Kuidas koostada ärikirja. Üüri vähendamine. Näited ingliskeelsetest kirjadest ärikirjavahetuses

Ärikirjad koostatakse partneritega suheldes peaaegu igal põhjusel. Selliste dokumentide koostamise valmis näited ja reeglid leiate artiklist.

Ärikirja võib määratleda kui dokumenti, mis saadetakse kogu ettevõtte nimel teisele ettevõttele, üksikettevõtjale või eraisikule (näiteks investorile). Tegelikult on igasugune ettevõtte kirjavahetus ärikirjad. Nende eesmärk on väga erinev:

koostöö kohta.
koostöö, läbirääkimised.
Meeldetuletus lepingust tulenevate kohustuste täitmise vajadusest.
Oma seisukoha selgitus, vastus varem saadetud kirjale ja palju muud.

Tavaliselt vormistatakse dokument ettevõtte kirjaplangile, lubatud on saata tava- või e-postiga. Kui aga partner on erilise tähtsusega, on parem printida see kvaliteetsele paksule paberile ja anda see isiklikult või kulleriga üle. Struktuurilt sarnaneb kiri tüüpilise äridokumendiga – saate seda nii skemaatiliselt kujutada.

Mida joonistamisel otsida

Selliste kirjade jaoks puuduvad konkreetsed reeglid ja näidised, mistõttu nende struktuur, maht ja kujundus sõltuvad suuresti konkreetsest juhtumist. Näiteks teavituskiri on üsna sisutihe (3–4 lõiku) ja töötaja soovitus või äriettepanek võib võtta rohkem kui ühe lehekülje.

Siiski on mitmeid üldreegleid, millele peaksite paberi koostamisel tähelepanu pöörama:

Dokumendil endal ei ole juriidilist jõudu, kuid see on koostatud kõigi registreerimisreeglite kohaselt. Selle struktuur ja esituslaad peaksid vastama kaasaegse dokumendivoo üldtunnustatud põhimõtetele.
Ettepanekud on üles ehitatud loogiliselt, selges järjekorras. Puuduvad ehitud, keerulised, emotsionaalsed ja veelgi enam kõnekeelsed fraasid. Tonaalsus on neutraalne.
Esitlus viiakse alati läbi ainult ühelt inimeselt - kas ainsuses, kui tekst on kirjutatud otse peast, või mitmuses, kui see on kirjutatud kogu ettevõtte nimel.
Arutatakse koostamise konkreetset eesmärki ja adressaadi eeldatavaid tegevusi (saada vastus, kaaluda töötaja kandidatuuri, nõustuda läbirääkimistega, saata dokument jne).
Paber ei kajasta juhi või teiste töötajate individuaalseid huve, vaid ettevõtte kui meeskonna eesmärke. Kui on vaja luua isiklik kontakt, siis on soovitav teha seda teisiti ja mitte positsioneerida end ettevõtte esindajana.

TOP 5 õigekirjaviga

Vead võib jagada 2 suurde rühma – ühed on seotud tekstina kirjutamisega (loogika, sõnavara, muude keelenormide rikkumine), teised – korraliku ärietiketi rikkumisega:

Õigekirja- ja kirjavahemärgivead ei ole lubatud – kirja teksti tuleks alati enne saatmist vähemalt 1-2 korda kontrollida.
Esitluse äristiili rikkumine, emotsionaalsete fraaside olemasolu, liigne viisakus või vastupidi tõsidus.
Negatiivne toon – isegi ähvardused tuleb kirjutada ilma asjatute sõnadeta – näiteks: "Jätame endale õiguse pöörduda kohtusse 30 päeva jooksul alates selle kirja kättesaamisest."
Liiga suur või vastupidi liiga väike maht. Tavaliselt mahub kogu tekst 1-2 leheküljele. See aga ei tähenda, et partner ei pea kogu olulist infot edasi andma. Rakendustest saab välja võtta mahukaid andmeid, diagramme, dokumentide vorme.
Vestluskaaslaselt valikuõiguse äravõtmine. Näiteks ei tohiks te kirjutada: "Palun kaaluge ja kinnitage lepingu lõplik versioon."

Tüüpilised mallifraasid

Ärikõnele omaste tüüpfraaside kasutamine tekstis on täiesti normaalne ja isegi soovitav. Allpool on loetelu kõige levinumatest klišeedest, mida erinevates olukordades kasutatakse.

olukord	fraas
märkama	Teavitame / Teavitame / Teavitame / Teavitame
põhjuse, motiivi selgitus	Põhineb / Vastavalt / Seoses / Järjekorras / Põhjusel / Kinnituses / Järele
nõuda	Ma palun teil tegutseda / ma palun teil teavitada, saata, teha, kinnitada ...
kinnitust	Kinnitame / kinnitame / nõustume teie tingimustega / ei ole vastu ...
pakkuma	Soovita / Paku / Kutsu / Taotle
	Me garanteerime
keeldumine	Põhjusel sunnitud keelduma / keeldume teie pakkumisest, kuna ...
järeldus	Palume siiralt / Loodame koostööle, mõistmisele, abile / Palume vabandada, suunata, teha ...

