কীভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখবেন। ভাড়া কমানোর বিষয়ে। ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে ইংরেজিতে চিঠির উদাহরণ

প্রায় যেকোনো অনুষ্ঠানে অংশীদারদের সাথে যোগাযোগ করার সময় ব্যবসায়িক চিঠি লেখা হয়। রেডিমেড উদাহরণ এবং এই ধরনের নথি আঁকার নিয়ম নিবন্ধে পাওয়া যাবে।

একটি ব্যবসায়িক চিঠিকে একটি নথি হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা যেতে পারে যা সমগ্র কোম্পানির পক্ষ থেকে অন্য কোম্পানি, স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা বা ব্যক্তিকে (উদাহরণস্বরূপ, একজন বিনিয়োগকারী) পাঠানো হয়। মূলত, যেকোনো কোম্পানির চিঠিপত্র হল ব্যবসায়িক চিঠি। তাদের উদ্দেশ্য খুব ভিন্ন:

1. সহযোগিতা সম্পর্কে।
2. সহযোগিতা, আলোচনা।
3. চুক্তির অধীনে বাধ্যবাধকতা পূরণ করার প্রয়োজনের একটি অনুস্মারক।
4. আপনার অবস্থানের ব্যাখ্যা, পূর্বে পাঠানো একটি চিঠির প্রতিক্রিয়া এবং আরও অনেক কিছু।

নথিটি সাধারণত কোম্পানির লেটারহেডে আঁকা হয় এবং নিয়মিত মেল বা ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো যেতে পারে। যাইহোক, যদি অংশীদার বিশেষ গুরুত্বের হয়, তবে এটি উচ্চ-মানের, মোটা কাগজে মুদ্রণ করা এবং ব্যক্তিগতভাবে বা কুরিয়ারের মাধ্যমে এটি হস্তান্তর করা বাঞ্ছনীয়। চিঠির গঠনটি একটি সাধারণ ব্যবসায়িক নথির অনুরূপ - আপনি পরিকল্পনাগতভাবে এটিকে এভাবে উপস্থাপন করতে পারেন।

কম্পাইল করার সময় কি মনোযোগ দিতে হবে

এই ধরনের অক্ষরগুলির জন্য কোনও নির্দিষ্ট নিয়ম বা নমুনা নেই, তাই তাদের গঠন, আয়তন এবং নকশা মূলত নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে নির্ভর করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিজ্ঞপ্তি চিঠিটি বেশ সংক্ষিপ্ত হবে (3-4 অনুচ্ছেদ), তবে একটি কর্মচারী সুপারিশ বা একটি ব্যবসায়িক প্রস্তাব এক পৃষ্ঠার বেশি সময় নিতে পারে।

যাইহোক, বেশ কয়েকটি সাধারণ নিয়ম রয়েছে যা একটি কাগজ আঁকার সময় আপনার মনোযোগ দেওয়া উচিত:

1. দলিল নিজেই নেই কোন আইনি শক্তি, যাইহোক, এটি সমস্ত নকশা নিয়ম অনুযায়ী আঁকা হয়. এর গঠন এবং উপস্থাপনের শৈলীকে অবশ্যই আধুনিক নথি প্রবাহের সাধারণভাবে গৃহীত নীতিগুলি মেনে চলতে হবে।
2. বাক্যগুলি একটি স্পষ্ট ক্রমানুসারে যুক্তিযুক্তভাবে নির্মিত হয়। অলঙ্কৃত, জটিল, সংবেদনশীল এবং বিশেষ করে কথ্য অভিব্যক্তি অনুপস্থিত। টোনালিটি নিরপেক্ষ।
3. উপস্থাপনা সর্বদা শুধুমাত্র 1 জনের কাছ থেকে বাহিত হয় - হয় একবচনে, যদি পাঠ্যটি সরাসরি পরিচালকের কাছ থেকে লেখা হয়, বা বহুবচনে, যদি এটি সমগ্র কোম্পানির পক্ষে লেখা হয়।
4. খসড়া তৈরির নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য এবং ঠিকানার প্রত্যাশিত ক্রিয়াগুলি বানান করা হয়েছে (একটি প্রতিক্রিয়া পাঠান, একজন কর্মচারীর প্রার্থীতা বিবেচনা করুন, আলোচনায় সম্মত হন, একটি নথি পাঠান ইত্যাদি)।
5. কাগজটি ম্যানেজার বা অন্যান্য কর্মচারীদের ব্যক্তিগত স্বার্থ প্রতিফলিত করে না, তবে একটি দল হিসাবে কোম্পানির লক্ষ্যগুলি প্রতিফলিত করে। আপনার যদি ব্যক্তিগত যোগাযোগ স্থাপনের প্রয়োজন হয়, তবে এটি অন্যভাবে করা এবং কোম্পানির প্রতিনিধি হিসাবে নিজেকে অবস্থান না করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

লেখার সময় সেরা 5টি ভুল

ত্রুটিগুলিকে 2টি বড় গ্রুপে ভাগ করা যেতে পারে - কিছু একটি পাঠ্য হিসাবে লেখার সাথে যুক্ত (যুক্তি, শব্দভান্ডার, অন্যান্য ভাষার নিয়ম লঙ্ঘন), অন্যগুলি - ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের লঙ্ঘনের সাথে:

1. বানান এবং বিরাম চিহ্নের ত্রুটি অনুমোদিত নয় - চিঠির পাঠ্য সর্বদা পাঠানোর আগে কমপক্ষে 1-2 বার চেক করা উচিত।
2. উপস্থাপনার ব্যবসায়িক শৈলীর লঙ্ঘন, সংবেদনশীল বাক্যাংশের উপস্থিতি, অত্যধিক ভদ্রতা বা বিপরীতভাবে, তীব্রতা।
3. নেতিবাচক টোন - এমনকি হুমকিগুলিও অপ্রয়োজনীয় শব্দ ছাড়াই লিখতে হবে - উদাহরণস্বরূপ: "আমরা এই চিঠিটি প্রাপ্তির তারিখ থেকে 30 দিনের মধ্যে আদালতে যাওয়ার অধিকার সংরক্ষণ করি।"
4. খুব বড় বা, বিপরীতভাবে, খুব ছোট ভলিউম। সাধারণত পুরো লেখাটি 1-2 পৃষ্ঠায় ফিট করা যায়। যাইহোক, এর অর্থ এই নয় যে আপনাকে আপনার সঙ্গীর সাথে সবকিছু জানাতে হবে না। গুরুত্বপূর্ণ তথ্য. ভলিউমেট্রিক ডেটা, ডায়াগ্রাম, নথির ফর্মগুলি অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে।
5. কথোপকথনকে বেছে নেওয়ার অধিকার থেকে বঞ্চিত করা। উদাহরণস্বরূপ, আপনার লেখা উচিত নয়: "আমরা আপনাকে চুক্তির চূড়ান্ত সংস্করণ পর্যালোচনা এবং অনুমোদন করতে বলি।"

সাধারণ টেমপ্লেট বাক্যাংশ

এর বৈশিষ্ট্যযুক্ত স্ট্যান্ডার্ড বাক্যাংশের পাঠ্যে ব্যবহার করুন ব্যবসায়িক বক্তৃতা- একটি সম্পূর্ণ স্বাভাবিক এবং এমনকি পছন্দসই ঘটনা। নীচে বিভিন্ন পরিস্থিতিতে ব্যবহৃত সবচেয়ে সাধারণ ক্লিচগুলির একটি তালিকা রয়েছে৷

অবস্থা	বাক্যাংশ
নোটিশ	আমরা অবহিত/আপনার নজরে আনতে/অবহিত/বিজ্ঞাপন করি
কারণের ব্যাখ্যা, উদ্দেশ্য	এর উপর ভিত্তি করে/এর সাথে/সম্পর্কে/উদ্দেশ্যে/কারণে/সমর্থনে/অনুসরণে
অনুরোধ	অনুগ্রহ করে ব্যবস্থা নিন/অনুগ্রহ করে জানান, ফরওয়ার্ড করুন, করবেন, নিশ্চিত করুন...
নিশ্চিতকরণ	আমরা আপনার শর্তাবলী নিশ্চিত/আশ্বাস/স্বীকার করি/আমরা আপত্তি করি না...
অফার	আমরা সুপারিশ/অফার/আমন্ত্রণ/জিজ্ঞাসা করি
	আমরা গ্যারান্টি দিচ্ছি
প্রত্যাখ্যান	আমরা একটি কারণে প্রত্যাখ্যান করতে বাধ্য হচ্ছি/আমরা আপনার প্রস্তাব প্রত্যাখ্যান করছি...
উপসংহার	আমরা অনুগ্রহপূর্বক জিজ্ঞাসা করি/আমরা সহযোগিতা, বোঝাপড়া, সহায়তার আশা করি/আমরা আপনাকে অজুহাত, গাইড, করতে বলি...

