Основите на работата в офиса и работния процес накратко. История на работата в офиса. Има три форми на организация на деловодството: централизирана, децентрализирана и смесена

1. ВЪВЕДЕНИЕ В БИЗНЕС ПРОИЗВОДСТВО

1. Документ в системата за управление.

2. Основни понятия за работа в офиса и работния процес.

3. Историята на развитието на деловодството в Русия.

1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ

Основният начин за фиксиране и прехвърляне на управленска и друга информация в системата за управление е документ, а качеството на взетите решения и следователно цялостният резултат от дейността на всяка институция в най-широкия смисъл на думата до голяма степен зависи от това как ефективно е организирана документацията. Правилното документално обезпечаване на работата в институция се основава на подходяща нормативна и методическа база - набор от правни документи от организационен, инструктивен, методически характер. Нормативните и методически документи за деловодството във всяка институция се разработват на базата на съответните законодателни и подзаконови актове.

V в съответствие с Федералния закон „За информацията, информатизацията

и защита на информацията“ от 20 февруари 1995 г. 24-FZ (чл. 5) документацията (тоест създаването на документи) е предпоставка за включване на информация в информационните ресурси. Посочва още, че документацията се извършва по начина, предписан от държавните органи, отговарящи за организиране на деловодството, стандартизиране на документи и техните масиви. Държавното регулиране се отнася не само за областта на документацията, но и за организацията на работа с документи.

Държавното регулиране на деловодството се извършва от Федералната архивна служба на Русия (Росархов), която в съответствие с Правилника за архивния фонд на Руската федерация (одобрен с Указ на президента на Руската федерация от 17 март 1994 г. , № 552) и Правилника за Федералната архивна служба на Русия (одобрен с Постановление на правителството на Федерацията от 28 декември 1998 г. № 1562) осъществява междусекторно организационно и методологично ръководство и контрол върху организацията на документи в деловодството на федералните държавни органи, координира развитието на системата на държавните офиси и единните документационни системи.

Комитетът на Руската федерация по стандартизация, метрология и сертификация (Госстандарт на Русия) осъществява държавно управление на стандартизацията, включително работа по унификацията и стандартизацията на документи и документационни системи, разработването, внедряването и поддържането на общоруски технически класификатори. , икономическа и социална информация.

Правителството на Руската федерация, федералните органи на изпълнителната власт отговарят за организирането на документационна поддръжка в изпълнителните органи, разработването на съответните регулаторни правни актове.

1.2. ОСНОВНИ КОНЦЕПЦИИ ЗА БИЗНЕС ПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ.

Управление на всяко предприятие- това е информационен процес, при който се получава, обработва информация, разработва се решение, решението се съобщава на изпълнителите, чиито действия се контролират.

На всички етапи от информационния процес се създават документи, в които се записва различна информация.

Документът е съвкупност от информация, разположена на материален носител и имаща правно основание.

Превъзходен

		посоки
	администрация
				управление
	протоколи,
	заключения		офис работа
				Изпълнители
		контрол	офис бележки,

отчитане

Ориз. 1. Информационни процеси на предприятието

Неразделна част от управлението на всяка организационна система е деловодството.

Терминът "офис работа" се появява през втората половина на 18 век и означава не само папка с документи, но и самия брой. Понастоящем терминът означава организация на информационна поддръжка на случая, т.е. управление на записи.

Офис работа- сферата на дейност, свързана с процеса на създаване на документи и организиране на работа с тях.

Цел на работата в офиса- информационна поддръжка на процеса на управление

Основните задачи на работата в офиса:

 създаване на документи, т.е. фиксирайки гивсякаква среда;

 предаване на документи за последващото им изпълнение или вземане на решение;

 регистриране на документи за контрол по тяхното изпълнение;

 систематизиране и съхранение на документи, бързо търсене на документи

колкото е необходимо.

Форми на организация на деловодството:

Централизирана формахарактеризиращ се с това, че всички операции по обработка на документи са съсредоточени (централизирани) в единен център за цялата институция - офис, общ отдел или секретар. Тази форма е характерна за малките институции.

Децентрализирана формавключва разпределение на служебните операции между структурните подразделения на институцията; докато във всеки от тях се извършва относително хомогенен набор от офис операции. Използва се рядко.

В смесена форма операциите се извършват централно (приемане, регистрация, контрол, дублиране на документи) и децентрализирано (съхранение на документи, образуване на дела). Типично за средни и големи институции.

Концепцията за офис работа се основава на концепцията за документация.

Документиране- Това е регламентиран процес на записване на информация на хартия или друг носител, който осигурява нейната сила.

Инструменти за документиране- инструментите, използвани от човека за създаване на документи. Те са разделени на:

прости средства(химикалки, моливи)

механични и електромеханични средства (пишещи машини,

магнетофони, фото, филмово и видео оборудване)

автоматизирани инструменти (компютърна технология).

Документирането включва спазване на установените правила за запис

информация, специфична за всеки вид документ. Спазването на тези правила дава юридическа сила на създадените документи.

Правна сила- собствеността на официален документ, съобщена му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за регистрация.

Реквизит - задължителен елемент от изпълнението на документа (име на вида на документа, адресат, дата, подпис).

Формуляр за документПредставлява набор от детайли в документ, разположени в установената от стандарта последователност.

Система за документи- набор от документи, свързани с произход, предназначение, вид, сфера на дейност, единни изисквания за регистрацията им.

Организацията на работата с документи включва организацията на документооборота на институцията, съхранението на документи и използването им в текущата дейност на институцията.

Документооборотът на една институция е процесът на движение на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на тяхното изпълнение и предаване в архива.

Документът се популяризира:

1. В пространството: вътре в предприятието и извън него.

2. Във време: от момента на създаване или получаване на документа до изпращането му на адресата или предаването му за съхранение.

Организация на документооборота в предприятието (вижте слайда)

Разграничаване на външни и вътрешни контури на работния процес.

Външният контур започва с входящи (външни) документи, които идват в предприятието отвън. Получените документи се регистрират от секретарите и след това се изпращат за изпълнение. Външният контур завършва с регистрация на изходящи документи.

Ако документът е създаден в самата организация, значи има вътрешен контурпреминаване на документа (иницииране - изпълнение - съгласуване - одобрение

чакане - регистрация).Именно по вътрешния контур на преминаването на документ често се случва неговото версиониране (т.е. документът съществува в различни версии). Например на етапа на одобрение, когато се появят коментари от различни лица. Важна задача на работата в офиса е проследяването, натрупването и управлението на версиите на документи, както и контролът върху промените в документите.

1.4. ИСТОРИЯ НА РАЗВИТИЕТО НА БИЗНЕС ПРОИЗВОДСТВОТО В РУСИЯ

До 10 век са документирани основно правоотношения между граждани. Още по това време е имало култура на съставяне и обработка на документи, като пътни документи, писмени завещания и др., а също така в специално училище те обучават писари, съдебни секретари, печатари (пазители на печата) за князе и едри феодали обаче нямаше единна система на държавна администрация.

Етап 1. Произходът на системата на деловодството (XI-XV век).

Периодът на староруското състояние е период на постепенно сгъване на традициите на системата на деловодството, натрупване на опит в документирането, обработката и съхранението на документи, осигуряване на тяхната безопасност, включително защита от неоторизиран достъп и фалшификация.

Характерни черти на периода:

1. Появи се професионални чиновници: църковни псалмисти

и чиновници (през XIV век чиновници се наричали всички хора, които извършват деловодство).

2. Бяха съставени своеобразни ръководства за деловодство - формуляри, в които бяха посочени етапите на подготовка на документите - чернопис, редакционна, бяла книга.

3. Имаше нужда да се запази поверителността на важна информация, в резултат на това се появиха различни клипове (подписи), печати, мостове (подписи върху лепила), т.е.елементи за защита на информацията срещу неоторизиран достъпна етап съхранение и употреба.

От това време датират и първите случаи на фалшифициране на документи.

4. Разработена е процедура за отнемане на законната сила на документи.майка-

alys са извлечени от специално хранилище от "ларник" (пазач на сандък с доп.

документи) и унищожени в присъствието на свидетели. Особено важни документи бяха унищожени от комисия, избрана от градското вече, често публично, в тържествена обстановка. По-малко значимите документи са върнати на авторите или просто са изтрити от пергамента, върху който са написани, а оголените листове са използвани отново.

5. Разпределени са места за безопасно съхранение на документи и деловодство: гостини дворове и манастири.

Почти до края на XIV век. в Русия основният материал за писане е

жив пергамент (особено облечена кожа), наричан в документите "харта", а в обикновените хора - просто "телешко" ... Най-древната форма на пред-

документът беше писмо - отделен лист пергамент с ширина малко повече от 15 см

(3,5 инча). Документите са написани с плътен текст, без разделяне на думи, а от препинателните знаци е използвана само точката в края на изречението.

Етап 2. Поръчайте офис работа (XV - XVII век).

Обикновено се нарича периодът на формиране и развитие на държавното деловодство период на поръчка,по името на първите държавни институции

- поръчки. През този период постепенно се създава система за деловодство на централни и местни институции, формират се кадри на офис служители, създават се стабилни форми на документи и методи за тяхното изготвяне.

Характерни черти на периода:

1. Офисната работа се извършваше в чиновническите колиби, които в същото време бяха място за приемане на посетители (присъствие), и офиса, и ар-

HIV. Документите обикновено се поставяха на маси, на пейки, особено ценни - в сандъци в същите стаи, където се извършваше текущата работа и където се приемаха посетители. В заповедите са съставени описи на документите на съхранение,

а през 17 век. За списъците с документи бяха съставени азбуки - специални указатели за справки за документи.

2. Документите са направени на хартия и са със специфична форма – колона(стълб, стълб), т.е. свитък от тесни листове хартия, залепени един за друг.

Съставните части на стълба се наричали „постави“. Местата, където са залепени листовете, са получили същото име. Колоната всъщност не беше единичен документ, а включваше целия набор от документи по делото. Текстът в колоните е изписан само от едната страна, обратната е използвана само за поставяне на бележки, резолюции, адреси. Документите се държаха навити на ролка или ролка; за особено важни документи се правеха специални калъфи, но по-често те се съхраняваха просто в сандъци или сандъци. Тази форма на документа беше неудобна, тъй като отне много време за разширяване и свиване на колоната, докато се намира необходимата информация. Самото залепване не беше достатъчно здраво, което доведе до влошаване и износване на документа. Заедно с колонната форма на документа възниква и започва да се използва в поръчките формата на тетрадката. Тетрадката е лист хартия, сгънат наполовина. Тетрадките бяха събрани заедно, подвързани според нуждите и съставени книги.

3. Документът е получил юридическа сила чрез т. нар. „регистрация“ на обречеността-

nogo clerk - подписът на служителя, поставен на срички на гърба на документа по такъв начин, че буквите му да улавят двата края на залепените листове.

(Нито царят, нито болярите са подписвали документи, с изключение на договорни документи с чужди държави). Този метод на подписване на документи гарантираше защитата на информацията и затрудняваше фалшифицирането им.

4. Добавят се различни видове документи, които отразяват управленската дейност на държавните институции: от подчинения на върховната власт

nym бяха изпратени писма, постановления и присъди, бяха изпратени отговори от местни институции на заповеди, направени са петиции под формата на писмено обжалване на частни лица до държавни институции.

5. Повечето подробности все още не са изпъкнали от текста,тези. обжалване, по дяволите

6. Всеки документ е регистриран:при постъпване датата се подпечатва върху документа и служителят прави бележка „Изписване“, което означава „Правете запитвания“. Всъщност това означаваше началото на разглеждането на делото.

Етап 3. Колегиално деловодство (XVIII век).

Основната разлика между колегиалното деловодство е, че организацията му е регламентирана със закон. Периодът на колегиалните дела-

производството е свързано с реформите на Петър I. Именно той създава руската бюрократична система, която определя съвременната работа с документи. Петър I с право може да бъде наречен „баща на руската бюрокрация“.

Характерни черти на периода:

1. Издаден е нормативен акт "Общ правилник", в който подробно са уредени документационни въпроси. (правила за регистриране на документи,

контрол върху изпълнението им, реда за тяхното изготвяне, освидетелстване, съхранение) и

движение на делото (документопоток).Наредбата дори определя как трябва да бъдат подредени масите (трябва да имат кутии с брави), как да седят чиновниците (двама на една маса) и т.н. Работният ден в колегиумите продължи 8 часа. Работата се извършваше целогодишно, с изключение на трите летни месеца и празниците. За един ден неявяване на работа се удържаше заплата на чиновника за един месец, за неотработения час се удържаше седмична заплата.

