التداول الإلكتروني الداخلي والخارجي لوثائق المؤسسة. اللوائح الخاصة بتدفق مستندات المنظمة. مثال على سير العمل في المؤسسة. المبادئ الأساسية لإدارة الوثائق

تدفق المستندات هو حركة المستندات من لحظة إنشائها حتى نهاية العمل معها.

يشترك تنظيم سير العمل كثيرًا مع تنظيم ناقل ميكانيكي. في وقت من الأوقات ، أدى إدخال تجميع الناقل ، جنبًا إلى جنب مع تصنيف المنتجات وتوحيد الأجزاء ، إلى زيادة كبيرة في إنتاجية العمالة ، وانخفاض في تكلفة عملية الإنتاج ، وبدء الإنتاج الضخم. صحيح ، في نفس الوقت ، أدى الإيقاع الذي حدده الناقل إلى زيادة شدة العمل والتوتر العصبي للعمال.

تدفق المستندات في المؤسسة

يعتمد تنظيم سير العمل على نفس مبادئ الناقل الميكانيكي: يجب أن يكون لحركة المستندات عوائد قليلة إلى المراحل السابقة ، ويجب إرسال المستندات إلى فناني الأداء وفقًا لمسؤولياتهم من أجل تجنب تكرار العمليات.

مخطط تدفق الوثيقة

مخطط تدفق الوثيقة

يميز بين المحيط الخارجي والداخلي لسير العمل.

يبدأ المحيط الخارجي بمستندات واردة (خارجية) تأتي إلى المؤسسة من الخارج. يمكن أن تكون هذه أوامر من سلطات أعلى أو أوامر أو قرارات أو رسائل من شركاء العملاء ، إلخ. يتم تسجيل المستندات المستلمة من قبل السكرتارية ثم إرسالها للتنفيذ.

الوثائق الواردة هي الوثائق التي تتلقاها المؤسسة من المنظمات الأخرى. المستندات الصادرة هي المستندات التي ترسلها شركة (مؤسسة) إلى شركات أخرى. الوثائق الصادرة هي المستندات التي تحتوي على معلومات تم تطويرها في المؤسسة من أجل نقلها إلى مؤسسات أخرى: خطابات وشهادات وتقارير وأوامر وبرقيات ورسائل هاتفية ، إلخ.

تدفق ثيقة– حركة المستندات في المنظمة من لحظة استلامها أو إصدارها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال.

هناك ثلاثة تيارات رئيسية للتوثيق:

- الوثائق الواردة من منظمات أخرى (واردة) ؛

- المستندات المرسلة إلى منظمات أخرى (صادرة) ؛

- المستندات التي تم إنشاؤها في المنظمة واستخدامها من قبل موظفي المنظمة في عملية الإدارة (الداخلية).

يعد تداول المستندات جزءًا لا يتجزأ من المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، والغرض منها هو توفير دعم المعلومات لأنشطة المؤسسة وتوثيقها وتخزين معلومات الإدارة التي تم إنشاؤها مسبقًا. تعتمد المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بشكل مباشر على قرارات الإدارة ، والتي يتضمن توثيقها ، كعملية ، ثلاثة مكونات: دعم المعلومات للقرارات ، أي تزويد القرار المتخذ بالمعلومات (المستندات) ، وتوثيق القرار ومراقبة تنفيذه. المكونات الرئيسية لهذه العملية هي: الحصول على معلومات أولية ، تحديد هدف (مهمة) ، البحث عن المعلومات الضرورية (عمل مرجعي) ، تطوير حل (صياغة وثيقة) ، الموافقة عليه ، تحرير ، تصنيع ، اعتماد ، إرسال (نقل) إلى المرسل إليه) ، ومراقبة حلول التنفيذ. يتم تحديد حجم سير العمل من خلال عدد الوثائق الواردة والصادرة والداخلية للمؤسسة لفترة محددة (سنة ، ربع سنة ، شهر ، يوم). يتضمن التنظيم العقلاني لسير العمل مراعاة المبادئ التالية: التدفق المباشر ، والاستمرارية ، والإيقاع ، والتوازي ، والتناسب. يتطلب مبدأ التدفق المباشر للوثائق أن تتم حركة المستندات على طول أقصر مسار. يتوافق أبسط شكل من أشكال حركة تدفقات المستندات مع الترتيب الخطي للأقسام الهيكلية. مبدأ الاستمرارية في سير العمل هو التقديم المستمر للوثائق إلى المستوى الذي يتم فيه اتخاذ قرار بشأنها. هذا المبدأ يتعارض مع "ركود" الوثائق وتراكمها في حالة واحدة. مبدأ إيقاع تداول المستندات يعني توحيد حركة تدفقات المستندات. مبدأ التوازي يعني تنفيذ عمليات منفصلة لمعالجة مستند في عملية نقله. الغرض الرئيسي من هذا المبدأ هو تقليل الوقت المستغرق لتمرير مستند. يؤدي التنفيذ الموازي للعمليات الفردية إلى تسريع سير العمل وتنفيذ المستند ككل بشكل كبير. يفترض مبدأ التناسب تحميلًا موحدًا نسبيًا لقنوات تدفق المستندات. مبدأ الاستقلال والمسؤولية في التعامل مع الوثائق مهم. يعني هذا المبدأ أنه في جميع الإجراءات - التوجيه ، والتوزيع ، والاتفاق ، والتوقيع ، وما إلى ذلك - من الضروري الاسترشاد بشكل صارم بوظائف المؤسسة وأجزائها ، وكفاءة الموظفين. للهيكل والوظائف الحالية للمؤسسة ، وأشكال وأساليب إدارة الأنشطة تأثير كبير على سير العمل. لذلك ، فإن المرور التشغيلي وتنفيذ الوثائق ، بالإضافة إلى الأسباب الكتابية البحتة ، تعرقله أوجه القصور التنظيمية ، وعدم وجود تحديد واضح للمسؤوليات بين المسؤولين ، وعدم اليقين من وظائف بعض المؤسسات ووحداتها الهيكلية الفردية. .

يتطلب مقياس الإدارة القائم على التقدم العلمي والتكنولوجي ميكنة العمل المكتبي في جميع مراحله. تتمثل ميكنة العمليات المكتبية في استخدام الوسائل التقنية لأداء العمليات لتوثيق المستندات ومعالجتها. أصبحت المعدات الإلكترونية ضرورة حقيقية في حل مشاكل الدعم الوثائقي لإدارة المشاريع. في عصر أجهزة الكمبيوتر ، يجب توضيح التعريف التقليدي للمستند ، حيث يمكن أن تكون المستندات اليوم عبارة عن رسائل يتم تلقيها عن طريق البريد الإلكتروني وملفات الصوت ومقاطع الفيديو. لذلك يمكن تعريف الوثيقة على النحو التالي: الوثيقة عبارة عن مجموعة من المعلومات المتاحة للإدراك البشري ... هناك العديد من البرامج لتأليف وتحرير مستندات المكتب. على الرغم من التطور السريع للوثائق الإلكترونية ، يعتقد الخبراء أن عددًا من الصعوبات التنظيمية والتقنية لن تسمح لهم في المستقبل المنظور باستبدال المستندات التقليدية واستبعادها تمامًا من التداول.

قضايا للمناقشة

1 ما هي الأقسام التي يتكون منها ملف التحكم؟

2 ما هي المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات هل تعرف؟

3 أي مسؤول يزيل الوثيقة من السيطرة؟

4 ما هو هدف مراقبة تنفيذ المستندات؟

5 ما هي عناصر فهرس تسجيل الوثيقة؟

6 قم بتعبئة سمة "علامة التحكم" على المستندات.

7 من أي لحظة يتم حساب الموعد النهائي للتنفيذ والتحكم في تنفيذ المستند؟

8 ما هو الإجراء لتمديد الموعد النهائي لتنفيذ وثيقة؟

9 ما هو الغرض من سير العمل؟

10 ما هي المستندات التي تسمح لك بتحليل سير العمل وتحسينه؟

11 ما هو سير العمل؟

12 وصف مفهوم "تسمية الحالات".

13 صف مفهوم "الأعمال".

14 ما هو تسجيل الوثيقة؟

15 اذكر المراحل الرئيسية للعمل المكتبي.

16 ما هي مراحل العمل مع المستندات النموذجية لسير العمل.

17 ماذا يشمل مفهوم "تشكيل القضايا"؟

18 من يقوم بالمراجعة الأولية للوثائق؟

19 بأي مبدأ يتم اختيار الوثائق للتخزين أو الإتلاف؟

20 ما هي معايير بناء قوائم القضايا؟

21 إعطاء تعريف فحص قيمة الوثائق.

22 ما هي مهام فحص الوثيقة؟

23 ما هي أنواع تسميات الحالات التي وضعتها المؤسسات؟

24 ما هي المجموعات التي يمكن تقسيمها إلى فترات الاحتفاظ بالوثائق التي تحددها القوائم؟

25 ما هي المتطلبات التي يجب مراعاتها عند ربط أو إيداع ملفات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) والأفراد؟

26 كيف يتم ترقيم الأوراق في القضية؟

27 ما هي البيانات المشار إليها في صفحة عنوان جرد التخزين الدائم؟

منذ وقت ليس ببعيد ، شاركت في تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية لأحد عملائي. في هذه العملية ، كان علي أن أشرح الكثير من المفاهيم ، وأخبر ما هي ، وكيف تعمل أنظمة من هذا النوع. وفقط بعد ذلك تمكن من فهم جوهر مقترحاتي ووافق على خطة العمل. خلال المناقشة ، أدركت أنه تمت كتابة القليل جدًا حول هذا الموضوع بلغة بسيطة لمجموعة واسعة من القراء. كالعادة ، سأحاول شرح هذا المفهوم بعبارات بسيطة.

من المهم أن نفهم أن هناك نوعين من تدفق المستندات - داخلي (EDMS) وخارجي (VEDO). في روسيا ، من المعتاد تسميتها EDM ، لكنني أعتقد أنه سيكون من الأصح تسميتها VEDO و EDMS ، من حيث المبدأ ، هذه المفاهيم مشتركة في الاتحاد الروسي. أي ، إذا كنت تبحث عن نظام للتبادل مع الأطراف المقابلة ، فأنت بحاجة إلى البحث عن EDF ، إذا كان لتدفق المستندات الداخلي ، ثم EDMS.

في هذا المقال أريد أن أتحدث عن تدفق المستندات الإلكترونية الخارجية بين الشركة والأطراف المقابلة لها. تُستخدم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الداخلية لتبادل المستندات بين أقسام شركة واحدة ؛ لديهم مجموعة مختلفة قليلاً من المتطلبات. لكنني لن أعتبرهم هنا.

لماذا تحتاج إلى إدارة المستندات الإلكترونية

تعد إدارة المستندات الإلكترونية بديلاً حديثًا ومريحًا للمستندات الورقية التقليدية المستخدمة في أي نوع من الأنشطة التجارية.

سير العمل التقليدي مرتبط بالتأخيرات الزمنية المستمرة. لبدء التعاون مع عميل ، فأنت بحاجة إلى فاتورة ، وغالبًا ما تكون عقدًا ، ثم - فواتير موقعة ، وأعمال مكتملة ، وما إلى ذلك. تمت الموافقة على جميع هذه الأوراق ، وهي مطبوعة وموقعة ومختومة. بعد ذلك ، يصبح من الضروري نقلها إلى شريك تجاري ، حيث يخضعون أيضًا لعملية الموافقة والتوقيع.

ثم يتم مسح المستندات ذات التوقيعات ضوئيًا وإرسالها بالبريد الإلكتروني. بعد ذلك ، يتم إرسال النسخ الأصلية عن طريق البريد أو الموظفين أو البريد العادي. كل هذا يستغرق وقتًا طويلاً ، وتضيع المستندات الورقية أحيانًا ، وتتطلب تصحيحات (مما يؤدي إلى إبطاء عملية استلام المستندات). وغالبًا ما يتم تخصيص غرف كاملة لتخزينها. نتيجة لذلك ، يواجه العمل الكثير من الإزعاج ، وتأخر إتمام المعاملات ، وتظهر مشاكل مع قسم المحاسبة ، لأنه في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير ، لا تزال الأوراق المالية في مكان ما "على الطريق". وإذا تم تحديد نقاط خلافية بعد التوقيع من قبل أحد الأطراف أو تم العثور على خطأ في توثيق المحاسبة ، فإن عملية الحصول على المستند الورقي الصحيح تستغرق وقتًا أطول ، وأحيانًا حتى شهور.

تتيح لك إدارة المستندات الإلكترونية التخلص من كل هذه المضايقات:

• جميع الوثائق "موقعة" إلكترونيًا باستخدام التوقيعات الرقمية. إنه سريع وسهل.
• للحصول على نسخة ورقية ، ما عليك سوى طباعة نسخة. تتلقى الأطراف المهتمة جميع الوثائق على الفور ، دون انتظار طويل للرسائل أو البريد.
• يتم إبرام العقود وتأكيد إتمام التعاون (الفواتير والأفعال) دون تأخير وجهود إضافية من جانب الموظفين.
• يتم تقليل تأثير العامل البشري على الأعمال التجارية: لا تُفقد المستندات ، ويتم تصحيح الأخطاء في وقت قصير.
• ليست هناك حاجة لتخصيص مساحة تخزين للعديد من المستندات الورقية.

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح إدارة المستندات الإلكترونية حل مشكلة إبلاغ الأعمال إلى الدولة. في السابق ، كانت المستندات تُقبل فقط في شكل ورقي ، وكان موظفو الشركة يقضون ساعات طويلة في رحلات إلى مكتب الضرائب ، ويقفون في طوابير للمفتش ، ويقوم المفتشون بدورهم بمعالجة الكثير من الأوراق للتحقق من صحة التقرير والدخول البيانات في قاعدة بيانات مشتركة.

الآن يمكن أيضًا حل كل هذه المشكلات باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية. في الوقت نفسه ، من المهم أن نفهم أنه في شكل إلكتروني تقبل الخدمة الضريبية تقارير ووثائق ذات نموذج محدد بدقة. لن يتم قبول أي تنسيق آخر. لذلك ، عند تقديم إدارة المستندات الإلكترونية ، من المنطقي التحقق من تنسيق الوثائق الداخلية للشركة ، وإذا لزم الأمر ، قم بإجراء التعديلات المناسبة على قوالب المستندات.

في المرحلة الأولى ، بدأت الدولة في قبول الإقرارات الضريبية إلكترونيًا. أثبتت هذه التقنية أنها ناجحة. ومؤخرًا ، يتم أيضًا قبول جميع المستندات في شكل إلكتروني.

مما يتكون تدفق المستندات الإلكترونية؟

هناك 4 أطراف تشارك في هذا النوع من تدفق المستندات:

1. مورد السلع أو الخدمات. الجهة التي تولد الوثيقة الإلكترونية.
2. المشتري أو العميل. الجهة التي تقبل المستند الإلكتروني.
3. شركة موردة توفر منصة إلكترونية لتبادل المستندات والخدمات لتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية.
4. ولاية. الجهات الحكومية ، حيث تقوم الشركة الموردة بنقل البيانات الخاصة بالمعاملات الثابتة والمستندات المنفذة.

كيف يتم تنفيذ ذلك في الممارسة:

1. يقوم مورد السلع أو الخدمات بإنشاء مستند إلكتروني في نظام المحاسبة الخاص به أو على الفور في الخدمة التي يقدمها البائع.
2. يتم إرسال المستند داخل الخدمة على الفور إلى الشركة المستفيدة ، والتي تتلقاها إما مباشرة في الخدمة أو في برنامجها الخاص المتصل بالخدمة.
3. الموقع يسجل البيانات حول الوثيقة.
4. بعد "التوقيع" (التأكيد) من جانب المستلم ، يتم إرسال البيانات المتعلقة بالمستند إلى مكتب الضرائب.

وبالتالي ، يتم تسجيل حقيقة إرسال مستند واستلامه تلقائيًا. على عكس الأكياس الورقية التي تحتوي على مستندات ينقلها موظفو الشركة أو البريد السريع أو الخدمة البريدية ، فمن المستحيل استلام مستند إلكترونيًا أو فقده. يتم تسجيل حقيقة استلام المستند في الوقت المناسب في النظام الإلكتروني تلقائيًا ، ويمكن استخدام هذه البيانات في حالة حدوث نزاع حتى في المحكمة.

أيضًا ، يتم نقل المعلومات حول المستندات الموقعة من كلا الجانبين تلقائيًا إلى السلطات الضريبية ، مما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء محاسبية أو فقد نسخ ورقية أو عدم تضمين معاملة في التقرير ، مما يستبعد العقوبات المستقبلية المحتملة والمشاكل الأخرى المتعلقة بالضرائب المتعلقة بالضرائب. عامل بشري وشائع جدًا في حالة استخدام سير العمل الورقي.

مع سير العمل الورقي ، يصعب على رئيس الشركة التحكم في توقيت استلام كل مستند. في أغلب الأحيان ، يتم حل هذه المشكلات على مستوى المحاسبين والسعاة ومديري المبيعات. نتيجة لذلك ، ليس لدى المحاسب دائمًا أصول ورقية قبل نهاية الفترة المشمولة بالتقرير. وهذا ، إذا تم تحديده ، يمكن أن يؤدي إلى غرامات ومشاكل أخرى.

مع إدارة المستندات الإلكترونية:

• يتم تسليم المستند الأصلي على الفور. ليست هناك حاجة للطوابع البريدية أو السعاة أو المديرين. لا توجد تأخيرات ومشاكل ذات صلة.
• يمكن لرئيس الشركة التحقق بالضبط من وقت إرسال المستند واستلامه في أي وقت. وفي حالة وجود مشاكل مرتبطة بنقص الوثائق المهمة ، لا تتاح للموظفين الفرصة لتحويل المسؤولية عن أخطائهم إلى "ضعف أداء البريد" وعوامل خارجية أخرى. يفهم موظفو الشركة أنفسهم هذا. لذلك ، تصبح حالات التأخير والمشاكل في إرسال / استلام المستندات بعد تنفيذ هذا النظام نادرة للغاية.

لتنفيذ التعاون من خلال إدارة المستندات الإلكترونية ، من الضروري أن يستخدم الطرفان برامج متصلة بأي منصة لإدارة المستندات. أو ، بدلاً من ذلك ، يمكن لأحد الطرفين أو كلاهما العمل مباشرةً في الخدمة لإرسال المستندات واستلامها.

التوقيع الإلكتروني

لتنظيم التبادل الإلكتروني للوثائق ، يتطلب الأمر درجة عالية من الأمن والحماية. تستخدم جميع خدمات إدارة المستندات الإلكترونية اتصالاً آمنًا ، وتشفير البيانات ، ويتم استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني لتأكيد أصالة المستند المرسل.

التوقيع الرقمي هو "مفتاح إلكتروني" خاص ينشئ رمزًا رقميًا فريدًا من خلال المعالجة الرياضية لبيانات شهادة المستخدم والمستند الإلكتروني. تُستخدم الشهادات العامة للتحقق من التوقيع وتأكيده. ولإنشاء (توقيع) - "مفتاح" سري شخصي للمستخدم.

منصات إدارة الوثائق (الخدمات)

يوجد اليوم مجموعة كبيرة من المواقع التي تقدم خدمات إدارة المستندات. هذه هي Directum و ELMA و DocsVision و WSS Docs و E-COM و Diadoc وغيرها الكثير. يؤدون جميعًا نفس الوظائف تقريبًا:

• استلام مستند إلكتروني من مستخدم.
• الإرسال إلى المرسل إليه في حسابه أو التحويل إلى النظام المحدد إذا كان المستلم يعمل مع خدمة أخرى.
• تثبيت البيانات الخاصة بالوثيقة وارسالها.

عند اختيار نظام لشركتك ، فإن أهم شيء هو مراعاة تفضيلات عملائك. من المهم هنا أن تعمل في نفس النظام كعميل مهم بالنسبة لك ، أو يجب أن تكون الخدمة قادرة على دمج (تبادل البيانات) بين نظامك ومنصة مماثلة يستخدمها عميلك.