2019 নমুনা

এখানে কয়েক প্রস্তুত উদাহরণআপনার সংস্করণ খসড়া করার সময় আপনি গাইড হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন এমন অক্ষর।

তথ্য অনুরোধ

অনুরোধ

বাণিজ্যিক প্রস্তাব

গ্যারান্টি পত্র

দাবি

কৃতজ্ঞতা

ক্ষমাপ্রার্থী

একটি পরিষেবা চিঠি একটি নথি যা একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ ব্যবসা যোগাযোগ. প্রায়শই এটি ডাক পরিষেবার মাধ্যমে প্রেরণ করা হয় এবং তথ্য বিনিময়ের একটি বিশেষ উপায় হিসাবে কাজ করে।

মৌলিক ধারণা

বিভিন্ন অর্থনৈতিক বা উৎপাদন সমস্যা সমাধানের জন্য ব্যবসায়িক চিঠিপত্র প্রয়োজন। এর সাহায্যে, উদ্যোগ এবং সংস্থাগুলি বাহ্যিক পরিবেশের সাথে যোগাযোগ করে: অংশীদার, ক্লায়েন্ট বা সরকারী সংস্থা. সাধারণত এর জন্য একটি সার্ভিস লেটার ব্যবহার করা হয়।

এটি একটি লিখিত নথির সাধারণ নাম, যা হতে পারে:

• পূর্বে প্রাপ্ত বার্তা বা অনুরোধের প্রতিক্রিয়া;
• অন্যান্য নথি বা উপকরণ সহ ঠিকানাকে পাঠানো সহগামী কাগজ;
• একটি উদ্যোগ চিঠি, এমন ক্ষেত্রে যেখানে যোগাযোগের অন্য পদ্ধতি অসম্ভব।

তালিকাভুক্ত বিকল্পগুলির প্রতিটির নিজস্ব বৈশিষ্ট্য রয়েছে। যাইহোক, আছে সপ্তাহের দিন, যার সাথে সাধারনত কোন সরকারী চিঠি আঁকা হয়। এটি বোধগম্য, কারণ এটি ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের সাথে, উদাহরণস্বরূপ, প্রায়শই বেশিরভাগ লেনদেনের উপসংহার শুরু হয়। একটি সঠিকভাবে সম্পাদিত নথি একটি ভবিষ্যতের সম্ভাব্য অংশীদার সম্পর্কে প্রাপকের উপর একটি অনুকূল ছাপ তৈরি করতে পারে।

ব্যবসায়িক চিঠির ধরন

পরিষেবা চিঠিতে যে তথ্য রয়েছে তার উপর নির্ভর করে, এটি হতে পারে:

1. সহগামী। ক্ষেত্রে যখন এটি একটি বার্তা ধারণ করে যে এটির জন্য একটি অ্যাপ্লিকেশন প্যাকেজ রয়েছে৷
2. দাম্ভিক। অর্থাৎ এটি একটি বিশেষ পরিস্থিতি (দাবি) নিয়ে অসন্তোষ প্রকাশ করে।
3. শিক্ষণীয়। পাঠ্য নির্দিষ্ট নির্দেশনা দেয়।
4. গ্যারান্টিযুক্ত। প্রেরক নথিতে নির্ধারিত বাধ্যবাধকতার ভবিষ্যতের পরিপূর্ণতা নিশ্চিত করে।
5. তথ্যমূলক। চিঠিতে এমন তথ্য রয়েছে যা প্রাপকের আগ্রহের হতে পারে।
6. বিজ্ঞাপন। সহযোগিতা আকর্ষণ করার জন্য তথ্য প্রদান করা হয়।
7. প্রজ্ঞাপনপত্র। পাবলিক ইভেন্ট সম্পর্কে তথ্য.
8. নিশ্চিতকরণ চিঠি। নির্দিষ্ট নথি বা উপকরণ প্রাপ্তি।
9. অনুরোধ একটি চিঠি. পাঠ্যটিতে একটি আবেদন রয়েছে যাতে সম্বোধনকারীকে পদক্ষেপ নিতে উৎসাহিত করা হয়।
10. বার্তা পত্রের মাধ্যমে। এতে, প্রেরক পক্ষগুলিকে পারস্পরিক স্বার্থের নির্দিষ্ট তথ্য সরবরাহ করে।

এই নথিগুলির উদ্দেশ্য হল সংস্থা বা এর কাঠামোগত বিভাগের মধ্যে সংযোগ বজায় রাখা।

দাবি একটি চিঠি আপ ​​আঁকা

সহযোগিতার ক্ষেত্রে, কখনও কখনও এমন পরিস্থিতি দেখা দেয় যখন পক্ষগুলির মধ্যে একটি, এক বা অন্য কারণে, তার বাধ্যবাধকতাগুলি পূরণ করে না। এই ক্ষেত্রে, অংশীদার প্রথমে তার প্রতিপক্ষকে একটি চিঠি পাঠায়। এটিতে, তিনি সাধারণত তার আইনী অধিকার লঙ্ঘন দূর করার জন্য তার প্রস্তাবগুলি সেট করেন। এটি একটি পরিষেবা চিঠি। এই জাতীয় নথির একটি নমুনা নির্বিচারে আঁকা যেতে পারে। নিম্নলিখিত পয়েন্টগুলি অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত:

1. অংশীদারিত্বের মানসিকতার সাথে আনুষ্ঠানিক এবং ব্যবসার মতো হতে হবে।
2. অভিযোগের সারমর্ম খুব স্পষ্টভাবে প্রকাশ করতে হবে।
3. তথ্য উপস্থাপন করার সময়, আপনাকে নিশ্চিতভাবে নির্দিষ্ট তথ্যের সাথে কাজ করতে হবে।

দাবির চিঠিতে অবশ্যই থাকতে হবে:

• প্রেরকের বিশদ বিবরণ (নাম, ফেরত ঠিকানা এবং যোগাযোগের নম্বর);
• ঠিকানা প্রদানকারী সম্পর্কে সম্পূর্ণ তথ্য;
• যে পরিস্থিতিতে সংঘাত পরিস্থিতি ঘটেছে তার বর্ণনা;
• লিঙ্ক আইনি নিয়মযা প্রতিপক্ষ, তার অংশের জন্য, লঙ্ঘন করেছে;
• লঙ্ঘন দূর করার জন্য নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা, তাদের বাস্তবায়নের সময়সীমা নির্দেশ করে;
• বিরোধী পক্ষ তাদের মৃত্যুদন্ড এড়িয়ে গেলে এমন পরিণতি ঘটতে পারে।

সরকারী চিঠিটি কীভাবে রচনা করা হয় সেদিকে বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত। প্যাটার্নটি অবশ্যই এমনভাবে ডিজাইন করা উচিত যাতে অনুপ্রবেশকারী এটিকে একটি হুমকি হিসাবে বুঝতে না পারে। এটা অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে এটি আইন মেনে চলার জন্য একটি অনুস্মারক মাত্র।

ডিজাইনের নিয়ম

অফিসিয়াল চিঠির ডিজাইনে বিশেষ মনোযোগ দিতে হবে। সত্য, আইন এই জন্য কোন কঠোর নিয়ম এবং প্রবিধান প্রদান করে না.

