Aleksandras Krutko, generalinis direktorius io žiniasklaida, pasidalijo naudinga patirtimi su Trello. Štai kaip galite palengvinti ir susisteminti savo gyvenimą, kai užduotys kaupiasi viena po kitos.
Užduočių planuotojo standartai
„Trello“ yra internetinė lenta, naudojama gamybos kanalo užduotims tvarkyti.
Mūsų kanale yra šios būsenos:
- Naujas / Atnaujinti / Pataisyti yra skirtingi tipai užduotys, išsami informacija žemiau.
- Vykdoma – užduotis, kuri atliekama Šis momentas,
- Reikia išbandyti - užduotis testavimo etape,
- Atlikta - užduotis paruošta,
- Tiesiogiai – užduotis išleista į gamybą ir išsiųsta klientui.
Kiekviena kortelė yra projektas su savo užduotimis ir kiekviena kortelė turi savo atributus. Tai:
- Spalva – pačios užduoties žymeklis:
- Green yra naujas projektas, kuriame įdiegtas mūsų kodas, jį reikia nustatyti ir atiduoti klientui bandomajam laikotarpiui,
- Geltona – kliento pageidavimai biurui, tai yra bet koks prašomas atnaujinimas,
- Raudona – klaida ar kliento skundas, kurį reikia skubiai ištaisyti (norime gyventi be jų, bet tai ne visada pavyksta)
- Nariai- pora žmonių, kurie atlieka užduotį kaip vadovas (užduočių paskyrėjas) ir kūrėjas (atlikėjas).
Terminas- kada užduotis turi būti atlikta,
Užduočių skaičius vienam projektui- Taip, kiekvienoje kortelėje gali būti velniškas daiktų sąrašas,
Prioritetas– Yra užduočių, kurias reikia atlikti per 1 val.
Apskritai įsivaizduokite, kokią sistemą naudojate. Ir staiga į galvą ateina idėja ar noras (blogiau, jei randi klaidą). Atidarote internetinį pokalbį, parašykite savo prašymą vadovui, jums atsiųs standartinį atsakymą „ačiū, mes viską išsiaiškinsime“. Ir manote, kad savo mintis nusiuntėte į niekur, nors ir toliau svajojate apie naują atnaujinimą (arba apie ištaisytą klaidą). Bet staiga tau po 1-2 dienų atsako: „Atlikta, užeik – žiūrėk“. Taip, tobulas pasaulis egzistuoja!
Trumpai tariant, mūsų užduočių ekranas niekada nebūna tuščias, šiandien sutvarkėme beveik visą eilę. Bet tai atsitiko mūsų gyvenime ir taip:
Kaip matote, naudojame klasikinę projektų valdymo schemą. Bet toliau – daugiau.
Kaip mes atnaujinome „Trello“.
„Trello“ yra žinomas dėl savo paprastumo, o bet kokio įsilaužimo, kurio reikia darbui atlikti, reikia ieškoti iš šono – įskiepiuose arba integracijose su jų API. Susidūrėme su daugybe užduočių, kurių sprendimus sukūrėme patys:
1. Kurkite naujas užduotis su naujais projektais
Kai mūsų kliento svetainėje pasirodo stebėjimo kodas, Trello kortelė atsiranda automatiškai – tam naudojame Trello API ir savo robotą – jis patikrina, ar nėra duomenų iš kliento svetainės, į kurią buvo išsiųstas kodas įdiegti ir kurios anksčiau mes nesekėme.
Nauja užduotis – žalioji korta, prie kurių automatiškai pridedamas vadovas ir kūrėjas, pridedama data (+1 diena prie esamos datos) ir prioritetas (svarbesnis už likusius).
Prie išėjimo: vystytojas baseine turi projekto užsakymą, kurį reikia paruošti kuo greičiau. O kūrėjas, filtruodamas pats, matys tiksliai savo užsakymų lentelę:
Ech, aš neturėjau laiko padaryti ekrano kopijos Jono plane esančios užduoties, nes ji jau vykdoma:
Taip, mūsų robotai ne visada susidoroja ir mes visada pasiruošę jiems padėti.
4. Spintos pristatymas klientui
Kai užduotis įgyvendinama ir kūrėjas norėtų ją išbandyti, kortelė su projektu perkeliama į sąrašą „Reikia išbandyti“. Šiame sąraše vadovas yra atsakingas už tai ir priima užduotį kliento požiūriu:
- ar viskas padaryta teisingai?