2019 näidised

Siin on mõned valmis näited kirjadest, millele saate oma versiooni koostamisel keskenduda.

Andmepäring

Taotlus

Kommertspakkumine

Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus

Nõue

Tänulikkus

vabandused

Teenuskiri on dokument, mis on ärisuhtluse lahutamatu osa. Enamasti edastatakse see postiteenuse kaudu ja see toimib teabevahetuse eriviisina.

Põhimõisted

Ärikirjavahetus on vajalik erinevate majandus- või tootmisküsimuste lahendamiseks. Tema abiga suhtlevad ettevõtted ja organisatsioonid väliskeskkonnaga: partnerite, klientide või riigiasutustega. Tavaliselt kasutatakse selleks teeninduskirja.

Nii nimetatakse üldiselt kirjalikku dokumenti, mis võib olla:

vastates varem saabunud sõnumitele või päringutele;
adressaadile koos muude dokumentide või materjalidega saadetud saatepaber;
algatuskiri juhuks, kui muul viisil suhelda ei saa.

Igal loetletud valikul on oma omadused. Sellegipoolest kehtivad üldised reeglid, mille järgi tavaliselt koostatakse kõik teenuskirjad. See on mõistetav, sest just näiteks ärikirjavahetusega algab enamasti enamiku tehingute sõlmimine. Korralikult vormistatud dokument võib jätta adressaadile potentsiaalsest tulevasest partnerist soodsa mulje.

Ärikirjade tüübid

Sõltuvalt teeninduskirjas sisalduvast teabest võib see olla:

Kaasas. Juhul, kui see sisaldab teadet, et selle jaoks on rakenduste pakett.
Pretensioonikas. See tähendab, et see väljendab rahulolematust konkreetse olukorraga (nõue).
Õpetlik. Tekst annab konkreetsed juhised.
Garantii. Saatja kinnitab dokumendis sätestatud kohustuste täitmist tulevikus.
Informatiivne. Kiri sisaldab teavet, mis võib adressaadile huvi pakkuda.
Reklaam. Jagatakse teavet koostööle meelitamiseks.
Teavituskirjaga. Teave avalike ürituste läbiviimise kohta.
Kinnituskiri. teatud dokumentide või materjalide hankimine.
Palvekirjaga. Tekst sisaldab üleskutset kutsuda adressaati tegutsema.
Kirja-sõnumiga. Selles esitab saatja osapooltele konkreetset vastastikust huvi pakkuvat teavet.

Nende dokumentide eesmärk on säilitada sidemeid organisatsioonide või nende struktuuriüksuste vahel.

Nõudekirja koostamine

Koostöö küsimustes tuleb vahel ette olukordi, kus üks pooltest ühel või teisel põhjusel oma kohustusi ei täida. Sel juhul saadab partner esmalt kirja oma vastaspoolele. Selles esitab ta reeglina oma ettepanekud oma seaduslike õiguste rikkumise kõrvaldamiseks. See on teenistuskiri. Sellise dokumendi näidise saab koostada meelevaldselt. Sel juhul on vaja arvestada järgmiste punktidega:

peab olema formaalne ja asjalik, keskendudes partnerlusele.
Nõude olemus peab olema väga selgelt väljendatud.
Teabe esitamise ajal peate veenvalt opereerima konkreetsete faktidega.

Nõudekiri peab sisaldama:

saatja andmed (nimi, tagastusaadress ja telefoninumbrid suhtlemiseks);
täielik teave adressaadi kohta;
konfliktiolukorra tekkimise asjaolude kirjeldus;
viide õigusnormidele, mida vastaspool on omalt poolt rikkunud;
konkreetsed nõuded rikkumise kõrvaldamiseks, näidates ära nende rakendamise aja;
tagajärjed, mis võivad tekkida, kui vastaspool hoidub kõrvale nende täitmisest.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata kättetoimetamiskirja vormistamisele. Mall peab olema kujundatud nii, et sissetungija ei tajuks seda ohuna. Tuleb meeles pidada, et see on vaid juriidiline meeldetuletus.

Registreerimise reeglid

Erilist tähelepanu tuleks pöörata teeninduskirjade kujundamisele. Tõsi, mingeid rangeid reegleid ja ettekirjutusi seadus selleks ette ei näe.

Sellest hoolimata tuleb selliste dokumentide koostamisel arvestada järgmiste kohustuslike punktidega:

1. Kõik teenuskirjad peavad olema vormil. Selle töötavad eelnevalt välja ametnikud ja kinnitavad ettevõtte juhi korraldusega.

