчиновників, і комерційних організацій. Проте процеси інформатизації йдуть повільно.

Під електронним документообігом розуміється спосіб організації роботи з документами, у якому переважна більшість документів організації (підприємства) використовують у електронному вигляді і зберігається централізовано, у про електронних архівах, своєрідних інформаційних складах, чи сховищах даних (15;592).

Можна виділити ще одне оптимальне визначення електронного документообігу: «електронний документообіг - єдиний механізм роботи з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».

Електронний документообіг може бути внутрішнім та зовнішнім, і це накладає певну специфіку на інформаційний обмін. Внутрішній електронний документообіг характеризується обміном інформацією чи рухом електронних документів у межах організації. Зовнішній електронний документообіг характеризується обміном кореспонденції між організаціями.

Відповідно, під системою електронного документообігу (СЕД), у вузькому розумінні розуміється програмне забезпечення (комп'ютерна програма, система), яке дозволяє організувати роботу з електронними документами (створення, зміна, пошук, зберігання), а також взаємодія між співробітниками: передачу документів, видачу завдань (розпоряджень, доручень) та контроль за ними, відправлення повідомлень тощо (18). У більш широкому розумінні під СЕД розуміється сучасна організаційно-технологічна структура, що пронизує весь виробничий організм, яка включає і програмну, і технічну, і методологічну складову, а також організаційні та нормативно-правові аспекти.

В даний час електронний документообіг між організаціями здатний значною мірою замінити паперовий, і автоматизація процесу обміну документами - не данина моді, а наказ стрімкого часу, оскільки на доставку паперового документа поштою або кур'єром може йти кілька днів, а електронний документ доставляється протягом декількох секунд незалежно від місцезнаходження адресата. Переведення документообігу в електронний формат може заощадити час і сили, а й простір. У деяких компаніях паперові архіви за багато років займають площі, які можна порівняти з площами торгових залів.

Багато хто досі вважає, що юридично значущий документ - це папір, оформлений за певними правилами, підписаний власноручним підписом та завірений печаткою організації, який цей документ (посвідчення, довідку, виписку тощо) видав. Але технологічні можливості розвиваються, і сьогодні електронні документи також можуть бути юридично значущими, оскільки в них використовується електронний підпис, який є електронним аналогом власноручного підпису. Електронний підпис - інформація в електронної форми, яка приєднана до іншої інформації в електронній формі (інформації, що підписується) або іншим чином пов'язана з такою інформацією і яка використовується для визначення особи, яка підписує інформацію (9;19).

Згідно з російським законодавством ЕП визнається рівнозначним власноручним підписом за дотриманням наступних умов:

  • 1. Сертифікат ключа підпису, що відноситься до цього електронного підпису, що не втратив чинності (діє) на момент перевірки або на момент підписання електронного документа за наявності доказів, що визначають момент підписання;
  • 2. Підтверджено справжність електронного підпису в електронному документі;
  • 3. Електронний підпис використовується відповідно до відомостей, зазначених у сертифікаті ключа підпису.

Таким чином, ЕП має бути чинною, і що дуже важливо, документ з електронним цифровим підписом матиме юридичне значеннятільки під час здійснення відносин, зазначених у сертифікаті ключа підпису.

Говорячи про ЕП, треба розуміти, що ЕП - це узагальнене поняття, до складу якого входять:

  • -програмне забезпечення;
  • -сертифікат ключа підпису, який є документом на паперовому носії або електронний документ з електронним підписом уповноваженої особи посвідчувального центру, що включає в себе відкритий ключцифровий підпис. Сертифікат видається для підтвердження автентичності електронного підпису та ідентифікації власника сертифіката ключа підпису. Тобто це саме те, чим підписується електронний документ, і сертифікат ключа підпису містить інформацію, для яких цілей підпис може використовуватися;
  • -ключовий носій (захищене сховище сертифіката ключа підпису).

Докладніше зупинимося на понятті «сертифікат ключа підпису».

Сертифікат ключа підпису - це той самий документ, який містить і підтверджує інформацію про власника ЕП, унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа підпису, дати початку та закінчення терміну дії сертифіката ключа підпису, що знаходиться в реєстрі центру, що засвідчує, найменування і місце знаходження посвідчуючого центру сертифікат підпису ключа. Сертифікат ключа підпису видається на один рік. Через рік термін його дії припиняється, і організації необхідно буде придбати новий сертифікат ключа підпису. Це не стосується програмного забезпечення, наприклад, програми КриптоПро CSP, оскільки програми, як правило, безстрокові.

Електронний документообіг має гідність та недоліки, плюси та мінуси у використанні в організації.

Основні переваги електронного документообігу у тому, що з його використанні все відділи і структури компанії працюватимуть у одному інформаційному просторі. У зв'язку з цим дуже сильно зростає швидкість обробки документів усередині компанії. Також, важливим фактором, що ставить електронний документообіг на порядок вище звичайного, є безпека та безпека документів. У сучасних системахвикористовується шифрування даних, яке може припинити спроби створення витоку інформації. При використанні такого типу документообігу зростає продуктивність працівників та знижується ймовірність помилок в обробці документів, яка залежить від кваліфікації працівника. Впровадження системи електронного документообігу дає значний економічний ефектпроте кількісна його оцінка є складним процесом, т.к. доводиться враховувати безліч чинників (20; 49).

Прямий ефект від впровадження системи дозволяє економити кошти, що витрачаються на витратні матеріали, оплату служб поштової та кур'єрської доставки, Ксерокопіювання матеріалів, зменшує трудовитрати. Непрямим ефектом є переваги управління, які значимі функціонування організації: прозорість управління, контроль виконавчої дисципліни тощо.