এটি সত্ত্বেও, এই জাতীয় নথিগুলি আঁকার সময়, নিম্নলিখিত বাধ্যতামূলক পয়েন্টগুলি অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত:

1. যেকোনো অফিসিয়াল চিঠি লেটারহেডে লিখতে হবে। এটি অফিস ম্যানেজমেন্ট বিশেষজ্ঞদের দ্বারা অগ্রিম বিকশিত হয় এবং এন্টারপ্রাইজের প্রধানের আদেশ দ্বারা অনুমোদিত হয়।

2. নথিতে অবশ্যই কিছু বিশদ বিবরণ থাকতে হবে:

2.1। প্রাপক এবং প্রেরক সম্পর্কে তথ্য।

2.2। এই চিঠির বহির্গামী নম্বর এবং তারিখ। এটি নিবন্ধনের জন্য প্রয়োজনীয়।

2.4। শিরোনাম।

2.5। কোনো অ্যাপ্লিকেশনের উপস্থিতি সম্পর্কে তথ্য, তাদের নাম এবং সংখ্যা নির্দেশ করে।

2.6। স্বাক্ষরকারী ব্যক্তির সম্পর্কে তথ্য এই নথীটি(পদ এবং পুরো নাম)।

3. চিঠিতে শুধুমাত্র একটি সমস্যা সম্বোধন করা উচিত। একাধিক থিম থাকার কারণে একজন শিল্পী নির্বাচন করা কঠিন হয়ে পড়বে।

4. তথ্য যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্তভাবে উপস্থাপন করতে হবে, কিন্তু স্পষ্টভাবে। এটি যুক্তিযুক্ত যে পাঠ্যটি দুটি পৃষ্ঠার বেশি নয়।

5. প্রাপকের বিবরণ সঠিকভাবে নির্দেশ করুন। যদি আমরা একটি সংস্থা সম্পর্কে কথা বলি তবে নিম্নলিখিত ক্রমটি মেনে চলা প্রয়োজন:

5.1। কোম্পানির নাম (মনোনীত ক্ষেত্রে)।

5.2। স্ট্রাকচারাল ইউনিট (যদি প্রয়োজন হয়)।

5.3। ঠিকানা প্রদানকারীর অবস্থান (ডেটিভ ক্ষেত্রে)।

5.4। তার আদ্যক্ষর।

5.5। এন্টারপ্রাইজের ডাক ঠিকানা।

6. যদি বেশ কয়েকটি প্রাপক থাকে, তবে প্রধানটি প্রথমে নির্দেশিত হয় এবং তারপরে অন্য সকলকে।

আপনি যদি এই সমস্ত পয়েন্টগুলি বিবেচনায় নেন, তবে নীতিগতভাবে সরকারী চিঠিগুলি আঁকানো কঠিন হবে না।

উপস্থাপনের ক্রম

একটি নথি সঠিকভাবে আঁকার জন্য, এতে তথ্য উপস্থাপনের একটি নির্দিষ্ট ক্রম বিবেচনা করা প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কীভাবে একটি পেশাদার প্রতিক্রিয়া চিঠি লিখবেন তার বিকল্পটি বিবেচনা করতে পারেন। প্রথমত, আপনাকে মনে রাখতে হবে যে, শিষ্টাচারের নিয়ম অনুসারে, আপনি তথ্য পাওয়ার মুহূর্ত থেকে 24 ঘন্টার মধ্যে আপনাকে অবশ্যই প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে। আমরা একটি ইলেকট্রনিক বার্তা সম্পর্কে কথা বলা হয়, তাহলে সর্বোত্তম সময়দুই ঘণ্টার বেশি হবে না। যে ক্ষেত্রে এই ধরনের নিয়ম মেনে চলা সম্ভব নয়, আপনার সঙ্গীর কাছে উপযুক্ত বার্তা পাঠানোই ভালো।

চিঠিটি নিজেই মূলত দুটি অংশ নিয়ে গঠিত হবে:

1. পরিচিতিমূলক। প্রেরক তার লেখার বিষয়, কারণ ও কারণ উল্লেখ করেন। এখানে আপনি উল্লেখ করতে পারেন আইন, যা আইন দ্বারা প্রতিক্রিয়া প্রদানের ভিত্তি হিসাবে কাজ করে৷ তদতিরিক্ত, প্রশ্নযুক্ত পরিস্থিতি সম্পর্কিত কিছু পয়েন্টে মনোযোগ দেওয়া মূল্যবান। তারা সমস্যার সারমর্ম প্রকাশ করতে সাহায্য করবে।
2. প্রধান এই অংশটি স্পষ্ট করা এবং বোঝানোর লক্ষ্য। পাঠ্যটি অবশ্যই স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে এবং উপস্থাপিত তথ্যগুলি অবশ্যই যাচাই এবং উদ্দেশ্যমূলক হতে হবে। প্রয়োজনে তাদের প্রকৃত সংখ্যা দিয়ে নিশ্চিত করা যেতে পারে।

এই পাঠ্যটি সাধারণত অ্যাপ্লিকেশনগুলির একটি তালিকা দ্বারা অনুসরণ করা হয়। নথিটি প্রেরকের স্বাক্ষর দিয়ে শেষ হয়। এছাড়াও, আপনাকে কীভাবে একটি পরিষেবা চিঠি লিখতে হবে তা জানতে হবে যাতে প্রাপককে বিরক্ত না করে। প্রথমত, তাকে "প্রিয়" বাক্যাংশ দিয়ে সম্বোধন করা শুরু করার পরামর্শ দেওয়া হয়। দ্বিতীয়ত, এটি পাঠ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে অংশগ্রহণমূলক বাক্যাংশযেমন "আপনার প্রস্তাবগুলি সাবধানে অধ্যয়ন করা" বা "আপনার মন্তব্যগুলি সাবধানে পরীক্ষা করা।" শিষ্টাচারের এই ধরনের পালন শুধুমাত্র উভয় পক্ষের উপকার করবে।

পদ্ধতি

অফিসিয়াল চিঠির খসড়া তৈরি করা করণিক, সচিব বা এই দায়িত্ব অর্পিত অন্যান্য কর্মচারীদের দায়িত্ব। কাজ শুরু করার সময়, তাদের অবশ্যই তাদের কর্মের একটি নির্দিষ্ট ক্রম মেনে চলতে হবে। এই ধরনের একটি নথি আঁকার প্রক্রিয়া সাধারণত নিম্নলিখিত পর্যায়ে যায়:

1. এই সমস্যার পরিস্থিতিতে একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ অধ্যয়ন. সঠিকভাবে মূল্যায়ন করার জন্য পরিস্থিতি সম্পূর্ণরূপে নিয়ন্ত্রণ করা প্রয়োজন সম্ভাব্য উপায়তার সিদ্ধান্ত.
2. একটি চিঠি খসড়া. এখানে উপরের সমস্ত প্রয়োজনীয়তাগুলি বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন।
3. প্রস্তুত পাঠ্যের সমন্বয়। কখনও কখনও ম্যানেজারের মন্তব্য বিবেচনায় নিয়ে এটি সম্পাদনা করতে হয়। তিনি এই বিষয়ে কিছু স্পষ্টীকরণ বা স্পষ্টীকরণ করতে পারেন।
4. তার সুপারভাইজার দ্বারা অনুমোদন।
5. নথির চূড়ান্ত সম্পাদন এবং স্বাক্ষর।
6. একটি চিঠি নিবন্ধন.
7. প্রাপকের কাছে চিঠিপত্র পাঠানো হচ্ছে।

এই সমস্ত পর্যায় অতিক্রম করার পরে, চিঠিটি ঠিকানার কাছে পৌঁছানোর পরে, এটিকে অর্পিত মিশনটি পূরণ করতে সক্ষম হবে।

বাধ্যতামূলক প্রবিধান

একটি পরিষেবা চিঠি ইস্যু করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই বিবেচনা করতে হবে যে এটির প্রথম পৃষ্ঠাটি অবশ্যই প্রিন্ট করা উচিত বিশেষ ফর্ম. বাকি জন্য আপনি নিয়মিত ব্যবহার করতে পারেন ফাঁকা শীট A4 বিন্যাস। এখানে আপনাকে মনে রাখতে হবে যে পাঠ্য ক্ষেত্রের নিজস্ব সীমানা রয়েছে: উপরের এবং নীচে 2 সেন্টিমিটার, বাম - 3.5 সেন্টিমিটার, ডান - 1 সেন্টিমিটার। একটি শীটে তথ্য ফিট করার জন্য মান মাপ লঙ্ঘন করবেন না। সমস্ত নিয়ম মেনে চলা এবং শুধুমাত্র একটি অতিরিক্ত পৃষ্ঠা যুক্ত করা ভাল।

