Juhi isikliku abistaja elukutse: milline on selle töö huvi ja perspektiiv? Online kutseülevaade Isiklik juhiassistent

Nad räägivad lugu, nad ütlevad, et vanasti käskis üks ülemus enne töötajale vaba päeva andmist istutada akende alla seitse roosipõõsast, pesta põrandad, rohida peenraid, jahvatada seitse nädalat kohvi ja palju muud. rohkem. Kes teab, võib-olla nad valetavad. See on kaua aega tagasi.

"Pädevus on võime avastada ja rahuldada ülemuste isiklikku maitset" (Lawrence Peter).

Kuid roosipõõsaste osas jagunevad inimesed siiski kahte kategooriasse: esimesed lähevad kohusetundlikult aeda ja teised püüavad aru saada, mida boss tegelikult mõtles.

Pealiku korralduste tõlgendamine on kunst, kuid teda saab ja tuleb õppida. Igale tootmisülesandele tuleks läheneda teadlikult. Ja see kehtib ka ülemuse pühade käskude kohta: parima edu saavutab mõnikord see, kes loeb ridade vahelt ja tõlgendab õigesti ülemuste ülesandeid.

Kasulik, kui küsimus "Miks?" enne kõiki "Kuidas?", "Millal?" ja "Mida ma selle eest saan?", kuid seda esimest küsimust pole vaja (ja mõnikord ka kahjulik) esitada otse ülemusele. Ideaalis on eesmärk õppida edasi töötama, loobudes ilmselgelt ebavajalikest ülesannetest, kuid samal ajal mitte kahjustada ennast ja oma ettevõtet.

ma vist ise

Kord murdsin end vabaks, et Tanyaga lõunatada. Õppisime koos ja siis pöördusin ajakirjanduse teele ning ta kõndis enesekindlalt läbi elu suure reisibüroo peadirektori assistendina. Kuum polnud veel saabunud, kuid mobiil oli juba tungivalt rahakotist häält tõstnud.

Tanya avas välkkiirelt päeviku ja hakkas midagi üles kirjutama, korrates aeg-ajalt: "Jah. Olgu. Ma teen kõik... Jah! Kindlasti! Kindlasti!" Kui ta oli kaks lehekülge täitnud, lõpetas ta vestluse ja palus veel minut aega märkmete järjekorda seadmiseks.

10 sekundit luges ta hoolikalt läbi, seejärel kriipsutas maha tubli kolmandiku punktidest ja märkis poole ülejäänud punktidest plussiga. Ma olin üllatunud, kuid Tanya lõi kiiresti i-sse.

Küsimusele, kuidas saada juhiabiks, vastas ta, et lähtus lihtsast põhimõttest: enne ülesandega alustamist tuleks endalt küsida, milleks seda vaja on. Vastus sellele edastab mitmed juhised automaatselt valikuliste loendisse.

Näiteks kui ülemus palub analüüsida hindu mitme piirkonna ettevõtte vahel, siis tõenäoliselt kavatseb ta ruume renoveerida, kuid pole veel valmis sellest rääkima. Pole valmis – ja pole vaja, arvas ta ise.

Ja tal on ka ehitusbüroos tuttav, kes leiab parima büroo parima hinnaga, mis tähendab, et analüüsi pole vaja (peaasi, et siis oma ettepanek õigesti sõnastage). Tulemuseks on miinus paar tundi vaevarikast tööd.

Kuidas saada juhi assistendiks: psühholoogiline portree

Juhi isiklik abistaja on eriala, mis on hetkel väga nõutud. Esiteks on see seotud turumajanduse arenguga, kuna tiheda konkurentsi tingimustes sõltub iga ettevõtte finantsseisund õigetest ja õigeaegsetest juhtimisotsustest.

Direktori edu sõltub suuresti usaldusisiku oskustest, ärijuhtimisoskustest ja isikuomadustest. Juhi assistendist, kelle kohustused varieeruvad triviaalsetest kontoriasjadest operatiivsete otsusteni, saab asendamatu töötaja, ülemuse “parem käsi” ja mis kõige tähtsam – ülesannete ettenähtud ajal täitmise garant.

Õiget kätt valides pöörab ettevõtte direktor sageli tähelepanu mitte haridusele, vaid isiklikele inimlikele omadustele. Tõenäoliselt eelistatakse väiksema kogemusega, kuid sarnase arvamusega inimest kui suurepäraste soovitustega, kuid teistsuguste eluveendumustega spetsialisti.

Juhiabi, kelle kohustusi on peaaegu võimatu sõnastada, peab olema võime lugeda mõtteid ja määrata esmapilgul ülemuse meeleolu. Kõigi ülesannete täitmine, sõltumata spetsiifikast - need võivad olla isikliku iseloomuga ülesanded. Kui olete sentimentaalne inimene ja võtate kõike alati isiklikult, siis pole see teie töö.

Juhatuse assistent ei tohiks pöörata tähelepanu ülemuse pettumusele ja pettumusele. Assistent peab olema lojaalne ja lojaalne oma ülemustele. Tema tööd motiveerib lisaks rahalisele tasustamisele üksainus eesmärk - ettevõtte kui terviku heaolu ja konkurentsivõime tõstmine.

Juhiabi, kelle tööülesanneteks on ettevõtte esimese isiku äraolekul läbirääkimised ja lepingute sõlmimine, on teatud määral ettevõtte nägu. Tema järgi hindavad konkurendid asjade seisu ning kliendid ja partnerid teevad otsuseid koostöö kohta.

Videomaterjalid artikli teemal

Mida iga juht peaks suutma teha:

Isikliku abistaja kohustused:

Kuidas intervjuu läheb:

Töökohustused peadirektori assistent (assistent).- see on ennekõike abi ettevõtte esimesele isikule. Peadirektori abi (abi) ametijuhend võib sisaldada konkreetseid nõudeid (näiteks kahe võõrkeele oskus) ja kohustusi. Igal juhul on personalidokumendi vormistamisel abiks tegevjuhi assistendi (assistendi) ametijuhendi näidis.

Peadirektori abi ametijuhend
(Tegevjuhiabi ametijuhend)

KINNITUD
Peadirektor
Perekonnanimi I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Üldsätted

1.1. Peadirektori assistent (assistent) kuulub kutsekategooriasse.
1.2. Tegevjuhi assistent (assistent) nimetatakse ametisse ja vabastatakse ametist ettevõtte tegevjuhi korraldusega.
1.3. Tegevjuhi assistent (assistent) allub otse ettevõtte tegevjuhile.
1.4. Peadirektori abi (assistendi) äraoleku ajal lähevad tema õigused ja kohustused üle teisele ametnikule, mis tehakse teatavaks organisatsiooni korralduses.
1.5. Peadirektori assistendi (assistendi) ametikohale nimetatakse isik, kes vastab järgmistele nõuetele: haridus - kõrgharidus või mittetäielik kõrgharidus, sarnase töö kogemus aastast, teadmised kontoritehnikast (faks, koopiamasin, skanner, printer). ), Microsoft Office programmid (Word, Excel), kontoritööd.
1.6. Peadirektori assistent (assistent) juhindub oma tegevuses:
- Vene Föderatsiooni seadusandlikud aktid;
- ettevõtte põhikiri, sisemised tööeeskirjad, muud ettevõtte eeskirjad;
- juhtkonna korraldused ja korraldused;
- see ametijuhend.

2. Peadirektori abi (abi) tööülesanded

Peadirektori assistent (assistent) täidab järgmisi tööülesandeid:
2.1. Planeerib tegevjuhi tööpäeva (koosolekud, kõned, vastuvõtud jne).
2.2. Pakub tehnilist tuge peadirektori tegevusele (transpordi, piletite tellimine, koosolekute, läbirääkimiste korraldamine jne)
2.3. Käib tegevjuhiga kaasas koosolekutel, väljasõitudel jne.
2.4. Osaleb läbirääkimistel, ärikohtumistel, erivastuvõttudel; peab protokolle ja muid koosolekute, läbirääkimiste käiku ja tulemust vormistavaid dokumente.
2.5. Peadirektori ülesandel kooskõlastab üksikküsimused struktuuriüksuste töötajatega, toob nendeni juhataja korraldused ja korraldused; kontrollib juhiste ja korralduste täitmist.
2.6. Kogub kokku tegevjuhile nõutavad materjalid ja informatsiooni, koostab analüütilisi, info-, teatme- ja muid materjale ning esitab need juhile.
2.7. Hoiab kantseleitööd, võtab vastu peadirektorile arutamiseks saabunud kirjavahetust, võtab vastu dokumente ja isiklikke avaldusi peadirektori allkirja saamiseks, peab nende arvestust ja registreerimist ning annab need üle juhatajale.
2.8. Peab juhatajaga kohtumist, korraldab külastajate vastuvõttu.
2.9. Peadirektori ülesandel koostab kirju, järelepärimisi ja muid dokumente.
2.10. Teostab peadirektori poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistustööd (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine ürituse toimumise ajast ja kohast, päevakavast, nende registreerimisest), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.
2.11. Täidab peadirektori teatud ametlikke ülesandeid.

3. Peadirektori assistendi (assistendi) õigused

Peadirektori assistendil (assistendil) on õigus:
3.1. Saada teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet, koguses, mis on vajalik määratud ülesannete lahendamiseks.
3.2. Esitada juhtkonnale ettepanekuid nende ja ettevõtte töö parandamiseks.
3.3. Nõuda oma ametiülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente isiklikult või juhi nimel ettevõtte allüksustelt ja teistelt spetsialistidelt.
3.4. Nõua juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametiülesannete täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevuse tulemusena tekkinud dokumentide ohutuse tagamiseks.
3.5. Tehke otsuseid oma pädevuse piires.

4. Peadirektori abi (abi) vastutus

Peadirektori assistent (assistent) vastutab:
4.1. Oma kohustuste mittetäitmise ja/või mitteõigeaegse, hooletu täitmise eest.
4.2. Kehtivate juhiste, korralduste ja ärisaladuse ja konfidentsiaalse teabe säilitamise korralduste eiramise eest.
4.3. Töösisekorraeeskirjade, töödistsipliini, ohutuseeskirjade ja tuleohutuse eeskirjade rikkumise eest.

) on juhi jaoks asendamatu töötaja. Ta täidab nii palju funktsioone ja tal on nii suured volitused, et tegelikult saab temast ettevõtte teine ​​inimene. Tema töökohustusi on peaaegu võimatu täielikult sõnastada. Konkreetsele juhile isikliku abistaja leidmine on võimatu ülesanne, seega muutub see üliraskeks.

Minu värbamisagentuuris töötamise kogemus on kujundanud erilise ülevaate sellest hämmastavast elukutsest.

KVALIFITSEERITUD ISIKLIKUTE ABILISTE PUUDUS PERSONALITURU

Isiklik abistaja on halduserialade hierarhias omaette alaliik.

Reeglina avaldavad tööotsingu saidid vabu töökohti standardsete nõuetega - töövoog ja organisatsiooniline töö. Töökohad, nagu kaksikud, on üksteisega sarnased, välja arvatud ettevõtte suurus ja ettevõtte ulatus. Kuid tegelikult on ametikohale tohutult palju välja ütlemata ja konkreetseid nõudeid. Kodulehtedel neid ametijuhendis ei ole, kuid just need nõuded on kandidaatide valikul määravad.