Отже, впровадження систем електронного документообігу дозволяє:

  • 1. повністю автоматизувати процес роботи з документами;
  • 2. забезпечити організацію роботи з віддаленими користувачами та групами користувачів;
  • 3. забезпечити інтеграцію із зовнішніми системами електронної пошти;
  • 4. нарощувати базові можливості системи електронного документообігу за допомогою модульності та наявності вбудованих інструментальних засобів;
  • 5. забезпечити процес одночасної роботи у системі необмеженого числа користувачів;
  • 6. підвищити ефективність роботи з документами;
  • 7. підвищити корпоративну культуру роботи з документами;
  • 8. значно зменшити обсяги паперового документообігу;
  • 9. значно скоротити час на обробку та пересилання документів, час пошуку документів, час узгодження та затвердження проектів документів;
  • 10. забезпечити всі документаційні процеси з одночасним використанням електронних та паперових версій документів;
  • 11. упорядкувати процес реєстрації всіх видів документів (реєстрація з електронної пошти та web-форм, підтримка потокового сканування, реєстрація файлів будь-якого формату);
  • 12. забезпечити управління потоками робіт (передача документів між виконавцями);
  • 13. забезпечити процес роботи із взаємозалежними документами;
  • 14. забезпечити управління документом протягом усього життєвого циклу;
  • 15. забезпечити прозорість всіх процесів з моменту створення документа до моменту його здавання до архіву;
  • 16. Збереження історії роботи з документами (облік часу та авторів усіх дій із документом, збереження робочих коментарів, підтримка версійності приєднаних файлів);
  • 17. простежити історію створення документа;
  • 18. забезпечити чіткий процес узгодження та затвердження документів;
  • 19. побудувати налагоджену систему доручень;
  • 20. забезпечити чіткий контроль виконавчої дисципліни;
  • 21. проводити сортування документів за будь-якими критеріями;
  • 22. забезпечити пошук інформації з різних атрибутів та повнотекстовий пошук;
  • 23. забезпечити автоматизацію збору та аналізу статистичних даних про рух документів;
  • 24. забезпечити архівне зберігання електронних образів документів;
  • 25. забезпечити регламентацію прав доступу;
  • 26. забезпечити миттєвий доступ до документів;
  • 27. зменшити кількісні втрати документів;
  • 28. збільшити продуктивність праці;
  • 29. скоротити витрати на підготовку документів до здачі в архів та архівне зберігання документів;
  • 30. надати юридичну силуелектронних документів;
  • 31. скоротити витрати на кур'єрські та поштові послуги;
  • 32. скоротити кількість внутрішніх та зовнішніх кур'єрів;
  • 33. забезпечити ведення інформаційно-довідкової бази;
  • 34. надання розвинених можливостей пошуку (атрибутивний пошук, розширений пошук, повнотекстовий пошук з урахуванням морфології російської, підтримка динамічних папок пошуку);
  • 35. Підтримка реєстрації паперових та електронних документів відповідно до вимог ГСДОУ.
  • 36. Підтримка маршрутів руху документів (послідовні, паралельні, вільні маршрути, маршрути з умовами, відстрочення)
  • 37. Підтримка змішаного документообігу (підготовка паперових документів та звітів за шаблонами, виведення на друк реєстраційної картки документа, облік місця зберігання оригіналів документів);
  • 38. Наявність інструментів для аналізу документообігу, створення звітів, а також контролю виконавчої дисципліни працівників (можливість побудови звітів та аналітичних довідок, автоматичне ведення журналів);
  • 39. Забезпечення інформаційної безпеки(Підтримка електронно-цифрового підпису, шифрування даних, протоколювання, розмежування прав доступу та системи ролей, наявність вбудованих засобів контролю цілісності даних та автоматичного резервного копіювання).

Об'єднавши ці пункти, можна виділити головні переваги, а саме: поява можливості колективної роботи над документами, значне прискорення пошуку та вибірки документів (за різними атрибутами), підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД із незареєстрованої робочої станції неможлива, а кожному Користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації, підвищення збереження документів та зручності їх зберігання, оскільки вони зберігаються в електронному вигляді на сервері, покращення контролю за виконанням документів.

На даний час обмін документами між суб'єктами господарювання та фізособами поступово переходить з паперового на електронний. Система електронного документообігу має ряд переваг перед простим папером - вона дозволяє заощадити час і збільшити ефективність прийнятих рішень. СЕД може бути побудована як усередині компанії, так і між різними фірмами через Інтернет.

Електронний документооберт- це система процесів обробки документів в електронному вигляді. Більшість сучасних бухгалтерських та кадрових программожуть формувати електронні документи в стандартному встановленому на законодавчому рівні форматі. Але щоб такий документ мав юридичну вагу, він має бути підписаний обома сторонами електронним підписом.

p align="justify"> Електронний документообіг можна розділити на два великі види - обмін документами всередині фірми або між різними компаніями по каналах зв'язку. Допускається поєднати ці дві системи в одну глобальну.

Використання електронного документообігу всередині компанії вимагає придбання необхідного програмного пакета (платформи ЕДО), а також обладнання для його функціонування (обладнання мережі, сервера і т. д.).

Для того, щоб здійснити обмін документами між двома компаніями, необхідний оператор електронного документообігу. Він гарантує доставку повідомлень, контролює формат документів, що пересилаються, вимагає завірення роботи з даними електронним підписом, зберігає архів документів.

Увага!Одним із таких сервісів є . Документи, отримані через нього, є юридично значущими, якщо на них є відмітка від ЕПЦ обох сторін документообігу.

Переваги та недоліки ЕДО

основні переваги

Електронний документообіг має незаперечні переваги перед паперовим:

  • Упорядкування діловодства - система не дасть присвоїти один і той же номер різним документам, оскільки це відбуватиметься по порядку та автоматично;
  • Відстеження положення кожного документа - у будь-який час можна буде дізнатися хто саме працює з документом. Співробітник не зможе його зіпсувати чи втратити. Видалений випадково чи спеціально документ все одно можна відновити;
  • Прискорення обробки документів - якщо відділи компанії розкидані кількома будинками, то паперовий документ необхідно особисто нести туди узгодження. При ЕДО необхідний документ потрапляє до працівника за частки секунди;
  • Зручна робота з версіями - під час редагування система зберігає кожну версію. При необхідності можна простежити, хто і коли вносив до документа зміни;
  • Цілодобовий віддалений доступ - за потреби, доступ до системи ЕДО можна організувати через інтернет з будь-якого комп'ютера земної кулі. Працівник може працювати з документами, перебуваючи у відрядженні, у відпустці або на лікарняному;
  • Планування роботи - завдяки вказівці дати створення та строку виконання, можна планувати виконання документів, що надходять, згідно з чергою;
  • Пошук документів - можна здійснити пошук у загальній базі документів за ключовими словами та виразами;
  • Економія паперу - немає потреби роздруковувати всі документи у необхідній кількості.

Основні недоліки

Незважаючи на явні переваги, системи ЕДО мають недоліки, які можуть зупинити фірму від впровадження.

До них відносяться:

  • Потрібно витратити грошові коштина придбання системи, які залежно кількості користувачів можуть становити до 100 тис. крб.;
  • Після покупки довгий часзаймає її встановлення, використання та налагодження;
  • Необхідно провести навчання всіх користувачів, які будуть у ній задіяні;
  • Забезпечення безпеки системи – розмежування доступу між користувачами, випуск необхідних електронних підписів, захист від проникнення ззовні;
  • У штаті фірми має бути адміністратор, який стежитиме за функціонуванням системи, виконувати сервісні дії, вирішувати питання користувачів;
  • З метою збереження інформації необхідно виконувати резервне копіювання бази з документами;
  • Якщо ЕДО відсутня у фірм-партнерів, необхідно забезпечити існування і електронної, і паперової системи.

Функціонал електронного документообігу


Будь-яка система документообігу повинна забезпечувати виконання багатьох дій:

  • Працювати з будь-якими видами документів - створювати їх, оформляти, обробляти, реєструвати, контролювати їх виконання, узгоджувати тощо;
  • Організовувати потоки документообігу - визначати маршрути всередині компанії, розмежовувати доступ між окремими користувачами, надавати можливість роботи з одним документом одразу декільком особам;
  • Організовувати архів документів з можливістю їхнього пошуку, зберігання.

Увага!Електронний документообіг має забезпечувати таку можливість роботи з документами, як і традиційний паперовий.

Великі розвинені системинадають можливості:

  • Реєстрації всіх документів, що проходять - вхідних, вихідних, внутрішніх, з подальшим перенаправленням їх до керівника;
  • Забезпечувати єдиний порядок роботи з документами у кожному підрозділі фірми;
  • Працювати з документом як індивідуально, і колективно;
  • Обмінюватися документами між підрозділами та конкретними співробітниками;
  • Розмежовувати доступ до документів;
  • використовувати стандартні форми для всіх документів;
  • Контролювати, що погодження, виконання та інша робота з документом буде виконано вчасно;
  • Формувати звітність – аналітичну, статистичну тощо;
  • Організовувати архівне зберігання з фіксацією дати та часу доступу до них користувачів.

Чи можна поєднувати паперовий документообіг із електронним?

Після переходу на електронний документообіг в організації, спочатку все одно не вийде повністю відмовитися від паперових документів.

Статися це може з кількох причин:

  • Не всі контрагенти користуються ЕДО;
  • На підприємстві вже є багато паперових документів, що знаходяться в архіві.

Тим не менш, існують принципові відмінності у роботі з електронними та паперовими документами. Наприклад, паперовий документ необхідно роздрукувати і принести на підпис керівнику, тоді як електронний підписується у самій системі. Паперові бухгалтерські документи, надіслані контрагенту, можуть загубитися поштою під час пересилання, тоді як електронні доходять до адресата.

Головною відмінністю роботи з двома типами документів є їхнє зберігання. Електронні документи одразу потрапляють у систему, де з ними можуть працювати всі користувачі. Для паперових документів має бути організований архів, де вони зберігатимуться в упорядкованому вигляді. У той же час, після попадання в компанію паперовий документ має бути відсканований, і ця скан-копія має бути завантажена до системи для подальшої роботи.

Увага!Таким чином, робота всередині компанії все одно має проводитися лише в електронному вигляді. Якщо приходить паперовий документ, його бачать лише ті, хто його отримує чи підписує. У той же час, робота з електронною копією дозволяє захистити оригінал від майже втрати, і дозволяє працювати з ним одночасно декільком користувачам одночасно.

Які програми ЕДО?

На ринку існує безліч систем документообігу, у кожної є свої переваги та недоліки. Найбільш поширені системи:

Система Особливості Вартість
Справа Одна з найбільших програм з ЕДО. Велика функціональність, простота та зручність використання. Від 11 до 13,5 тис. руб. за одне робоче місце
Логіка Може використовуватися в компаніях будь-якого розміру, легка в освоєнні, гнучка підстроювання під користувача Від 4900 до 5900 за місце.
Євфрат Вважається найпросунутішою з систем, в поставку входить власна система баз даних, легкий та приємний дизайн Від 5000 крб за робоче місце при розгортанні на сервері організації, від 10000 крб. при розміщенні на устаткуванні розробника.
1С:Архів Повна інтеграція з будь-якими продуктами 1С, можливість зберігання будь-яких файлів – текстових, графічних, відео та аудіо. Від 12 до 57 тис. руб. за програму.
DIRECTUM Оптимальна система для малих та середніх підприємств можна поєднувати електронні документи з паперовими. Від 7 тис. руб. до 2 млн. руб. за ліцензію
OPTIMA-WorkFlow Нова система, яка тільки-но починає активно розвиватися. Існує кілька функцій, унікальних для цієї системи. Від 55 до 75 тис. руб. за ліцензію.

Взаємодія електронного документа з іншими програмами

Займаючи своє місце в електронному середовищі організації, система ЕДО повинна під час роботи вільно підтримувати інші бізнес-додатки, які вже функціонують у ній. Наприклад, потрібно вільно обробляти бухгалтерські документи - рахунки-фактури, акти, накладні, доручення тощо.

