როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი. ქირის შემცირების შესახებ. წერილების მაგალითები ინგლისურ ენაზე ბიზნეს მიმოწერაში

საქმიანი წერილები იწერება პარტნიორებთან ურთიერთობისას თითქმის ნებისმიერ შემთხვევაში. ასეთი დოკუმენტების შედგენის მზა მაგალითები და წესები შეგიძლიათ იხილოთ სტატიაში.

საქმიანი წერილი შეიძლება განისაზღვროს, როგორც დოკუმენტი, რომელიც ეგზავნება მთელი კომპანიის სახელით სხვა კომპანიას, ინდივიდუალურ მეწარმეს ან ინდივიდს (მაგალითად, ინვესტორს). არსებითად, ნებისმიერი კომპანიის მიმოწერა არის საქმიანი წერილები. მათი მიზანი ძალიან განსხვავებულია:

1. თანამშრომლობის შესახებ.
2. თანამშრომლობა, მოლაპარაკებები.
3. შეხსენება ხელშეკრულებით ნაკისრი ვალდებულებების შესრულების აუცილებლობის შესახებ.
4. თქვენი პოზიციის ახსნა, პასუხი ადრე გაგზავნილ წერილზე და მრავალი სხვა.

დოკუმენტი ჩვეულებრივ შედგენილია კომპანიის ბლანკზე და შეიძლება გაიგზავნოს ჩვეულებრივი ფოსტით ან ელექტრონული ფოსტით. თუმცა, თუ პარტნიორს განსაკუთრებული მნიშვნელობა აქვს, სასურველია დაბეჭდოთ მაღალხარისხიან, სქელ ქაღალდზე და ჩააბაროთ პირადად ან კურიერის საშუალებით. წერილის სტრუქტურა წააგავს ტიპიურ ბიზნეს დოკუმენტს - შეგიძლიათ სქემატურად წარმოადგინოთ იგი ამ გზით.

რას უნდა მივაქციოთ ყურადღება შედგენისას

ასეთი ასოების სპეციფიკური წესები ან ნიმუშები არ არსებობს, ამიტომ მათი სტრუქტურა, მოცულობა და დიზაინი დიდწილად დამოკიდებულია კონკრეტულ შემთხვევაზე. მაგალითად, შეტყობინების წერილი იქნება საკმაოდ ლაკონური (3-4 აბზაცი), მაგრამ თანამშრომლის რეკომენდაციას ან ბიზნეს წინადადებას შეიძლება დასჭირდეს ერთზე მეტი გვერდი.

ამასთან, არსებობს რამდენიმე ზოგადი წესი, რომელსაც ყურადღება უნდა მიაქციოთ ნაშრომის შედგენისას:

1. თავად დოკუმენტს არ გააჩნია იურიდიული ძალათუმცა, იგი შედგენილია დიზაინის ყველა წესის მიხედვით. მისი სტრუქტურა და პრეზენტაციის სტილი უნდა შეესაბამებოდეს თანამედროვე დოკუმენტური ნაკადის ზოგადად მიღებულ პრინციპებს.
2. წინადადებები აგებულია ლოგიკურად, მკაფიო თანმიმდევრობით. მორთული, რთული, ემოციური და განსაკუთრებით სასაუბრო გამოთქმები არ არის. ტონალობა ნეიტრალურია.
3. პრეზენტაცია ყოველთვის ტარდება მხოლოდ 1 ადამიანისგან - ან მხოლობით რიცხვში, თუ ტექსტი დაწერილია უშუალოდ მენეჯერისგან, ან მრავლობითში, თუ ის დაწერილია მთელი კომპანიის სახელით.
4. გაწერილია პროექტის შედგენის კონკრეტული მიზანი და ადრესატის მოსალოდნელი ქმედებები (გაგზავნა პასუხი, განიხილოს თანამშრომლის კანდიდატურა, დაეთანხმოს მოლაპარაკებებს, გაგზავნოს დოკუმენტი და ა.შ.).
5. ნაშრომი არ ასახავს მენეჯერის ან სხვა თანამშრომლების ინდივიდუალურ ინტერესებს, არამედ კომპანიის, როგორც გუნდის მიზნებს. თუ პირადი კონტაქტის დამყარება გჭირდებათ, მიზანშეწონილია სხვაგვარად მოიქცეთ და არ დაიკავოთ თავი კომპანიის წარმომადგენლად.

TOP 5 შეცდომა წერისას

შეცდომები შეიძლება დაიყოს 2 დიდ ჯგუფად - ზოგი ასოცირდება ტექსტად წერასთან (ლოგიკის, ლექსიკის, სხვა ენობრივი ნორმების დარღვევა), სხვები - თავად ბიზნეს ეტიკეტის დარღვევასთან:

1. დაუშვებელია ორთოგრაფიული და პუნქტუაციური შეცდომები - წერილის ტექსტი გაგზავნამდე ყოველთვის უნდა შემოწმდეს მინიმუმ 1-2-ჯერ.
2. პრეზენტაციის საქმიანი სტილის დარღვევა, ემოციური ფრაზების არსებობა, გადაჭარბებული ზრდილობა ან, პირიქით, სიმძიმე.
3. უარყოფითი ტონი - მუქარაც კი უნდა დაიწეროს ზედმეტი სიტყვების გარეშე - მაგალითად: „ჩვენ ვიტოვებთ უფლებას მივმართოთ სასამართლოს ამ წერილის მიღებიდან 30 დღის განმავლობაში“.
4. ძალიან დიდი ან, პირიქით, ძალიან მცირე მოცულობა. როგორც წესი, მთელი ტექსტი შეიძლება მოთავსდეს 1-2 გვერდზე. თუმცა, ეს არ ნიშნავს იმას, რომ თქვენ არ გჭირდებათ ყველაფერი პარტნიორთან კომუნიკაცია. მნიშვნელოვანი ინფორმაცია. მოცულობითი მონაცემები, დიაგრამები, დოკუმენტის ფორმები შეიძლება იყოს აპლიკაციებში.
5. თანამოსაუბრეს არჩევანის უფლების ჩამორთმევა. მაგალითად, არ უნდა დაწეროთ: „გთხოვთ, გადახედოთ და დაამტკიცოთ ხელშეკრულების საბოლოო ვერსია“.

ტიპიური შაბლონის ფრაზები

გამოიყენეთ ტექსტში დამახასიათებელი სტანდარტული ფრაზები საქმიანი გამოსვლა- სრულიად ნორმალური და თუნდაც სასურველი ფენომენი. ქვემოთ მოცემულია ყველაზე გავრცელებული კლიშეების ჩამონათვალი, რომლებიც გამოიყენება სხვადასხვა სიტუაციებში.