আপনাকে অবশ্যই সমস্ত নিয়ম অনুসারে পাঠ্য টাইপ করতে হবে:

1. মুদ্রণের জন্য, স্ট্যান্ডার্ড টাইমস নিউ রোমান ফন্ট ব্যবহার করুন। অন্য অপশন ব্যবহার না করাই ভালো।

2. ফন্টের আকারও নিয়ন্ত্রিত হয়:

• মূল পাঠ্যের জন্য - 14;
• পৃষ্ঠাগুলির বিন্যাস এবং মৃত্যুদণ্ডের চিহ্ন - 12।

3. বিশদ স্থান নির্ধারণ এছাড়াও নিয়ম অনুযায়ী সঞ্চালিত হয়:

• লাইন ব্যবধান - 1;
• পাঠ্য "প্রস্থ অনুসারে" সারিবদ্ধ করা হয়;
• হাইফেন স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থাপন করা হয়;
• নিবন্ধন নম্বর থেকে শিরোনামের দূরত্ব হল 2 লাইনের ব্যবধান, এবং এটি থেকে মূল পাঠ্য পর্যন্ত - 3।

উপযুক্ত উদ্দেশ্যে চিঠির সঠিক সম্পাদনের জন্য এই মানগুলির সাথে সম্মতি বাধ্যতামূলক।

বিবরণের অবস্থান

সঠিকভাবে একটি মান রচনা করতে ব্যবসা পত্র, আপনাকে স্পষ্টভাবে জানতে হবে যে এর বিবরণ এবং উপাদানগুলি কোথায় অবস্থিত হবে। এই প্রশ্নের উত্তর GOST R 6.30-2003-এ রয়েছে। এটি একটি পরিষেবা চিঠির আকারে বিশদভাবে বর্ণনা করে। মূলত, এটি একটি নমুনা যেখানে নথির সমস্ত বিবরণের সামগ্রিকতা একটি নির্দিষ্ট উপায়ে অবস্থিত। এটি করার জন্য এটি প্রয়োজন:

1. অফিসিয়াল (ব্যবসায়িক) চিঠি প্রদানের প্রক্রিয়া একীভূত করুন।
2. ম্যানুয়ালি কিছু কাজ করার প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করার সময়, কেন্দ্রীয়ভাবে মানক ফর্মগুলি আগে থেকেই প্রস্তুত করতে সক্ষম হন।
3. তথ্যের জন্য ভিজ্যুয়াল অনুসন্ধানের সময় সহজতর করুন এবং হ্রাস করুন।
4. কম্পিউটার এবং অন্যান্য সরঞ্জাম ব্যবহার করে চিঠি প্রক্রিয়াকরণের ক্ষমতা প্রসারিত করুন।

সুতরাং, একটি নিয়মিত ব্যবসায়িক চিঠির জন্য, 30টি স্ট্যান্ডার্ড বিশদ ব্যবহার করা হয়, যা এগারোটি বাধ্যতামূলক অঞ্চলে অবস্থিত:

• প্রতীক এবং অস্ত্রের কোট;
• লেখক;
• উৎস তথ্য;
• শিরোনাম;
• বিবৃতি;
• ঠিকানা
• রেজুলেশন;
• পাঠ্য;
• স্বাক্ষর এবং সংযুক্তি;
• অনুমোদন এবং আশ্বাস;
• চিহ্ন।

নির্দিষ্ট সেক্টরে তথ্য রাখা বিশেষজ্ঞদের দস্তাবেজটি আরও ভালভাবে নেভিগেট করতে দেয় এবং সাধারণ ব্যবহারকারীরাএটি কম্পাইল করার প্রক্রিয়া সহজতর করে।

প্রাথমিক প্রয়োজনীয়তা

কিছু ব্যবস্থাপক ভুলভাবে বিশ্বাস করেন যে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র কোনো নিয়ম ও প্রবিধান পালন না করেই ইচ্ছামত পরিচালিত হতে পারে। তবে এর জন্য দায়ী বিশেষজ্ঞদের অবশ্যই সরকারী চিঠির জন্য প্রাথমিক প্রয়োজনীয়তাগুলি জানতে হবে:

1. একটি বিশেষ (কোম্পানী) ফর্মের উপলব্ধতা।
2. সঠিক ব্যবহার এবং বিস্তারিত বসানো.
3. পাঠ্যটি পাঠযোগ্য এবং ভালভাবে সম্পাদনা করা উচিত। ইস্যুটির সারমর্ম উপস্থাপন করতে, সাধারণ সাধারণ বাক্যগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া ভাল। আপনাকে সংক্ষেপে নিজেকে প্রকাশ করতে হবে যাতে প্রতিটি শব্দ যতটা সম্ভব তথ্য বহন করে।
4. প্রকারের উপর নির্ভর করে, নথিটি সেই অনুযায়ী প্রস্তুত করতে হবে। চিঠিতে বেশ কিছু দিকও থাকতে পারে। এই ক্ষেত্রে, উপস্থাপন করার সময়, তাদের একত্রিত করার চেষ্টা করা প্রয়োজন।
5. টাইপিংয়ের জন্য প্রতিষ্ঠিত মানগুলি সঠিকভাবে ব্যবহার করুন।
6. চিঠির বিষয়বস্তুতে সুনির্দিষ্ট অভিব্যক্তি নেই তা নিশ্চিত করার চেষ্টা করুন। প্রাপক এই বাক্যাংশগুলিকে হুমকি হিসাবে উপলব্ধি করতে পারে। প্রস্তাবনা নির্মাণ করার সময়, এটি ব্যবহার করা ভাল সূচনা শব্দযেমন "আপাতদৃষ্টিতে", "যেমনটি পরিচিত", "সম্ভবত" এবং "নিম্নলিখিতভাবে"।

অনুশীলনে এই প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করা এন্টারপ্রাইজে নথির প্রবাহকে সঠিকভাবে পরিচালনা করতে সহায়তা করে।

সম্ভবত প্রত্যেকেরই অন্তত একবার ব্যবসায়িক চিঠি লেখার প্রয়োজনীয়তার সাথে মোকাবিলা করতে হয়েছিল। এটি সংকলন করার সময়, আপনি অনিচ্ছাকৃতভাবে এই সিদ্ধান্তে পৌঁছান যে এটি মোটেও সহজ নয়। অনেক ব্যবসায়িক চিঠি লেখার নিয়ম এবং প্রবিধান রয়েছে যা আপনাকে জানতে হবে। নিবন্ধটি একটি নথি আঁকার প্রক্রিয়াটি বিশদভাবে বর্ণনা করে, ব্যবসায়িক চিঠির নমুনা সরবরাহ করে এবং তাদের ধরন এবং নকশা নিয়ে আলোচনা করে।

ফর্ম

রেডিমেড ফর্মগুলি দৃঢ়তা যোগ করবে এবং কোম্পানির নির্ভরযোগ্যতা নির্দেশ করবে। তারা প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য ধারণ করে, যেমন:

• নাম।
• ঠিকানা।
• যোগাযোগের ফোন নম্বর।
• ওয়েবসাইট।
• ইমেইল
• লোগো।
• অন্যান্য যোগাযোগের বিবরণ।

ফর্ম সংক্রান্ত কোন কঠোর নিয়ম নেই। অতএব, প্রতিটি সংস্থা স্বাধীনভাবে সিদ্ধান্ত নেয় যে তাদের মধ্যে কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

