Ettevõtte dokumentide sisemine ja väline elektrooniline ringlus. Organisatsiooni töövoo regulatsioonid. Näide dokumendi liikumisest organisatsioonis. Dokumendihalduse põhiprintsiibid

Dokumendivoog on dokumentide liikumine nende loomise hetkest kuni nendega töötamise lõpuni.

Töövoo korraldusel on palju ühist mehaanilise konveieri korraldusega. Omal ajal tõi konveieri montaaži kasutuselevõtt koos toodete tüpiseerimise ja osade standardiseerimisega kaasa tööviljakuse olulise tõusu, tootmisprotsessi kulude vähenemise ja tähistas masstootmise algust. Tõsi, samal ajal tõi konveieri seatud rütm kaasa tööjõu intensiivsuse tõusu ja töötajate närvipinge.

Dokumentide liikumine ettevõttes

Töövoo korraldamisel lähtutakse samadest põhimõtetest nagu mehhaanilisel konveieril: dokumentide liikumisel peaks olema minimaalne tagasipöördumine eelmistesse etappidesse, dokumendid tuleks saata teostajatele vastavalt nende kohustustele, et vältida toimingute dubleerimist.

Dokumendi vooskeem

Dokumendi vooskeem

Eristage töövoo väliseid ja sisemisi kontuure.

Väliskontuur algab sissetulevatest (välistest) dokumentidest, mis tulevad ettevõttesse väljastpoolt. Need võivad olla kõrgemate asutuste korraldused, korraldused, otsused, klientide partnerite kirjad jne. Saadud dokumendid registreerivad sekretärid ja saadetakse seejärel täitmisele.

Sissetulev dokumentatsioon on dokumentatsioon, mille ettevõte saab teistelt organisatsioonidelt. Väljaminevad dokumendid on dokumendid, mille ettevõte (organisatsioon) saadab teistele ettevõtetele. Väljaminev dokumentatsioon on dokumendid, mis sisaldavad ettevõttes välja töötatud teavet, et seda teistele organisatsioonidele edastada: kirjad, tõendid, aruanded, korraldused, telegrammid, telefoniteated jne.

Dokumendivoog– dokumentide liikumine organisatsioonis nende vastuvõtmise või väljastamise hetkest kuni täitmise või saatmise lõpetamiseni.

Seal on kolm peamist dokumentatsioonivoogu:

- teistelt organisatsioonidelt tulevad dokumendid (sissetulevad);

- teistele organisatsioonidele saadetud dokumendid (väljaminevad);

–Organisatsioonis loodud ja organisatsiooni töötajate poolt juhtimisprotsessis kasutatavad dokumendid (sisemised).

Dokumendivoog on koolieelse õppeasutuse lahutamatu osa, mille eesmärk on pakkuda asutuse tegevusele infotuge, dokumenteerida ja säilitada varem loodud juhtimisinfot. Koolieelne õppeasutus sõltub otseselt juhtimisotsustest, mille dokumenteerimine protsessina sisaldab kolme komponenti: otsuste infotugi ehk tehtud otsuse varustamine teabega (dokumentidega), otsuse dokumenteerimine ja selle täitmise jälgimine. Selle protsessi põhikomponendid on: lähteinfo hankimine, eesmärgi (ülesande) püstitamine, vajaliku info otsimine (teatmetöö), lahenduse väljatöötamine (dokumendi koostamine), selle kinnitamine, toimetamine, valmistamine, sertifitseerimine, saatmine (üleandmine). adressaadile), täitmise lahenduste jälgimine. Töövoo mahu määrab konkreetse perioodi (aasta, kvartal, kuu, päev) sissetulevate, väljaminevate ja asutuse sisedokumentide arv. Dokumendivoo ratsionaalne korraldus näeb ette järgmised põhimõtted: otsevool, järjepidevus, rütm, paralleelsus, proportsionaalsus. Dokumentide otsevoo põhimõte eeldab, et dokumentide liikumine toimub mööda lühimat teed. Lihtsaim dokumendivoogude liikumise vorm vastab struktuurijaotuste lineaarsele paigutusele. Töövoo järjepidevuse põhimõte on dokumentide pidev esitamine tasemele, kus nende kohta tehakse otsus. See põhimõte ei sobi kokku dokumentide "kuhjumisega", nende kuhjumisega ühes eksemplaris. Dokumendiringluse rütmi põhimõte tähendab dokumendivoogude liikumise ühtsust. Paralleelsuse põhimõte tähendab eraldi toimingute sooritamist dokumendi töötlemiseks selle liikumise käigus. Selle põhimõtte peamine eesmärk on vähendada dokumendi läbimiseks kuluvat aega. Üksikute toimingute paralleelne täitmine kiirendab oluliselt nii töövoogu kui ka dokumendi kui terviku täitmist. Proportsionaalsuse põhimõte eeldab dokumendivoo kanalite proportsionaalset ühtlast laadimist. Iseseisvuse ja vastutustunde põhimõte dokumentidega töötamisel on oluline. See põhimõte tähendab, et kõikides tegevustes – suunamine, jaotamine, kokkulepe, allkirjastamine jne – tuleb rangelt juhinduda asutuse ja selle osade funktsioonidest, töötajate pädevusest. Asutuse olemasolev struktuur ja funktsioonid, juhtimistegevuse vormid ja meetodid mõjutavad oluliselt töövoogu. Seetõttu takistavad dokumentide operatiivset läbimist ja vormistamist lisaks puhttehnilistele põhjustele ka organisatsioonilised puudujäägid, ametnikevahelise vastutuse selge piiritlemise puudumine ning mõne asutuse ja nende üksikute struktuuriüksuste funktsioonide ebakindlus. .

Teaduse ja tehnoloogia arengul põhinev juhtimise ulatus nõuab kontoritöö mehhaniseerimist kõigil selle etappidel. Kontoriprotsesside mehhaniseerimine seisneb tehniliste vahendite kasutamises dokumentide dokumenteerimiseks ja töötlemiseks vajalike toimingute tegemiseks. Elektroonilised seadmed on muutunud tõeliseks vajaduseks ettevõtte juhtimise dokumentaalse toe probleemide lahendamisel. Arvutiajastul vajab täpsustamist dokumendi traditsiooniline definitsioon, kuna tänapäeval võivad dokumendid olla e-posti teel saadud sõnumid, helifailid, videod. Seetõttu saab dokumendi määratleda järgmiselt: dokument on inimtaju jaoks kättesaadav teabe kogum ... Kontoridokumentide koostamiseks ja toimetamiseks on palju programme. Vaatamata elektrooniliste dokumentide kiirele arengule, usuvad eksperdid, et mitmed organisatsioonilised ja tehnilised raskused ei võimalda neil lähitulevikus traditsioonilisi dokumente täielikult asendada ja ringlusest välja jätta.

Arutelu küsimused

1 Millistest osadest kontrollfail koosneb?

2 Millised on dokumentide vormistamise tähtajad, mida te teate?

3 Milline ametnik eemaldab dokumendi kontrolli alt?

4 Mis on dokumendi täitmise kontrolli objekt?

5 Millised on dokumendi registreerimisindeksi elemendid?

6 Täitke dokumentidel atribuut "kontrollmärk".

7 Mis hetkest arvestatakse dokumendi täitmise ja täitmise kontrollimise tähtaega?

8 Milline on dokumendi vormistamise tähtaja pikendamise kord?

9 Mis on töövoo eesmärk?

10 Millised dokumendid võimaldavad teil töövoogu analüüsida ja täiustada?

11 Mis on töövoog?

12 Kirjeldage mõistet "juhtumite nomenklatuur".

13 Kirjeldage mõistet "äri".

14 Mis on dokumentide registreerimine?

15 Märkige kontoritöö peamised etapid.

16 Millised on töövoo jaoks tüüpilised dokumentidega töötamise etapid.

17 Mida hõlmab mõiste "asjade moodustamine"?

18 Kes viib läbi dokumentide eelkontrolli?

19 Mis on säilitatavate või hävitatavate dokumentide valiku põhimõte?

20 Millised on juhtumite nomenklatuuride koostamise kriteeriumid?

21 Andke dokumentide väärtuse kontrolli mõiste.

22 Millised on dokumendikontrolli ülesanded?

23 Milliseid juhtuminomenklatuure asutused töötavad välja?

24 Milliseid gruppe saab jaotada nimekirjadega kehtestatud dokumentide säilitustähtaegade järgi?

25 Milliseid nõudeid tuleb järgida alalise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise ja personali toimikute köitmisel või esitamisel?

26 Kuidas toimub juhtumis lehtede nummerdamine?

27 Millised andmed on märgitud püsihoidla inventari tiitellehel?

Mitte nii kaua aega tagasi tegelesin ühe oma kliendi jaoks elektroonilise dokumendihalduse juurutamisega. Selle käigus pidin selgitama palju mõisteid, rääkima, mis see on, kuidas seda tüüpi süsteemid töötavad. Ja alles pärast seda suutis ta mõista minu ettepanekute olemust ja kiitis tööplaani heaks. Arutelu käigus sain aru, et sellel teemal on laiale lugejaskonnale lihtsas keeles kirjutatud väga vähe. Nagu tavaliselt, püüan seda kontseptsiooni lihtsal viisil selgitada.

Oluline on mõista, et dokumendivoogu on kahte tüüpi – sisemine (EDMS) ja väline (VEDO). Venemaal on tavaks nimetada seda EDO-ks, kuid ma usun, et õigem on seda nimetada VEDO-ks ja EDMS-iks, põhimõtteliselt jagavad nad neid mõisteid Vene Föderatsioonis. See tähendab, et kui otsite süsteemi vastaspooltega vahetamiseks, peate otsima EDF-i, kui sisemise dokumendivoo jaoks, siis EDMS-i.

Selles artiklis tahan rääkida välisest elektroonilisest dokumendivoost ettevõtte ja selle vastaspoolte vahel. Ühe ettevõtte allüksuste vaheliseks dokumentide vahetamiseks kasutatakse sisemisi elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, millel on veidi erinevad nõuded. Kuid ma ei hakka neid siin arvesse võtma.

Miks on vaja elektroonilist dokumendihaldust

Elektrooniline dokumendihaldus on kaasaegne ja mugav alternatiiv tavapärastele paberdokumentidele, mida kasutatakse igasuguses äritegevuses.

Traditsiooniline töövoog on seotud pidevate viivitustega. Kliendiga koostöö alustamiseks on vaja arvet, sageli lepingut ja seejärel allkirjastatud arveid, tehtud tööde akte jms. Kõik need paberid on kinnitatud, need on trükitud, allkirjastatud ja pitseeritud. Pärast seda on vaja need üle anda äripartnerile, kus nad läbivad ka kinnitamise ja allkirjastamise.

Seejärel skaneeritakse allkirjadega dokumendid ja saadetakse e-postiga. Pärast seda saadetakse originaalid kulleriga, töötajatega või tavapostiga. Kõik see võtab märkimisväärselt aega, paberdokumendid lähevad mõnikord kaduma, nõuavad parandusi (mis aeglustab dokumentide kättesaamist veelgi). Ja nende ladustamiseks eraldatakse sageli terved ruumid. Selle tulemusena on äris palju ebamugavusi, tehingute sõlmimine viibib, tekivad probleemid raamatupidamisega, kuna aruandeperioodi lõpus on väärtpaberid veel kusagil “teel”. Ja kui pärast ühe osapoole allkirjastamist tuvastati vastuolulisi kohti või leiti viga raamatupidamisdokumentatsioonis, võtab õige paberdokumendi hankimine veelgi rohkem aega, mõnikord isegi kuid.

Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab teil vabaneda kõigist nendest ebamugavustest:

• Kõik dokumendid “allkirjastatakse” elektrooniliselt, kasutades digitaalallkirju. See on kiire ja lihtne.
• Paberkoopia saamiseks printige lihtsalt koopia. Huvilised saavad kogu dokumentatsiooni koheselt, pikalt kirju või kullereid ootamata.
• Lepingute sõlmimine ja koostöö lõpuleviimise kinnitamine (arved ja aktid) toimub ilma viivituste ja töötajatepoolse lisapingutusteta.
• Inimfaktori mõju äritegevusele väheneb: dokumendid ei lähe kaduma, vead parandatakse lühikese ajaga.
• Paljude paberdokumentide jaoks pole vaja hoiuruumi eraldada.

Lisaks võimaldab elektrooniline dokumendihaldus lahendada äritegevuse riigile aruandluse probleemi. Varem võeti dokumente vastu ainult paberkandjal ning ettevõtte töötajad veetsid pikki tunde maksuameti väljasõitudel, seisid inspektori järjekordades ning inspektorid omakorda vormistasid palju pabereid, et akti õigsust kontrollida ja sisestada. andmed ühisesse andmebaasi.

Nüüd saab kõiki neid probleeme lahendada ka elektroonilise dokumendihalduse abil. Samal ajal on oluline mõista, et elektroonilisel kujul võtab maksuteenistus vastu rangelt kehtestatud vormis aruandeid ja dokumente. Muud vormingut ei aktsepteerita. Seetõttu on elektroonilise dokumendihalduse juurutamisel mõttekas kontrollida ettevõtte sisedokumentatsiooni vormingut ning vajadusel teha dokumendimallides vastavad kohandused.

Esimeses etapis hakkas riik maksudeklaratsioone vastu võtma elektrooniliselt. Tehnika osutus edukaks. Ja viimasel ajal aktsepteeritakse kõiki dokumente ka elektroonilisel kujul.

Millest koosneb elektrooniline dokumendivoog?

Seda tüüpi dokumendivoogu hõlmab 4 osapoolt:

1. Kaupade või teenuste tarnija. Osapool, kes loob elektroonilise dokumendi.
2. Ostja või klient. Osapool, kes aktsepteerib elektroonilist dokumenti.
3. Müüjaettevõte, mis pakub elektroonilist platvormi dokumentide vahetamiseks ja teenuseid elektroonilise dokumendihalduse korraldamiseks.
4. osariik. Riigiasutused, kuhu müüja ettevõte edastab andmeid fikseeritud tehingute ja vormistatud dokumentide kohta.

Kuidas seda praktikas rakendatakse:

1. Kauba või teenuse tarnija genereerib elektroonilise dokumendi oma raamatupidamissüsteemis või koheselt müüja pakutavas teenuses.
2. Teenuses olev dokument saadetakse koheselt vastuvõtvale ettevõttele, kes saab selle kätte kas otse teenusesse või oma teenusega ühendatud programmis.
3. Sait salvestab andmed dokumendi kohta.
4. Pärast saaja poolt "allkirjastamist" (kinnitust) saadetakse andmed dokumendi kohta maksuametisse.

Seega fikseeritakse automaatselt dokumendi saatmise ja vastuvõtmise fakt. Erinevalt paberkottidest dokumentidega, mille edastavad ettevõtte töötajad, kuller või postiteenus, ei ole võimalik dokumenti elektrooniliselt kätte saada või see kaotsi minna. Dokumendi õigeaegse kättesaamise fakt elektroonilises süsteemis fikseeritakse automaatselt, neid andmeid saab vaidluse korral kasutada isegi kohtus.

Samuti edastatakse mõlemale poolele allkirjastatud dokumentide teave automaatselt maksuhaldurile, mis vähendab raamatupidamisvigade, paberkoopiate kadumise või tehingu aruandesse kandmata jätmise tõenäosust, mis välistab tulevikus võimalikud trahvid ja muud maksustamisega seotud probleemid. inimfaktorile ja nii tavaline paberitöövoo kasutamise puhul.

Pabertöövoo puhul on ettevõtte juhil raske kontrollida iga dokumendi laekumise õigeaegsust. Enamasti lahendatakse need probleemid raamatupidajate, kullerite, müügijuhtide tasemel. Seetõttu ei ole raamatupidajal alati enne aruandeperioodi lõppu paberoriginaale kaasas. Ja see võib kontrollimisel kaasa tuua trahve ja muid probleeme.

Elektroonilise dokumendihalduse abil:

• Originaaldokument toimetatakse kohale koheselt. Pole vaja postikulu, kullereid ega haldajaid. Viivitusi ja sellega seotud probleeme ei esine.
• Ettevõtte juht saab igal ajal kontrollida, millal dokument täpselt saadeti ja kätte saadeti. Ning oluliste dokumentide puudumisega seotud probleemide korral ei ole töötajatel võimalust kanda vastutust oma vigade eest "postituse halva jõudluse" ja muude välistegurite kaela. Sellest saavad aru ka ettevõtte töötajad. Seetõttu muutuvad viivitused ja probleemid dokumentide saatmise / vastuvõtmisega pärast selle süsteemi rakendamist äärmiselt harvaks.

Koostöö elluviimiseks läbi elektroonilise dokumendihalduse on vajalik, et mõlemad pooled kasutaksid mis tahes dokumendihaldusplatvormiga ühendatud tarkvara. Teise võimalusena võivad üks või mõlemad pooled töötada otse dokumentide saatmise ja vastuvõtmise teenuses.

Elektrooniline allkiri

Dokumentide elektroonilise vahetamise korraldamiseks on vajalik kõrge turvalisuse ja kaitse tase. Kõik elektroonilised dokumendihaldusteenused kasutavad turvalist ühendust, andmete krüptimist ning saadetud dokumendi ehtsuse kinnitamiseks kasutatakse elektroonilist digitaalallkirja.

Digiallkiri on spetsiaalne "elektrooniline võti", mis loob kasutaja sertifikaadi ja elektroonilise dokumendi andmeid matemaatiliselt töödeldes unikaalse digitaalse koodi. Allkirja kontrollimiseks ja kinnitamiseks kasutatakse avalikke sertifikaate. Ja genereerimiseks (allkirjastamiseks) - kasutaja isiklik konfidentsiaalne "võti".

