ელექტრონული დოკუმენტების მართვის უპირატესობები ქაღალდზე. ელექტრონული დოკუმენტების მართვა: უპირატესობები და უარყოფითი მხარეები. EDMS-ის ტაქტიკური უპირატესობები: ფულის და რესურსების დაზოგვა

აუცილებელია გამოვყოთ ორი ცნება, რომლებიც ხშირად ერთმანეთში ირევა - საოფისე სამუშაო და დოკუმენტური ნაკადი. საოფისე მუშაობა არის დოკუმენტების შექმნისა და მათთან მუშაობის ორგანიზების საქმიანობა. დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზება ნიშნავს ისეთი პირობების შექმნას, რომელიც უზრუნველყოფს დოკუმენტების გადაადგილებას, ძიებას და შენახვას. დოკუმენტების ნაკადი არის დოკუმენტების მოძრაობა მათი დამუშავების პუნქტებს შორის მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულების ან გაგზავნის დასრულებამდე (13;818). ამ დაყოფის საფუძველზე, არსებობს ელექტრონული სისტემების კლასიფიკაცია. ეს არის საოფისე ავტომატიზაციის სისტემები - CAD და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები - EDMS. CAD უპირველეს ყოვლისა უზრუნველყოფს ბუღალტრულ აღრიცხვას ელექტრონული დოკუმენტები. მათი ფუნქციებია შემოსული, გამავალი, შიდა და ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების აღრიცხვა, გაცემული დადგენილებების აღრიცხვა და შესრულებაზე მიღებული პასუხები. მონაცემთა ბაზები ინახავს არა მხოლოდ დოკუმენტის დეტალებს, არამედ მათ ტექსტურ სურათს. CAD გაძლევთ საშუალებას აკონტროლოთ შესრულება, შეინახოთ მონაცემები საქმეებზე და უზრუნველყოთ დოკუმენტის სწრაფი ძებნა ერთი დეტალის ან მათი ნაკრების გამოყენებით. EDMS ორიენტირებულია ელექტრონულ დოკუმენტებთან მუშაობაზე, მათ მოძრაობაზე ორგანიზაციაში ან ორგანიზაციებს შორის. აქ მნიშვნელოვანია დოკუმენტის კოლექტიური მომზადების პროცესი, მისი განმეორებითი დამტკიცება და დოკუმენტების ვერსიების შენარჩუნება. EDMS აერთიანებს საოფისე ავტომატიზაციისა და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ფუნქციებს - ამრიგად, ეს სისტემები მოიცავს ყველა საოფისე პროცესს და უფრო ხშირად გამოიყენება დიდ ორგანიზაციებში.

მრავალი წლის განმავლობაში რუსეთში მთელი დოკუმენტის ნაკადი იყო ქაღალდი. მხოლოდ დღეს ის თანდათან გადადის შერეულ ფაზაში. ეს არის როგორც ხელისუფლების წარმომადგენლების, ისე კომერციული ორგანიზაციები. თუმცა, ინფორმატიზაციის პროცესები ნელა მიმდინარეობს.

ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი ეხება დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზების მეთოდს, რომლის დროსაც ორგანიზაციის (საწარმოს) დოკუმენტების ძირითადი ნაწილი გამოიყენება ელექტრონულად და ინახება ცენტრალურად, ეგრეთ წოდებულ ელექტრონულ არქივებში, უნიკალურ საინფორმაციო საწყობებში ან მონაცემთა საწყობებში (15;592). .

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის კიდევ ერთი ოპტიმალური განმარტება შეიძლება: „ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი არის ელექტრონული ფორმით წარდგენილ დოკუმენტებთან მუშაობის ერთიანი მექანიზმი „უქაღალდის ოფისის მუშაობის“ კონცეფციის განხორციელებით.

ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი შეიძლება იყოს შიდა და გარე, და ეს გარკვეულ სპეციფიკას აწესებს ინფორმაციის გაცვლას. ელექტრონული დოკუმენტების შიდა ნაკადი ხასიათდება ინფორმაციის გაცვლით ან ელექტრონული დოკუმენტების გადაადგილებით ორგანიზაციის შიგნით. გარე ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადს ახასიათებს ორგანიზაციებს შორის კორესპონდენციის გაცვლა.

შესაბამისად, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა (EDMS), ვიწრო გაგებით, ნიშნავს პროგრამულ უზრუნველყოფას (კომპიუტერული პროგრამა, სისტემა), რომელიც საშუალებას გაძლევთ მოაწყოთ მუშაობა ელექტრონულ დოკუმენტებთან (შექმნა, მოდიფიკაცია, ძებნა, შენახვა), ასევე თანამშრომლებს შორის ურთიერთქმედება: დოკუმენტების გადაცემა, ამოცანების (ბრძანებები, ინსტრუქციების) გაცემა და მათი მონიტორინგი, შეტყობინებების გაგზავნა და სხვა (18). უფრო ფართო გაგებით, EDMS გაგებულია, როგორც თანამედროვე ორგანიზაციული და ტექნოლოგიური სტრუქტურა, რომელიც მოიცავს მთელ წარმოების ორგანიზმს, რომელიც მოიცავს პროგრამულ, ტექნიკურ და მეთოდოლოგიურ კომპონენტებს, ასევე ორგანიზაციულ და მარეგულირებელ ასპექტებს.

ამჟამად, ორგანიზაციებს შორის ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადმა შეიძლება მეტწილად შეცვალოს ქაღალდი, ხოლო დოკუმენტების გაცვლის პროცესის ავტომატიზაცია არ არის მოდის ხარკი, არამედ სწრაფი დროის კარნახი, რადგან ქაღალდის დოკუმენტის ფოსტით ან კურიერის მიწოდებას შეიძლება რამდენიმე დღე დასჭირდეს. მაგრამ ელექტრონული დოკუმენტის მიწოდება ხდება რამდენიმე წამში ადრესატის ადგილმდებარეობის მიუხედავად. დოკუმენტის ნაკადის ელექტრონულ ფორმატში თარგმნა დაზოგავს არა მხოლოდ დროსა და ძალისხმევას, არამედ სივრცესაც. ზოგიერთ კომპანიაში, ქაღალდის არქივები მრავალი წლის განმავლობაში იკავებს ფართობს, რომელიც შედარებულია გაყიდვების სართულების ფართობთან.

ბევრს ჯერ კიდევ სჯერა, რომ იურიდიულად მნიშვნელოვანი დოკუმენტი არის გარკვეული წესების მიხედვით შედგენილი ქაღალდი, ხელმოწერილი ხელმოწერით და დამოწმებული ორგანიზაციის ბეჭდით, რომელმაც ეს დოკუმენტი გასცა (სერთიფიკატი, სერთიფიკატი, ამონაწერი და ა.შ.). მაგრამ ტექნოლოგიური შესაძლებლობები ვითარდება და დღეს ელექტრონული დოკუმენტები ასევე შეიძლება იყოს იურიდიულად მნიშვნელოვანი, რადგან ისინი იყენებენ ელექტრონულ ხელმოწერას, რომელიც არის ხელნაწერი ხელმოწერის ელექტრონული ანალოგი. ელექტრონული ხელმოწერა - ინფორმაცია შეყვანილია ელექტრონული ფორმა, რომელიც ერთვის ან სხვაგვარად ასოცირდება სხვა ინფორმაციას ელექტრონული ფორმით (ხელმოწერილი ინფორმაცია) და რომელიც გამოიყენება ინფორმაციის ხელმომწერის იდენტიფიცირებისთვის (9;19).

რუსეთის კანონმდებლობის თანახმად, ელექტრონული ხელმოწერა აღიარებულია, როგორც ხელნაწერი ხელმოწერის ექვივალენტი, თუ დაკმაყოფილებულია შემდეგი პირობები:

• 1. ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატი, რომელიც დაკავშირებულია ამ ელექტრონულთან ხელმოწერა, არ დაუკარგავს ძალა (მოქმედი) შემოწმების დროს ან ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერის დროს, თუ არსებობს ხელმოწერის მომენტის განმსაზღვრელი მტკიცებულება;
• 2. ელექტრონულ დოკუმენტში ელექტრონული ხელმოწერის ნამდვილობა დასტურდება;
• 3. ელექტრონული ხელმოწერა გამოიყენება ხელმოწერის გასაღების მოწმობაში მითითებული ინფორმაციის შესაბამისად.

ამრიგად, ელექტრონული ხელმოწერა უნდა იყოს მოქმედი და რაც ძალიან მნიშვნელოვანია, ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის მქონე დოკუმენტს ექნება იურიდიული მნიშვნელობამხოლოდ ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატში მითითებული ურთიერთობის განხორციელებისას.

EP-ზე საუბრისას, თქვენ უნდა გესმოდეთ, რომ EP არის განზოგადებული კონცეფცია, რომელიც მოიცავს:

• -პროგრამული უზრუნველყოფა;
• - ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატი, რომელიც არის ქაღალდის დოკუმენტი ან ელექტრონული დოკუმენტი სერტიფიკაციის ცენტრის უფლებამოსილი პირის ელექტრონული ხელმოწერით, მათ შორის. საჯარო გასაღებიელექტრონული ციფრული ხელმოწერა. სერტიფიკატი გაიცემა ელექტრონული ხელმოწერის ავთენტურობის დასადასტურებლად და ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატის მფლობელის იდენტიფიცირებისთვის. ანუ, სწორედ ამით არის ხელმოწერილი ელექტრონული დოკუმენტი და სწორედ ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატი შეიცავს ინფორმაციას, თუ რა მიზნებისთვის შეიძლება ხელმოწერის გამოყენება;
• -გასაღების გადამზიდავი (ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატის უსაფრთხო შენახვა).

მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ "გასაღების სერტიფიკატის ხელმოწერის" კონცეფციას.

ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატი არის იგივე დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს და ადასტურებს ინფორმაციას ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელის შესახებ, ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატის უნიკალური სარეგისტრაციო ნომერი, სერტიფიკაციის ცენტრის რეესტრში განთავსებული ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატის დაწყების და დასრულების თარიღები. სასერთიფიკატო ცენტრის დასახელება და ადგილმდებარეობა, რომელმაც გასცა ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატი. ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატი გაიცემა ერთი წლის ვადით. ერთი წლის შემდეგ, ვადა იწურება და ორგანიზაციას დასჭირდება ახალი ხელმოწერის გასაღების სერტიფიკატის შეძენა. ეს არ ეხება პროგრამულ უზრუნველყოფას, მაგალითად, CryptoPro CSP პროგრამას, რადგან პროგრამები, როგორც წესი, არ იწურება.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვას აქვს ორგანიზაციაში გამოყენების დადებითი და უარყოფითი მხარეები, დადებითი და უარყოფითი მხარეები.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის მთავარი უპირატესობებია ის, რომ გამოყენებისას კომპანიის ყველა დეპარტამენტი და სტრუქტურა იმუშავებს ერთ საინფორმაციო სივრცეში. ამ მხრივ, კომპანიის შიგნით დოკუმენტების დამუშავების სიჩქარე მნიშვნელოვნად იზრდება. ასევე, მნიშვნელოვანი ფაქტორი, რომელიც ელექტრონულ დოკუმენტების მენეჯმენტს ჩვეულებრივზე მაღლა აყენებს, არის დოკუმენტების უსაფრთხოება და უსაფრთხოება. IN თანამედროვე სისტემებიგამოიყენება მონაცემთა დაშიფვრა, რომელსაც შეუძლია შეაჩეროს ინფორმაციის გაჟონვის შექმნის მცდელობები. ამ ტიპის დოკუმენტების ნაკადის გამოყენებისას იზრდება თანამშრომლის პროდუქტიულობა და მცირდება შეცდომების ალბათობა დოკუმენტების დამუშავებაში, რაც დამოკიდებულია თანამშრომლის კვალიფიკაციაზე. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვა მნიშვნელოვანს იძლევა ეკონომიკური ეფექტითუმცა მისი რაოდენობრივი შეფასება არის რთული პროცესი, იმიტომ გასათვალისწინებელია მრავალი ფაქტორი (20;49).

სისტემის დანერგვის პირდაპირი ეფექტი საშუალებას გაძლევთ დაზოგოთ დახარჯული თანხა სახარჯო მასალები, ფოსტის გადახდა და კურიერის მიწოდება, მასალების გადაღება ამცირებს შრომის ხარჯებს. არაპირდაპირი ეფექტი არის მენეჯმენტის ის უპირატესობები, რომლებიც მნიშვნელოვანია ორგანიზაციის ფუნქციონირებისთვის: მენეჯმენტის გამჭვირვალობა, შესრულების დისციპლინის კონტროლი და ა.შ.

ასე რომ, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დანერგვა საშუალებას იძლევა:

• 1. დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესის სრულად ავტომატიზაცია;
• 2. უზრუნველყოს დისტანციურ მომხმარებლებთან და მომხმარებელთა ჯგუფებთან მუშაობის ორგანიზება;
• 3. უზრუნველყოს გარე ელექტრონული ფოსტის სისტემებთან ინტეგრაცია;
• 4. გაზარდოს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ძირითადი შესაძლებლობები მოდულარობის და ჩაშენებული ხელსაწყოების არსებობის გამოყენებით;
• 5. უზრუნველყოს მომხმარებელთა შეუზღუდავი რაოდენობის სისტემაში ერთდროული მუშაობის პროცესი;
• 6. გაზარდოს დოკუმენტებთან მუშაობის ეფექტურობა;
• 7. დოკუმენტებთან მუშაობის კორპორატიული კულტურის გაუმჯობესება;
• 8. მნიშვნელოვნად შეამცირებს ქაღალდის დოკუმენტების ნაკადის მოცულობას;
• 9. მნიშვნელოვნად შეამციროს დოკუმენტების დამუშავებისა და გაგზავნის დრო, დოკუმენტების ძიების დრო, დოკუმენტების პროექტების კოორდინაციისა და დამტკიცების დრო;
• 10. უზრუნველყოს ყველა დოკუმენტაციის პროცესი დოკუმენტების ელექტრონული და ქაღალდის ვერსიების ერთდროული გამოყენებით;
• 11. ყველა სახის დოკუმენტის რეგისტრაციის პროცესის გამარტივება (რეგისტრაცია ელექტრონული ფოსტიდან და ვებ ფორმებიდან, სტრიმინგის სკანირების მხარდაჭერა, ნებისმიერი ფორმატის ფაილების რეგისტრაცია);
• 12. უზრუნველყოს სამუშაო ნაკადის მართვა (დოკუმენტების გადაცემა შემსრულებლებს შორის);
• 13. უზრუნველყოს ურთიერთდაკავშირებულ დოკუმენტებთან მუშაობის პროცესი;
• 14. უზრუნველყოს დოკუმენტების მართვა მთელი სასიცოცხლო ციკლის განმავლობაში;
• 15. უზრუნველყოს ყველა პროცესის გამჭვირვალობა დოკუმენტის შექმნის მომენტიდან არქივში ჩაბარების მომენტამდე;
• 16. დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორიის შენახვა (დოკუმენტით ყველა მოქმედების დროისა და ავტორის აღრიცხვა, სამუშაო კომენტარების შენახვა, თანდართული ფაილების მხარდამჭერი ვერსია);
• 17. დოკუმენტის შექმნის ისტორიის მიკვლევა;
• 18. უზრუნველყოს დოკუმენტების კოორდინაციისა და დამტკიცების მკაფიო პროცესი;
• 19. ინსტრუქციების კარგად მოქმედი სისტემის აშენება;
• 20. უზრუნველყოს მკაფიო კონტროლი შესრულების დისციპლინაზე;
• 21. დოკუმენტების დახარისხება ნებისმიერი კრიტერიუმების მიხედვით;
• 22. ინფორმაციის მოძიება სხვადასხვა ატრიბუტით და სრული ტექსტის ძიება;
• 23. უზრუნველყოს დოკუმენტების მოძრაობის შესახებ სტატისტიკური მონაცემების შეგროვებისა და ანალიზის ავტომატიზაცია;
• 24. უზრუნველყოს დოკუმენტების ელექტრონული გამოსახულების საარქივო შენახვა;
• 25. უზრუნველყოს დაშვების უფლებების რეგულირება;
• 26. უზრუნველყოს დოკუმენტებზე მყისიერი წვდომა;
• 27. შეამციროს დოკუმენტების რაოდენობრივი დანაკარგები;
• 28. შრომის პროდუქტიულობის გაზრდა;
• 29. შეამციროს დოკუმენტების არქივში შესატანად მომზადებისა და დოკუმენტების საარქივო შენახვის ხარჯები;
• 30. მისცეს იურიდიული ძალაელექტრონული დოკუმენტები;
• 31. შეამციროს საკურიერო და საფოსტო მომსახურება;
• 32. შეამციროს შიდა და გარე კურიერების რაოდენობა;
• 33. უზრუნველყოს საინფორმაციო და საცნობარო ბაზის წარმოება;
• 34. გაფართოებული ძიების შესაძლებლობების უზრუნველყოფა (ატრიბუტული ძიება, გაფართოებული ძიება, სრული ტექსტის ძიება რუსული ენის მორფოლოგიის გათვალისწინებით, დინამიური საძიებო საქაღალდეების მხარდაჭერა);
• 35. სახელმწიფო საბიუჯეტო საგანმანათლებლო დაწესებულების მოთხოვნების შესაბამისად ქაღალდისა და ელექტრონული დოკუმენტების რეგისტრაციის ხელშეწყობა.
• 36. დოკუმენტების მოძრაობის მარშრუტების მხარდაჭერა (თანმიმდევრული, პარალელური, თავისუფალი მარშრუტები, მარშრუტები პირობებით, დაგვიანებით)
• 37. შერეული დოკუმენტური ნაკადის მხარდაჭერა (ქაღალდის დოკუმენტების და ანგარიშების მომზადება შაბლონების გამოყენებით, დოკუმენტის სარეგისტრაციო ბარათის დაბეჭდვა, ორიგინალური დოკუმენტების შენახვის ადგილის აღრიცხვა);
• 38. დოკუმენტების ნაკადის ანალიზის, ანგარიშების შექმნის, ასევე თანამშრომლების შესრულების დისციპლინის მონიტორინგისათვის ხელსაწყოების ხელმისაწვდომობა (ანგარიშების და ანალიტიკური სერთიფიკატების შექმნის შესაძლებლობა, ავტომატური დღიურის შედგენა);
• 39. დებულება ინფორმაციის დაცვა(ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის მხარდაჭერა, მონაცემთა დაშიფვრა, შესვლა, წვდომის უფლებებისა და როლური სისტემის დიფერენციაცია, ჩაშენებული მონაცემთა მთლიანობის მონიტორინგისა და ავტომატური სარეზერვო ასლის ხელმისაწვდომობა).

ამ პუნქტების კომბინაციით, ჩვენ შეგვიძლია გამოვყოთ ძირითადი უპირატესობები, კერძოდ: დოკუმენტებზე კოლექტიური მუშაობის შესაძლებლობის გაჩენა, დოკუმენტების ძიების და მოპოვების მნიშვნელოვანი დაჩქარება (სხვადასხვა ატრიბუტით), ინფორმაციის უსაფრთხოების გაზრდა იმის გამო, რომ EDMS-ში მუშაობა დაურეგისტრირებელი სამუშაო სადგური შეუძლებელია და ყველასთვის EDMS მომხმარებელს ენიჭება მისი უფლებამოსილება, მიიღოს ინფორმაციაზე წვდომა, გაზარდოს დოკუმენტების უსაფრთხოება და მათი შენახვის მოხერხებულობა, რადგან ისინი ინახება ელექტრონულად სერვერზე და გააუმჯობესოს კონტროლის შესრულებაზე. დოკუმენტები.

ამჟამად ბიზნეს სუბიექტებსა და ფიზიკურ პირებს შორის დოკუმენტების გაცვლა ეტაპობრივად ქაღალდიდან ელექტრონულზე გადადის. დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემას არაერთი უპირატესობა აქვს მარტივ ქაღალდთან შედარებით - ის ზოგავს დროს და ზრდის მიღებული გადაწყვეტილებების ეფექტურობას. EDMS შეიძლება აშენდეს როგორც კომპანიის შიგნით, ასევე სხვადასხვა კომპანიებს შორის ინტერნეტის საშუალებით.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვაარის დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით დამუშავების პროცესების სისტემა. ყველაზე თანამედროვე ბუღალტერია და საკადრო პროგრამებიშეუძლიათ ელექტრონული დოკუმენტების გენერირება საკანონმდებლო დონეზე დადგენილი სტანდარტული ფორმატით. მაგრამ იმისთვის, რომ ასეთ დოკუმენტს ჰქონდეს სამართლებრივი წონა, მას ხელი უნდა მოაწეროს ორივე მხარემ ელექტრონული ხელმოწერით.

ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი შეიძლება დაიყოს ორ დიდ ტიპად - დოკუმენტების გაცვლა კომპანიის შიგნით ან სხვადასხვა კომპანიებს შორის საკომუნიკაციო არხებით. შესაძლებელია ამ ორი სისტემის გაერთიანება ერთ გლობალურ სისტემაში.

კომპანიის შიგნით ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის გამოყენება მოითხოვს საჭირო პროგრამული პაკეტის (EDW პლატფორმა), ასევე მისი მუშაობისთვის აღჭურვილობის შეძენას (ქსელის აღჭურვილობა, სერვერი და ა.შ.).

ორ კომპანიას შორის დოკუმენტების გაცვლისთვის საჭიროა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორი. ის უზრუნველყოფს შეტყობინებების მიწოდების გარანტიას, აკონტროლებს გაგზავნილი დოკუმენტების ფორმატს, მოითხოვს მონაცემთა მუშაობის სერტიფიცირებას ელექტრონული ხელმოწერით და ინახავს დოკუმენტების არქივს.

ყურადღება!ერთ-ერთი ასეთი სერვისია. მისი მეშვეობით მიღებული დოკუმენტები იურიდიულად მნიშვნელოვანია, თუ ისინი ატარებენ ნიშანს დოკუმენტური ნაკადის ორივე მხარის ელექტრონული ხელმოწერიდან.

EDI-ს უპირატესობები და უარყოფითი მხარეები

ძირითადი უპირატესობები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვას ქაღალდთან შედარებით უდაო უპირატესობები აქვს:

• საოფისე სამუშაოების გამარტივება - სისტემა არ მოგცემთ საშუალებას, ერთი და იგივე ნომერი მიაკუთვნოთ სხვადასხვა დოკუმენტს, რადგან ეს მოხდება წესრიგში და ავტომატურად;
• თითოეული დოკუმენტის პოზიციის თვალყურის დევნება - ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ გაიგოთ, ვინ მუშაობს ზუსტად დოკუმენტთან. თანამშრომელი ვერ შეძლებს მის დაზიანებას ან დაკარგვას. შემთხვევით ან განზრახ წაშლილი დოკუმენტი კვლავ შეიძლება აღდგეს;
• დოკუმენტების დამუშავების დაჩქარება - თუ კომპანიის განყოფილებები მიმოფანტულია რამდენიმე შენობაში, მაშინ ქაღალდის დოკუმენტი პირადად უნდა იქნეს მიღებული დასამტკიცებლად. EDI-ით საჭირო დოკუმენტი თანამშრომელამდე წამის ნაწილად აღწევს;
• მოსახერხებელი მუშაობა ვერსიებთან - რედაქტირებისას სისტემა ინახავს თითოეულ ვერსიას. საჭიროების შემთხვევაში, შეგიძლიათ თვალყური ადევნოთ ვინ და როდის შეიტანა ცვლილებები დოკუმენტში;
• 24-საათიანი დისტანციური წვდომა - საჭიროების შემთხვევაში, EDF სისტემაზე წვდომა შეიძლება მოეწყოს ინტერნეტის საშუალებით მსოფლიოს ნებისმიერი კომპიუტერიდან. დასაქმებულს შეუძლია დოკუმენტებთან მუშაობა მივლინებაში, შვებულებაში ან ავადმყოფობის დროს;
• სამუშაოს დაგეგმვა - შექმნის თარიღისა და შესრულების თარიღის მითითებით შეგიძლიათ დაგეგმოთ შემოსული დოკუმენტების შესრულება რიგის მიხედვით;
• დოკუმენტის ძიება - შეგიძლიათ მოძებნოთ ზოგადი დოკუმენტის მონაცემთა ბაზა საკვანძო სიტყვებისა და გამონათქვამების გამოყენებით;
• ზოგავს ქაღალდს - არ არის საჭირო ყველა დოკუმენტის დაბეჭდვა საჭირო რაოდენობით.

ძირითადი ნაკლოვანებები

აშკარა უპირატესობების მიუხედავად, EDI სისტემებს ასევე აქვთ ნაკლოვანებები, რამაც შეიძლება შეაჩეროს კომპანია მათ განხორციელებაში.

Ესენი მოიცავს:

• საჭიროა დახარჯვა ნაღდი ფულისისტემის შესაძენად, რომელიც, მომხმარებელთა რაოდენობის მიხედვით, შეიძლება იყოს 100 ათას რუბლამდე;
• შეძენის შემდეგ დიდი დროსჭირდება ინსტალაცია, დანერგვა და გამართვა;
• აუცილებელია ყველა მომხმარებლის მომზადება, ვინც ჩაერთვება მასში;
• სისტემის უსაფრთხოების უზრუნველყოფა - მომხმარებლებს შორის წვდომის შეზღუდვა, საჭირო ელექტრონული ხელმოწერების გაცემა, გარე შეღწევისგან დაცვა;
• კომპანიას უნდა ჰყავდეს ადმინისტრატორი პერსონალზე, რომელიც მონიტორინგს გაუწევს სისტემის ფუნქციონირებას, განახორციელებს სერვისულ საქმიანობას და მოაგვარებს მომხმარებლის პრობლემებს;
• ინფორმაციის დასაცავად საჭიროა მონაცემთა ბაზის სარეზერვო ასლი დოკუმენტებით;
• თუ EDI არ არის ხელმისაწვდომი პარტნიორი ფირმებისგან, აუცილებელია უზრუნველყოს როგორც ელექტრონული, ისე ქაღალდის სისტემის არსებობა.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ფუნქცია

დოკუმენტების მართვის ნებისმიერმა სისტემამ უნდა უზრუნველყოს მრავალი მოქმედების შესრულება:

• ნებისმიერი ტიპის დოკუმენტებთან მუშაობა - მათი შექმნა, შედგენა, დამუშავება, რეგისტრაცია, შესრულების მონიტორინგი, კოორდინაცია და ა.შ.;
• დოკუმენტების ნაკადების ორგანიზება - კომპანიის შიგნით მარშრუტების განსაზღვრა, ცალკეულ მომხმარებლებს შორის წვდომის შეზღუდვა, რამდენიმე ადამიანის ერთ დოკუმენტთან მუშაობის შესაძლებლობა ერთდროულად;
• მოაწყეთ დოკუმენტების არქივი მათი მოძიებისა და შენახვის შესაძლებლობით.

ყურადღება!ელექტრონული დოკუმენტების მართვა უნდა უზრუნველყოფდეს დოკუმენტებთან მუშაობის იგივე უნარს, როგორც ტრადიციული ქაღალდი.

დიდი განვითარებული სისტემებიგთავაზობთ შესაძლებლობებს:

• ყველა გამსვლელი დოკუმენტის რეგისტრაცია - შემომავალი, გამავალი, შიდა, მათი შემდგომი გადამისამართებით მენეჯერთან;
• კომპანიის თითოეულ განყოფილებაში დოკუმენტებთან მუშაობის ერთიანი პროცედურის უზრუნველყოფა;
• დოკუმენტთან მუშაობა როგორც ინდივიდუალურად, ისე კოლექტიური;
• განყოფილებებსა და კონკრეტულ თანამშრომლებს შორის დოკუმენტების გაცვლა;
• დოკუმენტებზე წვდომის შეზღუდვა;
• გამოიყენეთ სტანდარტული ფორმები ყველა დოკუმენტისთვის;
• აკონტროლეთ, რომ დამტკიცება, შესრულება და დოკუმენტთან სხვა სამუშაო დროულად დასრულდება;
• ანგარიშგების გენერირება - ანალიტიკური, სტატისტიკური და ა.შ.;
• საარქივო შენახვის ორგანიზება მომხმარებლის წვდომის თარიღისა და დროის ჩაწერით.

შესაძლებელია თუ არა ქაღალდის დოკუმენტური ნაკადის ელექტრონულთან გაერთიანება?

ორგანიზაციაში ელექტრონულ დოკუმენტების მენეჯმენტზე გადასვლის შემდეგ, თავიდან მაინც შეუძლებელი იქნება ქაღალდის დოკუმენტების სრულად მიტოვება.

ეს შეიძლება მოხდეს რამდენიმე მიზეზის გამო:

• ყველა კონტრაგენტი არ იყენებს EDI-ს;
• საწარმოს უკვე აქვს უამრავი ქაღალდის დოკუმენტი არქივში შენახული.

თუმცა, არსებობს ფუნდამენტური განსხვავებები ელექტრონულ და ქაღალდის დოკუმენტებთან მუშაობისას. მაგალითად, ქაღალდის დოკუმენტი უნდა დაიბეჭდოს და ხელმოწერისთვის მიიტანოს მენეჯერს, ხოლო ელექტრონულ დოკუმენტს ხელი უნდა მოაწეროს თავად სისტემაში. კონტრაგენტისთვის გაგზავნილი ქაღალდის სააღრიცხვო დოკუმენტები შეიძლება დაიკარგოს ფოსტით გადაზიდვისას, ხოლო ელექტრონული მიაღწიოს ადრესატამდე.

ორი ტიპის დოკუმენტებთან მუშაობას შორის მთავარი განსხვავებაა მათი შენახვა. ელექტრონული დოკუმენტები დაუყოვნებლივ შედის სისტემაში, სადაც ყველა მომხმარებელს შეუძლია მათთან მუშაობა. ქაღალდის დოკუმენტებისთვის ჯერ კიდევ უნდა მოეწყოს არქივი, სადაც ისინი მოწესრიგებულად შეინახება. ამავდროულად, კომპანიაში მისვლის შემდეგ, უნდა მოხდეს ქაღალდის დოკუმენტის სკანირება და ეს დასკანირებული ასლი უნდა ჩაიტვირთოს სისტემაში შემდგომი მუშაობისთვის.

ყურადღება!ამრიგად, კომპანიაში მუშაობა კვლავ მხოლოდ ელექტრონულად უნდა განხორციელდეს. თუ ქაღალდის დოკუმენტი ჩამოდის, მას ხედავს მხოლოდ ის, ვინც მას იღებს ან ხელს აწერს. ამავდროულად, ელექტრონულ ასლთან მუშაობა საშუალებას გაძლევთ დაიცვათ ორიგინალი თითქმის ნებისმიერი დანაკარგისგან და რამდენიმე მომხმარებელს საშუალებას აძლევს ერთდროულად იმუშაონ.

რა EDI პროგრამები არსებობს?