2. Dokument peab sisaldama teatud üksikasju:

2.1. Teave saaja ja saatja kohta.

2.2. Selle kirja väljamineku number ja kuupäev. See on registreerimiseks vajalik.

2.4. Pealkiri.

2.5. Teave mis tahes rakenduste saadavuse kohta, märkides nende nimed ja numbrid.

2.6. Teave selle dokumendi allkirjastanud isiku kohta (ametikoht ja täisnimi).

3. Kirjas tuleks käsitleda ainult ühte küsimust. Mitme teema olemasolu muudab kunstniku valimise keeruliseks.

4. Teave tuleks esitada võimalikult lühidalt, kuid selgelt. Soovitav on, et tekst ei oleks rohkem kui kaks lehekülge.

5. Märkige õigesti saaja andmed. Kui me räägime organisatsioonist, peate järgima järgmist järjestust:

5.1. Ettevõtte nimi (nimetavas käändes).

5.2. Struktuuriüksus (vajadusel).

5.3. Adressaadi asukoht (datiivi käändes).

5.4. Tema initsiaalid.

5.5. Ettevõtte postiaadress.

6. Kui adressaate on mitu, märgitakse kõigepealt peamine ja seejärel kõik teised.

Kui me võtame arvesse kõiki neid punkte, ei ole teenuskirjade kujundamine põhimõtteliselt keeruline.

Esitluse järjekord

Dokumendi korrektseks koostamiseks on vaja arvestada selles teabe esitamise teatud järjekorda. Näiteks võite kaaluda võimalust, kuidas kirjutada teenuse vastuskiri. Alustuseks peate meeles pidama, et vastavalt etiketireeglitele peate teabele vastama 24 tunni jooksul alates selle kättesaamisest. Kui me räägime elektroonilisest sõnumist, on optimaalne aeg mitte rohkem kui kaks tundi. Juhul, kui sellisest reeglist ei ole võimalik kinni pidada, on parem saata partnerile vastav sõnum.

Kiri ise koosneb tegelikult kahest osast:

Sissejuhatav. Saatja selgitab kirjutamise teemat, põhjust ja alust. Siin saab viidata normatiivaktidele, mis on seaduse kohaselt vastuse andmise aluseks. Lisaks tasub pöörata tähelepanu mõnele kõnealuse olukorraga seotud punktile. Need aitavad paljastada probleemi olemuse.
Peamine. See osa on selgitamise ja veenmise kohta. Tekst peaks olema selge, selge ja lühike ning esitatud faktid peavad olema kontrollitud ja objektiivsed. Vajadusel saab neid kinnitada reaalarvudega.

Sellele tekstile järgneb tavaliselt lisade loetelu. Dokument lõpeb saatja allkirjaga. Lisaks peate teadma, kuidas kirjutada kättetoimetamiskirja, et mitte adressaati solvata. Esiteks on soovitav hakata tema poole pöörduma fraasiga "Kallis". Teiseks võite tekstis kasutada määrsõnu, näiteks "uurige hoolikalt oma lauseid" või "kontrollige hoolikalt oma kommentaare". Selline etikett tuleb mõlemale poolele ainult kasuks.

Menetlus

Teenuskirjade kirjutamise eest vastutavad ametnikud, sekretärid või muud töötajad, kellele need ülesanded on usaldatud. Tööle asudes peavad nad oma tegevuses järgima teatud järjestust. Sellise dokumendi koostamise protsess läbib tavaliselt järgmised etapid:

Probleemi asjaolude põhjalik uurimine. Olukorra üle täielik kontroll on vajalik, et õigesti hinnata selle võimalikke lahendusviise.
Kirja koostamine. Siin on vaja arvesse võtta kõiki ülaltoodud nõudeid.
Koostatud teksti kooskõlastamine. Mõnikord tuleb seda muuta, võttes arvesse juhi kommentaare. Ta võib teha teemasse mõningaid täpsustusi või täpsustusi.
Selle pea heakskiit.
Dokumendi vormistamine ja allkirjastamine.
Kirja registreerimine.
Kirjavahetuse saatmine adressaadile.

Alles pärast kõigi nende etappide läbimist saab adressaadini jõudev kiri täita talle usaldatud missiooni.

Kohustuslik regulatsioon

Teenuskirja koostamisel tuleb arvestada, et selle esimene leht peab olema trükitud spetsiaalsele ankeedile. Ülejäänud jaoks võite kasutada tavalisi tühje A4 lehti. Siin peate meeles pidama, et tekstiväljal endal on oma piirid: ülemine ja alumine osa on 2 sentimeetrit, vasak on 3,5 sentimeetrit ja parempoolne 1 sentimeeter. Ärge rikkuge standardseid suurusi, et teave mahuks ühele lehele. Parem järgige kõiki reegleid ja lisage lihtsalt lisaleht.

