Comment préparer une lettre commerciale. Baisse de loyer. Exemples de lettres en anglais dans la correspondance commerciale

Les lettres commerciales sont compilées lors de la communication avec des partenaires pour presque toutes les raisons. Des exemples prêts et des règles pour la rédaction de tels documents peuvent être trouvés dans l'article.

Une lettre commerciale peut être définie comme un document envoyé au nom de l'ensemble de l'entreprise à une autre entreprise, entrepreneur individuel ou particulier (par exemple, un investisseur). En fait, toute correspondance d'entreprise est une lettre commerciale. Leur objectif est très différent :

1. sur la coopération.
2. coopération, négociation.
3. Rappel de la nécessité de remplir les obligations contractuelles.
4. Une explication de leur position, une réponse à une lettre envoyée précédemment et bien d'autres.

Le document est généralement rédigé sur du papier à en-tête de l'entreprise, il est permis de l'envoyer par courrier ordinaire ou par e-mail. Cependant, si le partenaire est particulièrement important, il est préférable de l'imprimer sur du papier épais de haute qualité et de le remettre en personne ou par coursier. Dans sa structure, la lettre ressemble à un document commercial typique - vous pouvez la représenter schématiquement de cette manière.

Que rechercher lors de l'élaboration

Il n'y a pas de règles spécifiques ni d'échantillons de telles lettres, de sorte que leur structure, leur volume et leur conception dépendent largement du cas spécifique. Par exemple, une lettre de notification sera plutôt concise (3-4 paragraphes), et la recommandation ou la proposition commerciale d'un employé peut prendre plus d'une page.

Cependant, il existe plusieurs règles générales auxquelles vous devez faire attention lors de la rédaction d'un document :

1. Le document lui-même n'a aucune valeur juridique, cependant, il est établi conformément à toutes les règles d'enregistrement. Sa structure et son style de présentation doivent correspondre aux principes généralement acceptés du flux de documents moderne.
2. Les propositions sont construites de manière logique, dans un ordre clair. Les phrases ornées, complexes, émotionnelles et encore plus familières sont absentes. La tonalité est neutre.
3. La présentation est toujours menée uniquement à partir d'1 personne - soit au singulier, si le texte est écrit directement du chef, soit au pluriel, s'il est écrit au nom de l'ensemble de l'entreprise.
4. L'objet précis de la compilation et les actions attendues du destinataire sont discutés (envoyer une réponse, considérer la candidature d'un employé, accepter des négociations, envoyer un document, etc.).
5. Le document ne reflète pas les intérêts individuels du directeur ou des autres employés, mais les objectifs de l'entreprise en tant qu'équipe. Si vous avez besoin d'établir un contact personnel, il est conseillé de le faire différemment et de ne pas vous positionner en représentant de l'entreprise.

TOP 5 des fautes d'orthographe

Les erreurs peuvent être divisées en 2 grands groupes - certaines sont associées à l'écriture en tant que texte (violation de la logique, du vocabulaire, d'autres normes linguistiques), d'autres - en violation de l'étiquette commerciale appropriée :

1. Les fautes d'orthographe et de ponctuation ne sont pas autorisées - le texte de la lettre doit toujours être vérifié au moins 1 à 2 fois avant l'envoi.
2. Violation du style de présentation des affaires, présence de phrases émotionnelles, politesse excessive ou, au contraire, sévérité.
3. Ton négatif - même les menaces doivent être écrites sans mots inutiles - par exemple : "Nous nous réservons le droit d'aller en justice dans les 30 jours à compter de la date à laquelle vous recevez cette lettre."
4. Trop grand ou, au contraire, trop petit volume. Habituellement, tout le texte peut tenir sur 1 à 2 pages. Cependant, cela ne signifie pas que le partenaire n'a pas besoin de transmettre toutes les informations importantes. Des données volumineuses, des schémas, des formulaires de documents peuvent être extraits dans des applications.
5. Privation de l'interlocuteur du droit de choisir. Par exemple, vous ne devez pas écrire : « Veuillez examiner et approuver la version finale du contrat ».

Phrases de modèle typiques

L'utilisation de phrases standard typiques du discours commercial dans le texte est tout à fait normale et même souhaitable. Vous trouverez ci-dessous une liste des clichés les plus couramment utilisés dans diverses situations.

situation	phrase
avis	Nous informons / Nous vous informons / Nous informons / Notifions
explication de la raison, motif	Sur la base de / Conformément / En liaison / En ordre / Pour motif / En confirmation / En exécution
demander	Je vous demande d'agir / Je vous demande d'informer, d'envoyer, de faire, de confirmer...
la confirmation	Nous confirmons / certifions / acceptons vos conditions / ne nous opposons pas à ...
offre	Recommander / Offrir / Inviter / Demander
	Nous garantissons
refus	Obligé de refuser pour une raison / Nous déclinons votre offre en raison de ...
conclusion	Nous demandons sincèrement / Nous espérons la coopération, la compréhension, l'assistance / Nous vous demandons d'excuser, de diriger, de faire ...