2. Въведен е подписът на ръководителя и членовете на съвета върху документа.

3. Установена е процедурата за използване на пломби.Приложение за печат

се проведе в присъствието на двама свидетели.

4. Колонните форми на документи бяха заменени от тетрадки - 4 листа хартия, сгънати наполовина и зашити с конци. Няколко подвързани тетрадки образуваха книга.

5. В документите се появиха нови данни: регистрационни входящи и изходящи номера, адресат, подпис, дата на съставяне, вид на документа и др.,

промяна в съвременната офис работа.

6. За много документи бяха създадени официални формуляри и бяха разработени правила за разположението на детайлите върху лист хартия.

7. Започнаха да се разработват различни системи за документация:

финансови, в които термините "дебит", "кредит

дит", "баланс", военни - доклади, депеши, инструкции, разпореждания;

международни договорни - бележки, меморандуми, пратки;

съдебни - разпити, клетвени обещания, показания, присъди;

статистически - анкетни преброявания, наречени ревизии, провинциални доклади.

Етап 4. Министерско деловодство (XIX - началото на XX век).

Настоящата система за управление на документи, наречена работа в изпълнителния офис... В сферата на управлението се появиха министерства, а едноличното управление на министрите дойде на мястото на колегиалността.

Характерни черти на периода:

1. Единни принципи на мини-

на Русия -от създаването на документите до тяхното архивно съхранение. Особено внимание беше обърнато на реда на взаимодействие на министерствата с други институции и императора в зависимост от господстващата по това време йерархия.

2. Въведена е многоетапна система за регистрация и осчетоводяване на документи.Всички документи, включени в министерството, бяха записани в дневника. Всеки отдел имаше подобен дневник, в който се записваше основна информация.

3. Възникна система за контрол върху изпълнението на документите.Месечно

извършена е ревизия на делата в структурни поделения, в специални ведомости се водят записи за броя на изпълнените и неизпълнените документи. В края на годината беше съставен общ отчет за министерството.

4. Формите на документите са променени. Официалните документи бяха съставени на формуляри с ъглови детайли.Съставът на реквизитите на формуляра включва

или: името на институцията, имената на структурните поделения, датата и регистрационния номер, кратко заглавие към текста, линк към получения документ. От края на 20-те години на миналия век бланки започват да се произвеждат по типографски метод.

5. Появиха се нови видове документи: телеграми и телефонни съобщения.

6. Публикувани са колекции от примерни документи -книжовници.

Етап 5. Съветският период на управление на държавните документи (1917 -

Характерни черти на периода:

1. 1917 - 1920 г Намаляване на нивото на документационна поддръжка за управление

лация (работници, войници, селяни, които нямат специално образование, отиват да работят в новосформираните съветски институции).

2.1925-1926 Бяха създадени две големи организации: Институтът по управленско инженерство (ITU) и Държавното бюро по организационно изграждане

(Оргстрой). ITU се занимаваше с теоретични изследвания в областта на управлението, а Orgstroy ги прилага на практика, допринасяйки за въвеждането на ново офис оборудване и офис оборудване. Кабинетът по стандартизация е създаден към ITU,който се занимаваше с разработването на общосъюзни стандарти за документация (писма, телеграми, телефонни съобщения, протоколи) и канцеларски материали (мастило, ленти за пишещи машини).

3. През 1932 г. ITU е ликвидиран и централизираното методологично усъвършенстване на въпросите на документооборота е прекратено.От този момент в историята на деловодството започва дълъг период на „независимост“: всеки отделпо моя начин регламентирана работа с официални документи.

4. През 1963 г. са одобрени „Основните правила за инсцениране на документалната част на деловодството и архивите на институции, организации, предприятия на СССР“.

Този документ все още служи като ръководство за управление.

5. През 1973 г. е разработена Единната държавна система на деловодството (ЕГСД).

EGSD е научно подреден набор от правила, стандарти и препоръки за организиране и поддържане на документационна поддръжка за управление, започвайки от момента на създаване на документа до изпращането му в архива.

6. През 1970-1980г. формира блок от GOST за документи за управление.

7. През 1980-те години. разработени са единни документационни системи (SDS) за автоматизиране на обработката на данни, съдържащи се във формуляри на документи.

Развитието на съветското деловодство през 1970-1980 г положи основите на офис работата в Руската федерация. Много нормативни и методически документи, създадени през този период, все още са в сила.

1.4. НОРМАТИВНА РАМКА ЗА БИЗНЕС ПРОИЗВОДСТВО

Нормативна рамка за офис работатаТова е набор от закони и разпоредби

тивни правни актове, регламентиращи технологията на създаване, обработка, съхранение и използване на документи в хода на дейността на организацията.

Нормативната рамка за офис работата включва следните компоненти:

 Законодателни и правни актове на Руската федерация;

 ГОСТ;

 Регламенти;

 Класификатори;

 Държавна система за документация за управление.

Законодателни и правни актове в областта на информатизацията и документацията:

 Законите на Руската федерация: Гражданския кодекс на Руската федерация, Законът на Руската федерация „За стандартизация“, Законът на Руската федерация „За архивния фонд и архивите“

 Укази и заповеди на президента: "За основите на държавната политика в областта на информатизацията", "За одобряване на Правилника за архивния фонд на Руската федерация"

 Резолюции и заповеди на правителството: „За организацията на работата по стандартизация, осигуряване на еднаквост на измерванията, сертифициране на продукти и услуги“, „За подобряване на информационната подкрепа за населението на Руската федерация“

 Федерални закони на Руската федерация: "За информацията, информатизацията и защитата на информацията", "За участието в международния обмен на информация", "За правната защита на програми за електронни компютри и бази данни"

 Правни актове на държавните и изпълнителните органи на съставните образувания на Руската федерация, уреждащи въпросите на деловодството.

Държавни стандарти (GOST) за документация

Регистрацията на официални документи е строго регламентирана от стандарти.

Стандарт - типичен изглед, извадка, на която един обект трябва да отговаря по отношение на неговите характеристики, свойства, качества.

Законът на Руската федерация "За стандартизацията" от 06.10.93 г. определя стандартизацията като дейност за установяване на норми, правила и характеристики. Обхватът на стандартите, тяхното съдържание, обхватът на тяхното действие се определят от държавните органи.

име
GOST R 6.30-2003	Единни системи за документация. Обединени
	ная система от организационни и административни документи
	ция. Изисквания за документи.
	Прието и въведено в сила с Резолюция на Госстандарта на Русия
GOST R 51141-98	Офис работа и архивиране. Термини и определения
GOST 6.10.1-88	Единни системи за документация (USD). Основното
	провизии
GOST 6.01.1-87	Единна система за класификация и кодиране на технически
	икономическа информация. Основни разпоредби
GOST 6.10.5-87	Единни системи за документация (USD). Требова-
	за създаване на примерен формуляр
GOST 6.10.4-84	Единни системи за документация (USD). Даване
	правна сила на документи върху машинен носител и
	машинно класирана машина, генерирана чрез изчисление
	технология. Основни разпоредби
GOST 6.10.3-83	Единни системи за документация (USD). Записване
	информация в комуникативен формат

Изискванията, установени в стандартите, са задължителни за всички държавни органи и стопански субекти. Госстандарт и други държавни органи за управление, в рамките на своята компетентност, следят за спазването на изискванията на GOST.

Регламенти

1. Междуотраслови стандарти на време за работа по документационно осигуряване на управлението. Разработено от Централното бюро по стандартите на труда (Централното бюро по трудовите стандарти) на Министерството на труда на Руската федерация през 1995 г. и препоръчано за определяне на интензивността на труда и броя на служителите в държавни органи, институции и обществени организации. Те съдържат

 Норми на време, изразходвано за документационна поддръжка на управлението (обработка, регистрация, отчитане на количеството и контрол на изпълнението на документи, поддържане на картотеки и др.)

 Нормите на времето, прекарано в работата на архива (каталогизиране, създаване на справочна апаратура за архиви и др.)

2. Норми за време за работа за подобряване на документационното осигуряване на управлението на министерства, ведомства, предприятия и организации. Разработено във VNIIDAD (всерускиНаучно-изследователски институт по документация и архивно дело) през 1992 г. и съдържа времеви нормативи за съставяне на планове, договори. Те могат да се използват за изчисляване на разходите за труд, анализиране на производителността на работниците и изчисляване на техния брой.

3. Норми за време за работа по автоматизирана архивна технология и документационно осигуряване на ръководните органи. Разработени от Централното бюро за наука и технологии на Министерството на труда на Руската федерация през 1993 г. и са предназначени да определят времето, прекарано за работа с управленска документация в традиционни условия и в условията на автоматизация на управленските процеси.

Нормите за време се прилагат за всички видове работа с документи и са разделени на два блока:

 Норми за време за работа по документационна поддръжка на управлението (разработване на длъжностни характеристики, номенклатура на делата на организацията и др.)

 Времеви норми за работа, извършена в процеса на автоматизация

установена архивна технология на работа (съставяне на статистически отчети, изпълнение на заявки за търсене и др.)

Класификатори

За използване при сортиране, търсене и обработка на различни документи на автоматизирани информационни системи, на документа трябва да бъдат присвоени специални кодове.

Класификатор - документ, съдържащ систематизиран списък от имена на обекти и техните кодове.

1. Класификатори на информация за документи за управление: OKUD.

2. Класификатори на информация за организационни структури: OKPO.

3. Класификатори на информация за населението и персонала: ОК на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите заплати (OKPDTR).

Държавна система за управленска документация (GSDOU)

Започвайки да изучавате курса, на първо място, трябва да се запознаете с основните професионални термини и дефиниции, които постоянно се срещат при работа с документи.

Офисната дейност е отрасъл на дейност, който осигурява документиране и организация на работата с официални документи.

Първоначално терминът се появява в устната реч (вероятно през 17-ти век) и означава процес на решаване (производство) на казус: „да правя бизнес“ - за решаване на проблема. В хода на решението стана необходимо да се консолидира резултатът, например постигнатото споразумение. За това документи са създадени от древни времена, тъй като изречената дума е краткотрайна, може да бъде забравена, изкривена по време на предаване или не толкова разбрана. Още през XVI век. думата се използва бизнескато сборник от документи, свързани с всяко дело, бр. За първи път в тази концепция думата "бизнес" е записана в документи през 1584 г.

Съвременната офис работа включва:

Осигуряване на навременното и коректно създаване на документи (документация);

Организация на работата с документи (приемане, предаване, обработка, счетоводство, регистрация, контрол, съхранение, систематизация, подготовка на документи за архивиране, унищожаване).

Успоредно с термина "офис работа" през последните десетилетия се използва терминът управленска документация(СЪРНА). Появата му е свързана с въвеждането на компютърните системи в управлението и тяхното организационно, софтуерно и информационно осигуряване за сближаване с терминологията, използвана в компютърните програми и литературата. Понастоящем термините „офис работа“ и „управленска документация“ са синоними и се използват за обозначаване на една и съща дейност. И двата термина могат да бъдат намерени например в заглавията на документите, регулиращи организацията на документалните процеси: „Държавна система за документална поддръжка за управление“ и „Типични инструкции за деловодство в министерствата и ведомствата на Руската федерация“.

Документиране е процесът на създаване и форматиране на документ.Държавният стандарт определя документацията като „запис на информация на различни носители според установените правила“.

Необходимостта от запис на информация се появява сред хората в древни времена. „Документи“ от различни епохи, създадени върху глинени плочки, брезова кора, каменни стели и др., са оцелели до нашето време. Методите за прилагане на информация също бяха различни: рисуване, графика, писане. Понастоящем в управленската практика те използват предимно документи, създадени по всякакъв начин на писане - ръкописно, машинописно, типографско, компютърно, както и с помощта на графики, чертежи, фотография, звук и видеозапис и върху специален материал (хартия, филм и фотографски филм). , магнитна лента, диск и др.). Научната дисциплина се занимава с изучаване на разработването на методи за документиране и носители на информация - управление на записи.

