कार्यालय के काम की मूल बातें और संक्षेप में कार्यप्रवाह। कार्यालय के काम का इतिहास। कार्यालय कार्य के संगठन के तीन रूप हैं: केंद्रीकृत, विकेन्द्रीकृत और मिश्रित

1. व्यावसायिक उत्पादन का परिचय

1. नियंत्रण प्रणाली में दस्तावेज़।

2. कार्यालय के काम और कार्यप्रवाह की बुनियादी अवधारणाएँ।

3. रूस में कार्यालय के काम के विकास का इतिहास।

1.1. प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेज़

प्रबंधन प्रणाली में प्रबंधकीय और अन्य सूचनाओं को रिकॉर्ड करने और स्थानांतरित करने की मुख्य विधि एक दस्तावेज है, और किए गए निर्णयों की गुणवत्ता और इसलिए, शब्द के व्यापक अर्थ में किसी भी संस्था की गतिविधियों का समग्र परिणाम काफी हद तक इस बात पर निर्भर करता है कि कैसे कुशलता से प्रलेखन समर्थन का आयोजन किया जाता है। किसी संस्थान में काम का सही दस्तावेजी समर्थन एक उपयुक्त नियामक और कार्यप्रणाली आधार पर आधारित होता है - एक संगठनात्मक, शिक्षाप्रद, कार्यप्रणाली प्रकृति के कानूनी दस्तावेजों का एक सेट। प्रत्येक संस्थान में कार्यालय के काम के लिए नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेज प्रासंगिक विधायी और नियामक अधिनियमों के आधार पर विकसित किए जाते हैं।

वी संघीय कानून के अनुसार "सूचना, सूचनाकरण पर"

तथा सूचना का संरक्षण "दिनांक 20 फरवरी, 1995 नं। 24-FZ (कला। 5) प्रलेखन (अर्थात, दस्तावेजों का निर्माण) सूचना संसाधनों में सूचना को शामिल करने के लिए एक शर्त है। इसमें यह भी कहा गया है कि कार्यालय के काम के आयोजन, दस्तावेजों के मानकीकरण और उनकी सरणियों के लिए जिम्मेदार राज्य अधिकारियों द्वारा निर्धारित तरीके से प्रलेखन किया जाता है। राज्य विनियमन न केवल प्रलेखन के क्षेत्र पर लागू होता है, बल्कि दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर भी लागू होता है।

कार्यालय के काम का राज्य विनियमन रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा (रोसारखिव) द्वारा किया जाता है, जो रूसी संघ के अभिलेखीय कोष पर विनियमों के अनुसार (17 मार्च, 1994 के रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री द्वारा अनुमोदित) , नंबर 552) और रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा पर विनियम (28 दिसंबर, 1998 संख्या 1562 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित) संगठन पर क्रॉस-सेक्टोरल संगठनात्मक और पद्धति संबंधी मार्गदर्शन और नियंत्रण करता है। संघीय सरकारी निकायों के कार्यालय कार्य में दस्तावेजों की संख्या, राज्य कार्यालय कार्य प्रणाली और एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों के विकास का समन्वय करती है।

मानकीकरण, मेट्रोलॉजी और प्रमाणन के लिए रूसी संघ की समिति (रूस के गोस्स्टैंडर्ट) मानकीकरण के राज्य प्रबंधन को करती है, जिसमें दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के एकीकरण और मानकीकरण पर काम करना, तकनीकी के अखिल रूसी क्लासिफायर का विकास, कार्यान्वयन और रखरखाव शामिल है। , आर्थिक और सामाजिक जानकारी।

रूसी संघ की सरकार, संघीय कार्यकारी निकाय कार्यकारी निकायों में प्रलेखन समर्थन के आयोजन, प्रासंगिक नियामक कानूनी कृत्यों को विकसित करने के लिए जिम्मेदार हैं।

1.2. व्यावसायिक उत्पादन और दस्तावेज़ वितरण की बुनियादी अवधारणाएँ।

किसी भी उद्यम का प्रबंधन- यह एक सूचना प्रक्रिया है जिसमें सूचना प्राप्त की जाती है, संसाधित की जाती है, एक निर्णय विकसित किया जाता है, निर्णय कलाकारों को सूचित किया जाता है, जिनके कार्यों को नियंत्रित किया जाता है।

सूचना प्रक्रिया के सभी चरणों में, दस्तावेज़ बनाए जाते हैं जिनमें विभिन्न जानकारी दर्ज की जाती है।

एक दस्तावेज़ एक मूर्त माध्यम पर स्थित और कानूनी आधार पर जानकारी का एक संग्रह है।

बेहतर

		दिशाओं
	प्रशासन
				प्रबंध
	प्रोटोकॉल,
	निष्कर्ष		कार्यालय का काम
				कलाकार
		नियंत्रण	कार्यालय नोट,

रिपोर्टिंग

चावल। 1. उद्यम की सूचना प्रक्रिया

किसी भी संगठनात्मक प्रणाली के प्रबंधन का एक अभिन्न अंग लिपिकीय कार्य है।

शब्द "कार्यालय का काम" 18 वीं शताब्दी के उत्तरार्ध में दिखाई दिया और इसका मतलब न केवल दस्तावेजों के साथ एक फ़ोल्डर था, बल्कि स्वयं मुद्दा भी था। वर्तमान में, शब्द का अर्थ है मामले के लिए सूचना समर्थन का संगठन, अर्थात। रिकॉर्ड प्रबंधन।

कार्यालय का काम- दस्तावेज़ बनाने और उनके साथ काम करने की प्रक्रिया से जुड़ी गतिविधि का क्षेत्र।

कार्यालय के काम का उद्देश्य- प्रबंधन प्रक्रिया की सूचना समर्थन

कार्यालय के काम के मुख्य कार्य:

 दस्तावेजों का निर्माण, अर्थात्। उन्हें ठीक करनाकोई माध्यम;

 उनके बाद के निष्पादन या निर्णय लेने के लिए दस्तावेजों का हस्तांतरण;

 उनके निष्पादन पर नियंत्रण रखने के लिए दस्तावेजों का पंजीकरण;

 दस्तावेज़ों का व्यवस्थितकरण और भंडारण, तेज़ दस्तावेज़ खोज

जैसी जरूरत थी।

कार्यालय के काम के संगठन के रूप:

केंद्रीकृत रूपइस तथ्य की विशेषता है कि दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए सभी संचालन पूरे संस्थान के लिए एक केंद्र में केंद्रित (केंद्रीकृत) हैं - कार्यालय, सामान्य विभाग या सचिव। यह प्रपत्र छोटे संस्थानों के लिए विशिष्ट है।

विकेंद्रीकृत रूपसंस्था के संरचनात्मक प्रभागों के बीच कार्यालय संचालन का फैलाव शामिल है; जबकि उनमें से प्रत्येक में कार्यालय संचालन का एक अपेक्षाकृत सजातीय सेट किया जाता है। यह शायद ही कभी प्रयोग किया जाता है।

मिश्रित रूप में, संचालन केंद्रीय रूप से किया जाता है (स्वागत, पंजीकरण, नियंत्रण, दस्तावेजों का दोहराव) और विकेंद्रीकृत (दस्तावेजों का भंडारण, मामलों का गठन)। मध्यम और बड़े संस्थानों के लिए विशिष्ट।

कार्यालय के काम की अवधारणा प्रलेखन की अवधारणा पर आधारित है।

कुछ दस्तावेज़ीकृत- यह कागज या अन्य मीडिया पर जानकारी रिकॉर्ड करने की एक विनियमित प्रक्रिया है जो इसकी ताकत सुनिश्चित करती है।

दस्तावेज़ीकरण उपकरण- दस्तावेज़ बनाने के लिए मनुष्य द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरण। वे में विभाजित हैं:

सरल साधन(कलम, पेंसिल)

यांत्रिक और विद्युत यांत्रिक साधन (टाइपराइटर,

टेप रिकार्डर, फोटो, फिल्म और वीडियो उपकरण)

स्वचालित उपकरण (कंप्यूटर प्रौद्योगिकी)।

दस्तावेज़ीकरण में स्थापित रिकॉर्डिंग नियमों का पालन शामिल है

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए विशिष्ट जानकारी। इन नियमों का अनुपालन बनाए गए दस्तावेजों को कानूनी प्रभाव देता है।

कानूनी बल- एक आधिकारिक दस्तावेज की संपत्ति, वर्तमान कानून द्वारा इसे संप्रेषित, इसे जारी करने वाले निकाय की क्षमता और पंजीकरण के लिए स्थापित प्रक्रिया।

सहारा - दस्तावेज़ निष्पादन का एक अनिवार्य तत्व (दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, पता करने वाला, दिनांक, हस्ताक्षर)।

दस्तावेज़ प्रपत्रएक दस्तावेज़ में विवरण का एक सेट है, जिसे मानक द्वारा स्थापित अनुक्रम में व्यवस्थित किया गया है।

दस्तावेज़ीकरण प्रणाली- मूल, उद्देश्य, प्रकार, गतिविधि के क्षेत्र, उनके पंजीकरण के लिए समान आवश्यकताओं से संबंधित दस्तावेजों का एक सेट।

दस्तावेजों के साथ काम के संगठन में संस्था के दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन, दस्तावेज़ भंडारण और संस्था की वर्तमान गतिविधियों में उनका उपयोग शामिल है।

किसी संस्था का दस्तावेज़ प्रवाह किसी संगठन में उनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से उनके निष्पादन के पूरा होने और संग्रह में स्थानांतरण तक दस्तावेजों की आवाजाही की प्रक्रिया है।

दस्तावेज़ को बढ़ावा दिया जाता है:

1. अंतरिक्ष में: उद्यम के अंदर और उसके बाहर।

2. समय में: जिस क्षण से दस्तावेज़ बनाया या प्राप्त किया गया था, जब तक कि उसे पता करने वाले को नहीं भेजा गया या भंडारण के लिए स्थानांतरित नहीं किया गया।

उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन (स्लाइड देखें)

दस्तावेज़ प्रवाह के बाहरी और आंतरिक रूपरेखा के बीच भेद।

बाहरी समोच्च आने वाले (बाहरी) दस्तावेजों से शुरू होता है जो बाहर से उद्यम में आते हैं। प्राप्त दस्तावेजों को सचिवों द्वारा पंजीकृत किया जाता है और फिर निष्पादन के लिए भेजा जाता है। आउटगोइंग दस्तावेज़ों के पंजीकरण के साथ बाहरी समोच्च समाप्त होता है।

यदि दस्तावेज़ संगठन में ही बनाया गया है, तो वहाँ है आंतरिक समोच्चदस्तावेज़ का पारित होना (दीक्षा - निष्पादन - समन्वय - अनुमोदन)

प्रतीक्षा - पंजीकरण)।यह एक दस्तावेज़ के पारित होने के आंतरिक समोच्च पर है कि इसका संस्करण अक्सर होता है (यानी, दस्तावेज़ विभिन्न संस्करणों में मौजूद है)। उदाहरण के लिए, अनुमोदन के चरण में, जब विभिन्न व्यक्तियों की टिप्पणियां आती हैं। कार्यालय के काम का एक महत्वपूर्ण कार्य दस्तावेजों के संस्करणों को ट्रैक करना, जमा करना और प्रबंधित करना है, साथ ही दस्तावेज़ परिवर्तनों पर नियंत्रण भी है।

1.4. रूस में व्यावसायिक उत्पादन के विकास का इतिहास

10 वीं शताब्दी तक, मुख्य रूप से नागरिकों के बीच कानूनी संबंधों का दस्तावेजीकरण किया गया था। पहले से ही इस समय, दस्तावेजों को तैयार करने और संसाधित करने की संस्कृति थी, जैसे यात्रा दस्तावेज, लिखित वसीयत, आदि, साथ ही एक विशेष स्कूल में उन्होंने राजकुमारों के लिए मुंशी, न्यायिक सचिव, प्रिंटर (प्रेस के रखवाले) को प्रशिक्षित किया। और बड़े सामंती प्रभु, लेकिन राज्य अभिलेख प्रबंधन की कोई एक प्रणाली नहीं थी।

प्रथम चरण। कार्यालय कार्य प्रणाली की उत्पत्ति (XI-XV सदियों)।

पुराने रूसी राज्य की अवधि कार्यालय कार्य प्रणाली की परंपराओं के क्रमिक तह की अवधि है, दस्तावेजों के दस्तावेजीकरण, प्रसंस्करण और भंडारण में अनुभव का संचय, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करना, जिसमें अनधिकृत पहुंच और जालसाजी से सुरक्षा शामिल है।

अवधि की विशेषता विशेषताएं:

1. दिखाई दिया पेशेवर क्लर्क: चर्च के भजनकार

और क्लर्क (XIV सदी में, क्लर्कों को उन सभी लोगों का क्लर्क कहा जाता था जो कार्यालय का काम करते हैं)।

2. कार्यालय के काम के लिए एक तरह की नियमावली तैयार की गई - सूत्र, जिसमें दस्तावेजों की तैयारी के चरणों का संकेत दिया गया था - काला लेखन, संपादकीय, श्वेत पत्र।

3. महत्वपूर्ण जानकारी की गोपनीयता बनाए रखने की आवश्यकता थी, परिणामस्वरूप, विभिन्न क्लिप (हस्ताक्षर), सील, पुल (गोंद पर हस्ताक्षर) दिखाई दिए, अर्थात्अनधिकृत पहुंच के खिलाफ सूचना सुरक्षा के तत्वभंडारण और उपयोग के चरण में।

दस्तावेज़ जालसाजी के पहले मामले भी इस समय के हैं।

4. दस्तावेजों के कानूनी बल को रद्द करने के लिए एक प्रक्रिया विकसित की गई है।मां-

एलिस को एक विशेष भंडारण से "लार्निक" (एक अतिरिक्त के साथ एक छाती का रक्षक) द्वारा निकाला गया था

दस्तावेजों) और गवाहों की उपस्थिति में नष्ट कर दिया। विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों को शहर के वेचे द्वारा चुने गए एक आयोग द्वारा नष्ट कर दिया गया था, अक्सर सार्वजनिक रूप से, एक गंभीर माहौल में। लेखकों को कम महत्वपूर्ण दस्तावेज लौटा दिए गए थे या बस उस चर्मपत्र से मिटा दिए गए थे जिस पर वे लिखे गए थे, और छीनी गई चादरों का फिर से उपयोग किया गया था।

5. दस्तावेजों के सुरक्षित भंडारण और रिकॉर्ड रखने के लिए स्थान आवंटित किए गए थे: गॉस्टिनी ड्वोर्स और मठ।

लगभग XIV सदी के अंत तक। रूस में, लेखन के लिए मुख्य सामग्री है

जीवित चर्मपत्र (विशेष रूप से कपड़े पहने हुए चमड़े), दस्तावेजों में "चार्टर" कहा जाता है, और आम लोगों में - बस "वील" ... पूर्व का सबसे प्राचीन रूप-

दस्तावेज़ एक पत्र था - चर्मपत्र की एक अलग शीट 15 सेमी से थोड़ी अधिक चौड़ी

(3.5 इंच)। दस्तावेज़ ठोस पाठ में लिखे गए थे, शब्दों में विभाजन के बिना, और विराम चिह्नों में, केवल वाक्य के अंत की अवधि का उपयोग किया गया था।

चरण 2। आदेश कार्यालय का काम (XV - XVII सदियों)।

राज्य कार्यालय कार्य के गठन और विकास की अवधि को आमतौर पर कहा जाता है आदेश अवधि,पहले राज्य संस्थानों के नाम से

- आदेश। इस अवधि के दौरान, केंद्रीय और स्थानीय संस्थानों के कार्यालय कार्य की एक प्रणाली धीरे-धीरे बनाई गई, कार्यालय कर्मियों के संवर्ग बनाए गए, दस्तावेजों के स्थिर रूप और उनकी तैयारी के तरीके बनाए गए।

अवधि की विशेषता विशेषताएं:

1. कार्यालय का काम क्लर्क झोपड़ियों में किया जाता था, जो एक ही समय में आगंतुकों को प्राप्त करने के लिए एक जगह थी (उपस्थिति), और कार्यालय, और ar-

HIV। दस्तावेज़ आमतौर पर टेबल पर, बेंचों पर, विशेष रूप से मूल्यवान वाले - उसी कमरे में चेस्ट-बक्से में रखे जाते थे जहाँ वर्तमान काम किया जाता था और जहाँ आगंतुक प्राप्त होते थे। आदेशों में, भंडारण में दस्तावेजों की सूची संकलित की गई थी,

ए 17वीं सदी में। एबीसी को दस्तावेजों की सूची के लिए संकलित किया गया था - दस्तावेजों के बारे में पूछताछ करने के लिए विशेष संकेत।

2. दस्तावेज़ कागज पर बनाए गए थे और उनका एक विशिष्ट आकार था - एक स्तंभ(स्तंभ, स्तंभ), अर्थात्। एक दूसरे से चिपके हुए कागज की संकीर्ण चादरों की एक स्क्रॉल.

