Постали нагальні питання до організації, які слід зафіксувати? І тут незамінним є написання письмового звернення. Однак не все так просто, як здається. Оформлення грамотного ділового листа – ціла наука. І кожному не завадить повчитися або згадати основні навички його складання.
Для початку визначимося з тим, яким способом вам зручно написати листа чи запиту до організації. Найчастіше використовуються онлайн-повідомлення за допомогою інтернет-ресурсів. Якщо ви пишіть лист цим способом, то вам не обійтися без:- комп'ютера (ноутбука);
- текстового редактора;
- Електронної пошти.
Якщо ви використовуєте ручний спосіб написання, вам знадобиться принтер для друку.
Перший етап написання листа – це “шапка”. Вгорі сторінки повинні обов'язково бути присутніми:- Назва організації, куди ви звертаєтесь;
- ПІБ директора організації або відповідальної особи;
- Адреса установи;
- Дата звернення;
- Місто складання звернення.
До бажаних пунктів «шапки» можна віднести ще й координати підприємства – факс, телефон, адресу електронної пошти, ОКПО, ОГРН, ІПН/КПІ. Залежить від теми звернення та самої організації.
- Рекламні листи;
- Рекомендаційні листи;
- Інформаційні листи;
- Супровідні листи;
- Подячні листи;
- Вітальні листи;
- Інструктивні листи;
- Листи-запити;
- Листи-прохання;
- Листи-відповіді;
- Листи-повідомлення;
- Листи-запрошення.
Залежно від того, який тип звернення ви використовуєте, сформулюйте змістовну частину. Наприклад, якщо ви складаєте позитивний відгукв організацію слід докладно описати причину свого звернення, що саме вам сподобалося і так далі.
Завантажте у нас на порталі:
Важливий елементнаписання листа до організації – «не лити воду» і писати сутнісно. Викладайте свої думки таким чином, щоб ваш лист зацікавив співробітників компанії. Для цього згідно з правилами ділового етикету використовуйте спеціальні «слова-інтриганти». Однак із цим не варто перестаратися, адже йдеться про документ, а не про особисте листування. Описуйте ситуацію лаконічно, але щоб вона була читаною. Якщо йдеться про дотримання законодавства – обов'язково робіть посилання закони РФ. При описі конфліктної ситуаціївітається пропозиція низки заходів для ескалації інциденту.
Грамотне складання листа до необхідної організації – запорука успіху вашого звернення. Вивчіть уважно всі описані вище пункти та сміливо приступайте до роботи. Не забувайте, що лист не повинен містити орфографічних, пунктуаційних та стилістичних помилок.
Лист директору має бути коротким та змістовним. Не слід писати багатосторінкові перекази. Зразок повідомлення можна завантажити безкоштовно за посиланням.
Лист директоруустанови може бути різного змісту. Ділові звернення контрагентів, локальні повідомлення співробітників організації до директорів, які мають письмове оформлення, є найбільш ефективними, ніж телефонні переговори та усні розмови. Джерело інформації на паперовому носії зберігається на столах директорів, архівах компаній і колись стає затребуваним. Шаблон претензійного звернення можна скачати безкоштовно за прямим посиланням.
Лист директору має бути коротким, зрозумілим та змістовним. Не слід писати об'ємні тексти та багатосторінкові перекази. Виняток становлю претензійні звернення. Нікому не цікаві звичайні пропозиції та чергові буклети. Зверненню до директора необхідно надавати унікальність, підкреслити основну суть у кількох рядках. Після написання змісту варто підготуватися до подальшого розвиткуподій. Зацікавлена текстом обличчя буде ставити багато запитань. Обдумані відповіді, підготовлені заздалегідь, стануть добрим доповненням до презентації та підкреслять компетентність автора у питанні.