في بعض الحالات ، ستتمكن من إقناع المشتري بالبدء في العمل مع موقع مناسب لك. ولكن في كثير من الأحيان ، لا سيما في حالة بداية التعاون مع سلاسل البيع بالتجزئة والشركات الكبيرة ، فقد اختاروا منذ فترة طويلة اختيارهم ، وأحد شروط التعاون هو القدرة على العمل مع منصة معينة لإدارة المستندات الإلكترونية.

أنظمة VEDO و EDI: ما الفرق؟

عند اختيار نظام إدارة المستندات ، يصادف العديد من المستخدمين أيضًا أنظمة لا تضع نفسها على أنها VEDO ، أي "تدفق المستندات الإلكترونية" ، ولكن مثل EDI (تدفق المستندات للبيع بالتجزئة).

أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات هي حالة خاصة لإدارة المستندات الإلكترونية. يركزون على تبادل البيانات مع الشركاء التجاريين أو أقسام شبكة التداول. إذا تم ، في الحالة العامة ، تنفيذ أي نوع من المستندات المهمة قانونًا من خلال سير العمل ، فسيكون هناك تبادل تشغيلي للمعلومات التجارية بين المنظمات ، بما في ذلك المستندات المهمة قانونًا اللازمة للعمليات التجارية.

تسمح إدارة المستندات الإلكترونية التقليدية باستخدام أي نوع من المستندات بأي تنسيق مناسب للأطراف. عند استخدام EDI ، قائمة المستندات المحتملة ، يتم تنظيم تنسيقها بشكل صارم. لا توجد طريقة لإنشاء وإرسال مستند بالتنسيق الداخلي للشركة أو لا يرتبط مباشرة بعمليات التداول. سأخبرك عن كيفية عمل التبادل الإلكتروني للبيانات ، ولماذا يتم استخدامه في التداول فقط ، وما هي مزاياها في إحدى المقالات التالية.

التكامل مع 1C وأنظمة المحاسبة الأخرى

من أجل التشغيل الفعال لإدارة المستندات الإلكترونية ، من المهم جدًا أن تدعم المنصة التي تختارها التكامل مع نظام المحاسبة الخاص بك.

لماذا هو مطلوب:

• يقوم موظفو الشركة بإنشاء مستندات في نظام محاسبة الشركة ؛
• بعد التكوين ، يتم نقل المستند تلقائيًا داخل النظام إلى الرئيس أو المحاسب للتوقيع ؛
• يجب إرسال المستند الذي تم فحصه وتأكيده من قبل المدير دون تشويه وإدخال يدوي للبيانات ، أي نفقات الوقت الإضافي والأخطاء المحتملة في خدمة إدارة المستندات الإلكترونية ؛
• مع التنفيذ السليم ، يحدث نقل البيانات تلقائيًا. بعد الضغط على زر "إرسال المستند" ، يتم تحويله إلى النموذج المطلوب لنظام إدارة المستندات الإلكترونية تلقائيًا وإرساله إلى الخدمة ، حيث يتم تسجيل المستند وإرساله إلى المستلم.

من المهم جدًا أن يكون هناك حل جاهز من جانب الخدمة لنظام المحاسبة الخاص بك ، والذي على أساسه سيتمكن المتخصصون لديك من تنفيذ الوظيفة الإضافية اللازمة لبرنامج المحاسبة. إذا لم يكن هناك مثل هذا الحل ، فمن الأفضل عدم محاولة تنفيذه بنفسك ، فهذه عملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. تستخدم خدمات إدارة المستندات التوقيع الرقمي وأنظمة التشفير المعقدة. لذلك ، ليس هناك ما يضمن أنه حتى بعد كل جهود المبرمجين ، ستحصل على النتيجة المرجوة. من الأفضل اختيار موقع آخر ستجد فيه خيار التكامل المناسب.

تكلفة الخدمة

تقدم خدمات إدارة المستندات عادةً الاتصال بالخدمة مجانًا. ولإرسال المستندات ، يتم فرض رسوم. في بعض الحالات ، سيكون هذا سعرًا ثابتًا لكل مستند يتم إرساله. في مكان ما يمكنك شراء الخدمات في حزم ، أي مبلغ واحد - مقابل 100 مستند ، ومبلغ آخر - مقابل 1000 في الشهر ، وما إلى ذلك.

يجب أيضًا تناول هذه المسألة بشكل معقول. من ناحية أخرى ، كلما كانت الحزمة التي تختارها أكبر ، قلت تكلفة إرسال مستند واحد. من ناحية أخرى ، لا جدوى من الدفع مقابل حزمة من 300 أو 500 أو 1000 مستند مع تداول مستند لا يتجاوز 100 مستند شهريًا.

التعليمات

هل يجب إرسال جميع المستندات من خلال نظام إلكتروني؟

لا. بمساعدة إدارة المستندات الإلكترونية ، سوف ترسل فقط المستندات الأكثر ملاءمة لإرسالها بهذه الطريقة. عادة ما تكون هذه أعمال يتم تنفيذها ، وفواتير ضريبية ، وأحيانًا عقود ، وما إلى ذلك. كل هذا يتوقف على احتياجاتك وراحتك.

هل رسوم الشحن لمستند أو صفحة؟

أنت تدفع ، ويسجل النظام إرسال المستند. حتى إذا كان المستند يحتوي على العديد من الصفحات ، فإنه يتم احتسابه كوحدة واحدة مستحقة الدفع.

كم هي آمنة؟

إدارة المستندات الإلكترونية آمنة تمامًا. علاوة على ذلك ، فإن الخدمة التي تقدم الخدمة مسؤولة عن ضمان الأمن. لهذا ، يتم استخدام التوقيع الرقمي وتشفير البيانات وقناة اتصال آمنة. مستوى الأمان هو نفسه تقريبًا كما هو الحال في خدمات عملاء البنك المعتادة.

إذا كان لدينا 1C مثبتًا ، فهل سيتمكن جميع المستخدمين من الوصول إلى إدارة المستندات الإلكترونية؟

لا. بالإضافة إلى تقييد حقوق الوصول في نظام المحاسبة نفسه ، للعمل مع المستندات الإلكترونية ، يقتصر الاتصال على جلسة واحدة على جهاز كمبيوتر واحد. للوصول من كمبيوتر آخر ، ستحتاج إلى الاتصال من البداية بكل كلمات المرور وطرق الأمان الأخرى.

هل يمكن استخدام إدارة المستندات الإلكترونية دون التوقيع الإلكتروني والربط بالخدمات المدفوعة؟

لا. يعد توقيع واستخدام خدمة تدفق المستندات المعتمدة من الحكومة أمرًا ضروريًا حتى يكون تدفق المستندات الخاص بك قابلاً للتنفيذ قانونيًا. يمكنك بالطبع إرسال المستندات بدون توقيعات إلكترونية إلى عملائك بأي طريقة عبر أي قناة. لكنها لا تعتبر تدفق المستندات. هذه ليست أكثر من نسخة للرجوع اليها. في هذه الحالة ، ستحتاج دائمًا إلى تأكيدها من خلال النسخ الأصلية الورقية.

هل من الصعب استخدام إدارة المستندات الإلكترونية؟

يمكن أن تنشأ الصعوبات فقط في مرحلة الاتصال. ولكن لحل هذه المشكلة ، عادة ما يشارك المتخصصون. عملية الاستخدام نفسها بسيطة ومريحة. يقوم المدير (الشخص المسؤول) بفحص المستند ، والنقر فوق الزر "تسجيل" و "إرسال". أولئك. يصبح إرسال المستندات أسهل بكثير من تبادل النسخ الممسوحة ضوئيًا عبر البريد الإلكتروني.

ماذا لو كان عميلي لا يستخدم الموقع الذي أستخدمه؟

لديك خياران. يمكنك ربط الطرف المقابل بموقعك ، على سبيل المثال ، على نفقتك الخاصة. بدلاً من ذلك ، يمكنك معرفة ما إذا كانت هناك إمكانية للتكامل بين أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الخاصة بك. إذا كان الأمر كذلك ، فقط استخدم هذه الخدمة. ثم سيتم نقل المستند وفقًا للمخطط: منك - إلى نظامك - ثم إلى نظام المستلم - وأخيراً ، شخصيًا إلى المستلم. لن يؤثر ذلك على سرعة استلام المستند أو تعقيد استخدام النظام.

تحديث: بعد الكثير من المداولات ، قررت تقديم مصطلح VEDO (تدفق المستندات الإلكترونية الخارجية) ، لأن التبادل الإلكتروني للبيانات هو مفهوم أوسع.

العلامات:

• ويدو
• إدارة المستندات الإلكترونية

إضافة علامات إعداد المفهوم لضمان النظام الأمني ​​في المؤسسة ، والذي من خلال تصميمه وغرضه يوحد جميع مناطقه ، يوفر التواجد في التنظيم للمجمع الكامل للوثائق التنظيمية الداخلية.

هذه هي القواعد واللوائح والتعليمات وأنواع مختلفة من المذكرات وما إلى ذلك المعتمدة في المؤسسة.

يجب أن يبدأ إعداد وثيقة بعنوان "مفهوم ضمان نظام أمني" عندما يكون لدى الشركة لوائح محلية مطبقة.

يجب إعداد المستندات الداخلية وفقًا للقانون المعمول به ويجب إعدادها من قبل محامين ذوي خبرة.

في هذه المقالة ، سنقدم لك القائمة الضرورية لهم ونخبرك عن طلبهم والغرض منه. يمكن أن يكون هناك الكثير من الوثائق الداخلية ، كل هذا يتوقف على اتجاه أنشطة المنظمة ، بما في ذلك التعاون الدولي.

لضمان نظام السلامة في أنشطة الإنتاج ، يتم تطبيق الوثائق التنظيمية الداخلية (المحلية) ، والتي يتم تنفيذها من قبل مسؤولي الشركات وجميع الموظفين في مجالات نشاط الإنتاج التالية:

لوائح العمل الداخلية.

إلزامي للتنفيذ من قبل جميع موظفي المؤسسة دون استثناء (المديرون والمهندسون والعمال) ؛

لائحة "الأسرار التجارية".

يتم توزيعها على المديرين والمهندسين الذين يحملون الأسرار التجارية ؛

اللائحة "بشأن تنظيم عمل المستودعات".

إلزامي للتنفيذ من قبل رؤساء الشركات وموظفي المستودعات (المخازن) المشاركين في المحاسبة وحركة أصناف المخزون (السلع والمواد) ؛

اللائحة "بشأن حماية العمل وتدابير السلامة".

ينطبق على جميع المديرين المشاركين في عملية الإنتاج ، وكذلك مسؤولي الشركات التي توفر حماية العمال وتدابير السلامة ؛

اللائحة "في قسم تكنولوجيا المعلومات (ACS)".

إلزامي لموظفي أقسام تكنولوجيا المعلومات (IT) وأنظمة التحكم الآلي (ACS) ؛

اللائحة "في المحاسبة".

ينطبق على رئيس المؤسسة والمسؤولين وموظفي المحاسبة.

اللائحة "في العمل التعاقدي".

ضروري لعمل المبادرين (المنفذين) لإبرام العقود والإدارة القانونية ؛

اللائحة "على البيانات الشخصية".

وفقًا لمتطلبات اللوائح ، يتم تنفيذ وظائفهم من قبل رئيس ومسؤولي جهاز الموظفين.

اللائحة "في الانضباط".

إلزامي لجميع موظفي الشركات ؛

لائحة "السلامة من الحرائق" ، مخططات الإخلاء ، الأوامر المقابلة ، الحسابات.

إلزامي لجميع موظفي المؤسسة.

اللائحة "بشأن قبول وفصل الموظفين".

إلزامي لجميع خدمات المديرين والموظفين في المؤسسات.

وصف الوظيفة.

تنطبق على جميع موظفي المؤسسات في مجال أداء الواجبات الوظيفية.

اللائحة "في التحكم في الوصول".

إلزامي لجميع موظفي المؤسسة.

تعليمات (لائحة) "بشأن إجراءات استيراد وتصدير مخزون المؤسسة".

إلزامي للتنفيذ من قبل جميع المديرين والأشخاص المسؤولين مالياً ؛

تعليمات لعمل موظفي الشركات الأمنية الخاصة بالمنشآت الخاضعة للحراسة.

ينطبق على جميع العاملين في شركات الأمن الخاصة وفقا للالتزامات التعاقدية. قد تكون مشتركة.

تعليمات لقائمة اختصاصات الأعمال الخطرة.

من الضروري لجميع المديرين المشاركين في الإنتاج المباشر ، وكذلك موظفي خدمة الموظفين والمسؤولين في المؤسسات المسؤولة عن حماية العمال ؛

القواعد "بشأن الصيانة الصحية لمباني المؤسسة".

مصممة لجميع العاملين في المؤسسة.

تذكير بالإجراءات في حالة الطوارئ.

ينطبق على جميع موظفي المؤسسة.

قائمة وثائق الأولوية والممتلكات التي سيتم إخلاؤها في حالة الحرائق وحالات الطوارئ الأخرى.

يسترشد جميع مسؤولي الشركة بالقائمة.

اللوائح والاتفاقيات مع المنظمات الخدمية والأوامر.

سوف تنطبق على المسؤولين الأفراد في الجزء المتعلق.

اللوائح الداخلية الأخرى.

نشر حسب الحاجة لفئة معينة من مسؤولي الشركة.

نؤكد مرة أخرى أن هذه ليست قائمة كاملة من الوثائق التنظيمية الداخلية. قد تكون هناك تعليمات لبطاقات النادي ، وتعليمات لمرافقة البضائع ، وما إلى ذلك.

يجب أن يكون لدى المؤسسة تلك المستندات التنظيمية الضرورية في أنشطة الإنتاج.

يتم اعتماد جميع الوثائق التنظيمية الداخلية (المحلية) من قبل رؤساء الشركات ويتم إرسالها إلى المسؤولين المسؤولين بموجب توقيعهم.

يجب أن يعرف مسؤولو الشركات ، وكذلك الموظفون الذين يشاركون في ضمان النظام الأمني ​​، الوثائق التنظيمية الداخلية المعتمدة وأن يسترشدوا بها في ممارساتهم.

الوثائق الداخلية للمنظمة

الوثائق الداخلية للمنظمة تحكم العديد من جوانب أنشطتها اليومية. أنها توفر عمليات الإدارة ، وتحديد إجراءات وشروط تنفيذ القرارات الإدارية.

يوحد مفهوم "الوثائق الداخلية" جميع الأوراق الرسمية المعدة للاستخدام الداخلي. ينتمون إلى الجزء الأقل تنظيمًا في سير العمل.

حتى وقت قريب ، كان يمكن العثور على تعريف هذا في المعيار الوطني GOST R 51141-98 "العمل المكتبي وأعمال الأرشفة". وبحسبه فإن جميع الوثائق الرسمية التي لا تتعدى الشركة التي أعدتها تعتبر داخلية. ومع ذلك ، مع تقديم GOST 7.0.8-2013 الجديد ، اختفى التعريف من الوثائق التنظيمية والمنهجية.

تلعب المستندات الداخلية دورًا مهمًا في توثيق عمليات الإدارة. إنهم يعملون كمنظمين للحياة الداخلية لأي مؤسسة على قدم المساواة مع الإجراءات التشريعية والقانونية. تملي التشريعات الحالية الحاجة إلى تطوير بعض أعمال الشركات الداخلية.

تعمل أعمال Intracorporate على تسهيل حل المشكلات داخل منظمة معينة. هناك أنواع عديدة من هذه الوثائق. كقاعدة عامة ، يتم تصنيفها على أساس الغرض والمحتوى وترتيب الموافقة على الورقة الرسمية.

يعتمد تكوين قائمة الوثائق الداخلية لمنظمة ما على العديد من العوامل: شكلها التنظيمي والقانوني ، وشكل الملكية ، ودرجة الانفتاح ، والغرض ، والحجم ، ونطاق النشاط.

أنواع المستندات الداخلية في العمل المكتبي الحديث:

	ميعاد
الميثاق ، والتوظيف ، واللوائح ، ولوائح المنظمة ، ولوائح العمل الداخلية ، والوصف الوظيفي	يؤدون وظائف الإطار القانوني للشركة وتشمل أحكامًا ملزمة بناءً على قواعد القانون الإداري.	التنظيمية والقانونية
أوامر النشاط الرئيسي وشؤون الموظفين والمراسيم والأوامر والقرارات والتعليمات	سجل قرارات الإدارة بشأن القضايا التنظيمية.	إداري
خدمة ، مذكرة ، ملاحظات توضيحية ، بيانات ، مقترحات ، شهادات ، محاضر ، أعمال ، استنتاجات	أنها توفر معلومات عن الوضع الفعلي للأمور ، وتشجيع اتخاذ القرارات الإدارية ، وإصدار الإجراءات الإدارية.	المعلومات والمراجع
عقود الإيجار ، تقديم الخدمات ، التعاقد من الباطن ، البناء ، التسليم. اتفاقيات الترخيص ، اتفاقيات إضافية	تحديد الحقوق والالتزامات المدنية لطرفين أو أكثر من أطراف الاتفاقية (أفراد أو كيانات قانونية) ، وتعديلها أو إنهائها.	انكماش
التراخيص والتصاريح ، تصاريح العمل من نوع معين ، الإخطارات ببدء الأنشطة ، شهادة الدخول في السجل التجاري ، قسيمة الحساب وجواز السفر للسجلات النقدية ، عقود الحفاظ عليها	يقومون بإصلاح الجوانب المختلفة لأنشطة المنظمة ، وينظمون القضايا الحالية.	أوراق الخدمة حسب النشاط الرئيسي
دفتر الأستاذ العام ، والتقارير السنوية ، والميزانيات العمومية ، والوثائق الأولية ، وحسابات الأرباح والخسائر ، وأعمال التدقيق والمخزون ، والخطط ، والتقارير ، والتقديرات ، والحسابات ، والدفاتر النقدية	إنها بمثابة أساس للمحاسبة التركيبية والتحليلية في الشركة ، وهي ضرورية لإعداد التقارير (الضرائب والمحاسبة والإحصائية) والمحاسبة.	المالية والمحاسبة
أوامر الموظفين واتفاقيات وعقود العمل ودفاتر العمل والملفات الشخصية والبطاقات الشخصية وجداول الإجازات وحسابات الرواتب	إنها تحدد حقوق والتزامات صاحب العمل ومرؤوسيه ، وتنظم علاقات العمل.	علاقات العمل
السيرة الذاتية ، السيرة الذاتية ، الإيصالات ، التوكيلات	تم إنشاؤها من قبل الموظفين الأفراد على أساس فردي.

يتوافق تنفيذ المستندات الداخلية مع مخطط إنشاء الوثائق الصادرة. أولاً ، يتم إعداد المشروع ، ثم يتم تنسيقه مع أصحاب المصلحة والانتهاء من الملاحظات والملاحظات التي تم الإدلاء بها ، ويتم وضع النسخة النهائية والموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة. ثم يتم تسجيل النسخة النهائية وإعادة إنتاجها في عدد من النسخ تكفي لجميع فناني الأداء. يتم اعتماد كل نسخة وتحويلها للتنفيذ إلى الوحدة الهيكلية المناسبة أو مباشرة إلى الشخص المسؤول مقابل الاستلام. يتم حفظ الأصل في الملف.

مراحل تسجيل المستندات الداخلية:

1. إعداد مشروع أولي.
2. التنسيق.
3. التنقيح على أساس التعليقات المقترحة.
4. المصالحة.
5. التسجيل وفق متطلبات التشريعات والأنظمة المحلية.
6. الموافقة.
7. التوقيع.
8. التسجيل.

مراحل التنفيذ:

التحويل إلى الشخص المسؤول (المؤدي) ؛
- تنفيذ؛
- مراقبة التنفيذ.
- الإيداع في القضية.

