У будь-якій, навіть невеликій організації є персонал. Для того, щоб співробітникам розрахувати заробітну плату, їх необхідно занести до спеціалізованої програми – кадри. Велику популярність набула така програма для відділу кадрів як 1С. Звичайно, ця програма чудово справляється з поставленими завданнями, але вона платна.
Організації, що тільки що відкрилися, іноді не можуть дозволити собі установку 1с кадри. Тому рекомендується розглянути інші програми, які розповсюджуються безкоштовно, але добре справляються з поставленими завданнями.
Вибір програми для кадрів
В інтернеті можна знайти понад десяток програм, які полегшать роботу кадровика. Не варто поспішати встановлювати перший додаток, що попався. Необхідно провести невеликий аналіз, а потім порівняти всі платні та безкоштовні програми. Найчастіше кадровики використовують наступний софт:
Кожна з представлених програм унікальна, при цьому всі вони підходять для роботи кадрових служб. Слід врахувати, частина програм безкоштовна, а інша платна.
Програма 1С Кадри призначена для кадрового обліку та розрахунку заробітної плати. Додаток працює з бюджетним та госпрозрахунковим фінансуванням. Програма може бути призначена для організації обліку співробітників, реєстрації службових приміщень, а також отримання довідкової інформаціїза кадровим складом.
До основних можливостей належить:
- Розрахунок заробітної плати;
- створення штатного розкладу;
- Кадровий облік;
- Оподаткування;
- формування звітності;
- Можливість урахування відпрацьованого часу;
- Робота із фондами оплати праці.
Програма займає лідируючі позиції за популярністю. Єдиний недолік програми – його платність.
Програма для кадрового обліку. Завдяки додатку кадровик може враховувати співробітників підприємства, а також формувати всі необхідні накази. Програма платна, її можна придбати за 1500 рублів. Якщо не хочеться платити гроші, рекомендується скористатися безкоштовною версією продукту – міні-кадрами. Звичайно, безкоштовна версія трохи урізана, але для основної роботи її функціоналу буде достатньо.
Основні можливості програми:
- створення анкети співробітника, з усіма даними (ПІБ, Фотографія, Освіта і т.д.);
- Ведення «календаря» кадровика (відвідування, прогули, лікарняні);
- Складання звітів;
- Друк необхідних документів.
У програми інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, тому з роботою впорається навіть недосвідчений користувач. Слід зазначити, що у програми є мережна версія.
Програма Кадри займає лідируючі позиції серед безкоштовних програм, призначених для кадрового обліку. За бажання можна придбати ліцензію, вартість якої не перевищує 1000 рублів на рік. У цьому випадку ви отримуєте додатковий функціонал.
У програмі можна вести облік таких даних, як:
- Оподаткування;
- Відпустки;
- Лікарняні;
- Карта працівника;
- Відрядження;
- Переміщення;
- Борги.
З програмою «Зарплата та Кадри» можна працювати не тільки через комп'ютер, а й через інтернет, тобто для цих цілей може бути використаний мобільний пристрій.
Це безкоштовний додаток, призначений для кадрової роботи. На відміну від багатьох програм, «Співробітники підприємства» дозволяє вести відразу кілька організацій. Щоб було простіше працювати з програмою, розробники передбачили можливість роботи з трьох облікових записів: Адміністратор, Користувач та Гість. У першому випадку можна створювати та редагувати записи. Що стосується облікового запису«Користувач», то вона дозволяє лише заповнювати вже створені бази та документи. Гість здатний лише переглядати готову документацію.
До основних можливостей програми можна віднести:
- Можливість захоплення камери (для отримання фотографій співробітника);
- Робота із сканером;
- створення трудових договорів;
- Розробка нових шаблонів;
- створення наказів;
- Можливість розрахунку відпустки та стажу роботи;
- ведення табеля обліку робочого часу;
- Нагадування про необхідність проходження медичної комісії;
- Вивантаження документів у Word та Excel;
- Надсилання документів на друк.