Isiklikul kohtumisel tööandjaga ja selliste vabade töökohtade sisulisel arutelul ilmuvad “märkmed marginaalidesse” - pikk nimekiri vabas töökohas avaldamata nõuetest, mis määravad RA-s vabale ametikohale kandidaadi leidmise strateegia. Eksootiliste nõuete näideteks on: käsitsi arvete lugemise kiirus; spordikategooria olemasolu; mõtetes loendamise oskus; investeerimisprojektide juhtimise kogemus; õigusraamistiku tundmine; suurepärased teadmised kõigi esmaklassiliste kaubamärkide kohta; eliitrestoranide omanike kontaktbaas. Harjumuslikud nõuded: hääle kõrgus (tämber), pikkus, kaal, riietuse suurus, keelteoskus jne.

Samuti esitab juht assistendi isikuomadustele täiendava nõuete loetelu, mis on võib-olla kõige mahukam. Samas ei muutu vähem oluliseks ka vorminõuded kutseoskustele ja kogemustele.

Seega selgub, et turul on vaid paar ideaalset kandidaati ning juhile RA-d on väga raske leida.

Kuid iga tööandja jaoks on assistendi ideaal erinev, kuid on konstantne - igaüks vajab usaldusväärset, pühendunud ja vastutustundlikku abilist, kes suudaks võtta enda peale kõik organisatsioonilised ja informatiivsed ülesanded, vabastada juhi ajaraiskamisest ning lahendada oskuslikult nii standardseid kui ka mittevajalikke. - standardprobleemid.

ERINEGE ISIKLIKU ABISTAJAT TEISTEST HALDUSPROFESTSIOONIDEST

Enne erinevuste väljaselgitamist määratleme administratiivsete ametikohtade tüübid. Oluline on aru saada, millisest haldusprofessionaalist me räägime ja millised funktsioonid on talle pandud.

Äriassistent (BA) (isiklik assistent (PA), isiklik assistent)- on vajalik suurettevõtete (nii Venemaa kui ka rahvusvaheliste) juhile või omanikule. Allib ainult oma juhile.

Isik "keisri lähedane", parem käsi, usaldusisik, "ülemuse asetäitja". Tööplaani ja ajakava planeerimine, ärikalender, "seos" välismaailmaga. Võib olla giid, tõlk, lapsehoidja, koduhaldur, ilmateade, otsingumootor, reisibüroo, sageli täidab osa tööst juhataja eest (ülemus määrab töö tulemuse endale), omab erialaseid eriteadmisi/haridust äritegevusest ja juhi tegevusest, suudab iseseisvalt otsuseid langetada ...

sekretär- on vajalik iga ettevõtte juhtidele. Esitatakse kõigile tippjuhtidele. Funktsionaalsus on lihtne: dokumendivoog, külalistega kohtumine, tee/kohv, kontorielu toetamine, telefonivestlused, kirjavahetuse töötlemine, juhtkonna lihtsate tellimuste täitmine.

Nõuded: vanus - umbes 23-30 aastat, keskeri- või kõrgharidus (olenevalt ettevõtte tasemest), töökogemuse puudumine on vastuvõetav, arvuti kasutamise oskused on vajalikud, kontoritehnika töökogemus, suur tippimiskiirus, ärietiketi tundmine, vajadusel - võõrkeele oskus ... Isikuomadused: vastutustundlikkus, töökus, heatahtlikkus, võime teha üksluist tööd.

Sekretäri abi- on vajalik juhile koos ettevõtte koosseisuga kuni 50 inimest. Alistab pähe. Sekretäri funktsioonide ühendamine juhiabi osaliste funktsioonidega. Täidab lihtsaid korraldusi peast.

Nõuded: kõrgharidus või mittetäielik kõrgharidus, vanus - ca 25-32 aastat, suur tippimiskiirus, kontoritehnika kasutamise oskus, sarnane töökogemus aastast. Isikuomadused: töökus, vastutustundlikkus, distsipliin, võime teha monotoonset tööd.

Kontori juhataja- on vajalik keskmise suurusega ettevõtetele, kus töötab 30 inimest või rohkem. Esitab nii juhile kui ka tippjuhtidele. Vastutab büroo logistika eest, hoiab korras esmast dokumentatsiooni, saab täita sekretäri ülesandeid (külaliste vastuvõtmine, helistamine, dokumendivoog).

Nõuded: kõrgharidus, vanus - 25-35 aastat, sarnase töö kogemus, organiseerimisvõime. Isikuomadused: seltskondlikkus, heatahtlikkus.

administraator- on vajalik 50-liikmelise personaliga, suure külastajate arvuga ettevõtetele. Esitab haldusdirektorile, juhiabile, büroojuhile, juhtimismeeskonnale. Täidab tehnilisi ülesandeid: kohtumine külalistega, tee/kohv, kõned, suhtlemine kullerite/juhtidega.

Nõuded: head välisandmed, vanus - 22-27 aastat, töökogemuse puudumine, kontoritehnika kasutamise oskus, miniautomaatne telefonijaam on vastuvõetav. Isikuomadused: heatahtlikkus, seltskondlikkus, vastupidavus stressile, naeratus.

Administraatori ametikohtade kirjelduses on vaatamata tööülesannete sarnasusele põhiline erinevus: sekretäri põhiülesanne on infovoo juhtimine ja isikliku abistaja põhiülesanne juhi töötulemuste juhtimine.

On mitmeid eristavaid tegureid, mis aitavad teil mõista nende positsioonide klassifikatsiooni:

Meie nõuanne

Vestlusel täpsustage alati täidetavate tööülesannete ulatust, isiklike ülesannete saadavust ja mahtu, graafikut ja palgataset, sest osa tööandjaid ei näe „sekretäri“ ja „isikliku abistaja“ ametikohtadel mingit vahet.

MILLEST PEAKS ISIKLIKU ABISTAJA KÄSILEMA?

Selleks, et maksimaalselt vastata juhi kõrgele tasemele, peab PA-l olema teatud oskused, omadused ja võimed, teatud tüüpi iseloom ja, mis võib-olla kõige olulisem, eriline isiksuse meik. Mida peaks siis suutma "mees-band", see "universaalsõdur" ja "multifunktsionaalne vidin"?

Professionaalsed oskused:

  • dokumendihaldus;
  • aja planeerimine;
  • tööürituste korraldamine;
  • töötada asetäitjana (teise isiku ülesanded);
  • finantskirjaoskus;
  • sekretariaadi haldamine;
  • ärikontaktide hoidmine;
  • reisitoetus;
  • töötada tõlgina;
  • juhi isiklike asjade juhtimine (isiklik tugi)

Vaatleme neid üksikasjalikumalt.

Dokumentide haldamine:

  • dokumentidega töötamine on kõigist aspektidest kirjaoskaja, ärikirjade, paberite, väljavõtete, lepingute, tellimuste, erinevate aruannete jms koostamine;
  • vajadusel pealiku poolt koostatud kirjade ja referaatide toimetamine, korralduste vormistamine, ettekannete ja dokumentide kavandite koostamine;
  • postiga töötamine: ülemuse kirjade sorteerimine tähtsuse ja kiireloomulisuse astme järgi, teadmine, kuhu kirjad edastada, kellele millele vastata, kellelt graatsiliselt küsida ja kellelt rangelt nõuda.

Aja planeerimine:

  • ajakava koostamine ja ajakava koostamine, ülesannete tähtsuse järjekorda seadmine, ajakava jälgimine;
  • ülesannete fikseerimine ja juhile meeldetuletamine, tähtaegadest, koosolekutest, väljasõitudest ja muudest ärisündmustest teavitamine;
  • juhi tööpäeva optimaalne korraldus;
  • ise oma tööaja planeerimine.

Tööürituste korraldamine:

  • juhataja osavõttu nõudvate koosolekute, läbirääkimiste, koosolekute, ettekannete ettevalmistamine;
  • protokolli pidamine, üritusel osalejatele teadete ja kutsekirjade saatmine, koosolekute tulemuste kohta info edastamine;
  • ärireiside korraldamine.

Töö asetäitjana (teise isiku ülesanded):

  • omama täiuslikult mitte ainult põhiteadmisi ja -oskusi, vaid omama ka teatud teadmisi erinevates valdkondades;
  • oskus juhtida: organiseerida töötajaid (sh ettevõtte tippametnikke), mõjutada osakondade juhte ja jälgida ülesannete täitmist;
  • jälgida üksikuid äriprojekte;
  • iseseisvalt lahendada mõningaid äriküsimusi (näiteks teatud koosolekute pidamise kohta);
  • olla juhi esindaja äriüritustel, väljendada oma seisukohta ja vastata küsimustele;
  • rääkida ülemuse nimel, osata läbi rääkida ja korrektselt läbi rääkida;
  • tegutsege otsustavalt, ärge kartke vastutust võtta.

Sekretariaadi juhtimine:

  • autojuhtidele, kulleritele ülesannete seadmine, ürituste ostude sooritamine, büroojuhi funktsioonide kombineerimine;
  • lepingute registreerimine tarnijatega, õige asutuse poole pöördumine probleemide kiireks lahendamiseks tööprotsessi tehnilise toega;
  • juhataja kabineti ja vastuvõtu elutoetus.

Ärikontaktide hoidmine:

  • oskama infovoogusid juhtida (teadma, keda ja millal saab ühendada / ülemusele üle anda, kelle saab ümber lülitada mõnele teisele vastutavale isikule ning peaaegu alati teha neid otsuseid iseseisvalt);
  • hoida end kursis kõigi ettevõtte sündmustega;
  • kaitsta juhti tarbetute kontaktide eest, ilma et see kahjustaks ülemuse mainet ja ettevõtte jaoks;
  • lahendada kõik probleemid võimalikult lühikese ajaga – ja alati positiivse tulemusega;
  • õnnitleda ettevõtte kliente, hoida nendega ühendust.

Reisitoetus:

  • pea äri- ja reisikorraldus (viisa vormistamine, raudtee- ja lennupiletite broneerimine, transfeerid, hotellid);
  • kõige keerukama lendude logistika korraldamine, tšarterreisid mõlemas suunas;
  • isiklik tutvumine lennufirmade juhtidega;
  • reiside korraldamine: alates piletite ostmisest, transfeeride tellimisest, õhtusöökidest kuni kingituste valimiseni. Iga reisiga kaasneb kindel programm, reisi "stsenaariumi" kirjutamine - koosolekutest ja sündmustest kuni õhtusöökide täpse ajani restoranis kindla menüü järgi;
  • töövõtjate ja teenuste kontroll teistes riikides;
  • luksusautode, jahtide, ärilennukite rentimise hindade hoolikas jälgimine, allahindluse läbirääkimiste võimalus.

Töö tõlgina:

  • tõlge ärikohtumistel;
  • dokumentide kirjalik tõlge;
  • ärilise kirjavahetuse pidamine võõrkeeles.