تسجيل المستندات الداخلية

يتم تحديد إجراءات تسجيل المستندات الداخلية بناءً على انتمائها إلى فئة معينة. لذلك ، على سبيل المثال ، يتم تسجيل القرارات والتعليمات والقرارات والأوامر بنفس طريقة تسجيل الأوامر. غالبًا ما يتم تسجيل الأوراق الرسمية التي تنتمي إلى فئات أخرى بنفس الطريقة مع الوثائق الصادرة.

يتم تعيين فهرس تسجيل فريد لكل كائن ، يتكون من رمز وحدة هيكلية ، ورقم حالة وفقًا للتسمية ورقم تسلسلي خلال سنة المكتب. غالبًا ما يتم تسجيل الوثائق الداخلية بطريقة لامركزية من قبل المجموعات في تلك التقسيمات الهيكلية حيث يتم وضعها. يمكن أن تكون هذه المستندات المحاسبية أو الأعمال الورقية من قسم شؤون الموظفين أو المكتب.

يجب تسجيل كل قانون محلي للمنظمة في اليوم الذي يتم فيه التوقيع أو الموافقة عليه من قبل الرئيس.

نماذج تسجيل الوثائق الداخلية

اعتمادًا على احتياجات الشركة ، يمكن اختيار مجلة وبطاقة واستمارة تسجيل إلكترونية آلية.

مجلة

يفضل في حالة وجود حجم ضئيل لسير العمل ، ويفترض وجود دفتر يومية منفصل لكل فئة من فئات الوثائق المحلية ، ويكون مناسبًا عندما تأتي المحاسبة المستندية أولاً بسبب تفاصيل أنشطة المنظمة. يستغرق الكثير من الوقت ، ويؤدي إلى ازدواجية العمليات ، ويعقد العمل المرجعي والتحكم في المواعيد النهائية.

بطاقة

يتم التسجيل باستخدام بطاقات التسجيل ، والتي يتم تحديد شكلها داخل الشركة ومثبتة في تعليمات العمل المكتبي. عند استخدام هذه الطريقة ، يمكن للعديد من الموظفين المشاركة في العملية ، وتختفي الحاجة إلى إعادة التسجيل ، ويتم تسهيل تنظيم فهرس البطاقة والعمل المرجعي ، وتبسيط التحكم في التنفيذ.

يعد تسجيل المستندات الداخلية جزءًا مهمًا من حفظ السجلات العامة. تشمل أهدافها الرئيسية ما يلي:

الحصول على معلومات لحساب عدد الموظفين في خدمة إدارة المكاتب ؛
- اختيار الوسائل التقنية التي تلبي احتياجات المنظمة.
- تعديل عبء العمل على المنفذين وإدارات المؤسسة عند التعامل مع الوثائق ؛
- تسمح لك المحاسبة المنظمة بشكل صحيح بتقييم حجم سير العمل ، وتحديد موقع أي كائن بسهولة وتسلسل العمل به.

لحساب الوثائق المحلية ، يتم استخدام سماتها الأساسية ، والتي تجعل من الممكن تحديد أي كائن بشكل فريد:

1. رقم التسجيل التسلسلي.
2. تاريخ التسجيل.
3. المحتوى.
4. مترجم التقسيم.
5. المقاول.
6- مدة الأداء.
7. التقدم في التنفيذ.
8. رقم القضية.

بغض النظر عن نموذج التسجيل ، يمكن تخصيص سمات إضافية لكل كائن ، على سبيل المثال ، عدد الأوراق أو وجود المرفقات. لاحظ أنه يجب إجراء المحاسبة والتسجيل وفقًا لتعليمات إدارة السجلات المعتمدة وتسمية الحالات التي تعتمدها الشركة.

الجرد الداخلي للوثائق

الجرد الداخلي لوثائق الحالة هو مستند محاسبة يحتوي على قائمة بوثائق الحالة التي تشير إلى الأرقام التسلسلية لوثائق الحالة والفهارس والتواريخ والعناوين وترقيم أوراق الحالة.

إنها وثيقة إلزامية في عملية تسجيل الحالات بمعلومات ذات قيمة خاصة للشركة. يحتوي الجرد الداخلي لوثائق الحالة على نموذج موحد ويتم تعبئته في ورقة منفصلة.

يجب توقيع السجل الداخلي للقضية من قبل المترجم. في حالة ربط الجرد الداخلي أو تطويقه بدون فراغ ، يتم لصقها على الجانب الداخلي للغلاف الأمامي للحالة.

في أرشيف المنظمة ، يكون مفهوم الحالة ووحدات التخزين متساويين.

أوراق الجرد الداخلي للحالة مرقمة بشكل منفصل بالأرقام العربية ومشار إليها في ورقة التصديق بعلامة "+".

قواعد ملء الجرد الداخلي لوثائق القضية:

رقم سري.

يشار إلى الرقم التسلسلي للمستند في الملف.

فهرس الوثيقة.

فهرس المستند هو رقم تسجيل المستند (إذا لم يكن هناك أي شيء ، فسيتم عمل ملاحظة في الجرد الداخلي).

تاريخ الوثيقة.

يحتوي العمود على تاريخ تسجيل المستند أو تاريخ توقيع المستند (إذا لم يتم تسجيل المستند).

عنوان المستند.

يتضمن عنوان المستند ملخصًا للمستند.

أرقام الأوراق.

من الضروري الإشارة إلى أرقام أوراق المستند.

ملحوظة.

في ملاحظة ، إذا لزم الأمر ، يتم تدوين ملاحظات حول ميزات الحالة المادية لوثائق الحالة (الإزالة ، والإدراج ، واستبدالها بنسخ ، وما إلى ذلك) مع روابط للأعمال ذات الصلة.

السجل النهائي.

في نهاية الجرد ، يلي ذلك محضر موجز ، يُشار فيه إلى عدد الوثائق بالأرقام والكلمات. يشار إلى عدد أوراق الجرد الداخلي.

وثائق الرقابة الداخلية

في الوقت الحالي ، إذا كانت المؤسسة تخضع للتدقيق الإلزامي ، فيجب عليها ليس فقط إجراء الرقابة الداخلية على حقائق النشاط الاقتصادي ، ولكن أيضًا تنظيم الرقابة الداخلية للمحاسبة وإعداد البيانات المحاسبية (المالية).

استثناء: حالة يتولى فيها رئيس المنظمة مسؤولية الحفاظ على السجلات المحاسبية. على سبيل المثال ، يجب على الشركات الصغيرة ، عند تنظيم الرقابة الداخلية ، أن تنطلق من مبدأ العقلانية ، وفي ظل ظروف معينة ، يمكن لرئيس مثل هذا الكيان الاقتصادي ممارسة وظائف الرقابة الداخلية بشكل مستقل. يمكن تطبيق نهج مماثل ، وفقًا للمعلومات رقم PZ-11/2013 ، من قبل بعض المنظمات غير الربحية.

يجب أن تكون الرقابة الداخلية في أنشطة المنظمة:

1. لتتغلغل في نظام الإدارة بأكمله ، من تطوير الخطط الاستراتيجية وصياغة المهام التكتيكية للسيطرة على عملية محددة لاكتساب واستخدام وضمان سلامة أي مورد وأصول ؛
2. لتعزيز تنفيذ قرارات الإدارة ، وتقييم شرعيتها وفعاليتها ، وإظهار الحالة الحقيقية للشؤون في المنظمة ، وتحديد وتقليل المخاطر.

لا ينبغي أن تقوم الضوابط الداخلية بتقييم موثوقية حقائق الحياة الاقتصادية فحسب ، بل يجب أيضًا أن تمنع الأحداث والعمليات والعمليات غير القانونية وتمنع النتائج السلبية للأنشطة المالية والاقتصادية للكيان الاقتصادي. تقوم الرقابة الداخلية بتقييم موثوقية المؤشرات وحسن توقيت إعداد التقارير. يمنع تشويه البيانات المحاسبية والبيانات المحاسبية (المالية).

تشمل إجراءات الرقابة الداخلية ، وفقًا لتوصيات وزارة المالية الروسية ، ما يلي:

توثيق جميع المعاملات والعمليات ؛
التحقق من امتثال مستندات المحاسبة الأولية للمتطلبات المحددة وتقييم موثوقية المعلومات ؛
تفويض المعاملات ، وتقديم تأكيد على مشروعية عمولتها ؛
تسوية البيانات
تحديد الصلاحيات ، وتحديد حقوق والتزامات المسؤولين ؛
السيطرة على الوجود الفعلي للأشياء وحالتها ؛
تحليل تحقيق الأهداف المحددة ، وتقييم صحة تنفيذ المعاملات والعمليات ؛
الإجراءات المتعلقة بمعالجة الكمبيوتر للمعلومات ونظم المعلومات.

وبالتالي ، يجب أن يكون لدى المنظمة مستندات تحتوي على قائمة معتمدة ووصف وخصائص وتقييم كمي للطرق والإجراءات الرئيسية للرقابة الداخلية.

أهم عناصر الرقابة الداخلية هي الكشف عن المخاطر ، وتحليل المخاطر ، وقرارات الإدارة التي تهدف إلى إزالتها وتقليلها وتقليلها.

يقال في المعلومات الصادرة عن وزارة المالية N PZ-11/2013 أن تقييم المخاطر مصمم لتحديد تلك التي قد تؤثر على موثوقية المحاسبة وإعداد التقارير.

يجب أن يضمن المراقبون الداخليون ما يلي:

وقعت حقائق الحياة الاقتصادية ، المنعكسة في المحاسبة ، في الفترة المشمولة بالتقرير وتتعلق بالأنشطة الحالية للمنظمة ؛
الممتلكات وحقوق الملكية والتزامات المنظمة ، المنعكسة في المحاسبة ، موجودة بالفعل ؛
تنعكس كائنات المحاسبة في قياس القيمة الصحيح ؛
يتم الكشف عن البيانات المحاسبية بشكل صحيح وفي الوقت المناسب في البيانات المحاسبية.

تقييم مخاطر سوء المعاملة. يمكن أن ترتبط إساءة الاستخدام بأي مجال من مجالات المحاسبة وأنشطة المنظمة ككل.

ترتبط مشكلة تقييم مخاطر الإساءة بشكل مباشر بالحذر والإهمال عند القيام بالأعمال التجارية بشكل عام وعند اختيار الأطراف المقابلة بشكل خاص.

مع الأخذ في الاعتبار توصيات وزارة المالية الروسية ، من أجل التنظيم الصحيح للرقابة الداخلية وتنفيذها ، من الضروري تطوير وتنفيذ المستندات التنظيمية والإدارية الداخلية لكيان اقتصادي (أوامر ، أوامر ، لوائح ، توصيف وظيفي ، أنظمة ، طرق ، معايير). يتم تحديد واجبات وسلطات الإدارات والموظفين المنصوص عليها في هذه الوثائق اعتمادًا على تفاصيل أنشطة الكيان الاقتصادي وخصائص نظام إدارته. يمكن تنفيذ الرقابة الداخلية عن طريق الخدمات الداخلية للمنظمة وبمشاركة مستشارين خارجيين.

يجب إيلاء اهتمام خاص لحقيقة أن فعالية الرقابة الداخلية يمكن أن تنخفض أو تقيد لأسباب مختلفة ، غالبًا ما تكون خارجة عن سيطرة المنظمة. على سبيل المثال ، التغييرات في التشريعات ، وظهور ظروف جديدة خارج مجال تأثير قيادة كيان اقتصادي. لكن تجاوز السلطات الرسمية من قبل الإدارة أو غيرهم من الموظفين أو حدوث أخطاء في عملية صنع القرار ، في إدارة المعاملات ، في المحاسبة هي بالفعل أسباب داخلية ويمكن تقليل تأثيرها على تنظيم الرقابة.

في الختام ، تجدر الإشارة إلى أنه يجب إنشاء نظام رقابة داخلي واستخدامه في أنشطتها من قبل كل شركة. إنها أداة إدارة تنظيمية تسمح لك بتنفيذ مختلف العمليات التجارية بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. لا ينبغي للرقابة الداخلية أن تكتشف فقط أوجه القصور والانتهاكات من حيث الحقائق المنجزة بالفعل في الحياة الاقتصادية ، ولكن يجب أن تمنع حدوثها في المستقبل أيضًا. ومن المهم أن يتم تنفيذه باستمرار ، دون ثغرات خلال فترة التقرير بأكملها ، مع الامتثال الكامل للوائح المعتمدة.

يجب أن تصبح الرقابة الداخلية من أهم الأدوات في اتخاذ القرارات وتحقيق الأهداف الإستراتيجية للمنظمة وحماية الأصول واستخدامها الفعال والامتثال للتشريعات والقوانين الداخلية وكذلك إعداد بيانات محاسبية (مالية) موثوقة.

اللوائح الداخلية

إحدى الوثائق التي تحكم علاقات العمل مع صاحب العمل (وفقًا للقانون) هي لوائح العمل الداخلية (PVTR). على سبيل المثال ، باستخدام القواعد في المنظمة ، فإنها تحدد نظام العمل ، وجدول العمل الداخلي ، وإجراءات تطبيق الحوافز والعقوبات على الموظفين ، وتحدد حقوق والتزامات ومسؤوليات الأطراف في عقد العمل ، وغير ذلك. ظروف العمل.

يتم تطوير وتصنيف PVTP من قبل المنظمة بشكل مستقل (بناءً على تفاصيل العمل) من قبل الموظفين أو القسم القانوني للمؤسسة ويمكن أن يكون ملحقًا بالاتفاقية الجماعية. هناك إطار تنظيمي للمساعدة في تطوير PITP. نظرًا لأن هذه الوثيقة تشير إلى التنظيمي والإداري ، يتم تنظيم تصميمها وفقًا للمتطلبات التي حددتها GOST R 6.30-2003.

عادة ، لا يتم وضع صفحة العنوان لقواعد المنزل. يجب أن تحتوي الورقة الأولى من القواعد على عنوان مع صورة الشعار ، والاسم الكامل للمؤسسة (في بعض الحالات ، يُسمح بالإشارة إلى الاسم المختصر إذا كان مدرجًا في الميثاق) ، بالإضافة إلى اسم المستند - بأحرف كبيرة. إذا كانت لوائح العمل المطورة عبارة عن ملحق للاتفاقية الجماعية ، يتم وضع علامة مقابلة في الأعلى.

في الزاوية اليمنى العليا ، يتم وضع ختم الموافقة على القواعد. على سبيل المثال ، أوافق على الاسم الكامل للمدير العام. تاريخ.

تاريخ وضع القواعد هو تاريخ الموافقة عليها.

دعنا نذكرك مرة أخرى أن PVTP يجب أن يعكس تفاصيل عمل المنظمة وتحديد أكبر عدد ممكن من المواقف النموذجية التي تنشأ في سياق العمل.

يحظر أن تنص القواعد الداخلية على شروط تؤدي إلى تفاقم أوضاع الموظفين.

يجب أن تمر مجموعة القواعد المطورة بالضرورة بمرحلة الاتفاق مع الإدارات الأخرى في المنظمة ، وكذلك مع ممثلي اللجنة النقابية ، وبعد ذلك فقط يوافق عليها الرئيس.

من الضروري تعريف جميع الموظفين بالإجراء المعتمد مقابل الاستلام. لذلك ، يجب وضع PTP في مكان ظاهر ومتاح للقراءة في أي وقت.

1. أحكام عامة - الغرض من القواعد وتطبيقها ، على من تنطبق عليهم ، وفي هذه الحالات يتم مراجعة المعلومات العامة الأخرى.
2. إجراءات قبول وفصل الموظفين - وصف لإجراءات تسجيل قبول وفصل الموظفين ، وإجراءات المنظمة عند نقل موظف إلى وظيفة أخرى ، وشروط ومدة فترة الاختبار ، وقائمة بالمطلوبات. مستندات.
3. الحقوق والواجبات الأساسية للموظفين (استناداً إلى المادة 21 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
4. الحقوق والالتزامات الأساسية لصاحب العمل (استناداً إلى المادة 22 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
5. ساعات العمل - وقت بداية ونهاية يوم العمل (الوردية) ، وطول يوم العمل (الوردية) وأسبوع العمل ، وعدد الورديات في اليوم ؛ قائمة مناصب الموظفين الذين لديهم ساعات عمل غير منتظمة ، إن وجدت ؛ مكان وشروط دفع الأجور.
6. وقت الراحة - وقت استراحة الغداء ومدتها. فترات راحة خاصة لفئات معينة من العمال (على سبيل المثال ، اللوادر ، عمال النظافة ، البنائين الذين يعملون في الهواء الطلق خلال موسم البرد) ، بالإضافة إلى قائمة الأعمال التي يعملون فيها ؛ أيام العطلة (إذا كانت المنظمة تعمل في أسبوع عمل من خمسة أيام ، فيجب أن تشير القواعد إلى أي يوم ، باستثناء الأحد ، سيكون يوم عطلة) ؛ مدة وأسباب منح إجازات سنوية إضافية مدفوعة الأجر.
7. حوافز للموظفين - إجراءات تطبيق إجراءات الحوافز المعنوية والمادية.
8. مسؤولية الموظفين عن انتهاك الانضباط - وصف لإجراءات تطبيق الإجراءات التأديبية ، ورفع العقوبات التأديبية ، وأنواع العقوبات والانتهاكات المحددة لانضباط العمل التي قد تستلزم عقوبة.
9. أحكام ختامية - تشمل فقرات بشأن التنفيذ الإلزامي للقواعد وإجراءات حل النزاعات حول علاقات العمل.

قد يتضمن PVTP أيضًا أقسامًا أخرى ، على سبيل المثال "المعلومات السرية" ، "وضع النقل والمحتوى داخل الموقع".

الوثائق الداخلية والخارجية

وفقًا للغرض منها ، يتم تقسيم المستندات المحاسبية (المصنفة) إلى:

أ) الإدارية ، والتي تحتوي على أوامر لتنفيذ صفقة تجارية معينة ؛ فهي ليست أساسًا لتسجيل المعاملات في المحاسبة ، حيث لا يوجد تأكيد بحدوث مثل هذه المعاملة. تشمل المستندات الإدارية الأوامر والتعليمات والتعليمات وما إلى ذلك ؛
ب) تنفيذي أو نفي يؤكد حقائق العمليات. هم المرحلة الأولى من التسجيل. وتشمل هذه الإيصالات والنفقات ، والفواتير ، والإيصالات التي تؤكد قبول القيم ، وأعمال العمل المنجز ، وما إلى ذلك ؛
ج) المستندات المحاسبية ، والتي تشمل المعلومات الإدارية ، والشهادات المختلفة ، والحسابات ، وما إلى ذلك. (على سبيل المثال ، حساب المبلغ لشراء وشراء الأصول المادية) ؛
د) مدمجة - مع علامات لمرة واحدة للوثائق الإدارية والتنفيذية للمحاسبة في معاملة تجارية معينة وفي نفس الوقت إشارة إلى انعكاسها في الحسابات المحاسبية. تتضمن هذه المستندات تقارير مسبقة وأوامر الربح والمنافذ النقدية وطلبات تحرير المواد من المستودع.

حسب مكان التحضير ، تنقسم الوثائق إلى خارجية وداخلية.

المستندات الخارجية هي تلك التي تأتي من مؤسسات أو منظمات أخرى ، أي أنها خارج المؤسسة. وتشمل هذه البيانات البنكية وفواتير الموردين وما إلى ذلك.

المستندات الداخلية هي مستندات يتم إعدادها (مكتوبة) في مؤسسة معينة ، في مؤسسة.

حسب حجم المعاملات المعروضة ، يتم تقسيم المستندات إلى مستندات أولية وموجزة.

المستندات الأساسية هي تلك المستندات التي تؤدي لأول مرة تسجيل معاملة تجارية في وقت تكليفها أو بعد التنفيذ مباشرة. وتشمل هذه إجراءات قبول الأصول الثابتة والفواتير والإيصالات وما إلى ذلك والتخلص منها. يتم إعداد المستندات الموحدة على أساس الوثائق الأولية. وتشمل هذه التقارير المختلفة وكشوف المرتبات وما إلى ذلك.

وفقًا لطريقة الاستخدام ، يتم تقسيم المستندات إلى لمرة واحدة وتراكمية.

