Noua pagina 1
Pregătirea pentru întocmirea procesului-verbal începe cu stabilirea datei și orei ședinței, stabilirea gamei de aspecte care vor fi luate în considerare la aceasta. Această hotărâre se formalizează de regulă în ordinea de zi, care, la întocmirea procesului-verbal, va forma una dintre părțile sale, iar înainte de ședință este un document cu ajutorul căruia sunt anunțați participanții la ședință. Procesul-verbal se întocmește pe baza înregistrărilor care au fost ținute la ședință de către secretar manual sau cu ajutorul unui înregistrator de voce.
Protocolul se întocmește pe un formular general, care cuprinde de obicei următoarele detalii: denumirea instituției (organizație, întreprindere), tipul documentului (protocol), locurile de înscriere a numărului și data, locul pentru textul protocolului, loc pentru antetul textului.
Data protocoluluieste ziua ședinței (proces-verbal, de regulă, se întocmesc după ședință). Dacă ședința a durat câteva zile, atunci data procesului-verbal include datele începutului și sfârșitului acestuia, de exemplu: 21/01–24/2002.
Numărul protocolului (index) este numărul de ordine al întâlnirii. Numerotarea protocoalelor se realizează în cadrul anului calendaristic sau al mandatului organului colegial.
Titlu pentru test Protocolul diferă de designul acestui detaliu din alte documente. De regulă, titlul conține o indicație a tipului de activitate colegială (ședință, ședință, ședință etc.) și denumirea organului colegial în cazul genitiv, de exemplu: procesul-verbal al ședinței consiliului de administrație; întâlniri ale personalului; întâlniri ale şefilor unităţilor structurale.
Textul protocolului include părți introductive și principale.
În partea introductivă a protocolului, după titlu, sunt date parafa și prenumele președintelui și secretarului de ședință. Președinte - funcționarul care conduce ședința nu este indicată în procesul-verbal; Secretar – o persoană responsabilă cu organizarea unei întâlniri și documentarea activităților acesteia, de ex. intocmirea si executarea protocolului. În organele colegiale permanente, secretarul este funcționar (secretar al Consiliului Academic, secretar al Colegiului etc.).
Dintr-un rând nou după cuvântul „Prezentă”, sunt trecute în ordine alfabetică inițialele și prenumele membrilor permanenți ai corpului colegial, precum și parafa, prenumele și funcțiile persoanelor invitate la ședință din alte organizații. Secretarul întocmește lista participanților la ședință în ziua ședinței, deoarece lista poate să nu coincidă cu ceea ce a fost inițial destinat. Pregătirea proceselor-verbale începe cu alcătuirea unei liste de participanți la întâlnire.
La întocmirea procesului-verbal al unei întâlniri extinse, numele participanților nu sunt enumerate în procesul-verbal, dar numărul lor total este indicat printr-un număr. Se determină pe baza rezultatelor înregistrării. Listele de înregistrare se transferă secretarului ședinței și devin una dintre anexele procesului-verbal. În acest caz, protocolul indică: Prezent: 57 persoane. (lista este atasata).
Ordinea de zi este inclusă în partea introductivă a procesului-verbal. Acesta constă dintr-o listă de probleme care sunt discutate în cadrul ședinței și stabilește succesiunea discuțiilor lor și numele vorbitorilor (raportori). Ordinea de zi a ședinței, întocmită în prealabil, trebuie să includă numărul optim de probleme care pot fi luate în considerare și discutate în cadrul ședinței. Conținutul acestuia este determinat de conducătorul care va conduce ședința. Fiecare punct de pe ordinea de zi este numerotat cu cifre arabe și începe cu prepoziția „Despre” sau „Despre” (răspunde la întrebarea „Despre ce?”). Pentru fiecare articol sunt indicate parafa și prenumele raportorului - funcționarul care a întocmit raportul pe această temă.
Textul părții principale a protocolului este întocmit în conformitate cu succesiunea problemelor stabilită pe ordinea de zi.
Corpul textului trebuie să conțină atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi. Secțiunile sunt numerotate cu aceeași numerotare ca și ordinea de zi. Fiecare secțiune este formată din trei părți: „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT”, care sunt tipărite din marginea stângă. După cuvântul „ASCULTAT” în proba de protocol, sunt prezentate înregistrările discursului vorbitorului principal; după cuvântul „SPEAKED” – înregistrări ale declarațiilor făcute de participanții la dezbaterea problemei; după cuvântul „REZOLUT” – o declarație a dispozitivului punctului corespunzător de pe ordinea de zi. Dacă se iau mai multe decizii pe o singură problemă, acestea sunt numerotate cu cifre arabe, prima cifră indică numărul punctului de pe ordinea de zi, a doua - numărul deciziei luate. De exemplu:
Practica obișnuită de întocmire a procesului-verbal nu prevede înregistrarea rezultatelor votului, totuși, într-un număr de procese-verbale (de exemplu, procesul-verbal al adunării generale a acționarilor) numărul total de persoane care au luat parte la vot și repartizarea sunt indicate voturi „Pentru”, „Împotrivă”, „Abținut”.
Deciziile luate în cadrul ședinței sunt aduse la cunoștința salariaților prin transmiterea de copii a procesului-verbal sau a extraselor din dispozitiv. De asemenea, se practică pregătirea altor documente administrative pe baza unor decizii adoptate, de exemplu, o decizie a unui organ colegial sau un ordin al conducătorului unei organizații.
În textul protocolului, fiecare nume de familie și inițiale ale vorbitorului sunt tipărite pe un rând nou sub forma cazului nominativ. Declarația intrării de vorbire (de obicei la persoana a treia singular) este separată de nume de familie printr-o cratimă.
În funcție de tipul de ședință și de statutul organului colegial, se selectează forma protocolului. Poate fi scurt, complet sau stenografie. Formularele de protocol diferă între ele doar prin caracterul complet al acoperirii lucrărilor reuniunii, nu au diferențe de design;
Scurt protocol – acesta este un document care consemnează problemele discutate în ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate. Astfel de procese-verbale, de regulă, se păstrează numai în cazurile în care ședința este stenografată sau când ședința este de natură operațională. Folosind un astfel de protocol, este imposibil de imaginat cursul dezbaterii problemei, opiniile exprimate, comentariile, procesul de elaborare a părții administrative a protocolului, i.e. decizie de management.
ÎN protocol complet se consemnează nu numai problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și conținutul rapoartelor și al discursurilor participanților la întâlnire, toate opiniile exprimate, întrebările și observațiile exprimate, comentariile, pozițiile sunt transmise. Procesul verbal complet vă permite să documentați o imagine detaliată a întâlnirii.
Protocol verbal este întocmit pe baza unui proces-verbal al ședinței (transcriere) și transmite textul procesului de discutare a fiecărei probleme și de elaborare a unei decizii cu privire la aceasta. După partea introductivă într-un astfel de protocol, se face intrarea „Întâlnirea a fost luată pe scurt”. Foaia matricolă este un atașament obligatoriu la protocol.
Procesele-verbale sunt întocmite din înregistrări scrise de mână, stenografice sau pe bandă realizate în timpul întâlnirii. Notele scrise de mână sunt păstrate de secretar; calitatea protocolului depinde de calificarea acestuia. În acest caz, este necesară capacitatea de a înțelege esența problemelor discutate și de a le putea nota cu acuratețe. Aceste înregistrări sunt proiecte de materiale pentru pregătirea ulterioară a protocolului. Într-o serie de cazuri, vorbitorii de la o ședință oferă secretarului note (teze) ale discursurilor lor, care sunt apoi incluse în textul procesului-verbal. Cu toate acestea, mai des, secretarul trebuie să se bazeze doar pe abilitățile sale în scrierea cursivă, luarea de note și stenografia. După ședință, notele secretarului sunt dactilografiate, editate și depuse ca document oficial. Timpul de pregătire pentru protocol este în prezent stabilit la trei zile.
Protocol- un „document organizatoric și administrativ care înregistrează progresul dezbaterii problemelor și luării deciziilor la ședințe, deliberări, conferințe și sesiuni ale organelor colegiale.”* O definiție mai generală este dată de dicționarele explicative ale limbii ruse, care o definesc. ca „un document care înregistrează tot ceea ce se întâmplă la o întâlnire, întâlnire”.
* Sistemul unificat de stat al muncii de birou, p. 74.
Procesul-verbal se întocmește pe baza evidențelor ținute în timpul ședinței. În cazurile în care ședința este stenografată sau înregistrată magnetic, procesul-verbal se întocmește după ce este transcris. Secretarul sau o persoană special desemnată trebuie să ia notițe în timpul ședinței. Calitatea înregistrării discursurilor depinde de calificările sale, de capacitatea de a pătrunde și de a înțelege esența problemelor discutate. Prin urmare, numirea unei persoane care preia procesul-verbal este o parte importantă a pregătirii ședinței. Protocol întocmit după forma generală .
Forma acesteia cuprinde: denumirea instituției autor, o indicație a tipului de document (proces-verbal), data ședinței, numărul, locul ședinței, ștampila de aprobare (în cazul în care protocolul este supus aprobării), titlul , text, semnături.
Data ședinței este indicată pe procesul-verbal, nu încheierea sau semnarea finală a procesului-verbal. În cazul în care întâlnirea durează câteva zile, sunt indicate data de începere a întâlnirii și liniuța de încheiere.
De exemplu, 11-13.03.98.
Numărul de protocol este numărul de ordine al ședințelor organului colegial pe parcursul anului (într-o instituție de învățământ, poate un an universitar).
Detaliile „locul întâlnirii” indică orașul în care a avut loc întâlnirea.
Titlul protocolului răspunde la întrebarea „ce” și conține o indicație a tipului de activitate colegială (ședințe, ședințe, conferințe) și denumirea organului colegial în cazul genitiv. Denumirea tipului de ședință este în concordanță cu denumirea organului colegial. Titlul începe cu majuscule.
^ De exemplu. „Ședințele Consiliului Studenților”, „Ședințele comisiilor”, „Ședințele forței de muncă”.
După completarea secțiunii de titlu (acest lucru se poate face înainte de întâlnire), ei încep să alcătuiască textul. ^ Textul protocolului se împarte în două părți:
primul- notă introductivă, unde sunt indicate numele și parafa președintelui, secretarului, celor prezenți și ordinea de zi;
al doilea- cea principală, înregistrând progresul întâlnirii.
^ Cuvântul „președinte” începe protocolul; este tipărit la două spații după titlu, chiar în afara marginilor cu majuscule; după liniuță se indică numele de familie al președintelui și parafa. Cuvântul „secretar” este scris în același mod.
^ Președinte - Kharchenko V.I.
Secretar - Veselkova S.L.
În timpul întâlnirilor operaționale, această parte a protocolului este omisă. Cei prezenți sunt enumerați mai jos. Procedura de completare a acestei secțiuni este următoarea. În procesul-verbal al unei ședințe a unui organ colegial permanent, membrii permanenți prezenți sunt indicați în ordine alfabetică fără funcții. După ele se notează numele invitaților, indicându-se poziția acestora. La ședințele extinse și sesiunile cu mai mult de 15 persoane prezente, componența acestora este indicată cantitativ, iar procesului-verbal este atașată o listă de nume, despre care se face o înscriere corespunzătoare în procesul-verbal propriu-zis.
^ De exemplu: Prezent: 43 de persoane (lista atasata).
La întâlniri, conferințe și congrese în care luarea deciziilor necesită un anumit cvorum, secțiunea „Participate” indică câte persoane ar trebui să fie prezente și câți au venit la întâlnire.
De exemplu , procesele-verbale ale ședințelor sindicale indică: „Sunt 135 de persoane înscrise în organizația sindicală, 117 sunt prezenți”.
Ceea ce urmează este agenda. Această parte a protocolului enumeră problemele supuse examinării organului colegial. Fiecare întrebare este numerotată. Listarea problemelor de pe ordinea de zi poate începe cu prepoziția „O” („Despre”), dar o altă variantă este posibilă atunci când întrebările sunt formulate la cazul nominativ fără prepoziția „O” sau „Despre”. De exemplu:
1 Despre perspectivele de dezvoltare a plantei. Raportul directorului... (nume complet)
2 Despre rezultatele unui sondaj sociologic asupra lucrătorilor.
Raportul șefului serviciului sociologic... (F., I., O.) or
1 Perspective de dezvoltare a plantei. Raportul directorului... (nume complet)
2 Rezultatele unui sondaj sociologic asupra lucrătorilor.
Raportul șefului serviciului sociologic... (F., I., O,)
În unele cazuri, de exemplu, la înregistrarea ședințelor consiliilor de ministere și ale comitetelor, ordinea de zi poate fi atașată procesului-verbal. Apoi nu este inclus în textul protocolului, ci se face doar o intrare de referință: „Ordinea de zi a ședinței este atașată”.
Partea principală a textului Protocolul este organizat în secțiuni corespunzătoare punctelor de pe ordinea de zi.
Pentru fiecare articol pot exista următoarele părți:
ASCULTAT:
DIFUZOARE:
^ DECIS (HOTARAT):
Aceste cuvinte sunt scrise cu majuscule, fiecare pe o linie nouă, urmate de două puncte, astfel încât ele descompun vizual textul.
Cuvântul ASCULTAT începe secțiunea pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. Este scris pe un rând după numerele care indică numărul de serie al întrebării.
Numele și inițialele vorbitorului și ale celor care au vorbit în dezbatere sunt indicate pe un rând nou din paragraf. În acest caz, numele postului nu este indicat, deoarece este deja indicat pe ordinea de zi. Este mai bine să indicați poziția după numele de familie și inițialele celor care au vorbit în dezbatere.
Procesul-verbal trebuie să reflecte toate opiniile cu privire la problemele luate în considerare și toate deciziile luate.
Conținutul discursurilor este prezentat la persoana a III-a singular. Dacă există texte (sau teze) de rapoarte și discursuri, acestea nu sunt înregistrate în protocol, iar după numele vorbitorului sau vorbitorului este indicată o liniuță: „Textul raportului (discurs, mesaj) este atașat”. După fiecare prezentare, dacă există, întrebările și răspunsurile sunt înregistrate în ordinea în care au fost primite. De exemplu :
^ Sokolov A.V - ce măsuri au fost luate pentru eliminarea accidentului?
Kolesov I.K - la ora 6 dimineața, sursa de alimentare a fost restabilită.
În cazul în care, din cauza încetării dezbaterii, participanții înscriși nu au primit cuvântul, aceștia înaintează președintelui ședinței discursuri, propuneri și comentarii scrise, care se anexează la procesul-verbal.
Partea finală a secțiunii pentru fiecare punct de pe ordinea de zi este o înregistrare a deciziei (rezoluției) adoptate cu privire la problema în discuție. Deciziile care conțin mai multe întrebări sunt împărțite în paragrafe și subparagrafe, numerotate cu cifre arabe. Dispozitivul deciziilor, precum documentele administrative, trebuie să fie specific și să cuprindă componentele: cine trebuie să facă ce și până la ce dată.
De exemplu:
1 ASCULTAT:
Ivanova P.I. - se atașează textul raportului
DIFUZOARE:
Petrov A.P. - scurtă înregistrare a discursului
Ikonnikov I.I. - scurtă înregistrare a discursului
1.1 Departamentele speciale vor organiza o ședință comună dedicată introducerii tehnologiei informatice în muncă pe parcursul primului semestru.
1.2 Ivanov P.I. organizează până la 1 octombrie 1998 o expoziție de mijloace tehnologice moderne de informatizare a proceselor de management în centrul de informare.
2. ASCULTAT:
DIFUZOARE:
Semnătura președinte V.P. Kashtanov
Semnătura secretar K.R
În unele cazuri, iar în cazul alegerilor de funcționari este obligatoriu, rezultatele votării pentru fiecare punct sunt indicate separat în protocol.
Dacă există o opinie specială cu privire la decizia luată, aceasta poate fi consemnată pe o fișă separată, semnată și anexată la protocol. După consemnarea deciziei relevante, o opinie divergentă este emisă în procesul-verbal.
În funcție de caracterul complet al acoperirii progresului dezbaterii problemelor la ședințe, procesele-verbale sunt împărțite în deplin Și scurt .
Scurt protocol conține numele vorbitorului, subiectul raportului și numele vorbitorilor. Este imposibil să vă faceți o idee despre natura comentariilor, cursul discuției și opiniile exprimate în dezbatere folosind un astfel de protocol.
Un scurt protocol este acceptabil numai dacă există stenograme sau când textele rapoartelor și discursurilor sunt atașate la protocol. Întâlnirile operaționale sunt, de asemenea, înregistrate pe scurt. În toate celelalte cazuri, protocolul ar trebui să conțină înregistrări ale tuturor discursurilor, să reflecte munca echipei și să arate dezvoltarea unei soluții într-o ciocnire de opinii și discuții.
În timpul ședinței, se întocmește de obicei doar un proiect al procesului-verbal. În termen de cinci zile, protocolul este clarificat, adăugat, verificat față de transcrieri și înregistrări audio, editat și executat. Dacă la protocol este atașată o transcriere, se face o notă despre aceasta după prima parte a protocolului: „Ședința Consiliului Academic a fost consemnată în stenografie. Se atașează foaia matricolă”. Protocolul complet pregătit este semnat de președinte și secretar.
Hotărârile organelor colegiale se comunică executorilor executori sub formă de documente independente - hotărâri și hotărâri; în instituțiile care funcționează pe baza unității de comandă, acestea sunt implementate prin ordine. În alte cazuri, se face un extras din protocoale.
De exemplu:
Procesele-verbale sunt întocmite în fișiere împreună cu documentele create în procesul de pregătire a ședinței: ordinea de zi, invitația, listele participanților la întâlnire și listele invitaților, rapoartele sau rezumatele discursurilor, materialele de referință privind problemele discutate, proiectele de hotărâri și documentele finale și alte documentele transmise în timpul ședinței (toate 1 exemplar).
Suport de documentare pentru management
Control
Opțiunea 4
1. Protocol, tipuri de protocoale, caracteristici de proiectare 4
2. Prelucrarea corespondenței trimise 9
3. Întocmește actul de radiere a proprietății 11
4. Scrieți o notă 12
Bibliografie 14
1. Protocol, tipuri de protocoale, caracteristici de proiectare
Procesele-verbale sunt un document care consemnează evoluția discuțiilor și luarea deciziilor în cadrul reuniunilor, conferințelor și sesiunilor organelor colegiale.
O caracteristică aparte a protocolului este că este utilizat pentru documentarea activităților organelor colegiale: temporare (ședințe, conferințe, ședințe, comisii) și permanente (colegii de ministere și comitete, consilii academice ale instituțiilor științifice, prezidii).
Întocmirea și executarea protocoalelor revine secretarilor organelor colegiale relevante (obișnuite sau alese în timpul activității lor). Secretarul, împreună cu președintele organului colegial, răspunde de exactitatea informațiilor cuprinse în protocol. Procesul-verbal se întocmește pe bază de înregistrări scrise de mână, inclusiv stenografice sau pe bandă, ale ședinței, precum și documentele pregătite pentru ședință: ordinea de zi, textele sau rezumatele rapoartelor și discursurilor, proiecte de hotărâri.
Principalele tipuri de protocol:
Proces-verbal scurt - consemnează problemele discutate la ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate. Se recomandă desfășurarea acesteia în cazurile în care întâlnirea este de natură operațională.
Protocolul complet consemnează nu numai problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și în detaliu conținutul rapoartelor și al discursurilor participanților la întâlnire.
Protocolul stenografic este întocmit pe baza unui raport stenografic al întâlnirii (transcriere) și transmite literalmente procesul de discutare a fiecărei probleme și elaborarea unei decizii cu privire la aceasta.
Procesul-verbal se întocmește pe antetul organizației și conține următoarele detalii: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data ședinței, numărul procesului-verbal, locul întocmirii procesului-verbal (locul ședinței), titlul la textul, textul, semnăturile, vize de familiarizare. Titlul textului protocolului este denumirea evenimentului care se înregistrează (ședință, ședință, ședință) și numele organului colegial a cărui activitate este înregistrată.
Textul protocolului constă din două părți: introductivă și principală. Partea introductivă a textului protocolului ar trebui să arate: cine a condus evenimentul care este înregistrat; care a păstrat procesul verbal; care a fost prezent la ședință (ședință, ședință etc.) dintre funcționarii incluși în organul colegial care conduce ședința; care a fost invitat (dacă este necesar) la întâlnire din rândul angajaților organizației sau din alte organizații; ce probleme s-au discutat la întâlnire.
Informațiile despre șeful de ședință, secretar și cei prezenți includ numele și parafa funcționarilor, indicate, respectiv, după cuvintele: „Președinte”, „Secretar”, „Prezenți” (fără ghilimele). Pentru persoanele invitate suplimentar la întâlnire din rândul angajaților organizației, pe lângă nume și parafe, este indicată funcția deținută, iar pentru specialiștii din alte organizații - funcția și denumirea organizației. Informațiile despre persoanele invitate la o întâlnire pot fi incluse în secțiunea „Participate” sau într-o secțiune specială „Invitați”.
La astfel de evenimente colective precum întâlniri, există adesea un număr mare de participanți, a căror enumerare în partea introductivă a textului protocolului este inadecvată. În acest caz, se întocmește o listă separată a celor prezenți la ședință și ulterior se atașează procesului-verbal.
În protocolul propriu-zis, în secțiunea „Participanți”, este indicat doar numărul total al celor prezenți cu referire la lista atașată. Trebuie subliniat faptul că secțiunile „Prezentă” și „Invitată” au o importanță deosebită în raport cu alte secțiuni ale protocolului, întrucât afectează direct forța juridică a acestui document, arătând legalitatea desfășurării unui eveniment colectiv. Aceste secțiuni reflectă prezența unui cvorum al ședinței, de exemplu. numărul minim necesar de membri ai unui organ colegial suficient pentru a începe lucrările reuniunii (ședință, ședință). În lipsa unui cvorum stabilit normativ pentru un anumit organ colegial (majoritate simplă sau 2/3), desfășurarea unei ședințe este inacceptabilă, deoarece deciziile sale vor fi ilegale. Cuvintele „Președinte”, „Secretar”, „Prezentă”, „Invitat” sunt tipărite din poziția zero a dispozitivului de imprimare, se plasează o liniuță din poziția a 2-a, se scriu numele de familie în cazul nominativ, apoi se pun inițialele. Numele celor prezenți și invitați sunt aranjate în ordine alfabetică și tipărite cu 1 rând spațiere.
Problemele discutate în cadrul ședinței sunt enumerate în secțiunea AGENDA. Cuvintele AGENDA sunt tipărite din poziția zero a dispozitivului de imprimare, urmate de două puncte. Punctele de pe ordinea de zi sunt numerotate. Fiecare întrebare nouă este tipărită din prima poziție a tabulatorului. Ordinea în care sunt aranjate întrebările este determinată de gradul lor de importanță. Formularea punctelor de pe ordinea de zi ar trebui să înceapă cu prepozițiile despre (despre), titlul postului și numele de familie al vorbitorului sunt date la genitiv. Partea principală a textului protocolului este structurată în conformitate cu problemele de pe ordinea de zi. Structura înregistrării dezbaterii fiecărui punct de pe ordinea de zi se realizează după următoarea schemă: AU ASCULTAT AU VORBIT AU DECIS (AU DECIS). Aceste cuvinte sunt tipărite cu majuscule. Cuvântul ASCULTAT este precedat de numărul punctului de pe ordinea de zi, urmat de două puncte. Numele vorbitorului este tipărit la caz nominativ din poziţia I a aparatului de tipar; După nume de familie pun inițiale, apoi o liniuță și scriu conținutul raportului cu majuscule sub formă de discurs direct. Dacă textul raportului (discurs) este transcris sau prezentat de vorbitor în scris, atunci după liniuță se scrie și „Referatul este atașat” cu majuscule (în protocol fără ghilimele).
Discuția raportului poate fi precedată de întrebări adresate vorbitorului, care, împreună cu răspunsurile, sunt incluse în secțiunea ASCULTATE. Înainte de înregistrarea fiecărei întrebări, sunt indicate inițialele, numele și poziția autorului acesteia și se pune o liniuță. Conținutul întrebării este scris cu majuscule sub formă de vorbire directă. Înainte de a formula răspunsul, scrieți cuvântul „Răspuns” (în protocolul fără ghilimele), puneți o liniuță și scrieți răspunsul sub formă de vorbire directă. Progresul dezbaterii raportului este reflectat în secțiunea SPEAKERS. După cuvântul SPOKE este plasat două puncte. Prenumele vorbitorului se scrie în cazul nominativ din prima poziție a dispozitivului de imprimare, apoi se indică inițialele și poziția vorbitorului, se pune o liniuță și se tipărește conținutul discursului cu majuscule sub formă de vorbire indirectă. .
Deciziile adoptate sunt cuprinse în secțiunea REZOLȚĂ (DECIDE). Dacă există mai multe soluții, acestea sunt numerotate cu cifre arabe cu punct. De regulă, fiecare hotărâre este însoțită de indicarea funcției, prenumele și parafa persoanei responsabile de implementarea acesteia și conține un termen limită de executare. Deciziile luate colectiv necesită adesea vot. În acest caz, după secțiunea REZOLȚĂ, se indică: „Vot” sau „Votat” (în protocol fără ghilimele) și se dau rezultatele votului: în unanimitate sau pentru..., împotrivă..., abținut. ..
În practică, formele abreviate și scurte de protocoale sunt adesea folosite atunci când nu este necesară o înregistrare detaliată a progresului discuției problemelor. În protocoale prescurtate, după lista celor prezenți sau invitați, se indică numărul de ordine al punctului de pe ordinea de zi și se tipărește titlul raportului. Ultimul rând din titlul raportului (punctul de pe ordinea de zi) este subliniat, iar sub linie (în paranteze) sunt tipărite numele vorbitorilor în ordinea prezentării acestora. Titlul fiecărui raport se încheie cu o decizie sau rezoluție protocolară. Protocolul scurt indică doar problemele luate în considerare și deciziile luate. Dispozitivul textului protocolului poate conține o clauză privind aprobarea oricărui document. În acest caz, documentul aprobat este atașat la protocol și are un link către numărul și data acestuia. În practică, de foarte multe ori este necesar să se facă extrase din protocoale. Extrasul din protocol conține următoarele detalii:
toate detaliile părții antet a protocolului: numele organizației, denumirea tipului de document (EXTRAS DIN PROCES-VERBAL), data (data întâlnirii), numărul protocolului (numărul de ordine al întâlnirii), locul întocmirii ( locul întâlnirii);
titlul textului;
toate detaliile părții introductive a textului protocolului: „Președinte”, „Secretar”, „Prezenți”, „Invitați”, „AGENDA”;
detalii individuale ale părții principale a textului protocolului: „ASCULTAT”, „HOTARAT”, „Vot”;
detalii ale părții oficiale a protocolului: detalii „Semnătură”, inclusiv cuvintele „Președinte”, „Secretar”, parafa și prenumele președintelui și secretarului (fără semnăturile lor personale, deoarece extrasele, de regulă, nu sunt semnate cu originalul semnături, dar sunt certificate de secretar); o notă privind certificarea copiei.
Astfel, din cuprinsul protocolului sunt preluate doar acele elemente care trebuie aduse la cunoștința funcționarilor interesați. Pentru a confirma fapte și evenimente stabilite, mai multe persoane întocmesc un act. Actele sunt întocmite pe baza rezultatelor auditurilor activităților unei întreprinderi sau ale unității sale structurale și ale funcționarilor individuali, în timpul acceptării și transferului de cazuri, întocmirea documentelor pentru distrugere și admiterea în exploatare a obiectelor.
Protocol- un document în care se consemnează progresul dezbaterii problemelor și luării deciziilor la întâlniri, sesiuni, conferințe.
Procesul-verbal documentează activitățile organelor colegiale permanente, cum ar fi consiliile de comitete și ministere, guvernele municipale, precum și consiliile științifice, tehnice și metodologice. Cu excepția celor de mai sus, se pot înregistra și reuniunile ținute de șefii diviziilor structurale, directorii generali adjuncți și directorii.
Este obișnuită întocmirea de procese-verbale pentru a documenta activitățile organelor colegiale temporare (conferințe, întâlniri, seminarii etc.)
Procesul-verbal se întocmește de către secretar pe baza notelor pe care le-a păstrat la ședință. Acestea pot fi note scurte, transcrieri sau înregistrări vocale. Merită spus că, pentru pregătirea protocolului, secretarul colectează rezumatele rapoartelor și discursurilor și proiectele de hotărâri înainte de ședință.
Protocol întocmit pe o formă generală.
Titlul, data și numărul de protocol
Antetul protocolului va fi denumirea organului colegial sau tipul de întâlnire. De exemplu, Procesul-verbal al (ce?) unei ședințe a consiliului pedagogic; întâlniri ale șefilor unităților structurale etc.
Data procesului-verbal va fi data ședinței (în mod tradițional, procesul-verbal se întocmește după ședință, dacă ședința a durat mai multe zile, atunci data procesului-verbal include datele de început și de încheiere).
De exemplu: 21 — 24.07.2009 .
Numărul (indexul) protocolului va fi numărul de ordine al ședinței din cadrul anului calendaristic sau al mandatului organului colegial.
Rețineți că textul protocolului include următoarele părți:
- introductiv;
- principal
Parte introductivă
În partea introductivă a protocolului, după titlu, sunt date prenumele și parafa președintelui și secretarului de ședință. Dintr-o nouă linie după cuvântul " Prezent» enumerați în ordine alfabetică prenumele și parafa oficialilor prezenți la ședință.
Dacă au existat persoane din alte organizații la întâlnire, atunci după cuvântul „Prezentat” cuvântul „a fost tipărit pe o nouă linie Invitat„și se indică o listă de persoane invitate; în acest caz, înaintea fiecărui nume sunt indicate funcția și numele organizației.
În partea introductivă a protocolului se indică ordinea de zi.
Acesta constă dintr-o listă de probleme care sunt discutate în cadrul ședinței și stabilește succesiunea discuțiilor lor și numele vorbitorilor (vorbitorilor). prepozițiile „O” sau „Despre”. De exemplu: „Cu privire la aprobarea programelor educaționale”; „În rezumarea rezultatelor anului universitar.”
Pentru fiecare punct, este indicat raportorul (funcționarul care a pregătit problema).
Parte principală
Odată cu succesiunea problemelor de pe ordinea de zi, se întocmește textul părții principale a protocolului - acesta trebuie să conțină atâtea secțiuni cât numărul de puncte incluse pe ordinea de zi.
Pe baza tuturor celor de mai sus, ajungem la concluzia că partea antet a protocolului este întotdeauna formatată în același mod. Dar textul protocolului poate fi prezentat sub diferite forme: scurt sau complet.
Scurt protocol— consemnează problemele discutate în cadrul ședinței, numele vorbitorilor și deciziile luate. Astfel de procese-verbale sunt păstrate cel mai adesea în cazurile în care întâlnirea este de natură operațională (vezi Fig. 3.3.)
Merită spus - protocol complet- conține informații nu numai despre problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și înregistrări destul de detaliate care transmit conținutul rapoartelor și al discursurilor participanților la întâlnire, toate opiniile exprimate, întrebările și observațiile exprimate, comentariile, pozițiile. Merită spus că un protocol complet vă permite să documentați o imagine detaliată a întâlnirii (vezi Fig. 3.4)
Figura nr. 3.3. Exemplu de protocol scurt
Când se utilizează orice formă de protocol, textul acestuia va fi împărțit în atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi.
Merită spus că fiecare secțiune este formată din trei părți: „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT” (“HOTARAT”), care sunt imprimate din marginea din stanga cu majuscule. Acest design face posibilă evidențierea în text a discursului vorbitorului principal, a participanților la discuția problemei și a dispozitivului în care este formulată decizia.
In partea " ASCULTAT„Se precizează textul discursului. La începutul textului, dintr-un rând nou la cazul nominativ, indicați numele de familie al vorbitorului. Înregistrarea discursului este separată de nume de familie printr-o liniuță. Discursul este prezentat la persoana a treia singular. Este permis, în loc de înregistrarea unui discurs, să se indice după nume („Înregistrarea discursului este atașată”, „Vă rugăm să rețineți că textul raportului este atașat”)
În acest din urmă caz, rapoartele devin o anexă la protocol.
In partea " EFECTUAT» dintr-un rând nou în cazul nominativ indicați numele de familie al vorbitorului și după o liniuță, textul discursului sau întrebarea (dacă a fost adresată vorbitorului în timpul discursului)
In partea " HOTĂRÂT„(„DECIDE”) reflectă decizia luată cu privire la problema în discuție. Rețineți că textul dispozitivului este tipărit integral în orice formă a protocolului.
Vă rugăm să rețineți că textul întregului protocol este tipărit la 1,5 rânduri.
Procesul-verbal se întocmește de către secretarul de ședință. Procesul-verbal se semnează de către secretar și se transmite președintelui spre semnare în termen de 3 (trei) zile lucrătoare de la ședință.
Semnăturile sunt separate de text prin spațiere de 3 rânduri. Titlul postului este tipărit de la marginea marginii din stânga, ultima literă a numelui este limitată la marginea din dreapta.
În ziua în care protocolul este semnat de către președinte, acesta trebuie înregistrat.
Extras din protocol
Un extras din protocol este o copie exactă a unei părți din textul protocolului original, referitoare la punctul de pe ordinea de zi pentru care se pregătește extrasul. Extrasul reproduce toate detaliile formularului, partea introductivă a textului, punctul de pe ordinea de zi pentru care se pregătește extrasul și textul care reflectă discuția problemei și decizia luată. Extrasul din protocol este semnat doar de secretar, care îl certifică și el. Inscripția de certificare este scrisă de mână și constă din cuvântul „Adevărat”, o indicație a funcției persoanei care certifică copia (extrasul), semnătura personală, prenume, inițiale și data (vezi Fig. 3.5)
Extrase din protocoale înlocuiesc uneori un astfel de document administrativ ca decizie. În acest caz, extrasul servește ca instrument de comunicare a deciziilor luate executorilor. În acest caz, secretarul, de exemplu, al Consiliului de Administrație al unei societăți pe acțiuni, în cel mult 2 (două) zile de la semnarea procesului-verbal de ședință, distribuie extrase din procesul-verbal pe probleme individuale directorilor responsabili. Declarațiile sunt semnate de secretar.
Extrasele din protocoalele trimise unei alte organizații trebuie să fie certificate cu un sigiliu.
Copiile originale ale procesului-verbal sunt întocmite de către secretar în dosare în funcție de tipul ședinței. De exemplu, „Proces-verbal ale adunărilor generale”, „Proces-verbal ale ședințelor Consiliului de Administrație”, „Proces-verbal ale ședințelor cu directorul” etc. În cadrul unui caz, protocoalele sunt sistematizate prin numere și cronologie. Cazurile se formează în cursul anului calendaristic.
Introducere.
Documentarea activităților de management acoperă toate procesele legate de înregistrarea (înregistrarea) pe diverse medii și prelucrarea, conform regulilor stabilite, a informațiilor necesare desfășurării acțiunilor de management. Documentarea se realizează în limbaj natural (documente scrise de mână și dactilografiate, inclusiv telegrame, mesaje telefonice, mesaje automate), precum și în limbaje artificiale folosind noi medii (carte perforate, benzi perforate, benzi magnetice, carduri, dischete etc. .)"
Componența documentelor de management este determinată de competența și funcțiile organizației, de procedura de rezolvare a problemelor, de volumul și natura relațiilor cu alte organizații. și se consemnează în fișa documentului. Unitatea regulilor de documentare a acțiunilor de management la toate nivelurile de management este asigurată prin utilizarea Sistemului de stat de suport pentru documentare pentru management (GSDMOU) și a sistemelor de documentare unificate (USD).
Sistemele de documentare unificate sunt un ansamblu de documente interconectate create dupa reguli si cerinte uniforme, continand informatiile necesare managementului intr-un anumit domeniu de activitate. DSD-urile sunt destinate utilizării atât cu ajutorul tehnologiei informatice, cât și cu metode tradiționale de prelucrare a informațiilor.
Documentele de management după nume, forma și componența detaliilor trebuie să respecte USD, cerințele instituției de învățământ bugetar de stat, reglementările (cartele) privind organizația și alte documente de reglementare care conțin reguli de documentare.
Scopul acestui test este de a oferi conceptul de protocol, de a reflecta regulile de proiectare a acestuia și de a arăta, de asemenea, ce forme de protocoale există.
1. Conceptul de protocol și scopul acestuia.
Printre documentele de management, un loc aparte îl revine protocoalelor. Ele fac parte dintr-un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă.
Proces-verbal - un document care înregistrează progresul dezbaterii problemelor și luării deciziilor la întâlniri, sesiuni, sesiuni, conferințe
Trebuie avut în vedere faptul că în activitățile organizațiilor și întreprinderilor se întocmesc adesea documente numite „Protocol”, dar nu se încadrează în definiția de mai sus. Astfel, în domeniul relațiilor contractuale se întocmesc protocoale de intenție, protocoale de neînțelegeri, protocoale de avize; Dintre principalele documente ale adunării generale a acționarilor, legislația denumește procesul-verbal al comisiei de numărare etc. Aceste tipuri de protocoale sunt similare ca scop cu actele: înregistrează și confirmă fapte sau evenimente.
Se intocmesc protocoale in orice organizatie in care exista organe colegiale temporare sau permanente, comisii etc. Forma activității lor este discutarea problemelor de actualitate la ședințe sau ședințe și luarea deciziilor în comun, adesea prin vot.
Odată cu apariția societăților pe acțiuni în țara noastră, atenția acordată acestui tip de document a crescut. Cele mai înalte organe de conducere ale unei societăți pe acțiuni sunt colegiale, iar protocoalele care reflectă activitățile acestora devin unul dintre cele mai importante documente de management. Vorbim despre procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, ale ședințelor consiliului de administrație și ale consiliului de administrație. Nu este o coincidență faptul că Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni” și alte acte juridice acordă o atenție deosebită conținutului acestor documente.
2. Reguli de întocmire a protocoalelor
Proces-verbal - un document care conține o evidență consecventă a progresului dezbaterii problemelor și luării deciziilor la ședințe, întâlniri, conferințe și sesiuni ale organelor colegiale.
Protocolul reflectă activitățile de luare a deciziilor în comun de către un organism colegial sau un grup de lucrători. Din procesele-verbale ale ședințelor create în activitățile de conducere ale organizațiilor, este necesar să se distingă procesele-verbale de anchetă, unele organe administrative și organe de protecție a ordinii publice (de exemplu, protocolul unui inspector sanitar, protocolul unui accident de circulație etc. .), precum și protocoale de tip contractual (protocoale de neînțelegeri, protocoale de reconciliere a dezacordurilor, protocoale de acord de preț etc.).
Ședințele organelor colegiale permanente și temporare (colegii ale organelor executive federale, ședințe ale colectivelor de muncă, ședințe ale acționarilor, ședințe ale consiliilor de administrație etc.) sunt supuse proceselor verbale obligatorii. Procesele-verbale se întocmesc pe baza consemnării desfășurării ședințelor, stenogramelor, înregistrărilor sonore și materialelor pregătite pentru ședință (texte de rapoarte, discursuri, certificate, proiecte de hotărâri, ordine de zi, liste de invitați etc.).
Procesul-verbal reflectă toate opiniile cu privire la problemele luate în considerare și toate deciziile luate. Procesul-verbal se păstrează de către secretar sau altă persoană desemnată. Președintele și secretarul care conduc ședințele sunt responsabili pentru corectitudinea înscrisurilor din procesul-verbal. Detaliile necesare ale protocolului sunt:
Numele companiei;
denumirea tipului de document;
data și numărul de înregistrare;
locul de compilare sau publicare;
titlul textului;
3.Tipuri de protocoale
Există două tipuri de protocoale: complet și scurt.
Deplin protocol conține o înregistrare a tuturor discursurilor de la ședințe.
Scurt protocol - doar numele vorbitorilor și o scurtă notă despre tema discursului.
Decizia asupra formei de proces-verbal de întocmit la o ședință este luată de șeful organului colegial sau șeful organizației.
Titlul protocolului este denumirea organului sau a ședinței colegiale (Proces-verbal al ședinței comisiei de certificare...; proces-verbal al ședinței...).
Textul protocolului complet constă din două părți: introductivă și principală.
Partea introductivă este formatată în același mod în formele complete și scurte ale protocolului. Indică numele președintelui și secretarului, numele sau numărul total de participanți la întâlnire și de persoane invitate (dacă sunt mulți participanți, lângă indicarea numărului acestora se face o notă - „Se atașează lista participanților”), si agenda.
Numele celor prezenți se consemnează în protocol, dacă nu sunt mai mult de 15, în ordine alfabetică, indicând locul de muncă și funcția acestora; dacă sunt mai mulți prezenți, se întocmește o listă separată. Procesele-verbale ale ședințelor permanente și ale comisiilor nu indică pozițiile celor prezenți. Lista celor prezenți este întocmită pe toată lățimea liniei, cu o distanță între rânduri.
În acest caz, cuvintele „Președinte”, „Secretar”, „Prezentă” (fără ghilimele) sunt tipărite în stânga câmpului, separate prin două spații de titlu și unul de celălalt.
Partea introductivă se încheie cu ordinea de zi. Problemele de pe ordinea de zi sunt aranjate în funcție de gradul lor de complexitate, importanță și timpul așteptat pentru discuții. Întrebările se formulează la cazul nominativ, numerotate cu cifre arabe și încep cu prepozițiile „O”, „Ob”. Nu este recomandat să formulați o întrebare sau un grup de întrebări cu cuvântul „Diverse”. Alături de întrebare sunt indicate numele vorbitorului și funcția acestuia.
Cuvintele „Agendă” sunt centrate la două până la trei spații din lista participanților.
Partea principală a textului protocolului pentru fiecare punct de pe ordinea de zi este structurată după următoarea schemă: AM ASCULTAT... VORBIT... HOTĂRÂT (HOTARAT)...
În secțiunea „ASCULTAT”, protocoalele scurte indică numele vorbitorului (vorbitorului) și subiectul discursului său. Forma integrală a protocolului conține numele și parafa raportorului, conținutul raportului acestuia (mesaj, informare, raport). În cazul în care textul raportului este prezentat de vorbitor în formă scrisă, se permite, după indicarea temei discursului, să se noteze: „se atașează textul raportului”. În secțiunea „VORBIREA”, protocoalele scurte indică doar numele persoanelor care au vorbit în discuție și protocoalele complete înregistrează discursurile acestora, inclusiv întrebările adresate vorbitorului; Dacă este necesar, după numele vorbitorului, este indicată poziţia acestuia. La rubrica „HOTARAT (HOTARAT)” se consemneaza decizia luata, care este formulata succint, corect si laconic pentru a evita dubla interpretare. Odată cu decizia, se indică numărul de voturi exprimate „pentru”, „împotrivă”, „abținut”, precum și o listă a persoanelor care nu au participat la vot. Decizia poate conține unul sau mai multe puncte, acestea sunt aranjate în ordinea importanței, fiecare dintre ele fiind numerotat.
Un număr este plasat înaintea cuvântului „ASCULTAT” în conformitate cu ordinea de zi. Cuvintele „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT (HOTARAT)” sunt tipărite din marginea stângă cu majuscule și se termină cu două puncte. Textul secțiunilor „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT (HOTARAT)” este tipărit cu o distanță de 1,5 rânduri față de linia roșie. Fiecare nume de familie și inițiale ale vorbitorilor sunt tipărite pe o nouă linie în cazul nominativ, înregistrarea discursului este separată de nume de familie printr-o cratimă.
Un participant la o ședință sau ședință poate prezenta o opinie specială cu privire la decizia luată, care este menționată pe o foaie separată și atașată procesului-verbal. Existența unei opinii disidente se consemnează în procesul-verbal după consemnarea deciziei.
Textul protocolului scurt este, de asemenea, format din două părți. Partea introductivă indică inițialele și prenumele președintelui (președintelui), precum și funcțiile, parafa și prenumele persoanelor prezente la ședință.
Cuvântul „Prezentă” este tipărit pornind de la marginea din stânga, subliniat, iar două puncte sunt plasate la sfârșitul cuvântului. Mai jos sunt denumirile posturilor, inițialele și prenumele celor prezenți. Titlurile postului pot fi indicate generic. Titlurile posturilor pe mai multe rânduri ale celor prezenți sunt indicate cu 1 spațiere între rânduri. Lista este separată de partea principală a protocolului printr-o linie continuă.
Partea principală a protocolului include problemele luate în considerare și deciziile luate cu privire la acestea. Numele întrebării este numerotat cu cifre romane și începe cu prepoziția „O” („Despre”), tipărită în centru cu dimensiunea fontului nr. 15 și subliniată cu un rând sub ultima linie. Numele oficialilor care au luat cuvântul în timpul discuției despre această problemă sunt indicate sub rând. Numele de familie sunt tipărite cu 1 spațiere între rânduri. Apoi este indicată decizia luată în această problemă.
Data protocolului este data evenimentului (întâlnire, întâlnire etc.). Dacă a durat câteva zile, atunci datele de început și de sfârșit ale întâlnirii sunt indicate printr-o liniuță. Procesele-verbale sunt atribuite numere de serie într-un an calendaristic separat pentru fiecare grup de protocoale: protocoale ale ședințelor consiliului de administrație, protocoale ale consiliilor tehnice, științifice și de experți etc. Procesele-verbale ale ședințelor comune au numere compuse, inclusiv numerele de serie ale protocoalelor organizațiilor care au participat în întâlnire.
Protocolul se întocmește pe formularul general al organizației indicând denumirea tipului de document - „PROTOCOL” - sau pe un formular de protocol special (forma unui anumit tip de document).
Copii ale protocoalelor, dacă este necesar, sunt trimise organizațiilor și funcționarilor interesați în conformitate cu indicele de distribuție; indicele se întocmește și se semnează de către directorul responsabil al unității care a pregătit luarea în considerare a problemei. Copiile protocoalelor sunt certificate de sigiliul serviciului de suport pentru documentația de management (DOU).
Din cauza încălcărilor în pregătirea proceselor-verbale ale ședințelor de producție ale organizației, a fost elaborat un protocol de probă.
Protocolul poate conține o clauză privind aprobarea oricărui document. În acest caz, documentul trebuie să fie atașat la protocol și să aibă un link către numărul și data acestuia.
Semnătura este separată de textul protocolului prin trei rânduri și include numele funcției persoanei care a prezidat (a acționat ca secretar) la evenimentul de protocol, semnătura sa personală și o transcriere a semnăturii (inițiale și prenume) . Titlul postului este tipărit din marginea stângă a câmpului de text cu o spațiere între rânduri și centrat în raport cu linia cea mai lungă. Transcriptul semnăturii se află la nivelul ultimului rând al titlului postului fără spațiu între inițiale și prenume. Poziția ultimei litere din transcrierea semnăturii este limitată la marginea din dreapta.
Ștampila (marca despre restricționarea accesului la document) - imprimată în colțul din dreapta sus al primei foi a protocolului. Numărul copiei documentului este tipărit sub ștampilă (marcaj) cu o distanță între rânduri și jumătate și este centrat în raport cu acestea. Materialele depuse spre examinare se depun la protocol: certificate, rapoarte, proiecte etc., care se intocmesc ca anexe.
Se încarcă...