Juhataja isiklike asjade juhtimine (isiklik tugi). Pole juhus, et isiklikku abistajat nimetatakse "isiklikuks": selle funktsionaalsus hõlmab mitte ainult tööülesannete, vaid ka juhi isiklike ülesannete lahendamist:

  • on vaja orienteeruda erinevates luksus-teenindussfäärides - restoranidest kingitusteni;
  • kui juhil on lapsi - jälgige lapsehoidjate / õpetajate / juhendajate tööd, jälgige ringides / sektsioonides / tundides osalemist;
  • puhkuse korraldamine - alates riikide ja kohtade soovitustest kuni igapäevase toidu ja liikumise kontrollini (sh reiside korraldamine lennukite, ärilennukite, jahtide, aurikutega);
  • maamajade hoolduse korraldamine, suhtlemine teeninduspersonaliga;
  • meditsiiniliste ürituste korraldamine (registreerimine ennetavatele läbivaatustele, operatsioonide korraldamine, uuringud, ravi, ettenähtud ravimite õigeaegse võtmise kontroll);
  • suurepärased teadmised luksusbrändidest ja rõivaste/jalatsite/aksessuaaride kaubamärkidest – kõrgmoest, valmisrõivastest, suhtlemisest kuulsate moeloojate ja välismaiste moemajadega, töö isiklike mõõtudega;
  • teadmised Venemaa parimatest skulptoritest, maalikunstnikest, antiigikaupmeestest, sest sageli tuleb nende töid kingituseks osta;
  • bossi sportlike hobide korraldamine: eritellimusel valmistatud varustus vastavalt isiklikele standarditele, uusimate aksessuaaride kollektsioonide soetamine;
  • jälgida uute restoranide, golfiväljakute, sportautode võidusõitude, hipodroomide ajakavade ja oluliste ikooniliste sündmuste avamist;
  • samalaadse saatmise korraldamine ülemuse sugulastele, tema vanematele, sõpradele, partneritele jne.

Ja siin näeb tuttav vaba töökoht tagasihoidlik välja, mis hõlmab kõiki loetletud funktsioone:

Tööülesanded:

  • juhi tegevuse administratiivne ja organisatsiooniline tugi;
  • vahetu osalemine läbirääkimistel, ärikohtumistel, vastuvõttudel, koosolekutel, projektides;
  • ärikirjavahetus (sh inglise keeles), suuline ja kirjalik tõlge;
  • pea äri- ja isiklike reiside korraldamine/pakkumine;
  • kontoritöö juhtimine, dokumendihaldus ja kirjavahetus;
  • analüütiliste, teabe-, teatme- ja muude materjalide kogumine ja ettevalmistamine pea jaoks;
  • juhiste, korralduste, juhi korralduste edastamine osakondade juhatajatele, nende täitmise jälgimine õigel ajal;
  • juhi isiklike korralduste täitmine;
  • ärireisid (peaga koosolekutel ja väljasõitudel saatmine)

Tegelikult on funktsionaalsus ja ülesannete arv vastuolus intervjuu kirjelduse ja loendiga. Olge valmis selleks, et ootamatud ülesanded "saavad" teid juba töö käigus ja murenevad nagu liiv.

Ja juht eeldab, et lahendate need kiiresti ja professionaalselt.

Seetõttu valmisolek töötada ebaregulaarses režiimis, lõputu teabevoo ja paljude ülesannetega, jäädes ülemuse "varjuks", näidates teda

maksimaalne pühendumus ja lojaalsus on teatud tüüpi inimeste omaduste kombinatsioon. Neid on vähe, seetõttu hinnatakse neid kõrgelt ning tööülesannete täitmisse sügav süüvimine, sageli isiklike huvide kahjuks, kompenseeritakse enamasti korraliku palgaga.

Ülesannete kataloogi koostamise süsteem aitab vältida kaost ja segadust. See põhineb prioriteedireeglil:

1) ettevõtlusega seotud korraldused;

2) ülemuse isiklikud korraldused;

3) mitmesugused päevateemad;

4) pikaajalised plaanid.

Kui oled saanud tunni jooksul mitu ülesannet, mida on absoluutselt võimatu korraga teha, tuleb olukorrast teavitada juhti ja paluda tal prioriseerida.

ISIKLIKU ABISTAJA NÕUDED

Nõuded PA-le kujunevad juhi poolt määratud ülesannetest ja funktsionaalsete kompetentside mahust: assistent võib olla äritegevuses täielikult kaasatud või palgata eranditult juhi isikliku ruumi korraldamiseks. Mõne jaoks pole erialase kõrghariduse olemasolu oluline, teine ​​eeldab ennekõike keelteoskust, mõne jaoks on oluline, millist kohvi assistent keedab või kuidas see välja näeb.

Kuid vaatamata erinevate ettevõtete ülesannete ulatusele ja spetsiifikale jäävad põhinõuded alati samaks.

Nõuded:

  • kõrgharidus (alati eelistatakse täiskoormusega lõpetajaid kiitusega viie parima ülikooli hulgast);
  • töökogemus sarnasel ametikohal vähemalt kaks aastat (alati on soovitav tippametnikega töötamise kogemus);
  • nõutava keele ladus oskus (sageli eeldab emakeelena kõneleja taset);
  • valmisolek töölähetusteks ja ebaregulaarne töögraafik;
  • vanus (vabu töökohtadel pole märgitud, kuid see on kõige olulisem nõue);
  • isikuomadused (igal tööandjal oma soovid, põhilised: töökus, analüütiline mõtteviis, seltskondlikkus, kõrge efektiivsus, asjatundlik kõne)

Grammatiliselt õige kõne. Praktika näitab, et kõige edukamad PA-d on keeleülikoolide lõpetajad. Nõutud on ka finants- ja juriidiline haridus, kuid oluline on, et assistent valdaks võõrkeelt ja oskaks suurepäraselt vene keelt, oleks arenenud kõne ja rikkaliku sõnavaraga.

Kõrge kultuuritase. Kõrge kultuuritase on isikliku abistaja nõutavaim omadus. Funktsionaalsuse saab kiiresti omandada, vajalikud oskused omandada, kuid kultuur omandatakse lapsepõlvest ja kujuneb aastatega. Näiteks Moskva tööandjad valivad harva kandidaate teistest linnadest. Neil on eelarvamus, et külla tulnud tüdrukute käitumine, isegi hea haridusega, on provintslikkuse hõnguga, nende kõnet iseloomustab eriline dialekt, aktsent, ebaregulaarne rõhk ning assistendi esindusfunktsioonid on äärmiselt olulised, kuigi on siin palju erandeid.

Kuidas ühildada ebaregulaarne töögraafik pere ja lastega, on ebaselge. Kuid kui teil on sellist kombinatsiooni edukalt harjutatud, on pere olemasolu eeliseks. Lapsed peavad olema üle kolme aasta vanad.

Vanus. Isikliku abistaja vanusenõuetes on palju subjektiivsust. Mõned juhid on esteetilised ja nooruslikud. Kuid sagedamini teeme koostööd ettevõtetega, mille juhid teevad teadlikult valiku küpsemas eas naiste kasuks.

Tõsised ettevõtted on alati seotud suurte finantstehingute ja suurte juriidiliste kohustustega. Lisaks on klientidele hea meel ettevõtte stabiilsuse kuvandi üle. Selles mõttes jääb pikajalgne kaunitar silmatorkavalt alla soliidsele ärinaisele, kellel on keerulistes ja vastutusrikastes olukordades töötamise kogemus, kes oskab professionaalselt “lööki võtta”.

"Tunne" kokka. Võib-olla kõige olulisem tegur. Edukaks tööks on vajalik täielik psühholoogiline ühilduvus juhiga. Selleks peavad assistendil olema vähemalt teatud omadused.

"ÄRGE TEE MEILE KÜSITLUST?"

Isiklikule abistajale esitatavad põhinõuded on lojaalsus ja pühendumus. Esiteks – pea peale, siis ettevõttele tervikuna.

Assistent on juhi ja tema perekonnaga maksimaalselt lähedal, mis tähendab, et ta peab olema usaldusväärne, nagu kivi, püsiv, nagu ülekuulatav skaut, hooliv nagu ema.

Selgitamaks välja, mis on juhi jaoks RA isiksuse juures kõige olulisem, viisime läbi küsitluse. Sellel osales 100 suurettevõtet, kus intervjueeritavateks oli 70% omanikest ja 30% palgatud tegevjuhtidest. Palusime vastata küsimustele: “Millised omadused peaksid isiklikul abistajal olema? Milline peaks olema teie jaoks tõhus abiline? Isiklikele abilistele esitati mõlema poole seisukohtade arvestamiseks samad küsimused.

Saime järgmist:

Absoluutne pühendumus – 22%... Juhtide jaoks osutus kõige olulisemaks omaduseks lojaalsus. Lojaalsus, töötamine idee, mitte raha pärast, oskus lugeda esimese inimese mõtteid, tuvastada telefoni teel ülemuse halb tuju, mitte pöörata tähelepanu sinu poole suunatud rahulolematusele, kui kuhjunud ärritus vallandub. alluvate vastutustundetus, ebaausad partnerid, probleemid lähedastega, ebasobiv ilm jne.

Lojaalse assistendi eripäraks on siiras ja pidev abivalmidus, isegi kui selle probleemi lahendust lepingus kirjas pole.

Seetõttu võtavad juhid, liikudes karjääriteel horisontaalselt või vertikaalselt, sageli kaasa isikliku abistaja, kellega neil on eriline töösuhe.

Töökus - 20%. Vastutustundlikkus, täpsus. Siin on oluline just ülesande täpne täitmine ilma initsiatiivi, algatuse ja isikliku arvamuseta. Keerukus: on ainult üks katse ülesannet kuulda ja mõista ning selle selgeks tegemiseks kulub minimaalselt aega; keegi ei korda seda kaks korda.

Intelligentsus - 19%. See on proaktiivne positsioon ja oskus pulsil silma peal hoida, partneritega vestlust pidada hetke poliitilisest ja majanduslikust olukorrast riigis ja maailmas, oskus aru saada, kuidas see või teine ​​tehniline uudsus töötab, multitegumtöövõime, leidlikkus, kiire reageerimine ebatüüpilistes olukordades, leidlikkus, leidlikkus, analüütiline meel.

Info salvestamise oskus - 13%. Usaldus isikliku abistaja vastu on reeglina väga kõrge: talle usaldatakse maksekaarte ja PIN-koode, mitmesugust konfidentsiaalset teavet, assistendid kaasatakse juhi isikliku elu probleemide lahendamisse. Usalduse võti on alluvuse järgimine, kuulamisoskus, konfidentsiaalsuse austamine.

Kontaktid - 11%.Ühendused, õigete inimeste/organisatsioonide baas. Isiklikud tutvused restoranide, jahikeskuste ja lennufirmade, hotellide, sihtasutuste, VIP-klubide juhtidega on olulised – see võimaldab ülemuse ülesandeid kiiresti ja tõhusalt lahendada.

Seltskondlikkus - 8%. Liikuvus, tõhusus, kohanemisvõime, oskus leida ühist keelt täiesti erineva staatusega inimestega. Isiklikku abistajat peetakse õigusega suhtlemisgeeniuseks.

Ta suudab võita peaaegu iga inimese poolehoiu, panna oma kohale ebaviisaka inimese, lahendada kõik konfliktid ja jääda samal ajal võluvaks ja lugupeetud inimeseks.

Töönarkomaan - 5%. Võime töötada aktiivselt ebaregulaarsetes tingimustes.

Initsiatiiv - 2%. Algatusvõime on stabiilne isiksuseomadus, millel on teadlik ja sihikindel soov midagi ellu viia või ümber kujundada. Juhid märkisid, et assistendi initsiatiiv segab juhtimisprotsessi, toob ülemusele ebamugavust, sest kui assistent suudab oma ülemust organiseerida, temaga suhtlemisel oma seisukohta kaitsta, olla veenev ja konstruktiivne, siis pole selge, kes on ülemus. .

Assistendi ülesanne ei ole soov saada edukaks ideedega äriüksuseks, vaid soov aidata juhti selgelt tellimusi täites ja tema algatusi ellu viies.