სიტუაცია	ფრაზა
შენიშვნა	ვატყობინებთ/თქვენს ყურადღებას მივაქცევთ/აცნობებთ/შეტყობინებთ
მიზეზის, მოტივის ახსნა	საფუძველზე / შესაბამისად / დაკავშირებით / მიზნებისთვის / მიზეზის გამო / მხარდასაჭერად / შესასრულებლად
მოთხოვნა	გთხოვთ იმოქმედოთ/გთხოვთ აცნობოთ, გაგზავნეთ, გააკეთეთ, დაადასტურეთ...
დადასტურება	ჩვენ ვადასტურებთ / ვადასტურებთ / ვიღებთ თქვენს პირობებს / ჩვენ არ ვეწინააღმდეგებით ...
შეთავაზება	ჩვენ გირჩევთ/გთავაზობთ/მოიწვიოთ/ვთხოვთ
	გარანტიას ვაძლევთ
უარის თქმა	ჩვენ იძულებულნი ვართ უარი ვთქვათ მიზეზის გამო/ჩვენ უარვყოფთ თქვენს შეთავაზებას...
დასკვნა	გთხოვთ / ვიმედოვნებთ თანამშრომლობას, გაგებას, დახმარებას / გთხოვთ, გაპატიოთ, გაგიწიოთ, გააკეთოთ...

2019 წლის ნიმუშები

აქ არის რამდენიმე მზა მაგალითებიასოები, რომლებიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ როგორც სახელმძღვანელო საკუთარი ვერსიის შექმნისას.

მოითხოვეთ მონაცემები

მოთხოვნა

Კომერციული შეთავაზება

Გარანტიის წერილი

Მოთხოვნა

მადლიერება

ბოდიში

მომსახურების წერილი არის დოკუმენტი, რომელიც განუყოფელი ნაწილია ბიზნეს კომუნიკაცია. ყველაზე ხშირად ის გადაეცემა საფოსტო სერვისით და ინფორმაციის გაცვლის სპეციალურ გზას ემსახურება.

Ძირითადი ცნებები

საქმიანი მიმოწერა საჭიროა სხვადასხვა ეკონომიკური თუ საწარმოო საკითხების მოსაგვარებლად. მისი დახმარებით საწარმოები და ორგანიზაციები ურთიერთობენ გარე გარემოსთან: პარტნიორებთან, კლიენტებთან ან სამთავრობო სააგენტოები. როგორც წესი, ამისათვის გამოიყენება მომსახურების წერილი.

ეს არის წერილობითი დოკუმენტის ზოგადი სახელი, რომელიც შეიძლება იყოს:

• ადრე მიღებულ შეტყობინებებზე ან თხოვნებზე რეაგირება;
• ადრესატისთვის გაგზავნილი თანმხლები ფურცლები სხვა დოკუმენტებთან ან მასალებთან ერთად;
• საინიციატივო წერილი, იმ შემთხვევებში, როდესაც შეუძლებელია კომუნიკაციის სხვა მეთოდი.

თითოეულ ჩამოთვლილ ვარიანტს აქვს საკუთარი მახასიათებლები. თუმცა არსებობენ ძირითადი წესები, რომლის მიხედვითაც ჩვეულებრივ დგება ნებისმიერი ოფიციალური წერილი. ეს გასაგებია, რადგან, მაგალითად, საქმიანი მიმოწერით იწყება ყველაზე ხშირად გარიგებების უმეტესობის დადება. სწორად შესრულებულმა დოკუმენტმა შეიძლება შექმნას ხელსაყრელი შთაბეჭდილება მიმღებზე მომავალი შესაძლო პარტნიორის შესახებ.

საქმიანი წერილების სახეები

სერვისის წერილის შემცველი ინფორმაციის მიხედვით, ეს შეიძლება იყოს:

1. Კომპანიის გაწევა. იმ შემთხვევაში, როდესაც ის შეიცავს შეტყობინებას, რომ არსებობს განაცხადის პაკეტი.
2. პრეტენზიული. ანუ გამოხატავს უკმაყოფილებას კონკრეტული სიტუაციით (პრეტენზია).
3. დამრიგებლური. ტექსტში მოცემულია კონკრეტული ინსტრუქციები.
4. Გარანტირებული. გამგზავნი ადასტურებს დოკუმენტში გათვალისწინებული ვალდებულებების სამომავლოდ შესრულებას.
5. საინფორმაციო. წერილი შეიცავს ინფორმაციას, რომელიც შეიძლება საინტერესო იყოს მიმღებისთვის.
6. Სარეკლამო. ინფორმაცია მოწოდებულია თანამშრომლობის მოსაზიდად.
7. შეტყობინების წერილი. ინფორმაცია საჯარო ღონისძიებების შესახებ.
8. Დადასტურების წერილი. გარკვეული დოკუმენტების ან მასალების მოპოვება.
9. მოთხოვნის წერილი. ტექსტი შეიცავს მიმართვას, რათა წაახალისოს ადრესატი მოქმედებისკენ.
10. შეტყობინების წერილით. მასში გამგზავნი აწვდის მხარეებს ორმხრივ ინტერესის კონკრეტულ ინფორმაციას.

ამ დოკუმენტების მიზანია ორგანიზაციებს ან მის სტრუქტურულ განყოფილებებს შორის კავშირების შენარჩუნება.

საჩივრის შედგენა

თანამშრომლობის საკითხებში ზოგჯერ წარმოიქმნება სიტუაციები, როდესაც ერთ-ერთი მხარე, ამა თუ იმ მიზეზით, არ ასრულებს თავის ვალდებულებებს. ამ შემთხვევაში პარტნიორი ჯერ წერილს უგზავნის თავის კონტრაგენტს. მასში ის ჩვეულებრივ აყალიბებს თავის წინადადებებს მისი კანონიერი უფლებების დარღვევის აღმოსაფხვრელად. ეს არის სამსახურის წერილი. ასეთი დოკუმენტის ნიმუში შეიძლება შედგეს თვითნებურად. გასათვალისწინებელია შემდეგი პუნქტები:

1. უნდა იყოს ფორმალური და საქმიანი პარტნიორული აზროვნებით.
2. საჩივრის არსი ძალიან მკაფიოდ უნდა იყოს გამოხატული.
3. ინფორმაციის წარდგენისას საჭიროა დამაჯერებლად იმოქმედოთ კონკრეტული ფაქტებით.

საჩივრის წერილი უნდა შეიცავდეს:

• გამგზავნის მონაცემები (სახელი, დაბრუნების მისამართი და საკონტაქტო ნომრები);
• სრული ინფორმაცია ადრესატის შესახებ;
• იმ გარემოებების აღწერა, რომლებშიც მოხდა კონფლიქტური სიტუაცია;
• ბმული სამართლებრივი ნორმებირომელიც კონტრაგენტმა, თავის მხრივ, დაარღვია;
• დარღვევის აღმოფხვრის კონკრეტული მოთხოვნები, მათი განხორციელების ვადების მითითებით;
• შედეგები, რომლებიც შეიძლება მოხდეს, თუ მოწინააღმდეგე მხარე თავს არიდებს მათ აღსრულებას.

განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს იმას, თუ როგორ არის შედგენილი ოფიციალური წერილი. ნიმუში ისე უნდა იყოს შემუშავებული, რომ დამრღვევმა მას საფრთხედ არ აღიქვას. უნდა გვახსოვდეს, რომ ეს მხოლოდ კანონის დაცვის შეხსენებაა.

დიზაინის წესები

განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს ოფიციალური წერილების დიზაინს. მართალია, კანონი არ ითვალისწინებს ამისთვის რაიმე მკაცრ წესებსა და რეგულაციას.