Крім цього, система електронного документообігу має працювати з усіма узгоджено, і оперувати одними й тими самими даними. Тому необхідно, щоб система могла підтримувати довідники, якими користуються в електронному середовищі, та вміла оновлювати дані у них.

Крім цього, необхідно враховувати і роботу із зовнішніми даними - електронною поштою, торговими майданчикамиі т.д.

При виборі ЕДО необхідно звертати увагу на можливості її взаємодії з іншими засобами та джерелами даних, що є на підприємстві. Зазвичай, популярні, а тому системи, що активно розвиваються, мають у своєму складі безліч модулів для найбільш популярних програм - 1С, Вітрило, Oracle і багатьох інших.

Наприклад, електронний документообіг програми 1С може дозволяти прямо з неї формувати, приймати та надсилати електронні бухгалтерські документи, при цьому підтверджуючи їх кваліфікованим підписом.

Електронний документообіг у порівнянні з традиційним паперовим має низку переваг: простота внесення змін до документа; можливість поміщати у документ як текст, а й мультимедійні дані; можливість використовувати заздалегідь заготовлені форми; більш висока швидкість передачі з великої кількості адрес; економія паперу; компактність архівів; простота контролю інформаційних потоків; висока швидкість пошуку та вилучення інформації; можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу працівників до інформації.

Слід зазначити, що впровадження систем електронного документообігу дає певні переваги керівництву підприємств та організацій для здійснення ефективного управліннята оперативного прийняття рішень, а саме: прозорість діяльності працівників та відділів; висока швидкість отримання аналітичних довідок та звітів; зміцнення виконавської дисципліни; зниження негативного впливу людського факторана діяльність підприємства; зменшення кількості працівників, зайнятих роботою з документами (кур'єрів, канцелярських працівників тощо).

Мал. 3.

На малюнку 3 показано, наскільки скорочується час окремих етапів роботи з документами при заміні паперового процесу на цифровий. В умовах електронного документообігу потрібно набагато менше витрат на налаштування документообігу при зміні зовнішніх умов, наприклад, вимог щодо зміни форми звітності. Впровадження системи автоматизації діловодства та електронного документообігу супроводжується оптимізацією всього процесу управління, який стає більш простим та логічним. Поліпшується якість прийнятих рішень, ефективніше ведеться контроль за виконанням управлінських рішень, знижуються прямі та непрямі суспільні витрати, пов'язані зі змістом апарату управління. Документи надсилаються за допомогою автоматизованої системи документообігу, яка містить єдині для всієї організації бази класифікаторів, словників та нормативів. Маршрутизація документів зазвичай визначається залежно від виду документа і правил роботи (щоправда, дана функція підтримується не всіма системами). Обмін документами з зовнішніми організаціямиза наявності домовленостей з ними забезпечується за допомогою корпоративного інформаційного порталуПрохоров А. Документообіг та його програмне забезпечення / А. Прохоров // Комп'ютерПрес 2010. - № 1. - С. 32.

Багато з існуючих систем електронного документообігу дозволяють перейти компаніям, що впровадили їх, на безпаперовий документообіг. Однак навіть за наявності систем електронного документообігу часто має місце так званий змішаний документообіг, коли більша частинароботи з документами ведеться в електронному вигляді (проекти документів, їх узгодження тощо), а роздруковується, підписується та зберігається у паперовому вигляді лише їх частина. Зумовлено це кількома причинами. По-перше, законодавча база не дозволяє повністю перейти на електронні документи. По-друге, самі користувачі цих систем ще не готові повністю відмовитись від звички працювати з паперовими документами. Насправді електронний документообіг охоплює нині переважно документообіг внутрішній і значно рідше (за наявності домовленостей між організаціями) - міжкорпоративний.

Основні комп'ютерні програмидля діловодства та ділових процедур можна умовно поділити на чотири основні категорії (не включаючи засоби створення документів та складів даних): системи workflow (автоматизації ділових процедур); системи groupware (колективної роботи); системи управління документами (переважно забезпечують реєстрацію, зберігання та пошук документів); системи електронної пошти (служать обмінюватись документами).

Такий поділ склався на ринку приблизно три роки тому. Зараз воно досить умовне через те, що останні версії найпопулярніших додатків намагаються поєднувати всі ці та ще багато інших технологій, наприклад Lotus Domino. Крім того, кожна з цих технологій (за винятком, природно, електронної пошти, популярність якої в бізнесі з самого початку була приблизно такою ж, як у засобів створення документів), модна на Заході 2-3 роки тому, поступилася місцем нової концепції collaboration&messaging ( "Співпраця та обмін повідомленнями").

Причини цього, на наш погляд, і в них і нас приблизно однакові (якщо не брати до уваги суто мовні, лінгвістичні та технічні проблеми локалізації, підтримки кодових таблиць, пошуку, розпізнавання тощо)

Справа в тому, що автоматизувати ділові процедури та колективну роботу в принципі дуже важко. По-перше, ніхто ще не вигадав універсальних правил ведення успішного бізнесу. Кожна організація щодо цього абсолютно унікальна. Крім того, в рамках автоматизованої процедури не завжди вдається адекватно реагувати на позаштатні ситуації, від яких ніхто, природно, не застрахований. Іноді автоматизація лише шкодить бізнесу, нерідко низка співробітників ідеально вирішує свої завдання у неформальних взаєминах, а рамки автоматизованої системи їх лише сковують. Втім, і зворотні прикладизовсім не рідкісні.

У підсумку на даний момент найбільш раціональним способом автоматизації ділових процедур розумно визнати наступний: «Не намагатися програмувати поведінку співробітників для кожної можливої ​​ситуаціїа замість цього створити для них спільне інформаційне середовище, в рамках якого вони зможуть співпрацювати (тобто спільно вирішувати бізнес-завдання) та обмінюватися повідомленнями». Можливо, це ставить під сумнів безхмарне майбутнє існуючих систем workflow, у яких наголос робиться на створення закінчених ланцюжків автоматизації ділових процедур.