Организация на работа с документи - това е да се осигури движението на документите в апарата за управление, използването им за справочни цели и съхранение.Терминът се определя от държавния стандарт като "организация на работния процес, съхранение и използване на документи в текущата дейност на институцията".

Документооборот стандартните разговори движение на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване изпълнение или изпращане.Технологията за работа с документи включва:

Приемане и първична обработка на документи;

Предварителното им разглеждане и разпределение;

Регистрация на документи;

Контрол върху изпълнението на документи;

Информационна и справочна работа;

Изпълнение на документи;

Изпращането им;

Систематизиране (формиране на дела) и текущо съхранение на документи.

Нека разкрием някои от горните понятия. Така, Регистрацияозначава запис на счетоводни данни за документ в предписаната форма, фиксиране на факта на неговото създаване, изпращане или получаване, контрол на изпълнението на документи - набор от действия, осигуряващи тяхното навременно изпълнение, формиране на дело - групиране на изпълнените документи в дело в съответствие с номенклатурата на делата (систематизиран списък с имена на дела, образувани в организацията, посочващ сроковете на тяхното съхранение, изготвен по предписания начин) и систематизиране на документите в рамките на делото.

Всяко управленско решение винаги се основава на информация за разглеждания въпрос или управлявания обект. Информацията е идентична с понятията: "данни", "информация", "индикатори". Следният термин е законово закрепен:

"Информация - информация за лица, предмети, факти, събития, явления и процеси, независимо от формата на тяхното представяне."

Във всяка област на човешката дейност информацията има свои специфики и затова тя съответно се подразделя на медицинска, научна, техническа, технологична и др. Във федералните органи и управление, в институции, организации и предприятия (независимо от посоката на дейност и форма на собственост) информация за управление, която се използва за целите на управлението на обект или структури. Към управленската информация се налагат редица изисквания: пълнота, ефективност, надеждност, точност, насоченост, достъпност за човешкото възприятие.

Документите се използват в различни области на дейност, клонове на знанието, сфери на живота и са обект на изследване в много научни дисциплини. Следователно съдържанието на понятието "документ" е двусмислено и зависи от индустрията и за какви цели се използва. Така че за юристите документът е преди всичко начин за доказване или доказателство за нещо, за историка - исторически източник, кибернетико-документалист - носител на информация, а специалистите в областта на управлението го смятат за средство за фиксиране и предаване на управленски решения.

Федералният закон "За информацията, информатизацията и защитата на информацията" съдържа следното определение на понятието "документ":

документ - това е информация, записана на материален носител с подробности, които позволяват тя да бъде идентифицирана.Същото определение е дадено и в държавния стандарт за термини и дефиниции „Офис работа и архивиране“. За по-пълно описание на понятието "документ" трябва да се разкрие и понятието "реквизит".

Всеки документ се състои от редица съставни елементи, които се наричат ​​детайли (име, автор, адресат, текст, дата, подпис и др.). GOST коригира следното определение:

Подробности за документа - задължителен елемент на дизайна официален документ?

Различните документи се състоят от различен набор от детайли. Броят на детайлите се определя от целта на създаването на документа, неговата цел I, изискванията за съдържанието и формата на този документ. За много документи броят на детайлите е строго ограничен. За редица документи броят и съставът на реквизитите се определят със законодателни и подзаконови актове. Но във всеки случай, както следва от определението, информацията, записана на материален носител, трябва да бъде формализирана чрез записване на необходимите подробности. Едва тогава става документ.

В документознанието документът се разглежда като резултат от фиксиране (показване) на факти, събития, явления от обективната реалност и човешката умствена дейност по всякакъв удобен начин върху специален материал.

Документите, имащи фиксирана (показваща) информация, по този начин осигуряват нейното запазване и натрупване, възможност за прехвърляне на друго лице, многократно използване, многократно и многократно връщане към нея във времето. Те засягат различни области на човешката дейност и се делят на текстови и графични, традиционни (ръкописни, машинописни) и машинни медии, научни, технически, лични и официални и др.

Официални документи - това е документи, създадени от юридически или физически лица, съставени и заверени по установения ред.Сред тях е изградена специална категория служба (мениджърска)документи, които са определени от държавния стандарт като официални документи, използвани в текущата дейност на организацията.

Като носители на информация документите действат като незаменим елемент от вътрешната организация на всяка институция, предприятие, всяка фирма, осигурявайки взаимодействието на техните структурни части и отделни служители. Те са основа за вземане на управленски решения, служат като доказателство за тяхното изпълнение и източник за обобщения и анализи, както и материал за справочна и търсеща работа. В управленските дейности документът действа както като предмет на труда, така и като резултат от труда.

МИНИСТЕРСТВО НА ОБРАЗОВАНИЕТО И НАУКАТА НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

Московски държавен университет по технологии и управление

отдел икономика, бизнес и право

ТЕСТ

По дисциплина : Документиране на управленски дейности

Тема Работата в офиса е в основата на технологията за управление

Извършва се от ученик 1 разбира се

Аракчеева Марина Анатолиевна

Факултет: икономика и предприемачество

Специалист. управление на организацията

Шифър: 080507

Въведение 3

1. Оценка на текущото състояние на деловодството 3

2. Фактори, влияещи върху организацията и технологията на деловодството в институции от различни нива на управление 4

3. Организационни, правни, социални и психологически аспекти на деловодството 5

4. Документална поддръжка на управлението. Основните задачи и функции на предучилищното образователно заведение 11

5. Структурата на услугите за управленска документация и техните функции 13

6. Разлики между понятието "управленска документация" (DOE) и понятието "офис работа" 15

7. Връзката на предучилищното образователно заведение с автоматизираната технология за обработка на документи 16

8. Научна организация на управленската работа като фактор за подобряване на ефективността на управлението и деловодството 18

9. Дейности на архивните органи по нормативно-методическото осигуряване на деловодството 22

Заключение 23

Литература 24

ВЪВЕДЕНИЕ

В работата си трябва да решите редица задачи:

Оценете текущото състояние на работата в офиса;

Определяне на факторите, влияещи върху организацията и технологията на деловодството в институции от различни нива на управление;

Опишете организационните, правните, социалните и психологическите аспекти на работата в офиса;

Дайте концепцията за документална поддръжка за управление, идентифицирайте основните задачи и функции на предучилищното образователно заведение;

Помислете за структурата на услугите за управленска документация и техните функции;

Правете разлика между понятието „управленска документация“ (DOE) и понятието „офис работа“;

Определете връзката на предучилищното образователно заведение с автоматизираната технология за обработка на документи;

Разгледайте научната организация на управленската работа като фактор за повишаване на ефективността на управлението и деловодството;

Разгледайте дейността на архивните органи по регулаторната и методическата поддръжка на услугите за управление на офиса.

1. Оценка на текущото състояние на деловодството

Състоянието на офис работата и общата култура на обслужващи мениджъри и специалисти до голяма степен се определят от качеството на работата на секретаря-помощник, което от своя страна зависи от нивото на неговата организация. На практика помощник-секретарят или изцяло (или в голяма степен) изпълнява деловодството на управленския апарат или на голямо структурно звено като цяло, като изпълнява функциите на секретаря на ръководителя, или изпълнява само функциите на секретар на ръководителя. Преобладава първият вид секретарска и референтна дейност. Работата на секретаря-помощник се характеризира с широта и разнообразие от изпълнявани функции и операции. Първо, секретарската работа изисква възможността за бързо преминаване от един вид работа към друг: регистрация на документи, телефонни разговори, писане, изпращане на факс, приемане на посетители и т.н. Второ, секретарят-помощник комуникира с относително голям кръг от хора през работния ден. На трето място, секретарят-помощник, в допълнение към инструкциите на прекия ръководител, поради естеството на своята работа, често трябва да изпълнява инструкциите на други лица. Тази ситуация създава допълнителни затруднения в работата на помощник-секретаря и следователно неговите задължения и права трябва да бъдат особено стриктно определени и залегнали в длъжностната характеристика.

Информационните технологии коренно промениха съвременната офис работа, появиха се ново качество и изискване към него. Досега няма национални изисквания към системите за електронно управление на документи, използвани дори в държавните агенции, няма стандартни правила за организиране на деловодството в административните служби. Ярък пример е огромният брой термини в имената на службите за управление на документи в органите: отдел за документална поддръжка, общ отдел, офис и др. Но държавният апарат е единен механизъм за управление на държавата отдолу нагоре. Освен това има около 70 доставчици на софтуер за автоматизация на офиса, които играят по свои собствени правила. Но няма оценка на качеството на такъв продукт. Поради това отдавна е закъсняло създаването на национален стандарт за системите за офис автоматизация, поне за системите, използвани в публичните органи.

2. Фактори, влияещи върху организацията и технологията на деловодството в институции от различни нива на управление

Взаимоотношенията между организациите, институциите, комуникацията на бизнес документи на всички нива трябва да се осъществява съгласно единни общоприети правила. Работата с документи във всяка организация, независимо от нейната организационно-правна форма, трябва да се изгражда въз основа на законодателни и регулаторни и методически основи по въпросите на документацията и работата с документи.

Организацията на работата с документи е ключова задача за управление във всяка институция: от офиса на малко предприятие до федерален отдел или голяма корпорация.

Дейността на всяко предприятие се урежда от действащото законодателство, заповедите и заповедите на ръководството, условията на сключените договори, установените правила за извършване на определени (например търговски) операции и др. Всички тези "регулатори" са съставени под формата на документи - фиксирани текстове на закони, заповеди, договори. Въз основа на това можем да кажем, че всички дейности на всяко предприятие са в последователното изпълнение на документи, а успехът на тяхното изпълнение определя благосъстоянието на предприятието.

Успехът на изпълнението на документа до голяма степен зависи от следното.
Първо , относно това колко ясно е посочена информацията в него, включително нейния дизайн и разположение. Например, ако текстът на поръчката е въведен с малък шрифт, точките на поръчката не са отделени една от друга, имената на изпълнителите не са подчертани в отделна група, тогава някои от нейните позиции може просто да не се възприемат . Следователно съществуват редица стандартни правила за изготвяне, съставяне, изпълнение и изготвяне на документация – или, с други думи, правила за документиране.

Второ, необходимо е да се осигури навременността на изпълнението на документа, т.е. трябва да се постигне такава организация на работата, при която документът незабавно да бъде прехвърлен на изпълнителя (или от изпълнител на изпълнител), а за самия изпълнител ще има стимули да изпълни документа навреме. В Русия в продължение на няколко века до днес един от тези стимули е контролът на изпълнението. Освен това контролът се налага на служител, който не участва пряко в изпълнението на документа и освен това може абсолютно да не разбира областта на знанието или производството, която влияе върху изпълнението на документа.

3. Организационни, правни, социални и психологически аспекти на деловодството

Има три форми на организация на деловодството: централизирана, децентрализирана и смесена.

При централизирана форма на организация на деловодството всички операции по обработка на документи са съсредоточени (централизирани) в единен център за цялата институция - офис, общ отдел или със секретаря. Децентрализираната форма включва разпръскване на офис операциите между структурните звена на институцията; докато във всеки от тях се извършва относително хомогенен набор от офис операции. Не трябва да бъркате децентрализираната форма на организация на деловодството, при която деловодството се извършва в различни структурни подразделения на институцията, с организационната структура на службата за управление на офиса, която има специализирани звена: експедиции, машинни бюра, контролни групи, и т.н. В смесена форма операциите се извършват централно (приемане, регистрация, контрол, дублиране на документи) и децентрализирано (справочно-информационно обслужване, съхранение на документи, образуване на дела).

Формата на организация на деловодството се избира, като се вземе предвид размерът на институцията, обемът на работния процес, съставът на структурните звена. В малки институции (когато документацията се извършва директно в подразделения), както и в териториално обединени (разположени например в различни райони на голям град), се избира централизирана форма. Повечето институции и организации използват смесена форма на организация на работата в офиса.

Най-рационалната форма на организация на отделните офис работни процеси и операции е централизацията, тъй като позволява:

· За намаляване на разходите за офис работа;

• подобряване на организацията на работата на служителите в офиса и по-специално въвеждане на нейното регулиране;
• да осигури специализацията и взаимозаменяемостта на работниците;
• използват прогресивни и продуктивни технически средства;
• да осигури единството на организационно-методическото ръководство.