Välimus. Enamiku juhtide jaoks pole välimus oluline – pigem vastupidi: nad püüavad vältida säravaid, "dekoratiivseid" assistente, kes näevad tõsises äris auväärsete klientidega koomilised. "Esitluslikku" esinemist mainitakse ühes kuulutuses kümnest. Enamasti tulevad need töökohad väikestest ettevõtetest. Suurettevõtete omanike isiklike abiliste vabadel töökohtadel pole välimusest juttugi.

Analüüsime mõlema osapoole küsitluse tulemusi.

Abilise portree juhtide arvates- pühendunud, mõistlik esineja, mõõdukalt seltskondlik, mitte jutukas, toimekas.

Assistendi portree assistentide järgi- omaalgatuslik juht, särava välimusega, geenius suhtlemise ja ideedega.

Tabelist selgub, et assistentide vastused erinevad juhtide nägemusest põhimõtteliselt. See on kandidaatide (ja juba töötavate assistentide) arusaamatuse põhiprobleem, mida juht oma assistendilt tegelikult soovib.

Võttes aluseks küsitlusest saadud juhtide vastused ja soovid ning kinnitades seda oma töönõuetega töötamise praktikaga, oleme veendunud, et isikliku abistajana töötamiseks professionaalsetest oskustest üksi ei piisa. Sellel ametikohal hinnatakse kõrget intelligentsust, haridust, elukogemust, kiiret orienteerumisvõimet ekstreemolukordades, eruditsiooni, teravat mõistust, huumorimeelt, pühendumist ja suurepärast suhtlemisoskust koos ulatusliku teabe omamisega - suutäit hoida.

Assistendi isikuomadused:

  • võime kuuletuda, tunnetada meeleolu;
  • võime ennustada pea reaktsiooni;
  • seltskondlikkus;
  • organiseerimisoskused;
  • töötada multitegumtöötlusrežiimis;
  • leidlikkus, kiire reageerimine;
  • stressikindlus;
  • teabe salvestamise võimalus;
  • eruditsioon, erinevate valdkondade tundmine;
  • kõrge efektiivsusega;
  • heatahtlikkus, naeratus;
  • soov areneda (eneseareng);
  • diplomaatia;
  • täpsus;
  • etiketi tundmine

KUIDAS VÄRBAMISAGENTUURIDES INTERVJUULE MINNA?

Vabade töökohtade vaatamisel peate arvestama mitte ainult tööotsingu saitidega, vaid võtma ühendust ka värbamisagentuuridega, kuna kõiki vabu töökohti ei avaldata Internetti.

Peaaegu kõik turul tuntud suured ja keskmise suurusega ettevõtted püüavad assistendi otsimist mitte reklaamida, eriti kui osaluse omanik vajab abilist. Kui vaba töökoha põhjuseks on olemasoleva töötaja asendamine,

siis muutub seisukoht üldiselt rangelt konfidentsiaalseks ja selle olemasolust pole võimalik teada saada. Sellistel juhtudel võtab agentuur ise teiega ühendust, kui teie CV on tema andmebaasis.

Suhtlemisel värbamisagentuuriga vabade töökohtade jaoks on mitmeid eeliseid:

  • nad räägivad teile üksikasjalikult ettevõttest, ettevõtte spetsiifikast, juhi isiksusest, mõnedest lisanõuetest;
  • anda tasuta nõu, kuidas käituda intervjuul tööandjaga;
  • aidata toimetada ja korrektselt koostada CV;
  • annab mitmeid soovitusi, kuidas koosolekut vaadata.

Värbamisagentuuriga kontakte alustades pidage meeles, et alates suhtlemise esimesest minutist hinnatakse teid juba ja teile tehakse juba "vaikiv" testimine. Teiega e-kirja teel suheldes teeb agentuuri konsultant esimesed järeldused kirjavahetuse ja info esitamise stiili kohta. See kehtib ka telefonisuhtluse kohta – loeb hääletämber, diktsioon, sõbralikkus, ärimeel, reaktsioonikiirus. Enne esimest kohtumist teete täpsuse ja meelekindluse testi.

Konkursiks tuleb olla valmis ja meeles pidada, et just nendele vabadele kohtadele kaalutakse kolossaalsel hulgal kandidaate, kes vastavad vorminõuetele: töökogemus, haridus, vanus, perekonnaseis, välimus, töövõime, stressitaluvus, võõrkeelte oskus jne.

Seejärel testitakse kandidaati erinevate meetoditega (testid, küsimustikud, grafoloogia, füsiognoomia, viipekeel). Seda tehakse selleks, et teha kindlaks kandidaadi isikuomadused ja temperamendi tüüp, tuvastada omadused, mis selle töö ja selle juhiga absoluutselt kokku ei sobi, et mõista, kas nad leiavad ühise keele.

Selle tulemusel õnnestub meil sadade taotlejate seast välja valida vaid mõned, kuid vaatamata valiku pikkusele ja erapoolikusele agentuuris on teil mitmeid samasuguseid erapoolikuid kohtumisi tööandjaga.

Üldjuhul vabastab tööandja isikliku abistaja vaba ametikoha tööle andmisega kogu raskest ja vaevarikkast tööst kandidaatide väljasõelumisel vastavalt erialasele kompetentsile ning jätab endale olulise, lõpliku funktsiooni - valiku vastavalt nendele. psühho-emotsionaalne ühilduvus juhiga.

Isegi kui teil on tööotsimisega juba palju kogemusi, pidage meeles, et igaks uueks intervjuuks peate eelnevalt valmistuma:

  • peate uurima kogu olemasolevat teavet ettevõtte ja juhi kohta, lugema tulevase ülemuse intervjuusid, kõnesid, artikleid ja tegema enda jaoks järeldusi;
  • koosta endast lühijutt (seal peaks olema ka lugu perekonnast ja vanemate tegemistest/ametitest – see on inimese eluväärtuste näitaja);
  • edu sõltub eneseesitlusoskustest.

Reklaamige end kõigi reklaamiturunduse atribuutidega, millele võite loota. Pole vaja kirjeldada oma eeliseid ja loetleda funktsioone (see kõik on juba CV-s). Rääkige meile, millist kasu saate juhile tuua, rääkige võitudest eelmisel töökohal, milliste kõrgetasemeliste inimestega suhtlesite, milliseid suuremahulisi üritusi korraldasite - kinnitage oma professionaalsust ja saavutusi faktidega;

  • on vaja lühidalt sõnastada eelmisest töökohast lahkumise põhjused. Samuti vajate selgitust, miks soovite saada selle konkreetse juhi assistendiks;
  • nad viivad kindlasti läbi intervjuud kompetentside kohta, st. teil palutakse kirjeldada tegelikke juhtumeid oma praktikast, kus näitasite oma omadusi ja leidlikkuse imesid. Kõik keerulised olukorrad on vaja eelnevalt meeles pidada, mõned head näited meelde tuletada. Valmistage ette ausad näited ebaõnnestumistest. Nende kohta võib ka küsida ja siin on oluline näidata, et parandasite vea ise;
  • absoluutne tõenäosus, et teiega viiakse läbi situatsiooniintervjuu (juhtumipõhiselt). Teile pakutakse ja kirjeldatakse sarnast olukorda, mis võib tekkida praktikas, vastavalt, peate leidma õige väljapääsu ja lahenduse. Siin on juhtumite näited:

1. harjutus. Teie ülemus on teel lennujaama, aeg on piiratud ja järsku avastab ta, et on mobiiltelefoni kaotanud. Enne seda oli mitmeid kohtumisi ja ta ei tea täpselt, kuhu ta ta jättis, ning välistatud pole ka vargus. Ülemus helistab sulle autost, oma juhi telefonilt ja ütleb, et järgmised 30 minutit ootavad tähtsad kõned, aga telefoni pole. Sinu tegevus?

Ülesanne 2... Itaalias reisimiseks tuleb rentida Porsche. Kuidas säästa raha?

3. ülesanne.Ülemuse korraldusel sõidad autoga kiireloomulisele kohtumisele tähtsa partneriga ja rikud kiirustades liiklusreegleid. DPS peatab teid, võtab teie juhiloa ja kutsub liikluspolitsei. Kohtumiseni on jäänud minimaalselt aega. Sinu tegevus?

Sihtmärk: reaktsioonikiiruse kontrollimine (kui kiiresti suudab isiklik abistaja järgmisele sammule lülituda), probleemi lahendamise meetodid (iseseisvalt, isiklikul tasandil abi küsimine, teiste inimeste ühendamine jne).

Selle probleemi lahendamise ajal ilmub keerulises olukorras käitumismudel - määratakse tegevuste prioriteet (kas nende probleemi lahendamine või õigel ajal kohtumisele jõudmine), konflikti aste (nõuan, ma tahan skandaalitseda, tõestada), kalduvus vastutust ümber suunata (helistan ülemusele/partnerile ja selgitan olukorda, ütlen, et ma ei saa midagi teha), loovus, mittestandardsed pakutud lahendused, alternatiivsete lahenduste hulk (versioon mõtlemine), selliste olukordade lahendamiseks vajalike oskuste ja kogemuste olemasolu.

4. ülesanne. Sõidad ülemuse korraldusel tundmatu partneri juurde, et teha talle kingitus (mille ülemus ise suures ilusas karbis kontorisse tõi). Teil on ettevõtte aadress, partneri telefoninumber, kellele kingitus on mõeldud, määratud karbi kohaletoimetamise aeg ja ülemuse kinnitus, et partner on kohal ja ootab.

Kohale jõudes saate teada, et teie partner on just lahkunud kiireloomulisele kohtumisele ja pole teada, millal ta tagasi tuleb.

Teil on aega napilt ja te ei jõua ära oodata. Valikus on järgmised valikud:

  • lahkuda kingitusega järgmiseks tööülesandeks;
  • helista oma ülemusele ja hanki juhiseid, mida edasi teha;
  • teha kingitus sekretärile palvega anda see kohe pärast tagasipöördumist partnerile;
  • pakkuda oma lahendusi.

Sihtmärk: maksimaalse soovitava käitumismudeli kindlaksmääramine pakutud vaba töökoha piires. Selguvad omadused, mis on tulevase ülemuse jaoks täiesti vastuvõetamatud.

Provokatsioon 1. Intervjuu lõpus esitatakse kandidaadile küsimus: "Hinda mind kui intervjueerijat skaalal 1-10".

Sihtmärk: selline ettepanek tekitab enamasti segadust. Üks asi on ju hinnata mõne ettevõtte teenindusoperaatori konsultatsiooni telefoni teel ja hoopis teine ​​asi vaadata inimesele silma ja öelda, et tal ei läinud väga hästi. Seega pannakse isikliku abistaja julgus ja lojaalsus proovile.

Provokatsioon 2. Kui palju on 17% 258 450-st? Reaktsiooniaeg on 3 sekundit.

Sihtmärk: stressitaluvuse, eruditsiooni, leidlikkuse testimine, isikliku abistaja tegevuse jälgimine. Stressi, intervjuude ja piiratud aja tingimustes eksivad isiklikud abilised ("Miks ma peaksin lugema? Ma ei ole raamatupidaja!"), Anna kohe alla ("Ma ei jõua nii kiiresti lugeda").

  • peate mõtlema riietuse vormile, sest assistendil peab olema laitmatu stiilitunnetus. Tuleb välja näha hoolitsetud, korralik, sest assistent on ettevõtte nägu, lüli juhi ja äripartnerite, klientide ja töötajate vahel.

Karjääriedukus sõltub ainult 30% professionaalsetest oskustest. Määrav 70% on oskus suhelda inimestega, sõbralikult ja konstruktiivselt.