কিভাবে সঠিকভাবে ব্যবসা চিঠি লিখতে? প্রস্তুতি

ব্যবসায়িক চিঠিগুলি তাদের অন্তর্নিহিত নিয়ম এবং প্রয়োজনীয়তা সাপেক্ষে একটি নির্দিষ্ট উপায়ে লিখিত এবং ফর্ম্যাট করা হয়। লক্ষ্যের উপর নির্ভর করে, লেখক যে ফলাফলটি গণনা করছেন তা পাওয়ার জন্য বিস্তারিতভাবে বিষয়বস্তুর মাধ্যমে চিন্তা করেন। তাকে অবশ্যই স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে যে চিঠির বিষয় সম্পর্কে সম্বোধনকারী ইতিমধ্যেই কী তথ্য জানে, এটি কীসের ভিত্তিতে এবং এতে নতুন কী থাকবে। লেখক কোন লক্ষ্য অনুসরণ করছেন তার উপর যুক্তি নির্ভর করে। একটি ব্যবসায়িক চিঠি প্রস্তুত করার প্রক্রিয়া নিম্নলিখিত পর্যায়ে বিভক্ত করা যেতে পারে:

• বিষয় অধ্যয়নরত.
• একটি খসড়া চিঠি লেখা।
• এর অনুমোদন।
• স্বাক্ষর করছে।
• নিবন্ধন.
• প্রাপকের কাছে পাঠানো হচ্ছে।

ব্যবসায়িক চিঠির গঠন

একটি চিঠি রচনা করার সময়, এটি তথ্য দিয়ে পরিপূর্ণ করা প্রয়োজন, অর্থাৎ, সেখানে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য রাখুন। এটা সহজ বা জটিল হতে পারে। একটি সাধারণ চিঠিতে, বিষয়বস্তু স্পষ্টভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে এমন তথ্য প্রকাশ করে যা সাধারণত প্রাপকের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয় না। একটি জটিল একটি বিভিন্ন বিভাগ, পয়েন্ট এবং অনুচ্ছেদ নিয়ে গঠিত হতে পারে। প্রতিটি অনুচ্ছেদ তথ্যের একটি দিক উপস্থাপন করে। এই ধরনের ব্যবসায়িক চিঠির নমুনাগুলি সাধারণত একটি পরিচায়ক, মূল অংশ এবং সমাপ্তি বিভাগ নিয়ে গঠিত।

নীচে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার একটি উদাহরণ - এর পরিচায়ক অংশ।

প্রধান অংশ পরিস্থিতি এবং ঘটনা বর্ণনা করে, তাদের বিশ্লেষণ এবং প্রমাণ প্রদান করে। এই অংশেই তারা বোঝায় যে তাদের এক বা অন্য উপায়ে কাজ করতে হবে, জিনিসগুলি কেমন ছিল তা প্রমাণ করতে হবে এবং বিভিন্ন যুক্তি দিয়ে যে কোনও অনুষ্ঠানে অংশগ্রহণের প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে অবহিত করতে হবে।

উপসংহারে উপসংহার রয়েছে যা পরামর্শ, অনুরোধ, অনুস্মারক, প্রত্যাখ্যান ইত্যাদি আকারে তৈরি করা হয়।

একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার একটি উদাহরণ - এর চূড়ান্ত অংশ - নীচে উপস্থাপন করা হয়েছে। এই প্রধান এক বিবৃত প্রয়োজনীয়তা সারসংক্ষেপ.

প্রদত্ত সমস্ত তথ্য সর্বোত্তমভাবে সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং বোধগম্য হওয়া উচিত।

প্রতিটি অক্ষর একটি কেন্দ্রীভূত ঠিকানা দিয়ে শুরু হয়। এই ছোট অংশ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ. এটি নির্বাচন করার সময়, লেখককে অবশ্যই বিবেচনা করতে হবে:

• ঠিকানার অবস্থান।
• সম্পর্কের প্রকৃতি।
• আনুষ্ঠানিকতা।
• শিষ্টাচার।

চিঠির শেষে থাকতে হবে ভদ্র ফর্ম. উদাহরণস্বরূপ: "...আমি আরও সহযোগিতার আশা প্রকাশ করছি (আমন্ত্রণের জন্য কৃতজ্ঞতা)..." এই বাক্যাংশগুলি লেখকের স্বাক্ষর দ্বারা অনুসরণ করা হয়।

শৈলী

সব অক্ষর রাখা আবশ্যক আনুষ্ঠানিক ব্যবসা শৈলী, যার অর্থ অফিসিয়াল ব্যবসায়িক সম্পর্কের জন্য বক্তৃতা ব্যবহার। এই জাতীয় ভাষার বৈশিষ্ট্যগুলি নিম্নলিখিত পরিস্থিতিতে গঠিত হয়:

• ব্যবসায়িক সম্পর্কের প্রধান অংশগ্রহণকারীরা আইনি সত্ত্বা, যার পক্ষে ম্যানেজার ও কর্মকর্তাদের চিঠি লেখা হয়।
• প্রতিষ্ঠানের সম্পর্ক কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রিত হয়.
• যোগাযোগের বিষয় হল কোম্পানির কার্যক্রম।
• ব্যবস্থাপনা নথিতে সাধারণত একটি নির্দিষ্ট ঠিকানা থাকে।
• প্রায়শই একটি সংস্থার কার্যক্রম চলাকালীন, অভিন্ন পরিস্থিতি ঘটে।

এই বিষয়ে, একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে থাকা তথ্যগুলি হওয়া উচিত:

• অফিসিয়াল, নৈর্ব্যক্তিক, যোগাযোগে অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে দূরত্বের উপর জোর দেয়।
• সম্বোধন করা, একটি নির্দিষ্ট ঠিকানার উদ্দেশ্যে করা।
• লেখার সময় বর্তমান।
• নির্ভরযোগ্য এবং নিরপেক্ষ।
• প্রাপককে কোনো কাজ করতে প্ররোচিত করার জন্য যুক্তিযুক্ত।
• সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য সম্পূর্ণ।

প্রয়োজনীয়তা

একটি ব্যবসায়িক চিঠি নিম্নলিখিত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে:

• বক্তৃতা সব স্তরে প্রমিত হয় - আভিধানিক, রূপগত এবং বাক্যতত্ত্ব। এতে অনেক বাক্যাংশ, পদ এবং সূত্র রয়েছে।
• লেখার স্বর নিরপেক্ষ, সংযত এবং কঠোর, আবেগপ্রবণ ও অভিব্যক্তিপূর্ণ ভাষা ব্যবহার না করে।
• যৌক্তিক ত্রুটি ছাড়াই পাঠ্যের যথার্থতা এবং স্বচ্ছতা, শব্দের স্বচ্ছতা এবং চিন্তাশীলতা।
• সংক্ষিপ্ততা এবং সংক্ষিপ্ততা - অতিরিক্ত অর্থ বহন করে এমন অভিব্যক্তি ব্যবহার না করে।
• বারবার পরিস্থিতির ফলে গঠিত ভাষার সূত্রের ব্যবহার।
• পদের ব্যবহার, অর্থাৎ বিশেষ ধারণা আছে এমন শব্দ বা বাক্যাংশ।
• সংক্ষিপ্ত রূপের ব্যবহার, যা আভিধানিক হতে পারে (অর্থাৎ, শব্দের কিছু অংশ থেকে অক্ষর সরিয়ে যৌগিক শব্দ গঠিত হয়: LLC, GOST, ইত্যাদি) এবং গ্রাফিক (অর্থাৎ, সংক্ষিপ্ত আকারে শব্দ উপাধি: grn, zh-d, ইত্যাদি)।
• জেনেটিভ এবং ইন্সট্রুমেন্টাল ক্ষেত্রে নির্মাণের ব্যবহার।
• মৌখিক বিশেষ্য সহ বাক্যাংশ ("সমর্থন" এর পরিবর্তে "সমর্থন প্রদান করুন")।
• সাধারণ সাধারণ বাক্য ব্যবহার করা।

উপরের ব্যবসায়িক চিঠির নমুনা নীচে দেখানো হয়েছে পূর্ণ সংস্করণ(মূল অংশ সহ)। তথ্য একটি অফিসিয়াল ব্যবসা শৈলী সব প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে.