ბაზარზე არსებობს დოკუმენტების მართვის მრავალი სისტემა, თითოეულს აქვს თავისი დადებითი და უარყოფითი მხარეები. ყველაზე გავრცელებული სისტემები:

სისტემა	თავისებურებები	ფასი
საქმე	ერთ-ერთი უდიდესი EDI პროგრამა. დიდი ფუნქციონირება, სიმარტივე და გამოყენების სიმარტივე.	11-დან 13,5 ათას რუბლამდე. ერთში სამუშაო ადგილი
ლოგიკა	შეიძლება გამოყენებულ იქნას ნებისმიერი ზომის კომპანიებში, ადვილად სწავლა, მომხმარებლისთვის მოქნილი რეგულირება	4900-დან 5900-მდე ადგილზე.
ევფრატი	ითვლება ყველაზე მოწინავე სისტემად, მიწოდება მოიცავს მონაცემთა ბაზის საკუთარ სისტემას, მსუბუქ და სასიამოვნო დიზაინს	ორგანიზაციის სერვერზე განლაგებისას თითო სამუშაო სადგურზე 5000 რუბლიდან, 10000 რუბლიდან. დეველოპერის მოწყობილობაზე მოთავსებისას.
1C: არქივი	სრული ინტეგრაცია ნებისმიერ 1C პროდუქტთან, ნებისმიერი ფაილის შენახვის შესაძლებლობა - ტექსტი, გრაფიკა, ვიდეო და აუდიო.	12-დან 57 ათას რუბლამდე. მთელი პროგრამისთვის.
პირდაპირი	ოპტიმალური სისტემა მცირე და საშუალო საწარმოებისთვის, შეგიძლიათ დააკავშიროთ ელექტრონული დოკუმენტები ქაღალდთან.	7 ათასი რუბლიდან. 2 მილიონ რუბლამდე ლიცენზიისთვის
OPTIMA-WorkFlow	ახალი სისტემა, რომელიც ახლახან იწყებს აქტიურ განვითარებას. ამ სისტემისთვის უნიკალური რამდენიმე ფუნქციაა.	55-დან 75 ათას რუბლამდე. ლიცენზიისთვის.

ელექტრონული დოკუმენტის ურთიერთქმედება სხვა პროგრამებთან

ორგანიზაციის ელექტრონულ გარემოში თავისი ადგილის დაკავებისას, EDI სისტემამ ექსპლუატაციის დროს თავისუფლად უნდა შეუწყოს ხელი მასში უკვე მოქმედ სხვა ბიზნეს აპლიკაციებს. მაგალითად, აუცილებელია სააღრიცხვო დოკუმენტაციის თავისუფლად დამუშავება - ანგარიშ-ფაქტურები, აქტები, ანგარიშ-ფაქტურები, მინდობილობები და ა.შ.

გარდა ამისა, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა ყველასთან თანმიმდევრულად უნდა მუშაობდეს და ერთი და იგივე მონაცემებით ფუნქციონირებდეს. ამიტომ, აუცილებელია, რომ სისტემას შეეძლოს ელექტრონულ გარემოში გამოყენებული დირექტორიების მხარდაჭერა და მათში არსებული მონაცემების განახლება.

გარდა ამისა, აუცილებელია გავითვალისწინოთ მუშაობა გარე მონაცემებთან - ელ. სავაჭრო პლატფორმებიდა ა.შ.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევისას ყურადღება უნდა მიაქციოთ საწარმოში არსებულ სხვა ინსტრუმენტებთან და მონაცემთა წყაროებთან მისი ურთიერთქმედების შესაძლებლობებს. როგორც წესი, პოპულარული და, შესაბამისად, აქტიურად განვითარებადი სისტემები მოიცავს ბევრ მოდულს ყველაზე პოპულარული პროგრამებისთვის - 1C, Parus, Oracle და მრავალი სხვა.

მაგალითად, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროგრამა 1C საშუალებას მოგცემთ შექმნათ, მიიღოთ და გაგზავნოთ ელექტრონული საბუღალტრო დოკუმენტები პირდაპირ მისგან, ხოლო დაადასტუროთ ისინი კვალიფიციური ხელმოწერით.

დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტს ტრადიციულ ქაღალდთან შედარებით არაერთი უპირატესობა აქვს: დოკუმენტში ცვლილებების შეტანის სიმარტივე; დოკუმენტში არა მხოლოდ ტექსტის, არამედ მულტიმედიური მონაცემების განთავსების შესაძლებლობა; წინასწარ მომზადებული ფორმების გამოყენების შესაძლებლობა; ინფორმაციის გადაცემის უფრო მაღალი სიჩქარე მისამართების დიდ რაოდენობაზე; შემნახველი ქაღალდი; არქივების კომპაქტურობა; ინფორმაციის ნაკადების კონტროლის სიმარტივე; ინფორმაციის ძიებისა და მოპოვების მაღალი სიჩქარე; დოკუმენტების არასანქცირებული წვდომისგან დაცვისა და თანამშრომლების ინფორმაციაზე წვდომის უფლებების დიფერენცირების შესაძლებლობა.

უნდა აღინიშნოს, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების დანერგვა საწარმოებისა და ორგანიზაციების მენეჯმენტს გარკვეულ უპირატესობებს აძლევს განსახორციელებლად. ეფექტური მენეჯმენტიდა გადაწყვეტილების სწრაფი მიღება, კერძოდ: თანამშრომელთა და დეპარტამენტების საქმიანობის გამჭვირვალობა; ანალიტიკური ინფორმაციისა და ანგარიშების მოპოვების მაღალი სიჩქარე; შესრულების დისციპლინის გაძლიერება; კლება უარყოფითი გავლენა ადამიანის ფაქტორიკომპანიის საქმიანობაზე; დოკუმენტებთან მომუშავე თანამშრომელთა რაოდენობის შემცირება (კურიერები, სასულიერო პირები და ა.შ.).

ბრინჯი. 3.

სურათი 3 გვიჩვენებს, თუ როგორ მცირდება დოკუმენტებთან მუშაობის ცალკეული ეტაპების დრო ქაღალდის პროცესის ციფრულით ჩანაცვლებისას. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პირობებში, გაცილებით ნაკლები ხარჯებია საჭირო დოკუმენტების ნაკადის დასაყენებლად, როდესაც იცვლება გარე პირობები, მაგალითად, მოთხოვნები ანგარიშგების ფორმის შეცვლისთვის. საოფისე ავტომატიზაციისა და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვას თან ახლავს მართვის მთელი პროცესის ოპტიმიზაცია, რაც უფრო მარტივი და ლოგიკური ხდება. მიღებული გადაწყვეტილებების ხარისხი უმჯობესდება, აღსრულებაზე კონტროლი უფრო ეფექტურად ხორციელდება მენეჯმენტის გადაწყვეტილებებიმცირდება მართვის აპარატის შენარჩუნებასთან დაკავშირებული პირდაპირი და არაპირდაპირი სოციალური ხარჯები. დოკუმენტები იგზავნება დოკუმენტების მართვის ავტომატური სისტემის გამოყენებით, რომელიც შეიცავს კლასიფიკატორების, ლექსიკონებისა და სტანდარტების ერთიან მონაცემთა ბაზას მთელი ორგანიზაციისთვის. დოკუმენტის მარშრუტი ჩვეულებრივ განისაზღვრება დოკუმენტის ტიპისა და დადგენილი ოპერაციული წესების მიხედვით (თუმცა, ეს ფუნქცია არ არის მხარდაჭერილი ყველა სისტემის მიერ). საბუთების გაცვლა გარე ორგანიზაციებითუ მათთან არის შეთანხმება, ეს უზრუნველყოფილია კორპორატიული დახმარებით საინფორმაციო პორტალიპროხოროვი ა. დოკუმენტის ნაკადი და მისი პროგრამული უზრუნველყოფა / ა. პროხოროვი // ComputerPress 2010. - No. 1. - გვ. 32..

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის მრავალი არსებული სისტემა საშუალებას აძლევს კომპანიებს, რომლებმაც განახორციელეს ისინი, გადავიდნენ დოკუმენტების ქაღალდის გარეშე. თუმცა, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემებთანაც კი, ხშირად ხდება ეგრეთ წოდებული დოკუმენტების შერეული ნაკადი, როდესაც უმეტესობადოკუმენტებთან მუშაობა ხორციელდება ელექტრონული ფორმით (დოკუმენტების პროექტი, მათი დამტკიცება და ა.შ.) და მათი მხოლოდ ნაწილი იბეჭდება, ხელმოწერილი და ინახება ქაღალდის სახით. ეს არის რამდენიმე მიზეზის გამო. ჯერ ერთი, საკანონმდებლო ბაზა არ იძლევა ელექტრონულ დოკუმენტებზე სრულ გადასვლის საშუალებას. მეორეც, თავად ამ სისტემების მომხმარებლები ჯერ კიდევ არ არიან მზად სრულიად უარი თქვან ქაღალდის დოკუმენტებთან მუშაობის ჩვევაზე. პრაქტიკაში, ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი ახლა ძირითადად მოიცავს დოკუმენტების შიდა ნაკადს და ბევრად უფრო იშვიათად (ორგანიზაციებს შორის შეთანხმების საფუძველზე) კორპორატიულ დოკუმენტთა ნაკადს.

ძირითადი კომპიუტერული პროგრამებისაოფისე მუშაობისთვის და ბიზნეს პროცედურები შეიძლება დაიყოს ოთხ ძირითად კატეგორიად (არ მოიცავს დოკუმენტებისა და მონაცემთა საწყობების შექმნის ინსტრუმენტებს): სამუშაო პროცესების სისტემები (საქმიანი პროცედურების ავტომატიზაცია); ჯგუფური სისტემები (გუნდური მუშაობა); დოკუმენტების მართვის სისტემები (ძირითადად უზრუნველყოფენ დოკუმენტების რეგისტრაციას, შენახვას და მოძიებას); ელექტრონული ფოსტის სისტემები (გამოიყენება დოკუმენტების გაცვლისთვის).

ეს განყოფილება ბაზარზე დაახლოებით სამი წლის წინ გამოჩნდა. ახლა ეს საკმაოდ პირობითია იმის გამო, რომ ყველაზე პოპულარული აპლიკაციების უახლესი ვერსიები ცდილობენ გააერთიანონ ყველა ეს და მრავალი სხვა ტექნოლოგია, მაგალითად Lotus Domino. გარდა ამისა, თითოეული ეს ტექნოლოგია (გარდა, რა თქმა უნდა, ელექტრონული ფოსტისა, რომლის პოპულარობა ბიზნესში თავიდანვე დაახლოებით იგივე იყო, რაც დოკუმენტის შექმნის ხელსაწყოებს), მოდურია დასავლეთში 2-3 წლის განმავლობაში. წინ დაუთმო თანამშრომლობისა და შეტყობინებების ახალ კონცეფციას ("თანამშრომლობა და შეტყობინებები").