На сьогоднішній день ситуація суттєво покращилася. З'явилися закінчені російські продукти, плутанина в термінології та позиціонуванні поступово долається автоматизацією діловодства та документообігу на підприємстві. Особливості національного діловодства [Електронний ресурс] Режим доступу: http://www.directum.ru/339091.aspx(Дата звернення: 15.10.2015).

Розглянемо специфіку та функціонал сучасних програмних засобів електронного документообігу.

Інертність людських навичок є основною перешкодою для впровадження на підприємствах систем електронного документообігу (СЕД). Їхні переваги незабаром стануть визначальними у конкурентній боротьбі, тому вже зараз потрібно замислюватися про переведення офісної роботи на цифрові рейки.

Юридична основа СЕД

Великі підприємства з розгалуженою мережею філій стрімко переходять на електронний документообіг, чому сприяє наявність достатньої законодавчої бази.

Законами, що регламентують роботу СЕД, є:

  1. №149-ФЗ «Про інформацію, інформатизацію та захист інформації».
  2. №63-ФЗ «Про електронний підпис».
  3. №263-ФЗ «Про відміну обмежень на електронний документообіг».
  4. Цивільний кодекс.
  5. Арбітражний процесуальний кодекс.

Прямі законодавчі норми однакові всім, але за впровадженні СЕД підприємство має розробити додатково ряд внутрішніх розпорядчих документов:

  • регламент використання ЕЦП;
  • корпоративні правила електронного документообігу з алгоритмом вирішення спірних ситуацій;
  • документ про приєднання до правил, який мають підписати усі працівники.

Співробітники компанії зобов'язані використовувати лише сертифіковані ЕЦП та засоби криптозахисту інформації. Дотримання цього правила та узгодженість законодавчої бази дозволяють зробити дії працівника у корпоративній СЕД юридично значущими.

Суть та функції СЕД

Система електронного документообігу - автоматизована система управління робочими процесами, що дозволяє взаємодіяти працівникам у вигляді цифрових пристроїв без використання паперових носіїв інформації.

Базовими функціями СЕДє:

  • створення, передача, зберігання електронних документів (ЕД);
  • оцифрування паперових документів;
  • створення картки документа з його атрибутами;
  • формування документів з урахуванням готових шаблонів із заданими атрибутами;
  • пошук документів у централізованій базі;
  • маршрутизація документів;
  • контроль прийому документа та виконання наявних у ньому розпоряджень;
  • ведення журналів, класифікаторів;
  • конвертація ЕД у сумісні формати;
  • автоматична реєстрація вхідної документації;
  • розсилання повідомлень;
  • узгодження документів;
  • колективна робота з ЕД;
  • взаємодія у вигляді ЕД з контрагентами підприємства;
  • формування звітів про виконання та рух документів.

Важливим параметром СЕД є її модульність, що дозволяє розширювати функціональність без істотної зміни основних налаштувань.

Види СЕД

Очевидно, що великі промислові підприємства та торгівлі компанії мають різні вимоги до СЕД. Саме тому програмні продуктиподіляються на дві категорії, залежно від стандартизації робочих процесів:

  • "коробкові";
  • базові із широкими можливостями конфігурування.

«Коробкові» продукти розроблені для , складських операцій, офісних процесів та дрібних виробництв. Вони вимагають лише модульного налаштування та введення первинної інформації.

Їх особливості:

  • швидке налаштування;
  • стандартизоване навчання;
  • не потрібно доопрацювання;
  • низька вартість обслуговування.

Базові платформи розгортаються на великих підприємствах з унікальною організаційною та виробничою структурою. Такі СЕД вимагають тривалого доопрацювання, зокрема власними IT-фахівцями замовника.

Вони мають такі характеристики:

  • можливість підлаштовування під конкретні бізнес-процеси;
  • створення додаткових програмних модулів згідно з вимогами замовника;
  • змінність інтерфейсу;
  • складність планування вартості через неможливість оцінити обсяг доробок.

Для більшості малих підприємств та торгових організацій цілком вистачить стандартних «коробкових» рішень.

Переваги системи електронного документообігу

Переведення документообігу підприємства в електронний вигляд дає компанії переваги на кількох організаційних рівнях. СЕД дозволяє спростити роботу як керівного складу, і рядових співробітників.

Тактичні переваги

Електронний документообіг дозволяє скоротити поточні операційні витрати бізнесу. При вирішенні встановити СЕД у межах всього підприємства рекомендується виміряти продуктивність співробітників до впровадження системи. Можна порахувати час виконання шаблонних завдань, затвердження пропозицій, пошук необхідних документів. Окремо можна визначити поточні витрати на офісну техніку та канцелярію.

Виходячи з ефективності базових процесів компанії, виділяють такі переваги СЕД:

  1. Визволення фізичного просторуна робочих місцях користувачів.
  2. Зниження витрат за оренду архівних приміщень.
  3. Економія часу працівників на копіювання документів, їх опрацювання, занесення до журналів.
  4. Зниження витрат на папір, матеріали для копіювальної техніки.
  5. Зменшення часу на передачу паперових документів між відділами.
  6. Економія часу працівників з допомогою повної автоматизації частини операційних процесів.
  7. Збільшення продуктивності працівників з допомогою зниження рутинної роботи.

Тактичні переваги СЕД полегшують роботу рядовим співробітникам, тому саме вони відзначать поліпшення в першу чергу.

Стратегічні переваги

Стратегічні цілі при впровадженні СЕД торкаються основних бізнес-процесів: показники прибутку, швидкість і результативність комунікацій з контрагентами, захист комерційної інформації.