Samuti on vaja teksti tippida kõigi reeglite järgi:

1. Kasutage printimiseks standardset Times New Roman fonti. Parem on mitte kasutada muid võimalusi.

2. Samuti on reguleeritud kirjasuurused:

põhiteksti jaoks - 14;
lehe paigutus ja esitusmärk - 12.

3. Rekvisiitide paigutamine toimub samuti vastavalt reeglitele:

reavahe - 1;
teksti joondus tehakse "laiuses";
sidekriipsud paigutatakse automaatselt;
kaugus registreerimisnumbrist päiseni on 2 reavahet ja sellest põhitekstini - 3.

Nende standardite järgimine on vastava kohtumise kirjade õigeks kujundamiseks kohustuslik.

Rekvisiitide asukoht

Tavalise ärikirja korrektseks koostamiseks peate selgelt teadma, kus selle üksikasjad ja komponendid peaksid asuma. Vastused neile küsimustele sisalduvad GOST R 6.30-2003. Selles kirjeldatakse üksikasjalikult teenuskirja vormi. Tegelikult on see näidis, milles dokumendi kõigi üksikasjade kogum paikneb teatud viisil. See on vajalik selleks, et:

Ühtlustada teenus(äri)kirjade registreerimise protsess.
Suuda tüüpvorme eelnevalt tsentraalselt koostada, vähendades samas vajadust teha osa käsitsi tööd.
Hõlbustada ja lühendada visuaalset teabeotsingut.
Laiendage kirjade töötlemise võimalusi arvutus- ja muude seadmete abil.

Nii et tavalise ärikirja jaoks kasutatakse 30 standardset detaili, mis asuvad üheteistkümnes kohustuslikus tsoonis:

embleemid ja vapp;
autor;
algandmed;
päis;
heakskiit;
adressaat;
resolutsioon;
tekst;
allkirjad ja manused;
koordineerimine ja tagamine;
märgid.

Teabe paigutamine teatud sektoritesse võimaldab spetsialistidel dokumendis paremini orienteeruda ning tavakasutajatele on selle koostamine lihtsam.

Peamised nõuded

Mõned juhid arvavad ekslikult, et ärilist kirjavahetust saab pidada meelevaldselt, järgimata reegleid ja eeskirju. Kuid selle eest vastutavad spetsialistid peaksid teadma ametlike kirjade põhinõudeid:

Spetsiaalse (ettevõtte) kirjaplangi olemasolu.
Rekvisiitide õige kasutamine ja paigutus.
Tekst peab olema loetav ja hästi toimetatud. Probleemi olemuse väljendamiseks on parem eelistada lihtsaid tavalisi lauseid. Seda on vaja lühidalt selgitada, et iga sõna kannaks maksimaalset teavet.
Sõltuvalt tüübist tuleb dokument vastavalt vormistada. Kiri võib sisaldada ka mitmeid aspekte. Sel juhul tuleb esitlemisel proovida neid kombineerida.
Kasutage trükkimiseks kehtestatud norme õigesti.
Püüdke vältida kirja sisus kategoorilisi väljendeid. Saaja võib neid fraase pidada ähvardusteks. Lausete koostamisel on parem kasutada sissejuhatavaid sõnu nagu "ilmselt", "nagu on teada", "võimalik" ja "nagu peaks".

Nende nõuete täitmine praktikas aitab hoida ettevõttes korrektset dokumendivoogu.

Tõenäoliselt pidi igaüks vähemalt korra ärikirja kirjutamise vajadusega kokku puutuma. Seda koostades jõuad tahes-tahtmata järeldusele, et see pole sugugi lihtne. Ärikirjade kirjutamiseks on palju reegleid ja eeskirju, mida peate teadma. Artiklis kirjeldatakse üksikasjalikult dokumendi koostamise protsessi, esitatakse ärikirja näidised, käsitletakse nende tüüpe ja kujundust.

Vorm

Valmis kirjaplangid lisavad kindlust ja näitavad ettevõtte usaldusväärsust. Need sisaldavad organisatsiooni kohta vajalikku teavet, näiteks:

Nimi.
Aadress.
Kontakttelefonide numbrid.
Sait.
Meil.
Logo.
Muud kontaktandmed.

Vormide jaoks pole rangeid reegleid. Seetõttu otsustab iga organisatsioon iseseisvalt, millist teavet neisse lisada.