- visa kita sugedo.
Jei viskas tikrai padaryta teisingai, jis perkelia užduotį į Atlikta, tarsi palikdamas prašymą išleisti sprendimą. Šiame etape žmogaus atsakomybė baigiasi.
Šiuo metu atsibunda kitas robotas, kurį pažadina jo guolyje atsiradusi nauja korta. Jis naudoja mūsų API ir pagal projekto pavadinimą randa šio projekto nustatymus kode ir pateikia naujausius naujinimus veikiančioje svetainėje. Ir taip, kitas botas surenka klientui laišką, kad jo projekte buvo anksčiau sutartų pakeitimų.
Informaciją apie klientą jis randa mūsų admin panelėje, kur pagal projekto pavadinimą galima rasti šio projekto vartotojus ir kuris iš jų yra administratorius. Beje, dabar atrodo, kad paaiškėjo, kodėl užduoties pavadinime naudojame svetainės pavadinimą, o ne patį užduoties pavadinimą.
Ant paskutinis žingsnis botas suarchyvuoja kortelę ir ji dingsta iš lentos.
5. Analizė
Taip, „Trello“ tiesiog neturi analizės. Dar daugiau - jis nėra tam įtemptas, nes nelaiko į archyvą atsiųstos užduoties atlikta.
Kadangi dirbame su skaičiais ir mums svarbu išmatuoti bet kokį procesą, mums buvo labai svarbu pamatyti tokius skaičius:
Kiek projektų įtraukta į planą ir kiek jų įgyvendiname,
Kiek laiko skiriame užduotims, ypač pagal tipą - žalia, geltona ar raudona,
Kuris iš kūrėjų kiek užduočių atlieka ir kaip greitai.
Apskritai visos išvardintos problemos yra smulkmenos, palyginus su pagrindiniu mūsų iššūkiu: mūsų klientas sprendimą turi gauti per 1 dieną. Ir bet kokios kliūtys kelyje – vadovai ar kūrėjai, užduočių eilės dydis ar sumažėjęs reagavimo greitis – turi būti aptiktos prieš pradedant daryti įtaką galutiniam rezultatui.
Norėdami išmatuoti „Trello“, naudojome šiuos įrankius:
-
Pokalbis
Kaip matote, „Trello“ puikiai panaudojo išsikeltus tikslus. Taip, buvo akimirkų, kai norėjau išeiti, atsisveikinti, pasiimti mokamus įrankius darbo eigos palaikymui ir paskęsti jų funkcionalumu, nes rinkoje jų yra labai daug.
Tačiau paaiškėjo, kad sprendimus, kurių nėra „Trello“, galite rasti savo. O paprastą kanban lentą, skirtą naudoti gamyklose, galima pritaikyti šiuolaikiniams B2B projektams. Ypač kai užduočių valdytojai yra tūkstančiai klientų.
Sveiki visi! Šiandien pas mane svečiuojasi draugė ir kolegė Anna Vydysh su naudingos patirties, kaip padidinti produktyvumą.
Ana Vydysh
Anna yra namų gyvenimą supaprastinančių programų ir metodų autorė, didelė sąrašų sudarymo mėgėja, jos pomėgis – gyvenimo organizavimas visomis jo apraiškomis, nuo supančios erdvės iki asmeninio laiko. Šaltinio „Jaukus namas“ įkūrėjas, kur kūrybinį ir techninį darbą derina su dviejų vaikų auklėjimu ir internetinių kursų kūrimu.
Perduodu žodį Anai.
Sveiki, mano vardas Anna ir esu priklausomas nuo Trello. Bet tai turbūt geriausias dalykas, nutikęs mano gyvenime per pastaruosius metus. Anksčiau darbų ir namų darbų sąrašus turėjau laikyti skirtingose vietose: popieriuje, „Evernote“ ir „Google Keep“. Daug metų veltui bandžiau sutvarkyti reikalus ir vieną dieną sutikau Trello.
Užsiregistravau be ypatingų iliuzijų, kad ši priemonė mano gyvenime išliks ilgam ir gana netikėtai pataikė į tašką. Per tris dienas visi mano sąrašai persikėlė gyventi į naują namą, o aš su džiaugsmu tęsiau kasdienės veiklos optimizavimo eksperimentus ant itin patogių lentų, kurių rezultatas buvo mini kursas „Gyvenk produktyviau su Trello“.