Sisemine otsus töötaja palkamise kohta tehakse suhtluse esimese 40 sekundi jooksul (neljakümne teise reegel). See on esimene mulje, mille eest kõiki hoiatatakse. Ja pole vaja arvata, et esmamulje on ilus stiil, korralik maniküür ja stiilne põlvini seelik. Kõik see on muidugi oluline. Kuid kogenud värbajal kulub vaid kaks sekundit, et näha teid kingadest juuksejuurteni. Seal on 38 kriitilist hetke, mida peate maksimaalselt ära kasutama ja mis määravad teie edu.

"KUIDAS MA ARU SAAN, KUI MA KANDIDEERIN SELLELE AMETIKOHTALE?"

Kas saata oma CV ahvatlevale vabale kohale või mitte – igaüks otsustab ise.

Kuid kui te osaliselt "ei vasta" esitatud nõuetele, on CV saatmine ja aja raiskamine soovitatav ainult siis, kui on täidetud ametikoha põhinõuded.

Toome välja olulisemad "vastavuse" punktid, mille suhtes tööandja tõenäoliselt silmi kinni ei pigista.

Kogemused. Enamikul juhtudel on teatud kogemuste omamine ülioluline. Täpsustades nõuetes sarnasel ametikohal töötamise kestust, eeldab tööandja kandidaadilt omandatud kvalifikatsiooni teatud taset. Kaks aastat töötanud assistendil pole piisavalt kogemusi, et nõutud ülesandeid hästi täita.

Suure tõenäosusega pakub huvi oma CV vastu, kui töökogemus on nõutust väiksem, kuid omandatud suuremates ettevõtetes. Samuti tasub eriti esile tõsta nende saavutusi, keerulistes projektides antud ülesannete kvaliteeti.

Kera... Konkreetse ärispetsiifika tundmine võib olla karm nõue, kui isiklik abistaja on oodatud osalema erinevates ettevõtte projektides. Funktsionaalsuse täpsustamisel selgub, kas see on lihtsalt soov, mis lähtub ideaalse kandidaadi ideest. Nad võivad kaaluda kandidaate sarnastest struktuuridest, kuid kogemus sarnases valdkonnas tuleb vaieldamatult eeliseks.

Ettevõtte suurus. Organisatsiooni struktuur, juhtimistasandite arv, suhtlus osakondadega, suunad, divisjonid, ettevõtte ühinemis- ja mitmekesistamisprotsesside olemasolu, tarnijate, klientide ja konkurentide turu tase, kohaloleku valdkonnad, käive, kasum, ettevõtte personal - need on tegurid, mis määravad isikliku abistaja suhtluse kvaliteedi ja kogemuse, tema arusaamise äriprotsessidest, ettevõtte tegevuses osalemise taseme. See määrab assistendi professionaalsuse.

Seetõttu otsivad suured ettevõtted reeglina abilist samast suurettevõttest, vastasel juhul pole töötaja tulemuslik.

Keelteoskus. Juhul, kui ametikohaga kaasneb töötamine rahvusvahelises ettevõttes või palju suhtlemist välismaiste kolleegide või partneritega, on assistendi jaoks põhiliseks töövahendiks inglise keel. Kui keeleoskus vabale tasemele ei küüni, ei tasu proovida, esimene kontrolltöö kinnitab koheselt ajaraiskamise fakti.

Vanus. Hetk on õrn ja õrn. Nagu teate, oli tööandjatel keelatud ametijuhendis märkida kandidaatide vanust (Vene Föderatsiooni 19.04.1991 seaduse nr 1032-1 "Töötamine Vene Föderatsioonis" artikli 25 punkt 6; kuna muudetud 29.12.2015). Vaatamata seadusega kehtestatud keelule on see nõue võtmetähtsusega ja määrav ning kui juht on otsustanud palgata noore atraktiivse tüdruku,

siis pole ta tõenäoliselt nõus pensionieelses eas naist vastu võtma. Kahjuks on vanus kõige levinum mitteametlik tagasilükkamise põhjus. Kuidas sa tead, kas oled õiges vanuses? Esiteks tuleb olla ettevaatlikum: tihtipeale selgub tekstist ja vakantsus vihjetest, millisele vanuserühmale see mõeldud on.

Siin on muster: noor juht valib endale noore abilise. Küps boss koos oma naise ja lastega valib küpse abilise. Küps juht ilma naiseta reeglina ei hooli abilise vanusest. Uurige ettevõtte ettevõtte veebisaiti: enamasti on seal teavet, mis aitab teil ligikaudselt mõista juhtide vanuselisi eelistusi. Vastupidi, teie CV peaks sisaldama sünnikuupäeva ja fotot ranges äristiilis.

NÕUDLUS. PALK. VÄLJAVAATED

Vajadus isikliku abistaja järele võib tekkida:

  • kui ettevõttes ilmneb kaks või enam alluvustasandit;
  • kui juhil on vajadus säilitada suur hulk kontakte väljaspool ettevõtet.

Kuid turu reaalsus on selline, et ükski juht ei saa hakkama ilma isikliku abistajata. Ja mida tõsisem on äri ja mida suuremad on ettevõtte ülesanded, seda suurem on vajadus isikliku abistaja järele (ärimehed mõistavad suurepäraselt selle inimese tähtsust nii juhi kui ka kogu ettevõtte jaoks).

Sõltuvalt nõuete tasemest ja ülesannete mitmekesisusest makstakse assistentidele erinevat raha:

  • 1500–2000 dollarit - sekretäri standardülesanded ja büroojuhi funktsioonide ühendamine;
  • $ 2000-3000 - lisaks ülaltoodule: reisitoetus, haldustugi, teatud isiklike tellimuste täitmine;
  • 3000-5000 dollarit - lisaks ülaltoodule: äriprojektide läbiviimine, muudatuste elluviimine, ülemuse isiklike asjade täielik juhtimine, kõigi partnerite asjade hoidmine ja jälgimine;
  • $ 5000–6000 ja rohkem - lisaks ülaltoodule: professionaalsed oskused sporditreeningul, võitluskunstide ja laskmise kategooria olemasolu, ülemuse isiklik saatmine kõigil koosolekutel.

Isikliku abistajana karjääri kasvu ei toimu. See on tõesti haldusredeli kõrgeim aste. Ja juht ei lase kuhugi lahti – ülemus hindab intelligentset isiklikku abistajat rohkem kui tippjuhte. Kuid on huvitav viis, kui on soov selle ametikoha raames areneda - maksimeerides oma erialaseid pädevusi ja oskusi, laiendades vastutusala (esildudes parimate isiklike abiliste reitingutes), saate rohkem teada. ja vastavalt sellele on teie sissetulek ja staatus kõrgem.

Personaalsele turundusassistendile tulevad kasuks suhtlemisoskus erinevate ettevõtete tippametnikega, organiseerimisoskus, äridokumentidega töötamise kogemus ja oskus olukorda analüüsida. Personal ja advokaat on veel paar karjäärivõimalust, kuid vaja on täiendavat haridust, erialakursusi ja karmi lahkuminekut ülemusega, sest juht ei lase väärtuslikku abilist käest.

Ambitsioonikamad täiustavad oma juhtimisoskusi (kui neil selleks võimalus on) ja määravad edasiseks arenguks asejuhi tooli, kuid need on üksikjuhtumid, kui ülemus lubab oma assistendil ametlikult sellele kõrgele ametikohale asuda.

Vastused

1. harjutus. Tee koheselt endale tagasiaadress, siis tähtsate kõnede korral blokeeri bossi number ja hangi uus SIM-kaart, aga otsi samal ajal kadunud telefon üles.

2. ülesanne. Porsche rentimine Itaalias reisimiseks üheks päevaks on 2500 €, kuid sama Porschet saab nädalaks rentida sama raha eest ka Saksamaal. Ülemuse autojuht läheb Saksamaale, viib sinna auto ja toimetab selle Itaaliasse bossile. Itaalias sõidab kokk nädal aega ringi, siis jätab auto maha ning juht lendab välja ja viib selle tagasi. Tulemuseks on tohutu kokkuhoid.

3. ülesanne. Mitu lahendust.

4. ülesanne. Esimese variandi valik: tegelikult jäi ülesanne täitmata ja see valik iseloomustab suutmatust ootamatutes olukordades tegutseda.

Teise variandi valik: on soov antud ülesanne igal juhul täita, kuid samas puudub leidlikkus ja leidlikkus. Samuti kiputakse vastutust ümber suunama.

Kolmanda variandi valik: soovitakse tellimust täita, aga tagajärgi ei arvestata, sest kingitus on mõeldud just partnerile, rääkimata võimalikust konfidentsiaalsusest.

Provokatsioon 1. Vastus (meelitused, komplimendid, veidi kriitikat, ausus) määrab, kui hästi assistent konkreetse ülemusega töötab, arvestades tema psühholoogilist tüüpi ja juhtimisstiili, sest sageli on isegi väike kriitika ülemuse suhtes vastuvõetamatu.

Provokatsioon 2. Sellistele küsimustele vastamisel on peamine mitte keelduda kohe vastuse andmisest, mitte vaikida, mõtetes kalkuleerides ja mitu minutit piinledes. Saab:

  • võtke paberileht ja arvutage protsent;
  • võta mobiiltelefon ja kasuta kalkulaatorit;
  • hakake valjuhäälselt arutlema, et 50% on umbes 130 000, 25% on umbes 65 000 ja 17% on umbes 50 000. Täpset vastust pole kellelgi vaja, teie reaktsioon, mõttekäik ja leidlikkus igas olukorras on olulised.

Tihti räägitakse tema kohast juhtimissüsteemis, palju on kirjutatud tema rollist kaasaegses ettevõtluses, tema mõjusfäär laieneb, funktsionaalsus muutub aasta-aastalt keerulisemaks. Ainult selle staatus jääb muutumatuks. Assistent – ​​kes ta on? Mida ta teeb? Miks pälvib tema tagasihoidlik isik nii palju tähelepanu?

Elukutse ajaloost

Arvatakse, et esimesed abilised ilmusid Vana-Roomas. Rooma jurisprudents, mis töötas välja õigustoimingute valemid, vajas traditsioonilist kirjalikku vormi. Järk-järgult muutub mehaaniline töö juriidiliste materjalidega mitte ainult iseseisvamaks, loomingulisemaks, vaid ka peaaegu eksklusiivsemaks. Selle esindajad vabariigi ajastul olid scribae ja extraoreset notarii - kirjatundjad, kes tegelesid juriidilise materjali dokumentaalsesse vormi viimisega. Scribae olid avalikus teenistuses, eraisikute teenistuses kivételores et notarii. Scribae'i ametit võisid pidada ainult Rooma kodanikud, kellelt ei võetud kodanikuauust, ja isikutel, kelle suhtes kohaldati kodanikuõigustest erandit, ei olnud juurdepääsu sellele ametikohale. Nende valimine oli eluaegne ega piirdunud teenistusajaga, vaid laienes järglastele. Scribae võis tasu eest oma koha teisele isikule loovutada.

Võimekamatest kirjatundjatest valisid magistraadid endale abilised, kelle tööülesannete hulka kuulus avalike dokumentide (tabulae publicae) koostamine ja avaliku raamatupidamise (rationes) pidamine, millest tulenevalt hakati neid kutsuma scribae librarii. Assistentidel oli kõrge ühiskondlik positsioon. Üks sajandite sügavusest meieni jõudnud nimedest on Vana-Rooma keisri Augustuse lähedase abilise - Maecenase nimi, kes täitis diplomaatilisi, poliitilisi ja eraülesandeid. Tema patroon luuletajate, kunstnike ja teadlaste vastu tegi nimest "Patroon" üldtuntud nime.