Kuidas ärikirju õigesti kirjutada? Ettevalmistus

Ärikirjad on kirjutatud ja vormistatud kindlal viisil, järgides nendele omaseid reegleid ja nõudeid. Olenevalt eesmärgist mõtleb autor sisu detailideni läbi, et saada arvutatav tulemus. Ta peab selgelt aru saama, millist infot adressaat kirja teema kohta juba teab, millest alustada ja mis selles uut saab. Argumendid sõltuvad sellest, mida autor taotleb. Ärikirja koostamise protsessi võib jagada järgmisteks etappideks:

Uurige probleemi.
Kirja mustandi kirjutamine.
Selle heakskiit.
Allkirjastamine.
Registreerimine.
Saatmine adressaadile.

Ärikirjade struktuur

Kirja koostamisel on vaja see küllastada infoga ehk panna sinna kogu vajalik info. See võib olla lihtne või keeruline. Lihtsas kirjas kuvatakse sisu selgelt ja lühidalt teavet, mis üldjuhul ei vaja adressaadilt vastust. Kompleks võib koosneda mitmest jaotisest, lõigust ja lõigust. Igas lõigus esitatakse teabe üks aspekt. Seda tüüpi ärikirjade näidised koosnevad tavaliselt sissejuhatavast, põhi- ja viimasest osast.

Allpool on näide ärikirja kirjutamisest - selle sissejuhatav osa.

Põhiosas kirjeldatakse olukordi, sündmusi, esitatakse nende analüüs ja tõendid. Just selles osas veenavad nad, et on vaja nii või teisiti tegutseda, tõestada, kuidas asi oli ja teavitada vajadusest igal üritusel osaleda, esitades erinevaid argumente.

Järeldus sisaldab järeldusi, mis tehakse ettepanekute, taotluste, meeldetuletuste, keeldumiste jms kujul.

Ärikirja kirjutamise näide - selle viimane osa - on toodud allpool. Siin võetakse kokku põhiosas sätestatud nõue.

Kogu esitatud teave peaks olema optimaalselt järjepidev ja arusaadav.

Iga täht algab keskele joondatud üleskutsega. See väike osa on äärmiselt oluline. Selle valimisel peaks autor arvestama:

Sihtkoha asukoht.
Suhte olemus.
Formaalsus.
Etikett.

Kirja lõppu tuleks lisada viisakas vorm. Näiteks: "... loodan edasisele koostööle (tänan kutse eest) ...". Nendele fraasidele järgneb autori allkiri.

Stiil

Kõik kirjad peavad olema ametlikus äristiilis, mis tähendab kõnevahendite kasutamist ametlikes ärisuhetes. Sellise keele eripärad kujunevad välja järgmistel asjaoludel:

Peamisteks ärisuhetes osalejateks on juriidilised isikud, kelle juhtide ja ametnike nimel kirjutatakse kirju.
Suhted organisatsioonides on rangelt reguleeritud.
Suhtlemise teemaks on ettevõtte tegevus.
Haldusdokumentidel on üldjuhul konkreetne adressaat.
Tihti tuleb organisatsiooni tegevuse käigus ette samu olukordi.

Sellega seoses peaks ärikirjas esitatud teave olema:

Ametlik, isikupäratu, rõhutades suhtluses osalejate vahelist distantsi.
Adresseeritav, mõeldud konkreetsele adressaadile.
Tähtis kirja kirjutamise ajal.
Usaldusväärne ja erapooletu.
Põhjendatud, et ärgitada vastuvõtjat midagi ette võtma.
Täielik otsustusvõime jaoks.

Nõuded

Ärikiri peab vastama järgmistele nõuetele:

Kõne on standarditud kõigil tasanditel – leksikaalsel, morfoloogilisel ja süntaktilisel. See sisaldab palju fraase, termineid ja valemeid.
Kirja toon on neutraalne, vaoshoitud ja range, ilma emotsionaalsete ja ilmekate keeleväljendite kasutamiseta.
Teksti täpsus ja selgus, loogikavigadeta, sõnastuste selgus ja läbimõeldus.
Lühidus ja lühidus – lisatähendust kandvaid väljendeid kasutamata.
Korduvate olukordade tulemusena tekkinud keelevormelite kasutamine.
Terminite, st sõnade või fraaside kasutamine, millel on erilised mõisted.
Lühendite kasutamine, mis võivad olla leksikaalsed (st liitsõnad, mis on moodustatud sõnade osadest tähtede eemaldamisega: LLC, GOST ja nii edasi) ja graafilised (st lühendatud sõnade tähistamine: grn, zh-d ja teised).
Konstruktsioonide kasutamine genitiivi- ja instrumentaalkäändes.
Kollokatsioonid verbaalsete nimisõnadega ("toetama" asemel "toetama").
Lihtsate levinud lausete kasutamine.

Ülaltoodud ärikirjade näidised on allpool näidatud täisversioonis (koos põhiosaga). Teave vastab kõigile ametliku äristiili nõuetele.

Ärikirjade tüübid

Parim on kirjutada ärikiri mis tahes konkreetse teema kohta. Kui on vaja lahendada mitu probleemi korraga, on soovitatav koostada mitu erinevat võimalust.