échantillons 2019

Voici quelques exemples de lettres toutes faites sur lesquelles vous pouvez vous concentrer lorsque vous écrivez votre propre version.

Demande de données

Demander

Offre commerciale

Lettre de garantie

Réclamer

Reconnaissance

Excuses

Une lettre de service est un document qui fait partie intégrante de la communication d'entreprise. Le plus souvent, il est transmis par voie postale et sert de moyen privilégié d'échange d'informations.

Concepts de base

La correspondance commerciale est nécessaire pour résoudre divers problèmes économiques ou de production. Avec son aide, les entreprises et les organisations communiquent avec l'environnement externe : partenaires, clients ou agences gouvernementales. Habituellement, une lettre de service est utilisée pour cela.

C'est ainsi qu'un document écrit est appelé génériquement, qui peut être :

• en répondant à des messages ou demandes de renseignements précédemment reçus ;
• papier d'accompagnement envoyé au destinataire avec d'autres documents ou matériels;
• une lettre d'initiative, dans le cas où un autre moyen de communication est impossible.

Chacune des options énumérées a ses propres caractéristiques. Néanmoins, il existe des règles générales selon lesquelles toute lettre de service est généralement rédigée. Cela se comprend, car c'est avec la correspondance commerciale, par exemple, que commence le plus souvent la conclusion de la plupart des transactions. Un document correctement exécuté peut créer une impression favorable sur le destinataire d'un futur partenaire potentiel.

Types de lettres commerciales

Selon les informations que contient la lettre de service, il peut s'agir de :

1. Accompagnement. Dans le cas où il contient un message indiquant qu'il existe un package d'applications pour cela.
2. Prétentieux. C'est-à-dire qu'il exprime un mécontentement à l'égard d'une situation particulière (réclamation).
3. Instructif. Le texte fournit des directives précises.
4. Garantie. L'expéditeur confirme l'accomplissement à l'avenir des obligations énoncées dans le document.
5. Informationnel. La lettre contient des informations susceptibles d'intéresser le destinataire.
6. Publicité. Des informations pour attirer la coopération sont fournies.
7. Par lettre de notification. Information sur la conduite d'événements publics.
8. Lettre de confirmation. obtenir certains documents ou matériaux.
9. Par lettre de demande. Le texte contient un appel pour inciter le destinataire à agir.
10. Par lettre-message. Dans ce document, l'expéditeur fournit des informations spécifiques d'intérêt mutuel pour les parties.

Le but de ces documents est de maintenir des liens entre les organisations ou ses unités structurelles.

Rédaction d'une lettre de réclamation

En matière de coopération, il arrive parfois que des situations surviennent lorsque l'une des parties, pour une raison ou une autre, ne remplit pas ses obligations. Dans ce cas, le partenaire envoie d'abord une lettre à sa contrepartie. En règle générale, il énonce ses propositions pour éliminer la violation de ses droits légaux. Ceci est une lettre de service. Un échantillon d'un tel document peut être établi arbitrairement. Dans ce cas, il est nécessaire de prendre en compte les points suivants :

1. doit être formel et pragmatique en mettant l'accent sur le partenariat.
2. L'essence de la revendication doit être exprimée très clairement.
3. Lors de la présentation des informations, vous devez opérer de manière convaincante avec des faits spécifiques.

La lettre de réclamation doit contenir :

• les coordonnées de l'expéditeur (nom, adresse de retour et numéros de téléphone pour la communication) ;
• des informations complètes sur le destinataire ;
• une description des circonstances dans lesquelles la situation de conflit s'est produite ;
• référence à des normes juridiques qui, pour leur part, ont été violées par la contrepartie ;
• des exigences spécifiques pour éliminer la violation avec une indication du calendrier de leur mise en œuvre ;
• les conséquences qui peuvent survenir si la partie adverse se soustrait à leur exécution.

Une attention particulière doit être portée à la rédaction de la lettre de service. Le gabarit doit être conçu de manière à ce que l'intrus ne le perçoive pas comme une menace. Il faut se rappeler qu'il ne s'agit que d'un rappel légal.

Règles d'inscription

Une attention particulière doit être portée à la conception des lettres de service. Certes, la loi ne prévoit pas de règles et de règlements stricts pour cela.