Обов'язкові пункти листа до директора
:- У верхній правій частині пишеться найменування адресата з конкретизацією посади та ПІБ керівника;
- Нижче фіксуються власні реквізити та контактні номери телефонів;
- Посередині аркуша із застосуванням ввічливих фраз вноситься звернення на ім'я по батькові директора;
- Вступна частина складається з одного-двох рядків;
- Після вступу потрібно відразу переходити до оповіді;
- Кожне слово змісту має бути продумано та перевірено кілька разів;
- У нижній частині ставиться дата написання, підпис та розшифровка;
За допомогою ділового листуваннявідбувається не лише координація ділової діяльності, а й збирання необхідної інформації для цієї організації, яка буде затребувана під час різних звітних перевірок. Тому в першу чергу завдання адміністративних співробітників входить правильне ведення ділової документації, для чого розробляються різні внутрішні інструкції і форми. Перевагою стандартної форми є той факт, що людина заповнює її автоматично, тим самим заощаджуючи свій час та час компанії.
Ділове листування має містити:
Достовірну та повну інформацію;
- короткий викладза рахунок відсутності оповіді;
- нейтральний тон звернення, але у доброзичливій формі;
- Логічний ланцюжок, а не емоційну оцінку викладеним фактам.
Як написати діловий лист?
Найголовніше визначитися, який вид ділового листа підходить для цієї ситуації. Існує кілька його видів:
Нагадування;
- підтвердження;
- відмова;
- супровідний лист;
- запрошення;
- Гарантійне;
- інформаційне;
- лист із повідомленням та розпорядженням.
Як правило, відповіді вимагають такі ділові листи, які мають прохання, пропозицію, звернення, запит або вимогу.
Правила написання ділового листа.
Дуже важливе емоційне навантаження несе на собі тон ділового листа, оскільки завуальована неповажність все одно проступатиме при бездоганних прийомах повідомлення. Особливо уважно слід писати діловий лист, що містить відмову. У цьому випадку не слід констатувати відмову на самому початку листа. У першій частині повідомлення слід навести переконливі аргументи на користь своєї точки зору, для цього можна використовувати такі формули як
- «На жаль, ми не можемо задовольнити ваше прохання»;
- «Глибоко шкодуємо, але неможливо задовольнити ваше побажання» тощо.
При відмові важливо пам'ятати, що наше завдання входить відмовити, але не втратити замовника, компаньйона та ін.
Отже, основні правила написання ділового листа:
Для правильного засвоєння суті листа необхідно кілька разів повторити в тексті прохання, звернене до адресата;
- у листі-відмові важливо вказати причини, з яких дане прохання не може бути задоволене;
- відхилення речення є формулою відмови.
Мова ділового листування.
Важливо, щоб читач ділового листування вловлював лише її суть, а не те, якою мовою вона написана. Саме в цій умові і полягає майстерне володіння правилами написання ділового листа, що виробляється протягом багаторічного досвіду.
Слід пам'ятати, що у діловому листі:
Необхідно вживати прості словапри цьому, не збіднюючи зміст;
- Найчастіше вживати дієслова, а не прикметники – це дозволить зробити текст листа динамічним;
- триматися ближче до змісту звернення, не вдаючись у деталі та міркування;
- не вживайте довгих речень, оскільки вони розсіюють увагу читача;
- перехід між фразами має бути логічним та непомітним;
- використовуйте якнайменше займенників.
Діловий лист відрізняється грамотністю та стилістикою.
Оформлення ділового листування.
При написанні ділового листа слід пам'ятати, що верхня частина(1/4 аркуша А4) має залишатися вільною для фірмового бланка. також в верхньому куткулисти вказується вихідний номер та дата, які фіксуються у спеціальному журналі вихідної пошти.
У лівому нижньому кутку вказується посада, прізвище та підпис керівника, а наприкінці листа вказується прізвище виконавця ділового листа з номером його телефону для додаткової інформації.
Таким чином, діловий лист складається з трьох частин: суть прохання, його обґрунтування та допоміжної інформації.
При відповіді листа, слід у першій частині змісту послатися останній лист даного адресата. Якщо має місце закордонне листування, то для кращої наочності необхідно додати до листа буклет, посилання на який буде вказано в цьому листі. Дуже важливо завершити такий лист подякою за співпрацю та фразою «Щиро Ваш (ім'я)…»
Діловий лист це ваш офіційний представник. Крім змісту дуже важливо правильно оформити діловий лист, як відомо "зустрічають по одязі". Розглянемо порядок оформлення ділового листа.