Ärikirjad võivad sisu järgi olla:

Kaasas. Selliseid kirju on tavaliselt vaja selleks, et anda teada, kuhu dokumente saata.
(Kuidas kirjutada ärikirja? Kaaskirja näidis aitab neid, kellel on vaja seda tüüpi dokumenti kirjutada.)

Garantii. Need on kirjutatud lubaduste või tingimuste kinnitamiseks. Näiteks saab garanteerida tööjõukulud, üüri, tarneajad ja palju muud.
Tänulik. Viimasel ajal on neid hakatud eriti sageli kasutama. Need meilid näitavad head partneri tooni. Neid saab väljastada tavalisel kirjaplangil või kauni trükiga värvilisel paberil.
(Kuidas kirjutada ärikirja? Tänulikkuse sordi näidis koostatakse vabas vormis, sõltuvalt sellega lahendatavatest ülesannetest. Sel juhul väljendab kiri lühimal kujul selle olemust. Selline näidis, tehtud ornamendiga värvilisel paberil, võib toaseltskonnas aukohal seinale riputada.)

Informatiivne.
Õpetlik.
Õnnitlused.
Reklaam.

Samuti on kirjad:

Koostööettepanekud. Viimasel ajal üsna laialt levinud, organisatsioonidele saadetud, sageli on need näiteks reklaami iseloomuga, nagu see näidis. Kommertskirjade kirjutamine on üsna keeruline, sellele tähelepanu pööramiseks ja veelgi enam huvi tekitamiseks tuleb arvestada paljude nüanssidega. Kuid kui koostada alloleva näite järgi, on sellel kõik eduvõimalused.

Kutsed. Neile saadetakse pakkumine osaleda erinevates tegevustes. Tavaliselt on need adresseeritud juhile või ametnikule, kuid need võivad olla suunatud ka kogu meeskonnale.
Taotlused.
Märkused.
Taotlused ja paljud teised.

Kuidas kirjale vastust kirjutada. Näide

Vastus peab algama esimeses kirjas esitatud päringu kordamisega. Seejärel antakse selle kaalumise tulemused ja väljendatakse nõusolekut või keeldumise motiivi. Ettevõtte vastuskiri võib sisaldada alternatiivset lahendust oodatud teabele. Tavaliselt vastab see järgmistele põhimõtetele:

Esimese tähe lingi olemasolu ja selle sisu.
Identne keel tähendab.
Võrreldavad mahud ja sisu aspektid.
Teatud järjestuse järgimine.

Registreerimine

Lisaks ettevõtte kirjaplankide kasutamisele ärikirjade jaoks peate nende kujundamisel arvestama ka muude peensustega. Need on üksikasjad, lühendite reeglid, aadressi õigekiri, pealkiri, teksti pikkus, välja laius ja palju muud.

Ärikirja näidised aitavad seda koostada, võttes arvesse kõiki peensusi ja nüansse. Neid kasutavad nii algajad ametnikud kui ka kogenud töötajad. Näidiste abil õpivad nad õigesti tähti kirjutama ja säästavad palju aega.

Ärikiri on üks peamisi suhtlusvahendeid igas ettevõttes. Hästi kirjutatud ärikiri aitab luua ettevõttest positiivse mulje. Ja üks kirjaoskamatult kirjutatud kiri võib tappa kogu teie maine. Ärikirjavahetuse reeglitest oleme juba kirjutanud, nüüd vaatame konkreetseid ärikirjade näiteid.

Ärikirjade näidised

Ärikirju on mitut tüüpi – äriettepanekud, nõudekirjad, tänukirjad, keeldumiskirjad, kaaskirjad, garantiikirjad, teabekirjad ja nii edasi. Nende koostamise põhimõtted praktiliselt ei erine üksteisest. Vigade vältimiseks vaadake uuesti.

Näited tänukirjadest

Garantiikirja näide

Vastuskirja näidis

See on hea näide sellest, milline võib olla viisakas keeldumiskiri:

Uudiskirja näide

Nõudekirja näide

Näited ingliskeelsetest kirjadest ärikirjavahetuses

Kahjuks pole kõigil inglise keele oskus kõrgel tasemel. Ja sageli lähevad juhid veidi eksinud, kui neil on vaja inglise keeles ärikirja kirjutada. Kui isegi vene keeles ei saa inimesed kirjavahetuses alati üksteisest aru, siis mida me saame öelda võõrkeele kohta? Parim väljapääs selles olukorras on otsida sarnaseid tähti ja kasutada oma kirjas sobivaid fraase. Näiteks siin on kolm ingliskeelse ärikirja näidist: tänukiri kliendile, kiri, milles selgitatakse tehingu tingimusi, ja vastuskiri ostupakkumisele. Iga fail sisaldab kirja ingliskeelset versiooni ja selle tõlget vene keelde.
Laadige kliendile inglise keeles alla tänukiri.
Laadige alla kiri tehingutingimustega inglise keeles.
Laadige alla ingliskeelne ostupakkumise vastuskiri.