У цих областях можна виділити такі переваги електронного документообігу:

  1. Створення централізованого інформаційного простору з базою ЕД та регульованим віддаленим доступомдо нього.
  2. Прискорення пошуку інформації щодо атрибутів.
  3. Можливість комплексного захисту комерційної інформації у комп'ютерній мережі.
  4. Підвищення прозорості робочих процесів, запобігання корупційним схемам.
  5. Можливість паралельного узгодження внутрішніх документів.
  6. Віддалений доступ до робочих процесів поза робочим місцем.
  7. Підвищення безпеки документів і неможливість їх фальсифікації.
  8. Різке зростання старанності доручень за рахунок онлайн-моніторингу дій працівників.

Стратегічні переваги сприяють зростанню керованості та іміджу компанії, що дає суттєву вигоду у залученні нових клієнтів.

Переваги для пересічних користувачів

Тривалі за часом рутинні операції визнані шкідливими для здоров'я та різко знижують продуктивність. Монотонна обробка запитів та документів у різних програмахвідволікає від обов'язків, забираючи левову частку робочого дня.

СЕД має ряд переваг для вирішення зазначених користувацьких проблем:

  1. Зручне розташування ЕД в архіві дозволяє знаходити їх за атрибутами протягом 1-2 хвилин.
  2. Регламентація операційних процесів. У результаті працівник отримує лише ті завдання, які зобов'язаний виконувати за посадовою інструкцією.
  3. Прискорення адаптації нових співробітників до робочих процесів за рахунок автоматизації внутрішньокорпоративної взаємодії.
  4. Можливість отримання інформації про ланцюжок погоджень та етапи виконання проектів.
  5. Скорочення рутинних операційза рахунок об'єднання робочих середовищ у комп'ютерах, використання шаблонів, виключення етапу друку документів та їх підпису.

Скорочення кількості та тривалості неспецифічних операцій дозволяє приділяти час безпосередньо робочим процесам, що потребують високої кваліфікації.

Переваги для IT-структури підприємства

При впровадженні СЕД вона інтегрується існуючою IT-інфраструктурою, надаючи такі переваги:

  • полегшення контролю над системою, що знижує кваліфікаційні вимогидо її адміністратора;
  • можливість налаштування нових шаблонів та маршрутів документів без засобів стандартного програмування;
  • об'єднання кількох додатків у єдине робоче середовище;
  • можливість масштабування системи без додаткових витрат;
  • відсутність потреби у заміні наявних комп'ютерів;
  • комплексний захист мережі від шкідливих програм

СЕД передбачає певні капіталовкладення в технічні засобиАле вони окупаються в короткий термін.

Комп'ютерне устаткування стає сумісним, у результаті підвищується рівень використання його ресурсів.

Переваги для керівників

Електронний документообіг робить ефективною роботу управлінського складу за рахунок таких переваг системи:

  1. Мобільність СЕД, можливість доступу до ЕД через віддалені комп'ютери у відрядженнях.
  2. Зручність моніторингу співробітників за допомогою звітів про ефективність їх роботи, продуктивність та своєчасність виконання доручень.
  3. за рахунок інтеграції з .
  4. Прискорення логістичних процедур між постачальниками та покупцями під час спільного використання СЕД. Існує можливість обміну первинними ЕД за допомогою підключення до єдиного зовнішнього оператора, що гарантує юридичну легітимність документів.
  5. Надання доступу до фінансової інформації виключно топ-менеджерам, за винятком секретаріату.
  6. Зниження ймовірності втрати важливих документів.

Керівник завжди може зайти до системи та сформувати звіт про старанність кожного співробітника.

Усвідомлення цього факту працівниками не дає їм можливості розслаблятися та займатися власними справами.

Недоліки електронного документообігу

Впровадження електронного документообігу для підприємства має і недоліки. Саме вони не дають малому бізнесу вводити повномасштабну складську операцію та управління на базі СЕД.

До мінусів відносять:

  1. Можливість пошкодження бази даних невідомим шкідливим кодом. Вирішити цей недолік може регулярно резервувати інформацію на непідключених до мережі пристроях.
  2. Складність адаптації працівників вікової категорії 40+ до цифрової форми взаємодії.
  3. Висока вартість. Ціна вітчизняної СЕД для малих підприємств коливається в межах 1000–10000 доларів.
  4. Ефективність СЕД знижується за відсутності електронного документообігу у контрагентів компанії.
  5. Користь від системи в компактних офісах без додаткових робочих підрозділів та приміщень є сумнівною.
  6. Необхідність дублювання ЕД у паперовому вигляді під час роботи з деякими контрагентами.

Зазначені недоліки багато в чому обумовлені запізненням прийняття необхідних правових нормта низьким ступенем проникнення СЕД у бізнес-середовище. Але тенденції свідчать, що за 10-20 років електронний документообіг для підприємства вважатиметься більше правилом, ніж винятком.

Як вибрати правильну СЕД?

Вибір СЕД нелегкий, тому що є велика можливість купити невідповідний продукт або укласти договір з некомпетентною компанією.

Тому при ухваленні рішення про купівлю програми електронного документообігу необхідно враховувати низку її характеристик:

  1. Час роботи виробника СЕД на російському ринку. Для підлаштовування під національне законодавство потрібні роки практичного досвіду впровадження подібних систем.
  2. Відповідність галузевим стандартам.
  3. Сумісність із структурою компанії.
  4. Можливість та вартість подальшого супроводу програмного продукту.
  5. Масштабованість СЕД при розширенні підприємства.
  6. Доступність документації з налаштування ПЗ штатним IT-фахівцям.
  7. Рівень захисту інформації.
  8. Можливості резервування даних
  9. Час відновлення після збоїв.

Для остаточного вибору компанії для запровадження СЕД рекомендується проаналізувати кілька провайдерів, вивчити демонстраційні матеріали та попросити встановити демо-версію програмного забезпечення. При вирішенні важливо враховувати витрати на оновлення обладнання та рівень професійної підготовкивласних IT-фахівців.

Складності застосування СЕД

На процес впровадження СЕД у Росії впливає використання користувачами безлічі неліцензійних програм, їх несумісність та переважання ручного управління бізнес-процедурами.

В результаті провайдери електронного документообігу стикаються на підприємствах із такими труднощами:

  1. Різношерстий формат зберігання даних у різних відділах.
  2. Відсутність структурованості інформації у додатках, що використовуються.
  3. Неврегульованість системи доступу співробітників до конкретних бізнес-процесів. Типова форма посадових інструкційслабо допомагає організації СЕД.
  4. Завантаженість інфопотоку бюрократичними процедурами та погодженнями.
  5. Збої через зберігання даних у різних додатках.
  6. Комп'ютерна безграмотність співробітників підприємства та саботаж навчальних заходів на рівні виконавців.
  7. Невідповідність СЕД галузевим нормам та підзаконним нормативно-правовим актам.

Для переходу на електронний документообіг мало вольового рішення керівництва. Потрібна системна перебудова посадових обов'язків співробітників та управлінської структури підприємства. Для бажана інтеграція із системою, яку необхідно встановити згідно із законом.

Важливим напрямом під час впровадження СЕД є жорстка кадрова політика щодо некомпетентних і необучаемых співробітників. Тому що їхнє небажання працювати за новими принципами значно збільшить витрати на процес впровадження та супровід електронного. СЕД повинна взаємодіяти з людьми в рамках єдиного механізму, тому його елементи, що погано працюють, необхідно вчасно виправляти або замінювати.

У нас є готове рішення та обладнання для

Випробуйте всі можливості платформи ЕКАМ безкоштовно

Читайте також

Угода про конфіденційність

та обробка персональних даних

1. Загальні положення

1.1.Ця угода про конфіденційність та обробку персональних даних (далі - Угода) прийнята вільно і своєю волею, діє щодо всієї інформації, яку ТОВ «Інсейлс Рус» та/або його афілійовані особи, включаючи всі особи, що входять до однієї групи з ТОВ «Інсейлс Рус» (у тому числі ТОВ «ЕКАМ сервіс»), можуть отримати про Користувача під час використання ним будь-якого з сайтів, сервісів, служб, програм для ЕОМ, продуктів або послуг ТОВ «Інсейлс Рус» (далі - Сервіси) та в ході виконання ТОВ «Інсейлс Рус» будь-яких угод та договорів з Користувачем. Згода Користувача з Угодою, виражене ним у межах відносин із однією з перелічених осіб, поширюється попри всі інші перелічені особи.

1.2.Використання Сервісів означає згоду Користувача з цією Угодою та зазначеними в ній умовами; у разі незгоди з цими умовами Користувач повинен утриматися від використання Сервісів.

«Інсейлс»- Товариство з обмеженою відповідальністю «Інсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ІПН 7714843760, КПП 771401001, зареєстроване за адресою: 125319, м.Москва, вул.Академія Іллюшина, д.1. ), з одного боку, та

«Користувач» -

або фізична особа, Що володіє дієздатністю та визнане учасником цивільних правовідносин відповідно до законодавства Російської Федерації;

або юридична особа, зареєстрована відповідно до законодавства держави, резидентом якої є така особа;

або індивідуальний підприємець, зареєстрований відповідно до законодавства держави, резидентом якої є така особа;

яка прийняла умови цієї Угоди.

1.4.Для цілей цієї Угоди Сторони визначили, що конфіденційна інформація - це відомості будь-якого характеру (виробничі, технічні, економічні, організаційні та інші), у тому числі результати інтелектуальної діяльності, а також відомості про способи здійснення професійної діяльності(включаючи, але не обмежуючись: інформацію про продукцію, роботи та послуги; відомості про технології та науково-дослідні роботи; дані про технічні системи та обладнання, включаючи елементи програмного забезпечення; ділові прогнози та відомості про передбачувані купівлі; вимоги та специфікації конкретних партнерів та потенційних партнерів; інформацію, що відноситься до інтелектуальної власності, а також плани та технології, що стосуються всього перерахованого вище), що повідомляються однією стороною іншій стороні в письмовій та/або електронній формі, явно позначені Стороною як її конфіденційна інформація.

1.5.Метою цієї Угоди є захист конфіденційної інформації, якою Сторони обмінюватимуться в ході переговорів, укладення договорів та виконання зобов'язань, а також будь-якої іншої взаємодії (включаючи, але не обмежуючись, консультування, запит та надання інформації та виконання інших доручень).

2.Обов'язки Сторін

2.1.Сторони погоджуються зберігати в таємниці всю конфіденційну інформацію, отриману однією Стороною від іншої Сторони при взаємодії Сторін, не розкривати, не розголошувати, не оприлюднювати або іншим способом не надавати таку інформацію будь-якій третій стороні без попереднього письмового дозволу іншої Сторони, за винятком випадків, зазначених у чинному законодавстві, коли надання такої інформації є обов'язком Сторін.

2.2.Кожна зі Сторін почне все необхідні заходидля захисту конфіденційної інформації як мінімум із застосуванням тих самих заходів, які Сторона вживає для захисту власної конфіденційної інформації. Доступ до конфіденційної інформації надається лише тим співробітникам кожної із Сторін, яким він обґрунтовано необхідний для виконання службових обов'язків щодо виконання цієї Угоди.

2.3.Зобов'язання щодо збереження в таємниці конфіденційної інформації дійсне в межах строку дії цієї Угоди, ліцензійного договору на програми для ЕОМ від 01.12.2016р., договору приєднання до ліцензійного договору на програми для ЕОМ, агентських та інших договорів та протягом п'яти років після припинення їх дії, якщо Сторонами окремо не буде обумовлено інше.

(а)якщо надана інформація стала загальнодоступною без порушення зобов'язань однієї із Сторін;

(b)якщо надана інформація стала відома Стороні в результаті її власних досліджень, систематичних спостережень або іншої діяльності, здійсненої без використання конфіденційної інформації, отриманої від іншої Сторони;

(в)якщо надана інформація правомірно отримана від третьої сторони без зобов'язання про збереження її в таємниці до її надання однією із Сторін;

(г)якщо інформація надана за письмовим запитом органу державної влади, іншого державного органу, або органу місцевого самоврядуванняз метою виконання їх функцій та її розкриття цим органам є обов'язковим для Сторони. При цьому Сторона повинна негайно сповістити іншу Сторону про запит, що надійшов;

(д)якщо інформація надана третій особі за згодою тієї Сторони, інформація про яку передається.