Бланк
Діловий лист (Business letter) має бути оформлений на офіційному бланку організації. У колонтитулах бланка повинна бути така інформація:
- Назва організації;
- фізична адреса організації;
- телефон та факс;
- web-сайт та e-mail.
Також на бланку можуть бути відображені реквізити організації та її логотип.
Наявність всієї цієї інформації дозволяє адресату швидко дізнатися відправника і направити лист у відповідь на правильну адресу.
Поля
Діловий лист обов'язково повинен мати поля: ліворуч – близько трьох сантиметрів, праворуч – близько півтора. Радимо користуватися стандартними формами Microsoft Word. Поля необхідні для можливих нотаток, які робитиме адресат, а також для підшивки листа до архівної папки.
Реєстраційний номер
Реєстраційний номер листа, що включає дату підписання листа керівником, необхідний для Вашої ж зручності. Наприклад, Ви вирішили надіслати листа в іншу організацію і не надали йому дату та номер. А якщо ця компанія отримує кілька тисяч листів на день, як Ви відстежуватимете долю свого послання? Зазвичай шукають за датою та номером. Особливо це актуально для державних установ. Лист-відповідь, крім власного вихідного номера, повинен також містити інформацію про номер вхідного листа, відповіддю на який він є. Реєстраційний номер ставиться у верхньому лівому куті листа. Природно, що у будь-якій організації вхідні та вихідні листи мають акуратно реєструватися.
Приклад:
Вих. №546 від 28.07.2008 на вх. №321 від 25.07.2008
Шапка листа
Шапка листа, що містить звернення до адресата, розміщується трохи нижче за реєстраційний номер і зазвичай оформляється таким чином: посада та ПІБ адресата пишуться у верхньому правому кутку листа. Безпосередньо звернення оформляється по центру листа та закінчується знаком оклику. Шапка може бути виділена жирним шрифтом.
Приклад:
Генеральному директору
ТОВ «Світанок»
Милославському П.М.
Шановний Павле Миколайовичу!
Шрифт
Шрифт листа принципово впливає його сприйняття адресатом. Шрифт не повинен бути надто дрібним або надто великим. При цьому він має бути однаковим на всьому протязі листа. Стандартною практикою є використання шрифту Times New Roman з 12-м розміром кегля та одиничним інтервалом між рядками. Але якщо Вам відомо, що адресат паганий зір, Виявіть турботу - збільште шрифт листа.
До вибору шрифту листів особистого ділового листування (запрошення, привітання, співчуття тощо) можна підійти творчіше.
Нумерація листів
Нумерація листів особливо важлива для листів, обсяг яких перевищує 2 сторінки, а особливо для тих, що містять додатки. При проставленні нумерації аркушів у текстовому редакторі Microsoft Word ми рекомендуємо Вам користуватися функцією «Колонтитули» – «Вставити автотекст» – «Стор. № із усього». Це дозволить адресату правильно оцінити загальний обсяг листа та не переплутати послідовність його сторінок.
Нумерація проставляється у правому нижньому кутку листа.
Інформація про виконавця
Інформація про виконавця має обов'язково міститися у всіх ділових листах, які підписують топ-менеджери компанії та керівники підрозділів. Це дозволить адресату швидко знайти конкретного фахівця, який відповідає за вирішення питання у компанії-відправнику.
Інформація про виконавця повинна містити його ПІБ (бажано повністю, інакше Вашому контрагенту буде складно розпочинати телефонну розмову, яка може знадобитися для з'ясування додаткової інформації) та номер контактного телефону – робочого чи мобільного. Також бажано вказати адресу електронної пошти.
Інформація про виконавця пишеться наприкінці листа після підпису. Кегль його шрифту повинен бути на одну або дві одиниці менше шрифту основного тексту листа.
Програми
Якщо лист містить програми, вони оформляються на окремих листах. При цьому нумерація листів може бути загальною для всього документа або окремою для основного листа та кожної програми. Інформація про додатки повинна міститись у тілі основного листа перед підписом.
Приклад:
До цього листа додається 2 документи на 3-х аркушах:
1. акт здачі-приймання виконаних робіт у двох примірниках;
2. рахунок-фактури.
З повагою, Головний бухгалтермеблевої фабрики «Більшевичка» Васильєва Н.К.
Loading...