В съвременните условия е възможно напълно да се централизира офисната работа само в сравнително малки институции. В големите институции трябва да се стремим към целесъобразна централизация на определени функции на деловодството, като приемане и изпращане на документи, регистриране и наблюдение на изпълнението на документи, стенография и отпечатване на документи, тяхното възпроизвеждане и методическо управление на деловодството.

В малки институции, които нямат общи отдели, отдели за деловодство, деловодството се извършва от секретаря-помощник на ръководителя.

Ако организация или институция има голям обем документи, тогава се въвежда структурно звено, което отговаря за офис работата: офис, общ отдел, отдел за офис работа и т.н. Дейностите на това структурно звено са отразени в специално разработен правилник.

За да регулират деловодния процес, да определят техниките и методите за създаване и обработка на документи в организацията, отделите за управление на офиса разработват инструкции за деловодство, които се установяват със заповед на ръководителя на институцията.

Разпределение на функциите между отделите за офис работа и изпълнителите:

Основата за организиране на работата на офис персонала е дълбоко и ясно разделение на функциите между отделите и изпълнителите. То е отразено в нормативни документи - правилници за офис работните звена и длъжностни характеристики на техните служители.

Правилникът за отдела за деловодство се разработва от началника на отдела и се утвърждава от ръководителя на институцията. Правилникът за структурното звено на отдела се разработва от ръководителя на това звено съвместно с началника на отдела и се утвърждава от началника на отдела, ръководителя на въпросите или ръководителя на друго звено, което включва отдела за управление на записи.

Правилникът за отдела или неговото структурно звено включва следните раздели:

· Общи положения;

· Основни функции и задачи;

· Задължения, права и отговорност на ръководителя (този момент се изпълнява, ако длъжностната характеристика на ръководителя не е разработена);

· организация на работата;

· Управление на отдела.

Наредбата трябва да съдържа ясна формулировка, която да не допуска разногласия по въпроса кой и какво трябва да прави, кой на кого е подчинен и т.н. С тези поделения трябва да бъдат съгласувани клаузите на правилника, определящи отношенията на службата на службата с други поделения.

При разработване на правилник за отдела за деловодство се използва стандартен правилник. Той се допълва (при необходимост намалява) и коригира в съответствие със специфичните условия на работа на този управленски апарат и неговата деловодна служба.

За всеки служител от отдела за деловодство се разработва длъжностна характеристика, която определя организационно-правното положение на служителя в структурното звено и осигурява условия за ефективната му работа.

Ръководството се състои от следните раздели:

Обща част. Основните задачи на служителя са установени (например основната задача на служителя е регистрацията на документи), процедурата за попълване на длъжност (тоест от кого се назначава и освобождава този служител), професионални изисквания към служителя (ниво на образование, трудов опит, трябва да знае ..., трябва да може да ...), лицето, на което служителят е пряко подчинен, основните документи и материали, от които служителят трябва да се ръководи в своята дейност.

Функции на служителите. Определят се предметът или областта на работа, възложена на служителя, списъкът на видовете работа, които съставляват изпълнението на възложените функции (например, регистрацията на документи може да се състои от такива работи като попълване на карти, поддържане на картотека, издаване на информация по телефона и др.).

Задължения на служителя. Посочени са задълженията, свързани с подготовката на документи, получаването, обработката и издаването на информация, включващи задължително използване на определени форми и методи на работа (например периодично наблюдение на формирането на дела в структурни поделения, брифинги и др. ), изискващи спазване на сроковете за изпълнение на конкретни действия, които определят реда на изпълнение на поръчките, етичните стандарти, които трябва да се спазват в екипа. Понякога този раздел описва елементите на технологията на извършената работа.

Права на служителите. Определят се правата на служителя да изпълнява поверените му функции.

Взаимоотношения (връзки по длъжност). Посочват се подразделенията и служителите, от които изпълнителят получава и на които предава информация, времето на прехвърлянето, кой участва в изпълнението на определени документи, с кого са съгласувани и др.

Оценка на работата. Изброени са критерии, които позволяват да се оцени степента на изпълнение от служител на неговите функции и задължения, използването на права и др. Основните критерии са качеството на работата и навременността на нейното изпълнение.

Длъжностната характеристика се подписва от ръководителя на канцеларията и се утвърждава от ръководителя или заместник-ръководителя на канцеларията.

Психологическият аспект на работата в офиса:

Автоматизирана система за офис работа може да се окаже психологическа бариера за стар училищен мениджър на всяка организация, тъй като за тях е много по-лесно да работят директно с хора, използвайки обичайните методи: той ги нарече „на килима“, „напомпани нагоре”, видя страх в очите на подчинен - ​​стигате до извода, че напразно заемате стол. Освен това ръководството често установява, че обещаните от западните експерти предимства са изчезнали някъде. Въпреки че решението на този проблем е просто - беше предложено да се въведе ASD на масите на всички изпълнители и мениджъри, а клиентът спести пари: той достави системата само на служители на структурните подразделения. В резултат на това работата се извършва бързо и точно между отделите, а вътре в тях всичко е както преди.

Изпълнителите често имат усещането, че с въвеждането на услугата за управление на документи се е появил друг шеф, който постоянно е зад гърба му. Всъщност сега, ако желаете, можете да разберете: кой, какво, кога и колко прави.

Правен аспект на работата в офиса:

Има регулаторни документи, които регулират организацията на документационна поддръжка за управление на предприятието:

Конституция на Руската федерация

Граждански кодекс на Руската федерация (части 1 и 2)

Федерален закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ "За общите принципи на местното самоуправление в Руската федерация"

Федерален конституционен закон на Руската федерация от 25 декември 2000 г. № 2-FKZ "За държавния герб на Руската федерация"

Федерален закон от 25.01.1995 г. "За информацията, информатизацията и защитата на информацията". Този закон урежда отношенията, възникващи при формирането и използването на информационни ресурси, основаващи се на създаване, събиране, обработка, натрупване, съхранение, търсене, разпространение и предоставяне на документирана информация на потребителя; създаване и използване на информационни технологии и средства за тяхното поддържане; защита на информацията, правата на субектите, участващи в информационните процеси и информатизацията. Законът съдържа определения относно информацията и нейната документация - Федерален закон на Руската федерация от 10.01.2002 г. "За електронния цифров подпис". Целта на този закон е да осигури правните условия за използване на електронен цифров подпис в електронни документи, при които електронният цифров подпис в електронен документ се признава за еквивалентен на ръкописен подпис в хартиен документ. Този закон определя условията за използване на електронен цифров подпис, спецификата на неговото използване.

Федерален закон от 02.05.2006 № 59-FZ "За процедурата за разглеждане на заявленията на граждани на Руската федерация"

Указ на президента на Руската федерация от 05.02.1996 г. № 638 „За реда за изготвяне на проекти на укази, заповеди на президента на Руската федерация, предвиждащи приемането на резолюции, заповеди на правителството на Руската федерация "

- "Държавна система за документационно осигуряване на управлението", разработена от архивни служби. Този документ представлява набор от принципи и правила, които установяват единни изисквания за документиране на управленските дейности и организиране на работата с документи в държавните органи. Това е един от основните федерални разпоредби, съдържащ набор от изисквания и разпоредби, които допринасят за разработването на унифицирани подходи не само към традиционните, но и към автоматизираното управление на документи - управление на информацията. GSDOU рационализира организационната структура на управлението на документи в организациите, като решава въпроси за изграждане на стандартни предучилищни образователни институции, организира технологичния процес за създаване и обработка на документация. GSDOU допринася за решаването на редица проблеми на автоматизацията, създаването и обработката на документи и включва наредби и правила от общодържавен мащаб и значение. Същевременно, като държавна по същество, системата е насочена и към приложение в недържавни структури във всичките й аспекти.No 1547-р допринася за решаването на технологични проблеми на документацията. Този стандарт установява състава на реквизитите, правилата за проектиране на организационни и административни документи, които определят решенията по административни и организационни въпроси. Типичните инструкции, които поставят изисквания за обединяване на елементите на проектирането на документацията, значително улесняват създаването на стандартни, унифицирани и унифицирани процеси както на традиционната, така и на автоматизирана документация, съхранение и предаване на документирана информация. - GOST R 51141-98 "Офис работа и архивиране бизнес. Термини и определения "(одобрени с Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 27.02.1998 г. № 28). Този стандарт е важен етап в актуализирането на регулаторната и методологическата база на деловодството и архивирането в съответствие с федералното законодателство и текущото ниво на развитие на тази индустрия. Термините, посочени в този стандарт, трябва да се използват във всички видове документация. Съществената основа на стандарта се формира от три раздела: "Общи понятия", "Офис работа" и "Архивна дейност." - GOST R 6.30-2003 "Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за оформяне на документация "(одобрена с Резолюция на Госстандарта на Руската федерация от 03.03.2003 № 65-ст.), която е въведена в сила във всички федерални държавни органи, държавни органи на съставните образувания на Руската федерация. Руската федерация (включително съставните образувания на федерацията, които наред с руския език като държавен национален език), органи на местното самоуправление, в предприятия, организации и техните сдружения, независимо от организационно-правната форма и вид на дейност. 2000 г. ) включва документи, генерирани чрез документиране на еднотипни (общи за всички) управленски функции, изпълнявани от институции, организации и предприятия, независимо от техните функции, ниво и мащаб на дейност, форми на собственост. Списъкът служи за запазване, организиране и попълване на Архивния фонд на Руската федерация, има за цел да определи времето за съхранение на документите, избора им за постоянно съхранение или унищожаване. Трябва да се използва и при изготвянето на номенклатури на делата, при формирането на делата, при разработването на класификационни схеми за документи при създаването на системи за търсене в деловодството, при разработването на ведомствени списъци.

Основни правила за архивите на организации (одобрени с решение на борда на Росархив от 06.02.2002 г.)

Общоруски класификатор на управленската документация ОК 011-93 (одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 30.12.1993 г. № 299)

В ежедневната дейност на предучилищното образователно заведение услугите се регулират от:

· Правилник за обслужването на предучилищното образователно заведение

Правилник за структурните поделения (ако има такива)

Инструкции за предучилищна образователна институция

Инструкция за организация на работните места на обслужващия персонал

Норми за време за изпълнение на работата в предучилищното образователно заведение

Планови и отчетни документи

· Длъжностни характеристики на обслужващия персонал.

Социалният аспект на деловодството може да се разглежда в рамките на прилагането на Федералния закон от 02.05.2006 г. № 59-FZ „За процедурата за разглеждане на жалби от граждани на Руската федерация“, който урежда процедурата за граждани. жалби до държавни органи и органи на местно самоуправление и реда за разглеждане на жалби на граждани от тези органи и длъжностни лица. Гражданска жалба - писмено предложение, изявление или жалба, изпратено до държавен орган, орган на местно самоуправление или длъжностно лице, както и устно обжалване на гражданин до държавен орган, орган на местно самоуправление. В писмена жалба на гражданин трябва да се посочат неговото фамилно, собствено и бащино име и пощенският адрес, на който ще бъде изпратен отговор в рамките на 30 календарни дни, личният подпис на гражданина и датата на обжалването. Същевременно се установи, че постъпили жалби „чрез информационни системи за общо ползване” подлежат на разглеждане по реда, предвиден в този закон.

4. Документална поддръжка на управлението.

Основните задачи и функции на предучилищното образователно заведение.

Документационната поддръжка на управлението се извършва от специална служба, действаща като самостоятелно структурно звено. Това може да бъде: управление на делата, общ отдел, офис или секретариат. В малки организации, където обемът на обработваните документи е малък и създаването на такава услуга е непрактично, цялата работа по управленската документация се извършва от секретаря на мениджъра или служител, специално назначен за извършване на тази работа.

Документационната поддръжка за управленските дейности на организацията е най-важната функция за управление на услугите, чиято рационална организация определя скоростта и качеството на управленските решения, ефективността на организацията като цяло.
Изборът на организационна форма на предучилищното образователно заведение зависи от решението на ръководството и самото предучилищно образователно заведение. Регламентът на избраната форма на работа с документи е фиксиран в инструкциите за деловодство.
В съвременните условия, когато работата с управленска документация в много институции се основава на компютърни технологии, функциите на предучилищното образователно заведение не се ограничават само до организацията на документопотока на институцията, отчитането на документи и наблюдението на тяхното изпълнение. Службата на предучилищното образователно заведение участва пряко в поставянето на задачи при разработването на автоматизирани информационни системи за работа с документи, в осигуряването на достъп до информация и защитата на информацията, в подобряването на работата с документи.