ამის მიზეზები, ჩვენი აზრით, დაახლოებით ერთნაირია მათთვის და ჩვენთვის (თუ არ გავითვალისწინებთ ლოკალიზაციის წმინდა ენობრივ, ენობრივ და ტექნიკურ პრობლემებს, კოდის ცხრილების მხარდაჭერას, ძიებას, ამოცნობას და ა.შ.)

საქმე ისაა, რომ ბიზნეს პროცედურების და გუნდური მუშაობის ავტომატიზაცია, პრინციპში, ძალიან რთულია. ჯერ ერთი, ჯერ არავის მოუფიქრებია წარმატებული ბიზნესის უნივერსალური წესები. თითოეული ორგანიზაცია ამ მხრივ სრულიად უნიკალურია. გარდა ამისა, ავტომატური პროცედურის ფარგლებში, ყოველთვის არ არის შესაძლებელი ადეკვატური რეაგირება საგანგებო სიტუაციებზე, რომელთა შემთხვევისგან, რა თქმა უნდა, არავინ არის იმუნური. ზოგჯერ ავტომატიზაცია მხოლოდ ზიანს აყენებს ბიზნესს; ხშირად რიგი თანამშრომელი იდეალურად წყვეტს თავის პრობლემებს არაფორმალურ ურთიერთობებში და ავტომატური სისტემის ჩარჩო მხოლოდ ზღუდავს მათ. თუმცა, საპირისპირო მაგალითებისულაც არ არის იშვიათი.

შედეგად, ამ მომენტისთვის, მიზანშეწონილია აღიაროთ შემდეგი, როგორც ბიზნეს პროცედურების ავტომატიზაციის ყველაზე რაციონალური გზა: „ნუ ეცდებით თანამშრომლების ქცევის დაპროგრამებას თითოეულისთვის. შესაძლო სიტუაცია, მაგრამ სამაგიეროდ შექმენით მათთვის საერთო საინფორმაციო გარემო, რომელშიც მათ შეუძლიათ ითანამშრომლონ (ანუ ერთობლივად მოაგვარონ ბიზნეს პრობლემები) და გაცვალონ შეტყობინებები“. შესაძლოა, ეს კითხვის ნიშნის ქვეშ აყენებს არსებული სამუშაო პროცესების სისტემების უღრუბლო მომავალს, რომლებიც აქცენტს აკეთებენ ბიზნეს პროცედურების ავტომატიზაციის სრული ჯაჭვების შექმნაზე.

დღეს მდგომარეობა საგრძნობლად გაუმჯობესდა. გაჩნდა სრული რუსული პროდუქცია, ეტაპობრივად იძლევა დაბნეულობა ტერმინოლოგიასა და პოზიციონირებაში.საწარმოში საოფისე მუშაობის ავტომატიზაცია და დოკუმენტების მოძრაობა. ეროვნული ჩანაწერების მართვის მახასიათებლები [ელექტრონული რესურსი] წვდომის რეჟიმი: http://www.directum.ru/339091.aspx(შესვლის თარიღი: 15/10/2015).

განვიხილოთ თანამედროვე ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის სპეციფიკა და ფუნქციონირება.

ადამიანის ჩვევების ინერცია არის მთავარი დაბრკოლება საწარმოებში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების (EDMS) დანერგვისთვის. მათი უპირატესობები მალე გადამწყვეტი გახდება კონკურენტულ ბრძოლაში, ამიტომ ახლა ჩვენ უნდა ვიფიქროთ საოფისე სამუშაოების ციფრულ რელსებზე გადატანაზე.

EDS-ის სამართლებრივი საფუძველი

ფილიალების ფართო ქსელის მქონე მსხვილი საწარმოები სწრაფად გადადიან დოკუმენტების ელექტრონულ მართვაზე, რასაც ხელს უწყობს საკმარისი საკანონმდებლო ბაზის არსებობა.

EDMS-ის მუშაობის მარეგულირებელი კანონებია:

1. No149-FZ „ინფორმაციის, ინფორმატიზაციისა და ინფორმაციის დაცვის შესახებ“.
2. No63-FZ „ელექტრონული ხელმოწერების შესახებ“.
3. No 263-FZ „ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის შეზღუდვების გაუქმების შესახებ“.
4. Სამოქალაქო კოდექსი.
5. საარბიტრაჟო საპროცესო კოდექსი.

პირდაპირი საკანონმდებლო ნორმები ყველასთვის ერთნაირია, მაგრამ EDS-ის განხორციელებისას საწარმომ დამატებით უნდა შეიმუშაოს მთელი რიგი შიდა ადმინისტრაციული დოკუმენტები:

• ციფრული ხელმოწერების გამოყენების რეგულაციები;
• ელექტრონული დოკუმენტების მართვის კორპორატიული წესები საკამათო სიტუაციების გადაჭრის ალგორითმით;
• დოკუმენტი წესების დაცვის შესახებ, რომელსაც ხელი უნდა მოაწეროს ყველა თანამშრომელმა.

კომპანიის თანამშრომლებს მოეთხოვებათ გამოიყენონ მხოლოდ სერტიფიცირებული ციფრული ხელმოწერები და კრიპტოგრაფიული ინფორმაციის დაცვის საშუალებები. ამ წესის დაცვა და საკანონმდებლო ბაზის თანმიმდევრულობა შესაძლებელს ხდის კორპორატიულ EDMS-ში თანამშრომლის ქმედებებს იურიდიულად მნიშვნელოვანი გახადოს.

EDMS-ის არსი და ფუნქციები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემა არის სამუშაო ნაკადის მართვის ავტომატური სისტემა, რომელიც თანამშრომლებს საშუალებას აძლევს ციფრული მოწყობილობების მეშვეობით ურთიერთქმედონ ქაღალდის მედიის გამოყენების გარეშე.

ძირითადი EDMS ფუნქციებიარიან:

• ელექტრონული დოკუმენტების შექმნა, გადაცემა, შენახვა (ED);
• ქაღალდის დოკუმენტების დიგიტალიზაცია;
• დოკუმენტის ბარათის შექმნა თავისი ატრიბუტებით;
• დოკუმენტების გენერირება მზა შაბლონებზე მითითებული ატრიბუტებით;
• დოკუმენტების მოძიება ცენტრალიზებულ მონაცემთა ბაზაში;
• დოკუმენტების მარშრუტიზაცია;
• კონტროლი დოკუმენტის მიღებასა და მასში მოცემული ინსტრუქციების შესრულებაზე;
• ჟურნალების, კლასიფიკატორების წარმოება;
• ED კონვერტაცია თავსებად ფორმატებად;
• შემოსული დოკუმენტაციის ავტომატური რეგისტრაცია;
• შეტყობინებების გაგზავნა;
• დოკუმენტების დამტკიცება;
• კოლექტიური მუშაობა ED-თან;
• ურთიერთქმედება ელექტრონული დოკუმენტაციის საშუალებით კომპანიის კონტრაგენტებთან;
• დოკუმენტების შესრულებისა და გადაადგილების შესახებ ანგარიშების შექმნა.

EDMS-ის მნიშვნელოვანი პარამეტრია მისი მოდულარულობა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ გააფართოვოთ ფუნქციონირება ძირითადი პარამეტრების მნიშვნელოვანი შეცვლის გარეშე.

EDMS-ის სახეები

აშკარაა, რომ მსხვილ სამრეწველო საწარმოებსა და სავაჭრო კომპანიებს განსხვავებული მოთხოვნები აქვთ EDMS-ის მიმართ. Ამიტომაც პროგრამული პროდუქტებისამუშაო პროცესების სტანდარტიზაციიდან გამომდინარე, იყოფა ორ კატეგორიად:

• "ყუთში";
• ძირითადი კონფიგურაციის ფართო პარამეტრებით.

„ბოქსირებული“ პროდუქცია განკუთვნილია სასაწყობო სამუშაოებისთვის, საოფისე პროცესებისთვის და მცირე წარმოებისთვის. მათ მხოლოდ მოდულური კონფიგურაცია და პირველადი ინფორმაციის დანერგვა სჭირდებათ.

მათი მახასიათებლები:

• სწრაფი დაყენება;
• სტანდარტიზებული ტრენინგი;
• მოდიფიკაცია არ არის საჭირო;
• მოვლის დაბალი ღირებულება.

ძირითადი პლატფორმები განლაგებულია მსხვილ საწარმოებში უნიკალური ორგანიზაციული და წარმოების სტრუქტურა. ასეთი EDMS მოითხოვს ხანგრძლივ განვითარებას, მათ შორის მომხმარებლის IT სპეციალისტების მიერ.

მათ აქვთ შემდეგი მახასიათებლები:

• კონკრეტულ ბიზნეს პროცესებთან ადაპტაციის უნარი;
• დამკვეთის მოთხოვნების შესაბამისად დამატებითი პროგრამული მოდულების შექმნა;
• ინტერფეისის ცვალებადობა;
• ხარჯების დაგეგმვის სირთულე გაუმჯობესების რაოდენობის შეფასების შეუძლებლობის გამო.

მცირე ბიზნესისა და სავაჭრო ორგანიზაციების უმეტესობისთვის საკმარისია სტანდარტული „ყუთიანი“ გადაწყვეტილებები.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის უპირატესობები

საწარმოს დოკუმენტური ნაკადის ელექტრონულ ფორმაში თარგმნა კომპანიას ანიჭებს უპირატესობას რამდენიმე ორგანიზაციულ დონეზე. EDMS საშუალებას გაძლევთ გაამარტივოთ როგორც მენეჯმენტის, ისე რიგითი თანამშრომლების მუშაობა.

ტაქტიკური უპირატესობები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა საშუალებას გაძლევთ შეამციროთ ბიზნესის მიმდინარე საოპერაციო ხარჯები. საწარმოში EDMS-ის დაყენების გადაწყვეტისას, სისტემის დანერგვამდე რეკომენდებულია თანამშრომლების პროდუქტიულობის გაზომვა. თქვენ შეგიძლიათ გამოთვალოთ დრო შაბლონის ამოცანების შესრულებისთვის, წინადადებების დამტკიცებისა და საჭირო დოკუმენტების მოსაძებნად. ცალკე, შეგიძლიათ განსაზღვროთ საოფისე აღჭურვილობისა და საკანცელარიო ნივთების მიმდინარე ხარჯები.