Keda palgatakse assistentideks?

Juht on tänapäeval ennekõike juht, keda eristavad intelligentsus, paindlik mõtlemine, analüüsi- ja eneseanalüüsivõime, emotsionaalne küpsus, organiseerimisoskused ja hämmastav sooritus. Loomulikult ei saa selline juht eksisteerida vaakumis. Ta vajab ühendavat lüli, oma ideede, ülesannete juhti, inimest, kes võtab enda peale paljude probleemide lahendamise, vabastab ta rutiinikoormast. Mida kiiremini äri areneb, seda suurem on ettevõte ja edukam juht, mis tähendab, et vajadus tõsise abilise järele muutub tungivaks.

Valides endale isikliku abistaja, deklareerib edukas juht kõrgeimaid nõudeid mitte ainult oma haridusele, ametialastele omadustele, töökogemusele, praktilistele oskustele, vaid ka isikuomadustele. ... Isiklik abistaja on professionaal, vastutustundlik inimene, kes suudab võtta endale tohutuid kohustusi, et tagada juhi tegevus, vabastada teda oma aja raiskamisest.

Tõeliselt professionaalset abilist on raske leida. Kogenud värbaja läheneb juhi isikliku abistaja valikule kogu vastutusega: ta ei arvesta isegi sageli töökohta vahetavate, ilma hariduse, töökogemuseta kandidaatide ettepanekuid ning grammatiliste ja stiilivigadega koostatud CV-sid. äratada temas huvi.

Arvatakse, et assistendiks võib olla 25–30-aastane inimene. Paljud eksperdid on selliste piiride kehtestamise suhtes väga skeptilised. Suurt pinget ja suurt tähelepanu kontsentratsiooni nõudev töö seab erilised nõudmised professionaalsusele, psühholoogilisele stabiilsusele, suhtlemisoskusele, mis omandatakse eranditult teadmiste, kogemuste ja maine kaudu. Seetõttu on isikliku abistaja ametikoht viimasel ajal oluliselt kasvanud. Keskendudes objektiivsete ja subjektiivsete parameetrite ja omaduste kogumile, võib usaldusväärseks abiliseks pidada inimest, kes on saavutanud täieliku isikliku ja tööalase küpsuse. Sellest vaatenurgast ei ole 30. aastapäev assistendi karjääri viimane etapp, vaid pigem selle alguspunkt.

Viimasel ajal on isiklikuks abistajateks saanud enamasti naised. Meesabiline pole tänapäeval enam haruldane.- teda eristab sihikindlus, otsustusvõime ja emotsionaalne vaoshoitus, tal on intelligentsus, võime strateegiliselt mõelda. Naisassistendid on omakorda pingekindlamad, kohanevad paremini, tunnetavad oma paindlikkuse tõttu suhete nüansse peenemalt, leiavad kiiresti keerulisest olukorrast väljapääsu, on detailide suhtes tähelepanelikud ja kuulamisvõimelised ning on rohkem. kannatlik rutiinse töö tegemisel. Seetõttu tuleks assistendi valikul lähtuda mitte tema soost, vaid professionaalsusest, oskuste komplektist.

Isikliku abistaja ametikoha kandidaadi haridusele esitatavad nõuded ei ole liiga karmid: tegemist võib olla kõrgharidusega spetsialistiga mis tahes erialal, peaasi, et tal oleks muid funktsionaalsuse rakendamiseks vajalikke komponente. see positsioon. Kõige sagedamini õnnestuvad humanitaarid assistentide rollis - turismiäri, avalike suhete ja juhtimisdokumentatsiooni valdkonna spetsialistid, ajaloolased, tõlkijad, ajakirjanikud, filoloogid. Assistendil võib olla tehniline, majandus- või juriidiline haridus – sellised spetsialistid on sageli analüütilise mõtlemisega, näitavad oma võimeid ülevaadete, aruannete koostamisel või projektide juhendamisel ning täidavad keerukamaid ülesandeid. Ja loomulikult soovitatakse alati ettevõtte profiilile vastavat haridust.

Samas on assistendi töökogemuse ja kutseoskuste nõuded väga kõrged. Eksivad need, kes arvavad, et isiklikule abistajale piisab sekretäri oskusest - võõrkeele oskusest, arvuti omamisest, ärikirjade kirjutamise ja lähetuste korraldamise, piletite broneerimise ja ärikohtumiste korraldamise kogemusest. Lisaks kõigele eelnevale vajab assistent:

● omad analüütilist mõtteviisi ja süsteemse loogilise mõtlemise võimet;

● on hea mälu, kiire reageerimisvõimega;

● olla töökas, vastupidav, pingekindel;

● on laia silmaringiga, pädeva kõnega;

● oskama vastutada;

● omama head maitset;

● olema pühendunud oma juhi korporatiivsetele ja isiklikele huvidele.

Assistendi kohustused

Juhatajaabi peamiste kohustuste hulgas on järgmised:

● juhi administratiivne tugi;

● juhi tööpäeva planeerimine, koosolekute koordineerimine ja korraldamine ning külastajate vastuvõtmine;

● juhi info ja analüütiline tugi: vajaliku info otsimine ja töötlemine; teabe, analüütiliste ja esitlusmaterjalide, aruannete ja kõnede, analüütiliste ülevaadete, aruannete jms koostamine;

● juhi ärikirjavahetuse pidamine;

● koosolekute, nõupidamiste, juhi poolt läbiviidavate koosolekute ettevalmistamine, ärikohtumiste/läbirääkimiste tulemuste vormistamine;

● läbirääkimistel, ärikohtumistel, vastuvõttudel osalemine; peaga kaasas käimine koosolekutel, väljasõitudel jne;

● tööreiside ja kohtumiste korraldamine ja pakkumine (optimaalsete marsruutide logistika, piletite broneerimine, hotellituba, transfeer; viisatoetus; konverentsidel ja seminaridel osalemise registreerimine; vaba aja veetmise korraldamine);

● suhete loomine ettevõtete, ettevõtete, organisatsioonide, valitsusasutuste ja juhtkonna esindajatega, et lahendada probleeme, mis ei vaja juhi otsest kaasamist; dokumentide ja teabe vastuvõtmine valitsus- ja juhtorganitelt juhi nimel;

● suulised ja kirjalikud tõlked, äriläbirääkimiste ja koosolekute keeletugi;

● ettekannete ja protokolliürituste korraldamine, esindustegevus;

● kuluaruannete koostamine;

● juhi isiklike korralduste täitmine.

See nimekiri pole täielik, assistendi tööülesanded võivad ettevõtteti erineda.

Usalduse kohta

Usalduse küsimus on see nurgakivi, vundamentide alus, millele on üles ehitatud kogu "abi-juhi" suhte süsteem. Paljude juhtide jaoks pole assistent pelgalt usaldusisik, teadmiste saladuse paljastatud isik, vaid ka peaaegu pereliige. Usalduse aste on kohati nii kõrge, et talle usaldatakse konfidentsiaalset infot, pangakontode numbreid, maksekaarte ja pin-koode, suuri rahasummasid, seifikoode, ettevõtte pitsereid ja isiklikke saladusi. Seetõttu tegelevad paljud assistendid mitte ainult juhi ametliku tegevuse korraldamisega, vaid lahendavad ka tema pere- ja majapidamisprobleeme: ostavad pereliikmetele kingitusi, tellivad lähedastele lillekorve, valivad majapidamispersonali, korraldavad lastepuhkust jne.

Oluline on meeles pidada, et usaldus antakse abilisele, kes:

● valdab ärilise suhtluse oskusi;

● teab, kuidas kuulda ja kuulata;

● jälgib käsuliini;

● säilitab neutraalsuse ja konfidentsiaalsuse;

● hoiab tasakaalu enesekindluse ja järgimise vahel, omab oma arvamust, on valmis oma seisukohta kaitsma, kuid mõistab hästi, millal on vaja ja kuhu taganeda.

Elukutse plussid ja miinused

Alustame sellest, millega nad tavaliselt jõuavad, jättes tagasihoidlikult "hiljemaks" – palgaküsimusest. “Isikliku abijuhi” vabale kohale kandideerijatele esitatavad väga kõrged nõuded, aga ka kandidaatide tõsised ettepanekud on palgaootuste ja ettepanekute latti oluliselt kergitanud. Moskvas varieerub juhiassistendi ligikaudne keskmine palk vahemikus 40 kuni 60 tuhat rubla, piirkondades - 20 kuni 30 tuhat. Töökogemuse, soovituste ja võõrkeelte oskuse olemasolu võimaldab kandidaadil kandideerida kõrgemat tasu.

Igapäevane juhtimiskogemus, kasvav vastutus, lahendatavate ülesannete olemuse muutumine võimaldavad assistendil omandada sellel ametikohal hindamatuid teadmisi. Assistent - ametikoht, mis hõlmab pidevat kasvu ja eneseteostust, isikuomaduste, võimete, annete parandamist; reaalsete väljavaadete avamine kutsetegevuseks. Kõike eeltoodut arvestades on kutselisel assistentil tulevikus võimalik kandideerida vähemalt sekretariaadi, kantselei, ärijuhtimise juhi ametikohale, kuid võimalik on ka teistsugune sündmuste areng - tegevjuht, haldus-, tegevdirektor või oma töö korraldamine. oma äri.

Iga elukutse tagakülg on hind, mida maksame kutseoskuste omandamise eest. Assistendi tööpäev kestab kauem kui juhi tööpäev, mistõttu algab see sageli varahommikul ja lõpeb hilisõhtul. Lisaks peaks isiklik abistaja olema ülemuse käsutuses peaaegu ööpäevaringselt. Kui juhil on ainult üks assistent, on mõnikord raske isegi vaba päeva võtta, puhkusele minna - assistent on rangelt piiratud tema juhi puhkuseraamistikuga.

Lisaks mängivad väljakujunenud suhted, harmoonia, isiklik seotus juhiga sageli vastu soovidele ja püüdlustele midagi muuta, muuta abistaja konkreetse ametniku ja sellest tulenevalt ka elukutse pantvangi.

Assistendi ametikohta tuleks käsitleda kui stardiplatvormi ning tema karjäär ja isiklik kasv sõltub pühendumisest, oma võimaluste, soovide ja tehtud pingutuste selgest teadvustamisest.

Nimi ajaloos

Maailma poliitika, kultuuri, teaduse, diplomaatia ajalukku oma jälje jätnud tegelaste nimed teavad kõik, kuid nende abiliste nimed, kes võtsid enda kanda raske ja kohati tänamatu töö, aidates kaasa maailmapoliitika sünnile. palju saavutusi, ajalugu ei säilita alati järglastele.

Pavel Ivanovitš Jagužinski ( 1683-1736) - Peeter I assistent, riigimees ja diplomaat. Aktiivne ja energiline mees, sai alates 1701. aastast Peeter I pidevaks kaaslaseks kõigil sõjaretkedel ja välisreisidel, leidis end kõikjal oma kohalt ja pälvis tsaari soosingu. Aastate jooksul töötas ta Senati peaprokurörina, Grodno Poola Seimi täievolilise ministrina, valitsuskabineti ministrina, oli saadik Viinis, suursaadik Berliinis. Peeter I usaldas talle korduvalt olulisi diplomaatilisi missioone. Pavel Ivanovitš pidas Taani ja Preisimaa kuningatega väga raskeid läbirääkimisi. Jagužinski võttis tsaari isikliku usaldusisikuna osa eranditult kõikidest Euroopa kongressidest. Sealhulgas seetõttu, et ta rääkis inglise, saksa, hispaania ja prantsuse keelt, rääkimata poola ja leedu keelest. Keiser ei eksinud peaprokuröri valikul. Jagužinski täitis innukalt ja väga kiiresti kõik Peeter I korraldused. Ta ei viivitanud kunagi hukkamisega, nagu teised aadlikud sageli harjutasid, ja pärast mis tahes ülesande saamist teatas ta päeva või paari pärast Peeter I-le tulemustest.

Jagužinskit teenistuses jälginud kaasaegsed on oma hinnangutes üksmeelsed: “Silmapaistev mees, vale näoga, kuid ilmekas ja elav, vaba suhtumisega, kapriisne, uhke, oli tark ja väga aktiivne; ta tegi ühe päevaga sama palju, kui ta ei suutnud nädalaga teisel."

Petr Petrovitš Konovnitsõn(1764–1822) – Mihhail Kutuzovi abi, kindraladjutant, krahv.Tabamatult julge ja hoolimatu võitlusasjades Peeter Petrovitš oli samal ajal suurepärane kaadritöötaja, ülitäpne, hoolas ja täpne.

Kaasaegsed hindasid teda "erandlikuks vene looduse tüübiks". Pärast Moskvast taganemist määras Kutuzov Konovnitsõni Vene armee peakorteri kindrali kohusetäitjaks, kelle õlule langes sõjaväes tohutu organisatoorse töö koorem: laskemoona ja toidu, sööda ja ravimite, vormiriietuse ja transpordiga varustamine. See kohtumine polnud juhuslik: Mihhail Illarionovitš vajas vaatamata üldisele segadusele pärast Moskva kaotust tasakaalukat ja kindlat inimest läheduses. Lisaks tegi aus Konovnitsõn justkui kahjutuks Kutuzovi vastu intrigeeriva staabiülema L. Bennigseni. Sellest ajast alates sai Petr Petrovitšist ülemjuhataja esimene kõneleja, kogu Kutuzovi ja talle alluvate komandöride vaheline lahingukirjavahetus käis läbi tema.

Aastatel 1815-1819. Konovnitsõn oli sõjaministri ametikoht aastast 1819 - riiginõukogu liige, sõjaliste õppeasutuste juht, Pagesi ja teiste kadettide korpuste ning Tsarskoje Selo lütseumi peadirektor.

Charles Maurice Talleyrand-Perigord (1753–1838) – väljapaistva Prantsuse komandöri ja riigimehe Napoleon Bonaparte'i abiline. Tema nimega on seotud terve ajastu: kuninglik võim, revolutsioon, Napoleoni impeerium, taastamine, juulirevolutsioon. Saatus sidus neid inimesi 14 aastaks. Napoleon hindas Talleyrandi kõrgelt: "Ta on intriigide mees, suure ebamoraalsusega mees, kuid suurepärase mõistusega ja loomulikult kõige võimekam kõigist ministritest, kes mul on olnud." Talleyrandist sai kõigi Prantsuse ja peaaegu kõigi välismaiste ordude rüütel. Veel 1807. aastal, Napoleoni võimu kõrgajal, mõtles Talleyrand, kui kaua kestab keisri triumf. Kogenud poliitik Talleyrand tundis, et on aeg lahkuda, ja lahkus ministrikohalt. Kogenud diplomaat ei eksinud aimates Napoleoni allakäiku. Diplomaatia imesid näitav Talleyrand veenis liitlasi jätma trooni mitte Napoleoni pärijatele, vaid kuninglikule perekonnale - Bourbonidele ning taas kord selle poolt, sai temast kolmandat korda välisminister ja valitsusjuht. .

Aleksei AndrejevitšA. A. Arakcheev(1769-1834) - kolme kuninga abi - Paul I, Aleksander I, Nikolai I.

Ta teenis Gattšina garnisonis, mis anti täielikult üle Tsarevitš Pavel Petrovitšile, tulevasele keisrile Paul I. Ühel sellisel ülevaatusel märkas tulevane keiser tegevleitnant Araktšejevit. Varsti sai Arakcheev palee komandöriks, ta käsitles oma kohustusi hoolsalt ja hoolsalt - ta oli tööl igal kellaajal. Paul I juhtimisel tõusis Araktšejev 28-aastaselt Peterburi komandandi auastmele ja sai paruni vapimärgi, kuhu kirjutas keisri loal moto: "Reetis ilma meelitusteta." Aleksander I ajal hakkas ta laialdaselt rajama sõjaväeasustusi, mille loomise idee oli teda pikka aega vaevanud, alates 1815. aastast koondas ta tegelikult riiginõukogu, Ministrite Komitee ja Tema enda Keiserliku Majesteedi kantselei juhtimise. , oli enamikus osakondades tsaari ainus ettekandja. Alates 1817. aastast, Nikolai I valitsemisajal, oli ta sõjaväeasulate ülemjuhataja ametikohal. Arakcheev keeldus osalemast dekabristide ülestõusu mahasurumises, mille eest Nikolai I ta vallandas

Friedrich Engels(1820-1895) - teadusliku kommunismi ühe rajaja Karl Marxi assistent. 1844. aastal Pariisis peetud kohtumine Marxiga tähistas loomingulise kogukonna algust, mis kestis kuni Marxi surmani. Engels osales aktiivselt "Kommunistide Liidu" organiseerimises ja tegevuses, kirjutas koos Marxiga liidu programmi - "Kommunistliku Partei manifesti" ja andis välja "Uue Reini Ajalehe", 1849. aastal osales ta relvastatud ülestõusus. Edela-Saksamaal. Oma isalt pärinud Engels osutas Marxile pidevat materiaalset abi. Koos Marxiga juhtis ta I Internatsionaali tegevust. Pärast tema surma hakkas ta välja andma ajakirja Capital köiteid, koostades lõpliku teksti Marxi käsikirjade mustanditest.

Nikolai Roerich(1874-1947) – vene kunstnik, filosoof, teadlane, kirjanik, rändur, ühiskonnategelane, poliitik. Ta kirjutas umbes 7000 maali ja lõi ligi 30 kirjandusteost, on kunsti- ja teadusasutuste ning ajaloomälestiste kaitse rahvusvahelise lepingu (Roerichi pakt) autor ja algataja, rahvusvahelise kultuurikaitse liikumise rajaja. 24-aastaselt sai temast Keiserliku Kunstide Ergutamise Seltsi muuseumi direktori abi ja samal ajal kunstiajakirja "Kunst ja Kunstitööstus" abitoimetaja. Kolm aastat hiljem määrati ta keiserliku kunstide edendamise ühingu sekretäriks.

Jevgeni Petrovitš Petrov (Katajev)(1903–1942) - vene proosakirjaniku Ilja Ilfi assistent, kirjanik. Koos I. Ilfiga kirjutas ta ülipopulaarsed romaanid "Kaksteist tooli" ja "Kuldvasikas". Aastatel 1932-1937 kirjutasid Ilf ja Petrov ajalehele Pravda feuilletone, sel perioodil reisisid nad mööda USA-d, mille tulemuseks oli ühine raamat One-Story America.

Kirjanike loomingulise koostöö katkestas Ilfi surm 1937. aastal. Petrov läheb tööle ajalehes "Pravda", kirjutab stsenaariume.

Suure Isamaasõja ajal töötas ta ajalehtede Pravda, Krasnaja Zvezda ja Sovinformburo korrespondendina. Teda autasustati Lenini ordeniga.

Igor VassiljevitšKurtšatov(1902-1960) - füüsiku assistent Abram Fedorovich Ioffe, silmapaistev füüsik, NSVL Teaduste Akadeemia akadeemik, Nõukogude tuumaprogrammi esimene ja pikaajaline juht.

Kurtšatovis olid füüsiku ja organisaatori anded orgaaniliselt ühendatud. Tema peal oli akadeemik A.F. Ioffe, kes sai loa oma instituudis tuumafüüsika osakonna korraldamiseks ja soovitas Kurchatov määrata aatomiprogrammi juhiks – ja see määras suuresti tuumarelvade arendamise kiire edu. 1943. aastal asutas ja juhtis Igor Vassiljevitš instituudi, mis sai hiljem NSVL Teaduste Akadeemia Aatomienergia Instituudi nime. Tema juhtimisel ehitati Moskvas esimene tsüklotron, esimene tuumareaktor Euroopas, esimene Nõukogude aatomipomm, maailma esimene termotuumapomm, maailma esimene tööstuslik tuumaelektrijaam ja suurim rajatis juhitava termotuuma rakendamise uurimiseks. ehitati reaktsioone. Mendelejevi perioodilisuse tabeli 104. element on saanud tema nime Kurtšatovi järgi.

Juri Mihhailovitš Baturin(sünd. 1949) - Vene Föderatsiooni presidendi abi, Vene poliitik, teadlane (jurist ja politoloog), piloot-kosmonaut (maailma 382. ja Venemaa 90. kosmonaut), Vene Föderatsiooni kangelane, Vene Föderatsiooni sekretär Vene Föderatsiooni Ajakirjanike Liit.

1993 kuni 1994 töötas Venemaa presidendi abina õigusküsimustes, aastatel 1994–1996 - riikliku julgeoleku küsimustes, aastatel 1996-1998 - Venemaa presidendi abina. 1998. aastal määrati ta katsekosmonaudiks V. I. nimelises Venemaa riiklikus kosmonautide väljaõppe teadusuuringute katsekeskuses. Yu.A. Gagarin. Alates 2000. aastast - kosmonautide üksuse komandöri asetäitja uurimis- ja katsetöö alal. See on esimene kord, kui tsiviilisik määratakse sõjaväekosmonautide üksuses, milleks on CPC üksus, administratiivsele ametikohale. Alates 2008. aastast - Vene Föderatsiooni Julgeolekunõukogu juures asuva teadusnõukogu liige.


M.E. Tarasova,
organisatsiooni- ja haldusteenistuse juht
NK Rusneftekhim CJSC

Juhi assistent on ametikoht, mis on esindatud peaaegu kõigi Venemaa suur- või keskmise suurusega ettevõtete personalistruktuuris. Sageli vaadeldakse teatud ametikoha spetsialiste kui sekretäre, kellel on väga piiratud hulk funktsioone ja vastutust. Kuid see on täiesti vale lähenemine kõnealuse ametikoha eripärade mõistmiseks. Juhatajaassistendile saab anda kõige laiemad volitused. Nõuded tema kvalifikatsioonile ja kompetentsidele võivad olla väga kõrged. Mis on kõnealuse ametikoha eripära? Millised on tüüpilised juhiabi õigused ja kohustused Venemaa ettevõttes?

Positsiooni spetsiifilisus

Mis see ametikoht on – "juhiabi"? Sellise töötaja kohustused – mis need on? Enamasti mõistetakse ametikoha "juhiabi" all sekretäri. Harvadel juhtudel tähistab see fraas asedirektori ametikohta - kuid see on reeglina väikeettevõtete jaoks tüüpiline. Enam-vähem suurtes ettevõtetes taanduvad juhi isikliku abi ülesanded peamiselt sekretäri funktsioonidele. Kuidas täpselt? Esiteks on see kontoritöö, töö kirjavahetusega, erinevate koosolekute ja muude ürituste korraldamisega seotud probleemide lahendamine, millega ettevõtte juht on otseselt seotud. Juhataja sekretäri (assistendi) tööülesannete hulka kuulub peaaegu alati ka kontoris telefonikõnede vastuvõtmine.