По този начин услугата предучилищна образователна институция решава основния набор от задачи:
1) осигуряване на документиране на управленските дейности;
2) организация на работа с документи в институцията;

3) усъвършенстване на формите и методите за работа с документи.
Задачите, пред които е изправена службата DOE, определят нейните функции.
1. Задачите за осигуряване на документиране на управленските дейности могат да бъдат решени чрез изпълнение на следните функции:
- разработване и проектиране на формуляри, осигуряващи тяхното производство;
- осигуряване на изготвяне на документи, копиране и тиражиране;
- контрол на качеството на изготвяне и изпълнение на документи, спазване на установения ред за одобряване и заверка на документи.
2. Задачите за организиране на работата с документи в институцията се решават чрез изпълнение на следните функции:

Създаване на унифицирана процедура за преминаване на документи (документопоток на институцията);

Препращаща обработка на входящи и изходящи документи;

Регистрация и осчетоводяване на входящи, изходящи и вътрешни документи;

Контрол върху изпълнението на документи;

Систематизиране на документите, осигуряване на тяхното съхранение и използване;

Организиране на работа с жалби на граждани;

Осигуряване на защита на информацията.

3. Задачите за подобряване на формите и методите за работа с документи включват следните функции:

Разработване и обработка на нормативни, инструктивни, методически документи и довеждането им до знанието на служителите на организацията;

Методическо ръководство и контрол за спазване на установените правила за работа с документи в структурните подразделения на организацията;

Повишено обучение на служителите на организацията и техните съвети за работа с документи;

Оптимизиране на документацията на организацията, извършване на работа по уеднаквяване на документите, разработване на работен график и Албум на документни форми, използвани в дейността на организацията;

Разработване и внедряване на нови форми и методи за работа с документи, подобряване на работния процес на организацията, повишаване на изпълнителската дисциплина;

Постановка на задачите за разработване и усъвършенстване на автоматизирани информационни системи и бази данни за работа с документи.

5. Структурата на услугите по управленска документация и техните функции.

1. Управление на делата.

2. Офис.

3. Общ отдел.

4. Секретар.

Управлението на делата се създава в министерства и ведомства като структура, в която се извършва работата с документи, и като орган за наблюдение и координиране на деловодството в централния офис на бранша. Като всъщност структурно подразделение на организация, управлението на бизнеса от своя страна се подразделя на следните структурни стандартни подразделения:

1. Секретариатът е структурно звено, създадено да обслужва управлението на организацията. Включва: рецепция; секретариат на ръководителя и секретариати на заместник-ръководители; секретариата на борда; протоколно бюро.

Функциите на секретариата включват: предварително разглеждане и подготовка за доклада до ръководителя на документите, получени на негово име; изготвяне на индивидуални документи по указание на ръководителя на проекта и съгласуването им с функционалните структурни подразделения на организацията; организиране и документално обслужване на заседанията, провеждани от ръководителя, документиране на дейността на колегиалните органи на управление.

2. Отделът за рационализация на предучилищно образователно заведение (офис работа) е център за подобряване на предучилищното образователно заведение, методически център.

Неговите функции включват: разработване и прилагане на мерки за подобряване на технологията на деловодството; разработване на нормативно-методическо осигуряване на деловодството (правилници, инструкции, правилници, наредби, дневник на унифицирани формуляри и др.); разработване на класификационни справочници (номенклатура на делата, класификатори, списъци на документи със срокове на съхранение).

3. Канцелария, която от своя страна се подразделя на: експедиция, бюро за кореспонденция, бюро за регистрация и регистрация на документи, компютърен център за обработка и размножаване на текстове на документи.

4. Отдел за писма

5. Централен архив

6. Проверка

Офисът, както и друга организационна структура на предучилищното образователно заведение, се създава в предприятия, в научноизследователски, проектни и инженерни организации и висши учебни заведения. В структурата на офиса обикновено работят следните подразделения (отдели, сектори, групи): 1. Експедиция е специализирана секция, която получава и изпраща документи и кореспонденция по пощата и с куриер.
2. Подразделение за счетоводство и регистрация на документи, чиито задачи включват регистриране на входящи, изходящи и вътрешни документи, следене за спазване на приетите правила за обработка на документи, формиране и поддържане на справочно-информационен масив.
3. Контролната група (бюро, инспекция, отдел) следи времето за изпълнение на устните заповеди на ръководителя, анализира изпълнителската дисциплина, информира ръководството за хода на документите и инструкциите.
4. Група писма (жалби от граждани) се занимава с получаване и отчитане на предложения, молби и жалби от граждани. Неговите функции са както следва:
- изготвяне на жалби за разглеждане от ръководството;
- контрол върху времето за подготовка на документи за отговор в структурните подразделения на организацията;

Уведомяване на кандидатите за резултатите от разглеждането на техните заявления;

Организиране на приемане на граждани по лични въпроси от ръководството на организацията.
5. Групата за подготовка на документи извършва препечатване на документи от чернови, разчитане и редактиране на текстове на документи, отчитане на извършената работа.
6. Копиране и дублиране на бюрото, като правило, се извършва в онези организации, чиято дейност е свързана с изпращане на голямо количество регулаторна или административна документация. Задачите на бюрото се свеждат до копиране на документи, размножаване на текстове на документи, изготвяне на рекламни материали, брошури, брошури.
7. Архив на организацията - получава от структурните звена разработени и подготвени за съхранение дела, оказва им методическа помощ, води отчет и съхранява документи, контролира спазването на правилата за образуване, съхранение и използване на дела в структурните звена, подготвя каси за предаване в държавно съхранение.
Общият отдел е служба за работа с документи в органите на изпълнителната власт и изпълнителните структури (кметство, префектура, община) на местната власт.

В общите отдели обикновено се създават същите секции, които са характерни за офиса, но тук са свързани такива звена като протоколния отдел, групата писма и рецепцията. Наличието на тези структури се обяснява със спецификата на дейностите, естеството на управленските процедури, процедурата за вземане на решения и спецификата на документацията в тези институции.

Протоколната група се създава като част от институции, които имат в структурата си постоянен колегиален орган. Изпълнява функции:

Изготвяне на проекти на нормативни и административни документи (редактиране, изпълнение и издаване), писма, удостоверения, съгласуването им със структурни подразделения;

Анализ на документи, изготвени от структурни поделения;

Изготвяне на становища по документи, изготвени от структурни поделения;

Организиране и провеждане на заседания на колегиалния орган, документиране на дейността им.

Секретарят на институцията извършва цялата работа с документи в малки институции и организации, които нямат вътрешна организационна структура.

По този начин настоящите регулаторни и методически документи регламентират наименованието и приблизителната структура на обслужването на предучилищните образователни институции на държавни предприятия, институции, организации. Що се отнася до недържавните структури, решението за създаването на услугата, нейното име и вътрешна структура се взема от ръководството на организацията. При смесените предприятия този въпрос се решава от управителния съвет, в акционерните дружества - учредителна конференция, в кооперативните структури - общо събрание на членовете на кооперацията.

6. Разлики между концепцията за "управленска документация" (DOU) и концепцията за "офис работа"

Термините "офис работа" и "управленска документация" са установени от GOST R 51141-98 "Офис работа и архивна дейност. Термини и дефиниции ”като синоними, които определят индустрията, която предоставя документация и организация на работата с официални документи. Но ако погледнете историята и времето на възникване на тези термини, тогава можете да намерите някои разлики между тях.

И така, терминът "офис работа" възниква в Русия, според речниците на руския език, през втората половина на 17-ти век и се формира от фразите "производство по дела", а "дело" по това време означава съдебен или административен въпрос, решен от управителен орган. Тоест по това време деловодството се наричаше на първо място разглеждането и решаването на съдебни и административни въпроси, които бяха неразривно свързани с изготвянето на бизнес документи и работата с тях. Постепенно определенията на термините претърпяха промени. По-късно терминът "бизнес" започва да се използва в значението на "колекция от документи, свързани с всеки въпрос", а "офис работа" започва да нарича целия набор от произведения, свързани с бизнес документация. Понастоящем значенията на двата термина - "офис работа" и "бизнес" - са залегнали в GOST R 51141-98.

Терминът "управленска документация" влиза в употреба приблизително от средата на 70-те години, когато компютърните технологии започват да се въвеждат в областта на работата с документи и се появяват нови информационни технологии. Целта на новия термин беше да отрази използването на съвременни технологии в процесите на документиране на информация и работа с документи. Въпреки факта, че беше въведен нов термин - "управленска документация", старият "офис работа" - не е престанал да се използва. Възможни причини, поради които не е имало замяна на термините:

Новият термин е по-малко удобен за използване, тъй като се състои от фраза от три думи, а съкращението му (DOW) не е съвсем ясно и не е уникално (например DOW е предучилищна образователна институция),

Терминът "офис работа" е ясен за всички и е лесен за произнасяне.

В резултат на това, в съответствие с GOST R 51141-98, в момента могат да се използват и двата термина. Но терминът "управленска документация" подчертава компонента на информационните технологии в съвременната организация на офис работата и е по-добре да го използвате, когато става въпрос за компютърни технологии за работа с документи. Терминът "офис работа" се използва главно за описание на организационната страна и традиционните методи за работа с документи.

7. Взаимовръзка на предучилищна образователна институция с автоматизирана технология за обработка на документи

Проблемът с електронния документ е тясно свързан с проблема с електронния документооборот, автоматизацията на предучилищните образователни институции. В момента различни компании са разработили и внедрили голям брой автоматизирани системи за управление на документи (ASUD), характеризиращи се със специфични подходи и компютърно-комуникационни средства за внедряване. За съжаление, няма последователна терминология в тези разработки. Продуктите на фирмите на разработчиците носят такива имена като: система за автоматизация на работния процес, компютъризирана система за автоматизация на работния процес и работния поток, система за управление на работния поток, система за разпределено управление на документи, електронен архив и др. Разнообразието в имената на разработените и разработени системи само показва, че днес тази област на информационния пазар все още не се е оформила като самостоятелен сегмент, а в някои случаи продуктите на ASUD се появяват като съпътстващи разработки или страничен продукт, когато решаване на други по-сложни проблеми. Въпреки това броят на ASUD расте достатъчно бързо.

Основните функционални части (компоненти) на системата за офис автоматизация в управлението на организации:

Средства и правила за създаване на документи;

Поддържане на електронен архив;

Поддържа документооборота и в същото време да се базира на софтуерните и хардуерните платформи на предприятието.

Предимства на въвеждането на автоматизирана система в управленската документация:

1. Във всички подразделения и в организацията като цяло се въвежда единна, форматирана, строго регламентирана технология на деловодството.

2. Организацията става напълно управляема. Има възможност да се отговори на всякакви въпроси относно документи и изпълнители, да се анализират и управляват документационни дейности.

3. Тъй като една компютърна мрежа може да покрива не само централния офис на организацията, но и нейните географски отдалечени подразделения, тогава управляемостта може да се разпространи до цялата географски разпределена структура на организацията.

4. Системата за офис автоматизация всъщност е носител на строго формализирана и строго документирана технологична информация за правилата и реда за работа с документи. В резултат на това намалява зависимостта на организацията от персонала като физически носител на технологични знания и правила за работа с документи.

5. Ускорява се преминаването на документи през организацията, особено при организиране на електронно управление на документи.

6. Намалява сложността на офис операциите. В същото време обаче трябва да се има предвид, че необходимостта от въвеждане на пълна и точна информация за документа, да речем, при първоначалната му регистрация, може да изисква допълнителни усилия на някои работни места, докато интензивността на работата на други работни места използването на тази информация може да намалее няколко пъти.

7. Качествена печалба се постига при организиране на единен електронен документооборот между организации, тъй като проблемите, свързани с производството и прехвърлянето на хартиени документи, а след това - при повторното въвеждане на детайлите и текстовете на получените документи, изчезват напълно .