Програма має мережевий доступ, отже, з нею може працювати відразу кілька співробітників. Кількість робочих місць у програмі не обмежена.
Це функціональна програма, що сприяє поліпшеної роботи відділу кадрів. Слід відразу зазначити, додаток платний, але його можна використовувати в тестовому режимі протягом 55 днів. Цього часу достатньо, що повністю вивчити функціонал і зрозуміти чи підходить додаток для роботи у вашій компанії.
Основні функції «Кадри Плюс»:
- створення карток для кожного співробітника;
- Облік робочого часу;
- структурування організації;
- Класифікація посад;
- Формування табелів;
- створення всіх необхідних наказів;
- Розрахунок стажу працівника;
- Облік руху кожного працівника;
- створення шаблонів для будь-яких документів;
- Експорт документації до Excel;
- Розрахунок відпустки.
Це неповний перелік можливостей програми. Докладніше з функціоналом можна ознайомитись на офіційному сайті розробників. Примітно, що програма може бути встановлена навіть на слабких комп'ютерах з Windows XP.
Відділ кадрів – це функціональна програма, здатна поміняти навіть 1С. Слід відразу врахувати, що програма платна. Розробники надають бюджетним та державним організаціямзнижку у розмірі 30%.
Інтерфейс програми інтуїтивно зрозумілий, тому складнощів у роботі виникнути не повинно. Звичайно, спочатку можуть виникнути деякі нерозуміння, тому що "Відділ кадрів" оснащений великою кількістю функцій. Згодом вся робота виконуватиметься на автоматі.
Основні функції програми:
- створення докладної картки співробітника;
- Імпорт/Експорт даних із 1С;
- створення кадрових документів;
- Складання штатного розкладу;
- Розрахунок всіх видів стажів;
- Підключення будь-якого типу класифікатора;
- Облік відпусток та відряджень;
- Експорт даних для відправки до ПФР;
- Робота із стандартними звітами;
- Статистика організації (вільні та зайняті одиниці).
Насправді, це не весь список того, що вміє робити програма. Ви можете працювати з програмою по мережі. За потреби можна підключати додаткового співробітника, але за кожний обліковий запис доведеться платити.
Професійна програма необхідна для кадрової роботи. Завдяки програмі "Персонал Бізнес" здійснюється автоматизація кадрового діловодства. Програма спрямовано такі організації, у яких відсутня самостійна кадрова служба.
Керувати програмою нескладно, тому із завданням упорається будь-який відповідальний за кадрову роботу співробітник. Навіть непідготовлений "кадровик" зможе вести повноцінний кадровий облік. Версія "Персонал Бізнес" поширюється безкоштовно. За потреби можна перейти на "Pro" версію, але за окрему платню.
Функціонал програми:
- Ведення карток працівників;
- Відстеження переміщень та призначень;
- Штатний розклад;
- Табель обліку робочого часу;
- Розрахунок стажу;
- Планування кар'єрного ростуспівробітників;
- · Робота з нормативними документами;
- Друк необхідних документів;
- Створення текстових та графічних статистик;
- Резервне копіювання бази;
- Можливість ведення довідково-нормативних документів.
Завдяки можливості створення запитів, можна отримати будь-яку інформацію з бази. При цьому подібну процедуру може виконати сама кадрівка без залучення системного адміністратора.
Висновок
Не варто недооцінювати безкоштовні програми. Вони справляються із завданнями не гіршими за платні продукти. Звичайно, вони можуть мати деякі нюанси, але це не сильно впливає на роботу. З платних продуктів рекомендується приділити особливу увагу 1С Кадрам та Відділ Кадрів. Що стосується безкоштовного софту, то чудовим рішенням є Персонал Бізнес. Необхідно порівняти програмні продукти, а потім вибрати те, що більше підійде вашій організації.