Dokumendihaldusplatvormid (teenused)

Tänapäeval on olemas suur hulk saite, mis pakuvad dokumendihaldusteenuseid. Need on Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadoc ja paljud teised. Kõik nad täidavad ligikaudu samu funktsioone:

• Elektroonilise dokumendi vastuvõtmine kasutajalt.
• Saatmine adressaadile tema kontol või ülekandmine määratud süsteemi, kui saaja töötab mõne muu teenusega.
• Dokumendi ja saatmise andmete fikseerimine.

Ettevõttele süsteemi valimisel on kõige olulisem arvestada klientide eelistusi. Siinkohal on oluline, et töötaksite kas samas süsteemis teie jaoks olulise kliendina või peaks teenusel olema võimalus integreerida (andmeid vahetada) teie süsteemi ja sarnase platvormi vahel, mida teie klient kasutab.

Mõnel juhul saate veenda ostjat alustama tööd teile sobiva saidiga. Kuid väga sageli, eriti suurte jaekettide ja ettevõtetega koostöö alustamise puhul, on nad oma valiku juba ammu teinud ning koostöö üheks tingimuseks on oskus töötada teatud elektroonilise dokumendihalduse platvormiga.

VEDO ja EDI süsteemid: mis vahe on?

Dokumendihaldussüsteemi valikul seisavad paljud kasutajad silmitsi ka süsteemidega, mis positsioneerivad end mitte VEDO-na, s.t. "Elektrooniline dokumendivoog", kuid EDI-na (jaemüügi dokumendivoog).

EDI-süsteemid on elektroonilise dokumendihalduse erijuht. Need on keskendunud andmete vahetamisele kaubanduspartnerite või kaubandusvõrgu osakondadega. Kui üldiselt viiakse töövoo kaudu läbi mis tahes tüüpi juriidiliselt olulisi dokumente, siis toimub organisatsioonide vahel äriteabe, sealhulgas kaubandustoiminguteks vajalike juriidiliselt oluliste dokumentide operatiivne vahetus.

Tavapärane elektrooniline dokumendihaldus võimaldab kasutada mistahes tüüpi dokumente ja pooltele sobivas vormingus. EDI kasutamisel on võimalike dokumentide loetelu, nende vorm rangelt reguleeritud. Ettevõttesiseses vormingus või kauplemistoimingutega otseselt mitteseotud dokumenti ei saa kuidagi genereerida ja edastada. Sellest, kuidas EDI töötab, miks seda ainult kauplemisel kasutatakse ja millised on selle eelised, räägin ühes järgmistest artiklitest.

Integratsioon 1C ja teiste raamatupidamissüsteemidega

Elektroonilise dokumendihalduse efektiivseks toimimiseks on väga oluline, et teie valitud platvorm toetaks integratsiooni teie raamatupidamissüsteemiga.

Miks seda vaja on:

• Ettevõtte töötajad loovad dokumente ettevõtte raamatupidamissüsteemis;
• Pärast vormistamist edastatakse dokument automaatselt süsteemisiseselt juhile või raamatupidajale allkirjastamiseks;
• Juhataja poolt kontrollitud ja kinnitatud dokument tuleb edastada ilma moonutamise ja käsitsi andmete sisestamiseta, s.o. täiendav ajakulu ja võimalikud vead elektroonilises dokumendihaldusteenuses;
• Õige rakendamise korral toimub andmeedastus automaatselt. Pärast nupu "Saada dokument" vajutamist muudetakse see automaatselt elektroonilise dokumendihaldussüsteemi jaoks vajalikuks vormiks ja saadetakse teenusesse, kus dokument fikseeritakse ja adressaadile saadetakse.

Väga oluline on, et Teie raamatupidamissüsteemi jaoks oleks teeninduspoolel olemas valmislahendus, mille alusel Teie spetsialistid suudavad juurutada raamatupidamisprogrammile vajaliku lisa. Kui sellist lahendust pole, siis on parem mitte proovida seda ise rakendada, see on väga aeganõudev ja keeruline protsess. Dokumendihaldusteenused kasutavad digitaalallkirja, keerulisi krüpteerimissüsteeme. Seetõttu pole garantiid, et isegi pärast programmeerijate kõiki jõupingutusi saate soovitud tulemuse. Parem on valida mõni muu sait, kust leiate sobiva integreerimisvõimaluse.

Teenuse maksumus

Dokumendihaldusteenused pakuvad teenusega ühenduse loomist tavaliselt tasuta. Ja dokumentide saatmise eest tuleb tasuda. Mõnel juhul on see iga saadetud dokumendi jaoks fikseeritud hind. Kuskil saab osta teenuseid pakettidena, st. üks summa - 100 dokumendi eest, teine ​​- 1000 kuus jne.

Ka sellele küsimusele tuleb läheneda mõistlikult. Ühest küljest, mida suurema paketi valid, seda väiksemaks läheb ühe dokumendi saatmine. Seevastu 300, 500 või 1000 dokumendist koosneva paki eest, mille dokumendiringlus ei ületa 100 dokumenti kuus, pole mõtet maksta.

KKK

Kas kõik dokumendid tuleb saata läbi elektroonilise süsteemi?

Ei. Elektroonilise dokumendihalduse abil saadate ainult neid dokumente, mida on sel viisil kõige mugavam saata. Tavaliselt on need tehtud tööde aktid, maksuarved, vahel lepingud jne. Kõik sõltub teie vajadustest ja mugavusest.

Kas saatmistasu võetakse dokumendi või lehe kohta?

Maksate ja süsteem salvestab dokumendi saatmise. Isegi kui teie dokumendil on palju lehti, loetakse see üheks tasuliseks ühikuks.

Kui turvaline see on?

Elektrooniline dokumendihaldus on täiesti ohutu. Lisaks vastutab turvalisuse tagamise eest teenust osutav teenus. Selleks kasutatakse digitaalallkirja, andmete krüptimist ja turvalist sidekanalit. Turvalisuse tase on umbes sama, mis tavalistes panga-klienditeenustes.

Kui meil on installitud 1C, kas kõik kasutajad saavad juurdepääsu elektroonilisele dokumendihaldusele?

Ei. Lisaks juurdepääsuõiguste piiramisele raamatupidamissüsteemis endas on elektrooniliste dokumentidega töötamiseks ühendus piiratud ühe seansiga ühes arvutis. Teisest arvutist juurdepääsu saamiseks peate looma nullist ühenduse kõigi paroolide ja muude turvameetoditega.

Kas elektroonilist dokumendihaldust on võimalik kasutada ilma elektroonilise allkirjata ja tasuliste teenustega ühendamiseta?

Ei. Valitsuse poolt sertifitseeritud dokumendivoo teenuse allkirjastamine ja kasutamine on vajalik selleks, et teie dokumendivoog oleks õiguslikult jõustatav. Loomulikult saate ilma elektrooniliste allkirjadeta dokumente oma klientidele saata mis tahes viisil mis tahes kanali kaudu. Kuid neid ei peeta dokumendivoogudeks. See pole midagi muud kui koopia teile viitamiseks. Sel juhul peate need alati kinnitama paberoriginaalidega.

Kas elektroonilise dokumendihalduse kasutamine on nii keeruline?

Raskused võivad tekkida ainult ühenduse loomise etapis. Kuid selle probleemi lahendamiseks kaasatakse tavaliselt spetsialiste. Kasutusprotsess ise on lihtne ja mugav. Juht (vastutav isik) kontrollib dokumenti, klõpsab nuppe "allkirjasta" ja "saada". Need. dokumentide saatmine muutub palju lihtsamaks kui isegi skaneeringute e-posti teel vahetamine.

Mida teha, kui mu klient ei kasuta saiti, mida ma kasutan?

Teil on kaks võimalust. Saate oma saidiga ühendada näiteks vastaspoole oma kulul. Teise võimalusena saate teada, kas teie elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide vahel on integreerimise võimalus. Kui jah, siis lihtsalt kasutage seda teenust. Seejärel edastatakse dokument vastavalt skeemile: teilt - teie süsteemi - seejärel saaja süsteemi - ja lõpuks isiklikult adressaadile. See ei mõjuta dokumendi vastuvõtmise kiirust ega süsteemi kasutamise keerukust.

Värskendus: Pärast pikka kaalumist otsustasin kasutusele võtta termini VEDO (väline elektrooniline dokumendivoog), kuna EDI on laiem mõiste.

Sildid:

• me teeme
• elektrooniline dokumendihaldus

Lisa sildid Ettevõttes turvarežiimi tagamise kontseptsiooni koostamine, mis oma disaini ja eesmärgi poolest ühendab kõik selle suunad, näeb ette kogu sisemiste regulatiivdokumentide kompleksi olemasolu organisatsioonis.

Need on ettevõttes kinnitatud reeglid, eeskirjad, juhised, mitmesugused märgukirjad jms.

Dokumendi pealkirjaga "Turvarežiimi tagamise kontseptsioon" koostamist tuleks alustada siis, kui ettevõttes on kehtestatud kohalikud eeskirjad.

Sisedokumendid tuleb koostada vastavalt kehtivale seadusele ja need peavad koostama kogenud juristid.

Selles artiklis tutvustame teile nende vajalikku loendit ning räägime teile nende rakendusest ja eesmärgist. Sisedokumente võib olla palju, kõik oleneb organisatsiooni tegevuse suunast, sh rahvusvahelisest koostööst.

Ohutusrežiimi tagamiseks tootmistegevuses rakendatakse ettevõttesiseseid (kohalikke) regulatiivdokumente, mida täidavad ettevõtete ametnikud ja kogu personal järgmistes tootmistegevuse valdkondades:

Sisemised tööeeskirjad.

Kohustuslik täita eranditult kõigile ettevõtte töötajatele (juhid, insenerid, töötajad);

määrus "Ärisaladuste kohta".

Seda levitatakse seoses juhtide ja inseneridega, kes on ärisaladuse kandjad;

määrus "Laode töökorralduse kohta".

Kohustuslik täitmiseks laoartiklite (kaubad ja materjalid) arvestuse ja liikumisega seotud ettevõtete juhtidele ja ladude (ladude) töötajatele;

määrus "Töökaitse- ja ohutusmeetmete kohta".

Kehtib kõigile tootmisprotsessis osalevatele juhtidele, samuti töökaitset ja -ohutust tagavate ettevõtete ametnikele;

määrus "IT-osakonna (ACS) kohta".

Kohustuslik infotehnoloogia (IT) ja automaatjuhtimissüsteemide (ACS) osakondade töötajatele;

määrus "Raamatupidamise kohta".

Kehtib ettevõtte juhile, ametnikele ja raamatupidamisosakonna töötajatele.

määrus "Lepinguliste tööde kohta".

Vajalik lepingute sõlmimise algatajate (täitjate) ja juriidilise osakonna tööks;

määrus "Isikuandmete kohta".

Vastavalt eeskirja nõuetele täidavad nende ülesandeid personaliaparaadi juht ja ametnikud.

määrus "Distsipliini kohta".

Kohustuslik kõigile ettevõtete töötajatele;

määrus "Tuleohutuse kohta", evakuatsiooniskeemid, vastavad korraldused, arvutused.

Kohustuslik kõigile ettevõtte töötajatele.

määrus "Personali vastuvõtmise ja vallandamise kohta".

Kohustuslik kõigile ettevõtete juhtidele ja personaliteenustele.

Töökirjeldus.

Need kehtivad kõigi funktsionaalsete ülesannete täitmisega seotud ettevõtete töötajate kohta.

määrus "Juurdepääsukontrolli kohta".

Kohustuslik kõigile ettevõtte töötajatele.

Juhend (määrus) "Ettevõtte varude sisse- ja väljaveo korra kohta."

Kohustuslik täitmiseks kõikidele juhtidele ja rahaliselt vastutavatele isikutele;

Eraturvafirmade töötajate tööjuhend valvega objektil.

Kehtib kõikidele eraturvafirmade töötajatele vastavalt lepingulistele kohustustele. Võib olla ühine.

Ohtlike tööde erialade loetelu juhend.

See on vajalik kõigile otsese tootmisega seotud juhtidele, samuti personaliteenistuse töötajatele ja töökaitse eest vastutavate ettevõtete ametnikele;

Eeskirjad "Ettevõtte ruumide sanitaarhoolduse kohta".

Mõeldud kõigile ettevõtte töötajatele.

Hädaolukorras tegutsemise meeldetuletus.

Kehtib kõigile ettevõtte töötajatele.

Tulekahju ja muude hädaolukordade korral evakueeritavate prioriteetsete dokumentide ja vara loetelu.

Kõik ettevõtte ametnikud juhinduvad nimekirjast.

Määrused, Lepingud teenindusorganisatsioonidega, Tellimused.

Kehtib üksikametnikele osas, mis puudutab.

Muud sisemised eeskirjad.

Avaldatakse vastavalt vajadusele konkreetse ettevõtte ametnike kategooria jaoks.

Rõhutame veel kord, et see ei ole täielik sisemiste regulatiivdokumentide loend. Seal võivad olla näiteks klubikaartide juhised, kauba eskortimise juhised jne.

Ettevõttel peavad olema need normdokumendid, mis on vajalikud tootmistegevuses.

Kõik ettevõttesisesed (kohalikud) normatiivdokumendid kiidavad heaks ettevõtete juhid ja need edastatakse vastutavatele ametnikele nende allkirjaga.

Ettevõtete ametnikud, aga ka töötajad, kes tegelevad turvarežiimi tagamisega, peavad tundma kinnitatud ettevõttesiseseid normatiivdokumente ja neist oma praktikas juhinduma.

Organisatsiooni sisedokumendid

Organisatsiooni sisedokumendid reguleerivad paljusid tema igapäevategevuse aspekte. Nad näevad ette juhtimisprotsessid, määravad kindlaks haldusotsuste rakendamise korra ja tingimused.

Mõiste "sisedokumendid" ühendab kõik asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud ametlikud paberid. Need kuuluvad töövoo kõige vähem reguleeritud segmenti.

Kuni viimase ajani võis selle määratluse leida riiklikust standardist GOST R 51141-98 "Kontoritöö ja arhiveerimine". Tema sõnul loetakse siseseks kõik ametlikud dokumendid, mis neid koostanud ettevõttest kaugemale ei ulatu. Kuid uue GOST 7.0.8-2013 kasutuselevõtuga kadus määratlus regulatiivsest ja metoodilisest dokumentatsioonist.

Juhtimisprotsesside dokumenteerimisel on oluline roll sisedokumentidel. Nad toimivad mis tahes institutsiooni siseelu reguleerijatena samaväärselt seadusandlike ja õigusaktidega. Mõne ettevõttesisese seaduse väljatöötamise vajaduse dikteerivad kehtivad õigusaktid.

Ettevõttesisesed toimingud hõlbustavad probleemide lahendamist konkreetses organisatsioonis. Selliseid dokumente on mitut tüüpi. Reeglina on selle klassifikatsioon üles ehitatud ametliku paberi eesmärgi, sisu ja kinnitamise järjekorra alusel.

Organisatsiooni sisedokumentide loetelu koosseis sõltub paljudest teguritest: organisatsiooni organisatsiooniline ja õiguslik vorm, omandivorm, avatuse määr, eesmärk, suurus ja tegevusala.

Sisedokumentide tüübid kaasaegses kontoritöös:

	Kohtumine
Harta, personal, eeskirjad, organisatsiooni eeskirjad, sisemised tööeeskirjad, ametijuhend	Need täidavad äriühingu õigusraamistiku ülesandeid ja sisaldavad haldusõiguse normidest lähtuvaid siduvaid sätteid.	Organisatsiooniline ja juriidiline
Põhitegevuse ja isikkoosseisu korraldused, määrused, korraldused, otsused, juhised	Dokumendihalduse otsused organisatsioonilistes küsimustes.	Administratiivne
Teenus, memo, seletuskirjad, avaldused, ettepanekud, tõendid, protokollid, aktid, järeldused	Need annavad teavet asjade tegeliku seisu kohta, soodustavad haldusotsuste vastuvõtmist, haldusaktide väljaandmist.	Teave ja viide
Rendilepingud, teenuste osutamine, alltöövõtt, ehitus, tarne. Litsentsilepingud, lisalepingud	Kehtestada kahe või enama lepingupoole (füüsilised või juriidilised isikud) tsiviilõigused ja -kohustused, neid muuta või lõpetada.	Lepingud
Litsentsid ja load, teatud liiki tööload, teatised tegevuse alustamise kohta, tõend äriregistrisse kandmise kohta, konto kupong ja kassapass, lepingud selle hooldamiseks	Need fikseerivad organisatsiooni tegevuse erinevaid tahke, reguleerivad jooksvaid küsimusi.	Teeninduspaberid põhitegevuse järgi
Pearaamat, majandusaasta aruanded, bilansid, esmane dokumentatsioon, kasumiaruanded, auditiaktid ja inventuurid, plaanid, aruanded, kalkulatsioonid, aruanded, kassaraamatud	Need on ettevõttes sünteetilise ja analüütilise raamatupidamise aluseks, on vajalikud aruannete (maksu-, raamatupidamis-, statistiliste) ja raamatupidamise koostamiseks.	Finants- ja raamatupidamine
Personalitellimused, töölepingud, tööraamatud, isiklikud toimikud, isiklikud kaardid, puhkusegraafikud, palgaarvestus	Need fikseerivad tööandja ja tema alluvate õigused ja kohustused, reguleerivad töösuhteid.	Töösuhted
CV, autobiograafia, kviitungid, volikirjad	Loodud üksikute töötajate poolt individuaalselt.

Sisedokumentide vormistamine vastab väljamineva dokumentatsiooni koostamise skeemile. Esmalt koostatakse projekt, seejärel kooskõlastatakse see huvirühmadega ja vormistatakse vastavalt tehtud märkustele ja kommentaaridele, lõpliku versiooni koostab ja kinnitab organisatsiooni juht. Seejärel registreeritakse lõplik versioon ja seda reprodutseeritakse paljudes koopiates, mis on piisavad kõigile esinejatele. Iga eksemplar kinnitatakse ja antakse kviitungi vastu täitmiseks vastavale struktuuriüksusele või otse vastutavale isikule. Originaal sisestatakse faili.

