La gestion électronique des documents (GED) remplace rapidement le papier. Et cela est tout à fait naturel.
Travailler avec des documents électroniques présente plusieurs avantages. Le temps d'échange de documents est réduit - un document électronique est transmis presque instantanément, et les erreurs liées au facteur humain sont réduites. Grâce à la génération automatique des documents, les erreurs de saisie manuelle dans les documents primaires et les déclarations fiscales sont éliminées.
Les avantages de la gestion électronique des documents avec les clients incluent l'accélération de l'échange de documents avec leurs contreparties (réduction du délai de 75 %).
Les documents électroniques ne sont pas perdus, contrairement aux documents papier, car ils sont stockés électroniquement et des copies sont régulièrement enregistrées.
EDF vous permet de faire gagner jusqu'à 65% de temps aux salariés. Ils peuvent consacrer ce temps à un travail efficace et non à un travail de routine associé à l'impression de documents, à leur traitement et à leur saisie dans des journaux. L'utilisation de documents électroniques de 80% réduit les coûts de l'entreprise pour l'impression, la livraison et le stockage des documents. Vous n'avez plus besoin de conserver des archives papier et de leur louer des locaux.
Les avantages de la gestion électronique des documents par rapport au papier sont un travail plus efficace de tous les services et de l'entreprise dans son ensemble !
Les avantages de la gestion électronique des documents résident dans l'économie de main-d'œuvre et des ressources matérielles, ainsi que dans une réduction significative du temps consacré à la création, au stockage et au traitement des documents. Mais tout est-il si rose et économique dans les technologies sans papier ? Apprenez de l'article sur les avantages et les inconvénients de la gestion électronique des documents.
Peu importe à quel point nous sommes habitués à travailler avec du papier, les réalités de notre vie nous obligent à nous plonger dans les subtilités de la technologie électronique. L'un des éléments de ces technologies est la gestion électronique des documents. Afin de comprendre le concept de gestion électronique des documents et en même temps de ne pas se noyer dans des définitions volumineuses et une terminologie spécifique, nous nous concentrerons sur plusieurs termes clés :
C'est le document électronique qui est l'objet initial et principal de tout système de gestion électronique de documents. Pour organiser systématiquement sa formation, son traitement, sa protection, son transfert et son stockage, un ensemble de mesures est nécessaire (programmes spéciaux, moyens techniques, personnel formé, etc.).
Le flux de documents électroniques est conçu de manière à résoudre une variété de tâches spécifiques. Types possibles de gestion électronique des documents dans l'entreprise :
Apprenez-en davantage sur les forces et les faiblesses de certains types de gestion électronique de documents.
Le passage à la gestion électronique des documents dans une entreprise nécessite une sérieuse préparation préalable. Ici, le premier inconvénient important apparaît - des coûts considérables en matériaux, main-d'œuvre et autres au stade de la mise en œuvre du système :
En outre, vous devrez apporter des ajustements à la politique comptable, en y reflétant une liste de documents (liés à la fiscalité et à la comptabilité) impliqués dans le flux de documents électroniques, une liste des employés qui ont le droit de les signer et d'autres nuances importantes ( modes de stockage des documents, d'accès, de transfert, etc.).
Après la mise en œuvre du système (en cours de gestion électronique des documents), un contrôle constant de la mise en œuvre des réglementations et règles établies, des mises à jour logicielles, etc. est nécessaire.
Découvrez les principaux avantages de la gestion électronique des documents à partir du schéma ci-dessous :
Louant les systèmes de gestion électronique de documents, on ne peut ignorer ses faiblesses, qui peuvent annuler tous ses avantages :
Attardons-nous séparément sur des composants aussi importants de tout flux de documents d'entreprise que le flux de documents électroniques du personnel et de la comptabilité.
La gestion électronique des documents RH est un système de formation, d'accumulation et d'échange de documents électroniques RH à la fois pour les besoins de l'entreprise elle-même et pour l'échange d'informations avec les parties prenantes.