Поради недостатъчното ниво на държавно регулиране съществуват големи индивидуални различия в организацията на деловодството в различни институции, по-специално дори при извършване на технологични операции с документи (от регистрация до печат). В резултат на това трябва да изпълнявате всеки път скъпи индивидуални проекти за всяка организация. Още повече проблеми с "поръчковите" системи възникват по време на етапите на експлоатация и разработка на тези системи. Взаимодействия между различни организации.

Използването на нови информационни технологии в областта на предучилищните образователни институции ни позволява да третираме работата в офиса като ефективен и гъвкав инструмент за внедряване на различни видове иновации в тази област.

Автоматизираните предучилищни образователни системи ви позволяват да решите ключовия проблем на работата в офиса. Те ви позволяват да приложите всяка степен на децентрализация на работата в офиса, като същевременно гарантирате централизирано счетоводство и контрол. До степен, че всеки специалист може самостоятелно, в рамките на своята компетентност, да регистрира документи и да ги изпраща за по-нататъшна работа, като е под пълния контрол на своите ръководители. Така организацията може динамично да възстанови структурата си, без да губи контрол.

Създават се предпоставки за прилагане на по-ефективни схеми за управление. В традиционната практика документите се изпращат до организационни звена, независимо дали са местни или отдалечени, от ръководителя на организацията до ръководителя на звеното до конкретни изпълнители. Това позволява на ръководителя на всяко ниво да контролира ефективно дейността на своите служители, но дългите и често официални вериги драстично намаляват ефективността на управлението. Правилно изграденият AS DOW ви позволява да изпращате документи директно до лицата, които ще изпълняват поръчки, докато мениджърите запазват пълен контрол както върху преминаването на самата поръчка, така и върху нейното изпълнение.

Съществуват предпоставки за организиране на електронно управление на документи до степен, в която самата организация е готова. Правилно изградената система ще работи както с данни за преминаване и изпълнение на документи (независимо дали са на хартиен или електронен носител), така и със самите електронни документи, за които се отнасят тези данни. Включването на електронни документи в работния цикъл на офиса ви позволява да преминете към качествено ново ниво на работа с документи.

Използването на инструменти за автоматизация на офиса може да осигури спестяване на разходи за труд и материали за работа с документи: ефектът се дължи на обединяването на документалните дейности на организацията и намаляване на зависимостта от индивидуалния технологичен опит на персонала: намаляване на времевите цикли за работа с документи и създаване на единно документално пространство и пълен контрол върху регистрацията и движението на документи и изпълнителската дисциплина.

8. Научната организация на управленската работа като фактор за повишаване на ефективността на управлението и деловодството

Офис работата е една от управленските функции, базирани на научна организация с използване на съвременни технологии, а ние живеем в епоха на научен прогрес, където всичко се основава на усъвършенстване на новите технологии, които допълнително ще ни помогнат в нашата работа.

Научната организация на труда е такава организация на труда, при която практическото изпълнение на конкретни мерки се предшества от задълбочен научен анализ на трудовите процеси и условията за тяхното изпълнение, а самите практически мерки се основават на постиженията на съвременната наука и най-добри практики. По този начин термините "научна организация на труда" и "организация на труда" изразяват същността на едно и също явление (процес), а разликата между тези понятия се определя преди всичко от метода, подхода за решаване на едни и същи проблеми, състоянието на системата на взаимодействие на работниците помежду си.приятел и със средствата за производство в процеса на трудовата дейност. Ако производството е чувствително към всичко ново, което се появява в областта на организацията на труда, и системно го въвежда в своята практика, тогава имаме право да говорим за научна организация на труда (НЕ). Научният подход към организацията на труда позволява най-добрият начин за комбиниране на технологиите и хората в производствения процес, осигурява най-ефективното използване на материалните и финансови ресурси, намаляване на интензивността на труда и повишаване на производителността на труда. Той е насочен към запазване здравето на работниците, обогатяване на съдържанието на тяхната работа. Важна характеристика на NOT е фокусът му върху решаването на взаимосвързани групи задачи: "икономически (спестяване на ресурси, подобряване на качеството на продукта, повишаване на ефективността на производството);" психофизиологични (подобряване на работната среда, хармонизиране на психофизиологичните натоварвания върху човек, намаляване на тежестта и невропсихичните напрежение на труда); „социален (увеличаване на разнообразието на труда, неговото съдържание, престиж, осигуряване на пълно възнаграждение.) Развитието на идеите за задачите на НЕ са разпоредбите за неговите функции, тоест специфичните особености на проявата на НЕ в предприятието, неговото въздействие върху различни аспекти на производството. Функцията "Категория" предоставя възможност да се конкретизират общите задачи на НЕ, да се откроят във всяка от тях специалните направления на въздействието на НЕ върху производството и неговия субект - човек. , да се идентифицират фундаменталните разлики между организацията на научния и "нормалния" труд, който често пропуска важни точки в организацията на труда oud дейност, която е изпълнена със загуби за производство.

Особено трябва да се подчертае последното обстоятелство. Често може да се срещне мнението, че думата „научен” е излишна в понятието „научна организация на труда”. Някои автори дори смятат, че изобщо не може да има ненаучна организация на труда и затова концепцията за организация на труда вече предполага, че тя е научна. Човек не може да се съгласява с подобно мнение. Понятието „научна организация на труда” възниква и се закрепва в ежедневието като антитеза, противопоставяне на всичко спонтанно, случайно, рутинно в организацията на труда, което все още е доста разпространено в производството. Думата "научен" дава качествено описание на организацията на труда.

В съответствие с член 51, параграф 2 от Гражданския кодекс на Руската федерация организацията се счита за създадена от момента на нейната държавна регистрация. От същия момент възникват граждански права, които съответстват на целите на дейността на това юридическо лице и на задълженията, свързани с тази дейност. Организацията и регистрацията на трудова дейност е задължителна както за юридическо лице, така и за индивидуален предприемач.

Едно съвременно предприятие със своите сложни технологични процеси и голям брой служители изисква рационална организация на трудовия процес. Организацията на труда в предприятието е система от мерки, насочени към създаване на най-благоприятни условия за ефективно използване на работното време, материали и оборудване в интерес на растежа на производството, повишаване на производителността на труда и създаване на нормални, здравословни условия на труд.

Във функционален смисъл организацията на труда в предприятието е дейност за установяване и промяна на реда на взаимодействие на работниците със средствата за производство и помежду си с цел постигане на предварително определена цел на трудовата дейност.

Основи на организацията на труда:

1. Разпределение на труда - възлагане на всеки служител и на всяко подразделение на неговите задължения, функции, видове работа, технологични операции.

2. Трудово сътрудничество – установяване на система от производствени взаимоотношения между работниците.

3. Нормиране - установяване на научно обосновани норми на разходите за труд за изпълнение на всяка работа.

4. Организация на работните места – рационалното им подреждане чрез оборудване и планиране.

5. Организация на обслужването на работните места - кооперация на труда между основните работници и работниците от спомагателните служби и отдели.

6. Разработване на рационални начини на работа.

7. Създаване на безопасни и здравословни условия на труд.

8. Подбор, обучение, преквалификация и повишаване на квалификацията на персонала.

9. Организиране на заплащане и материално стимулиране на труда.

10. Възпитание на трудова дисциплина, подпомагане на трудовата дейност и творческата инициатива.

11. Планиране и отчитане на труда - извършва се за установяване на необходимите общи разходи за труд, численост на персонала, ведомост.

Организационните условия на труд влияят не само на неговата производителност, но и на здравето и ефективността на служителя.

Организацията на труда на персонала в предприятията и организациите предполага специфични форми и методи за свързване на хората и технологиите в трудовия процес.

Организацията на работата на персонала е цяла наука, която непрекъснато се обогатява с нови данни, проследява най-добрите практики на нови организационни решения.

Рационалната организация на работата на персонала е да се намали времето, необходимо за завършване на работата, да се премахнат ненужните движения на служителите, да се осигурят добри условия на труд и да се намали стреса и умората на служителите, да се използва най-икономично пространството и да се увеличи максимално производителността на персонала. Условията на труд, предвидени в трудовия договор, трябва да отговарят на изискванията за защита на труда. Член 22 от Кодекса на труда гласи, че организацията на охраната на труда в предприятието е отговорност на работодателя.

Организацията на охраната на труда в предприятието се контролира от органите на Федералната инспекция по труда, представлявана от Държавната инспекция по труда, Гостехнадзор, Госенергонадзор, Държавен санитарен и епидемиологичен надзор и други федерални и регионални органи по труда.

Важни сфери от живота на предприятието са организацията и регулирането на труда. Нормирането на труда се разбира като установяване по-специално на нормите на работното време за изпълнение на конкретна работа. Правилната организация и регулиране на труда повишават интереса на работниците към повишаване на производителността на труда.

Организацията на управленската работа има свои специфики. Работата на мениджъра често е невъзможно да се стандартизира, тъй като индикаторът за неговата успешна работа са финансовите резултати на компанията. Многобройни проучвания показват, че организацията на работата на мениджъра често има сериозни недостатъци. На много мениджъри липсва управленска култура, сложност в организацията на работата. Те са претоварени с текущата работа, не обръщат достатъчно внимание на обещаващи въпроси. Неправилната организация на управленската работа води до намаляване на работата, до забавяне на обслужването. За да бъде организацията на управленската работа ефективна, мениджърите трябва да изготвят личен работен план, като предварително са анализирали състоянието на нещата, да обмислят всеки вид работа, да ги групират в зависимост от целта, съдържанието, обема и последователността на тяхното изпълнение, определят продължителността, началната и крайната дата на всяка операция.

Научната организация на работата на лидера е процесът на подобряване на организацията на работата въз основа на постиженията на науката и напреднал опит. Ако мениджърът реагира ясно на всичко ново, което се появява в областта на организацията на труда, и систематично го въвежда в практиката си, тогава можем да говорим за научната организация на труда.

Научният подход към организацията на труда позволява най-добрият начин за комбиниране на технологиите и хората в производствения процес, осигурява най-ефективното използване на материалните и финансовите ресурси, намаляване на интензивността на труда и повишаване на производителността на труда. Той е насочен към запазване здравето на работниците, обогатяване на съдържанието на тяхната работа.

Организацията на контрола върху спазването на трудовото законодателство от работодателите е поверена на Федералната инспекция по труда. Този извод може да се направи въз основа на разпоредбите на чл. 353 от Кодекса на труда на Кодекса на Руската федерация.

Промяната в организационните условия на труд е основата за изменение на трудовия договор, а в някои случаи (с несъгласие на служителя) и за неговото прекратяване (част 4 от член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация).

9. Дейността на архивните органи по нормативно-методическото осигуряване на деловодството

Работата на архива на организацията и формите на неговото участие в документационното осигуряване на управлението се регламентират от Основните правила за работа на ведомствените архиви. Институциите на държавната архивна служба предоставят на министерства и ведомства организационна и методическа помощ при внедряването на държавни системи за документна поддръжка на управление, при организиране на системата за документна поддръжка, съгласуват стандартни и отраслови нормативни документи за системата за документна поддръжка, разработват методически документи по определени въпроси на документната поддръжка за управление. Основата на деловодството е набор от закони, регулаторни правни актове и методически документи, регламентиращи технологията за създаване, обработка, съхранение и използване на документи в текущата дейност на институцията, както и работата на деловодството, неговата структура, функции, персонал, техническа поддръжка и др. включва: законодателни актове на Руската федерация в областта на информацията и документацията; укази и заповеди на президента на Руската федерация, укази и заповеди на правителството на Руската федерация, уреждащи въпросите на документалното осигуряване на федерално ниво; правни аспекти на федералните изпълнителни органи от отраслов и ведомствен характер; правни актове на органите на представителната и изпълнителната власт на съставните образувания на Руската федерация, уреждащи въпросите на деловодството; правни аспекти с нормативен и инструктивен характер, методически документи по деловодството на институции, организации и предприятия; държавни стандарти за документация; унифицирани системи за документация; общоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация; държавната система за документационно осигуряване за управление, съдържаща основните изисквания към документите и услугите на предучилищното образователно заведение; нормативни документи по организацията на текущото и архивното съхранение на документи. Придобиването на регулаторната и методологическа основа на деловодството е поверено, след споразумение с Rosarhiv, на Всеруския научноизследователски институт по деловодство и архивно дело (VNIIDAD), в допълнение, на Департамента по документознание и предучилищни образователни институции на Историко-архивния институт на Руския държавен университет за хуманитарни науки (IAI RGGU), поради което „Информационно-референтната система на архивната индустрия“ съдържа почти всички правни актове, нормативни документи и публикувани уникални методологични препоръки, регулиращи технологията на създаване на документи и организиране на работа с тях. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Взаимоотношенията между организациите, институциите, комуникацията на бизнес документи на всички нива трябва да се осъществява съгласно единни общоприети правила. Работата с документи във всяка организация, независимо от нейната организационно-правна форма, трябва да се изгражда въз основа на законодателни и регулаторни и методически основи по въпросите на документацията и работата с документи. Документационната поддръжка на управлението се извършва от специална служба, действаща като самостоятелно структурно звено. Ефективността на дейността на предучилищното образователно заведение зависи от квалификацията на служителите в офиса, степента на оборудване на услугата и условията на труд. В зависимост от принадлежността към определена група, предучилищното образователно заведение ще има свое специално име и съответното предназначение. Има разграничения между термина "управленска документация", който набляга на компонента на информационните технологии в съвременната организация на офис работата и е по-добре да се използва, когато става въпрос за компютърни технологии за работа с документи, и термина "офис работа", който се използва основно за описание на организационната страна и традиционните методи на работа.с документи. Офис работата е една от управленските функции, базирани на научна организация с използване на съвременни технологии, а ние живеем в епоха на научен прогрес, където всичко се основава на усъвършенстване на новите технологии, които допълнително ще ни помогнат в нашата работа. Институциите на държавната архивна служба предоставят на министерства и ведомства организационна и методическа помощ при внедряването на държавни системи за документна поддръжка на управление, при организиране на системата за документна поддръжка, координиране на стандартни и специфични за индустрията нормативни документи за системата за документна поддръжка , разработват методически документи по определени въпроси на документното осигуряване на управлението.

Библиография

1. Бойдаченко П.Г. Служба за управление на човешките ресурси. - Новосибирск: ECO, 2005.

2. Веснин В.Р. Практическо управление на персонала: Ръководство за работа с персонал. - М .: Юрист, 2006.

3. Държавен стандарт на Руската федерация GOST R 51141-98 „Офис работа и архивиране. Термини и определения "(одобрени с указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 27.02.1998 г., № 28).

4. GOST R 6.30-2003 Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документиране (одобрени с Резолюция на Държавния стандарт на Руската федерация от 03.03.2003 № 65-ст.)

5. Истрин В.А. Възникването и развитието на писмеността. Москва: 1965г.

6. Кирсанова М.В. Съвременна офис работа: учеб. надбавка. - М .: ИНФРАМ, 2003 .-- 304 с. (поредица "Висше образование").

7. Кузнецова Т.В. Офисна работа), Москва: Intel-Synthesis, 1999.

8. Основни правила за архивите на организациите (одобрени с решение на управителния съвет на Росархив от 06.02.2002 г.).

9. Podlesnaya L.V. Документиране на управленски дейности. Работа в офиса, Москва, 2004 г

10. Pshenko A.V. Поддръжка на документацията (Офис работа): Учебник. Полза. - М .: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003.-256с. (поредица „Професионално образование).

11. Кодекс на труда на Руската федерация.

12. Типични инструкции за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт / подг. Комитет по архиви (одобрен с решение на правителството на Руската федерация от 31 октомври 2000 г. № 1547-r)

13. Федерален закон "За информацията, информатизацията и защитата на информацията" (20 февруари 1995 г. N24-FZ).

14. Федерален закон от 02.05.2006 г. № 59-FZ "За процедурата за разглеждане на заявленията на граждани на Руската федерация"

15. Хобелкова Л.Н. Автоматизация на предучилищните образователни институции // сп. Отечественные архивы, № 6, 2008.- стр.18-21.

Документите се появяват с появата на писмеността. Документи, съхранявани на територията на нашата държава от древни времена, свидетелстват за документиране на различни аспекти от живота на хората и държавата.

Хроника, разказвайки за отношенията между староруската държава (IX-XII век) и Византия, съобщава съдържанието на сключените между тях споразумения. Това показва наличието на дипломатическа документация. Дипломатическите отношения също бяха записани в харти. дипломапровери самоличността на посланика, пълномощията му да подпише споразумението.

Сгъваема система за правна документация

През XI век. изключителен писмени паметници на руското право: Руската истина, Ярославовата истина, Ярославичовата истина. До началото на XII век. те бяха обединени в Кратка истина.

Важно е да се знае, че голямото значение, което се отдава на защитата на частната собственост, наложи фактът на нейното притежание да бъде отразен в различни писма. В грамотите са записани и привилегиите на търговците, доходите на църквата, различни споразумения, завещания.

През периода на феодална разпокъсаност (XIII-XV в.) развитието на феодалните отношения е регистрирано в частно право(депозит, актове за продажба на земя и други имоти, робство, ипотеки, слуги, за заем на пари, движимо и недвижимо имущество, пълни писма за покупко-продажба за робство, отпускни писма при заминаване за бода и др.) Отношения между княжествата бяха фиксирани в договори на велики и упадъчни князе. Създават се писмени паметници на правото - съдебни писма... Върховният орган записва властни инструкции към подчинените в постановления... Съдебната дейност беше съпътствана от съставяне на съдебни списъци на "юридически писма, несъдебни писма" по света.

Ще присъстват служители - лица, които знаят как да работят с документи.

Документите, разказани на скъп материал - пергамент... Струва си да се отбележи, че е направен от коза или телешка кожа, а най-добрите сортове са доставени от ханзейските градове и Гърция. Струва си да се каже, че за да се спестят пари, текстът, който е загубил своята стойност и смисъл, беше изчистен и листът пергамент беше използван отново.

Това е времето на натрупване на опит в областта на съставянето на документи, когато се формират традиции в подготовката на документи, установяват се методи за тяхното удостоверяване - подписи, скоби, печати, възникват етапите на писане на документ - чернова и бяло хартия. В същото време е невъзможно да се говори за деловодството като система от определени правила през периода на съществуване на староруската държава и по време на феодалната разпокъсаност. то периодът на натрупване на традиции и обичаи при работа с официални документи.

в Русия се състои от няколко периода:

• дореволюционно деловодство (16 - началото на 20 век);
• Съветско деловодство (октомври 1917-1991);
• постсъветски период (1991 - до момента)

Офисната работа в предреволюционна Русия

Офисната работа в предреволюционна Русия включва три етапа:

• първият етап - деловодство (XVI-XVII век);
• вторият етап - колегиално деловодство (XIII век);
• третият етап - работа в изпълнителния офис (XIX - началото на XX век)

Събития [[октомври 1917 | октомври 1917]]. коренно промени системата на държавните институции в Русия. Върховният орган на държавната власт беше Всеруският конгрес на съветите. Изпълнителният орган между конгресите беше Всеруският централен изпълнителен комитет (ВЦИК). Висшият ръководен орган се наричаше Съвет на народните комисари (Совнарком). Секторните ръководни органи бяха народните комисариати (народни комисариати). комитети (изпълнителни комитети)

Първите години на съветската власт бяха белязани от търсенето на правила за организиране на деловодството, които отговаряха на задачите, поставени от новото правителство.

са публикувани постановлениякойто регламентира процедурата за законодателна дейност (Указът на СНК от 30 октомври 1917 г. „За процедурата за одобряване и публикуване на закони“, Указът на СНК от 18 ноември 1918 г. „За момента на влизане в сила на легализации и правителствени заповеди“) Процедурата за оформяне на официални съветски документи е установена с Резолюция на Съвета на народните комисари от 2 март 1918 г. "За формата на формите на държавните институции"; процедурата за използване на печати с декрети на Всеруския централен изпълнителен комитет и Съвета на народните комисари от 6 юли 1922 г., том „За реда за използване на печати с държавния герб“. Резолюцията на Съвета за защита на работниците и селяните от 8 декември 1918 г. „За точното и бързо изпълнение на заповедите на централното правителство и премахването на бюрокрацията“ имаше за цел да намали потока от документи и нареди да замени кореспонденцията с телефонни преговори, делови книжа - телефонни съобщения и установяват контрол върху всички административни документи. Всички съветски институции бяха натоварени със задължението да изпълняват точно и безпрекословно решенията и заповедите на централната власт. Същата цел се преследва и с постановлението „За опростяване на деловодството и кореспонденцията в съветските институции“, изготвено през декември 1918 г. от Конференцията по въпроса за опростяването на деловодството в съветските институции към Юридическия съветник на Народния комисариат. Контрол.

1920-1930-те годинигодини специален период в развитието на съветското деловодство, от ϶ᴛᴏ времето на масовото движение, наречено научна организация на труда(НЕ) и научна организация на управленския труд(NOUT) Движението NOUT оказа значително влияние върху формирането и развитието на деловодството.

В рамките на неговото движение са открити изследователски институти: Таганрогския и Казанския институт за научна организация на труда. Координацията на работата по НОТ е поверена на Съвета за научната организация на труда (Совнот), създаден към колегията на Народния комисариат на работническо-селската инспекция (НКРКИ) през 1923 г.

През този период се създават обществени организации, които се занимават с въпроси на управлението: Клубът на административните работници, Асоциацията на счетоводителите, Асоциацията на управленските работници.

С изключение на горното, в рамките на движението за NOUT във всяка голяма институция и предприятие се създават клетки (бюра, сектори и др.) на NOUT.

Публикувани са списания, на страниците на които се разглеждат проблемите на управлението и работата с документи: „Обърнете внимание, че техниките на управление“, „Въпроси за организация и управление“, „Система и организация“, „Време“, „Организация на труда“. Издава се много литература по въпросите на деловодството. Сред тях бяха фундаментални теоретични изследвания и ръководства по документооборот за студенти и практици.

През 20-те години на миналия век са издадени правни актове, които отразяват, наред с други неща, въпросите на документацията: Конституцията на СССР от 1924 г. изяснява видовете документи, издавани от органите на държавната власт и администрация, процедурата за тяхното публикуване. Указите на Всеруския централен изпълнителен комитет на СССР установяват правото на националните републики и региони да извършват деловодство в държавните органи на националните езици. Документите, изпратени извън републиката, трябваше да бъдат написани на два езика: руски и национален или само на руски.

Важно е да се знае, че създаването на акционерно дружество под НКРКИ през 1925 г. е от голямо значение за развитието на съветското деловодство - Държавно бюро по организационно изграждане(Оргстрой)

Основната дейност на Оргстрой беше рационализиране на деловодството.

За реализиране на резултатите от разработките, с които се занимаваше Orgstroy, се изискваше тяхното теоретично обосноваване, основано на сериозна научна основа.

Такава институция е създадена през 1926 г. при НКРКИ Институт по управленско инженерство(ITU)

ITU работи в тясно сътрудничество с Orgstroy. Методи и изпити, научно обосновани методи за подобряване на работата в офиса, разработени от ITU, Orgstroy, приложени на практика, ги въведоха в дейността на институциите: методът на директно наблюдение, анкетиране (интервюиране), активиране, фотография, самозаснемане на работен ден, време. Всички тези методи се използват понастоящем при изследването на системата на деловодството, нейния анализ и разработването на предложения за рационализиране.

V 1928 Градът на ITU, съвместно с Централния архив на РСФСР, изготви „Правила за организацията на архивната част на деловодството в държавни, професионални и кооперативни институции и предприятия на РСФСР“. Правилата бяха от голямо значение за организацията на текущото съхранение на документи в деловодството, а също така установиха процедурата за тяхното унищожаване.

V 1931 Градът на ITU разработи проект на "Общи правила за документация и работен поток", който предполага въвеждането на единни правила за работа в офиса в общосъюзен мащаб. Това беше първият опит за създаване на единна система за офис работа, тъй като "Общите правила ..." трябваше да станат нормативна основа за разработване на инструкции за деловодство за всяка съветска институция и предприятие. Но в резултат на ликвидацията на ITU през април 1932 г. правилата не са финализирани и одобрени. След ликвидирането на ITU в СССР нямаше единен център за научно развитие на организацията на деловодството.

В историята на деловодството започва дълъг период на ведомствено регулиране на работата с официални документи, в ϶ᴛᴏ време всеки отдел решава въпросите за организиране на деловодството по определен начин.