स्तंभ के घटक भागों को "पोस्टवी" कहा जाता था। जिन जगहों पर चादरें चिपकी हुई हैं, उन्हें वही नाम मिला है। कॉलम वास्तव में एक दस्तावेज नहीं था, बल्कि मामले में दस्तावेजों का पूरा सेट शामिल था। कॉलम में टेक्स्ट केवल एक तरफ लिखा गया था, रिवर्स का इस्तेमाल केवल नोट्स, रिज़ॉल्यूशन, एड्रेस डालने के लिए किया गया था। दस्तावेजों को रोल या रोल में लपेट कर रखा गया था; विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए विशेष मामले बनाए गए थे, लेकिन अधिक बार उन्हें केवल चेस्ट, या चेस्ट में रखा जाता था। दस्तावेज़ का यह रूप असुविधाजनक था, क्योंकि आवश्यक जानकारी प्राप्त करते समय कॉलम को विस्तृत और संक्षिप्त करने में बहुत समय लगता था। ग्लूइंग अपने आप में पर्याप्त मजबूत नहीं थी, जिसके कारण दस्तावेज़ खराब हो गया और खराब हो गया। दस्तावेज़ के कॉलम फॉर्म के साथ, नोटबुक फॉर्म का जन्म हुआ और ऑर्डर में इस्तेमाल किया जाने लगा। एक नोटबुक आधे में मुड़ा हुआ कागज का एक टुकड़ा है। नोटबुक को एक साथ एकत्र किया गया, आवश्यकतानुसार बांधा गया और पुस्तकें बनाई गईं।

3. दस्तावेज़ को कयामत के तथाकथित "पंजीकरण" द्वारा कानूनी बल दिया गया था-

नोगो क्लर्क - क्लर्क के हस्ताक्षर, दस्तावेज़ के पीछे अक्षरों में इस तरह से लगाए जाते हैं कि इसके अक्षर चिपके हुए चादरों के दोनों सिरों पर कब्जा कर लेते हैं।

(विदेशी राज्यों के साथ संधि दस्तावेजों के अपवाद के साथ, न तो ज़ार और न ही बॉयर्स ने किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए)। दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की इस पद्धति ने सूचना की सुरक्षा सुनिश्चित की और उन्हें गलत साबित करना मुश्किल बना दिया।

4. विभिन्न प्रकार के दस्तावेज जोड़े जाते हैं जो राज्य संस्थानों की प्रबंधन गतिविधियों को रिकॉर्ड करते हैं: सर्वोच्च प्राधिकारी अधीनस्थ से

निम भेजे गए थे पत्र, फरमान और वाक्य, स्थानीय संस्थानों से आदेशों के जवाब भेजे गए, निजी व्यक्तियों से राज्य संस्थानों को लिखित अनुरोध के रूप में याचिकाएं दी गईं।

5. अधिकांश विवरण अभी तक पाठ से अलग नहीं हुए हैं,वे। अपील, नरक

6. प्रत्येक दस्तावेज़ पंजीकृत किया गया था:प्रवेश पर, दस्तावेज़ पर तारीख की मुहर लगा दी गई और क्लर्क ने एक नोट "राइट आउट" कर दिया, जिसका अर्थ था "पूछताछ करना"। दरअसल, इसका मतलब था मामले पर विचार की शुरुआत।

चरण 3. कॉलेजिएट कार्यालय का काम (XVIII सदी)।

कॉलेजिएट कार्यालय के काम के बीच मुख्य अंतर यह था कि इसका संगठन कानून द्वारा नियंत्रित होता था। कॉलेजिएट मामलों की अवधि-

उत्पादन पीटर I के सुधारों के साथ सहसंबद्ध है। यह वह था जिसने रूसी नौकरशाही प्रणाली का निर्माण किया जिसने दस्तावेजों के साथ आधुनिक कार्य को निर्धारित किया। पीटर I को "रूसी नौकरशाही का पिता" कहा जा सकता है।

अवधि की विशेषता विशेषताएं:

1. एक विधायी अधिनियम "सामान्य विनियम" जारी किया गया है, जिसमें प्रलेखन मुद्दों पर विस्तार से काम किया गया है (दस्तावेजों के पंजीकरण के नियम,

उनके निष्पादन पर नियंत्रण, उनकी तैयारी, प्रमाणन, भंडारण की प्रक्रिया) और

केस मूवमेंट (दस्तावेज़ प्रवाह)।विनियम यह भी परिभाषित करता है कि तालिकाओं को कैसे व्यवस्थित किया जाना चाहिए (उनमें ताले वाले बक्से होने चाहिए), क्लर्कों को कैसे बैठना चाहिए (एक मेज पर दो), आदि। कॉलेजियम में कार्य दिवस 8 घंटे तक चला। तीन गर्मी के महीनों और छुट्टियों को छोड़कर, पूरे वर्ष काम किया जाता था। एक दिन काम पर न आने पर एक लिपिक का एक माह का वेतन काटा गया, एक अधूरे घंटे के लिए एक सप्ताह का वेतन काटा गया।

2. दस्तावेज़ पर प्रमुख और बोर्ड के सदस्यों के हस्ताक्षर पेश किए गए हैं।

3. मुहरों के उपयोग की प्रक्रिया स्थापित की गई है।मुद्रण आवेदन

दो गवाहों की मौजूदगी में हुआ।

4. दस्तावेजों के स्तंभ रूपों को नोटबुक द्वारा प्रतिस्थापित किया गया था - कागज की 4 शीट आधे में मुड़ी हुई थीं और धागों से सिल दी गई थीं। कई बंधी हुई नोटबुक्स ने एक किताब बनाई।

5. दस्तावेजों में नए विवरण दिखाई दिए हैं: पंजीकरण इनकमिंग और आउटगोइंग नंबर, पता, हस्ताक्षर, संकलन की तारीख, दस्तावेज़ का प्रकार, आदि।

आधुनिक कार्यालय के काम में परिवर्तन।

6. कई दस्तावेजों के लिए, आधिकारिक प्रपत्र स्थापित किए गए थे और कागज की एक शीट पर विवरण के स्थान के लिए नियम विकसित किए गए थे।

7. विभिन्न दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ विकसित होने लगीं:

वित्तीय, जिसमें शब्द "डेबिट", "क्रेडिट"

dit "," संतुलन ", सैन्य - रिपोर्ट, प्रेषण, निर्देश, स्वभाव;

अंतरराष्ट्रीय संविदात्मक - नोट्स, ज्ञापन, प्रेषण;

न्यायिक - पूछताछ, शपथ वादे, गवाही, वाक्य;

सांख्यिकीय - चुनाव जनगणना, जिसे संशोधन, प्रांतीय रिपोर्ट कहा जाता है।

चरण 4. मंत्रिस्तरीय कार्यालय का काम (XIX - प्रारंभिक XX सदी)।

वर्तमान दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, जिसे कहा जाता है कार्यकारी कार्यालय का काम... प्रबंधन के क्षेत्र में, मंत्रालय दिखाई दिए, और मंत्रियों की एक-व्यक्ति की कमान ने कॉलेजियम की जगह ले ली।

अवधि की विशेषता विशेषताएं:

1. मिनी के समान सिद्धांत-

रूस की -दस्तावेजों के निर्माण से लेकर उनके अभिलेखीय भंडारण तक। उस समय प्रचलित पदानुक्रम के आधार पर अन्य संस्थानों और सम्राट के साथ मंत्रालयों की बातचीत के क्रम पर विशेष ध्यान दिया गया था।

2. दस्तावेजों के पंजीकरण और लेखांकन की एक बहुस्तरीय प्रणाली शुरू की गई है।मंत्रालय में शामिल सभी दस्तावेज जर्नल में दर्ज किए गए थे। प्रत्येक विभाग की एक समान लॉगबुक थी, जिसमें बुनियादी जानकारी दर्ज की जाती थी।

3. दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण की एक प्रणाली सामने आई है।महीने के

संरचनात्मक प्रभागों में मामलों की लेखा परीक्षा की गई, विशेष शीटों में निष्पादित और अप्रकाशित दस्तावेजों की संख्या पर रिकॉर्ड रखे गए। वर्ष के अंत में, मंत्रालय के लिए एक सामान्य विवरण तैयार किया गया था।

4. दस्तावेजों के रूप बदल गए हैं। आधिकारिक दस्तावेजों को कोणीय विवरण के साथ प्रपत्रों पर तैयार किया गया था।प्रपत्र की आवश्यक वस्तुओं की संरचना में शामिल हैं

या: संस्था का नाम, संरचनात्मक प्रभागों के नाम, दिनांक और पंजीकरण संख्या, पाठ का संक्षिप्त शीर्षक, प्राप्त दस्तावेज़ का लिंक। पिछली शताब्दी के 20 के दशक के अंत से, लेटरहेड्स टाइपोग्राफिक विधि द्वारा तैयार किए गए हैं।

5. नए प्रकार के दस्तावेज़ सामने आए हैं: टेलीग्राम और टेलीफोन संदेश।

6. नमूना दस्तावेजों का संग्रह प्रकाशित किया गया था -शास्त्री

चरण 5. राज्य रिकॉर्ड प्रबंधन की सोवियत अवधि (1917 -

अवधि की विशेषता विशेषताएं:

1. 1917 - 1920 दस्तावेज़ीकरण समर्थन के स्तर में कमी

आलस्य (श्रमिक, सैनिक, किसान जिनके पास विशेष शिक्षा नहीं थी, वे नवगठित सोवियत संस्थानों में काम करने चले गए)।

2.1925-1926 दो बड़े संगठनों का गठन किया गया: इंस्टीट्यूट ऑफ मैनेजमेंट इंजीनियरिंग (आईटीयू) और स्टेट ब्यूरो ऑफ ऑर्गनाइजेशन बिल्डिंग

(ऑर्गस्ट्रॉय)। आईटीयू प्रबंधन के क्षेत्र में सैद्धांतिक अनुसंधान में लगा हुआ था, और ऑर्गस्ट्रॉय ने उन्हें व्यवहार में लागू किया, नए कार्यालय उपकरण और कार्यालय उपकरण की शुरूआत में योगदान दिया। मानकीकरण कैबिनेट ITU में बनाया गया था,जो प्रलेखन (पत्र, तार, टेलीफोन संदेश, प्रोटोकॉल) और कार्यालय की आपूर्ति (स्याही, टाइपराइटर के लिए टेप) के लिए सभी-संघ मानकों के विकास में लगे हुए थे।

3. 1932 में, ITU को समाप्त कर दिया गया और दस्तावेज़ संचलन के मुद्दों के केंद्रीकृत पद्धतिगत सुधार को रोक दिया गया।उस क्षण से कार्यालय के इतिहास में "स्वतंत्रता" की लंबी अवधि शुरू हुई: प्रत्येक विभागमेरे अपने तरीके से आधिकारिक दस्तावेजों के साथ विनियमित काम।

4. 1963 में, "कार्यालय के काम और संस्थानों, संगठनों, यूएसएसआर के उद्यमों के अभिलेखागार के दस्तावेजी भाग के मंचन के लिए बुनियादी नियम" को मंजूरी दी गई थी।

यह दस्तावेज़ अभी भी एक प्रबंधन मार्गदर्शिका के रूप में कार्य करता है।

5. 1973 में, यूनिफाइड स्टेट सिस्टम ऑफ़ ऑफिस वर्क (EGSD) विकसित किया गया था।

ईजीएसडी प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन को व्यवस्थित करने और बनाए रखने के लिए नियमों, मानकों और सिफारिशों का एक वैज्ञानिक रूप से आदेश दिया गया सेट है, जिस क्षण से दस्तावेज़ को संग्रह में भेजे जाने तक दस्तावेज़ बनाया गया था।

6. 1970-1980 में। प्रबंधन दस्तावेजों के लिए GOSTs का एक ब्लॉक बनाया।

7. 1980 के दशक में। दस्तावेज़ रूपों में निहित डेटा के प्रसंस्करण को स्वचालित करने के लिए एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (एसडीएस) विकसित की गई है।

1970-1980 में सोवियत कार्यालय के काम का विकास। रूसी संघ में कार्यालय के काम की नींव रखी। इस अवधि के दौरान बनाए गए कई नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेज अभी भी लागू हैं।

1.4. व्यापार उत्पादन के लिए नियामक ढांचा

कार्यालय के काम के लिए नियामक ढांचाकानूनों और विनियमों का एक समूह है

संगठन की गतिविधियों के दौरान दस्तावेजों के निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण और उपयोग की तकनीक को विनियमित करने वाले कानूनी कार्य।

कार्यालय के काम के लिए नियामक ढांचे में निम्नलिखित घटक शामिल हैं:

 रूसी संघ के विधायी और कानूनी कार्य;

 गोस्ट;

 विनियम;

क्लासिफायर;

 प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की राज्य प्रणाली।

सूचनाकरण और प्रलेखन के क्षेत्र में विधायी और कानूनी कार्य:

 रूसी संघ के कानून: रूसी संघ का नागरिक संहिता, रूसी संघ का कानून "मानकीकरण पर", रूसी संघ का कानून "अभिलेखीय कोष और अभिलेखागार पर"

 राष्ट्रपति के फरमान और आदेश: "सूचनाकरण के क्षेत्र में राज्य की नीति की नींव पर", "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष पर विनियमों के अनुमोदन पर"

 सरकार के संकल्प और आदेश: "मानकीकरण पर काम के संगठन पर, माप की एकरूपता सुनिश्चित करना, उत्पादों और सेवाओं का प्रमाणन", "रूसी संघ की आबादी के लिए सूचना समर्थन में सुधार पर"

 रूसी संघ के संघीय कानून: "सूचना, सूचनाकरण और सूचना संरक्षण पर", "अंतर्राष्ट्रीय सूचना विनिमय में भागीदारी पर", "इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर और डेटाबेस के लिए कार्यक्रमों के कानूनी संरक्षण पर"

 कार्यालय के काम के मुद्दों को विनियमित करने वाले रूसी संघ के घटक संस्थाओं की सरकार और कार्यकारी शक्ति के कानूनी कार्य।

दस्तावेज़ीकरण के लिए राज्य मानक (GOSTs)

आधिकारिक दस्तावेजों के पंजीकरण को मानकों द्वारा कड़ाई से विनियमित किया जाता है।

मानक - एक विशिष्ट दृश्य, एक नमूना जिसे किसी वस्तु को उसकी विशेषताओं, गुणों, गुणों के संदर्भ में संतुष्ट करना चाहिए।

06/10/93 का आरएफ कानून "मानकीकरण पर" मानकीकरण को मानदंडों, नियमों और विशेषताओं को स्थापित करने के लिए एक गतिविधि के रूप में परिभाषित करता है। मानकों का दायरा, उनकी सामग्री, उनकी कार्रवाई का दायरा राज्य के अधिकारियों द्वारा निर्धारित किया जाता है।

नाम
गोस्ट आर 6.30-2003	एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। एकीकृत
	संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की नई प्रणाली
	टी.आई. कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ।
	रूस के गोस्स्टैंडर्ट के संकल्प द्वारा अपनाया और लागू किया गया
गोस्ट आर 51141-98	कार्यालय का काम और संग्रह। शब्द और परिभाषाएं
गोस्ट 6.10.1-88	यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (यूएसडी)। मुख्य
	प्रावधानों
गोस्ट 6.01.1-87	तकनीकी के वर्गीकरण और कोडिंग की एक एकीकृत प्रणाली
	आर्थिक जानकारी। बुनियादी प्रावधान
गोस्ट 6.10.5-87	यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (यूएसडी)। ट्रेबोवा-
	नमूना प्रपत्र बनाने के लिए
गोस्ट 6.10.4-84	यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (यूएसडी)। दे रही है
	मशीन वाहक पर दस्तावेजों का कानूनी बल और
	कंप्यूटिंग के माध्यम से बनाया गया मशीन-व्याकरण
	प्रौद्योगिकी। बुनियादी प्रावधान
गोस्ट 6.10.3-83	यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (यूएसडी)। रिकॉर्डिंग
	एक संचार प्रारूप में जानकारी

मानकों द्वारा स्थापित आवश्यकताएं सभी सरकारी प्राधिकरणों और व्यावसायिक संस्थाओं के लिए अनिवार्य हैं। Gosstandart और अन्य राज्य शासी निकाय, अपनी क्षमता के भीतर, GOST की आवश्यकताओं के अनुपालन की निगरानी करते हैं।

नियमों

1. प्रबंधन प्रलेखन पर काम करने के लिए समय के अंतर-उद्योग मानक। 1995 में रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के केंद्रीय श्रम मानक ब्यूरो (केंद्रीय श्रम मानक ब्यूरो) द्वारा विकसित और काम की श्रम तीव्रता और सरकारी निकायों, संस्थानों और सार्वजनिक संगठनों में कर्मचारियों की संख्या निर्धारित करने के लिए अनुशंसित। वे होते हैं

 प्रबंधन के प्रलेखन समर्थन पर खर्च किए गए समय की दरें (प्रसंस्करण, पंजीकरण, मात्रा का लेखा-जोखा और दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण, फ़ाइल अलमारियाँ बनाए रखना, आदि)

 संग्रह के काम पर खर्च किए गए समय की दरें (सूचीबद्ध करना, अभिलेखागार के लिए एक संदर्भ उपकरण बनाना, आदि)

2. मंत्रालयों, विभागों, उद्यमों और संगठनों के प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन में सुधार के लिए काम के लिए समय मानक। VNIIDAD (अखिल रूसी .) में विकसितरिसर्च इंस्टीट्यूट ऑफ डॉक्यूमेंटेशन एंड आर्काइवल अफेयर्स) 1992 में और इसमें योजनाओं, अनुबंधों को तैयार करने के लिए समय मानक शामिल हैं। उनका उपयोग श्रम लागत की गणना करने, श्रमिकों की उत्पादकता का विश्लेषण करने और उनकी संख्या की गणना करने के लिए किया जा सकता है।

3. शासी निकायों के लिए स्वचालित अभिलेखीय प्रौद्योगिकी और प्रलेखन समर्थन पर काम करने के लिए समय मानदंड। 1993 में रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के केंद्रीय विज्ञान और प्रौद्योगिकी ब्यूरो द्वारा विकसित और पारंपरिक परिस्थितियों में और प्रबंधन प्रक्रियाओं के स्वचालन की स्थितियों में प्रबंधन प्रलेखन के साथ काम करने में लगने वाले समय को निर्धारित करने का इरादा है।

दस्तावेजों के साथ सभी प्रकार के काम के लिए समय मानदंड लागू होते हैं और दो ब्लॉकों में विभाजित होते हैं:

 प्रबंधन के प्रलेखन समर्थन पर काम के लिए समय मानदंड (नौकरी के विवरण का विकास, संगठन के मामलों का नामकरण, आदि)

 स्वचालन की प्रक्रिया में किए गए कार्य के लिए समय दर

काम की स्थापित अभिलेखीय तकनीक (सांख्यिकीय रिपोर्टों का संकलन, खोज प्रश्नों का निष्पादन, आदि)

क्लासिफायर

स्वचालित सूचना प्रणाली के विभिन्न दस्तावेजों को छांटने, खोजने और संसाधित करने में उपयोग के लिए, दस्तावेज़ को विशेष कोड निर्दिष्ट किए जाने चाहिए।

क्लासिफायर - एक दस्तावेज जिसमें वस्तुओं के नाम और उनके कोड की एक व्यवस्थित सूची होती है।

1. प्रबंधन दस्तावेजों के बारे में जानकारी का वर्गीकरण: OKUD।

2. संगठनात्मक संरचनाओं के बारे में जानकारी के वर्गीकरणकर्ता: ओकेपीओ।

3. जनसंख्या और कर्मियों के बारे में जानकारी के वर्गीकरण: श्रमिकों के व्यवसायों, कर्मचारियों की स्थिति और वेतन ग्रेड (ओकेपीडीटीआर) के बारे में ठीक है।

प्रबंधन प्रलेखन की राज्य प्रणाली (GSDOU)

पाठ्यक्रम का अध्ययन शुरू करने के लिए, आपको सबसे पहले अपने आप को बुनियादी पेशेवर शर्तों और परिभाषाओं से परिचित कराना चाहिए जो दस्तावेजों के साथ काम करने में लगातार सामने आती हैं।

कार्यालय कार्य गतिविधि की एक शाखा है जो आधिकारिक दस्तावेजों के साथ दस्तावेज़ीकरण और कार्य का संगठन प्रदान करती है।

प्रारंभ में, यह शब्द मौखिक भाषण (संभवतः 17 वीं शताब्दी में) में दिखाई दिया और इसका अर्थ था एक मामले को हल करने (उत्पादन) की प्रक्रिया: "व्यापार करने के लिए" - मुद्दे को हल करने के लिए। निर्णय के दौरान, परिणाम को समेकित करना आवश्यक हो गया, उदाहरण के लिए, समझौता हुआ। इसके लिए प्राचीन काल से ही दस्तावेज बनाए गए हैं, क्योंकि बोले गए शब्द अल्पकालिक होते हैं, इसे भुलाया जा सकता है, संचरण के दौरान विकृत किया जा सकता है या इतना समझा नहीं जा सकता है। पहले से ही XVI सदी में। शब्द का प्रयोग किया जाता है मामलाकिसी भी मामले, मुद्दे से संबंधित दस्तावेजों के संग्रह के रूप में। इस अवधारणा में पहली बार "व्यवसाय" शब्द 1584 में दस्तावेजों में दर्ज किया गया था।

आधुनिक कार्यालय के काम में शामिल हैं:

दस्तावेजों का समय पर और सही निर्माण सुनिश्चित करना (दस्तावेज़ीकरण);

दस्तावेजों के साथ काम का संगठन (रसीद, स्थानांतरण, प्रसंस्करण, लेखा, पंजीकरण, नियंत्रण, भंडारण, व्यवस्थितकरण, दाखिल करने के लिए दस्तावेजों की तैयारी, विनाश)।

हाल के दशकों में "कार्यालय का काम" शब्द के समानांतर, शब्द प्रबंधन प्रलेखन(डीओई)। इसकी उपस्थिति कंप्यूटर प्रोग्राम और साहित्य में प्रयुक्त शब्दावली का अनुमान लगाने के लिए प्रबंधन और उनके संगठनात्मक, सॉफ्टवेयर और सूचना समर्थन में कंप्यूटर सिस्टम की शुरूआत से जुड़ी है। वर्तमान में, "कार्यालय कार्य" और "प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण" शब्द समानार्थी हैं और समान गतिविधि को संदर्भित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। दोनों शब्द, उदाहरण के लिए, दस्तावेजी प्रक्रियाओं के संगठन को विनियमित करने वाले दस्तावेजों के शीर्षक में पाए जा सकते हैं: "प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की राज्य प्रणाली" और "रूसी संघ के मंत्रालयों और विभागों में कार्यालय के काम के लिए विशिष्ट निर्देश।"