Mõnel juhul eristatakse vastav positsioon mitut tüüpi. Niisiis nimetatakse referentideks sekretäre, kes teevad peamiselt tehnilist tööd – võtavad vastu telefonikõnesid, töötlevad kirjavahetust jne. Kontorijuhtideks nimetatakse omakorda neid spetsialiste, kes vastutavad ürituste korraldamise ja paberimajanduse eest. On seisukoht, et sellisel juhiabi ametikohal eeldatakse, et ülesanded ja volitused on tavapärase sekretäri ametikohaga võrreldes laiemad. Eelkõige võib see väljenduda vajaduses isikliku kohaloleku järele üritustel, millest juht osa võtab - ettevõttepeod, äriläbirääkimised, puhkused. Sel juhul võib assistent vastutada juhi koostatud ettekannete eest või oma ülemuse üritusel osalemise imagokomponendi eest. Võib märkida, et töövihikutes on juhiabi ametikoht kõige sagedamini nimetatud "sekretäriks".

Nõuded juhiabile

Mõelge sellisele aspektile kui tüüpilistele nõuetele "juhiabi" kandidaatidele. Tööülesanded, mida vastaval ametikohal töötaja peaks täitma, nõuavad teatud oskusi ja kvalifikatsiooni. Nende konkreetse nimekirja määrab suuresti sekretäri tegevuse tööspetsiifika. Seega, kui juhiabi tegevus vastab peamiselt assistendi ametikohale, siis nõuded sel juhul nii karmid ei ole: keskharidus, minimaalne töökogemus, põhioskused personaalarvutite ja kontoriseadmetega töötamisel. Kui juhiabide pädevusse omakorda lisandub mõni juhtimisfunktsioon, siis on nõuete loetelu sel juhul suurem ja töökohustused eeldavad sekretäri kohale kandideerija kõrgemat kvalifikatsiooni.

Tüüpiline oskuste kogum, mis juhiabil peaks enamasti olema, on: tavaliste võõrkeelte oskus, dokumentide, piltide, esitlustega töötamiseks mõeldud populaarsete arvutiprogrammide tundmine. Juhiabi kvalifikatsiooninõuete oluline aspekt on isikuomadused. Nende hulka kuuluvad viisakus, tähelepanelikkus, heatahtlikkus, vastutustunne ja valmisolek uute ülesannetega tegelemiseks. Juhiabi kohale kandideerija eelistatud vanusevahemik paljudes organisatsioonides on 18-35 aastat. Kuid loomulikult on ettevõtteid, kes hindavad eriti töötaja kogemust ja võtavad seetõttu meelsasti tööle palju vanemaid inimesi.

Paljud ettevõtted eelistavad aga palgata vähese kogemusega spetsialiste, kes täidavad abijuhile omaseid ülesandeid. Selle põhjuseks võib olla selle ärisegmendi eripära, milles ettevõte tegutseb. Mõnel juhul on parem koolitada töötaja töötama ettevõttes, mis suhteliselt nullist avas Venemaal nutitelefonide ja tahvelarvutite jaoks mõeldud mikroprotsessorite esimese tootmise, sukeldudes sellise kõrgtehnoloogia kõigisse vajalikesse nüanssidesse. ärisegmendis, kui püüda kogenud inimesele selgitada, et vanad ülesannete lahendamise meetodid mõnel juhul ei tööta.

Põhilised kohustused

Vaatleme üksikasjalikumalt vastutust, mis sellist juhiabi ametikohta iseloomustavad. Eespool märkisime, et need on suures osas taandatud sekretäri funktsioonidele. Kuid see ei ole alati nii. Tihti juhtub, et ettevõtte juhi assistent, eriti kui tegemist on suure organisatsiooniga, on seotud oluliste juhtimisotsuste tegemisega. Ta saab kaasas käia läbirääkimistel, millesse ülemus on kaasatud – ja mitte ainult tehnilises aspektis, vaid ühenduda ka asjakohaste dialoogidega, avaldada arvamust, nõu anda.

Mõnel juhul võib juht delegeerida mõned oma funktsioonid oma assistendile – näiteks ettevõtte töötajate teavitamise olulistest juhtimisotsustest. Loomulikult teeb töötaja kõnealusel ametikohal sageli tööd, mis on seotud oma ülemuse tegevuse mugavuse tagamisega - jälgides, et tema kabinetis oleks optimaalne mikrokliima, oleks alati suhteliselt öeldes värske tee, et juhi kasutatavad põhiseadmed on stabiilselt töökorras.

Töötunnid

Seega teame nüüd, millised on töökohustused, mis sellist juhiabi ametikohta iseloomustavad. Meie järgmiseks ülesandeks on uurida töötaja töögraafiku eripärasid vastaval ametikohal. Loomulikult täidab assistent üldjuhul oma tööülesandeid vastavalt tööseadustikuga kehtestatud graafikule ehk 8-tunnise tööpäeva jooksul, 5 päeva nädalas. Kuid praktikas on võimalikud olulised kõrvalekalded vastavast režiimist. Sellised stsenaariumid võivad kehtida selliste ametikohtade puhul nagu lisakohustustega juhiabi.

Fakt on see, et sellel ametikohal töötav spetsialist saab olla seotud mitte ainult oma ettevõtte asjadega, vaid ka selliste probleemide lahendamisega, mis ei ole otseselt seotud ettevõttesisese tegevusega. Niisiis saab vastavate volitustega assistendi saata ärireisidele, seminaridele, konverentsidele. Samuti saab töötaja täita mõningaid vahendusülesandeid oma juhi ja teistes organisatsioonides töötavate juhtide vahel – näiteks dokumendivoo või ühisprojektide elluviimise osas. Loomulikult võib selliste probleemide lahendamise töögraafik olla kaugel TC-s ettenähtust. Tegelikult muutub see tavapärase 8 tunniga võrreldes ebaregulaarseks, sageli pikemaks.

Mõelge, kuidas võiks välja näha juhiabi ametijuhend. Vastava dokumendi ülesehitus algab tavaliselt üldsätetest. Need võivad viidata sellele, et juhiabi on professionaal. Seega saab ettevõte juba kohaliku õigusallika tasemel fikseerida asjaolu, et kõnealusel ametikohal olev isik ei ole juht (mitte direktori asetäitja). Suure tõenäosusega - sekretär või näiteks juhi isiklik abiline lisakohustustega.

Assistendi ametijuhend: üldsätted

Ametijuhendi "Üldsätted" võivad sisaldada ka sõnastust, mis kajastab spetsialisti kvalifikatsiooninõudeid. Näiteks, et juhiabi peab omama erialast haridust ja teatud staaži. Mõnikord on ametijuhendi samas osas kirjas ärivaldkond, milles inimene soovib omada ettevõtluskogemust.

"Üldsätetes" on kirjas töötaja võtmepädevused. Need võivad väljenduda ettevõtte juhtimise struktuuri, tööd andva ettevõtte sise- ja välispoliitika tundmise nõuetes, ettevõtte ning ametiasutuste ja teiste organisatsioonide vahelise suhtluse põhimõtetes, bürootööd iseloomustavates standardites, töökorralduse reeglites. ärisuhtlus, samuti ettevõtte sisemised tööeeskirjad.

Assistendi töökohustused

Juhendi järgmine oluline osa on Töökohustused. Mis on selle eripära? See jaotis fikseerib peamiselt juhiabi funktsionaalseid kohustusi. Need võivad olla: ülemuse tööpäeva planeerimine (kohtumiste, kõnede, intervjuude aspektist), juhi töö tehnilise toe korraldamine (transpordi tellimise, ärikohtumiste korraldamise osas), töölähetustel osalemine, äriläbirääkimised, protokolli pidamine. ja muud dokumendid, mis tagavad ettevõtete juhtide vahelise suhtluse ettevõtte teiste struktuuridega, suhtlemise valitsusasutustega.

Assistendi õigused

Ametijuhend sisaldab alati õigusi, mis juhiabil on. Ametikoha spetsiifikast tulenevaid kohustusi täiendavad alati ka vastavad eelistused. Millised on siis töötaja õigused kõnealusel ametikohal? Huvitav on see, et ettevõtte juhi assistendi tööülesanded on nendega üsnagi korrelatsioonis. Näiteks tekib teatud dokumentide allkirjastamise ja kinnitamise õigus seoses vajadusega perioodiliselt selliste allikatega töötada. Asjakohasel ametikohal töötaja muu õiguse näide on nõuda nii ettevõtte vahetult juhtkonnalt kui ka teistelt spetsialistidelt vajalikku teavet dokumentidesse kandmiseks. Juhiabil on õigus nõuda ka juhilt mugavate töötingimuste tagamist. Vastaval ametikohal oleva isiku tööülesanded võivad olla seotud dokumentide perioodilise saatmise ja vastuvõtmisega – need protseduurid tuleks läbi viia erinevate tehniliste vahenditega. Sekretäril on õigus eeldada neile täielikku juurdepääsu.

Assistendi vastutus

Niisiis uurisime, milline on juhiabi vastutus ja milline võib olla tema õiguste spekter. Kuid enamikus kõnealuse profiili spetsialistide ametijuhendites on veel üks jaotis - "Vastutus". Milline sõnastus võib selles esineda? Juhi assistent vastutab kõige sagedamini: kõnesolevates juhistes sätestatud ülesannete ebaõige täitmise eest, kuid piires, mis on fikseeritud Vene Föderatsiooni töökoodeksis; tema poolt oma tegevuse käigus toime pandud süüteod - jällegi Venemaa seadusandluse piires; ettevõttele kahju tekitamise eest - Vene Föderatsiooni tööseadustikus, tsiviilseadustikus ja muudes õigusallikates sätestatud piirides.

Kokkuvõte

Niisiis oleme uurinud sellise juhiabi ametikoha eripära, ülesandeid ja nõudeid, mis seda ametikohta iseloomustavad ettevõtte personali struktuuris. Vastavat tööd tegev spetsialist täidab kõige sagedamini sekretäri ülesandeid, kuid tal võivad olla palju laiemad volitused. Harvadel juhtudel vastab mõiste "juhiabi" asedirektori ametikohale, kuid see on tüüpiline peamiselt väikeettevõtetele.

Sõna "juhiabi" "klassikalises" tõlgenduses võib vastaval ametikohal oleva inimese töö olla lähedane assistendi, ametniku või näiteks büroojuhi funktsioonidele. Juhataja assistentide tööraamatus on tõenäoliselt kirje "sekretär" või "assistent", kuigi palju sõltub muidugi konkreetses organisatsioonis vastuvõetud ettevõtte standarditest.

Selle profiili spetsialistide palkamise vajadus iseloomustab enamiku Venemaa ettevõtete juhtide tegevust. Tippjuhi tulemuslik töö sõltub sellest, kui hästi tema assistent tema probleeme lahendab – ettevõtte praktilise juhtimise seisukohalt näiliselt teisejärgulised, kuid tegelikult organisatsiooni jaoks äärmiselt olulised. Sekretäri töö on meeskonna kommunikatsiooni struktuuris kõige olulisem, mida juhib ettevõtte juht.

Pange tähele, et paljud ettevõtted kasutavad korraga mitme abidirektori ametisse nimetamist. Samal ajal võivad igaühe staatus ja volitused erineda. Üks spetsialist võib vastutada ainult sekretäri funktsioonide eest, teine ​​võib olla büroojuhataja ja kolmas olla juhatajaga üritustel kaasas. Samas saavad personalijuhid vastavate tegevusvaldkondade raames harjutada töötajate vahetatavust.

Laadimine ...Laadimine ...