Відео огляд програми
Це невелика програмадля кадрового обліку ставить за мету систематизацію даних про співробітників організації, різну фільтрацію та виведення на друк як списку співробітників, так і їх карток.
Головне вікно програми
Воно складається з меню, списку співробітників, області фільтрів для відбору записів і список полів, що виводяться на друк.
У меню "Сервіс" потрібно заповнити довідники
Звідти можна надрукувати список співробітників, попередньо налаштувавши список полів, що виводяться на головній формі, так само можна вивести на друк картку обраного співробітника.
Бажано робити копію БД та за форс-мажорної ситуації відновити дані з резервної копії
У Управління кадрамиможна прийняти, звільнити співробітника чи відредагувати його картку.
Особиста картка співробітника
Картка співробітника - загальні відомості
Особиста картка співробітника складається з кількох розділів:
- Загальні відомості
- Паспорт, відомості про сім'ю та проживання
- Відпустка
- Відомості про освіту
- Військовий облік
Загальні відомості
Відомості про паспорт, сім'ю та проживання
Тут міститься список родичів із зазначенням їх ПІБ, ступеня спорідненості та роком їх народження
Тут міститься список записів про прийом працівника в цю організацію та його переміщення на різні посади різних відділах. На цій вкладці можна звільнити працівника. Виводиться загальний стаж і стаж муніципальної/державної служби (саме з цієї організації, а чи не загалом). Вказується дата, структурний підрозділ, посада, оклад та підстава приймання на посаду (наказ з номером та датою).
Ця вкладка містить відомості про присвоєння класного чину та результати атестації. У разі, якщо співробітник не є муніципальним службовцем, ці відомості не заповнюються.
Сюди відносяться, наприклад, листи подякиглави муніципальної освітичи Губернатора.
Відпустка
Відомості про відпустки у цій організації. Кількість календарних днівобчислюється автоматично.
Підвищення кваліфікації та професійна перепідготовка
Якщо співробітник їздить на будь-які курси підвищення кваліфікації, це відображається у його картці.
Відомості про освіту
Тут же записується наукова ступінь, якщо мається.
Стаж
Цей стаж підсумовується зі стажем у цій організації та записується як загальний (за все життя)
Військовий облік
Заповнюється за наявності таких відомостей.
Програма автоматично вираховує стаж, орієнтуючись на системні години щоразу, як кадровик відкриває картку співробітника. При відкритті програми перераховується вікова група(До 30 років, 30-40 років, 40-50 і т.д.)
Прийом на роботу
Прийом на роботу здійснюється через меню "Управління кадрами" - "Прийом нового співробітника"
Запрошуються лише прізвище, ім'я та по батькові. Далі кадровик приймає рішення - записати як чернетку або заповнити картку. При першому варіанті буде заведено картку, але для заповнення вона не з'явиться. Співробітник буде відсутній у загальному списку. Для того, щоб заповнити інформацію про нього, потрібно включити прапор на головній формі «Показувати чернетки». Відкрити запис на редагування можна і по подвійному кліку на ньому.
При виборі «Заповнити картку» відкриється форма заповнення відомостей. Для того, щоб співробітник відображався в загальному списку, потрібно заповнити дані хоча б мінімум.
При звільненні співробітника він також перестане відображатися в загальному списку. Показати звільнених можна, увімкнувши однойменний прапор на головній формі.
Вікно «Про програму»
Програма не потребує встановлення, папку з програмою можна розмістити в «Моїх документах», щоб були права на запис у БД та створити ярлик на робочому столі.
Будь-яке сучасне підприємство, що відрізняється розвиненою структурою, повинен мати комплексну кадрову програму. Призначення такого ПЗ полягає у веденні документального супроводу співробітників компанії. При необхідності можна завантажити одну з програм офісного пакета Microsoft Office, проте в даному випадкусофт не буде дуже корисним. Справа в тому, що потрібно чимало часу на написання необхідних макросів, а також на створення таблиць, форм та інших важливих елементів, які за умовчанням не передбачені розробниками. Раціональним вибором стане безкоштовна програма Кадри Плюс, завантажити яку можна в Інтернеті.