कुछ दस्तावेज़ीकृत दस्तावेज़ बनाने और स्वरूपित करने की प्रक्रिया है।राज्य मानक प्रलेखन को "स्थापित नियमों के अनुसार विभिन्न मीडिया पर रिकॉर्डिंग जानकारी" के रूप में परिभाषित करता है।

जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता प्राचीन काल में लोगों के बीच दिखाई दी। मिट्टी की गोलियों, सन्टी की छाल, पत्थर के डंठल आदि पर बनाए गए विभिन्न युगों के "दस्तावेज़" हमारे समय तक जीवित रहे हैं। जानकारी को लागू करने के तरीके भी अलग थे: ड्राइंग, ग्राफिक्स, लेखन। वर्तमान में, प्रबंधन अभ्यास में, वे मुख्य रूप से लेखन के किसी भी तरीके से बनाए गए दस्तावेजों का उपयोग करते हैं - हस्तलिखित, टाइपराइट, टाइपोग्राफिक, कंप्यूटर, साथ ही ग्राफिक्स, ड्राइंग, फोटोग्राफी, ध्वनि और वीडियो रिकॉर्डिंग और विशेष सामग्री (कागज, फिल्म और फोटोग्राफिक फिल्म) पर , चुंबकीय टेप, डिस्क, आदि)। वैज्ञानिक अनुशासन प्रलेखन और सूचना वाहक के तरीकों के विकास के अध्ययन में लगा हुआ है - रिकॉर्ड प्रबंधन।

दस्तावेजों के साथ काम का संगठन - यह प्रशासन में दस्तावेजों की आवाजाही, संदर्भ उद्देश्यों और भंडारण के लिए उनके उपयोग को सुनिश्चित करने के लिए है।शब्द को राज्य मानक द्वारा "संस्था की वर्तमान गतिविधियों में कार्यप्रवाह, भंडारण और दस्तावेजों के उपयोग के संगठन" के रूप में परिभाषित किया गया है।

दस्तावेज़ प्रवाह मानक कॉल संगठन में उनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से लेकर पूरा होने तक दस्तावेजों की आवाजाही प्रदर्शन या प्रेषण।दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक में शामिल हैं:

दस्तावेजों का स्वागत और प्राथमिक प्रसंस्करण;

उनका प्रारंभिक विचार और वितरण;

दस्तावेजों का पंजीकरण;

दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;

सूचना और संदर्भ कार्य;

दस्तावेजों का निष्पादन;

उन्हें भेज रहा है;

व्यवस्थितकरण (मामलों का गठन) और दस्तावेजों का वर्तमान भंडारण।

आइए उपरोक्त कुछ अवधारणाओं को प्रकट करें। इसलिए, पंजीकरणसाधन निर्धारित प्रपत्र में किसी दस्तावेज़ के बारे में लेखांकन डेटा का रिकॉर्ड, इसके निर्माण, भेजने या प्राप्त करने के तथ्य को ठीक करना, दस्तावेज़ों के निष्पादन का नियंत्रण - उनके समय पर निष्पादन को सुनिश्चित करने वाले कार्यों का एक सेट, एक मामले का गठन - निष्पादित दस्तावेजों को एक में समूहित करना मामलों के नामकरण के अनुसार मामला (संगठन में शुरू किए गए मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची, उनके भंडारण की शर्तों को दर्शाता है, निर्धारित तरीके से तैयार किया गया है) और मामले के भीतर दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण।

कोई भी प्रबंधकीय निर्णय हमेशा विचाराधीन मुद्दे या नियंत्रित वस्तु की जानकारी पर आधारित होता है। सूचना अवधारणाओं के समान है: "डेटा", "सूचना", "संकेतक"। निम्नलिखित शब्द कानूनी रूप से निहित है:

"सूचना - व्यक्तियों, वस्तुओं, तथ्यों, घटनाओं, घटनाओं और प्रक्रियाओं के बारे में जानकारी, उनकी प्रस्तुति के रूप की परवाह किए बिना।"

मानव गतिविधि के प्रत्येक क्षेत्र में, जानकारी की अपनी विशिष्टताएं होती हैं और इसलिए इसे तदनुसार चिकित्सा, वैज्ञानिक, तकनीकी, तकनीकी आदि में विभाजित किया जाता है। संघीय अधिकारियों और प्रबंधन में, संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में (गतिविधि की दिशा की परवाह किए बिना) और स्वामित्व का रूप) प्रबंधन जानकारी जो किसी वस्तु या संरचनाओं के प्रबंधन के लिए उपयोग की जाती है। प्रबंधन की जानकारी पर कई आवश्यकताएं लगाई जाती हैं: पूर्णता, दक्षता, विश्वसनीयता, सटीकता, लक्ष्यीकरण और मानवीय धारणा के लिए पहुंच।

दस्तावेज़ गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों, ज्ञान की शाखाओं, जीवन के क्षेत्रों में उपयोग किए जाते हैं और कई वैज्ञानिक विषयों में शोध का विषय हैं। इसलिए, "दस्तावेज़" अवधारणा की सामग्री अस्पष्ट है और उद्योग पर निर्भर करती है और इसका उपयोग किन उद्देश्यों के लिए किया जाता है। इसलिए, वकीलों के लिए, एक दस्तावेज मुख्य रूप से एक इतिहासकार के लिए कुछ साबित करने या सबूत देने का एक तरीका है - एक ऐतिहासिक स्रोत, साइबरनेटिक्स-डॉक्यूमेंट्री फिल्म निर्माता - सूचना का वाहक, और मैं प्रबंधन के क्षेत्र में विशेषज्ञ इसे एक साधन मानता हूं। प्रबंधकीय निर्णयों को ठीक करना और प्रसारित करना।

संघीय कानून "सूचना, सूचनाकरण और सूचना के संरक्षण पर" में "दस्तावेज़" की अवधारणा की निम्नलिखित परिभाषा शामिल है:

डाक्यूमेंट - यह सामग्री वाहक पर विवरण के साथ दर्ज की गई जानकारी जो इसे पहचानने की अनुमति देती है।"कार्यालय का काम और संग्रह" की शर्तों और परिभाषाओं के लिए राज्य मानक में एक ही परिभाषा दी गई है। "दस्तावेज़" की अवधारणा के अधिक संपूर्ण विवरण के लिए, "अपेक्षित" की अवधारणा का भी खुलासा किया जाना चाहिए।

प्रत्येक दस्तावेज़ में इसके कई घटक तत्व होते हैं, जिन्हें विवरण (नाम, लेखक, पता, पाठ, तिथि, हस्ताक्षर, आदि) कहा जाता है। GOST निम्नलिखित परिभाषा को ठीक करता है:

दस्तावेज़ विवरण - एक अनिवार्य डिजाइन तत्व सरकारी दस्तावेज़?

विभिन्न दस्तावेजों में विवरण का एक अलग सेट होता है। विवरण की संख्या दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्य से निर्धारित की जाती है, इसका उद्देश्य I, इस दस्तावेज़ की सामग्री और रूप के लिए आवश्यकताएं। कई दस्तावेजों के लिए, विवरणों की संख्या सख्ती से सीमित है। कई दस्तावेजों के लिए, आवश्यक की संख्या और संरचना विधायी और नियामक कृत्यों द्वारा स्थापित की जाती है। लेकिन किसी भी मामले में, परिभाषा से निम्नानुसार, एक मूर्त माध्यम पर दर्ज की गई जानकारी को आवश्यक विवरण डालकर औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। तभी यह एक दस्तावेज बन जाता है।

दस्तावेज़ विज्ञान में, एक दस्तावेज़ को विशेष सामग्री पर किसी भी सुविधाजनक तरीके से तथ्यों, घटनाओं, वस्तुनिष्ठ वास्तविकता की घटनाओं और मानव मानसिक गतिविधि को ठीक करने (प्रदर्शित करने) के परिणाम के रूप में माना जाता है।

दस्तावेज़, निश्चित (प्रदर्शित) जानकारी रखते हैं, जिससे इसका संरक्षण और संचय सुनिश्चित होता है, किसी अन्य व्यक्ति को स्थानांतरित करने की संभावना, बार-बार उपयोग, बार-बार और समय पर इसे बार-बार वापस करना। वे मानव गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों को प्रभावित करते हैं और पाठ और ग्राफिक, पारंपरिक (हस्तलिखित, टंकित) और मशीन मीडिया, वैज्ञानिक, तकनीकी, व्यक्तिगत और आधिकारिक आदि में विभाजित हैं।

आधिकारिक दस्तावेज़ - यह कानूनी संस्थाओं या व्यक्तियों द्वारा बनाए गए दस्तावेज, स्थापित प्रक्रिया के अनुसार तैयार और प्रमाणित।उनमें से एक विशेष श्रेणी बनाई गई है सेवा (प्रबंधकीय)दस्तावेज़ जो राज्य मानक द्वारा संगठन की वर्तमान गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले आधिकारिक दस्तावेजों के रूप में परिभाषित किए गए हैं।

सूचना के वाहक के रूप में, दस्तावेज़ किसी भी संस्था, उद्यम, किसी भी फर्म के आंतरिक संगठन के एक अनिवार्य तत्व के रूप में कार्य करते हैं, जो उनके संरचनात्मक भागों और व्यक्तिगत कर्मचारियों की बातचीत सुनिश्चित करते हैं। वे प्रबंधन के निर्णय लेने के लिए आधार हैं, उनके कार्यान्वयन के साक्ष्य और सामान्यीकरण और विश्लेषण के स्रोत के साथ-साथ संदर्भ और खोज कार्य के लिए सामग्री के रूप में कार्य करते हैं। प्रबंधन गतिविधियों में, दस्तावेज़ श्रम की वस्तु और श्रम के परिणामस्वरूप दोनों कार्य करता है।

रूसी संघ के शिक्षा और विज्ञान मंत्रालय

मॉस्को स्टेट यूनिवर्सिटी ऑफ़ टेक्नोलॉजी एंड मैनेजमेंट

विभाग अर्थशास्त्र, व्यापार और कानून

परीक्षण

अनुशासन से : प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेजीकरण

विषय कार्यालय का काम प्रबंधन प्रौद्योगिकी का आधार है

एक छात्र द्वारा किया जाता है 1 अवधि

अरकचीवा मरीना अनातोलिएवना

संकाय: अर्थशास्त्र और उद्यमिता

विशेषज्ञ। संगठन प्रबंधन

सिफर: 080507

परिचय 3

1. कार्यालय कार्य की वर्तमान स्थिति का आकलन 3

2. प्रबंधन के विभिन्न स्तरों के संस्थानों में कार्यालय कार्य के संगठन और प्रौद्योगिकी को प्रभावित करने वाले कारक 4

3. कार्यालय के काम के संगठनात्मक, कानूनी, सामाजिक और मनोवैज्ञानिक पहलू 5

4. प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के मुख्य कार्य और कार्य 11

5. प्रबंधन प्रलेखन सेवाओं की संरचना और उनके कार्य 13

6. "प्रबंधन प्रलेखन" (डीओयू) की अवधारणा और "कार्यालय कार्य" की अवधारणा के बीच अंतर 15

7. दस्तावेज़ प्रसंस्करण की स्वचालित तकनीक के साथ पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान का संबंध 16

8. प्रबंधन और कार्यालय कार्य की दक्षता में सुधार के कारक के रूप में प्रबंधकीय कार्य का वैज्ञानिक संगठन 18

9. कार्यालय के काम के नियामक और पद्धति संबंधी समर्थन पर अभिलेखीय निकायों की गतिविधियां 22

निष्कर्ष 23

सन्दर्भ 24

परिचय

अपने काम में, आपको कई कार्यों को हल करने की आवश्यकता है:

कार्यालय के काम की वर्तमान स्थिति का आकलन करें;

प्रबंधन के विभिन्न स्तरों के संस्थानों में कार्यालय कार्य के संगठन और प्रौद्योगिकी को प्रभावित करने वाले कारकों का निर्धारण;

कार्यालय के काम के संगठनात्मक, कानूनी, सामाजिक और मनोवैज्ञानिक पहलुओं का वर्णन करें;

प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की अवधारणा दें, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के मुख्य कार्यों और कार्यों की पहचान करें;

प्रबंधन प्रलेखन सेवाओं और उनके कार्यों की संरचना पर विचार करें;

"प्रबंधन प्रलेखन" (डीओई) की अवधारणा और "कार्यालय कार्य" की अवधारणा के बीच अंतर करना;

दस्तावेज़ प्रसंस्करण की स्वचालित तकनीक के साथ पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के संबंध का निर्धारण;

प्रबंधन और कार्यालय कार्य की दक्षता बढ़ाने के लिए प्रबंधकीय कार्य के वैज्ञानिक संगठन को एक कारक के रूप में मानें;

कार्यालय प्रबंधन सेवाओं के नियामक और पद्धति संबंधी समर्थन पर अभिलेखीय निकायों की गतिविधियों पर विचार करें।

1. कार्यालय कार्य की वर्तमान स्थिति का आकलन

कार्यालय के काम की स्थिति और सर्विसिंग प्रबंधकों और विशेषज्ञों की सामान्य संस्कृति काफी हद तक सचिव-सहायक के काम की गुणवत्ता से निर्धारित होती है, जो बदले में, उसके संगठन के स्तर पर निर्भर करती है। व्यवहार में, सहायक सचिव या तो पूरी तरह से (या काफी हद तक) प्रबंधक के सचिव के कार्यों को करते हुए प्रबंधन तंत्र या एक बड़ी संरचनात्मक इकाई के कार्यालय का काम करता है, या केवल प्रबंधक के सचिव के कार्यों को करता है। पहले प्रकार की सचिवीय और संदर्भात्मक गतिविधि प्रबल होती है। सचिव-सहायक का कार्य, किए गए कार्यों और कार्यों की चौड़ाई और विविधता की विशेषता है। सबसे पहले, सचिवीय कार्य के लिए एक प्रकार के कार्य से दूसरे प्रकार के कार्य में शीघ्रता से स्विच करने की क्षमता की आवश्यकता होती है: दस्तावेजों का पंजीकरण, टेलीफोन वार्तालाप, टाइपिंग, फैक्स करना, आगंतुकों को प्राप्त करना आदि। दूसरे, सचिव-सहायक कार्य दिवस के दौरान अपेक्षाकृत बड़े लोगों के साथ संवाद करते हैं। तीसरा, सचिव-सहायक, तत्काल पर्यवेक्षक के निर्देशों के अलावा, अपने काम की प्रकृति से, अक्सर अन्य व्यक्तियों के निर्देशों को पूरा करना चाहिए। यह स्थिति सहायक सचिव के काम में अतिरिक्त कठिनाइयाँ पैदा करती है, और इसलिए उनके कर्तव्यों और अधिकारों को विशेष रूप से कड़ाई से परिभाषित किया जाना चाहिए और नौकरी विवरण में निहित किया जाना चाहिए।

सूचना प्रौद्योगिकी ने आधुनिक कार्यालय के काम को मौलिक रूप से बदल दिया है, एक नई गुणवत्ता और इसके लिए एक आवश्यकता दिखाई दी है। अब तक, सरकारी एजेंसियों में भी उपयोग किए जाने वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए कोई राष्ट्रीय आवश्यकताएं नहीं हैं, प्रशासनिक कार्यालयों में कार्यालय के काम के आयोजन के लिए कोई मानक नियम नहीं हैं। एक महत्वपूर्ण उदाहरण अधिकारियों में दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए सेवाओं के नाम पर बड़ी संख्या में शर्तें हैं: दस्तावेजी समर्थन विभाग, सामान्य विभाग, कार्यालय, आदि। लेकिन राज्य तंत्र नीचे से ऊपर तक राज्य को संचालित करने के लिए एक एकल तंत्र है। इसके अलावा, कार्यालय स्वचालन सॉफ्टवेयर के लगभग 70 विक्रेता हैं जो अपने स्वयं के नियमों से चलते हैं। लेकिन ऐसे उत्पाद का कोई गुणवत्ता मूल्यांकन नहीं होता है। इसलिए, कम से कम सार्वजनिक प्राधिकरणों में उपयोग की जाने वाली प्रणालियों के लिए, कार्यालय स्वचालन प्रणालियों के लिए एक राष्ट्रीय मानक बनाने की आवश्यकता लंबे समय से परिपक्व है।

2. सरकार के विभिन्न स्तरों के संस्थानों में कार्यालय कार्य के संगठन और प्रौद्योगिकी को प्रभावित करने वाले कारक

सभी स्तरों पर संगठनों, संस्थानों, व्यावसायिक दस्तावेज़ संचार का संबंध समान रूप से स्वीकृत नियमों के अनुसार किया जाना चाहिए। किसी भी संगठन में दस्तावेजों के साथ काम करना, चाहे उसके संगठनात्मक और कानूनी रूप की परवाह किए बिना, दस्तावेज के मुद्दों से संबंधित विधायी और नियामक और पद्धतिगत नींव के आधार पर बनाया जाना चाहिए और दस्तावेजों के साथ काम करना चाहिए।

दस्तावेजों के साथ काम का संगठन किसी भी संस्थान में एक प्रमुख प्रबंधन कार्य है: एक छोटे उद्यम के कार्यालय से एक संघीय विभाग या एक बड़े निगम तक।

किसी भी उद्यम की गतिविधियाँ वर्तमान कानून, प्रबंधन के आदेशों और आदेशों, अनुबंधों की शर्तों, कुछ निश्चित (उदाहरण के लिए, व्यापार) संचालन आदि के संचालन के लिए स्थापित नियमों द्वारा नियंत्रित होती हैं। ये सभी "नियामक" दस्तावेजों के रूप में तैयार किए गए हैं - कानूनों, आदेशों, अनुबंधों के निश्चित पाठ। इसके आधार पर, हम कह सकते हैं कि किसी भी उद्यम की सभी गतिविधियाँ दस्तावेजों के निरंतर निष्पादन में होती हैं, और उनके निष्पादन की सफलता उद्यम की भलाई को निर्धारित करती है।

दस्तावेज़ के निष्पादन की सफलता काफी हद तक निम्नलिखित पर निर्भर करती है।
पहले तो , इसकी डिज़ाइन और प्लेसमेंट सहित, इसमें जानकारी कितनी स्पष्ट रूप से बताई गई है। उदाहरण के लिए, यदि आदेश का पाठ छोटे प्रिंट में टाइप किया गया है, आदेश के बिंदु एक दूसरे से अलग नहीं हैं, निष्पादकों के नाम एक अलग समूह में हाइलाइट नहीं किए गए हैं, तो इसके कुछ पदों को आसानी से नहीं माना जा सकता है . इसलिए, प्रलेखन की तैयारी, संकलन, निष्पादन और उत्पादन के लिए कई मानक नियम हैं - या, दूसरे शब्दों में, प्रलेखन के लिए नियम।

दूसरे, दस्तावेज़ के समय पर निष्पादन को सुनिश्चित करना आवश्यक है, अर्थात। कार्य का ऐसा संगठन प्राप्त किया जाना चाहिए जिसमें दस्तावेज़ को तुरंत कलाकार (या कलाकार से कलाकार तक) में स्थानांतरित कर दिया जाएगा, और स्वयं कलाकार के लिए दस्तावेज़ को समय पर निष्पादित करने के लिए प्रोत्साहन होगा। रूस में, कई शताब्दियों से आज तक, इस तरह के प्रोत्साहनों में से एक निष्पादन का नियंत्रण रहा है। इसके अलावा, नियंत्रण एक कर्मचारी को सौंपा गया है जो दस्तावेज़ के निष्पादन में सीधे भाग नहीं लेता है और इसके अलावा, ज्ञान या उत्पादन के क्षेत्र को बिल्कुल नहीं समझ सकता है जो दस्तावेज़ के निष्पादन को प्रभावित करता है।

3. कार्यालय के काम के संगठनात्मक, कानूनी, सामाजिक और मनोवैज्ञानिक पहलू

कार्यालय कार्य के आयोजन के तीन रूप हैं: केंद्रीकृत, विकेंद्रीकृत और मिश्रित।

कार्यालय के काम के संगठन के एक केंद्रीकृत रूप के साथ, सभी दस्तावेज़ प्रसंस्करण संचालन पूरे संस्थान के लिए एक केंद्र में केंद्रित (केंद्रीकृत) होते हैं - कार्यालय, सामान्य विभाग या सचिव के साथ। विकेंद्रीकृत रूप में संस्था की संरचनात्मक इकाइयों के बीच कार्यालय संचालन का फैलाव शामिल है; जबकि उनमें से प्रत्येक में कार्यालय संचालन का एक अपेक्षाकृत सजातीय सेट किया जाता है। आपको कार्यालय के काम के संगठन के विकेन्द्रीकृत रूप को भ्रमित नहीं करना चाहिए, जिसमें कार्यालय प्रबंधन सेवा की संगठनात्मक संरचना के साथ संस्थान के विभिन्न संरचनात्मक प्रभागों में कार्यालय का काम किया जाता है, जिसमें विशेष इकाइयां होती हैं: अभियान, मशीन ब्यूरो, नियंत्रण समूह, आदि। मिश्रित रूप में, संचालन केंद्रीय रूप से किया जाता है (स्वागत, पंजीकरण, नियंत्रण, दस्तावेजों का दोहराव) और विकेंद्रीकृत (संदर्भ और सूचना सेवाएं, दस्तावेजों का भंडारण, मामलों का गठन)।

कार्यालय के काम के संगठन का रूप संस्था के आकार, वर्कफ़्लो की मात्रा, संरचनात्मक इकाइयों की संरचना को ध्यान में रखते हुए चुना जाता है। छोटे संस्थानों में (जब प्रलेखन सीधे विभागों में किया जाता है), साथ ही साथ क्षेत्रीय रूप से विभाजित (स्थित, उदाहरण के लिए, एक बड़े शहर के विभिन्न जिलों में), एक केंद्रीकृत रूप चुना जाता है। अधिकांश संस्थान और संगठन कार्यालय कार्य के संगठन के मिश्रित रूप का उपयोग करते हैं।

व्यक्तिगत कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं और संचालन के संगठन का सबसे तर्कसंगत रूप केंद्रीकरण है, क्योंकि यह अनुमति देता है:

कार्यालय के काम की लागत को कम करने के लिए;

• कार्यालय कर्मियों के काम के संगठन में सुधार और, विशेष रूप से, इसके विनियमन का परिचय;
• श्रमिकों की विशेषज्ञता और विनिमेयता सुनिश्चित करने के लिए;
• प्रगतिशील और उत्पादक तकनीकी साधनों का उपयोग करें;
• संगठनात्मक और कार्यप्रणाली नेतृत्व की एकता सुनिश्चित करने के लिए।

आधुनिक परिस्थितियों में, केवल अपेक्षाकृत छोटे संस्थानों में कार्यालय के काम को पूरी तरह से केंद्रीकृत करना संभव है। बड़े संस्थानों में, व्यक्ति को व्यक्तिगत कार्यालय कार्य कार्यों के समीचीन केंद्रीकरण के लिए प्रयास करना चाहिए, जैसे कि दस्तावेज प्राप्त करना और भेजना, दस्तावेजों के निष्पादन को पंजीकृत करना और निगरानी करना, दस्तावेजों की आशुलिपि और मुद्रण, उनका पुनरुत्पादन, और कार्यालय के काम का कार्यप्रणाली प्रबंधन।

जिन छोटे संस्थानों में सामान्य विभाग नहीं होते हैं, कार्यालय कार्य विभाग, कार्यालय का कार्य प्रधान के सचिव-सहायक द्वारा किया जाता है।

यदि किसी संगठन या संस्था के पास बड़ी मात्रा में दस्तावेज हैं, तो एक संरचनात्मक इकाई पेश की जाती है जो कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार होती है: कार्यालय, सामान्य विभाग, कार्यालय कार्य विभाग, आदि। इस संरचनात्मक इकाई की गतिविधियाँ विशेष रूप से विकसित विनियमन में परिलक्षित होती हैं।

कार्यालय कार्य प्रक्रिया को विनियमित करने के लिए, संगठन में दस्तावेज़ बनाने और संसाधित करने की तकनीकों और विधियों को निर्धारित करने के लिए, कार्यालय प्रबंधन विभाग कार्यालय कार्य निर्देश विकसित करते हैं, जो संस्था के प्रमुख के आदेश द्वारा स्थापित किए जाते हैं।

कार्यालय के काम के विभागों और कलाकारों के बीच कार्यों का विभाजन:

कार्यालय कर्मियों के काम को व्यवस्थित करने का आधार विभागों और कलाकारों के बीच कार्यों का गहरा और स्पष्ट विभाजन है। यह नियामक दस्तावेजों में परिलक्षित होता है - कार्यालय कार्य इकाइयों पर प्रावधान और उनके कर्मचारियों के नौकरी विवरण।

कार्यालय कार्य विभाग पर विनियमन विभाग के प्रमुख द्वारा विकसित किया जाता है और संस्था के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। विभाग की संरचनात्मक इकाई पर नियम इस इकाई के प्रमुख द्वारा विभाग के प्रमुख के साथ विकसित किए जाते हैं, और विभाग के प्रमुख, मामलों के प्रबंधक या किसी अन्य इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होते हैं, जिसमें विभाग शामिल होता है रिकॉर्ड प्रबंधन।

विभाग या इसकी संरचनात्मक इकाई के विनियमन में निम्नलिखित खंड शामिल हैं:

· सामान्य प्रावधान;

· मुख्य कार्य और कार्य;

· प्रमुख के कर्तव्य, अधिकार और जिम्मेदारी (यह बिंदु तब होता है जब प्रमुख का कार्य विवरण विकसित नहीं होता है);

· कार्य संगठन;

· विभाग प्रबंधन।

विनियम में स्पष्ट शब्द होना चाहिए जो इस मुद्दे पर असहमति की अनुमति नहीं देता है कि किसे और क्या करना चाहिए, कौन किसके अधीन है, आदि। अन्य प्रभागों के साथ कार्यालय के कार्यालय के संबंध को परिभाषित करने वाले प्रावधानों के खंड इन प्रभागों के साथ सहमत होने चाहिए।

कार्यालय कार्य विभाग पर एक विनियमन विकसित करते समय, एक मानक विनियमन का उपयोग किया जाता है। यह पूरक है (यदि आवश्यक हो, कम) और दिए गए प्रबंधन तंत्र और इसकी लिपिक सेवा की विशिष्ट परिचालन स्थितियों के अनुसार समायोजित किया गया है।

कार्यालय कार्य विभाग के प्रत्येक कर्मचारी के लिए, एक नौकरी विवरण विकसित किया जाता है, जो संरचनात्मक इकाई में कर्मचारी की संगठनात्मक और कानूनी स्थिति को निर्धारित करता है और उसके प्रभावी कार्य के लिए शर्तें प्रदान करता है।

मैनुअल में निम्नलिखित खंड होते हैं:

एक आम हिस्सा। कर्मचारी के मुख्य कार्य स्थापित किए जाते हैं (उदाहरण के लिए, क्लर्क का मुख्य कार्य दस्तावेजों का पंजीकरण है), एक पद भरने की प्रक्रिया (अर्थात, जिसके द्वारा यह कर्मचारी नियुक्त और बर्खास्त किया जाता है), कर्मचारी के लिए पेशेवर आवश्यकताएं (शिक्षा का स्तर, कार्य अनुभव, पता होना चाहिए ..., सक्षम होना चाहिए ...), जिस व्यक्ति को कर्मचारी सीधे अधीनस्थ है, मूल दस्तावेज और सामग्री जिसे कर्मचारी को उसकी गतिविधियों में निर्देशित किया जाना चाहिए।

कर्मचारी कार्य करता है। संदर्भ का विषय या कर्मचारी को सौंपे गए कार्य का क्षेत्र, निर्धारित कार्यों की पूर्ति करने वाले कार्यों के प्रकारों की सूची निर्धारित की जाती है (उदाहरण के लिए, दस्तावेजों के पंजीकरण में कार्ड भरने जैसे कार्य शामिल हो सकते हैं, कार्ड इंडेक्स बनाए रखना, फोन द्वारा सूचना जारी करना, आदि)।

कर्मचारी के दायित्व। दस्तावेजों की तैयारी, प्राप्ति, प्रसंस्करण और सूचना जारी करने से जुड़े कर्तव्य, जो कुछ रूपों और काम के तरीकों का अनिवार्य उपयोग करते हैं (उदाहरण के लिए, संरचनात्मक डिवीजनों में मामलों के गठन की आवधिक निगरानी, ​​ब्रीफिंग आयोजित करना आदि। ), विशिष्ट कार्यों के कार्यान्वयन के लिए समय सीमा के अनुपालन की आवश्यकता का संकेत दिया जाता है जो आदेशों के निष्पादन के क्रम को निर्धारित करते हैं, नैतिक मानकों को टीम में देखा जाना चाहिए। कभी-कभी यह खंड प्रदर्शन किए गए कार्य की तकनीक के तत्वों का वर्णन करता है।

कर्मचारी अधिकार। उसे सौंपे गए कार्यों को लागू करने के लिए कर्मचारी के अधिकार निर्धारित किए जाते हैं।

संबंध (स्थिति के अनुसार संबंध)। उपखंड और कर्मचारी जिनसे कलाकार प्राप्त करता है और जिसे जानकारी स्थानांतरित करता है, स्थानांतरण का समय, जो कुछ दस्तावेजों के निष्पादन में शामिल है, जिनके साथ वे सहमत हैं, आदि का संकेत दिया गया है।

काम का आकलन। मानदंड उस डिग्री का आकलन करने के लिए सूचीबद्ध हैं जिस तक कर्मचारी अपने कार्यों और कर्तव्यों को पूरा करता है, अधिकारों का उपयोग, आदि। मुख्य मानदंड काम की गुणवत्ता और इसके कार्यान्वयन की समयबद्धता हैं।

नौकरी के विवरण पर कार्यालय के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और कार्यालय के प्रमुख या उप प्रभारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

कार्यालय के काम का मनोवैज्ञानिक पहलू:

एक स्वचालित कार्यालय कार्य प्रणाली किसी भी संगठन के पुराने स्कूल प्रबंधक के लिए एक मनोवैज्ञानिक बाधा बन सकती है, क्योंकि उनके लिए सामान्य तरीकों का उपयोग करने वाले लोगों के साथ सीधे काम करना बहुत आसान है: उन्होंने उन्हें "कालीन पर", "पंप पर" बुलाया। ऊपर", एक अधीनस्थ की आँखों में भय देखा - आप इस निष्कर्ष पर पहुँचते हैं कि व्यर्थ में आप एक कुर्सी पर कब्जा कर लेते हैं। इसके अलावा, प्रबंधन अक्सर पाता है कि पश्चिमी विशेषज्ञों द्वारा वादा किए गए लाभ कहीं गायब हो गए हैं। हालांकि इस समस्या का समाधान सरल है - सभी कलाकारों और प्रबंधकों की मेज पर एएसडी को पेश करने का प्रस्ताव था, और ग्राहक ने पैसा बचाया: उन्होंने सिस्टम को केवल संरचनात्मक डिवीजनों के क्लर्कों को दिया। नतीजतन, विभागों के बीच काम जल्दी और सटीक रूप से किया जाता है, और उनके भीतर सब कुछ पहले जैसा ही होता है।

कलाकारों को अक्सर यह महसूस होता है कि दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा की शुरुआत के साथ, एक और मालिक सामने आया है, जो लगातार उसकी पीठ के पीछे है। दरअसल, अब आप चाहें तो पता लगा सकते हैं कि कौन, क्या, कब और कितना कर रहा है।

कार्यालय के काम का कानूनी पहलू:

ऐसे नियामक दस्तावेज हैं जो उद्यम प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन के संगठन को विनियमित करते हैं:

रूसी संघ का संविधान

रूसी संघ का नागरिक संहिता (भाग 1 और 2)

28.08.1995 का संघीय कानून, संख्या 154-FZ "रूसी संघ में स्थानीय स्वशासन के सामान्य सिद्धांतों पर"

25 दिसंबर 2000 के रूसी संघ का संघीय संवैधानिक कानून नंबर 2-FKZ "रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर"

25.01.1995 का संघीय कानून "सूचना, सूचनाकरण और सूचना संरक्षण पर"। यह कानून उपभोक्ता को प्रलेखित जानकारी के निर्माण, संग्रह, प्रसंस्करण, संचय, भंडारण, खोज, वितरण और प्रावधान के आधार पर सूचना संसाधनों के निर्माण और उपयोग से उत्पन्न होने वाले संबंधों को नियंत्रित करता है; सूचना प्रौद्योगिकी और उनके समर्थन के साधनों का निर्माण और उपयोग; सूचना की सुरक्षा, सूचना प्रक्रियाओं और सूचनाकरण में भाग लेने वाले विषयों के अधिकार। कानून में जानकारी और उसके दस्तावेज़ीकरण से संबंधित परिभाषाएँ हैं। 10.01.2002 के रूसी संघ के संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर"। इस कानून का उद्देश्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों में इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग के लिए कानूनी शर्तों को सुनिश्चित करना है, जिसके अधीन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर को कागजी दस्तावेज़ में हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर माना जाता है। यह कानून इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग की शर्तों, इसके उपयोग की बारीकियों को परिभाषित करता है।

02.05.2006 नंबर 59-एफजेड का संघीय कानून "रूसी संघ के नागरिकों के आवेदनों पर विचार करने की प्रक्रिया पर"

रूसी संघ के राष्ट्रपति का 05/02/1996 नंबर 638 का फरमान "ड्राफ्ट डिक्री तैयार करने की प्रक्रिया पर, रूसी संघ के राष्ट्रपति के आदेश, प्रस्तावों को अपनाने के लिए प्रदान करना, रूसी संघ की सरकार के आदेश "

- अभिलेखीय सेवाओं द्वारा विकसित "प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की राज्य प्रणाली"। यह दस्तावेज़ सिद्धांतों और नियमों का एक समूह है जो प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजीकरण और सरकारी निकायों में दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन के लिए समान आवश्यकताओं को स्थापित करता है। यह मूलभूत संघीय नियमों में से एक है जिसमें आवश्यकताओं और प्रावधानों का एक सेट है जो न केवल पारंपरिक, बल्कि स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन - सूचना प्रबंधन के लिए एकीकृत दृष्टिकोण के विकास में योगदान देता है। GSDOU मानक पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के निर्माण के मुद्दों को हल करके, प्रलेखन बनाने और प्रसंस्करण के लिए तकनीकी प्रक्रिया को व्यवस्थित करके संगठनों में दस्तावेज़ प्रबंधन की संगठनात्मक संरचना को सुव्यवस्थित करता है। GSDOU दस्तावेजों के स्वचालन, निर्माण और प्रसंस्करण की कई समस्याओं के समाधान में योगदान देता है और इसमें राष्ट्रीय स्तर और महत्व के नियम और नियम शामिल हैं। साथ ही, संक्षेप में राज्य होने के नाते, सिस्टम अपने सभी पहलुओं में गैर-राज्य संरचनाओं में आवेदन पर भी केंद्रित है संख्या 1547-आर दस्तावेज़ीकरण की तकनीकी समस्याओं के समाधान में योगदान देता है। यह मानक विवरण की संरचना, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के डिजाइन के लिए नियम स्थापित करता है जो प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों के निर्णय को ठीक करता है। विशिष्ट निर्देश, दस्तावेज़ीकरण के तत्वों के एकीकरण के लिए आवश्यकताओं को बनाते हुए, पारंपरिक और स्वचालित दस्तावेज़ीकरण, भंडारण और प्रलेखित जानकारी के प्रसारण दोनों के मानक, एकीकृत और एकीकृत प्रक्रियाओं के निर्माण की सुविधा प्रदान करते हैं। - GOST R 51141-98 "कार्यालय का काम और अभिलेखीय व्यवसाय . नियम और परिभाषाएँ "(27.02.1998 नंबर 28 के रूसी संघ के राज्य मानक के संकल्प द्वारा अनुमोदित)। यह मानक कार्यालय के काम के नियामक और कार्यप्रणाली आधार को अद्यतन करने और संघीय कानून और इस उद्योग के विकास के वर्तमान स्तर के अनुसार संग्रह करने में एक महत्वपूर्ण चरण है। इस मानक में निर्दिष्ट शर्तों का उपयोग सभी प्रकार के दस्तावेज़ीकरण में किया जाना चाहिए। मानक का मूल आधार तीन वर्गों द्वारा बनता है: "सामान्य अवधारणाएं", "कार्यालय का काम" और "अभिलेखीय व्यवसाय।" - GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ीकरण के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं "(03.03.2003 नंबर 65-सेंट के रूसी संघ के गोसस्टार्ट के संकल्प द्वारा अनुमोदित), जिसे सभी संघीय सरकारी निकायों, के घटक संस्थाओं के सरकारी निकायों में लागू किया गया था। रूसी संघ (संघ के घटक संस्थाओं सहित, रूसी भाषा के साथ, राज्य की राष्ट्रीय भाषा के रूप में), स्थानीय सरकारें, उद्यम, संगठन और उनके संघ, संगठनात्मक और कानूनी रूप और गतिविधि के प्रकार की परवाह किए बिना। 2000) में दस्तावेज़ शामिल हैं संस्थानों, संगठनों और उद्यमों द्वारा किए गए एक ही प्रकार (सभी के लिए सामान्य) प्रबंधन कार्यों का दस्तावेजीकरण करके उत्पन्न, उनके कार्यों, स्तर और गतिविधियों के पैमाने, स्वामित्व के रूपों की परवाह किए बिना। सूची रूसी संघ के अभिलेखीय कोष को संरक्षित करने, व्यवस्थित करने और फिर से भरने के उद्देश्यों को पूरा करती है, जिसका उद्देश्य दस्तावेजों के भंडारण समय, स्थायी भंडारण या विनाश के लिए उनका चयन निर्धारित करना है। इसका उपयोग मामलों के नामकरण की तैयारी में, मामलों के निर्माण में, कार्यालय के काम में खोज प्रणाली के निर्माण में दस्तावेजों के लिए वर्गीकरण योजनाओं के विकास में, विभागीय सूचियों के विकास में भी किया जाना चाहिए।

संगठनों के अभिलेखागार के लिए बुनियादी नियम (दिनांक 06.02.2002 के रोसारखिव बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित)

प्रबंधन प्रलेखन के अखिल रूसी क्लासिफायरियर ओके 011-93 (12/30/1993 के रूसी संघ के राज्य मानक के संकल्प द्वारा अनुमोदित, संख्या 299)

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की दैनिक गतिविधियों में सेवाओं को विनियमित किया जाता है:

· पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की सेवा पर विनियम

संरचनात्मक विभाजनों पर विनियम (यदि कोई हो)

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के लिए निर्देश

सेवा कर्मियों के कार्यस्थलों के संगठन पर निर्देश

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान में काम के निष्पादन के लिए समय के मानदंड

योजना और रिपोर्टिंग दस्तावेज

· सेवा कर्मियों का नौकरी विवरण।

कार्यालय के काम के सामाजिक पहलू को 02.05.2006 नंबर 59-एफजेड के संघीय कानून के कार्यान्वयन के ढांचे के भीतर माना जा सकता है "रूसी संघ के नागरिकों की अपील पर विचार करने की प्रक्रिया पर", जो नागरिकों के लिए प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। राज्य निकायों और स्थानीय स्व-सरकारी निकायों से अपील और इन निकायों और अधिकारियों द्वारा नागरिकों की अपील पर विचार करने की प्रक्रिया। नागरिक अपील - एक राज्य निकाय, स्थानीय स्व-सरकारी निकाय या अधिकारी को भेजा गया एक लिखित प्रस्ताव, बयान या शिकायत, साथ ही एक राज्य निकाय, स्थानीय स्व-सरकारी निकाय के लिए एक नागरिक की मौखिक अपील। एक नागरिक की लिखित अपील में, उसका अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक और डाक पता, जिसका उत्तर 30 कैलेंडर दिनों के भीतर भेजा जाएगा, को इंगित किया जाना चाहिए, नागरिक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर और अपील की तारीख डालनी होगी। . उसी समय, यह स्थापित किया गया था कि "सामान्य उपयोग की सूचना प्रणालियों के माध्यम से" प्राप्त अपील इस कानून द्वारा निर्धारित तरीके से विचार के अधीन हैं।

4. प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के मुख्य कार्य और कार्य।

प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन एक विशेष सेवा द्वारा किया जाता है, जो एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में कार्य करता है। यह हो सकता है: मामलों का प्रबंधन, सामान्य विभाग, कार्यालय या सचिवालय। छोटे संगठनों में, जहां संसाधित दस्तावेजों की मात्रा कम होती है और ऐसी सेवा का निर्माण अव्यावहारिक होता है, प्रबंधन प्रलेखन पर सभी कार्य प्रबंधक के सचिव या इस कार्य को करने के लिए विशेष रूप से सौंपे गए कर्मचारी द्वारा किए जाते हैं।

किसी संगठन की प्रबंधन गतिविधियों के लिए प्रलेखन समर्थन प्रबंधन का सबसे महत्वपूर्ण सेवा कार्य है, जिस पर प्रबंधकीय निर्णय लेने की गति और गुणवत्ता और समग्र रूप से संगठन की दक्षता निर्भर करती है।
पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के संगठनात्मक रूप का चुनाव प्रबंधन और पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के निर्णय पर ही निर्भर करता है। दस्तावेजों के साथ काम के चुने हुए रूप का विनियमन कार्यालय के काम के निर्देशों में तय किया गया है।
आधुनिक परिस्थितियों में, जब कई संस्थानों में प्रबंधन प्रलेखन के साथ काम कंप्यूटर प्रौद्योगिकी पर आधारित होता है, तो पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के कार्य केवल संस्था के दस्तावेज़ प्रवाह के संगठन, दस्तावेजों के लिए लेखांकन और उनके निष्पादन की निगरानी तक सीमित नहीं होते हैं। डीओई सेवा दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्वचालित सूचना प्रणाली के विकास में कार्यों को स्थापित करने, सूचनाओं तक पहुंच प्रदान करने और सूचनाओं की सुरक्षा करने, दस्तावेजों के साथ काम में सुधार करने में सीधे शामिल है।

इस प्रकार, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा कार्यों के मुख्य सेट को हल करती है:
1) प्रबंधन गतिविधियों के प्रलेखन को सुनिश्चित करना;
2) संस्था में दस्तावेजों के साथ काम का संगठन;

3) दस्तावेजों के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार।
डीओई सेवा का सामना करने वाले कार्य इसके कार्यों को निर्धारित करते हैं।
1. प्रबंधन गतिविधियों के प्रलेखन को सुनिश्चित करने के कार्यों को निम्नलिखित कार्यों को करके हल किया जा सकता है:
- रूपों का विकास और डिजाइन, उनके उत्पादन को सुनिश्चित करना;
- दस्तावेजों का उत्पादन, नकल और प्रतिकृति सुनिश्चित करना;
- दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन का गुणवत्ता नियंत्रण, दस्तावेजों के अनुमोदन और प्रमाणन के लिए स्थापित प्रक्रिया का अनुपालन।
2. संस्था में दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन के कार्यों को निम्नलिखित कार्यों को करके हल किया जाता है:

दस्तावेजों के पारित होने के लिए एक एकीकृत प्रक्रिया की स्थापना (संस्था का दस्तावेज़ प्रवाह);

इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों का अग्रेषण प्रसंस्करण;

इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखांकन;

दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;

दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण, उनके भंडारण और उपयोग को सुनिश्चित करना;

नागरिकों की अपील के साथ काम का संगठन;

सूचना की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

3. दस्तावेजों के साथ काम करने के रूपों और तरीकों में सुधार के कार्यों में निम्नलिखित कार्य शामिल हैं:

नियामक, शिक्षाप्रद, कार्यप्रणाली दस्तावेजों का विकास और प्रसंस्करण और उन्हें संगठन के कर्मचारियों के ध्यान में लाना;

संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्थापित नियमों के पालन पर पद्धतिगत मार्गदर्शन और नियंत्रण;

संगठन के कर्मचारियों का उन्नत प्रशिक्षण और दस्तावेजों के साथ काम करने पर उनकी सलाह;

संगठन के दस्तावेज़ीकरण को सुव्यवस्थित करना, दस्तावेज़ों के एकीकरण पर काम करना, संगठन की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ रूपों की टाइम्सशीट और एल्बम विकसित करना;

दस्तावेजों के साथ काम करने के नए रूपों और तरीकों का विकास और कार्यान्वयन, संगठन के वर्कफ़्लो में सुधार, कार्यकारी अनुशासन बढ़ाना;

दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्वचालित सूचना प्रणाली और डेटाबेस के विकास और सुधार के लिए कार्यों का विवरण।

5. प्रबंधन प्रलेखन सेवाओं की संरचना और उनके कार्य।

1. मामलों का प्रबंधन।

2. कार्यालय।

3. सामान्य विभाग।

4. सचिव।

मंत्रालयों और विभागों में मामलों का कार्यालय एक संरचना के रूप में बनाया जाता है जिसमें दस्तावेजों के साथ काम किया जाता है, और उद्योग के केंद्रीय कार्यालय में कार्यालय के काम की निगरानी और समन्वय के लिए एक निकाय के रूप में। वास्तव में, एक संगठन का एक संरचनात्मक उपखंड, व्यवसाय प्रबंधन, बदले में, निम्नलिखित संरचनात्मक मानक उपखंडों में विभाजित है:

1. सचिवालय संगठन के प्रबंधन की सेवा के लिए बनाई गई एक संरचनात्मक इकाई है। इसमें शामिल हैं: स्वागत; प्रमुख का सचिवालय और उप प्रमुखों का सचिवालय; बोर्ड का सचिवालय; प्रोटोकॉल ब्यूरो।

सचिवालय के कार्यों में शामिल हैं: उनके नाम पर प्राप्त दस्तावेजों के प्रमुख को रिपोर्ट के लिए प्रारंभिक विचार और तैयारी; परियोजना प्रबंधक के निर्देश पर व्यक्तिगत दस्तावेज तैयार करना और संगठन के कार्यात्मक संरचनात्मक प्रभागों के साथ उनका समन्वय; कॉलेजियम प्रबंधन निकायों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण, प्रमुख द्वारा आयोजित बैठकों का संगठन और दस्तावेजी सर्विसिंग।

2. एक पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान (कार्यालय का काम) के युक्तिकरण का विभाग पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान, एक कार्यप्रणाली केंद्र में सुधार के लिए एक केंद्र है।

इसके कार्यों में शामिल हैं: कार्यालय के काम की तकनीक में सुधार के उपायों का विकास और कार्यान्वयन; कार्यालय के काम के लिए नियामक और पद्धति संबंधी समर्थन का विकास (विनियम, निर्देश, नियम, विनियम, एकीकृत रूपों की टाइमशीट, आदि); वर्गीकरण संदर्भ पुस्तकों का विकास (मामलों का नामकरण, वर्गीकरण, भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों की सूची)।

3. चांसरी, जो बदले में, उप-विभाजित है: अभियान, पत्राचार ब्यूरो, दस्तावेजों के पंजीकरण और पंजीकरण ब्यूरो, दस्तावेजों के ग्रंथों के प्रसंस्करण और पुनरुत्पादन के लिए कंप्यूटर केंद्र।

4. पत्र विभाग

5. सेंट्रल आर्काइव

6. निरीक्षण

कार्यालय, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के अन्य संगठनात्मक ढांचे की तरह, उद्यमों में, अनुसंधान, डिजाइन और इंजीनियरिंग संगठनों और उच्च शिक्षण संस्थानों में बनाया गया है। निम्नलिखित विभाग (विभाग, क्षेत्र, समूह) आमतौर पर कार्यालय की संरचना में काम करते हैं: 1. अभियान एक विशेष खंड है जो डाक और कूरियर द्वारा दस्तावेज और पत्राचार प्राप्त करता है और भेजता है।
2. दस्तावेजों के लेखांकन और पंजीकरण के लिए एक उपखंड, जिसके कार्यों में आने वाले, बाहर जाने वाले और आंतरिक दस्तावेजों का पंजीकरण, दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए स्वीकृत नियमों के अनुपालन की निगरानी, ​​​​एक संदर्भ और सूचना सरणी बनाना और बनाए रखना शामिल है।
3. नियंत्रण समूह (ब्यूरो, निरीक्षण, विभाग) प्रमुख के मौखिक आदेशों के निष्पादन के समय की निगरानी करता है, कार्यकारी अनुशासन का विश्लेषण करता है, प्रबंधन को दस्तावेजों और निर्देशों की प्रगति के बारे में सूचित करता है।
4. पत्रों का एक समूह (नागरिकों से अपील) नागरिकों से प्रस्तावों, आवेदनों और शिकायतों को प्राप्त करने और उन पर विचार करने में लगा हुआ है। इसके कार्य इस प्रकार हैं:
- प्रबंधन द्वारा विचार के लिए अपील की तैयारी;
- संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में प्रतिक्रिया दस्तावेजों की तैयारी के समय पर नियंत्रण;

उनके आवेदनों पर विचार के परिणामों के बारे में आवेदकों की अधिसूचना;

संगठन के प्रबंधन द्वारा व्यक्तिगत मामलों पर नागरिकों के स्वागत का संगठन।
5. दस्तावेजों की तैयारी का समूह ड्राफ्ट से दस्तावेजों का पुनर्मुद्रण करता है, दस्तावेजों के ग्रंथों को पढ़ना और संपादित करना, प्रदर्शन किए गए कार्यों का लेखा-जोखा करता है।
6. नकल और नकल ब्यूरो, एक नियम के रूप में, उन संगठनों में होता है जिनकी गतिविधियाँ बड़ी संख्या में नियामक या प्रशासनिक प्रलेखन के वितरण से जुड़ी होती हैं। ब्यूरो के कार्यों को दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाने, दस्तावेजों के ग्रंथों की नकल करने, विज्ञापन सामग्री, पुस्तिकाएं, ब्रोशर तैयार करने के लिए कम कर दिया गया है।
7. संगठन का संग्रह - भंडारण के मामलों के लिए तैयार और तैयार किए गए संरचनात्मक डिवीजनों से प्राप्त करता है, उन्हें कार्यप्रणाली सहायता प्रदान करता है, रिकॉर्ड रखता है और दस्तावेजों को संग्रहीत करता है, संरचनात्मक डिवीजनों में मामलों के गठन, भंडारण और उपयोग के नियमों के अनुपालन को नियंत्रित करता है, राज्य भंडारण में स्थानांतरण के लिए मामले तैयार करता है।
सामान्य विभाग स्थानीय सरकार के कार्यकारी अधिकारियों और कार्यकारी संरचनाओं (महापौर कार्यालय, प्रान्त, नगर पालिका) में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक सेवा है।

सामान्य विभागों में, समान खंड आमतौर पर बनाए जाते हैं जो कार्यालय की विशेषता होते हैं, हालांकि, प्रोटोकॉल विभाग, पत्रों के समूह और रिसेप्शन जैसी इकाइयां यहां जुड़ी हुई हैं। इन संरचनाओं की उपस्थिति को गतिविधियों की बारीकियों, प्रबंधन प्रक्रियाओं की प्रकृति, निर्णय लेने की प्रक्रिया और इन संस्थानों में प्रलेखन की बारीकियों द्वारा समझाया गया है।

प्रोटोकॉल समूह उन संस्थानों के हिस्से के रूप में बनाया गया है जिनकी संरचना में एक स्थायी कॉलेजियम निकाय है। कार्य करता है:

नियामक और प्रशासनिक दस्तावेजों (संपादन, निष्पादन और रिलीज), पत्र, प्रमाण पत्र, संरचनात्मक प्रभागों के साथ उनके समन्वय के मसौदे तैयार करना;

संरचनात्मक प्रभागों द्वारा तैयार किए गए दस्तावेजों का विश्लेषण;

संरचनात्मक प्रभागों द्वारा तैयार किए गए दस्तावेजों पर राय तैयार करना;

कॉलेजियम बॉडी की बैठकों का आयोजन और आयोजन, उनकी गतिविधियों का दस्तावेजीकरण।

संस्था के सचिव छोटे संस्थानों और संगठनों में दस्तावेजों के साथ सभी काम करते हैं जिनके पास आंतरिक संगठनात्मक संरचना नहीं है।

इस प्रकार, वर्तमान नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेज राज्य के उद्यमों, संस्थानों, संगठनों के पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के नाम और अनुमानित संरचना को नियंत्रित करते हैं। गैर-राज्य संरचनाओं के लिए, संगठन के प्रबंधन द्वारा सेवा, उसके नाम और आंतरिक संरचना के निर्माण पर निर्णय लिया जाता है। संयुक्त उद्यमों में, यह मुद्दा बोर्ड द्वारा तय किया जाता है, संयुक्त स्टॉक कंपनियों में - एक संस्थापक सम्मेलन, सहकारी संरचनाओं में - सहकारी सदस्यों की एक आम बैठक।

6. "प्रबंधन प्रलेखन" (डीओयू) की अवधारणा और "कार्यालय कार्य" की अवधारणा के बीच अंतर

"कार्यालय कार्य" और "प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण समर्थन" शब्द GOST R 51141-98 "कार्यालय कार्य और अभिलेखीय व्यवसाय" द्वारा स्थापित किए गए हैं। नियम और परिभाषाएँ "समानार्थक शब्द के रूप में जो उस उद्योग को परिभाषित करते हैं जो आधिकारिक दस्तावेज़ों के साथ दस्तावेज़ीकरण और काम का संगठन प्रदान करता है। लेकिन अगर हम इतिहास और इन शब्दों के घटित होने के समय की ओर मुड़ें, तो उनके बीच कुछ अंतर हैं।

तो, शब्द "कार्यालय का काम" रूस में, रूसी भाषा के शब्दकोशों के अनुसार, 17 वीं शताब्दी के उत्तरार्ध में उत्पन्न हुआ और "केस कार्यवाही" वाक्यांशों से बना था, और उस समय "केस" का अर्थ न्यायिक था या एक शासी निकाय द्वारा तय किया गया प्रशासनिक मुद्दा। अर्थात्, उस समय, कार्यालय का काम कहा जाता था, सबसे पहले, न्यायिक और प्रशासनिक मुद्दों पर विचार और समाधान, जो व्यावसायिक कागजात तैयार करने और उनके साथ काम करने के साथ अटूट रूप से जुड़े हुए थे। धीरे-धीरे, शब्दों की परिभाषाएँ बदल गईं। बाद में, "व्यवसाय" शब्द का उपयोग "किसी भी मुद्दे से संबंधित दस्तावेजों के संग्रह" के अर्थ में किया जाने लगा, और "कार्यालय का काम" व्यवसाय प्रलेखन से संबंधित कार्यों के पूरे सेट को कॉल करने लगा। वर्तमान में, इन दोनों शब्दों के अर्थ - "कार्यालय का काम" और "व्यवसाय" - GOST R 51141-98 में निहित हैं।

शब्द "प्रबंधन प्रलेखन" 1970 के दशक के मध्य से उपयोग में आया है, जब कंप्यूटर प्रौद्योगिकी को दस्तावेजों के साथ काम के क्षेत्र में पेश किया जाने लगा और नई सूचना प्रौद्योगिकियां दिखाई दीं। नए शब्द का उद्देश्य सूचना के दस्तावेजीकरण और दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रियाओं में आधुनिक तकनीक के उपयोग को प्रतिबिंबित करना था। इस तथ्य के बावजूद कि एक नया शब्द पेश किया गया था - "प्रबंधन प्रलेखन", पुराना "कार्यालय का काम" - का उपयोग बंद नहीं हुआ है। शर्तों का प्रतिस्थापन नहीं होने के संभावित कारण:

नया शब्द उपयोग करने के लिए कम सुविधाजनक है, क्योंकि इसमें तीन शब्दों का एक वाक्यांश होता है, और इसका संक्षिप्त नाम (DOW) पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है और अद्वितीय नहीं है (उदाहरण के लिए, DOW एक पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान है),

शब्द "कार्यालय का काम" सभी के लिए स्पष्ट है और उच्चारण में आसान है।

नतीजतन, GOST R 51141-98 के अनुसार, वर्तमान में दोनों शब्दों का उपयोग किया जा सकता है। लेकिन शब्द "प्रबंधन प्रलेखन" कार्यालय के काम के आधुनिक संगठन में सूचना प्रौद्योगिकी घटक पर जोर देता है और जब दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों की बात आती है तो इसका उपयोग करना बेहतर होता है। शब्द "कार्यालय का काम" मुख्य रूप से संगठनात्मक पक्ष और दस्तावेजों के साथ काम करने के पारंपरिक तरीकों का वर्णन करने के लिए उपयोग किया जाता है।

7. स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रौद्योगिकी के साथ एक पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान का अंतर्संबंध

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की समस्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के स्वचालन की समस्या से निकटता से संबंधित है। वर्तमान में, विभिन्न फर्मों ने बड़ी संख्या में स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (एएसयूडी) विकसित और कार्यान्वित की है, जो विशिष्ट दृष्टिकोणों और कार्यान्वयन के कंप्यूटर-संचार माध्यमों की विशेषता है। दुर्भाग्य से, इन घटनाक्रमों में कोई सुसंगत शब्दावली नहीं है। डेवलपर्स कंपनियों के उत्पादों के नाम इस प्रकार हैं: दस्तावेज़ प्रवाह स्वचालन प्रणाली, कंप्यूटर कार्यालय स्वचालन प्रणाली और दस्तावेज़ प्रवाह, कार्यालय प्रबंधन प्रणाली, वितरित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, इलेक्ट्रॉनिक संग्रह, आदि। विकसित और विकसित प्रणालियों के नामों में विविधता केवल यह इंगित करती है कि आज सूचना बाजार के इस क्षेत्र ने अभी तक एक स्वतंत्र खंड के रूप में आकार नहीं लिया है, और कई मामलों में, ASUD उत्पाद विकास के साथ-साथ या एक के रूप में दिखाई देते हैं- अन्य अधिक जटिल समस्याओं को हल करते समय उत्पाद। फिर भी, ASUD की संख्या काफी तेजी से बढ़ रही है।

संगठनों के प्रबंधन में कार्यालय स्वचालन प्रणाली के मुख्य कार्यात्मक भाग (घटक):

दस्तावेज़ बनाने के साधन और नियम;

उनका इलेक्ट्रॉनिक संग्रह रखना;

दस्तावेज़ प्रवाह समर्थन और साथ ही उद्यम के सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर प्लेटफॉर्म पर आधारित होना चाहिए।

प्रबंधन प्रलेखन में एक स्वचालित प्रणाली शुरू करने के लाभ:

1. सभी संभागों में और समग्र रूप से संगठन में कार्यालय के काम की एक एकीकृत, स्वरूपित, कड़ाई से विनियमित तकनीक पेश की जा रही है।

2. संगठन पूरी तरह से प्रबंधनीय हो जाता है। दस्तावेज़ीकरण गतिविधियों का विश्लेषण और प्रबंधन करने के लिए दस्तावेज़ों और कलाकारों के बारे में किसी भी प्रश्न का उत्तर देने का अवसर है।

3. चूंकि एक कंप्यूटर नेटवर्क न केवल संगठन के केंद्रीय कार्यालय को कवर कर सकता है, बल्कि इसके भौगोलिक रूप से दूरस्थ उपखंडों को भी कवर कर सकता है, तो प्रबंधनीयता संगठन के संपूर्ण भौगोलिक रूप से वितरित ढांचे तक फैल सकती है।

4. कार्यालय स्वचालन प्रणाली, वास्तव में, दस्तावेजों के साथ काम करने के नियमों और प्रक्रिया के बारे में कड़ाई से औपचारिक और कड़ाई से प्रलेखित तकनीकी जानकारी का वाहक है। नतीजतन, तकनीकी ज्ञान और दस्तावेजों के साथ काम करने के नियमों के भौतिक वाहक के रूप में कर्मियों पर संगठन की निर्भरता कम हो जाती है।

5. संगठन के माध्यम से दस्तावेजों के पारित होने में तेजी आती है, खासकर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का आयोजन करते समय।

6. कार्यालय संचालन की जटिलता को कम करता है। उसी समय, हालांकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि दस्तावेज़ के बारे में पूर्ण और सटीक जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता, जैसे कि इसके प्रारंभिक पंजीकरण के दौरान, कुछ कार्यस्थलों पर अतिरिक्त प्रयासों की आवश्यकता हो सकती है, जबकि अन्य कार्यस्थलों पर काम की श्रम तीव्रता इस जानकारी का उपयोग करने से कई बार कमी आ सकती है।

7. संगठनों के बीच एकल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह का आयोजन करते समय एक गुणात्मक लाभ प्राप्त होता है, क्योंकि कागजी दस्तावेजों के उत्पादन और भेजने से जुड़ी समस्याएं, और फिर - प्राप्त दस्तावेजों के विवरण और ग्रंथों के पुन: प्रवेश में, पूरी तरह से गायब हो जाती हैं .

राज्य विनियमन के अपर्याप्त स्तर के कारण, विभिन्न संस्थानों में कार्यालय के काम के संगठन में बड़े व्यक्तिगत अंतर हैं, विशेष रूप से, यहां तक ​​​​कि दस्तावेजों के साथ तकनीकी संचालन करते समय (पंजीकरण से लेकर छपाई तक)। नतीजतन, हर बार हमें प्रत्येक संगठन के लिए महंगी व्यक्तिगत परियोजनाओं को लागू करना पड़ता है। इन प्रणालियों के संचालन और विकास के चरणों के दौरान "कस्टम" सिस्टम के साथ और भी अधिक समस्याएं उत्पन्न होती हैं। विभिन्न संगठनों के बीच बातचीत।

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के क्षेत्र में नई सूचना प्रौद्योगिकियों का उपयोग हमें इस क्षेत्र में विभिन्न प्रकार के नवाचारों को लागू करने के लिए कार्यालय के काम को एक प्रभावी और लचीले उपकरण के रूप में मानने की अनुमति देता है।

स्वचालित पूर्वस्कूली शिक्षा प्रणाली आपको कार्यालय के काम के प्रमुख मुद्दे को हल करने की अनुमति देती है। वे आपको केंद्रीकृत लेखांकन और नियंत्रण सुनिश्चित करते हुए कार्यालय के काम के विकेंद्रीकरण की किसी भी डिग्री को लागू करने की अनुमति देते हैं। इस बिंदु तक कि प्रत्येक विशेषज्ञ स्वतंत्र रूप से, अपनी क्षमता के भीतर, दस्तावेजों को पंजीकृत कर सकता है और उन्हें अपने नेताओं के पूर्ण नियंत्रण में रहते हुए आगे के काम के लिए भेज सकता है। इस प्रकार, संगठन नियंत्रण खोए बिना गतिशील रूप से अपनी संरचना का पुनर्निर्माण कर सकता है।

अधिक प्रभावी प्रबंधन योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए पूर्वापेक्षाएँ बनाई जा रही हैं। पारंपरिक व्यवहार में, दस्तावेज़ किसी संगठन के विभागों को भेजे जाते हैं, चाहे वह स्थानीय हो या दूरस्थ, संगठन के प्रमुख से लेकर विभाग के प्रमुख तक विशिष्ट कलाकारों को भेजा जाता है। यह प्रत्येक स्तर के प्रबंधक को अपने कर्मचारियों की गतिविधियों को प्रभावी ढंग से नियंत्रित करने की अनुमति देता है, लेकिन लंबी और अक्सर औपचारिक श्रृंखलाएं प्रबंधन की प्रभावशीलता को नाटकीय रूप से कम करती हैं। एक उचित रूप से निर्मित AS DOW आपको सीधे उन व्यक्तियों को दस्तावेज़ भेजने की अनुमति देता है जो ऑर्डर निष्पादित करेंगे, जबकि प्रबंधक ऑर्डर के पारित होने और उसके निष्पादन दोनों पर पूर्ण नियंत्रण बनाए रखते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को उस सीमा तक व्यवस्थित करने के लिए पूर्वापेक्षाएँ हैं जहाँ तक संगठन स्वयं तैयार है। एक उचित रूप से निर्मित प्रणाली दस्तावेजों के पारित होने और निष्पादन पर डेटा के साथ काम करेगी (चाहे वे कागज़ हों या इलेक्ट्रॉनिक), और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ, जिनसे ये डेटा संबंधित हैं। कार्यालय के कार्य चक्र में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को शामिल करने से आप दस्तावेजों के साथ गुणात्मक रूप से नए स्तर पर काम कर सकते हैं।

कार्यालय स्वचालन उपकरण का उपयोग दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए श्रम और सामग्री लागत में बचत प्रदान कर सकता है: प्रभाव संगठन की दस्तावेजी गतिविधियों के एकीकरण और कर्मियों के व्यक्तिगत तकनीकी अनुभव पर निर्भरता में कमी के कारण होता है: काम करने के लिए समय चक्र में कमी दस्तावेजों के साथ और एक एकल दस्तावेजी स्थान का निर्माण, और पंजीकरण और दस्तावेजों की आवाजाही और अनुशासन प्रदर्शन पर पूर्ण नियंत्रण।

8. प्रबंधन और कार्यालय कार्य की दक्षता बढ़ाने के कारक के रूप में प्रबंधकीय कार्य का वैज्ञानिक संगठन

कार्यालय का काम आधुनिक तकनीक के उपयोग के साथ एक वैज्ञानिक संगठन पर आधारित प्रबंधन कार्यों में से एक है, और हम वैज्ञानिक प्रगति के युग में रहते हैं, जहां सब कुछ नई प्रौद्योगिकियों के सुधार पर आधारित है जो हमारे काम में और मदद करेगा।

श्रम का वैज्ञानिक संगठन श्रम का एक ऐसा संगठन है जिसमें विशिष्ट उपायों का व्यावहारिक कार्यान्वयन श्रम प्रक्रियाओं और उनके कार्यान्वयन की शर्तों के गहन वैज्ञानिक विश्लेषण से पहले होता है, और व्यावहारिक उपाय स्वयं आधुनिक विज्ञान की उपलब्धियों पर आधारित होते हैं और सर्वश्रेष्ठ प्रणालियां। इस प्रकार, शब्द "श्रम का वैज्ञानिक संगठन" और "श्रम का संगठन" एक ही घटना (प्रक्रिया) का सार व्यक्त करते हैं, और इन अवधारणाओं के बीच का अंतर मुख्य रूप से विधि द्वारा निर्धारित किया जाता है, समान समस्याओं को हल करने के लिए दृष्टिकोण, एक दूसरे के साथ श्रमिकों की बातचीत की प्रणाली की स्थिति, मित्र और श्रम गतिविधि की प्रक्रिया में उत्पादन के साधनों के साथ। यदि उत्पादन श्रम संगठन के क्षेत्र में प्रकट होने वाली हर नई चीज के प्रति संवेदनशील है, और इसे व्यवस्थित रूप से अपने अभ्यास में पेश करता है, तो हमें श्रम के वैज्ञानिक संगठन (नहीं) के बारे में बात करने का अधिकार है। श्रम के संगठन के लिए वैज्ञानिक दृष्टिकोण उत्पादन प्रक्रिया में प्रौद्योगिकी और लोगों को संयोजित करने का सर्वोत्तम तरीका प्रदान करता है, सामग्री और वित्तीय संसाधनों का सबसे कुशल उपयोग सुनिश्चित करता है, श्रम तीव्रता में कमी और श्रम उत्पादकता में वृद्धि सुनिश्चित करता है। इसका उद्देश्य श्रमिकों के स्वास्थ्य को संरक्षित करना, उनके काम की सामग्री को समृद्ध करना है। NOT की एक महत्वपूर्ण विशेषता कार्यों के परस्पर संबंधित समूहों को हल करने पर ध्यान केंद्रित करना है: "आर्थिक (संसाधनों की बचत, उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार, उत्पादन क्षमता में वृद्धि);" साइकोफिजियोलॉजिकल (काम के माहौल में सुधार, किसी व्यक्ति पर साइकोफिजियोलॉजिकल लोड का सामंजस्य, गंभीरता और न्यूरोसाइकिक को कम करना) श्रम का तनाव); "सामाजिक (श्रम की विविधता में वृद्धि, इसकी सामग्री, प्रतिष्ठा, पूर्ण पारिश्रमिक सुनिश्चित करना।) NOT के कार्यों के बारे में विचारों का विकास इसके कार्यों पर प्रावधान हैं, अर्थात अभिव्यक्ति की विशिष्ट विशेषताएं हैं उद्यम में नहीं, उत्पादन के विभिन्न पहलुओं पर इसका प्रभाव। श्रेणी" फ़ंक्शन "नहीं के सामान्य कार्यों को ठोस बनाने का अवसर प्रदान करता है, उनमें से प्रत्येक के भीतर उत्पादन और उसके विषय पर नहीं के प्रभाव की विशेष दिशाओं को उजागर करने के लिए - एक व्यक्ति , वैज्ञानिक और "सामान्य" श्रम के संगठन के बीच मूलभूत अंतरों को प्रकट करने के लिए, जो अक्सर श्रम के संगठन में महत्वपूर्ण बिंदुओं को याद करते हैं ऊद गतिविधि, जो उत्पादन के लिए नुकसान से भरा है।

अंतिम परिस्थिति पर विशेष रूप से जोर दिया जाना चाहिए। अक्सर यह राय सामने आती है कि "वैज्ञानिक" शब्द "श्रम के वैज्ञानिक संगठन" की अवधारणा में अनावश्यक है। कुछ लेखक यह भी मानते हैं कि श्रम का कोई अवैज्ञानिक संगठन बिल्कुल नहीं हो सकता है, और इसलिए श्रम के संगठन की अवधारणा पहले से ही इसकी वैज्ञानिक प्रकृति को मानती है। ऐसी राय से कोई सहमत नहीं हो सकता। "श्रम के वैज्ञानिक संगठन" की अवधारणा उत्पन्न हुई और रोज़मर्रा के जीवन में एक विरोधी के रूप में जड़ें जमा लीं, श्रम के संगठन में सहज, आकस्मिक, दिनचर्या के विरोध में, जो अभी भी उत्पादन में काफी व्यापक है। शब्द "वैज्ञानिक" श्रम के संगठन का गुणात्मक विवरण देता है।

रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 51 के अनुच्छेद 2 के अनुसार, एक संगठन को उसके राज्य पंजीकरण के क्षण से स्थापित माना जाता है। उसी क्षण से, नागरिक अधिकार उत्पन्न होते हैं जो इस कानूनी इकाई की गतिविधि के लक्ष्यों और इस गतिविधि से जुड़े दायित्वों के अनुरूप होते हैं। एक कानूनी इकाई और एक व्यक्तिगत उद्यमी दोनों के लिए श्रम गतिविधि का संगठन और पंजीकरण अनिवार्य है।

अपनी जटिल तकनीकी प्रक्रियाओं और बड़ी संख्या में कर्मचारियों के साथ एक आधुनिक उद्यम को श्रम प्रक्रिया के तर्कसंगत संगठन की आवश्यकता होती है। एक उद्यम में श्रम का संगठन उत्पादन वृद्धि, श्रम उत्पादकता बढ़ाने और सामान्य, स्वस्थ काम करने की स्थिति बनाने के हितों में काम के समय, सामग्री और उपकरणों के प्रभावी उपयोग के लिए सबसे अनुकूल परिस्थितियों के निर्माण के उद्देश्य से उपायों की एक प्रणाली है।

एक कार्यात्मक अर्थ में, एक उद्यम में श्रम का संगठन श्रम गतिविधि के पूर्व निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए उत्पादन के साधनों के साथ और एक दूसरे के साथ श्रमिकों की बातचीत के क्रम को स्थापित करने और बदलने की गतिविधि है।

श्रम संगठन की मूल बातें:

1. श्रम का विभाजन - प्रत्येक कर्मचारी को और प्रत्येक विभाग को उनके कर्तव्यों, कार्यों, कार्य के प्रकार, तकनीकी कार्यों को सौंपना।

2. श्रम सहयोग - श्रमिकों के बीच उत्पादन संबंधों की एक प्रणाली की स्थापना।

3. राशनिंग - किसी भी कार्य के प्रदर्शन के लिए श्रम लागत के वैज्ञानिक रूप से आधारित मानदंडों की स्थापना।

4. कार्यस्थलों का संगठन - उपकरण और योजना के माध्यम से उनकी तर्कसंगत व्यवस्था।

5. कार्यस्थलों की सेवा का संगठन - मुख्य श्रमिकों और सहायक सेवाओं और विभागों के श्रमिकों के बीच श्रम का सहयोग।

6. काम करने के तर्कसंगत तरीकों का विकास।

7. सुरक्षित और स्वस्थ कामकाजी परिस्थितियों का निर्माण।

8. कर्मियों का चयन, प्रशिक्षण, पुनर्प्रशिक्षण और उन्नत प्रशिक्षण।

9. श्रम के लिए भुगतान और सामग्री प्रोत्साहन का संगठन।

10. श्रम अनुशासन की शिक्षा, श्रम गतिविधि का समर्थन और रचनात्मक पहल।

11. श्रम की योजना और लेखांकन - आवश्यक कुल श्रम लागत, कर्मियों की संख्या, पेरोल स्थापित करने के लिए किया जाता है।

संगठनात्मक काम करने की स्थिति न केवल उसकी उत्पादकता को प्रभावित करती है, बल्कि कर्मचारी के स्वास्थ्य और दक्षता को भी प्रभावित करती है।

उद्यमों और संगठनों में कर्मियों के श्रम का संगठन श्रम प्रक्रिया में लोगों और प्रौद्योगिकी को जोड़ने के विशिष्ट रूपों और तरीकों का तात्पर्य है।

कर्मियों के काम का संगठन एक संपूर्ण विज्ञान है, जो लगातार नए डेटा से समृद्ध होता है, नए संगठनात्मक समाधानों की सर्वोत्तम प्रथाओं को ट्रैक करता है।

कर्मचारियों के काम का तर्कसंगत संगठन काम को पूरा करने के लिए आवश्यक समय को कम करना, कर्मचारियों के अनावश्यक आंदोलनों को खत्म करना, अच्छी काम करने की स्थिति सुनिश्चित करना और कर्मचारियों के तनाव और थकान को कम करना, सबसे अधिक आर्थिक रूप से स्थान का उपयोग करना और कर्मचारियों की उत्पादकता को अधिकतम करना है। रोजगार अनुबंध द्वारा निर्धारित कार्य शर्तों को श्रम सुरक्षा आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए। श्रम संहिता के अनुच्छेद 22 में कहा गया है कि एक उद्यम में श्रम सुरक्षा का संगठन नियोक्ता की जिम्मेदारी है।

उद्यम में श्रम सुरक्षा का संगठन राज्य श्रम निरीक्षणालय, गोस्टेखनादज़ोर, गोसेनेरगोनाडज़ोर, राज्य स्वच्छता और महामारी विज्ञान पर्यवेक्षण और अन्य संघीय और क्षेत्रीय श्रम निकायों के व्यक्ति में संघीय श्रम निरीक्षणालय के निकायों द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

उद्यम के जीवन के महत्वपूर्ण क्षेत्र श्रम का संगठन और विनियमन हैं। श्रम राशनिंग को विशेष रूप से विशिष्ट कार्य के प्रदर्शन के लिए कार्य समय के मानदंडों की स्थापना के रूप में समझा जाता है। श्रम का सही संगठन और विनियमन श्रम उत्पादकता बढ़ाने में श्रमिकों की रुचि को बढ़ाता है।

प्रबंधकीय कार्य के संगठन की अपनी विशिष्टताएँ हैं। एक प्रबंधक के कार्य का मानकीकरण करना प्रायः असंभव होता है, क्योंकि उसके सफल कार्य का सूचक कंपनी के वित्तीय परिणाम होते हैं। कई सर्वेक्षणों से संकेत मिलता है कि प्रबंधक के काम के संगठन में अक्सर गंभीर कमियां होती हैं। कई प्रबंधकों के पास काम के संगठन में पर्याप्त प्रबंधन संस्कृति, जटिलता नहीं है। वे वर्तमान काम से अभिभूत हैं, आशाजनक मुद्दों पर पर्याप्त ध्यान नहीं देते हैं। प्रबंधकीय कार्य के अनुचित संगठन से कार्य प्रदर्शन में कमी आती है, सेवा में देरी होती है। प्रबंधकीय कार्य के संगठन को प्रभावी बनाने के लिए, प्रबंधकों को एक व्यक्तिगत कार्य योजना तैयार करनी चाहिए, मामलों की स्थिति का विश्लेषण करने के बाद, प्रत्येक प्रकार के कार्य पर विचार करें, उन्हें उनके कार्यान्वयन के उद्देश्य, सामग्री, मात्रा और अनुक्रम के आधार पर समूहित करें। , प्रत्येक ऑपरेशन की अवधि, प्रारंभ और समाप्ति तिथियां निर्धारित करें।

प्रबंधक के काम का वैज्ञानिक संगठन विज्ञान की उपलब्धियों और उन्नत अनुभव के आधार पर श्रम के संगठन में सुधार की प्रक्रिया है। यदि प्रबंधक श्रम संगठन के क्षेत्र में प्रकट होने वाली हर नई चीज पर स्पष्ट रूप से प्रतिक्रिया करता है, और व्यवस्थित रूप से इसे अपने अभ्यास में पेश करता है, तो हम श्रम के वैज्ञानिक संगठन के बारे में बात कर सकते हैं।

श्रम के संगठन के लिए वैज्ञानिक दृष्टिकोण उत्पादन प्रक्रिया में प्रौद्योगिकी और लोगों को संयोजित करने का सर्वोत्तम तरीका प्रदान करता है, सामग्री और वित्तीय संसाधनों का सबसे कुशल उपयोग सुनिश्चित करता है, श्रम तीव्रता में कमी और श्रम उत्पादकता में वृद्धि सुनिश्चित करता है। इसका उद्देश्य श्रमिकों के स्वास्थ्य को संरक्षित करना, उनके काम की सामग्री को समृद्ध करना है।

नियोक्ताओं द्वारा श्रम कानून के पालन पर नियंत्रण का संगठन संघीय श्रम निरीक्षणालय को सौंपा गया है। यह निष्कर्ष कला के प्रावधानों के आधार पर किया जा सकता है। आरएफ कोड के श्रम संहिता के 353।

संगठनात्मक कामकाजी परिस्थितियों में बदलाव रोजगार अनुबंध में संशोधन का आधार है, और कुछ मामलों में (कर्मचारी की असहमति के साथ) और इसकी समाप्ति के लिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 74 के भाग 4)।

9. कार्यालय प्रबंधन सेवाओं के नियामक और कार्यप्रणाली समर्थन पर अभिलेखीय निकायों की गतिविधियाँ

संगठन के संग्रह का काम और प्रबंधन के प्रलेखन समर्थन में इसकी भागीदारी के रूपों को विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। राज्य अभिलेखीय सेवा संस्थान मंत्रालयों और विभागों को प्रबंधन के दस्तावेज़ समर्थन के लिए राज्य प्रणालियों के कार्यान्वयन में संगठनात्मक और पद्धतिगत सहायता प्रदान करते हैं, दस्तावेज़ समर्थन की प्रणाली को व्यवस्थित करने में, दस्तावेज़ समर्थन की प्रणाली पर मानक और क्षेत्रीय नियामक दस्तावेजों पर सहमत होते हैं, प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ समर्थन के कुछ मुद्दों पर पद्धति संबंधी दस्तावेज़ विकसित करना। कार्यालय के काम का आधार संस्था की वर्तमान गतिविधियों में दस्तावेजों के निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण और उपयोग की तकनीक को विनियमित करने वाले कानूनों, नियामक कानूनी कृत्यों और कार्यप्रणाली दस्तावेजों का एक समूह है, साथ ही कार्यालय के काम, इसकी संरचना, कार्यों, कर्मचारियों, तकनीकी सहायता आदि में शामिल हैं: सूचना और प्रलेखन के क्षेत्र में रूसी संघ के विधायी कार्य; रूसी संघ के राष्ट्रपति के फरमान और आदेश, रूसी संघ की सरकार के फरमान और आदेश, संघीय स्तर पर प्रलेखन समर्थन के मुद्दों को विनियमित करते हैं; उद्योग-व्यापी और विभागीय चरित्र दोनों के संघीय कार्यकारी निकायों के कानूनी पहलू; कार्यालय के काम के मुद्दों को विनियमित करने वाले रूसी संघ के घटक संस्थाओं के प्रतिनिधि और कार्यकारी शक्ति के निकायों के कानूनी कार्य; एक नियामक और शिक्षाप्रद प्रकृति के कानूनी पहलू, संस्थानों, संगठनों और उद्यमों के कार्यालय कार्य पर पद्धति संबंधी दस्तावेज; प्रलेखन के लिए राज्य मानक; एकीकृत प्रलेखन प्रणाली; तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता; प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की राज्य प्रणाली, जिसमें पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के दस्तावेजों और सेवाओं के लिए बुनियादी आवश्यकताएं शामिल हैं; दस्तावेजों के वर्तमान और अभिलेखीय भंडारण के संगठन पर नियामक दस्तावेज। कार्यालय के काम के नियामक और पद्धतिगत आधार का अधिग्रहण ऑल-रूसी रिसर्च इंस्टीट्यूट ऑफ ऑफिस वर्क एंड आर्काइवल अफेयर्स (VNIIDAD) को सौंपा गया है, इसके अलावा, रोसारखिव के साथ समझौते के बाद, दस्तावेज़ विज्ञान विभाग और प्री-स्कूल शैक्षणिक संस्थान मानविकी के लिए रूसी राज्य विश्वविद्यालय (IAI RGGU) का ऐतिहासिक और अभिलेखीय संस्थान, जिसके कारण "संग्रह उद्योग की सूचना और संदर्भ प्रणाली" में लगभग सभी कानूनी कार्य, नियामक दस्तावेज और प्रकाशित अद्वितीय पद्धति संबंधी सिफारिशें शामिल हैं जो बनाने की तकनीक को नियंत्रित करती हैं। दस्तावेज़ और उनके साथ काम का आयोजन। निष्कर्ष

सभी स्तरों पर संगठनों, संस्थानों, व्यावसायिक दस्तावेज़ संचार का संबंध समान रूप से स्वीकृत नियमों के अनुसार किया जाना चाहिए। किसी भी संगठन में दस्तावेजों के साथ काम करना, चाहे उसके संगठनात्मक और कानूनी रूप की परवाह किए बिना, दस्तावेज के मुद्दों से संबंधित विधायी और नियामक और पद्धतिगत नींव के आधार पर बनाया जाना चाहिए और दस्तावेजों के साथ काम करना चाहिए। प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन एक विशेष सेवा द्वारा किया जाता है, जो एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में कार्य करता है। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की गतिविधि की प्रभावशीलता कार्यालय के कर्मचारियों की योग्यता, सेवा के उपकरण की डिग्री और काम करने की स्थिति पर निर्भर करती है। किसी विशेष समूह से संबंधित होने के आधार पर, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान का अपना नाम होगा और इसका अपना उद्देश्य होगा। "प्रबंधन प्रलेखन" शब्द के बीच अंतर हैं, जो कार्यालय के काम के आधुनिक संगठन में सूचना प्रौद्योगिकी घटक पर जोर देता है और जब दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों की बात आती है, और "कार्यालय का काम" शब्द का उपयोग करना बेहतर होता है। मुख्य रूप से दस्तावेजों के साथ संगठनात्मक पक्ष और काम के पारंपरिक तरीकों का वर्णन करने के लिए उपयोग किया जाता है। कार्यालय का काम आधुनिक तकनीक के उपयोग के साथ एक वैज्ञानिक संगठन पर आधारित प्रबंधन कार्यों में से एक है, और हम वैज्ञानिक प्रगति के युग में रहते हैं, जहां सब कुछ नई प्रौद्योगिकियों के सुधार पर आधारित है जो हमारे काम में और मदद करेगा। राज्य अभिलेखीय सेवा संस्थान मंत्रालयों और विभागों को प्रबंधन के दस्तावेज़ समर्थन के लिए राज्य प्रणालियों के कार्यान्वयन में संगठनात्मक और पद्धतिगत सहायता प्रदान करते हैं, दस्तावेज़ समर्थन की प्रणाली को व्यवस्थित करने में, दस्तावेज़ समर्थन की प्रणाली पर मानक और क्षेत्रीय नियामक दस्तावेजों पर सहमत होते हैं, प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ समर्थन के कुछ मुद्दों पर पद्धति संबंधी दस्तावेज़ विकसित करना।

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लेखन के उद्भव के साथ दस्तावेज़ दिखाई दिए। प्राचीन काल से हमारे राज्य के क्षेत्र में संरक्षित दस्तावेज व्यक्तियों और राज्य के जीवन के विभिन्न पहलुओं के दस्तावेजीकरण की गवाही देते हैं।

इतिवृत्त, पुराने रूसी राज्य (IX-XII सदियों) और बीजान्टियम के संबंधों के बारे में बताते हुए, उनके बीच संपन्न समझौतों की सामग्री की रिपोर्ट करता है। यह राजनयिक दस्तावेज़ीकरण की उपस्थिति को इंगित करता है। राजनयिक संबंध भी चार्टर में दर्ज किए गए थे। डिप्लोमाराजदूत की पहचान, समझौते पर हस्ताक्षर करने के उनके अधिकार की पुष्टि की।

तह कानूनी दस्तावेज प्रणाली

XI सदी में। बकाया रूसी कानून के लिखित स्मारक: रूसी सत्य, यारोस्लाव का सत्य, यारोस्लाव का सत्य। बारहवीं शताब्दी की शुरुआत तक। वे में विलय कर दिया गया संक्षिप्त सत्य.

यह जानना महत्वपूर्ण है कि निजी संपत्ति की सुरक्षा से जुड़े महान महत्व ने इसे विभिन्न पत्रों में स्वामित्व के तथ्य को दर्ज करना आवश्यक बना दिया। चार्टर्स ने व्यापारियों के विशेषाधिकार, चर्च की आय, विभिन्न समझौतों, वसीयत को भी दर्ज किया।

सामंती विखंडन (XIII-XV सदियों) की अवधि के दौरान, सामंती संबंधों का विकास दर्ज किया गया था निजी कानून(जमा, भूमि और अन्य संपत्ति के लिए बिक्री के विलेख, बंधन, बंधक, नौकर, पैसे के ऋण के लिए, चल और अचल संपत्ति, गुलामी में बिक्री के लिए पूर्ण पत्र, बोड़ा के लिए जाते समय छुट्टी के पत्र, आदि) के बीच संबंध रियासतों को अनुबंधों में प्रतिष्ठित किया गया था, महान और उपहास राजकुमार। कानून के लिखित स्मारक बनते हैं - निर्णय के पत्र... सर्वोच्च प्राधिकारी ने अधीनस्थों को कठोर निर्देश दर्ज किए: हुक्मनामा... न्यायिक गतिविधि दुनिया के "कानूनी पत्रों, गैर-न्यायिक पत्रों" की अदालती सूचियों के संकलन के साथ थी।

लिपिक उपस्थित रहेंगे - वे व्यक्ति जो दस्तावेजों के साथ काम करना जानते हैं।

महंगी सामग्री पर बताए दस्तावेज- चर्मपत्र... यह ध्यान देने योग्य है कि इसे बकरी या बछड़े से बनाया गया था, और सबसे अच्छी किस्मों को हंसियाटिक शहरों और ग्रीस से वितरित किया गया था। यह कहने योग्य है कि पैसे बचाने के लिए, जिस पाठ ने अपना मूल्य और अर्थ खो दिया था, उसे साफ कर दिया गया था, और चर्मपत्र की चादर को नए सिरे से इस्तेमाल किया गया था।

यह दस्तावेजों को तैयार करने के क्षेत्र में अनुभव के संचय का समय है, जब दस्तावेजों की तैयारी में परंपराओं का गठन किया गया था, उनके प्रमाणीकरण के तरीके स्थापित किए गए थे - हस्ताक्षर, स्टेपल, मुहर, दस्तावेज़ लिखने के चरण उत्पन्न हुए - एक मसौदा और एक श्वेत पत्र। उसी समय, पुराने रूसी राज्य के अस्तित्व के दौरान और सामंती विखंडन के दौरान कुछ नियमों की एक प्रणाली के रूप में कार्यालय के काम के बारे में बात करना असंभव है। इस आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम करने में परंपराओं और रीति-रिवाजों के संचय की अवधि.

रूस में कई अवधियों के होते हैं:

• पूर्व-क्रांतिकारी कार्यालय कार्य (XVI - प्रारंभिक XX सदी);
• सोवियत कार्यालय का काम (अक्टूबर 1917-1991);
• सोवियत काल के बाद (1991 - वर्तमान)

पूर्व-क्रांतिकारी रूस में कार्यालय का काम

पूर्व-क्रांतिकारी रूस में कार्यालय के काम में तीन चरण शामिल हैं:

• पहला चरण - लिपिक कार्यालय का काम (XVI-XVII सदियों);
• दूसरा चरण - कॉलेजिएट कार्यालय का काम (XIII सदी);
• तीसरा चरण - कार्यकारी कार्यालय का काम (XIX - शुरुआती XX सदियों)

घटनाक्रम [[अक्टूबर 1917 | अक्टूबर 1917]]। रूस में राज्य संस्थानों की प्रणाली को मौलिक रूप से बदल दिया। राज्य सत्ता का सर्वोच्च निकाय सोवियत संघ की अखिल रूसी कांग्रेस थी। कांग्रेस के बीच कार्यकारी निकाय अखिल रूसी केंद्रीय कार्यकारी समिति (VTsIK) थी, सर्वोच्च शासी निकाय को पीपुल्स कमिसर्स (सोवरकोम) की परिषद कहा जाता था, क्षेत्रीय शासी निकाय पीपुल्स कमिश्रिएट्स (पीपुल्स कमिश्रिएट्स) थे। समितियाँ (कार्यकारी समितियाँ)

सोवियत सत्ता के पहले वर्षों को कार्यालय के काम के आयोजन के लिए नियमों की खोज द्वारा चिह्नित किया गया था जो नई सरकार द्वारा निर्धारित कार्यों को पूरा करते थे।

प्रकाशित हो चुकी है। फरमानविधायी गतिविधि के लिए प्रक्रिया को विनियमित करना (30 अक्टूबर, 1917 का एसएनके डिक्री "कानूनों को मंजूरी और प्रकाशित करने की प्रक्रिया पर", 18 नवंबर, 1918 का एसएनके डिक्री "वैधीकरण और सरकारी आदेशों के बल में प्रवेश के समय")। आधिकारिक सोवियत दस्तावेजों को औपचारिक रूप देने की प्रक्रिया 2 मार्च, 1918 को "राज्य संस्थानों के रूपों के रूप में" पीपुल्स कमिसर्स की परिषद के संकल्प द्वारा स्थापित की गई थी; अखिल रूसी केंद्रीय कार्यकारी समिति और काउंसिल ऑफ पीपुल्स कमिसर्स के 6 जुलाई, 1922, वॉल्यूम के फरमानों द्वारा मुहरों के उपयोग की प्रक्रिया। "राज्य प्रतीक के साथ मुहरों का उपयोग करने की प्रक्रिया पर।" 8 दिसंबर, 1918 को काउंसिल ऑफ वर्कर्स एंड पीजेंट्स डिफेंस का डिक्री "केंद्र सरकार के आदेशों के सटीक और त्वरित निष्पादन और लालफीताशाही के उन्मूलन पर" का उद्देश्य दस्तावेजों के प्रवाह को कम करना था और पत्राचार को बदलने का आदेश दिया गया था। टेलीफोन वार्ता, व्यावसायिक पत्रों - टेलीफोन संदेशों के साथ और सभी प्रशासनिक दस्तावेजों पर नियंत्रण स्थापित करना। सभी सोवियत संस्थानों को केंद्र सरकार के निर्णयों और आदेशों को सही और निर्विवाद रूप से पूरा करने के दायित्व के साथ आरोपित किया गया था। इसी लक्ष्य को "सोवियत संस्थानों में कार्यालय के काम और पत्राचार के सरलीकरण पर" डिक्री द्वारा पीछा किया गया था, दिसंबर 1918 में सोवियत संस्थानों में कार्यालय के काम के सरलीकरण के मुद्दे पर सम्मेलन द्वारा राज्य के पीपुल्स कमिश्रिएट के कानूनी सलाहकार विभाग के तहत तैयार किया गया था। नियंत्रण।

1920-1930sसोवियत कार्यालय के काम के विकास में वर्ष एक विशेष अवधि, जन आंदोलन के समय के बाद से कहा जाता है श्रम का वैज्ञानिक संगठन(नहीं) और प्रबंधकीय श्रम का वैज्ञानिक संगठन(NOUT) कार्यालय कार्य के गठन और विकास पर NOUT आंदोलन का महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ा है।

उनके आंदोलन के ढांचे के भीतर, अनुसंधान संस्थान खोले गए: श्रम के वैज्ञानिक संगठन के टैगान्रोग और कज़ान संस्थान। नॉट पर काम का समन्वय काउंसिल फॉर द साइंटिफिक ऑर्गनाइजेशन ऑफ लेबर (सोवनोट) को सौंपा गया था, जिसे 1923 में पीपुल्स कमिश्रिएट ऑफ वर्कर्स एंड पीजेंट्स इंस्पेक्शन (एनकेआरकेआई) के कॉलेजियम के तहत बनाया गया था।

इस अवधि के दौरान, सार्वजनिक संगठन बनाए गए जो प्रबंधन के मुद्दों से निपटते थे: क्लब ऑफ एडमिनिस्ट्रेटिव वर्कर्स, एसोसिएशन ऑफ अकाउंटिंग वर्कर्स, एसोसिएशन ऑफ मैनेजमेंट वर्कर्स।

उपरोक्त के अपवाद के साथ, NOUT के लिए आंदोलन के ढांचे के भीतर, NOUT के सेल (ब्यूरो, सेक्टर, आदि) हर बड़े संस्थान और उद्यम में बनाए जाते हैं।

पत्रिकाएँ प्रकाशित हुईं, जिनके पन्नों पर प्रबंधन और दस्तावेजों के साथ काम करने की समस्याओं पर विचार किया गया: "ध्यान दें कि प्रबंधन तकनीक", "संगठन और प्रबंधन के प्रश्न", "प्रणाली और संगठन", "समय", "श्रम संगठन"। कार्यालय के काम के मुद्दों पर बहुत सारे साहित्य प्रकाशित होते हैं। उनमें से मौलिक सैद्धांतिक अध्ययन और छात्रों और चिकित्सकों के लिए कागजी कार्रवाई पर नियमावली थी।

1920 के दशक में, कानूनी अधिनियम जारी किए गए थे, जिसमें अन्य बातों के साथ, प्रलेखन के मुद्दे परिलक्षित हुए थे: 1924 के यूएसएसआर के संविधान ने राज्य सत्ता और प्रशासन के निकायों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों के प्रकार, उनके लिए प्रक्रिया को स्पष्ट किया। प्रकाशन। यूएसएसआर की अखिल रूसी केंद्रीय कार्यकारी समिति के फरमानों ने राष्ट्रीय गणराज्यों और क्षेत्रों को अपनी राष्ट्रीय भाषाओं में राज्य निकायों में कार्यालय का काम करने का अधिकार स्थापित किया। गणतंत्र के बाहर भेजे गए दस्तावेज़ों को दो भाषाओं में लिखा जाना था: रूसी और राष्ट्रीय, या केवल रूसी में।

यह जानना महत्वपूर्ण है कि 1925 में एनकेआरकेआई के तहत एक संयुक्त स्टॉक कंपनी का निर्माण सोवियत कार्यालय के काम के विकास के लिए बहुत महत्वपूर्ण था - राज्य संगठनात्मक भवन ब्यूरो(ऑर्गस्ट्रॉय)

ऑर्गस्ट्रॉय की मुख्य गतिविधि थी कार्यालय के काम का युक्तिकरण.

ऑर्गस्ट्रॉय के विकास के परिणामों को लागू करने के लिए, एक गंभीर वैज्ञानिक आधार के आधार पर, उनके सैद्धांतिक औचित्य की आवश्यकता थी।

ऐसी संस्था 1926 में NKRKI . के तहत बनाई गई थी प्रबंधन इंजीनियरिंग संस्थान(आईटीयू)

आईटीयू ने ऑर्गस्ट्रॉय के साथ मिलकर काम किया। आईटीयू द्वारा विकसित कार्यालय के काम में सुधार के तरीकों और परीक्षाओं, वैज्ञानिक रूप से आधारित तरीकों, ऑर्गस्ट्रॉय ने व्यवहार में लागू किया, उन्हें संस्थानों की गतिविधियों में पेश किया: प्रत्यक्ष अवलोकन की विधि, मतदान (साक्षात्कार), सक्रियण, फोटोग्राफी, स्वयं की तस्वीर कार्य दिवस, समय। इन सभी विधियों का उपयोग वर्तमान में कार्यालय कार्य प्रणाली के अध्ययन, इसके विश्लेषण और युक्तिकरण के प्रस्तावों के विकास में किया जाता है।

वी 1928 आईटीयू शहर ने आरएसएफएसआर सेंट्रल आर्काइव के साथ मिलकर "राज्य, पेशेवर और सहकारी संस्थानों और आरएसएफएसआर के उद्यमों में कार्यालय के काम के अभिलेखीय हिस्से के संगठन के लिए नियम तैयार किए हैं।" कार्यालय के काम में दस्तावेजों के वर्तमान भंडारण के संगठन के लिए नियमों का बहुत महत्व था, और उनके विनाश की प्रक्रिया भी स्थापित की गई थी।

वी 1931 आईटीयू शहर ने "प्रलेखन और कार्यप्रवाह के लिए सामान्य नियम" का एक मसौदा विकसित किया है, जिसका अर्थ है कि कार्यालय के काम के लिए एक समान नियमों की शुरूआत एक अखिल-संघ पैमाने पर की जाती है। कार्यालय के काम की एक एकीकृत प्रणाली बनाने का यह पहला प्रयास था, क्योंकि "सामान्य नियम ..." प्रत्येक सोवियत संस्थान और उद्यम के लिए कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए मानक आधार बनना था। लेकिन अप्रैल 1932 में ITU के परिसमापन के परिणामस्वरूप, नियमों को अंतिम रूप नहीं दिया गया और अनुमोदित नहीं किया गया। यूएसएसआर में आईटीयू के परिसमापन के बाद, कार्यालय के काम के संगठन के वैज्ञानिक विकास के लिए एक भी केंद्र नहीं था।

कार्यालय के काम के इतिहास में, आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम के विभागीय विनियमन की एक लंबी अवधि शुरू हुई, समय, प्रत्येक विभाग ने कार्यालय के काम को व्यवस्थित करने के मुद्दों को एक तरह से तय किया।

1936 के संविधान का प्रलेखन प्रक्रियाओं पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ा, सोवियत सत्ता के वर्षों में पहली बार, इसने प्रबंधन दस्तावेजों के पदानुक्रम को विधायी रूप से समेकित किया, स्पष्ट रूप से परिभाषित किया कि किसी विशेष प्राधिकरण और प्रशासन द्वारा किस प्रकार के प्रशासनिक दस्तावेज जारी किए जाने चाहिए, जैसा कि साथ ही संस्थानों, संगठनों और उद्यमों।

वी 1943 यूएसएसआर के मुख्य अभिलेखागार प्रशासन ने बनाने का एक और प्रयास किया आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम करने में एक समान मानक... एक मसौदा "यूएसएसआर के संस्थानों, संगठनों और उद्यमों के वर्तमान कार्यालय कार्य में दस्तावेजी भाग की स्थापना और दस्तावेजी सामग्री की सुरक्षा के लिए निर्देश" तैयार किया गया था। वहीं, दूसरी बार दस्तावेज को मंजूरी नहीं मिली।

उसी वर्ष, पहला विशिष्ट प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, जिसने उनके भंडारण की शर्तों को स्थापित किया। सूची कार्यालय के काम और संग्रह दोनों में दस्तावेजों के मूल्य की जांच का आधार बन गई।

यह मत भूलो कि सोवियत कार्यालय के विकास के लिए एक महत्वपूर्ण मील का पत्थर 1959 में यूएसएसआर सरकार का निर्णय था देश के संस्थानों और उद्यमों के लिए कार्यालय कार्य की एक एकीकृत राज्य प्रणाली का विकासतकनीकी साधनों के व्यापक उपयोग के आधार पर। 25 जुलाई, 1963 के यूएसएसआर के मंत्रिपरिषद के फरमान से "यूएसएसआर में अभिलेखीय मामलों में सुधार के उपायों पर" ऑल-यूनियन साइंटिफिक रिसर्च इंस्टीट्यूट ऑफ रिकॉर्ड्स मैनेजमेंट एंड आर्काइवल अफेयर्स (वीएनआईआईडीएडी) बनाया गया था, जिसका मुख्य उद्देश्य था जो एकीकृत राज्य सांख्यिकी सेवा का विकास था।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि एक ही समय में कर्मियों के प्रशिक्षण का मुद्दा शुरू होता है: शैक्षणिक वर्ष 1962/63 से कई माध्यमिक विद्यालयों में। घ. "कार्यालय कार्य" विशेषता में छात्रों का प्रशिक्षण शुरू हो गया है। 1964 में, मॉस्को स्टेट हिस्टोरिकल एंड आर्काइवल इंस्टीट्यूट (MGIAI) में, USSR डिपार्टमेंट ऑफ़ स्टेट रिकॉर्ड्स मैनेजमेंट (FGD) में पहला खोला गया, जो प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन पर काम करने के लिए उच्च शिक्षा वाले विशेषज्ञों को प्रशिक्षित करता है।

उस समय से, VNIIDAD कार्यालय के काम के लिए एक नियामक और पद्धतिगत ढांचा विकसित कर रहा है, FGD (अब मानविकी के लिए रूसी राज्य विश्वविद्यालय के प्रलेखन के संकाय) ने दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए विशेषज्ञों को प्रशिक्षित किया है।

ध्यान दें कि MGIAI और VNIIDAD के बीच घनिष्ठ सहयोग का 1970 - 1980 के दशक में पहले से ही घरेलू कार्यालय के काम के विकास पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ा। प्रलेखन की सैद्धांतिक और पद्धति संबंधी समस्याओं का व्यवस्थित, उद्देश्यपूर्ण अध्ययन शुरू हुआ, जो एक राष्ट्रीय चरित्र के विशिष्ट अनुप्रयुक्त विकास में सन्निहित थे।

मत भूलो कि उनमें से सबसे महत्वपूर्ण बन गया है कार्यालय कार्य की एकीकृत राज्य प्रणाली(ईजीएसडी), सितंबर 1973 में यूएसएसआर की विज्ञान और प्रौद्योगिकी समिति द्वारा अनुमोदित।
यह ध्यान देने योग्य है कि यूनिफाइड स्टेट स्टैटिस्टिक्स सर्विस के मुख्य प्रावधान - नियमों, मानकों, सिफारिशों का एक वैज्ञानिक रूप से आदेश दिया गया सेट है जो यूएसएसआर के संस्थानों, संगठनों, उद्यमों में कार्यालय के काम के संगठन को निर्धारित और विनियमित करता है। इसका मुख्य लक्ष्य दस्तावेजों के साथ काम करने के समान रूपों और तरीकों को पेश करके कार्यालय के काम के संगठन को एक ही आधार पर बेहतर बनाना है।
यह ध्यान देने योग्य है कि यूनिफाइड स्टेट स्टैटिस्टिक्स सर्विस के मुख्य प्रावधानों ने प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजीकरण के लिए नियम स्थापित किए (जो केवल संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होते हैं), दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन के लिए सिफारिशें शामिल हैं, कार्यालय कर्मियों के काम के आयोजन के लिए नींव निर्धारित करते हैं। और कार्यालय प्रक्रियाओं का मशीनीकरण। पिछले दशकों में पहली बार, कार्यालय के काम की एक एकीकृत प्रणाली बनाई गई थी, जो राष्ट्रीय प्रकृति की थी, लेकिन दुर्भाग्य से, आधिकारिक दर्जा प्राप्त नहीं हुआ।

वी 1988 यूएसएसआर ग्लेवरखिव के नेतृत्व ने इसके दूसरे संस्करण को मंजूरी दी, जिसे यूनिफाइड स्टेट सिस्टम फॉर डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट (ईजीएसडीओयू) कहा जाता है।

कार्यालय के काम में सुधार की दूसरी महत्वपूर्ण दिशा प्रबंधन प्रलेखन के प्रसंस्करण के लिए संरचना और नियमों का एकीकरण और मानकीकरण है, जो 1970 के दशक से सक्रिय रूप से विकसित हो रहा है।

संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन (ORD) के लिए पहला GOST 1972 में लागू किया गया था - GOST 6.38-72 "संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि मुख्य प्रावधान "और GOST 6.39-72" संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली। नमूना प्रपत्र ".

यूनिफाइड सिस्टम ऑफ ऑर्गनाइजेशन एंड एडमिनिस्ट्रेटिव डॉक्यूमेंटेशन (USORD) के विकास के संबंध में, इन GOST को 1978 में एक नए संस्करण में अनुमोदित किया गया था और 1990 में संशोधित किया गया और GOST 6.38-90 "यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम" में जोड़ा गया। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ ”। ओआरडी के मानकों ने विवरणों की संरचना, उनके डिजाइन और स्थान के लिए नियम, प्रपत्रों की आवश्यकताएं, मुद्रण उपकरणों का उपयोग करके उत्पादित दस्तावेजों और दस्तावेजों के ग्रंथों के लिए स्थापित किया।

दस्तावेजों के साथ काम में सुधार का एक अलग क्षेत्र कार्यालय के काम और संग्रह में इस्तेमाल की जाने वाली शब्दावली का एकीकरण बन गया है। GOST 16487-70 "कार्यालय का काम और अभिलेखीय व्यवसाय" की शुरूआत के कारण शर्तों की व्याख्या स्पष्ट हो गई। ध्यान दें कि नियम और परिभाषाएँ ”(1983 और 1998 में संशोधित) एकीकृत शब्दावली नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों और विशेष साहित्य दोनों को स्पष्ट रूप से समझना संभव बनाती है। किसी भी संगठन में स्थानीय नियामक दस्तावेजों के विकास में आधिकारिक शब्दों का भी उपयोग किया जाता है।

1970 के दशक से, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी को प्रबंधन में पेश किया गया है और प्रबंधकीय और उत्पादन समस्याओं को हल करने के लिए स्वचालित प्रबंधन उपकरण (ACS) का विकास शुरू होता है। स्वचालित नियंत्रण प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए दस्तावेजों के एकीकरण की आवश्यकता थी। 1970 के दशक के मध्य में, पहले एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (एसडीएस) को मंजूरी दी गई थी। एसडीएस एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाए गए परस्पर संबंधित दस्तावेजों के परिसर हैं, जिसमें गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है। http: // साइट पर प्रकाशित सामग्री

यह कहने योग्य है - 1983 में प्रकाशित ऑल-यूनियन क्लासिफायर ऑफ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन (OKUD) में USD की पूरी सूची दी गई है।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली (USORD) को USDD में शामिल किया गया था। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इसमें GOST 6.15.1-75 "मूल प्रावधान" शामिल थे, जिसने USORD के उद्देश्य और संरचना को स्थापित किया, प्रपत्रों के लिए आवश्यकताएं और दस्तावेजों के ग्रंथ, उनके अनुमोदन और पंजीकरण के नियम; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, साथ ही दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का एल्बम और उनके उपयोग के लिए दिशानिर्देश।

प्रणाली का विशेष महत्व संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में इसके लगभग सार्वभौमिक अनुप्रयोग में निहित है।

1980 के दशक में, कार्यालय के काम और अभिलेखागार में दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियामक और कार्यप्रणाली ढांचे को संशोधित किया गया था। 1986 में, "विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम" प्रकाशित किए गए थे, जिसमें दस्तावेजों को संग्रहीत करने, दस्तावेजों को फाइलों में बनाने, उनकी परीक्षा, लेखा और संग्रह के अधिग्रहण के नियम शामिल थे। 1989 में, "राज्य समितियों, मंत्रालयों, विभागों, संस्थानों, संगठनों और उद्यमों की गतिविधियों में गठित मानक दस्तावेजों की सूची, भंडारण समय का संकेत" प्रकाशित किया गया था, जो भंडारण के आयोजन में प्रत्येक कार्यालय प्रबंधन सेवा के लिए एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका भी थी। दस्तावेजों की।

1980 के दशक में, कार्यालय के काम के लिए समय मानक विकसित किए गए थे। श्रम लागत के स्थापित सूत्रों के आधार पर, कार्यालय प्रबंधन सेवा में श्रमिकों की मात्रात्मक संरचना की गणना करना संभव था।
यह ध्यान देने योग्य है कि उनके लिए आधार कार्यालय के काम पर काम के लिए समय के बढ़े हुए मानकों और यूएसएसआर राज्य समिति के केंद्रीय श्रम मानकों के केंद्रीय ब्यूरो द्वारा विकसित टंकित काम के लिए एकीकृत मानकों (उत्पादन) के लिए 1988 में जारी किया गया था। श्रम और सामाजिक मुद्दों पर।

आधुनिक रूस में कार्यालय का काम

1970 और 80 के दशक में कार्यालय के काम का विकास रूसी संघ में कार्यालय के काम के संगठन का आधार था।

कार्यालय के काम के इतिहास में यह तीसरा चरण, सबसे पहले, सामाजिक और आर्थिक क्षेत्रों में महत्वपूर्ण परिवर्तनों की विशेषता है। 1990 के दशक से, रूस में गैर-सरकारी संगठनों (संयुक्त स्टॉक कंपनियों, सीमित देयता कंपनियों, एकात्मक उद्यमों, आदि) का सक्रिय निर्माण शुरू हुआ। इनमें से अधिकांश संगठनों में, कार्यालय का काम नए सिरे से बनाया गया था। 1990 के दशक की शुरुआत से रूसी संघ में विधायी और नियामक कानूनी ढांचा विकसित होना शुरू हुआ, जिसने दस्तावेजों और उनके साथ काम करने दोनों के लिए आवश्यकताओं को स्थापित किया है।

रिकॉर्ड रखने की जिम्मेदारी आमतौर पर सचिव में निहित होती है। इस पद के लिए विशेष शिक्षा की आवश्यकता नहीं होती है, और अक्सर इसके लिए न्यूनतम कार्य अनुभव वाले आवेदकों को काम पर रखा जाता है। लेकिन दस्तावेज़ प्रबंधन एक जिम्मेदार और महत्वपूर्ण व्यवसाय है, किसी उद्यम का सफल संचालन काफी हद तक उसकी सटीकता और शुद्धता पर निर्भर करता है।

कार्यालय का काम हो सकता है:

• सामान्य - कंपनी की मुख्य गतिविधि से संबंधित,
• कार्मिक - कार्मिक विभाग द्वारा अनुरक्षित कर्मियों पर प्रलेखन के लिए,
• गुप्त - कुछ राज्य संरचनाओं में पाया जाता है और इसमें आचरण के मानक होते हैं,
• इलेक्ट्रॉनिक - जब सूचना का एक टुकड़ा डिजिटल प्रारूप में प्रसारित किया जाता है।

अपने दम पर कार्यालय के काम की बुनियादी बातों में महारत हासिल करना मुश्किल नहीं है। सबसे महत्वपूर्ण और मौलिक दस्तावेज से शुरू करना बेहतर है - मामलों का नामकरण।

मामलों का नामकरण

यह संगठन में सभी "मामलों" को सूचीबद्ध करने वाला एक दस्तावेज है। इस मामले में, "केस" का अर्थ है एक ही प्रकार या दिशा के व्यावसायिक पत्रों का संग्रह।

नामकरण एक प्रणाली है जो आपको किसी उद्यम की दस्तावेजी गतिविधियों का विश्लेषण करने की अनुमति देती है। इसे संकलित करने के लिए, आपको दस्तावेजों की सभी उपलब्ध किस्मों की एक सूची निर्धारित करने की आवश्यकता है। फिर उन्हें दिशाओं में संयोजित करें। प्रत्येक प्रकार को एक संख्या दी जाती है - एक कोड, इसमें कई संख्याएँ या अक्षर शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, एक संख्या, वर्ष या प्रकाशन का एक महीना, यदि दस्तावेज़ों की मात्रा महत्वपूर्ण है।

उदाहरण के लिए: 01 / बीयू / 2017, जहां 01 क्रम में संख्या है, बीयू लेखा विभाग है, 2017 वर्ष है। भंडारण अवधि और संग्रह में जगह जब मामला सौंप दिया जाएगा, वहां भी संकेत दिया गया है। नामकरण को एक निश्चित अवधि के लिए अनुमोदित किया जा सकता है - एक वर्ष, 3 वर्ष या 5 वर्ष के लिए, यदि कोई परिवर्तन अपेक्षित नहीं है। अनुमोदन से पहले, नामकरण की सामग्री को विभागों के प्रमुखों द्वारा उनके काम के संदर्भ में जांचा जाना चाहिए।

कागजों के सुविधाजनक संग्रह के साथ-साथ मामलों को सिस्टम में लाने के उद्देश्य से एक नामकरण तैयार किया गया है। यह कार्यालय के काम की मूल बातों को संक्षेप में रेखांकित करने में मदद करता है, उद्यम की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, मुख्य प्रकार के व्यावसायिक पत्रों को दर्शाता है। आमतौर पर इसे एक तालिका के रूप में संकलित किया जाता है - मामले का नाम, कोड (संख्या), संग्रह में स्थान, भंडारण अवधि। मामलों को उनके प्रकाशन के प्रकार, विभागों द्वारा समूहित करना बेहतर है।

संगठन में दस्तावेजों के प्रकार

मामलों की संख्या और दस्तावेजों के प्रकार सीधे कंपनी की गतिविधियों की बारीकियों से संबंधित हैं। अक्सर वर्कफ़्लो को ब्लॉक में विभाजित किया जाता है, जो कार्य के क्षेत्रों में विशेषज्ञों द्वारा किया जाता है। लेकिन एक सूची है जो किसी भी कंपनी के लिए विशिष्ट है, चाहे वह वाणिज्यिक हो या राज्य के स्वामित्व वाली:

इनबॉक्स - बाहर से संगठन में आने वाला - मेल द्वारा आया सब कुछ, कोरियर के साथ, व्यक्तिगत रूप से अन्य संगठनों के प्रतिनिधियों द्वारा वितरित किया जाता है।

आउटगोइंग - संगठन से भेजा गया - अन्य कानूनी संस्थाओं के साथ-साथ व्यक्तियों (उत्तर, पत्र, निर्णय) को संबोधित सब कुछ।

आंतरिक - संगठन के बाहर नहीं, उद्यम के काम को विनियमित करना (आदेश, आदेश, विनियम, विनियम, आदि)।

एक नियम के रूप में, प्रत्येक प्रकार के लिए एक अलग पंजीकरण पत्रिका रखी जाती है, जिसमें क्रम में संख्या, तिथि, नाम, दस्तावेज़ कहाँ से आया या कहाँ भेजा गया था, और प्रभारी व्यक्ति का नाम दर्ज किया गया है।

यदि जर्नल कर्मचारियों को सौंपे गए दस्तावेजों को पंजीकृत करता है, तो रसीद में एक हस्ताक्षर फ़ील्ड छोड़ दिया जाता है। साथ ही, जर्नल में एक नोट बनाया जा सकता है, जिसमें नामकरण के अनुसार, एक प्रति भंडारण के लिए दायर की गई थी।

संगठन आंतरिक व्यापार यात्राओं के लॉग भी रख सकता है, चाबियों की वापसी के लिए लेखांकन, कार्यस्थल पर आने का समय और यहां तक ​​​​कि फोन कॉल भी। कभी-कभी पंजीकरण पुस्तकों की संख्या लॉग बुक की स्थापना की ओर ले जाती है। यह सब उद्यम में जरूरत और मौजूदा अभ्यास पर निर्भर करता है।

पत्रिकाओं को क्रमांकित, सिले और सील करने की आवश्यकता है, यह शीट को बदलने की संभावना को बाहर करने के लिए किया जाता है।

रिकॉर्ड कीपिंग - कार्यालय के काम और कार्यप्रवाह की मूल बातें। पत्रिकाओं और मामलों की संख्या कंपनी की जरूरतों और सभी कागजात रिकॉर्ड करने की इच्छा पर निर्भर करती है।

दस्तावेज़ प्रवाह पर विनियमन

मामलों के नामकरण और आवश्यक पत्रिकाओं की सूची के विकास के बाद, संगठन के कार्यप्रवाह पर एक विनियम तैयार करना उचित है। यह एक विनियम है जो सभी उपलब्ध कागजातों को संकलित करने, स्थानांतरित करने, संग्रहीत करने के नियमों की व्याख्या करता है। यह दस्तावेज़ीकरण की प्रत्येक धारा के लिए प्रक्रिया का वर्णन करता है और इसे एक विभाग से दूसरे विभाग में स्थानांतरित करने के लिए एक समयरेखा निर्धारित करता है।

नमूना विवरण

विनियमन भ्रम, जिम्मेदारी के स्थानांतरण और महत्वपूर्ण व्यावसायिक कागजात के नुकसान से बचने में मदद करेगा। प्रत्येक धारा के लिए, एक मार्ग निर्धारित है - उदाहरण के लिए: प्रकाशन, अनुमोदन, पंजीकरण, प्राप्तकर्ता को भेजना, संग्रह में दाखिल करना।

मुहर और टिकट

अक्सर नवागंतुक, और केवल वे ही नहीं, यह पता नहीं लगा सकते हैं कि किन मामलों में किसी संगठन की मुहर की आवश्यकता है, और किन मामलों में नहीं। उत्तर बहुत सरल है: आउटगोइंग फॉर्म एक मुहर द्वारा प्रमाणित होते हैं, क्योंकि मुहर की उपस्थिति पत्र की उत्पत्ति को प्रमाणित करती है। आंतरिक कागजों को छपाई की आवश्यकता नहीं होती है क्योंकि वे हैं इस मामले में मैनुअल के हस्ताक्षर पर्याप्त हैं।

उनके पंजीकरण के बाद आने वाले दस्तावेजों को निर्णय लेने और निष्पादन या प्रतिक्रिया के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करने के लिए प्रबंधक को स्थानांतरित कर दिया जाता है। उन्हें मुहर की भी आवश्यकता नहीं है। मुहर और मोहर भ्रमित नहीं होना चाहिए। टिकट "इनकमिंग नंबर ..." से "कॉपी सही है" तक बहुत भिन्न हो सकते हैं, और उनके पास कोई कानूनी बल नहीं है। यह सचिव के काम के लिए सिर्फ एक सहायक उपकरण है।