Šiandien noriu parodyti keletą užduočių ir tikslų organizavimo pavyzdžių, kurie trigubai padidins jūsų produktyvumą. O tie, kurie perskaitys straipsnį iki galo, gaus nedidelę premiją. Eik…
1 sistema. Viskas yra savo vietose
Dėl patogaus automatizavimo ir užduočių klasifikavimo jums nereikia jaudintis, kad ką nors praleisite. Galėsite kontroliuoti net ilgiausius darbų sąrašus:
● kiekvieną rytą paskirstykite užduotis pagal sąrašus, kad pasisemtumėte įkvėpimo ir nusiteiktumėte produktyviam darbui;
● nustatyti automatizavimą paštui sinchronizuoti su gautųjų sąrašu;
● Įjunkite „Card Snooze“ ir „Card Repeater“ patobulinimus, kad sutelktumėte dėmesį į tai, kas svarbu ir nepaskęstumėte smulkmenose.Patobulinimai, kuriuos galite naudoti šioje lentoje:
Zapier automatika: sutaupykite laiko tvarkydami užduotis automatiškai siųsdami paštu, įvykius iš kalendoriaus ir pranešimus iš pokalbio į lentą.
Kalendorius: peržiūrėkite užduotis su terminais kalendoriaus rodinyje. Puikiai tinka norint gauti platesnį dabartinės ir kitos savaitės diagramų vaizdą.
Kortelių kartotuvas: automatiškai generuoja konkrečias korteles po nustatyto laiko. Pavyzdžiui, jūsų nurodytą datą pačiame sąraše gali pasirodyti užduotis „mokėti nuomą“.
Kortelės snaudimas: jei atrodo, kad kai kurios užduotys šią savaitę nebus išspręstos, įdėkite jas į archyvą iki kitos.
„Dropbox“ ir (arba) „Google“ diskas: pridėkite svarbių failų, susijusių su užduotimis ir susitikimais.
2 sistema. Eizenhauerio matricos prioritetų nustatymas
Jungtinių Valstijų prezidento Dwighto Eisenhowerio naudojama sistema leidžia lengvai nustatyti bylas pagal prioritetus tik 4 stulpeliuose. Daugiau apie šią sistemą galite perskaityti straipsnyje.
● padeda prioritetizuoti užduotis;
● padeda susitelkti į ilgalaikius tikslus ir nesiblaškyti dėl to, kas nesvarbu;
● Bendradarbiaukite su kolegomis ir deleguokite neprioritetines užduotis įtraukdami jas į savo komandos lentą arba kopijuodami kitos komandos lentas.Sistemos numeris 3. Svajokite dideles
Produktyvumas – tai ne tik dalykų tikrinimas iš sąrašo, bet ir augimo siekis, galimybių paieška ir tikslų nustatymas. „Dream Big Board“ leidžia derinti pagrindines jūsų gyvenimo sritis (profesinį tobulėjimą, keliones, pomėgius) su žingsniais, kurių turite imtis, kad tose srityse augtumėte. Lenta skirta tikslams išsikelti, joje aiškiai matyti visi planai, interesai ir paskatos:
● suskirstymas į sritis padeda kūrybiškai suvokti įvairius tikslus ir idėjas, taip pat suteikia galimybę matyti visumą;
● Pridėkite vaizdų, nuorodų, vaizdo įrašų, žymų ir priedų prie savo kortelių naudodami „Evernote“ ir „Google“ disko patobulinimus. Taip tikslus galite papildyti pastabomis ir paskatomis;
● Užduočių sąrašai padeda sukurti nuoseklų maršrutą iki tikslo, o terminas padeda laikytis terminų. Taip pat galite bendrinti lentas su kolegomis ir kartu atlikti užduotis.Tikiuosi, kad šios idėjos įkvėps jus organizuoti visas savo užduotis ir kiekvieną dieną nuveikti daugiau. Kopijuokite lentas, eksperimentuokite, o svarbiausia – nebijokite pridėti kažko savo. Tai yra jūsų gyvenimas ir jūsų darbų sąrašas.
P.S. Nežinote, kaip vienu paspaudimu nukopijuoti lentą į savo profilį? Paruošiau išsamią vaizdo įrašo pamoką, kaip ją nustatyti sąskaitą ir sėkmingai pradėti nuo Trello.
Norėdami pasiekti likusias 9 „Trello Be produktyvesnio“ mini kurso pamokas, užsisakykite čia.