Malgré cela, lors de l'établissement de tels documents, il est nécessaire de prendre en compte les points obligatoires suivants:

1. Toute lettre de service doit être sur papier à en-tête. Il est élaboré à l'avance par des spécialistes de bureau et approuvé par arrêté du chef d'entreprise.

2. Le document doit contenir certains détails :

2.1. Informations sur le destinataire et l'expéditeur.

2.2. Numéro et date de sortie de cette lettre. Ceci est requis pour l'inscription.

2.4. Titre.

2.5. Informations sur la disponibilité de toutes les applications, en indiquant leurs noms et numéros.

2.6. Informations sur la personne qui a signé ce document (fonction et nom complet).

3. Une seule question doit être considérée dans la lettre. La présence de plusieurs thèmes rendra difficile le choix d'un artiste.

4. Les informations doivent être présentées aussi brièvement mais clairement que possible. Il est souhaitable que le texte n'occupe pas plus de deux pages.

5. Indiquez correctement les coordonnées du destinataire. Si nous parlons d'une organisation, vous devez respecter la séquence suivante :

5.1. Nom de l'entreprise (dans le cas nominatif).

5.2. Unité structurelle (si nécessaire).

5.3. La position du destinataire (au datif).

5.4. Ses initiales.

5.5. L'adresse postale de l'entreprise.

6. S'il y a plusieurs destinataires, le principal est indiqué en premier, puis tous les autres.

Si nous prenons en compte tous ces points, l'enregistrement des lettres de service, en principe, ne sera pas difficile.

Ordre de présentation

Pour que le document soit correctement rédigé, il est nécessaire de prendre en compte un certain ordre de présentation des informations qu'il contient. Par exemple, vous pouvez envisager la possibilité de rédiger une lettre de réponse de service. Tout d'abord, vous devez vous rappeler que, selon les règles de l'étiquette, vous devez répondre aux informations dans les 24 heures suivant leur réception. Si nous parlons d'un message électronique, le temps optimal ne dépassera pas deux heures. Dans le cas où il n'est pas possible de respecter une telle règle, il est préférable d'envoyer un message approprié au partenaire.

La lettre elle-même, en fait, se composera de deux parties :

1. Introduction. L'expéditeur explique le sujet, la raison et la base de sa rédaction. Ici, vous pouvez vous référer aux actes normatifs qui, selon la loi, servent de base pour fournir une réponse. En outre, il convient de prêter attention à certains points concernant la situation en question. Ils aideront à révéler l'essence du problème.
2. Le principal. Cette partie concerne la clarification et la persuasion. Le texte doit être clair, clair et concis, et les faits présentés doivent être vérifiés et objectifs. Si nécessaire, ils peuvent être confirmés avec des nombres réels.

Ce texte est généralement suivi d'une liste d'annexes. Le document se termine par la signature de l'expéditeur. De plus, vous devez savoir rédiger une lettre de service afin de ne pas offenser le destinataire. Tout d'abord, il est conseillé de commencer à s'adresser à lui avec la phrase "Cher". Deuxièmement, vous pouvez utiliser des adverbes dans le texte tels que « étudier attentivement vos phrases » ou « vérifier soigneusement vos commentaires ». Ce genre d'étiquette ne profitera qu'aux deux parties.

Procédure

La rédaction des lettres de service est la responsabilité des commis, secrétaires ou autres employés qui sont chargés de ces tâches. Pour se rendre au travail, ils doivent respecter une certaine séquence dans leurs actions. Le processus d'élaboration d'un tel document passe généralement par les étapes suivantes :

1. Étude approfondie des circonstances du problème. Il est nécessaire de s'approprier pleinement la situation afin d'évaluer correctement les voies possibles pour la résoudre.
2. Rédaction d'une lettre. Ici, il est nécessaire de prendre en compte toutes les exigences énoncées ci-dessus.
3. Coordination du texte préparé. Parfois, il doit être modifié en tenant compte des commentaires du gestionnaire. Il peut apporter quelques éclaircissements ou éclaircissements sur le sujet.
4. Approbation par son chef.
5. Finalisation et signature du document.
6. Enregistrement de la lettre.
7. Envoi de correspondance au destinataire.

Ce n'est qu'après avoir franchi toutes ces étapes que la lettre, parvenue au destinataire, pourra remplir la mission qui lui a été confiée.

Règlement obligatoire

Pour rédiger une lettre de service, il faut tenir compte du fait que sa première page doit être imprimée sur un formulaire spécial. Pour le reste, vous pouvez utiliser des feuilles A4 vierges ordinaires. Ici, vous devez vous rappeler que le champ de texte lui-même a ses propres limites : le haut et le bas mesurent 2 centimètres, la gauche mesure 3,5 cm et la droite 1 centimètre. Vous ne devez pas casser les tailles standard pour faire tenir les informations sur une feuille. Mieux vaut suivre toutes les règles et simplement ajouter une page supplémentaire.

