Forretningsbrev blir satt sammen når du kommuniserer med partnere av nesten hvilken som helst grunn. Klare eksempler og regler for utforming av slike dokumenter finnes i artikkelen.
Et forretningsbrev kan defineres som et dokument som sendes på vegne av hele selskapet til et annet selskap, individuell gründer eller enkeltperson (for eksempel en investor). Faktisk er enhver bedriftskorrespondanse forretningsbrev. Hensikten deres er veldig forskjellig:
- om samarbeid.
- samarbeid, forhandlinger.
- Påminnelse om behovet for å oppfylle forpliktelser etter kontrakten.
- En forklaring på deres posisjon, et svar på et tidligere sendt brev og mange andre.
Dokumentet er vanligvis tegnet på bedriftens brevpapir, det er lov å sende det på vanlig eller e-post. Men hvis partneren er av spesiell betydning, er det å foretrekke å skrive det ut på tykt papir av høy kvalitet og levere det personlig eller med bud. I strukturen ligner brevet et typisk forretningsdokument - du kan skjematisk representere det på denne måten.
Hva du skal se etter når du tegner
Det er ingen spesifikke regler og prøver av slike bokstaver, så deres struktur, volum og design avhenger i stor grad av det spesifikke tilfellet. For eksempel vil et varselbrev være ganske kortfattet (3-4 avsnitt), og en ansatts anbefaling eller forretningsforslag kan ta mer enn én side.
Imidlertid er det flere generelle regler du bør være oppmerksom på når du lager et papir:
- Selve dokumentet har ingen rettskraft, men det er utarbeidet i samsvar med alle reglene for registrering. Strukturen og presentasjonsstilen bør samsvare med de allment aksepterte prinsippene for moderne dokumentflyt.
- Forslagene er bygget logisk, i en oversiktlig rekkefølge. Utsmykkede, komplekse, emosjonelle og enda mer dagligdagse fraser er fraværende. Tonaliteten er nøytral.
- Presentasjonen gjennomføres alltid kun fra én person - enten i entall, hvis teksten er skrevet direkte fra hodet, eller i flertall, hvis den er skrevet på vegne av hele selskapet.
- Det spesifikke formålet med kompileringen og de forventede handlingene til adressaten diskuteres (send et svar, vurder kandidaturet til en ansatt, godta forhandlinger, send et dokument, etc.).
- Papiret reflekterer ikke lederens eller andre ansattes individuelle interesser, men målene til selskapet som team. Hvis du trenger å etablere personlig kontakt, er det lurt å gjøre det annerledes og ikke posisjonere deg som representant for selskapet.
TOP 5 stavefeil
Feil kan deles inn i 2 store grupper - noen er assosiert med skriving som tekst (brudd på logikk, vokabular, andre språknormer), andre - i strid med riktig forretningsetikett:
- Stave- og tegnsettingsfeil er ikke tillatt - teksten i brevet bør alltid sjekkes minst 1-2 ganger før sending.
- Brudd på forretningsstilen til presentasjonen, tilstedeværelsen av følelsesmessige fraser, overdreven høflighet eller omvendt alvorlighetsgrad.
- Negativ tone – selv trusler må skrives uten unødvendige ord – for eksempel: «Vi forbeholder oss retten til å gå til retten innen 30 dager fra datoen du mottar dette brevet».
- For stort eller omvendt for lite volum. Vanligvis får all tekst plass på 1-2 sider. Dette betyr imidlertid ikke at partneren ikke trenger å formidle all viktig informasjon. Omfattende data, diagrammer, former for dokumenter kan tas ut i søknader.
- Fratakelse av samtalepartneren retten til å velge. Du bør for eksempel ikke skrive: "Vennligst vurder og godkjenne den endelige versjonen av kontrakten."
Typiske malfraser
Bruken av standardfraser som er typiske for forretningstale i teksten er helt normalt og til og med ønskelig. Nedenfor er en liste over de vanligste klisjeene som brukes i ulike situasjoner.
| situasjon | uttrykk |
| legge merke til | Vi informerer / Vi informerer deg / Vi informerer / Varsler |
| forklaring av årsak, motiv | Basert på / I samsvar / I forbindelse / I rekkefølge / Av grunn / I bekreftelse / I henhold til |
| be om | Jeg ber deg om å iverksette tiltak / jeg ber deg informere, sende, gjøre, bekrefte ... |
| bekreftelsen | Vi bekrefter / sertifiserer / godtar vilkårene dine / protesterer ikke mot ... |
| by på | Anbefal / Tilbud / Inviter / Forespørsel |
| Vi garanterer | |
| avslag | Tvunget til å avslå av en grunn / Vi avslår tilbudet ditt på grunn av ... |
| konklusjon | Vi ber inderlig / Vi håper på samarbeid, forståelse, assistanse / Vi ber deg unnskylde, dirigere, gjøre ... |
2019 prøver
Her er noen ferdige eksempler på bokstaver som du kan fokusere på når du skriver din egen versjon.