تُستخدم المستندات لمرة واحدة فقط للتسجيل لمرة واحدة ولعكس المعاملات. وتشمل هذه الأوامر النقدية المربحة والإنفاق ، ومتطلبات استلام الأصول المادية من المستودع ، وما إلى ذلك.

تُستخدم المستندات التراكمية لتنفيذ وتسجيل المعاملات المتعددة خلال فترة زمنية معينة (أسبوع ، عقد ، شهر). على سبيل المثال ، بطاقات الحد من السياج ، والتي يتم من خلالها إصدار مواد للإنتاج (أداء العمل). مثل هذه الوثائق تقلل من كمية الوثائق الأولية.

وفقًا لدرجة استخدام الأموال ، يتم تقسيم المستندات إلى وثائق يدوية وآلية.

تخضع المستندات الأساسية للتحقق الإلزامي من قبل الموظفين الذين يحتفظون بالمحاسبة في الشكل والمحتوى ، أي وجود تفاصيل إلزامية في المستند وامتثال المعاملة التجارية للتشريعات الحالية ، ويتم التحقق من الارتباط المنطقي للمؤشرات الفردية.

تُستخدم المستندات المحاسبية لنقل الأوامر من المدير إلى المنفذ ، أي لإدارة الأنشطة الاقتصادية للمؤسسة.

يلعب التوثيق دور الدافع ، ويؤدي إلى حركة المعلومات المحاسبية. يوفر المحاسبة مع انعكاس مستمر ومستمر للأنشطة الاقتصادية للمؤسسة. بمساعدة التوثيق ، يتم التحكم في صحة العمليات ، ويتم إجراء التحليل الحالي للعمل المنجز. وبالتالي ، فإن التوثيق يؤدي وظائف التحكم والتحليل.

محاسبة الوثائق الداخلية

رقم تسجيل المستند عبارة عن دعائم متعددة الوظائف. بالإضافة إلى الغرض الرئيسي منه - الترقيم الترتيبي للمستندات ، يساعد فهرس المستندات في حل مجموعة متنوعة من المشكلات. بحلول نهاية الأرقام التسلسلية في نهاية العام ، يمكنك تتبع النمو في حجم تدفقات المستندات التي تمر عبر المؤسسة ، وبالتالي من خلال السكرتير ، مما يشير إلى زيادة عبء العمل الشخصي وقد يصبح أساسًا للمطالب القانونية لـ زيادة الرواتب أو زيادة موظفي الأمانة.

GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية "تسمح ، وفقًا لتقدير المنظمة ، بتكملة أرقام التسجيل التسلسلية بمؤشرات التعريف (البند 3.12) ، مما يساهم في حل المهام المتعلقة بالبحث التشغيلي عن مستند معين.

لذلك ، يتم استكمال ترقيم الرسائل الصادرة برمز القسم الذي بدأ المستند. لتجنب الالتباس مع تعريف المستند الإداري ، يتم ترقيم أوامر الموظفين مع تعيين الفهرس K (الأفراد) أو PM (الأفراد) ، ومن المعتاد استكمال رقم الأمر بالحرف R.

عندما تتلقى طلبًا للبحث عن مستند ، يمكن للسكرتير برقم ، وبشكل أكثر دقة ، من خلال الفهرس المعين بشكل إضافي ، التنقل بسهولة في هذه الحالة (المجلد) للبحث عنه ، على سبيل المثال:

رقم 26 ص - في الأوامر ؛
رقم 26-ls - في أوامر الأفراد ؛
رقم 26 أوبرا - من بين محاضر الاجتماعات العملياتية.

عن طريق إضافة الرقم التسلسلي للمستند المستلم بالحرف F (الفاكس) أو E (البريد الإلكتروني) ، يمكنك حل مشكلة المحاسبة عن طريقة تسليم الرسالة إلى مؤسستك دون زيادة نماذج التسجيل (المجلات).

تسجيل واحد. يتم تسجيل وثيقة داخل جدران مؤسسة واحدة مرة واحدة (عند الإنشاء أو الاستلام). ينتقل المستند من وحدة إلى أخرى تحت رقمه الفريد ، أي التقسيمات الداخلية ، بعد استلام وثيقة ، تأخذها في الاعتبار تحت الفهرس المعين أصلاً ، ولا تعين واحدًا جديدًا. تنطبق هذه القاعدة على كل من الوثائق الإدارية والمراسلات الرسمية.

الالتزام بمواعيد التسجيل. وفقًا للمادة 16 من قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 477 ، يتم تسجيل المستندات المستلمة في يوم الاستلام ، الذي تم إنشاؤه - في يوم التوقيع أو الموافقة أو يوم العمل التالي. يتم تبرير هذه المتطلبات بحقيقة أن تأخير المستند في مرحلة التسجيل يقلل من وقت التنفيذ الفعلي بحلول التاريخ المحدد. يمكن أن يؤدي هذا التأخير إلى عواقب سلبية على الموظفين أو حتى للمؤسسة بأكملها ، بغض النظر عن شكل الملكية. يجب أن تنعكس إجراءات وشروط التسجيل في التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي لشركة معينة.

فصل سجلات التسجيل. كل نوع من المستندات له تسجيل منفصل خاص به.

لذلك ، في استمارات التسجيل المنفصلة ، يتم أخذ ما يلي في الاعتبار:

المراسلات الواردة (المستندات الواردة) ؛
وثائق صادرة
ملاحظات الخدمة الداخلية ؛
أوامر للنشاط الرئيسي ؛
أوامر الأفراد
الطلب #٪ s؛
محاضر مجلس الإدارة ؛
تقارير اجتماعات التخطيط (RAM) ، إلخ.

يتم التسجيل في غضون سنة تقويمية. في 1 يناير من كل عام ، تتم إعادة تعيين ترقيم جميع أنواع المستندات تقريبًا (الطلبات ، والرسائل الواردة والصادرة ، والبروتوكولات ، وما إلى ذلك) إلى الصفر. الاستثناء هو جرد حالات التخزين الدائم. تحتوي قوائم الجرد هذه على رقم واحد وترقيم شامل للعناصر طوال عمر المؤسسة بالكامل.

اكتمال انعكاس المعلومات حول المستند أثناء التسجيل. عند إدخال بيانات التسجيل في السجل (قاعدة البيانات) لقاعدة البيانات ، تتم الإشارة إلى جميع المعلومات المتوفرة في المستند: الفهرس والتاريخ والإشارة إلى رقم وتاريخ الطلب واسم المرسل إليه / المرسل وأيضًا محتواه ذكر بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. بالإضافة إلى المعلومات التي يتم أخذها في الاعتبار تقليديًا ، يجب استكمال نماذج التسجيل بأعمدة من شأنها أن تعكس المعلومات الإضافية التي يطلبها الموظفون أو العملاء بشكل متكرر (على سبيل المثال ، طريقة الإرسال). يجب تحديد قائمة العلامات التي يتم أخذها في الاعتبار في تعليمات العمل المكتبي.

توحيد التسجيل ، بغض النظر عن شكله أو شكل استلام (إنشاء) المستند. يتم إنشاء محاسبة المستندات في المؤسسة وفقًا لنفس القواعد ، بغض النظر عن شكل التسجيل المقبول: يدويًا في مجلة أو في Excel أو باستخدام برنامج متخصص لإدارة المستندات الإلكترونية.

الوثائق التنظيمية الداخلية

كثيرون ، الذين يجلسون لكتابة وثيقة تنظيمية ، ضع في اعتبارك فكرة أن مهمتهم هي إعداد وثيقة تنظيمية صحيحة. ولكن هذا ليس هو الحال. في الواقع ، مهمتهم هي تحسين حالة النظام. ولهذا تحتاج إلى التأكد من التنفيذ ، والتنقيب عن وثيقتك التنظيمية في عقول كل موظف في المؤسسة. تأكد من أن كل موظف يقرأ المستند الخاص بك ، ويفهم المستند الخاص بك ، ويمكنه تذكره ، وتنفيذه ، والتعامل معه على أنه شيء مهم ، وتعديلات الصوت والإضافات لك ، تعيش وفقًا للمستند الخاص بك.

مهمتك هي جعل شق الأسفلت.

لإنشاء مثل هذا المستند ، يجب أن يكون تقاطعًا بين نص القانون ونص إحدى رسائل Chichvarkin.

للبدء ، قم بدراسة جميع معايير إدارة المستندات المتاحة ، و GOSTs للتوثيق ، ومتطلبات التعليمات.

بعد أن تتأكد من أنك تعرف جميع المتطلبات ، يمكنك تجاهل أي منها ، لأن إنها اختيارية ، إلا إذا قررت الحصول على شهادة مطابقة للمعيار.

بعد ذلك ، من الضروري دراسة الحالة الحالية للنظام. افهم كيف سيؤدي الالتزام بالمعيار الجديد إلى تحسين هذه الحالة.

لأن يصف المستند ، كقاعدة عامة ، العملية - في العملية ، يجب توضيح متطلبات العميل الداخلي. بالطبع ، مع هذا العميل الداخلي للغاية ، يجب أيضًا الاتفاق على هذه اللائحة في مرحلة التطوير.

عند الجلوس لكتابة الوثيقة التنظيمية التالية ، يجب أن تكون في حالة مزاجية لإعداد أفضل وثيقة تنظيمية في تاريخ البشرية.

يجب أن يحتوي المستند على مثل هذه الشحنة التراكمية لتمرير الطبقات التالية من درع القصور الذاتي للنظام:

1. يجب قراءة الوثيقة.

يجب على كل موظف قراءة المستند الخاص بك ، وليس مجرد توقيع التعارف. لهذا ، يجب أن تكون الوثيقة قصيرة ، يجب أن تكون مصممة بشكل جميل وليست مملة ، وليست كقطعة من البيروقراطية ، وأيضًا لا تحتوي على أجزاء غير ضرورية ، والتي يجب أن تكون فقط من أجل اللياقة.

لا يهتم البيروقراطيون القدامى بهذا الأمر. إنهم ببساطة يشعرون بالراحة في حقيقة أنه يجب قراءة وثيقتهم من قبل أولئك الملزمين بذلك. وإذا قام الموظفون ببساطة بالتوقيع على أحد معارفهم ، فهم ببساطة موظفين تافهين تافهين ، ويتحملون اللوم لأنهم لم يقرؤوا ما يلي. إذا انتهكوا الوثيقة التنظيمية ، فسوف يجيبون ، لأن ها هو - التوقيع في المقدمة!

أكثر الأشياء غير الفعالة التي يمكن أن تكون إذا كانت الأهداف هي تنفيذ عملية جديدة / متغيرة هو التعرف على التوقيع. إذا بدأ التعارف وانتهى بتوقيع على ورقة التعارف ، فهذا عمل "للعرض" للهواة العاديين ، الذين ألقوا كل المسؤولية عن فناني الأداء ، ولم يكونوا في حيرة من نتائج وفعالية متطلباتهم بشكل خاص.

2. يجب أن تكون الوثيقة مفهومة.

تخيل أنك تشرح نص المستند إلى أحد الموظفين شخصيًا. اكتب فقط! وليس مكتبًا متداخلًا!

لا يهتم البيروقراطيون القدامى بهذا الأمر. إنهم ببساطة يكتبون شيئًا مثل: "يجب على المنظمة ، حيث يتم استخدام المراقبة والقياس للحصول على دليل على مطابقة المنتجات والخدمات للمتطلبات المحددة ، تحديد الموارد اللازمة لضمان ملاءمة وموثوقية البيانات."

هذا هو السبب في أن خدمات نظام إدارة الجودة تكره الجميع - فهم يكتبون بحثًا ذكيًا ، ثم يتحمسون لأن الجميع يتجاهلها. نعم ، مجرد قراءة مثل هذا المستند هو عمل بحد ذاته!

وعندما يتم الإشارة إلى أن الوثيقة ليست مكتوبة بشكل واضح ، فإنهم يقترحون إثارة مسألة مؤهلات الموظفين الذين تستهدفهم الوثيقة.

يمكنك كتابة أمثلة في التعليمات وحتى في المعيار ، يمكنك كتابة الحجج ، يمكنك كتابة أي شيء لتسهيل فهم الموظفين للمعنى الذي تحاول نقله إليهم!

في بعض الأحيان تقرأ فقرة التعليمات وتطرح سؤالاً على المؤلف:

وماذا يعني هذا البند حقا؟

ليس من المهم كيف كتبت الوثيقة ، الشيء الرئيسي هو كيف سيتم فهمها!

بغض النظر عن مدى وضوح المستند المكتوب ، بمجرد الموافقة عليه ، لا يزال المستند بحاجة إلى توضيح. أ) من خلال التدريب ؛ ب) من خلال تنفيذ مرحلي مع تحليل المشاكل الناشئة وتعديل اللوائح ، إذا لزم الأمر.

3. يجب حفظ الوثيقة.

للقيام بذلك ، يجب أن تنقل للموظف أهمية وملاءمة المشكلة التي يتم حلها. يمكنك وصف الحالة الحالية أو المشكلة التي يتم حلها (من الأفضل وضع ذلك في خطاب تغطية) وتزويدها بأكبر قدر ممكن من الألم.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تجعل النص ملونًا عاطفياً عند الاقتضاء. من المسموح به أن يتحول مثل هذا الكلام إلى "لا تخبر العميل بأي حال من الأحوال ..". يتم تشجيع وجود أمثلة محددة ، والكلام الواضح والعامي ، والخطاب السردي. لا تتردد في أن تكون مبدعًا. العقل البشري هو الأفضل في تذكر الصور والنصوص التي تشبه سرد قصة.

لكن لا يجب المبالغة في ذلك ، لذا من الأفضل استبدال كلمات مثل "أجب بشكل صحيح" بكلمة "إجابة صحيحة".

4. يجب أن يتم تنفيذ الوثيقة.

للقيام بذلك ، استخدمت مثل هذه التقنية كوصف لما يحدث عند انتهاك فقرة أو أخرى. أنا أصف الشرط. تحتها أكتب "إذا لم يتم الوفاء بذلك ، فسيحدث ما يلي: * يتم وصف صورة مؤلمة وحقيقية للفشل التام *" لا تتردد في مناقشة ادعاءاتك. الشرط أدناه هو سبب ترشيحها على الفور.

لا يهتم البيروقراطيون القدامى بهذا الأمر. هم فقط يطالبون. يعتقدون أن كل شخص يمكنه أداء شيء ما فقط تحت تهديد نوع من العقوبات ، وليس لأسباب تتعلق بالدوافع الذاتية (اللياقة ، على سبيل المثال). وهم يسعون إلى تنفيذ وثيقة طن من الرقابة والإدارة الدقيقة والغرامات وغيرها من مظاهر الدوافع الخارجية. وكل هذا بالطبع مودا. أو يقولون ببساطة أن موظفي المنظمة غير مسؤولين للغاية وضعف التفكير.

سيفي معظم الموظفين بمتطلباتك إذا فهموا فقط سبب الحاجة إليها. سيتجاهل معظم الموظفين مطالبك ، حتى تحت التهديد بنوع من العقوبة ، إذا لم يفهموا سبب ضرورة ذلك.

هناك العديد من الطرق لزيادة الدافع الجوهري للأشخاص للامتثال لمتطلبات النظام. حتى أنني ذهبت إلى حد الإهانات "إذا كنت لا تفي بهذا الشرط ، فلا يمكن استدعاء متخصص" والتهديدات "انتهاك هذه التعليمات يعاقب عليه بخبث خاص" ضمن المستندات التنظيمية.

5. يجب على الجميع العيش وفقًا للمستند الخاص بك. إذا تغيرت العملية ، يجب أن تكون الفكرة الأولى للموظفين هي "من الضروري إجراء تغييرات على اللوائح".

للقيام بذلك ، حاول إشراك الجميع في إنشاء هذا المستند. إذا كتب شخص ما وثيقة تنظيمية ، إذا شارك بنشاط في الموافقة عليها ، فسوف يتعامل معها باهتمام كبير. اطلب من الجميع التعبير عن إضافاتهم.

بعد الموافقة على الوثيقة ، لن تتاح للموظفين الفرصة ليقولوا أنه قد تمت كتابة نوع من الهراء ولا يمكن القيام به. هم أنفسهم كتبوا هذا الهراء ووافقوا. ثانيًا ، سوف يسمح لنا رأس إضافي عند تحديد المتطلبات بالنظر إلى المتطلبات من جانب آخر ، والتي لم نتمكن من أخذها في الاعتبار. قد يكون لدى مالكي العمليات عرض أكثر تفصيلاً للحالة الحالية للنظام.

كلما زاد الوقت الذي نقضيه في تطوير الوثيقة والموافقة عليها ، قل الوقت الذي سنحتاجه لتنفيذه ، وتحويل المتطلبات إلى واقع.

استخدم دائمًا مفهوم فترة الاختبار ، عندما لا يتحكم شخص ما في الوفاء بالمتطلبات ، ولكن يمكنه حل جميع المشكلات بسرعة ، والإجابة على الأسئلة الناشئة ، والاطلاع على التقدم المحرز في تنفيذ المتطلبات من البداية إلى النهاية. عملية خلال هذه الفترة.

ولا تنس أن وثيقتك يجب أن تكون منهجية وبنية صحيحة. قم بتكوين المدخلات والمخرجات بشكل صحيح ، والروابط إلى اللوائح الأخرى ، والمواقف المحددة بشكل صحيح ، وعدم وجود أخطاء إملائية ، وتصميم جميل. يمكنك تعلم الكثير من الأمثلة المفيدة من معايير GOST ومعايير تدفق المستندات ، والتي أوصيت بقراءتها في بداية هذه المقالة.

بهذه الطريقة يمكنك التأكد من أن المستند "مباشر". يمكن لأي شخص كتابة أوراق ميتة لا يقرأها أحد أو يسترشد بها.

مثال على خطاب الغلاف الذي قدمت به معيار منظمة "إدارة جودة المنتج" الذي تم إطلاقه للموافقة عليه عن طريق البريد داخل الشركات:

زملائي الأعزاء!

يرجى التعامل مع هذا المعيار باعتباره أهم وثيقة في المنظمة. هذا هو الجوهر وأساس الأسس التي يدور حولها كل شيء.

المعيار ليس مثاليًا الآن. يبدو أشبه بالهيكل العظمي ، لكنه في المستقبل سوف ينمو لحمًا ، ويصبح أكثر تفصيلاً ونظامًا.

أريد أن يساهم كل واحد منكم في كتابة هذا المعيار. اكتب لي إضافاتك وتعليقاتك بنفس الطريقة الدقيقة والمفصلة بينما أراجع وثائق كل واحد منكم التي تأتي إلي للموافقة عليها.

أسوأ شيء يمكنك القيام به هو تجاهل عملية الولادة لهذا المستند. حان الوقت الآن للتعبير عن جميع المخاوف والاتفاق على كل شيء. عندما تتم الموافقة على المعيار ، لن أسمح لك بعد الآن بالخجل من تنفيذه.

الآن أرى حالة نبني فيها بسرعة كبيرة ، لكننا نبني على الرمال. وأنت بحاجة - على الأساس! هذا المعيار هو الأساس الذي أحاول وضعه تحت أنشطتنا. نحن نبني منزلاً على جانب واحد ، وهذا الجزء الذي تم بناؤه قبل ذلك بقليل يتداعى. لذلك ، يجب أن تتخلى عن فكرة أن بناء مؤسسة هو مضيعة للوقت. نعم ، إنه غير مرئي ، tk. إنها تحت الأرض ، لكنها ضرورية.

أطلب منك القراءة والمشاركة في إعداد هذا المعيار مع التفكير في أنك ستعيش وفقًا له. ولا ينبغي بأي حال من الأحوال الانسحاب من هذه العملية. من الحماقة البقاء على المنصة عندما يمضي قطار التحسينات ، سيارة بعد سيارة ، قدمًا. قد لا يكون لديك الوقت للقفز إلى آخر عربة.