Beje, nedidelė premija! Užsakydami kursus įveskite akcijos kodą OPTIMIZIRUEM - ir gaukite 10% nuolaidą!NUO Geriausi linkėjimai, Anna Vydysh
1. Naršykite „Trello“ naudodami klaviatūrą – taip greičiau.
Norėdami pakeisti sąrašus ir korteles ant lentos, naudokite rodyklių klavišus. Naują kortelę galite pridėti paspausdami N. Įvedę jos pavadinimą, nurodykite kortelės vietą per simbolį ^ ir skaičių po jo. Galiausiai paspauskite SHIFT + ENTER – taip pridėję kortelę iškart pereisite į redagavimo režimą, kuriame galėsite nurodyti visus papildomus parametrus. Norėdami redaguoti jau sukurtų kortelių parametrus, paspauskite E arba T – pirmasis klavišas rodo mažą meniu, antrasis – didelį. Išmokite visus kitus sparčiuosius klavišus, jie tikrai jums pravers.
2. Pridėkite save prie naujai sukurtų kortelių.
Kai kuriate kortelę „Trello“, jūs automatiškai prie jos nepridedate – reikia paspausti tarpo klavišą, kol ją sufokusuojate. Pridėdami save prie kortelės parodote, kad užsiimate šia užduotimi arba esate pasiruošęs ją atlikti, taip pat užsiprenumeruojate visus su ja susijusius pranešimus. Tuo pačiu metu jūsų vartotojo paveikslėlis pasirodo pačioje kortelėje. Norėdami pamatyti visas korteles, kurias įtraukėte į save, eikite į savo profilio meniu Kortelės arba paspauskite Q, kai esate lentoje.
3. Įgalinkite priedus su kalendoriumi, balsavimu ir „senėjimo“ kortelėmis.
Kiekvienai plokštei galima įjungti tris priedus, kuriuos Trello vadina „powerups“. Pirmasis leidžia balsuoti už atskiras korteles ir taip parodyti, kurios iš jų yra paklausiausios jūsų komandoje. Norėdami balsuoti už kortelę, sutelkite dėmesį į ją ir paspauskite V. Antrasis priedas pasikeičia išvaizda seniai neliestos kortelės – geriau arba pagaliau paimti, arba suarchyvuoti fokusuojant ir paspaudus C. Trečias priedas – visų kortelių terminų sekimo kalendorius. Jei jums labiau patinka „Sunrise“ ar kitos kalendoriaus programos, galite susieti „Trello“ su jomis.
4. Padalinkite lentą arba sąrašą, kai naršyti tampa per sunku.
Jei horizontalus ir vertikalus vienos lentos sąrašų slinkimas užtrunka per ilgai, laikas padalyti lentą į dalis. Nebijok didelis skaičius lentos – B klavišas atveria lentų meniu su greita paieška pagal pavadinimą. Greitą kortelių paiešką galima iškviesti mygtuku /, o paspaudus išskleidžiamąjį meniu Sužinoti daugiau, pamatysite naudingas paieškos komandas: korteles galima filtruoti pagal pavadinimą, terminą, priedus, komentarus ir kitas charakteristikas. Taip pat drąsiai nuimkite dešiniąją šoninę juostą paspausdami W – didelę laiko dalį tai tik trukdys.
5. Apsvarstykite etiketės spalvų schemą.
Kiekvienai lentai galite nustatyti spalvų schemą ir ja pažymėti korteles. Pavyzdžiui, galite nuspalvinti užduotis pagal skubumą, būseną, temas, projekto narius ar kitus principus. Etikečių galima pridėti naudojant # simbolį kortelės pavadinime. Svarbiausia, stenkitės visur išlaikyti tą patį spalvos kodą ir įsitikinkite, kad jį supranta kiti vartotojai – tam kiekvienai spalvai reikia suteikti pavadinimą.
6. Prie kiekvienos kortelės pridėkite kuo daugiau priedų.
Pridėti nuorodas, paveikslėlius, vaizdo įrašus ir kitus priedus prie kortelės yra labai paprasta – tiesiog vilkite juos pele. Be failų iš vietinės saugyklos, prie Trello galima prijungti populiariausias debesies paslaugas: Dropbox, Box, Google Drive ir OneDrive. Taigi atidarote greitą prieigą prie failų iš jų.