Il faut aussi taper le texte selon toutes les règles :

1. Pour l'impression, utilisez la police Times New Roman standard. Il vaut mieux ne pas utiliser d'autres options.

2. Les tailles de police sont également réglementées :

• pour le texte principal - 14;
• disposition des pages et note de performance - 12.

3. Le placement des prérequis est également effectué conformément aux règles :

• interligne - 1;
• l'alignement du texte se fait « en largeur » ;
• les césure sont placées automatiquement ;
• la distance entre le numéro d'enregistrement et l'en-tête est de 2 interlignes et de celui-ci au texte principal - 3.

Le respect de ces normes est obligatoire pour la conception correcte des lettres de nomination appropriées.

Emplacement des prérequis

Pour rédiger correctement une lettre commerciale standard, vous devez savoir clairement où ses détails et ses composants doivent être situés. Les réponses à ces questions sont contenues dans GOST R 6.30-2003. Il décrit en détail la forme de la lettre de service. En fait, il s'agit d'un échantillon dans lequel se situe la totalité de tous les détails du document d'une certaine manière. Il est nécessaire pour :

1. Unifier le processus de formalisation des lettres de service (commerciales).
2. Être capable de préparer de manière centralisée des formulaires standard à l'avance, tout en réduisant le besoin d'effectuer une partie du travail manuel.
3. Facilitez et raccourcissez la recherche visuelle d'informations.
4. Élargir les possibilités de traitement des lettres à l'aide d'équipements informatiques et autres.

Ainsi, pour une lettre commerciale ordinaire, 30 coordonnées standard sont utilisées, situées dans onze zones obligatoires :

• emblèmes et armoiries;
• l'auteur;
• donnée initiale;
• entête;
• approbation;
• destinataire;
• résolution;
• texte;
• signatures et pièces jointes;
• coordination et assurance;
• Des marques.

Placer des informations dans certains secteurs permet aux spécialistes de mieux naviguer dans le document, et facilite sa rédaction pour les utilisateurs ordinaires.

Exigences primaires

Certains cadres croient à tort que la correspondance commerciale peut être menée de manière arbitraire, sans suivre aucune règle ni aucun règlement. Mais les spécialistes qui en sont responsables doivent connaître les exigences de base pour les lettres officielles :

1. La présence d'un papier à en-tête spécial (de l'entreprise).
2. Utilisation et placement corrects des accessoires.
3. Le texte doit être lisible et bien édité. Pour exprimer l'essence du problème, il est préférable de privilégier des phrases simples et courantes. Il faut expliquer brièvement pour que chaque mot soit porteur d'un maximum d'informations.
4. Selon le type, le document doit être rédigé en conséquence. La lettre peut également contenir plusieurs aspects. Dans ce cas, lors de la présentation, vous devez essayer de les combiner.
5. Utiliser correctement les normes établies pour la frappe.
6. Essayez d'éviter les expressions catégoriques dans le contenu de la lettre. Le destinataire peut considérer ces phrases comme des menaces. Lors de la construction de phrases, il est préférable d'utiliser des mots d'introduction tels que "apparemment", "comme on le sait", "possible" et "comme il se doit".

Le respect de ces exigences dans la pratique aide à maintenir un flux de documents correct dans l'entreprise.

Probablement, tout le monde a dû au moins une fois faire face à la nécessité d'écrire une lettre commerciale. En le compilant, vous arrivez involontairement à la conclusion que ce n'est pas du tout facile. Il existe de nombreuses règles et réglementations pour rédiger des lettres commerciales que vous devez connaître. L'article décrit en détail le processus d'élaboration d'un document, fournit des exemples de lettre commerciale, discute de leurs types et de leur conception.

Former

Les en-têtes prêts à l'emploi ajouteront de la solidité et indiqueront la fiabilité de l'entreprise. Ils contiennent les informations nécessaires sur l'organisation, telles que:

• Nom.
• Adresse.
• Numéros de téléphone de contact.
• Placer.
• E-mail.
• Logo.
• Autres coordonnées.

Il n'y a pas de règles strictes pour les formulaires. Par conséquent, chaque organisation décide indépendamment des informations à y mettre.

Comment rédiger correctement des lettres commerciales ? Préparation

Les lettres commerciales sont écrites et formatées d'une certaine manière, obéissant à leurs règles et exigences inhérentes. En fonction de l'objectif visé, l'auteur réfléchit en détail au contenu afin d'obtenir le résultat qu'il calcule. Il doit clairement comprendre quelles informations le destinataire connaît déjà sur l'objet de la lettre, par quoi commencer et ce qu'il y aura de nouveau dans celle-ci. Les arguments dépendent de ce que poursuit l'auteur. Le processus de préparation d'une lettre commerciale peut être divisé en plusieurs étapes :

• Étudiez la question.
• Rédaction d'un brouillon de lettre.
• Son approbation.
• Signature.
• Inscription.
• Envoi au destinataire.