Dataforespørsel
Be om
Kommersielt tilbud
Garantibrev
Krav
Takknemlighet
Beklager
Et servicebrev er et dokument som er en integrert del av forretningskommunikasjon. Oftest overføres det via posttjenesten og fungerer som en spesiell måte å utveksle informasjon på.
Enkle konsepter
Forretningskorrespondanse er nødvendig for å løse ulike økonomiske eller produksjonsproblemer. Med dens hjelp kommuniserer bedrifter og organisasjoner med det ytre miljø: partnere, kunder eller offentlige etater. Vanligvis brukes et servicebrev til dette.
Dette er hvordan et skriftlig dokument kalles generisk, som kan være:
- ved å svare på tidligere mottatte meldinger eller henvendelser;
- medfølgende papir sendt til adressaten sammen med andre dokumenter eller materialer;
- et initiativbrev, i tilfelle en annen måte å kommunisere på er umulig.
Hvert av de oppførte alternativene har sine egne egenskaper. Det er likevel generelle regler som ethvert servicebrev vanligvis utformes etter. Dette er forståelig, for det er for eksempel med forretningskorrespondanse at konklusjonen av de fleste transaksjoner oftest begynner. Et riktig utført dokument kan skape et positivt inntrykk på adressaten til en potensiell fremtidig partner.
Typer forretningsbrev
Avhengig av informasjonen som servicebrevet inneholder, kan det være:
- Medfølgende. I tilfelle når den inneholder en melding om at det er en pakke med applikasjoner for den.
- Pretensiøs. Det vil si at det uttrykker misnøye med en bestemt situasjon (påstand).
- Lærerikt. Teksten gir spesifikke retningslinjer.
- Garanti. Avsender bekrefter oppfyllelsen i fremtiden av forpliktelsene i dokumentet.
- Informasjonsmessig. Brevet inneholder opplysninger som kan interessere adressaten.
- Reklame. Informasjon for å tiltrekke seg samarbeid er gitt.
- Ved varselbrev. Informasjon om gjennomføringen av offentlige arrangementer.
- Bekreftelsesbrev. innhenting av visse dokumenter eller materialer.
- Ved forespørselsbrev. Teksten inneholder en oppfordring om å få adressaten til handling.
- Ved brev-melding. I den gir avsenderen spesifikk informasjon av gjensidig interesse for partene.
Formålet med disse dokumentene er å opprettholde koblinger mellom organisasjoner eller dets strukturelle enheter.
Utarbeide et kravbrev
I samarbeidsspørsmål oppstår det noen ganger situasjoner når en av partene av en eller annen grunn ikke oppfyller sine forpliktelser. I dette tilfellet sender partneren først et brev til sin motpart. I den legger han som regel frem forslagene sine for å eliminere brudd på hans juridiske rettigheter. Dette er et servicebrev. Et utvalg av et slikt dokument kan utarbeides vilkårlig. I dette tilfellet er det nødvendig å ta hensyn til følgende punkter:
- skal være formell og forretningsmessig med fokus på partnerskap.
- Essensen av påstanden må uttrykkes veldig tydelig.
- Under presentasjonen av informasjon må du overbevisende operere med spesifikke fakta.
Kravbrevet må inneholde:
- detaljer om avsenderen (navn, returadresse og telefonnumre for kommunikasjon);
- fullstendig informasjon om adressaten;
- en beskrivelse av omstendighetene som konfliktsituasjonen oppsto under;
- henvisning til juridiske normer som på sin side har blitt brutt av motparten;
- spesifikke krav for å eliminere bruddet, som indikerer tidspunktet for implementeringen av dem;
- konsekvensene som kan oppstå dersom motparten unndrar seg henrettelsen.
Det bør legges særlig vekt på hvordan tjenestebrevet er utformet. Malen skal utformes slik at inntrengeren ikke opplever det som en trussel. Det må huskes at dette kun er en juridisk påminnelse.
Registreringsregler
Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot utformingen av servicebrev. Riktignok gir ikke loven noen strenge regler og forskrifter for dette.
Til tross for dette, når du utarbeider slike dokumenter, er det nødvendig å ta hensyn til følgende obligatoriske punkter:
1. Ethvert servicebrev må være på et skjema. Det er utviklet på forhånd av geistlige spesialister og godkjent etter ordre fra lederen av foretaket.