Ärikirja struktuur

Selge struktuur on ärikirja oluline omadus. See aitab adressaadil kiiresti aru saada kirjutatu tähendusest ja lühendab lugemiseks kuluvat aega. Ärikiri koosneb järgmistest põhiosadest:

1. Pealkiri (teemarida). Kirja päisesse tuleks kirjutada selle lühike eesmärk või olemus. Siin ei saa kasutada abstraktseid fraase. Adressaadile peaks olema selge ainult ühe pealkirja järgi, millest kiri räägib. Näiteks "Teave toodete tarnimise hindade muutuste kohta" või "Äriettepanek kaubanduslikuks koostööks ettevõttega XXX".

2. Tervitused. Tervitust "Kallis + nimi, isanimi!" peetakse ärikirjades traditsiooniliseks. Nime ei ole aga vaja kasutada. Adressaadiga saab ühendust võtta ka tema ametikoha kaudu: "Lugupeetud härra direktor!" Siiski pidage meeles, et nimepidi kutsumine vähendab mõnevõrra psühholoogilist distantsi ja rõhutab head ärisuhet. Kui kiri on adresseeritud isikute grupile, siis on lubatud kirjutada "Lugupeetud daamid ja härrad!", "Austatud partnerid!" jne. Lühendite "härra", "proua" või initsiaalide kasutamist peetakse lugupidamatuks, seega proovige seda vältida.

3. Kirja kirjutamise eesmärgi väljaütlemine, olemus, põhiidee. See on kirja põhiosa. Siin kirjutate otse kirja kirjutamise põhjusest.

4. Teie ettepanekud selle probleemi lahendamiseks, soovitused, taotlused, kaebused.Ärikirjadega kaasneb peaaegu alati adressaadi teatud reaktsioon (v.a puhtalt informatiivsed kirjad). Seetõttu on oluline mitte ainult probleemi ennast kirjeldada, vaid pakkuda ka omapoolseid võimalusi selle lahendamiseks. Kui kirjutate kaebust, siis paluge võtta kasutusele asjakohased meetmed, kui teete koostööpakkumise, siis kirjeldage selle võimalikke võimalusi. Ühesõnaga, teie kirja saaja ei peaks mitte ainult aru saama, "mida" temalt tahate, vaid ka mõistma, "kuidas" te seda teha kavatsete. Siis saab sellest päris ärikiri.

5. Lühikokkuvõte ja järeldused. Kõige lõpus saate kõik ülaltoodu kokku võtta. Seda ei ole aga alati võimalik väga lühidalt teha. Sel juhul ei tasu mitme lausega kirja panna seda, mida sa juba kahes esimeses lõigus kirjeldasid. Pidage meeles, et ärikirja parim sõber on lühidus. Seetõttu enamikul juhtudel piisab, kui piirduda lausetega "loodan edukat koostööd", "Ootan teie vastust selles küsimuses" ja nii edasi.

6. Allkiri.Ärikiri allkirjastatakse saatja ametikoha, ees- ja perekonnanimega traditsioonilise väljendiga "Lugupidamisega". Võimalikud on ka muud võimalused: "Parimate soovidega", "Lugupidamisega" ja nii edasi, olenevalt teie kontakti lähedusest adressaadiga. Väljend "Lugupidamisega" on kõige universaalsem, nii et kui kahtlete, kuidas oleks õigem tellida, siis kasutage seda fraasi ja kindlasti ei jää te märkamata.

Samuti ei ole üleliigne lisada allkirjale teiega kontaktide valikuid: muud e-posti aadressid, töötelefonid, skype. Selle eeliseks ei ole mitte ainult see, et soovi korral saab adressaat teiega kiiresti ja mugaval viisil ühendust võtta, vaid ka selles, et sel viisil demonstreerite oma avatust ja valmisolekut adressaadiga suhelda.

Ja ärge unustage, et ametlik kiri on ennekõike dokument. Seetõttu, jättes tähelepanuta selle koostamise reegleid, rikute pöördumatult oma ettevõtte ja enda kui spetsialisti maine.

Väljamineva kirjavahetuse kujundamisele esitatakse erinõuded. See on tingitud asjaolust, et see on informatiivsel ja viiteotstarbel. Teenuskirja koostamisel tasub arvestada GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele ”ja rakendage organisatsiooni vorme. Üksikasjade saamiseks peate juhinduma standardist GOST R 6.30-2003 (alates 01.07.2018 peate juhinduma GOST R 7.0.97-2016). See võimaldab teil säilitada dokumendi selge ülesehituse ja säilitada vajaliku ärisuhtluse stiili, samuti korraldada ärikirja üksikasjad õigesti.