ব্যবসায়িক চিঠির ধরন

একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে ভাল। যদি একবারে বেশ কয়েকটি সমস্যা সমাধান করা প্রয়োজন হয় তবে বিভিন্ন বিকল্পগুলি আঁকার পরামর্শ দেওয়া হয়।

ব্যবসায়িক চিঠিতে নিম্নলিখিত বিষয়বস্তু থাকতে পারে:

• সহগামী। নথিগুলি কোথায় পাঠাতে হবে তা জানাতে সাধারণত এই ধরনের চিঠির প্রয়োজন হয়।
  (কীভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখবেন? একটি নমুনা কভার লেটার যাদের এই ধরনের নথি লিখতে হবে তাদের সাহায্য করবে।)

• গ্যারান্টিযুক্ত। তারা কোন প্রতিশ্রুতি বা শর্ত নিশ্চিত করতে লিখিত হয়. উদাহরণস্বরূপ, কাজের জন্য অর্থ প্রদান, ভাড়া, প্রসবের সময় ইত্যাদি নিশ্চিত করা যেতে পারে।
• ধন্যবাদ তারা বিশেষ করে প্রায়ই ব্যবহার করা শুরু সম্প্রতি. এই ধরনের চিঠি ভাল ফর্ম দেখায়. অংশীদারিত্ব. এগুলি নিয়মিত লেটারহেডে বা একটি সুন্দর প্রিন্ট সহ রঙিন কাগজে জারি করা যেতে পারে।
  (কীভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে হয়? একটি নমুনা ধন্যবাদ চিঠি বিনামূল্যে আকারে সংকলিত হয়, এটি যে কাজগুলি সমাধান করে তার উপর নির্ভর করে। এক্ষেত্রেচিঠিটি সংক্ষিপ্ত আকারে তার সারমর্ম প্রকাশ করে। এই জাতীয় নমুনা, একটি অলঙ্কার সহ রঙিন কাগজে তৈরি, সম্মানের জায়গায় কোম্পানির প্রাঙ্গনে দেওয়ালে ঝুলতে পারে।)

• তথ্যমূলক।
• শিক্ষণীয়।
• অভিনন্দন।
• বিজ্ঞাপন।

এছাড়াও অক্ষর আছে:

• সহযোগিতার প্রস্তাব। সাম্প্রতিক সময়ে বেশ সাধারণ, সংস্থাগুলিতে পাঠানো, প্রায়শই একটি বিজ্ঞাপন প্রকৃতির হয়, উদাহরণস্বরূপ, এই নমুনার মতো৷ বাণিজ্যিক চিঠি লেখা বেশ কঠিন; মনোযোগ আকর্ষণ করার জন্য আপনাকে অনেক সূক্ষ্মতা বিবেচনা করতে হবে, এবং আরও বেশি করে, আগ্রহী হওয়ার জন্য। কিন্তু আপনি যদি নীচের নমুনা অনুসারে এটি রচনা করেন, তবে এটির সাফল্যের প্রতিটি সম্ভাবনা রয়েছে।

• আমন্ত্রণ. তাদের পাঠানো হয়, বিভিন্ন অনুষ্ঠানে অংশগ্রহণের আমন্ত্রণ জানিয়ে। এগুলি সাধারণত একজন ম্যানেজার বা আধিকারিককে সম্বোধন করা হয়, তবে একটি সম্পূর্ণ দলকেও সম্বোধন করা যেতে পারে।
• অনুরোধ।
• নোটিশ।
• অনুরোধ এবং আরো অনেক.

কিভাবে একটি চিঠির উত্তর লিখতে হয়। উদাহরণ

প্রথম চিঠিতে বলা অনুরোধের পুনরাবৃত্তি করে উত্তরটি শুরু করতে হবে। তারপরে এর বিবেচনার ফলাফল দেওয়া হয় এবং অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের কারণ প্রকাশ করা হয়। একটি ব্যবসায়িক প্রতিক্রিয়া চিঠিতে প্রত্যাশিত তথ্যের বিকল্প সমাধান থাকতে পারে। সাধারণত এটি নিম্নলিখিত নীতিগুলি পূরণ করে:

• প্রথম অক্ষর এবং এর বিষয়বস্তুর একটি লিঙ্কের উপলব্ধতা।
• অভিন্ন ভাষা মানে।
• তুলনীয় সুযোগ এবং বিষয়বস্তু দিক.
• একটি নির্দিষ্ট ক্রম সঙ্গে সম্মতি.

সাজসজ্জা

ব্যবসায়িক চিঠিগুলির জন্য কর্পোরেট লেটারহেডগুলি ব্যবহার করার পাশাপাশি, সেগুলি ডিজাইন করার সময় অন্যান্য সূক্ষ্মতাগুলি বিবেচনা করা প্রয়োজন। এগুলি হল বিশদ বিবরণ, সংক্ষেপণের নিয়ম, ঠিকানা লেখা, শিরোনাম, পাঠ্যের দৈর্ঘ্য, ক্ষেত্রের প্রস্থ এবং আরও অনেক কিছু।

একটি ব্যবসায়িক চিঠির নমুনাগুলি আপনাকে সমস্ত সূক্ষ্মতা এবং সূক্ষ্মতা বিবেচনা করে এটি রচনা করতে সহায়তা করে। এগুলি প্রারম্ভিক অফিস কর্মী এবং অভিজ্ঞ কর্মী উভয়ই ব্যবহার করে। নমুনাগুলির জন্য ধন্যবাদ, তারা কীভাবে সঠিকভাবে অক্ষর লিখতে হয় এবং অনেক সময় বাঁচাতে শেখে।

বিজনেস রাইটিং যেকোন ব্যবসায় যোগাযোগের অন্যতম প্রধান মাধ্যম। একটি ভাল লিখিত ব্যবসায়িক চিঠি কোম্পানির একটি ইতিবাচক ছাপ তৈরি করতে সাহায্য করবে। এবং একটি অশিক্ষিতভাবে লিখিত চিঠি আপনার সম্পূর্ণ খ্যাতি ধ্বংস করতে পারে। আমরা ইতিমধ্যে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়ম সম্পর্কে লিখেছি, এখন দেখা যাক নির্দিষ্ট উদাহরণব্যবসা সংক্রান্ত চিঠি পত্র।

ব্যবসায়িক চিঠির নমুনা

অনেক ধরণের ব্যবসায়িক চিঠি রয়েছে - ব্যবসায়িক প্রস্তাব, দাবির চিঠি, কৃতজ্ঞতার চিঠি, প্রত্যাখ্যানের চিঠি, কভার চিঠি, গ্যারান্টি চিঠি, তথ্য এবং তাই. তাদের সংকলনের নীতিগুলি কার্যত একে অপরের থেকে আলাদা নয়। ভুল এড়াতে আবার দেখুন।

ধন্যবাদ চিঠির উদাহরণ

গ্যারান্টি চিঠির উদাহরণ

নমুনা প্রতিক্রিয়া চিঠি

এই স্পষ্ট উদাহরণপ্রত্যাখ্যান সম্বলিত একটি ভদ্র চিঠি দেখতে কেমন হতে পারে:

একটি নিউজলেটার উদাহরণ

অভিযোগের চিঠির উদাহরণ

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে ইংরেজিতে চিঠির উদাহরণ

দুর্ভাগ্যবশত, প্রত্যেকেরই উচ্চ স্তরের ইংরেজি দক্ষতা নেই। এবং প্রায়ই পরিচালকরা কিছুটা হারিয়ে যায় যখন তাদের কাছে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার প্রয়োজন হয় ইংরেজী ভাষা. এমনকি যদি রাশিয়ান লোকেরা চিঠিপত্রে একে অপরকে সবসময় বুঝতে না পারে তবে আমরা কী বলতে পারি বিদেশী ভাষা? এই পরিস্থিতিতে সর্বোত্তম উপায় হল অনুরূপ অক্ষরগুলি অনুসন্ধান করা এবং আপনার চিঠিতে তাদের থেকে উপযুক্ত বাক্যাংশ ব্যবহার করা। এখানে ইংরেজিতে ব্যবসায়িক চিঠির তিনটি উদাহরণ রয়েছে: ক্লায়েন্টের প্রতি কৃতজ্ঞতার একটি চিঠি, লেনদেনের শর্তাবলী স্পষ্ট করে একটি চিঠি এবং ক্রয় প্রস্তাবের প্রতিক্রিয়ার একটি চিঠি৷ প্রতিটি ফাইলে ইংরেজিতে চিঠির একটি সংস্করণ এবং রাশিয়ান ভাষায় এর অনুবাদ রয়েছে।
ইংরেজিতে ক্লায়েন্টের প্রতি কৃতজ্ঞতার একটি চিঠি ডাউনলোড করুন।
চুক্তির শর্তাবলী সহ চিঠিটি ইংরেজিতে ডাউনলোড করুন।
ক্রয় অফারের উত্তরের চিঠিটি ইংরেজিতে ডাউনলোড করুন।