Structure des lettres commerciales

Lors de la rédaction d'une lettre, il est nécessaire de la saturer d'informations, c'est-à-dire d'y mettre toutes les informations nécessaires. Il peut être simple ou complexe. Dans une lettre simple, le contenu affiche de manière claire et concise des informations qui ne nécessitent généralement pas de réponse de la part du destinataire. Un complexe peut comprendre plusieurs sections, paragraphes et paragraphes. Chaque paragraphe présente un aspect de l'information. Les exemples de ce type de lettre commerciale se composent généralement d'une partie introductive, principale et finale.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de rédaction d'une lettre commerciale - sa partie introductive.

La partie principale décrit des situations, des événements, en fournit l'analyse et les preuves. C'est dans cette partie qu'ils convainquent qu'il est nécessaire d'agir d'une manière ou d'une autre, prouver comment était l'affaire et informer de la nécessité de participer à tout événement, en donnant des arguments différents.

La conclusion contient des conclusions qui sont formulées sous forme de propositions, de demandes, de rappels, de refus, etc.

Un exemple de rédaction d'une lettre commerciale - la dernière partie - est présenté ci-dessous. Voici un résumé de l'exigence énoncée dans le principal.

Toutes les informations fournies doivent être cohérentes et compréhensibles de manière optimale.

Chaque lettre commence par un appel centré. Cette petite partie est extrêmement importante. Lors de son choix, l'auteur doit prendre en compte :

• Poste de destination.
• La nature de la relation.
• Formalité.
• Étiquette.

Une forme de politesse doit être incluse à la fin de la lettre. Par exemple : "... J'espère une coopération future (merci pour l'invitation)...". Ces phrases sont suivies de la signature de l'auteur.

Style

Toutes les lettres doivent être dans un style commercial formel, ce qui signifie l'utilisation de moyens de parole pour les relations commerciales formelles. Les particularités d'une telle langue se forment dans les circonstances suivantes :

• Les principaux intervenants dans les relations d'affaires sont des personnes morales, au nom des dirigeants et des fonctionnaires dont les lettres sont écrites.
• Les relations dans les organisations sont strictement réglementées.
• L'objet de la communication est l'activité de l'entreprise.
• Les documents administratifs ont généralement un destinataire spécifique.
• Souvent au cours des activités de l'organisation, les mêmes situations sont rencontrées.

À cet égard, les informations contenues dans une lettre commerciale doivent être :

• Officiel, impersonnel, mettant l'accent sur la distance entre les participants à la communication.
• Adressable, destiné à un destinataire spécifique.
• Pertinent au moment de la rédaction de la lettre.
• Crédible et impartial.
• Raisonné pour inciter le destinataire à prendre des mesures.
• Complet pour la capacité de prise de décision.

Conditions

Une lettre commerciale doit répondre aux exigences suivantes :

• La parole est standardisée à tous les niveaux - lexical, morphologique et syntaxique. Il contient de nombreuses phrases, termes et formules.
• Le ton de l'écriture est neutre, sobre et strict, sans l'utilisation d'expressions linguistiques émotionnelles et expressives.
• Précision et clarté du texte, sans erreurs logiques, clarté et réflexion des formulations.
• Concision et concision - sans l'utilisation d'expressions qui portent un sens supplémentaire.
• L'utilisation de formules de langage formées à la suite de situations répétitives.
• L'utilisation de termes, c'est-à-dire des mots ou des phrases qui ont des concepts spéciaux.
• L'utilisation d'abréviations, qui peuvent être lexicales (c'est-à-dire des mots abrégés composés formés en supprimant des lettres de parties de mots : OOO, GOST, etc.) et graphiques (c'est-à-dire la désignation de mots sous forme abrégée : grn, zh -d et autres).
• L'utilisation des constructions dans les cas génitif et instrumental.
• Collocations avec des noms verbaux (« soutenir » au lieu de « soutenir »).
• Utiliser des phrases simples et courantes.

Les exemples de lettres commerciales ci-dessus sont présentés ci-dessous en version complète (avec partie principale). Les informations répondent à toutes les exigences du style commercial officiel.

Types de lettres commerciales

Il est préférable d'écrire une lettre commerciale sur un problème spécifique. S'il est nécessaire de résoudre plusieurs problèmes à la fois, il est recommandé d'élaborer plusieurs options différentes.

Les lettres commerciales peuvent être par leur contenu :

• Accompagnement. Ces lettres sont généralement nécessaires pour indiquer où envoyer les documents.
  (Comment rédiger une lettre commerciale ? Un exemple de lettre de motivation aidera ceux qui ont besoin de rédiger ce type de document.)

• Garantie. Elles sont écrites afin de confirmer d'éventuelles promesses ou conditions. Par exemple, les frais de main-d'œuvre, le loyer, les délais de livraison, etc. peuvent être garantis.
• Reconnaissant. Ils ont commencé à être utilisés particulièrement souvent ces derniers temps. Ces e-mails démontrent un bon ton de partenaire. Ils peuvent être émis sur un papier à en-tête ordinaire ou sur du papier de couleur avec une belle impression.
  (Comment rédiger une lettre commerciale? Un échantillon de la variété de gratitude est compilé sous forme libre, en fonction des tâches qu'il résout. Dans ce cas, la lettre sous la forme la plus courte exprime son essence. Un tel échantillon, fait sur papier de couleur avec un ornement, peut s'accrocher au mur dans la chambre compagnie à une place d'honneur.)

• Informationnel.
• Instructif.
• De félicitations.
• Publicité.

Il y a aussi des lettres :

• Propositions de coopération. Assez répandues récemment, envoyées aux organisations, elles sont souvent de nature publicitaire, par exemple, comme cet échantillon. Il est assez difficile d'écrire des lettres commerciales, il faut prendre en compte de nombreuses nuances pour y prêter attention, et encore plus pour s'y intéresser. Mais s'il est compilé selon l'exemple ci-dessous, il a toutes les chances de réussir.

• Invitations. Ils sont envoyés offrant de participer à diverses activités. Habituellement, ils s'adressent à un leader ou à un officiel, mais ils peuvent aussi s'adresser à toute l'équipe.
• Demandes.
• Avis.
• Demandes et bien d'autres.

Comment écrire une réponse à une lettre. Exemple

La réponse doit commencer par répéter la demande dans la première lettre. Ensuite, les résultats de son examen sont donnés et l'approbation ou le motif du refus est exprimé. La lettre de réponse commerciale peut contenir une solution alternative aux informations attendues. Il répond généralement aux principes suivants :

• La présence d'un lien vers la première lettre et son contenu.
• Langage identique signifie.
• Volumes et aspects de contenu comparables.
• Respect d'une certaine séquence.

Inscription

En plus d'utiliser des en-têtes d'entreprise pour les lettres commerciales, vous devez tenir compte d'autres subtilités dans leur conception. Ce sont des détails, des règles pour les abréviations, l'orthographe de l'adresse, l'en-tête, la longueur du texte, la largeur du champ, etc.

Des exemples de lettre commerciale aident à la composer, en tenant compte de toutes les subtilités et nuances. Ils sont utilisés aussi bien par les employés novices que par les ouvriers expérimentés. À l'aide d'échantillons, ils apprennent à écrire correctement des lettres et gagnent beaucoup de temps.

Une lettre commerciale est l'un des principaux outils de communication dans toute entreprise. Une lettre commerciale bien rédigée aidera à créer une impression positive de l'entreprise. Et une lettre écrite de manière illettrée peut tuer toute votre réputation. Nous avons déjà écrit sur les règles de la correspondance commerciale, regardons maintenant des exemples spécifiques de lettres commerciales.

Exemples de lettres commerciales

Il existe de nombreux types de lettres commerciales - propositions commerciales, lettres de réclamation, lettres de gratitude, lettres de refus, lettres d'accompagnement, lettres de garantie, d'information, etc. Les principes de leur compilation ne diffèrent pratiquement pas les uns des autres. Jetez un autre coup d'œil pour éviter les erreurs.

Exemples de lettres de remerciement

Exemple de lettre de garantie

Exemple de lettre de réponse

Voici un bon exemple de ce que peut être une lettre de refus poli :

Exemple de newsletter

Exemple de lettre de réclamation

Exemples de lettres en anglais dans la correspondance commerciale

Hélas, tout le monde n'a pas un niveau élevé de maîtrise de l'anglais. Et souvent, les managers se perdent un peu lorsqu'ils ont besoin d'écrire une lettre commerciale en anglais. Si même en russe, les gens en correspondance ne peuvent pas toujours se comprendre, alors que pouvons-nous dire d'une langue étrangère? La meilleure solution dans cette situation est de rechercher des lettres similaires et d'utiliser des phrases appropriées dans votre lettre. Par exemple, voici trois exemples de lettres commerciales en anglais : une lettre de gratitude à un client, une lettre clarifiant les termes de l'accord et une lettre de réponse à une offre d'achat. Chaque fichier contient une version de la lettre en anglais et sa traduction en russe.
Téléchargez la lettre de remerciement au client en anglais.
Téléchargez la lettre avec les termes de l'accord en anglais.
Téléchargez la lettre de réponse à l'offre d'achat en anglais.