2. Dokumentet må inneholde visse detaljer:
2.1. Informasjon om mottaker og avsender.
2.2. Utgående nummer og dato for dette brevet. Dette kreves for registrering.
2.4. Tittel.
2.5. Informasjon om tilgjengeligheten til alle applikasjoner, med navn og nummer.
2.6. Informasjon om personen som signerte dette dokumentet (stilling og fullt navn).
3. Kun ett spørsmål bør vurderes i brevet. Tilstedeværelsen av flere temaer vil gjøre det vanskelig å velge en artist.
4. Informasjon bør presenteres så kort, men tydelig som mulig. Det er ønskelig at teksten ikke skal oppta mer enn to sider.
5. Angi opplysningene til mottakeren riktig. Hvis vi snakker om en organisasjon, må du følge følgende rekkefølge:
5.1. Firmanavn (i nominativ tilfelle).
5.2. Strukturell enhet (hvis nødvendig).
5.3. Adressatens stilling (i dativtilfellet).
5.4. Initialene hans.
5.5. Postadressen til selskapet.
6. Hvis det er flere adressater, angis den viktigste først, og deretter alle de andre.
Hvis vi tar hensyn til alle disse punktene, vil utformingen av servicebrev i prinsippet ikke være vanskelig.
Presentasjonsrekkefølge
For at dokumentet skal være korrekt utarbeidet, er det nødvendig å ta hensyn til en viss rekkefølge for presentasjon av informasjon i det. Som et eksempel kan du vurdere muligheten for hvordan du skriver et svarbrev. Først må du huske at du i henhold til etikettreglene må svare på informasjon innen 24 timer fra det øyeblikket den er mottatt. Hvis vi snakker om en elektronisk melding, vil den optimale tiden ikke være mer enn to timer. I tilfelle når det ikke er mulig å følge en slik regel, er det bedre å sende en passende melding til partneren.
Selve brevet vil faktisk bestå av to deler:
- Innledende. Avsender redegjør for emne, årsak og grunnlag for å skrive det. Her kan du vise til de normative handlingene, som etter loven fungerer som grunnlag for å gi et svar. I tillegg er det verdt å ta hensyn til noen punkter angående den aktuelle situasjonen. De vil bidra til å avsløre essensen av problemet.
- Den viktigste. Denne delen handler om avklaring og overtalelse. Teksten skal være klar, klar og konsis, og faktaene som presenteres skal være verifiserte og objektive. Om nødvendig kan de bekreftes med reelle tall.
Denne teksten etterfølges vanligvis av en liste over vedlegg. Dokumentet avsluttes med signaturen til avsenderen. I tillegg må du vite hvordan du skriver et servicebrev for ikke å fornærme adressaten. Først er det tilrådelig å begynne å adressere ham med uttrykket "Kjære". For det andre kan du bruke adverb i teksten som "studer setningene dine nøye" eller "sjekk kommentarene dine nøye." Denne typen etikette vil bare være til fordel for begge parter.
Fremgangsmåte
Skriving av tjenestebrev påhviler funksjonærer, sekretærer eller andre ansatte som er betrodd disse oppgavene. Når de kommer på jobb, må de følge en viss sekvens i handlingene sine. Prosessen med å utarbeide et slikt dokument går vanligvis gjennom følgende stadier:
- Grundig undersøkelse av omstendighetene rundt problemet. Det er nødvendig å ha full kontroll over situasjonen for å kunne vurdere mulige måter å løse den på.
- Utforming av et brev. Her er det nødvendig å ta hensyn til alle kravene angitt ovenfor.
- Koordinering av utarbeidet tekst. Noen ganger må det redigeres under hensyntagen til kommentarene til lederen. Han kan gjøre noen avklaringer eller avklaringer om temaet.
- Godkjenning av hodet.
- Ferdigstillelse og signering av dokumentet.
- Registrering av brevet.
- Sender korrespondanse til mottaker.
Først etter å ha bestått alle disse stadiene, vil brevet, som når adressaten, kunne oppfylle oppdraget som er betrodd ham.
Obligatorisk regulering
For å utarbeide et servicebrev må du ta hensyn til at første side må skrives ut på et eget skjema. For resten kan du bruke vanlige blanke A4-ark. Her må du huske at selve tekstfeltet har sine egne grenser: topp og bunn er 2 centimeter, venstre er 3,5 centimeter, og høyre er 1 centimeter. Ikke bryt standardstørrelsene for å passe informasjon på ett ark. Bedre å følge alle reglene og bare legge til en ekstra side.
Det er også nødvendig å skrive teksten i henhold til alle reglene:
1. For utskrift, bruk standard Times New Roman-font. Det er bedre å ikke bruke andre alternativer.
2. Skriftstørrelsene er også regulert:
- for hovedteksten - 14;
- sidearrangement og ytelsesmerke - 12.
3. Plassering av rekvisita utføres også i henhold til reglene:
- linjeavstand - 1;
- justering av teksten gjøres "i bredden";
- orddelinger plasseres automatisk;
- avstanden fra registreringsnummeret til overskriften er 2 linjeavstand, og fra det til hovedteksten - 3.
Overholdelse av disse standardene er obligatorisk for riktig utforming av bokstaver for riktig avtale.
Plassering av rekvisita
For å komponere et standard forretningsbrev på riktig måte, må du tydelig vite hvor detaljene og komponentene skal være plassert. Svarene på disse spørsmålene finnes i GOST R 6.30-2003. Den beskriver i detalj tjenestebrevets form. Faktisk er dette en prøve der helheten av alle detaljene i dokumentet er plassert på en bestemt måte. Det er nødvendig for å:
- For å forene selve prosessen med registrering av tjenestebrev (forretningsbrev).
- Kunne sentralt utarbeide standardskjemaer på forhånd, samtidig som man reduserer behovet for å gjøre noe av det manuelle arbeidet.
- Tilrettelegge og forkorte det visuelle søket etter informasjon.
- Utvid mulighetene for å behandle brev ved hjelp av databehandling og annet utstyr.
Så, for et vanlig forretningsbrev, brukes 30 standarddetaljer, som er plassert i elleve obligatoriske soner:
- emblemer og våpenskjold;
- forfatteren;
- innledende data;
- Overskrift;
- godkjenning;
- adressat;
- Vedtak;
- tekst;
- signaturer og vedlegg;
- koordinering og sikkerhet;
- merker.
Plassering av informasjon i visse sektorer gir spesialister bedre mulighet til å navigere i dokumentet, og gjør det lettere for vanlige brukere å skrive det.
Primære krav
Noen ledere tror feilaktig at forretningskorrespondanse kan utføres vilkårlig, uten å følge noen regler og forskrifter. Men spesialistene som er ansvarlige for dette bør kjenne til de grunnleggende kravene til offisielle brev:
- Tilstedeværelsen av et spesielt (selskaps) brevpapir.
- Riktig bruk og plassering av rekvisitter.
- Teksten skal være lesbar og godt redigert. For å uttrykke essensen av problemet, er det bedre å foretrekke enkle, vanlige setninger. Det er nødvendig å forklare kort slik at hvert ord har maksimal informasjon.
- Avhengig av type må dokumentet utformes deretter. Brevet kan også inneholde flere aspekter. I dette tilfellet, når du presenterer, må du prøve å kombinere dem.
- Bruk normene som er etablert for skriving riktig.
- Prøv å unngå kategoriske uttrykk i innholdet i brevet. Mottakeren kan se på disse setningene som trusler. Når du konstruerer setninger, er det bedre å bruke innledende ord som "tilsynelatende", "som kjent", "mulig" og "som det skal".
Oppfyllelse av disse kravene i praksis bidrar til å opprettholde riktig dokumentflyt i virksomheten.
Sannsynligvis måtte alle minst en gang forholde seg til behovet for å skrive et forretningsbrev. Når du sammenstiller det, kommer du ufrivillig til den konklusjon at det slett ikke er lett. Det er mange regler og forskrifter for å skrive forretningsbrev som du trenger å vite. Artikkelen beskriver i detalj prosessen med å utarbeide et dokument, gir eksempler på et forretningsbrev, diskuterer deres typer og design.
Skjema
Ferdige brevhoder vil legge til soliditet og indikere påliteligheten til selskapet. De inneholder nødvendig informasjon om organisasjonen, for eksempel:
- Navn.
- Adresse.
- Kontakttelefonnumre.
- Nettstedet.
- E-post.
- Logo.
- Andre kontaktdetaljer.
Det er ingen strenge regler for skjemaer. Derfor bestemmer hver organisasjon uavhengig hvilken informasjon som skal legges inn i dem.
Hvordan skrive forretningsbrev riktig? Forberedelse
Forretningsbrev er skrevet og formatert på en bestemt måte, i samsvar med deres iboende regler og krav. Avhengig av målet tenker forfatteren over innholdet i detalj for å få resultatet han beregner. Han må tydelig forstå hvilken informasjon adressaten allerede vet om emnet for brevet, hva han skal starte fra og hva som vil være nytt i det. Argumentene avhenger av hva forfatteren forfølger. Prosessen med å utarbeide et forretningsbrev kan deles inn i følgende stadier:
- Studer problemet.
- Skrive utkast til brev.
- Dens godkjenning.
- Signering.
- Registrering.
- Sender til adressaten.
Struktur av forretningsbrev
Når du skriver et brev, er det nødvendig å mette det med informasjon, det vil si å legge all nødvendig informasjon der. Det kan være enkelt eller komplekst. I et enkelt brev viser innholdet tydelig og konsist informasjon som vanligvis ikke krever svar fra adressaten. En kompleks kan bestå av flere avsnitt, avsnitt og avsnitt. Hvert avsnitt angir ett aspekt av informasjonen. Eksempler på denne typen forretningsbrev består vanligvis av en innledende, hoved- og siste del.
Nedenfor er et eksempel på å skrive et forretningsbrev - dens innledende del.
Hoveddelen beskriver situasjoner, hendelser, gir deres analyse og bevis. Det er i denne delen de overbeviser om at det er nødvendig å handle på en eller annen måte, bevise hvordan saken var og informere om behovet for å delta i enhver begivenhet, med ulike argumenter.
Konklusjonen inneholder konklusjoner som gjøres i form av forslag, forespørsler, purringer, avslag og så videre.
Et eksempel på å skrive et forretningsbrev - den siste delen av det - er presentert nedenfor. Her oppsummerer kravet som er satt i hovedsak.
All informasjon som gis skal være optimalt konsistent og forståelig.
Hver bokstav begynner med en midtstilt appell. Denne lille delen er ekstremt viktig. Når du velger det, bør forfatteren ta hensyn til:
- Destinasjonsposisjon.
- Forholdets natur.
- Formalitet.
- Etikette.
Et høflig skjema bør inkluderes på slutten av brevet. For eksempel: "... Jeg håper på videre samarbeid (takk for invitasjonen) ...". Disse setningene etterfølges av forfatterens signatur.
Stil
Alle bokstaver må være i en formell-forretningsstil, som betyr bruk av talemidler for formelle forretningsforbindelser. Egenskapene til et slikt språk dannes under følgende omstendigheter:
- Hoveddeltakerne i forretningsforbindelser er juridiske enheter, på vegne av ledere og tjenestemenn som brev er skrevet.
- Forhold i organisasjoner er strengt regulert.
- Gjenstanden for kommunikasjon er virksomheten til selskapet.
- Administrative dokumenter har vanligvis en bestemt adressat.
- Ofte i løpet av organisasjonens aktiviteter oppstår de samme situasjonene.
I denne forbindelse bør informasjonen i et forretningsbrev være:
- Offisiell, upersonlig, med vekt på avstanden mellom deltakerne i kommunikasjonen.
- Adresserbar, beregnet på en bestemt adressat.
- Relevant i skrivende stund.
- Troverdig og upartisk.
- Begrunnet for å få mottakeren til å gjøre noe.
- Komplett for beslutningstaking evne.
Krav
Et forretningsbrev må oppfylle følgende krav:
- Tale er standardisert på alle nivåer – leksikalsk, morfologisk og syntaktisk. Den inneholder mange setninger, termer og formler.
- Skrivetonen er nøytral, behersket og streng, uten bruk av emosjonelle og ekspressive språkuttrykk.
- Nøyaktighet og klarhet i teksten, uten logiske feil, klarhet og omtenksomhet i formuleringer.
- Kortfattethet og kortfattethet - uten å bruke uttrykk som har ekstra betydning.
- Bruken av språkformler dannet som et resultat av repeterende situasjoner.
- Bruk av begreper, det vil si ord eller uttrykk som har spesielle begreper.
- Bruken av forkortelser som kan være leksikalske (det vil si sammensatte forkortede ord dannet ved å fjerne bokstaver fra deler av ord: LLC, GOST, og så videre) og grafiske (det vil si betegne ord i forkortet form: grn, zh-d og andre).
- Bruk av konstruksjoner i genitiv- og instrumentkasus.
- Kollokasjoner med verbale substantiver ("å støtte" i stedet for "å støtte").
- Bruke enkle vanlige setninger.
Eksemplene på forretningsbrev ovenfor er vist nedenfor i full versjon (med hoveddel). Informasjonen oppfyller alle kravene til den offisielle forretningsstilen.
Typer forretningsbrev
Det er best å skrive et forretningsbrev om en bestemt sak. Hvis det er nødvendig å løse flere problemer på en gang, anbefales det å utarbeide flere forskjellige alternativer.
Forretningsbrev kan være etter innholdet:
- Medfølgende. Slike brev er vanligvis nødvendig for å kommunisere hvor dokumenter skal sendes.
(Hvordan skrive et forretningsbrev? Et eksempel på følgebrev vil hjelpe de som trenger å skrive denne typen dokumenter.)
- Garanti. De er skrevet for å bekrefte eventuelle løfter eller betingelser. For eksempel kan arbeidskostnader, husleie, leveringstider og mer garanteres.
- Takknemlig. De har begynt å bli brukt spesielt ofte i det siste. Disse e-postene viser en god partnertone. De kan utstedes på vanlig brevpapir eller på farget papir med vakkert trykk.
(Hvordan skrive et forretningsbrev? Et utvalg av takknemlighetsvarianten er satt sammen i fri form, avhengig av oppgavene som løses av det. I dette tilfellet uttrykker brevet i kortest mulig essens. En slik prøve, laget på farget papir med ornament, kan henge på veggen i romselskapet på et hederssted.)
- Informasjonsmessig.
- Lærerikt.
- Gratulerer.
- Reklame.
Det er også bokstaver:
- Samarbeidsforslag. Ganske utbredt nylig, sendt til organisasjoner, er de ofte av reklamekarakter, for eksempel som denne prøven. Det er ganske vanskelig å skrive kommersielle brev, du må ta hensyn til mange nyanser for å ta hensyn til det, og enda mer for å bli interessert. Men hvis den er kompilert i henhold til eksemplet nedenfor, har den alle sjanser til å lykkes.
- Invitasjoner. De blir sendt med tilbud om å delta i ulike aktiviteter. Vanligvis er de adressert til en leder eller en funksjonær, men de kan også adresseres til hele teamet.
- Forespørsler.
- Varsler.
- Forespørsler og mange andre.
Hvordan skrive et svar på et brev. Eksempel
Svaret må begynne med å gjenta forespørselen i det første brevet. Deretter gis resultatene av behandlingen og godkjenning eller motiv for avslag uttrykkes. Bedriftens svarbrev kan inneholde en alternativ løsning til forventet informasjon. Den oppfyller vanligvis følgende prinsipper:
- Tilstedeværelsen av en lenke til den første bokstaven og dens innhold.
- Identiske språk betyr.
- Sammenlignbare volumer og aspekter ved innhold.
- Overholdelse av en viss sekvens.
Registrering
I tillegg til å bruke firmabrevhoder for forretningsbrev, må du vurdere andre finesser i utformingen. Dette er detaljer, regler for forkortelser, stavemåte av adressen, overskrift, tekstlengde, feltbredde med mer.
Eksempler på et forretningsbrev bidrar til å komponere det, med tanke på alle finesser og nyanser. De brukes av både nybegynnere og erfarne arbeidere. Ved hjelp av prøver lærer de å skrive bokstaver riktig og sparer mye tid.
Et forretningsbrev er et av de viktigste kommunikasjonsverktøyene i enhver virksomhet. Et velskrevet forretningsbrev vil bidra til å skape et positivt inntrykk av selskapet. Og ett analfabet skrevet brev kan drepe hele ryktet ditt. Vi har allerede skrevet om reglene for forretningskorrespondanse, la oss nå se på spesifikke eksempler på forretningsbrev.
Eksempel på forretningsbrev
Det finnes mange typer forretningsbrev - forretningsforslag, kravbrev, takknemlighetsbrev, avslagsbrev, følgebrev, garantibrev, informasjon og så videre. Prinsippene for deres kompilering skiller seg praktisk talt ikke fra hverandre. Ta en ny titt for å unngå feil.
Eksempler på takkebrev
Eksempel på garantibrev
Eksempel på svarbrev
Dette er et godt eksempel på hva et høflig avslagsbrev kan være:
Eksempel på nyhetsbrev
Eksempel på kravbrev
Eksempler på brev på engelsk i forretningskorrespondanse
Akk, ikke alle har et høyt nivå av engelskkunnskaper. Og ofte går ledere litt bort når de skal skrive et forretningsbrev på engelsk. Hvis selv på russisk folk i korrespondanse ikke alltid kan forstå hverandre, hva kan vi si om et fremmedspråk? Den beste utveien i denne situasjonen er å søke etter lignende bokstaver og bruke passende fraser i brevet ditt. Her er for eksempel tre eksempler på forretningsbrev på engelsk: et takknemlighetsbrev til en kunde, et brev som klargjør vilkårene for en avtale og et svarbrev på et kjøpstilbud. Hver fil inneholder en versjon av brevet på engelsk og oversettelsen til russisk.
Last ned takkebrevet til klienten på engelsk.
Last ned brevet med vilkårene for avtalen på engelsk.
Last ned svarbrevet på kjøpstilbudet på engelsk.
Forretningsbrevstruktur
En klar struktur er en vesentlig egenskap ved et forretningsbrev. Det vil hjelpe mottakeren raskt å forstå meningen med det som skrives og redusere tiden det tar å lese det. Et forretningsbrev består av følgende hoveddeler:
1. Tittel (emnelinje). I overskriften til brevet bør du skrive dets korte formål eller essens. Du kan ikke bruke noen abstrakte fraser her. Det skal være klart for adressaten med kun én tittel hva brevet handler om. For eksempel "Om endringer i priser for levering av produkter" eller "Forretningsforslag for handelssamarbeid med XXX".
2. Hilsen. Hilsenen "Kjære + navn, patronym!" Betraktes som tradisjonell i forretningsbrev. Det er imidlertid ikke nødvendig å bruke navnet. Du kan også kontakte adressaten gjennom hans stilling: "Kjære herr direktør!" Men husk at å ringe ved navn reduserer den psykologiske avstanden noe og understreker det gode forretningsforholdet. Hvis brevet er adressert til en gruppe personer, er det tillatt å skrive "Kjære damer og herrer!", "Kjære partnere!" etc. Å bruke forkortelsene «Mr.», «Ms.» eller initialer oppfattes som respektløst, så prøv å unngå dette.
3. Uttalelse av formålet med å skrive et brev, dets essens, hovedideen. Dette er hoveddelen av brevet. Her skriver du direkte om selve grunnen til å skrive brevet.
4. Dine forslag for å løse dette problemet, anbefalinger, forespørsler, klager. Forretningsbrev innebærer nesten alltid en viss reaksjon fra adressaten (bortsett fra rent informative brev). Derfor er det viktig å beskrive ikke bare selve problemet, men også å tilby dine egne alternativer for å løse det. Hvis du skriver en klage, be om å ta passende tiltak, hvis du gir et tilbud om samarbeid, beskriv deretter mulige alternativer. Kort sagt, mottakeren av brevet ditt bør ikke bare forstå "hva" du vil ha fra ham, men også forstå "hvordan" du foreslår å gjøre dette. Da blir det et ekte forretningsbrev.
5. Kort oppsummering og konklusjoner. Helt til slutt kan du oppsummere alt det ovennevnte. Det er imidlertid ikke alltid mulig å gjøre dette veldig kort. I dette tilfellet er det ikke verdt å skrive i flere setninger det du allerede har beskrevet i de to første avsnittene. Husk at et forretningsbrevs beste venn er korthet. Derfor er det i de fleste tilfeller nok å begrense oss til setningene "Jeg håper på vellykket samarbeid", "Jeg venter på svaret ditt på dette problemet" og så videre.
6. Signatur. Forretningsbrevet er signert med stilling, navn og etternavn til avsenderen med den tradisjonelle frasen "Vennlig hilsen". Andre alternativer er mulige: "Beste ønsker", "Vennlig hilsen" og så videre, avhengig av hvor nærhet du har kontakt med mottakeren. Uttrykket "Vennlig hilsen" er det mest universelle, så hvis du er i tvil om hvordan det ville være mer hensiktsmessig å abonnere, så bruk denne frasen og du vil definitivt ikke gå glipp av.
Det vil heller ikke være overflødig å legge til alternativer for kontakter med deg i signaturen: andre e-postadresser, jobbtelefonnumre, skype. Fordelen med dette er ikke bare at mottakeren, om ønskelig, raskt vil kunne kontakte deg på en praktisk måte, men også ved at du på denne måten vil demonstrere din åpenhet og beredskap til å kommunisere med adressaten.
Og ikke glem at et offisielt brev først og fremst er et dokument. Derfor, ved å neglisjere reglene for forberedelsen, ødelegger du ugjenkallelig omdømmet til bedriften din og deg selv som spesialist.
Det stilles spesielle krav til utforming av utgående korrespondanse. Dette skyldes det faktum at det er for informasjons- og referanseformål. Når du utarbeider et servicebrev, er det verdt å vurdere kravene i GOST R 6.30-2003 "Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til registrering av dokumenter "og bruk brevhodet til organisasjonen. For detaljer, må du bli veiledet av GOST R 6.30-2003 (fra 01.07.2018 må du bli veiledet av GOST R 7.0.97-2016). Dette vil tillate deg å opprettholde en klar struktur av dokumentet og opprettholde den nødvendige stilen for forretningskommunikasjon, samt ordne detaljene i et forretningsbrev på riktig måte.
Det er viktig å merke seg at GOST R 6.30-2003 (samt GOST R 7.0.97-2016) er rådgivende og organisasjoner kan utvikle sine egne brevhoder for forretningskorrespondanse. Overholdelse av spesifisert GOST er obligatorisk bare for føderale utøvende myndigheter.
Overskriften på dokumentet kan plasseres både i lengderetningen og ha et vinkelarrangement (detaljene i brevskjemaet, telefoner og adresser til organisasjoner er vanligvis plassert her). Et eksempelbrev med et hjørnearrangement av rekvisitter er det vanligste alternativet i moderne kontorarbeid.
Eksempel på brevpapir med kantede detaljer
Øverst i dokumentet er det angitt:
- Dato;
- rom;
- referanse til registreringsnummeret og datoen for dokumentet (hvis korrespondansen er et svar);
- overskriften til teksten, satt i én setning.
Overskriften på servicebrevet er plassert under registreringsnummeret. Den inneholder en appell til adressaten. FULLT NAVN. og posten til adressaten skal være plassert i øvre høyre hjørne av dokumentet. Adressen til mottakeren skrives i midten.
Fra hvem og til hvem
Avsenderens firmadetaljer er oftest angitt på selskapets brevpapir. Det er også nødvendig å angi mottakeren av korrespondansen korrekt, med andre ord adressatens detaljer:
- Selskapsnavn;
- navnet på den strukturelle enheten som den utgående korrespondansen sendes til;
- mottakerens posisjon;
- etternavn og initialer til mottakeren;
- postadressen til organisasjonen.
Eksempelbrev på firmabrevpapir
Det er viktig å merke seg at hvis et brev med samme innhold må sendes til flere mottakere, er det først og fremst nødvendig å angi adressen til hovedmottakeren og først deretter resten.
For eksempel:
LLC "Elki-Palki"
Justisdepartementet
Moskva, Zelenaya gate, 5
KOPIERE
til administrerende direktør
LLC "Grønne grener"
Simakov V.A.
St. Petersburg,
Frunze Street, 3
Dato og nummer
Etter at det utgående dokumentet er signert, blir det stemplet en dato. Datoen kan være i formatet 17.05.2018 eller 17. mai 2019. I tilfellet når datoen er angitt i dokumentet flere ganger, anbefales det å opprettholde en enhetlig skrivestil.
Tildeling av registreringsnummer skjer i henhold til systemet for registrering av utgående dokumenter, som er akseptert i organisasjonen, og først etter signering av dokumentet. Registreringsnummeret består av dokumentets løpenummer, som kan suppleres med sakkartotek eller bokstaver.
Det er viktig å merke seg at registrering av et utgående dokument gjør det enklere for både deg og mottakeren å behandle post.
Når du svarer på den mottatte offisielle korrespondansen, er det nødvendig å utstede den nødvendige "lenke til registreringsnummeret og datoen for forespørselen." I dette tilfellet er datoen og nummeret på den mottatte varen angitt i svarbrevet. Dette vil sikre raskere behandling av korrespondanse i det mottakende selskapet.
Hvem signerer
Offisiell korrespondanse undertegnes i hovedsak av ledere, og dersom han er fraværende fra arbeidsplassen, av hans stedfortreder eller andre tjenestemenn som fungerer som leder under hans fravær.
Det er viktig å merke seg at moderne forretningskorrespondanse ikke bare sendes per post, men også via telegraf, faks og e-post.
Trenger jeg å angi bobestyreren
Til tross for at hver forretningsmelding er signert av lederen av selskapet eller hans autoriserte tjenestemenn, utføres selve korrespondansen av en vanlig ordinær ansatt, det vil si utøveren. Det er hans navn og kontaktinformasjon som vi angir i denne delen.
Informasjon om kunstneren er alltid plassert helt nederst, i de siste linjene. Den ansattes fulle navn, patronym og etternavn er skrevet, på en ny linje hans kontakttelefonnummer, og til og med under - e-postadressen. La fonten være den samme.
Er stempelet
Segl settes vanligvis ikke på brev, men dersom utgående korrespondanse er av offisiell karakter, utstedes den på organisasjonens brevpapir og har som formål å inngå juridiske (juridiske) forhold til en eller annen organisasjon og være ansvarlig for alle stillinger. angitt i brevet, kan ledelsen ønske å legge til ekstra rekvisitter i form av et segl.
Laster inn ...