Конституцията от 1936 г. оказа значително влияние върху документационните процеси, за първи път в годините на съветската власт тя законодателно консолидира йерархията на управленските документи, като ясно определя какви видове административни документи конкретен орган и управленски орган, както и институции, организации и предприятия трябва да издават.

V 1943 Главното архивно управление на СССР направи нов опит за създаване единни стандарти при работа с официални документи... Изготвен е проект „Инструкции за настройка на документалната част и защита на документалните материали в текущото деловодство на институции, организации и предприятия на СССР“. В същото време документът не беше одобрен за втори път.

През същата година, първата списък на типичните документи за управление, с което са установени сроковете за съхранението им. Списъкът стана основа за проверка на стойността на документите както в деловодството, така и в архива.

Не забравяйте, че важен етап за развитието на съветското деловодство е решението на правителството на СССР през 1959 г. разработване на единна държавна система за деловодство за институции и предприятия на странатавъз основа на широкото използване на технически средства. С постановление на Министерския съвет на СССР от 25 юли 1963 г. "За мерките за подобряване на архивното дело в СССР" е създаден Всесъюзният научноизследователски институт по документация и архивно дело (VNIIDAD), чиято основна цел беше развитието на Единната държавна статистическа служба.

Важно е да се отбележи, че по същото време започва и въпросът за подготовката на кадрите: в редица средни училища от 1962/63 уч.г. г. започна обучение на студенти по специалност „Делопроизводство”. През 1964 г. в Московския държавен историко-архивен институт (MGIAI) е открит първият в СССР Факултет по управление на държавните записи (FGD), който обучава специалисти с висше образование за работа по поддръжка на документооборота.

Оттогава VNIIDAD разработва регулаторна и методическа рамка за деловодство, FGD (понастоящем - Факултет по документация на Руския държавен университет за хуманитарни науки) обучава специалисти за работа с документи.

Имайте предвид, че тясното сътрудничество между MGIAI и VNIIDAD имаше значителен ефект върху развитието на домашната офис работа още през 70-те - 80-те години на миналия век. Започват системни, целенасочени проучвания на теоретико-методологични проблеми на документацията, които се въплъщават в специфични приложни разработки от национален характер.

Не забравяйте, че най-важният от тях е станал Единна държавна система за деловодство(EGSD), одобрен от Комитета по наука и технологии на СССР през септември 1973 г.
Струва си да се отбележи, че основните разпоредби на Единната държавна статистическа служба са ϶ᴛᴏ научно подреден набор от правила, стандарти, препоръки, които определят и регулират организацията на деловодството в институции, организации, предприятия на СССР. Основната му цел е да подобри на единна основа организацията на деловодството чрез въвеждане на единни форми и методи за работа с документи.
Заслужава да се отбележи, че основните разпоредби на EGSD установяват правилата за документиране на управленските дейности (които се прилагат само за организационни и административни документи), съдържат препоръки за организиране на работа с документи, определят основите на организацията на работата на офисния персонал и механизацията на офис процеси. За първи път през последните десетилетия беше създадена цялостна система за деловодство, която имаше общодържавен характер, но, за съжаление, не получи официален статут.

V 1988 Ръководството на СССР Главархов одобри второто му издание, наречено Единна държавна система за управление на документи (EGSDOU). Струва си да се каже, че разпоредбите на EGSDOU се разпростират върху всички системи за документация, включително документи, създадени с помощта на компютърни технологии и микрография.

Второто важно направление за подобряване на деловодството беше уеднаквяването и стандартизирането на състава и правилата за обработка на управленска документация, което се развива активно от 70-те години на миналия век.

Първите GOST за организационна и административна документация (ORD) са въведени в сила през 1972 г. - GOST 6.38-72 „Система за организационна и административна документация.
Трябва да се отбележи, че основните разпоредби "и GOST 6.39-72" Система от организационна и административна документация. Примерен формуляр“.

Във връзка с развитието на Единната система за организационна и административна документация (USORD), тези GOST бяха одобрени в ново издание през 1978 г. и през 1990 г. преработени и комбинирани в GOST 6.38-90 „Единна система за документация. Система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“. Стандартите за ОРД установяват състава на детайлите, правилата за тяхното проектиране и разположение, изискванията за формуляри, за текстовете на документи и документи, изготвени с помощта на печатащи устройства.

Отделна област на подобряване на работата с документи се превърна в уеднаквяване на терминологията, използвана в деловодството и архивирането. Тълкуването на термините стана недвусмислено поради въвеждането на GOST 16487-70 „Офис работа и архивна дейност. Трябва да се отбележи, че термини и дефиниции ”(преработени през 1983 и 1998 г.) Единната терминология позволява недвусмислено да се възприемат както нормативно-методологични документи, така и специална литература. Официалните термини се използват и при разработването на местни регулаторни документи във всяка организация.

От 70-те години на миналия век компютърните технологии се въвеждат в управлението и започва разработването на автоматизирани инструменти за управление (АСУ) за решаване на управленски и производствени проблеми. Въвеждането на автоматизираната система за управление наложи унифициране на документите. В средата на 70-те години на миналия век са утвърдени първите унифицирани документационни системи (SDS), които представляват комплекси от взаимосвързани документи, създадени по единни правила и изисквания, съдържащи информация, необходима за управление в определена сфера на дейност. Материалът е публикуван на сайта http: //

Струва си да се каже, че пълен списък на USD е даден във Всесъюзния класификатор на управленската документация (OKUD), публикуван през 1983 г.

Единната система за организационна и административна документация (USORD) беше включена в USDA. Трябва да се отбележи, че тя включва GOST 6.15.1-75 "Основни разпоредби", който установява целта и състава на USORD, изискванията за формулярите и текстове на документи, правилата за тяхното одобряване и регистриране; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, както и Албум на унифицирани форми на документи и насоки за тяхното използване.

Особеното значение на системата ϶ᴛᴏy се състои в нейното почти универсално приложение в институции, организации и предприятия.

През 80-те години на миналия век е преработена нормативната и методическа рамка за съхранение на документи в деловодството и архивите. През 1986 г. са публикувани „Основни правила за функциониране на ведомствените архиви”, които съдържат правилата за съхраняване на документите, оформянето на документи в картотеки, разглеждането им, осчетоводяването и комплектуването на архива. През 1989 г. е публикуван „Списък на стандартните документи, формирани в дейността на държавни комитети, министерства, ведомства, институции, организации и предприятия, посочващи времето за съхранение“, който е и практическо ръководство за всяка служба по управление на офиса при организиране на съхранението. на документи.

През 80-те години на миналия век са разработени стандарти за работа в офиса. Въз основа на установените формули за разходите за труд беше възможно да се изчисли количественият състав на служителите в службата за управление на офиса.
Струва си да се отбележи, че основата за него бяха разширените стандарти за време за работа в офиса и Единните стандарти за време (изход) за писана работа, издадени през 1988 г., разработени от Централното бюро по трудовите стандарти на Държавния комитет на СССР. по трудови и социални въпроси.

Офис работа в съвременна Русия

Развитието на деловодството през 70-те и 80-те години е в основата на организацията на деловодството в Руската федерация.

Този трети етап от историята на деловодството се характеризира преди всичко със значителни промени в социалната и икономическата сфера. От 90-те години на миналия век в Русия започва активно създаване на неправителствени организации (акционерни дружества, дружества с ограничена отговорност, унитарни предприятия и др.) В повечето от тези организации деловодството се създава наново. От началото на 90-те години в Руската федерация започна да се развива правна и регулаторна рамка, който има установени изисквания както към документите, така и към работата с тях.

Отговорността за воденето на записи обикновено се поема на секретаря. Тази позиция не изисква специално образование и често за нея се наемат кандидати с минимален трудов опит. Но управлението на документи е отговорен и важен бизнес, успешната работа на предприятието до голяма степен зависи от неговата точност и коректност.

Офисната работа може да бъде:

• общ - отнасящ се до основната дейност на дружеството,
• персонал - за документация за персонала, поддържана от отдел персонал,
• тайна - намира се в някои държавни структури и има стандарти за поведение,
• електронно – когато дадена информация се предава в цифров формат.

Не е трудно да овладеете основите на работата в офиса сами. По-добре е да започнете с най-важния и основен документ - номенклатурата на делата.

Номенклатура на делата

Това е документ, изброяващ всички „случаи“ в организацията. В този случай „дело“ означава колекция от бизнес книжа от същия вид или направление.

Номенклатурата е система, която ви позволява да анализирате документалната дейност на предприятието. За да го съставите, трябва да определите списък с всички налични разновидности на документи. След това ги комбинирайте в направления. На всеки тип се присвоява номер - код, той може да се състои от няколко цифри или букви, например число, година или дори месец на публикуване, ако обемът на документите е значителен.

Например: 01 / BU / 2017, където 01 е номерът по реда, BU е счетоводството, 2017 е годината. Посочен е и срокът на съхранение и мястото в архива, когато делото ще бъде предадено там. Номенклатурата може да бъде одобрена за определен период - за година, 3 години или 5 години, ако не се очакват промени. Преди одобрение съдържанието на номенклатурата трябва да бъде проверено от ръководителите на отдели по отношение на тяхната работа.

Изготвя се номенклатура с цел удобно архивиране на книжа, както и за внасяне на дела в системата. Той помага да се очертаят накратко основите на офисната работа, отразява основните видове бизнес документи, като се вземат предвид характеристиките на предприятието. Обикновено се съставя под формата на таблица - име на делото, код (номер), място в архива, срок на съхранение. По-добре е да групирате случаите по видове, отдели на тяхното публикуване.

Видове документи в организацията

Броят на делата и видовете документи е пряко свързан със спецификата на дейността на фирмата. Често работният процес е разделен на блокове, които се извършват от специалисти в областите на работа. Но има списък, който е типичен за всяка компания, независимо дали е търговска или държавна:

Входяща кутия - входяща в организацията отвън - всичко, което дойде по пощата, с куриери, лично доставено от представители на други организации.

Изходящо - изпратено от организацията - всичко, адресирано до други юридически лица, както и до физически лица (отговори, писма, решения).

Вътрешни - не извън организацията, регулиращи работата на предприятието (заповеди, заповеди, правилници, правилници и др.).

По правило за всеки вид се води отделен регистрационен дневник, в който се записват номера по ред, дата, име, откъде е дошъл документът или къде е изпратен, името на отговорното лице.

Ако дневникът регистрира документи, раздадени на служителите, при получаване се оставя поле за подпис. Също така в дневника може да се направи бележка, в който случай, съгласно номенклатурата, копие е подадено за съхранение.

Организацията може също да води дневници на вътрешни командировки, отчитане на връщането на ключове, часа на пристигане на работното място и дори телефонни обаждания. Понякога броят на регистрационните книги води до създаването на дневник. Всичко зависи от необходимостта и съществуващата практика в предприятието.

Списанията трябва да бъдат номерирани, зашити и запечатани, това се прави, за да се изключи възможността за подмяна на листа.

Водене на записи - основите на работата в офиса и работния процес. Броят на списанията и файловете зависи от нуждите на компанията и желанието да се записват всички налични документи.

Наредба за документооборота

След разработването на номенклатурата на делата и списъка на необходимите списания е разумно да се изготви Наредба за работния процес на организацията. Това е наредба, която обяснява правилата за съставяне, прехвърляне, архивиране на всички налични книжа. Той описва процедурата за всеки поток от документация и определя времева линия за прехвърлянето й от един отдел в друг.

Примерно изявление

Регламентът ще помогне да се избегне объркване, прехвърляне на отговорност и загуба на важни бизнес документи. За всеки поток се предписва маршрут – например: публикуване, одобрение, регистрация, изпращане до адресата, подаване в архива.

Печати и печати

Често новодошлите, а и не само те, не могат да разберат в кои случаи е необходим печат на организацията и в кои не. Отговорът е много прост: изходящите формуляри се удостоверяват с печат, т.к наличието на печат удостоверява произхода на писмото. Вътрешните хартии не изискват отпечатване, каквито са подписът на ръководството е достатъчен в този случай.

Входящите документи след регистрацията им се предават на управителя за вземане на решение и назначаване на отговорно лице за изпълнение или отговор. Те също не се нуждаят от печат. Печат и печат не трябва да се бъркат. Печатите могат да бъдат много различни, от "Входящ номер ..." до "Копието е правилно", и те нямат юридическа сила. Това е само спомагателен инструмент за работата на секретарката.