7. Patikrinkite, ar pakanka trijų sąrašų visoms kortelėms vienoje lentoje.
Nors „Trello“ gali laisvai daryti, ką nori, daugeliui žmonių patinka klasikinis trijų sąrašų išdėstymas: laukiama, vykdoma ir atlikta. Jis turi keletą privalumų: pirma, jis yra vizualus ir visiems akivaizdus, antra, jį galima perkelti iš projekto į projektą, trečia, iš pirmo žvilgsnio leidžia įvertinti, kaip viskas vyksta. Pagrindinis jo trūkumas yra tai, kad jis visiškai netinkamas dideliems projektams su dešimtimis užduočių ir dalyvių – bet vargu ar kiekviena jūsų lenta tokia bus.
8. Sukurkite lentą, kurioje bus kiekvieno projekto dalyvio sąrašas.
Patogus būdas paskirstyti užduotis yra sukurti lentą, kurioje kiekvienas projekto narys turi vieną sąrašą su visomis jo užduotimis, kurias jis dirba ar dirbs. Dideliuose projektuose tai leidžia nesusipainioti, kas ką daro ir kas už ką atsakingas. Jei norite atkreipti kieno nors dėmesį į vieną iš kortelių, įveskite asmens vardą su @ simboliu ir jis gaus pranešimą.
9. Automatiškai paverskite kiekvieną sąrašo elementą į kortelę.
Trello gali paversti sąrašus, kurių kiekvienas elementas prasideda nauja eilute, į kelias korteles vienu metu. Norėdami tai padaryti, nukopijuokite sąrašą į langą, kuriame pridedate naujas korteles, paspauskite ENTER ir Trello pasiūlys arba sukurti kortelę sąrašo pavadinimu, arba padalinti šį sąrašą į korteles.
10. Įdiekite plėtinį ar valdiklį mobiliesiems.
„Trello“ turi puikią mobiliąją programą, skirtą „iOS“ ir „Android“, atitinkamai su plėtiniu ir valdikliu. Iš jo galite greitai sukurti naują kortelę pagal fotoaparato kadrą, nuotrauką ar nuorodą iš mainų srities.
11. Išjunkite pranešimus ir prisijunkite prie Trello ne daugiau kaip tris kartus per dieną.
Pranešimai yra naudingi, kai jie ateina ne per dažnai. Paprastai tai netaikoma „Trello“ atveju, ypač kai dirbate su dideliu projektu. Todėl drąsiai išjunkite pranešimus ir eikite ten tris kartus per dieną: darbo dienos pradžioje, viduryje ir pabaigoje. Užduočių valdymas naudingas tol, kol netampa savitiksliu – jei „Trello“ lankotės retai, bet reguliariai, galite susikoncentruoti ties užduočių atlikimu.
12. Pridėkite prie pranešimų apie naujas „Trello“ korteles.
„Slack“ turi tiesioginę integraciją su „Trello“, o tai reiškia, kad galite automatiškai pridėti pranešimus apie visus „Trello“ plokščių pakeitimus prie bet kurio „Slack“ kanalo. Jei atėjai nauja idėja, ir pridėjote jį prie „Trello“, jūsų kolegos iš karto tai matys. Lygiai taip pat galite sekti kortelių būseną ir tai, kas ėmėsi kokios užduoties.
Dabar jūs suprantate Trello kraštovaizdį: lentos, sąrašai ir kortelės. Pažvelkime į patobulinimus, integracijas ir kūrėjų platformą, kurios padės jums žymiai padidinti našumą.
Galios padidėjimai
Klausykite, mes žinome, kad „Trello“ nėra vienintelė programa, kurią jūsų komanda naudoja reikalams atlikti (ką?!). Į savo „Trello“ plokštes įtraukite programas ir paslaugas, pvz., ir daugiau, kad visi jūsų duomenys būtų rasti ir pasiekiami vienoje vietoje.
Vienu žvilgsniu galėsite sekti visus darbus, atliekamus kiekvienoje programoje. taip pat gali būti naudojamas kortelių tinkinimui, automatizavimui arba naujos perspektyvos pažvelgimui į plokštes su tokiomis galimybėmis kaip , ir kt.
Prie savo plokščių lengva pridėti galios:
- Norėdami atidaryti įjungimų katalogą, plokštės meniu spustelėkite mygtuką Power-Ups.
- Spustelėkite „Pridėti“ šalia „Power-Up“, kurį norite pridėti prie lentos.
- Spustelėkite krumpliaračio piktogramą šalia mygtuko pridėti, kad galėtumėte redaguoti jo nustatymus ir susieti visas paskyras iš programų, kurias integruojate su Trello lenta.