Ця утиліта призначена для автоматизації виконання практично всіх завдань, що ставляться перед нами кадрової служби. спеціаліст кадрового обліку отримує можливість працювати навіть із кількома організаціями одночасно, що стане в нагоді співробітникам бухгалтерій адміністрації, які, як правило, моніторять кілька підприємств. Слід завантажити Кадри Плюс, адже він має підтримку розрахованого на багато користувачів режиму, тому компаніям з великим штатом працівників софт також буде дуже корисний.
Ще позитивна властивість безкоштовної програми Кадри Плюс полягає в тому, що можна вводити бази даних працівників, які влаштувалися працювати за договором цивільно-правового характеру або трудового договору. Достатньо лише скачати утиліту, після чого вона стане чудовим вмістилищем для самої детальної інформаціїпро працівників вашого підприємства: відправлення у відпустку, призначення заохочень, кількість відпрацьованих годин та доопрацювання.
Кадри скачати безкоштовно на комп'ютер
Відповідальне та якісне заповнення інформації про співробітників підприємства дає можливість завжди мати під рукою точну та актуальну статистику щодо руху кадрів. Слід знати, що якщо завантажити безкоштовно програму, то тут можна розраховувати більш ніж на 50 стандартних шаблонів і звітів, які суттєво полегшують роботу. До того ж відповідні спеціалісти можуть створювати нові звіти, що відповідають критеріям та особливостям конкретної компанії.
Не кожен зможе відкривати безкоштовний додаток Кадри Плюс, оскільки адміністратор може обмежити доступ тієї чи іншої особи. Це дозволяє розраховувати на те, що вся інформація, недоступна для відповідного кола осіб, буде надійно захищена.
Таким чином, обов'язково потрібно завантажити безкоштовну програму Кадри Плюс. Це чудове рішення для будь-якого відділу кадрового обліку, оскільки є всі необхідні функції. Зручний та зрозумілий інтерфейс, численні опції, можливість обмеження доступу – софт справді вийшов ідеальним.
Особливості програми: гнучкий штатний розклад без обмеження рівня вкладеності з можливістю включення філій з власною структурою; імпорт та експорт даних по співробітникам з програм 1С (Бухгалтерія, Зарплата та Кадри, Комплексна і т.д.); збереження наказів та звітів у редагованих форматах XLS , DOC або ODT, ODS (незалежно від того, встановлений у Вас Microsoft Office або Open Office); табель обліку робочого часу, що автоматично формується на підставі існуючих наказів по співробітнику та графіку його роботи. Табель має зручний інтерфейс редагування та введення відпрацьованого годинника. Всі зміни, внесені в табель, відразу відображаються в документообігу у вигляді відповідних наказів; можливість зберігання всередині програми зовнішніх документіву різних форматах (Word, Excel, зображення тощо.); можливість прийому кількох співробітників із різними ставками однією штатну одиницю; можливість роботи одного співробітника різних посадах у межах однієї організації різних ставках; Програма розроблена для допомоги кадровикам при розрахунку стажу. За записами у трудовій книжці проводиться розрахунок загального та безперервного стажуспівробітників. Усі розрахунки, які користувач автоматично зберігає в базі даних. Таким чином програма є електронною картотекою. трудових книжокспівробітників. Програма має повністю заповнений довідник статей звільнення згідно з новим Трудового Кодексу. Інтерфейс користувача програми інтуїтивно зрозумілий, і для роботи з програмою не потрібно глибоких знань щодо роботи з персональним комп'ютером. Також програма має функцію виведення на друк звіту про стаж співробітників. Програма дозволяє вести облік внутрішніх документів, вхідної та вихідної кореспонденції (факси, електронна пошта, поштові листи тощо). Ви зможете призначати список відповідальних за погодження вхідних документів з подальшим відстеженням статусу з повідомленням про дату погодження. Програма може прив'язати до документа необмежену кількість вкладених файлів будь-якого формату (відсканований факс, файли MS Word, MS Excel і т.д.), вести структуровані довідники по співробітникам (погоджувальники та виконавці), організаціям (отримувачі та відправники), формувати наочні звіти з внутрішнім документам (вести журнал документів з організації) та кореспонденції, здійснювати пошук необхідного документаза одним або декількома реквізитами (номер, тип, дата створення і т.д.)
