Основите на канцелариската работа и работниот тек накратко. Историја на канцелариска работа. Постојат три форми на организација на канцелариската работа: централизирана, децентрализирана и мешовита

1. ВОВЕД ВО БИЗНИС ПРОИЗВОДСТВО

1. Документ во контролниот систем.

2. Основни концепти на канцелариска работа и работен тек.

3. Историјата на развојот на канцелариската работа во Русија.

1.1. ДОКУМЕНТ ВО СИСТЕМОТ ЗА УПРАВУВАЊЕ

Главниот метод за евидентирање и пренос на менаџерски и други информации во системот за управување е документ, а квалитетот на донесените одлуки и, според тоа, севкупниот резултат од активностите на која било институција во најширока смисла на зборот во голема мера зависи од тоа како ефикасно се организира документациската поддршка. Правилната документарна поддршка на работата во институција се заснова на соодветна регулаторна и методолошка основа - збир на правни документи од организациска, поучна, методолошка природа. Регулаторните и методолошките документи за канцелариско работење во секоја институција се изработуваат врз основа на релевантните законски и регулаторни акти.

В во согласност со Федералниот закон „За информации, информатизација

и заштита на информации „од 20 февруари 1995 година Бр. 24-ФЗ (чл. 5) документација (т.е. создавање документи) е предуслов за вклучување на информации во информативните ресурси. Исто така, се вели дека документацијата се спроведува на начин пропишан од државните органи надлежни за организирање на канцелариското работење, стандардизирање на документите и нивните низи. Државната регулатива се однесува не само на полето на документација, туку и на организацијата на работа со документи.

Државното регулирање на канцелариското работење го врши Федералната архивска служба на Русија (Росархив), која, во согласност со Правилникот за Архивскиот фонд на Руската Федерација (одобрена со Уредба на Претседателот на Руската Федерација од 17 март 1994 г. , бр. 552) и Правилникот за Федералната архивска служба на Русија (одобрена со Уредба на Владата на Руската Федерација од 28 декември 1998 година бр. 1562) врши меѓусекторско организациско и методолошки насоки и контрола врз организацијата на документи во канцелариската работа на федералните владини тела, го координира развојот на државниот канцелариски систем и унифицирани системи за документација.

Комитетот на Руската Федерација за стандардизација, метрологија и сертификација (Госстандарт на Русија) врши државно управување со стандардизацијата, вклучително и работа на обединување и стандардизација на документи и системи за документација, развој, имплементација и одржување на серуски класификатори на технички , економски и социјални информации.

Владата на Руската Федерација, федералните извршни тела се одговорни за организирање поддршка за документација во извршните тела, развивање на релевантни регулаторни правни акти.

1.2. ОСНОВНИ КОНЦЕПТИ НА ДЕЛОВНО ПРОИЗВОДСТВО И ПРОИЗВОД НА ДОКУМЕНТИ.

Управување со кое било претпријатие- ова е информативен процес во кој се добиваат информации, се обработуваат, се развива одлука, одлуката се соопштува на изведувачите, чии постапки се контролираат.

Во сите фази од процесот на информирање се креираат документи во кои се евидентираат различни информации.

Документот е збирка на информации лоцирани на опиплив медиум и имаат правна основа.

Супериорен

		правци
	Администрација
				управување
	протоколи,
	заклучоци		работа во канцеларија
				Изведувачи
		контрола	канцелариски белешки,

известување

Ориз. 1. Информациски процеси на претпријатието

Составен дел од менаџментот на секој организациски систем е канцелариското работење.

Терминот „канцелариска работа“ се појавил во втората половина на 18 век и означувал не само папка со документи, туку и самото прашање. Во моментов под поимот се подразбира организација на информативна поддршка за случајот, т.е. управување со евиденција.

Работа во канцеларија- полето на активност поврзано со процесот на креирање документи и организирање работа со нив.

Цел на канцелариска работа- информативна поддршка на процесот на управување

Главните задачи на канцелариската работа:

 создавање на документи, т.е. поправајќи ги накој било медиум;

 пренос на документи за нивно последователно извршување или одлучување;

 регистрација на документи за вршење контрола врз нивното извршување;

 систематизација и складирање на документи, брзо пребарување на документи

колку што е потребно.

Форми на организација на канцелариска работа:

Централизирана формасе карактеризира со тоа што сите операции за обработка на документи се концентрирани (централизирани) во еден центар за целата институција - канцеларија, генерален оддел или секретар. Оваа форма е типична за мали институции.

Децентрализирана формавклучува растурање на канцелариските операции помеѓу структурните одделенија на институцијата; додека во секој од нив се врши релативно хомогено збир на канцелариски операции. Ретко се користи.

Во мешана форма, операциите се вршат централно (прием, регистрација, контрола, дуплирање на документи) и децентрализирано (чување на документи, формирање на предмети). Типично за средни и големи институции.

Концептот на канцелариска работа се заснова на концептот на документација.

Документирање- Ова е регулиран процес на снимање на информации на хартија или други медиуми што ја обезбедува нејзината сила.

Алатки за документација- алатките што ги користи човекот за креирање документи. Тие се поделени на:

едноставни средства(пенкала, моливи)

механички и електромеханички средства (машини за пишување,

магнетофони, фото, филмска и видео опрема)

автоматизирани алатки (компјутерска технологија).

Документацијата вклучува почитување на утврдените правила за снимање

информации специфични за секој тип на документ. Усогласеноста со овие правила им дава правно дејство на креираните документи.

Правна сила- сопственост на службен документ, соопштен со постојното законодавство, надлежноста на органот што ја издал и утврдената постапка за регистрација.

Реквизити - задолжителен елемент на извршување на документот (име на видот на документот, адресат, датум, потпис).

Формулар за документПретставува збир на детали во документ, распоредени по редоследот утврден со стандардот.

Систем за документација- збир на документи поврзани со потеклото, целта, видот, полето на активност, единствените барања за нивна регистрација.

Организацијата на работата со документи вклучува организација на протокот на документи на институцијата, складирање документи и нивна употреба во тековните активности на институцијата.

Протокот на документи на институцијата е процес на движење на документите во организацијата од моментот на нивното создавање или прием до завршување на нивното извршување и пренесување во архивата.

Документот е промовиран:

1. Во просторот: внатре во претпријатието и надвор од него.

2. Во времето: од моментот кога документот е креиран или примен додека не бил испратен до примачот или пренесен на складирање.

Организација на протокот на документи во претпријатието (види слајд)

Разликувајте помеѓу надворешните и внатрешните контури на протокот на документи.

Надворешната контура започнува со дојдовни (надворешни) документи кои доаѓаат во претпријатието однадвор. Примените документи секретарите ги регистрираат и потоа ги испраќаат на извршување. Надворешната контура завршува со регистрација на појдовни документи.

Ако документот е креиран во самата организација, тогаш постои внатрешна контураусвојување на документот (почеток - извршување - координација - одобрување

чекање - регистрација).На внатрешната контура на преминот на документот често се случува неговото верзиирање (т.е. документот постои во различни верзии). На пример, во фазата на одобрување, кога се појавуваат коментари од различни лица. Важна задача на канцелариската работа е следење, акумулирање и управување со верзии на документи, како и контрола врз промените на документите.

1.4. ИСТОРИЈА НА РАЗВОЈ НА БИЗНИС-ПРОИЗВОДСТВОТО ВО РУСИЈА

До 10 век биле документирани главно правни односи меѓу граѓаните. Веќе во тоа време постоела култура на составување и обработка на документи, како патни исправи, писмени тестаменти и сл., а исто така во специјалното училиште обучувале книжници, судски секретари, печатари (чувари на печатот) за принцови и големи Меѓутоа, феудалците не постоеле единствен систем на управување со државната евиденција.

Фаза 1. Потеклото на системот за канцелариска работа (XI-XV век).

Периодот на старата руска држава е период на постепено преклопување на традициите на системот за канцелариска работа, акумулација на искуство во документирање, обработка и складирање документи, обезбедување на нивната безбедност, вклучително и заштита од неовластен пристап и фалсификување.

Карактеристични карактеристики на периодот:

1. Се појави стручни службеници: црковни псалмисти

и чиновници (во XIV век чиновниците се нарекувале службеници на сите луѓе кои вршат канцелариска работа).

2. Беа составени еден вид прирачници за канцелариска работа - формулари, во кои беа наведени фазите на подготовка на документи - црно пишување, редакциска, бела хартија.

3. Имаше потреба да се зачува тајноста на важни информации, како резултат на тоа се појавија разни клипови (потписи), печати, мостови (потписи на лепила), т.е.елементи на заштита на информации од неовластен пристапво фаза на складирање и употреба.

Од ова време датираат и првите случаи на фалсификување исправи.

4. Развиена е постапка за одземање на правната сила на документите.Мајка -

алиси биле извадени од специјално складиште со „ларник“ (чувар на ковчег со дополнителна

документи) и уништени во присуство на сведоци. Особено важни документи беа уништени од комисија избрана од градското вече, често јавно, во свечена атмосфера. Помалку значајни документи им биле вратени на авторите или едноставно биле избришани од пергаментот на кој биле напишани, а соголените листови повторно биле користени.

5. Беа доделени места за безбедно чување на документи и евиденција: гостински дворови и манастири.

Скоро до крајот на XIV век. во Русија, главниот материјал за пишување е

жив пергамент (специјално облечена кожа), наречен во документите „повелба“, а кај обичните луѓе - само „телешко“ ... Најстариот облик на пред

документот беше писмо - посебен лист пергамент широк малку повеќе од 15 см

(3,5 инчи). Документите се пишуваа во цврст текст, без поделба на зборови, а од интерпункциските знаци се користеше само точката на крајот од реченицата.

Фаза 2. Нарачајте канцелариска работа (XV - XVII век).

Периодот на формирање и развој на државната канцелариска работа обично се нарекува период на команда,со името на првите државни институции

- нарачки. Во овој период постепено се создава систем на канцелариско работење на централните и локалните институции, се формираат кадри на канцелариски работници, се создаваат стабилни форми на документи и методи за нивна подготовка.

Карактеристични карактеристики на периодот:

1. Канцелариската работа се вршеше во службеничките колиби, кои истовремено беа и место за прием на посетители (присуство), и канцеларијата, и ар-

ХИВ. Документите обично се ставаа на маси, на клупи, особено вредни - во сандаци-кутии во истите простории каде што се вршеше тековната работа и каде што се примаа посетители. Во налозите беа составени пописи на документи во складиштето,

а во 17 век. За списоците на документи беа составени АБЦ-посебни покажувачи за барање документи.

2. Документите биле изработени на хартија и имале специфичен облик - колона(столб, столб), т.е. свиток од тесни листови хартија залепени еден на друг.

Составните делови на столбот биле наречени „постави“. Местата каде што се лепат листовите го добиле истото име. Колоната всушност не беше единствен документ, туку го вклучуваше целиот сет на документи во случајот. Текстот во колоните беше испишан само на едната страна, а на задната страна се користеше само за ставање белешки, резолуции, адреси. Документите се чуваа навиваат во ролна или ролна; се правеле посебни футроли за особено важни документи, но почесто се чувале едноставно во сандаци, или сандаци. Оваа форма на документот беше незгодна, бидејќи беше потребно многу време да се прошири и да се склопи колоната при наоѓање на потребните информации. Самото лепење не беше доволно силно, што доведе до влошување и дотраеност на документот. Заедно со образецот на колоната на документот, се роди и образецот на тетратката и почна да се користи во нарачките. Тетратката е парче хартија преклопено на половина. Беа собрани тетратки, врзани по потреба и составени книги.

3. На документот му е дадена правна сила со таканаречената „регистрација“ на пропаста-

ного службеник - потписот на службеникот, ставен во слогови на задниот дел од документот на таков начин што неговите букви ги доловуваат двата краја на залепените листови.

(Ниту царот, ниту болјарите не потпишаа никакви документи, со исклучок на договорните документи со странски држави). Овој начин на потпишување документи обезбедува заштита на информациите и го отежнува нивното фалсификување.

4. Се додаваат разни видови документи кои ги евидентираат раководните активности на државните институции: од врховната власт подредена

nym беа испратени писма, декрети и реченици, беа испратени одговори од локалните институции на налози, поднесени се претставки во форма на писмено барање од приватни лица до државните институции.

5. Повеќето детали се уште не се издвојуваат од текстот,тие. жалба, по ѓаволите

6. Секој документ беше регистриран:по приемот, датумот бил печатен на документот и службеникот направил белешка „Запиши“, што значело „Направи прашања“. Всушност, ова значеше почеток на разгледување на случајот.

Фаза 3. Колегиско канцелариско работење (XVIII век).

Главната разлика помеѓу колегиумската канцелариска работа беше тоа што нејзината организација беше регулирана со закон. Период на колегиумски работи-

производството е во корелација со реформите на Петар I. Токму тој го создаде рускиот бирократски систем кој ја определи модерната работа со документи. Петар I со право може да се нарече „татко на руската бирократија“.