একটি ব্যবসায়িক চিঠির কাঠামো

একটি পরিষ্কার কাঠামো একটি ব্যবসায়িক চিঠির একটি অপরিহার্য বৈশিষ্ট্য। এটি প্রাপককে যা লেখা হয়েছে তার অর্থ দ্রুত বুঝতে এবং এটি পড়তে যে সময় লাগে তা কমাতে সাহায্য করবে। একটি ব্যবসায়িক চিঠি নিম্নলিখিত প্রধান অংশ নিয়ে গঠিত:

1. শিরোনাম (চিঠির বিষয়)।চিঠির শিরোনামে এর সংক্ষিপ্ত উদ্দেশ্য বা সারমর্ম থাকা উচিত। আপনি এখানে কোন বিমূর্ত বাক্যাংশ ব্যবহার করতে পারবেন না. শুধুমাত্র শিরোনামের উপর ভিত্তি করে চিঠিটি কী তা প্রাপকের কাছে স্পষ্ট হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, "পণ্য সরবরাহের জন্য দামের পরিবর্তন সম্পর্কে" বা "কোম্পানী XXX এর সাথে বাণিজ্য সহযোগিতার জন্য ব্যবসায়িক প্রস্তাব।"

2. অভিবাদন।অভিবাদন "প্রিয় + প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষক!" ব্যবসায়িক চিঠিতে ঐতিহ্যগত হিসাবে বিবেচিত হয়। তবে নাম ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই। আপনি তার অবস্থানের মাধ্যমে সম্বোধনকারীকে সম্বোধন করতে পারেন: "প্রিয় জনাব পরিচালক!" যাইহোক, মনে রাখবেন যে নাম ধরে ডাকা কিছুটা মনস্তাত্ত্বিক দূরত্ব হ্রাস করে এবং সুপ্রতিষ্ঠিত ব্যবসায়িক সম্পর্কের উপর জোর দেয়। যদি চিঠিটি একদল লোককে সম্বোধন করা হয়, তবে এটি "প্রিয় মহিলা এবং ভদ্রলোক!", "প্রিয় অংশীদারগণ!" লেখা গ্রহণযোগ্য। এবং তাই মিস্টার, মিসেস, বা আদ্যক্ষর সংক্ষেপ ব্যবহার করা অসম্মানজনক হিসাবে বিবেচিত হয়, তাই এটি এড়ানোর চেষ্টা করুন।

3. চিঠি লেখার উদ্দেশ্য, এর সারমর্ম এবং মূল ধারণার বিবৃতি।এটি চিঠির মূল অংশ। এখানে আপনি সরাসরি চিঠি লেখার কারণ সম্পর্কে লিখুন।

4. এই সমস্যা সমাধানের জন্য আপনার প্রস্তাবনা, সুপারিশ, অনুরোধ, অভিযোগ।ব্যবসায়িক চিঠিগুলির জন্য প্রায় সবসময়ই ঠিকানার কাছ থেকে একটি নির্দিষ্ট প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয় (বিশুদ্ধভাবে তথ্যমূলক চিঠিগুলি ছাড়া)। অতএব, সমস্যাটি নিজেই বর্ণনা করা গুরুত্বপূর্ণ নয়, এটি সমাধানের জন্য আপনার নিজস্ব বিকল্পগুলিও অফার করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি একটি অভিযোগ লেখেন, তাহলে যথাযথ ব্যবস্থা নিতে বলুন যদি আপনি সহযোগিতার প্রস্তাব দেন, তাহলে তা বর্ণনা করুন সম্ভাব্য বিকল্প. সংক্ষেপে, আপনার চিঠির প্রাপককে অবশ্যই কেবল বুঝতে হবে না যে আপনি তার কাছ থেকে "কী" চান, তবে আপনি "কীভাবে" এটি বাস্তবায়নের প্রস্তাব করছেন তাও বুঝতে হবে। তারপর এটি একটি বাস্তব ব্যবসা চিঠি হবে.

5. সংক্ষিপ্ত সারাংশ এবং উপসংহার।একেবারে শেষে আমরা উপরের সবগুলোকে সংক্ষিপ্ত করতে পারি। যাইহোক, এটি খুব সংক্ষিপ্তভাবে করা সবসময় সম্ভব নয়। এই ক্ষেত্রে, আপনি ইতিমধ্যে প্রথম দুটি অনুচ্ছেদে যা বর্ণনা করেছেন তা বেশ কয়েকটি বাক্যে লেখার মূল্য নয়। মনে রাখবেন, যে ভাল বন্ধুএকটি ব্যবসায়িক চিঠি সংক্ষিপ্ততা সম্পর্কে। অতএব, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে নিজেকে "আমি সফল সহযোগিতার আশা করি", "আমি এই বিষয়ে আপনার উত্তরের জন্য অপেক্ষা করছি" ইত্যাদি বাক্যাংশগুলিতে সীমাবদ্ধ করা যথেষ্ট।

6. স্বাক্ষর।একটি ব্যবসায়িক চিঠি প্রেরকের অবস্থান, প্রথম এবং শেষ নাম সহ ঐতিহ্যগত বাক্যাংশ "সম্মান সহ" স্বাক্ষরিত হয়। অন্যান্য বিকল্পগুলিও সম্ভব: "সহ শুভ কামনাপ্রাপকের সাথে আপনার যোগাযোগের ঘনিষ্ঠতার উপর নির্ভর করে "," আন্তরিকভাবে আপনার" এবং আরও অনেক কিছু। "সম্মান সহ" বাক্যাংশটি সবচেয়ে সর্বজনীন, তাই আপনি যদি সাবস্ক্রাইব করা আরও উপযুক্ত হবে তা নিয়ে সন্দেহের মধ্যে থাকেন তবে এই বাক্যাংশটি ব্যবহার করুন এবং আপনি অবশ্যই মিস করবেন না।

আপনার স্বাক্ষরে আপনার সাথে যোগাযোগ করার বিকল্পগুলি যোগ করাও একটি ভাল ধারণা হবে: অন্যান্য ইমেল ঠিকানা, কাজের ফোন নম্বর, স্কাইপ। এটির সুবিধা শুধুমাত্র এই নয় যে প্রাপক, যদি ইচ্ছা করেন, তার জন্য সুবিধাজনক উপায়ে দ্রুত আপনার সাথে যোগাযোগ করতে সক্ষম হবেন, তবে এইভাবে আপনি প্রাপকের সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনার খোলামেলাতা এবং প্রস্তুতি প্রদর্শন করবেন।

এবং ভুলে যাবেন না যে একটি অফিসিয়াল চিঠি প্রথম এবং সর্বাগ্রে একটি নথি। অতএব, এটির প্রস্তুতির নিয়মগুলিকে অবহেলা করে, আপনি অপরিবর্তনীয়ভাবে আপনার কোম্পানির খ্যাতি এবং একজন বিশেষজ্ঞ হিসাবে নিজেকে নষ্ট করছেন।

বহির্গামী চিঠিপত্র প্রক্রিয়াকরণের জন্য বিশেষ প্রয়োজনীয়তা আছে। এটি একটি তথ্যগত এবং রেফারেন্স প্রকৃতির যে কারণে। একটি পরিষেবা চিঠি আঁকার সময়, GOST R 6.30-2003 "ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেমের প্রয়োজনীয়তাগুলি বিবেচনায় নেওয়া উচিত। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। কাগজপত্রের জন্য প্রয়োজনীয়তা" এবং সংস্থার ফর্মগুলি ব্যবহার করুন। বিশদ বিবরণের জন্য, আপনাকে অবশ্যই GOST R 6.30-2003 উল্লেখ করতে হবে (07/01/2018 থেকে আপনাকে GOST R 7.0.97-2016 উল্লেখ করতে হবে)। এটি আপনাকে নথির একটি পরিষ্কার কাঠামো বজায় রাখতে এবং ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রয়োজনীয় শৈলী বজায় রাখার পাশাপাশি একটি ব্যবসায়িক চিঠির বিবরণ সঠিকভাবে সাজানোর অনুমতি দেবে।

এটি লক্ষ করা গুরুত্বপূর্ণ যে GOST R 6.30-2003 (পাশাপাশি GOST R 7.0.97-2016) পরামর্শমূলক এবং সংস্থাগুলি নিজেরাই ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য লেটারহেড তৈরি করতে পারে। এই GOST-এর সাথে সম্মতি শুধুমাত্র ফেডারেল নির্বাহী কর্তৃপক্ষের জন্য বাধ্যতামূলক।

নথির শিরোনামটি অনুদৈর্ঘ্যভাবে বা একটি কৌণিক অবস্থানে অবস্থিত হতে পারে (পত্রের ফর্মের বিশদ বিবরণ, টেলিফোন নম্বর এবং সংস্থার ঠিকানা সাধারণত এখানে থাকে)। বিশদ বিবরণের একটি কোণার বিন্যাস সহ একটি নমুনা চিঠি আধুনিক অফিসের কাজের সবচেয়ে সাধারণ বিকল্প।

কোণার বিবরণ সহ নমুনা চিঠি ফর্ম

নথির শীর্ষে এটি নির্দেশিত হয়:

• তারিখ;
• সংখ্যা
• নথির নিবন্ধন নম্বর এবং তারিখের রেফারেন্স (যদি চিঠিপত্রটি একটি প্রতিক্রিয়া হয়);
• পাঠ্যের শিরোনাম, একটি বাক্যাংশে বলা হয়েছে।

পরিষেবা চিঠির শিরোনাম নিবন্ধন নম্বরের অধীনে অবস্থিত। এতে ঠিকানার কাছে একটি আবেদন রয়েছে। পুরো নাম। এবং ঠিকানার অবস্থান ডানদিকে অবস্থিত হওয়া উচিত উপরের কোণেনথি প্রাপকের কাছে একটি বার্তা কেন্দ্রে লেখা হয়।

কার কাছ থেকে এবং কার কাছে

প্রেরকের কোম্পানির বিবরণ প্রায়শই কোম্পানির লেটারহেডে নির্দেশিত হয়। চিঠিপত্রের প্রাপককে সঠিকভাবে নির্দেশ করাও প্রয়োজন, অন্য কথায়, ঠিকানার বিবরণ:

• কোমপানির নাম;
• নাম কাঠামোগত এককযেখানে বহির্গামী চিঠিপত্র পাঠানো হয়;
• প্রাপকের অবস্থান;
• প্রাপকের উপাধি এবং আদ্যক্ষর;
• চিঠি পাঠানোর ঠিকানাসংগঠন

কোম্পানির লেটারহেডে নমুনা চিঠি

এটি লক্ষ করা গুরুত্বপূর্ণ যে যদি একই বিষয়বস্তু সহ একটি চিঠি একাধিক প্রাপককে পাঠানোর প্রয়োজন হয়, তবে প্রথমে প্রধান প্রাপকের ঠিকানা নির্দেশ করা প্রয়োজন এবং শুধুমাত্র তারপরে অন্যদের।

উদাহরণ স্বরূপ:

এলএলসি "এলকি-পালকি"

বৈধ বিভাগ

মস্কো, জেলেনায়া স্ট্রিট, 5

কপি

সিইও এর কাছে

এলএলসি "সবুজ শাখা"

সিমাকভ ভি.এ.

সেইন্ট পিটার্সবার্গ,

ফ্রুঞ্জ স্ট্রিট, ৩

তারিখ এবং সংখ্যা

বহির্গামী নথি স্বাক্ষরিত হওয়ার পরে, এটিতে একটি তারিখ স্ট্যাম্প করা হয়। তারিখটি 05/17/2018 বা 17 মে, 2019 ফরম্যাটে হতে পারে। যে ক্ষেত্রে তারিখটি একটি নথিতে একাধিকবার নির্দেশিত হয়, একই লেখার ধরন বজায় রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়।

নিবন্ধন নম্বরটি সংস্থার দ্বারা গৃহীত বহির্গামী ডকুমেন্টেশন নিবন্ধনের জন্য এবং শুধুমাত্র নথিতে স্বাক্ষর করার পরে সিস্টেম অনুসারে বরাদ্দ করা হয়। রেজিস্ট্রেশন নম্বরে ডকুমেন্টের ক্রমিক নম্বর থাকে, যা একটি কেস ইনডেক্স বা অক্ষর দ্বারা সম্পূরক হতে পারে।

এটি লক্ষ্য করা গুরুত্বপূর্ণ যে একটি বহির্গামী নথি নিবন্ধন করা আপনার এবং আপনার প্রাপক উভয়ের জন্যই মেল প্রক্রিয়া করা সহজ করে তোলে।

প্রাপ্ত অফিসিয়াল চিঠিপত্রের উত্তর দেওয়ার সময়, "রেজিস্ট্রেশন নম্বর এবং অনুরোধের তারিখের লিঙ্ক" বিশদটি পূরণ করতে হবে। এই ক্ষেত্রে, প্রতিক্রিয়া চিঠিটি প্রাপ্ত বার্তার তারিখ এবং সংখ্যা নির্দেশ করে। এই আরো প্রদান করবে দ্রুত প্রক্রিয়াকরণপ্রাপক কোম্পানির চিঠিপত্র।

কে সাইন করে

অফিসিয়াল চিঠিপত্র প্রধানত পরিচালকদের দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়, এবং কর্মক্ষেত্র থেকে তার অনুপস্থিতির ক্ষেত্রে - তার ডেপুটি বা অন্যান্য কর্মকর্তাদের দ্বারা যারা তার অনুপস্থিতিতে ম্যানেজারের দায়িত্ব পালন করে।

এটি লক্ষ করা গুরুত্বপূর্ণ যে আধুনিক ব্যবসায়িক চিঠিপত্র কেবল মেল দ্বারা নয়, টেলিগ্রাফ, ফ্যাক্স এবং ইমেইল.

আমি কি শিল্পী নির্দেশ করতে হবে?

প্রতিটি ব্যবসায়িক বার্তা কোম্পানির প্রধান বা তার অনুমোদিত আধিকারিকদের দ্বারা স্বাক্ষরিত হওয়া সত্ত্বেও, চিঠিপত্র নিজেই একজন সাধারণ সাধারণ কর্মচারী, অর্থাত্ নির্বাহী দ্বারা পরিচালিত হয়। এটি তার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য যা আমরা এই অংশে নির্দেশ করি।

শিল্পী সম্পর্কে তথ্য সর্বদা একেবারে নীচে, শেষ লাইনে অবস্থিত। কর্মচারীর পুরো নাম, পৃষ্ঠপোষকতা এবং উপাধিটি একটি নতুন লাইনে তার যোগাযোগের ফোন নম্বর সহ লেখা হয় এবং এমনকি নীচে - তার ইমেল ঠিকানা। আমরা ফন্ট একই ছেড়ে.

একটি স্ট্যাম্প আছে?

চিঠিগুলি সাধারণত স্ট্যাম্প করা হয় না, তবে বহির্গামী চিঠিপত্র যদি একটি অফিসিয়াল প্রকৃতির হয়, যা সংস্থার লেটারহেডে জারি করা হয় এবং এটি কারও বা অন্য সংস্থার সাথে আইনি সম্পর্ক স্থাপনের উদ্দেশ্যে এবং চিঠিতে প্রকাশিত সমস্ত অবস্থানের জন্য দায়বদ্ধ হওয়ার উদ্দেশ্যে হয়, ব্যবস্থাপনা যোগ করতে চাইতে পারে একটি সীল আকারে অতিরিক্ত বিবরণ.