Des éléments du flux électronique de documents du personnel inscrit dans la législation sont désormais déjà en vigueur : vous pouvez établir des contrats de travail sous forme électronique avec des employés à distance s'ils disposent d'une signature électronique (article 312.3 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Dans un avenir proche, il faut s'attendre à l'introduction généralisée de la gestion électronique des documents du personnel. Le ministère du Travail mène déjà une expérimentation sur ce sujet (arrêté du ministère du Travail de Russie du 26 mars 2018 n° 194) :
Ce système est également bénéfique pour les salariés : ils pourront demander électroniquement des documents et conclure des contrats sans se rendre au service du personnel.
Récemment, on a de plus en plus parlé de l'une des formes d'interaction électronique entre l'employeur et l'employé, ainsi que d'autres parties intéressées - l'introduction généralisée de cahiers de travail électroniques.
Pour plus de détails, voir le matériel "Cahiers de travail électroniques - tous les avantages et inconvénients" .
Le passage à la gestion électronique des documents dans le secteur du personnel permettra bientôt des inspections du travail à distance via Internet.
Son principal inconvénient important est l'impossibilité de traduire immédiatement l'intégralité du volume de documents sous forme électronique, car les documents individuels du personnel doivent nécessairement contenir la signature personnelle de l'employé pour assurer un soutien juridique approprié à la relation entre l'employeur et l'employé. Et il faudra du temps et des initiatives législatives pour obliger un salarié à émettre une signature électronique.
Avantages et inconvénients de la gestion électronique des documents comptables
Les services financiers, en particulier les structures comptables, dépendent le plus d'un flux de travail rapide et de haute qualité. La gestion électronique des documents permet à ces services de :
- Systématiser et automatiser le travail du service comptable.
Nous utilisons depuis longtemps les avantages de la gestion électronique des documents comptables. La possibilité de générer et de traiter des documents électroniques dans des programmes de comptabilité spécialisés vous permet non seulement de réduire les coûts de main-d'œuvre, mais également d'éviter les erreurs à toutes les étapes de la création et du traitement des documents (le programme ne vous permettra pas de faire une erreur ou de l'identifier immédiatement) .
- Résoudre les tâches internes de l'entreprise.
Par exemple, émettre des bulletins de paie électroniques. Elles peuvent être envoyées par e-mail ou affichées dans les comptes personnels de chaque salarié sur le site corporate de l'entreprise. Les fonctionnaires ne s'opposent pas au mode électronique d'émission des bulletins de paie (lettre du ministère du Travail du 21 février 2017 n°14-1 / OOG-1560). Il vous suffit de le corriger dans l'acte local de l'entreprise.
- Établir des technologies sans papier pour l'interaction avec les utilisateurs externes intéressés (banques, IFTS, fonds de pension de Russie, FSS, etc.).
Nous parlerons plus loin des formes électroniques d'interaction avec d'autres structures externes à l'entreprise.
Disons à propos d'une mouche dans la pommade. Nous sommes bien conscients de l'inconvénient important de ce système. Les interruptions d'Internet ou le dysfonctionnement de l'équipement, les problèmes de mises à jour régulières des logiciels, des clés électroniques et des certificats peuvent rendre un mauvais service à tout travailleur financier.
Les entreprises et les entrepreneurs individuels qui, en raison de défaillances et de virus, ne peuvent pas signaler aux contrôleurs à temps ou envoyer des réponses à leurs demandes en temps opportun, peuvent subir des conséquences matérielles (obtenir des pénalités).
L'échange de documents électroniques des entités commerciales avec les autorités fiscales, FSS, PFR et d'autres autorités est progressivement mis en place. Grâce à des formats électroniques strictement formalisés, l'échange d'informations et de documents se fait rapidement, sans paperasserie inutile et sans arbitraire des fonctionnaires. C'est un gros plus pour toute entreprise ou entrepreneur individuel.