Карактеристични карактеристики на периодот:

1. Додаден е законски акт „Општи прописи“ во кој детално се разработени документациските прашања. (правила за регистрација на документи,

контрола на нивното извршување, постапката за нивна подготовка, сертификација, складирање) и

движење на случајот (тек на документи).Регулативата дури дефинира како треба да се наредени масите (да имаат кутии со брави), како да седат службениците (двајца на една маса) итн. Работниот ден во колегиумите траеше 8 часа. Работата се одвиваше во текот на целата година, со исклучок на трите летни месеци и празниците. За еден ден непојавување на работа, на службеник му се одзема еден месец, за неработен час се одбива неделна плата.

2. Во документот е воведен потписот на шефот и членовите на одборот.

3. Воспоставена е процедурата за употреба на пломби.Апликација за печатење

се одржа во присуство на двајца сведоци.

4. Колононските форми на документи беа заменети со тетратки - 4 листови хартија преклопени на половина и зашиени со конци. Неколку врзани тетратки сочинуваа една книга.

5. Во документите се појавија нови детали: влезни и појдовни броеви за регистрација, адресат, потпис, датум на составување, вид на документ итн.

менување во модерната канцелариска работа.

6. За многу документи, беа воспоставени официјални обрасци и беа развиени правила за локацијата на деталите на лист хартија.

7. Почнаа да се развиваат различни системи за документација:

финансиски, во кој термините „дебитна“, „кредитна

dit "," биланс ", војска - извештаи, испраќања, инструкции, располагања;

меѓународен договор - белешки, меморандуми, испраќања;

судски - испрашувања, ветувања за заклетва, сведочења, казни;

статистички - анкетни пописи, наречени ревизии, провинциски извештаи.

Фаза 4. Министерско канцелариско работење (XIX - почетокот на XX век).

Тековниот систем за управување со документи, наречен извршна канцелариска работа... Во сферата на менаџментот се појавија министерства, а едночовечката команда на министри ја замени колегијалноста.

Карактеристични карактеристики на периодот:

1. Единствени принципи на мини-

на Русија -од создавање на документи до нивно архивско чување. Особено внимание беше посветено на редот на интеракција на министерствата со другите институции и со царот, во зависност од хиерархијата што преовладуваше во тоа време.

2. Воведен е повеќестепен систем на регистрација и сметководство на документи.Сите документи вклучени во министерството се запишани во дневникот. Секој оддел имаше сличен дневник, во кој беа запишани основните информации.

3. Се појави систем на контрола врз извршувањето на документите.Месечно

извршена е ревизија на предмети во структурни одделенија, во посебни листови се води евиденција за бројот на извршени и неизвршени документи. На крајот на годината е составена генерална изјава за министерството.

4. Формите на документи се променети. Официјалните документи беа составени на обрасци со аголни детали.Структурата на реквизитите на формуларот вклучува

или: името на институцијата, имињата на структурните одделенија, датумот и регистарскиот број, краток наслов на текстот, линк до добиениот документ. Од крајот на 20-тите години на минатиот век, меморандумите се произведуваат по типографски метод.

5. Се појавија нови видови документи: телеграми и телефонски пораки.

6. Објавени се збирки на примероци документи -писари.

Фаза 5. Советскиот период на управување со државната евиденција (1917 -

Карактеристични карактеристики на периодот:

1. 1917 - 1920 година Намалување на нивото на поддршка на документацијата

мрзеливост (работници, војници, селани кои немале специјално образование оделе да работат во новоформираните советски институции).

2.1925-1926 година Беа формирани две големи организации: Институтот за менаџмент инженеринг (ИТУ) и Државното биро за организациско градење

(Оргстрој). ITU се занимаваше со теоретски истражувања во областа на менаџментот, а Orgstroy ги спроведе во пракса, придонесувајќи за воведување на нова канцелариска опрема и канцелариска опрема. Кабинетот за стандардизација беше создаден во ITU,кој беше ангажиран во развојот на стандардите на целата Унија за документација (писма, телеграми, телефонски пораки, протоколи) и канцелариски материјали (мастило, ленти за машини за пишување).

3. Во 1932 година, ITU беше ликвидирана и централизираното методолошко подобрување на проблемите со циркулацијата на документите беше запрено.Од тој момент во историјата на канцелариската работа започна долг период на „независност“: секој одделна мој начин регулирана работа со службени документи.

4. Во 1963 година беа одобрени „Основните правила за поставување на документарниот дел од канцелариската работа и архивите на институциите, организациите, претпријатијата на СССР“.

Овој документ сè уште служи како водич за управување.

5. Во 1973 година беше развиен Единствениот државен систем за канцелариска работа (EGSD).

EGSD е научно нарачан збир на правила, стандарди и препораки за организирање и одржување на документациска поддршка за управување, почнувајќи од моментот на креирање на документот до неговото испраќање во архивата.

6. Во 1970-1980 г. формираше блок на ГОСТ за документи за управување.

7. Во 1980-тите. унифицирани системи за документација (SDS) се развиени за автоматизирање на обработката на податоците содржани во формуларите за документи.

Развојот на советската канцелариска работа во 1970-1980 година. ги постави темелите за канцелариска работа во Руската Федерација. Многу регулаторни и методолошки документи создадени во овој период сè уште се во сила.

1.4. РЕГУЛАТОРНА РАМКА ЗА ДЕЛОВНО ПРОИЗВОДСТВО

Регулаторна рамка за канцелариско работењеЕ збир на закони и прописи

правни акти со кои се регулира технологијата на креирање, обработка, складирање и користење на документи во текот на активностите на организацијата.

Регулаторната рамка за канцелариско работење ги вклучува следните компоненти:

 Законски и правни акти на Руската Федерација;

 ГОСТ;

 Прописи;

 Класификатори;

 Државен систем на документација поддршка за управување.

Законски и правни акти од областа на информатиката и документацијата:

 Законите на Руската Федерација: Граѓанскиот законик на Руската Федерација, законот на Руската Федерација „За стандардизација“, законот на Руската Федерација „За архивски фонд и архиви“

 Уредби и наредби на претседателот: „За основите на државната политика во областа на информатизацијата“, „За одобрување на прописите за Архивскиот фонд на Руската Федерација“

 Резолуции и наредби на владата: „За организација на работа на стандардизација, обезбедување униформност на мерењата, сертификација на производи и услуги“, „За подобрување на информативната поддршка за населението на Руската Федерација“

 Сојузните закони на Руската Федерација: „За информации, информатизација и заштита на информации“, „За учество во меѓународна размена на информации“, „За правна заштита на програми за електронски компјутери и бази на податоци“

 Правни акти на владините тела и извршната власт на конститутивните субјекти на Руската Федерација, кои ги регулираат прашањата за канцелариска работа.

Државни стандарди (ГОСТ) за документација

Регистрацијата на официјални документи е строго регулирана со стандарди.

Стандард - типичен поглед, примерок што објектот мора да го задоволи во однос на неговите карактеристики, својства, квалитети.

Законот на РФ „За стандардизација“ од 06/10/93 ја дефинира стандардизацијата како активност за воспоставување норми, правила и карактеристики. Обемот на стандардите, нивната содржина, обемот на нивното дејствување го одредуваат државните органи.

Име
ГОСТ Р 6.30-2003	Унифицирани системи за документација. Унифициран
	наја систем на организациски и административни документи
	ција. Барања за документација.
	Усвоено и стапено во сила со Резолуцијата на Госстандартот на Русија
ГОСТ Р 51141-98	Канцелариска работа и архивирање. Поими и дефиниции
ГОСТ 6.10.1-88	Унифицирани системи за документација (УСД). Главниот
	одредби
ГОСТ 6.01.1-87	Унифициран систем на класификација и кодирање на техничките
	економски информации. Основни одредби
ГОСТ 6.10.5-87	Унифицирани системи за документација (УСД). Требова-
	да се изгради примерок формулар
ГОСТ 6.10.4-84	Унифицирани системи за документација (УСД). Давање
	правна сила на документите на машински носач и
	машинско-граматика создадена со помош на пресметување
	технологија. Основни одредби
ГОСТ 6.10.3-83	Унифицирани системи за документација (УСД). Снимање
	информации во комуникативен формат

Барањата утврдени со стандардите се задолжителни за сите владини органи и деловни субјекти. Госстандарт и другите државни органи на управување, во рамките на нивната надлежност, ја следат усогласеноста со барањата на ГОСТ.

Прописи

1. Интериндустриски стандарди за време за работа на документација за управување. Развиено од Централното биро за работни стандарди (Централно биро за стандарди на трудот) на Министерството за труд на Руската Федерација во 1995 година и препорачано за одредување на интензитетот на трудот и бројот на вработени во владините тела, институциите и јавните организации. Тие содржат

 Стапки на потрошено време за документација за поддршка на менаџментот (обработка, регистрација, сметководство на количината и контрола на извршувањето на документите, одржување на досиеја итн.)

 Стапките на времето поминато на работата на архивата (каталогизација, создавање референтен апарат за архиви, итн.)

2. Временски стандарди за работа за подобрување на документациската поддршка за раководството на министерствата, секторите, претпријатијата и организациите. Развиено во VNIIDAD (серускиИстражувачки институт за документација и архивски работи) во 1992 година и содржи временски стандарди за изработка на планови, договори. Тие можат да се користат за пресметување на трошоците за работна сила, анализа на продуктивноста на работниците и пресметување на нивниот број.

3. Временски норми за работа на автоматизирана архивска технологија и документација за поддршка на органите на управување. Развиено од Централното биро за наука и технологија на Министерството за труд на Руската Федерација во 1993 година и се наменети за одредување на времето поминато на работа со документација за управување во традиционални услови и во услови на автоматизација на процесите на управување.

Временските норми важат за сите видови работа со документи и се поделени на два блока:

 Временски норми за работа на документација за поддршка на менаџментот (разработка на описи на работни места, номенклатура на работите на организацијата итн.)

 Временски стапки за извршената работа во процесот на автоматизација

воспоставена архивска технологија на работа (составување статистички извештаи, извршување на барања за пребарување итн.)

Класификатори

За употреба при сортирање, пребарување и обработка на разни документи на автоматизирани информациски системи, на документот мора да му се доделат посебни шифри.

Класификатор - документ кој содржи систематизирана листа на имиња на објекти и нивните кодови.

1. Класификатори на информации за документи за управување: ОКУД.

2. Класификатори на информации за организациски структури: ОКПО.

3. Класификатори на информации за населението и персоналот: ОК на занимања на работници, позиции на вработени и оценки на плати (OKPDTR).

Државен систем на документација за управување (GSDOU)

Почнувајќи да го проучувате курсот, пред сè треба да се запознаете со основните професионални термини и дефиниции кои постојано се среќаваат при работа со документи.

Канцелариското работење е гранка на дејност која обезбедува документација и организација на работата со официјални документи.

Првично, терминот се појави во усниот говор (веројатно во 17 век) и значеше процес на решавање (производство) на случај: „да се работи“ - да се реши проблемот. Во текот на одлуката, стана неопходно да се консолидира резултатот, на пример, постигнатиот договор. За ова, документите се создаваат уште од античко време, бидејќи изговорениот збор е краткотраен, може да се заборави, да се искриви за време на преносот или да не се разбере толку. Веќе во XVI век. се користи зборот Бизнискако збирка на документи поврзани со кој било случај, прашање. За прв пат во овој концепт, зборот „бизнис“ е снимен во документи во 1584 година.

Современата канцелариска работа вклучува:

Обезбедување на навремено и правилно креирање на документи (документација);

Организација на работа со документи (прием, пренос, обработка, сметководство, регистрација, контрола, складирање, систематизација, подготовка на документи за поднесување, уништување).

Паралелно со поимот „канцелариска работа“ во последните децении, терминот документација за управување(СРНА). Неговиот изглед е поврзан со воведувањето на компјутерските системи во управувањето и нивната организациска, софтверска и информативна поддршка за приближување на терминологијата што се користи во компјутерските програми и литературата. Во моментов, термините „канцелариска работа“ и „документација за управување“ се синоними и се користат за да се однесуваат на истата дејност. Двата термина може да се најдат, на пример, во насловите на документите со кои се регулира организацијата на документарни процеси: „Државен систем за документациска поддршка за управување“ и „Типични упатства за канцелариска работа во министерствата и одделенијата на Руската Федерација“.

Документирање е процес на креирање и форматирање на документ.Државниот стандард ја дефинира документацијата како „снимање информации на различни медиуми според утврдени правила“.

Потребата за снимање на информации се појавила кај луѓето во античко време. До нашево време преживеале „документи“ од различни епохи, создадени на глинени плочи, кора од бреза, камени стели итн. Различни беа и методите на примена на информации: цртање, графика, пишување. Во моментов, во практиката на управување, тие главно користат документи создадени на кој било начин на пишување - рачно напишани, пишувани, типографски, компјутерски, како и користејќи графика, цртеж, фотографија, снимање звук и видео и на посебен материјал (хартија, филм и фотографски филм , магнетна лента, диск, итн.). Научната дисциплина се занимава со проучување на развојот на методите на документација и носители на информации - управување со евиденција.

Организација на работа со документи - Ова е за да се обезбеди движење на документите во администрацијата, нивна употреба за референтни цели и складирање.Терминот е дефиниран со државниот стандард како „организација на работниот тек, складирање и користење на документи во тековните активности на институцијата“.

Тек на документи стандардните повици движење на документи во организацијата од моментот на нивното создавање или прием до завршување изведба или испраќање.Технологијата за работа со документи вклучува:

Прием и примарна обработка на документи;

Нивното прелиминарно разгледување и дистрибуција;

Регистрација на документи;

Контрола врз извршувањето на документите;

Информативна и референтна работа;

Извршување на документи;

Испраќање на нив;

Систематизација (формирање на предмети) и тековно складирање на документи.

Ајде да откриеме некои од горенаведените концепти. Значи, регистрацијазначи евиденција на сметководствени податоци за документ во пропишана форма, утврдување на фактот за неговото создавање, испраќање или примање, контрола на извршувањето на документи - збир на дејствија што обезбедуваат нивно навремено извршување, формирање на случај - групирање на извршените документи во случај во согласност со номенклатурата на случаи (систематизирана листа на имиња на случаи иницирани во организацијата, со назначување на условите за нивно складирање, составена на пропишан начин) и систематизација на документи во рамките на случајот.

Секоја менаџерска одлука секогаш се заснова на информации за прашањето што се разгледува или контролираниот објект. Информациите се идентични со концептите: „податоци“, „информации“, „индикатори“. Следниот термин е законски заштитен:

„Информации - информации за личности, предмети, факти, настани, појави и процеси, без оглед на формата на нивното прикажување“.

Во секоја област на човековата активност, информациите имаат свои специфики и затоа соодветно се поделени на медицински, научни, технички, технолошки итн. Во федералните власти и раководството, во институциите, организациите и претпријатијата (без оглед на насоката на активноста и форма на сопственост) информации за управување што се користат за управување со објект или структури. На информациите за управување се наметнуваат голем број барања: комплетност, ефикасност, доверливост, точност, таргетирање и пристапност за човечката перцепција.

Документите се користат во различни области на дејност, гранки на знаење, сфери на животот и се предмет на истражување во многу научни дисциплини. Затоа, содржината на концептот „документ“ е двосмислена и зависи од индустријата и за какви цели се користи. Значи, за адвокатите, документот е првенствено начин на докажување или доказ за нешто, за историчарот - историски извор, кибернетиката-документарец - носител на информации, а јас специјалистите од областа на менаџментот го сметам за средство. на фиксирање и пренесување на менаџерски одлуки.

Федералниот закон „За информации, информирање и заштита на информации“ ја содржи следнава дефиниција за концептот „документ“:

Документ - ова е информации снимени на носач на материјал со детали што овозможуваат да се идентификува.Истата дефиниција е дадена и во државниот стандард за поими и дефиниции „Канцелариско работење и архивирање“. За поцелосен опис на концептот „документ“, треба да се открие и концептот „реквизит“.

Секој документ се состои од одреден број негови составни елементи, кои се нарекуваат детали (име, автор, адресат, текст, датум, потпис итн.). ГОСТ ја поправа следнава дефиниција:

Детали за документот - задолжителен елемент на дизајнот официјален документ?

Различни документи се состојат од различен сет на детали. Бројот на детали се одредува според целта на креирањето на документот, неговата цел I, барањата за содржината и формата на овој документ. За многу документи, бројот на детали е строго ограничен. За голем број документи, бројот и составот на реквизитите се утврдени со законодавни и регулаторни акти. Но, во секој случај, како што следува од дефиницијата, информациите снимени на опиплив медиум мора да се формализираат со ставање на потребните детали. Дури тогаш станува документ.

Во науката за документи, документот се смета како резултат на фиксирање (прикажување) на факти, настани, феномени на објективна реалност и човечка ментална активност на кој било пригоден начин на посебен материјал.

Документите, кои имаат фиксирани (прикажувани) информации, со тоа обезбедуваат нивно зачувување и акумулирање, можност за пренесување на друго лице, повеќекратна употреба, повторено и повторено враќање на тоа на време. Тие влијаат на различни области на човековата активност и се поделени на текстуални и графички, традиционални (ракописни, пишувани) и машински медиуми, научни, технички, лични и официјални итн.

Официјални документи - ова е документи создадени од правни или физички лица, составени и заверени во согласност со утврдената постапка.Меѓу нив е составена посебна категорија услуга (менаџерски)документи кои се дефинирани со државниот стандард како официјални документи кои се користат во тековните активности на организацијата.

Како носители на информации, документите дејствуваат како неопходен елемент на внатрешната организација на која било институција, претпријатие, која било фирма, обезбедувајќи интеракција на нивните структурни делови и поединечни вработени. Тие се основа за донесување одлуки за управување, служат како доказ за нивната имплементација и извор за генерализации и анализи, како и материјал за референца и работа за пребарување. Во активностите за управување, документот делува и како предмет на трудот и како резултат на трудот.

МИНИСТЕРСТВО ЗА ОБРАЗОВАНИЕ И НАУКА НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЈА

Московскиот државен универзитет за технологија и менаџмент

оддел економија, бизнис и право

ТЕСТ

По дисциплина : Документирање на активности за управување

Тема Канцелариската работа е основа на технологијата за управување

Се прави од студент 1 курс

Аракчеева Марина Анатолиевна

Факултет: економија и претприемништво

Специјалист. управување со организацијата

Шифра: 080507

Вовед 3

1. Проценка на моменталната состојба на канцелариското работење 3

2. Фактори кои влијаат на организацијата и технологијата на канцелариското работење во институции од различни нивоа на управување 4

3. Организациски, правни, социјални и психолошки аспекти на канцелариското работење 5

4. Документарна поддршка на менаџментот. Главните задачи и функции на предучилишната образовна институција 11

5. Структурата на услугите за управување со документација и нивните функции 13

6. Разлики помеѓу концептот на „менаџмент документација“ (DOU) и концептот „канцелариска работа“ 15

7. Односот на предучилишната образовна институција со автоматизираната технологија на обработка на документи 16

8. Научна организација на менаџерската работа како фактор за подобрување на ефикасноста на управувањето и канцелариското работење 18

9. Активности на архивски тела за регулаторна и методолошка поддршка на канцелариското работење 22

Заклучок 23

Користена литература 24

ВОВЕД

Во вашата работа, треба да решите голем број задачи:

Проценете ја моменталната состојба на канцелариската работа;

Утврдете ги факторите кои влијаат на организацијата и технологијата на канцелариско работење во институции од различни нивоа на управување;

Опишете ги организациските, правните, социјалните и психолошките аспекти на канцелариската работа;

Дајте го концептот на документациска поддршка за управување, идентификувајте ги главните задачи и функции на предучилишната образовна институција;

Размислете за структурата на услугите за управување со документација и нивните функции;

Да се ​​направи разлика помеѓу концептот на „менаџмент документација“ (DOE) и концептот „канцелариска работа“;

Утврдете го односот на предучилишната образовна институција со автоматизираната технологија за обработка на документи;

Сметајте ја научната организација на менаџерската работа како фактор за зголемување на ефикасноста на управувањето и канцелариското работење;

Размислете за активностите на архивските тела за регулаторна и методолошка поддршка на услугите за управување со канцеларии.

1. Проценка на моменталната состојба на канцелариската работа

Состојбата на канцелариската работа и општата култура на сервисирање на менаџери и специјалисти во голема мера е одредена од квалитетот на работата на секретарот-помошник, што, пак, зависи од нивото на неговата организација. Во пракса, помошникот секретар или целосно (или во голема мера) ги извршува канцелариските работи на менаџерскиот апарат или на големата структурна единица како целина, додека ги извршува функциите на секретарот на менаџерот, или ги извршува само функциите на секретарот на менаџерот. Преовладува првиот тип на секретарска и референтна активност. Работата на секретарот-помошник се карактеризира со широчината и разновидноста на извршените функции и операции. Прво, секретарската работа бара можност за брзо префрлување од еден тип на работа во друг: регистрација на документи, телефонски разговори, пишување, испраќање факсови, примање посетители итн. Второ, секретарот-помошник комуницира со релативно голем круг на луѓе во текот на работниот ден. Трето, секретарот-помошник, покрај упатствата на непосредниот претпоставен, според природата на својата работа, често мора да ги исполнува упатствата на други лица. Ваквата состојба создава дополнителни потешкотии во работата на помошникот секретар и затоа неговите должности и права треба особено строго да се дефинираат и да бидат вградени во описот на работното место.

Информатичките технологии фундаментално ја променија модерната канцелариска работа, се појави нов квалитет и услов за тоа. Досега не постојат национални барања за електронски системи за управување со документи кои се користат дури и во владините агенции, нема стандардни правила за организирање на канцелариска работа во административни канцеларии. Впечатлив пример е огромниот број термини во имињата на службите за управување со документи во органите: оддел за документарна поддршка, генерален оддел, канцеларија итн. Но, државниот апарат е единствен механизам за управување со државата од дното кон врвот. Покрај тоа, има околу 70 продавачи на софтвер за канцелариска автоматизација кои играат по свои правила. Но, не постои проценка на квалитетот на таков производ. Затоа, одамна е зрела потребата да се создаде национален стандард за системи за канцелариска автоматизација, барем за системи што се користат во јавните власти.

2. Фактори кои влијаат на организацијата и технологијата на канцелариското работење во институциите на различни нивоа на власт

Односот на организациите, институциите, комуникацијата со деловните документи на сите нивоа треба да се одвива според единствени општо прифатени правила. Работата со документи во која било организација, без оглед на нејзината организациска и правна форма, треба да се гради врз основа на законодавни и регулаторни и методолошки основи во врска со прашањата за документација и работа со документи.

Организацијата на работата со документи е клучна задача за управување во која било институција: од канцеларија на мало претпријатие до федерален оддел или голема корпорација.

Активностите на секое претпријатие се регулирани со постојното законодавство, наредби и наредби на раководството, условите на склучените договори, утврдените правила за водење на одредени (на пример, тргување) операции итн. Сите овие „регулатори“ се составени во форма на документи - фиксни текстови на закони, наредби, договори. Врз основа на ова, можеме да кажеме дека сите активности на секое претпријатие се во доследно извршување на документите, а успехот на нивното извршување ја одредува благосостојбата на претпријатието.

Успешноста на извршувањето на документот во голема мера зависи од следново.
Прво , за тоа колку јасно се наведени информациите во него, вклучувајќи го и неговиот дизајн и поставеност. На пример, ако текстот на налогот е напишен со ситни букви, точките на нарачката не се одделени една од друга, имињата на извршителите не се означени во посебна група, тогаш некои од неговите позиции може едноставно да не се согледаат . Затоа, постојат голем број на стандардни правила за подготовка, составување, извршување и изработка на документација - или, со други зборови, правила за документација.

Второ, потребно е да се обезбеди навремено извршување на документот, т.е. треба да се постигне таква организација на работата во која документот веднаш би се пренесувал на изведувачот (или од изведувач на изведувач), а за самиот изведувач би имало стимулации за извршување на документот навреме. Во Русија, неколку векови до денес, еден од таквите стимулации е контролата на егзекуцијата. Покрај тоа, контролата се доделува на вработен кој директно не учествува во извршувањето на документот и, згора на тоа, може апсолутно да не ја разбере областа на знаење или производство што влијае на извршувањето на документот.

3. Организациски, правни, социјални и психолошки аспекти на канцелариската работа

Постојат три форми на организирање на канцелариска работа: централизирано, децентрализирано и мешано.

Со централизирана форма на организација на канцелариското работење, сите операции за обработка на документи се концентрирани (централизирани) во еден центар за целата институција - канцеларија, генерален оддел или кај секретарот. Децентрализираната форма вклучува растурање на канцелариските операции помеѓу структурните единици на институцијата; додека во секој од нив се врши релативно хомогено збир на канцелариски операции. Не треба да ја мешате децентрализираната форма на организација на канцелариска работа, во која канцелариската работа се изведува во различни структурни поделби на институцијата, со организациската структура на службата за управување со канцелариите, која има специјализирани единици: експедиции, машински бироа, контролни групи, итн. Во мешана форма, операциите се вршат централно (прием, регистрација, контрола, дуплирање на документи) и децентрализирано (референтни и информативни услуги, складирање на документи, формирање случаи).

Формата на организација на канцелариската работа е избрана земајќи ја предвид големината на институцијата, обемот на работниот тек, составот на структурните единици. Во мали институции (кога документацијата се спроведува директно во одделенија), како и во територијално разединети (лоцирани, на пример, во различни области на голем град), се избира централизирана форма. Повеќето институции и организации користат мешана форма на организација на канцелариската работа.

Најрационална форма на организација на поединечни канцелариски процеси и операции е централизацијата, бидејќи овозможува:

· Да се ​​намалат трошоците за канцелариска работа;

• подобрување на организацијата на работата на канцеларискиот персонал и, особено, воведување нејзина регулатива;
• да се обезбеди специјализација и заменливост на работниците;
• користат прогресивни и продуктивни технички средства;
• да се обезбеди единство на организациското и методолошкото раководство.