- Daugeliui įjungimų atidarykite „Trello“ kortelę ir spustelėkite naują mygtuką užĮjunkite, kad pradėtumėte pridėti informacijos, failų ir daugiau į savo korteles. Arba spustelėkite „Power-Up“ mygtuką „Trello“ lentos viršuje.
Greita pastaba: kiekvienoje plokštėje gali būti įjungtas vienas nemokamas įjungimas, o komandos nariai gali įjungti neribotą įjungimų skaičių savo lentose.
Sukurkite galios žaidimą
Komandos naudoja „Power-Ups“, kad „Trello“ plokštes paverstų geriausia programa, skirta reikalams atlikti. Lengvas CRM, skirtas pradedančioms pardavimų komandoms, turinio valdymo sistema be el. pašto, projektavimo komandos galia ir kt.
Čia trumpai apžvelgiami keli skirtingi būdai, kaip jūsų skyrius gali nuveikti daugiau naudodamas „Power-Ups“.
Rinkodaros redakcinis kalendorius
- Pradėkite straipsnio kontūrą ir pridėkite jį prie kortelės, kad pateiktumėte idėją.
- Sukurkite naują „Google“ dokumentą tiesiai iš „Trello“ ir sukurkite straipsnį.
- Nustatykite paskelbimo terminą ir vizualizuokite konvejerį naudodami .
- Prie kortelės pridėkite Disko aplanką, kad visi galėtų pasiekti įrašo vaizdo išteklius.
Pardavimų CRM vamzdynas
- Pritvirtinkite potencialius klientus ir galimybes prie kortelių, kad greitai pasiektumėte svarbią informaciją.
- Kurkite užklausoms, citatoms ir papildomiems duomenų taškams.
- Saugiai tvarkykite ir bendrinkite sutartis bei dokumentus su .
- Sekite suplanuotus susitikimus ir skambučius naudodami .
Dizaino darbo eiga
- Pritvirtinkite prototipus prie kortelių iš .
- Tvarkykite vaizdinius išteklius vienoje vietoje naudodami .
- Siųskite korteles į kanalus, kad gautumėte komandos atsiliepimų.
- Turėkite tam skirtą kambarį reguliariai.
Peržiūrėkite daugiau būdų, kaip rinkodara, pardavimas, kūrėjai, PM, HR ir palaikymas gali tinkinti savo plokštes naudodami „Power-Ups“ mūsų .
Integracijos ir plėtiniai
Tinkinkite savo „Trello“ patirtį dar labiau naudodami naršyklės plėtinius, priedus ir jungtis, kuriuos sukūrė „Trello“ komanda ir trečiųjų šalių kūrėjai.
Kurti „Trello“.
Norite sukurti „Power-Up“ savo komandai, tinkintą funkciją ar puikų naršyklės plėtinį? Nebijokite: „Trello“ turi atvirą platformą, kuria gali remtis bet kuris kūrėjas. Sužinokite viską apie „Trello API“, „Power-Ups“ platformą ir peržiūrėkite kai kuriuos lengvai permaišomus „Power-Up“ pavyzdžius adresu . Jame yra viskas, ko reikia norint pradėti kurti „Trello“ platformoje.
Projektų valdymas žiniatinklio studijoje turėtų būti centralizuotas, bet tai gerai pasakyti, bet sunku tai padaryti. Ypač jei įmonėje dirba nuotoliniai darbuotojai, kuriuos reikia jungti taip pat, kaip ir kolegas valstybėje – visą darbo dieną.
Šiuo metu TaskManager/CRM rinkoje yra labai daug įvairių pasiūlymų, tačiau ne visi jie tinka projektams valdyti web studijoje.
Interneto studija Magvay veikia nuo 2009 m. Per šį laiką išbandėme daug skirtingos sistemos projektų valdymui ir tik neseniai rado sau idealų programinės įrangos paketą. Bet atgal į pradžią.
2009 m. pradžioje vykdėme projektus naudodami PhpBB forumą. Dabar tai skamba juokingai ir juokingai, bet tada atrodė, kad nieko negali būti patogiau. Ten buvo įrašyti ir duomenys apie dokumentų srautą bei galimas operacijas.