2.5.Інсейлс не перевіряє достовірність інформації, яку надає Користувач, і не має можливості оцінювати його дієздатність.

2.6.Інформація, яку Користувач надає Інсейлс при реєстрації в Сервісах, не є персональними даними, як вони визначені в Федеральний законРФ №152-ФЗ від 27.07.2006р. "Про персональні дані".

2.7.Інсейлс має право вносити зміни до цієї Угоди. При внесенні змін до актуальної редакції вказується дата останнього оновлення. Нова редакція Угоди набирає чинності з її розміщення, якщо інше не передбачено новою редакцієюУгоди.

2.8.Приймаючи цю Угоду Користувач усвідомлює та погоджується з тим, що Інсейлс може надсилати Користувачеві персональні повідомлення та інформацію (включаючи, але не обмежуючись) для підвищення якості Сервісів, для розробки нових продуктів, для створення та відправки Користувачеві персональних пропозицій, для інформування змін у Тарифні планита оновлення, для направлення Користувачеві маркетингових матеріалів за тематикою Сервісів, для захисту Сервісів та Користувачів та з іншою метою.

Користувач має право відмовитися від отримання вищезгаданої інформації, повідомивши про це письмово на адресу електронної пошти Інсейлс - .

2.9.Приймаючи цю Угоду, Користувач усвідомлює та погоджується з тим, що Сервісами Інсейлс для забезпечення працездатності Сервісів в цілому або їх окремих функцій зокрема можуть використовуватися файли cookie, лічильники, інші технології та Користувач не має претензій до Інсейлсу у зв'язку з цим.

2.10.Користувач усвідомлює, що обладнання та програмне забезпечення, що використовуються ним для відвідування сайтів в мережі інтернет, можуть мати функцію заборони операцій з файлами cookie (для будь-яких сайтів або для певних сайтів), а також видалення раніше отриманих файлів cookie.

Інсейлс має право встановити, що надання певного Сервісу можливе лише за умови, що прийом та отримання файлів cookie дозволені Користувачем.

2.11.Користувач самостійно несе відповідальність за безпеку вибраних ним засобів для доступу до облікового запису, а також самостійно забезпечує їхню конфіденційність. Користувач самостійно несе відповідальність за всі дії (а також їх наслідки) у рамках або з використанням Сервісів під обліковим записомКористувача, включаючи випадки добровільної передачі Користувачем даних для доступу до облікового запису Користувача третім особам на будь-яких умовах (у тому числі за договорами чи угодами). При цьому всі дії в рамках або з використанням Сервісів під обліковим записом Користувача вважаються зробленими самим Користувачем, за винятком випадків, коли Користувач повідомив Інсейлс про несанкціонований доступ до Сервісів з використанням облікового запису Користувача та/або про будь-яке порушення (підозри про порушення) конфіденційності засобів доступу до облікового запису.

2.12.Користувач зобов'язаний негайно повідомити Інсейлс про будь-який випадок несанкціонованого (не дозволеного Користувачем) доступу до Сервісів з використанням облікового запису Користувача та/або про будь-яке порушення (підозри про порушення) конфіденційності своїх засобів доступу до облікового запису. З метою безпеки Користувач зобов'язаний самостійно здійснювати безпечне завершення роботи під своїм обліковим записом після закінчення кожної сесії роботи з Сервісами. Інсейлс не відповідає за можливу втрату або псування даних, а також інші наслідки будь-якого характеру, які можуть статися через порушення Користувачем положень цієї частини Угоди.

3.Відповідальність Сторін

3.1.Сторона, яка порушила передбачені Угодою зобов'язання щодо охорони конфіденційної інформації, переданої за Угодою, зобов'язана відшкодувати на вимогу постраждалої Сторони реальні збитки, заподіяні таким порушенням умов Угоди відповідно до чинного законодавства Російської Федерації.

3.2.Відшкодування збитків не припиняють обов'язки Сторони, що порушила, з належного виконання зобов'язань за Угодою.

4.Інші положення

4.1.Всі повідомлення, запити, вимоги та інша кореспонденція в рамках цієї Угоди, в тому числі включають конфіденційну інформацію, повинні оформлятися в письмовій формі та вручатися особисто або через кур'єра, або направлятись по електронній поштіадресам, зазначеним у ліцензійному договорі на програми для ЕОМ від 01.12.2016р., договорі приєднання до ліцензійного договору на програми для ЕОМ та у цій Угоді або іншим адресам, які можуть бути надалі письмово зазначені Стороною.

4.2.Якщо одне або кілька положень (умов) цієї Угоди є або стають недійсними, то це не може спричиняти припинення дії інших положень (умов).

4.3.До цієї Угоди та відносин між Користувачем та Інсейлс, що виникають у зв'язку із застосуванням Угоди, підлягає застосуванню право Російської Федерації.

4.3.Всі пропозиції чи питання щодо цієї Угоди Користувач має право надсилати до Служби підтримки користувачів Інсейлс або через поштовою адресою: 107078, м. Москва, вул. Новорязанська, 18, стор.11-12 БЦ "Stendhal" ТОВ "Інсейлс Рус".

Дата публікації: 01.12.2016р.

Повне найменування російською мовою:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Інсейлс Рус»

Скорочене найменування російською мовою:

ТОВ «Інсейлс Рус»

Найменування англійською мовою:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридична адреса:

125319, м. Москва, вул. Академіка Іллюшина, буд. 4, корп.1, офіс 11

Поштова адреса:

107078, м. Москва, вул. Новорязанська, 18, стор.11-12, БЦ "Stendhal"

ІПН: 7714843760 КПП: 771401001

Банківські реквізити:

Loading...Loading...