Interaction avec la CRF
Dans le PFR, il est possible de soumettre par voie électronique des documents de déclaration de comptabilité personnifiée (article 8 de la loi "sur la comptabilité individuelle (personnifiée) dans le système d'assurance pension de l'État" du 01.04.1996 n ° 27-FZ). L'essentiel est d'assurer leur protection garantie contre les accès non autorisés. Ce processus est strictement réglementé :
Interaction électronique avec la FSS
L'assurance sociale n'est pas non plus une nouveauté dans la gestion électronique des documents. Les assurés ont la possibilité de soumettre une déclaration électronique au fonds sans quitter le bureau - il suffit de s'inscrire sur le portail du fonds (remplir une demande directement dans le système) et de recevoir une signature électronique (ES).
La FSS a également réglementé ce processus :
Il est également possible d'interagir électroniquement avec le fonds et via l'opérateur EDM en concluant un accord approprié avec lui.
Récemment, la mise en place d'un système de délivrance et de traitement des certificats électroniques d'incapacité de travail peut être attribuée aux avantages de la gestion électronique des documents.
Les assurés ont désormais la possibilité de demander un congé de maladie électronique et de travailler avec eux (s'ils ont conclu un accord approprié) :
- via votre compte personnel sur le site Web de la FSS ;
- AWP « Préparation des calculs pour la FSS » ;
- le propre logiciel de l'assuré (certains programmes de comptabilité de paie et de comptabilité du personnel permettent cette mise en œuvre).
La chaîne d'interaction électronique « assuré - FSS » pour travailler avec l'hôpital électronique (EB) :
Les employés bénéficient d'avantages informationnels grâce à la gestion électronique des documents dans le système RF FSS. Ils pourront contrôler leur sécurité électronique, suivre les étapes de son traitement et de l'accumulation des bénéfices, s'ils s'inscrivent sur le portail « Gosuslugi » (s'ils disposent d'un compte confirmé).
Pour plus de détails sur le congé de maladie électronique, voir le lien.
Gestion électronique des documents avec IFTS
C'est peut-être le type de gestion électronique de documents le plus courant. Les déclarations fiscales sont principalement transmises à l'Inspection fédérale des impôts sous forme électronique. Les contrôleurs préfèrent également communiquer avec les contribuables par le biais des technologies électroniques (en transmettant des demandes électroniques, des demandes, etc.).
Résultats
Les avantages de la gestion électronique des documents sont indéniables : réduction des coûts de matériel et de main-d'œuvre pour l'enregistrement et le traitement des documents, gain de temps pour leur coordination et leur approbation, et bien d'autres aspects positifs. Les avantages de la gestion électronique des documents sont nombreux, mais il y a aussi suffisamment d'inconvénients. Les problèmes d'assurance de la sûreté et de la sécurité de l'information électronique, l'insuffisance de l'élaboration législative et technologique des nuances associées à l'introduction et au maintien de la gestion électronique des documents peuvent ralentir sa généralisation.
Actuellement, dans la plupart des entreprises, le flux de travail reste sous la forme papier traditionnelle habituelle, malgré le fait que de nombreuses entreprises essaient d'automatiser, sinon l'ensemble du flux de travail, du moins certaines de ses étapes, car la technologie automatisée a un certain nombre d'importants avantages.
Le critère principal lors du choix d'une forme organisationnelle de travail de bureau est le volume de documents reçus par l'organisation et créés par elle pendant une certaine période. Par conséquent, dans les entreprises avec une structure étendue de services liés par une seule chaîne de nombreux documents, l'introduction d'un système de gestion électronique des documents devient une tâche vitale.
Considérons les concepts clés de la gestion électronique des documents. Flux de documents est le processus de mouvement des documents depuis le moment de leur création ou de leur réception jusqu'au moment de leur exécution ou de leur mise en œuvre, et, in fine, le stockage, l'archivage ou la destruction, si le document ne représente pas une certaine valeur.
Gestion électronique des documents est un mécanisme unifié pour le mouvement des documents créés à l'aide de moyens informatiques, en règle générale, signés avec une signature numérique électronique, ainsi qu'un moyen de traiter ces documents à l'aide de divers supports électroniques.
La gestion électronique des documents peut être appliquée dans n'importe quelle organisation : à la fois dans une petite entreprise et dans une grande entreprise ou holding avec un vaste réseau de succursales. Il a un certain nombre d'avantages.
Premièrement, c'est transparence des processus commerciaux... Le contrôle de l'exécution, de la réception, de la création et, en général, de l'existence des documents dans le système électronique est plus rapide et plus facile, ce qui permet à la direction et aux responsables hiérarchiques de surveiller les processus métier.
De plus, l'avantage incontestable de la gestion électronique des documents est renforcement de la fonction exécutive... Selon les statistiques, un pourcentage assez important des commandes ne sont pas exécutés par les employés. Dans le système de gestion électronique des documents, le gestionnaire peut contrôler tous les processus de travail, la vitesse et la qualité d'exécution et, surtout, le résultat du travail.
Temps de traitement réduitet l'exécution des documents eux-mêmes... La gestion électronique des documents permet une création, une recherche, un traitement et une distribution plus rapides des documents, ainsi qu'une compilation automatique de résumés, de rapports et de registres, ce qui vous permet d'effectuer des travaux rapidement et efficacement et, en fin de compte, d'optimiser les processus commerciaux.
L'introduction d'un système de gestion électronique des documents permet également augmenter le niveau de confidentialité... Chaque participant obtient exactement le degré d'accès aux documents de l'entreprise qui correspond à son autorité : lecture, édition d'un document, ou pleins droits. Toutes les actions sont enregistrées dans le système informatique, donc à tout moment vous pouvez voir qui a travaillé avec les données, y a apporté des modifications.
En général, le problème de la confidentialité est très aigu. La perte de certains documents de l'entreprise peut entraîner des millions de dommages. Après tout, les documents papier peuvent être facilement retirés du dossier et toutes les informations peuvent être transférées sur le côté. Lors de la mise en place d'un système de gestion électronique de documents dans une entreprise, il ne sera pas possible d'éliminer complètement les fuites d'informations, bien sûr, mais vous pouvez toujours voir lequel des employés, quand, à quel moment et comment ils ont utilisé ces documents.
La gestion électronique des documents permet optimiser le processus de formation des nouveaux employés et la mise en place de nouveaux processus dans l'entreprise... L'introduction de nouvelles instructions et réglementations dans la gestion électronique des documents est beaucoup plus rapide que d'informer séparément chaque employé et de le familiariser avec les documents papier.
Gestion électronique des documents renforce la culture d'entreprise... Toutes les structures de l'entreprise fonctionnent dans un seul espace d'information, ce qui permet à presque tous les employés d'être impliqués dans les processus de l'entreprise.
L'existence d'une gestion électronique des documents dans l'entreprise permet s'adapter plus rapidement aux évolutions du marché des normes internationales... Lorsque de nouvelles normes apparaissent, une entreprise opérant dans le système de gestion électronique des documents peut modifier ses documents pour un nouveau modèle, ce qui augmente le niveau de compétitivité sur le marché.
Il convient de noter que la gestion électronique des documents a ses inconvénients. Un inconvénient important du système de gestion électronique des documents est problème de conservation des documents... En effet, à tout moment un virus peut pénétrer dans l'ordinateur, le système de sauvegarde des documents peut ne pas fonctionner. Le problème peut être résolu en créant un système de redondance.
L'un des inconvénients du système de gestion électronique des documents est personnel, ou du personnel qui est occupé dans le système. Dans le processus d'automatisation du flux de documents, il peut ne pas être possible d'éviter le stress chez les employés habitués au travail manuel et ayant une connaissance insuffisante du flux de documents électroniques.
Dans un système de gestion électronique de documents, une saisie de données compétente est particulièrement importante. Le facteur humain est particulièrement important ici, car le fonctionnement ininterrompu du système dépendra du travail de qualité d'un personnel qualifié.
De plus, au stade de l'acquisition et de la mise en œuvre d'un système de gestion électronique des documents, des coûts importants sont inévitables pour l'entreprise, qui sont toutefois compensés par une réduction du temps consacré au travail avec les documents et à l'optimisation des processus commerciaux.
Affecte négativement la mise en œuvre généralisée de la gestion électronique des documents et facteur géographique... L'échange électronique de documents n'est pas possible avec tous les contractants en raison de l'absence d'un espace d'information unique. Par conséquent, de nombreuses entreprises doivent procéder simultanément à l'échange traditionnel de documents « papier » et électronique. Cependant, l'envoi des actes et des contrats par voie électronique simplifierait le travail entre les clients et les clients dans n'importe quel segment de marché, en particulier entre les régions géographiquement éloignées.
Il est à noter qu'une signature personnelle est une condition obligatoire pour la plupart des documents, ce qui leur donne force légale. La force juridique d'un document électronique est confirmée par une signature électronique, qui, selon 63-FZ, il existe trois types. Actuellement, la plupart des États considèrent les documents papier signés avec une signature ordinaire et un document électronique signé avec une signature électronique qualifiée comme juridiquement égaux.
Dans l'administration RH, une transition complète vers le système de gestion électronique des documents est impossible, car si le document RH doit contenir la signature personnelle du salarié, il doit être rédigé sous forme papier pour assurer correctement la relation juridique entre le salarié et l'employeur .
De plus, la tenue des cahiers de travail est strictement réglementée. Ce document et un certain nombre d'autres documents relatifs au personnel peuvent être rédigés, remplis et conservés exclusivement sous forme papier.
Cependant, les avantages de la gestion électronique des documents sont si évidents qu'il est aujourd'hui difficile d'imaginer un service des ressources humaines qui effectue la circulation des documents exclusivement sous forme papier.
Le flux de documents électroniques est inclus dans les relations de travail au niveau législatif. Au printemps 2013, le Code du travail de la Fédération de Russie a été complété par le chapitre « Caractéristiques de la réglementation du travail pour les télétravailleurs ». Les deux parties - l'employeur et l'employé - doivent avoir une signature électronique afin de formaliser la relation de travail. Si une personne travaille constamment en tant qu'indépendant ou à domicile, cela vaut certainement la peine de dépenser de l'argent pour une signature électronique et d'optimiser davantage ce processus.
Le système de gestion électronique de documents a ses avantages et peut être utile pour une grande entreprise avec une structure étendue de divisions. Cependant, à ce stade de son existence, le système présente un certain nombre d'inconvénients qui ralentissent le passage du papier au flux de documents entièrement électronique. Tout cela nécessite de sérieuses améliorations tant au niveau technologique que législatif.
La gestion électronique des documents présente des avantages et des inconvénients, des avantages et des inconvénients à utiliser dans une institution.
Les principaux avantages de la gestion électronique des documents :
toutes les structures de l'institution travailleront dans un seul espace d'information ;
la vitesse de traitement des documents au sein de l'institution, la sûreté et la sécurité des documents augmentent considérablement;
l'utilisation du cryptage des données peut empêcher les fuites d'informations ;
la productivité des employés augmente et la probabilité d'erreurs dans le traitement des documents diminue, ce qui dépend des qualifications de l'employé ;
effet économique important.
L'effet direct de la mise en œuvre du système vous permet d'économiser de l'argent sur les consommables, le paiement des services de livraison postale et de messagerie, la photocopie du matériel et de réduire les coûts de main-d'œuvre. Un effet indirect est constitué par les avantages de la gestion qui sont importants pour le fonctionnement de l'organisation : transparence de la gestion, contrôle de la discipline de la performance, etc.
Ainsi, l'introduction de l'EDMS permet :
automatiser entièrement le processus de travail avec des documents ;
assurer l'organisation du travail avec les utilisateurs distants et les groupes d'utilisateurs ;
fournir une intégration avec des systèmes de messagerie externes ;
renforcer les capacités de base du système de gestion électronique des documents en utilisant la modularité et la présence d'outils intégrés ;
assurer le processus de travail simultané dans le système d'un nombre illimité d'utilisateurs;
améliorer l'efficacité du travail avec les documents ;
améliorer la culture d'entreprise du travail avec des documents ;
Réduisez considérablement le volume de flux de travail papier ;
Réduire significativement le temps de traitement et d'envoi des documents, le temps de recherche de documents, le temps d'accord et d'approbation des projets de documents ;
fournir tous les processus de documentation avec l'utilisation simultanée des versions électroniques et papier des documents ;
rationaliser le processus d'enregistrement de tous types de documents (enregistrement à partir de formulaires électroniques et Web, prise en charge de la numérisation en continu, enregistrement de fichiers de tout format);
assurer la gestion du workflow (transfert de documents entre interprètes) ;
fournir un processus pour travailler avec des documents connexes ;
assurer la gestion des documents tout au long du cycle de vie ;
assurer la transparence de tous les processus depuis le moment de la création du document jusqu'au moment de sa soumission aux archives ;
enregistrement de l'historique de travail avec les documents (suivi de l'heure et des auteurs de toutes les actions avec le document, enregistrement des commentaires de travail, prise en charge de la gestion des versions des fichiers joints);
retracer l'histoire de la création de documents ;
fournir un processus clair d'accord et d'approbation des documents ;
construire un système de commandes qui fonctionne bien ;
assurer un contrôle strict de la discipline d'exécution ;
trier les documents selon n'importe quel critère ;
fournir une recherche d'informations par divers attributs et une recherche en texte intégral ;
assurer l'automatisation de la collecte et de l'analyse des données statistiques sur le mouvement des documents ;
fournir un stockage d'archives d'images électroniques de documents ;
assurer la régulation des droits d'accès ;
fournir un accès instantané aux documents ;
réduire la perte quantitative de documents;
augmenter la productivité du travail;
réduire le coût de préparation des documents à soumettre aux archives et de stockage des documents dans les archives ;
donner effet juridique aux documents électroniques ;
réduire le coût des services de messagerie et des services postaux ;
réduire le nombre de coursiers internes et externes ;
assurer la maintenance de la base d'information et de référence ;
mise à disposition de capacités de recherche avancée (recherche attributive, recherche avancée, recherche plein texte tenant compte de la morphologie de la langue russe, prise en charge des dossiers de recherche dynamique) ;
prise en charge de l'enregistrement des documents papier et électroniques conformément aux exigences de l'établissement ;
prise en charge des itinéraires de circulation des documents (itinéraires séquentiels, parallèles, gratuits, itinéraires avec conditions, reports);
prise en charge d'un workflow mixte (préparation de documents papier et de rapports à l'aide de modèles, impression d'une carte d'enregistrement de document, comptabilisation de l'emplacement de stockage des documents originaux) ;
la disponibilité d'outils d'analyse du flux de travail, de création de rapports, ainsi que de suivi de la discipline exécutive des employés (possibilité de générer des rapports et des références analytiques, journalisation automatique);
sécurité de l'information (prise en charge de la signature numérique, du cryptage des données, de la journalisation, de la différenciation des droits d'accès et des systèmes de rôles, contrôle intégré de l'intégrité des données et sauvegarde automatique).
Mais avec tous les avantages, l'EDMS a ses inconvénients :
"stress" chez les employés - tout est nouveau, il est difficilement accepté;
les coûts d'achat de programmes et de systèmes de gestion de documents, ainsi que leur mise en œuvre et leur maintenance ultérieure ;
lacunes dans la sécurité de l'information - disques « piratés » avec des bases de données pompées ;
les pirates informatiques modernes utilisant l'accès à distance sont capables de casser des programmes coûteux avec le plus haut degré de protection ;
avec une forte augmentation du flux de travail, les serveurs ne peuvent pas faire face et la productivité du travail chute.
La gestion électronique des documents présente des avantages et des inconvénients, des avantages et des inconvénients à utiliser dans une organisation.
Pour peser le "pour et le contre" de l'introduction d'un système de gestion électronique de documents dans une entreprise, il s'agit d'une partie très importante lors de la planification de la structure d'une entreprise et du type de son flux de documents. Bien que de nombreux gestionnaires ne prêtent pas suffisamment d'attention à la question de l'automatisation du flux de documents et des processus métier en général, ce ne sont que les gestionnaires qui ne connaissent pas les avantages du flux de documents électroniques.
Les principaux avantages de la gestion électronique des documents se manifestent dans le fait que lors de son utilisation, tous les départements et structures de l'entreprise travailleront dans un seul espace d'information. À cet égard, la vitesse de traitement des documents au sein de l'entreprise est considérablement augmentée. En outre, un facteur important qui place le flux de documents électroniques d'un ordre de grandeur plus élevé que d'habitude est la sûreté et la sécurité des documents. Les systèmes modernes utilisent le cryptage des données, ce qui peut empêcher les tentatives de créer des fuites d'informations. Lors de l'utilisation de ce type de flux de travail, la productivité des employés augmente et la probabilité d'erreurs dans le traitement des documents diminue, ce qui dépend des qualifications de l'employé. L'introduction d'un système de gestion électronique des documents donne un effet économique important, mais son évaluation quantitative est un processus difficile, car il y a beaucoup de facteurs à considérer.
L'effet direct de la mise en œuvre du système vous permet d'économiser de l'argent sur les consommables, le paiement des services de livraison postale et de messagerie, la photocopie du matériel et de réduire les coûts de main-d'œuvre. Un effet indirect est constitué par les avantages de la gestion qui sont importants pour le fonctionnement de l'organisation : transparence de la gestion, contrôle de la discipline de la performance, etc.
Ainsi, la mise en place de systèmes de gestion électronique de documents permet :
1. automatiser entièrement le processus de travail avec des documents ;
2. assurer l'organisation du travail avec les utilisateurs distants et les groupes d'utilisateurs ;
3. assurer l'intégration avec les systèmes de messagerie externes ;
4. renforcer les capacités de base du système de gestion électronique des documents en utilisant la modularité et la présence d'outils intégrés ;
5. assurer le processus de travail simultané dans le système d'un nombre illimité d'utilisateurs ;
6. améliorer l'efficacité du travail avec les documents ;
7. améliorer la culture d'entreprise du travail avec des documents ;
8. réduire considérablement le volume de flux de travail papier ;
9. de réduire significativement le temps de traitement et d'envoi des documents, le temps de recherche des documents, le temps d'accord et d'approbation des projets de documents ;
10. fournir à tous les processus de documentation l'utilisation simultanée des versions électroniques et papier des documents ;
11. rationaliser le processus d'enregistrement de tous les types de documents (enregistrement à partir de formulaires électroniques et Web, prise en charge de la numérisation en continu, enregistrement de fichiers de tout format) ;
12. assurer la gestion du workflow (transfert de documents entre interprètes) ;
13. fournir un processus pour travailler avec des documents connexes ;
14. assurer la gestion du document tout au long de son cycle de vie ;
15. assurer la transparence de tous les processus depuis le moment de la création du document jusqu'au moment de sa soumission aux archives ;
16. Sauvegarde de l'historique du travail avec les documents (suivi du temps et des auteurs de toutes les actions avec le document, sauvegarde des commentaires de travail, prise en charge de la gestion des versions des fichiers joints) ;
17. retracer l'historique de la création des documents ;
18. fournir un processus clair d'accord et d'approbation des documents ;
19. mettre en place un système de commandes qui fonctionne bien ;
20. assurer un contrôle strict de la discipline du spectacle ;
21. trier les documents selon n'importe quel critère ;
22. fournir une recherche d'informations par divers attributs et une recherche en texte intégral ;
23. assurer l'automatisation de la collecte et de l'analyse des données statistiques sur la circulation des documents ;
24. assurer le stockage d'archives d'images électroniques de documents ;
25. assurer la régulation des droits d'accès ;
26. fournir un accès instantané aux documents ;
27. réduire la perte quantitative de documents ;
28. augmenter la productivité du travail ;
29. réduire le coût de préparation des documents à soumettre aux archives et d'archivage des documents ;
30. donner effet juridique aux documents électroniques ;
31. réduire le coût des services de messagerie et des services postaux ;
32. réduire le nombre de coursiers internes et externes ;
33. assurer le maintien de la base d'information et de référence ;
34. Mise à disposition de capacités de recherche avancée (recherche attributive, recherche avancée, recherche plein texte tenant compte de la morphologie de la langue russe, prise en charge des dossiers de recherche dynamique) ;
35. Prise en charge de l'enregistrement des documents papier et électroniques conformément aux exigences du GDOU.
36. Prise en charge des itinéraires de circulation des documents (itinéraires séquentiels, parallèles, gratuits, itinéraires avec conditions, reports)
37. Prise en charge d'un workflow mixte (préparation de documents papier et de rapports par modèles, impression d'une carte d'enregistrement de document, conservation des enregistrements de l'emplacement de stockage des documents originaux) ;
38. Disponibilité d'outils pour analyser le flux de travail, créer des rapports, ainsi que surveiller la discipline exécutive des employés (capacité de générer des rapports et des références analytiques, journalisation automatique);
39. Assurer la sécurité de l'information (prise en charge de la signature numérique, du cryptage des données, de la journalisation, de la différenciation des droits d'accès et des systèmes de rôles, présence d'un contrôle d'intégrité des données intégré et d'une sauvegarde automatique).
Mais avec tous les avantages du système de gestion électronique de documents, il a ses inconvénients. Ils devraient être pris en compte lors de la prise de décisions sur la mise en œuvre de systèmes de gestion électronique des documents. Si une entreprise a mis en place un système de gestion électronique des documents depuis sa création, cela ne causera aucun « stress » parmi ses employés. Et si la décision est prise par une entreprise qui a un flux de travail régulier depuis assez longtemps, vous devez alors prendre en compte le fait que la réforme du système peut entraîner un certain nombre de « stress » pour les employés. Tout est nouveau, il est accepté avec difficulté. En outre, vous devez prendre en compte le fait que l'entreprise peut engager les coûts d'achat de programmes et de systèmes de gestion de documents, ainsi que leur mise en œuvre et leur maintenance ultérieure.
Il existe également des failles de sécurité de l'information. Puisque le marché est inondé de disques "piratés" avec des bases de données téléchargées d'agences gouvernementales sérieuses et bien protégées, que pouvons-nous dire des petites et moyennes entreprises. La concurrence est la loi des affaires. Il est plus difficile pour un concurrent peu scrupuleux de recevoir des informations affichées sur papier : les documents peuvent être stockés dans différentes pièces, armoires (tables, coffres-forts), dossiers dispersés. C'est plus facile avec les bases de données électroniques. Les pirates informatiques modernes utilisent l'accès à distance pour s'introduire dans des programmes coûteux avec le plus haut degré de protection.
Le prochain inconvénient est une forte augmentation du flux de flux de travail. En conséquence, les serveurs ne peuvent pas faire face et la productivité du travail chute. En présence d'un flux de travail papier, une telle secousse est impossible.
Et un autre inconvénient est une augmentation des coûts de main-d'œuvre en raison d'une augmentation du flux de travail. L'employeur n'a pas le temps de réagir adéquatement à de tels sauts dans la prise de décision sur les questions de personnel. Les volumes augmentent, tandis que le personnel reste le même.
Après avoir examiné le système de gestion électronique des documents, nous pouvons conclure qu'il a ses avantages. Et les lacunes et sa mise en œuvre dans l'organisation dépendent du leader. Puisque chaque leader est personnellement responsable de la productivité de son entreprise.
Chargement ...