ამის მიუხედავად, ასეთი დოკუმენტების შედგენისას მხედველობაში უნდა იქნას მიღებული შემდეგი სავალდებულო პუნქტები:

1. ნებისმიერი ოფიციალური წერილი უნდა დაიწეროს ბლანკზე. იგი წინასწარ არის შემუშავებული საოფისე მენეჯმენტის სპეციალისტების მიერ და დამტკიცებულია საწარმოს ხელმძღვანელის ბრძანებით.

2. დოკუმენტი უნდა შეიცავდეს გარკვეულ დეტალებს:

2.1. ინფორმაცია მიმღების და გამგზავნის შესახებ.

2.2. ამ წერილის გამავალი ნომერი და თარიღი. ეს აუცილებელია რეგისტრაციისთვის.

2.4. სათაური.

2.5. ინფორმაცია ნებისმიერი აპლიკაციის არსებობის შესახებ, მათი სახელებისა და ნომრების მითითებით.

2.6. ინფორმაცია ხელმომწერის შესახებ ეს დოკუმენტი(პოზიცია და სრული სახელი).

3. წერილი უნდა ეხებოდეს მხოლოდ ერთ საკითხს. მრავალი თემის ქონა გაართულებს მხატვრის არჩევას.

4. ინფორმაცია უნდა იყოს წარმოდგენილი რაც შეიძლება მოკლედ, მაგრამ მკაფიოდ. მიზანშეწონილია, რომ ტექსტმა დაიკავოს არაუმეტეს ორი გვერდი.

5. სწორად მიუთითეთ მიმღების მონაცემები. თუ ვსაუბრობთ ორგანიზაციაზე, უნდა დავიცვათ შემდეგი თანმიმდევრობა:

5.1. კომპანიის სახელი (ნომინატიულ შემთხვევაში).

5.2. სტრუქტურული ერთეული (საჭიროების შემთხვევაში).

5.3. ადრესატის პოზიცია (დატივის შემთხვევაში).

5.4. მისი ინიციალები.

5.5. საწარმოს საფოსტო მისამართი.

6. თუ რამდენიმე მიმღებია, მაშინ ჯერ მთავარია მითითებული, შემდეგ კი ყველა დანარჩენი.

თუ გავითვალისწინებთ ყველა ამ პუნქტს, მაშინ ოფიციალური წერილების შედგენა, პრინციპში, არ იქნება რთული.

პრეზენტაციის თანმიმდევრობა

იმისათვის, რომ დოკუმენტი სწორად იყოს შედგენილი, აუცილებელია მასში ინფორმაციის წარმოდგენის გარკვეული თანმიმდევრობის გათვალისწინება. მაგალითად, შეგიძლიათ განიხილოთ ვარიანტი, თუ როგორ უნდა დაწეროთ პროფესიონალური საპასუხო წერილი. პირველ რიგში, უნდა გახსოვდეთ, რომ ეტიკეტის წესების მიხედვით, თქვენ უნდა უპასუხოთ ინფორმაციას მიღებიდან 24 საათის განმავლობაში. თუ ვსაუბრობთ ელექტრონულ შეტყობინებაზე, მაშინ ოპტიმალური დროიქნება არაუმეტეს ორი საათისა. იმ შემთხვევებში, როდესაც შეუძლებელია ასეთი წესის დაცვა, უმჯობესია პარტნიორს გაუგზავნოთ შესაბამისი შეტყობინება.

თავად წერილი არსებითად შედგება ორი ნაწილისგან:

1. შესავალი. გამგზავნი ასახელებს მისი წერის თემას, მიზეზს და მიზეზებს. აქ შეგიძლიათ მიმართოთ რეგულაციები, რომლებიც კანონით ემსახურება პასუხის გაცემის საფუძველს. გარდა ამისა, ღირს ყურადღება მიაქციოთ რამდენიმე პუნქტს მოცემულ სიტუაციასთან დაკავშირებით. ისინი დაეხმარებიან საკითხის არსს.
2. მთავარი. ეს ნაწილი მიზნად ისახავს გარკვევას და დარწმუნებას. ტექსტი უნდა იყოს მკაფიო, ლაკონური და ლაკონური, ხოლო წარმოდგენილი ფაქტები უნდა იყოს გადამოწმებული და ობიექტური. საჭიროების შემთხვევაში, მათი დადასტურება შესაძლებელია რეალური ციფრებით.

ამ ტექსტს ჩვეულებრივ მოსდევს აპლიკაციების სია. დოკუმენტი სრულდება გამგზავნის ხელმოწერით. გარდა ამისა, თქვენ უნდა იცოდეთ როგორ დაწეროთ მომსახურების წერილი, რათა არ განაწყენოთ მიმღები. უპირველეს ყოვლისა, მიზანშეწონილია მას მიმართოთ ფრაზით „ძვირფასო“. მეორეც, ის შეიძლება გამოყენებულ იქნას ტექსტში მონაწილეობითი ფრაზებიროგორიცაა „თქვენი წინადადებების გულდასმით შესწავლა“ ან „თქვენი კომენტარების გულდასმით გადამოწმება“. ეტიკეტის ასეთი დაცვა ორივე მხარეს მხოლოდ სარგებელს მოუტანს.

Პროცედურა

ოფიციალური წერილების შედგენა ევალება კლერკებს, მდივნებს ან ამ მოვალეობებს დაკისრებულ სხვა თანამშრომლებს. მუშაობის დაწყებისას მათ უნდა დაიცვან გარკვეული თანმიმდევრობა თავიანთ მოქმედებებში. ასეთი დოკუმენტის შედგენის პროცესი ჩვეულებრივ გადის შემდეგ ეტაპებს:

1. ამ საკითხის გარემოებების საფუძვლიანი შესწავლა. აუცილებელია სიტუაციის სრული კონტროლი, რათა სწორად შეფასდეს შესაძლო გზებიმისი გადაწყვეტილებები.
2. წერილის შედგენა. აქ აუცილებელია გავითვალისწინოთ ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი მოთხოვნა.
3. მომზადებული ტექსტის კოორდინაცია. ზოგჯერ ის უნდა იყოს რედაქტირებული მენეჯერის კომენტარების გათვალისწინებით. მან შეიძლება გააკეთოს გარკვეული განმარტებები ან დაზუსტება თემაზე.
4. მისი ხელმძღვანელის დამტკიცება.
5. დოკუმენტის საბოლოო გაფორმება და ხელმოწერა.
6. წერილის რეგისტრაცია.
7. მიმოწერის გაგზავნა მიმღებთან.

მხოლოდ ყველა ამ ეტაპის გავლის შემდეგ, წერილი, ადრესატამდე მისული, შეძლებს შეასრულოს მისთვის დაკისრებული მისია.

სავალდებულო რეგულაციები

მომსახურების წერილის გასაცემად უნდა გაითვალისწინოთ, რომ მისი პირველი გვერდი უნდა იყოს დაბეჭდილი სპეციალური ფორმა. დანარჩენისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ რეგულარული ცარიელი ფურცლები A4 ფორმატი. აქ თქვენ უნდა გახსოვდეთ, რომ ტექსტის ველს აქვს საკუთარი საზღვრები: ზედა და ქვედა არის 2 სანტიმეტრი, მარცხენა - 3,5 სანტიმეტრი, მარჯვენა - 1 სანტიმეტრი. არ დაარღვიოთ სტანდარტული ზომები, რათა მოთავსდეს ინფორმაცია ერთ ფურცელზე. უმჯობესია დაიცვან ყველა წესი და უბრალოდ დაამატოთ დამატებითი გვერდი.

თქვენ ასევე უნდა აკრიფოთ ტექსტი ყველა წესის მიხედვით:

1. დასაბეჭდად გამოიყენეთ სტანდარტული Times New Roman შრიფტი. უმჯობესია არ გამოიყენოთ სხვა ვარიანტები.

2. შრიფტის ზომები ასევე რეგულირდება:

• ძირითადი ტექსტისთვის - 14;
• გვერდების განლაგება და შესრულების ნიშანი - 12.

3. დეტალების განთავსება ასევე ხორციელდება წესების დაცვით:

• ხაზების ინტერვალი - 1;
• ტექსტი გასწორებულია „სიგანის მიმართულებით“;
• დეფისები მოთავსებულია ავტომატურად;
• სარეგისტრაციო ნომრიდან სათაურამდე მანძილი არის 2 სტრიქონი, ხოლო მისგან მთავარ ტექსტამდე - 3.

ამ სტანდარტებთან შესაბამისობა სავალდებულოა შესაბამისი მიზნისთვის ასოების სწორად შესრულებისთვის.

დეტალების ადგილმდებარეობა

სტანდარტის სწორად შედგენა საქმიანი წერილი, მკაფიოდ უნდა იცოდეთ სად უნდა იყოს განთავსებული მისი დეტალები და კომპონენტები. ამ კითხვებზე პასუხები მოცემულია GOST R 6.30-2003-ში. იგი დეტალურად აღწერს მომსახურების წერილის ფორმას. არსებითად, ეს არის ნიმუში, რომელშიც დოკუმენტის ყველა დეტალის მთლიანობა განლაგებულია გარკვეული გზით. ეს საჭიროა იმისათვის, რომ:

1. ოფიციალური (საქმიანი) წერილების გაცემის პროცესის უნიფიცირება.
2. შეძლებთ წინასწარ მოამზადოთ სტანდარტული ფორმები ცენტრალიზებულად, ამავდროულად შეამციროთ ზოგიერთი სამუშაოს ხელით შესრულების აუცილებლობა.
3. ხელი შეუწყოს და შეამციროს ინფორმაციის ვიზუალური ძიების დრო.
4. გააფართოვეთ ასოების დამუშავების შესაძლებლობები კომპიუტერისა და სხვა აღჭურვილობის გამოყენებით.

ამრიგად, ჩვეულებრივი ბიზნეს წერილისთვის გამოიყენება 30 სტანდარტული დეტალი, რომლებიც განლაგებულია თერთმეტ სავალდებულო ზონაში:

• ემბლემები და გერბი;
• ავტორი;
• წყაროს მონაცემები;
• სათაური;
• განცხადებები;
• ადრესატი;
• რეზოლუციები;
• ტექსტი;
• ხელმოწერები და დანართები;
• დამტკიცებები და გარანტიები;
• ნიშნები.

გარკვეულ სექტორებში ინფორმაციის განთავსება სპეციალისტებს საშუალებას აძლევს უკეთ ნავიგაცია გაუკეთონ დოკუმენტს და ჩვეულებრივი მომხმარებლებიხელს უწყობს მისი შედგენის პროცესს.

პირველადი მოთხოვნები

ზოგიერთი მენეჯერი შეცდომით თვლის, რომ საქმიანი მიმოწერა შეიძლება განხორციელდეს თვითნებურად, ყოველგვარი წესებისა და რეგულაციების დაცვის გარეშე. მაგრამ სპეციალისტებმა, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან ამაზე, უნდა იცოდნენ ოფიციალური წერილების ძირითადი მოთხოვნები:

1. სპეციალური (კომპანიის) ფორმის ხელმისაწვდომობა.
2. დეტალების სწორად გამოყენება და განთავსება.
3. ტექსტი უნდა იყოს იკითხებადი და კარგად დამუშავებული. საკითხის არსის წარმოსაჩენად უმჯობესია უპირატესობა მივცეთ მარტივ ჩვეულებრივ წინადადებებს. თქვენ უნდა გამოხატოთ საკუთარი თავი მოკლედ ისე, რომ თითოეულმა სიტყვამ რაც შეიძლება მეტი ინფორმაცია მოიტანოს.
4. სახეობიდან გამომდინარე, დოკუმენტი შესაბამისად უნდა მომზადდეს. წერილი ასევე შეიძლება შეიცავდეს რამდენიმე ასპექტს. ამ შემთხვევაში წარდგენისას აუცილებელია მათი გაერთიანების მცდელობა.
5. სწორად გამოიყენეთ აკრეფისთვის დადგენილი სტანდარტები.
6. შეეცადეთ უზრუნველყოთ, რომ წერილის შინაარსი არ შეიცავდეს კატეგორიულ გამონათქვამებს. მიმღებმა შეიძლება ეს ფრაზები მუქარად აღიქვას. წინადადებების აგებისას უმჯობესია გამოიყენოთ შესავალი სიტყვებიროგორიცაა „როგორც ჩანს“, „როგორც ცნობილია“, „შესაძლოა“ და „შემდეგში“.

ამ მოთხოვნების პრაქტიკაში შესრულება ხელს უწყობს საწარმოში დოკუმენტების ნაკადის სწორად მართვას.

ალბათ ყველას ერთხელ მაინც მოუწია საქმე საქმიანი წერილის დაწერის აუცილებლობასთან. მისი შედგენისას უნებურად მიდიხარ დასკვნამდე, რომ სულაც არ არის ადვილი. არსებობს საქმიანი წერილების დაწერის მრავალი წესი და რეგულაცია, რომლებიც უნდა იცოდეთ. სტატიაში დეტალურად არის აღწერილი დოკუმენტის შედგენის პროცესი, მოცემულია საქმიანი წერილების ნიმუშები, განხილულია მათი ტიპები და დიზაინი.

ფორმა

მზა ფორმები შემატებს სიმყარეს და მიუთითებს კომპანიის საიმედოობაზე. ისინი შეიცავს აუცილებელ ინფორმაციას ორგანიზაციის შესახებ, როგორიცაა:

• სახელი.
• მისამართი.
• საკონტაქტო ტელეფონის ნომრები.
• საიტი.
• ელფოსტა.
• ლოგო.
• სხვა საკონტაქტო ინფორმაცია.

არ არსებობს მკაცრი წესები ფორმებთან დაკავშირებით. ამიტომ, თითოეული ორგანიზაცია დამოუკიდებლად წყვეტს, თუ რა ინფორმაცია შეიტანოს მათში.

როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილები სწორად? მომზადება

საქმიანი წერილები იწერება და ფორმატირდება გარკვეული გზით, მათი თანდაყოლილი წესებისა და მოთხოვნების შესაბამისად. მიზნიდან გამომდინარე, ავტორი დეტალურად ფიქრობს შინაარსზე, რათა მიიღოს ის შედეგი, რომელსაც ის ითვლის. მან მკაფიოდ უნდა გაიგოს, რა ინფორმაცია უკვე იცის ადრესატმა წერილის საგანზე, რას დაეყრდნოს და რა იქნება მასში ახალი. არგუმენტები დამოკიდებულია იმაზე, თუ რა მიზანს მისდევს ავტორი. ბიზნეს წერილის მომზადების პროცესი შეიძლება დაიყოს შემდეგ ეტაპებად:

• საკითხის შესწავლა.
• წერილის პროექტის დაწერა.
• მისი დამტკიცება.
• ხელმოწერა.
• რეგისტრაცია.
• მიმღებთან გაგზავნა.

საქმიანი წერილების სტრუქტურა

წერილის შედგენისას აუცილებელია მისი ინფორმაციის გაჯერება, ანუ იქ ყველა საჭირო ინფორმაციის განთავსება. ეს შეიძლება იყოს მარტივი ან რთული. უბრალო წერილში შინაარსი ნათლად და ლაკონურად გადმოსცემს ინფორმაციას, რომელიც ჩვეულებრივ არ საჭიროებს პასუხს მიმღებისგან. რთული შეიძლება შედგებოდეს რამდენიმე სექციის, პუნქტისა და აბზაცისგან. თითოეული აბზაცი წარმოადგენს ინფორმაციის ერთ ასპექტს. ამ ტიპის ბიზნეს წერილების ნიმუშები, როგორც წესი, შედგება შესავალი, ძირითადი და დახურვის განყოფილებისგან.

ქვემოთ მოცემულია საქმიანი წერილის დაწერის მაგალითი - მისი შესავალი ნაწილი.

ძირითადი ნაწილი აღწერს სიტუაციებსა და მოვლენებს, მოცემულია მათი ანალიზი და მტკიცებულებები. სწორედ ამ ნაწილში არწმუნებენ, რომ ამა თუ იმ გზით უნდა იმოქმედონ, დაამტკიცონ როგორი იყო საქმეები და აცნობონ ნებისმიერ ღონისძიებაში მონაწილეობის აუცილებლობის შესახებ, სხვადასხვა არგუმენტების მოყვანა.

დასკვნა შეიცავს დასკვნებს, რომლებიც კეთდება წინადადებების, თხოვნის, შეხსენების, უარის და ა.შ.

საქმიანი წერილის დაწერის მაგალითი - მისი ბოლო ნაწილი - წარმოდგენილია ქვემოთ. ეს აჯამებს ძირითადში მითითებულ მოთხოვნას.

ყველა მოწოდებული ინფორმაცია უნდა იყოს ოპტიმალურად თანმიმდევრული და გასაგები.

თითოეული ასო იწყება ცენტრის მისამართით. ეს პატარა ნაწილი ძალიან მნიშვნელოვანია. მისი არჩევისას ავტორმა უნდა გაითვალისწინოს:

• ადრესატის პოზიცია.
• ურთიერთობის ბუნება.
• ფორმალობა.
• ეტიკეტი.

წერილის ბოლოს უნდა იყოს თავაზიანი ფორმა. მაგალითად: „...გამოვთქვამ იმედი შემდგომი თანამშრომლობისთვის (მადლობა მოწვევისთვის)...“ ამ ფრაზებს მოსდევს ავტორის ხელმოწერა.

სტილი

ყველა ასო უნდა იყოს შენახული ფორმალური ბიზნეს სტილი, რაც ნიშნავს სიტყვის გამოყენებას ოფიციალური საქმიანი ურთიერთობებისთვის. ასეთი ენის მახასიათებლები ყალიბდება შემდეგ გარემოებებში:

• საქმიანი ურთიერთობების მთავარი მონაწილეები არიან იურიდიული პირები, რომლის მენეჯერებისა და თანამდებობის პირების სახელით იწერება წერილები.
• ორგანიზაციებში ურთიერთობები მკაცრად რეგულირდება.
• კომუნიკაციის საგანია კომპანიის საქმიანობა.
• მენეჯმენტის დოკუმენტებს ძირითადად ჰყავს კონკრეტული ადრესატი.
• ხშირად, ორგანიზაციის საქმიანობის დროს, ხდება იგივე სიტუაციები.

ამასთან დაკავშირებით, ბიზნეს წერილში მოცემული ინფორმაცია უნდა იყოს:

• ოფიციალური, უპიროვნო, ხაზს უსვამს დისტანციას კომუნიკაციის მონაწილეებს შორის.
• მიმართულია, განკუთვნილი კონკრეტული ადრესატისთვის.
• აქტუალურია წერის დროს.
• სანდო და მიუკერძოებელი.
• დასაბუთებულია, რომ აიძულოს მიმღები შეასრულოს რაიმე ქმედება.
• სრული გადაწყვეტილების მისაღებად.

მოთხოვნები

ბიზნეს წერილი უნდა აკმაყოფილებდეს შემდეგ მოთხოვნებს:

• მეტყველება სტანდარტიზებულია ყველა დონეზე - ლექსიკურ, მორფოლოგიურ და სინტაქსურ დონეზე. იგი შეიცავს ბევრ გამოთქმას, ტერმინს და ფორმულას.
• წერის ტონი არის ნეიტრალური, თავშეკავებული და მკაცრი, ემოციური და ექსპრესიული ენის გამოყენების გარეშე.
• ტექსტის სიზუსტე და სიცხადე, ლოგიკური შეცდომების გარეშე, ფორმულირების სიცხადე და გააზრებული.
• ლაკონურობა და ლაკონურობა - დამატებითი მნიშვნელობის მქონე გამონათქვამების გამოყენების გარეშე.
• განმეორებითი სიტუაციების შედეგად ჩამოყალიბებული ენობრივი ფორმულების გამოყენება.
• ტერმინების გამოყენება, ანუ სიტყვები ან ფრაზები, რომლებსაც აქვთ სპეციალური ცნებები.
• აბრევიატურების გამოყენება, რომელიც შეიძლება იყოს ლექსიკური (ანუ რთული სიტყვები, რომლებიც წარმოიქმნება სიტყვების ნაწილებიდან ასოების ამოღებით: LLC, GOST და ა.შ.) და გრაფიკული (ანუ სიტყვების აღნიშვნები შემოკლებული ფორმით: grn, zh-d, და ა.შ.).
• კონსტრუქციების გამოყენება გენიტალურ და ინსტრუმენტულ შემთხვევებში.
• ფრაზები სიტყვიერი არსებითი სახელით („მხარდაჭერა“ ნაცვლად „მხარდაჭერისა“).
• მარტივი ჩვეულებრივი წინადადებების გამოყენება.

ზემოაღნიშნული ბიზნეს წერილის ნიმუშები ქვემოთ მოცემულია სრული ვერსია(ძირითადი ნაწილით). ინფორმაცია აკმაყოფილებს ოფიციალური ბიზნეს სტილის ყველა მოთხოვნას.

საქმიანი წერილების სახეები

უმჯობესია დაწეროთ საქმიანი წერილი ერთ კონკრეტულ საკითხზე. თუ საჭიროა რამდენიმე საკითხის ერთდროულად გადაჭრა, რეკომენდებულია რამდენიმე განსხვავებული ვარიანტის შედგენა.

ბიზნეს წერილებს შეიძლება ჰქონდეს შემდეგი შინაარსი:

• Კომპანიის გაწევა. ასეთი წერილები, როგორც წესი, საჭიროა იმის გასაგებად, თუ სად უნდა გაგზავნოთ დოკუმენტები.
  (როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი? სამოტივაციო წერილის ნიმუში დაეხმარება მათ, ვისაც ამ ტიპის დოკუმენტის დაწერა სჭირდება.)

• Გარანტირებული. ისინი იწერება ნებისმიერი დაპირების ან პირობის დასადასტურებლად. მაგალითად, გარანტირებულია სამუშაოს, ქირის, მიწოდების დრო და ა.შ.
• მადლობა. მათ დაიწყეს განსაკუთრებით ხშირად გამოყენება Ბოლო დროს. ასეთი ასოები კარგ ფორმას აჩვენებს. პარტნიორობა. ისინი შეიძლება გაიცეს ჩვეულებრივ ბლანკზე ან ფერადი ქაღალდზე ლამაზი პრინტით.
  (როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი? მადლობის წერილის ნიმუში შედგენილია უფასო სახით, იმის მიხედვით, თუ რა ამოცანები წყვეტს მას. ამ შემთხვევაშიწერილი გამოხატავს თავის არსს ყველაზე მოკლე ფორმით. ასეთი ნიმუში, რომელიც დამზადებულია ფერადი ქაღალდზე ორნამენტით, შეიძლება დაკიდოს კედელზე კომპანიის შენობაში, საპატიო ადგილას.)

• საინფორმაციო.
• დამრიგებლური.
• გილოცავ.
• Სარეკლამო.

ასევე არის ასოები:

• წინადადებები თანამშრომლობისთვის. ბოლო დროს საკმაოდ გავრცელებული, ორგანიზაციებისთვის გაგზავნილი, ხშირად სარეკლამო ხასიათისაა, მაგალითად, როგორც ეს ნიმუში. კომერციული წერილების დაწერა საკმაოდ რთულია, ბევრი ნიუანსის გათვალისწინებაა საჭირო, რომ ყურადღება მიიპყრო და მით უმეტეს, დაინტერესდე. მაგრამ თუ თქვენ შეადგენთ მას ქვემოთ მოცემული ნიმუშის მიხედვით, მას აქვს წარმატების ყველა შანსი.

• მოსაწვევები. ისინი იგზავნება, იწვევენ მათ სხვადასხვა ღონისძიებებში მონაწილეობის მისაღებად. ისინი ჩვეულებრივ მიმართავენ მენეჯერს ან თანამდებობის პირს, მაგრამ ასევე შეიძლება მიმართონ მთელ გუნდს.
• ითხოვს.
• შენიშვნები.
• მოთხოვნები და მრავალი სხვა.

როგორ დავწეროთ პასუხი წერილზე. მაგალითი

პასუხი უნდა დაიწყოს პირველ წერილში მითითებული მოთხოვნის გამეორებით. შემდეგ მოცემულია მისი განხილვის შედეგები და გამოხატულია მოწონება ან უარის მიზეზი. ბიზნეს პასუხის წერილი შეიძლება შეიცავდეს მოსალოდნელი ინფორმაციის ალტერნატიულ გადაწყვეტას. როგორც წესი, ის აკმაყოფილებს შემდეგ პრინციპებს:

• პირველი ასოსა და მისი შინაარსის ბმულის ხელმისაწვდომობა.
• იდენტური ენა ნიშნავს.
• შესადარებელი ფარგლები და შინაარსის ასპექტები.
• შესაბამისობა გარკვეული თანმიმდევრობით.

დეკორი

საქმიანი წერილებისთვის კორპორატიული ბლანკების გამოყენების გარდა, მათი დიზაინის დროს აუცილებელია სხვა დახვეწილობის გათვალისწინება. ეს არის დეტალები, აბრევიატურების წესები, ჩაწერის მისამართები, სათაურები, ტექსტის სიგრძე, ველის სიგანე და სხვა.

საქმიანი წერილის ნიმუშები დაგეხმარებათ შეადგინოთ იგი ყველა დახვეწილობისა და ნიუანსის გათვალისწინებით. მათ იყენებენ როგორც დამწყები ოფისის თანამშრომლები, ასევე გამოცდილი მუშები. ნიმუშების წყალობით ისინი სწავლობენ ასოების სწორად წერას და დიდ დროს ზოგავენ.

ბიზნეს წერა არის ერთ-ერთი მთავარი საკომუნიკაციო საშუალება ნებისმიერ ბიზნესში. კარგად დაწერილი საქმიანი წერილი ხელს შეუწყობს კომპანიის შესახებ დადებითი შთაბეჭდილების შექმნას. და ერთმა უწიგნურმა წერილმა შეიძლება გაანადგუროს თქვენი მთელი რეპუტაცია. ჩვენ უკვე დავწერეთ საქმიანი მიმოწერის წესებზე, ახლა გადავხედოთ კონკრეტული მაგალითებისაქმიანი წერილები.

საქმიანი წერილების ნიმუშები

საქმიანი წერილების მრავალი სახეობა არსებობს - საქმიანი წინადადებები, პრეტენზიის წერილები, მადლობის წერილები, უარის წერილები, სამოტივაციო წერილები, საგარანტიო წერილები, ინფორმაცია და ა.შ. მათი შედგენის პრინციპები პრაქტიკულად არ განსხვავდება ერთმანეთისგან. გადახედეთ კიდევ ერთხელ, რათა თავიდან აიცილოთ შეცდომები.

მადლობის წერილების მაგალითები

საგარანტიო წერილის მაგალითი

საპასუხო წერილის ნიმუში

ეს ნათელი მაგალითიროგორი შეიძლება გამოიყურებოდეს თავაზიანი წერილი, რომელიც შეიცავს უარს:

საინფორმაციო ბიულეტენის მაგალითი

საჩივრის წერილის მაგალითი

წერილების მაგალითები ინგლისურ ენაზე ბიზნეს მიმოწერაში

სამწუხაროდ, ყველას არ აქვს ინგლისურის მაღალ დონეზე ცოდნა. და ხშირად მენეჯერები გარკვეულწილად იკარგებიან, როდესაც მათ სჭირდებათ საქმიანი წერილის დაწერა ინგლისური ენა. თუკი რუსებშიც კი ადამიანები ყოველთვის ვერ ესმით ერთმანეთის მიმოწერაში, მაშინ რაზე შეგვიძლია ვთქვათ უცხო ენა? ამ სიტუაციაში საუკეთესო გამოსავალი არის მსგავსი ასოების ძიება და მათგან შესაფერისი ფრაზების გამოყენება თქვენს წერილში. აქ მოცემულია საქმიანი წერილების სამი მაგალითი ინგლისურად: მადლობის წერილი კლიენტისადმი, წერილი, რომელიც აზუსტებს ტრანზაქციის პირობებს და საპასუხო წერილი შესყიდვის შეთავაზებაზე. თითოეული ფაილი შეიცავს წერილის ვერსიას ინგლისურად და მის თარგმნას რუსულ ენაზე.
ჩამოტვირთეთ მადლობის წერილი კლიენტს ინგლისურად.
ჩამოტვირთეთ წერილი გარიგების პირობებით ინგლისურად.
ჩამოტვირთეთ საპასუხო წერილი შესყიდვის შეთავაზებაზე ინგლისურად.

საქმიანი წერილის სტრუქტურა

მკაფიო სტრუქტურა საქმიანი წერილის არსებითი მახასიათებელია. ის დაეხმარება მიმღებს სწრაფად გაიგოს დაწერილის მნიშვნელობა და შეამციროს მისი წაკითხვის დრო. საქმიანი წერილი შედგება შემდეგი ძირითადი ნაწილებისგან:

1. სათაური (წერილის საგანი).წერილის სათაური უნდა შეიცავდეს მის მოკლე მიზანს ან არსს. თქვენ არ შეგიძლიათ გამოიყენოთ აბსტრაქტული ფრაზები აქ. მიმღებისთვის ცხადი უნდა იყოს, თუ რას ეხება წერილი მხოლოდ სათაურიდან გამომდინარე. მაგალითად, „პროდუქტების მიწოდების ფასების ცვლილების შესახებ“ ან „საქმიანი წინადადება კომპანია XXX-თან სავაჭრო თანამშრომლობის შესახებ“.

2. მისალმება.მისალოცი "ძვირფასო + სახელი და პატრონიმი!" ტრადიციულად ითვლება ბიზნეს წერილებში. თუმცა, არ არის აუცილებელი სახელის გამოყენება. ასევე შეგიძლიათ მიმართოთ ადრესატს მისი პოზიციით: „პატივცემულო ბატონო დირექტორო!“ თუმცა, გაითვალისწინეთ, რომ სახელით დარეკვა გარკვეულწილად ამცირებს ფსიქოლოგიურ დისტანციას და ხაზს უსვამს კარგად ჩამოყალიბებულ საქმიან ურთიერთობას. თუ წერილი მიმართულია ადამიანთა ჯგუფს, მაშინ მისაღებია დაწეროთ "ძვირფასო ქალბატონებო და ბატონებო!", "ძვირფასო პარტნიორებო!" და ასე შემდეგ. აბრევიატურების Mr., Ms. ან ინიციალების გამოყენება აღიქმება უპატივცემულოდ, ამიტომ შეეცადეთ თავიდან აიცილოთ იგი.

3. განცხადება წერილის დაწერის მიზნის, მისი არსის და მთავარი აზრის შესახებ.ეს არის წერილის მთავარი ნაწილი. აქ პირდაპირ წერთ წერილის დაწერის მიზეზზე.

4. თქვენი წინადადებები ამ პრობლემის გადასაჭრელად, რეკომენდაციები, მოთხოვნები, საჩივრები.საქმიანი წერილები თითქმის ყოველთვის მოითხოვს ადრესატისგან გარკვეულ რეაქციას (გარდა წმინდა საინფორმაციო წერილებისა). აქედან გამომდინარე, მნიშვნელოვანია აღწეროთ არა მხოლოდ თავად პრობლემა, არამედ შესთავაზოთ მისი გადაჭრის საკუთარი ვარიანტები. თუ დაწერთ საჩივარს, მაშინ მოითხოვეთ შესაბამისი ზომების მიღება, თუ თანამშრომლობის შეთავაზებას გააკეთებთ, მაშინ აღწერეთ შესაძლო ვარიანტები. მოკლედ, თქვენი წერილის მიმღებმა არა მხოლოდ უნდა გაიგოს „რა“ გსურთ მისგან, არამედ უნდა გაიგოს „როგორ“ სთავაზობთ მის განხორციელებას. მაშინ ეს იქნება ნამდვილი საქმიანი წერილი.

5. მოკლე შინაარსი და დასკვნები.დასასრულს შეგვიძლია შევაჯამოთ ყოველივე ზემოთქმული. თუმცა, ყოველთვის არ არის შესაძლებელი ამის გაკეთება ძალიან მოკლედ. ამ შემთხვევაში, არ ღირს რამდენიმე წინადადებით დაწერა ის, რაც უკვე აღწერეთ პირველ ორ აბზაცში. გვახსოვდეს, რომ საუკეთესო მეგობარისაქმიანი წერილი არის მოკლედ. ამიტომ, უმეტეს შემთხვევაში საკმარისია შემოიფარგლოთ ფრაზებით „იმედია წარმატებული თანამშრომლობისა“, „ველოდები თქვენს პასუხს ამ საკითხზე“ და ა.შ.

6. ხელმოწერა.საქმიან წერილზე ხელმოწერილია გამგზავნის თანამდებობა, სახელი და გვარი ტრადიციული ფრაზით „პატივისცემით“. შესაძლებელია სხვა ვარიანტებიც: „თან Საუკეთესო სურვილებით", "პატივისცემით" და ა.შ. დამოკიდებულია მიმღებთან თქვენი კონტაქტის სიახლოვეზე. ფრაზა "პატივისცემით" ყველაზე უნივერსალურია, ასე რომ, თუ ეჭვი გეპარებათ იმაზე, თუ როგორ იქნება უფრო მიზანშეწონილი გამოწერა, გამოიყენეთ ეს ფრაზა და ნამდვილად არ გამოტოვებთ.

ასევე კარგი იქნება, რომ თქვენს ხელმოწერაში დაამატოთ თქვენთან დაკავშირების ვარიანტები: ელ.ფოსტის სხვა მისამართები, სამუშაო ტელეფონის ნომრები, სკაიპი. ამის სარგებელი არ არის მხოლოდ ის, რომ მიმღებს, სურვილის შემთხვევაში, შეუძლია სწრაფად დაგიკავშირდეთ მისთვის მოსახერხებელი გზით, არამედ ისიც, რომ ამ გზით თქვენ გამოავლენთ თქვენს ღიაობას და მზადყოფნას მიმღებთან კომუნიკაციისთვის.

და არ დაგავიწყდეთ, რომ ოფიციალური წერილი უპირველეს ყოვლისა დოკუმენტია. ამიტომ, მისი შედგენის წესების უგულებელყოფით, თქვენ შეუქცევად ანადგურებთ თქვენი კომპანიის და საკუთარი, როგორც სპეციალისტის რეპუტაციას.

არსებობს სპეციალური მოთხოვნები გამავალი კორესპონდენციის დამუშავებისთვის. ეს განპირობებულია იმით, რომ იგი საინფორმაციო და საცნობარო ხასიათს ატარებს. მომსახურების წერილის შედგენისას, ღირს გავითვალისწინოთ GOST R 6.30-2003 ”ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემების მოთხოვნები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. მოთხოვნები საბუთებთან დაკავშირებით“ და გამოიყენეთ ორგანიზაციის ფორმები. დეტალებისთვის, თქვენ უნდა მიმართოთ GOST R 6.30-2003 (07/01/2018-დან მოგიწევთ მიმართოთ GOST R 7.0.97-2016). ეს საშუალებას მოგცემთ შეინარჩუნოთ დოკუმენტის მკაფიო სტრუქტურა და შეინარჩუნოთ საქმიანი კომუნიკაციის საჭირო სტილი, ასევე სწორად მოაწყოთ საქმიანი წერილის დეტალები.

მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ GOST R 6.30-2003 (ისევე, როგორც GOST R 7.0.97-2016) არის საკონსულტაციო და ორგანიზაციებს შეუძლიათ თავად შეიმუშაონ ბლანკები საქმიანი მიმოწერისთვის. ამ GOST-თან შესაბამისობა სავალდებულოა მხოლოდ ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლებისთვის.

დოკუმენტის სათაური შეიძლება განთავსდეს გრძივად ან ჰქონდეს კუთხოვანი პოზიცია (წერილის ფორმის დეტალები, ტელეფონის ნომრები და ორგანიზაციების მისამართები ჩვეულებრივ აქ არის განთავსებული). სანიმუშო წერილი დეტალების კუთხის განლაგებით არის ყველაზე გავრცელებული ვარიანტი თანამედროვე საოფისე სამუშაოებში.

ასოს ფორმის ნიმუში კუთხის დეტალებით

დოკუმენტის ზედა ნაწილში მითითებულია:

• თარიღი;
• ნომერი;
• სარეგისტრაციო ნომრისა და დოკუმენტის თარიღის მითითება (თუ მიმოწერა არის პასუხი);
• ტექსტის სათაური, ნათქვამია ერთი ფრაზით.

მომსახურების წერილის სათაური განთავსებულია სარეგისტრაციო ნომრის ქვეშ. იგი შეიცავს მიმართვას ადრესატისადმი. ᲡᲠᲣᲚᲘ ᲡᲐᲮᲔᲚᲘ. ხოლო ადრესატის პოზიცია უნდა განთავსდეს მარჯვნივ ზედა კუთხედოკუმენტი. ცენტრში იწერება შეტყობინება მიმღებისთვის.

ვისგან და ვისგან

კომპანიის ბლანკზე ყველაზე ხშირად მითითებულია გამგზავნი კომპანიის დეტალები. ასევე აუცილებელია კორესპონდენციის მიმღების სწორად მითითება, სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ადრესატის დეტალები:

• Კომპანიის სახელი;
• სახელი სტრუქტურული ერთეულისად იგზავნება გამავალი კორესპონდენცია;
• მიმღების პოზიცია;
• მიმღების გვარი და ინიციალები;
• საფოსტო მისამართიორგანიზაციები.

წერილის ნიმუში კომპანიის ბლანკზე

მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ თუ ერთი და იგივე შინაარსის წერილი უნდა გაიგზავნოს რამდენიმე მიმღებზე, მაშინ პირველ რიგში აუცილებელია მიუთითოთ მთავარი მიმღების მისამართი და მხოლოდ შემდეგ სხვები.

Მაგალითად:

შპს "ელკი-პალკი"

Იურიდიული დეპარტამენტი

მოსკოვი, ზელენაიას ქუჩა, 5

ასლი

აღმასრულებელ დირექტორს

შპს "მწვანე ფილიალები"

სიმაკოვი V.A.

სანკტ-პეტერბურგი,

ფრუნზეს ქუჩა, 3

თარიღი და ნომერი

გამავალი დოკუმენტის ხელმოწერის შემდეგ მასზე იწერება თარიღი. თარიღი შეიძლება იყოს ფორმატში 05/17/2018 ან 17 მაისი, 2019. იმ შემთხვევებში, როდესაც დოკუმენტში თარიღი რამდენჯერმე არის მითითებული, რეკომენდებულია წერის იგივე სტილის შენარჩუნება.

სარეგისტრაციო ნომერი ენიჭება ორგანიზაციის მიერ მიღებული გამავალი დოკუმენტაციის რეგისტრაციის სისტემის შესაბამისად და მხოლოდ დოკუმენტზე ხელმოწერის შემდეგ. სარეგისტრაციო ნომერი შედგება დოკუმენტის სერიული ნომრისგან, რომელიც შეიძლება დაემატოს საქმის ინდექსით ან ასოებით.

მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ გამავალი დოკუმენტის რეგისტრაცია გაუადვილებს როგორც თქვენ, ასევე თქვენს მიმღებს ფოსტის დამუშავებას.

მიღებულ ოფიციალურ კორესპონდენციაზე პასუხის გაცემისას აუცილებელია შეავსოთ დეტალები „რეგისტრაციის ნომრის ბმული და მოთხოვნის თარიღი“. ამ შემთხვევაში საპასუხო წერილში მითითებულია მიღებული შეტყობინების თარიღი და ნომერი. ეს უფრო მეტს უზრუნველყოფს სწრაფი დამუშავებამიმოწერა მიმღებ კომპანიასთან.

ვინც ხელს აწერს

ოფიციალურ კორესპონდენციას ძირითადად ხელს აწერენ მენეჯერები, ხოლო სამუშაო ადგილზე მისი არყოფნის შემთხვევაში – მისი მოადგილეები ან სხვა თანამდებობის პირები, რომლებიც ასრულებენ მენეჯერის მოვალეობებს მისი არყოფნის პერიოდში.

მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ თანამედროვე საქმიანი მიმოწერა იგზავნება არა მხოლოდ ფოსტით, არამედ ტელეგრაფით, ფაქსით და ელფოსტა.

მჭირდება მხატვრის მითითება?

იმისდა მიუხედავად, რომ თითოეულ საქმიან შეტყობინებას ხელს აწერს კომპანიის ხელმძღვანელი ან მისი უფლებამოსილი თანამდებობის პირები, თავად კორესპონდენციას აწარმოებს ჩვეულებრივი რიგითი თანამშრომელი, ანუ აღმასრულებელი. ეს არის მისი სახელი და საკონტაქტო ინფორმაცია, რომელსაც ჩვენ ამ ნაწილში მივუთითებთ.

ინფორმაცია მხატვრის შესახებ ყოველთვის მდებარეობს ბოლოში, ბოლო სტრიქონებში. აწერია თანამშრომლის სრული სახელი, პატრონიმი და გვარი, ახალ ხაზზე მისი საკონტაქტო ტელეფონის ნომერი, უფრო დაბალი კი - ელექტრონული ფოსტის მისამართი. ჩვენ ვტოვებთ შრიფტს იგივე.

არის ბეჭედი?

წერილები, როგორც წესი, არ იბეჭდება ბეჭდით, მაგრამ თუ გამავალი კორესპონდენცია ოფიციალური ხასიათისაა, გაცემულია ორგანიზაციის ბლანკზე და გამიზნულია ვინმესთან ან სხვა ორგანიზაციასთან სამართლებრივი ურთიერთობის დასამყარებლად და პასუხისმგებელია წერილში გამოხატულ ყველა პოზიციაზე, მენეჯმენტს შეუძლია დაამატოს დამატებითი დეტალები ბეჭდის სახით.