الكسندر كروتكو ، الرئيس التنفيذي في وسائط io، شاركنا تجربته المفيدة مع Trello. إليك كيف يمكنك جعل حياتك أسهل وأكثر تنظيماً عندما تتدفق المهام واحدة تلو الأخرى.
معايير برنامج جدولة المهام
Trello هي لوحة عبر الإنترنت تُستخدم لتوجيه المهام في مسار الإنتاج.
يحتوي مسار التحويل الخاص بنا على الحالات التالية:
- الجديد / التحديث / الإصلاح أنواع مختلفة من المهام ، ستكون التفاصيل أدناه ،
- قيد التقدم - مهمة يتم العمل عليها في الوقت الحالي ،
- بحاجة للاختبار - مهمة في مرحلة الاختبار ،
- تم - المهمة جاهزة ،
- مباشر - تم تنزيل المهمة للإنتاج وإرسالها إلى العميل.
كل بطاقة عبارة عن مشروع له مهامه الخاصة ، ولكل بطاقة سماتها الخاصة. هذه:
- اللون هو علامة المهمة نفسها:
- الأخضر هو مشروع جديد تم تثبيته من خلال الكود الخاص بنا ، ويجب تهيئته وإعطائه للعميل لفترة تجريبية ،
- الأصفر - رغبة العميل في الحساب ، أي أي تحديث مطلوب ،
- الأحمر - خطأ أو شكوى من العملاء تتطلب تصحيحًا سريعًا (نريد أن نعيش بدونهم ، لكن هذا لا ينجح دائمًا)
- مشاركون- شخصان يعملان في مهمة في شخص مدير (مدير مهمة) ومطور (منفذ).
شرط- متى يجب إنجاز المهمة ،
عدد المهام لكل مشروع- نعم ، بداخل كل بطاقة قد تكون هناك قائمة جهنميّة من العناصر ،
أفضلية- هناك مهام يجب القيام بها في غضون ساعة واحدة.
بشكل عام ، تخيل النظام الذي تستخدمه. وفجأة تتبادر إلى ذهنك فكرة أو أمنية (أسوأ ، إذا وجدت خطأ). تفتح محادثة عبر الإنترنت ، تكتب طلبك إلى المدير ، يكتبون لك ردًا قياسيًا بأسلوب "شكرًا ، سنكتشف ذلك". وتفكر في حقيقة أنك لم ترسل أفكارك إلى أي مكان ، على الرغم من أنك لا تزال تحلم بتحديث جديد (أو تم إصلاح الخلل). ولكن ، فجأة بالنسبة لك ، في غضون يوم أو يومين يتم الرد عليك: "تم ، تعال - انظر". نعم ، هناك عالم مثالي!
باختصار ، شاشة مهامنا ليست فارغة أبدًا ، لقد قمنا اليوم بتفكيك قائمة الانتظار بأكملها تقريبًا. لكنه حدث في حياتنا مثل هذا:
كما ترى ، نحن نستخدم مخططًا كلاسيكيًا لإدارة المشاريع. لكن أبعد - أكثر.
كيف قمنا بضخ التريلو
يُعرف Trello ببساطته ، ويجب البحث عن أي اختراق تحتاجه للعمل على الجانب - في المكونات الإضافية أو التكامل مع API الخاصة بهم. لقد واجهتنا مجموعة من المهام والحلول التي أنشأنا أنفسنا من أجلها:
1. إنشاء مهام جديدة مع مشاريع جديدة
عندما يظهر رمز التتبع على موقع الويب الخاص بالعميل ، تظهر بطاقة Trello تلقائيًا - ولهذا نستخدم واجهة برمجة تطبيقات Trello والروبوت الخاص بنا - فهي تتحقق من ظهور البيانات من موقع الويب الخاص بالعميل ، والذي تم إرسال رمز التثبيت إليه والذي تم إرساله إليه. لم يتم تعقبها من قبل من قبلنا.
التحدي الجديد هو البطاقة الخضراء ،الذي يتم إرفاق المدير والمطور به تلقائيًا ، تتم إضافة التاريخ (+1 يوم حتى التاريخ الحالي) والأولوية (أكثر أهمية من الباقي).
عند الخروج:يحصل المطور على طلب في المجمع لمشروع يحتاج إلى التحضير في أسرع وقت ممكن. والمطور ، عند التصفية بنفسه ، سيرى بالضبط جدول الطلبات الخاص به:
حسنًا ، لم يكن لدي وقت لفحص المشكلة في خطة جون ، نظرًا لأنها تعمل بالفعل:
نعم ، لا تتعامل برامج الروبوت لدينا دائمًا ، ونحن مستعدون دائمًا لمساعدتهم.
4. تسليم المكتب للعميل
عند اكتمال المهمة ويريد المطور اختبارها ، يتم نقل البطاقة التي تحتوي على المشروع إلى قائمة "الحاجة إلى الاختبار". في هذه القائمة ، يكون المدير مسؤولاً عنها ويقبل المهمة من وجهة نظر العميل:
- هل كل شيء يتم بشكل صحيح ،
- إذا تم كسر كل شيء آخر.
إذا تم تنفيذ كل شيء بشكل صحيح بالفعل ، فإنه ينقل المهمة إلى "تم" ، كما لو أنه ترك طلبًا لطرح الحل. في هذه المرحلة تنتهي مسؤولية الشخص.
في هذه اللحظة ، يستيقظ روبوت آخر ، مستيقظًا من ظهور بطاقة جديدة في عرينه. يستخدم واجهة برمجة التطبيقات الخاصة بنا ، وباسم المشروع ، يجد إعدادات هذا المشروع في الكود ويطلق تحديثات جديدة على الموقع المباشر. ونعم ، يقوم روبوت آخر بجمع خطاب للعميل يفيد بأنه تم إجراء تغييرات متفق عليها مسبقًا على مشروعه.
يجد معلومات حول العميل في لوحة الإدارة الخاصة بنا ، حيث يمكنك العثور على مستخدمي هذا المشروع من خلال اسم المشروع وأي منهم هو المسؤول. بالمناسبة ، يبدو أنه أصبح من الواضح الآن لماذا نستخدم في عنوان المهمة اسم الموقع ، وليس عنوان المهمة نفسها.
في المرحلة الأخيرة ، يقوم الروبوت بأرشفة البطاقة ، وتختفي من اللوحة.
5. التحليلات
نعم ، لا يمتلك Trello تحليلات. بل أكثر من ذلك - لم يتم تكييفه لهذا الغرض ، لأنه لا يعتبر المهمة المرسلة إلى الأرشيف قد تم إنجازها.
ونظرًا لأننا نعمل مع الأرقام ، ومن المهم بالنسبة لنا قياس أي عملية ، كان من الأهمية بمكان بالنسبة لنا رؤية هذه الأرقام:
كم عدد المشاريع التي تم تضمينها في الخطة ، وكم منها نقوم بتنفيذها ،
كم من الوقت نقضيه في المهام ، خاصة حسب النوع - أخضر أو أصفر أو أحمر ،
أي مطور يقوم بعدد المهام وبسرعة.
بشكل عام ، تعد جميع المشكلات المذكورة أعلاه بمثابة تفاهات مقارنة بالتحدي الرئيسي بالنسبة لنا: يجب أن يتلقى عميلنا قرارًا في غضون يوم واحد. وأي عقبات في الطريق - مديرين أو مطورين ، أو حجم قائمة انتظار المهام ، أو تباطؤ الاستجابة - يجب اكتشافها قبل أن تبدأ في التأثير على النتيجة النهائية.
استخدمنا الأدوات التالية لقياس Trello:
-
خاتمة
كما ترى ، وجد Trello فائدة كبيرة لتحقيق هذه الأهداف. نعم ، كانت هناك أوقات أردت فيها المغادرة ، وداعًا ، وأخذ أدوات سير عمل مدفوعة الأجر وأغرق في وظائفها ، نظرًا لوجود الكثير منها في السوق.
ولكن اتضح أنه يمكنك إيجاد الحلول الخاصة بك للحلول التي يفتقر إليها Trello. يمكن استخدام لوحة كانبان البسيطة المصممة للاستخدام في المصانع لمشاريع B2B الحديثة. خاصة عندما يكون الآلاف من العملاء من أصحاب المهام.
أهلا بالجميع! اليوم ضيفي هو صديقي وزميلي آنا فيديش بخبرة مفيدة - كيفية زيادة الإنتاجية.
آنا فيديش
آنا هي مؤلفة برامج وأساليب لتبسيط الحياة المنزلية ، وهي من أشد المعجبين بإعداد القوائم ، وتعتبر هوايتها في تنظيم الحياة بكل مظاهرها ، من المساحة المحيطة إلى الوقت الشخصي. مؤسس مورد Cozy Home ، حيث يجمع بين العمل الإبداعي والتقني مع تربية طفلين وإنشاء دورات عبر الإنترنت.
أعطي الكلمة لآنا.
مرحبًا ، اسمي Anna وأنا مدمن على Trello. لكن ربما يكون هذا هو أفضل شيء حدث في حياتي خلال العام الماضي. في السابق ، كان علي الاحتفاظ بقوائم العمل والمهام المنزلية في أماكن مختلفة: في شكل ورقي ، وخدمات Evernote و Google Keep. لسنوات عديدة كنت أحاول الحصول عليه دون جدوى ، وذات يوم عثرت على Trello.
لقد سجلت دون أي أوهام خاصة بأن هذه الآلة ستبقى في حياتي لفترة طويلة وستصل إلى العلامة بشكل غير متوقع. في غضون ثلاثة أيام ، انتقلت جميع قوائمي للعيش في منزل جديد وواصلت بسعادة تجربة تحسين الأنشطة اليومية على لوحات مريحة للغاية ، مما أدى لاحقًا إلى دورة تدريبية مصغرة بعنوان "عيش أكثر إنتاجية مع Trello".
أود اليوم أن أعرض لكم بعض الأمثلة على تنظيم المهام والأهداف التي ستضاعف إنتاجيتك بثلاثة أضعاف. وأولئك الذين قرأوا المقال حتى النهاية سيحصلون على مكافأة صغيرة. يذهب…
النظام رقم 1. كل شيء في مكانه
بفضل الأتمتة المريحة وتصنيف المهام ، لا داعي للقلق بشأن فقد شيء ما. يمكنك الاحتفاظ حتى بأطول قوائم المهام تحت السيطرة:
● توزيع قوائم المهام كل صباح للحصول على دفعة من الإلهام وضبط العمل المنتج ؛
● إعداد الأتمتة لمزامنة البريد الخاص بك مع قائمة "البريد الوارد" ؛
● قم بتشغيل التعزيزات "Card Snooze" و "Card Repeater" للتركيز على الأهم وليس الغرق في الأشياء الصغيرة.تحسينات يمكنك استخدامها في هذا المنتدى:
أتمتة بواسطة Zapier: وفر وقت تنظيم المهام عن طريق إرسال رسائل البريد الإلكتروني وأحداث التقويم ورسائل الدردشة تلقائيًا إلى اللوحة.
تقويم: عرض تواريخ الاستحقاق في طريقة عرض التقويم. عظيم للحصول على عرض أوسع للرسوم البيانية للأسبوع الحالي والمقبل.
مكرر البطاقة: يقوم بإنشاء بطاقات محددة تلقائيًا بعد فترة زمنية محددة. على سبيل المثال ، قد تظهر المهمة "دفع الإيجار" في القائمة نفسها في التاريخ الذي تحدده.
غفوة البطاقة: إذا بدا أن بعض المهام لن يتم حلها هذا الأسبوع ، فقم بإعادتها إلى الأرشيف حتى التالي.
Dropbox و / أو Google Drive: إضافة ملفات مهمة تتعلق بالمهام والمواعيد.
نظام رقم 2. ترتيب أولويات أيزنهاور ماتريكس
يسهّل النظام الذي يستخدمه رئيس الولايات المتحدة ، دوايت دي أيزنهاور ، تصنيف الحالات حسب الأولوية باستخدام 4 أعمدة فقط. يمكنك قراءة المزيد عن هذا النظام في المقالة.
● تساعد على تحديد أولويات المهام ؛
● تساعد على التركيز على الأهداف طويلة المدى وعدم الانشغال بما لا يهم ؛
● التعاون مع الزملاء وتفويض المهام غير ذات الأولوية عن طريق إضافتها إلى لوحة فريقك أو نسخ لوحات الفرق الأخرى.نظام رقم 3. إطمح للكثير
لا تقتصر الإنتاجية على التحقق من الأشياء من قائمة المهام الخاصة بك فحسب ، بل تتعلق أيضًا بالسعي لتحقيق النمو وإيجاد الفرص وتحديد الأهداف. يسمح لك Dream Big Board بدمج المجالات الكبيرة من حياتك (التطوير المهني ، والسفر ، والهوايات) مع الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها للنمو في تلك المجالات. تم تصميم المجلس لتحديد الأهداف ، فهو يعرض بوضوح جميع الخطط والاهتمامات والحوافز:
● التقسيم إلى مجالات يساعد على فهم مجموعة متنوعة من الأهداف والأفكار بشكل خلاق ، كما أنه يجعل من الممكن رؤية الصورة كاملة ؛
● أضف الصور والروابط ومقاطع الفيديو والعلامات والمرفقات إلى بطاقاتك باستخدام تحسينات Evernote و Google Drive. بهذه الطريقة يمكنك إضافة ملاحظات وحوافز لأهدافك ؛
● ستساعدك قوائم المهام على إنشاء طريق خطوة بخطوة إلى هدفك ، وسيساعدك تاريخ الاستحقاق على الوفاء بالموعد النهائي. يمكنك أيضًا مشاركة اللوحات البيضاء مع الزملاء والعمل على المهام معًا.آمل أن تلهمك هذه الأفكار لتنظيم جميع مهامك والقيام بالمزيد كل يوم. نسخ اللوحات ، والتجربة ، والأهم من ذلك - لا تخف من إضافة شيء خاص بك. هذه هي حياتك وقائمة مهامك.
ملاحظة. ألست متأكدًا من كيفية نسخ لوحة إلى ملف التعريف الخاص بك بنقرة واحدة؟ لقد قمت بإعداد فيديو تعليمي مفصل حول كيفية إعداد حسابك والبدء بنجاح مع Trello.
للوصول إلى الدروس التسعة المتبقية من الدورة التدريبية المصغرة Live Better with Trello ، ضع طلبك هنا.
بالمناسبة ، مكافأة صغيرة!عند طلب دورة ، أدخل الرمز الترويجي OPTIMIZIRUEM - واحصل على خصم 10٪!مع أطيب التمنيات ، آنا فيديش
1. استخدم لوحة المفاتيح للتنقل عبر Trello بشكل أسرع.
لتغيير التركيز بين القوائم والبطاقات على السبورة ،استخدم مفاتيح الأسهم. يمكنك إضافة بطاقة جديدة بالضغط على N. بعد إدخال اسمها ، حدد مكان البطاقة من خلال الرمز ^ والرقم التالي. أخيرًا ، اضغط على SHIFT + ENTER - لذلك بعد إضافة بطاقة ، ستنتقل فورًا إلى وضع التحرير ، حيث يمكنك تحديد جميع المعلمات الإضافية. لتعديل معلمات البطاقات التي تم إنشاؤها بالفعل ، اضغط على E أو T - يعرض المفتاح الأول قائمة صغيرة ، والثاني - كبير. تعلم جميع مفاتيح الاختصار الأخرى ، فهي بالتأكيد ستكون في متناول يديك.
2. أضف نفسك إلى البطاقات التي أنشأتها للتو.
عند إنشاء بطاقة في Trello ، لا تتم إضافتك إليها تلقائيًا - للقيام بذلك ، تحتاج إلى الضغط على مفتاح المسافة أثناء التركيز عليها. من خلال إضافة نفسك إلى بطاقة ، فإنك تشير إلى أنك منخرط في هذه المهمة أو أنك مستعد للمساعدة في ذلك ، وكذلك الاشتراك في جميع الإشعارات المتعلقة بها. في هذه الحالة ، تظهر صورة المستخدم الخاصة بك على البطاقة نفسها. لمشاهدة جميع البطاقات التي أضفتها بنفسك ، انتقل إلى قائمة البطاقات في ملفك الشخصي أو اضغط على Q أثناء التواجد على السبورة.
3. قم بتضمين الوظائف الإضافية مع التقويم والتصويت وبطاقات التقادم.
لكل لوحة ، يمكنك تمكين ثلاث إضافات ، والتي يسميها Trello "powerups". الأول يسمح لك بالتصويت على البطاقات الفردية وبالتالي إظهار البطاقات الأكثر طلبًا في فريقك. للتصويت للحصول على بطاقة ، ركز عليها واضغط على V. تقوم الوظيفة الإضافية الثانية بتغيير مظهر البطاقات التي لم يتم لمسها لفترة طويلة - من الأفضل إما أخذها أخيرًا أو أرشفتها من خلال التركيز على التركيز و الضغط على C. الوظيفة الإضافية الثالثة هي تقويم لتتبع المواعيد النهائية لجميع البطاقات. إذا كنت تفضل Sunrise أو تطبيقات التقويم الأخرى ، فيمكنك ربط Trello بها.
4. قم بتقسيم لوحة أو قائمة عندما يصبح التنقل معقدًا للغاية.
إذا استغرق التمرير الأفقي والرأسي عبر قوائم نفس اللوحة وقتًا طويلاً ، فقد حان الوقت لتقسيم اللوحة إلى أجزاء. لا تنزعج من العدد الكبير للوحات - المفتاح B يظهر قائمة اللوحات مع بحث سريع بالاسم. يمكن استدعاء البحث السريع عن البطاقات باستخدام المفتاح / ، وبالنقر على القائمة المنسدلة "مزيد من المعلومات" ، سترى أوامر بحث مفيدة: يمكن تصفية البطاقات حسب العنوان والموعد النهائي والمرفقات والتعليقات وخصائص أخرى. أيضًا ، لا تتردد في إزالة الشريط الجانبي الأيمن بالضغط على W - فهو سيعيق الطريق فقط لجزء ملحوظ من الوقت.
5. ضع في اعتبارك مخطط ألوان لملصقاتك.
لكل لوحة ، يمكنك تعيين نظام ألوان وتمييز البطاقات به. على سبيل المثال ، يمكنك تلوين المهام حسب الاستعجال أو الحالة أو الموضوع أو المشاركين في المشروع أو أي مبدأ آخر. يمكن إضافة الملصقات من خلال رمز # في اسم البطاقة. الأهم من ذلك ، حاول اتباع نفس رمز اللون في كل مكان وتأكد من فهم المستخدمين الآخرين له - لذلك يجب إعطاء كل لون عنوانًا.
6. أضف أكبر عدد ممكن من المرفقات لكل بطاقة.
من السهل جدًا إضافة الروابط والصور ومقاطع الفيديو والمرفقات الأخرى إلى البطاقة - ما عليك سوى إسقاطها بالماوس. بالإضافة إلى الملفات من التخزين المحلي ، يمكن توصيل Trello بالخدمات السحابية الأكثر شيوعًا: Dropbox و Box و Google Drive و OneDrive. سيؤدي هذا إلى فتح الوصول السريع إلى الملفات منها.
7. تحقق مما إذا كان هناك ما يكفي لجميع البطاقات في لوحة واحدة من ثلاث قوائم.
بينما يمكن استخدام Trello كما تريد ، يحب العديد من الأشخاص تخطيط القوائم الثلاث الكلاسيكي: في قائمة الانتظار ، قيد التقدم ، وتم الانتهاء منه. له العديد من المزايا: أولاً ، أنه مرئي وواضح للجميع ، وثانيًا ، يمكن نقله من مشروع إلى آخر ، وثالثًا ، يسمح لك بتقييم كيف تسير الأمور في لمح البصر. عيبه الرئيسي هو أنه غير مناسب تمامًا للمشروعات الكبيرة ذات العشرات من المهام والمشاركين - ولكن من غير المحتمل أن تكون كل من لوحاتك على هذا النحو.
8. قم بإنشاء لوحة مع قائمة لكل مشارك في المشروع.
تتمثل إحدى الطرق الملائمة لتوزيع المهام في إنشاء لوحة حيث يوجد لكل مشارك في المشروع قائمة واحدة تحتوي على جميع مهامه التي يعمل أو سيعمل عليها. في المشاريع الكبيرة ، يتيح لك ذلك عدم الخلط بين من يفعل ماذا ومن المسؤول عن ماذا. إذا كنت تريد لفت انتباه شخص ما إلى إحدى البطاقات ، فأدخل اسم الشخص من خلال الرمز @ ، وسيتلقى إشعارًا.
9. تحويل كل عنصر من عناصر القائمة إلى بطاقة تلقائيًا.
يمكن لـ Trello تحويل القوائم ، التي يبدأ كل عنصر منها بسطر جديد ، إلى بطاقات متعددة في وقت واحد. للقيام بذلك ، انسخ القائمة إلى النافذة حيث تضيف بطاقات جديدة ، واضغط على ENTER ، وسيعرض Trello إما إنشاء بطاقة بقائمة أسماء ، أو تقسيم هذه القائمة إلى بطاقات.
10. تثبيت ملحق المحمول أو عنصر واجهة المستخدم.
يمتلك Trello تطبيقًا رائعًا لنظامي التشغيل iOS و Android مع ملحق وعناصر واجهة مستخدم على التوالي. يمكنك بسرعة إنشاء بطاقة جديدة منه ، مع أخذ لقطة كاميرا أو صورة أو ارتباط من الحافظة كأساس.
11. قم بإيقاف تشغيل الإشعارات وتسجيل الدخول إلى Trello ليس أكثر من ثلاث مرات في اليوم.
الإخطارات مفيدة عندما لا تأتي كثيرًا. هذا ليس هو الحال عادةً مع Trello - خاصةً عندما تعمل في مشروع كبير. لذلك ، لا تتردد في إيقاف تشغيل الإشعارات والذهاب إلى هناك ثلاث مرات في اليوم: في بداية يوم العمل ومنتصفه ونهايته. تعد إدارة المهام مفيدة حتى تصبح غاية في حد ذاتها - إذا كنت نادرًا ما تقوم بتسجيل الدخول إلى Trello ، ولكن بشكل منتظم ، يمكنك التركيز على إكمال المهام.
12. أضف إشعارات بطاقة جديدة إلى Trello.
يتمتع Slack بالتكامل المباشر مع Trello ، مما يعني أنه يمكنك تلقائيًا إضافة إشعارات بجميع تغييرات اللوحة في Trello إلى أي من قنوات Slack الخاصة بك. إذا كانت لديك فكرة جديدة وقمت بإضافتها إلى Trello ، فسيراها زملاؤك على الفور. بنفس الطريقة ، يمكنك تتبع حالة البطاقات ومن تولى المهمة.
أنت الآن تفهم مشهد Trello: اللوحات والقوائم والبطاقات. دعنا نلقي نظرة على تعزيزات الطاقة والتكامل والنظام الأساسي للمطورين التي ستوفر لك الكثير من الفوائد مقابل ربح الإنتاجية.
زادت الطاقة
اسمع ، نحن نعلم أن Trello ليس التطبيق الوحيد الذي يستخدمه فريقك لإنجاز المهام (ماذا؟!). قم بإحضار التطبيقات والخدمات مثل ، والمزيد إلى لوحات Trello الخاصة بك للحفاظ على جميع بياناتك موجودة ويمكن الوصول إليها في مكان واحد.
يمكنك في لمحة سريعة البقاء على اطلاع دائم بجميع الأعمال التي يتم إنجازها عبر كل تطبيق. يمكن أيضًا استخدامها لتخصيص البطاقات أو إضافة التشغيل الآلي أو الحصول على منظور جديد على اللوحات بإمكانيات مثل ، والمزيد.
من السهل إضافة تعزيزات الطاقة للوحاتك:
- انقر فوق زر Power-Ups في قائمة اللوحة لفتح دليل Power-Ups.
- انقر فوق "إضافة" بجوار Power-Up الذي ترغب في إضافته إلى اللوحة.
- انقر فوق رمز الترس بجوار زر الإضافة لتعديل إعداداته وربط أي حسابات من التطبيقات التي تدمجها مع لوحة Trello.
- بالنسبة لمعظم Power-Ups ، افتح بطاقة Trello وانقر فوق الزر الجديد لـ Power-Up لبدء إضافة المعلومات والملفات والمزيد إلى بطاقاتك. أو انقر فوق زر Power-Up الموجود أعلى لوحة Trello.
ملاحظة سريعة: يمكن أن يكون لكل لوحة ميزة Power Up واحدة مجانية ، ويمكن لأعضاء الفريق تمكين عدد غير محدود من Power Ups على لوحاتهم.
قم بممارسة القوة
تستخدم الفرق Power-Ups لتحويل لوحات Trello إلى التطبيق النهائي لإنجاز المهام. نظام CRM خفيف الوزن لفرق مبيعات بدء التشغيل ونظام إدارة محتوى خالٍ من البريد الإلكتروني وقوة فريق التصميم والمزيد.
فيما يلي نظرة سريعة على بعض الطرق المختلفة التي يمكن لقسمك من خلالها إنجاز المزيد باستخدام Power-Ups.
التقويم التحريري للتسويق
- ابدأ بتخطيط مقال وأرفقه ببطاقة لعرض الفكرة.
- قم بإنشاء مستند Google جديد من Trello مباشرة وقم بتأليف المقال.
- قم بتعيين تاريخ استحقاق للنشر وتصور خط الأنابيب بامتداد.
- قم بإرفاق مجلد Drive بالبطاقة حتى يتمكن الجميع من الوصول إلى أصول الصور للمنشور.
خط أنابيب إدارة علاقات العملاء للمبيعات
- إرفاق العملاء المتوقعين والفرص بالبطاقات للوصول بسرعة إلى المعلومات المهمة.
- إنشاء للطلبات وعروض الأسعار ونقاط البيانات الإضافية.
- إدارة العقود والوثائق ومشاركتها بأمان مع.
- تتبع الاجتماعات والمكالمات المجدولة مع.
سير عمل التصميم
- إرفاق نماذج أولية ببطاقات من.
- تنظيم الأصول المرئية في مكان واحد باستخدام.
- إرسال بطاقات إلى القنوات للحصول على ملاحظات الفريق.
- خصص غرفة للعادية.
تحقق من المزيد من الطرق التي يمكن من خلالها التسويق والمبيعات والمطورين ومدراء المشاريع والموارد البشرية والدعم تخصيص لوحاتهم باستخدام Power-Ups في موقعنا.
التكاملات والامتدادات
قم بتخصيص تجربة Trello بشكل أكبر مع امتدادات المتصفح والوظائف الإضافية والموصلات التي صنعها كل من فريق Trello والمطورين الخارجيين.
تطوير على Trello
هل تريد إنشاء Power-Up لفريقك ، أو ميزة مخصصة ، أو امتداد متصفح رائع؟ لا تخف: لدى Trello نظام أساسي مفتوح يمكن لأي مطور البناء عليه. تعرف على كل شيء عن Trello API ومنصة Power-Ups وتحقق من بعض نماذج Power-Up القابلة لإعادة المزج بسهولة في. يحتوي على كل ما تحتاجه لبدء التطوير على منصة Trello.
يجب أن تكون إدارة المشروع في استوديو الويب مركزية ، ولكن من الجيد قولها وصعب القيام بها. خاصة إذا كان لدى الشركة موظفين عن بُعد يحتاجون إلى التواصل تمامًا مثل زملائهم في الموظفين - طوال يوم العمل بأكمله.
في الوقت الحالي ، هناك الكثير من المقترحات المختلفة في سوق TaskManager / CRM ، ولكن ليست جميعها مناسبة لإدارة المشاريع في استوديو الويب.
يعمل استوديو الويب "Magwai" منذ عام 2009. خلال هذا الوقت ، جربنا العديد من الأنظمة المختلفة لإدارة المشاريع ولم نعثر إلا مؤخرًا على حزمة البرامج المثالية لأنفسنا. لكن العودة إلى البداية.
في بداية عام 2009 ، أجرينا مشاريع باستخدام منتدى على PhpBB. الآن يبدو الأمر سخيفًا ومثيرًا للسخرية ، ولكن بعد ذلك بدا أنه لا يوجد شيء يمكن أن يكون أكثر ملاءمة. كما تم إدخال البيانات الخاصة بتداول المستندات والمعاملات المحتملة هناك.
كان هذا "التنوع" كافياً بالنسبة لنا لبضع سنوات ، ثم في عام 2011 وجدنا TaskManager ، مصممًا خصيصًا لأعمال استوديو الويب ، وكان "Megaplan". في تلك اللحظة ، لم تكن فرحتنا تعرف حدودًا - واجهة رائعة مع إمكانية استخدام مدروسة وملء مريح للغاية. ولكن سرعان ما تلاشى حماسنا. كان النظام في ذلك الوقت لا يزال "خامًا" تمامًا ، وكانت الوظيفة ضعيفة. كان من غير الملائم الدخول في الصفقات المحتملة وتخزين الملفات وتحديد المهام. منزعج من العناصر المشتتة للغاية والأزرار غير الضرورية والرقائق ؛ على سبيل المثال ، عند تعيين مهمة ، أحاطت الأزرار شكل الإنشاء من 4 جوانب. كان من الصعب إعداد العمليات التجارية ، وربما لم يكن هناك مثل هذه الوظيفة على الإطلاق بالنسبة للبعض. الآن ، بناءً على التقييمات ، تم التفكير بالفعل في "Megaplan" ، وهي عملية ومريحة. في 2011-2013 ، لم يكن هذا صحيحًا تمامًا ، ولكن بسبب عدم وجود أفضل ، واصلنا العمل مع Megaplan.
في ذلك الوقت ، اعتبروا أيضًا نظائرها الأجنبية - Basecamp و Jira ، لكن واجهة اللغة الإنجليزية كانت مثيرة للاشمئزاز ، واستغرق إتقان العديد من الوظائف وقتًا أطول مما يمكننا تخصيصه وأردنا تخصيصه.
ثم في عام 2013 اكتشفنا Bitrix 24 ، والذي نعمل عليه حتى يومنا هذا. هذا ليس منتجًا مثاليًا ، لكنه في البداية كان أكثر فاعلية وأكثر ملاءمة من Megaplan. لقد تحولنا إليه بدون ألم تقريبًا ، مع نقل البيانات وحفظها. لم يتم نقل البيانات على الفور ، ولكن فقط عندما اشترت 1C-Bitrix حصة في Megaplan - كان هناك تكامل ملائم للبيانات من Megaplan إلى B24 ، والذي استخدمناه بنجاح.
اليوم نستخدم B24 كنظام لإدارة المشاريع لمدة 5 سنوات. لكن في نفس الوقت ، ليس هذا هو النظام الوحيد الذي يساعدنا في عملنا.
في Magway studio ، نبحث باستمرار عن حزم البرامج الأكثر ملاءمة من أجل جعل العمليات التجارية مريحة ومنطقية قدر الإمكان بالنسبة لنا.
في الوقت الحالي ، تعد حزمة Bitrix24 + Trello + AmоCRM مناسبة لنا وتغلق جميع العمليات ، بدءًا من المبيعات ، والاستمرار في تخطيط المهام ، وانتهاءً بالتطوير نفسه.
يحتوي Bitrix24 على وظائف واسعة إلى حد ما ، ولكن هناك بعض الفروق الدقيقة التي لا تناسبنا تمامًا ، وهناك وظائف نفتقدها أحيانًا في عملنا.
على سبيل المثال ، هناك نقص حاد في الأولويات التي يمكن تعيينها للمهام من خلال تحديد الأولويات. وترتيب المهام في Bitrix24 ليس مناسبًا لنا: في كل مرة نحتاج إلى ضبط الفرز. الصورة العامة - من وماذا يفعل ، وكم عدد مهام التصميم ، وكم عدد مهام الدعم الفني - بالكاد يمكن تتبعها في Bitrix24. هذا الأخير مهم بشكل خاص ، لأنه من الضروري أن يرى قادة جميع الروابط توظيف المتخصصين في الوقت الحالي ، وقائمة انتظار المهام المستقبلية ، والأولويات. هذه هي الطريقة الوحيدة لفهم عبء العمل في الاستوديو ، وفرصة القيام بمشروع جديد أو تخصيص الوقت لتطوير منتج الاستوديو الخاص بك.من جانب فناني الأداء ، هناك أيضًا بعض الصعوبات. يرى المؤدي 100500 مهمة مختلفة ، وعلى الرغم من أنها مجمعة معًا ، فإن هذا لا يجعل "مسند القدم" أصغر. من ناحية أخرى ، فإن وظيفة تحديد المهام ومراقبة تنفيذها والتواصل في دردشة B24 تناسبنا تمامًا. كيفية التعامل مع هذا؟ - وجدنا حلاً على شكل Trello.
Trello ، في الواقع ، عبارة عن لوحة كانبان عادية ، يوجد منها عدد كبير ، في نفس B24 توجد وظيفة معينة للوحة المهام المضمنة ، وهناك حل جيد مدفوع الأجر من Sibirix. لكن Trello ، في رأينا ، لديه عدد من المزايا:
1. لا حاجة لدفع المال. بتعبير أدق ، يمكنك شراء اشتراك في الوظائف المتقدمة ، ولكن ما يتم تقديمه مجانًا يكفي تمامًا ؛
2. البساطة والبداهة في الواجهة.
3. التخصيص لاحتياجات الفريق. نقوم بإنشاء اللوحات المطلوبة فقط ، وننشئ قوائم المهام الخاصة بنا في كل لوحة ، وندير مستويات الوصول إلى كل لوحة ، ونخصص علامات ونخصص علامات لكل بطاقة بأنفسنا.
وبالتالي ، يجب تعيين جميع المهام في B24 وتكرارها في Trello في شكل بطاقات مع وصف موجز ورابط للمهمة. يمكننا أن نرى عدد المهام والمنفذ الذي يعمل الآن ، وما هو ترتيب المهام وما هي الحالات (على سبيل المثال ، "قم بعمل عاجل" أو "خطأ بعد الاختبار").
قبل أن نبدأ في استخدام Trello ، كان لدينا العديد من اللوحات المغناطيسية التي خططنا للعمل عليها وتتبع أولويات المهام. يستخدم العديد من زملائنا الملصقات ، بشكل عام ، الجميع يبذل قصارى جهده. لكننا الآن تخلينا تمامًا عن الوسائط المادية لجدولة المهام.
بمرور الوقت ، طورنا نظامًا مناسبًا ينعكس فيه كل ما هو مطلوب لإدارة مشروع مريحة على السبورة ، لكن المشكلة ظلت قائمة - كيف نجعلها أكثر قدرة على الحركة ، وكيفية إظهار هذه اللوحة لجميع الموظفين (بما في ذلك أولئك الذين هم خارج المكتب) حاليًا).
لقد جربنا العديد من الخيارات المختلفة ، ولكن خدمة Trello هي التي سمحت لنا بنقل النظام الكامل للوحات المغناطيسية إلى شكل إلكتروني ، مع تحسين الاتصال فقط في العمليات.
نقطة أخرى مهمة نفتقر إليها في B24 هي قاعدة الصفقات المحتملة ، والتحكم في العمل عليها لقسم المبيعات. ومرة أخرى ، تتمتع B24 بهذه الوظيفة ، لكنها لا تناسبنا بشكل قاطع. هناك شعور بأنه تم إنشاؤه بواسطة التقنيين ، دون التكيف مع احتياجات المسوقين ومندوبي المبيعات - في رأينا ، الواجهة غير مريحة للغاية. لذلك ، لا نستخدم آلية CRM المضمنة في B24 ، واستبدالها بخدمة أخرى تابعة لجهة خارجية AmoCRM.
إذا تحدثنا عن AmoCRM ، فإن افتتاح هذه الخدمة بشكل سريع وواضح منقط "أنا" في قطاع مبيعات الاستوديوهات.
نحن نعمل في Amo منذ عام 2016 وهو أمر ممتع ومريح لدرجة أنه يتم عرضه مباشرة على الوجوه الراضية لقسم المبيعات.
تم تصميم النظام ببساطة بحيث يكون إتقان وظائفه أمرًا بديهيًا. يسمح لك AmoCRM بتتبع جميع العملاء المحتملين ، وعرضهم على "لوحة" مشتركة ، وإرفاق مراحل ملصقات مختلفة (والتي ، بالمناسبة ، يمكنك إنشاء نفسك) وتعيين المهام داخل الصفقة.
بشكل منفصل ، يمكننا القول أن Amo هو دليل مفيد لجميع جهات الاتصال الذين تفاعلوا مع الاستوديو الخاص بنا أثناء بيع المشاريع. يتيح لك ذلك تخزين جميع المعلومات المتعلقة بالعميل في مكان واحد ، وعدم إنشاء تلال من المحفوظات لهذا الغرض. بالإضافة إلى ذلك ، مع هذا النظام ، من السهل إجراء المعاملات الثانوية عندما يعود العميل إلى الاستوديو ، أو عندما "نذكر" أنفسنا مرة أخرى بعد فترة من الوقت.
تسعى جميع الشركات إلى تحسين منطق أعمالها وتحسين طريقة عملها بشكل عام من أجل زيادة الكفاءة.
بعد البحث عن العديد من الخدمات لفترة طويلة في الاستوديو ، وجدنا واستخدمنا حزمة البرامج الأكثر ملاءمة Bitrix24 + Trello + AmоCRM.
ولكن لا يوجد حد للكمال ، فنحن ننظر إلى سوق TASKManager / CRM باهتمام ويسعدنا اختبار شيء جديد. على سبيل المثال ، نحن بالفعل نستخدم Slack للدعم الفني بالساعة وللعمل المستمر مع العملاء الأجانب. لأننا نحاول دائمًا التكيف بمرونة مع الظروف الجديدة في سوق تطوير الويب أو مع التغييرات داخل الاستوديو.
لكن في هذه المرحلة ، نتحدث عن ما ينجح حقًا ، وعن تجربتنا الصعبة ، ونأمل أن يكون نهجنا مفيدًا وممتعًا لشخص ، مثلنا ، يبحث عن نصائح حول كيفية تحسين التشغيل المريح لجهازهم الرقمي. اعمال.
جدول بيانات جوجل
جار التحميل ...