Sisedokumentide registreerimise etapid:

1. Esmase projekti koostamine;
2. Koordineerimine;
3. Täpsustus kavandatud kommentaaride põhjal;
4. leppimine;
5. Registreerimine vastavalt õigusaktide ja kohalike eeskirjade nõuetele;
6. Heakskiitmine;
7. Allkirjastamine;
8. Registreerimine.

Täitmise etapid:

Ülekanne vastutavale isikule (esinejale);
- Täitmine;
- Täitmise kontroll;
- Juhtumi esitamine.

Sisedokumentide registreerimine

Sisedokumentide registreerimise kord määratakse nende kuuluvuse alusel teatud kategooriasse. Nii registreeritakse näiteks otsused, juhised, otsused, korraldused samamoodi nagu korraldused. Teistesse kategooriatesse kuuluvad ametlikud paberid registreeritakse enamasti samamoodi koos väljamineva dokumentatsiooniga.

Igale objektile määratakse kordumatu registreerimisindeks, mis koosneb struktuuriüksuse koodist, nomenklatuurijärgsest juhtuminumbrist ja bürooaasta sees olevast järjekorranumbrist. Sisedokumentide registreerimine toimub sageli detsentraliseeritult rühmade kaupa neis struktuuriüksustes, kus need koostatakse. Need võivad olla raamatupidamisdokumendid, personaliosakonna või kontori paberid.

Organisatsiooni iga kohalik akt tuleb registreerida päeval, mil juht sellele alla kirjutab või kinnitab.

Sisedokumentide registreerimise vormid

Vastavalt ettevõtte vajadustele saab valida ajakirja, kaardi ja automatiseeritud elektroonilise registreerimisvormi.

Ajakiri

Eelistatav on ebaolulise töövoo mahu korral, see eeldab iga kohaliku dokumentatsiooni kategooria jaoks eraldi ajakirja olemasolu, see on mugav, kui dokumentaalne raamatupidamine on organisatsiooni tegevuse eripära tõttu esikohal. See võtab palju aega, toob kaasa toimingute dubleerimise, raskendab teatmetööd ja tähtaegade kontrollimist.

Kaart

Registreerimine toimub registreerimiskaartide abil, mille vorm määratakse ettevõttesiseselt ja fikseeritakse kontoritöö juhendis. Selle meetodi kasutamisel saavad protsessis osaleda mitmed töötajad, kaob vajadus ümberregistreerimiseks, hõlbustatakse kartoteegi ja teatmeteose süstematiseerimist ning lihtsustub kontroll täitmise üle.

Sisedokumentide ülestähendamine on üldise arvestuse pidamise oluline osa. Selle peamised eesmärgid hõlmavad järgmist:

Teabe hankimine büroohaldusteenuse töötajate arvu arvutamiseks;
- Organisatsiooni vajadustele vastavate tehniliste vahendite valik;
- Asutuse täitjate ja osakondade töökoormuse kohandamine dokumentatsiooniga töötamisel;
- Korralikult korraldatud raamatupidamine võimaldab teil hinnata töövoo mahtu, hõlpsalt määrata mis tahes objekti asukohta ja sellega töötamise järjekorda.

Kohaliku dokumentatsiooni arvestamiseks kasutatakse selle põhiatribuute, mis võimaldavad mis tahes objekti unikaalselt tuvastada:

1. Seeria registreerimisnumber;
2. Registreerimise kuupäev;
3. Sisu;
4. Alajaotus-koostaja;
5. Töövõtja;
6. Täitmise tähtaeg;
7. Täitmise edenemine;
8. Juhtumi number.

Sõltumata registreerimisvormist saab igale objektile määrata täiendavaid atribuute, näiteks lehtede arvu või manuste olemasolu. Pange tähele, et raamatupidamine ja registreerimine tuleb läbi viia vastavalt kinnitatud dokumendihaldusjuhendile ja ettevõtte poolt vastu võetud juhtumite nomenklatuurile.

Dokumentide sisemine inventuur

Juhtumi dokumentide sisemine inventuur on raamatupidamisdokument, mis sisaldab asja dokumentide loetelu, kus on märgitud asja dokumentide järjekorranumbrid, indeksid, kuupäevad, pealkirjad ja asjalehtede numeratsioon.

See on kohustuslik dokument juhtumite registreerimisel ettevõtte jaoks eriti väärtusliku teabega. Juhtumi dokumentide sisemine inventuur on ühtse vormiga ja täidetakse eraldi lehel.

Juhtumi siseregistrile peab kirjutama alla koostaja. Juhul, kui sisemine inventar on köidetud või palistatud ilma toorikuta, liimitakse see korpuse esikaane siseküljele.

Organisatsiooni arhiivis on korpuse ja hoiuüksuse mõiste samaväärne.

Korpuse sisemise inventuuri lehed on nummerdatud eraldi araabia numbritega ja on sertifitseerimislehel märgitud "+" märgiga.

Juhtumi dokumentide sisemise inventuuri täitmise reeglid:

Seerianumber.

Märgitakse toimikus oleva dokumendi järjekorranumber.

Dokumendiregister.

Dokumendi registriks on dokumendi registreerimisnumber (kui seda pole, siis tehakse märge siseinventuuris).

Dokumendi kuupäev.

Veerus on märgitud dokumendi registreerimise kuupäev või dokumendi allkirjastamise kuupäev (kui dokumenti ei ole registreeritud).

Dokumendi pealkiri.

Dokumendi pealkiri sisaldab dokumendi kokkuvõtet.

Lehtede numbrid.

On vaja märkida dokumendi lehtede numbrid.

Märge.

Märkuses tehakse vajadusel märge asjadokumentide füüsilise seisundi tunnuste kohta (eemaldamine, kaasamine, koopiatega asendamine jne) koos linkidega asjakohastele aktidele.

Lõplik rekord.

Inventuuri lõpus järgneb koondkirje, kuhu on märgitud dokumentide arv numbrite ja sõnadega. Märgitakse siseinventuuri lehtede arv.

Sisekontrolli dokumendid

Praegu peab ettevõtte kohustusliku auditeerimise korral lisaks majandustegevuse faktide sisekontrollile korraldama ka raamatupidamise sisekontrolli ja raamatupidamise (finants)aruannete koostamise.

Erand: olukord, kus organisatsiooni juht on võtnud vastutuse raamatupidamisarvestuse pidamise eest. Näiteks väikeettevõtjad peavad sisekontrolli korraldamisel lähtuma ratsionaalsuse põhimõttest ning teatud tingimustel saab sellise majandusüksuse juht teostada sisekontrolli funktsioone iseseisvalt. Teabe nr PZ-11/2013 kohaselt võivad sarnast lähenemist rakendada ka mõned mittetulundusühingud.

Organisatsiooni tegevuse sisekontroll peaks:

1. läbida kogu juhtimissüsteem, alates strateegiliste plaanide väljatöötamisest ja taktikaliste ülesannete sõnastamisest kuni kontrollini mis tahes ressursi ja vara omandamise, kasutamise ja ohutuse tagamise konkreetse operatsiooni üle;
2. edendada juhtimisotsuste elluviimist, hinnata nende seaduslikkust ja tulemuslikkust, näidata asjade tegelikku seisu organisatsioonis, tuvastada ja minimeerida riske.

Sisekontrollid ei peaks mitte ainult hindama majanduselu faktide usaldusväärsust, vaid ka ennetama ebaseaduslikke sündmusi, protsesse, toiminguid ning ennetama majandusüksuse finants- ja majandustegevuse negatiivseid tulemusi. Sisekontroll hindab näitajate usaldusväärsust ja aruandluse õigeaegsust. See hoiab ära raamatupidamisandmete ja raamatupidamise (finants)aruannete moonutamise.

Venemaa rahandusministeeriumi soovituste kohaselt hõlmavad sisekontrolli protseduurid:

Kõikide tehingute ja toimingute dokumenteerimine;
raamatupidamise esmaste dokumentide kehtestatud nõuetele vastavuse kontrollimine ja teabe usaldusväärsuse hindamine;
tehingute volitamine, kinnitades nende sooritamise seaduslikkuse;
andmete vastavusse viimine;
volituste piiritlemine, ametnike õiguste ja kohustuste määramine;
objektide tegeliku olemasolu ja seisukorra kontroll;
seatud eesmärkide saavutamise analüüs, tehingute ja toimingute teostamise õigsuse hindamine;
info ja infosüsteemide arvutitöötlusega seotud protseduurid.

Seega peaksid organisatsioonil olema dokumendid, mis sisaldavad sisekontrolli peamiste meetodite ja protseduuride kinnitatud loetelu, kirjeldust, tunnuseid ja kvantitatiivset hinnangut.

Sisekontrolli olulisemateks elementideks on riskide avastamine, riskianalüüs, nende kõrvaldamisele, vähendamisele ja minimeerimisele suunatud juhtimisotsused.

Rahandusministeeriumi teabes N PZ-11/2013 on öeldud, et riskihinnangu eesmärk on tuvastada need, mis võivad mõjutada raamatupidamise ja aruandluse usaldusväärsust.

Sisekontrolörid peavad tagama, et:

Raamatupidamises kajastatud majanduselu faktid toimusid aruandeperioodil ja on seotud organisatsiooni jooksva tegevusega;
organisatsiooni vara, varalised õigused ja kohustused, mis kajastuvad raamatupidamises, on reaalselt olemas;
raamatupidamisobjektid kajastuvad õiges väärtuse mõõtmises;
raamatupidamisandmed on raamatupidamisaruannetes korrektselt ja õigeaegselt avalikustatud.

Hinnake väärkohtlemise ohtu. Kuritarvitamist võib seostada mis tahes raamatupidamisvaldkonna ja organisatsiooni kui terviku tegevusega.

Kuritarvitamise riski hindamise probleem on otseselt seotud ettevaatamatuse ja hooletusega nii äritegevuses üldiselt kui ka konkreetselt vastaspoolte valikul.

Võttes arvesse Venemaa rahandusministeeriumi soovitusi, on sisekontrolli korrektseks korraldamiseks ja rakendamiseks vaja välja töötada ja täita majandusüksuse sisemised organisatsioonilised ja haldusdokumendid (korraldused, korraldused, määrused, ametijuhendid, määrused). , meetodid, standardid). Nendes dokumentides sätestatud osakondade ja personali ülesanded ja volitused määratakse sõltuvalt majandusüksuse tegevuse spetsiifikast ja juhtimissüsteemi iseärasustest. Sisekontrolli saavad läbi viia nii organisatsiooni siseteenistused kui ka väliskonsultantide kaasamisel.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata asjaolule, et sisekontrolli efektiivsust saab vähendada või piirata erinevatel põhjustel, mis sageli ei sõltu organisatsioonist. Näiteks muudatused seadusandluses, uute asjaolude ilmnemine väljaspool majandusüksuse juhtkonna mõjusfääri. Kuid ametivolituste ületamine juhtkonna või teiste töötajate poolt või vigade esinemine otsustusprotsessis, tehingute tegemisel, raamatupidamises on juba sisemised põhjused ja nende mõju kontrollikorraldusele on võimalik vähendada.

Kokkuvõtteks olgu öeldud, et sisekontrollisüsteemi peab iga ettevõte looma ja oma tegevuses kasutama. See on organisatsiooni juhtimistööriist, mis võimaldab erinevaid äriprotsesse võimalikult tõhusalt ellu viia. Sisekontroll peaks mitte ainult avastama puudusi ja rikkumisi majanduselu juba teostatud faktide osas, vaid ka vältima nende esinemist tulevikus. Ja on oluline, et see toimuks pidevalt, ilma lünkadeta kogu aruandeperioodi jooksul, täielikult kooskõlas kinnitatud eeskirjadega.

Sisekontroll peaks saama üheks olulisemaks vahendiks otsuste tegemisel, organisatsiooni strateegiliste eesmärkide saavutamisel, varade kaitsmisel, nende efektiivsel kasutamisel, õigusaktidest ja sisemistest aktidest kinnipidamisel, samuti usaldusväärsete raamatupidamisaruannete (finants)aruannete koostamisel.

Sisemäärused

Üks tööandjaga töösuhteid reguleerivatest dokumentidest (vastavalt seadusele) on sisemised tööeeskirjad (PVTR). Näiteks määravad nad organisatsioonis kehtivaid reegleid kasutades kindlaks töörežiimi, sisemise töögraafiku, töötajatele soodustuste ja karistuste kohaldamise korra, määravad kindlaks töölepingu poolte õigused, kohustused ja vastutuse ning muud töötingimused.

PVTP-d töötab välja ja koostab organisatsioon iseseisvalt (töö spetsiifikast lähtuvalt) ettevõtte personali- või juriidiline osakond ning need võivad olla kollektiivlepingu lisana. PITP väljatöötamiseks on olemas regulatiivne raamistik. Kuna see dokument viitab organisatsioonilisele ja halduslikule, on selle kujundus reguleeritud GOST R 6.30-2003 nõuetega.

Tavaliselt kodukorra tiitellehte ei koostata. Esimene reeglite leht peaks sisaldama logo kujutisega pealkirja, organisatsiooni täisnime (mõnel juhul on lubatud märkida lühendatud nimi, kui see on hartas sätestatud), samuti dokumendi nime - suurtähtedega. Kui väljatöötatud tööeeskiri on kollektiivlepingu lisa, siis tehakse üleval vastav märge.

Üleval paremas nurgas on reeglite kinnitamise tempel. Näiteks MA KINNITAN peadirektori täisnime. Kuupäev.

Eeskirjade koostamise kuupäev on nende kinnitamise kuupäev.

Tuletame veelkord meelde, et PVTP peaks kajastama organisatsiooni töö spetsiifikat ning tuvastama võimalikult palju töö käigus tekkivaid tüüpilisi olukordi.

Sisekorraeeskirjas on keelatud ette näha töötajate olukorda halvendavaid tingimusi.

Väljatöötatud reeglistik peab tingimata läbima kokkuleppe etapi organisatsiooni teiste osakondadega, aga ka ametiühingukomitee esindajatega ja alles pärast seda kinnitab juht.

Kõiki töötajaid on vaja kviitungi vastu tutvustada kinnitatud protseduuriga. Seetõttu peaks organisatsiooni PTP olema nähtaval kohal ja igal ajal lugemiseks kättesaadav.

1. Üldsätted - reeglite eesmärk ja nende kohaldamine, kellele need kehtivad, millistel juhtudel muudetakse üldisi andmeid.
2. Töötajate vastuvõtmise ja töölt vabastamise kord - töötajate vastuvõtmise ja vallandamise registreerimise korra kirjeldus, organisatsiooni tegevus töötaja üleviimisel teisele tööle, katseaja tingimused ja kestus, vajalike tööde loetelu. dokumente.
3. Töötajate põhiõigused ja -kohustused (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 21 alusel).
4. Tööandja põhiõigused ja kohustused (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 22 alusel).
5. Tööaeg - tööpäeva (vahetuse) alguse ja lõpu aeg, tööpäeva (vahetuse) ja töönädala pikkus, vahetuste arv päevas; ebaregulaarse tööajaga töötajate ametikohtade loetelu nende olemasolul; töötasu maksmise koht ja tingimused.
6. Puhkeaeg - lõunapausi aeg ja selle kestus; eripausid teatud töötajate kategooriatele (näiteks laadurid, majahoidjad, ehitajad, kes töötavad külmal aastaajal vabas õhus), samuti nende tööde loetelu; puhkepäevad (kui organisatsioon töötab viiepäevasel töönädalal, tuleks reeglites märkida, milline päev, välja arvatud pühapäev, on puhkepäev); iga-aastase täiendava tasulise puhkuse kestus ja andmise alused.
7. Töötajate ergutus - moraalsete ja materiaalsete ergutusmeetmete rakendamise kord.
8. Töötajate vastutus distsipliinirikkumise eest - distsiplinaarkaristuse kohaldamise korra kirjeldus, distsiplinaarkaristuste tühistamine, karistusliigid ja konkreetsed karistamisega kaasneda võivad töödistsipliini rikkumised.
9. Lõppsätted - sisaldab punkte reeglite kohustusliku rakendamise ja töösuhete üle vaidluste lahendamise korra kohta.

PVTP võib sisaldada ka muid jaotisi, näiteks "Konfidentsiaalne teave", "Läbilaskevõime ja saidisisene režiim".

Sise- ja välisdokumendid

Vastavalt nende otstarbele jagunevad (salastatud) raamatupidamisdokumendid järgmisteks osadeks:

A) haldus, mis sisaldab korraldusi konkreetse äritehingu teostamiseks; need ei ole aluseks tehingute kajastamisel raamatupidamises, kuna puudub kinnitus sellise tehingu toimumise kohta. Haldusdokumendid hõlmavad korraldusi, juhiseid, juhiseid jne;
b) täidesaatev või õigustav, mis kinnitab toimingute fakte. Need on registreerimise esimene etapp. Siia kuuluvad sissetulevad ja väljaminevad tellimused, arved, väärtuste vastuvõtmist kinnitavad kviitungid, tehtud tööde aktid jms;
c) raamatupidamisdokumendid, mis sisaldavad haldusinfot, erinevaid tõendeid, arvutusi jne. (näiteks materiaalsete varade hankimise ja ostmise summa arvutamine);
d) kombineeritud - raamatupidamise haldus-, täitevdokumentide ühekordsete märkidega antud äritehingus ja samal ajal viitega selle kajastamisele raamatupidamisarvestuses. Selliste dokumentide hulka kuuluvad Avansiaruanded, Kasumi ja Kulu kassaorderid, materjalide laost väljastamise nõuded.

Koostamise kohas jagatakse dokumendid välisteks ja sisemisteks.

Välised dokumendid on need, mis pärinevad teistelt ettevõtetelt, organisatsioonidelt, see tähendab, et need on väljaspool ettevõtet. Nende hulka kuuluvad pangaväljavõtted, tarnija arved jne.