კომპანიის ძირითადი პროცესების ეფექტურობიდან გამომდინარე, ხაზგასმულია EDMS-ის შემდეგი უპირატესობები:

1. განთავისუფლება ფიზიკური სივრცემომხმარებლის სამუშაო სადგურებზე.
2. საარქივო შენობების გაქირავების ხარჯების შემცირება.
3. თანამშრომლების დროის დაზოგვა დოკუმენტების კოპირებაზე, დამუშავებაზე და ჟურნალებში შეტანაზე.
4. ქაღალდისა და მასალების ხარჯების შემცირება კოპირების აღჭურვილობისთვის.
5. განყოფილებებს შორის ქაღალდის დოკუმენტების გადაცემისთვის საჭირო დროის შემცირება.
6. თანამშრომლის დროის დაზოგვა საოპერაციო პროცესების ნაწილის სრული ავტომატიზაციის გზით.
7. თანამშრომლების პროდუქტიულობის გაზრდა რუტინული სამუშაოს შემცირებით.

EDMS-ის ტაქტიკური უპირატესობები ყველაზე მეტად აადვილებს რიგითი თანამშრომლების მუშაობას, ამიტომ ისინი პირველ რიგში შეამჩნევენ გაუმჯობესებას.

სტრატეგიული უპირატესობები

სტრატეგიული მიზნები EDMS-ის დანერგვისას გავლენას ახდენს ძირითად ბიზნეს პროცესებზე: მოგების ინდიკატორებზე, კონტრაგენტებთან კომუნიკაციის სისწრაფე და ეფექტურობა, კომერციული ინფორმაციის დაცვა.

ამ სფეროებში შეიძლება გამოვლინდეს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შემდეგი უპირატესობები:

1. ცენტრალიზებული საინფორმაციო სივრცის შექმნა ED მონაცემთა ბაზით და რეგულირდება დისტანციური წვდომამას.
2. დააჩქარეთ ინფორმაციის ძებნა ატრიბუტების მიხედვით.
3. კომერციული ინფორმაციის სრული დაცვის შესაძლებლობა კომპიუტერულ ქსელში.
4. სამუშაო პროცესების გამჭვირვალობის გაზრდა, კორუფციული სქემების პრევენცია.
5. შიდა დოკუმენტების პარალელურად დამტკიცების შესაძლებლობა.
6. დისტანციური წვდომა სამუშაო პროცესებზე სამუშაო ადგილის გარეთ.
7. საბუთების უსაფრთხოების გაძლიერება და მათი გაყალბების შეუძლებლობა.
8. შეკვეთების შესრულების მკვეთრი ზრდა თანამშრომლების ქმედებების ონლაინ მონიტორინგის გამო.

სტრატეგიული უპირატესობები ხელს უწყობს კომპანიის მართვადობისა და იმიჯის ზრდას, რაც მნიშვნელოვან სარგებელს იძლევა ახალი მომხმარებლების მოზიდვაში.

სარგებელი ჩვეულებრივი მომხმარებლებისთვის

გრძელვადიანი რუტინული ოპერაციები აღიარებულია, როგორც ჯანმრთელობისთვის საზიანო და მკვეთრად ამცირებს პროდუქტიულობას. მოთხოვნისა და დოკუმენტების ერთფეროვანი დამუშავება ქ სხვადასხვა პროგრამებიაშორებს ყურადღებას პასუხისმგებლობებისგან, იკავებს სამუშაო დროის ლომის წილს.

EDMS-ს აქვს მრავალი უპირატესობა მომხმარებლის ამ პრობლემების გადასაჭრელად:

1. ED-ის მოსახერხებელი მდებარეობა არქივში, რაც საშუალებას გაძლევთ იპოვოთ ისინი ატრიბუტების მიხედვით 1-2 წუთში.
2. საოპერაციო პროცესების რეგულირება. შედეგად, თანამშრომელი იღებს მხოლოდ იმ დავალებებს, რომელთა შესრულებაც მას მოეთხოვება სამუშაოს აღწერილობის მიხედვით.
3. ახალი თანამშრომლების სამუშაო პროცესებთან ადაპტაციის დაჩქარება კორპორატიული ინტერაქციის ავტომატიზაციის გზით.
4. დამტკიცების ჯაჭვისა და პროექტის განხორციელების ეტაპების შესახებ ინფორმაციის მოპოვების შესაძლებლობა.
5. შემცირება რუტინული ოპერაციებიკომპიუტერებზე სამუშაო გარემოს გაერთიანებით, შაბლონების გამოყენებით, დოკუმენტების ბეჭდვისა და ხელმოწერის ეტაპის აღმოფხვრა.

არასპეციფიკური ოპერაციების რაოდენობისა და ხანგრძლივობის შემცირება საშუალებას გაძლევთ დაუთმოთ დრო უშუალოდ სამუშაო პროცესებს, რომლებიც საჭიროებენ მაღალ კვალიფიკაციას.

უპირატესობები საწარმოს IT სტრუქტურისთვის

EDMS-ის დანერგვისას, ის ინტეგრირებულია არსებულ IT ინფრასტრუქტურასთან, რაც უზრუნველყოფს შემდეგ უპირატესობებს:

• სისტემაზე კონტროლის ხელშეწყობა, შემცირება საკვალიფიკაციო მოთხოვნებიმის ადმინისტრატორს;
• ახალი შაბლონების და დოკუმენტების მარშრუტების კონფიგურაციის შესაძლებლობა სტანდარტული პროგრამირების ხელსაწყოების გარეშე;
• რამდენიმე აპლიკაციის გაერთიანება ერთ სამუშაო გარემოში;
• სისტემის მასშტაბირების შესაძლებლობა დამატებითი ხარჯების გარეშე;
• არ არის საჭირო არსებული კომპიუტერების შეცვლა;
• ყოვლისმომცველი ქსელის დაცვა მავნე პროგრამებისგან.

EDMS მოიცავს გარკვეულ კაპიტალურ ინვესტიციებს ტექნიკური საშუალებები, მაგრამ ისინი იხდიან საკუთარ თავს მოკლე დროში.

კომპიუტერული ტექნიკა ხდება თავსებადი, რის შედეგადაც იზრდება რესურსების გამოყენება.

სარგებელი მენეჯერებისთვის

ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ეფექტურს ხდის მენეჯმენტის პერსონალის მუშაობას სისტემის შემდეგი უპირატესობების გამო:

1. EDMS მობილურობა, ED-ზე წვდომის შესაძლებლობა მივლინებებზე დისტანციური კომპიუტერებით.
2. თანამშრომლების მოსახერხებელი მონიტორინგი მათი მუშაობის ეფექტურობის, პროდუქტიულობისა და დავალებების დროული შესრულების შესახებ ანგარიშების გამოყენებით.
3. ინტეგრაციის გზით.
4. ლოგისტიკური პროცედურების დაჩქარება მომწოდებლებსა და მყიდველებს შორის EDMS-ის გაზიარებისას. შესაძლებელია პირველადი ED-ის გაცვლა ერთ გარე ოპერატორთან დაკავშირების გზით, რომელიც გარანტიას იძლევა დოკუმენტების ლეგიტიმურობას.
5. ფინანსური ინფორმაციის ხელმისაწვდომობის უზრუნველყოფა ექსკლუზიურად ტოპ მენეჯერებისთვის, სამდივნოს გამოკლებით.
6. მნიშვნელოვანი დოკუმენტების დაკარგვის ალბათობის შემცირება.

მენეჯერს ყოველთვის შეუძლია შევიდეს სისტემაში და შექმნას ანგარიში თითოეული თანამშრომლის მუშაობის შესახებ.

თანამშრომლების მიერ ამ ფაქტის გაცნობიერება არ აძლევს მათ შესაძლებლობას დაისვენონ და საკუთარ საქმეს მიხედონ.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ნაკლოვანებები

საწარმოში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვას ასევე აქვს თავისი ნაკლი. ისინი არიან, ვინც ხელს უშლიან მცირე ბიზნესს EDMS-ის საფუძველზე სრულმასშტაბიანი სასაწყობო ოპერაციების და მენეჯმენტის დანერგვაში.

უარყოფითი მხარეები მოიცავს:

1. მონაცემთა ბაზის გაფუჭების შესაძლებლობა უცნობი მავნე კოდით. ქსელში არ ჩართულ მოწყობილობებზე ინფორმაციის რეგულარულმა სარეზერვო ასლის შექმნამ შეიძლება მოაგვაროს ეს ნაკლი.
2. თანამშრომლების ადაპტაციის სირთულე ასაკობრივი კატეგორია 40+ ციფრულ ინტერაქციამდე.
3. Მაღალი ფასი. მცირე ბიზნესისთვის შიდა EDMS-ის ფასი 1000-დან 10000 დოლარამდე მერყეობს.
4. EDMS-ის ეფექტურობა მცირდება კომპანიის კონტრაგენტებს შორის ელექტრონული დოკუმენტური ნაკადის არარსებობის შემთხვევაში.
5. სისტემის სარგებელი კომპაქტურ ოფისებში დამატებითი სამუშაო განყოფილებებისა და შენობების გარეშე საეჭვოა.
6. ED-ს ქაღალდის სახით დუბლირების აუცილებლობა ზოგიერთ კონტრაგენტთან მუშაობისას.

ეს ხარვეზები დიდწილად გამოწვეულია საჭიროების მიღების დაგვიანებით სამართლებრივი ნორმებიდა ბიზნეს გარემოში EDMS-ის შეღწევადობის დაბალი ხარისხი. მაგრამ ტენდენციები მიუთითებს იმაზე, რომ 10-20 წელიწადში ელექტრონული დოკუმენტების მართვა საწარმოში უფრო წესად ჩაითვლება, ვიდრე გამონაკლისად.

როგორ ავირჩიოთ სწორი EDMS?

EDMS-ის არჩევა ადვილი არ არის, რადგან დიდია არასწორი პროდუქტის შეძენის ან არაკომპეტენტურ კომპანიასთან ხელშეკრულების დადების ალბათობა.

ამიტომ, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროგრამის შეძენის გადაწყვეტილების მიღებისას აუცილებელია გავითვალისწინოთ მისი მთელი რიგი მახასიათებლები:

1. EDMS მწარმოებლის მუშაობის საათები რუსული ბაზარი. ეროვნულ კანონმდებლობასთან ადაპტაციისთვის საჭიროა ასეთი სისტემების დანერგვის მრავალწლიანი პრაქტიკული გამოცდილება.
2. ინდუსტრიის სტანდარტებთან შესაბამისობა.
3. თავსებადობა კომპანიის სტრუქტურასთან.
4. პროგრამული პროდუქტის შემდგომი მხარდაჭერის შესაძლებლობა და ღირებულება.
5. EDMS-ის მასშტაბურობა საწარმოს გაფართოებისას.
6. პროგრამული უზრუნველყოფის კონფიგურაციის დოკუმენტაციის ხელმისაწვდომობა სრულ განაკვეთზე IT სპეციალისტებისთვის.
7. ინფორმაციის უსაფრთხოების დონე.
8. მონაცემთა სარეზერვო პარამეტრები
9. აღდგენის დრო წარუმატებლობის შემდეგ.