Structure de la lettre commerciale

Une structure claire est une caractéristique essentielle d'une lettre commerciale. Cela aidera le destinataire à comprendre rapidement le sens de ce qui est écrit et réduira le temps qu'il faut pour le lire. Une lettre commerciale se compose des parties principales suivantes :

1. Titre (ligne d'objet). Dans l'en-tête de la lettre, vous devez écrire son bref objectif ou son essence. Vous ne pouvez pas utiliser de phrases abstraites ici. Il doit être clair pour le destinataire par un seul titre de quoi parle la lettre. Par exemple, « À propos des changements de prix pour la fourniture de produits » ou « Proposition commerciale de coopération commerciale avec XXX ».

2. Salutations. La salutation "Cher + Nom, Patronymique !" est considérée comme traditionnelle dans les lettres commerciales. Cependant, il n'est pas nécessaire d'utiliser le nom. Vous pouvez également contacter le destinataire via sa fonction : « Cher Monsieur le Directeur ! Cependant, gardez à l'esprit que l'appel par son nom réduit quelque peu la distance psychologique et met l'accent sur la bonne relation d'affaires. Si la lettre est adressée à un groupe de personnes, il est alors permis d'écrire "Chères dames et messieurs!", "Chers partenaires!" etc. L'utilisation des abréviations « M. », « Mlle » ou des initiales est perçue comme un manque de respect, alors essayez d'éviter cela.

3. Énoncé du but de la rédaction d'une lettre, son essence, son idée principale. C'est le corps principal de la lettre. Ici, vous écrivez directement sur la raison même de la rédaction de la lettre.

4. Vos suggestions pour résoudre ce problème, recommandations, demandes, réclamations. Les lettres commerciales impliquent presque toujours une certaine réaction du destinataire (sauf pour les lettres purement informatives). Par conséquent, il est important de décrire non seulement le problème lui-même, mais également d'offrir vos propres options pour le résoudre. Si vous écrivez une plainte, demandez à prendre les mesures appropriées, si vous faites une offre de coopération, décrivez ensuite ses options possibles. En un mot, le destinataire de votre lettre doit non seulement comprendre « ce » que vous attendez de lui, mais aussi « comment » vous proposez de le faire. Ce sera alors une vraie lettre commerciale.

5. Bref résumé et conclusions.À la toute fin, vous pouvez résumer tout ce qui précède. Cependant, il n'est pas toujours possible de le faire très brièvement. Dans ce cas, cela ne vaut pas la peine d'écrire en plusieurs phrases ce que vous avez déjà décrit dans les deux premiers paragraphes. N'oubliez pas que le meilleur ami d'une lettre commerciale est la brièveté. Par conséquent, dans la plupart des cas, il suffit de se limiter aux phrases "J'espère une coopération fructueuse", "J'attends votre réponse sur cette question" et ainsi de suite.

6. Signature. La lettre commerciale est signée avec la fonction, le nom et le prénom de l'expéditeur avec la phrase traditionnelle "Sincèrement". D'autres options sont possibles : « Meilleurs voeux », « Bien cordialement » et ainsi de suite, en fonction de la proximité de votre contact avec le destinataire. La phrase "Sincèrement" est la plus universelle, donc si vous avez des doutes sur la façon dont il serait plus approprié de vous abonner, utilisez cette phrase et vous ne manquerez certainement pas.

Aussi, il ne sera pas superflu d'ajouter des options pour les contacts avec vous dans la signature : autres adresses email, numéros de téléphone professionnels, skype. L'avantage de ceci n'est pas seulement que le destinataire, s'il le souhaite, pourra vous contacter rapidement et de manière pratique, mais aussi en ce que vous démontrerez ainsi votre ouverture et votre volonté de communiquer avec le destinataire.

Et n'oubliez pas qu'une lettre officielle est avant tout un document. Par conséquent, en négligeant les règles de sa préparation, vous ruinez irrévocablement la réputation de votre entreprise et de vous-même en tant que spécialiste.

Des exigences particulières sont imposées à la conception de la correspondance sortante. Cela est dû au fait qu'il est à des fins d'information et de référence. Lors de la préparation d'une lettre de service, il convient de prendre en compte les exigences de GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la paperasserie »et appliquer les formulaires de l'organisation. Pour plus de détails, vous devez être guidé par GOST R 6.30-2003 (à partir du 01.07.2018, vous devrez être guidé par GOST R 7.0.97-2016). Cela vous permettra de maintenir une structure claire du document et de maintenir le style de communication commerciale requis, ainsi que d'organiser correctement les détails d'une lettre commerciale.

Il est important de noter que GOST R 6.30-2003 (ainsi que GOST R 7.0.97-2016) est consultatif et que les organisations peuvent développer leurs propres en-têtes pour la correspondance commerciale. Le respect du GOST spécifié n'est obligatoire que pour les autorités exécutives fédérales.

L'en-tête du document peut être situé à la fois longitudinalement et avoir une position angulaire (les détails de la forme de la lettre, les numéros de téléphone et les adresses des organisations se trouvent généralement ici). Un exemple de lettre avec un arrangement en coin des conditions requises est l'option la plus courante dans le travail de bureau moderne.

Exemple de papier à en-tête avec des détails angulaires

En haut du document sont indiqués :

• Date;
• pièce;
• référence au numéro d'enregistrement et à la date du document (si la correspondance est une réponse);
• titre du texte, énoncé en une phrase.

L'en-tête de la lettre de service se trouve sous le numéro d'enregistrement. Il contient un appel au destinataire. NOM ET PRÉNOM. et le courrier du destinataire doit être situé dans le coin supérieur droit du document. L'adresse du destinataire est écrite au centre.

De qui et à qui

Les coordonnées de l'entreprise de l'expéditeur sont le plus souvent indiquées sur le papier à en-tête de l'entreprise. Il est également nécessaire d'indiquer correctement le destinataire de la correspondance, c'est-à-dire les coordonnées du destinataire :

• Nom de la compagnie;
• le nom de l'unité structurelle où est envoyée la correspondance sortante ;
• la position du destinataire ;
• nom et initiales du destinataire ;
• l'adresse postale de l'organisation.

Exemple de lettre sur papier à en-tête de l'entreprise

Il est important de noter que si une lettre avec le même contenu doit être envoyée à plusieurs destinataires, il faut tout d'abord indiquer l'adresse du destinataire principal et ensuite seulement le reste.

Par exemple:

SARL "Elki-Palki"

Département légal

Moscou, rue Zelenaya, 5

COPIE

au PDG

SARL "Branches vertes"

Simakov V.A.

Saint-Pétersbourg,

Rue Frunze, 3

Date et numéro

Une fois le document sortant signé, une date est apposée dessus. La date peut être au format 17/05/2018 ou 17 mai 2019. Dans le cas où la date est indiquée plusieurs fois dans le document, il est recommandé de conserver un style d'écriture uniforme.

L'attribution d'un numéro d'enregistrement a lieu conformément au système d'enregistrement des documents sortants, qui est accepté dans l'organisation, et uniquement après la signature du document. Le numéro d'enregistrement est constitué du numéro de série du document, qui peut être complété par l'index de cas ou des lettres.

Il est important de noter que l'enregistrement d'un document sortant facilite le traitement du courrier pour vous et votre destinataire.

Lors de la réponse à la correspondance officielle reçue, il est nécessaire d'émettre le "lien vers le numéro d'enregistrement et la date de la demande" requis. Dans ce cas, la date et le numéro de l'article reçu sont indiqués dans la lettre de réponse. Cela garantira un traitement plus rapide de la correspondance dans l'entreprise destinataire.

Qui signe

La correspondance officielle est principalement signée par les directeurs, et s'il est absent du lieu de travail, par ses adjoints ou autres fonctionnaires qui agissent en tant que directeur pendant son absence.

Il est important de noter que la correspondance commerciale moderne est envoyée non seulement par courrier, mais également par télégraphe, fax et e-mail.

Dois-je indiquer l'exécuteur

Bien que chaque message commercial soit signé par le chef de l'entreprise ou ses agents autorisés, la correspondance elle-même est effectuée par un employé ordinaire ordinaire, c'est-à-dire l'artiste interprète. C'est son nom et ses coordonnées que nous indiquons dans cette partie.

Les informations sur l'artiste sont toujours situées tout en bas, dans les dernières lignes. Le nom complet, le patronyme et le nom de famille de l'employé sont écrits, sur une nouvelle ligne son numéro de téléphone de contact, et même en dessous - l'adresse e-mail. Laissez la même police.

Le timbre est-il

Les sceaux ne sont généralement pas apposés sur les lettres, mais si la correspondance sortante est de nature officielle, est émise sur le papier à en-tête de l'organisation et a pour but d'entrer en relations juridiques (légales) avec quelqu'un ou une autre organisation et d'être responsable de tous les postes indiqué dans la lettre, la direction peut souhaiter ajouter des accessoires supplémentaires sous la forme d'un sceau.