Sisedokumendid on dokumendid, mis on koostatud (välja kirjutatud) antud ettevõttes, organisatsioonis.

Kuvatavate toimingute mahu järgi jagunevad dokumendid esmasteks ja koonddokumentideks.

Esmased dokumendid on sellised dokumendid, mis esmakordselt registreerivad äritehingu selle tegemise ajal või vahetult pärast teostamist. Siia kuuluvad põhivara vastuvõtmise ja käsutamise aktid, arved, kviitungid jne. Koonddokumendid koostatakse esmaste dokumentide alusel. Nende hulka kuuluvad erinevad aruanded, palgaarvestus jne.

Kasutusviisi järgi jagunevad dokumendid ühekordseteks ja akumuleerivateks.

Ühekordseid dokumente kasutatakse ainult ühekordseks registreerimiseks ja tehingute kajastamiseks. Siia kuuluvad kasumlikud ja väljaminekud kassaorderid, laost materiaalsete varade kättesaamise nõuded jne.

Kogumisdokumente kasutatakse tehingute mitmekordseks täitmiseks ja registreerimiseks teatud aja jooksul (nädal, dekaad, kuu). Näiteks limiidikaardid, mille abil väljastatakse materjalide tootmiseks (tööde teostamiseks) väljastamine. Sellised dokumendid vähendavad esmase dokumentatsiooni hulka.

Rahaliste vahendite kasutamise astme järgi jagatakse dokumendid käsitsi ja mehhaniseeritud dokumentideks.

Esmaseid dokumente peavad kohustuslikult kontrollima töötajad, kes peavad raamatupidamist vormiliselt ja sisuliselt, see tähendab, et nad kontrollivad kohustuslike üksikasjade olemasolu dokumendis ja äritehingu vastavust kehtivatele õigusaktidele, üksikute näitajate loogilist seost.

Raamatupidamisdokumente kasutatakse korralduste üleandmiseks juhilt täitjale ehk ettevõtte majandustegevuse juhtimiseks.

Dokumentatsioon mängib impulsi rolli, tingib raamatupidamisinfo liikumise. See annab raamatupidamisele täieliku ja pideva kajastamise ettevõtte majandustegevusest. Dokumentatsiooni abil jälgitakse toimingute õigsust, tehakse jooksev analüüs tehtud tööde kohta. Seega täidab dokumentatsioon juhtimis- ja analüüsifunktsioone.

Sisedokumentide arvestus

Dokumendi registreerimisnumbriks on multifunktsionaalne rekvisiit. Lisaks oma põhieesmärgile - dokumentide järjekorranumbrile aitab dokumendiregister lahendada mitmesuguseid probleeme. Aasta lõpu järjekorranumbrite järgi on võimalik jälgida organisatsiooni ja seega ka sekretäri kaudu läbivate dokumendivoogude mahu kasvu, mis viitab isikliku töökoormuse suurenemisele ja võib olla aluseks juriidilistele nõuetele. palgatõus või sekretariaadi töötajate arvu suurendamine.

GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele ”võimaldab organisatsiooni äranägemisel seeria registreerimisnumbreid täiendada identifitseerimisindeksitega (punkt 3.12), mis aitab kaasa konkreetse dokumendi operatiivotsingu ülesannete lahendamisele.

Seega täiendatakse väljaminevate kirjade nummerdamist dokumendi algatanud osakonna koodiga. Vältimaks segadust haldusdokumendi definitsiooniga, nummerdatakse personalikorraldused indeksi K (personal) või PM (personal) omistamisega, korralduse numbrit on tavaks täiendada tähega R.

Kui saate dokumendi otsimise taotluse, saab sekretär numbri, täpsemalt täiendavalt määratud registri järgi hõlpsalt navigeerida, millisel juhul (kausta) seda otsida, näiteks:

nr 26-r - korraldustes;
nr 26-ls - tellimustes personalile;
Nr 26-ooperid - operatiivkoosolekute protokollide hulgas.

Lisades saabunud dokumendi seerianumbri tähega F (faks) või E (e-post), saate lahendada oma organisatsioonile kirja kohaletoimetamise viisi arvestamise probleemi ilma registreerimisvorme (ajakirju) suurendamata.

Ühekordne registreerimine. Ühe asutuse seintes olev dokument registreeritakse üks kord (loomisel või vastuvõtmisel). Dokument liigub üksusest üksusesse oma unikaalse numbri all, s.o. sisejaoskonnad, olles saanud dokumendi, võtavad selle arvesse algselt määratud indeksi all, mitte ei määra uut. See reegel kehtib nii haldusdokumentide kui ka ametliku kirjavahetuse kohta.

Registreerimise õigeaegsus. Vastavalt Vene Föderatsiooni valitsuse määrusega nr 477 kinnitatud föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglite punktile 16 toimub vastuvõetud dokumentide registreerimine vastuvõtmise päeval, loodud - allakirjutamise päeval või kinnitamiseks või järgmisel tööpäeval. Sellised nõuded on põhjendatud asjaoluga, et dokumendi viivitus registreerimisjärgus vähendab tegeliku täitmise aega määratud kuupäevaks. Selline viivitus võib kaasa tuua negatiivseid tagajärgi töötajatele või isegi kogu asutusele, olenemata omandivormist. Registreerimise kord ja tingimused peaksid kajastuma konkreetse ettevõtte kontoritöö juhendis.

Registreerimiskirjete eraldamine. Igal dokumendiliigil on oma eraldi registreering.

Seega võetakse eraldi registreerimisvormides arvesse järgmist:

Sissetulev kirjavahetus (sissetulevad dokumendid);
väljaminevad dokumendid;
siseteenistuse märkmed;
põhitegevuse tellimused;
personali korraldused;
tellimused;
juhatuse protokollid;
planeerimiskoosolekute aruanded (RAM-id) jne.

Registreerimine toimub kalendriaasta jooksul. Iga aasta 1. jaanuaril nullitakse peaaegu kõikide dokumentide liikide (tellimused, sissetulevad ja väljaminevad kirjad, protokollid jne) numeratsioon. Erandiks on alalise ladustamise juhtumite inventuur. Nendel laovarudel on kogu organisatsiooni eluea jooksul üks number ja üksused on otsast lõpuni nummerdatud.

Dokumendi kohta käiva teabe täielikkus registreerimisel. Registreerimisandmete sisestamisel andmebaasi logisse (andmebaasi) märgitakse kogu dokumendil olev teave: register, kuupäev, viide päringu numbrile ja kuupäevale, adressaadi/korrespondendi nimi, samuti selle sisu. välja toodud maksimaalselt üksikasjalikult. Lisaks tavapäraselt arvestatavale teabele tuleks registreerimisankeete täiendada veergudega, mis kajastaksid töötajate või klientide poolt enim küsitud lisateavet (näiteks saatmisviis). Arvesse võetavate märkide loetelu tuleks ette näha kontoritöö juhendis.

Registreerimise ühtsus, olenemata selle vormist või dokumendi vastuvõtmise (loomise) vormist. Organisatsioonis dokumentide arvestus toimub samade reeglite järgi, sõltumata aktsepteeritud registreerimisvormist: käsitsi ajakirjas, Excelis või spetsiaalse elektroonilise dokumendihaldusprogrammi abil.

Sisemised reguleerivad dokumendid

Paljud, kes istuvad regulatiivdokumendi kirjutamiseks, peavad meeles ideed, et nende ülesanne on koostada õige normatiivdokument. Kuid see pole nii. Tegelikult on nende ülesanne süsteemi seisukorda parandada. Ja selleks peate tagama oma regulatiivse dokumendi rakendamise, puurimise otse organisatsiooni iga töötaja ajju. Veenduge, et iga töötaja loeks teie dokumenti, mõistaks teie dokumenti, mäletaks seda, täidaks seda ja käsitleks seda kui midagi olulist, hääletage teile muudatusi ja täiendusi, elage vastavalt teie dokumendile.

Sinu ülesandeks on teha asfaltpragu.

Sellise dokumendi loomiseks on vaja, et see oleks seaduse teksti ja ühe Chichvarkini kirja teksti rist.

Alustuseks uurige kõiki saadaolevaid dokumendivoo standardeid, dokumentatsiooni GOST-e, juhiseid juhiste jaoks.

Kui olete veendunud, et teate kõiki nõudeid, võite neid ignoreerida, sest need on valikulised, välja arvatud juhul, kui otsustate hankida standardile vastavuse sertifikaati.

Pärast seda on vaja uurida süsteemi hetkeseisu. Saate aru, kuidas uue standardi järgimine seda seisundit parandab.

Sest dokument kirjeldab reeglina protsessi - sisekliendi nõuded peavad olema protsessis välja toodud. Muidugi just selle sisekliendiga tuleb see regulatsioon ka arendusetapis kokku leppida.

Järgmise regulatiivdokumendi kirjutamiseks istudes peate olema valmis koostama inimkonna ajaloo parimat reguleerivat dokumenti.

Dokumendil peab olema selline kumulatiivne laeng, et läbida järgmised süsteemi inertssoomuse kihid:

1. Dokument tuleb läbi lugeda.

Iga töötaja peaks teie dokumenti lugema, mitte lihtsalt tutvusele alla kirjutama. Selleks peaks dokument olema lühike, kaunilt kujundatud ja mitte igav, mitte nagu bürokraatiatükk, samuti ei tohi selles olla tarbetuid osi, mis peaksid olema ainult sündsuse huvides.

Vanad bürokraadid ei vaeva seda kunagi. Nad lihtsalt lohutavad end sellega, et nende dokumenti peavad lugema need, kes on selleks kohustatud. Ja kui töötajad lihtsalt kirjutavad tutvusele alla, siis on nad lihtsalt kergemeelsed, kergemeelsed töötajad ja nad on ise süüdi, et järgnevat ei loe. Kui nad rikuvad normatiivdokumenti, vastavad nad, sest siin see on – allkiri sissejuhatuses!

Kõige ebaefektiivsem asi, mis võib olla, kui eesmärgiks on uue/muudetud protsessi elluviimine, on allkirjaga tutvumine. Kui tutvumine algab ja lõpeb tutvumislehel oleva allkirjaga, on see tavaliste amatööride "esitluseks" tehtud teos, kes heitis kogu vastutuse esinejatelt, olles eriti hämmingus nende nõuete tulemustest ja tõhususest.

2. Dokumendist tuleb aru saada.

Kujutage ette, et selgitate ühele töötajale isiklikult dokumendi teksti. Lihtsalt kirjuta! Ja mitte ruudukujuline kontor!

Vanad bürokraadid ei vaeva seda kunagi. Nad kirjutavad lihtsalt midagi sellist: "Kui jälgimist ja mõõtmist kasutatakse toodete ja teenuste kindlaksmääratud nõuetele vastavuse tõendite saamiseks, peaks organisatsioon kindlaks määrama andmete sobivuse ja usaldusväärsuse tagamiseks vajalikud ressursid."

Seetõttu vihkavad QMS-teenused kõiki – nad kirjutavad nutika paberi ja erutuvad siis, et kõik seda ignoreerivad. Jah, ainuüksi sellise dokumendi lugemine on töö omaette!

Ja kui neile juhitakse tähelepanu, et dokument pole selgelt kirjutatud, tehakse ettepanek tõstatada küsimus nende töötajate kvalifikatsiooni kohta, kellele dokument on mõeldud.

Saate kirjutada näiteid juhistesse ja isegi standardisse, võite kirjutada argumente, võite kirjutada mida iganes, et töötajatel oleks lihtsam mõista tähendust, mida proovite neile edastada!

Mõnikord loed juhendi mõtet ja esitad autorile küsimuse:

Ja mida see üksus TEGELIKULT tähendab?

Pole tähtis, kuidas sa dokumendi kirjutasid, peaasi, kuidas sellest aru saadakse!

Ükskõik kui selgelt dokument on kirjutatud, kui see on kinnitatud, vajab dokument ikkagi täpsustamist. a) koolituse kaudu; b) etapiviisilise rakendamise kaudu koos esilekerkivate probleemide analüüsi ja vajaduse korral määruste muutmisega.

3. Dokument tuleb pähe õppida.

Selleks peate töötajale edastama lahendatava probleemi olulisuse ja asjakohasuse. Saate kirjeldada hetkeseisu või lahendatavat probleemi (parem on panna see kaaskirja) ja anda sellele võimalikult palju valu.

Lisaks peaksite vajadusel muutma teksti emotsionaalselt värviliseks. Lubatud on sellised kõnepöörded nagu "ÄRA MITTE MINGIL JUHUL öelge Kliendile, et ..". Soodustatud on konkreetsete näidete, arusaadava ja slängi kõnepöörete olemasolu, jutustav kõne. Olge kujutlusvõimega. Inimmõistus suudab kõige paremini meeles pidada pilte ja tekste, mis on nagu loo jutustamine.

Kuid te ei tohiks sellega liialdada, seetõttu on parem asendada sellised sõnad nagu "vasta õigesti" sõnadega "vasta õigesti".

4. Dokument tuleb vormistada.

Selleks kasutasin sellist tehnikat kirjeldusena, mis juhtub siis, kui üht või teist lõiku rikutakse. Kirjeldan nõuet. Selle alla kirjutan "Kui seda ei täideta, siis juhtub järgmine: * kirjeldatakse valusat ja tõest pilti täielikust ebaõnnestumisest *" Ärge kõhelge oma väiteid vaidlemast. Nõue, kohe selle nimetamise põhjuse all.

Vanad bürokraadid ei vaeva seda kunagi. Nad lihtsalt nõuavad. Nad arvavad, et iga inimene saab midagi teha ainult mingite sanktsioonide ähvardusel, mitte sisemise motivatsiooni (näiteks sündsuse) põhjustel. Ja nad taotlevad tonni kontrolli, mikrojuhtimise, trahvide ja muude välise motivatsiooni ilmingute dokumendi täitmist. Ja see kõik on muidugi muda. Või nenditakse lihtsalt, et organisatsiooni töötajad on väga vastutustundetud ja nõdrameelsed.

Enamik töötajaid täidab teie nõuded, kui nad lihtsalt mõistavad, miks seda vaja on. Enamik töötajaid ignoreerib teie nõudmisi isegi mingisuguse karistuse ähvardusel, kui nad ei mõista, miks see vajalik on.

Inimeste sisemise motivatsiooni tõstmiseks süsteemi nõuete täitmiseks on palju võimalusi. Läksin isegi nii kaugele, et normatiivdokumentides solvatakse "Kui sa seda nõuet ei täida, siis ei saa teid spetsialistiks nimetada" ja ähvardusteni "selle juhendi rikkumine on karistatav erilise pahatahtlikkusega".

5. Igaüks peaks elama teie dokumendi järgi. Kui protsess muutub, peaks töötajate esimene mõte olema "Määrustes on vaja muudatusi teha."

Selleks proovige kõiki selle dokumendi koostamisse kaasata. Kui inimene ise kirjutas regulatiivdokumendi, kui ta osales aktiivselt selle kinnitamises, siis suhtub ta sellesse suure tähelepanuga. Laske kõigil oma täiendusi väljendada.

Pärast dokumendi kinnitamist ei teki töötajatel võimalust öelda, et on kirjutatud mingit jama, mida teha ei saa. Nad ise kirjutasid selle jama ja nõustusid. Teiseks, lisapea nõuete määratlemisel võimaldab meil vaadata nõudeid teisest küljest, millega me ei osanud arvestada. Protsessiomanikel võib olla üksikasjalikum ülevaade süsteemi hetkeseisust.

Mida rohkem aega kulutame dokumendi väljatöötamisele ja kinnitamisele, seda vähem kulub aega selle juurutamiseks, nõuete elluviimiseks.

Kasutage alati testperioodi kontseptsiooni, mil mitte ainult keegi ei kontrolli nõuete täitmist, vaid suudab kiiresti lahendada kõik probleemid, vastata tekkivatele küsimustele ja olla kursis nõuete rakendamise edenemisega kogu algusest lõpuni. protsessi selle perioodi jooksul.

Ja ärge unustage, et teie dokument peab olema süstemaatiline ja õige ülesehitusega. Õigesti konfigureeritud sisendid ja väljundid, lingid teistele määrustele, õigesti määratud positsioonid, õigekirjavigade puudumine ja kena kujundus. GOST-idest ja dokumendivoo standarditest saate õppida palju kasulikke näiteid, mida soovitasin lugeda selle artikli alguses.

Nii saate tagada, et dokument on "aktiivne". Igaüks võib kirjutada surnult sündinud pabereid, mida keegi kunagi ei loe ega juhinduda.

Näide kaaskirjast, millega esitasin ettevõttesisese postiga kinnitamiseks käivitatud organisatsiooni "Tootekvaliteedi juhtimine" standardi:

Kallid kolleegid!

Palun käsitle seda standardit kui organisatsiooni kõige olulisemat dokumenti. See on tuum, vundamentide alus, mille ümber kõik keerleb.

Standard ei ole praegu täiuslik. See näeb välja rohkem nagu skelett, kuid tulevikus kasvab see lihaks, muutub üksikasjalikumaks ja süsteemsemaks.

Soovin, et igaüks teist annaks oma panuse selle standardi kirjutamisse. Kirjutage mulle oma täiendused ja kommentaarid sama hoolsalt ja üksikasjalikult, kui ma vaatan üle teie kõigi dokumente, mis mulle kinnitamiseks tulevad.

Halvim, mida saate teha, on ignoreerida selle dokumendi sünniprotsessi. Nüüd on aeg kõik mured välja öelda ja kõiges kokku leppida. Kui standard on heaks kiidetud, ei lase ma teil enam selle rakendamisest kõrvale hiilida.

Nüüd näen olukorda, kus me ehitame väga kiiresti, aga ehitame liivale. Ja teil on vaja - vundamendil! See standard on vundament, mida püüan meie tegevusele panna. Ehitame ühele poole maja ja see osa, mis veidi varem ehitati, on lagunemas. Seetõttu tuleks loobuda mõttest, et vundamendi rajamine on ajaraisk. Jah, seda pole näha, tk. see on maa all, aga seda on vaja.