Значно зростає роль окремого співробітника у компанії як носія унікальних знань та компетенцій.
Однак, рутинної роботи кадровика це не стосується. Робота кадровика може бути дуже інтенсивною, особливо якщо підприємство велике, а співробітників багато.
На допомогу йому прийдуть деякі програми, які значно спрощують облік кадрів у компанії та підвищують їх. Серед цих програм можуть зустрічатися як платні, так і ті, що знаходяться в вільному доступі.
Безкоштовне не завжди означає погане. Найчастіше компанії, які звикли за все сплачувати комісію, недооцінюють якість безкоштовного програмного забезпечення.
Наприклад, програма кадрового обліку «Співробітники підприємства» перебуває у вільному доступі. Однак серед кадровиків ця утиліта – одна з найшанованіших.
Програма «Співробітники підприємства» може:
- вести одночасний облік відразу по кількох організаціях, що буває зручно у процесі оптимізації діяльності;
- надавати інформацію щодо вільних вакансій в організації;
- упорядковувати картки співробітників за тим чи іншим показником (вік, трудовий стаж), що корисно для створення статистичних викладок;
- зберігати у картці співробітника його фотографії, копії його документів, а також усі накази, звіти та договори, що належать до його персони;
- проводити звільнення співробітників у кілька кліків миші;
- здійснювати розрахунок тривалості відпусток та суми відпускних співробітника;
- конвертувати документацію з формату Word в Excel і навпаки (за потреби).
Зручно те, що програма може працювати в мережі та мати необмежену кількість користувачів. Для доступу потрібен пароль.
До переваг необхідно віднести і те, що «Співробітники підприємства» мають дуже низькі системні вимогиі запустяться практично на будь-якому комп'ютері.
Однак є і недолік - програма не має функції автозбереження, тому доводиться встановлювати додаткові утиліти для архівації даних.
Програма для обліку персоналу "Кадри"
Природно, компанія «БухСофт» також не залишилася осторонь випуску програм для обліку персоналу і пропонує кадровику безкоштовну утиліту «Кадри». Програма «Кадри», як і інші розробки «БухСофт», дуже легка у використанні та займає мало місця, що є запорукою її популярності.
«Кадри» дозволяють вести облік за такими секторами даних, як:
- особисті дані, куди входять паспортні відомості, ксерокопії паспортів, відомості про шлюб та дітей, можливо, фотографії;
- та борги, куди входять ІПН працівника, код ІМНС, відомості про зарплату на попередньому місці роботи співробітника, а також інформація про його податкові заборгованості;
- нарахування, де розміщують інформацію про надходження грошових коштівна зарплатну картку працівника;
- кадрові дані, а саме стаж працівника, посада, умови праці, табельний номер та інше;
- , куди міститься статистика, з якої видно, наскільки часто співробітник виходить на лікарняні та які суми за них отримує;
- відпустки, де міститься інформація про невикористаних дняхвідпустки;
- освіта.
Для кадровика програма «Кадри» підготує до підпису бланк практично будь-якого документа: штатного розпису, робочого графіка, заяви про відпустку чи звільнення.
«Міні-кадри» – простота та легкість використання
"Міні-кадри" – ще одна відома програма для ведення кадрового обліку, знайома кадровикам також під назвами "Лайтик-Кадри" та "Корс-Кадри". Відрізняється від інших програма тим, що призначена саме для компаній малого бізнесу, оскільки не здатна зберігати великі обсяги інформації.