EDMS-ის განსახორციელებლად კომპანიის საბოლოო შერჩევის მიზნით, რეკომენდებულია რამდენიმე პროვაიდერის ანალიზი, დემო მასალების შესწავლა და პროგრამული უზრუნველყოფის დემო ვერსიის დაყენების მოთხოვნა. გადაწყვეტილების მიღებისას მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ აღჭურვილობის განახლების ხარჯები და დონე პროფესიული მომზადებასაკუთარი IT სპეციალისტები.

სირთულეები EDMS-ის დანერგვისას

რუსეთში EDMS-ის დანერგვის პროცესზე გავლენას ახდენს მომხმარებლების მიერ მრავალი არალიცენზირებული პროგრამის გამოყენება, მათი შეუთავსებლობა და ბიზნეს პროცედურების ხელით მენეჯმენტის უპირატესობა.

შედეგად, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროვაიდერები საწარმოებში შემდეგი სირთულეების წინაშე დგანან:

1. მონაცემთა შენახვის სხვადასხვა ფორმატები სხვადასხვა განყოფილებაში.
2. გამოყენებული აპლიკაციებში სტრუქტურირებული ინფორმაციის ნაკლებობა.
3. კონკრეტულ ბიზნეს პროცესებზე თანამშრომლების წვდომის არარეგულირებული სისტემა. Სტანდარტული ფორმა სამუშაოს აღწერადიდად არ ეხმარება EDMS ორგანიზაციას.
4. ინფორმაციის ნაკადი გადატვირთულია ბიუროკრატიული პროცედურებითა და დამტკიცებებით.
5. ავარია სხვადასხვა აპლიკაციებში მონაცემთა შენახვის გამო.
6. საწარმოს თანამშრომლების კომპიუტერული გაუნათლებლობა და სასწავლო ღონისძიებების საბოტაჟი შემსრულებლის დონეზე.
7. EDMS-ის შეუსაბამობა ინდუსტრიის სტანდარტებთან და კანონქვემდებარე აქტებთან.

დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტზე გადასასვლელად, მენეჯმენტის მტკიცე გადაწყვეტილება არ არის საკმარისი. საჭიროა თანამშრომლების სამუშაო პასუხისმგებლობისა და კომპანიის მენეჯმენტის სტრუქტურის სისტემური რესტრუქტურიზაცია. სასურველია სისტემასთან ინტეგრირება, რომელიც უნდა იყოს დაინსტალირებული კანონის შესაბამისად.

EDS-ის განხორციელების მნიშვნელოვანი სფეროა მკაცრი საკადრო პოლიტიკა არაკომპეტენტური და მოუმზადებელი თანამშრომლების მიმართ. რადგან მათი უხალისობა ახალი პრინციპებით მუშაობაზე საგრძნობლად გაზრდის განხორციელების პროცესისა და ელექტრონული მხარდაჭერის ხარჯებს. EDMS უნდა იმოქმედოს ადამიანებთან ერთი მექანიზმის ფარგლებში, ამიტომ მისი ცუდად მოქმედი ელემენტები დროულად უნდა გამოსწორდეს ან შეიცვალოს.

ჩვენ გვაქვს მზა ხსნარი და აღჭურვილობა

სცადეთ ECAM პლატფორმის ყველა მახასიათებელი უფასოდ

ასევე წაიკითხეთ

კონფიდენციალურობის შეთანხმება

და პერსონალური მონაცემების დამუშავება

1. ზოგადი დებულებები

1.1 ეს შეთანხმება კონფიდენციალურობისა და პერსონალური მონაცემების დამუშავების შესახებ (შემდგომში - ხელშეკრულება) მიღებულ იქნა თავისუფლად და საკუთარი ნებით და ვრცელდება ყველა ინფორმაციაზე, რომელიც შპს Insales Rus და/ან მის ფილიალებს, მათ შორის ყველა პირს, რომელიც შედის ხელშეკრულებაში. იმავე ჯგუფს შპს "Insails Rus"-თან (მათ შორის შპს "EKAM Service") შეუძლია მიიღოს ინფორმაცია მომხმარებლის შესახებ შპს "Insails Rus"-ის რომელიმე საიტის, სერვისის, სერვისის, კომპიუტერული პროგრამის, პროდუქტის ან სერვისის გამოყენებისას (შემდგომში - სერვისები) და შპს Insales Rus-ის შესრულებისას მომხმარებელთან ნებისმიერი შეთანხმება და კონტრაქტი. მომხმარებლის თანხმობა ხელშეკრულებაზე, მის მიერ გამოხატული ერთ-ერთ ჩამოთვლილ პირთან ურთიერთობის ფარგლებში, ვრცელდება ყველა სხვა ჩამოთვლილ პირზე.

1.2. სერვისების გამოყენება ნიშნავს, რომ მომხმარებელი ეთანხმება წინამდებარე შეთანხმებას და მასში მითითებულ პირობებს; ამ პირობებთან შეუთანხმებლობის შემთხვევაში, მომხმარებელმა თავი უნდა შეიკავოს სერვისების გამოყენებისგან.

"Ფასდაკლებებში"- შეზღუდული პასუხისმგებლობის საზოგადოება "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, რეგისტრირებულია მისამართზე: 125319, მოსკოვი, აკადემია ილიუშინას ქ. ერთი მხრივ და

"მომხმარებელი" -

ან ინდივიდუალურიქმედუნარიანობის მქონე და სამოქალაქო სამართლებრივი ურთიერთობების მონაწილედ აღიარებული რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობის შესაბამისად;

ან იურიდიული პირი, რომელიც რეგისტრირებულია იმ სახელმწიფოს კანონმდებლობის შესაბამისად, რომლის რეზიდენტია ასეთი პირი;

ან ინდივიდუალური მეწარმერეგისტრირებულია იმ სახელმწიფოს კანონმდებლობის შესაბამისად, რომლის რეზიდენტიც არის ასეთი პირი;

რომელმაც მიიღო წინამდებარე ხელშეკრულების პირობები.

1.4 წინამდებარე შეთანხმების მიზნებისათვის მხარეებმა დაადგინეს, რომ კონფიდენციალური ინფორმაცია არის ნებისმიერი ხასიათის ინფორმაცია (საწარმოო, ტექნიკური, ეკონომიკური, ორგანიზაციული და სხვა), ინტელექტუალური საქმიანობის შედეგების ჩათვლით, აგრეთვე ინფორმაცია განხორციელების მეთოდების შესახებ. პროფესიული საქმიანობა(მათ შორის, მაგრამ არ შემოიფარგლება: ინფორმაცია პროდუქტების, სამუშაოებისა და სერვისების შესახებ; ინფორმაცია ტექნოლოგიებისა და კვლევითი სამუშაოების შესახებ; მონაცემები ტექნიკური სისტემებისა და აღჭურვილობის შესახებ, პროგრამული ელემენტების ჩათვლით; ბიზნეს პროგნოზები და ინფორმაცია შემოთავაზებული შესყიდვების შესახებ; კონკრეტული პარტნიორების მოთხოვნები და სპეციფიკაციები და პოტენციური პარტნიორები; ინტელექტუალურ საკუთრებასთან დაკავშირებული ინფორმაცია, ისევე როგორც ყველა ზემოთ ჩამოთვლილთან დაკავშირებული გეგმები და ტექნოლოგიები), რომელიც ერთი მხარის მიერ მეორეს გადაეცემა წერილობით და/ან ელექტრონული ფორმით, რომელიც პირდაპირ არის მითითებული მხარის მიერ, როგორც მისი კონფიდენციალური ინფორმაცია.

1.5 წინამდებარე შეთანხმების მიზანია დაიცვას კონფიდენციალური ინფორმაცია, რომელსაც მხარეები გაცვლიან მოლაპარაკებების, ხელშეკრულებების დადებისა და ვალდებულებების შესრულებისას, ისევე როგორც ნებისმიერი სხვა ურთიერთქმედების დროს (მათ შორის, მაგრამ არ შემოიფარგლება, კონსულტაციების, ინფორმაციის მოთხოვნისა და მიწოდების და სხვა ბრძანებებს).

2. მხარეთა პასუხისმგებლობა

2.1 მხარეები თანხმდებიან კონფიდენციალურად შეინახონ ერთი მხარის მიერ მეორე მხარისგან მიღებული ყველა კონფიდენციალური ინფორმაცია მხარეთა ურთიერთქმედების დროს, არ გაამჟღავნონ, გაამჟღავნონ, გაასაჯაროონ ან სხვაგვარად მიაწოდონ ასეთი ინფორმაცია მესამე მხარეს, წინასწარი წერილობითი ნებართვის გარეშე. მეორე მხარე, გარდა მოქმედი კანონმდებლობით გათვალისწინებული შემთხვევებისა, როდესაც ასეთი ინფორმაციის მიწოდება მხარეებს ევალებათ.

2.2. თითოეული მხარე ყველაფერს გააკეთებს აუცილებელი ზომებიკონფიდენციალური ინფორმაციის დასაცავად მინიმუმ იგივე ზომების გამოყენებით, რომლებსაც მხარე იყენებს საკუთარი კონფიდენციალური ინფორმაციის დასაცავად. კონფიდენციალურ ინფორმაციაზე წვდომა ეძლევა მხოლოდ თითოეული მხარის იმ თანამშრომლებს, რომლებსაც ეს გონივრულად სჭირდებათ ამ შეთანხმებით გათვალისწინებული ოფიციალური მოვალეობების შესასრულებლად.

2.3 კონფიდენციალური ინფორმაციის გასაიდუმლოების ვალდებულება მოქმედებს წინამდებარე ხელშეკრულების, 2016 წლის 1 დეკემბრის კომპიუტერული პროგრამების სალიცენზიო ხელშეკრულების, კომპიუტერული პროგრამების, სააგენტოს და სხვა ხელშეკრულებების სალიცენზიო ხელშეკრულებაში შეერთების ხელშეკრულების მოქმედების ვადის განმავლობაში და ხუთი წლის განმავლობაში. მათი მოქმედებების შეწყვეტის შემდეგ, თუ მხარეები ცალკე არ შეთანხმდნენ.