Ma palun teil seda standardit lugeda ja selle koostamisel osaleda mõttega, et elate selle järgi. Ja mitte mingil juhul ei tohiks sellest protsessist loobuda. Rumal on perroonil püsida, kui meie parenduste rong, auto auto järel, läheb edasi. Teil ei pruugi olla aega viimasele vankrile hüpata.

Te ei tohiks arvata, et selle standardi järgi elamine on võimatu - haldan suurepäraselt arendusosakonna andmebaasi oma projektide osas ja olen kirjeldatud meetodid enda peal täielikult välja töötanud. Nüüd proovin oma tulemust kogu ettevõttele skaleerida.

Hetkel ei ole standardis kirjutatud “nagu on”, vaid “nagu peab”. Näiteks pole meil veel täielikku juhendit toote valmistamiseks. Joonistame nüüd endale pildi ideaalsest seisundist ja kõik saavad selgelt aru, millise süsteemi olekuni me kõik lõpuks püüame jõuda.

Sisedokumentide loetelu

Teeme kohe reservatsiooni, et artiklis pakume ainult ligikaudset ettevõttesiseste dokumentide loendit. Ligikaudne mitte sellepärast, et oleme laisad täielikku koostama, vaid seetõttu, et esiteks sõltub konkreetne dokumentide loetelu organisatsiooni tüübist - ärilisest või mitteärilisest, organisatsioonilisest ja juriidilisest vormist, riigist ja muudest teguritest ning teiseks - nõuetest. sisedokumentide olemasolu käsitlevate õigusaktide osa "täiustub pidevalt" ja paber, mida täna ei nõuta, võib homme saada "põhimõtteliseks". Muidugi, võimaluste piires muudame ja täiendame nimekirja, kuid pidage siiski meeles eelnevat.

Kes aga vajab konkreetset nimekirja spetsiaalselt oma organisatsiooni jaoks, koostavad meie Rjazani tööjuristid teie organisatsiooni jaoks vajalikud dokumendid.

Ettevõttesisesed dokumendid:

Sisedokumentide kinnitamise otsused (protokollid);
Otsus (ainujuhtimisorgani (direktor, president, juhataja, esimees jne) määramise protokoll).

Siin ei ole me välja toonud organisatsiooni loomisel ja registreerimisel nõutavad protokollid (otsused), sest eeldatakse, et need on juba olemas, kui organisatsioon töötab.

Soovi korral saate sätestada ka kõrgeima juhtorgani (asutajate, osanike, liikmete, osanike jne koosolekud) kokkukutsumise korra koos vastavate protokollidega nende kinnitamiseks.

Teabe suunamise määrus, kinnitatud ka kõrgeima juhtorgani poolt.

Raamatupidamise sisedokumendid:

Arvestuspoliitika määrus (selle dokumendi töötavad tavaliselt välja raamatupidajad ise, vastavalt volitatud ettevõtte edasisele tööle);
Valikuliselt võib olla ka säte kasumi jaotamise, dividendide, fondide – reservi, kapitali ja muu – moodustamise kohta.

Sisemiste tööjõu (personali) dokumentide loetelu:

Personalilaud (võite võtta standardvormi T3);
Sisemised tööeeskirjad (tööseadustiku artikkel 189);
Töötasu käsitlevad eeskirjad (Vene Föderatsiooni tööseadustiku 21. peatükk);
Tööjõualaste normatiivaktide loetelu (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 212);
Tööjõualaste õigusaktide kogum vastavalt tegevuse eripärale (tööseadustiku artikkel 212);
Töölepingud (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 57), sealhulgas tööleping direktoriga (märkus: varem, kui LLC asutaja ja direktor langesid kokku ühes isikus, siis töölepingut ei nõutud, kuna lepingut ei ole võimalik sõlmida iseendaga, muide oli palju selgitusi ja Tööministeerium, ja rahandusministeerium, kuid nüüd liigub riigibürokraatlik mõte seda teed, et ikkagi, kui asutaja ja direktor langevad kokku, siis peaks ikkagi kokkulepe olema);
Kutsealade ja tööliikide loetelu, mille jaoks tuleks välja töötada töökaitsejuhised (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 211, 221, 223, 225, 226, 228);
Töökaitsealaste juhendite loetelu (määrus 1/29);
Dokumendid, mis kinnitavad töötajate kindlustamist tööõnnetuste ja kutsehaiguste vastu (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 212).

Programmid (tööseadustiku artikkel 225):

Sissejuhatav infotundide programm;
esialgne töökoha juhendamise programm.

Juhised:

Direktorite ja töötajate ametijuhendid (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 211, 221, 223, 225, 226, 228);
töökaitsealane juhendamine;
tuleohutusjuhised.

Ajakirjad:

Sissejuhatava juhendamise registreerimispäevik (tööseadustiku artikkel 225);
töökoha instruktaažipäevik (225 TC);
tööõnnetuste register (Vene Föderatsiooni tööseadustiku art. art. 228 - 231);
töötajate töökaitsejuhendite register, resolutsioon 1/29);
töötajate töökaitsejuhendite andmise päevik (määrus 1/29).

Raamatud (Vene Föderatsiooni tööministeeriumi resolutsioon N 69 "Tööraamatute täitmise juhiste kinnitamise kohta"):

Tulu- ja kuluraamat tööraamatu blankettide arvestuseks ja vaheleht selles;
tööraamatute ja nendes olevate lisade liikumise arvestusraamat.

Asutajate kohalikud korraldused ja eeskirjad töö- ja töökaitse kohta:

Korraldus kutsealade ja tööliikide loetelu väljatöötamise (kinnitamise) kohta, mille jaoks tuleks välja töötada töökaitsejuhendid;
korraldus töökaitsealase juhendamise ja juhendamise päeviku pidamise eest vastutava isiku määramise kohta * (* saab kombineerida);
iga-aastase puhkuse ajakava kinnitamise korraldus;
korraldus tööraamatute pidamise ja arvestuse eest vastutava isiku määramise kohta;
otsus (protokoll) sisseelamiskoolituse programmi kinnitamise kohta;
esmase töökohal juhendamise programmi kinnitamise otsus;
töötajate tööohutuse juhendi kinnitamise otsus (saab kombineerida).

Valikuliselt (need organisatsiooni sisedokumendid võivad sõltuvalt konkreetsest eripärast ja (või) soovist sõltuda või mitte, kuid siiski pidasime vajalikuks oma nimekirja nendega täiendada:

Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate kontrollide logimine on vabatahtlik (föderaalseaduse nr 294-FZ "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse kohta riikliku kontrolli (järelevalve) teostamisel) artikli 16 punkt 8 ja munitsipaalkontroll", Vene Föderatsiooni majandusarengu ministeeriumi korraldus nr 141 "Föderaalseaduse "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse riikliku kontrolli (järelevalve) teostamisel" sätete rakendamise kohta ja munitsipaalkontroll”;
Määrus isikuandmete kohta (tööseadustiku artikli 86 punkt 8, artikkel 88);
Juhised arvutiga töötamiseks (kui arvutiga töötamine võtab rohkem kui 50% tööajast);
Tööohutusalase koolituse programm (vabatahtlik töötervishoiu ja tööohutuse koolituse komisjoni loomisel);
Korraldus töökaitsealaste teadmiste kontrollimise komisjoni loomise kohta;
Tööohutusalase koolituse juhendamine;
Protokollid töökaitsealaste teadmiste kontrollimiseks;
Töökaitsealaste teadmiste kontrollimise ajakiri.

Nagu näete, pole midagi erakordset. Nõuetekohase hoolsuse ja minimaalsete arvutioskustega saate hõlpsalt koostada oma organisatsiooni sisedokumentide nõutud loendi.

Vastavalt tööseadustiku artiklile 309.2 võivad aga mikroettevõtete kategooriasse kuuluvad organisatsioonid kasutada töötaja ja tööandja – mikroettevõtete hulka kuuluva väikeettevõtja – vahel sõlmitud töölepingu tüüpvormi, kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse dekreediga nr 858. Mikroettevõteteks klassifitseerimise kriteeriumid on kehtestatud föderaalseaduse nr 209 - FZ "Venemaa väike- ja keskmise suurusega ettevõtete arendamise kohta" artikliga 4 Föderatsioon" ja Vene Föderatsiooni valitsuse määrusega, mis on vastu võetud vastavalt käesolevale seadusele nr 265 "Äritegevusest saadava tulu piirväärtuste kohta iga väikese ja keskmise suurusega ettevõtete kategooria jaoks".

Kui mikroettevõte kasutab tüüptöölepingut, ei tohi koostada selliseid organisatsioonisiseseid dokumente nagu sisemised tööeeskirjad, töötasusätted ja mitmed muud kohustuslikus nimekirjas olevad kohalikud töö (personali) dokumendid.

Sisedokumentide registreerimine

Kõik organisatsiooni dokumendid on jagatud kolme dokumendivoogu:

Sissetulevad (sissetulevad) dokumendid, s.o. organisatsiooni sisenemine;
väljaminevad (saadetud) dokumendid;
sisedokumendid.

Sissetulev dokument (sissetulev dokument) - asutusse saabunud dokument.

Väljaminev dokument (saadetud dokument) - asutusest saadetud ametlik dokument.

Sisedokument on ametlik dokument, mis ei ulatu selle koostanud organisatsioonist kaugemale.

Igal dokumendivool on töötlemise iseärasused. Alati tuleb meeles pidada, et töötlemise iseärasusi mõjutab dokumentidega töökorralduse vormi valik (tsentraliseeritud, detsentraliseeritud, segatud).

Sissetulevad dokumendid hõlmavad neid, mis pärinevad teistelt organisatsioonidelt: ülemustelt, alluvatelt, avalik-õiguslikelt, munitsipaal-, valitsusvälistelt, saadikutelt ja kodanikelt. Näiteks: seadused, määrused, resolutsioonid, otsused, juhised, juhised, juhised, juhised, korraldused, volikirjad, lepingud, kirjad (pakkumised, saate, garantii, reklaam, teave, päringud jne), faksigrammid, sõnumid, mille saatja e-post , telegrammid, telefoniteated, teletaibi teated, majandus-, finants-, juhtimistegevuse aruanded, märgukirjad, aktid, kodanike pöördumised, saadikute taotlused ja pöördumised, palved, kollektiivsed pöördumised.

Sissetulevate dokumentide töötlemine hõlmab:

Dokumentide vastuvõtt ja esmane töötlemine;
dokumentide eelläbivaatamine ja jagamine;
registreerimine;
täitmiseks üleandmine.

Dokumentide vastuvõtmist ja esmast töötlemist organisatsioonides, mis saavad suurt hulka dokumente, teostab büroohaldusteenistus, väikestes - sekretär. Väga suurtes organisatsioonides (ministeeriumid, kontsernid) luuakse koolieelse õppeasutuse struktuuris eriüksused, mis võtavad vastu dokumente - ekspeditsioonid.

Sissetulevaid dokumente saab vastu võtta posti teel, toimetada kohale kulleri, kulleriga, külastajatega või saata e-posti või faksiga.

Vastuvõtmisel on vaja kontrollida kirjavahetuse õigsust. Kui see toimetatakse valele aadressile, tuleb see saata saatjale. Ümbrikud avatakse, välja arvatud need, millel on märge “isiklikult”, hinnatakse dokumentide füüsilist seisukorda (rikutud tekst, faksiteate mittetäielik kättesaamine), kontrollitakse manuste olemasolu. Reeglina ümbrikud hävitatakse, välja arvatud juhul, kui ümbrikule on võimalik tembeldada dokumendi saatmise või kättesaamise kuupäeva või saatja aadressi. Seejärel kinnitatakse ümbrik dokumendile. Kui dokumendi tekst on kahjustatud, lisad puuduvad, siis koostatakse akt. Akti üks eksemplar koos saabunud dokumentidega saadetakse adressaadile. Tähitud kirju võetakse vastu kviitungi vastu. Kui dokumendil on kiri "KIIREGA", on selle kättesaamise aeg tempel. Dokumentide eelläbivaatamine toimub sissetuleva kirjavahetuse jaotamiseks dokumentidele, mis nõuavad organisatsiooni juhtkonna või struktuuriüksuste erilist tähelepanu, et vabastada juht teisejärguliste küsimuste kaalumisest, kiirendada dokumentide liikumist ja nende liikumist. hukkamine.

Sissetulevate dokumentide jaotamisel juhtkonna vahel lähtutakse juhtkonna vahelisest vastutuse jaotamise korraldusest, kus tegevussuunad määratakse igale ametnikule. Dokumentide tasumiseks üleandmine organisatsiooni juhtkonnale toimub lähtuvalt dokumendi sisu olulisusest ning vastavalt nende ametnike ülesannetele ja pädevusele, kellele dokument jaotuse alusel arutamiseks saadetakse. organisatsioonis kehtestatud ülesannetest.

Sissetulevate dokumentide arvestus seisneb kviitungi kinnitamises. See sisaldab dokumendi registreerimisjärjekorranumbrit ja kättesaamise kuupäeva (vajadusel tunnid ja minutid). Märk asetatakse dokumendi esimese lehe paremasse alumisse nurka. Seda saab tembeldada käsitsi või elektritempliga. Dokumendi faksipildil on kättesaamise kuupäev, seega tuleks sellele lisada ainult seerianumber. Seejärel sisestatakse registreeritavad dokumendid organisatsiooni kehtestatud registreerimisvormile (ajakiri, kaart, elektrooniline kaart).

Dokumendiga arvestamine juhtkonna poolt seisneb selles, et vastav ametnik kirjutab sellele resolutsiooni, s.o. tema otsus dokumendis sisalduva teabe kohta.

Otsus kantakse registreerimisvormile.

Dokumendi üleandmine täitmiseks viiakse läbi pärast selle juhtkonna kaalumist.

Dokumendid peavad olema vormistatud õigeaegselt, mistõttu saabuvad dokumendid tuleb töövõtjale üle anda vastuvõtmise ja registreerimise päeval või esimesel tööpäeval, kui dokumente saabub väljaspool tööaega.

Kui dokument nõuab viivitamatut täitmist, saab selle otse täitjale üle anda, kuid alati koos sellekohase teatega pealikule.

Kui dokument on ette nähtud täitmiseks mitmele esitajale, antakse see kokkuleppel vastutava täitjaga üle ükshaaval igale või kõigile resolutsioonis märgitud esitajatele või tehakse valguskoopiad. Kogu dokumendi eelnõu koostamise tööd korraldab vastutav täitja.

Seega on sissetulevate dokumentide töötlemise peamised ülesanded:

dokumentide õige kohaletoimetamise kontrollimine;
manuste terviklikkuse ja vastuvõetud dokumentide füüsilise seisukorra kontrollimine;
dokumentide kättesaamise fakti fikseerimine;
nende täitmiseks ettevalmistamine;
dokumentide üleandmine esinejatele.

Väljuv - organisatsiooni sees loodud ja sealt teistele asutustele või isikutele, kes pöördumise saatsid, saadetud dokumendid. Kui organisatsioonil on allasutused, saab ta neile saata haldusdokumente (resolutsioonid, korraldused, juhised), kirju (teave, garantiid jne). Nad saadavad kõrgematele organisatsioonidele memorandumeid, aruandeid, tõendeid, ülevaateid, kirju, telegramme, telefoniteateid, fakse, e-posti teel saadetud sõnumeid.

Väljaminev töötlemine hõlmab järgmist:

Dokumendi kavandi koostamine;
dokumendi kavandi koostamine;
selle kinnitamine (vaatamine);
dokumendi kinnitamine;
dokumendi saatmine.

Väljamineva dokumendi kavandi koostamise eest vastutab täitja. Ta koordineerib teiste otsuses nimetatud täitjate tegevust. Vastutaval täitjal on õigus: kutsuda kokku kaastäitjad töökoosolekutele, nõuda neilt kõiki vajalikke materjale, kehtestada kaastäitjate vaheline tööde järjekord.

Väljamineva dokumendi koostamise käigus koostab teostaja iseseisvalt kavandi, koostab dokumendi kavandi ja kinnitab selle (viseerimine). Ta peab tooma koolieelsesse lasteasutusse dokumendi kavand, mis nõuab vajalike tõendavate detailide (allkiri, allkirjastamise kuupäev, väljamineku registreerimisregister, vajadusel kinnitustempel, pitsat) kinnitamist. Dokumendi saab vastavale ametnikule üle anda koolieelse lasteasutuse või sekretäri talituse kaudu. Dokumendi kavand esitatakse koos kõigi selle koostamise aluseks olnud materjalidega. Kui eelnõule on lisatud dokumendi eelnõu kooskõlastanud ametniku (isikute) märkused, tuleb need lisada eelnõule.

Juhataja, olles tutvunud dokumendi eelnõuga, saab seda kohe oma allkirjaga kinnitada või teha märkusi, muudatusi ja esitada läbivaatamiseks. Seejärel vormistab töövõtja dokumendi vastavalt märkustele "kogub uuesti kinnitusviisad. Projekti tagastamist saab korrata ja iga kord peab teostaja kordama kogu mustandi koostamise protseduuri algusest lõpuni.

Iga koolieelse haridusasutuse töötaja peaks teadma, "et töövõtja toob kaasa dokumendi mustandi, mis on täielikult vormistatud: trükitud vastavale vormile, koos kõigi viisadega.

Koolieelse õppeasutuse peamised ülesanded väljaminevate dokumentide töötlemisel on:

Dokumendi kujunduse õigsuse kontrollimine vastavalt kehtestatud reeglitele;
tõendavate andmete olemasolu kontrollimine;
väljamineva registreerimise indeksi kinnitamine;
dokumendi töötlemine saatmiseks.

Saadetud kirjavahetuse töötlemine hõlmab:

Sorteerimine;
ümbrikutele kinnitamine;
adresseerimine;
kohaletoimetamine postkontorisse.