У той же час утиліта має велика кількістьпереваг: вона абсолютно безкоштовна і дуже легка для розуміння та використання у роботі. Пароль до програми видається вільно після заповнення анкети на офіційному сайті.
«Міні-кадри» зберігають великий обсяг інформації про співробітника (основні дані, освіту, стаж, попередні місця роботи), легко проводять формування та облік основних кадрових заяв (на прийом, звільнення, відрядження).
Програма має низку приємних доповнень, наприклад, яскраво нагадує кадровику про круглі дати співробітника в компанії (5, 10 років) та його день народження, що дуже корисно для забудькуватих керівників, а також має унікальний режим «Календар кадровика», що дозволяє планувати робочий часбільш ефективно.
Інші корисні програми для управління персоналом та кадрового обліку
Є й більш вузькоспрямовані програми, корисні під час роботи з персоналом.
Наприклад, програма «Про100 Табельник», що дозволяє фіксувати час. Облік здійснюється за допомогою спеціального коду доступу, закріпленого за кожним із співробітників.
Програма дозволяє:
- вести довідники персоналу;
- формувати звіти про навмисне ранніх доглядахз роботи, щоб надалі працівники могли компенсувати час своєї відсутності на робочому місці;
- робити висновки, хто зі співробітників організації має проблеми з дисципліною.
Звичайно, утиліта «Про100 Табельник» ефективна лише на малих підприємствах. Вести подібний облік у великій компанії практично неможливо – у кращому разі це призведе до черги під час введення коду доступу.
Інша схожа за функціями утиліта – «ОфісМетрика». Ця програма враховує час відходу – приходу співробітника, тривалість його відлучок від робочого місця, а також показує рівень його залучення до роботи.
Метод, який використовується утилітою «ОфісМетрика» – аналіз інтернет-сторінок, відвіданих співробітником (або відділом) протягом робочого дня. вважає, скільки часу співробітник провів на тому чи іншому сайті, о котрій зайшов і вийшов.
Варто зазначити, що програма жодним чином не порушує конфіденційність дій співробітника – зміст написаних ним повідомлень, наприклад, у соцмережах, не буде розголошено. Проте яку частину робочого часу співробітник провів на тематичних порталах, а яку – на розважальних сайтах та в соціальних мережах, "ОфісМетрика" вважає дуже ефективно.
Корисна дія цієї програми очевидна – завдяки контролю за залученням співробітників у робочий процес ПЗ дозволяє менеджеру підвищити продуктивність праці у своєму відділі. Крім того, працівники й самі проводитимуть на сторонніх ресурсах менше часу, знаючи, що за ними спостерігають.
А ось ще одна система – «КАМІН»- Існує для інших потреб, а саме для спрощення процедури розрахунку та нарахування заробітної плати. Чинна ця програма для роботи з кадрами на основі «1С: Підприємство 8».
Конфігурація «КАМІН: Розрахунок заробітної плати» дозволяє:
- розраховувати заробітну плату відповідно до актуальних регулюючих нормативів;
- вести облік різноманітних кадрової документації та зберігати її;
- розраховувати страхові та пенсійні відрахування працівників компанії;
- переносити дані щодо нарахування податків у програму «1С: Підприємство» версій від 7.7 до 8.
Програма не безкоштовна і має досить високу щодо інших утиліт ціну, проте вона зараховується до категорії професійних та застосовна на великих підприємствах.
Багато кадровиків досі воліють виконувати всю роботу на підприємстві власноруч, не довіряючи програмам або вважаючи їх надто дорогими.
Однак у наші дні такий підхід себе зжив: правильно підібрана безкоштовна програма з обліку кадрів звільнить фахівця кадрової служби багато часу і дозволить набагато ефективніше планувати свій робочий день.
Loading...