Во современи услови, можно е целосно да се централизира канцелариската работа само во релативно мали институции. Во големите институции треба да се стремиме кон целисходна централизација на поединечните канцелариски работни функции, како што се примање и испраќање документи, регистрирање и следење на извршувањето на документите, стенографија и печатење на документи, нивна репродукција и методолошко управување со канцелариското работење.

Во малите институции кои немаат општи одделенија, одделенија за канцелариска работа, канцелариската работа ја врши секретарот-помошник на раководителот.

Доколку некоја организација или институција има голем обем на документи, тогаш се воведува структурна единица која е одговорна за канцелариско работење: канцеларија, генерален оддел, оддел за канцелариска работа итн. Активностите на оваа структурна единица се рефлектираат во специјално развиена регулатива.

Со цел да се регулира процесот на канцелариска работа, да се утврдат техниките и методите за креирање и обработка на документи во организацијата, одделенијата за управување со канцелариите развиваат упатства за канцелариска работа, кои се воспоставуваат по налог на раководителот на институцијата.

Поделба на функции помеѓу одделенијата за канцелариска работа и изведувачите:

Основата за организирање на работата на канцеларискиот персонал е длабока и јасна поделба на функциите помеѓу одделенијата и изведувачите. Тоа се рефлектира во регулаторните документи - одредби за канцелариски работни единици и опис на работните места на нивните вработени.

Правилникот за канцелариското работење го подготвува раководителот на одделението и го одобрува раководителот на институцијата. Прописите за структурната единица на одделението ги изготвува раководителот на оваа единица заедно со раководителот на секторот, а ги одобрува раководителот на секторот, раководителот на работите или раководителот на друга единица во која спаѓа секторот за управување со евиденција.

Регулативата за одделот или неговата структурна единица ги вклучува следните делови:

· Општи одредби;

· Главни функции и задачи;

· Должности, права и одговорност на раководителот (оваа точка се одвива доколку описот на работата на раководителот не е развиен);

· организација на работата;

· Управување со одделот.

Регулативата треба да содржи јасна формулација која не дозволува несогласувања за прашањето кој и што треба да прави, кој на кого е подреден итн. Со овие одделенија мора да се договорат клаузулите од одредбите кои го дефинираат односот на канцеларијата на канцеларијата со другите одделенија.

При развивање на регулатива за канцелариското работење, се користи стандардна регулатива. Се дополнува (доколку е потребно, се намалува) и се прилагодува во согласност со специфичните услови за работа на дадениот апарат за управување и неговата службена служба.

За секој вработен во одделот за канцелариска работа се изработува опис на работното место, со што се утврдува организациската и правната положба на вработениот во структурната единица и се обезбедуваат услови за негова ефективна работа.

Прирачникот се состои од следните делови:

Заеднички дел. Се утврдуваат главните задачи на работникот (на пример, главната задача на службеникот е регистрација на документи), постапката за пополнување на работно место (односно, од кого овој вработен е назначен и разрешен), професионални барања за работникот (ниво на образование, работно искуство, мора да знае ..., мора да знае ...), лицето на кое вработениот е директно подреден, основните документи и материјали по кои работникот мора да се води во своите активности.

Функции на вработените. Се одредува предметот на референца или областа на работа доделена на работникот, списокот на видови на работа што го сочинуваат исполнувањето на доделените функции (на пример, регистрацијата на документи може да се состои од такви работи како пополнување картички, одржување на индекс на картички, издавање информации по телефон и сл.).

Обврски на работникот. Должностите поврзани со подготовката на документи, приемот, обработката и издавањето на информации, што подразбираат задолжително користење на одредени форми и методи на работа (на пример, периодично следење на формирањето на случаи во структурните поделби, спроведување брифинзи итн. ), на кои се бара почитување на роковите за спроведување на конкретни дејствија кои го одредуваат редоследот на извршување на наредбите, етичките стандарди кои мора да се почитуваат во тимот. Понекогаш овој дел ги опишува елементите на технологијата на извршената работа.

Права на вработените. Се утврдуваат правата на работникот да ги спроведува функциите што му се доверени.

Врски (врски по позиција). Се посочуваат поделбите и вработените од кои изведувачот добива и на кои им пренесува информации, времето на преносот, кој е вклучен во извршувањето на одредени документи, со кого се координирани итн.

Проценка на работата. Наведени се критериуми за да се процени степенот до кој вработениот ги исполнува своите функции и должности, користењето на правата итн. Главните критериуми се квалитетот на работата и навременоста на нејзиното спроведување.

Описот на работното место го потпишува раководителот на канцеларијата и го одобрува раководителот или заменикот одговорен за канцеларијата.

Психолошкиот аспект на канцелариската работа:

Автоматизираниот систем за канцелариска работа може да испадне како психолошка бариера за стариот училишен менаџер на која било организација, бидејќи им е многу полесно да работат директно со луѓе користејќи ги вообичаените методи: тие ги повикаа „на тепих“, „испумпани ги горе“, виде страв во очите на подредениот - доаѓаш до заклучок дека залудно заземаш столче. Покрај тоа, менаџментот често открива дека придобивките ветени од западните експерти некаде исчезнале. Иако решението за овој проблем е едноставно - беше предложено да се воведе ASD на масите на сите изведувачи и менаџери, а клиентот заштеди пари: тој го доставуваше системот само до службениците на структурните поделби. Како резултат на тоа, работата се врши брзо и прецизно помеѓу одделенијата, а во нив сè е исто како порано.

Изведувачите често имаат чувство дека со воведувањето на услугата за управување со документи се појавил друг газда, кој постојано му е зад грб. Навистина, сега, ако сакате, можете да дознаете: кој, што, кога и колку работи.

Правен аспект на канцелариското работење:

Постојат регулаторни документи кои ја регулираат организацијата на поддршка за документација за управување со претпријатието:

Уставот на Руската Федерација

Граѓанскиот законик на Руската Федерација (делови 1 и 2)

Федерален закон од 28.08.1995 година, бр. 154-ФЗ "За општите принципи на локалната самоуправа во Руската Федерација"

Федерален уставен закон на Руската Федерација од 25 декември 2000 година бр. 2-ФКЗ „За државниот амблем на Руската Федерација“

Федерален закон од 25.01.1995 година "За информации, информатизација и заштита на информации". Со овој закон се уредуваат односите кои произлегуваат од формирањето и користењето на информациските ресурси врз основа на создавање, собирање, обработка, акумулација, складирање, пребарување, дистрибуција и обезбедување на документирани информации на потрошувачот; создавање и употреба на информатички технологии и средства за нивна поддршка; заштита на информациите, правата на субјектите кои учествуваат во информациските процеси и информатизацијата. Законот содржи дефиниции кои се однесуваат на информациите и нивната документација - Федерален закон на Руската Федерација од 10.01.2002 година „За електронски дигитален потпис“. Целта на овој закон е да обезбеди законски услови за користење на електронски дигитален потпис во електронски документи, под кои електронскиот дигитален потпис во електронски документ се препознава како еквивалентен на рачно напишаниот потпис во хартиен документ. Овој закон ги дефинира условите за користење на електронски дигитален потпис, спецификите на неговата употреба.

Федерален закон од 02.05.2006 година бр. 59-ФЗ "За постапката за разгледување на барањата на граѓаните на Руската Федерација"

Уредба на претседателот на Руската Федерација од 05.02.1996 година бр. 638 „За постапката за подготовка на нацрт-уредби, наредби на претседателот на Руската Федерација, кои предвидуваат усвојување резолуции, наредби на Владата на Руската Федерација "

- „Државен систем на документациска поддршка за управување“, развиен од архивски служби. Овој документ е збир на принципи и правила кои воспоставуваат униформни барања за документирање на активностите за управување и организирање работа со документи во владините органи. Ова е една од основните федерални прописи што содржи збир на барања и одредби кои придонесуваат за развој на унифицирани пристапи не само за традиционалните, туку и за автоматизираното управување со документи - управување со информации. GSDOU ја рационализира организациската структура на управувањето со документи во организациите преку решавање на прашања за изградба на стандардни предучилишни образовни институции, организирање на технолошкиот процес за креирање и обработка на документација. GSDOU придонесува за решавање на голем број проблеми на автоматизација, креирање и обработка на документи и вклучува прописи и правила од национално ниво и важност. Во исто време, бидејќи е државен во суштина, системот е ориентиран и кон примена во недржавни структури во сите негови аспекти.Бр.1547-r придонесува за решавање на технолошките проблеми на документацијата. Овој стандард го утврдува составот на деталите, правилата за дизајнирање на организациски и административни документи кои ги фиксираат одлуките за административни и организациски прашања. Типичните упатства, со кои се поставуваат барања за обединување на елементите на дизајнот на документацијата, во голема мера го олеснуваат создавањето на стандардни, унифицирани и унифицирани процеси и на традиционалната и на автоматизираната документација, складирањето и преносот на документирани информации. - ГОСТ Р 51141-98 „Канцелариска работа и архивска бизнис. Термини и дефиниции "(одобрено со Резолуцијата на Државниот стандард на Руската Федерација од 27.02.1998 година бр. 28). Овој стандард е важна фаза во ажурирањето на регулаторната и методолошката основа за канцелариско работење и архивирање во согласност со федералното законодавство и сегашното ниво на развој на оваа индустрија. Термините наведени во овој стандард треба да се користат во сите видови документација. Суштинската основа на стандардот е формирана од три дела: „Општи концепти“, „Канцелариска работа“ и „Архивска дејност.“ - ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за извршување на документацијата "(одобрена со Резолуцијата на Госстандартот на Руската Федерација од 03.03.2003 година бр. 65-ст.), Која беше ставена на сила во сите федерални владини тела, владини тела на составните субјекти на Руска Федерација (вклучувајќи ги и конститутивните субјекти на Федерацијата кои, заедно со рускиот јазик, како државен национален јазик), органите на локалната самоуправа, претпријатијата, организациите и нивните здруженија, без оглед на организационата и правната форма и видот на дејноста. 2000 г.) вклучува документи генерирани со документирање на ист тип (заеднички за сите) функции на управување што ги вршат институции, организации и претпријатија, без оглед на нивните функции, ниво и обем на активности, форми на сопственост. Списокот служи за зачувување, организирање и надополнување на Архивскиот фонд на Руската Федерација, има за цел да го одреди времето на складирање на документите, нивниот избор за трајно складирање или уништување. Исто така, треба да се користи во подготовката на номенклатурите на случаи, во формирањето на случаи, во развојот на шеми за класификација на документи во креирањето на системи за пребарување во канцелариската работа, во развојот на одделенски списоци.

Основни правила за архивите на организациите (одобрени со одлука на одборот на Росархив од 06.02.2002 година)

Серуски класификатор на документација за управување ОК 011-93 (одобрена со Резолуцијата на Државниот стандард на Руската Федерација од 30.12.1993 година, бр. 299)

Во секојдневните активности на предучилишната образовна установа услугите се регулирани со:

· Правилник за служба на предучилишната образовна установа

Прописи за структурни поделби (доколку ги има)

Инструкции за предучилишна образовна институција

Упатство за организација на работни места на услужен персонал

Нормите на времето за извршување на работата на предучилишната образовна институција

Документи за планирање и известување

· Опис на работните места на услужниот персонал.

Социјалниот аспект на канцелариската работа може да се разгледа во рамките на спроведувањето на Федералниот закон од 02.05.2006 година бр. 59-ФЗ „За постапката за разгледување жалби на граѓаните на Руската Федерација“, кој ја регулира постапката за граѓаните. жалби до државните органи и органите на локалната самоуправа и постапката за разгледување на жалбите на граѓаните од овие органи и службени лица. Жалба на граѓанин - писмен предлог, изјава или претставка испратена до државен орган, орган на локалната самоуправа или службено лице, како и усна жалба на граѓанин до државен орган, орган на локалната самоуправа. Во писмената жалба на граѓанин мора да се наведе неговото презиме, име и патроним и поштенската адреса, на која ќе се испрати одговор во рок од 30 календарски дена, да се наведат личниот потпис на граѓанинот и датумот на жалбата. . Воедно, утврдено е дека жалбите примени „преку информациски системи од општа употреба“ подлежат на разгледување на начин пропишан со овој закон.

4. Документарна поддршка на менаџментот.

Главните задачи и функции на предучилишната образовна институција.

Поддршката за документација на раководството ја врши специјална служба, која дејствува како независна структурна единица. Тоа може да биде: управување со работи, генерален оддел, канцеларија или секретаријат. Во малите организации, каде што обемот на обработени документи е мал и создавањето на таква услуга е непрактично, целата работа на документацијата за управување ја врши секретарот на менаџерот или вработен специјално назначен за извршување на оваа работа.

Поддршката за документи за менаџерските активности на една организација е најважната услужна функција на менаџментот, од чија рационална организација зависи брзината и квалитетот на менаџерското одлучување и ефикасноста на организацијата во целина.
Изборот на организационата форма на предучилишната образовна институција зависи од одлуката на раководството и самата предучилишна образовна институција. Регулацијата на избраната форма на работа со документи е фиксирана во упатствата за канцелариска работа.
Во современи услови, кога работата со документацијата за управување во многу институции се заснова на компјутерска технологија, функциите на предучилишната образовна институција не се ограничени само на организација на протокот на документи на институцијата, сметководство за документи и следење на нивното извршување. Услугата DOE е директно вклучена во поставување на задачи во развојот на автоматизирани информациски системи за работа со документи, во обезбедување пристап до информации и заштита на информации, во подобрување на работата со документи.

Така, службата за предучилишна образовна институција го решава главниот сет на задачи:
1) обезбедување на документација за активностите на управување;
2) организација на работа со документи во установата;

3) подобрување на формите и методите на работа со документи.
Задачите со кои се соочува услугата DOE ги одредуваат нејзините функции.
1. Задачите за обезбедување документација на активностите за управување може да се решат со извршување на следните функции:
- развој и дизајн на обрасци, обезбедување на нивно производство;
- обезбедување на изработка на документи, копирање и репликација;
- контрола на квалитетот на подготовката и извршувањето на документите, усогласеноста со утврдената постапка за одобрување и заверување на документите.
2. Задачите за организирање работа со документи во установата се решаваат со извршување на следните функции:

Воспоставување на унифицирана постапка за донесување документи (проток на документи на институцијата);

Препраќање обработка на дојдовни и излезни документи;

Регистрација и сметководство на влезни, излезни и интерни документи;

Контрола врз извршувањето на документите;

Систематизација на документи, обезбедување на нивно складирање и користење;

Организација на работа со апели на граѓаните;

Обезбедување заштита на информациите.

3. Задачите за подобрување на формите и методите на работа со документи ги вклучуваат следните функции:

Развој и обработка на регулаторни, поучни, методолошки документи и нивно доставување до вниманието на вработените во организацијата;

Методолошко водство и контрола врз почитувањето на утврдените правила за работа со документи во структурните поделби на организацијата;

Напредна обука на вработените во организацијата и нивни совети за работа со документи;

Рационализирање на документацијата на организацијата, извршување на работа на обединување на документите, развивање на Временски лист и албум со формулари за документи што се користат во активностите на организацијата;

Развој и имплементација на нови форми и методи на работа со документи, подобрување на работниот тек на организацијата, зголемување на извршната дисциплина;

Изјава за задачи за развој и подобрување на автоматизирани информациски системи и бази на податоци за работа со документи.

5. Структурата на услугите за управување со документација и нивните функции.

1. Управување со работите.

2. Канцеларија.

3. Генерален оддел.

4. Секретар.

Канцеларијата за работи се формира во министерствата и одделенијата како структура во која се работи со документите и како тело за следење и координација на канцелариската работа во централната канцеларија на индустријата. Како, всушност, структурна поделба на организацијата, деловниот менаџмент, пак, е поделен на следните структурни стандардни поделби:

1. Секретаријатот е структурна единица создадена да му служи на раководството на организацијата. Вклучува: прием; секретаријат на раководителот и секретаријати на заменици раководители; секретаријатот на одборот; биро за протокол.

Функциите на секретаријатот вклучуваат: прелиминарно разгледување и подготовка за извештај до раководителот за документите добиени на негово име; подготовка на поединечни документи во насока на проект менаџерот и нивна координација со функционалните структурни поделби на организацијата; организација и документарно сервисирање на состаноци одржани од раководителот, документирање на активностите на колегијалните тела на управување.

2. Одделот за рационализација на предучилишна образовна установа (канцелариска работа) е центар за подобрување на предучилишната образовна институција, методолошки центар.

Неговите функции вклучуваат: развој и имплементација на мерки за подобрување на технологијата на канцелариско работење; развој на регулаторна и методолошка поддршка за канцелариско работење (прописи, упатства, правила, прописи, временски лист на унифицирани обрасци итн.); изработка на референтни книги за класификација (номенклатура на случаи, класификатори, списоци на документи со периоди на складирање).

3. Канцеларија, која, пак, е поделена на: експедиција, биро за кореспонденција, биро за регистрација и регистрација на документи, компјутерски центар за обработка и дуплирање на текстови на документи.

4. Оддел за писма

5. Централна архива

6. Инспекција

Канцеларијата, како и другите организациски структури на предучилишната образовна институција, се создава во претпријатија, во истражувачки, проектантски и инженерски организации и високообразовни институции. Во структурата на канцеларијата обично работат следните одделенија (одделенија, сектори, групи): 1. Експедиција е специјализиран дел кој прима и испраќа документи и кореспонденција по пошта и курир.
2. Поделница за сметководство и регистрација на документи, чии задачи вклучуваат регистрација на дојдовни, појдовни и внатрешни документи, контрола на усогласеноста со прифатените правила за документација, формирање и одржување на референтна и информативна низа.
3. Контролната група (биро, инспекција, оддел) го следи времето на извршување на усните наредби на раководителот, анализа на извршната дисциплина, информирање на раководството за напредокот на документите и упатствата.
4. Група писма (апели од граѓани) е ангажирана за примање и земање предвид предлози, пријави и поплаки од граѓаните. Неговите функции се како што следува:
- подготовка на жалби за разгледување од страна на раководството;
- контрола на времето на подготовка на документи за одговор во структурните одделенија на организацијата;

Известување на апликантите за резултатите од разгледувањето на нивните апликации;

Организација на прием на граѓани за лични работи од страна на раководството на организацијата.
5. Групата за подготовка на документи врши препечатување на документи од нацрти, читање и уредување на текстови на документи, сметководство на извршената работа.
6. Бирото за копирање и дуплирање, по правило, се одвива во оние организации чии активности се поврзани со дистрибуција на голем број регулаторна или административна документација. Задачите на бирото се сведуваат на копирање документи, дуплирање на текстови на документи, подготовка на рекламни материјали, брошури, брошури.
7. Архива на организацијата - добива од структурните поделби досиеја разработени и подготвени за складирање, им дава методолошка помош, води евиденција и складира документи, ја контролира усогласеноста со правилата за формирање, складирање и користење на досиеја во структурните одделенија; подготвува датотеки за пренос во државно складирање.
Генералниот оддел е сервис за работа со документи во извршните органи и извршните структури (градоначалник, префектура, општина) на локалната самоуправа.

Во општите одделенија, обично се создаваат истите делови кои се карактеристични за канцеларијата, меѓутоа, овде се поврзани единици како што се одделот за протокол, групата букви и приемот. Присуството на овие структури се објаснува со спецификите на активностите, природата на процедурите за управување, постапката за одлучување и спецификите на документацијата во овие институции.

Протоколната група се создава како дел од институциите кои во својата структура имаат постојано колегијално тело. Врши функции:

Подготовка на нацрти на регулаторни и административни документи (уредување, извршување и објавување), писма, сертификати, нивна координација со структурните поделби;

Анализа на документи подготвени од структурни одделенија;

Подготовка на мислења за документи подготвени од структурни одделенија;

Организирање и одржување на состаноци на колегијалното тело, документирање на нивните активности.

Секретарот на установата сета работа со документи ја врши во мали установи и организации кои немаат внатрешна организациона структура.

Така, сегашните регулаторни и методолошки документи го регулираат името и приближната структура на службата за предучилишна образовна институција на државни претпријатија, институции, организации. Што се однесува до недржавните структури, одлуката за создавање на услугата, нејзиното име и внатрешна структура ја носи раководството на организацијата. Во заедничките вложувања, за ова прашање одлучува одборот, во акционерските друштва - основачка конференција, во кооперативните структури - генерален состанок на членовите на задругата.

6. Разлики помеѓу концептот на „менаџмент документација“ (DOU) и концептот „канцелариска работа“

Термините „канцелариска работа“ и „поддршка на документацијата за управување“ се утврдени со ГОСТ Р 51141-98 „Канцелариска работа и архивска дејност. Поими и дефиниции „како синоними кои ја дефинираат индустријата која обезбедува документација и организација на работата со официјални документи. Но, ако се свртиме кон историјата и времето на настанување на овие термини, тогаш има некои разлики меѓу нив.

Значи, терминот „канцелариска работа“ се појави во Русија, според речниците на рускиот јазик, во втората половина на 17 век и се формираше од фразите „постапка на случај“, а „случај“ во тоа време значеше судски или административно прашање за кое одлучува орган на управување. Односно, во тоа време канцелариското работење се нарекуваше, пред сè, разгледување и решавање на судски и административни прашања, кои беа нераскинливо поврзани со подготовката на деловните документи и работата со нив. Постепено, дефинициите на поимите претрпеа промени. Подоцна, терминот „бизнис“ почна да се користи во значење на „збирка документи поврзани со кое било прашање“, а „канцелариска работа“ почна да го нарекува целиот сет на работи поврзани со деловна документација. Во моментов, значењата на двата од овие термини - „канцелариска работа“ и „бизнис“ - се вградени во ГОСТ Р 51141-98.

Терминот „документација за управување“ стапи во употреба од околу средината на 1970-тите, кога компјутерската технологија почна да се воведува во областа на работа со документи и се појавија нови информатички технологии. Целта на новиот термин беше да ја одрази употребата на модерна технологија во процесите на документирање на информации и работа со документи. И покрај фактот што беше воведен нов термин - „документација за управување“, старата „канцелариска работа“ - не престана да се користи. Можни причини зошто немаше замена на термините:

Новиот термин е помалку удобен за употреба, бидејќи се состои од фраза од три збора, а неговата кратенка (DOW) не е целосно јасна и не е единствена (на пример, DOW е предучилишна образовна институција),

Терминот „канцелариска работа“ секому му е јасен и лесно се изговара.

Како резултат на тоа, во согласност со ГОСТ Р 51141-98, двата термини можат да се користат во моментов. Но, терминот „менаџмент документација“ ја нагласува компонентата на информатичката технологија во современата организација на канцелариското работење и подобро е да се користи кога станува збор за компјутерски технологии за работа со документи. Терминот „канцелариска работа“ главно се користи за опишување на организациската страна и традиционалните методи на работа со документи.

7. Меѓусебна поврзаност на предучилишна образовна институција со технологија за автоматска обработка на документи

Проблемот на електронскиот документ е тесно поврзан со проблемот на управување со електронски документи, автоматизација на предучилишните образовни институции. Во моментов, различни фирми имаат развиено и имплементирано голем број автоматски системи за управување со документи (ASUD), кои се карактеризираат со специфични пристапи и компјутерско-комуникациски средства за имплементација. За жал, не постои конзистентна терминологија во овие случувања. Производите на компаниите на програмерите носат имиња како што се: систем за автоматизација на протокот на документи, компјутерски канцелариски систем за автоматизација и проток на документи, систем за управување со канцеларии, систем за управување со дистрибуирани документи, електронска архива итн. Разновидноста во имињата на развиените и развиените системи само укажува дека денес оваа област на пазарот на информации сè уште не е формирана како независен сегмент, а во голем број случаи, производите на ASUD се појавуваат како придружни случувања или нус- производ при решавање други посложени проблеми. Сепак, бројот на ASUD расте доста брзо.

Главните функционални делови (компоненти) на системот за канцелариска автоматизација во управувањето со организациите:

Средства и правила за креирање документи;

чување на нивната електронска архива;

Поддршка за проток на документи и во исто време да се базира на софтверските и хардверските платформи на претпријатието.

Предности на воведување на автоматизиран систем во документацијата за управување:

1. Во сите поделби и во организацијата во целина, се воведува унифицирана, форматирана, строго регулирана технологија на канцелариско работење.

2. Организацијата станува целосно управувана. Постои можност да се одговори на секое прашање за документи и изведувачи, да се анализираат и управуваат активностите за документација.

3. Бидејќи компјутерската мрежа може да ја покрие не само централната канцеларија на организацијата, туку и нејзините географски оддалечени поделби, тогаш управливоста може да се прошири на целата географски дистрибуирана структура на организацијата.

4. Системот за автоматизација на канцелариите, всушност, е носител на строго формализирани и строго документирани технолошки информации за правилата и постапката за работа со документи. Како резултат на тоа, се намалува зависноста на организацијата од персоналот како физички носител на технолошко знаење и правила за работа со документи.

5. Поминувањето на документите низ организацијата е забрзано, особено кога се организира електронско управување со документи.

6. Ја намалува сложеноста на канцелариските операции. Во исто време, сепак, треба да се има предвид дека потребата да се внесат целосни и точни информации за документот, да речеме, при неговата првична регистрација, може да бара дополнителни напори на некои работни места, додека интензитетот на трудот на други работни места користењето на оваа информација може да се намали.неколку пати.

7. Квалитативна добивка се постигнува кога се организира единствен проток на електронски документи помеѓу организациите, бидејќи проблемите поврзани со производството и преносот на хартиени документи, а потоа - при повторното внесување на деталите и текстовите на примените документи, целосно исчезнуваат. .

Поради недоволното ниво на државна регулација, постојат големи индивидуални разлики во организацијата на канцелариското работење во различни институции, особено, дури и при извршување на технолошки операции со документи (од регистрација до печатење). Како резултат на тоа, секој пат треба да спроведеме скапи индивидуални проекти за секоја организација. Уште повеќе проблеми со „прилагодените“ системи се јавуваат за време на оперативните и развојните фази на овие системи. Интеракции помеѓу различни организации.

Употребата на нови информатички технологии во областа на предучилишните образовни институции ни овозможува да ја третираме канцелариската работа како ефикасна и флексибилна алатка за имплементација на различни видови иновации во оваа област.

Автоматизираните предучилишни образовни системи ви овозможуваат да го решите клучното прашање на канцелариската работа. Тие ви дозволуваат да имплементирате каков било степен на децентрализација на канцелариската работа, истовремено обезбедувајќи централизирано сметководство и контрола. До тој степен што секој специјалист може самостојно, во рамките на својата надлежност, да регистрира документи и да ги испраќа на понатамошна работа, а притоа да биде под целосна контрола на нивните лидери. Така, организацијата може динамично да ја обнови својата структура без да ја изгуби контролата.

Се создаваат предуслови за имплементација на поефективни шеми за управување. Во традиционалната практика, документите се испраќаат до одделенијата на организацијата, без разлика дали се локални или оддалечени, од раководителот на организацијата до раководителот на одделот до одредени изведувачи. Ова му овозможува на менаџерот на секое ниво ефективно да ги контролира активностите на своите вработени, но долгите и често формални синџири драматично ја намалуваат ефективноста на менаџментот. Правилно конструираниот AS DOW ви овозможува да испраќате документи директно до лицата кои ќе ги извршуваат нарачките, додека менаџерите ја задржуваат целосната контрола и врз донесувањето на самата нарачка и врз неговото извршување.

Постојат предуслови за организирање електронско управување со документи до степен до кој самата организација е подготвена. Правилно конструираниот систем ќе работи и со податоци за предавање и извршување на документи (без разлика дали се хартиени или електронски), и со самите електронски документи на кои се однесуваат овие податоци. Вклучувањето на електронски документи во циклусот на канцелариска работа ви овозможува да преминете на квалитативно ново ниво на работа со документи.

Употребата на алатки за канцелариска автоматизација може да обезбеди заштеди во трудот и материјалните трошоци за работа со документи: ефектот се должи на обединување на документарните активности на организацијата и намалување на зависноста од индивидуалното технолошко искуство на персоналот: намалување на временските циклуси за работа со документи и создавање на единствен документарен простор, и целосна контрола на регистрација и движење на документите и вршење дисциплина.

8. Научна организација на менаџерската работа како фактор за зголемување на ефикасноста на менаџментот и канцелариското работење

Канцелариската работа е една од функциите на управување заснована на научна организација со употреба на модерна технологија, а живееме во ера на научен напредок, каде што сè се заснова на подобрување на новите технологии кои дополнително ќе ни помогнат во нашата работа.

Научната организација на трудот е таква организација на трудот во која на практичното спроведување на конкретни мерки и претходи темелна научна анализа на работните процеси и условите за нивно спроведување, а самите практични мерки се засноваат на достигнувањата на современата наука и најдобра практика. Така, поимите „научна организација на трудот“ и „организација на трудот“ ја изразуваат суштината на една иста појава (процес), а разликата меѓу овие концепти се определува првенствено од методот, пристапот кон решавање на исти проблеми. состојбата на системот на интеракција на работниците меѓу себе.пријател и со средствата за производство во процесот на трудовата дејност. Ако производството е чувствително на сè ново што се појавува на полето на организирањето на трудот, и систематски го воведува во својата практика, тогаш имаме право да зборуваме за научна организација на трудот (НЕ). Научниот пристап кон организацијата на трудот овозможува најдобар начин за комбинирање на технологијата и луѓето во производниот процес, обезбедува најефикасна употреба на материјалните и финансиските ресурси, намалување на интензитетот на трудот и зголемување на продуктивноста на трудот. Таа е насочена кон зачувување на здравјето на работниците, збогатување на содржината на нивната работа. Важна карактеристика на НЕ е неговиот фокус на решавање на меѓусебно поврзани групи задачи: „економски (заштеда на ресурси, подобрување на квалитетот на производот, зголемување на ефикасноста на производството);“ психофизиолошки (подобрување на работната средина, усогласување на психофизиолошките оптоварувања на личноста, намалување на тежината и невропсихички тензија на трудот); „социјална (зголемување на разновидноста на трудот, неговата содржина, престиж, обезбедување целосна награда.) Развојот на идеи за задачите на НЕ се одредбите за неговите функции, односно специфичните карактеристики на манифестацијата на НЕ во претпријатието, неговото влијание врз различните аспекти на производството. Категорија" функцијата "дава можност да се конкретизираат општите задачи на НЕ, да се истакнат во секоја од нив посебните насоки на влијанието на НЕ врз производството и неговиот предмет - личност , да ги открие фундаменталните разлики помеѓу организацијата на научниот и „нормалниот“ труд, кој често пропушта важни точки во организацијата на трудот уд активност, која е полн со загуби за производство.

Посебно треба да се нагласи последната околност. Често може да се сретне мислењето дека зборот „научен“ е излишен во концептот „научна организација на трудот“. Некои автори дури веруваат дека воопшто не може да има ненаучна организација на трудот и затоа концептот на организација на трудот веќе ја претпоставува неговата научна природа. Човек не може да се согласи со такво мислење. Концептот на „научна организација на трудот“ се појави и се вкорени во секојдневниот живот како антитеза, спротивставување на се што е спонтано, случајно, рутинско во организацијата на трудот, кое сè уште е доста распространето во производството. Зборот „научен“ дава квалитативен опис на организацијата на трудот.

Во согласност со став 2 од член 51 од Граѓанскиот законик на Руската Федерација, организацијата се смета за основана од моментот на нејзината државна регистрација. Од истиот момент произлегуваат граѓански права кои одговараат на целите на дејноста на ова правно лице и на обврските поврзани со оваа дејност. Организацијата и регистрацијата на трудовата дејност е задолжителна и за правно и за индивидуален претприемач.

Современото претпријатие со своите сложени технолошки процеси и голем број вработени бара рационална организација на процесот на трудот. Организацијата на трудот во претпријатието е систем на мерки насочени кон создавање на најповолни услови за ефикасно користење на работното време, материјали и опрема во интерес на растот на производството, зголемување на продуктивноста на трудот и создавање нормални, здрави работни услови.

Во функционална смисла, организацијата на трудот во претпријатието е активност за воспоставување и менување на редот на интеракција на работниците со средствата за производство и едни со други за да се постигне однапред одредена цел на трудовата активност.

Основи на организација на трудот:

1. Поделба на трудот - доделување на секој вработен и на секоја поделба на нивните должности, функции, видови на работа, технолошки операции.

2. Работна соработка - воспоставување систем на производни односи меѓу работниците.

3. Рационирање - воспоставување на научно засновани норми на трошоци за работна сила за извршување на која било работа.

4. Организација на работните места - нивно рационално уредување преку опрема и планирање.

5. Организација на служба на работни места - соработка на трудот помеѓу главните работници и работниците на помошните служби и одделенија.

6. Развој на рационални начини на вршење на работата.

7. Создавање безбедни и здрави услови за работа.

8. Избор, обука, преквалификација и напредна обука на персонал.

9. Организација на плаќање и материјални стимулации за трудот.

10. Едукација на трудова дисциплина, поддршка на трудовата дејност и креативна иницијатива.

11. Планирање и сметководство на трудот - се врши за да се утврдат потребните вкупни трошоци за работна сила, бројот на персоналот, платниот список.

Организациските работни услови не влијаат само на неговата продуктивност, туку и на здравјето и ефикасноста на вработениот.

Организирањето на кадровскиот труд во претпријатијата и организациите подразбира специфични форми и методи за поврзување на луѓето и технологијата во процесот на трудот.

Организацијата на кадровската работа е цела наука, која постојано се збогатува со нови податоци, ги следи најдобрите практики на нови организациски решенија.

Рационална организација на работата на персоналот е да се намали времето потребно за завршување на работата, да се елиминираат непотребните движења на вработените, да се обезбедат добри работни услови и да се намали стресот и заморот на вработените, да се користи просторот најекономично и да се максимизира продуктивноста на персоналот. Условите за работа предвидени со договорот за вработување мора да бидат во согласност со барањата за заштита на трудот. Членот 22 од ЗРО вели дека организацијата на заштита на трудот во претпријатието е одговорност на работодавачот.

Организацијата на заштитата на трудот во претпријатието ја контролираат органите на Сојузниот инспекторат за труд во лицето на Државниот инспекторат за труд, Гостехнадзор, Гошенергонадзор, Државниот санитарен и епидемиолошки надзор и други федерални и регионални тела за труд.

Важни сфери од животот на претпријатието се организацијата и регулирањето на трудот. Рационализирањето на трудот се подразбира како воспоставување, особено, на нормите на работното време за извршување на одредена работа. Правилната организација и регулирање на трудот го зголемува интересот на работниците за зголемување на продуктивноста на трудот.

Организацијата на менаџерската работа има свои специфики. Честопати е невозможно да се стандардизира работата на менаџерот, бидејќи показател за неговата успешна работа се финансиските резултати на компанијата. Бројни истражувања укажуваат дека организацијата на работата на менаџерот често има сериозни недостатоци. Многу менаџери немаат доволно менаџерска култура, сложеност во организацијата на работата. Тие се преоптоварени со тековната работа, не посветуваат доволно внимание на прашањата кои ветуваат. Неправилната организација на менаџерската работа доведува до намалување на работните перформанси, до доцнење во службата. Со цел организацијата на менаџерската работа да биде ефективна, менаџерите мора да изготват личен работен план, откако претходно ја анализирале состојбата на работите, да размислат за секој вид на работа, да ги групираат во зависност од целта, содржината, обемот и редоследот на нивната работа. имплементација, одредување на времетраењето, датумите на почеток и крај на секоја операција.

Научната организација на работата на менаџерот е процес на подобрување на организацијата на трудот врз основа на достигнувањата на науката и напредното искуство. Ако менаџерот јасно реагира на сè ново што се појавува во областа на организацијата на трудот, и систематски го воведува во својата практика, тогаш можеме да зборуваме за научна организација на трудот.

Научниот пристап кон организацијата на трудот овозможува најдобар начин за комбинирање на технологијата и луѓето во производниот процес, обезбедува најефикасна употреба на материјалните и финансиските ресурси, намалување на интензитетот на трудот и зголемување на продуктивноста на трудот. Таа е насочена кон зачувување на здравјето на работниците, збогатување на содржината на нивната работа.

Организацијата на контролата врз почитувањето на трудовото законодавство од страна на работодавачите е доверена на Федералниот инспекторат за труд. Овој заклучок може да се направи врз основа на одредбите од чл. 353 од Законот за работни односи на Кодексот на РФ.

Промената на организациските работни услови е основа за измена на договорот за вработување, а во некои случаи (со несогласување на работникот) и за негово раскинување (дел 4 од член 74 од Законот за работни односи на Руската Федерација).

9. Активностите на архивските тела за регулаторна и методолошка поддршка на службите за управување со канцеларии

Работата на архивата на организацијата и облиците на нејзиното учество во документациската поддршка на раководството се регулирани со Основните правила за работа на одделенските архиви. Институциите на државната архивска служба им обезбедуваат на министерствата и одделенијата организациска и методолошка помош во имплементацијата на државните системи за поддршка на документи на управување, при организирање на системот за поддршка на документи, договараат стандардни и секторски регулаторни документи за системот за поддршка на документи, развиваат методолошки документи за одредени прашања за поддршка на документи за управување.основата на канцелариската работа е збир на закони, регулаторни правни акти и методолошки документи кои ја регулираат технологијата на креирање, обработка, складирање и користење на документи во тековните активности на институцијата; како и работата на канцелариската работа, нејзината структура, функции, персонал, техничка поддршка итн. вклучува: законодавни акти на Руската Федерација од областа на информации и документација; декрети и наредби на претседателот на Руската Федерација, уредби и наредби на Владата на Руската Федерација, кои ги регулираат прашањата за поддршка на документацијата на федерално ниво; правни аспекти на федералните извршни тела од индустриски и одделенски карактер; правни акти на органите на претставничката и извршната власт на конститутивните субјекти на Руската Федерација, кои ги регулираат прашањата за канцелариска работа; правни аспекти од регулаторна и поучна природа, методолошки документи за канцелариското работење на институции, организации и претпријатија; државни стандарди за документација; унифицирани системи за документација; серуски класификатори на технички, економски и социјални информации; државниот систем на документациска поддршка за управување, кој ги содржи основните барања за документите и услугите на предучилишната образовна институција; нормативни документи за организација на тековното и архивското складирање на документи. Стекнувањето на регулаторната и методолошката основа на канцелариското работење му е доверено на Серускиот истражувачки институт за канцелариска работа и архивски работи (VNIIDAD), по договор со Росархив, покрај тоа, Одделот за наука за документи и предучилишни образовни институции на историскиот и архивскиот институт на Рускиот државен универзитет за хуманистички науки (ИАИ Руски државен универзитет за хуманистички науки), поради што во „Информативниот и референтниот систем на архивската индустрија“ ги собра речиси сите правни акти, регулаторни документи и објави единствени методолошки препораки со кои се регулира технологијата на креирање документи и организацијата на работа со нив. ЗАКЛУЧОК

Односот на организациите, институциите, комуникацијата со деловните документи на сите нивоа треба да се одвива според единствени општо прифатени правила. Работата со документи во која било организација, без оглед на нејзината организациска и правна форма, треба да се гради врз основа на законодавни и регулаторни и методолошки основи во врска со прашањата за документација и работа со документи. Поддршката за документација на раководството ја врши специјална служба, која дејствува како независна структурна единица. Ефективноста на активноста на предучилишната образовна институција зависи од квалификациите на канцелариските работници, степенот на опременост на услугата и условите за работа. Во зависност од припадноста на одредена група, предучилишната образовна институција ќе има свое име и ќе има соодветна намена. Постојат разлики помеѓу поимот „менаџмент документација“, кој ја нагласува компонентата на информатичката технологија во современата организација на канцелариското работење и подобро е да се користи кога станува збор за компјутерски технологии за работа со документи, и терминот „канцелариска работа“, главно се користи за опишување на организациската страна и традиционалните методи на работа со документи. Канцелариската работа е една од функциите на управување заснована на научна организација со употреба на модерна технологија, а живееме во ера на научен напредок, каде што сè се заснова на подобрување на новите технологии кои дополнително ќе ни помогнат во нашата работа. Институциите на државната архивска служба им обезбедуваат на министерствата и одделенијата организациона и методолошка помош во спроведувањето на државните системи за поддршка на документи на управувањето, при организирање на системот за поддршка на документи, договараат стандардни и секторски регулаторни документи за системот за поддршка на документи, развиваат методолошки документи за одредени прашања за поддршка на документи за управување.

Библиографија

1. Бојдаченко П.Г. Служба за управување со човечки ресурси. - Новосибирск: ЕКО, 2005 година.

2. Веснин В.Р. Практично управување со персоналот: Водич за работата на персоналот. - М .: Правник, 2006 година.

3. Државен стандард на Руската Федерација ГОСТ Р 51141-98 „Канцелариска работа и архивирање. Термини и дефиниции "(одобрено со уредба на Државниот стандард на Руската Федерација од 27.02.1998 година, бр. 28).

4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицирани системи за документација. Унифициран систем на организациска и административна документација. Барања за документација (одобрена со Резолуцијата на Државниот стандард на Руската Федерација од 03.03.2003 година бр. 65-ст.)

5. Истрин В.А. Појавата и развојот на пишувањето. Москва: 1965 година.

6. Кирсанова М.В. Модерна канцелариска работа: учебник. додаток. - М .: ИНФРАМ, 2003 .-- 304 стр. (серијал „Високо образование“).

7. Кузнецова Т.В. Канцелариска работа), Москва: Интел-синтеза, 1999 година.

8. Основни правила за архивите на организациите (одобрени со одлука на одборот на Росархив од 06.02.2002 година).

9. Подлеснаја Л.В. Документирање на активности за управување. Канцелариска работа, Москва, 2004 година

10. Пшенко А.В. Поддршка за документација (Канцелариска работа): Учебник. Придобивка. - М .: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003.-256с. (серијал „Професионално образование).

11. Работен законик на Руската Федерација.

12. Типични упатства за канцелариска работа во федералните извршни тела / подготвително. Комитет за архиви (одобрена со одлука на Владата на Руската Федерација од 31 октомври 2000 година бр. 1547-r)

13. Федерален закон "За информации, информации и заштита на информации" (20 февруари 1995 година N24-FZ).

14. Федерален закон од 02.05.2006 година бр.59-ФЗ "За постапката за разгледување на барањата на граѓаните на Руската Федерација"

15. Хобелкова Л.Н. Автоматизација на предучилишните образовни институции // списание Otechestvennye arkhivy, бр. 6, 2008 година.- стр.18-21.

Документите се појавија со појавата на пишувањето. Документите зачувани на територијата на нашата држава уште од античко време сведочат за документирање на различни аспекти од животот на поединците и државата.

Хроника, раскажувајќи за односите на староруската држава (IX-XII век) и Византија, ја пренесува содржината на договорите склучени меѓу нив. Тоа укажува на присуство на дипломатска документација. Дипломатските односи беа евидентирани и во повелби. Дипломаго потврди идентитетот на амбасадорот, неговите овластувања да го потпише договорот.

Преклопен систем за правна документација

Во XI век. извонредна пишани споменици на руското право: Руската вистина, вистината на Јарослав, вистината на Јарославич. До почетокот на XII век. тие беа споени во Кратка вистина.

Важно е да се знае дека огромното значење што се придава на заштитата на приватната сопственост направи неопходно да се евидентира фактот за нејзино поседување со различни букви. Во повелбите се запишани и привилегиите на трговците, приходите на црквата, разни договори, тестаменти.

Во периодот на феудалната фрагментација (XIII-XV век) развојот на феудалните односи е забележан во приватно право(депозит, купопродажни листови за земјиште и друг имот, ропство, хипотеки, слуги, за заем на пари, движен и недвижен имот, целосни писма за продажба во ропство, писма за отсуство при заминување во тело итн.) Односите меѓу кнежевствата биле вградени во договори големи и апанажни кнезови. Се создаваат пишани споменици на правото - писма на пресуда... Врховната власт забележала императорни упатства до подредените во уредба... Судската активност беше придружена со составување на судски списоци на „правни писма, вонсудски писма“ на светот.

Ќе присуствуваат референти - лица кои знаат да работат со документи.

Документите раскажани на скап материјал - пергамент... Вреди да се напомене дека бил направен од коза или телешка кожа, а најдобрите сорти биле испорачани од градовите Ханза и Грција. Вреди да се каже дека за да се заштедат пари, текстот што ја изгубил својата вредност и значење беше исчистен, а листот пергамент беше повторно искористен.

Ова е време на акумулација на искуство во областа на изготвување документи, кога се формираа традиции во подготовката на документи, беа воспоставени методи на нивно сертифицирање - потписи, спојници, печати, се појавија фазите на пишување документ - нацрт и бело хартија. Во исто време, невозможно е да се зборува за канцелариска работа како систем на одредени правила за време на постоењето на староруската држава и за време на феудалната фрагментација. тоа периодот на акумулација на традиции и обичаи при работа со официјални документи.

во Русија се состои од неколку периоди:

• предреволуционерна канцелариска работа (XVI - почетокот на XX век);
• Советска канцелариска работа (октомври 1917-1991);
• постсоветски период (1991 - денес)

Канцелариска работа во предреволуционерна Русија

Канцелариската работа во предреволуционерна Русија вклучува три фази:

• првата фаза - свештеничка канцелариска работа (XVI-XVII век);
• втората фаза - колегиумска канцелариска работа (XIII век);
• третата фаза - извршна канцелариска работа (XIX - почетокот на XX век)

Настани [[октомври 1917 | октомври 1917]]. радикално го промени системот на државните институции во Русија. Врховниот орган на државната власт беше Серускиот конгрес на Советите. Извршното тело меѓу конгресите беше Серускиот Централен извршен комитет (ВТСИК) Врховното раководно тело беше наречено Совет на народни комесари (Совнарком) Секторските управни тела беа народни комесаријати (народни комесаријати). комитети (извршни комитети)

Првите години на советската моќ беа обележани со потрагата по правила за организирање на канцелариска работа што ги исполнуваше задачите поставени од новата влада.

Објавени се декретиуредување на постапката за законодавна дејност (Уредба на СНК од 30 октомври 1917 година „За постапката за одобрување и објавување закони“, Уредба на СНК од 18 ноември 1918 година „За времето на влегување во сила на легализацијата и владините наредби“) беше воспоставена процедура за формализирање на официјални советски документи Резолуција на Советот на народни комесари од 2 март 1918 година „За формата на формите на државните институции“; постапката за употреба на печати со декрети на Серускиот Централен извршен комитет и Советот на народни комесари од 6 јули 1922 година, том "За постапката за користење печати со државниот амблем". Уредбата на Советот за одбрана на работниците и селаните од 8 декември 1918 година „За точно и брзо извршување на наредбите на централната власт и елиминација на бирократијата“ имаше за цел да го намали протокот на документи и нареди да се замени кореспонденцијата со телефонски преговори, деловни хартии - телефонски пораки и воспоставување контрола врз сите административни документи. Сите советски институции беа задолжени со обврска точно и несомнено да ги исполнуваат одлуките и наредбите на централната власт. Истата цел беше постигната со декретот „За поедноставување на канцелариската работа и кореспонденцијата во советските институции“, подготвен во декември 1918 година од Конференцијата за прашањето за поедноставување на канцелариската работа во советските институции под Одделот за правни советници на Народниот комесаријат на државата. Контрола.

1920-1930-тигодини посебен период во развојот на советската канцелариска работа, бидејќи ϶ᴛᴏ времето на масовното движење наречено научна организација на трудот(НЕ) и научна организација на менаџерскиот труд(NOUT) Движењето NOUT имаше значително влијание врз формирањето и развојот на канцелариската работа.

Во рамките на неговото движење, беа отворени истражувачки институти: институтите Таганрог и Казан на научната организација на трудот. Координацијата на работата на НЕ му беше доверена на Советот за научна организација на трудот (Совнот), создаден под колегиумот на Народниот комесаријат на работничко-селанската инспекција (НКРКИ) во 1923 година.

Во овој период беа создадени јавни организации кои се занимаваа со менаџерски прашања: Клуб на административни работници, Здружение на сметководствени работници, Здружение на менаџерски работници.

Со исклучок на горенаведеното, во рамките на движењето за НОУТ, во секоја голема институција и претпријатие се создаваат ќелии (бироа, сектори итн.) на НОУТ.

Беа објавени списанија, на чии страници беа разгледани проблемите на управување и работа со документи: „Забележете дека техники на управување“, „Прашања за организација и управување“, „Систем и организација“, „Време“, „Организација на трудот“. За прашањата на канцелариската работа е објавена многу литература. Меѓу нив беа фундаментални теоретски студии и прирачници за документација за студенти и практичари.

Во 1920-тите беа издадени правни акти, во кои, заедно со други работи, беа рефлектирани прашањата за документацијата: Уставот на СССР од 1924 година ги разјасни видовите документи издадени од органите на државната власт и управата, постапката за нивно објавување. Уредбите на Серускиот Централен извршен комитет на СССР го воспоставија правото на националните републики и региони да вршат канцелариска работа во државните органи на нивните национални јазици. Документите испратени надвор од републиката мораа да бидат напишани на два јазика: руски и национален, или само на руски.

Важно е да се знае дека создавањето на акционерско друштво под НКРК во 1925 година беше од големо значење за развојот на советската канцелариска работа - Државно биро за организациона зграда(Оргстрој)

Главната дејност на Оргстрој била рационализација на канцелариското работење.

За да се имплементираат резултатите од развојот на настаните во кои се занимаваше Оргстрој, беше потребно нивно теоретско оправдување, врз основа на сериозна научна основа.

Ваква институција е создадена во 1926 година под НКРКИ Институт за менаџмент инженерство(ITU)

ИТУ тесно соработуваше со Оргстрој. Методите и испитите, научно заснованите методи за подобрување на канцелариската работа, развиени од ITU, Оргстрој ги примени во пракса, ги воведе во активностите на институциите: методот на директно набљудување, анкетирање (интервјуирање), активирање, фотографирање, самофотографирање на работен ден, тајминг. Сите овие методи во моментов се користат во проучувањето на системот за канцелариска работа, неговата анализа и развојот на предлози за рационализација.

В 1928 Градот ИТУ, заедно со Централниот архив на РСФСР, подготви „Правила за организација на архивскиот дел од канцелариската работа во државните, професионалните и кооперативните институции и претпријатија на РСФСР“. Правилата беа од големо значење за организацијата на тековното складирање на документи во канцелариската работа, а исто така беше воспоставена процедура за нивно уништување.

В 1931 Градот ITU има развиено нацрт „Општи правила за документација и тек на работа“, што подразбира воведување униформни правила за канцелариска работа на ниво на целата унија. Ова беше првиот обид да се создаде унифициран систем на канцелариска работа, бидејќи „Општите правила ...“ требаше да станат нормативна основа за развој на упатства за канцелариска работа за секоја советска институција и претпријатие. Но, како резултат на ликвидацијата на ITU во април 1932 година, правилата не беа финализирани и одобрени. По ликвидацијата на ИТУ во СССР, немаше единствен центар за научен развој на организацијата на канцелариската работа.

Во историјата на канцелариското работење, започна долг период на одделенско регулирање на работата со официјални документи, во ϶ᴛᴏ време, секој оддел одлучуваше за прашањата за организирање на канцелариската работа на некој начин.

Уставот од 1936 година имаше значително влијание врз процесите на документација, за прв пат во годините на советската власт, тој законски ја консолидираше хиерархијата на документите за управување, јасно дефинирајќи какви видови административни документи треба да издава одреден орган и администрација, како и институции, организации и претпријатија.

В 1943 Управата за главната архива на СССР направи уште еден обид да создаде единствени стандарди при работа со официјални документи... Беше подготвен нацрт „Упатства за поставување на документарниот дел и заштита на документарни материјали во тековната канцелариска работа на институциите, организациите и претпријатијата на СССР“. Во исто време, документот не беше одобрен по втор пат.

Истата година, првиот листа на типични документи за управување, кој ги утврди условите за нивно складирање. Списокот стана основа за испитување на вредноста на документите и во канцелариската работа и во архивата.

Не заборавајте дека важна пресвртница за развојот на советската канцелариска работа беше одлуката на Владата на СССР во 1959 година на развој на унифициран државен систем на канцелариско работење за институциите и претпријатијата во земјатаврз основа на широката употреба на технички средства. Со декрет на Советот на министри на СССР од 25 јули 1963 година „За мерки за подобрување на архивските работи во СССР“ беше создаден Сојузниот научно-истражувачки институт за управување со евиденција и архивски работи (ВНИИДАД), главна цел на што беше развој на Единствената државна служба за статистика.

Значајно е да се напомене дека во исто време започнува и прашањето за обука на кадрите: во голем број средни училишта од учебната 1962/63 година. г. започна обука на студенти по специјалност „Канцелариско работење“. Во 1964 година, во Московскиот државен историски и архивски институт (MGIAI), беше отворен првиот во Одделот за управување со државната евиденција (FGD) на СССР, кој подготвува специјалисти со високо образование да работат на поддршка за управување со документи.

Оттогаш, VNIIDAD развива регулаторна и методолошка рамка за канцелариска работа, FGD (во моментов - Факултетот за документација на Рускиот државен универзитет за хуманистички науки) обучува специјалисти за работа со документи.

Забележете дека блиската соработка помеѓу MGIAI и VNIIDAD имаше значаен ефект врз развојот на домашната канцелариска работа веќе во 1970-тите - 1980-тите. Започнаа систематски, целисходни проучувања на теоретски и методолошки проблеми на документацијата, кои беа отелотворени во специфични апликативни случувања од национален карактер.

Не заборавајте дека најважниот од нив стана Унифициран државен систем на канцелариско работење(EGSD), одобрен од Комитетот за наука и технологија на СССР во септември 1973 година.
Вреди да се напомене дека главните одредби на Обединетата државна служба за статистика се ϶ᴛᴏ научно нареден збир на правила, стандарди, препораки што ја одредуваат и регулираат организацијата на канцелариската работа во институциите, организациите, претпријатијата на СССР. Неговата главна цел е да ја подобри организацијата на канцелариското работење на единствена основа преку воведување униформни форми и методи на работа со документи.
Вреди да се напомене дека главните одредби на обединетата државна служба за статистика ги воспоставија правилата за документирање на активностите за управување (кои се однесуваа само на организациски и административни документи), содржеа препораки за организирање работа со документи, ги утврдија основите на организирање на работата на канцеларискиот персонал и механизација на канцелариски процеси. За прв пат во изминатите децении беше создаден интегриран систем на канцелариско работење, кој беше од национален карактер, но, за жал, не доби официјален статус.

В 1988 Раководството на СССР Главархив го одобри своето второ издание, наречено Единствен државен систем за управување со документи (EGSDOU) Вреди да се каже дека одредбите на EGSDOU се проширија на сите системи за документација, вклучително и документи создадени со компјутерска технологија и микрографија.

Втората значајна насока за подобрување на канцелариската работа стана обединување и стандардизација на составот и правилата за обработка на документацијата за управување, која активно се развива од 1970-тите.

Првите ГОСТ за организациона и административна документација (ОРД) беа пуштени во сила во 1972 година - ГОСТ 6.38-72 „Систем на организациона и административна документација.
Треба да се напомене дека главните одредби "и ГОСТ 6.39-72" Систем на организациона и административна документација. Формулар за примерок“.

Во врска со развојот на Единствениот систем на организациска и административна документација (USORD), овие ГОСТ беа одобрени во ново издание во 1978 година и во 1990 година ревидирани и комбинирани во ГОСТ 6.38-90 „Унифициран систем за документација. Систем на организациска и административна документација. Барања за документација“. Стандардите за ORD го утврдија составот на деталите, правилата за нивниот дизајн и локација, барањата за обрасци, за текстовите на документи и документи произведени со помош на уреди за печатење.

Посебна област за подобрување на работата со документи стана обединување на терминологијата што се користи во канцелариската работа и архивирањето. Толкувањето на термините стана недвосмислено поради воведувањето на ГОСТ 16487-70 „Канцелариска работа и архивска дејност. Забележете дека термините и дефинициите “(ревидирано во 1983 и 1998 година) Унифицираната терминологија ни овозможува недвосмислено да ги согледаме и регулаторните и методолошките документи и посебната литература. Официјални термини се користат и во развојот на локални регулаторни документи во која било организација.

Од 1970-тите, компјутерската технологија е воведена во управувањето и започнува развојот на алатки за автоматско управување (ACS) за решавање на менаџерски и производствени проблеми. Имплементацијата на автоматизираниот систем за контрола бараше обединување на документите. Во средината на 1970-тите беа одобрени првите унифицирани системи за документација (СДС). Материјалот објавен на http: // страницата

Вреди да се каже - целосен список на УСД е даден во Сојузниот класификатор на документација за управување (OKUD), објавен во 1983 година.

Единствениот систем на организациска и административна документација (USORD) беше вклучен во USDA Вреди да се напомене дека вклучуваше ГОСТ 6.15.1-75 „Основни одредби“, со кои беше утврдена целта и составот на USORD, барањата за обрасците и текстови на документи, правила за нивно одобрување и регистрација; ГОСТ 6.38-75, ГОСТ 6.39-75, како и Албум со унифицирани форми на документи и Упатства за нивна употреба.

Посебното значење на системот ϶ᴛᴏy лежи во неговата речиси универзална примена во институции, организации и претпријатија.

Во 1980-тите, беше ревидирана регулаторната и методолошката рамка за складирање на документи во канцелариската работа и архивата. Во 1986 година беа објавени „Основните правила за работа на одделенските архиви“, кои ги содржеа правилата за чување документи, формирање документи во досиеја, нивно испитување, сметководство и стекнување на архивата. Во 1989 година беше објавен „Список на стандардни документи формирани во активностите на државните комитети, министерствата, одделенијата, институциите, организациите и претпријатијата, кои ги означуваат периодите на складирање“, кој исто така беше практичен водич за секоја служба за управување со канцеларии во организирањето на складирањето. на документи.

Во 1980-тите беа развиени временски стандарди за канцелариска работа. Врз основа на утврдените формули на трошоците за работна сила, беше можно да се пресмета квантитативниот состав на работниците во службата за управување со канцеларии.
Вреди да се напомене дека основата за него беа зголемените стандарди за време за работа на канцелариска работа и Унифицираните стандарди за време (производство) за работа со машина, објавени во 1988 година, развиени од Централното биро за работни стандарди на Државниот комитет на СССР за труд и социјални прашања.

Канцелариска работа во модерна Русија

Развојот на канцелариската работа во 1970-тите и 80-тите беше основа за организација на канцелариската работа во Руската Федерација.

Оваа трета фаза во историјата на канцелариското работење се карактеризира, пред сè, со значајни промени во социјалната и економската сфера. Од 1990-тите, во Русија започна активното создавање на невладини организации (акционерски друштва, друштва со ограничена одговорност, унитарни претпријатија итн.) Во повеќето од овие организации, канцелариската работа беше повторно создадена. Од раните 1990-ти во Руската Федерација почна да се развива законодавната и регулаторната правна рамка, кој има воспоставено барања и за документи и за работа со нив.

Одговорноста за водење на евиденција обично е доделена на секретарот. За оваа позиција не е потребно посебно образование, а често за неа се ангажираат апликанти со минимално работно искуство. Но, управувањето со документи е одговорна и важна работа, успешното работење на претпријатието во голема мера зависи од неговата точност и исправност.

Канцелариската работа може да биде:

• општо - во врска со главната дејност на компанијата,
• персонал - за документација за персоналот, што ја одржува одделот за персонал,
• тајна - се наоѓа во некои државни структури и има стандарди на однесување,
• електронски - кога дел од информацијата се пренесува во дигитален формат.

Не е тешко самостојно да ги совладате основите на канцелариската работа. Подобро е да се започне со најважниот и основниот документ - номенклатурата на случаи.

Номенклатура на случаи

Ова е документ во кој се наведени сите „случаи“ во организацијата. Во овој случај, под „случај“ се подразбира збирка деловни документи од ист тип или насока.

Номенклатурата е систем кој ви овозможува да ги анализирате документарните активности на претпријатието. За да го составите, треба да одредите список на сите достапни сорти на документи. Потоа комбинирајте ги во насоки.На секој тип му е доделен број - шифра, може да се состои од неколку броеви или букви, на пример, број, година или дури и месец на објавување, ако обемот на документи е значителен.

На пример: 01 / BU / 2017 година, каде што 01 е бројот по редослед, BU е сметководствен оддел, 2017 е година. Наведен е и периодот на чување и местото во архивата кога предметот ќе биде предаден таму. Номенклатурата може да се одобри за одреден период - за една година, 3 години или 5 години, доколку не се предвидат промени. Пред одобрување, содржината на номенклатурата треба да биде проверена од раководителите на одделенијата во однос на нивната работа.

Се составува номенклатура за практично архивирање на трудовите, како и за внесување предмети во системот. Помага да се наведат основите на канцелариската работа концизно, ги одразува главните типови на деловни документи, земајќи ги предвид карактеристиките на претпријатието. Обично се составува во форма на табела - име на случајот, код (број), место во архивата, период на складирање. Подобро е да се групираат случаите по видови, одделенија на нивното објавување.

Видови документи во организацијата

Бројот на случаи и видови на документи е директно поврзан со спецификите на активностите на компанијата. Често, работниот тек е поделен на блокови, кои ги спроведуваат специјалисти во областите на работа. Но, постои листа што е типична за секоја компанија, без разлика дали е комерцијална или државна:

Инбокс - дојдовни во организацијата однадвор - се што доаѓало по пошта, со курири, лично доставено од претставници на други организации.

Појдовни - испратени од организацијата - сè што е адресирано до други правни лица, како и до физички лица (одговори, писма, решенија).

Внатрешна - не надвор од организацијата, регулирајќи ја работата на претпријатието (наредби, наредби, прописи, прописи итн.).

По правило, за секој тип се води посебен дневник за регистрација, во кој се запишуваат бројот по редослед, датумот, името, од каде е документот или од каде е испратен и името на одговорното лице.

Ако списанието ги регистрира документите што им се доделени на вработените, се остава поле за потпис на приемот. Исто така, во списанието може да се направи забелешка, во тој случај, според номенклатурата, копија е поднесена за складирање.

Организацијата може да води и дневници за внатрешни службени патувања, сметководство за враќање на клучевите, времето на пристигнување на работното место, па дури и телефонски повици. Понекогаш бројот на регистарски книги доведува до формирање на дневник. Се зависи од потребата и од постоечката практика во претпријатието.

Списанијата треба да бидат нумерирани, зашиени и запечатени, ова е направено за да се исклучи можноста за замена на листот.

Водење евиденција - основите на канцелариската работа и работниот тек. Бројот на списанија и случаи зависи од потребите на компанијата и желбата за снимање на сите трудови.

Регулатива за проток на документи

По развојот на номенклатурата на случаи и списокот на потребни списанија, разумно е да се подготви Правилник за работниот тек на организацијата. Станува збор за пропис кој ги објаснува правилата за составување, пренесување, архивирање на сите достапни трудови. Ја опишува постапката за секој тек на документација и поставува временска рамка за нејзино пренесување од еден оддел во друг.

Примерок на изјава

Регулативата ќе помогне да се избегне забуна, префрлање на одговорноста и губење на важни деловни документи. За секој поток е пропишана рута - на пример: објавување, одобрување, регистрација, испраќање до примачот, поднесување во архива.

Печати и печати

Често новодојдените, и не само тие, не можат да сфатат во кои случаи е потребен печат на организацијата, а во кои не. Одговорот е многу едноставен: појдовните формулари се заверени со печат, бидејќи присуството на печат го потврдува потеклото на писмото. Внатрешните хартии не бараат печатење како што се потписот на прирачникот е доволен во овој случај.

Дојдовните документи по нивната регистрација се пренесуваат на управителот за да донесе одлука и да назначи лице одговорно за извршување или одговор. Ним исто така не им треба печат. Печатот и печатот не треба да се мешаат. Поштенските марки можат да бидат многу различни, од „Влезен бр. ...“ до „Копијата е точна“ и немаат правна сила. Тоа е само помошна алатка за работата на секретарот.