Dokumentide saatmiseks vastuvõtmisel kontrollige kindlasti:

Paberitöö õigsus (allkiri, kuupäev, registreerimisindeks, märge lahkumiskategooriale);
saadetud dokumendis märgitud manuste olemasolu ja eksemplaride arvu vastavus adressaatide arvule;
õige adresseerimine, kirjenumbri olemasolu, kui dokument saadeti faksi teel.

Ühele aadressile saadetud dokumendid võib panna ühte ümbrikusse.

Kirjanduses tähitud kirjade jaoks koostatakse meililist, mille lõppu märgitakse selle koostanud töötaja perekonnanimi ja lähetamise kuupäev.

Masina dokumente võetakse vastu ainult koos saatekirjaga.

Kõik organisatsioonist väljuvad dokumendid tuleb töödelda ja saata samal päeval või hiljemalt järgmise tööpäeva esimesel poolel.

Sisedokumentide hulka kuuluvad aruanded, seletuskirjad, protokollid, aktid, avaldused.

Sisedokumentide menetlemine nende koostamise ja täitmise etappides läbib väljaminevate dokumentide koostamise (eelnõu koostamine, dokumendi mustandi koostamine, selle kinnitamine (viseerimine), tõestamine, registreerimine, saatmine) ja vormistamise etapis. täitmine - sissetulevad dokumendid (vastuvõtt, eelarvestus, registreerimine, juhtkonna poolt läbivaatamine, täitmiseks üleandmine).

Sisedokumentidel on nende töötlemisel mitmeid tunnuseid, mille määrab dokumentide tüüp:

Tellimuse projektid peab kinnitama õigusteenistuse esindaja;
protokollis puudub projekti ettevalmistamise, samuti kinnitamise ja kinnitamise etapp.

Sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide edastamine on võimalik:

kuller või kullerteenus;
sekretärid;
tehniliste vahendite abil.

Mõnede organisatsioonide struktuuriüksused võivad asuda erinevates hoonetes või linnaosades. Sellistel juhtudel on soovitav korraldada dokumentide kohaletoimetamine kullerite abil.

Struktuuriüksuse siseselt on kõige ratsionaalsem kaasata sekretär, kes saab koolieelsest õppeasutusest kirjale järele tulla, väljaminevad saatmiseks ettevalmistatud dokumendid tagastada ning struktuuriüksuse töötajatele vormistamiseks üle anda.

Tehniliste vahendite ja arvutitehnoloogia kasutuselevõtt on võimaldanud muuta dokumentide menetlemise protsessi. Dokumendi koostamise protsess on kiirendatud, kuna muudatuste tegemine ei vaja kordustrükki. Dokumendi kinnitamine (viseerimine) väheneb ja lihtsustub oluliselt. Fakside ja e-kirjade tulekuga toimusid põhimõttelised muudatused dokumentide vastuvõtmise ja saatmise protsessis. Kuid tuleb meeles pidada, et nimetatud edastusvahendid edastavad üldjuhul mitte dokumenti, vaid kandjal näidatud teavet. Praegu saab info- ja telekommunikatsioonisüsteemide abil edastatavat dokumenti tõendada elektroonilise digitaalallkirjaga. Ainult sel juhul on see õiguslikult siduv.

Kõik dokumendid tuleb esitada koos märkustega üleandmise fakti kohta vastavatel registreerimisvormidel. Kui dokument viiakse ühest struktuuriüksusest teise, koolieelsest õppeasutusest mööda minnes, peab dokumendi üle andnud töötaja teavitama üleandmise faktist seda talitust.

Sisedokumentide registreerimine

Dokumenteerimisteenuste korraldamise põhipunkt on dokumentide registreerimise ratsionaalne korraldamine.

Dokumendi registreerimine on dokumendi kohta ettenähtud vormis volituste kirje, mis fikseerib selle loomise, saatmise või vastuvõtmise fakti.

Registreerimise kui kindlal päeval dokumendi loomise või kättesaamise kinnituse saate anda ka täpsema definitsiooni, sisestades selle registreerimisvormile koos konto registreerimisnumbri määramisega ja fikseerides selle põhiteabe vormis. dokument, mis võimaldab luua andmebaasi asutuse dokumentide kohta, et hiljem kontrollida dokumentide täitmise ajastust ja viitetööd.

Teisisõnu, registreerimisprotsessi käigus pannakse paika kõikidele asutuse dokumentidele infootsingusüsteem, mida saab seejärel kasutada teatmeteosteks ja dokumentide täitmise kontrollimiseks.

Seetõttu on registreerimisel kolm eesmärki:

Dokumendiarvestus;
kontroll nende täitmise üle;
teatmeteos dokumentide kohta.

Registreerimisele kuuluvad ainult vastamist ja täitmist vajavad dokumendid, olenemata nende loomise või vastuvõtmise viisist.

Operatiivse iseloomuga dokumente, mis on saadetud või loodud üksnes teavitamise eesmärgil ja mis ei vaja vastamist ega täitmist, ei registreerita. Bürootööteenistus peab välja töötama nimekirja (nimekirja) dokumentidest, mis ei kuulu registreerimisele. Selle kinnitab organisatsiooni juht ja ajakohastab seda vastavalt vajadusele. Registreerimata dokumendid antakse pärast esmast töötlemist üle osakonnale või otsestele täitjatele, keda neis sisalduv teave võib mõjutada.

Registreerimisele mittekuuluvad dokumendid on reeglina järgmised:

Teabe saamiseks saadetud infokirjad;
kõik müügikirjad;
õnnitluskirjad ja -telegrammid;
kutsed, seminaride, koosolekute ja konverentside programmid;
trükiväljaanded (raamatud, brošüürid, ajakirjad);
pakid, millel on märge "isiklikult";
regulatiivdokumentide, riigiorganite otsuste ja korralduste koopiad;
infomaterjalid jne.

Sissetulevad, väljaminevad ja sisedokumendid registreeritakse eraldi eraldi registreerimisnumbritega.

Dokumendi registreerimisnumber (indeks) on digitaalne või tähtnumbriline tähis, mis antakse dokumendile selle registreerimisel.

Dokumentide registreerimiseks on kolm vormi:

Ajakiri;
kaart;
automatiseeritud.

Ajakirjade süsteemi kasutatakse tavaliselt siis, kui esiplaanile tuleb dokumentide registreerimine, ajakirjadesse registreeritakse enamasti väärtuslikumad dokumendid, näiteks passid, töövihikud, haridusdokumendid. Pangad peavad arvestust hoiulepingute, firmade raamatupidamise jms üle. Ajakirjade registreerimise süsteemi kasutatakse piiratud juurdepääsuga dokumentidega töötamisel: salajane, konfidentsiaalne. Iga dokumendikategooria jaoks töötatakse tavaliselt välja oma ajakirja vorm, millel on dokumendi kohta käiva teabe detailsus.

Ajakirjade registreerimise süsteem oli organisatsioonidele mugav seni, kuni neile laekus väike arv dokumente. Suure töövoo mahu korral on ajakirjade süsteemil mitmeid olulisi puudusi. Kuna päevikus registreerimine toimub dokumentide laekumise järjekorras, saab seda korraga läbi viia ainult üks inimene. Kui laekub palju dokumente, võtab registreerimisprotsess palju aega ja lükkab edasist tööd dokumentidega edasi. Lisaks viib ajakirjade registreerimise süsteem sageli dokumentide ümberregistreerimiseni teistes struktuuriüksustes, kuhu dokument üle antakse. Kuid ajakirjade registreerimise süsteemi peamiseks puuduseks on võimatus korraldada kontrolli dokumentide täitmise tähtaegade üle ning dokumentide kohta teabe ja teatmeteoste kiire läbiviimine.

Kaardi registreerimise süsteem võimaldab neid puudusi ületada, kuna kaarte saab kartoteekitesse paigutada suvalises järjestuses ja mitu inimest saavad korraga dokumente registreerida, luues koopia all vajaliku arvu registreerimiskaardi koopiaid. Registreerimiskaardi vormi saab asutus ise määrata ja see fikseeritakse arvestuse pidamise juhendis.

Kõige ratsionaalsem on tänapäeval aga automatiseeritud süsteem dokumentide registreerimiseks arvutis. See võimaldab erinevatel töökohtadel registreerides koondada kogu info dokumentide kohta ühtsesse andmebaasi, mille alusel on võimalik korraldada tsentraliseeritud info- ja teatmeteos ning kontroll dokumentide täitmise üle.

Saabuvad dokumendid registreeritakse tavaliselt tsentraalselt. Väikeses ettevõttes registreerib need sekretär, asutuses, kus on kontor - spetsiaalselt määratud töötaja või kui sissetulevate dokumentide maht on suur, registreerimisrühm.

Dokumendid registreeritakse sõltumata nende kättesaamise viisist: saabumine posti teel, kättesaamine kulleri kaudu, faksiga, e-postiga.

Registreerimisvormile sisestatakse tavaliselt järgmine teave saabuva dokumendi kohta:

Vastuvõtmise kuupäev;
sissetuleva asutuse poolt dokumendile antud sissetuleva registreerimise number;
autor (korrespondent) - st. kelle dokument see on;
autoriasutuse poolt talle määratud dokumendi kuupäev;
autoriasutuse poolt talle antud dokumendi registreerimisnumber;
pealkiri (millest dokument räägib);
resolutsioon;
saabunud dokumendi täitmise tähtaeg;
esineja (kes töötab saadud dokumendiga);
täitmise käik (kõik dokumendi edastamised ja täitmise tulemus fikseeritakse);
N & business (kuhu dokument asetatakse pärast täitmist).

Sissetuleva dokumendi registreerimisvormi ei täideta esialgu täielikult. Enne dokumendi juhatajale üleandmist ei ole dokumendil resolutsiooni, tähtaega ja täitjat, need andmed kantakse peale dokumendi läbivaatamist juhataja poolt. Teave dokumendi täitmise edenemise ja asja numbri kohta kantakse registreerimislehele juba dokumendi vormistamise ajal ja pärast seda.

Sellise kaardi saab kujundada A5 (148x210) või A6 (105x148) formaadis. Seda korrutatakse, valides üsna paksu paberi.

Erinevate registreeritud dokumentide rühmade jaoks saate kasutada erinevat värvi kaarte, värvilisi triipe ülemises veeris või diagonaalselt.

Automatiseeritud registreerimissüsteemi puhul on kõige mugavam (mida pakuvad enamik arvutiprogramme) registreerimiskaardi (RCC) ekraanil olev vorm, kuhu sisestatakse dokumendi kohta info sarnaselt traditsioonilisele paberkandjal käsitsi kaardile.

Automatiseeritud registreerimissüsteemiga saab dokumendi kohta teavet lihtsalt täiendada. Näiteks lisage:

Dokumendi tüüp;
dokumendi autori geograafiline asukoht;
resolutsiooni autor;
struktuuriüksuse nimetus;
lehtede arv dokumendis;
taotluslehtede arv;
seotud dokumendid.

Registreerimiskaardi täitmine arvutiekraanil sarnaneb paljuski traditsioonilise paberkaardi täitmisega, kuid sellel on ka omad eripärad.

Elektroonilise registreerimiskaardi vorm sisaldab reeglina nii käsitsi täidetud andmeid (välju) (näiteks saabuva dokumendi number ja kuupäev, kokkuvõte, resolutsiooni tekst), andmeid (väljasid), mis sisestatakse automaatselt (registreerimiskuupäev, dokumendi registreerimisnumber) ja andmed (väljad), mis sisestatakse ripploenditest infot valides. Selline teabe sisestamine mitte ainult ei kiirenda registreerimiskaardi täitmise protseduuri, vaid, mis on eriti oluline, väldib ka kirjavigu ja arusaamatusi, mis võivad dokumendi kohta teabe automaatse otsimise oluliselt keerulisemaks muuta või isegi võimatuks muuta.

Rippmenüüde abil täidetakse reeglina andmed (väljad):

Dokumendi tüüp - kuna dokumenditüüpide arv on piiratud;
otsuse autor on organisatsiooni juhtivate isikute nimekiri;
struktuuriüksus - struktuuriüksuste loetelu;
esinejad - reeglina koosneb see väli kahest osast - struktuuriüksuse nimi (ja/või indeks) ning esitaja perekonnanimi ja initsiaalid;
Juhtumi number – seotud organisatsiooni juhtumite nomenklatuuriga;
seotud dokumendid - need andmed loovad seose registreeritud dokumendi ja teiste vahel (näiteks vastusdokument on seotud algatusdokumendiga).

Uuendatud nimekirja abil täidetakse andmed (väli) "korrespondent". Nimekirjast valitakse organisatsioonid, kellega peetakse pidevat kirjavahetust. Uuelt korrespondendilt saadud dokumendi registreerimisel kantakse selle kohta teave loendisse. Teavet korrespondentide kohta saab edaspidi kasutada teatmeteoses, meililistide moodustamisel jne.

Olles kulutanud aega selliste loendite loomisele üks kord, saavutavad nad edasise töö käigus märkimisväärse aja kokkuhoiu.

Väljaminevate dokumentide registreerimisvormid on paljuski sarnased saabuvate dokumentide registreerimisvormidele, kuid täidetud erinevate andmetega. Näidatud:

dokumendi koostanud osakonna nimi,
väljamineva dokumendi number;
dokumendi kuupäev;
adressaat, s.o. organisatsiooni nimi, kuhu dokument saadetakse;
dokumendi kokkuvõte;
dokumendi koostanud töövõtja nimi;
eeldatava vastuse võtmekuupäev;
link sissetulevale dokumendile, kui dokument on vastus;
juhtumi number, millele on lisatud saadetud dokumendi koopia (või originaal, kui dokument saadetakse faksiga).

Dokumendi kohta saab lisada muud infot, näiteks lehtede arv "manuste olemasolu" ankeedi number, saatmise järjekord jne.

Väljaminevad dokumendid registreeritakse tavaliselt postipiirkonnas tsentraalselt.

Tihti registreeritakse sisedokumendid detsentraliseeritult nendes osakondades, kus need koostatakse ja vormistatakse: raamatupidamises, personaliosakonnas, kontoris jne.

Sisedokumendid tuleb registreerida allkirjastamise või kinnitamise päeval.

Sisedokumendi registreerimisel täidetakse selle kohta järgmised andmed:

Dokumendile antud seeria registreerimisnumber;
dokumendi (registreerimise) kuupäev;
kokkuvõte;
dokumendi koostanud osakond;
testamenditäitja;
täitmise periood;
täitmismärk (täitmise käik);
juhtumi number, kuhu dokument esitatakse.

Nagu eelmistes sissetulevate ja väljaminevate dokumentide vormides, saab registreerimisvormile lisada muid andmeid: lehtede arv, manuste olemasolu jne.

Iga dokumendiliik (tellimused, tellimused, lepingud, memorandumid) registreeritakse ja nummerdatakse iseseisvalt. Dokumendile kantakse üle registreerimisel dokumendile antud järjekorranumber. Numbrile saab lisada tähti. Näiteks personali korraldusele - "ls", see tähendab personalile või "k" - kaadrid, tellimuse numbrile - täht "r" - tellimus jne.

Ratsionaalse dokumentide registreerimissüsteemi loomine võimaldab büroohaldusteenistusel omada teavet organisatsiooni kõigi dokumentide kohta ning täita professionaalselt selliseid olulisi ülesandeid nagu teabe- ja teatmeteos ning kontroll dokumentide täitmise üle.

Dokumentide sisekontroll

Järgmise kalendriaasta algus ettevõttes (organisatsioonis, asutuses) langeb tavaliselt kokku ettevõtte tegevuse seisu kontrollimisega sisekomisjoni poolt, mida juhib üks juhataja asetäitjatest. Vastav kontroll viiakse läbi põhitegevuse tagamise valdkondades, sh. juhtimise dokumentatsiooni tugi (DOU) (kontoritöö).

Kontrolliülesanded vormistatakse tavaliselt ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) juhi korralduses (korralduses). Bürootöö seisu kontrollimiseks komisjoni koosseisus moodustatakse reeglina vastavate volitustega alamkomisjon.

Alakomitee peamised ülesanded on järgmised:

1) ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) bürootöö korraldust reguleerivate kohalike regulatsioonide olemasolu, nende vastavuse kontrollimine bürootöö valdkonda reguleerivate õigusaktide nõuetele;
2) bürootöö tagamine põhiliste ressurssidega, nende vastavus ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) vajadustele dokumenteeritud teabes;
3) ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) tegevuses tekkinud dokumentide haldamise, samuti selle dokumentatsiooni töö seis;
4) puuduste väljaselgitamine ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) bürootöösüsteemi toimimises, nende põhjuste väljaselgitamine, bürootöösüsteemi täiustamisele suunatud ettepanekute väljatöötamine (eeltoodu kajastamisega kontrollaktis).

Mõelgem, kuidas need ülesanded kontrollitoimingute käigus lahendatakse.

Kohalike eeskirjade olemasolu kontrollimine

Peamised kohalikud eeskirjad (LNA), mis reguleerivad ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) kontoritöö korraldamist, on järgmised:

Bürootöö korraldamise volitusi teostava struktuuriüksuse määrused;
- juhised kontoritööks;
- volitatud üksuse töötajate ametijuhendid. Loetletud LNA-d moodustavad organisatsioonilise ja õigusliku aluse ettevõtte registrisüsteemi nõuetekohaseks toimimiseks.

Lisaks neile saab ettevõte (organisatsioon, asutus) arendada:

Volitatud struktuuriüksuse koosseisus allüksuste eeskirjad: dokumenditöötlusrühm, dokumentide tehniline ettevalmistamise rühm, operatiivdokumentide säilitamise rühm, dokumentide arhiivihoiurühm jne;
- juhised teiste struktuuriüksuste kontoritöö eest vastutavatele töötajatele.

LNA kontrollimisel tehakse ka kindlaks, kuidas need vastavad kantseleitöö valdkonna regulatiivsete ja juriidiliste (regulatiivsete ja metoodiliste, normatiiv- ja tehniliste) aktide nõuetele.

Eelkõige bürootöö juhendite kontrollimisel selle struktuuri ja sisu vastavust föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhiste väljatöötamise metoodilistele soovitustele, mis on kinnitatud nr. Rosarkhivi N 76 käsul.

Ametijuhendite kontrollimisel tehakse kindlaks nende sisu vastavus kvalifikatsioonitunnustele. Lisaks juhitakse tähelepanu LNA disaini vastavusele GOST R6.30-2003.

Kontrolli tulemuste põhjal tehakse järeldus ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) kontoritöö korraldamist reguleeriva LNA olemasolu (osalise või täieliku puudumise) kohta, samuti selle vastavuse või osalise (täieliku) mittetäitmise kohta. -bürootöö valdkonda reguleerivate õigusaktide täitmine.

Kontoritöö turvalisuse kontrollimisel peamiste ressursside tüüpidega, nende vastavust ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) vajadustele keskendub dokumenteeritud teave:

Volitatud struktuuriüksuse komplekteerimine vajaliku arvu ja kvalifikatsiooniga personaliga;
- ruumide olemasolu ja seisukord volitatud struktuuriüksuse ja vastavate tööalade paigutamiseks;
- volitatud struktuuriüksuse personali töökohtade olemasolu ja varustus, nende vastavus töökaitsenõuetele;
- volitatud struktuuriüksuse tegevuse organisatsioonilise ja tehnilise toe vahendite kättesaadavus ja töövõime: dokumenteeritud teabe töötlemine, säilitamine, side ja side jne;
- volitatud struktuuriüksuse toimimise tagamiseks raha laekumise regulaarsust, nende piisavust ülesannete nõuetekohaseks täitmiseks ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) vajaduste rahuldamiseks dokumenteeritud teabes.

Kontrolli tulemuste põhjal tehakse järeldus loetletud ressurssidega varustamise (osaline või täielik puudumine), nende vastavus (osaline või täielik mittevastavus) ettevõtte (organisatsiooni) vajadustele. dokumenteeritud teave.

Ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) tegevuses tekkinud dokumentide haldamise, aga ka dokumenteerimise töö seisu kontrollimisel hinnatakse eelkõige tegeliku tegevuse vastavust kavandatule.

Eelkõige määratakse kindlaks ettevõtte (organisatsiooni, asutuse) dokumendiringluse maht: üldiselt ja põhiliste infovoogude (sissetulevad, väljaminevad ja sisedokumendid), samuti dokumendiliikide (paber- ja elektrooniline), sh. . võrreldes eelmiste aastate sarnaste näitajatega.

Samuti hinnatakse dokumenteeritud teabe töötlemise automatiseeritud vahendite kasutamise tõhusust.

Erilist tähelepanu pööratakse ringluses olevate dokumentide ohutuse tagamisele: nende normaalse füüsikalise ja keemilise seisundi otsimise ja taastamise meetmete mahule, avastamata (kadunud) dokumentide arvule kontrollitava perioodi kohta ja võrreldes sarnaste dokumentidega. eelmiste aastate näitajad. Samuti kontrollitakse andmeid dokumentide täitmise kontrolli tulemuste kohta, eelkõige nende mittenõuetekohase täitmise juhtude arvu: tähtaegadest mitte kinnipidamine, dokumentide vormistamine kehtestatud nõudeid rikkudes, vormistatud dokumendi mittevastavus. resolutsiooniga jne. Auditi tulemuste põhjal tehakse järeldus kontoritöö efektiivsuse astme kohta - üldiselt ja funktsionaalsete komponentide lõikes (dokumendihaldus ja dokumentatsioon).

Sisemised töödokumendid

Tööjõu ja töötasu arvestus organisatsioonis toimub personaliosakonnas koostatud esmaste dokumentide alusel. Personaliosakonna halvasti korraldatud töö mõjutab paratamatult nii raamatupidamisosakonna kui ka kogu organisatsiooni tööd. Selle tagajärjeks on töötajate mitteõigeaegne väljamaksmine, haiguslehed, riiklikele sotsiaalasutustele esitatavate dokumentide mitteõigeaegne koostamine. Selle tulemusena vähenevad ettevõtte kui terviku finantstulemused.

Vene Föderatsiooni töökoodeksi normide järgimist, personalidokumentatsiooni koostamise õigsust kontrollivad nii föderaalse tööinspektsiooni (Rostrudinspektsiya) kui ka föderaalse maksuinspektsiooni organid. Riiklik inspektor võib tulla mis tahes organisatsiooni kontorisse, olenemata omandivormist ja nõuda personaliarvestusega seotud dokumente ning muid kohustuslikke ja olemasolevaid ettevõttesiseseid määrusi ja korraldusi (föderaalseadus nr 134-FZ "Konstituudi kaitse kohta). juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õigused kontrollimisel (järelevalvel)").

Personaliteenistuse tegevuse dokumenteerimine hõlmab kõiki personalidokumentatsiooni kujundamise ja töötlemisega seotud protsesse vastavalt kehtestatud reeglitele ning lahendab järgmisi personalijuhtimise ülesandeid:

Töötajate töökorraldus;
- töölepingu sõlmimine ja tööle asumine;
- üleviimine teisele tööle;
- töötajatele puhkuse võimaldamine;
- töötajate julgustamine;
- töötajatele distsiplinaarkaristuste määramine;
- töötajate sertifitseerimine;
- personalitabeli pidamine;
- tööaja kasutamise arvestus;
- töötajate meelitamine tööle nädalavahetustel ja töövälistel pühadel;
- töölähetuste registreerimine;
- töölepingu lõpetamine ja töölt vabastamine.

Organisatsioonide poolt peetavate personalidokumentide loetelu, sõltumata nende omandivormist, on toodud lisas. Samuti näidatakse normatiivdokumendid, mis reguleerivad tööandja kohustust säilitada teatud personalidokumente, ja nende säilitamise tingimused (vastavalt organisatsiooni tegevuses koostatud standardsete juhtimisdokumentide loendile, märkides ära Rosarkhivi poolt kinnitatud hoiuajad).

Töötajate töökorraldus toimub kohalike eeskirjade vastuvõtmisega (organisatsiooni juhi või tema volitatud ametniku heakskiitmisega). Igal tööandjal peavad olema sisemised tööeeskirjad ja isikuandmete kaitse määrus. Vajadusel võetakse vastu ka muud kohalikud eeskirjad, nagu töötasu, töönormide, lisatasude ja materiaalsete stiimulite, sertifitseerimise jms eeskirjad.

Kollektiivleping (leping) on ​​soovitusliku iseloomuga, kuna see sõlmitakse poolte kokkuleppel (Vene Föderatsiooni tööseadustiku 7. peatükk). Töötajate isikutoimikute haldamine on eraettevõtetele nõuandva iseloomuga. Tööandja isiklike asjade ajamise kohustus kehtib riiklike organisatsioonide töötajatele vastavalt föderaalseadusele nr FZ-79 "Vene Föderatsiooni riikliku avaliku teenistuse kohta". Mugavuse huvides võite siiski soovitada moodustada isiklikud failid või isiklikud kaustad ning nende moodustamise kord tuleks fikseerida organisatsiooni kohalikus õigusaktis, mille kinnitab juhataja.

Töötaja isiklikus toimikus (isiklikus kaustas) võib olla koopiad dokumentidest, mida on vaja tööle kandideerimisel (pass, sõjaväetunnistus, TIN-i määramise tõend, pensionikindlustuse tõend, abielutunnistus, laste sünnitunnistus - tulumaksusoodustuse andmiseks; dokumendid hariduse kohta jne) ja seejärel kõik töötaja tööalase tegevuse perioodil loodud peamised dokumendid, mis iseloomustavad tema tööalast tegevust (avaldused teisele tööle üleviimiseks, vallandamise kiri, omadused, kutsealase arengu dokumendid, töökorralduste koopiad). vastuvõtmine, üleviimine, vallandamine jne).

Lisaks peavad tööandjal olema järgmised töötervishoiu ja tööohutuse dokumendid:

Tööohutusjuhendid ametite kaupa;
- instruktaaži logi (juhistega tutvumine);
- kohustusliku tervisekontrolli läbinud töötajate päevik ja muud.

Neid dokumente saab hoida ettevõtte personaliosakonnas, kui organisatsioonil pole eraldi töökaitseteenistust, või kontoris.

Vastavalt sub. "A" osa 1 Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 356 kohaselt teostab föderaalne tööinspektsioon riiklikku järelevalvet ja kontrolli selle üle, kas tööandjad järgivad tööseadusi ja muid normatiivseid õigusakte. Föderaalsel Tööinspektsioonil on õigus saata kehtestatud korras föderaalvõimudele, Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste täitevorganitele, kohalikele omavalitsustele, õiguskaitseorganitele ja kohtutele nõudeid ja muid materjale tööõiguse rikkumiste kohta. õigusaktid ja töökaitse kuni rikkumisi tuvastanud ettevõtete tegevuse peatamiseni (Haldusseadustiku artikkel 3.12).

Organisatsioonide juhid vastutavad isiklikult oma tegevuse käigus moodustatud dokumentaalfondi eest. Vene Föderatsiooni õigusaktide ja muude normatiivaktide rikkumise, personaliarvestuse ebaõige pidamise või selle puudumise eest näeb seadusandja ette haldustrahvi: ametnikele - 1000 kuni 5000 rubla, juriidilistele isikutele - alates 30 000 kuni 50 000 rubla. või tegevuse administratiivne peatamine kuni 90 päevaks ja jällegi - toob kaasa ametniku äravõtmise (haldusseadustiku artiklid 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 ja 14.23).

Organisatsiooni jaoks vajalike personalidokumentide loetelu:

	Dokument	Mis dokument reguleerib	Märge	Säilitusaeg
	Sisemised tööeeskirjad (PVTR)	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 189	Töölevõtmisel (enne töölepingu sõlmimist) on tööandja kohustatud töötajale allkirja vastu tutvuma PTP-ga. Kehtib kuni uute vastu vahetamiseni.	Pidevalt
	Määrus töötajate isikuandmete kaitse kohta	Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 86	Tööandja on töölevõtmisel (enne töölepingu sõlmimist) kohustatud töötajat kurssi viima töötajate isikuandmete allkirjavastase kaitse määrusega. Kehtib kuni asendamiseni uuega.	Pidevalt
	Töötajate tabel (vorm T-3) (personali paigutus)	Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 57, Venemaa riikliku statistikakomitee resolutsioon nr 1	See koostatakse iga kord, kui selles tehakse teatud muudatusi.	Pidevalt
	Töövihikute ja nende lisade liikumise arvestusraamat		Seda hoitakse personaliosakonnas ja hooldatakse pidevalt.
	Tööraamatute arvestusvormide kviitung ja kuluraamat ning nende lisad	Juhend tööraamatute ja nende lisade täitmise korra kohta (kinnitatud Venemaa Tööministeeriumi määrusega nr 69)	Seda hoitakse raamatupidamisosakonnas koos tööraamatute vormide ja nende lisadega; personaliosakonda, blanketid võetakse vastu personalitöötaja soovil.	50 aastat (kuid ettevõtte likvideerimisel antakse see koos muude dokumentidega üle linna arhiivi, mille säilivusaeg on 75 aastat)
	Määrused töötasude, lisatasude ja materiaalsete soodustuste kohta	Vene Föderatsiooni tööseadustiku 6. jagu, Vene Föderatsiooni tööseadustiku 21. peatükk	Keeruliste tasustamissüsteemide ning tööjõu- ja preemiasüsteemide olemasolul. Kehtib kuni asendamiseni uuega.	Pidevalt
	Koolitussüsteemi määrused	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 196, 197	Kui organisatsioonis on koolitussüsteem.	Pidevalt
	Määrused töötajate sertifitseerimise kohta	Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 81	Sertifitseerimise läbiviimisel tööandja otsusel.	Pidevalt
	Puhkuse ajakava	Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 123, Venemaa riikliku statistikakomitee resolutsioon nr 1	Kinnitatakse tööandja poolt hiljemalt kaks nädalat enne kalendriaasta algust.
	Tööleping	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 16, 56, 57, 67	See sõlmitakse kirjalikult iga töötajaga.
	Ametijuhendid iga ametikoha kohta vastavalt personalitabelile, ametite tööjuhendid		Aktsepteeritud tööandja otsusega.	Pidevalt
	Töökäsud	Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 68	Avaldatud töölepingu alusel. Need tehakse töötajale allkirja vastu teatavaks kolme päeva jooksul alates tegelikust tööle asumisest.
	Tellimuste ülekandmine	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 72.1	Avaldatud teisele tööle üleviimise kokkuleppe alusel (töölepingu lisakokkulepe).
	Vallandamise korraldused	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 84.1
	Tellimused põhitegevuseks		Avaldatakse vastavalt vajadusele. Personaliosakonna poolt koostatud põhitegevuse tellimused registreeritakse ja säilitatakse kontoris. Personaliteenistuses on käimas juhtum "Põhitegevuse tellimuste koopiad".	1 aasta (personaliosakonnas säilitatavate tellimuste koopiad)
	Jätke korraldused	Vene Föderatsiooni töökoodeksi 19. peatükk, Venemaa riikliku statistikakomitee resolutsioon nr 1	Avaldatud puhkuste ajakava või töötaja avalduse alusel
	Töötajate avaldused palgata puhkuseks	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 128	Tasustamata puhkust antakse töötaja taotlusel (taotluse alusel) vastavalt art. 1. osale. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 128 alusel või seaduse nõudmisel töötaja avalduse alusel (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 128 2. osa).
	Töötaja isiklik kaart (vorm T-2)	Venemaa Goskomstati resolutsioon nr 1.	Toimub iga töötaja jaoks.
	Tööajalugu	Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 66, Vene Föderatsiooni valitsuse määrus nr 225 "Tööraamatute kohta", Juhised tööraamatute ja nende lisade täitmise korra kohta (kinnitatud tööministeeriumi määrusega Venemaa nr 69)	Tööandja peab tööraamatuid iga töötaja kohta, kes on tema juures töötanud üle viie päeva.	Vallandamisel saab töötaja kätte tööraamatu. Väljanõudmata tööraamatuid säilitatakse organisatsioonis 50 aastat, ettevõtte likvideerimisel antakse need üle arhiivi
	Täieliku vastutuse lepingud	Venemaa Tööministeeriumi resolutsiooni nr 85 lisad 2, 4	Need sõlmitakse töötajatega, kes teenindavad otseselt materiaalset vara.
	Põhitegevuse tellimuste raamatupidamisraamat (registreerimispäevik).	VNIIDADi personaliteenistuse kontoritöö juhend "Organisatsiooni personaliteenistuse kontoritöö orienteeruvad juhised" (soovitatav)	Peab olema nummerdatud ja pitseeritud, pitseeritud ja tööandja poolt allkirjastatud
	Töövõtutellimuste arvestusraamat (registreerimispäevik).
	Vallandamise korralduste registriraamat (päevik).
	Puhkuse andmise korralduste arvestusraamat (registreerimispäevik).
	Reisitunnistuste registreerimise päevik
	Ajaleht	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 91 kolmas osa	Tööandja on kohustatud pidama arvestust iga töötaja poolt tegelikult töötatud aja kohta
	Vahetuste ajakava	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 103	Sellele juhitakse töötajate tähelepanu hiljemalt üks kuu enne selle rakendamist.
	Ülevaatusasutuse ülevaatuse päevik	Föderaalseadus nr 134-FZ "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse kohta riikliku kontrolli (järelevalve) ajal"	Juhivad kõik juriidilised isikud ja ettevõtjad ilma juriidilist isikut moodustamata	Pidevalt
	Koosolekute protokollid, atesteerimise kvalifikatsioonikomisjonide otsused	Ettevõtte töötajate atesteerimise eeskirjad	Välja antud atesteerimiskomisjoni poolt
	Kahjulike elukutsete töötajate tabelid ja korraldused	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 91 kolmas osa	Koostatakse igakuiselt.
	Tootmises olevate kahjulike töötingimustega töötajate nimekirjad	ENSV Ministrite Nõukogu resolutsioon nr 10 "Soodustuspensionile õigust andvate majandusharude, ametite, ametite, ametikohtade, näitajate nimekirjade kinnitamise kohta"	Kui tootmine kahjulike töötingimustega; jätkuv.
	Sooduspensionilt pensionile jäävate töötajate nimekirjad
	Kirjavahetus ametisse nimetamisel - riiklikud pensionid ja toetused; Sooduspension
	Tööohutusjuhendid ametite kaupa	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 10		Pidevalt
	Briefing Log (lugemisjuhised)	Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 10
	Kohustusliku tervisekontrolli läbinud töötajate ajakiri	Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 69, Vene Föderatsiooni tervishoiuministeeriumi korraldus nr 90 "Töötajate esialgse ja perioodilise tervisekontrolli läbiviimise korra ja kutsealale lubamise meditsiiniliste eeskirjade kohta".
	Õnnetusjuhtumite raportid	Vene Föderatsiooni tööministeeriumi resolutsioon nr 73 "Tööõnnetuste uurimiseks ja registreerimiseks vajalike dokumentide vormide kinnitamise kohta ning sätted tööõnnetuste uurimise tunnuste kohta teatud tööstusharudes ja organisatsioonides "
	Kutsemürgistuse ja kutsehaiguste uurimise aktid

Sisedokumentide dokumendivoog

Dokumendivoo all mõistetakse dokumentide liikumist asutuses nende vastuvõtmise või loomise hetkest kuni täitmise, saatmise või arhiivi arhiveerimise lõpetamiseni. See hõlmab vastuvõtmise, levitamise, registreerimise, täitmise jälgimise, sertifikaatide väljastamise, juhtumite vormistamise, arhiveerimise eeltöötluse, dokumentide säilitamise ja kasutamise toiminguid.

Dokumendi läbimise kiirus, selles tõstatatud probleemi lahendamise efektiivsus, osakondade ja ametnike töökoormuse ühtsus sõltuvad dokumendivoo õigest, ratsionaalsest korraldusest.

Ettevõtte dokumentidega töötamist saab esitada järgmise tehnoloogilise toimingute ahela kujul:

sissetulevate dokumentide vastuvõtmine;
eelülevaade (sekretäri juurdehindlus);
dokumentide registreerimine;
laekunud dokumentidest aru andma juhatajale;
otsuste tegemine juhi poolt;
dokumentide saatmine täitmiseks;
kontroll dokumentide täitmise üle;
dokumentide vormistamine;
dokumentide vormistamine kohtuasjadeks;
dokumentide kasutamine teatme- ja teabetöös;
dokumentide säilitusaja määramine (arhiivi üleandmine, edasine kasutamine, dokumentide hävitamine).

Dokumentidega töötamise tehnoloogilise süsteemi täiuslikkuse astme määrab dokumentide liikumise ja täitmise kiirus ning ettevõtte juhtkonna dokumenteeritud teabega varustamise tõhusus.

Ettevõtte dokumentaalses toes saab eristada kolme põhilist dokumentide rühma: sissetulevad dokumendid (sissetulevad), väljaminevad dokumendid (saadetud), sisedokumendid.

Registreerida saab kõikidele dokumendirühmadele, eelkõige sissetulevatele dokumentidele. Paljud ettevõtted ei registreeri sisedokumente.

Töö dokumentide täitmise ja täitmise kontrolliga hõlmab sisemisi, sissetulevaid ja ainult erandkorras väljaminevaid dokumente.

Alates kohtuasjade vormistamise etapist läbivad kõik dokumendirühmad samad toimingud, välja arvatud sissetulevad dokumendid, mida harvade eranditega arhiivihoidlasse ei edastata.

Dokumentide vormistamise ja nendega töö korraldamise ühtse korra kehtestamiseks töötab ettevõte välja kontoritöö juhendi, mis sisaldab korrektselt vormistatud dokumentide näidiseid ja nendega töötamise reegleid.

Sissetulevate dokumentide vastuvõtmise ja töötlemisega tegeleb sekretär-assistent.

Vastuvõetud dokumendid läbivad järgmised etapid:

Esmane töötlemine;
eelülevaade, juurdehindlus;
registreerimine;
dokumentide läbivaatamine juhtkonna poolt;
täitmise suund;
täitmise kontroll;
dokumentide vormistamine;
asjasse dokumentide esitamine.

Sissetulevate dokumentide esmane töötlemine seisneb kirjade kohaletoimetamise õigsuse kontrollimises. Kõik ümbrikud on avatud, välja arvatud isiklikuks kirjavahetuseks (märge "isiklikult"). Seejärel kontrollitakse ümbrikusse lisatud dokumendi adresseerimise õigsust, dokumendi lehtede arvu ja nendele lisatud manuste olemasolu.

Dokumendi manuste või lehtede puudumisel teavitatakse kirja saatjat ja tehakse märge dokumendile endale ja saabuvate dokumentide registrisse veergu "Märkus":

Ärge avage ümbrikke, millele on märgitud "isiklikult".
Koostada akt, kui dokumendi tekst on kahjustatud või puuduvad lisad.
Saada üks akti eksemplar koos saabunud dokumentidega adressaadile.
Edastage ekslikult edastatud kirjavahetus õigele aadressile.
Tähitud kirju võetakse vastu kviitungi vastu.
Märkige kättesaamise aeg dokumendile, millel on kiri "kiire".

Üldjuhul ümbrikud hävitatakse, välja arvatud juhtudel, kui saatja aadressi, väljasaatmise kuupäeva ja kättesaamise kuupäeva saab määrata ainult ümbriku järgi või kui ümbrikul on märge “konfidentsiaalne”, “kiire”.

Sissetulevate dokumentide eelläbivaatamine toimub dokumentide jaotamiseks registreeritud ja registreerimata dokumentidele.

Registreeritud dokumentidele on märgitud sissetulev number, dokumendi organisatsioonis kättesaamise kuupäev.

Eelekspertiisi käigus selgitatakse välja ka see, kas juhatajale üleantud dokumendid ei vaja lisamaterjalide valikut: eelnev kirjavahetus, lepingud, normdokumendid jne. Need dokumendid valib välja sekretär-referent ja antakse üle koos saabuva dokumendi ettevõtte juhile.

Struktuuriüksusele või konkreetselt ettevõtte töötajale adresseeritud dokumendid viiakse ilma eelneva läbimõtlemiseta sihtkohta.

Ettevõtte juht tutvub saabunud dokumendiga ning saadab selle oma otsust ja tegelikke täitmistingimusi kajastava resolutsiooniga sekretäri kaudu täitjale. Sekretär kannab otsuse registrisse. Kui resolutsioonis on märgitud mitu esitajat, kantakse dokument üle nimekirja esimesele, keda peetakse vastutavaks täitjaks.

Töövõtja koostab dokumendiga töötades vastuse, mis saadetakse juhile allkirjastamiseks (koos vastuse koostamisel kasutatud materjalidega).

Sekretär (vajadusel) kontrollib saabuva dokumendi täitmist.

Sekretär saab täitjalt algatuskirja ja paigutab selle edasiseks säilitamiseks ja kasutamiseks vastavasse faili ning saadab vastuse adressaadile.

Ettevõttest saadetud dokumente nimetatakse väljaminevateks dokumentideks. Väljaminev töötlemine koosneb järgmistest toimingutest:

Väljamineva dokumendi koostamine;
dokumendi eelnõu kinnitamine;
dokumendi kavandi koostamise õigsuse kontrollimine sekretäri poolt;
dokumendi registreerimine;
adresseerimise õigsuse kontrollimine;
dokumendi saatmine adressaadile;
dokumendi teise eksemplari (koopia) esitamine asjasse.

Väljamineva dokumendi kavandi koostab ja vormistab töövõtja ning selle täitmise õigsust kontrollib sekretär.

Väljaminevad dokumendid vormistatakse kahes eksemplaris, välja arvatud ühes eksemplaris koostatud faksid.

Väljamineva dokumendi koostatud kavand esitatakse allkirjastamiseks juhatajale. Koos sellega saab üle anda ka muid dokumente, mille alusel koostati väljamineva dokumendi kavand (algatuskirjad, lepingud, aktid, normdokumendid jne).

Juht võib allkirjastatud dokumendis teha muudatusi ja täiendusi või tagastada selle töövõtjale läbivaatamiseks.

Pärast kahe eksemplari juhi poolt allkirjastamist registreerib sekretär dokumendi. Saadetavad dokumendid registreeritakse "Väljuvate dokumentide registreerimise ajakirjas".

Väljaminevate dokumentide registreerimiseks on vaja järgmisi andmeid:

Dokumendi register, sealhulgas juhtumi number;
dokumendi kuupäev;
sihtkoht;
kokkuvõte või pealkiri;
täitemärk (küsimuse lahendamise kanne, vastusdokumentide numbrid);
testamenditäitja;
Märge.

Nimetatud dokument saadetakse adressaadile samal päeval. Dokumendi saatmisel on vaja kontrollida saaja aadressi kirjal ja ümbrikul.

Saadetud dokumendi koopia ja faksi üks eksemplar on lisatud kohtuasjale koos kirjavahetusega:

Dokumendid tuleb vormistada ja saata samal päeval.
Telegrammid saadetakse kohe.
Väljaminevad dokumendid prinditakse kahes eksemplaris.
Dokumendi tagastamisel kinnitage tempel või märge "Tagastada" ja märkige see kappi või ajakirja.

Sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimiseks personaalarvuti abil saate kasutada registreerimispäeviku samu veerge.

Sisedokumendid on dokumendid, mis koostatakse, vormistatakse ja vormistatakse organisatsiooni (asutuse) enda sees, kooskõlas dokumentide väljatöötamise sise-eeskirjadega.

Sisedokumentide hulka kuuluvad: avaldused, aktid, protokollid, aruanded ja seletuskirjad jne.

Töö sisedokumentidega toimub järgmiselt:

1) dokumendi projekti koostamine töövõtja poolt;
2) dokumendi eelnõu kujunduse õigsuse kontrollimine;
3) juhi poolt dokumendi allkirjastamine (vajadusel kooskõlastus);
4) dokumendi registreerimine;
5) dokumendi üleandmine töövõtjale;
6) dokumendi vormistamine;
7) kontroll dokumendi täitmise üle;
8) vormistatud dokumendi toimikusse viimine.

Sisedokumentidega töötamise lõppfaasid on: kasutamine teatme- ja teabetöös (1 kuni 3 aastat) ning edasise säilitusaja määramine (dokumentide väärtuse uurimine). Ettevõtte ekspertkomisjoni otsuse tulemusena saab sisedokumente kasutada kantseleitööteenistuse teatme- ja teabetöös üle kolme aasta või üle anda arhiivi või hävitada.

Dokumentide registreerimine. See on dokumendi loomise fakti või selle vastuvõtmise fakti fikseerimine, määrates dokumendile registreerimisnumbri (indeks) ja salvestades selle kohta andmed registreerimispäevikusse.

Registreerimine on vajalik dokumentide ohutuse, kiire otsingu, arvestuse ja kontrolli tagamiseks:

Esitage dokumentide kvalitatiivsed ja kvantitatiivsed omadused;
kinnitama dokumendi kättesaamise või saatmise fakti;
luua registreerimis- ja võrdlusaparaat, mida saab kasutada informatiivsel eesmärgil;
jälgida dokumendi täitmist.

Dokumendi registreerimise põhiprintsiip on ühekordne. Iga dokument tuleb selles ettevõttes registreerida ainult üks kord. Sissetulevad dokumendid registreeritakse vastuvõtmise päeval, väljaminevad ja sisedokumendid - allkirjastamise päeval.

Dokumentide registreerimisel on mitu vormi: tsentraliseeritud, detsentraliseeritud, segatud.

Suurim efektiivsus saavutatakse tsentraliseeritud dokumentide registreerimissüsteemiga, st kui kõik registreerimistoimingud tehakse ühes kohas või ühe töötaja, näiteks sekretäri, poolt. Selline süsteem võimaldab luua ettevõtte dokumentide jaoks ühtse viitekeskuse ja kehtestab ühtse registreerimisprotseduuri.

Detsentraliseeritud süsteem hõlmab dokumentide registreerimist nende loomise või täitmise kohtades, st struktuuriüksustes.

Arvestades ettevõtte eripära, saab kasutada segadokumentide registreerimissüsteemi, kui osa dokumente registreeritakse tsentraalselt ja osa dokumente detsentraliseeritult, struktuurijaotistes.

Väikeettevõtetes kasutatakse kõige sagedamini tsentraliseeritud registreerimissüsteemi.

Ettevõttes dokumentide registreerimisel tuleb järgida järgmisi reegleid:

Iga dokument registreeritakse ainult üks kord;
kõik dokumendid registreeritakse ainult ühes kohas;
kõik dokumendid registreeritakse ettevõttes vastuvõetud ühtsel kujul.

Registreerimisel on kõik dokumendid jagatud mitmeks rühmaks, millest igaüks registreeritakse eraldi, näiteks:

Sissetulevad dokumendid;
väljaminevad dokumendid;
sisedokumendid;
kaubanduslepingud;
dokumendid, millel on märge "CT" ("Konfidentsiaalne").

Iga dokumendirühma registreerimisel tuleb rakendada ühtseid ühtseid dokumentidele numbrite (indeksite) määramise meetodeid.

Dokumentide registreerimisel on kolm peamist tüüpi:

1) dokumentide registreerimise kaardisüsteem;
2) dokumendi registreerimise päevikusüsteem;
3) arvutipõhine dokumentide registreerimise süsteem.

Sisedokumentide säilitamine

Ametikirjeldused - alaliselt (tüüpiliste haldusarhiividokumentide loetelu punkt 27).

Organisatsiooni personalitabelid ja nende muudatused väljatöötamise ja kinnitamise kohas omavad alalist säilitusaega (tüüpiliste juhtimisarhiividokumentide loendi artikkel 71).

Sisemisi tööeeskirju tuleb organisatsioonis säilitada ühe aasta pärast uutega asendamist (tüüpiliste haldusarhiividokumentide loetelu artikkel 773).

Põhineb Art. 411 Tüüphaldusarhiividokumentide loetelud, töötajate töötasu ja lisatasud käsitlevad sätted kuuluvad alaliselt säilitamisele nende väljatöötamise ja kinnitamise kohas.

Organisatsioonis ärisaladuse režiimi kehtestamist käsitlevatel dokumentidel (teabe loetelu, määrused jne) on püsiv säilitusaeg (tüüpiliste haldusarhiividokumentide loetelu artikkel 62).

Hoolimata asjaolust, et kohalike määruste ja neid heaks kiitnud korralduste säilitusajad on sageli erinevad, muutub kohalik normatiivakt osaks korraldusest, selle lisast ning säilitusaeg sõltub sel juhul kohaliku akti või korralduse säilitusajast. (olenevalt sellest, kas kui pikk on pikem).

Ametijuhendi uue redaktsiooni kinnitamise hetkest ei kehti vana enam. Ametijuhendite kehtetute väljaannete säilitusaeg on 3 aastat (tüüpiliste haldusarhiividokumentide loetelu punkti 2 punkt 77).

Seaduse nr 125-FZ artikliga 22.1 kehtestatud personalidokumentide säilitustähtaegade muudatused puudutavad ainult dokumente, mille säilitusaeg oli varem 75 aastat. Samal ajal tegid seadusandjad vea, kuna saavutasid formaalselt kõigi personalidokumentide rühmade säilitusaja pikenemise. Nimelt neile, millele on ette nähtud viieaastane säilitusaeg vastavalt Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja punktidele 19 ja 665. Praegu on koostamisel seaduseelnõu, millega muudetakse seadust nr. 125-FZ ja kõrvaldage tekkinud viga. Nagu Rostrudi spetsialistid selgitavad, tuleks enne nende muudatuste vastuvõtmist rakendada olemasolevat dokumentide säilitusaja määramise süsteemi vastavalt Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirjale, et vältida mistahes muudatusi. arusaamatused ja trahvid ning mitte eraldada personalidokumente hävitamiseks.

Perioodid, mille jooksul on vaja personali puudutavaid dokumente säilitada, on märgitud seaduse nr 125-FZ artiklis 22.1 ja Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirjas. Dokumentide säilitustähtaja algus on Nende koostamise aastale järgneva aasta 1. jaanuar (Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja lõige 4, punkt 1.4).

Seega tuleb töölevõtmise, üleviimise, vallandamise, palgata puhkuse ja muud personali korraldused, samuti töötajate avaldused, kui neid säilitatakse nende isiklikes toimikutes, üldiselt säilitada vähemalt 75 aastat, kui need on loodud. kuni 2003. aastani. Kui need dokumendid on loodud pärast 2003. aastat, siis tuleb neid säilitada vähemalt 50 aastat.

Samuti tuleb töölepinguid, isikukaarte ja töötajate isikutoimikuid säilitada 75 aastat, kui need on loodud enne 2003. aastat, või 50 aastat, kui need on loodud pärast 2003. aastat, ning juhtide isikutoimikuid püsivalt. Samuti on vaja pidevalt hoida personalitabelit.

Samal ajal tuleb kõiki dokumente personali kohta, mis on moodustatud avaliku teenistuse ajal, mis ei ole avalik teenistus, säilitada 75 aastat, olenemata nende loomise kuupäevast.

See menetlus on sätestatud seaduse nr 125-FZ artiklis 22.1.

Iga-aastaste ja õppepuhkuste andmise, Venemaale lähetusse saatmise korraldused (samuti muud töölähetuse dokumendid: lähetused, aruanded jne), samuti inkassokorraldused ja töötajate väljavõtted, kui neid hoitakse eraldi , ja mitte isiklikes toimikutes, piisab vaid viie aasta hoidmisest.

See järeldus tuleneb Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja punktidest 19 ja 665.

Tähelepanu: seaduse nr 125-FZ artikliga 22.1 kehtestatud personalidokumentide säilitusaja muudatused puudutavad ainult dokumente, mille säilitusaeg oli varem 75 aastat. Samal ajal tegid seadusandjad vea, kuna saavutasid formaalselt kõigi personalidokumentide rühmade säilitusaja pikenemise. Nimelt neile, millele on ette nähtud viieaastane säilitusaeg vastavalt Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja lõigetele 19 ja 665. Praegu on koostamisel seaduseelnõu, millega muudetakse seadust nr. 125-FZ ja kõrvaldage tekkinud viga. Nagu Rostrudi spetsialistid selgitavad, tuleks enne nende muudatuste vastuvõtmist rakendada olemasolevat dokumentide säilitusaja määramise süsteemi vastavalt Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirjale, et vältida mistahes muudatusi. arusaamatused ja trahvid ning mitte eraldada personalidokumente hävitamiseks.

Töökoha sertifitseerimismaterjale tuleks säilitada 45 aastat ja rasketes, kahjulikes või ohtlikes töötingimustes - 75 aastat.

Järgige tööreegleid ka pärast nende asendamist uutega. Säilivusaeg on üks aasta. Üheaastane säilitusaeg on määratud ka puhkusegraafikutele.

Ajavahemik, mille jooksul peate säilitama dokumente, mis kinnitavad, et töötaja sai hariduse organisatsiooni kulul, tuleneb maksuseaduste nõuetest. Fakt on see, et Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 264 lõige 3 sätestab, et nende kulude mahakandmiseks maksustatava kasumi vähendamiseks peab organisatsioon säilitama kõik koolitust kinnitavad dokumendid (leping õppeasutusega, õppeasutuse korraldus). pea töötaja koolitusele saatmise kohta, teenistustunnistus, diplom, tunnistus, tunnistus jne). Nende säilitamise aeg on piiratud koolituslepingu tähtaja ja töötaja ühe aasta tööajaga, kuid mitte vähem kui neli aastat.

tagasi | |