Oluline on märkida, et GOST R 6.30-2003 (nagu ka GOST R 7.0.97-2016) on nõuandev ja organisatsioonid saavad ärikirjade jaoks välja töötada oma kirjaplangid. Määratud GOST-i järgimine on kohustuslik ainult föderaalsetele täitevasutustele.

Dokumendi päis võib paikneda nii pikisuunas kui ka nurgelise paigutusega (siin asuvad tavaliselt kirjaplangi andmed, telefoninumbrid ja organisatsioonide aadressid). Rekvisiitide nurgakorraldusega näidiskiri on kaasaegses kontoritöös levinuim variant.

Nurgeliste detailidega kirjaplangi näidis

Dokumendi ülaosas on märgitud:

kuupäev;
tuba;
viide dokumendi registreerimisnumbrile ja kuupäevale (kui kirjavahetus on vastus);
teksti pealkiri, mis on välja toodud ühe fraasina.

Teenuskirja päis asub registreerimisnumbri all. See sisaldab pöördumist adressaadile. TÄISNIMI. ja adressaadi postitus peaks asuma dokumendi paremas ülanurgas. Aadress adressaadile on kirjutatud keskele.

Kellelt ja kellele

Saatja ettevõtte andmed on kõige sagedamini märgitud ettevõtte kirjaplangile. Samuti on vaja õigesti märkida kirjavahetuse saaja ehk teisisõnu adressaadi andmed:

Ettevõtte nimi;
struktuuriüksuse nimi, kuhu väljaminev kirjavahetus saadetakse;
saaja positsioon;
saaja perekonnanimi ja initsiaalid;
organisatsiooni postiaadress.

Kirja näidis ettevõtte kirjaplangil

Oluline on tähele panna, et kui samasisuline kiri on vaja saata mitmele adressaadile, siis ennekõike on vaja ära märkida põhisaaja aadress ja alles seejärel ülejäänud.

Näiteks:

OÜ "Elki-Palki"

Õigusosakond

Moskva, Zelenaya tänav, 5

KOPERI

tegevjuhile

OÜ "Rohelised oksad"

Simakov V.A.

Peterburi,

Frunze tänav 3

Kuupäev ja number

Pärast väljamineva dokumendi allkirjastamist lüüakse sellele kuupäev. Kuupäev võib olla vormingus 17.05.2018 või 17. mai 2019. Juhul, kui kuupäev on dokumendis mitu korda märgitud, on soovitatav säilitada ühtne kirjastiil.

Registreerimisnumbri määramine toimub vastavalt organisatsioonis aktsepteeritud väljamineva dokumentatsiooni registreerimise süsteemile ja alles pärast dokumendi allkirjastamist. Registreerimisnumber koosneb dokumendi järjekorranumbrist, mida saab täiendada juhtumiindeksi või tähtedega.

Oluline on märkida, et väljamineva dokumendi registreerimine muudab nii teie kui ka teie adressaadi jaoks posti töötlemise lihtsamaks.

Saabunud ametlikule kirjavahetusele vastamisel on vaja väljastada nõutav "viide registreerimisnumbrile ja päringu kuupäevale". Sel juhul on vastuskirjas märgitud saadetise kuupäev ja number. See tagab kiirema kirjavahetuse töötlemise vastuvõtvas ettevõttes.

Kes kirjutab alla

Ametlikule kirjavahetusele kirjutavad alla peamiselt juhid ja tema puudumisel töökohal - tema asetäitjad või muud ametnikud, kes tegutsevad juhina tema äraoleku ajal.

Oluline on märkida, et tänapäevast ärikirjavahetust ei saadeta mitte ainult posti, vaid ka telegraafi, faksi ja e-posti teel.

Kas ma pean täitja märkima

Hoolimata asjaolust, et igale ärisõnumile kirjutab alla ettevõtte juht või tema volitatud ametnikud, viib kirjavahetust läbi tavaline tavaline töötaja, see tähendab esineja. Selles osas märgime tema nime ja kontaktandmed.

Teave kunstniku kohta asub alati allosas, viimastel ridadel. Kirjutatakse töötaja täisnimi, isa- ja perekonnanimi, uuele reale tema kontakttelefon ja isegi allpool - e-posti aadress. Jätke font samaks.

Kas tempel

Tavaliselt kirjadele pitsatit ei panda, kuid kui väljaminev kirjavahetus on ametliku iseloomuga, väljastatakse see organisatsiooni kirjaplangile ja selle eesmärk on astuda õigus- (õigus)suhetesse kellegi või teise organisatsiooniga ning vastutada kõigi ametikohtade eest. kirjas sätestatud, võib juhtkond soovida lisada pitsati kujul täiendavaid rekvisiite.