لا ينبغي للمرء أن يعتقد أنه من المستحيل العيش وفقًا لهذا المعيار - فأنا أدير قاعدة البيانات الخاصة بقسم التطوير بشكل مثالي من حيث مشاريعي وقمت بوضع الأساليب الموصوفة بنفسي بشكل كامل. الآن أحاول توسيع نطاق نتيجتي إلى الشركة بأكملها.

في الوقت الحالي ، لا تتم كتابة المعيار "كما هو" ، ولكن "كما ينبغي". على سبيل المثال ، ليس لدينا حتى الآن أي تعليمات كاملة لصنع منتج. دعنا الآن نحدد لأنفسنا صورة للحالة المثالية ، وسيفهم الجميع بوضوح حالة النظام التي نسعى جميعًا للوصول إليها في النهاية.

قائمة الوثائق الداخلية

دعنا نحجز على الفور أننا في المقالة نقدم فقط قائمة تقريبية لمستندات الشركة الداخلية. تقريبي ليس لأننا كسالى لإعداد قائمة كاملة ، ولكن لأن القائمة المحددة للوثائق تعتمد أولاً على نوع المنظمة - التجارية أو غير التجارية ، والشكل التنظيمي والقانوني ، والحالة وعوامل أخرى ، وثانيًا - متطلبات التشريع فيما يتعلق بوجود وثائق داخلية "تتحسن" باستمرار ، والورقة غير المطلوبة اليوم قد تصبح "أساسية" غدًا. بالطبع ، بقدر ما نستطيع ، سنقوم بتغيير القائمة واستكمالها ، ولكن مع مراعاة ما سبق.

ومع ذلك ، أيًا كان من يحتاج إلى قائمة محددة خصيصًا لمنظمته ، فسيقوم محامو العمل لدينا في ريازان بإعداد مجموعة المستندات المطلوبة لمؤسستك.

وثائق الشركة الداخلية:

قرارات (محاضر) بشأن الموافقة على الوثائق الداخلية ؛
القرار (بروتوكول بشأن تعيين هيئة الإدارة الوحيدة (مدير ، رئيس ، رئيس ، رئيس ، إلخ).

هنا لم نشير إلى البروتوكولات (القرارات) المطلوبة عند إنشاء وتسجيل منظمة ، لأنه من المفترض أنها موجودة بالفعل إذا كانت المنظمة تعمل.

اختياريًا ، يمكنك أيضًا توفير حكم بشأن إجراءات عقد الهيئة الإدارية العليا (اجتماعات المؤسسين ، المساهمين ، الأعضاء ، المساهمين ، إلخ ، مع البروتوكولات المناسبة لموافقتهم.

اللائحة الخاصة بتوجيه المعلومات ، والتي تمت الموافقة عليها أيضًا من قبل الهيئة الإدارية العليا.

مستندات المحاسبة الداخلية:

اللائحة الخاصة بالسياسة المحاسبية (عادة ما يتم تطوير هذه الوثيقة من قبل المحاسبين أنفسهم ، وفقًا للعمل الإضافي للشركة الموكلة) ؛
اختياريًا ، قد يكون هناك أيضًا بند بشأن توزيع الأرباح وأرباح الأسهم وتكوين الصناديق - الاحتياطي ورأس المال وغيرها.

قائمة مستندات العمالة الداخلية:

جدول التوظيف (يمكنك أن تأخذ النموذج القياسي T3) ؛
أنظمة العمل الداخلية (المادة 189 من قانون العمل) ؛
اللوائح المتعلقة بالأجور (الفصل 21 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
قائمة القوانين المعيارية بشأن العمل (المادة 212 من قانون العمل للاتحاد الروسي) ؛
مجموعة القوانين المتعلقة بالعمل وفقًا لخصوصيات النشاط (المادة 212 من قانون العمل) ؛
عقود العمل (المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، بما في ذلك عقد العمل مع المدير (ملاحظة: سابقًا ، إذا تزامن مؤسس الشركة ذات المسؤولية المحدودة والمدير في شخص واحد ، فإن عقد العمل لم يكن مطلوبًا ، حيث لا يمكنك توقيع اتفاقية مع نفسك ، بالمناسبة كان هناك الكثير من التفسيرات ووزارة العمل ووزارة المالية ، لكن الآن الفكر البيروقراطي للدولة يسير على طول الطريق الذي بعد كل شيء ، عندما يتزامن المؤسس والمدير ، ثم يجب أن يظل العقد) ؛
قائمة المهن وأنواع العمل التي يجب تطوير تعليمات حماية العمال من أجلها (المواد 211 ، 221 ، 223 ، 225 ، 226 ، 228 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
قائمة التعليمات الخاصة بحماية العمال (المرسوم 1/29) ؛
المستندات التي تؤكد تأمين الموظفين ضد الحوادث الصناعية والأمراض المهنية (المادة 212 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

البرامج (المادة 225 من قانون العمل):

برنامج إحاطة تمهيدية ؛
برنامج إحاطة أولية أثناء العمل.

تعليمات:

الوصف الوظيفي للمديرين والموظفين (المواد 211 ، 221 ، 223 ، 225 ، 226 ، 228 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
تعليمات حول حماية العمل ؛
تعليمات السلامة من الحرائق.

المجلات:

سجل تسجيل التعليمات التمهيدية (المادة 225 من قانون العمل) ؛
سجل إحاطة مكان العمل (225 TC) ؛
سجل حوادث العمل (المادة 228-231 من قانون العمل للاتحاد الروسي) ؛
سجل تعليمات حماية العمال ، القرار 1/29) ؛
سجل لإصدار تعليمات الحماية العمالية للموظفين (مرسوم 1/29).

الكتب (قرار وزارة العمل في الاتحاد الروسي رقم 69 "بشأن الموافقة على تعليمات ملء كتب العمل"):

دفتر الدخل والمصروفات لحساب نماذج دفتر العمل وملحق به ؛
كتاب محاسبة لحركة دفاتر العمل وإدراجها فيها.

الأوامر واللوائح المحلية للمؤسسين بشأن حماية العمل والعمال:

الأمر الخاص بوضع (الموافقة) على قائمة المهن وأنواع العمل التي ينبغي وضع تعليمات حماية العمال من أجلها ؛
أمر بتعيين شخص مسؤول عن توجيه تعليمات بشأن حماية العمال والحفاظ على سجلات التعليمات * (* يمكن دمجها) ؛
الأمر بالموافقة على جدول الإجازة السنوية ؛
أمر بتعيين مسؤول عن مسك دفاتر العمل وتسجيلها ؛
قرار (محاضر) بشأن الموافقة على برنامج التدريب التعريفي ؛
قرار الموافقة على برنامج التعليم الأولي أثناء العمل ؛
قرار الموافقة على تعليمات الصحة والسلامة المهنية للموظفين (يمكن دمجها).

اختياريًا (قد تعتمد هذه المستندات الداخلية للمؤسسة أو لا تعتمد على التفاصيل المحددة و (أو) الرغبة ، لكننا ما زلنا نرى أنه من الضروري استكمال قائمتنا بها):

سجل عمليات التفتيش على الكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية اختياري (البند 8 من المادة 16 من القانون الاتحادي رقم 294-FZ "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية في ممارسة رقابة الدولة (الإشراف) و الرقابة البلدية "، أمر صادر عن وزارة التنمية الاقتصادية في الاتحاد الروسي رقم 141" بشأن تنفيذ أحكام القانون الاتحادي "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد في ممارسة رقابة الدولة (الإشراف) والرقابة البلدية "؛
- اللائحة الخاصة بالبيانات الشخصية (البند 8 من المادة 86 والمادة 88 من قانون العمل) ؛
تعليمات للعمل على جهاز كمبيوتر شخصي (إذا كان العمل على جهاز كمبيوتر يستغرق أكثر من 50٪ من وقت العمل) ؛
برنامج التدريب على السلامة المهنية (اختياري عند إنشاء لجنة للتدريب على الصحة والسلامة) ؛
الأمر بشأن إنشاء لجنة لاختبار المعرفة بشأن حماية العمال ؛
تعليمات التدريب على السلامة المهنية ؛
بروتوكولات لاختبار المعرفة بشأن حماية العمال ؛
مجلة اختبار المعرفة حول حماية العمال.

كما ترون ، لا شيء غير عادي. مع العناية الواجبة والحد الأدنى من مهارات الكمبيوتر الشخصي ، يمكنك إعداد القائمة المطلوبة من المستندات الداخلية لمؤسستك.

ومع ذلك ، وفقًا للمادة 309.2 من قانون العمل ، يمكن للمنظمات التي تندرج تحت فئة المؤسسات الصغيرة أن تستخدم نموذجًا موحدًا لعقد العمل المبرم بين الموظف وصاحب العمل - وهو كيان تجاري صغير ينتمي إلى مؤسسات متناهية الصغر ، تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 858. تحدد معايير التصنيف كمؤسسات صغيرة بموجب المادة 4 من القانون الاتحادي رقم 209 - FZ "بشأن تنمية الأعمال التجارية الصغيرة والمتوسطة الحجم في روسيا الاتحاد "والمرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي المعتمد وفقًا لهذا القانون رقم 265" بشأن القيم المحددة للدخل المستمد من الأنشطة التجارية لكل فئة من فئات الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ".

إذا استخدمت مؤسسة متناهية الصغر عقد عمل موحدًا ، فقد لا يتم وضع مثل هذه الوثائق الداخلية للمنظمة مثل لوائح العمل الداخلية ، والأحكام المتعلقة بالأجور وعدد من وثائق العمل المحلية الأخرى (الموظفين) المدرجة في القائمة الإلزامية.

تسجيل المستندات الداخلية

تنقسم جميع مستندات المؤسسة إلى ثلاثة تدفقات للمستندات:

المستندات الواردة (الواردة) ، أي دخول المنظمة
المستندات الصادرة (المرسلة) ؛
المستندات الداخلية.

وثيقة واردة (وثيقة واردة) - وثيقة تلقتها المؤسسة.

وثيقة صادرة (وثيقة مرسلة) - وثيقة رسمية مرسلة من مؤسسة.

الوثيقة الداخلية هي وثيقة رسمية لا تتجاوز المنظمة التي أعدتها.

كل من تدفقات المستندات لها خصائص معالجة. يجب أن تتذكر دائمًا أن خصائص المعالجة تتأثر باختيار شكل تنظيم العمل بالوثائق (مركزي ، لامركزي ، مختلط).

تشمل الوثائق الواردة تلك التي تأتي من منظمات أخرى: أعلى ، ومرؤوس ، وعامة ، وبلدية ، وغير حكومية ، من النواب والمواطنين. على سبيل المثال: القوانين ، والمراسيم ، والمراسيم ، والقرارات ، والتعليمات ، والتعليمات ، والتعليمات ، والأوامر ، والتوكيلات ، والعقود ، والخطابات (العروض ، المصاحبة ، الضمان ، الإعلان ، المعلومات ، الاستفسارات ، إلخ) ، رسائل الفاكس ، الرسائل المرسلة عن طريق البريد الإلكتروني ، والبرقيات ، والرسائل الهاتفية ، ورسائل الهاتف ، وتقارير عن الأنشطة الاقتصادية والمالية والإدارية ، والمذكرات ، والأفعال ، ونداءات المواطنين ، وطلبات واستئناف النواب ، والالتماسات ، والنداءات الجماعية.

تشمل معالجة المستندات الواردة ما يلي:

استلام المستندات ومعالجتها الأولية ؛
دراسة أولية وتوزيع الوثائق ؛
التسجيل؛
نقل للتنفيذ.

يتم تنفيذ الاستقبال والمعالجة الأولية للوثائق في المنظمات التي تتلقى عددًا كبيرًا من المستندات بواسطة خدمة إدارة المكاتب ، في صغيرة - من قبل السكرتير. في المؤسسات الكبيرة جدًا (الوزارات ، الاهتمامات) ، في هيكل المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، يتم إنشاء وحدات خاصة تتلقى المستندات - الرحلات الاستكشافية.

يمكن استلام المستندات الواردة عن طريق البريد أو تسليمها عن طريق البريد السريع أو البريد السريع أو الزوار أو إرسالها بالبريد الإلكتروني أو الفاكس.

عند الاستلام ، من الضروري التحقق من صحة تسليم المراسلات. إذا تم تسليمها إلى عنوان خاطئ ، فيجب إعادة توجيهها إلى المرسل. يتم فتح المظاريف ، باستثناء تلك التي تم وضع علامة عليها "شخصيًا" ، ويتم تقييم الحالة المادية للمستندات (تلف نصي ، واستلام غير مكتمل لرسالة الفاكس) ، ويتم التحقق من وجود المرفقات. كقاعدة عامة ، يتم إتلاف المغلفات ، إلا إذا كان من الممكن ختم التاريخ الذي تم فيه إرسال المستند أو استلامه ، أو عنوان المرسل ، على الظرف. ثم يتم تثبيت الظرف على المستند. في حالة تلف نص المستند ، لا توجد مرفقات ، ثم يتم وضع إجراء. يتم إرسال نسخة واحدة من القانون مع المستندات المستلمة إلى المرسل إليه. يتم قبول الرسائل المسجلة مقابل إيصال. إذا كان المستند يحتوي على نقش "عاجل" ، يتم ختم وقت الاستلام عليه. يتم إجراء دراسة أولية للوثائق من أجل توزيع المراسلات الواردة على المستندات التي تتطلب اهتمامًا خاصًا من قبل إدارة المنظمة أو الأقسام الهيكلية ، من أجل تحرير المدير من النظر في القضايا الثانوية ، لتسريع حركة المستندات ووثائقها. إعدام.

يعتمد توزيع المستندات الواردة بين الإدارة على ترتيب توزيع المسؤوليات بين الإدارة ، حيث يتم تعيين توجيهات النشاط لكل مسؤول. يتم نقل المستندات للنظر فيها إلى موظفي إدارة المنظمة بناءً على أهمية محتوى المستند ووفقًا لمهام واختصاصات المسؤولين الذين يتم إرسال الوثيقة إليهم للنظر فيها على أساس التوزيع من الواجبات المنشأة في المنظمة.

تتمثل المحاسبة عن المستندات الواردة في وضع علامة الاستلام. يتضمن الرقم التسلسلي للتسجيل للمستند وتاريخ الاستلام (إذا لزم الأمر ، الساعات والدقائق). يتم وضع العلامة في الركن الأيمن السفلي من الورقة الأولى من المستند. يمكن ختمها باليد أو بختم كهربائي. تحتوي صورة الفاكس للوثيقة على تاريخ الاستلام ، لذلك يجب وضع رقم تسلسلي فقط فيها. ثم يتم إدخال المستندات المراد تسجيلها في نموذج التسجيل الذي أنشأته المنظمة (مجلة ، بطاقة ، بطاقة إلكترونية).

يتكون نظر الإدارة في الوثيقة من حقيقة أن المسؤول المعني يكتب قرارًا بشأنها ، أي قراره بشأن المعلومات الواردة في الوثيقة.

يتم نقل القرار إلى استمارة التسجيل.

يتم نقل المستند للتنفيذ بعد دراسته من قبل إدارته.

يجب تنفيذ المستندات في الوقت المحدد ، لذلك يجب تسليم المستندات الواردة إلى المقاول في يوم الاستلام والتسجيل أو في أول يوم عمل عند استلام المستندات خارج ساعات العمل.

إذا كانت الوثيقة تتطلب التنفيذ الفوري ، فيمكن نقلها مباشرة إلى المؤدي ، ولكن دائمًا مع إرسال رسالة حول هذا إلى الرأس.

إذا كانت الوثيقة معدة للتنفيذ من قبل العديد من فناني الأداء ، بالاتفاق مع المؤدي المسؤول ، يتم نقلها واحدة تلو الأخرى إلى كل أو لجميع فناني الأداء المشار إليهم في القرار ، أو يتم عمل نسخ ضوئية. يتم تنظيم جميع الأعمال المتعلقة بإعداد مسودة الوثيقة من قبل المنفذ المسؤول.

وبالتالي ، فإن المهام الرئيسية لمعالجة المستندات الواردة هي:

التحقق من التسليم الصحيح للوثائق ؛
التحقق من سلامة المرفقات والحالة المادية للمستندات المستلمة ؛
تحديد حقيقة استلام المستندات ؛
تحضيرهم للتنفيذ ؛
نقل الوثائق لفناني الأداء.

الصادرة - المستندات التي يتم إنشاؤها داخل المنظمة والمرسلة منها إلى مؤسسات أخرى أو أفراد أرسلوا الاستئناف. إذا كان لدى المنظمة مؤسسات تابعة ، فيمكنها إرسال المستندات الإدارية (القرارات والأوامر والتعليمات) والرسائل (المعلومات والضمانات وما إلى ذلك) إليها. يرسلون المذكرات والتقارير والشهادات والمراجعات والرسائل والبرقيات والرسائل الهاتفية والفاكسات والرسائل المرسلة عن طريق البريد الإلكتروني إلى المنظمات العليا.

تشمل المعالجة الصادرة ما يلي:

صياغة مسودة الوثيقة ؛
إعداد مسودة الوثيقة ؛
موافقته (رؤية) ؛
شهادة الوثيقة
إرسال المستند.

المنفذ مسؤول عن إعداد مسودة الوثيقة الصادرة. ينسق أعمال المنفذين الآخرين المحددين في القرار. يحق للمنفذ المسؤول: دعوة المشاركين في التنفيذ إلى اجتماعات العمل ، والمطالبة منهم بكل المواد اللازمة ، لتحديد تسلسل العمل بين المشاركين في التنفيذ.

في عملية إعداد وثيقة صادرة ، يقوم فنان الأداء بشكل مستقل بوضع مسودة ، وإعداد مسودة وثيقة ، والموافقة عليها (المصادقة). يجب أن يحضر إلى المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة مسودة وثيقة تتطلب إرفاق تفاصيل التصديق اللازمة (التوقيع ، تاريخ التوقيع ، فهرس التسجيل الصادر ، إذا لزم الأمر ، ختم الموافقة ، الختم). يمكن نقل الوثيقة إلى المسؤول المختص من خلال خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أو السكرتير. يتم تقديم مسودة الوثيقة مع جميع المواد التي تم إعدادها على أساسها. إذا كانت تعليقات المسؤول (الأشخاص) الذي يوافق على مسودة الوثيقة مرفقة بمسودة الوثيقة ، فيجب إرفاقها بالمسودة.

يمكن للمدير ، بعد أن اطلع على مسودة الوثيقة ، التصديق عليها فورًا بتوقيعه ، أو يمكنه إبداء التعليقات والتعديلات وتقديمها للمراجعة. ثم ينهي المقاول المستند وفقًا للملاحظات "يجمع مرة أخرى تأشيرات الموافقة. يمكن تكرار عودة المشروع ، وفي كل مرة يجب على المؤدي تكرار الإجراء بأكمله لإعداد مسودة الوثيقة من البداية إلى النهاية.

يجب أن يعلم كل موظف في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أن "المقاول يحضر مسودة وثيقة ، مُنفذة بالكامل: مطبوعة على النموذج المناسب ، مع جميع التأشيرات.

المهام الرئيسية للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة عند معالجة المستندات الصادرة هي:

التحقق من صحة تصميم المستند وفقًا للقواعد المعمول بها ؛
التحقق من توافر تفاصيل التصديق ؛
إلحاق فهرس التسجيل الصادر ؛
معالجة المستند لإرساله.

تشمل معالجة المراسلات المرسلة ما يلي:

فرز؛
التعلق بالمغلفات
معالجة؛
التسليم إلى مكتب البريد.

عند قبول المستندات للإرسال ، تأكد من التحقق من:

صحة الأوراق (التوقيع ، التاريخ ، فهرس التسجيل ، العلامة على فئة المغادرة) ؛
وجود المرفقات المحددة في المستند المرسل ، ومراسلات عدد النسخ مع عدد المرسل إليهم ؛
العنونة الصحيحة ، وجود رقم قياسي ، إذا تم إرسال المستند عن طريق الفاكس.

يمكن إرفاق المستندات المرسلة إلى عنوان واحد في مغلف واحد.

بالنسبة للبريد المسجل في الخدمة الكتابية ، يتم وضع قائمة بريدية ، يتم في نهايتها وضع اسم العائلة للموظف الذي أعدها وتاريخ الإرسال.

يتم قبول المستندات الآلية فقط مع خطاب تغطية.

يجب معالجة جميع المستندات الصادرة من المؤسسة وإرسالها في نفس اليوم أو في موعد لا يتجاوز النصف الأول من يوم العمل التالي.

تشمل الوثائق الداخلية التقارير والمذكرات التفسيرية والبروتوكولات والأفعال والبيانات.

تمر معالجة المستندات الداخلية في مراحل إعدادها وتنفيذها من خلال إعداد المستندات الصادرة (إعداد مسودة ، إعداد مسودة الوثيقة ، اعتمادها (المصادقة) ، التصديق ، التسجيل ، الإرسال) ، وفي مرحلة التنفيذ - المستندات الواردة (قبول ، مقابل أولي ، تسجيل ، نظر الإدارة ، تحويل للتنفيذ).

تحتوي المستندات الداخلية على عدد من ميزات معالجتها ، والتي يتم تحديدها حسب نوع المستندات:

يجب أن يتم اعتماد أوامر المسودة من قبل ممثل الخدمة القانونية ؛
لا يحتوي البروتوكول على مرحلة إعداد المشروع ، وكذلك الموافقة والمصادقة.

يمكن نقل المستندات الواردة والصادرة والداخلية:

خدمة البريد السريع أو البريد السريع ؛
السكرتارية.
بمساعدة الوسائل التقنية.

قد توجد التقسيمات الهيكلية لبعض المنظمات في مباني أو مناطق مختلفة من المدينة. في مثل هذه الحالات ، يوصى بتنظيم تسليم المستندات عن طريق السعاة.

داخل الوحدة الهيكلية ، من المنطقي للغاية إشراك سكرتير يمكنه استلام المراسلات من المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، وإعادة المستندات الصادرة المعدة للإرسال ، وتحويل المستندات للتنفيذ إلى موظفي الوحدة الهيكلية.

أتاح إدخال الوسائل التقنية وتكنولوجيا الكمبيوتر تغيير عملية معالجة المستندات. تم تسريع عملية صياغة الوثيقة ، لأن إجراء التغييرات لا يتطلب إعادة طبع. يتم تقليل وتبسيط الموافقة على المستند (المصادقة) بشكل كبير. حدثت تغييرات أساسية في عملية استلام وإرسال المستندات مع ظهور الفاكسات والبريد الإلكتروني. ولكن يجب أن نتذكر أن وسيلة الإرسال المحددة لا تنقل بشكل عام مستندًا ، بل تنقل المعلومات المعروضة على الناقل. في الوقت الحالي ، يمكن التصديق على المستند الذي يتم إرساله باستخدام أنظمة المعلومات والاتصالات بتوقيع رقمي إلكتروني. فقط في هذه الحالة سيكون ملزمًا قانونًا.

يجب تقديم جميع المستندات مع ملاحظات حول حقيقة التحويل في استمارات التسجيل المناسبة. إذا تم نقل مستند من وحدة هيكلية إلى أخرى ، متجاوزًا المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، يجب على الموظف الذي نقل المستند إبلاغ هذه الخدمة بحقيقة النقل.

تسجيل المستندات الداخلية

النقطة الأساسية في تنظيم خدمات التوثيق هي التنظيم العقلاني لتسجيل المستندات.

تسجيل المستند هو سجل لأوراق الاعتماد حول مستند في النموذج المحدد ، والذي يثبت حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه.

يمكنك أيضًا تقديم تعريف أكثر تفصيلاً للتسجيل كتأكيد على إنشاء مستند أو استلامه في يوم معين عن طريق إدخاله في نموذج التسجيل مع تخصيص رقم تسجيل حساب وتسجيله في شكل معلومات أساسية حول المستند الذي يسمح لك بإنشاء قاعدة بيانات حول مستندات المؤسسة للتحكم اللاحق في توقيت تنفيذ المستندات والعمل المرجعي عليها.

بمعنى آخر ، أثناء عملية التسجيل ، يتم وضع نظام استرجاع المعلومات لجميع مستندات المؤسسة ، والتي يمكن استخدامها بعد ذلك للعمل المرجعي والتحكم في تنفيذ المستندات.

لذلك فإن التسجيل له ثلاثة أغراض:

محاسبة المستندات
السيطرة على إعدامهم ؛
العمل المرجعي على الوثائق.

فقط المستندات التي تتطلب الرد والتنفيذ هي التي تخضع للتسجيل ، بغض النظر عن طريقة إنشائها أو استلامها.

لا يتم تسجيل المستندات ذات الطبيعة التشغيلية ، المرسلة أو المنشأة للعلم فقط ولا تتطلب استجابة أو تنفيذًا. يجب أن تضع خدمة العمل المكتبي قائمة (قائمة) بالوثائق غير الخاضعة للتسجيل. يتم اعتمادها من قبل رئيس المنظمة وتحديثها حسب الحاجة. بعد المعالجة الأولية ، يتم نقل المستندات غير المسجلة إلى الإدارة أو التنفيذيين المباشرين الذين قد يتأثرون بالمعلومات الواردة فيها.

تشمل المستندات غير الخاضعة للتسجيل ، كقاعدة عامة ، ما يلي:

رسائل المعلومات المرسلة للعلم ؛
جميع خطابات المبيعات ؛
رسائل التهنئة والبرقيات.
الدعوات وبرامج الندوات والاجتماعات والمؤتمرات ؛
المطبوعات (كتب ، كتيبات ، مجلات) ؛
الطرود التي تحمل علامة "شخصيًا" ؛
نسخ من الوثائق التنظيمية والقرارات والأوامر الصادرة عن هيئات الدولة ؛
مواد إعلامية ، إلخ.

يتم تسجيل المستندات الواردة والصادرة والداخلية بشكل منفصل بأرقام تسجيل منفصلة.

رقم التسجيل (الفهرس) للمستند هو تعيين رقمي أو أبجدي رقمي يتم تعيينه للمستند عند تسجيله.

هناك ثلاثة أشكال لتسجيل المستندات:

مجلة؛
بطاقة؛
الآلي.

عادة ما يتم استخدام نظام المجلات عندما يأتي تسجيل المستندات في المقدمة ، وعادة ما يتم تسجيل المستندات الأكثر قيمة في المجلات ، على سبيل المثال ، جوازات السفر وكتب العمل والوثائق التعليمية. تحتفظ البنوك بسجلات لاتفاقيات الإيداع وحسابات الشركة وما إلى ذلك. يتم استخدام نظام تسجيل المجلة عند العمل بوثائق محدودة الوصول: سرية وسرية. لكل فئة من فئات المستندات ، يتم عادةً تطوير شكل المجلة الخاص بها بدرجات متفاوتة من دقة المعلومات حول المستند.

كان نظام تسجيل المجلة مناسبًا للمنظمات طالما أنها تتلقى عددًا قليلاً من المستندات. مع وجود حجم كبير من سير العمل ، فإن نظام المجلة لديه عدد من العيوب المهمة. نظرًا لأن التسجيل في المجلة يتم في تسلسل استلام المستندات ، يمكن لشخص واحد فقط إجراء ذلك في كل مرة. مع تلقي عدد كبير من المستندات ، تستغرق عملية التسجيل الكثير من الوقت وتؤخر المزيد من العمل مع المستندات. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يؤدي نظام تسجيل دفتر اليومية إلى إعادة تسجيل المستندات في الأقسام الهيكلية الأخرى حيث يتم نقل المستند. لكن العيب الرئيسي في نظام تسجيل المجلة هو استحالة تنظيم الرقابة على المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات وإجراء المعلومات والعمل المرجعي على المستندات على وجه السرعة.

يتيح نظام تسجيل البطاقة التغلب على هذه العيوب ، حيث يمكن وضع البطاقات في فهارس البطاقات بأي تسلسل ، ويمكن للعديد من الأشخاص تسجيل المستندات في نفس الوقت ، وإنشاء العدد المطلوب من نسخ بطاقة التسجيل بموجب نسخة كربونية. يمكن تحديد نموذج بطاقة التسجيل من قبل المؤسسة نفسها ويتم تسجيلها في تعليمات العمل المكتبي.

ومع ذلك ، فإن الأكثر عقلانية اليوم هو نظام آلي لتسجيل المستندات على الكمبيوتر. يسمح ، من خلال التسجيل في أماكن عمل مختلفة ، بدمج جميع المعلومات حول المستندات في قاعدة بيانات واحدة ، والتي على أساسها يمكن تنظيم معلومات مركزية وعمل مرجعي والتحكم في تنفيذ المستندات.

عادة ما يتم تسجيل المستندات الواردة مركزيًا. في شركة صغيرة ، يتم تسجيلهم من قبل سكرتير ، في مؤسسة لديها مكتب - موظف مخصص بشكل خاص ، أو مجموعة تسجيل إذا كان حجم المستندات الواردة كبيرًا.

يتم تسجيل المستندات بغض النظر عن طريقة استلامها: يتم استلامها عن طريق البريد ، والاستلام عبر البريد السريع ، والفاكس ، والبريد الإلكتروني.

عادة ما يتم إدخال المعلومات التالية حول المستند الوارد في نموذج التسجيل:

تاريخ الاستلام
رقم التسجيل الوارد المخصص للمستند من قبل المؤسسة المستقبلة ؛
المؤلف (المراسل) - أي لمن هذه الوثيقة
تاريخ الوثيقة المخصصة لها من قبل المؤسسة المؤلف ؛
رقم تسجيل المستند المخصص لها من قبل المؤسسة المؤلفة ؛
العنوان (ما هي الوثيقة) ؛
الدقة؛
الموعد النهائي لتنفيذ المستند المستلم ؛
المؤدي (الذي سيعمل مع المستند المستلم) ؛
التقدم المحرز في التنفيذ (يتم تسجيل جميع عمليات إرسال المستند ونتائج التنفيذ) ؛
لا & عمل (حيث يتم وضع المستند بعد التنفيذ).

لم يتم ملء استمارة تسجيل المستند الوارد بالكامل في البداية. قبل تسليم المستند إلى الرئيس ، لا يوجد قرار وموعد نهائي ومنفذ على المستند ، يتم إدخال هذه البيانات بعد النظر في المستند من قبل الرئيس. يتم إدخال معلومات حول التقدم المحرز في تنفيذ المستند ورقم الحالة في نموذج التسجيل بالفعل أثناء وبعد تنفيذ المستند.

يمكن تصميم هذه البطاقة بتنسيق A5 (148x210) أو A6 (105x148). يتم ضربها باختيار ورق سميك إلى حد ما.

بالنسبة لمجموعات مختلفة من المستندات المسجلة ، يمكنك استخدام بطاقات بألوان مختلفة أو خطوط ملونة بطول الهامش العلوي أو بشكل مائل.

مع نظام التسجيل الآلي ، فإن الطريقة الأكثر ملاءمة (التي تقدمها معظم برامج الكمبيوتر) هي الشكل المعروض لبطاقة التسجيل (RCC) ، حيث يتم إدخال معلومات حول المستند ، على غرار البطاقة اليدوية التقليدية على أساس ورقي.

باستخدام نظام التسجيل الآلي ، يمكن استكمال المعلومات حول المستند بسهولة. على سبيل المثال أضف:

نوع المستند؛
الموقع الجغرافي لمؤلف الوثيقة ؛
مؤلف القرار.
اسم الوحدة الهيكلية ؛
عدد الأوراق في المستند ؛
عدد أوراق التطبيق ؛
الوثائق ذات الصلة.

يشبه ملء بطاقة التسجيل على شاشة الكمبيوتر من نواحٍ عديدة ملء البطاقة الورقية التقليدية ، ولكن لها أيضًا خصائصها الخاصة.

يحتوي نموذج بطاقة التسجيل الإلكتروني ، كقاعدة عامة ، على كل من البيانات (الحقول) ، التي تم ملؤها يدويًا (على سبيل المثال ، رقم وتاريخ المستند الوارد ، ملخص ، نص القرار) ، البيانات (الحقول) التي يتم إدخالها تلقائيًا (تاريخ التسجيل ورقم تسجيل المستند) والبيانات (الحقول) التي يتم إدخالها عن طريق تحديد المعلومات من القوائم المنسدلة. لا يؤدي إدخال المعلومات هذا إلى تسريع إجراءات ملء بطاقة التسجيل فحسب ، ولكن أيضًا ، وهو أمر مهم بشكل خاص ، يتجنب الأخطاء المطبعية وسوء الفهم ، مما قد يعقد بشكل كبير أو حتى يجعل من المستحيل البحث تلقائيًا عن معلومات حول المستند.

بمساعدة القوائم المنسدلة ، كقاعدة عامة ، يتم ملء البيانات (الحقول):

نوع المستند - نظرًا لأن عدد أنواع المستندات محدود ؛
مؤلف القرار هو قائمة بكبار مسؤولي المنظمة ؛
الوحدة الهيكلية - قائمة الوحدات الهيكلية ؛
فناني الأداء - كقاعدة عامة ، يتكون هذا الحقل من جزأين - اسم (و / أو فهرس) الوحدة الهيكلية واللقب والأحرف الأولى من الفنان ؛
رقم الحالة - مرتبط بتسمية قضايا المنظمة ؛
الوثائق ذات الصلة - تؤسس هذه البيانات رابطًا بين الوثيقة المسجلة وغيرها (على سبيل المثال ، وثيقة الاستجابة مرتبطة بوثيقة المبادرة).

بمساعدة القائمة المحدثة ، يتم ملء البيانات (الحقل) "المراسل". يتم اختيار المنظمات التي يتم الحفاظ على المراسلات المستمرة معها من القائمة. في حالة تسجيل مستند مستلم من مراسل جديد ، يتم إدخال المعلومات المتعلقة به في القائمة. يمكن استخدام المعلومات المتعلقة بالمراسلين بشكل أكبر في العمل المرجعي ، لتشكيل قوائم بريدية ، إلخ.

بعد قضاء بعض الوقت في إنشاء مثل هذه القوائم مرة واحدة ، فإنها تحقق توفيرًا كبيرًا في الوقت في عملية المزيد من العمل.

تشبه نماذج التسجيل للمستندات الصادرة من نواحٍ عديدة نماذج التسجيل للوثائق الواردة ، ولكنها مليئة ببيانات مختلفة. مبين:

اسم القسم الذي أعد المستند ،
رقم الوثيقة الصادرة
تاريخ الوثيقة
المرسل إليه ، أي اسم المنظمة التي يتم إرسال المستند إليها ؛
ملخص الوثيقة ؛
اسم المقاول الذي أعد المستند ؛
التاريخ الرئيسي للاستجابة المتوقعة ؛
ارتباط إلى مستند وارد إذا كان المستند عبارة عن استجابة ؛
رقم الحالة حيث تم إرفاق نسخة المستند المرسل (أو الأصل إذا تم إرسال المستند عن طريق الفاكس).

يمكن إضافة معلومات أخرى حول المستند ، على سبيل المثال ، عدد الأوراق "وجود المرفقات" رقم النموذج ، ترتيب الإرسال ، إلخ.

عادة ما يتم تسجيل المستندات الصادرة مركزيًا في منطقة البريد.

غالبًا ما يتم تسجيل المستندات الداخلية بطريقة لامركزية من قبل مجموعات في تلك الأقسام حيث يتم إنشاؤها وتنفيذها: في قسم المحاسبة ، وإدارة شؤون الموظفين ، والمكتب ، وما إلى ذلك.

يجب تسجيل المستندات الداخلية في يوم التوقيع أو الموافقة.

عند تسجيل مستند داخلي ، يتم ملء المعلومات التالية عنه:

رقم التسجيل التسلسلي المخصص للمستند ؛
تاريخ الوثيقة (التسجيل) ؛
ملخص؛
القسم الذي أعد الوثيقة ؛
المنفذ؛
فترة التنفيذ
علامة التنفيذ (تقدم التنفيذ) ؛
رقم القضية حيث يتم حفظ المستند.

كما هو الحال في الأشكال السابقة للوثائق الواردة والصادرة ، يمكن إضافة بيانات أخرى إلى نموذج التسجيل: عدد الأوراق ، ووجود المرفقات ، وما إلى ذلك.

يتم تسجيل وترقيم كل نوع من المستندات (أوامر ، أوامر ، عقود ، مذكرات) بشكل مستقل. يتم نقل الرقم التسلسلي المخصص للمستند في وقت التسجيل إلى المستند. يمكن إضافة الأحرف إلى الرقم. على سبيل المثال ، لأمر بشأن الأفراد - "ls" ، أي الأفراد ، أو "k" - الكوادر ، إلى رقم الطلب - الحرف "r" - أمر ، إلخ.

يسمح إنشاء نظام تسجيل مستندات منطقي لخدمة إدارة المكاتب بامتلاك معلومات حول جميع مستندات المنظمة وأداء المهام المهمة بشكل احترافي مثل المعلومات والعمل المرجعي والتحكم في تنفيذ المستندات.

التحقق الداخلي من الوثائق

عادة ما تتزامن بداية السنة التقويمية التالية في مؤسسة (منظمة ، مؤسسة) مع فحص حالة أنشطتها من قبل لجنة داخلية يرأسها أحد نواب الرئيس. يتم إجراء فحص مقابل في المجالات الرئيسية لضمان الأنشطة ، بما في ذلك. دعم التوثيق للإدارة (DOU) (العمل المكتبي).

تصاغ مهام التفتيش عادة بترتيب (ترتيب) رئيس المؤسسة (منظمة ، مؤسسة). للتحقق من حالة العمل المكتبي في تكوين اللجنة ، كقاعدة عامة ، يتم تشكيل لجنة فرعية لها الصلاحيات المناسبة.

المهام الرئيسية للجنة الفرعية هي كما يلي:

1) التحقق من توافر اللوائح المحلية التي تحكم تنظيم العمل المكتبي للمؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ، ومدى امتثالها لمتطلبات الإجراءات القانونية التنظيمية في مجال العمل المكتبي ؛
2) توفير العمل المكتبي مع الأنواع الرئيسية من الموارد ، وامتثالها لاحتياجات المؤسسة (منظمة ، مؤسسة) في المعلومات الموثقة ؛
3) حالة العمل على إدارة الوثائق الناتجة عن أنشطة المؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ، وكذلك على وثائقها ؛
4) تحديد أوجه القصور في أداء نظام العمل المكتبي للمؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ، تحديد أسبابها ، وضع مقترحات تهدف إلى تحسين نظام عمل المكتب (مع انعكاس ما ورد أعلاه في تقرير التفتيش).

دعنا نفكر في كيفية حل هذه المهام أثناء أنشطة التحقق.

التحقق من وجود اللوائح المحلية

تشمل اللوائح المحلية الرئيسية (LNA) التي تحكم تنظيم العمل المكتبي للمؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ما يلي:

اللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية التي تمارس سلطة تنظيم العمل المكتبي ؛
- تعليمات للعمل المكتبي.
- التوصيف الوظيفي لمنسوبي الوحدة المعتمدة. تشكل النظم المحلية الضريبية المدرجة الأساس التنظيمي والقانوني للتشغيل السليم لنظام حفظ سجلات الشركة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمؤسسة (منظمة ، مؤسسة) تطوير:

اللوائح الخاصة بالأقسام الفرعية داخل التقسيم الهيكلي المعتمد: مجموعة معالجة المستندات ، ومجموعة الإعداد الفني للوثائق ، ومجموعة تخزين المستندات التشغيلية ، ومجموعة تخزين أرشفة الوثائق ، وما إلى ذلك ؛
- تعليمات للموظفين المسؤولين عن أعمال المكاتب في الوحدات الهيكلية الأخرى.

عند التحقق من LNA ، يتم تحديد كيفية امتثالها لمتطلبات الأعمال التنظيمية والقانونية (التنظيمية والمنهجية والتنظيمية والتقنية) في مجال العمل المكتبي.

على وجه الخصوص ، عند التحقق من تعليمات العمل المكتبي ، يتم الامتثال لهيكلها ومحتواها مع المبادئ التوجيهية لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية ، المعتمدة من قبل رقم. بأمر من Rosarkhiv N 76.

عند التحقق من الأوصاف الوظيفية ، يتم التأكد من امتثال محتواها لخصائص التأهيل. بالإضافة إلى ذلك ، يتم لفت الانتباه إلى توافق تصميم LNA مع GOST R6.30-2003.

بناءً على نتائج الفحص ، يتم التوصل إلى استنتاج حول وجود (غياب جزئي أو كامل) للجيش الوطني الليبي الذي ينظم تنظيم العمل المكتبي لمؤسسة (مؤسسة ، مؤسسة) ، بالإضافة إلى امتثاله أو عدم امتثاله الجزئي (الكامل). - الالتزام بالقواعد القانونية الرقابية في مجال العمل المكتبي.

عند التحقق من أمان العمل المكتبي مع الأنواع الرئيسية للموارد ، وامتثالها لاحتياجات المؤسسة (مؤسسة ، مؤسسة) ، تركز المعلومات الموثقة على:

- تزويد الوحدة الهيكلية المعتمدة بالموظفين بالعدد والمؤهلات المطلوبة ؛
- توافر وحالة المباني لوضع وحدة هيكلية معتمدة ومناطق العمل ذات الصلة ؛
- توافر وتجهيز أماكن العمل لموظفي الوحدة الهيكلية المعتمدة ، وامتثالهم لمتطلبات حماية العمال ؛
- توافر وإمكانية الخدمة لوسائل الدعم التنظيمي والتقني لأنشطة الوحدة الهيكلية المعتمدة: معالجة المعلومات الموثقة ، والتخزين ، والاتصالات ، والاتصالات ، وما إلى ذلك ؛
- انتظام استلام الأموال لضمان عمل الوحدة الهيكلية المصرح بها ، وكفايتها للأداء السليم للمهام لتلبية احتياجات المؤسسة (منظمة ، مؤسسة) في المعلومات الموثقة.

بناءً على نتائج الفحص ، يتم التوصل إلى استنتاج حول التزويد (نقص جزئي أو كامل في التزويد) بأنواع الموارد المدرجة ، وامتثالها (عدم الامتثال الجزئي أو الكامل) لاحتياجات المؤسسة (المنظمة) في معلومات موثقة.

عند التحقق من حالة العمل على إدارة المستندات التي تم إنشاؤها في أنشطة المؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ، وكذلك عند توثيقها ، يتم أولاً تقييم امتثال الأداء الفعلي للأداء المخطط له.

على وجه الخصوص ، يتم تحديد حجم تداول المستندات للمؤسسة (المؤسسة ، المؤسسة): بشكل عام وتدفقات المعلومات الرئيسية (المستندات الواردة والصادرة والداخلية) ، وكذلك حسب أنواع المستندات (الورقية والإلكترونية) ، بما في ذلك . مقارنة بمؤشرات مماثلة للسنوات السابقة.

يتم أيضًا تقييم فعالية استخدام الوسائل الآلية لمعالجة المعلومات الموثقة.

يتم إيلاء اهتمام خاص لضمان سلامة الوثائق في عملية التداول: حجم التدابير للبحث عن واستعادة حالتها الفيزيائية والكيميائية الطبيعية ، وعدد الوثائق غير المكتشفة (المفقودة) للفترة التي يتم فحصها ومقارنة مع مماثلة مؤشرات السنوات السابقة. يتم أيضًا فحص البيانات المتعلقة بنتائج الرقابة على تنفيذ المستندات ، ولا سيما عدد حالات التنفيذ غير السليم: عدم الامتثال للمواعيد النهائية ، وتنفيذ المستندات في انتهاك للمتطلبات المحددة ، وعدم الامتثال للوثيقة المنفذة مع الدقة ، إلخ. بناءً على نتائج التدقيق ، يتم التوصل إلى استنتاج حول درجة كفاءة العمل المكتبي - بشكل عام والمكونات الوظيفية (إدارة الوثائق والتوثيق).

وثائق العمل الداخلية

تتم محاسبة العمالة والأجور في المنظمة على أساس المستندات الأولية التي تم إنشاؤها في قسم شؤون الموظفين. يؤثر العمل المنظم بشكل سيء لقسم شؤون الموظفين لا محالة على عمل كل من قسم المحاسبة والمؤسسة بأكملها. والنتيجة هي التأخير في دفع أجور الموظفين ، والإجازات المرضية ، وإعداد الوثائق في وقت متأخر لتقديمها إلى السلطات الاجتماعية الحكومية. نتيجة لذلك ، هناك انخفاض في الأداء المالي للمؤسسة ككل.

الامتثال لقواعد قانون العمل في الاتحاد الروسي ، يتم التحكم في صحة إعداد وثائق الموظفين من قبل كل من هيئات مفتشية العمل الفيدرالية (Rostrudinspektsiya) وهيئات مفتشية الضرائب الفيدرالية. يمكن لمفتش الولاية الحضور إلى مكتب أي منظمة ، بغض النظر عن شكل الملكية وطلب المستندات المتعلقة بسجلات الموظفين ، وغيرها من اللوائح والأوامر الإلزامية والقائمة في التنظيم الداخلي (القانون الاتحادي رقم 134-FZ "بشأن الحماية حقوق الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد أثناء سيطرة الدولة (إشراف) ").

يغطي توثيق أنشطة خدمة الموظفين جميع العمليات المتعلقة بتصميم ومعالجة وثائق الموظفين وفقًا للقواعد المعمول بها ، ويحل مهام إدارة شؤون الموظفين التالية:

تنظيم العمل للموظفين ؛
- إبرام عقد العمل والتوظيف ؛
- الانتقال إلى وظيفة أخرى ؛
- إجازة الموظفين ؛
- تشجيع الموظفين ؛
- فرض عقوبات تأديبية على الموظفين ؛
- شهادة الموظفين ؛
- الحفاظ على جدول التوظيف ؛
- المحاسبة عن استخدام وقت العمل ؛
- جذب الموظفين للعمل في عطلات نهاية الأسبوع والعطلات خارج أوقات العمل ؛
- تسجيل رحلات العمل.
- إنهاء عقد العمل والفصل من العمل.

ترد قائمة وثائق الموظفين التي يتعين على المنظمات الاحتفاظ بها ، بغض النظر عن شكل ملكيتها ، في الملحق. كما يشير أيضًا إلى المستندات التنظيمية التي تحكم التزام صاحب العمل بالحفاظ على مستندات معينة للموظفين ، وشروط تخزينها (وفقًا لقائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة ، والتي تشير إلى أوقات التخزين المعتمدة من قبل Rosarkhiv).

يتم تنظيم عمل العمال من خلال اعتماد (موافقة رئيس المنظمة أو مسؤول مفوض من قبله) اللوائح المحلية. يجب أن يكون لدى كل صاحب عمل لوائح عمل داخلية ولوائح بشأن حماية البيانات الشخصية. يتم اعتماد اللوائح المحلية الأخرى ، مثل اللوائح المتعلقة بالأجور وتقنين العمالة والمكافآت والحوافز المادية ، والشهادات ، وما إلى ذلك ، إذا لزم الأمر.

الاتفاقية الجماعية (الاتفاقية) ذات طبيعة توصية ، حيث يتم إبرامها باتفاق الأطراف (الفصل 7 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). تعتبر إدارة الملفات الشخصية للموظفين استشارية بطبيعتها للشركات الخاصة. يسري واجب صاحب العمل في إدارة الشؤون الشخصية على موظفي المؤسسات الحكومية وفقًا للقانون الاتحادي رقم FZ-79 "بشأن الخدمة المدنية للدولة في الاتحاد الروسي". للراحة ، لا يزال بإمكانك التوصية بتكوين ملفات شخصية أو مجلدات شخصية ، ويجب تحديد إجراءات تشكيلها في القانون التنظيمي المحلي للمنظمة ، الذي وافق عليه الرئيس.

يمكن أن يتضمن الملف الشخصي للموظف (المجلد الشخصي) نسخًا من المستندات المطلوبة عند التقدم للحصول على وظيفة (جواز السفر ، الهوية العسكرية ، شهادة تعيين رقم التعريف الضريبي ، شهادة تأمين التقاعد ، شهادة الزواج ، شهادة ميلاد الأطفال - لتقديم مزايا ضريبة الدخل ؛ المستندات على التعليم ، وما إلى ذلك) وبعد ذلك جميع المستندات الرئيسية التي تم إنشاؤها خلال فترة نشاط الموظف العمالي ، والتي تميز نشاطه العمالي (طلبات التحويل إلى وظيفة أخرى ، وخطاب الفصل ، والخصائص ، ووثائق التطوير المهني ، ونسخ من أوامر القبول ، النقل ، الفصل ، إلخ).

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون لدى صاحب العمل مستندات الصحة والسلامة المهنية التالية:

تعليمات السلامة المهنية حسب المهنة ؛
- سجل الإحاطة (الإلمام بالتعليمات) ؛
- مجلة للموظفين الذين اجتازوا الفحص الطبي الإجباري وغيرهم.

يمكن تخزين هذه المستندات في قسم شؤون الموظفين في المؤسسة ، إذا لم يكن لدى المنظمة خدمة حماية عمالية منفصلة ، أو في المكتب.

وفقا للفرع. "أ" الجزء 1 من الفن. 356 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، تمارس مفتشية العمل الفيدرالية إشراف الدولة ورقابتها على امتثال أصحاب العمل لتشريعات العمل وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية. يحق لمفتشية العمل الفيدرالية أن ترسل ، وفقًا للإجراءات المعمول بها ، إلى السلطات التنفيذية الفيدرالية ، والسلطات التنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، والحكومات المحلية ، ووكالات إنفاذ القانون والمحاكم ، والمطالبات وغيرها من المواد المتعلقة بانتهاكات العمل التشريع وحماية العمل ، حتى تعليق أنشطة الشركات ، والتي كشفت الانتهاكات (المادة 3.12. القانون الإداري).

رؤساء المنظمات مسؤولون بشكل شخصي عن صندوق الأفلام الوثائقية الذي تم تشكيله في سياق أنشطتهم. في حالة انتهاك تشريعات الاتحاد الروسي والقوانين التنظيمية الأخرى ، أو الاحتفاظ غير الصحيح بسجلات الموظفين أو عدم وجودها ، ينص المشرع على فرض غرامة إدارية: على المسؤولين - من 1000 إلى 5000 روبل ، على الكيانات القانونية - من 30000 إلى 50000 روبل. أو تعليق إداري للأنشطة لمدة تصل إلى 90 يومًا ، ومرة ​​أخرى - يستلزم تنحية مسؤول (المواد 3.11 و 3.12 و 5.27 و 5.44 و 14.23 من القانون الإداري).

قائمة وثائق الموظفين المطلوبة للمنظمة:

	وثيقة	ما ينظم الوثيقة	ملحوظة	مدة الصلاحية
	لوائح العمل الداخلية (PVTR)	المادة 189 من قانون العمل للاتحاد الروسي	عند التوظيف (قبل توقيع عقد العمل) ، يلتزم صاحب العمل بتعريف الموظف بـ PTP ضد التوقيع. صالحة حتى يتم استبدالها بأخرى جديدة.	باستمرار
	لائحة حماية البيانات الشخصية للموظفين	المادة 86 من قانون العمل للاتحاد الروسي	عند التوظيف (قبل توقيع عقد العمل) ، يلتزم صاحب العمل بإطلاع الموظف على اللائحة الخاصة بحماية البيانات الشخصية للموظفين ضد التوقيع. صالح حتى يتم استبداله بواحد جديد.	باستمرار
	جدول التوظيف (نموذج T-3) (ترتيب التوظيف)	المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، قرار لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا رقم 1	يتم تجميعها في كل مرة يتم فيها إجراء تغييرات معينة عليها.	باستمرار
	كتاب المحاسبة عن حركة دفاتر العمل وإدراجها بها		يتم الاحتفاظ بها في قسم شؤون الموظفين ويتم صيانتها باستمرار.
	دفتر الإيصالات والمصروفات المحاسبية لأشكال دفاتر العمل وإدخالاتها	تعليمات حول إجراءات ملء دفاتر العمل وإدراجها (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم وزارة العمل في روسيا رقم 69)	يتم تخزينها في قسم المحاسبة جنبًا إلى جنب مع أشكال دفاتر العمل وإدراجها فيها ؛ إلى قسم شؤون الموظفين ، يتم استلام النماذج بناءً على طلب عامل شؤون الموظفين.	50 عامًا (ولكن عند تصفية الشركة ، يتم تسليمها إلى أرشيف المدينة مع مستندات أخرى ، ومدة التخزين 75 عامًا)
	أنظمة الأجور والمكافآت والحوافز المادية	القسم 6 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، الفصل 21 من قانون العمل للاتحاد الروسي	في ظل وجود أنظمة معقدة للأجور وأنظمة العمل والمكافآت. صالح حتى يتم استبداله بواحد جديد.	باستمرار
	اللوائح الخاصة بنظام التدريب	المادتان 196 و 197 من قانون العمل في الاتحاد الروسي	إذا كان هناك نظام تدريب في المنظمة.	باستمرار
	اللوائح الخاصة بإجازة الموظفين	المادة 81 من قانون العمل في الاتحاد الروسي	عند إجراء الشهادة بقرار من صاحب العمل.	باستمرار
	جدول الإجازة	المادة 123 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا رقم 1	وافق عليها صاحب العمل في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بداية السنة التقويمية.
	عقد عمل	المواد 16 و 56 و 57 و 67 من قانون العمل للاتحاد الروسي	يتم إبرامها كتابيًا مع كل موظف.
	التوصيف الوظيفي لكل وظيفة حسب جدول التوظيف وتعليمات العمل للمهن		مقبولة بقرار صاحب العمل.	باستمرار
	أوامر العمل	المادة 68 من قانون العمل في الاتحاد الروسي	نشر على أساس عقد عمل. يتم إعلانها للموظف مقابل التوقيع خلال ثلاثة أيام من تاريخ البدء الفعلي للعمل.
	أوامر التحويل	المادة 72.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي	نشر على أساس اتفاقية الانتقال إلى وظيفة أخرى (اتفاقية تكميلية لعقد العمل).
	أوامر الفصل	المادة 84.1 من قانون العمل للاتحاد الروسي
	أوامر للنشاط الرئيسي		نشرت حسب الحاجة. يتم تسجيل الأوامر الخاصة بالنشاط الرئيسي ، التي يعدها قسم شؤون الموظفين ، وتخزينها في المكتب. في خدمة الموظفين ، يتم إجراء "نسخ من أوامر النشاط الرئيسي".	سنة واحدة (نسخ من الأوامر المخزنة في قسم شؤون الموظفين)
	أوامر الإجازة	الفصل 19 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا رقم 1	نشر على أساس جدول الإجازة أو إفادة الموظف
	طلبات الموظفين للحصول على إجازة غير مدفوعة الأجر	المادة 128 من قانون العمل للاتحاد الروسي	تُمنح إجازة غير مدفوعة الأجر بناءً على طلب (بناءً على طلب) الموظف وفقًا للجزء 1 من الفن. 128 من قانون العمل في الاتحاد الروسي أو بناءً على طلب القانون بناءً على طلب الموظف (الجزء 2 من المادة 128 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
	البطاقة الشخصية للموظف (نموذج T-2)	قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا رقم 1.	أجريت لكل موظف.
	تاريخ التوظيف	المادة 66 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، المرسوم الحكومي للاتحاد الروسي رقم 225 "بشأن دفاتر العمل" ، تعليمات حول إجراءات ملء دفاتر العمل وإدراجها (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم وزارة العمل في رقم روسيا 69)	يحتفظ صاحب العمل بدفاتر عمل لكل موظف عمل لديه لأكثر من خمسة أيام.	عند الفصل ، يتلقى الموظف كتاب عمل في يديه. يتم تخزين كتب العمل غير المطالب بها في المؤسسة لمدة 50 عامًا ، عند تصفية المؤسسة يتم تسليمها إلى الأرشيف
	اتفاقيات المسؤولية الكاملة	التذييلات 2 و 4 لمرسوم وزارة العمل الروسية رقم 85	يتم إبرامها مع الموظفين الذين يخدمون الأصول المادية بشكل مباشر.
	دفتر محاسبة (دفتر تسجيل) لأوامر النشاط الرئيسي	تعليمات للعمل المكتبي في خدمة شؤون الموظفين في VNIIDAD "تعليمات تقريبية للعمل المكتبي في خدمة شؤون الموظفين في منظمة" (توصية)	يجب أن تكون مرقمة ومربوطة ومختومة وموقعة من قبل صاحب العمل
	دفتر سجل (سجل التسجيل) لطلبات التوظيف
	دفتر محاسبة (سجل) أوامر الفصل
	دفتر محاسبة (دفتر تسجيل) لأوامر منح الإجازات
	مجلة تسجيل شهادات السفر
	ورقة التوقيت	الجزء 3 من المادة 91 من قانون العمل للاتحاد الروسي	صاحب العمل ملزم بالحفاظ على سجلات الوقت الفعلي لكل موظف
	جدول المناوبة	المادة 103 من قانون العمل للاتحاد الروسي	يتم عرضه على الموظفين في موعد لا يتجاوز شهر واحد قبل تنفيذه.
	سجل تفتيش هيئة التفتيش	القانون الاتحادي رقم 134-FZ "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد أثناء رقابة الدولة (إشراف)"	يقودها جميع الكيانات القانونية ورجال الأعمال دون تشكيل كيان قانوني	باستمرار
	محاضر الاجتماعات وقرارات لجان التأهيل	اللوائح الخاصة بشهادة موظفي المؤسسة	صادرة عن لجنة التصديق
	جداول وترتيبات العاملين في المهن الضارة	الجزء 3 من المادة 91 من قانون العمل للاتحاد الروسي	يتم تجميعها شهريا.
	قوائم العاملين في الإنتاج مع ظروف العمل الضارة	قرار مجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية رقم 10 "بشأن الموافقة على قوائم الصناعات والوظائف والمهن والوظائف والمؤشرات التي تعطي الحق في توفير معاش تقاعدي تفضيلي"	إذا كان الإنتاج مع ظروف عمل ضارة ؛ جاري التنفيذ.
	قوائم الموظفين المتقاعدين على معاش تقاعدي تفضيلي
	المراسلات بشأن التعيين - معاشات ومزايا الدولة ؛ معاش تفضيلي
	تعليمات السلامة المهنية حسب المهنة	القسم 10 من قانون العمل للاتحاد الروسي		باستمرار
	سجل الإيجاز (تعليمات القراءة)	القسم 10 من قانون العمل للاتحاد الروسي
	مجلة للموظفين الذين يجتازون الفحص الطبي الإجباري	المادة 69 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، أمر صادر عن وزارة الرعاية الصحية في الاتحاد الروسي رقم 90 "بشأن إجراءات إجراء الفحوصات الطبية الأولية والدورية للعمال واللوائح الطبية للقبول في المهنة".
	تقارير الحادث	قرار وزارة العمل في الاتحاد الروسي رقم 73 "بشأن الموافقة على استمارات المستندات المطلوبة للتحقيق وتسجيل حوادث العمل ، والأحكام المتعلقة بخصائص التحقيق في حوادث العمل في بعض الصناعات والمؤسسات "
	أعمال التحقيق في حالات التسمم والأمراض المهنية

تدفق المستندات الداخلية

يُفهم تدفق المستندات على أنه حركة المستندات في المؤسسة من لحظة استلامها أو إنشائها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال أو حفظ الملفات في الأرشيف. ويشمل ذلك عمليات الاستلام والتوزيع والتسجيل ومراقبة التنفيذ وإصدار الشهادات وتشكيل القضايا ومعالجة ما قبل الأرشفة وتخزين المستندات واستخدامها.

تعتمد سرعة مرور المستند ، وكفاءة حل المشكلة المثارة فيه ، وتوحيد عبء العمل في الإدارات والمسؤولين على التنظيم الصحيح والعقلاني لتدفق المستندات.

يمكن تمثيل العمل مع مستندات المؤسسة في شكل سلسلة العمليات التكنولوجية التالية:

استلام المستندات الواردة ؛
مراجعة أولية (ترميز من قبل السكرتير) ؛
تسجيل الوثائق
تقديم تقرير إلى المدير عن المستندات المستلمة ؛
اتخاذ القرار من قبل الرئيس.
إرسال المستندات للتنفيذ ؛
السيطرة على تنفيذ الوثائق ؛
تنفيذ الوثائق
تشكيل الوثائق في القضايا ؛
استخدام الوثائق في العمل المرجعي والإعلامي ؛
تحديد وقت تخزين المستندات (النقل إلى الأرشيف ، الاستخدام الإضافي ، إتلاف المستندات).

يتم تحديد درجة إتقان النظام التكنولوجي للعمل مع المستندات من خلال سرعة الحركة وتنفيذ المستندات وفعالية تزويد إدارة المؤسسة بالمعلومات الموثقة.

في الدعم الوثائقي للمؤسسة ، يمكن تمييز ثلاث مجموعات رئيسية من المستندات: المستندات الواردة (الواردة) ، المستندات الصادرة (المرسلة) ، المستندات الداخلية.

يمكن إجراء التسجيل لجميع مجموعات المستندات ، في المقام الأول للوثائق الواردة. العديد من الشركات لا تحتفظ بتسجيل الوثائق الداخلية.

يغطي العمل على تنفيذ ومراقبة تنفيذ الوثائق الداخلية والمستندات الواردة وفقط ، كاستثناء ، الوثائق الصادرة.

من مرحلة تكوين الحالات ، تمر جميع مجموعات المستندات بنفس العمليات ، باستثناء المستندات الواردة ، والتي ، مع استثناءات نادرة ، لا يتم نقلها إلى التخزين الأرشيفي.

لإنشاء إجراء موحد لإعداد المستندات وتنظيم العمل معهم ، تقوم إحدى المؤسسات بتطوير تعليمات للعمل المكتبي ، والتي تحتوي على عينات من المستندات التي تم إعدادها بشكل صحيح وقواعد للعمل معها.

يتولى مساعد السكرتير استلام ومعالجة الوثائق الواردة.

تمر المستندات المستلمة بالمراحل التالية:

المعالجة الأولية
مراجعة أولية ، ترميز ؛
التسجيل؛
النظر في الوثائق من قبل الإدارة ؛
اتجاه التنفيذ
مراقبة التنفيذ
تنفيذ الوثائق
إيداع المستندات في القضية.

تتمثل المعالجة الأولية للوثائق الواردة في التحقق من صحة تسليم الرسائل. يتم فتح جميع المظاريف ، باستثناء المراسلات الشخصية (التي تحمل علامة "شخصيًا"). ثم يتم التحقق من صحة عنوان المستند المرفق بالمغلف ، وعدد أوراق المستند ، ووجود المرفقات بها.

في حالة عدم وجود مرفقات أو أوراق من المستند ، يتم إخطار مرسل الرسالة ويتم وضع علامة على المستند نفسه وفي سجل المستندات الواردة في عمود "الملاحظات":

لا تفتح المغلفات المميزة بعلامة "شخصيًا".
ارسم فعلًا إذا كان نص المستند تالفًا أو لا توجد مرفقات.
إرسال نسخة واحدة من القانون مع المستندات المستلمة إلى المرسل إليه.
قم بإعادة توجيه المراسلات التي تم تسليمها بطريق الخطأ إلى العنوان الصحيح.
يتم قبول الرسائل المسجلة مقابل إيصال.
اكتب وقت الاستلام على المستند الذي يحمل عبارة "عاجل".

كقاعدة عامة ، يتم إتلاف المغلفات ، إلا في الحالات التي يمكن فيها تحديد عنوان المرسل وتاريخ الإرسال وتاريخ الاستلام فقط من خلال المغلف ، أو عندما يتم وضع علامة على الظرف "سري" أو "عاجل".

يتم إجراء دراسة أولية للوثائق الواردة من أجل توزيع المستندات على المستندات المسجلة وغير المسجلة.

يتم تمييز المستندات المسجلة بالرقم الوارد ، وتاريخ استلام المستند في المؤسسة.

أثناء الفحص التمهيدي ، تم أيضًا اكتشاف ما إذا كانت المستندات المنقولة إلى الرئيس لا تحتاج إلى اختيار مواد إضافية: المراسلات السابقة ، والعقود ، والوثائق التنظيمية ، وما إلى ذلك. المستند الوارد إلى رئيس المؤسسة.

بدون اعتبار أولي ، يتم نقل المستندات الموجهة إلى وحدة هيكلية أو على وجه التحديد إلى موظف في الشركة إلى وجهتها.

يفحص رئيس المؤسسة المستند الوارد ، وبقرار يعكس قراره وشروط التنفيذ الحقيقية ، يرسله إلى المنفذ من خلال السكرتير. يقوم السكرتير بإدخال القرار في السجل. إذا تمت الإشارة إلى العديد من فناني الأداء في القرار ، فسيتم نقل المستند إلى الأول في القائمة ، والذي يعتبر هو المؤدي المسؤول.

يقوم المقاول ، الذي يعمل مع المستند ، بإعداد رد ، يتم إرساله إلى الرئيس للتوقيع (جنبًا إلى جنب مع المواد المصاحبة التي تم استخدامها في إعداد الرد).

يراقب السكرتير (إذا لزم الأمر) تنفيذ المستند الوارد.

يتلقى السكرتير خطاب مبادرة من المنفذ ويضعه في الملف ذي الصلة لمزيد من التخزين والاستخدام ، ويرسل الإجابة إلى المرسل إليه.

المستندات المرسلة من الشركة تسمى المستندات الصادرة. تتكون المعالجة الصادرة من العمليات التالية:

صياغة وثيقة صادرة ؛
الموافقة على مسودة الوثيقة ؛
التحقق من صحة مسودة الوثيقة من قبل السكرتير ؛
تسجيل وثيقة
التحقق من صحة العنوان ؛
إرسال المستند إلى المرسل إليه ؛
حفظ نسخة ثانية (نسخة) من المستند في القضية.

يحرر المنفذ مسودة الوثيقة الصادرة وينفذها ، ويتحقق السكرتير من صحة تنفيذها.

يتم تحرير المستندات الصادرة من نسختين ، باستثناء الفاكسات التي تم إعدادها في نسخة واحدة.

يتم تقديم المسودة المعدة للوثيقة الصادرة للتوقيع عليها إلى الرأس. إلى جانب ذلك ، يمكن نقل المستندات الأخرى ، والتي تم على أساسها صياغة مسودة الوثيقة الصادرة (رسائل المبادرة ، والعقود ، والأفعال ، والوثائق التنظيمية ، وما إلى ذلك).

يمكن للمدير إجراء أي تغييرات وإضافات على المستند الموقع أو إعادته إلى المقاول لمراجعته.

بعد التوقيع من قبل رئيس نسختين ، يتم تسجيل المستند من قبل السكرتير. يتم تسجيل المستندات المراد إرسالها في "مجلة تسجيل المستندات الصادرة".

لتسجيل المستندات الصادرة ، يلزم توفر البيانات التالية:

فهرس الوثيقة ، بما في ذلك رقم القضية ؛
تاريخ الوثيقة
وجهة؛
ملخص أو عنوان ؛
علامة التنفيذ (سجل حل المشكلة ، أرقام مستندات الإجابة) ؛
المنفذ؛
ملاحظة.

يتم إرسال المستند المسجل إلى المرسل إليه في نفس اليوم. عند إرسال مستند ، من الضروري التحقق من عنوان المستلم على الخطاب والمغلف.

نسخة من الوثيقة المرسلة ونسخة واحدة من الفاكس مرفقة بالحالة مع المراسلات:

يجب معالجة المستندات وإرسالها في نفس اليوم.
يتم إرسال البرقيات على الفور.
تتم طباعة المستندات الصادرة في نسختين.
في حالة إعادة المستند ، يرجى لصق ختم أو علامة "سيتم إرجاعه" ووضع علامة عليه في خزانة الملفات أو المجلة.

لتسجيل المستندات الواردة والصادرة باستخدام جهاز كمبيوتر شخصي ، يمكنك استخدام نفس الأعمدة في دفتر يومية التسجيل.

المستندات الداخلية هي المستندات التي يتم إعدادها وتنفيذها وتنفيذها داخل المنظمة (المؤسسة) نفسها ، وفقًا للقواعد الداخلية لتطوير المستندات.

تشمل الوثائق الداخلية: البيانات ، والأفعال ، والمحاضر ، والتقارير والمذكرات التفسيرية ، إلخ.

يتم العمل مع المستندات الداخلية على النحو التالي:

1) إعداد مشروع وثيقة من قبل المقاول ؛
2) التحقق من صحة تصميم مسودة الوثيقة ؛
3) توقيع المستند من قبل الرئيس (الموافقة ، إذا لزم الأمر) ؛
4) تسجيل الوثيقة ؛
5) نقل المستند إلى المقاول.
6) تنفيذ الوثيقة ؛
7) السيطرة على تنفيذ الوثيقة ؛
8) إيداع المستند المنفذ في الملف.

المراحل النهائية للعمل مع المستندات الداخلية هي: الاستخدام في العمل المرجعي والمعلوماتي (من 1 إلى 3 سنوات) وتحديد فترة التخزين الإضافية (فحص قيمة المستندات). نتيجة لقرار لجنة الخبراء الخاصة بالمؤسسة ، يمكن استخدام المستندات الداخلية في العمل المرجعي والمعلوماتي لخدمة العمل المكتبي لأكثر من ثلاث سنوات ، أو يمكن نقلها إلى الأرشيف أو إتلافها.

تسجيل المستندات. هذا هو تثبيت حقيقة إنشاء مستند أو استلامه ، عن طريق تعيين رقم تسجيل (فهرس) للمستند وتسجيل المعلومات المتعلقة به في دفتر يومية التسجيل.

التسجيل ضروري لضمان سلامة الوثائق والبحث الفوري والمحاسبة والرقابة:

إعطاء الخصائص النوعية والكمية للوثائق ؛
تأكيد حقيقة استلام أو إرسال المستند ؛
إنشاء جهاز تسجيل ومرجعية يمكن استخدامه لأغراض إعلامية ؛
مراقبة تنفيذ الوثيقة.

المبدأ الأساسي لتسجيل المستند هو الإدخال الفردي. يجب تسجيل كل مستند لدى هذه الشركة مرة واحدة فقط. يتم تسجيل المستندات الواردة في يوم الاستلام ، والمستندات الصادرة والداخلية - في يوم التوقيع.

هناك عدة أشكال لتسجيل المستندات: مركزي ، لامركزي ، مختلط.

يتم تحقيق أكبر قدر من الكفاءة من خلال نظام تسجيل المستندات المركزي ، أي عندما يتم تنفيذ جميع عمليات التسجيل في مكان واحد أو بواسطة موظف واحد ، على سبيل المثال ، سكرتير. يتيح لك هذا النظام إنشاء مركز مرجعي واحد لوثائق المؤسسة ويضع إجراء تسجيل واحد.

يتضمن النظام اللامركزي تسجيل المستندات في أماكن إنشائها أو تنفيذها ، أي في التقسيمات الهيكلية.

مع الأخذ في الاعتبار خصوصيات المؤسسة ، يمكن استخدام نظام مختلط لتسجيل المستندات ، عندما يتم تسجيل جزء من المستندات مركزيًا ، ويكون جزء من المستندات لامركزيًا ، في الأقسام الهيكلية.

في الشركات الصغيرة ، غالبًا ما يستخدم نظام التسجيل المركزي.

عند تسجيل المستندات في المؤسسة ، يجب مراعاة القواعد التالية:

يتم تسجيل كل وثيقة مرة واحدة فقط ؛
يتم تسجيل جميع المستندات في مكان واحد فقط ؛
يتم تسجيل جميع المستندات في نموذج موحد معتمد في المؤسسة.

عند التسجيل ، يتم تقسيم جميع المستندات إلى عدة مجموعات ، يتم تسجيل كل منها على حدة ، على سبيل المثال:

وثائق واردة
وثائق صادرة
وثائق داخلية
عقود تجارية
المستندات المميزة بعلامة "CT" ("سرية").

عند تسجيل كل مجموعة من المستندات ، يجب تطبيق طرق موحدة لتعيين الأرقام (الفهارس) للمستندات.

هناك ثلاثة أنواع رئيسية من تسجيل المستندات:

1) نظام بطاقة لتسجيل المستندات ؛
2) نظام دفتر اليومية لتسجيل المستند.
3) نظام تسجيل المستندات المحوسب.

تخزين الوثائق الداخلية

التوصيف الوظيفي - بشكل دائم (البند 27 من قائمة وثائق الأرشفة الإدارية النموذجية).

جداول التوظيف في المنظمة والتغييرات التي تطرأ عليها في مكان التطوير والموافقة لها فترة تخزين دائمة (المادة 71 من قائمة وثائق إدارة المحفوظات النموذجية).

يجب الاحتفاظ بلوائح العمل الداخلية في المنظمة لمدة عام واحد بعد استبدالها بأخرى جديدة (المادة 773 من قائمة وثائق الأرشفة الإدارية النموذجية).

بناء على الفن. 411 تخضع قائمة وثائق الأرشفة الإدارية القياسية ، والأحكام الخاصة بمكافآت ومكافآت الموظفين للتخزين الدائم في مكان تطويرها والموافقة عليها.

الوثائق (قائمة المعلومات ، واللوائح ، وما إلى ذلك) المتعلقة بإنشاء نظام الأسرار التجارية في منظمة لها فترة تخزين دائمة (المادة 62 من قائمة وثائق الأرشفة الإدارية النموذجية).

على الرغم من اختلاف أوقات تخزين اللوائح والأوامر المحلية التي تمت الموافقة عليها في كثير من الأحيان ، فإن القانون التنظيمي المحلي يصبح جزءًا من الأمر وملحقه ، وسيعتمد وقت التخزين في هذه الحالة على وقت تخزين الإجراء أو الأمر المحلي (اعتمادًا على ما إذا كانت المدة أطول).

منذ لحظة الموافقة على الإصدار الجديد للوصف الوظيفي ، لم يعد الإصدار القديم صالحًا. فترة التخزين للإصدارات غير الصالحة من الوصف الوظيفي هي 3 سنوات (البند 77 من القسم 2 من قائمة وثائق الأرشفة الإدارية النموذجية).

التغييرات في فترات التخزين لوثائق الموظفين ، والتي تم تقديمها بموجب المادة 22.1 من القانون رقم 125-FZ ، تنطبق فقط على المستندات التي كانت فترة تخزينها سابقًا 75 عامًا. في الوقت نفسه ، ارتكب المشرعون خطأ ، لأنهم حققوا رسميًا زيادة في وقت التخزين لجميع مجموعات الوثائق الخاصة بالموظفين. على وجه التحديد ، بالنسبة لأولئك الذين يتم توفير فترة تخزين لمدة خمس سنوات وفقًا للمادتين 19 و 665 من القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة في روسيا رقم 558. حاليًا ، يتم إعداد مشروع قانون لتعديل القانون رقم 125-FZ والقضاء على الخلل الذي نشأ. كما أوضح متخصصو Rostrud ، قبل اعتماد هذه التغييرات ، يجب تطبيق النظام الحالي لتحديد وقت تخزين المستندات وفقًا للقائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة في روسيا رقم 558 ، من أجل تجنب أي سوء الفهم والغرامات وعدم تخصيص وثائق الموظفين للتلف.

يشار إلى الفترات التي يكون من الضروري خلالها تخزين المستندات على الموظفين في المادة 22.1 من القانون رقم 125-FZ والقائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558. بداية فترة تخزين المستندات هي 1 يناير من العام التالي للسنة التي تم وضعها فيها (الفقرة 4 ، البند 1.4 من القائمة التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558).

لذلك ، يجب الاحتفاظ بأوامر التوظيف والنقل والفصل والإجازة غير مدفوعة الأجر والأوامر الأخرى للموظفين ، وكذلك بيانات الموظفين ، إذا تم تخزينها في ملفاتهم الشخصية ، بشكل عام ، لمدة 75 عامًا على الأقل ، إذا تم إنشاؤها حتى عام 2003. إذا تم إنشاء هذه المستندات بعد عام 2003 ، فيجب الاحتفاظ بها لمدة 50 عامًا على الأقل.

يجب أيضًا الاحتفاظ بعقود العمل والبطاقات الشخصية والملفات الشخصية للموظفين لمدة 75 عامًا إذا تم إنشاؤها قبل عام 2003 ، أو لمدة 50 عامًا إذا تم إنشاؤها بعد عام 2003 ، ويجب الاحتفاظ بالملفات الشخصية للمديرين بشكل دائم. من الضروري أيضًا الاحتفاظ بجدول التوظيف باستمرار.

في الوقت نفسه ، يجب تخزين أي مستندات عن الموظفين تم تشكيلها خلال فترة الخدمة المدنية ، وهي ليست خدمة مدنية عامة ، لمدة 75 عامًا ، بغض النظر عن تاريخ إنشائها.

هذا الإجراء منصوص عليه في المادة 22.1 من القانون رقم 125-FZ.

أوامر توفير الإجازات السنوية والتعليمية ، وإرسالها في رحلات عمل في روسيا (بالإضافة إلى المستندات الأخرى المتعلقة برحلات العمل: المهام ، والتقارير ، وما إلى ذلك) ، بالإضافة إلى طلبات التحصيل وبيانات الموظفين ، إذا تم تخزينها بشكل منفصل وليس في الملفات الشخصية يكفي الاحتفاظ بخمس سنوات فقط.

يأتي هذا الاستنتاج من الفقرتين 19 و 665 من القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558.

انتباه: التغييرات في فترات التخزين لوثائق الموظفين ، والتي تم تقديمها بموجب المادة 22.1 من القانون رقم 125-FZ ، تتعلق فقط بالمستندات التي كانت فترة تخزينها سابقًا 75 عامًا. في الوقت نفسه ، ارتكب المشرعون خطأ ، لأنهم حققوا رسميًا زيادة في وقت التخزين لجميع مجموعات الوثائق الخاصة بالموظفين. على وجه التحديد ، بالنسبة لأولئك الذين يتم توفير فترة تخزين لمدة خمس سنوات وفقًا للفقرتين 19 و 665 من القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية رقم 558. حاليًا ، يتم إعداد مشروع قانون لتعديل القانون رقم 125-FZ والقضاء على الخلل الذي نشأ. كما أوضح متخصصو Rostrud ، قبل اعتماد هذه التغييرات ، يجب تطبيق النظام الحالي لتحديد وقت تخزين المستندات وفقًا للقائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة في روسيا رقم 558 ، من أجل تجنب أي سوء الفهم والغرامات وعدم تخصيص وثائق الموظفين للتدمير.

يجب تخزين مواد شهادات مكان العمل لمدة 45 عامًا ، وفي ظروف عمل صعبة أو ضارة أو خطرة - 75 عامًا.

استمر في العمل حتى بعد استبدالها بقواعد جديدة. مدة الصلاحية سنة واحدة. تم تحديد فترة التخزين لمدة عام لجداول الإجازات أيضًا.

الفترة التي يكون من الضروري خلالها تخزين المستندات التي تؤكد أن الموظف تلقى التعليم على نفقة المنظمة ترجع إلى متطلبات التشريع الضريبي. الحقيقة هي أن الفقرة 3 من المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي تنص على أنه من أجل شطب هذه التكاليف لتقليل الربح الخاضع للضريبة ، يجب على المنظمة الاحتفاظ بجميع المستندات التي تؤكد التدريب (اتفاق مع مؤسسة تعليمية ، أمر من رأسًا على إرسال موظف للتدريب ، وشهادة الخدمة ، والدبلوم ، والشهادة ، والشهادة ، وما إلى ذلك). مدة تخزينهم محددة بمدة اتفاقية التدريب وسنة واحدة من عمل الموظف ، ولكن لا تقل عن أربع سنوات.

خلف | |