Šios „įvairovės“ mums pakako porą metų, o tada 2011 metais radome „TaskManager“, pritaikytą interneto studijos verslui, ir tai buvo „Megaplan“. Tuo metu mūsų džiaugsmui nebuvo ribų – šauni sąsaja, apgalvotas naudojimas ir labai patogus įdaras. Tačiau mūsų entuziazmas greitai išblėso. Sistema tuo metu dar buvo gana „žali“, funkcionalumas šlubavo. Buvo nepatogu įvesti galimus sandorius, saugoti failus, nustatyti užduotis. Erzina per daug blaškantys elementai, nereikalingi mygtukai, lustai; pavyzdžiui, nustatant užduotį mygtukai apjuosė kūrimo formą iš 4 pusių. Verslo procesus buvo sunku nustatyti, galbūt kai kuriems tokio funkcionalumo visai nebuvo. Dabar, sprendžiant iš atsiliepimų, „Megaplan“ jau yra apgalvotas, funkcionalus ir patogus dalykas. 2011-2013 metais tai nebuvo visiškai tiesa, bet dėl geresnio trūkumo toliau dirbome su Megaplan.
Tuo metu buvo svarstomi ir užsienio analogai – „Basecamp“ ir „Jira“, tačiau angliška sąsaja buvo atstumianti, o daugelio funkcijų įsisavinimas užtruko daugiau laiko, nei galėjome ir norėjome skirti.
Ir tada 2013 m. atradome Bitrix 24, prie kurio vis dar dirbame. Tai nėra idealus produktas, bet iš pradžių jis buvo funkcionalesnis ir patogesnis nei „Megaplan“. Į jį perėjome beveik neskausmingai, perkeldami ir išsaugodami duomenis. Duomenys buvo perkelti ne iš karto, o tik tada, kai 1C-Bitrix įsigijo Megaplan akcijų paketą – atsirado patogi duomenų integracija iš Megaplan į B24, kuria sėkmingai pasinaudojome.
Šiuo metu B24 kaip projektų valdymo sistemą naudojame 5 metus. Tačiau kartu tai nėra vienintelė sistema, kuri mums padeda mūsų darbe.
Mes Magway studijoje nuolat ieškome patogiausių programinės įrangos paketų, kad verslo procesai būtų mums kuo patogesni ir logiškesni.
Šiuo metu Bitrix24 + Trello + AmоCRM paketas mums patogus ir uždaro visus procesus pradedant pardavimu, tęsiant užduočių planavimu ir baigiant pačiu kūrimu.
Bitrix24 turi gana platų funkcionalumą, tačiau yra keletas niuansų, kurie mums nėra visiškai patogūs, ir yra funkcionalumo, kurio kartais pasigendame savo darbe.
Pavyzdžiui, labai trūksta prioritetų, kuriuos būtų galima priskirti užduotims tvarkant tvarką. Ir pati užduočių tvarka Bitrix24 mums nėra tokia patogi: kiekvieną kartą reikia nustatyti rūšiavimą. Bendras vaizdas – kas ką daro, kiek projektavimo užduočių, kiek užduočių turi techninė pagalba – sunkiai atsekamas Bitrix24. Pastarasis ypač svarbus, nes būtina, kad visų lygių vadovai matytų šiuo metu dirbančių specialistų užimtumą, būsimų užduočių eilę, prioritetus. Tik taip galima suprasti studijos darbo krūvį, galimybę imtis naujo projekto ar skirti laiko savo studijos produkto kūrimui.Tam tikrų sunkumų iškyla ir iš Atlikėjų pusės. Atlikėjas mato 100 500 skirtingų užduočių, ir nors jos sugrupuotos, „kojytė“ netampa mažesnė. Kita vertus, užduočių nustatymo, jų įgyvendinimo stebėjimo, pokalbio B24 chate funkcionalumas mums visiškai tinka. Kaip su tuo susitvarkyti? – Mes radome sprendimą „Trello“ pavidalu.
Tiesą sakant, „Trello“ yra įprasta „kanban“ plokštė, kurios yra labai daug, tame pačiame B24 yra tam tikra įmontuota užduočių lentos funkcija, yra geras mokamas „Sibirix“ sprendimas. Tačiau, mūsų nuomone, „Trello“ turi keletą privalumų:
1. Nereikia mokėti pinigų. Tiksliau, galite įsigyti išplėstinių funkcijų prenumeratą, tačiau visiškai pakanka to, kas siūloma nemokamai;
2. Sąsajos paprastumas ir intuityvumas.
3. Pritaikymas komandos poreikiams. Kuriame tik tas lentas, kurių reikia, kiekvienoje lentoje sudarome savo užduočių sąrašus, tvarkome kiekvienos lentos prieigos lygius, patys nustatome ir priskiriame žymeklius kiekvienai kortelei.
Taigi visos užduotys būtinai nustatomos B24 ir dubliuojamos „Trello“ kortelių pavidalu Trumpas aprašymas ir nuoroda į užduotį. Matome, kiek užduočių ir ant kurio vykdytojo dabar yra, kokia užduočių eilės tvarka ir kokios būsenos (pavyzdžiui, „atlikti skubiai“ arba „klaida po testavimo“).
Prieš pradėdami naudotis Trello, turėjome keletą magnetinių lentų, ant kurių planavome darbus ir stebėjome užduočių prioritetą. Daugelis mūsų kolegų naudoja lipdukus, apskritai kiekvienas išlipa kaip gali. Tačiau dabar mes visiškai atsisakėme fizinės laikmenos užduočių planavimui.
Laikui bėgant sukūrėme patogią sistemą, kurioje viskas, ko reikia patogiam projektų valdymui, atsispindėjo lentoje, tačiau problema išliko – kaip padaryti ją mobilesnę, kaip šią lentą parodyti visiems darbuotojams (taip pat ir tiems, kurie nepatenka į biuras šiuo metu).
Išbandėme daugybę skirtingų variantų, tačiau būtent Trello paslauga leido perkelti visą sukurtą magnetinių lentų sistemą į elektroninę formą, tuo pačiu tik pagerinant komunikaciją procesuose.
Daugiau svarbus punktas, kurių mums trūksta B24 yra potencialių sandorių bazė, darbo su jais kontrolė pardavimo skyriui. Ir vėlgi, ši funkcija yra B24, bet ji mums kategoriškai netinka. Toks jausmas, kad jį padarė technikos, nepritaikę rinkodaros specialistų ir pardavėjų poreikių – mūsų nuomone, sąsaja ten tokia nepatogi. Todėl nenaudojame B24 integruoto CRM mechanizmo, pakeisdami jį kita trečiosios šalies AmoCRM paslauga.
Jei kalbėtume apie AmoCRM, tai šios paslaugos atidarymas greitai ir aiškiai nukirto „aš“ studijos pardavimo sektoriuje.
„Amo“ dirbame nuo 2016 metų ir tai taip malonu ir patogu, kad tai tiesiogiai atsispindi patenkintuose pardavimo skyriaus specialistų veiduose.
Sistema sukurta taip paprastai, kad jos funkcijų plėtra yra intuityvi. AmoCRM leidžia sekti viską potencialių klientų, peržiūrėkite juos bendroje „lentoje“, priklijuokite įvairius scenos lipdukus (kuriuos, beje, galite susikurti patys) ir sutartyje nustatykite užduotis.
Atskirai galime kalbėti apie tai, kad Amo yra patogus visų kontaktų, bendravusių su mūsų studija projektų pardavimo metu, katalogas. Tai leidžia saugoti visą informaciją apie Klientą vienoje vietoje, o ne kurti tam kalnus archyvų. Be to, su šia sistema lengva atlikti antrines operacijas klientui grįžus į studiją arba kai po kurio laiko vėl „primename“.
Visos įmonės siekia tobulinti savo verslo logiką ir apskritai optimizuoti požiūrį į darbą, siekdamos padidinti efektyvumą.
Mes, ilgą studijos darbo laiką tyrinėję daugybę paslaugų, suradome ir naudojame mums patogiausią programinės įrangos paketą Bitrix24 + Trello + AmoCRM.
Tačiau tobulumui ribų nėra, su susidomėjimu žiūrime į TASKManager/CRM rinką ir džiaugiamės galėdami išbandyti kažką naujo. Pavyzdžiui, valandinei techninei pagalbai ir už Nuolatinis darbas Slack jau naudojame su užsienio klientais. Nes visada stengiamės lanksčiai prisitaikyti prie naujų interneto svetainių kūrimo rinkos aplinkybių ar pokyčių studijoje.
Tačiau šiame etape mes kalbame apie tai, kas iš tikrųjų veikia, apie savo sunkią patirtį ir tikimės, kad mūsų požiūris bus naudingas ir įdomus tiems, kurie, kaip ir mes, ieško patarimų, kaip pagerinti savo verslo komfortą. skaitmeninėje srityje.
Google skaičiuoklė
Įkeliama...