(ა) თუ მოწოდებული ინფორმაცია საჯარო გახდა ერთ-ერთი მხარის ვალდებულებების დარღვევის გარეშე;

(ბ) თუ მოწოდებული ინფორმაცია მხარისთვის ცნობილი გახდა მისივე კვლევის, სისტემატური დაკვირვების ან სხვა საქმიანობების შედეგად, რომლებიც განხორციელდა მეორე მხარისგან მიღებული კონფიდენციალური ინფორმაციის გამოყენების გარეშე;

(c) თუ მოწოდებული ინფორმაცია კანონიერად არის მიღებული მესამე მხარისგან მისი საიდუმლოდ შენახვის ვალდებულების გარეშე, სანამ არ იქნება მიწოდებული ერთ-ერთი მხარის მიერ;

დ) თუ ინფორმაცია მოწოდებულია ორგანოს წერილობითი მოთხოვნით სახელმწიფო ძალაუფლება, სხვა სამთავრობო სააგენტო, ან ორგანო ადგილობრივი მმართველობამათი ფუნქციების შესასრულებლად და ამ ორგანოებისთვის მისი გამჟღავნება სავალდებულოა პარტიისთვის. ამ შემთხვევაში მხარემ დაუყოვნებლივ უნდა აცნობოს მეორე მხარეს მიღებული მოთხოვნის შესახებ;

(ე) თუ ინფორმაცია მიეწოდება მესამე მხარეს იმ მხარის თანხმობით, რომლის შესახებაც გადაცემულია ინფორმაცია.

2.5.Insales არ ამოწმებს მომხმარებლის მიერ მოწოდებული ინფორმაციის სიზუსტეს და არ აქვს მისი ქმედუნარიანობის შეფასების შესაძლებლობა.

2.6. ინფორმაცია, რომელსაც მომხმარებელი აწვდის Insales-ს სერვისებში რეგისტრაციისას, არ არის პერსონალური მონაცემები, როგორც ეს განსაზღვრულია ფედერალური კანონი RF No 152-FZ 2006 წლის 27 ივლისით. "პერსონალური მონაცემების შესახებ."

2.7. Insales-ს უფლება აქვს შეიტანოს ცვლილებები წინამდებარე ხელშეკრულებაში. მიმდინარე გამოცემაში ცვლილებების შეტანისას მითითებულია თარიღი ბოლო განახლება. ხელშეკრულების ახალი ვერსია ძალაში შედის განთავსების მომენტიდან, თუ სხვა რამ არ არის გათვალისწინებული ახალი გამოცემახელშეკრულებები.

2.8 ამ შეთანხმების მიღებით, მომხმარებელი აცნობიერებს და ეთანხმება, რომ Insales-ს შეუძლია გაუგზავნოს მომხმარებელს პერსონალიზებული შეტყობინებები და ინფორმაცია (მათ შორის, მაგრამ არ შემოიფარგლება ამით) სერვისების ხარისხის გასაუმჯობესებლად, ახალი პროდუქტების შესაქმნელად, პერსონალური შეთავაზებების შესაქმნელად და გაგზავნისთვის. მომხმარებელი, რათა აცნობოს მომხმარებელს ცვლილებების შესახებ სატარიფო გეგმებიდა განახლებები, მომხმარებლისთვის მარკეტინგული მასალების გაგზავნა სერვისების თემაზე, სერვისებისა და მომხმარებლების დასაცავად და სხვა მიზნებისთვის.

მომხმარებელს უფლება აქვს უარი თქვას ზემოაღნიშნული ინფორმაციის მიღებაზე წერილობითი შეტყობინებით ელექტრონული ფოსტის მისამართზე Insales -.

2.9 ამ შეთანხმების მიღებით, მომხმარებელი აცნობიერებს და ეთანხმება, რომ Insales Services-ს შეუძლია გამოიყენოს ქუქიები, მრიცხველები და სხვა ტექნოლოგიები სერვისების ფუნქციონირების უზრუნველსაყოფად ზოგადად ან მათი ცალკეული ფუნქციების კონკრეტულად, და მომხმარებელს არ აქვს პრეტენზია Insales-თან დაკავშირებით. ამით.

2.10 მომხმარებელს ესმის, რომ მოწყობილობასა და პროგრამულ უზრუნველყოფას, რომელსაც იყენებს ინტერნეტში საიტების მოსანახულებლად, შეიძლება ჰქონდეს ქუქიების (ნებისმიერი საიტისთვის ან გარკვეული საიტებისთვის) ოპერაციების აკრძალვის ფუნქცია, ასევე ადრე მიღებული ქუქიების წაშლა.

Insales-ს უფლება აქვს დაადგინოს, რომ გარკვეული სერვისის მიწოდება შესაძლებელია მხოლოდ იმ პირობით, რომ მომხმარებლის მიერ ნებადართულია ქუქიების მიღება და მიღება.

2.11 მომხმარებელი დამოუკიდებლად არის პასუხისმგებელი იმ საშუალებების უსაფრთხოებაზე, რომლებიც მან აირჩია მის ანგარიშზე წვდომისათვის, ასევე დამოუკიდებლად უზრუნველყოფს მათ კონფიდენციალურობას. მომხმარებელი მხოლოდ პასუხისმგებელია ყველა ქმედებაზე (ისევე, როგორც მათ შედეგებზე) მომსახურების ფარგლებში ან მის გამოყენებაზე ანგარიშიმომხმარებელი, მათ შორის, მომხმარებლის მიერ მონაცემების ნებაყოფლობითი გადაცემის შემთხვევები მესამე პირებზე მომხმარებლის ანგარიშზე წვდომისათვის ნებისმიერი პირობებით (მათ შორის, კონტრაქტებით ან შეთანხმებებით). ამ შემთხვევაში, ყველა ქმედება მომხმარებლის ანგარიშში არსებული სერვისების ფარგლებში ან მისი გამოყენებით განხორციელებულად ითვლება თავად მომხმარებლის მიერ, გარდა იმ შემთხვევისა, როდესაც მომხმარებელმა შეატყობინა Insales-ს სერვისებზე არაავტორიზებული წვდომის შესახებ მომხმარებლის ანგარიშის გამოყენებით და/ან რაიმე დარღვევის შესახებ. (დარღვევის ეჭვი) თქვენს ანგარიშზე წვდომის მისი საშუალებების კონფიდენციალურობის შესახებ.

2.12 მომხმარებელი ვალდებულია დაუყოვნებლივ აცნობოს Insales-ს სერვისებზე მომხმარებლის ანგარიშის გამოყენებით არაავტორიზებული (მომხმარებლის მიერ არაავტორიზებული) წვდომის და/ან ნებისმიერი დარღვევის (დარღვევის ეჭვის) შესახებ მათი წვდომის საშუალებების კონფიდენციალურობის შესახებ. ანგარიში. უსაფრთხოების მიზნით, მომხმარებელი ვალდებულია დამოუკიდებლად და უსაფრთხოდ გათიშოს მუშაობა მის ანგარიშზე სერვისებთან მუშაობის ყოველი სესიის ბოლოს. Insales არ არის პასუხისმგებელი მონაცემების შესაძლო დაკარგვაზე ან დაზიანებაზე, ასევე ნებისმიერი ხასიათის სხვა შედეგებზე, რაც შეიძლება მოხდეს მომხმარებლის მიერ ხელშეკრულების ამ ნაწილის დებულებების დარღვევის გამო.

3. მხარეთა პასუხისმგებლობა

3.1 მხარე, რომელმაც დაარღვია ხელშეკრულებით გათვალისწინებული ვალდებულებები ხელშეკრულებით გადაცემული კონფიდენციალური ინფორმაციის დაცვასთან დაკავშირებით, ვალდებულია დაზარალებული მხარის მოთხოვნით აანაზღაუროს ხელშეკრულების პირობების ასეთი დარღვევით მიყენებული ფაქტობრივი ზიანი. რუსეთის ფედერაციის მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად.

3.2 ზიანის ანაზღაურება არ წყვეტს დამრღვევ მხარის ვალდებულებებს სათანადოდ შეასრულოს ხელშეკრულებით ნაკისრი ვალდებულებები.

4.სხვა დებულებები

4.1 ყველა შეტყობინება, მოთხოვნა, მოთხოვნა და სხვა კორესპონდენცია წინამდებარე შეთანხმებით, მათ შორის კონფიდენციალური ინფორმაციის ჩათვლით, უნდა იყოს წერილობითი ფორმით და მიწოდებული პირადად ან კურიერის მეშვეობით, ან გაგზავნილი ელ.ფოსტა 2016 წლის 1 დეკემბრით დათარიღებული კომპიუტერული პროგრამების სალიცენზიო ხელშეკრულებაში მითითებულ მისამართებზე, კომპიუტერული პროგრამების სალიცენზიო ხელშეკრულებაში შეერთების ხელშეკრულებაში და ამ ხელშეკრულებაში ან სხვა მისამართებზე, რომლებიც შეიძლება შემდგომში წერილობით მიუთითებდეს მხარის მიერ.

4.2 თუ წინამდებარე ხელშეკრულების ერთი ან მეტი დებულება (პირობა) არის ან ძალადაკარგულია, მაშინ ეს არ შეიძლება გახდეს სხვა დებულებების (პირობების) შეწყვეტის მიზეზი.

4.3 წინამდებარე შეთანხმება და ურთიერთობა მომხმარებელსა და გაყიდვებს შორის, რომელიც წარმოიქმნება ხელშეკრულების გამოყენებასთან დაკავშირებით, ექვემდებარება რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობას.

4.3 მომხმარებელს უფლება აქვს გაუგზავნოს ყველა წინადადება ან შეკითხვა ამ შეთანხმებასთან დაკავშირებით Insales-ის მომხმარებელთა მხარდაჭერის სამსახურს ან საფოსტო მისამართი: 107078, მოსკოვი, ქ. Novoryazanskaya, 18, შენობა 11-12 BC "Stendhal" შპს "Insales Rus".

გამოქვეყნების თარიღი: 12/01/2016

სრული სახელი რუსულად:

შეზღუდული პასუხისმგებლობის საზოგადოება "ინსალს რუს"

შემოკლებული სახელი რუსულად:

შპს "Insales Rus"

სახელი ინგლისურად:

InSales Rus შეზღუდული პასუხისმგებლობის საზოგადოება (InSales Rus LLC)

იურიდიული მისამართი:

125319, მოსკოვი, ქ. აკადემიკა ილიუშინა, 4, კორპუსი 1, ოფისი 11

Საფოსტო მისამართი:

107078, მოსკოვი, ქ. ნოვორიაზანსკაია, 18, კორპუსი 11-12, ძვ.წ. „სტენდალი“

INN: 7714843760 გამშვები პუნქტი: 771401001

Საბანკო დეტალები: