Появились неотложные вопросы к организации, которые следует зафиксировать? В этом случае незаменимым является написание письменного обращения. Однако не все так просто, как кажется. Оформление грамотного делового письма – целая наука. И каждому не помешает поучиться или же вспомнить основные навыки его составления.
Для начала определимся с тем, каким способом вам удобно написать письмо или запрос в организацию. Чаще всего используются онлайн-сообщения с помощью интернет-ресурсов. Если вы пишите письмо этим способом, то вам не обойтись без:- Компьютера (ноутбука);
- Текстового редактора;
- Электронной почты.
Если вы используете ручной способ написания, то вам понадобится также принтер для распечатки.
Первый этап написания письма – это “шапка”. Вверху страницы должны обязательно присутствовать:- Название организации, куда вы обращаетесь;
- ФИО директора организации или ответственного лица;
- Адрес учреждения;
- Дата обращения;
- Город составления обращения.
К желательным пунктам «шапки» можно отнести еще и координаты предприятия – факс, телефон, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПИ. Зависит от темы обращения и самой организации.
- Рекламные письма;
- Рекомендательные письма;
- Информационные письма;
- Сопроводительные письма;
- Благодарственные письма;
- Поздравительные письма;
- Инструктивные письма;
- Письма-запросы;
- Письма-просьбы;
- Письма-ответы;
- Письма-извещения;
- Письма-приглашения.
В зависимости от того, какой тип обращения вы используете, сформулируйте корректно содержательную часть. Например, если вы составляете положительный отзыв в организацию, следует подробно описать причину своего обращения, что именно вам понравилось и так далее.
Скачайте у нас на портале:
Важный элемент написания письма в организацию – «не лить воду» и писать по существу. Излагайте свои мысли таким образом, чтобы ваше письмо заинтересовало сотрудников компании. Для этого согласно правилам делового этикета используйте специальные «слова-интриганты». Однако с этим не стоит переусердствовать, ведь речь идет о документе, а не о личной переписке. Описывайте ситуацию лаконично, но чтобы она была читаемой. Если разговор идет о соблюдении законодательства – обязательно делайте ссылки на законы РФ. При описании конфликтной ситуации приветствуется предложение ряда мероприятий для эскалации инцидента.
Грамотное составление письма в нужную организацию – залог успеха вашего обращения. Изучите внимательно все описанные выше пункты и смело приступайте к работе. Не забывайте, что письмо не должно содержать орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.
Письмо директору должно быть кратким и содержательным. Не следует писать многостраничные пересказы. Образец сообщения можно скачать бесплатно по ссылке.
Письмо директору учреждения может быть различного содержания. Деловые обращения контрагентов, локальные сообщения сотрудников организации к директорам, имеющие письменное оформление, наиболее эффективны, нежели телефонные переговоры и устные беседы. Источник информации на бумажном носителе сохраняется на столах директоров, архивах компаний и когда-нибудь становится востребован.. Шаблон претензионного обращения можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Письмо директору должно быть кратким, понятным и содержательным. Не следует писать объемные тексты и многостраничные пересказы. Исключение составляю претензионные обращения. Никому не интересны обыденные предложения и очередные буклеты. Обращению к директору необходимо придавать уникальность, подчеркнуть основную суть в нескольких строках. После написания содержания стоит подготовиться к дальнейшему развитию событий. Заинтересованное текстом лицо станет задавать множество вопросов. Обдуманные ответы, подготовленные заранее, станут хорошим дополнением к презентации и подчеркнут компетентность автора в вопросе.
Обязательные пункты письма директору
:- В верхней правой части пишется наименование адресата с конкретизацией должности и ФИО руководителя;
- Ниже фиксируются собственные реквизиты и контактные номера телефонов;
- Посередине листа с применением вежливых фраз вносится обращение по имени отчеству директора;
- Вступительная часть состоит из одной-двух строк;
- После вступления нужно сразу переходить к повествованию;
- Каждое слово содержания должно быть продумано и проверено несколько раз;
- В нижней части ставится дата написания, подпись и расшифровка;
С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой деятельности, но и сбор необходимой информации для данной организации, которая будет востребована во время различных отчетных проверок. Поэтому в первую очередь в задачи административных сотрудников входит правильное ведение деловой документации, для чего разрабатываются различные внутренние инструкции и формы. Преимуществом стандартной формы является тот факт, что человек заполняет ее автоматически, тем самым экономя свое время и время компании.
Деловая переписка должна содержать:
Достоверную и полную информацию;
- краткое изложение за счет отсутствия повествования;
- нейтральный тон обращения, но в доброжелательной форме;
- логическую цепочку, а не эмоциональную оценку изложенным фактам.
Как написать деловое письмо?
Самое главное определиться, какой вид делового письма подходит для данной ситуации. Существует несколько его видов:
Напоминание;
- подтверждение;
- отказ;
- сопроводительное письмо;
- приглашение;
- гарантийное;
- информационное;
- письмо с извещением и распоряжением.
Как правило, ответа требуют такие деловые письма, которые в своем содержании имеют просьбу, предложение, обращение, запрос или требование.
Правила написания делового письма.
Очень важную эмоциональную нагрузку несет на себе тон делового письма, поскольку завуалированная неуважительность будет все равно проступать при безупречных приемах сообщения. Особенно внимательно следует писать деловое письмо содержащее отказ. В этом случае не следует констатировать отказ в самом начале письма. В первой части сообщения следует привести убедительные доводы в пользу своей точки зрения, для этого можно использовать такие формулы как
- «К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу»;
- «Глубоко сожалеем, но не представляется возможным удовлетворить ваше пожелание» и т.д.
При отказе важно помнить, что в нашу задачу входит отказать, но не потерять заказчика, компаньона и др.
Итак, основные правила написания делового письма:
Для правильного усвоения сути письма, необходимо несколько раз повторить в тексте просьбу, обращенную к адресату;
- в письме-отказе важно указать причины, по которым данная просьба не может быть удовлетворена;
- отклонение предложение является формулой отказа.
Язык деловой переписки.
Важно, чтобы читатель деловой переписки улавливал только ее суть, а не то, каким языком она написана. Именно в этом условии и заключается мастерское владение правилами написания делового письма, которое вырабатывается в течение многолетнего опыта.
Следует помнить, что в деловом письме:
Необходимо употреблять простые слова при этом, не обедняя содержание;
- чаще употреблять глаголы, а не прилагательные – это позволит сделать текст письма динамичным;
- держаться ближе к смыслу обращения, не вдаваясь в детали и рассуждения;
- не употребляйте длинных предложений, поскольку они рассеивают внимание читателя;
- переход между фразами должен быть логическим и незаметным;
- используйте как можно меньше местоимений.
Деловое письмо отличается грамотностью и стилистикой.
Оформление деловой переписки.
При написании делового письма следует помнить, что верхняя часть (1/4 листа А4) должна оставаться свободной для фирменного бланка. Также в верхнем углу письма указывается исходящий номер и дата, которые фиксируются в специальном журнале исходящей почты.
В левом нижнем углу указывается должность, фамилия и подпись руководителя, а в самом конце листа указывается фамилия исполнителя делового письма с номером его телефона для дополнительной информации.
Таким образом, деловое письмо состоит из трех частей: суть просьбы, ее обоснование и вспомогательной информации.
При ответе на письмо, следует в первой части содержания сослаться на последнее письмо данного адресата. Если имеет место зарубежная переписка, то для лучшей наглядности необходимо приложить к письму буклет, ссылка на который будет указана в данном письме. Очень важно завершить такое письмо благодарностью за сотрудничество и фразой «Искренне Ваш (имя)…»
Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.
Бланк
Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
- название организации;
- физический адрес организации;
- телефон и факс;
- web-сайт и e-mail.
Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.
Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Поля
Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Регистрационный номер
Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.
Пример:
Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
Шапка письма
Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
Пример:
Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.
Уважаемый Павел Николаевич!
Шрифт
Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.
К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
Нумерация листов
Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.
Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
Информация об исполнителе
Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.
Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.
Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
Приложения
Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.
Пример:
К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.
С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.
Loading...